1 FORMATAREA CELULELOR

Noţiuni prezentate:
 Formatarea celulelor.
 Formatare condiţionată
 Utilizarea comenzii Paste Special

Aplicaţiile de calcul tabelar folosesc seturi de date ce pot fi prelucrate

printr-o multitudine de tehnici matematice. Extragerea de informaţii se poate
realiza prin folosirea filtrelor, prin ordonare, prin utilizarea de metode de
validare, consolidare prin creare de rezumate asupra selecţiilor de date prin
diferite analize printre care, de importanță majoră analiza statistică [1].
Informaţia este introdusă în celule ce determină tabelul. Celula este
identificată după coloana şi rândul a căror intersecţie o definesc (asemănător
tablei de şah).
Pentru a putea lucra cu date, acestea sunt definite în forme proprii şi
astfel permit aplicarea de operatori şi funcţii specifice.
Tipuri principale de date: Text, Numeric, Data calendaristică. Din
acestea pot deriva subtipuri funcţie de interes şi de cerinţele necesare.
În Excel, se foloseşte implicit, formatul General. Practic, acesta acceptă
orice tip de dată. Prin introducerea unor valori, se caută să se determine
automat tipul de dată introdus (exemplu numeric, dată calendaristică) [1, 2].
Practic prima valoare introdusă într-o celulă este foarte importantă deoarece
defineşte tipul datei. Avem evident şi posibilitatea schimbării tipului dacă
dorim.
Formatarea înseamnă definirea elementelor ce descriu afişarea unei
date. Aceste elemente definesc alinierea datelor, tipul de caracter folosit, tipul
de chenar dar şi caracteristici speciale, cum ar fi de exemplu, pentru valorile
numerice, precizia de afişare cu zecimale semnificative şi nesemnificative,
forma de afişare a valorilor negative, formele compactă, ştiinţifică şi altele.
Pentru a defini sau modifica prezentarea unei date se deschide
fereastra de formatare a celulelor (Format Cells) prin Home apoi Number (se
face clic pe săgeata din colţul din dreapta jos). Se obţine fereastra reprezentată
în figura următoare unde se poate defini forma de afişare dorită.
Avem posibilitatea de alegere din formatele predefinite dar putem
crea şi formate personalizate (custom).

Formatarea celulelor | 1
 Figura 1-1. Formatarea celulelor

Formatul numeric este de importanţă majoră. Definirea formatului se face

folosind caracterele speciale: #, 0, ?.
 # - Caracter folosit pentru afişare de numere. Se afişează valorile
numerice calculate fără a impune un număr de zerouri
nesemnificative.
 0 (zero) - Impune afişarea valorilor numerice nesemnificative.
 ? - Caracter folosit pentru alinierea datelor la punctul zecimal sau la
semnul de fracţie.
Iată mai jos câteva exemple de folosire a formatului numeric.

Tabelul 1-1. Caractere speciale şi efectul în formatarea valorilor numerice.

valoare cod folosit afişare descriere
1234.567 #.# 1234.6 Se impune afişarea unei singure zecimale.
Aceasta va fi aproximată.
1234.567 ###,###.#### 1,234.567 Se impun 4 zecimale semnificative – dacă
există. De asemenea se va folosi caracterul
virgulă (,) pentru delimitarea miilor.
1234.567 # 1235 Fără zecimale. Observaţi aproximarea prin
rotunjire.
1234.567 #, 1 Afişare număr ca multiplu de 1000.
1234.567 .00 1234.57 Afişare a două zecimale nesemnificative.
23.2 23.20 A doua zecimală nesemnificativă este afişată
chiar dacă este 0.
1234.567 .0000 1234.5670 Afişare a 4 zecimale nesemnificative.
23.56 .? 23.6 Aliniere la punctul zecimal.
23 .? 23.0 Aliniere la punctul zecimal.
1.25 # 00/00 1 01/04 Fracţie cu precizie până la 1/100 (sutime).
1.25 # 000/000 1 001/004 Fracţie cu precizie 1/1000.

2 | Formatarea celulelor
 Se poate folosi şi un spectru de culori elementare: Negru – [Black],
Bleu – [Cyan], Violet – [Magenta], Alb – [White], Albastru – [Blue], Verde –
[Green], Roşu – [Red], Galben – [Yellow].
Pentru scrierea codului ce defineşte formatul se respectă ordinea: se
defineşte mai întâi culoarea urmată de formatul pentru valori pozitive apoi
se defineşte culoarea şi formatul pentru valori negative. Aceste coduri se
separă prin simbolul „;”. Culoarea este încadrată între paranteze pătrate.

Tabelul 1-2. Formate pentru valori negative şi culori posibile.

valoare cod folosit efect în afişare
10.25 [Blue]#,##0;[Red](#,##0) 10
-10.25 [Blue]#,##0;[Red](#,##0) (10)

Există un bogat sortiment de formate predefinite (prezente în

biblioteca Excel) pentru dată calendaristică, pentru timp, pentru valori
monetare etc. În mare parte aceste formate satisfac cerinţele utilizatorilor,
astfel încât forma personalizată este doar în cazuri deosebite, particulare
folosită.

Formatarea condiţionată
Cu ajutorul acestei tehnici se vor scoate în evidenţă celulele a căror
valori îndeplinesc o anumită condiţie. Pentru aceasta se activează formatare
condiţionată (Conditional Formatting)
din grupul Home.
Formatarea în acest caz poate consta în
schimbarea culorii de scriere, sau în
aplicarea unei culori de fundal sau a
unui gradient de colorare, sau se pot
ataşa pictograme (de ex.: săgeată, cerc,
romb, triunghi) [3].
Figura 1-2 prezintă pictogramele ce
se pot folosi la formatarea condiţionată
a celulelor.
Regulile de formatare prezintă
următoarele variante de definire a
condiţiilor pentru selecţia:
• datelor mai mari decât o valoare
critică (prag);
• datelor mai mici decât o valoare
de referinţă;
• datelor cuprinse într-un
domeniu (min, max);
Figura 1-2. Formatare condiţionată

Formatarea celulelor | 3
• datelor egale cu o valoare de interes;
• celulelor ce conţin un anumit text;
• datelor de tip calendaristic într-un anumit domeniu;
• valorilor duplicate;
• primelor n cele mai mari valori sau n% (exprimare procentuală);
• celor mai mici n sau n% valori;
• valorilor mai mari sau mai mici decât media.
Există, cum era de aşteptat, posibilitatea definirii regulilor personalizate de
selecție.

Exemplu de lucru:
Se doreşte marcarea (prin scriere cu roşu) a celulelor a căror valori se
află într-un domeniu de 15% apropiere de valoarea maximă (altfel spus
primele 15% cele mai mari valori).
Realizare: Se marchează blocul de date
de studiu. Se lansează Conditional
Formatting, se alege opţiunea a doua
Top/Bottom Rules se alege apoi Top 10%
(acest 10% este sugestiv, se poate
schimba după dorinţă în etapa
următoare).

Figura 1-3. Formatare condiţionată

În fereastra nou apărută se defineşte procentul dorit (15% pentru

cazul de faţă) şi în final formatul (conform cerinţei de scriere cu roşu). Astfel,
efectul va fi ca în exemplul prezentat în figura alăturată.

Comanda Paste Special

Copierea datelor dintr-un program în altul sau în cadrul aceluiaşi
program este o operaţie des întâlnită. În softurile de calcul tabelar putem
folosi formule, valori efective, formatări specifice. Ca urmare am fi
îndreptăţiţi să ne punem problema existenţei metodelor de copiere a
întregului conţinut sau doar a formulelor de calcul sau poate doar a
formatelor folosite. Chiar mai mult, deoarece folosim tabele cu date, este
posibil să realizăm o copiere cu transpunerea datelor (ca şi transpusa unei
matrice – transformarea liniilor în coloane) [3].
Realizarea celor prezentate mai sus se poate înfăptui folosind
comanda Paste Special. Se copie sursa iar pentru destinaţie se aplică Home apoi
se activează meniul Paste (sau combinaţia Ctrl+Alt+V).

4 | Formatarea celulelor
Putem copia în destinaţie:
 tot conţinutul deci şi formatarea;
 doar formulele;
 doar valorile, practic funcţiile nu se copie (este o formă statică de
copiere);
 doar formatarea;
 doar comentariile ataşate unei celule;
 doar regulile de validare;
 copierea conţinutului şi a formatării folosind temele ce s-au aplicat;
 tot conţinutul şi formatul cu excepţia liniilor ce definesc conturul
celulei;
 doar dimensiunea coloanelor;
 doar formulele şi formatul;
 doar valorile şi formatul.
Dacă destinaţia conţine deja valori atunci se pot efectua anumite operaţii
cu datele din sursă şi cu cele din destinaţie. Implicit se aplică doar
suprapunerea deci, se pierde conţinutul destinaţiei.
Dacă se foloseşte Paste Special atunci datele din destinaţie pot fi adunate,
împărţite, înmulţite sau se pot scădea datele din sursă.
O operaţie importantă este transpunerea ce permite transformarea liniilor
tabelului în coloane.

EXERCIŢII

1. Definiţi formatul celulelor următoare astfel încât să aveţi afişarea

conformă cu cele prezentate în tabelul de mai jos.

Figura 1-4. Definiţi formatul

Formatarea celulelor | 5
 Observaţii:
Veţi introduce valorile în coloana A, apoi le veţi copia în coloana C.
Vă veţi poziţiona pe fiecare valoare din coloana C şi prin Home + Number
(activaţi definirea formatului) veţi căuta mai întâi prin tipurile predefinite
forma de prezentare cerută. După ce aţi setat această formatare în cazul
predefinit veţi redeschide fereastra de formatare şi veţi accesa formatul
„predefinit” (custom). Acolo veţi găsi codurile de formatare.
În celula C5 pentru exemplul care are valoarea 1.2E+07 s-a folosit
formatul ştiinţific. Practic este 1.2 *107. Această formatare există ca opţiune
explicită.
Aceste formatări, exista explicit şi pentru datele calendaristice. Ca
exerciţiu completaţi coloana B cu formatarea de tip personalizat ce defineşte
fiecare tip de dată calendaristică. Puteţi deduce anumite reguli ce rezultă din
formele diferite de afişare ?

2. În cadrul benzii de comenzi Home aveţi grupul de formatare numit

Number (considerăm acest nume impersonal, poate mai potrivit era
Format). Puteţi prin citirea Help-ului sau prin încercarea aplicării
efectului asupra unor valori să determinaţi rolul fiecărui buton?

Butoanele din acest

grup: $, %, ....

Butoanele din acest

Figura 1-5. Butoanele din grupul Number
grup: $, %, ....

Pentru o rapidă înţelegere puteți să luaţi ca exemple diferite valori

numerice şi să le formataţi folosind butoanele analizate (învăţare prin
exemple).

3. Formataţi condiţionat următoarele valori astfel încât să obţineţi

destinaţiile identice cu exemplele de mai jos.

Observaţie:
Coloanele definite Ex.1 şi Ex.2 sunt formatate folosind prima grupă de
formatări condiţionate (Highlight Cells Rules), Ex.3 se încadrează în grupa a 3-
a (Data Bars), Ex. 4 este o scară bicoloră iar ultimul exemplu cu numărul 5 este
realizat folosind setul de pictograme (Icon Set).

6 | Formatarea celulelor
Figura 1-6. Formatări condiţionate Figura 1-7. Formatare
condiţionată dedicată.

4. Butonul Format Painter care se poate vedea şi în figura 1-6 (încercuit în

stânga sus), este folosit pentru a copia formatul dintr-o celulă iniţială şi
a-l aplica în celula destinaţie. Facem următoarea experienţă: introducem
în celula A1 într-o foaie de calcul nouă, data calendaristică 11/23/2011
(observaţi formatul implicit, lună/zi/an). Verificaţi că tipul setat este
dată calendaristică (vedeţi la formatarea celulei ce este definit). Acum
introducem peste această valoare din A1 o nouă valoare de tip numeric,
să zicem 2.3 apoi Enter.
Observaţi ce se întâmplă: apare o dată calendaristică şi anume, 1/2/1900.
Puteţi explica?
Acum vom copia formatul celulei B1 în celula A1 folosind Format Painter:
Click pe B1 apoi pe Format Painter apoi pe A1. Abia acum va apărea
corect valoarea 2.3.
Reţineţi! Prin introducerea unei date calendaristice celula respectivă a
fost formatată corespunzător. În concluzie, formatul trebuie redefinit
pentru a accepta date numerice şi nu calendaristice. Metoda de redefinire
este la alegerea noastră.

5. Introduceţi un număr de 20 valori, reprezentând notele la un examen.

Formataţi condiţionat astfel încât:
a. Valorile mai mari ca media să fie scoase în evidenţă;
b. Primele 3 valori cele mai mari să fie marcate;
c. Formataţi notele conform cu exemplul din figura 1-7. Datele nu
trebuie să fie ordonate. Observaţi regula: sub 5 inacceptabil, peste 9
inclusiv este foarte bine, între 5 şi 8 inclusiv valori normale marcate
cu semnul mirării pe fundal galben.

Formatarea celulelor | 7
 6. Copiaţi doar valorile fără format de la exerciţiul 1 coloana C folosind
Paste special, în coloana E. Observaţi că datele calendaristice s-au distrus.
Corectaţi astfel încât forma să fie identică cu cea din coloana A.
Variante: a) - puteţi să formataţi folosind Numbers sau b) - puteţi să copiaţi
doar formatul iniţial din coloana A.

7. Copiaţi doar formatul de la exerciţiul 3 coloana G peste coloana D

(folosiţi Paste special + all merging conditional formats). Observaţi cele două
formate cum aglomerează afişarea datelor. Pentru a şterge un format
folosiţi Conditional Formatting apoi Manage Rules. Puteţi astfel şterge din
regulile de formatare existente. Exersaţi prin realizarea de copii multiple
de formatări. Cum am putea şterge altfel toate formatele aplicate (puteţi
găsi şi altă metodă)?

8 | Formatarea celulelor
 BIBLIOGRAFIE

1 John Walkenbach. Excel 2010 Bible. Wiley Publishing, Inc., Indianopolis,

Indiana, 2010.
2 Matthew MacDonald. Excel 2010: The Missing Manual. O’Reilly Media, Inc.,
Sebastopol, CA, 2010.
3 Vijay Gupta. Excel: Beyond the Basics. VJ Books Inc., Canada, 2002.

Bibliografie | 9