FISA POSTULUI
FUNCTIONAR ADMINISTRATIV
Denumire compartiment:
ADMINISTRATIV
Denumirea postului :
FUNCTIONAR ADMINISTRATIV
Numele si prenumele salariatului :
Scopul principal al postului:
- inregistreaza, organizeaza, arhiveaza, evalueaza si realizeaza prelucrarea
informatiilor generale privind activitatile proiectelor europene
- inregistreaza, organizeaza, arhiveaza, evalueaza si realizeaza prelucrarea
informatiilor generale privind organizarea firmei
- efectueaza lucrari de secretariat privind operatiunile financiare (de casa),
aranjamente de calatorie, solicitari de informatii si intalniri.
- Mentine legatura si efectueaza operationi cu Autoritatile locale ( Registrul
Comertului, Administratia financiara, Mediu, Primarie, etc )
Abilitati, calitati si aptitudini : - capacitate de analiza si sinteza;
- spirit de observatie;
- adaptabilitate;
- capacitatea de comunicare cu clientul/furnizorul;
- capacitatea de organizare a unui proiect si urmarirea
acestuia pana la finalizare
- capacitatea de organizare a timpului, sarcinilor si
locului de munca;
- capacitatea de a se concentra pe realizarea mai
multor sarcini in acelasi timp;
- capacitatea de a respecta termene limita;
- placerea si abilitatea de a invata lucruri noi;
- responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate;
- calm, echilibru;
- atentie catre detalii;
- rapiditate si eficienta in realizarea sarcinilor de
serviciu;
- claritate in comunicare.
- politete si respect fata de angajator
Cerinte specifice (delegari, deplasari):
- lucrul in echipa
- relatia cu banca
- relatia cu clienti / furnizori
- relatia cu Registrul Comertului
- relatia cu Administratia Financiara
- relatia cu Ministerele care gestioneaza
fondurile europene
- relatia cu alte Autoritati Nationale
Pregatiri si experienta / Cerinte specifice privind colaborarea :
Pregatirea de specialitate:
Studii economice sau administrative.
Cunostinte de operare:
M.S. Office;
Excel,
Navigare internet,
mail,
diferite programe specializate privind contabilitatea primara.
Responsabilitati si sarcini:
ADMINISTRATIVE
- Indeplinirea activitatilor administrative zilnice;
- Preluarea si directionarea apelurilor telefonice;
- Primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate;
- Asigurarea protocolului in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice;
- Preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si
arhivarea corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si
a celorlalti angajati;
- Asigurarea transmiterii documentelor prin posta, fax, e-mail;
- Actualizarea bazei de date documente;
- Rezervari hotel parteneri externi, etc;
- Elaborarea si redactarea documentelor si situatiilor cerute de management;
- Asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei;
- Responsabil birou ( programul colegilor si anuntarea catre Directorul
General);
- Relatia cu clientii si furnizorii;
- Intocmirea dosarelor pentru : infiintari societate, modificari acte constitutive,
eliberare constatatoare, schimare sedii societati etc ;
- Relatia cu Registrul Comertului ( modificari acte constitutive, infiintari societate
etc )
- Relatia cu Administratia Finantelor Publice
- Relatia cu Autoritatile Nationale – Obtinerea Autorizatiilor, Certificatelor specifice
- Coordonarea activitatii de curatenie a biroului
- Contabilitate primara : intocmirea facturilor, chitantelor, ordinelor de plata,
evidenta dosarului clienti / furnizori , evidenta platilor catre furnizori si evidenta
platilor efectuate de clienti, contactarea clientilor / furnizorilor pentru plati,
deconturi deplasari.
- Relatia cu banca ( efectuarea platilor, retragere de numerar, deschidere/inchidere
conturi, etc );
Obligatii
- La primirea unei sarcini, are obligatia sa solicite si sa obtina toate informatiile
necesare pentru ca aceasta sa fie indeplinita corect si la timp; Are obligatia sa
solicite si sa respecte termenul in care trebuie finalizata sarcina primita;
- Are obligatia sa semnaleze la timp superiorului orice impediment in rezolvarea
sarcinilor primite impreuna cu propunerile de solutionare;
- Propune metode, dotari si masuri pentru optimizarea permanenta a modului de
lucru, simplificarea circuitului informational, sporirea productivitatii si cresterea
calitatii lucrarilor;
- Raportarea zilnica cu privire la stadiul de realizare a obiectivelor/ sarcinilor de
munca.
Program :
Ora de incepere : 09.00
Ora de incheiere: 18.00
Pauza de pranz : 13.00-14.00
