Standard Nr. 13

LICEUL TEHNOLOGIC ”CONCORD”,
JUD. CONSTANŢA
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. CIOROGARU LAURENŢIU
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
OPIS DOCUMENTE
STANDARDUL 13-GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Nr.crt. / Cod
Documente privind mediul de control Pag.
formular
PO-13.01 REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR 3
F01-PO-13.01 Inventar documente 22
F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente 23
F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 24
F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 25
PO-13.02 ARHIVAREA DOCUMENTELOR 26

F01-PO-13.02 Inventar documente 52
F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic 53
F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor 54

F04-PO-13.02 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice 55
F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie 56
F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare 57
F07-PO-13.02 Registru de depozit 58
F08-PO-13.02 Fişă de control 59
F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă 60
F10-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit 61
PO-13.03 REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE 62

F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. privind constituirea comisiei de inventariere 89
F02-PO-13.03 Decizia privind constituirea comisiei de inventariere 91
F03-PO-13.03 Proces – verbal de întrunire comisiei de inventariere 92

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI Revizia 0

DOCUMENTELOR
LICEUL TEHNOLOGIC Exemplar nr. 1
”CONCORD” Cod : PO-13.01
Nr. înreg. /
PROCEDURA OPERATIONALA
REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR
PO-13.01
Ediția I, 02.11.2019, Revizia 0
3
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Elemente Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

privind
Nr. responsabilii/
Crt operaţiunea
1 2 3 4 5
1 Elaborat Grădinariu Sebastian Membri 02.11.2019

Comisie
Ardei Bernaveta Petrea
Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Iordache Carmen
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte 02.11.2019

Comisie
3 Aprobat Prof. Ciorogaru Laurenţiu 02.11.2019

Director
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Editia/ revizia in Data de la care se aplica

Nr.
Componenta revizuita Modalitatea reviziei
cadrul editiei prevederile editiei sau
Crt reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2019
2 Revizia 1
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Scopul Ex. Serviciu/ Funcţia Nume şi Data Semnătura

Nr. Birou/
Nr. difuzării prenum primirii
Compar
Crt
timent e
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare / 1 Comisie Membri Grădinariu Sebastian 02.11.2019

Aplicare Comisie
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Iordache Carmen
2 Aplicare 1 Comisie Secretar 02.11.2019

Comisie
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Ciorogaru Laurenţiu 02.11.2019
4 Arhivare 1 Comisie Secretar 02.11.2019

Comisie
1. Scopul procedurii operationale
1.1 Scopul procedurii:

Procedura are scopul de a realiza :
- respectarea dispozitiilor legale cu privire la intocmirea, avizarea, aprobarea si circuitul
documentelor emise in cadrul entitatii
- reflectarea in documente a modului de utilizare a alocatiilor bugetare si a bunurilor
materiale aflate in folosinta, intarirea ordinii in gestionarea acestora, precum si apararea
patrimoniului public aflat in administrare;
- angajarea raspunderii tuturor persoanelor care sunt implicate in intocmirea, avizarea si
aprobarea documentelor entitatii, dupa caz.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar
pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real
spijin pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare; dar si pentru directorul
unitatii in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii..
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1 Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;

-conform Legii 82/1991 a contabilitatii ;
-activitatea procedurata este initiata de personalul din fiecare compartiment si are la baza modul
de lucru, conform fisei postului .
2.2 Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati
desfasurate in cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
S-au procedurat urmatoarele activitati:
Reguli generale privind circuitul documentelor financiar contabile
 Mod de completare al documentelor financiar contabile sub aspectul
■ intocmirii
■ inregistrarii
■ semnarii
■ viza CPV
■ viza de compartiment
■ aprobarea documentelor
 Graficul circuitul documentelor financiar contabile
2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
-activitatea desfasurata de fiecare salariat
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitati.
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele unitatii
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonatorul de credite
-compartimentele implicate sunt: toate compartimentele unitatii
3. Documente de referinta
3.1. Reglementari internationale

3.2. Legislatia primara
- - Legea nr. 82/1991 Legea contabilitatii, cu modificările și completările ulterioare,
- LEGE Nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind
operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea
Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor
moderne de plată
- Legea nr. 148/2012 - inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice
3.3. Legislatia secundara
- Ordinul nr. 2332 / 30.08.2017 pentru modificarea Ordinului 923/ 11 iulie 2014 pentru
aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfãsoarã
activitatea de control financiar preventiv propriu, aprobate prin Ordonanta Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, si Legea nr.
500/2002
- Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice,
publicată în Monitorul Oficial nr. 492/2017, în vigoare de la 1 iulie 2017;
- OMF nr. 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor
bugetare;
- Norme metodologice pivind intocmirea, avizarea. aprobarea si circuitul documentelor;
- OMFP nr. 2634/2015 privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile.
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si funtionare;
- Fisele posturilor.
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor

Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,
a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire
la aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei
proceduri operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie
asemenea, dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii
operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor

Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
G Gestionar
OUG Ordonanţa de Urgenta a Guvernului
DGFP Direcţia Generala a Finanţelor Publice
OP Ordin de plata
CFPP Control Financiar Preventiv Propriu
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se primesc, se emit, se adopta

sau se transmit diverse acte şi documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie
unul planificat si trasabil.
5.2. Responsabil de proces: Secretar
5.3. Date de intrare ale procesului:
• Documentele care constituie corespondenta externa a entitatii
• Documentele emise de Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” având destinaţia in
exteriorul entitatii
• Documentele cu circuit intern in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”
• Facturi si Documentele anexate acestora
• Propunere de plata
• Angajament de plata
• Ordonantare de plata
• Documentele care angajează financiar Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”
5.4. Date de ieşire ale procesului:

• Registru intrări/ieşiri general
•• Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate
• Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plaţi din fondurile Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”
• Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente,
activităţi
5.5. Procesul care descrie activităţile desfăşurate in cadrul procesului de circulaţie a
documentelor in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” se desfăşoară conform celor descrise
mai jos, parcursul acţiunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1.
5.5.1. Primirea şi înregistrarea documentelor
Corespondenţa adresată Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, prin poştă, curieri sau direct
de la cetăţeni, precum şi toate actele întocmite de compartimentele de activitate proprii, se
înregistrază la registratura generala a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act înregistrat, numărul
primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al întregii lucrări.
Documentele se înregistrează cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminând cu 31
decembrie al fiecărui an.
Atat documentele care se înregistrează cat si răspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta
numărul de înregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se păstrează.
Dupa rezolvarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului si se
predau la Arhiva in al doilea an dupa constituire.
Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei exemplare
pentru documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente.
Actele adresate greşit se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare instituţiei
competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului.
Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor din actele
normative în vigoare, care reglementează această activitate. Personalul institutieti răspunde
personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor. Este interzisă circulaţia actelor
neînregistrate.
Actele care se provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul
din drepta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului,
numărul de înregistrare.
Actele care vin prin poştă sau curieri se înregistrază în ordinea sosirii lor. In cazul în care în
act nu se menţionează adresa emitentului, se anexează plicul, dacă acesta conţine adresa
respectivă. Dacă lipsesc anexele menţionate în actul intrat, persoana din institutia care 1-a
primit, înscrie menţiunea "lipsă anexe", în caz contrar fiind răspunzător de pierderea lor.
După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de către director şi
apoi vor fi distribuite persoanelor care au atribuţii legate de conţinutul acestora.
5.5.2. Semnarea documentelor
Persoanele care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi
conţinutului acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde
civil, administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii.
Toate documentele intocmite de personalul, pentru a fi transmise in exteriorul Organizaţiei,
vor fi semnate de către Secretar si de către către director.
Secretarul elibereză extrase sau copii de pe orice act din arhiva şi semnează actele prevăzute
expres de lege şi formularele tipizate, care prevăd această semnătură.
Secretarul asigura comunicarea către autorităţile, instituţiile publice si persoanele interesate a
dispoziţiilor directorului, in condiţiile Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de
interes public.
5.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar entitatea

Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 2634/2015 privind registrele şi
formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac
cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a
acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice.
La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:
- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat
în registrul de evidenţă a documentelor intrate;
- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....
(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;
- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.
Toate facturile si celelalte documente care implica financiar entitatea vor fi predate după
înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată
faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă.
După înregistrarea obligaţie de plată, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate
(administrativ).
Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de
confirmare a realităţii si legalităţii.
Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare -
Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti,
Titluri executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se înapoiază
Compartimentului de specialitate.
Toate documentele care implica financiar entitatea, inainte de a fi trimise spre plata, se supun
Controlului financiar preventiv propriu in urma căruia vor purta viza CFPP.
5.5.4. Circuitul ALOP

Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă, fazele de
elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor,
Inclusiv prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control financiar
preventiv.
Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata
cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor
bugetare şi legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.
Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si
administrator ) si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi
înregistrate in Registrul special ALOP.
Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata,
Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara si
Ordonantarea de plata.
Propunerea de plata emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului
Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificând poziţia bugetara prin care
cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat si vizeza documentul in cauza.
Trimestrial Şefului Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile intrate în instituţie şi
înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi ordonanţare sau au fost
restituite (ca urmare a constatării unei erori).
5.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.
5.5.6. Toate documentele si înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor
legale.
6. Responsabilitati
6.1. Directorul
Primeşte corespondenta in mapa si o directioneaza către persoanele responsabile, cu rezoluţiile
respective. Asigura resursele necesare desfăşurării activităţile in cadrul procedurii
6.2. Secretarul
Organizează preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semnează in Registrul
intrari-iesiri;
Răspunde de menţinerea Registrului intrari-iesiri general;
Inregistrează corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului;
Difuzează corespondenta in cadrul secretariatului si o înregistrează in Registrul intrari-iesiri, având
grija ca destinatarul sa semneze de primire.
Răspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieşite sau
intocmite pentru uz intern.
Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva
Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecărei luni, luând masuri pentru
completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate departamentului, in luna
anterioara
Răspunde de intocmirea proiectului de nomenclator
propriu. Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului
propriu.
6.3. Şeful Serviciului Contabilitate

Răspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plaţi din fondurile
unitatii.
Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind intocmirea, semnarea,
aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajează financiar unitatea
6.4. Angajaţii
Răspund de respectarea procedurii.
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr. Ediție Data Rev. Data Pag. Descriere Semnătura

crt. ediției reviziei modificare conducătotului
compartimentului
1 1 Data - - - Actualizare OSGG
din PO Nr. 600 / 2019
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern

DOCUMENTELOR
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr. Compartiment Conducător Înlocuitor de Aviz favorabil Aviz Semnătura Data

crt. compartiment drept sau nefavorabil
delegat
Nume și prenume Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
18
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr. Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data Data intrării Semnătura
ex. retragerii în vigoare a
procedurii

DOCUMENTELOR
10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.
anexă/ Denumirea anexei/ Elaborator Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte
cod formular formularului exemplare elemente
loc perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F01-PO-13.01 Inventar documente
F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de

documente
F03-PO-13.01 Hotărâre C.A.

privind realizarea
circuitului
informațiilor și
documentelor
F04-PO-13.01 Decizie privind
realizarea circuitului
informațiilor și
documentelor
20
11. Cuprins
Nr. Componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
în cadrul procedurii
operaţionale
1 Coperta 3
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei 4

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii 5
operationale
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, 6
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
5 Scopul procedurii operaţionale 7
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii 9

operaţionale
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura 10

operaţională
9 Descrierea procedurii operaţionale 11
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 16
11 Formular evidență modificări 17
12 Formular analiză procedură 18
13 Lista de difuzare a procedurii 19
14 Anexe, înregistrări, arhivări 20
15 Cuprins 21
ANEXA 1 - F01-PO-13.01 Inventar documente
INVENTARUL DOCUMENTELOR
Nr. Denumirea activităţii Documente de Documente de Observaţii

crt. intrare (input) ieşire (output)
ANEXA 2 - F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente
INVENTARUL FLUXURILOR DE DOCUMENTE
Nr. Fluxul de documente Documente de Documente de Observaţii

crt. intrare (input) ieşire (output)
ANEXA 3 - F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in

sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2019 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de
învătământ și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la
dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1
ANEXA 4 - F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Unitatea de învăţământ
DECIZIE
pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Profesor , director al , judeţul

numit prin decizia nr. emisă de ISJ ,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2019 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul

secretariat.
Nr. din
Director,
Revizia 0
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Nr. înreg. /
PO-13.02
26
Revizia 0
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

privind
Nr. responsabilii/
Crt operaţiunea
1 2 3 4 5
1 Elaborat Grădinariu Sebastian Membri 02.11.2019

Comisie
Ardei Bernaveta Petrea
Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Iordache Carmen
2 Verificat Preşedinte 02.11.2019

Comisie
3 Aprobat Ciorogaru Laurenţiu 02.11.2019

Director
27

Nr.
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2019
2 Revizia 1

Nr. Birou/
Nr. difuzării Compar prenume primirii
Crt
timent
1 2 3 4 5 6 7

Aplicare Comisi
Ardei Bernaveta
e
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Iordache Carmen
2 Aplicare 1 Comisie Secretar 02.11.2019

Comisi
e
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Ciorogaru Laurentiu 02.11.2019
4 Arhivare 1 Comisie Secretar 02.11.2019

Comisi
e
1. Scopul procedurii
Prezenta procedură de sistem are scopul de a identifica şi descrie etapele necesare arhivării şi
accesării ulterioare a documentelor primite şi elaborate la nivelul unității precum şi de a
stabili persoanele implicate în realizarea activității de arhivare.
Scopuri generale
 Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;
 Asigură existența documentației care stă la baza procesului de arhivare a documentelor;
 Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
 Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
Scopuri specifice
 Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activității de arhivare a
documentelor;
 Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor
aferente activității de arhivare a documentelor la nivelul unității;
 Asigurarea personalului necesar pentru buna desfăşurare a activităţii de arhivare;
 Respectarea termenelor legale de păstrare a documentelor arhivate;
 Stocarea documentelor arhivate în spații și condiții corespunzătoare.
2. Domeniul de aplicare
 Procedura va fi aplicată în activitatea de arhivare a documentelor primite şi elaborate

la nivelul unității;
 Personalul care se ocupă cu activitatea de arhivare a documentelor din cadrul unităţii
de învăţământ, va aplica prezenta procedură în activitatea desfăşurată.
 Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- desemnarea personalului responsabil cu gestionarea activității de arhivă la nivelul unităţii de
învăţământ;
- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează activitatea de arhivare a documentelor;
- stabilirea categoriilor de documente care vor fi arhivate;
- stabilirea termenelor de păstrare a documentelor în arhivă;
- alocarea spațiilor destinate păstrării documentelor arhivate.
 Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele instituției de învățământ;
- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele unității.
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv,
republicată, cu modificările și completările ulterioare;
3.2 Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

- Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- OSGG Nr. 600/2019 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;
- Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3055 / 2015 privind documentele financiar-
contabile;
- Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea
metodologică cu privire la sistemele de control managerial.
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Crt.
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în
vedere asumarea responsabilităţilor;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o
entitate publică.
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o
entitate publică.
2. Compartiment departament / serviciu / birou.
3. Conducătorul Director / şef birou / şef serviciu.
compartimentului
4. Sistem de control Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
managerial resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5. Arhivare Activitatea de preluare, opisare, îndosariere, inventariere și depunere în

depozitul de arhivă a documentelor create de unitatea de învățământ, care nu
mai sunt
utilizate în activitatea curentă a acesteia.
6. Arhivă Încăpere distinctă, care asigură condițiile de temperatură și umiditate
corespunzătoare, unde se păstrează totalitatea documentelor arhivate ale
instituţiei respective care se referă la activitatea ei trecută.
7. Arhivar Angajat cu atribuţii şi responsabilităţi în înregistrarea, evidenţa, organizarea şi
păstrarea documentelor din arhivă. Arhivarul instituţiei este Secretarul acesteia.
8. Creatori și Persoane fizice și juridice care răspund de evidența, inventarierea, selecționarea,
deținători de păstrarea și folosirea documentelor create și deținute, în condițiile prevăzute de
documente Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale.
9. Document Orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată sau primită pe
parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în
decursul existenţei unei persoane fizice şi păstrată ca dovadă a activităţii sale,
pentru utilizarea ulterioară.
10. Unitate Grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau activitate, care poate
arhivistică constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond sau a
unei
colecţii.
11. Fond arhivistic Ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către o persoană
fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau activităţii sale.
12. Inventariere Operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice dintr-un fond
arhivistic sau dintr-o colecţie arhivistică.
13. Selecţionare Operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminare a
documentelor, ca urmare a evaluării.
14. Prelucrare Ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei părţi a acesteia,
arhivistică cu scopul de a asigura utilizarea documentelor.
15. Nomenclator Listă sistematică a documentelor create şi primite de către o instituţie publică,
arhivistic grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora,
constituită conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi
funcţii îndeplinite.
16. Comisia de Comisia constituită la nivelul unității, numită prin decizia directorului, alcătuită
Selecţionare dintr-un preşedinte, un secretar, precum şi un număr impar de membri, care
cercetează şi verifică documentele cu termen de păstrare expirat. Comisia de
Selecţionare are rolul de a stabili eliminarea anumitor documente sau păstrarea
acestora pentru încă o perioadă determinată de timp.
17. Informaţie de Orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei
interes public autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori de forma sau
de modul de exprimare a informaţiei, astfel cum este prevăzut de Legea nr.
544/2001
privind liberul acces la informaţiile de interes public.
18. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control managerial.
4.2 Abrevieri:
Nr. Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
3. NA Nomenclator arhivistic
4. TP Termen de păstrare
5. ID Inventar documente
6. PVPP Proces-verbal predare-primire a documentelor
7. PVCS Proces-verbal al Comisiei de Selecționare
8. CS Comisia de Selecționare
9. RII Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
10. RD Registru de depozit, pentru evidenţa curentă a intrărilor - ieşirilor
documentelor din arhivă, la solicitarea persoanelor fizice, persoanelor
juridice şi personalului din cadrul unității
11. FC Fișă de control
12. E. Elaborare
13. V. Verificare
14. A. Aprobare
15. Ap. Aplicare
16. Ah. Arhivare
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Procedura de sistem cuprinde descrierea modului de înregistrare şi arhivare a tuturor

documentelor create şi deţinute de către instituția de învățământ. Documentul are rolul de a
sprijini și facilita activitatea angajaților care au atribuţii cu privire la arhivarea documentelor
instituției, precum și a persoanelor care solicită accesul la anumite documente arhivate.
Conducerea unității cât şi întregul personal, denumiți în continuare creatori şi deţinători de
documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea
documentelor în condiţiile prevederilor prezentei proceduri. Fiecare creator de documente
proprii, are obligaţia să ţină evidenţa pe categorii de documente grupate pe termene de
păstrare, conform Indicativului dosarului din Nomenclatorul arhivistic al instituției.
În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca
activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, cât şi cele cu
valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind anumite
drepturi, vor fi preluate la Arhivele Naţionale. Documentele menționate se predau pe bază de
inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit anexelor din Legea Arhivelor
Naționale.
Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de
proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau
patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, şi
sunt obligate să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării
documentelor din arhivă.
Depozitarea documentelor se face în spaţii şi în condiţiile corespunzătoare, avizate de
Arhivele Naţionale.
Creatorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi
a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează, dacă
acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Persoanele juridice au obligaţia să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor
Naţionale documentele care atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile
legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de
instituţie.
Rezultate scontate: Realizarea activităților necesare inventarierii și arhivării tuturor

documentelor create de unitatea de învățământ, care nu mai sunt utilizate în activitatea curentă
a acesteia, în bune condiții, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.
5.2 Modul de lucru
5.2.1 Înregistrarea și evidenţa documentelor
Înregistrarea documentelor se realizează într-un sistem unitar, în cadrul unității. Toate

compartimentele din cadrul instituției sunt obligate să înregistreze documentele intrate, ieşite
ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea
primirii lor. Aceasta începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.
5.2.2 Nomenclatorul arhivistic
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi, ca anual, să grupeze documentele în unităţi

arhivistice, potrivit specificului şi termenelor de păstrare stabilite prin Nomenclatorul
arhivistic. Aceștia au obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create
şi deţinute. Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru
documentele proprii, după modelul prevăzut în anexa din Legea Arhivelor Naţionale nr.
16/1996.
5.2.3 Gruparea documentelor în dosare pe tematici şi termene de păstrare
a) Prevederi privind gruparea documentelor

În vederea predării dosarelor la arhiva instituției se efectuează următoarele operaţiuni:
- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte
criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea
cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile;
- documentele din fiecare dosar se leagă în coperți de carton, în aşa fel încât să se asigure
citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se
constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare
volum;
- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul
de file, volumul şi termenul de păstrare;
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor
şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare:
„Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi între paranteze, în litere, după
care semnează şi pune data certificării.
b) Constituirea dosarelor
Toate categoriile de personal din cadrul unității, care în exercitarea funcţiilor şi atribuţiilor de
serviciu au primit documente spre rezolvare, au întocmit documente sau au primit documente
spre păstrare, au obligaţia să constituie dosare cu acestea, să inventarieze documentele la
sfârşitul anului şi să le predea persoanei cu responsabilităţi de arhivare din instituție, în
vederea pregătirii acestora pentru predarea la arhivă.
Șeful unui compartiment poate reţine documente în arhiva proprie a structurii pe care o
conduce, fără a le preda la arhiva instituției, în al doilea an de la constituirea acestora, dacă
acestea sunt necesare desfăşurării activităţii curente sau în cazul în care dosarul nu a fost
încheiat, cu obligaţia de a specifica acest lucru în lista de inventariere în dreptul
dosarului/documentului respectiv, cât şi în procesul verbal de predare-primire al
documentelor.
5.2.4 Inventarierea arhivei curente la compartimente
Modul de inventariere este unic pentru toţi creatorii de documente din cadrul unității atât ca
formular cat şi ca mod de completare. Dosarele, respectiv unităţile arhivistice, create în anul
precedent vor fi perfectate, copertate şi inventariate, de persoana cu responsabilităţi pe linie de
arhivare din cadrul instituției, pe formulare conform prezentei proceduri, pe termene de
păstrare, în anul în curs, urmând să fie predate în al doilea an de la constituirea acestora, la
arhiva instituției.
5.2.5 Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/ documentelor
Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor se face în toate situaţiile în care

se realizează inventarierea dosarelor/documentelor în cadrul unității şi se întocmeşte de cel
care predă dosarele/ documentele, respectiv:
- Inventarierea anuală a dosarelor/documentelor se face de către întreg personalul din cadrul
instituției pentru lucrările repartizate, create şi date spre păstrare, în vederea predării persoanei
responsabilă cu arhivarea;
- Inventarierea în vederea predării/preluării dosarelor/documentelor, la
încetarea/modificarea/suspendarea raporturilor de serviciu/raporturilor de muncă a personalul
de conducere/de execuţie se face de către persoana care se află în una dintre aceste situaţii, în
vederea predării dosarelor/documentelor înlocuitorului de drept, persoanei numită/desemnată
în acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/dosarelor;
- Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/documentelor de la compartimente la
arhiva instituției se face de către persoana responsabilă cu arhivarea în cadrul
compartimentului;
Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor este documentul oficial care se
întocmeşte la predarea/preluarea dosarelor/documentelor de către persoana responsabilă cu
inventarierea documentelor astfel:
- la plecarea din compartimentul de muncă de către persoana care face predarea
dosarelor/documentelor;
- la sfârşitul anului, după inventarierea anuală, de către personalul de execuţie pentru
documentele proprii, în vederea predării dosarelor/documentelor persoanei cu atribuţii de
arhivare din cadrul compartimentului;
- la predarea dosarelor/documentelor din compartiment la arhiva instituției, de către persoana
cu atribuţii de arhivare din cadrul compartimentului.
Procesul verbal de predare - primire a documentelor se întocmeşte în 2 exemplare.

Pentru predarea documentelor cu termen de păstrare permanent, procesul verbal de predare-
primire a documentelor se întocmeşte în 3 exemplare.
Procesul verbal de predare - primire a documentelor trebuie să aibă înscris, în partea de sus, în
stânga filei, compartimentul creator al documentelor respective. În cuprinsul procesului verbal
de predare-primire se va menționa perioada în care au fost create documentele,
compartimentul şi numărul dosarelor efectiv predate, numărul filelor inventarului, precum şi
semnătura de predare şi cea de preluare a documentelor.
5.2.6 Specificaţii privind documentele financiar-contabile, documentele tehnice şi

documentele aferente programelor/proiectelor
a) Specificaţii privind documentele financiar contabile

Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor financiar-contabile se
face cu respectarea Ordinului ministrului economiei şi finanţelor nr. 2634 / 2015 privind
documentele financiar-contabile.
b) Specificaţii privind documentele tehnice

Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare
tehnică se face cu respectarea SECȚIUNII II, pct.II art. 49-80 din Ordinul Arhivelor
Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la
creatorii şi deţinătorii de documente.
c) Specificaţii privind documentele aferente programelor și proiectelor

Compartimentele din cadrul instituției care gestionează documente aferente
programelor/proiectelor indiferent de sursa de finanţare a acestora, vor respecta şi următoarele
reguli obligatorii:
- documentele vor fi păstrate în compartiment pe întreaga perioadă de derulare a programului,
chiar dacă se depăşesc cei 2 ani, urmând a fi predate la arhivă doar după încheierea
programului/proiectului respectiv;
- anumite documente aferente proiectelor finanțate prin Programe Operaționale vor fi păstrate
în arhivă pe o perioadă de minim 7 ani de la data finalizării perioadei de implementare.
Această perioadă se prelungeşte în cazul în care proiectul face obiectul unui litigiu, până la
soluţionarea definitivă şi irevocabilă a acestuia;
- gruparea în dosare a documentelor aferente fiecărui proiect se va face astfel: contract, dosar
de plăţi, dosar financiar, dosar tehnic;
- acestea vor fi însoţite de o listă care va specifica numărul de volume pe care îl conţine
fiecare proiect;
- pe coperta dosarului se înscriu: codul proiectului, unde este cazul, beneficiarul şi capitolul
proiectului, cod program, cod prioritate/ axă prioritară, cod măsură/ domeniu major de
intervenţie, tipul contractului din cadrul proiectului, numărul volumului precum şi alte
informaţii specifice, după caz.
5.2.7 Scoaterea temporară a documentelor din arhiva unității
Scoaterea temporară a documentelor din arhiva unității se face numai cu aprobarea

Directorului instituției, la solicitarea scrisă a şefului compartimentului creator al
documentului, din care să rezulte scopul solicitării, justificarea că se impune eliberarea
documentului din arhivă cât şi
termenul limită de returnare. Modelul cererii pentru acces la arhivă se găseşte în Anexa la
prezenta procedură.
În cazul unor documente de importanță majoră pentru instituție se vor elibera copii legalizate,
prin grija responsabilului de arhivă.
Eliberarea documentului/dosarului va fi consemnată şi în Fişa de control (Anexa la prezenta

procedură).
După expirarea termenului limită specificat în cerere, solicitantul este obligat să returneze
documentul/dosarul în aceiaşi stare în care a fost ridicat. La returnare, responsabilul de arhivă
verifică integritatea şi starea documentului şi consemnează returnarea şi starea acestuia în
Registrul de depozit şi în Fişa de control.
Documentele pot fi scoase din arhivă în scopul consultării, pe perioade limitate de timp,
respectiv maximum 10 zile lucrătoare, în cazuri speciale termenul putându-se prelungi.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le
creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la
drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi
patrimoniale.
5.2.8 Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva unității
Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva unității se face cu respectarea prevederilor art.
27-28 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:
- Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării,
transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevăzute;
- Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz.:
- proces-verbal de selecţionare (Anexa la prezenta procedură);
- proces-verbal de predare-preluare (Anexa la prezenta procedură);
- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.
- Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de
selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.
Când termenul de păstrare a documentelor în arhiva instituției a expirat, conform

Nomenclatorului arhivistic sau în cazul deteriorării acestora, Comisia de Selecţionare propune
eliminarea lor. Aprobarea eliminării dosarelor/documentelor se face de către directorul
instituției.
5.2.9 Comisia de selecţionare
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o Comisie de

selecţionare, numită prin decizia directorului instituţiei. Comisia de selecţionare este compusă
din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii,
reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de
arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului comisiei de selecţionare a
documentelor, preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei
inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. În aprecierea importanţei documentelor,
comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor,
prevăzute în Nomenclatorului arhivistic, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă
termenul de păstrare, menţiunea „C.S.".
Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de
păstrare sau stabileşte ca unele dintre acestea să fie păstrate permanent, ele se menţionează în
inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul creator.
La încheierea lucrărilor, Comisia de selecţionare întocmeşte procesul-verbal (Anexa la
prezenta procedură), care se înaintează spre aprobare conducerii instituţiei. Inventarele
dosarelor propuse de Comisia de selecţionare, pentru eliminarea din arhivă, însoţite de
procesul-verbal
aprobat de directorul instituţiei şi de inventarul documentelor permanente create în perioada
pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă
înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale. Arhivele Naţionale pot hotărî păstrarea
permanentă a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului arhivistic, acestea au termene
de păstrare temporară.
5.2.10 Arhivarea electronică
Pentru a administra şi utiliza rapid şi eficient datele cuprinse intr-un volum mare de
documente, cât şi pentru protejarea acestora, se impune conversia digitală a acestor
documente. Acest lucru se poate realiza prin scanarea acestora. Arhivarea electronică scade
mult costul stocării datelor prin reducerea spaţiului de depozitare şi în acelaşi timp, creşte
siguranţa păstrării corespunzătoare a datelor.
Arhivarea electronică se realizează prin programe şi proceduri operaţionale privind
constituirea arhivei curente, evidenţa documentelor, păstrarea, folosirea acestora etc. Astfel, la
constituirea arhivei curente, programul prevede utilizarea calculatorului de la secretariat, unde
se înregistrează toate documentele, intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern, folosind
rubricile stabilite prin legea arhivării, incluzând indicativul unităţii arhivistice după
nomenclator.
Constituirea unităţilor arhivistice pe suport electronic conform Nomenclatorului arhivistic,
pentru inventarierea documentelor la compartimente, păstrarea şi folosirea acestora, constituie
subiectul unor programe sau proceduri operaţionale ce vor fi detaliate pe viitor.
5.3 Etapele activității procedurate
Elaborarea documentelor de către compartimentele instituţiei şi înregistrarea acestora de către Secretariatul acesteia
Gruparea documentelor în dosare conform indicativului dosarului din Nomenclatorul Arhivistic, opisarea şi
inventarierea anuală a acestora de către personalul instituţiei în vederea predării la finalul anului către persoana cu
atribuţii de arhivare, pe bază de Inventar şi Proces-verbal de predare-primire
Preluarea documentelor care nu mai sunt utilizate în activitatea instituţiei de către arhivar, pe baza actelor menţionate
anterior şi depozitarea acestora în arhiva instituţiei
Formularea unei solicitări scrise, înregistrate şi aprobate de Director, pentru scoaterea unor documente din arhivă, în
vederea cercetării lor
Predarea de către arhivar a documentului solictat pe bază de semnătură a persoanei solicitante. Eliberarea
documentului va fi consemnată şi în Fişa de control
Cercetarea documentului de către solicitant şi returnarea sa la arhivă pe bază de semnătură, în termenul legal
Analiza periodică a dosarelor cu termene de păstrare expirate de către Comisia de selecţionare. Inventarele dosarelor
propuse pentru eliminarea din arhivă, împreună cu procesul-verbal al lucrărilor Comisiei aprobat de conducerea
instituţiei şi inventarul documentelor permanente se înaintează pentru confirmare la Arhivele Naţionale. Ulterior
acestea se păstrează sau se distrug.
Figura 1. Procesul de arhivare a documentelor
5.4 Resurse necesare:
5.4.1 Resurse materiale

 încăpere cu destinaţia de spaţiu de arhivă;
 calculator cu imprimantă;
 reţea internet;
 hârtie copiator;
 telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii
procedurate;
 caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
5.4.2 Resurse umane

 Personalul responsabil cu realizarea activităţii de arhivă în cadrul unității de învățământ;
 Cadrele didactice beneficiare ale activităţii de arhivă;
 Conducerea instituţiei de învăţământ;
5.4.3 Resurse financiare

 bugetul necesar pentru amenajarea, funcţionarea şi dotarea arhivei cu aparatura necesară
în vederea asigurării şi păstrării documentelor în condiţii de siguranţă, buget necesar
programelor de formare şi perfecţionare a personalului angajat în compartimentul
arhivă.
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr. Compartimentul (postul) / I II III IV V

crt. acţiunea (operaţiunea)
1. Elaborarea documentelor de E.
către compartimentele
instituţiei şi înregistrarea
acestora de către Secretariat
2. Verificarea Inventarului V.
documentelor şi Procesului-
verbal de predare-primire a
acestora către arhivă
3. Aprobarea solicitării de A.
scoatere a unor documente din
arhivă, în vederea cercetării lor
4. Predarea de către arhivar a Ap.
documentului solictat cu
respectarea prevederilor
prezentei proceduri
5. Reintroducerea documentului Ah.
în arhivă după cercetarea şi
returnarea sa de către
solicitant, pe bază de
semnătură, în termenul legal
I – personalul instituţiei şi Secretariatul;

II – conducerea unităţii de învăţământ;
III – directorul instituţiei;
IV – arhivar;
V – arhivar.

compartimentului
din PO Nr. 600 / 2019
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ Exemplar nr. 1
”NICOLAE BĂLCESCU” Cod : PO-13.02

Nume și prenume delegat Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
48
procedurii
Revizia 0

Nr.
anexă/ Denumirea anexei/ Elaborator Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte
cod formular formularului exemplare elemente
loc perioadă
nomenclator
arhivistic
F01-PO-13.02 Inventarul ----------- Director Arhivă Cf.
documentelor nomenclator
arhivistic
F02-PO-13.02 Nomenclator Director Arhivă Cf.
arhivistic nomenclator
arhivistic
F03-PO-13.02 Proces-verbal de Director Arhivă Cf.
predare-primire nomenclator
a arhivistic
documentelor
F04-PO-13.02 Registru de evidenţă Director Arhivă Cf.
a intrărilor-ieşirilor nomenclator
unităţilor arhivistice arhivistic
F05-PO-13.02 Proces-verbal al Director Arhivă Cf.
Comisiei de selecţie nomenclator
arhivistic
F06-PO-13.02 Proces-verbal de Director Arhivă Cf.
predare-preluare nomenclator
arhivistic
F07-PO-13.02 Registru de depozit Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F08-PO-13.02 Fişă de control Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F09-PO-13.02 Cerere pentru acces Director Arhivă Cf.
arhivă nomenclator
arhivistic
F10-PO-13.02 Cerere solicitare Director Arhivă Cf.
cutii/ documente nomenclator
depozit arhivistic
F11-PO-13.02 Lista termenelor dare Director Arhivă Cf.
în cercetare nomenclator
documentele arhivistic
50
11. Cuprins
operaţionale
1 Coperta 26

operationale

operaţionale

operaţională
15 Cuprins 51
ANEXA 1 - F01-PO-13.02 Inventarul documentelor
INVENTAR pe anul----------------
pentru documentele care se păstrează.................................ani/permanent
Nr. crt. Indicativul Conţinutul Datele Nr. file Observaţii

dosarului pe scurt al extreme
după dosarului,
nomenclator registrului,
etc.
1.
2.
3.
4.
Prezentul inventar format din ................. file conţine.............dosare, registre, condici, cartoteci
etc.
Numerele ........... au fost lăsate la ................, nefiind încheiate sau………………..
La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............
Astăzi ..................... s-au preluat................dosare.
Am predat, Am primit,
ANEXA 2 - F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic
Nomenclatorul arhivistic al unității

Instituţia Departamentul Nr. crt. / Termenul Indicativul Observaţii
Denumirea de păstrare dosarului
dosarului
(ani)
(conţinutul pe
scurt al
documentelor
la care se
referă)
I. Financiar A. Achiziţii 1.----------- P(permanent) I.A.1 CS (comisia

Cntabilitate Publice şi de
2.----------- 10 ani I.A.2
Administrativ selecţionare)
3.----------- 5 ani I.A.3
B.
Contabilitate 1.------------ P(permanent) I.B.1
2.------------ 10 ani I.B.2
3.----------- 5 ani I.B.3

ANEXA 3 - F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor
PROCES VERBAL
de predare - primire a documentelor
Astăzi,.........………………......subsemnaţii…………………………….....................................
delegaţi ai departamentului..............................................................................................şi
…………………………………, am procedat, primul la predarea şi al doilea la primirea
documentelor create în perioada………………………..de departamentul menţionat, în
cantitate de.............................dosare, registre, condici, etc.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate,
cuprinzând…...................pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.
...................... ........................
ANEXA 4 - F04-PO-13.02 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
REGISTRU DE EVIDENŢĂ
a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
INTRĂRI IEŞIRI
Nr. Data Denumir Datele Numărul Număr Număr Data Departam Denumire Total
crt. intrării ea extreme de dosare ul de ul de ieşirii entul către a actului dosar
comparti ale după dosare dosare din care s-au de predare e
mentului docume inventar primite rămase arhivă predat , nr., dată ieşite
ntelor efectiv la
compar
timent
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
Mod de completare a rubricilor:
1- numărul curent;
2- data la care se preiau de la compartiment dosarele însoţite de inventare;
3- iniţialele departamentului care predă;
4- datele extreme ale documentelor, data primului şi ultimului document din dosar, (ex. Ian.-
dec 2004.);
5- numărul de dosare menţionate în inventar;
6- numărul de dosare primite efectiv, din inventar;
7- dosar menţionat în inventar care, din motive justificate de către compartiment nu se predau;
rubrica nu se completează, spaţiul se va completa la data primirii efective a dosarelor rămase
în arhiva departamentului;
8- data ieşirii definitive din arhivă a unui dosar (la cerere sau prin casare de către
CS); 9- iniţialele departamentului către care s-a predat;
10- casat/predat la…..conform PV nr…/cerere nr…. către unitatea
….; 11- număr de dosare scoase din instituţie.
Data:
ANEXA 5 - F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie
Se aprobă,
(conducerea)
…...................................
(sediul)
PROCES-VERBAL
al Comisiei de selecţionare nr. .........
Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. .......... din ..................., selecţionând în
şedinţele din ................. documentele din anii*)..................avizează ca dosarele din inventarele
anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în
nomenclatorul unităţii.
Preşedinte, Membri, Secretar,
..................... ..................... .....................
(numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele)
Semnătură Semnătură Semnătură
..................... ..................... .....................
..................... ..................... .....................
Data:
ANEXA 6 - F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare
PROCES VERBAL
de predare-preluare
Predare - preluare documente (ziua, luna, anul ) .............................................................

.............………………………........................................................................................
Subsemnatul………………………………………….din partea şi .........................…………

…………………….din partea …………………………………. am procedat primul la
predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada/anii extremi…….
……………însumând…………………………u.a. şi m.l……………
Totodată s-au predat şi preluat……………………………………………………….
În timpul verificării nu au fost găsite următoarele........................................................u.a.
Prezentul proces verbal cuprinde............................file şi s-a încheiat în două exemplare.
ANEXA 7 - F07-PO-13.02 Registru de depozit
..................................................................
(denumirea compartimentului creator sau deţinător)
REGISTRU DE DEPOZIT
1 2 3 4 5 6 7 8
Nr. Denumirea Cotă Scopul Numele Data scoaterii Data restituirii Observaţii
crt. fondului/ dosar scoaterii din solicitantului, u.a., u.a., semnătura
documentulu depozit funcţia, semnătura arhivarului
i departamentul arhivarului şi
a solicitantului
Registru depozit arhivă
Mod de completare a rubricilor:
1 - nr. curent;
2 - denumirea documentului solicitat;
3 - codul dosarului;
4 - scopul scoaterii din depozit menţionat în cerere;
5 - numele şi prenumele solicitantului, funcţia, compartimentul – din cerere;
6 - data scoaterii şi semnătura solicitantului sau persoanei care ridică documentul/dosarul;

dacă persoana care ridică documentul/dosarul este alta decât solicitantul se înscrie numele şi
prenumele acesteia şi se semnează de către aceasta;
7 - data când se restituie documentul/dosarul, împreună cu semnătura arhivarului şi a

persoanei care restituie documentul/dosarul;
8 – observaţii.
ANEXA 8 - F08-PO-13.02 Fişă de control
FIŞĂ DE CONTROL
FONDUL/COLECŢIA………………………………………………….…
COMPARTIMENTUL…………………………………………………..…
NR. INVENTAR……………………………………………………………
ANUL………………………………………………………………………..
NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI……………………….
DATA…………………….
ANEXA 9 - F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă
CERERE PENTRU ACCES ARHIVĂ
…………………………………………….
(compartimentul care cere acces la documente din arhivă)
Aprobat,
Director
Stimată doamnă /stimate domnule,
Subsemnatul…………………………………, având funcţia…………………………..

…………...în cadrul …………..………………….vă solicit aprobarea de a consulta
documentul cu privire la….....................................................................................................de
care am nevoie în scop profesional.
Scopul consultării acestui document este
…………………………………………………………………..
Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în
respectivul document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii
acestuia pentru consultare.
În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită
pentru returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.
De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe

persoane neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru
consultare.
Cu stimă,
………………………………….
(Funcţia, numele şi semnătura)
Data………..
ANEXA 10 - F010-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit
CERERE SOLICITARE CUTII/DOCUMENTE DEPOZIT
……………………………………………………………..
(compartimentul care cere acces la documente din arhivă)
Aprobat,
Director
Stimată doamnă /stimate domnule,
Subsemnatul……………………….., având funcţia.............................................................................în

cadrul …………..…………………………………………. vă solicit aprobarea de a consulta
dosarul/documentul ………………….………………………..de care am nevoie în scop profesional.
Documentul se află în cutia nr. ……………………………………….
Scopul consultării acestui document este
……………………………………………………………………..
Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în respectivul
document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii acestuia pentru
consultare.
În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită pentru
returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.
De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane
neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.
Cu stimă,
…………………………………
(Funcţia, numele şi semnătura)
Data………..
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE Revizia 0

INVENTARIERE
Nr. înreg. /
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE
PO-13.03
62

INVENTARIERE
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

privind
Nr. responsabilii/
Crt operaţiunea
1 2 3 4 5
1 Elaborat Grădinariu Sebastian Membri Comisie 02.11.2019
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2019
3 Aprobat Antip Crina Ramona 02.11.2019

Director
63

Nr.
1 2 3 4
1 Editia 1 - 02.11.2019
2 Revizia 1

Nr. Birou/
Nr. difuzării Compar prenum primirii
Crt
timent e
1 2 3 4 5 6 7

Aplicare Comisie
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
2 Aplicare 1 Comisie Secretar Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2019

Comisie
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona 02.11.2019
4 Arhivare 1 Comisie Secretar Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2019

Comisie
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de
organizare şi efectuare a inventarierii elementelor de activ şi pasiv, pentru asigurarea unui
echilibru între sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru menţinerea unor riscuri
acceptabile ale acţiunii de inventariere.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere

Procedura trebuie să cuprindă toate etapele derulării activității, trebuie să cuprindă activități
de control în lanțul procedural și trebuie adusă la cunoștința executanților pentru a putea fi
aplicată în mod uniform.
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate

-activitatea procedurata este initiata de administrativ si compartimentului financiar-contabil şi
are la baza documentele în baza cărora s-a efectuat primirea manalelelor in unitatea scolara.
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*administrativ
*didactic
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*contabilitate
*didactic
*conducere
3. Documente de referinta
- OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea
inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
- Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**).
- OMFP nr. 2634/2015 – privind documentele financiar contabile
- ORDIN nr. 2.021 din 17 decembrie 2013 pentru modificarea şi completarea

Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor
publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a
acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005
- Ordinul nr. 640/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea

și depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice, precum și a unor
raportări financiare lunare în anul 2017, pentru modificarea și completarea Normelor
metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de
conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul
ministrului finanțelor publice nr. 1.917/2005, precum și pentru modificarea și completarea
altor norme metodologice în domeniul contabilității publice
- H.G. nr. 1031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea

în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor
administrativ-teritoriale.
- LEGE nr. 213/1998 - privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia

(*actualizată*),
- OMFP nr. 3471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind

reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice şi al
persoanelor juridice fără scop patrimonial.
- O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în

patrimoniul instituţiilor publice, cu modificările si completările ulterioare.
- LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi
necorporale(**republicată**) (*actualizată*).
- Decret nr. 209/1976 - pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă.
- Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi

răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr. 54/1994.
4. Definitii si prescurtari
4.1. Definitii
4.1.1 An bugetar - anul financiar pentru care se aproba bugetul , anul bugetar este anul
calendaristic care incepe la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie;
4.1.2 Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competenta , potrivit legii,
afecteaza fonduri publice unei anumite destinatii , in limita creditelor bugetare aprobate ;
4.1.3 Angajament legal - faza in procesul executiei bugetare reprezentand orice act juridic din
care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice;
4.1.4 Articol bugetar - subdiviziune a clasificatiei cheltuielilor bugetare determinate in functie de

caracterul economic al operatiunilor in care acestea se concretizeaza si care desemneaza natura unei
cheltuieli indiferent de actiunea la care se refera;
4.1.5 Buget - document prin care sunt prevazute si aprobate in fiecare an veniturile si
cheltuielile sau, dupa caz, numai cheltuielile in functie de sistemul de finantare a institutiilor
publice;
4.1.6 Clasiticatie bugetara - gruparea veniturilor si cheltuielilor bugetare intr-o ordine obligatorie
si dupa criterii unitare;
4.1.7 Credit bugetar - suma aprobata prin buget, reprezentand limita maxima pna la care se
pot ordonanta si efectua plati in cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate in
cursul exercitiului bugetar si/sau din exercitii anterioare pentru actiuni multianuale, respective
se pot angaja, ordonanta si efectua plati dinbuget pentru celelalte actiuni;
4.1.8 Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicata Trezoreriei Statului de catre

Ordonantatorul principal de credite in limita careia se pot efectua repartizari de credite bugetare
si plati de casa din bugetele locale;
4.1.9 Executie bugetara - activitatea de incasare a veniturilor bugetare si de efectuare a platii

cheltuielilor aprobate prin buget;
4.1.10 Exercitiu bugetar – perioada egalacu anul bugetar pentru care se elaboreaza, se
aproba,se executa si se raporteaza bugetul;
4.1.11 Lege bugetara anuala - lege care prevede si autorizeaza pentru fiecare an bugetar
veniturile si cheltuielile bugetare , precum si reglementari specifice exercitiului bugetar;
4.1.12 Lege de rectificare – lege care modifica in cursul exercitiului bugetar legea bugetara
anuala;
4.1.13 Lichidarea cheltuielilor - faza in procesul executiei bugetare in care se verifica

existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica
conditiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care sa ateste
operatiunile respective;
4.1.14 Ordonantarea cheltuielilor – faza in procesul executiei bugetare in care se confirma ca

livrarile de bunuri si de servicii au fost efectuate sau alte creante au fost verificate si ca plata
poate fi realizata;
4. l .15 Plata cheltuielilor – faza in procesul executiei bugetare reprezentand actul final prin
care institutia publica achita obligatiile sale fata de terti ;
4.1.16 Administratori - functionari publici din cadrul Trezoreriei Municipiului Bacău care
au stabilite prin fisele de post atributii de inrolare in sistemul national de raportare - Forexebug
a persoanelor pentru care se solicita inrolarea de catre Școala Gimnazială ”Nicolae
Bălcescu”;
4.1.17 Certificat digital calificat – certificate digital care respecta prevederile Legii nr.
455/2001 privind semnatura electronica , republicata;
4.1.18 Semnarea electronica a rapoartelor - aplicarea unei semnaturi electronice de catre

persoanele inrolate, utilizand certificatul digital calificat pe rapoartele transmise de catre
unitate;
4.1.19 Persoana inrolata – conducatorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” sau

persoana careia i-au fost delegate aceste atributii;
4.1.20 Punct unic de acces - platforma dezvoltata de Ministerul Finantelo Publice prin care
UCV poate accesa functionalitatile sistemului national de raportare - Forexebug privind
inregistrarea, modificarea electronica a datelor, transmiterea electronica a documentelor,
obtinerea documentelor electronice generate de sistem ;
4.1.21 Rapoarte - formulare electronice;

4.1.22 Revocare - anularea dreptului de acces la functionalitatile sistemului national de raportare
- Forexebug al persoanei inrolate;
4.1.23 Roi - ansamblul atributiilor indeplinite de catre persoana inrolata privind semnarea
electronica a documentelor si accesarea functionalitatilor sistemului national de raportare -
Forexebug prin "Punctul Unic de Acces'';
4.1.24 Notificare - documentul transmis in format electronic de catre sistemul national de

raportare - Forexebug, prin care se comunica unitatii acceptarea sau respingerea rapoartelor
transmise in sistem, continand si motivarea respingerii
4.2 Abrevieri
4.2.1 L -Lege
4.2.2 OMFP - Ordin al Ministrului Finantelor Publice
4.2.3 HG-Hotarare de guvem
4.2.4 ALOP-Angajare,Lichidare,Ordonantare,Plata
4.2.5 PAC-Propunerede angajare a unei cheltuieli
4.2.6 AB -Angajamentbugetar
4.2.7 DE- Directia Economica

5. Descrierea procedurii
5.1. PRINCIPII şi REGLEMENTĂRI
5.1.1. Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:
a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de
evaluare a elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii inventariate trebuie
menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a
bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea
patrimoniului instituţiei.
c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi
numite numai persoanele care au pregătirea tehnica şi economică care să le permită
identificarea şi evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.
5.1.2. Reglementări specifice instituţiilor publice:

a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea
contabilă (valoarea de înregistrare).
b) Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în
contabilitate la valoarea contabilă.
c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de
înlocuire.
d) Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistreză în contabilitate la costul
de achiziţie al acestora, sau a preţului pieţii.
5.1.3. Reglementări privind constituirea Comisiilor de inventariere:

a) Comisiile de inventariere pot fi formate din salariaţii proprii sau persoane fizice
sau juridice angajate pe bază de convenţii.
b) Comisia/comisiile de inventariere se vor constitui pentru:
 inventarierea imobilizărilor şi stocurilor, constituite în gestiuni sau date în
păstrare responsabililor de bunuri;
 inventarierea disponibilităţilor băneşti din trezorerii şi bănci comerciale,
numerarului din casieria unităţii şi a altor valori precum şi a creanţelor şi obligaţiilor faţă de
terţi;
 verificarea situaţiilor analitice întocmite pentru justificarea soldurilor
conturilor sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri.
Conturile contabile aferente celor 3 domenii sunt prezentate în anexa.
c) In situaţia în care complexitatea şi volumul elementelor de inventariat este

ridicat, se pot constitui comisii de inventariere şi o comisie centrală de inventariere, care are
ca sarcină să organizeze, sa instruiasca, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a
operaţiunilor de inventariere.Comisia centrală de inventariere raspunde de efectuarea tuturor
lucrarilor de inventariere. Potrivit prevederilor legale.
d) Numărul comisiilor de inventariere, se evaluează pe baza următoarelor ecuaţii:
min 1 cont = 1 comisie = min 2 membri
Notă1: Toate elementele unui cont sintetic sau sintetic de gradul II, vor fi inventariate de o
singură comisie.
Notă2: O comisie poate inventaria mai multe conturi.
Notă3: Nr. membrilor unei comisii este dat de complexitatea elementelor de activ şi pasiv pe
care le inventariază.
5.1.4. Reglementări privind membrii Comisiilor de inventariere:

a) Numirea ca membri în comisia de inventariere a persoanelor care au pregătirea
tehnică şi economică corespunzatoare permite identificarea şi evaluarea bunurilor, valorilor,
creanţelor şi obligaţiilor.
b) Din comisia de inventariere nu pot face parte:
 gestionarul gestiunii inventariate;
 responsabilul de bunuri, care primeşte şi păstreaza bunuri în cadrul sarcinilor de
serviciu;
 contabilii care au în evidenţă gestiunea respectivă sau care ţin contul de evidenţă a
elementului de activ sau pasiv inventariat;
 persoanele responsabile pentru urmărirea decontării creanţelor;
 ordonatorul de credite, conducătorul compartimentului financiar-contabil şi
conducătorul compartimentului juridic.
 Prin proceduri interne, ordonatorul de credite poate stabili ca la efectuarea
operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective,
fara ca acestia sa faca parte din comisie.
5.1.5. Reglementări privind activitatea Comisiilor de inventariere:

a) Lucrările de inventariere se desfăsoară numai în prezenţa tuturor membrilor
comisiei de inventariere şi a gestionarului.
b) În cazul lipsei unui membru din comisia de inventariere se solicită numirea prin
decizie a unui înlocuitor, iar în cazul neprezentării gestionarului comisia de inventariere
sigileaza gestiunea si comunica aceasta comisiei centrale/ordonatorului. Acestia au obligatia
sa-l instiinteze pe gestionar si sa-l reprogrameze la o alta data pentru inventar, in caz de
neprezentare comisia de inventariere efectueaza inventarierea in prezenta reprezentantului
legal al gestionarului sau a altei persoane numita in scris de ordonatorul de credite.
c) Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare pagină de către toţi membrii
comisiei şi de gestionarul gestiunii, cu menţiunea acestuia, pe ultima filă a listei, că toate
cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, bunurile respective se află în păstrarea şi
răspunderea sa, nu mai are bunuri care nu au fost supuse inventarierii precum şi faptul că
preţurile, cantităţile, calităţile şi unităţile au fost stabilite în prezenţa sa şi nu are obiecţiuni de
făcut.
5.2. INIŢIALIZAREA ACŢIUNII DE INVENTARIERE
5.2.1. Conducătorul compartimentului financiar-contabilitate elaborează şi prezintă

ordonatorului de credite “Referatul de aprobare pentru DISPOZIŢIA / DECIZIA privind
organizarea inventarierii elemntelor de natura activelor, datoriilor si a capitalurilor, a cărui
model este prezentat în anexa nr. 2.
5.2.2. Ordonatorul de credite aprobă “decizia privind organizarea inventarierii
………....”, a cărui model este prezentat în anexa.
5.2.3. Preşedintele comisiei centrale de inventariere efectuează instruirea membrilor

comisiilor de inventariere şi încheie un Proces – verbal de instruire, a cărui model este
prezentat în anexa.
5.3. CONDIŢII ORGANIZATORICE
5.3.1. Gestionarii, responsabilii de bunuri, de valori şi de conturi au

obligaţia pregătirii gestiunii în vederea inventarierii.
5.3.2. Compartimentul de achiziţii va aproviziona materialele şi bunurile necesare
comisiilor de inventariere şi va sista / limita achiziţiile la strictul necesar pe durata
desfăşurării acţiunii de inventariere.
5.4. ACTIVITATEA COMISIEI DE INVENTARIERE
5.4.1. Comisia de inventariere trebuie să solicite declaraţia scrisă din partea

gestionarului, (vezi anexa).
5.4.2. Operaţiunile de inventariere se vor desfăşura conform OMFP nr. 2861/2009
pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de
natura activelor, datoriilor si a capitalurilor proprii.
5.4.3. Documentele ce se întocmesc cu ocazia inventarierii sunt:
a) liste de inventariere, cod 14.6.12, 14.6.12/a şi 14.6.12/b (6.3), separat pentru:

 bunuri aparţinând instituţiei;
 bunuri aparţinând terţilor;
 imobilizarile necorporale si corporale;
 bunuri depreciate, inutilizabile sau degradate;
 propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau
casare a unor stocuri;
 investiţii puse în funcţiune total sau partial, cărora nu li s-au intocmit forme de
inregistrare ca imobilizari corporale;
 lucrari de investitiţii sistate sau abandonate;
b) situaţii analitice distincte;
c) extrase de cont, cod.14.6.3 (de la 6.3);
d) punctaje reciproce cu terţii;
e) conturi sau deconturi externe.
5.4.4. Comisia de inventariere poate solicita, atunci când consideră necesar, explicaţii
scrise de la gestionari şi responsabili de bunuri.
5.4.5. Comisia de inventariere justifică prin note scrise, modalităţile specifice utilizate
pentru determinarea stocurilor faptice de bunuri sau a lucrărilor executate.
5.4.6. Comisia de inventariere întocmeşte şi transmite ordonatorului de credite, în

termen de max. 7 zile de la terminarea acţiunii Procesul verbal de inventariere, model
prezentat în anexa.
5.4.7. Listele de inventariere, situaţiile analitice şi procesele verbale de inventariere

reprezintă documente contabile justificative pentru înregistrări în Registrul – inventar, cod
14.1.2.
5.5. ACTIVITATEA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR CONTABIL.

5.5.1. Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea
soldului scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.
5.5.2. Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi
pasiv care nu reprezintă bunuri.
5.5.3. Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a

listelor de inventar cu bunurilor aparţinând acestora.
5.5.4. Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor

de bunuri în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului verbal.
5.5.5. Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele
inventariate de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ,grupate dupa natura lor,
suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de

activ şi de pasiv. Elementele de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii înscrise în
Registrul
- inventar au la baza listele de inventariere,procesele verbale de inventariere si situaţiile
analitice sau alte documente care justifică conţinutul fiecarui post din bilant.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se

înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă cu intrărilor şi se scad
ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar, astfel încât la
sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura
activelor,datoriilor si capitalurilor proprii.
5.5.6. Arhivează procesele-verbale de inventariere, listele de inventariere şi orice alte

documente anexe întocmite pentru justificarea constatărilor şi propunerilor.
5.6. VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII.
5.6.1. Procesul verbal de inventariere, împreună cu anexele, se prezintă

ordonatorului de credite în termen de 7 zile de la data încheierii operaţiunilor de
inventariere. Ordonatorul de credite, cu avizul contabilului sef si a oficiului juridic,decide
asupra solutionarii propunerilor facute cu respectarea dispozitiilor legale.compartimentul ,
după caz,
propunerile comisiei de inventariere.
Comisia de inventariere va transmite Procesul verbal la:
- Compartimentul financiar – contabil, pentru operare şi arhivare;
- Compartimentelor de specialitate care au în atribuţii legate de soluţionarea
propunerilor aprobate.
5.6.2. Valoarea bunurilor constate în plus/lipsă la inventariere, se înregistrează în
contabilitate în termen de 7 zile.
5.6.3. Scăderea din contabilitate a bunurilor constate lipsă de la inventariere, care nu
se datoreaza culpei unei persoane, se va face numai după obţinerea avizului ordonatorului
de credite ierarhic superior.
5.6.4. În cazul bunurilor constatate lipsă, a caror valoare urmeaza a fi recuperata care
nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de recuperat se stabileşte de către o comisie
numită prin dispoziţie / decizie de către ordonatorul de credite. Procesul – verbal al comisiei
va fi transmis după aprobarea lui de către ordonatorul de credite, compartimentului juridic
pentru:
 declanşarea procedurii de recuperare a lipsurilor constate la inventariere, de la

persoanele vinovate (angajamentul de plată se va elabora pe baza formularului cod 14.8.2/a).
5.6.5. Pentru lipsurile sau sustragerile care constituie infracţiuni, ordonatorul de
credite va dispune întocmirea sesizării organelor de urmărire penală de către compartimentul
juridic.
5.7. Schema de principiu a activităţii de inventariere este prezentată în figura 1.
6. Responsabilitati
6.1. Ordonatorul de credite:
6.1.1. Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere.

6.1.2. Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor
şi pagubelor constatate.
6.2. Responsabilii activităţilor financiar contabile (director economic şi/sau

Administrator Financiar, şi/sau şef serviciu contabilitate şi/sau contabil, conform
organigramei şi atribuţiilor specifice din fişa postului):
6.2.1. Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii.
6.2.2. Răspund de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere,
în conturi analitice distincte , iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor.
6.2.3. Răspund de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar.
6.2.4. Răspund de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare
întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.
6.3. Membrii Comisiei de inventariere:

6.3.1. Răspund de efectuarea la timp a lucrărilor de inventariere
6.3.2. Răspund de respectarea prevederilor OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor,
datoriilor si capitalurilor sociale.
6.4. Şefii compartimentelor de specialitate:

6.4.1. Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la
inventariere a personalului subordonat.
6.4.2. Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.
6.5. Gestionarii şi responsabilii de bunuri:
6.5.1. Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de

inventariere.
6.5.2. Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate.
Figura 1: Schema de principiu a activităţii de inventariere
ENTITATEA
Sunt îndeplinite
condiţiile pentru
N ?DA
efectuarea
U
Stabilirea
elementelor de Anexa 1
natura activelor,
Referatul
de Anexa
aprobare 2
Dispoziţia privind
efectuarea Anexa 3
inventarierii
Instruirea membrilor
comisiilor de Anexa
inventariere 4
S-a efectuat
NU?DA
Declaraţia
gestionarului Anexa 5
Efectuarea inventarierii
AACCTTIVIVITITA Cod
ATTEEAA 14.6.12
Procesul verbal
CCOOMMISIISEIE privind inventarierea
Anexa 6
II
VALORIFICAREA
REZULTATELOR
INVENTARIERII

compartimentului
din PO Nr. 600 / 2019
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern

INVENTARIERE

delegat
Nume și prenume Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
83
procedurii

INVENTARIERE

Nr.
anexă/ Denumirea Elaborator Aprobă Nr. de Difuzare Arhivare Alte
cod formular anexei/ exemplare elemente
formularului loc perioadă
nomenclator
arhivistic
---------- Referat de Administrator Ordonator 2 Contabilitate
aprobare Financiar de credite
Secretariat
F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. C.A. Ordonator 2 Comisia de

privind de credite inventariere
constituirea
comisiei de Secretariat
inventariere
Contabilitate
F02-PO-13.03 Decizia privind Ordonator de Ordonator 3 Comisia de

constituirea credite de credite inventariere
comisiei de Contabilitate
inventariere
Secretariat
F03-PO-13.03 Proces – verbal Administrator Ordonator 3 Membrii

de întrunire Financiar de credite comisiei de
comisiei de inventariere
inventariere
---------- Declaraţie de Comisia de Ordonator 3 Contabilitate

inventar inventariere de credite
gestionari
85
11. Cuprins
operaţionale
1 Coperta 62

operationale

operaţionale

operaţională
15 Cuprins 86

INVENTARIERE
ANEXA
1
REFERAT DE APROBARE
pentru
DECIZIE
privind organizarea inventarierii ………………….
(A) În conformitate cu prevederile art. 7 al. (1) din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991,
republicată, în perioada..................................este necesară desfăşurarea activităţii de inventariere
a
……………………………………..………………………………………………………………
(se trec elementele care vor fi inventariate şi justificarea necesităţii)
(B) Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unui număr de …..........
comisii, compuse din …. membri fiecare, deoarece .................................………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
(se justifică prin numărul, complexitatea şi dispersia teritorială elementelor inventariate)
(C) Comisiile de inventariere propuse, sunt:
Nr.
Componenţa comisiei Obiectul Locul Numele şi Intervalul
comi (numele, prenumele, funcţia) inventarierii inventarierii prenumele de timp
-sie gestionarului
În cadrul compartimentului de contabilitate:

a) primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic
şi calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil, va fi efectuată de d-l/d-na......;
b) operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor
de inventar cu bunurile aparţinând terţilor, vor fi efectuate de d-l/d-na.....;
c) întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice, care
nu conţin bunuri, va fi executată de d-l/d-na....;
(D) Pentru asigurarea condiţiilor de inventariere sunt necesare:
- …………………………………………………………………………………
(E) Intruirea se va face pe baza Normelor proprii privind activitatea de inventariere.
Cartuş de semnături
87

INVENTARIERE
(verso referat)
La (A) se va trece justificarea inventarierii prin una din situaţiile de mai jos:
a) la începutul activităţii;
b) anual în timpul funcţionării, de regulă la sfârşitul anului;
c) în cazul fuziunii sau încetării activităţii;
d) lunar asupra disponibilităţilor băneşti şi altor valori din trezorerie;
e) în alte situaţii:
 la cererea organelor de control;
 când sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiuni;
 de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
 ca urmare a calamităţilor naturale sau în cazuri de forţă majoră;
 pentru aplicarea cotelor de scăzăminte ;
 în alte cazuri prevăzute de lege.
La (D) propuneri de măsuri în vederea asigurării condiţiilor de inventariere referitoare

la:
 asigurarea unor experţi pentru acordarea de asistenţă tehnică;
 asigurarea de aparate şi instrumente pentru măsurat , mijloace de identificare
(cataloage, mostre, etc.), formulare , rechizite şi mijloace de sigilare;
 achiziţionarea de mijloace materiale pentru asigurarea protecţiei membrilor
comisiei de inventariere, conform normelor de protecţia muncii;
 asigurarea cu personal manipulant suplimentar;
 sistarea sau limitarea achiziţiilor la strictul necesar pe durata desfăsurării
inventarierii;
 data organizării instruirii membrilor comisiilor de inventariere
8
8
ANEXA 2 - F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. privind organizarea inventarierii
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................

Consiliul de administratie al...................................................................., intrunit

in sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2019 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată)
- OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si capitalurilor
proprii.
HOTARASTE:
Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului ………….., se constituie

următoarele comisie de inventariere:

Nr. (numele, prenumele, funcţia) inventarierii inventarierii prenumele de timp
gestionarului
Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………
Art. 3. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi
calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a

listelor de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 5. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu
conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 6 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se

păstrează la dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1
ANEXA 3 - F02-PO-13.03 Decizia privind organizarea inventarierii
DECIZIE
*………………,
Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al

prin care s-a propus efectuarea inventarierii,
având în vedere prevederile
art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi a . OMFP nr. 2861/2009- pentru
aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si
capitalurilor proprii.
În temeiul art. 71 din legea 215 / 2001 privind administraţia publică locală,
DECIDE:
Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului …………..**, se constituie

următoarele comisii:

Nr. (numele, prenumele, funcţia) inventarierii inventarierii prenumele de timp
co gestionarului
mi-
sie
Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………
Art. 3. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi
calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor

de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 5. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu
conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 6. Comisia / comisiile de inventarire şi d-l /d-na........................................vor duce la îndeplinire

prezenta dispoziţie.
APROBAT
…………………….
Elaborat: .....................................
ANEXA 4 - F03-PO-13.03 Proces – verbal privind instruirea
Proces verbal privind întrunire comisie de inventariere
Încheiat azi …………… cu ocazia instruirii membrilor Comisiilor de inventariere numiţi
prin Decizia nr. ……… / ……….. privind organizarea inventarierii ……………………..
Instruirea a fost efectuată de către.............................şi a cuprins următoarele capitole:
Cap. 1. Prezentarea principalelor prevederi ale OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si
capitalurilor proprii şi procedura generală de execuţie : Inventarierea elementelor de natura activelor,
datoriilor si capitalurilor proprii.
Cap. 2. A fost prezentat modul de organizare a evidenţei tehnico - operative a gestiunilor, a

metodelor de calcul tehnic utilizate în inventarierea faptică a unor bunuri sau valori precum şi a
normelor de întocmire şi utilizare a formularelor specifice ( listele de inventariere ).
Cap. 3. Au fost prelucrate procedura de inventariere, a unor elemente de natura activelor,

datoriilor si capitalurilor proprii specifice instituţiei.
Cap. 4. Au fost prelucrate principalele norme de protecţia muncii şi PSI, specifice gestiunilor
care vor fi inventariate.
Cap. 5. A fost prezentat modelul de declaraţie al gestionarilor şi modul de obţinere a acesteia

şi s-a subliniat necesitatea verificării existenţei, actelor de decizie internă transmise gestionarilor
privind păstrarea, depozitarea, conservarea şi asigurarea integrităţii acestora, de către fiecare
subcomisie.
Cap. 6. Nu / A fost predat echipament de protecţie deoarece …..
Cap. 7. Nu / Au fost predate instrumente sau aparate de măsurat deoarece …
Persoana care a efectuat instruirea:
………………………..
(numele şi prenumele) (semnătura)
Membrii comisiilor de inventariere care au participat la instruire şi care au primit precizări scrise:
Nr. Numele şi prenumele Semnătura

crt.
PRECIZĂRI
privind activitatea de inventariere
Atribuţiile gestionarilor
pentru pregătirea gestiunii în vederea inventarierii:
(1) Aranjarea bunurilor pe sortotipodimensiuni;

(2) Codificarea tuturor bunurilor şi etichetarea de raft;
(3) Inscripţionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar;
(4) Confruntarea datelor din evidenţa contabilă cu cele din evidenţa tehnico-operativă a
gestiunii.
Atribuţiile comisiei de inventariere:
(1) Luarea declaraţiei scrise de la gestionar (conform modelului prezentat);

(2) Identificarea tuturor locurilor (încăperilor) în care pot fi depozitate bunuri de natura
celor supuse inventarierii şi aplicarea sigiliilor în situaţia în care există mai multe căi de acces
într-un spaţiu de depozitare;
(3) Bararea şi semnarea în dreptul ultimei operaţiuni înscrise în fişele de magazie,
mentionandu – se data la care s- au inventariat bunurile;
(4) Să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură au fost verificate,
etalonate şi sunt în stare de funcţionare;
(5) Să organizeze zone tampon, în care vor avea loc toate operaţiile de intrări şi iesiri,
din timpul inventarierii, şi care vor fi certificate în documentele justificative întocmite, de
către membrii comisiei de inventariere cu menţiunile “primit / eliberat în timpul
inventarierii”;
(6) Afişarea pe uşa de intrare în gestiune a perioadei de efectuare a inventarierii.
(7) Prezentarea listelor de inventar persoanei împuternicite din compartimentul
financiar contabil, pentru certificarea conţinutului (calcularea diferenţelor valorice, exactitatea
soldului scriptic, exactitatea calculelor efectuate).
Inventarierea ACTIVELOR FIXE NECORPORALE constă în:

a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul
de proprietate, existenţa şi apartenenţa la unitatea deţinătoare;
b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere, prin stabilirea următoarelor
stări:
 încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;
 bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;
 există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau
punere în funcţiune;
 performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;
 modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.
Inventarierea ACTIVELOR FIXE CORPORALE constă în :
a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul
de proprietate,schiţelor de amplasament şi a dosarelor tehnice;
b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere prin stabilirea următoarelor stări
:
 deteriorării fizice a activului;
 încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;
 bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;
 există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau
punere în funcţiune;
 performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;
 modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.
 bunurile din domeniul public al statului date in administrarea, concesionarea,
sau inchirierea institutiilor publice se inventariaza si se inscriu in liste de inventar separate;
 bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament,
cazarmament, scule, unelte, etc.) se inventariaza si se trec separt in liste de inventariere
distincte, specificandu- se persoanele care raspund de pastrarea lor;
Inventarierea IMOBILIZĂRILOR CORPORALE ŞI NECORPORALE ÎN CURS

DE EXECUŢIE constă în:
a) verificarea conformităţii documentaţei existente;
b) evaluarea, stadiului fizic al fiecărui obiect în parte,la data inventarierii, pe baza
documentaţiei şi a lucrărilor efectiv constatate la fata locului.
c) stabilirea cauzelor care au condus la existenţa unor investiţii sistate sau abandonate
;
Inventarierea ACTIVELOR FINANCIARE constă în:

identificarea nominală a titlurilor de creanţă şi înregistrarea acestora în situaţii analitice care
să cuprindă:
a) pentru acţiunile deţinute la societăţi comerciale, în calitate de acţionar:
 denumirea şi durata societăţii comerciale;
 numărul, categoria şi valoarea nominală a acţiunilor;
 nr. şi data actului constitutiv sau aditional;
b) pentru titluri de participare la organisme financiare internaţionale:
 denumirea organismului internaţional;
 numărul, tipul sau categoria titlului ;
 seria şi data titlului;
 valoarea nominală.
c) pentru depozite şi garanţii depuse la furnizorii de utilităţi:
 denumirea instituţiei sau a societăţii debitoare;
 tipul, durata acordării, tipul de depozit, felul garanţiei, valoarea;
 nr.şi data contractului sau a actului prin care s-a constituit dreptul de creanţă.
Inventarierea STOCURILOR constă în :
a) determinarea stocurilor faptice prin numărare, cântărire, transvazare şi măsurare

sau cubare, după caz;
b) în situaţia lichidelor şi a altor produse de masă a căror cantitate nu poate fi
stabilită prin metode clasice se vor respecta modalităţile specifice de inventariere a unor
bunuri aprobate de ordonatorul de credite.
c) materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă, inventariate pe fiecare
persoană, se centralizează şi se compară cu datele din evidenţa tehnico-operativă,precum şi cu
datele din evidenţa contabilă.
d) pentru bunurile aflate la terţi, comisia de inventariere verifică:
 existenţa şi conformitatea documentelor de predare - primire şi de livrare ;
 întocmeşte listele de inventariere,
iar persoana care gestionează contul
:
 întocmeşte şi transmite terţilor cererile de confirmare,şi

 ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.
Inventarierea CREANŢELOR ŞI OBLIGAŢIILOR FATĂ DE TERŢI,

(provenite din operaţiuni comerciale, administrarea impozitelor şi taxelor şi avansuri,
cuprinse în grupele de conturi 23, 40, 41 şi 46) constă în :
a) identificarea nominală a debitorilor şi creditorilor, şi calculul ponderii creanţei
sau a obligaţiei în totalul soldului contului sintetic;
b) stabilirea metodei de confirmare, care poate fi:
 prin extras de cont;
 prin efectuarea de punctaje reciproce.
c) verificarea creanţei şi a obligaţiei deţinute prin:
 existenţa documentelor care constituie titlu de creanţă:
- facturi , contracte , bilet la ordin, cambie, trată, etc;"
- titluri executorii sau alte acte legale din care rezultă drepturi patrimoniale ;
 încadrarea în termenul de plată sau de încasare .
d) întocmirea situaţiilor nominale , cu debitorii şi creditorii verificaţi , pentru
justificarea soldului fiecărui cont sintetic cu precizarea modalităţii de confirmare(executată de
către persoana autorizată din compartimentul de contabilitate).
Situaţiile nominale se identifică prin denumirea institutiei şi a compartimentului care ţine contul,
denumirea şi simbolul contului sintetic inventariat şi poartă semnaturile comisiei de recepţie şi responsabilului
de cont. Situaţiile nominale conţin urmatoarele informaţii minime:
 denumirea clientului, agenţiei sau autorităţii de implementare,debitorului sau a

creditorului.
 denumirea actului legal , nr.şi data .
 valoarea creanţei sau a obligaţiei.
Inventarierea DISPONIBILITĂTILOR BĂNEŞTI aflate în conturi la bănci şi la
unităţile Trezoreriei Statului, constă în:
a) verificarea conformităţii extraselor de cont, şi

b) confruntarea soldurilor din extrasele de cont , din ziua de 31 decembrie sau din
ultima zi lucrătoare a anului, cu soldurile din contabilitate;
c) întocmirea situaţiilor analitice pe fiecare sold de cont sintetic.
Inventarierea ALTOR VALORI (ct.532) constă in :
a) verificarea autenticităţii fiecărui element , gruparea pe categorii de valori şi
calcularea valorii lor totale utilizându-se valoarea nominală a imprimatului;
b) confruntarea soldurilor conturilor sintetice de gr.II cu totalul valoric al categoriei
din fiecare listă de inventariere.
Inventarierea CONTURILOR ÎN AFARA BILANŢULUI constă în:
a) garanţii:
 verificarea conformităţii şi legalităţii fiecărui tip de garanţie;
 transmiterea cererilor pentru confirmarea valabilităţii scrisorilor de garanţie
bancară de către băncile emitente.
 întocmirea listelor de inventariere pe debitori, pe tipuri de garanţii şi sume.
b) bunuri şi valori:
 identificarea bunurilor în baza specificaţiilor din actelor de predare-primire şi a
documentelor de livrare şi
 evaluarea utilităţii bunurilor respective;
 consemnarea în listele de inventariere a denumirii terţului, nr. şi data
documentului de predare-primire şi ale documentului de livrare, denumirea bunurilor şi
valoarea, iar persoana care gestionează contul:
 transmite terţilor listele de inventariere pentru confirmare, şi
 ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.
Pentru inventarierea altor elemente denatura actielor, datoriilor si capitalurilor

proprii ce nu reprezintă bunuri este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte
care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt
cuprinse.
Situaţiile analitice se întocmesc şi se semnează de persoanele care administrează

conturile sintetice şi sunt supuse verificării şi certificării comisiei de inventariere.
ANEXA 5
……………….. / ……………………..
APROBAT
ORDONATOR DE CREDITE
……………………………………
PROCES-VERBAL
al Comisiei de inventariere nr. ….
din data de ………………………..
Cap. 1. Date de identificare :
……………………………………………………………………………………………………….
(se trec: nr. şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere, numele şi prenumele membrilor,
gestiunea/gestiunile inventariate, denumirea elementului/elementelor inventariate, data începerii şi
terminării operaţiunii de inventariere).
Cap. 2. Rezultatele inventarierii :
Liste de inventariere Cont*) Denumire Sold Valoare contabilă

Situaţii analitice cont / element scriptic
Nr. Denumire gestiune inventariat la data: Valoare Diferenţe
crt /responsabil bunuri ……. Inventar la Plus Minus
. /cont. Data …….
1. 2. 6. 4. 8. 6. 7. 8.
Total,din care:
*) Inregistrările se fac în ordinea crescătoare a conturilor care au fost inventariate

Cap. 6. Constatări :
…………………………………………………………………………………………………………
(Se trec constatările comisiei privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii
bunurilor din gestiuni, precum şi alte aspecte considerate semnificative şi legate de gestiunile
verificate.)
Cap. 4. Concluzii şi propuneri:
…………………………………………………………………………………………………………
(se trec date cu privire la:
 lipsuri şi/sau plusuri constatate;

 pagube din creanţe prescrise;
 stocurile depreciate, fără mişcare sau cu mişcare lentă;
 bunurile lipsă propuse pentru compensare cu plusuri constatate;
 scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri (se
anexează listele de inventariere aferente fiecărei poziţii)(vezi procedurile aferente);
 modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice,
 persoanele vinovate şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea)
COMISIA DE INVENTARIERE
Nume şi prenume calitatea semnătura
1.
2.
3.

Standard Nr. 13

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Standard Nr. 13

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

LICEUL TEHNOLOGIC ”CONCORD”,

PROF. CIOROGARU LAURENŢIU

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

PO-13.01 REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR 3

F01-PO-13.01 Inventar documente 22

F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente 23

F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 24

F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 25

PO-13.02 ARHIVAREA DOCUMENTELOR 26

F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic 53

F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor 54

F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie 56

F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare 57

F07-PO-13.02 Registru de depozit 58

F08-PO-13.02 Fişă de control 59

F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă 60

F10-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit 61

PO-13.03 REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE 62

F02-PO-13.03 Decizia privind constituirea comisiei de inventariere 91

F03-PO-13.03 Proces – verbal de întrunire comisiei de inventariere 92

REALIZAREA CIRCUITULUI Revizia 0

REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR

Ediția I, 02.11.2019, Revizia 0

Elemente Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 Elaborat Grădinariu Sebastian Membri 02.11.2019

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte 02.11.2019

3 Aprobat Prof. Ciorogaru Laurenţiu 02.11.2019

Editia/ revizia in Data de la care se aplica

Scopul Ex. Serviciu/ Funcţia Nume şi Data Semnătura

1 Informare / 1 Comisie Membri Grădinariu Sebastian 02.11.2019

2 Aplicare 1 Comisie Secretar 02.11.2019

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Ciorogaru Laurenţiu 02.11.2019

4 Arhivare 1 Comisie Secretar 02.11.2019

1.1 Scopul procedurii:

1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii

1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

2.1 Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;

3.1. Reglementari internationale

4.1. Definitii ale termenilor

4.2. Abrevieri ale termenilor

5.1. In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se primesc, se emit, se adopta

5.4. Date de ieşire ale procesului:

5.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar entitatea

5.5.4. Circuitul ALOP

6.3. Şeful Serviciului Contabilitate

Nr. Ediție Data Rev. Data Pag. Descriere Semnătura

REALIZAREA CIRCUITULUI Revizia 0

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr. Compartiment Conducător Înlocuitor de Aviz favorabil Aviz Semnătura Data

REALIZAREA CIRCUITULUI Revizia 0

10. Anexe, înregistrări, arhivări

F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de

F03-PO-13.01 Hotărâre C.A.

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei 4

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii 9

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura 10

9 Descrierea procedurii operaţionale 11

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 16

11 Formular evidență modificări 17

12 Formular analiză procedură 18

13 Lista de difuzare a procedurii 19