Salvarea foilor de calcul

Orice foaie de calcul tabelar de care va fi nevoie şi în viitor trebuie salvată. Acesta presupune
"trecerea" informaţiei din memoria computerului pe un mediu de stocare de genul disc
Winchester (propriu sau din reţea), dischetă floppy, disc Bernoulli, bandă magnetică (mai rar
la nivel utilizatorilor individiuali) etc. Odată fiind salvate, aceste fişiere pot fi distribuite pe
dischete sau suporturi tip CD-ROM1 sau DVD2.

Salvarea fişierelor de calcul tabelar se face analog cu salvarea documentelor din editoarele de
text: la prima salvare trebuiesc specificate numele fişierului şi locaţia de pe disc/dischetă. De
fiecare dată când se repetă operaţia de salvare, versiunea curentă a fişierului o înlocuieşte pe
cea existentă anterior. Prin urmare, după ultima salvare, fişierul va conţine etichetele şi datele
cu care s-a operat imediat înainte de acea salvare.

Salvarea foilor de calcul tabelar se face astfel:

• se face clic pe simbolul iconic Save, se utilizează tastele pentru comandă rapidă
Ctrl-S sau se accesează itemul File şi se optează pentru Save – fig.133;
• se specifică numele fişierului, locaţia etc. în fereastra Save As – fig.134.

Simbolul
iconic Save
Taste pentru
comandă rapidă

Fig.133. Iniţierea acţiunii de salvare a foiilor de calcul

1
CD-ROM: acronim pentru Compact Disk – ReadOnly Memory
2
DVD: acronim pentru Digital Versatile Disk

– 90 –
 Locaţia fişierului

Opţiuni
Numele fişierului

Tipul fişierului

Fig.134. Fereastra Save As a mediului Excel

Notă: se recomandă ca pe parcursul lucrului să executaţi acţiuni de salvare repetate, (clic pe

simbolul iconic Save) mai ales înaintea operaţiunilor care pot implica pierderea de date.

Pentru a putea fi utilizate în alte pachete software (Lotus 1,2,3, QuattroPro etc.) se impune ca
salvarea foilor de calcul să se facă sub un alt format. În acest scop se deschide lista derulantă
Save as type: unde se alege formatul dorit – fig.135.

Fig.135. Salvarea foilor de calcul sub un alt format

– 91 –
În ipoteza că se doreşte păstrarea confidenţialităţii datelor conţinute în foilor de calcul, se
recomandă protejarea lor prin parolă. Se face clic pe butonul Options...; în fereastra Save
Options se specifică parola necesară la deschiderea fişierului, respectiv parola necesară la
modificarea conţinutului foii – fig.136.

Note:
• La introducerea oricărei parole, pentru a nu fi observate de către alte persoane, acestea
apar pe ecran sub formă de asterisc.
• Pentru mai multă siguranţă, Excel cere reintroducerea parolelor care pe ecran vor
apare tot sub forma de asterisc.
• Necunoaşterea parolei la deschidere face imposibil accesul la datele din fişier.
• Dacă un fişier este protejat prin parolare nu înseamnă că el nu poate fi şters de pe
medii precum dicuri Winchester sau dischete floppy!

Fig.136. Protejarea prin parole a foii de calcul

Posibilităţile de salvare a mediului Excel prevăd şi înregistrarea într-un fişier a parametrilor

spaţiului de lucru. Aceasta înseamnă că ori de câte ori se va accesa o aplicaţie salvată în acest
mod, exact aceleaşi fişiere vor fi deschise iar dispunerea lor în ecran va fi exact ca înainte de
momentul salvării. Pentru aceasta se accesează itemul File unde se alege Save Workspace. În
fereastra Save Workspace se specifică numele fişierului şi locaţia lui în sistem/reţea – fig.137.

Fig.137. Iniţierea salvării parametrilor spaţiului de lucru (stânga) şi fereastra Save Workspace (dreapta)

– 92 –
Tipărirea foilor de calcul
Orice document conceput în mediul Excel, fie că este salvat sau nu pe un mediu de stocare,
poate fi "trimis" la imprimantă şi tipărit. Facilităţile de tipărire cuprind:
• tipărirea întregii foi de calcul;
• tipărirea unui grup selectat de celule;
• tipărirea unui grafic.

Tipărirea întregii foi de calcul se face cel mai simplu printr-un clic pe simbolul iconic Print
aflat în trusa instrumentelor standard, la fel ca şi la editorul de text Word din aceeaşi familie
Microsoft Office ca şi Excel – fig.138. O a doua metodă de a tipări întreg documentul este
utilizarea tastelor pentru comandă rapidă Ctrl-P sau accesarea itemului File şi alegerea
opţiunii Print: în fereastra Print care apare în ambele cazuri faceţi clic pe OK făcând astfel uz
de opţiunile implicite – fig.139.

Fig.138. Declanşarea operaţiunii de tipărire a întregului document printr-un clic pe simbolul iconic Print

Fig.139. Tipărirea întregului document cu opţiunea implicită din fereastra Print

– 93 –
În cazul în care dorim doar tipărirea unui grup de celule, prima operaţiune întreprinsă este
selectarea grupului de celule. A doua operaţiune este utilizarea tastelor pentru comandă
rapidă Ctrl-P sau accesarea itemului File şi alegerea opţiunii Print: în fereastra Print care
apare în ambele cazuri faceţi clic pe butonul radio Selection şi validaţi cu OK – fig.140.

Butonul radio
Selection

Fig.140. Selecţia care urmează a fi tipărită (stânga) şi opţiunea de tipărirea a zone selectate (dreapta)

În contextul problemelor care apar cu ocazia tipăririi foilor de calcul tabelar se cuvine amintit
faptul că este util de a ştii înainte modul în care va apărea în pagină documentul tipărit. În
acest caz se utilizează funcţiunea de previzualizare a documentului. Cel mai simplu mod de
previzualizare este un clic pe simbolul iconic Print Preview din trusa instrumentelor standard
sau accesarea itemului File şi alegerea opţiunii Print Preview – fig.141.

Fig.141. Simbolul iconic Print Preview (stânga) şi opţiunea Print Preview din meniu (dreapta)

La alegerea oricărora dintre opţiunile de previzualizare în ecran va apare documentul aşa cum
va fi el "aşternut" pe hârtie. În plus, acest ecran oferă utilizatorului următoarele – fig.142:
• să afişeze pagina următoare (Next);
• să afişeze pagina precedentă (Previous);

– 94 –
 • să mărească la scară în vederea observării detaliilor (Zoom);
• să declanşeze acţiunea de tipărire (Print);
• sa "fixeze" dimensiunea paginii, a marginilor, să prevadă antet şi subsol (Setup);
• să "fixeze" marginile formatului de pagină (Margins);
• să redimensioneze zona tipărită şi să observe locul de separare între două pagini
consecutive (Page Break Preview);
• să închidă acest ecran de lucru (Close);
• să obţină ajutor on-line (Help).

Fig.142. Previzualizarea tipăririi unui document şi opţiunile acestui ecran

Dacă documentul urmează a fi tipărit, vor apare şi probleme specifice precum:

• formatul de pagină şi orientarea lui;
• calitatea tipăririi;
• mărimea marginilor (distanţa de la marginea fizică a hârtiei până la date/text);
• procentul de mărire/micşorare a datelor în pagină;
• introducerea unui antet şi/sau a unui subsol.

– 95 –
Pentru modificarea tuturor acestor parametri accesaţi itemul File din bara meniu şi alegeţi
opţiunea Page Setup – fig.143 (stânga). Pentru orientarea paginii alegeţi Page şi optaţi pentru
unul din butoanele radio Portrait (orientare pe verticală) sau Landscape (orientare pe
orizontală) – fig.143 (dreapta). Tot în această fereastră puteţi stabili procentul de
mărire/micşorare a textului în pagină, mărimea paginii şi calitatea tipăririi.

Fig.143. Alegerea opţiunii Page Setup (stânga); alegerea orientării, mărimea paginii etc. (dreapta)

Pentru ajustarea marginilor alegeţi Margins, iar pentru inserarea textului unui antet şi/sau a
unui subsol alegeţi Header/Footer – fig.144.

Fig.144. Ajustarea marginilor (stânga); introducerea unui antet şi/sau a unui subsol (dreapta)

– 96 –