AUDITUL CALITATE

Conform standardului SR EN ISO 9000:2001 - "Sisteme de management al

calităţii. Principii fundamentale şi vocabular", auditul este:
Proces sistematic independent si documentat in scopul obtinerii de
dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masuna in
care sunt indeplinite criteriile de audit.

Proces sistematic
- program de audit,
- plan de audit,
- chestionare de audit/ liste de verificarei checklist,
- raport de audit.
Independent şi documentat
- auditorii aparţin unui organism extern sau unui servIcIu al companiei/
organizaţiei, altul decât cel auditat;
- auditul se desfăşoară pe baza unor proceduri difuzate controlat, cunoscute şi
implementate

În scopul obţinerii de dovezi de audit - activităţi descrise în procedurii

instrucţiuni şi concretizate prin organizare, prin monitorizarea proceselor din care
rezultă produse sau servicii, înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii
relevante în raport cu criteriile de audit

Evaluarea cu obiectivitate a acestora, pentru a determina măsura în

care sunt îndeplinite criteriile de audit - politici, proceduri sau cerinţe, utilizate
ca referinţă:
- manualul calităţii,
- proceduri,
- instrucţiuni,
- specificaţii tehnice,
- planul calităţii,
- acţiuni întreprinse post-audit,
- aplicarea consecventă a dispoziţiilor prestabilite,
- adecvarea şi eficienţa procedurilor pentru îndeplinirea politicii calităţii şi a
obiectivelor stabilite.

CLASIFICAREA AUDITURILOR TIPURI DE AUDIT - DUPA SCOPUL

ACESTORA
DE
PRODUS
DE
PROCES
Audit
TIPUL DE AUDIT - dupa modul de desfasurare DE
SISTEM
INTERN
DE
PROCEDEU
Audit DE
DE
SERVICIU
SECUNDA PARTE
DE TERTA PARTE
EXTERN (la furnizor
(de)
 Auditurile de secundă parte sunt conduse de părţi care au un interes în
raport cu organizaţia, cum ar fi clienţii sau de către alte persoane, în numele acestor
părţi.
Auditurile de terţă parte sunt conduse de către organizaţii externe
independente, care acordă certificarea sau înregistrarea conformităţii faţă de cerinţe
ca acelea cuprinse În SR EN ISO 9001:2008 şi SR EN ISO 14001:2003.
Auditurile sunt de mai multe tipuri:
 "audituri combinate" - atunci când sistemele de management al calităţii şi
cel al
 mediului sunt auditate împreună;
 "audituri comune" - atunci când două sau mai multe organizaţii care
efectuează
 audituri coopereazăpentru a audita împreunăun singur auditat.
 Audit intern - Este efectuat de către auditorii interni în propria societate, în
 propriul organism sau în propriul laborator
 Audit extern de secunda parte - Este efectuat de către client sau de
reprezentanţii acestuia,
 la furnizorii posibili (în vederea acceptării acestora) sau la furnizorii acceptaţi
 Poate fi audit de consultanţă,în anumite condiţii contractuale.

Audit extern de terta parte - Este efectuat de către un organism acreditat sau
în curs de acreditare, în vederea certlficării (sau a înregistrării):
 sistemului de management al calităţii (SMC);
 sistemului de management al mediului (SMM);
 sistemului de management integrat (SMI)
 conformităţii produselor;
 personalului;
 siguranţei alimentare (HACCP);
 securităţii ocupaţionale (OHSAS).

Auditurile interne, uneori denumite şi "audituri de primă parte": sunt

conduse de sau în numele organizaţiei însăşi, pentru scopuri interne; pot constitui
într-o organizaţie baza pentru declaraţia pe propria răspundere a conformitatii
Auditurile externe sunt:
 "audituri de secundă parte" şi
 "audituri de terţă parte".

PREGATIREA AUDITULUI:
Planul de audit, documentele de audit, responsabilitatile de audit
DESFASURAREA AUDITULUI:
 Sedinta de deschidere
 Colectarea si verificarea informatiilor si a dovezilor de audit
 Comunicarea pe parcursul auditului
 Generarea constatarilor auditului
  Pregatirea concluziilor auditului
 Sedinta de inchidere

PREGATIREA SI DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT, FINALIZAREA

AUDITULUI, AUDITUL DE URMARIRE PREGATIREA AUDITULUI

Stabilirea contactului iniţial cu auditatul

Acest contact poate fi informativ sau formal şi trebuie stabilit de responsabilii
pentru conducerea programului de audit sau de liderul echipei de audit.
Scopul contactului iniţial cu auditatul este:
 stabilirea canalelor de comunicare;
 furnizarea informaţiilor despre reperele orare şi componenţa echipei de audit;
 solicitarea de acces la documentele relevante, inclusiv înregistrări;
 determinarea regulilor de securitate la faţa locului aplicabile;
 pregătirea auditului;
 înţelegere reciprocă a necesităţii prezenţei unor persoane însoţitoare, cum ar
fi observatorii sau ghizii echipei de audit.
Realizarea analizei documentelor SMC inaintea auditului la faţa locului,
documentaţia auditatului trebuie analizată pentru a determina conformitatea
sistemului documentat cu criteriile.
Documentaţia poate conţine documentele şi înregistrările relevante pentru
sistemul de management, precum şi rapoartele de audit anterioare.
Analiza trebuie să ia în considerare dimensiunea, natura şi complexitatea
organizaţiei, precum şi obiectivele şi domeniul auditului.
Poate fi necesară o vizită preliminară la auditat, pentru a obţine complet
informaţiile disponibile.
Dacă documentaţia nu este adecvată, conducatorul echipei de audit trebuie să
informeze clientul auditului, responsabilii cu conducerea programului de audit şi
auditatul.
Pregătirea planului de audit, care trebuie să conţină sau să descrie:
 obiectivele auditului;
 criteriile de audit şi documentele de referinţă;
 domeniul, inclusiv identificarea organizatorică, unităţile funcţionale şi
procesele de auditat;
 datele şi locurile în care se vor desfăşura activităţile de audit;
 timpul estimat şi durata activităţilor de audit la faţa locului, inclusiv şedinţele cu
managementul auditatului şi şedinţele echipei de audit;
 rolurile şi re ponsabilităţile membrilor echipei de audit şi ale persoanelor
însoţitoare;
 alocarea resurselor corespunzătoareîn zonele critice ale auditului;
 identificarea reprezentantului auditatului pentru audit;
 limbajul de lucru şi de raportare a auditului, acolo unde acesta diferă de limba
auditorului şi/ sau auditatului;
 subiectele raportului de audit, formatul şi structura, data elaborării şi data
difuzării;
 pregătiri logistice (delegaţii, facilităţi etc.);
 cerinte de confidenţialitate.
 Stabilirea sarcinilor echipei de audit
Conducatorul atribuie fiecărui membru al echipei de audit responsabilităţi
pentru auditarea proceselor de management de sistem, funcţiunilor, locurilor, zonelor
sau activităţilor, corespunzătoarecompetenţelorfiecăruia.
Aceste responsabilităţi trebuie sa ţina cont de cerinţele de independenţă,
competenţă a auditorilor şi utilizarea efectivă a resurselor, precum şi de rolurile şi
responsabilităţile ca auditor,auditor în formare şi expert tehnic.
În timpul auditului pot interveni modificări în sarcinile atribuite membrilor
echipei, în vederea realizării obiectivelor auditului.
Membrii echipei de audit: analizeaza informaţiile relevante pentru sarcinile
atribuite şi pregătesec documentele de lucru necesare.

PREEGATIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Documentele de lucru sunt pregătite şi utilizate de către echipa de audit drept
referinţe şi înregistrări ale auditului şi includ:
- chestionare/checklists şi planuri prelevare pentru audit;
- formulare pentru înregistrarea informaţiei, cum ar fi dovezile-suport, constatări
ale auditului si
- înregistrări ale şedinţelor.
Utilizarea chestionarelor/ checklists şi a formularelor presupune si
completarea cu informaţiile colectate pe parcursul auditului.
Documentele de lucru, inclusiv înregistrările rezultate din utilizarea acestora
trebuie păstrate, cel puţin până la finalizarea auditului. Acele documente care implică
informaţii confidenţiale sau aflate sub incidenţa dreptului de proprietate trebuie să fie
permanent protejate de către membrii echipei de audit.

TERMINOLOGIA SPECIFICA AUDITULUI

1. Audit - proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de
dovezi de audit (3.3.) şi evaluarea lor cu obiectivitate, pentru a determina
măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (3.2.).
2. Criterii de audit - ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe, utilizate ca o
referinţă.
3. Dovezi de audit - înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii, care
sunt relevante în raport cu criteriile de audit (3.2.) şi verificabile. (Toate
dovezile de audit sunt măsurabile şi pot fi: materiale, documente, înregistrări,
mostre, declaraţii "verbale" care se semnează apoi de către auditat,
conformitatea unui produs cu cerinţele specificate).
4. Constatări ale auditului - rezultatele evaluării dovezilor de audit colectate
(3.3.), în raport cu criteriile de audit (3.2.).
5. Concluzii ale auditului - rezultatele unui audit (3.1.) furnizate de echipa de
audit (3.10.) upă luarea în considerare a obiectivelor auditului şi a tuturor
constatărilorde audit (3·4·)·
6. Clientul auditului - organizaţie sau persoană care solicită un audit (3.1.).
7. Auditat - organizaţie care este auditată.
8. Auditor - persoană care are competenta (3.14.) de a efectua un audit (3.1.).
9. Echipă de audit - unul sau mai mulţi auditori (3.8.) care efectuează un audit
(3.1.), cu sprijinul unor experţi tehnici (3.10.), atunci când este necesar.
10. Expert tehnic - persoană care furnizează echipei de audit (3.9.) cunoştinţe
sau experienţă profesională specificăîn legăturăcu subiectul auditat.
 11. Program de audit - ansamblu de unu sau mai multe audituri (3.1.) planificate
pe un anumit interval de timp şi orientate spre un scop anume.
12. Plan de audit - descrierea activităţilor la faţa locului şi a pregătirilor pentru
audit (3.1.).

13. Domeniul auditului - extinderea şi limitele auditului (3.1.).

ETAPELE AUDITULUI - PREGATIREA AUDITULUI

Planul de audit
 obiectivele auditului;
 criteriile de audit şi documentele de referinţă;
 domeniul, inclusiv identificarea organizatorică, unităţile funcţionale şi
procesele;
 datele şi locurile în care se vor desfăşura activităţile de audit;
 timpul estimat şi durata activitătilor de audit la faţa locului, inclusiv şedinţele cu
managementul auditatului şi şedinţele echipei de audit;
 rolurile şi responsabilităţile membrilor echipei de audit şi ale persoanelor
Insoţitoare;
 identificarea reprezentantului auditatului pentru audit;
 subiectele raportului de audit, formatul şi structura, data elaborării şi data
difuzării;
 cerinţe de confidenţialitate pe parcursul auditului etc

Pregatirea documentelor de audit:

 chestionare/ checklists şi planuri de prelevare pentru audit;
 formulare pentru înregistrarea informatiei, cum ar fi dovezile-suport, constatări
ale .audiţului şi înregistrări ale şedinţelor de deschidere şi de închidere a
auditulul.

Responsabilitatile de audit:
 cerinţelede independenţă,
 cerinţelede competenţă ale auditorilor
 utilizarea efectivă a resurselor,
 ,rolurile şi responsabilităţile ca auditor, auditor în formare şi expert tehnic.

ETAPELE AUDITULUI

1. Prezentarea participanţilor şi a rolurilor acestora;

2. Confirmarea obiectivelor, scopului şi criteriilor auditului;
3. Confirmarea planului de audit: data şi ora şedinţei de închidere,
şedinţele intermediare între echipa de audit şi conducerea auditatului şi orice
alte schimbări ulterioare;
4. Prezentarea metodelor şi a procedurilor care vor fi utilizate în
conducerea auditului;
5. Confirmarea modului de comunicare oficială între echipa de audit şi
auditat;
6. Confirmarea că auditatul va fi informat pe toată durata auditului
despre desfăşurarea acestuia;
7. Confirmarea disponibilităţii resurselor şi a facilităţilor necesare echipei
 de audit;
8. Confirmarea cerinţelor de confidenţialitate;
9. Confirmarea disponibilităţii şi rolurilor fiecărui ghid de audit
10. Metode de raportare, inclusiv încadrarea neconformităţilor
11. Informarea despre condiţiile în care poate fi terminat auditul;
12. Informare despre apeluri/contestaţiiprivind conducerea sau rezultatul
auditului.

PROGRAMUL ANUAL DE AUDIT

Program de audit - ansamblu de unu sau mai multe audituri planificate pe un
anumit interval de timp şi orientate spre un scop anume.

I Implementarea sistemului calitatii - pilon principal al

procesului de certificare ISO 9000

Sistemul calitatii din cadrul unei firme reprezinta baza de plecare in procesul
de certificare conform ISO 9000.
Obtinerea certificarii nu trebuie sa fie privita ca un obiectiv principal al
firmei,sau ca un scop in sine, ea trebuie sa fie vazuta ca o recunoastere a meritelor
firmei, ca o consecinta directa a implementarii unui sistem al calitatii bine pus la
punct.
Firmele care doresc obtinerea certificarii ISO numai pentru a face reclama
sau pentru a fi in pas cu concurenta gresesc foarte mult deoarece procesul de
certificare ar prezenta o pierdere inutila de resurse financiare si blocarea de resurse
umane pentru ca neavand un sistem al calitatii bine pus la punct, nu vor putea obtine
certificarea in conformitate cu ISO 9000.
Exista o serie de alte firme care datorita unui manageriat performant au
implementat un sistem al calitatii bine pus la punct si care intruneste in mare parte
cerintele standardului ISO 9000 si nu urmaresc obtinerea certificarii ISO 9000 fie din
necunostinta de cauza, fie din motiv ca certificarea nu constituie o realizare
importanta din punct de vedere al conducerii firmei. Pentru aceste firme ar fi mult mai
usor sa obtina certificarea ISO 9000 in momentul in care isi vor dori sa realizeze
acest luctu.
Pentru implementarea unui sistem al calitatii performant si in conformitate cu
ISO 9000 exista o serie de etape care trebuie parcurse:
• Etapa preliminara: in care sunt numite persoanele responsabile cu imple-
mentarea sistemului calitatii;
 • Etapa constituirii echipelor sistemului calitatii, echipe care moderate de
catre un consultant, in etapele urmatoare ale proiectului, vor defini procesele din
zona lor de activitate, succesiunea acestora, interfetele si indicatorii de performanta
pusi de acord cu obiectivele aplicabile acestora se vor lupta pentru a obtine resursele
necesare, vor masura, monitoriza, analiza procesele astfel definite,vor stabili si aplica
continu actiuni pentru imbunatatirea lor;
• Etapa de lansare a proiectului sistemului calitatii care urmareste realizarea
unei intelegeri unitare a conceptului de proces activitate fundamentala a organizatiei
care face obiectul unui atelier moderat de catre consultant si la care participa o mare
parte a personalului firmei. Nu pot lipsi de la aceasta reuniune echipa de suprave-
ghere, reprezentantul managementului, echipa de auditori interni si echipele
sistemului calitatii;
• Etapa analizei sistemului calitatii existent care urmareste:
1. depistarea elementelor culturale (ale modului de gandire) ce trebuie
depasite, reflectand vechile abordari ale calitatii;
2. aspecte de analizat care se refera la documente pe compartimente
care descriu procese tehnologice, fluxuri de fabricatie;
3. aspecte privind schimbarile care trebuie de regula efectuate;
4. procedee de definire a proceselor noi;
5. activitati de interfata cu clientul, comunicarea interna
• Etapa elaborarii hartii proceselor in care echipele intercompartimentale se
constituie conform etapei a doua, procedeaza cu moderare din partea consultantului
la reprezentarea proceselor identificate anterior;
• Etapa de instruire prin care se asigura pregatirea echipelor de lucru pentru
descrierea detaliata a proceselor identificate conform celor de mai sus;
• Etapa documentarii proceselor care au loc in firma care urmeaza dupa ce
au fost definite procesele, asigurand intelegerea clara a conceptelor asociate cu
acestea;
• Etapa imbunatatirii procesului care constituie o preocupare de zi cu zi a
membrilor procesului care au ocazia astfel sa isi antreneze creativitatea;
• Etapa auditarii pentru mentinerea si consolidarea sistemului calitatii care
consta in analiza efectuata de catre auditorii interni a stadiului de implementare a
proceselor necesare sistemului calitatii, inclusiv a celor de imbunatatire continua.

II. Conceptul si etapele procesului de certificare

A. Conceptul de certificare
Conceptul de certificare presupune mai multe definitii:
Conform organizatiei europene pentru controlul calitatii, certificarea
reprezinta procedura desfasurata de un organ autorizat pentru determinarea,
verificarea si atestarea calitatii proceselor sau produselor in concordanta cu cerintele
stabilite.
In legislatia romaneasca, certificarea este reglementata ca reprezentand
totalitatea activitatilor (incercari, verificari) efectuate de un organism neutru,
independent de furnizor si beneficiar competent din punct de vedere juridic si
profesional, prin care se atesta in scris performantele unui produs, serviciu, precum
si capabilitatea producatorului de a-I produce in serie la parametrii calitativi stabiliti.
Spre stabilire de acceptiunea generala a notiunii de certificare, certificarea
ISO 9000 are o serie de particularitati, cum ar fi:
• Procedura de certificare ISO este o procedura complexa care dureaza o
perioada indelungata de timp si care poate fi influentata de o serie de factori, mult
mai numerosi si mai imprevizibili decat in cazul altor procese de certificare;
• Procedura de certificare ISO este o procedura interactiva,in care ea nu
presupune numai realizarea unor activitati din partea unui organ autorizat. Pe langa
acest lucru, ea presupune si un angajament total din partea firmei care doreste sa
obtina certificarea ISO, precum si indeplinirea unei serii de actiuni din partea
acesteia, in baza unor cerinte prestabilite prin norme generale valabile si
recunoscute.

B. Etapele procesului de certificare

Inainte de a fi inregistrat ca fiind certificat conform ISO 9000, un sistem al
calitatii unei firme trebuie sa functioneze si sa fie aprobat pe plan intern, dupa care
firma trebuie sa fie evaluata, pentru a se oferi asigurari ca sistemul poate fi apreciat
ca fiind in intregime eficient. Aceasta evaluare si certificare trebuie sa fie efectuata de
unul dintre numeroasele organisme de certificare create special in acest scop.
Procesul de certificare este prezentat pe scurt in urmatoarea schema:
 Figura 1 – Etapele procesului de certificare
Etapa decizionala.
Prima etapa este de ordin decizional constand in hotararea unei intreprinderi
de a dezvolta un sistem al calitatii care intruneste standardele ISO 9000. Aceasta
decizie are ca motivatie nevoia unei intreprinderi de a-si imbunatati calitatea
produselor sau serviciilor precum de a reduce costurile asociate cu calitatea slaba
sau motivatia ca societatea doreste sa vina in intampinarea pietei cu niste produse
care au garantia indeplinirii standardelor ISO 9000.
In cadrul acestei prime faze, firma stabileste la nivelul conducerii sale
domeniile de activitate si modelul ISO 9000 dupa care doreste sa fie certificata.
Se va constitui un grup de lucru sau de coordonare care va realiza un studiu
de fezabilitate si va stabili elementele de baza care vor fi prezentate directorului
general inainte de a fi descrise intr-un plan detaliat al proiectului. Grupul trebuie sa-l
includa pe reprezentantul managerului responsabil de calitate, daca acesta a fost
nominalizat, si va lucra mai intai pentru alegerea organismului de certificare pentru
examinarea cerintelor ISO 9000 fata de sistemele actuale din firma pentru evaluarea
eventualelor avantaje pe care Ie va aduce certificarea si pentru estimarea costurilor
de implementare si de certificare a sistemului.
Contactarea organismelor de certificare.
Se va realiza de catre reprezentantul managerului responsabil cu calitatea.
Acesta urmeaza sa contacteze cat mai multe organisme autorizate care sunt
specializate pe domeniul de activitate al firmei.
Discutii initiale si chestionare.
Organismul de certificare ales va solicita completarea unui chestionar cu
detalii privind firma, cum ar fi:
• Daca firma este parte a unei corporatii mai mari;
• Numarul de sedii in care se aplica sistemul calitatii;
• Numarul de angajati;
• Produsele/ serviciile livrate sau prestate;
• Situatia actuala a sistemului calitatii, daca exista;
• Modelul ISO 9000 dupa care firma doreste sa fie certificata.
Acest chestionar ar putea fi insotit si de o vizita a unui consilier al
organismului de certificare la sediul firmei, care va putea sa raspunda la orice
intrebare referitoare la procesul de certificare si la rolul jucat de organismul de
certificare.
Devizul.
Dupa completarea chestionarului, organismul va putea sa precizeze taxele
care se vor plati atat pentru auditarea si certificarea initiala, cat si pentru supraveghe-
rea continua si reevaluarea periodica. Taxele vor depinde de elementele descrise in
chestionar. In general, cu cat firma este mai mare, cu atat sunt mai mari si taxele mai
ales atunci cand activitatile se desfasoara in sedii diferite.
Alegerea organismului de certificare.
In Marea Britanie sunt acreditate peste 40 organisme pentru certificarea
organizatiilor conform standardelor ISO 9000. Unele dintre ele sunt specializate in
anumite domenii si trebuie atentie pentru alegerea unui organism in concordanta cu
profilul firmei. La fel cand se alege un nou furnizor, trebuie sa fie contactate mai
multe organisme, sa fie analizata oferta lor si sa ceara un deviz pentru serviciile lor.
Alegerea va depinde de cunostintele si experienta lor in domeniul de activitate al
firmei care urmeaza sa fie certificata, precum si de raportul calitate, servicii furnizate
si pret.
Cererea oficiala.
Dupa ce a fost ales cel mai potrivit organism de certificare se va face o
cerere oficiala de certificare ISO 9000 si in mod normal, se vor plati in aceasta etapa
taxele de auditare si certificare.
Evaluarea si aprobarea documentelor sistemelor calitatii.
Documentatia sistemului calitatii existent in firma, incepand cu manualul
calitatii si terminand cu instructiunile de lucru sunt analizate in cadrul firmei de catre
personalul specializat urmand a fi aprobat de catre conducerea societatii.
Acordul privind data auditului.
Data auditului se va stabili prin acord comun al ambelor parti. Atunci cand
firma doreste certificarea si va considera ca este necesar, va inainta o propunere
organismului care va realiza certificarea in legatura cu data cand urmeaza sa
inceapa auditul.
Preauditurile.
Firma poate in orice etapa sa fie preauditata de organismul de certificare sau
de catre o terta independenta. Acest lucru va fi util pentru ca firma sa se asigure ca
dezvoltarea este pe drumul cel bun, dar in acest caz va fi solicitata si o taxa
corespunzatoare pentru auditori.
Auditul.
La data stabilita, organismul de certificare va efectua un audit amanuntit al
sistemului calitatii, auditul avand in profunzime aplicabilitatea lui la firma si
conformitatea cu cerintele standardului.
Auditorii vor cauta dovezi cum ca sistemul este implementat in toata firma si
ca el doreste a fi eficace. Nici o piatra un va ramane neintoarsa si orice angajat poate
fi chemat de auditori pentru a prezenta rolul sau a raporta la sistemul calitatii.
Auditul poate dura de la cateva ore pana la cateva zile, in functie de marimea
si intinderea intreprinderii. Poate fi vizat fiecare sediu unde este aplicat sistemul
calitatii. Exista patru posibilitati de finalizare a auditului :
- Aprobare. Auditorii nu gasesc nici o deficienta a sistemului calitatii si sunt
pe deplin satisfacuti ca sistemul, implementarea si eficacitatea satisfac total cerintele.
Recomandarea de acordare a certificatului va fi inaintata catre organismul de
certificare.
- Neconformitati minore. Desi sistemul calitatii, implementarea si
eficacitatea lui pentru cele mai multe activitati sunt conforme cu standardul de
referinta, exista una sau mai multe deficiente minore carora trebuie sa li se acorde
atentie. Acestea nu vor fi insa suficiente pentru a-i face pe auditori sa propuna
recomandarea de acordare a certificatului, dar vor fi examinate in timpul urmatoarelor
vizite de supraveghere pentru a se verifica daca au fost corectate corespunzator.
 - Neconformitati majore. Daca vor fi gasite una sau mai multe
neconformitati majore, aceasta arata ca sistemul sau implementarea lui nu satisfac
cerintele standardului. Acordarea certificatului nu va fi recomandata, dar firmei i se va
da ocazia sa elimine deficientele in cadrul unei perioade de timp stabilite. Auditorii
vor reveni pentru a reexamina domeniile in cauza si daca vor fi gasite satisfacatoare
vor propune ca sistemului sa i se acorde certificatul.
- Respingerea. Sistemul nu indeplineste cerintele intr-un numar substantial
de domenii. Auditorii vor discuta cursul adecvat al actiunilor care urmeaza sa fie luate
de firma care pot fi o proiectare partiala sau totala a sistemului sau abandonarea lui.
- Acordarea certificatului. Ca urmare a recomandarilor auditorilor, firmei i
se va acorda un certificat corespunzator. Aceasta va putea apoi sa-l afiseze in mod
legal si cu indreptatita mandrie, sa sustina ca este o firma certificata in conformitate
cu standardul de referinta si sa afiseze sigla "certificat" pe sedii, formulare si
materiale publicitare.
- Supravegherea si evaluarea continua. Certificarea va fi valabila la
inceput pentru 3 ani, pe durata carora organismul de certificare va face vizite
periodice de supraveghere si verificari pentru a se asigura ca sistemul calitatii
continua sa fie dezvoltat si implementat eficient si ca orice neconformitate minora
descoperita anterior a fost rezolvata. Dupa trei ani va avea loc un nou audit propriu
zis pentru a stabili daca este oportuna mentinerea in continuare a certificarii.

III. Metodologii de certificare a auditului extern

Procesele de certificare sunt astfel organizate incat sa respecte cerintele

organizatiilor de acreditare si sa confere maximum de credibilitate.
De cativa ani se afla in discutie metode alternative de certificare. Bureau
Veritas a elaborat asa numitul proces de certificare valoare adaugata in cadrul caruia
echipa de audit este alcatuita mixt din evaluatori ai organismului de certficare si ai
clientului de audit. In acest fel, auditul este mai adecvat proceselor organizatiei si are
mai putina interferenta in procesele de zi cu zi.
Rezultatele unor asemenea audituri sunt bine primite de partile implicate. De
regula, procesul de certificare include urmatorii pasi:
 Inscrierea la certificare facuta de client;
 Analiza contractului facuta de organismul de certificare;
 Planificarea evaluarii, analiza si evaluarea documentatiei;
 Desfasurarea evaluarii;
 Desfasurarea evaluarii actiunilor de urmare;
 Raportarea rezultatelor evaluarii;
 Procesul de aprobare a certificarii;
 Eliberarea certificatului in cauza.
 De mai multi ani sistemul descris mai sus a satisfacut nevoile organizatiilor
care doresc certificarea, ale organizatiilor de certificare si ale organizatiilor de
acreditare.
Motivul este foarte simplu, organismele de certificare dispun de multa
experienta si prin schimbul de vederi in legatura cu sistemele de management al
calitatii, certificarea era capabila sa furnizeze valoare adaugata organizatiilor.
Insa, organizatiile certficate de mult timp si dispunand deja de experienta in
certificare urmareau sa obtina mai multa valoare adaugata de la auditurile de
certficare.
S-au derulat mai multe initiative si discutii intre organizatiile de certificare si
organismele de acreditare.
Pentru a satisface nevoile organizatiilor mai avansate care sunt certficate de
multa vreme, a fost elaborat un program specific care a fost numit Programul de
Certificare Valoare Adaugata.
Rezultatul este ca toate activitatile de audit la fata locului pot fi comasate,
perturbarile activitatii curente sunt limitate.

IV. Etapele procesului de certificare in cadrul unei firme

Prima etapa este de ordin decizional, cea in care conducerea societatii poate
lua hotararea de a solicita certficarea conform ISO 9000.
Hotararea de a solicita certificarea ISO 9000 poate avea la baza motivarea
ca firma sa-si creasca prestigiul pe piata, contractand si mai multi parteneri straini de
prestigiu pe de o parte, iar pe de alta parte, pentru a reduce cheltuielile de productie,
in timp.
Intr-o prima etapa se formeaza un grup de lucru care trebuie sa realizeze un
studiu preliminar si sa stabileasca elementele de baza pentru a fi prezentate
directorului general inainte de a fi descrise intr-un plan detaliat al proiectului. Astfel,
se examineaza cerintele ISO 9000 fata de sistemele actuale din firma, se evalueaza
avantajele pe care Ie va aduce certificarea si se face estimarea costurilor de
implementare si de certificare a sistemului in conformitate cu SR EN ISO 9001:2001.
Contactarea organismelor de certificare
Conducatorul grupului de lucru, numit in continuare de conducerea societatii,
ia legatura cu mai multe firme de certificare specializate in producerea si
comercializarea produselor sale.
Discutii initiale si chestionare
Dupa ce s-a luat legatura cu firmele de certificare, acestea trimit cate un
chestionar, in baza caruia urmau sa intocmeasca devizul. Unele firme trimit specialisti
pentru a asista societatea la completarea chestionarului.
Devizul
Dupa completarea chestionarelor, acestea se trimit firmelor de certificare
respective. In baza chestionarelor, firmele de certficare trimit devizul procedurii de
certificare, precum si onorariul care va fi perceput pentru perioada postcertificare.
Alegerea organismului de certificare
Nu este recomandata alegerea firmei cu cel mai ieftin deviz, ci aceea care se
incadreaza cel mai bine in cerintele societatii conform viziunii conducerii acesteia. De
asemenea, trebuie sa se tina cont si de experienta firmei de certificare in domeniul
certificarii societatilor avand ca obiect de activitate produsele specifice firmei.
Cererea oficiala
Dupa alegerea firmei de certificare se face o cerere oficiala catre aceasta
pentru a incepe procedurile de certificare. In aceasta etapa se achita atat devizul cat
si alte taxe aferente.
Evaluarea si aprobarea documentelor sistemului calitatii
Documentatia sistemului calitatii existenta in firma incepand cu manualul
calitatii si terminand cu instructiunile de lucru se analizeaza in cadrul firmei de catre
personalul specializat, fiind constituit un compartiment separat cu atributii numai in
domeniul calitatii. Rezultatele analizei sunt aduse la cunostinta conducerii societatii
care le aproba in acest sens.
Acordul privind auditul
In momentul in care societatea considera necesar, a inaintat o adresa catre
firma de certificare prin care propune data la care va incepe auditul.
Auditul
La data stabilita, organismul de certficare efectueaza un audit amanuntit al
sistemului calitatii, auditand in profunzime aplicabilitatea lui si conformitatea cu
cerintele standardului. In timpul desfasurarii auditului sunt analizate toate
compartimentele firmei care aveau legatura cu indeplinirea cerintelor sistemelor
calitatii conform cu standardul SR EN ISO 9001: 2001.
In aceste conditii auditorii au formulat recomandarea de acordare a
certificatului pe care au inaintat-o organismului de certificare.
Acordarea certificatului
Ca urmare a recomandarilor auditorilor, firmei i se poate acorda un certificat
corespunzator.
Procesul de certificare este prezentat pe scurt in schema din figura 2.
Figura 2 – Etapele procesului de certificare
 Etapele procesului de implementare ISO

 stabilirea clauzelor contractuale şi semnarea contractului de colaborare cu

firma de consultanţă ;

 analiza companiei client şi a sistemului de management a calităţii existent ;

prezentarea paşilor de implementare a sistemului de management a calităţii
conform ISO şi a necesităţii implicării managementului de vârf în acest proces;
 desemnarea prin decizie interna a unui responsabil cu managementul calitătii
(RMC), mediului (RMM), integrat (RMI). Managementul de vârf va menţine
legătura dintre consultant şi compania client si va avea responsabilitatea de a
implementa sistemul împreuna cu consultantul;
 elaborarea documentaţiei conform standardului ISO (Manualul calitatii;
Procedurile sistemului calităţii; Instrucţiuni de lucru/descriere de
procese; Alte documente ale sistemului calităţii);

 implementarea sistemului de management - presupune întâlniri periodice între

consultant si RMC pentru aplicarea procedurilor din documentaţie în procesele
care se desfăşoară în compania client. Tot în această perioadă se fac şi
ultimele adăugiri şi modificări la documentaţie, pentru a ajunge la forma ei
finală;
 efectuarea unui audit intern al sistemului de management conform cerinţelor
din standard. Acest audit se va finaliza cu un număr de rapoarte de
neconformitate (după caz) şi cu un raport de recomandări finale;
 asistenţa la auditul de cerificare; în perioada în care se va desfăsura auditul
de certificare ISO, consultantul va asigura asistenţă companiei client.