UNIVERSITATEA DE STAT DIN REPUBLICA MOLDOVA

FACULTATEA RELAȚII INTERNAȚIONALE

ȘTIINȚE POLITICE ȘI ADMINISTRATIVE

TEZĂ DE MASTER
ANALIZA PROCESULUI DE ORGANIZARE ÎN
ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ PRIN PRISMA ACTIVITĂȚII DE
SECRETARIAT

Executat:

BEJAN Maia

Conducătorul ştiinţific:

ȘAPTEFRAȚI Tatiana
doctor, conferențiar universitar
 CUPRINS

I. ABORDĂRI TEORETICO-METODOLOGICE PRIVIND ACTIVITATEA DE

SECRETARIAT ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ LOCALĂ
1.1. Aspecte conceptuale privind administrația publică
locală..........................................3
1.2. Considerații generale privind activitatea de
secretariat.............................................12
1.3. Cadrul legal, structura şi sistemul organizatoric a activităţii de
secretariat.............20

II. SPECIFICUL ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT ÎN ADMINISTRAȚIA

PUBLICĂ LOCALĂ
2.1. Aspecte organizatorico-funcționale ale activității de ecretariat................................28
2.2. Asigurarea managementului documentului...............................................................34
2.3. Competențele secretarului în procesul decizional la nivel ocal................................48

III. ACTIVITATEA DE SECRETARIAT ÎN CADRUL CONSILIULUI

ORĂȘĂNESC OCNIȚA
3.1. Rolul activității de secretariat în realizarea proceselor administrative în
administrația publică locală a orașului Ocnița ................................................................55
3.2. Implementarea bunelor practici în activitatea de secretariat în vederea sporirii
calității procesului de organizare în administrația publică locală a orașului
Ocnița...............................................................................................................................61

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI.................................................................................73
BIBLIOGRAFIE..............................................................................................................75
ANEXE............................................................................................................................78

2
 ADNOTARE

la teza de master „Analiza procesului de organizare în administrația publică prin prisma

activității de secretariat ”, elaborată de Bejan Maia
Chişinău, 2024
Structura tezei: introducere, trei compartimente, concluzii şi recomandări, bibliografie
din 56 titluri, 83 pagini de text de bază și 5 anexe.
Cuvinte-cheie: administraţie publică locală, autorităţi ale administraţiei publice locale,
secretarul consiliului local, consiliul local, proces decizional, decizia consiliului local, şedinţa
consiliului local, transparenţa, managementul funcţiei publice şi a funcţionarului public.
Domeniul de studiu: Administraţie publică locală.
Scopul constă în Analiza procesului de organizare în administrația publică prin prisma
activității de secretariat.
Întru atingerea scopului propus au fost stabilite următoarele obiective:
- abordarea conceptului privind activitatea de secretariat în administrația publică locală;
- analiza cadrului legal de reglementare al activităţii de secretariat;
- elucidarea principalelor forme și metode ale lucrărilor de secretariat practicate în
administrația publică locală;
- analizată experienței perfectării documentației de secretariat în cadrul autorităților
publice din or. Ocnița.
Noutatea ştiinţifică şi valoarea aplicativă a cercetării. Pornind de la rezultatele
cercetărilor efectuate de autorii sus-numiţi, lucrarea dată încearcă să contribuie cu informaţii
actualizate şi testate practic, ce vizează rolul serviciului de secretariat în eficientizarea activității
administrative. Teza conţine şi un studiu de caz, reflectând situaţia reală, pornind de la
experienţa personală în ceea ce priveşte activitatea de secretar al unei unităţi administrativ-
teritoriale de nivelul unu.

3
 ANNOTATION
to the master thesis " Analysis of the organizational process in public administration
through the prism of secretarial activity ", elaborated by Bejan Maia
Chisinau, 2024

Structure of the thesis: introduction, three compartments, conclusions and

recommendations, bibliography of 56 titles, 83 pages of basic text and 5 annexes
Key words: local public administration, local public administration authorities, local
council secretary, local council, decision-making process, local council decision, local council
meeting, transparency, civil service management and civil servant.
Field of study: Local Public Administration.
The purpose is to analysis of the organizational process in public administration
through the prism of secretarial activity.
In order to achieve the proposed goal, the following objectives were set:
- approaching the concept of secretarial activity in the local public administration;
- analysis of the regulatory framework for secretarial activity;
- elucidation of the main forms and methods of secretarial works in the local public
administration;
- analyze the experience of the secretariat documentation in the public authorities of the
Ocniţa city.
Scientific novelty and applicative value of research. Starting from the results of the
researches carried out by the above mentioned authors, this paper attempts to contribute with
updated and practically tested information regarding the role of the secretariat in the efficiency
of administrative activity. The thesis also contains a case study, reflecting the real situation,
starting from the personal experience regarding the secretary activity of a first-level
administrative-territorial unit

4
 LISTA ABREVIERILOR

APL - Administrația publică locală

AAPL - Autoritățile Administrației Publice Locale

CDA - Clasificatorul documentaţiei de administrare

DC - Dezvoltare Comunitară

ROF - Regulamentul de Organizare şi Funcţionare

SUD - Sistemul unic de documentare
SUDOD - Sistemului unificat al documentaţiei de organizare si dispoziţie
SUSÎDA - Sistemul unic de stat de întocmire a documentelor de administrare».
SUSŢLS - Sistemului Unic de Stat de ţinere a lucrărilor de secretariat
URSS - Uniunea Republicilor Sovietice Socialiste
UAT - Unitatea Administrativ Teritorială
UTAG - Unitatea Administrativ Teritorială Găgăuzia

5
 INTRODUCERE

Actualitatea temei investigate.

Procesul integrării Republicii Moldova în Uniunea Europeană continuă să fie direcţie
principală strategică pentru întreaga societate. În acest context, un rol deosebit de important
revine autorităţilor administraţiei publice locale. Prin art. 4 din Carta Europeană a Autonomiei
Locale, se instituie principiul subsidiarităţii, stipulându-se că colectivităţile locale dispun, în
cadrul legii, de întreaga competenţă de a lua iniţiativa pentru orice situaţie care nu este exclusă
din domeniul competenţelor lor sau care nu este atribuită unei alte autorităţi.
Republica Moldova, din momentul dobândirii independenţei şi până în prezent, parcurge
o cale destul de dificilă spre edificarea unui sistem modern de administraţie publică, spre
adaptarea acestuia la standardele europene. Anume sistemul de administraţie publică suferă, pînă
în prezent, schimbări, fiind unul destul de instabil şi mult prea influenţat de diferiţi factori interni
şi externi, ceea ce creează impedimente în exercitarea autonomiei locale. Administraţia publică,
inclusiv administraţia publică locală, reprezintă un sistem cât se poate de dinamic. Se schimbă
permanent esenţa şi conţinutul necesităţilor sociale, deci şi obligaţia administraţiei publice de a
le satisface. Pe de altă parte, este unanim recunoscut că valoarea unei administraţii este
determinată de potenţialul său uman, după cum este cunoscut şi faptul că administraţia e posibilă
cu legi rele şi funcţionari buni, dar nicidecum invers.
Aceste afirmaţii sunt valabile indiferent de nivelul autorităţii publice în sistemul
administrativ - central sau local. La nivel local, organizarea şi funcţionarea autorităţilor publice
locale este o problemă ce s-a bucurat de atenţie din partea cercetătorilor în domeniu. Totuşi, atît
consiliile locale, cît şi primarii, sunt autorităţi elective, care se schimbă mai devreme ori mai
tîrziu. Din acest motiv, o importanţă sporită o capătă prezenţa unei persoane care se bucură de
stabilitate în funcţie şi care asigură continuitatea procesului administrativ la nivel local.
O astfel de persoană nu poate fi decît secretarul consiliului. Deşi problematica activităţii
autorităţilor administraţiei publice locale a fost cercetată în literatura autohtonă şi străină de
specialitate, la fel ca şi activitatea secretarului în cadrul organizaţiei din perspectivă managerială,
problema rolului secretarului în activitatea consiliului local, ca și domeniul de secretariat la
general, sunt subiecte mai puţin cercetată în statul nostru.
De asemenea, imposibilitatea autorităților publice locale, care este de regulă financiară,
de a-și permite în state o unitate responsabilă de activitatea de documentare, foarte multe
atribuţii sunt exercitate de secretarul consiliului. Aceste situaţii de asemenea necesită elucidare
şi analiză.
6
 Evident, principalul purtător de cuvînt al unei autorități publice locale de nivelul întîi
este primarul, dar majoritatea cetăţenilor se adresează după informaţii la secretarul consiliului,
astfel secretarul devine o importantă verigă de legătură cu comunitatea. În condiţiile sporirii
accesului la informaţie şi transparenţei administrativ, activitatea de documentare, care de fapt, în
autoritățile publice locale se echivalează cu activitatea secretarului consiliului este în continuă
consolidare, lucru care demonstrează actualitatea studierii acestei teme.
Gradul de studiere al temei. Problema rolului activității de secretariat în domeniul
administrativ este una prea puțin cercetată din punct de vedere teoretico-științific, explicația
poate fi faptul, că acest domeniu este mai mult aplicativ, bazat pe executarea cadrului normativ
respectiv.
Dacă ne referim la școlile clasice, experiența cărora a fost sau/și poate fi preluată în
anumite etape de dezvoltare a sistemului administrativ, trebuie să menționăm experiența școlii
ruse și celei române în acest domeniu.
Activitatea de mai multe decenii cu documentația elaborată în limba rusă, și-a lăsat o
amprentă în dezvoltarea culturii secretariatului autohton. Chiar dacă după 1990 s-a început o
nouă etapă de dezvoltară a secretariatului administrativ autohton, unele aspecte de activitate pot
fi preluate și astăzi. În acest context, prezintă interes lucrările autorilor Басаков М.И.,
Делопроизводство, Конспект лекций și Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф., Правила
оформления документов, care sunt elaborate în aspect teoretico-aplicativ.
Din lucrările cercetătorilor români putem menționa „Corespondența și tehnica
secretariatului” de A. Hascal și L. Preotesiu, care este una din cele mai apropiate de sistemul
autohton de secretariat. Unele aspecte interesnate privind organizarea activității de secretariat se
regăsesc în lucrările „Curs de secretariat şi asistenţă managerială”, autor M. Pariza, „Protocol,
corespondență, secretariat în administrația publică” de V. Alistar și I. Popescu-Slăniceanu,
„Manual de secretariat” de I. Socobeanu, „Manual de secretariat şi asistenţă managerială”
elaborat de un grup de autori sub coordonarea prof. A. Berciu-Drăghicescu etc. Dar marea parte
a acestor lucrări tratează domeniu de secretariat prin prisma activității de asistență managerială,
sau altfel spus, a activității secretarei (ului).
Autorii autohtoni, cu părere de rău, nu sunt impresionați de acest subiect. Dacă în
domeniul de relații publice, care are o tangență evidențiată cu lucrările de secretariat, se regăsesc
lucrări semnate de cercetătorii din Republica Moldova, atunci în domeniul secretariatului putem
menționa lucrarea autorilor C. Maţarin și L. Vieru „Dactilografie şi lucrări de secretariat”, care
a fost editată încă în 1993 și la marea parte a conținutului său este deja depășită de timp.
Un suport considerabil este acordat de Centrul Național de Terminologie, care prin
elaborarea lucrării „Ghidul funcționarului public. Corespondența și tehnica secretariatului”

7
reeditat în perioada 1996-2017 de 9 ori, vine cu o abordare destul de complexă, dar și cu
exemple practice pentru specialiștii din domeniul secretariatului.
Unele aspecte legate de activitatea secretarului consiliului, iar în acest context - de
elaborarea deciziilor, întocmirea proceselor verbale etc. au fost elucidate în lucrarea „Ghidul
alesului local. O sută de întrebări şi răspunsuri pentru o bună guvernare în Republica Moldova",
autor V. Cioaric.
Drept suport juridic la elaborarea tezei au servit actele legislativ-normative ale
Republicii Moldova care reglementează activitatea autorităţilor administraţiei publice locale și
domeniul de secretariat, doar că cele de specialitate,la fel sunt adoptate la sfîrșitul secolului XX.
Scopul şi obiectivele tezei.
Scopul constă în analiza activităţii şi determinarea rolului activității de secretariat și
impactul acestuia asupra calității procesului de organizare în administrația publică locală.
Întru atingerea scopului propus au fost stabilite următoarele obiective:
- abordarea conceptului privind activitatea de secretariat în administrația publică locală;
- analiza cadrului legal de reglementare al activităţii de secretariat;
- elucidarea principalelor forme și metode ale lucrărilor de secretariat practicate în
administrația publică locală;
- analizată experienței perfectării documentației de secretariat în cadrul autorităților
publice din or. Ocnița.
Suportul metodologic al cercetării ştiinţifice. În procesul lucrului asupra tezei, s-au
utilizat pe larg metodele analizei şi sintezei, precum şi metoda cercetării documentare. În
determinarea unor experienţe pozitive de organizare şi desfăşurare a procesului decizional, de
asemenea s-a utilizat metoda comparativă. S-a încercat să se efectueze şi o analiză evolutivă a
conţinutului şi importanţei activității de secretariat, utilizînd, astfel, metoda istorică. In
realizarea studiului de caz, a fost utilizată metoda observaţiei nemijlocite.
Noutatea ştiinţifică şi valoarea aplicativă a cercetării. Pornind de la rezultatele
cercetărilor efectuate de autorii sus-numiţi, lucrarea dată încearcă să contribuie cu informaţii
actualizate şi testate practic, ce vizează rolul serviciului de secretariat în eficientizarea activității
administrative. Teza conţine şi un studiu de caz, reflectînd situaţia reală, pornind de la
experienţa personală în ceea ce priveşte activitatea de secretar al unei unităţi administrativ-
teritoriale de nivelul unu.
Structura şi volumul tezei au fost concepute în conformitate cu scopul şi obiectivele
cercetării, lucrarea fiind constituită din: introducere, trei capitole, nouă paragrafe, urmate de
concluzii şi recomandări, bibliografie.

8
 În compartimentul întîi se studiază aspectele teoretico-metodologice privind activitatea
de secretariat în administrația publică locală. Pornind de la aspectul conceptual privind
administrația publică locală, a fost analizat cadrul normativ și expuse competențele generale
privind activitatea de secretariat.
Compartimentul doi este consacrat specificului activității de secretariat, cu referință la
particularitățile procesului decizional și competențele secretarului consiliului în procesul
decizional.
Compartimentul trei se referă la aspectele practice ale activităţii în cadrul autorităților
publice ale or. Ocnița. Se analizează şi sintetizează aspecte cantitative şi calitative ale activității,
precum și se identifică unele recomandării, care ar permite eficientizarea activității date.
Teza este finisată cu concluzii referitor la rolul și importanța activității de secretariat în
cadrul autorității publice locale şi recomandările care vor permite să asigure un impact benefic al
acestei activități.
Volumul lucrării constituie 83 pagini text de bază, lista bibliografică cu 56 surse.

9
 I. ABORDĂRI TEORETICO-METODOLOGICE PRIVIND
ACTIVITATEA DE SECRETARIAT ÎN ADMINISTRAŢIA
PUBLICĂ LOCALĂ

1.1. Aspecte conceptuale privind administraţia publică locală

Termenul de „administraţie” provine din limba latină, diverşi cercetători identificând

diverse definiţii ale acestuia,
Prezintă un anumit interes reflecțiile autorului Vida I., care menţionează că în vechiul
drept roman „administrarea avea sensul de a duce la îndeplinire o misiune comandată”.
Profesorul universitar Alexandru I. explică acest termen din punct de vedere etimologic
„administer", ceea ce se traduce prin agent, ajutor, servitor sau într-un alt sens-instrument. [2,
p.27]
Verbul „administro” înseamnă a da o mână de ajutor, a conduce sau a dirija. Cuvântul
„administer” aproape sinonim cu „minister”, care înseamnă servitor, îngrijitor, ajutor - s-a format
din rădăcina „minus” - „minor” care înseamnă mai puţin şi din prefixul „ad” care arată direcţia
„sensul" şi subliniază starea de inferioritate în raport cu „magister” ce se traduce din „magis”
care înseamnă mai mult. [2, p.28]
Administraţia publică este în mod clar un mijloc prin care se ating scopurile colective şi
îşi au rădăcinile în evenimentele sociale, de aceea ea poate fi atribuită foarte bine creşterii sau
schimbării interdependenţelor obşteşti, sau într-o formulă mai dinamică, enunţată într-o recentă
lucrare în „alungirea lanţurilor de interacţiune”. [55, p.26]
Renumitul savant american în domeniul ştiinţei administrării Woodrow W., afirma că
administrarea este cea mai firească parte a guvernării, guvernul în acţiune; este partea cea mai
vizibilă - executivă şi operativă a guvernului şi, bineînţeles, la fel de veche ca şi însuşi guvernul.
Şi dacă aşa, o asemenea situaţie - a guvernului în acţiune i-a provocat pe autorii de studii politice
la investigaţii încă din timpurile îndepărtate ale istoriei gîndirii politice. [45, p.32]
În plan cronologic, primele încercări de explicare a instituţiei administrării locale au avut
loc la sfîrşitul secolului XVIII - începutul secolului XIX. Drept imbold pentru dezvoltarea
respectivelor teorii a servit mişcarea constituţionalistă ce a cuprins la acel moment statele
europene.

10
 Teorii referitor la autoadministrarea locală apar în prima jumătate a secolului XIX în baza
discuţiilor despre relaţiile dintre individ şi stat, dintre autorităţile puterii locale cu cele centrale în
condiţiile statului democratic şi a autocraţiei. [55, p.45]
Teoria comunităţii libere a apărut la mijlocul sec. XIX în Franţa şi Belgia. Fondatorii
teoriei respective sunt reprezentanţii şcolilor juridice: Ture de Tocqueville, Herber, Arene şi alţii.
Ei considerau că dreptul comunităţii de a se autoadministra este tot atît de firesc şi
inalienabil ca şi drepturile omului, deoarece comunitatea locală a apărut înaintea statului şi de
aceea ultimul ar trebui să respecte libertatea orașului de a se autoadministra. Drept argument în
favoarea libertăţii de autoadministrare a comunităţilor locaăe erau aduse exemple din lupta
pentru libertate a oraşelor medievale libere contra despotismului feudal.
Teoria comunităţii libere are la bază următoarele principii esenţiale ale organizării
autoadministrăm locale:
- autoadministrarea locală se referă la administrarea problemelor proprii ale
comunităţii locale, distincte de cele ale statului;
- delimitarea treburilor pe care le gestionează comunitatea în treburi proprii şi
treburi transmise în gestiune de către stat;
- autorităţile autoadministrării locale nu sunt organe statale;
- organele statale nu au dreptul să intervină în treburile soluţionarea cărora ţine de
competenţa comunităţii locale. Ele trebuie să urmărească ca comunitatea locală să nu depăşească
competenţele atribuite.
Aceste principii au influenţat procesul legislativ în anii 30-40 ai secolului XIX. în
particular, multe idei ale acestei teorii şi-au găsit reflectare în Constituţia Belgiei din anul 1831,
care a recunoscut alături de cele trei puteri: legislativă, executivă, judecătorească şi puterea
locală. Constituţia avea un articol special consacrat autoadministrării locale. în acelaşi timp ideea
despre drepturile inviolabile ale comunităţilor, care era pilonul acestei teorii, era vulnerabilă în
sensul că era greu de demonstrat drepturile intangibile ale entităţilor autoadministrate de
proporţii mari (departamente, regiuni) stabilite de către stat, prin trimiterea la caracterul lor
natural. De aceea în a doua jumătate a secolului XIX apar obiecţii care pun la îndoială
veridicitatea teoriei comunităţii libere. Un moment esenţial al acestei teorii era recunoaşterea
experienţei istorice şi a tradiţiilor ca condiţie principală de existenţă a autonomiei locale. Aceasta
presupune că tendinţele contemporane de modernizare a administraţiei publice locale trebuie să
se bazeze pe studierea profundă a experienţei istorice acumulate.
Teoria socială s-a constituit la mijlocul şi în a doua jumătate a secolului XIX.
Reprezentanţi ai acestei teorii sunt R.Moll, O.Ressler. [55, p.46]

11
 La baza teoriei sociale stă, de asemeni, opoziţia dintre comunitate şi stat, dar cu o altă
fundamentare: contrapunerea intereselor locale celor statale. Din punct de vedere al acestei teorii,
autoadministrarea locală este tot atît de independentă, o formă organică de convieţuire, ca şi
statul. Adepţii acestei teorii examinau statul şi autoadministrarea locală ca două sfere de interese
care nu se intersectează şi care au conţinuturi principial diferite: interese locale pe de o parte şi
naţionale, pe de altă parte.
Se considera că anume în contrapunerea intereselor locale celor statale şi constă
fundamentarea ideii independenţei depline a organelor autoadministrării locale.
Ressler O. considera că autoadministrarea locală este rezultatul libertăţii sociale, de
aceea, ea este o necesitate morală. Moli R. recunoştea comunitatea nu numai ca pe un subiect
independent de drept, dar şi a stăruit asupra caracterului gospodăresc al activităţilor cu caracter
local. [55, p.52]
Adepţii teoriei sociale susţineau dreptul autorităţilor locale de a gestiona problemele
social-economice locale independent de stat.
Concepţiile respective asupra autoadministrării locale nu au găsit susţinere şi aplicare în
practică deoarece contrapunerea comunităţilor statului nu contribuia la consolidarea lui, iar pe de
altă parte, din această teorie rezultă că teritoriul statului ar fi trebuit să fie alcătuit din teritoriile
comunităţilor locale independente, fapt ce în practică nu se întîmplă.
Adepţii acestei teorii au fost criticaţi pe bună dreptate pentru că ei nu făceau deosebire şi
delimitări clare între comunităţile locale şi alte persoane juridice de drept privat (companii
private, societăţi de binefacere). Apartenenţa individului Ia o formă sau alta de asociere din
sectorul privat ţine de propria lui voinţă,, pe cînd apartenenţa la comunitatea locală şi
conformarea la deciziile autorităţilor locale ale comunităţii locale se stabileşte de lege şi depinde
de locul de trai al individului. Aceste circumstanţe au determinat orientarea către o altă teorie -
teoria etatistă - fundamentele căreia au fost puse de juriştii germani L. Stein şi R. Gneist. [55,
p.47]
Esenţa teoriei etatiste constă în următoarele: autoadministrarea locală este o formă de
organizare a administraţiei locale de stat, fiind o parte componentă a sistemului administrativ
statal. Deoarece organele locale sunt investite cu competenţe de către stat, rezultă că aceste
competenţe sunt o emanaţie a puterii de stat şi contrapunerea autoadministrării locale statului
este lipsită de sens.
Adepţii acestei teorii tratau autoadministrarea locală ca pe o componentă a statului, ca o
formă de organizare a administraţiei de stat la nivel locală. Orice tip de administraţie publică, din
acest punct de vedere, este o problemă de nivel statal.

12
 Răspîndirea acestei teorii a fost favorizată de schimbarea relaţiilor din a doua jumătate a
sec. XIX - începutul secolului XX. Odată cu dezvoltarea proceselor de urbanizare şi dezvoltare a
scăzut gradul de izolare şi autoasigurare a anumitor teritorii. [55, p.61]
Ca manifestări particulare ale teoriei etatiste menţionăm cele două abordări distincte ale
autoadministrării locale: politică şi juridică. Acestea au apărut datorită unor divergenţe dintre
Gneist şi Stein privind autonomia organelor autoadministrării locale. [56, p.72]
Adepţii abordării politice (Gneist) explicau esenţa autonomiei organelor autoadministrării
locale doar prin particularităţile formării lor şi prin posibilitatea ocupării anumitor funcţii
administrative locale de reprezentanţi destoinici ai populaţiei locale. Adepţii abordării juridice
(Stein) explicau esenţa autonomiei organelor autoadministrării locale prin apartenenţa lor la
organele comunităţii locale, cărora statul le atribuie realizarea anumite competenţe
administrative cu caracter statal. [56, p.73]
Conţinutul preponderent gospodăresc al activităţii organelor autoadministrații locale,
prioritatea problemelor legate de asigurarea bunăstării sociale a locuitorilor unei unităţi
administrativ teritoriale, constituie premise pentru formularea unei altei teorii, şi anume, teoria
deservirii sociale. De fapt, nu este atît o teorie, cît o concepţie a conducerii sociale, potrivit
căreia organele autoadministrării locale sunt privite ca instituţii publice pentru deservirea
populaţiei, pentru satisfacerea intereselor publice şi private.
Varietatea abordărilor teoretice şi experienţa acumulată în domeniul autoadministrării
locale demonstrează natura complexă a acestei instituţii, fapt care creează anumite dificultăţi în
adoptarea unui punct de vedere univoc. Multitudinea semnificaţiilor divergente a instituţiei
autoadministrării locale acumulate de-a lungul timpului, precum şi tentaţia de a le actualiza
creează ambiguitate, producînd inconsecvenţă chiar şi în studiile de specialitate. De fapt,
administraţia publică realizează activităţi foarte diverse, care nu pot fi reduse la un fapt
administrativ strict delimitat şi care să prezinte, în realitate, anumite caractere specifice. Drept
urmare, s-au dezvoltat teorii care accentuează caracterul dual al autoadministrării locale. Potrivit
teoriei dualiste, organele autoadministrării locale, îndeplinind anumite funcţii de conducere la
nivel locală, depăşesc limitele intereselor locale, şi prin urmare, acţionează ca un instrument al
administraţiei de stat.
Concluzia care se impune ulterior prezentării acestor teorii este că orice stat, fiind o
putere publică, organizată pe un teritoriu delimitat şi recunoscut de celelalte state, are rolul nu
numai de a reprezenta poporul de pe acest teritoriu, ci şi de a-i rezolva interesele atît de diferite
de la o persoană la alta sau de la un grup de indivizi la altul. Profesorul Negulescu P. afirma că în
orice ţară sunt două categorii de interese: unele care au un caracter cu totul general privind

13
totalitatea cetăţenilor, întreaga colectivitate şi altele care sunt speciale unei anumite localăităţi.
[51, p.40]
Pentru armonizarea acestor categorii de interese statul a creat regimuri juridice sau
instituţii speciale, fiecare dintre ele avînd o anumită arie de responsabilitate pentru situaţii
concrete. Astfel statul îşi redefineşte structurile atît în ce priveşte actorii, cît şi instituţiile.
Reconsiderarea modelelor clasice conduce la apariţia, în literatura de specialitate, a unei tendinţe
de a contracara aceste modele, considerate adevărate mituri în organizarea şi funcţionarea
administraţiei, precum şi o tendinţă de conturare a unor noi modele, sau idealuri de administraţie,
noi prospecţiuni ale viitorului pe care le imaginează teoreticienii ca administraţii ideale. Dintre
aceste noi scenarii propuse pentru o administraţie ideală, amintim teoria descentralizării şi teoria
statului holding.
În literatura de specialitate întîlnim şi noţiunea de „administraţie de stat", prin care
înţelegem:
- forma de activitate executivă a statului pentru realizarea funcţiilor locale;
- totalitatea organelor statale prin care se realizează activitatea statului.
Deci, administraţia ţării este încredinţată unor autorităţi statale (autorităţi APC şi APL)
care au menirea de a administra în interesul statului.
Administraţia publică se deosebeşte prin caracterul său public, fiind pusă în folosul şi
interesul general al societăţii.
Administraţia ţării este încredinţată unor autorităţi statale: APC şi instituţiile sale
teritoriale şi APL chemată să administreze interesul colectivităţilor locale.
Conceptul administraţiei publice este determinat de două categorii de activităţi:
- activităţi cu caracter de dispoziţie;
- activităţi cu caracter prestator. [55, p.78]
Activităţile cu caracter de dispoziţie se realizează prin fapte juridice şi materiale de către
organele administraţiei publice şi funcţionarii acestora.
Prin ele se stabileşte ce este permis sau interzis subiecţilor de drept, persoanelor fizice şi
juridice. În acest caz, administraţia publică poate interveni cu aplicarea de sancţiuni pentru
nerespectarea conţinutului acestor activităţi.
Activitatea executivă cu caracter de prestaţie este realizată de organele administraţiei
publice, în baza legii, în cele mai diverse domenii de activităţi: gospodărie comunală, ocrotirea
mediului ambiant, asistenţă medicală, activităţi cultural-educative, transport în comun,
salubrizare etc. [50, p.8]
Problema administraţiei publice este abordată din multiple puncte de vedere, dar cert este
faptul, că administraţia publică îndeplineşte importante funcţii cu caracter politic, legate de

14
existenţa, organizarea şi funcţionarea statului şi a colectivităţilor locale, fără de care nu poate fi
concepută o societate modernă. Ea este chemată astăzi să devină un instrument de ocrotire a
colectivităţilor umane şi in ultima instanţă a fiecărui membru al societăţii.
Analizînd conceptul de societate autorul Oroveanu M.T. conchide că „administraţia" este
în acelaşi timp, mediu social şi parte componentă a mediului social. Finalitatea ei constă în
servirea societăţii care a creat-o satisfacerea interesului general şi a drepturilor şi intereselor
umane legitime. Administraţia este un ansamblu de structuri sociale avînd un loc primordial în
societatea globală, unde se inserează faţă de alte organizaţii sau grupe umane structurate şi
ierarhizate. [54, p.41]
Indiferent de unghiul sub care abordăm administraţia publică, aceasta se constituie şi se
realizează printr-o varietate de forme organizatorice care implică prezenţa şi angajarea unor
întregi categorii de oameni între care se vor stabili relaţii specifice pe diverse niveluri de
organizare.
Prin urmare, sistemul administraţiei publice este „un sistem de organizare socială bazat
pe relaţii care există între oamenii care realizează o activitate specifică” denumită administraţie
publică. [50, p.23] Specific sistemului administraţiei publice este faptul că relaţiile sociale
constituite în cadrul său au sau nu au o reglementare juridică dar, în ambele situaţii, privesc
comportamentul oamenilor care realizează administraţia publică.
În această ordine de idei, administraţia publică este redată şi prin prisma serviciului
public, care este definit ca o totalitate a autorităţilor publice şi activitatea persoanelor ce ocupă
posturi în aparatul acestor organe, îndreptată spre realizarea împuternicirilor acestor autorităţi în
scopul dezvoltării economiei, culturii, sferei sociale, promovării politicii externe, apărării ordinii
de drept şi asigurării securităţii naţionale, ocrotirii drepturilor, libertăţilor şi intereselor legitime
ale cetăţenilor.
Pentru satisfacerea cerinţelor (locuinţe, transport, cultură, sănătate etc.) membrilor unei
colectivităţi umane sunt înfiinţate anumite organisme sociale, sub denumirea de servicii publice.
Termenul de servicii publice este utilizat atît în sens organizatoric, de organism social, cît şi în
sens funcţional de activitate desfăşurată de această administraţiei. [1, p.31]
O administraţie publică susţine Platon M. este „procesul de implementare a deciziilor
politice şi ale aparatului autorităţilor publice centrale şi locale, precum şi ale personalului
implicat în acest proces. Orice orînduire socială dintr-un stat suveran nu are un scop mai nobil
decît a folosi toată puterea şi toate resursele ca în ţară să domnească ordinea, să asigure
inviolabilitatea frontierelor şi securitatea statului; să susţină cultura, învăţămîntul şi ştiinţa
naţiunii, libertatea şi drepturile cetăţenilor, să contribuie la circularea veniturilor băneşti necesare

15
acoperirii cheltuielilor de funcţionare a organelor sale; să stimuleze administrarea domeniului
public şi alte branşe pentru buna funcţionare a statului”. [50, p.24]
În aceiaşi ordine de idei, Orlov M. susţine că administraţia publică „este o activitate (sau
activităţi) exercitată de autorităţile publice în scopul realizării sarcinilor şi funcţiilor statului în
interesul general al societăţii”. [53, p.24]
Astfel, pornind de la sensul etimologic al cuvîntului, constatăm că noţiunea de a
administra este considerată o activitate subordonată ce se îndeplineşte la ordinele cuiva, [45,
p.10] în limbajul curent, termenul de administraţie se utilizează şi în sensurile:
a) Conţinutul principal al activităţii executive a statului. în acest sens, Vida I.
consideră că „a administra reprezintă o activitate executivă, pusă sub semnul comenzii sau al
delegării de atribuţii, iar cînd această activitate realizează obiectivele slujindu-se de puterea
publică prin derogarea (abaterea) de la regulile dreptului comun, ea dobîndeşte atributele
administraţiei publice”. [67, p.11]
b) Sistem de autorităţi publice care înfăptuiesc puterea executivă. [1, p.30] Adică,
administraţia ţării este încredinţată unor autorităţi statale, ele fiind administraţia centrală şi
unităţile sale teritoriale precum şi administraţia locală, chemată să administreze interesele
colectivităţilor locale, în conformitate cu Constituţia Republicii Moldova. Prin urmare, termenul
de administraţie publică se identifică cu cel de autorităţi publice.
În acelaşi timp, printre alte sensuri ale termenului de administraţie, pe cel de administraţie
publică îl regăsim ca o sintagmă explicată în unele dicţionare şi lucrări de specialitate americane
(traducerea aparţine lui Alexandru I.), prin: [1, p.31]
- funcţia executivă în guvern; executarea sau aplicarea politicii publice;
- organizarea şi conducerea poporului şi a altor resurse pentru atingerea obiectivelor
guvernării;
- arta şi ştiinţa aplicată sectorului public;
- activitatea prin care se realizează scopurile şi obiectivele guvernului;
- domeniul de activitate care, în principal, se preocupă de mijloacele pentru
implementarea valorilor politice, ramură executivă a guvernării.
Potrivit acestor opinii, rezultă că administrarea publică este o activitate determinată de
voinţa politică şi realizată, în cea mai mare măsură, de executiv pentru organizarea aplicării şi
aplicarea în concret a legii.
Problema administraţiei publice este abordată din multiple puncte de vedere, dar cert este
faptul, că administraţia publică îndeplineşte importante funcţii cu caracter politic, legate de
existenţa, organizarea şi funcţionarea statului şi a colectivităţilor locale, fără de care nu poate fi

16
concepută o societate modernă. Ea este chemată astăzi să devină un instrument de ocrotire a
colectivităţilor umane şi în ultima instanţă a fiecărui membru al societăţii.
Un ral aparte în rezolvarea acestor probleme îi revin administraţiei publice locale.
Administraţia locală oferă infrastructura fizică şi politică care sprijină eforturile comunităţii şi
prestează servicii în domeniul economic, politic, social şi cultural. Este clar că fără o organizare
şi o funcţionare eficientă a organelor administraţiei 'publice locale nu putem vorbi de înaintarea
societăţii spre idealurile democraţiei.
Rolul APL se schimbă şi va continua să se schimbe, pe măsură ce problemele economice,
sociale pe care le întîmpină continuă să crească. [11, p. 14]
Accentul crescînd pus pe APL ca factor focal al dezvoltării localităţilor şi rolul mereu
crescînd al administraţiei locale în executarea mandatului mereu mai complex, implică o
răspundere mare pusă în sarcina aleşilor localăi şi a funcţionarilor publici. [11, p.15]
Administraţia publică se identifică în principal după organele care realizează sarcinile
acesteia. Din rîndul acestor organe fac parte:
- Guvernul ca autoritate administrativă principală, care exercită conducerea
generală a administraţiei publice;
- Ministerele ca organe centrale de specialitate ale statului, chemate să traducă în
viaţă politica guvernului;
- Autorităţile administrative responsabile de conducerea, coordonarea şi executarea
controlului în diverse domenii;
- Organele administraţiei publice desconcentrate în teritoriu;
- Organele administraţiei publice locale şi alte autorităţi descentralizate;
- întreprinderi de stat şi municipale;
- Particularii investiţi cu atribuţii de putere publică.
Conform Constituţiei RM [7] administraţia locală ţine să fie realizată prin voinţa
poporului, exercitată prin forme ale democraţiei directe şi reprezentative, adică prin participarea
populaţiei la discutarea şi rezolvarea celor mai importante probleme, alegerea organelor
reprezentative şi participarea la rezolvarea hotărîrilor adoptate.
Administraţia publică locală constituie totalitatea organelor cu competenţă generală sau
specială formate pentru satisfacerea intereselor generale ale locuitorilor unei unităţi administrativ
teritoriale. Spre deosebire de administraţia publică centrală, competenţa căreia e să satisfacă
interesele generale ale societăţii la nivelul întregii ţări, administraţia publică locală îşi exercită
atribuţiile numai în limitele unităţii administrativ-teritoriale în care aceasta funcţionează. [46,
p.270]

17
 Colectivităţile locale definite ca o populaţiune prezentă şi viitoare, stabilită pe o porţiune
anumită din teritoriul statului, cu interesele colective şi permanente ale deosebite de cele ale
statului. [51, p. 117] Prin Legea administraţiei publice locale [37] din RM colectivitatea locală
este definita ea totalitatea locuitorilor din unitatea administrativ-teritorială, Astfel, acestea sunt
investite în cadrul legii cu o veritabilă autonomie, care însă este limitată prin controlul statului şi
reprezintă o mare diversitate de organizare, au vocaţia de a fi libere: sunt autorizate de a se
guverna ele însele, respectînd dispoziţiile legale.
Administraţia locală oferă infrastructura fizică şi politică care sprijină eforturile
comunităţii şi prestează servicii în domeniul economic, politic, social şi cultural, într-o unitate
administrativ - teritorială. Este evident că, fără o organizare şi o funcţionare eficientă a organelor
administraţiei publice locale ca elemente ale descentralizării administrative nu putem vorbi de
înaintarea societăţii spre idealurile democraţiei.
În cazul în care vorbim despre administraţia publică locală, ne referim atunci la
autorităţile publice locale. În această ordine de idei, APL este totalitatea autorităţilor publice
locale constituite, în condiţiile legii, pentru promovarea intereselor generale ale locuitorilor unei
unităţi administrativ-teritoriale. [37]
Conform art. 1 al Legii privind administraţia publică locală, nr. 436 din 28.12.06 [37]
„Administraţia publică locală este totalitatea autorităţilor publice locale constituite în condiţiile
legii, pentru promovarea intereselor generale ale locuitorilor unei unităţi administrativ-
teritoriale”.
Pentru a pătrunde în esenţa acestei definiţii, este necesar de clarificat cîteva noţiuni.
Foarte des noţiunea de „unitate administrativ-teritorială" se identifică cu cea de „localitate” şi
acest lucru este greşit. [19, p.8]
Unitatea administrativ-teritorială este o comunitate de oameni care locuiesc pe un
teritoriu anumit (sat, comună, oraş, municipiu) şi dispun de autorităţi legal constituite. Dat fiind
faptul că o comună este formată din două-trei şi mai multe sate, atunci nu fiecare sat este o UAT
ci întreaga comună, deoarece, treburile publice din această comună, sunt gestionate de un singur
consiliu şi un singur primar. În RM, UAT sunt structurate în două niveluri. La nivelul întîi se
atribuie satele (comunele) oraşele (municipiile). De nivelul al doilea ţin raioanele, municipiul
Chişinău,municipiul Bălţi şi unitate teritorială autonomă, cu statut juridic special (actualmente, o
astfel de unitate teritorial autonomă este UTAG.
Unitatea administrativ-teritorială este persoană juridică de drept public şi dispune, în
condiţiile legii, de un patrimoniu distinct de cel al statului şi a altor UAT.
O altă noţiune menţionată în definiţie este cea de „autoritate”. În literatura de specialitate,
cît şi în lexicul cotidian, noţiunea de „autorităţi” este folosită cu aceeaşi conotaţie ca şi

18
substantivul „organe” (autorităţi ale administraţiei publice locale, organe ale administraţiei
publice locale). [19, p.9]
Potrivit art. 3 (2) al Legii nr. 436 din 28.12.06 „AAPL beneficiază de autonomie
decizională, organizaţională, gestionară şi financiară, au dreptul la iniţiativă în tot ceea ce
priveşte administrarea treburilor publice locale, exercitîndu-şi, în condiţiile legii, autoritatea în
limitele teritoriului administrat” [37].
Ca şi UAT, autorităţile administraţiei publice locale sunt de două niveluri. Autorităţi ale
administraţiei publice locale de nivelul întîi sunt cele care activează pe teritoriul satului
(comunei), oraşului (municipiului) şi sunt constituite pentru promovarea intereselor şi
soluţionarea problemelor colectivităţilor locale.
Autorităţi ale administraţiei publice locale de nivelul al doilea sunt cele constituite şi
activează pe teritoriul raionului, municipiului Chişinău, municipiului Bălţi, unităţi teritoriale
autonome cu statut juridic special pentru promovarea intereselor şi soluţionarea problemelor
populaţiei din unităţile administrativ-teritoriale respective.
Competenţa cu care sunt investite AAPL este deplină şi integră. Ea nu poate fi pusă în
cauză sau limită de o altă autoritate ierarhic superioară, decît în condiţiile legii.
AAPL nu sînt supuse puterii autorităţilor centrale, dat fiind faptul, că ele nu sunt numite
de la centru, ci sunt alese de cetăţenii cu drept de vot din UAT. În virtutea atribuţiilor care le
îndeplinesc autorităţile se împart în autorităţi deliberative şi autorităţi executive. [19, p. 12]
Autorităţile deliberative sunt cele care decid (adoptă decizii) în soluţionarea problemelor
de interes locală. Din ele fac parte consiliile săteşti (comunele), orăşeneşti (municipale), raionale.
Autorităţile executive ale administraţiei publice locale constituie un sistem din două
niveluri: nivelul întîi - primarii satelor (comunelor), oraşelor (municipiilor); nivelul doi –
preşedinţii de raion, primarul general de Chişinău, primarul municipiului Bălţi, Başcanul şi
Comitetul executiv al Găgăuzi ei.
În concluzie, administraţia publică realizează activităţi foarte diverse, care nu pot fi
reduse la un fapt administrativ strict delimitat şi care să prezinte, în realitate, anumite caractere
specifice. Administraţia locală oferă infrastructura fizică şi politică care sprijină eforturile
comunităţii şi prestează servicii în domeniul economic, politic, social şi cultural. Este clar că fără
o organizare şi o funcţionare eficientă a organelor administraţiei publice locale nu putem vorbi
de înaintarea societăţii spre idealurile democraţiei.

1.2. Considerații generale privind activitatea de secretariat.

19
 Referindu-ne la un domeniu concret de activitate, este necesar de determinat aspectul
organizatoric și structura instituției, în care se încadrează această activitate. Orice tip de activitate
trebuie administrată. De aceea, orice instituție funcţionează ca un sistem ale cărui componente
sunt în strânsă legătură pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii,
spre a răspunde unei nevoi.
Instituția (organizaţia) poate fi considerată ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi
obiective, ca un ansamblu de mijloace de producţie şi de informaţii, o împletire de interese
generale şi individuale. Ea are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost
creată. În vederea obţinerii obiectivelor social-economice, orice organizaţie îndeplineşte mai
multe funcţii:
a) funcţia de cercetare-dezvoltare;
b) funcţia comercială şi de marketing;
c) funcţia de producţie;
d) funcţia financiar-contabilă;
e) funcţia de personal.
Structura organizatorică a unei instituții (organizaţii) reprezintă ansamblul persoanelor şi
compartimentelor de muncă (tehnico-productive, economice, administrative), modul în care sunt
constituite şi grupate precum şi legăturile care se stabilesc între ele.
O structură organizatorică raţională este condiţia esenţială pentru: asigurarea funcţionării
normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea
riguroasă a dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de
decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.
Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfăşurată, structura
organizatorică este alcătuită din următoarele elemente:
- Funcţia (funcţia de conducere şi funcţia de execuţie)
- Postul,
- Ponderea ierarhică,
- Compartimentele (compartimente funcţionale şi compartimente operaţionale),
- Nivelurile ierarhice,
- Relaţiile organizatorice,
- Activităţile. [55, p.126]
La baza înfiinţării unei organizaţii stă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF)
care este poate cel mai important element de reglementare a competenţelor unei instituţii. Este un
act normativ care reglementează funcţionarea compartimentelor (stabileşte competentele pentru
fiecare compartiment în parte, atribuţii şi responsabilităţi) şi este adoptat de forul de conducere

20
superior al organizaţiei respective. Mai există şi Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) care
reglementează regulile de conduită cerute angajaţilor în relaţiile de serviciu, programul de lucru,
circulaţia documentelor şi este adoptat pe cale de dispoziţie de către conducătorul unităţii. Acest
regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat şi completat în conformitate cu
dinamica de dezvoltare a departamentelor. [33]
Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea, unităţile îşi
elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionarea adaptate la structura
organizatorică, aprobate şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaţiei respective. ROF al organizaţiei are un
caracter general şi este completat de Statul de Funcţii (schema de încadrare), care are un caracter
intern şi prevede numărul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul şi pregătirea
angajaţilor, precum şi relaţiile dintre aceştia. Este o completare necesară a ROF pe baza căreia se
poate calcula bugetul de şcolarizare a personalului1.
La rândul său, este completat de fişa postului care cuprinde atribuţiile şi obligaţiile
fiecărui angajat în parte. Legea reglementează explicit că organigrama unei instituţii nu intră în
vigoare până la adoptarea ROF şi a statului de funcţii. [33]
Activitatea de secretariat
Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale
este şi activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă
generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale
administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii
locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor de profiluri diferite (academii, instituţii
de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc.). De aceea, structura, forma de organizare,
amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta.
Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţă de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuşi managementul instituţiilor publice
şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor
private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu
persoanele din afară instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor
auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel secretarul
preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu
publicul.

21
 Compartimentul secretariat reprezintă un centru de concentrare şi difuzare a informaţiilor,
un mijloc de legătură între autoritatea publică şi persoanele interesate, fiind elementul principal
în asigurarea bunei desfăşurări a relaţiilor cu publicul.
Activitatea de secretariat se desfăşoară la diferite niveluri: atît în cadrul organelor
centrale ale administraţiei publice (guvern, ministere, alte instituții), cît şi al organelor locale şi al
agenţilor economici, unităţi de diferite profiluri: academii, institute de învăţămînt superior, şcoli,
unităţi de ordonare a sănătăţii ş.a.
Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii pentru realizarea
principalelor sale funcţii: prevederea, coordonarea şi controlul.
Secretariatul este «cartea» de prezentare a unităţii respective. Activitatea de secretariat
reprezintă nu numai relaţii cu celelalte compartimente şi cu salariaţii proprii, ci şi cu
reprezentanţi şi persoane din afara instituţiei - fie delegaţi din ţară ori străinătate, fie persoane
fizice care solicită diverse informaţii, se prezintă în audienţă etc.
Activitatea de secretariat, structurată în compartimente specializate, este o activitate cu
caracter de amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri, atît în cadrul organelor centrale ale
administraţiei publice (Guvern, ministere, celelalte autorităţi ale administraţiei centrale), al
organelor locale (de nivelul întîi și al doilea), agenţilor economici, cît şi în unităţi de profiluri
diferite: academii, institute de învăţămînt superior, şcoli, biblioteci, unităţi de cercetare, unităţi
de ocrotire a sănătăţii.
Dacă existenţa compartimentelor de secretariat are caracter de largă generalizare,
structura, formele de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite.
Diferenţierea, generată de necesităţi este legiferată prin actul normativ de înfiinţare, organizare şi
funcţionare a organului, unităţii sau instituţiei respective, precum şi prin alte acte care
reglementează diversele aspecte ale activităţii economico-sociale.
Secretariatul are ca sarcină de bază deprevarea acesteia de unele sarcini auxiliare,
creîndu-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii şi anume:
- prevederea
- organizarea
- comanda
- coordonarea
- controlul.
Secretariatul trebuie să creeze condiţiile optime pentru a analiza situaţia reală şi a avea
posibilitatea de a lua anumite decizii, care reprezintă actul esenţial al conducerii.
Structura şi sistemul organizatoric.
În secretariate se folosesc curent următoarele forme organizatorice:

22
 - În administraţii centrale, locale, unităţi mari, conducerea compartimentului este
centralizată, aşezarea fizică parţial centralizată, parţial recentralizată. Se preconizează aşezarea
fizică centralizată pentru birourile de dactilografie, registraturi, colective de traducători, protocol.
Aşezarea fizică descentralizată se referă la şefii de cabinete sau secretarii conducătorilor.
- În unităţile mici întregul nucleu de secretariat este centralizat, atît conducerea cît şi
aşezarea fizică.
Centralizarea în secretariate prezintă următoarele avantaje:
- echipamentele de birou afectate compartimentelor pot fi utilizate la capacitatea lor
maximă;
- pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lîngă grupuri conduse centralizat
influenţînd pozitiv formarea şi perfecţionarea;
- metodele de operare în munca de birou pot fi aplicate repede şi uniform şi pot fi stabilite
standardele comune pentru mai multe unităţi organizatorice;
- este practicată şi specializarea muncii, situaţie datorită căreia executarea operaţiilor
ajunge la performanţe ridicate.
Pe baza actelor normative de înfiinţare cît şi celor care reglementează organele
administraţiei publice îşi definitivează regulamentele lor de organizare şi funcţionare, adaptate la
structura organizatorică aprobată şi completate cu sarcini specifice domeniului de activitate
respectiv.
Ansamblul de sarcini, atribuţii, responsabilităţi, legături şi reguli de detaliu privind
organizarea formează regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii. Acesta trebuie
permanent ţinut la zi - modificat şi întregit - corespunzător dinamicii de dezvoltare a organizării
economice.
A asigura o unitate cu tot ceea ce este util unei funcţionări corecte, înseamnă a o dota cu
structură organizatorică, cu ierarhie clară, cu legături logice şi proceduri adecvate, înseamnă a
stabili sistemul.
Organigrama, care nu este altceva decît reprezentarea grafică a organizării unei unităţi
este punctul final al procesului de organizare. [55, p.132]
Compartimentul secretariat reprezintă o grupare de funcţii şi respectiv de persoane (care
se ocupă cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe).
Atribuţiile specifice compartimentului secretariat sunt:
- tratarea informaţiilor;
- primirea, stocarea, exploatarea, reorientarea şi difuzarea acestora;
- asistarea conducerii şi colaborării cu aceasta;
- documentarea - clasificarea materialelor, arhivarea, fişarea, evidenţa;

23
 - multiplicarea materialelor, organizarea şedinţelor, organizarea materialelor
documentare, primirea vizitatorilor, primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice;
- întocmirea statisticilor etc. [14, p.46]
Atribuţia reprezintă ansamblul de sarcini identice necesare realizării unei părţi din
activitate, care impune o anumită responsabilitate privind îndeplinirea lor în termen şi la nivel
calitativ prescris şi care reclamă autoritate şi competenţe adecvate - cunoştinţe, experienţe.
Atribuţiile sunt desemnate la nivelul unităţilor şi compartimentelor. Ele trebuie astfel
formulate încît să corespundă unor lucrări şi să ofere posibilitatea concretizării lor în sarcini de
realizat de către persoanele din cadrul compartimentului respectiv. Adică, atribuţiile revin
compartimentelor, iar detalierea lor în sarcini revine persoanelor.
De exemplu, atribuţia compartimentului de secretariat de multiplicare a materialelor se
împarte în sarcini personale de dactilografiere, multiplicare la xerox, corectare a materialelor în
curs de tipărire etc. De asemenea, atribuţia de documentare, care revine compartimentului şi care
este legată de cea de informare se împart în sarcini personale, ca: selectarea materialelor,
documentarea şi identificarea informaţiilor, înregistrarea informaţiilor, transmiterea, clasificarea
lor etc.
Deci, sarcinile se compun şi formează atribuţii, iar atribuţiile, la rîndul lor, se compun
pentru a forma activităţi specifice. Exercitarea atribuţiilor presupune şi competenţa persoanelor
în realizarea lor.
Competenţa celor care formează compartimentele de secretariat se concretizează
în a fi: [14, p.24]
- un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi
să transmită informaţii, precum şi să ţină la evidenţă informaţia;
- un bun corespondent, folosind o limbă bogată şi corectă, plină de conţinut;
- un specialist în clasarea actelor, corespondenţei şi documentaţiei, capabil să găsească
oricare din ele cu rapiditate;
- un interpret capabil să discute şi să comunice cu persoane care vizitează unitatea;
- un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat cu corespondenţa;
- un agent de transmitere a comunicărilor telefonice;
- un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, să întocmească statistici.
Totalitatea sarcinilor ce revin unei anumite persoane şi prin intermediul lui unui anumit
compartiment, a căror realizare necesită cunoştinţe dintr-un domeniu determinat de specialitate,
alcătuiesc o activitate.

24
 Activitatea se defineşte în funcţie de nivelul la care se raportează. Dacă secretariatul se
consideră un sistem, în interiorul lui se identifică atribuţii, sarcini şi activităţi. Aurel Axente le
reprezintă în lucrarea sa «Tehnica secretariatului» în felul următor: [3, p.16]
Tabelul 1
Atribuțiile compartimentului de secretariat în cadrul instituției (organizației)
Nr. Atribuţii Sarcini Activitatea specifică
1. Lucrări cu Citirea corespondenţei primite; prezentarea la Activitate de
corespondenţa conducere şi primirea rezoluţiilor; corespondent.
primită şi emisă documentarea pentru întocmirea răspunsului;
de unitate întocmirea scrisorii; prezentarea la semnat;
pregătirea scrisorii pentru compartimentul
registratură.

2. Documentare - detestarea surselor interne şi externe; Activitate de

- selectarea materialului; documentarist
- difuzarea materialului;
- clasificarea documentaţiei.
3. Multiplicarea - dactilografierea; Activitatea de
materialelor - multiplicarea prin xerox. dactilograf, lucrător la
xerox.
4. Scrierea rapidă - stenografierea discuţiilor din şedinţe, Activitate de steno-
conferinţe graf.
5. Probleme de - primirea vizitatorilor; Activitate de protocol
protocol şi - organizarea desfăşurării în bune condiţii a
relaţii contractelor cu vizitatorii străini;
- pregătirea felicitărilor cu ocazia diferitor
evenimente etc.

Sursa: Axente A., Tehnica secretariatului, Oradea, 1996, p. 22

Apărarea secretului de stat şi păstrarea secretului de serviciu.
Însăşi sensul cuvîntului secretar este «cel care păstrează un secret». Aceasta defineşte
atitudinea pe care secretarul trebuie să o aibă faţă de toate problemele de care ia cunoştinţă prin
natura funcţiei.
În ceea ce priveşte păstrarea secretului de serviciu, secretarilor le revin sarcini multiple.
Prin natura muncii, secretarul cunoaşte activitatea de ansamblu a unităţii în care lucrează, prin
intermediul documentelor şi corespondenţei pe care o citeşte sau redactează, a şedinţelor,
consfătuirilor, întîlnirilor de lucru la care participă, prin evidenţele pe care le ţine. Aceasta îi
impun o strictă păstrare a informaţiilor pe care le deţine, o vigilenţă deosebită în a nu le transmite
sau a nu permite să i se sustragă date.
Legea privind funcția publică și statutul funcționarului public prevede, că funcţionarul
public (în cazul dat se referă şi la secretar) este obligat să păstreze secretul de stat şi un alt secret

25
ocrotit de Lege, precum şi al informaţiilor despre cetăţeni de care ia cunoştinţă în exercitarea
atribuţiilor, dacă astfel este stabilit de legislaţie. [27]
Păstrarea secretului profesional, nefolosirea lui nici în mod dezinteresat, nici interesat,
este o obligaţie legală şi morală a fiecărui angajat. El nu are permisiunea să discute cu nici o
persoană din afară, dar nici din incinta instituţiei, problemele conţinute în actele, documentele,
corespondenţa ce-i trece prin mîină, aspecte din şedinţe, consfătuiri, conferinţe sau dispoziţii ale
conducerii. Orice indiscreţie, chiar involuntară, poate influenţa negativ activitatea unităţii.
Pentru a asigura păstrarea secretului de serviciu în munca sa, secretarul trebuie să ţină
seama de următoarele cerinţe: [3, p.35]
- la sfirşitul zilei de muncă toate documentele se încuie în safeu sau dulapuri care se
închid;
- nu se lasă pe birou hîrtii cu antetul instituţiei (ştampilele, parafele);
- nu va face comunicaţii telefonice în timp ce în birou se găsesc persoane străine;
- corespondenţa purtînd menţiunea «confidenţial» sau «se deschide de...” personal va
prezenta-o conducerii fără ca plicurile să le deschidă;
- documentele pe care secretarul le redactează sau le citeşte vor fi acoperite atunci cînd o
persoană din afara instituţiei se apropie de birou, deoarece se poate citi cu destulă uşurinţă un
document aşezat invers;
- convorbirile telefonice vor fi întrerupte în prezenţa unor persoane din afara unităţii;
- dacă în timpul redactării sau dactilografierii unui material secretarul este obligat să-şi
întrerupă activitatea şi să-şi părăsească locul de muncă, chiar pentru o perioadă scurtă, va părăsi
încăperea numai după închiderea în birou a materialelor la care lucrează;
- nici o lucrare dactilografiată, nici o corespondenţă sosită nu va fi lăsată pe masă, ea
putînd fi cu uşurinţă citită de orice persoană care întră în birou, şi poate deci constitui un
mijloc de informare ilegală;
- întreaga corespondenţă destinată conducerii şi altor compartimente, sau în lucrul va fi
păstrată în mape închise;
- ciornele, copiile, manuscrisele nu vor fi lăsate pe masa de lucru după
dactilografierea unei lucrări, ci vor fi, după caz, fie încuiate, fie distruse;
- obiectul şedinţelor convocate de conducere, al întrunirilor de lucru nu va fi comunicat
decît persoanelor convocate la şedinţe.
Formele de asigurare a păstrării secretului de serviciu sunt multiple diferite. Însă, ceea
ce trebuie să fie comun, este grija permanentă a secretarului de a găsi cele mai potrivite forme şi
metode în desfăşurarea activităţii lor pentru a asigura apărarea intereselor unităţii în care
colaborează.

26
 În concluzie menționăm, că pornind de la dezideratul că orice tip de activitate trebuie
administrată, orice instituție funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă
legătură pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a
răspunde unei nevoi. În acest context activitatea de secretariat este una specială în orice instituție,
dar referindu-ne la autoritățile publice locale de nivelul I, este necesar de constatat specificul
acestei activități. În cadrul acestor autorități secretarul este, de fapt persoana principală, care
asigură legătura între administrația publică locală de nivelul I și cetățean, dar și în relații cu alți
actori (instituții ierarhic superioare, agenți economici etc.) Din aceste considerente este absolut
necesar de conștientizat rol și importanța acestui segment de activitate.

27
 1.3. Cadrul legal, structura şi sistemul organizatoric a activităţii
de secretariat

Activitatea de secretariat în organele administraţiei publice este organizată şi se

desfăşoară în conformitate cu actele normative în vigoare. Fiind o activitate destul de vastă şi
imensă, activitatea de secretariat este reglementată de un și de acte legislative:
- Legea privind funcția publică și statutul funcționarului public nr. 158 din 08.07.2008; [27]
- Legea cu privire la petiţionare nr. 190-XIII din 19.07.1994; [29] această Lege este
abrogată din 2018!!!! Fiți atentă verificați legislația pe site-ul Legis.md!!!
- Legea Republicii Moldova nr. 880-XII din 22.01.1992 cu privire la Fondul Arhivistic
al Republicii Moldova; [30]
- Legea Republicii Moldova privind accesul la informaţie; [32]
- Legea Republicii Moldova cu privire la documentul electronic şi semnătura digitală; [34]
- Legea cu privire la secretul de stat etc.
Menţionăm, că activitatea de secretariat propriu-zisă este reglementată de:
- Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie, Instrucţiuni-tip cu
privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale şi
autoadministrării locale ale Republicii Moldova din 1993; [51]
- Instrucţiuni cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei
publice locale ale Republicii Moldova din 1996. [26]
Indiscutabil, că fiind aprobate prin Hotărîri de Guvern la sfîrşitul secolului trecut, sunt
depăşite de timp şi necesită o actualizare şi racordare la cerinţele timpului.
Menţionăm, că în anul 2007, a fost elaborat proiectul Regulamentului tip cu privire la
ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale, care fiind adoptat prin
Hotărîre de Guvern ( nr. 721 din 21.07.2007), așa și nu a fost publicat, astfel documentul nu
posedă statut juridic și nu poate fin tratat ca act normativ în vigoare.
Totodată, în anul 2017, s-a revenit la acest regulament, el fiind plasat pentru discuții
publice pe sistemul Serviciului de Stat de Arhivă încă în iunie 2017, dar pînă la moment, rămîne
în statutul dat, fără careva mișcări spre adoptarea lui.
De rând cu actele normative menţionate, care practic sunt consultate şi utilizate în
activitatea de secretariat în situaţiile de caz respective, se propune, întru eficientizarea activităţii
utilizarea materialelor metodice. Spre exemplu, Ghidul funcționarului public. Corespondența și
tehnica secretariatului, elaborat de Centrul Național de Terminologie și publicat în mai multe
redacții, începînd cu 1996 pînă în 2009. Ghidul cuprinde noțiuni specifice actelor oficiale,

28
recomandări privind redactarea corespondenței, tehnica secretariatului etc., precum și modele de
scrisori, cereri, adeverințe, ordine, procese-verbale ș.a. [20]
Structura şi sistemul organizatoric.
În secretariate se folosesc curent următoarele forme organizatorice:
- În administraţii centrale, locale, unităţi mari, conducerea compartimentului este
centralizată, aşezarea fizică parţial centralizată, parţial recentralizată. Se preconizează aşezarea
fizică centralizată pentru birourile de dactilografie, registraturi, colective de traducători, protocol.
Aşezarea fizică descentralizată se referă la şefii de cabinete sau secretarii conducătorilor.
- În unităţile mici întregul nucleu de secretariat este centralizat, atît conducerea cît şi
aşezarea fizică.
Centralizarea în secretariate prezintă următoarele avantaje:
- echipamentele de birou afectate compartimentelor pot fi utilizate la capacitatea lor
maximă;
- pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lîngă grupuri conduse centralizat
influenţînd pozitiv formarea şi perfecţionarea;
- metodele de operare în munca de birou pot fi aplicate repede şi uniform şi pot fi stabilite
standardele comune pentru mai multe unităţi organizatorice;
- este practicată şi specializarea muncii, situaţie datorită căreia executarea operaţiilor
ajunge la performanţe ridicate;
- costul performanţelor ridicate este scăzut, ca şi al investiţiilor în maşini de birou şi al
întreţinerii acestor maşini întrucît sunt folosite într-un cadru restrîns.
Prin legi şi hotărîri ale Guvernului care reglamentează activitatea ministerelor, a agenţilor
economici şi a instituţiilor se fac precizări avînd drept scop delimitarea clară a atribuţiilor şi
răspunderilor tuturor compartimentelor de muncă din structura organizatorică, precum şi
eliminarea paralelismelor în activitatea acestora.
Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează activitatea, ministerele,
agenţii economici şi instituţiile îşi definitivează regulamentele lor de organizare şi funcţionare,
adaptate la structura organizatorică aprobată şi completate cu sarcini specifice domeniului de
activitate respectiv.
Ansamblul de sarcini, atribuţii, responsabilităţi, legături şi reguli de detaliu privind
organizarea formează regulamentul de organizare şi funcţionare a instituției. Acesta trebuie
permanent ţinut la zi - modificat şi întregit - corespunzător dinamicii de dezvoltare a instituției.
A asigura o instituție cu tot ceea ce este util unei funcţionări corecte, înseamnă a o dota
cu structură organizatorică, cu ierarhie clară, cu legături logice şi proceduri adecvate, înseamnă a

29
stabili sistemul. Organigrama, care nu este altceva decît reprezentarea grafică a instituției este
punctul final al procesului de organizare.
Conform Legii privind administraţia publică locală, fiecare consiliu local are un secretar
salarizat din bugetul local. Funcţia de secretar al consiliului local sau al orașului, (municipiului)
atestă importanţa acestei funcţii în sistemul organelor de administrare publică locală. Secretarul
nu mai este secretar al primăriei, subordonat totalmente primarului, ci este o funcţie responsabilă
care se bucură şi de un anumit grad de autonomie în exercitarea funcţiei. [37]
Secretarul consiliului local este şi secretar al orașului (municipiului). Candidatul la
funcţia de secretar se selectează pe bază de concurs. Participarea la concurs pentru funcţia de
secretar trebuie să fie absolvent al unei facultăţi (secţii) de drept sau de administrare publică. în
cazul în care, după anunţarea repetată a concursului pentru ocuparea funcţiei vacante de secretar
al consiliului local, nu au parvenit solicitări de la persoane cu studiile respective, la concurs
poate fi admis un absolvent al unei alte facultăţi (secţii) sau o persoană care face studii
superioare.
Desemnarea în funcţie a învingătorului concursului pentru ocuparea funcţiei de secretar,
organizat în conformitate cu hotărârea Guvernului Republicii Moldova.
Secretarul consiliului nu este o funcţie electivă, deoarece prin numirea în funcţie prin
concurs se urmăreşte obţinerea stabilităţii în această funcţie. Cerinţele faţă de funcţia de secretar
sunt mari, acesta trebuind să dispună de studii superioare, de preferinţă juridice sau în domeniul
administraţiei publice. Evident, în condiţiile Republicii Moldova este dificil de a selecta câte un
jurist în fiecare comună, care ar putea îndeplini această funcţie şi din aceste considerente legea
face excepţie, admiţând şi studii superioare din alt domeniu. Deşi Legea nu prevede expres
condiţia provizorie a excepţiei, cred că numirea în funcţie a unor persoane care nu au studii
speciale cerute de lege sau a celor cu studii medii ar trebui condiţionată prin frecventarea
obligatorie a unor cursuri de recalificare sau obţinerea specialităţii cerute la una din instituţiile de
învăţământ superior la secţia fără frecvenţă. Lipsa acestei condiţii face inutilă cerinţa de a
dispune de studii superioare juridice sau în managementul administrativ atât timp cât excepţia de
la regulă se poate transforma în regulă.
Numirea în funcţie a secretarului de către consiliul respectiv în bază de concurs este un
factor care vorbeşte de importanţa funcţiei respective, de faptul că la această funcţie pot pretinde
numai persoane cu o pregătire specială. După adoptarea Legii privind administraţia publică
locală, numirea în funcţie a secretarului a trezit multe nedumeriri generate de imperfecţiunea
prevederilor legale privind organizarea concursului. Imediat după alegeri, în multe primării au
purces la organizarea concursului, în timp ce secretarul îşi exercită funcţiile, înţelegând că după
fiecare alegere consiliul nou trebuie să numească secretarul în bază de concurs, ceea ce, de fapt,

30
vine în contradicţie cu prevederea stabilităţii în funcţie. Ulterior, Guvernul a dat explicaţiile de
rigoare, menţionând că concursul se organizează numai în cazul funcţiei vacante. Însă, pentru a
scăpa de secretarii inconvenabile, primarii au recurs la diferite „hârtii”, disponibilizarea tuturor
funcţionarilor primăriei cu angajarea lor ulterioară în afară de secretar, care, evident, nu a
câştigat concursul. Pentru a evita orice neînţelegere în acest sens, trebuie să ştim următoarele:
[37]
- concursul se organizează numai în cazul funcţiei vacante;
- concursul se organizează prin decizia consiliului anunţând data, locul şi vremea din
timp, precum şi condiţiile concursului;
- din comisia de concurs va face parte primarul, consilieri din consiliul respectiv, alte
persoane, specialişti în diferite domenii, inclusiv din secţia administraţie publică a aparatului
preşedintelui raionului.
Conform Legii, secretarul consiliului este funcţionar public, pentru care sunt stabilite
obligaţii speciale, cum ar fi: [35]
a) să execute la timp şi calitativ dispoziţiile autorităţilor publice în problemele ce ţin de
competenţa lui;
b) să dirijeze în cunoştinţă de cauză sectorul de muncă încredinţat, să asigure îndeplinirea
întocmai a sarcinilor ce stau în faţa autorităţii publice;
c) să respecte cu stricteţe drepturile şi libertăţile cetăţenilor etc., până la litera h) care
prevede: să-şi perfecţioneze în permanenţă pregătirea profesională.
Eliberarea din funcţie a secretarului se face de către consiliul respectiv, la propunerea
primarului sau a unei treimi din consilieri prin decizie adoptată cu votul majorităţii consilierilor
aleşi. Eliberarea din funcţie a secretarului este o problemă care la fel trezeşte unele nedumeriri
generate şi acestea din necunoaşterea prevederilor legislative. Ca şi în cazul oricărui funcţionar
public, eliberarea are loc conform prevederilor legale, care reglementează cazurile şi modalitatea
încetării funcţiei. Vom enumera printre acestea:
- neexecutarea obligaţiilor prevăzute de legislație;
- încălcarea restricţiilor stabilite de lege (considerată incapabilă prin hotărâre
judecătorească, are antecedente penale neridicate sau strânse)
- comiterea unor încălcări (nu respectă regulile de atestare a funcţionarilor publici şi
conferire a gradelor de calificare);
- neprezentarea anuală a declaraţiei privind veniturile, averea mobiliară şi imobiliară,
depunerile bancare şi hârtiile de valoare;
- refuzul de a depune jurământul;
- pierderii cetăţeniei Republicii Moldova;

31
 - expirării împuternicirilor din funcţia publică;
- demisionării.
Diferenţa dintre eliberarea din funcţie a secretarului şi a unui funcţionar care poartă
răspundere disciplinară nemijlocită în faţa conducătorului instituţiei respective constă în faptul că
ultimul este supus numai regulilor din Codul Muncii, iar secretarul ca funcţionar public şi celor
din Legea privind administrația publică locală. Secretarul este eliberat din funcţie prin decizia
autorităţii reprezentative locale, de fapt, respectându-se regula, eliberează din funcţie numai cel
care numeşte funcţia respectivă.
Descrierea, analiza şi evaluarea funcţiei de secretar
Funcţia (postul) unui cadru al unităţii constituie participarea sa personală la desfăşurarea
diferitor activităţi ce permite realizarea obiectivelor unităţii. Definirea funcţiei constă în
stabilirea diferitelor elemente care condiţionează exercitarea ei, şi anume: rolul, poziţia,
atribuţiile sau sarcinile, responsabilităţile pe care acestea le incumbă, autoritatea delegată,
legăturile. [23]
Descrierile posturilor de secretariat reproduc prevederile actelor normative cu caracter
general. Ele reflectă adeseori un efort de gîndire proprie pentru transpunerea lor corectă, în
raport cu condiţiile specifice ale activităţii de secretariat şi ale sarcinilor secretarilor, în general,
şi cu specificul de lucru al diferitelor categorii de unităţi. Ele individualizează, deci,
competenţele, cerinţele, sarcinile, legăturile etc.
Metoda descrierii funcţiei în vederea înfăptuirii obiectivelor comune ale unităţii devine,
deosebit de importantă pentru personalizarea fiecărui loc de muncă de secretariat.
Descrierea funcţiei de secretar devine un ghid preţios capabil să îmbunătăţească relaţiile
între persoane sau compartimente şi să dezvolte simţul responsabilităţii.
Pentru evaluarea complexităţii postului se stabileşte un sistem de punctaj în funcţie de
sarcinile, calităţile şi complexitatea sarcinilor aferente postului. Se evaluează prin punctaj
pregătirea de bază şi de specialitate, experienţa (vechimea), gradul de complexitate şi dificultate
a lucrărilor de efectuat, calificarea de a lucra cu aparatura modernă etc.
Pe baza definirii funcţiilor se elaborează regulamentul de organizare şi funcţionare a
unităţii.
Interacţiunea dintre activitatea de secretariat şi funcţia de secretar.
După cum s-a menţionat, compartimentul secretariat reprezintă un nucleu funcţional
(grupare de funcţii şi respectiv de persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii precise şi
permanente, sarcini individuale complexe, subordonat ierarhic direct conducerii.
Funcţia (postul) constituie participarea personală la desfăşurarea diferitelor activităţi ce
permite realizarea obiectivelor unităţii. Definirea funcţiei constă în definirea diferitelor elemente

32
care condiţionează exercitarea ei, şi anume: rolul, poziţia, atribuţiile sau sarcinile,
responsabilităţile, autoritate, legăturile. [23]
Conform legii «funcţia publică înseamnă unitate primară a autorităţilor publice, care
determină locul şi rolul cetăţeanului în muncă specială în sistemul serviciului public, drepturile şi
obligaţiile, exigente gata de pregătirea lui profesională».[37]
Descrierile postului de secretariat în organele administraţiei publice reproduc
prevederile actelor normative cu caracter general. Ele reflectă adeseori un efort de gîndire
proprie pentru transpunerea lor corectă în raport cu condiţiile specifice ale activităţii de
secretariat şi ale sarcinilor secretarilor, în general, şi cu specificul de lucru al diferitor categorii
de unităţi. Ele individualizează, deci, competenţele, cerinţele, sarcinile, legăturile etc.
Descrierea funcţiei de secretar devine un ghid preţios capabil să îmbunătăţească relaţiile
între persoane sau compartimente şi să dezvolte simţul responsabilităţii.
Deci funcţia de secretar şi activităţile de secretariat au un caracter auxiliar determinat de
complexitatea muncii unităţilor şi de faptul că secretarul deserveşte toate compartimentele
acestora. Separat compartimentul secretariat şi funcţia de secretar sunt privite în relaţia întreg -
parte, iar în ansamblu - ca parte întreagă a echipei conducere - secretariat.
Atribuţiile secretarului consiliului local:
În calitatea sa de secretar al consiliului local, acesta este „şeful cancelariei” şi
supraveghează toate lucrările de secretariat în consiliu, primărie, asigură convocarea consiliului
local, participă la lucrările lui, pregăteşte materialele la problema vizată în ordinea de zi.
Secretarul aduce la cunoştinţă celor interesaţi deciziile emise de consiliu, sau a dispoziţiilor
primarului.
O funcţie de bază a secretarului consiliului local este asigurarea întocmirii proceselor-
verbale ale şedinţelor şi răspunderea pentru legalitatea actelor adoptate şi eliberate. Secretarul
poartă răspundere, coordonează sau organizează, la necesitate, exercitarea atribuţiilor de
autoritate tutelară, stare civilă, succesiuni, ocrotiri sociale, notariat, administrează sediul
primăriei și bunurile lor. Păstrează şi aplică, la necesitate sigiliul primăriei şi e responsabil de
utilizarea lui.
Pe durata concediului sau a unei lipse îndelungate a secretarului pe motive întemeiate,
consiliul local poate împuternici un alt funcţionar din cadrul primăriei să îndeplinească toate
atribuţiile secretarului sau a unora din ele.
Secretarul poartă răspundere juridică în conformitate cu legislaţia în vigoare pentru
faptele ilegale comise în exerciţiul funcţiunii.
Conform art. 39 al Legii privind administraţia publică locală, secretarul îndeplineşte
următoarele atribuţii principale: [35]

33
 „a) asigură convocarea consiliului local;
b) participă la şedinţele consiliului local;
c) avizează proiectele de decizii ale consiliului local, asumându-şi răspunderea pentru
legalitatea acestora.”
Atribuţiile respective demonstrează faptul că secretarul consiliului local este investit cu
serioase competenţe privind funcţionarea consiliului. Prin asigurarea convocării trebuie să
înţelegem că secretarul, prin diferite metode accesibile, are obligaţia de a înştiinţa consilierii
despre data, ora, locul şi ordinea de zi a şedinţei consiliului. Aducerea la cunoştinţă populaţiei a
ordinii de zi ţine la fel de competenţă secretarului. Îndeplinirea acestei funcţii cere de la secretar
o deosebită atenţie în metodele utilizate, deoarece pentru consilierul care absentează la 3 şedinţe
consecutive intervin serioase consecinţe şi din aceste considerente secretarul este acela care
trebuie să demonstreze faptul îndeplinirii întocmai a cerinţelor stipulate de lege. În afară de
aceasta convocarea consiliului conform altor modalităţi decât cele prevăzute de lege atrage după
sine nevalabilitatea actelor adoptate de către consiliu.
Secretarul participă la şedinţele consiliului local fiind responsabil de întocmirea
procesului-verbal şi de adoptarea legală a deciziilor.
O altă funcţie a secretarului este conducerea cu activitatea compartimentelor şi a
aparatului primăriei. Evident, conducerea generală este efectuată de către primar, secretarul
efectuând numai conducerea operativă şi fiind responsabil de buna funcţionare (asigurarea cu
diferite materiale tehnice, disciplina de muncă etc.).:
d) pregăteşte materiale privind chestiunile supuse dezbaterii consiliului local;
e) comunică şi înaintează, în termen de 10 zile, dacă legea nu prevede altfel, autorităţilor
şi persoanelor interesate actele emise de către consiliul locală sau de către primar;
f) asigură aducerea la cunoştinţă publică a deciziilor consiliului local şi a dispoziţiilor
primarului care prezintă interes general;
g) primeşte, distribuie şi întreţine corespondenţa…”[37]
O altă funcţie a secretarului este pregătirea materialelor ce urmează a fi dezbătute la
şedinţele consiliului. Aici trebuie să înţelegem că secretarul nu are obligaţia de a organiza
studierea problemelor, constituirea comisiilor speciale şi alte activităţi necesare pregătirii
întrebării, planificată spre examinare la şedinţa consiliului. Litera f) a articolului respectiv spune
„pregăteşte materialele” ceea ce trebuie înţeles dactilografierea, multiplicarea, avizarea, aducerea
la cunoştinţă celor interesaţi a proiectelor de decizii, prezentarea materialelor consilierilor. [35]
Secretarul are obligaţia, de a comunica şi prezenta actele emise, atât de consiliu cât şi de
către primar, autorităţilor şi persoanelor interesate. Aducerea la cunoştinţă publică a actelor

34
emise de către consiliu şi primar se face, deoarece şi colectivitatea respectivă este persoana
interesată, indiferent dacă actul respectiv o vizează în întregime sau parţial.
„...h) eliberează extrase sau copii de pe orice act din arhivă a consiliului lосаl, în afara
celor care conţin informaţii cu caracter secret stabilit potrivit legii, precum şi de pe actele de
stare civilă;
i) legalizează semnături şi confirmă autenticitatea copiilor cu actele originale, în afara
celor care se eliberează de autorităţile publice centrale;...” [35]
Competenţa nominalizată ţine de prestarea unor servicii publice oferite celor interesaţi.
Legalizarea semnăturilor şi confirmarea autenticităţii copiilor cu actele originale constituie
activităţi notariale pe care legea le atribuie secretarului. In acest sens, activitatea respectivă este
reglementată şi de Legea cu privire la notariat: organizează, coordonează şi poartă răspundere de
activitatea autorităţilor tutelare, stării civile, succesiunii, protecţiei sociale şi, după necesitate,
exercită atribuţiile respective;
Activităţile pe care secretarul le desfăşoară pentru îndeplinirea atribuţiilor respective sunt
stipulate în legile respective. În acest sens, secretarul este obligat să respecte cu stricteţe
prevederile legilor şi instrucţiunile organizaţiilor centrale respective (Ministerul Justiţiei,
Ministerul Sănătăţii, Munci și Protecţiei Sociale).
„...î) coordonează şi ţine evidenţa gospodăriilor, înmatriculându-le în registre speciale;
j) păstrează şi aplică, la necesitate, sigiliul;
k) acordă ajutorul necesar consilierilor şi comisiilor consiliului locală;
l) administrează sediul primăriei şi bunurile ei;
m) îndeplineşte şi alte atribuţii prevăzute de lege sau încredinţate de către consiliul local
sau de către primar.” [35]
În concluzie menționez faptul că, activitatea de secretariat este, în principiu, una
specifică, iar în cadrul autorităților publice locale de nivelul întîi este una multilaterală.
Activităţile respective prezintă activităţi inerente procesului de administrare a domeniului public
lосаl, realizarea intereselor locale ale locuitorilor din colectivitatea respectivă, precum şi
activităţi tehnice importante date în responsabilitatea secretarului. Alte atribuţii încredinţate de
către consiliu sau primar, nu trebuie să depăşească competenţa pe care o deţin organele
respective stabilită de lege. In cazul în care secretarul va fi împuternicit cu o astfel de atribuţie, el
poate refuza executarea, iar aceasta va fi atribuită prin intermediul deciziei consiliului sau
dispoziţiile primarului, o poate contesta atât instituției ierarhic superioare, cît şi în instanţa
judecătorească.

35
 II. PARTICULARITĂȚILE ACTIVITĂȚII DE SECRETARIAT ÎN
ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ LOCALĂ

2.1. Aspecte organizatorico-funcționale ale activității de secretariat

Desfăşurarea eficientă a activităţii în orice domeniu impune munca în echipă,

comunicarea într-un climat de colaborare şi încredere între angajaţii unei firme. Consfătuirile,
şedinţele bine organizate cu scopuri precise au un rol foarte important în stabilirea strategiilor şi
tacticilor de urmat pentru anumite perioade de timp în orice domeniu de activitate. Rezultatele
unei şedinţe sunt determinate de calitatea materialelor prezentate, de contribuţia participanţilor la
dezbaterea problemelor precum şi de modul de organizare.
Personalului din secretariate îi revin sarcini concrete stabilite de manageri în privinţa
organizării şedinţelor. Acestea au loc periodic, fapt ce permite amplasarea în timp a problemelor
de rezolvat fără a se omite nici un detaliu
Pregătirea şi desfăşurarea şedinţelor şi consfătuirilor de lucru se face de către secretariate
şi în acest sens sarcinile lor sunt multiple şi trebuie realizate pînă la cele mai mici detalii.
Prin consultare cu persoana care conduce şedinţa, secretara va întocmi un program cu
problemele ce trebuie discutate în ordinea abordării lor. Acest program care se mai numeşte şi
agenda sau ordinea de zi cuprinde: numele firmei pentru care este întocmită; data şi ora la care
are loc şedinţa; locul unde se desfăşoară (adresa completă cu menţionarea mijloacelor de
transport sau a locurilor de parcare); scopul principal al şedinţei; sugestii; alte probleme; data
viitoarei şedinţe. Ordinea de zi va fi trimisă tuturor participanţilor cu 7-14 zile înainte, pentru a
analiza problemele ce vor fi puse în discuţie. Secretara pregăteşte şi agenda persoanei desemnate
să conducă şedinţa. Această agendă va conţine mai multe informaţii decât cea obişnuită.
Secretarul va pregăti o listă cu toate sarcinile care îi revin puse în ordinea priorităţii şi cu
eventuale termene limită de rezolvare pe care le va urmări atent. Alte sarcini sunt: [3, p.73]
- întocmirea listei cu participanţii la şedinţă şi prezentarea ei spre aprobare conducerii;
- completarea invitaţiilor şi legitimaţiilor şi expedierea lor către destinatari;
- întocmirea listei cu materialele care vor fi prezentate la şedinţă, cu acordul conducerii;
- anunţarea participanţilor să depună la timp materialele pentru multiplicare;
- stabilirea unei săli corespunzătoare pentru şedinţă (cu mobilier adecvat, cu instalări
electrice în stare de funcţionare);

36
 - verificarea confirmărilor de participare la şedinţă. Vor fi anunţate din nou persoanele
care nu au confirmare de participare;
- multiplicarea materialului care se va prezenta la şedinţă şi transmiterea acestuia tuturor
participanţilor;
- strângerea informaţiilor necesare de la persoanele care nu pot participa;
- asigurarea rechizitelor necesare;
- stabilirea persoanelor care vor întocmi stenograma, procesul-verbal;
- asigurarea unor gustări, cafea, zahăr, dulciuri, băuturi răcoritoare, etc.
Secretarul va fi prezent la locul şedinţei înainte de începerea acesteia pentru a se asigura
că toate condiţiile necesare au fost asigurate, realizînd următoarele sarcini:
- consemnarea prezenţei participanţilor;
- întocmirea unor note ce conţin detalii în legătură cu problemele discutate (numele
persoanelor care au luat cuvântul şi propunerile acestora). Aceste note vor fi utile pentru
întocmirea procesului verbal. [3, p.79]
Sarcinile după şedinţă:
- lămurirea unor puncte neclare din notiţe;
- strângerea documentelor ramase în sala de şedinţe, încuierea sălii;
- întocmirea unui proiect de proces-verbal pe baza notiţelor personale sau a înregistrărilor
făcute;
- redactarea în formă finală a procesului-verbal, prezentarea la semnat, expedierea
acestuia tuturor participanţilor;
- întocmirea unui scadenţar de termene prin care se va urmări executarea sarcinilor ce
decurg din hotărârile şedinţei (precizate în procesul-verbal);
- clasarea dosarului de şedinţe. [3, p.82]
Ordinea de zi trebuie să conţină totalitatea chestiunilor care urmează să fie discutate în
şedinţă, numele şi funcţia raportorilor.
Modificarea ordinii de zi se poate face numai la începutul ședinței. [37
Ambianţa şedinţei, consfătuirii, buna desfăşurare şi productivitatea acestora depinde, în
mare măsură, de profesionalismul, de activitatea activă a organizatorilor, cît şi de calităţile şi
manierile participanţilor.
Au întrat în practica obişnuită a organelor administraţiei publice întîlnirile de lucru, care
au drept scop analizarea unor stări de fapte, dezbaterea unor probleme deosebite, stabilirea unor
programe de acţiune, strategie sau care vizează dezvoltarea unor domenii, adoptarea unor decizii
etc.

37
 După cum ştim, întîlnirile de lucru au loc în prezenţa unui grup mai mult sau mai puţin
numeros de participanţi, în dependenţă de problematica pusă în dezbatere. «Eficienţa unor astfel
de întruniri de lucru depinde, fără îndoială de modul cum sunt pregătite, de calitatea
documentelor puse în dezbatere, precum şi de maniera în care sunt conduse».
Care sunt obligaţiunile secretarului în organizarea şi desfăşurarea întîlnirilor de lucru în
organele administraţiei publice. In primul rînd să anunţe din timp participanţii pentru ce se
convocă şedinţa şi natura problematicii puse în discuţie, astfel încît fiecare participant să poată
contribui la luarea deciziei eficiente. In acelaşi timp să le difuzeze şi proiectele documentelor ce
urmează să fie analizate. A organiza o întîlnire de lucru între două persoane este relativ de uşor, e
mult mai dificil a găsi o dată şi o oră care să convină mai multor persoane.
În acest caz, secretarul telefonează persoanei cu funcţia cea mai importantă şi îi cere să
fixeze ziua şi ora care-i convin, apoi telefonează ceilalţi participanţi pentru a verifica dacă sunt
disponibili. Dacă cei interesaţi nu sunt disponibili la ora fixată, secretarul se interesează de datele
propuse de aceştia, cheamă din nou primul interlocutor pentru a-i preciza contrapropunerile.
Acest sistem este dificil, poate provoca nemulţumiri din partea persoanelor solicitate şi un
mare consum de timp pentru secretar. De aceea, este preferabilă următoarea soluţie, care se
realizează cu ajutorul unui tabel, în care sunt menţionate orele disponibile ale fiecărui viitor
participant, stabilind astfel zilele şi orele convenabile pentru fiecare din aceştia.
Şi participanţilor la şedinţe li se pretind unele reguli:
- să fie punctuali;
- să vină pregătiţi în legătură cu ordinea de zi;
- să nu aibă o atitudine care să semnifice plictiseala sau dezinteres;
- să nu întrerupă vorbitorii pe care doreşte să-i combată. O va face numai cu permisiunea
preşedintelui de şedinţă.
Acest gen de întâlniri au loc mai des decât şedinţele şi au rolul de a asigura comunicarea
eficientă între conducere şi angajaţii firmei sau diferiţi parteneri de afaceri.
În cazul în care întâlnirea va avea loc cu o persoană ierarhic subordonată, aceasta se va
deplasa la conducere la data şi ora fixate de conducere. Dacă întâlnirea va avea loc cu o persoană
ierarhic egală, data şi ora vor fi stabilite de comun acord. Dacă întâlnirea va avea loc cu o
persoană cu funcţie ierarhic superioară, se va solicita în numele conducerii data şi ora la care
acesta poate fi primit.
Secretarul trebuie să asigure includerea în agendă şi comunicarea conducerii cu precizie
ora, ziua şi locul întâlnirii. De asemenea, secretarul va pregăti materialele necesare întâlnirii:
proiecte, situaţii financiare, date statistice, scheme, grafice, etc. Întâlnirile de lucru se pot
organiza între două persoane sau cu participarea mai multor persoane, caz în care sunt destul de

38
greu de stabilit data şi ora întâlnirii care să convină tuturor persoanelor implicate. Secretarul
poate alege din două posibilităţi:
1) contactarea succesivă a fiecărei persoane implicate şi fixarea datei şi orei întâlnirii în
funcţie de cele stabilite de primul interlocutor;
2) întocmirea unui tabel care va menţiona data şi ora disponibile fiecărui participant.
A doua soluţie este mai avantajoasă pentru că presupune un consum mai mic de timp.
Secretariatul care organizează întâlnirea ia legătura cu secretarele fiecărui participant şi
întocmeşte un tabel în care va indica orele disponibile fiecărei persoane.
Specificul organizării audienţelor
Primirea cetăţenilor prin audienţă este reglementată prin lege. Conducerile organelor de
stat sunt obligate să organizeze şi să asigure primirea prin audienţă la zile şi ore precise, a
cetăţenilor care doresc să prezinte personal, verbal sau în scris, cereri, reclamaţii, sesizări sau
propuneri.
Art.52 a Constituţiei Republicii Moldova stipulează, că cetăţenii au dreptul să se adreseze
autorităţilor publice prin petiţii formulate numai în numele semnatarilor, deoarece statul asigură
secretul scrisorilor, al telegramelor, al altor trimiteri poştale, al convorbirilor telefonice şi al
celorlalte mijloace legate de comunicare; - se menţionează în art.30 al Constituţiei Republicii
Moldova. Secretariatul are obligaţia organizării unui sistem strict de evidenţă, prin fişe de
audienţă şi registre de audienţă, în care se consemnează numele persoanelor primite în audienţă,
problemele ridicate de aceştia, modul de rezolvare a cererilor, reclamaţiilor sau sesizărilor lor. Pe
baza acestor evidenţe, secretariatele vor informa conducerea în cazul oricărei abateri de la
respectarea hotărîrilor de rezolvare a problemelor ridicate de cetăţeni sau de întîrziere a
termenilor de rezolvare. [7]
Programarea audienţelor trebuie făcută cu grijă, în aşa fel încît persoanele ce se prezintă
să aibă timpul necesar pentru a-şi expune problemele, evitîndu-se totodată un timp prea
îndelungat de aşteptare. Persoanele care se prezintă pentru audienţă vor fi tratate de personalul
secretariatelor cu diferenţă şi amabilitate.
În scopul obţinerii celor mai corecte şi juste rezultate un rol important au şi crearea
condiţiilor pentru buna desfăşurare a acestora.
Conducerile din cadrul autorităților publice locale, din instituţii publice, au obligaţia de a
asigura primirea în audienţă a persoanelor care solicită verbal sau în scris rezolvarea diferitelor
probleme. Dacă organizarea unei instituţii nu prevede existenţa unui birou pentru primirea,
evidenţa şi urmărirea rezolvării reclamaţiilor şi propunerilor, aceste sarcinii revin secretariatelor.
Audienţa cetăţenilor se organizează conform Instrucţiunii privind ţinerea lucrărilor de
secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice, adresate organelor de stat, întreprinderilor,

39
instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova aprobată prin Hotărîrea Guvernului Republicii
Moldova nr. 208 din 31.03.1995. [27]
Evidenţa audienţelor acordate în organe sau la locul de trai al petiţionarilor şi a cererilor
expuse verbal de aceştia se ţine pe fişele de evidenţă şi control. În procesul audienţei,
petiţionarilor li se dau explicaţiile respective. In cazul în care problemele expuse în audienţă
necesită o studiere mai amplă, petiţionarului i se recomandă a înainta o petiţie.
Sarcinile secretariatului privind organizarea audienţelor
Desfăşurarea optimă a audienţelor depinde în mare măsură de capacitatea de a comunica
a specialistului din secretariat, de profesionalismul acestuia. În scopul bunei desfășurări a
audiențelor se realizează următoarele sarcini:
- întocmeşte, un program care va cuprinde ziua şi ora de primire în audienţă;
- consemnează, în registre de audienţă sau fişe, numele persoanelor primite în audienţă,
problemele puse în discuţie;
- primeşte cererile persoanelor care solicită o audienţă şi le transmite persoanelor
competente;
- urmăreşte respectarea hotărârilor luate de conducere în urma audienţelor.
Asigurarea relaţiilor cu exteriorul
Misiunea activității ce ține de relațiile cu exteriorul (relații publice) constă în oferirea
relaţiilor (informaţiilor) utile cetăţenilor asupra activităţii curente a consiliului, primăriei, precum
şi despre alte instituţii şi constituie un mijloc de comunicare bidirecţională cu cetăţenii, prin care
autoritatea locală îşi face cunoscute intenţiile şi consultă cetăţenii în probleme de interes
deosebit.
Prin intermediul acestei activități, cetăţenii interesaţi pot primi informaţiile dorite şi li se
poate înlesni accesul la diverse servicii publice locale.
Referindu-ne la trăsăturile caracteristice ale acestei activități într-o autoritate publică
locală, menționăm că acestea reprezintă baza comunicării în ambele sensuri, între cetăţeni şi
administraţia publică locală, contribuind la înlăturarea obstacolelor în calea comunicării.
În al doilea rînd, această activitate se bazează pe principiile generale de organizare şi
funcţionare a serviciilor publice:
- principiul continuităţii: constă in permanenţa activităţii;
- principiul realităţii: adică, o manifestare efectivă, să dea rezultatele solicitate de
autoritatea publică;
- principiul cuantificării: rezultatul activităţii trebuie să poată fi măsurat, pentru a fi
posibilă o evaluare rapidă şi corectă a modului său de executare;

40
 - principiul adaptabilităţii permanente: reprezintă necesitatea creării şi dezvoltării acestei
activități sub control public, statutul personalului care-l furnizează putînd fi modificat în
interesul desfăşurării activităţii în bune condiţii;
- principiul egalităţii: adică, necesitatea asigurării aceloraşi prestaţii pentru toţi cetăţenii,
discriminarea fiind exclusă etc. [46, p.71]
Printre cele mai importante activităţi de acest gen la nivel local pot fi enumerate:
- informarea permanentă a publicului despre politica consiliului local şi activitatea
cotidiană a autorităţilor publice locale.
- consultarea cetăţenilor in probleme de interes locală.
- implicarea publicului in procesul decizional.
- asigurarea desfăşurării in condiţii corespunzătoare a audienţei cetăţenilor.
- crearea condiţiilor pentru asigurarea transparenţei administrative şi accesului la
informaţie.
- asigurarea unui dialog eficient intre autoritatea publică şi reprezentanţii societăţii civile.
- activitatea de promovare a valorilor locale şi marketingul serviciilor publice locale.
- formarea imaginii organului de administrare in faţa publicului alegător.
Concluzie. Prin cele expuse permit să menționăm, că organizarea structurală preia
rezultatele organizării procesuale – funcţiunile, activităţile, atribuţiile şi sarcinile – încadrându-le
în structuri organizatorice adecvate caracteristicilor şi posibilităţilor fiecărei unităţii economice
în parte.
Structura organizatorică poate fi considerată, printr-o abordare funcţională, drept
scheletul întregului organism care este firma, funcţionarea acesteia fiind dependentă de modul în
care sunt plasate şi utilizate resursele umane de care dispune la un moment dat. Oricare
activitate, în funcţie de domeniul în care se exercită, poate fi:
- ierarhică, acţionînd asupra persoanelor. Se concretizează în declanşarea unor acţiuni sau
decizii exprimînd ce şi când trebuie realizat, fiind asemănătoare puterii executive. Acest tip de
autoritate se exercită în domeniul operaţional;
- funcţională, exercitată asupra unor activităţi. Se materializează în proceduri, indicaţii
metodologice care exprimă cum trebuie executate diferitele activităţi ale unităţii. Exercitat în
domeniul funcţional, acest tip de autoritate poate fi asemănat puterii legislative.
În cazul aspectului de secretariat în autoritatea publică locală de nivelul întîi, se
realizează ambele tipuri de autoritate.

41
 2.2. Asigurarea managementului documentului

Toate activităţile desfăşurate de autorităţile centrale şi locale ale administraţiei publice,

instituţii şi agenţii economici sunt definite prin documentaţiile constituite. Numai atunci cînd
documentele sunt constituite şi păstrate potrivit legislaţiei de specialitate, găsirea şi folosirea lor
ulterioară în beneficiul celor interesaţi, pot fi realizate în condiţii corespunzătoare.
Activitatea secretariatului la compartimentul dat este reglementată de «Regulile de
întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea
lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale
administraţiei publice locale ale Republicii Moldova», aprobate prin Hotărîrea Guvernului
Republicii Moldova nr. 618 din 05.10.1993, ulterior pentru autoritățile publice locale fiind
adoptată o instrucțiune separată prin Hotărîrea Guvernului nr. 115 din 28.02.1996. [26]
Hotărîrea dată reglementează modul de primire, evidenţă, ordonare, perfectare şi
multiplicare a documentelor, controlul rezolvării, păstrării şi utilizării acestora.
Organizarea circulaţiei documentelor în organele administraţiei publice trebuie să
corespundă următoarelor cerinţe:
- să fie exercitată operativ, cu un scop bine determinat şi să se realizeze optim;
- să se exclude subdiviziunile şi emiterea de documente ce nu sunt dictate de necesităţi
stringente.
Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei intrate în instituţie se face în mod
centralizat: de către persoana responsabilă de lucrările de secretariat. Toate documentele primite,
expediate sau întocmite pentru uz intern se înregistrează în registrele de intrări-ieşiri.
Înregistrarea documentelor se face în mod cronologic în ordinea primirii (ieşirii). lor Filele
registrului de intrări-ieşiri se numerotează. Înregistrarea documentelor se începe de la 1 ianuarie
şi se termină la 31 decembrie ale fiecărui an. Pe toate documentele de intrare se aplică în colţul
drept de jos, pe recto primei file, parafa de înregistrare. Se fixează data primirii documentelor.
Propunerile, sesizările, reclamaţiile şi cererile cetăţenilor venite prin corespondenţă din
exterior, sau depuse de terţe persoane se înregistrează în registrul de evidenţă a petiţiilor. [26]
Scrisorile şi cererile oficiale
În interesul obţinerii unei colaborări fructuoase între doi parteneri se desfăşoară un
schimb de scrisori.
Există trei categorii de scrisori:
- scrisoarea iniţială (de iniţiativă sau din oficiu);
- scrisoare de răspuns;
- scrisoarea de revenire, determinată de cauze care se explică în continuare.
42
 Acestor trei tipuri de scrisori le sunt comune elementele de structură a fiecărei scrisori
(antet, adresă, dată etc.), dar fiecare dintre ele au caracteristici proprii de formulare, limbaj de
stil.
a) Scrisoare iniţială.
Scrisoarea iniţială este prima scrisoare din ciclul de corespondenţă pe care îl deschide în
interesul destinatorului şi al expeditorului. Ei îi sunt proprii formule de introducere ca: «Prin
prezenta vă rugăm (a dispune, a decide, a livra, a executa, a expedia, a analiza ...)», «Prin
prezenta vă informăm că ...», «...vă comunicăm ...», «... vă aducem la cunoştinţă...». [20, p.17]
b) Scrisoare de răspuns.
Potrivit normelor de politeţe, orice corespondent este obligat să răspundă operativ la scrisorile
primite. Scrisorile de răspuns devin necesare şi obligatorii în cazul instituţiilor şi întreprinderilor
din următoarele motive:
- într-o serie de cazuri, legea obligă unităţile să răspundă la scrisorile primite în anumite
termene şi în condiţii legale de rezolvare.
În introducerea scrisorii de răspuns apar formule uzuale ca:
«Răspunzînd la scrisoarea dvs. Nr...»
«Ca răspuns la scrisoarea dvs. Nr...»
«In urma primei scrisori dvs...»
«Conform primii scrisorii dvs. Nr...» [20, p.19]
c) Scrisoare de revenire.
Scrisoarea de revenire constituie, de fapt, o repetare a unei scrisori iniţiale pentru un
anumit motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie de motivul care a determinat-o.
După justificarea lor, revenirile se grupează în două categorii: reveniri din cauze
subiective sau nejustificate şi reveniri din cauze obiective sau justificate.
Cauzele care dau naştere la reveniri pot să aparţină expeditorului sau destinatorului, după
cum urmează:
- reveniri din vina expeditorului, expeditorul este nevoit să revină asupra scrisorii sale
iniţiale cînd aceasta conţine greşeli sau are omisiuni ce trebuie să fie rectificate sau completate
sau cînd, din nepricepere, a întocmit o scrisoare neclară, care a produs confuzii sau răspuns
incomplet sau confuz;
- reveniri din vina destinatorului, în frecvente cazuri, autorul scrisorii iniţiale este nevoit
să revină asupra ei din vina destinatorului, cînd acesta întîrzie răspunsul, refuză să răspundă, dă
un răspuns cu greşeli şi omisiuni, dă un răspuns confuz sau incomplet, necorespunzător, dă
dovadă de rea voinţă sau rea credinţă;

43
 - reveniri din cauze obiective, uneori, autorul scrisorii este nevoit să revină asupra
acesteia din cauze obiective. De exemplu, cînd a intervenit o dispoziţie legală nouă, care schimbă
raporturile dintre corespondenţi sau modul de rezolvare a problemelor, cînd s-au ivit situaţii sau
fapte noi, care schimbă datele problemei la care trebuia să răspundă expeditorul, cînd s-au ivit
motive de anticipare sau întîrziere a răspunsului aşteptat, solicitate. [20, p.21]
Privitor la introducere, toate scrisorile de revenire se redactează similar, printr-o formulă,
din care trebuie să rezulte ideea de revenire. în toate scrisorile de revenire, stilul şi limbajul
trebuie să fie politicos, cuprinzînd şi unele expresii pentru exprimarea de regrete pentru întîrzieri.
Cererea este o scrisoare de iniţiativă prin care se solicită un drept legal. Cererea poate fi
adresată atît de persoanele juridice cît şi de persoanele fizice, în funcţie de aceasta destingîndu-se
cererea oficială şi cererea personală.
d) Cererea oficială.
Cererea oficială este o scrisoare prin care o unitate solicită unei alte unităţi un drept ce i
se cuvine şi de care depinde soluţionarea unor activităţi ale unităţii.
Astfel de cereri adresate administraţiei publice pot fi: cereri de aprobare, cereri de
avizare, cereri de autorizare, cereri de remitere de acte etc. tot cererile oficiale sunt cererile de
chemare în judecată, cereri de arbitrare.
Caracteristicile de redactarea a unei cereri oficiale sunt ca şi cum a unei scrisori de
iniţiativă:
«Prin prezenta să supunem spre aprobare ...»
«Vă rugăm o aviză»
«Va rugăm a dispune...»
«Vă rugăm ca în conformitate cu ... să ne ...» etc. [20, p.23]
Tratarea se face după modalitatea indirectă, începînd cu concluzia activă, deoarece se
solicită un anumit lucru şi constituind cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate
organelor judecătoreşti sau altor organe de stat, este necesară o motivare dezvoltată sau anexată
într-un memoriu.
In alte cazuri, în care se solicită, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau
copii legalizate, motivarea nu este întotdeauna necesară.
Precizarea de la început a concluziei, a obiectului cererii, este necesară nu numai
persoanei, a cărei funcţie o îndreptăţeşte să o rezolve ci şi secretariatului care poate determina, de
la început dacă cererea este adresată compartimentului sau persoanei în a cărei sferă de atribuţii
este cuprinsă problema enunţată în cerere. Cererea trebuie să fie clară, fundamentală şi precisă.
Din concluzie trebuie să reiasă ce se cere, iar din motivare - pe ce bază se cere.
e) Cererea personală/petiția

44
 Cererea personală este scrisoarea prin care o persoană fizică, în calitate de cetăţean sau
salariat, solicită din partea unităţii unde lucrează sau din partea instituţiilor şi organelor de stat,
care execută servicii publice anumite drepturi prevăzute de lege.
Cererea personală se mai numeşte petiţie, cel care o adresează - petiţionar, iar dreptul
prevăzut de lege - drept de petiţionare.
În temeiul art. 52 din Constituţie [7] care fundamentează dreptul la petiţionare, la
19.07.94, Parlamentul Republicii Moldova a adoptat Legea Nr.l90-XIII cu privire la petiţionare,
publicată în Monitorul Oficial al R. Moldova nr.4/47 din 08.09.1994 (republicată în Monitorul
Oficial nr.6-8 din 24.01.2003), modul de punere în aplicare reglementat de Hotărîrea
Parlamentului nr. 191-XIII din 19.07.94. [31]
Legea cu privire la petiţionare determină modalitatea de examinare a petiţiilor cetăţenilor
Republicii Moldova, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor, în
scopul asigurării protecţiei drepturilor şi intereselor lor legitime, dar nu se extinde asupra
modului de examinare a petiţiilor, prevăzut de legislaţia de procedură penală, de procedură
civilă, cu privire la contravenţiile administrative, precum şi de legislaţia muncii, nici asupra
modului de examinare a cererilor privind încălcările drepturilor şi libertăţilor constituţionale ale
omului ce se reglementează de legislaţia cu privire la avocaţii parlamentari.
Recunoscînd legea în cauză drept act de bază care reglementează procedura de examinare
a petiţiilor, nu putem să nu menţionăm şi Decretul Preşedintelui Republicii Moldova nr. 911-111
din 11 octombrie 2002; Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 1349 din 16 octombrie
2002 "Privind stabilirea zilelor de întîlnire a membrilor Guvernului şi a conducătorilor organelor
administraţiei publice centrale şi locale cu cetăţenii" şi Instrucţiunea privind ţinerea lucrărilor de
secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice, adresate organelor de stat, întreprinderilor,
instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova, aprobată prin Hotărîrea Guvernului Republicii
Moldova nr. 208 "din 31 martie 1995. Pentru a determina modul de examinare a petiţiilor trebuie
să identificăm ce reprezintă petiţia. Astfel, Legea cu privire la petiţionare prevede că prin petiţie,
se înţelege orice cerere, reclamaţie, propunere, sesizare, adresată organelor de resort, inclusiv
cererea prealabilă prin care se contestă un act administrativ sau nesoluţionarea în termenul
stabilit de lege a unei cereri. [20, p.79,]
Cererea prealabilă se adresează organului emitent. În cazul în care organul emitent are un
organ ierarhic superior, cererea prealabilă poate fi adresată, la alegerea petiţionarului, organului
emitent sau organului ierarhic superior. Petiţionarul, care nu este satisfăcut de răspunsul primit la
cererea prealabilă sau nu a primit un răspuns în termenul stabilit de lege, este în drept să sesizeze
instanţa de contencios administrativ competentă.

45
 Petiţia se depune în scris în limba de stat sau într-o altă limbă în conformitate cu Legea
nr.3465-XI din 01.09.89 cu privire la funcţionarea limbilor vorbite pe teritoriul Republicii
Moldova (publicată în Veştile nr.9/217, 1989). Petiţiile trebuie să fie semnate de autor,
indicîndu-se numele, prenumele şi domiciliul.
Petiţiile se adresează organelor sau persoanelor oficiale, de a căror competenţă
nemijlocită ţine soluţionarea lor. La parvenirea acestora, ele se înregistrează în modul stabilit,
întocmindu-se şi fişele de control. Concomitent, petiţiile, ce ţin de problemele securităţii
naţionale, de drepturile şi interesele legitime ale unor grupuri largi de cetăţeni, ori care conţin
propuneri privind modificarea legislaţiei, deciziilor organelor de stat, se adresează Preşedintelui
Republicii Moldova, Parlamentului şi Guvernului.
Aceste petiţii se examinează de către organele corespunzătoare cărora le sunt adresate în
termen de o lună, iar cele care nu necesită o studiere şi examinare suplimentară - fără întîrziere
sau în termen de 15 zile de la data înregistrării. In cazuri deosebite, acest termen de examinare
poate fi prelungit de către conducătorul organului corespunzător cu cel mult o lună, fapt despre
care este informat petiţionarul.
Cererea prealabilă se examinează de către organul emitent sau ierarhic superior în termen
de o lună de la data înregistrării ei, decizia urmînd a fi comunicată de îndată petiţionarului.
Petiţiile (cererile) prin care se solicită o informaţie oficială se examinează în termenele
stabilite în Legea nr.982-XIV din 11.05.2000 privind accesul la informaţie, conform căreia
informaţiile oficiale sunt puse la dispoziţia solicitanţilor în baza unei cereri scrise sau verbale
(cererea poate fi înaintată verbal în cazurile în care este posibil răspunsul pozitiv, cu satisfacerea
imediată a cererii de furnizare a informaţiei). [34]
Organul sau persoana oficială cărora le-au fost adresate petiţiile sunt obligate: să
examineze petiţiile, inclusiv cererile prealabile, în termenul stabilit de lege; să asigure
restabilirea drepturilor lezate şi recuperarea, în condiţiile legii, a prejudiciului cauzat; să asigure
executarea deciziilor adoptate în urma examinării petiţiilor.
Organul emitent este în drept să respingă cererea prealabilă sau să o accepte şi, după caz,
să anuleze sau să modifice actul administrativ. Organul ierarhic superior este în drept să respingă
cererea prealabilă sau să o accepte şi să anuleze actul administrativ, în întregime sau în parte, să
oblige organul ierarhic inferior să repună în drepturi persoana respectivă ori, după caz, să
anuleze actul administrativ emis cu acordul său. În procesul examinării petiţiei nu se admite
divulgarea informaţiilor privind viaţa personală a petiţionarului contra voinţei lui sau a altor
informaţii, dacă acestea lezează drepturile şi interesele lui legitime, precum şi a informaţiilor ce
constituie secrete de stat, nu se admite nici elucidarea unor informaţii privind personalitatea
petiţionarului, dacă acestea nu se referă la conţinutul petiţiei.

46
 Rezultatul examinării se aduce la cunoştinţă petiţionarului în scris, iar cu consimţămîntul
lui - oral. Răspunsul trebuie să fie bazat pe materialele examinării şi să conţină trimiteri la
legislaţie.
În cazul cînd cerinţele expuse în petiţie sunt recunoscute legale, organul sau persoana
oficială, care au adoptat decizia despre satisfacerea lor, sunt obligate să ia măsuri în vederea
compensării prejudiciilor materiale, în condiţiile legii, să soluţioneze problema responsabilităţii
persoanelor vinovate de încălcarea legii
Petiţionarii, care consideră că drepturile lor sunt lezate şi nu sunt de acord cu deciziile
organului sau persoanei oficiale care au examinat petiţia, au dreptul de a se adresa în instanţa de
contencios administrativ în termen de 6 luni din ziua comunicării deciziei sau, în caz dacă în
intervalul menţionat nu au primit răspuns - din ziua cînd trebuiau să-i primească.
Petiţionarul depune în instanţa de contencios administrativ, concomitent cu cererea, şi
răspunsul organului sau persoanei oficiale, care i-au refuzat restabilirea dreptului.
În cazul cînd petiţionarul nu a primit nici un răspuns în termenele stabilite, el va menţiona
acest fapt în cererea depusă, iar instanţa de contencios administrativ va cere răspunsul respectiv.
Încălcarea ordinii oficial stabilite de organizare a lucrului cu petiţiile, precum şi a
evidenţei sau păstrării lor de către persoanele special desemnate pentru aceasta, atrage după sine
răspunderea disciplinară. In lipsa persoanelor indicate, răspunderea disciplinară o poartă
conducătorul organului respectiv. Persoanele de stat de rang superior primesc petiţionarii în
audienţă în modul stabilit de ele, dar nu mai rar de o dată pe lună.
Elaborarea şi perfectarea actelor normative interne
Activitatea organelor administraţiei publice este asigurată de un sistem de acte
administrative ce constituie baza lui documentară.
Structura documentară este determinată de competenţa organelor administraţiei publice,
de cercul funcţiilor administrative, specificate în regulamentele au statutele lor, de modul de
soluţionare a problemelor (unipersonal sau colegial), de proporţiile şi caracterul relaţiilor
reciproce dintre organele administraţiei publice şi organele ierarhic superioare, unităţile
subordonate şi alte organizaţii.
În conformitate cu documentele normative în vigoare în activitatea organelor
administraţiei publice, se emit şi se adoptă următoarele acte administrative de bază:
- în organele administraţiei publice cu forma de conducere unipersonală (ministere,
departamente, direcţii, servicii, inspectorate de stat) – ordine, directive, instrucţiuni;
Consiliile de conducere ale acestor organe adoptă hotărîri.

47
 - în organele administraţiei publice cu formă de conducere colegială (consilii locale,
aparatele preşedinţilor raioanelor, primării a oraşelor, satelor, preturi) – decizii,
dispoziţii.
În afară de aceasta se întocmesc regulamente, statute, note informative, scrisori, procese-
verbale, delegaţii, avize, rapoarte, adeverinţe, memorii şi alte acte administrative.
Ordinul, decizia şi dispoziţia sunt acte producătoare de efecte juridice, emise de
funcţionari de decizie. Ele produc efecte juridice numai în cadrul organului în care sunt emise
sau în unităţile subordonate acestuia. [60]
Dispoziția este o dispoziţie obligatorie, scrisă sau orală, dată de o autoritate sau de o
persoană oficială pentru a fi executată întocmai. În raportul de muncă, precum şi în celelalte
relaţii sociale care implică o activitate organizată, ce se desfăşoară în comun, respectarea
ordinului constituie o necesitate obiectivă şi o componentă a disciplinei.
Dispoziţia este o prevedere obligatorie cuprinsă într-o lege sau într-un regulament;
măsură sau hotărîre luată de un organ ierarhic superior şi obligatorie pentru organul în subordine.
În organele administraţiei publice locale dispoziţia este actul administrativ intern, emis de
conducător (preşedintele raionului, primarul orașului (municipiului).
Dispoziţia, de regulă, trebuie să fie alcătuită dintr-o singură parte. Însă partea constatantă
este de fapt partea introductivă a frazei şi începe cu formularea de tipul „În conformitate cu ...”,
„În scopul...”, „În vederea realizării...” etc. În acest caz partea dispozitivă trebuie separată de
preambul prin alineat.
Partea de bază a dispoziţiei trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate. Acţiunea
se indică prin reflexivul impersonal: se obligă, se indică, se propune, se aprobă etc.
Dispoziţiile se semnează de către conducător şi se numerotează consecutiv pentru fiecare
an calendaristic. [51]
Decizia este un act specific emis de consiliile raionale şi locale. Textul deciziei trebuie să
fie laconic, cu formulări clare, să fie alcătuit din două părţi: partea constatantă şi partea
decizională.
În partea constatată se descriu cauzele adoptării deciziei, scopul şi sarcinile acţiunilor
preconizate. Dacă drept bază pentru adoptarea deciziei a servit un document de dispoziţie a
organelor ierarhic superioare, atunci în partea constatată se indică denumirea, numărul, data şi
titlul documentului. [51]
Menţionăm, că partea constatată poate să lipsească în cazul în care acţiunile preconizate
nu au nevoie de explicare. În calitate de executanţi sunt indicate unităţile. Persoana oficială se
indică în calitate de executant numai în cazul în care rezolvarea sarcinii este pusă în seama unei
persoane concrete. În asemenea situaţii se scrie denumirea completă a funcţiei, numele şi

48
prenumele persoanei respective. În ultimul punct a conţinutului se indică organizaţia sau
persoana oficială în seama căruia este pus controlul executării deciziei.
Deciziile sunt semnate de către preşedintele şedinţei şi secretarul consiliului. [37]
O modalitate aparte este numerotarea deciziilor, care de fapt se formează din numărul
procesului verbal al şedinţei, urmat de numărul de rînd al deciziei din ordinea de zi a şedinţei
separat prin bară . Se interzice introducerea rectificărilor în textul original al deciziilor adoptate.
Astfel menţionăm, că ordinul, decizia, dispoziţia sunt acte cu o structură similară. Ele
cuprind în general:
- denumirea unităţii emitente;
- titlul, numărul şi data actului;
- preambul (partea constatată): prevederea legală care dă dreptul organului respectiv de a
emite asemenea acte şi temeiul care justifică emiterea actului respectiv;
- formula de dispoziţie, precedată de specificarea calităţii emitentului;
- conţinutul grupat pe puncte numerotate;
- încheierea, cuprinzînd organul sau organele care urmează să aducă la îndeplinire actul
în cauză;
- semnătura emitentului.
Întocmirea proceselor-verbale al şedinţei
Procesul-verbal al şedinţei se întocmeşte de către secretar și are următoarea structură:
- titlul, cu indicarea felului şedinţei şi data ei;
- menţiuni prealabile;
- ordinea de zi;
- redarea discuţiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvîntul şi a ideilor, opiniilor şi
propunerilor prezentate,
- deciziile luate;
- semnăturile. [51]
Titlul procesului-verbal este alcătuit din denumirea organului colegial. La menţiuni
prealabile se indica numele si prenumele preşedintelui şi secretarului şedinţei, în ordine
alfabetică - ale membrilor organului, respectiv prezenţi, invitaţilor, cu indicarea denumirii
unităţii pe care o reprezintă; ordinea de zi, cu enumerarea chestiunilor, ce vor fi examinate,
urmate de numele ei, funcţiile raportorilor şi coraportorilor. Ordinea de zi cuprinde totalitatea
chestiunilor care urmează să fie discutate în şedinţa, numele si funcţiile a raportorilor.
Textul procesului-verbal al şedinţei se întocmeşte pe baza înregistrărilor (stenografice,
magnetice etc.), efectuate în timpul şedinţei, precum şi pe baza materialelor (tezelor, rapoartelor,

49
cuvîntărilor, proiectelor, deciziilor etc.) prezentate în cadrul audienţei. Consecutivitatea
expunerii, problemelor discutate trebuie să coincidă cu cea din ordinea de zi.
Textul fiecărui compartiment al procesului-verbal trebuie să conţină următoarele
componente: "S-a examinat", "Au luat cuvîntul", "S-a decis" sau "S-a hotărît". [51]
Procesele-verbale ale şedinţelor sunt semnate de preşedintele şi secretarul şedinţei.
Controlul executării documentelor.
Scopul controlului este de a asigura rezolvarea calitativă şi în termenele stabilite a
documentelor şi însărcinărilor fixate în ele. Controlul asupra rezolvării documentelor este
realizat de către conducătorii organelor administraţiei publice şi ai subdiviziunilor acestora.
Totodată, în cadrul autorității publice locale de nivelul întît această activitate este în vizorl
secretarului consiliului.
Pe toate documentele ce urmează să fie luate la control se aplică simbolul controlului "C"
sau parafa "Control" și se păstrează într-o mapă aparte din momentul primirii lor şi pînă la
expedierea răspunsului, adică pînă cînd sunt soluţionate toate problemele abordate în document
şi autorului i s-a expediat răspunsul. Menţiunea privind rezolvarea documentelor luate la control
se face atît în registrul de întrări cît şi în documentele respective. Datele cu privire la rezultatele
controlului rezolvării documentelor se analizează periodic. [51]
Numai prin control se poate verifica viabilitatea deciziilor autorităţilor publice, se pot afla
părerile populaţiei, se pot gîndi şi elabora soluţiile necesare.
Indiferent de felul deciziei - politică, economică etc. statul este direct interesat să verifice
dacă decizia se aplică în mod corect, dacă ea corespunde cerinţelor reale şi concrete, dacă se
constituie într-un elemente dinamic al relaţiilor sociale sau dimpotrivă frînează mereu înainte. De
aceea se cere intervenţia pentru a corecta o decizie sau alta pentru a o adopta pe cea luată la
condiţiile legii.
Controlul asupra rezolvării documentelor, a dispoziţiilor ce se conţin în ele este realizat
de către conducătorul instituţiei.
Controlul asupra termenilor de rezolvare a documentelor se pune în seama persoanelor
responsabile de lucrările de secretariat, în cazul nostru – secretarul consiliului locală
Termenele de rezolvare a documentelor pot fi: termene tip şi termene individuale.
Termenele tip se stabilesc, de regulă, pentru categoriile generale de documente, în
celelalte cazuri ele nu pot depăşi 10 zile. Un termen mai lung poate fi stabilit pentru rezolvarea
documentelor dificile prin caracterul rezolvării lor.
Termenele individuale de rezolvare se stabilesc pentru documentele de importanţă majoră
de către conducătorul instituţiei.

50
 După rezolvare documentelor li se ridică controlul, iar datele privind rezolvarea
documentelor luate la control se generalizează conform situaţiei de la ziua întîi a fiecărei luni şi
se informează conducerea şi subdiviziunile organului administraţiei publice.
Pentru o sistematizare şi analiză periodică a controlului se propune evidenţa lunară a
activităţii menţionate în formă de tabel. Formele de control folosite în raport cu activitatea
administraţiei publice sunt foarte diferite şi pot fi divizate în felul următor: [20, p.91]
1. După natura organului care îl exercită :
- Controlul exercitat de organele autorităţilor legislative;
- Controlul exercitat de organele autorităţilor executive;
- Controlul exercitat de organele autorităţilor judecătoreşti.
2. După poziţia organului de control faţă de organul controlat:
- controlul intern efectuat de conducători din interiorul organului, asupra celor din
subordonarea lor;
- controlul extern se exercită de instanţele din afara organului administraţiei publice
controlat, adică de organe ale autorităţii legislative, executivă, judecătoreşti.
3. După regimul juridic al controlului:
- controlul jurisdicţional, exercitat de instanţele judecătoreşti şi organele
administrative jurisdicţionale;
- controlul nejurisdicţional, exercitat de toate celelalte organe de control.
4. După sfera de cuprindere:
- specializat, efectuat pe o anumită temă, problemă, compartiment de activitate;
- complex sau general care priveşte întreaga sferă de activitate a organului administrativ.
Ioan Alexandru afirmă că, "scopul controlului este de a constata dacă s-a realizat o
sarcină şi în ce mod, luarea măsurilor necesare neîntrînd în atribuţiile organului de control. E o
activitate de observare, de controlare, de cercetare şi urmările eventuale de supraveghere şi nu
include punctul de vedere al eficienţei".[1, p.173]
Ordonarea şi păstrarea documentelor
Activitatea curentă în autorităţile publice generează un număr mare şi foarte variat de
documente. Unele documente, după se s-a luat cunoştinţă de ele, neavînd nevoie de tratări
ulterioare trebuie imediat puse în păstrare. Alte documente necesită tratări ulterioare, fie sub
formă de răspunsuri, fie că generează obligaţii ulterioare, periodice (rapoarte, sinteze, statistici),
fie că generează obligaţii de urmărire etc. Astfel de documente, după rezolvare, trebuie pătrate o
anumită perioadă de timp în cadrul unităţii.
Pentru a satisface aceste cerinţe au fost concepute sisteme care au în vedere două etape
principale:

51
 - casarea documentelor, operaţiune prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte
de gestiune etc.) se angajează într-un sistem raţionale, într-o ordine dinainte stabilită în
condiţii de accesibilitate şi siguranţă;
- arhivarea, operaţiune prin care documentele clasate constituite în “dosare” după norme
prestabilite, se depun şi se păstrează în depozite special amenajate şi organizate denumite
arhive. [20, p.123]
Principalele tipuri ale ordinii de clasare sunt:
- ordinea de clasare cronologică;
- ordinea de clasare alfabetică;
- ordinea de clasare numerică;
- ordinea de clasare zecimală;
- ordinea de clasare alfanumerică; [20, p.126]
Ordinea de clasare cronologică presupune aranjarea documentelor în dosare pe măsură
ce ele intră în unitate, cele mai recente aşezîndu-se deasupra celor cu data mai veche.
Această ordine de clasare dă posibilitatea găsirii cu uşurinţă a unui material a cărui dată
de apariţie este cunoscută; este potrivită mai ales pentru clasarea documentelor care constituie un
tot omogen (extrase de cont, rapoarte cu regim periodic) sau pentru unităţi mici, la care numărul
documentelor de clasat este mic.
Ordinea de clasare alfabetică constă în aranjarea materialelor în dosare, ţinîndu-se
seama de numele persoanei sau denumirea unităţii de la care provin sau la care se referă. Deci se
organizează atîtea dosare cîte litere ale alfabetul sunt (de la a la z). [20 p.131]
Ordinea de clasare numerică constă în clasarea documentelor în ordinea naturală a
numerelor de înregistrare pe care fiecare document îl poartă.
În cazul practicării acestui sistem, un organ central responsabil cu această problemă
distribuie, pe compartimente, grupe de numere. În acest fel se stabileşte şi corespondenţa între
compartimente şi grupe de numere de înregistrare.
Clasarea în ordinea numerică se foloseşte în mod deosebit pentru corespondenţă. Acest
tip de clasare prezintă însă dezavantajul că documentele mai vechi, cu numere de înregistrare
mai mici, dispar cu timpul din circulaţie, blocînd totuşi, numerele.
Un remediul al acestui neajuns se realizează prin redistribuirea anuală a grupelor de
numere pe compartimente.
Ordinea de clasare zecimală aplicată în biblioteci, la întocmirea cataloagelor
sistematice, la compartimentele de documente din unităţile mari, grupează materialele după
conţinut în grupe, notate cu cifre arabe.

52
 Ea are la bază împărţirea ansamblului cunoştinţelor omeneşti în zece clase. Fiecare clasă
se împarte în zece subdiviziuni, care la rîndul lor, pot fi împărţite în alte zece subdiviziuni, şi aşa
mai departe.
Metoda este practică, pentru că pornind de la ansamblul cunoştinţelor se poate ajunge la
domenii de cunoştinţe speciale tot mai precise, după principiul de la general la particular,
folosind o notaţie care poate fi uşor însuşită şi utilizată chiar de către începători.
În cadrul ordinii de clasare zecimală, materialele se împart în zece clase, notate fiecare
cu cîte o cifră arabică de la 0 la 9. [20, p.132]
Ordinea de clasare alfanumerică este o combinaţie între ordinea de clasare alfabetică şi
ordinea de clasare numerică.
Dosarele conţin mape pe probleme care se grupează sub litere în ordine alfabetică. În
cadrul mapelor, materialele se clasează în ordinea naturală a numerelor.
Documentele se păstrează în dosare, care constituie grupări de documente cu conţinut
similar. Dosarele se constituie ţinîndu-se seama de reglementările în vigoare şi de obligaţiile
legale privind păstrarea lor ulterioară în arhivă.
În ţara noastră clasarea, păstrarea şi arhivarea documentelor unităţilor şi instituţiilor
constituie o problemă de stat, fiind reglementată prin acte normative. Legislaţia arhivistică
prevede obligaţia creatorilor de documente de a înregistra toate documentele intacte, ieşite ori
întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un singur registru de intrare-ieşire sau în
mai multe (atunci când instituţia creează un număr unic de documente), fără ca numerele de
înregistrare date documentelor să se repete.
Prin documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional se înţeleg: acte,
corespondenţă particulară şi oficială, memorii, manuscrise ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi
artistice, planuri, hărţi, filme, diapozitive, hărţi fotografice, fotografii, înregistrări fonice şi video,
jurnale, chemări, proclamaţii, afişe, schiţe, desene, tot felul de proiecte, sigilii, ştampile şi alte
documente asemenea cu caracter istoric sau documentar. Pregătirea documentelor pentru
păstrare de stat şi valorificarea lor ulterioară constă în expertizarea valorii documentelor,
perfectarea dosarelor, întocmirea inventarelor dosarelor, asigurarea integrităţii documentelor,
depunerea documentelor spre păstrare la arhiva departamentală.
Expertizarea valorii documentelor constă în stabilirea valorii ştiinţifice, economice şi
sociale – culturale a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare. Expertizarea valorii se
efectuează de către comisia de expertizare (C.E.) ce activează permanent în cadrul autorităţii
publice. [32]

53
 Comisia de expertizare se constituie prin dispoziţia conducătorului autorităţii publice şi
include în componenţa sa cel puţin 3 membri sub preşedinţia secretarului organului respectiv.
Comisiile de expertizare exercită următoarele funcţii:
- examinează proiectele nomenclatoarelor dosarelor;
- organizează selectarea anuală a documentelor pentru păstrare permanentă sau pentru
distrugere;
- examinează inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare, ce se transmit la
păstrare de stat, inventarele dosarelor personalului scriptic, care au termen lung de
păstrare, iau hotărîrea de prezentare a inventarelor dosarelor spre aprobare Comisiei de
Expertizare şi Control (C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhivă;
- examinează procesele – verbale cu privire la selectarea documentelor care urmează să fie
eliminate;
- examinează propunerile privind schimbarea termenilor de păstrare a unor categorii de
documente, stabilite de indicatoarele documentelor şi nomenclatoarele dosarelor în
vigoare, iau hotărîrea de prezentare a acestor propuneri spre aprobare Comisiei de
Expertizare şi Control a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova. [32]
Selectarea nemijlocită a documentelor se efectuează de către persoanele responsabile de
lucrările de secretariat și se perfectează printr-un proces-verbal cu privire la selecţionarea
documentelor care urmează să fie eliminate.
Procesele-verbale sunt semnate de către preşedintele şi membrii comisiilor de expertizare
şi aprobate, respectiv, de conducătorul autorităţii publice. [37]
La finele fiecărui an calendaristic se întocmesc de către persoana responsabilă de lucrările
de secretariat compartimente anuale ale inventarelor dosarelor cu termen permanent şi termen
lung de păstrare. Inventarul dosarelor este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce
reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi conţinutului documentelor
cuprinse în dosare.
Inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare ce vor fi transmise la păstrare de
stat, trebuie să fie aprobate de către Comisia de Expertizare şi Control a Serviciului de Stat de
Arhivă cel mult peste doi ani după scoaterea dosarelor din lucrările de secretariat curente.
Inventarele dosarelor se întocmesc separat pentru:
- Dosarele cu termen permanent de păstrare ;
- Dosarele personalului;
- Dosarele cu un anumit specific (registre de evidenţă a gospodăriilor, cadastre funciare
etc.) [32]

54
 Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) nu se întocmesc
inventare. Constituirea şi păstrarea documentelor conform nomenclatorului facilitează căutarea şi
utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe partea de dinăuntru a uşii dulapului,
iar pe cotoarele dosarelor se notează indicele lor din nomenclator.
Ridicarea şi eliberarea unor documente din dosarele cu termen permanent de păstrare este
interzis. În cazuri excepţionale de exemplu, la solicitarea instanţelor judiciare) o asemenea
ridicare se face cu permisiunea conducătorului organului respectiv, lăsând o copie exactă a
documentului ridicat şi un proces-verbal privind cauzele ridicării originalului.
Eliberarea dosarelor, în interes de serviciu, funcţionarilor altor subdiviziuni structurale se
face numai cu permisiunea conducătorului instituţiei.
În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi al
documentelor cu termene lung de păstrare şi de însemnătate practică (inclusiv documentele
personalului), ţinerii evidenţei, utilizării, selectării şi pregătirii documentelor cu termen
permanent de păstrare pentru transmiterea la păstrare de stat, în organele administraţiei publice
locale se constituie arhive departamentale. [32]
În concluzie menționăm, că managementul documentul este o activitate deosebit de
importantă realizată de către și sub îndrumarea nemijlocită a secretarului consiliului local.
Respectarea regulilor documentaristice sunt o necesitate și o obligație a secretarului, dat fiind
faptul că fac parte din atribuțiile de bază ale acestuia.
La moment, în Republica Moldova nu există un standard unic de documentare
administrativă, fapt ce duce la mai multe interpretări în corectitudinea realizării acestei activități.
Pe plan locală este binevenit un act normativ intern, care ar regla această activitatea și ar
conforma-o la cerințele obligatorii față de lucrul cu documentele oficiale.

55
2.3. Competențele secretarului în procesul decizional la nivel local

Legea privind administraţia publică locală [35] prevede la art. 15 că consiliul local îşi
exercită mandatul de la data declarării ca legal constituit pînă la data constituirii legale a noului
consiliu ales.
La rândul său, exercitarea mandatului presupune întâlniri periodice ale consiliului,
începând cu data ce marchează începutul exercitării mandatului şi până la data la care încetează
exercitarea mandatului. Altfel spus, fiind o autoritate deliberativ-colegială, consiliul local nu
poate funcţiona decât întrunindu-se în şedinţe.
În APL cel mai eficient proces de lucru, de colaborare, schimb de informaţii, dezbateri
pentru soluţionarea diferitor probleme, cu care se confruntă comunitatea şi pentru adoptarea unei
decizii eficiente este şedinţa. Înainte de a planifica o şedinţă trebuie să ne punem cîteva întrebări
elementare, şi anume: [12, p.3]
- De ce facem şedinţa?
- Ce sperăm să realizăm?
- Cît timp va dura şedinţa?
- Cine se va ocupa de convocarea şedinţei?
- Este bine formulată ordinea de zi?
- Au primit participanţii materialele necesare?
- Cine va conduce şedinţa?
- Cine sunt invitaţi să participe la şedinţă?
Răspunzând la aceste întrebări, putem decide dacă merită să folosim timpul şi efortul
nostru pentru a organiza şedinţa. Dacă nu s-a răspuns la aceste întrebări, ar fi mai corect de a
prelungi timpul de organizare a şedinţei, decît a organiza o şedinţă nereuşită. [12, p.5] Şedinţele
urmăresc:
- Culegerea informaţiilor;
- Schimbul de păreri;
- Informarea participanţilor despre problemele existente;
- Prezentarea proiectelor de decizii;
- Soluţionarea problemelor. (Prin adoptarea unor decizii).
Potrivit legii, consiliului local îşi desfăşoară activitatea în şedinţe. Conform art. 16 al
Legii privind administraţia publică locală din 28.12.2006, consiliul local se întruneşte în şedinţe
ordinare o dată la trei luni, la convocarea primarului. De asemenea, consiliul local se poate
întruni în şedinţă extraordinară ori de cîte ori este necesar, la cererea primarului sau a cel puţin o
treime din numărul consilierilor aleşi. [35]

56
 Legea prevede totodată procedura specială pentru convocarea consiliilor, fixând
dispoziţia că şedinţele ordinare se convoacă cu cel puţin 5 zile înainte de data stabilită, iar cele
extraordinare cu cel puţin 3 zile. În caz de maximă urgenţă pentru soluţionarea problemelor
locuitorilor satului (comunei), oraşului (municipiului), convocarea consiliului local, se poate face
de îndată. Termenul de 5 şi 3 zile este stabilit pentru a da posibilitatea consilierilor de-a lua
cunoştinţă din timp de problemele care urmează a fi examinate, a pregăti la necesitate unele
materiale, a cere diferite informaţii. [35]
Convocarea şedinţei se face prin dispoziţia primarului. În cazul în care acesta se află în
imposibilitatea de a o convoca, şedinţa este convocată de viceprimar. Dacă primarul sau
viceprimarul refuză convocarea, şedinţa este convocată, conform ordinei de zi, de un grup de cel
puţin o treime din consilierii aleşi.
Asigurarea convocări şedinţei este responsabilitatea secretarului consiliului, de asemenea
trimite chemarea la şedinţă consilierilor şi o invitaţie celorlalte persoane. În înştiinţarea
convocării şedinţei se indică ordinea de zi, data, ora şi locul unde va avea loc şedinţa.
Totodată, organizarea unei şedinţe presupune nu doar informarea participanţilor, ci şi a
comunităţii. Din acest motiv, ordinea de zi se aduce la cunoştinţă locuitorilor satelor (comunelor)
orașului (municipiului), prin presa locală sau prin alt mijloc de publicitate, inclusiv prin afişare.
Orice şedinţă a consiliului local trebuie să includă următoarele etape: [12, p.11]
1. Prezentarea participanţilor - dacă la şedinţă sunt persoane special invitate şi alegerea
preşedintelui şedinţei (de consilieri, la propunerea primarului).
2. Definirea scopului şedinţei (aprobarea bugetului, a propriului regulament de
funcţionare, etc.)
3. Citirea ordinii de zi. Legea prevede că aceasta poate fi modificată numai cu votul
majorităţii consilierilor prezenţi.
4. Studierea problemei, care include audierea raportului pregătit de compartimentul de
specialitate al primăriei şi luările de cuvânt.
5. Procedura de votare - care poate fi închisă, deschisă, etc.
6. Luarea deciziei. Decizia se semnează de preşedintle ședinței şi se contrasemnează de
secretar.
7. Perfectarea procesului-verbal se face de către secretar, fiind semnat de preşedintele
şedinţei şi contrasemnat de secretarul consiliului local.
Potrivit legislaţiei, şedinţa este deliberativă, dacă la ea este prezentă majoritatea
consilierilor aleşi. Mai mult decât atât, prezenţa consilierilor la şedinţă este obligatorie şi nu
facultativă, deoarece aceasta este forma de realizare a reprezentării alegătorilor din colectivitatea
respectivă, a încrederii acordate prin alegeri.

57
 Dacă e să vorbim de transparenţa şedinţelor, atunci art. 2 din Constituţie stipulează că
puterea aparţine poporului [6], care este exercitată prin reprezentanţi, deci în mod normal, el are
dreptul să ştie cum folosesc reprezentanţii săi puterea încredinţată.
Ca o garanţie că guvernanţii nu vor încerca să ascundă de popor activitatea lor, art. 34 din
Constituţie fixează dreptul fiecărei persoane de a avea acces la orice fel de informaţie de interes
public, iar autorităţile publice, potrivit competenţilor ce le revin, sunt obligate să asigure
informarea corectă a cetăţenilor asupra treburilor publice şi asupra problemelor de interes
personal. [6]
În această ordine de idei apare o întrebare firească, dacă şedinţele consiliului sunt
declarate publice, poate participa la ele orişicine, sau nu. Răspunsul este pozitiv, toţi acei care
manifestă interes faţă de activitatea consiliului, în primul rând, reprezentanţii mass-media fără
nici o discriminare (indiferent de sursa de informare pe care o reprezintă, dacă aceasta este
înregistrată oficial conform legii). Evident, nu trebuie să înţelegem că şedinţa are loc cu uşile
deschise ca să poată intra liber orişicine. Modalitatea prezenţei persoanelor interesate la şedinţă
trebuie fixată în Regulamentul consiliului, însă fără a crea dificultăţi pentru cei care manifestă
interes faţă de şedinţă. Mai mult ca atât, celor care asistă la şedinţă trebuie să l-i se creeze
condiţii normale de asistare, iar în cazul în care toţi solicitanţii nu pot fi asiguraţi cu locuri în
locația în care are loc şedinţa, ea trebuie transferată într-o locație mai spaţioasă.
Astfel, articolul 17 al Legii privind administraţia publică locală, prevede că orice
persoană interesată poate asista la şedinţele consiliului local. Cetăţenii şi organizaţiile acestora au
dreptul: [35]
1. de a participa, în condiţiile legii, la orice etapă a procesului decizional;
2. de a avea acces la informaţiile privind bugetul localității şi modul de utilizare a
resurselor bugetare, la proiectele de decizii şi la ordinea de zi a şedinţelor consiliului local şi ale
primăriei;
3. de a propune iniţierea elaborării şi adoptării unor decizii;
4. de a prezenta autorităţilor publice locale recomandări, în nume propriu sau în numele
unor grupuri de locuitori ai colectivităţilor respective, privind diverse proiecte de decizie supuse
dezbaterilor.
Potrivit autorului Preda M. această dispoziţie a legii învederează caracterul democratic al
consiliilor locale, ca autorităţi administrative autonome, deliberative, alese, care îşi desfăşoară
întreaga lor activitate în mod public. [50, p.168]
Mai mult decât atât, legiuitorul a întitulat respectivul articol „Transparenţa şedinţelor".
Un organ al administraţiei publice funcţionează în regim de transparenţă, dacă activitatea sau
acţiunile sale pot fi cunoscute public. Principiul transparenţei presupune, astfel, informarea

58
cetăţenilor despre deciziile adoptate în sistemul administraţiei publice şi motivele adoptării lor,
furnizarea de informaţii despre activitatea autorităţilor administraţiei publice, asigurarea
accesului cetăţenilor la actele şi procedura administrativă. [10, p.54]
Astfel, autorităţile publice locale şi funcţionarii publici ai UAT respective sunt obligaţi să
întreprindă măsurile necesare pentru asigurarea posibilităţilor efective de participare a cetăţenilor
şi organizaţiilor acestora la procesul decizional, inclusiv prin intermediul:
- Informării adecvate şi în timp util asupra subiectelor dezbătute de consiliul locală;
- Recepţionării şi examinării, în timp util, a tuturor recomandărilor, sesizărilor,
scrisorilor, adresate de către cetăţeni autorităţilor lor reprezentative, la elaborarea proiectelor de
decizie sau a programelor de activitate;
- Promovării unei politici de comunicare şi dialog cu cetăţenii;
- Publicării programelor, strategiilor, agendei şedinţelor pe diverse suporturi
informaţionale.
Şedinţa consiliului se desfăşoară conform ordinii de zi propuse de primar sau de
consilieri. Modificarea sau completarea ordinii de zi se admite numai la începutul şedinţei cu
votul majorităţii consilierilor prezenţi.
Înainte de începerea şedinţei are loc primirea şi înregistrarea consilierilor şi a oaspeţilor,
apoi organizatorul trebuie să se asigure că fiecare consilier sau participant are la dispoziţie
documentele necesare. Organizatorul şedinţei trebuie să asigure şi echipamentul necesar pentru
desfăşurarea cu succes a şedinţei. Din timp trebuie de pregătit locul pentru prezidiul adunării,
tribunele pentru vorbitori, masa pentru persoana care va face procesul verbal.
În organizarea şedinţei este important să ţinem cont de paşii care facilitează pregătirea
şedinţelor. Institutul de Afaceri Culturale (ICA) din SUA a numit aceşti paşi „steps”, ceea ce
înseamnă: [12, p.10]

Spațiul
Timp
Evenimente
Produs

Stil 59
 Deci înainte de a organiza o şedinţă trebuie să avem grijă de spaţiu şi anume:
1) camera să fie încăpătoare;
2) se asigure iluminarea camerei;
3) să fie asigurată izolarea fizică a camerei;
4) să fie asigurată temperatura normală de lucru a încăperii;
5) de asemenea în timpul şedinţei trebuie exclusă orice „comunicare telefonică".
Timpul de asemenea este un pas important în organizarea şedinţei, deoarece trebuie de
planificat şedinţa în acea zi cînd vor fi disponibili toţi participanţii de a participa la şedinţă.
Timpul înseamnă nu numai perioada planificată pentru derularea şedinţei, dar şi durata ei.
Ar fi de dorit ca şedinţa să nu fie stabilită vinerea după-amiază. De asemenea la stabilirea datei
şedinţei trebuie de ţinut cont că ziua să nu coincidă cu vre-o sărbătoare naţională, religioasă sau
cu un alt eveniment important din colectivitate (Hramul orașului, sărbătoarea roadei, sărbători
sportive, adunări publice etc.).
Produsul unei şedinţe depinde de ce se doreşte să se realizeze în primul rând, de motivul
pentru care a fost convocată şedinţa. Dacă la începutul şedinţei scopurile nu sunt clare, atunci va
fi greu de deţinut rezultatele planificate. Cele mai eficace şedinţe sunt acelea în care produsul, fie
adoptarea unei decizii în rezolvarea unei probleme, fie a unei declaraţii scrise, exprimă consensul
participanţilor la şedinţă.
Stilul şedinţei constă în cât de corectă a fost planificată şi organizată şedinţa. Deseori
ieşind de la o şedinţă poţi auzi diferite replici în ce priveşte organizarea şedinţei şi aceasta numai
din cauza că a fost bine organizată şedinţa, sau că au lipsit aspectele de bunăvoinţă şi politeţe faţă
de participanţi sau poate că a fost depăşit timpul planificat.
Referitor la rolul secretarului în procesul decizional local, trebuie să menţionăm
următoarele: [13, p.9]
1) Votarea este organizată de secretarul consiliului. Rezultatul alegerii preşedintelui
şedinţei se consemnează în procesul-verbal al şedinţei.
2) Faptul că votarea este organizată de secretarul consiliului ne duce la gândul că, de fapt,
tot el deschide şi şedinţa consiliului. [35] Mai ales că tot secretarul consiliului, conform
punctului 26, litera c) face apelul nominal şi ţine evidenţa participării la şedinţe a consilierilor.
În diferite consilii sunt diferite practici în această privinţă: şedinţa o deschide primarul,
care a convocat această şedinţă, ori secretarul consiliului. Important este ca prevederea dată să fie
introdusă în regulamentul de constituire şi funcţionare a consiliului şi în acest caz nu vor apărea
întrebări de prisos la acest capitol. Atribuţiile preşedintelui şedinţei şi ale secretarului consiliului
în timpul şedinţei sunt stipulate în Regulamentul de constituire şi funcţionare a consiliului local.
[8].De asemenea, pe lângă atribuţiile prevăzute de Legea privind administraţia publică locală,

60
secretarului consiliului îi revin următoarele atribuţii principale referitor la organizarea şi
desfăşurarea şedinţelor consiliului: [35]
a) asigură înştiinţarea consilierilor despre convocarea consiliului, iar la cererea
primarului, respectiv, a preşedintelui raionului sau a cel puţin o treime din numărul consilierilor
aleşi, organizează îndeplinirea şi a altor acţiuni necesare înştiinţării consilierilor şi convocării
consiliului;
b) asigură efectuarea lucrărilor de secretariat aferente şedinţei consiliului;
c) face apelul nominal şi ţine evidenţa participării la şedinţe a consilierilor;
d) numără voturile şi consemnează rezultatul votării, pe care îl prezintă preşedintelui
şedinţei, cu excepţia cazurilor cînd consiliul formează comisia pentru numărarea voturilor în
anumite chestiuni de pe ordinea de zi supuse votării de consiliu;
e) informează, în caz de necesitate, preşedintele şedinţei, despre numărul de voturi
necesar pentru adoptarea unei sau altei decizii a consiliului;
f) asigură întocmirea procesului-verbal al şedinţei, precum şi a dosarelor în care se
păstrează materialele privind fiecare chestiune din ordinea de zi a şedinţei, legarea, numerotarea
paginilor, semnarea şi ştampilarea acestora;
g) urmăreşte ca, la dezbaterea anumitor probleme şi la adoptarea deciziilor asupra lor, să
nu participe consilierii prezenţi la şedinţă care cad sub incidenţa art.25 din Legea privind
administraţia publică locală, informează preşedintele despre asemenea situaţii şi face cunoscute
consilierilor consecinţele prevăzute de lege în astfel de cazuri;
h) contrasemnează, în condiţiile legii, deciziile consiliului, cu excepţia deciziei de numire
în funcţie a secretarului consiliului;
i) acordă consilierilor, precum şi acestora în calitate de membri ai comisiilor de
specialitate, asistenţă şi sprijin în activitatea lor, inclusiv la redactarea proiectelor de decizii sau
la definitivarea celor discutate şi aprobate de consiliu.
Secretarul îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite de lege, de regulamentul de constituire şi
funcţionare a consiliului, precum şi însărcinările consiliului privitor la buna organizare şi
desfăşurare a şedinţelor consiliului.
Dezbaterile din şedinţele consiliului local se consemnează într-un proces-verbal, unicul
document ce duce evidenţa lucrărilor şedinţei. Este important de stabilit modul de protocolare a
procesului verbal. El poate fi scris sau înregistrat la dictofon. Procesul-verbal şi documentele
care au fost dezbătute în şedinţă se depun într-un dosar special, care va fi numerotat, sigilat şi
semnat de preşedintele şedinţei şi secretarul consiliului local.
La sfârşitul lucrărilor şedinţei consiliului local este necesar ca:
- Să recapituleze subiectele discutate şi deciziile adoptate;

61
 - Să se încheie discuţiile cu mulţumirea tuturor participanţilor;
- Să se organizeze activităţi ospitaliere;
- Să se colecteze echipamentul, materialele înainte de a părăsi localul. [13, p.25]
În concluzie, autoritatea colegială a administraţiei publice, cum este consiliul local,
funcţionează legal şi eficient întrunindu-se în şedinţe. De aceea, succesul sau eşecul fiecărei
şedinţe depind de modalitatea ei de organizare. Organizarea unei şedinţe este un proces complex,
care presupune un management eficient al spaţiului şi timpului, o intensă informare şi
comunicare publică (atît a participanţilor nemijlociţi, cît şi a oricărei persoane din comunitate).
Rolul principal în organizarea procesului decizional local, în opinia noastră, îi revine secretarului
consiliului. El este cel responsabil de contactarea participanţilor la şedinţă, de pregătirea
materialelor acesteia, de colectarea rapoartelor şi avizelor comisiilor, de deschiderea şedinţei, de
protocolare a şedinţei, de contrasemnarea deciziilor luate, de informarea publicului despre
acestea.

62
 III. ACTIVITATEA DE SECRETARIAT ÎN CADRUL CONSILIULUI
ORĂȘĂNESC OCNIȚA
3.1. Rolul activității de secretariat în realizarea proceselor administrative în
administrația publică locală

Ocniţa este un oraș mic, provincial din nordul Moldovei, înconjurat ca o cetate de dealuri
şi de păduri întinse. Ocniţa este un oraş verde si bine amenajat în care s-au mai păstrat străzi
pavate şi case din căramidă roşie, ce oferă oraşului un „aer” istoric purtat de timp.
În baza Legii privind administraţia publică locală nr.436-XVI din 28.12.2006 art.14 punctul 2,
litera (m) [35] Consiliul lосаl Ocnița elaborează şi aprobă Statutul propriu în baza Statutului-
cadru elaborаt de Pаrlаment. Аstfel, Statutul localității a fost adoptat prin decizia Consiliului
lосаl nr. 3/4 din 15.07.2015. [7]
În ceea ce priveşte evoluţia demografică, rezultatele finale ale Recensământului General
al Populaţiei şi Locuinţelor din anul 2014, indică o populaţie stabilă a or. Ocniţa de 9 500
locuitori. Aceştia reprezintă 16,81 % din populaţia totală a raionului Ocniţa şi plasează
localitatea în categoria oraşelor mici, în context naţional. Din totalul populaţiei, 4561 persoane
sînt de sex masculin (48 %) şi 4939 de sex feminin (52 %).

Tabelul 1.
Tendința de evoluție a principalilor indicatori demografici din localitate

Denumirea indicatorilor 2003 2014 2019 2020 2021

Populaţia stabilă din localitate 9,3 9,3 9,3 9,3 9,3
Numărul nou-născuţilor 88 101 88 100 71
Numărul decedaţilor 99 103 107 102 101
-6,2
Sporul natural al populaţiei - 4,5 - 5,7 - 5,5 -4,6
(raion)
8,4
Rata de natalitate 9,4 9,0 8,5 9,2
(raion)
14,6
Rata de mortalitate 13,9 14,7 14,0 13,8
(raion)
51,3
Indicile sarcinii demografice 52,2 51,6 51,2 51,1
(raion)
Elaborat de autor în baza datelor statistice.

63
 Potrivit datelor statistice de la 01.01.2021, în oraşul Ocniţa s-a atestat în ultimii patru ani
o uşoară diminuare demografică, numărul locuitorilor în anul 2021 s-a redus faţă de anul 2018 cu
300 persoane (-3,16 %).
Prin urmare, starea demografică s-a înrăutăţit uşor, aceasta datorându-se atât reducerii
natalităţii, precum şi sporirii nivelului de migraţie, îndeosebi a populaţiei active din oraş. Această
tendinţă este caracteristică în general pe ţară, or. Ocniţa nefiind o excepţie.
In ultimii 5 ani, conform datelor de la Primărie și Biroul de statistică se atestă o
discrepanță mare între nivelul de natalitate și mortalitate a populației orașului Ocniţa, cea din
urmă fiind dominantă. Această tendință este caracteristică și pentru populația din Republica
Moldova. Factorii dominanți ce au contribuit la nivelul de mortalitate sporit sunt gradul înalt de
poluare al mediului, nivelul înalt de sărăcie și gradul sporit de morbiditate. În același timp este
vizibil gradul redus de natalitate, fapt explicat prin migrația sporită a populației și nivelul redus
de trai.
În anul 2019 populaţia oraşului a înregistrat o uşoară creştere de 200 persoane (+2,11 %).
Acest fapt este rezultatul unei intensităţi mai reduse a fenomenului migraţiei externe.
Conform datelor oficiale de la Primărie și Biroul de statistică numărul migranţilor (cetățeni ai
orașului Ocniţa) plecați peste hotarele țării este mai mic decât numărul populației din localitățile
rurale ale raionului, stabilite în oraș. Acest fenomen se datorează faptului, că persoanele venite în
oraș sunt în căutare de locuri de muncă, orașul oferindu-le mai multe posibilități de angajare și
acces mai mare la servicii publice.
Referindu-ne la ocuparea populaţiei în câmpul muncii, a fost efectuată o analiza a
indicatorilor existenți în domeniul menţionat. Numărul de şomeri înregistraţi la Agenţia ocupării
forţei de muncă din or. Ocniţa în anul 2019 a fost de 278, indicator în creştere faţă de 2018,
acesta fiind de 150. Numărul de locuri de muncă vacante înregistrate la AOFM Ocniţa a rămas
654, este în creştere, fata de 2016 cu 40%. Astfel, raportul dintre numărul de locuri de muncă
disponibile şi numărul de şomeri înregistraţi la AOFM este de 504 fiind observat trendul creşterii
cu 40 unităţi.
Principalele probleme ce ţin de ocuparea populaţiei în câmpul muncii în or. Ocniţa sânt
legate de stagnare economică şi dezvoltarea extrem de slabă a întreprinderilor locale. Economia
oraşului este bаzată în mare parte pe funcţionarea unităţilor comerciale şi pe comerţul cu
amănuntul, ceea ce nu contribuie la asigurarea locurilor de muncă necesare. Pentru redresarea
situaţiei existente, ar fi necesar de dezvoltat alte tipuri de afaceri, punând accent pe producere şi
pe caracterul inovativ al acestora. Alte măsuri absolute necesare în acest sens, ar fi atragerea

64
investiţiilor străine şi consolidarea capacităţilor de gestionare a afacerilor în rândul tinerilor şi a
celor întorşi de la munci de peste hotare.
Viaţa asociativă din or. Ocniţa este constituită din activitatea a 6 ONG-uri, cele mai
active fiind următoarele:
1. AO Stimul
2. AO ”Iunona”
3. APP din Ggrădinițа nr. 1 “Ghiocel”
4. APP din Liceul Teoretic “M. Sаdoveanu”
Organizaţiile obşteşti din orașul Ocniţа îşi desfăşoară аctivitateа în domeniul sociаl,
punând accent pe organizarea timpului liber аl tinerilor (ONG “Stimul”) și implicarea femeilor în
viaţa socială а oraşului (ONG “Iunonа”).
La moment sectorul economic local se bazează în special pe comerţ în anumite domenii
tradiţionale. Sectorul de prestare a serviciilor este deocamdată slab dezvoltat.
Baza economiei locale este formată din 196 întreprinderi economice, dintre care 98 sunt
antrenaţi în comerţul cu amănuntul. 79 de întreprinderi sunt cu statut de persoane fizice. În
ultimul timp, numărul agenților economici a crescut neesențial, însă caracteristic pentru orașul
Ocnița este creșterea substanțială a întreprinderilor cu drept de persoana juridica, în ultima
perioadă au fost create 2 noi societăți pe acțiuni.
Sectorul asociativ al oraşului Ocniţa se caracterizează printr-un nivel redus de dezvoltare,
numărul ONG-urilor fiind mic, iar capacitatea acestora de a se dezvolta și soluționa problemele
cetățenilor sunt extrem de modeste. Majoritatea proiectelor locale sunt implementate de către
Primăria orașului Ocnița. Implicarea ONG în procesul decizional și stabilirea politicilor publice
ale orașului este insuficientă din motivul dezvoltării instituționale slabe, lipsei de strategii de
dezvoltare și neconștientizării misiunii sale.
În oraş funcționează 3 piețe, 11 unități de аlimentare publică, 12 întreprinderi de
deservire socială, 4 filiаle ale băncilor comerciаle și 4 аle cоmpаniilor de аsigurаre.
Ecоnоmia lоcală este influenţаtă de un anumit număr de fаctori pоzitivi care ar putea să
se trаnsfоrme în оpоrtunităţi cоnsiderabile de dezvоltаre.
Dezvoltarea economică a oraşului Ocniţa este caracterizată printr-un intens proces de
dezindustrializare. De menţionat progresul nesemnificativ al acestui sector la nivel de oraş, dar şi
la nivel de raion. În anul 2013 volumul producţiei industriale fabricate în oraşul Ocniţa
constituia doar 14 % creștere din valoarea aceluiaşi indicator înregistrat în 2009. În linii
generale, factori ce au determinat involuţia sectorului la nivel naţional au cauzat şi dezvoltarea
slabă a industriei în oraş. Un exemplu de colaborare este următorul: Fabrica de mobilă

65
„CONFORT”, Chișinău colaborează cu fabrica „FITING” din or.Ocnița, ce produce piese pentru
furnitura mobilieră.
Drept rezultat sectorul industrial, la nivel de raion, este specializat în industria alimentară:
fabricarea produselor de panificaţie şi producerea pastelor făinoase producerea conservelor,
fabricarea lactatelor. Totodată sunt reprezentate şi alte ramuri ale industriei uşoare: prelucrarea
lemnului, producerea uleiurilor etero-oleaginoase, producerea materialelor de construcţie. În
prezent se preconizează lansarea unor fabrici noi de producere). Industria extractivă este
reprezentată de 2 cariere, de nisip şi de argilă, producţia cărora este utilizată doar la nivel lоcal.
Un şir de întreprinderi care au activat în perioada precedentă, azi nu mai funcționează: Fabrica
de conserve, Întreprinderi de construcție Fabrica de pâine, Fabrică de bere, Fabrica de cărămidă,
Fabrica de țiglă (teracotă) etc.
Mass-media locală este reprezentată prin site-ul Consiliului locаl și Edit Media.

”Edit Media” SRL, este o întreprindere privată, ce oferă servicii de informare şi

publicitate în raza oraşului Ocniţa şi satele din raion. Sediul „Edit Media” SRL este amplasat în
cartierul „Iubileinîi” şi se află într-o stare bună, fiind dotat cu echipament corespunzător genului
de activitate. În cadrul întreprinderii activează 2 persoane. Colaborarea instituţiei cu APL Ocniţa
o putem considera una activă implicîndu-se astfel pe deplin în activitatea administraţiei locale.
Ar fi de menţionat faptul că poziţia mass-media din localitate faţă de problemele existente
în oraş este una cu un accent sporit reușind să capteze interesul şi atenţia locuitorilor faţă de
problemele comunitare prin publicaţii relevante, interviuri, reportaje, emisiuni, etc. Din
discuţiile cu cetăţenii, putem concluziona că influenţa reală pe care o are mass-media locală
asupra opiniei publice din localitate este una erudită, ele fiind percepute ca nişte unități
informaționale ce prestează, în mare parte, servicii de publicitate, informare și actualizare.
În localitate nu există ziarişti sau reporteri care s-ar bucura de popularitate în rândul
locuitorilor şi ar reuşi să devină formatori de opinie.
Infrastructura administrativă a oraşului Ocniţa constă din Consiliul Raional Ocniţa,
Primăria or. Ocniţa. Consiliul raional Ocniţa este situat în cartierul “Iubileinîi” al oraşului cu
adresa juridică str. Independenţei, 51. Localul reprezintă o clădire cu 7 niveluri, dintre care doar
unul este utilizat de către Consiliul Raional Ocniţa. Edificiul este menţinut în stare bună, ultima
reparaţie fiind realizată în anul 2018.
Sediul Primăriei a fost construit în anul 1980, iar ultima reparație a fost realizată în anul
2012. Primăria dispune de echipament electronic tehnic funcțional în proporție de 100%.
Suprafața birourilor utilizate constituie 209,2 m 2. Astfel unui funcționar îi revin 17,43 m 2.
Aceasta este mai mult decât media standardelor altor țări europene (12-14 m 2). În cadrul
primăriei activează 8 funcțiоnari (anexa 3). În sediul Primăriei este o sală de ședințe, amenajată
66
pentru 60 locuri, unde de regulă se desfășoară ședințele Consiliul Local (17 locuri pentru
consilieri, restul pentru asistență).
Cоnsiliul lоcаl, este compus din consilieri aleşi în Condiţiile Codului electoral. Numărul
de consilieri este stabilit de art. 11(1) al Legii nr. 436-XVI din 28.12.2006 “Privind administraţia
publică locală"- în funcţie de numărul de locuitori din оraș şi constituie 15 consilieri, (Аnexa3).
Consiliul lоcаl este legal constituit dacă sunt validate mandatele a cel puţin două treimi
din numărul de cоnsilieri aleşi.
Cоnsiliul lоcаl se întruneşte în prima ședință în termen de 20 de zile calendaristice de la
data vаlidării mаndаtelоr de cоnsilier. Cоnsilierii din unităţile administrativ-teritoriale de nivelul
întîi se cоnvоаcă în primа şedinţă prin hоtărâre а cоnsiliului electоrаl de circumscripţie.
Cоnsiliul electоrаl de circumscripţie notifică Cоmisiei Electоrаle Centrаle primа cоnvоcаre а
cоnsiliului lоcаl. Şedinţа cоnsiliului este deliberаtivă dаcă la ea participă cel puţin două treimi
din numărul consilierilor aleşi. În cazul în care nu poate fi asigurată această şedinţă se va ţine
peste 3 zile calendaristice, respectîndu-se aceleаşi cоndiţii. Dаcă nici la а dоua cоnvоcаre şedinţа
nu este deliberаtivă, se vа prоcedа nоuа cоnvоcаre, peste 3 zile cаlendаristice. Lа аceаstă nоuă, a
treia convocare, ședința va fi deliberativă dacă se va asigura prezenţa majorităţii consilierilor
aleşi. În situaţia în care, din cauza absenţei nemotivate a consilierilor, consiliul nu se va putea
întruni nici la ultima convocare, el se consideră dizolvat de drept. (Regulamentul Consiliului este
prezentat în anexa 1).

Constituirea şi funcţionarea comisiilor consultative de specialitate ale consiliului.

Cоnsiliul local formează, ţinând cont de specificul şi necesităţile locale, comisii
consultative de specialitate pentru diferite domenii de activitate, modifică componenţa acestora..
Comisiile de specialitate sunt structuri de lucru neremunerate ale consiliului locală, create
pentru a asigura eficienţa activităţii acestora. Numărul comisiilor, denumirea, componenţa
numerică şi nominală se stabilesc de către consiliu. Comisiile de specialitate se aleg pe întreaga
durată de activitate a consiliului. Consiliul alege, de asemenea, preşedintele şi secretarul
comisiei. Comisiile de specialitate răspund în faţa consiliului şi sunt subordonate acestuia.
Şedinţa comisiei de specialitate se convoacă de preşedintele acesteia, iar în lipsa lui, de
către secretarul comisiei, se convoacă ori de cîte ori este necesar, la decizia preşedintelui
comisiei. Şedinţa comisiei de specialitate este deliberativă dacă la ea participă majoritatea
membrilor comisiei. Deciziile comisiei de specialitate se consemnează în procese-verbale și
Deciziile comisiei de specialitate poartă un caracter de recomandare.

67
 Comisiile de specialitate avizează proiectele de decizii, îşi expun opinia asupra
chestiunilor incluse în ordinea de zi a ședinței consiliului. La şedinţele comisiei de specialitate
sânt în drept să participe consilierii din alte comisii, ale căror propuneri constituie obiectul
dezbaterilor, persoane invitate, specialişti.
Astfel, articolul 17 al Legii cu privire la administraţia publică locală, prevede că orice
persoană interesată poate asista la şedinţele consiliului lоcаl.
Cetăţenii şi organizaţiile acestora au dreptul: [35]
1. de a participa, în condiţiile legii, la orice etapă a procesului decizional;
2. de a avea acces la informaţiile privind bugetul localităţii şi modul de utilizare a resurselor
bugetare, la proiectele de decizii şi la ordinea de zi a şedinţelor consiliului locală şi ale primăriei;
3. de a propune iniţierea elaborării şi adoptării unor decizii;
4. de a prezenta autorităţilor publice locale recomandări, în nume propriu sau în numele unor
grupuri de locuitori ai colectivităţilor respective, privind diverse proiecte de decizie supuse
dezbaterilor. [35]
Pоtrivit autorului Preda M. această dispoziţie a legii învederează caracterul democratic
al consiliilor locale, ca autorităţi administrative autonome, deliberative, alese, care îşi desfăşoară
întreaga lor activitate în mod public. [50, p.107]
Mai mult decât atât, legiuitorul a întitulat respectivul articol „Transparenţa şedinţelor".
Un оrgаn al аdministraţiei publice funcţiоneаză în regim de trаnspаrenţă, dаcă аctivitаtea sаu
аcţiunile sаle pоt fi cunоscute public. Principiul transparenţei presupune, аstfel, informarea
cetăţenilor despre deciziile adoptate în sistemul administraţiei publice şi motivele adoptării lor,
furnizarea de informaţii despre activitatea autorităţilor administraţiei publice, asigurarea
accesului cetăţenilor la actele şi procedura administrativă. [18, p.68]
Astfel, autorităţile publice locale şi funcţionarii publici ai UAT respective sunt obligaţi
să întreprindă măsurile necesare pentru asigurarea posibilităţilor efective de participare a
cetăţenilor şi organizaţiilor acestora la procesul decizional, inclusiv prin intermediul:
- Informării adecvate şi în timp util asupra subiectelor dezbătute de consiliul lоcаl;
- Recepţionării şi examinării, în timp util, a tuturor recomandărilor, sesizărilor,
scrisorilor, adresate de către cetăţeni autorităţilor lor reprezentative, la elaborarea proiectelor de
decizie sau a programelor de activitate;
- Promovării unei politici de comunicare şi dialog cu cetăţenii;
- Publicării programelor, strategiilor, agendei şedinţelor pe diverse suporturi
informaţionale.
În concluzie remarcăm, că аctivitateа de secretаriat în organizarea аctivității
administrației publice locale este una specială. Respоnsabilitаteа pentru activitatea ce ține de

68
documentare este, practic, unul din produsele activității аdministrative, în aspect formal sau
juridic. Pornind de la acțiunile, cаre se realizează în bаzа documentelor elаborate (decizii ale
consiliului, dispoziții ale primarului, corespondența oficială, rapoarte etc. și până la aspecte ce țin
de dezvoltarea relațiilor autorității publice locale (acorduri de colaborare, comunicate de presă
etc.) toate acestea au la bază documentul oficial. Mai mult ca atât, având în vedere termenii de
păstrare a documentelor (de la un an pînă la „permanent”), conștientizăm responsabilitatea
majoră a celor care elаborează, avizează sau sub o altă formă sunt implicați în această activitate.

3.2. Implementarea bunelor practici în activitatea de secretariat în vederea

sporirii calității procesului de organizare în administrația publică locală

Autoritățile administrației publice locale ale orașului Ocnița sunt în permanență

identificare de metode și instrumente de eficientizare a activității. În această ordine de idei
menționăm asigurarea promtitudinii și obiectivității la cererile și necesitățile cetățenilor.
Vorbiți în continuare despre bune practice de activitate a secretarului de ex.: în
activitatea sa prognozează, planifică, organozează, controlează……..ce???????
Un exemplu de bune practice este și organizarea activității Consiliului nou ale la scrutinul
din ……..Astfel, Consiliul local Ocnița s-a întrunit în prima şedinţă de constituire la data de
24.11.2023, în baza Hotărârii consiliului electoral de circumscripţiei, fiind respectat termenul de
20 zile calendaristice de la data validării mandatelor, după cum prevede art. 13 (1) din Legea
nr.436 -XVI din 28.12.2006 privind administraţia publică locală. [35] La şedinţă au fost prezenţi
toţi 15 consilieri.
În cadrul acestei şedinţe au fost examinate două probleme şi aprobate 2 decizii:
Respectiv, conform legislaţiei în vigoare, lucrările primei şedinţe au fost conduse de cel
mai în vârstă consilier, asistat de către doi cei mai tineri consilieri. În contextul acestor
evenimente de constituire a autorităţilor locale din Ocnița, un rol deosebit 1-a avut secretarul
UAT Ocnița, de competenţa căruia depinde buna desfăşurare a şedinţelor consiliului lоcаl.
Cоnform legislaţiei, [35] secretarul este cel care răspunde şi asigură legalitatea tuturоr аcţiunilоr
şi аctelоr administrative ale autorităţilor lоcale. Astfel, secretarul consiliului local Ocnița a
analizat aspectul legalităţii chiar de la primele activităţi ale consiliului.
Întru asigurarea funcţionalităţii, consiliul formează comisii consultative de specialitate
pentru principalele domenii de activitate:
- economico-financiar;
- agricultură şi industrie;
- drept şi etică;
69
- socio-cultural şi învăţămînt;
- protecţie socială şi sănătate publică;
- protecţia mediului, amenajarea teritoriului şi dezvoltarea serviciilor publice. [8]
Astfel, în cadrul următoarei şedinţe ordinare a consiliului local din data de 30.11. 2023,
convocată prin dispoziţia primarului nr. 23-„A” din 25.11.2023 au fost puse în discuţie 12
chestiuni, inclusiv, a fost adoptată decizia nr. 9/2 din 24.11.2023 „Cu privire la constituirea
comisiilor consultative de specialitate", după cum urmează:
- Comisia pentru drept, buget, finanţe, impozite şi taxe locale, eliberarea licenţei;
- Comisia pentru protecţia socială, învăţămînt, tineret, sport,cultură şi sănătate publică;
- Comisia pentru agricultură, comerţ, ecologie, protecţia mediului şi amenajarea teritoriului;
- Comisia administrativă;
- Comisia pentru concurs;
- Comisia pentru petrecerea licitaţiilor;
- Comisia pentru achiziţii publice;
- Comisia pentru situaţii excepţionale;
- Comisia pentru apărarea drepturilor copilului;
- Comisia de lucru cu restanţierii. [8]
Domeniile de activitate, în care se pot forma comisii de specialitate, denumirea acestora
şi numărul de membri, care va fi întotdeauna impar, se stabilesc prin decizia consiliului, în
funcţie de specificul şi necesităţile orașului.
În acest context, comisiile de specialitate au fost constituite în domenii specifice orașului
Ocnița. Conform prevederilor Regulamentului [8], la decizia consiliului, comisia poate fi creată
pentru mai multe domenii de activitate. Acest fapt este reprezentat în denumirile comisiilor de
specialitate ale consiliului local Ocnița. Comisiile de specialitate:
- se formează pe întreaga durată de activitate a consiliului. Membri ai acestora pot fi numai
consilierii. Activitatea în cadru comisiilor nu este remunerată;
- sunt structuri de lucru consultative ale consiliului şi sunt menite să asigure eficienţa activităţii
lor;
- poartă răspundere în faţa consiliului şi sunt subordonate acestuia.
Fiecare comisie de specialitate îşi alege, prin vot deschis al majorităţii membrilor săi,
preşedintele şi secretarul său.
Un aspect specific şi destul de important al funcţionării consiliului local Ocnița este
elaborarea şi aprobarea Regulamentului cu privire la asigurarea transparenţei decizionale de
către autorităţile administraţiei publice locale ale orașului Ocnița. Acest aspect a fost discutat şi
elaborat la iniţiativa secretarului consiliului Ocnița fapt ce ne demonstrează capacitatea

70
profesională a acestuia şi determină caracteristici pozitive ale rolului secretarului în activitatea
consiliului.
Conform legislaţiei în vigoare şi prevederilor Regulamentului de organizare și
funcționare a Consiliului local, comisia de specialitate poate invita să participe la şedinţele sale
specialişti din cadrul primăriei sau din afara acesteia. Au dreptul să participe la şedinţele
comisiei şi consilierii, ale căror propuneri fac obiectul lucrărilor comisiei. Comisia poate decide
ca la dezbateri să fie prezente şi alte persoane interesate sau reprezentanţi ai mass-media.
Comisia poate decide ca unele şedinţe sau dezbaterea unor chestiuni de pe ordinea de zi să se
desfăşoare cu uşile închise.
În practica de activitate a consiliului local Ocnița din legislatura precedentă precum şi a
consiliului nou ales, secretarul consiliului facilitează participarea specialiştilor din cadrul
primăriei şi din alte structuri, la lucrările comisiilor de specialitate. Acest fapt deja a demonstrat
utilitatea sa, deoarece contribuie la o mai bună informare a consilierilor despre problemele
discutate, precum şi la asigurarea legalităţii şi calităţii proiectelor de decizie.
Numărul locurilor care revine fiecărui grup de consilieri (fracţiune, alianţă, bloc) sau
consilierilor independenţi în fiecare comisie de specialitate se stabileşte de către consiliul local,
în funcţie de ponderea acestora în cadrul consiliului. Nominalizarea membrilor fiecărei comisii
se face de fiecare grup de consilieri, iar a consilierilor independenţi - de către consiliu, avându-
se în vedere, de regulă, pregătirea lor profesională şi domeniul în care îşi desfăşoară activitatea.
în funcţie de numărul membrilor consiliului şi numărul comisiilor de specialitate, un consilier
poate face parte din 1-3 comisii, dintre care una este comisia de bază a acestuia.
Conform legislaţiei în vigoare [35] şi conform Regulamentului său de activitate, [8]
consiliul local se convoacă în şedinţe. Modalitatea de desfăşurare a şedinţelor, precum şi
activitatea de pregătire a proiectelor de decizii, sunt pe larg reglementate de prevederile
Regulamentului.
Un rol important al secretarului în activitatea consiliului local este şi faptul asigurării
funcţionalităţii acestuia, precum şi a unui proces decizional calitativ, prin organizarea eficientă a
etapei predecizionale. Unele din acţiunile acestei etape sunt şi cele ca pentru buna organizare şi
desfăşurare a şedinţelor consiliului şi comisiilor de specialitate, fiecare consilier primeşte
înştiinţare cu privire la desfăşurarea şedinţelor însoţită de toate materialele necesare conform
legii. Secretarul de asemenea, oferă asistenţă consilierilor în clarificarea unor informaţii
solicitate de aceştia.
Conform prevederilor art. 17 al Legii privind administraţia publică locală şi
Regulamentului consiliului local, şedinţele consiliului şi ale comisiilor de specialitate sunt
publice. De implementarea acestor prevederi este responsabil secretarul consiliului. Acesta,

71
asistat de funcţionarii din primărie sunt obligaţi să asigure posibilitatea participării celor
interesaţi la şedinţele consiliului deoarece, orice persoană interesată poate asista la şedinţele
consiliului locală. [35]
Astfel AAPL şi funcţionarii publici ai UAT sunt obligaţi să întreprindă măsurile necesare
pentru asigurarea posibilităţilor efective de participare a cetăţenilor, a asociaţiilor constituite în
corespundere cu legea şi a altor părţi interesate, la procesul decizional, inclusiv prin intermediul:

a) informării adecvate şi în timp util asupra subiectelor dezbătute de consiliul local;

b) recepţionării şi examinării, în timp util, a tuturor recomandărilor, sesizărilor, scrisorilor,
adresate de către cetăţeni autorităţilor lor reprezentative, la elaborarea proiectelor de
decizii sau a programelor de activitate;
c) promovării unei politici de comunicare şi dialog cu cetăţenii;
d) publicării programelor, strategiilor, agendei şedinţelor pe diverse suporturi
informaţionale.
Împiedicarea accesului liber la şedinţele consiliului local sau compromiterea procesului
decizional prin acţiuni deliberate de ascundere a informaţiei de interes public se sancţionează
conform legislaţiei în vigoare. [35]
În experienţa autorităţilor locale din Ocnița, pe panoul informativ este afişată dispoziţia
primarului cu privire la convocarea consiliului în şedinţă, cât şi se plasează o invitaţie adresată
tuturor cetăţenilor orașului de a se implica în procesul decizional. Această ultimă idee, aparţine
şi se realizează tot de secretar, deoarece se conştientizează oportunităţile participării cetăţenilor
în procesul decizional. În plus, secretarul consiliului Ocnița încearcă să contribuie la procesul de
educare a populaţiei din comunitate, referitor la faptul cunoaşterii, de către cetăţeni, a aspectelor
în activitate şi competenţelor autorităţilor locale.
De asemenea, întru asigurarea transparenţei în procesul decizional local, secretarul după
semnarea deciziilor le face publice prin afişarea pe panoul informativ, în aşa fel asigurând
momentul intrării în vigoare a actului administrativ.
Conform celor menţionate mai sus secretarul este asistat în activitatea sa de personalul
din cadrul primăriei. Astfel de obligativităţi sunt prevăzute de Legea privind administraţia
publică locală şi de Regulamentul intern de funcţionare al primăriei orașului Ocnița aprobat prin
dispoziţia primarului nr. 21„A" din data de 08.12.2023. Punctul 1 al acestui Regulament prevede
fătul că acesta este un act juridic, care întruneşte o serie de prescripţii menite să reglementeze
activitatea în interiorul primăriei orașului şi să stabilească rigorile de disciplină, care derivă din
sarcinile pe care urmează să le îndeplinească toate categoriile de angajaţi. În implementarea
principiilor transparenţei, legalităţii, eficienţei şi eficacităţii în activitatea autorităţilor locale din

72
UAT orașul Ocnița, aparatul primăriei asigură conducerea operativă a problemelor locale,
gestionează şi răspunde de treburile publice în interesul comunităţii.
În acest sens Primăria ca structură funcţională are următoarele atribuţii: [35]
a) elaborează planul de activitate al Consiliului și aparatului primăriei (anexa 4 și 5);
b) întocmeşte proiecte de decizii ale consiliului local şi proiecte de dispoziţii ale primarului;
c) aduce la cunoştinţă publică deciziile consiliului şi dispoziţiile normative ale primarului;
d) colectează şi prezintă primarului informaţii pentru raportul anual privind starea economică
şi socială a orașului;
e) prezintă primarului, în comun cu serviciile publice, informaţii despre funcţionarea
acestora, precum şi a întreprinderilor municipale create de consiliul local;
f) supraveghează executarea măsurilor dispuse de primar atît în cadrul primăriei, cît şi în
teritoriul administrativ;
g) contribuie la elaborarea proiectului de buget al UAT pentru următorul an bugetar şi a
proiectelor de modificare a bugetului, care urmează să fie prezentate de primar spre
examinare consiliului local;
h) asigură executarea bugetului UAT în conformitate cu deciziile consiliului local, şi
respectarea prevederilor legale;
i) întocmeşte contul de încheiere a exerciţiului bugetar al UAT;
j) asistă secretarul consiliului local în îndeplinirea atribuţiilor lui conform legii.
În realizarea rolului de asigurator al funcţionalităţii consiliului local Ocnița, secretarul
este asistat de specialişti din cadrul primăriei Ocnița. Conform acestor date vedem că numărul
personalului primăriei este unul mic, dar totuşi se reuşeşte de implicat la maxim pentru a asigura
împreună cu consilierii locali un proces decizional eficient. Provocare pentru autorităţile locale
însă, rămâne a fi elaborarea politicilor locale calitative din considerentul inexistenţei unor
specialişti în amenajarea teritoriului, în relaţii cu publicul.
Un alt aspect al confirmării faptului că rolul secretarului în activitatea consiliului lоcаl
este unul înalt, este că asigurarea legalităţii proiectelor de decizii ale consiliului a creat situaţia în
care, consiliul local practic nu a fost notificat din partea OTCS cu privire la încălcarea cadrului
legislativ. Din această situaţie, putem conchide faptul că secretarul a contribuit la crearea şi
înrădăcinarea unor relaţii de colaborare dintre autoritatea deliberativă şi cea executivă a UAT
Ocnița, deoarece doar în cadrul unor relaţii de colaborare, transparenţă şi legalitate în activitate,
se poate de adoptat politici locale legale şi eficiente pentru comunitate.
În acest context, constatăm faptul că consiliul lоcаl Ocnița, asistat în activitatea sа de
secretar este unul funcţional şi se conduce în activitatea sa de actele normative în vigoare. Însă,
este de menţionat faptul că există şi anumite provocări, precum asumarea de responsabilitate

73
deplină şi onorarea tuturor obligaţiilor unui ales local, prevăzute de lege. Fapt ce uneori, cu
desăvârşire compromite eficienţa procesului decizional, chiar dacă secretarul, fiind veriga ce
asigură bunele relaţii între consiliul local şi primar şi funcţionarii din primărie, încearcă
permanent să facă apel la legislaţia în vigoare şi prevederile propriilor acte administrative,
precum şi la respectarea principiilor şi normelor etice şi morale în comportamentul şi activitatea
acestora.
Constatăm că, astăzi, unii din aleşii locali nu reuşesc să pună în valoare interesul
comunităţii, de aceea satisfacerea interesului personal şi de partid, pentru ei, prevalează în
activitate. Aceste situaţii se finalizează cu respingerea şi neaprobarea unor politici locale
importante şi necesare pentru comunitate.
Este important ca consiliul nu doar să fie funcţional de jure, dar să se concentreze în
realitate pe obţinerea de rezultate concrete şi interesul comun anume acela de a soluţiona
problemele comunităţii să le asigure unitate în acţiune şi comportament.
Referitor la alte aspecte ale activității, menționăm, că o parte esențială din timpul de
lucru al secretarului consiliului lоcаl este dedicată activității documentaristice.
Conștientizând importanța acestei activități, considerăm, totuși, că există posibilități de
optimizare a acesteia. În secolul XXI, una din oportunitățile pe care le putem utiliza eficient este
utilizarea tehnologiilor informaționale în activitatea de secretariat. La acest capitol este necesar
de menționat experiența autorităților publice prin implementarea Sistemului de Gestiune a
Documentelor şi Înregistrărilor Autorităţilor Administrației Publice (SIGEDIA), care face
parte din Planul de Acţiuni pentru implementarea iniţiativei „Guvern fără hârtie“. Proiectul este
rezultatul unei propuneri de politici publice elaborate de Cancelaria de Stat. Scopul iniţiativei a
fost identificarea şi implementarea unui sistem efectiv şi eficient de circulaţie a documentelor,
care să simplifice şi, totodată, să accelereze procesul decizional. Ca urmare a analizei efectuate,
s-a optat pentru un sistem informaţional de gestionare a documentelor. [19, p.69]
Prin SIGEDIA, circuitul electronic al documentelor este mult mai fiabil, sistemul
permiţând renunțarea la cantitatea masivă de maculatură folosită, prin înlocuirea cu documente
electronice. Documentele puse în circulaţie în format electronic au aceeași putere juridică ca cele
pe hârtie. O altă prevedere a proiectului obligă funcționarii să utilizeze adresele profesionale de
mail, astfel încât să nu fie folosite platforme diferite de comunicare publice.
Avantaje acestei activități țin de: [19, p.70]
- diminuarea costurilor administrative din contul reducerii volumului de hârtie şi a
tehnicii de birotică utilizate în procesul de circulaţie a documentelor oficiale.

74
- eficientizarea şi flexibilizarea procesului, reducând durata corespondenţei de la câteva
zile, în cazul corespondenţei oficiale pe suport de hârtie, la câteva secunde, în cadrul sistemului
informatic de gestionare a documentelor.
- un grad mai înalt de securitate şi confidenţialitate în circulaţia documentelor.
Statistica demonstrează, că pe suport de hârtie, în procesul de lucru, un document este
multiplicat în medie de 19 ori, iar pentru a căuta documente, 80% din angajaţi din autoritățile
publice petrec zilnic aproximativ 30 de minute, în medie 7,5% din documente pe suport de
hârtie se pierd ireversibil, iar SIGEDIA va securiza sistemul de corespondență şi de arhivare a
documentelor.
Desigur, la nivel lоcаl acest lucru nu este posibil de realizat integral la moment, dar de
implementat, la prima etapă în activitatea consiliului – este posibil.
O altă platformă, care poate fi utilizată la moment este - Servicii.gov.md - platforma
unică a serviciilor publice prestate de autorități. Portalul servicii.gov.md funcționează ca un
catalog electronic al serviciilor publice dedicate cetățenilor și mediului de afaceri. Scopul
principal al acestei platforme este să ofere informaţie succintă, corectă, accesibilă şi completă
despre serviciile publice accesibile în Republica Moldova.
Pe platformă se regăsesc informații atât despre serviciile electronice, cât și despre
serviciile prestate în stil clasic. Vizitatorii pot găsi pe servicii.gov.md descrierea serviciilor, setul
de acte necesar pentru prestarea lor, intervalele orare în care vor fi acestea prestate, costurile şi
durata implementării. Vor descoperi, de asemenea, datele de contact pentru informaţii
suplimentare şi formularele care trebuie completate de către cetăţeni în formă electronică,
inclusiv instrucţiuni de completare.

Platforma este divizată în categorii de servicii pentru:

- Cetățeni (informare şi petiţionare, finanţe, impozite şi taxe, licenţe şi permise speciale,
etc.)
- Mediul de afaceri (taxe şi impozite, raportare, acte confirmative, acte permisive, etc.)
- Vizitatori (cetăţenia Republicii Moldova, intrarea şi şederea în Republica Moldova)
- Scenarii de viață (emigrare, imigrare, iniţiere afacere, imobiliare, întemeierea familiei,
sănătate, studii)
Prin acest ghișeu unic al serviciilor publice, cetățenii pot beneficia on-line de mai multe
servicii, într-o manieră simplă și accesibilă. Ei nu vor mai fi nevoiţi să stea la cozi ore în şir, ci
printr-un singur „click” vor avea acces rapid la orice informaţie potrivită pentru nevoile lor.

75
 Scopul principal al acestui portal este să ofere informaţie succintă, corectă, accesibilă şi
completă despre serviciile publice accesibile în Republica Moldova. Platforma unică a
serviciilor publice nu își propune să substituie paginile web ale autorităţilor, care propun
informaţie mai complexă.
În acest moment, pe portal sunt 425 de servicii, iar 100 de e-Servicii publice pot fi
accesate pe filiera interactivă.
Guvernul Republicii Moldova, prin adoptarea „Planului de acţiuni pentru guvernare
deschisă” și a „Strategiei privind modernizarea tehnologică a guvernării” şi-a propus să
transforme serviciile publice tradiţionale, la ghişeu, în servicii electronice. În acest fel, cetăţenii
ţării аu acces la peste 500 de e-Servicii.
Acest serviciu are un șir de avantaje: informațiile despre serviciile publice prestate de
autoritățile din Republica Moldova se regăsesc într-un singur punct, cetățenii nu mai trebuie să
viziteze diferite website-uri ale instituțiilor pentru a afla informațiile de care au nevoie și pot
accesa servicii publice electronice de oriunde și oricând, 24 de ore din 24, șapte zile pe
săptămână.
Rolul secretarului consiliului, dar și a autorității publice la acest capitol este de a aduce
informația către cetățean și a contribui la implementarea acestui serviciu.
O altă experiență pozitivă este utilizarea Registrului Actelor Locale - un serviciu
electronic public gratuit care oferă numeroase posibilități și avantaje pentru trei categorii de
utilizatori, prin intermediul portalului web: Administrația Publică Locală, Cancelaria de Stat și
Cetățeni. Prin accesarea paginii web a primăriei, orice persoană poate vizualiza actele normative
adoptate de către administrația locală, aflând ce prevăd acestea și data intrării lor in vigoare.
Scopul portalului este asigurarea transparenței în activitatea organelor administrației
publice locale și reducerea birocrației, precum și asigurarea accesului liber al reprezentanților
mediului de afaceri, ai societății civile și a publicului larg la actele emise de primării și consiliile
locale, dar și la actul guvernării locale în ansamblu.
Registrul de Stat al Actelor Locale (RSAL) a fost elaborat în cadrul Proiectului USAID|
BIZTAR în conformitate cu obiectivele Proiectului şi ale parteneriatului strategic dintre USAID
şi Guvernul Republicii Moldova, în speţă implementarea de servicii publice pentru întreaga
societate moldovenească prin utilizarea metodelor avansate din domeniul tehnologiilor
informaţionale.
Portalul actelocale.md oferă:
- un registru pentru toate autorităţile locale indiferent de nivelul acestora;
- soluţie modulară care se ajustează pentru cerinţele оricărei Administraţii Publice Locale
(APL);

76
 - pagină WEB pentru fiecare participant al Registrului;
- informaţie structurată în conformitate cu activităţile tuturor APL;
- acces instantaneu la informaţie ;
- încurajarea colaborării şi schimbului de experienţă între APL din diferite areale
geografice;
- bază de dată centralizată privind actele eliberate de toate APL din Republica Moldova.
Avantaje:
- Cetățenii vor fi informați cu privire la deciziile luate de Administrația Publică Locală în
orice moment.
- Ei vor putea accesa textul documentelor normative integral, fără a se mai deplasa
la sediul instituțiilor.
- Ofertanţii pot controla procesul de desfăşurare a achiziţiilor.
- Este asigurată creşterea concurenţei şi a încrederii în procesul de desfăşurare a
achiziţiilor publice.
- Interacţiunea cu autorităţile contractante este simplificată.
- Accesul la informaţii actualizate se face atunci când este necesar.
- Posibilitatea de eroare este redusă.
- Asigură o generare rapidă a analizelor statistice.
- Proiectele se desfăşoară într-un mod echitabil.
- Interacţiunea directă cu reprezentanţii autorităţilor contractante este redusă la
minim.
- Informații Utile
Experiența demonstrează utilitatea acestui serviciu. Comuna Mereni din raionul Anenii
Noi este primul sat din Republica Moldova care are un registru electronic de acte. Tot în aceeași
comună există și primul serviciu de taxi sătesc din țară.
În urma finalizării etapei pilot a proiectului locuitorii din Bălţi, Orhei, Sîngerei,
Telenești, comuna Hîrtopul Mare și Andruşul de Jos pot urmări online deciziile luate la nivel
local prin intermediul RAL. În viziunea noastră, acestea sunt experiențe, care necesită a fi
preluate.
Din alte aspecte ale activității putem menționa bunele practici, care sunt implementate în
cadrul altor autorități publice și prezintă interes pentru eficientizarea activității.
Spre exemplu:
- Elaborarea ziarului sau buletinului informativ local. Pentru această activitate, la etapa
inițială este nevoie de un grup de inițiativă, care ar putea fi format din elevii instituției
educaționale din localitate și profesori și surse financiare minime (hîrtie, imprimantă).

77
 Ziarul poate fi imprimat lunar, sau, la prima etapă – trimestrial, ca ulterior să se
acumuleze careva surse și să fie pusă pe picior o activitate editorială mai amplă.
- În contextul situației demografice și îmbătrînirii satelor, o motivare a tinerilor ar fi utilă,
pentru ca aceștia să se considere parte a procesului decizional local. Experiența privind
organizarea Consiliului tinerilor este deja preluată în unele localități și aduce anumite
rezultate pozitive.
La acest capitol menționăm încă un aspect ce ține de bunele practici – sporirea
performanței. Performanța profesională a activității de secretariat este influențată de mai mulți
factori: direcți și indirecți.
Printre factorii care influențează direct performanța activității de secretariat putem
evidenția:
- Efortul – performanța la locul de muncă este rezultatul nemijlocit al efоrtului
secretаrului consiliului, influențat de abilitățile sale și de înțelegerea sarcinilor și obiectivelor ce-i
revin. În situația dată, performanța secretarului consiliului poate fi văzută ca fiind în strînsă
relații cu efortul depus de secretar, abilitățile lui, înțelegerea rolului și locului postului său în
cadrul autorității publice. Efortul rezultă și din energia depusă, fie fizică sau mentală, pentru
îndeplinirea unei sarcini.
- Abilitățile profesionale – sunt caracteristicile personale ale funcționarilor publici
folosite pentru îndeplinirea sarcinilor. Ele, de regulă, nu se schimbă prea mult într-o perioadă
scurtă de timp, dar pot fi dezvoltate sub influența activităților de instruire și acumulării de
experiențe. De exemplu: abilitățile secretarului de a lucra cu documentele oficiale pe parcurs pot
fi îmbunătățite, fiind implementate noi aspecte: utilizarea documentului electronic, bazelor de
date în locul registrelor de evidență etc.
- Caracteristicile personale, sau trăsăturile de personalitate ale secretarului consiliului,
care este responsabil direct de această activitate, la fel, pot influența productivitatea muncii prin
atitudinea manifestată fаță de muncă, nivelul de responsabilitate și spiritul de inițiativă al
secretаrului.
Menționăm, că fiecare factori din cei expuși au un grad de importanță aparte în atingerea
unor rezultate eficiente în activitatea secretarului, din care considerente, ele trebuie permanent
dezvоltate.
Cu referință la factorii indirecți, trebuie de specificat că aceștia nu sunt controlați direct
de către secretar, dar pot afecta nivelul lui de performanță. Unele din cele mai des întîlnite
obstacole în calea performanței sunt:
- Condițiile de muncă;
- Suprasolicitarea;

78
 - Lipsa cooperării la locul de muncă (comunicare slabă, conflicte între angajați).
La acest capitol am putea evidenția necesitatea realizării unui schimb de experiență
între secretarii consiliilor locale, care sunt responsabili de corectitudinea realizării activității de
secretariat. Sunt date uitării seminarele de instruire zonale, sau vizitele de studii sau de schim de
experiență între autoritățile publice locale de nivelul I, care aveau un impact benefic asupra
rezultatului activității.
Modalitatea de organizare şi desfăşurare a În continuare vom analiza acest proces, pe
categorii: funcţionari publici de conducere de nivel superior şi funcţionari publici de conducere
şi execuţie, care diferă atit prin numărul de etape cât şi prin obiectivele stabilite şi indicatorii de
performanţă.
Nu în ultimul rând, este important un proces, care majoritatea funcționarilor îl consideră
anevoios – procesul de evaluare a performanţelor. Aici nu este vorba numai de performanțele
personale, ci și de cele instituționale, sau, speciale, dacă ne referim la activitatea de secretariat.
Pentru a obține performanțe la acest capitol sunt necesare cîteva aspecte:
- Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă, care urmează să fie atinse în
activitatea de secretariat, de planul de activitate al autorității publice, dar și de planul individual
de activitate al secretarului consiliului, care este promotorul și mentorul acestei activități.
- Monitorizarea performanţei organizaţionale şi individuale. Această etapă reprezintă o
activitate realizată continuu sau periodic de către conducătorul autorităţii publice, care are scopul
de a identifica rezultatele activităților desfășurare în realizarea obiectivelor stabilite, posibilele
probleme sau bariere în activitatea acestora pentru a se interveni la timp şi în mod optim.
Menționăm, că pentru a fi corect percepută, această activitate de verificare/control trebuie să
aibă loc într-un mod participativ prin implicarea atît a conducătorilor, cât și a funcționarului
supus evaluării (deoarece performanţa autorității publice reprezintă cumulativ performanţa
fiecărui funcționar, iar succesele sau insuccesele fiecăruia influenţează direct nivelul de
performanţă a autorității publice.
Pentru secretarul consiliului local o importanță aparte o are așa-numita evaluare
neformală și autoevaluare care, de fapt se realizează de zi cu zi.
Stabilindu-și unele obiectivele zilnice, de exemplu, de a elabora 3 proiecte de decizii, sau
a răspunde la 2 petiții, sau a perfecta procesul verbal, secretarul, la finele zilei de muncă, se
autoevaluează ce ia-a reușit și ce nu i-a reușit. Pentru ași eficientiza activitatea, este necesar de a
analiza cauzele nereușitelor și a trage anumite concluzii, astfel, își realizează autoevaluarea, care
nu este expusă unor „ochi străini”, decât conștiinței și responsabilități secretarului.

79
 Dacă ne referim la evaluare neformală, aceasta o realizează cetățenii prin aprecierea
rezultatelor secretarului, atitudinii lui față de oameni și problemele lor, receptivitatea și atenția
cu care sunt tratați.
În multe primării sunt folosite așa-zisele „căsuțe cetățenești„ – lădița poștală plasată în
loc public, pentru reclamații, opinii, propuneri etc. Este un indiciu bun în evaluarea activității,
deoarece nu fiecare persoană are posibilitatea sau curajul de a-și expune opinia.
Indiferent de cel fel de evaluare este realizată, trebuie respectate un șir de principii, care
să asigure corectitudinea acesteia. Printre cele mai importante putem evidenția:
- obiectivitate, în cazul evaluării formale, conducătorul trebuie să ia decizie în mod
imparțial, în baza argumentelor și faptelor concrete, ca să poată explica atît meritele și
performanțele, cît și nerealizările înregistrate și neajunsurile. În cazul celei neformale, cetățenii
trebuie să ia o atitudine față de activitate, ținînd cont de rezultat, fără a pune în prim plan
preferințe particulare sau opinii personalizate.
- cooperare și comunicare continuă sunt necesare de a fi menținute în fiecare caz, deoarece
de la informarea corectă și comunicarea constructivă depinde în mare parte rezultatul.
- respectarea demnității, prin care în față este pusă activitatea, atitudinea, gradul de
responsabilitate, dar nu amenințarea, intimidarea sau disprețul.
Diversitatea metodelor, tehnicilor, procedeelor sau sistemelor de evaluare a
performanţelor este relativ mare, iar dinamica dezvoltării acestora a înregistrat o evoluţie
ascendentă de-a lungul anilor. De asemenea, calitatea aprecierii personalului sau a evaluării
performanţei a devenit tot mai ridicată cu atât mai mult, cu cât, după cum se menţionează în
literatura de specialitate, calitatea determinărilor legate de performanţă depinde în mare măsură
de calitatea metodelor sau a sistemelor de evaluare.
În concluzie, Prоvocаre pentru autorităţile administraţiei publice lоcale din orașul Ocnița
rămâne a fi asigurarea unui proces de soluţionare a problemelor locale eficient şi calitativ, bazat
pe respectarea principiilor şi tehnicilor europene de elaborare şi implementare a politicilor
publice locale. Cu siguranţă, urmarea acestor reguli va duce la îmbunătăţirea procesului
decizional local.
În activitatea de secretariat pot fi menţionate realizări ce ţin de constituirea unor relaţii
de colegialitate durabile în cadrul autorităţii publice locale, absenţa situaţiilor conflictuale în
raport cu conducerea şi colectivitatea, bunele relaţii cu administraţia raionului Ocnița, existenţa
unor relaţii productive de cooperare cu OTCS. Nu în ultimul rând menţionăm, asistenţa şi
suportul acordat primarului şi consiliului lоcal în realizarea eficientă şi calitativă a acţiunilor
componente ale procesului decizional local. Precum şi aportul la promovarea asigurării
transparenţei în activitatea de elaborare şi implementare a politicilor publice locale.

80
81
 CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

În rezultatul cercetării efectuate şi în realizarea scopului de a analiza activitatea şi a

determina rolul secretarului în activitatea consiliului local, întru identificarea unor perspective
de dezvoltare a managementului acestei funcţii, formulăm următoarele concluzii:
1. Administraţia publică realizează activităţi diverse, care nu pot fi reduse la un fapt
administrativ strict delimitat. Administraţia locală oferă infrastructura fizică şi politică care
sprijină eforturile comunităţii şi prestează servicii în domeniul economic, social şi cultural. Este
evident că fără o organizare şi funcţionare eficientă a autorităţilor administraţiei publice locale
nu putem vorbi de înaintarea societăţii spre idealurile democraţiei.
2. Activitatea de secretariat este una din activitățile de bază, care generează partea formală
a lucrurilor, produce efecte, și practic, de fiecare dată, vine cu reacții. Este o activitate oficială,
pentru că produsul documentar se bazează pe cadrul juridic, pe de ală parte este o creativitate,
pentru că la fiecare document elaborat trebuie depus efort intelectual, cunoștințe și aplicate
abilități.
3. Promotorul activității de secretariat este secretarul consiliului local care reprezintă
persoana-cheie în asigurarea funcţionalităţii autorităţilor locale. În prezent în Republica Moldova
există un cadru normativ ce reglementează activitatea secretarului consiliului local, important
însă, este şi existenţa mecanismului real de implementare a cadrului legal.
4. Activitatea secretarului consiliului locală Ocnița pe lingă faptul că asigură buna
desfăşurare a şedinţelor consiliului local, se remarcă prin constituirea unor relaţii de colegialitate
durabile în cadrul autorităţii publice locale, absenţa situaţiilor conflictuale în raport cu
conducerea şi colectivitatea, bunele relaţii cu administraţia raionului Ocnița, existenţa unor
relaţii productive de cooperare cu OTCS.
5. Pentru a fi eficienţi în îndeplinirea sarcinilor şi atribuţiilor ce le revin, funcţionarii şi
aleşii locali trebuie să posede abilităţi ca să - şi evalueze continuu necesităţile de instruire şi să le
adapteze mereu la schimbările permanente din administraţia publică. În special este vorba de
dezvoltarea capacităților pentru realizarea activității de secretariat, deoarece, acesta este produsul
oficial, „oformat” juridic, care are efecte, în funcția de calitatea sa. Și aceste efecte
influențează direct imaginea autorității publice.
6. Consiliul local Ocnița și primăria se ghidează în activitatea sa de legislația în vigoare în
domeniul administrației publice, precum și de propriul regulament de activitate, asigurînd în așa
fel respectarea prevederilor cadrului juridic în domeniu.
7. Pentru toate posturile din cadrul primăriei Ocnița sunt elaborate și aprobate fișe de post,
aduse la cunoștința titularilor funcțiilor sub semnătură.

82
 8. Activitatea consiliului local și primăriei este organizată, conform unui plan de activitate,
fapt care nu poate fi spus și despre comisiile consultative ale consiliului local. În acest context
sunt necesare mai multe eforturi pentru a activiza lucrul comisiilor.
În condiţiile concluziilor formulate venim cu următoarele recomandări:
1. În scopul sporirii calității activității de secretariat este necesară facilitarea dialogului
deschis, colaborării şi transparenţei în activitatea consiliului local și primăriei prin organizarea
periodică a seminarelor de instruire sau de informare.
2. Intensificarea rolului secretarului în activitatea consiliului local, ca promotor al
activității de secretariat prin iniţierea unui proces de educaţie civică şi participare cetăţenească,
în care secretarul să fie în rol de organizator. În condiţiile de azi ale orașului Ocnița, de exemplu,
ar fi crearea unui site mult mai funcţional, publicarea şi afişarea informaţiei despre
responsabilităţile consiliului local, ale primarului orașului precum şi informaţii despre drepturile
şi responsabilităţile cetăţenilor în asigurarea unor decizii calitative şi oportune dezvoltării
comunităţii.
3. De extins promovarea bunelor practici din administrația publică. Acest lucru poate fi
realizat prin mai multe aspecte:
- Organizarea și difuzarea unei emisiuni televizate, periodice și permanente, la acest
compartiment, cu ieșiri și filmări în teritoriu. În ultima perioadă sunt prea multe emisii
generale, de polemică, chiar de populism și nu prea sunt promovate pe larg experiențele
pozitive locale;
- Extinderea statutului ziarului „Funcționarul public”. Este unicul ziar de specialitate în
domeniul administrației publice, care publică materiale utile, dar, poate prea puțin
promovat.
- Elaborarea în continuare a lucrărilor, care ar promova bunele practici din domeniu etc.
6. Deschiderea unei platforme/forum de discuție sau unei pagini pe rețea de socializare a
secretarilor consiliilor, pentru a putea face schimb de experiență și de opinii, dat fiind
faptul, că în ultimii ani nu se practică cursuri de dezvoltare profesională pe categorii de
funcții, ceea ce este important anume pentru funcția de secretar.
Considerăm, că aceste recomandări fiind implementate, ar spori gradul de eficiență a
activității autorităților publice, dar și cel de credibilitate a cetățeanului față de autoritatea publică.

83
 BIBLIOGRAFIE

1. Axente A. Tehnica secretariatului, Oradea, 1996, 268.

2. Bujor M., https://ru.scribd.com/document/404541237/Activitatea-de-Secretariat-doc(accesat
17.08.2023).
3. Carta europeană. Exerciţiul autonom al puterii locale. Acte normative în ajutorul
funcţionarului public. Chişinău: Editura Chişinău-Pmt, 2000.
4. Cioaric V. O sută de întrebări şi răspunsuri pentru o bună guvernare în Moldova. Ghidul
alesului locală. Chişinău, 2012, 120 p.
5. Cioaric V., Relaţiile publice, Edit. Prut Internaţional, Chişinău, 2003, 230 p.
6. Constituţia Republicii Moldova. Chişinău: MOLDPRES, 2010.
7. Decizia consiliului local Ocnița cu privire la aprobarea Statutului orașului Ocnița. nr. 3/4
din 17.07.2015.
8. Decizia consiliului local Ocnița cu privire la aprobarea Regulamentului privind constituirea
şi funcţionarea consiliului local Ocnița. nr. 09/03 din 24.11.2023
9. Decizia consiliului local Ocnița cu privire la constituirea comisiilor consultative de
specialitate, nr. 09/02 din 09/03 din 24.11.2023
10. Deliu T., Administrația publică locală, Chișinău, AAP, 1998, 98 p.
11. Deliu T. Procesul decizional în administrația publică locală din Moldova, Chişinău: AAP,
1998, 55 p.
12. Deliu T. Gestionarea şedinţelor în administraţia publică locală. Chişinău: AAP. 2000, 86 p.
13. Drăghicescu A.B. Manual de secretariat şi asistenţă managerială. Bucureşti, 2003, 255 p.
14. Dumbrăveanu Albina, Vieru Lidia. Dicţionarul funcţionarului public, (rus-român) Chişinău,
1996, 168 p.
15. Dumbrăveanu Albina, Mocanu Măria. Catalog de acte oficiale din administraţia publică,
Chişinău 1996, 320 p.
16. Facilitator comunitar. Ghid de pregătire. Fundaţia Civitas pentru Societatea Civilă. Cluj-
Napoca, 2002, 145 p.
17. Gheorghiţa T. Managementul funcţiei publice şi al funcţionarului public: din perspectiva
reformelor strategice. în: Materialele conferinţei internaţionale ştiinţifico-practice „Teoria şi
practica administrării publice" din 24 mai 2011. Chişinău, AAP, 2011, pp 67-70.
18. Ghidul alesului local. Ediţie revăzută şi completată. Tipografia Centrală. Chişinău, 2015.
19. Ghidul funcţionarului public. Corespondenţa şi tehnica secretariatului, Chişinău, 2005.
20. Ghidul „Buna guvernare la nivel local”, Chșinău, AAP, 2017.
21. Hascal A., Preotesiu L. Corespondenţa şi tehnica secretariatului. București, 1993, 228 p.
84
22. Hotărîrea Guvernului privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr,158-XVI din
4.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, nr.201 din 11.03.2009.
în: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.55-56 din 17.03.2009.
23. Hotărîrea Parlamentului Republicii Moldova pentru aprobarea Concepţiei cu privire la
politica de personal în serviciul public, nr.l227-XV din 18.07.2002. În: Monitorul Oficial al
Republicii Moldova nr. 122 din 29.08.2002.
24. Hotărîrea Parlamentului Republicii Moldova pentru aprobarea Concepţiei privind
orientarea, pregătirea şi instruirea profesională a resurselor umane, nr.253-XV din 19.06.2003.
În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 155-158 din 25.07.2003.
25. Instrucţiuni cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice
ale Republicii Moldova, aprobate prin hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 115 din
28 februarie 1996, În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 0452 din 28.06.1996.
26. Instrucţiuni privind ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice
şi juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor Republicii
Moldova, aprobate prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 208 din 31.01.1995, În:
Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 24 din 05.05.1995.
27. Legea cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, nr.158 din 04.07.2008.
În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.230-232 din 23.12.2008.
28. Legea cu privire la notariat, nr.1453 din 08.11.2002. În: Monitorul Oficial al Republicii
Moldova nr. 154 - 157 din 21.11.2002.
29. Legea cu privire la petiţionare, nr.190 din 19.07.1994. În: Monitorul Oficial al Republicii
Moldova nr.6-8 din 24.01.2003 (republicată).
30. Legea Republicii Moldova nr. 880-XII din 22.01.1992 „Cu privire la Fondul Arhivistic
al Republicii Moldova 01.02.1992, În: Monitorul Parlamentului nr. 1 din 01.02.1992.
31. Legea pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind constituirea şi funcţionarea
consiliilor locale şi raionale., nr. 457 din 14.11.2003. În: Monitorul Oficial al Republicii
Moldova nr.248-253 din 19.12.2003.
32. Legea privind accesul la informaţie, nr. 982-XIV din 11.05.2000. În: Monitorul Oficial al
Republicii Moldova nr.88-90 din 28.07.2000.
33. Legea privind actele de stare civilă, nr. 100 din 26.04.2001. În: Monitorul Oficial al
Republicii Moldova nr.97-99 din 17.08.2001.
34. Legea Republicii Moldova cu privire la documentul electronic şi semnătura digitală, În:
Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr. 2-137, 2004.
35. Legea privind administraţia publică locală, nr. 436 din 28.12.2006. În: Monitorul Oficial al
Republicii Moldova r. 032 din 09.03.2007.

85
36. Legea privind Codul de conduită a funcţionarului public, nr. 25 din 22.02.2008. În:
Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.74-75 din 11.04.2008.
37. Legea privind descentralizarea administrativă, nr. 435 din 28.12.2006. În: Monitorul Oficial
al Republicii Moldova nr. 29 din 02.03.2007.
38. Legea privind dezvoltarea regională în Republica Moldova, nr. 438-XVI din 28.12.2006.
În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.21-24 din 16.02.2007.
39. Legea privind statutul persoanelor cu funcţii de demnitate publică, nr.199 din 16.07.2010.
În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.194-196 din 05.10.2010.
40. Legea privind transparenţa în procesul decizional, nr.239 din 13.11.2008. În: Monitorul
Oficial al Republicii Moldova nr. 215 - 217 din 05.12.2008.
41. Legea privind statutul alesului local, nr.768 din 02.02.2000. În: Monitorul Oficial al
Republicii Moldova nr.34 din 24.03.2000.
42. Manda C. Drept administrativ. Bucureşti: Editura Lumina Lex, 2002, 315 p.
43. Manda C., Manda C.C. Administraţia publică locală din România. Bucureşti: Lumina Lex,
1999, 295 p.
44. Maţarin C., Vieru L., Dactilografie şi lucrări de secretariat, Chişinău, Ed. Lumina, 1993,
260 p.
45. Neagu N. Natura juridică şi etica funcţiei publice. Bucureşti: Editura Bren, 2006, 145 p.
46. Platon M. Administraţia publică. Curs universitar. Chişinău: Editura Universul, 2007, 928 p.
47. Platon M. Strategia şi realităţile posibile în modernizarea administraţiei publice. Chişinău:
AAP, 1999, 280 p.
48. Popa V., Manole T., Mihăiluţă I. Administraţia publică locală a Republicii Moldova.
Comentarii. Chişinău: Museum, 2000, 315 p.
49. Popescu-Slăniceanu I. Teoria funcţiei publice. Brăila: Editura Evrika, 1999, 180 p.
50. Preda M. Autorităţile administraţiei publice. Bucureşti: Editura Lumina Lex, 1999, 215 p.
51. Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi instrucţiunii-tip cu
privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de
specialitate şi ale administraţiei publice locală ale Republicii Moldova, aprobate prin Hotărîrea
Guvernului Republicii Moldova nr. 618 din 05.10.1993, în: B. Of. nr.000 din 05.10.1993.
52. Roman A., Arhivistica. Chişinău. USM, 1998, 60 p.
53. Simionescu G., Organizarea activităţii de secretariat, Victor, 2000, 167 p.
54. Vedinaş V. Elemente de protocol. Bucureşti: Editura Lumina Lex, 2000, 124 p.
55. Басаков М., Делопроизводство. Конспект лекций. Ростов на Дону, Фуникс, 2006, 230
p.
56. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф., Правила оформления документов. Москва, 2009, 125 p.

86
 Anexa nr.1
Cu privire la aprobarea Regulamentului
privind constituirea și funcționarea
consiliului orășenesc Ocnița

87
 REGULAMENTUL
privind constituirea şi funcţionarea Consiliului orașului Ocnița

TITLUL I
Constituirea Consiliului Locală

Capitolul 1
Modul de constituire a Consiliului

1) Consiliul local este compus din consilieri aleşi în Condiţiile Codului electoral.
Numărul de consilieri este stabilit de art. 11(1) al Legii nr. 436-XVI din 28.12.2006 “Privind
administraţia publică locală"- în funcţie de numărul de locuitori din sat şi constituie 17 consilieri.
Consiliul locală este legal constituit dacă sunt validate mandatele a cel puţin două treimi din
numărul de consilieri aleşi.
2) Consiliul local se întruneşte în prima ședinţă în termen de 20 de zile calendaristice de la data
validării mandatelor de consilier. Consilierii din unităţile administrativ-teritoriale de nivelul întîi
se convoacă în prima şedinţă prin hotărâre a consiliului electoral de circumscripţie. Consiliul
electoral de circumscripţie notifică Comisiei Electorale Centrale prima convocare a consiliului
local.
3) Şedinţa consiliului este deliberativă dacă la ea participă cel puţin două treimi din numărul
consilierilor aleşi. În cazul în care nu poate fi asigurată această şedinţă se va ţine peste 3 zile
calendaristice, respectîndu-se aceleaşi condiţii. Dacă nici la a doua convocare şedinţa nu este
deliberativă, se va proceda noua convocare, peste 3 zile calendaristice. La această nouă, a treia
convocare, şedința va fi deliberativă dacă se va asigura prezenţa majorităţii consilierilor aleşi. În
situaţia în care, din cauza absenţei nemotivate a consilierilor, consiliul nu se va putea întruni nici
la ultima convocare, el se consideră dizolvat de drept.
4) Lucrările primei şedinţe sunt conduse de cel mai în vîrstă consilier dintre cei prezenţi la
şedinţă, asistat de unul sau 2 dintre cei mai tineri consilieri dintre cei prezenţi.
Capitolul 2
Constituirea şi funcţionarea comisiilor consultative de specialitate ale consiliului
5) Consiliul locală formează, ţinînd cont de specificul şi necesităţile locale, comisii consultative
de specialitate pentru diferite domenii de activitate, modifică componenţa acestora.
6) Comisiile de specialitate sunt structuri de lucru neremunerate ale consiliului locală, create
pentru a asigura eficienţa activităţii acestora.

88
7) Comisiile de specialitate se aleg pe întreaga durată de activitate a consiliului. Numărul
comisiilor, denumirea, componenţa numerică şi nominală se stabilesc de către consiliu. Consiliul
alege, de asemenea, preşedintele şi secretarul comisiei.
8) Comisiile de specialitate răspund în faţa consiliului şi sunt subordonate acestuia
9) Şedinţa comisiei de specialitate se convoacă de preşedintele acesteia, iar în lipsa lui, de către
secretarul comisiei, se convoacă ori de cîte ori este necesar , la decizia preşedintelui comisiei.
Şedinţa comisiei de specialitate este deliberativă dacă la ea participă majoritatea membrilor
comisiei. Deciziile comisiei de specialitate se consemnează în procese-verbale.
Deciziile comisiei de specialitate poartă un caracter de recomandare.
10) Comisiile de specialitate avizează proiecte de decizii, întocmesc rapoarte îşi expun opinia
asupra chestiunilor incluse în ordinea de zi a şedinței consiliului.
11) La şedinţele comisiei de specialitate sunt în drept să participe consilierii din alte comisii, ale
căror propuneri constituie obiectul dezbaterilor, persoane invitate specialişti.
TITLUL II
Şedinţele Consiliului Local
Capitolul 1
Atribuţiile preşedintelui şedinţei şi ale secretarului consiliului

12) Şedinţa consiliului locală este deschisă de secretar şi începe cu alegerea, la propunerea
secretarului, a preşedintelui şedinţei.
13) Preşedintele şedinţei are următoarele atribuţii:
a) supune votului consilierilor ordinea de zi a şedinţei.
b) asigură respectarea, în timpul şedinţelor, a ordinii şi regulamentului;
c) anunţă rezultatul votării şi deciziile adoptate;
d) semnează deciziile adoptate de consiliu;
e) îndeplineşte alte atribuţii prevăzute de lege, de prezentul regulament sau stabilite de consiliu.
14) Pentru fiecare şedinţă, consiliul desemnează un consilier care va semna decizia
consiliului în cazul în care preşedintele şedinţei se va afla în imposibilitatea de a o semna.
15) Secretarul consiliului participă la şedinţele consiliului locală fără drept de vot.
16) Secretarul consiliului are următoarele atribuţii pe lîngă cele prevăzute de lege:
a) ţine evidenţa participării consilierilor la şedinţă;
b) notează rezultatul votării şi informează preşedintele şedinţei despre votul adoptării deciziilor
valabile asupra chestiunilor examinate în consiliu.
c) întocmeşte procesele-verbale ale şedinţelor , ţine evidenţa lor;

89
d) supraveghează ca la dezbaterea anumitor chestiuni şi la adoptarea deciziilor asupra lor, să nu
participe consilierii care au un interes material în problema supusă dezbaterii ori sunt membri ai
organelor de conducere ale societăţilor gestionate sau comerciale privitor la care se adoptă
deciziile, informează despre acest lucru preşedintele;
e) întocmeşte şi înaintează primarului proiectul ordinii de zi a şedinţelor ordinare ale consiliului.
f) acordă consilierilor ajutorul consultativ necesar;
g) îndeplineşte alte atribuţii prevăzute de lege, de prezentul regulament sau de consiliu.

Capitolul 2
Modul de desfăşurare a şedinţei consiliului
17) Proiectul ordinii de zi a şedinței consiliului include chestiunile ce urmează a fi supuse
dezbaterilor la şedinţa dată, proiectele de decizii, rapoartele de specialitate, întrebări, propuneri ,
petiţii, alte probleme propuse de primar sau oricare consilier.
Problemele incluse în ordinea de zi a şedinţei consiliului locală nu pot fi dacă nu sunt însoţite de
raportul de specialitate al compartimentului de resort a primăriei şi de avizul comisiei de
specialitate a consiliului.
Dezbaterile din şedinţa consiliului locală se consemnează într-un proces-verbal.
18) Consilierul este obligat să participe la lucrările consiliului. Consilierul, care din motive
întemeiate, nu poate lua parte la ședinţă este obligat să comunice consiliului circumstanţele care
fac imposibilă prezenţa sa.
19) În cadrul dezbaterii oricărei chestiuni de pe ordinea de zi a şedinţei, participă la dezbateri
numai în cazul în care preşedintele şedinţei îi oferă cuvîntul.
Consilierul este dator să se refere în alocaţiunea sa, exclusiv la problema pentru care s-a înscris
la cuvânt.
20) Preşedintele şedinţei oferă oricînd cuvîntul consilierilor pentru răspunsuri într-o problemă de
ordin personal sau referitor la regulament.
21) Preşedintele şedinţei poate cere, din anumite motive, încheierea dezbaterii unei probleme în
consiliu. Cererea de încheiere a dezbaterii se aprobă cu votul majorităţii consilierilor prezenţi.
22) Se interzice proferarea de insulte atît de către cel care are cuvîntul, cît şi de către persoanele
din sala de şedinţe. Se interzice dialogarea între vorbitori şi persoanele aflate în sala de şedinţe.
23) În exerciţiul atribuţiilor sale de menţinere a ordinei în timpul ședinţei şi respectarea
regulamentului, preşedintele şedinţei este în drept:
a) să cheme la ordine;
b) să retragă cuvîntul;

90
c) să dispună eliminarea din sală a persoanelor, altele decît consilierii, care împiedică
desfăşurarea lucrărilor.
24) Faţă de consilierii, care în exerciţiul mandatului, au comis abateri de la prevederile
Legislaţiei şi prezentului regulament, consiliul poate decide, cu votul majorităţii consilierilor
aleşi, aplicarea următoarelor sancţiuni:
a) avertisment
b) eliminarea din sala de şedinţă
25) Şedinţa consiliului locală este deliberativă dacă la ea sînt prezenţi majoritatea consilierilor
aleşi.
26) Şedinţele Consiliului locală sunt publice.
27) Şedinţele consiliului locală se desfășoară în limba de stat.

Capitolul 3
Procedura iniţierii proiectelor de decizie
28) Dreptul la iniţierea proiectelor de decizie aparţine primarului şi consilierilor.
29) Proiectele de decizie să prezintă în limba de stat.
30) Proiectele de decizie şi alte propuneri se transmit spre examinare comisiilor de specialitate
ale consiliului, precum şi compartimentelor de specialitate ale serviciilor administraţiei publice
locale. Iniţiatorul proiectului sau al propunerii le poate retrage pîna la înscrierea acestora în
ordinea de zi.
31) După examinarea proiectului de decizie sau a propunerii, comisia de specialitate a consiliului
şi compartimentul de specialitate al serviciilor administraţiei publice locale întocmesc un raport
sau aviz cu privire la adoptarea , modificarea sau respingerea lor.
Rapoartele, avizele se transmit secretarului consiliului, care asigură familiarizarea cu ele a
primarului şi a consilierilor.
32) Proiectele de decizie se înscriu în ordinea de zi a şedinţei, consemnîndu-se titlul şi iniţiatorul
lor şi se aduc la cunoştinţa consilierilor de către secretarul consiliului în modul stabilit de lege.
33) Dezbaterile proiectelor de decizie, a propunerilor, este precedată de motivare de către
iniţiator a necesităţii iniţierii proiectului şi prezentarea de către serviciu respectiv a unui raport de
specialitate.
34) În realizarea competenţelor sale, consiliul local adoptă decizii cu votul majorităţii
consilierilor prezenţi, cu excepţia cazurilor în care legea sau regulamentul consiliului cere un
număr mai mare de voturi. În cazul parităţii de voturi nu se adoptă nici o decizie, dezbaterile
fiind reluate în şedinţa următoare.

91
Deciziile privind aprobarea bugetului locală, administrarea bunurilor proprietate orașului ,
oraşului (municipiului), stabilirea cuantumului taxelor şi impozitelor locale, planificarea
dezvoltării localăităţilor şi amenajării teritoriului, asocierea cu alte consilii, instituţii publice din
ţară sau din străinătate se adoptă cu votul majorităţii consilierilor aleşi.
Deciziile privind iniţierea revocării primarului se adoptă cu votul a două treimi din numărul
consilierilor aleşi.
Consiliul locală poate stabili adoptarea unor decizii prin vot secret sau prin vot nominal.
35) Consilierul poate fi prezent la şedinţa consiliului, însă nu participă la luarea deciziilor în
condiţiile existente unui conflict de interese, atunci cînd:
a) el personal, soţia (soţul), copiii, părinţii săi au un interes patrimonial în problema supusă
dezbaterii;
b) este conducător sau membru al organelor de conducere ale întreprinderii, instituţiei,
organizaţiei sau ale filialelor şi reprezentanţelor acestora, în a căror privinţa se adoptă decizia;
c) se află în situaţie de incompatibilitate, conform prezentei legi şi Legii cu privire la statutul
alesului locală, iar incompatibilitatea durează mai mult de 30 de zile de la data apariţiei.

Prin întrebare se subînţelege solicitarea unei informaţii asupra unui fapt necunoscut. Răspunsul
la întrebare sau interpelare se dă imediat, sau, dacă nu este posibil la următoarea şedinţă.
37) Consilierii sunt în drept să consulte actele adoptate de consiliu şi alte materiale ale
consiliului şi să primească informaţii la sediul autorităţii administraţiei publice locale, sau după
caz, la sediul serviciilor publice ale acesteia. Informaţiile se pot cere şi comunică în scris.
38) Activitatea consiliilor ce ţine de soluţionarea petiţiilor şi organizarea audienţei se efectuează
în corespundere cu Legea cu privire la petiţionare.
39) Regulamentul privind funcţionarea consiliului locală se aprobă şi se modifică cu votul
majorităţii consilierilor aleşi.

92
 Anexa nr. 2
APROBAT
Victor Artamaniuc
Primarul orașului Ocnița
L.Ş. 02 ianuarie 2023

FIŞA POSTULUI

Capitolul I.
Dispoziţii generale

Autoritatea publică: Primăria Orașului Ocnița

Adresa: or. Ocnița, raionul Ocnița
Denumirea funcţiei: Secretarul Consiliului local
Nivelul funcţiei: Funcţie publică de conducere
Nivelul de salarizare: Funcţionar public ( cu confirmarea în funcţia publică după 6 luni de
probă), sporuri, premiu, adaosuri la salariu, conform prevederilor Hotărîrii Guvernului nr. 525
din 16 mai 2006.

Capitolul II.
Descrierea funcţiei

Scopul general al funcţiei:

Organizarea eficientă a consilierilor Consiliului local, managementul eficient al activităţilor
Consiliului în vederea asigurării legalităţii şi realizării optime ale obiectivelor acestuia.
Sarcinile de bază (direcţiile principale de activitate):
1. Planificarea şi organizarea desfăşurării şedinţelor Consiliului local;
2. Asigurarea comunicării actelor adoptate de Consiliul local;
3. Legalizarea şi autentificarea actelor şi documentelor;
Atribuţiile de serviciu:
1. Planificarea şi organizarea desfăşurării şedinţelor consiliului locală:
 asigură înştiinţarea convocării consiliului local şi convocarea consiliului local prin
compartimente de specialitate;
 pregăteşte materialele pe marginea problemelor supuse dezbaterii în consiliul local;
 participă la şedinţele consiliului local;
 acordă ajutor consilierilor şi comisiilor consiliului local.
2. Asigurarea comunicării actelor adoptate:
 asigură aducerea la cunoştinţă publică a deciziilor consiliului local;
 asigură comunicarea către autorităţile şi persoanele interesate a actelor emise de
către consiliul local;
 asigură aducerea la cunoştinţă publică a hotărîrilor şi dispoziţiilor de interes
general;
 verifică dacă înştiinţarea sau aducerea la cunoştinţă s-a realizat în conformitate cu
prevederile legale;
 organizează audienţe, după caz, în zilele şi orele stabilite prin Regulamentul de
organizare şi funcţionare internă;
 comunică şi remite, în termen de 5 zile, dacă legea nu prevede altfel, autorităţilor şi
persoanelor interesate actele emise de consiliul local sau de primar.
3. Legalizarea şi autentificarea actelor şi documentelor:
 verifică toate documentele prezentate de părţi;
93
  legalizează copiile conforme cu actele originale, cu respectarea prevederilor legale
în vigoare;
 legalizează semnături de pe înscrisurile prezentate de părţi;
 eliberează solicitanţilor copiile legalizate.

4. Asigură efectuarea lucrărilor de secretariat şi de evidenţă a bunurilor:

 primeşte, distribuie, întreţine corespondenţa şi urmăreşte transmiterea acesteia;
 ţine evidenţa gospodăriilor ţărăneşti (de fermier) şi a asociaţiilor acestora conform
registrului aprobat de Guvern prin intermediu specialiştilor în problrmele perceperii
fiscale;
 administrează sediul primăriei şi bunurile ei prin intermediu intendentului.

Responsabilităţile:
- Răspunde de exercitarea atribuţiilor sale de serviciu în strictă conformitate cu legislaţia în
vigoare şi Regulamentul intern al autorităţii;
- Răspunde de calitatea materialelor elaborate şi prezentarea lor în termenele stabilite;
- Răspunde de depistarea la timp a lacunelor existente în managementul autorităţii şi
elaborează propuneri de înlăturare ale acestora;
- Răspunde de calitatea şi veridicitatea informaţiilor în baza cărora se adoptă decizii în
domeniul său de competenţă;
- Răspunde de examinarea în termen a petiţiilor ce ţin de domeniul de activitate;
- Răspunde de sporirea competenţei sale profesionale.

Împuternicirile:
- Avizează proiectele de decizii ale consiliului locală şi contrasemnează deciziile;
- Eliberează extrase sau copii de pe orice act din arhiva consiliului locală, în afara celor
care conţin informaţii secrete, stabilite potrivit legii.
- Eliberează certificate, adeverinţe şi extrase la solicitare în conformitate cu legea RM.
- Semnează procesele verbale al şedinţelor consiliului locală;
- Păstrează şi aplică, după caz, sigiliul;
- Propune soluţii de optimizare a activităţii în cadrul autorităţii publice;
- Participă la activităţile de instruire (şedinţe, conferinţe, mese rotunde, seminare, stagii,
etc.) organizate în ţară şi peste hotare, pe tematici ce ţin de domeniul de activitate;
- Reprezintă, în domeniul său de competenţă, consiliul locală în relaţiile cu alte structuri
statale, cu autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi cu
organizaţii internaţionale şi nonguvernamentale în domeniul său de competenţă.

Cui îi raportează titularul funcţiei: Primarului, Consiliului local, Direcţiei teritoriale control
administrativ.

Cine îi raportează titularului funcţiei: personalul primăriei, conducătorii instituţiilor publice

subordonate primăriei.
Cine îl substituie: Secretarul consiliului poate fi substituit de un specialist din primărie.

Cooperare internă:
- Cu personalul primăriei.

Cooperare externă:
- Cu conducătorii instituţiilor publice din teritoriul primăriei;
- Cu conducătorii autorităţilor publice locală de nivelul doi;
- Cu şefii şi specialiştii subdiviziunilor din subordinea Consiliului raional;

94
 - Cu diferite proiecte şi programe internaţionale, relevante domeniului său de competenţă;
- Cu organizaţii, instituţii guvernamentale şi neguvernamentale din ţară şi de peste hotare.

Mijloace de lucru/echipamentul utilizat:

- Monitorul Oficial al Republicii Moldova, culegeri de acte normative;
- Codul Muncii al Republicii Moldova;
- Computer, imprimantă, telefon, fax;
- Internet/Intranet Guvernamental;

Condiţiile de muncă:
- Biroul amenajat cu mobilă respectivă, încălzire, aclimatizator, computator
- Regim de muncă: 40 ore pe săptămînă, 8 ore pe zi;
- Program de muncă: luni-vineri, orele 8:00-17:00, pauză de masă 12:00-13:00;
- Activitate de birou; deplasări de serviciu în raion şi în ţară.

Capitolul III.
Cerinţele funcţiei faţă de persoană

Studii: Superioare, de licenţă sau echivalente.

Cunoştinţe:
- Cunoaşterea legislaţiei în domeniu;
- Cunoaşterea modului de funcţionare a unei autorităţi publice;
- Cunoştinţe de operare la calculator: Word, Excel, PowerPoint, Navigare Internet;
- Cunoaşterea limbii ruse la nivel avansat citit/scris/vorbit.

Abilităţi: abilităţi de lucru cu informaţia, planificare, organizare, analiză şi sinteză, elaborare a

documentelor, instruire, motivare, mobilizare, soluţionare de probleme, comunicare eficientă.

Atitudini/comportamente: respect faţă de oameni, spirit de iniţiativă, diplomaţie, creativitate,

flexibilitate, disciplină, punctualitate, responsabilitate, tendinţă spre dezvoltare profesională
continuă.
Întocmită de:
Nume, prenume Victor Artamaniuc Funcţia: primar or. Ocnița
Semnătura _______________
Data întocmirii 02 ianuarie 2023

Luat la cunoştinţă de către titularul funcţiei:

Nume, prenume Mariana Scutelnic
Semnătura
Data 02.01.2023

95
 Anexa nr. 3

LISTA
CONSILIERILOR ÎN CONSILIUL ORĂȘENESC OCNIȚA
PE FRACŢIUNI

PARTIDUL POLITIC ”PARTIDUL SOCIALIŞTILOR DIN REPUBLICA

MOLDOVA”

1. Cațur Ivan
2. Boico Liudmila
3. Serebreanschi Rostislav
4. Rurinchevici Nicolai
5. Dutca Teodor
6. Bagrii Liudmila
7. Jdanova Liudmila
8. Martîniuc Vadim
9. Zaharco Niculina
10.Gațco Alexandru

PARTIDUL SOCIAL DEMOCRAT EUROPEAN

1. Cușnir Eujeniu

PARTIDUL POLITIC RENAȘTERE

1. Gîrleanu Pavel
2. Belova Ecaterina

PARTIDUL DEZVOLTĂRII ȘI CONSOLIDĂRII MOLDOVEI

1. Voleac Igor

PARTIDUL ACȚIUNE ȘI SOLIDARITATE

1. Laiu Natalia

96
 Anexa nr.4
LISTA
funcţionarilor publici din cadrul primăriei orașului Ocnița

N Adresă
Numele, Telefon de contact
r. Funcţia deţinută electronică
prenumele
d Mobil fix
Secretar al primaria-
1 Scutelnic M. 027123078
Consiliului ocnita@rambler.ru
primaria-
2 Scutelnic D. Contabil-șef 027122455
ocnita@rambler.ru
primaria-
3 Dovgani L. Contabil adjunct 027122455
ocnita@rambler.ru
primaria-
4 Suhaci C. Perceptor fiscal 027122666
ocnita@rambler.ru
Speciаlist pentru
primaria-
5 Mаtuseac V. reglementarea 027122666
ocnita@rambler.ru
regimului funciar
primaria-
6 Scofercea O. Perceptor fiscal 027122666
ocnita@rambler.ru
Specialist în
problemele
primaria.ocnita@m
7 Șovgan A. recrutării și 027123756
ail.ru
încorporării
tineret si sport
Specialist pentru
primaria-
8 Gîlcă A. relații cu 027123078
ocnita@rambler.ru
publicul

97
 Anexă nr. 5

PROGRAMUL
de activitate al Consiliului local Ocnița și primăriei pentru anul 2024

Nr.d/o Conţinutul activităţii Perioada Responsabil de

petrecerii pregătire
I. ŞEDINŢA CONSILIULUI
Trimestrul I
1. Cu privire la activitatea primăriei pe anul 2023 Martie primarul
şi sarcinile de perspectivă pe anul 2024 V. Artamaniuc
2. Cu privire la executarea bugetului pe anul 2022. Cont.şef
3. Cu privire la activitatea asistentului social în S. Patrașcu
scopul ridicării nivelului de trai a familiilor I. Gurez, asistent
social vulnerabile din teritoriu. social.
4. Cu privire la activitatea bibliotecilor publice N. Dîrzu,
din oraș. M.Taraban,
bibliotecari
Trimestrul II
1. Cu privire la situaţia în sectorul agrar pe Mai Specialist
teritoriul orașului. M. Bodorceanu
2. Cu privire la munca dusă de primărie asupra Secretara Consiliului
petiţiilor cetăţenilor orașului. Scutelnic M.
3. Cu privire la executarea bugetului pe trimestrul Contabil-şef
I al anului 2018 . D. Scutelnic
4. Cu privire la activitatea Casei de Cultură. şeful casei de
cultură
M. Crucichevici
Trimestrul III .
1. Cu privire pregătirea instituţiilor bugetare din August Directorii
teritoriul către noul an de învăţămînt şi sezonul Instituțiilor
rece a anului.
2. Cu privire la mersul colectării impozitului Specialist, A.
funciar şi a taxelor locale. Cotovanu
Cu privire la executarea bugetului pe trimestrul
3. II al anului 2018. Cont.şef
Cu privire la munca poliţistului de sector în D. Scutelnic
4. scopul combaterii crimelor pe teritoriul Poliţistul de sector
orașului.

1. Trimestrul IV . Decembrie Secretara Cons.

Cu privire la aprobarea taxelor locale şi a M. Scutelnic
2. cotelor concrete la impozitul funciar. Cont.şef
Cu privire la aprobarea bugetului pe anul 2024. D. Scutelnic
3. Asistentul social
Cu privire la munca asistentului social în scopul I.Gurez
ridicării nivelului de trai a familiilor social
4. vulnerabile. Cont.şef
Cu privire la executarea bugetului pe 9 luni ale D. Scutelnic
5. anului 2023. Secretara Cons.
Cu privire la programul de activitate al M.Scutelnic
98
 consiliului local pe anul 2024.

II.Chestiuni supuse controlului

1. Legile şi Hotărîrile Parlamentului Repub- permanent Secretara Consil-
licii Moldova, deciziile Preşedintelui iului M.Scutelnic
Republicii Moldova, Hotărîrile Guver-
nului Republicii Moldova,deciziile Consiliului
raional,deciiziileConsiliului locală.

III.Chestiuni instructiv-metodice
1. Legea privind administraţia publică locală permanent Secretara Consiliului
nr.436-XVI din 28.12.2006 Scutelnic M.
2. Legea privind statutul alesului locală nr.768- permanent Secretara Consiliului
XIV din 02.02.2000 Scutelnic M.
3. Legea privind finanţele publice locale nr.397- permanent Contabilul-şef
XIV din 16.10.2003. D. Scutelnic
4. Legea cu privire la petiţionare nr.190-XIII din permanent Secretara Consiliului
19.07.1994 Scutelnic M.
5. Legea nr. 158-XVI din 04.07.2008 cu privire la permanent Secretara Consiliului
funcţia publică şi statutul funcţionarului public. Scutelnic M.

IV Acţiuni organizatorice
1. Adunare generală cu locuitorii orașului martie Primarul
V. Artamaniuc
2. Prezentarea dărilor de seamă a consilierilor în permanent
faţa alegătorilor. Consilierii.
3. A asigura organizarea şi desfăşurarea
sărbătorilor naţionale în teritoriul orașului. Şeful Casei de
Cultură
M. Crucichevici

99
 DECLARAŢIA PRIVIND ASUMAREA RĂSPUNDERII

Subsemnata, Bejan Maia, declar pe propria răspundere că materialele prezentate în teza de

master sunt rezultatul propriilor cercetări şi realizări ştiinţifice. Conştientizez că în caz contrar,
urmează să suport consecinţele în conformitate cu legislaţia în vigoare.

_____________

100