Sunteți pe pagina 1din 28

Complexitatea vieţii economice în condiţiile concurenţei impuse de economia de piaţă determină creşterea rolului

informaţiei în procesul de gestiune a întreprinderii şi de luare a deciziilor. Informaţia a devenit ea însăşi o resursă, de
corectitudinea ei depinzând calitatea deciziilor luate şi, implicit, a rezultatelor obţinute. Pentru obţinerea informaţiei sunt
prelucrate colecţii complexe, în care datele sunt grupate conform caracteristicilor comune.
Utilizarea eficientă a tehnologiilor informaţionale în întreprinderi nu se poate face fără cunoaşterea detaliată a
domeniilor de aplicabilitate. Activitatea financiar-contabilă este unul dintre primele domenii în care sistemele informatice
au fost aplicate cu succes. Actualmente în majoritatea întreprinderilor în care procesul de informatizare este avansat
ponderea aplicaţiilor din domeniul financiar-contabil este mare.
Automatizarea sistemului de evidenţă contabilă este caracterizată de implementarea programelor care
automatizează un anumit sector de evidenţă, care este specific fiecărei întreprinderi. Aceasta facilitează munca de rutină a
contabilului, care are mai mult timp pentru efectuarea analizei economico-financiare a întreprinderii, căutarea rezervelor
interne de mărire a eficacităţii lucrului. Implementarea sistemului automatizat de evidenţă permite: mult mai operativ de
efectuat evidenţă, înscrierea informaţiei operative într-un timp stabilit, găsirea şi introducerea operativă a informaţiei
economice necesare, automatizarea îndeplinirii rapoartelor financiare şi contabile, se micşorează volumul de lucru şi
cantitatea erorilor posibile.

1. Sisteme informaţionale şi informatice. Generalităţi.


Noţiunea de sistem e foarte larg răspândită în toate domeniile de activitate umană, însă în diferite
domenii de activitate această noţiune poartă un caracter specific acestui domeniu.
Sistemul e o totalitate de elemente de natură diferită care au legături între ele, formează un tot întreg şi
activează pentru a atinge un scop bine determinat.
Un sistem reprezintă un ansamblu de componente (elemente) interdependente, între care se stabileşte o
interacţiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv.

Condiţiile necesare pentru ca un obiect, un eveniment sau proces să poată fi tratat ca un sistem
sunt: Ele sunt: 1. existenţa unui nr. finit de elemente, 2 existenţa legături dintre elemente, 3
integritatea, 4 existenţa unui scop pus în faţa sistemului.
Elementele stau la baza sistemului ele pot fi de diferită natură. Fiecare element are un loc şi un
rol bine determinat. Activitatea lor se execută prin intermediul legăturilor cu celelalte elemente.
Legăturile pot fi de mai multe feluri însă de obicei se evidenţiază 3 tipuri mai însemnate de legături:
a) ierarhice sunt cele mai simple şi ele presupun subordonarea elementelor unul faţă de
altul. Schematic aceste legături se prezintă în formă de arbore.
b) în formă de reţea sunt puţin mai complicate şi presupun că legătura dintre elemente se
va face cu ajutorul elementelor intermediare.
c) relaţionale au mai multe posibilităţi şi presupun că orice element a sistemului poate
face legătură directă cu alt element al sistemului.
Elementele împreună cu legăturile dintre ele formează structura sistemului.
Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece:
- prezintă o structură proprie alcătuită dintr-o mulţime de elemente care interacţionează între ele
pe principii funcţionale;
- fluxurile (legăturile) existente între componentele organizatorice implică resursele (potenţialul)
organismului economic. În cadrul oricărui organism economic se produc fluxuri materiale,
financiare, informaţionale;
- mulţimea componentelor organizatorice şi interacţiunea dintre acestea urmăresc realizarea unui
anumit obiectiv global: funcţionarea întreprinderii într-un mod optim.
1.2. Întreprinderea şi sistemul ei informaţional
USE poate fi privită ca un sistem componenţa şi structura căruia este determinată de structura
organizatorică, apartenenţa de ramură, specificul proceselor de producere şi tehnologiile utilizate,
metodele de conducere, capacităţile şi dimensiunile întreprinderii etc. Elemente pot fi: personalul,
tehnologiile utilizate, materia primă, mijloacele fixe şi circulante, informaţia disponibilă etc.
Întreprinderea se consideră formată din următoarele trei subsisteme:
1. subsistemul de conducere (decizional)
2. subsistemul de informare (informaţional)
3. subsistemul de execuţie (operaţional).
Subsistemul de execuţie cuprinde ansamblul activităţilor specifice întreprinderii: aprovizionarea,
producerea, desfacerea, exportul, transportul etc. Volumul şi calitatea acestor activităţi se reflectă prin
intermediul datelor care de obicei sunt fixate în documentele respective. Ele redau starea şi dinamica
1
proceselor economice care trebuie gestionate. Datele mai apoi sunt transmise subsistemului
informaţional.
Subsistemul informaţional include anumite elemente ca: principii, metode, procedee, mijloace
tehnice, personal calificat şi structuri organizatorice ce se folosesc pentru generalizarea, culegerea,
transmiterea, prelucrarea, codificarea, filtrarea, stocarea datelor, adică acest subsistem realizează o
anumită tehnologie informaţională. La etapa de prelucrare a tehnologiei informaţionale, datele se
transformă în informaţii. Informaţiile obţinute în rezultatul prelucrării sunt analizate şi transmise
subsistemului decizional. SS informaţional joacă un rol dublu : pe de o parte asigură toate informaţiile
necesare luării deciziilor la toate nivelurile de responsabilitate, conducere şi control iar pe de altă parte
asigură căile de comunicare dintre celelalte subsisteme. Totodată asigurând legătura mediul intern al
întreprinderii şi cel extern (mediul economic, financiar, bancar)
Subsistemul decizional are scop realizarea funcţiilor de bază conducerii USE care sunt: dirijare,
coordonare, reglare, comandă, control.
Prin intermediul acestor funcţii subsistemul de conducere trebuie să asigure funcţionarea optimă
a întreprinderii, luând deciziile respective de ordin strategic, tactic sau operativ. Iar eficienţa acestor
decizii şi implicit a rezultatelor obţinute depind în mare măsură de calitatea şi operativitatea
informaţiilor furnizate de subsistemul informaţional.
Sistemul întreprindere
M
E
Subsistemul decizional D
I
U
Decizii Informaţii L

Fluxuri
informaţionale
Subsistemul informaţional
E
X
Decizii Date T
E
Fluxuri materiale
Subsistemul operativ R
şi financiare I
O
R

Figura 1.1.

2. Sistemul informatic al USE. Structura, componente, clasificări.


Subsistemul informatic al USE cuprinde figura 1.2.
În caz general SI al USE se defineşte ca un ansamblu logic şi armonios structurat, format din
echipamente electronice de calcul şi de comunicaţie, din procese şi proceduri automate şi manuale, din
structuri organizatorice şi personal specializat care folosesc echipament electronic de calcul ca
instrument de prelucrare automată a datelor în domeniile respective ale USE.
Informaţia furnizată trebuie să se caracterizeze prin: acurateţe şi realitate; relevantă şi oportună; forma de prezentare adecvată şi
accesibilitate, cost corespunzător. Informaţia într-un anumit sens reprezintă înlăturarea incertitudinii prin prelucrarea datelor.
Ciclul de viaţă a unui document este determinat de momentul în care el a fost emis până la momentul când este predat în arhivă sau este
lichidat.
### Sistemul automatizat de evidenţă include următoarele elemente:
1. Mijloacele tehnice. La ele se referă utilajul şi instalaţiile din care este alcătuit calculatorul, cum ar fi procesorul central, mijloace optice de
numărare, mijloace de păstrare a informaţiei, imprimante, terminale, etc.;
2. Produse program.
- programe de sistem. La aceste programe se atribuie cele care îndeplinesc funcţii generale, de obicei sistemele de operare, care operează cu
resursele calculatorului, repartizându-le pentru un lucru cât mai eficient, sisteme de gestiune a bazelor de date, care asigură îndeplinirea funcţiilor
standard legate de prelucrarea datelor. Programele de sistem sunt elaborate de furnizorii de produse tehnice sau firme care sunt specializate în domeniul
asigurării cu programe.
- programe pentru utilizator. Reprezintă un set de instrucţiuni privind prelucrarea prestabilită a datelor, ele fiind elaborate independent de
întreprindere sau sunt procurate de la firme specializate.
3. Documentaţia include descrierea sistemul, informaţii privind utilizarea, prelucrarea datelor alte funcţii privind utilizar ea.

2
4. Personalul – lucrătorii care coordonează lucrul cu sistemul, proiectează şi asigură cu programe, exploatează şi verifică prelucrarea datelor de
către sistem.
5. Datele reprezintă înregistrări privind operaţiile economice şi alte informaţii nefinanciare necesare, care sunt introduse, păstrate şi prelucrate de
sistem.
6. Proceduri de control – procedurile care asigură înscrierea corespunzătoare a înregistrărilor, preîntâmpinând şi înregistrând erorile comise.

Subsistemul informatic al întreprinderii

Informaţia (nivel Tehnologiile Structura organizatorică Structura funcţională –


sintactic – forma şi informaţionale. Subdiviziunile structurale, totalitatea subsistemelor
structura (volumul de (de bază) Sisteme de operare, personalul de conducere, funcţionale, procedurilor,
date); semantic – sensul
mijloace de realizare a PP, care îndeplinesc funcţiile metodelor, modelelor şi
programe de testare AVP,
de conducere cu ajutorul algoritmilor de prelucrare
conţinutului, indicatori, (aplicaţii) generale – Office, de
comunicare, multimedia, tehnologiilor a informaţiei, actelor
structura BD, translatoare, etc. instrumentar informaţionale normative care realizează
clasificatoare; nivel special – matematice, statistice, Tip ierarhic corespunde funcţia de conducere.
pragmatic – reflectă contabile, de gestiune a
proiectelor, inteligenţă artificială structurii liniar- Conducerea strategică
valoarea inf. pentru etc. modul de utilizare – locale, funcţionale, care cuprinde Gestiunea producerii
luarea deciziilor). complexe, integrate, corporative. subdiviziunile funcţionale Conducerea personalului
Mijloace de colectare şi
Ansamblul informaţiilor înregistrare (tastatura, scanner,
şi de structură. Evidenţa contabilă
interne şi externe, dispozitive optice) mijloace de Tip reţea ce corespunde Gestiunea operativă
formale sau neformale transmitere (LAN, WAN, Internet, divizării structurii în (logistica)
Intranet)
anumite business-unităţi.
utilizate în cadrul firmei Mijloace de stocare a datelor
precum şi datele care (discuri optice, CD, DVD)
mijloace de prelucrare (PC,
stau la baza obţinerii servere, supercalculatoare)
lor. mijloace de prezentare a
informaţiei imprimante,
monitoare, dispozitive grafice, etc.

Mijloace tehnice
Metode de conducere Modele de luare a deciziilor
Produse program

Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informaţional care permite realizarea operaţiilor de
culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor şi difuzarea informaţiilor prin utilizarea
tehnologiilor informatice moderne (într-un mod automatizat).
Un SI trebuie structurat în aşa mod ca să corespundă cerinţelor diferitor grupe de utilizatori:
1. manageri la nivelul conducerii strategice, tactice şi operative;
2. personalul implicat în procesul de culegere şi prelucrare a datelor;
3. personalul implicat în procesul cercetărilor ştiinţifice şi proiectării de noi produse şi
tehnologii de fabricaţie;
4. personalul implicat în procesul de producţie, control a proceselor industriale utilizând
mijloace speciale tehnologiilor informaţionale.
Astfel, în cadrul SI al USE pot fi diferite următoarele SS:
- SS conducerii strategice;
- SS conducerii curente;
- SS de gestiune a cunoaşterii (specific activităţii de cercetare şi proiectare);
- SS operaţionale.
SI la nivel operaţional (OLS) permit culegerea, stocarea şi prelucrarea datelor referitoare la
tranzacţie şi procesele economice derulate (aprovizionări cu materii prime) consum de materii prime,
produse finite obţinute, livrate, încasate, plăţi efectuate către furnizori, gestiunea depozitelor bancare,
încasări sau plăţi prin conturi curente.
S de gestiune a cunoaşterii în cadrul USE permit noilor tehnologii şi cunoştinţe în cadrul USE
(produse soft destinate proiectării asistate de calculator) precum şi asigurarea automată a controlului
fluxului de documente în cadrul USE.
SI destinate conducerii curente (nivelul tactic) asigură derularea activităţii de control şi
conducere pe termen scurt, susţinând, de regulă, deciziile de rutină. Aceste S generează rapoarte
periodice a căror structură este prestabil, oprind informaţia necesară decidentului în conformitate cu
domeniul său de responsabilitate. Fiind gândite mai mult ca sisteme de rapoarte periodice, ele sunt mai
puţin pregătite să ofere informaţii urgente ca urmare a unor situaţii neprevăzute.
3
SI destinate conducerii strategice permit echipei manageriale de vârf să realizeze planificarea
activităţii USE pe termen lung în vederea atingerii obiective strategice fixate.

Structura SI al USE cuprind atât componente definite după criterii funcţionale cât şi pe cele
rezultate de luare în considerare a nivelurilor de decizie şi operaţionale din cadrul USE.
În egală măsură poate fi realizată o clasificare a SIG utilizate în cadrul USE pornind de la
criteriul naturii prelucrărilor realizate prin intermediul lor:
1. S pentru prelucrarea tranzacţiilor (TPS) sunt speciale în prelucrarea, stocarea şi preluarea
datelor privitoare la tranzacţiile zilnice de rutină. Se caracterizează prin gradul lor mare de
repetabilitate şi volum mare de date şi servesc nivelul operaţional. În această categorie sunt incluse SI
ca:
- privind gestiunea producţiei;
- privind evidenţa vânzărilor;
- privind contabilitatea financiară;
- privind gestiunea stocurilor;
- privind operaţiile pe cont curent;
- conducerea gestiunilor financiare (depozite, credite).
2. SI destinate activităţii de birotică (OAS) destinate în principal personalului implicat in
procesul prelucrării informaţiilor şi comunicaţiei (contabili, secretare, manageri). În această categorie
sunt cuprinse:
- procesoare de texte;
- procesoare de tabele;
- sisteme de poştă electronică.
3. S destinate cercetării-dezvoltării (KWS) destinate creării şi integrării noilor tehnologii în
cadrul USE. Utilizatorii acestor S sunt ingineri, proiectanţi şi alţi specialişti implicaţi în activitatea de
cercetare.
4. SI destinate conducerii (MIS) destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină necesare în
procesul fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării pe termen scurt. Asemenea S
permit generarea de rapoarte privind abaterile înregistrate precum şi consultarea online a informaţiilor
referitoare perioadelor anterioare de gestiune.
5. S suport de decizie (DSS) oferă managerilor modele complexe şi aprofundate de analiză în
vederea fundamentării deciziilor. Ele valorifică informaţii interne oferite de prima şi a patra categorie
alături de informaţii provenite din mediul exterior (curs valutar, preţul produselor fabricate de firmele
concurente, preţul de piaţă a materiilor prime). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele
formulate returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie de S pot fi incluse S expert
caracterizate prin stocarea cunoştinţelor exportului uman sub formă de fapte şi reguli într-o bază de
cunoştinţe utilizate pentru deducerea de concluzii, prin derularea de raţionamente automate. Deci,
asemenea S expert pot fi utilizate cu succes în diagnosticarea financiară a USE, în elaborarea deciziilor
băneşti, de acordare a creditelor clienţilor săi. (ex. de avantaje şi dezavantaje)
6. S suport ale executivului (ESS) reprezintă SI destinate conducerii strategice şi permit luarea
unor decizii nestructurate, altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să servească la soluţionarea
unei anumite probleme ci să ofere facilităţi generalizate de calculul comunicare. Utilizează date
privind mediul exterior USE precum şi date sintetizate oferite de S 4 şi 5 precum şi de cele mai
avansate produse soft grafice.
După aria de cuprindere:
� Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcţionale în cadrul
organizaţiei:
o Subsistemul contabilităţii o Subsistemul producţiei o Subsistemul cercetării
o Subsistemul commercial o Subsistemul resurselor umane
� Subsisteme interorganizaţionale concepute să asigure fluxuri informaţionale între:
o Organizaţie şi partenerii săi (furnizori, clienţi, bancă etc). Ex: e- banking, comerţ electronic
etc. o „Firma mamă” şi subdiviziunile sale organizatorice.

4
5
Acţiune Factori de decizie

Nevoi de informaţii
Informaţii

Activitatea Contabilitate

economică Cuantificare Prelucrare Comunicare


date
Realizată Realizată Realizată
prin prin stocarea prin
înregistrarea şi pregătirea rapoarte
datelor datelor

Fig. 1.4. Contabilitatea ca sistem informaţional pentru decizii economice


Conform figurii 1.4 contabilitatea face legătura dintre activităţile economice şi factorii decizionali. În primul rând
contabilitatea cuantifică activităţile economice, înregistrând datele ce le privesc pentru o utilizare ulterioară. În al doilea
rând, datele sunt stocate cât timp este necesar iar apoi prelucrate pentru a deveni informaţii utile. În al treilea rând,
informaţiile sunt comunicare prin intermediul rapoartelor financiare factorilor de decizie. S-ar spune că datele brute ce
privesc activităţile economice reprezintă un imput al sistemului contabil, iar informaţia prelucrată, utilă pentru factorii de
decizie, reprezintă output-ul. Astfel sistemul informaţional contabil este cel mai important, pentru că joacă rolul principal în
direcţionarea fluxului de date economice către toate compartimentele unei întreprinderi şi către terţii interesaţi din afara
întreprinderii. Contabilitatea reprezintă nucleul financiar al sistemul informaţional managerial. Acesta oferă atât conducerii
cât şi terţilor din exterior o imagine completă asupra organizării agentului economic.

Documente Jurnale Cartea Balanţa de Bilanţ


sursă Mare verificare contabil

Alte
Fişiere raportări
şi analize
Obţinerea ieşirilor
Culegerea Pregătirea, Prelucrarea şi Întreţinerea

Fig. 1.5. Ciclul prelucrării datelor în contabilitate

6
Sistemul informaţional al agentului economic
Planificarea Aprovizionarea Realizarea

Evidenţa muncii şi a Evidenţa mijloacelor


retribuţiei fixe
Sistemele
informaţio-
Evidenţa operaţiilor Evidenţa consumurilor Rapoartele şi dările nale ale
financiare de producţie de seamă altor unităţi
economice

Evidenţa materialelor Evidenţa producţiei


finite

Finanţele Cadrele Producerea

Fig. 1.6. Legăturile informaţionale în evidenţa contabilă


Sisteme informatice de gestiune
Sistemele informatice de gestiune sunt definite în literatura de specialitate urmâdu-se două abordări:
a) plecând de la informaţie şi de la suportul acesteia;
b) plecând de la funcţia pe care sistemul informatic de gestiune trebuie să o realizeze.
În primul caz, sistemele informatice de gestiune reprezintă ansamblul informaţiilor utilizate în cadrul
firmei, a mijloacelor şi procedurilor de identificare, culegere, stocare şi prelucrare a informaţiilor.
În cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune se porneşte de la scopul
acestuia şi anume oferirea informaţiei solicitate de utilizator în forma dorită şi la momentul oportun în
vederea fundamentării deciziilor.
Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune, datelor,
modelelor, regulilor de gestiune.
Domeniile de gestiune corespund fiecăreia dintre activităţile omogene desfăşurate în cadrul firmei -
cercetare-dezvoltare, comercială, de producţie, de personal, financiar-contabilă – cu luarea în
considerare a interacţiunilor dintre ele. Mai mult, abordarea acestor domenii se realizează într-o
viziune ierarhică conducând la identificarea următoarelor nivele:
• Tranzacţional în cadrul căruia se efectuează operaţii elementare;
• Operaţional unde se desfăşoară operaţii curente, deciziile luate la acest nivel sunt curente, de rutină;
• Tactic corespunzând activităţilor de control şi deciziilor pe termen scurt;
• Strategic caracteristic deciziilor pe termen lung şi/sau care angajează global firma.
Datele reprezintă “materia primă” a oricărui sistem de gestiune. Sunt avute în vedere toate datele
vehiculate şi prelucrate indiferent de natura lor, caracterul lor formal sau informal sau de suporturile pe
care se află.
Modelele de gestiune regrupează procedurile proprii unui domeniu. Putem exemplifica prin modelul:
• Contabil, specific domeniului financiar-contabil;
• Tehnologiei de fabricaţie specifică domeniului producţiei;
• De vânzări specific domeniului comercial.
Regulile de gestiune permit prelucrarea datelor şi utilizarea informaţiilor în conformitate cu
obiectivele sistemului.
În cadrul unei firme cu activitate de producţie şi/sau comercială pot fi identificate următoarele reguli
de gestiune:
- aprovizionarea se realizează când stocul efectiv scade sub stocul normat;
- evaluarea materialelor se realizează conform metodei FIFO;
- pentru produsele de calitatea a doua preţul se reduce cu 5% etc.
7
Astfel, sistemul informatic de gestiune asigură obţinerea şi furnizarea informaţiei solicitate de
utilizator, folosind mijloacele TI, pentru fundamentarea deciziilor privind un anumit domeniu din
cadrul firmei.
Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizează prin aplicarea
principiului introducerii unice a datelor şi prelucrării multiple a acestora în concordanţă cu nevoile
informaţionale specifice fiecărui utilizator.
SI integrat al contabilităţii se caracterizează printr-o introducere unică a datelor, preluate din
documentele primare care actualizează o bază de date unică a contabilităţii care va fi ulterior
exploatată pentru asigurarea atât a lucrărilor specifice contabilităţii financiare cât şi a celor specifice
contabilităţii de gestiune răspunzându-se astfel cerinţelor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor.

Abordări şi principii în realizarea sistemelor informatice de gestiune


În realizarea unui sistem informatic se poate opta pentru una din următoarele soluţii:
o sistem informatic centralizat
o sistem informatic descentralizat
Sistemul informatic centralizat se caracterizează prin faptul că întregul proces de stocare şi prelucrare a
datelor precum şi de dezvoltare a sistemului se realizează la nivelul unei singure locaţii în care se află
un singur sistem de calcul, de regulă un mainframe, care stochează o bază de date unică precum şi
ansamblul programelor de aplicaţie. Utilizatorii interacţionează cu sistemul prin intermediul
terminalelor.
Avantajele centralizării sunt reprezentate de:
- controlul efectiv asupra utilizării şi dezvoltării software-ului;
- controlul asupra securităţii şi integrităţii datelor;
- partajarea resurselor hard, soft şi a datelor între utilizatori;
- eliminarea riscului incompatibilităţii hard şi soft în cadrul sistemului;
- promovarea cu uşurinţă a standardelor (tehnice, de proiectare, procedurale etc) la nivelul întregului
sistem;
- asigurarea serviciilor solicitate de către utilizatori prin puterea de calcul a sistemului central;
Dezavantajele centralizării sunt reprezentate de următoarele aspecte:
- “căderea“ sistemului de calcul blochează toţi utilizatorii;
- alterarea datelor şi a programelor, voită sau accidentală, afectează toţi utilizatorii;
- sistemul se poate dovedi lent şi inflexibil la nevoile utilizatorilor, adesea fiind insuficient adaptat
nevoilor locale sau de grup ale utilizatorilor;
- poate realiza un timp mare de răspuns în cazul unor solicitări simultane ale mai multor utilizatori.
Sistemul informatic descentralizat se caracterizează prin faptul că datele, software-ul şi puterea de
calcul sunt dispersate în diferite locaţii (chiar dispersate geografic) ale organizaţiei. Prelucrarea se
realizează pe calculatoare personale independente sau în cadrul unor reţele locale.
Avantajele descentralizării:
- datele sunt stocate şi prelucrate local;
- soft-ul este mai bine adaptat nevoilor locale;
- avariile hard, soft sau ale bazei de date la nivelul unei locaţii nu afectează celelalte locaţii;

8
- configuraţia sistemului poate fi gândită în funcţie de nevoile diferitelor departamente din cadrul
organizaţiei sau chiar a utilizatorilor locali;
- mai marea autonomie şi motivare la nivelul utilizatorului local.
Dezavantajele descentralizării:
- riscuri mari legate de incompatibilităţi hard şi soft între diferite locaţii;
- apariţia inerentă a unor duplicări ale datelor şi software-ului în diferite locaţii;
- dificultatea realizării unor proiecte complexe la nivel local;
- riscul de fragmentare a politicii TI;
- costuri mai mari în comparaţie cu sistemul centralizat.
Tendinţa actuală este net orientată către descentralizare care trebuie să se realizeze astfel încât:
• întreaga responsabilitate şi autoritate pentru funcţiile descentralizate ale SI să aparţină
managementului local;
• să se asigure alinierea la standardele utilizate la nivelul SI global al organizaţiei;
• la nivel central urmează să se realizeze:
- elaborarea strategiei la nivelul întregului SI al organizaţiei;
- managementul comunicaţiilor în cadrul reţelei locale ale organizaţiei;
- administrarea datelor;
- refacerea în caz de dezastre.
Astăzi, arhitectura promovată în realizarea sistemelor descentralizate este arhitectura client-server
caracterizată prin faptul că aplicaţiile şi datele puse la dispoziţia utilizatorilor sunt dispersate pe
diferitele componente hardware în funcţie de numărul utilizatorilor care trebuie să aibă acces şi de
puterea de calcul necesară.
Componentele hardware sunt reprezentate de:
- staţii de lucru (calculatoare personale) folosite de utilizatori individuali;
- servere departamentale partajate de utilizatori caracterizaţi prin aceleaşi nevoi de prelucrare;
- server central partajat de toţi utilizatorii.
Software-ul exploatat în cadrul organizaţiei este reprezentat de:
- Aplicaţiile la nivelul clienţilor care:
• rulează pe staţia de lucru pusă la dispoziţia clientului;
• exploatează date stocate pe calculatorul clientului;
• sunt reprezentate în principal de: procesoare de tabele, procesoare de texte,
aplicaţii exploatând baze de date.
- Aplicaţii departamentale care:
• rulează pe serverul departamental;
• exploatează la nivelul departamentului, datele stocate pe serverul acestuia;
• sunt partajate de utilizatorii aceluiaşi departament;
- Aplicaţii la nivelul organizaţiei care:
• rulează pe serverul central;
• exploatează datele de interes general stocate pe serverul central;
• sunt partajate de utilizatorii mai multor departamente;
• necesită putere mare de prelucrare.

Desfăşurarea unei activităţi riguroase şi performante de proiectare şi realizare de sisteme informatice


de gestiune impune respectarea următoarelor aspecte:
1. Abordarea globală a problemei de rezolvat;
2. Utilizarea unei metodologii unitare în proiectarea şi realizarea sistemului informatic;
3. Aplicarea celor mai moderne soluţii şi metode de proiectare şi realizare a sistemului informatic;
4. Structurarea sistemului informatic ţinând seama de structura organizatorică din cadrul firmei.
5. Participarea nemijlocită a viitorului beneficiar la activităţile de analiză, proiectare şi
implementare a sistemului informatic. O astfel de participare asigură formularea clară a specificaţiilor
necesare proiectării şi validarea eşalonată a soluţiilor propuse de proiectant toate acestea asigurând în
final un produs care să corespundă deplin cerinţelor utilizatorului;

9
6. Respectarea cadrului legislativ. Fiind vorba de sisteme informatice de gestiune devine obligatorie
realizarea evidenţelor, calcularea indicatorilor şi întocmirea lucrărilor de sinteză în conformitate cu
reglementările aflate în vigoare.
7. Realizarea unor sisteme informatice corespunzătoare resurselor disponibile la utilizator;
8. Întrucât prin natura sa software-ul este supus schimbării, această schimbare trebuie anticipată şi
controlată;
9. Compromisurile sunt inevitabile în dezvoltarea aplicaţiilor informatice şi ele trebuie explicitate şi
documentate.
10. Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică presupune evaluarea cheltuielilor
necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi exploatarea curentă a SI şi compararea
acestora cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară.

Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţionale şi extinderea domeniilor de utilizare a


informaticii au impus realizarea unor strategii de proiectare şi realizare a SI. În prezent aceste strategii
pot fi clasificate în modul următor:
1) În funcţie de rolul SI în cadrul USE se disting 3 categorii de strategii:
a) strategia ameliorativă;
b) strategia inovatoare;
c) strategia adaptivă.
Strategia ameliorativă urmăreşte automatizarea activităţilor şi operaţiilor care au caracter
repetitiv sau de rutină. Sistemele informatice, elaborate după asemenea strategie, nu impun modificări
în sistemul unităţii, au un grad redus de complexitate, sunt lipsite de flexibilitate, nu folosesc personal
numeros, iar timpul de implementare este scurt.
Strategia inovatoare consideră că implementarea SI trebuie însoţită de schimbări importante în
organizarea şi funcţionarea sistemului USE. Aceste strategii presupun un timp mai mare pentru
realizarea noului sistem, mai multe cheltuieli, personal de înaltă calificare, dar care asigură
valorificarea facilităţilor oferite de calculator.
Strategia adaptivă se bazează pe principiul invariaţiei sau modificărilor lente impuse de
existenţa proceselor şi structurilor de bază ale unităţilor economice. Elementele informaţionale
invariante sunt surprinse în baza informaţională (BI) care ocupă locul central în cadrul SI. Strategia
adaptivă asigură flexibilităţi sporite datorită utilizării conceptului de bază informaţională care se
transpune în colecţii de date şi care împreună cu procedurile de creare, actualizare şi exploatare
constituie nucleul SI.
Prin comparaţie, strategia ameliorativă pleacă de la un set bine determinat de ieşiri în funcţie de
care se determină toate celelalte elemente ale sistemului (atribute de intrare, BI, algoritmi şi proceduri
de prelucrare etc.), în timp ce strategia adaptivă începe prin determinarea setului de intrări strict
necesare asigurării BI în aşa fel încât aceasta să modeleze cât mai complet sistemul unităţii.

2) În funcţie de modalitatea de abordare şi realizare a SI se disting:


� Strategia descendentă
� Strategia ascendentă
� Strategia mixtă
Strategia descendentă numită şi top-down pleacă de la principiul descompunerii sistemului
informatic complex în componente prezentând o complexitate mai redusă (definite pe domenii de
activitate de exemplu) parcurgându-se succesiv mai multe niveluri de detaliere în cadrul fiecărei
componente definite. Prin această abordare, sistemul informatic dobândeşte o structură ierarhic
modulară în care fiecare componentă îndeplineşte o anumită funcţionalitate şi va fi coordonată în
funcţionarea sa de componentele plasate la nivelul ierarhic imediat superior.
Această strategie:
• se aplică în cazul sistemelor informatice complexe, vizând o arie largă de cuprindere;
• asigură realizarea unei soluţii globale, unitare la nivel conceptual pentru întregul sistem,
componentele acestuia urmând să fie proiectate şi realizate independent (pe baza unei planificări),
priorităţile fiind fixate în funcţie de opţiunea beneficiarului sau importanţei respectivelor componente
şi conexiunilor necesare în cadrul sistemului global.
10
• Pe măsura realizării componentelor din arhitectura generală a sistemului informatic acestea se vor
testa şi apoi integra în produsul final a cărui funcţionalitate va fi de asemenea verificată.
• Impune un efort deosebit atât în perioada de analiză (fiind necesară o analiză complexă şi foarte
amănunţită având în vedere complexitatea proceselor informaţionale supuse informatizării) cât şi de
proiectare şi realizare ceea ce impune eforturi financiare deosebite.
• În procesul integrării componentelor nu vor apărea probleme deosebite ca urmare a strategiei unitare
de proiectare şi realizare definită la demararea proiectului.
Strategia ascendentă numită şi bottom up promovează iniţiativa la nivelul fiecărui domeniu de
gestiune (contabilitate, comercial, producţie etc) fără a exista o soluţie cadru şi o arhitectură definită
pentru sistemul informatic global la nivel de organizaţie. Sistemele de gestiune se proiectează,
realizează şi exploatează independent, răspunzând cerinţelor de gestiune ale domeniilor pentru care au
fost realizate, urmând ca ulterior să se treacă la integrarea acestora în cadrul sistemului informatic
global al organizaţiei. Datorită lipsei unei strategii unitare în plan hardware şi software, a unei soluţii
unitare de proiectare şi realizare există riscul unui grad redus de integrare a subsistemelor de gestiune
realizate în cadrul sistemului informatic al organizaţiei.
Strategia mixtă reprezintă o combinare a strategiei descendente cu strategia ascendentă reţinându-se
punctele lor forte. În această abordare se optează pentru o definire a componentelor sistemului
informatic în conformitate cu cerinţele strategiei descendente, urmând ca proiectarea, realizarea şi
integrarea acestor componente să se realizeze urmând cerinţele strategiei ascendente.
Indiferent de strategia utilizată în definirea arhitecturii trebuie ca această soluţie să permită dezvoltarea
ulterioară a sistemului informatic prin crearea şi integrarea de noi componente. O astfel de abordare
conduce la definirea de arhitecturi deschise pentru sistemele informatice. Numai astfel sistemul
informatic va putea evolua odată cu activitatea organizaţiei asigurând suportul informaţional necesar
procesului de conducere şi se va putea totodată moderniza prin integrarea de noi soluţii TI.

Structura generală a unui sistem informatic de gestiune


Pentru a defini structura generală a unui sistem informatic este necesar să plecăm de la funcţia acestuia
de a prelucra datele disponibile în vederea obţinerii informaţiilor necesare luării deciziilor în procesul
conducerii. Cele trei componente majore care formează sistemul informatic sunt:
• Intrările • Prelucrările • Ieşirile
Intrările reprezintă ansamblul datelor încărcate, stocate şi prelucrate în cadrul sistemului în vederea
obţinerii informaţiilor.
Intrările se clasifică în două grupe şi anume:
1. Tranzacţiile externe care redau dinamica operaţiilor şi proceselor economice şi financiare din
cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacţii externe: datele
referitoare la aprovizionările cu materii prime, datele reflectând operaţiile de încasări şi plăţi etc.
Tranzacţiile interne sunt reprezentate de:
• Date consemnate în documente primare, la locul producerii operaţiilor pe care le evidenţiază, în
cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factură emisă unui client etc);
• Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate în documente sau înscrise în
norme şi/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plată onorat de client, cota legală
de TVA, cotele de impozit pe profit etc);
• Date provenind de la alte sisteme informatice operaţionale în cadrul aceleiaşi firme.
• Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei.
Datele consemnate în documente vor fi introduse în sistemul informatic în următoarele moduri:
- Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permiţând încărcarea datelor tastate
de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului şi
validarea datelor;
- Scanarea documentelor, tehnologie modernă pe principii optice, permiţând preluarea unui volum
foarte mare de date într-un interval scurt de timp.
Intrările pot fi realizate în mod direct, utilizându-se mijloace moderne ale TI cum ar fi:
- Transferul de date prin reţeaua locală din cadrul firmei, reuşindu-se astfel ca ieşirile unui subsistem
informatic al firmei să devină intrări pentru un alt subsistem;
- Transfer de date la distanţă:
11
o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI – Electronic Data Interchange;
o Prin reţele private.
- MICR (Magnetic ink character recognition) documentele sunt completate folosind caractere stilizate
înscrise cu cerneală magnetică citirea documentelor făcându-se prin intermediul unor echipamente
specializate
- Carduri cu bandă magnetică
- Smart card-uri
- Coduri de bare
- Recunoaştere vocală
- Camere digitale
2. Tranzacţiile interne sunt urmarea unor prelucrări automate desfăşurate în cadrul sistemului
informatic conducând la modificări structurale în cadrul colecţiilor de date. Exemple: valoarea totală a
produselor livrate, valoarea totală a încasărilor etc.
Prelucrările, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezintă un ansamblu
omogen de proceduri automate realizând:
• Crearea iniţială şi actualizarea bazei de date
• Exploatarea bazei de date
• Reorganizarea bazei de date
• Salvarea/restaurarea bazei de date.
Ieşirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrărilor desfăşurate. Aceste ieşiri, în
funcţie de natura prelucrărilor care le-au generat, sunt de două categorii:
• Ieşiri obţinute în urma unor operaţii de transfer al datelor, care nu şi-au modificat valoarea faţă de
momentul introducerii lor în sistem. De exemplu: numărul şi data unei facturi, denumirea unui produs,
cantitatea facturată etc.
• Ieşiri obţinute în urma unor operaţii de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliţi (valoarea produsului
facturat, total factură, valoarea vânzărilor pe luna…etc).
Ieşirile sistemului informatic pot fi clasificate în funcţie de conţinutul şi forma lor de prezentare în:
• Indicatori sintetici regăsiţi în tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line;
• Rapoarte (situaţii) care grupează diverşi indicatori sintetici sau analitici sub formă tabelară.
Exemplu: Statul de plată, Situaţia stocurilor de produse finite la data …, Balanţa sintetică etc.
a) După gradul de agregare a datelor rapoartele se clasifică astfel:
-Rapoarte sintetice, cuprinzând indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activităţii şi
fundamentării deciziilor. Exemple: Situaţia evoluţiei vânzărilor pe produse şi trimestre,
Balanţa de verificare, Bilanţul contabil etc.
-Rapoarte analitice conţinând informaţii detaliate privind desfăşurarea unei activităţi pe un anumit
segment de timp (exemplu: Situaţia consumului de materiale pe luna…, Situaţia intrărilor de materiale
pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizării în cadrul compartimentelor funcţionale.
b) După criteriul naturii informaţiilor prezentate rapoartele se pot clasifica în:
-Rapoarte conţinând date de stare reflectând valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul
activităţii la o anumită dată. Cel mai elocvent exemplu este bilanţul contabil care reflectă o
“fotografiere” a situaţiei patrimoniale la sfârşitul perioadei de gestiune.
-Rapoarte statistice cuprinzând informaţii având caracter statistic necesare raportărilor
ierarhice (ministere, bănci etc), Comisiei Naţionale de Statistică, BNR, centralei băncii în cazul
sucursalelor sau fundamentării unor decizii vizând perioade viitoare de timp.
-Rapoarte previzionale care permit pe baza informaţiilor privitoare la perioade anterioare de
gestiune să se anticipeze evoluţia unor procese şi fenomene economice şi/sau financiare. Aceste
rapoarte sunt necesare atât în fundamentarea deciziilor tactice cât şi a celor strategice.
c) După destinaţie, conţinut şi modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel:
-Rapoarte de uz intern al căror conţinut este determinat de cerinţele proprii de informare şi control;
-Rapoarte de uz general al căror conţinut este prestabilit (exemplu: bilanţ contabil, balanţă de
verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate şi mediului exterior firmei (băncilor în procesul de
creditare, organelor fiscale etc).
d) După frecvenţa de generare:
-Rapoarte zilnice
12
-Rapoarte lunare
-Rapoarte trimestriale
-Rapoarte anuale
În cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaţiei conţinute este cu atât mai mare
cu cât intervalul de timp la care se referă este mai larg.
Rapoartele pot fi generate pe imprimantă, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic
pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distanţă on-line (sub formă de fişiere) prin
intermediul reţelelor.
• Grafice care permit reprezentarea într-o formă sugestivă (bi sau tridimensională) a dinamicii
indicatorilor sintetici şi analitici precum şi a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe
tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structură (pie), mixte etc.
• Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor tabelare ale căror date pot face obiectul
exporturilor/importurilor către sistemele de gestiune a bazelor de date în vederea obţinerii altor
prelucrări.
• Ieşiri destinate altor sisteme reprezentate de fişiere transmise on-line sau off-line în vederea
continuării prelucrărilor în cadrul altor subsisteme informatice.

Interdependenţa dintre activităţile financiar-contabile şi elementele funcţionale ale SIFC


La proiectarea SIFC se utilizează diferită terminologie la desfăşurarea activităţilor financiar-contabile
prin terminologia manuală şi cea automatizată. De aceea vom arăta corespunderea dintre partea
funcţională a sistemului financiar-contabil şi partea funcţională a SIFC. Această corespundere prezintă
schematic astfel:

Structura Structura
funcţională a SIF funcţională a SI
financiar- financiar-
contabil contabil

Activităţi A1 A2 An Subsisteme SS1 SS2 SSn

Subactivităţi Aplicaţie
SA1 SA2 SAt AI1 AI2 AIt
informatică

Unitate de
Funcţii F1 F2 Fm UP1 UP2 UPm
prelucrare

Operaţii O1 O2 Ok Module M1 M2 Mk

Structura funcţională şi obiectivele SIFC


Obiectivele SIFC sunt funcţionale deoarece SIFC e sistem de gestiune. Pentru SI-e din
domeniul financiar-contabil obiectivele pot fi repartizate pe 3 direcţii care reflectă de fapt,
automatizarea celor 3 subactivităţi ale activităţii financiar-contabile şi anume:

13
Structura funcţională a
SIFC

SS finanţe SS gestiune SS control

AI imp AI bug AI rez AI terti EM EMF EP AI fin AI res. um AI patr

Atunci cînd se elaborează ceva concret pentru automatizarea evidenţei financiar-contabile e


necesar de prelungit structura funcţională până la nivelul modulelor. Vom menţiona că proiectarea
structurii funcţionale pînă la nivelul AI se execută la proiectarea generală. Elaborarea unităţilor de
prelucrare (UP) şi a modulelor (M) se execută la etapa proiectării de detaliu, prin intermediul SGBD
sau limbajelor de programare.

3. Resurse informaţionale ale SIFC


1. Informaţiile financiar-contabil posedă o anumită structură ce se exprimă prin informaţia
unităţilor relative de măsurare a informaţiei economice şi legăturile dintre ele. Schematic structura
informaţiei financiar-contabil poate fi exprimată astfel:

Rechizite simbol Rechizite bază


Atribut

Indice

Rind de document

Document

Masiv informaţional

Flux informaţional

Subsistem informatic

SI
Cea mai mică unitate relativă de măsură a informaţiei e rechizitul care are 2 aspecte:
a) Aspect calitativ numit rechizit simbol,
b) Aspect cantitativ numit rechizit bază.
Se dăm un exemplu: 18 mese, 18 aspect cantitativ şi mese – aspect calitativ.
Unul sau mai multe rechizite simbol şi un rechizit bază care împreună dau caracteristica unui
obiect formează indicele. Indicele poate fi exprimat formal astfel:
I  ( R1 , R2 ,...Rn , Q)
R1 , R2 ,...Rn - rechizite simbol, Q – rechizit bază.
Rechizitele şi indicii poartă o denumire comună de atribut. Unul sau mai mulţi indici aranjaţi
într-o anumită consecutivitate şi redau un anumit sens relativ, rîndul de document. Rîndul de document
e cea mai mică unitate relativă de măsurare a informaţiei financiar-contabile în care se poate înregistra
o informaţie. Mai multe rînduri omogene pot forma masivul informaţional. Mai multe masive care
caracterizează o subactivitate formează fluxul informaţional. Fluxurile informaţionale arată dinamica
informaţiilor, ele au început şi sfîrşit şi pot fi verticale, orizontale sau circulare. Fluxurile
informaţionale care caracterizează o activitate vor forma subsistemul informaţional, iar totalitatea
subsistemelor vor caracteriza toate activităţile desfăşurate şi vor forma împreună sistemul
informaţional.
14
Intrările unui sistem informatic reprezintă totalitatea datelor primare care sunt necesare
obţinerii informaţiilor de ieşire determinate din timp, ca rezultat al rezolvării problemei propuse.
Definind intrările trebuie determinate elementele necesare realizării tehnice ulterioare a documentelor
de intrare.
Intrările şi ieşirile unui sistem se află într-o interdependenţă care este determinată de
operaţiile de transformare a intrărilor în ieşiri, adică intrările parcurg toate etapele procesului
tehnologic de prelucrare a datelor ulterior devenind ieşiri, care în cele mai dese cazuri reprezintă o
formă agragată a intrărilor.
Determinarea corectă a conţinutului, formei şi circuitului informaţional al listelor de ieşire
sunt realizate în funcţie de natura activităţii, cerinţele informaţionale ale conducerii, obiectivele
propuse, cadrul legislativ şi anumite cerinţe care trebuiesc în primul rând respectate. Aceste restricţii
impun un anumit conţinut specific al situaţiilor, inclusiv elemente referitoare la destinaţie, utilizare,
frecvenţă şi forma de prezentare.
Realizarea obiectivelor oricărui sistem informatic are loc practic prin satisfacerea cerinţelor
informaţionale ale conducerii. Cu alte cuvinte aceasta înseamnă furnizarea la timpul stabilit a
rapoartelor şi situaţiilor de ieşire, care grupează date necesare pentru a gestiona anumite procese sau
pentru a lua anumite decizii.
Listele situaţii de ieşire trebuie să reflecte, prin conţinutul lor starea şi dinamica fenomenelor
şi proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor. Natura prelucrărilor sistemului
informatic are un caracter specific în funcţie de natura activităţii unităţii economice şi impune o
anumită structurare a indicatorilor analizaţi.
Asigurarea informaţională externă include: sistemele de clasificatoare şi clasificatoare, sisteme de
decodificare şi decodificatoare, documente de intrare şi instrucţiunile de completare a lor, datele din
aceste documente, documentele de ieşire şi instrucţiunile de utilizare a informaţiilor din ele. În
activitatea financiar-contabilă predomină 2 sisteme de clasificare a informaţiei:
 Sistemul ierarhic
 Sistemul de faset.
Sistemul ierarhic de clasificare constă în următoarele:
1. se ia mulţimea iniţială de obiecte şi e alege un criteriu de împărţire a ei în clase.
2. se alege un alt criteriu şi mulţimile primite în rezultatul primei clasificări se împart din
nou în clase conform criteriului. Procesul se prelungeşte pînă se epuizează toate
criteriile de clasificare. În rezultat se primeşte o divizare a mulţimii iniţiale M în clase
subordonate. Schematic clasificarea ierarhică se prezintă în forma unui arbore în
rădăcina căruia stă mulţimea iniţială M, clasele sunt nodurile arborelui, iar ramurile
arată calea de subordonare a claselor.
M- nr. studenţilor

zi ff

Facultăţile

Anul de studii

Grupa

Clasificarea ierarhică e uşor de efectuat, dar are un dezavantaj – este greu de corectat în cazul
cînd au fost comise erori. Acest sistem de clasificare are 2 proprietăţi:
1. unul şi acelaşi obiect la oricare nivel nu nimereşte mai mult decît într-o singură clasă
2. reuniunea claselor oricărui nivel formează mulţimea iniţială de obiecte M.
Sistemul de faset – se procedează astfel la metoda de clasificare:
a) se fixează careva criteriu numit fasetul 1 şi mulţimea iniţială de obiecte M se împarte în clase
conform criteriului
b) se alege al 2 criteriu, numit fasetul 2 şi din nou mulţimea iniţială M de obiecte se împarte n clase
conform criteriului dat
c) procesul se prelungeşte pînă cînd se epuizează toate criteriile.
15
De exemplu:

F1 F2 Fn

1 01
F1 – limba de studii
F2 – naţionalitatea
F3 – cămin M 2 02

5 14

Clasificarea de faset este mai flexibilă, adică se corectează uşor, însă are un dezavantaj – se
execută mai greu decît cea ierarhică.
Sistemul de clasificare de faset ca şi cel ierarhic are 2 proprietăţi:
a) unul şi acelaşi obiect la fiecare faset nimereşte într-o singură clasă
b) reuniunea claselor fiecărui faset coincide cu mulţimea iniţială de obiecte.
În SIFC cele mai des utilizate clasificatoare sunt:
1. clasificatorul întreprinderilor
2. clasificatorul profesiilor muncitoreşti
3. clasificatorul mijloacelor fixe
4. clasificatorul materialelor
5. clasificatorul conturilor contabile etc.
La clasificare se lucrează cu grupe de obiecte. Codificarea însă presupune lucrul cu fiecare obiect
în parte. La codificare se utilizează anumite noţiuni, ele sunt:
 sistem de codificare – totalitatea regulilor în conformitate cu care obiectele se codifică
 codificare – procesul de atribuire fiecărui obiect a unui cod unic în conformitate cu sistemul de
codificare
 cod – un simbol sau o grupă de simboluri care se atribuie fiecărui obiect supus codificării
 alfabetul codurilor – simboluri diferite ce se utilizează la formarea codurilor
 baza codurilor – numărul de simboluri din alfabetul codurilor
 lungimea codului – numărul de poziţii din cod
 ordinul codului – poziţia ocupată de simbol în cod.
Codurile obiectelor unor mulţimi codificate trebuie să aibă aceeaşi lungime în mod obligator.
Mai des utilizate sunt 3 metode de codificare:
1. în ordine
2. consecutive
3. în paralel.
Codificarea în ordine e cea mai simplă de executat şi constă în atribuirea fiecărui obiect din
mulţime a unui cod unic format din cifre, litere sau combinaţia lor. Cel mai des la codificarea în ordine
se folosesc ca alfabet cifrele sistemului zecimal de numeraţie. Aceasta nu dă posibilitate să aranjăm în
mod automat obiectele în ordinea creşterii codurilor sau descreşterii lor. Rezultatele codificării se
înregistrează într-un formular numit codificator. El are denumire „codificatorul obiectelor” şi un tabel
din 2 coloane: codul, denumirea obiectului.
La codificarea în ordine între capacitatea codului (numărul de obiecte care pot fi codificate), baza
codului şi numărul de poziţii din cod există următoarea relaţie:
C  qn
q – baza codului
n – numărul de poziţii din cod
C – capacitatea codului.
Codificarea consecutivă se execută atunci cînd obiectele mulţimii iniţiale M au fost mai întîi
clasificate prin metoda ierarhică. Codificarea se face în felul următor: fiecărui obiect din clasele
ultimului nivel de clasificare i se atribuie un cod în ordine, se codifică în ordine clasele fiecărui nivel
în grupa de clase subordonate. Pentru fiecare obiect al mulţimii M se formează un cod compus care
are în ultimele poziţii codul în ordine al obiectului în ultima clasă, iar în poziţiile precedente codurile
în ordine ale claselor subordonate.

16
M

Forma de studii zi ff

Facultatea

Anul de studii

1 2 4 1 0

Forma de studii Facultatea Anul de studii Numarul studentului

Metoda de codificare în paralel se face astfel:


 Mulţimea iniţială de obiecte M se codifică în ordine;
 Se codifică în ordine clasele fiecărui faset;
 Se formează pentru fiecare obiect al mulţimii M un cod compus care include în ultimele poziţii
codul în ordine al obiectului, iar în poziţiile precedente codurile claselor din fiecare faset unde
a nimerit obiectul la clasificare.
Codul primit la codificare în paralel este foarte informativ şi dă posibilitate de a grupa obiectele
după clasele fasetelor. Se foloseşte la prelucrarea anchetelor.

Asigurarea informaţională internă este prezentată prin intermediul colecţiilor sau BD. Colecţiile de
date din interiorul echipamentului electronic de calcul se formează cu ajutorul datelor luate din
documentele în care sunt înregistrate operaţiile economice parvenite în rezultatul tranzacţiilor externe.
Colecţiile de date se vor prezenta în baza informaţională de intrare sub formă de entităţi care la rîndul
lor sunt reprezentate prin intermediul tabelelor. Atributele entităţilor este de dorit să coincidă cu
atributele din documentele de intrare şi să respecte aceeaşi ordine pentru a se evita erorile la
introducerea datelor. În cazul cînd clasificatoarele şi codificatoarele se completează şi sunt duse în
mod automatizat atunci ele vor face parte şi din asigurarea informaţională internă. Aceasta dă
posibilitate de a introduce codurile sau denumirile obiectelor în documentele de ieşire în mod
automatizat.

Din punct de vedere tipologic ieşirile SIFC pot fi redate prin rapoarte, indicatori sintetici, liste-
situaţii de ieşire, grafice şi ieşiri către alte sisteme.
Indicatorii sintetici caracterizează din punct de vedere sintetic activitatea economico-financiară
prin intermediul unor informaţii care redau:
1. Patrimoniul USE;
2. Starea şi rezultatele economice financiare;
3. Calculul şi planificarea financiară a investiţiilor;
4. Calculul şi planificarea rezultatelor economico-financiare;
5. Calculul şi previzionarea activelor circulante şi surselor de finanţare;
6. Calculul şi previzionarea activităţii de trezorerie.
Indicatorii economici financiari sintetici sunt furnizate de SI în formă de videoformate pe ecranul
PC. Aceste videoformate de obicei includ:
Denumirea UE; Filiala; Titlul sau denumirea completă a indicatorilor; Activitatea; Valoarea
numerică a indicatorilor; Intervalul de referinţă; Secţia, atelier, ora, schimbul; Natura
neconcordanţei ”decizia recomandată”; Data curentă.
Liste-situaţii de ieşire conţin un întreg sistem de indicatori economici financiari sintetici sau
analitici, grupaţi într-o formă care să asigure integral obiectivele propuse. Prin conţinutul lor trebuie să
reflecte starea şi dinamica proceselor economici din UE. Determinarea concretă a conţinutului, formei
şi circuitului informaţional sunt realizate în dependenţă de natura activităţii, de cerinţele conducerii, de
obiectivele propuse, de cadrul legislativ-normativ şi de cerinţele specifice ale UE. Pentru SIFC
majoritatea listelor-situaţiilor de ieşire sunt reglementate prin lege. Aceste restricţii impun un anumit
conţinut economic al rapoartelor, inclusiv elementelor referitoare la destinaţie, utilizare, frecvenţă şi
17
formă concretă în care vor apărea. Conţinutul şi forma listelor-situaţii de ieşire se stabilesc de către UE
(dacă nu sunt stabilite de lege) împreună cu colectivul care proiectează SI. La determinarea lor se va
lua în consideraţie cerinţele informaţionale specifice fiecărei situaţii adoptate la performanţele şi
limitele sistemului electronic de calcul şi de gestiune a datelor.
Pentru fiecare situaţie de ieşire trebuie să se stabilească în detaliu indicatorii pe care îi va conţine,
modul de ordonare a lor, criteriile de totalizare, algoritmii de calcul şi de gestiune a datelor.
Definitivarea fiecărui raport de ieşire presupune precizarea următoarelor elemente:
 titlul raportului
 indicatorii prezenţi
 natura şi lungimea maximă a fiecărui indicator
 precizarea gradului de total şi subtotal
 cheile de determinare şi de control a indicatorilor
 volumul estimativ al situaţiei exprimat prin numărul de linii într-o anumită perioadă de timp
 numărul de exemplare, destinaţia fiecărui exemplar
 frecvenţa de emitere
 termenele de prezentare utilizatorului
 dispozitiv periferic de obţinere.
La definitivarea conţinutului şi formei rapoartelor se recomandă de utilizat în mod optimal
posibil de prelucrare oferite de echipamentul electronic de calcul .
Ieşirile sub formă de grafice sunt foarte solicitate de utilizator, mai ales de conducerea de de vîrf
a UE.

4. Etapele ciclului de viaţă al SI


1. Ciclul de viaţă al SI
2. Studiul şi analiza SIF existent
3. Proiectarea generală a SI
4. Proiectarea de detaliu a SI
5. Implementarea SI
6. Exploatarea curentă şi menţinerea în funcţiune a SI
7. Managementul activităţilor de realizare a SI.
#1. Realizarea SI reprezintă o acţiune complexă, care îmbină un număr mare de activităţi
eterogene (de analiză, proiectare, programare, etc.), cu un pronunţat caracter creativ şi la care participă
mai multe unităţi organizatorice. În plus, reclamă resurse umane, materiale şi financiare considerabile,
pe o perioadă îndelungată de timp. Folosirea eficientă a acestor resurse, în scopul obţinerii unui SI
performant a impus ordonarea acestui proces complex, într-o succesiune bine stabilită de etape şi
subetape şi utilizarea unor metode şi tehnici speciale.
Între etapele de realizare a SI există o legătură, reflectată prin faptul că, în mod logic şi
practic, calitatea realizării unor activităţi din etapele şi fazele precedente, influenţează în mod direct
calitatea activităţilor din etapele ce urmează. O altă caracteristică comună tuturor etapelor este aceea că
trecerea de la o etapă la alta (chiar şi de la o fază la alta în cadrul aceleiaşi etape)se face numai după o
analiză a modului de realizare a etapei parcurse şi a avizării beneficiarului cu rezultatele obţinute.
Totodată, fiecare etapă parcursă se încheie cu activităţi privind pregătirea condiţiilor necesare pentru
desfăşurarea etapei următoare.
Din punct de vedere al metodologiei de proiectare a SI, utilizate de mai mult timp, puţin
depăşită, SI au un ciclu propriu de viaţă, care începe cu decizie de realizare a SI şi se încheie cu decizia
de abandonare a SI în forma existentă şi înlocuirea lui cu un SI mai performant. Acestui ciclu de viaţă
îi corespund următoarele etape: studiul şi analiza SIF existent, proiectarea generală a SI, proiectarea de
detaliu a SI, implementarea SI şi exploatarea curentă şi menţinerea în funcţiune a SI realizat.
#2. Studiul şi analiza sistemului informaţional existent este prima etapă din ciclul de viaţă al
sistemelor informatice şi este o etapă absolut necesară atât în cazul realizării unui sistem nou, cât şi în
cazul achiziţionării unui sistem gata elaborat.

18
Scopul etapei este de a efectua un studiu complex asupra activităţilor şi fluxurilor
informaţionale existente, a volumului de informaţii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului
informaţional şi a dotării existente cu tehnica de calcul.
Etapa grupează mai multe faze care trebuie să răspundă la următoarele cerinţe:
 Delimitarea ariei de cuprindere a SI - nal existent, care va deveni sistemul obiect pentru
conceperea şi realizarea viitorului sistem informatic;
 Reflectarea activităţilor şi operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor specifice SI –
nal existent;
 Surprinderea modificărilor care se impun în organizarea şi funcţionarea SI – nal în viziunea unui
SI;
 Evidenţierea dotării existente cu tehnica de calcul, prin prisma concordanţei între sistemul
electronic de calcul şi viitorul SI;
 Fundamentarea unei soluţii de principiu care să precizeze activităţile şi operaţiile care urmează a fi
informatizate, costul anticipat al sistemului, tipul sistemului de calcul utilizat, sistemul de operare,
implicaţiile în structura internă a unităţii, planificarea globală a realizării SI.
Analiza SIF este necesară pentru fundamentarea direcţiilor de perfecţionare şi modernizarea a
SIF existent şi eficacitatea înlocuirii a unor activităţi din cadrul lui cu un SI care să asigure necesităţile
conducerii cu informaţii. Analiza este oportună şi în cazul agenţilor economici noi, pentru
fundamentarea proiectului de sistem informaţional, ca parte a proiectului de înfiinţare a unităţii.
Analiza este binevenită şi în cazul achiziţionării unui sistem informatic gata elaborat pentru
determinarea gradului de compatibilitate a acestuia cu sistemul informaţional al UE şi tipul
modificărilor necesare de efectuat pentru adaptarea sistemului gata la condiţiile concrete a UE.
Analiza SI – nal se realizează în următoarele faze:
a. organizarea şi conducerea analizei SIF care presupune următoarele activităţi:
 pregătirea condiţiilor necesare analizei SIF;
 constituirea colectivului pentru analiza SIF;
 elaborarea programului de realizare;
b. realizarea analizei SIF prin:
 documentarea pentru analiza SIF;
 alegerea procedeelor de analiză a SIF;
 studiul componentelor SIF existent;
 evaluarea critică a SIF existent;
 elaborarea variantelor de realizare a SI;
c. finalizarea analizei SIF prin:
 definirea documentaţiei analizei SIF;
 avizarea analizei SIF de către conducerea UB;
a. Organizarea şi conducerea analizei SI-nal.
Iniţierea şi declanşarea analizei SI – nal existent este prerogativa unităţii beneficiare. Tema şi
scopurile analizei sunt specificate în “Notă de comandă”, în baza cărei se încheie un contract de
execuţie. Valoarea contractului se determină în baza unui deviz de cheltuieli care prevede: numărul de
ore preconizat pentru lucrare, personalul implicat, tarifele de realizare, termenele de execuţie,
obligaţiile părţilor contractuale şi modul de decontare a lucrării Colectivul pentru realizarea analizei
poate fi constituit din: personalul unităţii beneficiare, personalul unităţii specializate de proiectare sau
din personalul ambelor compartimente.
Prima variantă are avantajul cunoaşterii temeinice a sistemului informaţional, ceea ce asigură o
analiză calitativă în termen relativ scurt. Dezavantajul variantei constă în faptul că membrii
colectivului de analiză nu pot sesiza toate deficienţele şi limitele SI – nal, deoarece ei sunt deprinşi cu
structura şi modul de funcţionare a SI – nal.
Avantajul variantei a doua se impune prin faptul că membrii colectivului de analiză sunt
specialişti în domeniu, cunosc specificul analizei la alte UE similare. Dezavantajul este termenul lung
de analiză, deoarece se cere o acomodarea a colectivului la condiţiile UE şi trecerea anumitor bariere,
între care şi cele psihologice.
Varianta a treia este cea mai des utilizată.
19
Indiferent de varianta de constituire a colectivului de analiză, din el trebuie să facă parte
conducerea UE beneficiare şi anume: conducătorii compartimentelor funcţionale, specialiştii care
cunosc specificul activităţilor UE, uneori chiar a membrilor compartimentelor funcţionale.
După constituirea colectivului de analiză se elaborează un program de analiză prin care se
urmăreşte folosirea raţională a personalului, se stabilesc termenii intermediari şi finali, modul de
control al îndeplinirii lucrărilor şi procedura de avizare cu rezultatele analizei conducerii unităţii
beneficiare.
b. Realizarea analizei SIF
Realizarea fazei de analiză propriu – zisă a sistemului se face prin colectarea preliminară a
documentelor necesare pentru analiză. Astfel se studiază modul de organizare şi conducere a UE,
obiectivul activităţii de bază, particularităţile procesului tehnologic, activităţile desfăşurate,
principalele opţiuni pentru dezvoltarea de mai departe a unităţii, documentele folosite,
compartimentele implicate în procesul de documentaţie, frecvenţele şi termenii de realizare a
documentelor, sistemele de clasificare şi codificare existente, dotarea existentă cu tehnica de calcul,
posibilitatea de utilizare a acesteia în cadrul unui SI.
Alegerea procedeelor utilizate în cadrul analizei se face în dependenţă de complexitatea analizei,
condiţiile concrete de lucru, experienţa specialiştilor implicaţi, etc. Din multitudinea de procedee vom
menţiona:
a. Observarea directă a activităţilor desfăşurate în SI – nal se desfăşoară prin deplasarea membrilor
colectivului de analiză direct în compartimentele de funcţionare pentru a surprinde sfera şi
particularităţile activităţilor desfăşurate în fiecare compartiment. Avantajul procedeului – este uşor de
realizat, nu implică dialogul cu membrii compartimentelor, dar nu se foloseşte ca procedeu de bază
deoarece lipseşte contactul direct între colectivul de analiză şi personalul UE;
b. Studierea documentaţiei existente. Avantajul constă în faptul că colectivul de analiză intră în
posesia unor informaţii deja culese, fără implicarea personalului UE; dezavantajul – absenţa unui
dialog cu personalul din compartimente, ceea ce ar putea conduce la lipsa de exactitate a analizei şi
imposibilitatea de a sesiza toate detaliile;
c. Participarea la executarea activităţilor – executarea unor anumite operaţii din cadrul SI – nal în
paralel cu personalul compartimentelor respective. Avantajul – permite o analiză detaliată;
dezavantajul – un timp îndelungat de analiză;
d. Inventarierea documentelor utilizate în cadrul SIF – identificarea şi descrierea tuturor
documentelor din SIF cu ajutorul unor fişe (nume document, cine îl întocmeşte, numărul de exemplare,
destinatarul, mijloacele de calcul utilizate, verificarea veridicităţii informaţiei). Avantajul – permite
comensurarea eforturilor UE în utilizarea şi vehicularea documentelor, care ar permite modificarea
fluxurilor informaţionale. Neajuns – lipsa contactului colectivului de analiză cu personalul UE;
e. Chestionarul – un procedeu care are la bază o listă de întrebări adresate personalului din
compartimentele implicate pentru a răspunde în scris la ele. Procedeul este indicat pentru analiza unei
activităţi, care întâmpină greutăţi la realizarea concretă. Avantajul – culegerea de informaţii în timp
scurt, pe mai multe compartimente cu un număr mic de colaboratori; dezavantajul – limitarea
întrebărilor la anumite activităţi;
f. Interviul – studiul SIF prin dialog direct între membrii colectivului de analiză cu personalul
compartimentelor implicate.
Studiul SIF existent presupune o cunoaştere detaliată a UE beneficiare care constă din mai multe
aspecte:
1. Studiul structurii organizatorice a UE-
 Cunoaşterea cadrului juridic de funcţionare;
 Cunoaşterea obiectivului activităţii de bază;
 Descrierea operaţiilor tehnologice, a fluxului de producţie şi a tipului de fabricaţie (masă, serie,
unicat);
 Urmărirea dinamicii unor indicatori tehnico – economici pe o perioadă de cel puţin 5 ani;
 Modul se ierarhizare a compartimentelor funcţionale;
 Determinarea relaţiilor informaţionale dintre UE cu alte organe ierarhic superioare.

20
2. Studiul activităţilor din cadrul SIF vizează natura şi specificul activităţilor desfăşurate,
documentele în care se oglindeşte fiecare activitate, compartimentele care sunt implicate;
3. Studiul deciziilor economico – financiare – modul de fundamentare a deciziilor, documentele pe
care sunt bazate;
4. Studierea gradului de dotare a UE cu tehnică de calcul – permite aflarea gradului de dotare,
modul ei de utilizare şi măsura de utilizare în cadrul prelucrărilor din SIF;
5. Studiul fluxurilor informaţionale – permite identificarea circuitului de documente care există
între compartimentele UE, evidenţierea fluxurilor paralele, inutile şi iraţionale, specificarea
documentelor inutile, cu informaţii nefolositoare şi a acelora cu un număr ridicat de exemplare,
determinarea gradului de încărcare a fiecărui compartiment ocupat în cadrul funcţionării SI – nal.
Fluxurile informaţionale sunt reprezentate prin scheme, cu ajutorul unor simboluri speciale.
6. Studiul volumului de date – urmăreşte comensurarea numărului de documente utilizate actual în
SI – nal ţi o estimare a evoluţiei numărului mediu de documente în noul SI. Pentru aceasta se
stabileşte: simbolul şi denumirea documentelor utilizate, frecvenţa lor de elaborare, numărul maxim şi
mediu de documente, conform frecvenţei de întocmire, numărul mediu de rânduri completate şi
numărul total de rânduri din fiecare document, numărul de exemplare, estimarea numărului mediu de
documente pentru o perioadă viitoare.
7. Studiul costurilor de funcţionare a SIF asigură determinarea categoriilor de cheltuieli efectuate
de UE pentru a putea specifica efortul financiar la întreţinerea sistemului existent şi anume: salariile
personalului implicat (salarii tarifare, contribuţii la asigurarea socială, pensii, etc.), cheltuieli cu
amortizarea şi întreţinerea echipamentului de calcul, cota parte din amortizarea clădirilor în care au loc
procese informaţionale, cheltuieli de materiale (hârtie, discuri, etc.), alte cheltuieli necesare pentru
funcţionarea SIF.

Evaluarea critică a SIF existent – Obiectivul evaluării critice a SIF existent este de a evidenţia
performanţele şi limitele acestuia în raport cu cerinţele sistemului de conducere pentru formularea
direcţiilor principale privind calitatea funcţionării sistemului. Aprecierea calităţii informaţionale este
influenţată de anumiţi factori cum ar fi: precizia, operativitatea, frecvenţa de difuzare etc. Astfel, este
vorba de evaluarea critică a obiectivelor SI – nal, mijloacelor şi metodelor tehnice pentru culegerea,
transmiterea, stocarea, prelucrarea şi difuzarea informaţiilor, a personalului şi costurilor de
funcţionare.
Elaborarea variantelor de realizare a SI este ultima activitate din cadrul analizei propriu –
zisă. În cadrul ei se parcurg următoarele activităţi:
 Stabilirea funcţiilor, cerinţelor şi restricţiilor pentru viitorul SI;
 Definirea soluţiilor globale pentru prelucrarea automată a datelor;
 Evaluarea costurilor fiecărei variante de realizare.
c. Finalizarea analizei SIF existent include:
a) definitivarea documentatiei, care cuprinde urmatoarele tipuri de documente:
1. organigrama structurii organizatorice a UB;
2. activitati si mijloace de calcul;
3. organigrama fluxului informational;
4. descrierea si analiza documentelor;
5. descrierea codurilor utilizate.
b) avizarea analizei SIF existent de catre conducerea UB se realizeaza prin intermediul
unei sedinte de avizare tehnico-economica la care participa reprezentantii echipei de
proiectare, compartimentelor functionale si sectoarelor de productie din UB,
reprezentanti ai conducerii UB. Aici se pun in dezvoltare concluziile analizei, evaluarii
critice ale SIF existent si se prezinta caracteristicile soluţiei de realizare a SI care a fost
considerata ca intruneste cele mai multe avantaje si criterii de eficienta tehnico-
economica.
c) trecerea la etapa următoare – proiectarea generala sau conceptuala.

21
Principii recomandate la proiectarea sistemelor informatice economice
Realizarea şi exploatarea SIE presupune respectarea unui ansamblu de principii, principalele
fiind :
1. Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică;
2. Participarea nemijlocită a beneficiarului la concepţia şi realizarea SI;
3. Utilizarea de soluţii performante în realizarea SI.
Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică presupune evaluarea
cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi exploatarea curentă a SI şi
compararea acestora cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară.
Evaluarea eficienţei SI are un caracter estimativ în faza de proiectare şi altul real după
introducerea în exploatare efectivă a acestuia. De menţionat că indiferent de momentul calculării
eficienţei economice utilizarea acestui criteriu constituie baza selectării soluţiilor aplicate, cu
menţiunea că vor fi acceptate numai SI care asigură o eficienţă economică certă.
Participarea nemijlocită a beneficiarului la concepţia şi realizarea SI presupune adoptarea şi
transpunerea în practică, de către beneficiar, a tuturor măsurilor cu caracter organizatoric necesare
desfăşurării, realizării şi introducerii în exploatare a SI. De reţinut că SI este realizat pentru beneficiar,
de aceea unităţile beneficiare stabilesc obiectivele generale şi specifice ale viitorului sistem, asigură
resursele materiale, umane şi financiare necesare pentru realizarea, şi exploatarea sistemului şi
elaborează planul de realizare a SI, pregătirea personalului din compartimentele implicate etc.

Utilizarea de soluţii performante în realizarea SI presupune aplicarea celor mai eficiente


metode şi tehnici de proiectare şi specificare a unor caracteristici de calitate care să fie validate şi
controlate pe parcursul realizării SI. În acest sens, se folosesc produse program generalizabile, inclusiv
SGBD, sisteme de modele matematice de optimizare şi simulare etc. În acelaşi scop, se urmăreşte
corelarea permanentă a proiectării SI cu caracteristicile resurselor (hard şi soft) existente sau prevăzute
a intra în dotare. Este necesar ca, simultan cu încadrarea cu resursele materiale şi umane existente, să
se urmărească integrarea şi valorificarea cât mai completă a echipamentelor de calcul de diverse tipuri
existente deja în dotare sau a celor care vor fi achiziţionate de unitatea economică beneficiară.

Proiectarea conceptuală a unui sistem informatic economic.


Etapa de proiectare generala a unui SI are ca obiectiv elaborarea conceptiei logice a SI, adica defineste
SI atit structural cit si functional. Structura generala a unui SI este:
Intrari->Prelucrari->Iesiri
Intrarile SI sunt reprezentate de tranzactiile externe, care redau operatiile economice in dinamica.
Prelucrarile SI sunt asigurate de un ansamblu omogen de proceduri automate care realizeaza
actualizarea si exploatarea colectiilor de date ca urmare a tranzactiilor interne si externe in vederea
obtinerii iesirilor solicitate de beneficiar.
Iesirile SI constituie rezultatul prelucrarii colectiilor de date care se obtin prin transferarea sau calculul
atributelor ca urmare a folosirii procedurilor automate.
PG poate fi concretizata in 2 faze preliminare ce reprezinta coordonarea generala privind realizarea SI:
1. stabilirea colectivului pentru PG;
2. elaborarea planului pentru PG.
Planul de realizare a PG include activitatile de structurare a sistemului in subsisteme si unitati
functionale si definitiveaza documentatia pentru intreaga etapa de proiectare generala.
PG presupune folosirea unor variante de abordare utilizate in functie de urmatorii factori:
1. complexitatea obiectivelor stabilite;
2. aria de cuprindere a noului sistem;
3. posibilitatile de modificare a iesirilor solicitate de beneficiar.
Aceste variante sunt bazate pe aplicarea a 3 principii:
1. iesiri-intrari, care incepe cu precizarea obiectivelor noului SI in raport cu cerintele unitatii
benefeciare. Obiectivele sunt concretizate in iesirile sistemului ale caror atribute formeaza baza
informationala de iesire, care este analizata in raport cu modul de obtinere a atributelor de
iesire.
2. intrari-iesiri, care porneste de la determinarea obiectivelor, apoi se determina multimea
22
intrarilor necesare pentru a fi structurata BI de intrare, care este analizata in vederea
determinarii BI de iesire.
3. mixta, are in vedere definirea obiectivelor SI folosind furnizarea unui continut complet al BI de
intrare, care este determinat strict pe baza iesirilor solicitate, si flexibilitatea continutului BI de
intrare in conditiile aparitiei unor modificari ale iesirilor informationale.

Proiectarea de detaliu a unui sistem informatic economic.


Obiectivul general al proiectarii de detaliu al SI presupune transformarea modelului conceptual sau
general intr-un model operational (tehnic).
Obiectivele secundare sunt:
1. alegerea solutiei optime de gestiune a datelor;
2. proiectarea structurilor de date, inclusive:
a) prelucrarile specifice la nivelul unitatilor functionale(UF);
b) prelucrarile specifice la nivelul unitatilor de prelucrare(UP);
3. realizarea efectiva a specificatiilor pentru procedurile care vor asigura parametrii optimi de
functionare ai noului sistem in etapele de implementare si exploatare curenta.
In rezultatul proiectarii de detaliu sunt obtinute:
 un ansamblu de fisiere sau BD;
 proceduri de introducere-creare a datelor de actualizare si de obtinere a rezultatelor;
 reguli tehnice de utilizare si exploatare a intregului sistem.
Sub aspect practic realizarea proiectarii de detaliu presupune:
1. proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul fisierilor;
2. proiectarea de detaliu a SI organizat pe principiul BD.
În condiţiile proiectării unui SI pot fi folosite diferite tipuri de algoritmi:
1. expresii aritmetice(algebrice) – determinate de caracterul continuu a unor functii de calcul
aplicate in domeniul economic si de faptul ca pot fi folositi operatori aritmetici si logici.
2. tabele de valori – corespund functiilor discontinue, care asigura calcularea anumitor
valori(indicatori) pe baza unor coeficienti determinati in functie de anumite conditii;
3. tabele de decizii – precizează intr-o formă clară şi concisă fiecare condiţie întîlnită în
rezolvarea unui algoritm;
4. tabele cu acţiuni condiţionate – conţin expresii reyultate din algebra booleană, care se asociază
unei mulţimi de acţiuni succesive în ordinea execuţiei lor;
5. organigrama – o reprezentare grafica a algoritmilor BI de intrare, care utilizeaza simboluri
conventionale interconectate.

Implementarea şi exploatarea unui SI.


Implimentarea SI reprezintă etapa de finalizare a activitatilor de proiectare a SI. Principalele obiective
ale acestei etape sunt:
1. experimentarea sistemului proiectat – testarea noului sistem din punc de vedere al functionarii;
2. finisarea noului sistem – in rezultatul testarii sunt validate rezultatele obtinute;
3. punerea in functiune a noului SI, care trebuie sa se identifice cu momentul punerii in
exploatare;
4. receptia SI proiectat – acceptarea oficiala de catre beneficiar a SI proiectat.
Pentru implimentarea eficienta a SI este foarte important sa fie prezente urmatoarele elemente:
UB(asigura toate conditiile pentru implimentare), proiectantul(asigura noul sistem prin acordarea
asistentei tehnice), SEC(apartine UB si asigura exploatarea UP), personalul indicat la etapa de
implimentare(apartine UB si este format din cadre de conducere, personal din cadrul compartimentelor
functionale, analisti de sistem etc.), cadrul organizatoric si informational (impune existenta conditiilor
financiare, materiale si organizatorice pentru transmiterea datelor si obtinerea rezultatelor), fondul
informational(pregatirea datelor in documentele initiale in scopul incarcarii BD), SI proiectat(include
proceduri manuale, automate si de comunicatie).
Implimentarea SI include urmatoarele faze:
1. asigurarea conditiilor de implimentare – presupune urmatoarele activitati:
a) difuzarea instructiunilor de executare a procedurilor manuale(documentele de intrare,
23
regulile de completare si utilizare a lor, utilizarea concreta a codurilor, descrierea
continutului informational a iesirilor SI etc.) si a celor automate si de comunicatie
(tehnica de prelucrare a datelor de intrare, elementele de operare etc.);
b) elaborarea planului de implimentare presupune o repartizare in timp a lucrarilor,
resurselor si sarcinilor personalului;
c) asigurarea conditiilor organizatorice, financiare si materiale presupune repartizarea
unor spatii de lucru pentru a putea asigura securitatea prelucrarilor;
d) asigurarea datelor necesare implimentarii.
2. executarea procedurilor de conversie – se realizeaza in situatia in care sistemul proiectat a fost
realizat pe baza de contract de catre o societate comerciala specializata in informatica si in
cazul in care unitatile de prelucrare existente vor fi executate de un alt sistem.
3. functionarea experimentală a SI proiectat – este verificata functionalitatea sistemului cu date
reale. La aceasta faza pot fi utilizate anumite tactici si strategii. Tacticile de implimentare pot
fi:
a) simultană (testarea si experimentarea sistemului se efectuiaza fara abordarea anumitor
prioritati);
b) in serie (presupune inceperea testarii pe baza de prioritati);
c) mixta (presupune combinarea primelor 2 tactici pentru a minimize timpul de
implimentare si pentru o sporire a eficientei).
Strategiile presupun compararea sistemului vechi cu cel proiectat sau cu un alt sistem.
4. verificarea performantelor SI proiectat – este realizata exploatarea efectiva a sistemului cu date
reale in vederea indeplinirii parametrilor proiectati a terminilor de executie si a duratei de
exploatare.
5. elaborarea raportului de implimentare si exploatare – raportul de implimentare contine
obiectivul urmarit, conditiile concrete in care sa desfasurat implimentarea, resursele folosite,
aria de cuprindere a sistemului si durata implimentarii. Dupa aprobarea raportului de
implimentare de catre conducerea UB, SI se considera in exploatare curenta.
6. elaborarea documentatiei de utilizare a SI proiectat – definitivarea intregii documentatii de
utilizare si exploatare sistemul se concretizeaza in intocmirea a 2 documente: manual de
prezentare(include conceptia generala a sistemului si o prezentare succinta), manual de
exploatare(include descrierea generala a tuturor elementelor, mesaje si proceduri de raspuns,
descrierea iesirilor specifice noului sistem).
7. omologarea SI proiectat – acceptarea oficiala a noului sistem de catre UB.
Exploatarea SI presupune urmatoarele operatii:
a) lansarea in stare operationala a SEC;
b) lansarea in executie a programelor;
c) exploatarea BD
d) verificarea corectitudinii rezultatelor obtinute;
e) stocarea pe suporturi magnetice a ultimei versiuni a BD.
Exploatarea curenta si mentinerea in functiune a SI asigura functionarea acestuia pe toatadurata de
executie. El inceteaza atunci cind se renunta la sistemul existent pentru a se trece la utilizarea unui
sistem mai evaluat si efficient.

5: Eficienţa sistemelor informatice financiar-contabile.


Prin efectul economic primit de la elaborarea şi implementarea SI se subînţelege nu numai
mărimea indicilor , dar şi întregul complex de acţiuni binefăcătoare exercitate de tehnica de calcul
asupra dirijării economice.
Efectul economic se calculă în trei etape:
1. la etapa preliminară conform rezultatelor primite în rezultatul analizei. El se face în scopul
argumentării necesităţii de a face de la sistemul existent la proiectarea sistemului informatic
financiar-contabil. Acest efect portă denumirea de efect economic preliminar.
2. se calculă efectul economic la etapa PG şi PD. Acest efect poartă denumirea de efect economic de
evaluare.
24
3. După implementare, la etapa de exploatare curentă a sistemului cu date reale, şi se numeşte efect
economic real.
Se deosebesc două aspecte ale efectului:
 eficienţă directă
 eficienţă indirectă
Eficienţe directă şi cea indirectă sunt eficienţe ale sistemului şi eficienţa totală va fi:
Et=Ei+Ed
Indicii de eficienţă directă se împart în trei clase:
 indici de muncă
 indici de cost
 indici naturali
Calculul acestor indici se face prin compararea a două metode de prelucrare a informaţiei.
Metoda care a existat şi cea nouă elaborată în sistemul informatic.
Din clasa indicilor de muncă fac parte:
1. Indicele de economisire absolută a timpului de lucru pentru prelucrarea informaţiei:
Iea=T0-T
unde: T0-timpul utilizat la prelucrarea informaţiilor pînă la implementare
T- timpul utilizat în SI
2. Indicele de cheltuieli de muncă:
T
Icm=
To
3. Indice de productivitate a muncii sau coeficientul de economisire:
To - T T
Ipm= =1- =1- Icm
To To
4. Indicele de economisire absolută a muncii:
Ea=Bo-B

unde: Bo-mijloacele băneşti suportate la prelucrarea informaţiei pînă la implementare (cheltuieli pentru
salariu, cheltuieli indirecte, materiale, tehnică).
B - cheltuieli după implementare (cheltuieli pentru amortizarea echipamentului, energie,
materiale de schimb pentru tehnică şi cele din Bo).

Indicii de cost:

B
5. Indicatorul de cost: Ec=
Bo
6. Coeficientul de economisire a mijloacelor băneşti:
Bo - B
Eb= =1- Ec
Bo
7. Efectul economic anual:
Ean=(Co+En ko )-(C+En k)

unde: Co, C-cheltuieli anuale pînă la implementare şi după implementare.


ko, k-investiţii capitale în prelucrarea informaţiei pînă la implementare şi după implementare .
En- coeficientul normativ al eficienţei echipamentelor electronice de calcul.

Indicii naturali:

8. termenul de răscumpărare a cheltuielilor la elaborarea şi implementarea SI:


k - ko
Trasc=
Co - C
9. economisirea relativă a posturilor de lucru pentru prelucrarea informaţiei:

25
V V
Ho= -
Pv Pn
unde: V-volumul de informaţie prelucrate conform proiectului SI.
Pv- productivitatea veche a unui lucrător
Pn- productivitatea nouă a unui lucrător

10. creşterea productivităţii muncii în procente:


Pn
Cpm=( -1)* 100%
Pv

Asimilarea lucrărilor de realizare a unui sistem informatic cu lucrările de investiţii, face ca


determinarea şi urmărirea eficienţei să fie un aspect major al realizării sistemului informatic.
Obiectivul global urmărit este creşterea efectului util al fiecărui leu cheltuit.
Eficienţa, ca raport între efectul util şi efortul făcut pentru obţinerea efectului scontat, se
urmăreşte sub aspecte multiple. (productivitatea muncii, indici de utilizare ai resurselor, norme de
consum, etc.)
Din punct de vedere informaţional, satisfacerea nevoilor de informare ale conducerii, entropia
informaţională, costul informaţiei, redau eficienţa sistemului informaţional. În consecinţă, aspectele de
eficienţă se referă nu numai la resursele şi efectele imediate ale realizării unei investiţii; prin studiul
cheltuielilor necesare şi al efectelor directe şi indirecte pe o perioadă mai mare de timp. Ele includ şi
urmărirea fiabilităţii obiectivului investiţiei după darea lui în exploatare.
Evaluarea cheltuielilor. Cheltuielile de realizare a sistemului informatic se constituie din cheltuielile de
investiţii necesare elaborării şi introducerii sistemului informatic. În cheltuielile de exploatare se
includ şi cele necesare întreţinerii sistemului în scopul creşterii performanţelor acestuia. În etapa de
analiză şi proiectare a sistemului informatic, sunt angajate cheltuieli curente cu salariile echipei de
proiectare (în situaţia când proiectarea se face cu forţe proprii).
Declanşarea activităţilor de conconceptie, implică efectuarea de cheltuieli pentru pregătirea
cadrelor proprii de informatică ce vor asigura exploatarea sistemului.
De asemenea, încă din această etapă de lucru, apare necesară pregătirea psiho-socială a
personalului întreprinderii asupra utilităţii sistemului informatic. În acest scop sunt necesare cheltuieli
cu desfăşurarea de prezentări demonstrative privind avantajele prelucrării automate a datelor şi
implicaţiile scontate. Scopul unor astfel de acţiuni este de a se asigura din timp participarea activă a
personalului la realizarea schimbărilor pe care le va genera introducerea sistemului informatic,
evitându-se opoziţia surdă a celor vizaţi să fie atinşi de noua tehnologie.
O categorie importantă de cheltuieli este cea a cheltuielilor cu tehnica de calcul, care cuprinde
în afară de cheltuielile pentru achizitionarea şi instalarea echipamentelor (hardware) şi cheltuieli cu
procurarea şi adaptarea unor aplicaţii tip şi a unor produse-program generalizabile (software). Aceasta
asigură încă de la început, scurtarea perioadei de analiză-proiectare, reducerea efortului de programare
şi creşterea performanţelor de exploatare a sistemului informatic.
Cheltuielile pentru realizarea sistemului informatic se împart în:
1. cheltuieli iniţiale ( Ci ):
• cheltuieli pentru promovarea noii soluţii;
• cheltuieli pentru analiză şi proiectare;
• cheltuieli pentru procurarea şi adaptarea produselor software tipizate;
• cheltuieli pentru procurarea configuraţiei hardware;
• cheltuieli pentru amenajarea spaţiilor necesare instalării echipamentelor.
2. cheltuieli de exploatare ( Ce ):
• cheltuieli cu salariile personalului de informatică;
• cheltuieli pentru perfecţionarea pregătirii personalului;
• cheltuieli cu materialele consumabile şi cu amortizarea tehnicii de calcul;
• cheltuieli cu întreţinerea curentă şi reparaţii;
• cheltuieli pentru întreţinerea software a sistemului informatic (adaptarea sistemului informatic).

26
Din categoria cheltuielilor iniţiale cea mai mare pondere o reprezintă cheltuielile cu proiectarea
sau cu procurarea aplicaţiilor tipizate grupate în cheltuieli cu software-ul şi cheltuieli cu achiziţia
echipamentelor care constituie cheltuielile cu hardware-ul.
Din punctul de vedere al eşalonării pe parcursul ciclului de viaţă al sistemului cheltuielile cu
hardware-ul sunt grupate preponderent la începutul perioadei de realizare a sistemului informatic, iar
cheltuielile cu software-ul au o repartizare diferită pe durata ciclului de viată. Tema de realizare
consumă aproximativ 5% din totalul cheltuielilor cu proiectarea, proiectarea logică şiproiectarea
tehnică mai consumă încă 35% din resurse, pentru elaborarea programelor şi testarea lor se mai
cheltuiesc 40% din fonduri iar pentru implementare 20%. Aceste procente sunt relative la costurile de
proiectare, care la rândul lor reprezintă doar 20% din totalul costului sistemului pe parcursul întregului
ciclu de viaţă. Cheltuielile pentru exploatare şi întreţinere sunt în mare măsură dependente de
stabilitatea mediului economic în care este implementat dar se estimează că aceste cheltuieli se ridică
la aproximativ 80% din costul total al sistemului.
Evaluarea efectelor. Introducerea şi exploatarea sistmului informatic generează efecte directe şi
indirecte, care pot fi estimate prin indicatori cantitativi şi calitativi.
Stabilirea efectelor economice cantitative se realizează prin determinarea factorilor care contribuie la
modificarea mărimii cheltuielilor de producţie pe elemente primare sau pe articole de calculaţie ale
costului de producţie ca urmare a prelucrării electronice a datelor pe perioada de viaţă a sistemului
informatic. Aceste efecte se materializează în economii de resurse materiale şi umane. La materii
prime şi materiale de bază, rezultă economii prin calcularea şi urmărirea normelor şi a consumurilor
specifice cu ajutorul tehnicii de calcul. Pentru materialele auxiliare, economiile rezultă printr-o mai
bună dimensionare a stocurilor şi prin urmărirea exactă a consumurilor.
Estimarea cheltuielilor de transport-aprovizionare se face în raport cu implicaţiile sistemului
informatic asupra reducerii timpului pentru aprovizionare.
La salarii, calculul economiilor se bazează pe estimarea economiilor relative de personal tehnic,
economic, administrativ prin evaluarea volumului de muncă înainte şi după introducerea sistemului
informatic.
Aplicarea modelelor de normare a costurilor permite ca determinarea economiilor şi a profitului
suplimentar să se realizeze global prin abaterea dintre preţul normat şi preţul efectiv înainte şi după
introducerea sistemului informatic.
La cheltuielile variabile, după determinarea mărimii influenţei factorilor cantitativi şi calitativi,
abaterea suplimentară semnifică influenţa introducerii sistemului informatic asupra costului productiei.
Pentru cheltuielile fixe, creşterea gradului de automatizare a producţiei duce la obţinerea de economii
prin accentuarea tendinţei de scădere a cheltuielilor fixe pe unitatea de produs.
Pe lângă efectele economice cantitative menţionate, funcţionarea sistemului informatic
generează efecte indirecte (calitative) cum sunt:
• îmbunătăţirea formei şi a conţinutului documentelor tehnice şi economice;
• raţionalizarea sistemului de evidenţă economică;
• orientarea personalului din compartimentele funcţionale de la activităţi de rutină spre activităţi de
concepţie;
• îmbunătăţirea controlului asupra activităţii de gestiune economică;
• transformarea informaţiei privind costul producţiei în instrument de reglare operativă;
• creşterea posibilităţilor de analiză economico-financiară.

Dată fiind amploarea şi complexitatea lucrărilor din domeniul informaticii, se impune elaborarea unui
buget pentru această activitate constituit din:
• bugetul investitiilor;
• buget de exploatare;
• buget de încasări şi cheltuieli.

Bugetul informatic asigură estimarea detaliată a efortului şi efectelor elaborarii, introducerii şi


exploatării sistemului informatic. De asemenea prin buget se realizeaza eşalonarea resurselor şi a
modului lor de utilizare pe etape, perioade şi responsabilităţi.

27
Reducerea cheltuililor cu caracter informatic constituie calea principală de creştere a eficienţei
sistemului informatic. Cu cât durata de recuperare a cheltuielilor cu caracter informatic este mai mică,
cu atât profitul suplimentar este mai mare ca urmare a faptului că în perioada dintre momentul
recuperării cheltuielilor şi abandonarea folosirii sistemului informatic, economiile se transformă în
profit. Eficienţa globală creşte şi ca urmare a prelungirii duratei de viaţă a sistemului informatic.
Din punct de vedere organizatoric, eficienţa sistemului informatic se poate determina cu
ajutorul indicatorul "entropia informaţională" (H) prin care se măsoară gradul de nedeterminare pe care
îl înlătură informaţiile din sistem. Diferenţa dintre entropia informaţională calculată înainte şi după
introducerea sistemului informatic, semnifică, în cifre absolute, creşterea gradului de organizare a
întrepriderii.
Eficienţa globală a unui sistem informatic trebuie apreciată şi prin prisma implicaţiilor
introducerii prelucrării electronice a datelor asupra conducerii:
• previziunea stărilor şi a funcţionării sistemului economic capătă determinări realiste ca urmare a
elaborării şi a folosii unor modele adecvate;
• organizarea sistemului economic comportă îmbunătăţiri substanţiale prin raţionalizarea structurii
organizatorice şi prin posibilitatea integrării metodelor de conducere previzionară;
• deciziile primesc noi determinări calitative prin sporirea gradului de obiectivitate;
• coordonarea activităţilor se bazează pe informaţii necesare reglării funcţionării sistemului economic
la diverse nivele;
• se asigură controlul prin informarea operativă şi oportună asupra dereglărilor care apar în
funcţionarea organismului economic.

Bibliografie:
1. I. Roşca, E. Macovei şi a. “ Proiectarea sistemelor informatice financiar – contabile,Bucureşti,1993

2. Rosca I., Zaharie D, “Proiectarea sistemelor informatice de gestiune”, Bucureşti, 2002.

3. Airinei Dinu. Sisteme expert în activitatea financiar-contabilă.

4. Lungu Ion. Sisteme informatice: analiza, proiectarea implementarea, Bucureşti, 2003.

5. Oprea Dumitru. Premisele şi consecinţele informatizării contabilităţii, Iaşi, 1998.

28