ROLUL GREFIERULUI N ASIGURAREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII N SISTEMUL JUDICIAR

GHID TEORETIC I PRACTIC

Miriam Costea Daniela Detean

Mai 2010

INTRODUCERE................................................................................................................................................3 1. NOIUNI I DEFINIII ................................................................................................................................. 4 1.1. INFORMAIA DE INTERES PUBLIC ....................................................................................................... 5 1.1.1. Informaii comunicate din oficiu ............................................................................................. 8 1.1.2. Informaii comunicate la cerere ............................................................................................. 19 1.2. EXCEPII ............................................................................................................................................22 1.2.1. Informaii ce nu pot fi fcute publice .....................................................................................23 1.2.2. Documente ce nu pot fi fcute publice..................................................................................34 1.3. INTERESUL ........................................................................................................................................36 1.3.1 Persoana care justific un interes ........................................................................................... 37 1.3.2 Inexistena condiiei interesului .............................................................................................38 1.4. Motive de restrngere a exerciiului dreptului de liber acces la informaiile de interes public ...............39 1.5. RSPUNDEREA PENTRU APLICAREA MSURILOR DE PROTEJARE A INFORMAIILOR ......................40 2. ATRIBUIILE GREFIERULUI ...................................................................................................................... 41 2.1. GREFIERUL ARHIVAR I REGISTRATOR .............................................................................................44 2.1.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile ...........................................................................45 2.2.2. Atribuiile legate de comunicarea cu alte instituii judiciare ................................................. 47 2.1.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei ................ 48 2.2. GREFIERUL DE EDIN................................................................................................................... 50 2.2.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile .......................................................................... 51 2.2.2. Atribuiile legate de comunicarea cu judectorul/completul de judecat ..............................54 2.2.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei ................56 2.3. GREFIERUL DE LA BIRP .....................................................................................................................57 2.3.1. Atribuiile legate de comunicarea cu purttorul de cuvnt ....................................................58 2.3.2. Atribuiile legate de comunicarea cu publicul i cu mass-media ...........................................59 2.3.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei ................ 61 2.4. GREFIERUL EF I PRIM-GREFIERUL .................................................................................................62 2.4.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile i alte persoane interesate .................................63 2.4.2. Atribuiile legate de comunicarea cu alte instituii judiciare ................................................ 64 2.4.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/ secii ale instanei ...............65 2.5. PARTICULARITI ALE ACTIVITII GREFIERULUI DE LA PARCHET......................................................67 3. COMUNICAREA EFICIENT N ASIGURAREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII ................... 69 3.1. Comunicarea n situaii dificile .......................................................................................................... 70 3.2. Ce simt oamenii atunci cnd adopt un anumit tip de comportament? ..............................................71 3.3. Cum s ne purtm cu interlocutorii dificili? ........................................................................................ 75 3.4. List de condiii minimale care s ne asigure o comunicare eficient .................................................82 3.5. List de trsturi specifice unei persoane asertive ..............................................................................83

Dragi grefieri,
n aceast perioad n care Uniunea European i pune, tot mai accentuat, problema dezvoltrii unor noi mecanisme de protecie pentru drepturile cetenilor si, contieni fiind c atribuiile i responsabilitile grefierului din sistemul nostru judiciar sunt elemente cheie n asigurarea i garantarea accesului publicului la informaii, v oferim acest ghid, pe care sperm s l folosii n activitatea dumneavoastr zilnic din cadrul instanelor i parchetelor la care funcionai, sau n calitate de cursani ai colii Naionale de Grefieri. La sugestia dumneavoastr, am cuprins n primul capitol, punctual, noiunile, elementele i principiile de care avei nevoie pentru a recunoate rapid dac informaia cu care operai este de interes public sau este exceptat de la liberul acces. n partea a doua, v propunem s analizm atribuiile dumneavoastr din perspectiva funciei lor de comunicare, corelnd, ntr-un mod ct mai uor de neles, aceste obligaii cu competenele necesare. Astfel, vei putea s cunoatei ce abiliti trebuie s v dezvoltai pentru a v ndeplini la standarde profesionale o anume atribuie. Dac vei avea nevoie s obinei detalii despre unele dintre conceptele folosite, putei apela la alte dou lucrri n domeniu: Manual de comunicare i relaii publice sau Ghid practic pentru grefieri - Relaii publice i comunicare, lucrri pe care le cunoatei deja, sau le gsii pe site-ul colii Naionale de Grefieri, www.grefieri.ro. n ultima parte am cuprins, tot punctual, i tot la sugestia dumneavoastr, cteva reguli formale i informale, deja verificate, pe care s le folosii n eficientizarea activitilor care presupun comunicare public. Vei observa c ele folosesc nu doar grefierilor ci oricrei persoane care, prin natura funciei, este nevoit s interacioneze cu publicul, dar i cu superiorii i cu subordonaii, colegii, avocaii, cu reprezentanii altor instituii. Stpnindu-le, vei fi capabili s le transmitei celor din jur mesajul c suntei buni comunicatori i contribuii eficient la nfptuirea actului de justiie. Dorim s mulumim, n mod special, grefierilor cu care ne-am ntlnit i ale cror sugestii au fost preioase pentru concepia acestui ghid. Spernd c nu suntem prea departe de ateptrile lor i ale dumneavoastr, v dorim lectur plcut.

1.1.INFORMAIA DE INTERES PUBLIC

Definiia legal n activitile lor zilnice, grefierii opereaz cu informaii: din documentele din dosare, din corespondena administrativ, din registrele i condicile instanelor i parchetelor. Care sunt consecinele prelucrrii1 tuturor informaiilor cu care grefierii lucreaz este o ntrebare pe care i-o pune att un grefier debutant, ct i unul cu experien, dar, mai ales, societatea n ansamblu i justiiabilii n special. De aceea, este, mai nti, necesar s reamintim i s explicm sensul unor termeni: Prin informaie de interes public se nelege, conform art. 2 al Legii nr.544/2001, orice informaie care se refer la sau rezult din activitile unei instituii sau autoriti publice ori ale unei regii autonome care utilizeaz bani publici. Autoritate sau instituie public este orice autoritate sau instituie ce utilizeaz sau administreaz resurse financiare publice, orice regie autonom, companie naional, precum i orice societate comercial aflat sub autoritatea unei autoriti publice centrale sau locale i la care statul romn sau, dup caz, o unitate administrativ teritorial este acionar unic sau majoritar. Din definiie rezult, aadar, c, de principiu, orice informaie care se refer sau care rezult din activitile unei instane sau ale unui parchet2 intr n sfera de interes public, deoarece ambele sunt instituii publice care utilizeaz bani publici. Suportul i modul de prezentare a informaiei nu are relevan, n sensul legii (poate fi n format electronic, scris pe hrtie, nregistrat pe band magnetic, inregistrare audio- video). Modalitile i mijloacele prin care informaiile de interes public ajung la publicul- int (justiiabili, mass-media, marele public) s-au diversificat, ns, la nivelul rii noastre nu informaia electronic este cea mai folosit3, astfel nct se impune, nc, afiarea acestor informaii la sediile instanelor i parchetelor pe suport scris, tiprirea de buletine informative, conceperea de brouri care le conin i care s fie la ndemna persoanelor care viziteaz punctele de informare ale instanelor i parchetelor.

1. NOIUNI I DEFINIII
1.1. Informaia de interes public 1.2. Excepii 1.3. Interesul 1.4. Motive de restrngere a exerciiului dreptului de liber acces la informaiile de interes public 1.5. Rspunderea pentru aplicarea msurilor de protejare a informaiilor

1 Prelucrare nseamn una sau mai multe din urmtoarele operaii: colectarea, nregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvluirea ctre teri prin transmitere, diseminare sau n orice alt mod, alturarea ori combinarea, blocarea, tergerea sau distrugerea 2 Cu distinciile pe care le vom face n continuare 3 n 2009, conform Internet World Stats, la nivelul populaiei UE, utilizarea serviciilor de internet pe teritoriul Romniei a fost de 33,4%, n Danemarca i rile nordice- 84%, n Frana- 69,3% i Gerrmania 75,3%, n Lituania 59,2%, n Grecia- 45,9%, n Cipru- 30,9%.

Pentru o treime din populaie, aceea care folosete internetul i care, n mod evident face parte dintr-o grup de vrst care trebuie s preocupe deoarece reprezint, cel puin la nivel teoretic, viitorul justiiabil, portalurile de internet att ale instanelor http://portal.just.ro ct i cele ale parchetelor www.mpublic.ro rmn o surs valoroas de informare, de aceea ele trebuie dezvoltate i actualizate permanent. La instituiile din sistemul judiciar unde aceste puncte de informare nu exist din lipsa spaiului, este necesar a fi amenajate standuri speciale cu aceste documente n locurile accesibile publicului. Noiunea de interes public se refer la binele comun sau bunstarea general. Interesul public se afl n centrul dezbaterilor publice, al politicii, al democraiei i al naturii guvernrii nsi. n timp ce aproape toat lumea susine c sprijin bunstarea comun, general, exist foarte puin consens - dac exist - referitor la coninutul exact al noiunii de interes public. Exist puncte de vedere diferite privind numrul de persoane care trebuie s beneficieze de o aciune nainte s fie declarat de interes public: la o extrem, se susine c este suficient ca de acea aciune s beneficieze i un singur membru al societii pentru a fi cu adevrat n interes public, la cealalt extrem se arat c orice aciune poate fi n interes public, numai atta timp ct beneficiaz de ea o parte a populaiei i nici o alt parte nu este deranjat sau rnit. Spus pur i simplu, fiind n interes public, o problem ar putea avea potenialul de a afecta negativ orice persoan, n orice perioad a vieii, n orice situaie, dac o chestiune de baz nu este pus n arena public sau tratat ntr-o manier rezonabil. Este posibil ca aciuni n interes public s nu foloseasc anumitor persoane fizice i viceversa. Aceast definiie ne permite s pstrm constante interesele private pentru a determina acele interese care sunt unice pentru public. Deosebirea dintre informaiile de interes public i cele de interes personal const, aadar, n faptul c cele din urm privesc persoane i nu instituii, aa cum rezult din textul altei legi speciale, Legea 677/2001, n art.3: Informaii cu privire la date cu caracter personal nseamn orice informaii privind o persoan fizic identificat sau identificabil (persoana vizat); O persoan identificabil este o persoan care poate fi identificat, direct sau indirect, n special prin referire la un cod numeric personal sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale. Noiunea include i informaiile personale delicate, asociate cu informaiile medicale confideniale, cu originea rasial sau etnic, cu convingerile politice sau religioase sau cu orientarea sexual i care sunt legate de informaii personale. Aceast distincie are valoare practic n raport cu atribuiile de serviciu ale grefierului, astfel cum vom dezvolta ntr-un capitol urmtor.
6 7

1.1. Informaiile de interes public

1.1.1. Informaii comunicate din oficiu 1.1.2. Informaii comunicate la cerere

1.1.1. Informaii comunicate din oficiu Legea oblig fiecare autoritate sau instituie public (inclusiv instanele i parchetele) s comunice din oficiu un set minimal de informaii de interes public, cu scopul de a da posibilitatea cetenilor s cunoasc n detaliu activitatea de interes public desfurat de acestea. Acest set cuprinde, conform legii: a) Actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea instanelor/parchetelor. b) structura organizatoric, atribuiile seciilor/serviciilor/birourilor, programul de funcionare, programul de audiene al instanei/parchetului c) numele i prenumele persoanelor din conducerea instanei/parchetului i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaiilor publice; d) coordonatele de contact ale instanei/parchetului, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail i adresa paginii de Internet; e) sursele financiare, bugetul i bilanul contabil;

a) Actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea instanelor/parchetelor4 Aceast list de documente este afiat pe portalul fiecrei instane, ns ar fi util s fie unitar pentru toate instanele, respectiv toate parchetele. Ea ar trebui s conin, pentru instane, cel puin urmtoarele acte normative: 1. Legea nr. 304/2004, privind organizarea judiciar; 2. Legea nr.303/2004, privind statutul magistrailor; 3. Legea Nr. 567 din 9 decembrie 2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea; 4. Legea nr. 233 din 23 aprilie 2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor; 5. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti; 6. Codul deontologic al judectorilor i procurorilor;

f) programele i strategiile proprii; g) lista cuprinznd documentele de interes public h) lista cuprinznd categoriile de documente produse i/sau gestionate, potrivit legii; i) modalitile de contestare a deciziei instanei/parchetului n situaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la informaiile de interes public solicitate. 7. Codul deontologic al personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i parchetelor de pe lng acestea; 8. Constituia Romniei; 9. Ghidul de bune practici pentru cooperarea ntre instane, parchetele de pe lng acestea i mass media.

Aceeai list poate fi afiat i la parchete, cu meniunea c pct.5 se modific astfel: 5. Regulamentul de ordine interioar al parchetelor

4 Unele instane au considerat c face parte din aceast categorie i, spre exemplu, Legea 146/1997, privind taxa de timbru i timbrul judiciar, opinie pe care nu o mprtim, apreciind c nu este o norm care privete organizarea i funcionarea instanei.

b) structura organizatoric, atribuiile seciilor/serviciilor/birourilor, programul de funcionare, programul de audiene al instanei/parchetului Structura organizatoric poate mbrca i forma organigramei fiecrei instituii. Am constatat, ns, cercetnd adresele electronice ale instanelor i parchetelor, c nu este fcut public n formatul clasic5 (care s evidenieze seciile/serviciile/birourile i cum funcioneaz conexiunile dintre ele) dect la parchete i la Consiliul Superior al Magistraturii6. Instanele din sistem folosesc doar subdomeniul cu structura preformatat de pe portal cu denumirea organizare i care cuprinde numele tuturor persoanelor care funcioneaz la instane, pe secii sau birouri, cu precizarea funciilor de conducere. Dei o astfel de form a informaiei respect cerina legii, poate c o organigram ar fi mai util publicului n general, pentru c ar fi mai explicit organizarea i legturile dintre compartimente/secii/birouri. Apreciem ca foarte util o astfel de redare schematic7 la parchete, unde utilitatea evidenierii organizrii ierarhice este cu att mai evident. Deoarece Regulamentul de ordine interioar al instanelor nu prevede la aceste instituii organizarea audienelor, aceast informaie trebuie cunoscut de ctre ntregul personal i trebuie fcut cunoscut publicului, pentru a nu se crea confuzii i suspiciuni8. Biroul de Informare i Relaii Publice al fiecrei instane are obligaia prevzut n Regulament de a rezolva petiiile i cererile de informaii de interes public, ns nu i audiene. Spre deosebire de acest mod de organizare a activitii de relaii cu publicul la instane, parchetele au, prin regulamentul lor de ordine interioar, prevzute audiene, astfel c sunt obligate s fac public programul dup care aceast activitate se desfoar.

c) numele i prenumele persoanelor din conducerea instanei/parchetului i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaiilor publice Fiecare instan este, deci, obligat s fac public numele preedintelui, al vicepreedinilor, al preedinilor de secii, al persoanelor alese n colegiul de conducere, numele purttorului de cuvnt, n calitate de conductor al BIRP i, acolo unde exist, al expertului-consilier de relaii publice. Similar, fiecare parchet este obligat s fac public numele procurorului general/prim-procurorului, al adjuncilor si, al procurorilor-efi de secii, al persoanelor alese n colegiul de conducere, numele procurorului purttor de cuvnt. La parchete nu exist n organigram funcia de expert-consilier de relaii publice. Accentum c toate aceste date este necesar s fie actualizate imediat ce au intervenit modificri, prin orice mijloace de comunicare n mas, tocmai pentru a se evita formarea unei percepii preconcepute c s-ar ascunde unele informaii.9

5 Organigrama nsemnnd redare schematic (grafic) n toate detaliile a organizrii, a subordonrii i a legturilor dintre compartimente din cadrul unei ntreprinderi sau al unei instituii, conform DEX 6 Aici http://www.csm1909.ro/csm/linkuri/02_10_2007__12096_ro.PDF 7 Anexa la Regulamentul de Ordine Interioar al parchetelor 8 Se ntmpl, nc, destul de frecvent, mai ales la instanele de fond, ca unele persoane sa vin i s solicite s stea de vorb numai cu preedintele cu argumentul eu nu vorbesc dect cu eful!

9 Iniiativa purttorilor de cuvnt care sunt ateni i informeaz publicul prin comunicate de pres atunci cnd au loc modificri n structura conducerii instanei/parchetului, eventual explicnd motivul modificrii - promovare, concediu de maternitate, demisie etc.-, este benefic nu doar pentru imaginea instituiei ci i pentru construcia unei relaii de ncredere reciproc. De exemplu, http://www.tribuna.ro/stiri/ eveniment/mandate-noi-in-justitia-sibiana-46388.html

10

11

d) coordonatele de contact ale instanei/parchetului, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail i adresa paginii de Internet Pentru sistemul judiciar exist, pe lng obligaia din textul legii i o alt obligaie care vine n completarea acesteia, referitoare la datele de contact. O list cu numele, funcia deinut, numrul de fax, numrul de telefon de serviciu (fix i mobil), precum i adresa de e-mail a purttorilor de cuvnt de la toate instanele i parchetele este permanent publicat i actualizat pe pagina de internet a instanei/ parchetului i a Consiliului Superior al Magistraturii 10 Alte explicaii referitoare la aceast categorie de informaii nu sunt necesare, ns vom ateniona c publicarea denumirii corecte este singura soluie pentru evitarea confuziilor ntre instituii11 .

e) sursele financiare, bugetul i bilanul contabil Recitind aceast list de documente prevzut n lege ne-am amintit c, n perioada septembrie 2009, cnd dezbaterea public era foarte aprins pe subfinanarea sistemului judiciar, cerndu-i-se purttorului de cuvnt de la un tribunal mic din ar date referitoare la buget, acesta le-a comunicat jurnalitilor cifre detaliate, rezultnd urmtorul material (fragment)12: La Judectoria M N a fost restricionat programul de funcionare al centralei termice la ase ore pe zi. Astfel, a crescut consumul energiei electrice. Instalaia nu a fcut fa i a cedat. La Judecatoria O, pentru c nu era asigurat necesarul de lemne, au fost dezafectate patru birouri, iar nclzirea slii de edin s-a efectuat doar trei ore dimineaa, ceea ce a creat un disconfort major, n principal justiiabililor... Tribunalul are o datorie la Pota Romn de aproape 100.000 de lei, iar la Romtelecom, de peste 4.000 de lei.... Restanele ctre furnizorul de gaze sunt de 4.000 de lei, iar ctre societatea de electricitate, de peste 11.000 de lei. La Tribunalul C a fost tiat i apa curent. Nu putem s nu ne ntrebm dac nu cumva, n acea perioad, (dar i n mod obinuit), ar fi fost util sistemului judiciar ca fiecare instituie din sistem s aib acelai mesaj public13. Singurul efort care trebuie fcut e cel de a se respecta legea i a se comunica public aceste informaii.

10 Alin. 5 din 1 al Ghidului de bune practici pentru cooperarea ntre instane, parchetele de pe lng acestea i mass media 11 Nu rareori am vzut scris Consiliul Suprem al Magistraturii n condiiile n care singurul Consiliu Suprem n Romnia este cel de Aprare a rii

12 Fragment din articolul scris de Oana Carasz n Adevrul de Sear, ediia din 4 septembrie 2009 13 Poate c s-ar fi redirecionat critica spre adevraii decideni ai administrrii sistemului iar sintagma salarii nesimite ar fi fost mai rar auzit.

12

13

f) programele i strategiile proprii S-ar putea afirma c aceste informaii nu exist n instituiile sistemului judiciar, pentru c instanele i parchetele nu au strategii proprii. Intrebarea care se pune este, totui, dac nu cumva proiectele de management n baza crora sunt nvestii n funcii de conducere preedinii/procurorii generali/primprocurorii/vicepreedinii/ procurorii adjunci/preedinii i procurorii efi de secii fac, totui, parte din aceast categorie de informaii i ar fi util s fie fcute publice14. Noi apreciem c rspunsul la aceast ntebare este unul pozitiv. n plus, Consiliul Superior al Magistraturii a publicat nc din decembrie 2007 Strategia de comunicare public a sistemului judiciar15, care era necesar s fie pus n aplicare de ctre fiecare instituie ca parte a sistemului.

g) lista cuprinznd documentele de interes public Lista ar fi util s cuprind urmtoarele documente: - actele normative care reglementeaz organizarea instanei/parchetului; - organigrama instanei/parchetului; - bugetul i bilanul contabil (extras); - buletin informativ; - raportul periodic de activitate al instanei/parchetului; - programul i strategiile instanei/parchetului; - registrele instanei/parchetului; - listele edinelor de judecat (numai pentru instane); - declaraiile de avere ale judectorilor/procurorilor; - ordinele preedintelui instanei/procurorului general/prim-procurorului parchetului care privesc organizarea activitii; - sentinele/deciziile pronunate de ctre instan cu respectarea confidenialitii datelor personale

14 Att pentru membrii comunitii din care fac parte respectivele colective, ct i pentru chiar colectivele respective, n ansamblul lor, din multe motive pe care nu ne propunem s le dezvoltm aici, ins pe considerentul principal c justiia este un serviciu public i nu funcioneaz n vid, ci pentru membrii comunitii. 15 http://www.csm1909.ro/csm/linkuri/19_12_2007__13359_ro.pdf

14

15

h) lista cuprinznd categoriile de documente produse i/sau gestionate, potrivit legii Menionnd c obligaia legal de la punctele g i h este aceea de a face public lista de astfel de documente i nu documentele n sine, cu privire la unele dintre acestea vom detalia mai jos c sunt exceptate de la liberul acces. Aadar, o astfel de list ar fi util s arate astfel: a. documente comune activitii instituiilor bugetare: 1. acte financiar contabile; 2. acte specifice activitii de resurse umane; 3. acte rezultnd din activitatea administrativ a instanei/parchetului. b. documente specifice activitii de judecat a instanei: 1. registrele de eviden a dosarelor aflate n arhive; 2. condicile de edin; 3. listele de edin; 4. mapele cu sentinele/deciziile pronunate n cauzele soluionate de instane; 5. datele statistice ale cauzelor nregistrate i soluionate, respectiv, b. documente specifice activitii parchetului: 1. registrele de eviden a dosarelor aflate n arhive; 2. mapele cu rechizitoriile ntocmite de procurori; 3. datele statistice ale dosarelor nregistrate i soluionate.

i) modalitile de contestare a deciziei instanei/parchetului n situaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la informaiile de interes public solicitate. Fiecare instan/parchet ar trebui s fac publice mcar procedura i cele trei formulare tip prevzute n lege16, astfel: n cazul n care o persoan se consider vtmat n dreptul su la informare, aceasta are dou posibiliti: Opiunea 1. Poate face plngere la secia de contencios administrativ a tribunalului n a crei raz teritorial domiciliaz sau la Tribunalul Bucureti, ca instituie public obligat s soluioneze cererea de furnizare a informaiilor de interes public. Plngerea se face n termen de 30 de zile de la data expirrii termenului de 30 zile (sau 10 zile, funcie de complexitatea informaiilor, volumul lucrrilor), n care instana/ parchetul trebuia s soluioneze cererea. Hotrrea tribunalului este supus recursului, care se depune la Tribunalul care a pronunat hotrrea n prim instan. Decizia Curii de Apel este definitiv i irevocabil. Att plngerea, ct i recursul se judec n instan n procedur de urgen i sunt scutite de tax de timbru.

16 Model de cerere, de reclamaie administrativ 1 i de reclamaie administartiv 2, pe care le gsii n anexele prezentului ghid

16

17

Opiunea 2. Se poate adresa cu reclamaie administrativ preedintelui instanei/prim-procurorului parchetului n termen de 30 de zile de la data cunoaterii refuzului explicit sau tacit al angajailor din cadrul respectivei instituii desemnai s furnizeze informaia. Aceasta va fi soluionat de Comisia de analiz privind nclcarea dreptului de acces la informaiile de interes public. Solicitantul care, dup primirea rspunsului la reclamaia administrativ, se consider n continuare lezat n drepturile sale prevzute de lege, poate face plngere la secia de contencios administrativ a tribunalului, n termen de 30 de zile de la expirarea termenelor de 10 sau 30 zile n care instana/parchetul trebuia s rspund cererii. Calea de atac este tot recursul la Curtea de Apel. Scutirea de taxa de timbru pentru plngerea la tribunal i recursul la Curtea de Apel nu include i scutirea de la plata serviciilor de copiere a informaiilor de interes public solicitate.

1.1.2. Informaii comunicate la cerere Din economia legii rezult c, dac o persoan nu gsete informaia de interes public ntre cele comunicate din oficiu, are dreptul s cear, n scris sau verbal, orice informaie care nu este exceptat de la liberul acces. Dac cererea este fcut verbal i rspunsul la aceasta poate fi dat pe loc, tot verbal sau n format scris, pe orice suport (pe hrtie sau n format electronic). Desigur c aprecierea este a persoanei responsabile cu furnizarea informaiilor de interes public, care va trebui s se asigure c informaia dat a fost corect receptat, innd seama de mai muli factori (mrimea informaiei17, timpul necesar culegerii informaiei18, condiia persoanei solicitante19) Dac unei cereri verbale nu i se poate rspunde pe loc, solicitantului i se recomand s formuleze cererea n scris, urmnd s i se rspund n termenele prevzute n lege20.

Dac cererea este fcut n scris, ea trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente (art. 6 al Legii 544/2001): a) autoritatea sau instituia public la care se adreseaz cererea; b) informaia solicitat, astfel nct s permit instanei/parchetului identificarea informaiei de interes public; c) numele, prenumele, semntura solicitantului, i adresa la care se solicit primirea rspunsului21. Dac informaia de interes public solicitat nu este deinut de instituie sau este exceptat de la liberul acces, solicitantului i se comunic refuzul motivat n 5 zile. Att n Legea privind informaiile de interes public, ct i n Ghidul de bune practici pentru cooperarea ntre instane, parchetele de pe lng acestea i mass media sunt cuprinse prevederi distincte pentru comunicarea informaiilor de interes public ctre mass- media.
17 De exemplu, solicitarea verbal care se refer la lista cauzelor judecate ntr-o zi de un complet de recursuri din secia X va trebui s primeasc un rspuns scris chiar dac lista respectiv ar cuprinde numai cteva dosare 18 n general, datele statistice nu pot fi culese pe loc n lipsa unui modul de statistic al ECRIS-ului 19 Dac, de exemplu, o persoan n vrst solicit un numr de telefon, este puin probabil c l va memora pe loc, aa c ar fi util s fie remis pe un suport scris; dac, de exemplu o persoan de alt naionalitate i care nu vorbete confortabil limba romn solicit verbal o informaie ce poate fi transmis pe loc, este util s i fie transmis n scris ca s nu existe risc de confuzie 20 10 zile este termenul general, sau, funcie de durata necesar culegerii informaiei, 30 de zile, cu condiia ntiinrii solicitantului n 10 zile c rspunsul i va fi comunicat n termenul de 30 de zile. 21 Practica deja folosit sau care ar fi util este de a fi puse la dispoziia solicitanilor exemplare tiprite din formularul de cerere anex la lege, pentru confortul att al celui care face respectiva cerere ct i al persoanei care o primete.

18

19

Acestea prevd c termenele n care se comunic o informaie de interes public sunt de maxim 24 de ore (iar regula este comunicarea imediat, dac este posibil)22. Orice ntrziere nejustificat poate crea prejudicii, inclusiv materiale i poate atrage rspunderea persoanelor responsabile.23 La cererea jurnalitilor, n baza 9 din ghid, se elibereaz copii de pe actele procesuale i procedurale, n condiiile prevzute de lege. Accentum aceast din urm condiie, deoarece rspunderea pentru verificarea ndeplinirii acestor condiii revine purttorului de cuvnt24. Acesta apreciaz, de la caz la caz, dac documentele solicitate nu cumva sunt exceptate de la liberul acces sau dac nu conin informaii exceptate de la liberul acces. Al treilea aspect pe care purttorul de cuvnt este obligat s l aprecieze este consecina comunicrii documentelor sub aspectul protejrii bunei desfurri a procesului n cauza respectiv. Dei nu pare nimic greu de neles n acest demers, n practic se ntmpl, i nu de puine ori, ca, datorit acestei marje largi de apreciere, s se procedeze n situaii similare la comunicarea documentelor n mod diferit de la instan la instan.

De aceea vom ncerca s detaliem cele trei condiii: a) Dac documentele solicitate sunt exceptate de la liberul acces, n ntregul lor (vom detalia i exemplifica ntr-un paragraf urmtor care sunt aceste documente), cererea este respins motivat. b) Dac documentele a cror copiere se solicit conin unele informaii exceptate de la liberul acces (cum ar fi, de exemplu, date de identificare ale unei persoane sau un numr de cont curent pentru persoana juridic, date referitoare la starea de sntate .a.m.d) atunci purttorul de cuvnt dispune ca, nainte de copierea documentului, acesta s fie anonimizat prin tergerea datelor exceptate sau nlocuirea lor cu iniiale, sau spaii goale i comunic respectivele copii numai dup aceast prelucrare25. Grefierul care realizeaz fizic operaiunea de anonimizare trebuie s cunoasc, la rndul su, aceast procedur, n vederea rezolvrii cererii. c) Aprecierea dac prin comunicarea documentelor de la dosar26 este periclitat n orice fel buna desfurare a procesului n cauza respectiv este o decizie i mai complicat de luat. De aceea recomandm ca, n cazul n care purttorul de cuvnt nu poate aprecia singur, s ia legtura cu judectorul/ procurorul cauzei i s decid mpreun. Informaiile cu privire la deciziile instanei sau ale parchetului pot fi furnizate reprezentanilor massmedia numai dup ce acestea au fost pronunate sau comunicate, dup caz, sau dac se poate porni de la prezumia c prile implicate au luat cunotin de respectivele decizii27 i dup anonimizarea datelor personale.

22 informaia este un bun perisabil i ntrzierea publicrii ei, chiar pentru o perioad scurt, creaz riscul pierderii valorii i al interesului fa de acea informaie Curtea European a Drepturilor Omului, Sunday Times (2) v. Regatul Unit, 1991; Observer i Guardian v. Regatul Unit, 1991. 23 Justificarea este una logic, de altfel, i fiecare magistrat i grefier trebuie s o perceap la dimensiunea real: obiectul muncii jurnalitilor este informaia imediat. Dac a ntrziat, de cele mai multe ori informaia nu mai devine tire pentru c i-a pierdut noutatea. Lipsirea unui jurnalist de informaie nseamn lipsirea lui nu doar de sursa de venit ci chiar de obiectul muncii. 24 Cererea, cu datele de legitimare profesional a solicitantului, se va depune la Biroul de Informare i Relaii Publice i va fi adresat purttorului de cuvnt. Ea va fi aprobat de purttorul de cuvnt i apoi transmis compartimentului arhiv

25 Apreciem nejustificat practica respingerii cererii pe considerentul c documentele conin unele informaii exceptate de la liberul acces 26 Un exemplu de situaie n care comunicarea unui document de interes public aflat la un dosar pe rol poate periclita buna desfurare a procesului este urmtorul: se solicit de ctre un jurnalist copia unei cereri de ncuviinare a executrii silite mpotriva unui debitor-persoan juridic. Cererea primete termen de judecat peste o anumit perioad de timp, ns, dac informaia ajunge n spaiul public, exist riscul ca debitorul s afle i s ncerce s i nstrineze bunurile asupra crora ar trebui s nceap executarea. ntr-o astfel de situaie anonimizarea datelor personale nu este suficient, pentru c exist un grad mare de probabilitate ca debitorul s neleag din starea de fapt c despre el este vorba. 27 6 al Ghidului de bune practici pentru cooperarea ntre instane, parchetele de pe lng acestea i mass media

20

21

1.2. Excepii
1.2.1. Informaii ce nu pot fi fcute publice Legea cuprinde apte categorii de informaii exceptate de la liberul acces, informaii care, prin urmare, nu pot fi fcute publice. Acestea sunt: a) informaiile din domeniul aprrii naionale, siguranei i ordinii publice, dac fac parte din categoriile informaiilor clasificate, potrivit legii;

1.2. Excepii
1.2.1. Informaii ce nu pot fi fcute publice 1.2.2. Documente ce nu pot fi fcute publice

b) informaiile privind deliberrile autoritilor, precum i cele care privesc interesele economice i politice ale Romniei, dac fac parte din categoria informaiilor clasificate, potrivit legii; c) informaiile privind activitile comerciale sau financiare, dac publicitatea acestora aduce atingere dreptului de proprietate intelectual ori industrial, precum i principiului concurenei loiale, potrivit legii; d) informaiile cu privire la datele personale, potrivit legii; e) informaiile privind procedura n timpul anchetei penale sau disciplinare, dac se pericliteaz rezultatul anchetei, se dezvluie surse confideniale ori se pun n pericol viaa, integritatea corporal, sntatea unei persoane n urma anchetei efectuate sau n curs de desfurare; f) informaiile privind procedurile judiciare, dac publicitatea acestora aduce atingere asigurrii unui proces echitabil ori interesului legitim al oricreia dintre prile implicate n proces; g) informaiile a cror publicare prejudiciaz msurile de protecie a tinerilor.

22

23

a) informaiile din domeniul aprrii naionale, siguranei i ordinii publice, dac fac parte din categoriile informaiilor clasificate, potrivit legii Sunt informaii clasificate28 informaiile, datele, documentele de interes pentru securitatea naional, care, datorit nivelurilor de importan i consecinelor care s-ar produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie protejate. Clasele de secretizare ale informaiilor sunt dou: -secrete de stat (informaiile care privesc securitatea naional, prin a cror divulgare se pot prejudicia sigurana naional i aprarea rii) i -secrete de serviciu (informaiile a cror divulgare este de natur s determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat). Exceptarea de la accesul liber a acestor informaii se face tocmai pentru protejarea lor mpotriva aciunilor de spionaj, compromitere sau acces neautorizat, mpotriva alterrii sau modificrii coninutului acestora, mpotriva sabotajelor ori distrugerilor neautorizate. n plus, prin protecia informaiilor clasificate se realizeaz securitatea sistemelor informatice i de transmitere a acestora. Aadar, cnd astfel de informaii sunt ataate la dosarele de la instane/parchete indiferent de suport, form, mod de exprimare sau de punere n circulaie, ele nu pot fi fcute publice indiferent de clasele de secretizare. De principiu, sunt uor de identificat, deoarece ele poart, pe fiecare pagin, nivelul de secretizare29. Alturi de magistrai- judectori sau procurori, grefierii de la toate compartimentele instanelor/ parchetelor fac parte din categoria persoanelor fizice crora le sunt ncredinate, prin natura muncii lor, informaii clasificate. Le revine obligaia de a asigura protecia acestor informaii, potrivit legii, n vederea prevenirii scurgerii de informaii clasificate.

b) informaiile privind deliberrile autoritilor, precum i cele care privesc interesele economice i politice ale Romniei, dac fac parte din categoria informaiilor clasificate, potrivit legii Nu vom mai detalia despre informaiile clasificate deoarece am fcut-o mai sus, ns, aceast a doua categorie privete informaii legate de interesele economice i politice ale rii, prin urmare documente ce conin astfel de informaii ar putea exista mai ales n dosarele de pe rolul curilor de apel i al naltei Curi de Casaie i Justiie n materia contenciosului administrativ, avnd ca obiect litigii privind actele i autoritile instituiilor centrale sau la parchetele i instanele de toate gradele, n dosare avnd ca obiect infraciuni privind sigurana naional, unele infraciuni la regimul stabilit pentru anumite activiti economice, unele infraciuni contra autoritii etc. Ne vom opri, ns, asupra primei teze, referitoare la informaiile privind deliberrile autoritilor, deoarece pentru sistemul judiciar n ansamblul su este important s se interpreteze unitar acest text. Aadar, sunt exceptate liberului acces coninutul discuiilor n timpul deliberrii completului colegial, nu i rezultatul deliberrii, deoarece el se concretizeaz n dispozitiv, care se pronun n edin public (art.258 alin.2 C.proc.civ. i art.310 alin.1 C.proc.pen.). Tot public, i deci, nu intr n sfera excepiei, este i opinia separat, deoarece aceasta se consemneaz n considerentele hotrrii. n practic, ns, s-a pus problema dac face parte din aceast excepie numai coninutul discuiilor din edinele colegiilor de conducere sau i hotrrile luate. Avnd n vedere atribuiile colegiului de conducere i c edinele sale nu sunt publice30, se analizeaz de la caz la caz dac informaia solicitat este sau nu exceptat de la liberul acces. Unele informaii din procesele verbale ale acestui organ de conducere sunt publice i anume atunci cnd hotrrile luate privesc activitatea public a instanei - atunci cnd colegiul hotrte componena seciilor i completelor specializate, sau cnd, la nceputul anului, stabilete compunerea completelor de judecat, cnd aprob, n mod excepional, schimbarea membrilor completelor de judecat, n cazurile n care se impune sau cnd convoac adunarea general a judectorilor, potrivit legii. Aceeai este situaia i n ceea ce privete deliberrile colegiilor de conducere ale parchetelor i din aceleai motive: sunt publice doar informaiile din hotrri, dac privesc activitatea public a parchetelor. Mapa cu procesele verbale ale edinelor colegiilor de conducere n care se consemneaz dezbaterile i hotrrile, n materialitatea ei este, ns, exceptat de la liberul acces, fcnd parte din categoria informaiilor privind deliberrile autoritilor.

28 Potrivit Legii nr. 182 din 12 aprilie 2002 privind protecia informaiilor clasificate 29 Accesul la informaii secrete de stat este permis numai n baza unei autorizaii scrise, eliberate de conductorul persoanei juridice care deine astfel de informaii, dup notificarea prealabil la Oficiul Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat.

30 Potrivit art. 25 din Regulamantul de ordine interioar al instanelor judectoreti, respectiv art.102 din Regulamentul de ordine interioar al parchetelor

24

25

O succint discuie se impune referitor la adunarea general a judectorilor/procurorilor, deoarece regulamentele de ordine interioar nu prevd expres c adunrile generale nu sunt publice, prin urmare, din interpretarea per a contrario s-ar nelege c sunt publice i atunci toate hotrrile lor ar trebui considerate publice. ns, ntre atribuiile adunrii generale a judectorilor exist i unele care nu sunt destinate publicitii - de exemplu, adunarea general hotrte prin vot s propun revocarea din funcia de conducere a judectorilor pentru motivele prevzute de art. 51 alin. (2) din Legea nr. 303/2004, republicat. Hotrrile luate de adunarea general n aceast materie nu pot fi fcute publice, n opinia noastr, pn cnd o hotrre de revocare nu este pronunat de ctre Consiliul Superior al Magistraturii, din considerentul c decidentul este cel din urm, iar aprarea prestigiului justiiei primeaz fa de dreptul la informare, atunci cnd informaia nseamn doar o propunere.

c) informaiile privind activitile comerciale sau financiare, dac publicitatea acestora aduce atingere dreptului de proprietate intelectual ori industrial, precum i principiului concurenei loiale, potrivit legii Coninutul acestei excepii, referitor la activitatea instanelor i parchetelor comport urmtoarele sublinieri: Astfel de informaii se gsesc, mai ales, n dosare avnd ca obiect litigii comerciale, cauze n contencios administrativ, litigii n materia falimentului, n materia infraciunilor la regimul stabilit pentru anumite activiti economice. Nu oricare dintre informaii face parte din aceast excepie, ci numai cele a cror publicitate ar aduce atingere dreptului de proprietate intelectual. nti trebuie s artm c sunt drepturi de proprietate intelectual urmtoarele patru categorii de drepturi: 1. Drepturi de autor pentru operele literare i artistice; 2. Drepturile conexe dreptului de autor - Sunt protejate ca drepturi conexe interpretrile sau execuiile artitilor interprei sau executani, nregistrrile sonore sau fonogramele productorilor de astfel de nregistrri sau fonograme, emisiunile organismelor de radio i televiziune; 3. Dreptul de proprietate industrial; 4. Alte drepturi de proprietate intelectual neincluse n primele categorii. Coninutul dreptului de proprietate intelectual are dou componente: - una moral (de a decide dac, n ce mod i cnd va fi adus opera la cunotin public, de a pretinde recunoaterea calitii de autor al operei, de a decide sub ce nume va fi adus opera la cunotin public, de a pretinde respectarea integritii operei si de a se opune oricrei modificri, de a retracta opera) i - una patrimonial (dreptul exclusiv de exploatare; dreptul de a interzice terilor s efectueze, fr autorizarea autorului reproducerea, fabricarea, comercializarea sau oferirea spre vnzare, folosirea importului sau stocarea n vederea comercializrii, oferirii spre vnzare sau folosirii). Aadar, orice informaie a crei publicitate ar aduce atingere uneia din componentele dreptului de proprietate intelectual trebuie considerat ca fcnd parte din aceast categorie de excepii. Cum astfel de informaii se afl, de obicei, n coninutul cererilor de chemare n judecat, al hotrrilor judectoreti, al ordonanelor i rechizitoriilor ntocmite de procuror, atenia grefierilor trebuie s se ndrepte asupra modului n care aceste tipuri de documente se comunic chiar prilor n cauz. Dac ele

26

27

se comunic fr msuri minime de siguran (n plic nchis i sigilat cu tampila instituiei) exist riscul ca dreptul s fie atins. i n ceea ce privete publicitatea dispozitivului hotrrilor n aceast materie pe portalul instanelor http://portal.just.ro este necesar o grij special, pentru c pot conine elemente care fac parte din aceast excepie. Pentru comunicarea public, n baza Legii 544/2001, a unor documente ce pot conine aceste categorii de date, purttorul de cuvnt sau alt responsabil cu rezolvarea cererilor este obligat s se asigure c le-a exclus din document i abia apoi documentul poate fi comunicat. Nu este considerat o informaie economic protejat de la liberul acces, dei publicitatea ei poate aduce atingere principiului concurenei loiale, informaia referitoare la obligaii restante la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetul asigurrilor pentru omaj, bugetul Fondului naional unic pentru asigurri sociale de sntate i la bugetele locale31. Aceste informaii se public tocmai pentru protejarea mediului de afaceri, scop n care, orice persoan interesat s poat verifica numele debitorilor, totalul obligaiilor datorate la bugetul de stat inclusiv n anii fiscali precedeni i pe principalele tipuri de impozite i taxe, dar i modalitile de colectare aplicate de organele competente ale Ministerului Finanelor Publice.

d) informaiile cu privire la datele personale, potrivit legii Aceast excepie de la regula publicitii a fost instituit n vederea garantrii i protejrii drepturilor i libertilor fundamentale ale persoanelor fizice, n special a dreptului la viaa intim, familial i privat, cu privire la prelucrarea32 datelor cu caracter personal. Regula este c datele personale nu se pot prelucra fr consimmntul persoanei vizate, ns, prin excepie, instanele i parchetele pot s procedeze la prelucrarea acestor date, prelucrarea fiind necesar n exercitarea prerogativelor lor de autoriti publice. Toate instanele i parchetele sunt nscrise cu numere de operator n registrul de eviden a prelucrrilor de date cu caracter personal iar aceste numere de nregistrare se insereaz pe toate docmentele care eman de la ele. Reamintim c sunt date personale orice informaii privind o persoan fizic identificat sau identificabil, direct sau indirect, prin referire la33 un cod numeric personal sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitii sale fizice34, fiziologice35, psihice, economice36, culturale37 sau sociale. n mai multe dintre aceste domenii exist chiar reglementri speciale referitoare la diferite elemente ale personalitii umane care beneficiaz de protecie distinct. De exemplu, art. 8 alin. 1 din Legea nr. 584/2002, privind msurile de prevenire a rspndirii maladiei SIDA n Romnia i de protecie a persoanelor infectate cu HIV sau bolnave de SIDA, oblig inclusiv funcionarii publici care au acces la aceste date s pstreze confidenialitatea datelor privind persoanele infectate cu HIV sau bolnave de SIDA. Deoarece art.8 indic doar trei mari categorii de persoane care au acces la aceste date (angajati, angajatori i alti funcionari), apreciem c n noiunea de funcionari publici din textul de lege intr i personalul instanelor i parchetelor. Legea nr. 46/2003 privind drepturile pacientului dispune, n art. 21, c toate informaiile privind starea pacientului, rezultatele investigaiilor, diagnosticul, prognosticul, tratamentul, datele personale sunt confideniale chiar i dup decesul acestuia. Art.22 dispune c aceste informaii pot fi divulgate doar dac
32 Prelucrarea datelor cu caracter personal nseamn orice operaiune sau set de operaiuni care se efectueaz asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, nregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvluirea ctre teri prin transmitere, diseminare sau n orice alt mod, alturarea ori combinarea, blocarea, tergerea sau distrugerea; 33 Instanele au apreciat constant c numai dezvluirea numelui i prenumelui, fr referire la alte date nu ncalc excepia, pe considerentul c o persoan nu poate fi identificat numai dup nume i prenume. n acest sens, de ex. prin Decizia nr.2789/2009 a Curii de Apel Cluj, se respinge recursul mpotriva sentinei Tribunalului Cluj, care a obligat o universitate, la cererea unui ONG, s fac publice numele i prenumele tuturor profesorilor-revizori tiinifici ai unei reviste, titlul academic i afilierea lor academic sau tiinific. 34 Originea rasial, culoarea ochilor i a prului, forma feei 35 Informaiile medicale confideniale, semne particulare permanente, orientarea sexual 36 Numrul contului bancar sau al codului IBAN asociat contului unei persoane 37 Originea etnic, convingerile politice sau religioase

31 Art.11 lit. d din Codul de Procedur Fiscal

28

29

pacientul i-a dat acordul sau dac legea dispune n mod expres. Din texte rezult c instanele i parchetele sunt poteniali destinatari au unor asemenea informaii, ns, n egal msur, sunt obligate s respecte confidenialitatea lor i s nu le divulge. Astfel de informaii se afl, de obicei, n registrele i evidenele instanelor i parchetelor, n coninutul cererilor de chemare n judecat, al hotrrilor judectoreti, al ordonanelor i rechizitoriilor ntocmite de procuror. Atenia grefierilor trebuie s se ndrepte, ca i n cazul celorlalte excepii, asupra modului n care aceste tipuri de documente se comunic att prilor ct i terilor, dup regulile mai sus artate. Informaiile cu privire la datele personale ale unei persoane pot deveni informaii de interes public38 numai n msura n care afecteaz capacitatea de exercitare a unei funcii publice. Altfel spus, legea protejeaz dreptul la viaa privat dar, n acelai timp, permite opiniei publice s controleze capacitatea de exercitare a funciei publice de ctre persoanele care exercit o astfel de funcie.

e) informaiile privind procedura n timpul anchetei penale sau disciplinare, dac se pericliteaz rezultatul anchetei, se dezvluie surse confideniale ori se pun n pericol viaa, integritatea corporal, sntatea unei persoane n urma anchetei efectuate sau n curs de desfurare Aceast excepie se refer, pe de o parte la procedura anchetei penale nainte de existena unei proceduri judiciare, astfel c intereseaz mai puin instanele i mai mult parchetele-sau la procedura disciplinar. Excepia nu funcioneaz total, ci numai cnd este ndeplinit cel puin una dintre condiiile enumerate n textul legal, n oricare din cele dou ipoteze. Aadar, informaii privind oricare dintre cele dou proceduri nu pot fi fcute publice dac: - se pericliteaz rezultatul anchetei, sau - se dezvluie surse confideniale, sau - se pun n pericol viaa, integritatea corporal, sntatea unei persoane. Responsabilitatea de a nu dezvlui informaiile care fac parte din aceast categorie revine parchetelor i organelor de anchet, pentru ancheta penal i organismelor disciplinare pentru ancheta disciplinar, iar acestea sunt inute s verifice dac este ndeplinit vreuna din cele trei condiii sus enumerate. Mai subliniem c protecia legii pentru astfel de informaii se ntinde pe perioada de timp dintre nceperea celor dou categorii de anchete i pn la nceperea unei proceduri judiciare39.

38 ICCJ, prin Decizia 1578/10.03.2005 a obligat Secretariatul General al Guvernului s comunice Centrului de Resurse Juridice, pentru fiecare dintre minitrii, secretarii de stat i ceilali nali funcionari, numele, profesia i locul de munc al soului/soiei i rudelor de gradul I, n considerarea faptului c existena unor conflicte de interese le-ar putea afecta capacitatea de exercitare a funciei publice, iar fr datele solicitate nu s-ar putea verifica existena sau nu a conflictului de interese

39 Pentru c la procedura judiciar se refer excepia de la litera f

30

31

f) informaiile privind procedurile judiciare, dac publicitatea acestora aduce atingere asigurrii unui proces echitabil ori interesului legitim al oricreia dintre prile implicate n proces n ncercarea de a explica mecanismul de funcionare a acestor dou excepii, trebuie analizat care este momentul n care ncepe o procedur judiciar: termenul din textul legii nu este unul riguros tiinific i nici consacrat n dreptul romn, ns, deoarece n jurisprudena Curii Europene a Drepturilor Omului l gsim frecvent, presupunem c legiuitorul a neles s foloseasc interpretarea Curii. Deci, procedura judiciar este procedura desfurat n faa unei instane, n conformitate cu normele procedurale. Aadar, n materie penal procedura judiciar ncepe n momentul sesizrii instanei (prin rechizitoriu sau plngere mpotriva ordonanei procurorului), iar n celelalte materii procedura judiciar ncepe la momentul depunerii cererii de chemare n judecat. Procedura judiciar are ca punct final executarea hotrrii judectoreti40. ntre aceste dou momente, este responsabilitatea instanelor s se asigure c informaiile pe care le fac publice nu aduc atingere dreptului prilor la un proces echitabil ori intereselor lor legitime. De aceea, de exemplu, publicarea pe portalul instanelor a numelor/denumirii debitorilor alturi de cele ale creditorilor lor cu ocazia nregistrrii cererilor de ncuviinare a executrii silite (cereri care se judec n camera de consiliu, fr citarea prilor) poate crea prejudicii creditorilor prin aceea c, dac se aduce la cunotin termenul de judecat, pn la acel termen debitorii pot s i micoreze patrimoniul n dauna creditorilor lor iar procedura de executare s fie ngreunat.41

g) informaiile a cror publicare prejudiciaz msurile de protecie a tinerilor Semnalm, referitor la aceast excepie c noiunea de tnr este determinat diferit n legislaia actual, astfel: a) Potrivit HG nr.600/2007 privind protecia tinerilor la locul de munc, tnr este orice persoan n vrst de cel puin 15 ani i de cel mult 18 ani iar copil este orice persoan care nu a atins vrsta de 15 ani sau orice tnr n vrst de cel puin 15 ani i de cel mult 18 ani care face nc obiectul colarizrii obligatorii pe baz de program integral, stabilit de lege; b) Legea tinerilor nr.350/2006 definete noiunea astfel: tinerii sunt ceteni cu vrsta cuprins ntre 14 i 35 de ani. Fr s ne aplecm asupra termenului, vrem, doar, s artm c excepia se refer la faptul c, n vederea protejrii tinerilor (categorie vulnerabil datorit vrstei, capacitilor psiho-intelectuale etc) instanele i parchetele sunt obligate s procedeze la anonimizarea datelor de identificare ale persoanelor care se ncadreaz n aceast noiune, nainte de a da publicitii informaii referitoare la ele42.

40 Curtea EDO a statuat prin mai multe hotrri c executarea silit este parte a procedurii judiciare i trebuie apreciat prin prisma dreptului la un proces echitabil. 41 Situaia este actual i rezolvarea ei o vedem n a nu se trece n ECRIS numele/denumirea ci doar initialele debitorului, iar acolo unde nici aa protecia nu ar fi suficient, deoarece initialele sunt un brand - de exemplu BRD, atunci s fie trecut doar prima iniial.

42 Dm exemplul clasic al arestrii preventive pentru deinere i comercializare de substane halucinogene de ctre un grup de studeni, sau cel al arestrii preventive pentru infraciuni de piraterie electronic fa de alt grup de studeni: numele lor ajung n presa scris i audiovizual chiar nainte de a fi condamnai, fr ca Poliia, parchetele sau instanele s ia n considerare scopul excepiei i consecinele pe care publicitatea le poate avea asupra dezvoltrii ulterioare a acestor tineri.

32

33

1.2.2. Documente ce nu pot fi fcute publice Prin specificul activitatii lor, instanele i parchetele sunt obligate s pstreze i s arhiveze registre, evidene, dosare i alte categorii de nscrisuri i documente. Parte dintre acestea sunt publice prin lege, aa cum am artat n seciunea 1.1. ns, o alt parte nu pot fi fcute publice n ntregul lor i nu doar pentru c este posibil s conin unele informaii exceptate de la publicitate. Astfel, nu pot fi fcute publice urmtoarele documente produse i gestionate de instane/parchete: a) Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative care nu este destinat publicitii pentru c excepia este prevzut n chiar Regulamentul de Ordine Interioar al instanelor dar i n cel al parchetelor. b) Registrul special pentru nregistrarea datelor privind cazierul fiscal, deoarece cuprinde rubrici exceptate de la liberul acces i anume: numele i prenumele condamnatului, datele de stare civil, codul numeric personal; domiciliul; infraciunea svrit; hotrrea pronunat; msuri asigurtorii ori msuri privind latura civil; c) Dosarele privind cauzele care au fost sau sunt judecate n edin secret; acestea nu pot fi consultate dect de prile, avocaii sau reprezentanii prilor, experii i interpreii desemnai n cauz. Instanele gestioneaz dou categorii de dosare care se judec n edin secret: - cele n care instana a declarat edina secret - cele prevzute prin lege a se judeca n edin secret sau n camera de consiliu (edin nepublic). n materie penal, acestea sunt: dosare n care are loc judecarea infractorului minor, dosare n care victima este minor, cauzele privind infraciunea de trafic de persoane, de pornografie infantil, cererea de transferare a persoanelor condamnate dintr-un stat n alt stat - cooperare judiciar internaional n materie penal, propunerea de arestare preventiv a nvinuitului i, respectiv, a inculpatului n cursul urmririi penale, propunerea de prelungire a arestrii preventive n cursul urmririi penale, dosarele privind autorizarea efecturii percheziiilor i confirmarea i autorizarea interceptrilor i nregistrrilor convorbirilor telefonice. n materie civil, sunt prevzute prin lege a se judeca n edin secret sau camer de consiliu dosarele privind adopiile, plasamente, plasamente n regim de urgen, n materie comercial anularea hotrrilor Adunrilor Generale ale Asociailor, suspendarea executrii hotrrilor AGA, cererea debitorului de declanare

a procedurii insolvenei, cererea debitorului de concordat preventiv, propunerile de mandat ad-hoc, ncuviinarea executrii silite etc. Suntem de prere c, pentru a se putea asigura protecia prevzut de lege n aceste tipuri de cauze, nu ar fi lipsit de importan ca, pe coperta dosarului, grefierul de edin s consemneze suficient de vizibil edin secret sau camera de consiliu, astfel ca, atunci cnd cineva neautorizat ar ncerca s consulte dosarul, grefierului arhivar s i fie mult mai simplu s observe aplicarea excepiei de la regula publicitii. d) Documentele din orice dosar care poart un nivel de secretizare (strict secret sau secret de serviciu) pn cnd partea interesat nu face dovada, potrivit legii, c a obinut desecretizarea lor. e) Dosarele penale n faza de urmrire penal pn la sesizarea instanei n ntregime, avnd n vedere c ancheta penal este nepublic, nu pot fi consultate dect de prile, avocaii sau reprezentanii prilor, experii i interpreii desemnai n cauz. f) Registrul de eviden a cererilor, reclamaiilor, sesizrilor, plngerilor i memoriilor adresate parchetului g) Registrul unic de urmrire penal i supraveghere a acesteia pstrat de ctre toate unitile de parchet

34

35

1.3 INTERESUL
1.3.1. PERSOANA CARE JUSTIFIC UN INTERES Am introdus o scurt explicaie, n acest spaiu al ghidului, referitoare la noiunea de persoan care justific un interes, deoarece n Regulamentul de ordine interioar al instanelor, n art.92 este prevzut c dosarele i evidenele instanei privitoare la activitatea de judecat pot fi consultate de persoanele care justific un interes legitim, precum i de ziaritii acreditai, cu respectarea ordinii de solicitare i a msurilor de asigurare a integritii documentelor.

1.3. Interesul
1.3.1 Persoana care justific un interes 1.3.2 Inexistena condiiei interesului

Cererea, cu datele de identificare a solicitantului, se va depune la dosarul cauzei. Ea va fi aprobat de persoana care coordoneaz activitatea compartimentului arhiv, innd seama de prioritile impuse de buna desfurare a procesului n cauza respectiv. Accesul la dosar i la evidenele instanei este permis cu respectarea dispoziiilor art. 31 din Constituia Romniei - dreptul la informaie, i ale art. 1443 din Legea nr. 544/2001 privind accesul la informaiile de interes public. Regulamentul explic i procedura de urmat: documentele din dosare se studiaz numai n arhiv, dup identificarea solicitantului, prin verificarea actului de identitate, a procurii sau a delegaiei i notarea numelui i prenumelui acestuia. Dup studiere, se verific integritatea documentelor. Aadar, dosarele instanelor fac parte din categoria documentelor de interes public, cu distinciile discutate anterior referitoare la excepii i cu urmtoarea precizare: ele pot fi consultate de persoanele care justific un interes. n acest context, se impune s precizm noiunea i s artm c interesul trebuie s fie, printre altele, juridic i legitim, (adic n concordan cu legea i cu regulile de convieuire social), nscut i actual. Prin urmare, spre deosebire de modul n care se rezolv celelalte cereri n baza Legii nr.544/2001, atunci cnd se solicit accesul pentru studierea unui dosar, persoana care face respectiva cerere trebuie s justifice un interes. Nu detaliem situaia cnd cererea o depun prile, reprezentanii lor, avocaii, experii sau interpreii, pentru c intersul este subneles. Problema se pune cnd o persoan, aparent strin de dosar, depune o cerere de consultare a dosarului, justificat de interesul su personal (de a depune ulterior o cerere de intervenie n interes propriu
43 ART. 14 (1) Informaiile cu privire la datele personale ale ceteanului pot deveni informaii de interes public numai n msura n care afecteaz capacitatea de exercitare a unei funcii publice. (2) Informaiile publice de interes personal nu pot fi transferate ntre autoritile publice dect n temeiul unei obligaii legale ori cu acordul prealabil n scris al persoanei care are acces la acele informaii

36

37

sau n interesul uneia din pri, de a compara date din respectiva cerere cu alta etc). Situaiile practice au dovedit c sunt multe motive, aparent justificate de un interes legitim, pentru care o persoan s solicite consultarea unui dosar. Cu toate acestea, grefierul registrator sau arhivar nu poate avea niciodat garania total c interesul declarat este i cel real. Propunem s existe la registratura fiecrei instane formulare de cerere pentru consultarea dosarului care s cuprind i atenionarea c cel care consult dosarul rspunde personal, conform legii, pentru prejudiciul care s-ar putea cauza prilor prin fapta de a face publice date sau informaii cu caracter nepublic.

1.4. MOTIVE DE RESTRNGERE A EXERCIIULUI DREPTULUI DE LIBER ACCES LA INFORMAIILE DE INTERES PUBLIC
Restrngerea exerciiului44 dreptului de acces liber la informaiile de interes public poate fi realizat numai prin lege i numai dac se impune, dup caz, pentru patru categorii de motive care pot fi superioare libertii de informare: - motive de securitate naional, ordine, sntate ori moral public; - n scopul protejrii altor drepturilor i liberti fundamentale ale cetenilor; - n vederea desfurrii instruciei penale;

1.3.2. INEXISTENA CONDIIEI INTERESULUI Regula, n ceea ce privete informaia de interes public este aceea c, la formularea cererii n baza Legii 544/2001, persoana care o face nu trebuie s justifice un interes. Este suficient simpla curiozitate . Aadar, din moment ce textul amintit n paragraful anterior din Regulamentul de ordine interioar impune numai particularilor s justifice un interes cnd doresc s consulte un dosar, nu i jurnalitilor, nseamn c, fa de jurnaliti funcioneaz i pentru consultarea dosarelor, aceeai regul a suficienei simplei curioziti. n acest context, fr s punem la ndoial buna-credin a reprezentanilor mass-media, apreciem c ar fi cu att mai justificat pentru instane un formular de cerere cu atenionarea despre care vorbeam. Pe de o parte, instana s-ar pune la adpost de riscul dezvluirilor nejustificate de informaii, iar pe de alt parte, jurnalitii ar fi responsabilizai prin faptul c i pun semntura pe cerere. - pentru prevenirea consecinelor unei calamiti naturale, ale unui dezastru ori ale unui sinistru deosebit de grav. Chiar dac instanele sau parchetele consider c unul dintre aceste motive subzist, ele mai trebuie s verifice dac msura restrngerii este necesar ntr-o societate democratic, este proporional cu situaia care a determinat-o, este aplicat n mod nediscriminatoriu i fr a aduce atingere existenei dreptului nsui. Purttorul de cuvnt sau persoana responsabil cu rezolvarea cererilor privind informaiile de interes public trebuie, de fiecare dat, s analizeze, de la caz la caz, solicitarea i s aib n vedere criteriul proporionalitii msurii pentru fiecare situaie n care se refuz/aprob dezvluirea unei informaii45. Interesul public n aflarea informaiilor respective trebuie avut n vedere proporional cu dreptul care s-ar nclca prin dezvluirea informaiei. Atunci cnd interesul public n aflarea unei informaii primeaz n faa interesului de a menine acea informaie secret i de a evita posibile nclcri ale altor drepturi fundamentale ale prilor, informaia trebuie dezvluit. Invers, atunci cnd interesul bunei administrri a justiiei este mai puternic dect interesul public de a fi dezvluit, informaia trebuie s rmn secret.

44 ART. 53 din Constituia Romniei 45 n acelai sens i art.80 alin.2 din Regulamentul de Ordine Interioar al Instanelor : Furnizarea de informaii privind activitatea judiciar poate fi restrns, n condiiile legii, atunci cnd aceasta se face n interesul moralitii, al ordinii publice ori al securitii naionale sau cnd interesele minorilor ori protecia vieii private a prilor n proces o impun. Dreptul la liberul acces la informaii poate fi restrns i atunci cnd, n mprejurri speciale, instana apreciaz c publicitatea ar fi de natur s aduc atingere intereselor justiiei

38

39

1.5. RSPUNDEREA PENTRU APLICAREA MSURILOR DE PROTEJARE A INFORMAIILOR

Potrivit legii, rspunderea pentru aplicarea msurilor de protejare a informaiilor46 exceptate de la liberul acces revine persoanelor i autoritilor publice care dein astfel de informaii, precum i instituiilor publice abilitate prin lege s asigure securitatea informaiilor. Aceast responsabilitate, la nivelul sistemului judiciar, se mparte ntre magistrai i personalul auxiliar de specialitate, pentru c ei, pe de o parte, au acces la aceste informaii, iar pe de alt parte sunt obligai prin legi i regulamente s asigure securitatea acestor informaii. Astfel, Biroul de Informare i Relaii Publice asigur legturile instanei sau ale parchetului cu publicul i cu mijloacele de comunicare n mas, n vederea garantrii transparenei activitii judiciare, n condiiile stabilite de lege47. Purttorul de cuvnt al instanei are obligaia de a respecta secretul de serviciu i de a proteja informaiile confideniale de care ia cunotin48. Nerespectarea secretului deliberrii sau al confidenialitii lucrrilor care au acest caracter49 constituie abatere disciplinar att pentru judectori ct i pentru procurori. n mod similar, grefierii rspund disciplinar pentru nerespectarea confidenialitii lucrrilor care au acest caracter50 dar i pentru nerespectarea dispoziiilor legale care reglementeaz modul de comunicare fa de tere persoane a datelor i informaiilor referitoare la activitatea instanelor judectoreti. Art.15 al Codului Deontologic al judectorilor i procurorilor arat c n cazul n care, potrivit legii, lucrrile lor au un caracter confidenial, judectorii i procurorii sunt obligai s pstreze materialele respective n incinta instanei sau a parchetului i s nu permit consultarea lor dect n cadrul prevzut de lege i de regulament. Similar, art. 9 al Codului Deontologic al personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea oblig grefierii la respectarea confidenialitii informaiilor care au acest caracter51. Am amintit numai normele speciale privitoare la rspunderea disciplinar a reprezentanilor sistemului judiciar, fiind cunoscut c aceasta nu exclude rspunderea penal sau civil, dup caz.
46 Art.12 alin.2 din Legea 544/2001 47 Art.117 din Legea 304/2004 privind organizarea judiciar 48 Art. 80 din Regulamentul de Ordine Interioar al Instanelor 49 Art.99 lit. d din Legea 303/2004 privind statutul judectorilor i procurorilor 50 Art.84 lit. e din Legea Nr. 567 /2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea, reluat n art. 149 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti 51 personalul auxiliar de specialitate are obligaia de a nu dezvlui sau folosi pentru alte scopuri dect cele legate de exercitarea profesiei informaiile obinute pe parcursul desfurrii activitii profesionale.

2. ATRIBUIILE GREFIERULUI
2.1. Grefierul arhivar i registrator 2.2. Grefierul de edin 2.3. Grefierul de la BIRP 2.4. Grefierul ef i prim-grefierul 2.5. Particulariti ale activitii grefierului de la parchet

40

41

Moto: E plcut s fii important, dar e mai important s fii plcut.

Este uor s ne ndeplinim obligaiile dac tim bine ce se ateapt de la noi. Dar, oare, grefierul tie suficient de bine ce se ateapt de la el? Profilul ocupaional al grefierului54 arat c practicantul unei astfel de ocupaii ar trebui s manifeste o atitudine amabil, politee, sociabilitate i deschidere fa de relaiile interumane. Activitile specifice de analiz i control necesit seriozitate i scrupulozitate n munc, comportamente orientate spre scopuri clar delimitate, exigen, meticulozitate, rigurozitate n realizarea sarcinilor prin contientizarea regulilor. Deoarece este nevoie de luarea unor decizii primare, este recomandat i o capacitate bun de a judeca lucrurile i a aciona n mod independent, neinfluenat de alii n condiii de libertate deplin. Grefierului i se cer capaciti de rezolvare a problemelor, chiar slab definite, n condiii complexe de munc, deprinderi privind alocarea i gestionarea eficient a resurselor materiale, umane, de timp, capaciti privind munca interactiv cu oamenii n ndeplinirea unor scopuri. Grefierul trebuie s aib cunotine despre proceduri, procesarea textelor, gestiunea dosarelor si nregistrrilor, stenografie i transcriere, s cunoasc legile, codurile, jurisprudena. n acelai timp i se solicit cunoaterea comportamentului uman, a diferenelor individuale privind abilitile, personalitatea, interesele; el trebuie s evalueze i s reacioneze adecvat cnd apar disfuncii comportamentale i afective la justiiabilii cu care interacioneaz55. Nu n ultimul rnd i se solicit cunotine despre principii i procese de furnizare a serviciilor inclusiv evaluarea nevoilor oamenilor i ndeplinirea standardelor de calitate ale serviciilor judiciare. Vom analiza, pe rnd, numai acele atribuii ale grefierilor de la toate compartimentele instanei/parchetului care se refer la comunicare, avnd drept criteriu destinatarul serviciului furnizat de grefieri prin acea atribuie, abilitile necesare pentru ndeplinirea ei la parametrii de calitate i, acolo unde vom gsi necesar, vom ateniona asupra unor obligaii speciale i aspecte practice pe care le considerm utile. Toate formele de comunicare sunt reflexia profesionalismului, a intelectului, a spontaneitii i a caracterului fiecruia. ncercarea noastr este de a arta pe care dintre caliti are nevoie un grefier s i le cultive n ndeplinirea unei atribuii determinate.

2. ATRIBUIILE GREFIERULUI
Prezentul ghid nu ar fi complet dac nu ar detalia atribuiile grefierilor referitoare la comunicarea informaiilor de interes public i asigurarea accesului publicului la acestea n sistemul judiciar. Rolul grefierului n activitatea judiciar nu se reduce, aa cum pare a fi percepia public, la a scrie52 ceea ce judectorul sau procurorul dicteaz. Dimpotriv, grefierul este chiar prezentatorul show-ului53 (sugestiv metafor gsit chiar de ctre un viitor grefier i aezat n revista Grefieru). El este persoana din front desk- cum se spune n mediul bancar i trebuie s fie ajutat s i ndeplineasc acest rol cu profesionalism. Credem c un grefier are de nvat ase lecii ca s poat spune despre el nsui c este un bun grefier: 1. Fii onest ! 2. Fii profesionist ! 3. Fii politicos ! 4. Fii un bun coechipier ! 5. Fii cel care ascult ! 6. Fii gata de schimbare ! Aezat ntre magistrat i public, rolul grefierului nu se reduce n a comunica doar cu unul, sau doar cu altul dintre ei. Grefierul este obligat, prin natura meseriei sale, s comunice, pe rnd, cu fiecare dintre cei doi, s se adapteze la nivelul de nelegere al persoanei care apeleaz la instan, apoi s urce la nivelul de ateptare al judectorului/procurorului cu care lucreaz i apoi reia, de mai multe ori n aceeai zi, acest lan, cteodat pn aproape de epuizare. Majoritatea activitilor se desfoar n colectiv, sarcinile de munc sunt structurate i repetitive, consecinele erorilor n activitate pot avea repercusiuni majore.

52 nsi noiunea de creaie literar e pus sub semnul ntrebrii de apariia acestor grefieri-scriitori. . Specia grefierilor purttori de laptop, compilnd maniac din dicionarele i crile introduse n memoria calculatorului, acoper de deriziune ideea de scriitor- Sorin Lavric, Scrisul de mn, articol publicat n revista literar Luceafrul (sublinerea noastr, pentru a se observa sensul peiorativ dat termenului de ctre public) 53 Autor: Dana, n numrul din octombrie 2006, pag.10

54 Emis de Autoritatea Naional pentru Calificri 55 Detalii despre toate acestea, aici: http://www.grefieri.ro/Docs/20100211Manual%20Comunicare.pdf

42

43

2.1. GREFIERUL ARHIVAR I REGISTRATORUL

2.1.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile5657
obligaia destinatarul comunicrii i abilitile necesare Prile din dosare (comunicare direct cu justiiabilii) recomandri: Aplicai tampila cu data cert pe documentele primite direct de la pri i restituii un exemplar datat. Avei grij s primii numrul necesar de exemplare (cte unul pentru fiecare parte plus unul pentru instan) i solicitai politicos prilor, copii, dac e cazul. Explicai motivul solicitrii i orice alte date necesare56. Pstrai-v calmul i artai nelegere pentru persoanele cu nevoi speciale. Amintii-v mereu c este foarte posibil ca dumneavoastr s fii prima persoan cu care prile stau de vorb n instan, iar prima impresie este cea care conteaz. Nu permitei scoaterea dosarelor din incinta arhivei pentru studierea lor de ctre pri. Identificai solicitantul, prin verificarea actului de identitate, a procurii sau a delegaiei. Notai numele i prenumele solicitantului n ECRIS la poziia Consultare dosar (ultima poziie de pe intrefaa DETALII DOSAR a aplicaiei ECRIS). Automat va aprea data i ora la care ai permis consultarea. Dup studiere, verificai integritatea documentelor i operai n ECRIS, unde va aprea automat data i ora restituirii. Permitei consultarea cu prioritate a dosarului cauzei de ctre pri, avocaii sau reprezentanii prilor, experii i interpreii desemnai n cauz.

2.1. GREFIERUL ARHIVAR I REGISTRATOR

2.1.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile 2.2.2. Atribuiile legate de comunicarea cu alte instituii judiciare 2.1.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

primesc actele de sesizare a instanei i Abilitatea de a vorbi restul clar i concis i de a corespondenei oferi informaii

Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate pun dosarele la dispoziia publicului i in evidena persoanelor care primesc dosarele spre studiu57 Prile din dosare (comunicare direct cu justiiabilii) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Cunoaterea spaiului de lucru i organizare eficient a activitii

56 Avei grij s v facei nelei i, dac e cazul, oferii informaia pe care prile trebuie s o rein chiar n format scris 57 art.62 lit. e din ROI

44

45

 ntocmesc conceptele pentru citarea prilor din procese, ntocmesc citaiile pentru primul termen i urmresc expedierea acestora58 informeaz persoanele care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea, conform legii, asupra datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct interesate59
585960

Prile din dosare (comunicare n scris cu justiiabilii)

Completai corect toate cmpurile n aplicaia ECRIS pentru ca citaiile s nu conin greeli Expediai citaia n ziua emiterii acesteia.

2.1.2. Atribuiile legate de comunicarea cu alte instituii judiciare

obligaia expediaz dosarele soluionate i corespondena61 destinatarul comunicrii i abilitile necesare Instana inferioar (comunicare scris interinstituional) Abilitatea de a concepe un mesaj n scris, corect gramatical Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Rapiditate Perspicacitate asigur Alte instane (comunicare scris interintrimiterea stituional) dosarelor la alte Abilitatea de a concepe un mesaj n instane62 scris, corect gramatical Perspicacitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Rapiditate la judectorii i tribunale, nainteaz instanelor superioare dosarele n care s-a declarat apel sau recurs63, Instana de control judiciar (comunicare scris interinstituional) Abilitatea de a concepe un mesaj n scris, corect gramatical Perspicacitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Rapiditate Cnd pregtii dosarele soluionate pentru naintare n cile de atac, verificai ca procedurile de comunicare s fi fost returnate. Dup ce le ataai la dosare, operai n evidene i redactai adresa de naintare, pe formulare-tip pentru economie de timp i energie. Asigurai-v c transmitei dosarele n cile de atac ct mai curnd posibil dup ce procedurile de comunicare s-au ntors. Astfel artai respect i pentru pri i pentru instana de control judiciar, contribuind n mod direct la respectarea termenului rezonabil. Asigurai-v c dosarele sunt sigilate, c ai consemnat corect destinatarul, c ai trecut pe borderou adresa de naintare, c ai operat n evidenele electronice din ECRIS64 transferul dosarelor. Verificai ca pe adresa de naintare s fie trecut motivul transferului (declinare, solicitarea destinatarului etc) recomandri: Cnd pregtii dosarele soluionate pentru restituire la prima instan, verificai ca procedurile de comunicare s fi fost returnate. Dup ce le ataai la dosare, operai n evidene i redactai adresa de naintare, pe formulare-tip pentru economie de timp i energie.

Abilitatea de a concepe Cnd ntocmii procedurile, facei meniune, pe conceptul un mesaj n scris, de citare, despre data predrii acestora spre expediere. corect din punct de vedere gramatical

Prile din dosare (comunicare direct cu justiiabilii) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient

Depunei la dosarul cauzei cererea, cu datele de identificare ale solicitantului, aprobat de persoana care coordoneaz activitatea compartimentului. Urmrii indicaiile date prin rezoluia judectorului, iar dac avei ndoieli asupra caracterului unei informaii, sau asupra calitii de persoan direct interesat60, consultai- v cu judectorul care rspunde de compartimentul registratur/ arhiv sau cu judectorul cauzei.

58 art.62 lit. d din ROI 59 art.62 lit. g din ROI 60 De exemplu, n dosarele avnd ca obiect procedura insolvenei, inspectorii Ageniei de Administrare Fiscal solicit accesul la datele prev. de art.28 din Legea Insolvenei, aflate la dosar, pentru a hotr dac se impune un control asupra activitii comerciale a debitorului. Apreciem c acetia au calitatea de persoan direct interesat.

61 art.62 lit. b din ROI 62 art.62 lit. f din ROI 63 Din pcate, n practic, s-a ntmplat ca dosare ce trebuiau transmise la o instan s fie aezate n pachetul pentru alt instan cu consecina irosirii de timp i energie pentru corectarea problemei 64 art.62 lit. h din ROI

46

47

2.1.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

destinatarul comunicrii i abilitile necesare Colegii din celelalte secii i comparti primesc, mente nregistreaz i (comunicare direct i scris intrainstirepartizeaz la secii i la celelalte tuional) compartimente Abilitatea de a vorbi clar i concis i actele de sesizare de a oferi informaii a instanei, dosa Abilitatea de a asculta atent i de a rele de la celelalte nelege mesajul emis instane i restul 65 Rapiditate, politee, asertivitate corespondenei Capacitate de analiz i sintez obligaia recomandri: Imediat ce primii, n registratur, actele de sesizare a instanei, aplicai tampila cu dat cert. n aceeai zi, dup terminarea programului cu publicul, transmitei-le la persoana care le atribuie numr din aplicaia ECRIS (dac nu punei chiar dumneavoastr acest numr), apoi predai-le responsabilului cu repartizarea aleatorie.

pregtesc dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia acestora n cadrul instanei68

Colegii din celelalte secii i compartimente (comunicare direct intrainstituional)

Colaborai cu grefierii de edin stabilind fiecare detaliu al modului de lucru de comun acord, pentru a preveni orice conflict minor ce poate deveni factor de stres.

la secii, predau nelege mesajul emis la registratura Rapiditate, politee, asertivitate general dosarele n care s-a declarat Capacitate de analiz i sintez apel sau recurs Organizare eficient a activitii pentru naintare69

Abilitatea de a vorbi clar i concis i inei seama de faptul c acetia au, la de a oferi informaii rndul lor, responsabilitatea s ndeplineasc i obligaiile impuse de judectori70. Abilitatea de a asculta atent i de a La instanele cu volum mare i foarte mare de activitate, planificarea pe intervale orare devine vital. Artai respect pentru colegii grefieri de edin, respectnd programul odat stabilit. Pretindei, la rndul dumneavoastr, respect.

Celelalte cereri nregistrai-le n evidene i prezentai-le preedintelui instanei/com Organizare eficient a activitii pletului/grefierului de edin, dup caz, imediat dup terminarea programului de lucru cu publicul, conform unui orar stabilit de comun acord. n interiorul compartimentului arhiv/ Organizai procesul de predare - primire a primesc i registratur dosarelor, funcie de capacitatea spaiului, nregistreaz dode volumul de activitate, de programul sarele intrate, in (comunicare direct i scris intrainsticelorlali grefieri - la orice instan este util evidena acestora tuional) planificarea pe intervale orare diferite a celor i a circulaiei lor66 Abilitatea de a vorbi clar i concis i dou activiti (predare, respectiv primire) de a oferi informaii astfel nct s nu se suprapun67. Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii

65 art.62 lit. a din ROI 66 art.62 lit. c din ROI 67 Prin planificare de comun acord cu ceilalti colegi se economisesc importante resurse de timp, de energie, iar climatul organizaional este mai relaxat

68 art.62 lit. f din ROI 69 art.62 lit. h din ROI 70 Fiecare judector are propriul stil de lucru, devenit rutin (sunt judectori care solicit s le fie transmise dosarele pentru studiere cu 4-5 zile naintea edinei de judecat) iar grefierul de edin trebuie s le asigure condiiile necesare

48

49

2.2. GREFIERUL DE EDIN

2.2.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile obligaia
particip la edinele de judecat, ndeplinind atribuiile prevzute de lege i de ROI, sub controlul preedintelui completului de judecat71

destinatarul comunicrii i abilitile necesare

Prile din dosare (comunicare direct cu justiiabilii)

recomandri:

2.2. GREFIERUL DE EDIN

2.2.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile 2.2.2. Atribuiile legate de comunicarea cu judectorul/completul de judecat 2.2.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

ntocmii lista de edin dup regulile din ROI72 i tiprii-o n exemplare suficiente (n slile de edin ncptoare este util s avei dou exemplare la dispoziia prilor). Abiliti de bun vorbitor Anunai publicului din sal momentul intrrii judectorin public lor cu voce ferm i suficient de puternic pentru a v face Politee auzit, altfel riscai s compromitei solemnitatea edinei. Dicie bun Cnd facei apelul prilor i al celorlalte persoane citate, Capacitate de analiz i rostii numele corect, clar, cu voce suficient de tare ca s sintez aud toi participanii. Atenie distributiv Dac pe list sunt nume sau denumiri n alt limb dect Abilitatea de a vorbi clar limba romn, nvai-le pentru a le putea rosti corect i concis i de a oferi cu 30 de n sal73. informaii minute nain Depistai persoanele dificile i pe cele cu nevoi speciale i tea edinei de Abilitatea de a asculta aplicai tehnici speciale de comunicare74. atent i de a nelege judecat intr Concentrai-v atunci cnd luai note cu privire la mesajul emis n sal cu dodesfurarea procesului, ncercnd s cuprindei ct mai sarele i listele Rapiditate mult din susinerile prilor. Chiar dac avei o memorie Asertivitate de edin i foarte bun, nu v bazai prea mult c v vei aminti n permite pri- Cunoaterea spaiului birou: n materie penal, notele dumneavoastr pot fi de lucru i organizarea lor s studieze contestate pn la termenul urmtor. n procedura civil, eficient a activitii dosarele sub nu exist prevedere referitoare la contestarea notelor, dar Capacitate de adaptare atent suprao eventual eroare material va trebui s o corectai prin Perspicacitate veghere urmtoarea ncheiere de edin. Spirit metodic Avei n vedere msurile de protecie a datelor de identi Discernmnt n timpul ficare a martorului i manifestai atenie special cnd edinei, face, Memorie instana ascult martorul sub acoperire75. pe rnd, apelul Atenie distributiv Consemnai ct mai fidel declaraiile nvinuitului sau prilor fiecrui inculpatului. Este posibil ca libertatea lui s depind i de dosar i profesionalismul dumneavoastr. referatul Dac instana a dispus ca martorul s fie ascultat sub cauzei, acoperire, sau n cazul n care partea vtmat sau partea notnd prile civil sunt ascultate prin intermediul unei reele video i prezente audio76, asigurai-v c aparatura funcioneaz i c nelegei corect fiecare cuvnt pe care l consemnai. Cnd avei ndoieli, rugai s vi se repete propoziia.
71 Art. 54 lit.a din ROI 72 Se d ntietate cauzelor n care sunt arestai i celor cu privire la care legea prevede c judecata se face de urgen

50

51

 ntocmete
conceptele pentru citarea prilor din proces77

Prile din dosare Asigurai-v c ai completat n aplicaia ECRIS, n mod (comunicare n scris cu corect, datele personale ale prilor, emitei citaia, justiiabilii) semnai-o, aplicai tampila instanei, apoi prezentai-o Abilitatea de a concepe preedintelui completului pentru a o semna, la rndul su. un mesaj n scris, corect Nu uitai c semntura dumneavoastr i nu semntura din punct de vedere judectorului este prevzut n codurile de procedur sub gramatical sanciunea nulitii. Capacitate de analiz i Citai la fiecare termen militarii i deinuii. sintez La judecarea cauzelor cu minori, citai, n afar de pri, Cunotine de operare Serviciul de protecie a victimelor i reintegrare social a pe calculator i de foloinfractorilor de la domiciliul minorului, prinii acestuia sire a aplicaiei ECRIS sau, dup caz, tutorele, curatorul, persoana n ngrijirea (deoarece genereaz ori supravegherea creia se afl minorul, precum i alte citaiile) persoane a cror prezen este considerat necesar i Cunoaterea spaiului instana a dispus citarea. de lucru i organizarea Avei n vedere c poate atrage vicierea procedurii de eficient a activitii citare consemnarea greit a unei cifre sau a unei litere78 Capacitate de adaptare Perspicacitate, Spirit metodic Atenie

comunic
hotrrile judectoreti n termenul prevzut de lege79

Prile din dosare

(comunicare n scris cu justiiabilii) Abilitatea de a concepe un mesaj n scris, corect din punct de vedere gramatical Abilitatea de a opera cu echipamentul IT Stpnirea cunotinelor necesare folosirii aplicaiei ECRIS, care genereaz automat filele de comunicare

Semnai i tampilai copia conform cu origi-

nalul hotrrii pentru a o comunica prilor. Ordonanele de plat comunicai-le prin scrisoare recomandat cu confirmare de primire. Comunicai tot n plic nchis hotrrile care conin date sau informaii exceptate de la liberul acces (ar trebui s comunicai n acest mod hotrrile n materia plasamentelor, adopiile, cele care conin informaii economice, cele care conin informaii clasificate)80. Dac avei ndoieli asupra caracterului vreunei informaii, cerei opinia judectorului cauzei asupra modalitii de comunicare a hotrrii care o conine. Comunicai o copie de pe dispozitivul hotrrii i serviciului de protecie a victimelor i reintegrare social a infractorilor, n cazul n care instana a dispus suspendarea executrii pedepsei sub supraveghere.

73 n practic am ntlnit situaii n care, de la un nume rostit greit, provocnd ilaritate, s-a perturbat solemnitatea edinei, dar, mai grav a fost c grefierului de edin, stnjenit de situaie, i-a fost foarte greu s se concentreze n continuare 74 n capitolul III al acestui ghid avei sfaturi privind modul de abordare a persoanelor dificile 75 Art.86 ind.1 i 86 ind.2 Cod Procedur Penal 76 Art.77 ind.1 Cod Procedur Penal 77 Art. 54 lit.b din ROI 78 Instanele au decis constant c pentru a fi considerat ndeplinit procedura de citare, la unitile de locuit cu mai multe camere este necesar consemnarea inclusiv a numrului camerei

79 Art. 54 lit. f din ROI 80 Dac suntei grefieri la parchete comunicai toate soluiile adoptate, indiferent dac se adreseaz unor persoane fizice sau unor persoane juridice, prin scrisori recomandate, conform Regulamentului de Ordine Interioar al parchetelor

52

53

2.2.2. Atribuiile legate de comunicarea cu judectorul/completul de judecat

obligaia particip la edinele de judecat, ndeplinind atribuiile prevzute de lege i de prezentul regulament, sub controlul preedintelui completului de judecat81 Tipul de comunicare i abilitile necesare (comunicare direct intrainstituional) Abiliti de bun vorbitor n public (public speaking) Politee Dicie bun Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii recomandri: Cnd facei apelul prilor i referatul cauzei, citii numrul de dosar, obiectul, numele prilor, artai la al ctelea termen de judecat se afl dosarul i dac este sau nu ndeplinit procedura de citare, ns, n practic se ntmpl ca preedintele completului s solicite i alte informaii (de ex. coninutul pe scurt al documentelor depuse dup termenul anterior ) astfel c este necesar s discutai aceste detalii naintea edinei82.

(comunicare n scris) Cnd tehnodactilografiai hotrrile, trecei, n final, iniialele redactorului, ale tehnoredactorului, data tehno Abilitatea de a concepe un tehnoredactrii i numrul de exemplare. redacteaz mesaj n scris, corect din punct hotrrile de vedere gramatical Dac funcionai la instanele de control judiciar, judectoreti Cunotine juridice de specialitatrebuie s trecei, n plus, compunerea completului i alte lucrri de judecat, denumirea instanei a crei hotrre este te n materia n care este specirepartizate supus controlului judiciar, cu indicarea, dac este alizat completul, capacitate de de conducecazul, a caracterului reformrii85. analiz i sintez, acuratee n rea instanei exprimare Nu uitai c nesemnarea hotrrii de ctre dumneavoastr atrage nulitatea ei86. Capacitate de lucru n echip, sim practic, logic (comunicare n scris ) Deocamdat, numai aceia dintre dumneavoastr care intrai n edine de judecat n materie penal avei obligaia transcrierii nregistrrilor, ns aceasta se va extinde i n celelalte materii la momentul adoptrii noilor coduri, astfel c va trebui s v familiarizai cu programele informatice de nregistrare. Deoarece coninutul transcrierii poate fi contestat, trebuie s v dezvoltai o tehnic proprie pentru a transcrie, cu acuratee, aceste nregistrri.

n materie penal, judectorul v poate cere s dai citire sau s facei o prezentare succint a actului de Abilitatea de a asculta atent i sesizare a instanei, aspect care trebuie discutat nainde a nelege mesajul emis te de edin i trebuie s v pregtii un rezumat. Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Dumneavoastr asistai preedintele completului la pronunarea n edin public a hotrrii, scop n care, dei Organizare eficient a activitii codurile nu prevd expres, facei, pe rnd, apelul prilor Abilitatea de a opera cu i referatul cauzei, funcie de solicitarea preedintelui. echipamentul IT Verificai nainte de fiecare edin sonorizarea i echipamentele de nregistrare. n materie penal suntei obligai s ntocmii ncheie ntocme- (comunicare n scris) rea n 24 de ore de la terminarea edinei. te actele de Abilitatea de a concepe un procedur mesaj n scris, corect din punct n celelalte materii trebuie s v realizai singuri (sau dispuse de de vedere gramatical cu ajutorul preedintelui completului) o prioritizare completul de a activitilor de dup edin, astfel nct s v Cunotine juridice de specialitajudecat83 ndeplinii obligaiile din regulament. te n materia n care este specializat completul, capacitate de Este util s ntocmii nti ncheierile de amnare analiz i sintez, acuratee n a judecii cauzelor, conceptele de citare pentru exprimare termenul urmtor i adresele dispuse, pentru ca procedurile s poat fi ndeplinite.Apoi, este util s Logic ntocmii ncheierile de amnare a pronunrii, pentru care, avei la dispoziie, prin ROI, dou zile lucrtoare. Tot prin regulament, avei 3 zile pentru partea introductiv a hotrrilor, ns, funcie de obiectul cauzei, este posibil ca judectorul s v solicite s redactai prioritar practicalele anumitor hotrri84.

transcrie nregistrrile audio sau stenogramele edinelor de judecat, n condiiile legii87

Abilitatea de a concepe un mesaj n scris, corect din punct de vedere gramatical Capacitate de analiz i sintez Cunotine de specialitate Perspicacitate Abilitatea de a opera cu echipamentul IT

81 Art. 54 lit.a din ROI 82 La instanele unde funcioneaz complete fixe judector- grefier, aceste aspecte, odat stabilite, devin rutin 83 Art. 54 lit.c din ROI 84 Este foarte practic ca grefierul s i ordoneze lucrrile pe termene i s le rezolve n ordinea urgenei (lsnd pe cele cu termene mai ndeprtate pentru ultima perioad a intervalului pe care l are la dispoziie). Este, de asemenea, util s lucreze direct n modulul ECRIS pentru a economisi timp cu transferul documentelor

85 Art. 54 lit. g din ROI 86 Au fost i cazuri intens mediatizate in care s-a invocat chiar reaua credin n aceea c hotrrea nu a fost semnat. Dei nu s-au dovedit astfel de fapte, au adus grave prejudicii de imagine ntregii instane. 87 Art. 54 lit.h din ROI

54

55

2.2.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente ale instanei

Obligaia Destinatarul comunicrii i abilitile necesare Colegii din registratur/ arhiva curent (comunicare intrainstituional) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Recomandri: Aceast activitate o desfurai n mai multe etape: cu cel puin dou zile nainte de edin, preluai dosarele, dup condica de termene, apoi, n preziua edinei mai verificai dac au venit n registratur ultimele proceduri, acte, pe care le legai la dosare. Dup edin, predai dosarele amnate, legate, tot sub semntur, napoi n registratur/ arhiva curent. Ambele etape devin rutin dup ce v obinuii cu ele, ns de corectitudinea cu care v ndeplinii reciproc obligaiile depinde buna desfurare a edinelor de judecat i satisfacia prilor88. Avei grij s respectai termenele din legi i regulament pentru predarea corespondenei, pentru c de aceast activitate depinde desfurarea edinei urmtoare90

preia naintea edinei i pred dup edin dosarele de la/ la registratur sau arhiva curent

2.3. GREFIERUL DE LA BIRP

2.3.1. Atribuiile legate de comunicarea cu purttorul de cuvnt 2.3.2. Atribuiile legate de comunicarea cu publicul i cu mass-media 2.3.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

Colegii din compartimentul expediie completeaz (comunicare n scris ) borderourile i Abilitatea de a concepe un mesaj pred corespon- n scris, corect din punct de vedere dena pentru gramatical expediere89 Politee Organizare eficient a activitii

88 n practic s-au ntlnit situaii cnd cauza s-a amnat pentru c procedura de citare nu era ndeplinit. Nefiind ataat la dosar, grefierul de edin nu a verificat i corespondena din ziua edinei la registratur, iar grefierul registrator nu l-a atenionat pe primul c mai are coresponden de ridicat. Numai o colaborare real ntre cei doi, lipsit de autosuficien, poate conduce la o bun administrare a edinei. 89 Art. 54 lit.d din ROI 90 O practic ce s-a dovedit util a fost ca agentul procedural al instanei s treac prin birourile grefierilor de edin la sfritul fiecrei zile de lucru, s ridice toat corespondena, pe care apoi o triaz i o depune a doua zi la prima or la pot sau o pred personal celor citai, sub semntur. Se evit, astfel, deplasarea mai multor grefieri de edin n biroul unui singur agent procedural. La instanele mari, unde funcioneaz mai muli ageni, ar fi posibil alocarea cte unui numr de grefieri de edin fiecrui agent procedural

56

57

GREFIERUL DE LA BIRP
2.3.1. Atribuiile legate de comunicarea cu purttorul de cuvnt
Obligaia prezint conductorului biroului, zilnic, petiiile i cererile nregistrate91 Tipul comunicrii i abilitile necesare Recomandri: (comunicare direct intrainstituional) Stabilii un program de lucru comun cu purttorul de cuvnt pentru ca, dup terminarea Abilitatea de a vorbi clar i concis i programului cu publicul, s avei acces la de a oferi informaii judector, care, prin rezoluie, repartizeaz Abilitatea de a asculta atent i de a petiiile compartimentelor de specialitate, n nelege mesajul emis funcie de activitatea acestora. Rapiditate, politee, asertivitate Judectorul e obligat s dispun cu privire la Capacitate de analiz i sintez caracterul cererilor - comunicate din oficiu, furnizabile la cerere sau exceptate de la liberul Organizare eficient a activitii acces i s vi le restituie92. Cunotine juridice Perspicacitate Capacitate de munc n echip aduce la cunotina Abilitatea de a vorbi clar i concis i conductorului de a oferi informaii biroului orice Abilitatea de a asculta atent i de a problem ivit nelege mesajul emis n derularea 93 Rapiditate, politee, asertivitate activitii Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Bun cunoatere a organizrii administrative a instanei Sim practic (comunicare direct intrainstituional) Considerai orice problem care intervine n activitatea BIRP ca avnd potenial de a se transforma ntr-o situaie de criz94. Fii permanent n alert atunci cnd v confruntai cu situaii neateptate, care creeaz nesiguran i care v pot periclita activitatea. Dumneavoastr putei sesiza situaiile de risc i, mpreun cu judectorul, putei hotr modul n care le vei gestiona. Atunci cnd judecai realitatea din instane, nu minimizai gravitatea crizei de comunicare (de imagine); suntei responsabili de orice situaie de criz, fie aceasta real, fie artificial creat de ctre mass-media sau alii.

2.3.2. Atribuiile legate de comunicarea cu publicul i cu mass-media

Obligaia Destinatarul, tipul comunicrii i abilitile necesare Publicul (comunicare direct sau n scris) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Cunotine juridice Perspicacitate Capacitate de munc n echip Sim practic primete i Publicul (comunicare direct sau n scris) nregistreaz Abilitatea de a vorbi clar i concis i petiiile adresade a oferi informaii te instanei96 Abilitatea de a asculta atent i de a comunic nelege mesajul emis rspunsurile Rapiditate, politee, asertivitate ctre petiionari 97 Capacitate de analiz i sintez i solicitani Organizare eficient a activitii nregistrai petiiile n Registrul de eviden a petiiilor98. Aplicai tehnici speciale n comunicarea cu persoanele dificile i cu cele cu nevoi speciale99. Comunicai rspunsurile n termenele prevzute n lege, altfel riscai s atragei instana n procese avnd ca obiect contestaii n baza Legii 544/2001. Recomandri: Nu uitai c, de cele mai multe ori, suntei prima persoan care se afl n contact direct cu publicul deoarece dumneavoastr primii cererile depuse de ctre peteni, personal. Cererile pot fi transmise i prin pot, telefonic, prin e-mail. nregistrai-le n Registrul de eviden pentru nregistrarea cererilor i rspunsurilor privind accesul la informaiile de interes public.

primete i nregistreaz cererile de furnizare a informaiilor publice95

91 Art. 81 lit.c din ROI 92 Dac grefierul are nelmuriri cu privire la vreo cerere sau petiie (interpretarea coninutului, de ex.), este util s solicite sprijinul judectorului pe loc, pentru a se evita ntrzierea rspunsului sau un rspuns echivoc sau greit 93 Art. 81 lit.e din ROI 94 De exemplu, pe rolul instanei, n ziua respectiv este un dosar cu impact mediatic, (despre care purttorul de cuvnt nu tia), i se ateapt s participe muli jurnaliti, fiind necesar o bun organizare a activitii de relaii publice (pregtirea unui comunicat sau interviu audio- video al purttorului de cuvnt, etc)

95 96 97 98 99

Art. 81 lit. a din ROI Art. 81 lit. b. din ROI Art. 81 lit. f din ROI Att cererile de furnizare a informaiilor de interes public, ct i petiiile se nregistreaz n ordinea primirii lor n capitolul III al acestui ghid avei o list de comportamente dificile i modul de abordare a acestor persoane

58

59

 redacteaz i pune la dispoziie publicului nscrisurile cu informaiile care se comunic din oficiu precum i formularele pentru solicitrile de informaii publice i pentru reclamaiile administrative100 furnizeaz pe loc, atunci cnd este posibil, informaiile publice solicitate101

Publicul (comunicare direct i n scris) Abilitatea de a concepe un mesaj n scris, corect din punct de vedere gramatical Cunotine juridice Perspicacitate Capacitate de munc n echip Sim practic Asertivitate Politee

Organizai BIRP i obinei dotarea lui cu materiale consumabile. Actualizai ntotdeauna formularele folosite (dac se modific un text de lege care intereseaz, este responsabilitatea dumneavoastr s aducei modificri formularelor ce nu mai corespund). Nu cdei n capcana de a furniza consultaii juridice!

2.3.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

Obligaia transmite ctre compartimentele de specialitate solicitrile de informaii i petiiile, spre soluionare103 transmite ctre compartimentele de specialitate solicitrile de informaii i petiiile, spre soluionare104 urmrete soluionarea la timp a solicitrilor i petiiilor105 Destinatarul, tipul comunicrii i abilitile necesare Publicul (comunicare direct sau n scris) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Recomandri: Este necesar s cunoatei bine colectivul instanei, compartimentele, atribuiile acestora, circuitul documentelor, locaia compartimentelor, pentru ca aceast activitate s nu v ia timp n plus, mai ales, la instanele cu colective mari. Este util s facei pe loc copii dup cerere pentru compartimente, iar originalul cererii/ petiiei s l pstrai la BIRP.

Publicul (comunicare direct) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Cunotine juridice Perspicacitate Capacitate de munc n echip Sim practic Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii

Mai ales cnd furnizai informaia pe loc acordai toat atenia excepiilor de la principiul publicitii. Dac nc avei ndoieli, dup ce ai consultat legea i ghidul, mai simplu este s v sftuii, imediat, cu conductorul biroului. Dac nu se poate, este recomandat s amnai rspunsul i s anunai momentul aproximativ al furnizrii lui. Alte amnunte, mai ales n relaia cu massmedia, gsii n Ghidul Practic pentru grefieri - Relaii publice i comunicare102

Publicul (comunicare direct sau n scris) Abilitatea de a vorbi clar i concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii

Pe originalul cererilor este util s trecei termenul de soluionare ca s l putei urmri. La instanele cu volum mare e util s pstrai cererile pe termene de soluionare, n ordine cronologic, pentru o mai bun eviden.

100 Art. 81 litg. din ROI 101 Art. 81 lith. din ROI 102 Aici: http://www.grefieri.ro/docs/200802/20080215GHID-Relatii%20Publice.doc

103 Art. 81 lit.d din ROI 104 Art. 81 lit.d din ROI 105 Art. 81 lit.e din ROI

60

61

2.4. GREFIERUL EF I PRIM-GREFIERUL

2.4.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile i alte persoane interesate
Obligaia Destinatarul, tipul comuni- Recomandri: crii i abilitile necesare Parchetele i alte instituii Prin natura funciei, responsabilitile Prim- grefierii curilor de dumneavoastr sunt mai mari dect apel106 in registrele privind: conexe110 (comunicare direct sau n scris) ale celorlali grefieri, avnd obligaia s a) controlul averilor, pstrai aceste registre n condiii de strict b) confirmarea i auto- Abilitatea de a vorbi clar confidenialitate (a, b, c, d) sau pentru o bun i concis i de a oferi rizarea interceptrii i administrare a serviciilor juridice conexe (e, f, g). informaii nregistrrii convorbiri La instanele unde aceste atribuii sunt delegate lor telefonice, Abilitatea de a asculta altor grefieri, cu acordul preedintelui, este atent i de a nelege c) autorizarea perchenevoie ca dumneavoastr s sprijinii crearea mesajul emis ziiilor, condiiilor necesare desfurrii acestei activiti Rapiditate, politee, d) evidena cererilor specifice. asertivitate de acces la propriul Deoarece aceste registre conin date personale dosar i deconspirarea Capacitate de analiz i dar i alte informaii ce nu pot fi fcute publice, securitii ca poliie sintez este important s creai un circuit clar al acestor politic, Organizare eficient a documente ntre celelalte instituii i instane, e) evidena notarilor activitii circuit n cadrul cruia s nu se interpun publici i a executorilor Cunotine aprofunfoarte multe persoane, pentru o ct mai mare judectoreti107 siguran n respectarea confidenialitii. date de drept penal i Prim- grefierii tribunaleprocedur penal Dezvoltai i meninei canale de comunicare lor in b), c) i registrele direct cu reprezentanii instituiilor conexe privind: (Camera Notarilor etc), pentru ca s vi se pun imediat la dispoziie informaiile n vederea f) persoanele juridice, actualizrii permanente a evidenelor. g) evidena traductorilor i interpreilor autorizai108 Interesul este, nu doar al instanei dumneavoastr ci i al instanelor inferioare care i extrag informaiile necesare soluionrii dosarelor. Asigurai-v c trecei toate datele corect n registre, c la fiecare poziie completai toate rubricile.

2.4. GREFIERUL EF I PRIM-GREFIERUL

2.4.1. Atribuiile legate de comunicarea cu prile i alte persoane interesate 2.4.2. Atribuiile legate de comunicarea cu alte instituii judiciare 2.4.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

Prim- grefierul Tribunalului Bucureti ine registrele privind h) partidele politice i alte formaiuni politice109.
106 107 108 109 110

Primii-grefieri pot delega, cu acordul preedinilor instanelor, unele atribuii grefierilor anume desemnai Art. 50 alin.2 din ROI Art. 50 alin.3 din ROI Art. 50 alin.4 din ROI Camera Notarilor Publici, Camera Executorilor Judectoreti, asociaiile experilor autorizai, asociaiile interpreilor autorizai

62

63

2.4.2. Atribuiile legate de comunicarea cu alte instituii judiciare

Obligaia coordoneaz i urmresc uniformizarea nregistrrilor statistice n colaborare cu departamentul de specialitate din cadrul Consiliului Superior al Magistraturii111 ntocmesc i contrasemneaz corespondena cu caracter administrativ a instanei112 Destinatarul, tipul comunicrii i abilitile necesare Consiliul Superior al Magistraturii (comunicare direct sau n scris) Recomandri:

2.4.3. Atribuiile legate de comunicarea cu celelalte compartimente/secii ale instanei

Obligaia coordoneaz i controleaz activitatea personalului auxiliar de specialitate, att al instanei la care funcioneaz, ct i al instanelor din circumscripie, personal sau prin grefieri cu funcii de conducere desemnai113 Destinatarul, tipul comunicrii i abilitile necesare Recomandri:

Este necesar s coordonai bine activitatea grefierilor n ce privete folosirea ECRIS i introducerea tuturor datelor pentru ca modulul de statistic al aplicaiei, Abilitatea de a vorbi clar i care se mbuntete n fiecare trimestru, s poat fi concis i de a oferi informaii folosit la parametrii optimi. Abilitatea de a asculta atent i Fixai-v, ca obiectiv, renunarea, n timp, la de a nelege mesajul emis evidenele duble (i pe suport de hrtie i n format Rapiditate, politee electronic), deoarece aceast activitate este inutil i mare consumatoare de timp i energie din partea Asertivitate tuturor grefierilor. Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii

Alte instituii i autoriti (comuni- Autoperfecionai-v permanent capacitile manacare direct sau n scris) geriale, mai ales de coordonare i planificare, pentru a v ndeplini aceast atribuie la termenele stabilite Abilitatea de a vorbi clar i prin rezoluii. concis i de a oferi informaii Abilitatea de a asculta atent i de a nelege mesajul emis Rapiditate, politee, asertivitate Capacitate de analiz i sintez Organizare eficient a activitii Abilitatea de a sesiza cultura organizaionala i a respecta limitele Spirit de munc n echip

Identificai i ntreinei cele mai eficiente canale de comunicare cu celelalte compartimente ale instanei i ale instanelor din subordine, pentru a colecta rapid, corect i cu costuri mici informaiile necesare ntocmirii corespondenei administrative. Sprijinii-v n aceast activitate de facilitile oferite de tehnica IT (prin crearea, de exemplu, a unui loc- arhiva de coresponden -, comun, pe serverul instanei, la care s aib acces toi cei interesai, astfel economisind timp, energie i consumabile pentru multiplicarea documentelor; sau creai grupuri de destinatari n csua potal electronic i transmitei simultan tuturor membrilor grupului informaiile care i intereseaz, solicitnd rspunsurile tot n format electronic).

Personalul auxiliar din subordine (comuni- Cultivai-v i folosii aceast funcie macare direct sau n scris) nagerial n scopul identificrii practicilor corecte, bune i utile i punerea lor la Abilitatea de a vorbi clar i concis i dispoziia instanelor care nu le folosesc de a oferi informaii pentru c nu le cunosc. Abilitatea de a asculta atent i de a Aceeai funcie folosii-o i pentru corecnelege mesajul emis tarea greelilor i prevenirea repetrii lor, Rapiditate, politee, asertivitate creterea eficienei muncii, construirea Capacitate de analiz i sintez spiritului de echip. Organizare eficient a activitii Explicai colegilor din subordine avantajele folosirii corecte a aplicaiei ECRIS, Cunoaterea personal a subordo ntocmesc acte verificai frecvent, personal sau prin nailor de constatare a nereceilali grefieri cu funcii de conducere, gulilor evideniate i modul n care grefierii o exploateaz. sesizeaz preedintele instanei pentru luarea msurilor corespunztoare114 Personalul auxiliar din subordine (comuni- Preocupai-v s cunoatei personal co ntocmesc fiele care direct sau n scris) legii din subordine, ca s le putei evalua posturilor pentru obiectiv capacitile, att profesional ct personalul auxiliar de Abilitatea de a asculta atent i de a i uman. Ferii-v s v lsai influenai specialitate din cadrul nelege mesajul emis de preconcepii sau de opiniile altora. instanei115 Capacitate de analiz i sintez, Urmrii aezarea fiecruia, n ierarhia organizare eficient a activitii organizaiei, la locul potrivit i facei propuneri argumentate n acest sens.

111 Art. 50 lit.c din ROI 112 Art. 50 lit.e din ROI

113 Art. 50 lit.a din ROI 114 Art. 50 lit.j din ROI 115 Art. 50 lit.b din ROI

64

65

 urmresc respectarea de ctre personalul auxiliar al instanelor a normelor de conduit n raporturile cu avocaii i cu publicul116

Personalul auxiliar (comunicare direct sau n scris) Colegialitate Fermitate Leadership

Urmrii ca personalul auxiliar de specialitate din subordine s fie respectuos, calm, amabil i lipsit de arogan n relaiile cu justiiabilii, judectorii, procurorii, avocaii, colegii, precum i cu orice alt persoan117. Nu facei concesii cu privire la respectarea normelor de conduit, ncurajai i susinei doar comportamentele conforme cu standardele deontologice. Aplicai aceeai unitate de msur tuturor colegilor. Nu uitai de puterea exemplului personal.

2.5. PARTICULARITI ALE ACTIVITII GREFIERULUI DE LA PARCHET

Atribuiile grefierilor de la parchete presupun, n general, aceleai competene, atribuiile fiind n mod sensibil similare cu cele ale grefierilor de la instane. Din acest considerent nu vom mai detalia, pe atribuii, competenele necesare i nici destinatarul comunicrii. ntre atribuiile grefierilor de la parchete, prea puine au ca destinatar, n mod direct, prile din dosare, astfel c grefierii de la parchete au obligaie de comunicare mai mult intrainstituional, cu procurorii sau cu grefierii ierarhic inferiori, respectiv superiori. Asta pentru c, evident, la parchete nu se desfoar edine publice, ancheta penal fiind, prin natura ei nepublic. n acest context, grefierii de la parchete au, cu att mai accentuat, obligaia de a pstra confidenialitatea informaiilor la care au acces prin natura postului pe care l ocup. Alt diferen sesizabil este principiul subordonrii ierarhice, care, guvernnd activitatea procurorilor, se rsfrnge i asupra activitatii grefierilor de la parchete. Astfel, de exemplu, grefierii de la cabinetul procurorului general, prim-adjunctului procurorului general i adjunctului procurorului general sunt asimilai grefierilor efi de secie118 i au, n ceea ce privete comunicarea, atribuia de a primi, verifica i prezenta corespondena adresat procurorului general, prim-adjunctului i adjunctului procurorului general. Apoi, ei transmit de ndat lucrrile, n baza condicii de expediie, conform rezoluiei procurorului general, prim-adjunctului i adjunctului procurorului general la secii, servicii, birouri i alte compartimente ale Parchetului de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie. Astfel, atribuiile acestei categorii de grefieri se apropie mai mult de atribuiile manageriale, pentru c, tot conform Regulamentului de Ordine Interioar al Parchetelor, ei rspund pentru aceast activitate n mod direct. La fel119, grefierii efi secie, primi-grefierii i grefierii efi serviciu au, ntre celelalte atribuii, pe aceea de a organiza i coordona personalul auxiliar de specialitate din subordine. Prin regulament ei au i obligaia de a propune procurorului ef secie sau, dup caz, procurorului ef serviciu msuri de mbuntire a activitii serviciului/ biroului. Ca i grefierii de la instane, ei primesc corespondena adresat seciei sau serviciului, dar o verific i o prezint procurorului ef secie sau, dup caz, procurorului ef serviciu. Alt diferen de organizare apare n lit.c) a alineatului 2 al art.105. Grefierii cu funcii de conducere de la parchete folosesc o eviden numit condic de lucrri, pe baza creia predau lucrrile repartizate personalului, conform rezoluiei procurorului ef secie sau, dup caz, procurorului ef serviciu. Predarea

116 Art. 50 lit.K din ROI 117 Art. 18 din Codul deontologic al personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea

118 ART. 105 alin.1 lit.b al Regulamentului de ordine interioar al parchetelor 119 ART. 105 alin.2 al Regulamentului de ordine interioar al parchetelor

66

67

se face sub semntur. Celelalte atribuii, legate de culegerea i nregistrarea la timp a datelor statistice, expedierea corespondenei, atribuia de verificare a modului de respectare a dispoziiilor privind activitatea de primire, nregistrare, expediere i arhivare a lucrrilor de ctre personalul din subordine sunt aceleai cu cele pe care le au grefierii de la instane. Tot cu referire la comunicarea intrainstituional, grefierii cu funcie de conducere au atribuia de a repartiza personalului auxiliar de specialitate din subordine lucrrile pentru dactilografiere sau tehnoredactare, atribuie care, la instane este reglementat de regulament fr decizia grefierilor. O meniune special are, ntre obligaiile grefierilor de la parchete, accentuarea, i prin Regulamentul de ordine interioar, dei este prevzut n Legea 567/2004, a faptului c grefierii au obligaia de a pstra secretul profesional i confidenialitatea lucrrilor. *** n cazul n care alte categorii de grefieri dect cele identificate de noi120 au atribuii de comunicare prevzute n fia postului, au posibilitatea s foloseasc ideile expuse mai sus pentru eficientizarea activitii lor specifice.

3. COMUNICAREA EFICIENT N ASIGURAREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII

3.1. Comunicarea n situaii dificile 3.2. Ce simt oamenii atunci cnd adopt un anumit tip de comportament? 3.3. Cum s ne purtm cu interlocutorii dificili? 3.4. List de condiii minimale care s ne asigure o comunicare eficient 3.5. List de trsturi specifice unei persoane asertive

120 Ne gndim la grefierii statisticieni, la grefierii informaticieni, la grefierii documentariti, .a.

68

69

3. COMUNICAREA EFICIENT N ASIGURAREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII

3.1. Comunicarea n situaii dificile
n contextul prezentat mai sus, pentru a asigura accesul publicului la informaiie de interes public n sistemul judiciar, grefierii necesit un bagaj de competene de comunicare pe ct de vast, pe att de flexibil. Un grefier trebuie s fie capabil nu doar s neleag principii de baz ale comunicrii eficiente, precum adoptarea unei atitudini asertive sau comunicarea bidirecional; el este cel care trebuie s aleag, dintr-o serie larg de opiuni de comportament i de comunicare, exact acea opiune care este cel mai potrivit persoanei cu care st de vorb i obiectivului de a o informa ct mai complet i mai pe nelesul acesteia. De aceea, la principiile enumerate mai sus Onestitate, Profesionalism, Politee, Colegialitate i Spirit de echip, Ascultare i Dinamism, vom aduga o list de tipuri de persoane (comportamente) care trebuie s beneficieze n egal msur de o bun comunicare n cadrul serviciilor oferite de ctre sistemul judiciar, n ciuda faptului c ele nu se ridic la nlimea ateptrilor general acceptate ca fiind normale. Aceste persoane sunt considerate dificile, pentru c pun grefierul ntr-o situaie la care nu poate face fa fr o adaptare suplimentar. Totui, aa cum practica european a demonstrat-o, din momentul n care grefierii utilizeaz anumite tehnici de comportament i comunicare, definite special pentru aceste categorii de justiiabili, dar i n relaia cu colegii, gradul de stress i de solicitare n interaciunea cu acetia scade, pe msura transformrii acestora n deprinderi de rutin, adaptate la specificul fiecruia. Pentru a stpni aceste tehnici, este necesar ca grefierii s fac un efort iniial de nelegere a tipurilor de comportamente pe care le poate afia un interlocutor: pasivitate, agresivitate, asertivitate.

3.2.Ce simt oamenii atunci cnd adopt un anumit tip de comportament?

3.2.1.Comportamentul pasiv Acest comportament este adoptat de ctre persoanele care consider/simt c nu i doresc o confruntare deschis, chiar dac pentru a evita aceast situaie trebuie s lase de la ei i s renune la punctul propriu de vedere. Costul acestei atitudini pasive este nflorirea unor sentimente negative cu privire la propria persoan, corelate cu auto-evaluri depreciative. Persoanele se simt: Furioase consider c se profit de bunvoina i competenele lor; Frustrate i vd obiectivele imposibil de atins, n competiie cu obiectivele altora; Retrase cred c nimeni nu le d atenie, i uneori consider c e pe bun dreptate c nu primesc ceea ce i doresc; Nesigure nu vor s i asume riscul de a ncerca o situaie pe care tiu c nu o vor controla i care are n mintea lor anse minime de reuit; Inferioare consider c nu merit respectul celorlali, nu au ncredere n ansa lor de succes; Anxioase li se pare c nu au anse s i controleze succesul i s evite eecurile; nvinse consider c oricum lucrurile se vor ntoarce mpotriva lor dac vor ncerca s opun rezisten, doar c dac ar ncerca s i afirme propriul punct de vedere, ar face ca toat interaciunea cu final previzibil s fie mai dureroas; False din dorina de a pstra armonia, prefer s nu i recunoasc sentimentele i opiniile; Lipsite de energie simt c nu au puterea de a se lupta, acolo unde de fapt ar trebui doar s aib entuziasmul de a face ce consider ei c e firesc i deschiderea de a i adapta viziunea la cea a interlocutorului.

70

71

3.2.2.Comportamentul agresiv La cealalt extrem aparent, persoanele agresive sunt cele care consider c toat lumea are o problem, cu excepia lor. Acesta este ns de multe ori doar felul n care i doresc s fie percepute, cnd de fapt aceste persoane s-ar putea s aib o prere proast despre ele nsele, ns mascheaz aceast nemulumire interioar printr-o agresiune sau judecat agresiv la adresa celorlali (pasiv-agresivii). Persoanele agresive se simt: Furioase consider c se profit de bunvoina i competenele lor. Dup cum se poate vedea, este vorba de aceleai stri interioare care i fac pe alii s devin pasivi; Puternice pe termen scurt, le place senzaia de dominare a celorlali i consider c au energia necesar pentru a juca rolul de lupttor neobosit; Vinovate sunt contiente c de fapt nu merit ceea ce primesc i c primesc doar pentru c au utilizat fora; Nesigure afieaz un narcisism care poate impresiona pe cei i mai nesiguri, ludndu-se n continuu, i astfel mascheaz defensiv prerea proprie c nu sunt aa de grozavi nct s fie apreciai aa cum sunt ei n mod natural; ndreptite sunt convinse c ideile i comportamentele afiate sunt cele mai potrivite i c merit atenie prioritar; uneori, consider c toate lucrurile care merg prost sunt din vina altora iar rolul lor este s corecteze dur aceste erori; Singuratice simt c nimeni nu i dorete compania lor, chiar i atunci cnd fac un efort s se dezvolte o relaie amical.

3.2.3.Comportamentul asertiv O atitudine echilibrat fa de noi nine i fa de ceilali se traduce printr-un comportament asertiv, pozitiv, definit prin prerea interioar c noi suntem n regul i c ceilali sunt de asemenea n regul, ambele pri ale unei comunicri meritnd respect reciproc. Aceasta este atitudinea pe care o dorim i o ateptm att de la ceilali, ct i de la noi nine. Grefierii pot rmne asertivi chiar i atunci cnd cel din faa lor este recalcitrant, dezinteresat de o bun comunicare, amenintor. Fiecare cetean are bagajul su de probleme personale pe care risc s l verse n faa reprezentanilor instituionali, dac acetia nu anticipeaz starea negativ ascuns n spatele furiei sau pasivitii unora dintre justiiabili. De aceea grefierii trebuie s realizeze c asertivitatea este o calitate rar, pe care nu o putem cere de la orice interlocutor, dat fiind c n spatele unui comportament asertiv exist mai mult dect o masc politicoas i respectuoas este vorba de o stare general de bine a persoanei n cauz, care se simte: Optimist orice situaie nou este abordat cu calm i cu o atitudine pozitiv, de reacie constructiv fa de provocrile interesante de a se schimba n bine. De asemenea, eecul nu este vzut ca o ntrire a prerii proaste pe care o are despre ea n acea privin, ci dimpotriv, ca un feedback c n acea direcie se mai poate crete; Calm consumul nervos este bine gestionat n interior, persoana nu are nevoie de scene pentru a accepta o situaie mai puin favorabil; Entuziast i asum situaiile noi ca anse de a crete i de a ajuta; Energic avnd scopuri bine definite, are suficient energie pentru a le atinge i pentru a transmite celorlali imaginea de persoan ctigtoare; ncreztoare i asum riscurile cu relaxare, ca fiind parte a jocului i tiind c are limite care s-ar putea s nu le aduc tot ce i doresc; Realist tie c ceea ce urmeaz s i se ntmple poate fi influenat doar ntr-o oarecare msur i tie cum s acioneze exact pe palierul de aciuni accesibile. Sunt stpne pe situaie, comunicarea fiind conform cu realitatea i mai puin dependent de emoiile trectoare. tie ncotro se ndreapt i care e contextul n care acioneaz; Deschis capabil s i recunoasc sentimentele i s fie mpcat cu propriul fel de a fi, nu are probleme n a transmite obiectiv (fr supra-ncrcare afectiv) cnd aciunea sau atitudinea interlocutorului o afecteaz negativ;

72

73

 Direct nu are nevoie de manipulri sau de persuasiuni ascunse n spatele unei imagini de persoan care nu are nevoie s negocieze. tie c nu poate obine totul i c dac i dorete s obin ct mai mult trebuie s interacioneze cu cellalt, s menioneze clar la ce e dispus s cedeze i la ce nu, pentru ca la finalul comunicrii cei doi interlocutori s aib ansa de a renuna la lucruri mai puin importante i s se sprijine n obinerea a ceea ce e cu adevrat important pentru fiecare din cei doi (atitudine tip ctig-ctig); Serioas transmite o senzaie de ncredere, prin faptul c i ia n considerare cu mult atenie pe ceilali, este receptiv la feedback-uri i are o atitudine responsabil fa de promisiunile ei i ale celorlali; Respectuoas accept diferena, pe care o apreciaz ca fiind la fel de valoroas ca propria persoan; Demn i asum c este important, ateapt s fie tratat corespunztor, i afirm prin comunicare nonverbal i verbal convingerea c ceea ce gndete i ceea ce face este bine reflectat n interior i transmis n exterior cu mult responsabilitate, fr compromisuri principiale. n concluzie, cutai s vedei ce se ascunde n spatele unei persoane care e prea linitit sau prea agresiv. S-ar putea ca aceasta tocmai s i fi construit o prere interioar despre felul n care o judecai sau avei de gnd s o tratai. ncercai s transmitei asertivitate n interaciunea cu justiiabilii, pentru a le crea o stare de confort care s i fac s nu reacioneze disproporionat i defensiv. Dac vei reui pentru nceput s v pstrai atitudinea pozitiv cu civa interlocutori dificili, v vei simi ncurajai s v dezvoltai treptat o reacie calm i nelegtoare, independent de context.

3.3. Cum s ne purtm cu interlocutorii dificili?

Aceste persoane reuesc s v pun n ncurctur, chiar dac uneori nici nu realizeaz c o fac. Indiferent dac o fac cu intenie sau nu, trebuie s reinei c exist anumite comportamente care demonteaz aceste situaii i readuc o cooperare plcut chiar i cu cei mai dificili dintre interlocutori, fie c ne sunt colegi de serviciu, fie c sunt beneficiarii serviciului oferit sau c sunt avocai, notari, jurnaliti, parteneri interinstituionali etc.

3.3.1. Persoanele care provoac blocaje Susinei-le i oferii-le ncredere suplimentar n ele n situaiile n care se blocheaz; Nu ajut s fie bruscate sau atenionate; Lsai-le s simt presiunea de a-i rezolva problema, dar i c au puterea de a o face chiar dac pentru nceput cu ajutorul dumneavoastr; Dac credei c acestea sunt intenionate, transformai blocajul ntr-o consecin direct asupra rezultatelor ateptate de acestea;

3.3.2. Persoanele grbite Artai-v preocupai i luai n serios solicitrile i feedback-urile lor, indiferent de tensiunea pe care o provoac prin afiarea unei atitudini de ateptare nerbdtoare; Acionai paradoxal i solicitai-le sprijinul direct pentru realizarea activitii curente; Respectai-le graba, dar artai-le c aceasta va aduce riscuri suplimentare de erori i menionai c dumneavoastr nu v permitei s v grbii dect n msura n care aceasta nseamn o mai mare eficien; Evideniai faptul c risc s nu beneficieze de o oportunitate la care altfel ar avea dreptul / ansa;

3.3.3. Persoanele nesociabile Nu luai reaciile lor ca pe nite reacii ndreptate mpotriva dumneavoastr. Foarte probabil c e vorba de o problem latent mai serioas, pe care, dac o luai n considerare, nu facei dect s o activai;
74 75

 Zmbii i acionai ncurajator i indifereni la atitudinea aparent negativ; Comunicai pe coninut, fr alte adugiri, i transmitei cu claritate atunci cnd considerai c activitatea comun este mai complex i presupune mai multe ntlniri;

Dac interlocutorul nu este de acord s v asculte, atunci dai-i voie s i expun punctul de vedere, dar ntr-un interval limitat de cteva minute; Dac dup intervalul n care una din pri i-a prezentat punctul de vedere nu exist o nelegere, solicitai o clarificare concis a scopului acestei persoane; Dac suntei jignii sistematic, transmitei c nu permitei aceast atitudine i c dac se va continua aa, vei refuza s colaborai pn la reluarea unei atitudini civilizate; inei-v de cuvnt, indiferent de ameninrile pe care unii prefer s le profereze;

3.3.4. Persoanele negativiste Acestea abia ateapt s fie ncurajate; n momentul n care prind ncredere c vor primi serviciul solicitat la nivelul ateptat, vor fi unele din cele mai cooperante persoane; Oferii-le ansa de a se compara cu alte persoane pozitive, n oglind.

Dac suntei trai la rspundere referitor la refuzul de a oferi serviciul, repetai faptul c ai precizat public (i uor de dovedit) c nu oferii acest serviciu att timp ct suntei jignii, dar c dac aceste agresiuni nceteaz, suntei primii care dorii s fii cu adevrat de folos; Dac jignirile se transform ntr-o atitudine excesiv de analitic, menionai c nu considerai c aceste detalii sunt relevante; Dac se insist, solicitai s vi se demonstreze pe scurt pertinena acestora i adoptai comportamentul adecvat, n funcie de relevana informaiilor primite.

3.3.5. Persoanele confuze Acordai-v ct timp este nevoie, pentru a v orienta n solicitarea lor i pentru a putea s le ghidai; Reformulai clar i concis scopul pentru care v solicit sprijin, i obinei aprobarea c acesta este cu adevrat scopul lor; Oferii-le materiale scrise de informare i orientare; Solicitai ajutorul altor persoane; Punei-le s descrie, la sfritul comunicrii, toate concluziile importante.

3.3.7. Persoanele care trgneaz / amn lucrurile ncurajai-le s fac lucrurile cele mai neplcute cnd au mai mult energie; Ajutai-le s respecte termenele; Reamintii-le politicos consecinele amnrilor.

3.3.6. Persoanele critice sau extrem de analitice Ignorai orice remarc critic singular la adresa muncii dumneavoastr; Oferii cu profesionalism toate informaiile pe care le considerai relevante; Dac suntei ntrerupi, solicitai un interval de cteva minute pentru a prezenta tot ce avei de transmis, cu promisiunea c dup aceea vei fi ateni la feedback-ul primit;

3.3.8. Persoanele care ntrzie Explicai-le c ntrzierea creeaz o stare de nemulumire care se poate ntoarce mpotriva lor; Reamintii-le c i ele s-ar simi jignite dac ar fi n postura n care i pun pe ceilali; Rugai-le s identifice situaiile care le determin s ntrzie i solicitai-le s le elimine n colaborarea cu dumneavoastr.

76

77

3.3.9. Persoanele lente Amintii-le politicos c ritmul lor creeaz disconfort, dac credei c acesta poate fi modificat; Dac personalitatea lor i face s fie ncei, acceptai faptul c trebuie s le acordai ajutor suplimentar, dar numai dac suntei sigur c nu e o form prin care persoana respectiv vrea s v transfere o parte din responsabilitatea care i revine.

Evitai asocierea mai multor nemulumii; Dac exist mai multe persoane care se erijeaz n lideri nemulumii, separai-le de grup i comunicai doar cu acestea pentru o rezolvare punctual; Dac presiunea grupului crete amenintor, ncercai s identificai o activitate pe care cel puin o parte din grup o poate realiza n alt loc, pn la reluarea atmosferei pozitive de colaborare.

3.3.10 Persoanele neglijente Nu preluai responsabilitatea n locul lor, mai ales cnd nu este o situaie singular; Artai-v preocupai de felul n care i ngreuneaz singuri calea ctre succes; Oferii-le materiale scrise de ndrumare.

3.3.15. Persoanele perfecioniste Ajutai-le s se confrunte cu realitatea, folosind tehnica feedback-ului; Asigurai-le c i vor ndeplini scopurile chiar dac nu este totul perfect; Ajutai-le s-i gestioneze timpul mai eficient, sugerndu-le s ncerce mai nti s utililizeze o soluie rezonabil, chiar dac nu perfect.

3.3.11. Persoanele uituce 3.3.16. Persoanele de gac n special dac sunt persoane n vrst, luai o foaie de hrtie i notai pentru ele tot ce trebuie reinut; La sfritul discuiei, recapitulai punctele eseniale cu foaia n fa. Nu le ncurajai dect atunci cnd timpul v permite s facei o pauz pentru o discuie amical; Nu v simii vinovai/ intimidai dac nu avei ntotdeauna timp s fii la nlimea volubilitii lor comunicaionale; Dac pericliteaz eficiena serviciului, tratai-le cu deferen i deschidei subiectul despre activitile relevante de la serviciu.

3.3.12. Persoanele impulsive Cu riscul de a pierde un minut n plus i de a prea insisteni, verificai dac au toate informaiile necesare referitoare la modul de punere n practic a unei activiti, precum i la resursele pe care le necesit n fiecare etap i abia apoi oferii-le sprijinul pe care l solicit; Rugai-le s v explice cum vd ele rolul lor n realizarea activitii i ce ateptri au de la dumneavoastr, i clarificai rapid serviciul pe care l putei oferi.

3.3.17. Persoanele insistente Folosii tehnica discului zgriat: repetai iar i iar acelai lucru. Nu ridicai tonul i nu intrai n defensiv. De obicei, dup o repetiie suficient de tenace i de impersonal, orice interlocutor tie c nu poate solicita mai mult; Folosii aceeai replic pn cnd persoana insistent o recepteaz, afirmndu-v insistent prerea de ru c nu putei ajuta mai mult; Nu v lsai provocai de ctre insistena agresiv.

3.3.14. Persoanele care profit de mulime n cazul celor care agit spiritele cu nemulumiri sau cu diverse propuneri de reformare a serviciului oferit, identificai un alt lider din mulime i atragei-l de partea dumneavoastr, astfel nct acesta s repete faptul c nu are nici un sens s se creeze o stare de spirit negativ, ci de cooperare;
78

79

3.3.18. Persoanele n vrst Verificai c informaia transmis este i n form scris i c tot ce era foarte important de menionat a fost recepionat cu claritate, adoptnd o atitudine egal fa de o persoan n vrst i fa de una mai tnr; Nu presupunei din start c ar exista nevoi speciale de informare n sprijinul pe care l oferii. Dac va fi cazul, vei descoperi atunci cnd clarificai pe larg scopul urmrit de acetia; ns foarte probabil c exist o nevoie de a asigura aspectele minimale legate de calitatea vieii acestei categorii de persoane s nu fie inute n picioare timp ndelungat ci s li se ofere scaune, s li se ofere ap dac au nevoie, s nu fie inute n camere neaerisite, nenclzite sau suprainclzite etc. ; Folosii-v empatia, gndindu-v ct de greu v-a fost atunci cnd ai fost ntr-o situaie grea, fizic sau emoional. Dac v este greu s fii empatici cu o persoan irascibil i aparent nepstoare la stressul dumneavoastr, gndii-v c muli vrstnici simt, n interaciunea cu dumneavoastr, ceea ce noi simim poate doar cnd mergem la doctor senzaia de neputin n a contribui pozitiv la situaia dat; Foarte probabil totui c vrstnicii au mai multe probleme care necesit rbdare. Fii generoi cu toate problemele acestora, chiar dac nu se refer direct la serviciul pe care l oferii, ci la umanitatea de care ajungem s avem cu toii nevoie n diverse situaii. Vrstnicii sunt, pe bun dreptate, foarte sensibili n ceea ce privete demnitatea lor, ntr-o societate care ncurajeaz n mod artificial virtuile tinereii. Nu i desconsiderai, pentru c, de multe ori, persoanele n vrst pot fi mai competente dect cele tinere. Nu toate persoanele n vrst au probleme cu auzul i au nevoie s ridicai tonul, nu toi au probleme de memorie, uneori dovedind c se concentreaz mai bine dect tinerii pe detalii i pe urmrirea unor planuri de aciune complexe.

dac este nevoie de ajutor clar n comunicare (de exemplu, transmiterea mesajului n limbajul surdomuilor, documente scrise ce trebuie explicate nsoitorilor persoanelor nevztoare etc). Respectul este apreciat de ctre orice persoan, indiferent de situaia ei. Decizia de a aduga la respectul obligatoriu i un alt fel de ajutor, suplimentar - fizic, emoional, comunicaional etc. este n rspunderea fiecruia dintre noi, n primul rnd din perspectiv uman i abia apoi instituional. Persoanele cu nevoi speciale trebuie, doar, tratate de o manier potrivit pentru ca demnitatea lor s nu aib de suferit.

3.3.19. Persoanele cu handicap Dac avei de-a face cu persoane blbite, nu v grbii s le tratai ca pe nite persoane care au i dizabiliti de nelegere. Dimpotriv, n majoritatea cazurilor aceast problem se datoreaz unui flux de gndire superior fluxului posibil de articulare a cuvintelor. Aceste persoane se gndesc deodat la acelai concept din mai multe perspective, ceea ce duce la o comunicare parial i neclar a tuturor acestora. Avei rbdarea de a le lsa s vorbeasc, fr s v grabii s credei c ai neles la ce se refer. Comunicai nonverbal ncurajator, dar nu condescendent. n cazul persoanelor cu handicap, privii-i n ochi i nu ezitai s le vorbii la fel cum i-ai vorbi oricrui alt interlocutor. Nu vorbii cu asistentul lor personal dect dac este vorba de un handicap psihic sau
80 81

3.4. List de condiii minimale care s ne asigure o comunicare eficient indiferent de context:
1. Fii receptivi! oamenii comunic verbal i mai ales nonverbal! 2. Fii flexibili! oamenii sunt diferii, acceptai-le felul de a fi! 3. Urmrii scopurile! nu v pierdei n detalii sau n emoii, ci concentrai-v pe scopurile dumneavoastr i ale altora! 4. Fii echilibrai! respectai-v i respectai-i pe ceilali! 5. Fii autentici! nu ncercai s fii mai veseli sau mai mbufnai dect v simii, dar nu lsai aceste stri s v blocheze comunicarea! 6. Fii deschii! nu pornii de la idei preconcepute! 7. Fii pozitivi! fiecare situaie i persoan au propriile avantaje! 8. Fii adecvai situaiei! recunoatei i respectai ierarhiile, autoritatea i contextele! 9. Fii asertivi! nu renunai la poziia dumneavoastr i nu ignorai poziia celuilalt!

3.5. List de trsturi specifice unei persoane asertive:

Nu se teme s refuze. Este dreptul ei s aleag; i asum responsabilitatea de a-i mplini propriile nevoi. Chiar i cnd se teme c va fi considerat incompetent, asertivul pune ntrebri; i asum responsabilitatea comportamentului propriu, dar nu i pentru comportamentul celorlali, sau pentru situaii care nu sunt sub propriul control. Astfel, face diferena dintre asumarea responsabilitii i asumarea culpabilitii; Privete direct n ochi, transmind onestitate, ncredere n viziunea proprie i exprimnd frontal ateptarea ca ceilali s i asculte punctul de vedere; Solicit n clar dreptul de a fi ascultat; Nu se las intimidat de poziia sau de statutul interlocutorului, pe care l respect n egal msur cu respectul fa de propria persoan; Comunic nonverbal o imagine pozitiv despre el nsui, de auto-apreciere i valorizare, prin atitudinea corpului i expresia facial; Caut s obin avantaje prin crearea unui mediu nonconflictual, mai degrab dect prin amnarea confruntrii; Solicit ajutor fr s se simt desconsiderat sau incapabil, ci creznd n puterea muncii n echip i a valorii pe care o va aduga prin contribuia lui; i manifest respectul fa de propria-i persoan prin afirmarea deschis a faptului c o atitudine agresiv a interlocutorului i provoac reacii negative i prin solicitarea ca acesta s i schimbe atitudinea, dac dorete s continue comunicarea.

82

83

CERERE-TIP

ANEXA I

RECLAMAIE ADMINISTRATIV

ANEXA II

Denumirea instituiei publice: Sediul: Data _______________

Denumirea instituiei publice: Sediul Data _______________

Stimate domnule Preedinte, Prin prezenta formulez o cerere conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public. Doresc s primesc o copie de pe urmtoarele documente (petentul este rugat s enumere ct mai concret documentele sau informaiile solicitate): .......................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... . ......................................................................................................................................................... . ......................................................................................................................................................... . .......................................................................................................................................................... Doresc ca informaiile solicitate s mi fie furnizate, n format electronic, la urmtoarea adres de e-mail (opional): ....................... . Sunt dispus s pltesc taxele aferente serviciilor de copiere a documentelor solicitate (dac se solicit copii n format scris). V mulumesc pentru solicitudine,

Stimate domnule Preedinte, Prin prezenta formulez o reclamaie administrativ, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, ntruct la cererea nr. ............. din data de ..................... am primit un rspuns negativ, la data de ......................................, ntr-o scrisoare semnat de ..............................................
(completai numele respectivului funcionar)

Documentele de interes public solicitate erau urmtoarele: .............................................................. ......................................................................................................................................................... . ......................................................................................................................................................... . .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... Documentele solicitate se ncadreaz n categoria informaiilor de interes public, din urmtoarele considerente: ................................................................................................................................................. .......................................................................................................................................................... Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informaiile de interes public solicitate n scris/n format electronic, considernd c dreptul meu la informaie, conform legii, a fost lezat. V mulumesc pentru solicitudine,

........................ (semntura petentului) Numele i prenumele petentului ......................................... Adresa .............................. Profesia (opional) ................. Telefon (opional) .................. Fax (opional) ......................

............................. (semntura petentului) Numele i prenumele petentului ......................................... Adresa .............................. Telefon ............................. Fax .................................

84

85

RECLAMAIE ADMINISTRATIV

ANEXA III

Denumirea instituiei publice: Sediul: Data _______________

Stimate domnule Preedinte, Prin prezenta formulez o reclamaie administrativ, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, ntruct la cererea nr. ............. din data de ..................... nu am primit informaiile solicitate n termenul legal, stabilit de lege. Documentele de interes public solicitate erau urmtoarele: ....................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... Documentele solicitate se ncadreaz n categoria informaiilor de interes public, din urmtoarele considerente: ................................................................................................................................................. .......................................................................................................................................................... Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informaiile de interes public solicitate n scris/n format electronic, considernd c dreptul meu la informaie, conform legii, a fost lezat. V mulumesc pentru solicitudine, ............................. (semntura petentului) Numele i prenumele petentului ......................................... Adresa .............................. Telefon ............................. Fax .................................

86