De ce am nevoie de certificare?

Certificarea reprezinta atestarea de catre o terta parte (organism de certificare),

pe baza unei declaratii (certificat) rezultate in urma unei analize, ca o firma
demonstraza ca indeplineste cerinţele specificate (reglementari, standarde,
specificatii tehnice, etc.). Se pot certifica sisteme de management, produse sau
persoane. Asadar, certificarea face diferenta pe piata intre firmele care pot sau
nu pot demonstra ca indeplinesc cerintele

Orice certificat este recunoscut?

Nu. Pentru ca certificatul emis pe un sistem de management sa fie recunoscut,

organismul de certificare trebuie sa fie acreditat sau sa demonstreze ca este in
curs de acreditare cu un organism de acreditare (national sau international),
numai asa organismul de certificare poate demonstra ca indeplineste conditiile
pentru a efectua certificari. Puteti verifica daca organismul de certificare din
Romania care v-a acordat certificatul este acreditat, accesand pagina de web a
organismului de acreditare indicat.

De ce un organism de certificare trebuie sa fie acreditat?

Acreditarea ca si certificarea confera credibilitate. In conformitate cu

REGULAMENTUL (CE) NR. 765/2008 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN SI AL
CONSILIULUI din 9 iulie 2008, care stabileste cerintele de acreditare si de
supraveghere a pietei in cea ce priveste comercializarea produselor/serviciilor,
fiecare tara a UE trebiue sa aiba un organism national pentru acreditarea
organismelor de certificare care functioneaza pe teritoriul national, dar nu obliga
organismele de certificare sa se acrediteze numai cu organismul national de
acreditare.( ROMANIA organismal de acreditare este RENAR )

Cat dureaza certificarea unui sistem de management?

Orice sistem de management se certifica in doua etape. Numarul de zile pentru

fiecare etapa este prevazut de ghidurile de aplicare al standardului de acreditare
si de procedurile Organismelor de acreditare si variaza de la un sistem la altul
functie de complexitatea proceselor, de numarul de salariati, de numarul de
locatii, de numarul de schimburi. Numarul de zile de audit poate fi redus cu pana
la 30% in cazul in care sistemul este matur (recertificare), este integrat in alt
sistem de management si se evalueaza prin audit combinat, procesele sunt foarte
simple, exista excluderi, etc. sau poate fi marit cu pana la 30% daca auditul se
desfasoara intr-o limba straina, procesele sunt complexe, exista multe filiale, etc.

Care este valabilitatea certificatului?

Un certificat este valabil 3 ani, dupa care se reinoieste.

Este corect ca un singur certificat sa fie acordat pe mai multe sisteme?

Nu este corect. Conform standardului de acreditare, pe fiecare sistem se acorda

cate un certificat, chiar daca auditurile de certificare au fost facute simultan si
chiar daca sistemele sunt integrate. Pe perioada de valabilitate a unui certificat
pot aparea multe schimbari care ar conduce la revizuirea lui, cum ar fi:
standardele de referinta pot expira la perioade diferite; pe parcursul auditurilor de
suprveghere organismul de certificare poate constata ca unul dintre sisteme nu
mai este mentinut la certintele standardului si certificarea trebuie suspendata sau
anulata; pot fi accidente sau reclamatii pe un sistem care impun anularea
certificarii, etc.

Dupa certificare, organismul de certificare mai face verificari?

In afara de auditul de certificare (etapale I si II), organismul de certificare trebuie

sa efectueze cel putin un audit de supraveghere pe an pe toata perioada de
valabilitate a certificatului pentru a verifica daca sistemul de management este
mentinut si imbunatatit continuu.

Ce conditii minime sunt necesare pentru certificarea unui sistem de

management?

Cand o firma cere certificarea unui sistem de management trebuie sa aibe cel
putin sistemul:

– documentat (politica, obiective, manual, proceduri, instructiuni de lucru,

planuri, programe, etc. solicitate de standardul de referinta si adecvate activitatii
firmei);
– implementat (sa aibe dovezi din care sa rezulte ca documentele au fost
implementate si sunt conforme cu cerintele).

Este obligatorie consultanta pentru implementarea sistemelor de management?

Nu este obligatorie. Daca o firma are personal instruit sau cu experienta in

functionarea sistemelor de management poate sa-si intocmeasca si sa-si
implementeze singura documentele.

Este corect ca o persoana care a acordat consultanta la implementarea unui

sistem de management sa faca si auditul intern?

Nu este corect. Consultantul participa sau chiar elaboreaza documentele

sistemului de management, participa la obtinerea multor inregistrari necesare
functionarii si demonstrarii conformarii sistemului cu cerintele. Auditul intern
trebuie sa fie independet si impartial. In acest caz consultantul nu-si poate
audita propria activitate. Daca serviciul de consultanta a fost furnizat de catre o
firma cu mai multe persoane, auditul intern poate fi facut de alte persoane din
firma, care nu au participat direct la documentarea si implementarea sistemului
de management.

In cazul certificarii este exclus ca o persoana sau o firma care a acordat

consultanta sa participe la auditul de certificare.

Este obligatoriu ca o firma sa aibe proprii auditori interni?

Auditul intern se poate efectua fie de angajatii firmei cu conditia ca auditorul sa
nu-si auditeze propria activitate, firma ar trebui sa aibe cel putin doi auditori
angajati in compartimente diferite, sau de auditori din afara organizatiei. In
ambele cazuri auditorii trebuie sa indeplineasca criteriile de competenta (studii,
instruire, abilitati si experienta) prevazute de standardul de audit.( AUDITOR
EXTERN CALIFICAT AR FI DE PREFERAT )

Este corect ca Reprezentantul Managementului sa fie consultantul?

Reprezentantul Managementului trebuie sa faca parte din managementul firmei

(trebuie sa fie angajatul firmei, full sau part time) cu autoritate si responsabilitati
definite pentru a se asigura ca sistemul este stabilit, documentat, implementat,
mentinut si pentru a raporta conducerii la cel mai inalt nivel modul de functionare
si oportunitatile de imbunatatire.