CONCEPTUL DE SISTEM INFORMA IONAL

Un sistem economic presupune trei componente care se intercondi ioneaz i care asigur func ionarea lui (figura 1.8.) Aceste componente sunt:  Sistemul conduc tor format din ansamblul resurselor umane organizat astfel nct, prin folosirea unor proceduri specifice, precum i a sistemului informa ional ca instrument de lucru, s asigure conducerea eficient a procesului de baz ; Sistemul condus este reprezentat prin ansamblul de resurse umane, materiale i financiare, menit s asigure realizarea obiectivului; Sistemul informa ional reprezentat prin totalitatea metodelor, procedeelor i mijloacelor nf ptuirii opera iilor de nregistrare, culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, verificare i depozitare a informa iilor privind fluxurile de bunuri materiale i financiare, totalitatea informa iilor i resurselor umane.

Sistemul economic este o combina ie de personal, echipamente i alte mijloace care opereaz , pe baza unor metode proiectate, pentru realizarea obiectivelor unei organiza ii. Sistemul economic este un or 20420v216u ganism unic, care suport pe parcurs diferite schimb ri, fapt care impune att nf ptuirea unor mbun t iri, ct i valabilitatea performan elor sale. n realizarea lucr rilor care fac obiectul unit ii economice, o importan deosebit o prezint sistemul informa ional. El este o component a managementului care exercit o mare influen asupra func ion rii eficiente a unit ii economice. Sistemul informa ional managerial presupune folosirea metodelor moderne de calcul i analiz economic , programarea, optimizarea proceselor manageriale i elaborarea de metode previzionale, precum i tipizarea unor scheme de circuite informa ionale la nivelul managerului i a colaboratorilor acestuia.

sistemului economic

Figura 1.8. Componentele

ntregul proces managerial apare ca un proces de nsu ire i transmitere a informa iei. Pe baza informa iilor primite, managerul are posibilitatea de a lua o decizie. Adoptarea deciziei genereaz la rndul ei o informa ie, informa ia decizional , care se transmite la executan i sub form de sarcini, comenzi, ordine, normative, etc. i i impulsioneaz pe ace tia la ac iuni orientate spre scopuri precise. Practic, transpunerea deciziei n ac iune este legat de sistemul informa ional care asigur transmiterea i urm rirea realiz rii ei. Fiecare manager reprezint un nod al re elei comunica ionale n care se ntrep trund o serie de informa ii. Sistemul informa ional poate fi definit ca un ansamblu complex, organizat de oameni, ma ini, programe i activit i practice, concretizate n compartimente cu leg turi informa ionale, alc tuind un cadru organizatoric prin intermediul c ruia se elaboreaz i se folosesc informa iile. n conceperea, elaborarea i proiectarea unui sistem informa ional, ca i n cazul perfec ion rii sau ra ionaliz rii acestuia, trebuie s se respecte o serie de principii de baz . Printre acestea men ion m:   subordonarea concep iei cerin elor conducerii unit ii; i func ion rii sistemului informa ional i

intercolerarea sistemului informa ional cu structura organizatoric cu sistemul decizional;

 asigurarea unit ii metodologice de tratare a informa iilor;

  

concentrarea sistemului informa ional asupra furniz rii informa iilor privind abaterile esen iale de la obiective, norme, standarde, etc.; asigurarea unui timp corespunz tor de reac ie decizional opera ional pentru to i beneficiarii de informa ii; i

ob inerea de maximum de informa ii finale din fondul de informa ii primare;

 generarea de sisteme informa ionale ai c ror parametri constructivi i func ionali s confere flexibilitate ridicat ;  realizarea unei permanente evalu ri i compar ri a efectelor cantitative i calitative ale sistemului informa ional cu costurile realiz rii i func ion rii lui (principiul eficien ei); realizarea unui echilibru optim ntre efectele sistemului informa ional i valoarea resurselor informa ionale alocate.

Sistemul informa ional modern furnizeaz informa ii cu un nivel calitativ ridicat privind ansamblul i interdependen a proceselor conduse, asigur un timp de r spuns minim, adic procesul de informare urm re te fidel, n timp real procesul fizic. Desf urarea procesului fizic livreaz un flux continuu de informa ii, urm rind evolu ia proceselor i permite stabilirea abaterilor de la regimul normal. Pe aceast baz , conducerea, cunoscnd condi iile i factorii care influen eaz activitatea economic , poate s prevad tendin ele de evolu ie sau s ia m suri chiar n momentul apari iei abaterilor. Caracteristica general de func ionare a unui sistem informa ional o constituie flexibilitatea, posibilitatea modific rii sale n mod avantajos la apari ia unor situa ii noi generate de cre terea necesit ii de informa ii sau de introducerea de noi mijloace i metode de prelucrare. n cadrul m surilor care se iau pentru cre terea eficien ei ntregii activit i a unit ii economice, nu trebuie neglijat perfec ionarea continu a sistemului informa ional. n definirea sistemului informa ional se opereaz cu no iunile de flux, circuit i canal informa ional. Fluxul informa ional reprezint o categorie sau un ansamblu de informa ii necesare desf ur rii unor anumite opera ii, ac iuni sau activit i ce se transmit ntre emitent i destinatar, cu precizarea punctelor intermediare de trecere. El este caracterizat prin con inut, volum, frecven , procese de ob inere, calitate, direc ie, form , suport, cost etc.

Fluxul informa ional constituie baza sistemului de informare, fundamentul pentru care acesta este conceput, n a a fel nct s serveasc n condi ii optime procesul de conducere pe diferitele sale trepte ierarhice. Sensul circula iei n fluxul informa ional poate fi ascendent, descendent sau colateral. Ca parte a sistemului informa ional, fluxul informa ional, permite atingerea obiectivelor spre care evolueaz sistemul considerat. n concordan cu diferitele faze ale sistemului informa ional poate fi mp r it n urm toarele faze componente: managerial, fluxul

 stabilirea liniei generale a politicii unit ii economice;  stabilirea strategiei n cadrul perspectivei concepute de manager;  alegerea tacticii n realizarea planurilor operative;  mobilizarea resurselor i utilizarea optim a acestora. Fluxurile informa ionale se pot clasifica n:  fluxuri exterioare sau interioare;  macro sau micro;  verticale, orizontale sau oblice;  ascendente sau descendente;  pentru intr ri, ie iri sau prelucr ri;  tehnice operative, contabile, statistice, etc.;  sistematice sau nesistematice, etc. Fluxurile de informa ie circul cu ajutorul circuitelor i canalelor. Circuitul informa ional reprezint drumul (traiectoria) pe care circul informa iile, de la generare pn la arhivarea sau distrugerea lor i este constituit pe baza caracteristicilor organizatorice ale emiten ilor i ale beneficiarilor de informa ii.
n timp ce circuitul reprezint drumul parcurs de informa ie, fluxul este dat de con inutul acestei informa ii. Circuitul este necesar s treac numai prin punctele n care se g sesc persoane care ac ioneaz asupra informa iilor vehiculate sau manageri care au nevoie efectiv de aceste informa ii pentru fundamentarea deciziei. Pentru conducere este esen ial reducerea lungimii circuitelor informa ionale.

Canalul informa ional este mediul fizic, suportul material prin care se transmite informa ia, inclusiv mijloacele utilizate n acest scop. Canalele pot asigura

transmiterea integral a unor informa ii numai n cazul n care cantitatea de informa ie sau volumul acesteia nu dep e te capacitatea canalelor. n general, sistemul informa ional este determinat de nevoile de informare. Este necesar s se asigure o propor ie ra ional ntre necesarul de informa ie i c ile de transmitere a acesteia, volumul stabilit, reglementarea prelucr rii i a circula iei informa iei etc. Subdimensionarea lui determin lipsa de informare, n timp ce supradimensionarea sa duce la utilizarea fragmentat a fluxurilor informa ionale i la ntrzierea informa iei. Canalele, ca i fluxurile i circuitele, sunt ascendente, descendente laterale. Unele canale se ncruci eaz sau sunt orientate n ambele sensuri. i

Totalitatea canalelor de circula ie i comunica ii folosite de manageri formeaz re eaua de transmitere a informa iilor. n func ionarea sistemului informa ional pot ap rea diverse disfunc ionalit i, printre care enumer m: distorsiunea, filtrajul, redundan a, re elele parazitare sau supranc rcarea cu informa ii a utilizatorului. Distorsiunea informa iei poate fi determinat de:    manipularea gre it transmitere; a suporturilor de informa ii n procesul de

preg tirea necorespunz toare a persoanelor implicate n vehicularea informa iilor; utilizarea unor mijloace neadecvate pentru nregistrarea i transmiterea informa iilor;

 folosirea unor drumuri lungi de la emitent la utilizator. Filtrajul, care const n stoparea sau modificarea inten ionat a con inutului unei informa ii, poate avea drept cauze:  conflict de interese ntre persoana care filtreaz  i organiza ie; de persoana

efecte negative ce ar putea avea informa ia nefiltrat fa care o filtreaz ;

 frica de a nu sup ra efii sau de a deveni nepopular, etc. Redundan a se datoreaz :  coordon rii defectuoase a unor segmente ale sistemului;

 organizarea deficitar a sistemului func ional i informa ional;  transmiterea i prelucrarea repetat a aceleia i informa ii, etc Re elele parazitare (pirat) care intoxic beneficiarul cu informa ii, de regul ndoielnice, au urm toarele cauze:  existen a unor antagonisme personale i conflicte organiza ionale;  luarea cu ntrziere a unor decizii pentru rezolvarea unor probleme importante;

 lipsa unor informa ii autentice;  emiterea de informa ii autentice incomplete sau inconsecvente logic;  psihologie colectiv nc rcat de nemul umiri i nencredere;  realitate mult diferit de dorin a general , etc. Supranc rcarea canalelor de comunica ie se datoreaz n special:  nerespect rii caracterului piramidal al sistemului informa ional;  proiect rii nejudicioase a fluxurilor informa ionale;  redundan elor existente n cadrul sistemului informa ional;  utiliz rii unor canale subdimensionate. Supranc rcarea cu informa ii a utilizatorului are drept cauze:  lipsa selectivit ii circula iei informa iilor;  paralelismele n circula ia acestora;  volumul mare de supercentralizate, etc. informa ii cerut, datorit unei concep ii

Datele informa ional.

i informa iile constituie componentele primare ale sistemului

Datele reprezint materia prim din care se ob in informa iile. Ele cuprind fapte, cifre, litere, cuvinte, diagrame sau simboluri care reprezint un obiect, o idee, condi ie sau situa ie.

Transformarea datelor n informa ii este rezultatul prelucr rii acestora. Prelucrarea datelor const n nregistrarea, manipularea, preg tirea, transmiterea i nmagazinarea lor. nregistrarea datelor implic scrierea ntr-un formular sau introducerea ntrun calculator. Ea presupune un proces de selectare a datelor semnificative i de eliminare a celor inutile. O func ie esen ial a nregistr rii o constituie controlul, care are menirea s asigure c ntregul proces de nregistrare se realizeaz f r erori i se introduc date exacte n sistemul de prelucrare. Manipularea datelor se realizeaz prin sortare i calculare. Sortarea nseamn aranjarea sau selectarea datelor ntr-o anumit ordine stabilit . Calcularea se refer la opera iile matematice necesare pentru a aduce datele la o form mai semnificativ , condensat n totaluri care furnizeaz informa ii utile. Transmiterea nseamn transferarea datelor de la un punct la altul n timpul ciclului de prelucrare sau de furnizare a rezultatelor finale celui care le utilizeaz . ntr-un anumit punct intermediar prelucr rii sau la terminarea ciclului de prelucrare, datele se nmagazineaz de a a natur nct s poat fi extrase cu rapiditate. Un principiu de baz al prelucr rii datelor este principiul integr rii. Prelucrarea integral a datelor presupune nregistrarea ini ial a acestora ntr-o form care s le permit parcurgerea ntregului ciclu de prelucrare f r s fie necesar recopierea lor. Sistemul integral de prelucrare a datelor trateaz cerin ele unei prelucr ri de date ca un tot unitar. n urma prelucr rii datelor, dup anumite proceduri logice, rezult informa iile. Informa ia nseamn orice element de cunoa tere cu privire la un fenomen. ntr-un sistem economic, informa iile joac rolul de leg tur , f r de care nu este posibil nici un fel de ac iune ordonat , dirijat spre un anumit scop. Informa iile constituie materia prim de baz n elaborarea i fundamentarea deciziilor. Din aceast esen iale: perspectiv informa iile trebuie s posede urm toarele calit i

 s fie necesare;  s fie pertinente (s se refere la obiect);  s fie exacte;  s fie complete (f r a fi supraabundente);

 s fie recente (transmise n timp util);  s fie eficiente economic, adic cheltuielile de culegere, transmitere, prelucrare i stocare a lor fie compensate de avantajele care se ob in prin utilizarea lor n procesul decizional.

Transformarea datelor n informa ii este rezultatul prelucr rii acestora. Prelucrarea datelor const n nregistrarea, manipularea, preg tirea, transmiterea i nmagazinarea lor. nregistrarea datelor implic scrierea ntr-un formular sau introducerea ntrun calculator. Ea presupune un proces de selectare a datelor semnificative i de eliminare a celor inutile. O func ie esen ial a nregistr rii o constituie controlul, care are menirea s asigure c ntregul proces de nregistrare se realizeaz f r erori i se introduc date exacte n sistemul de prelucrare. Manipularea datelor se realizeaz prin sortare i calculare. Sortarea nseamn aranjarea sau selectarea datelor ntr-o anumit ordine stabilit . Calcularea se refer la opera iile matematice necesare a aduce datele la o form mai semnificativ , condensat n totaluri care furnizeaz informa ii utile. Transmiterea nseamn transferarea datelor de la un punct la altul n timpul ciclului de prelucrare sau de furnizare a rezultatelor finale celui care le utilizeaz . ntr-un anumit punct intermediar prelucr rii sau la terminarea ciclului de prelucrare, datele se nmagazineaz de a a natur nct s poat fi extrase cu rapiditate. Un principiu de baz al prelucr rii datelor este principiul integr rii. Prelucrarea integral a datelor presupune nregistrarea ini ial a acestora ntr-o form care s le permit parcurgerea ntregului ciclu de prelucrare f r s fie necesar recopierea lor. Sistemul integral de prelucrare a datelor trateaz cerin ele unei prelucr ri de date ca un tor unitar. n urma prelucr rii datelor, dup anumite proceduri logice, rezult informa iile. Informa ia nseamn orice element de cunoa tere cu privire la un fenomen. ntr-un sistem economic, informa iile joac rolul de leg tur , f r de care nu este posibil nici un fel de ac iune ordonat , dirijat spre un anumit scop. Informa iile constituie materia prim de baz n elaborarea i fundamentarea deciziilor. Din aceast esen iale: perspectiv informa iile trebuie s posede urm toarele calit i

 s fie necesare;

 s fie pertinente (s se refere la obiect);  s fie exacte;  s fie complete (f r a fi supraabundente);  s fie recente (transmise n timp util);  s fie eficiente economic, adic cheltuielile de culegere, transmitere, prelucrare i stocare a lor fie compensate de avantajele care se ob in prin utilizarea lor n procesul decizional.

Volumul mare de informa ii cu care opereaz o unitate economic , diversitatea i complexitatea deosebit a acestora impune o multitudine de clasific ri a acestora (figura 1.9).

Figura 1.9. Clasificarea informa iilor

Se utilizeaz n general urm toarele criterii de clasificare:  din punct de vedere al gradului de prelucrare:   primare care nu au suferit un proces de prelucrare anterior; intermediare au fost i mai pot fi supuse prelucr rii;

finale au un caracter sintetic i un grad de agregare ridicat.

 n func ie de originea i destina ia lor:   interne care se nasc i circul n interiorul unit ii economice; externe generate n mediu sau destinate acestuia.

 dup modul de definire:   formale au un regim prestabilit de captare, circula ie, prelucrare i stocare; informale circul n mod spontan ntre compartimente sau indivizi n func ie de necesit i.

 dup natura lor:    cantitative; calitative; de compara ie.

 dup modul de exprimare:    orale expuse prin viu grai; scrise consemnate de regul pe hrtie; audio-vizuale se adreseaz concomitent v zului i auzului i implic aparatur special (calculatoare, circuit de televiziune, tablouri de comand etc.)

 dup direc ia vehicul rii:  descendente se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului i sunt alc tuite preponderent din decizii, instruc iuni, metodologii etc.; ascendente se transmit de la e aloanele inferioare la cele superioare i reflect cu prioritate modul de realizare a obiectivelor i deciziilor; orizontale se transmit ntre titularii de posturi situate pe acela i nivel ierarhic i au un caracter func ional i de cooperare.

 dup func ia n cadrul sistemului:      de intrare; de ie ire; de stare; de cooperare; de execu ie.

 dup modul de organizare a nregistr rii i prelucr rii:    tehnico-operative utilizate preponderent de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executan ilor; de eviden utilizate ndeosebi pentru fundamentarea i evaluarea deciziilor pe termen scurt; statistice reflect sub form preponderent numeric principalele activit i ale unit ii economice i au un caracter postoperativ.

 dup natura proceselor:      cercetare-dezvoltare; produc ie; comerciale; financiar-contabile; personal.

 dup gradul de obligativitate:  imperative emise de conduc tori, fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare i luarea n considerare a mesajului informa ional este obligatoriu; neimperative au un caracter informativ, luarea n considerare a mesajului informa ional nu este obligatorie.

 n func ie de situarea n timp:

active, dinamice, operative culese n timpul desf ur rii procesului, care pot fi folosite pentru influen area evolu iei ulterioare imediate a acestuia; pasive, istorice reflecte procese terminate i care, n consecin , nu pot fi utilizate pentru influen area imediat a proceselor reprezentate, dar sunt utile n modelele previzionale; previzionale se refer la procese a c ror desf nc . urare nu a nceput

 n func ie de con inut:    primare consemneaz un eveniment simplu; complexe se ob in prin angrenarea primare; i prelucrarea informa iilor

sintetice reprezint acele informa ii complexe care caracterizeaz n mod concentrat laturile calitative ale proceselor economice la diferite nivele organizatorice; grupate reprezint mai multe tipuri de informa ii ordonate dup anumite reguli i a c ror analiz simultan sau corelare permite stabilirea leg turilor cauzale i a influen elor reciproce dintre fenomene,etc.

Mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informa iilor reprezint suportul s u tehnic. Exist o gam larg de mijloace de tratare a informa iilor, care, n func ie de performan ele tehnice i de gradul de interven ie a omului, se mpart n:  manuale cnd intr rile n sistem sunt pe purt tori de hrtie, care sunt prelucrate apoi manual, ie irile fiind tot pe purt tori de hrtie;  mecanizate cnd prelucrarea se face cu ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilit i de nmagazinare relativ limitat , iar accesul la informa ie este, de regul , limitat de performan ele acestora; automatizate cnd prelucrarea informa iilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilit i de nmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informa ie realizndu-se on line.

ntruct informa ia constituie materia prim de baz n elaborarea i fundamentarea deciziilor, apari ia unor informa ii care nu sunt reale poate duce la decizii cu consecin e periculoase, mai ales pe termen lung. Lipsind beneficiarul de siguran n utilizarea unei informa ii duce la luarea unor decizii n condi ii de incertitudine. n acest sens, este necesar realizarea unei ac iuni permanente de ra ionalizare i perfec ionare a sistemului informa ional. Se parcurg urm toarele etape n acest sens:  identificarea elementelor informa ionale ale domeniului investigat:  caracterizarea de ansamblu a subsistemului informa ional, relevnd principalii s i parametri n strns corela ie cu func ionalitatea i performan ele economice ob inute; ntocmirea listei cu documentele informa ionale utilizate; stabilirea machetelor pentru principalele documente informa ionale; reprezentarea grafic folosin periodic ; a circuitului documentelor informa ionale cu

   

descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice n cadrul celor mai importante situa ii i fluxuri informa ionale; inventarierea mijloacelor automatizate informa iilor. i mecanizate de tratare a

 analiza critic a subsistemului informa ional:  analiza documentelor informa ionale:  con inutul; utilitatea; costul.

depistarea deficien elor informa ionale: tipul de deficien ; manifestarea deficien ei;

consecin ele manageriale i economice ale deficien ei.

determinarea respect rii cerin elor informa ionale: determinarea cerin elor nerespectate; consecin ele economice i manageriale ale nerespect rii pentru fiecare cerin nerespectat ; i

determinarea modului de respectare a principiilor informa ionale consecin ele economice i manageriale ale nerespect rii.

 perfec ionarea subsistemului informa ional:   stabilirea configura iei de ansamblu a sistemului informa ional mbun t it; proiectarea n detaliu a componentelor informa ionale la care intervin schimb ri:  determinarea perfec ion rilor; con inutul perfec ion rilor; resursele necesare n vederea realiz rii perfec ion rii; efecte anticipate (economice, manageriale, informa ionale);

stabilirea eficien ei m surilor preconizate: eficien e cuantificabile; eficien e necuantificabile.

 implementarea perfec ion rilor informa ionale:     asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informa ionale financiare necesare; i

preg tirea climatului n cadrul organiza iei n vederea minimiz rii rezisten ei la schimbare; implementarea propriu zis ; evaluarea st rii de fapt i a performan elor, att a celor cuantificabile ct i a celor necuantificabile.

Managementul modern se manifest perfec ionare a sistemului informa ional.

pregnant printr-un ritm ridicat de

O contribu ie major n aceast privin o au perfec ion rile tehnice i cre terea n ritm rapid a num rului mijloacelor de tratare a informa iilor i n primul rnd a computerelor. Organizarea de b nci de date reprezint o caracteristic a perfec ion rii sistemelor informa ionale. Interconectarea sistemelor automate de prelucrare a datelor amplific gradul de valorificare a informa iilor.