Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Excel Avansat
Excel Avansat
2
EXCEL
AVANSAT
Matran-Dan Florin
Este Analist în cadrul Universității “Al.I.Cuza” Iași, Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor.
Din 2001 este colaborator al Camerei de Comerţ şi Industrie Iaşi pentru activităţi de formare profesională.
De asemenea, asigură consultanţă şi instruire IT&C pentru firme și instituţii sau în cadrul proiectelor
interne şi internaţionale. Vă răspunde la întrebări pe me@mdf.ro
Este certificat Microsoft Office Specialist Master și Microsoft Certified Trainer începând cu 2013.
Termeni și condiții de utilizare
Acest material este folosit pentru pregătirea individuală la cursul de Analiza datelor și este gratuit.
Studiu de caz
Pentru suportul practic a fost folosit un "studiu de caz" – mdfro.net. Orice legătură cu realitatea este pur
întâmplătoare privind numele, activităţile şi informaţiile folosite în acest exemplu.
Informații utilizate
Pentru realizarea acestui material s-au folosit inclusiv informații din publicații și din resurse online. Sursele
sunt citate la bibliografie sau în text. Trebuie să aveți în vedere faptul că multe adrese web citate în suport
pot să-și piardă valabilitatea în timp.
Suport electronic
Documentele folosite în suportul de curs se pot descărca de la următoarea adresă:
http://www.mdfro.net/doc.html
Coperta
Imaginea de pe copertă are ca sursă Pixabay.com și este fără drepturi de autor, fiind eliberată sub licenţa
Creative Commons CC0. Imaginile pot fi descărcate, modificate, distribuite şi folosite fără a plăti drepturi
de autor în orice scop, chiar şi în aplicaţii comerciale. Atribuirea nu este necesară.
Microsoft Excel
Pentru acest suport de curs s-a folosit programul Microsoft Excel 2016. Pentru majoritatea exercițiilor
puteți folosi și versiunile 2010 sau 2013 ale Microsoft Excel. Unde a fost cazul s-au specificat diferențele
dintre aceste versiuni.
Microsoft, Excel and Windows are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the
United States and/or other countries.
2
Cuprins
Introducere ................................................. 4 Funcții imbricate ....................................... 24
3
Introducere ANALIZA DATELOR
Cursul Excel Avansat este al doilea modul din seria Analiza datelor cu Microsoft
Excel. Analiza datelor este un proces de obținere a
informațiilor din date. Obținerea acestor
Odată cu acest modul facem primul pas către analiza datelor și ne adresăm celor care informații trebuie să fie asociată cu înțelegerea
vor să utilizeze programul Microsoft Excel în activitățile de zi cu zi, la un nivel mai ridicat procesului de business din care sunt extrase
de utilizare. Modul de lucru este de tip "pas cu pas" în identificarea și rezolvarea datele. Întregul proces presupune colectarea,
problemelor. Acesta este un mod de lucru vizual ce ne permite să identificăm acțiunile pe curățarea, analiza, interpretarea și prezentarea
care trebuie să le desfășurăm și pașii pe care să-i urmăm în obținerea rezultatelor. datelor. Analiza datelor nu oferă răspunsuri la
Tendința normală este ca în anul de grație 2016 să prezentăm doar elementele de
problemele de business, însă oferă un cadru în
noutate ale programului Microsoft Excel 2016. Experiența practică avută cu utilizatorii
care să-ți găsești răspunsurile. Microsoft Excel
din firme ne-a determinat să facem trimitere la toate versiunile începând cu 2007, folosind
te ajută să-ți desfășori procesul de analiză într-
drept cadru de bază versiunea în limba engleză, Excel 2016. Astfel, pentru majoritatea
un mediu prietenos și practic, folosind în același
exercițiilor puteți folosi și versiunile anterioare ale Microsoft Excel: 2007, 2010 sau 2013.
Unde a fost cazul s-au specificat diferențele dintre aceste versiuni. timp puterea unui program de calcul tabelar ce
se dezvoltă și se performează continuu.
De asemenea, pe parcurs veți primi informații suplimentare privind comparații între
versiuni, situații care pot interveni în practică, precum și trimiteri la surse de informare Informațiile sunt ascunse printre date
suplimentare pe care le recomandăm ca fiind necesare în aprofundarea cunoștințelor.
Ghidul de Analiza datelor cu Microsoft Excel
conține următoarele module:
De ce Microsoft Excel?
Microsoft Excel este cel mai folosit program de analiză a datelor – milioane de utilizatori. 1. Excel Start 4. Panouri de control
El nu lipsește de pe calculatoarele celor care lucrează cu date în întreaga lume. În 2. Excel Avansat 5. Analiza statistică a datelor
realitate, el nu este folosit la adevărata sa valoare, utilizatorii limitându-se la a folosi doar 3. Excel Analiză 6. Soluții Microsoft Excel BI
elementele sale de bază. Acest ghid vă va arăta atât atuurile cât și punctele sale slabe.
Normal că vom insista pe ce are programul mai bun pentru noi . “What is the most used feature in any
business intelligence solution?”
Oricum, ceea ce ne interesează este ca acest program să ne facă munca mai ușoară și
mai productivă. Cum anume? Haideți să aflăm!
It is the Export to Excel button.
4
FUNCŢII EXCEL ȘI FUNCȚII IMBRICATE
Pentru început vom discuta despre funcțiile Excel, cele predefinite. Vom lua fiecare categorie
în parte și vom rezolva câteva situații cu aceste funcții. Este important să realizăm, în funcție
de datele problemei, ce funcție alegem și ce anume presupune utilizare ei.
Ideal ar fi ca situațiile pe care le avem de rezolvat să facă parte din categoria: Rezolvat cu
funcția X. De multe ori problema se rezolvă cu una sau mai multe grupări de funcții.
Am să vă reamintesc sintaxa unei funcții (prezentată în primul modul Excel Start): semnul
egal (=), denumirea funcției (ex. SUM), unul sau mai multe argumente. Argumentele se află
închise între paranteze rotunde și sunt separate printr-un separator de listă. Acest separator
poate fi virgula sau punct și virgula, dupa cum este configurat regional sistemul de operare.
În România se folosește "punct și virgulă". Există funcții care nu au nevoie de precizarea
argumentului, ex. =TODAY(), dar în sintaxa funcției vom specifica obligatoriu parantezele ().
5
Lista de funcții predefinite oferită de Excel este foarte mare. Noi le vom analiza doar pe FIȘIERE DE LUCRU
cele mai des utilizate în domeniul economic, funcție de categoria din care acestea fac Accesați http://www.mdfro.net/doc.html și
parte. Dar, să trecem peste introducere și să începem treaba… descărcați fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx
folosit pentru acest modul de curs.
Funcţii matematice
Se folosesc la efectuarea de calcule matematice simple sau complexe.
Categoria se numește Math & Trig. Funcțiile analizate sunt: SUM, SUMIF, SUMIFS,
SUMPRODUCT, PRODUCT, ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN
Problemă. Presupunem că avem o listă de cursuri care are specificat numărul de ore
alocat pe curs și prețul în euro pentru fiecare curs în parte. Vrem să aflăm câteva
informații legate de această listă de cursuri conform cerințelor de la finalul tabelului.
Rezolvare
Pentru aceasta vom folosi de foaia de calcul Cursuri din fișierul Excel Avansat.xlsx.
PRODUCT. Calculul coloanei Valoare care este dat de produsul dintre Nr. Ore și Pret
euro, care până acum a fost făcut din operatori (ex. În E2 avem =C2*D2), de această
dată a fost realizat cu funcția PRODUCT ex. În E2 avem =PRODUCT(C2:D2)
SUM. Calculul Total Valoare, face referire la suma elementelor din coloana Valoare și
se realizeză cu ajutorul funcției SUM. Ne poziționăm în C19, acolo unde vrem să avem
rezultatul și folosim =SUM(E2:E15)
6
SUMIF. Dacă vrem să aflăm Total Valoare pentru
cursurile care au 60 de ore, vom folosi funcția SUMIF,
care face referire la următoarele argumente:
=SUMIFS(E2:E15;C2:C15;60;D2:D15;">100")
7
SUMPRODUCT. Dacă vrem să aflăm Suma valorii
cursurilor funcție de nr. de ore și prețul acestora în euro, o
să-mi spuneți că a fost calculat la Total Valoare.
=SUMPRODUCT(C2:C15;D2:D15)
ROUND. Dacă vreau ca valoarea de mai sus să fie afișată diferit, funcție
de număr de zecimale sau rotujire valoare, voi folosi funcția ROUND cu
următoarele argumente: C18 – Valoare numerică și 2 – număr zecimale.
2 oferă o rotunjire la două zecimale, din 2857 obținând 29. Dacă încercăm
valoarea 0 vom obține numărul întreg 134. Dar dacă punem -1? Vom
obține o rotunjire la 130, iar cu -2 una la 100.
=ROUND(C17;2)
8
ROUNDUP. Se folosește pentru rotunjire în plus, comparativ cu ROUND, argumentul 0
returnează 135, -1 returnează 140, iar -2 returnează 200. =ROUNDUP(C17;2)
Categoria se numește Date & Time. Funcțiile analizate sunt: TODAY, NOW, DATE, DAY,
MONTH, YEAR, HOUR, MINUTE
Problemă. Vrem să afișăm date privind data de azi, data și ora momentului, și să
extragem câteva informații din aceste tipuri de date.
Rezolvare
TODAY. Prin tastarea =TODAY() se va obține data curentă (în celula I1). Această dată
se va actualiza de fiecare dată când deschidem fișierul (nu este o informație statică).
Fiind o valoare de tip dată ea se poate formata diferențiat funcție de necesitate.
NOW. Prin tastarea =NOW() se va obține data și timpul curent. Aceaste informații se
actualizează permanent (nu sunt o informație statică). Fiind o valoare de tip dată și
timp se poate formata diferențiat din zona de Custom.
9
DAY. Funcția =DAY(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind ziua.
MONTH. Funcția =MONTH(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind
luna. YEAR. Funcția =YEAR(I1) va extrage din
informația privind data, valoarea privind anul.
=DATE(I5;I4;I3)
HOUR. Funcția =HOUR(I2) va extrage din informația privind data și timpul curent,
valoarea privind ora.
MINUTE. Funcția =MINUTE(I2) va extrage din informația privind data și timpul curent,
valoarea privind minutele.
Mediul economic are nevoie și de alte tipuri de funcții pentru informații calendaristice.
WEEKDAY. Returnează a câta zi din săptămână (de la 1 la 7) este. Atenție. Funcția folosește două
argumente. Primul, față de celulă tip dată se aplică. Al doilea, ordinea zilelor în săptămână. Argumentul
pentru ordinea americană (Duminică este prima zi) este 1, iar pentru România, unde Luni este prima
zi, este 2.
=WEEKDAY(I1;2)
WEEKNUM. Returnează a câta săptămână din an este. De asemenea, și aici este important argumentul
privind ordinea zilelor în săptămână – de ex. în România săptămâna începe cu Luni, deci este cifra 2.
=WEEKNUM(I1;2)
10
NETWORKDAYS. Calculul numărului de zile lucrătoare (fără weekend) între două date
calendaristice, unde putem sau nu să luăm în considerare sărbătorile legale. În exemplul
următor nu am luat în considerare sărbătorile legale.
=NETWORKDAYS(I1;J1)
Funcții statistice
Se folosesc la analiza statistică a unor serii de date.
11
AVERAGE. Dacă vrem să aflăm Media prețurilor în euro, vom folosi funcția pentru
calculul mediei (average) cu argument celulele din coloana Pret euro.
=AVERAGE(D2:D15)
Criteria: “>=100”
=AVERAGEIF(C2:C15;">=100";D2:D15)
COUNT. Dacă vrem să aflăm Număr de cursuri organizate, vom folosi funcția COUNT.
Atenție. Funcția se folosește doar pentru serii de valori numerice, nu alfanumerice. Din
această cauză folosim funcția având drept argument seria daată de coloana Nr. Crt.
=COUNT(A2:A15)
12
COUNTIF. Dacă vrem să aflăm Număr de cursuri cu număr
de ore alocate mai mare (inclusiv) de 100, vom folosi
funcția COUNTIF. Acestă funcție este o combinație între
funcția de contorizare COUNT si cea logică IF. Cu alte
cuvinte calculăm câte cursuri au numărul de ore alocat mai
mare sau egal cu 100 (>=). Cele două argumente din
funcție sunt:
Criteria: “>=100”
=COUNTIF(C2:C15;">=100")
MAX. Vom folosi funcția MAX dacă vrem să aflăm Număr maxim de ore alocat pentru un
curs. La argument vom trece seria de date din coloana Nr. Ore.
=MAX(C2:C15)
MIN. Vom folosi funcția MIN dacă vrem să aflăm Pretul cel mai mic cerut pentru un curs.
La argument vom trece seria de date din coloana Valoare.
=MIN(D2:D15)
13
Problemă. Avem un tabel cu date inițiale pe care vrem să-l transformăm în funcție de
câteva cerințe actuale. Aceste cerințe sun trecute în partea de jos a tabelului.
Rezolvare
Realizăm o coloană nouă tabelului prin trecerea în capul de tabel a denumirii Sex.
Selectăm prima celulă și folosim funcția MID pentru a extrage prima valoare din șirul de
i CALCULAȚI DATA NAȘTERII DIN CNP
Folosind exemplul din partea stângă încercați să
calculați data de naștere din CNP ținând cont că anul
caractere CNP. este dat de două cifre începând cu a doua, luna –
două cifre începând cu a patra și ziua – două cifre
începând cu a șasea cifră. SUCCES!
=MID(P2;1;1)
14
3. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă în litere mari
După cum ați observat, în Excel nu ați opțiunea de transformare font în caractere mari.
Acest lucru îl putem realiza cu ajutorul unei funcții (UPPER). Inconvenientul este dat de
faptul că trebuie creată o coloană nouă care să afișeze transformarea.
=UPPER(M2)
ATENȚIE! După ce ați realizat coloana cu textul transformat în litere mari (coloana S),
copiați conținutul, și folosind opțiunea de Paste Value (la click dreapta alegeți Value din
meniul contextual) aduceți informația în coloana cu datele sursă – coloana M.
=LOWER(M2)
5. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă cu litere mari, în text cu prima literă din
șir cu literă mare, restul mici.
=PROPER(M2)
15
Funcţii logice
Se folosesc la compararea logică, pe baza unei condiții, între valoarea existentă și cea la
care te aștepți.
La funcția logică IF am mai apelat și până acum. Principul este simplu: un criteriu de
selecție (primul argument) și ce se întâmplă când acest criteriu este adevărat (al doilea
argument), respectiv ce se întâmplă când nu este adevărat (al treilea argument).
Rezolvare
Alături de coloana Sex o să realizăm o coloană nouă DenSex. Aici vom introduce o
formulă cu funcția IF ce face referire la coloana Sex. Dacă valoarea este 1 atunci
denumirea este Masculin, dacă nu, este Feminin.
=IF(R2="1";"Masculin";"Feminin")
Am notat criteriul ca fiind R2=”1”, adică ăntre ghilimele, deoarece valoarea 1 nu este una
numerică (observați că în celulă, valoarea s-a așezat în partea din stânga).
1. Funcție de media la proba teoretică (>=5) este declarat Admis sau Respins.
2. Funcție de fiecare probă (>=5) care formează media teoretică este declarat Admis sau Respins.
16
3. Funcție ori de condiția anterioară (fiecare probă (>=5) care formează media teoretică), ori de proba
practică este declarat Admis sau Respins.
Rezolvare
1. Funcție de media la proba teoretică (>=5) este declarat Admis sau Respins.
=IF(L17>=5);"Admis";"Respins")
17
2. Funcție de fiecare probă (>=5) care formează media teoretică este declarat Admis sau
Respins.
=IF(AND(J17>=5;K17>=5);"Admis";"Respins")
3. Funcție ori de condiția anterioară (fiecare probă (>=5) care formează media teoretică), ori de
proba practică este declarat Admis sau Respins.
Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul. Funcția AND devine astfel o funcție
restrictivă.
Folosim o funcție IF imbricată cu OR (deoarece dacă se realizează oricare din cele două
condiții candidatul este declarat Admis).
=IF(OR(AND(J17>=5;K17>=5);L17>=5);"Admis";"Respins")
După cum arată rezultatul, am revenit la varianta cu toți admiși. Funcția OR devine astfel
o funcție permisivă.
În fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx, în foaia de calcul Color, veți găsi un exemplu în
care se folosește funcția IF cu AND și OR, pentru o formatare condiționată unde se
stabilesc culori diferite funcție de mai multe variabile.
18
Funcţii de căutare şi referinţă
Se folosesc la localizarea conținutului unei celule.
Rezolvare
Vom folosi o funcție HLOOKUP care va căuta în rândul superior al unui tabel (Nr.Ore),
apoi returnează o valoare în aceea coloană dintr-un rând specificat (poziția 2 + 1 cap de
tabel = 3).
Argumente: celula din capul de tabel pentru coloana unde vreau sa fac căutarea; tabelul; de pe ce rând (al tabelului) să ia informația.
2. La poziția 2 din lista de cursuri câte ore sunt alocate pentru curs. Coloana cu Nr. ore este cea de a treia coloană din tabel
Rezolvare
Vom folosi o funcție VLOOKUP care va căuta rândul al doilea al tabelului, apoi returnează o valoare din coloana specificată (a 3-a).
Atenție! Valoarea pe care o căutați (Nr.crt.) să fie în partea stângă a valorii returnate pe care doriți să o găsiți
19
Funcţii de bază de date
Se folosesc la efectuarea de calcule, pe baza unor criterii, într-o bază de date.
Rezolvare.
=DCOUNT(B52:E66;1;D69:D70)
Unde B52:E66 este tabelul; 1 este prima coloană (am fi putut la fel de bine să trecem coloana 3. 4 nu, pentru că nu are toate celulele cu
date); D69:D70 este criteriul (întotdeauna vor fi două celule, una deasupra celeilalte, cea de deasupra reprezentând celula câmp din capul
de tabel – trebuie scrisă identic, iar cea de dedesubt fiind valoarea criteriului). Formula a returnat valoarea 4. Așa v-a dat și vouă?
20
Problemă. Media prețurilor pentru cursurile care au numărul de ore
alocat mai mare de 60?
Rezolvare.
=DAVERAGE(B52:E66;4;D69:D70)
Rezolvare.
=DMIN(B52:E66;4;D69:D70)
21
Funcţii de financiare
Se folosesc la efectuarea de calcule economico-financiare predefinite.
Activitatea firmei presupune și activități mai mult sau mai puțin financiare. Dintre aceste
activități putem identifica împrumuturi, investiții, amortizări. În continuare prezentăm două
din aceste cazuri și formulele din EXCEL folosite pentru rezolvarea problemelor.
Rezolvare.
22
Problemă. Firma se gândește la o investiție în valoare de 1000 de euro lunar, bazată pe
plăți periodice, constante, la o dobândă constantă anuală de 4%, într-o perioadă de 10
luni. Ne interesează cât va fi valoarea investită în diferite situații:
Rezolvare.
-800 (pmt) Obligatoriu. Valoare plată (dacă pmt este omis, trebuie inclus
argumentul pv)
-1000 (pv) Opțional. Valoare actualizată (dacă pv este omis, trebuie inclus
pmt).
23
Funcții imbricate
Imbricarea este utilizarea într-o formulă care folosește o funcție, a uneia sau mai multor
funcții ca argument. Una din cele mai des folosite funcții la funcții imbricate este funcția
IF. În lista de argumente putem regăsi celelalte funcții învățate anterior (ex. Sum, Max,
Min, Average). Haideți să analizăm câteva situații de funcții imbricate.
Problemă. Dacă avem media la Practică mai mare de 5 atunci a Finalizat. Dacă nu,
atunci verificăm media să fie mai mare de 5 pentru a fi Admis, dacă nu atunci Respins.
Rezolvare.
=IF(M17>5;"Finalizat";IF(L17>5;"Admis";"Respins"))
Unde: Dacă M17 (Practica) > 5 atunci Finalizat, dacă nu, atunci o nouă funcție IF cu...
Dacă L17 (Media) > 5 atunci Admis, dacă nu, atunci Respins
O funcție IF cu AVERAGE
Problemă. Dacă media dintre note este mai mare de 5 este admis la practică (DA), dacă
nu atunci este respins (NU).
Rezolvare. =IF(AVERAGE(J17:K17)>5;"DA";"NU")
24
Problemă. Vrem să dăm unor studenți burse. Bursele se dau pe categorii de rezultate:
Pentru medii de la 9,75 la 10 Burse de Nivel 1, pentru medii de la 9,50 la 9,75 Burse de
Nivel 2, pentru medii de la 9,25 la 9,50 Burse de Nivel 3. Sub 9,25 nu au burs ă.
Rezolvare.
"Fara")))
25
TEHNICI DE ANALIZĂ ŞI SINTEZĂ
Revenim la o problemă importantă în lucrul cu date. Volumul acestora. Odată cu creșterea
volumului datelor de prelucrat avem nevoie de tehnici de analiză și sinteză a accestora. În
continuare vom discuta despre Subtotaluri și Tabele Pivot.
Subtotaluri.
Subtotalurile sunt calculate cu o funcție de rezumare, cum ar fi SUM sau AVERAGE,
utilizând funcția SUBTOTAL. Puteți afișa mai multe tipuri de funcții rezumative pentru fiecare
coloană.
Vom porni de la un exemplu pentru a identifica modul de lucru. Astfel, avem o lista cu
încasări, chitanțe și facturi, pe o perioadă definită de timp. Folosiți pentru aceasta foaia de
calcul Incasari din fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx.
26
Facem click în capul de tabel (să fim siguri că ne găsim în acesta). Apelăm Data –
Outline – Subtotal
Setăm ca zona de subtotal să fie făcută la Total de plată și zona de variație să fie Data
Chitanței, folosind drept funcție SUM.
Suntem atenționați de factorul timp în prelucrarea unui volum mare de date.
27
Cum revenim la forma inițială a tabelului nostru?
Ne asigurăm că suntem în tabel. Selectăm din nou Data – Outline – Subtotal. Selectăm
din fereastra apărută Remove All. O să dureze ceva până reface structura inițială.
Atenție! Dacă doriți utilizarea Subtotalurilor la un tabel formatat tabel Microsoft Excel
(are elemente de formatare și filtrare automate) trebuie să efectuați conversia tabelului
într-o zonă normală de date, apoi să adăugați subtotalul. Rețineți că se va elimina toată
funcționalitatea tabelului din date, cu excepția formatării tabelului.
Tabele pivot.
Tabelul pivot este un instrument foarte util pentru analiza datelor dintr-o foaie de
calcul. Motorul de calcul al Microsoft Excel realizează foarte ușor sectarea și
gruparea datelor, precum și efectuarea calculelor cu acestea. Un lucru important este
dat de faptul că prin crearea unui tabel pivot structura datelor din foaia de calcul nu
se modifică.
Pentru ca unui tabel să i se aplice o raportare Pivot Table, trebuie ca acesta să aibă
un format simplu fără rânduri suprapuse la capul de tabel și fără să aibă aplicat
Subtotalul prezentat anterior.
Vom folosi aceeași foaie de calcul Incasari din fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx.
Suntem întrebați care este tabelul ce trebuie analizat și unde să se deschidă raportul
PivotTable (pe o foaie nouă de calcul sau în aceeași foaie de calcul).
28
În foaia de calcul nou creată, în partea din stânga este
zona de afișare a raportului. În dreapta sunt afișate toate
coloanele tabelului. Aici vom selecta câmpurile de care
avem nevoie pentru analiză.
29
Din acest moment mă joc cu aceste elemente executând filtrările de care am nevoie
funcție de interogările pe care doresc să le fac:
În modulul Excel Analiză vom folosi din nou Tabele Pivot, de data aceasta adăugând
și trecerea la Pivot Chart. De asemenea vom genera o raportare folosind mai multe
tabele și utilizarea de Data Model.
30
AUDITUL DATELOR
Utilizați validări pentru a controla tipul de date sau valorile introduse de utilizatori în celule.
De exemplu, este posibil să doriți să restricționați introducerea de date la o anumită zonă,
să limitați alegerile utilizând o listă sau să vă asigurați că se introduc numai numere naturale.
Identificați erori sau evaluați formule pas cu pas. La
final asigurați protecția datelor și informațiilor la nivel
de celule, foaie de calcul sau fișier - o caracteristică NEVER TRUST
ce vă permite să „blocați” sau să ascundeți anumite
celule, astfel încât să nu poată fi editate sau
suprascrise, să deschideți sau nu un fișier sau să ALWAYS VERIFY
folosiți parole de acces la date și informații.
Vom folosi în continuare, drept exemplu, introducerea datelor privind Codul Numeric
Personal, care nu poate avea mai puțin de 13 caractere. Mesajele pe care puteți să le
aplicați pot fi de informare sau de atenționare.
31
Selectăm celula unde avem de introdus CNP-ul. Folosim Data – Data Tools – Data
Validation - Data Validation... În căsuța de dialog Settings vom face referire la număr
introdus, care trebuie să aibă 13 cifre, începând de la 100000000000 la
6999999999999. Dacă aceste elemente nu se respectă atunci ar trebui să atenționăm
operatorul de date.
Prima data o să-i oferim un mesaj de informare atunci când selectează celula (Input
Message), iar dacă va introduce greșit – un număr de 12 cifre sau un număr care
depășește valoare maximă admisă atunci să fie un mesaj de atenționare (Error Alert).
32
Mesaj de informare
Din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Input Message. Aici
introducem un titlu și un mesaj și avem grijă să fie selectată opțiunea de vizualizare a
mesajului atunci când celula este selectată (Show input message when cell is
selected).
Mesaj de atenționare
Din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Error Alert. Aici
introducem un titlu și un mesaj și avem grijă să fie selectată opțiunea de vizualizare
a mesajului atunci când o valoare este introdusă greșit (Show error alert after
invalid data is entered).
33
Crearea listelor de tip drop-down
Pentru a limita erorile la introducerea de date în formulare, puteți folosi liste cu date
predefinite, liste de tip drop-down.
Vom folosi drept exemplu, introducerea într-un formular a lunii pentru care face
înscrierea un personaj.
Vom folosi din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Settings – Allow
– List. La Source vom selecta lista cu lunile anului creata în aceeași foie de calcul.
După validare la celula din formular apare un meniu derulant cu date selectate.
34
Protejarea informaţiilor.
Când partajați o foaie de calcul sau un registru de lucru cu alți utilizatori, este posibil să
doriți să doriți să vă protejați datele, pentru a preveni modificarea acestora. De asemenea,
este posibil să specificați o parolă pe care utilizatorii să o introducă pentru a modifica
elemente din anumite registre și foi de lucru protejate. În plus, aveți posibilitatea să
preveniți ca utilizatorii să modifice structura unei foi de lucru.
35
Avem un formular cu meniuri derulante. Formularul trebuie să fie protejat pentru a nu
afișa sursa informațiilor (fiecare selecție din meniul derulant afișează informații dintr-o
foaie de calcul proprie). Toate informațiile creează la final o ofertă pe o foaie de calcul
separată. La final nu trebuie să fie vizibile decât foaia formular de selecție și foaia ofertă.
Excel nu criptează datele care sunt ascunse sau blocate într-un registru de lucru. Pentru
a contribui la menținerea confidențialității datelor, se recomandă să limitați accesul la
registrele de lucru care conțin aceste informații, depozitându-le într-o locație disponibilă
doar utilizatorilor autorizați.
Înainte de a proteja o foaie de lucru, aveți posibilitatea să deblocați zonele pe care doriți
ca utilizatorii să le poată modifica sau în care să introducă date. Este posibil să deblocați
celule pentru toți utilizatorii sau pentru anumiți utilizatorii.
36
Pasul 1. Protejarea celulelor: blocarea celulelor la editare
Alegem din Review – Protect Sheet – Introducem o parola (ex. 123) – reintroducem
parola
Acum nu mai aveți cum modifica conținutul foii de calcul, cu excepția celulelor pe care le-
ați selectat inițial unlocked.
Alegem din Review – Protect Workbook – Introducem o parolă (ex. 1234) – reintroducem
parola
Acum nu mai puteți vedea foile de calcul ascunse. Pentru aceasta trebuie să deprotejați
Workbook.
37
Dacă doriți și protecția la nivel de fișier pentru a nu putea fi deschis sau modificat apelați
File – Save As – Tools (lângă Save) – General Options – Trebuie să aveți o parolă pentru
deschidere și una pentru modificare. În acest caz recomand să vă creați fișier de back-
up și la deschidere să folosiți o variantă read only.
De obicei deblocările se fac în sens invers blocării: la nivel de fișier, la nivel de registru
de calcul și la nivel de foaie de calcul
Nu uitați parolele.
38
TESTE ȘI PROBLEME
Periodic verificați aceste fișiere din zona de descărcare pentru că acestea vor fi actualizate
permanent cu informații noi și eventuale corecturi. Mulțumim pentru înțelegere!
i LUCRAȚI ȘI TESTAȚI
Nu ezitați să puneți întrebări… Programul de calcul
tabelar Microsoft Excel vă ajută atunci când reușiți să
identificați corect problema pe care o aveți de rezolvat
și când alegeți cea mai bună soluție pentru rezolvare.
SUCCES!
39