4secunde.

ro
Software pentru managementul complet
al declarațiilor fiscale

Semnare, Depunere, Depunere automata Extragere recipise

Extragere Recipise Verifici ce mai ai de depus. Structura ideala de
Totul automat. foldere si sub-foldere.
“
De 4 ani faceti ca data de 25 a lunii sa nu
mai sune asa de stresant. A fost mai greu
pana am inceput colaborarea dar acum nu
stiu ce m-as face fara voi. Mult succes in
continuare.
Iustin Cotoi
Alius Cont, Targu Mures
“
4 secunde inseamna noutate, experienta,
imbunatatire. Il recomand tuturor celor
care urmaresc performante calculate,
nu aleatorii. Altfel spus, 4 secunde ofera
valoare.
Geta Danes
Conta Prest, Sibiu
“
Lucrez cu aplicatia 4Secunde de peste 4 ani si
apreciez profesionalismul, promptitudinea si
dedicatia echipei. Aplicatia este foarte usor
de utilizat, salveaza timp pretios in
perioada de depunere a declaratiilor si exista
mereu o atitudine proactiva, se
imbunatatesc si se simplifica lucrurile astfel
incat sa fie cat mai eficienta si simplu de
utilizat. Multumesc echipei 4Secunde pentru
ajutor!
Madalina Moisa
Global Business Consulting,
Bucuresti
“
Un soft care ne-a usurat si eficientizat timpul
de lucru! Prompti si mereu on line :)
Recomandam cu caldura serviciile 4Secunde!
Ana Maria Nicolescu
Especial Audit, Bucuresti
“
4sec este "angajatul" care tine evidenta
tuturor declaratiilor depuse si a recipiselor
aferente in cel mai practic mod. Pentru o
firma de contabilitate acest program este
necesar la fel ca internetul. Va multumim
baieti ca existati si ne dorim sa ramaneti la
fel de deschisi la modificarile pe care le
solicitam pentru a ne usura cat mai mult
munca.
Emilia David
AS Consult, Sibiu
“
Este un soft usor de folosit si de mare
ajutor firmelor de contabilitate. Il
recomand cu drag de cate ori am ocazia.
Iuliana Pîrvu
Sagitarius Consulting, Bucuresti
 4Secunde Competitor

Semnare Suporta fisiere XML

automata Suporta fisiere PDF validate
Orice tip de declaratie, amestecate
Semnarea declaratiilor dintr-un folder
Redenumirea fisierului cu numele clientului ✖
Printarea declaratiei dupa semnare ✖
Confirmarea pin-ului pentru a evita erorile ✖
Depunere Depunere
automata Verificarea lunii inainte de depunerea la ANAF ✖
Salvare Index in interfata

Extragere Descarcare automata

recipise Printare recipisa in pereche cu declaratia ✖
Printarea numelui clientului pe Recipisa ✖
Redenumirea fisierului cu numele clientului ✖
Vector Setare obligatii lunare/trimestriale/semestriale/anuale ✖
fiscal Rapoarte PDF salvate unic, pentru pastrare ✖
Arhivare Arhivare automata pe foldere-subfoldere conform optiunii ✖
Eliminare automata din numele fisierului a prefixului "S.C." ✖
Dialog de confirmare pentru eliminarea prefixului "S.C." ✖
Salvarea optiunii pentru utilizare ulterioara ✖
Arhivare pe server, chiar din mai multe statii de lucru ✖
Altele Bulina colorata cu starea serverului ANAF ✖
Export activitate in Excel
Lucrul in retea, de pe mai multe statii ✖
Filtrare a afisarii declaratiilor in interfata
Optiune de curatare a interfatei ✖
 4SECUNDE.RO

Manual de utilizare
Software pentru managementul complet
al declarațiilor fiscale.
 INTRO

Va multumim ca utilizati aplicatia In interiorul fiecarui capitol,

4Secunde.
Ea a fost creata pentru firmele de contabilitate si
angajatii acestora care depun eforturi importante,
in fiecare luna, pentru semnarea si depunerea
declaratiilor fiscale pe portalul ANAF.
Suntem deschisi la orice sugestie sau propunere de
imbunatatire venita din partea dumneavoastra.
Pentru orice fel de comunicare, puteti sa ne scrieti
la adresa info@4secunde.ro si va vom raspunde in
cel mai scurt timp.
veti regasi informatii esentiale
marcate cu semnul
De asemenea, la sfarsitul capitolelor se vor
regasi informatii esentiale privind conditiile
tehnice necesare pentru functionarea
respectivelor functii.
Inainte de utilizare si, mai ales, daca intampinati
probleme, parcurgeti aceste rezumate ale
conditiilor de functionare.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 INTRO

Cuprins

Actualizarea
Conditii de instalare Modul de instalare aplicatiei
Pagina 05 Pagina 08 Pagina 16

Prezentarea Descrierea
directoarelor operatiunilor Intrebari frecvente
Pagina 18 Pagina 21 Pagina 55

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 01

Conditii de instalare

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 01

Conditii de instalare

Semnatura electronica Sistem de operare

Recomandam reinnoirea token- Windows 7, 8.1 sau 10.
ului in termenul recomandat de Nu recomandam utilizarea
furnizor, pentru a elimina o serie Windows 8.
de posibile inconveniente.

Drepturi solicitate Microsoft .Net Framework 4

● drepturi de administrator (Run as
Administrator – a se vedea si
detalierea de la sfarsitul
capitolului 02 - Modul de
instalare);
● drepturi de scriere pe directorul
radacina (C:\);
● permisiuni ale aplicatiilor antivirus
si firewall.
Exista posibilitatea ca, inainte de
instalarea aplicatiei 4Secunde sa
fie necesara instalarea acestuia
urmand instructiunile Microsoft si,
in functie de sistemul de operare,
restartarea calculatorului. Reluati
instalarea aplicatiei dupa
terminarea update-ului si (daca
este cazul) restartarea sistemului.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 01

Conditii de instalare

Java 7 sau 8, 32 bit Programe antivirus

Se poate descarca de aici. Trebuie acordate toate
Chiar si pe calculatoarele ruland permisiunile aplicatiei 4Secunde
un sistem de operare pe 64 biti pentru o corecta si completa
trebuie instalat Java pentru 32 functionare.
biti (se alege Windows x86
Online din lista).

Acrobat Reader DC Verificari de siguranta

Nu debifati optiunea de verificare
a pin-ului dupa prima declaratie
Nu recomandam utilizarea Adobe
pentru a ii permite aplicatiei sa
Reader X sau XI (Adobe Reader DC
opreasca procesul in caz ca ati
se poate descarca de aici).
gresit pin-ul.

Browser
Microsoft Internet Explorer,
in paralel pot exista si alte
browsere instalate pe sistem.
Manual de utilizare v4.0
4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

Daca la descarcarea kit-ului primiti atentionari

Aplicatia se instaleaza pe acelasi
din partea browserului alegeti optiunile care va
calculator al utilizatorului unde permit descarcarea si/sau lansarea in executie a
kit-ului.
este instalat si kit-ul semnaturii
electronice. Aceasta poate fi
instalata si pe mai multe
calculatoare.

Kit-ul aplicatiei 4Secunde se Daca, totusi, nu reusiti instalarea din cauza

descarca de pe www.4secunde.ro, programelor antivirus sau a firewall-ului
acestora solicitati sprijnul departamentului IT al
accesand butonul Instaleaza din companiei dumnavoastra.
partea de jos a paginii.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

1. Dupa downloadarea kit-ului lansati-l si 2. Continuati instalarea apasand Next in 3. Nu modificati directorul de instalare al
apasati butonul Run in fereastra fereastra urmatoare. aplicatiei propus de sistemul de operare
urmatoare. si apasati Next.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

4. Apasati Next. 5. La aparitia mesajului de mai jos aplicatia

4Secunde a fost instalata.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

Este posibil ca, in timpul lansarii aplicatiei,

Lansati aplicatia (ca
programul antivirus instalat pe calculatorul
Administrator) fie din Lista de dumneavoastra sa va intrebe in legatura cu
drepturile pe care le acordati aplicatiei.
programe instalate din
Este necesar sa acordati drepturi aplicatiei
C:\ProgramFiles(x86)\AutomaticIT prin apasarea butonului Permite sau a unuia
cu functii similare, corespunzator aplicatiei pe
\ 4secunde@AutomaticIT.exe, fie
care o folositi.
folosind shortcut-ul 4Secunde
creat pe Desktop si care arata asa:

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

In situatia in care optiunea Run as Administrator nu
este disponibila in meniul deschis cu Click-dreapta
pe iconita aplicatiei 4Secunde, alegeti Properties -
tab-ul Compatibility - Butonul "Change settings for
all users" - "Run this program as an administrator."
Verificati daca toate setarile sunt corecte
accesand instrumentul de verificare din meniul
de setari. Un raport .pdf va fi salvat pe Desktop,
ni-l puteti trimite prin email daca aveti probleme.

Atentie! Neacordarea acestor

drepturi nu va permite aplicatiei
sa functioneze intrucat nu va
putea sa redenumeasca
declaratiile, sa acceseze internetul
sau semnatura electronica.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

Logarea ca utilizator gratuit

Daca detineti o firma cu pana la 15 clienti sau doriti

sa testati aplicatia, utilizati logarea din partea
dreapta a ecranului de mai jos (“Utilizatori fara
contract”):

1. Introduceti o adresa de email valida

2. Asigurati-va ca token-ul este introdus in
calculator

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 02

Modul de instalare

Logarea ca utilizator cu contract

Daca ati semnat un contract pentru utilizarea

aplicatiei, introduceti in partea stanga a ecranului
emailul utilizat in relatia cu noi si parola primita.

● puteti bifa ca aplicatia sa tina minte emailul si

parola;
● puteti sa asociati token-ul cu contul 4Secunde
pentru ca ulterior sa va logati numai cu token-
ul. Pentru aceasta, dupa ce ati introdus emailul
si parola (iar token-ul este introdus in
calculator) apasati Login cu token.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 03

Actualizarea aplicatiei

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 03

Actualizarea aplicatiei

Dupa realizarea logarii se va face

o verificare a existentei unei noi
versiuni si se va propune
instalarea acesteia, daca exista.

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 04

Prezentarea directoarelor
de baza

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 04

Prezentarea directoarelor de baza

Aplicatia a creat, in interiorul

directorului sau de baza,
“AutomaticIT”, 4 directoare
numite:

● Depuse
● ErrDepuse
● Recipise
● Reports

In afara de acestea, aplicatia mai creeaza, in

directorul de unde preia declaratiile pentru
semnare, inca doua subdirectoare, detaliate in
pagina 7, la Pasul 3 al operatiunilor de semnare a
declaratiilor.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 04
Prezentarea directoarelor de baza
Depuse
In acest director se vor regasi, dupa
verificare si depunere, declaratiile
acceptate la depunere de portalul
ANAF.
Recipise
In acest director se vor regasi recipise
extrase de pe portalul ANAF pentru
fiecare declaratie depusa pentru care
portalul a generat o recipisa; pentru
declaratiile pentru care portalul indica
o eroare fara sa genereze si recipisa,
aplicatia nu a avut ce sa descarce si va
afisa eroarea in tabelul principal.
Manual de utilizare v4.0
4secunde.ro
Reports
In acest director se vor gasi
rapoartele in format .pdf ale
arhivarilor realizate.
ErrDepuse
In acest director se vor regasi
declaratiile care fie nu sunt
semnate fie nu apartin lunii
declarate in aplicatie; acestea nu
au fost trimise spre depunere pe
portalul ANAF, fiind filtrate
anterior de aplicatie.
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Crearea si semnarea Incarcarea automata a

1 automata a declaratiilor 2 declaratiilor pe portalul
ANAF

Verificarea depunerii declaratiilor

Descarcarea si printarea
3 recipiselor 4 conform unui "Vector fiscal"
definit de utilizator in aplicatia
4Secunde

Arhivarea Declaratiilor si
Recipiselor rezultate din
5 managementul al Declaratiilor 6 Operatiuni de intretinere

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Conditii preliminare pentru lucrul

corect al aplicatiei.

Operatiunile de la punctele 1 si 2 de mai sus se

realizeaza cu fisiere aflate intr-un singur director
(folder). Acest director trebuie sa se afle pe
calculatorul de pe care se face depunerea si nu pe
un server, pentru a nu avea intarzieri din cauza
mutarii fisierelor prin retea in timpul prelucrarii.

Directorul trebuie pozitionat direct pe C:/ iar

denumirea directorului sa nu contina spatii
(exemplu: C:\Decl);

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Prezentarea interfetei
aplicatiei

Tab-urile de activitati sunt:

1. Semnare
2. Depunere
3. Descarcare recipise
4. Vector fiscal
5. Arhivare
6. Tools

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Crearea si semnarea Conditia de nemodificare

a fisierelor dupa aplicarea
automata a declaratiilor. semnaturii ramane
● crearea, validarea si semnarea declaratiilor valabila, in caz contrar
pornind numai de la un fisier .XML exportat din
portalul ANAF va refuza
aplicatia de contabilitate si continute de un
director; declaratia ca fiind
● semnarea automata declaratiilor de tip .pdf
neconforma.
inteligent;

● semnarea automata a declaratiilor .pdf create

de aplicatii de contabilitate.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Pasul 1

Se selecteaza tipul de SmartCard utilizat din lista

ce se deschide in dreptul ferestrei SmartCard si
se introduce PIN-ul token-ului in fereastra
corespunzatoare;

In timpul semnarii nu trebuie atinsa

tastatura. pin-ul se completeaza
automat in fereastra token-ului de
catre aplicatie.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Pasul 2

Se selecteaza butonul "Creare pdf din xml si/sau Aplicatia va solicita alegerea directorului in care
Semnare pdf". Daca dupa crearea/semnarea se gasesc fisierele .XML si/sau declaratiile in
declaratiilor se doreste printarea lor se mentine format .pdf care vor fi validate si/sau semnate.
bifa la "Printeaza declaratiile dupa semnare".

Atentie, exista si posibilitatea

printarii declaratiei in pereche cu
recipisa ei, imediat dupa
descarcarea recipisei; daca doriti sa
utilizati aceasta noua facilitate
lasati debifata optiunea "Printeaza
declaratiile dupa semnare".

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05
Descrierea operatiunilor
Pasul 3
Aplicatia va crea automat, ca subdirectoare ale
acestuia, inca doua directoare:
● INITIALE: In acest director vor fi mutate
declaratiile in forma initiala, nesemnate, dar
numai cele pentru care operatiunea de
semnare a reusit; in acest mod veti avea o
evidenta clara a declaratiilor la care a reusit
semnarea si a celor la care nu a reusit
semnarea;
● SEMNATE: In acest director se vor regasi
declaratiile finale, semnate, la numele
acestora adaugandu-se sufixul "_semnat";
Manual de utilizare v4.0
4secunde.ro
In cazul in care se identifica erori la prelucrarea
fisierelor .XML acestea se vor regasi in directorul
de baza. Alaturi de declaratia nesemnata se va
regasi si un fisier continand erorile declaratiei,
asa cum au fost ele identificate de DUK
Integrator.
In interfata exista o bifa care permite sa fiti
intrebat daca PIN-ul uitilizat a fost acceptat de
driver-ul token-lui.
Asta se intampla inainte de semnarea celei de a
doua declaratii si este create pentru securitatea
token-ului dumneavoastra.
Declaratiile ce se regasesc in directorul
SEMNATE vor fi transmise catre ANAF, in etapa
urmatoare.
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Nota!

Intrucat functionarea acestei sectiuni depinde in mod fundamental de instalarea corecta a Java si
folosirea acesteia de catre alte aplicatii, in cazul in care validarea/semnarea nu functioneaza corect va
rugam sa verificati indeplinirea conditiilor tehnice iar daca nu identificati problema ssa ne contactati.

Recomandam sa se efectueze intai o testare cu fiecare tip de fisier.

Rezumat al conditiilor tehnice de functionare a acestei

sectiuni:
● Drepturi de Administrator pe calculator (scriere pe C:\ si permisiuni antivirus si firewall);

● Java 7 sau 8 (numai versiunea de 32 biti, chiar si pentru sistemele pe 64 biti) instalat pe
calculator

● Existenta unei singure instalari a Java;

● Adobe reader DC sau 11; nu se recomanda utilizarea Adobe Reader X;

● Numele directorului in care se gasesc fisierele de semnat nu contine spatii iar se acesta
gaseste direct pe C:\ (Recomandam sa se numeasca C:/Decl)
Manual de utilizare v4.0
4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Incarcarea automata a Conditii preliminare pentru lucrul

declaratiilor pe portalul corect al aplicatiei.

ANAF In directorul din care vor fi incarcate declaratiile nu

trebuie sa se gaseasca decat declaratii in format .pdf
semnate si niciun alt tip de fisier, chiar si ascuns.

In caz de blocare a depunerii trebuie verificat cu atentie

continutul directorului.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Pasul 1

Aplicatia filtreaza si incarca la ANAF numai declaratiile care apartin lunii pe care o doreste utilizatorul. In
vederea verificarii lunii declaratiei, se selecteaza in meniul aplicatiei luna si anul pentru care se depun
declaratiile.
Cele care contin alta luna decat cea selectata vor ajunge, dupa prelucrare in directorul ErrDepuse.

Daca nu doriti sa se faca aceasta filtrare, dezactivati optiunea prin debifare.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Pasul 2

Se apasa butonul “Incarcare Declaratii pe portalul ANAF”

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Pasul 3

Aplicatia va solicita alegerea directorului din care sa preia declaratiile, a semnaturii electonice si a pin-
ului acesteia, prin intermediul interfetei specifice a token-ului (in cele mai multe cazuri nu va mai
solicita pin-ul, acesta fiind introdus deja in aplicatie).

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Pasul 4

Aplicatia 4Secunde demareaza verificarea declaratiilor, acceseaza portalul ANAF si incepe

incarcarea declaratiilor. Activitatea aplicatiei poate fi observata prin textul verde si prin bara de
stare aflate in partea de jos a paginii.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

La terminarea operatiunilor de depunere, aplicatia Pentru exemplificare interfata contine deja trei
4Secunde comunica numarul de declaratii inregistrari.
prelucrate.

Acestea pot fi gasite, redenumite de tipul

DenumireFirma_D300_1012_123456789.pdf, in
unul din directoarele Depuse sau ErrDepuse.

Interfata aplicatiei permite vizualizarea datele

firmelor pentru care s-au depus declaratiile, tipul,
luna si anul declaratiei, momentul exact al
depunerii pe portalul ANAF si locate fisierului
prelucrat.

Interfata permite selectii succesive dupa fiecare

din aceste date.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Atentie, recomandam ca intre momentul demararii

Descarcarea si procesului de incarcare a declaratiilor si a celui de

printarea recipiselor descarcare a recipiselor sa treaca macar 3 minute, pentru

a permite portalului ANAF sa genereze recipisele.

si, optional, printarea In orice caz, procesul de descarcare poate fi reluat

declaratiilor in pereche cu oricand, pana la descarcarea tuturor recipiselor

corespunzatoare declaratiilor incarcate.
recipisele.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Acest proces se bazeaza pe optiunile de printare

Printarea declaratiei impreuna
alese de dumneavoastra in aplicatie, asa cum
cu recipisa sa, dupa descarcarea sunt definite mai jos. In lipsa oricarei bife,
operatiunea de printare se va face ulterior
recipisei.
descarcarii, manual, din directoarele Depuse
si/sau Recipise.
Pentru o mai usoara arhivare fizica a declaratiilor
si recipiselor, printarea Recipiselor si
Declaratiilor se poate face in pereche, la sfarsitul
ciclului de semnare-depunere-descarcare
recipisa.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Derularea operatiunii de descarcare a recipiselor poate fi observata in bara de stare, care afiseaza
atat progresul cat si numele recipisei pe care o descarca la un moment dat.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

La finalizarea procesului de descarcare a recipiselor aplicatia comunica acest fapt si

completeaza in tabel starea declaratiei, conform recipisei, si locul unde aceasta se afla stocata.
Acestea se regasesc, redenumite de tipul
DenumireFirma_Recipisa_D300_1012_123456789.pdf.

Pentru exemplificare interfata contine deja trei inregistrari.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Tabelul poate fi usor filtrat si consultat in vederea

stabilirii starii declaratiilor si reluarea procesului
de depunere, dupa remedierea aspectelor
sesizate, pentru cele respinse la filtrarea initiala
sau de catre portalul ANAF.

Nota. Este posibil ca, in cazul in care comunicatia

cu portalul ANAF este pierduta in oricare din
momentele functionarii, aplicatia sa afiseze un
In acest caz, apasati “Continue” si reluati
mesaj de tipul “Conexiunea cu portalul pierduta”
operatiunea intrerupta prin folosirea butonului
sau o fereastra de eroare de tipul celei de mai jos.
corespunzator. Aplicatia va continua numai din
locul de unde a ramas, fara sa dubleze operatii.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Aceasta functie are numai rolul de a ajuta utilizatorii sa

Verificarea depunerii
declaratiilor conform
unui "Vector fiscal"
definit de utilizator in
aplicatia 4Secunde.
verifice mai usor daca au depus toate declaratiile
corespunzatore unei perioade.
Declararea "Vectorului fiscal" in aplicatia 4Secunde se face
de catre utilizatori si nu este similar cu Vectorul fiscal al
fiecarei societati in relatia directa cu ANAF.
Actualizarile in aplicatie se vor face manual de catre
utilizatori, nefiind preluate in niciun fel de pe portalul ANAF.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Tab-ul Vector fiscal contine doua butoane:

Functia de Vector fiscal
functioneaza numai local, in
calculatorul in care exista datele
depunerilor efectuate.
● Vector fiscal (permite introducerea, editarea
si stergerea datelor de baza ale vectorului
fiscal)
● Situatie vector fiscal pentru luna: (afiseaza
raportul .pdf al situatiei obligatiilor si
depunerilor pana in acel moment pentru
luna aleasa). Functioneaza impreuna cu
selectorul de luna de sub el

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

A. Butonul Vector fiscal.

Introducerea, editarea si stergerea datelor

despre firme se face prin apasarea butonului
Vector fiscal.

Se deschide fereastra de lucru unde sunt

posibile trei operatiuni:

1. Introducerea initiala a vectorului pentru

cate o societate;

1. Editarea ulterioara a vectorului pentru o

anumita societate;

1. Stergerea cu totul a vectorului unei

societati.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Detalii ale functiilor:

1. Introducerea initiala a vectorului pentru cate o societate;

a. Se introduce codul fiscal al societatii (urmarirea ulterioara se face numai pe baza codului fiscal);

a. Se introduce denumirea societatii (pentru o urmarire usoara se recomanda a nu se introduce SC in fata

decnumirii) - aceasta denumire va aparea in raport, fara sa conteze daca este exact la fel cu denumirea din
diverse declaratii;

a. Se selecteaza in dreptul declaratiilor perioada de depunere;

a. Se apasa butonul Salveaza.

Detaliile societatii vor aparea in tabel ca mai jos:

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Editarea ulterioara a vectorului Stergerea cu totul a vectorului

pentru o anumita societate. unei societati.

a. Se introduce CUI-ul societatii in campul CUI; a. Se introduce CUI-ul societatii in campul CUI;
toate datele introduse anterior apar in
campurile lor si pot fi editate; a. Se apasa butonul Sterge;

a. Se editeaza datele si se apasa Salveaza. a. Va aparea o fereastra pentru confirmarea

stergerii care va permite sa renuntati.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

In aplicatie sunt utilizate urmatoarele

B. Butonul Situatie vector
conventii:
fiscal pentru luna:
● Lunar - asteapta sa se depuna declaratii
pentru toate lunile anului;
Acest buton functioneaza impreuna cu selectia
lunii si anului raportului.
● Trimestrial - asteapta sa se depuna
declaratii pentru lunile martie, iunie,
Programul tine cont de luna aleasa pentru a
septembrie si decembrie;
afisa obligatiile. Astfel, nu va afisa pentru luna
februarie obligatiile care siunt trimestriale sau
● Anual - asteapta sa se depuna declaratii in
anuale.
luna decembrie;

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Folosirea lui deschide un raport .PDF cu Legenda:

firmele declarate anterior la Vector fiscal si
numai cu obligatiile lunii alese. ● Campul completat cu indexul, data si ora -
declaratia a fost depusa la momentul
descris;

● Campul este trecut cu rosu si are scris

intervalul de depunere - declaratia nu a fost
depusa.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

Arhivarea Declaratiilor si 1. Scopul procedurii

Recipiselor rezultate din Aceasta procedura a fost introdusa pentru a facilita

utilizatorilor arhivarea structurata a fisierelor, Declaratii si
managementul Recipise, rezultate in urma utilizarii aplicatiei 4Secunde.

Declaratiilor. 1. Variante de arhivare

In prima faza, utilizatorul are posibilitate de a alege tipul de

1. Scopul procedurii de arhivare
structura de subfoldere, din 3 variante:
2. Variante de arhivare
● Luna-An\nume Client_CUI\TipDeclaratie;
3. Directoarele utilizate si tipuri de
● Luna-An\ TipDeclaratie \nume Client_CUI;
fisiere ● nume Client_CUI\TipDeclaratie\ Luna-An.

4. Tratamente speciale ale

Atentie, nu se mai poate reveni niciodata asupra acestei
fisierelor optiuni.

5. Modul de lucru al procedurii

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

e. Raportul .pdf cu fisierele distribuite se salveaza in

3. Directoarele utilizate
C:\Program Files (x86)\ AutomaticIT\Reports

a. Aplicatia este capabila sa arhiveze toate Prezenta fisierelor de arhivat in foderele initiale (Depuse si
fisierele de tip standard 4Secunde aflate in Recipise) nu este legata de prelucrarea lor exact pe acea
folderele C:\Program Files statie de lucru. Astfel, fisierele pot fi depuse pe mai multe
(x86)\AutomaticIT\Depuse (pentru Declaratii) si statii de lucru si, ulterior, copiate si arhivate pe un singur
C:\Program Files (x86)\ AutomaticIT\Recipise calculator sau Server (pe ambele utilizatorul trebuie sa aiba
(pentru Recipise). drepturi de scriere pe C:\).
b. Declaratia si Recipisa corespunzatoare se vor
gasi intr-o structura de subfoldere creata in
4. Tratamente speciale ale fisierelor
C:\Arhiva
c. Declaratiile Rectificative si Recipisele lor se vor
Au fost implementate urmatoarele tratamente speciale:
gasi intr-o structura standard din
a. In cazul in care un fisier care se arhiveaza se gaseste deja
C:\Arhiva\Rectificative sau
in folderul destinatie, acesta va fi tratat ca Rectificativa
C:\Arhiva\Rectificative
b. In cazul prezentei “SC” in fata numelui clientului veti fi
d. Cate o arhiva .zip de back-up se va crea, cu toate
intrebat o singura data care este numele corect al
fisierele distribuite, in C:\Program Files (x86)\
acestuia;
AutomaticIT\Depuse\Arhivate si C:\Program
c. Prefixul “S.C.”, “S.C” sau “SC.” vor fi ignorate iar fisierele
Files (x86)\ AutomaticIT\Recipise\Arhivate
vor ajunge in folderele corespunzatoare clientului;

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

5. Modul de lucru al procedurii

a. Se verifica fisierele aflate in DEPUSE si RECIPISE

(vom lucra acum cu 3 Declaratii si 2 Recipise)

a. Se utilizeaza butonul “Arhivare

declaratii si recipise”

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

c. Se alege optiunea de arhivare considerate

potrivita (in cazul nostru am ales Optiunea 3)

d. Programul va numara fisierele gasite si va cere

confirmare in vederea inceperii Arhivarii

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

e. Dupa terminarea arhivarii programul poate

sterge fisierele din locatiile initiale, pentru a nu
fi distribuite ulterior.

f. In cazul apasarii CANCEL veti primi o avertizare.

Daca veti distribui din nou aceste fisiere acestea
vor fi tratate ca RECTIFICATIVE

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

g. Se deschide un fisier .pdf cu detalierea

operatiunii de distribuire care se gaseste in
C:\Program Files (x86)\ AutomaticIT\Reports

h. Structura de sub-foldere s-a format in C:\Arhiva

(in variantele ulterioare se va crea in
C:\Arhiva4S)

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 05

Descrierea operatiunilor

ATENTIE! Aceasta este doar o aproximare, nu se face

Afisarea starii serverului apeland suplimentar serverul ANAF si nu foloseste de la
utilizatori altceva in afara de indecsii primiti pentru
ANAF de primire a declaratiile depuse.

declaratiilor Acest indicator este prezentat utilizatorilor ca o bulina care

4Secunde are un numar mare de utilizatori.
Depunerile pe care acestia le fac ne pot da o
imagine despre cat de aglomerat este serverul
ANAF care primeste declaratiile.
are detaliata sub ea ora la care a fost depusa ultima
declaratie care a contribuit la acest calcul.
Starile pot fi:

Aceasta aproximare se face pe baza diferentei

de indecsi pe care 4Secunde o primeste intre
doua declaratii depuse de acelasi utilizator si
este incadrata in trepte decise de catre echipa
4Secunde pe baza experientei stranse.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 06

Intrebari frecvente

Manual de utilizare v5.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 06

Intrebari frecvente
Exista aplicatii gratuite care fac depunerea
declaratiilor. De ce as plati o licenta
4Secunde?
Utilizarea aplicatiei este gratuita pentru firmele de
contabilitate care au mai putin de 15 clienti. Pentru
ceilalti, experienta de 5 ani ne-a dus la un produs foarte
stabil, care va aduce siguranta in lucrul cu declaratiile.

Solutiile gratuite se afla cu dezvoltarea la nivelul la care

4Secunde era acum 4 ani, nu fac redenumirea fisierelor,
verificarea prin Vector fiscal, Arhivarea si nici nu ofera
informatii despre aglomerarea Serverului ANAF (vedeti
toate diferentele in pagina 2 a acestui Manual).

Ce declaratii se pot depune?

Aplicatia a fost creata pentru a functiona cu cele mai
uzuale declaratii fiscale (D100, D112, D205, D300,
D390VIES, D394, D710, Bilanturi, etc.);

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 06

Intrebari frecvente

Cu ce tip de semnatura electronica

functioneaza aplicatia?
Cu toate tipurile de semnatura care se
comercializeaza in Romania.

Aplicatia poate functiona pe

sisteme Apple sau Linux?
Nu, aplicatia functioneaza numai cu sisteme de
operare Windows.

Browser-ul nu permite deschiderea

directa a kit-ului aplicatiei. Ce pot sa
fac?
Incercati sa salvati kit-ul undeva pe calculator si
lansarea din acel loc.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 06

Intrebari frecvente

Firewall-ul programului antivirus

blocheaza aplicatia. Ce trebuie sa fac?
Introduceti aplicatia 4Secunde in lista de programe permise.
Aplicatia se gaseste la
C:\ProgramFiles(x86)\AutomaticIT\4secunde@AutomaticIT.
exe

Pe cate calculatoare se poate

instala aplicatia?
Aplicatia se poate instala pe oricate calculatoare si
se poate utiliza simultan pe oricate, atata timp cat
aveti o pereche email/parola valida sau un cont creat
cu semnatura electronica.

Trebuie sa depun toate declaratiile

intr-o singura sesiune?
Nu, se pot realiza oricate sesiuni de depunere, in
fiecare sesiune putandu-se depune orice numar de
declaratii.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 06

Intrebari frecvente

Nu pot realiza transformarea fisierelor

.xml in fisere .pdf si semnarea lor.
Verificati indeplinirea conditiilor descrise la pagina 8
(Drepturi solicitate) si marcate cu semnul

Dupa depunere interfata confirma

depunerea declaratiilor, acestea nu
se mai gasesc in directorul de unde
au fost depuse dar nu se regasesc in
niciunul din directoarele Depuse sau
Errdepuse
Unele sisteme de operare WIN 7 creeaza inca un rand
de directoare intr-o cale apropiata de aceasta:
C:\Users\nume_user\AppData\Local\VirtualStore\Prog
ram files(x86)\AutomaticIT – Veti gasi declaratiile in
directoarele acestei structuri.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 CAPITOLUL 06

Intrebari frecvente

Vor exista dezvoltari viitoare ale

aplicatiei 4Secunde?
Da, aplicatia este in continua dezvoltare. Primim sugestii de
la dumneavoastra si le analizam pentru includerea lor in
aplicatie.

Manual de utilizare v4.0

4secunde.ro
 BY

AutomaticIT &
Know Now Solutions
© Bucuresti, Octombrie 2017