REGISTRATURĂ, GREFĂ ŞI ARHIVĂ

Circuitul lucrărilor în cadrul parchetului

Ministerul Public este parte componentă a autorităţii judecătoreşti,

iar atribuţiile sale sunt prevăzute în Constituţia României, republicată, în Legea
nr. 304/2004 privind organizarea judiciară, republicată şi în alte legi.

Ministerul Public îşi exercită atribuţiile prin procurori constituiţi în parchete,

în condiţiile legii şi este condus de procurorul general al Parchetului de pe lângă Înalta
Curte de Casaţie şi justiţie.

Procurorii îşi desfăşoară activitatea potrivit principiilor legalităţii,

imparţialităţii şi controlului ierarhic, sub autoritatea ministrului justiţiei, în condiţiile
legii.

Parchetele sunt independente în relaţiile cu instanţele judecătoreşti, precum

şi cu celelalte autorităţi publice.

Ministerul Public exercită, prin procurori, următoarele atribuţii:

a) efectuează urmărirea penală în cazurile şi în condiţiile prevăzute de lege şi

participă, potrivit legii, la soluţionarea conflictelor prin mijloace alternative;

b) conduce şi supraveghează activitatea de cercetare a poliţiei judiciare, conduce şi

controlează altor organe de cercetare penală;

c) sesizează instanţele judecătoreşti pentru judecarea cauzelor penale, potrivit

legii;

d) exercită acţiunea civilă, în cazurile prevăzute de lege;

e) participă, în condiţiile legii, la şedinţele de judecată;

f) exercită căile de atac împotriva hotărârilor judecătoreşti, în condiţiile prevăzute

de lege;
1
 g) apără drepturile şi interesele legitime ale minorilor, ale persoanelor puse sub
interdicţie, ale dispăruţilor şi ale altor persoane, în condiţiile legii;

h) acţionează pentru prevenirea şi combaterea criminalităţii, sub coordonarea

ministrului justiţiei, pentru realizarea unitară a politicii penale a statului;

i) studiază cauzele care generează sau favorizează criminalitatea, elaborează şi

prezintă ministrului justiţiei propuneri în vederea eliminării acestora, precum şi
pentru perfecţionarea legislaţiei în domeniu;

j) verifică respectarea legii la locurile de deţinere preventivă;

k) exercită orice alte atribuţii prevăzute de lege.

Organizarea, funcţionarea şi atribuţiile compartimentelor auxiliare

de specialitate ale parchetelor

Toate parchetele au în structură următoarele compartimente auxiliare de

specialitate:

a) registratura;

b) grefa;

c) arhiva;

d) biroul de informare şi relaţii publice, cu excepţia Parchetului de pe lângă

Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie unde funcţionează Biroul de informare
publică şi relaţii cu presa;

e) biblioteca.

2
 La Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie funcţionează şi
un compartiment de documentare şi informatică juridică. De asemenea, la Parchetul de
pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie şi la parchetele militare funcţionează
compartimente de informaţii clasificate.

În înfăptuirea actului de justiţie, munca personalului auxiliar de specialitate

al instanţelor judecătoreşti constituie un sprijin pentru judecători şi procurori,
competenţa acestei categorii de personal şi îndeplinirea corectă a sarcinilor care îi
revin jucând un rol important în buna desfăşurare a întregii activităţi a instanţelor
judecătoreşti şi a parchetelor de pe lângă acestea.

De asemenea, conduita etică a membrilor corpului grefierilor este esenţială

pentru calitatea justiţiei din România, pentru transparenţa, imparţialitatea si
independenţa actului de justiţie.

Activităţile Ministerului Public

În exercitarea atribuţiilor ce-i revin potrivit legii, Ministerul Public

desfăşoară următoarele activităţi:

1. activitatea de organizare, conducere şi controlul îndeplinirii programelor

de activitate;

2. activitatea de urmărire penală şi criminalistică;

3. activitatea judiciară în cauze penale şi civile;

4. activitatea de studii şi documentare juridică;

5. activitatea de resurse umane;

6. activitatea de grefă, registratură şi arhivă;

3
 7. activitatea de cooperare judiciară internaţională;

8. activitatea de tehnologie a informaţiei;

9. activitatea de informare publică şi relaţii cu mass-media;

10.activitatea economico-administrativă;

11.activitatea de control financiar preventiv şi audit intern;

12.activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate;

13.activitatea de management al programului.

Pentru realizarea activităţilor, în cadrul parchetelor se folosesc registre,

condici, formulare.

Registrele şi condicile îndeplinesc următoarele funcţii:

1. permit administrarea documentelor şi gestionarea circulaţiei acestora;

2. grupează documentele pe categorii de activităţi;

3. permit selectarea şi inventarierea documentelor;

4. permit identificarea şi delimitarea documentelor care aparţin Fondului

Arhivistic Naţional.

Pentru evidenţa activităţii, toate parchetele întocmesc şi păstrează

următoarele registre şi condici:

1. REGISTRE

Registrul de evidenţă a ordinelor cu caracter normativ ale ministrului

justiţiei şi ale Procurorului general al Parchetului de pe lângă Înalta Curte de
Casaţie şi Justiţie (Partea I) / Registrul de evidenţă a ordinelor, deciziilor şi altor
dispoziţii ale organelor de conducere centrale şi locale (Partea a II-a) – R3

4
 Registrul de evidenţă a activităţii de urmărire penală şi de
supraveghere a acesteia – R4.

Registrul de evidenţă a măsurilor preventive dispuse în cursul urmăririi

penale – R5.

Registrul de evidenţă privind metodele speciale de supraveghere şi

cercetare – R6 – rubricile registrului se completează după caz, în raport de situaţiile
menţionate în art. 138-154 Cod procedură penală.

Registrul special privind măsurile de protecţie a persoanelor vătămate,

părţilor civile, martorilor, investigatorilor sub acoperire, informatorilor şi a
colaboratorilor – R7 – înregistrarea datelor se va face cu un singur număr curent pe
pagină, fiecare pagină fiind sigilată de procurorul care a dispus măsura, lăsând la
vedere doar nr. crt. şi nr. dosarului. În cazul accesării datelor confidenţiale în condiţiile
art. 126 alin (3) din Codul de procedură penală, se va proceda la desigilare şi apoi la
sigilare, întocmindu-se un proces verbal care va conţine: numele, prenumele şi funcţia
persoanei care a solicitat accesul, data consultării, organul de urmărire penală care a
procedat la desigilare, respectiv sigilare.

Registrul de evidenţă a cererilor de încuviinţare a efectuării percheziţiei

– R8

Registrul de evidenţă a plângerilor formulate împotriva măsurilor şi

actelor de urmărire penală, precum şi împotriva soluţiilor procurorului – R9

Registrul de evidenţă a infirmărilor, redeschiderilor, restituirilor de la

instanţă – R10

Registrul de evidenţă a valorilor şi corpurilor delicte – R11 – în acest

registru de evidenţă, se fa face descrierea amănunţită a valorilor care constituie mijloc

5
de probă şi, separat de aceasta, a obiectelor corpuri delicte, arătându-se starea
calitativă, materialul din care sunt confecţionate, dimensiunile, greutatea, marca de
fabrică, seria, culoarea, precum şi orice alte elemente de identificare, pentru a se evita
confuzia sau posibilitatea de înlocuire. Această evidenţă se completează cu procesul
verbal de primire şi cu procesul verbal încheiat la sfârşitul fiecărui an, care va
cuprinde:

 nr. poziţiilor înregistrate;

 nr. poziţiilor lichidate;

 nr. poziţiilor nelichidate, stabilite cu ocazia inventarierii, ce urmează să

se reporteze prin reînregistrare la începutul anului următor.

Registrul de evidenţă şi punere în executare a obligaţiilor dispuse în

cazul renunţării la urmărirea penală şi a cheltuielilor judiciare – R12

Registrul de evidenţă a căilor de atac exercitate de procuror – R13

Registrul de inventar al bibliotecii – R14

Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei – R15

Registrul de evidenţă a informaţiilor strict secrete de importanţă

deosebită – R16

Registrul de evidenţă a informaţiilor strict secrete şi secrete – R17

Registrul de evidenţă a informaţiilor secrete de serviciu – R18

Registrul unic de evidenţă a registrelor, condicilor, borderourilor şi

caietelor pentru însemnări clasificate – R19

Registrul de evidenţă a informaţiilor clasificate multiplicate – R20

6
 Registrul de evidenţă a certificatelor de securitate/autorizaţiilor de
acces la informaţii clasificate – R21

Registrul de evidenţă a autorizaţiilor speciale – R22

Registrul documentelor UE/NATO – R23

Registrul de dactilografiere – R24

Registrul de incidente de securitate – R25

Registrul de evidenţă a vizitatorilor în mediul de securitate local – R26

Registrul de evidenţă a mediilor de stocare SI – R27

Registrul jurnal de evenimente pentru evidenţa incidentelor,

verificărilor, controalelor şi testărilor în cadrul SI – R28

Registrul imprimantă/salvarea informaţiilor pe medii electronice de

stocare – R29

Registrul opis alfabetic pentru identificarea dosarelor/lucrărilor – R30

La parchetele la care funcţionează secţii, opisul alfabetic se ţine pe secţii.

Registrul de evidenţă a intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice – R31

Registrul de evidenţă a sigiliilor şi ştampilelor – R32

Registrul de audienţă – R33

Registrul de evidenţă a cererilor, reclamaţiilor, sesizărilor, plângerilor şi

memoriilor adresate parchetului – R34 – În acest registru, se vor înscrie, în ordinea
primirii, toate petiţiile adresate parchetelor, cu menţiunea datei primirii, a termenului
fixat pentru soluţionare, a compartimentului căruia i-au fost repartizate şi a datei
trimiterii la acest compartiment, datei la care răspunsul redactat a fost înaintat spre
semnare persoanei competente, a datei la care răspunsul a fost comunicat
7
petiţionarului sau, după caz, cu menţionarea altei soluţii date petiţiei (conexare sau
clasare).

Registrul de depozit – R35

Registrul de evidenţă a salariaţilor care au avut acces în unitate ori au

rămas după terminarea programului normal de lucru – R36

Registrul de evidenţă a persoanelor care au acces în unitate – R37

Registrul de evidenţă pentru înregistrarea cererilor şi răspunsurilor

privind accesul la informaţiile publice – R38

Registrul de evidenţă a sancţiunilor aplicate salariaţilor (cu excepţia

procurorilor) – R40

2. CONDICI

Condica de evidenţă a dosarelor şi lucrărilor procurorilor – C1

Partea I – activitatea de urmărire penală şi de supraveghere a cercetărilor

Partea a II-a – activitatea judiciară şi neoperativă

Condica de evidenţă a cauzelor cu autori neidentificaţi – C2

Condica de evidenţă a documentelor/suporţilor care se

arhivează/păstrează conform art. 142 alin (6) şi art. 14 alin (2) din Codul de
procedură penală – C3

Condica de evidenţă a folosirii materialelor de criminalistică – C4

Condica de prezenţă – C5

Condica de corespondenţă C6

Condica de evidenţă a predării dosarelor şi lucrărilor la procuror – C7

8
 Condica de evidenţă a lucrărilor salariaţilor (cu excepţia procurorilor)
– C8

Condica de predare-primire a documentelor clasificate – C9

Condica de predare-primire a cheilor de la încăperile/containerele de

securitate – C10

Borderoul de corespondenţă clasificată – C11

Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie ţine şi următoarele

registre:

Registrul de evidenţă a ordinelor cu caracter normativ ale procurorului

general al Parchetului de pe lângă Înalta Curte de casaţie şi Justiţie – R1

Registrul de evidenţă a ordinelor şi deciziilor cu caracter individual ale

procurorului general al Parchetului de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie
– R2

Registrul opis alfabetic de evidenţă a salariaţilor – R41

Registrul de evidenţă a legitimaţiilor de serviciu – R42

Registrul de comenzi la tipografie – R43

Registrul de evidenţă a parcului auto – R44

Registrul de mişcare a autovehiculelor – R45

Registrul de evidenţă a accidentelor de circulaţie – R46

Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie şi parchetele de pe

lângă curţile de apel şi tribunale vor mai ţine şi:

9
 Registrul de casă – R47

Registrul pentru evidenţa ordinelor de plată – R48

Registrul numerelor de inventar – R49

Registrul inventar – R50

Registrul jurnal – R51

Circuitul lucrărilor în cadrul parchetului – Activitatea de grefă

Grefa este compartimentul auxiliar de specialitate în cadrul tuturor parchetelor şi are

ca atribuţii:

 Primirea şi verificarea corespondenţei;

 Înregistrarea lucrărilor;

 Primirea şi expedierea corespondenţei intermediare;

 Primirea lucrărilor soluţionate şi îndosarierea acestora;

 Închiderea rubricilor în registre;

 Comunicarea soluţiilor şi expedierea acestora;

 Completarea formularelor statistice, centralizarea şi stocarea

computerizată a datelor statistice;

 Folosirea, păstrarea şi evidenţa ştampilelor, sigiliilor, imprimatelor,

rechizitelor şi altor bunuri din dotare;

10
  Calcularea cheltuielilor judiciare avansate de stat şi evidenţa punerii în
executare a ordonanţelor prin care s-a dispus plata de cheltuieli judiciare
şi amenzi administrative sau judiciare;

 Dactilografierea lucrărilor întocmite în cadrul sectoarelor de activitate;

 Arhivarea lucrărilor;

 Evidenţa gestiunii.

Primirea şi verificarea corespondenţei

Corespondenţa adresată parchetelor din cadrul Ministerului Public, cu

excepţia lucrărilor privind informaţiile clasificate, se primeşte de prim-grefier ori
de grefierul şef sau de alt grefier desemnat de conducătorul parchetului.
La primirea corespondenţei se verifică dacă menţiunile de pe plicuri
corespund cu conţinutul acestora şi dacă există toate anexele enumerate în
corespondenţă. Lipsurile ori nepotrivirile dintre menţiunile de pe plicuri şi conţinutul
acestora se aduc la cunoştinţă expeditorilor, cărora li se va cere, în scris sau verbal, să
completeze corespondenţa ori să dea lămuririle necesare în legătură cu cele constatate.
La primirea corespondenţei oficiale de la alte instituţii, este posibil să se
constate că expeditorul a ambalat împreună documente care conţin informaţii
neclasificate şi documente care informaţii clasificate, ori referiri la informaţii
clasificate. În această situaţie, grefierul desemnat întocmeşte un referat cu cele
constatate şi îl prezintă conducătorului parchetului împreună cu corespondenţa. După
examinare, corespondenţa se resigilează şi se transmite, împreună cu referatul
grefierului, pe condica de corespondenţă, compartimentului informaţiilor clasificate
sau grefierului desemnat cu gestionarea informaţiilor clasificate, după caz.

11
 Sesizările penale, precum şi celelalte plângeri, cereri, sesizări şi memorii ale
cetăţenilor, depuse de aceştia direct la parchet, vor purta menţiunea de primire aplicată
de procurorul de serviciu, precum şi numărul de înregistrare.
Conducătorul parchetului poate dispune ca întreaga corespondenţă sau
numai o parte din aceasta să îi fie prezentată nedesfăcută.
Corespondenţa primită direct sau de la alte parchete se sortează de prim-
grefier sau de grefierul şef, potrivit nomenclatoarelor arhivistice în vigoare, şi se
identifică lucrările anterioare, în cazul când corespondenţa nou-primită are legătură cu
aceste lucrări.
Întreaga corespondenţă se prezintă spre examinare prim-procurorului sau
procurorului general al parchetului, care repartizează lucrările procurorilor sau altor
salariaţi din subordine ori dispune trimiterea lor, când este cazul, instituţiilor
competente, potrivit legii, să le rezolve.
Sortarea corespondenţei de către prim-grefier sau de către grefierul şef,
prezentarea acesteia spre examinare conducătorului parchetului şi repartizarea
lucrărilor spre rezolvare se fac, de regulă, în ziua primirii corespondenţei sau cel târziu
a doua zi.
După examinarea şi repartizarea corespondenţei, conducătorul parchetului
restituie grefei lucrările în vederea înregistrării, predării ori expedierii acestora,
potrivit rezoluţiei.
Se va avea în vedere repartizarea cu prioritate a lucrărilor constând în:
 Dosare de urmărire penală privind persoane cercetate în stare
de arest, sau în care s-au instituit alte măsuri preventive al căror
termen este posibil să expire;
 plângerile formulate împotriva unor acte sau măsuri dispuse de
procuror, cererile de recuzare sau căile de atac care presupun
respectarea termenelor procedurale;
 comunicarea evenimentelor deosebite şi a informărilor
prevăzute în ordinul procurorului general al Parchetului de pe
12
 lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie privind organizarea şi
funcţionarea sistemului informaţional.
Suplimentele dosarelor de urmărire penală, atât cele care se referă la
dosarele în care urmărirea penală se efectuează de procuror, cât şi cele în care
supravegherea cercetărilor este efectuată de procuror, indiferent dacă persoanele
sunt cercetate în stare de arest sau în stare de libertate, vor fi păstrate de procurori.

Înregistrarea lucrărilor

Lucrările purtând rezoluţia conducătorului parchetului vor fi înregistrate în

registre.
Înregistrarea corespondenţei pentru fiecare an începe la data de 1 ianuarie şi
se încheie la 31 decembrie.
Registrele se numerotează, iar pe coperţile acestora se înscriu: denumirea
registrului, anul, numărul iniţial şi ultimul număr de înregistrare. La sfârşitul anului
sau la închiderea unui volum din registru se certifică de către prim-grefier, grefierul
şef sau grefierul anume desemnat numărul înregistrărilor şi numărul filelor folosite
(ex. „Conţine 150 file, file folosite 148, înregistrări de la 1 la 1049”).
În cazul registrelor tipizate care nu sunt numerotate prin tipărire,
numerotarea filelor se face manual, de la prima înregistrare.
Nu se admit ştersături în registre şi condici. Eventualele menţiuni eronate se
barează printr-o linie trasată cu cerneală şi se rescriu fie în cuprinsul aceleiaşi rubrici,
fie în următorul rând liber din registru. Rectificarea se certifică pe marginea filei din
registru sau din condică prin semnătura conducătorului parchetului ori a procurorului
desemnat să controleze activitatea grefei.
De asemenea, este interzisă păstrarea de spaţii libere în registre în scopul
efectuării ulterioare a unor înregistrări antedatate, precum şi dublarea numerelor de
înregistrare.
13
 Modurile de sesizare a organelor de urmărire penală

Organul de urmărire penală este sesizat prin plângere sau denunţ, prin actele
încheiate de alte organe de constare prevăzute de lege ori se sesizează din oficiu.
Plângerea este încunoştinţarea făcută de o persoană fizică sau juridică
referitoare la o vătămare ce i s-a cauzat prin infracţiune.
Plângerea trebuie să cuprindă: numele, prenumele, codul numeric personal,
calitatea şi domiciliul petiţionarului ori, pentru persoanele juridice, denumirea, sediul,
codul unic de înregistrare,codul de identificare fiscală, numărul de înmatriculare în
registrul comerţului sau de înscriere în registrul persoanelor juridice şi contul bancar,
indicarea reprezentantului legal ori convenţional, descrierea faptei care formează
obiectul plângerii, precum şi indicarea făptuitorului şi a mijloacelor de probă, dacă
sunt cunoscute.
Plângerea se poate face personal sau prin mandatar. Mandatul trebuie să fie
special, iar procura rămâne ataşată plângerii.
Dacă este făcută în scris, plângerea trebuie semnată de persoana vătămată
sau de mandatar.
Plângerea în formă electronică îndeplineşte condiţiile de formă numai dacă
este certificată prin semnătură electronică, în conformitate cu prevederile legale.
Plângerea formulată oral se consemnează într-un proces verbal de către
organul care o primeşte.
Plângerea se poate face şi de către unul dintre soţi pentru celălalt soţ sau de
copilul major pentru părinte. Persoana vătămată poate să declare că nu îşi însuşeşte
plângerea.
Pentru persoana lipsită de capacitate de exerciţiu, plângerea se face de
reprezentatul său legal. Persoana cu capacitate de exerciţiu restrânsă poate face
plângere cu încuviinţarea persoanelor prevăzute de legea civilă. În cazul în care

14
făptuitorul este persoana care reprezintă legal sau încuviinţează actele persoanei
vătămate, sesizarea organelor de urmărire penală se face din oficiu.
Denunţul este încunoştinţarea făcută de către o persoană fizică sau juridică
despre săvârşirea unei infracţiuni.
Denunţul se poate face numai personal şi trebuie să îndeplinească aceleaşi
condiţii de formă ca şi plângerea.

Plângerile şi sesizările prin care se reclamă fapte cu caracter penal, precum

şi dosarele primite de la organele de cercetare penală în care au fost sesizate direct
acestea, se înregistrează în ordine cronologică în Registrul de evidenţă a activităţii
de urmărire penală şi de supraveghere a acesteia. Numărul de înregistrare va fi
însoţit de indicativul "P" (penal).
La parchetele care au secţii maritime şi fluviale, în Registrul de urmărire
penală şi supraveghere a acesteia şi pe lucrările penale privind acest sector se va
menţiona indicativul "PMF" (penal-maritim-fluvial).
Lucrările se înregistrează cronologic, primind numere de înregistrare
consecutive (1/P/2014, 2/P/2014… 540/P/2014).
Registrul de evidenţă a activităţii de urmărire penală şi de supraveghere a
acesteia are următorul conţinut:
1. nr dosarului şi data înregistrării;
2. procurorul delegat;
3. persoana care sesizează. Nr. şi data sesizării;
4. obiectul şi data săvârşirii faptei;
5. numele şi prenumele făptuitorului/suspectului/inculpatului. Data naşterii;
6. persoana vătămată (sexul şi relaţia victimei cu autorul: părinte, frate, soră
etc.), partea civilă, partea responsabilă civilmente;
7. prejudiciul sesizat;
8. organul întâi sesizat şi data sesizării acestuia;
9. data începerii urmăririi penale (în cauză şi faţă de persoană)
15
 10.data punerii în mişcare a acţiunii penale;
11.măsuri preventive dispuse;
12.măsuri asigurătorii dispuse;
13.activitatea de urmărire penală proprie sau de supraveghere (participare la
cercetări – dispoziţii date de procuror – infirmări de acte sau măsuri de
urmărire penală – restituiri la organele de cercetare);
14.propunerile organelor de cercetare privind soluţia: trimiterea în
judecată/netrimiterea în judecată;
15.data şi soluţia dispusă în cauză: - rechizitoriu/sesizarea instanţei prin
acord de recunoaştere a vinovăţiei. Încadrarea juridică. Prejudiciul
reţinut. – Netrimiterea în judecată. Temeiul juridic;
16.Alte soluţii/măsuri dispuse în cauză;
17.Infirmări/redeschideri;
18.Corespondenţă – obiectul corespondenţei – data; - cui s-a expediat.

Cererile, reclamaţiile, sesizările şi memoriile se înregistrează în Registrul de

evidenţă a cererilor, reclamaţiilor, sesizărilor, plângerilor şi memoriilor adresate
parchetului, dându-se numere de înregistrare fără soţ (1, 3, 5…99,..401)
Numărul de înregistrare va fi urmat de indicativul arhivistic din
nomenclator.
În acest registru se vor înregistra, în general, plângerile care nu au caracter
penal şi care se supun Ordonanţei Guvernului nr. 27/2002, aprobată şi modificată prin
Legea nr. 233/2002, privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor.
Petiţiile adresate instituţiilor şi autorităţilor publice vor fi soluţionate în
termenele şi în condiţiile stabilite de lege, iar conducătorii instituţiilor şi autorităţilor
publice sunt direct răspunzători de buna organizare a activităţii de primire, evidenţiere
şi rezolvare a petiţiilor ce le sunt adresate, precum şi de legalitatea soluţiilor şi
comunicarea acestora în termenul legal.

16
 Petiţiile greşit îndreptate vor fi trimise în termen de 5 zile de la înregistrare
autorităţilor sau instituţiilor publice competente să le soluţioneze, urmând ca
petiţionarul să fie înştiinţat despre aceasta.
Termenul de soluţionare a petiţiei este de 30 de zile, care poate fi prelungit,
în condiţiile legii, cu încă 15 zile.
Compartimentul de grefă este obligat să urmărească soluţionarea şi
redactarea în termen a răspunsului.
Petiţiile anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare ale
petiţionarului nu se iau în considere şi se clasează.
În cazul in care un petiţionar adresează mai multe petiţii, sesizând aceeaşi
problemă acestea se vor conexa, petentul urmând sa primească un singur răspuns.
Dacă după trimiterea răspunsului se primeşte o noua petiţie cu acelaşi
conţinut, aceasta se clasează la numărul iniţial, făcându-se menţiune despre faptul ca
s-a răspuns.
Toate celelalte categorii de corespondenţă se înregistrează în Registrul de
intrare-ieşire a corespondenţei, dându-se, cronologic, numere de înregistrare cu soţ
şi indicativele corespunzătoare din nomenclatorul arhivistic. (2/VI-1/2014, 18/X-
2/2014).
În acest registru, numit şi „registru general” sau „de lucrări generale”, se
înregistrează: comunicări privind situaţiile statistice, lucrări ce se întocmesc periodic,
corespondenţa primită de la celelalte unităţi ale Ministerului Public, corespondenţa
primită de la alte instituţii şi autorităţi publice, referate cu privire la necesarul de
materiale, plângerile cu caracter penal greşit îndreptate şi care, potrivit legii, se trimit,
pe cale administrativă, organului judiciar competent, alte lucrări cu caracter general şi pentru
care legile sau regulamentele nu prevăd un anume registru.
Nr. de Data Nr. şi Emitentul Conţinutul pe Comparti Modul de Data Destinatarul Observaţii
înreg înreg data scurt mentul soluţiona expedierii
ori re
Şi indic (zz, Docum al
procuror
din ll, aa) documentului
ul
nomencla

17
 tor Căruia i
s-a
repartizat
lucrarea

2/X-4 03.01 980/13 P.I.C.C.J. solicită Înaintat 12.02.14 P.I.C.C.J.

.14 S.R.U.D. comunicarea S.R.U.D
planificării
concediilor de
odihnă pe anul
2014. Termen
15.02.14

4/VII-1 04.01 80/14 P.I.C.C.J. Solicită Înaintat 04.02.14 P.I.C.C.J.

.14 S.R.U.D. desemnarea S.R.U.D
grefierilor care
vor participa la
cursurile de
formare
continuă
organizate de
S.N.G. Termen
07.02.2014

6/VIII-1 10.01 Petrescu Reclamă Înaintat 15.01.14 PJ Vaslui

.14 Bogdan tergiversarea
15.01.14 Comunicare
unei cauze
petiţionar
aflate în curs
de soluţionare
la PJ Vaslui

Lucrările efectuate din oficiu se înregistrează în raport cu conţinutul lor.

Când pe parcursul soluţionării sau după definitivare unele lucrări înregistrate
îşi schimbă caracterul, acestea se reînregistrează potrivit noii încadrări.
Înregistrarea lucrărilor se face în sistem partidă, în sensul că toate revenirile
şi lucrările intermediare, solicitările şi primirile de dosare sau de referate şi orice date
în legătură cu lucrarea de bază se înscriu în mod obligatoriu la numărul de înregistrare
iniţial, astfel încât corespondenţa care se referă la lucrări anterioare să nu primească
numere noi de înregistrare.
Pentru identificarea rapidă a lucrărilor, acestea se înregistrează şi în registrul opis alfabetic.

18
Nr. Data Numele şi prenumele părţilor/persoanelor Nr. dosarului/ Observaţii
înregistrării
crt. care sesizează sau la care se referă şi domiciliul Lucrării
acestora

1 03.01.2014 ATANASIE LUCICA, comuna Jilava, judeţul 1/VIII-1/2014 A

Ilfov

2 25.02.2014 BARBU CORNEL, Penitenciarul Rahova, 35/II-2//2014 B

Bucureşti

După efectuarea operaţiilor de înregistrare a corespondenţei, lucrările se

predau celor cărora le-au fost repartizate, sub semnătură în registrul de evidenţă a
acestora.
Lucrările efectuate se predau de procurori şi de ceilalţi salariaţi prim-
grefierului ori grefierului şef sau înlocuitorului acestuia, de asemenea, sub semnătură
în Condica pentru evidenţa lucrărilor procurorilor Partea I – activitatea de urmărire
penală şi de supraveghere a cercetărilor sau Partea a II-a - activitatea judiciară şi
neoperativă.
Prim-grefierul sau grefierul şef va face personal menţiunile corespunzătoare
de scădere a lucrărilor şi de închidere a poziţiilor în registre.
Circulaţia lucrărilor între grefă şi procurorii sau personalul auxiliar de
specialitate, cărora li s-au repartizat spre soluţionare, va fi evidenţiată, de asemenea, în
registrele în care sunt înscrise lucrările respective, cu menţionarea datelor de predare-
primire.
Corespondenţa cu autorităţile străine, cu misiunile diplomatice şi consulare
din ţara noastră, cu reprezentanţele străine, cu organizaţiile şi organismele
internaţionale care îşi desfăşoară activitatea în România are loc în condiţiile legii,
direct sau prin intermediul Parchetului de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie.
În cazul corespondenţei prin intermediul Parchetului de pe lângă Înalta Curte de
Casaţie şi Justiţie, parchetele vor înainta corespondenţa Serviciului de cooperare
judiciară internaţională, relaţii internaţionale şi programe. Corespondenţa va fi tradusă

19
prin grija parchetului căruia i-a fost adresată sau a acestui serviciu, în funcţie de
necesitate.
Comunicarea actelor procedurale către străini - persoane fizice sau juridice -
având sediul sau reşedinţa în România ori cu domiciliul în străinătate, dar care se află
temporar în ţara noastră, se va face direct, în condiţiile legii şi ale regulamentului de
ordine interioară.
Comunicările menţionate mai sus se vor face, după traducerea actelor, la
parchetele de pe lângă curţile de apel, în limba pe care aceste persoane o înţeleg sau în
limba oficială a statului resortisant.
Corespondenţa într-o limbă străină primită de la alte persoane şi instituţii
decât cele menţionate anterior, se traduce în limba română de parchetele de pe lângă
curţile de apel. În acest scop, după primirea unei asemenea corespondenţe, prim-
procurorul parchetului destinatar o va înainta procurorului general al parchetului de pe
lângă curtea de apel din circumscripţia căreia îşi desfăşoară activitatea, iar acesta va
dispune, în condiţiile legii, traducerea corespondenţei. Textul tradus se transmite
parchetului solicitant de către prim-grefierul parchetului de pe lângă curtea de apel.
Corespondenţa într-o limbă străină adresată Parchetului de pe lângă Înalta
Curte de Casaţie şi Justiţie se traduce de Serviciul de cooperare judiciară
internaţională, relaţii internaţionale şi programe.

Expedierea corespondenţei

Pentru lucrările rezolvate, după efectuarea menţiunilor de scădere şi de

închidere, corespondenţa se expediază destinatarilor.
În corespondenţa expediată se vor menţiona denumirea parchetului, numărul
de înregistrare, precum şi numerele de înregistrare ale lucrărilor anexate.
Prim-grefierul sau grefierul şef va urmări ca actele de procedură şi celelalte
categorii de corespondenţă expediată să poarte semnătura celor în drept, să fie
ştampilate şi să fie însoţite de anexele la care se referă.
20
 Corespondenţa neclasificată elaborată de Parlament, Administraţia
Prezidenţială, Guvern, Consiliul Suprem de Apărare a Ţării, ministere, prefecturi şi
unităţi din sectorul de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională şi care
circulă între acestea se colectează, se transportă, se distribuie şi i se asigură protecţia,
fără plată, de către unitatea specializată din cadrul Serviciului Român de Informaţii.
La expedierea documentelor şi materialelor neclasificate se întocmesc
borderouri distincte; acestea se ambalează şi se transportă separat de corespondenţa
clasificată.
Corespondenţa trebuie ambalată în plicuri din hârtie rezistentă, iar plicurile
trebuie sigilate. Corespondenţa care depăşeşte 500 de grame sau care conţine materiale
ce nu trebuie supuse controlului cu Raze X, se ambalează în colete care se leagă în stil
„plasă”.
Pentru corespondenţa care conţine materiale ce nu trebuie supuse controlului
cu Raze X (CD-uri, card-uri de memorie, unităţi HDD, telefoane mobile etc.), se
solicită telefonic aprobarea unităţii specializate din cadrul Serviciului Român de
Informaţii, iar numărul aprobării se înscrie pe corespondenţă: APROB, NR. 2850. De
asemenea, pe ambalaj se înscrie menţiunea „Conţine (…). A se feri de Raze X”.
Corespondenţa astfel întocmită se înscrie într-un borderou separat faţă de
corespondenţa obişnuită.
Toate comunicările, indiferent dacă se adresează unor persoane fizice sau
unor persoane juridice, se fac prin scrisori recomandate şi se predau serviciului poştal
cu borderou. Comunicările care nu privesc soluţiile adoptate în cauzele de competenţa
parchetelor se fac prin scrisori simple care se predau pe bază de semnătură la oficiile
poştale. Scrisorile recomandate şi actele de procedură se înscriu într-un borderou,
iar scrisorile simple se înscriu într-un borderou separat.
Când destinatarul are sediul, domiciliul sau reşedinţa în aceeaşi localitate în
care îşi are sediul parchetul, corespondenţa i se poate transmite şi prin curier sub luare
de semnătură în Condica de corespondenţă.
Potrivit Codului de procedură penală, comunicările actelor procedurale se
21
 fac conform dispoziţiilor legale cu privire la citaţie, în plic închis care poartă
menţiunea „Pentru justiţie. A se înmâna cu prioritate”. Plicul are ataşată dovada de
înmânare.

ÎNŞTIINŢARE
În atenţia (nume, prenume, funcţia) ................................................. domiciliul/reşedinţa/sediul
În conformitate cu prevederile art. 260 şi art.261 din Codul de procedură penală, vă înştiinţăm că la data de (anul,
luna, ziua) ……………………, ora ……….. am procedat la afişarea prezentei, nefiind îndeplinite condiţiile de înmânare
a citaţiei, în cauza ce formează obiectul dosarului cu nr. ..................., al Parchetului de pe lângă ........... , cu sediul în
Str. ......................... nr. ......, oraşul ..................., ROMÂNIA.
Vă comunicăm că sunteţi în drept să vă prezentaţi după ....... de la afişarea prezentei, dar nu mai mult de ...... zile,
pentru înmânarea comunicării la sediul Parchetului de pe lângă.................
În cazul în care, fără motive temeinice, nu vă prezentaţi pentru comunicarea citaţiei în termenul de .......zile, se
va considera comunicată la împlinirea acestui termen.
Agent însărcinat cu înmânarea: ..........................
(nume, prenume, funcţia)
Semnătura: .………………………………………….
ROMÂNIA

MINISTERUL PUBLIC
PARCHETUL DE PE LÂNGĂ
Localitatea…, str. …, nr. …, jud. …, cod poştal: …; tel: …, fax: …, e-mail: …..@mpublic.ro; operator date cu caracter
personal nr. …

DOSAR NR. .../P/…

DOVADA DE PRIMIRE A CITAŢIEI

Astăzi………luna………………..anul .......
Subsemnatul…………………………………….în calitate de……………………………………având de
înmânat citaţia în dosarul cu nr. de mai sus, pentru data de .......................... m-am deplasat în: (adresa) comuna, satul,
oraşul, municipiul...................................................................................str. ……… nr. ............... blocul………………
scara……………etaj………….ap. ..…….sectorul ……judeţul....................la adresa numitei/numitului, citat în calitate
de……………………………….pentru…………..…….în ziua …...……. luna …………………………….. anul …….
ora ….…. la acest parchet.
1.Găsind pe………………………...………destinatar / soţ/ rudă cu destinatarul/ persoană majoră care locuieşte cu
destinatarul/ persoană însărcinată cu primirea corespondenţei/ administrator sau portar/ persoana care îl înlocuieşte/
funcţionar însărcinat cu primirea corespondenţei /serviciul personal/ administraţia spitalului, aşezământului medical ori
de asistenţă socială/ administraţia locului de deţinere/ comandamentul unităţii militare/ căpitănia portului unde este
înregistrată nava, altă calitate .....................................................................
a) aceasta a primit semnând în faţa noastră;
a) refuzând primirea, am afişat actul ;
b) primind actul, a refuzat să semneze de primire ;
c) primind actul, nu a putut să semneze de primire deoarece………………………………………………
2. Am afişat actul pe uşa principală a: locuinţei destinatarului; clădirii;hotelului *), deoarece:
a) persoana prevăzută la punctul 1 a refuzat primirea;
b) nici o persoană de la pct. 1 nu a fost găsită;
c) în lipsa persoanelor de la pct. 1 nu s-a putut afla data când cel citat poate fi găsit;
d) persoana citată schimbându-şi adresa, nu s-a putut afla noua adresă (noua adresă este……………...
…………………………………………………………………………………………………..
d) persoana citată fiind o persoană juridică, a refuzat primirea.....................................................................
e) investigaţiile privind apartamentul sau camera în care locuieşte au rămas fără rezultat;
22
 f) Imobilul nu există,este nelocuit ;
g) Alte menţiuni..............................................................................................................................................

Semnătura primitorului actului…………………

Semnătura agentului Calitatea în care a primit actul………………….
Actul de identitate al primitorului……………….
*) Se vor sublinia cuvintele care corespund modului de îndeplinire a procedurii..

ROMÂNIA

MINISTERUL PUBLIC
PARCHETUL DE PE LÂNGĂ

Localitatea…, str. …, nr. …, jud. …, cod poştal: …; tel: …, fax: …, e-mail: …..@mpublic.ro; operator date cu
caracter personal nr. …
DOSAR NR. .../P/…

PROCES-VERBAL DE PREDARE A CITAŢIEI

În data de (anul,luna,ziua)……………………, la ora………, subsemnatul ................................................în calitate
de............................, având de înmânat citaţia, în cauza ce formează obiectul dosarului cu nr. ........./......./........ al
Parchetului de pe lângă cu sediul în ........................................., ROMÂNIA, m-am deplasat la adresa
din.................................... a numitei/numitului (nume,prenume,funcţia)......................având calitatea de................ în
dosarul cu nr. de mai sus ,unde am întocmit prezentul proces-verbal din următoarele motive:
Citaţia a fost predată destinatarului / soţ/ rudă cu destinatarul/ persoană majoră care locuieşte cu destinatarul/ persoană
însărcinată cu primirea corespondenţei/ administrator sau portar/ persoana care îl înlocuieşte/ funcţionar însărcinat cu
primirea corespondenţei /serviciul personal/ administraţia spitalului, aşezământului medical ori de asistenţă socială/
administraţia locului de deţinere/ comandamentul unităţii militare/ căpitănia portului unde este înregistrată nava/ altă
calitate ………………………., numitul.........................având C.I. seria…, nr. ………………,
Semnătura…………………
Citaţia a fost afişată pe uşa locuinţei deoarece destinatarul/ soţul/ rudă cu destinatarul/ persoana majoră din familie care
locuieşte cu destinatarul/ persoana însărcinată cu primirea corespondenţei/ administratorul clădirii/ portarul/ persoana
care îl înlocuieşte,…………………………………………………… a primit actele, dar a refuzat semnarea dovezii de
înmânare / a primit actele, dar nu a putut semna dovada de înmânare deoarece ………………..………………………….
…..….
A fost afişată înştiinţarea deoarece destinatarul/ soţul/ rudă cu destinatarul/ persoana majoră din familie care locuieşte cu
destinatarul/ persoana însărcinată cu primirea corespondenţei/ administratorul clădirii/ portarul/ persoana care îl
înlocuieşte sunt absenţi şi nu s-a putut afla data când persoana citată poate fi găsită, iar actele sunt/vor fi depuse la sediul
parchetului..
A rezultat imposibilitatea comunicării actelor de procedură şi returnez la parchet actele, deoarece: imobilul nu există/
imobilul este nelocuit/ destinatarul nu mai locuieşte la acea adresă / alte motive
…………………………………………………………………................................................................................
Declarant (agent însărcinat cu înmânarea actelor) (nume, prenume, funcţia)………….…………,
Semnătura: ……..………………
Subsemnatul………………..……….…………………..…………………………, funcţionar desemnat pentru înmânarea
actelor procedurale, la data de……….…………., ora…………, declar că destinatarul a primit actele, dar a refuzat
semnarea dovezii de înmânare / destinatarul a primit actele, dar nu a putut semna dovada de înmânare deoarece
………………..………………………….…..…., / termenul legal pentru comunicarea actelor s-a împlinit, iar destinatarul
sau reprezentantul acestuia nu s-a prezentat pentru înmânare.
Prin citaţie s-au comunicat părţii citate şi prevederile art.258 alin.(1) lit. e), f), g), h), alin.(2) Cod procedură penală.
Semnătura:…………………………………………………….

23
Recomandata nr. Data prezentării

Recomandata nr. Data înapoierii

O atenţie deosebită trebuie acordată corespondenţei cu persoanele private de

libertate. Comunicările cu aceste persoane se fac prin administraţia locurilor de
deţinere. În acest scop, corespondenţa adresată unei persoane private de libertate, se
introduce într-un plic care îi este adresat şi se sigilează. Plicul astfel întocmit se
introduce într-un alt plic adresat locului de deţinere.

Dosarele întocmite separat pentru fiecare lucrare se păstrează timp de un an

la grefa parchetului, după care se depun la arhivă.
Aranjarea actelor se face de procurorul care rezolvă lucrarea, iar
numerotarea şi cusutul dosarelor, precum şi parafarea acestora se fac de prim-grefier
sau de grefierul şef ori de un alt grefier desemnat de conducătorul parchetului.
Activitatea de primire, înregistrare şi circulaţie a lucrărilor este controlată
trimestrial de adjunctul conducătorului parchetului sau de un alt procuror desemnat de
conducătorul parchetului, care va întocmi o informare cu privire la neregulile
constatate şi va lua măsurile de înlăturare a lipsurilor constatate sau va propune
organelor ierarhic superioare luarea măsurilor care se impun.
Semestrial şi ori de câte ori este cazul, procurorul general al parchetului de
pe lângă curtea de apel va organiza prin procurori desemnaţi controlul funcţionării
serviciilor de grefă la parchetele din subordine şi va analiza situaţia poziţiilor
neînchise din registre şi condici, precum şi a eventualelor lucrări nesoluţionate sau
pierdute, luând, dacă este cazul, măsurile prevăzute de lege.

Arhivarea documentelor
24
 Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină
evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a
celor ieşite, potrivit legii.

Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit

problematicii şi a termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de
arhivă, care se întocmeşte de către fiecare autor pentru documentele proprii.

Potrivit art. 11 din „Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la

creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naţionale prin Ordinul de Zi nr. 217 din 23 mai 1996”,

Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe

compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de
păstrare.

În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de

muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se
numerotează cu cifre romane.

În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se

numerotează cu litere majuscule.

În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie

dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. 1 la fiecare
compartiment de muncă.

În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale

preconstituite.

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul

dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai

25
din cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de
muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.

La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul

de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare.

Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică
pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit de importanţa
ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele.

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece

cuvântul „permanent” (prescurtat „P”), iar pentru cele care se păstrează temporar, cifra
arabă care reprezintă numărul de ani cât se păstrează (1, 3, 5, 10 etc.). Dacă termenul
de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul
întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite
conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul
de păstrare temporară se menţionează „C.S.” (comisia de selecţionare). La expirarea
termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi,
după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.

Nomenclatorul arhivistic al grupării în dosare a documentelor întocmite

în activitatea Ministerului Public şi al termenelor de păstrare a acestora a fost
aprobat prin Ordinul Procurorului General nr. 24 din 23 aprilie 1997.

Acesta cuprinde 11 domenii de activitate din cadrul Ministerului Public,

numerotate cu cifre romane de la I la XI, astfel:

I – activitatea de organizare, conducere şi controlul îndeplinirii programelor de

activitate. În cadrul acestei activităţi sunt structurate 10 categorii de documente,

26
numerotate cu cifre arabe de la 1 la 10, având termen de păstrare permanent (8
categorii de documente) şi 5 ani (două categorii)

II – activitatea de urmărire penală, criminalistică şi criminologie. Cuprinde 10

categorii de documente, cu termen de păstrare permanent şi cu termene temporare
cuprinse între 3 şi 15 ani.

III – activitatea judiciară în cauzele penale şi civile conţine 13 categorii de

documente cu termene de păstrare între 3 şi 30 de ani.

IV – activitatea de verificare a respectării legilor şi drepturilor omului.

Activitatea în probleme referitoare la minori şi persoane puse sub interdicţie,
executarea pedepselor, măsurilor educative şi a măsurilor de siguranţă conţine 6
categorii de documente cu termene de păstrare între 3 şi 5 ani şi o categorie cu termen
permanent

V – activitatea de studii şi documentare juridică 3 categorii de documente cu

termene de păstrare între 5 şi 10 ani şi două categorii de documente cu termen
permanent

VI – activitatea de personal conţine 13 categorii de documente cu termen de

păstrare între 3 şi 60 de ani şi o categorie cu termen permanent.

VII activitatea de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului cuprinde

4 categorii de documente cu termene de păstrare între 5 şi 10 ani.

VIII – activitatea de primire a plângerilor, sesizărilor, reclamaţiilor şi cererilor

cetăţenilor, de primire în audienţă, relaţiile cu mass-media şi colaborare externă
cuprinde 4 categorii de documente cu termene de păstrare între 3 şi 10 ani.

IX – activitatea de secretariat şi protocol conţine 2 categorii de documente cu

termen de păstrare de 3 ani şi 3 categorii cu termen permanent.

27
 X – activitatea de planificare, contabilitate şi control financiar. Activitatea
tehnică de investiţii, reparaţii şi întreţinere a imobilelor cuprinde 24 de categorii de
documente cu termene de păstrare cuprinse între 3 şi 60 de ani şi două categorii cu
termen permanent.

XI – activitatea administrativă de aprovizionare şi transporturi conţin 8 categorii

de documente cu termene de păstrare între 3 şi 5 ani şi o categorie cu termen
permanent.

Numărul mare al documentelor care intră şi ies zilnic dintr-o unitate necesită
organizarea riguroasă a evidenţei lucrărilor, registrele şi condicile fiind primele
instrumente care atestă existenţa şi oficializarea documentelor. Fără ordine desăvârşită
în aceste evidenţe nu se poate concepe conducerea operativă a activităţii unităţilor.

În funcţie de importanţa informaţiilor pe care le conţin, registrele şi

condicile se păstrează permanent sau temporar, între 3 şi 50 de ani.

Dispoziţiile din Ordinul 24/1997 referitoare la Nomenclatorul arhivistic şi la

cartarea documentelor nu au fost abrogate o dată cu intrarea în vigoare a noilor coduri
(penal şi de procedură penală) şi cu adoptarea Ordinului nr. 11/2014 privind registrele
şi condicile folosite în activitatea Ministerului Public, astfel că documentele vor fi
cartate în continuare conform Ordinului 24/1997.

Documentele care nu se regăsesc în criteriile de grupare (cartare) cuprinse în

ordinul 24/1997 se vor carta prin asimilare cu categoriile de documente şi conţinutul
acestora din activităţile cele mai apropiate.

Un nou nomenclator arhivistic va fi elaborat după adoptarea noului Regulament

de ordine interioară a parchetelor care va stabili toate compartimentele ce produc
documente.

28
 Gestionarea fondului arhivistic - constituirea, conservarea şi selecţionarea
documentelor

Documentele create sau deţinute, cu excepţia documentelor clasificate a

căror evidenţă, manipulare şi păstrare sunt reglementate separat, se depun la depozitul
arhivei în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces verbal de
predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3 din Legea nr.16/1996 privind
Arhivele Naţionale.

Acestea se depozitează în condiţii corespunzătoare care să le protejeze

împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării, în spaţii special
amenajate pentru arhivă şi avizate de Arhivele Naţionale.

Depozitele vor fi dotate în funcţie de formatul şi de suportul documentelor,

cu mijloace adecvate de păstrare şi protejare a acestora, precum şi cu mijloace şi
sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor. În spaţiile destinate arhivei trebuie
asigurată o temperatură constantă şi un nivel de umiditate cuprins între 40% şi 60%

În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează

următoarele operaţiuni :

1. documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazurile

speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea
dosarului se foloseşte ordinea cronologică actele mai vechi trebuie să se afle
deasupra, iar cele mai noi dedesubt;
2. se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele;
3. documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât
să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor ;

29
4. dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 de file; în cazul depăşirii
acestui număr se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
5. filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în
cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează
începând cu numărul 1 pentru fiecare volum;
6. pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului
creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator,
datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de
păstrare;
7. pe o foaie nescrisă adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină
nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al
dosarului face următoarea certificare _ „Prezentul dosar (registru, condică)
conţine … file”, în cifre şi, între paranteze, în litere, după care se semnează şi
se pune data certificării.
8. Documentele de arhivă păstrate la grefele secţiilor, serviciilor, birourilor,
compartimentelor, se trec în arhiva generală în baza inventarelor întocmite pe
termene de păstrare, potrivit nomenclatorului arhivistic aprobat prin Ordinul
nr.24/1997 al Procurorului General al României şi care se aplică
corespunzător.
9. Fiecare inventar trebuie să cuprindă toate unităţile arhivistice cu aceleaşi
termene de păstrare, create în decursul unui an, întocmindu-se anual atâtea
inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclatoare.
10.Inventarele se vor scrie la maşină sau se vor tehnoredacta, la un rând şi
jumătate, în număr de 3 (trei) exemplare pentru documentele nepermanente
şi 4 (patru) exemplare pentru cele permanente, câte un exemplar din fiecare
rămâne la compartimentul care se face predarea, iar celelalte se depun odată
cu dosarele la arhivă.

30
 11.Arhiva odată constituită, încheiată, certificată se grupează pe termene de
păstrare, luându-se în evidenţă fiecare unitate arhivistică în parte, prin
completarea rubricilor formularului de inventar.
12.Pentru registre, condici şi alte documente preconstituite se întocmeşte un
inventar separat pentru fiecare categorie, pe termene de păstrare.
Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine
pe baza unui registru întocmit, potrivit anexei numărul 4 din Legea Arhivelor
Naţionale.

Consultarea documentelor depozitate în arhivă se fac numai cu aprobarea

scrisă a conducerii unităţii care deţine arhiva.

Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea

conducerii în urma selecţionării (la expirarea termenelor de păstrare), transferului în
alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale, ori
de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

Comisia de selecţionare, constituită dintr-un număr impar de membri, se

întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar pentru analizarea fiecărei unităţi
arhivistice, iar hotărârea luată se consemnează într-un proces verbal întocmit anexei
nr.5 din Legea nr.16 din 2 aprilie 1996.

31
 Anexa nr. 2 din
Legea 16/02.04.1996 publicată în Monitorul Oficial nr.71/09.04.1996,modificată și completată prin Legea
358/2002 și OUG 39/2006 transformată în Legea 474/2006

___________________

(denumirea creatorului)

______________________

(denumirea compartimentului)

INVENTARUL PE ANUL 2011

pentru documentele care se păstrează

permanent

Nr. Indicativul Conţinutul pe scurt al Datele Nr. Obs.

crt. dosarului după dosarului, registrului, etc. extreme filelor
nomenclator

1 I/1 Ordinele Procurorului General 10.01.2011 250

emise în anul 2011
30.12.2011

2 I/6 Situaţii statistice semestriale 01.07.2011 50

06.01.2012

3 II/5 Comisie rogatorie 17.07.2011 45

internaţională privind pe
25.11.2011
Manole Luigi

Prezentul inventar format din ____1____file conţine ____3_____ dosare, registre, condici, cartoteci etc.

Dosarele de la nr. crt. ___-____ au fost lăsate la ____-______, nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. _______-____.

Astăzi, __________ ,s-au preluat _____3___ dosare.

32
 Am predat, Am primit,

Anexa nr.3 din

Legea 16/02.04.1996 publicată în Monitorul Oficial nr.71/09.04.1996,modificată și completată prin Legea
358/2002 și OUG 39/2006 transformată în Legea 474/2006

Instituţia________________________

( regie autonomă, societate comercială)

PROCES-VERBAL

de predare-primire a documentelor

Astăzi, _______________, subsemnaţii___________________________________, delegaţi ai

compartimentului__________________, şi ___________________., arhivarul instituţiei ___________
___________________am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada
________________de către serviciul menţionat, în cantitate de _______________ dosare.

Predarea - primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând _________ pagini
dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,

____________________________

____________________________

33
 REGISTRUL DE DEPOZIT

Data
Data restituirii
Denumirea Scopul Numele şi
scoaterii u.a.;
Nr. fondului, Cota scoaterii prenumele
u.a.; semnătura Observaţii
crt. compartimentului, u.a. din solicitantului;
semnătura arhivarului
colecţiei depozit funcţia
solicitantului

1 2 3 4 5 6 7 8

34
 FIŞĂ DE CONTROL
FONDUL

COLECŢIA

COMPARTIMENTUL

NR. INVENTAR

ANUL

NUMELE ŞI PRENUMELE

SOLICITANTULUI

DATA

35