Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
informaţiei în procesul de gestiune a întreprinderii şi de luare a deciziilor. Informaţia a devenit ea însăşi o resursă, de
corectitudinea ei depinzând calitatea deciziilor luate şi, implicit, a rezultatelor obţinute. Pentru obţinerea informaţiei sunt
prelucrate colecţii complexe, în care datele sunt grupate conform caracteristicilor comune.
Utilizarea eficientă a tehnologiilor informaţionale în întreprinderi nu se poate face fără cunoaşterea detaliată a
domeniilor de aplicabilitate. Activitatea financiar-contabilă este unul dintre primele domenii în care sistemele informatice
au fost aplicate cu succes. Actualmente în majoritatea întreprinderilor în care procesul de informatizare este avansat
ponderea aplicaţiilor din domeniul financiar-contabil este mare.
Automatizarea sistemului de evidenţă contabilă este caracterizată de implementarea programelor care
automatizează un anumit sector de evidenţă, care este specific fiecărei întreprinderi. Aceasta facilitează munca de rutină a
contabilului, care are mai mult timp pentru efectuarea analizei economico-financiare a întreprinderii, căutarea rezervelor
interne de mărire a eficacităţii lucrului. Implementarea sistemului automatizat de evidenţă permite: mult mai operativ de
efectuat evidenţă, înscrierea informaţiei operative într-un timp stabilit, găsirea şi introducerea operativă a informaţiei
economice necesare, automatizarea îndeplinirii rapoartelor financiare şi contabile, se micşorează volumul de lucru şi
cantitatea erorilor posibile.
Condiţiile necesare pentru ca un obiect, un eveniment sau proces să poată fi tratat ca un sistem
sunt: Ele sunt: 1. existenţa unui nr. finit de elemente, 2 existenţa legături dintre elemente, 3
integritatea, 4 existenţa unui scop pus în faţa sistemului.
Elementele stau la baza sistemului ele pot fi de diferită natură. Fiecare element are un loc şi un
rol bine determinat. Activitatea lor se execută prin intermediul legăturilor cu celelalte elemente.
Legăturile pot fi de mai multe feluri însă de obicei se evidenţiază 3 tipuri mai însemnate de legături:
a) ierarhice sunt cele mai simple şi ele presupun subordonarea elementelor unul faţă de
altul. Schematic aceste legături se prezintă în formă de arbore.
b) în formă de reţea sunt puţin mai complicate şi presupun că legătura dintre elemente se
va face cu ajutorul elementelor intermediare.
c) relaţionale au mai multe posibilităţi şi presupun că orice element a sistemului poate
face legătură directă cu alt element al sistemului.
Elementele împreună cu legăturile dintre ele formează structura sistemului.
Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece:
- prezintă o structură proprie alcătuită dintr-o mulţime de elemente care interacţionează între ele
pe principii funcţionale;
- fluxurile (legăturile) existente între componentele organizatorice implică resursele (potenţialul)
organismului economic. În cadrul oricărui organism economic se produc fluxuri materiale,
financiare, informaţionale;
- mulţimea componentelor organizatorice şi interacţiunea dintre acestea urmăresc realizarea unui
anumit obiectiv global: funcţionarea întreprinderii într-un mod optim.
1.2. Întreprinderea şi sistemul ei informaţional
USE poate fi privită ca un sistem componenţa şi structura căruia este determinată de structura
organizatorică, apartenenţa de ramură, specificul proceselor de producere şi tehnologiile utilizate,
metodele de conducere, capacităţile şi dimensiunile întreprinderii etc. Elemente pot fi: personalul,
tehnologiile utilizate, materia primă, mijloacele fixe şi circulante, informaţia disponibilă etc.
Întreprinderea se consideră formată din următoarele trei subsisteme:
1. subsistemul de conducere (decizional)
2. subsistemul de informare (informaţional)
3. subsistemul de execuţie (operaţional).
Subsistemul de execuţie cuprinde ansamblul activităţilor specifice întreprinderii: aprovizionarea,
producerea, desfacerea, exportul, transportul etc. Volumul şi calitatea acestor activităţi se reflectă prin
intermediul datelor care de obicei sunt fixate în documentele respective. Ele redau starea şi dinamica
1
proceselor economice care trebuie gestionate. Datele mai apoi sunt transmise subsistemului
informaţional.
Subsistemul informaţional include anumite elemente ca: principii, metode, procedee, mijloace
tehnice, personal calificat şi structuri organizatorice ce se folosesc pentru generalizarea, culegerea,
transmiterea, prelucrarea, codificarea, filtrarea, stocarea datelor, adică acest subsistem realizează o
anumită tehnologie informaţională. La etapa de prelucrare a tehnologiei informaţionale, datele se
transformă în informaţii. Informaţiile obţinute în rezultatul prelucrării sunt analizate şi transmise
subsistemului decizional. SS informaţional joacă un rol dublu : pe de o parte asigură toate informaţiile
necesare luării deciziilor la toate nivelurile de responsabilitate, conducere şi control iar pe de altă parte
asigură căile de comunicare dintre celelalte subsisteme. Totodată asigurând legătura mediul intern al
întreprinderii şi cel extern (mediul economic, financiar, bancar)
Subsistemul decizional are scop realizarea funcţiilor de bază conducerii USE care sunt: dirijare,
coordonare, reglare, comandă, control.
Prin intermediul acestor funcţii subsistemul de conducere trebuie să asigure funcţionarea optimă
a întreprinderii, luând deciziile respective de ordin strategic, tactic sau operativ. Iar eficienţa acestor
decizii şi implicit a rezultatelor obţinute depind în mare măsură de calitatea şi operativitatea
informaţiilor furnizate de subsistemul informaţional.
Sistemul întreprindere
M
E
Subsistemul decizional D
I
U
Decizii Informaţii L
Fluxuri
informaţionale
Subsistemul informaţional
E
X
Decizii Date T
E
Fluxuri materiale
Subsistemul operativ R
şi financiare I
O
R
Figura 1.1.
2
4. Personalul – lucrătorii care coordonează lucrul cu sistemul, proiectează şi asigură cu programe, exploatează şi verifică prelucrarea datelor de
către sistem.
5. Datele reprezintă înregistrări privind operaţiile economice şi alte informaţii nefinanciare necesare, care sunt introduse, păstrate şi prelucrate de
sistem.
6. Proceduri de control – procedurile care asigură înscrierea corespunzătoare a înregistrărilor, preîntâmpinând şi înregistrând erorile comise.
Mijloace tehnice
Metode de conducere Modele de luare a deciziilor
Produse program
Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informaţional care permite realizarea operaţiilor de
culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor şi difuzarea informaţiilor prin utilizarea
tehnologiilor informatice moderne (într-un mod automatizat).
Un SI trebuie structurat în aşa mod ca să corespundă cerinţelor diferitor grupe de utilizatori:
1. manageri la nivelul conducerii strategice, tactice şi operative;
2. personalul implicat în procesul de culegere şi prelucrare a datelor;
3. personalul implicat în procesul cercetărilor ştiinţifice şi proiectării de noi produse şi
tehnologii de fabricaţie;
4. personalul implicat în procesul de producţie, control a proceselor industriale utilizând
mijloace speciale tehnologiilor informaţionale.
Astfel, în cadrul SI al USE pot fi diferite următoarele SS:
- SS conducerii strategice;
- SS conducerii curente;
- SS de gestiune a cunoaşterii (specific activităţii de cercetare şi proiectare);
- SS operaţionale.
SI la nivel operaţional (OLS) permit culegerea, stocarea şi prelucrarea datelor referitoare la
tranzacţie şi procesele economice derulate (aprovizionări cu materii prime) consum de materii prime,
produse finite obţinute, livrate, încasate, plăţi efectuate către furnizori, gestiunea depozitelor bancare,
încasări sau plăţi prin conturi curente.
S de gestiune a cunoaşterii în cadrul USE permit noilor tehnologii şi cunoştinţe în cadrul USE
(produse soft destinate proiectării asistate de calculator) precum şi asigurarea automată a controlului
fluxului de documente în cadrul USE.
SI destinate conducerii curente (nivelul tactic) asigură derularea activităţii de control şi
conducere pe termen scurt, susţinând, de regulă, deciziile de rutină. Aceste S generează rapoarte
periodice a căror structură este prestabil, oprind informaţia necesară decidentului în conformitate cu
domeniul său de responsabilitate. Fiind gândite mai mult ca sisteme de rapoarte periodice, ele sunt mai
puţin pregătite să ofere informaţii urgente ca urmare a unor situaţii neprevăzute.
3
SI destinate conducerii strategice permit echipei manageriale de vârf să realizeze planificarea
activităţii USE pe termen lung în vederea atingerii obiective strategice fixate.
Structura SI al USE cuprind atât componente definite după criterii funcţionale cât şi pe cele
rezultate de luare în considerare a nivelurilor de decizie şi operaţionale din cadrul USE.
În egală măsură poate fi realizată o clasificare a SIG utilizate în cadrul USE pornind de la
criteriul naturii prelucrărilor realizate prin intermediul lor:
1. S pentru prelucrarea tranzacţiilor (TPS) sunt speciale în prelucrarea, stocarea şi preluarea
datelor privitoare la tranzacţiile zilnice de rutină. Se caracterizează prin gradul lor mare de
repetabilitate şi volum mare de date şi servesc nivelul operaţional. În această categorie sunt incluse SI
ca:
- privind gestiunea producţiei;
- privind evidenţa vânzărilor;
- privind contabilitatea financiară;
- privind gestiunea stocurilor;
- privind operaţiile pe cont curent;
- conducerea gestiunilor financiare (depozite, credite).
2. SI destinate activităţii de birotică (OAS) destinate în principal personalului implicat in
procesul prelucrării informaţiilor şi comunicaţiei (contabili, secretare, manageri). În această categorie
sunt cuprinse:
- procesoare de texte;
- procesoare de tabele;
- sisteme de poştă electronică.
3. S destinate cercetării-dezvoltării (KWS) destinate creării şi integrării noilor tehnologii în
cadrul USE. Utilizatorii acestor S sunt ingineri, proiectanţi şi alţi specialişti implicaţi în activitatea de
cercetare.
4. SI destinate conducerii (MIS) destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină necesare în
procesul fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării pe termen scurt. Asemenea S
permit generarea de rapoarte privind abaterile înregistrate precum şi consultarea online a informaţiilor
referitoare perioadelor anterioare de gestiune.
5. S suport de decizie (DSS) oferă managerilor modele complexe şi aprofundate de analiză în
vederea fundamentării deciziilor. Ele valorifică informaţii interne oferite de prima şi a patra categorie
alături de informaţii provenite din mediul exterior (curs valutar, preţul produselor fabricate de firmele
concurente, preţul de piaţă a materiilor prime). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele
formulate returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie de S pot fi incluse S expert
caracterizate prin stocarea cunoştinţelor exportului uman sub formă de fapte şi reguli într-o bază de
cunoştinţe utilizate pentru deducerea de concluzii, prin derularea de raţionamente automate. Deci,
asemenea S expert pot fi utilizate cu succes în diagnosticarea financiară a USE, în elaborarea deciziilor
băneşti, de acordare a creditelor clienţilor săi. (ex. de avantaje şi dezavantaje)
6. S suport ale executivului (ESS) reprezintă SI destinate conducerii strategice şi permit luarea
unor decizii nestructurate, altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să servească la soluţionarea
unei anumite probleme ci să ofere facilităţi generalizate de calculul comunicare. Utilizează date
privind mediul exterior USE precum şi date sintetizate oferite de S 4 şi 5 precum şi de cele mai
avansate produse soft grafice.
După aria de cuprindere:
� Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcţionale în cadrul
organizaţiei:
o Subsistemul contabilităţii o Subsistemul producţiei o Subsistemul cercetării
o Subsistemul commercial o Subsistemul resurselor umane
� Subsisteme interorganizaţionale concepute să asigure fluxuri informaţionale între:
o Organizaţie şi partenerii săi (furnizori, clienţi, bancă etc). Ex: e- banking, comerţ electronic
etc. o „Firma mamă” şi subdiviziunile sale organizatorice.
4
5
Acţiune Factori de decizie
Nevoi de informaţii
Informaţii
Activitatea Contabilitate
Alte
Fişiere raportări
şi analize
Obţinerea ieşirilor
Culegerea Pregătirea, Prelucrarea şi Întreţinerea
6
Sistemul informaţional al agentului economic
Planificarea Aprovizionarea Realizarea
8
- configuraţia sistemului poate fi gândită în funcţie de nevoile diferitelor departamente din cadrul
organizaţiei sau chiar a utilizatorilor locali;
- mai marea autonomie şi motivare la nivelul utilizatorului local.
Dezavantajele descentralizării:
- riscuri mari legate de incompatibilităţi hard şi soft între diferite locaţii;
- apariţia inerentă a unor duplicări ale datelor şi software-ului în diferite locaţii;
- dificultatea realizării unor proiecte complexe la nivel local;
- riscul de fragmentare a politicii TI;
- costuri mai mari în comparaţie cu sistemul centralizat.
Tendinţa actuală este net orientată către descentralizare care trebuie să se realizeze astfel încât:
• întreaga responsabilitate şi autoritate pentru funcţiile descentralizate ale SI să aparţină
managementului local;
• să se asigure alinierea la standardele utilizate la nivelul SI global al organizaţiei;
• la nivel central urmează să se realizeze:
- elaborarea strategiei la nivelul întregului SI al organizaţiei;
- managementul comunicaţiilor în cadrul reţelei locale ale organizaţiei;
- administrarea datelor;
- refacerea în caz de dezastre.
Astăzi, arhitectura promovată în realizarea sistemelor descentralizate este arhitectura client-server
caracterizată prin faptul că aplicaţiile şi datele puse la dispoziţia utilizatorilor sunt dispersate pe
diferitele componente hardware în funcţie de numărul utilizatorilor care trebuie să aibă acces şi de
puterea de calcul necesară.
Componentele hardware sunt reprezentate de:
- staţii de lucru (calculatoare personale) folosite de utilizatori individuali;
- servere departamentale partajate de utilizatori caracterizaţi prin aceleaşi nevoi de prelucrare;
- server central partajat de toţi utilizatorii.
Software-ul exploatat în cadrul organizaţiei este reprezentat de:
- Aplicaţiile la nivelul clienţilor care:
• rulează pe staţia de lucru pusă la dispoziţia clientului;
• exploatează date stocate pe calculatorul clientului;
• sunt reprezentate în principal de: procesoare de tabele, procesoare de texte,
aplicaţii exploatând baze de date.
- Aplicaţii departamentale care:
• rulează pe serverul departamental;
• exploatează la nivelul departamentului, datele stocate pe serverul acestuia;
• sunt partajate de utilizatorii aceluiaşi departament;
- Aplicaţii la nivelul organizaţiei care:
• rulează pe serverul central;
• exploatează datele de interes general stocate pe serverul central;
• sunt partajate de utilizatorii mai multor departamente;
• necesită putere mare de prelucrare.
9
6. Respectarea cadrului legislativ. Fiind vorba de sisteme informatice de gestiune devine obligatorie
realizarea evidenţelor, calcularea indicatorilor şi întocmirea lucrărilor de sinteză în conformitate cu
reglementările aflate în vigoare.
7. Realizarea unor sisteme informatice corespunzătoare resurselor disponibile la utilizator;
8. Întrucât prin natura sa software-ul este supus schimbării, această schimbare trebuie anticipată şi
controlată;
9. Compromisurile sunt inevitabile în dezvoltarea aplicaţiilor informatice şi ele trebuie explicitate şi
documentate.
10. Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică presupune evaluarea cheltuielilor
necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi exploatarea curentă a SI şi compararea
acestora cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară.
Structura Structura
funcţională a SIF funcţională a SI
financiar- financiar-
contabil contabil
Subactivităţi Aplicaţie
SA1 SA2 SAt AI1 AI2 AIt
informatică
Unitate de
Funcţii F1 F2 Fm UP1 UP2 UPm
prelucrare
Operaţii O1 O2 Ok Module M1 M2 Mk
13
Structura funcţională a
SIFC
Indice
Rind de document
Document
Masiv informaţional
Flux informaţional
Subsistem informatic
SI
Cea mai mică unitate relativă de măsură a informaţiei e rechizitul care are 2 aspecte:
a) Aspect calitativ numit rechizit simbol,
b) Aspect cantitativ numit rechizit bază.
Se dăm un exemplu: 18 mese, 18 aspect cantitativ şi mese – aspect calitativ.
Unul sau mai multe rechizite simbol şi un rechizit bază care împreună dau caracteristica unui
obiect formează indicele. Indicele poate fi exprimat formal astfel:
I ( R1 , R2 ,...Rn , Q)
R1 , R2 ,...Rn - rechizite simbol, Q – rechizit bază.
Rechizitele şi indicii poartă o denumire comună de atribut. Unul sau mai mulţi indici aranjaţi
într-o anumită consecutivitate şi redau un anumit sens relativ, rîndul de document. Rîndul de document
e cea mai mică unitate relativă de măsurare a informaţiei financiar-contabile în care se poate înregistra
o informaţie. Mai multe rînduri omogene pot forma masivul informaţional. Mai multe masive care
caracterizează o subactivitate formează fluxul informaţional. Fluxurile informaţionale arată dinamica
informaţiilor, ele au început şi sfîrşit şi pot fi verticale, orizontale sau circulare. Fluxurile
informaţionale care caracterizează o activitate vor forma subsistemul informaţional, iar totalitatea
subsistemelor vor caracteriza toate activităţile desfăşurate şi vor forma împreună sistemul
informaţional.
14
Intrările unui sistem informatic reprezintă totalitatea datelor primare care sunt necesare
obţinerii informaţiilor de ieşire determinate din timp, ca rezultat al rezolvării problemei propuse.
Definind intrările trebuie determinate elementele necesare realizării tehnice ulterioare a documentelor
de intrare.
Intrările şi ieşirile unui sistem se află într-o interdependenţă care este determinată de
operaţiile de transformare a intrărilor în ieşiri, adică intrările parcurg toate etapele procesului
tehnologic de prelucrare a datelor ulterior devenind ieşiri, care în cele mai dese cazuri reprezintă o
formă agragată a intrărilor.
Determinarea corectă a conţinutului, formei şi circuitului informaţional al listelor de ieşire
sunt realizate în funcţie de natura activităţii, cerinţele informaţionale ale conducerii, obiectivele
propuse, cadrul legislativ şi anumite cerinţe care trebuiesc în primul rând respectate. Aceste restricţii
impun un anumit conţinut specific al situaţiilor, inclusiv elemente referitoare la destinaţie, utilizare,
frecvenţă şi forma de prezentare.
Realizarea obiectivelor oricărui sistem informatic are loc practic prin satisfacerea cerinţelor
informaţionale ale conducerii. Cu alte cuvinte aceasta înseamnă furnizarea la timpul stabilit a
rapoartelor şi situaţiilor de ieşire, care grupează date necesare pentru a gestiona anumite procese sau
pentru a lua anumite decizii.
Listele situaţii de ieşire trebuie să reflecte, prin conţinutul lor starea şi dinamica fenomenelor
şi proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor. Natura prelucrărilor sistemului
informatic are un caracter specific în funcţie de natura activităţii unităţii economice şi impune o
anumită structurare a indicatorilor analizaţi.
Asigurarea informaţională externă include: sistemele de clasificatoare şi clasificatoare, sisteme de
decodificare şi decodificatoare, documente de intrare şi instrucţiunile de completare a lor, datele din
aceste documente, documentele de ieşire şi instrucţiunile de utilizare a informaţiilor din ele. În
activitatea financiar-contabilă predomină 2 sisteme de clasificare a informaţiei:
Sistemul ierarhic
Sistemul de faset.
Sistemul ierarhic de clasificare constă în următoarele:
1. se ia mulţimea iniţială de obiecte şi e alege un criteriu de împărţire a ei în clase.
2. se alege un alt criteriu şi mulţimile primite în rezultatul primei clasificări se împart din
nou în clase conform criteriului. Procesul se prelungeşte pînă se epuizează toate
criteriile de clasificare. În rezultat se primeşte o divizare a mulţimii iniţiale M în clase
subordonate. Schematic clasificarea ierarhică se prezintă în forma unui arbore în
rădăcina căruia stă mulţimea iniţială M, clasele sunt nodurile arborelui, iar ramurile
arată calea de subordonare a claselor.
M- nr. studenţilor
zi ff
Facultăţile
Anul de studii
Grupa
Clasificarea ierarhică e uşor de efectuat, dar are un dezavantaj – este greu de corectat în cazul
cînd au fost comise erori. Acest sistem de clasificare are 2 proprietăţi:
1. unul şi acelaşi obiect la oricare nivel nu nimereşte mai mult decît într-o singură clasă
2. reuniunea claselor oricărui nivel formează mulţimea iniţială de obiecte M.
Sistemul de faset – se procedează astfel la metoda de clasificare:
a) se fixează careva criteriu numit fasetul 1 şi mulţimea iniţială de obiecte M se împarte în clase
conform criteriului
b) se alege al 2 criteriu, numit fasetul 2 şi din nou mulţimea iniţială M de obiecte se împarte n clase
conform criteriului dat
c) procesul se prelungeşte pînă cînd se epuizează toate criteriile.
15
De exemplu:
F1 F2 Fn
1 01
F1 – limba de studii
F2 – naţionalitatea
F3 – cămin M 2 02
5 14
Clasificarea de faset este mai flexibilă, adică se corectează uşor, însă are un dezavantaj – se
execută mai greu decît cea ierarhică.
Sistemul de clasificare de faset ca şi cel ierarhic are 2 proprietăţi:
a) unul şi acelaşi obiect la fiecare faset nimereşte într-o singură clasă
b) reuniunea claselor fiecărui faset coincide cu mulţimea iniţială de obiecte.
În SIFC cele mai des utilizate clasificatoare sunt:
1. clasificatorul întreprinderilor
2. clasificatorul profesiilor muncitoreşti
3. clasificatorul mijloacelor fixe
4. clasificatorul materialelor
5. clasificatorul conturilor contabile etc.
La clasificare se lucrează cu grupe de obiecte. Codificarea însă presupune lucrul cu fiecare obiect
în parte. La codificare se utilizează anumite noţiuni, ele sunt:
sistem de codificare – totalitatea regulilor în conformitate cu care obiectele se codifică
codificare – procesul de atribuire fiecărui obiect a unui cod unic în conformitate cu sistemul de
codificare
cod – un simbol sau o grupă de simboluri care se atribuie fiecărui obiect supus codificării
alfabetul codurilor – simboluri diferite ce se utilizează la formarea codurilor
baza codurilor – numărul de simboluri din alfabetul codurilor
lungimea codului – numărul de poziţii din cod
ordinul codului – poziţia ocupată de simbol în cod.
Codurile obiectelor unor mulţimi codificate trebuie să aibă aceeaşi lungime în mod obligator.
Mai des utilizate sunt 3 metode de codificare:
1. în ordine
2. consecutive
3. în paralel.
Codificarea în ordine e cea mai simplă de executat şi constă în atribuirea fiecărui obiect din
mulţime a unui cod unic format din cifre, litere sau combinaţia lor. Cel mai des la codificarea în ordine
se folosesc ca alfabet cifrele sistemului zecimal de numeraţie. Aceasta nu dă posibilitate să aranjăm în
mod automat obiectele în ordinea creşterii codurilor sau descreşterii lor. Rezultatele codificării se
înregistrează într-un formular numit codificator. El are denumire „codificatorul obiectelor” şi un tabel
din 2 coloane: codul, denumirea obiectului.
La codificarea în ordine între capacitatea codului (numărul de obiecte care pot fi codificate), baza
codului şi numărul de poziţii din cod există următoarea relaţie:
C qn
q – baza codului
n – numărul de poziţii din cod
C – capacitatea codului.
Codificarea consecutivă se execută atunci cînd obiectele mulţimii iniţiale M au fost mai întîi
clasificate prin metoda ierarhică. Codificarea se face în felul următor: fiecărui obiect din clasele
ultimului nivel de clasificare i se atribuie un cod în ordine, se codifică în ordine clasele fiecărui nivel
în grupa de clase subordonate. Pentru fiecare obiect al mulţimii M se formează un cod compus care
are în ultimele poziţii codul în ordine al obiectului în ultima clasă, iar în poziţiile precedente codurile
în ordine ale claselor subordonate.
16
M
Forma de studii zi ff
Facultatea
Anul de studii
1 2 4 1 0
Asigurarea informaţională internă este prezentată prin intermediul colecţiilor sau BD. Colecţiile de
date din interiorul echipamentului electronic de calcul se formează cu ajutorul datelor luate din
documentele în care sunt înregistrate operaţiile economice parvenite în rezultatul tranzacţiilor externe.
Colecţiile de date se vor prezenta în baza informaţională de intrare sub formă de entităţi care la rîndul
lor sunt reprezentate prin intermediul tabelelor. Atributele entităţilor este de dorit să coincidă cu
atributele din documentele de intrare şi să respecte aceeaşi ordine pentru a se evita erorile la
introducerea datelor. În cazul cînd clasificatoarele şi codificatoarele se completează şi sunt duse în
mod automatizat atunci ele vor face parte şi din asigurarea informaţională internă. Aceasta dă
posibilitate de a introduce codurile sau denumirile obiectelor în documentele de ieşire în mod
automatizat.
Din punct de vedere tipologic ieşirile SIFC pot fi redate prin rapoarte, indicatori sintetici, liste-
situaţii de ieşire, grafice şi ieşiri către alte sisteme.
Indicatorii sintetici caracterizează din punct de vedere sintetic activitatea economico-financiară
prin intermediul unor informaţii care redau:
1. Patrimoniul USE;
2. Starea şi rezultatele economice financiare;
3. Calculul şi planificarea financiară a investiţiilor;
4. Calculul şi planificarea rezultatelor economico-financiare;
5. Calculul şi previzionarea activelor circulante şi surselor de finanţare;
6. Calculul şi previzionarea activităţii de trezorerie.
Indicatorii economici financiari sintetici sunt furnizate de SI în formă de videoformate pe ecranul
PC. Aceste videoformate de obicei includ:
Denumirea UE; Filiala; Titlul sau denumirea completă a indicatorilor; Activitatea; Valoarea
numerică a indicatorilor; Intervalul de referinţă; Secţia, atelier, ora, schimbul; Natura
neconcordanţei ”decizia recomandată”; Data curentă.
Liste-situaţii de ieşire conţin un întreg sistem de indicatori economici financiari sintetici sau
analitici, grupaţi într-o formă care să asigure integral obiectivele propuse. Prin conţinutul lor trebuie să
reflecte starea şi dinamica proceselor economici din UE. Determinarea concretă a conţinutului, formei
şi circuitului informaţional sunt realizate în dependenţă de natura activităţii, de cerinţele conducerii, de
obiectivele propuse, de cadrul legislativ-normativ şi de cerinţele specifice ale UE. Pentru SIFC
majoritatea listelor-situaţiilor de ieşire sunt reglementate prin lege. Aceste restricţii impun un anumit
conţinut economic al rapoartelor, inclusiv elementelor referitoare la destinaţie, utilizare, frecvenţă şi
17
formă concretă în care vor apărea. Conţinutul şi forma listelor-situaţii de ieşire se stabilesc de către UE
(dacă nu sunt stabilite de lege) împreună cu colectivul care proiectează SI. La determinarea lor se va
lua în consideraţie cerinţele informaţionale specifice fiecărei situaţii adoptate la performanţele şi
limitele sistemului electronic de calcul şi de gestiune a datelor.
Pentru fiecare situaţie de ieşire trebuie să se stabilească în detaliu indicatorii pe care îi va conţine,
modul de ordonare a lor, criteriile de totalizare, algoritmii de calcul şi de gestiune a datelor.
Definitivarea fiecărui raport de ieşire presupune precizarea următoarelor elemente:
titlul raportului
indicatorii prezenţi
natura şi lungimea maximă a fiecărui indicator
precizarea gradului de total şi subtotal
cheile de determinare şi de control a indicatorilor
volumul estimativ al situaţiei exprimat prin numărul de linii într-o anumită perioadă de timp
numărul de exemplare, destinaţia fiecărui exemplar
frecvenţa de emitere
termenele de prezentare utilizatorului
dispozitiv periferic de obţinere.
La definitivarea conţinutului şi formei rapoartelor se recomandă de utilizat în mod optimal
posibil de prelucrare oferite de echipamentul electronic de calcul .
Ieşirile sub formă de grafice sunt foarte solicitate de utilizator, mai ales de conducerea de de vîrf
a UE.
18
Scopul etapei este de a efectua un studiu complex asupra activităţilor şi fluxurilor
informaţionale existente, a volumului de informaţii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului
informaţional şi a dotării existente cu tehnica de calcul.
Etapa grupează mai multe faze care trebuie să răspundă la următoarele cerinţe:
Delimitarea ariei de cuprindere a SI - nal existent, care va deveni sistemul obiect pentru
conceperea şi realizarea viitorului sistem informatic;
Reflectarea activităţilor şi operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor specifice SI –
nal existent;
Surprinderea modificărilor care se impun în organizarea şi funcţionarea SI – nal în viziunea unui
SI;
Evidenţierea dotării existente cu tehnica de calcul, prin prisma concordanţei între sistemul
electronic de calcul şi viitorul SI;
Fundamentarea unei soluţii de principiu care să precizeze activităţile şi operaţiile care urmează a fi
informatizate, costul anticipat al sistemului, tipul sistemului de calcul utilizat, sistemul de operare,
implicaţiile în structura internă a unităţii, planificarea globală a realizării SI.
Analiza SIF este necesară pentru fundamentarea direcţiilor de perfecţionare şi modernizarea a
SIF existent şi eficacitatea înlocuirii a unor activităţi din cadrul lui cu un SI care să asigure necesităţile
conducerii cu informaţii. Analiza este oportună şi în cazul agenţilor economici noi, pentru
fundamentarea proiectului de sistem informaţional, ca parte a proiectului de înfiinţare a unităţii.
Analiza este binevenită şi în cazul achiziţionării unui sistem informatic gata elaborat pentru
determinarea gradului de compatibilitate a acestuia cu sistemul informaţional al UE şi tipul
modificărilor necesare de efectuat pentru adaptarea sistemului gata la condiţiile concrete a UE.
Analiza SI – nal se realizează în următoarele faze:
a. organizarea şi conducerea analizei SIF care presupune următoarele activităţi:
pregătirea condiţiilor necesare analizei SIF;
constituirea colectivului pentru analiza SIF;
elaborarea programului de realizare;
b. realizarea analizei SIF prin:
documentarea pentru analiza SIF;
alegerea procedeelor de analiză a SIF;
studiul componentelor SIF existent;
evaluarea critică a SIF existent;
elaborarea variantelor de realizare a SI;
c. finalizarea analizei SIF prin:
definirea documentaţiei analizei SIF;
avizarea analizei SIF de către conducerea UB;
a. Organizarea şi conducerea analizei SI-nal.
Iniţierea şi declanşarea analizei SI – nal existent este prerogativa unităţii beneficiare. Tema şi
scopurile analizei sunt specificate în “Notă de comandă”, în baza cărei se încheie un contract de
execuţie. Valoarea contractului se determină în baza unui deviz de cheltuieli care prevede: numărul de
ore preconizat pentru lucrare, personalul implicat, tarifele de realizare, termenele de execuţie,
obligaţiile părţilor contractuale şi modul de decontare a lucrării Colectivul pentru realizarea analizei
poate fi constituit din: personalul unităţii beneficiare, personalul unităţii specializate de proiectare sau
din personalul ambelor compartimente.
Prima variantă are avantajul cunoaşterii temeinice a sistemului informaţional, ceea ce asigură o
analiză calitativă în termen relativ scurt. Dezavantajul variantei constă în faptul că membrii
colectivului de analiză nu pot sesiza toate deficienţele şi limitele SI – nal, deoarece ei sunt deprinşi cu
structura şi modul de funcţionare a SI – nal.
Avantajul variantei a doua se impune prin faptul că membrii colectivului de analiză sunt
specialişti în domeniu, cunosc specificul analizei la alte UE similare. Dezavantajul este termenul lung
de analiză, deoarece se cere o acomodarea a colectivului la condiţiile UE şi trecerea anumitor bariere,
între care şi cele psihologice.
Varianta a treia este cea mai des utilizată.
19
Indiferent de varianta de constituire a colectivului de analiză, din el trebuie să facă parte
conducerea UE beneficiare şi anume: conducătorii compartimentelor funcţionale, specialiştii care
cunosc specificul activităţilor UE, uneori chiar a membrilor compartimentelor funcţionale.
După constituirea colectivului de analiză se elaborează un program de analiză prin care se
urmăreşte folosirea raţională a personalului, se stabilesc termenii intermediari şi finali, modul de
control al îndeplinirii lucrărilor şi procedura de avizare cu rezultatele analizei conducerii unităţii
beneficiare.
b. Realizarea analizei SIF
Realizarea fazei de analiză propriu – zisă a sistemului se face prin colectarea preliminară a
documentelor necesare pentru analiză. Astfel se studiază modul de organizare şi conducere a UE,
obiectivul activităţii de bază, particularităţile procesului tehnologic, activităţile desfăşurate,
principalele opţiuni pentru dezvoltarea de mai departe a unităţii, documentele folosite,
compartimentele implicate în procesul de documentaţie, frecvenţele şi termenii de realizare a
documentelor, sistemele de clasificare şi codificare existente, dotarea existentă cu tehnica de calcul,
posibilitatea de utilizare a acesteia în cadrul unui SI.
Alegerea procedeelor utilizate în cadrul analizei se face în dependenţă de complexitatea analizei,
condiţiile concrete de lucru, experienţa specialiştilor implicaţi, etc. Din multitudinea de procedee vom
menţiona:
a. Observarea directă a activităţilor desfăşurate în SI – nal se desfăşoară prin deplasarea membrilor
colectivului de analiză direct în compartimentele de funcţionare pentru a surprinde sfera şi
particularităţile activităţilor desfăşurate în fiecare compartiment. Avantajul procedeului – este uşor de
realizat, nu implică dialogul cu membrii compartimentelor, dar nu se foloseşte ca procedeu de bază
deoarece lipseşte contactul direct între colectivul de analiză şi personalul UE;
b. Studierea documentaţiei existente. Avantajul constă în faptul că colectivul de analiză intră în
posesia unor informaţii deja culese, fără implicarea personalului UE; dezavantajul – absenţa unui
dialog cu personalul din compartimente, ceea ce ar putea conduce la lipsa de exactitate a analizei şi
imposibilitatea de a sesiza toate detaliile;
c. Participarea la executarea activităţilor – executarea unor anumite operaţii din cadrul SI – nal în
paralel cu personalul compartimentelor respective. Avantajul – permite o analiză detaliată;
dezavantajul – un timp îndelungat de analiză;
d. Inventarierea documentelor utilizate în cadrul SIF – identificarea şi descrierea tuturor
documentelor din SIF cu ajutorul unor fişe (nume document, cine îl întocmeşte, numărul de exemplare,
destinatarul, mijloacele de calcul utilizate, verificarea veridicităţii informaţiei). Avantajul – permite
comensurarea eforturilor UE în utilizarea şi vehicularea documentelor, care ar permite modificarea
fluxurilor informaţionale. Neajuns – lipsa contactului colectivului de analiză cu personalul UE;
e. Chestionarul – un procedeu care are la bază o listă de întrebări adresate personalului din
compartimentele implicate pentru a răspunde în scris la ele. Procedeul este indicat pentru analiza unei
activităţi, care întâmpină greutăţi la realizarea concretă. Avantajul – culegerea de informaţii în timp
scurt, pe mai multe compartimente cu un număr mic de colaboratori; dezavantajul – limitarea
întrebărilor la anumite activităţi;
f. Interviul – studiul SIF prin dialog direct între membrii colectivului de analiză cu personalul
compartimentelor implicate.
Studiul SIF existent presupune o cunoaştere detaliată a UE beneficiare care constă din mai multe
aspecte:
1. Studiul structurii organizatorice a UE-
Cunoaşterea cadrului juridic de funcţionare;
Cunoaşterea obiectivului activităţii de bază;
Descrierea operaţiilor tehnologice, a fluxului de producţie şi a tipului de fabricaţie (masă, serie,
unicat);
Urmărirea dinamicii unor indicatori tehnico – economici pe o perioadă de cel puţin 5 ani;
Modul se ierarhizare a compartimentelor funcţionale;
Determinarea relaţiilor informaţionale dintre UE cu alte organe ierarhic superioare.
20
2. Studiul activităţilor din cadrul SIF vizează natura şi specificul activităţilor desfăşurate,
documentele în care se oglindeşte fiecare activitate, compartimentele care sunt implicate;
3. Studiul deciziilor economico – financiare – modul de fundamentare a deciziilor, documentele pe
care sunt bazate;
4. Studierea gradului de dotare a UE cu tehnică de calcul – permite aflarea gradului de dotare,
modul ei de utilizare şi măsura de utilizare în cadrul prelucrărilor din SIF;
5. Studiul fluxurilor informaţionale – permite identificarea circuitului de documente care există
între compartimentele UE, evidenţierea fluxurilor paralele, inutile şi iraţionale, specificarea
documentelor inutile, cu informaţii nefolositoare şi a acelora cu un număr ridicat de exemplare,
determinarea gradului de încărcare a fiecărui compartiment ocupat în cadrul funcţionării SI – nal.
Fluxurile informaţionale sunt reprezentate prin scheme, cu ajutorul unor simboluri speciale.
6. Studiul volumului de date – urmăreşte comensurarea numărului de documente utilizate actual în
SI – nal ţi o estimare a evoluţiei numărului mediu de documente în noul SI. Pentru aceasta se
stabileşte: simbolul şi denumirea documentelor utilizate, frecvenţa lor de elaborare, numărul maxim şi
mediu de documente, conform frecvenţei de întocmire, numărul mediu de rânduri completate şi
numărul total de rânduri din fiecare document, numărul de exemplare, estimarea numărului mediu de
documente pentru o perioadă viitoare.
7. Studiul costurilor de funcţionare a SIF asigură determinarea categoriilor de cheltuieli efectuate
de UE pentru a putea specifica efortul financiar la întreţinerea sistemului existent şi anume: salariile
personalului implicat (salarii tarifare, contribuţii la asigurarea socială, pensii, etc.), cheltuieli cu
amortizarea şi întreţinerea echipamentului de calcul, cota parte din amortizarea clădirilor în care au loc
procese informaţionale, cheltuieli de materiale (hârtie, discuri, etc.), alte cheltuieli necesare pentru
funcţionarea SIF.
Evaluarea critică a SIF existent – Obiectivul evaluării critice a SIF existent este de a evidenţia
performanţele şi limitele acestuia în raport cu cerinţele sistemului de conducere pentru formularea
direcţiilor principale privind calitatea funcţionării sistemului. Aprecierea calităţii informaţionale este
influenţată de anumiţi factori cum ar fi: precizia, operativitatea, frecvenţa de difuzare etc. Astfel, este
vorba de evaluarea critică a obiectivelor SI – nal, mijloacelor şi metodelor tehnice pentru culegerea,
transmiterea, stocarea, prelucrarea şi difuzarea informaţiilor, a personalului şi costurilor de
funcţionare.
Elaborarea variantelor de realizare a SI este ultima activitate din cadrul analizei propriu –
zisă. În cadrul ei se parcurg următoarele activităţi:
Stabilirea funcţiilor, cerinţelor şi restricţiilor pentru viitorul SI;
Definirea soluţiilor globale pentru prelucrarea automată a datelor;
Evaluarea costurilor fiecărei variante de realizare.
c. Finalizarea analizei SIF existent include:
a) definitivarea documentatiei, care cuprinde urmatoarele tipuri de documente:
1. organigrama structurii organizatorice a UB;
2. activitati si mijloace de calcul;
3. organigrama fluxului informational;
4. descrierea si analiza documentelor;
5. descrierea codurilor utilizate.
b) avizarea analizei SIF existent de catre conducerea UB se realizeaza prin intermediul
unei sedinte de avizare tehnico-economica la care participa reprezentantii echipei de
proiectare, compartimentelor functionale si sectoarelor de productie din UB,
reprezentanti ai conducerii UB. Aici se pun in dezvoltare concluziile analizei, evaluarii
critice ale SIF existent si se prezinta caracteristicile soluţiei de realizare a SI care a fost
considerata ca intruneste cele mai multe avantaje si criterii de eficienta tehnico-
economica.
c) trecerea la etapa următoare – proiectarea generala sau conceptuala.
21
Principii recomandate la proiectarea sistemelor informatice economice
Realizarea şi exploatarea SIE presupune respectarea unui ansamblu de principii, principalele
fiind :
1. Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică;
2. Participarea nemijlocită a beneficiarului la concepţia şi realizarea SI;
3. Utilizarea de soluţii performante în realizarea SI.
Fundamentarea realizării SI pe criterii de eficienţă economică presupune evaluarea
cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi exploatarea curentă a SI şi
compararea acestora cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară.
Evaluarea eficienţei SI are un caracter estimativ în faza de proiectare şi altul real după
introducerea în exploatare efectivă a acestuia. De menţionat că indiferent de momentul calculării
eficienţei economice utilizarea acestui criteriu constituie baza selectării soluţiilor aplicate, cu
menţiunea că vor fi acceptate numai SI care asigură o eficienţă economică certă.
Participarea nemijlocită a beneficiarului la concepţia şi realizarea SI presupune adoptarea şi
transpunerea în practică, de către beneficiar, a tuturor măsurilor cu caracter organizatoric necesare
desfăşurării, realizării şi introducerii în exploatare a SI. De reţinut că SI este realizat pentru beneficiar,
de aceea unităţile beneficiare stabilesc obiectivele generale şi specifice ale viitorului sistem, asigură
resursele materiale, umane şi financiare necesare pentru realizarea, şi exploatarea sistemului şi
elaborează planul de realizare a SI, pregătirea personalului din compartimentele implicate etc.
unde: Bo-mijloacele băneşti suportate la prelucrarea informaţiei pînă la implementare (cheltuieli pentru
salariu, cheltuieli indirecte, materiale, tehnică).
B - cheltuieli după implementare (cheltuieli pentru amortizarea echipamentului, energie,
materiale de schimb pentru tehnică şi cele din Bo).
Indicii de cost:
B
5. Indicatorul de cost: Ec=
Bo
6. Coeficientul de economisire a mijloacelor băneşti:
Bo - B
Eb= =1- Ec
Bo
7. Efectul economic anual:
Ean=(Co+En ko )-(C+En k)
Indicii naturali:
25
V V
Ho= -
Pv Pn
unde: V-volumul de informaţie prelucrate conform proiectului SI.
Pv- productivitatea veche a unui lucrător
Pn- productivitatea nouă a unui lucrător
26
Din categoria cheltuielilor iniţiale cea mai mare pondere o reprezintă cheltuielile cu proiectarea
sau cu procurarea aplicaţiilor tipizate grupate în cheltuieli cu software-ul şi cheltuieli cu achiziţia
echipamentelor care constituie cheltuielile cu hardware-ul.
Din punctul de vedere al eşalonării pe parcursul ciclului de viaţă al sistemului cheltuielile cu
hardware-ul sunt grupate preponderent la începutul perioadei de realizare a sistemului informatic, iar
cheltuielile cu software-ul au o repartizare diferită pe durata ciclului de viată. Tema de realizare
consumă aproximativ 5% din totalul cheltuielilor cu proiectarea, proiectarea logică şiproiectarea
tehnică mai consumă încă 35% din resurse, pentru elaborarea programelor şi testarea lor se mai
cheltuiesc 40% din fonduri iar pentru implementare 20%. Aceste procente sunt relative la costurile de
proiectare, care la rândul lor reprezintă doar 20% din totalul costului sistemului pe parcursul întregului
ciclu de viaţă. Cheltuielile pentru exploatare şi întreţinere sunt în mare măsură dependente de
stabilitatea mediului economic în care este implementat dar se estimează că aceste cheltuieli se ridică
la aproximativ 80% din costul total al sistemului.
Evaluarea efectelor. Introducerea şi exploatarea sistmului informatic generează efecte directe şi
indirecte, care pot fi estimate prin indicatori cantitativi şi calitativi.
Stabilirea efectelor economice cantitative se realizează prin determinarea factorilor care contribuie la
modificarea mărimii cheltuielilor de producţie pe elemente primare sau pe articole de calculaţie ale
costului de producţie ca urmare a prelucrării electronice a datelor pe perioada de viaţă a sistemului
informatic. Aceste efecte se materializează în economii de resurse materiale şi umane. La materii
prime şi materiale de bază, rezultă economii prin calcularea şi urmărirea normelor şi a consumurilor
specifice cu ajutorul tehnicii de calcul. Pentru materialele auxiliare, economiile rezultă printr-o mai
bună dimensionare a stocurilor şi prin urmărirea exactă a consumurilor.
Estimarea cheltuielilor de transport-aprovizionare se face în raport cu implicaţiile sistemului
informatic asupra reducerii timpului pentru aprovizionare.
La salarii, calculul economiilor se bazează pe estimarea economiilor relative de personal tehnic,
economic, administrativ prin evaluarea volumului de muncă înainte şi după introducerea sistemului
informatic.
Aplicarea modelelor de normare a costurilor permite ca determinarea economiilor şi a profitului
suplimentar să se realizeze global prin abaterea dintre preţul normat şi preţul efectiv înainte şi după
introducerea sistemului informatic.
La cheltuielile variabile, după determinarea mărimii influenţei factorilor cantitativi şi calitativi,
abaterea suplimentară semnifică influenţa introducerii sistemului informatic asupra costului productiei.
Pentru cheltuielile fixe, creşterea gradului de automatizare a producţiei duce la obţinerea de economii
prin accentuarea tendinţei de scădere a cheltuielilor fixe pe unitatea de produs.
Pe lângă efectele economice cantitative menţionate, funcţionarea sistemului informatic
generează efecte indirecte (calitative) cum sunt:
• îmbunătăţirea formei şi a conţinutului documentelor tehnice şi economice;
• raţionalizarea sistemului de evidenţă economică;
• orientarea personalului din compartimentele funcţionale de la activităţi de rutină spre activităţi de
concepţie;
• îmbunătăţirea controlului asupra activităţii de gestiune economică;
• transformarea informaţiei privind costul producţiei în instrument de reglare operativă;
• creşterea posibilităţilor de analiză economico-financiară.
Dată fiind amploarea şi complexitatea lucrărilor din domeniul informaticii, se impune elaborarea unui
buget pentru această activitate constituit din:
• bugetul investitiilor;
• buget de exploatare;
• buget de încasări şi cheltuieli.
27
Reducerea cheltuililor cu caracter informatic constituie calea principală de creştere a eficienţei
sistemului informatic. Cu cât durata de recuperare a cheltuielilor cu caracter informatic este mai mică,
cu atât profitul suplimentar este mai mare ca urmare a faptului că în perioada dintre momentul
recuperării cheltuielilor şi abandonarea folosirii sistemului informatic, economiile se transformă în
profit. Eficienţa globală creşte şi ca urmare a prelungirii duratei de viaţă a sistemului informatic.
Din punct de vedere organizatoric, eficienţa sistemului informatic se poate determina cu
ajutorul indicatorul "entropia informaţională" (H) prin care se măsoară gradul de nedeterminare pe care
îl înlătură informaţiile din sistem. Diferenţa dintre entropia informaţională calculată înainte şi după
introducerea sistemului informatic, semnifică, în cifre absolute, creşterea gradului de organizare a
întrepriderii.
Eficienţa globală a unui sistem informatic trebuie apreciată şi prin prisma implicaţiilor
introducerii prelucrării electronice a datelor asupra conducerii:
• previziunea stărilor şi a funcţionării sistemului economic capătă determinări realiste ca urmare a
elaborării şi a folosii unor modele adecvate;
• organizarea sistemului economic comportă îmbunătăţiri substanţiale prin raţionalizarea structurii
organizatorice şi prin posibilitatea integrării metodelor de conducere previzionară;
• deciziile primesc noi determinări calitative prin sporirea gradului de obiectivitate;
• coordonarea activităţilor se bazează pe informaţii necesare reglării funcţionării sistemului economic
la diverse nivele;
• se asigură controlul prin informarea operativă şi oportună asupra dereglărilor care apar în
funcţionarea organismului economic.
Bibliografie:
1. I. Roşca, E. Macovei şi a. “ Proiectarea sistemelor informatice financiar – contabile,Bucureşti,1993
28