Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
versiunea 3.0
Manual de utilizare
2
1. Stabilirea orarului completelor........................................................................... 50
2. Componenţa completelor de judecată............................................................... 51
3. Generarea listelor de şedinţă ............................................................................ 52
III. Modulul de executări............................................................................................ 54
1. Executări civile .................................................................................................. 54
2. Executări penale ............................................................................................... 55
IV. MODULUL de REGISTRATURĂ......................................................................... 57
1. Înregistrarea unei lucrări ................................................................................... 57
1.1 Fişa unei lucrări ........................................................................................... 59
2. Căutarea unei lucrări......................................................................................... 60
3. Registru lucrări.................................................................................................. 61
4. Expediere citaţii................................................................................................. 62
5. Înregistrarea dovezilor de citare........................................................................ 64
6. Expediere comunicări........................................................................................ 65
7. Înregistrarea dovezilor de comunicare .............................................................. 66
V. Alte operaţii .......................................................................................................... 67
1. Registre şi rapoarte........................................................................................... 67
1.1 Registre ....................................................................................................... 67
1.1.1 Opis alfabetic ........................................................................................ 67
1.1.2 Registru general.................................................................................... 68
1.1.3 Registru informativ ................................................................................ 69
1.1.4 Registru de termene ............................................................................. 71
1.1.5 Registru de evidenţă a redactării hotărârilor ......................................... 72
1.1.6 Registru de evidenţă a căilor de atac.................................................... 73
1.2 Rapoarte...................................................................................................... 74
1.2.1 Rapoartele standard ............................................................................. 74
1.2.2 Rapoartele ad-hoc ................................................................................ 74
1.2.3 Rapoartele locale .................................................................................. 74
2. Schimbare parolă .............................................................................................. 75
VI. Legendă, reguli şi SIMBOLURI utilizate în ECRIS .............................................. 76
3
FUNCŢIONALITĂŢI INTRODUSE ÎN ECRIS VERSIUNEA 3.0
4
DESCRIEREA DETALIATĂ A INTERFEŢELOR DE UTILIZARE
Autentificarea în sistem
5
I. LUCRUL CU DOSARE
1. Introducerea de dosare
IMPORTANT!
- Dacă dosarul este unul de fond se alege opţiunea Generează
automat numărul unic, în acest caz ECRIS va afişa, după
introducerea dosarului, numărul unic alocat;
- Dacă dosarul nu este de fond şi nu are precizat numărul unic de
dosar pe coperta se va proceda ca mai sus, dacă însă numărul unic
de dosar este notat pe copertă se va alege opţiunea Introduceţi
numărul unic şi se va completa numărul unic de dosar. Sistemul va
6
valida numărul unic de dosar introdus, în caz că acesta nu respectă
regula de compunere va genera un mesaj de eroare.
IMPORTANT!
Dosarele noi înregistrate în ECRIS primesc doar număr unic de dosar
(generat automat / introdus manual) şi nu mai folosesc numărul în format
vechi.
Câmpul “Număr în format vechi” se recomandă a se folosi atunci când se
înregistrează dosare vechi care nu fost introduse în ECRIS.
7
Obiectul dosarului se va selecta din nomenclatorul administrat la nivel
naţional şi prelucrat pe baza sugestiilor primite de la toate tipurile de instanţe. Acest
nomenclator este organizat în structură arborescentă pornind de la materia juridică a
obiectului principal al dosarului. Prin apăsarea semnului + care precede denumirea
unei ramuri (grupe de înregistrări) puteţi merge mai in detaliu selectând o opţiune cât
mai apropiată de obiectul concret al dosarului curent. Câmpul Caută permite
selectarea rapidă a unui obiect pe baza indexului de obiecte de dosar. Aşadar în
acest câmp se introduce numărul (indexul) obiectului de dosar corespunzător
dosarului curent după care se apasă butonul Caută. Denumirea obiectului este
afişată automat în caseta de deasupra. Caseta Completare obiect dosar permite
introducerea manuală a unor date suplimentare care să identifice mai exact obiectul
dosarului în situaţiile în care se impune acest lucru.
Caseta Dosar cu minori/arestaţi/de urmarire penala permite specificarea
acestor informaţii despre subiectele respectivului dosar.
Sursa unui nou dosar reprezintă acea instituţie sau persoană fizică/juridică
care sta la originea formării respectivului dosar în instituţia curentă.
Dacă o altă instanţă sau instituţie publică înaintează un dosar propriu pentru
judecare la instanţa curentă (de ex. în cazul căilor de atac) se lasă selectată prima
opţiune Instituţie şi se selectează din listă instanţa/instituţia de la care provine
dosarul. În continuare se completează datele de identificare ale dosarului sosit
(dosarul ataşat). Câmpul Număr unic dosar sosit se completează în forma
număr/an sau se introduce numărul unic al dosarului dacă acesta este notat pe
dosar. Prin apăsarea butonului reprezentat printr-o săgeată descendentă, alăturat
câmpului "Număr unic dosar sosit", în formular sunt afişate câmpuri suplimentare
care permit introducerea unor informaţii despre dosarul care a fost trimis de
instanţa/instituţia sursă.
ATENŢIE! Toate aceste date se referă la dosarul înaintat de instanţa/instituţia
sursă (dosarul ataşat) şi nu la noul dosar creat în instanţa curentă. De asemenea
trebuie reţinut că toate datele aferente câmpurilor suplimentare sunt facultative, noul
dosar putându-se crea şi fără introducerea acestora.
Data dosarului la sursă - se completează cu data la care instituţia sursă a
înregistrat dosarul;
Secţia la sursă - numai atunci când este cazul (în general la instanţe
superioare judecătoriilor) se completează cu denumirea secţiei la care a fost
înregistrat dosarul la instanţa sursă;
Stadiul procesual avut - se completează, prin selectare din lista predefinită, cu
stadiul procesual în care s-a aflat dosarul la instituţia sursă;
Tip decizie pronunţată - se selectează din listă tipul de decizie cu care a fost
soluţionat dosarul de către instituţia sursă. Prin clic pe semnul + din faţa denumirii
unei înregistrări din listă se poate deschide o subramură a respectivei înregistrări. În
acest fel se poate ajunge la o descriere mai detaliată a soluţiei pronunţate de
instituţia sursă;
Număr decizie - se completează cu numărul actului (sentinţă, decizie sau alt
tip de act) prin care instituţia sursă a soluţionat dosarul trimis;
Data decizie - se completează cu data actului (sentinţă, decizie sau alt tip de act) prin
care instituţia sursă a soluţionat dosarul trimis;
Pe de altă parte, dacă noul dosar se creează în baza unui act depus la
instituţia curentă de către o persoană fizică/juridică trebuie selectată opţiunea
8
Persoană. În caseta de dedesubt se completează numele/denumirea persoanei care
a iniţiat noul dosar.
Din lista Tip document se va selecta documentul care dus la formarea noului
dosar în instanţa curentă. Lista tipurilor de documente este administrată la nivel
naţional. Pentru a introduce informaţii suplimetare referitoare la documentul care a
dus la crearea dosarului curent apăsaţi butonul reprezentat printr-o săgeată
ascendentă din dreapta casetei "Tip document". În formular vor fi afişate patru
câmpuri suplimentare, şi anume:
Număr document - este numărul primit de document la înregistrarea în
instituţia curentă;
Dată document - este data la care se înregistrează documentul în instituţia
curentă. De cele mai multe ori aceasta coincide cu data noului dosar;
Numărul adresă - este numărul cu care a fost înregistrat documentul la
instituţia de unde provine. Spre exemplu numărul dat de judecătorie cererii de apel
depuse de apelant. ATENŢIE! Este vorba de numărul de înregistrare dat de o altă
instituţie şi nu cel dat de instituţia curentă;
Dată adresă - este data la care a fost înregistrat documentul de către instituţia
de la care provine;
Toate aceste informaţii sunt facultative şi se vor introduce numai în măsura în
care acest lucru e necesar.
După creare, noul dosar va fi afişat primul în lista din partea de jos a paginii.
Pentru a accesa dosarul şi a trece la introducerea altor informaţii se apasă butonul
Detalii de pe ultima coloană a listei din partea de jos a paginii.
9
2. Căutarea de dosare
10
Cu cât folosiţi mai multe criterii de căutare combinate cu atât căutarea este
mai restrictivă iar lista rezultatelor mai scurtă.
Atenţie! Nu faceţi exces în folosirea criteriilor de căutare. Folosiţi numai date pe care le cunoaşteţi cu
exactitate şi asiguraţi-va ca sunt introduse corect în câmpurile de căutare corespunzătoare. Spre
exemplu, daca folosiţi simultan 3 criterii de căutare din care unul este greşit completat, lista
rezultatelor nu va conţine dosarul căutat. Criteriul Număr unic dosar nu este nevoie să fie combinat cu
un alt criteriu suplimentar având în vedere că numărul este unic la nivel naţional.
Dacă aveţi nevoie de mai multe criterii de căutare pentru a filtra cât mai mult
lista rezultatelor, apăsaţi butonul reprezentat printr-o săgetă descendentă aflat pe
linia de titlu a secţiunii "Căutare avansată" (în dreapta). Formularul se extinde
punându-vă la dispoziţie alte câteva criterii de căutare suplimentare.
În câmpul Creat pe baza dosarului se poate introduce numărul dosarului
component. Din lista "Creat pe baza documentului" se poate selecta tipul de
document care sta la baza formării dosarului căutat. De asemenea, se poate selecta
sursa documentului prin selecţie din lista predefinită "primit de la" sau prin
completarea casetei "sau" cu numele/denumirea sursei documentului generator al
dosarului.
Caseta "Soluţionat prin" permite selectarea soluţiei date în dosarul căutat.
Lista soluţiilor se parcurge prin deschiderea de ramuri si subramuri. Pentru a
deschide o subramură se apasă semnul + care precede denumirea soluţiei. Data
soluţiei se poate completa în câmpul "la data" în forma zi / lună / an.
11
3. Detalii dosar
Pagina Detalii dosar prezintă într-o formă centralizată datele introduse pentru
dosarul curent. În spaţiul dedicat fiecărei secţiuni sunt afişate, pe scurt, informaţiile
conţinute în respectiva secţiune. Fiecare din aceste secţiuni poate fi accesată prin
apăsarea butonului Accesează de pe linia de titlu a acesteia. Prin accesarea unei
secţiuni se pot introduce date noi sau se pot modifica sau vizualiza în detaliu datele
deja introduse.
Fiecărei secţiuni îi corespunde un ecran de lucru. Aceste ecrane de lucru au
câteva caracteristici comune:
Legătura rapidă cu pagina principală „Detalii dosar”. În partea superioară a
fiecărei pagini este scris numărul dosarului curent cu litere mari şi îngroşate. Prin
apăsarea acestui număr se revine întotdeauna la pagina „Detalii dosar”;
Formularul de introducere a datelor cu mai multe câmpuri dintre care unele sunt
obligatoriu de completat altele sunt opţionale. De asemenea formularele conţin
butoane care execută comanda scrisă pe ele; sub formularul de introducere a datelor
12
se află o listă cu înregistrările existente în secţiunea respectivă. Din această listă se
pot selecta înregistrări deja existente pentru a fi modificate, completate sau şterse.
Listele pot fi ordonate apăsând unul din butoanele din dreptul numelui fiecărei
coloane. La o primă apăsare lista se va ordona crescător după acea coloană butonul
indicând o săgeată orientată în sus. La o a doua apăsare ordinea va deveni
descendentă după acea coloană butonul indicând o săgeată orientată în jos. O a
treia apăsare face ca lista să nu mai fie ordonată după acea coloană. Listele pot fi
ordonate numai după o singură coloană.
13
3.1 Informaţii generale
Acest ecran de lucru permite editarea datelor esenţiale ale dosarului cum ar fi
data, stadiul procesual în care se află, materia juridică sau obiectul cauzei, situaţia
minorilor/arestaţilor din dosar. Dacă dosarul conţine informaţii confidenţiale se poate
bifa opţiunea Dosar confidenţial pentru a bloca publicarea dosarului în Portalul
Instantelor de Judecata si replicarea acestuia catre o alta instanta de judecata. După
editarea datelor trebuie apăsat butonul Modifică pentru a opera modificările în baza
de date.
De asemenea, de aici se poate arhiva un dosar. Acest lucru se realizează prin
selectarea perioadei de arhivare corespunzătoare după care se apasă butonul
Arhivare. Dosarul va fi mutat in arhiva ECRIS, similara arhivei instantei de judecata
in care se introduc dosarele definitivate.
ATENTIE!
Nu confundaţi arhiva ECRIS cu arhiva unei secţii de judecată, arhiva ECRIS
este similară arhivei în care se depozitează dosarele definitivate şi închise.
Prin intermediul butonului Şterge dosarul se poate şterge din baza de date un
dosar şi toate informaţiile asociate cu acesta.
Atunci când este necesar, se pot introduce date legate de obiectele secundare
ale dosarului. Acest lucru se realizează prin folosirea formularului din partea
inferioară a paginii.
Obiectul secundar al dosarului se va selecta din nomenclatorul organizat în
structură arborescentă pornind de la materia juridică a obiectului dosarului. Prin
apăsarea semnului + care precede denumirea unei ramuri (grupe de înregistrări)
puteţi merge mai in detaliu selectând o opţiune cât mai apropiată de obiectul
14
dosarului curent. Câmpul Caută permite selectarea rapidă a unui obiect pe baza
indexului de obiecte de dosar. Aşadar în acest câmp se introduce numărul (indexul)
obiectului de dosar corespunzător după care se apasă butonul Caută. Denumirea
obiectului este afişată automat în caseta de deasupra. Caseta Completare obiect
dosar permite introducerea manuală a unor date suplimentare care să identifice mai
exact obiectul dosarului în situaţiile în care se impune acest lucru. Pentru a adăuga
obiectul secundar se apasă butonul Adaugă obiect. După adăugare, obiectul
secundar este afişat în lista din partea de jos a paginii de unde poate fi ulterior
selectat pentru a se modifica sau şterge. Obiectele secundare ale dosarului
(denumite şi capete de cerere) sunt utile pentru catalogarea exactă a dosarului,
căutare şi creare de rapoarte şi situaţii statistice.
Pentru revenire la pagina Detalii Dosar se dă click pe numărul dosarului din
antetul paginii. În această pagină (în secţiunea „Informaţii generale despre dosar”)
este disponibil şi butonul Fişă dosar. Prin intermediul acestuia se poate genera un
rezumat tipăribil al datelor dosarului.
15
3.3 Termene de judecată
16
3.3.1 Soluţia şedinţei
17
3.3.1.1 Componenţa completului de judecată
18
3.3.1.2 Stabilirea procurorului de şedinţă
19
3.3.1.3 Stabilirea prezenţei la şedinţa de judecată
20
3.3.1.4 Stabilirea soluţiei pentru şedinţa de judecată
Soluţia şedinţei de judecată se introduce prin selectare din lista Soluţie (prin
expandarea ramurilor, se merge cât mai detaliat la soluţia dispusă), completarea
casetei Soluţia pe scurt (dacă este cazul), completarea datei pronunţării şi apăsarea
butonului Stabileşte soluţie.
După stabilirea soluţiei se poate trece la înregistrarea documentului care
trebuie redactat în urma şedinţei. În partea dreaptă a paginii este afişat formularul
Documente. Pentru a înregistra un document se selectează tipul acestuia din lista
Document de soluţionare, se completează numărul şi data documentului (daca este
cazul), se selectează din lista „Redactat de” persoana responsabilă cu redactarea
documentului, se completează data redactării. Apăsaţi butonul Salvează.
Înregistrarea este afişată în lista din partea de jos a paginii. Prin selectarea
documentului (click pe tipul acestuia) se deschide ecranul de lucru destinat
documentelor conţinute de dosar.
În lista documentelor de redactat, în dreptul fiecărui document, sunt afişate
butoanele de Editare, Vizualizare şi Şterge.
Butonul Editare permite redactarea propriu-zisă a conţinutului electronic al
documentului. Butonul Vizualizare afişează forma electronică a documentului (în
măsura în care a fost redactată anterior), butonul Şterge elimină documentul din lista
documentelor de redactat şi şterge conţinutul electronic al acestuia.
21
3.4 Părţi
Acest ecran de lucru permite editarea datelor privind părţile în dosarul curent.
Câmpurile obligatoriu de completat pentru a putea introduce o parte la dosar sunt
marcate cu caractere îngroşate (bold).
Calitatea procesuală curentă se selectează din lista predefinită. Dacă dosarul
nu este unul de fond se poate introduce şi calitatea procesuală anterioară a părţii.
Pentru a introduce o calitate procesuală compusă (de ex. inculpat-apelant) se
foloseşte butonul >>. Calitatea procesuală compusă apare în caseta din dreapta
butonului.
Tipul părţii se selectează din lista predefinită. Persoanele juridice de drept
administrativ sunt autorităţi ale statului, cele de drept civil sunt acele persoane
juridice care nu au statut de comerciant (ex.: fundaţii, asociaţii de proprietari, etc.),
cele de drept comercial sunt societăţile comerciale, iar cele de drept internaţional
sunt persoane juridice neînregistrate în România. Pentru persoanele fizice este
disponibil şi butonul Informaţii de stare civilă care extinde formularul permiţând
introducerea unor date importante mai ales în dosarele penale, cum ar fi: data şi locul
naşterii, numele părinţilor, sexul şi dacă este minor.
Adresa poştală se introduce prin completarea câmpurilor Judeţ, Localitate,
Comună/Sector, Cod poştal, Stradă, Număr, Bloc, Scară, Etaj, Apartament şi Ţară.
Câmpurile obligatorii sunt Judeţ şi Ţară. În cazul satelor se introduce numele satului
în câmpul Localitate urmând ca în câmpul Comună/Sector să se introducă numele
comunei de care aparţine. În câmpul Stradă se introduce obligatoriu şi prescurtarea
tipului de arteră înaintea denumirii propriu zise a acesteia (ex.: str., bd, şos., intr.,
22
aleea, etc.). Atenţie! De corectitudinea acestor date depind citaţiile generate de
aplicaţia ECRIS. De aceea este recomandat să se verifice cu atenţie datele
introduse.
Alternativ cu Adresa poştală, pentru dosarele penale cu părţi care sunt
judecate în stare de detenţie, se poate selecta opţiunea Penitenciar. Formularul se
modifică permiţând introducerea datelor privind locul de detenţie a părţii. Locul de
detenţie se selectează din lista predefinită. Dacă acesta nu se regăseşte în listă se
poate introduce manual în caseta alăturată. În final, se selectează alternativ dacă
partea este judecată în stare de arest sau nu.
La finalul secţiunii Adresa sunt două opţiuni ce trebuie bifate dacă este cazul.
Prima este La această adresă se pot emite citaţii. Atenţie! De bifarea acestei
opţiuni depinde posibilitatea de a genera citaţii la adresa curentă. Cu alte cuvinte, o
adresă introdusă dar nebifată ca şi valabilă pentru citaţii nu va apărea în pagina de
unde se generează citaţiile. Dacă adresa introdusă este adresa de domiciliu a părţii
atunci se bifează şi această opţiune. O parte nu poate avea mai multe adrese de
domiciuliu, sistemul informatic va reţine doar o singură adresă ca fiind de domiciliu.
Pentru o parte se pot introduce mai multe adrese atunci când este necesar.
Pentru adăugarea unei noi adrese pentru o parte deja introdusă, se selectează
partea din listă, se modifică datele din secţiunea Adresa cu datele noii adrese, după
care se apasă butonul Adaugă adresă. O parte cu mai multe adrese va apărea în
lista părţilor de tot atâtea ori câte adrese introduse are.
La secţiunea Identificare după se selectează din listă tipul de identificare
urmând ca în caseta alăturată să se completeze datele de identificare (seria şi
numărul actului de identitate, CNP-ul, codul unic de identificare din Registrul
Comerţului).
Ultima secţiune a formularului se foloseşte pentru definirea părţilor în
contradictoriu. Sub formularul de introducerea a părţilor sunt afişate două liste de
înregistrări. Acestea corespund celor două grupuri de părţi în contradictoriu. Părţile
din acelaşi grup se introduc întotdeauna în aceeaşi listă. Spre exemplu, părţile cu
calitate activă (reclamanţi, apelanţi, recurenţi, etc.) se introduc în lista din partea
stângă prin bifarea opţiunii din stânga a secţiunii în contradictoriu cu iar cele cu
calitate pasivă în dreapta prin bifarea opţiunii din partea dreaptă. O parte introdusă
greşit se poate muta fără a fi nevoie de ştergerea şi introducerea din nou a acesteia.
Mutarea se face prin selectarea părţii din listă, modificarea opţiunii în contradictoriu
cu, şi apăsarea butonului Modifică.
În această pagină sunt disponibile şi legături către ecranul de lucru Detalii
statistice legate de fiecare din părţi. Acestea au relevanţă mai ales în dosarele
penale. Pentru a accesa acest ecran, se selectează din listă partea deja introdusă
după care se apasă butonul Detalii / Statistică. O altă modalitate, mai rapidă, de a
accesa aceste pagini este prin clic pe simbolul fişei - afişat în lista părţilor alăturat
fiecărui nume.
23
3.4.1 Date statistice referitoare la părţi
24
3.5 Participanţi
Acesta este ecranul de lucru din care se pot introduce date referitoare la
participanţii la proces. Pentru a introduce un participant, se selectează mai întâi tipul
de participant (avocat, consilier juridic, mandatar, interpret, martor, procuror, etc.),
după care se trece la secţiunea Instituţia de care aparţine. Această secţiune se
poate completa în două moduri. Primul este prin selectarea din lista instituţiilor pe
aceea de care aparţine participantul pe care doriţi să-l introduceţi. Dacă participantul
nu aparţine de nici o instituţie se lasă selectată opţiunea "--- Alegeţi ---". Dacă
participantul aparţine de o instituţie care nu apare în listă (cazul avocaţilor spre
exemplu) se bifează caseta de dedesubt si se completează denumirea instituţiei de
care aparţine. Mai departe se trece la completarea numelui participantului. Numele
se completează de preferinţă în ordinea NUME PRENUME. Dacă participantul
reprezintă una din părţi, atunci se selectează opţiunea corespunzătoare din listă
după care se selectează din casetă partea/părţile reprezentate sau asistate. Caseta
ce conţine numele părţilor permite si selecţia multipla. Acest lucru se realizează prin
tinerea apăsată a tastei Ctrl. Selectarea părţilor reprezentate de participant este utilă
pentru a genera citaţii cu reprezentanţi.
Adresa se introduce prin completarea câmpurilor Judeţ, Localitate,
Comună/Sector, Cod poştal, Stradă, Număr, Bloc, Scară, Etaj, Apartament şi Ţară.
Câmpurile obligatorii sunt Judeţ şi Ţară. În cazul satelor se introduce numele satului
în câmpul Localitate urmând ca în câmpul Comună/Sector să se introducă numele
comunei de care aparţine. În câmpul Stradă se introduce obligatoriu şi prescurtarea
tipului de arteră înaintea denumirii propriu zise a acesteia (ex.: str., bd, şos., intr.,
aleea, etc.). Atunci când participantul trebuie citat la termene se va bifa şi opţiunea
25
La această adresă se pot emite citaţii. Atenţie! De corectitudinea acestor date depind
citaţiile generate de aplicaţia ECRIS. De aceea este recomandat să se verifice cu
atenţie datele introduse.
Pentru un participant se pot introduce mai multe adrese. După introducerea
participantului, cu prima adresă, se selectează din listă (prin clic pe nume), se
modifică secţiunea Adresă introducându-se datele corespunzătoare celei de-a doua
adrese după care se apasă butonul Adaugă adresă. La adresa de domiciliu se
bifează şi opţiunea Aceasta este adresa de domiciliu.
IMPORTANT!
Un participant poate fi citat în două moduri:
1. simplu ca şi o parte din dosar
2. prin reprezentare, în acest caz este citat participantul care reprezintă una
sau mai multe părţi (ex: avocat). ECRIS permite citarea părţilor cu
reprezentanţi folosind 3 modele de citaţie, modele ce pot fi alese în
secţiunea de creare/modificare citativ.
26
3.6 Citative / Citaţii / Formulare comunicări
27
3.6.1 Crearea unui citativ nou
28
NOTĂ!
Citaţiile pot fi emise pentru părţi, participanţi sau părţi reprezentate de
participanţi. În cazul părţilor reprezentate de participanţi pentru generarea citaţiilor
este necesară utilizarea butonului Citatii cu reprezentant care se află situat în
dreptul numelui părţii reprezentate. Ecranul care apare după apăsarea butonului
permite selectarea modelului de citaţie cu reprezentant din cele 3 şabloane
disponibile.
29
3.7 Taxe
Pentru a introduce date privitoare la taxele la dosar, selectaţi din listă Tipul de
taxă, selectaţi apoi termenul de judecată (şedinţa) la care trebuie prezentată dovada
de plată, completaţi data până la care trebuie făcută plata, selectaţi partea care
trebuie să efectueze plata sau, în cazul în care nu este una din părţi, completaţi
numele plătitorului în caseta Altă persoană, completaţi valoarea taxei în lei RON (fără
separatori şi fără precizarea monedei) după care apăsaţi butonul Adaugă.
Înregistrarea apare în listă putând fi selectată prin click pe numele plătitorului.
După selectarea înregistrării, în formular apare butonul Plăţi la taxă alăturat casetei
în care este afişată valoarea taxei. Prin apăsarea acestui buton se deschide o pagină
care permite introducerea datelor legate de efectuarea plăţii. Se introduce data
efectuării plăţii (în forma zi / lună / an) iar în caseta de dedesubt se introduce suma
plătită. Prin apăsarea butonului Adaugă se înregistrează plata. Datele privind plăţile
se pot modifica prin selectarea înregistrării din Lista de plăţi, operarea modificărilor
necesare şi apăsarea butonului Modifică. Butonul Revenire închide caseta Plăţi la
taxă revenindu-se la pagina Taxe.
Datele referitoare la taxe trebuie introduse înaintea generării de citaţii pentru a
putea fi menţionate în textul acestora.
30
3.8 Dosare componente
31
3.9 Documente în dosar
32
documentul (numai când este cazul), se selectează din listă instituţia destinatară în
cazul documentelor de ieşire sau emitentă în cazul documentelor de intrare sau, în
situaţiile în care documentul nu este destinat/emis de către o instituţie se selectează
caseta de dedesubt şi se completează numele destinatarului/emitentului.
Câmpul Descriere pe scurt se poate completa cu informaţii care ar putea
uşura identificarea documentului în ipoteza unei căutări ulterioare.
În cazul documentelor interne sau de ieşire se selectează din listă persoana
care a redactat documentul.
Numărul de exemplare ale cererii se vor menţiona în câmpul cu acelaşi nume.
Dacă documentul nu mai este editabil se bifează opţiunea Închis. Documentul
care a dus la crearea dosarului în instituţia curentă va avea bifată şi opţiunea Acesta
este documentul care a generat dosarul.
Documentele înregistrate pot fi selectate din listă prin click pe tipul
documentului. După selectare datele existente sunt afişate în formular putând fi
modificate/completate sau chiar şterse.
33
3.10 Căi de atac
34
În secţiunea Soluţia pe scurt cu se introduc date cu privire la soluţionarea căii
de atac de către instanţa competentă.
Numărul de exemplare ale cererii se vor menţiona în câmpul cu acelaşi nume.
După completarea formularului se apasă butonul Adaugă. Înregistrarea este
afişată în lista din partea inferioară a paginii.
Dacă doriţi modificarea unor date introduse, selectaţi înregistrarea din listă
(click pe tipul căii de atac), operaţi modificările în formular şi apăsaţi butonul
Modifică. Pentru ştergerea unei înregistrări se selectează înregistrarea din listă şi se
apasă butonul Şterge.
35
3.11 Circuit extern
IMPORTANT!
Pentru a se putea transfera electronic un dosar de la o instanţă de judecată la
altă instanţă de judecată, este obligatoriu să se înregistreze de către instanţa de la
care pleacă dosarul mişcarea acestuia către instanţa destinaţie. Dacă nu se face
acest lucru dosarul nu poate fi transferat electronic către instanţa destinaţie.
REGULĂ!
Un dosar poate fi transferat electronic prin replicare doar de instanţa căreia i
se adresează şi doar dacă instanţa de la care se cere dosarul a înregistrat în circuitul
extern mişcarea dosarului. Procesul de transfer este iniţiat de către instanţa
destinatar.
36
Transferul electronic al dosarului se face pe baza numărului unic de dosar, de
aceea este obligatoriu ca acesta să fie cunoscut atât de instanţa care trimite cât şi de
cea care primeşte dosarul.
37
3.12 Circuit intern
38
3.13 Relaţii cu alte dosare / lucrări
NOTĂ!
Relaţionările între dosare sunt utile spre exemplu în următoarele situaţii:
conexarea a 2 dosare, disjungerea unui dosar, rejudecarea unui dosar,
transformarea unei lucrări într-un dosar etc. Este util ca în căsuţa Motiv pentru
relaţionare să se precizeze care este scopul relaţionării.
39
3.14 Consultare dosar
40
4. Transferul dosarelor
ATENŢIE!
Dacă conexiunea în reţeaua WAN nu funcţionează între cele 2 instanţe de
judecată, transferul dosarului nu poate fi efectuat.
Dacă dosarul solicitat nu poate fi transferat, el poate fi înregistrat manual prin
procedura obişnuită.
41
5. Copierea dosarelor
ATENTIE!
Operaţia de copiere se poate efectua între două dosare înregistrate în baza de
date, de aceea este necesar ca dosarul în care se copiază informaţiile să fie mai întâi
înregistrat.
42
6. Căutarea dosarelor în arhivă
NOTĂ!
Un dosar arhivat nu mai apare în ecranele de lucru cu dosare pe rol (căutare,
informaţii generale, rapoarte etc).
IMPORTANT!
Funcţia de arhivare din ECRIS îndeplineşte urmatoarele operaţii:
• mutarea unui dosar în arhivă
• cautarea în arhivă
• scoatere (repunerea pe rol) a unui dosar din arhiva
43
44
7. Repartizarea aleatorie a dosarelor
Pagina prezintă o listă a dosarelor nou intrate cărora nu le-a fost alocat un
prim termen în mod automat şi aleatoriu de către ECRIS. În funcţie de obiectul
dosarului introdus la crearea acestuia, fiecărui dosar îi este atribuit un grad de
complexitate şi un interval de timp (doar dacă s-a făcut această asociere în secţiunea
de administrare) în interiorul căruia ii se va atribui aleatoriu un prim termen precum.
Dacă nu s-a făcut o asociere a obiectului de judecată cu un anumit termen de
distribuire si o complexitate (operaţie ce se face la nivel local în secţiunea de
administrare), dosarele trebuie accesate separat pentru a li se atribui manual
termenul de distribuire în interiorul căruia se va face repartizarea automată a primului
termen precum şi gradul de complexitate. Acest lucru se realizează prin click pe
cuvântul Nespecificat din dreptul acelui dosar. În legătură cu parametrii repartizării
automate a dosarului a se vedea secţiunea corespunzătoare capitolului Detalii dosar.
Lista se poate imprima prin apăsarea butonului Tipărire.
45
7.2 Pagina REPARTIZARE DOSARE
Această pagină afişează o situaţie a dosarelor nou intrate cărora nu le-a fost
încă repartizat un prim termen. Dosarele sunt grupate pe stadii procesuale.
Repartizarea automată a unui prim termen pentru dosarele nou introduse se face prin
apăsarea butonului Repartizare.
46
7.3 Modificarea repartizării automate
47
7.4 Situaţia repartizării zilnice a dosarelor
48
7.5 Situaţia repartizării pe şedinţe
49
II. GESTIONAREA ŞEDINŢELOR DE JUDECATĂ
50
2. Componenţa completelor de judecată
51
3. Generarea listelor de şedinţă
52
- Afişează numele procurorului - activează o casetă în care se poate introduce
numele procurorului de şedinţă. Numele acestuia va fi afişat în antetul paginii exact
în forma în care se introduce;
Dosarele vor apărea în listă în ordinea în care sunt afişate în caseta din partea
din dreapta a paginii. Ordinea implicită a dosarelor în caseta din dreapta este
următoarea: întâi după stadiul procesual al dosarelor, anul dosarului crescător şi
numărul unic al dosarului în ordine crescătoare. Această ordine se poate modifica
prin selectarea unui dosar şi mutarea acestuia prin folosirea săgeţilor din lateral.
Caseta permite selecţia multiplă prin folosirea tastelor Ctrl şi Alt (procedeu standard
în Windows). Selecţia multiplă permite mutarea mai sus sau mai jos unui întreg grup
de dosare. Dacă doriţi mutarea unui singur dosar la o anumită poziţie (spre exemplu
la începutul listei) selectaţi acel dosar, introduceţi numărul poziţiei în caseta
Deplasează la poz... şi apăsaţi butonul OK. După definirea ordinii dosarelor apăsaţi
butonul Salvează ordinea. Butonul Anulează ordinea şterge ordinea stabilită
manual ordonând dosarele după ordinea implicită.
Prin apăsarea butonului Generează lista de şedinţă se trece la afişarea
formei imprimabile a listei de şedinţă. Urmăriţi cu atenţie dacă lista corespunde din
punct de vedere al formei şi al conţinutului. Dacă doriţi reformatarea listei puteţi
apăsa butonul Înapoi. După efectuarea modificărilor necesare apăsaţi din nou
butonul de generare. Dacă lista corespunde cerinţelor puteţi apăsa butonul Tipărire
pentru tipărirea acesteia.
53
III. MODULUL DE EXECUTĂRI
1. Executări civile
54
2. Executări penale
55
• Din lista Tip pedeapsă se face selecţia pedepsei principale aplicate;
• În cazul în care pedeapsa aplicată este cuantificabilă în timp se
introduce perioada dispusă în caseta Perioadă;
• Se selectează modalitatea de executare din lista Modalităţi de
executare/suspendare a pedepsei;
• Termenul de încarcerare dispus se completează în câmpul omonim;
• Se face selecţia măsurilor educative, de siguranţă sau complimentare
dispuse faţă de inculpat. Caseta Măsuri complimentare permite selecţia
multiplă prin ţinerea apăsată a tastei CTRL;
• Orice alte soluţii dispuse în cauză se pot completa în caseta Alte soluţii;
• În cazul specificării unităţii în care se va executa pedeapsa dispusă,
numele acesteia se completează în caseta Unitate;
• Dacă s-a dispus o amendă penală, cuantumul acesteia se completează
în caseta Cuantum amendă penală;
• Atunci când este cazul se poate completa şi caseta Despăgubiri civile
acordate statului sau altei instituţii cu informaţiile corespunzătoare;
• Se completează câmpul privitor la Data punerii în executare a hotărârii;
• Cheltuielile judiciare datorate de inculpat se introduc specificându-se
suma separat pentru fiecare stadiu procesual parcurs;
• Dacă este nevoie se foloseşte câmpul Menţiuni pentru a completa orice
informaţii necuprinse în câmpurile de mai sus;
În cazul aplicării unei amenzi penale se pot face înregistră cu privire la situaţia
plăţilor efectuate de inculpat în secţiunea Plăţi ale amenzii penale.
56
IV. MODULUL DE REGISTRATURĂ
Lucrarea este un nou concept introdus în ECRIS versiunea 3.0. Ea poate fi asociată
cu documentele care nu au legătură cu dosarele (corespondenţă, documente
administrative etc) sau poate fi folosită în orice alt scop. Spre deosebire de “dosare”,
lucrarea conţine un singur document.
57
dosar. Atunci când este cazul, lucrările introduse prin această pagină pot fi asociate
ulterior cu un dosar.
Se selectează unul din registrele în care se va înregistra lucrarea şi
completează data acesteia. Se selectează secţia în care va fi repartizată lucrarea şi
se completează o scurtă descriere a acesteia.
Se face selecţia alternativă între lucrare de intrare (creată de o altă instituţie
sau persoană şi adresată instituţiei curente) sau lucrare de ieşire (creată de instituţia
curentă şi adresată unei alte instituţii/persoane).
Se completează câmpurile număr şi dată adresă şi se selectează tipul de
document care a dus la generarea lucrării.
Se face selecţia sursei lucrării din lista instituţiilor sau se completează manual
autorul documentului. Cea de-a doua opţiune acoperă nu numai situaţiile în care
autorul documentului este o persoană (fizică sau juridică) ci şi în care sursa, instituţie
fiind, nu se regăseşte în lista instituţiilor.
Lucrarea se înregistrează prin apăsarea butonului Adaugă. După adăugare se
afişează numărul care a fost alocat lucrării de către ECRIS şi lucrarea este afişată în
lista din partea de jos a ecranului de unde poate fi selectată în vederea modificării
sau ştergerii.
IMPORTANT!
Fiecare lucrare înregistrată în ECRIS primeşte automat un număr unic.
Numărul de lucrare generat de ECRIS este unic la nivel de instanţă de
judecată.
NOTĂ!
Numărul in registrul general de lucrări, mentinut de ECRIS, devine 1 la
inceputul unui an calendaristic. Aceasta operatie este asigurata automat de
catre sistemul informatic.
58
1.1 Fişa unei lucrări
59
2. Căutarea unei lucrări
60
3. Registru lucrări
61
4. Expediere citaţii
62
63
5. Înregistrarea dovezilor de citare
64
6. Expediere comunicări
65
7. Înregistrarea dovezilor de comunicare
66
V. ALTE OPERAŢII
1. Registre şi rapoarte
1.1 Registre
67
1.1.2 Registru general
68
1.1.3 Registru informativ
69
Raportul poate fi imprimat prin folosirea butonului Tipăreşte.
70
1.1.4 Registru de termene
71
1.1.5 Registru de evidenţă a redactării hotărârilor
72
1.1.6 Registru de evidenţă a căilor de atac
73
1.2 Rapoarte
74
2. Schimbare parolă
RECOMANDARE!
Parola trebuie să conţină minim 6 caractere. Este recomandabil ca parola să
conţină atât litere cât şi cifre.
Exemplu: q33NY2001 [aşa este bine], tudor33 [incorect, poate fi uşor găsită].
75
VI. LEGENDĂ, REGULI ŞI SIMBOLURI UTILIZATE ÎN ECRIS
i. Câmpurile obligatorii în formularele de introducere a datelor se pot
recunoaşte cu uşurinţă datorită faptului că sunt denumite cu
caractere îngroşate (bold).
ii. Butoanele sunt evidenţiate grafic şi au scrise pe ele operaţia pe care
o execută
iii. Listele de înregistrări sunt întotdeauna plasate în partea de jos a
paginii atunci când aceasta conţine un formular de prelucrare a
datelor
iv. Fiecare dosar înregistrat în ECRIS are un număr unic la nivel
naţional care poate fi generat de sistem sau introdus de utilizator
v. Fiecare lucrare înregistrată în ECRIS are un număr unic la nivel
local generat de sistem
vi. Nomenclatoarele naţionale sunt gestionate la nivel central
vii. Nomenclatoarele locale sunt gestionate la nivel local
viii. Fiecare utilizator al sistemului informatic ECRIS are un nume de
utilizator şi o parolă
ix. Accesul la funcţiile sistemului informatic se face pe bază de
permisiuni acordate de administratorul sistemului
x. ECRIS permite înregistrate datelor folosind diacriticele limbii române
xi. Dacă timp de 20 de minute un utilizator nu foloseşte sistemul
informatic acesta închide automat sesiunea de lucru, pentru cei care
editează documente este important să salveze la un interval de
minim 10 minute.
xii. Nomenclatorul de obiecte ale dosarelor permite căutarea unui obiect
după index-ul numeric (ID) al acestuia.
xiii. În pagina de start a ECRIS este afişat ultimul număr unic de dosar
generat şi deasemenea se poate identifica secţia în care se găseşte
un dosar cu un număr unic cunoscut.
xiv. Accesul la baza de legislaţie şi jurisprudenţă se face apăsând iconiţa
din meniu.
76