ROMÂNIA

CURTEA DE APEL TIMIŞOARA

PROIECT
REFERITOR LA EXERCITAREA ATRIBUŢIILOR
SPECIFICE FUNCŢIEI DE GREFIER ARHIVAR ŞEF

Grefier arhivar: CIUR MONICA

DECEMBRIE 2020

CUPRINS

1
CUPRINS....................................................................................................................................2

CAPITOLUL I - NOȚIUNI INTRODUCTIVE.........................................................................3

CAPITOLULII-PREZENTAREA GENERALĂ A CURŢII DE APEL

TIMIŞOARA……………………………………………………………………………………

....4

2.1.ASPECTE LEGATE DE ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII INSTANȚEI..........................4

2.2. VOLUMUL DE ACTIVITATE...........................................................................................6

CAPITOLUL III - RAPORTURILE CU SOCIETATEA CIVILĂ ȘI MASS MEDIA.............7

CAPITOLIL IV - ARHIVA CURENTĂ ȘI ARHIVA DEPOZIT.............................................8

4.1. PREDAREA DOSARELOR ȘI A DOCUMENTELOR SPRE PĂSTRARE ÎN ARHIVA

DEPOZIT-CONDIȚII ȘI COMPARTIMENTE IMPLICATE ................................................10

4.2. ROLUL ȘI ATRIBUȚIILE GREFIERULUI

ARHIVAR..................................................11

4.3. REGISTRELE DE EVIDENȚĂ........................................................................................13

CAPITOLUL V - DISFUNCŢINALITĂȚI IDENTIFICATE ÎN ACTIVITATEA

PERSONALULUI AUXILIAR AL INSTANŢEI Şl SOLUŢIILE PROPUSE PENTRU

ÎNLĂTURAREA DEFICIENŢELOR......................................................................................14

CAPITOLUL VI - PROPUNERI PENTRU IMBUNĂTĂȚIREA ACTIVITĂȚII

PERSONALULUI AUXILIAR DE SPECIALITATE.............................................................16

CAPITOLUL VII - CONCLUZII ...........................................................................................18

BIBLIOGRAFIE ......................................................................................................................20

2
 CAPITOLUL I - NOŢIUNI INTRODUCTIVE

Garantarea independenţei sistemului judiciar, asigurarea transparenţei actului de

justiţie, îmbunătăţirea calităţii actului de justiţie, sporirea eficienţei şi responsabilităţii
sistemului judiciar, garantarea accesului liber la justiţie, sunt câteva din direcţiile de acţiune
pentru realizarea strategiei de reformă a sistemului judiciar.
Societatea românească are nevoie de o justiţie puternică, credibilă, aceasta realizându-
se prin toţi cei care concură la înfăptuirea ei şi care formează un organism viu unde fiecare îşi
are misiunea sa, iar printre aceştia, deloc de neglijat, sunt managerii din justiţie.
În asigurarea calităţii actului de justiţie, ca şi finalitate a procesului de reformă, rolul
esenţial revine magistraţilor, iar grefierii şefi, grefierii şefi secţie, primii grefieri și grefierii
arhivari șefi, coordonează şi controlează activitatea personalului auxiliar de specialitate,
îndeplinind practic atribuţiile principale ale managerului.
Astfel, în înfăptuirea actului de justiţie, munca personalului auxiliar de specialitate
constituie un real sprijin pentru magistraţi, competenţa şi îndeplinirea corectă şi de calitate a
sarcinilor ce revin acestei categorii de personal jucând un rol important în buna desfăşurare a
întregii activităţi a instanţelor judecătoreşti.
În tot acest proces, managementul, prin funcţiile sale de previziune, organizare,
decizie, coordonare şi control, contribuie la creşterea eficienţei procesului de transformare
a sistemului judiciar in ansamblu.
Adaptarea principiilor managementului la specificul complex al activităţii judiciare
este un atribut ce cade în sarcina celor care conduc instanţele şi care, potrivit atribuţiilor
conferite de legi si regulamente, trebuie să asigure funcţionarea eficientă si performantă a
activităţii fiecărei instanţe, scopul primordial fiind creşterea calităţii actului de justiţie,
condiţie absolut necesară pentru integrarea în cultura si civilizaţia europeană.
Prin urmare, din această perspectivă, rezultatele procesului de transformare
fundamentală a sistemului judiciar românesc depind în mod direct de modul în care
acţionează managerii din domeniul judiciar, de strategia, viziunea şi ideile acestora, de
cunoaşterea şi capacitatea acestora de a pune în practică politicile publice din domeniul
justiţiei, de modul în care ştiu să-i influenţeze pe ceilalţi şi să-i canalizeze într-o direcţie

3
pozitivă, de climatul de muncă pe care îl creează şi, nu în ultimul rând, de aptitudinile şi
calităţile personale ale acestora.
Un sistem judiciar independent, imparţial şi eficient presupune soluţionarea cu
celeritate a cauzelor deduse judecăţii, creşterea calităţii actului de justiţie şi realizarea unei
transparenţe în ceea ce priveşte activitatea judiciară. Pentru îndeplinirea acestor obiective este
necesară elaborarea unor strategii de management nu numai la nivelul instanţei, dar şi la
nivelul fiecărui compartiment privit ca o celulă de lucru. Aceste planuri trebuie să vizeze atât
metoda aplicată pentru coordonarea şi controlul activităţii compartimentelor, cât şi modul de
repartizare a activităţii pe fiecare membru al personalului auxiliar de specialitate din cadrul
compartimentului arhivă-registratură.
În vederea înfăptuirii unui asemenea deziderat, voi prezenta proiectul de management,
care vizează exercitarea atribuţiilor specifice funcţiei de grefier arhivar şef Curţii de Apel
Timişoara, raportat la atribuțiile prevăzute de Regulamentul de ordine interioară al instanţelor
judecătoreşti, aprobat prin Hotărârea CSM nr. 387/2005, la prevederile legilor privind
organizarea sistemului judiciar precum și cele ale Codului de procedură civilă, identificând
disfuncţionalităţile sesizate în activitatea compartimentului, precum şi propunerile concrete
pentru îmbunătăţirea activităţii.

CAPITOLUL II - PREZENTAREA GENERALĂ A CURŢII DE APEL

TIMIŞOARA
2.1 ASPECTE LEGATE DE ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII
INSTANȚEI

Curtea de Apel Timişoara a fost reînfiinţata în baza dispoziţiilor art.10 şi 27 din legea
nr.92/1992, este o instanţă cu personalitate juridică ce are în circumscripţie Tribunalele Timiş,
Arad, Caraş Severin şi cele 14 judecătorii:Timişoara, Lugoj, Sânicolau Mare, Deta, Făget,
Reşiţa,Caransebeş, Oraviţa, Moldova Nouă , Arad, Ineu , Gurahonţ, Chişineu Criş, Lipova.
Curtea de Apel Timişoara funcţionează în baza Legii 304 din 28 iunie 2004 privind
organizarea judiciară, republicată în Monitorul Oficial al României din 13 septembrie 2005 cu
modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu prevederile Regulamentului de
ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, cu modificările şi completările ulterioare.

4
 Curtea de Apel Timişoara este organizată cu cinci secţii: Secţia I Civilă , Secţia
Penală , Secţia a II a Civilă, Secţia de Contencios –Administrativ şi Fiscal şi Secţia de Litigii
de Muncă şi Asigurări Sociale
Curtea de Apel Timişoara dispune de cinci săli de ședință câte una pentru fiecare secţie,
birouri destinate judecătorilor și personalului auxiliar, spaţii pentru înregistrarea, scanarea şi
arhivarea dosarelor, precum și birouri necesare desfășurării activității economice și
administrative.
Personalul instanţei beneficiază de condiţii corespunzătoare pentru desfăşurarea în
bune condiţii a activităţii și pregătirii profesionale.
Asupra activităţii instanţei se reflectă pozitiv existenţa unui climat de muncă
profesionist, având la bază relaţii interumane de încredere şi respect reciproc, o bună
comunicare între judecători şi personalul auxiliar de specialitate, precum și o atenţie deosebită
acordată pregătirii şedinţelor de judecată şi respectării drepturilor procesuale ale părţilor.
Conducerea Curtea de Apel Timişoara este asigurată de un preşedinte, doi
vicepreşedinte şi 5 preşedinţi de secţie, precum şi de Colegiul de conducere alcătuit din 7
membrii aleşi de adunarea generală a judecătorilor, la care se adaugă preşedintele instanţei,
membru de drept al colegiului.
În cadrul Curţii de Apel Timişoara funcţionează în prezent, cinci secţii, respectiv:
Secţia Penală, Secţia I Civilă şi Secţia a II-a Civilă, Secţia de Contencios Administrativ şi
Fiscal şi Secţia Litigii de Muncă şi Asigurări Sociale.
În afara participării la şedinţele de judecată în care sunt planificaţi, potrivit Ordinului
de Serviciu, unii dintre judecătorii acestei instanţe au fost delegaţi să îndrume şi să controleze
activitatea compartimentelor auxiliare de specialitate, respectiv compartimentul executări
civile, compartimentul executări penale, compartimentul registratură-arhivă, iar alţi judecători
au fost desemnaţi să realizeze analiza practicii instanţelor de control judiciar ori au fost
delegaţi pentru rezolvarea reclamaţiilor administrative.
De asemenea, unii magistraţi au fost desemnaţi să răspundă de formarea profesională
continuă a judecătorilor, precum şi a personalului auxiliar de specialitate potrivit Legii nr.
567/2004 , dar şi să coordoneze activitatea administrativă privind cooperarea internaţională în
materie penală, civilă sau comercială, ori să efectueze unele acte dintre cele date în
competenţa Inspecţiei Judiciare a Consiliului Superior al Magistraturii.

5
 În plus, în aplicarea dispoziţiilor Regulamentului de ordine interioară, judecătorilor
care sunt şi membri ai Colegiului de Conducere le-au fost repartizate sarcini de coordonare şi
control privind activitatea personalului auxiliar de specialitate (compartimentul arhivă-
registratură, grefieri de şedinţă).
În ceea ce priveşte grefierii, trebuie menţionat faptul că, activitatea acestora este
coordonată de către prim-grefierul acestei instanţe, dar şi de grefierii - şefi ai celor cinci secţii
care funcţionează în cadrul Curţii de Apel Timişoara.
Sub aspectul activităţii desfăşurate, prin ordin de serviciu, grefierii au fost repartizaţi
pe secţii şi/sau delegaţi la compartimentele auxiliare ale instanţei (compartimentul executări
penale, compartimentul executări civile, compartimentul registratură-arhivă,).
Grefierii arhivari au fost repartizaţi în cadrul compartimentelor arhivă şi registratură,
funcţionând potrivit ordinului de serviciu aferent şi fiselor posturilor ocupate, sub conducerea
prim-grefierului, respectiv, sub coordonarea şi supravegherea unuia dintre judecătorii delegați
acestui compartiment.

2.2. VOLUMUL DE ACTIVITATE

Prezentarea generală a unei instanţe nu poate fi concepută fară a evidenţia activitatea

desfaşurată, prin prisma calităţii şi volumului acesteia, fiind important de remarcat şi trendul
crescător sau descrescător în ceea ce priveşte volumul, în condiţiile în care previziunea este
una din funcţiile esenţiale ale managementului.
În cursul anul 2019 la nivelul Curţii de Apel Timişoara au fost înregistrate un număr
de 9320 cauze şi s-au soluţionat un număr de 9281 dosare.
În primele trei trimestre ale anului 2020 au fost înregistrate un număr de 6338 dosare,
dintre care 5.405 dosare au fost soluționate.
Trebuie menţionat că volumul de activitate în sistemul judiciar nu se măsoară doar în
cifre, ci şi în ore de muncă, ceea ce presupune studierea temeinică a dosarelor, a legislaţiei
aplicabile în fiecare cauză, în continuă schimbare, a doctrinei şi a practicii judiciare, pentru
pronunţarea unor hotărâri legale si temeinice.

6
 Pe lângă toate acestea, se soluţionează un număr foarte mare şi divers de cereri, care
necesită un studiu atent, dar această activitate nu se reflectă în evidenţele statistice şi anume:
cereri de ajutor public judiciar, cereri de îndreptare eroare materială, cereri pentru
soluţionarea diverselor incompatibilităţi, reexaminare anulare cerere, reexaminare amendă,
reexaminare ajutor public judiciar şi reexaminare taxă de timbru.
Succesul activităţii judecătorilor depinde de numărul şi calitatea pregătirii grefierilor,
astfel încât, importanţa muncii grefierului este dată de faptul că acesta prin semnătura sa,
conferă valoare autentică actelor procesuale şi procedurale şi are rolul de a fi martor la
constatarea şi relatarea cea mai fidelă a faptelor.
Sporirea eficienţei şi calităţii activităţii desfăşurate în instanţele judecătoreşti impune,
pe lângă perfecţionarea continuă a judecătorilor şi personalului auxiliar, îmbunătăţirea
condiţiilor de lucru, a dotărilor materiale, planificarea eficientă a resurselor, comunicarea
informaţiilor şi un control corespunzător.

CAPITOULUL III – RAPORTURILE CU SOCIETATEA CIVILĂ ȘI

MASS-MEDIA

La nivelul Curţii de Apel Timişoara funcţionează Biroul de informare şi relaţii publice

care asigură legăturile instanţei cu publicul şi cu mijloacele de comunicare în masă, în vederea
realizării transparenţei activităţii judiciare. Biroul este condus de un judecător desemnat de
preşedintele instanței, care îndeplineşte în acelaşi timp şi rolul de purtător de cuvânt al
instanţei. Acesta este ajutat de un consilier care îşi desfăşoară activitatea într-un birou distinct
din cadrul Curţii de Apel Timişoara.

CAPITOLUL IV – ARHIVA CURENTĂ ȘI ARHIVA DEPOZIT

La fiecare instanţă funcţionează câte o arhivă.

7
 Dispoziţiile regulamentare stipulează faptul că la instanţele cu volum mare de
activitate poate funcţiona o arhivă pentru fiecare secţie, în baza hotărârilor colegiilor de
conducere.
Mai mult, dispoziţiile din Regulament dau posibilitatea colegiilor de conducere să
hotărască chiar şi organizarea de arhive distincte pentru completele specializate.
În ceea ce priveşte arhiva, deşi regulamentar nu există o asemenea distincţie, în
realitate, fiecare instanţă din România îşi are organizată arhiva în două componente:
a) arhiva curentă;
b) arhiva depozit.
Fiecare dintre acestea are funcţiuni diferite și funcţionează în locaţii diferite.
Potrivit Regulamentului, arhiva efectuează operaţiuni privind primirea, înregistrarea si
expedierea corespondentei, îndosarierea actelor, păstrarea registrelor, precum si alte lucrări cu
caracter auxiliar, necesare bunei desfăşurări a activităţii instanţelor.
În cadrul compartimentului arhivă îşi desfăşoară activitatea grefieri arhivari sub
coordonarea grefierului arhivar şef, iar în cazul în care nu există un astfel de grefier, sub
coordonarea unuia dintre grefierii arhivari desemnat de preşedintele instanţei. Acesta din
urmă va coordona atât activitatea arhivei, cât şi a registraturii.
Repartizarea personalului în cadrul compartimentelor auxiliare de specialitate, deci şi
în cadrul arhivei, se face de către preşedintele instanţei, avându-se în vedere nevoile fiecărui
compartiment, potrivit dispoziţiilor Legii nr. 304/2004 republicată şi din Regulament.
În ceea ce priveşte arhivele depozit, legislaţia referitoare la organizarea şi funcţionarea
instanţelor nu conţine dispoziţii speciale.
În aceste condiţii, reglementările referitoare la organizarea şi funcţionarea instanţelor
se vor completa cu dispoziţiile legislaţiei din domeniul arhivelor naţionale.
Se impune precizarea că, în ceea ce priveşte arhivele instanţelor, se aplică
corespunzător şi trebuie respectate, dispoziţiile speciale referitoare la asigurarea pazei sediului
instanţei, securităţii bunurilor, pazei contra incendiilor si protecţiei muncii.
În ceea ce priveşte arhiva curentă e recomandabil:
- o organizare internă care să favorizeze circuitul dosarelor şi a persoanelor în acest
spaţiu (avem în vedere dispunerea dosarele pe termene; spaţiu pentru studierea
dosarului, afişarea şi respectarea programului cu publicul; etc.);
- luarea şi respectarea măsurilor de securitate (camere video etc.);
În ceea ce priveşte arhiva depozit, este de reamintit că, grefierul arhivar are, printre
alte atribuţii, și următoarele:

8
 - să asigure păstrarea în bună stare a dosarelor și registrelor;
- să păstreze, pe ani, dosarele soluţionate, mapele de hotărâri, registrele si condicile de
şedinţă;
- să participe anual la activitatea de arhivare si de întocmire a listei dosarelor aflate în
conservare în arhiva instanţei;
- să participe anual la activitatea de triere a dosarelor arhivate, la expirarea termenului
de păstrare.
Anual, prin ordin de serviciu, preşedintele instanţei trebuie să desemneze membrii
Comisiei de evidenţă, inventariere, selecţionare şi predare a dosarelor şi documentelor
arhivate (comisia este formată dintr-un preşedinte, un secretar şi membri)
La Compartimentului Arhivă-Registratură din cadrul Curţii de Apel Timişoara își
desfășoară activitatea 1 grefieri de ședință delegat și 10 grefieri arhivari.
Aceştia sunt repartizați în cadrul arhivei Curţii de Apel Timişoara astfel:
- un grefier arhivar alocat Secției Penale şi parţial sectiei litigi de muncă şi asigurari
sociale;
- un grefier arhivar alocat Secția I Civilă;
- un grefieri arhivari alocat Secției a II-a Civilă şi parţial sectiei litigi de muncă şi
asigurari sociale;
- un grefier arhivar Secţiei de Contencios Administrativ și Fiscal;
- un grefier arhivar pentru pregătirea şedinţelor de judecată .

La Registratura Curţii de Apel Timişoara își desfășoară activitatea:

- un grefier registrator ce preia și înregistrează corespondența sosită pe poștă, fax, email,
precum și actele depuse la ghișeu,;
- un grefier registrator, cu atribuții de înregistrare și repartizare a dosarelor din cadrul
Secției a II-a Civilă;
- un grefier registrator, cu atribuții de înregistrare și repartizare a dosarelor din cadrul
Secției I Civilă;
- un grefier registrator, cu atribuții de înregistrare și repartizare a dosarelor din cadrul
Secției Penale;
- un grefier de şedinţă delegat, cu atribuții de înregistrare și repartizare a dosarelor din
cadrul Secției litigi de muncă şi asigurari sociale;

9
 - un grefier arhivar ce se ocupă cu înregistrarea și repartizarea dosarelor specifice
Secției Contencios administrativ şi fiscal .

4.1. PREDAREA DOSARELOR ȘI A DOCUMENTELOR SPRE

PĂSTRARE ÎN ARHIVA DEPOZIT – CONDIȚII ȘI COMPARTIMENTE
IMPLICATE

Aceste activităţi se desfăşoară în condiţiile prevăzute în codurile de procedură, în

regulamentul de organizare al instanţelor şi legislaţia specială privitoare la arhive.
În materie penală, dosarele în care s-au făcut lucrări de executare se vor păstra de
grefierul delegat cu efectuarea lucrărilor de executări penale până la închiderea poziţiei de
executare, în registrul de evidență, după care vor fi predate grefierului arhivar. Toate actele de
executare se atașează la dosarul de fond, în ordine cronologică.
În materie civilă, procedura este relativ similară. Astfel, şi aici, poziţia din registrul de
evidenţă se va închide după confirmarea primirii comunicării, prin menţiunea si semnătura
grefierului-şef sau, după caz, a grefierului şef de secţie. După confirmarea comunicării,
dosarul se predă sub semnătură grefierului arhivar care face menţiune despre aceasta în
sistemul ECRIS și depune dosarul în arhiva de conservare.
Deci, în esenţă, dosarele se predau în arhiva depozit numai după ce hotărârile au rămas
definitive, după ce s-au efectuat toate lucrările de executare şi s-au închis poziţiile din
registrele de evidenţă de la birourile de executări.
Prin urmare, compartimentele implicate sunt birourile de executări, arhiva curentă şi
arhiva depozit.
Celelalte tipuri de documente se predau în arhiva depozit după trecerea anumitor
perioade de timp, cu respectarea condiţiilor prevăzute de lege, în funcţie de categoria
documentului.

4.2. ROLUL ȘI ATRIBUȚIILE GREFIERULUI ARHIVAR

10
 Exercitarea performantă a atribuţiilor unui grefier arhivar şef are la bază un întreg
sistem de metode şi procese de conducere:
- un proces de planificare fezabil şi flexibil;
- metode de comunicare pentru a recepta şi transmite informaţii;
- metode de iniţiere şi dezvoltare a relaţiilor umane în cadrul compartimentului care să
imprime motivații personalului, să stingă conflicte;
- promovarea unor factori motivaţionali eficienţi şi eliminarea barierelor pentru
realizarea unei comunicări eficiente;
- promovarea unor instrumente de elaborare a unor decizii inovative;
- un proces decizional caracterizat prin corectitudine şi transparenţă;
- elaborarea unei strategii de control a activităţii administrativ judiciare cu evaluarea
performanţelor.
În concret, grefierii arhivari au următoarele atribuţii:
a) primesc, înregistrează şi repartizează la secţii şi la celelalte compartimente actele de
sesizare ale instanţei, dosarele de la celelalte instanţe şi restul corespondentei;
b) restituie dosarele soluţionate la instanţele de fond;
c) primesc şi înregistrează dosarele intrate, ţin evidenţa acestora şi a circulaţiei lor;
d) pun dosarele la dispoziţia publicului şi ţin evidenţa persoanelor care primesc dosarele
spre studiu;
e) pregătesc dosarele pentru şedinţele de judecată și asigură circulaţia acestora în cadrul
instanţei, precum și trimiterea lor la alte instanţe;
f) informează persoanele care au calitatea de părţi ori sunt împuternicite de acestea,
conform legii, asupra datelor solicitate din dosarele în care acestea sunt direct
interesate;
g) înaintează instanţei superioare dosarele în care s-au declarat căi de atac;
h) la primirea dosarelor de la alte instanțe sau instituții, verifică volumele și dosarele
atașate, prin confruntare cu adresa de restituire a dosarului, precum și cu cea de
înaintare a acestuia. La constatarea unor lipsuri, întocmesc, de îndată, un proces-verbal
și informează despre situația constatată președintele de secție sau președintele
instanței, după caz, precum și, printr-o adresă, instituția emitentă;
i) asigură păstrarea în bună stare a dosarelor și registrelor;
j) păstrează, pe ani, dosarele soluţionate, mapele de hotărâri, registrele și condicile de

11
 şedinţă;
k) participă anual la activitatea de arhivare și întocmesc lista dosarelor aflate în
conservare în arhiva instanței;
l) participă anual la activitatea de triere a dosarelor arhivate, la expirarea termenului de
păstrare;
m) realizează arhivarea electronică a dosarelor;
n) se ocupă cu scanarea corespondenței și a dosarelor;
o) păstrează separat în arhivă și verifică periodic cauzele a căror judecată a fost
suspendată, făcând mențiuni despre acest aspect în Registrul de evidență a cauzelor
suspendate sau, după caz, înaintează dosarul judecătorului pentru a dispune;
p) îndeplinesc, în limitele funcţiei, si alte atribuţii stabilite de preşedintele instanţei sau al
secţiei, potrivit legii.
În îndeplinirea acestor atribuţii, grefierul arhivar șef trebuie să aibă o bună colaborare
cu celelalte compartimentele auxiliare din cadrul Curţii de Apel Timişoara.
Grefierul arhivar şef are în vedere rezolvarea cât mai rapidă a solicitărilor, pentru a nu
crea eventuale prejudicii solicitanţilor.
Grefierul arhivar şef îndeplineşte, în limitele funcţiei, alte sarcini de serviciu date de
preşedintele instanţei, conform legii.
Din perspectiva atribuţiilor funcţiei de grefier arhivar șef, acesta poate formula
propuneri de organizare eficientă a activităţii compartimentului.

4.3. REGISTRELE DE EVIDENȚĂ

Activitatea judiciară a instanţei este reliefată şi în registrele de evidenţă ale instanţei.

Numărul registrelor de evidenţă a activităţii instanţei este de peste 20, iar de multe ori
informaţiile sunt redundante (de ex, numele părţilor apare şi în Registrul General de dosare, şi
în Opisul alfabetic, şi în Condica de şedinţă), ceea ce necesită operaţiuni multiple de înscriere.
Numărul mare de complete de judecată la aceeaşi secţie face ca unele registre să stea mai mult
la judecători, fiind greu accesibile părţilor.

12
 Regulamentul intern prevede necesitatea desfiinţării acestor registre, toate
informaţiile conţinute de ele reflectându-se în evidenţa informatizată, accesibile atât din holul
instanţei unde sunt instalate computere pentru public, cât şi din arhivă sau registratură. Se vor
identifica registrele care trebuie însă păstrate (de ex, pentru evidenţa mandatelor de
percheziţie sau autorizaţiilor de interceptare).
Evidenţa activității compartimentului este ținută cu ajutorul următoarelor registre:
 Opisul alfabetic - în acest registru se trec numele şi prenumele sau, după caz,
denumirea părţilor din dosar, inclusiv a celor introduse ulterior în proces, precum şi
numărul dosarului.
 Registrul informativ - în acest registru se menţionează, pentru fiecare dosar trecut în
ordinea numerică, primul termen de judecată şi termenele ulterioare; data ieşirii
dosarului din arhivă şi persoana căreia i s-a predat, data reintrării dosarului în arhivă;
numărul şi data sentinţei, deciziei sau încheierii, după caz, şi soluţia pe scurt; data
trimiterii dosarului la alte instanţe, la parchet sau la alte autorităţi şi data revenirii
dosarului, conexarea, disjungerea sau ataşarea dosarului la alt dosar
 Registrul de termene al arhivei - în acest registru se trec toate dosarele pe termenele de
judecata fixate, consemnându-se numărul şi data înregistrării lor.
 Condica şedinţelor de judecată - în acest registru se trec, în ordinea înscrisă în listă,
dosarele din flecare şedinţă, separat pe complete, noul termen de judecată în caz de
amânare a judecăţii, hotărârea pronunţată şi numărul acesteia, precum şi iniţialele
judecătorului care o va redacta. Se ţin condici separate pentru activitatea de primă
instanţă, de apel şi de recurs, condici separate pentru şedinţele de judecată desfăşurate
în camera de consiliu, precum și pentru tipurile de cauze ce presupun confidențialitate.
 Registrul de evidență al căilor de atac declarate împotriva hotărârilor civile și penale
– aceste registre se țin separat, pe căi de atac și materii, după cum cauzele civile au
fost înregistrate înainte sau după data de 15 februarie 2013, respectiv după data intrării
în vigoare a Codului de procedură Civilă.
 Registrul de evidenţă a redactării hotărârilor - în acest registru se trec în ordinea
numărului de hotărâre, separat pe secții sau pe materii, după caz, ţoate sentinţele,
deciziile sau încheierile pronunţate.
 Registrul de intrare-ieșire a corespondenței administrative – în acest registru se
înregistrează corespondența care nu are legătură cu dosarele.

13
  Registrul de evidență al cauzelor suspendate – în acest registru se menționează
verificările periodice efectuate de instanță, verificări ce nu pot fi mai mari de 3 luni în
cauzele penale.

CAPITOLUL V - DISFUNCŢINALITĂȚI IDENTIFICATE ÎN

ACTIVITATEA PERSONALULUI AUXILIAR AL INSTANŢEI Şl
SOLUŢIILE PROPUSE PENTRU ÎNLĂTURAREA DEFICIENŢELOR

Strategia de reformă a sistemului judiciar are în vedere remedierea aspectelor negative

cu care acesta se confruntă, identificarea disfuncţionalităţilor, asigurarea calităţii şi eficienţei
actului de justiţie, pentru a se ajunge la un sistem modern capabil să funcţioneze eficient şi să
crească gradul de mulţumire al justiţiabililor.
Disfuncţii în activitatea personalului auxiliar al instanţei sunt generate de insuficienţa
resurselor umane care să susţină activitatea judecătorilor.
Atât la nivelul compartimentelor personalului auxiliar de specialitate, cât şi la nivelul
întregii instanţe, disfuncţionalităţile sunt cele identificate în întregul sistem de justiţie şi se
datorează unor factori obiectivi, dintre care, cele mai importante par a fi volumul de muncă,
complexitatea lucrărilor efectuate de personalul din compartimentele auxiliare ale instanţei
precum și schimbările vizând arhivarea electronică și legislația în domeniu.
Astfel, din cauza modificărilor legislative succesive, cu impact major asupra
activităţii întregului personal din justiţie, presiunea exercitată atât asupra judecătorilor, cât şi
asupra personalului auxiliar şi conex al instanţelor judecătoreşti, a fost maximă.
Complexitatea lucrărilor efectuate de către personalul auxiliar de specialitate şi de
către cel conex al instanţelor judecătoreşti, mult sporită în ultimii ani prin introducerea a tot
mai multe câmpuri de completat în aplicaţia Ecris, întocmirea unor lucrări suplimentare, cum
ar fi anumite procese verbale sau scanarea documentelor în vederea arhivării electronice, sunt
elemente ce necesită o atenţie sporită, deoarece acestea pot fi generatoare de întârzieri în
efectuarea lucrărilor.
În înfăptuirea actului de justiţie, munca personalului auxiliar de specialitate constituie
un sprijin pentru judecător, competenţa acestei categorii de personal şi îndeplinirea corectă a

14
sarcinilor care le revin, jucând un rol important în buna desfăşurare a întregii activităţi a
instanţelor judecătoreşti.
Numărul grefierilor arhivari din cadrul Curţii de Apel Timişoara este suficient în
raport cu volumul de muncă al acestei categorii de personal însă ne confruntăm cu lipsa
spaţiului de arhivare .
Ca o soluţie în acest sens, propunerea mea este amenajarea încăperilor 3 şi 4 ale
arhivei cu rafturi metalice (rafturi cu poliţe până în tavan )şi eliminarea rafturilor de lemn şi
gasirea unui birou pentru agenţi procedurali .
În încăperea 3 aplicarea rafurilor cu poliţe pâna în tavan pe o suprafata de 75%
consider că ar fi spaţiu suficient atat pentru dosarele cu termen de judecata cât si un spaţiu
pentru depozitare dosarelor arhivate sau a mapele de hotarâri .
În încăperea 4 aplicarea rafturilor metalice pe toată suprafata ar avea ca efect mărirea
efectiva a spatiului de depoziatare.
Activitatea de triere a dosarelor arhivate s-ar putea realiza în fiecare zi de vineri a
săptamânii însă ar trebui eliminat programului cu publicul în această zi .
Consider, de asemenea, că îmbunătăţirea actului de justiţie, sporirea eficienţei şi
responsabilizării personalului auxiliar trebuie realizată şi prin următoarele:
- continuarea perfecţionării profesionale a acestora, în cadrul întâlnirilor trimestriale de
învăţământ profesional organizate sub îndrumarea preşedintelui de secţie, cu stabilirea
temelor pe baza propunerilor grefierilor si grefierilor arhivari şi pe nevoile concrete de
perfecţionare ale acestora şi obligatoriu, să cuprindă prelucrarea modificărilor
normelor procedurale intervenite;
- responsabilizarea grefierilor arhivari privind activitatea pe care o desfăşoară şi, în
special, recunoaşterea autorităţii coordonatorilor de sectoare;
- specializarea grefierilor arhivari din compartimentele instanţei care au program cu
publicul, având în vedere că natura muncii lor presupune, alături de abilităţi native şi o
specializare constând în dezvoltarea capacităţii de ascultare activă, de selectare a
mesajelor, de procesare a lor şi folosirea unui limbaj adecvat pe înţelesul
justiţiabilului;
- nu în ultimul rând, întocmirea listelor de probleme este o măsură necesară
eficientizării managementului instanţei, cu ajutorul căreia se pot corela activităţile în
cadrul instanţei, se pot identifica priorităţile şi se pot lua măsurile care se impun.

15
 CAPITOLUL VI - PROPUNERI PENTRU ÎMBUNĂTĂŢIREA
ACTIVITĂŢII PERSONALULUI AUXILIAR DE SPECIALITATE

Pentru îmbunătăţirea activităţii personalului auxiliar de specialitate îmi propun

următoarele:
- urmărirea modului de folosire a timpului de lucru pentru îndeplinirea atribuţiilor de
serviciu;
- verificarea dosarelor înaintate în căile de atac;
- verificarea dosarelor de restituit instantelor de fond;
- verificarea înregistrării dosarelor în ordine și la timp;
- verificarea circuitului actelor şi dosarelor în interiorul instanţei;
- verificarea preluării dosarelor de la arhivă, cu cel puţin 7 zile înaintea şedinţei;
- urmărirea modului în care se predau dosarele la studiu, spre consultare părţilor,
avocaţilor, respectiv dacă acest lucru se realizează după prezentarea actului de
identitate, respectiv a delegaţiei;
- verificarea modalităţi de scanare şi de arhivare electronică;
- voi urmări ca raporturile dintre personalul auxiliar de specialitate şi judecători să se
bazeze pe comunicare si colaborare permanentă;
- voi urmări cu atenţie ca justiţiabilii să fie trataţi cu amabilitate şi respect, să le ofer
acestora răspunsuri complete si clare la întrebările formulate, bineînţeles cu
respectarea dispoziţiilor Legii nr. 544/2001 privind accesul la informaţiile de interes
public;
- voi urmări să respect programul de lucru cu publicul şi modul în care se desfăşoară
relaţiile personalului instanţei cu publicul, pentru crearea unei imagini favorabile, de
respect faţă de problemele acestora, precum şi organizarea unui serviciu eficient de
relaţii cu publicul la arhivă, care să permită furnizarea informaţiilor pe baza accesării
sistemului informatic, în scopul reducerii timpului pentru obţinerea acestora.
Pentru utilizarea judicioasă şi eficientă a fondului de timp de care dispune instanţa, un
rol însemnat revine grefierului arhivar. În acest scop îmi propun :
- pregătirea corespunzătoare a lucrărilor de organizare a locului de muncă şi
soluţionarea operativă a acestora;

16
 - urmărirea soluţionării, la termenele stabilite a corespondenţei primite de la alte
instanţe şi de la Consiliul Superior al Magistraturii, Ministerul Justiţiei şi alte instituţii;

CAPITOLUL VII - CONCLUZII

În capitolele anterioare, am văzut că, foarte importante în activitatea de manager sunt

comunicarea, deschiderea spre dialog și inițiativă.

17
 Justiţia se înfăptuieşte prin oameni şi pentru oameni, şi de aceea, întreaga valoare a
puterii judecătoreşti depinde de calitatea oamenilor care o exercită.
Grefierul arhivar șef are obligaţia de a comunica permanent cu colegii săi, de a păstra
un contact consecvent, în aşa fel încât să fie la curent cu problemele ce pot apărea zilnic.
Comunicarea trebuie să se facă pe un ton calm şi echilibrat, iar atunci când sunt
depistate greşeli, acestea să fie aduse la cunoştinţa preşedintelui, spre informare şi pentru a se
lua măsuri de corectare, astfel încât să nu producă consecinţe şi mai grave şi să se evite
repetarea lor.
Stabilirea unui climat de încredere şi de bună înţelegere cu colegii este cheia unei
colaborări eficiente şi de obţinere pe termen lung a unor reuşite constante.
Întreaga conduită a grefierului arhivar trebuie să emane eficienţă, amabilitate,
flexibilitate, corectitudine şi, nu în ultimul rând, respect faţă de persoanele cu care intră în
contact, calităţi pe care să le impună, prin puterea exemplului, şi personalul auxiliar al
instanţei.
Prin întreaga sa activitate, grefierul arhivar șef trebuie să fie un bun coleg, să
manifeste calm si înţelegere faţă de problemele fiecăruia şi să ia măsuri de rezolvare a
acestora, în măsura în care acest lucru îi stă în putere, să fie un liant între colegi şi conducere,
să dea dovada de probitate morală şi profesională, de discreţie şi respect pentru toţi în egală
măsură, de echilibru interior şi de capacitate de rezistenţă crescută la stres, prin
comportamentul său să fie un exemplu pentru toţi colegii săi.
Realizarea unui sistem independent, imparţial, credibil şi eficient reprezintă o condiţie
necesară pentru supremaţia legii şi a principiilor statului de drept.
Măsurile de consolidare a independenţei sistemului judiciar trebuie să ducă nu numai
la afirmarea principiului separaţiei puterilor în stat, dar, mai ales, şi la aplicarea acestuia în
practică.
Reforma reală şi definitivă a sistemului judiciar implică restructurarea instituţională,
reformarea mentalităţilor care stau la baza funcţionării sistemului actual, dar şi eforturi
financiare care trebuie asumate de societate şi instituţiile responsabile.
Din punct de vedere organizațional, misiunea oricărei instanţe este de a oferi servicii
de calitate comunităţii, astfel că, justiţiabilul trebuie readus în prim plan, iar nevoile şi
aspiraţiile sale trebuie analizate şi înţelese. O importanţă deosebită, în acest sens, o are
asigurarea respectării dreptului oricărei persoane la un proces echitabil şi judecarea proceselor
de către instanţele judecătoreşti în mod imparţial şi independent. Pentru realizarea acestor

18
deziderate, un rol deosebit revine judecătorilor care exercită atribuţiile manageriale, în primul
rând preşedinţilor şi vicepreşedinţilor instanţelor judecătoreşti.
Pe lângă aceste lucruri, mai sunt necesare eforturi materiale guvernamentale privind
infrastructura şi dotarea instanţelor, o legislaţie coerentă, precisă, necontradictorie, conformă
celei comunitare.
Transformarea sistemului judiciar într-un sistem compatibil cu valorile juridice ale
Uniunii Europene nu-şi poate atinge finalitatea numai prin adoptarea unor acte normative, ci
şi prin schimbarea şi evoluţia organizaţiilor şi a mentalităţilor, precum şi prin aplicarea
consecventă a principiilor de drept intern, comunitar şi internaţional.
În contextul european actual, este imperios necesar ca aceste schimbări să aibă loc cu
rapiditate maximă, deoarece îmbunătăţirea imaginii instanţelor locale şi restabilirea încrederii
comunităţii, este fundamentul pe care se clădeşte imaginea generală de ţară, membră a
Uniunii Europene.
Personal, cred cu tărie în buna-credinţă, în bun simţ şi în puterea exemplului personal,
care toate, se constituie într-un punct de plecare solid pentru realizarea oricărui obiectiv.

BIBLIOGRAFIE

19
1. Legea nr.567/2004, privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanţelor
judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea și al personalului care funcționează
în cadrul Institutului Național de Expertize Criminalistice;

2. Legea nr.304/2004, privind organizarea judiciară, publicată în Monitorul Oficial

nr.506 din 29 iunie 2004;

3. Regulamentul de ordine interioară al Instanţelor judecătoreşti, cu modificările şi

completările ulterioare;

4. Codul de procedură civilă;

5. Eugen Burduş, Ion Popa - Fundamentele managementului organizaţie, Editura Pro

Universitaria, 2018;

6. Manual INM - Managementul judiciar;

20
21