Universitatea de Stat din Moldova

Facultatea Ştiinţe Economice

Departamentul Economie, Marketing şi Turism

Disciplina: Logistica

Studiu de caz

Gestionarea fluxurilor informaţionale

A efectuat: Poleanschi Valeria, Gr. MK1701

A verificat: Bulat Veronica, dr., conf. Univ.

Chişinău 2018

0
 Cuprins
Introducere………………………………………………………………………….2

Subiectul I: Fluxurile informaţionale şi locul lor în logistică……………………….3

Subiectul II: Fluxul informaţional al sistemului EXPERT………………………….11

Concluzii…………………………………………………………………………….16

Bibliografie…………………………………………………………………………..17

Introducere

1
Justificarea temei: Importanţa sistemului informaţional în cadrul lanţului de aprovizionare-
livrare înregistrează o evoluţie ascendentă, ca urmare a creşterii rolului informaţiei în
managementul eficace şi eficient al fluxurilor de produse şi al relaţiilor cu organizaţiile
partenere, în vederea satisfacerii nevoilor şi aşteptărilor acestora. Comparativ cu managementul
ce pune accent preponderent pe integrarea internă a activităţilor logistice şi integrarea cu
celelalte funcţii ale organizaţiei, managementului lanţului de aprovizionare-livrare vizează
concomitent integrarea internă şi externă. În acest context, esenţa procesului de integrare cu
organizaţiile partenere constă în fluxurile de informaţii între acestea şi accesarea în comun a unor
informaţii capabile să contribuie la intercorelarea strategiilor şi operaţiunilor participanţilor la
fluxurile de produse şi servicii din lanţul de aprovizionare-livrare.

Scopul: De a arăta importanţa fluxurilor informaţionale fără de care ar fi imposibilă realizarea

concepţiilor logistice.

Obiectivele investigaţiei: Cunoaşterea fluxurilor informaţionale în cadrul sistemului logistic,

clasificarea acestora după mai multe criterii, determinarea rolului sistemului informaţional în
cadrul organizaţiei.

Obiectul: Fluxul informaţional al sistemului Expert, în cadrul unei organizaţii.

Metodologia de cercetare: calitativă, utilizând diverse informaţii din cărţi specializate.

Cuvinte-cheie: flux informaţional, sistem informaţional, proceduri informaţionale, circuit

informaţional.

Subiectul I:

2
Realizarea concepţiilor logistice ar fi imposibilă fără utilizarea tehnologiilor informaţionale şi a
sistemelor de comunicaţii moderne. Asigurarea informaţională a procesului logistic este atât de
importantă, că mulţi specialişti evidenţiază logistica informaţională ca un domeniu specific în
dirijarea fluxurilor informaţionale.

Fluxul informaţional este format din comunicări verbale sau documentare(de hârtie sau
electronice), generate de fluxul material în sistemul logistic şi destinat realizării funcţiilor
manageriale.

Ansamblul fluxurilor informaţionale, care circulă între elementele sistemului logistic formează
sistemul informaţional logistic. Acest sistem reprezintă o structură, care cuprinde personalul,
utilajul şi tehnologiile, reunite cu ajutorul fluxului informaţional.

Un sistem informaţional logistic eficace asigură circulaţia fluxurilor informaţionale pe două

niveluri, respectiv fluxul intraorganizaţional şi interorganizaţional. Din perspectivă
interorganizaţional, sistemul informaţional asigură armonizarea organizaţiei cu ceilalţi parteneri
ai lanţului de aprovizionare-livrare, mai precis cu furnizorii de bunuri sau servicii şi cu clienţii.

În activitatea logistică există mai multe fluxuri informaţionale, care pot fi clasificate după mai
multe criterii:

1. În dependenţă de direcţia fluxurilor:

- Orizontale;

- Verticale;

2. În dependenţă de locul de provinienţă:

- Interne;

- Externe;

3. În dependenţă de direcţia faţă de sistemul logistic:

- De intrare;

- De ieşire.

4. În dependenţă de funcţiile logistice:

3
 - Elementare;

- Complexe;

- De bază;

- Esenţiale.

5. În dependenţă de purtătorul de informaţii:

- Pe purtător de hârtie;

- Pe purtător magnetic;

- Pe purtător electronic.

6. În dependenţă de timpul apariţiei şi periodicitatea utilizării:

- Frecvente;

- Periodice;

- Operative;

- Online;

- Off line.

7. În dependenţă de destinaţia informaţiei:

- De coordonare;

- Normative;

- De control;

- Ajutoare.

8. În dependenţă de gradul de confidenţialitate:

- Deschise;

- Inchise;

4
 - Comerciale;

- Secrete;

- Simple;

- Comandate.

9. În dependenţă de modul de transmitere:

- Prin curier;

- Prin poştă;

- Prin telefon;

- Prin poşta electronică;

- Prin radio.

Toate aceste categorii de informaţii circulă în cadrul unităţii între persoane şi între
compartimente, precum şi între unităţi socio-economice, formând circuite informaţionale.
Circuitul informaţional reprezintă drumul pe care îl parcurge informaţia între emiţător şi receptor
(destinatar). O secţiune prin acest circuit informaţional formează un flux informaţional.Fluxul
informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care circulă între emiţător şi beneficiar. Fluxul
informaţional este caracterizat prin: conţinut, sens, frecvenţă, lungime, viteză, fiabilitate, cost.
Circuitele şi fluxurile informaţionale pot fi clasificate după mai multe criterii:
1. după direcţie: verticale, orizontale, oblice;

2. după frecvenţă: periodice, ocazionale;

3. după locul unde iau naştere: interne, externe.

O componenţă a sistemului informaţional ce tinde să capete un rol preponderent în

firmele moderne o constituie procedurile informaţionale.
Prin proceduri informaţionale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalităţile de culegere, de înregistrare, de transmitere şi de prelucrare a informaţiilor cu
precizarea operaţiilor de efectuat şi succesiunea lor, a suporturilor, modelelor şi mijloacelor de
tratare.

5
 Caracteristicile procedurilor informaţionale în prezent sunt:

- au un caracter detaliat;

- din ce în ce mai sofisticate;

- grad ridicat de formalizare (standardizare);

- caracter operaţional.

Mijloace de tratare a informaţiilor:

1. Manuale: maşini de dactilografiat, maşini de calcul manual, maşini de contabilizat şi

de facturat.

2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maşini cu cartele perforate).

3. Automate: calculatoare.

Sistemul informaţional al structurilor comerciale îndeplineşte cumulativ trei funcţii:

1. Decizională. Această funcţie exprimă rolul sistemului informaţional în asigurarea

elementelor necesare luării deciziilor.

2. Operatională. Sistemul informaţional are drept scop declanşarea acţiunilor necesare

realizării obiectivelor societăţii comerciale.

3. Documentare. Sistemul informaţional permite dezvoltarea şi perfecţionarea

personalului prin îmbogăţirea cunoştinţelor.

Deficientele sistemului informaţional

1. Distorsiunea – constă în modificarea parţială, neintenţionată a conţinutului mesajului

unei informaţii.

2. Filtrajul – constă în modificarea parţială sau totală a mesajului în mod intenţionat.

3. Redundanţa – constă în culegerea, în prelucrarea şi în transmiterea repetată a unor

informaţii.
6
 4. Supraîncărcarea circuitelor informaţionale – constă în depăşirea capacităţii de
transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungerii mesajului la receptor.

Informaţia constituie materia primă a sistemului informaţional. În consecinţă, pentru a

asigura o percepere realistă a proceselor la care se referă, informaţiile trebuie să îndeplinească o
serie de condiţii: să fie reale, multilaterale, sintetice şi concise, precise şi sigure, să ajungă la
beneficiar în timp util, să aibă un caracter dinamic, orientare prospectivă şi să fie adaptate
nivelului de înţelegere a personalului implicat.

- Subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional cerinţelor

managementului firme

- Corelarea sistemului informaţional cu cel decizional şi organizatoric.

- Unitatea metodologică în tratarea informaţiilor.

- Concentrarea asupra abaterilor esenţiale.

- Asigurarea unui timp corespunzător de reacţie a sistemului decizional.

- Asigurarea de maximum de informaţii finale din fondul de informaţii primare.

- Flexibilitatea.

- Eficacitatea şi eficienţa.

Toate aceste elemente (deficienţe, parametrii calitativi ai informaţiei şi principiile) stau

la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaţional şi indirect a
sistemului birotic.

Tendinţe în conceperea şi în funcţionarea sistemelor informaţionale:

- perfecţionările tehnice şi creşterea numerică a mijloacelor de tratare a informaţiilor;

- modificarea raportului dintre soft şi hard în privinţa preţului în favoarea primului;

- utilizarea calculatoarelor în reţea;

7
 - organizarea de baze de date, în special de baze de date specializate;

- schimbări în mentalitatea managerilor în sensul înţelegerii necesităţii introducerii

calculatoarelor în firmele pe care le conduc.

Fluxul informational specifică modul în care circulă şi sunt utilizate informaţiile între
diverse departamente din cadrul unei organizaţii. Fluxul informaţional este realizat pe baza
organigramei. Un flux informational bine gândit reduce timpii de întârziere ce pot apare în
procesarea unor informaţii şi implicit creşte productivitatea muncii.

Un flux informational robust produce multă valoare adăugată. Într-o companie de

telecomunicaţii, rapiditatea cu care sunt procesate cererile clienţilor depinde în mare măsură de
eficacitatea fluxului informational.

Un flux informational robust trebuie să conţină o modalitate de înregistrare a informaţiilor care

intră şi ies din sistem. Acesta poate fi electronică sau scriptică. Următoarea componentă a unui
flux informational este faza decizională. Aici se stabileşte cine trebuie să utilizeze sau să
acţioneze în sensul procesării informaţiilor primite. Faza de execuţie urmează fazei decizionale.
În faza de execuţie, se acţionează pe baza informaţiilor şi indicaţiilor primite de la factorul
decizional. Următoarea fază din fluxul informaţional este faza de răspuns. În faza de răspuns,
informaţiile procesate sau modul de rezolvare al acestora se transmit la factorul decizional spre
aprobare după care sunt transmise la destinatari. Fluxul informaţional se încheie cu faza de
arhivare. Informaţiile procesate sunt arhivate pentru eventuale utilizări ulterioare. Funcţie de
importanţa lor, informaţiile pot fi arhivate pentru o anumită perioadă sau pe durată
nedeterminată.

Fluxul informaţional în funcţie de specificul activităţii organizaţiei :

1. Magazin;
2. Restaurant / rotiserie / cramă / braserie / berărie / grădină de vară / bar de noapte / bar de
zi / cafe bar – cafenea / disco-bar (discotecă-videotecă) / bufet bar / unităţi tip fast food /
cofetărie / patisserie;

3. Hotel.

8
Fig. 1 “Onigrama Magazin”

Fig. 2 “Onigrama restaurant”

9
Fig. 3 “Onigrama hotel”

Subiectul II

10
FLUXUL INFORMATIONAL AL SISTEMULUI EXPERT.

Culegerea şi transmiterea informaţiilor în sistem presupune următoarele activităţi :

I. Descrierea structurii datelor necesară pentru:

Gestiunea suprafeţelor de producţie, dotările, gradul de complexitate al intervenţiilor, tipurile de

intervenţii, inventarul dotării cu personal, vechimea în munca, clauze suplimentare la contractul
de muncă, realizate pentru fiecare atelier service din structura reţelei (fig.4.), comunicate la
sediul central, cu posibilitatea actualizării şi validării periodice a datelor. În această bază de date
nu ne interesează salarizarea, dar ea poate fi componentă a sistemului expert.

Fig. 4 “Structura reţelei”

- Construirea bazei de date referitoare la gestiunea comercială (de marketing):

* evidenţa contractelor.

* evidenţa clienţilor.

* planificarea activităţilor de intervenţie.

*evidentierea disponibilităţilor pentru forţa de muncă din dotare (profesia, calificarea,

specializarea, sediul, etc.) pentru o anumită perioadă de timp viitoare, de exemplu o lună de
zile calendaristică.

11
 * gestiunea stocurilor de furnituri.

* situaţii privind utilizarea forţei de muncă în trecut.

II. Prelucrarea si transmiterea informaţiilor în sistemul reţelei de informaţii a societăţii

comerciale. Ca suport poate fi utilizat orice echipament de calcul care poate fi conectat la reţeaua
telefonică sau în sistemul telefonic celular sau la internet, şi care să poată emite şi să capteze
mesajele interactiv. Să presupunem că un service primeşte un client care descrie simptomele pe
care le prezintă autovehiculul. Acestea sunt încărcate în programul existent al calculatorului
service-ului care caută în baza de date diagnosticianul (mecanicul) prezent în service. Să
presupunem că nu există personal calificat pentru domeniul solicitat la filiala service considerată.
Atunci el este căutat în baza de date a tuturor celorlalte service-uri, este identificat acela care este
disponibil în cel mai scurt timp. Testele cerute de sistemul expert sunt executate de personalul
disponibil în staţie încă înainte ca expertul să devină disponibil. Diagnosticul se fixează de la
distant. Situatia autovehicului fiind clarificată, se caută programarea posibilă pentru intervenţie
în funcţie de disponibilitatea de personal şi a utilajelor necesare, personal şi utilaje, fie din
acelaşi service fie din service-uri diferite. Se propune intervenţia optimă din punct de vedere al
timpului şi costurilor. Decizia aparţine clientului împreună cu operatorul de la terminalul reţelei.
Se încheie un contract cu clientul.

III. Sistemul expert furnizează la sediul reţelei informaţii cu privire la direcţii

strategice cum ar fi:

- Gradul de ocupare a personalului pe meserii, anotimpuri şi filiale.

- Gradul de încărcare a utilajelor filialelor.

- Ponderea mărcilor şi categoriilor de autovehicule reparate, pe filiale.

- Gestionarea cererilor diagnosticate şi nerezolvate din lipsa de capacitate de producţie sau lipsa
de personal calificat.

În baza acestor elemente se poate compune de către conducerea societăţii comerciale cea mai
avantajoasă strategie pentru dezvoltarea în viitor a aceste. Se vor realiza programe, ele însele
sisteme expert modulate, care vor avea denumiri codificate pentru a putea fi folosite interactiv pe

12
tot teritoriul acoperit de reţea. Regulile generale care se aplică fişierelor de date sunt
următoarele:

1. Un contract de muncă priveşte o singură calificare şi o singură specializare profesională,ceea

ce înseamnă că pentru aceiaşi persoană se fac mai multe contracte de munca.

2. O calificare aparţine unei singure branşe profesionale. O branşă profesionala cuprinde o lista
de calificari.

3. Un contract de munca este semnat de un singur angajat.

4. O filială, sucursală, administrează mai mulţi angajaţi şi mai multe stocuri de piese de schimb.
Un angajat sau o piesa de schimb aparţine unei singure filiale.

5. Un angajat se poate afla în situaţii diferite în perioade diferite. Într-o perioadă de timp
determinată un angajat se poate situa numai într-o anumită situaţie în raport cu necesităţile
filialei.

6. Un contract / comandă / de intervenţie este semnat de o singură filială şi respectiv de un

singur client. Filialele şi clientii pot semna mai multe contracte în timp.

7. Clientul are relaţii juridice cu o singură filială. Filiala are relaţii juridice cu mai mulţi clienţi.

8. Un contract / comandă / este executat de mai mulţi angajaţi, de una sau mai multe filiale, în
acelaşi timp sau perioade diferite.

9. Schema fluxului informaţional. Prezentarea este schematică deoarece nu ia în considerare

toate filialele pe care le are societatea comercială, ci numai tipurile de surse de informaţii.

13
Modelarea informaţiilor de referinţă din reţeaua de service auto.
Această modelare conceptuală este împrumutată din practica bancară unde creditului i se aplică
o dobandă reală (fără inflaţie) într-o plajă de 8-12%, în funcţie de mărimea creditului şi de riscul
de a acorda credit clientului.

Modelarea temporala şi arhivarea bazei de date reprezintă activitatea trecută a unei

întreprinderi. În acelaşi timp arhivarea înseamnă şi o permanentă conservare a informaţiilor
rezultate din activitatea curentă, independentă de sistemul expert, cu toate că face parte
integrantă din aceasta.
Această stocare a informţiilor este impusă fie prin norme interne ale întreprinderii, fie de
constrîngeri externe cum ar fi durata impusă de lege pentru conservarea informaţiilor (statul de
plată a salariilor se arhivează minim 50 de ani). Este de datoria Administratorului de Date de a
lua măsuri pentru stocarea, selecţia, păstrarea şi arhivarea pe durate minime sau maxime a
informaţiilor conform dispoziţiilor legale în vigoare. Această activitate aparţine modelării
conceptuale a datelor, chiar dacă aceasta înseamnă, aparent, pentru Administrator o activitate
suplimentară.
Dacă luăm de exemplu din practica bancară contul curent de economii, de fiecare dată când
apare o modificare a dobînzii bancare se face inventarierea şi actualizarea contului căruia
urmează să i se aplice o altă rată a dobînzii. Această activitate nu poate avea loc în lipsa
modelării temporale şi arhivarea datelor şi informaţiilor.

Stabilirea modelului conceptual de modelare temporală este necesar pentru

Administratorul Bazei de Date care trebuie să găsească soluţii tehnice pentru restricţiile impuse
(selecţia, modul de păstrare a datelor şi informaţiilor, durata arhivării şi modul de acces în
arhivă).

Exemplu de flux informaţional

Clientul unei companii adresează prin poştă o reclamaţie scrisă către aceasta. Odată primită,
reclamaţia este luată în evidenţa departamentului care se ocupă de acest aspect. Reclamaţia
înregistrată este prezentată factorului decizional. Acesta analizează reclamaţia şi o
redirecţionează spre departamentul responsabil cu problema respectivă, ataşând eventuale
indicaţii. Reclamaţia este procesată şi retrimisă la factorul decizional pentru analiză şi aprobare

14
Soluţia aprobată este înregistrată şi transmisă către reclamant.Reclamaţia împreună cu un alt
exemplar al soluţiei sunt arhivate pentru eventuale litigii.

Concluzii

Practica de management din unităţile economice a evidenţiat legătura directă care există între
procesul managerial propriuzis şi Sistemul informaţional existent. Rolul unui Sistem
informaţional în cadrul unei organizaţii relevă din beneficiile pe care le oferă angajaţilor,
decidenţilor acesteia. Fiecare tip de organizaţie îşi adaptează anumite categorii de Sistem
informaţional în funcţie de necesităţile organizaţionale. Există o serie de modele de sisteme
15
informaţionale aşa ca: sistemele de management al documentelor; management al proiectelor;
management al sarcinilor; sisteme informaţionale de gestiune a resurselor umane; sisteme de
măsurare şi de management al performanţelor; sisteme informaţionale de contabilitate etc.

Un Sistem informaţional pe larg utilizat atât în sectorul public cât şi în cel privat, în ultimii ani,
este sistemul de management al documentelor. Acest tip de sistem presupune gestionarea
electronică a documentelor. Beneficiile unui sistem de management al documentelor sunt:

• Un singur punct de acces către o bază de stocare centralizată astfel încât printr-o singură
interogare să fie afișate toate documentele relevante, indiferent de format, locaţie fizică sau
aplicaţia sursă.

• Transmiterea/primirea documentelor şi procesarea acestora (semnarea, consultarea, adnotarea)

se face rapid, economisindu-se circa 40% din timpul necesar.

• Accelerarea proceselor de colectare a informaţiilor simultan cu reducerea în proporţie de 70% a

timpului afectat introducerii datelor.

• Partajarea de documente între utilizatori (angajaţi sau parteneri) cu un management avansat al

drepturilor de acces ce permite un mod de lucru colaborativ.

• Permite clasificarea/indexarea şi regăsirea documentelor după cuvinte-cheie (de ex:

client,partener, proiect, factură, notă, proprietar document etc.).

• Oferă controlul versiunii documentelor precum şi istoricul modificărilor.

• Permite externalizarea bazei de date prin posibilitatea accesării ei de oriunde din afara firmei
prin intermediul unei legături securizate.

• Reduce drastic costurile cu tipărirea şi copierea documentelor. • Optimizarea costurilor

arhivării şi reducerea spaţiului fizic de depozitare.

Bibliografie

Carte cu un autor:

1. Melnic I., Logistica

2. Balan C., Logistica

3. Balan C., Bazele logisticii

16
Carte cu doi autori:

Bulat V., Barcari I., Logistica

Articole, studii:

Studiul de caz realizat în: Î.S „Institutul de Dezvoltare a Societăţii Informaţionale”

Cristina Petrov - NECESITATEA SISTEMELOR INFORMAȚIONALE ÎN ACTIVITATEA DE

SUCCES A ORGANIZAȚIEI

Resurse internet:

https://despretot.info/flux-informational-definitie/

http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/birotica/CIRCUITE-SI-FLUXURI-
INFORMATIO43.php

17