R O M Â N I A

M I N I S T E R U L P U B L I C PARCHETUL DE PE
LÂNGĂ ÎNALTA CURTE DE CASAŢIE ŞI JUSTIŢIE

PARCHETUL DE PE LÂNGĂ CURTEA DE APEL

ALBA-IULIA

PARCHETUL DE PE LÂNGĂ JUDECĂTORIA

ORASTIE

PROIECT
PENTRU EXERCITAREA ATRIBUŢIILOR MANAGERIALE

SPECIFICE FUNCŢIEI DE GREFIER-ŞEF AL PARCHETULUI DE PE LÂNGĂ

JUDECĂTORIA ORASTIE

- Orastie, 2019 –

1
 ASPECTE GENERALE

Activitatea de management ce revine grefierului-şef al unui parchet are ca scop motivarea şi

determinarea personalului din subordine de a-şi îndeplini atribuţiile specifice funcţiei pe care o
ocupă, de a identifica, propune şi adopta soluţii, de a repartiza eficient personalul şi de a folosi
mijloacele tehnice din dotare în condiţii corespunzătoare.
Cuvântul management derivă din latinescul „manus" (mână) şi reprezintă ca expresie
literară, manevrare. De la latinescul „Manus" s-a format în franceză cuvântul „manege", apoi a fost
împrumutat în limba engleză sub forma verbului „to manage" având înţelesul de a administra, a
conduce. De aici, au apărut cuvintele manager şi management cu sensul de conducător, conducere.
Corespondentul semantic al managementului în limba română este conducerea sau conducerea
ştiinţifică.1
Cunoaşterea conţinutului funcţiilor managementului specific parchetelor constituie o
premisă importantă pentru însuşirea şi utilizarea eficientă a sistemelor, metodelor şi tehnicilor de
management.2
În cadrul parchetelor actul managerial se înfăptuieşte conform normelor generale de
management, care trebuie adaptate la particularităţile sistemului Ministerului Public.
Ocuparea unei funcţii de conducere în cadrul unui parchet presupune aptitudini manageriale,
profesionalism, o conduită morală ireproşabilă pentru a fi un exemplu demn de urmat pentru
grefierii din subordine, dar şi în considerarea faptului că „a conduce" înseamnă a fi răspunzător de
munca celorlalţi.

1
A se vedea Ion Stancioiu, Gheorghe Militaru, Management. Elemente fundamentale , Ed. Teora, Bucuresti, 1999, p.21
2
A se vedea P.C. Nica, A. Prodan, A. Iftimescu, Management, Ed. Sanvialy, Iaşi, 1996, p.19
2
 CAPITOLUL I

Considerații generale cu privire la management si la managementul

unităţilor de parchet

1.1 Conceptul de management

Literatura de specialitate3 consacră ideea că procesul de management se concretizează într-o

paletă largă de decizii şi acţiuni pentru determinarea obiectivelor, resurselor şi mijloacelor necesare
realizării lor. Rezultă astfel că esenţa managementului o reprezintă cinci funcţii ale sale: previziune,
organizare, coordonare, antrenare şi control-reglare.
Prima abordare a funcțiilor managementului datează din 1916 și îi aparține lui Henri Fayol,
care prin intermediul lor a definit managementul (numit de către el administrare): „ a administra
înseamnă a prevedea, a organiza, a comanda, a coordona și a controla”.
Ca funcţie profesională, managementul înseamnă a conduce într-un context dat, un grup de
persoane care au de atins un obiectiv comun, în conformitate cu finalităţile organizaţiei din care fac
parte.
Un management eficient nu trebuie, însă, să se confunde cu ideea de a avea persoane în
subordine, el fiind, în acelaşi timp, ştiinţa şi arta de a coordona resursele umane, informaţionale şi
materiale în vederea atingerii obiectivelor.
Managerul, în acţiunea sa, trebuie să ţină cont de faptul că lucrează cu oameni, iar relaţiile de
conducere sunt influenţate de raporturile specifice interumane, de starea psihosocială a personalului,
de calitatea şi structura elementului uman, dar şi de personalitatea managerului.
În acelaşi timp, managerul trebuie să aibă permanent în vedere că funcţiile unui stil de
conducere modern nu trebuie privite ca nişte segmente separate, între ele există o intercondiţionare,
o reciprocitate, acestea se suplinesc şi se completează continuu, modificarea lor fiind determinată,
uneori, de o serie de factori interni şi externi, mai mult sau mai puţin previzibili.
Intercondiţionarea are rolul de a pune în valoare toate valenţele procesului de management,
aspect ce conduce la o perspectivă de ansamblu şi nu secvenţială a procesului de conducere; pot fi
astfel, identificate elementele esenţiale ce formează o aşa-zisă „buclă a managementului".

1.2 Particularităţile managementului judiciar al parchetelor

3
A se vedea Burduş, Căprărescu, Fundamentele managementului organizaţiei, Ed.Economică,1999, pag. 18

3
 Elaborarea unui model de management trebuie să vizeze o împărţire corectă a atribuţiilor,
responsabilităţilor şi competenţelor după o prealabilă şi profundă analiză a situaţiei particularizate.
Ea trebuie să ţină seama de ştiinţa managementului ce oferă principii general valabile care trebuie
însă adaptate specificului activităţii. Astfel, şi în cazul managementului unităţilor de parchet,
întâlnim fazele procesului de management, atributele prevăzute de legi şi regulamente, pentru
fiecare funcţie de conducere circumscriindu-se, prin natura activităţii şi scopul urmărit uneia dintre
cele trei faze clasice:
-în faza previzională se stabilesc obiectivele activităţii parchetului în corelaţie cu strategia
elaborată pentru sistemul judiciar;
-în faza operativă, în cadrul funcţiei de organizare, coordonare şi antrenare a personalului
se adoptă şi se implementează deciziile privind activitatea parchetului şi se asigură mobilizarea şi
manipularea personalului din subordine;
-în faza postoperativă, căreia îi corespunde funcţia de control-reglare, performanţele
parchetului sunt măsurate şi comparate cu rezultatele obţinute într-o perioadă de referinţă şi se
identifică deficienţele şi cauzele de producere a acestora.

4
 CAPITOLUL II

Prezentarea Parchetului de pe lângă Judecătoria Orastie

2.1 Resursele materiale

Parchetul Orastie îşi desfăşoară activitatea pe lângă Judecătoria Orastie, instanţă de fond, şi se
află în circumscripţia Parchetului de pe lângă Tribunalul Hunedoara, respectiv a Parchetului de pe
lângă Curtea de Apel Alba-Iulia, având în competenţa teritorială 9 de localităţi, respectiv oraşul
Orastie şi comunele arondate acestuia.
Ca parte componentă a Ministerul Public, Parchetul de pe lângă Judecătoria Orastie reprezintă
interesele generale ale societăţii şi apără ordinea de drept, precum şi drepturile şi libertăţile
cetăţenilor, fiind independent în relaţiile cu instanţele judecătoreşti, precum şi cu celelalte autorităţi
publice.
Activitatea sa se desfăşoară sub autoritatea ministrului justiţiei, în condiţiile legii şi este
guvernată de principiile legalităţii, imparţialităţii şi controlului ierarhic.
Autoritatea jurisdicţională a Parchetului de pe lângă Judecătoria Orastie vizează o zonă
defavorizată din punct de vedere economic, cu şomaj ridicat, neimplicată cultural, cu o populaţie
eterogenă material, aspecte cu repercusiuni şi în specificul infracţionalităţii care este preponderent
de natură patrimonială şi de violenţă.
Raportat la aparatul administrativ, numărul procurorilor şi volumul de activitate, Parchetul de
pe lângă Judecătoria Orastie este ultimul parchet din judeţ, supraveghind activitatea de cercetare
penală efectuată de lucrători de poliţie judiciară din cadrul Poliţiei Orastie şi posturile arondate,
Sectiei nr. 6 Politie Rurala Orastie si posturile arondate, I.P.J. Hunedoara.
2.2 Resursele umane
Schema de personal a Parchetului de pe lângă Judecătoria Orastie cuprinde 6 posturi dintre
care 3 de procurori, 2 posturi personal auxiliar de specialitate, 1 post personal conex (conducător
auto).
Din cele 3 posturi de procuror, 2 sunt posturi de execuţie şi unul de conducere. La data de
01.01.2018 un post de procuror cu functie de executie a ramas vacant, datorita promovarii in grad
superior al unuia dintre cei doi procurori.

Cât priveşte personalul auxiliar de specialitate, schema cuprinde 2 posturi, unul de

execuţie şi unul de conducere.
Postul de conducere a rămas vacant ca urmare a expirarii celui de-al doilea mandat al
grefierului sef din cadrul Parchetului de pe langa Judecatoria Orastie.

5
 La nivelul parchetului funcţionează următoarele compartimente auxiliare de specialitate :
- registratura;
- grefa în cadrul căreia este organizată biblioteca;
- arhiva;
- biroul de informare şi relaţii cu publicul care este organizat şi funcţionează potrivit
dispoziţiilor Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public şi care asigură
legătura cu publicul şi mijloacele de comunicare în masă, asigurându-se astfel transparenţa actului
de justiţie.

2.3 Volumul de activitate

Potrivit Raportului de activitate întocmit pe anul 2018, la nivelul Parchetului de pe lângă

Judecătoria Orastie s-a înregistrat un volum total de activitate de _____ lucrări din care au fost
soluţionate _____ lucrări.
Defalcat pe sectoare de activitate, în raport de principalii indicatori, acest volum de activitate
se prezintă astfel:
- Activitatea de urmărire penală proprie – P 1:

La începutul perioadei de referinţă existau pe rolul unităţii 21 de cauze la care s-au adăugat
26 de cauze înregistrate în anul 2016.
Din totalul de 47 de cauze de soluţionat, în 15 cauze s-a dispus declinarea competenţei în
favoarea altor unităţi de parchet sau preluarea de către Parchetul de pe lângă Tribunalul Călăraşi,
fiind soluţionate 12 cauze, după cum urmează:
- prin rechizitoriu - o cauză,
- cu soluţii de renunţare la urmărire penală - 2 cauze,
- cu soluţii de clasare - 9 cauze.
A fost trimis în judecată un inculpat, în stare de arest la domiciliu.

Față de anul 2015 se constată o scădere atât a numărului de cauze de soluţionat cât şi a
numărului de cauze soluţionate, respectiv a numărului de rechizitorii.

- Activitatea de supraveghere a urmăririi penale – P 2

În anul 2016 pe rolul unităţii s-au înregistrat 2.261 de cauze care s-au adăugat stocului
existent de 6.409 cauze, rezultând un volum de soluţionat de 8.670 dosare penale.
Au fost soluţionate 2.797 cauze, după cum urmează:
- prin rechizitoriu - 269 cauze,
- prin acord de recunoaştere a vinovăţiei - 5 cauze,
6
 - cu soluţii de renunţare la urmărire penală - 888 cauze,
- cu soluţii de clasare - 1635 cauze.
- au fost trimişi în judecată 382 de inculpaţi din care 27 în stare de arest preventiv/la
domiciliu,
Faţă de anul 2015 se constată o scădere a numărului de cauze soluţionate (cu 269 mai puţin
în anul 2016), dar o creştere a numărului de rechizitorii, respectiv cu 86 mai mult decât în anul de
comparaţie.
La finalul perioadei a scăzut, totodată, numărul cauzelor cu AC rămase nesoluţionate (cu 826
cauze mai puţin la finele anului 2016).

Cumulat la P1 şi P2, în anul 2016 s-au înregistrat pe rolul unităţii 2.287 cauze penale care s-
au adăugat stocului existent de 6430 cauze, rezultând un volum de 8717 cauze din care au fost
soluţionate 2809 cauze.
Scăderea numărului cauzelor soluţionate în anul 2016 comparativ cu anul 2015 este
consecinţa directă a reducerii numărului de posturi efectiv ocupate, precum şi a numărului de
procurori care au soluţionat efectiv dosare penale (în anul 2015 schema a fost ocupată integral timp
de 4 luni, în restul perioadei în cadrul unităţii desfaşurându-şi activitatea 6 procurori, toţi procurorii
desfăşurând activitate de urmărire penală/supraveghere a cercetării penale).

7
 CAPITOLUL III

Activitatea desfăşurată în cadrul compartimentelor auxiliare de specialitate din cadrul

Parchetului de pe lângă Judecătoria Olteniţa

3.1 Atribuţiile grefierilor

În prezent, profesia de grefier este reglementată prin Legea nr. 567 din 9 decembrie 2004
privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de
pe lângă acestea şi al personalului care funcţionează în cadrul Institutului Naţional de Expertize
Criminalistice, cu modificările şi completările ulterioare şi Legea nr. 304/2004 privind organizarea
judiciară. Dispoziţiile acestea au fost detaliate prin regulamentele de funcţionare ale instanţelor
judecătoreşti şi parchetelor de pe lângă acestea.
Atribuţiile grefierilor din cadrul parchetelor sunt reglementate de art. 124 din Regulamentul
de Ordine Interioară al Parchetelor aprobat prin Ordinul Nr. 2632/C din 30.07.2014 al Ministrului
Justiţiei.
Potrivit acestui articol, grefierul îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) primesc de la grefierul şef ierarhic lucrările repartizate prin rezoluţie de procurorul ierarhic
superior şi le înregistrează în registrele parchetului;
b) înregistrează lucrările în registrele de evidenţă, precum şi în alte evidenţe;
c) completează zilnic registrele, conform rubricaţiei, şi răspund de exactitatea datelor înscrise;
d) scad lucrările soluţionate în registre şi, după caz, iau măsuri de expediere sau arhivare a
acestora;
e) dactilografiază sau tehnoredactează lucrările repartizate de grefierul şef ierarhic;
f) întreţin în condiţii corespunzătoare calculatorul sau maşina de scris;
g) exercită orice alte atribuţii prevăzute în fişa postului;
h) în exercitarea atribuţiilor au obligaţia de a păstra secretul profesional şi confidenţialitatea
lucrărilor;
i) răspund pentru îndeplinirea atribuţiilor prevăzute la lit. a) - h).

3.2 Atribuţiile grefierului-şef

8
 Atribuţiile grefierului-şef sunt reglementate de art. 123 din Regulamentul de Ordine
Interioară al Parchetelor aprobat prin Ordinul Nr. 2632/C in 30.07.2014 al Ministrului Justiţiei:
a) organizează şi coordonează personalul auxiliar de specialitate din subordine şi propun
procurorului ierarhic superior măsuri de îmbunătăţire a activităţii acestuia;
b) primesc corespondenţa adresată parchetului, secţiei sau serviciului, o verifică şi o prezintă
procurorului ierarhic superior;
c) conform rezoluţiei procurorului ierarhic superior predau lucrările repartizate personalului, pe
condică de lucrări, pe bază de semnătură;
d) din dispoziţia procurorului ierarhic superior înregistrează lucrările în registrele secţiei sau ale
serviciului;
e) ţin la zi evidenţa lucrărilor cu termene de soluţionare şi informează procurorul ierarhic
superior asupra respectării acestora;
f) certifică, la sfârşitul anului calendaristic, închiderea registrelor existente în grefă, consemnând
numărul înregistrărilor şi numărul filelor folosite;
g) asigură culegerea şi înregistrarea la timp a datelor statistice, ţinând la zi evidenţele primare şi
desfăşurătoarele statistice tipizate;
h) verifică corespondenţa pregătită pentru expediere, luând măsuri de efectuare a acestor
operaţiuni de îndată;
i) verifică modul de respectare a dispoziţiilor privind activitatea de primire, înregistrare,
expediere şi arhivare a lucrărilor de către personalul din subordine;
j) asigură utilizarea eficientă şi păstrarea în condiţii optime a registrelor, condicilor, imprimatelor
şi a altor materiale existente în grefa secţiei şi a serviciului;
k) verifică necesarul de registre, condici, imprimate, aparatură, mobilier sau de alte materiale
pentru parchet, secţie ori serviciu şi propun conducătorului parchetului dotarea corespunzătoare cu
astfel de bunuri;
l) repartizează personalului auxiliar de specialitate din subordine lucrările pentru dactilografiere
sau tehnoredactare;
m) verifică şi predau la arhivă lucrările cu termen expirat, conform Nomenclatorului arhivistic;
n) asigură evidenţa, folosirea şi păstrarea ştampilelor şi a sigiliilor parchetului, conform
prevederilor legale;
o) ţin la zi evidenţa personalului la locul de muncă, completând condica de prezenţă, şi iau
măsuri pentru întocmirea foii lunare de prezenţă, în vederea plăţii drepturilor salariale;
p) îndeplinesc orice alte atribuţii dispuse de procurorul ierarhic superior;
q) răspund pentru îndeplinirea atribuţiilor prevăzute la lit. a) - p).

9
 În calitate de grefier, îndeplinesc atribuțiile stabilite prin fișa postului precum și orice alte
lucrări repartizate de conducerea unității și anume :
- predau lucrările înregistrate primului procuror sau altor procurori, conform rezoluției, pe baza
condicii de predare, le primesc pe cele rezolvate sub semnătură și dată, dactilografiez conceptele
înmânate, le operez în aplicația ECRIS;
- înregistrez în registrul de evidență a intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice R (31);
- triez şi expediez documentele din dosarele penale soluționate ;
- triez în vederea expedierii documentelor din dosarele penale în care s-au dispus măsuri
procesuale: continuare, punere în mișcare, s-au dispus sau propus măsuri preventive, s-au făcut
propuneri de percheziție;
- efectuez activitatea de expediere a corespondenței între instituții și civilă pe bază de condică și
borderouri;
- triez în vederea expedierii documentelor din lucrările înregistrate în R34 și R9 și ulterior
anexez dovada de comunicare;
- întocmesc borderou pentru lucrările expediate precum și raportarea lunară la Parchetul de pe
lângă Tribunalul Hunedoara a acestora pentru situațiilor financiare.
- atașez dovezile de comunicare în dosarele cusute și le depun la arhiva unității;
- fac copii în dosare (în cazul disjungerilor, admiterii cererilor de efectuare de fotocopii în dosar
pe cheltuiala clientului ş.a);
- primesc corespondenţa adresată parchetului (poşta specială, poşta civilă);
- pregătesc corepondenţa pentru expediere;
- primesc chitanţele ce fac dovada obligaţiilor stabilite în soluţiile dispuse şi le evidenţiez în
aplicaţia ECRIS;
- îndeplinesc orice alte atribuţii dispuse de procurorul ierarhic superior;
În aplicaţia ECRIS înregistrez, completând toate câmpurile, lucrările din Registrul de evidență
a cererilor, reclamațiilor, sesizărilor, plângerilor și memoriilor adresate parchetului (R34), respectiv
în Registrul de plângeri împotriva măsurilor și actelor de urmărire penală precum și împotriva
soluțiilor procurorului R (9), în cazul soluţiilor de renunţare la urmărirea penală sau rechizitorii
completez tab-ul 14 prin care fac transferul dosarelor de la parchet la instanţa, operarea situaţiilor
prevăzute de art. 339, 340 C.p.p privind plângerile împotriva soluţiilor de neurmărire sau
netrimitere în judecată precum şi evidenţierea la tab-ul 12 a cheltuielilor judiciare plătite de părţi.
Menționez că aceste activități au excedat fișa postului, realizându-le în momentul în care grefier
sef nu era prezent (concediu medical, concediu de odihnă etc.) şi anume: am operat în ECRIS
soluţii dispuse în dosarele penale, am înregistrat în Registrul de intare-ieşire a corespondenţei (R15)
şi în Registrul de evidenţă a activităţii de urmărire penală şi supraveghere a acesteia (R4).
10
 În acest fel mi-am format o viziune de ansamblu asupra întregii activități specifice
grefierilor cu funcție de execuție din cadrul parchetului.
Setul de măsuri organizatorice pe care îl consider esențial pentru desfășurarea în condiții
optime a funcției de grefier-şef vizează:
- responsabilitate în faţa prim-procurorului în ceea ce priveşte cantitatea şi progresele
realizate în activitate ;
- răspundere şi în faţa procurorilor cu care lucrez, în raport cu cantitatea şi calitatea muncii
depuse;
- menţinerea unui nivel ridicat de instruire şi informare, în ceea ce priveşte legislaţia şi
jurisprudenţa nouă, precum şi informarea colegilor grefieri despre dezvoltarea legislaţiei şi
jurisprudenţei.
- observarea abilităţilor fiecărei persoane, putând astfel stabili activitatea fiecăreia, în
vederea desfăşurării în parametrii normali a activităţii specifice.
- verificarea şi evaluarea, în acelaşi timp, a propriei activităţi, lucrând ordonat şi sistematic,
indicând exact perioada de timp necesară pentru soluţionarea diferitelor probleme şi precum şi
încadrarea în această perioadă.
- aplicarea informaţiilor obţinute într-un mod eficace şi pe termen lung.
- îndeplinirea activităţilor cu atenţie, astfel încât să se evite greşelile şi să controleze sau să
elimine, pe cât posibil, greşelile celorlalţi.
- valorificarea experienţelor anterioare, integrarea cunoştinţele noi cu cele existente, dorinţa
de învăţare, cu scopul extinderii ariei de cunoştinţe şi de aprofundare.

3.3 Disfuncționalitățile întâlnite la nivelul parchetului în activitatea grefierilor

Principalele disfuncționalităţi întâlnite la nivelul Parchetului de pe lângă Judecătoria Orastie

sunt următoarele:
- lipsa unui echilibru între activitățile desfășurate de către grefieri;
- lipsa de preocupare şi implicare a personalului în anumite sectoare de activitate;
- lipsa grefierului arhivar;
- spațiul insuficient destinat depozitării lucrărilor unității;
- erorile apărute în aplicaţia Ecris odată cu actualizarea programului.
- modificările legislative, inclusiv intrarea în vigoare a noilor coduri, au dus la creşterea
activității din cadrul compatimentului grefă, schema de personal rămânând aceeaşi.
Soluții propuse:

11
 - crearea unei atmosfere competitive la locul de muncă, prin motivarea personalului.
Grefierul-șef trebuie să știe că activitatea corect îndeplinită ușurează activitățile subsecvente. Acesta
este un exemplu de motivare a personalului pentru îndeplinirea la timp, corect și complet a actului
pe care trebuie să-l îndeplinească;
- oamenii trebuie puși în valoare și trebuie apreciați atunci când activitatea lor este
ireproșabilă, impecabilă;
- în aplicarea principiului qui potest plus, potest minus, grefierul-șef trebuie să ajute efectiv
atunci când împrejuările reclamă acest lucru: de exemplu: în situațiile în care un compartimet este
supraaglomerat, grefierul-șef trebuie să se implice activ, degrevând activitatea.
- volumul mare de muncă reclamă și disponibilitatea de a lucra peste orele de muncă, mai
ales atunci când ne aflăm la sfârșit de an, când volumul de activitate creşte semnificativ.

CAPITOLUL IV
Obiective propuse pentru eficientizarea activităţii manageriale la nivelul
compartimentelor auxiliare de specialitate în cadrul Parchetului de pe lângă
Judecătoria Orastie

4.1 Implementarea unui model de management participativ

Se va realiza prin fundamentarea deciziilor după consultarea directă a grefierului din

subordine, consultarea periodică, în funcţie de problematică, atât a factorilor decizionali cât şi a
celor de execuţie în luarea deciziilor, crearea unui climat de muncă deschis, favorabil dezvoltării
personalităţii angajaţilor unităţii.
Promovarea unui management flexibil, consultativ, eficient, implică în acelaşi timp
asigurarea unui management corespunzător de relaţii publice, în care o preocupare de bază trebuie
să fie reprezentată de comunicarea cu justiţiabilii, de tratarea cu respect şi interes a problemelor
acestora.
Coordonarea - ca atribuit semnificativ al funcţiei de grefier-şef se impune a fi întemeiată pe
un "feedback" operativ şi permanent. Grefierul-şef, prin natura atribuţiilor sale, trebuie să dea

12
dovadă de o dublă profesionalizare, respectiv atât calităţi, aptitudini, cunoştinţe de manager, dar şi
cunoştinţe profesionale temeinice de specialitate, practic o solidă pregătire profesională.
Promovarea unui management de tip participativ presupune din partea grefierului-şef
manifestarea capacităţii de lucru în echipă.
Spiritul deschis, receptivitatea la sugestiile celorlalţi, nu trebuie să îl determine pe grefierul-
şef să renunţe la abordarea pe care o consideră corectă, chiar dacă ceilalţi nu sunt de acord, la a-şi
apăra principiile şi ideile, chiar dacă ceilalţi le resping şi la a face sugestii, chiar dacă ceilalţi trebuie
convinşi că are dreptate.

4.2 Adaptarea exerciţiului funcţiei de control şi evaluarea în sensul

creşterii ponderii laturii de îndrumare, evaluare, consiliere

Rolul actului de control este acela de a depista şi înlătura la timp anumite elemente
deficitare, de a conduce spre performanţă şi nu de a produce temere, neîncredere sau de a inocula
sentimente de culpabilizare a celor controlaţi.
De aceea se impune stabilirea unor principii privind exercitarea funcţiei de control cu accent
pe funcţiile de îndrumare, consiliere, reglare a activităţilor supuse verificării, adaptarea programelor
activităţii de control la nevoile obiectivelor stabilite prin planul de acţiune, precum şi stabilirea
activităţilor de control în raport de rezultatul verificărilor anterioare.
Pentru a fi eficace, controlul trebuie să fie continuu şi preventiv.
Acţiunea de control nu trebuie limitată la stabilirea măsurilor de înlăturare a deficienţelor sau
îmbunătăţire a activităţilor, ci va continua prin constatarea modului în care acestea au fost puse în
aplicare şi dacă s-au atins obiectivele propuse.
Exercitarea atribuţiilor de control pretinde din perspectiva funcţiei de grefier-şef, anumite
abilităţi ale acestuia cum ar fi capacitatea de a stabili priorităţi, capacitate de analiză a problemelor,
dar şi de autoanaliză, având în vedere că pentru a fi deschis spre evaluările altora, trebuie să îţi poţi
evalua critic comportamentul şi atitudinile proprii.

4.3. Relaţia grefierului-şef cu personalul din subordine4

Grefierii cu funcţii de conducere trebuie să aibă capacitatea de a comunica şi a lucra cu

grefierii din colectivele pe care le coordonează în vederea asigurării armoniei sociale. Important
este a nu se confunda procesul de comunicare cu cel de informare.

4
D.Constantin, Repere actuale privind activitatea grefierului, p.6
13
 În cazul informării, mesajul parcurge drumul numai într-un singur sens, în timp ce
comunicarea implică un schimb de idei, concepte în dublu sens.
În cadrul comunicării se stabilesc relaţiile interumane care determină eficienţa activităţii
fiecărui colectiv de grefieri.
De menţionat este faptul că un rol important în cadrul comunicării îl are capacitatea
empatică a grefierilor cu funcţii de conducere, empatia reprezentând puterea de a înţelege prin
propria noastră experienţă de viaţă dar şi trăirile sau experienţele altora, ca şi cum ar fi propriile
noastre "evenimente de viaţă" .
Temperamentul grefierului-şef - ca latură acţională a personalităţii - ţine de vigoarea,
îndemânarea, energia şi echilibrul, precum şi de stăpânirea de sine a acestuia, toate acestea fiind
impuse de necesitatea animării subordonaţilor în procesul muncii şi menţinerii unui climat de
muncă destins.
În relaţiile cu colegii grefieri, grefierul-şef trebuie să exploateze şi să identifice nevoile şi
dorinţele colegilor şi să îi ajute pe aceştia să-şi perfecţioneze cunoştinţele.

4.4 Creşterea nivelului de pregătire a personalului auxiliar de specialitate

Potrivit Legii nr. 567 din 9 decembrie 2004 privind statutul personalului auxiliar de
specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea şi al personalului care
funcţionează în cadrul Institutului Naţional de Expertize Criminalistice grefierii au obligaţia de a
participa cel puţin o dată la 5 ani la o formă de pregătire profesională continuă, organizată de Şcoala
Naţională de Grefieri.
Formarea continuă se desfăşoară sub formă de seminarie, sesiuni de pregătire, conferinţe,
vizite de lucru, stagii de formare în străinătate.
Seminarele şi sesiunile de formare continuă a grefierilor care îşi desfăşoară activitatea în
cadrul instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea se realizează pe baza unui
program anual aprobat de Consiliul Superior al Magistraturii, care este comunicat tuturor
instanţelor judecătoreşti şi parchetelor de pe lângă acestea în luna decembrie a anului anterior.
La sfârşitul fiecărui seminar sau fiecărei sesiuni de formare continuă, personalul primeşte o
adeverinţă în care sunt consemnate şi rezultatele obţinute în urma evaluării cunoştinţelor acumulate.
Absolvirea oricărei forme de pregătire continuă, organizată de Şcoala Naţională de Grefieri
sau, după caz, de instituţiile de profil, constituie un punctaj care se are în vedere la evaluarea anuală
a personalului auxiliar al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea.

14
 Grefierii din cadrul Parchetului de pe lângă Judecătoria Orastie au optat, în limita locurilor
disponibile, pentru activităţile de formare continuă care îi interesează, pentru a participa în anul
2019 la o formă de pregătire continuă.
Având în vedere importanţa dobândirii şi aprofundării competenţelor specifice utilizării
aplicaţiei ECRIS, am participat la seminarul „Drept procesual penal.ECRIS.Comunicare si
deontologie" organizat la Centrul de Pregatire Sovata 10-13 iunie 2019 .
Creşterea nivelului de pregătire a personalului auxiliar de specialitate se va realiza prin
propunerea unor tematici în programele de formare profesională continuă descentralizată care să
vizeze aspecte practice ale activităţii lor şi care să îi stimuleze la discuţii interactive.
În vederea desfăşurării unei bune activităţi este prioritară preocuparea personalului auxiliar
al parchetelor să studieze legislaţia în vigoare, actele normative noi, precum şi normele de drept
comunitar.

4.5 Stimularea personalului auxiliar de specialitate din cadrul Parchetului de pe lângă

Judecătoria Orastie de a promova relaţii de colegialitate bazate pe respect, ajutor reciproc şi
comunicare

Relaţiile de management sunt relaţii interumane, influenţate de personalitatea fiecărui

manager, dar şi a fiecărui angajat, ceea ce impune adoptarea stilului managerial în funcţie de
comportament, competenţa şi determinarea personalului.
În acest fel, se poate determina strategia de motivare potrivită, contribuind atât la evitarea
naşterii unui climat de stres, cât şi la crearea sentimentului de comunicare reală cu conducerea, de
înţelegere, siguranţă şi respect.
Procesul de management implică şi implementarea unor planuri de antrenare şi stimulare a
personalului, prin motivarea pozitivă sau negativă a acestuia.
Stimularea pozitivă va conduce la amplificarea satisfacţiilor personalului, iar stimularea
negativa se bazează pe reducerea acestor satisfacţii.
Întrucât, nu există posibilitatea recompensării materiale, se impune a fi avută în vedere
acordarea unor satisfacţii profesionale prin evidenţierea activităţii prestate în faţa colegilor şi în
momentul evaluării anuale a activităţii prin atribuirea calificativelor.
Cu alte cuvinte prin acest obiectiv se urmăreşte asigurarea unui climat de muncă favorabil şi
propice performanţei, în care relaţiile dintre colegi să aibă la bază colaborarea, înţelegerea şi
respectul reciproc, de aşa natură încât întreg personalul să poată fi privit ca o adevărată echipă de
lucru.
Efortul conducerii parchetului în această direcţie trebuie să se materializeze prin:
15
 - identificarea din timp a potenţialelor conflicte şi temperarea persoanelor vizate;
- promovarea unei atitudini de imparţialitate faţă de întreg personalul din subordine,
respingând influenţele şi posibilitatea de a fi influenţat;
-abordarea conflictelor în mod deschis şi propunerea unor soluţii ferme şi rapide de
aplanare;
-crearea în colectiv a unei atmosfere constructive şi de încredere;
-receptivitate faţă de problemele personalului şi abordarea acestora într-un mod pe cât
posibil echitabil;
-adoptarea unui comportament colegial şi corect în relaţiile cu personalul instituţiei.
Astfel se poate ajunge la performanţa de a beneficia de un colectiv care să poată fi privit ca o
entitate distinctă şi nu ca o sumă de individualităţi.

4.6 Elemente de management al timpului5

4.6.1. Strategii de prioritizare a activităţii şi evitarea situaţiilor de urgenţă

Întregul personal auxiliar de specialitate care îşi desfăşoară atribuţiile în cadrul

compartimentelor de activitate ale parchetelor are un rol deosebit de important în îndeplinirea cu
celeritate a activităţilor din sectorul justiţiei.
Din acest motiv întocmirea corectă şi la timp a actelor de procedură şi lucrărilor aferente
dosarelor aflate în curs de desfăşurare este necesară în munca magistraţilor pentru soluţionarea în
condiţii optime a acestora. Primirea, evidenţa, păstrarea şi întocmirea atentă şi promptă a actelor de
procedură şi lucrărilor aferente acestora reduce sau chiar elimină posibilitatea pierderii ori rătăcirii
documentelor, precum şi riscul de erori care pot apărea în dispoziţiile procurorilor, evitându-se
astfel necesitatea alocării unui interval de timp suplimentar pentru îndreptarea acestora.
Grefierii din cadrul parchetelor contribuie la redactarea actelor procedurale şi la buna
gestionare a documentelor din cadrul parchetelor. Fără îndeplinirea corectă a procedurilor de citare
şi comunicare, fără documente întocmite corespunzător şi pregătite la timp pot fi generate întârzieri
nedorite în soluţionarea cauzelor.
Volumul de lucru este tot mai mare şi poate fi de cele mai multe ori copleşitor. În plus,
grefierii se confruntă cu o multitudine de perturbări de factură externă, venite de la magistraţi,
colegi, justiţiabili, avocaţi -toţi adresându-le concomitent câte o solicitare care trebuie rezolvată,
uneori cu prioritate. Mai mult decât atât, este posibil să apară şi situaţii de criză (calculatorul sau

5
I.E.Tomescu, S.I.Curelea, Ghid practic în domeniul managementului activităţii grefierilor din parchete, pp.20-21
16
imprimanta se defectează ori a intervenit o pană de curent, lipsă tonere sau cartuşe etc.).
Planificarea pentru o anumită perioadă de timp ajută la utilizarea timpului cât mai eficient posibil,
păstrând un termen în plus, pentru evenimentele neaşteptate şi reducerea stresului produs de
volumul copleşitor de muncă. Esenţial este ca lucrările să nu fie lăsate pe ultimul moment, astfel
încât să poată fi stabilite priorităţi în ceea ce priveşte activităţile sau sarcinile importante, acestea
urmând a fi îndeplinite la timp, pentru a nu deveni la rândul lor urgente. Este foarte utilă folosirea
agendei de lucru pentru a nota ideile sau sarcinile neprevăzute.
Astfel, lucrările făcute în timp real pot fi transferate pe lista proiectelor sau sarcinilor, fără a
fi nevoie să fie actualizate permanent.

4.6.2. Diferenţele dintre activităţile urgente şi cele importante

În munca de grefier, de cele mai multe ori, totul pare să aibă prioritate. De fiecare dată când
trebuie îndeplinită o anumită sarcină este necesară renunţarea în mod automat la orice altceva s-ar
putea face în acelaşi timp. Este util să se aibă în vedere, atunci când se stabilesc priorităţile, care
activitate este cea mai importantă şi dacă merită să fie desfăşurată exact în acel moment. Odată
decizia luată, trebuie urmărite care sunt obiectivele de realizat în perioada imediat următoare şi care
sunt cele care au prioritate. Stabilirea priorităţilor este un punct important în activitatea desfăşurată
de grefieri, întrucât timpul pe care îl au la dispoziţie este limitat. Nu se poate face totul la un
moment dat, astfel că vor trebui realizate anumite lucrări în detrimentul altora sau pur şi simplu vor
fi realizate înaintea altora.
Literatura de specialitate identifică patru tipuri de activităţi şi este de preferat să fie făcute în
ordinea următoare:
-activităţi foarte importante, dar nu urgente;
-activităţi urgente şi importante;
-activităţi urgente, dar neimportante;
-activităţi care nu sunt nici urgente, nici importante.
În funcţie de stilul de muncă al fiecăruia se poate inversa ordinea între prima categorie şi a
doua, însă nu se rezolvă niciodată treburile din ultima categorie înaintea celorlalte.
O atenție deosebită trebuie acordată perioadelor de concedii de odihnă, când grefierul
trebuie să combine cele patru tipuri de activități pe care le desfășoară în mod curent cu cele patru
tipuri de activități ale colegului pe care-le înlocuiește. Este foarte posibil ca ordinea lui să fie
schimbată de prioritățile colegului și atunci activitatea în sine trebuie reconfigurată.
Astfel, planificarea trebuie să fie adecvată şi realistă. Este importantă capacitatea de a
prioritiza activităţile curente, pentru a crea premisele rezolvării în termen a tuturor sarcinilor de
17
serviciu, dar şi pentru a crea condiţiile ca lucrărilor complexe să le fie alocate resurse de timp şi
umane la momentul oportun.

CONCLUZII

În urma activităţilor desfăşurate în cadrul parchetului consider că am calităţile necesare

pentru îndeplinirea funcţiei de grefier-şef deoarece am o bună pregătire profesională, sunt capabilă
să lucrez rapid prin abordări punctuale ale problemelor, fără a neglija detalii relevante, am spirit de
echipă şi spirit organizatoric (acesta l-am dobândit, în primul rând, prin organizarea propriilor
activităţi).
Deşi, încă de la numirea în funcţia de grefier, m-am confruntat cu un volum foarte mare
de activitate în cadrul parchetului, datorită posturilor vacante, am dobândit cu uşurinţă abilităţi
specifice funcţiei, realizând în mod corect şi la timp sarcinile, dovedind rezistenţă la stres.
Sunt receptivă la nou, manifest iniţiativă şi implicare, acord sprijin membrilor
colectivului, caut metode de eficientizare a activităţii desfăşurate, inclusiv prin valorificarea
cunoştinţelor de operare pe calculator (Word, Exel), am o bună relaţie cu colegii şi procurorii din
cadrul unităţii precum şi cu conducerea acesteia.
Ca şi grefier-şef imi propun să-mi îmbunătăţesc continuu cunoştinţele teoretice şi
practice, să cunosc foarte bine unde trebuie înaintate dosarele şi lucrările, în ce registre şi formulare
statistice se evidenţiază, să am o evidenţă clară a lucrărilor, o circulaţie optimă a acestora între
compartimentul de grefă şi procuror, între instituţia parchetului şi alte instituţii sau justiţiabili, astfel
încât, în orice moment, să se poată identifica instituţia căreia i-a fost înaintată o lucrare sau
persoana căreia i-a fost repartizată lucrarea respectivă, stadiul soluţionării acesteia şi orice alte date
care interesează, toate acestea fiind necesare pentru o informare corectă a conducerii unităţii asupra
situaţiei poziţiilor neînchise din registre, cauzelor infirmate, achitări, restituiri şi netrimiteri în
18
judecată pentru a fi analizate în vederea luării măsurilor ce se impun pentru îmbunătăţirea
indicatorilor de calitate.
Consider că unele dificiultăți în gestionarea relațiilor dintre grefierii cu funcții de
execuție și grefierul-șef, existente vremelnic, pot fi rezolvate fără periclitarea activității parchetului,
prin luarea în considerare ca funcția de grefier-șef să fie ocupată de o persoană care, anterior, a
desfășurat activitatea pe care consideră că o poate menegeria. Aceasta nu este o condiție sine qua
non însă, cunoscând specificul activității desfășurate, dificultățile întâlnite pot fi rezolvate în timp
util.
În viitor imi propun să fiu permanent activă şi implicată în creşterea performanţelor şi
ajutarea personalului auxiliar din subordine să devină mai talentat şi mai oportun.

BIBLIOGRAFIE

1. Anca Călin, Măria Solomon, Manualul grefierului din cadrul parchetelor, Editura Universul
Juridic, Bucureşti, 2008;
2. Cornelia Irina Prisăcariu, Elemente de comunicare şi particularităţile managementului în
parchete. Suport de curs;
3. D.Constantin, Repere actuale privind activitatea grefierului, p.6
4. E. Burduş, Gh. Căprărescu, Fundamentele managementului organizaţiei, Ed. Economică,
Bucureşti, 1999;
5. Hotărârea nr. 145 din 26 aprilie 2005 pentru aprobarea Codului
deontologic al personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al
parchetelor de pe lângă acestea.
6. I.Stancioiu, Gh. Militaru, Management. Elemente fundamentale , Ed. Teora, Bucuresti,
1999, p.21
7. Kate Harrison, Managementul timpului. Manual de formare pentru grefierii din cadrul
instanţelor şi parchetelor, East - West Management Institute, 2011;
8. Legea 304/2004 privind organizarea judiciară.
9. Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public.
10. Legea 567 din 9 decembrie 2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al
instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea şi al personalului care
funcţionează în cadrul Institutului Naţional de Expertize Criminalistice.
19
11. Mona Măria Pivniceru, Cătălin Luca ş.a. -Elemente de management judiciar -Editura
Hamangiu, 2007.
12. P.C. Nica, A. Prodan, A. Iftimescu, Management, Ed. Sanvialy, Iaşi, 1996, p.19
13. Regulamentul de Ordine Interioară al Parchetelor aprobat prin Ordinul Nr. 2632/C in
30.07.2014 al Ministrului Justiţiei publicat în Monitorul Oficial nr. 623 bis din 26 august
2014
14. V.Cornescu, L.Mihăilescu, S.Stanciu, Managementul organizaţiei, ed. AII Beck, Bucureşti,
2003.

20