Infokam's Blog

16 Noiembrie 2012
Cum se face inventarierea

Filed under: Uncategorized — alinmihalache @ 20:24

Anton KOVACS

Ne apropiem de sfarsitul anului, unii îsi fac planuri pentru vacanta de Craciun, altii îsi fac liste
de cumparaturi, iar altii se pregatesc pentru inventarierea anuala.

Un ultimele luni ale fiecarui an, cine este atent poate auzi în aer o rumoare “trebuie facuta
inventarierea, au aparut noile norme”, ziarele titreaza pe prima pagina cu titluri de o schioapa
“Norme noi !!! Modificari in organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului”.

Contabilii se trezesc brusc din amorteala si devin preocupati “...nu am timp, trebuie sa studiez
Normele”, unii gestionari se indispun gandindu-se la cea mai putin dureroasa metoda de
sinucidere, pe scurt, la sfarsitul anului totul, rîul, ramul este preocupat de inventariere.

Dar ce este acest groaznic fenomen numit “inventarierea anuala” si cum trebuie procedat
atunci cand se manifesta ? Ce trebuie sa facem pentru a nu încalca faimoasele “Norme” ?

Normele

Cu toate ca in firecare an apar noi norme pentru organizarea si efectuarea inventarierii, de

fapt, în ultimii 60 de ani nu s-a intamplat nimic nou în acest domeniu.

Inventarierea asta de care se sperie toata lumea nu este decat o numarare a ceea ce ai si
înscrierea pe o lista a ceea ce ai numarat. Nu-ti trebuie nici norme nici doctoratul in economie
pentu asta.

Inventarierea nu este nici o sperietoare pentru gestionari (cu exceptia celor care au bagat botul
în oala cu smantana), nimeni nu vrea sa bage neaparat gestionarii in puscarie, mai ales ca in
ultimii ani un gestionar capabil a devenit o raritate.

Daca ne gandim bine, inventarierea anuala este un lucru benefic pentru toata lumea, contabilii
si gestionarii au ocazia sa-si corecteze micile greseli facute de la ultima inventariere iar
patronii vad si ei cum stau si ce mai au prin depozite.

Primii pasi

Primul pas in efectuarea inventarierii anuale este luarea deciziei.

Adica, cineva, patronul sau administratorul trebuie sa se hotarasca “da, e timpul sa mai facem
si noi un inventar”, iar dupa ce a luat aceasta hotarare sa o aduca la cunostiinta celor implicati.
Deci, va emite o “Decizie de
inventariere”

Atentie: decizia de inventariere va fi

emisa de catre administratorul unitatii
sau alta persoana care are obligatia
gestionarii unitatii, în nici un caz
aceasta decizie nu este emisa de catre
contabil, baiatul care se ocupa de
calculatoare sau femeia de serviciu.

Decizia de inventariere este un

document în care cel care ia aceasta
decizie (patronul sau administratorul)
stabileste care sunt comisiile de
inventariere si cine face parte din ele,
care sunt etapele inventarierii, asta
însemnand cand incepe si cand se
termina o anumita etapa.

Comisia de inventariere este un grup

de persoane din care unii care vor
numara efectiv ce se afla pe rafturile
depozitelor, cati bani sunt in casa etc,
altii vor inscrie pe listele de
inventariere ce s-a numarat si
bineînteles, este bine sa fie si un sef
care se încrunta la toti ceilalti, mandru
de importanta functiei temporare pe
care a primit-o, sef care va fi numit “Presedintele comisiei de inventariere”.

Bineînteles ca organizarea comisiei de inventariere nu este ceva batut în cuie, daca entitatea
inventariata este o firma micuta, care nu are nici macar atati angajati cat sa fomeze o comisie,
inventarierea poate fi efectuata din mai putine persoane, sau, în cazul ca nu exista angajati,
inventarierea va fi efectuata de administratorul firmei.

Daca însa este vorba despre o firma mare, cu multe depozite si multe repere, pot exista mai
multe subcomisii, cate una pentru unul sau mai multe depozite/magazii, una pentru casierie
etc, iar rezultatele constatate de aceste comisii vor fi centralizate de catre membrii comisiei
centrale.

Indiferent cum se procedeaza important este ca toata nebunia asta cu inventarierea sa se

termine cat mai repede (nefacandu-se însa rabat la calitatea acesteia) pentru a nu se bloca
activitatea firmei.

Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii si contabilii de gestiune ai

gestiunilor inventariate. Acest lucru este normal deoarece daca pui gestionarul sa-si numere ce
are în pravalie nu vei descoperi niciodata vreo diferenta.
Este bine ca din comisie sa faca parte parte si personal tehnic, cineva care stie precis cum
trebuie sa arate bunurile inventariate. Nu de alta dar s-ar putea ca în caz contrar comisia sa
caute un buldozer si gestionarul sa le arate o Dacie fara roti.

Deoarece comisiile de inventariere sunt formate de regula din personalul mai mult sau mai
putin calificat al firmei, se impune necesitatea ca membrii comisiilor sa fie putin instruiti,
pentru a stii ce trebuie sa faca. In acest scop, la decizia de inventariere se va anexa si un
“Proces Verbal de instruire”, document care este de fapt un mic manual de inventariere.
Fiecare membru al comisiilor de inventariere va primi un astfel de proces verbal, iar al 2-lea
exemplar, semnat de primitor, va fi
inclus in dosarul de inventariere.

Pregatirea pentru inventariere

Uneori este necesar ca în afara de

perioada inventarierii propriuzise sa
se decida si o anumita perioada
pentru pregatirea inventarierii si sa
se puna la dispozitie mijloacele
necesare (oameni, utilaje) pentru
aceasta pregatire.

Inchipuiti-va ca urmeaza sa se faca

inventarierea pe un santier, de
exemplu.

Pe acel santier într-un colt este o

gramada mare de caramizi, în alt
colt sunt niste munti de nisip, într-o
magazie sunt aruncati claie peste
gramada niste saci de ciment sau cine stie ce alte minuni.

Nici macar Ministrul de Finante nu ar reusi sa inventarieze o astfel de gestiune.

Pentru a putea fi totusi inventariate, toate materialele acelea ar trebui aranjate putin, adica,
punem niste oameni sa aranjeze caramizile acelea, sa spunem într-o forma de paralelipiped
regulat, în asa fel încat daca numaram cate caramizi sunt pe lungime/latime/înaltime sa putem
afla cate caramizi sunt in total, la fel se poate face si cu sacii de ciment, muntii aceia de nisip
pot fi aranjati cu o fadroma sa aibe si ei o forma oarecare astfel încat sa se poata calcula
volumul acelei forme, sticlele de Cola imprastiate în tot magazinul le adunam pe un singur
raft, mai pune si gestionarul cate o eticheta acolo unde aceasta lipseste sau mai da cu o carpa
sa stearga praful care s-a adunat de la ultimul inventar…

Tot in perioade de pregatirea a inventarierii ar trebui facuta confruntarea evidentei operative

cu valorile din contabilitate, mai precis confruntarea fiselor de magazie cu balanta analitica a
materialelor, eliminandu-se astfel o parte din erorile care pot apare.

Deci, daca este necesar, în decizia de inventariere va fi mentionata si perioada în care se va

desfasura pregatirea pentru inventariere si cine trebuie sa ajute gestionarul în acest sens.
Cand trebuie facuta inventarierea anuala ?

De regula inventarierea anuala se face spre sfarsitul anului.

Sa nu îsi inchipuie nimeni ca atat comisia de inventariere cat si gestionarii vor sta de revelion
sa numere borcanele de castraveti bulgaresti de pe raft.

Practic, termenul se alege în asa fel incat inventarierea sa se termine în timp util, astfel încat
dupa inventariere sa mai fie timp si pentru valorificarea reultatelor acesteia. Daca este vorba
despre o firma mica care are pe un raft 3 sticks-uri si 2 sticle de cola inventarierea se poate
face si în ultima zi lucratoare a anului, daca însa, asa ca in exemplul precedent, este vorba
despre un santier mare, probabil ca vor fi necesare mai multe zile, asa ca nu ar fi rau sa o
începem în primele zile din decembrie sau chiar în cursul lunii noiembrie, nu de alta dar in
decembrie nu e prea placut sa stai in frig în mijlocul curtii si sa numeri caramizi.

Inventarierea bunurilor

A sosit si dimineata zilei în care incepe inventarierea.

Toata lumea este pregatita cu clipboard-uri pe care sunt prinse foi de hartie A4, fiecare
membru al comisiei are in buzunarul de la piept cate trei pix-uri, unul verde, unul albastru si
unul rosu, la care se adauga 3 creioane ascutite perfect si de duritati diferite, toata lumea are
ciorapi si chiloti curati. Toti se uita nervosi unul la celalalt dar nimeni nu stie cu ce sa inceapa.

Pai, se incepe cu
“Declaratia de inventar”

Declaratia de inventar este

un formular care va fi
completat de catre gestionar
si în care acesta declara unde
sunt depozitate valorile
materiale pe care le are în
pastrare, unde sunt banii,
daca sunt, care e ultimul
document de intrare, care e
ultimul document de iesire,
ca nu a furat, etc.

Pentru ca tot nu au ce face,

nu ar strica ca pana
gestionarul completeaza
declaratia de inventar in 3
exemplare membrii comisiei
sa faca niste copii xerox
dupa documentele acelea
(ultimul NIR, ultima factura,
ultimul bon de consum etc)
si sa le bage în dosar atasate la declaratia de inventar.

Foarte important, nici o lege nu spune asta dar, declaratia se completeaza de catre gestionar cu
manuta lui, nu cu calculatorul sau de catre altcineva, nu de alta dar daca e vreo problema sa
nu apara discutii de genul “…eu nu am declarat asa ceva”

Dupa completarea declaratiei de inventar, ar fi bine sa nu mai miste nimic în acea incapere
pana nu se termina inventarierea.

Daca totusi trebuie eliberate bunuri din magazie sau, trebuie receptionate bunuri, pe fiecare
document de intrare iesire se va scrie “Receptionat în cursul inventarierii”, respectiv
“Eliberat în cursul inventarierii” si semneaza toata comisia. Totodata bunurile primite în
timpul inventarierii vor fi depozitate intr-un spatiu separat, nu de alta dar altfel nu mai stie
nimeni ce trebuie si ce nu trebuie numarat.

Daca inventarierea se desfasoara timp de mai multe zile, la sfarsitul fiecarei zile, atunci cand
comisia paraseste incinta respectiva, aceasta va fi sigilata de catre presedintele comisiei de
inventariere.

In ziua urmatoare, tot presedintele comisiei va verifica integritatea sigiliului aplicat inainte de
a patrunde în acea încapere.

Doamna comisie trece la treaba.

Acum urmeaza de fapt partea cea mai importanta, numararea cantarirea, masurarea
propriuzisa.

Mai precis, se ia raftul de la stanga sprea drapta (dar se poate si invers) si se numara bob cu
bob ce este pe acel raft, iar cand s-a terminat cu un reper se înscrie rezultatul in lista de
inventariere.

Incercati, daca spatiul permite, sa mutati bunurile numarate în alt spatiu, de exemplu, dupa ce
am numarat borcanul de muraturi îl mut in cealalta parte a raftului, asta pentru ca sa nu
ajungeti sa le numarati de doua ori (sau niciodata).

In cazul lichidelor, se constata ca în acel recipient/rezervor este ceea ce ar trebui sa fie (altfel
riscam ca acolo sa fie, de exemplu, apa în loc de benzina), se calculeaza volumul recipientului
si astfel se afla volumul lichidului. Daca este necesar se face si o masurare a densitatii pentru
a putea afla cantitatea in Kg.

In cazul bunurilor depozitate vrac (produse de balastiera, cereale, etc) se deseneaza o schita a
gramezii respective, se masoara cat mai
precis dimensiunile, urmand ca ulterior
pe baza acelei schite sa se determine
care este volumul agregatului.

Aceste schite, pe care sunt inscrise

dimensiuniile si formulele de calcul vor
face parte din dosarul de inventariere.
In timp ce veti face aceste calcule veti afla în sfarsit de ce a fost nevoie sa învatati teorema lui
Pitagora, calculul ariilor si volumelor si veti fi recunoscatori profesorilor dumneavoastra din
scoala generala ca v-au invatat toate aceste lucruri si nu va faceti de rusine.

In momentul inventarierii unui reper “Fisa de magazie” pentru reperul inventariat se va bara
dupa ultima pozitie, se va înscrie data inventarierii, stocul faptic (numarat pe raft) si membrii
comisiei vor semna pe randul respectiv.

Bineinteles în situatia in care evidenta gestiunii este tinuta prin mijloace informatice acest
lucru nu este posibil asa ca ati scapat de aceasta corvoada.

Acolo unde se poate si exista si dotarea tehnica, se va cauta ca procedura de inventariere sa

beneficieze de facilitatile respective.

Astfel, într-o librarie sau un magazin en detail se poate folosi un soft conectat cu un scaner de
coduri de bare automatizand într-o anumita masura inventarierea.

Procedura de inventariere descrisa mai sus este procedura ideala, dar in practica lucrurile sunt
mai complicate.

Spre deosebire de un magazin, unde este de obicei cat de ordine, în magaziile unor unitati se
mai gasesc tot felul de hondrobele care nu ar avea ce cauta acolo (dar nici afara nu poti sa le
lasi). Nici listele alea de inventariere nu pot fi completate chiar asa usor pe spatele colegului.
Mai pot apare si confuzii de denumiri, de exemplu, s-ar putea sa ne trezim cu un minus de 30
de “Tuburi fluorescente 36 W” dar sa avem un plus de 30 “Neoane de 40”, sau, minus “50 Kg
ciment” si plus “1 sac ciment”.

De aceea, în practica se pot folosi niste

ciorne, dupa care totul “se trece pe
curat”.

Cel mai bine este ca onorata comisie sa

fie in posesia unor listinguri pe care sunt
trecute denumirile si unitatile de masura
ale bunurilor, iar pe aceste listinguri, în
timpul numararii propriu zise sa se
inscrie cantitatile faptice numarate în
depozit.

La sfarsitul zilei, sau dupa inventarierea

unei anumite categorii de bunuri, aceste
ciorne vor fi transcrise “pe curat” în
listele de inventariere.

Bunurile inventariate degradate sau

scoase din uz vor fi inventariate prin
numarare/masurare/cantarire ca si
celelalte bunuri, diferenta fiind ca vor fi
inscrise pe liste separate.
La fel ca în cazul inventarierii celorlalte bunuri, si în cazul comisiilor de inventar care
inventariaza mijloacele fixe este bine ca din comisie sa faca parte cineva din personalul tehnic
al firmei.

Pe langa faptul ca va fi de mare ajutor la identificarea precisa a mijlocului fix, aceasta

persoana va putea evalua si starea tehnica a respectivului obiect, lucru care va fi de mare folos
ulterior.

La inventarierea mijloacelor fixe nu ar fi rau sa fie împrospatate, acolo unde este nevoie, si
numerele de inventar înscrise pe acestea.

De aceea, nu ar strica ca atunci cand inventariaza mijloacele fixe membrii comisiei sa-si ia cu
ei o cutiuta cu vopsea si o pensula subtire.

Oricum, nu sfatuiesc pe nimeni sa scrie la loc vizibil, cu vopsea galbena, numarul de inventar
pe Mercedesul patronului.

Obiectele de inventar in folosinta

Acestea sunt o categorie speciala de bunuri care de regula nu se afla in magazii sau depozite
ci în pastrarea personalului firmei.

De exemplu, un cleste patent, surubelnite si alte scule care sunt în dotarea unui electrician, sau
lopata pe care o are Dorel in primire.

Aceste materiale sunt inscrise “Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de

inven
tar în
folosi
nta”,
fisa
care
este
un
docu
ment
comp
letat
pentr
u
fiecar
e
angaj
at în
parte
si pe
care
sunt
inscri
se sculele si alte obiecte pe care acesta le are în primire.
Pentru inventarierea acestora posesorului i se va cere sa prezinte comisiei fiecare obiect
inscris în fisa respectiva, iar comisia va constata existenta sau inexistenta si totodata starea
acestora.

In momentul inventarierii fisa va fi barata dupa ultima pozitie si semnata de membrii comisiei
de inventariere.

Si in aceasta situatie, obiectele degradate vor fi înscrise pe liste separate.

Numararea s-a terminat, începe distractia

In sfarsit, dupa ce toate bunurile din patrimoniul unitatii au fost numarate, masurate, cantarite,
comisia de inventariere se poate retrage în confortul de zi cu zi.

Bineinteles ca aceasta prima zi de dupa inventariere va fi începuta, respectand buna traditie,

cu o mica pauza în care se vor dezbate ultimele patanii ale Elodiei sau nemaipomenitele
intamplari din serialul “mama pentru soacra”, sau cam asa ceva.

Nu va lipsi cafeaua.

Dupa mica pauza va urma analizarea mormanului de hartii, fartiute, ciorne, biletele create în
timpul inventarierii.

In aceasta faza nu ar fi rau sa-l chemati si pe gestionarul caruia i s-a facut inventarierea si sa-i
dati o cafea, deoarece acesta va fi singurul în masura sa va spuna ca “Robinet cu sertar pana
si mufe” pe care nu l-ati gasit în depozit este de fapt “Robinet Peetschiber” pe care l-ati gasit
in plus.

De nelipsit este si contabilul de gestiune, care va va ajuta sa aflati care sunt de fapt stocurile
scriptice, mai ales daca la gestiune nu existau fise de magazie “pe carton”.

In cazul nepotrivirilor nu este rau daca si contabilul de gestiune îsi verifica hartiile, nu numai
gestionarii gresesc ci se mai intampla si contabililor sa greseasca din cand in cand.

Dupa lamurirea eventualelor nepotriviri se începe completarea “pe curat” a listelor de

inventariere.

Acestea se vor intocmi separat pentru fiecare gestiune în parte si pe categorii de bunuri.

Astfel, va exista o lista de inventariere de una sau mai multe pagini pentru marfuri, alta pentru
materii prime, alta pentru alte materiale consumabile, alta pentru obiecte de inventar aflate in
magazie, alta pentru obiectele de inventar aflate in folosinta si alta pentru mijloace fixe.

Daca bunurile inventariate se afla in mai multe locatii se vor intocmi liste de inventar separate
pentru fiecare locatie.

Pentru bunurile degradate se vor întocmi liste de inventar separate, pentru bunurile tertilor se
vor intocmi din nou liste separate.
Pe fiecare lista se vor înscrie denumirea bunului, unitatea de masura, pretul unitar, stocul
faptic, stocul scriptic, diferentele cantitative în plus sau în minus si diferentele valorice în plus
sau in minus.

Pe listele cuprinzand obiectele de inventar în folosinta, nu este obligatoriu dar este bine, sa se
inscrie si numele si prenumele persoanei care are în pastrare bunul respectiv.

Fiecare pagina a listei de inventar va fi semnata de catre membrii comisiei de inventariere, de

catre gestionar si de catre contabilul care certifica realitatea stocurilor scriptice.

Pentru intocmirea listelor de inventar pot fi folosite si metode informatice, de exemplu o

aplicatie care va arata lista de inventar gata completata iar secretarului comisiei nu-i ramane
decat sa modifice stocurile faptice acolo unde acestea nu sunt egale cu cele scriptice.
Dar, din nou, semnaturile nu le va face calculatorul.

La sfarsitul fiecarei liste de inventariere gestionarul va scrie o mica declariatie “post

inventariere”.

Aceasta va arata cam asa:

“Subsemnatul _____________ gestionar al ________________________________

declar, ca toate valorile materiale si banesti aflate in gestiunea mea au fost inventariate in
prezenta mea corect, fara nici o omisiune, aceste fiind trecute in listele de inventar.

Deasemenea declar ca nu am nici o obiectiune privind modul de efectuare a inventarierii.”

Nu multa lume stie acest lucru dar, scopul acestui text este ca gestionarul sa confirme
suplimentar realitatea datelor înscrise in listele de inventar, nu printr-o simpla semnatura, care
poate fi relativ usor imitata ci printr-un text mult mai lung care poate fi analizat intr-o
eventuala expertiza grafologica.

Dupa completarea si semnarea listelor de inventariere, în cazul în care exista diferente,

gestionarului i se va cere o declaratie suplimentara în care sa justifice aceste diferente.

De exemplu, o astfel de justificare poate fi ceva de genul “…minusul de 10 becuri de 55W

constatat lipsa se datoreaza confuziei care poate fi generata de aspectul asemanator cu
becurile de 60W, unde s-a constatat un plus de 10 buc”.

Gestionarul va trebui sa justifice in declaratie fiecare pozitie la care s-au constatat diferente în
plus sau în minus fata de stocul scriptic.

Urmatorul pas este inscrierea concluziilor rezultate din inventariere in “Procesul verbal al
inventarierii”

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, în principal, urmatoarele

elemente:
– data intocmirii,
– numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere,
– numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere,
– gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate,
– data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere,
– rezultatele inventarierii,
– concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate
si persoanele vinovate,
– propuneri de masuri in legatura cu acestea,
– volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere
asigurata
– propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic,
– propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale,
– propuneri de scoatere din evidenta a imobilizarilor necorporale,
– propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau
casare a unor stocuri,
– constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din
gestiune,
– alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, în termen de 7

zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului,
ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul
conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului
juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.
Atentie, nu propuneti compensari între produse care nu pot fi confundate unele cu celelalte.
Nimeni nu va crede ca gestionarul a putut confunda 150 kg de cuie cu un frigider, chiar daca
cele doua pozitii au aceeasi valoare.

Dosarul de inventariere

In principiu, dosarul de inventariere al unei comisii care s-a ocupat de o gestiune de materiale,
marfuri sau alte bunuri asemanatoare ar trebui sa cuprinda urmatoarele piese, de sus in jos:

 Decizia de inventariere
 Procesul verbal de instruire a comisiei de inventariere
 Procesul verbal al inventarierii
 Copii dupa documentele de inregistrare a minusurilor/plusurilor constatate
 Declaratia gestionarului
 Declaratia de inventar
 copii dupa ultimele documente de intrare/iesire din gestiune (ultima receptie, ultima
factura, ultimul bon de consum etc)
 Listele de inventariere
 Anexe (schite efectuate cu ocazia inventarierii, formule de calcul etc)

Dosarul de inventariere va fi intocmit în minim 2 exemplare, unul pentru conducerea unitatii

si unul pentru gestionar. Nu ar strica sa existe si un al 3-lea exemplar pentru serviciul de
contabilitate.

Semnaturile de pe toate exmplarele vor trebui sa fie semnate in original.

Daca la o anumita gestiune exista mai multi gestionari documentele vor trebui semnate de
catre toti acesti gestionari.

Daca listele de inventariere cuprind bunuri ale unor terti, se va intocmi un exemplar în plus al
listei respective care va fi inmanat tertului respectiv.

Valorificarea inventarierii

Am ajuns la momentul în care dosarul de inventariere este finalizat, snuruit si sigilat, comisia
a facut recomandarile necesare, gestionarul a declarat ce a avut de declarat.

Acum nu mai ramane decat ca administratorul sa aprobe (sau sa nu aprobe) recomandarile

comisiei, inclusiv recomandarile cu privire la scoaterea din patrimoniu a bunurilor care dintr-
un motiv sau altul nu mai pot fi folosite.

Daca administratorul aproba declasarea se va intocmi un proces verbal în care administratorul

aproba descasarea bunurilor, la acesta se adauga listele de inventar cu bunuri degradate sau
uzate moral intocmite deja de catre comisie, si bunurile vor fi vandute la o firma de
recuperare.

Exista si posibilitatea ca aceste bunuri sa fie distruse în incinta unitatii, si o parte din
componente sau din materialele rezultate sa fie recuperate (de exemplu, dintr-o lopata distrusa
se poate recupera o anumita cantitate de lemn care poate fi folosit pentru foc si o anumita
cantitate de fier care se vinde la fier vechi, dintr-un calculator poate se mai recupereaza
harddisk-ul, placa video, placa de retea etc iar carcasa se vinde tot la fier vechi).

In aceasta situatie în procesul verbal de casare/declasare se mentioneaza si materialele

recuperate (denumire, cantitate, pret), intrarile respective vor fi inregistrate si ele în evidenta
operativa iar în cazul in care se predau (vand) unei firme de recuperare vor fi scazute din
gestiune pe baza facturii.

Poate exista situatia în care sa nu stim care va fi pretul de vanzare si poate nu putem sa
cantarim exact aceste deseuri (poate nu avem un cantar asa de mare). Atunci cand avem o
astfel de situatie cel mai practic este sa se procedeze in urmatorul fel: facem un aviz de
însotire, ducem fierul vechi la recuperatori, acestia îl vor cantari si ne vor comunica pretul.
Facem si factura cu pretul si cantitatile respective si operam iesirea în evidenta operativa.

In cazul obiectelor de inventar aflate în folosinta chemam muncitorul sa-si predea masina de
gaurit defecta, gestionarul semneaza de primire pe fisa obiectelor de inventar în folosinta, se
opereaza în evidenta operativa restituirea in gestiune a bunului, dupa care se urmeaza
procedura de mai sus, bunul se distruge, daca este cazul se face intrarea in gestiune a
deseurilor rezultate si acestea se folosesc, se vand sau pur si simplu, daca valorificarea nu este
posibila, se arunca la gunoi.

O alta masura pe care trebuie sa o ia administratorul în cadrul masurilor de valorificare a

inventarierii este recuperarea pagubelor datorate minusurilor de inventar. Daca conducatorul
unitatii decide ca gestionarul trebuie sa plateasca se va intocmi o decizie de imputare cu
valoarea bunurilor constatate lipsa în inventar, la care se adauga valoarea TVA-ului aferent,
casierul merge la casierie si plateste. Chitanta se include si ea în dosarul de inventariere.

Daca gestionarul nu are la el destui bani pentru a acoperi paguba, aceasta suma va fi
înregistrata in contabilitate intr-un cont analitic distinct si se va urmari recuperarea sumei.

Nu în ultimul rand, toate minusurile, plusurile, compensarile declasari, intrari si vanzari de

deseuri etc. vor fi inregistrate în evidenta operativa a gestiunii (si bineinteles si în
contabilitatea unitatii), altfel toata inventarierea nu are nici o finalitate.

Practic, dupa inventariere nu ar mai trebui sa existe nici o diferenta între ceea ce se gaseste pe
teren (adica stocurile faptice inscrise în listele de inventarere) si contabilitate.

Si acum puteti sa rasuflati usurati, ati scapat de ceea ce era mai greu.

Inventarierea conturilor din banci

Pentru fiecare cont luati extrasul de cont din ultima zi a anului (sau din ultima zi bancara),
faceti o copie si bagati-o în dosarul de inventariere.

Soldul de pe extrasul de cont va fi inscris in “Registrul inventar”

Inventarierea casieriei

In ultima zi a anului (sau ultima zi lucratoare) comisia

de inventariere respectiva merge la casierie, casierul
completeaza o declaratie de inventar, se face cate o
copie dupa ultimul document de plata si ultimul
document de încasare, se numara toti banii, se
completeaza un monetar (monetarul este de fapt o lista
de inventariere pentru bani) si se îndosariaza toate
aceste documente.

De obicei, la casierie se mai depoziteaza si alte valori,

bonuri de masa, timbre etc.

In aceasta situatie se vor intocmi liste de inventar si

pentru aceste bunuri.

Inventarierea soldurilor clientilor si furnizorilor

Fiecarui client i se va trimite un “Extras de cont” la care se va anexa “Fisa clientului”

Clientul respectiv va compara fisa primita de la dumneavoastra cu fisa furnizorului din

contabilitatea proprie si va confirma extrasul de cont primit.

Practic, dupa completare va decupa partea de jos a extrasului si o va expedia catre

dumneavoastra.

Toate aceste confirmari semnate si stampilate vor fi incorporate in dosarul de inventariere.

In cazul furnizorilor se întampla exact invers, furnizorul va trimite extrasul, acesta va fi

comparat cu sumele din contabilitatea dumneavoastra, veti semna si stampila confirmarea, o
decupati si o trimiteti furnizorului.

La dosarul de inventariere se vor anexa extrasele primite (partea de sus a acestora).

Anunțuri