JUDECĂTORIA PITEŞTI

PROIECT

REFERITOR LA EXERCITAREA
ATRIBUŢIILOR MANAGERIALE
SPECIFICE FUNCŢIEI DE

GREFIER ŞEF SECŢIE

CANDIDAT,

GREFIER – CÎRLĂNARU MARIA

1
2
Cuprins:

I. CONSIDERAŢII GENERALE

I.1 Motivarea demersului de depunere a prezentei candidaturi

II. PREZENTAREA JUDECĂTORIEI PITEŞTI - SECŢIA
CIVILĂ

III. POZIȚIA OCUPATĂ DE GREFIERUL ȘEF DE SECȚIE.

LIMITELE ATRIBUȚIILOR

IV. ASPECTE DE MANAGEMENT

IV.1 Modelul de management propus

IV.2 Obiectivele generale
IV.3 Obiectivele specifice
IV.4 Obiectivele asumate și măsurile propuse pentru îndeplinirea
acestora
IV.4.1 Asigurarea transparenţei în stabilirea caracterului imputabil
sau neimputabil în neefectuarea lucrărilor repartizate
IV.4.2 Pregătirea profesională a personalului auxiliar de specialitate
IV.4.3 Sporirea eficienţei şi responsabilităţii personalului auxiliar de
specialitate implicat în înfăptuirea actului de justiţie

V. ACTUL DE CONTROL
V.1 Acţiuni corective corespunzătoare
VI. REFLECŢII PENTRU GREFIERUL ŞEF SECTIE
VII. CONCLUZII

3
 I. CONSIDERAŢII GENERALE

Conducerea managerială este o activitate complexă desfăşurată în

scopul de a asigura funcţionalitatea normală, eficientă a secţiei în
ansamblul său. Managementul unei secţii presupune o cunoaştere exactă a
atribuţiilor, responsabilităţilor şi competenţelor fiecărui post din schemă,
precum şi o abilitate aparte în împărţirea eficientă a acestor atribuţii şi
competenţe, urmărindu-se constant creşterea calităţii actului de justiţie şi,
în consecinţă, sporirea încrederii cetăţenilor în acesta.

Managementul judiciar, atât la nivel general cât şi pe fiecare secţie

în parte, se fundamentează pe conceptele şi metodele managementului
general. Pentru a conduce la eficienţă şi calitate, managementul judiciar
presupune, pe lângă utilizarea cu maximă eficienţă a resurselor materiale
şi umane, crearea unei climat favorabil de muncă, o conlucrare
conceptuală şi o comunicare fluentă.

Atingerea acestor deziderate este posibilă în condiţiile în care

managerul, în activitatea sa, va avea în vedere că lucrează cu oamenii, iar
relaţiile de conducere sunt influenţate de raporturile specifice interumane,
de calitatea şi structura elementului uman, dar şi de personalitatea
managerilor, a personalului şi de nivelul de pregătire a acestora.

În această situaţie, activitatea managerială devine o ştiinţă, dar şi o

artă, succesul acesteia fiind dat de gradul în care managerul a motivat
personalul şi l-a determinat să adere la obiectivele instituţiei.

Pentru a face faţă conflictelor constructive pe care le provoacă

transparenţa, ca atitudine definitorie în managementul judiciar, managerul
trebuie să fie flexibil, să adopte stilul de conducere adecvat fiecărei
situaţii.
4
 Pentru creşterea calităţii şi eficienţei se impune ca fiecare manager,
indiferent de nivelul ierarhic pe care se situează, în îndeplinirea
atribuţiilor ce îi revin, să aplice principiile previziunii, ale organizării, ale
coordonării şi cele ale controlului, cu funcţiile ce decurg din ele.

I.1 Motivarea demersului de depunere a prezentei candidaturi

Începând cu data de 22.03.2021, ocup funcţia de grefier delegat la

Compartimentul executări civile în cadrul Judecătoriei Piteşti, de la
această data şi până în prezent am îndeplinit cu seriozitate toate atributiile
prevăzute în fişa postului.

În perioada anterioară, respectiv din anul 2000 pâna la data de 15

martie 2021, am îndeplinit functia de grefier de şef în cadrul Judecatoriei
Pitesti, cu atributii specifice funcţiei de conducere. Pe parcursul acestor
ani, am putut constata în mod direct problemele punctuale cu care se
confruntă personalul auxiliar, nemultumirile si ceea ce s-ar dori pentru
desfaşurarea activitătii într-un climat favorabil înfăptuirii actului de
justitie.

Astfel, în cadrul şedintelor la care am participat pentru dezbaterea

problemelor cu care se confruntă instanţa, respectiv secţia civilă şi secţia
penală am realizat că există multe lucruri care pot fi realizate, mi-am
format o opinie cu privire la conţinutul managementului compatibil cu
specificul instanţei, respectiv secţiei şi am schiţat prezentul plan de
management pe termen lung. Cunosc colectivul – judecătorii și personal
auxiliar şi, îmi doresc să reuşesc punerea în practică a tuturor obiectivelor
pe care le voi expune în acest plan de management.

5
 II. Capitolul II PREZENTAREA SECŢIEI CIVILE DIN CADRUL
- JUDECATORIEI PITEŞTI -

Judecătoria Piteşti, instituţie publică fară personalitate juridică, este

organizată şi funcţionează, ca şi celelalte instanţe judecătoreşti din ţară,
potrivit celor dispuse prin legile nr. 303/2004 şi 304/2004, precum şi prin
Regulamentul de ordine interioară a instanţelor judecătoreşti adoptat prin
Hotărârea Consiliului Superior al Magistraturii nr. 1375/2015.
Îşi are sediul în Piteşti, str. Eroilor, nr. 49, jud. Argeş, fiind
cuprinsă, împreună cu celelalte instanţe din Argeş şi Vâlcea, în
circumscripţia Curţii de Apel Piteşti, fiind cea mai mare instanţă de acest
grad din raza curţii.
...................................
BINE
Conform dispoziţiilor art. 43 şi urm. din Legea nr. 304/2004
coroborate cu prevederile art. 13 şi urm. din Regulamentul de ordine
interioară al instanţelor judecătoreşti din 17.12.2015 (denumit în
continuare ROI), conducerea Judecătoriei Piteşti este asigurată de un
preşedinte, care exercită atribuţiile manageriale în scopul organizării
eficiente a activităţii instanţei, ajutat de un vicepresedinte ale cărui sarcini
sunt stabilite prin ROI, potrivit art.14. De asemenea, potrivit art. 24 alin.
1 ROI, conducerea fiecărei secţii este asigurată de preşedintele de secţie
care organizează activitatea administrativ-judiciară a secţiei şi de către
grefierul şef de secţie, cu atribuţii în supravegherea şi verificarea
lucrărilor întocmite de personalul auxiliar al secţiei, conform art. 51 din
ROI.

....................

6
 În conformitate cu prevederile art. 67 din ROI, în cadrul
Judecătoriei Piteşti funcţionează arhiva şi registratura, compartimentul
auxiliar de specialitate, respectiv Biroul de informare si relaţii publice,
fiecare dintre aceste departamente având structuri cu competenţe şi
atribuţii specifice, exercitate de personalul auxiliar al instanţei sau de
celelalte categorii de personal.

Activitatea judecătoriei este structurată pe dou secţii, respectiv

secţia civilă şi secţia penală, conduse de preşedinţi iar în interiorul
acestora sunt organizate pe complete în rezolvarea mai multor categorii
de litigii. Din punct de vedere al competenţei materiale, în esenţă,
Judecătoria Piteşti, conform dispoziţiilor legale (Codurile de procedură
penală şi civilă, prevederi legale procedurale cuprinse în legi speciale),
are competenţă de judecată generală, soluţionând cauze penale, civile,
comerciale, administrativ-fiscale, de minori şi familie etc, cu excepţia
celor date prin lege în competenţa altor instanţe.
Competenţa teritorială a Judecătoriei Piteşti include 3 oraşe
(Piteşti, Mioveni şi Ştefaneşti) şi 18 comune.
..................................

pe faze procesuale (fond, apel sau recurs), cu precizarea că toţi

judecătorii soluţionează atât cauze de fond, cât şi căi de atac, grefierii de
ședință fiind planificați în ședințele de judecată stabilite la nivelul secţiei
conform planificărilor de şedinţă aprobate de către Colegiul de
Conducere al Tribunalului Argeş, iar în etapa procedurii prealabile pe
completele de fond şi apel-recurs.

Din punct de vedere al competenţei materiale, în esenţă, Judecătoria Piteşti, conform

dispoziţiilor legale (Codurile de procedură penală şi civilă, prevederi legale procedurale
cuprinse în legi speciale), are competenţă de judecată generală, soluţionând cauze penale,
civile, comerciale, administrativ-fiscale, de minori şi familie etc, cu excepţia celor date prin
lege în competenţa altor instanţe.
Competenţa teritorială a Judecătoriei Piteşti include 3 oraşe (Piteşti, Mioveni şi
Ştefaneşti) şi 18 comune.
7
 Clădirea în care îşi desfăşoară activitatea personalul instanţei este
compusă din demisol, parter şi etaj. La parterul clădirii se găsesc 4 săli de
judecată. La parter şi la etajul clădirii sunt birourile folosite de grefieri şi
judecători. La demisolul instanţei se află de asemenea birouri de grefieri
şi compartimentele funcţionale ale Judecătoriei Piteşti, dar şi arhivele
curente şi arhivele de depozitare ale instanţei.

S-a avut în vedere concentrarea tuturor compartimentelor instanţei

ce au program cu publicul la parterul şi demisolul clădirii, astfel încât să
se uşureze accesul justiţiabililor, dar si ca întreaga activitate a instanţei cu
acest specific să fie reunită într-o zonă unică, uşor de reperat şi utilizat,
urmărindu-se totodată limitarea accesului publicului la nivelul superior al
clădirii, unde funcţionează birourile judecătorilor şi ale personalului
auxiliar.
Deşi obiectivul a fost acela al concentrării activităţii cu publicul
într-o zonă unică, datorită modului de compartimentare al clădirii şi al
poziţionării acesteia, obiectivul a fost doar parţial atins, prin prisma
faptului că accesul persoanelor cu dizabilităţi în clădire, dar şi la demisol
unde se află compartimentele de arhivă şi; registratură nu se poate realiza,
neexistând la acest moment la niciuna dintre intrările instanţei şi nici în
interiorul, său, rampe care să asigure accesul acestor persoane. Totuşi, în
prezent, Judecătoria Piteşti beneficiază de un dispozitiv necesar
transportului persoanelor cu dizabilităţi.
Clădirea construită în anul 1976 are nevoie de reparaţii
substanţiale, în primul rând în ceea ce .priveşte acoperişul şi de o

8
igienizare generală şi de extindere, în condiţiile creşterii continue a
volumului de activitate şi a numărului de personal al instanţei.
Astfel, cu mici excepţii, judecătorii îşi desfăşoară activitatea în
medie câte trei persoaneîntr-un birou, iar colegii grefieri câte 4-5 într-un
birou. De subliniat; este faptul că birourile au fost amenajate (zugrăveli,
parchet) cu fonduri proprii ale colegilor în anul 2012, activităţi care
au continuat sa fie realizate de colegi.

9
 Fiecare judecător şi grefier are în dotare câte un calculator, dar au fost
întâmpinate dificultăţi datorate gradului de uzură al echipamentelor existente,
unele dintre acestea având o vechime considerabilă (peste 10 ani),
performanţele acestora fiind necorespunzătoare prin raportare la actualele
tehnologii. Această deficienţă a fost parţial remediată, anul anterior, Judecătoria
Piteşti fiind beneficiară unui număr semnificativ de calculatoare.
Din punct de vedere al competenţei materiale, în esenţă, Judecătoria
Piteşti, conform dispoziţiilor legale (Codurile de procedură penală şi civilă,
prevederi legale procedurale cuprinse în legi speciale), are competenţă de
judecată generală, soluţionând cauze penale, civile, comerciale, administrativ-
fiscale, de minori şi familie etc, cu excepţia celor date prin lege în competenţa
altor instanţe.
Competenţa teritorială a Judecătoriei Piteşti include 3 oraşe (Piteşti,
Mioveni şi Ştefaneşti) şi 18 comune.
..................

Tribunalul Argeş, instituţie publică aparţinând sistemului judiciar, cu

statut de ordonator terţiar de credite şi personalitate juridică, are în
circumscripţia sa judecătoriile: Piteşti, Câmpulung, Curtea de Argeş,
Topoloveni si Costeşti.

Conform dispoziţiilor art. 48 şi urm. din Legea nr. 304/2004 coroborate

cu prevederile art. 9 şi urm. din Regulamentul de ordine interioară al instanţelor
judecătoreşti din 17.12.2015( denumit în continuare ROIIJ), conducerea
Tribunalului Argeş este asigurată de un preşedinte, care exercită atribuţiile
manageriale în scopul organizării eficiente a activităţii tribunalului si a
instanţelor aflate in circumscripţia acestuia, ajutat de un vicepresedinte ale cărui
sarcini sunt stabilite prin ordin de serviciu, emis de preşedinte şi supus aprobării
Colegiului de conducere. De asemenea, potrivit art. 24 alin. 1 ROIIJ,
conducerea fiecărei secţii este asigurată de preşedintele de secţie care

10
organizează activitatea administrativ-judiciară a secţiei şi de către grefierul şef
de secţie, cu atribuţii în supravegherea şi verificarea lucrărilor întocmite de
personalul auxiliar al secţiei, conform art. 51 din ROIIJ.

În conformitate cu prevederile art. 67 din ROIIJ, în cadrul Tribunalului

Arges funcţionează doua arhive şi doua registraturi, mai multe compartimente
auxiliare de specialitate, respectiv Biroul de informare si relaţii publice,
Biblioteca, Departamentul economic - financiar si administrativ, acesta din
urmă incluzând compartimentul personal. De asemenea, pe lângă Tribunalul
Argeş îşi desfăşoară activitatea si Biroul Local de Expertize Judiciare Tehnice si
Contabile, subordonat Biroului Central pentru Expertize Tehnice Judiciare din
cadrul Ministerului Justiţiei, Serviciul de Reintegrare Socială si Supraveghere,
Biroul pentru aplicarea apostilei Convenţiei de la Haga, fiecare dintre aceste
departamente având structuri cu competenţe şi atribuţii specifice, exercitate de
personalul auxiliar al instanţelor sau de celelalte categorii de personal.

Activitatea tribunalului este structurată pe trei secţii, conduse de

preşedinţi iar în interiorul acestora sunt organizate după caz, complete
specializate în rezolvarea mai multor categorii de litigii, pe faze procesuale
(fond, apel sau recurs), cu precizarea că toţi judecătorii soluţionează atât cauze
de fond, cât şi căi de atac, grefierii de ședință fiind planificați în ședințele de
judecată stabilite la nivelul secţiei conform planificărilor de şedinţă aprobate de
către Colegiul de Conducere al Tribunalului Argeş, iar în etapa procedurii
prealabile pe completele de fond şi apel-recurs.

La începutul anului 2020 Tribunalul Argeş avea în schemă un număr de

39 judecători (unul detaşat la CSM), din care 37 ocupate, 2 vacante, 1 temporar
vacant pentru care s-a aprobat ocuparea în condiţiile art. 134 ind. 1, 50 grefieri
din care 1 grefier temporar, 3 grefieri arhivari, 2 grefieri repartizaţi pentru
tehnoredactare, 2 aprozi, 2 şoferi, 1 agent procedural, 4 asistenţi judiciari, 7
specialişti IT şi alt personal auxiliar de specialitate, un departament financiar-
contabil condus de un manager economic, un birou de expertize tehnice si

11
judiciare, un birou apostile, personal administrativ si de servire şi un post de
inginer neocupat.
În privinţa personalului auxiliar de specialitate, 2 grefieri sunt în concediu
creştere copil.
Faţă de posturile alocate, Tribunalul Argeş şi-a desfăşurat activitatea în
primele 6 luni ale anului 2020 cu un număr de 34 judecători.
Până la finalul anului 2020, situaţia posturilor de judecător a suferit
modificări, în sensul că în perioada iunie – decembrie, 1 judecător a fost eliberat
din funcţie prin pensionare.
Astfel, la finalul anului 2020 din cele 39 posturi judecător prevăzute în
schemă erau efectiv ocupate un număr de 34 (unul fiind detaşat la CSM),
vacante fiind 5 posturi de execuţie.
În ceea ce priveşte situaţia posturilor de grefieri aceasta nu a suferit
modificări pe parcursul anului 2020, astfel că la finalul anului Tribunalul Argeş
avea un număr de 50 de grefieri din care 1 grefier temporar.
Potrivit competenţelor ce-i revin, Tribunalul-Sectia civilă a soluţionat în
cursul anului 2020, recursuri şi apeluri declarate împotriva sentinţelor
pronunţate de cele cinci judecătorii din subordine, contestaţii in anulare,
revizuiri, precum şi cauze in prima instanţa.
În cadrul Secţiei Civile funcţionează completuri mixte pentru soluţionarea
căilor de atac, cuprinzând cereri din materiile civil, contencios-administrativ,
litigii cu profesionişti, fond funciar, dreptul familiei.
În ceea ce priveste media numarului de grefieri de sedinta alocati unui
judecator, în cadrul Tribunalului Arges necesarul de grefieri rămane în
continuare o problema acuta, indicele de alocare grefieri-judecator înregistrand
o valoare de 0,96 grefieri de sedinta pentru un judecator, în scadere fata de
anul trecut, când s-a înregistrat o valoare de 1,01, potrivit raportului de
activitate pe anul 2020 al Tribunalului Argeş.
In secţia civilă pe parcursul anului 2020 si-au desfasurat activitatea in
medie un numar de 19 grefieri sedinta, realizând activitati de regularizare într-
un număr de 8.353 cauze, din care 5.344 dosare nou intrate. În aceste conditii,
fiecărui grefier de şedinţa i-a revenit sarcina de a efectua proceduri de
regularizare pentru un număr mediu de aprox. 440 dosare. Distribuţia pe materii
în cadrul sectiei civile arată faptul ca încarcătura cea mai mare este înregistrata

12
in materia contencios administrativ si fiscal, in cuantum de 200,6 dosare, urmata
de materiile civila cu o încarcătura de 144,3 cauze si litigii cu profesionişti, cu o
încarcătură de 137,2 cauze şi, în cele din urma, de materia minori si familiei, cu
o încarcătura de 54,2 dosare pe grefier.

Întrucât munca personalului auxiliar de specialitate constituie un sprijin

pentru magistraţi, competenţa şi îndeplinirea corectă a sarcinilor ce revin
acestei categorii de personal joacă un rol important în buna desfăşurare a
întregii activităţi, pentru ca activitatea pe care o desfăşoară să fie realmente
eficientă şi să răspundă exigenţelor de competenţă profesională.

III. POZIȚIA OCUPATĂ DE GREFIERUL ȘEF DE SECȚIE. LIMITELE

ATRIBUȚIILOR

Potrivit Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti din

17.12.2015, conducerea, la nivelul fiecărei secţii, este realizată de un președinte
de secţie şi de un grefier şef de secţie.

Conform art. 51 din Regulamentul de ordine interioară al instanţelor

judecătoreşti, grefierului şef de secţie îi revin următoarele atribuţii:

a) supraveghează şi verifică lucrările întocmite de personalul auxiliar al

secţiei;

13
 b) supraveghează, controlează lunar şi îndrumă activitatea grefierilor secţiei cu
privire la comunicarea în termenul prevăzut de lege a minutelor şi hotărârilor
judecătoreşti şi la comunicarea cererilor şi actelor procedurale prevăzute de
lege;

c) supraveghează accesarea bazelor electronice de date deţinute de organelle

administraţiei de stat la instanţele la care există secţii;

d) ajută persoana desemnată la repartizarea aleatorie a cauzelor;

e) ţine evidenţa soluţiilor pronunţate privind recuzarea şi abţinerea;

f) propune preşedintelui de secţie repartizarea grefierilor în şedinţele de

judecată;

g) organizează şi urmăreşte tehnoredactarea în termen a hotărârilor întocmite

de judecătorii secţiei, ţine registrul de evidenţă a redactării hotărârilor secţiei şi
păstrează mapele de hotărâri.

h) verifică dosarele secţiei înainte de trimiterea lor altor organe judiciare, cu

respectarea dispoziţiilor regulamentare,

i) participă, conform programării, la şedinţele de judecată, ca grefier de şedinţă;

j) urmăreşte modul de întocmire şi de comunicare a actelor procedurale

prevăzute de lege pentru publicarea în Buletinul Proceurilor de Insolvenţă şi
transmiterea acestor acte procedurale pe suport de hârtie şi electronic către
Oficiul Naţional al Registrului Comerţului – Oficiul Registrului Comerţului, în
vederea publicării acestora în BPI precum şi realizarea celorlalte comunicări şi
notificări în termen legal;

k) ţine evidenţa şi gestionează titlurile de valoare şi obiectele ce servesc ca

mijloc de probă în cauzele aflate pe rolul secţiei;

14
l) verifică şi semnează pentru conformitate copiile legalizate şi certificatele
întocmite;
m) certifică, în cazurile prevăzute de lege, copiile după actele din dosarele
secţiei, inclusiv în materia insolvenţei;
n) ţine registrele de evidenţă privind arestarea preventivă şi celelalte registre în
materie penală, cu excepţia celor date în competenţa grefierului delegat cu
efectuarea lucrărilor de executări penale;
o) ţine registrul special privind evidenţa practicii instanţelor de control judiciar,
în care înregistrează toate dosarele sosite din căile de atac;
p) supraveghează şi verifică modul de completare şi păstrare a evidenţelor
secţiei;
q) verifică şi supraveghează modul de înregistrare a şedinţelor de judecată, prin
mijloace tehnice audio sau video, în condiţiile legii;
r) coordonează şi supraveghează activitatea grefierilor delegaţi şi evidenţele
ţinute de aceştia;
s) întocmeşte situaţiile lunare cu prezenţa zilnică a personalului auxiliar al
secţiei, pe care le trimite compartimentului de specialitate, şi se îngrijeşte de
aprovizionarea secţiei cu materialele necesare;
ş) verifică păstrarea în bune condiţii a dosarelor şi a lucrărilor de punere

Grefierul şef de secţie îndeplineşte, în limitele funcţiei, alte sarcini de

serviciu date de preşedintele secţiei sau de preşedintele ori vicepreşedintele
instanţei, conform legii.

În cazul secţiilor cu volum mare de activitate, unele atribuţii ale

grefierului şef de secţie pot fi delegate unui alt grefier, prin decizie a
preşedintelui instanţei.

15
 Din interpretarea dispozițiilor art. 51 din ROIIJ ce instituie atribuţiile
grefierului şef de secție, rezultă ca acesta asigură sprijinul necesar în vederea
înfăptuirii eficiente a actului de justiţie, fiind responsabil cu supravegherea și
verificarea întregii activităţi a personalului auxiliar aflat în subordinea sa.

Grefierul şef este responsabil în faţa președintelui de secţie, în ceea ce

priveşte calitatea lucrărilor şi progresele realizate de către personalul auxiliar în
efectuarea acestora.

Sub aspectul limitelor atribuţiilor grefierului şef de secţie, acesta face

propuneri privind activitatea judiciară destinată îndeplinirii atribuţiilor pe baza
analizării problemelor de ordin administrativ şi judiciar, care de multe ori
necesită o abordare multilaterală, el fiind acela care coordonează întreaga
activitate a personalului auxiliar în vederea asigurării efectuării lucrărilor, în
limita atribuţiilor acordate.

Un bun grefier şef trebuie să dea dovadă de reale capacităţi profesionale

respectiv să dovedească abilităţi de comunicare interpersonală, capacitate de
sinteză şi analiză în abordarea problemelor, de administrare a timpului de lucru,
să dea dovadă de acurateţe, dar şi să asigure dezvoltarea relaţiilor cu judecătorii
şi personalul auxiliar. De asemenea, trebuie să dea dovadă de o bună pregătire
profesională, de natură a înțelege activitatea personalului auxiliar al secției.

De asemenea, grefierul șef de secție, se impune a fi un bun manager al

propriului timp de lucru în sensul că îşi va verifica şi evalua propria activitate,
îşi va planifica în mod sistematic activitatea pentru că numai astfel poate să
indice sau să evalueze exact timpul necesar pentru soluţionarea diferitelor
probleme, perioadă în care se încadrează lucrând ordonat şi sistematic,
verificându-şi şi adaptându-şi permanent agenda de lucru, realizând o
planificare adecvată şi realistă a lucrărilor.

16
 În relaţiile de lucru trebuie să exploreze şi să identifice nevoile şi
dorinţele colegilor, să îi ajute în perfecţionarea cunoştinţelor, să poată crea un
mediu de lucru care să reprezinte o sursă de inspiraţie şi educaţie pentru aceştia,
să îi stimuleze în scopul dezvoltării capacităţii acestora, să îi sprijine şi să
faciliteze dezvoltarea profesională a acestora.

Activitatea judiciară specifică personalului auxiliar se caracterizează şi

printr-un număr mare de lucrări ce trebuie soluţionate într-un interval scurt de
timp, situație care creează de cele mai multe ori o stare de stres fundamentată.
De aceea, grefierul trebuie să fie capabil să lucreze rapid, prin abordări
punctuale ale problemelor, fără a neglija detaliile relevante ale fiecărei cauze, să
acorde o atenţie specială dezvoltărilor, schimbărilor, progreselor din domeniul
său de activitate, să se informeze despre schimbările care au efect asupra
propriei cariere profesionale, aspecte care pot fi aduse la îndeplinire numai prin
asigurarea unui management de calitate.

Pentru realizarea activităţii de conducere trebuie avute în vedere funcţiile

sale specifice şi anume:

1.Funcţia de planificare

Activitatea de planificare a activităţilor ce trebuie realizate nu trebuie

neglijată. Lipsa de planificare în activitate conduce la stări de confuzie şi
nesiguranţă în rândul personalului auxiliar de specialitate, cu consecinţe asupra
nivelului de performanţă.

Un grefier cu funcţie de conducere întocmeşte programe de activitate

pornind de la priorităţile şi nevoile de moment ale instanţei, programe ce sunt
comunicate, explicate şi implementate.

2.Funcţia de coordonare

17
 Realizarea cu succes a coordonării necesită comunicare între grefierul şef
şi grefierii din compartimentele instanţei.

Coordonarea activităţilor grefierilor este condiţionată de cunoaşterea

realităţii din fiecare compartiment al instanţei, de informare precisă asupra
activităţii curente.

3.Funcţia de antrenare

Grefierului cu funcţie de conducere îi revine un rol important în

determinarea grefierilor să participe cât mai eficient la realizarea atribuţiilor ce
le revin, în sensul corelării realizării intereselor acestora condiţionat de
îndeplinirea sarcinilor de serviciu.

4.Funcţia de implementare

Grefierului cu funcţie de conducere îi revine sarcina de a asigura

impulsionarea personalului auxiliar de specialitate pentru îndeplinirea
corespunzătoare a atribuţiilor ce îi revin acestuia conform fişei postului. Acesta
va trebui să urmărească ca sarcinile stabilite prin fişa postului să se realizeze cu
celeritate şi eficienţă.

5.Funcţia de control - evaluare

Pentru a fi eficientă, această funcţie trebuie să aibă un caracter continuu,

corectiv şi flexibil. Prin evaluarea modului de îndeplinire a atribuţiilor de
serviciu de către grefieri, prin monitorizarea zilnică a activităţii acestora, se
asigură îmbunătăţirea activităţii, înlăturarea sau prevenirea eventualelor erori.

Activitatea personalului auxiliar de specialitate poate fi îmbunătăţită

numai în condiţiile în care aceştia îşi înţeleg sarcinile, ştiu ce ce asteaptă de la
ei şi au informaţiile şi instrumentele necesare pentru a-şi îndeplini îndatoririle.

18
 Chiar daca art.29 din Legea nr. 567/2004 privind statutul personalului
auxiliar de specialitate prevede pentru această categorie de personal obligaţia de
a participa, cel putin o data la 5 ani, la o formă de pregatire profesională
continuă, organizată de Şcoala Natională de Grefieri, activitatea personalului
poate şi trebuie să fie îmbunătăţită la nivelul fiecarei instanţe pe baza unui
program de instruire, elaborat de grefierul şef care este managerul de personal
al echipei, care asistă operaţiunile instanţei.

Desigur că, un program de instruire care explică numai cum se

îndeplineşte o sarcină de serviciu este incomplet. La fel de important este ca
personalul auxiliar de specialitate să înţeleagă şi de ce. Dacă angajaţii înţeleg de
ce sarcinile lor de serviciu sunt importante pentru bunul mers al activităţii
instanţelor judecătoreşti, de ce standardele lor de performanţă îi pot afecta pe
ceilalţi şi de ce o anumită sarcină trebuie îndeplinită în maniera precizată, este
evident că vor fi mai bine pregatiţi să raspundă situaţiilor ivite în practică şi să
se adapteze la schimbările de procedură şi la volumul de lucru.

Conducerea activităţii personalului auxiliar de specialitate nu se

realizează prin impunerea strictă a modului de îndeplinire a sarcinilor de
serviciu. Acestuia trebuie să i se acorde posibilitatea de a dovedi nivelul
competenţei profesionale şi libertatea în îndeplinirea sarcinilor de serviciu,
controlând numai respectarea standardelor profesionale (termene procedurale).
Minimalizarea activităţii lor duce la transformarea în simpli executanţi, cu
greşeli inerente, fără posibilitatea formării unui corp de grefieri activi în scopul
realizării performanţei, cu efect direct în grevarea muncii judecătorilor.

In condiţiile creşterii volumului de activitate şi pe fondul personalului

auxiliar de specialitate insuficient la nivel de secţie, o gravă greşeală o
reprezintă nerespectarea limitelor fizice de timp şi suprasolicitarea
susţinută, fapt ce determină personal obosit, stresat şi nemotivat, precum şi

19
scăderea performanţelor profesionale, de aceea, grefierul şef trebuie să accepte
faptul că oamenii cu care lucrează nu sunt maşini şi că au limite de rezistenţă
psihică şi fizică.

Un aspect aparte al activităţii personalului auxiliar de specialitate şi din

păcate, deficitar, îl constituie raporturile acestuia cu publicul. Este general
valabil faptul că primul contact al publicului cu puterea judecătorească se
realizează în registraturile şi arhivele instanţelor judecătoreşti. Persoanele care
se prezintă în cadrul acestor servicii îşi pot forma părerea despre instanţa
judecătorească pe baza modului în care sunt tratate de un singur salariat.

De aceea, apreciez că activitatea poate fi îmbunătăţită sub acest aspect,

dacă personalul care lucrează nemijlocit cu publicul este instruit permanent să
trateze justiţiabilii politicos, cu spirit practic şi eficienţă. Lucrul cu publicul
presupune dezvoltarea capacităţii de ascultare, oferirea rapidă a informaţiilor
într-un limbaj adecvat, capacitatea de adaptare la noile situaţii, precum şi reacţii
prompte. De altfel, cred ca stă în sarcina grefierului şef să inducă şi să
menţină atitudinea pozitivă a personalului faţă de public şi să o ilustreze
prin exemplul său propriu.

Cunoştinţele şi aptitudinile grefierului şef pot fi predate, fiind

transferabile de la o persoana la alta şi depinzând de obicei de o anumită situaţie
specifică.

Nu se pune problema perfecţionării oamenilor, în cadrul unui proces de

îmbunătăţire a activităţii personalului auxiliar de specialitate. Nu trebuie
neapărat ca lucrurile să fie făcute în felul dorit de grefierul şef, ci dimpotrivă,
trebuie profitat de trăsăturile unice ale fiecarui salariat.

În timpul execitării mandatului, doresc ca întreaga activitate să se axeze

pe câteva direcţii principale: cooperare, comunicare, combaterea tendinţei de
tergiversare şi eficienţă .
20
 Cooperarea este preferată competiţiei, iar diferenţele de opinii sunt o
parte importanţă a cooperării. Deşi competiţia stimulează performanţa,
prioritară este interdependenţa, întrucît foarte puţine sarcini sau activităţi pot fi
îndeplinite fără cooperare.

Comunicarea reciprocă va implica împărtăşirea reciprocă de gânduri,

sentimente şi trăiri emoţionale curente, dar şi sentimentul de comuniune, bazat
pe credinţa că celălalt te cunoaşte şi te recunoaşte ca valoare umană.

Prin comunicarea cu atenţie, urmăresc o creştere a gradului de implicare a

personalului auxiliar de specialitate în activitatea secţiei, a nivelului de
încredere pe de o parte în forţele proprii, iar pe de altă parte în forţele întregului
colectiv.Astfel, voi preţui opiniile colegilor mei, minimizând pe cât posibil
interferenţa diferenţelor de statut ierarhic.

Combaterea tendinţei de tergiversare este dificil de realizat pe termen

scurt şi reprezintă o dificultate reală, ce generează nerespectarea termenelor de
rezolvare a sarcinilor zilnice.

Pentru realizarea acestei direcţii voi avea în vedere un pachet de măsuri

pentru gestionarea amânărilor : respectarea termenelor limită pentru
rezolvarea lucrărilor, fermitate în stabilirea priorităţilor, axarea cu precădere
asupra momentului demarării lucrărilor decât asupra finalizării acestora, crearea
unei rutine zilnice în ceee ce priveşte îndeplinirea sarcinilor.

Creşterea eficienţei activităţii personalului auxiliar de activitate poate fi

realizată în condiţiile corelării realizării intereselor acestora de îndeplinirea
sarcinilor de serviciu. Prin motivare pozitivă (ex: lauda şi mulţumirea
exprimată în cadrul colectivului) se ajunge la creşterea performantelor
profesionale.

21
 Această strategie urmăreşte să maximizeze pe de o parte interesul propriu
în speţă, bunul mers al activităţii secţiei în ceea ce priveşte personalul auxiliar
de specialitate,creşterea eficienţei şi a profesionalismului acestei categorii de
personal, cât şi cooperarea şi satisfacerea nevoilor celorlalţi. Strategia va
solicita ambele părţi( grefierul şef pe de o parte şi personalul auxiliar de
specialitate din subordine pe de altă parte) să adopte o soluţie câştigătoare
pentru acestea, în special datorită valorilor împărtăşite în comun. Deşi necesită
timp, energie, exerciţiu şi creativitate, prezintă avantaje evidente care conduc la
îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii organizaţionale.

Din punct de vedere deontologic, un candidat la o funcţie de conducere ar

trebui să prezinte şi soluţii pentru îmbunătăţirea activităţii, nu numai să aducă
critici. Cu toate acestea, identificarea deficienţelor este un deziderat al
schimbării organizaţionale. La înregistrarea disfuncţionalităţilor contribuie, de
obicei, factori ce ţin atât de modul de organizare a activităţii din interiorul
secției, cât şi mobilizarea şi implicarea personalului în vederea îndeplinirii
obiectivelor pe termen scurt şi mediu.

Punctele slabe ale activității personalului auxiliar al secției derivă în

primul rând din supraîncărcarea personalului, provocată de volumul mare al
activităţii consecinţa directă fiind deprecierea gradului de motivaţie a
colectivului, soluţia propusă de către mine pentru creşterea calităţii lucrărilor,
fiind aceea a repartizării echilibrate a dosarelor/grefier atât din punct de
vedere numeric cât şi din punct de vedere al complexităţii. Factorii externi
care pot reprezenta ameninţări în derularea activităţii se subsumează procesului
legislativ care se caracterizează printr-o permanentă schimbare a dispozițiilor
legale ce implică pentru un act de justiţie de calitate o perfecționare continuă a
personalului auxiliar, având în vedere și specificul secției. De asemenea,
insuficienţa resurselor financiare pentru bugetarea unor posturi noi necesare

22
pentru echilibrarea volumului de activitate, în continuă creştere, reprezintă un
alt factor de care trebuie să se ţină cont în proiectarea activităţii de management.

Repartizarea echitabilă a lucrărilor reprezintă principalul obiectiv

asumat de către mine în asigurarea desfășurării activității personalului auxiliar
al secției în condiții optime. Acest obiectiv presupune o corelare a numărului de
lucrări alocate spre rezolvare fiecărui grefier cu gradul de complexitate al
lucrărilor respective. La repartizarea lucrărilor pentru fiecare grefier se are în
vedere criteriul numeric al cauzelor raportat la gradul de complexitate al
acestora ,obiectivul pe termen scurt vizând tocmai repartizarea echilibrată a
lucrărilor pentru fiecare grefier atât din punct de vedere numeric, cât şi din
punct de vedere al gradului de complexitate al acestora. În vederea echilibrării
volumului de muncă al grefierilor de ședință, este necesară o permanentă
verificare în sistemul informatic Ecris a dosarelor repartizate în procedura
prealabilă pe fiecare complet de judecată în cadrul raportului dosarelor fără
prim termen, precum şi a dosarelor repartizate pe ședințele de judecată.

I. ASPECTE DE MANAGEMENT

IV.1 Modelul de management propus

Pentru îmbunătățirea activității manageriale din cadrul Secției Civile,

consider că cel mai adecvat este sistemul de management prin obiective,
deoarece eficacitatea activității depinde de întrepătrunderea obiectivelor
stabilite cu cele ale subsistemului, aspect ce implică o strânsă corelare între
obiective – rezultate - sancțiuni/recompense.

De asemenea, acest sistem de management influențează mentalitatea

personalului, atitudinea sa faţă de obiective, în special, în direcţia creşterii
participării, a iniţiativei, a colaborării în procesul stabilirii şi îndeplinirii lor.

23
 Pe de altă parte, managementul prin obiective asigură amplificarea
nivelului de motivare a personalului, dezvoltarea unui climat de creativitate,
deosebit de important în condiţiile în care se doreşte restructurarea mentalităţii,
îmbunătăţirea utilizării timpului, urmare a sporirii motivării personalului şi
promovării autocontrolului.

Mai mult, acest tip de management contribuie la întărirea responsabilităţii

faţă de realizarea obiectivelor, atât pentru manageri cât şi pentru cei chemaţi să
contribuie la înfăptuirea actului de justiţie, fiind sistemul cu cele mai mari
valenţe de instalare a disciplinei şi creşterii responsabilităţii.

Conduita unui grefier șef de secţie trebuie să aibă ca prim reper

posibilităţile legale de acţiune, astfel cum sunt prevăzute de dispoziţiile legale
(Legea nr. 567/2004 privind statutul personalului auxiliar, Regulamentul de
ordine interioară al instanţelor judecătoreşti etc.).

Astfel, grefierul șef de secție, aduce la îndeplinire, prin personalul

auxiliar de specialitate, aflat în subordinea sa, cele mai importante decizii pentru
funcţionarea secției, propuse de către președintele de secție, după aprobarea
acestora în Colegiul de conducere al tribunalului. Grefierul șef de secţie exercită
atribuţii de supraveghere, coordonare, verificare şi asigură buna funcţionare a
activității personalului auxiliar al secției în cadrul instanţei.

În managementul resurselor umane, acesta are, cât priveşte personalul

auxiliar (grefieri, personal conex), atribuţii nemijlocite, limitate la propuneri
pentru repartizarea grefierilor de ședință în ședințele de judecată, Din punct de
vedere al relaţiei interumane, grefierul șef de secție este, înainte de orice,
colegul celorlalţi grefieri ai secţiei și a personalului conex faţă de care are
responsabilitatea organizării administrative / logistice a activităţii. Astfel,
grefierul șef de secție are obligaţia de a distribui, coordona şi controla
activitatea acestora.

24
 În concluzie, modelul de management abordat trebuie să aibă în vedere
împărţirea echitabilă a sarcinilor şi a responsabilităţilor astfel încât să se obţină
un rezultat pozitiv pornind de la trăsăturile specifice acestei organizări.

IV.2 Obiectivele generale

Scopul activității Secției Civile constă în înfăptuirea actului de justiție,

astfel încât acesta să conducă la apărarea intereselor generale ale societății, a
ordinii de drept, a drepturilor și libertăților cetățenilor.

În realizare acestui scop, principalele obiective sunt:

Îmbunătățirea calității actului de justiție.

Asigurarea transparenței actului de justiție.
Sporirea eficienței și a responsabilității celor implicați în înfăptuirea
actului de justiție;

IV.3 Obiectivele specifice

Obiectivele specifice ale modelului de management propus vor fi:

Repartizarea echilibrată a lucrărilor;

Asigurarea continuităţii măsurilor administrative deja implementate şi
care şi-au dovedit eficacitatea;
Asigurarea transparenței în stabilirea caracterului imputabil sau
neimputabil în cazul neefectuării lucrărilor în termen;
Colaborarea cu echipa managerială a instanţei;
Menţinerea coeziunii colectivului secţiei;
Pregătirea profesională și specializarea personalului auxiliar de
specialitate;
Monitorizarea şi controlul măsurilor decise, cu o conduită preventiv-
corectivă, pentru remedierea totală a disfuncţionalităţilor;

25
 Motivarea resurselor umane;
Anticiparea problemelor cu care s-ar confrunta personalul secției.

În vederea punerii în aplicare a acestor obiective consider absolut

necesară comunicarea interpersonală atât cu judecătorii secției, personalul
auxiliar, cât și cu ceilalți colegi din cadrul instanței, aspect fără de care, apreciez
că nu s-ar putea realiza niciunul dintre obiectivele propuse. În primul rând,
reiterez precizarea, că grefierul șef de secție este coleg al celorlalți grefieri din
cadrul secției, aspect ce consider că îmi este foarte ușor de pus în practică cu
atât mai mult cu cât, pâna în prezent am îndeplinit atribuții de grefier de ședință
și cunosc activitatea ce se impune a fi efectuată în cadrul acestei funcții.

IV.4 Obiectivele asumate și măsurile propuse pentru îndeplinirea

acestora

Atingerea obiectivelor propuse implică stabilirea măsurilor

corespunzătoare care trebuie să fie compatibile și corelate cu atribuțiile structura
și gradul de motivare al personalului, precum și cu resursele financiare.

IV.4.1 Asigurarea transparenţei în stabilirea caracterului imputabil

sau neimputabil în neefectuarea lucrărilor repartizate

Transparența în stabilirea caracterului imputabil sau neimputabil al

neefectuării lucrărilor în termen, se poate realiza prin instituirea unor criterii
obiective, prin prisma cărora, să fie analizată activitatea personalului auxiliar al
secției, după consultarea în prealabil a președintelui de secție.

26
 Astfel, în situația identificării unor disfuncționalități, se impune luarea
unor măsuri de imediată aplicare pentru remedierea problemelor, comunicarea
cu persoana în cauză, stabilirea cauzelor care au condus la crearea situației
negative precum și atenționarea acesteia, după ce în prealabil, i s-au comunicat
obligațiile ce-i revin și metoda efectivă de lucru.

Apreciez că aplicarea unor sancțiuni, pentru neîndeplinirea în termen a

atribuțiilor de serviciu nu reprezintă o soluție (evident nu în cazul omisiunile
generate de o eventuală neglijență în realizarea lucrărilor repartizate ori a unei
lipse de comunicări grave cu grefierul şef de secţie) întrucât motivarea
personalului auxiliar constituie dezideratul atingerii obiectivelor asumate prin
prezentul proiect.

Mai mult, crearea unei echipe de lucru, în care toți suntem colegi, a unui
mediu de lucru plăcut, în care toți își cunosc atribuțiile și pentru care se depun
eforturi de către grefierul șef de secție pentru ca aceștia să le cunoască,
reprezintă obiectivul asumat prin depunerea prezentei candidaturi, care conduce,
implicit la realizarea îmbunătățirea calității actului de justiție.

IV.4.2 Pregătirea profesională a personalului auxiliar de specialitate

Eficienţa organizaţiilor presupune un anumit nivel de pregătire şi calitate

profesională a personalului afectat acestora.

În mediul judiciar, calitatea personalului este esenţială pentru îndeplinirea

obiectivelor organizaţionale. Ea, este deopotrivă , exprimată de faptul că
ansamblul cerinţelor necesare exercitării atribuţiilor specifice posturilor vizate
de lege, configurează un adevărat statut personalului din justiţie, exerciţiul

27
atribuţiilor de serviciu conturând ideea de misiune în sistem, noţiune care
excede simplelor atribuţii, sarcini de serviciu.

În mod corespunzător, formarea şi pregătirea profesională este atent

reglementată de lege, reprezentând o garanţie a calităţii actului de justiţie.

Ocuparea prin concurs a posturilor vacante de personal auxiliar prezintă,

indubitabil, pe de o parte un avantaj, prin degrevarea personalului supraîncărcat,
însă, pe de altă parte, este necesară monitorizarea, dublată de instruirea
periodică a celor fără experienţă acumulată în domeniu. Această activitate este
necesară nu numai pentru diminuarea riscului de a fi comise erori, dar şi pentru
o eventuală permutare a personalului, calităţile lui evidenţiate după o anumită
perioadă recomandându-l pentru postul deja ocupat sau pentru un alt
compartiment de activitate.

Formarea continuă a personalului auxiliar de specialitate se axează pe

aprofundarea şi actualizarea cunoştinţelor necesare exercitării performante a
acestei profesii, precum şi pe actualizarea practicii judiciare în privinţa actelor
procedurale întocmite de grefier. Nu mai puţin importantă este latura care ţine
de formarea grefierului din punct de vedere al deontologiei profesionale şi al
abilităţilor de comunicare, necesare în exercitarea oricărei profesii care
presupune lucru cu publicul.

Potrivit legii, formarea profesională continuă oferită de Şcoala Naţională

de Grefieri se adresează tuturor categoriilor de grefieri, sub diferite forme şi este
organizată sub forma unor activităţi distincte, pe teme adaptate specificului
activităţii, pentru: grefieri de şedinţă, grefieri arhivari, grefieri registratori ,
grefieri statisticieni, grefieri cu funcţii de conducere, specialiştii IT.

Poziţia grefierului în cadrul procesului judiciar şi în funcţionarea justiţiei,

ca serviciu public, nu este în nici un caz una marginală. Dimpotrivă, chiar dacă
nu este implicat în procesul de decizie în cauză, grefierul asigură suportul
28
indispensabil judecătorului pentru a pronunţa o hotărâre sau a dispune o soluţie
în cauză, după cum misiunea sa este fundamentală în ceea ce priveşte
desfăşurarea procedurii judiciare şi apărarea drepturilor părţilor. De aceea,
consider că accentuarea pregătirii profesionale rămâne o coordonată de bază
a activităţii instanţei, iar o formare profesională de calitate presupune o formare
centrată pe nevoile sistemului, o formare care reuşeşte să-şi atingă obiectivele,
adaptată contextului social şi care foloseşte în mod optim toate resursele care îi
stau la dispoziţie. Din această perspectivă, principala preocupare este aceea de a
crea condițiile necesare pentru un act de justiţie de calitate în care cetăţenii să
aibă încredere, prin pregătirea profesională a personalului.

Pentru atingerea acestui obiectiv, apreciez că sunt necesare:

creşterea transparenţei modului de stabilire a temelor ce urmează a fi

abordate în cadrul învăţământului profesional prin consultarea
grefierilor şi prin luarea în considerare a temelor anterioare;
alternarea modalităţilor de realizare a învăţământului profesional –
referate, dezbateri, prezentarea de materiale;
prezentarea de materiale cu modificările legislative referitoare la
activitatea acestora şi asigurarea evaluării modului de aplicare în
practică;
asigurarea accesului tuturor grefierilor la cursurile de pregătire
profesională continuă organizate de Şcoala Naţională de Grefieri;
organizarea de dezbateri lunare cu participarea personalului pe teme
privind îndeplinirea sarcinilor de serviciu şi eficientizarea acestora;
includerea tuturor grefierilor în programul de perfecţionare continuă
pentru îndeplinirea direcţiei de acţiune ce vizează transferul
atribuţiilor jurisdicţionale ale judecătorilor către grefieri;
verificarea îndeplinirii de către grefieri a obligației de a participa cel
puţin o dată la 5 ani la o formă de pregătire profesională continuă

29
 organizată de Şcoala Naţională de Grefieri.

O componentă aparte în cadrul acestui obiectiv o reprezintă necesitatea

cunoașterii de către grefieri a modului de operare în sistemul informatic
Ecris și obligativitatea completării tuturor câmpurilor programului informatic,
în funcție de care se poate determina în mod real volumul de activitate al secției.

În acest sens, apreciez că se impune efectuarea de ședințe periodice prin

care să fie prezentate în mod concret, pentru fiecare compartiment al secției,
orice elemente de noutate ale sistemului informatic Ecris și modalitatea de
operare în cadrul acestuia. Cu titlu de exemplu, aspectele esențiale care se
impun a fi urmărite de către compartimentul registratură în operațiunile
efectuate în sistemul informatic Ecris vizează respectarea principiului
repartizării aleatorii, necesitatea indicării autorului cererii de chemare în
judecată anterior repartizării, necesitate introducerii părților anterior repartizării,
necesitatea consemnării datei inițiale a dosarului, indicarea numărului de părți și
a numărului de volume, la momentul înregistrării dosarului, la secțiunea “
Informații generale”, precum și orice alte elemente de natură a reflecta
respectarea dispozițiilor legale și punctele de complexitate ale fiecărui dosar.

În ceea ce îi priveşte pe grefieri de şedinţă, cu titlul de exemplu se

impune a fi menţionat : introducerea în Ecris a doua adrese distincte pentru
aceeaşi parte , înregistrarea obiectului secundar în aplicaţia Ecris în cazul
cererilor de intervenţie, momentul la care se face înregistrarea, alegerea corectă
a documentelor de soluţionare-tip final, spre exemplu în cazul încuviinţării
executării silite, anulării cererii de chemare în judecată în condiţiile art. 200 alin
4 C. pr. Civilă şi al reexaminării după anularea cererii în condiţiile art. 200 alin
4 C. pr. Civilă, al cererii de reexaminare împotriva modului de stabilire a taxei
judiciare de timbru sau al cererii de abţinere/recuzare. De asemenea, operarera
corectă a taxelor judiciare de timbru, a datelor cu caracter personal, etc.

30
 În consecință, apreciez că se impune aprofundarea de către personalul
auxiliar a manualului Ecris, astfel încât modalitatea de operare în acest program
informatic să fie una corectă de natură a reflecta volumul de activitate al secției.

În strânsă legătură cu cele menţionate, este şi evaluarea personalului

auxiliar de specialitate. Aceasta trebuie să depăşească limitele formalismului şi
să evidenţieze deosebirile calitative, de natură a-l stimula pe grefier.

Consider că activitatea personalului în discuţie trebuie evaluată prin

prisma următorilor indicatori :

-volumul de activitate ( participare în şedinţele de judecată, dosare rulate,

acte de procedură efectuate);

- aprecierea perfomanţelor profesionale sub următoarele aspecte:

îndeplinirea îndatoririlor de serviciu prin cunoaşterea lucrărilor, îndeplinrea
corectă şi de calitate a lucrărilor, operativitate, receptivitate în muncă, disciplină
profesională , competenţă profesională şi eficienţă în muncă;

-conştiinţa profesională ( responsabilitate , perseverenţă , spirit de

cooperare, iniţiativă şi creativitate );

- capacitate de adaptare ( însuşirea de noi cunoştinţe specifice funcţiei,

asimilarea în activitatea practică a tehnicilor şi experienţei dobândite la formele
de pregătire continua, adecvarea la complexitatea muncii );

-respectarea normelor Codului deontologic al personalului auxiliar de

specialitate din cadrul instanţelor judecătoreşti ( secretul profesional şi
confidenţialitatea lucrărilor , atitudinea faţă de profesie , atitudinea în relaţia cu
magistraţii , colegii, justiţiabili);

-formarea profesională continua ( disponibilitatea de a participa la

programele de formare profesională continua).

31
 IV.4.3 Sporirea eficienţei şi responsabilităţii personalului auxiliar de
specialiatte implicat în înfăptuirea actului de justiţie .

Acest obiectiv are în vedere optimizarea modului de folosință a resurselor

umane, prin asigurarea unei repartizări echilibrate a atribuțiilor; stabilirea și
aplicarea cerințelor privind delegarea de competență, realizarea unei motivații
morale a personalului auxiliar al secției. În vederea sporirii eficienței activității
personalului auxiliar, voi insista permanent în implicarea grefierilor în alegerea
celor mai bune soluţii pentru desfășurarea activităţii în condiții optime.
Consider că, pentru a creşte motivaţia şi satisfacţia profesională, trebuie ca
oamenii să fie trataţi în mod corect. Din punctul meu de vedere, corectitudinea
procedurilor utilizate pentru a stabili distribuţia resurselor şi a volumului de
activitate este esenţială într-un sistem caracterizat de transparenţă.

V. ACTUL DE CONTROL

Funcţionarea corespunzătoare a Secției Civile nu se poate realiza fără

verificarea modului în care deciziile manageriale au fost integrate în
activitate.Pentru a asigura funcţionarea corespunzătoare a managementului pe
obiective este necesară o permanentă urmărire a realizării obiectivelor. Scopul
principal al controlului îl reprezintă identificarea sectoarelor deficitare, iar apoi
găsirea unor soluţii pentru îndepărtarea stărilor negative percepute. Controlul
trebuie înţeles ca un proces de evaluare, care implică, pe lângă analizarea
activităţii şi compararea realizărilor cu obiectivele stabilite şi evidenţierea

32
aspectelor negative cu determinarea cauzelor şi luarea măsurilor ce se impun
pentru corectarea acestora, inclusiv acţionarea pe măsura posibilităţilor asupra
cauzelor ce au generat abaterile negative. Pentru a fi eficient este necesar ca
procesul de evaluare – control să fie continuu, deoarece o evaluare eficace se
realizează cu intensitate sporită în perioadele de apariţie a deficienţelor. De
asemenea, funcţia de evaluare-control trebuie să aibă, într-o măsură cât mai
mare, un caracter preventiv, astfel că această activitate trebuie să fie efectivă,
concretizată în decizii şi acţiuni manageriale eficace.

În diverse studii se evidenţiază că atât un control exagerat cât şi un

control insuficient sunt neavenite. Când se controlează prea mult se înăbuşă
iniţiative, creativitatea, dinamismul, iar când se controlează prea puţin, calitatea
realizării sarcinilor curente scade.

De aceea, în cadrul acestui tip de management propus, controlul

managerial trebuie să vizeze condiţia de normalitate şi să nu fie perceput ca
fiind o activitate ce urmăreşte şi vânează greşelile. Numai în această situaţie
activitatea de control curent va putea fi înţeleasă, acceptată şi primită ca o
necesitate şi îşi va îndeplini funcţia de canalizare către performanţă.

În consecinţă, operativ, ori de câte ori situaţia o reclamă, se vor lua

decizii cu caracter corectiv, astfel încât să se asigure realizarea obiectivelor și,
pentru ca această activitate să fie constructivă, se va pune accent atât pe
controlul anunţat, pregătit în timp şi spaţiu, cunoscut şi acceptat ,dar și pe cel
inopinat. Separat de controlul operativ curent, controlul tematic se va realiza pe
sectoare de activitate şi se va concretiza în informări către președintele de secție
şi sugestii, ca acte finale ale activităţii manageriale a grefierului şef de secție,
având la bază prelucrarea informaţiilor şi a concluziilor desprinse.

33
 V.1 Acţiuni corective corespunzătoare

Pentru a se asigura funcţionarea corespunzătoare a managementului prin

obiective este necesară o permanentă urmărire a realizării obiectivelor.
Operativ, ori de câte ori situaţia o va reclama, se vor face informări
președintelui de secție sau prim grefierului în vederea luării unor decizii cu
caracter corectiv, astfel încât realizarea obiectivelor să fie posibilă.

Pentru ca actul de control să-şi îndeplinească scopul, trebuie ca măsurile

propuse pentru remedierea disfuncţiilor să fie realizabile, să aibă corespondent
în realitate. De asemenea, este necesar ca managerul să nu critice devolutiv
activitatea celor controlaţi, iar dacă se impune, să nu ocolească aprecierile
pozitive sau chiar laudele, de natură a spori încrederea celui vizat în realizarea
unei activități de înaltă calitate.

VI. REFLECŢII PENTRU GREFIERUL ŞEF SECŢIE

“ Să fii responsabil înseamnă câteodată să-i scoţi pe oameni din sărite”

O bună conducere implică responsabilitate pentru bunăstarea secţiei , cea

ce înseamnă că unii oameni vor fi deranjaţi de acţiunile şi deciziile grefierului
şef secţie.Dacă suntem onorabili, acest lucru este inevitabil. Încercarea de a
intra în graţiile tuturor este un semna de mediocritate : te face să eviţi deciziile
dure , să te fereşti de confruntarea cu nişte oameni cu care chiar este nevoie să
te confrunţi , să eziţi când trebuie să acţionezi, doar că să nu -i deranjezi pe unii.
Ironia este că, dacă amâni deciziile dificile ca să nu superi pe nimeni, singurii

34
oameni pe care ajungi până la urmă să-i deranjezi vor fi tocmai aceia care sunt
cei mai creativi şi mai productivi din oraganizaţie.

“ Managementul este un rol artificial”

Spre deosebire de rolul familiei sau al prieteniei , rolul managerului nu

este unul natural. Nu vei fi întotdeauna plăcut sau popular, şi de obicei, nu este
ceva distractiv. Dacă cu familia sau prietenii ai ales să fi împreună, în relaţia de
conducere nu-ţi poţi alege parteneri şi nu toată lumea este mulţumită, căci eşti
nevoit să adopţi decizii în interesul tuturor şi nu toţi oameni vor fi de accord cu
tine. Un bun grefier cu funcţie de conducere urmăreşte rezultatul, nu
popularitate.Relaţia sa cu oamenii se bazează pe logică .

“ Respectă deosebirile“

Căci “fiecare loc de muncă îşi are propria cultură, propriile obiceiuri şi
minorităţi”. Un bun grefier cu funcţie de conducere învaţă, respectă şi valorifică
aceste diferenţe, incluzându-le în felul de a conduce.

“Învată să-ţi exprimi dezacordul , fără a fi dezagreabil”

Reacţiile contrare şi perspectivele opuse sunt esenţiale pentru o

oragnizaţie sănătoasă. Modul în care îţi prezinţi părerile va determina modul în
care acestea sunt percepute de către colegi .

“ O condiţie superioară necesită o dezvoltarea profesională “

A conduce este o profesiune, nu un drept sau o moştenire. Un bun grefier

cu funcţie de conducere acceptă că vor exista lucruri pe care nu le ştie şi că a
învăţa face parte din profesie.

“Cere în loc să dai ordine”

Cu excepţia armatei, ordinele nu sunt binevenite. Oamenii vor să fie

rugaţi.O cerere invită la participare şi cooperare.
35
 “Cere, dar numai în timpul programului”

Pentru majoritatea oamenilor munca lor în organizaţie nu este decât o

slujbă. Acest fapt înseamnă că închiriezi conduita unui angajat, nu îi cumperi
sufletul! Deci, ai dreptul să pretinzi o conduită profesională şi productivă . Cere-
i-o, dar numai în timpul programului!

“Tratează problemele angajaţilor cu promptitudine”

Ele nu se vor îmbunătăţi cu timpul şi o amânare este întotdeauna

dăunătoare.

“Să nu faci pe judecătorul”

Un bun grefier cu funcţie de conducere are o gândire pozitivă, nu tinde să

judece nici persoane, nici situaţii, acesta vorbeşte mai puţin despre oameni şi
mai mult despre cum va rezolva problemele pentru a duce lucrurile la un bun
sfârşit.

“Aparenţele contează cu adevărat!”

Felul cum te îmbraci, te îngrijeşti sau te comporţi, la care se adaugă

obiceiurile personale , poate mări sau condamna la pierire şansele de reuşită
într-o organizaţie.

VII. CONCLUZII

Realizarea obiectivelor pentru eficientizarea activităţii manageriale la

Secţia Civilă a Tribunalului Argeş, precum şi înlăturarea deficienţelor
36
constatate, presupun capacitatea de a conduce ceea ce înseamnă un cumul de
aptitudini care în marea lor majoritate pot fi însuşite şi/sau perfecţionate.

Însă acest proces nu are loc instantaneu, fiind un proces complex care
presupune respect, experienţă, putere emoţională, perseverență, disciplină,
viziune iar pentru atingerea nivelului cel mai înalt de eficienţă trebuie ridicat cât
mai sus în mod continuu pragul aptitudinii de a conduce prin:

urmărirea obţinerii excelenţei

îmbunătăţirea propriilor aptitudini
o bună gestionare a timpului
acumularea continuă de noi cunoştinţe.

Toate acestea sunt necesare unui grefier cu funcţie de conducere pentru a

determina eficienţa personală şi organizaţională întrucât succesul organizaţiei
depinde de eficacitatea acestuia.

37
Bibliografie:

* Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti

aprobat prin H.C.S.M. nr. 1375 din 17.12.2015, publicat în Monitorul Oficial nr.
970 din 28 decembrie 2015.

* M.Pivniceru – C.Luca (2007) Element de management judiciar

Editura Hamangiu

* C.Furtună – C.Diaconu (2002) Managementul administrativ judiciar

Editura All Beck

*Lidia Barac -Management judiciar(2009) Management judiciar

* J.Wittrup (2011) Managementul performanţei judiciare East – West

Management Institute

* E.L.Bauman (2011) Managementul schimbării East – West

Management Institute

* Legea nr.304/2004 privind organizarea judiciară

* Legea nr.567/2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate
al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea.

38