Bazele relatiilor publice

Activitatile de relatii publice

 Cuprins:

2.1 Imaginea si reputatia companiei

2.2 Relatiile cu mass-media
2.3 Tipurile si caracteristicile mass-mediei
2.4 Tehnicile si instrumentele relatiilor cu mass-media
2.5. Interviul pentru presa
2.6 Organizarea evenimentelor speciale
2.7. Relatiile publice in situatii de criza
Perceptie!
 Dar…identitatea nu este doar atat
Identitatea corporatista (Wally Olins)= „managementul explicit al tuturor cailor prin care
organizatia (firma) se prezinta publicurilor sale prin intermediul experientei si al perceptiei”
Imaginea corporatiei= „ceea ce publicurile corporatiei percep din identitatea care a fost creata
si proiectata”.
sursa: http://www.businessage.ro/marketing/identitatea-corporatista

Identitatea Interpretare Imaginea

=
corporatista individuala corporatista

Lundquist, O. S., Rønning, L., Sandberg, G., ‘Corporate Identity

and Corporate Image, (1997).
Formarea imaginii corporatiste
Procesul de formare a imaginii se
bazeaza pe comunicarea
corporativa (interna si externa)

Imaginea unei companii poate

fi considerata obiect de
“patrimoniu”.
 Comunicarea corporatista
Reprezinta legatura dintre identitatea corporatista si
imaginea corporatista (felul in care compania isi
comunica diferitelor categorii de publicuri identitatea)
CSR,
evenimente,
La….

De la modul
de raspuns la
telefon

Mai multe informatii:

https://www.referenceforbusiness.com/small/Co-Di/Corporate-Image.html#ixzz6E
Instrumente de comunicare
Virtual Scris Oral

Mail Jurnal Intern/ Brosuri  Formale

Pagina externe  conferinte, targuri,
web/ Newsletter (intern si expozitii, evenimente
Intranet extern) interne si externe
Forum Memo-uri si note interne  intalniri periodice
Chat Postere (intern si extern)
Blog Avizier  Informale
Rapoarte anuale
Communicate externe si
interne
"The window to the world can be covered by a newspaper."
Stanislaw Lec, Unkempt Thoughts, 1962
 Tipurile mass-media

Dupa tipul Dupa frecventa Dupa gradul de

suportului aparitiei noutate
• audiovizual • cotidiene • traditionale
• presa scrisa • saptamanale (ziare, etc.)
• presa online & • lunare • moderne (TV,
Social media • trimestriale internet, etc.)
Caracteristicile mass media
Presa scrisa Televiziunea On-line

• fidelitatea • nonselectiva • durata mare

cititorilor (audienta de viata
• durata de viata generala) • pot atinge
scurta • memorare public
(cotidiene) scazuta a numeros
marcilor
• costuri ridicate
 COMUNICATUL DE PRESA

Definitie de baza:

“Text/ anunt, redactat dupa o serie de reguli, despre un subiect cu valoare

de stire pentru presa, transmis jurnalistilor”
COMUNICATUL DE PRESA
Genereaza stiri

Descrie ceva Familiarizeaza

nou: activitate, si creste
produs, increderea in
serviciu companie

Scopul
 VALOAREA DE STIRE

Proximitate Proximitate
Impact Notorietate geografică
temporală

Conflict Ineditul

Ancorarea in
contextul
curent
“PIRAMIDA RASTURNATA”

sursa foto: http://

www.creeaza.com/didactica/comunicare-si-relatii-publice/Instr
umente-de-Relatii-Publice524.php
Greseli in redactarea comunicatului de presa

- Utilizarea unor exagerari – “minunat”, “fantastic”, “extraordinar”….comunicatul de presa nu este un text de

vanzare

- Exprimari vagi, prea multa informatie “umplutura” inainte de a trece la subiectul propriu-zis

- Lipsa unor citate din partea organizatiei

- Generalitati, fara cifre, date, argumente concrete care sa sustina acele afirmatii

- Limbaj prea tehnic, greu de inteles, sau utilizarea unor abrevieri care nu sunt explicate in cadrul comunicatului

- Lipsa unor date de contact pentru eventuale intrebari suplimentare din partea presei

- Lipsa unui titlu atractiv pentru comunicat

- Greseli gramaticale, sau de redactare

Greseli in transmiterea comunicatului de presa

- Trimiteti communicate de presa mult prea frecvent,

pentru informatii pentru care nu ar fi necesare

- Trimiteti communicate de presa cu greseli de

redactare

- Imediat dupa ce ati trimis comunicatul, sunati

ziaristul sa verificati daca va aparea articol

- Presati ziaristul sa apara articol dupa orice fel de

comunicat de presa

- Daca ziaristul va cere informatii suplimentare

imediat dupa ce ati trimis comunicatul, intarziati cu
transmiterea raspunsurilor mult prea mult

- Cereti ziaristului sa va arate articolul pentru

aprobare, inainte de a-l publica
Interviul pentru presa- exemple de greseli

https://www.youtube.com/watch?v=5sbKcXxQry8
Interviul pentru presa – pregatire
- Cititi articole scrise de ziaristul caruia ati decis ca ii acordati interviul, pentru a observa cum abordeaza diferite
subiecte si ce ton are in general

- Stabiliti detalii organizatorice- timpul alocat interviului, cum se va desfasura (evitati interviuri telefonice,
preferati fata in fata), unde se va desfasura, etc.
-
- Cereti ziaristului o lista de intrebari in prealabil, pentru a va putea pregati informatiile necesare

- Discutati cu celelalte persoane/ departamente care va pot furniza informatiile “tehnice” si va pot valida
corectitudinea informatiilor din punct de vedere tehnic si legal (posibil sa fie necesar in anumite situatii sa
obtineti aprobarea altor persoane/ factori de decizie din companie, pentru informatii “sensibile”, de ex.)

- Pregatiti mesajele cheie de transmis, cifre si argumente care le sustin, grafice, fotografii (in functie de subiect);
recititi-le de mai multe ori, rafinati formularea astfel incat sa fie cat mai concisa, reformulati, daca este cazul, cu
cuvinte cat mai simple

- Identificati alte subiecte sensibile, care ar putea fi abordate de ziarist si pregateste-te cu informatii/ declaratii
pentru eventualitatea in care acesta le va aborda

- Incearca impreuna cu un coleg sa identificati cele mai dificile intrebari pe care arputea sa le adreseze ziaristul,
in afara celor pe care ti le-a transmis si pregateste raspunsul
Interviul pentru presa – sustinere
- Retineti si folositi numele ziaristului pe parcursul interviului

- Daca nu sunteti sigur ca ati inteles intrebarea, reformulati si clarificati intrebarea – “uite, vreau sa ma asigur ca am inteles
la ce te referi cand ai spus…Ma poti ajuta te rog cu mai multe info, sa ma asigur ca am inteles corect la ce te refereai?”
Daca intrebarea este vaga, neclara, clarificati – nu raspundeti la intrebari vag formulate, sau neclare

- Daca nu cunoasteti informatia care vi se cere, spuneti- “nu stiu/ nu am informatiile in acest moment, te rog lasa-ma sa
verific si revin catre tine cu informatiile”

- Utilizati fraze scurte si cuvinte simple, usor de inteles de oricine si raspundeti strict la intrebare, nu dati mai multe
informatii decat este necesar si v-a cerut ziaristul

- Mentineti permanent un ton calm si evitati sa raspundeti agresiv, sau sa escaladati un conflict, chiar daca ziaristul pune
intrebari tendentioase sau “agresive/ incisive” – formulati raspunsurile calm si asertiv, fara ironii, sau ton ridicat

- Daca ziaristul deviaza mult de la subiect, incercand sa “pescuiasca” informatii, intrebati daca ce doreste sa afle are vreo
legatura cu ceea ce discutati si reveniti la subiect, eventual oferindu-I alta posibilitate, alt interviu pentru a discuta
subiectul catre care a deviat discutia.

- Nu spuneti nimic din ceea ce nu doriti sa vedeti in presa – de cand a intrat pe usa ziaristul, pana pleaca, presupuneti ca
toate perioada este un interviu
Evenimente speciale
 Tipuri de evenimente
• Evenimente interne
– Seminarii
– Conferinte
• Evenimente externe
– Conferinte de presa
– Seminarii
– Simpozioane
– Targuri/ Expozitii
– Evenimente de premiere si festivaluri
– Evenimente pentru strangere de fonduri
– Road shows
 Cateva consideratii
• Evenimentele trebuie abordate in contextul strategiei
de comunicare a companiei, si nu punctual
• Fiecare eveniment necesita o planificare atenta, astfel
incat sa atinga rezultatele dorite
• Acordati o atentie deosebita continutului
evenimentului si livrarii corecte si complete a
mesajului (ambianta nu este suficienta pentru a
atinge obiectivele de comunicare stabilite)
In organizarea evenimentelor...
 Organizarea evenimentelor
Etape

• Stabilirea obiectivelor evenimentului

• Determinarea publicului tinta
• Stabilirea conceptului, a structurii si a mesajelor cheie
• Stabilirea bugetului
• Planificarea detaliilor logistice si tehnice
• Dezvoltarea si producerea materialelor de promovare
• Desfasurarea propriu-zisa a evenimentului
• Evaluarea post-eveniment
Un eveniment aparte: conferinta de presa
• Necesita planificare si organizare atenta
• Este utila in momentul in care subiectul este mult prea amplu
pentru un comunicat de presa
• Implica resurse financiare destul de mari
• Nu garanteaza aparitia subiectului in presa, insa sansele sunt
mai ridicate decat in cazul transmiterii doar a unui comunicat
• Poate fi urmata de interviuri solicitate de mass-media, sau de
dezvoltari ulterioare ale subiectului in presa, pe masura ce
apar informatii suplimentare despre subiect
 Un eveniment aparte: conferinta de presa
• Cand?
– Atunci cand am un subiect suficient de interesant si relevant pentru public si presa, cat sa
starneasca discutii si intrebari relevante intre ziaristi si reprezentantii companiei
– Atunci cand am un subiect care merita sa se bucure de o atentie mai mare din partea
presei si nu este suficient acoperit printr-un simplu comunicat de presa
• Unde?
– locatie usor accesibila ziaristilor, spatioasa pentru a permite filmare si interviuri dupa
conferinta
– asigurati-va ca exista surse de curent pentru presa si pentru echipamentele necesare
pentru prezentari (proiector, etc.)
– afisati bannere, sigla, sau alte elemente de identitate vizuala
– plasati in fata vorbitorilor din prezidiu suporturi cu numele acestora, astfel incat presa sa ii
poata identifica
Un eveniment aparte: conferinta de presa
Data si ora:
• nu programati conferinta in aceeasi zi cu alte evenimente la care ar
putea participa jurnalistii de care sunteti interesati- verificati
inainte, atat cat este posibil, daca sunt programate alte
evenimente
• alegeti pe cat posibil data si ora in asa fel incat sa puteti fi invitati in
urma conferintei la emisiuni TV/ radio de care sunteti interesati (in
aceeasi zi sau in zilele urmatoare)
• programati conferinta astfel incat sa se incheie pana la orele
pranzului (intervalul 10-12 am. este optim), astfel incat sa cresteti
sansele aparitiei unui articol in aceeasi zi sau ziua urmatoare
• incercati sa programati conferinta in intervalul marti-joi
Un eveniment aparte: conferinta de presa
• Trimiterea invitatiilor si confirmarea participarii ziaristilor
– Invitatiile vor fi trimise cu cel cca o saptamana inainte de
data evenimentului, in functie de amploarea
evenimentului, dar nu cu mai mult de o luna inainte. Daca
este necesar, puteti reveni cu o confirmare/ reamintire, cu
cateva zile inainte de data conferintei
– Puteti incerca sa confirmati participarea televiziunilor in
dimineata evenimentului, nu mai devreme
– Puteti incerca sa confirmati prezenta unui ziaristi din presa
scrisa/ online in ziua anterioara evenimentului
Un eveniment aparte: conferinta de presa
Mapa de presa = instrumentul de prezentare a organizatiei in fata jurnalistilor
si poate fi personalizat in functie de eveniment
• Include:
– Comunicatul de presa
– Pliant/ brosura de prezentare a companiei sau un simlu fact sheet care
prezinta informatii esentiale despre companie (scurt istoric, informatii
despre actionari sau conducere/ consiliu director, informatii despre
sucursale sau afilieri daca este cazul)
– Prezentare a produselor sau serviciilor
– Fotografii printate
– Grafice care ilustreaza informatiile din comunicatul de presa
– Alte materiale vizuale sau audio
Un eveniment aparte: conferinta de presa
• Invitatii/ Vorbitori
– Asigurati-va ca ati confirmat participarea tuturor vorbitorilor
– Asigurati-va ca toti vorbitorii pot fi identificati de jurnalisti- plasati in fata
fiecarui vorbitor din prezidiu “calareti” cu numele si functia acestora
– Stabiliti cu fiecare invitat/ vorbitor care este partea lui de interventie in
tema, ce va spune ziaristilor, ce informatii va oferi/ ce informatii nu va
oferi, care sunt intrebarile la care trebuie sa se astepte si cum trebuie sa
raspunda la acestea, inclusiv la posibile intrebari “delicate”/ neplacute
– Verificati daca invitatii/ vorbitorii sunt disponibili pentru interventii la
radio/ TV dupa terminarea conferintei, sau in zilele urmatoare
Crizele ca oportunitate
Schimbarea
proceselor,
redefinirea
lor
Daca este bine
gestionata din
perspectiva
comunicarii, criza
poate intari legatura
Criza cu clientii companiei,
increderea acestora
in companie si ii
poate creste
credibilitatea
Permite
crearea de
sisteme de
preventie
 Tipologia crizelor
• Dupa modul de manifestare in timp:
– Bruste
• izbucneste brusc, neasteptat, fara a exista semnale
• nu lasa timp pentru pregatire

– Dupa perioada de latenta

• izbucneste brusc, insa dupa o perioada in care exista semnale exista timp pentru
planificare

- De lunga durata
• se manifesta pe o perioada lunga de timp
• poate avea cele mai grave consecinte
 Pregatirea pentru criza
Echipa dedicata ce Template-uri de
Scenarii de criza si poate fi activata in comunicare ce pot
plan de interventie orice moment fi adaptate
Top greseli in comunicarea de criza
Lipsa pregatirii Compania nu se
Sa nu arati ca iti
(“mie nu mi se pozitioneaza ca
pasa de cei
poate intampla singura sursa
afectati
asta”) autorizata de info

Lipsa raspunsului
Ascunderea/ Sa uiti de anumite
(cred ca va trece
cosmetizarea parti implicate/
de la sine), sau
adevarului afectate
raspuns intarziat

Sa nu ai o Sa nu
Sa permiti
discutie directa cu monitorizezi ce se
imprastierea
mass-media, intampla dupa
zvonurilor
purtator de cuvant aparitia in media
Comunicarea cu media- asa da!
Informatii transmise
Comunicare
rapid si onest (in
constanta si
primele ore de la
consistenta
declansarea crizei)

Asumarea
Mesaje ce arata
responsabilitatii
preocuparea pentru
pentru ce a fost
rezolvarea problemei
generat de criza

Canal de comunicare
direct cu mass media
si publicul interesat