www.resel.

ro

RESEL s.r.l.

MANUAL DE UTILIZARE SOFT DE GESTIONARE HOTEL HoRES-01

1/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

Cuprins
I TRODUCERE, I FORMAII GE ERALE .............................................................................................................. 3 FU CIO ARE .................................................................................................................................................................. 3

Componentele sistemului ................................................................................................................................. 3 Carduri de acces, utilizarea cardurilor de acces ............................................................................................ 4

APLICAIA SOFTWARE, UTILIZARE OPERATOR (RECEPIO ER) ................................................................ 5

Utilizare software ............................................................................................................................................ 5 Cazare............................................................................................................................................................... 6 Eliberare camer.............................................................................................................................................. 7 Rezervare ......................................................................................................................................................... 7 Anulare rezervare ............................................................................................................................................ 8
CO FIGURARE SOFTWARE ........................................................................................................................................ 9

Stabilire structur hotel (etaje, camere).......................................................................................................... 9 Comunicare cu inscriptorul de carduri .......................................................................................................... 9 Carduri de programare ................................................................................................................................... 9 Inscriere card setare adres.......................................................................................................................... 10 Inscriere card setare timp ............................................................................................................................. 10 Iniializare yale ............................................................................................................................................. 10 Schimbare baterii sau acumulatori ............................................................................................................... 11 Stabilire faciliti camere .............................................................................................................................. 11 Configurare perioade de tarifare................................................................................................................... 12 Asociere tarife cu perioade ............................................................................................................................ 12 Stabilire or de ncepere/terminare zi hotelier........................................................................................... 12 Configurare grup de acces, card asociere sau dezasociere grup................................................................... 12 Utilizatori....................................................................................................................................................... 13 Personal, carduri acces personal.................................................................................................................... 14 Setare parola carduri, parolare cititoare....................................................................................................... 14 Descrcare evenimente, carduri de descrcare evenimente.......................................................................... 15 Verificare date de pe carduri ......................................................................................................................... 15 Rapoarte ........................................................................................................................................................ 15 Extindere sistem ............................................................................................................................................ 15

2/16

www.resel.ro SOFT MANAGEMENT HOTEL Introducere, informaii generale

RESEL s.r.l.

Sistemul securizat de acces n hotel este proiectat pentru: Creterea confortului clienilor; Controlul activitii personalului hotelier; Reducerea consumului de energie electric din camere. Prin intermediul aplicaiei software dedicate, instalat pe un PC, se pot face rezervri, cazri sau decazri (pe baz de card) precum i emite facturi clienilor. De asemenea se pot emite sau retrage carduri pentru personalul hotelului. Pe baza datelor colectate, aplicaia software poate furniza diverse rapoarte referitoare la deplasarea clienilor i personalului hotelier n perimetrele controlate, precum i gradul de ocupaie sptmnal, gradul de ocupaie lunar i raport carduri pierdute. Este un software versatil, care poate fi aplicat la un hotel de orice dimensiune sau la o reedin modern. Sistemul se bazeaz pe tehnologia RFID, fiind un sistem sigur, inteligent i uor de folosit. Sistemul este aplicabil cu precdere n incinte hoteliere, dar se poate instala i n cldiri de birouri sau de apartamente. Accesul n camerele de hotel se realizeaz folosind carduri sau taguri (brelocuri) de proximitate. n acest scop, uile camerelor de hotel sunt dotate cu cititoare de proximitate. Astfel, accesul n camere este mult mai facil, fiind necesar doar apropierea cardului/tagului de cititorul de proximitate montat n yal. Fiabilitatea este crescut datorit lipsei contactului mecanic direct dintre cititor si card. Cititoarele au ceas de timp real i memoreaz evenimentele de intrare. Ca urmare, sistemul permite monitorizarea intrrilor n camerele de hotel. Intrrile de la toate zonele accesibile personalului hotelier pot fi de asemenea dotate cu cititoare de proximitate, asigurndu-se astfel un acces controlat, sigur i modern pe ntreg perimetrul hotelului. n interiorul camerelor se monteaz cititoare de reducere a consumurilor energetice, dotate cu suport pentru carduri. Aceste cititoare permit cuplarea utilitilor camerei de hotel la reeaua electric, ct timp cardul de acces se afl n suportul economizorului (cititorului de reducere a consumurilor). Evenimentele de la cititoarele montate n yale pot fi preluate prin intermediul unor carduri de colectare evenimente sau a unui cititor portabil. Aceste evenimente se descarc la un dispecer central de tip PC, care se afl la recepia hotelului. De la calculatorul instalat la RECEPIE, prin intermediul aplicaiei software dedicate, se pot face rezervri, cazri, emite facturi, raportri, etc. Funcionare Componentele sistemului Sistemul este format din: Yale cu cititoare de proximitate ncorporate; Inscriptor carduri proximitate; Carduri de proximitate (acces clieni sau personal hotel); Aplicaie software de management dedicat; Economizoare (opional). Cititoarele din yale se alimenteaz de la baterii de 1,5V Alkaline. De asemenea se pot 3/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

folosi i acumulatori de 1,2V (NU ESTE RECOMANDAT DEOARECE SE DESCARC MAI REPEDE DECT BATERIILE). Durata de funcionare cu un set de baterii poate fi de la 30 de zile la 360 de zile i este n funcie de numrul de acionri. Se recomand ca cititoarele s nu fie instalate n dreptul unor surse de lumin puternice (raze solare, aparate de iluminat de putere mare), deoarece acest fapt poate duce la consumarea ntr-un timp scurt a bateriilor sau acumulatorilor. Inscriptorul de carduri se conecteaz la un PC prin intermediul unui port serial sau unui port de tip USB. Pe acest PC se instaleaz aplicaia software de management dedicat. Aplicaia ruleaz pe un sistem de operare de tip Windows i nu necesit resurse hardware speciale. Cerinele minimale sunt: procesor: 1GHz, RAM: 256MB, HDD: 30GB, sistem operare: WIN XP, WIN 2000, WIN ME. Carduri de acces, utilizarea cardurilor de acces Cardurile pot fi sortate n mai multe categorii dup funcia i gradul de autorizare pe care l dein dup cum urmeaz: FUNCIONALITATE destinat clienilor; poate deschide o anumit camer ntrCard acces clieni un anumit interval de timp n funcie de perioada de edere aleas (una sau mai multe zile) destinat personalului din hotel, se poate configura s deschid: 1. doar o anumit camer sau 2. un grup de camere sau Card acces personal 3. camerele de la un etaj sau 4. camerele din tot hotelul pe o anumit durat de timp (de la secunde la un numr de ani de valabilitate). Se pot crea o multitudine de tipuri de carduri. V prezentm cteva exemple: 1. Card administrator: are acces in tot hotelul la orice moment al zilei, pe o perioada de timp determinat (mai mic sau egal cu durata contractului sau de munc). 2. Card femeie de servici: are acces pe unul sau mai multe paliere ale hotelului pe o perioada de timp determinat (mai mic sau egal cu durata contractului sau de munc). 3. Card descrcare evenimente: Un cititor poate reine pn la 250 de evenimente. Aceste evenimente pot fi descrcate din cititor i memorate n baza de date a PC-ului prin intermediul cardurilor de descrcare evenimente. 4. Card client: poate deschide o anumit camer ntr-un anumit interval de timp n funcie de perioada de edere aleas (una sau mai multe zile). Obs.: Dac un client pleac fr s predea cardul, acel card, odat ieit din perioada de valabilitate va fi considerat de ctre sistem card necunoscut. Acelai lucru se aplic i n cazul cardurilor aferente personalului hotelier. Un card de acces se folosete conform figurii alturate: Cardul trebuie apropiat n dreptul gemuleului de plastic (fumuriu nchis). Dac citirea s-a efectuat corect i cardul de acces este valabil se 4/16 TIP CARD

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

va aprinde LED-ul verde (partea de sus a cititorului) att timp ct yala este deblocat. Dac citirea s-a efectuat corect dar cardul nu este n perioada de valabilitate atunci se va aprinde LED-ul rou (partea de sus a cititorului) de trei ori. Cititorul va memora evenimentul n memoria intern de evenimente. Obs.: Numrul maxim de evenimente memorat ntr-un cititor este de 250 de evenimente. Un card poate fi folosit drept card de acces clieni numai dup ce cazarea unui client a fost finalizat i s-a efectuat i scrierea pe card. Procesul de cazare este descris n capitolul urmtor. Aplicaia software, utilizare operator (recepioner) Utilizare software Fereastra principal a aplicaiei este cea din figura de mai jos:

Accesul la aplicaia software se face pe baz de utilizator i parol. Dup cum se observ din figur, este prezentat structura hotelului cu gradul de ocupaie pentru o anumit perioad. Aceast perioad se poate alege din csuele corespunztoare din stnga sus, n dreptul textului Perioada:. Legenda culorilor este conform tabelului: Culoare Verde Verde-Galben Galben Galben-Rou Rou Semnificaie Camer liber Camer rezervat fr avans pltit Camer rezervat pltit parial Camer rezervat i pltit total Camer ocupat

De exemplu n figur avem un hotel care are 3 etaje:primul etaj are 5 camere, la etajul 5/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

2 sunt, de asemenea tot 5 camere, iar la etajul 3 sunt 2 camere, o sal de conferine i o sal de sport. Tot din aceast fereastr se pot observa uor facilitile din fiecare camer, de exemplu la camera 01 este TV, la camera 02 este aer condiionat sau la camera 11 este i TV i aer condiionat. Se observ c gradul de ocupaie per camer se analizeaz din linia corespunztoare acelei camere. S-a realizat colorarea diferit a csuelor corespunztoare zilelor pentru o analiz uoar a cazrilor i rezervrilor (vezi tabelul de mai sus). Cazare Cnd un client dorete s foloseasc serviciile hotelului, are loc un proces de acordare, folosire i recuperare a cardului. Cardurile folosite de ctre clieni sunt Cardurile de acces clieni. O dat ce clientul s-a nregistrat la recepie, va fi emis un card cu numrul camerei respective, care va putea deschide doar yala acelei camere pe durata ederii clientului n hotel. Pe acest card se nscriu informaii despre perioada de edere a acestuia. Clientul poate folosi cardul doar n perioada prestabilit, iar pentru prelungirea perioadei trebuie s treac pe la recepie pentru nscrierea noilor date pe card. Pentru a caza o persoan trebuie completat fereastra cu formularul de cazare. Deschiderea acestei ferestre se poate face n 2 moduri: 1. Dublu click n dreptul camerei i zilei curente sau 2. Din meniul Hotel, submeniul Cazare. Odat deschis aceast fereastr (vezi figura alturat) trebuie completate corect cmpurile corespunztoare: 1. numrului camerei (dac s-a deschis fereastra din meniu); 2. perioadei cazare; 3. nume, prenume; 4. date personale; 5. adres. La sfrit trebuie apsat tasta Salveaz, din partea dreapta jos a ferestrei CAZARE. Dac au fost completate toate cmpurile corect pe ecran va aprea fereastra din figura urmtoare:

Dac se dorete i eliberarea cardului atunci se alege (bifeaz) nceperea validitii cardului (imediat sau de la ora hotelier: 12:30), iar apoi se apas butonul Da. Cardul care va fi nmnat clientului trebuie s fie deja aezat pe Inscriptorul de 6/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

carduri, aflat lng calculator, nainte de momentul n care se apas butonul Da. Pentru cazare fr card se apas tasta Nu. n fereastra principal va fi afiat rezultatul operaiei de cazare prin colorarea n rou a csuelor corespunztoare camerei i zilei sau zilelor de cazare. Obs.: Dac se dorete cazarea unei alte persoane n aceeai camer se apas butonul Persoana noua din partea dreapt jos i se va deschide un nou formular de cazare, identic celui descris mai sus. Se urmeaz din nou paii enumerai mai sus pentru cazarea unei noi persoane n acea camer i eliberarea unui nou card pentru aceeai camer (de ex.: la o aceeai camer se elibereaz 2 carduri pentru so i soie).

Eliberare camer Eliberarea camerei se face din meniul Hotel submeniul Eliberare camera alegnd una dintre opiunile: eliberare pe baz de card sau eliberare fr card. Pentru ca eliberarea s se fac pe baz de card, acesta trebuie aezat pe inscriptor i apoi aleas aceast opiune. Pentru eliberarea camerei fr card dup alegerea acestei opiuni, va fi afiat o nou fereastr din care se alege camera i se bifeaz persoana care se decazeaz. Obs.: La ambele tipuri de eliberri se poate opta i pe ntocmirea unei facturi fiscale.

Rezervare Pentru a rezerva o camer unei persoane trebuie completat fereastra cu formularul de rezervare. Deschiderea acestei ferestre se poate face n 2 moduri: 1. Dublu click n dreptul camerei i zilei din care va ncepe cazarea sau 2. Din meniul Hotel, submeniul Rezervare. Odat deschis aceast fereastr (vezi figura de mai jos) trebuie completate corect cmpurile corespunztoare: 1. numrul camerei (dac s-a deschis fereastra din meniu); 2. perioada rezervare; 3. numele, prenumele persoanei care face rezervarea; 4. numrul de persoane pentru care se rezerv; 5. date personale; 6. adres; 7. avans negociat (opional); 8. scaden (opional); 9. avans ncasat(opional). La sfrit trebuie apsat tasta Salveaz din partea dreapt jos a ferestrei.

7/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

n fereastra principal va fi afiat rezultatul operaiei de rezervare prin colorarea corespunztoare: Culoare Verde VerdeGalben Galben GalbenRou Rou Semnificaie Camer liber Camer rezervat fr avans pltit Camer rezervat pltit parial Camer rezervat i pltit total Camer ocupat

Anulare rezervare Anularea unei rezervri se face din meniul Hotel submeniul Anulare Rezervare. Va fi afiat o nou fereastr, similar cu cea de la eliberarea unei camere fr card. Din noua fereastr se alege camera i se bifeaz persoana pentru care se face anularea rezervrii apsnd tasta Anuleaz.

8/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

Configurare software
Stabilire structur hotel (etaje, camere) Configurarea structurii hotelului se face din meniul Setari submeniul Structura hoteliera care va determina deschiderea ferestrei din figura urmtoare: Pentru a aduga un hotel (dac societatea are mai multe) trebuie ca n arborele din partea stng a ferestrei s fie selectat rndul cu societatea i s apsai tasta Adauga hotel din partea dreapt. n partea dreapt sus vei putea edita numele noului hotel. Dac dorii s schimbai numele i datele societii trebuie s apsai tasta Modificare, din partea dreapt. Adugarea de etaje i camere pentru un hotel se face similar datorit structurii arborescente i intuitive. Astfel, dac se dorete adugarea unui etaj trebuie ca n arborele din partea stng s fie selectat rndul cu hotelul i s apsai tasta Adauga etaj din partea dreapt. Pentru adugarea de camere pe etaje trebuie selectat rndul cu etajul corespunztor din partea stng i apsat tasta Adauga camera. Obs.: La adugarea oricrei structuri cmpul cod trebuie lsat liber. La adugarea unei camere trebuie completat cmpul cu numrul de locuri. n funcie de ce faciliti sunt n camera care se adaug se bifeaz csuele corespunztoare din cmpul cu faciliti.

Comunicare cu inscriptorul de carduri Pentru a putea citi sau scrie cardurile de proximitate (de acces sau programare) trebuie ca aplicaia s comunice cu Inscriptorul de carduri. Configurrile de comunicaie se fac din meniul Setari submeniul Parametri COM/USB. Din noua fereastr se alege portul corespunztor i rata de transfer. n funcie de modelul de inscriptor de carduri, rata de transfer poate avea una din valorile 9600, 57600 sau 115200.

9/16

www.resel.ro Carduri de programare

RESEL s.r.l.

Configurarea yalelor, preluarea evenimentelor, raportarea cardurilor pierdute sau gsite se face pe baza cardurilor de programare: TIP CARD Card setare adresa Card setare timp Card descrcare evenimente Card asociere grup Card dezasociere grup FUNCIONALITATE seteaz numrul fiecrei yale permite setarea datei i orei yalei colecteaz evenimentele din memoria yalei, ca apoi s fie citite de la inscriptor i memorate n PC permite asocierea cititoarelor de proximitate pe grupuri (de exemplu cititoare de pe partea stng i cititoare de pe partea dreapt) folosit la scoaterea unui cititor dintr-un grup, atunci cnd se dorete reconfigurarea sistemului permite raportarea pierderii cardurilor individuale (card de acces client sau personal) permite deblocarea cardurilor pierdute care au fost gsite

Card raportare card pierdut Card rapotare card gsit Cardurile se folosesc doar prin apropierea lor de ctre cititoare de proximitate montate n yale sau prin apropierea lor de ctre inscriptorul de carduri, care este conectat la PC-ul de la recepie. Dup ce o yal este montat mecanic i este alimentat la baterii sau acumulatori trebuie s fie programat. Programarea unei yale se face prin apropierea cardului setare adres corespunztor i cardului setare timp aferent. Inscriere card setare adres n fereastra principal din meniul Carduri submeniul Card setare adresa se va deschide fereastra alturat i se urmeaz paii: 1. Se aeaz cardul pe inscriptor. 2. Se bifeaz casua din dreptul camerei corespunztoare. 3. Se tasteaz butonul Creare. n imaginea alturat s-a bifat Camera 02. Inscriere card setare timp n fereastra principal din meniul Carduri submeniul Card setare timp se va deschide fereastra alturat i se urmeaz paii: 1. Se aeaz cardul pe inscriptor. 2. Se tasteaz butonul Creare.

10/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

Iniializare yale Dup ce s-au nscris cardul setare adres corespunztor unei camere, cardul setare timp i s-a instalat i alimentat yala aceasta se poate iniializa conform urmtorilor pai: 1. setare adres: se apropie de yal cardul setare adres. Cititorul de proximitate aflat n yal va semnaliza programarea corect a yalei prin aprinderea de trei ori a LED-ului portocaliu (partea de sus a cititorului); 2. setare timp: se apropie de yal cardul setare timp. Cititorul de proximitate aflat n yal va semnaliza programarea corect a timpului prin o singur dat a LED-ului portocaliu (partea de sus a cititorului). Odat realizai paii de mai sus, yala este iniializat, i se va putea realiza procesul de cazare a clienilor. Obs.: La punerea n funciune a sistemului, aceti pai trebuie urmai pentru fiecare yal. Pentru uurin, se poate nscrie un card setare timp i mai multe carduri setare adres. Dup aceea, la fiecare u se folosete acelai card setare timp i cardul setare adres corespunztor. Trebuie ca yalele s fie iniializate n acelai minut. Cardurile de adres vor putea fi folosite ulterior ca orice alt tip de card (de acces, timp, etc.). Trebuie inut cont de durata de timp necesar deplasrii persoanei care iniializeaz pn la ui. De exemplu, dac pn se ajunge la ui sunt necesare 5 minute, iar ceasul PC-ului indic 12:35 atunci pe cardul setare timp trebuie nscris 12:40. Schimbare baterii sau acumulatori Cititoarele din yale se alimenteaz de la baterii de 1,5V Alkaline. Nu se recomand a se folosi acumulatori de 1,2V deoarece vor trebui rencrcai mult mai des dect ar fi necesar s se schimbe seturi de baterii Alkaline de calitate, crend probleme suplimentare personalului de ntreinere. Durata de funcionare cu un set de baterii poate fi de 360 de zile (cu acumulatori de 60 de zile) i este n funcie de numrul de acionri ale yalei. Se recomand ca cititoarele s nu fie instalate n dreptul unor surse de lumin puternice (raze solare, aparate de iluminat de putere mare), deoarece acest fapt poate duce la consumarea ntr-un timp scurt a bateriilor sau acumulatorilor. Bateriile sau acumulatorii trebuie schimbai dac cititorul din yal semnalizeaz prin aprinderea intermitent a LED-ului rou (situat n partea de sus a cititorului), imediat dup ce s-a permis accesul unui card valabil. Obs.: Semnalizarea de baterii descrcate se face numai dup folosirea unui card de proximitate valabil (de ex.: al unei cameriste). Stabilire faciliti camere Stabilirea facilitilor din camere se face din meniul Setari submeniul Faciliti care va determina deschiderea ferestrei din figura alturat. Dac se dorete adugarea unei faciliti se face click pe primul rnd liber i se tasteaz denumirea facilitii n csua din partea stng. n csua din partea dreapt aferent se va scrie prescurtarea facilitii aa cum dorii s apar n fereastra principal n dreptul camerelor. Salvarea datelor scrise se face apsnd tasta Salveaz. Vizualizarea facilitilor direct din pagina principal va face mult mai 11/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l.

facil gsirea de ctre recepioner a unei camere pe placul clientului (cu sau fr frigider, cu sau fr aer condiionat, etc.). tergerea unei faciliti se face dnd click pe rndul cu facilitatea i tergerea textelor din ambele csue. Salvarea modificrilor se face apsnd tasta Salveaz. Configurare perioade de tarifare n funcie de perioada n care se fac cazri (sezon sau extrasezon) se pot stabili perioade de tarifare. Acest fapt se face din meniul Setari submeniul Perioade de tarifare care va determina deschiderea ferestrei din figura alturat. Dac se dorete adugarea unei perioade de tarifare se face click pe primul rnd liber i se tasteaz ziua i luna de nceput a perioadei iar apoi ziua i luna de sfrit a perioadei. Salvarea datelor scrise se face apsnd tasta Salveaz. tergerea unei perioade se face dnd click pe rndul cu perioada i tergerea datelor. Salvarea modificrilor se face apsnd tasta Salveaz. Asociere tarife cu perioade Stabilirea tarifelor pe perioadele configurate la meniul anterior se face din meniul Setari submeniul Tarife in perioada care va determina deschiderea ferestrei din figura alturat. Din partea dreapt sus se alege hotelul, din dreapta sus se alege perioada pentru care se stabilete tariful. Pentru perioada aleas i tipurile de camer (cu diversele faciliti) se pot stabili diverse preuri , att pentru perioada din timpul sptmnii ct i pentru perioada de weekend. Pentru editarea preurilor se d click n csua corespunztoare preului i configuraiei i se editeaz tariful dorit. Tariful pentru week-end se va completa automat cu tariful din timpul sptmnii i dac dorii l putei edita. Salvarea datelor scrise se face apsnd tasta Salveaz. Stabilire or de ncepere/terminare zi hotelier Setarea orei de ncepere/terminare a zilei hoteliere se face din meniul Setari submeniul Ziua hoteliera care va determina deschiderea ferestrei din figura alturat. Pentru editarea orei i minutului se d click n csua i se scriu datele dorite. Salvarea datelor scrise se face apsnd tasta Salveaz.

12/16

www.resel.ro

RESEL s.r.l. Configurare grup de acces, card asociere sau dezasociere grup

Configurarea grupurilor de acces se face din meniul Setari submeniul Grupuri acces care va determina deschiderea ferestrei din figura de mai jos. Pentru a aduga, modifica sau terge grupuri se apas butonul corespunztor din partea dreapt jos. Yalele cu cititoare se pot asocia pe grupuri de acces, de exemplu grupul yalelor de pe partea dreapt sau al yalelor de pe partea stng. De asemenea, se pot stabili grupuri pentru diverse servicii gen piscin, saun, etc. La aceste servicii se pot stabili tarifele i perioadele de acces (ora de ncepere, respectiv ora de terminare din zi). Odat create grupurile, pentru a asocia cititoarele de proximitate din yale la grupuri trebuie s dai click pe meniul Carduri submeniul Card asociere grup. Va aprea o nou fereastr din care se va selecta grupul dorit i se va apsa butonul Creare. Odat creat cardul se va apropia de cititoarele din grupul respectiv. Similar este i operaia de dezasociere grup, aceasta realizndu-se din meniul Carduri submeniul Card dezasociere grup. Obs.: tergerea unei camere de la un grup se face folosind tasta Modificare i combinaia CTRL+DEL de la tastatura PC-ului.

Utilizatori Adugarea i configurarea drepturilor utilizatorilor se face din meniul Setari submeniul Utilizatori care va determina deschiderea ferestrei din figura alturat. Folosind butoanele din dreapta se pot aduga, modifica sau terge utilizatori. Drepturile asociate la un utilizator se aleg din tabelul situat n mijloc partea de jos. Csua din partea dreapt Invizibil trebuie selectat atunci cnd acel utilizator are realizate operaii (de cazare, rezervare, etc) dar nu se va mai loga n program. Obs.: Utilizatorii vor putea folosi aplicaia doar pe baz de nume utilizator i pe baza de parol. Fiecrui utilizator trebuie s i se asocieze un nume de utilizator, parol i drepturile necesare n funcie de atribuiile ce i revin. 13/16

www.resel.ro Personal, carduri acces personal

RESEL s.r.l.

Adugarea, modificarea sau tergerea persoanelor din cadrul hotelului (manager hotel, recepioneri, menajere, femei de serviciu, personal auxiliar) care vor avea nevoie de carduri pentru accesul n camere sau n alte zone securizate ale hotelului se face din meniul Personal submeniul Lista personal. n noua fereastr, n partea stng se afl lista cu persoanele existente. Din formularul din partea dreapt i tastele aferente din partea dreapt jos se face operaia corespunztoare. Asocierea cardurilor la persoanele din lista de mai sus se face din meniul Personal submeniul Card acces personal. Din primul cmp al noii ferestre se selecteaz persoan pentru care se dorete crearea cardului, din al doilea cmp se selecteaz locaiile n care va avea acces (o camer, un etaj sau tot hotelul) din al treilea i al patrulea cmp se stabilete perioada de timp n care va avea acces. Din urmtorul cmp se poate alege grupul de camere la care poate avea acces. Pentru a nscrie cardul, trebuie ca acesta s fie aezat pe inscriptorul de carduri i s apsai tasta Creare din partea dreapt jos. Setare parola carduri, parolare cititoare Configurarea parolei de pe carduri se face din meniul Setari, submeniul Parola carduri. Se va deschide o noua fereastr n care se pot scrie 6 litere sau cifre. Acestea vor fi nscrise pe toate cardurile de acces sau de programare. Numai cardurile care vor avea i aceast parol nscris vor putea fi folosite de sistem. Orice alt card, chiar de acelai tip nu va putea fi folosit n sistem. Odat configurat parola sistemului toate cititoarele de proximitate vor trebui programate cu aceast parol. Cardul de setare parol se nscrie din meniul Carduri, submeniul Card setare parola. Din acest meniu se va deschide o nou fereastr n care se alege numrul maxim de camere pentru care se dorete setarea parolei, se aeaz cardul pe inscriptorul de carduri i se apsa tasta Creare. Odat nscris Cardul setare parola, acesta va trebui s fie apropiat de toate cititoarele din sistem. Confirmarea c programarea parolei la un cititor s-a terminat corect se face prin aprinderea LED-ului portocaliu, succesiv, de 7 ori. Dac programarea parolei la un cititor nu s-a terminat corect se semnalizeaz prin aprinderea LED-ului rou, succesiv, de 3 ori

14/16

www.resel.ro Descrcare evenimente, carduri de descrcare evenimente

RESEL s.r.l.

Pentru a descrca evenimente de la cititoare trebuie programate cardurile de descrcare evenimente. Un cititor poate reine pn la 250 de evenimente. Aceste evenimente pot fi descrcate din cititor i memorate n baza de date a PC-ului prin intermediul cardurilor de descrcare evenimente. Pe un card de descrcare evenimente pot fi nscrise pn la 50 de evenimente. Pentru un cititor cu memoria plin trebuie folosite 5 carduri de descrcare evenimente sau acelai card de 5 ori (se preiau primele 50 de evenimentele de la cititor, se descarc la PC, se preiau urmtoarele 50 de evenimente, se descarc evenimente, .a.m.d.). Crearea unui card de descrcare evenimente se face din meniul Carduri, submeniul Card descarcare evenimente. Acesta va determina deschiderea unei ferestre, se aeaz apoi un card pe inscriptor i se tasteaz butonul Creare din noua fereastr. Odat creat cardul se poate merge la cititorul de la care se dorete descrcarea. Se apropie de cititor i se ateapt att timp ct se aprinde intermitent (clipete rapid) LED-ul verde. Dac se aprinde de 10 ori succesiv LED-ul portocaliu nseamn c au mai rmas evenimente n memoria cititorului. Dac se aprinde de 10 ori succesiv LED-ul verde nseamn c au fost descrcate toate evenimentele din cititorul respectiv. Pentru memorarea acestora n baza de date a calculatorului RECEPIE, trebuie ca s aezai Cardurile descarcare evenimente de pe inscriptorul de carduri de lng PC RECEPIE i s dai click pe meniul Carduri, submeniul Descarcare evenimente. n noua fereastr trebuie s apsai butonul Descarc. Verificare date de pe carduri Verificarea datelor nscrise pe un card se face din meniul Carduri, submeniul Verificare card. Aezai cardul pe inscriptorul de carduri i dai click pe butonul Verifica din noua fereastr deschis. Vor fi afiate tipul de card (acces, adres, timp, etc) i toate celelalte date utile nscrise pe el. Rapoarte Vizualizarea i listarea rapoartelor legate de gradul de ocupaie sptmnal sau lunar se face din meniul Hotel submeniul Rapoarte i alegerea tipului de raport dorit. De asemenea, din acelai submeniu se poate vizualiza i lista de evenimente memorate n baza de date a PC-ului, eventual filtrate dup: 1. o anumit perioad; 2. nume; 3. prenume; 4. funcie; 5. locaie; 6. card; 7. tip eveniment. Ultima list care poate fi vizualizat este cea a cardurilor pierdute.

15/16

www.resel.ro Extindere sistem

RESEL s.r.l.

Cardurile de proximitate reprezint un mijloc modern i sigur de acces nu doar n camerele de hotel ci i n alte perimetre. Cititoarele de proximitate din yale sunt denumite aa deoarece aa s-a ncetenit denumirea generica de cititoare. Ele sunt de fapt cititoare i inscriptoare, putnd scrie diverse informaii pe card, de exemplu date i ore, cantiti, sume, etc. De aceea cititoarele i tipul de carduri folosit de sistemul nostru permite folosirea lor la toate serviciile oferite n cadrul unui hotel, de exemplu la parcri, restaurante, piscine, saune, ATV-uri, etc.

16/16