Sunteți pe pagina 1din 214

Liviu Mihăescu

SISTEME INFORMAŢIONALE
ŞI APLICAŢII INFORMATICE
ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

1
Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditată
CNCSIS Cod 177

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României


MIHĂESCU, LIVIU
Sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice în
administrarea afacerilor / Mihăescu Liviu. – Sibiu : Editura
Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009
212 p.
Bibliogr.
ISBN 978-973-739-778-2

004:336

2
CUPRINS

Capitolul 1
SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7
1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI.................................................. 7
1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .................................................. 10
1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ...... 17

Capitolul 2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL ................................................................................... 23
2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII ...................................... 23
2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL.................................................. 29
2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................... 34
2.2.1 Datele şi informaţiile .................................................................... 36
2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale .......................................... 42
2.2.3 Procedurile informaţionale ......................................................... 43
2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor........................................... 44
2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL ...................... 45
2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE ....................................................... 51
2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor ............... 52
2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ...................... 53
2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM) ...................... 54
2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .......................... 54
2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ......... 55
2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL ........................................... 55

Capitolul 3
SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL 58
3.1 SISTEMUL INFORMATIC ................................................................................. 58
3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE ............................ 60
3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ..................................................... 62
3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC .......................................................... 66
3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei .............................................. 66
3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei ...................... 66
3.4.3 Funcţia de comunicare ............................................................... 67
3.4.4 Funcţia de prelucrare .................................................................. 67
3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei.................................................... 69
3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN
ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 70
3.5.1 Componenta hardware a sistemului ......................................... 71
3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului ................................... 71
3.5.3 Componenta software ................................................................. 74
3.5.4 Componenta informaţională....................................................... 75

3
Capitolul 4
INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII ............................................................. 76
4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA – .... 76
4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA
INFORMAŢIONALĂ ................................................................................................. 79
4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE ........................................................................ 82
4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL ............................................................. 87
4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor ........................ 87
4.4.2 Gestiunea datelor ........................................................................ 88
4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor.................................................. 88
4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei ........................ 89
Capitolul 5
FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ŞI DE
COMUNICAŢIE ........................................................................................................... 90
5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE ........................................... 90
5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................... 96
5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .............. 103

Capitolul 6
DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE.................................................... 107
6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII
ECONOMII- ........................................................................................................... 107
6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............... 109
6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor............. 109
6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii
personalului .......................................................................................... 111
6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional................... 111
6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe Internet şi
Intranet .................................................................................................. 112
6.2.5. Expansiunea comerţului electronic ........................................ 113
6.2.6. Scrutarea informaţională ......................................................... 114
6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale ........................................... 115
6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional ........................ 116
6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL
COMPETITIV ......................................................................................................... 120

Capitolul 7
VULNERABILITĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE .................................................. 123
7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ..................................................... 123
7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE................................................... 126
7.2.1 Vulnerabilitatea digitală ............................................................ 131
7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital ............. 132
7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii ........... 132
7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale ....................................................... 133
7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei................... 134
4
7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR ........................................... 135
7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor ................... 135
7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor .................................................. 136
7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor ..................................................... 138
7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate ....................... 140
Capitolul 8
CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII ......................................... 145
8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................... 145
8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI
INFORMAŢIONAL ................................................................................................. 148
8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL ..... 152
8.3.1. Consideraţii preliminare........................................................... 152
8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare .................................. 152
8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului
investigat ............................................................................................... 157
8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional .............................. 158
8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional................................. 159
8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale .................... 162
8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional ................... 162
8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ......................................................................... 163
8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR
INFORMAŢIONALE ............................................................................................... 171
8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ........ 174
8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale ................ 177
8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale .................... 179
8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea
avantajelor competitive ....................................................................... 180
8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ..................................... 185
8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................. 189
8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ...... 195

Capitolul 9
APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ................................. 198
9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE .................................................................... 198
9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei ............... 199
9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri .............. 199
9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei ................ 200
9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului electronic
de informaţii .......................................................................................... 202
9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR ................. 203
9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM ................................ 204
9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ................................................. 210
BIBLIOGRAFIE......................................................................................................... 213

5
6
Capitolul 1

SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM


INFORMAŢIONAL

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI

Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formând un tot


organizat care interacţionează pentru realizarea unui scop determinat.
Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format în
general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele şi personal
utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigură transformarea
unor elemente de intrare în elemente de ieşire prin intermediul unui mecanism
specific şi al unui sistem de control.
În pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice
între ele. Deşi sunt formate dintr-o mulţime de elemente aflate în interacţiune, toate
se comportă unitar şi integral în relaţiile lor cu mediul, diferitele sisteme se
deosebesc foarte mult între ele. În teoria sistemelor se afirmă că, în funcţie de
mulţimea elementelor, de relaţiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de
complexitate şi de natura relaţiilor dintre mărimile de intrare şi cele de ieşire,
sistemele pot fi finite sau infinite, închise sau deschise, statice sau dinamice,
simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc.
(Grunberg, 1977).
Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se
pot studia ordinea, organizarea şi complexitatea, îl putem recunoaşte ca simplu sau
complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar ş.a.m.d., dar întotdeauna
va rămâne ceva care nu poate fi formalizat şi care reprezintă tocmai
particularitatea şi individualitatea sistemului respectiv - cu atât mai evident, cu
cât sistemul este mai complex. În acest sens, L.A. Zadeh (1973) evidenţiază faptul
că posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odată cu creşterea
complexităţii, până la un nivel dincolo de care precizia şi relevanţa se exclud
reciproc. Oricât de independent ar fi un sistem, în realitate nu poate fi vorba
decât de o independenţă relativă, deoarece el este integrat, împreună cu
celelalte sisteme, cu care se află în interacţiune, într-un sistem mai mare.
Dar, un element nu aparţine unui singur sistem, ci mai multor sisteme.
Astfel, sistemele se întrepătrund foarte mult, graniţele dintre ele se estompează
7
şi devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbeşte despre sisteme vagi, care sunt
formate din elemente ce nu le aparţin în totalitate, deoarece între apartenenţa şi
neapartenenţa unui element la un sistem apar o serie de situaţii intermediare,
numite grade de apartenenţă. Notând cu l apartenenţa şi cu 0 non-apartenenţa
elementului x la mulţimea X, atunci, în cazul mulţimilor clasice, funcţia de
apartenenţă f este f: X→(0-1), adică de 0 sau l, iar în cazul sistemelor vagi, f:
X→(0,1), adică între 0 şi 1 apare o infinitate de stări posibile.
În realitate, aşa cum nu există decât sisteme deschise, care întreţin un
anumit schimb de substanţă, de energie sau de informaţie cu mediul în care se
află, tot aşa nu există decât sisteme vagi ale căror elemente aparţin în acelaşi timp
mai multor sisteme.
Teoria sistemelor studiază elementele în cadrul sistemului din care fac
parte. Dacă însă fiecare sistem este un subsistem şi fiecare subsistem poate face
parte din mai multe sisteme, atunci devine necesară o abordare mult mai largă,
interdisciplinară.
Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce în ce mai
complicate şi mai diverse, diversitatea nefiind provocată de substanţa şi energia
din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea
care conduce la diversitatea lumii în care trăim.
Problema organizării şi autoorganizării a fost pusă de W.R. Ashby
(1947). Prin autoorganizare se realizează o anumită interacţiune cu mediul, o
flexibilitate a structurilor sale, generatoare de îmbunătăţiri ale sistemului,
concomitent cu asigurarea integrităţii şi identităţii sistemului.
Orice sistem organizat se caracterizează prin: intrări, ieşiri, structură şi
stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem).

xi ,i=1,n SISTEM yj, j=1,m


INTRĂRI CONDUS IEŞIRI

Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem

Intrările (xi) în sistem reprezintă influenţa pe care mediul o exercită


asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari.
Ieşirile (yj) din sistem reprezintă influenţa pe care sistemul respectiv o
exercită asupra mediului în care există ca subsistem.

8
Structura sistemului reprezintă modul cum sistemul respectiv este
organizat şi cum funcţionează pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, …,
xn).
Starea sistemului reprezintă gradul de organizare a sistemului
respectiv la un moment dat.
Starea şi dinamica unui sistem pot fi studiate şi cunoscute în orice
moment prin intermediul legăturilor informaţionale din interiorul şi exteriorul
sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiţia
generală şi abstractă de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice,
care se întâlnesc în toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul
economic, sistemul informaţional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.).
Sistemul economic defineşte componente şi ansambluri economice.
Orice întreprindere economică, orice ramură a economiei naţionale sunt
sisteme economice. Însăşi economia naţională sau economia mondială, văzute
la nivel global, se comportă ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul
economic ca noţiune concretă de sistem, reprezintă o componentă (un
subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul
economico-social.
Din punct de vedere al structurii şi al complexităţii funcţiilor pe care le
realizează, sistemele economice pot fi grupate în sisteme simple şi sisteme
complexe sau macrosisteme.
Un sistem economic complex reuneşte, într-o structură ierarhică, un
ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Un sistem
economic complex se caracterizează prin:
 existenţa unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri
funcţionale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem;
 existenţa unor legături funcţionale interioare, tehnico-economice
(materiale, informaţionale, energetice etc.) între diferite componente ale
sistemului, precum şi a unor legături cu exteriorul (cu alte sisteme);
 prezenţa în sistemul economic a oamenilor, a maşinilor şi a mediului
înconjurător, prin care se asigură funcţionarea sistemului.
Noţiunea de sistem economic desemnează un ansamblu de elemente
independente, prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate al
unei entităţi economice.
Dacă o entitate economică este privită şi analizată independent de
structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se conferă atributul
de sistem. Dacă însă aceeaşi entitate este privită în raport cu nivelul ierarhic
superior ca fiind componentă a acestuia, atunci ea este definită ca subsistem,
9
iar structura ierarhică din care face parte este definită ca un macrosistem.
Rezultă că noţiunea de sistem este relativă, iar utilizarea ei în analizele
economice este contextuală.

1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC

Organismul asupra căruia se răsfrâng atribuţiile sistemelor economice,


pot să fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ţări etc.
Instituţia este o formaţie specială economică complexă, ca exemplu: o
mare firmă sau un minister. Atunci, societatea trebuie privită ca şi materia în
fizică. În acest caz molecula devine instituţia, iar în interiorul ei atomul este
organizaţia. Prezentăm în continuare atomii.
Organizaţia este o formaţie constituită din oamenii unităţii în vederea
îndeplinirii anumitor funcţii social-economice determinate.
Unitatea reprezintă un element al sistemului economic ce nu se mai
poate descompune, comportându-se cu regularitate determinată şi răspunde
conform unor reguli la impulsurile primite.
Funcţionarea sistemului cibernetico-economic constă în faptul că în
fiecare perioadă primeşte un input şi emite un output, modificându-şi în timp
starea internă. Inputuri-le şi outputuri-le pot fi numite fluxuri.
Pe baza analizei fluxului de ieşire, organul de decizie verifică modul în
care sunt realizate obiectivele şi sarcinile stabilit, iar în condiţiile în care apar
abateri, adoptă măsuri de reglare sau autoreglare în baza legii conexiunii
inverse.
Un sistem cibernetic îşi autoreglează intrările în funcţie de scopul şi
obiectivele pentru care a fost conceput să funcţioneze prin intermediul unei
bucle de control - feedback1-. Această buclă constă în fluxuri fizice de produse
asociate cu fluxuri de informaţie. Bucla de feedback asigură realizarea
funcţiilor de autoreglare şi de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica
acestui tip de sistem este determinată tocmai de încercarea sa de a se
autocontrola în faţa perturbaţiilor externe.
Prin structura unui sistem cu buclă se au în vedere:

1
Cătoiu I., Orzan Gh., Raţiu-Suciu C., “ Modelarea cibernetico-matematică a cererii
de mărfuri a populaţiei” în volumul „Cibernetica Aplicată”. Ed. Academiei, 1988
10
 modul în care fluxurile sale de materiale şi/sau informaţionale sunt
interconectate;
 modul în care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate în factori
de întârziere;
 reguli de decizie încorporate în buclele feedback.
Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu buclă.
Pentru a funcţiona, o buclă feedback presupune existenţa a 2 factori:
 înregistrarea unei diferenţe între o valoare dorită şi una reală;
 o politică / o strategie care specifică acţiunile necesare pentru a corecta
aceste diferenţe.
Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi
reprezentat ca în Figura 1.2 şi asigură transformarea unor fluxuri de intrare în
fluxuri de ieşire prin raportarea la obiectivele programate şi o eventuală
corectare a diferenţelor înregistrate pe buclă.

Sistem de
conducere

xi ,i=1,n yj,j=1,m
SISTEM CONDUS
INTRĂRI IEŞIRI

Figura nr.1.2 Reprezentarea unui sistem cu buclă feedback

Un sistem poate fi controlat printr-un alt sistem de nivel superior, numit


sistem de conducere care are la bază anumite obiective determinate de
specificul domeniului, cadrul legislativ în materie şi cerinţele strategice ale
entităţii economice. Rezultă că sunt fixate obiective clare şi directe pentru
procesul de decizie, ce trebuie îndeplinite prin interacţiunea dintre sistemul de
conducere şi cel executiv.
Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu
caracter decizional, informaţional, operaţional şi metodologic, între care
există relaţii de cauzalitate şi care acţionează interdependent în scopul
asigurării proceselor şi relaţiilor de conducere la nivelul unei organizaţii.

11
Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care facilitează
faciliteaz exercitarea
proceselor manageriale, în scopul eficientizării
eficientiz rii muncii factorilor de decizie.

Figura nr. 1.3


1. Sistemul de management al firmei

Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici şi anume:


1. sistem foarte complex,
complex deoarece reuneşte te resurse umane, materiale,
financiare, între care se stabilesc multiple şi profunde legături,
ături, precum şi
particularităţii specifice proceselor de producţie;
produc
2. sistem socio-economic
economic,, deoarece aici are loc combinarea factorilor de
producţie
ie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale;
3. sistem tehnico-material
material,, deoarece între mijloacele de muncă,
muncă materiile
prime şii materialele utilizate se creează
creeaz anumite conexiuni;
4. sistem organizatoric-administrativ,
organizatoric , deoarece întreprinderea reprezintă
reprezint o
unitate organizată, care la înfiinţare
înfiin capătă statut de persoana juridică,
juridic
capătă o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.;
5. sistem dinamic, organic adaptiv,
adaptiv deoarece se adapteazăă permanent la
schimbările
rile macrosistemelor din care face parte, cât şii la cerinţele generate
de dinamica elementelor încorporate;
6. sistem autoreglabil,
autoreglabil deoarece firma are capacitatea, oferităă de autonomia
sa funcţională, să--şi autoregleze activitatea,
atea, pe baza informaţiilor culese,
care prelucrate adecvat se transforma în decizii ulterioare;
7. sistem deschis,, deoarece firma se află afl în interacţiune
iune permanentă
permanent cu
celelalte elemente ale sistemului căruia
c îi aparţine.
Firma ca sistem este formată
format din următoarele subsisteme:

12
 subsistemul condus, care se caracterizează printr-o anumită capacitate de
producţie, nivel şi o anumită stare;
 subsistemul conducător, reprezentat de manager a cărui activitate are la
bază informaţiile;
 subsistemul informaţional, care conectează subsistemul condus şi
conducător şi asigură informaţii despre nivelul sistemului.
Rezultă că firma este un sistem economic complex, reglabil, a cărui
stare de funcţionare variază în timp. Rolul managerului este de a sesiza
legăturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care îl
influenţează şi să ia decizii pentru creşterea eficienţei funcţionării sistemului.
În analiza structurii organizatorice şi funcţionale a unui sistem
economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele
întreprinderii):
1. subsistemul de conducere;
2. subsistemul operativ sau operaţional;
3. subsistemul informaţional.
Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de
specialişti care, cu ajutorul unor metode şi tehnici specifice, urmăresc şi
controlează funcţionarea sistemului executiv, a întregului sistem complex în
scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite.

Întreprinderea ca sistem

Subsistemul de conducere
MEDIUL EXTERIOR
Decizii Informaţii
Flux
informaţional
Subsistemul informaţional

Fluxuri materiale Decizii Date


şi financiare
Subsistemul operaţional

Figura nr. 1.4 Subsistemele întreprinderii

13
Subsistemul de conducere reprezintă ansamblul intercorelat al
deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător
sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul
desfăşurării proceselor de management
Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de resurse
umane, materiale şi financiare precum şi întregul ansamblu organizatoric,
tehnic şi funcţional, care asigură realizarea efectivă a obiectivelor stabilite prin
deciziile transmise de sistemul de conducere.
Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de
elemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea,
divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizării
obiectivelor stabilite de către organizaţie. Astfel, “cei care vor să coopereze,
vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi le
revin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi."1
La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoară
procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic)
are loc operaţiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise
subsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi prelucrării
datelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentării
deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul
informaţional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informaţiile
necesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere şi
control, iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte
subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt
transmise factorilor de execuţie prin subsistemul informaţional (flux
descendent).
Subsistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor,
fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelor
sistemului de conducere şi decizie2. Prin sistemul informaţional se asigură
legătura permanentă şi necesară între sistemul de conducere şi sistemul condus
în dublu sens: prin prelucrarea şi transmiterea deciziilor de la sistemul de
conducere către sistemul condus; prin înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor privind starea şi dinamica sistemului condus, de la acesta către
sistemul de conducere.

1
Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York
2
Russu C. “Management, concepte. metode, tehnici”, Ed. Expert, Bucureşti 1995,.
14
Subsistemul informaţional reprezintă un ansamblu de componente,
care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii,
prelucrării şi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizional
şi operaţional. El este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şi
informaţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupra
acestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele –
utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective.
Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse
(materiale sau informaţionale) dintr-un sistem economic, au la bază
desfăşurarea unor activităţi umane, implicând, pe de o parte, o succesiune de
procese şi fluxuri informaţionale, iar pe de altă parte, conducând la generarea
permanentă de noi informaţii şi fluxuri informaţionale.
Procesul intern este acela ce are loc în interiorul unităţii şi care
transformă input-ul în output, modificându-se şi starea internă a sistemului.
Starea unităţii poate fi caracterizată de stocul din depozit, dar şi de
informaţiile acumulate în birouri şi servicii.
Unităţile fiind legate între ele prin fluxuri de input şi output, compun
un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de două tipuri: reale şi de
reglare.
Procesele reale sunt procese materiale şi fizice, intrând: producţia,
circulaţia şi consumul.
Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrând: observarea,
transmiterea informaţiei, prelucrarea acesteia, pregătirea deciziei şi decizia.
În baza celor prezentate se poate vorbi de două subcategorii de procese,
anume:
 procese reale interne, ca: producţia şi consumul;
 procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaţiei, pregătirea deciziei
şi decizia.
Pe baza celor enunţate mai sus, unităţile economice (firmele) se pot
încadra în două categorii:
 unităţi reale în care au loc exclusiv procesul real intern;
 unităţi de reglare în care au loc exclusiv procesul de reglare internă.
Transformările ce au loc în sistemul economic şi ansamblul funcţiilor
de reacţie ale unităţilor, legate între ele, sunt descrise prin două sisteme de
funcţii de reacţie, anume: sisteme funcţie de reacţie a sferei de reglare, sisteme
funcţie de reacţie a sferei reale.

15
Astfel, sistemul informaţional (economic) este mijlocul de comandă şi
control prin care sistemul de conducere îşi exercită funcţiile asupra sistemului
executiv.
În cadrul sistemului economic, fluxurile şi circuitele informaţionale se
integrează organic cu celelalte fluxuri şi circuite ale resurselor, astfel că
informaţiile constituie un adevărat „liant” informaţional, care întreţine aceste
fluxuri şi circuite informaţionale şi permite celorlalte sisteme ale resurselor să
funcţioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaţional îşi îndeplineşte acest
rol prin:
 asigurarea informaţiilor necesare fiecăruia dintre sistemele de resurse
precum şi a sistemului integrat al resurselor;
 stabilirea modalităţilor de achiziţionare a datelor necesare sistemelor de
resurse;
 menţinerea colecţiilor (fişierele şi bazele de date), centralizate, la
nivelul cerinţelor impuse de luarea deciziilor în sistemele de resurse;
 generează informaţiile de ieşire prin reflectarea funcţionării tuturor
sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaţional însuşi.
Deciziile, la rândul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii
strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul că
subsistemul decizional necesită informaţii specifice necesare fundamentării pe
de o parte a deciziilor strategice iar pe de altă parte a deciziilor tactice.
Subsistemul informaţional se interpune între subsistemul decizional şi
cel operaţional, având drept scop asigurarea informaţiilor necesare stafului
managerial, reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare între
celelalte două subsisteme. El nu trebuie văzut doar ca o interfaţă între
subsistemul operaţional şi subsistemul de conducere, ci ca element de legătură
al mediului intern al întreprinderii cu cel exterior acesteia (economic,
financiar, bancar).
Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecărui
utilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiile
necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc
de la definirea nevoilor informaţionale ale viitorilor utilizatori. Datorită
dificultăţii identificării complete a acestor cerinţe informaţionale şi datorită
necesităţii anticipării unor cerinţe informaţionale având un orizont de timp mai
îndepărtata, se optează pentru culegerea, stocarea şi prelucrarea ansamblului
datelor reflectând starea şi evoluţia sistemului condus. Aspectul organizaţional
al întreprinderii rămâne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrabă în

16
procesul definirii prelucrărilor decât în procesul identificării şi structurării
datelor.

1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE


AFACERI

Mediul de afaceri se află într-o continuă schimbare. Astăzi, companiile


trebuie să facă faţă unor noi provocări. Succesul lor depinde de abilitatea de a
opera la nivel global. Acest aspect rezidă din amplificarea în volum şi structură a
schimburilor comerciale. Sistemele informaţionale furnizează potenţialul analitic
şi cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-şi administra afacerile
la scară globală. Desfăşurarea şi controlul operaţiunilor în formă multinaţională
necesită comunicarea cu furnizorii şi distribuitorii 24 de ore din 24, între
diferite localităţi de pe glob.
Globalizarea economiei şi tehnologia informaţiilor au determinat o
intensificare a competiţiei pe pieţele internaţionale. In acest nou cadru, firmele nu
mai sunt avantajate de existenţa pieţelor protejate, ci trebuie să facă faţă
concurenţei deschise. Informaţia, în acest caz, joacă un rol strategic pentru
succesul afacerilor.
Dezvoltarea socială şi diviziunea muncii se află într-o relaţie nemijlocită.
Trecerea societăţii dintr-o etapă în alta este asociată cu perfecţionarea
diviziunii muncii. Alvin Toffler în „Al treilea val", defineşte „valurile" ca fiind
marile transformări sociale care au direcţionat evoluţia omenirii până în prezent.
Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaţa nomadă a omului
primitiv la agricultură, când, datorită opririi din peregrinare, şi-a putut
organiza superior viaţa, edificând locuinţe şi cultivând pământul.
Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultură şi meşteşuguri la
industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viaţă al
omului s-a schimbat radical o dată cu această mutaţie. Condiţiile de muncă s-au
îmbunătăţit, cerinţele culturale au sporit şi s-a atins un nivel superior de
productivitate şi, implicit, de viaţă.
Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaţiei ca resursă
fundamentală de viaţă a omului şi se petrece în zilele noastre, în cazul acestei
mutaţii, informaţia pune în mişcare atât tehnologiile pentru transformările
fizice necesare societăţii, cât şi managementul. Vitezele de lucru, ca şi
17
calitatea lucrărilor cresc considerabil. Cerinţele intelectuale sunt acum cele mai
pregnante. Simbolurile şi modelele devin esenţiale la acest stadiu al dezvoltării.
Comportamentul individului este supralicitat. Totul porneşte de la om şi se
propagă printr-o tehnologie rapidă spre el însuşi. Aceasta poate să-l afecteze
mult mai profund decât în cadrul celui de-al 2-lea val. Pregătirea omului pentru
a face faţă impetuozităţii informaţionale, precum şi răspunderile sale se
acutizează. Cel mai mult este influenţată de către al 3-lea val activitatea de
conducere.
Informaţia este „materia primă" a managementului. Exerciţiile de
responsabilitate accentuată sunt cantonate în cea mai mare parte în această zonă
a activităţii umane. Productivitatea managementului trebuie să fie compatibilă
cu cea a tehnologiilor de transformare fizică. Relaţia dintre productivitate şi
calitate, pe de o parte, şi diviziunea muncii, pe de altă parte, fiind evidentă, se
impune o perfecţionare a calităţii şi productivităţii managementului, în acest sens,
precursorii ştiinţei managementului au intuit cerinţele evoluţiei şi au făcut
primele demersuri comunicaţionale pe care trebuie să le cunoaştem şi, mai ales,
a căror evoluţie trebuie întreţinută în continuare.
O altă influentă majoră vizează mediul intern al organizaţiei, inclusiv
managementul acesteia, în varianta clasică, firmele de afaceri dispun de o
structură ierarhică, cu un grad ridicat de centralizare, şi folosesc un set de
proceduri de operare standard pentru a realiza o producţie de masă. Noua
abordare a organizării şi conducerii firmelor de afaceri se caracterizează prin
aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare şi creşterea
flexibilităţii organizaţiei de a se adapta la schimbările care apar în mediul de
afaceri. Pentru a putea implementa într-o organizaţie această nouă abordare, este
necesar să se utilizeze pe scară largă tehnologia informaţiilor.
Studiul sistemelor informaţionale are un caracter multidisciplinar şi
cuprinde două modalităţi de abordare - una tehnică şi una comportamentală.
Abordarea tehnică se bazează pe următoarele discipline: management ştiinţific,
ştiinţa calculatoarelor şi cercetări operaţionale. Abordarea comportamentală se
bazează pe psihologie, sociologie şi ştiinţele politice.
Ştiinţa calculatoarelor se concentrează asupra teoriei calculatoarelor,
asupra metodelor de calcul şi a metodelor de stocare şi de accesare a datelor.
Managementul ştiinţific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru
adoptarea deciziilor manageriale şi pe alte practici specifice managementului
organizaţiei. Cercetările operaţionale atribuie, prin tehnicile matematice destinate
optimizării parametrilor selectaţi de organizaţie, cum sunt controlul stocurilor,

18
optimizarea cheltuielilor de transport şi costul tranzacţiilor, o valoare adăugată
organizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor disponibile.
Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fi
exprimată folosind modele normative. Sociologii se concentrează asupra
impactului sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şi
societăţii în ansamblu. Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investighează
impactul politic al utilizării sistemelor informaţionale. Psihologii sunt preocupaţi
de reacţia individuală a personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi de
modelele cognitive ale raţionamentului uman.
În această nouă eră a competiţiei economice, în care firmele încearcă să
se redescopere, abundă oportunităţile şi ameninţările. Fuziunea dintre
domeniile informaticii, telecomunicaţiilor, publicisticii şi divertismentului,
precum şi extinderea universală a Internetului şi a altor componente ale
comerţului electronic prezintă avantaje strategice şi ameninţări pentru orice
firmă. Managerii firmelor sunt nerăbdători să utilizeze cât mai rapid această
puternică combinaţie dintre unitatea de afaceri, firmă, industrie şi
infrastructurile publice. Totuşi, multe firme fac eforturi financiare mari în
vederea investirii în tehnologia informaţională, încercând să aleagă varianta
optimă din multitudinea de variante tehnice şi economice şi căutând să
realizeze un echilibru optim al posibilităţilor la nivelurile firmei şi unităţii de
afaceri. Totodată, managerii trebuie să conştientizeze modul în care
infrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurile
publice şi cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului şi
comerţului electronic.
Dacă în trecut existau doar câteva infrastructuri limitate care furnizau
căi de acces spre clienţi, astăzi acestea sunt mult mai multe. În secolul XXI,
când cash-flow-ul firmelor este din ce în ce mai des prezent online, deciziile
pe termen lung privind investiţiile în infrastructura informaţională vor
diferenţia capacităţile competitive ale firmelor. Oportunităţile oferite de noile
infrastructuri electronice vor face posibilă verificarea multor procese de luare a
deciziilor organizaţionale. Personalul angajat va reprezenta în continuare
investiţia cea mai importantă a unei firme, însă infrastructura cu care aceasta
va opera va fi electronică. De asemenea, odată cu creşterea importanţei noii
infrastructuri electronice se va observa şi o scădere a importanţei bunurilor
fizice şi a amplasării acestora.
Deja, se observă că tehnologia informaţională este de importanţă
majoră pentru toate organizaţiile moderne, atât în desfăşurarea afacerilor pe

19
cale electronică (comerţ electronic), cât şi în ceea ce priveşte contactul cu
clienţii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici.
Tehnologia informaţională reprezintă investiţia totală a unei firme în
tehnică de calcul, comunicaţii, respectiv hardware, software, telecomunicaţii,
suporturile de stocare a datelor, cât şi în personalul care furnizează aceste
servicii. Ea include investiţiile în tehnologie informaţională implementată atât
de personalul de specialitate din interiorul firmei, cât şi de alţi furnizori de
servicii din exteriorul firmei, specialişti în domeniu. Valoarea totală a acestor
investiţii reprezintă portofoliul tehnologiei informaţionale, care trebuie
coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punând în balanţă riscurile şi
câştigurile pentru alegerea variantei optime, care să concorde cu obiectivele şi
cu strategia firmei în ceea ce priveşte clienţii şi acţionarii.
Portofoliul tehnologiei informaţionale este determinat de infrastructura
tehnologiei informaţionale existentă în firmă, infrastructură care se află în
strânsă legătură cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi
sistemele de plăţi ale băncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) şi cu
(b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet şi
telecomunicaţii). Împreună, aceste infrastructuri permit firmelor să-şi
desfăşoare activitatea, ajutându-le să contacteze clienţii şi furnizorii, şi oferă
guvernelor căi eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii
populaţiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaţionale,
noi produse, noi pieţe şi pentru diverse schimbări în cadrul profesiilor.
Combinarea infrastructurii tehnologiei informaţionale interne a unei firme cu
infrastructurile publice externe determină apariţia noii infrastructuri.
Noua infrastructură, împreună cu tehnologia informaţională, necesară
pentru desfăşurarea eficientă a activităţilor firmei, constituie portofoliul
tehnologiei informaţionale. Întregul portofoliu al tehnologiei informaţionale
trebuie coordonat de un management format din specialişti atât în domeniul
economic, cât şi în cel tehnic.
În multe organizaţii, cea mai mare pondere o deţin cheltuielile cu
tehnologia informaţională. În multe firme moderne o mare proporţie din
capital se regăseşte chiar în tehnologia informaţională, aceasta generând profit
la nivelul întregii economii. Analizând această situaţie, este clar că managerii
nu-şi pot permite să renunţe la personalul cu pregătire tehnică. Toţi managerii
trebuie să deţină cunoştinţe bine dezvoltate, pentru a putea trata cu încredere şi
competenţă probleme legate de tehnologia informaţională, în aşa fel încât
alegerile făcute să ţină seama de aspectele strategice, tehnice, competitive,
financiare şi organizaţionale.
20
Majorarea în fiecare an a investiţiilor în tehnologia informaţională
poate explica creşterea continuă a resurselor firmei. În multe firme, această
creştere este însoţită şi de reducerea costurilor cu forţa de muncă, fapt pentru
care investiţiile în tehnologia informaţională atrag atenţia tuturor managerilor
de întreprinderi.
Instituţiile din sectorul financiar şi al serviciilor depind cel mai mult de
tehnologia informaţională, fiind urmate de cele din sectorul productiv. În
ramura serviciilor, tehnologia informaţională stă la baza desfăşurării în
condiţii optime a miilor de tranzacţii realizate zilnic. În acest sector al
serviciilor, tehnologia informaţională reprezintă tehnologia de producţie,
echivalentul utilajelor şi al liniilor de producţie din sectorul productiv.
Interesant este că rata de creştere înregistrată în sectorul vânzărilor cu
amănuntul în această perioadă a fost cea mai mare. Toate firmele de vânzare
cu amănuntul, atât cele mari, cât şi cele mici, au realizat investiţii importante
în tehnologia informaţională. Obiectivele acestor firme constau în
determinarea exactă şi în orice moment a nivelului stocului şi a necesarului de
produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesită o
infrastructură informaţională, care să furnizeze informaţiile necesare
coordonării procesului de vânzare cu amănuntul, a procesului de urmărire a
stocurilor şi de refacere a acestora. De aceea, pentru a rămâne competitivi pe
piaţa de desfacere a produselor, vânzătorii cu amănuntul au fost nevoiţi să
crească investiţiile în tehnologia informaţională.
Managerii unităţilor de vânzare cu amănuntul au nevoie de informaţii
exacte, legate de “ce” se vinde şi “unde” se vinde, informaţii pe care să le
transmită furnizorilor în vederea obţinerii produselor pentru distribuirea în
centrele de vânzare. Fiecare etapă a vânzării cu amănuntul depinde de intrarea,
manipularea şi transmiterea datelor în timp util şi în forma corespunzătoare
pentru a putea fi utilizate cu uşurinţă de cumpărători şi furnizori. Având în
vedere faptul că noua infrastructură, care include firma, furnizorii săi şi,
uneori, întreaga ramură industrială, influenţează fiecare etapă a procesului de
vânzare, firmele de vânzare cu amănuntul investesc în tehnologia
informaţională, în principal, în computere, care procesează rapid toate
comenzile clienţilor.
Aceste investiţii sunt realizate în vederea obţinerii unor rezultate
pozitive în ceea ce priveşte relaţia firmei cu clienţii. Însă, adesea,
achiziţionarea de tehnologie informaţională se realizează pe baza unor decizii
luate de persoane necalificate, care acţionează după propria inspiraţie, fapt
pentru care nu întotdeauna aceste investiţii au efectul scontat.
21
Un succes spectaculos în utilizarea tehnologiei informaţionale l-a avut
sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene
efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o
creştere a încasărilor firmei între anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astăzi,
sistemul SABRE utilizează infrastructura publică a Internetului, pentru a
menţine un contact direct cu clienţii.
În firmele mari se adoptă zilnic unele decizii care nu sunt foarte
importante, dar sunt greu de urmărit. Dacă aceste decizii nu sunt bine
coordonate, tehnologia informaţională poate deveni o piedică în buna
desfăşurare a activităţii, în loc să fie un factor care să înlesnească desfăşurarea
acesteia.
Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice în selectarea
clienţilor sau în dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie să
înţeleagă nu numai nevoile proprii ale firmei, ci şi aspectele de importanţă
majoră legate de ramura lor de activitate şi de furnizorii lor de tehnologie
informaţională.

1
Dan Anghel Constantinescu ş.a. - “Management informaţional”, Colecţia Naţionala,
Bucureşti, 2000, pg. 10-12
22
Capitolul 2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL

2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII

Conducerea oricărei organizaţii, atât în ansamblul ei, cât şi la nivelul


diferitelor unităţi organizatorice, presupune cunoaşterea permanentă şi în
detaliu a mediului său exogen şi endogen. Cunoaşterea exactă şi oportună a tot
ceea ce se întâmplă în organizaţie, dar şi în afara acesteia (respectiv în
macromediu şi micromediu) reprezintă o necesitate pentru organizaţiile care
vor să supravieţuiască în condiţiile concurenţei acerbe cu care se confruntă pe
piaţă. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla şi adopta decizii,
managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află, au nevoie de
informaţii.
Din perspectivă sistemică, o organizaţie reprezintă un sistem ce are în
componenţa sa mai multe subsisteme, care, la rândul lor, pot fi privite ca şi
sisteme – conducătoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activităţile
dintr-o organizaţie, subsistemul conducător solicită subsistemului
informaţional anumite informaţii care să descrie procesele, fenomenele şi
evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaţional. El stabileşte
legătura permanentă şi feed-back-ul între toate componentele organizaţiei, cât
şi între organizaţie şi mediul exogen.
În literatura de specialitate, din ţară şi străinătate, se vehiculează un
număr impresionant de definiţii referitoare la sistemul informaţional.
Astfel din literatura străină am selectat definiţiile formulate de
următorii autori:
P. Checkland şi S. Holwell1 susţin că „orice şi fiecare sistem
informaţional poate fi întotdeauna gândit ca înglobând o pereche de sisteme,
un sistem care este servit (oamenii ce desfăşoară acţiuni), şi un sistem care
serveşte (care procesează date)”. În figura nr. 1.5 este reprezentată grafic
definiţia formulată de cei doi autori străini.

1
Checkland P., Holwell S. – Information, Systems, and Information Systems: Making
Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111.
23
G. B. Davis1 remarcă faptul că „sistemul informaţional este mai mult
decât o disciplină academică, mai mult decât o extensie a comportamentului şi
managementului organizaţional, mai mult decât o ştiinţă a computerelor.”
F. Land2 consideră că sistemul informaţional trebuie să includă
totdeauna oameni utilizând şi interacţionând cu lucrurile (obiectele fizice) –
realizate tot de către om – şi să conţină deopotrivă procesare formală şi
informală.

Sistemul care Sistemul servit


serveşte Furnizează
oamenilor Acţiuni cu
Procesarea sprijin pentru scopuri precise
datelor selectate realizarea ale căror
şi relevante acţiunilor realizare necesită
pentru acţiunile informaţii
oamenilor

Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor

Utilizatorul de informaţie – având memorie, cunoştinţe şi un sistem de


valori – percepe lumea exterioară printr-un filtru cognitiv, care poate „selecta,
amplifica, atenua sau deforma mesajele – şi ca urmare, chiar şi mesajele cele
mai simple pot fi interpretate diferit de către oameni diferiţi.
Land consideră că acţiunile sunt determinate de asocierea mesajelor
primite – din sistemul informaţional formal, informal sau din însăşi lumea
reală – cu valorile şi cunoştinţele stocate în memoria persoanei.
J. A. Seen3 consideră că „sistemul informaţional este un set de
persoane şi proceduri care lucrează împreună…. Accentul pus pe noţiunea de
sistem evidenţiază faptul că diferitele componente au un obiectiv comun – de-a
susţine activităţile organizaţiei.”

1
Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations,
structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22.
2
Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p.
211-215.
3
Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth
Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3.
24
Din literatura de specialitate românească am selectat definiţiile date de
următorii autori:
C. Russu1 defineşte sistemul informaţional ca fiind „totalitatea
metodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite în procesul informaţional, care
este ansamblul integrat al operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a
datelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.”
D. Oprea2 defineşte sistemul informaţional ca fiind „un ansamblu de
resurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vederea
colectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fi
folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi controlului
activităţilor organizaţiei.”
O. Nicolescu şi I. Verboncu3 consideră că sistemul informaţional-
managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi
circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a
informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor
organizaţiei.”
Remarcăm faptul că cei doi autori folosesc noţiunea de sistem
informaţional-managerial, ei considerând că între noţiunile de sistem
informaţional şi sistem informaţional-managerial există diferenţe, dar ele pot fi
utilizate alternativ deoarece se consideră că sistemul informaţional dintr-un
mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puţin, cu managementul.
În general, sistemul informaţional al întreprinderii nu este o
construcţie uniformă, ci este format din diferite subsisteme între care există
anumite relaţii. Corespunzător domeniului funcţional din structura
organismului economic în care se utilizează, sistemele informaţionale pot fi
utilizate pentru o multitudine de activităţi specifice fimei (fig. 2.2).

1
Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p. 127.
2
Oprea D., - Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura
Polirom, Bucureşti, 1999, p. 40.
3
Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economică, Bucureşti, 1999,
p.241.
25
Sistemul informaţional
al întreprinderii

Producţie Managementul
şi Marketing Finanţe Contabilitate resurselor
exploatare umane

Proiectare Analiza salarizării


Publicitate şi pro- Bugetarea inves- Conturi ale furnizo-
asistată de calculator tiţiilor Ccomponente
movare rilor
Fabricaţie asistată de Managementul Gestiunea trezoreriei personal
Verificare
calculator marketingului Gestiunea creditelor operaţiuni Analiza forţei de
Gestiunea stocurilor Studii de piaţă Prognoze financiare Facturare şi conturi lucru
Planificarea necesa- Managementul de Analiza rentabilităţii de clienţi Gestiunea datelor
rului de materiale Analiza nesarului despre anagajaţi
produs Bugetare
Automate industriale Previziunea de finanţare Contabilitate
Aprovizionare şi Gestiunea porto- Prognoza necesa-
vânzărilor analitică
recepţie foliilor rului de personal
Direcţionarea Cartea Mare
Robotică vânzărilor Plăţi Analiza necesarului
Prelucrarea de formare şi
Contabilitate fiscală perfecţionare a
comenzilor
personalului

Figura. nr. 2.2 Structurarea funcţională a sistemelor informaţionale1

Principala dificultate a abordării sistemului informaţional în funcţie


de compartimentele funcţionale ale întreprinderii ţine de imposibilitatea
trasării unei graniţe, fie şi aproximative, între informaţiile aferente fiecărui
compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în care
aceleaşi date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar,
contabilitate, personal-salarizare, producţie şi chiar proiectare. Cea mai mare
parte a informaţiilor acoperă două sau mai multe compartimente ale
întreprinderii. Contabilitatea, “procesul de identificare, măsurare şi
comunicare a informaţiei economice pentru a permite judecăţi şi decizii
documentate din partea utilizatorilor informaţiei”2, poate constitui exemplul
celui mai vechi şi mai răspândit subsistem informaţional al întreprinderii.
Sarcinile mai puţin structurate, gen pregătire şi preluare date, revin
componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice
au avut în vedere mai ales operaţiile repetitive, bine structurate, respectiv

1
O'Brien, J., Les systèmes d’information de gestion, DeBoeck Université, Montreal,
1995, p.453
2
American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory,
Evanston, Illinois, 1966, p. 64
26
prelucrarea datelor, stocarea şi gestionarea acestora pentru a furniza
informaţii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii şi, mai apoi,
prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obţinute şi, în mod efectiv,
luarea deciziilor a făcut obiectul integrării în sistemele informatice.
O caracteristică a secolului XXI este influenţa majoră a calculatoarelor
electronice. Indiferent de locul unde trăim, de ceea ce facem în mod curent
este absolut imposibil să nu fim influenţaţi de calculatoare. Acestea s-au
integrat şi se integrează din ce în ce mai mult în viaţa şi activitatea fiecăruia.
Modul în care informaţiile pot fi accesate a cunoscut o adevărată revoluţie în
mai puţin de 50 de ani.
Creşterea eficienţei întreprinderilor a fost posibilă în special prin
utilizarea la scară tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin
intermediul programelor software, au permis firmelor să-şi structureze şi să-şi
organizeze mai eficient activitatea la preţuri accesibile. În prezent aproape
toate activităţile (în mod special cele economice) se desfăşoară cu ajutorul
calculatorului. Fie că se apelează la date care pot fi accesate în câteva secunde,
fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preţ în
viaţa de zi cu zi.
Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la
deceniu, îmbogăţindu-se. Dacă sistemele de calcul, au servit iniţial
cercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptat
calculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea şi
administrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alături
de cele menţionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare şi
comunicare interplanetară.
În literatura de specialitate din ţară şi străinătate există un număr
impresionant de definiţii referitoare la diferenţa care există între sistemul
informaţional şi cel informatic.
O. Nicolescu1 pornind de la ideea că adesea, informaticienii, pun
semnul egalităţii între cele două sisteme „susţine că sistemul informatic este
acea parte a sistemului informaţional care se rezumă la culegerea,
transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.” (fig.
nr. 2.3).

1
Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura
Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27.
27
C. Russu1 susţine că un sistem informatic este un „sistem de tratare
mecanizată sau automatizată a informaţiei, construit din echipamente,
programe şi fişiere care trebuie să satisfacă cerinţe riguros precizate”.

SISTEMUL INFORMAŢIONAL

Sistem informatic

Automatizat Mecanizat Manual

PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

VEHICULAREA INFORMAŢIILOR

CULEGEREA INFORMAŢIILOR

Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaţional – Sistem informatic 2

În literatura de specialitate românească se face delimitarea clară între


cele două sisteme însă spre deosebire de literatura de specialitate străină, la
noi, nu se evidenţiază faptul că resursele umane au o importanţă vitală în
dezvoltarea şi funcţionarea eficientă a sistemelor informatice.
În literatura de specialitate americană3 sistemele informaţionale care
includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaţionale bazate pe
computere – computer based informations systems.
Până acum câţiva ani, majoritatea organizaţilor au utilizat noua
tehnologie informaţională doar pentru a rezolva mai rapid operaţiile pe care le-
au efectuat din totdeauna manual.
În prezent o organizaţie bazată pe informaţie poate fi întemeiată şi fără
o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizaţia se
implică în procesul de creare şi utilizare computerizată a informaţiei, structura

1
Russu C., - op. cit., p.127.
2
Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura
Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27
3
Parker C. S., - Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill,
New York, 1989, p. 12.
28
organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor se
îmbunătăţesc vizibil.
Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere,
însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şi
fără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cu
alte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară.
De asemenea calculatoarele pot pe de o parte să preia integral sau
parţial, realizarea unor activităţi periculoase pentru om, iar pe de altă parte pot
calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umană, făcându-i mai
productivi şi mai eficienţi.
Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemului
informaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană. care
nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere a
mijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemului
informatic în cadrul celui informaţional.

2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizaţiei nu sunt


suficiente doar resursele umane, materiale şi tehnice stabilite de specialişti, ci
pentru combinarea optimă a acestora este necesară cunoaşterea permanentă a
cerinţelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum şi a
cerinţelor consumatorilor. Astfel sistemul informaţional al societăţii
comerciale este necesar să îndeplinească cumulativ următoarele funcţii1:
funcţia decizională, funcţia operaţională, funcţia de documentare şi funcţia
educaţională.
a) Funcţia decizională – exprimă menirea sistemului informaţional de a
asigura elementele informaţionale necesare fundamentării şi adoptării
deciziilor.
b) Funcţia operaţională – se referă la scopul sistemului informaţional de a
declanşa multitudinea de acţiuni necesare realizării obiectivelor
organizaţiei, asigurând astfel operaţionalizarea deciziilor, metodelor şi
tehnicilor manageriale.

1
Gorski H., - Sistemul Informaţional Managerial, Editura Universităţii „Lucian
Blaga”, Sibiu, 2003, p. 97.
29
c) Funcţia ia de documentare – exprimă menirea sistemului informaţional,
informaţ de a
înregistra informaţiile,
informaţ cu scopul de a îmbogăţi cunoştinţele ţele utilizate în
procesele manageriale sau de execuţie.
execu
d) Funcţia educaţional ională – are ca rol asigurarea informaţiiloriilor cu caracter
formativ şii tratarea acestora astfel încât să s se obţină creşterea
şterea efectelor
educaţionale,
ionale, atât în plan individual cât şi în plan organizaţional.
ional.
Funcţiile
iile sistemului informaţional
informa ional sunt reprezentate grafic în fig. fig nr.
2.4.

Funcţia de
documentar
e

Funcţiile
Funcţia Funcţia
sistemului
decizională operaţională
informaţional

Funcţia
educaţională

Figura nr. 2.
2 4 Funcţiile sistemului informaţional

În realizarea acestor funcţii,


func sistemul informaţional ional este confruntat cu
probleme foarte complexe, dată dat fiind tripla dimensiune a informaţiilor,
informa şi
anume dimensiunea individuală,
individual dimensiunea organizaţională şi dimensiunea
socială.
 Informaţiile au o dimensiune individuală,
individual în sensul că ele condiţionează
condi
într-o proporţieie apreciabilă
apreciabil potenţialul şi realizarea aspiraţiilor
ţiilor personale
ale salariaţilor;
 Informaţiileiile au o dimensiune organizaţională, în sensul căă reprezintă
reprez o
premisă indispensabilă
indispensabil pentru stabilirea şii finalizarea obiectivelor
organizaţiei de către
ătre acţionari
ac şi manageri;
 Informaţiile au o dimensiune socială,
social , ce decurge din rolul lor în exercitarea
drepturilor şii responsabilităţilor
responsabilit salariaţilor din cadrull organizaţie
organiza în
calitate de cetăţeni.
ăţeni.
30
Astfel, în condiţiile trecerii la economia bazată pe cunoştinţe şi ale
schimbărilor revoluţionare în domeniul informaticii, sistemul informaţional
devine din ce în ce mai important şi condiţionant pentru supravieţuirea şi
performanţele organizaţiilor în toate domeniile.
În concluzie sistemul informaţional constituie un subsistem de bază al
managementului organizaţiei.
Informaţiile necesare conducerii sunt în funcţie de nivelul conducerii
(fig 2.5) şi de posibilitatea de structurare a situaţiilor decizionale la care
managerii trebuie să facă faţă. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoarte
mai sumare, ad-hoc, neprogramate şi previzionale, ca şi date externe pentru
susţinerea planificării nestructurate şi a responsabilităţilor de conducere
generală a activităţii. Nivelul operaţional necesită rapoarte interne regulate, ce
conţin date detaliate, actuale sau istorice pentru susţinerea controlului
structurat al operaţiilor cotidiene.

Structura deciziei Caracteristicile informaţiei


Ad hoc
Nestructurată Excepţională
Recapitulativă
Frecvenţă neregulată
Previzională
Conducerea Externă
strategică Anvergură mare
In f
orm
ii
c iz

a ţi
De

Conducerea tactică
i

Semistructurată

Prestabilită
Periodică
Detaliată
Conducerea operaţională Frecventă
Istorică
Internă
Structurată Anvergură mică

Figura nr.2.5. Caracteristicile informaţiei pe nivele de conducere1

1
Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity,
Montreal, 1995, p. 368
31
În procesul decizional este necesară atât gestionarea informaţiilor
istorice, cât şi a celor de previziune. Informaţiile previzionale ajută conducerea
să definească tendinţele viitoare şi impactul acestora asupra deciziilor care
trebuie adoptate, în timp ce informaţiile istorice permit analiza performanţelor
trecute ale întreprinderii şi evaluarea acestora. Totuşi, conducerea trebuie să
primească nu numai informaţii interne; de multe ori sunt foarte relevante şi
indispensabile informaţiile externe. În sfârşit, cerinţele informaţionale ale
conducerii depind în mod esenţial de nivelul de conducere. Astfel, activităţile
de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic,
nivelul tactic şi nivelul operaţional. La nivel strategic sunt definite strategiile,
politicile şi obiectivele de ansamblu ale întreprinderii cu ajutorul unei
planificări strategice pe termen lung. Managerii supraveghează, de asemenea,
randamentul strategic al întreprinderii şi evoluţia sa globală. La nivel tactic
sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt şi mediu, se definesc politicile,
procedurile şi obiectivele subunităţilor întreprinderii, sunt stabilite modul de
achiziţionare şi alocare a resurselor. La nivel operaţional sunt elaborate
planurile pe termen scurt. Managerii utilizează resursele şi execută sarcinile
după procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor şi a programelor de producţie
stabilite echipelor de lucru ale întreprinderii.
Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate în
interacţiune: sistemul operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentru
care a fost creată organizaţia, sistemul decizional (SD), care orientează şi
dirijează organizaţia, şi sistemul informaţional al conducerii (SIC), care gestionează
informaţiile externe şi interne necesare conlucrării părţilor organizaţiei. Deşi între
cele trei sisteme există interferenţe, pentru simplificarea înţelegerii, acestea se pot
reprezenta separat, ca în fig. 2.5.

A B
SO E
SIC C
SD

Figura nr .2.6 Sistemul informaţional al conducerii (SIC) în interacţiune cu


sistemul operaţional (SO) şi sistemul decizional (SD)

32
Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri informaţionale) se referă
la:
 informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte;
 dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul,
reclamaţii de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici;
 hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee;
 grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru
controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operatorilor ş.a.
La nivelul entităţilor economice se pot defini o serie de subsisteme
informaţionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi:
a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului
informaţional la nivel de compartiment. Acesta prezintă dezavantajul
abordării parţiale, în procesul de analiză a acelor activităţi economice care
se desfăşoară în mai multe compartimente;
b) Criteriul activităţii, care implică definirea subsistemului informaţional la
nivel de activitate economică. Dezavantajul acesteia este neluarea în
considerare, decât parţial, a interdependenţelor existente între activităţile
entităţii cercetate;
c) Criteriul funcţiunii care presupune abordarea subsistemelor informaţionale
la nivelul activităţilor de bază din cadrul fiecărei funcţiuni a societăţii
(funcţiunea de personal, funcţiunea de producţie, funcţiunea comercială,
funcţiunea financiar-contabilă, funcţiunea de cercetare-dezvoltare,
funcţiunea în servicii).
Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul
de mijloace, legături comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şi
proceduri destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocării şi securităţii datelor şi
tuturor informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţii
organizaţiei.
Sistemul informaţional al conducerii poate fi un sistem care procesează
informaţiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci când SIC este
automatizat se numeşte sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa
poate fi totală sau parţială.
Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor la proiectarea şi
conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţile
de producţie, birourilor şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructura
necesară pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor,
precum şi pentru noi moduri de distribuire a cunoaşterii.

33
O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru
managerii de azi, deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme
informatice performante pentru a supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea
informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte importantă pentru manageri.
Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru colectarea
informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta
la realizarea obiectivelor organizaţionale.

2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

Pe plan mondial nu există în prezent o terminologie unanim acceptată


referitoare la conţinutul sistemelor informaţionale şi nici o definiţie care să
întrunească sufragiile specialiştilor.
Sistemul informaţional cuprinde1:
 ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau informale,
utilizate în cadrul firmei precum şi datele care au sta la baza obţinerii lor;
 procedurile şi tehnicile de obţinere (pe baza datelor primare) şi de
difuzare a informaţiilor;
 platforma hardware necesară prelucrărilor datelor şi disipării
informaţiilor;
 personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea
datelor.
De asemenea, sistemul informaţional al organizaţiilor este alcătuit din
mai multe componente interdependente. Aceste sunt2:
 datele şi informaţiile;
 circuitele şi fluxurile informaţionale;
 procedurile informaţionale;
 mijloacele de tratare a informaţiilor.
În accepţiunea majorităţii specialiştilor sistemul informaţional este
definit, într-o concepţie sistemică, drept un ansamblu interconectat de date,
informaţii, fluxuri informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de

1
Nicolescu O., Verboncu I., “Management”, Ed. Economică, 1995, pag. 39.
2
Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250.
34
prelucrare, transmitere şi stocare a datelor care acţionează în vederea realizării
obiectivelor fundamentale ale unei firme.
Din definiţia dată se pot evidenţia următoarele componente ale
sistemului:
1. Datele care reprezintă ansamblul de informaţii prelucrate despre un
fenomen sau proces;
2. Informaţiile reprezintă acele date care aduc un spor de cunoaştere
receptorului (uman sau maşină);
3. Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul informaţiilor şi
deciziilor (caracterizate prin conţinut, frecvenţă, calitate, volum, formă,
suport), necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care se
transmit între două posturi de lucru. Flux informaţional reprezintă totalitatea
informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale existente. Fluxurile
informaţionale se împart în trei categorii1:
a) Fluxuri informaţionale ascendente - totalitatea informaţiilor care circulă
între două nivele ierarhice aflate în relaţie de subordonare;
b) Fluxuri informaţionale orizontale - informaţiile care circulă între
subdiviziuni organizatorice aflate pe acelaşi nivel ierarhic;
c) Fluxuri informaţionale oblice - se nasc aleatoriu şi reprezintă totalitatea
datelor vehiculate între subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele
ierarhice diferite, dar nu în relaţie de subordonare.
4. Circuitele informaţionale - ansamblul legăturilor existente între
diferite verigi organizatorice;
5. Procedurile informaţionale - totalitatea metodelor şi tehnicilor de
prezentare a informaţiilor primare pentru asigurarea interfeţei om-calculator.
Evoluţia procedurilor este strâns legată, în timp, de evoluţia performanţelor
sistemelor de calcul;
6. Mijloace de tratare a informaţiilor - ansamblul echipamentelor
constructive (hardware) şi a suporturilor logice (software) ce asigură
prelucrarea informaţiilor şi obţinerea rezultatelor finale.
Sistemul informaţional economic asigură gestiunea tuturor
informaţiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele şi
procedeele de care dispune. Informaţiile sunt generate şi înregistrate în cadrul
sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale care se
mai numesc posturi de lucru, care se individualizează prin următoarele

1
Radu I., “Informatică managerială”, 1996, pag. 15.
35
elemente: date de intrare; timp de staţionare; operaţii de prelucrare; date de
ieşire.

2.2.1 Datele şi informaţiile

În vorbirea curentă, termenii de dată şi informaţie sunt utilizaţi cu


acelaşi înţeles însă între ele există o anumită diferenţă. Deşi adesea se
foloseşte termenul de dată şi informaţie cu acelaşi sens, specialiştii disting
între cele două noţiuni o mare diferenţă. Datele reprezintă fapte şi cifre
neanalizate. Astfel, potrivit majorităţii specialiştilor „data reprezintă
descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene
referitoare la firmă sau la procese din afara sa care interesează
managementul acesteia.”
Informaţiile sunt definite ca fiind „acele date care aduc adresantului
un spor de cunoaştere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, ce
îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în
cadrul respectivei firme.”
Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumită
bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar.
Informaţiile, în schimb, sunt date care au relevanţă pentru nevoile celor care
administrează şi contribuie la exercitarea funcţiilor manageriale.
Din multitudinea de definiţii atribuite atât datelor cât şi informaţiilor,
de către specialişti în domeniu, putem observa faptul că datele se transformă
în informaţii în momentul în care li se atribuie înţeles, sens. Astfel la început
ele sunt considerate „fapte brute”, „materii prime”, „puncte de plecare”, care
în urma procesului de „interpretare”, „transformare”, „procesare” sau
„rezumare” primesc o anumită „valoare”, „relevanţă”, „semnificaţie”.
Trebuie subliniat faptul că există posibilitatea ca persoane diferite să
atribuie înţelesuri diferite aceloraşi date şi de asemenea trebuie făcută
distincţie între cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziţia unei
societăţi, şi volumul mult mai mic care este de fapt selectat şi transformat în
informaţii.
Informaţiile şi cunoştinţele au o mare importanţă, atât pentru
dezvoltarea personalităţii umane, cât şi pentru evoluţia vieţii şi societăţii. Nici
societatea şi nici indivizii ei nu pot progresa satisfăcător în lipsă de informaţii.

36
Prin intermediul informaţiilor se asigură transferul cunoştinţelor de la o
generaţie la alta, se asigură accesul la cele mai avansate realizări ale omenirii.
Conceptul de informaţie reprezintă o noţiune de maximă generalitate
care semnifică o comunicare, o veste, o ştire, un mesaj, un semnal etc. despre
evenimente, fapte, stări, obiecte, despre forme de manifestare a realităţii care
ne înconjoară. Informaţia reprezintă cantitatea de noutate adusă de un mesaj
din lumea reală şi furnizată de cineva.
Informaţia, energia, şi materia sunt cei mai importanţi factori ai
economiei moderne pe lângă pământ, capital şi forţa de muncă. Faţă de
materie sau energie, informaţia prezintă caracteristici distincte:
 ea nu cunoaşte ideea de original, se poate copia ori de câte ori se
doreşte şi este independentă de loc;
 informaţia nu se învecheşte şi se poate combina aproape nelimitat;
 informaţia este puternic condensabilă.
 informaţia se percepe ca o anumită măsură a ordinii întrucât ea
anihilează incertitudinea şi nedeterminarea. O măsură a ordonării este entropia
negativă, termen care a luat naştere prin analogie cu entropia, care este, în
termodinamică, o mărime exprimabilă matematic a neordonării.
Calitatea unei informaţii constă în gradul de probabilitate cu care
utilizatorul creează certitudinea unei afirmaţii1. Oamenii ajung la informaţii
direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purtători de informaţie, precum
ziare, cărţi, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de
comunicaţie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator).
În secolul XXI revoluţia cunoştinţelor se va intensifica2, iar rezultatul
acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunoştinţe care se vor
extinde rapid în zonele dezvoltate ale omenirii. Fireşte la baza revoluţiei
cunoştinţelor se află corelaţia cunoştinţelor cu data şi informaţia.
Informaţiile vehiculate într-o organizaţie pot fi grupate pe mai multe
categorii după următoarele criterii:
1. După modul de exprimare informaţiile pot fi: Orale – expuse prin viu grai;
Scrise – consemnate de regulă pe hârtie; Audio-vizuale – se adresează
concomitent văzului şi auzului.

1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51


2
Jones A. B. – Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New
Economy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI.

37
2. După gradul de prelucrare informaţiile se împart în: Primare – anterior nu
au suferit un proces de prelucrare informaţională; Intermediare – se află în
diferite faze de prelucrare informaţională; Finale – au trecut prin întregul
şir de prelucrări informaţionale prevăzute.
3. După direcţia vehiculării informaţiile pot fi: Descendente – se transmit de
la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului;
Ascendente – se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele
superioare de management; Orizontale – se transmit între titularii de
posturi situati pe acelaşi nivel ierarhic.
4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării informaţiile se
clasifică în: Tehnico-operative – localizează în timp şi spaţiu procesele din
cadrul firmei; De evidenţă contabilă – se referă în special la aspectele
economice ale activităţilor firmei; Statistice – reflectă sintetic principalele
activităţi ale firmei corespunzător unor standarde prestabilite.
5. După mediul de provenienţă informaţiile pot fi: Exogene – provin din
suprasistemele din care face parte firma; Endogene – sunt generate în
cadrul firmei.
6. După destinaţie informaţiile se împart în: Interne – beneficiarii de
informaţii sunt managerii şi executanţii din întreprindere; Externe –
beneficiarii de informaţii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din
care face parte firma.
7. După gradul de obligativitate pentru adresant informaţiile pot fi:
Imperative – emise de conducători fiind destinate nivelurilor ierarhice
inferioare; Nonimperative – emise de executanţi şi manageri fiind destinate
preponderent colegilor sau superiorilor.
8. După natura proceselor informaţiile, bazate pe funcţiunile firmei, se pot
clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producţie;
Financiar-contabile; Personal; Complexe.

Trebuie făcută distincţia între ştire ca informaţie despre ceva şi opinia


despre acel ceva. Ştirea întruneşte caracteristicile de informaţie în sensul că
reflectă realităţi obiective, stări de fapt existente. Opinia reprezintă
exprimarea unor păreri, a unor gânduri proprii sau de grup. Opinia este deci
subiectivă sau prea puţin obiectivă, putând fi uneori promovată pe baza unor
interese dinainte stabilite, urmărind scopuri fie constructive (educaţionale,
mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realităţii, abaterea atenţiei de la
problemele reale ale vieţii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectivă are un

38
grad redus de generalitate chiar atunci când priveşte unele evenimente
concrete1.
De asemenea, informaţia nu trebuie să se confunde cu zvonul care
reprezintă, ca şi opinia falsă, o ştire neîntemeiată şi neverificată. Forma de
exprimare şi transmitere a informaţiilor, opiniilor şi comentariilor o reprezintă
comunicarea.
Informaţia este o comunicare despre un anumit aspect al realităţii
obiective. Din punct de vedere conceptual informaţia reprezintă o reflectare în
planul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea
ce ne înconjoară.
Informaţia are sens de noutate pentru cel căruia i se adresează,
indiferent de forma pe care o ia (ştire, semnal, comunicare). Putem spune deci
că informaţia este un mesaj, dar cu precizarea că nu orice mesaj este o
informaţie. Dacă mesajul nu transmite nici o noutate şi nu are suport real,
atunci acesta nu prezintă interes pentru receptor şi deci nu are caracter de
informaţie.
Informaţia primeşte întotdeauna atributul domeniului pe care îl reflectă.
De exemplu, realităţile din domeniul economic se reflectă în informaţiile
economice.
Procesul de sesizare, înţelegere şi însuşire a informaţiilor dintr-un
anumit domeniu reprezintă un proces de informare. Informaţiile dobândite în
urma unui proces de informare într-un anumit domeniu, formează cunoştinţele
despre acel domeniu, iar mulţimea acestora reprezintă baza de cunoştinţe.
Cunoştinţele reprezintă deci o însumare a tuturor informaţiilor
dobândite într-un anumit domeniu, sau care se referă la un anumit obiect. În
sinteză cunoştinţele sunt elemente abstracte şi individuale despre obiectele şi
domeniile lumii reale, însuşite şi/sau dobândite.
Data este forma de reprezentare accesibilă a informaţiei prelucrate.
Ea reprezintă suportul formal al informaţiei care se concretizează în cifre,
litere, Simboluri, coduri şi alte însemne.
Există o corespondenţă determinată între informaţie, Simbol şi dată
astfel că, foarte adesea, în practică, termenul de informaţie este utilizat pentru
a desemna date, iar expresia „prelucrarea informaţiilor” înlocuieşte expresia
„prelucrarea datelor”. Putem considera că datele prelucrate, în măsura în care

1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economică, Ed. Calipso 2000, 1999,
pag. 9.
39
afectează în sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maşini), au
calitatea de informaţii.
În procesul prelucrării şi utilizării informaţiilor, acestea sunt privite din
patru puncte de vedere:
a) din punct de vedere sintactic, când se urmăreşte aspectul admisibil
al acestora, în sensul că informaţiile trebuie să capete anumite forme de
reprezentare respectând riguros anumite reguli.
Nivelul sintactic se referă la sistemul de semne şi la regulile de reunire
a acestora în construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiilor
în procesul culegerii, transmiterii şi prelucrării acestora. Acestui nivel îi
corespunde conceptul de dată, concept central în informatică, exprimat prin
formulă BNF (Backus-Naur Form) astfel:

<data>: = <identificator><atribute><valoare>

Noţiunea de dată în informatică cuprinde şi noţiunea de valoare, dar


presupune în plus şi elementul de reprezentare şi manipulare, adică o
modalitate simbolică de exprimare şi un sistem de reguli de transformare a
acestuia prin care se pot obţine date noi. Apare astfel clară nu numai distincţia
dintre dată şi valoare, ci şi deosebirea dintre informaţie şi dată, ca deosebire
dintre obiect şi modelul său. Finalitatea procesului de informare presupune
trecerea de la structură la sens, adică de la nivelul sintactic la cel semantic prin
procesul de comunicare influenţat de context;
b) din punct de vedere semantic, urmărindu-se semnificaţia, înţelesul
informaţiei (conţinutul real al informaţiei) ce derivă din datele prelucrate. Sub
aspect semantic, informaţia poate fi caracterizată ca semnificaţie a datelor.
Sensul informaţiei la nivel semantic este corespondenţa dintre o dată, pe de o
parte, şi obiectul real sau situaţia pe care o reprezintă, pe de altă parte;
c) din punct de vedere pragmatic, urmărindu-se utilitatea pentru
receptori, efectul asupra acestora (măsura în care acestea satisfac cerinţele
utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaţiei este
însă cel pragmatic, singurul care raportează informaţia la scopurile
observatorului. În raport cu necesităţile observatorului se definesc
caracteristici ca importanţa sau utilitatea informaţiei. Obiectul pragmaticii
include, deci, într-o anumită măsură, problemele de conducere, de necesar de
informaţii şi de eficienţă a sistemelor informaţionale. Abordarea pragmatică
impune utilizarea noţiunii de cunoştinţă. Considerând situaţia la un moment
dat, cunoştinţele reprezintă totalitatea informaţiilor dobândite anterior cu
40
privire la obiectul considerat. Pentru a desemna mulţimea acestor cunoştinţe se
foloseşte termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricărui proces
de informare;
d) din punct de vedere sigmatic, se tratează raportul dintre semne şi
obiecte, putându-se vorbi despre cunoştinţe obiective. În locuri publice
semnalizarea şi direcţionarea cu ajutorul indicatoarelor trebuie să fie atât
sugestivă şi compactă cât şi independentă de limbă sau cultură. Pictogramele
pentru indicarea cabinelor telefonice, zonele de fumători, ghişeelor de
informaţii sau puncte medicale reprezintă cunoştinţe obiective.

Informaţiile se produc, se culeg, se procesează, se transmit, se


stochează şi se înţeleg. În cazul în care are loc o transmitere unilaterală de
informaţii, vorbim despre informare. În cazul unei transmiteri bidirecţionale a
informaţiei, se poate vorbi de comunicare.
Informaţiile apar şi sunt utilizate într-o entitate organizaţională, în
cadrul nivelelor operaţionale şi de conducere şi se transmit, în sens dublu, între
planurile acestor activităţi:
 la nivel operaţional, informaţiile sunt generate şi parţial consumate pe
acest nivel, precum şi parţial îndrumate spre nivele de conducere, pentru a
constitui pentru acestea elemente de fundamentare a deciziilor;
 la nivel de management informaţiile sunt generate şi parţial
consumate pe acest nivel şi parţial îndrumate, sub formă de rezultate ale
deciziilor luate, spre nivelele operaţionale pentru informarea lor în vederea
unei optimizări a comportării în respectiva activitate de execuţie.
Consumatorii de informaţii se pot afla la nivele de decizie şi/sau nivele
de informare:
 la nivel de decizie se consumă informaţiile sub forma unor elemente
de fundamentare a deciziilor;
 la nivel de informare se consumă informaţia sub forma unor elemente
pentru perfecţionarea comportării, în cadrul unei activităţi sau în raport cu
mediul înconjurător.
Un consumator poate lua în mod succesiv sau simultan cele două
forme, de nivel de decizie şi de nivel de informare.
Producătorii de informaţii sau sursele de informaţii, în cadrul unei
forme de activitate, se regăsesc atât la nivelul conducerii cât şi la nivel
operaţional sau de execuţie.
În concluzie orice informaţie:

41
 se poate considera ca atare dacă este utilă unui receptor, sau la ceva,
dacă este ataşată unui consumator, care poate fi un nivel de decizie sau un
nivel de informare;
 este produsă (de cineva, sau de ceva) deci are o sursă care o generează,
care poate fi o persoană ca atare, un mijloc tehnic sau de realitatea
înconjurătoare;
 informaţie circulă prin canale specifice, sunt transmise, ataşate pe
diferiţi suporţi şi sunt supuse unor modificări şi transformări, pregătiri şi
prelucrări, pentru a servi cât mai bine unor scopuri predefinite de consumatori,
ele circulă între sursa de informaţii şi consumatorul de informaţii,

2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale


În procesul de transmitere a informaţiilor necesare în desfăşurarea
activităţilor manageriale sau de execuţie, acestea parcurg un anumit traseu de
la emiţător la beneficiar denumit circuit informaţional.
O. Nicolescu şi I. Verboncu1 definesc circuitul informaţional ca fiind
„traiectul pe care îl parcurge o informaţie sau o categorie de informaţii între
emiţător şi destinatar”, iar fluxul informaţional ca reprezentând „cantitatea de
informaţii care este vehiculată între emiţător şi beneficiar pe circuitul
informaţional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteză de
deplasare, fiabilitate, cost etc.”
Caracteristic întreprinderii moderne este marea varietate de circuite şi
fluxuri informaţionale, aşa cum rezultă şi din clasificarea realizată de
specialişti în domeniu, în funcţie de principalele criterii considerate, astfel:
1. În funcţie de direcţia de vehiculare şi caracteristicile organizatorice ale
extremităţilor, fluxurile informaţionale pot fi:
• Verticale – se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri
ierarhice diferite între care există relaţii de subordonare nemijlocită.
Acestea la rândul lor pot vehicula informaţii ascendente sau descendente;
• Orizontale – se stabileşte între posturi şi compartimente situate pe acelaşi
nivel ierarhic;
• Oblic – se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri
ierarhice diferite între care nu există relaţii de subordonare nemijlocită.
2. După frecvenţa producerii fluxurile informaţionale se împart în:
• Periodice – se repetă la anumite intervale trimestru, lună etc.;
1
Nicolescu O., Verboncu I.,- op. cit., p. 246.
42
• Ocazionale – se stabilesc cu o frecvenţă aleatorie.
Datorită manifestării unui caracter tot mai evident de deschidere şi
transparenţă al organizaţiilor şi în condiţiile unei dinamici accentuate a
mediului exogen, societatea trebuie să fie în permanenţă conectată la
macromediu şi micromediu.
Apare astfel necesitatea intensificării fluxurilor informaţionale cu
exteriorul – cu clienţi, cu furnizorii, cu alte organizaţii.
De asemenea circuitele informaţionale trebuie să fie cât mai scurte,
directe, în vederea reducerii la minim a punctelor de trecere, evitându-se, pe
cât posibil prelungirea acestora în aval şi/sau amonte de beneficiarii
informaţiilor.
În prezent foarte eficiente sunt circuitele informaţionale electronice,
bazate pe telecomunicaţii şi calculatoare care asigură realizarea unor legături
directe atât în interiorul cât şi cu exteriorul organizaţiei.
Între circuitul informaţional şi fluxul informaţional există o strânsă
dependenţă în sensul că circuitul informaţional reflectă traseul (drumul) şi
mijlocul care asigură circulaţia unei informaţii de la generarea ei şi până la
arhivare, iar fluxul informaţional reflectă ansamblul informaţiilor vehiculate,
necesare unei anumite activităţi. Vehicularea acestora se realizează pe traseele
definite de circuitele informaţionale.
Orice sistem informaţional trebuie să asigure entităţii căruia îi aparţine
informaţii complete, în cantităţi suficiente, corecte şi la nivelul de operativitate
cerut de nivelele consumatoare.
În timp, sistemul informaţional al diferitelor entităţi s-a dezvoltat şi
perfecţionat în mod continuu, fără însă a i se schimba calitatea fundamentală,
determinată de predominarea procedurilor manuale. Elementul revoluţionar al
mutaţiilor care au determinat saltul calitativ al sistemului informaţional este
axat pe dezvoltarea şi perfecţionarea mijloacelor tehnice şi a procedurilor de
tratare a informaţiilor în scopul automatizării prelucrării datelor.

2.2.3 Procedurile informaţionale

În organizaţiile moderne, procedurile informaţionale, tind să


dobândească un rol tot mai important deoarece prin ele se reflectă progresele
înregistrate în conceperea şi funcţionarea sistemului informaţional al firmei.

43
Prin proceduri informaţionale sunt desemnate1 „ansamblul elementelor
prin care se stabilesc modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere şi
prelucrare a unei categorii de informaţii cu prezicerea operaţiilor de efectuat
şi succesiunea lor, a suporţilor, formulelor, modelelor şi mijloacelor de
tratare a informaţiilor folosite.”
Procedurile informaţionale au un caracter foarte detaliat, şi prin ele se
stabilesc:
1. Suporţii informaţionali utilizaţi - se referă la materialele folosite pentru
consemnarea informaţiilor şi a caracteristicilor acestora. Suporţii utilizaţi
pot fi clasici (documente ale evidenţei tehnico-operative, documente
contabile şi documente statistice) prezentaţi pe formulare de hârtie de
diferite dimensiuni: A4, B5 etc. sau suporţi moderni folosiţi în sistemul de
prelucrare automată a datelor: discuri optice, CD-ROM-uri, DVD-uri,
memorii etc.
2. Succesiunea tratării informaţiilor.
3. Operaţiile care se aplică informaţiilor; modelele şi formulele de calcul
utilizate. Operaţiile care se aplică datelor pot fi: operaţii de culegere a
datelor; operaţii de pregătire, transformare şi verificare a datelor; operaţii
de transmitere, prelucrare, prezentarea datelor precum şi operaţii
administrative.
4. Mijloace utilizate în culegerea , stocarea, prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor.
În contextul pătrunderii noii tehnologii informaţionale, se remarcă o
tendinţă de informatizare a procedurilor informaţionale prin utilizarea tot mai
frecventă a programelor computerizate, şi de asemenea se pune accent
deosebit pe formalizare a procedurilor în special pe tipizare, codificare şi
standardizare.

2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor

Performanţele în cadrul sistemului informaţional sunt influenţate în


măsură apreciabilă de mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere şi
prelucrare ale informaţiilor, reprezentând suportul tehnic al sistemului.
Caracteristică întreprinderilor contemporane este utilizarea unei game
largi de mijloace de tratare a informaţiilor, care, în funcţie de performanţele
tehnice şi de gradul de intervenţie al omului, se împart în trei categorii, astfel:

1
Nicolecu O., Verboncu I. – op. cit., p. 248.
44
1. Mijloace manuale – cuprinde maşina de dactilografiat; maşina de calcul
manual; maşina de contabilizat şi facturat; instrumente clasice (stilou,
creion etc.);
2. Mijloace mecanizate – echipamente mecanografice: maşina cu perforate;
3. Mijloace automatizate – calculatoare; echipamente periferice: imprimante,
scannere.
Referitor la cea de a treia categorie de mijloace, ea prezintă avantajul
creşterii competitivităţii societăţilor care îşi pot permite achiziţionarea şi
implementarea noilor tehnologii informaţionale, dar şi dezavantaje legate de
protecţie, securitate şi etică ( păstrarea secretului de serviciu, protejarea
împotriva hacker-ilor).

2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL

Dezvoltarea rapidă şi complexă a societăţii a dus inevitabil şi la o


sporire impresionantă a volumului de informaţii ce trebuiesc cunoscute şi
prelucrate. Pe de altă parte, evoluţia societăţii impune luarea unor decizii la
diferite niveluri, pe baza cunoaşterii cât mai precise a realităţii, ceea ce nu se
poate realiza decât prin cunoaşterea şi stăpânirea unui volum cât mai mare de
informaţii.
Într-o organizaţie există trei categorii de activităţi care produc
informaţii necesare acesteia: activităţile de intrare a datelor/informaţiilor, de
procesare şi de ieşire a rezultatelor. Informaţiile produse sunt folosite pentru
adoptarea deciziilor, controlul operaţiilor, analiza problemelor şi realizarea de
produse sau servicii noi.
Sistemul informaţional al firmelor moderne are în componenţă
sistemul informatic, între care există un raport de la întreg la parte (fig. 2.7).

Culegerea şi înregistrarea Vehicularea Prelucrarea


informaţiilor informaţiilor informaţiilor

45
Mijloace manuale

Mijloace mecanizate
Mijloace automatizate
(Sistemul informatic)

Figura nr. 2.7 Sistemul informaţional

Sistemul informatic se rezumă la culegerea, transmiterea şi prelucrarea


cu mijloace automatizate a informaţiilor în timp ce sistemul informaţional este
mult mai cuprinzător. Datorită creşterii într-un ritm accelerat a performanţelor
tehnicii de calcul automatizate, tendinţa actuală este de creştere a ponderii
utilizării acesteia precum şi de amplificate a rolului sistemului informatic în
ansamblul sistemului informaţional.
In tarile dezvoltate, în firmele competitive, sistemul informatic ocupa o
pondere foarte însemnată, apropiindu-se de 90% din totalul sistemului
informaţional. Cu toate acestea, importanta elementelor informaţionale care ţin
strict de natura umana, este deosebita, având un rol major în calitatea
sistemului informaţional şi a celui managerial.
Pe măsura dezvoltării societăţii, a creşterii complexităţii activităţilor,
proceselor de munca şi numărul şi complexitatea informaţiilor necesare, a
crescut şi implicit importanta sistemului informaţional. Datorita acestor
elemente, a apărut şi s-a conturat noţiunea de management al informaţiei.
Activitatea umană, indiferent sub ce formă se desfăşoară, este
generatoare de informaţii. Cu cât această activitate este mai complexă şi mai
accelerată, cu atât volumul de informaţii creşte şi se diversifică tinzând să
frâneze sau chiar să blocheze procesul decizional Apare astfel un conflict între
tendinţa de creştere a volumului de informaţii generat de dinamica activităţii
umane, şi cerinţa tot mai acută de informaţii cât mai complete, necesare luării
deciziilor. În aceste condiţii rolul informaticii este decisiv, în deblocarea şi
fluidizarea sistemelor informaţionale şi de decizie, prin asigurarea gestiunii,
prelucrării şi distribuirii informaţiei într-un mod cât mat eficient.
În literatura de specialitate există însă şi alte definiţii1 sau încercări de
a defini informatica, mai mult sau mai puţin complete. Informatica tratează

1
Cuvântul INFORMATICĂ provine de la prescurtarea şi preluarea în româneşte a
cuvintelor franţuzeşti: INFORmation autOMATIQUE. Denumirea acestei noi ramuri
a fost introdusă de Academia Franceză, în anul l967, definind-o ca: „Ştiinţa
46
informaţia în sensul ei formal, fără a ţine seama de sensul ei semantic, aşa cum
se procedează în cazul preluării manuale. În accepţiunea actuală, tot mai des
termenul de informatică este substituit cu Tehnologia Informaţiei (IT1).
Ca domeniu distinct de activitate, informatica preia treptat toate
sarcinile dintr-un sistem economico-social privind elaborarea de modele,
metode, tehnici, concepte, studii şi sisteme pentru prelucrarea eficientă a
informaţiei, în diverse domenii. Din acest punct de vedere informatica este
definită ca ştiinţa care se ocupă cu studiul şi elaborarea metodelor de
prelucrare a informaţiei cu ajutorul sistemelor automate de calcul.
Ca activitate practică, informatica are o existenţă dinamică, ea apare şi
se dezvoltă dintr-o necesitate obiectivă, aceea de a rezolva problemele
complexe privind prelucrarea datelor. În stadiul actual de maturizare a
informaticii, aceasta trebuie să urmărească două obiective majore: pe de o
parte, să realizeze, prin metodele şi tehnicile sale, sisteme informatice
performante prin care să asigure accesul larg la informaţie, iar pe de altă parte,
să asigure utilizarea eficientă a tuturor resurselor sistemelor de calcul.
Operaţiile specifice procesului de prelucrare automată a datelor, în
cadrul unui sistem informatic sunt:
a) Culegerea datelor constă în identificarea acestora la locurile unde sunt
generate, şi transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrării automate (benzi,
discuri, cartele, CD-uri etc.). La acest moment datele se numesc date primare;
b) Prelucrarea datelor constă în transformarea acestora din date primare
în date finale, în urma parcurgerii unei succesiuni de operaţii impuse de
cerinţele utilizatorilor şi specificul echipamentelor de calcul şi a tehnologiei de
prelucrare;
c) Transmiterea datelor asigură vehicularea atât a datelor primare de la
sursele generatoare către sistemele de prelucrare automată cât şi a rezultatelor
prelucrării către utilizatori;
d) Stocarea datelor constă în memorarea şi păstrarea (arhivarea) acestora,
pe suporturi de memorie specifice, în scopul unor consultări sau prelucrări
ulterioare.
Datele se transmit sau se memorează în sistemele informatice în formă
digitală după ce au fost supuse unor procese de conversie şi codificare.

prelucrării raţionale, îndeosebi prin maşini automate, a informaţiei, considerată ca


suport al cunoştinţelor umane şi al comunicărilor în domeniile tehnice, economice şi
sociale”
1
(eng.) Information Technology = Tehnologia informaţiei
47
Pe suportul tehnic informaţia în formă digitală se prezintă sub forma
unei succesiuni de valori binare (zero şi unu), ordonate după un sistem de
reguli (cod).
Informatica utilizează pentru reprezentarea informaţiilor semnale, date
şi mesaje. Semnalele sunt înţelese ca modificări elementare şi observabile,
precum un sunet, un element de imagine, o mişcare sau un impuls electric.
Datele sunt informaţii reprezentate în format digital. Mesajele privesc o
secvenţă de semnale, inclusiv dispunerea acestora din urmă în spaţiu şi timp.
Informaţia furnizată de către sistemul informaţional trebuie să se
caracterizeze prin:
 acurateţe şi realitate: informaţia trebuie să fie suficient de precise
pentru a constitui baza adoptării deciziilor informaţia furnizată trebuie să
reflecte cât mai fidel realitatea, printr-o evaluare corectă;
 concizie şi consistenţă:: informaţia trebuie să ofere plusul de
cunoaştere la obiect, succint, evitându-se elementele nerelevante. Informaţiile
trebuie să fie centralizate, să ofere cantitatea de detalii necesare pentru
adoptarea unei decizii corecte, informaţia trebuie să fie densă, lipsită de
elemente needificatoare pentru problema studiată;
 completitudinea:informaţia trebuie să parvină din toate sursele
necesare şi să acopere toate zonele solicitate de persoana care ia decizia.
Asigurarea acestei condiţii impune o anumită cumpănire, deoarece pot exista
cazuri în care datele achiziţionate să depăşească necesarul, ducând la birocraţie,
precum şi cazuri când datele sunt prea puţine şi nu permit descrierea
satisfăcătoare a fenomenelor;
 relevanţă: informaţia trebuie să ofere acele elemente de cunoaştere de
care decidentul are nevoie pentru soluţionarea unei probleme, ea trebuie să fie
legată direct de decizia proximă;
 oportunitate: informaţia trebuie să parvină utilizatorului în timp util
pentru a-i servi la fundamentarea decizie sale, ea trebuie să fie disponibilă
atunci când este necesară;
 formă de prezentare adecvată: informaţia trebuie oferită utilizatorului
într-o manieră relevantă, astfel încât acesta să o recepteze rapid şi corect.
Indicatorii pot fi prezentaţi în mărimi absolute sau relative, în dinamică, prin
utilizarea reprezentărilor grafice şi coroboraţi astfel încât relevanţa informaţiei
oferite să fie maximă;
 cost corespunzător în raport cu valoare acesteia.
Aşa cum se arată în fig. 2.8, componentele unui sistem informaţional
computerizat (sistem informatic) se împart în două mari categorii: hardware şi
48
software. Vom analiza fiecare categorie înainte de clasificarea principalelor
tipuri de computere.
Hardware. Prin hardware se înţelege echipamentul, incluzând
computerul şi dispozitivele conexe. Există mai multe tipuri de dispozitive:
tastatura, scannerul optic cu cod de bare, dispozitive optice de exploatare,
dispozitive de recunoaştere a vocii etc. Aceste dispozitive permit introducerea
datelor într-o formă care poate fi citită în unitatea centrală de procesare
(UCP).

INTRĂRI TRANSFORMARE IEŞIRI

Procesare

HARDWARE

SOFTWARE
Sisteme Sisteme Sisteme Rapoarte,
Date de introducere de procesare de ieşire documente şi
alte rezultate
Sisteme secundare
de stocare a datelor

Stocare date

Feedback

Figura nr. 2.8 Componentele de bază ale unui sistem informatic

Există şi dispozitive secundare de stocare. Unele dintre acestea, cum ar


fi unităţile de discuri magnetice, permit accesul la o cantitate mai mare de date
aproape instantaneu.
Atunci când datele pot fi accesate şi procesate imediat, structura este
numită procesare directă (on-line). Pe de altă parte, atunci când nu sunt
49
necesare tranzacţii imediate, este mai eficientă utilizarea procesării în loturi,
prin care datele sunt acumulate şi procesate, ulterior, în grup. Un astfel de
sistem utilizează unităţile de stocare pe discuri magnetice sau pe alte sisteme
de stocare secundară (benzi sau cartele magnetice).
Sistemele de redare a rezultatelor permit computerelor să producă
informaţii într-o formă utilă managerilor. Aceste sisteme includ: imprimante,
monitoare, plotere etc.
Software. Majoritatea computerelor sunt echipamente destinate
satisfacerii necesităţilor generale.
Ele pot îndeplini diferite sarcini, cum ar fi calcularea sumei
corespunzătoare de plată pentru o persoană, urmărirea debitelor clienţilor sau
evaluarea nivelurilor curente ale stocurilor. Ceea ce-i dă posibilitatea
hardware-ului să realizeze aceste activităţi este software-ul, adică setul de
programe, documente, proceduri şi rutine asociate operării sistemului
informatic. Software-ul furnizează instrucţiunile care permit computerului să
realizeze comenzile. Există numeroase tipuri de pachete de programe.
Tehnologia calculatoarelor a mărit viteza de procesare a datelor, a crescut
capacitatea de stocare şi a îmbunătăţit metodele de printare, astfel încât
managerii adesea sunt inundaţi cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune
informaţii şi nu de volume din ce în ce mai mari de date. în plus, managerii se
orientează atunci când achiziţionează calculatoare după cum procedează omologii
lor din alte companii, deoarece competiţia fără o analiză rapidă şi corectă a
necesităţilor informatice din propria organizaţie nu este posibilă.

Figura 2.9Sistemul informaţional al organizaţiei

50
O analiză completă a sistemului informaţional al unei organizaţii
conduce la identificarea a două tipuri de sisteme informaţionale, şi anume:
(1) sisteme informaţionale formale şi (2) sisteme informaţionale neformale.
Sistemele informaţionale formale se bazează pe definirea şi acceptarea
datelor şi a procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea şi
utilizarea acestor date. Sistemele formale sunt, în principiu, structurate, astfel că
operează în conformitate cu anumite reguli predefinite, care rămân mult timp
neschimbate, iar modificările nu se pot realiza uşor.
Sistemele informaţionale neformale se bazează pe acorduri implicite şi
reguli de comportament care nu sunt predefinite. în cazul acestor sisteme nu
există nici un acord cu privire la informaţiile ce trebuie procesate sau stocate.
Astfel de sisteme sunt importante pentru viaţa unei organizaţii, dar nu constituie
un subiect al acestei lucrări.
Sistemele informaţionale pot fi, la rândul lor, clasificate în sisteme care
se bazează pe utilizarea calculatoarelor - sisteme informatice - şi sisteme care
se bazează pe prelucrări manuale folosind tehnologii bazate pe hârtie şi creion -
sistemele manuale. Sistemele manuale servesc rezolvării unor nevoi importante
pentru organizaţie, dar nu constituie un subiect al cârtii de faţă, deoarece
reprezintă, în cel mai bun caz, un capitol de istorie.
În concluzie, lucrarea de faţă va trata sistemele informaţionale care se
bazează pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor, în terminologia europeană,
acestea se numesc sisteme informatice şi reprezintă ansamblul de echipamente
conectate între ele, care lucrează împreună, folosind tehnici şi proceduri specifice
pentru colectarea, procesarea, stocarea şi diseminarea informaţiilor, în vederea
susţinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiză şi
monitorizare a activităţilor organizaţionale. Terminologia americană nu
foloseşte denumirea de sistem informatic ci pe cea de sistem informaţional
pentru conducere (/W/S- Management Information System), în schimb, se
foloseşte pe scară largă noţiunea de tehnologia informaţiei (IT-Information
Technology), care se apropie mai mult de informatică.

2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE

Pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale nivelurilor organizaţionale


există 5 tipuri principale de sisteme informaţionale (SI) pentru: procesarea
tranzacţiilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informaţional de
management, sistemul de fundamentare a deciziilor şi sistemul suport al
51
managementului superior. Aceste tipuri de sisteme, nivelul ierarhic la care
fiecare acţionează, precum şi membrii firmei pe care îi deservesc sunt
prezentate în figura 2.10.

Tipuri de sisteme informaţionalei Membrii firmei deserviţi

SI de suport al Manageri de
managementului superior nivel superior

Manageri, profesionişti
SI de fundamentare Manageri de nivel mediu,
a deciziilor supervizori
SI de management Manageri, tehnicieni,
SI de automatiza- profesionişti, supervizori
re a muncii de birou

Supervizori şi
SI de procesare a personal
tranzacţiilor operativ
Contabilitate
Comercial

Producţie

Resurse
Finanţe

umane

Fig. 2.10 Tipologia sistemelor informaţionale

2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor

Este un SI computerizat care execută şi înregistrează activităţile


zilnice, de rutină, necesare conducerii unei firme. El este utilizat în situaţiile cu
o structură complexă şi repetitivă, în care sarcinile şi normele impuse sunt
foarte precise. Natura structurală a situaţiilor face posibilă elaborarea unor
instrucţiuni detaliate, neechivoce, care permit computerului să manevreze şi să

52
înregistreze în mod corespunzător tranzacţiile. Un sistem de procesare a
tranzacţiilor oferă asistenţă directă nivelurilor operaţionale ale unei firme.
Două aspecte ale sistemului de procesare a tranzacţiilor prezintă o
importanţă deosebită. În primul rând, un sistem de procesare a tranzacţiilor
poate fi de o importanţă vitală pentru extinderea firmei, pentru interacţiunea cu
elementele mediului, deoarece sistemul în sine reprezintă o parte din
interacţiunile firmei cu furnizorii şi clienţii.
Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise
direct din computerul unei firme către computerul altei firme documente
standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc În al doilea rând, sistemul de
procesare a tranzacţiilor este principala sursă de date utilizată de alte sisteme
informatice din firmă.

2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou

Acesta reprezintă un sistem informatic destinat facilitării comunicaţiei


şi creşterii productivităţii managerilor şi personalului din birouri prin
procesarea documentelor şi mesajelor. Printre primele, şi de altfel cel mai
utilizat sistem de automatizare a muncii de birou, este sistemul de procesare a
textelor (Word Processing System), care permite crearea, editarea şi
imprimarea cu uşurinţă a textelor. În ultima vreme, a devenit tot mai popular
sistemul de poştă electronică (Electronic Mail) care permite schimbul rapid de
mesaje scrise prin intermediul procesării textelor şi reţelelor de comunicaţii.
Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include
următoarele aplicaţii: mesagerie vocală - voice mail - (înregistrează mesajele
telefonice şi le stochează în memoria secundară a unui computer, de unde pot
fi apelate ulterior de către destinatari); calendar electronic (metodă de
păstrarea a evidenţei programelor, întâlnirilor etc); teleconferinţa (mijloc de
comunicare între localităţi diferite prin utilizarea facilităţilor electronice şi/sau
de generare a imaginii); recuperarea documentelor (utilizarea unuia sau mai
multor sisteme de stocare a documentelor pe microfilm sau pe alte suporturi,
pentru localizarea şi copierea ulterioară a acestora); transmisie prin fax
(mijloc de trasmitere telefonică a documentelor); groupware (software destinat
facilitării întâlnirilor prin coordonarea simultană a mesajelor aparţinând
membrilor unui grup); grafică (mijloc de realizare a graficelor şi diagramelor).
Există două tipuri de opinii cu privire la sistemele SAM. Iniţial, aceste
sisteme erau percepute ca mijloace de creştere a productivităţii funcţionarilor

53
şi secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai
pentru funcţionari şi secretariat, cât şi pentru manageri şi tehnicieni.

2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM)

SIM-ul este un sistem informatic care produce rapoarte zilnice şi


permite accesul direct la diferite informaţii, actuale şi mai vechi, de care au
nevoie managerii de la nivelurile medii şi inferioare. SIM-urile au în vedere în
principal obiective tactice şi operaţionale şi prezintă o importanţă deosebită
pentru planificare, adoptarea deciziilor şi control. Ele centralizează informaţii
din sistemul de procesare a tranzacţiilor pentru a realiza rapoartele de rutină şi
rapoartele complexe pentru manageri şi supervizori. În plus, ele produc
rapoarte pentru managerii de nivel mediu şi inferior, referitoare la costuri,
calitate şi activitatea furnizorilor.

2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD)

Un SFD este un sistem informatic care participă la procesul managerial


de adoptare a deciziilor în situaţii care nu sunt bine structurate. În general,
aceste sisteme nu oferă răspunsuri cu privire la deciziile optime. Acestea
încearcă să îmbunătăţească procesul de adoptare a deciziilor prin punerea la
dispoziţia managementului a instrumentelor de analiză a unei situaţii date.
Există câteva diferenţe între SFD şi SIM. În comparaţie cu un SIM, un
SFD clasic oferă analize mai profunde şi un acces mai mare la modelele pe
care managerii le pot utiliza în examinarea complexă a unei situaţii. Pe de altă
parte, un SFD este mai interactiv decât un SIM. Acest lucru le oferă
managerilor posibilitatea de a comunica direct cu programele computerelor
care controlează sistemul şi de a obţine aproape instantaneu rezultatele
analizelor.
Un tip specializat de SFD este sistemul expert, adică acel sistem
computerizat care foloseşte cunoştinţele de specialitate ale unui expert pentru
soluţionarea problemelor. De fapt, în dezvoltarea acestor sisteme, proiectanţii
lucrează cu experţii pentru a stabili informaţiile sau regulile de adoptare a
deciziilor utilizate de experţi atunci când se confruntă cu tipuri particulare
de probleme.
Sistemele expert au la bază inteligenţa artificială, un domeniu al
tehnologiei informatice destinat implementării unor caracteristici umane
(precum văzul, auzul, raţionamentul) computerelor. Inteligenţa artificială este
54
o zonă a cercetării ştiinţifice şi nu un produs finit, cum este sistemul expert.
Pentru realizarea computerelor capabile să emită raţionamente, în anii ‘60,
cercetătorii au dezvoltat maşini capabile să joace şah. De atunci s-au parcus
etape importante în dezvoltarea unor sisteme decizionale multi-nivel (arbori)
care să anticipeze evoluţiile posibile, dar programele finale au cuprins atât de
multe alternative încât nici supercomputerele de astăzi nu le pot evalua într-o
perioadă rezonabilă de timp.

2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS)

Acestea sunt sisteme informatice care participă la adoptarea deciziilor


şi la funcţionarea eficientă a nivelurilor superioare ale unei firme.
Spre deosebire de un SFD, sistemul SSMS presupune capacităţi de
calcul mai generale, implică telecomunicaţiile şi operarea cu grafice şi tabele
specifice fiecărui tip de problemă. SSMS tinde să utilizeze mai puţine modele
analitice decât SFD, oferă informaţii la cerere dintr-o varietate de surse şi
permite rezolvarea interactivă a problemelor.
În esenţă, SSMS este un sistem informaţional astfel conceput încât să
se adapteze necesităţilor managerilor în situaţii specifice. Ele se pot adapta
modului de lucru al fiecărui manager.

2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL

În funcţionarea sistemului informaţional, datorită acţiunii, unor factori


obiectivi sau subiectivi, apar o serie de disfuncţionalităţi care au un impact
negativ atât asupra procesului managerial cât şi asupra celui de execuţie.
Specialişti1 în domeniu au identificat mai multe deficienţe ale sistemului
informaţional, care se pot manifesta sub următoarele forme: distorsiunea,
filtrajul, redundanţa şi supraîncărcarea circuitelor informaţionale.

1
Nicolescu O., Verboncu I. – op. cit., p. 252-253.

55
1. Distorsiunea constă în modificarea parţială, neintenţionată a
conţinutului mesajului unei informaţii, pe parcursul culegerii, stocării,
prelucrării şi/sau transmiterii acesteia de la emiţător la receptor (beneficiar).
Dintre cauzele care generează distorsiunea cele mai frecvente sunt:
 Diferenţele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea
informaţiei;
 Folosirea de suporţi informaţionali necorespunzători pentru
înregistrarea informaţiilor;
 Manipularea neglijentă a suporţilor de informaţii în procesul
transmiterii lor beneficiarilor;
 Utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea şi
transmiterea informaţiilor.
2. Filtrajul constă în modificarea parţială sau totală, intenţionată,
a mesajului sau conţinutului informaţiilor, pe parcursul culegerii, prelucrării,
stocării şi transmiterii acestora de la emiţător la receptor, înainte ca acestea să
ajungă la destinaţie. Cauza filtrajului este una singură, şi anume intervenţia pe
parcursul înregistrării, transmiterii şi prelucrării informaţiilor a unor persoane,
care au interesul ca beneficiarul informaţiei să primească un mesaj schimbat.
Când dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se
reflectă în diminuarea calităţii deciziilor, iar când se produce la nivelul
executanţilor, efectele imediate se resimt pe planul realizării proceselor cu
caracter operaţional. În ambele situaţii efectele pe termen lung sunt scăderea
eficienţei, concomitent cu deteriorarea într-o anumită măsură a climatului de
muncă, a relaţiilor dintre personalul implicat..
3. Redundanţa constă în colectarea, stocarea, înregistrarea, prelucrarea
şi/sau transmiterea repetată a unor informaţii.
Cauza majoră a acestei disfuncţionalităţi informaţionale o reprezintă
absenţa coordonării sau coordonarea defectuoasă a anumitor segmente ale
sistemului managerial. Acest fenomen, în condiţiile implementării unor
subsisteme informatice de tip „baze de date” poate duce la prelucrare
defectuoasă a informaţiilor.
Redundanţa se produce în special când nu se respectă principiul unităţii
de decizie şi acţiune şi se manifestă sub forma cererii aceloraşi informaţii de
către diferiţi beneficiari. Efectele redundanţei constau într-o serioasă risipă de
timp şi mijloace materiale din partea celor implicaţi.

4. Supraîncărcarea canalelor de informaţii, este fenomenul prin care se


transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informaţii a căror
56
analiză nu intră în totalitate în componenţa nivelului respectiv..
Supraîncărcarea constă în vehicularea, prin circuitele informaţionale a unei
cantităţi de informaţii care depăşeşte capacitatea de transport, ceea ce duce la
blocarea şi/sau întârzierea ajungerii unei părţi din informaţii la adresant.
Caracterul piramidal al sistemului informaţional se referă la agregarea
şi transmiterea selectivă a informaţiilor pe verticala sistemului de
management, funcţie de obiectivele, competenţele şi responsabilităţile
circumscrise subdiviziunilor organizatorice respective. Nerespectarea acestui
caracter, poate provoca disfuncţii, generate fie de proiectarea defectuoasă a
sistemului managerial, fie de tendinţa unor manageri şi executanţi de a-şi
expune excesiv acţiunile şi rezultatele.
Toate aceste deficienţe conduc, într-o măsură mai mică sau mai mare,
la diminuarea eficacităţii şi eficienţei sistemului informaţional, cu efecte,
directe sau indirecte, asupra proceselor manageriale şi de execuţie.

57
Capitolul 3
SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

3.1 SISTEMUL INFORMATIC

Concretizând definiţia generală de sistem, ca o colecţie organizată de


părţi legate prin interacţiuni determinate, prin sistem informatic al unei entităţi
sub formă de organism (economic, ştiinţific, social cultural etc.) se înţelege un
ansamblu, structurat şi corelat de reguli, proceduri şi mijloace (în primul rând
calculatoare electronice) care permit aplicarea de metode organismului
respectiv pentru a realiza scopul şi obiectivele predefinite, măsurabile între
anumite limite. Cu alte cuvinte, a defini un sistem informatic al unui organism
înseamnă a-i preciza în mod concret regulile, procedurile, mijloacele şi
metodele, cu precădere automate, utilizate în cadrul sistemului pentru a-i
determina mărimile prestabilite şi legile care operează cu aceste mărimi1.
Sistemul informatic poate fi definit ca un ansamblu de reguli,
proceduri mijloace şi metode, cu precădere automate, folosite pentru
culegerea, transmiterea, prelucrarea şi stocarea datelor2.
Sistemul informatic este o componentă a sistemului informaţional şi
anume acea parte a acestuia care preia şi rezolvă sarcinile de culegere,
prelucrare, transmitere şi stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul.
Pentru a-şi îndeplini rolul în cadrul sistemului informaţional, sistemul
informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, regulilor, procedurilor,
mijloacelor, metodelor şi tehnicilor, prin care se asigură prelucrarea automată
a datelor.
(a) Aceste resurse sunt:
 ansamblul de echipamente (HARDWARE);
 sistemul de programe (SOFTWARE), care cuprinde programele;
 sistemului de operare şi programele de aplicaţii;

1
Pisău Gh., Toma C., Mihăilescu I., Elaborarea şi introducerea sistemelor
informatice, Ed. Tehnică, 1975, pag. 23.
2
Orzan Gh, Sistemul informatic al aprovizionării populaţiei —SIAP, BNP-ICI, 1985,
pag. 7
58
 baza de date;
 ansamblul de personal şi cadrul organizatoric.
(b) Prin metode se înţeleg căile de determinare şi punere în funcţiune,
de perfecţionare şi optimizare a funcţiunilor organismului, pentru a atinge
obiectivele predeterminate.
(c) Prin reguli se exprimă modalităţile de aplicare la un organism a
metodelor. Acestea sunt definite şi formulate concis sub forma unor
ansambluri de operaţii logice şi/sau matematice.
(d) Prin proceduri se înţelege totalitatea operaţiunilor necesare pentru
tratarea informaţiilor şi regulilor prin mijloacele sistemului.
Ca exemplu, se poate arăta metoda gestiunii stocurilor, în care se
găseşte regula de calcul a nivelului de stoc, pentru care se lansează o comandă
şi care utilizează procedurile de calcul.
Printre metodele utilizate se pot enumera: calculul probabilităţii,
metode ale statisticii economice, analiza stocurilor, programarea liniară,
programarea dinamică, metode de simulare, teoria grafurilor, teoria utilităţii,
teoria deciziei, metode de proiectare a experimentelor, teoria jocurilor, metode
de culegere, de măsurare şi scalare, metode de analiză multivariantă, metode
de previziuni etc.
(e) Prin mijloacele unui sistem informatic se înţelege totalitatea
uneltelor şi instrumentelor manuale, automate, inclusiv software utilizate
pentru efectuarea de operaţiuni asupra informaţiei: captare, culegere, pregătire,
control, introducere şi extragere, transmitere, concentrare, stocare,
transformare, prelucrare prin calcul aritmetic şi logic, analiză şi interpretare
etc.
Mijloacele cuprind: suporţi, maşini şi oameni.
(a) Se consideră suport tot ceea ce are ataşat informaţii şi serveşte
la transportarea şi/sau stocarea ei în timp şi spaţiu. Se întâlnesc următoarele
tipuri de suporţi:
 Materiali, sub formă de suporturi tehnice (magnetice sau optice) sau
grafice (opace sau transparente);
 Câmp electric, magnetic sau optic, transmis prin semnale şi pachete;
 Experienţa umană, sub formă de date şi informaţii acumulate de
oameni în procesul muncii.
(b) Prin maşini în cadrul mijloacelor unui sistem informatic se
înţelege totalitatea echipamentelor şi dispozitivelor utilizate (ca echipamente
hardware şi instrumente software) pentru a efectua operaţiunile enumerate mai
sus. În această ordine de idei putem enumera:
59
 sisteme de calcul, de diferite generaţii şi configuraţii;
 echipamentele de captare, culegere, pregătire, transmitere, stocare, de
prelucrare, de redare, de analiză şi interpretare etc.
(c) Oamenii în cadrul unui sistem informatic intervin sub forma de
experienţă umană la nivelul suporţilor, ca specialişti pentru elaborarea,
utilizarea şi exploatarea sistemului (administratori, analişti, programatori,
ingineri sistem, operatori) sau ca utilizatori ai sistemului în regim off-line sau
online (cyber-nvigatori sau internauţi, cyber-cumpărători, analişti digitali etc.).
Sistemul informatic se poate prezenta sub forma unei „cutii negre”
bazată pe intrări, ieşiri, reguli, proceduri, mijloace şi metode ca şi sistemul
economic.

3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE

În prima etapă în cadrul unui sistem informaţional coexistau proceduri


manuale de tratare a informaţiilor cu proceduri automatizate de calcul. Cu alte
cuvinte, sistemul informatic al unei entităţi era completat, cel puţin, în intrările
şi ieşirile sale, cu proceduri manuale pentru acele părţi ale sistemului
informaţional care nu se pretau a fi automatizate prin utilizarea calculatorului.
În a doua etapă, s-a remarcat tendinţa automatizării progresive a
sistemului informaţional, pentru a-l cuprinde în ansamblul său şi astfel să se
ajungă într-un timp imprevizibil la echivalenţa dintre sistemul informaţional şi
sistemul informatic.
În urma modelării sistemului informaţional, prin sistemul informatic, se
reproduce realitatea în diversitatea sa de manifestare. Deşi această viziune a
fost propagată puternic de producătorii de echipamente de calcul şi de
informaticieni în proiectele de sisteme informatice nu s-au putut obţine
rezultate spectaculoase, motivele fiind următoarele:
Unele activităţi pot fi optimizate cu anumite arhitecturi de sistem
informatic dar multe devin în timp incompatibile cu aceste arhitecturi;
Există o neconcordanţă între reprezentarea informatică implementată
prin soft şi cea real existentă. Tensiunile dintre entitatea reală şi modelul
reprodus de către software poate fi corectat prin simulare şi instruire, adică
prin apropierea sistemului informatic de realitatea prin adaptări şi ajustări
individuale, realizându-se versiuni îmbunătăţite ale sistemului informatic;
60
Sistemul informatic este adesea static în raport cu dezvoltarea mediului
real. Atunci când realitatea funcţionării unei întreprinderi este caracterizată
prin schimbări puternice, reprezentarea în sistemul informatic nu poate fi
adaptată suficient de repede;
Dezvoltarea tehnologiei informaţiei şi de comunicaţii este atât de
rapidă, încât generaţii întregi de produse software existente sunt înlocuite de
altele noi, cu performanţe şi funcţionalităţi sporite.
În etapa actuală sistemele informatice, devin capabile să modeleze. Ele
nu mai redau doar modelul realităţii exterioare, ci modelează o nouă realitate
virtuală pe care o proiectează şi o transmite utilizatorului de informaţii.
Această realitate virtuală poate fi asemănătoare realităţii fizice sau poate
confrunta lumea gândurilor noastre cu imagini complet noi, în cyber-spaţiu.
Acest fapt şi posibilitatea de a comunica global cu cyber-lumea, de a participa
la ea, dă naştere unei revoluţii enorme, care nu va modifica lumea de afaceri şi
societatea în anii ce vin.
Pentru realizarea şi exploatarea sistemelor informatice modern se pot
formula următoarele reguli:
Întreprinderea trebuie să cunoască perspectivele utilizării sistemelor
informatice şi să formuleze pe baza acestora o politică de informatizare
adecvată, aplicabilă ulterior în mod consecvent;
Să pună accent pe utilizarea sistemelor informatice deschise la care
funcţiile sistemelor informatice să poată fi distribuite pe platforme eterogene
iar anumite componente ale sistemului, precum sistemele de operare sau
bazele de date, trebuie să fie compatibile între diferitele platforme hardware;
Reprezentarea funcţiilor software trebuie să fie neutră în raport cu
întreprinderea. Un exemplu de software în mare măsură neutru în raport cu
întreprinderile îl constituie prelucrarea de text;
Sistemele de informatice trebuiesc structurate în module informatice
distincte, care să poată comunica între ele. Acest lucru permite înnoirea pe
componente, module, subsisteme sau în bloc a întregului sistem.

61
3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE

În cadrul unui sistem economic, sistemele informatice sunt structurate


în funcţie de organizarea şi structura sistemului informaţional, de obiectivele
urmărite în strategia generală a domeniului supus informatizării cât şi de
caracteristicile şi performanţele echipamentelor de calcul şi de comunicaţie din
structura sistemelor informatice.
Din varietatea de criterii utilizate în clasificarea sistemelor informatice,
enumerăm:
(a) După funcţiile la nivelul unităţii economice:
 subsistemul de urmărire şi programare a producţiei;
 subsistemul financiar-contabil;
 subsistemul resurselor umane;
 subsistemul de servicii;
 subsistemul comercial;
 subsistemul de cercetare-dezvoltare.
(b) După domeniul activităţilor şi nivelul de abordare:
 sisteme informatice microeconomice (la nivelul agenţilor economici);
 sisteme informatice de ramură;
 sisteme informatice metropolitane (unităţi administrativ-teritoriale);
 sisteme informatice de conducere a proceselor tehnologice (de
automatizări);
 sisteme informatice integrate, pentru anumite activităţi din economie
(sănătate, armată, statistică);
 sistemul informatic general al economiei naţionale.
(c) După gradul de structurare al colecţiilor de date:
 sisteme informatice care folosesc fişiere independente;
 sisteme informatice cu baze de date;
 sisteme informatice cu baze de date orientate pe obiecte;
 sisteme informatice suport de asistare a deciziei;
 sisteme informatice-expert cu baze de cunoştinţe.
(d) După gradul de concentrare/dispersie a capacităţilor de prelucrare şi
memorare a datelor:
 sisteme informatice centralizate;
 sisteme informatice distribuite.
(e) După modul de tratare a informaţiei în calculator:
62
 sisteme informatice cu tratarea în regim batch (pe loturi);
 sisteme informatice cu prelucrare şi răspuns în timp real.
(f) După modul de utilizare a sistemelor de prelucrare şi comunicaţie:
 sisteme informatice off-line;
 sisteme informatice online.
(g) După regimul de acces la resursele hardware a sistemului de calcul:
 sisteme informatice cu acces secvenţial;
 sisteme informatice cu acces interactiv (conversaţional);
 sisteme informatice cu acces combinat.
(h) În funcţie de simultaneitate/nesimultaneitatea lucrărilor în sistemul
informatic:
 sisteme informatice cu prelucrări monoprograme- monoprelucrare
 sisteme informatice cu prelucrări în regim de multiprogramare (se
execută mai multe lucrări la un singur calculator local);
 sisteme informatice cu regim multiprelucrare (lucrarea se execută în
paralel pe mai multe calculatoare care operează coordonat în sistem);
 sisteme informatice în regim de teleprelucrare (cu deosebirea că
reţeaua de calculatoare care procesează lucrările sunt distribuite geografic).

Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informaţional care


permite realizarea operaţiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a
datelor şi difuzare a informaţiilor astfel obţinute prin utilizarea mijloacelor
tehnologiei informaţiei (IT).
Sistemul informatic al firmei este astfel structurat încât să corespundă
cerinţelor diferitelor grupuri de utilizatori, iar uneori sistemul informaţional
poate să coincidă cu cel informatic, la limită. Analiza unui sistem informatic
se realizează în raport cu:
 factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice şi
operative;
 personalul implicat în procesul culegerii şi prelucrării datelor;
 personalul implicat în procesul cercetării ştiinţifice şi proiectării de noi
produse şi tehnologii de fabricaţie.
Se definesc astfel în cadrul sistemului informatic al firmei următoarele
subsisteme:
 subsistemul conducerii strategice;
 subsisteme ale conducerii curente;
 subsistemul de gestiune a cunoaşterii (specific activităţilor de cercetare
şi proiectare);
63
 subsisteme operaţionale.
Chiar dacă ele reprezintă componente ale sistemului informatic al
firmei, le vom numi în continuare sisteme deoarece le vom prezenta pe fiecare
din ele, individual.
Sisteme informatice la nivel operaţional (Operational Level Systems)
- permit culegerea, stocarea şi prelucrarea datelor referitoare la tranzacţiile şi
procesele economice derulate (aprovizionări cu materii prime, consumuri de
materii prime, produse finite obţinute, livrate, încasat, plăţi efectuate către
furnizori etc.).
Sistemele de gestiune a cunoaşterii în cadrul firmei (Knowledge
Systems) - permit promovarea noilor tehnologii şi cunoştinţe în cadrul firmei
(de exemplu produsele software destinate proiectării asistate de calculator -
AutoCAD) precum şi asigurarea automatizării şi controlului fluxului de
documente în cadrul firmei.
Sistemele informatice destinate conducerii curente - asigură
derularea activităţilor de control şi conducere pe termen scurt. Susţinând de
regulă decizii de rutină, aceste sisteme generează rapoarte periodice, a căror
structură este prestabilită, oferind informaţia necesară decidentului în
conformitate cu domeniul său de responsabilitate. Fiind gândite mai mult ca
sisteme de raportare periodică, ele sunt mai puţin pregătite să ofere informaţii
urgente ca urmare a unor situaţii neprevăzute.
Sistemele informatice destinate conducerii strategice - permit
echipei manageriale “la vârf” să realizeze planificarea activităţii firmei pe
termen lung în vederea atingerii obiectivelor strategice fixate.
Structura sistemului informatic al firmei cuprinde deci, atât
componentele definite după criterii funcţionale, cât şi pe cele rezultate din
luarea în considerare a nivelelor de decizie şi operaţionale din cadrul firmei.
Putem realiza o clasificare a sistemelor informatice întâlnite în cadrul
firmei pornind de la criteriul naturii prelucrărilor realizate prin intermediul lor:
Sisteme pentru prelucrarea tranzacţiilor (TPS - Transaction
Precessing Systems) sunt specializate în preluarea, stocarea şi prelucrarea
datelor privitoare la tranzacţiile zilnice, de rutină. Se caracterizează prin gradul
lor mare de repetabilitate şi prin volumul mare de date procesat şi servesc
nivelul operaţional. În această categorie cuprindem, spre exemplu, sistemul
informatic privind gestiunea producţiei, sistemul informatic privind evidenţa
vânzărilor, sistemul informatic al contabilităţii financiare, sistemul informatic
privind gestiunea stocurilor etc.

64
Sisteme destinate activităţii de birotică - (OAS - Office Automatic
Systems) destinate mai ales personalului implicat în procesul prelucrării
informaţiei (contabili, funcţionari, secretari), dar şi managerilor. În această
categorie putem cuprinde: procesoare de texte, procesoare de tabele, sisteme
de poştă electronică etc.
Sisteme destinate cercetării-dezvoltării (KWS - Knowledge Work
Systems) destinate creării şi integrării noilor tehnologii în cadrul firmei.
Utilizatorii acestor sisteme sunt inginerii, proiectanţii şi ceilalţi specialişti
angrenaţi în activitatea de cercetare-dezvoltare.
Sisteme informatice destinate conducerii (MIS - Management
Information Systems) destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină
necesare în procesul fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării
pe termen scurt. În vederea oferirii unei informări relevante, ele permit şi
generarea de rapoarte privind abaterile înregistrate precum şi consultarea on-
line a informaţiilor referitoare la perioadele anterioare de gestiune (în vederea
determinării trendului indicatorilor).
Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) oferă
managerilor modele complexe şi aprofundate de analiză în vederea
fundamentării deciziilor. Ele valorifică informaţii interne oferite de TPS şi
MIS alături de informaţii provenite din mediul economic exterior (curs valutar,
preţul produselor fabricate de firmele concurente, preţul pe piaţă al materiilor
prime etc.). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele formulate
returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie putem include
sistemele expert caracterizate prin stocarea cunoştinţelor unui expert uman,
sub formă de fapte şi reguli, într-o bază de cunoştinţe utilizată în deducerea de
concluzii prin derularea de raţionamente automate. Sistemele expert pot fi
utilizate cu succes în diagnosticarea financiară a firmei, în elaborarea deciziei
băncii de acordare a creditelor pentru clienţii săi etc.
Sisteme suport ale executivului (ESS - Executive Support Systems)
reprezintă sisteme informatice destinate conducerii strategice şi permit luarea
unor decizii nestructurate, altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să
servească la soluţionarea unei anumite probleme, ci să ofere facilităţi
generalizate de calcul şi comunicaţii. Utilizează date privind mediul exterior al
firmei, date sintetizate oferite de MIS şi DSS precum şi cele mai avansate
produse software grafice.

65
3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC

Funcţiile unui sistem informatic decurg atât din obiectivele entităţii


organizaţionale cât şi din mijloacele pe care tehnologia informaţiei şi
comunicaţiile i le oferă în vederea realizării acestor obiective.
Un sistem informatic, indiferent de conţinutul concret al activităţii pe
care o serveşte, îndeplineşte următoarele funcţii generale:
 funcţia de preluare a informaţie;
 funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei;
 funcţia de comunicare a informaţiei;
 funcţia de prelucrare a informaţiei;
 funcţia de ieşire a informaţiei;
 funcţia de comandă-control a sistemului.

3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei

Funcţia de preluare a informaţiei în sistem se exercită într-o varietate


mare de modalităţi cum sunt:
 preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţie;
 preluarea informaţiei provenite din reţele locale de date;
 introducerea manuală a datelor şi textelor;
 captarea cu echipament adecvat a informaţiilor numerice,
alfanumerice, grafice, a vocii şi sunetului, a imaginilor video sau film.
Informaţia odată introdusă în sistem, fie se prelucrează imediat, în timp
real, fie se memorează pentru prelucrări ulterioare, nefiind exclusă
posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi memorată sau prelucrată.

3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei

Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei joacă un rol important


în funcţionarea unui sistem informatic. Capacitatea de stocare a informaţiei şi
viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a
performanţelor unui sistem informatic în raport de durata şi volumul
informaţiei memorate. Informaţia se poate păstra în:

66
 memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;
 memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;
 depozite şi arhive electronice, pentru informaţii cu caracter de istorie
sau care se consultă foarte rar.
Informaţia aflată în memoria unui sistem informatic poate servi în
procesul de prelucrare sau poate fi valorificată prin consultare locală ori poate
fi comunicată utilizatorilor prin intermediul reţelelor de comunicaţie.

3.4.3 Funcţia de comunicare

Funcţia de comunicare a sistemului informatic asigură transferul


informaţiilor între reţelele de calculatoare şi/sau între calculatoare şi reţelele de
comunicaţie prin:
 comunicaţia între componentele entităţii organizaţionale, conectate
fizico-funcţional într-o reţea omogenă de calculatoare de tip local (LAN -
Local Area Network);
 comunicaţia la distanţă realizată printr-o linie analogică pe reţeaua
publică de telecomunicaţii. Aceste linii de comunicaţie utilizează modemul
pentru conversie din/în format digital în/din format analogic. Reţeaua publică
de telecomunicaţii (public switched telecommunications network - PSTN)
asigură conectarea calculatoarelor utilizând comutarea circuitelor (circuit
switching);
 comunicaţia la distantă pe linii de comunicaţie digitală. O reţea ISDN
(integrated services digital network), asigură conectarea directă a
echipamentelor digitale utilizând echipamente NTE (network termination
equipment);
 comunicaţia prin World Wide Web (WEB) - o infrastructură
informaţională în care informaţia este transmisă prin reţele eterogene,
Internetul fiind utilizat pentru transmiterea datelor în întreaga lume şi
reprezintă un mod de conectare în care calculatoarele pot comunica utilizând
un protocol de adresare comună (TCP/IP).

3.4.4 Funcţia de prelucrare

Funcţia de prelucrare se referă la o mare varietate de operaţii şi


procese, cum sunt:
67
 conversia informaţiei din forma analogică în formă digitală, necesară
memorării şi procesării ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia inversă
de conversie din digital în analogic, pentru a o face compatibilă cu
echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, înregistrarea sau
transferul de informaţie audio şi vizuală.
 conversie de suport prin transferul informaţiei de pe un tip de suport
(magnetic, optic, electronic, grafic etc.) pe altul;
 reproducerea informaţiei şi documentelor prin copierea informaţiei pe
acelaşi tip de suport din bazele de date (BD), bazele de tabele (BT), şi/sau
bazele de cunoştinţe (BC);
 crearea şi încărcarea bazelor de date (BD), de tabele (BT), şi/sau
cunoştinţe (BC) presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează
structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic. Încărcarea
bazelor se face cu informaţii provenite din bazele, depozitele şi arhivele
electronice stocate pe suporturi de memoria externă, preluate din reţelele de
comunicaţie sau introduse manual, de Ia terminale de culegere;
 actualizarea bazelor de date, de tabele şi de cunoştinţe presupune
ştergerea informaţiilor devenite inutile, introducerea de informaţii noi,
modificarea valorilor celor existente pentru a Ie pune în acord cu realitatea pe
care trebuie să o reflecte sau cu nevoile utilizatorului de informaţii;
 tratarea propriu-zisă a informaţiei, constă în efectuarea celor mai
variate operaţii care privesc, forma şi conţinutul informaţiilor, îndeosebi în
cazul prelucrării datelor şi cunoştinţelor. Au loc o multitudine de operaţii
logice (comparaţii, ordonări) sau semantice, de recunoaştere a formelor sau
semnificaţiei acestora;
 consultarea interactivă a informaţiei, se realizează cu ajutorul unor
programe care permit căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate,
la un dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă, echipament de
comunicaţie în reţea etc.). Consultarea bazei de informaţii nu afectează
conţinutul acesteia;
 punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire, ce presupune operaţii
diferite în raport de natura informaţiei solicitate. Au loc operaţii pentru
obţinerea de rapoarte şi situaţii complexe care vor fi transferate la dispozitivele
de ieşire în vederea imprimării lor, afişării la terminal sau a comunicării locale,
ori la distanţă, prin intermediul sistemelor de comunicaţie.

68
3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei

Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă mai


multe cerinţe în funcţie de:
 natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente grafice,
voce, film, secvenţe video sau audio sau combinaţii ale acestora;
 conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire;
 natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmează a fi transferată
informaţia la ieşire;
 forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise;
 destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat.
Comunicarea în interiorul sistemului se face prin consultare directă la
terminal, prin listarea documentelor obţinute la imprimantă, plotter sau prin
imprimare pe dispozitive de fotocopiere, prin consultarea realizată Ia terminale
video şi audio ale reţelei locale. Comunicarea cu exteriorul se face prin
transmiterea de informaţii multimedia la distanţă, transferul de date pentru
stocare la distanţă pe suporturile de memorie externă, depozite şi arhive
electronice ale sistemului informatic sau comunicarea informaţiilor, către
partenerii de afaceri, organisme publice, acţionari, clienţi, consumatori etc., se
realizează prin transmiterea digitală de date, texte, informaţie vizuală şi sonoră
cu ajutorul reţelelor publice sau private de comunicaţii, transmiteri de date şi
imagini prin telex, telefon, telefax, teleconferinţe, videoconferinţe etc.
6) Funcţia de comandă şi control a sistemului informatic deţine
toate atributele necesare pentru dirijarea şi reglarea funcţionării întregului
sistem, a tuturor funcţiilor sale, alocarea optimă a resurselor sistemului
referitoare la echipamente, memoria internă, baza de programe, de proceduri şi
baza informaţională, controlul proceselor de intrare, prelucrare şi ieşire a
informaţiei în funcţie de natura lor, de specificul operaţiilor care se execută, de
destinaţia şi modul de transmitere a rezultatelor.

69
3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
UTILIZAT ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informatic în sectorul terţiar este un ansamblu interconectat de


echipamente hardware şi programe software, de metode, tehnici, modele şi
instrumente având ca obiectiv procesarea informaţiei şi care îşi exercită
funcţiile sale în interdependenţă, atât cu sistemele informatice profesionale, cât
şi cu sistemele de comunicaţii, între care se creează un ansamblu de legături
comunicaţionale.
Din definiţie rezultă existenţa a trei componente, suficiente pentru a
putea explica structura şi funcţiile sistemului informatic, organizarea şi
funcţionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt echipamentele,
programele şi informaţiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului.
Astfel, dacă echipamentele (componenta hardware), constituie instrumentul
fizic al activităţii sistemului informatic, programele (componenta software),
reprezintă instrumentul logic al acesteia, în timp ce baza de informaţii oferă
obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite.

Componenta informaţională INFORMAŢIA


Subsistemul de informaţii

Componenta logică SOFTWARE


Subsistemul de programe

Componenta fizică HARDWARE


Subsistemul de echipamente
UNITATEA CENTRALĂ

PERIFERICE DE INTRARE
ŞI/SAU IEŞIRE

ECHIPAMENTE PENTRU COMUNICAŢII

Locale La distanţă

Figura nr.3.1 Structura sistemului informaţional

70
3.5.1 Componenta hardware a sistemului

Componenta hardware a sistemului este reprezentată de ansamblul de


echipamente format din:
a) Unitatea centrală a sistemului informatic numită generic procesor
b) Memoria internă, care reprezintă memoria operativă la nivelul căreia
se execută toate calculele aritmetice şi logice. Memoria operativă este
de două tipuri:
 memorie RAM, numită şi memorie vie, care permite atât scrierea cât şi
citirea şi este o memorie de tip volatilă, în sensul că informaţia se
pierde la închiderea sesiunii de lucru;
 memorie ROM, numită şi memorie moartă, de tip „citeşte-numai” care
permite doar citirea fără a fi modificată.

3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului

Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului conţin, atât periferice comune


de intrare-ieşire cât şi echipamente dedicate.
a) Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem informatic amintim:
 tastatura utilizată pentru introducerea manuală a informaţiei date, texte
şi comenzi;
 scanner-ul pentru înregistrarea digitală a imaginilor grafice aflate pe
documente;
 aparatul telefonic şi interfaţa telefonică pentru receptarea şi
înregistrarea digitală a comunicaţiilor analogice sau digitale, a
mesajelor sonore;
 aparatul telefax şi/sau interfaţa telefax pentru înregistrarea digitală a
documentelor grafice recepţionate sau pentru scrierea lor directă la
imprimantă fax;
 interfaţa audio şi video pentru recepţia imaginilor şi sunetelor prin
intermediul plăcii de captură video ce preia imagini de la o cameră
video, de la un alt VCR pentru imagini de la un videocasetofon sau de
la un Tuner TV pentru a prelua imaginile din reţelele TV;
 microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată, constituie perifericul de
introducere a sunetului captat direct din realitate: dispoziţii şi mesaje,
comentarii şi rapoarte, interviuri, tratative, conferinţe etc.;
 echipamente interactive de introducere din categoria mouse-lui,
trackball, joystick etc. Mouse-ul este folosit pentru manipularea mai
71
uşoară a imaginilor pe ecran şi introducerea comenzilor în calculator.
Trackball, un mouse aşezat cu sfera în sus şi care este manevrată cu
mâna fiind ataşat fie extern la calculator, fie inclus în tastatura
calculatoarelor portabile (laptop-uri, notebook-uri etc.). Joystick-ul,
numit şi „maneta de joc” este utilizat în special în jocurile electronice;
 tableta grafică (digitizor) şi interfaţa de pointare, de fapt un creion cu o
tabletă pe care se înscriu informaţii ce sunt transmise la calculator etc.;
b) Perifericele de ieşire ale unui sistem informatic sunt:
 imprimanta, pentru transpunerea pe hârtie a datelor, textelor,
documentelor sau desenelor. Imprimarea se poate realiza în alb-negru
sau color;
 monitorul serveşte, pentru afişarea pe ecran a informaţiei solicitate.
Terminalul dispune de un difuzor încorporat pentru emiterea de sunete,
mesaje şi alte informaţii sonore;
 plotter-ul, pentru trasarea de schiţe tehnice, planuri, desene de
specialitate în alb-negru sau color;
 aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic, pentru
transmiterea analogică şi digitală de mesaje direct sau înregistrate
digital sub forma fişierelor acustice;
 aparatul telefax şi interfaţa sa specifică, pentru transmiterea Ia distanţă a
documentelor tip fax direct din document, sau în regim memorat, prin
lectura documentului aflat în memoria internă sau externă a
calculatorului electronic;
 interfaţa de ieşire telecopiator, pentru transmiterea documentelor
memorate digital, fie local către un copiator, fie la distanţă prin reţelele
pentru comunicaţii de date, către un copiator;
 imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa, realizează transferul
documentelor din memoria internă a sistemului informatic în memoria
sa externă, sub forma de arhivă pe microfilm, cu avantajul înregistrării
unui volum mare de informaţii pe unitatea de suport;
 interfaţa video pentru transmiterea de imagine şi sunet prin reţelele de
televiziune cu circuit închis sau prin sisteme de televiziune la distanţă.
De asemenea, aici sunt incluse dispozitivele de afişare audiovizuală
locală: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de
sunet etc.;
 interfaţa audio, pentru transmiterea de sunet în reţele locale, în reţele
pentru transmiterea la distanţă a sunetului şi vocii sau pentru consultare
locală a informaţiei sonore (memorate sau în curs de recepţie) cu
72
dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, boxe,
difuzoare, incinte acustice, difuzorul calculatorului etc.
c) Perifericele de intrare-ieşire întâlnite în configuraţia unui sistem
informatic sunt, în principal, următoarele:
 Unităţile digitale de disc magnetic şi optic (discuri fixe, CD-ROM,
DVD, discuri flexibile) permit memorarea digitală a informaţiei de
orice natură (date, texte, documente grafice, sunete, imagini video şi
audio, film etc.), manipularea ei sub forma unor fişiere cu diferite
extensii, lectura şi prelucrarea diferenţiată a informaţiei din aceste
fişiere, folosind programe diferite, în funcţie de natura informaţiei
conţinute în aceste fişiere: procesoare de tabele, procesoare de texte şi
documente, procesoare de grafică, sunet şi imagine;
 Discurile magnetice şi/sau optice, digitale (CD, DVD, Blue-Ray);
 Memorii flash etc.
d) Echipamente pentru comunicaţii. Aici sunt incluse totalitatea
dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere
recepţie, locală sau la distantă, a informaţiei utilizate în sistemele informatice.
Structura şi funcţionalitatea acestuia depinde de mai mulţi factori:
echipamentul informatic utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de
comunicaţii practicate (locale sau la distanţă), natura reţelelor de
telecomunicaţii utilizate şi cuprind:
 echipamentele de fax-modem care asigură transmiterea documentelor
de tip facsimil, a datelor, a documentelor grafice, a imaginilor video şi
audio, a sunetelor şi filmelor cu ajutorul reţelelor de telefonie;
 videotelefon şi sistemul de videoconferinţe (televizoare, camere de luat
vederi, panouri electronice, telefoane mobile) şi interfeţele video şi
acustice de cuplare la reţea de bandă largă;
 asistenţi personali digitali de tipul PDA (dispozitiv portabil miniaturizat
cu ecran şi tastatură asemănător cu „palmtop-ul”) sau PCom (Personal
Communicator - mijloc de comunicare portabil) şi interfeţele mai
elaborate cu utilizatorul care introduc informaţia folosind un creion
fotosensibil şi dispune de soft specializat pentru procesarea şi
transmiterea informaţiei utilizând de regulă reţeaua de telefonie mobilă;
 echipamente GSM pentru comunicaţii mobile (telefon GSM, pager)
care comunică într-o reţea GSM utilizând servicii vocale şi „nevocale”
(transmisii de date, facsimile, imagini) în format digital1, indiferent de

1
digital bit pipe = conductă digitală pentru biţi
73
natura sursei sau receptorului (un telefon digital, un fax digital, un
calculator prin modem, o reţea);
 reţelele de calculatoare (LAN, MAN, WAN, INTERNET) sunt
reprezentate de un ansamblu de calculatoare eterogene (staţii şi servere)
şi alte echipamente şi dispozitive de comunicaţie, conectate conform
unor tehnologii specifice. Pentru conectare se utilizează plăcile de reţea,
hub-uri (receptoare, concentratoare) pentru tehnologiile de tip stea sau
inel, comutatoare (switch-uri), cabluri, conectori, porturi etc.

3.5.3 Componenta software

Componenta software a unui sistem informatic, indiferent de gradul de


complexitate a configuraţiei fizice, este formată din subsistemul de programe
care constituie componenta logică a sistemului informaţional. Software-ul este
format din următoarele grupe mari de programe:
 programele sistemului de operare ;
 accesoriile pentru sistemele informatice de lucru reprezintă un set de
programe folosite uzual ca: ceas, calendar şi agendă, bloc-notes,
calculator, accesorii pentru desen, procesare text, accesorii pentru
comunicaţii (telefon, fax), accesorii pentru sunet şi imagine ;
 procesoare de text şi imagine fixă, tip document grafic;
 procesoare DTP (Desk Top Publishing);
 procesoare de proiectare asistată;
 procesoare pentru desen şi reprezentări grafice:;
 procesoare de calcul tabelar;
 procesoare integrate;
 procesoare pentru comunicaţii şi reţele de date;
 procesoare pentru accesare şi dezvoltări în sisteme de reţele Internet şi
Intranet;
 procesoare pentru sisteme de gestiune de baze de date/cunoştinţe;
 procesoare pentru limbaje de programare şi asamblare;
 procesoare utilitare şi de întreţinere;
 procesoare pentru medii integrate de dezvoltare etc.;

74
3.5.4 Componenta informaţională

Componenta informaţională a sistemului oferă obiectul supus


prelucrării şi în acelaşi timp, conţine multitudinea de rezultate intermediare şi
rezultatele finale ale activităţii de prelucrare.
a) Informaţiile de intrare pot proveni din mai multe surse: captate
direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte) preluate prin scanare
(documente, faxuri), înregistrări audio (microfon) sau video (camera de luat
vederi) şi sunt:
 preluate din reţelele de date şi comunicaţii, locale sau la
distanţă;
 rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs
de desfăşurare;
 stocate în memoria externă, depozite şi arhive electronice sau
înregistrate pe microfilm.
b) Informaţiile de ieşire ale sistemului informatic au mai multe
destinaţii:
 pentru consultare interactivă la monitoarele calculatorului (date,
grafice, texte, documente), listarea la imprimantă, desenare la plotter
(desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor,
panouri electronice, sistem de televiziune) sau înregistrate pe
microfilm;
 transmitere locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale
şi telecomunicaţii de date, texte, sunet şi imagine;
 păstrarea temporară în memoria internă sau externă în vederea unor
prelucrări imediate;
 păstrarea pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic, optic),
pentru consultări ulterioare;
 păstrarea pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic, optic
sau grafic (microfilm).
De cele mai sus se poate concluziona că funcţionarea unui sistem
informatic este posibilă numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a
celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele şi informaţiile.

75
Capitolul 4
INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII

4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA


ACESTORA –

Informaţiile economice iau naştere în mod obiectiv, determinist sau


aleator. Locul unde ia naştere informaţia se numeşte sursă, iar locul unde
ajunge se numeşte receptor. De la sursă la receptor, informaţia circulă prin
ceea ce se numeşte canal de comunicaţie. Prin urmare, informaţia trebuie
definită în legătură strânsă cu aceste trei noţiuni. În sfera activităţilor
economico-sociale, producerea, circulaţia şi utilizarea informaţiilor reprezintă
un proces conştient, dirijat, în care legile specifice procesului informaţional
pot fi prestabilite şi modificate după cerinţele cunoaşterii şi conducerii
activităţilor economice.
Producerea, transmiterea şi utilizarea de informaţii, în activitatea
ecomomico-socială, reprezintă condiţii indispensabile pentru gestiunea
proceselor de creare a bunurilor materiale şi spirituale. Informaţiile emise în
acest cadru poartă numele de informaţii economice. Funcţionarea stabilă a
unui sistem şi dezvoltarea sa sunt condiţionate de existenţa unor conexiuni
informaţionale între elementele sale, între sistemul de conducere şi cel
condus, a unor conexiuni între subsisteme şi sistemul global, integrator.
Informaţia economică este exprimată printr-un sistem de indicatori,
care formează sursa de date necesare gestiunii firmei. Indicatorii sunt agregaţi
piramidal, de la indicatorii cantitativi sau valorici analitici până la indicatorii
de sinteză, exprimaţi de obicei sub formă valorică. Alături de indicatori sunt
codurile şi nomenclatoarele de coduri care asigură o clasificare şi o structurare
omogenă a informaţiilor după criterii bine definite.
Ţinând cont de principiile generale ale funcţionării sistemelor şi de
rolul informaţiilor în asigurarea conexiunilor informaţionale în procesul de
conducere a firmei, se poate afirma că în timp ce conţinutul informaţiilor este
determinat, în principal, de sistemul condus, forma lor este determinată de
sistemul de conducere. Forma informaţiilor se poate modifica în raport cu
mijloacele şi procedeele folosite la producerea lor, în timp ce conţinutul
76
acestora rămâne neschimbat, fiind independent de structura sistemului condus
şi conducător. Din acest motiv, informaţiile pot fi considerate ca o proprietate
obiectivă a fenomenelor şi proceselor economice. Pentru a avea semnificaţie şi
utilitate, informaţiile trebuie să fie recepţionate de sistemul conducător.
Informaţiile utilizate în gestiunea firmei sunt clasificate atât din punct
de vedere funcţional cât şi sub aspectul utilităţii lor.
Din punct de vedere funcţional, informaţiile economice se clasifică
astfel: informaţii de stare (care caracterizează cantitativ şi calitativ potenţialul
tehnic, de producţie, economic, uman, financiar, valutar etc. al sistemului
economic firmă, al activităţilor şi entităţilor sale funcţionale la începutul şi
sfârşitul perioadelor de gestiune, precum şi la diferite momente intermediare);
informaţii de intrare (care caracterizează cantitativ şi calitativ nivelul
obiectivelor propuse spre realizare şi al resurselor alocate pe activităţi şi
entităţi funcţionale, la începutul perioadelor de gestiune şi la diferite momente
imtermediare până la sfârşitul acestor perioade); informaţii de ieşire (care
caracterizează cantitativ şi calitativ nivelul rezultatelor şi al consumului de
resurse, pe ansamblul sistemului, pe activităţile şi entităţile sale funcţionale, la
sfârşitul perioadelor de gestiune sau în diferite momente ale perioadelor
respective); informaţii de cooperare (ce caracterizează cantitativ şi calitativ
relaţiile şi legăturile operaţionale cu sistemele exterioare); informaţii de
execuţie (care sunt utilizate în procesele informaţionale pentru execuţia
lucrărilor informaţionale şi care conţin atât informaţiile menţionate cât şi alte
informaţii operative pentru conducerea şi funcţionarea sistemului, a
activităţilor şi entităţilor sale funcţionale).
Sub aspectul utilităţii lor, informaţiile economice furnizate şi
vehiculate de sistemul informaţional al firmei se împart în şase grupe mari, şi
anume: informaţii de prognozare pe termen lung, folosite pentru elaborarea
unor prognoze; informaţii de planificare de perspectivă medie şi lungă;
informaţii de programare sau planificare operativă; informaţii de pregătire-
lansare; informaţii de control şi reglare; informaţii de evaluare şi raportare.
Pentru ca informaţia să-şi poată îndeplini rolul în conducerea şi
previzionarea macroeconomică, în formularea şi fundamentarea deciziei,
trebuie să întrunească următoarele calităţi:
 acurateţea determină valoarea informaţiei şi se referă la reflectarea
exactă a realităţii, cantitativ şi calitativ;
 oportunitatea reprezintă calitatea informaţiei de a fi disponibilă în
momentul la care este solicitată şi se măsoară prin parametrul timp. În raport
cu această calitate, se evidenţiază procesul de îmbătrânire a informaţiei. Pentru
77
a se reduce la minimum acest proces şi efectele sale este necesară scurtarea
ciclului producere-prelucrare-transmitere-stocare şi utilizare a informaţiei,
adică adoptarea deciziei;
 valoarea trebuie privită prin prisma conţinutului informaţional, a
utilităţii informaţiei şi prin prisma efectelor sale asupra sistemului economic
condus. Valoarea informaţiei economice poate fi comensurată cu ajutorul unei
expresii matematice de forma următoare:
1 t
[
Vi = E
t n=1
]
∑ f(C, A,T,t, N, n) - g(p, N) , (4.1)

unde: Vi reprezintă valoarea informaţiei furnizate, exprimată prin


efectele economice;
E efectele economice asociate tipului de decizie;
t perioada în care informaţia este utilă;
C cantitatea de informaţie;
A acurateţea informaţiei;
T timpul de răspuns al sistemului care produce informaţia
respectivă;
n numărul de sub-perioade ale lui t;
N numărul deciziilor luate, utilizând informaţia, în perioada t;
p probabilitatea luării unei decizii corecte pe baza informaţiei
date.

Un calcul de eficienţă privind utilizarea informaţiei trebuie să ţină


seama şi de costurile implicate în producerea, prelucrarea, transmiterea şi
recepţionarea informaţiei în procesul de gestiune a activităţii firmelor.

78
4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA
INFORMAŢIONALĂ

Atunci când se discută rolul şi puterea informaţiilor, este important să


se specifice şi tipul acestora, ele fiind foarte diferite. Informaţiile relevante se
clasifică în şase categorii după: conţinut, formă, comportament, relaţie, acţiune
şi comunicare. Până în prezent în economie a fost utilizată în special categoria
referitoare la conţinut şi aceasta în mod sistematic şi simplu. A le genera sau
obţine pe celelalte a fost posibil de-abia în ultimii ani datorită evoluţiilor
spectaculoase a tehnicilor de prelucrare a informaţiilor, iar a lucra cu ele
reprezintă însă cheia viitorului.
a) Informaţii de conţinut - furnizează date despre valori numerice,
timp, locuri şi alte mărimi cantitative. Datele cuprind adrese, informaţii despre
livrări, stocuri, vânzări, evidenţa salariilor sau date personale ale angajaţilor,
informaţii despre clienţi (situaţii detaliate ale comenzilor şi solvabilităţii,
persoanele de contact etc.).
Conform naturii sale, informaţia de conţinut este de cele mai multe ori
istorică, ea oferă relaţii despre data comenzii, a livrării, când şi unde s-a
depozitat un articol sau când un anume client a făcut o comandă. Aceste
informaţii se găsesc de obicei în actele, dosarele, arhivele sau suporturile
digitale (magnetice, optice, electronice etc.).
Până în anii ‘80, eforturile erau îndreptate spre prelucrarea acestor
informaţii disponibile în cantităţi uriaşe. În comerţ, informaţiile-obiect tipice
sunt preţul, dimensiunea sau greutatea unui produs. Aceasta înseamnă că
informaţiile de conţinut, nu oferă ele singure relaţii despre valoarea unui
produs.
b) Informaţii de atribut descriu forma şi structura unui obiect.
Spre deosebire de informaţiile de conţinut, această categorie poate ajunge la un
volum foarte mare de date. Prin intermediul informaţiilor de atribut, un obiect
este specificat mai direct şi devine identificabil, în individualitatea sa, ca
obiect distinct. De exemplu, la un sistem de calcul PC aceasta are loc prin
indicarea tipului de microprocesor, a frecvenţei, a tipului şi mărimii memoriei
interne, a mărimii hard-discului, a monitorului etc. Luate în sens strict,
planurile de construcţie, documente de elaborare şi execuţie constituie
informaţii atribut. De asemenea omul dispune de astfel de informaţii în
structura ADN-ului. Informaţiile de atribut sunt deosebit de importante pentru
a se ajunge de la afirmaţii generale la informaţii specifice. În acest sens, este
79
necesar să se cunoască datele de individualizare şi care luate în compoziţia
corectă, generează o informaţie specifică. Aceste date au fost multă vreme
stocate prin intermediul semnelor, dar odată cu introducerea prelucrării de
imagini, sunet şi film, informaţiile de atribut au fost disponibile într-o măsură
din ce în ce mai mare în formă multimedia.
Aceste tehnologii au devenit posibile datorită faptului că au fost
inventate medii care permit stocarea a miliarde de biţi şi sunt disponibile
procesoare care permit prelucrarea într-un timp acceptabil a acestor cantităţi de
date. În decursul scurtei istorii a tehnologiei informaţionale, timpul de dublare
a capacităţii de stocare, în condiţiile menţinerii costurilor cip-urilor şi mediilor
de stocare, este de aproximativ 6 luni, sau chiar mai redus.
Informaţiile de conţinut descriu trecutul, în timp ce informaţiile de
atribut descriu prezentul.
c) Informaţia de relaţie descrie relaţia dintre obiecte şi este
esenţială pentru a putea reprezenta dependenţa şi interdependenţa, de măsurare
a gradului de asociere sub aspectul intensităţii, direcţiei şi semnificaţiei, a
legăturilor cauzale dintre obiecte. Se pot face afirmaţii şi se obţin estimări
privind evoluţiile viitoare.
d) Informaţii de comportament presupun tratarea din punct de
vedere antropologic, sociologic, psihologic şi economic a comportamentului
obiectelor investigate. Informaţiile de comportament se bazează pe
informaţiile de conţinut iar pentru înţelegerea mecanismelor şi principiilor de
comportament se simulează prin modelare, comportamentul obiectelor fizice
într-o realitate virtuală sau tridimensională.
Folosind simulări cât mai realiste este adesea posibil să se construiască
dintr-o dată o instalaţie perfectă sau aproape sigură. Prototipul nu mai există în
mod real, ci numai virtual1. Toate simulările au loc pe acest obiectiv virtual.
Informaţiile de comportament, sunt foarte utile în ceea ce priveşte
strategiile şi politicile viitoare.
e) Informaţii de acţiune. Revoluţia informaţională nu urmăreşte
numai crearea lumii virtuale ci şi interacţiunile între „lumea virtuală” şi lumea
reală pentru ca aceasta să se poată transpune în practică. Va fi posibilă nu
numai extragerea informaţiilor din date ci şi generarea de acţiuni pornind de la

1
Având la bază această idee, firma Boeing a construit cel mai mare, cel mai
economicos şi cel mai sigur avion comercial, modelul Boeing 777, mai întâi pe
calculator. Avionul a fost proiectat şi testat în această lume virtuală, cu mult înainte să
se fi „consumat” o singură bucată de material pentru realizarea sa.
80
informaţii. De exemplu, în cazul roboţilor, fiecare mişcare trebuie programată
minuţios dinainte. Prin intermediul noilor tehnici de prelucrări virtuale,
mişcările unei fiinţe umane vor fi înregistrate şi stocate cu ajutorul tehnicii
senzorilor, care pot fi ulterior imitate şi utilizate de maşinile inteligente1.
f) Informaţia comunicată. Comunicarea este un termen cu mai
multe sensuri de înţelegere. Comunicarea în sens tehnic desemnează transferul
bidirecţional de date şi, într-un sens mai larg, schimb de informaţii.
Contextul comunicării, alături de conţinut, joacă un rol foarte
important. Situaţia specifică în care are loc o comunicare constituie adesea
premisa interpretării corecte a acesteia, întrucât conţinutul poate fi ambiguu
sau neclar.
În publicitate, de exemplu, ambiguităţile joacă un rol din ce în ce mai
mare, întrucât prin combinarea iscusită a conţinutului şi a contextului se poate
obţine efectul de nou şi, prin urmare, o atenţie sporită a celor spre care este
îndreptată informaţia. Tehnologia informaţională transmite astăzi numai
conţinuturi informaţionale. Contextul, pentru utilizator, îl constituie propria
imaginaţie sau realitatea individuală. Din acest motiv, comunicarea în
activitatea economică cu ajutorul tehnologiei online se bazează pe conţinuturi.
Contextul joacă un rol secundar, în sensul că se acceptă anumite premise
tacite.
Comunicarea în cyber-spaţiu face un pas uriaş înainte. În cyber-spaţiu
nu se comunică numai conţinutul, ci se creează şi contextul. Utilizatorul nu
mai este izolat în propriul său context, ci pătrunde în sistem şi, prin aceasta,
într-un mediu creat în mod artificial, care modelează comunicarea în calitate
de context. Astăzi există posibilitatea de a modela acest cyber-spaţiu într-un
mod atât de realist încât nu mai poate fi deosebită de realitate, ceea ce face ca
să fie folosit, în special, în industria de divertisment dar şi în simulatoare
super-sofisticate. Rapiditatea dezvoltării funcţionalităţii software-ului pentru
crearea unor cyber-spaţii realiste este uimitoare.
Se apreciază că software-ul pentru crearea în mod rapid şi realist de
cyber-spaţii va fi disponibil mai devreme decât capacitatea întreprinderilor de
a se folosi din plin de posibilităţile oferite de cyber-spaţiu.

1
Vezi “Toy Story” primul film de lung metraj de animaţie tridimensională realizat şi
proiectat doar pe calculator.
81
4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE

Majoritatea specialiştilor au fost de acord în privinţa faptului că


tehnologia informaţională conduce la modificări ample, în sensul manipulării
şi utilizării informaţiei. Deşi folosesc tehnologii complexe, conceptele care
stau la baza sistemelor informaţionale sunt simple şi într-un fel familiare.
Pentru a înţelege aceste sisteme se recomandă diferenţierea datelor de
informaţii şi utilizarea unui sistem de vizualizare a procesării informaţiei.
În cadrul sistemului informaţional al unei entităţi economice din punct
de vedere al modului de organizare şi structurare a sistemului distingem
următoarele nivelele:
 subsisteme informaţionale care sunt subordonate ierarhic
macrosistemului din care fac parte şi care pot funcţiona de sine stătător;
 funcţii care reprezintă modele de gestiune asociate fie sistemelor şi/sau
subsistemelor, fie proceselor de conducere aferente;
 activităţile care sunt elementele constitutive ale funcţiilor, divizibile,
la rândul lor, în sub-activităţi şi menite să asigure detalierea concretă a
funcţiilor;
 sub-activităţile sunt elementele constitutive pentru fiecare activitate,
structurate la rândul lor în procese şi operaţii;
 procesele informaţionale reprezintă succesiunea de operaţii, de stări şi
evenimente care constituie activităţile şi sub-activităţile descrise;
 operaţiile sunt componentele elementare ale sub-activităţilor şi sunt
caracterizate prin evenimente de intrare specifice, reguli de funcţionare şi
evenimente de ieşire proprii. Procesele şi operaţiile au un caracter specific.
Pentru a fi utile gestiunii firmei datele trebuie să fie transformate în
informaţii, adică analizate şi procesate în aşa fel încât acestea să capete o
anumită semnificaţie pentru persoanele care iau decizii.
Procesarea electronică a datelor (PED) reprezintă transformarea
datelor în informaţii prin intermediul mijloacelor electronice. Uneori, diverse
activităţi desfăşurate cu ajutorul computerului sunt atribuite acestui
departament (PED). Mai nou, aceste activităţi au fost numite sisteme
informaţionale. Diferenţa dintre cele două concepte (date şi informaţii) are o
importanţă majoră atât în gestiunea firmei cât şi în folosirea lor de către
computere.
Procesarea informaţiilor are o abordare sistemică, deoarece pentru
obţinerea informaţiilor necesare diferitelor scopuri, firmele îşi dezvoltă
sisteme informaţionale. Noţiunea de sistem informaţional este strâns legată de
82
abordarea sistemică a firmei, deoarece un sistem informaţional poate fi
interpretat ca un proces complex în care sunt introduse date care sunt
transformate pentru obţinerea informaţiilor. Elementele de bază ale unui
sistem de procesare a informaţiei sunt prezentate în fig. 4.1.
Într-un sistem informaţional, intrările sunt reprezentate de date. Aceste
date sunt transformate sau procesate. Procesarea presupune numeroase
manipulări şi analize ale datelor (clasificare, sortare, calculare, centralizare) cu
scopul de a le transforma în informaţii. Sistemul de procesare a datelor
foloseşte memoria de date, un sistem de stocare a datelor (pe diverşi suporţi
informaţionali) în scopul utilizării lor ulterioare (de exemplu, nivelurile
predeterminate ale stocurilor). Ieşirile sunt reprezentate de rapoarte,
documente şi alte rezultate ale sistemului, care furnizează informaţiile
necesare pentru adoptarea deciziilor. Controlul, reprezentat în figură prin
bucla feedback, constă în măsuri de protecţie pentru asigurarea faptului că
rezultatele sunt corespunzătoare şi servesc scopurilor propuse. Astfel de
precauţii constau în verificări ale acurateţei datelor procesate precum şi ale
paşilor pentru determinarea utilităţii rezultatelor pentru utilizatori.

INTRĂRI TRANSFORMARE IEŞIRI

Date Procesare Rapoarte,


documente

Memoria datelor

Feedback

Fig. 4.1 - Structura sistemului informaţional

Tehnologia este utilizată ca mecanism ce oferă mijloacele de atingere a


obiectivelor şi de rezolvare a problemelor din întreprindere. Ea nu constituie în
sine un proces activ şi nici nu este sursă a schimbării. Modificările observate
în întreprinderile din domeniul serviciilor sunt, prin urmare, consecinţa
modificării tehnologiei în scopul soluţionării unei probleme comerciale

83
specifice (business pull); schimbarea este rar impusă de tehnologie în sine
(technology push).
Prin natura sa, sistemul informaţional reprezintă un set de metode şi
proceduri destinate colectării, procesării, stocării şi distribuirii informaţiilor
care vor sta la baza conceperii planurilor, a adoptării deciziilor, a coordonării
şi a controlului. Nu este obligatoriu ca sistemele informaţionale să fie
computerizate. Interesează totuşi sistemele informaţionale computerizate
(SIC), care joacă un rol foarte important în gestiunea firmei.
Utilizarea pe scară largă a informaţiei şi a tehnologiei informaţiei a
condus la existenţa unei largi game de prelucrări automate a informaţiei
generând chiar o tipologie a acestor procese informaţionale.
În raport cu natura lor specifică, informaţiile se prelucrează diferit,
identificându-se următoarele tipuri de procese informaţionale:
a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informaţiei
numerice, după reguli matematice şi logice, şi este larg răspândită în
activităţile care solicită un mare volum de calcule, situaţii şi rapoarte
(economie, management, statistică, cercetare, proiectare etc.). Prelucrarea
datelor se realizează în mod diferit în funcţie de modul de organizare a datelor
în colecţiile de date (nivel de organizare, structură, tip şi operaţiile efectuate
asupra structurii), astfel:
 datele organizate sub forma fişierelor de date se prelucrează cu
ajutorul unor programe, denumite interpretoare sau compilatoare şi care diferă
în funcţie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate;
 datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul
sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD);
 date organizate sub forma foilor de calcul tabelar (spreadsheet) se
prelucrează, fie folosind softuri specializate cum sunt procesoarele de tabele,
fie folosind funcţiile de prelucrare a tabelelor din cadrul pachetelor cu
posibilităţi integrate de tratare a informaţiei (texte, tabele, baze de date, grafică
etc.);
Din punct de vedere informatic prelucrarea datelor organizate sub
forma foilor de calcul tabelar prezintă un interes deosebit, datorită uşurinţei cu
care pot fi utilizate procesoarele de tabele, a prezentării sub formă grafică a
datelor din tabele cât şi a simplităţii integrării prelucrării datelor cu prelucrarea
de text în cadrul foii de calcul sau a lucrului cu baza de date.
b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii
specifice lucrului cu texte. Obiectul prelucrării este textul, structurat în
documente, pagini, paragrafe, fraze şi cuvinte. Textul este supus unor operaţii
84
vizând forma caracterelor şi mărimea acestora, forma şi mărimea paginii,
modul de aşezare a textului în pagină. Prelucrarea textelor presupune, de
asemenea, operaţii lingvistice, cum sunt, despărţirea automată a cuvintelor în
silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. Se asigură
generarea de hipertext şi hiper-legături, captarea şi prelucrarea imaginilor şi
obiectelor, generarea şi prelucrarea tabelelor, a desenelor grafice, procesarea
ecuaţiilor, gestiunea documentelor etc. În urma acestor operaţii rezultă un
document de tip text care poate fi consultat prin afişare pe ecran, imprimat pe
hârtie sau microfilm în vederea arhivării.
Prelucrarea textelor se realizează, fie cu programe specializate, fie cu
componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă
destinaţie principală, spre exemplu editorul de texte al sistemului grafic de
operare, sau editoarele de texte ale procesoarelor de tabele şi ale sistemelor
integrate;
c) Procesarea documentelor grafice reprezintă un mod de
utilizare modern şi eficient a tehnologiei informaţiei în vederea receptării,
memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente. Un
document grafic poate conţine informaţii provenite din surse diverse: situaţii şi
rapoarte rezultate din prelucrarea datelor, documente obţinute în urma
prelucrării textelor, tabelelor, şi reprezentărilor grafice realizate cu un procesor
de tabele, schiţe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională
realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau
color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii scanate
etc.
Procesarea informaţiei organizată sub forma documentelor grafice se
realizează de către programe specializate de tip editoare grafice sau Desktop
Publisher sau de către funcţii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele.
Documentele astfel prelucrate se memorează pe suporturi tehnice de date
având o anumită organizare, pentru a putea fi apoi uşor regăsite, consultate la
terminal, imprimate pe hârtie sau microfilm, comunicate la distanţă sau
introduse într-un nou proces de prelucrare grafică;
d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea
umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferinţe) la sunete obţinute
prin sinteză electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple
izvoare de informaţie sonoră sau auditivă, percepută analogic şi convertită în
formă digitală cu ajutorul unor echipamente şi programe specializate în
tratarea informaţiei sonore (placa de sunet), cuplate la orice calculator
personal. Se realizează în acest mod o interfaţă acustică a sistemului
85
informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon,
compact-disc, player etc.) precum şi cu dispozitivele de comunicaţie acustică
de genul: telefon, interfon;
e) Procesarea de imagini video (imagini în mişcare) completează
gama de posibilităţi media utilizate pe scară din ce în ce mai largă în
tehnologiile TIME1. Informaţia vizuală dinamică este rezultatul captării,
afişării şi perceperii cu ajutorul plăcii de captură video a unui număr de
imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă)
generând privitorului uman senzaţia vizuală de mişcare. Pentru captarea
emisiunilor diverselor reţele de televiziune se utilizează placa TV (Tuner TV).
Sursele de informaţie video (imagini în mişcare) sunt diverse: realitatea,
surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi), imagini transmise
(analogic sau digital) prin sistemele de comunicaţii video de natură
profesională precum şi imagini (animaţie profesională, filme de specialitate)
realizate pe calculator eu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice. În mod
curent prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei
sonore, după cum imaginea este însoţită de sunet sau voce umană.

1
Telecomunications Informatics Media Entertainment = Telecomunicaţii, Informatică
Media şi Divertisment)
86
4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL

Fluxul valoric informaţional este un model de organizare şi


fructificare prin valoare, în vederea ajungerii de la date la informaţii. Fluxul
valoric informaţional presupune parcurgerea a patru faze:
 generarea, culegerea şi transmiterea de date;
 gestiunea datelor;
 analiza şi interpretarea datelor;
 modelarea şi sistemele de asistare a deciziei.
Informaţia poate fi privită din două perspective economice: cost şi
valoare:
 reprezentarea din punct de vedere al costurilor are loc datorită faptului
că culegerea, stocarea şi prelucrarea informaţiei costă bani şi implică costuri;
 reprezentarea prin valoare presupune capacitatea de a crea avantaje
sporite utilizatorului prin intermediul informaţiei.
Conform naturii sale, fluxul valoric informaţional joacă un rol
important, în cadrul procesului de transformare a datelor în informaţii, în
îmbogăţirea cunoştinţelor şi, în cele din urmă în capacitatea de a lua decizii.
Atunci când se modelează un lanţ informaţional, scopul urmărit trebuie să fie
conştientizat şi formulat încă de la început. Obiectivele prelucrării informaţiei
trebuie să provină dintr-un nivel superior. Acestea sunt reprezinte de
activităţile de management şi marketing, subordonate scopurilor majore ale
întreprinderii, de a produce valoare şi profit în totalitatea dimensiunii sale
sociale şi economice. Factorii de conducere nu pot să aştepte ca deciziile să se
poată lua numai pe baza informaţiilor disponibile. Ei trebuie să ştie care sunt
opţiunile posibile, dar şi natura cunoştinţelor necesare înainte ca datele să fie
reunite şi să înceapă prelucrarea lor.

4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor

Primul element al fluxului valoric informaţional îl constituie generarea


datelor prin culegerea şi transmiterea lor. Punctul de plecare pentru revoluţia
informaţională l-a constituit utilizarea tehnologiei în scopul culegerii, stocării,
regăsirii şi transmiterii datelor brute, date care însemnau practic, cifre.
Tehnologia multimedia oferă azi posibilităţi nebănuite în procesarea şi
generarea informaţiilor pornind de la formele pe care le poate lua datele.

87
Culegerea datelor brute se deosebeşte astăzi fundamental de perioadele
anterioare, când se numărau produsele în rafturile şi se consemnau cu ajutorul
unui creion şi a unui bloc de hârtie. Calculatoarele şi tehnologia au redus
masiv costurile culegerii şi circulaţiei datelor.
Prin intermediul sistemelor POS (point of sale - puncte de vânzare), se
culeg date privind vânzările în cadrul magazinelor şi se transmit zilnic, dacă
nu chiar în timp real. Următorii paşi ai prelucrării informaţiei permit obţinerea
de informaţii privind comportamentul consumatorilor, nevoile şi
particularităţile locale. Sistemele videotext pot furniza statistici la cumpărările
online (online-shopping).

4.4.2 Gestiunea datelor

Creşterea cantităţii datelor brute a luat o amploare care în prezent


ameninţă să-l copleşească pe utilizator. Acest lucru se constată atât în ceea ce
priveşte cantitatea datelor ce trebuie culese, cât şi viteza de culegere a
acestora. Fără mijloace eficiente de gestiune a datelor în scopul ordonării,
sortării, eşantionării, grupării şi identificării acestora, primul plan al lanţului
valoric ar fi inutil. Cei mai mulţi dintre utilizatori recunosc că depun un efort
considerabil în gestionarea datelor. În multe cazuri, utilizarea în continuare a
datelor nu este încă în măsură să asigure dobândirea de valoare pentru
utilizator. În limbajul firmelor se vorbeşte despre date generice1. Datele culese
sunt păstrate un timp foarte scurt într-o formă care să permită apelarea lor
rapidă, ca urmare a costurilor şi a complexităţii activităţii de gestiune într-o
stare „online”. Din acest motiv, transformarea datelor într-o formă
comprimată, capabilă să genereze concluzii, este foarte importantă.

4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor

Pentru majoritatea utilizatorilor, noţiunea de „informaţie” semnifică


datele brute, interpretate într-o formă care le conferă un oarecare sens.
Informaţia sub forma datelor interpretate este a treia componentă a fluxului
valoric informaţional. În cadrul acestui proces, se apelează la instrumente

1
Un exemplu îl constituie comerţul cu amănuntul, unde se generează în mod regulat
cantităţi mari de date POS dar foarte puţine firme folosesc cu adevărat datele culese,
deoarece nu sunt capabile să le transforme în informaţii precise şi utile.
88
specifice gestiunii bazelor de date. Valoarea datelor se bazează pe capacitatea
de interpretare a acestora.
Pentru a se ajunge de la datele brute la informaţii relevante pentru
utilizator, s-au pus la punct mai multe tehnici. Pe lângă sistemele
convenţionale de interpretare a datelor, în ultimii ani ramura inteligenţei
artificiale s-a ocupat de problematica învăţării din date, a capacităţii de
extragere a informaţiilor din acestea, proiectându-se şi realizându-se baze de
fapte şi cunoştinţe.
Astăzi există perspectiva ca prin abordările de tip data mining să se
dezvolte o cale care să permită extragerea de informaţii relevante din cantităţi
mari de date.

4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei

Cu ajutorul metodelor statistice datele se reduc cantitativ, generându-se


astfel sinteze din cifrele de afaceri şi vânzări. Astăzi, informaţiile obţinute în
urma aplicării modelelor statistice sunt transpuse în modele de simulare şi
permit factorilor de decizie o cunoaştere mult mai amplă a afacerii şi a
mediului extern. Avantajul acestora îl reprezintă exactitatea şi deci
posibilitatea obţinerii de marje de profit mai mari decât în cazul în care diferiţi
responsabili s-ar baza numai pe propria lor intuiţie.
Obiectivul fiecărei verigi a fluxului informaţional îl reprezintă sporirea
valorii datelor. Informaţiile şi datele dobândesc valoare numai atunci când
îmbunătăţesc procesul de luare a deciziilor sau, mai general, atunci când
sporesc capacitatea de a genera valoare.

89
Capitolul 5
FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A
BAZELOR DE DATE ŞI DE COMUNICAŢIE

5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE

O bază de date (BD) poate fi considerată drept un model al unor


aspecte ale realităţii unei entităţii organizaţionale şi modelată prin intermediul
datelor. Diferitele obiecte din cadrul entităţii organizaţionale ce reprezintă
interes sunt denumite clase sau entităţi. BD constituie deci un ansamblu
intercorelat de colecţii de date, prin care se realizează reprezentarea unui
univers real împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor între ele.
Baza de date este o serie de date organizate eficient într-o locaţie
centrală, astfel încât să poată deservi un număr de aplicaţii ale sistemului
informaţional. Sistemul de conducere al bazei de date este software-ul care
permite unei firme să construiască, să conducă şi să acceseze datele stocate. În
plus, el pune la dispoziţia gestiunii firmei numeroase rapoarte.
Firmele care deţin specialişti în domeniul informatic dezvoltă adesea
software pentru aplicaţii unice. Deşi crearea acestor tipuri de programe este
destul de scumpă, ele oferă avantajul de a se adapta mult mai bine la realităţile
specifice firmei şi pot fi mult mai dificil de copiat.
Multe firme, în special cele mari şi diversificate, pot avea un număr de
baze de date diferit orientate, pentru a răspunde diferitelor necesităţi (de
exemplu, contabilitate şi resurse umane). Eforturile sunt din ce în ce mai mult
canalizate spre crearea sistemelor care pot distribui informaţii din mai multe
baze de date.
Structura de date constituie o colecţie de date între care s-a stabilit o
serie de legături, care conduc la un anumit mod de identificare şi de selectare a
componentelor.
Operaţiile asupra unui structuri de date sunt: crearea, consultarea,
actualizarea, ordonarea (sortarea, indexarea), selecţia, interclasarea,
fuzionarea, filtrarea, copierea şi sintetizarea etc.

90
Tipurile de structuri logice de date sunt: punctuală, liniară,
arborescentă, reţea, relaţională, orientată pe obiecte.
Colecţiile de date din cadrul unei BD posedă următoarele proprietăţi:
 datele din BD sunt persistente adică sunt păstrate pentru o anumită
perioadă de timp, care poate fi mai mare sau mai mică. Datele se cer a fi
memorate şi, eventual, transportate de la sursă la locul de stocare sau de la
stocare la cel de utilizare;
 starea unei BD reprezintă întregul ansamblu de date la un anumit
moment. Datele se schimbă în timp datorită producerii unor evenimente
externe sau interne. Aceste schimbări pot fi gândite ca fenomene discrete, ce
determină trecerea BD printr-un număr de stări;
 BD denotă integritate atunci când reflectă cu acurateţe universul real.
Unele stări posibile ale BD pot fi valide, altele nu. Conservarea integrităţii
datelor este procesul prin care se sigură tranziţia BD prin stări valide.
Integritatea BD este asigurată exclusiv prin restricţii de integritate, care
reprezintă reguli ce stabilesc cum BD poate rămâne o reflectare corectă, exactă
a universului de discurs. Restricţiile de integritate pot fi statice şi de tranziţie.
O restricţie statică este un invariant al stării, în timp ce restricţiile de tranziţie
vizează trecerile de la o stare a BD la alta;
 BD trebuie să asigure posibilitatea accesului concomitent (concurent) a
mai multor utilizatori la date. Pentru fiecare dintre aceştia se stabilesc tipurile
de operaţii asupra datelor la care au de acces;
 organizarea datelor în BD trebuie să fie transparentă pentru utilizatori,
indiferent de drepturile de acces pe care le deţin aceştia, în sensul că
modificările în organizarea datelor nu trebuie să afecteze programele de
aplicaţie.
Astfel, o BD, ca un ansamblu de colecţii de date are caracter:
 organizat (pe niveluri de organizare a datelor);
 coerent (prin asigurarea respectării restricţiilor de integritate, realizarea
protecţiei datelor împotriva incidentelor);
 structurat (datele şi legăturile dintre acestea sunt definite şi descrise
conform unui model de date) cu o redundanţă minimă şi controlată;
 accesibil mai multor utilizatori, în timp util.
Un sistem BD (cunoscut şi sub numele de bancă de date) reprezintă un
ansamblu de elemente hardware, software şi alte resurse, inclusiv date, prin
care este creată, utilizată şi întreţinută una sau mai multe BD. Arhitectura
sistemului de baze de date este formată din următoarele componente:

91
 baza/bazele de date, care reprezintă componenta de tip date a
sistemului;
 sistemul de gestiune al bazei/bazelor de date, care constituie
ansamblul de programe prin care se sigură gestionarea şi prelucrarea complexă
a datelor şi care reprezintă componenta software a sistemului de baze de date;
 alte componente, precum: proceduri manuale şi automate, inclusiv
reglementări administrative, destinate bunei funcţionări a sistemului
(componenta de proceduri), dicţionarul bazei de date ce conţine informaţii
despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici,
documentaţii (componenta de structură), echipamentele şi sistemele hardware
utilizate (componenta hardware) precum şi personalul implicat, reprezentat de
diferite categorii de utilizatori finali şi personal de specialitate: administrator,
ingineri de sistem analişti, programatori, operatori (componenta de personal).
Datele dintr-o bază de date pot fi structurate pe trei niveluri de
organizare a datelor, în raport de categoria de personal implicată:
1) nivelul conceptual (global), care exprimă viziunea
administratorului BD asupra datelor. Acestui nivel îi corespunde structura
conceptuală (schema) BD, prin care se realizează o descriere a tuturor datelor
într-un mod independent de aplicaţii, ce face posibilă administrarea datelor;
2) nivelul logic, care exprimă viziunea programatorului de
aplicaţie asupra datelor. La acest nivel se vorbeşte de schema externă sau
subschema BD, prin care se realizează o descriere a datelor corespunzătoare
unui anumit program de aplicaţie.
3) nivelul fizic, care exprimă viziunea inginerului de sistem asupra
datelor. Corespunde schemei interne a BD, prin care se realizează o descriere a
datelor pe suportul fizic de memorare
Spre deosebire de organizarea datelor într-o BD, organizarea în
fişiere prezintă numai nivelurile logic şi fizic.
Datele stocate într-o bază de date pot fi de mai multe tipuri precum:
date numerice, texte, grafice, animaţie, imagini statice, imagini dinamice
(video, audio, sunete etc.). Aceste date pot fi generate de calculator sau captate
din realitate şi convertite în formă digitală.
Utilizarea mai multor tipuri de date în cadrul sistemelor bază de date, în
special a celor audio şi video s-a reflectat în utilizarea pe scară din ce în ce mai
mare, în domeniul bazelor de date, a tehnologiilor multimedia, în scopul
realizării de sisteme bază de date multimedia.
Un tip special de date sunt datele spaţiale, utilizate în cadrul sistemelor
de bază de date geografice.
92
Organizarea datelor în baze de date se asigură prin utilizarea unor
modele logice şi a modelelor fizice.

1) Modelele logice ale datelor în BD asigură gestionarea, respectiv


definirea (structurarea) datelor, manipularea şi asigurarea integrităţii datelor,
fără să reflecte modul de reprezentare a acestor date pe suportul de memorare.
Totalitatea datelor dintr-o BD constituie extensia bazei de date iar setul
de definiţii prin care este descrisă structura unei BD poartă şi numele de
schema BD.
Un model al datelor poate viza totalitatea datelor din cadrul BD sau o
parte a acestora. În primul caz, este vorba de arhitectura datelor, în timp ce în
al doilea caz sunt reflectate cerinţele asupra datelor ale anumitor aplicaţii (de
exemplu modelul datelor pentru prelucrarea comenzilor, de expediţie a mărfii
etc.). Aceste din urmă modele ale datelor din BD sunt cunoscute şi sub numele
de subscheme ale BD.
Pot fi puse în evidenţă trei tipuri de modele logice ale datelor, şi
anume:
 modele primitive (fişiere). În aceste modele structura de bază este
înregistrarea, mai multe înregistrări fiind grupate în structuri de tip fişier;
 modele clasice (ierarhic, reţea, relaţional). Aceste modele menţin o
orientare pe înregistrare, dar adaugă şi orientarea pe ansamblu;
 modele semantice (orientate pe obiecte). Aceste modele sunt axate pe
reprezentarea semnificaţiei (semanticii) datelor.
Dintre acestea, ultimele două tipuri sunt specifice bazelor de date.
Caracteristicile modelelor logice pot fi prezentate sintetic, astfel:
a) Modelul ierarhic (arborescent), unde datele sunt reprezentate după
structura unei ierarhii, a unui arbore. Legăturile dintre date vor fi ordonate
unic, iar orice acces se face prin vârful ierarhiei (rădăcină). Un subordonat nu
poate avea decât un singur superior direct şi nu se poate ajunge la el decât pe o
singură cale. Structura de bază este „tip înregistrare” care grupează toate
atributele unei entităţi. În general, pot fi oricâte niveluri de subordonare şi pe
fiecare nivel pot fi oricâţi dependenţi, dar nici un subordonat nu poate exista
fără superiorul lui (legături unul la mulţi). Legăturile sunt fizice şi
implementate prin pointeri, fişiere cu legături etc.
b) Modelul reţea, unde datele sunt reprezentate ca într-o mulţime de
ierarhii în care un membru al ei poate avea oricâţi superiori (legături mulţi la
mulţi). La un subordonat se poate ajunge pe mai multe căi. Structura de bază
este reprezentată prin „tipul înregistrare” (atributele entităţii) şi „tipul set”
93
(legăturile între entităţi). Conexiunile în modul reţea sunt de regulă liniare,
unul la mulţi, dar şi mulţi la mulţi, a căror implementare este complexă.
Legăturile sunt fizice şi implementate prin pointeri, fişiere de legături etc.
c) Modelul relaţional, unde conceptul de bază este cel de relaţie
(tabelă).
O reprezentare comodă a relaţiei este tabelul bidimensional (tabela de
date), în care liniile reprezintă înregistrări (articole sau tupluri), iar coloanele
corespund câmpurilor (caracteristicilor sau atributelor). Reprezentarea tabelară
este preferată adesea altor forme de reprezentare a relaţiilor, întrucât este uşor
de înţeles şi de utilizat.
În cadrul modelului relaţional nu interesează decât relaţiile finite, chiar
dacă la construirea relaţiilor se admit domenii infinite.
Într-o organizare eficientă, flexibilă, ordinea liniilor şi a coloanelor din
cadrul tabelei de date nu trebuie să prezinte nici o importanţă. Pentru a
diferenţia coloanele care conţin valori ale aceluiaşi câmp şi a se elimina astfel
dependenţa de poziţie în cadrul tabelei se asociază fiecărei coloane un nume
distinct şi se precizează proprietăţile pe care le au valorile de pe coloana
respectivă ceea ce duce la apariţia noţiunii de atribut. Numele coloanei
(atributului) exprimă de obicei semnificaţia valorilor din cadrul coloanei
respective.
d) Modelul orientat pe obiecte unde structura de bază folosită este cea
de clasă de obiecte, definită prin abstractizare din entitatea fizică pe care o
regăsim în lumea reală. Aici există entităţi simple şi clase de entităţi care se
reprezintă prin obiecte simple sau clase de obiecte, ordonate în ierarhii de
clase şi subclase.
Clasele de obiecte reprezintă un tip abstract de date care defineşte
structura şi proprietăţile obiectelor din acea clasă şi mulţimea de metode
operaţionale asupra obiectelor respective.
Proprietăţile descriu structura de date a obiectului. Un obiect are un
nume, prin care este referit, un identificator unic, metode, o implementare
(care este privată) şi o interfaţă publică. Metoda defineşte operaţiile permise
asupra obiectului, adică acele operaţii care modifică comportamentul
obiectului. Cererile adresate unui obiect pentru a returna o valoare sau pentru a
schimba o stare se numesc mesaje.
Modelul orientat pe obiect conferă obiectelor următoarele caracteristici
mai importante:
 încapsularea ce presupune ca descrierea obiectelor să se facă astfel
încât să există acces din afara obiectului la datele sale;
94
 polimorfismul în sensul că diferitele obiecte răspund diferit la aceleaşi
mesaje.
 succesiunea (moştenirea) ce reprezintă capacitatea unui obiect de a-şi
genera datele şi funcţionalitatea din alt obiect.
 modul de prelucrare a obiectelor este specificat prin operatorii
modelului. La baza operaţiilor dintr-un astfel de model stau mesajele, care
ajută obiectele să comunice între ele.
Un model logic de date este definit prin trei dimensiuni şi anume:
 structura datelor. Definirea structurii datelor presupune definirea
entităţilor şi caracteristicilor asociate, precum şi definirea legăturilor între
entităţi (asocierea). Asocierea poate ti: unu la unu (tip liniar), unu la mulţi (tip
arborescent), mulţi la mulţi (tip reţea) sau neprecizat în totalitate;
 operatorii modelului, care acţionează asupra structurilor de date,
pentru manipularea datelor;
 restricţiile de integritate, care reprezintă restricţiile ce asigură
menţinerea corectitudinii datelor.

2) Modele fizice ale datelor BD sunt utilizate pentru reprezentarea


modului de organizare a datelor pe suportul fizic de memorare. Datele în
formă digitală pot fi memorate pe mai multe tipuri de medii fizice. Pe acelaşi
mediu fizic se pot memora mai multe tipuri de date, după ce au fost digitizate
(sunet, imagini statice sau dinamice, video sau audio, film, animaţie,
documente grafice, text şi numere).

95
5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD) este un ansamblu


complex de programe care asigură interfaţa între o bază de date şi utilizatorii
acesteia. SGBD este componenta software a unui sistem de bază de date care
interacţionează cu toate celelalte componente ale acestuia, asigurând legătura
şi interdependenţa între ele.
Datorită rolului pe care îl îndeplineşte, o bază de date nu este de
conceput fără un SGBD. Cu alte cuvinte, orice organizare a datelor în colecţii
de date, care nu are un SGBD asociat, nu conduce la o bază de date. În aceste
situaţii se poate lucra cu fişiere sau sisteme de fişiere, prin intermediul unor
programe (scrise în diferite limbaje de programare) sau sisteme de gestiune de
fişiere (ca produse software), dar nu avem de-a face cu o bază de date.
Activităţile asigurate de SGBD, ca produs software, sunt:
 definirea şi descrierea structurii bazei de date ce se realizează printr-un
limbaj propriu specific, conform unui anumit model de organizare a datelor;
 încărcarea datelor se realizează prin comenzi din limbajul de
manipulare propriu sau prin componente proprii specifice. Accesul la date se
efectuează prin interogare şi actualizare. Interogarea este complexă şi
presupune: vizualizare, consultare, editare situaţii de ieşire (rapoarte, liste,
regăsiri punctuale). Actualizarea presupune cele trei operaţiuni: adăugarea,
modificarea şi ştergerea de înregistrări din colecţiile de date. Această activitate
trebuie să asigure coerenţa datelor prin respectarea restricţiilor de integritate
impuse de modelul de date;
 întretinerea bazei de date se realizează prin utilitare proprii SGBD-ului:
editoare, shell-uri, convertoare etc. Această activitate presupune alocarea
spaţiului în memoria externă, refacerea fişierelor bazei de date în caz de
incidente, alte operaţii. Pentru întreţinerea bazei de date SGBD are
implementat algoritmi de optimizare a timpului şi spaţiului de memorie
ocupate;
 reorganizarea bazei de date se realizează prin actualizarea structurii de
date şi modificarea strategiei de acces, activităţi efectuate de administratorul
bazei de date;
 securitatea datelor se realizează prin instrumente puse la dispoziţia
administratorului bazei de date. Activitatea se referă la asigurarea
confidenţialităţii datelor prin autorizarea şi controlul accesului la date,
realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor etc.;
96
Evoluţia SGBD-urilor este legată, în principal, de modelul logic de date
pe care-l implementează astfel: iniţial datele erau organizate în fişiere,
gestionate de programe scrise în diferite limbaje de programare universale
(exemplu: Cobol, Fortran etc.), apoi a apărut modelul arborescent de
organizare a datelor şi primele SGBD-uri ierarhice ce implementau acest
model (exemplu: SCF, IMS), urmate de modelul reţea de organizare a datelor
şi SGBD-urile reţea ce implementau acest model a apărut în anii ‘90 (exemple:
IDMS, SOCRATE). SGBD-urile arborescente şi reţea fac parte din prima
generaţie şi constituie pionieratul în domeniu.
La începutul anilor ‘80 a apărut modelul relaţional de organizare a
datelor şi ulterior s-au realizat SGBD-uri relaţionale ce implementau acest
model (exemple: Foxpro, Oracle, Access, Informix, DB2, Progress,
SQLserver). Este generaţia a doua de SGBD-uri, caracterizate prin simplitate,
interactivitate şi neproceduralitate fiind foarte mult utilizate. Au fost urmate în
evoluţie de modelul orientat pe obiect de organizare a datelor şi SGBD-urile
orientate obiect ce implementau acest model, generaţia a treia de SGBD-uri
care este în plină dezvoltare.
În acest moment cea mai mare parte a bazelor de date sunt realizate cu
SGBD-uri relaţionale, o foarte mică parte cu SGBD-uri de generaţia întâi şi
câştigă tot mai mult teren cele realizate cu SGBD-uri orientate obiect.
La trecerea de la o generaţie la alta de SGBD s-a urmărit:
 păstrarea aspectelor fundamentale specifice conceptului de SGBD:
obiectivele, funcţiile şi componentele. Desigur, la fiecare generaţie apar o serie
de elemente specifice, de nuanţă, care însă nu schimbă fundamentele
conceptului;
 încadrarea unui SGBD într-o generaţie se face în funcţie de modelul
logic de date implementat prin luarea în considerare a celor trei elemente care
caracterizează modelul de date: structura modelului (entităţile şi legăturile
dintre ele), operatorii de prelucrare şi restricţiile de integritate;
 îmbunătăţirea organizării datelor în memoria externă prin
implementarea unui model mai performant. Se urmăreşte creşterea
independenţei logice şi fizice a datelor, asigurarea unor limbaje de descriere a
datelor (LDD) cât mai performante şi automatizate, asigurarea unor limbaje de
manipulare a datelor (LMD) puternice, asigurarea unor limbaje de regăsire
neprocedurale (ex.: SQL), reducerea şi controlul redundanţei;
 îmbunătăţirea accesului la date prin acces după mai multe chei, acces
concurent, optimizarea accesului, creşterea protecţiei şi securităţii datelor;
97
 oferirea unor facilităţi de utilizare tot mai performante: generatoare
specia1izate, interfeţe cu alte limbaje de programare, interactivitatea;
 diversificarea tipurilor de date ce pot fi utilizate, a modului de lucru
(local sau reţea), precum şi a tipurilor de aplicaţii ce pot fi dezvoltate. Acest
lucru înseamnă că SGBD-urile se doresc a avea o extensibilitate cât mai mare,
care să le permită adaptarea la nou;
 utilizarea unor SGBD-uri din generaţii precedente în paralel cu
dezvoltarea unei noi generaţii;
 tendinţa de fundamentare teoretică şi de standardizare a conceptelor
din fiecare nouă generaţie de SGBD apărută.
Sistemul de gestiune a bazelor de date are rolul de a furniza suportul
software complet pentru dezvoltarea de aplicaţii informatice cu baze de date.
Fiind un mediu specializat, SGBD satisface cerinţele informaţionale ale
utilizatorului într-un mod optim. Astfel, el asigură minimizarea costului de
prelucrare a datelor, reduce timpul de răspuns, asigură flexibilitate şi
portabilitate aplicaţiei, oferă protecţie ridicată a datelor.
Obiectivele unui SGBD sunt:
1. asigurarea independenţei datelor;
2. asigurarea redundanţei minime şi controlate a datelor;
3. asigurarea facilităţilor de utilizare a datelor;
4. asigurarea securităţii datelor;
5. asigurarea coerenţei şi integrităţii datelor;
6. asigurarea segmentării datelor;
7. asigurarea legăturilor între date;
8. creşterea performanţelor globale ale aplicaţiei;
9. administrarea şi controlul datelor.
1) Asigurarea independenţei datelor. Se spune că o aplicaţie
informatică depinde de date, dacă modificarea structurii de memorare a datelor
sau a strategiei de acces la date afectează şi aplicaţia. Independenţa datelor faţă
de aplicaţie este necesară din următoarele motive:
 diferite aplicaţii au nevoie de viziuni diferite ale utilizatorului asupra
aceloraşi date. O bază de date este realizată pentru o gamă largă de utilizatori,
care au la dispoziţie un volum mare de date.
 SGBD trebuie să-i permită la un moment dat, unui utilizator să vadă
doar o parte din baza de date şi anume numai acele date care îl interesează.
Prin acest lucru se optimizează consumul de resurse calculator (timpul şi
spaţiul), utilizatorul manipulând o cantitate redusă de date, care însă satisface
cerinţele sale;
98
 administratorul bazei de date trebuie să aibă libertatea de a schimba
structura de memorare sau strategia de acces, ca răspuns la cerinţele noi
apărute fără a modifica aplicaţiile existente. După darea în exploatare a unei
baze de date pot apare schimbări de standarde sau norme, se pot modifica
priorităţile aplicaţiei, se pot modifica unităţile şi modul de memorare ale
datelor etc. Cu alte cuvinte dinamica lumii reale va genera modificări în baza
de date. SGBD va permite aplicaţiei informatice să funcţioneze cu programele
existente şi să convertească datele. Administratorul bazei de date va avea la
dispoziţie din partea SGBD-ului, o serie de instrumente care să-i permită să
modifice structura de date fără a modifica programele de aplicaţie. Pentru
acest lucru structura este păstrată în memoria externă şi nu în program ca în
sistemele cu fişiere clasice.
 baza de date existentă la un moment dat, precum şi programele de
aplicaţie care au fost folosite o perioadă de timp, reprezintă o investiţie majoră
la care nu trebuie să se renunţe prea uşor. Cheltuielile pentru realizarea unei
baze de date sunt mari, iar ele trebuie recuperate integral. SGBD va permite
dezvoltarea unor aplicaţii deschise, care să preia din mers şi cu un efort minim
noile cerinţe care apar în timpul exploatării.
Independenţa datelor trebuie privită din două puncte de vedere:
a) Independenţa fizică a datelor face ca memorarea datelor şi
tehnicile fizice de memorare să poată fi modificate fără a determina rescrierea
programelor de aplicaţie;
b) Independenţa logică a datelor se referă la posibilitatea
adăugării de noi tipuri de înregistrări de date sau extinderea structurii
conceptuale (globale), fără ca aceasta să impună rescrierea programelor
existente.
2) Asigurarea redundanţei minime şi controlate a datelor
Spre deosebire de sistemele clasice (cu fişiere) de prelucrare automată a
datelor, stocarea informaţiilor în bazele de date se face astfel încât datele să nu
fie multiplicate. Cu toate acestea, uneori, pentru a realiza performanţe sporite,
în ceea ce priveşte timpul de răspuns se acceptă o numită redundanţă a datelor.
Aceasta va ft însă controlată pentru a asigura coerenţa bazei de date.
Exemplul tipic de redundanţă controlată acceptată este cea apărută la
proiectarea bazelor de date relaţionale prin normalizare precum şi la
proiectarea bazelor de date distribuite prin replicare.
3) Asigurarea facilităţilor de utilizare a datelor ce presupune ca
SGBD să dispună de componente specializate pentru diferite operaţii de
utilizare pentru:
99
 folosirea datelor de către mai mulţi utilizatori în diferite scopuri
(aplicaţii). De cele mai multe ori, o bază de date nu este realizată izolat. Mai
ales în cazul realizării unor aplicaţii informatice cu baze de date care fac parte
dintr-un sistem integrat, datele de la o aplicaţie trebuie să poată fi utilizate în
alte aplicaţii. Acest lucru reduce spaţiul de memorare necesar şi efortul de
încărcare/validare a datelor;
 accesul cât mai natural al utilizatorului la date, fără ca ei să fie nevoiţi
să cunoască structura întregii baze de date. Utilizatorul final care este
beneficiarul aplicaţiei, de regulă, are puţine noţiuni de informatică. De aceea
pe el nu îl interesează structura bazei de date, ci numai o utilizare cât mai
uşoară. Pentru acest lucru SGBD trebuie să ofere instrumente specializate
pentru dezvoltarea de programe de aplicaţie cât mai prietenoase, care să
dirijeze şi să ajute beneficiarul în utilizarea bazei de date;
 existenţa unor limbaje performante de regăsire a datelor care permit
exprimarea interactivă a unor cereri de regăsire a datelor şi indicarea unor
nereguli pentru editarea informaţiilor solicitate.
 regăsirea datelor este una din operaţiile cele mai intens folosite într-o
bază de date. Fie că este folosită pentru actualizare sau pentru consultare,
regăsirea datelor este realizată la cererea tuturor tipurilor de utilizatori ai bazei
de date. Din acest motiv SGBD-urile sunt puternice în ceea ce privesc
facilităţile de regăsire. Acestea au atins performanţe ridicate în sistemele
relaţionale, multe din facilităţile de regăsire de aici fiind preluate în generaţia a
treia de SGBD-uri;
 spre deosebire de sistemul clasic de prelucrare pe fişiere, unde există
un singur criteriu de adresare (cel care a stat la baza organizării fişierului) în
cazul bazelor de date, sistemul de gestiune trebuie să ofere posibilitatea unui
acces multicriterial. În timp ce modificarea criteriului la fişierele clasice
implică reorganizarea lor, la bazele de date schimbarea criteriului nu afectează
cu nimic datele. SGBD stochează datele în entităţile bazei de date şi permite
mai multe căi de acces. Pentru diferite moduri de adresare SGBD creează
dinamic, la momentul execuţiei, o serie de fişiere anexe (de index etc.) care
lasă neschimbate entităţile bazei de date.
 utilizarea unui limbaj cât mai apropiat de cel natural, cu posibilitatea
de acces la baza de date în regim interactiv. Aceasta ar oferi posibilitatea unui
acces uşor la baza de date şi a utilizatorilor neinformaticieni.
SGBD trebuie să îmbine puterea unui limbaj procedural cu cel al unui
limbaj neprocedural (descriptiv)-apropiat de limbajul natural. Paşi importanţi
în acest sens s-au făcut în generaţia a doua de SGBD-un, o dată cu apariţia
100
limbajului de regăsire SQL (Structured Query Language), care este şi singurul
limbaj standardizat din domeniul bazelor de date.
4) Asigurarea securităţii datelor împotriva accesului neautorizat.
Administratorul bazei de date poate prevedea ca accesul la date să se facă
numai printr-o autorizare corespunzătoare şi poate verifica autorizarea oricând
se încearcă accesul la anumite date. SGBD pune la dispoziţia administratorului
bazei de date o serie de instrumente specifice pentru asigurarea securităţii
datelor.
În acest sens SGBD permite:
 autorizarea şi controlul accesului la date, utilizarea viziunilor,
realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor. Autorizarea şi controlul
accesului la date este rea1izat de SGBD prin intermediul parolelor. Acestea
identifică clasele de utilizatori, cu anumite drepturi de acces, la anumite date.
SGBD gestionează privilegiile utilizatorilor în sensul că un utilizator poate
realiza anumite acţiuni, asupra anumitor obiecte, conform anumitor restricţii.
Profilul unui utilizator este definit cu ajutorul SGBD prin: nume, parolă, nume
clasă (grup), număr nivel de acces;
 utilizarea viziunilor este asigurată de SGBD pentru reprezentarea
schemelor externe ale bazei de date. Cu ajutorul previzualizărilor (view)
SGBD permite să se definească partiţii logice ale bazei de date, definite pentru
diferiţi utilizatori, în raport cu cerinţele acestora de acces la date. Securitatea
datelor este asigurată de SGBD prin definirea tuturor drepturilor necesare unui
utilizator pentru o previzualizare şi revocarea drepturilor pentru alte
previzualizări sau obiecte;
 realizarea unor proceduri speciale de acces asupra datelor scrise în
limbajul de manipulare a datelor (LMD) şi care se păstrează în formă
precompilată. Anumitor utilizatori li se va acorda dreptul de execuţie şi li se va
interzice accesul direct la obiectele bazei de date;
 criptarea este asigurată de SGBD prin oferirea de rutine de criptare
(codificare) a datelor apelate automat sau la cerere şi prin existenţa unor
instrumente care permit utilizatorului să realizeze propriile rutine de criptare.
Criptarea şi decriptarea se realizează după algoritmi specifici, cu o cheie
(parolă) de acces la rutină.
5) Asigurarea coerenţei şi integrităţii datelor împotriva unor
ştergeri intenţionate sau neintenţionate care se realizează prin intermediul
unor proceduri de validare, a unor protocoale de control concurent şi a unor
proceduri de refacere a bazei de date după incidente.

101
Componentele SGBD asigură coerenţa şi integritatea tratând separat
cauzele care pot altera baza de date:
 integritatea semantică, controlul accesului concurent,
salvarea/restaurarea;
 integritatea semantică este asigurată prin operaţii efectuate de SGBD
asupra datelor şi a prelucrărilor. Aceste operaţii alcătuiesc un set de reguli
numit restricţii de integritate. SGBD asigură astfel de restricţii implicite
(rezultă din modelul de date implementat) şi explicite (proceduri incluse în
programele de aplicaţie);
 controlul accesului concurent asigură coerenţa datelor şi este un
obiectiv al SGBD urmărit mai ales la baze de date distribuite. În acest sens
SGBD are o unitate distinctă de prelucrare a datelor numită tranzacţie, care
este constituită dintr-o secvenţă de operaţii marcată de puncte de început şi
sfârşit. Tranzacţia poate fi controlată implicit, când punctele de început şi de
sfârşit sunt automat definite, sau explicit, când punctele de început şi de sfârşit
sunt definite prin comenzi specifice. La execuţia concurentă a tranzacţiilor,
SGBD asigură blocarea accesului la datele utilizate la un moment dat. Aceasta
înseamnă că se interzice accesul celorlalte tranzacţii concurente la aceleaşi
date, până se termină tranzacţia curentă. Tehnica de blocare utilizată de SGBD
se poate aplica la nivelul întregii baze de date, a unui fişier, a unei înregistrări
sau chiar a unui câmp. Ea poate fi aplicată pentru citire (partajabilă) sau pentru
scriere (exclusivă);
 salvarea datelor este un proces de stocare prin realizarea de copii de
siguranţă şi prin jurnalizarea tranzacţiilor şi a imaginilor. SGBD poate asigura
salvarea automat sau la cererea administratorului bazei de date. Restaurarea
porneşte de la colecţiile de date stocate prin salvare şi refacere consistenţa
bazei de date, minimizând prelucrările pierdute. Restaurarea este asigurată
automat de SGBD, dar se poate realiza şi manual.
6) Asigurarea segmentării datelor se referă nu numai la aspectul
asigurării accesului mai multor utilizatori la aceleaşi date, ci şi la posibilitatea
dezvoltării unor aplicaţii fără a se modifica structura bazei de date. Problema
segmentării se pune la un nivel superior pentru SGBD-urile ce permit lucrul în
reţea.
7) Asigurarea legăturilor între date corespund asocierilor care se
pot realiza între obiectele structurii de date, precum şi a legăturilor dintre
acestea, conform unui model de date. Fiecare tip de model de date permite
anumite legături între date. Un SGBD, care implementează un anumit model

102
de date, va trebui să asigure şi realizarea legăturilor dintre datele
corespunzătoare în conformitate cu schema conceptuală.
8) Creşterea performanţelor globale ale aplicaţiei sunt
influenţate de SGBD. Acesta trebuie să gestioneze un volum mare de date de o
complexitate ridicată, într-un anumit timp de acces rezonabil pentru diferiţi
utilizatori. Pentru toate aceste lucruri SGBD foloseşte diferite metode de
acces, tehnici de optimizare, tipuri de date. implementarea lor se face în
componente specializate ale SGBD.
9) Administrarea şi controlul datelor sunt asigurate de SGBD, în
sensul că datele pot fi folosite de mai mulţi utilizatori în acelaşi timp, iar
utilizatori pot avea cerinţe diferite care pot fi şi incompatibile. SGBD trebuie
să rezolve probleme de concurenţă la date, probleme ce apar mai intens la
lucrul în reţele de calculatoare.

5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Realizarea obiectivelor prezentate anterior este asigurată de sistemele


de gestiune a bazelor de date printr-o serie de componente ce permit efectuarea
unor operaţii specifice. În funcţie de natura şi scopul urmărit, operaţiile pot fi
grupate pe activităţi. Activităţile acceptă şi ele o grupare pe funcţii astfel încât
una sau mai multe activităţi relativ omogene vor realiza o anumită funcţie.
Ţinând seama de complexitatea sistemului de gestiune, de facilităţile oferite de
acestea, de limbajele utilizate şi de modul de implementare al modelului de
date, gruparea activităţilor pe funcţii are un anumit caracter omogen.
Există câteva funcţii general valabile pentru toate tipurile de SGBD, dar
se pot întâlni şi funcţii specifice diferitelor SGBD-uri datorat unor
particularităţi identificate prin operaţii şi activităţi specifice.
Acestea sunt funcţii de bază, pe care orice sistem software, dacă nu le
are în totalitate, nu poate fi considerat SGBD.
1) Funcţia de descriere a datelor permite definirea structurii bazei de
date cu ajutorul limbajului de definire a datelor (LDD). Definirea datelor poate
fi realizată la nivel logic, conceptual şi fizic. Se descriu atributele (câmpurile)

103
din cadrul structurii bazei de date, legăturile dintre entităţile bazei de date sau
dintre atributele aceleiaşi entităţi, se definesc eventualele criterii de validare a
datelor, metodele de acces la date, aspectele referitoare la asigurarea
integrităţii datelor. Concretizarea acestei funcţii este schema bazei de date,
memorată într-un fişier, ceea ce permite afişarea şi actualizarea structurii bazei
de date, în orice moment.
Această funcţie a fost mult automatizată în timp, LDD având acum
puţine comenzi. LDD este specific fiecărui SGBD, dar întotdeauna realizează
descrierea datelor conform elementelor modelului de date pe care îl
implementează SGBD respectiv.
Într-un SGBD după realizarea funcţiei de descriere, entităţile bazei de
date sunt deja create ca fişiere vide, care conţine numai structura bazei de date
(schema bazei de date) dar care nu conţin datele propriu-zise;
2) Funcţia de manipulare a datelor este cea mai complexă şi
realizează încărcarea, actualizarea şi regăsirea datelor din baza de date, cu
ajutorul limbajului de manipulare a datelor (LMD), astfel:
a) încărcarea datelor în baza de date se realizează prin operaţii
automatizate sau programate ce asigură şi criteriile de validare necesare;
b) actualizarea bazei de date constă în operaţii de adăugare, modificare
şi ştergere de înregistrări. La operaţiile de adăugare şi de modificare se
păstrează aceleaşi criterii de validare care s-au folosit şi la activitatea de
încărcare a datelor. Actualizarea se realizează numai autorizat, prin asigurarea
unei protecţii corespunzătoare a datelor, pentru a se păstra coerenţa bazei de
date;
c) prelucrarea datelor se realizează prin operaţii de selecţie, ordonare,
interclasare (compunere) şi ventilare (descompunere) efectuate asupra
entităţilor bazei de date. Acestea sunt, de obicei, operaţii premergătoare
activităţii de regăsire a datelor. Multe din operaţiile de prelucrare sunt realizate
cu ajutorul operatorilor din modelul de date pe care îl implementează SGBD;
d) regăsirea (interogarea) datelor constă în operaţii de vizualizare
(afişare pe ecran, imprimare pe hârtie), răsfoire sau de editare a unor situaţii de
ieşire. Situaţiile de ieşire pot fi intermediare sau finale şi se pot obţine pe
diferiţi suporţi tehnici de informaţie (ecran, hârtie, mediu magnetic, optic etc.).
Ele pot avea cele mai diferite forme (punctuale, liste, rapoarte, grafice,
imagini, sunet, video) şi se pot obţine după diferite criterii de regăsire.
Funcţia de manipulare a datelor este cea mai intens folosită în bazele de
date şi este cea mai bine suportată de SGBD faţă de orice sistem de gestionare
a datelor, care există până acum.
104
SGBD manipulează datele într-un mod eficient, utilizând în acest scop
o serie de metode şi tehnici de optimizare a accesului şi a alocării spaţiului de
memorie în calculator. Fiecare SGBD, de la o generaţie la alta şi chiar de la o
versiune la alta, a căutat să îmbunătăţească acest aspect.
Limbajul de manipulare de date (LMD) poate fi cu limbaj gazdă sau cu
limbaj propriu. Cele cu limbaj gazdă sunt dezvoltate prin adoptarea unor
limbaje universale de programare (Cobol, Pascal, C etc.) la cerinţele de
regăsire ale SGBD-ului. Se îmbină astfel puterea unui limbaj universal cu
necesităţile de regăsire a datelor (ex. SGBD: Oracle). Cele cu limbaj propriu
sunt dezvoltate printr-un limbaj specific capabil să unească puterea
procesorului software cu cerinţele de regăsire dintr-un anumit tip de bază de
date (ex. SGBD: Foxpro).
Pentru activarea de regăsire există limbaje de interogare specializate
care pot fi incluse în LMD sau pot exista ca atare. Ele au apărut datorită
lărgirii gamei de utilizatori ai bazelor de date, care îi include tot mai mult şi pe
neinformaticieni. Pentru aceştia au fost necesare facilităţi de regăsire simple şi
prietenoase, apropiate de modul de lucru şi de gândire uman. În acest sens,
limbajele de tipul SQL au cele mai bune performanţe;
3) Funcţia de utilizare asigură mulţimea interfeţelor necesare
pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu baza de date. Pentru realiza
această funcţie SGBD trebuie să asigure facilităţi pentru mai multe categorii
de utilizatori ai bazei de date: beneficiari, specialişti, administratorul bazei de
date.
a) Beneficiarii reprezintă categoria utilizatorilor finali şi intensivi ai
unei baze de date. SGBD le oferă acestora limbaje neprocedurale şi alte
facilităţi de interogare (generatoare, utilitare etc.) a bazei de date într-o formă
simplistă şi interactivă. Aceşti utilizatori nu trebuie să cunoască structura bazei
de date şi nu trebuie să ştie să programeze, SGBD ajutându-i interactiv în
utilizarea bazei de date. În acest sens SGBD oferă: meniuri cu opţiuni
sugestive, ferestre, şabloane pentru diferite forme, autodocumentarea (help-uri,
mesaje, ferestre explicative etc.);
b) Analiştii programatori creează structura bazei de date şi realizează
proceduri automate de exploatare a bazei de date. SGBD oferă acestor
utilizatori limbajul de descriere şi limbajul de manipulare a datelor precum şi
interfeţe cu limbaje universale. Acestea sunt de putere şi complexitate diferită,
de la un SGBD la a1tul, oferind atât elemente neprocedurale cât şi procedurale
specialistului în informatică. Cu aceste elemente el descrie schema externă
(logică) a bazei de date şi asigură manipularea complexă a datelor;
105
c) Administratorul bazei de date este un utilizator special şi are un rol
hotărâtor în ceea ce priveşte funcţionarea optimă a întregului sistem. Datorită
importanţei acestei categorii de utilizatori, SOBD are o funcţie distinctă în
acest sens;
4) Funcţia de administrare este complexă şi dependentă de
competenţa administratorului bazei de date. Administratorul care are o bogată
experienţă de analiză, proiectare şi programare, organizează şi administrează
baza de date în toate etapele de realizare a acesteia. Astfel el organizează baza
de date conform unei anumite metodologii, realizează schema conceptuală a
bazei de date, coordonează proiectarea bazei de date. Pentru toate aceste
lucruri SGBD oferă o serie de instrumente şi utilitare specializate.
În etapa de exploatare a bazei de date, administratorul are rolul de a
autoriza accesul la date (acordă conturi, parole etc.), de a reface baza de date
în caz de incidente (prin jurnalizare, copii de siguranţă), de a utiliza eficient
spaţiul de memorie internă şi externă (prin organizare şi lansarea unor
programe de optimizare), de a realiza o serie de analize statistice din baza de
date (număr şi tip de utilizatori, număr de accese, număr de actualizări etc.).
Pentru fiecare din aceste activităţi SGBD oferă instrumente şi tehnici de lucru.
În cazul lucrului în reţea de calculatoare cu baze de date distribuite,
SGBD a dezvoltat foarte mult componentele software destinate
administratorului. Acest lucru este determinat de faptul că baza de date este, în
acest caz, de mare complexitate, datele sunt distribuite pe calculatoarele din
nodurile reţelei, iar utilizatorii sunt de toate tipurile şi în număr mult mai mare.
În principal pentru funcţia de administrare, dar parţial şi pentru celelalte
funcţii, SGBD asigură protecţia bazei de date.
Protecţia bazei de date este un ansamblu de măsuri necesare pentru
asigurarea integrităţii şi securităţii datelor. Măsurile necesare sunt asigurate, în
mare parte, de facilităţile oferite de SGBD dar şi prin alte instrumente
construite de proiectantul bazei de date.
Integritatea datelor se referă la corectitudinea datelor încărcate şi
manipulate astfel încât să se respecte restricţiile de integritate ale modelului
implementat de SGBD.
Securitatea (confidenţialitatea) datelor înseamnă interzicerea accesului
la date pentru utilizatorii neautorizaţi.

106
Capitolul 6

DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE

6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA


NOII ECONOMII-

Noua Economie a devenit o realitate a lumii la acest început de secol


XXI. Impactul tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor este mare, ele
determină avantaj competitiv şi accelerează globalizarea. Trecerea de la Era
industrială la Era informaţiei a schimbat organizaţiile şi societatea, valoarea
adăugată se bazează pe informaţie şi cunoştinţe, a apărut un nou tip de
lucrător, lucrătorul cu informaţia.
Evoluţia spre Noua Economie se realizează prin trecerea de la Era
industrială la Era informaţiei. Sunt proliferate noile tehnologii în domeniile
informaţiei şi comunicaţiilor. Este important să menţionăm de asemenea
câteva dintre riscurile majore care sunt generate în contextul Noii Economii:
vulnerabilitatea digitală, lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital,
folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii, lărgirea prăpăstiei
digitale, evoluţia insuficient de rapidă spre societatea informaţiei.
Pe de altă parte au apărut noi elemente de vulnerabilitate,
vulnerabilitatea indusă de Internet şi reţelele intranet şi interacţiunea umană în
Internet ca factor nou de vulnerabilitate. Toate acestea ne conduc spre un prim
risc major în contextul Noii Economii, vulnerabilitatea digitală. Riscul este
comun tuturor ţărilor, dar pentru ţări emergente cu infrastructură în formare
poate fi considerat mai mare în prezenţa problemelor de lipsă de educare a
utilizatorilor în folosirea tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor.
Volumul de informaţie în Internet creşte continuu. Lipsa sau întârzierea
constituirii conţinutului digital poate fi considerată un al doilea risc major. Un
al treilea risc major poate fi considerat ca fiind generat de folosirea adversă a
informaţiei şi violarea intimităţii, adică utilizarea potenţială a informaţiei
stocate în sistemele informatice împotriva persoanelor, colectivităţilor sau
organizaţiilor. Pe un plan mai general, acumularea de informaţie în Internet şi
alte reţele informatice generează teama de ameninţare la adresa democraţiei.

107
România ca şi alte ţări emergente este confruntată cu fenomenul
cunoscut sub numele de prăpastie digitală sau Digital Divide, adică decalajul
care există în folosirea tehnologiei informaţiilor şi Comunicării (TIC) în
organizaţii, între straturi diferite ale societăţii, la nivelul ţării faţă de alte ţări.
Lărgirea prăpăstiei digitale poate fi considerată un al patrulea risc major
generat de TIC.
Societatea informaţiei şi în perspectivă societatea cunoaşterii
propulsează societatea pe o nouă treaptă de dezvoltare în care informaţia şi
cunoştinţele devin resurse primare care adaugă valoare activităţilor economice,
creează un nou standard de viaţă şi democratizează societatea. Un al cincilea
risc major poate fi de aceea evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei.
O nouă economie s-a născut şi transformă economia existentă: noua
economie a informaţiei. Schimbarea produsă de folosirea tehnologiilor
informaţiei şi comunicaţiilor (TIC) afectează toate domeniile şi toate
întreprinderile. Fenomenul Internet amplifică transformarea, punând la
dispoziţie pe scară largă oamenilor şi organizaţiilor resursele informaţionale.
Dacă electricităţii i-a trebuit un secol pentru a pătrunde în întreaga
lume, reţelele Internet şi intranet sunt astăzi folosite de aproape un miliard de
oameni şi aplicaţiile bazate pe ele se răspândesc rapid. A fost construită o
nouă infrastructură tehnică. Industriile legate de TIC creează locuri de muncă
într-un ritm de două ori mai rapid decât celelalte industrii. În timp ce
cheltuielile de resurse fizice pe unitatea de produs fabricat au scăzut constant
în ultima sută de ani, volumul de informaţie şi cunoştinţe înglobate în produse
a crescut în aceiaşi perioadă cu acelaşi ritm.
Informaţia se constituie astfel ca o resursă nouă, un adevărat capital al
economiei moderne. Impactul TIC asupra afacerilor conduce la schimbarea
percepţiei asupra informaţiei ca factor de producţie. Dac înainte o afacere era
echivalentă cu oameni, tehnologii şi capital, în noua economie vorbim de
oameni, tehnologii, capital şi informaţie. Se produce un efect de transformare
a resurselor informaţionale asupra industriei şi o dispariţie gradată a graniţelor
între produse şi servicii.
Managementul informaţiei şi cunoştinţelor se dezvoltă ca funcţie a
afacerilor şi ca o nouă funcţie în organizaţie, apar oportunităţi noi de afaceri
bazate pe TIC.
Personalul ocupat cu informaţia devine din ce în ce mai numeros.
Vincent(1989) subliniază că timp de 3 secole (1700-1950) în SUA ponderea
acestuia a fost apreciată la 5% pentru ca odată cu răspândirea TIC acest
procent să crească la peste 67% la sfârşitul secolului XX.
108
Dimensiunea acestei industrii se reflectă şi în alte sectoare economice.
Industria TIC atrage cel mai mare nivel al investiţiilor, în cea mai mare parte
nu spre companiile informatice, ci spre clienţii acestora. Industria TIC este
azi cea mai importantă industrie din SUA. Se estimează cheltuielile globale
pentru TIC care ating circa 2.400 miliarde dolari SUA, adică 7,6% din
produsul brut al întregii planete. Cheltuielile TIC la nivel de organizaţie,
ramură economică, ţară, regiune geografică au ajuns să fie considerate ca
relevante pentru comportamentul economic al entităţii respective.

6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI


FUNCŢIONAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN
ADMINISTRAREA AFACERILOR

Dinamismul şi complexitatea ridicată a evoluţiilor tehnice, economice,


informaţionale şi manageriale contemporane se reflectă în înnoirea accelerată
şi pe multiple planuri a sistemului informaţional al organizaţiei. Sintetic,
acestea pot fi relevate sub formă de tendinţe (vezi figura nr. 6).
Întrucât organizaţiile ce funcţionează în perioada actuală, inclusiv
întreprinderile, sunt sisteme deschise, puternic integrate în societate şi
economie, evidenţierea şi prezentarea tendinţelor informaţionale din cadrul lor
se realizează într-o manieră contextuală. Mai mult decât atât, se punctează o
serie de mutaţii majore, de natură informaţională, la scară planetară, cu impact
substanţial asupra sistemului informaţional managerial al organizaţiei.

6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor

Tradiţional, informaţiile erau organic asociate, inclusiv fizic, elementelor


la care se refereau: materii prime, materiale, echipamente, clădiri, piese,
produse etc. În mod firesc, în ultimele decenii se constată manifestarea unei
puternice tendinţe de dematerializare şi dezintermediere a informaţiilor1.
Dematerializarea informaţiei este un proces care a început cu mult timp în
urmă, dar care abia în ultimele decenii ia amploare, marcând substanţial

109
evoluţiile informaţionale, manageriale şi economice ale întreprinderii. La baza
masivei dematerializări a informaţiilor se află o serie de procese şi mijloace,
care înainte nu existau sau numai sporadic, fără a avea o pondere
semnificativă. Între acestea menţionăm: tehnica modernă de calcul şi, fireşte,
în primul rând computerele; tehnologiile informaţionale moderne; codificarea
informaţiilor; constituirea de baze de date; Internetul şi Intranetul. Fără
îndoială că la baza dematerializării informaţiilor se află şi multe alte elemente
care ţin de pregătirea informaticienilor, concepţia managerială, cultura
organizaţională, structura şi funcţionalitatea proceselor economice etc.
Dematerializarea informaţiilor este frecvent asociată cu
dezintermedierea.
Dezintermedierea, care se află abia la început, este posibilă datorită
aceloraşi progrese tehnice şi tehnologice menţionate. Spre exemplu,
potenţialul cumpărător al unui produs nu mai are nevoie să contacteze
comerciantul cu ridicata sau amănuntul, ci apelează direct fabricantul de
produs, ce îi transmite toate informaţiile solicitate, inclusiv vizualizarea
acestuia în multiple ipostaze, uneori chiar mai multe decât sunt posibile, prin
contactul direct. Un exemplu binecunoscut este şi plata salariilor în cont
personal, accesat apoi prin cărţi de credit, ceea ce elimină multiple operaţii şi
informaţii intermediare.
Expresiile dematerializării şi dezintermedierii informaţiilor sunt
multiple. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor sunt componente
ale evoluţiei spre economia bazată pe cunoştinţe. Ele marchează paşi înainte în
creşterea aplicativităţii informaţiilor, în dobândirea de către o mare parte a lor
a statutului de cunoştinţe, în accepţiunea pe care o au în contextul noii
economii sau a economiei bazate pe cunoştinţe. Dematerializarea informaţiilor
este o expresie majoră a dematerializării economiei, modalitate majoră de
manifestare a economiei bazate pe cunoştinţe.
Până în deceniul al IX-lea, introducerea tehnologiei de vârf, inclusiv a
celei informatice, era focalizată în sfera sarcinilor cu caracter operaţional.
Fabricaţia asistată de calculator, robotizarea, constituirea şi utilizarea bazelor
de date, prelucrarea textelor, transferul datelor reprezentau domeniile de vârf
ale utilizării informaţiei. În prezent, ca urmare a progreselor de natură
tehnologică, a acumulărilor de cunoştinţe informatice şi manageriale,
abordările informaţional-manageriale din întreprinderile de vârf se
concentrează în alte zone: constituirea de reţele cuprinzând diferite posturi de
muncă, realizarea schimbului de informaţii şi a interacţiunii dintre salariaţi şi
ceilalţi stakeholderi ai organizaţiei, precum şi dintre agenţi economici,
110
coordonarea sarcinilor şi facilitarea muncii simultane la acelaşi proiect, crearea
de noi servicii pentru întreprinderi şi a unor noi forme ale muncii.

6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii


personalului

Concomitent, se produc modificări în pregătirea personalului care


lucrează în firme. Însuşirea unui minim de cunoştinţe şi deprinderi informatice
reprezintă o componentă majoră a proceselor de formare şi perfecţionare. În nu
puţine ţări, cunoştinţe şi abilităţi apreciabile despre computere se dobândesc
încă din şcoala elementară. Salariaţii mai în vârstă, care nu au beneficiat de
pregătire informatică în şcoală, şi-o completează frecvent. Proliferarea în
ultimii ani a abordărilor informatice “prietenoase”, uşor de asimilat şi utilizat,
contribuie substanţial la “informatizarea” pregătirii şi muncii salariaţilor din
organizaţie.
Ca urmare a acestor schimbări în conţinutul şi modalităţile de realizare
a proceselor de formare şi perfecţionare, personalul din firme este capabil să
utilizeze tehnicile informaţionale de vârf, să-şi asume noi sarcini de muncă, să
operaţionalizeze noi abordări, metode şi tehnici în activitatea lor. Se
conturează o nouă cultură organizaţională în firme, cu pronunţate dimensiuni
informaţionale şi manageriale.

6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional

Una din tendinţele organizaţionale conturate în ultimele două decenii o


reprezintă extinderea outsourcingului şi externalizării.
Această modalitate de atragere de resurse şi activităţi exogene firmei se
utilizează pe scară sporită şi în domeniul informaţional. Spre exemplu, în 1997
outsourcingul informaţional reprezenta în SUA 26 miliarde dolari. Sfera
outsourcingului informaţional se lărgeşte treptat, cuprinzând proiectarea
sistemului informaţional, elaborarea de aplicaţii informatice, operarea şi
întreţinerea sistemului informaţional, managementul relaţiilor informaţionale,
service-ul pentru computere etc.
Problema esenţială care trebuie soluţionată când se apelează la
outsourcing informaţional – ca de altfel la orice sursă de outsourcing – este
evitarea includerii în sfera sa a activităţilor decisive pentru firmă, adică a
acelora de care depinde în mod nemijlocit asigurarea avantajului competitiv al
111
organizaţiei. Operaţional, primul pas spre outsourcing informaţional constă în
identificarea acelor activităţi informaţionale ce nu fac parte din categoria
activităţilor decisive, care, în eventualitatea realizării lor la costuri mai reduse
în afara organizaţiei, pot fi externalizate.
Practica din ţările dezvoltate evidenţiază utilizarea a trei forme de
outsourcing (vezi figura nr. 8).
Potrivit unor specialişti, în realizarea outsourcingului informaţional se
recomandă să se respecte un set de cerinţe:
• definirea precisă a tuturor aspectelor implicate de outsourcingul
informaţional
• fiecare angajament de outsourcing diferă de celălalt şi necesită un
contract cu un conţinut specific
• apelează la opiniile a cel puţin doi experţi informaţionali înainte de a
recurge la outsourcing informaţional şi pe parcursul negocierii acestuia
• include în contractul de outsourcing informaţional o clauză de
renegociere a sa, întrucât aproape întotdeauna, pe parcursul concretizării lui,
apar aspecte imprevizibile
• stabileşte cu furnizorul de servicii informaţionale o relaţie bazată pe
partajarea profitului rezultat pentru a-l motiva la maximum în furnizarea de
servicii cât mai eficace organizaţiei
• abordează outsourcingul informaţional într-o viziune sistemică şi nu ca
o simplă relaţie de cumpărare, situând pe primul plan creşterea competitivităţii
firmei şi luarea în considerare echilibrată a principalelor aspecte implicate.
Experienţa ultimilor ani relevă că, în ciuda a nu puţine incertitudini
implicate, outsourcingul informaţional se amplifică rapid.

6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe


Internet şi Intranet

Transformarea informaţiilor într-o sursă principală a dezvoltării


economice, concomitent cu spectaculoasele şi rapidele progrese ale
tehnologiei informaţiilor se reflectă în conturarea a noi modele de comunicaţii
în cadrul firmelor. Din ce în ce mai frecvent firmele de vârf şi-au conturat un
nou model de comunicaţii bazat pe Internet şi pe Intranet. Motivaţiile iniţiale
principale, care au facilitat în mod determinant cristalizarea noilor moduri de
comunicaţii, sunt reprezentate de dependenţa din ce în ce mai mare a
strategiilor şi operaţiilor comerciale de informaţiile furnizate din exterior prin
112
Internet şi de condiţionarea crescândă a conţinutului şi performanţelor
specialiştilor organizaţiei de contactele cu noii furnizori exogeni de informaţii,
de volumul şi viteza accesării şi folosirea informaţiilor de specialitate.
Sistemele de comunicaţii din firmele moderne se bazează pe îmbinarea
Internetului cu Intranetul.
Internetul asigură, prin intermediul magistralelor informaţionale,
conectarea operativă a firmelor la numeroşi furnizori de informaţii
profesioniste, precum şi conexiuni informaţionale, manageriale şi economice
cu alte firme – clienţi, furnizori, bănci etc. Folosind www se asigură accesul
firmei la informaţii, consultanţă şi cumpărarea de produse etc. în condiţii de
timp, costuri şi – adesea calitate – net superioare condiţiilor tradiţionale.
Internetul are o pondere majoră în derularea a numeroase activităţi pentru
firme: plăţi, încasări, publicitate, promovare şi vânzări produse, selecţie
personal etc.
Intranetul constă, în esenţă, în aplicarea sistemului Internet şi a
protocoalelor sale la nivelul componentelor firmei. Fireşte că, paralel cu
dezvoltarea reţelei Internet de comunicaţii, Intranetul implică şi construirea de
bariere de protecţie pentru a asigura securitatea informaţiilor şi a derulării
proceselor comunicaţionale şi implicit manageriale, de producţie şi economice
în cadrul organizaţiei. Comparativ cu sistemele informaţionale clasice,
Intranetul, ca de altfel şi Internetul, asigură mai multe avantaje – rapiditate de
intrare în funcţiune a sistemului şi de funcţionare, realizare de funcţii mai
variate şi eficace, supleţe în utilizarea şi conectarea aplicaţiilor informatice,
uşurinţă în folosire de către informaticieni şi neinformaticieni şi costuri mai
reduse, mai ales în ceea ce priveşte conectarea la distanţă şi fluxurile externe
ale organizaţiei.
Noul model de comunicaţii care se conturează în firmele de vârf, bazat
pe utilizarea şi integrarea Internetului şi Intranetului, implică, ca norme
comunicaţionale, folosirea a cel puţin trei categorii de abordări informaţionale:
curierul electronic; fişierele permanente de clienţi, furnizori, personal etc.,
continuu actualizate; accesul partajat şi, fireşte, selectat al personalului firmei
la documentele firmei, stocate de servere.

6.2.5. Expansiunea comerţului electronic

Fără nici o îndoială, comerţul electronic constituie una dintre cele mai
decisive mutaţii care se produc în economia şi întreprinderea contemporană,
113
cu multiple şi intense consecinţe economice şi sociale, încă prea puţin
cunoscute. Potrivit specialiştilor care au elaborat cunoscutul proiect al U.E.,
FAIR (Forecast and Assensment of the Socio-Economic and Policy Impact of
Advanced Communications and Recommendation).
În opinia noastră, definiţia comerţului electronic, deşi exactă, nu
punctează suficient faptul că acesta reprezintă un nou mod, radical deosebit de
precedentele, de concepere, derulare şi finalizare a tranzacţiilor economice.
Comerţul electronic se deosebeşte de precedentele tipuri de tranzacţii
economice prin cinci elemente (vezi figura nr. 9):
Ca urmare, structura şi dimensiunea unei părţi apreciabile dintre
activităţile firmelor se schimbă. Se dezvoltă modalităţi orizontale de
organizare a activităţilor, calitatea şi viteza informaţiilor procesate se
amplifică substanţial şi va creşte flexibilitatea forţei de muncă. Impactul
informaţiilor asupra managementului, funcţionării şi performanţelor
organizaţiei devine covârşitor.

6.2.6. Scrutarea informaţională

În firma clasică, circa 90% din informaţiile necesare unui management


competent erau endogene. Accentuarea caracterului de sistem deschis al
organizaţiilor, pe fondul transformării informaţiilor în resursă principală a
acestora şi al spectaculoaselor progrese ale comunicaţiilor şi informaticii,
determină schimbarea structurii informaţiilor necesare managerilor. Ca
urmare, cantitatea şi varietatea informaţiilor exogene firmei, necesare
funcţionării sale eficiente, se amplifică continuu.
Una dintre modalităţile prin care se răspunde acestei necesităţi este
scrutarea informaţională.
Prin scrutarea informaţională se asigură colectarea, prelucrarea şi
analizarea sistematică a informaţiilor contextuale firmei, relevante pentru
activităţile şi performanţele sale. Funcţia principală a scrutării informaţionale
este deci monitorizarea evoluţiilor mediului exogen firmei, care au un impact
semnificativ asupra sa. Scrutarea informaţională implică – pe lângă investigaţii
deliberate asupra mediului – şi observări indirecte realizate în contextul
ansamblului interfeţei dintre firmă şi mediul său ambiant.
Privitor la principalele domenii exogene organizaţiei asupra cărora este
recomandabil să se exercite scrutarea informaţională, există opţiuni diferite.
Dintre acestea o enunţăm pe cea a lui Daft şi Parks, ce identifică şase zone
114
prioritare de exercitare a scrutării informaţionale: clienţii, concurenţii,
tehnologiile, legislaţia şi celelalte reglementări, situaţia economică de
ansamblu a ţării şi mediul socio-cultural.
În condiţiile actuale, ale proliferării informaticii, extinderii rapide a
Internetului, creşterii mijloacelor şi capacităţii de analiză informaţională ale
firmelor, mai ales ale celor de dimensiuni medii şi mari, se asigură premise
superioare de utilizare a scrutării informaţionale. Consecinţele pozitive se
resimt atât în planul elaborării strategiilor şi politicilor de dezvoltare, cât şi în
cel al managementului curent. În viitorii ani, scrutarea informaţională va lua
amploare, datorită impactului crescând pe care informaţiile externe
semnificative îl au asupra activităţilor şi performanţelor firmelor.

6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale

Una dintre cele mai spectaculoase evoluţii către economia bazată pe


cunoştinţe şi către societatea informaţională o constituie apariţia germenilor
întreprinderii virtuale. Deşi un număr apreciabil de specialişti în domeniile
informaţional şi managerial fac referiri la întreprinderea virtuală, definirea sa
de către aceştia diferă între limite apreciabile.

În final, sunt subliniate două aspecte. Organizaţia virtuală, atât la nivel


managerial, cât şi de execuţie încorporează numeroase elemente
informatice şi informaţionale deosebit de performante ca soft şi hard.
Frecvent, prezenţa activităţilor şi rezultatelor fizice ale activităţilor este
înlocuită de prezentări de informaţii vizualizate, capabile să îndeplinească
aceleaşi funcţii, uneori chiar în condiţii superioare de accesibilitate şi
valorificare. Magazinele şi expoziţiile virtuale, care au cunoscut o adevărată
explozie în ultimii ani, sunt dovezi de necontestat pe acest plan. Al doilea
aspect se referă la faptul că organizaţia virtuală, aşa cum este prezentată,
abordată şi percepută în prezent, constituie, în fapt, o formă tranzitorie spre
firma bazată pe cunoştinţe, cea care constituie componenta de bază a noului
tip de economie spre care evoluează în prezent economia bazată pe cunoştinţe.

115
6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional

Precedentele tendinţe se reflectă în planul global al organizaţiei în


conturarea aşa numitului management informaţional, pentru care există două
accepţiuni.
Numeroşi specialişti înţeleg prin management informaţional acel
management al organizaţiei care prezintă o puternică dimensiune
informaţională, reflectată în atenţia acordată informaţiilor în conceperea şi
derularea proceselor şi relaţiilor manageriale. Evoluţiile ultimelor două
decenii, în special, evidenţiază că, într-adevăr, informaţia este o prezenţă
quasi-permanentă, tot mai intensă şi influentă, în exercitarea managementului
la toate nivelurile organizaţiei.
O a doua accepţiune rezidă în considerarea şi tratarea informaţiei, a
ansamblului proceselor informaţionale ca un domeniu de sine stătător, cu
pronunţate particularităţi, care trebuie condus în mod unitar pentru a valorifica
la maximum multiplele sale valenţe. Promotorii acestei abordări, foarte
numeroşi, sunt, de regulă, informaticienii sau cei cu o pregătire de bază
informatică.
În opinia noastră, ambele accepţiuni sunt raţionale, ele fiind
complementare, mai ales în organizaţiile de dimensiuni mari şi mijlocii. În
firmele mici, cel mai adesea este suficientă imprimarea unei puternice
dimensiuni informaţionale managementului, întrucât volumul şi complexitatea
informaţiilor, mai reduse, nu necesită un demers informaţional global, aparte,
de sine stătător.
Cercetările efectuate au relevat că realizarea unui management
informaţional funcţional şi eficace în cadrul organizaţiilor este un proces
laborios, ce necesită o puternică implicare din partea managerilor şi
salariaţilor. Două sunt cerinţele majore de respectat. Prima se referă la
efectuarea de schimbări profunde în cultura organizaţiei. Practica
demonstrează că achiziţionarea de către firmă de noi tehnologii şi noi
manageri nu este suficientă. Este obligatorie participarea intensă a tuturor
managerilor şi implicarea tuturor executanţilor. Pentru aceasta este necesar
mult efort şi timp. A doua cerinţă se referă la abordarea implementării
managementului informaţional de o manieră foarte pragmatică.
Elaborarea de politici informaţionale reprezintă numai baza de declanşare a
realizării managementului informaţional. Partea cea mai dificilă se referă la
116
multiplele şi intensele negocieri, acţiuni de influenţare, modificări de
înţelegeri, construirea de coaliţii şi – uneori – declanşarea de conflicte şi chiar
“războaie”. Studii de management comparat relevă că avansul pe care îl au
firmele nord-americane şi – în general – întreaga societate din SUA,
comparativ cu cele din alte ţări dezvoltate, se datorează, în bună măsură,
respectării acestor cerinţe, care au ca fundament o anumită mentalitate bazată
pe o receptivitate ridicată faţă de noile tehnologii şi pe disponibilitatea de a-şi
asuma riscuri.
Odată cu dezvoltarea unei societăţi în care comerţul electronic
predomină, importanţa deciziilor privind tehnologia informaţională a unei
firme va creşte din ce în ce mai mult. Operaţiunile bancare electronice,
învăţământul la distanţă online, magazinele virtuale de pe Internet, negocierea
electronică a acţiunilor, licitaţiile online de automobile şi revista presei online
sunt deja o realitate. Deşi unele dintre aceste iniţiative ar putea eşua, altele vor
avea un larg succes, schimbând, astfel, peisajul competitiv şi creând noi
oportunităţi de afaceri.
Un rol extrem de important în creşterea gradului de accesibilitate a
tehnologiilor de vârf îl joacă reţeaua Internet. Internetul creează un client
universal, şi asigură accesul ieftin, cu o platformă comună, la o colecţie de
documente, într-un interval relativ scurt. Internetul a fost recunoscut drept
elementul care va schimba complet modalităţile în care întreprinderile îşi vor
conduce afacerile şi vor putea comunica cu utilizatorii şi clienţii.
Evoluţia utilizării Internetului s-a realizat, în principal, în trei etape:
 prima etapă a fost utilizarea Internetului pentru accesul la informaţii,
pentru furnizarea de informaţii prin site-uri Web etc.;
 a doua etapă a fost utilizarea Internetului pentru comenzi şi achiziţii
online şi livrarea pe cale electronică a acestora; multe site-uri cum ar fi
amazon.com constituie exemple în acest sens.
 a treia etapă, către care se tinde în prezent, este utilizarea Internetului
ca un nucleu de valori adăugate (core value added).
În această lume electronică, denumită Internet, sunt prezentate proiecte
curente ale organizaţiilor guvernamentale şi non-guvernamentale, agenţiilor de
ştiri, serviciilor educaţionale, cum sunt, spre exemplu, enciclopediile online,
camere virtuale pentru discuţii, servicii financiare, jocuri, sport, design, artă,
modă etc. Nu trebuie neglijaţi nici indivizii care, de obicei, întreţin pagini
pentru ei înşişi şi nu neapărat site-uri. Este atât de multă informaţie pe Web,
încât deja se pune problema filtrării ei şi evitării acelor lucruri nesemnificative

117
(junk-stuff, spam-mail), care îţi pot sta în cale atunci când cauţi ceva
important.
În ceea ce priveşte vânzarea produselor prin Internet, trebuie avut în
vedere faptul că omul modern este din ce în ce mai “ocupat”, ceea ce înseamnă
că timpul aferent achiziţionării de produse este redus. În acest sens, Internetul
diminuează timpul pe care o firmă sau o persoană sunt obligate să-l consume
pentru adoptarea deciziilor. Se vorbeşte despre „timpul Internet”. Se apreciază
comparativ că 1 lună timp Internet înseamnă 3 ani timp real.
De asemenea, trebuie să avem în vedere faptul că, în primul rând,
principala preocupare a celor care furnizează servicii constă în satisfacerea
necesităţilor clienţilor lor. Într-o lume în care clientul pasiv s-a transformat
într-o persoană activă, care are la dispoziţie un volum mai mare de cunoştinţe,
se creează o mare confuzie, afectând modul în care asigurătorii, în general,
abordează piaţa şi determină care sunt informaţiile despre clienţi pe care
trebuie să le deţină.
Internetul este cea mai mare sursă de informaţii atât în ceea ce priveşte
volumul informaţiilor furnizate prin această reţea, cât şi în ceea ce priveşte
viteza cu care se pot obţine aceste informaţii. Se poate spune că Internetul este
o reţea de telecomunicaţii mare şi eterogenă. Până acum, cei care operau pe
Internet (firme şi clienţi) au fost preocupaţi de securitatea operaţiilor efectuate
prin Internet. De exemplu, clienţii sunt precauţi în privinţa introducerii
numărului lor de card pe Internet, temându-se că datele pot fi furate. Această
reacţie nu trebuie să ne surprindă, deoarece chiar au fost reclamate astfel de
cazuri. Problema securităţii a fost rezolvată prin utilizarea exclusivă a
cardurilor emise de consorţii puternice (Master Card şi Visa). Pe măsură ce
problemele de securitate sunt rezolvate, tranzacţiile financiare prin Internet vor
deveni obişnuite atât pentru persoanele fizice, cât şi pentru firme.
Afacerile pe Internet au apărut din ce în ce mai des în noua
infrastructură. Prin intermediul Internetului, clienţii sunt contactaţi direct şi
întrebaţi în legătură cu informaţiile dorite, fără a mai fi nevoie de deplasarea la
faţa locului a agenţilor de vânzare.
Industria serviciilor este considerată lider în comerţul electronic, însă
multe alte sectoare o urmează îndeaproape. În general, comerţul electronic
determină scăderea costurilor de efectuare a tranzacţiilor. Prin intermediul
unui canal electronic, o firmă poate face cunoscute clienţilor atât oferte
proprii, cât şi oferte ale altor firme, inclusiv produse non-competitive sau
competitive, în schimbul unor comisioane corespunzătoare. Sistemele “punct
de vânzare” ale marilor firme de vânzare cu amănuntul sunt în atenţia multor
118
bănci. Aceste sisteme permit clienţilor să folosească o varietate de metode de
plată şi să-şi retragă cu uşurinţă bani din conturi.
Liderii în comerţul cu amănuntul îşi desfăşoară deja operaţiunile de
vânzare online, folosind canale electronice şi, în prezent, aceştia furnizează
experimental servicii bancare tradiţionale (depozite bancare, împrumuturi
pentru maşini, case) în cadrul supermarketurilor. Directorul general al unui
lanţ de supermarketuri a declarat recent că mai mult de 50% din venituri se
obţin online şi că, de Crăciun, firma a trebuit să depoziteze bani lichizi în
magazinele sale, pentru a obişnui clienţii să folosească punctul de vânzare şi
pentru retragere de cash din conturile bancare.
În prezent, reţelele bancare pe Internet sunt independente din punct de
vedere operaţional şi geografic. Aceste reţele oferă o gamă largă de servicii,
printre care verificarea contului, efectuarea de împrumuturi, efectuarea de plăţi
şi multe altele.
Liderii bancari răspund noilor competitori electronici în mai multe
moduri. În primul rând, îşi formează reţele de baraj fire-wall care să asigure
securitatea tranzacţiilor electronice ale acestora şi, în general, securitatea
comerţului electronic. În al doilea rând, îşi analizează capacităţile proprii
privind investiţiile în tehnologia informaţională pentru a dispune de o
infrastructură a tehnologiei informaţionale care să le permită să fie
competitivi. Firmele devin în acest mod tort mai integrate în această lume a
comerţului electronic.
Mărimea investiţiilor în tehnologia informaţională, oportunităţile
strategice pe care aceasta le oferă, imposibilitatea opririi tranziţiei către
comerţul electronic fac ca deciziile pe termen lung privind investiţiile în
tehnologia informaţională să fie foarte importante pentru noua infrastructură.
Infrastructura informaţională permite creşterea performanţelor înregistrate în
activităţile unei firme, oferind, în acelaşi timp, conducerii informaţiile
necesare. Această infrastructură are multe în comun cu infrastructura publică a
drumurilor şi a podurilor, şcolilor, spitalelor, care trebuie finanţată centralizat
şi concepută înainte de a fi cunoscute necesităţile concrete ale afacerii.
În general, firmele care obţin profit mare pe termen scurt deţin
infrastructuri limitate la nivelul firmei, în timp ce firmele mult mai inovative,
care obţin venituri mari din noile produse, deţin infrastructuri extensive.

119
6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI
AVANTAJUL COMPETITIV

De la bine cunoscuta teză a lui Porter conform căreia în orice industrie


competiţia este structurată de cele 4 forţe de bază: ameninţarea noilor intraţi pe
piaţă ameninţarea substituţiei, puterea de negociere a clienţilor şi puterea de
negociere a furnizorilor se ajunge la revoluţia produsă de TIC care este
fundamentală şi schimbă modul de derulare a afacerilor. Folosirea TIC devine
sursă de avantaj competitiv.
Lupta pentru avantaj competitiv este din start pierdută în faţa unui
competitor care foloseşte mai amplu şi mai eficient noile tehnologii.
Tehnologiile IC oferă o oportunitate de a schimba modul în care lucrăm în
organizaţie. Dacă în prezent ne orientăm mai mult pe sectoare funcţionale şi
departamente, viitorul managementului bazat pe TIC va fi al orientării pe
procese.
Procesul de achiziţii va fi considerat unic pe organizaţie şi va fi
eficientizat indiferent de ce anume se cumpără. La fel şi alte procese.
Totalitatea proceselor formează lanţul de afaceri, de la prognoză la obţinerea
de lichidităţi.
Se produc schimbări în organizaţie: organizaţiile devin mai flexibile şi
adaptabile, managerii nu mai sunt numai relee de informaţie, ei sunt mai mult
ca un dirijor decât ca un comandant de oşti, organizaţiile se aplatizează ,
echipele şi nu ierarhia devin importante, informaţia devine disponibilă în timp
real, determinarea costurilor aferente diferitelor activităţi se face eficient.
Un al factor care este caracteristici Noii Economii este fenomenul
globalizării. Globalizarea conduce la o tot mai accentuată concurenţă dar şi la
o calitate mai bună a vieţii prin accesul la informaţiile disponibile în format
electronic indiferent de locaţia geografică şi la noi oportunităţi într-un mediu
de afaceri caracterizat de reducerea ciclurilor economice.
Schimbările de abordare a obiectivelor organizaţiei în era informaţiei
(o nouă formă de a prezenta Noua Economie) comparativ cu era industrială
sunt şi ele numeroase:
 producţia de masă devine adaptare a producţiei de masă la cerinţe
individuale ale clienţilor;
 marketingul de masă este înlocuit cu marketing individual;

120
 optimizarea lanţului informaţiei şi colaborare informaţională cu furnizorii
iau locul optimizării lanţului fizic şi colaborării fizice cu furnizorii;
 globalizarea virtuală este mai importantă decât locaţia fizică, etc.
Noua economie a generat un nou tip muncă, aceea cu informaţia, şi un
nou tip de muncitor: lucrătorul cu informaţia. Acesta se caracterizează prin
capacitatea de a raţiona şi cunoaşte la un nivel ridicat, educaţie, experienţă,
personalitate şi motivare diferite de muncitorul erei industriale.
Se prefigurează transformarea lucrătorului cu informaţia în lucrător cu
cunoştinţele. Dacă lucrătorul cu informaţia produce, procesează,
înmagazinează, transmite şi compară informaţia, un lucrător cu cunoştinţele va
proiecta informaţie care produce valoare, deci cunoştinţe.
Reţelele Internet/intranet au devenit cel mai mare sistem creat de om,
un fenomen care reflectă în plan ştiinţific, tehnic şi comercial evoluţia
societăţii umane la sfârşitul secolului XX, începutul secolului XXI. Este de
remarcat că în sistemul de telecomunicaţii mondial s-a ajuns la o densitate de
linii telefonice de17% după peste 160 ani de evoluţie, în timp ce numai după
25 ani densitatea globală a utilizatorilor Internet este de 10%aşa cum o arată
principalele statistici internaţionale (C-I-A 2004, ClickStats 2004). Se poate
deci vorbi fără îndoială de Internet şi în context de intranet ca despre un
fenomen global şi care accentuează globalizarea.
Un sistem de tip Internet este vulnerabil. Ansamblul Internet fiind un
sistem de sisteme care creşte rapid şi cu o infrastructură destul de puţin fiabilă
există numeroase elemente de vulnerabilitate care au generat preocupări pentru
studierea acestora.
Volumul de informaţie stocată şi accesibilă pe Internet creşte cu
repeziciune. După anumite estimări1 acesta ar putea fi estimat la 1016 - 1017
bytes. Din această informaţie circa 50% este în mişcare, din care 40% local şi
10% la distanţă în reţelele de arie largă.
Tehnologiile moderne de data mining şi de arhivare sau management
management al documentelor permit un acces la informaţie complex, rapid şi
la costuri scăzute aşa cum nu a existat în istorie. Unii chiar vorbesc de
dispariţia bibliotecilor sau a documentelor tipărite, deşi desigur este vorba
numai de tendinţe.

1
Vulnerabilitatea si riscuri in contextul noii economii-Vasile BALTAC- Şcoala
Naţională de Studii Politice şi Administrative; disponibil la adresa de internet :
http://www.racai.ro/RISC1/VasileBaltac.pdf

121
După cum se poate observa în Fig. 6.1 s volumul pieţei IT din
România creşte continuu, toate segmentele de piaţa IT au avut o creştere
rapidă în perioada anterioară.

Figura 6.1-Volumul Pieţei IT din Romania1

Conform studiului Digital Planet în 2009, în România va continua


creşterea consumului de IT&C. Mai puţin în hardware, care va stagna oarecum
(10% creştere 2007-2005), dar cu cele mai mari creşteri în software (31,5%) si
servicii IT (21,5 în aceeaşi perioadă).Cu acestea, putem spune că România
este un sector IT&C dinamic ceea ce duce la ideea că dezvoltarea
internetului are efecte pozitive asupra economiei digitale.

122
Capitolul 7

VULNERABILITĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE

7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII

Vulnerabilitatea sistemelor Internet este mai mare decât cea a


sistemelor care le-au precedat. Afirmaţia se justifică în primul rând deoarece
volumul informaţiei este mult mai mare decât la celelalte sisteme. În al doilea
rând creşterea Internet a fost rapidă şi fără a fi însoţită de preocupări
deosebite pentru asigurarea unei limitări a vulnerabilităţii. Important părea la
un moment dat să fi prezent în Internet şi mai puţin să te asiguri.
În afara vulnerabilităţii clasice în Internet a apărut atacul informatic ca
element provocat sau declanşat întâmplător. Este cunoscut că informaţia poate
fi pierdută, furată, modificată, folosită necorespunzător şi decriptată ilegal.
Este posibilă pierderea integrităţii, confidenţialităţii şi disponibilităţii datelor.
Vulnerabilitatea Internet este de 100%, nefiind posibil se conceapă un sistem
total nevulnerabil. Elementele de vulnerabilitate pot fi evidenţiate la nivel
micro- şi macrosistem.
Complexitatea fiind suficient de mică, vulnerabilitatea este controlabilă
la nivel de microsistem. Sursele de risc sunt echipamentele, software-ul şi
bazele de date. În cazul echipamentelor principalii factori de vulnerabilitate, în
afara problemelor normale generate de fiabilitatea intrinsecă a componentelor
sistemului, sunt dezastrele naturale(furtuni, inundaţii, cutremure, etc.), căderile
sau întreruperile de alimentare cu energie şi actele de vandalism. În software,
aplicaţii şi date putem evidenţia factorii furt, alterare / distrugere de date,
viruşii informatici şi accidentele neintenţionate.
Diminuarea vulnerabilităţii la nivel microsistem se poate face prin
măsuri de control al accesului şi creşterea robusteţii programelor. Toate
acestea se fac cu un anumit cost care este cu atât mai mic cu cât măsurile sunt
luate mai din timp în fazele de proiectare şi realizare a sistemului. Există
numeroase metode de reducere a vulnerabilităţii microsistemelor prin
proiectare cu elemente de securitate, separarea funcţiilor, controale de reţea,
123
criptare şi creare de firewall-uri. În bună măsură folosirea acestor metode
contribuie la creşterea rezistenţei la perturbaţii şi atacuri a sistemelor.
Problemele de vulnerabilitate fiind imposibil de eliminat, apare ca
necesară adoptarea de planuri de recuperare a daunelor. Aceste planuri se pot
dovedi extrem de eficace atunci când din motive diverse au loc căderi sau
atacuri asupra sistemelor. Din păcate, asemenea planuri se întocmesc foarte
rar.
Costul măsurilor de securitate apare, de regulă, mare pentru beneficiarii
sistemelor şi chiar este mare în funcţie de nivelul de securitate dorit. Costul
daunelor potenţiale descreşte însă funcţie de nivelul de securitate. Un optim
economic poate fi găsit prin calcularea costului combinat al asigurării
securităţii microsistemului.
Vulnerabilitatea Internet la nivel macro este o consecinţă a arhitecturii
sale ca reţea de elemente vulnerabile la nivel microsistem şi a perturbărilor
prin incidente. Sursele de incidente sunt atacuri involuntare sau provocate.
Sunt cunoscute tipurile clasice de incidente: încercări, scanare, compromitere
cont utilizator, compromitere rădăcină , captura de date din pachete, blocarea
serviciului, înşelăciune, folosirea de coduri maligne, atacuri asupra
infrastructurii. Creşterea incidentelor este exponenţială. Este adevărat că
sistemele se caracterizează intrinsec prin robusteţe. În multe situaţii
funcţionarea parţială reduce vulnerabilitatea.
Principalul element actual de vulnerabilitate au devenit atacurile. Anual
sunt cheltuite sute de milioane de dolari pentru repararea daunelor produse de
atacuri.
Factorii favorizanţi ai acestui tip de vulnerabilitate sunt nodurile
nesigure şi folosirea sunt nodurile nesigure şi folosirea comunicaţiei
necriptate. Este adevărat că în fazele primare ale dezvoltării Internet nu au
existat aplicaţii majore care să ceară măsuri de securitate deosebite. Creşterea
a fost rapidă, fără măsuri de securitate deosebite. Personalul de exploatare era
şi el insuficient instruit.
Dezvoltarea afacerilor electronice de tip eBusiness a condus la un nou
nivel necesar de securitate, mult maximizat. Internet a devenit instrumentul
folosit de sute de milioane de utilizatori faţă de un număr restrâns în era pre-
Internet.
Din punct de vedere tehnic viteza de creştere şi mai ales timpul scurt nu
au permis contracararea eficientă a influenţei factorului uman în sporirea
vulnerabilităţii Internet.

124
Sisteme fără oameni se comportă diferit faţă de sistemele cu
interacţiune umană puternică. În Internet sunt zeci de milioane servere şi
aproape un miliard de oameni. Acţiunea umană devine astfel factorul principal
de vulnerabilitate. Dimensiunea Internet devine comparabilă din punct de
vedere al complexităţii interacţiunilor cu colectivităţile umane. Se pune
justificat întrebarea dacă studiul organizării societăţii umane nu este o sursă de
soluţii pentru scăderea vulnerabilităţii ?
Vulnerabilitatea societăţii umane este şi ea foarte mare. Societatea
reprezentată ca sistem are în noduri oamenii care sunt extrem de nefiabili.
Sistemele din Internet şi societatea umană au multe asemănări şi anume multă
redundanţă, comunicare, vulnerabilitate a informaţiei stocate în creştere în
timp. Globalizarea intensifică forţa atacurilor şi asupra societăţii, la fel cum în
mod pregnant se manifestă şi în Internet.
Este un fenomen necontestat că vulnerabilitatea sistemelor în contextul
Internet este mare şi în creştere. Soluţii tehnice există , sunt însă scumpe, greu
de generalizat şi vor avea succes limitat. Soluţii pot fi însă găsite prin analogia
cu societatea umană. Societatea a fost confruntată încă din fazele incipiente cu
problema vulnerabilităţii ei. Soluţii găsite au fost diverse, de la construcţii şi
comunităţi fortificate la folosirea de sisteme de alarmare eficiente.
Nu este o dilemă să decizi dacă se pun uşi blindate la toate casele dintr-
o comunitate sau se folosesc forţe de ordine eficiente. Societatea umană a
optat de timpuriu pentru o organizare prin legi şi reguli şi instituţii de aplicarea
acestora. Lumea Internet va trebui să evolueze de la absenţa reglementării la
reglementări naţionale şi globale. Reglementările pot reduce vulnerabilitatea
cu costuri mai mici decât măsurile tehnice. Lumea Internet poate deveni
globală, democratică şi sigură şi prin măsuri tehnice şi prin reglementări
internaţionale.
Opozanţii unei asemenea abordări pot invoca spiritul de liberă iniţiativă
(free enterprise) care a contribuit mult la creşterea Internet şi piedicile pe care
reglementările le-ar putea pune dezvoltării în continuare. Trecerea la utilizarea
Internet în ample aplicaţii economice, de învăţământ, culturale, de
administraţie publică face ca ignorarea problematicii vulnerabilităţii să devină
un factor de frânare chiar mai mare decât acela al unor reglementări insuficient
fundamentate. Prin caracterul său global fenomenul Internet cere reglementări
globale transfrontaliere.
După, ziua de 11 septembrie 2001 s-a schimbat major percepţia
generală asupra vulnerabilităţii şi măsurilor necesare de reducere a ei.
Sofisticatele sisteme de monitorizare electronică a comunicaţiilor nu au putut
125
preveni tragicele evenimente din acea zi si altele similare. Ulterior s-a investit
enorm, în special în sisteme de identificare şi protecţie electronică, dar în
paralel reglementările naţionale şi internaţionale au fost adaptate mai bine la
noua situaţie în care a devenit clar că tehnologiile noi sunt folosite şi pentru
protecţia oamenilor, dar şi de către terorişti, noua ameninţare a secolului XXI.

7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE

Dezvoltarea fără precedent a tehnologiei a determinat schimbarea


mediului de afaceri. Acesta reprezintă primul pas către trecerea la revoluţia
post-industrială, care va fi în mod fundamental o revoluţie a informaţiei.
Deschiderea infrastructurilor IP (Internet Provider) a înlesnit apariţia
noilor modele de afaceri şi a creat mari oportunităţi. Totul este fundamental
schimbat, diferit total de ceea ce a fost cunoscut până acum, însă, concomitent,
apar şi riscurile.
Web-ul a fost acceptat mult mai rapid decât orice altă tehnologie
anterioară. Acest lucru schimbă complet modul de desfăşurare a activităţilor
anterioare, indiferent dacă este practicat de oameni de afaceri, sau de persoane
private.
Odată cu începerea activităţii pe Internet apar şi problemele legate de
verificarea veridicităţii tuturor informaţiilor din reţea precum şi de acces al
persoanelor nedorite în reţea, acum, când aceasta este o reţea deschisă de
informaţii.
Afacerile electronice creează medii de lucru nesigure. În acest sens,
trebuie evaluate riscurile şi beneficiile pe care o societate le are în urma unei
astfel de activităţi şi, în funcţie de acestea, trebuie reorganizată activitatea pe
care ea o desfăşoară. Atunci când o firmă intră în domeniul afacerilor
electronice, iar activitatea sa se bazează complet pe modul în care utilizatorii
folosesc informaţiile legate de clienţii firmei, mediul în care acea firmă
acţionează devine unul foarte nesigur.
În cazul în care firma nu dispune de un sistem de securitate care să
monitorizeze activitatea electronică, există tot timpul pericolul producerii de
accidente. De asemenea, trebuie să se solicite persoanelor care au acces la
reţeaua firmei să utilizeze sisteme care sunt compatibile cu sistemul acesteia.

126
Utilizatorii interni sunt la fel de periculoşi ca şi cei externi firmei.
Acesta este un lucru foarte important, deoarece persoanele care au acces la
sistemul informatic al firmei respective nu trebuie „să spargă codurile” pentru
a intra în sistem.
Riscurile aferente activităţii pe Internet cresc de fiecare dată când se
deschide o poartă în reţea, adică de fiecare dată când se permite accesul unei
persoane din exterior în reţeaua firmei.
Afacerile electronice reprezintă o activitate relativ nouă şi majoritatea
firmelor prezente pe Internet nu sunt pregătite pentru asigurarea securităţii
activităţii lor. În acest caz, pierderile nu sunt numai de ordin financiar, fiind
afectată şi reputaţia firmei.
În prezent se tranzacţionează lunar pe Internet miliarde de dolari, fapt
care arată amploarea pe care o iau afacerile ce se desfăşoară prin intermediul
Internetului. În prezent se estimează că există peste 800 milioane de utilizatori
ai Internetului. Printre nevoile principale ale acestora se numără existenţa unui
mediu stabil, care să inspire încredere. Trecerea la comerţul electronic
presupune trecerea de la sistemul tradiţional, când banii şi informaţiile erau
schimbate personal, la afaceri pe Internet, care este un mediu prin excelenţă
anonim, necunoscându-se în realitate persoana de la celălalt capăt al firului.
De aici rezultă necesitatea crescândă a asigurării securităţii operaţiilor
efectuate pe Internet. Există nenumărate moduri de asigurare a securităţii:
soluţii hardware, soluţii ce vizează informaţiile, cum ar fi cunoaşterea
clienţilor, a partenerilor de afaceri etc.
De exemplu, pentru a garanta securitatea site-urilor lor, multe firme
utilizează certificate digitale (digital certificates) pe lângă sistemele
tradiţionale de autentificare. Acestea sunt asemănătoare cărţilor de credit şi
sunt folosite pentru a identifica clienţii atunci când consultă un site.
Certificatele digitale sunt personalizate prin intermediul unor inscripţii
personale şi al unor coduri de acces.
Utilizarea acestor certificate digitale s-a extins în prezent. Ele au fost
create atât pentru o mai mare siguranţă a tranzacţiilor, cât şi datorită necesităţii
de a personaliza relaţia cu clienţii, pentru a o putea păstra cât mai mult. Astfel,
accentul nu se pune pe creşterea vânzărilor pe Internet, ci pe calitatea
serviciilor oferite.
În lumea afacerilor prin Internet, prin conectare la întregul mapamond,
firma este responsabilă în faţa întregii lumi, pentru informaţiile pe care le
furnizează.

127
Un alt tip de riscuri ce apar ca urmare a prezenţei pe Internet a unei
firme îl constituie riscurile poştei electronice. Astfel, atunci când o firmă
transmite un mesaj e-mail fără a avea nici un soft pentru detectarea viruşilor,
există posibilitatea transmiterii unui mesaj e-mail infectat către toţi clienţii sau
potenţialii clienţi.
Managementul riscului în domeniul afacerilor pe Internet presupune
dezvoltarea continuă a ciclului de viaţă al produselor. Oricând, de-a lungul
etapelor ciclului de viaţă, o firmă trebuie să aibă garanţia responsabilităţii sale
pentru absolut orice decizie adoptată: de la modul în care alege furnizorii, la
modul de alegere a tipului de activitate, la reţeaua pe care o va utiliza, la
modul de acces în reţea etc.
În esenţă, managementul riscului pentru activităţile prin Internet
implică:
 evaluarea riscurilor;
 dezvoltarea controlului daunelor;
 compatibilitatea sistemelor;
 elaborarea unui plan de reacţie în caz de urgenţă.
De asemenea, pentru prevenirea riscurilor aferente activităţii pe Internet
sunt eficiente:
 controalele organizaţionale (numirea unei persoane care să fie
responsabilă de securitatea sistemului informaţional);
 verificarea personalului (verificarea activităţilor desfăşurate de
angajaţi);
 controale fizice on-site;
 controalele tehnice (verificare a compatibilităţii sistemelor utilizate);
 instruirea adecvată a personalului (stabilirea unui set de cerinţe şi
reguli pentru persoanele care au acces în reţea).
De asemenea, trebuie să se stabilească foarte clar cine sunt persoanele
şi care sunt competenţele persoanelor implicate în managementul riscului
aferent activităţii pe Internet.
În concluzie, putem spune că elementele fundamentale ale prevenirii
riscurilor în domeniul afacerilor pe Internet se are în vedere: confidenţialitatea
informaţiilor; integritatea informaţiilor; disponibilitatea informaţiilor precum
şi detectarea riscurilor potenţiale; creşterea gradului de instruire al
personalului pentru reacţia rapidă în situaţii neprevăzute.
În viitor, este de aşteptat ca fraudele să apară în zonele cel mai puţin
riscante şi neadecvat protejate, care aduc câştiguri mari. O protecţie eficientă
va duce la minimizarea pătrunderilor ilegale, în timp ce lipsa ei nu numai că va
128
permite intruziunea, dar faptul că există posibilitatea de a penetra sistemul va
deveni cunoscut şi va creşte numărul incidentelor de acest tip. Trebuie
realizată o evaluare a sistemelor interne şi a structurii interdepartamentale.
Altă categorie de fraude prin reţeaua Internet, cu care se confruntă orice
persoană conectată la reţea, o constituie fraudele ce au ca obiect mesajele e-
mail. Deşi singura persoană care primeşte mesajul este destinatarul, acest lucru
nu îl împiedică pe oricare intrus, de la cel care încearcă să spargă sistemul,
până la persoana care administrează serverul, să îl vizioneze. Există o
modalitate de a proteja documentele prin “criptarea” lor. În principiu, există
două modalităţi de criptare: codificarea şi decodificarea cu aceeaşi cheie şi
utilizarea cheilor publice şi private.
Acest domeniu nu este suficient reglementat şi, de aceea, acest lucru
reprezintă o problemă importantă, care va trebui rezolvată. În prezent numai
ţările dezvoltate au adoptat unele legi cu privire la utilizarea Internetului şi la
comerţul electronic. Aceste legi vizează, în principal, stabilirea unor reguli în
ceea ce priveşte confidenţialitatea datelor, deoarece aceasta reprezintă un
element deosebit de important în desfăşurarea activităţii într-un mediu anonim
cum este Internetul.
Un exemplu în acest sens îl constituie “Economic Union Data
Protection Act”, ce reglementează modul în care se pot trimite informaţii din
SUA în Uniunea Europeană şi viceversa. Astfel, de fiecare dată când se trimit
informaţii referitoare la clienţi în afara Uniunii Europene trebuie ca respectivul
client să îşi dea acceptul pentru realizarea acestei operaţii.
Motivul pentru care Uniunea Europeană a impus o astfel de
reglementare îl constituie faptul că se doreşte menţinerea persoanelor
interesate să facă afaceri în Europa, în graniţele acesteia. Aceste reglementări
au deci şi o latură economică, pe lângă aspectele legate de securitatea datelor.
Prin astfel de reglementări se evidenţiază diferenţele între desfăşurarea
comerţului electronic în Statele Unite, care încearcă realizarea unei alianţe cu
Japonia, şi Europa. Se încearcă găsirea unei soluţii pentru armonizarea
concepţiilor americane cu cele japoneze, pe de o parte, şi cu cele europene pe
de altă parte. Reglementările ce privesc buna cunoaştere a clienţilor se aplică
în mediul bancar şi în întreaga comunitate financiară şi a ofertanţilor de
servicii, având ca scop protejarea clienţilor, prin supravegherea firmelor cu
care aceştia colaborează. Uniunea Europeană a adoptat o nouă metodă de
protecţie a confidenţialităţii informaţiilor puse la dispoziţia cetăţenilor străini,
urmărindu-se mai multe obiective, printre care:

129
 uniformizarea sistemelor de securitate atât în UE, cât şi în afara
acesteia;
 monitorizarea informaţiilor;
 existenţa unor pagini de Web, sau a unor adrese, în care să se
înregistreze reclamaţiile clienţilor;
 actualizarea informaţiilor de pe paginile Web.
De asemenea, au apărut grupuri private ce acţionează ca reglementatori
în domeniu, având ca membri cele mai importante organizaţii, şi care îşi
desfăşoară în prezent activitatea pe Internet, impunând o serie de standarde în
ceea ce priveşte dezvoltarea de soft şi dezvoltarea modului de utilizare a
datelor individuale într-un mediu.
Se aşteaptă apariţia unor reglementări pentru urmărirea datelor
referitoare la clienţi. Este posibil ca să se ceară în curând să se realizeze
investigaţii independente, asupra persoanelor cu care firmele colaborează pe
căi electronice, în conformitate cu legile “Know Your Customer” (Cunoaşte-ţi
clientul), care se aplică deja în domeniul bancar şi al valorilor mobiliare.
O altă problemă cu care firmele se confruntă în ceea ce priveşte
activitatea acestora pe Internet sunt “attack-site-urile”. În general, attack-site-
urile reprezintă o colecţie de plângeri şi nemulţumiri din partea clienţilor la
adresa serviciilor slabe oferite pe Internet de către diferite firme. Există însă
cazuri în care ele sunt realizate chiar de către angajaţii firmei respective, sau
de firme concurente. Scopul acestora este să atace firmele răspândind
informaţii compromiţătoare, comentarii tendenţioase, zvonuri nefondate.
Pentru o societate de asigurări este foarte dificil să răspundă unor astfel de
atacuri.
Cele mai eficiente metode de apărare împotriva unor astfel de atacuri
sunt:
 înregistrarea numelor site-urilor firmelor care au desfăşurat activităţi de
publicitate negativă (de exemplu, o firmă apelează la anumite programe
guvernamentale pentru a afla toate numele site-urilor calomnioase, urmând să-
şi schimbe apoi adresa şi denumirea site-ului);
 înregistrarea numelor site-urilor firmelor “pirat”, cu modificarea
extensiei1. Pentru o firmă, o astfel de confuzie poate determina pierderea

1
De exemplu, o firmă care difuzează filme interzise tinerilor sub 18 ani a folosit
ilegal numele whitehouse.com uşor de confundat de către utilizatori cu numele site-
ului Casei Albe, whitehouse.gov.
130
multor oportunităţi de afaceri, împreună cu profiturile asociate acestora, şi, de
asemenea, a reputaţiei.
Comerţul electronic va duce la creşterea volumului de activitate, dar şi
a vulnerabilităţii firmelor care îşi desfăşoară activitatea prin intermediul
Internetului. Pentru a fi competitivă, o firmă trebuie să includă printre
metodele sale de distribuţie şi comerţul electronic, adică trebuie să înceapă să
vândă “via Internet”. Aceasta presupune evaluarea sistemelor şi a proceselor
interne, asigurarea protecţiei şi stabilirea unor scenarii de acţiune.

7.2.1 Vulnerabilitatea digitală

Un prim risc major este determinat de vulnerabilitatea digitală. Se


poate detecta ca un prim risc major creşterea continuă a vulnerabilităţii
sistemelor informatice la scară naţională şi globală , accentuat de factori de
risc printre care viteza de creştere a Internet, generalizarea prea rapidă a
folosirii lui care nu permite dezvoltarea de metode eficiente de securizare a
aplicaţiilor, implementarea de soluţii robuste şi fiabile şi instruirea
participanţilor în probleme de risc.
O cădere a infrastructurii TIC opreşte în prezent activitatea economică
şi colateral celelalte activităţi la acelaşi nivel de distructivitate cu o cădere a
sistemului energetic
Generalizarea aplicaţiilor cu infrastructură Internet conduce ca fenomen
social la pătrunderea în rândul utilizatorilor a infractorilor informatici, o
categorie nouă dar nu mai puţin periculoasă decât cea clasică.
Riscul este comun tuturor ţărilor, dar pentru ţări emergente cu
infrastructură în formare poate fi considerat mai mare în contextul
problemelor de lipsă de educare a utilizatorilor în folosirea tehnologiilor
informaţiei şi comunicaţiilor.
Riscul este amplificat şi de apariţia de noi forme de atacuri şi război
digital care de cele mai multe ori nu pot fi prevenite, fiind greu de anticipat
care va fi forma lui în etapa actuală de dezvoltare a TIC în multe ţări ale lumii.
Fragilitatea sau lipsa de consistenţă a sistemului de protecţie împotriva
riscurilor generate de vulnerabilitatea sistemelor informatice amplifică riscul
major definit ca vulnerabilitate digitală.

131
7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital

Al doilea risc major– lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului


digital. Este evidentă tendinţa de creare a conţinutului digital care oferă o largă
accesibilitate a informaţiei în toată societatea. Lipsa efortului de constituire a
conţinutului digital1 sau întârzieri în crearea lui reprezintă un alt risc major.
Arhivarea electronică a documentelor este o cerinţă care nu poate fi ignorată,
riscul aferent fiind acela că i se poate acorda o prioritate scăzută justificată
prin costurile ridicate.
Tot în categoria riscului generat de conţinutul digital se poate include
întârzierea constituirii depozitelor de date2 care pot produce în condiţiile
competiţiei internaţionale rămâneri în urmă la nivelul organizaţiilor sau
macroeconomic.

7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii

Un al treilea risc major – folosirea adversă a informaţiei şi violarea


intimităţii. Astfel, pot fi aduse prejudicii prin folosirea potenţială a informaţiei
stocate în sistemele informatice împotriva persoanelor, colectivităţilor sau
organizaţiilor.
Lou Gerstner3 consideră, că problema cea mai importantă a eBusiness
este intimitatea şi respectarea dreptului la intimitate într-o lume în care se
monitorizează orice şi oricând, în care accesul la dosarele medicale poate fi
nesecurizat ca să dăm un exemplu dintre alte multe alte aspecte.
Legislaţia statelor democratice încearcă să reducă acest risc. Şi în ţara
noastră există legi ale protecţiei datelor personale, ale comerţului electronic,
ale semnăturii electronice, etc. care prevăd sancţiuni aspre pentru infracţiunile
de acces neautorizat la informaţie şi folosirea ei neadecvată. Modul de
implementare a legislaţiei poate fi însă considerat un risc secundar asociat.
Pe un plan mai general, acumularea de informaţie în Internet şi alte
reţele informatice generează teama de ameninţare la adresa democraţiei.

1
Digital Content
2
Data Warehouse
3
Preşedinte IBM
132
7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale

România ca şi alte ţări emergente este confruntată cu fenomenul


cunoscut sub numele de prăpastie digitală sau Digital Divide, adică decalajul
care există în folosirea TIC în organizaţii şi la nivelul ţării.
Există fără îndoială şi la noi semne încurajatoare privind impactul noii
economii: dinamica ieşită din comun a pătrunderii telefoniei mobile cu un ritm
apreciat ca fiind printre cele cel mai mari din Europa, cu o creştere a pieţei
calculatoarelor personale de 22% anual, cu o spectaculoasă creştere a
numărului de hosturi Internet. Creşte rapid şi numărul de carduri bancare şi
numărul de situri web, inclusiv cele cu facilităţi de comerţ electronic.
Cu toate acestea numai circa 23% din populaţie are acces la Internet,
dotarea cu calculatoare este încă redusă , numai 30-40 % din firme sunt dotate
cu PC-uri şi chiar mai puţine sunt conectate la Internet (MCTI, 2004). Pentru o
firmă din România un calculator de tip PC echivalează ca preţ cu 970 de ore
de manoperă calculat pe bază de costuri salariale, în timp ce în Uniunea
Europeană numai cu 64 ore (Baltac, 2002).
Disponibilitatea tehnologiilor informatice şi accesul la Internet rămân
deci factori principali ai reducerii acestui decalaj. Dar nu sunt singurii. Dacă
analfabetismul clasic este în România undeva pe la 1% conform statisticilor,
analfabetismul informatic poate fi evaluat la 75-80% şi din păcate, acesta este
ridicat şi în rândul managerilor. Un răspuns la această provocare este
programul ECDL European Computer Driving License, dar penetrarea lui
este încă insuficientă.
Eforturile de răspândire a utilizării TIC pot reduce prăpastia digitală, ,
mai ales prin investiţii în infrastructură . Un risc major asociat este însă
fenomenul de ţintă mobilă , ţările din prima linie avansând şi ele rapid spre
conexiunea de bandă largă generalizată şi creare şi disponibilizare de conţinut
complex.
Deşi există senzaţia că prăpastia digitală se îngustează, în fapt ea se
adânceşte. Prăpastia digitală adânceşte inegalităţile nu numai între ţări sau
regiuni geografice, dar şi în interiorul aceleiaşi ţări între populaţia urbană şi
cea rurală, între zonele dezvoltate şi cele defavorizate, între bogaţi şi săraci,
între tineri şi vârstnici, etc.
Riscul excluziunii digitale este real, urmând a diferenţia ţări şi straturi
sociale încă mai multe decenii şi chiar a exacerba inegalităţile şi a se constitui

133
ca o ameninţare viitoare. William Clinton1 chiar avertiza la un eveniment
internaţional în anul 2002 că beneficiile dezvoltării economice cu referire la
TIC trebuie să treacă de la cei bogaţi şi la cei săraci. Mai mult, aprecia că
prăpastia digitală devine ireversibilă.

7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei

Un al cincilea risc major – evoluţia insuficientă spre societatea


informaţiei. Societatea informaţiei şi în perspectivă societatea cunoaşterii
propulsează societatea pe o nouă treaptă de dezvoltare în care informaţia şi
cunoştinţele devin resurse primare care adaugă valoare activităţilor economice,
creează un nou standard de viaţă şi democratizează societatea.
Societatea informaţiei şi în perspectivă a cunoaşterii nu se construieşte
pentru elite, ci pentru toţi. Uniunea Europeană lansând programul eEurope
2005 adaugă acest principiu chiar ca subtitlu (Council of the EU, 2003)
Riscul întârzierilor în această evoluţie este mare: necompetitivitatea
întreprinderilor şi economiei naţionale, absenţa facilităţilor oferite cetăţenilor
pentru a trăi într-o nouă societate a cunoaşterii.

1
Al 42lea preşedinte al Statelor Unite ale Americii: "our children will live in the most
interesting and peaceful era of the mankind history, but if not they have to put barbed
wire to separate themselves from the others situated on the wrong side of the divide
because the poorness generates terrorism”
134
7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR

În capitolele anterioare au fost abordate probleme privind


managementul şi unele aspecte economice ale procesului de implementare a
tehnologiei informatice. Toate aceste eforturi ar fi inutile dacă nu am şti cum
să protejăm sistemul informaţional care sprijină activitatea economică a
firmei. Problema securităţii informaţiilor are astfel trei dimensiuni:
 urmăreşte furnizarea informaţiilor şi asigurarea disponibilităţii
proceselor de prelucrare a datelor în momentul în care sunt necesare;
 caută ca informaţiile să nu mai poată fi modificate de către persoane
neautorizate;
 asigură securitatea, confidenţialitatea informaţiilor vitale ale firmei.
Impactul pe care tehnologiile emergente îl au asupra securităţii
informaţiilor, modul în care trebuie organizată şi condusă activitatea de
asigurare a securităţii informaţiilor într-un mediu tot mai expansiv al
procesării datelor şi modalităţile de restaurare a sistemului, în urma producerii
unui dezastru sugerează că securitatea informaţiilor trebuie corelată cu nevoile
economice, din perspectivă economică.

7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor

Responsabilii cu securitatea datelor unei firme sunt nevoiţi mereu să-şi


justifice poziţia, respectiv necesitatea postului pe care îl ocupă, să-şi
demonstreze utilitatea.
Prin accentuarea atacului împotriva lor se urmăreşte ca
responsabilitatea implementării şi a managementului să fie transferată
utilizatorilor sistemului informatic.
Se cunoaşte că o securitate bună trebuie să fie invizibilă.
Problema necesităţii unei funcţiuni care să asigure securitatea
informaţiilor izvorăşte din faptul că prin această activitate nu se aduce nici un
plus de valoare economică informaţiilor. Iată câteva din explicaţiile acestei
probleme:
 managementul firmei nu conştientizează exact necesitatea asigurării
securităţii informaţiilor până în momentul în care se produce un incident, cum
ar fi pătrunderea unui hacker în sistem, sau producerea unui dezastru major
care să afecteze considerabil posibilitatea firmei de a-şi continua activitatea.

135
 managementul conştientizează necesitatea securităţii informaţiilor,
tinde să pună accentul pe protejarea confidenţialităţii informaţiilor. Puţini sunt
cei care înţeleg că securitatea informaţiilor mai presupune şi asigurarea
disponibilităţii şi integrităţii informaţiilor, planificarea unor metode de
recuperare după producerea unui dezastru.
 responsabilii cu securitatea informaţiilor au un acces relativ la
managementul firmei. În consecinţă, au puţine ocazii de a-i convinge pe
manageri de necesitatea asigurării securităţii informaţiilor.
 de cele mai multe ori se consideră că securitatea informaţiilor
presupune doar securitatea calculatoarelor şi a reţelei şi se uită că, de fapt,
informaţia necesită protecţie şi atunci când se află pe alte suporturi, sau când
are alte forme.
 responsabilii cu securitatea datelor, de cele mai multe ori, nu înţeleg
activitatea economică a firmei în ansamblul său. În consecinţă, ei întâmpină
dificultăţi în realizarea unei justificări economice a funcţiei securităţii
informaţiilor.
Accentul se va pune, în principal, pe modul în care se justifică
importanţa securităţii informaţiilor din punct de vedere economic.

7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor

Cei care lucrează în domeniul protejării informaţiilor, constatată că


informaţiile sunt răspândite în întreaga firmă, pe diferite suporturi (hârtie,
dischete, desene etc.). Această constatare poate determina, în cadrul unor
firme, o luptă între departamentul ce se ocupă cu siguranţa firmei în ansamblu,
între compartimentul de audit intern şi între echipa de management al
sistemului informaţional. Acestea îşi pot disputa “proprietatea” asupra
problemei privind securitatea grupului de informaţii. De cele mai multe ori,
acest război este câştigat de către echipa de management al sistemului
informaţional, care, în general, opreşte anumite grupuri de informaţii la
niveluri inferioare ale firmei. Această viziune centralizată este afectată de
distribuirea datelor pe scară tot mai largă. Astfel, profesioniştii din domeniul
securităţii datelor s-au confruntat cu existenţa unor computere, care, prin
intermediul unei reţele, puteau pătrunde în mainframe-ul lor. De cele mai
multe ori nu erau disponibile instrumente pentru distribuirea controalelor de
siguranţă, iar firmele opuneau o rezistenţă destul de mare angajării unui
personal suplimentar care să dirijeze această activitate.

136
Un şoc l-a constituit descentralizarea departamentului de management
al sistemului informaţional, controlul resurselor sistemului informaţional
revenind fiecărei subunităţi organizatorice. Apoi s-a intensificat achiziţia de
computere şi s-a diversificat activitatea mai multor firme, care treceau printr-
un proces de restructurare. Viteza rapidă cu care părţile firmei acţionau a creat
reale probleme managementului sistemului informaţional şi provocări aproape
imposibile celor care se ocupau de securitatea informaţiilor.
Alte două aspecte ale acestei probleme s-au cristalizat la sfârşitul anilor
‘80. Una dintre aceste tendinţe a reprezentat-o faptul că tot mai multe firme
cedau gestionarea sistemului lor informaţional altor firme, în această manieră
reducându-se costurile, sau cel puţin controlul lor. În consecinţă, funcţia de
securitate a informaţiilor fie a fost atribuită unei firme furnizoare de astfel de
servicii, fie a rămas în cadrul firmei ca o componentă a funcţiunii de
management a sistemului informaţional.
O altă tendinţă, care se pare că a avut un impact mai important pe
termen lung, a constat în faptul că relaţiile dintre furnizori şi clienţi au devenit
tot mai strânse în încercarea lor de a îmbunătăţi eficienţa şi de a face faţă
operaţiunilor concurenţei, competitivităţii. În practică, aceasta a constat în
deschiderea reţelelor, atât către furnizori, cât şi către clienţi, ale căror procedee
de asigurare a securităţii informaţiilor nu puteau fi stabilite şi controlate de
către firma în cauză (să presupunem că o firmă are un sistem bun de asigurare
a informaţiilor, dar acesta nu-i ajută la nimic, dacă firma care este furnizoarea
ei nu are un asemenea sistem, pentru că dacă furnizoarea îşi va pierde datele,
atunci şi firma va avea de suferit).
Ca şi cum nu ar fi fost de ajuns, vulnerabilitatea sistemului
informaţional al firmei a fost accentuată şi de evoluţiile considerabile ale
tehnologiilor şi marketingului. Mai întâi a fost varietatea de computere
portabile, care au făcut posibilă transportarea informaţiilor firmei în toată
lumea şi a miniaturizării memoriilor de tip flash. În al doilea rând, într-un fel,
sau altul, majoritatea firmelor vor fi/sunt conectate la Internet, loc unde se
produce schimbul liber de date (atât tehnice, cât şi de natură economică).
Întrucât Internetul este o reţea la care poate avea acces oricine, conectarea
neînsoţită de măsuri de protecţie, poate permite oricărui hacker inteligent să
pătrundă în sistemul unei firme.
Într-un mediu caracterizat de schimbări rapide, trebuie să se găsească
modalităţi de a convinge conducerea superioară a firmelor că, uneori,
activitatea unei firme ar putea depinde de calitatea sistemului de securitate a
informaţiilor.
137
7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor

Majoritatea responsabililor cu securitatea informaţiilor trebuie să


înţeleagă destul de clar care este rolul lor într-o firmă. Pe scurt, sarcinile lor
sunt:
 să asigure disponibilitatea informaţiilor corecte când utilizatorii au
nevoie de ele.
 să protejeze confidenţialitatea unor informaţii mai importante ale
firmei.
 să asigure/protejeze “intimitatea” utilizatorilor.
 să împiedice modificarea neautorizată a activelor informaţionale.
 să asigure capacitatea firmei de a-şi continua activitatea în caz de
dezastru.
În concluzie, sarcina funcţiunii de protejare a informaţiilor este de a
contribui la protejarea activelor informaţionale ale firmei împotriva tuturor
ameninţărilor potenţiale.
Pentru a-şi îndeplini sarcinile, responsabilii cu securitatea informaţiilor
şi personalul din subordinea lor, realizează următoarele activităţi:
 sfătuiesc conducerea cu privire la tipul activităţilor şi al procedurilor
necesare asigurării siguranţei activelor informaţionale ale firmei;
 dezvoltă posibilităţi de acţiune şi control care să corespundă politicilor
firmei;
 se asigură că managerii şi ceilalţi angajaţi sunt conştienţi de
responsabilitatea pe care o presupune asigurarea securităţii activelor
informaţionale ale firmei;
 planifică recuperarea şi continuarea activităţii firmei, în cazul
producerii unor dezastre;
 acordă asistenţă utilizatorilor şi celor care lucrează la perfecţionarea /
implementarea controlului unor aplicaţii delicate;
 acordă asistenţă în probleme de securitatea informaţiilor (cum ar fi
contaminarea cu viruşi sau pătrunderea hackerilor).
În plus, profesioniştii în domeniu pot iniţia şi conduce revizii periodice
pentru a se asigura dacă procedurile utilizate sunt cele corecte şi dacă
echipamentele sunt în stare bună. De asemenea pot participa la acţiunile de
audit ale acestor echipamente.

138
Explicitarea ameninţărilor formează o idee clară despre importanţa
majoră a acestei munci invizibile, respectiv a securităţii informaţiilor. Cu toate
acestea, câteva aspecte rămân nelămurite.1 În mod evident, aici vorbim despre
informaţii critice pentru continuarea activităţii, sau pentru refacerea după
producerea unui dezastru. Informaţiile din exemplu se aflau doar pe suport de
hârtie şi nu erau disponibile, într-un timp relativ scurt, când erau necesare. De
asemenea, informaţiile nu pot fi salvate şi utilizate în cazul unui dezastru. Ne
confruntăm, de asemenea, cu problema potenţialei siguranţe în anumite
condiţii de mediu.
Care ar putea fi rolul unui profesionist în domeniul securităţii
informaţiilor în această situaţie? Să considerăm următoarele variante şi să
stabilim care are valoare:
 specialistul în probleme de securitate a informaţiilor nu este necesar să
se afle în interiorul firmei. Deciziile privind modul de stocare şi utilizare a
informaţiilor importante pentru firmă ar putea fi luate de manager, de inginerul
de întreţinere, de către departamentul de protecţie a muncii, de departamentul
pentru protecţia mediului, sau de către un analist de sistem care ar putea fi
desemnat de managerul fabricii să proiecteze un sistem de salvare a
informaţiilor;
 specialistul în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui să
raporteze pericolele existente, sau potenţiale anumitor, sau tuturor superiorilor,
precum şi celor de la departamentul de audit intern;

1
Exemplu de speţă, într-o rafinărie petrochimică, specialistul în securitatea
informaţiilor 1-a întrebat pe un inginer ce se ocupa de întreţinere, cine din cadrul
secţiei de distilare a fracţiilor de petrol era responsabil, în cazul în care se produce o
defecţiune. Inginerului i se atribuise această sarcină de aproximativ un an.
Întreprinderea era mai veche de 35 de ani şi fusese întreţinută de un şir întreg de
ingineri care întocmiseră rapoarte detaliate privind fiecare incident produs şi fiecare
reparaţie efectuată. Toate aceste rapoarte erau îndosariate şi aşezate în ordine
cronologică, astfel încât ocupau aproape întregul spaţiu din biroul actualului inginer.
În cazul producerii unei defecţiuni, toate rapoartele, deşi bine întocmite şi arhivate, se
dovedeau inutile. Întrucât inginerul nu ar fi avut timpul disponibil pentru a căuta
raportul privind producerea unui eveniment similar, el ar fi trebuit să acţioneze ca şi
când defecţiunea se întâmpla pentru prima oară. Nu era practic posibil să găseşti un
raport privind producerea unui anumit tip de incident.
Mai mult, biroul inginerului de întreţinere, înlăuntrul căruia erau depozitate toate
rapoartele şi planurile fabricii, se afla plasat la 30 de metri în incinta întreprinderii.
Astfel, în cazul unei catastrofe, dacă echipele de salvare, sau de pompieri ar fi
solicitat aceste informaţii (de exemplu localizarea valvelor), nu le-ar f putut obţine,
întrucât biroul însuşi ar fi putut fi afectat, sau chiar distrus.
139
 specialiştii în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui nu numai
să raporteze pericolele, dar să şi propună modalităţi de corectare a situaţiei;
Specialistul în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui să ignore
problemele care nu intră în responsabilitatea lui.
Prima şi ultima variantă nu sunt atât de importante, dar, dacă pe
parcursul desfăşurării activităţii sale obişnuite, vreun lucrător descoperă un
pericol potenţial, datoria sa faţă de întreprindere este de a raporta potenţialul
pericol. Cu toate acestea, prima situaţie subliniază problema centrală, aceea că
protejarea activelor informaţionale, indiferent unde se află şi indiferent de
forma sub care se prezintă, este sarcina celui care asigură securitatea
informaţiilor.
Aceste exemple subliniază, totodată, sarcina departamentului de
asigurare a securităţii informaţiilor, de a coordona anumite activităţi din cadrul
altor departamente, cum ar f: departamentul de protecţia muncii,
departamentul de protecţie a mediului şi departamentul de siguranţă (pază) a
firmei şi de a informa întreaga firmă cu privire la aceste relaţii. Astfel,
securitatea informaţiilor se dovedeşte a f cel puţin la fel de necesară ca orice
altă organizaţie, funcţiune, departament.
Există şi alte exemple de similitudini între asigurarea calităţii şi
asigurarea securităţii informaţiilor, iar stabilirea similitudinii între aceste două
tipuri de activităţi reprezintă un pas important în direcţia recunoaşterii
importanţei securităţii informaţiilor.

7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate

Nu toate informaţiile au aceeaşi valoare şi nu toate joacă un rol


important în desfăşurarea cu succes a activităţii întreprinderii. În consecinţă,
controlul exercitat şi protejarea informaţiilor (inclusiv costurile acestor
controale) ar trebui să varieze în funcţie de valoarea şi importanţa
informaţiilor. Pe de altă parte, multe sisteme sunt în aşa fel structurate astfel
încât toate informaţiile prelucrate, procesate, sau pur şi simplu conţinute să fie,
sau nu, în siguranţă.
Costurile privind siguranţa unui computer nu se rezumă doar la
costurile instrumentelor de securitate şi Ia costul aferent timpului de procesare,
ci include şi costurile aferente timpului utilizatorului, estimat în funcţie de
uşurinţa cu care datele sunt accesate, precum şi de costurile implicate de
gestionarea sistemului de securitate. Aceste costuri sunt, în general, incluse în
costurile ce apar pe întreaga durată de viaţă a sistemului. Dacă însă aceste
140
costuri vor fi identificate separat şi considerate, sau incluse în costurile de
operare, ele ar putea influenţa, afecta structura sistemului. De exemplu,
tehnologiile client-server oferă posibilitatea utilizării unor sisteme de aplicaţii
şi a unor reţele care să permită distribuirea aplicaţiilor şi informaţiilor pe
computere separate, de cele mai multe ori, în condiţiile unor costuri mai mici
decât cele necesitate de gruparea mai multor aplicaţii pe un singur mainfiame
(faptul că se pot obţine economii de scară prin utilizarea mainframe-urilor nu
mai este adevărat).
Necesitatea unei asemenea separări şi/sau distribuiri a aplicaţiilor şi
informaţiilor este evidentă. De exemplu, tot mai mulţi furnizori au acces direct
la fişierele ce cuprind situaţia stocurilor diferitelor lanţuri de magazine en-
detail, ceea ce le permite să completeze adecvat stocurile. Acest sistem
favorizează atât eficienţa furnizorilor, cât şi pe cea a detailiştilor. Astfel, dacă
aplicaţiile privind stocurile, plăţile ce trebuie efectuate şi planificarea
strategică a lanţurilor de magazine se află pe acelaşi computer, accesarea lor
de către persoane neautorizate este greu de protejat. Acelaşi risc îl întâlnim la
nivelul întregii reţele, dacă informaţiile şi aplicaţiile nu sunt protejate
corespunzător.
Structurile client-server combinate cu tehnicile de identificare a
utilizatorului oferă o posibilitate unică de procesare a datelor importante pe
computere separate, în funcţie de nevoia firmei de a-şi proteja informaţiile.
Cum costurile şi tehnologia nu mai constituie o barieră în calea segmentării
aplicaţiilor, securitatea informaţiilor ar trebuie să joace un rol din ce în ce mai
important în proiectarea structurii tuturor sistemelor şi în determinarea căilor
de protejare a informaţiilor importante.
Accentuarea rolului securităţii informaţiilor impune ca definirea iniţială
a aplicaţiilor, să cuprindă şi definirea necesităţilor de securitate - un subiect de
obicei ignorat până în momentul în care o aplicaţie ajunge în punctul de a fi
implementată. Pentru aceasta, personalul responsabil cu securitatea
informaţiilor nu trebuie numai să-i facă pe ceilalţi conştienţi de această
necesitate, dar trebuie să şi ofere politici, instrumente şi instruire pentru a face
acest lucru posibil.
Va fi necesar, în primul rând, un instrument cu ajutorul căruia să se
poată stabili o ierarhie a informaţiilor şi a aplicaţiilor în funcţie de importanţa
lor, respectiv în funcţie de nevoia lor de a fi protejate. Sarcinile de bază pentru
acest instrument sunt:
 să identifice necesitatea şi importanţa asigurării confidenţialităţii;

141
 să identifice cele mai importante informaţii de care depinde activitatea
firmei;
 să identifice necesitatea integrităţii şi autenticităţii informaţiilor pentru
activitatea firmei;
 să identifice informaţiile şi resursele necesare procesării acestora.

Toate aceste sarcini nu sunt abstracte. Managerul unei firme ar trebui să


poată aproxima, în linii generale, costurile pe care le-ar genera
indisponibilitatea unei aplicaţii pe o perioadă de o zi, de două, sau mai
îndelungată (de exemplu, o bancă ar putea da faliment, dacă nu ar putea utiliza
sistemul de procesare a tranzacţiilor timp de câteva zile). Un manager ar
trebui, de asemenea, să fie capabil să aprecieze şi să aproximeze pagubele ce
s-ar produce dacă un concurent ar avea acces la informaţiile privind proiectul
unui produs, sau consecinţele utilizării unor informaţii distorsionate care ar
genera în continuare rezultate aberante.
Problemele privind sensibilitatea şi confidenţialitatea informaţiilor se
evaluează chiar din momentul proiectării unei aplicaţii noi. În condiţiile
schimbării continue a mediului iniţial de operare al sistemului, vulnerabilitatea
aplicaţiilor creşte, iar valoarea informaţiilor în desfăşurarea operaţiilor se poate
schimba. Mai mult, pe măsură ce se înmulţesc sistemele personale, şi pe
măsură ce utilizatorii îşi dezvoltă aplicaţii proprii, informaţiile sensibile se vor
plasa în afara unui mediu care poate fi controlat. Pentru menţinerea unei
securităţi adecvate a informaţiilor este necesară o reevaluare periodică a
necesităţii de control şi a importanţei pe care o prezintă anumite aplicaţii
pentru activitatea firmei. Aceste reevaluări, cunoscute şi ca identificări ale
riscurilor, stabilesc în primul rând măsura în care trebuie controlate anumite
aplicaţii şi apoi comunică managementului firmei natura problemelor şi
obiectivele care se urmăresc.
Dacă asemenea reevaluări se desfăşoară în maniera auditurilor, cei care
le realizează vor întâmpina ostilitatea managementului în domeniu. Pe de altă
parte, aceste reevaluări oferă managerilor posibilitatea de a-şi fundamenta
deciziile privind modul de conducere a activităţii, sau modul de recuperare şi
refacere în situaţii de urgenţă. Aceste estimări au scopul principal de redefinire
a necesităţii controlului în condiţiile unui mediu în continuă schimbare.
Reevaluările oferă o ocazie excelentă de a demonstra managerilor executivi
importanţa securităţii informaţiilor. Problemele privind reevaluările sunt
binecunoscute specialiştilor în domeniul securităţii informaţiilor şi presupun:

142
 identificarea riscurilor şi a ameninţărilor, fapt ce presupune
determinarea modului în care pot fi afectate informaţiile, sau sistemul
informaţional şi care sunt consecinţele unor astfel de evenimente.
Determinarea probabilităţii de producere a unui asemenea risc, atât de către
angajaţii firmei, cât şi cei din afara ei, precum şi catastrofele naturale.
 stabilirea obiectivelor. În domeniul „spionajului” industrial sau
economic se urmăresc în principal informaţiile de marketing, date privind
proiectele unor produse, sau planurile strategice.
 stabilirea responsabilităţii asigurării protecţiei activelor
informaţionale;
 determinarea mijloacelor de protecţie care ar putea fi utilizate:
specificarea modului optim în care pot fi protejate informaţiile, pentru a nu fi
expuse atât de mult distrugerii şi evaluarea costurilor estimative ale acestei
protecţii;
 aprecierea valorii informaţiilor deţinute de firmă. Dintre toate
informaţiile firmei, trebuie estimate cele care sunt vitale pentru desfăşurarea
activităţii;
 determinarea valorii maxime a activelor informaţionale pe care o
firmă le-ar putea pierde, fără a da însă faliment, presupune stabilirea a ceea ce
şi-ar putea permite firma să piardă temporar, fără care componente ar putea o
firmă să lucreze temporar, fără să îi fie afectată negativ activitatea. Aceasta se
poate face răspunzând la următoarele întrebări: Pentru care dintre activele
informaţionale firma îşi poate asuma riscul pierderii şi pentru care active nu
merită să fie cheltuiţi bani pentru protejare? Oare pentru ce aplicaţii este
practic şi recomandabil să fie redus, sau eliminat controlul? Sunt managerii de
acord să-şi asume aceste riscuri?
Există trei modalităţi de apreciere a valorii informaţiilor de care se ţine
cont la gestionarea şi procesarea datelor:
 valoarea pe care o au pentru proprietar, pentru utilizatorii autorizaţi şi
pentru utilizatorii neautorizaţi;
 valoarea comercială, cum ar fi o listă de adrese, sau de referinţe
publicate;
 costul de achiziţie, de dezvoltare şi de întreţinere a informaţiilor.
În domeniul protecţiei datelor există susţinători ai analizei cantitative a
riscurilor, care consideră că expunerea la risc se poate determina prin
multiplicarea costurilor pierderii cu probabilitatea producerii evenimentului, şi
susţinători ai unei analize subiective a riscurilor, în care probabilităţile nu sunt
cuantificate, ci exprimate prin cuvinte ca frecvent, probabil, puţin probabil.
143
Ambele metode pot fi adecvate dacă managementul acordă atenţie suficientă
acestor probleme şi dacă se practică măsuri corecte de protecţie. Întrucât de
cele mai multe ori producerea unor asemenea evenimente este tăinuită, pentru
a feri firmele de publicitate negativă, nefavorabilă, nu există date statistice
sigure pe baza cărora să se poată stabili probabilitatea producerii anumitor
evenimente. În condiţiile imposibilităţii stabilirii unor valori ale probabilităţii,
mulţi profesionişti în domeniu preferă aplicarea analizei subiective.
O abordare de sus în jos a reevaluării sistemului informaţional serveşte
câtorva scopuri. Prin această analiză, specialiştii în domeniul securităţii
informaţiilor obţin o imagine strategică asupra cerinţelor firmei, prin aceasta
reuşind să facă propuneri care să se suprapună cu cerinţele managementului.
De asemenea, prin această analiză se intensifică cooperarea dintre managerii
din acest domeniu şi se oferă posibilitatea de a ridica aceste probleme şi celor
mai înalte niveluri ale conducerii. De asemenea, uneori, prin această analiză se
poate evalua starea generală a cerinţelor de protecţie a informaţiilor şi locurile
în care trebuie să se efectueze controlul. Arată cum pot fi economisiţi bani prin
asumarea unor riscuri, sau prin schimbarea structurii sistemului. În final, prin
această analiză se stabileşte poziţia pe care o ocupă securitatea datelor în
nevoile economice ale firmei.

144
Capitolul 8
CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII
AFACERII

8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

Asigurarea unui sistem informaţional funcţional eficace şi eficient


pentru fiecare organizaţie este esenţială întrucât condiţionează decisiv
performanţele sale. Modalitatea de realizare o reprezintă reproiectarea
sistemului informaţional, proces deosebit de laborios şi decisiv datorită
multiplelor elemente implicate atât de natură strict informaţională, cât şi
managerială, economică, tehnică şi juridică. De aici necesitatea unei abordări
riguroase a sistemului informaţional pentru a depăşi complexitatea şi
dificultatea problemelor de soluţionat.
În literatura de specialitate se prezintă numeroase şi variate modalităţi
de raţionalizare a sistemului informaţional al organizaţiei, reflectare a
eterogenităţii activităţilor economice şi a diversităţii experienţei şi concepţiilor
specialiştilor. În continuare prezentăm o variantă de raţionalizare concepută pe
baza unei îndelungate experienţe proprii de consultanţă managerial-
informaţională, ce încearcă să integreze acele elemente prezente în literatura
de specialitate care apreciem că au aplicabilitate şi eficienţă în condiţiile în
care societăţile comerciale şi regiile se restructurează şi/sau privatizează
corespunzător cerinţelor economiei de piaţă, iar o parte din întreprinderile
private înfiinţate după 1990 trec la faza de consolidare economică şi ma-
nagerială.
Identificarea beneficiului ce poate fi obţinut din noua infrastructură
este o provocare pentru managerii societăţilor, care poartă responsabilitatea
pentru aceste decizii pe termen lung privind tehnologia informaţională.
Firmele au puncte de vedere diferite în ceea ce priveşte infrastructura în
tehnologia informaţională, determinând variaţia înregistrată în randamentul
infrastructurii.
Conducerea fiecărei firme adoptă decizii în funcţie de contextul
strategic al firmei respective. Unele firme care desfăşoară permanent o
activitate de cumpărare şi de vânzare, nu doresc să fie constrânse de o
145
infrastructură tehnologică informaţională care să integreze unităţile de afaceri.
Altele, s-au orientat către investiţii în acele infrastructuri care permit scăderea
costurilor. Pentru alte firme, care în cadrul operaţiunilor internaţionale au o
cerere locală puternică, accentul se pune pe maximizarea puterii de decizie
locală. Aceasta poate rezulta în decizia de a limita infrastructura la nivelul
firmei în vederea creşterii randamentului local.
În ultimul rând, unele firme consideră noua infrastructură ca fiind o
infrastructură care permite o flexibilitate strategică coordonată la nivel central.
Scopul acestor firme constă în facilitarea agilităţii de mişcare pe piaţa
internaţională şi a răspunsului rapid la schimbările înregistrate în piaţa
mondială. Posibilitatea proiectanţilor din locaţii diferite de a comunica şi de a
face schimb de proiecte este hotărâtoare pentru reducerea ciclului de producţie
al noilor producători de automobile.
Doar mărimea investiţiilor face ca tehnologia informaţională să fie
importantă pentru managerii din conducerea executivă. De obicei, managerii
din conducerea executivă nu sunt pregătiţi pentru schimbările ce apar în
tehnologia informaţională. Puţini dintre ei şi-au asumat responsabilitatea
investiţiilor în tehnologia informaţională necesare zonelor pe care le conduc
(cum ar fi marketing, producţie, finanţe).
De obicei, managerii deleagă luarea deciziilor privind tehnologia
informaţională specialiştilor în domeniu. Specialiştii în tehnologie au orientări
diferite în funcţie de domeniul fiecăruia. Unii dintre aceştia îşi fundamentează
deciziile tehnice pornind de la latura economică a afacerii, alţii, mult mai
tehnici, adoptă decizii pornind de la latura tehnică a afacerii.
În cele mai multe afaceri, decizia privind dotarea cu tehnologia
informaţională este mult prea importantă, pentru a fi luată de persoane care au
doar pregătire tehnică, sau, şi mai rău, de persoane din afara firmei, care au
obiective proprii afacerilor lor şi pentru care trebuie să obţină profit. Dotarea
cu tehnologia informaţională este responsabilitatea managementului de vârf.
Bineînţeles că persoanele cu pregătire tehnică decid implementarea capacităţii
unei anumite tehnologii informaţionale care poate fi achiziţionată de la un
furnizor extern.
Fie că managerii vor, fie că nu, sistemul informaţional este supus unor
schimbări majore, care sunt datorate acţiunii combinate a factorilor sociali,
tehnologici şi economici. Câteva dintre cele mai evidente schimbări sunt
prezentate în continuare:
 Accentuarea importanţei factorului uman. Cel mai adesea atenţia este
concentrată asupra factorului uman şi a desfăşurării afacerii, nu asupra
146
tehnologiei. Satisfacerea cerinţelor utilizatorilor continuă să fie o problemă
pentru administratorii de reţea ai unei firme;
 Eficientizarea costurilor. Firmele continuă să caute metode care să
dovedească eficienţa costurilor pentru tehnologia informaţională şi astfel să
ofere credibilitate economică costurilor presupuse de sistemul informaţional.
Alinierea acestor costuri la strategia de afaceri a firmei rămâne un scop greu
de atins având în vedere că o astfel de aliniere poate fi realizată doar la nivelul
unităţii de afaceri sau la nivelurile proceselor de producţie, în timp ce politicile
sistemului informaţional au fost dezvoltate la nivelul firmei;
 Distribuirea informaţiei. Tendinţele în achiziţionarea de tehnologie
sunt, în principal, direcţionate în sensul distribuirii tehnologiei informaţionale
în unităţile de afaceri care utilizează informaţia. Administratorii de reţea care
încearcă să păstreze controlul sunt nevoiţi să transfere funcţiunile sistemului
informaţional managerilor de produs (sau daţi afară din firmă);
 Reproiectarea proceselor de prelucrare. Cererea pentru aplicaţii noi,
inovatoare continuă şi este stimulată prin reproiectarea sau retehnologizarea
proceselor de prelucrare. Costul nu este singura problemă. Atunci când
sistemul informaţional este o parte din unitatea de afaceri, alinierea şi eficienţa
costurilor sunt uşor de demonstrat;
 Relaţiile de subordonare. Unităţile sistemului informaţional sunt
considerate mult mai eficiente, dacă sunt subordonate unităţilor de afaceri,
decât dacă ar fi subordonate conducerii la nivelul întregii firme a sistemului
informaţional.
Sistemele informaţionale centralizate la nivel de firmă devin rapid
sisteme mamut în multe domenii.
In decursul funcţionarii sistemului informaţional, s-au observat multe
deficiente majore care afectează eficacitatea acestuia. Pentru prevenirea lor
este necesara perfecţionarea sistemului informaţional.
Pentru raţionalizarea sistemului informaţional trebuie sa se tina seama
de o serie de principii:
 principiul corelării sistemului informaţional cu obiectivul
organizaţiei;
 corelarea sistemului informaţional cu funcţiunile organizaţiei;
 corelarea sistemului informaţional cu structura organizatorica;
 corelarea sistemului informaţional cu sistemul decizional;
 concentrarea informaţiilor asupra domeniilor cheie si asupra
factorilor critici;
 concentrarea asupra abaterilor esenţiale;
147
 principiul flexibilităţii;
 principiul eficacităţii si eficienţei;

Toate acestea trebuie utilizate concomitent, ţinând seama de


interdependentele dintre ele.
Procesul de perfecţionare cuprinde:
 declanşarea studiului de raţionalizare;
 analiza critica a sistemului informaţional existent;
 perfecţionarea sistemului informaţional existent;
 implementarea sistemului informaţional perfecţionat.

8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI


INFORMAŢIONAL

Pentru ca sistemul informaţional să-şi îndeplinească cu maximum de


eficienţă funcţiile sale specifice, conceperea şi implementarea acestuia trebuie
să se realizeze respectând principiile1 prezentate în fig.. 8.1.
1. Subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului
informaţional cerinţelor managementului firmei. Sistemul informaţional
constituie, în raport cu sistemul managerial un subsistem, fiind o componentă
a acestuia. Astfel, în conceperea sau raţionalizarea sistemului informaţional
obiectivele şi cerinţele sale specifice trebuie să reflecte obiectivele
fundamentale, derivate, specifice şi individuale ale firmei. Aceasta implică atât
studierea strategiei, politicilor şi documentelor organizaţionale ale firmei, cât
şi discuţii şi analize comune cu managerii.
2. Corelarea strânsă a sistemului informaţional cu sistemul decizional şi
cu organizarea structurală a societăţii comerciale şi regiei autonome. Acest
principiu exprimă necesitatea armonizării structurale şi funcţionale a
sistemului informaţional cu celelalte componente majore ale sistemului de
management.

1
Gorski H., - op. cit., p. 100-103.

148
1
Subordonarea
conceperii şi
funcţionării
sistemului
8 informaţional 2
Asigurarea cerinţelor Corelarea strânsă a
eficacităţii şi managementului sistemului
eficienţei informaţional cu
informaţionale şi sistemul decizional şi
cu organizarea
structurală

7
Asigurarea 3
flexibilităţii Principii Realizarea unităţii
informaţional- metodologice a
manageriale tratării informaţiilor

6
Asigurarea de 4
maximum de 5 Concentrarea
informaţii primare Asigurarea unui asupra abaterilor
din fondul de timp corespunzător esenţiale
informaţii primare de reacţie
componentelor şi
ansamblului
sistemului
managerial

Figura nr. 8.1 Principiile de concepere şi raţionalizare a sistemului


informaţional

Pe plan constructiv sistemul informaţional trebuie corelat în special cu


structura organizatorică, avându-se în vedere mai ales utilizarea
subdiviziunilor organizatorice, ale firmei, pentru culegerea, înregistrarea,
transmiterea şi prelucrarea informaţiilor.
Din punct de vedere funcţional, sistemul informaţional este necesar să
se armonizeze îndeosebi cu sistemul decizional, astfel încât conţinutul
149
informaţiilor şi caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informaţionale să
reflecte necesităţile specifice adoptării de decizii raţionale de către fiecare
manager.
3. Principiul unităţii metodologice a tratării informaţiilor. În vederea
asigurării compatibilităţii între toate componentele sistemului informaţional, a
creării premiselor integrării depline a informaţiilor pe verticala şi orizontala
sistemului de management este necesar ca modul de culegere şi prelucrare a
informaţiilor să fie unitar din punct de vedere metodologic.
Pentru trecerea de la prelucrarea manuală a datelor şi informaţiilor la
cea automatizată este vitală respectarea acestui principiu.
4. Principiul concentrării asupra abaterilor esenţiale. Acest principiu
susţine faptul că informaţiile nu sunt transmise global pe verticala sistemului
de management, ci selectiv – numai cele care reflectă abateri semnificative de
la obiective, norme, reguli, criterii, mijloace.
Aplicarea acestui principiu determină economie de timp, atât pentru
manageri cât şi pentru executanţi datorită reducerii numărului, dimensiunii şi
frecvenţei situaţilor informaţionale întocmite, transmise şi analizate. Ca
urmare se diminuează intensitatea fluxurilor informaţionale, se fac economii
cu suporţii materiali, se determină o simplificare şi fluidizare a sistemului
informaţional.
5. Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie
componentelor şi ansamblului sistemului managerial. Sistemul informaţional
trebuie să asigure informaţiile atunci când sunt necesare, informaţiile care
ajung cu întârziere, sunt considerate ca fiind inexistente.
Datorită faptului că procesele manageriale şi de execuţie prezintă
caracteristici temporale diferite, viteza de culegere, prelucrare şi transmitere a
informaţiilor trebuie să fie şi ea diferită.
Pentru obţinerea informaţiilor în timp real, experienţele au dovedit că
rolul noii tehnologii informaţionale este vital.
6. Principiul asigurării de maximum de informaţii finale din fondul de
informaţii primare.
Informaţiile primare al căror volum este de regulă limitat, sunt folosite
pentru evidenţa şi controlul proceselor, dar şi pentru luarea unor decizii cu
caracter local. Însă cale mai importante decizii şi acţiuni ale managementului
se fundamentează pe informaţii finale.
În vederea obţinerii unor informaţii finale valoroase, din fondul de
informaţii primare, este necesară aplicare unor proceduri informaţionale cât

150
mai rafinate, stabilite şi selectate în funcţie de cerinţele proceselor
manageriale.
7. Principiul flexibilităţii. Managerii trebuie să ia decizii într-o lume în
care ritmul şi complexitatea schimbărilor au devenit copleşitoare. Pentru a
putea supravieţui, organizaţiile vor trebui să-şi îmbunătăţească agilitatea şi
flexibilitatea să fie capabile să inoveze continuu astfel încât să facă faţă
schimbării.
Sistemele informaţionale automatizate moderne aplică sistemul
modular de dezvoltare, acesta permiţând obţinerea unui sistem informaţional
alcătuit din componente integrate armonios, dar bine delimitate, cu autonomie
funcţională. Această construcţie modulară permite operaţionalizarea rapidă a
schimbărilor, fără a schimba concepţia de ansamblu.
8. Principiul eficacităţii şi eficienţei. Acest principiu este cu valabilitate
generală în managementul organizaţiei. Aplicat la specificul sistemului
informaţional, acesta înseamnă pe de o parte, asigurarea informării complete,
corecte şi în timp util a tuturor salariaţilor organizaţiei, iar pe de altă parte, o
evaluare şi comparare a efectelor cantitative şi calitative ale unui sistem
informaţional cu costurile necesare realizării şi funcţionării lui.
Informaţia constituie materia de bază atât a sistemului informaţional cât
şi a sistemului de management al organizaţiei. Prin urmare, specialiştii1 în
domeniu au formulat principalele cerinţe cărora trebuie să le facă faţă
informaţia. Aceste cerinţe sunt:
 Să fie realistă – adică să reflecte procesele aşa cum se derulează ele în
organizaţie şi în contextul socioeconomic în care îşi desfăşoară activitatea;
 Să fie multilaterală – această cerinţă se referă la asigurare perceperii
proceselor în care este implicată întreprinderea din multiple unghiuri,
astfel încât să fie evidenţiate elementele semnificative de natură
economică, tehnică, umană, ştiinţifică, etc.;
 Să fie sintetică şi concisă – se referă la surprinderea cu prioritate a
elementelor esenţiale de noutate şi prezentarea lor cu economie de mesaje;
 Să fie precisă şi sigură – această calitate se referă la faptul că încorporarea
în informaţie cu prioritate a elementelor esenţiale noi, implică şi
surprinderea acestora în mod exact, iar omiterea unor detalii semnificative
pot lipsi beneficiarul de siguranţă în utilizarea respectivei informaţii;
 Să fie dinamică – exprimă necesitatea informaţiilor de a oglindii procesele
de muncă şi problematica întreprinderii în evoluţia sa;

1
Nicolescu O. (coord.), – op. cit., p. 80-81.
151
 Să asigure parvenirea în timp util la beneficiar – adică perioada optimă
pentru luarea deciziei sau declanşarea acţiunii vizate
 Să fie prospectivă – se referă la forţa anticipativă a informaţiilor, care
poate facilita activitatea de previziune în cadrul organizaţiei;
 Să poată fi adaptată la specificul personalului implicat – emiţătorul de
informaţii trebuie să cunoască o serie de factori (nivelul de pregătire al
beneficiarului, timpul de care dispune, etc.) pe care este necesar să-i
folosească în structurarea şi formularea mesajului.

8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-


MANAGERIAL

8.3.1. Consideraţii preliminare

Reproiectarea sistemului informaţional al firmei este structurată în mai


multe etape (vezi figura nr. 2):
 declanşarea studiului de raţionalizare,
 identificarea componentelor informaţionale ale domeniului investigat,
 analiza critică a sistemului informaţional-managerial,
 perfecţionarea sistemului informaţional-managerial,
 implementarea perfecţionărilor informaţionale,
 evaluarea funcţionării sistemului informaţional managerial.

8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare

Managementul organizaţiei iniţiază realizarea unei proiectări sau


raţionalizări a sistemului informaţional în ansamblu sau la nivelul unor
componente ale sale atunci când se confruntă cu anumite probleme sau când
anticipează posibilitatea apariţiei unor dificultăţi şi printr-o abordare
anticipativă încearcă să le evite.
În societăţile comerciale şi regiile din România cele mai frecvente
evenimente generatoare de studii şi acţiuni de raţionalizare
informaţională sunt:
 scăderea vânzărilor şi/sau a producţiei
152
 privatizarea întreprinderii
 restructurarea firmei
 elaborarea strategiei şi/sau politicii pentru următorii ani
 blocajul financiar
 dificultăţi majore în realizarea unor activităţi importante cum ar fi:
aprovizionare, producţie sau vânzări
 schimbarea managerilor la nivel de firmă sau compartimente
 introducerea unor echipamente moderne de tratare a informaţiilor
 aplicarea unor noi metode manageriale economice
 schimbări în legislaţia privind reglementarea desfăşurării activităţilor
firmei
 efectuarea unor diagnosticări ale firmei în ansamblul său ori la nivel de
subdiviziuni organizatorice
 frecventarea de către manageri, îndeosebi de nivel superior, a unor
programe de pregătire managerială.
Aceste evenimente reprezintă principalele cauze generatoare de
raţionalizări informaţionale. Ori de câte ori se produc este firesc să se reflecte
în acţiuni de perfecţionare informaţională a firmei.
În funcţie de cauză şi de concepţia managerilor, organizatorilor şi
informaticienilor implicaţi se stabileşte sfera de cuprindere a studiului
informaţional care poate fi globală, atunci când se referă la ansamblul
activităţilor organizaţiei; parţială când se referă doar la anumite activităţi ale
acesteia. Aşa cum este firesc cele mai frecvente sunt raţionalizările
informaţionale parţiale. Esenţial este ca domeniul analizat să fie judicios
delimitat. Două sunt aspectele esenţiale care se recomandă să fie avute în
vedere:
 cuprinderea în cadrul său a ansamblului aspectelor vizate de cauza care
a provocat studiul, altminteri soluţiile rezultate în final nu vor rezolva adecvat
problemele implicate;
 dimensionarea judicioasă a problematicii abordate, evitând atât
supradimensionarea studiului, cauzator de cheltuieli şi eforturi inutile, cât şi
subdimensionarea sa, ceea ce nu oferă posibilitatea conturării unor soluţii
eficace.
La înţelegerea rolului şi locului proiectării şi implementării sistemului
informaţional în ansamblul reengineeringului managerial o contribuţie majoră
are cunoaşterea categoriilor de obiective avute în vedere.
Obiectivele proiectării/reproiectării sistemului informaţional-
managerial sunt:
153
 obiective economice
 obiective informaţionale specifice
 obiective manageriale de ansamblu
 obiective sociale.
a. Obiectivele economice vizează:
 amplificarea profitului
 scăderea relativă a costurilor în venituri
 creşterea productivităţii muncii
 creşterea rentabilităţii (măsurabilă prin sporurile relative ale ratelor
rentabilităţii).
b. Obiectivele informaţionale specifice, concretizate în:
 creşterea operativităţii şi gradului de informare a managerilor
 raţionalizarea (scurtarea) unor fluxuri şi circuite informaţionale
 economii şi raţionalizări de documente informaţionale
 îmbunătăţirea calităţii informaţionale în condiţiile informatizării
proceselor de muncă (de execuţie şi management)
 conectarea sistemului informaţional al organizaţiei la anumite bănci
de informaţii, magistrale informaţionale etc. externe
 amplificarea vitezei de vehiculare a informaţiilor
 modernizarea bazei tehnice (hardului) sistemului informaţional
 creşterea funcţionalităţii sistemului informaţional de ansamblu sau la
nivelul anumitor componente.
c. Obiectivele manageriale ale demersului informaţional se axează pe:
 asigurarea unui fundament informaţional superior pentru elaborarea
şi implementarea strategiilor şi politicilor organizaţiei
 facilitarea introducerii şi utilizării anumitor tehnici, metode şi
sisteme manageriale
 creşterea operativităţii şi gradului de fundamentare şi adoptare a
deciziilor
 intensificarea formării, dezvoltării şi motivării resurselor umane ale
organizaţiei
 realizarea unei funcţionalităţi superioare de ansamblu a sistemului
managerial al organizaţiei.
d. Obiectivele sociale se referă în special la:
 crearea unor noi locuri de muncă, prin informatizarea crescândă a
proceselor de muncă (operatori calculator, analişti-programatori
ajutor, analişti, administrator de reţea)

154
 amplificarea veniturilor salariale ca urmare a promovării acestor noi
categorii de posturi
 promovarea climatului de muncă prin promovarea informatizării ca
nouă „stare de spirit”.
Un mare ajutor în delimitarea sferei de cuprindere a activităţilor şi
tematicii abordate îl prezintă folosirea tabloului relaţiilor cauză-efect. În
întocmirea sa se porneşte de la axioma că orice problemă este expresia
anumitor cauze care, la rândul lor, provoacă anumite efecte, care şi ele pot
constitui cauze pentru alte probleme. Folosind acest instrument se asigură
identificarea proceselor ce generează dificultăţile sesizate şi care în mod
obligatoriu trebuie supuse raţionalizării. Pentru o mai deplină edificare asupra
a ceea ce înseamnă tabloul de relaţii cauză-efect redat în figura nr. 3
prezentăm, cu exemplificări, configuraţia sa în situaţia apariţiei unor
disfuncţionalităţi informaţionale şi economice în domeniul aprovizionării.
În strânsă corelaţie cu delimitarea tematicii informaţionale se
determină alte trei elemente pregătitoare majore:
- resursele financiare şi tehnico-materiale alocate pentru studiu;
 numărul şi componenţa echipei care realizează raţionalizarea
informaţională;
 perioada de executare a acţiunii.
Un aspect major îl constituie dimensionarea resurselor necesare
pentru proiectarea/ reproiectarea sistemului informaţional-managerial, proces
în care trebuie să se ţină cont de:
 obiectivele studiului
 sfera de cuprindere
 complexitatea studiului
 numărul şi calitatea specialiştilor din interiorul firmei sau din afara sa
 termenele de realizare
 gradul de dotare cu echipamente electronice (calculatoare, servere,
imprimante, reţele Internet etc.)
 gradul actual de informatizare a proceselor de management şi
execuţie (aplicaţiile informatice existente, gradul de acoperire a
proceselor de muncă ş.a.).
Resursele necesare proiectării/reproiectării sistemului informaţional se
divid în patru categorii:
 resurse materiale – consumabile, toner, calculatoare, cablaj, prize
electrice, imprimante, scanere, ecrane de proiecţie, mobilier,
amenajare încăperi (laboratoare informatice)
155
 resurse umane – personalul de conducere şi execuţie implicat în
proiectare/reproiectare, consultanţii în management, informaticienii,
prestatorii de servicii specializate, trainerii
 resurse informaţionale – metodologii, instrucţiuni, cărţi, studii,
documentaţii tehnice etc.
 resurse financiare – necesare plăţii onorariilor realizatorilor studiului,
achiziţionării de echipamente electronice şi consumabile etc.
Aceste resurse pot fi asigurate în principal din credite sau din surse
proprii.
Concomitent, perioada de realizare a proiectării/reproiectării
informaţionale a managementului trebuie corelată cu sfera de cuprindere şi cu
celelalte decizii şi acţiuni economice, manageriale şi sociale implicate. De
regulă, durata realizării studiului este de nivelul lunilor, iar aplicarea efectivă a
acestuia poată să se “întindă” pe parcursul a 1-2 ani.
Aceste aspecte preliminare conduc la o inevitabilă întrebare cu mari
implicaţii pragmatice: “Proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional
managerial este o acţiune singulară, autonomă?”
Răspunsul trebuie formulat nuanţat:
 da, în situaţia în care sunt solicitate modificări de mai mică anvergură
şi cu o mai redusă influenţă asupra caracteristicilor dimensionale şi
funcţionale ale sistemului de management şi ale componentelor sale
majore (decizională, organizatorică). De pildă, raţionalizarea
circuitului informaţional al unor documente, introducerea de noi
proceduri informaţionale în tratarea unei anumite categorii de
informaţii, modificarea/raţionalizarea conţinutului unor documente
informaţionale ş.a. pot fi considerate demersuri mult simplificate, ce
pot fi concepute şi derulate de sine stătător.
 nu, atunci când proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional
managerial este o “zonă” distinctă a proiectării/reproiectării
manageriale, ale cărei consecinţe asupra funcţionalităţii, eficienţei şi
eficacităţii organizaţiei şi managementului său sunt deosebit de
complexe şi profunde. De regulă, în această a doua ipostază se află
(sau ar trebui să se afle) proiectarea/reproiectarea sistemului
informaţional managerial, demers complex, de natură strategico-
tactică, cu un pronunţat caracter inovaţional şi cu multe implicaţii
directe şi indirecte în cadrul organizaţiei.

156
Dată fiind complexitatea unui astfel de demers, în
proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional este implicată o echipă de
specialişti care provin:
 din interiorul organizaţiei investigate din punct de vedere al sistemului
informaţional – economişti, ingineri, informaticieni etc. din diverse
compartimente funcţionale şi operaţionale, nominalizaţi de
compartimentul de organizare managerială, responsabil în domeniu;
 din afara organizaţiei, în principal consultanţi manageriali,
informaticieni şi traineri, care lucrează pe cont propriu sau în cadrul
unor firme specializate.
În cadrul echipei rolurile sunt bine determinate. De regulă, specialiştii
din cadrul firmei participă intens la culegerea şi înregistrarea de date şi
informaţii referitoare la configuraţia şi funcţionarea sistemului informaţional,
precum şi la analiza şi interpretarea acestora. Cei din afara organizaţiei pun la
dispoziţie elemente metodologice de culegere, şi analiză a informaţiilor,
concomitent cu competenţa şi know-how-ul informaţional managerial.

8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului


investigat

Delimitarea precisă a ariei informaţionale asigură premisa pentru a


declanşa investigaţiile propriu-zise. Practica majorităţii specialiştilor
demonstrează că înaintea începerii analizei informaţionale propriu-zise este
recomandabilă reunirea principalelor informaţii privind respectivului domeniu.
Cu toate că, de regulă, majoritatea managerilor şi specialiştilor au impresia că
ei cunosc aprofundat activităţile implicate, în realitate se manifestă şi unele
perceperi trunchiate, incomplete şi superficiale. În plus, nu rareori unele
aspecte mai recente nu sunt suficient cunoscute, iar gradul de sistematizare a
informaţiilor lasă de dorit.

Derularea acestei etape incumbă parcurgerea mai multor faze, în


realizarea cărora este esenţială obţinerea colaborării principalilor emiţători şi
beneficiari de informaţii.
Aceste faze sunt:
 caracterizarea succintă, de ansamblu, a sistemului informaţional, relevând
principalii săi parametri în strânsă corelaţie cu funcţionalitatea şi
performanţele economice obţinute;

157
 întocmirea listei cu documentele informaţionale utilizate, atât a celor
codificate şi standardizate, cât şi a celor ocazionale;
 preluarea de machete pentru principalele documente informaţionale;
 reprezentarea grafică a circuitului documentelor informaţionale cu
folosinţă periodică; în acest scop se pot folosi diagrame ordonate de la
stânga la dreapta sau de sus în jos. Pentru întocmirea lor se folosesc seturi
de simboluri cum ar fi cele prezentate în figura nr. 4;
 descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor
informatice, în cadrul celor mai importante situaţii şi fluxuri
informaţionale; cele mai semnificative proceduri informaţionale
formalizate se anexează;
 inventarierea mijloacelor automatizate de tratare a informaţiilor, cu
precizarea principalilor parametri constructivi, funcţionali şi economici.
Parcurgerea cu rigurozitatea necesară a acestei faze asigură întocmirea
dosarului informaţional complet al domeniului analizat, baza indispensabilă
pentru analiza sa detaliată şi profesionistă.

8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional

Complexitatea şi multidimensionalitatea sistemului informaţional


impun efectuarea unor analize din multiple puncte de vedere care, în final, să
releve principalele disfuncţionalităţi informaţionale şi consecinţele acestora –
manageriale, economice şi umane – atât la nivel de domeniu, cât şi de
componentele informaţionale. Concomitent, se recomandă şi evidenţierea
aspectelor de esenţă, pozitive, ce se referă atât la construcţia, cât şi la
funcţionarea organizaţiei.
O primă parte a analizei, deosebit de laborioasă, are în vedere
conţinutul, utilitatea şi costurile documentelor informaţionale. Printre cele
mai frecvent folosite şi cu mare impact pe plan decizional şi acţional asupra
activităţilor societăţii comerciale sau regiei se recomandă modalităţile
reflectate în tabelele următoare.
Întrucât asupra funcţionalităţii şi eficienţei sistemului informaţional un
mare impact negativ îl au deficienţele informaţionale cronice, o atenţie majoră
se acordă depistării lor. În acest scop se recomandă utilizarea tabelului nr. 2.
Pentru a asigura identificarea celor mai frecvente şi păgubitoare
deficienţe informaţionale cronice se recomandă consultarea tuturor

158
managerilor implicaţi, întrucât aceştia sunt cei mai în măsură să le cunoască,
cel puţin în ceea ce priveşte efectele negative pe care le provoacă.
Pentru calitatea sistemului informaţional atât de ansamblu al
organizaţiei, cât şi la nivelul componentelor sale, pe activităţi şi
compartimente, o importanţă decisivă o are respectarea cerinţelor de
raţionalizare în ceea ce priveşte informaţiile. Procedura de analiză este în bună
măsură similară cu precedenta, folosindu-se tabelul următor:
În sfârşit, o ultimă parte a analizei, deosebit de importantă, în special în
ceea ce priveşte modul de interconectare a componentelor domeniului
informaţional analizat şi funcţionalitatea sa, are în vedere principiile de
concepere şi funcţionare ale sistemului informaţional al firmei. În
realizarea sa – la fel ca la identificarea deficienţelor informaţionale cronice –
un rol decisiv îl au consultarea şi obţinerea colaborării de facto a managerilor
de nivel superior şi mediu.
Examinarea aprofundată a sistemului informaţional prin prisma
elementelor menţionate oferă suportul informaţional pentru a trece la
perfecţionarea sa sub aspect constructiv şi funcţional.

8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional

Începerea reproiectării propriu-zise a domeniului informaţional abordat


este precedată de stabilirea de către echipa care lucrează, împreună cu
managerii implicaţi, între care nu trebuie să lipsească conducătorul de nivel
superior ce coordonează domeniul investigat, a cerinţelor informaţionale,
manageriale şi economice faţă de soluţiile preconizate, pornind, fireşte, de la
obiectivele stabilite în prima etapă.
Definirea acestor cerinţe are la bază:
 rezultatele analizei informaţionale critice a domeniului respectiv;
 viziunea managerilor şi specialiştilor privind funcţionalitatea
actuală şi viitoare a sistemului informaţional;
 strategia şi politicile organizaţiei.
Statuarea exactă, de comun acord, de către personalul managerial şi de
specialitate a cerinţelor în ceea ce priveşte soluţiile informaţionale are un rol
esenţial. Nu de puţine ori sunt necesare discuţii îndelungate, care trebuie să
ducă în final la un consens asupra modalităţilor de lucru, utilităţii şi
consensului sistemului perfecţionat.
Prima fază în cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraţiei
de ansamblu a sistemului informaţional îmbunătăţit. Concret, se au în
159
vedere aspecte cum ar fi: fundamentarea sistemului pe noi principii şi cerinţe
(de exemplu sistemul de codificare a datelor), concentrarea asupra abaterilor
semnificative, felul şi mărimea bazelor de date şi interconectarea lor,
principalele module şi aplicaţii informaţionale de realizat, echipamentele de
tratare electronică a informaţiilor ce vor fi achiziţionate. Rezultatul acestei
faze îl reprezintă o succintă prezentare a configuraţiei sistemului informaţional
cu precizarea principalelor schimbări preconizate – reflectate şi într-o schemă
de ansamblu.
Cea de-a doua fază rezidă în proiectarea în detaliu a componentelor
informaţionale la care intervin schimbările. În esenţă, sunt posibile trei
categorii de modificări:
 introducerea de elemente noi (documente, proceduri
informaţionale, echipamente etc.);
 comasarea sau schimbarea parţială a conţinutului unor componente
informaţionale;
 eliminarea unor documente inutile.
Aceste schimbări se stabilesc la nivelul fiecărei componente
informaţionale din cadrul domeniului investigat: informaţii, documente,
circuite, fluxuri, proceduri şi mijloace informaţionale. De reţinut că este
esenţială o determinare a tuturor acestor schimbări. Spre exemplu, dacă se
modifică un document informaţional, atunci se indică noua machetă,
evidenţiindu-se schimbarea, costurile etc.
După precizarea tuturor schimbărilor, acestea se centralizează într-un
tabel sinoptic (vezi tabelul nr. 5), care va servi ca bază pentru a trece la
operaţionalizarea acestora.
Etapa de proiectare informaţională se termină prin stabilirea eficienţei
aplicării măsurilor preconizate, atât cuantificabilă, cât şi necuantificabilă.
Eficienţa cuantificabilă va stabili sintetic, pentru ansamblul
perfecţionărilor prevăzute, economiile de:
 suporţi informaţionali;
 de timp, în ore muncă şi respectiv de personal;
 de timp, în ore calculator;
 de salarii şi cheltuieli aferente salariilor;
 echipamente informatice.
În continuare pe aceleaşi categorii se vor indica resursele necesare. În
final, se vor stabili economiile nete sau, după caz, resursele necesare
suplimentare.1

160
De subliniat că, datorită introducerii de noi echipamente de tratare a
informaţiilor, frecvent resursele necesare sunt superioare economiilor brute,
ceea ce au ca urmare costuri suplimentare curente şi/sau finalizate în investiţii.
Aceste creşteri de cheltuieli sunt compensate de amplificarea calităţii
parametrilor constructivi şi funcţionali ai sistemului informaţional.
Eficienţa necuantificabilă, deşi aparent invizibilă, este deosebit de
importantă – frecvent mai mult chiar decât cea cuantificabilă – pentru
funcţionalitatea şi performanţele viitoare ale organizaţiei. Aspectele principale
care se recomandă să fie avute în vedere sunt următoarele:
 impactul asupra calităţii fundamentării deciziilor strategice şi tactice, a
adoptării lor în perioada optimă şi a operativităţii aplicării lor
 efectele asupra structurii organizatorice, în special în ceea ce priveşte
asigurarea de informaţii corecte, complete şi la timp titularilor
posturilor atât manageriale, cât şi de execuţie, exercitării relaţiilor
organizatorice (ierarhice, funcţionale, stat major, cooperare, control)
etc.
 consecinţele asupra gamei de metode şi tehnici manageriale şi
îndeosebi asupra folosirii lor. O influenţă deosebită are sistemul
informaţional asupra calităţii analizelor SWOT, diagnosticării,
eficacităţii şedinţelor şi delegării, conţinutului şi operativităţii tabloului
de bord, culturii organizaţionale a firmei şi a climatului de muncă din
cadrul său. Aşteptările, aspiraţiile, gradul de implicare în muncă, natura
şi amploarea situaţiilor conflictuale, deschiderea spre nou şi schimbare,
intensitatea şi eficacitatea colaborării în muncă, ritmul şi direcţiile
dezvoltării personalităţii salariaţilor etc. sunt toate marcate major de
sfera, natura, rapiditatea informaţiilor, procedurilor, circuitelor
informaţionale etc.
Pentru aceste elemente de esenţă, de care depinde competitivitatea firmei
– şi a altora – se recomandă identificarea principalelor consecinţe ale
raţionalizării informaţiilor proiectate.
Toate aceste elemente elaborate în această etapă se reunesc într-un
proiect care este supus aprobării managementului participativ al organizaţiei
sau, după caz, întreprinzătorului proprietar. Numai după acceptarea sa –
eventual cu efectuarea de corecturi şi îmbunătăţiri – se poate trece la aplicarea
soluţiilor informaţionale.

161
8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale

Date fiind multitudinea şi adeseori dificultatea schimbărilor


preconizate, se recomandă o pregătire temeinică a introducerii soluţiilor
informaţionale proiectate. De aceea implementarea propriu-zisă are la bază un
program de pregătire şi operaţionalizare a noilor soluţii informaţionale. În
funcţie de sfera de cuprindere a raţionalizării, acest program poate să se refere
la firmă în ansamblul său, la unele componente ale sale sau la ambele. Două
sunt aspectele majore care este necesar să fie avute în vedere:
 asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informaţionale,
financiare necesare (mijloace de tratare a informaţiilor, suporţi
informaţionali etc.)
 pregătirea climatului din cadrul organizaţiei în vederea minimizării
rezistenţei la schimbări – inevitabile din partea personalului – şi a
obţinerii unei implicări cât mai mari a sa. Pentru aceasta se recomandă
organizarea de întâlniri cu întreg personalul implicat, începând cu
managerii, prezentând obiectivele urmărite, avantajele ce vor rezulta
pentru firmă şi salariaţii săi. De reţinut că acest aspect, adeseori
neglijat în favoarea comandării de echipamente, elaborării de
programe, angajării unor specialişti, modificării de situaţii
informaţionale, are o implicaţie majoră asupra performanţelor
informaţionale şi a efectelor economice obţinute. Ansamblul măsurilor
de pregătire stabilite, vizând ambele aspecte, se înscriu într-un tabel de
forma următoare:
După operaţionalizarea măsurilor de pregătire a raţionalizării
informaţionale se trece la introducerea efectivă a schimbărilor respective.
Important este să se aplice integral toate schimbările preconizate, desigur,
concomitent cu asigurarea premiselor şi condiţiilor necesare.
Atunci când se sesizează omiterea unor variabile sau cunoaşterea lor
insuficientă, se efectuează retuşurile care se impun, având însă grijă ca acestea
să se armonizeze cu celelalte elemente ale soluţiei noi preconizate.
Supervizarea continuă a procesului de implementare de către managerul care
răspunde de domeniul implicat, efectuând periodic controale şi analize asupra
operaţionalizării perfecţionărilor, prezintă o însemnătate deosebită.

8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional

162
După finalizarea implementării soluţiilor informaţionale este necesară
o evaluare a stării de fapt şi a performanţelor, atât a celor cuantificabile, cât şi
necuantificabile.
Ţinând cont de ceea ce se constată, se adoptă decizii corective – pentru
eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative – şi integratoare pentru
asimilarea factorilor ce provoacă abateri justificate. Tot în aceste faze se aplică
recompense şi sancţiuni în funcţie de gradul de implicare, aportul şi rezultatele
personalului respectiv.
De reţinut că elementele metodologice prezentate au în vedere un
studiu relativ amplu de reproiectare sau raţionalizare informaţională din cadrul
societăţii comerciale sau regiei. În cazul unor situaţii mai puţin complexe, cu o
sferă de cuprindere limitată, unele dintre elementele prezentate în cadrul
etapelor pot fi comprimate sau mai rar implicate. Ca regulă, însă, se
recomandă parcurgerea integrală a filierei metodologice recomandate,
consumurile sporite de timp şi alte resurse reflectându-se de obicei în plusuri
calitative în planul activităţii managerilor şi al executanţilor.
Un element de pondere decisivă asupra eficacităţii raţionalizărilor
informaţionale îl reprezintă intensitatea şi modalitatea de conlucrare dintre
echipa de specialişti şi manageri, mai ales în cazul implicării masive a
informaticienilor. Există o dinamică specifică a evoluţiei gradului de implicare
şi responsabilitate a acestora – aşa cum rezultă şi din figura nr. 5 – care,
fireşte, se prelungeşte şi în perioada de exploatare sau utilizare curentă a
soluţiei informaţionale perfecţionate.
Metodologia prezentată este concepută în viziunea reengineering-ului
managerial care se bazează pe o abordare holistică. Utilizarea sa reprezintă o
necesitate pentru quasitotalitatea firmelor româneşti

8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR

Integrarea este o activitate ce reuneşte oameni, echipamente, programe,


dar şi practici manageriale. Integrarea aplicaţiilor este o abordare strategică de
a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informaţii şi servicii, astfel
încât sistemele sunt capabile să facă interschimb de informaţie şi să asigure o
funcţionare a proceselor în timp real .
Integrarea aplicaţiilor software în cadrul unei întreprinderi sau între
mai multe întreprinderi care colaborează este un subiect de mare actualitate.
163
Integrarea aplicaţiilor software de întreprindere permite coordonarea şi
sincronizarea mai multor aplicaţii eterogene atât în interiorul (integrarea
aplicaţiilor la nivel de companie), cât şi în afara întreprinderilor (integrarea
aplicaţiilor Business-to-Business - B2B).
Denumită în limbajul de specialitate EAI (Enterprise Application
Integration), integrarea aplicaţiilor la nivel de companie reprezintă, de fapt,
noul stil de lucru în domeniul software. Întreprinderile au din ce în ce mai
puţini informaticieni care concep şi scriu aplicaţii şi din ce în ce mai mulţi care
integrează aplicaţii. Entitatea ce trebuie integrată nu mai este un obiect sau o
componentă software, ci este o aplicaţie software. Prin EAI, sistemele
informatice ale întreprinderilor se mulează din ce în ce mai bine pe structura
procesului de afaceri.
În sistemul integrat elementele trebuie să fie într-o strânsă
interdependenţă şi cu cât se specializează mai mult în îndeplinirea unor funcţii,
dependenţa lor devin tot mai mare. Integrarea poate fi după rolul său, astfel:
 prin subsisteme ce realizează integrarea structurală;
 prin subsisteme ce realizează integrarea funcţională.
a. Integrarea structurală duce la relaţii de vecinătate, dar sunt insuficiente,
motiv pentru care trebuie să colaboreze între ele.
b. Integrarea funcţională se realizează în trei feluri, anume: substanţială,
energetică şi informaţională. Pe lângă relaţiile de coordonare, între
elementele sistemului apar şi relaţii de subordonare, deci trebuie să se
supună problemelor integrării, sistemelor integrate.
Complexitatea problemelor legate de infrastructura informatică creşte şi
mai mult în cazul unei întreprinderi virtuale, formată din module (secţii,
departamente, birouri etc.) cu funcţionalitate extrem de diversă şi grad de
dispersie geografică oricât de mare. Granularitatea modulelor se poate situa pe
o scară foarte cuprinzătoare, depinzând în mare măsură atât de specificul
domeniului de activitate, cât şi de posibilităţile de organizare ale întreprinderii
respective.
În contextul actual în care informaţia este privită ca o resursă strategică
a întreprinderii, a crescut foarte mult importanţa integrării sistemelor
informatice care să faciliteze utilizarea în comun a datelor şi mişcarea lor în
cadrul întreprinderii.
La nivelul anului 1999 s-a estimat că peste o treime din bugetul din
industria IT a avut ca destinaţie proiectarea, realizarea şi întreţinerea unor
soluţii de integrare a sistemelor informatice. Dar, cele mai multe dintre aceste

164
soluţii au optat pentru varianta de integrare “punct la punct”, şi s-au dovedit a
fi mari consumatoare de resurse.
Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor
informatice la nivelul întreprinderii este una dintre cele mai complexe
probleme întâmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezidă
în principal din faptul că cele mai multe dintre aplicaţii au fost dezvoltate fără
a se urmări o arhitectură a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare
a acestora.
Începutul integrării în domeniul IT poate fi considerat momentul
apariţiei circuitului integrat în 1959, care a reunit alte descoperiri cum ar fi:
tranzistorii, rezistenţele şi capacitorii pe un singur chip de silicon. In 1965
Gordon Moore, unul din fondatorii Intel prezicea că numărul de tranzistori pe
un microchip se va dubla la fiecare 18 luni. Această lege încă este surprinzător
de adevărată şi acum, la peste 40 de ani de la formularea ei. Acesta poate fi
motivul pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne descurca în
condiţiile unei complexităţi crescute. Principiile managementului complexităţii
sunt: descompunea în părţi mai mici şi mai uşor de manipulat, construirea unei
interfeţe standard pentru ca aceste părţi să comunice şi apoi dezvoltarea unei
structuri ierarhice unde informaţia este din ce în ce mai abstractizată odată ce
urcăm în ierarhie.
Termenul de middleware a apărut la sfârşitul anilor 80 pentru a descrie
un software de management al reţelelor, dar a fost larg folosit începând cu
1995. Middleware-ul a evoluat într-un set de reguli şi capabilităţi, care
facilitau construirea de aplicaţii distribuite. Acest termen a fost legat de bazele
de date relaţionale şi desemna o integrare bazată pe mesaje.
Informatizarea, dezvoltarea economică globală, specifice începutului de
secol XXI au accentuat tendinţa de organizare a sistemelor informaţionale în
modele din ce în ce mai complexe. Prin integrare creşte precum am arătat
complexitatea, dar şi calitatea, pentru că reuniunea sistemelor presupune
adăugarea de componente evolutive şi emergente.
Dacă organizarea duce la integrare şi integrarea duce la complexitate,
aceasta din urmă determină la rândul ei diversificarea. Din punct de vedere al
diversităţii, integrarea este efectul evoluţiei ciclice şi progresive a unui mix de
tehnologii şi este sprijinită de performanţele şi de expertiza profesioniştilor.
Integrarea aplicaţiilor poate lua mai multe forme, incluzând integrarea
internă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor la nivel de companie sau
integrarea externă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor Business-to-Business.
Cele două tipuri de integrări au multe elemente comune. De exemplu,
165
întotdeauna vor exista: o transformare de tehnologie care va face diferenţa
între semantica aplicaţiilor, tehnologia de ruter prin care se va asigura că
informaţia ajunge la destinaţia corectă şi reguli de procesare pentru a defini
comportamentul de integrare.
Strategia IT necesită a fi conştientă de toţi factorii care influenţează
deciziile de integrare a proceselor economice cum ar fi configurarea
proceselor economice, frontierele acestora şi locul în care schimbarea este
cel mai probabil a se produce. Înţelegerea scopurilor economice, cum ar fi
strategiile de fuzionare şi de achiziţie sau cost şi creşterea eficienţei, apare
ca o cheie fundamentală. Trebuie stabilită o perspectivă comună internă şi
externă a nucleului economic, de informaţie şi de procese, pentru a înţelege
relaţiile şi interfeţele între unităţile economice, sau a partenerilor comerciali.
Trebuie stabilite problemele proprietăţii pentru aplicaţii, componente,
infrastructura integratoare, interfeţele externe etc. Şi aceasta poate fi una
dintre cele mai dificile sarcini şi acesta poate traversa actualele frontiere
organizaţionale şi responsabilitatea. Secvenţierea activităţilor trebuie să
identifice serviciile care trebuie enunţate primele, şi care servicii (nu
neapărat aceleaşi) trebuie utilizate consistent cu restul organizaţiei şi când.
O tendinţă în evoluţia integrării sistemelor este trecerea de la integrarea
bazată pe informaţie la integrarea bazată pe servicii. Integrarea bazată pe
informaţii oferă un mecanism ieftin de a integra aplicaţii deoarece, în cele mai
multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaţia să fie modificată. Cu toate că, acest
tip de integrare oferă o soluţie funcţională pentru multe domenii ale
problematicii de integrare a aplicaţiilor, integrarea bazată pe servicii oferă mai
multă valoare pe termen lung.
Sistemele informatice integrate desemnează sisteme complete, cu
procese de afaceri, practici manageriale, interacţiuni organizaţionale,
transformări structurale şi management al cunoştinţelor
Un sistem de aplicaţii integrat trebuie să reprezinte soluţia pentru orice
instituţie care necesită un sistem informatic modern, indiferent dacă acesta
automatizează procesele interne din cadrul organizaţiei, relaţiile cu clienţii sau
pe cele cu furnizorii şi partenerii. Adoptarea unor aplicaţii disparate pentru
diferite activităţi ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluţie bună pentru
moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea
informaţiei şi dezvoltarea ulterioară a sistemelor, prin încercarea de a integra
soluţii ulterioare.
Producătorii de software care oferă aplicaţii ce rulează pe multiple
surse de date sau care nu acoperă toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu
166
furnizează pachete de soluţii integrate, ci mai degrabă colecţii separate de
aplicaţii, bune să rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu
reuşesc să funcţioneze împreună.
Principala problemă a falselor pachete de aplicaţii este fragmentarea
informaţiei, generată de sisteme disparate. Consolidarea informaţiilor venite
de la un mare număr de surse este laborioasă şi costisitoare. O altă mare
problemă este automatizarea incompletă, care nu acoperă toate procesele
afacerii, rezultând sisteme discontinue, ce oferă funcţiuni analitice doar la
nivel departamental, incapabile să asigure o viziune unitară asupra
organizaţiei. În aceste condiţii, managerul instituţiei nu are la dispoziţie decât
piese dintr-un puzzle, care rareori se îmbină.
Pentru a face saltul calitativ de la acţiuni punctuale la procese de
afacere, organizaţiile trebuie să adopte soluţii integrate şi colaborative, care să
se adapteze strategiilor de distribuţie şi care să includă şi funcţionalităţi de
suport decizional.
Un adevărat pachet integrat are aplicaţiile proiectate de la început
pentru a lucra împreună: acestea partajează acelaşi model de informaţii şi
informatizează procesele de business la nivelul întregii organizaţii.
Principalele avantaje pe care o suită de aplicaţii integrate trebuie să le
ofere beneficiarilor sunt:
 reducerea costurilor pe termen lung;
 creşterea eficienţei operaţionale;
 returnarea rapidă a investiţiilor în IT;
 migrarea mai rapidă la modele de e-business.
Pentru a înţelege rolul jucat de un sistem informatic integrat în
funcţionarea unei întreprinderi, este necesar să se pornească de la modelul
general de organizare a unei afaceri, corespunzător majorităţii întreprinderilor
de producţie, comerţ, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar.
Conform acestui model, orice întreprindere este constituită din două zone:
a. Zona Back Office
Din punct de vedere informatic, această zonă se caracterizează prin:
 importanţa fundamentală a bazei de date, care poate fi situată centralizat pe
un singur server sau poate fi repartizată fizic pe mai multe servere
 particularităţile aplicaţiilor utilizate: o parte importantă dintre acestea
reprezintă programe pentru tratarea “în bloc” a datelor (de exemplu,
tratarea “în bloc” a tuturor tranzacţiilor unei zile de lucru). O altă parte a
aplicaţiilor realizează gestiunea tranzacţiilor şi au ca scop tratarea
simultană a unor cereri din partea unui număr mare de utilizatori.
167
 importanţa critică a prelucrărilor realizate, de care depinde întreaga
activitate a întreprinderii.
 centralizarea pe un număr redus de servere pe care rulează sisteme de
operare dedicate.
Cea mai apreciată calitate a unui sistem de Back Office o reprezintă
coerenţa şi integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continuă a
sistemului şi continuitatea serviciilor (chiar şi în caz de căderi sau defecţiuni)
sunt caracteristici esenţiale ale oricărei aplicaţii Back Office.
În cazul întreprinderilor moderne, aplicaţiile Back Office garantează
însăşi funcţionarea întreprinderii, de aceea se impune existenţa unui sistem de
înaltă securitate a datelor, atât la nivel fizic, cât şi la nivelul drepturilor de
acces.
b. Zona Front Office
Aplicaţiile Front Office sunt acele produse pe care întreprinderea le
oferă clienţilor astfel încât să asigure servicii rapide. Principalele cerinţe la
care trebuie să răspundă o aplicaţie Front Office sunt:
 gestiunea relaţiilor cu clienţii (Customer Relationship Management, CRM)
– cuprinde instrumente de administrare a clienţilor (consultarea dosarelor
clienţilor, culegerea de informaţii referitoare la operaţiile efectuate de
clienţi pentru a le trimite spre procesare aplicaţiilor Back Office), precum
şi instrumente de asistare a clienţilor (evaluarea în funcţie de o serie de
criterii, asistenţă în configurarea cererii şi alte forme de asistare interactivă
a clienţilor). Evaluarea clienţilor după o serie de criterii (“scoring”)
permite stabilirea gradului în care un client sau un proiect poate satisface
sau nu condiţiile prevăzute (de exemplu, pentru acordarea unui credit).
Aplicaţiile de asistenţă în configurarea cererii au ca scop propunerea, pe
baza catalogului furnizorului şi a răspunsurilor la un set de întrebări,
variantele de ofertă cele mai adecvate la cererile exprimate de client.
 gestiunea agenţilor de vânzări – are ca scop gestiunea agenţilor de vânzări
sub mai multe aspecte: cota din vânzările totale, performanţele, realizarea
cifrei de afaceri individuale şi colective, obţinerea rezultatelor consolidate
etc.
 gestiunea clienţilor – face parte din aplicaţiile Front Office puse la
dispoziţia centrelor de asistenţă din teritoriu şi utilizează tehnologii de
integrare cu reţeaua telefonică.
 instrumente de asistare a deciziei – reprezintă o consecinţă a prezenţei
celorlalte tipuri de aplicaţii menţionate la nivelul fiecărei agenţii sau centru

168
de vânzări. Sunt avute în vedere instrumente de căutare şi extragere de
date, precum şi aplicaţii SIAD (Sistem Interactiv de Asistare a Deciziei).
 Gestiunea reţelei de agenţii – este un complement al aplicaţiilor Back
Office apărut datorită numărului mare de agenţii şi centre de vânzări ale
întreprinderilor mari, mai ales multinaţionale. Această reţea poate cuprinde
sucursale proprii, concesionari sau alţi agenţi comerciali.
În ultima vreme, acestor două zone ale întreprinderii li s-au mai
adăugat altele două:
c. Zona Middle Office
Este o zonă greu de definit la nivel fizic , care a primit în timp două
accepţiuni diferite:
 într-o primă accepţiune, aceasta reprezintă zona de Back Office prezentă în
cadrul fiecărei agenţii sau centru de vânzări, zona situată fizic în Fron
Office, dar îndeplineşte funcţii de Back Office;
 în a doua accepţiune, aceasta reprezintă componentele intermediare ale
întreprinderii, cu rol de interfaţă între Front Office şi Back Office, pentru
gestiunea reţelei şi transmiterea datelor către aplicaţiile centrale (aflate în
Back Office).
Din punct de vedere informatic, aplicaţiile de tip Middle Office sunt
cele care alimentează componentele menţionate anterior. În condiţiile
dezvoltării unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere
agenţie şi staţii de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor
informatice se pot găsi atât pe serverele de agenţie, cât şi pe serverul central.
d. Zona Web Office
Procesarea tranzacţiilor generate de serviciile la distanţă s-a realizat
multă vreme separat de restul sistemului informatic. În prezent, tehnologia
World Wide Web a introdus o nouă dimensiune a întreprinderii, numită
generic Web Office, care completează Front Office şi Back Office şi dă
posibilitatea conectării la sistemul informatic al întreprinderii din orice punct
de pe glob.
Prin Web Office se integrează mai multe tipuri de aplicaţii:
 aplicaţii interne ale întreprinderii – destinate exclusiv personalului din
întreprindere, accesul din afară fiind oprit în general prin aplicaţii de
tip firewall. Aceste aplicaţii pot furniza servicii multiple: coordonarea
şi gestiunea proiectelor, mesagerie internă, agendă de grup, diverse
tipuri de urmărire la distanţă a activităţii, videoconferinţă, etc. Se
folosesc tehnologii Intranet care presupun utilizarea tehnologiilor

169
Internet împreună cu produse de securitate care să protejeze domeniul
şi să blocheze accesul neautorizat din interior sau din afară.
 aplicaţii accesibile partenerilor – destinate partenerilor în sens larg
(furnizori, clienţi, reseller-i, consultanţi etc.) utilizează servere Extranet
şi oferă servicii echivalente cu aplicaţiile interne, dar destinate
utilizatorilor externi ai întreprinderii.
 aplicaţii accesibile publicului larg – asigură accesul public la serviciile
întreprinderii, serverele Internet realizând o extindere a activităţii
întreprinderii spre staţiile de lucru ale partenerilor prin intermediul
cataloagelor on-line cu imagini ale produselor, plăţilor securizate prin
carte de credit sau portofel electronic etc.
Nivelul de securitate al componentelor Intranet, Extranet şi Intranet
este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este
de dorit să se asigure protecţia datelor de consultat şi să se identifice în orice
moment persoanele care navighează. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de
abonamente pentru accesul la informaţii, abonamente care pot fi gratuite sau
nu, în funcţie de serviciile oferite.
Problema integrării sistemelor informatice existente în cadrul unei
întreprinderi este greu de formalizat deoarece pleacă de la situaţii foarte
diferite. În principal, integrarea sistemelor informatice conduce la apariţia a
două mari tipuri de probleme: tehnice şi informaţionale.
a. Problemele tehnice sunt datorate eterogenităţii soluţiilor hardware şi
software şi diversităţii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme
informatice din cadrul întreprinderii. Problemele tehnice generează o
discontinuitate de comunicaţie între sistemele informatice.
Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de soluţii
hardware şi software au un aport important, acestea fiind direct interesate de
succesul integrării propriilor produse cu produsele altor companii.
b. Problemele informaţionale sunt datorate inconsistenţei datelor şi duc la
apariţia unei discontinuităţi semantice şi structurale între sistemele
informaţionale.
Inconsistenţa datelor este rezultatul modului în care au fost dezvoltate
aplicaţiile informatice. La realizarea acestor aplicaţii s-a ignorat că ar putea
exista alte aplicaţii care să necesite acces la datele create sau întreţinute de
aplicaţia respectivă. Alte cauze ale inconsistenţei datelor sunt lipsa unei
terminologii standard la nivelul întreprinderii de definire a conceptelor şi
proceselor de afaceri şi faptul că sistemele care utilizează o tehnologii
învechite (sistemele moştenite) nu au implementate mecanisme riguroase
170
pentru declararea şi constrângerea respectării regulilor de afaceri.
Soluţionarea inconsistenţei datelor presupune:
1. Identificarea discrepanţelor şi conflictelor posibile care apar datorită
reprezentării în mod diferit a unor date similare în sisteme diferite, lucru
care poate conduce la conflicte. Diferenţele pot fi: de nume; de natură şi
dimensiune; de domeniu sau diferenţe structurale;
2. Stabilirea de norme pentru soluţionarea inconsistenţelor prin:
 utilizarea uneia din valorile inconsistente fără avertizarea utilizatorului;
 prezentarea tuturor valorilor inconsistente utilizatorului, indicând sursa
informaţiilor şi lăsând la latitudinea utilizatorului soluţionarea
problemei.
 utilizarea celei mai recente valori, pe baza unei mărci de timp care indică
momentul actualizării informaţiei
 utilizarea informaţiei din sistemul cel mai de încredere, pe baza evaluării
gradului de încredere al datelor din diferite aplicaţii.
 utilizarea unei mărimi agregate pe baza valorilor inconsistente (medie
aritmetică, minim, maxim etc).
O alternativă ar fi includerea în logica de acces la datele unei aplicaţii
de alte aplicaţii, respectiv în logica de migrare a datelor dintr-o aplicaţie în
alta, a mecanismelor de tratare a conflictelor. De exemplu, pot fi utilizate
tabele de corespondenţă sau formule de conversie, precum şi mecanisme de
implementare a politicilor de soluţionare a inconsistenţei datelor .

8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR


INFORMAŢIONALE

Punctele cheie ale tehnologiilor informaţionale reprezintă formulări


care stabilesc modul de conectare, distribuire şi structurare a informaţiilor şi
desfăşurare a tehnologiilor informaţionale în cadrul firmei. Aceste puncte
cheie sunt rezultatul considerării informaţiilor şi tehnologiilor ca implicaţii ale
contextului strategic al firmei.
Punctele cheie ale tehnologiilor informaţionale exprimă scopul strategic
al tehnologiilor informaţionale şi identifică modurile prin care firma trebuie:

171
 să conducă sau să urmărească dezvoltarea tehnologiilor informaţionale
în domeniul său de activitate (de exemplu, rolul tehnologiilor informaţionale şi
nivelul necesar al investiţiilor în cazul concurenţilor direcţi);
 să efectueze procese electronice de tranzacţionare;
 să conecteze şi să împartă surse şi sisteme de informaţii în cadrul
diferitelor compartimente ale sale;
 să conecteze şi să împartă surse şi sisteme de informaţii într-un mediu
extins (clienţi, furnizori, aliaţi strategici);
 să păstreze arhitectura curentă a tehnologiilor informaţionale în
interiorul său;
 să acceseze, să utilizeze şi să standardizeze diferitele tipuri de
informaţii (financiare, despre produse, despre clienţi);
 să identifice măsurile necesare pentru evaluarea cifrei de afaceri cu
ajutorul tehnologiilor informaţionale.
De exemplu, atenţia firmei asupra relaţiilor cu clienţii şi asupra
experienţei acestora conduce la o serie de puncte cheie ale tehnologiilor
informaţionale, printre care:
 informaţiile despre clienţi trebuie păstrate într-o formă logică şi
accesibilă atât clienţilor, cât şi personalului, în orice moment şi în orice loc;
 unei bănci îi este necesară o arhitectură logică pentru hardware,
software, comunicaţii şi informaţii, ca bază pentru infrastructura şi serviciile
cu aceeaşi capacitate pentru oricare client;
 punctele de legătură a clienţilor cu firma (reprezentanţe, servicii
telefonice, accesul la calculator) trebuie să asigure o interfaţă puternică cu
lumea exterioară;
 reţeaua firmei trebuie să asigure clienţilor accesul la o serie de aplicaţii
esenţiale.
Sunt identificate puncte cheie pentru fiecare dintre cele cinci aspecte
majore ale importanţei investiţiilor pe termen lung:
a) rezultatele dorite din investiţiile firmei în tehnologii1e informaţionale;
b) accesarea şi utilizarea informaţiilor;
c) resursele hardware şi software;
d) capacităţile şi serviciile legate de comunicaţii;
e) arhitectura şi standardele tehnologiilor informaţionale.
a) Rezultate aşteptate din investiţiile în tehnologii informaţionale în
cadrul firmei. Acestea sunt:
 tehnologiile informaţionale sunt utilizate pentru reducerea costurilor;
 tehnologiile informaţionale sunt privite ca un furnizor de servicii
concentrat asupra satisfacerii nevoilor utilizatorilor finali;
 tehnologiile informaţionale trebuie să îmbunătăţească nivelul
serviciilor furnizate clienţilor;
 serviciile şi produsele depind în mod continuu de investiţiile în
tehnologiile de vârf;
172
 trebuie urmărită dezvoltarea activităţilor inovatoare şi a aplicaţiilor de
marketing privind tehnologiile de vârf.
b) Accesarea şi utilizarea informaţiilor urmăreşte ca:
 utilitatea informaţiilor trebuie recunoscută şi imediat ce se obţin
informaţiile, acestea trebuie stocate pentru a nu se pierde;
 în afaceri, diversele procese şi sisteme trebuie să asigure culegerea şi
păstrarea informaţiilor financiare şi comerciale;
 să existe un punct de vedere comun al tuturor clienţilor firmei;
 utilizatorii, în activitatea de teren trebuie să aibă acces la aceleaşi date
ca şi atunci când sunt la birou;
 principalii clienţi ai serviciilor oferite de către firmă trebuie să aibă
acces la informaţii complete privind relaţiile firmei cu toţi clienţii săi.
c) Resursele hardware şi software vor viza:
 transferul între resursele hardware şi software, care poate determina
schimbări globale în cadrul firmei;
 tranzacţiile curente se realizează prin procese electronice:
 forma tehnologiilor informaţionale care trebuie să aducă managerilor şi
personalului care lucrează în mod direct cu aceste aplicaţii capacitatea de a
rezolva rapid orice sarcina complexă;
 noile sisteme care vor trebui să creeze baza prin care să se poată
efectua schimbări majore asupra noilor servicii.
d) Capacităţile şi serviciile legate de comunicaţii urmăresc ca:
 reţeaua întregii firme să permită accesul la aplicaţiile esenţiale privind
furnizarea de servicii clienţilor;
 reţeaua firmei să permită organizarea de videoconferinţe;
 să fie permis accesul la Internet prin reţeaua de comunicaţii;
 comunicarea cu exteriorul, mai ales cu clienţii, trebuie să fie posibilă
oricând şi oriunde, în special privind comerţul electronic şi prestarea de
servicii.
e) Arhitectura şi standardele tehnologiilor informaţionale trebuie la
rândul lor să vizeze:
 o anumită formă a tehnologiilor informaţionale, cupnnzând doar
hardware-ul, software-ul şi echipamentele de legătură;
 o standardizare a datelor financiare şi comerciale;
 stabilirea de standarde pentru hardware şi software pentru a reduce
incompatibilităţile şi costurile suplimentare;
 menţinerea unei liste scurte a produselor şi producătorilor pentru
fiecare categorie de tehnologie în parte;
 realizarea unei centralizări a principalilor producători, pentru
minimizarea costurilor, pentru asigurarea unei consistenţe şi pentru
organizarea unui control riguros.

173
Numărul punctelor cheie privind tehnologiile informaţionale variază în
cadrul firmei, depinzând de limitele activităţii desfăşurate. Informativ, să
urmărim câteva exemple ale punctelor cheie privind tehnologiile
informaţionale de la firme din diverse domenii industriale:
 o firmă în curs de dezvoltare în domeniul băuturilor producţiei de
bunuri. Informaţiile sumare privind producţia, vânzările, marketingul,
distribuţia şi managementul financiar pot fi accesibile managerilor într-un timp
foarte scurt (nu mai mult de 2 ore) şi pot fi uşor de utilizat în luarea deciziilor;
 o bancă aflată într-o etapă de expansiune pe pieţe externe. Procesele
legate de tranzacţii şi interfaţă vor fi folosite pe teritoriul a mai multe ţări,
unde banca are deschise filiale;
 o firmă puternic concentrată pe produse inovatoare. Reţeaua firmei
trebuie să permită organizarea de videoconferinţe;
 o firmă internaţională. Informaţiile relevante trebuie să fie prezentate
într-o formă logică, pentru a uşura accesul la ele. Aceste informaţii vor face
posibil un mai bun management al clienţilor, furnizorilor, materiilor prime
etc., deci un management financiar adecvat.
Analiza contextului strategic diferit al acestor mari firme poate conduce
la opinii diferite privind infrastructura tehnologiilor informaţionale şi calitatea
acestora.

8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR


INFORMAŢIONALE

Tehnologiile informaţionale reprezintă elementul comun al dezvoltării


şi al competiţiei între toate tipurile de afaceri, de la micii comercianţi la marile
firme prestatoare de servicii. Multe firme au realizat investiţii masive în
tehnologiile informaţionale şi au devenit dependente de acestea. În majoritatea
cazurilor, asemenea investiţii în sisteme informaţionale există de câţiva ani
buni. De exemplu, sistemul privind rezervările de bilete la o firmă de linii
aeriene are un program de bază ce a fost realizat la mijlocul anilor ‘60. Pe de
altă parte, în multe cazuri, avantajele ce se pot obţine dintr-o investiţie în
tehnologii informaţionale pot avea o durată scurtă de viaţă, acest lucru fiind
valabil mai ales pentru produsele de bază ale tehnologiilor informaţionale. De
exemplu, de cele mai multe ori, jocurile pe calculator se menţin în actualitate
doar 3-6 luni, din cauza concurenţei în domeniu. Totuşi, avantajele potenţiale
ce se pot obţine conduc la diferenţe enorme pe piaţă, chiar dacă investiţiile
sunt mari.
Tehnologiile informaţionale influenţează atât operaţiunile interne din
cadrul unei firme, cât şi produsele sau serviciile oferite de aceasta.
Operaţiunile interne pot include procesarea tradiţională de date şi funcţiile de
174
comunicare. Produsele şi serviciile oferite pot varia de la tehnologii
informaţionale pentru echipamentele de producţie până la servicii software de
bază.
De multă vreme, managerii privesc tehnologiile informaţionale ca pe
un instrument contabil, sau ca pe o sursă de date pentru luarea deciziilor.
Astăzi, accentul se pune mai degrabă pe “sistemele operaţionale”, prin
intermediul cărora se derulează efectiv tranzacţii economice, decât pe
sisteme care se limitează la observarea şi măsurarea rezultatelor acestor
tranzacţii.
Utilizarea tehnologiilor informaţionale ca metodă de obţinere a unor
avantaje competitive se situa pe primul loc în anii ”90, iar corelarea sistemelor
informaţionale cu obiectivele firmei ocupa locul al doilea. Sistemele
informaţionale au devenit adevărate instrumente de luptă concurenţială în
arsenalul firmei.
În al doilea rând, accentul se pune pe sistemele implementate, în care
calculatoarele devin o parte a produselor tradiţionale. De exemplu, sistemele
de aprindere la automobile sunt acum controlate de microcalculatoare.
Există anumite activităţi total dependente de sistemele informaţionale.
Liniile aeriene se bazează pe tehnologii informaţionale avansate necesare
pentru rezervări, pentru programarea şi optimizarea rutelor, pentru facturări,
pentru antrenamente de zbor, pentru controlul traficului aerian etc. Băncile, de
asemenea, utilizează de multă vreme tehnologiile informaţionale. La începutul
anilor 50, metoda de imprimare a cecurilor cu cerneală magnetică pentru
recunoaşterea caracterelor a constituit un precursor al funcţiilor tehnologiei
informaţionale electronice, funcţii ce includ acum roboţi telefonici, transferuri
electronice de fonduri, operaţii extinse cu carduri de credit, operaţii de schimb
valutar.
Interesul în planificarea strategică a utilizării tehnologiei informaţionale
continuă să crească, pe măsură ce noile produse şi noul mediu de afaceri
creează noi oportunităţi. Organizaţii precum American Express sau General
Motors au fost impulsionate să-şi stabilească strategiile, pentru a dezvolta
tehnologia informaţională, nu numai prin înţelegerea dependenţei de aceasta,
dar şi prin recunoaşterea ameninţărilor concurenţei şi a oportunităţilor pe care
le oferă.
Exemple privind aplicarea strategică a tehnologiilor informaţionale sunt
prezentate în continuare:
 în anul 1977, SRI International şi Merrill Lynch au dezvoltat împreună
conceptul de “management al lichidităţilor”, care presupune folosirea
calculatorului şi a tehnologiilor comunicaţionale pentru a asigura noi categorii
de servicii pentru investitori şi, astfel, au acaparat cea mai mare parte a
activităţii de investiţii a clienţilor lor. Le-au trebuit aproape 7 ani concurenţilor
acestora pentru a oferi servicii asemănătoare, perioadă suficientă pentru ca
Merrill Lynch să devină lider pe piaţă;
175
 Conceptul tehnologiilor informaţionale privind inter-schimbul de date
electronice a îmbunătăţit considerabil eficienţa metodei “just in time”; de fapt,
prin unirea furnizorilor, producătorilor, distribuitorilor şi comercianţilor, inter-
schimburile de date electronice revoluţionează procesul distribuirii bunurilor
către consumatori. De exemplu, în anul 1992, Toyota a fost în măsură să
distribuie automobile cu accesoriile şi culorile preferate de clienţi după numai
cinci zile de la preluarea comenzii, iar apoi alte firme din domeniu au aplicat
această metodă;
 industria producătorilor de confecţii s-a orientat spre modele de
calculatoare ce oferă sprijin pentru îmbunătăţirea vitezei cu care se modifică
produsele, în conformitate cu schimbările de stil sau cu preferinţele specifice
ale comercianţilor; mai mult, aceşti producători se bazează pe controlul
efectuat de calculatoare asupra aparaturii specifice. Firmele cele mai
competitive utilizează pe scară largă sisteme de distribuire a produselor cu
ajutorul calculatoarelor - şi comunicaţiilor -pentru optimizarea vitezei cu care
sunt distribuite mărfurile pe pieţele de desfacere.
 firmele de cercetare pe baze ştiinţifice a pieţei folosesc în mod curent
calculatoare, producătorii din industria chimică şi farmaceutică folosesc
tehnici de modelare pe calculator a noilor preparate chimice şi a
medicamentelor. Modelele grafice sunt utilizate de proiectanţii avioanelor,
automobilelor şi navelor, pentru a dezvolta pe calculator noi configuraţii şi
pentru a scurta perioada de testare a caracteristicilor de operare la numai
câteva zile, în loc de luni sau ani, cât dura cu modelele fizice;
 un lanţ de fast-food-uri din Statele Unite s-a numărat printre primele
firme care au instalat un sistem de comunicaţie pentru a creşte abilitatea de a-
şi controla operaţiile desfăşurate pe o arie extinsă. Aceeaşi firmă a fost printre
primele care au folosit calculatoare bazate pe sisteme expert pentru a stabili
turele angajaţilor în regim part-time în aşa fel încât să se asigure o acoperire
totală a programului de lucru;
 firma Soup Campbell, cu o puternică activitate de marketing, a folosit
sistemele informaţionale pentru a-şi perfecţiona analizele de marketing. În loc
să abordeze vânzările la scară naţională, Campbell a adunat date despre
eficienţa vânzărilor, pentru fiecare produs în parte, de pe fiecare piaţă locală.
Astfel, a fost în măsură să realizeze modele precise ale dinamicii pieţei, având
în vedere aspecte legate de dependenţa clienţilor de produsele proprii şi de cele
ale concurenţei. De asemenea, poate corela aceste modele cu acţiunile
promoţionale corespunzătoare de pe pieţele locale specifice. Aceste sisteme
furnizează informaţii detaliate şi la timp despre produsele şi acţiunile ce
contribuie cel mai mult la obţinerea profitului;
 în anul 1983, în contextul unor probleme economice şi al unor sisteme
depăşite, proiectate pentru producţii de volum mare, Jaguar P.L.C. a luat o
decizie strategică de a investi într-un sistem de producere integrat, pentru a
susţine un volum redus de producţie a maşinilor de lux. Sistemul include
176
distribuirea “just in time” a componentelor de la furnizori şi un sistem închis
ce permitea tuturor operaţiilor sale să retransmită informaţiile în cadrul
procesului. Jaguar creditează acest sistem sprijinind poziţia sa competitivă şi
succesul său financiar şi îmbunătăţind calitatea produselor.
Sunt tot mai multe exemplele privind vânzarea cu amănuntul a unor
produse şi servicii. În trecut, doar în câteva ţări existau familii în care ambii
soţi lucrau, iar acum acestea, larg răspândite determină abordări noi, diferite
privind piaţa, consumatorii, comportamentul cumpărătorilor care s-a
modificat, iar consumatorii sunt mult mai pretenţioşi.
Toate aceste considerente şi evoluţii au determinat dezvoltarea
modalităţilor de evaluare a preferinţelor consumatorilor şi de satisfacere
imediată a nevoilor familiilor. Comerţul electronic, a cărui utilizare este în
continuă creştere, este o metodă tehnologică completă de prezentare a
informaţiilor şi a produselor către clienţi, de înregistrare a preferinţelor
acestora, de transmitere a informaţiilor către producători etc. În acelaşi timp,
are loc distribuirea fizică de bunuri către consumatori şi se înregistrează
informaţii detaliate de marketing. Competiţia online devine simbolul
viitorului.

8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale

Experienţa multor firme multinaţionale arată că, din punctul de vedere


al utilizării competitive a tehnologiilor informaţionale, firmele se află în una
din cele trei ipostaze fundamentale: de adoptare, de adaptare sau de invenţie.
a) Firmele aflate în ipostaza de adoptare sunt doar utilizatori ai
tehnologiilor informaţionale. Ei sunt simpli cumpărători şi nu experimentează
decât aplicaţiile de rutină ale sistemelor achiziţionate. De obicei, obiectivul lor
este de a supravieţui pe termen scurt, sau doar de a-i ajunge pe concurenţi. La
acest nivel, orice firmă îşi poate creşte avantajele prin aplicaţii adecvate ale
produselor tehnologiilor informaţionale, dar majoritatea acestor firme trebuie
să-şi creeze un fundament tehnologic de bază.
Asemenea firme pot fi întâlnite în ramurile stagnante ale industriei, în
economiile aflate în recesiune sau pot fi firme cu resurse de capital
insuficiente. Totuşi, o organizaţie poate să ajungă într-o astfel de poziţie doar
printr-un management deficitar, care nu recunoaşte valoarea competitivă a
tehnologiilor informaţionale. În astfel de cazuri, soluţia o poate constitui o
conştientizare crescută, din partea managementului a schimbărilor competitive
ce pot fi aduse de obţinerea unui avantaj tehnologic.
Pentru a achiziţiona resurse IT cu costuri minime, o firmă poate să
achiziţioneze pachete de aplicaţii software, să folosească un birou de serviciu
sau să angajeze temporar un personal calificat. Toate alternativele de afaceri
pot include fuziunea cu un competitor, vinderea firmei unei firme avansate din
punct de vedere tehnologic (sau uneia cu mari resurse financiare), sau
177
achiziţionarea unei firme mai mici, dar mai avansată din punct de vedere al
tehnologiilor informaţionale utilizate.
b) Firmele aflate în ipostaza de adaptare sunt acelea care au făcut deja
din tehnologiile informaţionale un element esenţial al activităţii lor de
planificare. Ele au pregătirea, capacitatea şi fondurile necesare pentru a
dezvolta proiecte proprii. Aceste firme au relaţii apropiate cu producătorii,
ceea ce le permite obţinerea unui avantaj în care sincronizarea este decisivă.
Firmele aflate în ipostaza de adaptare folosesc, în general, tehnologiile
informaţionale la un nivel apropiat de cel al concurenţilor. Deşi investesc
semnificativ în menţinerea şi dezvoltarea aplicaţiilor curente, se concentrează
şi asupra adaptării unor tehnologii noi prin expansiune şi inovare. Frecvent,
aceste firme investesc în cercetarea aplicată pentru inovarea produselor sau
proceselor tehnologice.
Firmele aflate în această situaţie se găsesc pe pieţele în expansiune şi se
confruntă cu o concurenţă puternică din partea firmelor cu schimbări dinamice
ale produselor şi serviciilor. De obicei profitabile, cu o putere financiară
competiţională, aceste firme caută achiziţii care să le aducă noi pieţe de
desfacere. Formal şi informal, firmele utilizează ultimele tehnologii apărute,
adesea păstrând consultanţii externi pentru a asigura o părere obiectivă asupra
poziţiei lor, sau pentru a introduce noi concepte.
Managementul superior în cadrul unor astfel de firme recunoaşte
valorile competitive ale tehnologiilor informaţionale şi se implică el însuşi în
procesul de planificare.
c) Firmele aflate în ipostaza de invenţie sunt creatoare de tehnologii.
Asemenea firme caută oportunităţi unice, care presupun îndepărtarea
semnificativă de la practicile curente sau folosirea tehnologiilor informaţionale
de ultimă oră. Succesul lor provine din abilitatea de a depăşi competiţia şi de a
câştiga avantaje semnificative sau din capacitatea de a crea noi pieţe.
Firmele îşi menţin avantajele prin intermediul cercetării şi dezvoltării -
prin participarea la descoperirea şi utilizarea de instrumente, tehnici şi produse
ale tehnologiilor informaţionale avansate. Ele nu se tem să se abată de la
practicile curente sau să urmărească o transformare fundamentală a produselor
sau proceselor tehnologice. Asemenea firme sunt lideri agresivi în ramuri
dinamice, care experimentează produse volatile.
Pe lângă cheltuielile cu cercetarea, strategiile lor includ încurajarea
managementului în sensul utilizării noilor tehnologii, al creării unor firme
secundare care să se ocupe de produsele şi serviciile noi şi în sensul asocierii
cu liderii în tehnologii pentru dezvoltarea noilor produse.
Aceste firme se întâlnesc în sectoare diverse ale industriei tehnologiilor
informaţionale (producătorii de calculatoare, de software etc.). Totuşi, a fi
inventiv sau inovator nu este suficient. Este necesară abilitatea de a interpreta
cerinţele pieţei şi de a aduce produsele şi/sau serviciile pe piaţă în timp util şi
la costuri competitive.
178
O firmă individuală se poate încadra în oricare dintre cele trei ipostaze,
de adoptare, de adaptare şi de invenţie, în acord cu liniile de produse şi
corespunzător aplicaţiilor tehnologiei informaţionale în aceste domenii.
Obiectivul este de a efectua aplicaţiile conform cu nevoile firmei, căutând să
dezvolte resursele, pentru a obţine avantaje competitive.

8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale

Firmele îşi pot maximiza beneficiile obţinute din tehnologiile


informaţionale parcurgând două etape de dezvoltare a tehnologiilor, după cum
urmează:
1. Etapa de evaluare constă în:
a) evaluarea poziţiei adoptată şi a metodei folosite de concurenţi;
b) evaluarea poziţiei firmei privind tehnologiile informaţionale curente;
c) înţelegerea modurilor în care tehnologiile informaţionale pot fa aplicate la
realizarea sau îmbunătăţirea strategiei de afaceri a firmei;
d) estimarea factorilor de mediu ce reflectă schimbările în structura industriei,
preferinţele consumatorilor, dezvoltarea utilizarea tehnologiilor şi
condiţiile economice globale.
2. Etapa planificării/dezvoltării/implementării presupune:
a) identificarea principalelor pericole şi oportunităţi.
b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaţional pentru a
obţine avantaje competiţionale;
c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare;
d) elaborarea detaliilor planificării şi implementării;
e) Instalarea de aplicaţii strategice sau introducerea produselor p piaţă;
f) evaluarea rezultatelor obţinute din investiţiile în domeniu.
Pentru o utilizare cu succes a tehnologiilor informaţionale în vedere
obţinerii de avantaje competitive, firma trebuie să repete aceste două etape în
mod continuu. Majoritatea firmelor experimentează unul sau mai mulţi paşi
enumeraţi anterior, dar cu diferenţe considerabile în modul de aplicare.
Evaluarea obiectivă a poziţiei firmei vis-a-vis de concurenţă, a abilităţii sale de
a utiliza tehnologiile informaţionale reprezintă chei pentru a face faţă
pericolelor ce pot apărea din partea concurenţilor.
Fiecare pas al etapelor de dezvoltare a tehnologiilor informaţionale
asigură o capacitate vitală de a lua deciziile de management şi o utilizare
perfecţionată a tehnologiilor. O strategie de succes privind tehnologiile este
integrată în strategia globală de afaceri a firmei. Investirea eficientă resurselor
firmei este necesară pentru obţinerea unei poziţii mai avantajoase. După cum
se va arăta în continuare, investitorii trebuie, de asemenea, să fie pregătiţi să-şi
definească beneficiile aşteptate din investiţi şi să se asigure că acestea vor fi
într-adevăr obţinute.
179
8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea
avantajelor competitive

Indiferent dacă managerii de la nivelele ierarhice superioare înţeleg sau


nu tehnologiile informaţionale, ei pot să înţeleagă, în general, aspectele
economice ale domeniului lor de activitate şi eventualele pericole din partea
concurenţei. Din acest motiv, o analiză a acestor pericole este o bună cale de a
atrage atenţia conducerii asupra rezultatelor şi nevoilor.

1 Paşii etapei de evaluare


Pentru a obţine avantaje pe piaţă prin alicarea tehnologiilor
informaţionale, trebuie parcurşi următorii paşi care concură la realizarea
strategiei de dezvoltare şi implementare a tehnologiilor:
a) evaluarea poziţiei şi a metodei utilizate de concurenţi;
b) evaluarea poziţiei curente a firmei faţă de tehnologiile informaţionale;
c) înţelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informaţionale;
d) evaluarea factorilor de influenţă.
a) Evaluarea poziţiei şi a metodei utilizate de concurenţi. Ameninţările
concurenţei asupra produselor şi serviciilor firmei, corelate cu tehnologiile
informaţionale, pot proveni din câteva surse primare şi secundare. Mai întâi
este necesară înţelegerea domeniului în care firma îşi desfăşoară activitatea şi
a mediului competitiv al acestui domeniu. Astfel, sunt necesare:
 identificarea şi descrierea punctelor slabe sau tari ale produselor sau
serviciilor principalilor concurenţi;
 identificarea şi caracterizarea aplicaţiilor majore ale tehnologiilor
informaţionale;
 identificarea puterii tehnice şi financiare şi a abilităţii principalilor
concurenţi de a investi în tehnologii informaţionale.
Aceste informaţii trebuie actualizate cel puţin o dată pe an şi aduse la
cunoştinţa conducerii, pentru a asigura acesteia suportul necesar procesului de
luare a deciziilor.
Este posibil să se afle despre utilizarea tehnologiilor informaţionale de
către concurenţi prin observări externe. Pot fi adunate suficiente date publice
despre poziţia concurenţilor, astfel încât să nu fie nevoie de un spionaj în acest
sens. Articolele de specialitate din domeniul comercial descriu utilizarea
inovativă a tehnologiilor informaţionale de către anumite firme. Clienţii,
producătorii şi distribuitorii află rapid despre noile aplicaţii, iar studierea
acestora poate dezvălui modul în care sunt utilizate noile tehnologii. Produsele
sau serviciile noi pot fi analizate pentru a se identifica eventualele tehnologii
nou introduse, sau pentru a detecta utilizări noi ale tehnologiilor deja existente.
Noii angajaţi pot fi chestionaţi la angajarea într-o firmă. Pe scurt, analiza
180
acestor surse poate asigura o înţelegere solidă a modurilor în care concurenţa
utilizează tehnologiile informaţionale.
b) Evaluarea poziţiei curente a firmei faţă de tehnologiile
informaţionale. Evaluarea poziţiei faţă de tehnologiile informaţionale necesită
un punct de vedere obiectiv privind utilizarea de către firmă a acestor
tehnologii şi capacitatea firmei de a devansa competiţia. Evaluarea trebuie să
depăşească eventualele atitudini defensive ale departamentelor din cadrul
firmei, responsabile de dezvoltarea aplicaţiilor din domeniul tehnologiei
informaţionale. Din acest motiv, evaluarea ar trebui să fie responsabilitatea fie
a unui grup independent din cadrul firmei, fie a unui consultant cu o bună
pregătire în domeniu.
Mai întâi, evaluatorii trebuie să schematizeze proiectul de
implementare a tehnologiilor sau produselor informaţionale, care vor fi
folosite, evidenţiind problemele care pot afecta capacitatea aplicaţiei de a-şi
îndeplini obiectivele. Acest proiect de implementare a tehnologiilor trebuie să
includă funcţiile aplicaţiei, performanţele sale în satisfacerea nevoilor
existente sau potenţiale, nivelul tehnologiei, vârsta aplicaţiei software şi
mentenanţa şi flexibilitatea acesteia, hardware-ul calculatoarelor,
telecomunicaţiile, personalul şi alte resurse utilizate în cadrul acestei aplicaţii.
Apoi, evaluatorii trebuie să determine aptitudinile şi experienţa
programatorilor şi metodele şi instrumentele folosite pentru proiectarea şi
implementarea aplicaţiilor. Trebuie evaluate cunoştinţele personalului privind
funcţiile fiecărei aplicaţii, precum şi instrumentele tehnologiilor
informaţionale. Evaluatorii trebuie să fie la curent cu proiectele de dezvoltare,
pentru a putea determina aptitudinile programatorilor de a realiza proiecte de
management şi capacitatea acestora de a înţelege nevoile utilizatorilor.
În final, evaluatorii trebuie să creeze o imagine a poziţiei firmei faţă de
tehnologiile informaţionale şi să realizeze o comparaţie estimativă a acestei
poziţii faţă de cea a concurenţilor.
c) Înţelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informaţionale.
Acest pas necesită cunoaşterea activităţilor desfăşurate de firmă, a produselor,
serviciilor, a specificului de activitate etc. La fel de importantă este şi
obţinerea unei perspective clare asupra produselor şi serviciilor firmei şi
asupra evoluţiilor majore de pe piaţă. Principalele sarcini sunt:
 analiza tehnologiilor informaţionale existente care pot fi utilizate
pentru obţinerea unui avantaj competitiv în prezent;
 analiza unor modificări anticipate în tehnologiile informaţionale sau a
unor noi dezvoltări ale acestora, care pot fi utilizate pentru obţinerea de
avantaje competitive peste trei sau cinci ani;
 identificarea potenţialelor aplicaţii ale tehnologiilor curente sau
viitoare şi modul în care aceste aplicaţii pot afecta concurenţa;
 identificarea potenţialelor schimbări în aplicaţiile curente, generate de
cererea de pe piaţă sau de dezvoltarea tehnologiilor.
181
Pentru firmele ce nu sunt implicate în afaceri cu calculatoare sau
telecomunicaţii, aceste sarcini necesită asistenţa unor analişti şi ingineri
specializaţi în sisteme informaţionale, care sunt capabili să conceapă noi
utilizări pentru tehnologiile informaţionale. Firmele implicate în activităţi
privind tehnologiile informaţionale vor avea nevoie de serviciile unor
cercetători ştiinţifici şi specialişti de marketing.
d) Evaluarea factorilor de influenţă. Mediul de operare prezintă o serie
de pericole şi oportunităţi. Elementele principale de analizat aici sunt:
tehnologia, structura domeniului şi factorii externi economici şi politici.
Estimarea schimbărilor de tehnologie se va face atât pe termen scurt,
cât şi pe termen lung. Managementul are nevoie de această capacitate pentru a
evalua alternativele de investiţii. De aceea, şedinţele informative trebuie să
aibă loc periodic pentru a se putea lua rapid decizii când apar opţiuni noi.
Eventualele utilizări de tehnologii informaţionale pot fi estimate pentru trei-
cinci ani, perioadă suficientă pentru a dezvolta aplicaţiile. Producătorii şi
vânzătorii de calculatoare şi telecomunicaţii au nevoie chiar de mai mulţi ani
pentru a face estimări, datorită faptului că ciclul de producţie în aceste domenii
se întinde pe o perioadă mult mai lungă. Schimbările în structura industriei pot
fi analizate conform modelului lui Michael E. Porter din anul 1985, care
examinează modificările în rândul cumpărătorilor, furnizorilor, producătorilor,
produselor substituente şi noile apariţii pentru a evalua impactul lor asupra
lanţului valoric şi asupra caracteristicilor produselor şi serviciilor.
Alte elemente importante pentru urmărirea mediului extern sunt
climatul legislativ şi politic, efectele economiei globale asupra balanţei
comerciale, asupra investiţiilor etc. Asemenea factori extern pot influenţa
abilitatea organizaţiilor de a finaliza planurile de investiţii sau necesitatea de a
investi într-un mediu concurenţial în schimbare.

2 Paşii etapei de planificare/dezvoltare/implementare


Această etapă de planificare/dezvoltare/implementare presupune
parcurgerea următorilor paşi:
a) identificarea principalelor pericole şi oportunităţi;
b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaţionale;
c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor;
d) elaborarea unei planificări şi implementări detaliate;
e) testarea pieţei;
f) evaluarea rezultatelor obţinute din investiţii;
g) reluarea periodică acestor paşi de la a) la g).
a) Identificarea principalelor pericole şi oportunităţi. Acest pas constă
în sintetizarea rezultatelor din etapa de evaluare. Utilizând aceste rezultate,
firma poate identifica domeniile în care folosirea îmbunătăţită a tehnologiilor
informaţionale conduce la cele mai bune rezultate. Această investigaţie trebuie
corelată direct cu obiectivele activităţii desfăşurate, iar dacă firma are mai mult
182
decât un domeniu de activitate, informaţiile trebuie separate şi trebuie
efectuată o analiză pentru fiecare domeniu principal de activitate.
b) Dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaţionale.
Cunoaşterea pericolelor şi oportunităţilor trebuie folosită, în primul rând, la
identificarea acelor domenii care necesită o atenţie sporită. Trebuie descrise
modalităţile prin care competitorii folosesc la maxim tehnologiile
informaţionale în aceste domenii şi, de asemenea, trebuie detaliată abilitatea
firmei de a face faţă concurenţei. Ameninţările importante din partea altor
surse trebuie tratate într-o manieră similară. Apoi, trebuie identificate şi
analizate noile utilizări ale tehnologiilor informaţionale avansate, pentru
produse şi servicii. Fiecare tip de firmă, sau linie producţie - aflate în postura
de adaptare, de adoptare sau de inventator necesită niveluri diferite de analiză.
În sfârşit, trebuie identificate noile oportunităţi şi eventualele căi de
diversificare. Aceste opţiuni trebuie evaluate din punctul de vedere al
strategiei întregii firme.
Pericolele ar trebui estimate în funcţie de probabilitatea lor de
producere şi de impactul potenţial asupra situaţiei financiare a firmei sau
asupra poziţiei acesteia pe piaţă. De asemenea, ar trebui estimate şi comparate
costurile şi beneficiile probabile aferente fiecărui pericol, oportunităţile care
trebuie evaluate având în vedere profitul estimat, investiţiile ce trebuie
realizate şi impactul asupra produselor existente.
În cele din urmă, trebuie identificate îmbunătăţirile infrastructurii
necesare pentru a înlătura pericolele sau pentru a profita de oportunităţi
apărute.
Managementul firmei trebuie să revizuiască rezultatele investigaţiilor,
să stabilească priorităţile şi să aloce fonduri pentru tehno1ogii informaţionale
mai avansate şi pentru dezvoltarea de aplicaţii într-un context economic
marcat de constrângeri şi perspective.
Pe baza priorităţilor şi a nivelului fondurilor stabilite iniţial, poate fi
creat un plan care îmbunătăţească infrastructura tehnologiilor informaţionale,
sau care dezvolte tehnologii specifice produselor sau serviciilor. Această
îmbunătăţire sau dezvoltare poate fi făcută prin achiziţionarea de hardware şi
instrumente software, sau prin dezvoltare internă.
Urmează stabilirea unei liste finale a elementelor necesare pentru
dezvoltarea şi implementarea tehnologiei informaţionale. Anumite elemente
necesită cercetare, dezvoltare iniţială, sau chiar o analiză înainte ca
implementarea finală să fie aprobată; altele pot fi supuse direct implementării.
Ca pas final al acestui proces, trebuie specificat criteriul de măsurare a
performanţelor. Exemple în acest sens sunt indicatorii specifici cantitativi sau
calitativi privind economiile, profiturile, cash flow-ul, cota de piaţă, intrările
pe piaţă, securitatea împotriva pericolelor din partea concurenţei.
c) Dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor. Un
plan general de implementare trebuie să determine atingerea obiectivelor
183
firmei în domeniul tehnologiilor informaţionale. Trebuie specificate
obiectivele, strategia, interpretările. rezultatele aşteptate, punctele critice,
resursele necesare. În asemenea cazuri, este necesară modificarea sistemelor
informatice de dezvoltare a infrastructurii, pentru acomodarea noilor
tehnologii şi pentru obţinerea rezultatelor dorite.
Decizia de implementare a proiectelor care vor conduce firma sau unele
departamente ale acesteia la niveluri tehnologice mai înalte trebuie să vizeze:
 resursele de personal şi aptitudinile acestuia;
 software-ul disponibil pentru suportul aplicaţiilor;
 calculatoarele şi mijloacele de telecomunicaţii;
 metodele şi instrumentele de dezvoltare a aplicaţiilor;
 metodele şi instrumentele de planificare a controlului;
 resursele managementului proiectat;
 structura organizatorică necesară pentru a susţine îmbunătăţirile;
 implicarea resurselor non-tehnice.
În timp ce multe firme trec prin toate etapele fundamentale ale
planificării, câteva încearcă să aplice o anumită strategie, sau să coreleze
tehnologia de investiţii cu rezultatele obţinute. Totuşi, câteva firme importante
aplică şi unele dintre conceptele prezentate.
Investiţiile în tehnologii informaţionale cuprind următoarele categorii:
de bază, tactice şi strategice. Firma contează pe programele sale strategice
multianuale pentru a obţine profituri însemnate din investiţiile în tehnologii
informaţionale. Prin creşterea abilităţilor sale de a utiliza tehnologiile
informaţionale firma acoperă o multitudine de obiective.
d) Elaborarea unei planificări şi implementări detaliate. După alocarea
fondurilor se poate trece la îmbunătăţirea infrastructurii tehnologiilor
informaţionale şi la planificarea detaliată a aplicaţiilor. Acest lucru necesită
mulţi ani de eforturi, pentru a se ajunge la rezultatele dorite.
Adesea, departamentele din cadrul unei firme au interese şi funcţii
diferite în procesul de implementare. Eforturile de dezvoltare în cadrul unei
firme extinse pot fi împărţite între câteva departamente de bază, fiecare cu
misiuni şi obiective diferite, iar efortul total poate avea şi anumite deficienţe,
din mai multe puncte de vedere.
e) Testarea pieţei poate fi în atenţia conducerii firmei dacă se doreşte
dezvoltarea produselor. Dacă aplicaţia este internă, o operaţie pilot este adesea
folosită pentru a determina dacă aplicaţia satisface nevoile utilizatorilor,
înainte ca implementarea să fie permisă, în caz contrar se menţine legătura cu
furnizorul de tehnologie informaţională o perioadă îndelungată de timp.
f) Evaluarea rezultatelor obţinute din investiţii. Dacă dezvoltarea a
rezultat dintr-o aplicaţie internă a sistemului informaţional, migrarea către
noile aplicaţii poate dura câteva luni.
Problemele neidentificate sau necorectate în cadrul procesului de
testare vor apărea de această dată. Evaluarea rezultatelor obţinute ca urmare a
184
acestei aplicaţii nu este posibilă decât după trei sau poate şase luni. Dacă s-a
realizat şi o modificare a profilului activităţii, este necesară o perioadă şi mai
mare de timp.
Dacă dezvoltarea a avut ca rezultat un serviciu sau produs nou sau
îmbunătăţit, testul de piaţă poate precede apariţia pe piaţă a produsului sau
serviciului respectiv.
O estimare iniţială a succesului sau a eşecului produsului sau
serviciului nou poate determina schimbări în structura bunului sau serviciului
sau chiar retragerea acestuia de pe piaţă.
O evaluare finală nu este posibilă decât după câteva luni de la lansarea
pe piaţă. Firmele trebuie să actualizeze permanent estimările asupra
rezultatelor obţinute ca urmare a investiţiilor în tehnologii, astfel ca
informaţiile să fie folosite pentru îmbunătăţirea metodologiei de planificare.
“Criteriul succesului” trebuie identificat în momentul în care proiectul este
aprobat şi trebuie aplicat utilizând una dintre numeroasele metodologii
existente pentru evaluarea beneficiilor obţinute prin implementarea
tehnologiei.
g) Reluarea periodică a acestor paşi sau cicluri este necesară pentru a
păstra o poziţie competitivă. Rezultatele investigaţiilor şi fazelor planificării
descrise anterior reprezintă un plan strategic pentru utilizarea competitivă a
tehnologiilor informaţionale la un moment dat.
Este la fel de important ca estimările competitive să fie continuate şi
îmbunătăţite. Evenimentele externe pot necesita schimbări în tactică sau în
produse, ceea ce reprezintă un alt element de importanţă pentru firmă.

8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE

Una dintre problemele cele mai atent studiate este tendinţa de a reflecta
sistemul informaţional printr-o analiză din interiorul acestuia. Astfel, se
evidenţiază doar ceea ce există, în loc să se evidenţieze şi influenţele externe
care schimbă atât managementul firmei cât şi pe cel al sistemului
informaţional. O parte din aceşti factori externi pot avea influenţe importante.
Structurile firmelor se schimbă, pe măsură ce firmele îşi reîndreaptă
atenţia asupra activităţilor de bază. Multe firme în care, în trecut, integrarea se
făcea pe verticală, astăzi încearcă să scape de părţile care nu sunt suficient de
valoroase şi achiziţionează în schimb componente de producţie. Astfel de
firme se numesc “firme modulare” şi se caracterizează prin investiţii minime
în aparatură şi dispozitive, prin cumpărarea şi asamblarea componentelor în

185
aşa fel încât resursele să se concentreze asupra proiectării produselor, asupra
cercetării-dezvoltării şi asupra marketingului. În categoria acestor firme intră
atât noile firme care s-au format pe baza acestor principii, cât şi vechile firme
care s-au restructurat. Firmele din toate domeniile măresc gradul de utilizare a
furnizorilor externi de componente de producţie.
Alt nume dat acestei abordări economice este cel de “firmă virtuală”.
Compania virtuală este descrisă ca o firmă care-şi extinde influenţa ascendent
prin furnizori şi descendent prin canale de distribuţie până la utilizatorul final
sau până la consumator. Astfel, pe măsură ce consumatorii şi furnizorii devin
participanţi importanţi în luarea deciziilor privind serviciile şi produsele
oferite de firmă, angajaţii devin indispensabili în mecanismul funcţionării
firmei, firmele tradiţionale devenind învechite. Având în vedere rapiditatea
ritmului de dezvoltare a serviciilor şi a produselor, chiar şi o meserie poate
deveni adesea “meserie virtuală”.
Atributele unei firme virtuale sunt:
 cea mai avantajoasă dintre toate, din punct de vedere al competiţiei şi
al achiziţiei;
 legături electronice strânse cu partenerii de afaceri (furnizori,
distribuitori etc.);
 parteneriate oportune, alianţe în schimbare;
 interdependenţe cu colaboratorii şi partenerii, ceea ce presupune
existenţa unor relaţii bazate pe încredere;
 cooperarea cu furnizorii, clienţii şi chiar cu concurenţii de peste
graniţă.
Aceste noi abordări ale arhitecturii afacerii apar din nevoia de a vedea
firma şi unităţile de afaceri ca pe nişte “întreprinderi extinse care includ atât
furnizorii, cât şi clienţii ca parte a activităţii firmei. Metoda de management
Just In Time (JIT) presupune ca furnizorii să aibă acces direct la informaţii
privind nivelul stocurilor, pentru a putea programa livrările. Furnizorii
supermaketurilor şi ai magazinelor de vânzare cu amănuntul au acces direct la
informaţii privind nivelul stocurilor şi al vânzărilor realizate de clienţii lor,
pentru a putea contribui, prin furnizarea la timp a materialelor, la buna
desfăşurare a procesului de vânzare.
Întreprinderile extinse sunt o realitate începând cu anii ‘90. Începând cu
această perioadă, s-a intrat într-o eră a colaborării, care se reflectă în
activităţile desfăşurate şi în sistemele informaţionale utilizate.
De asemenea, ne confruntăm şi cu schimbări majore ale modului în
care oamenii lucrează şi trăiesc folosind calculatoarele şi comunicaţiile.
Această eră a fost numită şi „era computerelor omniprezente”. Computere
omniprezente înseamnă mai mult decât aşteptările ca sistemele de calcul să
susţină toate funcţiunile economice şi că toate computerele portabile şi
comunicaţiile să susţină aplicaţiile economice, sociale şi recreative. Înseamnă
că o societate, în care cunoştinţele în domeniul calculatoarelor sunt din ce în ce
186
mai extinse, se poate aştepta de la computere să execute comenzile cerute în
modul dorit de aceasta. De asemenea, înseamnă că utilizatorii vor dori să
creeze sau să proceseze propriile aplicaţii, deseori utilizând obiecte1 realizate
de specialiştii în domeniul tehnologiei informaţionale.

Reacţii faţă de factorii care conturează noul model. Reacţiile la


elementele deja descrise au condus la conturarea unui nou model de sistem
informaţional, care cuprinde următoarele elemente:
a) schimbarea apartenenţei aplicaţiilor;
b) apariţia serviciilor publice de informaţii;
c) creşterea surselor externe de informaţii;
d) o nouă dezvoltare a serviciilor;
e) schimbarea responsabilităţilor pentru planificarea şi controlul sistemului
informaţional.
a) Schimbarea apartenenţei aplicaţiilor. În trecut. când aplicaţiile
integrate au fost realizate pentru a cuprinde întreaga firmă cu o singură unitate
de sistem. apartenenţa era incertă. Aplicaţiile aveau atât de mulţi proprietari
(organizaţii separate în cadrul aceleiaşi firme),. încât nici o entitate nu putea
să-şi declare proprietatea. Ca rezultat, apartenenţa şi responsabilitatea care
derivă din aceasta a devenit atât de difuză, încât funcţionarea sistemului
informaţional, în special întreţinerea acestuia. a fost de multe ori lăsată în grija
utilizatorilor. Rezultatul s-a concretizat într-un răspuns slab la necesităţile
individuale ale utilizatorilor şi. în acelaşi timp. în crearea unui sistem care nu
era bine optimizat pentru a răspunde tuturor cerinţelor utilizatorilor din diferite
unităţi de afaceri.
Din tehnici precum managementul calităţii şi managementul securităţii
informaţiilor s-a tras concluzia că responsabilitatea nu poate fi alocată fără
autoritatea dată de proprietate. De asemenea, din reproiectarea proceselor de
producţie, s-a observat că toate firmele trebuie să abandoneze modelul vechii
structuri ierarhice a organizaţiei şi să adopte modelul organizării pe produs,
care optimizează procesele de producţie.
Ceea ce trebuie înţeles, este faptul că strategia sistemului informaţional
trebuie să urmeze aceeaşi linie cu strategia firmei. Este din ce în ce mai clar
că, pentru a fi cu adevărat eficientă. strategia sistemului informaţional trebuie
să se potrivească cu strategia unităţilor de afaceri. Totuşi, nu este suficientă
doar această “potrivire”. Administratorii sistemului informaţional trebuie să
devină parte integrantă a echipei manageriale, astfel încât avantajul competitiv
al eventualelor aplicaţii ale tehnologiei informaţionale să poată influenţa
strategia unităţii de afaceri.

1
Obiectele reprezintă unităţi discrete ale sistemelor informaţionale care conţin
proceduri şi date şi care pot fi refolosite în mai multe aplicaţii.
187
b) Apariţia serviciilor publice de informaţii. Unele resurse sau aplicaţii
depăşesc unităţile de afaceri sau procesele de producţie. În cazul câtorva dintre
aceste aplicaţii, cum ar fi poşta electronică, accesul la reţeaua internă,
administrarea reţelelor cu arie largă de răspândire şi alte astfel de facilităţi,
care pot fi clasificate ca “utilităţi” în acelaşi sens în care telefonul este o
utilitate, apartenenţa trebuie să se regăsească într-o entitate comună. Această
entitate poate fi reprezentată de “sisteme informaţionale comune” sau
„telecomunicaţii comune”.
Mai multe firme au adoptat conceptul de “servicii de calcul”, conform
căruia un echipament de calcul satisface diversele nevoi de informatizare ale
departamentelor unei firme în plus faţă de aplicaţiile comune prezentate
anterior. Departamentele folosesc, de asemenea, serviciile informaţionale
pentru a rula aplicaţii pentru care nu au suficientă capacitate locală.
c) Creşterea surselor externe de informaţii. Sursele externe de
informaţii pot fi definite ca incluzând consultanţă, dezvoltare de aplicaţii,
întreţinerea şi actualizarea aplicaţiilor, operaţiuni computerizate, transfer al
datelor în reţea şi administrarea reţelelor de comunicaţii prin voce (voice
communication network) etc. În majoritatea ţărilor europene, dificultatea
reducerii personalului (datorată legilor de protecţie socială), în condiţiile în
care cererea scade, încurajează utilizarea substanţială a consilierilor şi a
specialiştilor în dezvoltarea/implernentarea de sisteme cu contract de
colaborare. În multe alte ţări, lipsa acută de personal specializat şi foarte bine
pregătit, combinată cu variaţia cerinţelor de dezvoltare ale sistemelor de
prelucrare, stimulează, de asemenea, utilizarea consilierilor.
Utilizarea surselor externe de informaţii determină o tendinţă de
creştere a utilizării serviciilor comune. Serviciile comune şi utilizarea
serviciilor specializate este atractivă pentru că:
 se oferă posibilitatea de a furniza servicii cu costuri substanţial mai
mici decât dacă ar fi utilizate resurse interne;
 costul dezvoltării independente a productivităţii este mare pentru o
singură firmă;
 fie serviciile sunt în domenii necompetitive, fie diminuarea costurilor
depăşeşte avantajele competitive ale operaţiunilor realizate în cadrul firmei;
 distribuţia extinsă a accesului la informaţii este necesară pentru
succesul activităţii participanţilor şi este dificil sau imposibil de realizat de
unul singur.
d) O nouă dezvoltare a serviciilor . Rezultatul tendinţei de creştere a
utilizării serviciilor comune constă în faptul că din ce în ce mai multe firme
sau unităţi de afaceri vor căuta să opereze cu un număr redus de personal
angajat cu carte de muncă pentru dezvoltarea sistemelor şi că adesea se poate
întâmpla ca acestea să nu dispună de mainframe-uri sau de aplicaţii proprii.
e) Schimbarea responsabilităţilor pentru planificarea şi controlul
sistemului informaţional. Administratorii reţelelor informaţionale din marile
188
firme sunt obişnuiţi să coordoneze planificarea tactică şi strategică a
sistemului informaţional, realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi
controlul utilizării tehnologiei, al dezvoltării aplicaţiilor şi al nivelului
resurselor disponibile utilizatorilor. Odată cu descentralizarea unităţilor de
afaceri, a fost adoptat acelaşi model de conducere, însă la nivelul unităţii de
afaceri. Totuşi, acest model reflectă fie o mentalitate de “mainframe”, fie
tendinţa sistemului informaţional de a copia modelul de organizare al firmei
părinte. Pe măsură ce aceste modele de organizare se schimbă, sistemul
informaţional trebuie să le urmeze.
Atâta timp cât sistemul informaţional este văzut de manageri doar ca un
cost de afaceri, va exista tendinţa de a dezvolta birocraţie a sistemului
informaţional, accentul punându-se pe planificarea detaliată şi pe alocarea de
resurse, pe acoperirea costurilor de la utilizatori şi pe detalierea justificărilor
pentru modificarea aplicaţiilor, sau pentru schimbarea acestora. Un astfel de
control nu va determina creşterea valorii sistemului informaţional şi nici nu va
justifica realizarea unui sistem informaţional mai performant.
Controlul total al costurilor sistemelor informaţionale rămâne în
continuare o preocupare, însă, dacă nu pot fi corelate costurile sistemelor
informaţionale cu profitabilitatea, simplul control al costurilor nu este
semnificativ. De fapt. un control strict al costurilor poate fi un factor negativ
pentru succesul afacerii. Când costurile sistemelor informaţionale devin părţi
controlabile direct la nivelul fiecărei unităţi de afaceri, ele vor varia
proporţional cu veniturile, dacă dispunerea strategică a sistemului
informaţional variază în funcţie de necesităţi.
Planificarea şi controlul resurselor informaţionale trebuie realizate de
persoane care sunt direct responsabile de profitabilitatea utilizării lor.

8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

Ca urmare a descentralizării firmelor şi a dezvoltării unităţilor de


producţie, organizarea şi coordonarea sistemului informaţional trebuie la
rândul lor schimbate. Pentru aceasta trebuie regândite:
a) dezvoltarea sistemelor;
b) operaţiunile computerizate;
c) managementul informaţional;
d) suportul informaţional;
e) suportul tehnic;
f) comunicaţiile;
g) securitatea informaţiilor;
h) standardele şi
189
i) planificarea strategică.
Mai mult, managementul sistemului informaţional va trebui să aibă în
vedere necesităţi ignorate timp îndelungat, sau necesităţi care vor apărea prin
implementarea noului model de management al sistemului informaţional.
Aceste schimbări privesc managementul tehnologic, managementul
informaţional, managementul calităţii.
a) Dezvoltarea sistemelor. Se preconizează că dezvoltarea viitoare a
sistemelor va fi descentralizată şi transferată în sarcina unităţilor de afaceri.
Aproape fiecare opţiune organizaţională, cum ar fi analiza şi
programarea centralizată, analiza descentralizată şi programarea centralizată,
analiza şi programarea descentralizată etc., a fost încercată la un moment dat
de o firmă sau alta, fiecare dintre aceste opţiuni având avantaje şi dezavantaje
care au fost explorate în literatură.
Avantajul cel mai important ai dezvoltării descentralizate a sistemelor
este, fără îndoială, ataşamentul acestor unităţi faţă de organizaţia mamă.
Analiştii şi programatorii se familiarizează cu personalul, problemele şi
cerinţele utilizatorilor. Dezavantajele cele mai importante constau în
dificultatea introducerii de noi tehnologii şi metode, a acumulării de noi
cunoştinţe de specialitate, a menţinerii standardelor cu cele de la nivelul
firmei, a creării cadrului necesar personalului angajat de a-şi realiza o carieră
pe termen lung. Fiecare dintre aceste dezavantaje pot fi atenuate prin
planificare, coordonare şi suport tehnic comune.
b) Operaţiunile computerizate. Se observă manifestarea a două tendinţe
aparent contradictorii - către sistemele distribuite client-server şt către
consolidarea centrelor de date - care sunt în realitate părţi ale aceluiaşi
fenomen de restrângere. Raţiunea pentru consolidarea centrelor de date, care
dispun de mainframe-uri mari, constă în reducerea costurilor şi creşterea
eficienţei. În realitate, multe oportunităţi de consolidare a centrelor de date
există, deoarece activităţile care implică noi aplicaţii, reproiectarea aplicaţiilor
existente şi dezvoltarea de software se îndreaptă spre medii client-server,
reducând astfel eforturile suplimentare datorate multiplelor centre de date
c) Managementul informaţional. Nevoile utilizatorilor de a avea acces
la informaţii vor conduce la crearea de noi funcţiuni şi la introducerea de noi
specialişti care să sprijine procesele informaţionale din cadrul firmelor.
Din nevoia firmelor de a transfera informaţiile importante între
manageri şi specialişti interesaţi, au apărut un nou concept şi o nouă funcţie:
director al managementului informaţional. La baza acestei funcţii stau
următoarele aspecte:
 pentru firmele puternic tehnologizate. creşterea fluxurilor de informaţii
interne şi externe este prea mare pentru utilizatorii individuali;
 de multe ori. cei care lucrează cu tehnologie au dificultăţi în accesarea
informaţiilor, necunoscând toate metodele sau toate sursele de obţinere a
informaţiilor.
190
Această funcţie trebuie înfiinţată la nivelul grupurilor funcţionale sau al
proceselor care necesită accesul şi stocarea de informaţii. Printre atribuţii se
numără:
 definirea pentru furnizorii de sistem informaţional a cerinţelor de
regăsire şi stocare a informaţiilor venite din partea clienţilor;
 identificarea surselor interne şi externe de informaţii şi luarea
măsurilor necesare accesării informaţiilor;
 stabilirea standardelor şi a procedurilor pentru clasificarea. indexarea şi
stocarea informaţiilor;
 clasificarea, indexare şi stocarea informaţiilor;
 înfiinţarea unui ”serviciu de urgenţă” prin care clienţii să semnaleze
apariţia unor probleme de ordin tehnic.
d) Suportul informaţional oferit utilizatorilor. Multe organizaţii cu
sisteme organizaţionale centralizate au realizat deja importanţa utilizării unui
suport informaţional propriu, iar acum încearcă să-şi asiste utilizatorii prin
furnizarea unor servicii hot-line, care să-i ajute pe utilizatori să devină mult
mai eficienţi. Realizarea acestui lucru are două mari avantaje pentru sistemele
informaţionale:
 creşte satisfacţia utilizatorilor, pentru că sistemul informaţional devine
mult mai folositor;
 utilizatorii devin mult mai capabili să definească cerinţele sistemului,
pe măsură ce învaţă mai multe despre capacităţile şi constrângerile sistemului
informaţional. Astfel, ei devin utilizatori mult mai bine pregătiţi ai serviciilor
oferite de sistemul informaţional.
e) Suportul tehnic. Suportul tehnic presupune de obicei instalarea şi
întreţinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor sisteme, rezolvarea
problemelor datorate căderilor de sistem, instruirea şi consilierea analiştilor de
sistem, îmbunătăţirea standardelor, instalarea de noi echipamente şi
reconfigurarea echipamentelor, evaluarea noi lor tehnologii sau produse.
consilierea tehnică a conducerii. Suportul tehnic are rol de interpretor între
vânzătorii de echipament şi/sau de soft şi utilizatorii acestora.
În noua organizare, rolul suportului tehnic se schimbă dramatic,
datorită noilor responsabilităţi, nevoii de distribuţie a unor activităţi şi
centralizării altora. Noile responsabilităţi pot include coordonarea distribuţiei
softului de bază al calculatoarelor personale în reţeaua existentă în firmă,
pentru a se asigura utilizarea de versiuni compatibile în toată firma. Suportul
tehnic poate, de asemenea, să asigure sprijinul şi pregătirea utilizatorilor din
diferite departamente.
Suportul tehnic utilizat în viitor într-un mediu larg, complex şi eterogen
poate fi organizat şi regăsit în diferite locuri, astfel:
₪ La nivel de unităţi de afaceri, de divizii sau de întreprinderi:
 furnizarea suportului tehnic care să depăşească cunoştinţele tehnice ale
utilizatorilor;
191
 instalarea sau reconfigurarea hardware-ului şi a reţelelor locale (LAN);
 rezolvarea problemelor create de căderea aplicaţiilor software;
 instruirea personalului care trebuie să acorde consultanţă tehnică
personalului din departamente;
 instalarea şi întreţinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor
sisteme;
 consilierea tehnică a conducerii;
 coordonarea distribuţiei softului de bază al calculatoarelor personale.
₪ La nivel de firmă:
 coordonarea distribuţiei softului de bază al calculatoarelor personale;
 îmbunătăţirea standardelor sistemelor informaţionale ale firmei;
 evaluarea noilor tehnologii sau produse.

f) Comunicaţiile. Tehnologiile de comunicare şi mijloacele de


comunicare stimulate de creşterea cererii utilizatorilor vor fi din ce în ce mai
performante, pentru a permite clienţilor o cât mai bună conectare. Cererea
privind posibilităţi suplimentare de comunicare este determinată de câteva
tendinţe şi aşteptări, printre care se numără:
 creşterea volumului de informaţii schimbate;
 utilizare mai mare a transferurilor electronice de date;
 creşterea utilizării video-conferinţelor;
 folosirea telecomunicaţiilor în cadrul muncii.
În aceste aplicaţii, eficienţa şi costurile scăzute sunt adesea rezultatul
utilizării aceloraşi reţele pentru combinaţii între transmisia de date şi voce. De
fapt, această combinaţie este foarte importantă pentru adoptarea viitoare a
tehnologiilor şi instrumentelor multimedia.
Deoarece comunicaţiile prin voce şi transferurile de date sunt foarte
importante pentru utilizatori, este absolut obligatorie centralizarea acestor
funcţii. Numărul participanţilor în telecomunicaţii, al reţelelor de
telecomunicaţii şi al administratorilor reţelelor de telecomunicaţii este foarte
mic, iar centralizarea cere câţiva astfel de specialişti. Managementul
centralizat al comunicaţiilor permite încheierea mai multor contracte prin
intermediari. Unele firme au descoperit că, din momentul în care şi-au
centralizat managementul reţelei de comunicaţii şi au înţeles scopul şt
utilitatea reţelei, s-au aflat într-o poziţie mai bună folosind surse externe de
administrare a reţelelor, economisind, în acelaşi timp, şi mai mulţi bani.
Atunci când managementul telecomunicaţiilor utilizează sursele
externe, funcţiunile managementului şi performanţele personalului angajat
variază. Managerii nu se vor mai implica în planificarea activităţii angajaţilor,
în evaluarea şi selectarea echipamentelor şi a instrumentelor ş.a. Folosind
sursele externe, managerii vor trebui să evalueze furnizorii, să încheie
contracte, să estimeze cererea viitoare, să stabilească criteriile de evaluare a
performanţelor şi să monitorizeze performanţele furnizorilor.
192
g) Securitatea informaţiilor. În viitor, atât utilizatorii, cât şi specialiştii
în sisteme informaţionale vor trebui să-şi asume responsabilitatea pentru
asigurarea securităţii informaţiilor.
Securitatea informaţiilor din cadrul sistemului informaţional presupune:
păstrarea disponibilităţii informaţiilor, asigurarea integrităţii informaţiilor în
timpul procesării, stocării şi transmiterii acestora, asigurarea confidenţialităţii
informaţiilor în cadrul firmei. Datorită creşterii distribuirii resurselor de
prelucrare a informaţiilor se înregistrează o necesitate crescândă de stabilire a
funcţiilor ce trebuie centralizate, a celor care trebuie dispersate şi a celor care
nu ţin de securitatea informaţiilor.
h) Standardele. Standardele pentru hardware, software şi metodele de
dezvoltare sunt o preocupare pentru administratorii sistemelor informatice.
Raţionamentul standardelor constă în faptul că ele tind să reducă diversitatea
rezultatelor.
Astfel, pe de o parte, standardele stabilite corect reduc complexitatea
operaţiunilor, fac mai uşoară întreţinerea tehnică, reduc numărul de specialişti
necesari pentru suportul tehnic, determinând reducerea costurilor. Pe de altă
parte, standardele stabilite greşit pot paraliza activitatea unei organizaţii printr-
o mai mare birocraţie.
Noile aplicaţii folosesc tehnologii avansate, cum ar fi inteligenţa
artificială, prelucrarea imaginilor, determinând atât utilizatorii, cât şi
coordonatorii sistemelor informaţionale să caute alternative printre potenţialii
furnizori şi să creeze sau să adopte noi metode pentru dezvoltarea aplicaţiilor.
Având în vedere toţi aceşti factori, care acţionează conjugat cu
descentralizarea resurselor sistemelor informaţionale, nu este surprinzător că
standardele au devenit un aspect important de discuţie în majoritatea firmelor.
În firmele cu profil de activitate diversificat, unităţile de afaceri
consideră că standardele firmei le limitează posibilitatea de a răspunde cererii
de competitivitate şi schimbărilor pieţei.
Într-un nou mediu al managementului sistemelor informaţionale,
responsabilitatea pentru dezvoltarea, promulgarea şi aplicarea standardelor va
trebui schimbată radical.
Această schimbare va avea în vedere o nouă filozofie pentru
standardele privind tehnologia informaţională ale firmelor, filozofie care poate
fi definită ca “standarde prin excepţii” şi ca “standarde impuse de bună voie
Regândirea standardelor necesită restabilirea premiselor pe care acestea
se bazează. Standardele sunt folositoare pentru:
 asigurarea abilităţii de a distribui informaţiile între membrii unui grup
care au cerinţe comune de accesare a informaţiilor;
 reducerea complexităţii (şi în cele din urmă a costului) asigurării
interconectivităţii mai multor utilizatori care trebuie să comuniceîntre ei;
 asigurarea operativităţii răspunsurilor faţă de nevoile societăţii;

193
 asigurarea pertinenţei, acurateţei şi calităţii noilor aplicaţii dezvoltate
sau achiziţionate de firmă.
Dacă premisele prezentate sunt adoptate, primul argument în stabilirea
standardelor devine identificarea comunităţilor de utilizatori, al doilea devine
maximizarea abilităţilor unităţii de afaceri de a răspunde la cerinţele de
schimbare a activităţii, iar al treilea devine minimizarea costurilor pe termen
lung. Aceste consideraţii arată că pentru diferite unităţi de afaceri, procese sau
funcţiuni din cadrul firmei se cer standarde diferite.
Se poate vedea că standardele pot fi aplicate acelor funcţiuni, aplicaţii
sau resurse care fie sunt suport pentru întreaga firmă văzută ca o “comunitate”,
fie sunt necesare pentru operaţiunile unei firme văzută ca o entitate coerentă.
După ce au permis adoptarea şi dezvoltarea unor sisteme diferite la
nivelul unităţilor de afaceri, majoritatea firmelor mari se confruntă cu greutăţi
în standardizarea poştei electronice şi a transferului electronic de date.
Problema există datorită faptului că nu se adoptă standarde comun atât firmei,
cât şi unităţilor de afaceri.
i) Planificarea strategică. Planificarea strategică a tehnologiei
informaţionale se va realiza în principal la nivelul unităţilor de afaceri.
Planificarea strategică a sistemului informaţional în firmele mari trebuie să se
realizeze la două niveluri. Cea mai importantă planificare strategică se
realizează la nivelul unităţilor de afaceri. La acest nivel, planificarea se
realizează ţinând seama de cerinţele necesare desfăşurării proceselor de
producţie relevate de sistemul informaţional. La nivelul firmei, planificarea
strategică ia o formă nouă. Dacă funcţiunile firmei, cum ar fi cea contabilă, cea
financiară, sau cea juridică, sunt considerate ca alte tipuri de unităţi de afaceri,
administratorul reţelei informatice este responsabil de planificarea strategică a
sistemului informaţional pentru acestea. Totuşi, în contextul în care sistemul
informaţional susţine planificarea strategică pentru unităţile de afaceri şi
pentru firmă ca întreg, administratorul reţelei informatice poate acţiona în
moduri diferite.
În noul model, sarcinile administratorului sistemului informatic sunt
mai de grabă orientate asupra politicii şi strategiei, decât asupra activităţilor
operaţionale. Aceasta înseamnă că activităţile administratorului sistemului
informatic privind planificarea strategică vor fi concretizate în:
 planificarea pentru susţinerea funcţiunilor centralizate ale sistemului
informatic;
 planificarea politicii globale privind tehnologia informaţională a
firmei;
 avizarea planurilor strategice privind sistemul informaţional al
unităţilor de afaceri;
 influenţarea strategiei firmei în vederea achiziţionării unei tehnologii
informaţionale performante, pentru menţinerea
 avantajului competitiv al firmei.
194
8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR
INFORMAŢIONALE

Viitorii şi actualii administratori ai sistemelor informatice, care


intenţionează să supravieţuiască schimbărilor de modele, trebuie să se dezbare
de concepţiile învechite. Puterea noilor administratori ai sistemelor
informatice va veni din cunoştinţele tehnice şi economice şi din abilitatea de a
le combina şi de a influenţa direcţiile strategice ale firmei şi ale unităţilor de
afaceri.
Firmele care, în mod curent, se confruntă cu problema “centralizare
versus descentralizare”, trebuie să realizeze că tehnologizarea puternică şi
autorizarea pe termen lung a utilizatorilor finali sunt mai puternice decât orice
dorinţă de control a managementului sistemului informaţional.
Managerii trebuie să fie conştienţi de realitatea procesului de
descentralizare, care a invadat toate organizaţiile. Totuşi, nu numai tehnologia
conduce organizarea sistemelor informaţionale către descentralizare, ci şi
utilizatorii sistemelor informaţionale, care se străduiesc să găsească cele mai
bune căi de satisfacere a cerinţelor privind suportul informaţional şi al
proceselor de producţie.
În viitor, managementul sistemului informaţional va evolua atât la
nivelul întregii firme, cât şi la nivelul utilizatorului final al proceselor de
afaceri şi al unităţilor de afaceri. Având în vedere aceste evoluţii,
administratorii sistemelor informatice vor trebui să se concentreze asupra
următoarelor obiective principale:
 creşterea abilităţii firmei de a câştiga avantaj competitiv din tehnologia
informaţională;
 maximizarea eficienţei utilizării resurselor rare;
 asigurarea capacităţii sistemului de a evita întreruperile şi de a reveni
în urma acestora;
 asigurarea capacităţii sistemului de a comunica efectiv informaţiile.
Funcţiile şi responsabilităţile administratorului sistemului informatic în
ceea ce priveşte atingerea acestor obiective includ:
 participarea la conturarea şi dezvoltarea strategiei firmei;
 conducerea sistemului informaţional pe baza principiilor
managementului calităţii;
 coordonarea dezvoltării şi promulgării standardelor privind tehnologia
informaţională la nivelul firmei;
 asigurarea unor căi de dezvoltare a carierei personalului din sistemul
informaţional;
 stabilirea şi coordonarea cercetării şi dezvoltării privind tehnologia
informaţională a firmei;
195
 sprijinirea managementului IT;
 supravegherea securităţii informaţiilor la nivelul firmei;
 supravegherea proceselor informaţionale ale firmei;
 urmărirea minimizării riscurilor de ordin tehnic şi economic.
Noii administratori de reţea vor trebui să urmărească realizarea unui
management al calităţii în sistemele informaţionale. Managementul calităţii
este des asociat atât cu standardele, cât şi cu securitatea informaţiilor.
Tehnicile managementului calităţii au fost aplicate cu succes în multe
firme nu numai în ceea ce priveşte creşterea calităţii produselor obţinute, ci şi
în ceea ce priveşte modalitatea în care acestea sunt livrate clienţilor externi şi
interni. În aceste condiţii, sistemele informaţionale sunt nevoite să adopte
aceste tehnici, atât în sectorul producţiei, cât şi în cel al serviciilor, pentru
operaţiunile informaţionale şi cele de comunicare şi pentru dezvoltarea şi
menţinerea aplicaţiilor.
Implementarea şi coordonarea tehnicilor managementului calităţii vor
necesita dezvoltarea unor proceduri, a unor metode de învăţare şi de
monitorizare a rezultatelor. Aceasta va cere ca furnizorii şi consumatorii de
servicii să lucreze împreună, pentru a-şi delimita clar rolurile şi
responsabilităţile, astfel încât obiectivele să fie atinse în mod constant.
Managementul calităţii presupune ca serviciile sistemului informaţional
să se caracterizeze prin relevanţă, oportunitate şi acurateţe. Din perspectivă
operaţională, aceasta înseamnă că trebuie stabilite dinainte criteriile de
apreciere a serviciilor şi procedurile de raportare a rezultatelor. Din
perspectiva dezvoltării sistemelor, se cere în plus ca utilizatorii să fie pregătiţi
pentru a juca un rol important în planificarea strategică a sistemelor
informaţionale, în definirea cerinţelor aplicaţiilor, în restructurarea proceselor
de producţie etc.
Managementul calităţii va trebui adoptat începând cu conducerea
organizaţiei, însă va fi nevoie ca acest management să fie implementat până la
nivelurile direct productive.
Managementul aplicaţiilor informatice (SLM1). Complexitatea
gestionării aplicaţiilor informatice şi avantajele reutilizării software-urilor îi va
forţa pe administratorii sistemelor informatice să inventarieze soft-urile într-o
nouă manieră.
Altă funcţie aliniată la standarde este gestionarea aplicaţiilor
informatice, care conţine trei elemente:
 posibilitatea ca aplicaţiile informatice dezvoltate de un proprietar să
poată fi utilizate şi de alţi proprietari; de exemplu, un sistem de control al
stocurilor de materiale creat de o unitate de afaceri poate corespunde, cu mici
modificări, sau aşa cum este, cerinţelor altei unităţi de afaceri; coordonarea
printr-o funcţie a managementului aplicaţiilor informatice este necesară pentru

1
Software License Management
196
a se cunoaşte gradul de disponibilitate al unei aplicaţii şi capacitatea de
reutilizare a acesteia;
 asigurarea versiunilor controlului celor mai populare pachete de
aplicaţii soft; managementul aplicaţiilor informatice poate coordona
achiziţionarea celor mai populare pachete de aplicaţii soft, pentru a obţine cel
mai bun preţ; în plus, pe lângă facilităţile telecomunicaţiilor, SLM poate
distribui noi versiuni de software pentru a asigura întreţinerea compatibilităţii
acestora şi utilizarea celor mai recente versiuni aprobate;
 deoarece utilizarea programării orientate pe obiect câştigă teren,
trebuie anticipat că utilizatorii finali, ca şi analiştii şi programatorii, vor
reutiliza obiectele pentru a reduce durata şi costurile necesare dezvoltării
aplicaţiilor. Obiectele, care trebuie să fie standard în întreaga firmă, vor fi
coordonate şi controlate la nivelul acesteia.
Managementul aplicaţiilor informatice poate fi stabilit atât la nivelul
firmei, cât şi la nivelul unităţilor de afaceri, în funcţie de mărimea unităţilor de
afaceri şi de nevoile lor.
Managementul tehnologiei. Mediul concurenţial îi va determina pe
manageri să conştientizeze faptul că managementul tehnologiei este important
atât pentru sistemul informaţional, cât şi pentru producţie. Ca urmare,
coordonatorii sistemelor informaţionale sunt presaţi să ajute la îndeplinirea
aceloraşi obiective prin eficienţă, reducerea costurilor şi responsabilitate.
Multe firme au dedicat ani de zile dezvoltării şi implementării unor
sisteme de prelucrare a datelor cu ajutorul mainframe-urilor, investind sute de
milioane de dolari în tehnică de calcul şi în biblioteci uriaşe de aplicaţii
informatice. Sistemele bazate pe mainframe-uri vor avea o importanţă majoră
încă mulţi ani de acum încolo. Noile tehnologii sunt atractive pentru
administratorii sistemelor informatice, pentru că asigură la un preţ mai redus
performanţe mai ridicate, modele de dezvoltare a aplicaţiilor mai rapide.
capacităţi specializate ale aplicaţiilor, flexibilitate crescută în proiectare etc. În
plus, eforturile multor firme de a-şi restructura procesele de producţie au ca
rezultat creşterea interesului pentru noile tehnologii informaţionale.
Cerinţele economice au determinat adoptarea noilor tehnologii
informaţionale, însă, în multe cazuri, departamentele informaţionale sunt
insuficient pregătite pentru a putea realiza în întregime obiectivul de a
introduce noile tehnologii în firmă.
Personalul din departamentul informatic trebuie să înveţe cum să
introducă cu succes în firmă noile tehnologii informaţionale şi cum să
restructureze avantajos procesele de afaceri, prin utilizarea tehnologiilor
informaţionale avansate.

197
Capitolul 9
APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA
AFACERILOR

9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE

Aplicarea unui sistem unitar de evidenţă a distribuţiei mărfurilor, cu


avantajele pe care acesta îl aduce, implică asigurarea unor condiţii minime
specifice, de la producţie până la consumatorul final.
Factorii de care depinde succesul introducerii sistemului de evidenţă
prin utilizarea codului de bare sunt, legaţi şi de gradul de dezvoltare, de dotare
şi de utilizare a verigilor care compun circuitul distribuţiei mărfurilor:
1. în domeniul producţiei bunurilor de consum, asigurarea utilajelor
necesare porţionării, ambalării, împachetării şi/sau paletizării.
2. în domeniul transportului, asigurarea unui transport specializat, pe
categorii de produse, care să permită mişcarea rapidă a mărfurilor, însoţite
de documentele necesare.
3. în domeniul distribuţiei:
 nivelul de dezvoltare a reţelei comerciale de gros şi de detail, care
să permită stocarea şi etalarea corespunzătoare a mărfurilor, precum
şi introducerea sistemelor electronice de evidenţă a lor şi de încasare a
contravalorii mărfurilor la casele de marcat din magazine;
 gradul de dotare a magazinelor şi a depozitelor de gros sau de
tranzit, cu echipamente electronice care să permită citirea
informaţiilor cuprinse pe un cod de bare, preluarea şi stocarea lor,
precum şi obţinerea unor date necesare în procesul informaţional pentru
management societăţii comerciale.
4. în domeniul schimbului electronic de informaţii, dotarea cu
echipamente electronice de citire, stocare, prelucrare şi prezentare a tuturor
informaţiilor privitoare la mărfuri.

198
9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei

Având în vedere că, în majoritatea cazurilor, codul de bare este


inscripţionat pe ambalajul mărfii (sau pe eticheta acestuia), problemele care
apar sunt mai mult de natură opţională a conducerii societăţii (de a introduce şi
utiliza codul de bare). O dată depăşit acest impediment, după ce respectiva
societate comercială a devenit membru EAN România şi i s-a alocat un cod, ea
poate să treacă la tipărirea pe ambalajele produselor sale sau pe etichete a
codului de bare corespunzător produselor pe care le fabrică.

9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri

Asigurarea unui transport de mărfuri specializat pe categorii de produse


(şi mijloace de transport utilizate) permite ca mărfurile să ajungă în cel mai scurt
timp (şi în cele mai bune condiţii) la destinaţie.
După cum este cunoscut, managementul în lanţul de aprovizionare îşi
concentrează efortul către scăderea imobilizărilor în stocuri şi asigurarea
termenelor de livrare. Asigurarea numerotării cu cod de bare a articolelor (unităţi
de consum) şi a unităţilor de expediţie creează premizele îndeplinirii obiectivelor
evidenţiate mai sus. Ele presupun însă un flux de informaţii mai bine controlat atât
în cadrul societăţilor sau al organizaţiilor cu caracter asociativ (patronate), cât şi în
relaţiile dintre ele, în cadrul distribuţiei mărfurilor. Fluxurile informaţionale pot fi
eficientizate prin identificarea mărfurilor aflate în lanţul distribuţiei.
În prezent, când tot mai multe societăţi comerciale din producţia şi
distribuţia mărfurilor şi-au rezolvat problema identificării produselor prin
numerotarea articolelor, se poate vorbi şi de posibilitatea introducerii şi utilizării
unui sistem de etichetare coerent tehnologic şi din punct de vedere conceptual.
Afilierea acestor societăţi comerciale la EAN România, posibilitatea de a
utiliza un sistem de simbolizare standardizat în lanţul de aprovizionare de la
producător la transportator, distribuitor şi detailist, oferă avantajul de a urmări
marfa pe tot parcursul ei. De exemplu, în practica internaţională se utilizează un
standard pentru identificarea unică a containerelor de transport, cunoscut sub
denumirea de "Serial Shipping Container Code (SSCC).

199
9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei

Distribuţia propriu-zisă, presupune mişcarea fizică a mărfurilor de la


producător până la consumatorul final, aceasta constând în cel puţin două
posibilităţi:
 transportul mărfurilor de la producător la un centru de distribuţie de gros;
 transportul mărfurilor de la producător sau de la distribuitorul de gros,
direct la magazine.
Acest proces al distribuţiei este îngreunat (dacă nu chiar de neconceput),
fără utilizarea codului de bare. Numerotarea articolelor prin utilizarea codului de
bare oferă o serie de avantaje:
a. în comerţul de gros:
 cunoaşterea instantanee a ofertei de mărfuri (structură, cantitate, preţ,);
 posibilităţile de livrare oferite;
 rapiditatea, ritmicitatea şi promptitudinea cu care sunt aprovizionaţi
beneficiarii (magazinele cu amănuntul);
 îmbunătăţirea gestiunii depozitului;
 posibilitatea efectuării unor marcaje suplimentare, care oferă şi alte informaţii
cu privire la produsele comercializate:
 data fabricaţiei şi data până la care poate fi consumat produsul; numărul lotului
fabricat;
 numărul de bucăţi ce compun unitatea de consum, expediţie sau de
transport;
Aceste informaţii sunt înscrise de producător pe o etichetă ce se aplică
pe paleta cu care produsul pleacă.
Datele conţinute pe etichetele EAN (Tabelul nr. 8.1) sunt1:
 informaţii despre unitate (identificarea unităţii, a articolului, informaţii
suplimentare despre fabricaţie şi termenul de valabilitate a produsului);
 informaţii despre transport (numărul de consignaţie, informaţii despre traseu,
informaţii în text clar);
 informaţii privitoare la client (conţine date specifice clientului şi/sau comenzii).

1
Standard profesional 5/1997 "Eticheta EAN".
200
Tabelul nr. 91 Informaţii EAN
UCC/EAN 128
Furnizorul 35012345 Denumirea mărfii 123456789 4

EAN Nr. 5012345678900 Cantitatea 96

Termen de valabilitate 31.12.97 Lotul Nr. 4512XA

Destinatarul Locul de livrare


Societatea de consultantă Furnizorul
Greutate Greutate neta Nu
(kg) bruta (kg) măr
100 120 22
Produsul nr. 1-501011-59
Cantitatea 150 Pcs Descrierea produsului
Furnizorul 990031 Număr lot marfă.
Furnizorul P 501
Data producerii Comanda
D050307 008113701
Numărul de serie al lotului de marfă Lotul/Modelul/Seria 10019038
265918121

b. în comerţul de detail:
• diminuarea costurilor de marcaj;
• accelerarea trecerii cumpărătorilor pe la casele de marcat;
• afişarea imediată, pe un ecran, a denumirii articolului;
• imprimarea pe bon a numărului de articole, a preţului unitar şi a valorii
totale;

Procesul de aprovizionare a unităţilor comerciale presupune ţinerea


unei evidenţe stricte a stocului de produse existent, a rulajului care are loc, pe
categorii de produse şi chiar pe produse, pentru a acţiona cu promptitudine la
eventualele rupturi de stoc sau supraaglomerări cu marfă.
Totodată, informaţiile între partenerii lanţului de distribuţie trebuie să
circule cu rapiditate, astfel încât să se poată acţiona, într-un sens sau altul, (de

201
suplimentare sau de refuz de marfă) şi să se obţină date în timp real privind
vânzările, stocurile ş.a.
Informaţiile comerciale obţinute sunt necesare oricărui tip de magazin,
indiferent de mărime sau profil: cash & carry, supermarket, magazine mijlocii
sau mici, librării şi chiar buticuri, dotate cu echipamente adecvate specificului
unităţii în cauză.
Pornind de la gradul lor de specializare şi/sau de despecializare (care este
în funcţie de mărimea unităţii - exprimată în mp ce revine unei unităţi), se pot
puncta câteva concluzii privind echiparea unităţilor comerciale cu tehnică de
calcul capabilă să citească codurile de bare şi de aici, să asigure toate celelalte
avantaje.
Actuala reţea comercială de gros şi de detail din România permite
introducerea şi utilizarea echipamentelor necesare aplicării codului de bare şi
citirii lui, precum şi prelucrării, pe această bază, a unui volum mare de
informaţii la nivelul societăţilor comerciale.

9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului


electronic de informaţii1

Distribuţia mărfurilor generează şi prelucrează un volum foarte mare


de informaţii, al căror suport de prezentare este hârtia. Avem în vedere co-
menzile emise, facturile care însoţesc marfa, cataloagele de produse existente
în magazin şi/sau cele oferite clienţilor, rapoartele de vânzări pe baza cărora se
iau deciziile principale la nivelul conducerii societăţilor.
Pornind de la faptul că informaţiile pot precede, însoţi sau urma fluxul
fizic al mărfurilor, schimbul electronic de informaţii (EDI) oferă cel mai efici-
ent mijloc de adaptare la noile condiţii.
În relaţiile stabilite între două societăţi comerciale, chiar dacă acestea
sunt dotate cu calculatoare performante, aplicaţiile necesare fiecăreia dintre ele
au la bază copierea unor date de pe documente pe suport de hârtie, pentru
obţinerea unor situaţii, şi aceasta, fie că este vorba de datele primare de pe
documentele comerciale şi oferirea de rezultate finale unui partener, fie că
apoi partenerul, o dată ce a primit prin poştă rezultatele, le reintroduce în
calculator, în vederea unei noi aplicaţii care-l interesează. Procesul este lent,
costisitor şi nefiabil. De aceea, a fost nevoie de conceperea unui nou sistem

1
EDI sau Electronic Data Inter-change = Schimb Electronic de Date)
202
pentru transmiterea automată a datelor comerciale de la un calculator la altul,
sistem cunoscut sub numele de EDI.
În cadrul acestui sistem s-au creat o serie de standarde de comunicare
EDI (între care şi EANCOM), standarde în care datele pot fi comunicate rapid,
eficient şi precis, indiferent de hardware-ul intern al utilizatorului şi
software-ul echipamentului.
Implementarea cu succes a EDI oferă beneficii majore pentru între-
prinderi şi partenerii săi comerciali:
 reducerea costurilor legate de eliminarea hârtiei pentru imprimante şi
pentru comunicarea situaţiilor finale, diminuarea personalului antrenat în
procesul de facturare şi evidenţă şi redistribuirea lui la alte activităţi productive;
 creşterea vitezei de comunicare a datelor informative, precum şi a
documentelor de însoţire a mărfurilor, permiţând un răspuns mai rapid, practic o
legătură instantanee;
 precizie superioară: EDI elimină erorile inevitabile ce rezultă din
introducerea manuală a datelor;
 mai buna gestiune a logisticii şi o productivitate mai mare: EDI
permite întreprinderilor să conducă mai bine şi să controleze producţia,
aprovizionarea şi necesităţile de livrare; EDI este o componentă-cheie a fabricaţiei
"la timp" (just-in-time) şi a răspunsurilor rapide pe legătura client-furnizor,
rezultând o reducere semnificativă a nivelurilor stocurilor;

9.2 SISTEMUL QM1 - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR

QM2 a fost realizat în SUA3 şi rulează sub MS-DOS sau Windows.


Este un software specializat pentru rezolvarea a 17 clase de modele
economico-matematice, cele mai des întâlnite în domeniul economic fiind un
instrument valoros pentru fundamentarea deciziilor manageriale şi de
marketing.
1
Raţiu-Suciu C. - Modelarea şi simularea proceselor economice, Ed. Didactică şi
Pedagogică, Bucureşti, 1997, pag. 266.
2
Pachetul de programe Quantitative Analysis for Management
3
Realizatorii pachetului de programe QM sunt: Sang M. Lee , Universitatea Nebraska -
Lincoln, şi Jung P. Shin, Universitatea de stat - Mississippi.
203
9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM

Pachetul de programe QM se instalează pe calculator folosind chitul


său de pe un floppy-disc prin procedura de Copy/Paste, eventual sub Windows
Explorer. Se recomandă utilizarea unui director distinct, de regulă având
numele de folder/QM.
Sistemul QM permite culegerea şi memorarea datelor în fişiere, selecţia
modelelor de analiză economico-matematică specifice proceselor şi
fenomenelor cercetate, obţinerea rezultatelor şi soluţiilor la problemele
formalizate, analiza şi interpretarea acestor rezultate, salvarea şi/sau
imprimarea datelor din fereastra de ieşire.
₪ Lansarea în execuţie. Sistemul QM se lansează în execuţie prin:
 Dublu clic pe iconul QM de pe Desktop;
 Dublu clic pe numele programului QM.com din folderul QM;
 Selecţie Start->Run->C:\QM\QM.com.
₪ Modulele QM. Meniul principal QM (fig. 9.1) conţine modulele
pachetului de programe QM şi anume (tab. 9.2).

Figura nr. 9.1 Modulele principale ale sistemului QM

Selectarea unui modul se face:


 prin deplasarea pe ecran a semnului „→→" cu ajutorul tastelor de
cursor până în dreptul modulului dorit şi apoi <Enter>, sau
 se apăsă tasta cu litera ataşată modulului ales.

204
Tabelul nr. 9.2 Prezentarea modulelor QM
Simbol
asociat în Denumire modul Suport decisional pentru:
meniul QM
A Linear Programming Programare liniară
B All Integer Programming Programare liniară în numere întregi
C Zero One Programming Programare cu variabile dihotomice (0; 1)
D Goal Programming Programare liniară cu mai multe funcţii
obiectiv
E Transportation Probleme de transport
F Assignement Probleme de afectare
G Break-Even Analysis Model de analiză a planului de rentabilitate
H Decision Theory Teoria deciziei
I Network Models Modele de reţea
J CPM/PERT Modele de alocare şi nivelare a resurselor
K Inventory Models Modele de stocuri
L Queuing Theory Teoria firelor de aşteptare
M Dynamic Programming Programarea dinamică
N Simulation Modele de simulare
O Forecasting Modele de previziuni
P Markov Analysis Analiză pe baza lanţurilor Markov
Q Game Theory Teoria jocurilor
Esc Exit to Dos Terminare sesiune de lucru

Unele module din meniul principal sunt urmate de submeniuri care sunt
afişate după selectarea modulului principal (tab.9.3.).

Tabelul nr. 9.3 Prezentarea submodulelor QM cu meniurile aferente


Simbol
asociat în Denumire modul Simbol şi Suport decizional pentru:
meniul QM
H Decision Theory Teoria Deciziei
A. Decision Makingunder Risk A. Decizii în condiţii de risc
B. Decision Making under B. Decizii în condiţii de incertitudine
Uncertainty
C. Decision Tree C. Decizii arborescente
D. Bayes' Decision Rule D. Decizii pe baza teoriei lui Bayes

Network Models Modele de reţea


I A. Shortest Route A. Drumuri minime
B. Minimum Spanning Tree B. Drumuri de arborescentă minimă
C. Maximum Flow C. Flux maxim

205
CPM/PERT Analiza drumului critic
A. PERT A. Alocarea şi nivelarea resurselor
J (PERT)
B. CPM B. Metoda drumului critic (CPM)
C. CPM with Crashing C. CPM cu costuri minime

Inventory Models Modele de stocuri


A. ABCAnalysis A. Metoda de analiză ABC
K B. EOQ B. Model EOQ de comandă optimă cu
costuri minime de stocare
C. Economic Lot Size C. Model ELS de producţie în loturi
economice
D. Planned Shortage D. Model EOQ cu lipsă de stoc
E. Quantity Discount E. Model EOQ cu discount pentru
comenzi mari

Queueing Theory Teoria firelor de aşteptare


A. M/M/1: Standard A. M/M/1: Model cu o staţie
Single Server
L B. M/M/S: Multiple B. MM/S: Model cu staţii multiple
Server
C. M/D/1: Constant Server C. M/D/1: Model cu o staţie, servirea
urmând o repartiţie Erlang
D. M/M/1: Limited Population D. M/M/1: Model cu o staţie cu sosiri
dintr-o populaţie finită

Dynamic Programming Programarea dinamică


A. Network A. Drumuri de lungime/cost minim
(stagecoach)
M B. Non-Network B. Flux optim de încărcare (knapsack)

Simulation Simulare
A. Monte Carlo Simulation A. Simulare numerică Monte Carlo
B. Inventory Simulation B. Simularea stocurilor

N Forecasting Previziuni
A. Simple&Weighted Moving A. Media mobilă simplă şi ponderată
Average
B. Exponenţial Smoothing B. Nivelarea exponenţială
C. LeastSquares Method C. Metoda celor mai mici pătrate
(MCMMP)
O D. Simple Regression D. Regresia simplă
E. Multiple Regression E. Regresia multiplă

206
₪ Prezentarea ferestrelor principale
După selectarea unui model (din meniul principal sau dintr-un meniu
secundar) este afişat ecranul de lucru iniţial, format în general din trei ferestre.
Deasupra lor, în prima linie a ecranului este afişat numele modulului care este
în execuţie, iar primele două ferestre sunt iniţial libere.
Pentru toate modulele QM, fereastra de comenzi este poziţionată în
partea inferioară a primului ecran de lucru şi conţine comenzi care pot fi
lansate folosind tasta subliniată (tab. 9.4).
În timpul execuţiei comenzilor Help, New, Edit sau Run în fereastra
inferioară vor fi afişate tastele funcţionale care pot fi utilizate pentru
deplasarea pe ecran sau pentru efectuarea unor modificări (Backspace, Del,
F7, F8, F9, F10, ↑, ↓, ←, →, PgUp, PgDn, Home, End). Modulul de utilizare
a acestora poate fi consultat apăsând litera H care va lansa comanda Help.

Tabelul nr. 9.4 Comenzile de lucru ale sistemului QM


Tasta Comanda Descrierea comenzii
H Help Afişarea unor informaţii despre modulul de lucru curent (scopul,
dimensiunile problemei care poate fi rezolvată, conţinutul datelor de
intrare);
N New Introducerea datelor de intrare specifice fiecărui modul curent;

L Load încărcarea de pe disc în memoria internă a datelor de intrare. Datele


sunt stocate într-un fişier cu extensia specifică modulului;

S Save Salvarea într-un fişier pe disc a datelor de intrare în vederea reutilizării


lor prin comanda „Load";
E Edit Editarea datelor de pe ecran;
R Run Execuţia programului şi obţinerea soluţiei problemei pentru care s-au
introdus datele;
P Print Editarea la imprimantă şi/sau pe disc a datelor de intrare şi a rezultatelor
obţinute;
I Install Specificarea directorului în care se află sau se vor depune fişierele de
date. în lipsă, se consideră directorul în care se află pachetul QM;

D Directory Afişarea fişierelor din directorul de lucru care au extensia


corespunzătoare modulului în curs de execuţie;

Esc Exit Ieşirea din sesiunea de lucru curentă

207
În alte situaţii, în fereastra inferioară sunt afişate mesaje de eroare sau
cereri de introducere a unor informaţii: domeniul de variaţie al unor parametrii de
intrare, numele fişierului care se va salva, numele fişierului care se încarcă etc.
În fereastra de titlu ce se deschide în partea superioară a ecranului se preiau
informaţii privind titlul problemei ce urmează a fi rezolvată, numărul variabilelor şi
valorile parametrilor de intrare.
Fereastra de date corespunde ferestrei de mijloc şi conţine macheta de
preluare a datelor de intrare în funcţie de modulul curent apelat şi parametrii de
setare incluşi în prima fereastră.
Asupra informaţiilor din primele două ferestre se pot executa comenzile
Help, New şi Run din fereastra de comenzi.

Ferestre
de titlu

Ferestre
de date

Ferestre
de comenzi

Figura nr 9.2 Ferestre de lucru QM

₪ Etapele ce trebuie parcurse pentru rezolvarea unei probleme


 Formularea modelului matematic şi stabilirea datelor de intrare;
 Lansarea în execuţie a programului QM;
 Selectarea din meniul principal a modului adecvat pentru rezolvarea
problemei;
 Introducerea datelor de intrare (comanda New) sau încărcarea lor de pe
disc (comanda Load);
 Editarea datelor pentru corecţie sau modificare (comanda Edit);
 Lansarea în execuţie (comanda Run);
 Analiza şi interpretarea rezultatelor. După analiza rezultatelor se revine în
lista comenzilor din fereastra de jos a ecranului de lucru cu tasta Esc. Se pot
modifica unele date de intrare reluând procesul de la etapa de editare;
 Salvarea rezultatelor sau imprimarea lor.

208
₪ Ieşirea din QM. Terminarea normală a sesiunii de lucru cu QM se
obţine apăsând tasta Esc de câte ori este necesar pentru a se ajunge în sistemul
Windows.

9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM


Pe o piaţă oarecare sunt prezentate, la un moment dat, trei produse
concurente - notate cu A, B şi C, în ordinea apariţiei lor pe piaţă.
Se urmăreşte previziunea cotelor pe care le vor deţine în cadrul pieţei
după o perioadă de 10 luni utilizând modelul probabilistic bazat pe teoria lanţurilor
Markov.
Să presupunem că la momentul analizei considerat momentul O, cota de
piaţă a fiecăreia dintre cele 3 produse - A, B şi C - în totalul pieţei era de 60%,
30% şi respectiv 10%. Sondaje anterioare au stabilit un coeficient de fidelitate
constant pe lună, şi anume de 0,70 la produsul A, 0,80 la produsul B şi 0,90 la
produsul C. Cei 30% de cumpărători care în intervalul considerat părăsesc
produsul A se îndreaptă în proporţie de 12% către produsul B, şi de 18% spre
produsul C; de la produsul B 10% se îndreaptă spre produsul A şi 10% spre
produsul C; în sfârşit, cei 10% care părăsesc produsul C se orientează în proporţie
de 5% spre produsul A şi de 5% spre produsul B.

Figura nr. 9.3. Fereastra de preluare a datelor de intrare

Datele de intrare sunt prezentate în figura nr. 8.3


Fereastra rezultatelor de ieşire este redată în figura nr. 8.4.

209
Figura nr. 9.4. Fereastra rezultatelor de ieşire

Se constată că după cele 10 luni cotele de piaţă ale produselor A şi C se


modifică semnificativ datorită fidelităţii mai mari a cumpărătorilor prodului C
faţă de produsul A. Astfel cota de piaţă a produsului A scade de la 60% la
18% iar cota de piaţă a produsului C creşte de la 10% la 57%. Produsul B are
o scădere a cotei de piaţă nesemnificativă de la 30% la 25%.

210
211
212
BIBLIOGRAFIE
1. Biţă V., Marinescu V., Pescaru V., Sisteme informatice în economie,
Editura Tehnică, Bucureşti 1991
2. Boaden R., Lockett G., Information Technology, Informantion
Systems and Information Management: Definition and
Development, in Information System, vol. I, nr. 1, 1991
3. Bush J., Frahman A., Communication in a Network Organization, in
Organizational Dinamics, nr. 3, 1990
4. Dampsey J., Koff W., Increasing I.S. Productivity: A Holistic
Approach, in, Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 4,
1995
5. Edward L., Database Marketing, The Ultimate Marketing Tool,
McGraw-Hill Inc, 1998
6. English L., Turning Information Management into an Effective
Business Enabler, in Information Strategy: The Executive’s Journal,
nr. 1, 1996
7. Feldman T., An Introduction to Digital Media, Prentice Hall, New
Jersey, 1997
8. Gheorghe Orzan, Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus,
Bucureşti, 2001
9. Greenberg S., Computer Support Cooperative Work and Groupware,
Academic Press, 1991
10. Gronski Săndel, Sisteme informatice în comerţ, Editura Expert
11. Ionescu Gh.Gh., Cazan E, Negruţă A.L., Modelarea şi optimizarea
deciziilor manageriale, Ed. Dacis, Cluj-Napoca, 1999
12. Jaakola H., Tehunen H, Latvala L., Information Technology and
Changes in Industry, in Information Systems, vol. I, nr. 1, 1991
13. Jih W. J., Owings P., From „In Search of Excellence” to Business
Process Reengineering: The Role of Information Technology, in
Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 1, 1995
14. Mastenbroeck., Information Management, Organization Design
and Organizational Theory, in European Management Journal, nr. 1,
1990
15. Nicolescu O, Nicolescu L., Managementul modern al organizaţiei,
Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 2001

213
16. Nicolescu O. (coord.), - Ghidul managerului eficient, vol. I – II,
Editura Tehnică, Bucureşti, 1993-1994
17. Nicolescu O., Management comparat, Editura Economică, Bucureşti,
1998
18. Nicolescu O., Managementul întreprinderilor mici şi mijlocii,
Editura Economică, Bucureşti, 2001
19. Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economică, 1999
20. Oprea D., Airinei D., Fotache M., Sisteme informaţionale pentru
afaceri, Ed. Polirom, Iaşi, 2002
21. Oprea D., Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale
economice, Ed. Polirom, Iaşi,1999
22. Pollatis Y., Grantt J., Information Resources and Corporate
Strategy Development, in Information Strategy: The Executive’s
Journal, nr. 2, 1996
23. Radu I., Informatică managerială, Editura ALMI, Bucureşti, 2000
24. Radu I., Ursăcescu M., Ioniţă F., Informatică pentru managementul
firmei, Ed. Tribuna Ecopnomică, Bucureşti, 2001
25. Radu I., Ursăcescu M., Vlădeanu D., Cioc M., Burlacu S., Informatică
şi management, o cale spre performanţă, Editura Universitară,
Bucureşti, 2005
26. Raţiu-Suciu C., Modelarea şi simularea proceselor economice, Ed.
Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1999
27. Reck R., Reck V., The Role of Information Systems Strategy in
Making Market Leaders in Information Strategy: The Executive’s
Journal, nr. 2, 1996
28. Schein E., The Role of CEO in The Management of Change: The
Case of Information Technology, in the Kochan, Useem M. –
Transforming Organizations, Oxford University Press, Oxford, 1992
29. Stanciu V., Sisteme informatice de Gestiune, Ed.CISON, Bucureşti,
2000
30. Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ioniţă C., Sisteme de gestiune a
bazelor de date, Ed. Petrion, Bucureşti, 1999
31. Verboncu I., Manageri şi management, Editura Economică,
Bucureşti, 2000
32. Verboncu I., Tabloul de bord, Editura Tehnică, Bucureşti, 2001
33. Willson D., Diagonal Communication Links Within Organization,
in The Journal of Business Communications, vol. 29, nr. 2, 1992

214