III. SISTEM. SISTEM INFORMAŢIONAL.

SISTEM INFORMATIC

„Dacă cineva ar fi invitat să numească cinci idei cardinale ale gândirii moderne, ar trebui
să includă printre ele, și încă la loc de frunte, conceptul de sistem. Abordarea sistemică, căci este
mai degrabă vorba de o metodologie decât de o teorie unitară, proclamă prioritatea totului asupra
părților.

Sistemul nu este altceva, într-o definiție simplă, decât totalitatea elementelor aflate în
interacțiune și formând o entitate distinctă1.” L. Von Bertalanffy, savantul-biolog care a pus bazele
teoriei sistemelor și a inițiat multiple și variate cercetări în domeniu, considera că sistemul este
„un complex de elemente aflate în interacțiune” (1956) cu precizarea că sistemul se numește închis
când el nu primește și nu cedează substanță (se admite doar un posibil schimb de energie), sistem
deschis dacă prin el intră și iese continuu nu numai energie, ci și substanță.

Elanul cercetătorilor de tip sistemic are la bază principiul izomorfismului2 conceptelor,

legilor și modelelor din diferite domenii, deschizând calea transferului de metode de la un domeniu
la altul. Izomorfismul este un principiu unificator al științei, prin noul criteriu de ordonare pe care
îl oferă, numeroase enunțuri din teoria sistemelor fiind valabile într-o mare varietate de cazuri, a
căror natură nu sugera nici o apropiere; stabilirea izomorfismului modelelor continuă și dezvoltă
ideea de similitudine și de analogie între sisteme.

În metodologia sistemică, integritatea și autocorectarea (autostabilizarea, homeostaza) nu

sunt decât primii pași în abordarea celorlalte două atribute proprii sistemelor, care sunt
autoorganizarea și ierarhia. Așa cum autostabilizarea asigură o configurație stabilă pentru un
sistem într-un mediu schimbător, prin compensarea fluctuațiilor exterioare și păstrarea unor
parametri proprii ai sistemului, autoorganizarea reprezintă crearea de noi stări stabile, menite să
asigure supraviețuirea sistemului în schimbările și solicitările mediului; acest tip superior de
adaptare presupune reorganizări interne. Prin proprietatea de ierarhizare se poate înțelege

1
M. Maliţa, Sisteme în ştiinţele sociale, Ed. Academiei, Bucureşti, 1977, prefaţă
2
Izomorfism este un termen matematic care denotă corespondenţa biunivocă a elementelor cu păstrarea relaţiilor din
două sisteme – când două fenomene, nu neapărat înrudite din punct de vedere al naturii lor fizice, sunt descrise de
aceleaşi ecuaţii sau a căror legi au aceeaşi expresie matematică.
capacitatea unui sistem de a fi în același timp suprasistem pentru părțile sale și subsistem în
componenta altor sisteme.

Însușirile sistemului, calitățile sale sunt determinate atât de subsisteme și relațiile

(interacțiunile) interne și externe, cât și de relația globală, sinergică (de cooperare a subsistemelor),
dintre sistem și subsisteme, deci de relația de supradeterminare a sistemului față de subsisteme,
asociată cu finalitatea sistemului. Finalitatea, pe palierele unde nu participă omul (nivelul fizic,
chimic etc.) este dată de jocul legilor naturale3.

Circuitele informaționale sunt itinerariile parcurse de date și informații de la locul

culegerii datelor până la destinatarii informațiilor; acestea trebuie să fie scurte, raționale și
economicoase. Dacă un circuit informațional reprezintă drumul pe care îl parcurge informația între
emițător și receptor (destinatar), o secțiune prin acest circuit informațional formează un flux
informațional.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care circulă între emițător și

beneficiar, între două elemente ale unui sistem informațional indiferent de natura purtătorilor
materiali de informație și de procedurile folosite. Fluxul este caracterizat prin: conținut, sens,
frecvență, lungime, viteză, fiabilitate, cost.

Circuitele și fluxurile informaționale pot fi clasificate după mai multe criterii:

1. după direcție: verticale, orizontale, oblice;

2. după frecvență: periodice, ocazionale;

3. după locul unde iau naștere: interne, externe.

O procedură informațională reprezintă ansamblul elementelor prin care se stabilesc

modalitățile de culegere, de înregistrare, de transmitere și de prelucrare a informațiilor, cu
precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporturilor, modelelor și mijloacelor de
tratare.

Mijloacele tradiționale de tratare a informațiilor au fost clasificate în:

3
P. Constantinescu, Sisteme ierarhizate. Rolul informaţiei în geneză şi dezvoltare, Ed. Academiei, Bucureşti, 1986
1. manuale: mașini de dactilografiat, mașini de calcul manual, mașini de contabilizat și de
facturat;

2. mecanizate: echipamente metalografice (mașini cu cartele perforate);

3. automate: calculatoare.

Dacă așa cum se apreciază în știința conducerii că sistemul decizional reprezintă „sistemul
nervos” al unei organizații, tot așa sistemul informațional este considerat „sistemul circulator”. El
oferă materia primă (informația) necesară în stabilirea și îndeplinirea obiectivelor manageriale, a
sarcinilor, competențelor și responsabilităților atât manageriale, cât și de execuție din cadrul
organizațiilor socio-economice.

Sistemul informațional al unui organism este considerat de către specialiști ca fiind

ansamblul datelor, informațiilor, circuitelor informaționale, purtătorilor de informații, procedurilor
și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și îndeplinirea obiectivelor
respectivului organism; așadar sistemul informațional este totalitatea datelor, metodelor,
procedurilor și mijloacelor folosite în procesul informațional. Procesul informațional apare,
astfel, ca fiind ansamblul integrat al operațiilor de colectare, pregătire, stocare, conversie,
selectare, interogare, prelucrare, transmitere a datelor, ce se execută cu anumite metode, tehnici,
proceduri și mijloace și au o anumită finalitate – listă, raport, fișier, documentație, informații
punctuale afișate pe ecran, sau orice alt tip de difuzare și valorificare a informațiilor.

Sistemul informațional al unei entități are ca principal obiectiv furnizarea informațiilor

necesare realizării în condiții de maximă eficientă a sarcinilor respectivei organizații; funcțiile de
bază ale sistemului informațional sunt date de situarea acestuia în structura standard tip a unității:
a) realizarea conexiunilor informaționale dintre sistemul conducător și sistemul condus pe niveluri
organizatorice; b) execuția proceselor informaționale în cadrul ciclului de planificare-programare,
pregătire-lansare, control-reglare și evaluare-raportare a proceselor operatorii și activităților.

Deoarece sistemul informatic are aceleași obiective și îndeplinește aceleași funcții ca și

sistemul informațional, se afirmă în literatura de specialitate că sistemul informatic al unei
organizații este de fapt sistemul informațional al acesteia în care pentru execuția proceselor
informaționale sunt utilizate cu preponderență mijloace informatice (electronice, automatizate),
precum și metode și tehnici oferite de știința conducerii, teoria sistemelor, cercetarea operațională
etc. Denumirea de sistem informațional sau sistem informatic depinde atât de gradul de
automatizare a proceselor informaționale, cât și de nivelul științific al metodelor și tehnicilor
utilizate în execuția acestor procese. Ca ansamblu organizat de procese informaționale,
performanțele tehnico-economice ale unui sistem informatic sunt condiționate, pe de o parte, de
concepția și structura sa funcțională, iar pe de altă parte, de nivelul cantitativ și calitativ al
resurselor utilizate la realizarea sistemului și execuția proceselor informaționale.

Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea
demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea
corupției, o adevărată lege a informatizării instituțiilor statului, pentru a putea opera cu noțiuni din
domeniul informatic, definește în art. 35 sistemul informatic ca fiind orice dispozitiv sau
ansamblu de dispozitive interconectate sau aflate în relație funcțională, dintre care unul sau mai
multe asigură prelucrarea automată a datelor, cu ajutorul unui program informatic; prin prelucrare
automată a datelor se înțelege procesul prin care datele dintr-un sistem informatic sunt prelucrate
prin intermediul unui program informatic, iar prin program informatic se înțelege un ansamblu de
instrucțiuni care pot fi executate de un sistem informatic în vederea obținerii unui rezultat
determinat. Prin date informatice se înțelege orice reprezentare a unor fapte, informații sau
concepte într-o formă care poate fi prelucrată printr-un sistem informatic. În această categorie se
include și orice program informatic care poate determina realizarea unei funcții de către un sistem
informatic.

După rolul pe care îl au în cadrul sistemului informatic, resursele pot fi grupate în:

a) informațiile, datele și suporturile purtătoare de informații, prin intermediul cărora se

asigură conducerea și funcționarea unității;

b) metodele, tehnicile și procedurile utilizate în analiza, proiectarea, programarea,

implementarea, întreținerea și dezvoltarea sistemului informatic, precum și la execuția
proceselor informaționale;

c) echipamentele, instalațiile auxiliare și obiectele de inventar, utilizate la execuția

proceselor informaționale;
 d) personalul de conducere și de execuție, care participă direct sau indirect la analiza,
proiectarea, programarea, implementarea, întreținerea și dezvoltarea sistemului
informatic, precum și la execuția proceselor informaționale.

Informația, ca „produs” al proceselor informaționale, reprezintă elementul de cunoaștere, definit

prin semnificația, utilitatea și funcțiile sale, în cadrul mecanismului de conducere și funcționare a
entității. Realizarea și introducerea unui sistem informatic presupun în primul rând o clasificare și
sistematizare a mulțimii informațiilor vehiculate în organizație. Chiar dacă această clasificare se
poate face după diferite criterii (conținut, natură și destinație, conexiuni pe care le realizează etc.),
utilitatea și funcția informațiilor pot fi suficiente pentru o clasificare rațională, de la care să se
pornească la formularea adevăratelor cerințe informaționale în vederea introducerii și utilizării
tehnicilor electronice de calcul.

Din punct de vedere „funcțional”, informațiile utilizate în conducerea și funcționarea unei

organizații pot fi clasificate în:

. informații de intrare ce caracterizează cantitativ și calitativ nivelul sarcinilor și resurselor alocate,

activităților și entităților funcționale ale organizației;

. informații de stare ce caracterizează cantitativ și calitativ potențialul (tehnic, de producție,

economic și social) al unității, al activităților și entităților sale funcționale;

. informații de ieșire ce caracterizează cantitativ și calitativ nivelul rezultatelor și nivelul

consumurilor de resurse ale unității, unităților și entităților sale funcționale;

. informații de cooperare ce caracterizează cantitativ și calitativ relațiile și legăturile dintre unitatea

respectivă și sistemul economico-social, dintre activitățile unității, precum și dintre entitățile sale
funcționale;

. informații de execuție ce sunt utilizate în procesele informaționale pentru execuția lucrărilor

informaționale și care conțin atât informațiile menționate cât și alte informații operative pentru
conducerea și funcționarea unității, activităților și entităților funcționale.

Din punct de vedere al utilității lor, de principiu, pot exista:

. informații de planificare pe anumite perioade, activități, entități;

. informații de planificare operativă și/sau programare a activităților;

. informații de pregătire, lansare a lucrărilor ce urmează a fi executate și de alocare a resurselor
necesare;

. informații de control și reglare rezultate din urmărirea operativă a avansului lucrărilor și

activităților utilizate în procesele operatorii pentru reglarea operativă a abaterilor, dar și pentru
actualizarea programelor;

. informații de execuție, respectiv datele ce sunt utilizate în execuția proceselor informaționale ce

furnizează categoriile de informații menționate.

În activitatea de conducere, informațiile reprezintă principala resursă cu care operează

conducătorii, indiferent de domeniul pe care îl coordonează și nivelul pe care îl au în cadrul unității,
constituind totodată, produsul final al proceselor informaționale ce se întrepătrund cu cele de
conducere, intercondiţionându-se reciproc. Considerând informațiile ca resursă a activității de
conducere, dar în același timp și ca produs al proceselor informaționale, rezultă pe de o parte
utilitatea socială a sistemelor informatice în conducerea și funcționarea organizațiilor, iar pe de
altă parte caracterul productiv al activităților ce concură la realizarea și funcționarea acestor
sisteme.

Dintre principiile sistemului informațional pot fi reținute următoarele:

1. Subordonarea conceperii și funcționării sistemului informațional cerințelor

managementului organizației;

2. Corelarea subsistemului informațional cu cel decizional și organizatoric;

3. Unitatea metodologică în tratarea informațiilor;

4. Concentrarea asupra abaterilor esențiale;

5. Asigurarea unui timp corespunzător de reacție sistemului decizional;

6. Asigurarea de maximum de informații finale din fondul de informații primare;

7. Flexibilitatea;

8. Eficacitatea și eficienta.

Sistemul informațional este marcat, pe de o parte, de o continuă tendință de raționalizare,

simplificare și perfecționare a acestuia sub aspectul creșterii exactității prelucrării datelor, a sporirii
operativității în procesul de culegere, transmitere și prelucrare a datelor, iar pe de altă parte și de
preocuparea în direcția creșterii eficienței economice a sistemului informațional în ansamblul său.
În general, aspectele privind perfecționarea sistemului informațional poartă amprenta succeselor
dobândite de tehnica electronică, de informatică, în general. De aici se impune și noțiunea de
sistem informatic, sistemul informațional în care preponderente sunt mijloacele automate pentru
prelucrarea datelor, intervenția manual-mentală a omului fiind din ce în ce mai redusă.

Organizarea sistemului informațional (SI) se face în lumina unor principii, respectarea lor
condiționând funcționalitatea și eficienta acestuia:

. unitatea dintre activități („procesul de producție”) și SI;

. unitatea dintre SI și structura organizatorică;

. corelarea informațiilor cu nivelurile ierarhice cărora le sunt destinate;

. dependența deciziei de informare;

. proporționalitatea dintre nivelul de prelucrare a datelor și eficienta informațiilor disponibile;

. dependența nivelului informației de calitatea evidențelor;

. concordanța dintre informațiile transmise și cele recepționate.

Potrivit acestor principii, criteriile de raționalitate a organizării și funcționării SI sunt:

- calitatea informațiilor: acestea trebuie să fie semnificative, corecte, precise, oportune,

actuale, complete;

- circulația rațională a informațiilor, care semnifică continuitatea informațiilor și

existenta conexiunii inverse;

- circulația economicoasă a informațiilor, care se asigură prin evitarea paralelismelor, a

transcrierilor de date și informații, respectarea principiului excepțiilor;

- construcția rațională a purtătorilor, care presupune înșiruirea în succesiune logică a

datelor și informațiilor înscrise, în ordinea înscrierii sau citirii lor, precum și gruparea
lor în date primare, informații intermediare, informații de ieșire;

- finalizarea rațională a fluxului de informații;

- caracterul unitar al SI.

Cerințele organizării raționale a SI sunt:

1. determinarea corectă și completă a caracteristicilor și modului de funcționare a organizației;

2. precizarea principalelor legături în cadrul și în afara sistemului de conducere al organizației;

3. definirea centrelor de decizie, a naturii deciziilor și a informațiilor necesare luării acestora;

4. stabilirea unor mecanisme corespunzătoare de desfășurare a „proceselor de producție” și de

birou (administrative);

5. asigurarea cantitativă și calitativă a personalului necesar;

6. asigurarea concordanței între metodele de conducere practicate și sistemul informațional;

7. asigurarea interdependenței dintre organizarea structurală a datelor ce se prelucrează și

organizarea structurală a procedurilor de prelucrare;

8. asigurarea siguranței în funcționare, a stabilității și modificabilității SI.

Procesul de analiză și proiectare a SI cuprinde etape și faze, precum:

1. Definirea ariei studiului

1.1. Sesizarea necesității de efectuare a studiului

1.2. Stabilirea temei

1.3. Delimitarea ariei de cuprindere a studiului

2. Definirea cerințelor căror trebuie să le răspundă studiul

2.1. Identificarea problemelor

2.2. Stabilirea obiectivelor ce trebuie atinse prin îmbunătățirea SI

2.3. Studiul preliminar de pregătire a cadrului general de desfășurare a proiectului

2.4. Revederea obiectivelor stabilite în faza 2.2, dacă acest lucru apare ca necesar în urma
efectuării studiului preliminar

3. Cunoașterea și analiza critică a sistemului actual

3.1. Culegerea datelor privind sistemul existent

3.2. Analiza critică a funcționării sistemului actual

 3.3. Determinarea schimbărilor necesare în sistemul existent

4. Proiectarea noului sistem

4.1. Elaborarea conceptului general

4.2. Proiectarea de detaliu a noului sistem

5. Implementarea și urmărirea funcționării noului sistem

Stocarea datelor nu e un scop în sine ci reprezintă singura posibilitate de a asigura prelucrarea

sincronă a datelor apărute asincron.

SI este compus din proceduri de prelucrare și datele ce trebuie prelucrate; procedurile se schimbă
mai repede decât structura datelor; datele comune (direct sau indirect) sunt folosite de către toate
nivelurile ierarhice (rezultă din agregarea corespunzătoare a datelor folosite la nivelurile inferioare
lui). Sunt evidente: date primare (fapte, evenimente) care nu pot fi divizate, și date secundare –
obținute în urma unui proces de „sumarizare” sau alte calcule, date interne și externe, date curente,
procese (cu frecvență mare de utilizare, de regulă comune la mai mulți utilizatori) și date de istoric
(arhivă).

Baza de date este considerată ca fiind o colecție structurată de date și informații necesare și
suficiente pentru a satisface o listă de decizii dată. Caracteristica de structurare înseamnă existenta
relațiilor logice între date la nivelul organizării lor, iar lista de decizii înseamnă satisfacerea
cerințelor informaționale ale sistemului pe care îl servește baza de date.

Principiile bazei de date în sistemul informatic pot fi exprimate astfel:

- baza de date este considerată ca o entitate ce poate fi administrată și controlată, datele

ca resurse informaționale ale organizației sunt separate de programele de utilizare în
subsisteme; sistem de administrare a datelor este un ansamblu de mijloace umane,
proceduri și echipamente care au drept scop gestionarea datelor și informațiilor;

- structura datelor în bază să satisfacă cerințele de informații ale sistemului, respectiv ale
tuturor modelelor de prelucrare, cât și cerințele potențiale de informare asupra stării
sistemului.

Apare și situația în care datele trebuie gestionate independent – redundanța poate fi identificată și
rezolvată cu ușurință astfel că devine posibilă înregistrarea lor unică și memorarea (on-line, pe cât
posibil), fapt ce conduce la creșterea eficienței utilizării spațiului de memorare, reducerea timpului
de calcul, evitarea cheltuielilor suplimentare legate de întreținere.

Existenta sistemului unitar de gestiune face ca intrările/ieșirile să nu se refere la fișiere specifice,

ci la structura de date, ceea ce permite:

. controlul și securitatea datelor;

. independentă datelor față de programele de aplicație (și evident, față de suportul fizic);

. accesul tuturor utilizatorilor la datele conținute.

Sunt evidente deosebirile față de fișierele clasice:

- la fișierele clasice selectarea este posibilă după un singur criteriu (la nivel de
înregistrare logică – articol), după alte criterii se impune o sortare corespunzătoare;

- informația în baza de date este accesibilă direct după o mulțime de criterii de clasificare
fără sortări suplimentare;

- între fișierele bazei de date există corelări logice, la fișierele clasice, nu;

- baza de date conține, în principiu, numai date primare, înregistrate o singură dată, fapt
ce conduce la micșorarea capacității de memorare și ușurarea actualizării, lucru
nerealizabil la fișierele clasice;

- descrierea și organizarea datelor în baza de date este în general independentă de

utilizarea lor – baza de date este flexibilă și susceptibilă de a fi continuu îmbunătățită.

Funcțiile Sistemului de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD):

1) Descrierea datelor, a relațiilor între ele, controale ce trebuie efectuate

înainte de a avea acces la ele

a. Structura datelor: fizică (volum, cilindru, pistă, bloc, sector, octet, bit) și logică
(arborescența datelor pentru programele de aplicații)

b. Descrierea datelor: constituenți; atribute și ierarhizare; înregistrare: structură

ierarhică și în rețea; relații între înregistrări de același nivel; relații între niveluri
diferite; controale posibile

c. Limbaj de descriere, metode de descriere formală a datelor și relațiilor

2) Manipularea datelor

a. Obiecte de manipulat, respectiv niveluri de acces: înregistrări, grupări de date,

date elementare

b. Operații posibile asupra obiectelor (selectare), acces prin identificatori primari,

secundari, inversiunea fișierelor logice

c. Metode de acces și organizare fizică: metode de acces (secvențial, index,

adrese, liste), organizarea lanțurilor (arbori, rețele, tabele)

d. Operații de manipulare logică (adăugare, suprimare etc.)

e. Limbaj de manipulare, metode de descriere formală a operațiilor de manipulare