COLEGIUL COMERCIAL VIRGIL MADGEARU TG-JIU

PROIECT PENTRU OBTINEREA CERTIFICATULUI DE COMPETENTA PROFESIONALA

FORME DE NEGOCIERE IN AFACERI

Coordonator: Prof. Priescu Augustina-Marcela Absolvent:

2012

Cuprins
Argument ....3 Capitolul I. Negocierea in dezvoltarea continua a relatiilor Interumane..4 1.1. Negocierea, notiune si scop.4 1.2. Tipuri de negociere 1.2.1.Negocierea. 1.2.2. 1.2.3. 1.3. Negocierea comerciala Capitolul II. Forme de negociere folosite in cadrul SC ANDREEA TOURISM SRL 2.1. Prezentarea generala a SC ANDREEA TOURISM SRL 2.2. Analiza financiara a societatii 2.3. Etapele negocierii la SC ANDREEA TOURISM SRL 2.4. Invitatia personalizata, regula de aur in negociere la SC ANDREEA TOURISM SRL 2.5. Eficacitatea negocierii comerciale si succesul acesteia

Anexe Bibliografie

Argument
Negocierea reprezinta cel mai eficient mijloc de comunicare, deoarece realizeaza in cel mai scurt timp efectul dorit. Decizia de a investi n capitalul uman are un impact semnificativ asupra nivelului general de dezvoltare economico-social. De aceea, adesea ea este abordat nu numai ca o decizie individual sau ca o decizie strategic la nivelul diferitelor medii instituionale (coal, firm, organizaie nonguvernamental etc.), ci i din punctul de vedere al implicaiilor sale la nivel macroeconomic. Sintetiznd aspectele de ordin metodologic, n acest sens, rezult urmtoarele aspecte: a) nevoia de a se cuantifica contribuia capitalului uman la bunstarea social; b) reliefarea ratei sociale de recuperare a investiiei n capitalul uman; c) corelarea investiiei n capitalul uman cu nivelul de dezvoltare economico-social; d) interaciunea ntre investiia n capitalul uman i indicele de dezvoltare uman. Omul pentru a exista este nevoit sa-si satisfaca trebuintele si pentru ca natura nu i le ofera, el trebuie sa si le procure. Astfel, activitatile prin care oamenii reusesc sa-si realizeze bunurile necesare formeaza activitatea economica sau economia. Generalizand, putem spune ca viata noastra reprezinta o suma de negocieri succesive si de investitii in noi.

Capitolul I. Negocierea proces competitiv in dezvoltarea continua a relatiilor interumane

Complexitatea vietii social-economice si politice, diversitatea afacerilor pe care le deruleaza agentii economici fac ca negocierea sa se impuna ca unul dintre cele mai pretioase atribute ale vietii contemporane. Negocierile sunt chemate sa raspunda problemelor complexe deriva din nevoia obiectiva a dezvoltarii continue a relatiilor interumane, n general, a celor economice si politice, n particular. Ele servesc eforturilor de diversificare a directiilor si domeniilor afacerilor, avnd rolul de a da raspunsuri la problemele complexe pe care acestea le presupun. Negocierea trebuie privita drept cel mai eficient mijloc de comunicare, avnd avantajul ca realizeaza n cel mai scurt timp efectul scontat.

1.1.

Negocierea, notiune si scop

Negocierea reprezinta un tip de interactiune umana n care partenerii sunt interdependenti, dar n acelasi timp sunt separati prin interese divergente n anumite probleme. Este necesar sa fie ndeplinite si alte conditii pentru ca o situatie sa poata fi "tratata prin negociere". Negocierea reprezinta procesul prin care doua sau mai multe parti - ntre care exista interdependenta, dar si divergente - opteaza n mod voluntar pentru conlucrare n vederea solutionarii unei probleme comune, prin ajungerea la un acord reciproc avantajos. Din definitia data se desprind cteva note definitorii, care reprezinta de fapt chiar conditiile negocierii, si anume: interdependenta si divergentele referitoare la o problema comuna, conlucrarea partilor pentru solutionarea problemei comune si acordul reciproc avantajos.

Interdependenta partilor este o prima conditie a negocierii. Daca cumparatorul nu doreste sa cumpere si se afla n magazin doar pentru a vedea care sunt noile modele, atunci nu are nici un motiv sa negocieze cu vnzatorul. n lipsa interdependentei, partile vor fi indiferente una fata de alta.

1.2.Tipuri de negociere
Analiza tipului de negociere n care ne angajam este importanta pentru cunoasterea si anticiparea n linii mari a comportamentului pe care l va adopta partenerul si pregatirea unui comportament n ntmpinare adecvat Se poate face distincie ntre trei tipuri fundamentale de negociere: a) negocierea distributiv (ctigtor/perdant sau victorie/nfrngere); b) negocierea integrativ (ctigtor/ctigtor sau victorie/victorie) sau c) negocierea raional, un tip de negociere care nu pune n cauz o poziie prilor sau intereselor subiective ale acestora. 1.2.1. Negocierea distributiva Negocierea distributiva presupune cstigator/pierzator. Negocierea distributiva este cea care opteaza doar ntre victorie si nfrngere, este un joc cu suma nula n care nu este posibil ca una dintre parti sa cstige fara ca cealalta sa piarda. Participantii la negociere sunt adversari cu interese opuse rezultatul fiind determinat n mod decisiv de raportul de forte dintre acestia. Dar, fiind o negociere se opreste acolo unde ncepe confruntarea (adica dorinta obtinerii cstigului total, supunerea totala a celuilalt, cu alte cuvinte impunerea unei solutii de dictat sau a unei victorii prin ultimatum). Astfel negociatorul distributiv cauta sa nu provoace ruptura (chiar daca poate recurge la amenintari), deoarece ntelege nainte de toate sa nu distruga o relatie pe care o estimeaza inevitabila, oportuna sau necesara, si poate chiar utila si benefica n anumite circumstante.

Descrierea acestei forme dure si partial nemiloase de negociere provoaca adesea temperamentelor generoase si idealiste un sentiment de indispozitie sau de nencredere. Si totusi, exista numeroase negocieri care folosesc modul distributiv. Aceasta pentru ca viata sociala este inseparabila de jocul uneori salbatic al concurentei ntre firme, al rivalitatii ntre indivizi/grupuri si de agresivitatea naturala. Negocierea distributiva tine cont de aceste realitati sau constrngeri. n primul rnd, opozitia de interese poate fi att de puternica, nct un compromis nu apare de loc posibil, parnd mai preferabila transarea pe baze de negociere n forta dect apelarea la costurile si riscurile unui conflict declarat: uneia din parti i se cere sa cedeze n numele realismului. Dar exista si cazul cnd dezechilibrul dintre forte este asa nct partea cea mai slaba se teme sa nu fie manipulata si n aceste circumstante prefera sa adopte o optica distributiva utiliznd la masa de negocieri toate atuurile de care dispune si a caror existenta l poate face pe negociatorul advers sa cada la nvoiala pentru a evita deschiderea ostilitatilor pe fata si n mod declarat. n al treilea rnd, exista situatii si probleme care sunt de natura strict competitiva, oblignd la o transare n termeni de nvingator si nvins. Dintre tacticile si tehnicile de negociere utilizate, amintim: - polemica purtata prin contre permanente si deviere sistematica de la subiect; - atacul n forta si intimidarea; - manevrele retorice bazate pe disimulare si culpabilizarea adversarului; - atacul la persoana, etc. 1.2.2. Negocierea integrativa Negocierea integrativa presupune cstigator/cstigator. Negocierea integrativa este aceea care se bazeaza pe respect reciproc si toleranta diferentelor de aspiratii si opinii, care valorizeaza creativitatea, cautarea unor optiuni constructive si dinamice, mobilizarea ideilor si actiunilor noi, fiind vorba mai putin de a demonstra validitatea unei pozitii, ct de a-l convinge pe celalalt de interesul de a actiona mpreuna. Ambele parti cstiga si sustin acordul la care s-a ajuns, ceea ce sporeste sansele de aplicare n bune conditii a acestuia. 6

Tacticile

utilizate

se

bazeaza

pe

reciprocitatea

concesiilor.

1.2.3. Negocierea rationala Negocierea rationala este aceea n care partile nu-si propun doar sa faca sau sa obtina concesii ci ncearca sa rezolve litigiile de fond de pe o pozitie obiectiva. Pentru aceasta trebuie definite interesele mutuale, cu toata sinceritatea, se formuleaza problemele, se continua cu un diagnostic al situatiei existente, apoi se cauta solutiile si caile de operationalizare a acestora viznd actiuni asupra cauzelor generatoare de probleme. Negociatorii cauta sa nteleaga miza, sentimentele, motivatiile si preocuparile partenerilor, iar divergentele ramase nerezolvate sunt solutionate prin recursul la criterii obiective cum sunt normele legale, referintele stiintifice, normele morale sau prin apelarea la un arbitru neutru.

1.3. Negocierea comerciala

n literatura de specialitate, se distinge un numar foarte mare de definitii, care au n comun faptul ca se refera la ncheierea unei afaceri, a unui trg ntre doua sau mai multe parti. biectul negocierii comerciale poate fi: Un act de vnzare; O comanda; O tranzactie; Un contract de franchising, de leasing, de lohn, de reexport etc.; Un contract de prestari servicii; Un contract de productie etc. Negocierea comerciala poarta si denumirea de NEGOCIERE DE AFACERI. Ea acopera o mare varietate de activitati, precum: contracte, nchirieri, acorduri de cooperare tehnica etc. Negociatorul comercial se caracterizeaza prin cteva trasaturi necesare: Vointa, combativitate, curaj si perseverenta; Spirit sportiv, adica dorinta de a concura si spirit de echipa; Inteligenta, memorie buna si capacitate sporita de observare;

Imaginatie si gndire prolifica; Rabdare si stapnire de sine; Receptivitate fata de problemele si sugestiile partenerului de negociere; Diplomatie si capacitate de convingere; Amabilitate, modestie; Capacitate de negociere sub presiunea timpului si a altor factori externi; Loialitate si discretie; Cunostinte minime de psihologie; Capacitate de a judeca din punct de vedere comercial; Echipa de negociere trebuie sa cuprinda domeniile: Comercial toate aspectele legate de pret, practica comerciala, livrare, transfer de riscuri si de cheltuieli; Tehnic tot ceea ce tine de calitate, ambalaj, know-how, service, transport, asigurare, piese de schimb, reparatii; Juridic aspectele legate de contract, clauze, rezolvarea litigiilor, arbitraj etc; Financiar conditii de plata, asigurari, credite, garantii, termene scadente. Conducatorul echipei de negociere este, de obicei, persoana cea mai implicata n respectiva problema, dar se poate alege si dupa criterii strict profesionale, dupa criterii de experienta sau dupa aspecte culturale. Sarcinile conducatorului echipei de negociere sunt, de obicei, urmatoarele: selectionarea membrilor echipei; pregatirea planului de negociere, mpreuna cu echipa, prin documentari si simulari; obtinerea mandatului de negociere; conducerea negocierilor propriu-zise; luarea hotarrilor referitoare la concesiile ce se vor accepta; finalizarea si semnarea contractului; verificarea modalitatii de ncheiere a contractului; ntocmirea unui raport asupra desfasurarii negocierii.

Capitolul II. Tehnici de negociere folosite in cadrul SC ANDREEA TOURISM SRL

2.1. Prezentarea generala a SC ANDREEA TOURISM SRL Societatea a fost infiintata in baza legii 31/1990 si functioneaza conform statutului societatii si a legilor in vigoare. A fost inmatriculata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Camera de Comert si Industrie Gorj, sub numarul de inmatriculare J12/488/2006, in anul 2006, avand ca obiect de activitate turismul de scurta durata. Societatea Comerciala are forma juridica de societate cu raspundere limitata, sediul societatii fiind in Romania, localitatea Carbunesti, str. Principala, nr. 5, judetul Gorj. Durata societatii este nelimitata cu incepere de la data inregistrarii la Camera de Comert si Industrie. Capitalul social este in prezent de 2.000 , din care aport in natura 200, impartin in parti sociale in valoare nominala de 10 lei, apartinand in mod egal asociatilor Popovici Iona si Popovici Vasile, cate 100 de parti sociale fiecare, reprezentand cate 50% din capital social. Capitalul social se poate mari in baza hotararii ascociatilor, cu respectarea procedurilor prevazute de lege. Asociatii participa la beneficii si pierderi proportional cu aportul la capitalul social, respectiv in mod egal. SC ANDREEA TOURISM SRL isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si statutul propriu, iar pentru realizarea obiectului de activitate intretine relatii cu firme din tara, organe bancare, unitari de transport. Evolutia in timp a societatii, determinata de investitiile pentru dezvoltare si modernizare si de preocuparea permanenta pentru asimilarea de activitati noi, SC ANDREEA TOURISM SRL a ajuns sa realizeze in prezent si activitati de turism. Cifra de afaceri a crescut de la an la an si, conform statutului si-a extins activitatea, in prezent ajungand ca cifra de afaceri sa depaseasca 50 000 lei, lucrand cu un numar mediu de 14 de salariati din care majoritatea femei.

2.2. Analiza financiara a societatii

Ea investigheaza doua domenii importante: - echilibrul financiar,

renatibilitatea. Analiza atenta a contului de rezultate este indispensabila pentru efectuarea analizei financiare. Astfel, analiza financiara se sprijina pe documentele intreprinderii dar utilizeaza si alte surse de informare. Pe langa un studiu strict al conturilor si bilantului, analiza financiara urmareste

specificul activitatii intreprinderii, calitatea echipei de conducere, motivarea personalului, performantele si tehnologia aplicata. Rezultatele acestei analize pot fi utilizate fie in interiorul intreprinderii si serveste conducerii acesteia, fie in exteriorul intreprinderii, atunci cand este solicitata de catre partenerii acestuia. Echilibrul financiar al intreprinderii se apreciaza in cea mai mare parte utilizand datele din bilantul intreprinderii care, spre deosebire de bilantul contabil opereaza cu o concentrare a anumitor conturi. Prezentarea conturilor de activ si pasiv se face dupa criteriul omogenitatii. Criteriile de baza utilizate in elaborarea bilantului financiar sunt: - lichiditatea, exigibilitate. In ceea ce priveste activul bilantului este necesar ca toate elementele inscrise la acest capitol sa reprezinte o valoare reala a activului, procedandu-se la eliminarea nonvalorilor. In cazul activelor se cuprind imobilizarile necorporale, imobilizarile corporale, imobilizarile financiare, stocurile, creantele de exploatare valorile mobiliare de plasament si disponibilitatile, primele pentru rambursarea obligatiunilor, regularizarile. In ceea ce priveste pasivul bilantului, analiza financiara se efectueaza asupra unui bilant la care s-a realizat repartizarea veniturilor. In pasiv intra: capitalurile proprii, datoriile pe termen mediu si lung, provizioanele pentru riscuri si accidente. Analiza financiara trebuie sa aprecieze daca gradul lichiditatii activelor intreprinderii este suficient de ridicat pentru a-i permite acesteia sa faca fata in orice

10

moment angajamentelor pe care si le-a asumat, respectiv pentru a-i asigura solvabilitatea. Echilibrul financiar este apreciat prin confruntarea gradului de lichiditate a activelor cu gradului de exigibilitate a elementelor pasivului. Pentru realizarea acestei analize pot fi utilizate ca instrumente: fondul de rulment si indicatorii de structura. Fondul de rulment reprezinta marja de securitate ce masoara echilibrul financiar si se poate aprecia fie ca diferenta intre capitalurile permanente si activul imobilizat, fie ca diferenta intre activul circulant si datoriile pe termen scurt. Fondul de rulment poate avea valori pozitive sau negative. In ceea ce priveste situatia trezoreriei, aceasta reprezinta diferenta intre nivelul totalurilor valorilor din casa si a nivelului contributiilor bancare curente si a soldurilor creditoare ale bancii. Situatia trezoreriei mai poate fi determinata si ca o diferenta intre fondul de rulment si nevoia de fond de rulment. Dificultatile trezoreriei survin frecvent in cazul in care trezoreria inregistreaza o crestere a activitatii marindu-si vanzarile si sporind nevoia de fond de rulment. Atragerea unor resurse de lunga durata intr-o asemenea situatie nu se poate realiza imediat. Cresterea fondului de rulment devine o restrictie pentru dezvoltarea intreprinderi, pentru ca o finantare la nivel inalt si pe termen lung urmeaza unei dezvoltari a intreprinderii. Utilizarea fondului de rulment a fost si este contestata. Multe intreprinderi folosesc din ce in ce mai mult un credit pe termen scurt ce se reinnoieste continuu si capata caracter permanent. In aceasta situatie fondul de rulment devine o marja de securitate inutila, iar in perioadele dificile de activitate ale intreprinderii sau ale bancii un asemenea credit poate sa nu mai fie reinnoit creandu-se disfunctionalitati intreprinderii. Analiza s-a efectuat pentru perioada 2007-2011, preluand fiecare exercitiu financiar 2007,2008,2009,2010,2011. datele pentru

11

14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 1 2 3 4 5 Anul Stocuri

35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 1 2 3 4 5 Profit Anul Anul Profit

n cadrul unei firme, negocierea de afaceri reprezinta nu numai discutiile purtate pentru finalizarea unor contracte cu diversi parteneri; de o mare importanta sunt si eforturile de convingere a clientilor pentru a cumpara produsele companiei. Este indicat a nu se purta discutii tehnice, care pot deveni plictisitoare pentru un partener fara o pregatire de specialitate. Negocierea aspectelor comerciale cu furnizorii si clientii, ca sarcina, revine departamentului comercial al companiei. Astfel, departamentul comercial al cocietatii trebuie : sa se asigure ca numai ce este specificat n caietul de sarcini va fi negociat; sa nu continue negocierea daca apar contradictii ntre cerintele caietului de sarcini si anumite caracteristici specifice produsului sau serviciului; 12

sa garanteze ca nici o schimbare a datelor de livrare nu va fi efectuata fara acordul partilor; sa accepte specialisti tehnici n echipa de negociatori daca negociatorii comerciali nu au competente ntr-un anumit domeniu; sa informeze ntocmai utilizatorul final pe care l reprezinta asupra mbunatatirilor tehnice propuse de furnizor; sa tina cont de orice alte instructiuni de cumparare primite de la un membru al departamentului tehnic sau de la utilizatori si sa se ncadreze n bugetul de cheltuieli alocat; sa nu minimizeze cerintele tehnologice n scopul obtinerii unui pret favorabil sau a unor termene de plata mai avantajoase.

2.3. Clasificarea negocierilor

13

CRITERIUL 1. Dupa suprastructura implicata

CATEGORII DE NEGOCIERI politice diplomatice militare culturale religioase

SCOP (REZULTAT), FINALITATE acorduri conventii tratate protocoale contracte contracte procese verbale aid-memoires addendum

2. Dupa nivelul structurii economicoadministrative

comerciale prezidentiale guvernamentale ministeriale departamentale neguvernamentale organizatii internationale unitati economice banci agenti

3. Dupa nivelul ierarhic al participantilor

macro micro

presedinte ministru secretar de stat comercialisti, ingineri, economisti, bancheri, agenti, directori, patroni promovare prospectare ofertare formalitati administrative stabilirea (calitate, ambalaj, proiectare) clauzele contractului pret termeni de livrare conditii de plata garantii derularea contractului rezolvarea reclamatiilor rambursarea creditelor restituire scrisori, garantii

4. Dupa momentul negocierii contractului

precontractuale negocierea propriuzisa:

-tehnice -comerciale

post contractuale

14

2.3. Etapele negocierii la SC ANDREEA TOURISM SRL

Etapele negocierii la SC ANDREEA TOURISM SRL sunt: 1. PRENEGOCIEREA Pregatirea si organizarea negocierii prin: culegerea si prelucrarea de informatii necesare; descoperirea partenerilor potentiali si a situatiei lor financiare; alegerea locului si momentului negocierii; aprobarea mandatului de negociere; organizarea unor activitati de protocol. 2. NEGOCIEREA PROPRIU-ZISA Cuprinde urmatoarele faze: prezentarea ofertelor si a contraofertelor; prezentarea argumentelor si a contraargumentelor; utilizarea unor tactici adecvate si masuri de contraatacare; perioada de reflectie pentru redefinirea pozitiilor; schimburi de concesii pentru apropierea pozitiilor; convenirea unor solutii de compromis; semnarea contractelor. 3. POSTNEGOCIEREA Etapa n care se disting: urmarirea si rezolvarea problemelor aparute n derularea tranzactiei; negocieri noi pentru modificarea, completarea sau prelungirea contractului; rezolvarea reclamatiilor si a litigiilor; eventuale rezolvari ale litigiilor prin arbitraj. Negocierile se realizeaza conform planului de lucru convenit ntre parti. Planul sau agenda este compartimentata pe tipuri de activitati, potrivit obiectului de negociat. n afaceri, cel mai des ntlnite sunt negocierile despre conditiile tehnice, comerciale, de calitate si de plata, asupra transportului sau modalitatilor de finalizare a contractului.

2.4. Pregatirea negocierii, regula de aur in negociere la SC ANDREEA TOURISM SRL

15

n pregatirea negocierii, informarea joaca un rol crucial. Ea se poate realiza pe cai clasice, precum studiile de conjunctura a piatei, de marketing, rapoartele guvernamentale si ale institutiilor neguvernamentale interne si internationale, publicatii de specialitate, stiri si reportaje din presa etc. Acestora li se adauga nsa informatiile obtinute pe cai neoficiale, prin intermediul altor parteneri de afaceri, care dezvaluie date confidentiale sau pur si simplu, ntr-un mod neprincipial, prin exploatarea piramidei nevoilor umane. Informatiile secrete se obtin de obicei din relatarile fostilor angajati, prin oferirea de contra-servicii, de cadouri sau, cteodata, prin santaj. Cererea de oferta poate fi de mai multe tipuri: Circulara atunci cand adresati cererea mai multor ofertanti, in scopul crearii unui sentiment de competitie si obtinand astfel conditii mai avantajoase. Generala atunci cand va adresati unui singur ofertant in scopul documentarii asupra produselor sale, neavand un obiect precis. Particulara sau personalizata atunci cand va adresati unui singur ofertant si aveti un produs/serviciu precis care va intereseaza. In acelasi timp, puteti folosi cererea de oferta ca instrument de informare si cercetare de piata. Culegand informatii direct de la organizatiile competitive ne putem face o idee despre oferta acestora si felul in care o gestioneaza. Continutul scrisorii trebuie sa fie clar si concis pentru ca ofertantul sa nu aiba nedumeriri in privinta celor solicitate. Astfel se exclude o intelegere eronata a mesajului. Daca nu am mai facut afaceri cu potentialul furnizor, atunci este necesar sa punem intr-o postura cat mai favorabila compania noastra. Daca ne aratam cat mai dornic sa achizitionam produsul cat mai curand, vom beneficia de un raspuns prompt. Succesul unei negocieri depinde mult de maniera n care acesta a fost pregatita. Premisele prezentarii pozitiei de negociere, ca si ale argumentatiei si strategiilor folosite, se construiesc n stadiul de prenegociere. Practica a dovedit ca, ntre momentele importante ale pregatirii negocierilor n afaceri, nu trebuie uitate:

16

a) studierea ramurii si a pietei, adica interpretarea conjuncturii generale, a contextului specific afacerii si identificarea partenerilor si concurentilor potentiali. Este momentul n care se estimeaza capacitatea pietei tinta, se delimiteaza precis segmentul caruia se adreseaza produsul, sunt nsusite legislatia si uzantele comerciale specifice, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare etc. Sunt culese informatii despre situatia financiara a partenerilor, despre solvabilitatea si reputatia lor. Sunt culese informatii despre concurenta potentiala. Se ncearca evaluarea celui mai bun moment sau a celei mai bune conjuncturi n care sa se lanseze oferta sau cererea de oferta. Toate acestea pot fi importante premise ale succesului ulterior. b) stabilirea obiectivelor, care priveste att precizarea propriilor obiective n negocieri, ct si raportarea lor la prezumtivele obiective ale partenerului. Stabilirea obiectivelor proprii trebuie sa treaca de nivelul generalitatilor, pentru a se referi concret si precis la aspectele precum: volumul vnzarilor, nivelul de calitate, nivelul minim si maxim de pret, conditiile de livrare, conditiile de finantare si plata, riscurile acceptabile (vezi si reguli de stabilire a obiectivelor). Anticiparea obiectivelor partenerului si evaluarea pozitiei sale de negociere trebuie facute n paralel si n concordanta cu obiectivele proprii. Una dintre metodele eficace de anticipare a pozitiei partenerului este simularea negocierilor. ntregul program de negociere poate fi testat si revizuit n urma negocierilor simulate. Simularea poate conduce la pregatirea din timp a unor variante distincte de negociere. Existenta acestora ajuta la pastrarea initiativei si prezinta avantajul de a pune la dispozitie formulari studiate din timp. Se pot utiliza si liste sau fise cu argumente si, respectiv, obiectii si contraargumente posibil a fi aduse n discutie de partener. n raport cu obiectivele propuse si cu anticiparile facute asupra partenerului, se stabileste echipa de negociatori. Principiul de baza n alcatuirea echipei este cel al interdisciplinaritatii. Se poate apela si la negociatori externi, la interpreti, la analisti de piata, la animatori etc. c) initierea contactelor si relatiilor de afaceri. Exista o gama larga de modalitati de stabilire a legaturilor de afaceri. Acestea merg de la telefon, fax, corespondenta clasica sau posta electronica si Internet pna la reprezentante comerciale, ambasade, camere de comert, misionari si contacte directe. 17

Cele mai bune rezultate se pot obtine prin contacte directe, dar costurile cele mai mari se nregistreaza tot aici. Cele mai accesibile si ieftine contacte directe sunt posibile la trguri si expozitii. 2.4.1. Forme de corespondenta folosite in negociere Cnd partenerul nu este accesibil direct, se poate recurge la intermediari. n cazul contactelor stabilite prin corespondenta, un rol important l pot avea: - scrisorile de prezentare, - ofertele - cererile de oferta. Scrisorile de prezentare Corespondenta este comunicarea scrisa intre doua persoane,institutii,de obicei sub forma unor scrisori. Scrisorile contin mesaje scrise. Un mesaj scris trebuie: > Sa castige atentia cititirului; > Sa-i trezeasca si sa i capteze interesul; > Sa-i declanseze dorinta pentru ceea ce-i propune mesajul; > Sa-l indrume la actiune in directia sugerata de mesaj. Este foarte importantde mentionat faptul ca a gandi si a scrie reprezinta doua procese diferite. Corespondenta poate fi privata sau oficiala,dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane fizice sau juridice. Corespondenta scrisa se realizeaza prin scrisori circulare,cataloage,liste de preturi. In procesul de negociere comunicarea scrisa este foarte importanta si vizeaza: - redactarea invitatiilor; - redactarea raportului; - corespondenta de ofertare. Oferta Oferta reprezinta propunerea de ncheiere a unei tranzactii si documentatia tehnica si comerciala minimala care o nsoteste. Pentru a se putea realiza perfectarea contractului printr-o simpla acceptare, oferta trebuie sa ndeplineasca trei 18

conditii: sa fie ferma, adica facuta cu intentia de a se obliga sub aspect juridic; sa fie precisa, adica sa nu contina referiri confuze si ambigue care pot da o interpretare echivoca asupra contractului; sa fie completa, adica sa contina toate elementele contractului propus. La rndul sau, acceptarea unei oferte trebuie sa ntruneasca si ea trei conditii minimale: sa rezulte dintr-o manifestare de vointa expresa ori tacita. Acceptarea tacita se poate exprima fie prin nceperea expedierii marfii sau plata pretului, fie printr-un alt act care semnifica nceperea executarii contractului; sa corespunda ntru totul ofertei, prin continutul si forma ei; sa se produca ntr-un moment n care oferta mai exista nca. n cazul contractelor sinalagmatice oneroase, tacerea destinatarului ofertei nu poate fi considerata acceptare. Daca s-ar accepta ca tacerea este sinonima cu acceptarea ofertei, consecintele sub aspect comercial si juridic ar fi incontrolabile. Daca n oferta este facuta mentiunea oferta va fi considerata acceptata daca nu se raspunde expres sau daca nu se returneaza marfa (proba), aceasta este lipsita de orice efect juridic. Cel care primeste marfa cu titlul de oferta, fara a o fi comandat, nu este obligat sa o restituie. Atta timp ct ofertantul si destinatarul ofertei nu s-au legat prin contract, oricare dintre ei se poate razgndi si poate comunica celuilalt revocarea. Jurisprudenta afirma totusi n principiu dupa care Propunatorul are drept sa retraga propunerea pna ce nu a luat cunostinta de acceptare (Ion Turcu, Dreptul afacerilor, Editura Chemarea, Iasi, 1993). Codul comercial ofera solutii pentru situatii de aceasta natura. Ramnnd la nivel de principiu, vom admite ca oferta trebuie sa respecte o serie de conditii de continut si forma, sa respecte uzuantele comerciale si eticheta afacerilor, sa prezinte claritate, precizie, conciziune, aspect etc. Oferta poate fi si facultativa, adica fara obligatii din partea emitentului. n acest caz, vnzatorul poate retrage sau modifica oferta, fara efecte juridice. n cazul celei firme, marfa trebuie pastrata pna la finele termenului de optiune acordat partenerului. Termenul de optiune ia sfrsit dupa prima tranzactie la nivel de comanda acceptat. Oferta se considera refuzata daca nu este acceptata n termen. Cererea de oferta 19

Cererea de oferta reprezinta propunerea de a cumpara un anumit produs sau serviciu, nsotita de un minim de documentatie tehnica si comerciala. Documentatia tehnica nsotitoare poate lua si forma unei teme de proiectare sau a unui caiet de sarcina. Sub aspect juridic, cererea de oferta are acelasi regim cu oferta; n fapt, ea reprezinta oferta de a cumpara ceva anume. Doar sub aspect tehnic si comercial ar putea fi puse n discutie anumite diferente. Continutul si forma unei cereri de oferta difera de la un produs sau serviciu la altul, de la o piata sau alta, de la un client la altul. Ea poate merge de la un simplu anunt pna la organizarea unei licitatii internationale, pe baza unui caiet de sarcini. n cazul unei nevoi urgente si a existentei certitudinii cu privire la caracteristicile produsului si furnizorului, cererea de oferta ia forma extrema de comanda, (oferta ferma de a cumpara), n care se indica produsul, cantitatea si pretul limita. Daca nu este cazul unor tratative ndelungate, odata cu cererea de oferta, se adreseaza furnizorului solicitarea ca, odata cu oferta, sa trimita si o factura proforma. Functia de baza a cererii de oferta este aceea de a initia tratativele comerciale, dar ea poate folosi si ca instrument de informare si cercetare de piata. Eticheta afacerilor cere ca destinatarul unei cereri de oferta sa transmita raspunsul sau si n cazurile n care nu este efectiv interesat n derularea tranzactiei. 2.4.2. Reguli de formulare a obiectivelor negocierilor ntre regulile simple, dar aproape obligatorii, de formulare a obiectivelor negocierilor, s-ar putea avea n vedere macar urmatoarele cteva: 1) Obiectivul negocierilor trebuie transpus, pe ct posibil, n cifre precise, fara marje si abateri relative. A obtine o reducere maxima de pret, sau a obtine o reducere ntre 5 si 10% nseamna un obiectiv prost formulat. n schimb, a obtine o reducere a pretului de 9% nseamna un reper precis si un obiectiv clar, bine formulat. 2) Obiectivele nu sunt concepute si formulate, mai nainte de a li se afecta un buget. Obiectivele au sens n masura n care resursele financiare, tehnice si umane sunt disponibile. Daca, de pilda, depozitele disponibile sunt insuficiente pentru o livrare mare, obiectivul privind livrarile nu va depasi limita capacitatii depozitelor. 3) Un obiectiv nu poate fi complet definit fara a clarifica termenii calendaristici ai concretizarii sale. Termenile calendaristice pot fi precizate att ca durate limita (livrarea n maxim 24 zile de la data prezentei, spre exemplu), ct si ca scandente 20

la date fixe (livrarea pna la 15 mai, de exemplu). 4) Definirea obiectivului nu este completa si pertinenta, daca nu sunt precizate si metodele sau instrumentele de control si evaluare ale gradului de realizare. De pilda, daca negocierea priveste un contract de armator pentru fabricarea unei nave mari, avnd un ciclu de fabricatie de peste 18 luni, este necesara si posibila o evaluare semestriala a stadiului fabricatiei si a sanselor de finalizare la termen. 5) Elementele definitorii ale obiectivului, deja mentionate (buget, calendar, control), nu sunt suficiente fara nominalizarea expresa a unor responsabili cu ndeplinirea lor. 6) Stabilirea realista a limitelor maxime si minime ale pretentiilor si concesiilor ce vor fi formulate fata de partener. n formularea acestora se va respecta principiul conform caruia n negocieri nu se cedeaza nimic, ci se schimba doar concesii contra concesii. ntrebarile care ramn sunt de genul: Ce? n schimbul a ce? Pentru ce? Cum? 7) Atunci cnd negocierile se deruleaza n mai multe runde succesive, este absolut necesara spargerea obiectivelor finale n mai multe obiective partiale si etapizarea acestora pe fiecare runda n parte. Astfel, fiecare runda va fi subordonata unei secvente de obiective partiale, clar definite. 8) Este important ca un inventar probabil al punctelor de acord dintre parti sa existe deja nca nainte de a se aseza la masa tratativelor, pentru a ncepe chiar cu ele si a evita suspiciunea, animozitatile si raceala din start. n cadrul pregatirii negocierilor trebuie sa tinem cont si de variatele tipuri de parteneri comerciali si modul de abordare a lor. Locaii corporative Site-uri corporative - asigur prezena virtuala a firmelor i ofertele acestora n Internet. Ele se mpart n: de publicitate - sunt compuse din una sau mai multe pagini ce conin informaii despre produsele i serviciile prestate de ctre o firm. Astfel de publicitate se utilizeaz la produse ce necesit o publicitate scurt, bazndu-se mai mult pe emoiile cumprtorilor i mai puin pe descrierea detailat a calitilor produselor (www.maxidom.ru ). de informaii - asigur o informaie detaliat despre firme i ofertele acestora. Aceste servere pot avea o structur variat i pentru nlesnirea navigrii poate fi folosit

21

funcia de cutare, n cazul structurii complicate a serverului, sau n cazul unui volum mare de informaii oferite (www.melt.aha.ru ). Locaii comerciale Site-uri comerciale - locaii ce ofer utilizatorilor servicii, de la vnzarea mrfurilor, pn la organizarea operaiunilor financiare. Ele realizeaz procese de afaceri de categoria: B2B - organizarea afacerilor ntre ntreprinderi; B2C - vnzarea mrfurilor consumatorilor finali; C2C - corelaia ntre persoane fizice (consumatori finali). Creare bannere flash Crearea de bannere flash permite promovarea unui site pe alte siteuri ntr o manier foarte atractiv. Una dintre cele mai simple modaliti de plasare a unui banner pe alte site-uri l constituie sistemele de banner exchange and rotation. Aceste sisteme permit schimburile de bannere ntre site-uri. La fiecare accesare a unui site dintr-un sistem de banner exchange and rotation va aprea alt banner. Astfel, avnd un site web, afacerea ta va putea concura la nivel egal cu alte companii, mult mai mari. Avantajele unui banner: V ofer oportunitatea de a promova servicii sau produse online foarte rapid Este o modalitate atractiv de prezentare a unui produs Se pot folosi o multitudine de combinaii cu mii de nuane Cum se deruleaz un proiect nou? Dup ce luai legtura cu noi, stabilim mpreun detaliile pentru bannere Realizam modelele cu detaliile pe care ni le-ai furnizat (texte, imagini, culori) La cererea dvs, efectum modificri pn cnd ajungem la produsul finit Finalizam bannerul i dup ce totul este pe placul dvs, efectuai plata o Bannerul o Toate formatele editabile i printabile (png, psd, jpg, pdf, etc.) o Reduceri substaniale pentru urmtoarele bannere realizate la noi Ct dureaz? 22

Ce primesc la final?

 Ct cost?

Banner animat imagine: 1 zi Banner dinamic (flash): 1-2 zile Banner animat imagine: 50-200 RON Banner dinamic (flash): 100-300 RON Oferim reduceri pentru mai multe comenzi.

2.5. Eficacitatea negocierilor si succesul acesteia

Eficacitatea negocierilor depinde de o multime de elemente tactice si organizatorice. Poate fi vorba de data si ora aleasa pentru ntlnire, de nivelul ierarhic al primului contact dintre cele doua parti, de alcatuirea echipei de negociatori, de ordinea de asezare la masa etc. ntre acestea, modul de dispunere a negociatorilor la masa tratativelor ocupa un loc important. Asezarea partenerului de negocieri cu ochii n soare, cu spatele la usa, lnga un calorifer dogoritor sau pe un fotoliu aparent foarte confortabil dar care scrtie ngrozitor poate aduce avantaje reale numai unei parti; este vorba de proceduri specifice unei negocieri agresive, si nu principiale sau conciliante. Cu toate acestea, adoptarea unei asemenea strategii se recomanda doar n situatiile n care se urmareste un cstig rapid si nu o relatie pe termen lung. Succesul negocierii de afaceri depinde si de aspecte precum: Organizarea salii de discutii: ct este de curata, de bine iluminata sau aerisita, respectiv dotata cu retroproiectoare, panouri grafice etc. Durata negocierilor: se recomanda ca o runda sa dureze 15-90 minute, dar se poate prelungi n mod deliberat sau cu acordul partilor. Preluarea delegatiei partenere de la aeroport atunci cnd este cazul. Acordarea asistentei necesare pentru petrecerea n mod placut a timpului liber de catre delegatia partenerului.

23

Anexa Practica a dovedit ca, ntre momentele importante ale pregatirii negocierilor n afaceri, nu trebuie uitate: a) studierea ramurii si a pietei, adica interpretarea conjuncturii generale, a contextului specific afacerii si identificarea partenerilor si concurentilor potentiali. Este momentul n care se estimeaza capacitatea pietei tinta, se delimiteaza precis segmentul caruia se adreseaza produsul, sunt nsusite legislatia si uzantele comerciale specifice, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare etc. Sunt culese informatii despre situatia financiara a partenerilor, despre solvabilitatea si reputatia lor. Sunt culese informatii despre concurenta potentiala. Se ncearca evaluarea celui mai bun moment sau a celei mai bune conjuncturi n care sa se lanseze oferta sau cererea de oferta. Toate acestea pot fi importante premise ale succesului ulterior. b) stabilirea obiectivelor, care priveste att precizarea propriilor obiective n negocieri, ct si raportarea lor la prezumtivele obiective ale partenerului. Stabilirea obiectivelor proprii trebuie sa treaca de nivelul generalitatilor, pentru a se referi concret si precis la aspectele precum: volumul vnzarilor, nivelul de calitate, nivelul minim si maxim de pret, conditiile de livrare, conditiile de finantare si plata, riscurile acceptabile (vezi si reguli de stabilire a obiectivelor). Anticiparea obiectivelor partenerului si evaluarea pozitiei sale de negociere trebuie facute n paralel si n concordanta cu obiectivele proprii. Una dintre metodele eficace de anticipare a pozitiei partenerului este simularea negocierilor. ntregul program de negociere poate fi testat si revizuit n urma negocierilor simulate. Simularea poate conduce la pregatirea din timp a unor variante distincte de negociere. Existenta acestora ajuta la pastrarea initiativei si prezinta avantajul de a pune la dispozitie formulari studiate din timp. Se pot utiliza si liste sau fise cu argumente si, respectiv, obiectii si contraargumente posibil a fi aduse n discutie de partener. 24

n raport cu obiectivele propuse si cu anticiparile facute asupra partenerului, se stabileste echipa de negociatori. Principiul de baza n alcatuirea echipei este cel al interdisciplinaritatii. Se poate apela si la negociatori externi, la interpreti, la analisti de piata, la animatori etc. c) initierea contactelor si relatiilor de afaceri. Exista o gama larga de modalitati de stabilire a legaturilor de afaceri. Acestea merg de la telefon, fax, corespondenta clasica sau posta electronica si Internet pna la reprezentante comerciale, ambasade, camere de comert, misionari si contacte directe. Cele mai bune rezultate se pot obtine prin contacte directe, dar costurile cele mai mari se nregistreaza tot aici. Cele mai accesibile si ieftine contacte directe sunt posibile la trguri si expozitii. Cnd partenerul nu este accesibil direct, se poate recurge la intermediari. n cazul contactelor stabilite prin corespondenta, un rol important l pot avea scrisorile de prezentare, ofertele si cererile de oferta.

25

Tabel cu clasificarea negocierilor

26

CRITERIUL 1. Dupa suprastructura implicata

CATEGORII DE NEGOCIERI politice diplomatice militare culturale religioase

SCOP (REZULTAT), FINALITATE acorduri conventii tratate protocoale contracte contracte procese verbale aid-memoires addendum

2. Dupa nivelul structurii economicoadministrative

comerciale prezidentiale guvernamentale ministeriale departamentale neguvernamentale organizatii internationale unitati economice banci agenti

3. Dupa nivelul ierarhic al participantilor

macro micro

presedinte ministru secretar de stat comercialisti, ingineri, economisti, bancheri, agenti, directori, patroni promovare prospectare ofertare formalitati administrative stabilirea (calitate, ambalaj, proiectare) clauzele contractului pret termeni de livrare conditii de plata garantii derularea contractului rezolvarea reclamatiilor rambursarea creditelor restituire scrisori, garantii

4. Dupa momentul negocierii contractului

precontractuale negocierea propriuzisa:

-tehnice -comerciale

post contractuale

27

Bibliografie 1. Anon,- Reservation systems - communication networks that sell rooms, 1968. 2. Anon, A CRS service for the independents. Hospitality and Automation

Report, 1993.
3. Archdale, G., Computer reservation systems and public tourist offces, 1993. 4. Arthur Andersen, - The Future ofTravel Distribution - Securing Loyalty in an

Effective Travel Market, New York, 1998.

28

5. Baker, M., Hayzelden, C. and Sussmann, S., Can destination management

systems provide competitiveadvantage? A discussion of the factors affecting the survival and success of destination management systems, 1996.
6. Bathory-Kitsz, D., Inventing the Internetpresence, 1996, p. 8-14. 7. Bender, D., Using the Web to market the hospitality, travel and tourism

product or service, 1997, p. 33-39.

8. Bennett, M., Information technology and travel agency - a customer service

perspective, 1993, p. 259-266.

9. Bennett, M., Information tecnology and databases for tourism, London,

1996, p. 423.
10. Bennett,

R.,

The

Booking process:

the

developers perspective.

International Hotel and Restaurant Association, Paris, 1998.

11. Bloch, M., An open letter to travel agents - a survival tips for the electronic

era, 1996.
12. Bloch, M. And Segev, A., The impact of electronic commerce on the travel

industry - an analysis methodology and case study, 1997.

29