P. 1
Excel - Programe de Calcul Tabelar

Excel - Programe de Calcul Tabelar

|Views: 33,795|Likes:
Published by zahariavadureanu1

More info:

Published by: zahariavadureanu1 on Dec 18, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/20/2013

pdf

text

original

CAPITOLUL 6

PROGRAME DE CALCUL TABELAR

6.1 Programele de calcul tabelar – instrumente de sprijinire a deciziilor
Programele de calcul tabelar sunt produse program integrate ce cuprind facilităţi de lucru cu tabele, baze de date, diagrame, simulări etc. Aceste programe au fost concepute pentru a prelua cea mai mare parte a activităţilor de rutină din sarcina “funcţionarilor” din diverse domenii, cărora le rămâne doar partea creativă (definirea prelucrărilor, elementele de grafică şi formatare etc.). Spre deosebire de limbajele de programare propriu-zise, aceste produse sunt special concepute pentru a fi manevrate de utilizatorii neinformaticieni. Tehnica programării este redusă la minimum posibil, o aplicaţie creată cu un astfel de produs având o flexibilitate deosebit de ridicată. Iniţial pentru aceste programe a fost folosit termenul de “spreadsheet” ( spread – întindere, foaie, desfăşurare, centralizator; sheet- schemă, diagramă, tabel), ulterior apărând şi alţi termeni precum worksheet, tableur etc. Un pachet de calcul tabelar performant trebuie să asigure următoarele cerinţe minimale: − posibilitatea de lucru simultană cu mai multe tabele; − posibilitatea căutărilor, de la rezultatul unui calcul, la valorile care l-au generat; folosirea comenzilor şi funcţiilor de editare şi formatare; − posibilitatea reprezentării grafice a datelor din tabele şi de definire a obiectelor de tip grafic; − folosirea funcţiilor predefinite pentru efectuarea unei game variate de operaţii (calcule matematice, statistice, financiare, căutări etc.); − organizarea şi gestionarea datelor în baze de date (sortare, interogare, filtrare etc.); − utilizarea scenariilor pentru estimarea rezultatelor; − apelarea componentei VBA (Visual Basic for Applications) în generarea aplicaţiilor; − posibilitatea utilizării procedurilor de înglobare şi legare prin DDE (Dynamic Data Exchange) şi prin OLE (Object Linking and Embedding) precum şi a celor de import /export de la /către alte aplicaţii . Componenta principală într-o aplicaţie realizată cu un program de calcul tabelar îl reprezintă foaia de calcul (worksheet), care trebuie privită ca un centralizator “uriaş” cu linii şi coloane, la intersecţia cărora sunt celulele în care se introduc date, formule şi funcţii. Fiecare celulă se identifică cu ajutorul unei adrese unice obţinută prin concatenarea identificatorului de coloană cu a celui de linie. Deschiderea unei sesiuni de lucru Excel se realizează fie din butonul Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Excel, fie accesând pictograma de pe desktop, dacă a fost creată o “scurtătură” Excel. Ca rezultat, se deschide fereastra standard de lucru în Excel (figura 6.1). e suprafaţa de lucru, implicit, sunt disponibile bara meniu şi două bare cu

Programe de calcul tabelar instrumente (Standard şi Formatting) care asigură exploatarea facilităţilor prezente în toate componentele Microsoft. Sub aceste bare este plasată bara de formule care vizualizează, în stânga, în caseta de nume, adresa celulei curente sau numele simbolic atribuit unui domeniu (grup de celule), iar în dreapta conţinutul celulei (date, formule sau funcţii). Între aceste elemente sunt disponibile şi butoanele: = pentru a construi formule de calcul, X-Cancel pentru anularea introducerii şi restaurarea vechiului conţinut al celulei curente şi √ - Enter pentru confirmarea /acceptarea datelor introduse. Atunci când este lansat constructorul de funcţii în locul butonului = apare butonul fx. La activarea barei de formule, în locul casetei de nume este afişată caseta Paste Functions care poate fi consultată în vederea alegerii din lista subordonată ei a funcţiei dorite de utilizator pentru celula curentă.
Casetă cu adresa celulei active Buton Zonă - conţinut celulă activă Bară meniu Bară standard Bară de formatare Bară de formule Zona Task Pane Foaie de calcul Celulă curentă Etichetă

Figura 6.1 Fereastra EXCEL Foaia de calcul (Worksheet) este o colecţie bidimensională de linii şi coloane. Foile de calcul sunt organizate în agende sau registre de lucru numite, la rândul lor, Book<n> (workbook). Începând cu versiunea Excel 7 într-un registru de lucru, implicit, sunt trei foi de calcul numite Sheet<n>, numărul maxim putând fi de 255. Adăugarea de noi foi de calcul în registrul de lucru curent se realizează din meniul Insert folosind opţiunea Worksheet. O foaie de calcul are 256 de coloane identificate cu ajutorul literelor de la A la IV (A,B,..,Z, AA, AB,..,AZ, BA,BB,...,BZ,....,IA,…IV) şi 65536 de linii identificate cu ajutorul cifrelor. Celulele obţinute la intersecţia coloanelor cu liniile se reperează cu ajutorul adreselor. La rândul lor adresele de celule pot fi relative şi absolute. Cele relative sunt implicite şi se modifică automat în formule şi funcţii sau în operaţiunile de copiere sau mutare în zona destinaţie stabilită de utilizator. Acest tip de adrese se obţine prin combinarea simplă a codurilor de coloană cu a celor de linie (de exemplu, A1, BD23, IV65536). Adresele absolute se stabilesc explicit de către utilizator prin plasarea semnului $ înaintea codului de coloană şi a celui de linie (de exemplu, $A$1, $BD$23, $IV$65536). Avantajul adreselor absolute constă în faptul că la copiere sau mutare ele nu se modifică. O combinaţie a acestor două tipuri de adrese o reprezintă adresele mixte (combinate) în care numai una dintre coordonate se modifică, la copiere sau mutare, în funcţie de zona destinaţie (de exemplu, $A$5, $BD$23). Când aceeaşi operaţie urmează a fi aplicată asupra unui ansamblu de celule, pentru creşterea vitezei de lucru, la regăsirea şi scrierea formulelor, ele sunt grupate într-un domeniu
116

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică (range). Domeniile la rândul lor pot fi contigue (când celulele sunt adiacente /înlănţuite) sau necontigue (când celulele nu sunt conectate /învecinate). În primul caz operatorul de referire (numit operator de domeniu) este caracterul două puncte(exemplu: domeniul A3:E25) .În cel de al doilea caz operatorul de referire (numit operator de reuniune) este caracterul virgula (de exemplu, domeniul A3, F5, N3). Pentru referirea tuturor celulelor de pe anumite rânduri sau coloane domeniul se precizează astfel 5:7 (toate casuţele de pe rândurile de la 5 la 7) sau D:F (toate căsuţele de pe coloanele D la F). Pentru referirea unei celule din altă foaie de calcul a aceluiaşi registru adresa celulei va fi precedată de semnul ! şi numele foii (Sheet3!B5; Primarii!G2). Dacă foaia de calcul este din alt registru, adresa va conţine numele registrului între paranteze pătrate, numele foii de calcul şi adresa precedată de ! ([Adm-Publ]Curs!A20; [Sit-Imp]Cladiri!B23]). Celula în care este plasat prompterul sistem se numeşte celulă curentă sau activă şi este evidenţiată printr-un chenar trasat cu o linie îngroşată.

6.2 Meniurile în EXCEL
În principal, facilităţile oferite de Excel sunt apelate prin intermediul opţiunilor organizate într-o reţea de meniuri specializate ce respectă principiileWindows. Implicit, în bara meniu sunt disponibile meniurile File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows şi Help. În funcţie de comanda lansată la un moment dat, în bara meniu devin disponibile şi alte meniuri cu propriile opţiuni (de exemplu, la lansarea generatorului de grafice în bara meniu apare meniul Chart ale cărui opţiuni permit reprezentarea grafică a datelor din foaia de calcul curentă).

6.3 Deplasarea şi derularea în foaia de calcul
Trecerea de la o celulă la alta poate fi realizată de la tastatură (cu tastele direcţionale) sau cu ajutorul mouse-ului. Pentru deplasări ample şi rapide se poate folosi opţiunea Go To din meniul Edit sau tasta funcţională F5, utilizatorul trebuind să specifice adresa locaţiei în care va fi plasat prompterul sistem. În tabelul 6.1 sunt prezentate tastele folosite la deplasarea într-o foaie de calcul, cu precizarea că pentru a face “salturi” prin foi de dimensiuni mari, metoda cea mai eficientă o reprezintă folosirea tastaturii. Tabelul 6.1 Deplasarea într-o foaie de calcul cu ajutorul tastelor
Tasta /combinaţia de taste Home PgUp/PgDn Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn F5 /Ctrl + G <adresa celulă> Tab Shift + Tab Efectul Mutarea punctului de inserare la început de linie Mutarea cu o fereastră în sus sau în jos Deplasarea în colţul stânga-sus al foii de calcul Mutarea în colţul dreapta-jos al secţiunii de date din foaia de calcul Mutarea în celula activă din foaia de calcul anterioară Mutarea în celula activă din foaia de calcul următoare Mutarea într-o anumită celulă sau zonă din foaia de calcul Deplasarea de la stânga la dreapta sau de sus în jos într-un domeniu selectat Deplasarea în direcţia inversă într-un domeniu selectat

Pentru derularea foii de calcul sunt folosite barele şi butoanele de defilare / deplasare verticală sau orizontală, plasate în dreapta şi respectiv la baza foii de calcul.

6.4 Selectarea celulelor
Selectarea celulelor este o operaţie necesară atunci când se lucrează cu grupuri de celule (copiere, mutare, formatare, tipărire etc.). Pentru selectarea celulelor înlănţuite (domeniu contiguu) se execută clic pe celula dintr-o extremitate a domeniului şi se deplasează indicatorul mouse-ului în cealaltă extremitate. Pentru a selecta un domeniu necontiguu se
117

Programe de calcul tabelar selectează prima celulă din grup, se ţine apăsată tasta Ctrl, după care, pe rând, se selectează cu mouse-ul, celelalte celule dorite.

6.5 Crearea şi gestionarea registrelor de lucru şi a foilor de calcul
Un registru de lucru este un fişier din Microsoft Excel (cu extensia implicită .xls) care conţine una sau mai multe foi de calcul. Fiecare foaie de calcul este o “pagină” din registrul de lucru în care se introduc date şi se evaluează formule şi funcţii. Introducerea de noi rânduri şi coloane în foaia de calcul se face alegând din meniul Insert opţiunile Rows sau Colums .Pentru a însera a nouă foaie de calcul se alege opţiunea Workseet (figura6.2a) Pentru ştergerea unui rând sau a unei coloane se alege din meniul Edit opţiunea Delete care deschide o fereastră cu acelaşi nume de unde se selectează opţiunea Entire Rows sau Entire Column (figura6.2.b)
Inserare -rânduri -coloane -foi de calcul Ştergere -rând -coloană

Figura 6.2a Înserare linii, coloane foi

Figura 6.2b Ştergere linii şi coloane

Numele implicit al foii de calcul (Sheet<n>) poate fi schimbat folosind opţiunea Rename din meniul File (sau din meniul rapid), sau dublu clic pe eticheta foii de calcul . Ştergerea unei foi de calcul se realizează prin apelarea opţiunii Delete Sheet din meniul Edit (figura 6.3.a) sau Delete din meniul rapid (contextual). Mutarea sau copierea unei foi de calcul în acelaşi registru sau în registre diferite se realizează cu ajutorul opţiunii Move or Copy Sheet din meniul Edit. Ca urmare, se deschide fereastra Move or Copy, din care se alege opţiunea dorită (figura 6.3b).
Din To book se alege registrul Ştergere foaie de calcul Mutare sau copiere foaie de calcul Pentru a realiza o copie a foii de calcul se selectează caseta Create a copy

Figura 6.3a Meniul Edit

Figura 6.3b Fereastra Move or Copy

Cât priveşte datele acestea pot fi date de tip numeric sau de tip caracter. Excel stabileşte tipul datei după natura primului caracter introdus sau după rezultatul evaluării formulei sau funcţiei specificate de utilizator. Astfel, data este de tip numeric dacă primul caracter introdus este: orice cifră 0-9; semnul algebric + sau -; unul din caracterele speciale: #, $, . , =.

118

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică O dată este de tip caracter dacă primul caracter introdus este: orice literă a alfabetului A-Z sau a-z; unul din caracterele speciale: spaţiul, !, ‘, “, %, &, ?, *, :, ;, ^, \, |, [,], _. Formulele şi funcţiile au ca prefix semnul =.

6.6 Introducerea, editarea şi formatarea datelor
Excel oferă facilităţile deosebite pentru introducerea, formatarea, păstrarea, manipularea şi afişarea datelor. Introducerea datelor este o operaţie care, de cele mai multe ori, se realizează “manual”, de la tastatură. Operaţiunea de formatare se realizează cu precădere cu ajutorul opţiunilor din meniul Format sau cu ajutorul pictogramelor (butoanelor de comandă) din bara de instrumente Formatting. Prin formatarea unei celule sau a unui bloc de celule se poate stabili atât tipul datelor introduse cât şi maniera de prezentare a datelor la afişarea sau tipărire. Pentru formatarea unei celule sau grup de celule se foloseşte din meniul Format opţiunea Cells. La selectarea acestei opţiuni se deschide fereastra Format Cells în care comenzile sunt grupate pe etichetele / paginile Number, Alignment, Font, Border, Patterns şi Protection (figura 6.4). Prima etichetă numită Number permite stabilirea formatelor pentru datele numerice inclusiv a celor de tip dată calendaristică şi timp. Formatul implicit este General care asigură preluarea şi afişarea datelor numerice pe cea mai scurtă lungime posibilă. Celelalte categorii de formate sunt: Number care permite stabilirea numărului de zecimale (maximum 30) şi a modului de afişare a numerelor negative (precedate de semnul - , în roşu sau între paranteze); Currency care permite afişarea numerelor precedate sau urmate, după caz, de simbolul monetar ales de utilizator; Accounting care permite stabilirea de către utilizator a monedei în care vor fi reprezentate datele în contabilitate; Percentage care permite stabilirea numărul de zecimale într-o reprezentare procentuală; Scientific care permite reprezentarea în format ştiinţific, cu mantisă şi exponent, a datelor; Date care permite alegerea de către utilizator, dintr-o plajă disponibilă, a formatului de afişare a datei calendaristice; Time care permite stabilirea valorilor de configurare a timpului în data calendaristică; Text care permite transformarea datelor numerice în date de tip text; Special care permite stabilirea formatelor speciale, utilizate frecvent în anumite liste sau baze de date (lista numerelor de telefon 032282828 sau a unor coduri speciale de identificare socială 0099-899591-999); Custom care permite generarea, de către utilizator, a unor formate personalizate.

Figura 6.4 Fereastra Format Cells–pagina Number

Figura 6.5 Fereastra Format Cells-pagina Alignment

Eticheta Alignmentpermite alinierea textului (pe verticală,orizontală,orientat cu un anumit unghi, redimensionarea celulelor în funcţie de conţinut etc. (figura 6.5).
119

Programe de calcul tabelar Pentru formatarea textului şi obţinerea de efecte speciale se foloseşte eticheta Font (figura 6.6) care are funcţii asemănătoare cu cele din Word. Eticheta Border permite trasarea liniilor şi chenarelor în jurul celulelor / blocurilor foii de calcul asemănător modului de trasare a liniilor şi chenarelor în Word (figura 6.7) Acelaşi lucru se poate realiza selectând pictograma Outside Border din bara de formatare.

Figura 6.6 Fereastra Format Cells Eticheta Font

Figura 6.7 Fereastra Format Cells – Eticheta Border

Eticheta Patterns permite adăugarea de culori şi umbre unei secţiuni a foii de calcul (figura 6.8), iar eticheta Protection (figura 6.9) protejează conţinutului unei celule sau a unui bloc prin blocare (cu ajutorul casetei Locked) sau prin ascundere (prin caseta Hidden).

Figura 6.8 Fereastra Format Cells - Eticheta Patterns

Figura 6.9 Fereastra Format Cells - Eticheta Protection

Pe lângă formatarea explicită de către utilizator a foii de calcul, Excel permite, prin opţiunea AutoFormat din meniul Format şi crearea de documente “aspectoase” prin simpla selectare a unor formate predefinite din fereastra Auto Format (figura 6.10). O opţiune specială în meniul Format este Conditional Formatting care permite formatarea în funcţie de anumite condiţii stabilite de utilizator. Astfel, pentru a scoate în evidenţă procentul de realizare a încasărilor fiscale între 95 şi 100 se va construi condiţia din fereastra prezentată în figura 6.11. S-a forţat plasarea ferestrei Conditional Formatting peste rezultatul formatării pentru a fi vizibilă condiţia folosită. Condiţia a fost construită folosinduse operatorul Between care verifică dacă valoarea din celula curentă aparţine intervalului stabilit de utilizator. Folosind opţiunea Cell Value Is au fost marcate numai celulele care conţin valori ce se înscriu în intervalul stabilit prin condiţia de formatare.

120

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică Pentru a fi evidenţiate linii întregi dintr-o tabelă, se poate folosi şi opţiunea Formula Is din lista ascunsă Condition 1 a ferestrei Condition Formatting (figura 6.12), în care condiţia (simplă sau compusă) este construită cu ajutorul adreselor mixte de celule.

Figura 6.10 Fereastra AutoFormat De data aceasta condiţia compusă a fost construită folosindu-se funcţia logică AND care returnează valoarea de adevăr numai dacă ambele condiţii sunt îndeplinite.

Figura 6.11 Fereastra Conditional Formatting - Cell Value Is

Figura 6.12 Fereastra Conditional Formatting - Formula Is

121

Programe de calcul tabelar Pe lângă toate aceste posibilităţi de formatare, efecte speciale pentru texte pot fi obţinute şi prin facilităţile oferite de WordArt. Activarea acestui instrument se realizează cu ajutorul comenzii Picture – WordArt din meniul Insert aceasta deschide fereastra WordArt Gallery, din care se poate selecta stilul dorit.

Figura 6.13 Titlu formatat cu WordArt În figura 6.13 este prezentată o foaie de calcul în care titlul (SITUATIE) este formatat cu WordArt. De asemenea este calculat totalul, media, maximul, minimul, deviaţia şi variaţia, prin utilizarea funcţiilor SUM, AVERAGE, MAX.,MIN şi STDEV. Elementele de formatare (chenarele, centrarea, simbolurile monetare, virgulele etc.) nu pot fi şterse prin Delete. Anularea lor este posibilă prin comanda Clear, Formats, meniul Edit.

6.7 Mutarea şi copierea
Excel oferă tehnici deosebit de simple de copiere şi mutare a datelor, formulelor şi funcţiilor. Operaţiile pot fi realizate fie cu ajutorul opţiunilor Copy, Cut şi Paste din meniul Edit, fie prin tehnica “drag & drop”, şi presupun stabilirea de către utilizator a unei zone sursă din care se copie sau se mută datele şi a unei zone destinaţie în care se mută sau se copie datele. La mutare datele sunt şterse din zona sursă şi transferate în zona destinaţie. La copiere datele rămân în zona sursă, dar sunt duplicate şi în zona destinaţie. Opţiunile meniului Edit permit efectuarea de mutări şi copieri a datelor în cadrul aceleiaşi foi, între diferite foi de calcul sau chiar între aplicaţii. În meniul Edit este disponibilă şi opţiunea Paste Special care permite (figura 6.14): transferul conţinutului zonei sursă (All); transferul formulelor (Formulas); transferul valorilor şi a rezultatelor evaluării formulelor şi funcţiilor (Values); transferul formatelor celulelor (Formats); transferul comentariilor (Comments); transferul condiţiilor de validare (Validation); transferul întregului conţinut, mai puţin marginile zonei sursă (All except borders). În plus, se poate stabili şi operaţia care se va executa între informaţiile din celulele aflate în zona sursă şi cele din zona destinaţie: înlocuire (None); adunarea conţinutului zonei sursă cu conţinutul zonei destinaţie (Add); scăderea din zona destinaţie a conţinutului zonei sursă (Subtract); înmulţirea dintre zona sursă şi zona destinaţie (Multiply); împărţirea dintre zona destinaţie şi zona sursă (Divide). Pe lângă butoanele de opţiuni de mai sus, fereastra Paste Special dispune şi de două casete de validare care permit: ignorarea în zona destinaţie a celulelor din zona sursă care nu conţin date (caseta Skip blanks); transpunerea coloanelor în linii şi invers (caseta Transpose); efectul este doar în zona destinaţie. Un rol deosebit îl are butonul de comandă Paste Link care

122

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică permite legarea datelor din zona destinaţie cu cele din zona sursă. În felul acesta orice modificare din zona sursă influenţează şi zona destinaţie. Tehnica “drag & drop” poate fi utilizată numai în cadrul aceleiaşi foi de calcul. Mutarea presupune selectarea zonei sursă, fixarea indicatorului de mouse pe marginea ei (până când ia forma unei săgeţi) şi deplasarea în zona destinaţie. Pentru copiere se foloseşte marcajul de umplere - AutoFill (un pătrat mic, negru din colţul dreapta-jos al celulei sau zonei sursă selectate). Pe acest marcaj se plasează indicatorul de mouse, care devine o cruce simplă. În continuare se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se stabileşte zona destinaţie. La eliberarea butonului de mouse se realizează copierea propriu-zisă.

Format Painter

Figura 6.14 Fereastra Paste Special

Figura 6.15 Bara Standard

Pentru copierea formatului unei celule în altă celulă sau grup de celule se foloseşte pictograma Format Painter din bara Standard (figura 6.15).

6.8 Utilizarea formulelor şi funcţiilor
6.8.1 Utilizarea formulelor Excel Formulele sunt elemente de bază ale foii de calcul şi permit efectuarea de operaţii simple (adunare, scădere etc.) dar şi calcule complexe de tip financiar, statistic sau ştiinţific. În plus, cu ajutorul lor se pot realiza comparaţii şi se pot lansa operaţii asupra şirurilor de caractere. Formulele programului Excel încep întotdeauna cu semnul = şi pot include valori numerice sau de tip text (constante), operatori aritmetici, de comparare, funcţii, paranteze, referinţe şi nume. Implicit, în foaia de calcul este afişat rezultatul evaluării formulelor, Excel memorând însă formula stabilită de utilizator. Dacă se doreşte afişarea propriu-zisă a formulei /formulelor se activează caseta de validare Formulas din eticheta View a comenzii Options din meniul Tools. Acelaşi efect se obţine sau se anulează şi prin comanda rapidă Ctrl + ` (accent grav). În paragraful Utilizarea funcţiilor Excel sunt mai multe foi de calcul pentru care s-a ales afişarea formulelor. Pentru a afişa doar formula din celula curentă se foloseşte comanda rapidă Ctrl + ‘ (apostrof). Introducerea formulelor se poate realiza fie în bara de formule, fie în celula curentă. Formulele conţin valori şi operatori. Valorile sunt nume, date calendaristice, ore, texte etc. şi se introduc în celulele foilor de calcul. Valorile se mai numesc şi operanzi. Operatorii sunt instrucţiunile prin care se stabileşte ce trebuie făcut cu valorile. De regulă pentru operatori se folosesc simboluri. La rândul lor operatorii sunt: aritmetici (+, -, *, /, %, ^), de comparaţie (<, >, >=, <=, <>), de referire (două puncte, virgula). Un caz particular de formulă complexă îl reprezintă formula matriceală. O astfel de formulă utilizează un domeniu de valori şi produce atâtea rezultate câte valori sunt în domeniul respectiv. La crearea unei matrici trebuie să se ţină seama de următoarele aspecte: forma şi dimensiunea rezultatului trebuie să fie la fel cu forma şi dimensiunea domeniilor
123

Programe de calcul tabelar asupra cărora se aplică formula, o formulă matriceală este inclusă între acolade, introduse automat de către Excel, execuţia unei formule matriceale se realizează cu ajutorul combinaţiei de taste: Shift + Ctrl + Enter.Matricea reprezintă o metodă de a realiza mai multe calcule cu o singură formulă. Ea poate fi editată ca orice formulă, dar nu individual, ci trebuie selectat întregul domeniu matriceal. În plus, Excel tratează matricea ca o entitate ceea ce face imposibilă ştergerea sau adăugarea de linii. În figura 6.16 este prezentat un exemplu: „Lista de produse” (achiziţionate pentru o Casă de copii) utilizând o formulă matriceale pentru calculul valorii fiecărui produs cunoscând cantităţile şi preţul unitar al fiecăruia dintre ele. În bara de formule se poate observa formula matriceală inclusă între acolade.

Figura 6.16 Foaie de calcul cu formulă matriceală

Formule

Funcţii

Figura 6.17 Foaie de calcul cu formule şi funcţii Pentru înlocuirea adreselor cu nume se foloseşte Name din meniul Insert. Numele poate fi atribuit de utilizator (prin comanda Define) sau poate fi conţinutul unei linii sau coloane din foaia de calcul (prin comanda Create). Domeniul de celule referit într-o formulă poate primi ulterior un nume care să apară în formulă dacă se foloseşte comanda Apply din opţiunea Name a meniului Insert. Pentru a atribui rapid un nume unei celule sau unui domeniu se poate folosi şi comanda rapidă Ctrl + F3 care deschide fereastra Define Name. În figura 6.17 este prezentat un exemplu în care au fost definite pentru domenii de celule, nume care ulterior sunt referite în formule.

124

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică

Figura 6.18 Utilizarea de nume în formule În acest exemplu au fost definite nume pentru fiecare secţie şi trimestru în parte (Ex. Ch_TrI, Ch-TrII, etc.), iar pentru stabilirea totalului pe trimestre şi pe semestru s-au utilizat tocmai aceste nume, aşa cum se observă din bara de formule a ferestrei din figura 6.18. Pentru a elimina ulterior un nume se utilizează meniu Insert şi din fereastra Define Name, după selectarea numelui dorit, se selectează butonul Delete. Ştergerea unui nume nu are ca efect eliminarea lui şi din formulele in care a fost folosit, ci doar din lista de nume. Dacă formulele sau funcţiile care au folosit nume şterse nu au fost modificate, Excel afişează mesajul de eroare #NAME.
6.8.2 Utilizarea funcţiilor Excel

Programul Excel foloseşte funcţii predefinite pentru a efectua calcule matematice, financiare, statistice şi logice, prelucrări de texte sau căutări de informaţii în foile de calcul. Funcţiile sunt mai uşor de editat şi permit o executare mai rapidă a diverselor operaţii. Funcţia este o formulă memorată de Excel şi este formată din două părţi: numele (cuvânt rezervat precedat de semnul =) şi argumentele (incluse între paranteze rotunde). Argumentele pot fi adrese de celule, nume de domenii, valori numerice, şiruri de caractere sau chiar alte funcţii etc. Argumentele de tip şir de caractere sunt încadrate de ghilimele. În general argumentele sunt separate prin virgulă. Rezultatele pot fi valori calculate, valori de tip text, referinţe, valori logice etc. Editarea funcţiilor se poate realiza fie în bara de formule sau celula curentă, fie apelându-se generatorul de funcţii (Function Wizard) activat din meniul Insert cu opţiunea Function sau prin intermediul pictogramei f(x) din bara de instrumente Standard. În ambele cazuri se deschide fereastra Insert Function (figura 6.19), în care sunt disponibile funcţiile organizate pe categorii, în ordine alfabetică. În Excel există aproape două sute de funcţii grupate după tipul operaţiilor pe care le realizează: financiare, statistice, de lucru cu liste şi baze de date, logice, de căutare şi referire, matematice şi trigonometrice, pentru date calendaristice şi timp, pentru şiruri de caractere, pentru informare, folosite în inginerie. Pentru fiecare funcţie activată se deschide o fereastră în care sunt afişate formatul funcţiei, o succintă descriere a funcţiei şi zone distincte de editare pentru fiecare argument din format. În plus, este afişat şi rezultatul ce se va obţine prin executarea funcţiei. Ca exemplificare prezentăm în figura nr. 6.20 fereastra asociată funcţiei IF() în care prin condiţia specificată se stabileşte un procent de adaos de 15% sau 20%, după cum preţul de achiziţie este mai mare sau mai mic decât 15000 de lei.

125

Programe de calcul tabelar Figura 6.19 Fereastra Insert Figura 6.20 Fereastra Paste Function pentru funcţia Function IF() Prezentăm în continuare doar principalele funcţii: statistice, matematice şi logice folosite în calculele economice din administraţia publică. Funcţii statistice. Excel pune la dispoziţia utilizatorului un pachet de funcţii statistice dintre care cele mai utilizate sunt cele care permit stabilirea mediei aritmetice, extragerea valorii maxime sau minime. Funcţia Average( ) - calculează media argumentelor care pot fi valori sau domenii. Domeniile, la rândul lor, pot conţine numere, referinţe de celule sau matrici de valori. Funcţia Count( ) – returnează numărul de celule care conţin cifre sau formule, ignorându-le pe cele care conţin şiruri de caractere, valori logice, erori sau blank. Funcţia CountA( ) - stabileşte numărul de celule al căror conţinut este nenul. Funcţia Max( ) – afişează cel mai mare număr dintr-un domeniu de celule. Funcţia Min( ) – afişează cel mai mic număr dintr-un domeniu de celule. Funcţia Stdev( ) – calculează deviaţia standard de populare a unui domeniu de celule. Funcţia Var( )- calculează variaţia de populare pentru un domeniu de celule. În figura 6.17 sunt prezentate funcţiile statistice aplicate asupra datelor din foaia de calcul ce conţine Realizarea încasărilor pe unităţi fiscale. Funcţiile logice. Aceste funcţii sunt printre cele mai folosite funcţii Excel, ele oferind posibilitatea de a adăuga noi facilităţi logice şi de decizie foilor de calcul. Cele mai utilizate funcţii din această categorie sunt: =IF(), =AND(), =OR(), =NOT(), =FALSE() şi =TRUE(). Funcţia IF( ) – este cea mai simplă funcţie logică Excel având totodată şi cele mai multe aplicaţii practice. Ea este folosită pentru testarea unor condiţii şi pentru luarea unor decizii. Formatul general este =IF(condiţie,val_adevăr,val_fals), rezultând faptul că funcţia IF( ) foloseşte trei argumente: testul logic şi valorile pentru adevărat şi pentru fals. În cazul în care condiţia evaluată este adevărată, funcţia returnează rezultatul acţiunii val_adevăr. În caz contrar este returnat rezultatul acţiunii val_fals. Dacă val_fals lipseşte, iar condiţia este evaluată ca fiind falsă se va returna valoarea FALSE. Pentru testarea unor condiţii complexe /multiple se pot construi IF-uri imbricate prin plasarea altor funcţii IF() în val_adevăr şi /sau în val_fals, sau pot fi folosite funcţiile AND( ) şi OR( ). Funcţia AND( ) – are rolul de a reuni condiţii în care toate argumentele logice trebuie să respecte condiţia stabilită de utilizator. Formatul general este =AND(argument1, argument2,…), cu precizarea că argumentele trebuie să fie valori logice unice sau matrici de valori logice (într-un număr maxim de 30). Funcţia returnează TRUE dacă toate argumentele logice sunt adevărate şi FALSE dacă cel puţin un argument este fals. Funcţia OR( ) – are acelaşi format cu funcţia AND() şi este folosită pentru obţinerea condiţiilor multiple în care este suficient ca măcar unul dintre argumentele logice să respecte condiţia specificată. Astfel, funcţia va returna valoarea FALSE dacă nici unul dintre argumentele folosite nu respectă condiţia. Funcţii matematice. Acest tip de funcţii oferă facilităţi pentru efectuarea unei game deosebit de variate de calcule matematice, ştiinţifice, inginereşti etc. Ne oprim doar asupra funcţiilor folosite curent în calculele economice: =SUM(), =SUMIF(), =PRODUCT(), =SUMPRODUCT(), =ROUND(). Funcţia SUM( ) – este cea mai utilizată funcţie, motiv pentru care în bara de instrumente Standard este disponibilă şi pictograma AutoSum - Σ specializată în însumarea conţinutului celulelor unei foi de calcul. Prin folosirea pictogramei AutoSum, implicit, este însumat conţinutul numeric al celulelor plasate la stânga sau deasupra celulei curente. Pentru o totalizare rapidă a fiecărei coloane dintr-un tabel, se selectează tot tabelul (cu mouse-ul sau cu combinaţia Ctrl+Shift+* (de pe tasta 8)), după care se execută clic pe AutoSum. Procedura funcţionează şi pentru domenii neadiacente. După selectarea acestora, executând clic pe AutoSum, totalurile vor apărea la baza coloanelor sau în dreapta liniilor selectate. Funcţia
126

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică SUM() are formatul general =SUM(argment1,argument2,…) şi calculează suma tuturor argumentelor specificate (maxim 30). Argumentele care nu pot fi convertite din text în numere, sau mesajele de eroare sunt ignorate. Funcţia SUMIF( ) – calculează suma conţinutului tuturor celulelor dintr-un domeniu care verifică o condiţie stabilită. Formatul general este =SUMIF(domeniu, condiţie, domeniu_sumă). Trebuie specificat faptul că întotdeauna condiţia este precizată sub forma unui şir de caractere inclus între ghilimele. Funcţia PRODUCT( ) – are acelaşi format cu funcţia SUM() şi realizează înmulţirea argumentelor specificate (maxim 14). Argumentele care sunt valori logice, text sau celule vide sunt ignorate. Funcţia SUMPRODUCT( ) – calculează suma înmulţirii celulelor corespondente din două/mai multe zone de celule (linii sau coloane). Format general: = SUMPRODUCT( aria1,aria2,aria3..) Funcţia ROUND( ) –rotunjeşte rezultatul în funcţie de numărul de zecimale precizat. Funcţii financiare Excel pune la dispoziţia utilizatorilor o serie de funcţii financiare.Dintre acestea cele mai folosite în lucrările din administraţia publică sunt: Funcţii pentru calculul amortizării: SLN(), DDB() şi SYD() O primărie achiziţionează un utilaj la preţul de 50000000 lei. Durata de viaţă 5 ani. Să se calculeze amortizarea corespunzătore fiecăruia din cei 5 ani până la amortizarea completă. Valoarea reziduală este egală cu zero. În figurile 6.21 şi 6.22 sunt prezentate formatele funcţiilor şi respectiv rezultatele aplicării acestora.

Figura 6.21 Calculul amortizării – formule

Figura 6.22 Calculul amortizării - rezultate Funcţii pentru calculul anuităţilor: FV(), PV(). Funcţia FV(). O primărie depune o sumă de 1000 USD în contul său curent. Timp de patru ani ea depune anual câte o sumă de 500 USD. Să se calculeze soldul contului după această perioadă ştiind că dobânda anuală va fi constantă în procent de 5%. Depunerile pot fi făcute la sfârşitul sau începutul fiecărei perioade. Se face precizarea că valoarea prezentă şi plăţile periodice vor fi preluate cu semnul minus deoarece ele reprezintă imobilizări pentru depunător. Rezultatul este prezentat în figura 6.23. După cum se observă în bara de formule, în celula D25 s-a calculat valoarea viitoare în condiţiile plăţilor la sfârşitul perioadei (valoarea

127

Programe de calcul tabelar ultimului argument este zero). În celula D26, pentru cazul plăţilor efectuate la începutul perioadei, argumentul tip va fi egal cu 1.

Figura 6.23 Funcţia FV( ) Funcţia PV(). O asigurare viageră costă 60000USD. Ea îi va aduce deţinătorului său, în viitor, timp de 20 de ani, lunar câte 500 USD. Rata dobânzii, de 8%, se consideră a fi constantă în această perioadă. Să se stabilească dacă această asigurare este rentabilă sau nu (figura 6.24).

Figura nr.6.24 Funcţia PV( ) Funcţii de căutare şi referire Funcţiile din această categorie asigură căutarea şi returnarea unor valori dintr-un domeniu dat de celule. În aplicaţiile economice cele mai utilizate funcţii de acest tip sunt : =VLOOKUP() şi =HLOOKUP(). Funcţia HLOOKUP( ) – permite realizarea de căutări pe orizontală, pe rândul din partea de sus a unui tabel, până la găsirea unei valori de comparare adecvate. Formatul general este: =HLOOKUP(val_căutată,matrice_tabel,nr_linie_index,domeniu_căutare). Funcţia efectuează căutarea unei valori specificate în linia superioară a domeniului definit printr-o matrice, după care căutarea continuă în linia specificată prin nr_linie_index. Domeniul de căutare este o valoare logică opţională (TRUE sau FALSE) şi permite returnarea exactă a valorii căutate sau a unei valori aproximative. Exemplu. Din situaţia centralizatoare pe anii 2000-2005 a absolvenţilor, pe specializări, să se afle care a fost numărul absolvenţilor de la secţia Administraţie Publică în anul 2004 (figura 6.25 ).

Figura 6.25 Funcţia HLOOKUP() Funcţia VLOOKUP( ) – efectuează căutarea pe verticală a unui element în coloana cea mai din stânga a unei matrici dintr-o tabelă indexată. Dacă nu este găsită valoarea dorită, funcţia va căuta, din prima coloana, următoarea valoare mai mare, decât cea căutată. Format: =VLOOKUP (cheie-de-căutare,tabel,număr-coloană,tip-căutare)

128

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică

Figura 6.26 Funcţia VLOOKUP() Cheia de căutare specifică valoarea de căutat,tabelul de căutare este zona în care trebuie realizată căutarea şi se specifică prin adrese sau un nume asociat ei,număr-coloană indică poziţia coloanei pe care se găseşte data căutată (coloanele sunt numerotate de la 1 la n), tip-căutare este un argument de tip logic, care arată dacă se face sau nu o căutare exactă. Cunoscând Marca să se stabilească datele privind salariatul folosind funcţia =VLOOKUP (figura 6.26). Funcţii pentru baze da date Cele mai importante funcţii pentru baze de date sunt asemănătoare cu cele statistice dar operează pe o listă în baza unei condiţii. Principalele funcţii sunt:
Funcţia DAVERAGE DCOUNT DMAX DMIN DSTDEV DSUM DVAR Rolul funcţiei Calculează media aritmetică a valorilor unui câmp dintr-o bază de date, doar pentru înregistrările care îndeplinesc un anumit criteriu. Numără căsuţele ce conţin valori numerice dintr-un câmp al bazei de date, după un anumit criteriu. Determină valoarea maximă dintr-un câmp al bazei de date, după un anumit criteriu. Determină valoarea minimă dintr-un câmp al bazei de date, după un anumit criteriu. Calculează abaterea medie statică a valorilor dintr-un câmp al bazei de date, după un anumit criteriu. Însumează valorile dintr-un câmp al bazei de date, după un anumit criteriu. Calculează dispersia valorilor dintr-un câmp al bazei de date, după un anumit criteriu.

Toate funcţiile pentru baze de date trebuie să aibă trei argumente: grup de intrare, câmp, criteriu.Grupul de intrare trebuie să conţină baza de date(adresa sau numele atribit zonei). Câmpul este precizat prin numărul de ordine al coloanei pe care se găseşte. Criteriul este zona în care se specifică restricţiile de selecţie. O zonă de criterii trebuie să includă numele câmpului (aşa cum este specificat în grupul de intrare) şi condiţia de selecţie. Exemplu. Să se stabilească numărul de medici cu o vechime mai mare sau egală cu 9 ani, media salariilor, salarul maxim şi minim şi suma totală a salariilor pentru medicii din această categorie (figura 6.27).

Figura 6.27 Funcţii statistice pentru bazele de date. Scrierea formulelor

129

Programe de calcul tabelar

6.9 Crearea şi formatarea diagramelor
Excel asigură transformarea datelor numerice în imagini grafice prin care informaţiile devin mult mai sugestive şi mai uşor de interpretat. Diagramele sintetizează datele dintr-o foaie de calcul oferind o imagine de ansamblu, inclusiv cu legăturile dintre date. Majoritatea diagramelor aranjează datele în planul determinat de două axe: axa verticală (axa y) şi axa orizontală (axa x). Acestea sunt similare liniilor şi coloanelor din foile de calcul. Fiecare element de informaţie din diagramă se numeşte punct de date. Mai multe puncte formează o serie. Punctele şi seriile sunt similare celulelor şi domeniilor de celule. 6.9.1 Tipuri de grafice Utilizatorul are la dispoziţie o gamă largă de diagrame, fiecare corespunzând unui anumit mod de aranjare şi analizare a datelor. Pentru obţinerea de diagrame se activează modulul Chart Wizard. Activarea acestuia se face fie din bara de instrumente Standard prin pictograma Chart Wizard , fie din meniul Insert prin opţiunea Chart. Implicit, în bara meniu devine disponibil meniul Chart a cărui opţiuni permit definirea şi modificarea unui grafic. Modulul Chart Wizard asigură, pe parcursul a patru paşi, asistenţa necesară pentru obţinerea oricărui tip de diagramă. După activarea modulului se intră în fereastra Chart Type care permite selectarea tipului şi a subtipului de grafic dorit (figura 6.28). Pe lângă tipurile standard, se pot folosi şi tipuri personalizate de diagrame, dacă se activează lista Custom Type.

Figura 6.28 Fereastra Chart Wizard Alegerea tipului de grafic trebuie făcută în aşa fel încât să se potrivească cel mai bine cu datele şi cu ceea ce doreşte utilizatorul să sugereze prin respectivul grafic (comparaţii, structuri etc.). Prezentăm în continuare pe baza datelor din figura 6.29 principalele categorii de diagrame şi tipurile de date pentru a căror reprezentare sunt adecvate (figura 6.30).

Figura 6.29 Situaţia consumului de medicamente pe Semestrul I 2006

130

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică Diagramele Column (coloană) sunt implicite şi sunt folosite, în general, pentru compararea, în acelaşi interval de timp, a unor elemente (serii de date) prin plasarea lor unele lângă altele. Pe axa orizontală sunt reprezentate domeniile, iar pe axa verticală valorile. Diagramele Bar (bară) sunt similare cu diagramele Column, însă rotite cu 900 având valorile pe axa orizontală şi domeniile pe axa verticală. Diagramele Pie (cerc) numite şi diagrame circulare ilustrează cota parte a parţilor dintr-un întreg, putându-se reprezenta o singură serie de date (dintr-o foaie de calcul se selectează o singură linie cu mai multe coloane sau o singură coloană cu mai multe linii). Acest tip de grafic ilustrează relaţiile dintre părţi şi întregul din care fac parte. Diagramele Line (linie) compară tendinţele sau evoluţiile unor serii de date pe parcursul unor intervale de timp egale (sau alte tipuri de intervale de măsurare).

Sit.cons.medicamente 22% 22% 1 2 3 4 5

17% 26% 13%

Figura 6.30 Tipuri de grafice Diagramele Area (zonă) compară continua schimbare în volum a unor serii de date multiple. Ele sunt asemănătoare cu diagramele Line oferind în plus şi o imagine asupra modului în care, diferitele serii de date, contribuie la volumul total. Diagramele Stock (punctate) numite şi diagrame bursiere afişează variaţiile cursului unor serii de valori mobiliare (de la 3 la 5), într-o perioadă determinată. Acest tip de grafic poate fi adaptat pentru reprezentarea oricărui fenomen ce implică tratarea amplitudinilor de-a
131

Programe de calcul tabelar lungul unei perioade de timp (de exemplu, fluctuaţiile preţurilor acţiunilor pe piaţă, extremele temperaturii etc.). Diagramele XY (Scatter) numite şi diagrame dispersate se pretează la a pune în evidenţă relaţiile între diferite serii de valori dependente de acelaşi parametru. Ele sunt folosite cu precădere în statistică, putându-se vizualiza uşor relaţiile de dependenţă dintre parametrii analizaţi prin metoda regresiei simple şi în analize ştiinţifice. Diagramele Cylinder (cilindru), Cone (con) şi Pyramid (piramidă) sunt versiuni puţin modificate ale diagramelor de tip coloane şi bare. Ele prezintă comparativ valorile unor elemente distincte în aceeaşi perioadă de timp sau variaţia unui anumit element pe parcursul mai multor perioade. Diagramele Doughtnut (inel), Radar (radar), Bubble (bulină) şi Surface (suprafaţă) sunt diagrame dedicate strict specialiştilor şi oamenilor de ştiinţă. Diagramele inel sunt similare cu diagramele circulare şi compară mărimea părţilor dintr-o unitate întreagă, permiţând în plus prezentarea mai multor serii de date. Diagramele radar, deşi sunt dificil de citit şi interpretat, se folosesc pentru a prezenta relaţiile dintre serii de date individuale şi dintre o anumită serie şi întregul format al altor serii. Diagramele bulină prezintă relaţiile dintre mai multe serii de date, dar şi valorile datelor din fiecare serie. Cu cât o valoare este mai mare cu atât bulina corespunzătoare va fi mai mare. Diagramele cu suprafeţe se aseamănă celor cu linii, ilustrând atât evoluţia în timp, cât şi relaţia de proporţionalitate dintre întreg şi părţile componente. Diagramele combinate afişează două tipuri de diagrame în acelaşi grafic. Ele sunt adesea folosite pentru a pune în evidenţă similitudini între două serii de valori de natură diferită.
6.9.2 Stabilirea datelor pentru reprezentarea grafică În cel de al doilea pas se stabileşte sursa datelor care vor fi reprezentate în Excel. Se deschide fereastra Chart Source Data (figura 6.31). Fereastră este organizată pe două cadre de pagină Data Range şi Series. Implicit, sunt reprezentate în grafic datele din domeniul selectat. Datele acestuia vor fi reprezentate pe linie, dacă numărul de coloane este mai mic decât numărul de linii şi pe coloane, dacă numărul de coloane este egal sau mai mare decât numărul de linii. Utilizatorul poate schimba această reprezentare prin butoanele de opţiuni Rows şi Columns. Eeticheta Series permite stabilirea sau modificarea explicită a fiecărei serii de date ce se reprezintă prin diagramă (figura 6.32). Implicit, referinţele domeniului selectat sunt absolute, ceea ce permite deplasarea ulterioară a diagramei fără ca domeniul ei de date să se modifice. În figura 6.32 este posibilă şi adăugarea (cu butonul de comandă Add) sau eliminarea (cu butonul de comandă Remove) a unor serii de date în /din diagramă. În zona Name pot fi atribuie nume (sau pot fi modificate numele existente) seriilor de date reprezentate în grafic. De asemenea utilizatorul poate modifica etichetele axei X, care implicit sunt date (numerice sau şiruri de caractere) din foaia de calcul.

132

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică

Figura 6.31 Fereastra Chart Source Data Range 6.9.3 Rafinarea diagramelor

Figura 6.32 Fereastra Chart Source Data Series

În pasul al treilea utilizatorul are posibilitatea de a-şi rafina diagrama prin definirea anumitor opţiuni. Excel deschide fereastra Chart Options care se prezintă ca în figura 6.33. Această fereastră este organizată pe şase etichete / pagini, în funcţie de opţiunile cu care se poate îmbunătăţi o diagramă pentru a fi mai sugestivă şi uşor de interpretat. În principal, sunt disponibile următoarele facilităţi: configurarea titlurilor pentru graficul propriu-zis şi pentru axele utilizate (eticheta Titles); stabilirea modului de afişare a etichetelor pentru axa X şi dacă vor fi sau nu afişate valorile pentru axa Y, în cazul graficelor 2D sau pentru axa Z, în cazul graficelor 3D ( Axes); stabilirea grilelor orizontale (pentru axa X) şi /sau verticale (pentru axa Y sau Z) (eticheta Gridlines); stabilirea poziţiei legendei (implicit în dreapta zonei de afişare a graficului) şi dacă aceasta va fi sau nu afişată (eticheta Legend); plasarea sau nu a unor etichete de tip text sau valoare corespunzătoare datelor reprezentate (eticheta Data Labels); plasarea sub grafic a unui tabel ce conţine datele din domeniul reprezentat (eticheta Data Table); această opţiune este recomandată mai ales atunci când graficul va fi salvat într-o altă foaie de calcul.

Figura 6.33 Fereastra Chart Options Pe lângă aceste opţiuni de rafinare, aspectul unei diagrame poate fi influenţat şi prin folosirea unei palete largi de culori, prin adăugarea de chenare, prin folosirea diverselor fonturi şi stiluri sau prin mutarea şi dimensionarea obiectelor conţinute. Folosirea acestor facilităţi conduce la creşterea efectului vizual al unei diagrame. Opţiunile de realizare şi rafinare a graficelor pot fi selectate şi din meniul Chart (figura 6.34).

133

Programe de calcul tabelar

Figura 6.34 Meniul Chart

Figura 6.35 Fereastra Chart Location

6.9.4 Stabilirea locaţiei de plasare a diagramei În ultimul pas, al patrulea, se stabileşte locaţia în care va fi plasat graficul obţinut. Programul Excel deschide fereastra Chart Location care este prezentată în figura 6.35. După cum se observă, implicit diagrama poate fi plasată ca un obiect în foaia de calcul curentă (butonul de radio As object in). Cu ajutorul butonului radio As new sheet diagrama este salvată într-o foaie de calcul specială pentru grafic, care va fi plasată în registrul de lucru activ înaintea foii de calcul curente. Dintr-o foaie de calcul “obişnuită”, meniul Chart este disponibil numai după selectarea zonei unui grafic - Chart Area (cu un clic al mouse-ului de pe suprafaţa graficului). O altă facilitate pe care o oferă modulul grafic încorporat în pachetul Excel o reprezintă realizarea de simulări. În felul acesta diagramele devin un eficient instrument de sprijinire a deciziilor şi de realizare a previziunilor şi prognozelor (paragraful 6.10.5.2).

6.10 LISTE ŞI BAZE DE DATE EXCEL
Pe lângă deosebitele performanţe în calculul numeric şi în operaţiunile cu formule complexe, Excel permite şi lucrul cu liste. Prin listă se înţelege o colecţie de elemente denumite înregistrări (records), fiecare înregistrare fiind structurată în unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). Această organizare, pe linii şi coloane, facilitează sortarea şi căutarea informaţiilor. În plus, această organizare se aseamănă cu cea folosită în sistemele de gestiune a bazelor de date, motiv pentru care listele mai complexe şi cu un volum mare de date sunt denumite baze de date. Astfel, o bază de date Excel poate fi văzută ca o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (tabele sau foi de calcul). La organizarea unei liste trebuie avute în vedere câteva reguli: fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană; listele au un antet opţional (header row) constituit din prima linie din listă şi în care se indică numele câmpurilor listei; numele de câmpuri pot fi formate din până la 255 de caractere, dar este recomandată folosirea unor nume scurte prin care să se sugereze conţinutul informaţional al datelor; numele de câmpuri trebuie să fie diferite atunci când urmează să fie realizată filtrarea datelor; într-o listă pot fi organizate orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, imagini etc.;
134

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică datele din aceeaşi coloană trebuie să fie de acelaşi tip, ele fiind valori pentru un singur câmp; între antetul listei şi articolele listei nu trebuie să apară linii libere; pentru fiecare articol trebuie să existe cel puţin un câmp încărcat cu date. Organizarea şi gestionarea datelor dintr-o listă sau bază de date se realizează cu ajutorul opţiunilor meniului Data. 6.10.1 Introducerea datelor într-o listă După introducerea antetului, încărcarea unei liste cu date poate fi realizată direct de la tastatură sau folosind formularul de date (Data form) activat prin opţiunea Form din meniul Data. Această opţiune deschide o fereastră cu numele foii de calcul curente. Pentru exemplificare folosim baza de date studenti.xls în care sunt încărcate înregistrări ce conţin informaţii privind rezultatele studenţilor. După cum se observă din fereastra următoare (figura 6.36), la activarea opţiunii Form se deschide fereastra studentii cu ajutorul căreia se poate vizualiza şi actualiza conţinutul bazei de date salariati.xls. Butoanele de comanda disponibile în această fereastră sunt: New – pentru adăugarea de noi înregistrări; Delete – pentru ştergerea înregistrării curente; Restore – pentru restaurarea conţinutului înregistrării curente după o modificare anterioară; FindPrev – pentru accesarea înregistrării precedente; FindNext – pentru accesarea înregistrării următoare; Close – pentru închiderea Form-ului.Cu ajutorul butonului de comandă Criteria se pot stabili condiţii simple sau compuse de accesare selectivă a înregistrărilor.Pentru introducerea rapidă a datelor Excel dispune de două instrumente AutoComplete şi PickList cu care se completează în coloana curentă celulele listei pe baza valorilor de intrare anterioare. 6.10.2 Sortarea datelor din liste Excel memorează datele în ordinea introducerii lor, ceea ce creează greutăţi în localizarea rapidă a acestora, atunci când sunt în volum mare. O soluţie recomandată pentru astfel de situaţii a constituie operaţia de sortare. Sortarea permite organizarea datelor în ordinea alfabetică sau numerică, ascendentă sau descendentă. Operaţia este executată de opţiunea Sort din meniul Data care deschide caseta de dialog Sort ce se prezintă ca în figura 6.37.

Figura 6.36 Fereastra Form de actualizare a unei baze de date

Figura 6.37 Fereastra Sort şi Sort Option

După cum se poate observa, sortarea poate fi realizată, după cel mult trei chei stabilite de utilizator dintre câmpurile listei. Implicit, antetul liste este exclus din domeniul selectat pentru sortare. Pentru includerea lui se activează butonul radio No header row. Butonul de comandă Options (figura 6.37) permite stabilirea unor opţiuni suplimentare de sortare precum: sortarea de la stânga la
135

Programe de calcul tabelar dreapta – Sort left tio right (implicit sortarea este de sus în jos Sort top to bottom); ignorarea priorităţii majusculelor faţă de minuscule (Case sensitive); sortarea după anumite liste disponibile în lista ascunsă First key sort order. După efectuarea unei sortări, este posibilă revenirea la ordinea iniţială a listei. Pentru aceasta, înaintea sortării, se ataşează listei o coloană distinctă în care se generează numărul de ordine (index) al fiecărei înregistrări. Ulterior, după sortare, pentru a reveni la ordinea iniţială se sortează lista, ascendent, după coloana indecşilor. Rapid, pentru sortarea datelor după un singur criteriu se pot folosi, din bara cu instrumente Standard, pictogramele Sort Ascending (A-Z) sau Sort Descending (Z-A). 6.10.3 Regăsirea şi filtrarea bazelor de date Regăsirea datelor încărcate în liste sau baze de date se poate realiza în două moduri: − folosind din formularul de date butonul radio Criteria; − folosind opţiunea Filter din meniul Data. Formularul de date oferă posibilitatea căutării şi editării, la un moment dat a unei singure înregistrări, în timp ce opţiunea Filter permite afişarea, în acelaşi timp, a tuturor înregistrărilor care respectă criteriul sau criteriile stabilite. Criteriile sunt instrucţiuni transmise de către utilizator programului Excel pentru o anumită operaţiune de căutare în listă. La rândul lor filtrele pot fi obţinute cu ajutorul comenzilor AutoFilter şi Advanced Filter. 6.10.3.1 Auto filtrarea Comandă - AutoFilter oferă un acces rapid la informaţiile care răspund condiţiei de filtrare afişând aceste date în foaia de calcul. La lansarea acestei comenzi, în dreapta fiecărui nume de câmp este plasat un buton-săgeată care permite selectarea sau construirea criteriului /criteriilor de selecţie. În lista derulantă deschisă sunt disponibile opţiuni specifice fiecărui câmp în parte(figura 6.38).

Figura 6.38 Fereastră Autofilter All este implicită, fiind prezente toate înregistrările. După o filtrare reface lista iniţială. Top 10 poate fi folosită numai în coloanele ce conţin numere sau date calendaristice şi permite extragerea celor mai mari sau mai mici valori din listă pe baza unui număr sau a unui procent ales de utilizator (figura 6.39).

Figura 6.39 AutoFilter – Top 10

136

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică Custom permite crearea explicită de către utilizator a unor expresii de filtrare cu ajutorul unor operatori relaţionali (>, <, >=, <= etc.). Pentru expresii compuse se pot folosi butoanele radio AND sau OR (figura 6.40).

Figura 6.40 Custom AutoFilter Valori ale câmpurilor care permit extragerea din baza de date doar a articolelor care conţin valoarea selectată. De exemplu, din baza de date salariati.xls să se extragă articolele care conţin informaţii privind studenţii care au Practica= ADMIS. Pentru aceasta se va realiza un filtru pe câmpul Practica (figura 6.41).

Fig. nr. 6.41 Construirea unui filtru AutoFilter Rezultatul unui astfel de filtru este prezentat în figura nr. 6.42.

Figura 6.42 Rezultatul unui AutoFiter Prin AutoFilter se pot construi condiţii oricât de complexe singurul aspect negativ al opţiunii putându-l constitui suprascrierea rezultatelor filtrului peste datele de intrare. Aceasta nu înseamnă că celelalte articole din baza de date au fost şterse fizic. Ele au fost doar “ascunse”, oricând, cu opţiunea Show All din comanda Filter putând fi reafişate. Reafişarea este implicită atunci când se dezactivează comanda AutoFilter. 6.10.3.2 Filtrarea avansată Comanda Advanced Filter este folosită atunci când se doreşte obţinerea unei liste distincte cu înregistrările care îndeplinesc condiţia /condiţiile de filtrare construite de utilizator. Pentru aceasta este necesară definirea în foaia de calcul curentă a trei zone distincte: - zona datelor de intrare; - zona criteriilor de filtrare; - zona datelor de ieşire.

137

Programe de calcul tabelar Zona datelor de intrare reprezintă domeniul înregistrărilor din baza de date ce va fi supus restricţiilor de filtrare. Este obligatorie includerea în această zonă a numelor de câmpuri şi a coloanelor folosite la construirea criteriilor de filtrare. Zona criteriilor de filtrare este definită pentru condiţiile /restricţiile de filtrare şi trebuie să cuprindă pe prima sa linie numele câmpului sau câmpurilor cu care se construiesc de către utilizator aceste restricţii. Este necesar de făcut precizarea că zona criteriilor nu trebuie să conţină linii goale şi că numele de câmp /câmpuri trebuie să fie ortografiate exact ca şi numele câmpurilor din baza de date (zona datelor de intrare). Pentru aceasta este recomandată folosirea comenzilor de editare Copy şi Paste. Criteriile pot fi simple sau multiple. În cazul celor multiple ele pot fi plasate pe aceiaşi linie sau pe linii diferite. Zona datelor de ieşire este declarată pentru copierea într-o zonă distinctă a înregistrărilor care respectă criteriul /criteriile de filtrare. La selectarea comenzi Advanced Filter se deschide o fereastră cu acelaşi nume. Rezultatul filtrării poate fi dirijat în zona datelor de intrare (dacă se selectează butonul radio Filter the list, in-place ) sau într-o locaţie stabilită de utilizator prin definirea unei zone a datelor de ieşire (dacă se selectează butonul radio Copy to another location). Dacă înaintea lansării comenzii Advanced Filter nu au fost stabilite zonele de lucru pentru realizarea filtrului, se pot folosi zonele de editare List range (pentru zona datelor de intrare), Criteria range (pentru zona criteriilor de filtrare) şi Copy to (pentru zona datelor de ieşire). Zona Copy to poate fi utilizată numai după selectarea butonului radio Copy to another location. Această zonă poate fi folosită şi pentru copierea rezultatelor unui filtru în alte foi sau registre de lucru. În plus, trebuie specificat numele foii, a registrului de lucru şi calea de acces la acesta. Activarea casetei de validare Unique records only are ca efect extragerea, în zona datelor de ieşire, din duplicatele zonei datelor de intrare, doar a primelor înregistrări. În figura nr. 6.43 este prezentat un filtru avansat obţinut prin selectarea din baza de date studentii.xls a studentilor cu Media>=8.5 şi Practica=ADMIS.

Figura 6.43 Filtru Advanced Filter 6.10.4 Obţinerea de subtotaluri Pentru fiecare grup de înregistrări dintr-o listă complexă pot fi realizate subtotaluri dacă se foloseşte din meniul Data comanda Subtotals. Implicit, Excel stabileşte şi un total general (Grand Total). Pentru obţinerea unor subtotaluri semnificative, în prealabil este necesară sortarea înregistrărilor listei după câmpul vizat (figura 6.44). După cum se observă comanda Subtotals din meniul Data oferă multiple facilităţi precum: alegerea unei funcţii care să fie aplicată asupra datelor din fiecare grup (Use function), introducerea unui Page Break înaintea fiecărui grup de date (Page break between groups), alegerea câmpului a cărui modificare să declanşeze anumite operaţii (At each change in) etc.

138

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică

Figura 6.44 Fereastră cu subtotaluri 6.10.5 Facilităţi privind simularea datelor Folosind teoria jocurilor “Ce s-ar întâmpla dacă ? “(What if than?) utilizatorul are la dispoziţie două posibilităţi: - să schimbe o intrare pentru a vedea efectul pe care îl produce asupra uneia sau mai multor formule /funcţii; - să schime două intrări pentru a vedea efectul produs asupra unei singure formule /funcţii. Pentru aceasta se utilizează comanda Table din meniul Data care deschide fereastra Table unde în zonele Row input cell şi /sau Column input cell utilizatorul specifică celula sau celule în funcţie de care Excel va realiza simularea. Prezentăm în fereastra de mai jos un exemplu în care plecând de la Venitul brut şi Cheltuielile anului 2005, în funcţie de previziunile pentru rata de creştere a salariului şi pentru rata inflaţiei, se estimează valorile Venitului net pentru intervalul 2006-2010. 6.10.5.1 Simularea cu una sau două variabile Atunci când se modifică, pe coloană, o singură variabilă, (în exemplul prezentat mai jos, rata inflaţiei) se parcurg următorii paşi (figura nr. 6.45): - se generează, pe coloană (în zona B10:B20) o serie de potenţiale valori ale ratei inflaţiei (între 5.00% şi 10.00%); - cu o linie mai sus, în coloana următore se editează formula, funcţia sau conţinutul celulei folosită la simulare (G3); - din meniul Data se activează comanda Table; - în fereastra Table se precizează în zona Column input cell celula din zona datelor de intrare care conţine variabila ce se modifică ($B$8); - se activează butonul de comandă OK. În fereastra 6.46 este prezentat rezultatul unei simulări folosind două funcţii (=FV() şi PV()) care au în format aceleaşi argumente: rata dobânzii, număr de perioade şi valoarea plăţii. Variabila utilizată este rata dobânzii ale cărui valori se modifică pe coloană.

139

Programe de calcul tabelar

. Figura 6.45 Simularea cu o variabilă

. Figura 6.46 Simularea cu o variabilă şi mai multe formule
-

-

-

Modificând două variabile paşii pentru realizarea simulării sunt (figurile 6.47 şi 6.48): se generează, pe coloană (în zona B12:B23) o serie de potenţiale valori ale ratei inflaţiei (între 5.00% şi 10.00%), iar pe linie (C11:G11) o serie de potenţiale valori pentru rata de creştete a salariului(între 4.00% şi 12.00%); în celula B11 (situată în colţul stânga-sus a zonei de simulare cu două variabile) se reeditează formula, funcţia sau conţinutul celulei folosită la simulare (G4); se selectează zona de simulare (B11:G23); din meniul Data se activează comanda Table; în fereastra Table se precizează în zona Row input cell celula care conţine variabila ce se modifică pe linie (salariului - $B$7), iar în zona Column input cell celula din zona datelor de intrare care conţine variabila ce se modifică pe coloană (rata inflaţiei $B$8); se activează butonul de comandă OK.

Figura 6.47 Simularea cu două variabile – Formule

140

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică

Figura 6.48 Simularea cu două variabile – Rezultate Am optat pentru prezentarea atât a formulelor cât şi a rezultatelor obţinute prin modificarea a două variabile. Se observă că practic fiecare celulă din tabela cu formule, conţine funcţia Table a cărei argumente sunt celule în care au fost introduse variabilele care se modifică. În plus, în tabela cu rezultate s-a forţat plasarea ferestrei Table pentru a se observa care dintre variabile se modifică pe coloană şi care pe linie. Pe baza rezultatelor obţinute se pot realiza analize, previziuni şi prognoze care să permită stabilirea unei anumite strategii pentru “conduita” viitoare a utilizatorului care apelează la facilităţile acestui tip de programe. După obţinere, tabela nu poate fi modificată datele din celulele ei fiind stabilite pe baza altor date considerate “date de intrare”. 6.10.5.2 Simularea pe bază de diagrame Deoarece diagramele sunt construite pe baza datelor din foi de calcul, ele permit actualizarea acestora prin folosirea tehnicilor jocurilor de tip “What if ”. Astfel, se pot realiza diferite scenarii în care rapid sunt estimate situaţiile scontate de utilizator. În continuare este prezentat un exemplu în care, plecând de la un grafic de tip Column 2D, realizat pe baza datelor din foaia de calcul ce conţine valoarea veniturilor, cheltuielilor şi a profitului de pe primele patru luni ale anului, se realizează un scenariu în care Excel trebuie să stabilească valoarea cheltuielilor din luna martie astfel încât să se ajungă la un anumit nivel al profitului. Concret întrebarea este: Cu cât trebuie să se reducă cheltuielile (veniturile rămânând aceleaşi), pentru ca profitul să ajungă la o anumită valoare?. În figura 6.49 este prezentată foaia de calcul şi graficul obţinut pe baza datelor de start. Pentru a realiza o astfel de simulare, după selectarea seriei de date pe care urmează să o aducem la o altă valoare, se foloseşte tehnica “drag & drop” şi prin tragere în sus se stabileşte valoarea ţintă /scop. Deoarece profitul se obţine pe baza unei formule, automat Excel activează instrumentul Goal Seek cerând precizarea: cărei celule din formule să-i modifice valoarea pentru a ajunge la valoarea dorită a rezultatului. După acceptarea de către utilizator a soluţiei găsite, Excel operează modificarea atât a graficului cât şi a foii de calcul.

Figura 6.49 Foaia de calcul şi graficul Situaţia rezultatelor

141

Programe de calcul tabelar Excel permite şi realizarea de previziuni prin fixarea de linii de trend. Ca şi în cazul simulărilor şi liniile de trend se pot realiza doar pe grafice de tip 2D. Pentru aceasta se alege opţiunea Add Trandline din meniul Chart care are ca efect deschiderea ferestrei cu acelaşi nume din care se alege tipul de trend dorit (figura 6.48)Pentru a realiza previziunea pe baza liniei de trend se alege eticheta Option care are ca efect deschiderea unei noi ferestre de unde prin opţiunea Forecast/Forwart se poate fixa perioada viitoare de previziune a liniei de trend.

Figura 6.50 Realizarea liniilor de Trend

6. 11 Proiectarea şi realizarea aplicaţiilor în Excel
6.11.1 Etape în proiectarea aplicaţiilor Problemele cu un anumit grad ridicat de complexitate presupun reunirea tuturor “operaţiunilor” în cadrul aceluiaşi produs care la rândul lui poate avea în componenţă una sau mai multe foi de calcul sau chiar mai multe registre de lucru. Deşi fiecare utilizator îşi poate proiecta, realiza şi executa propriile aplicaţii fără a fi impuse reguli rigide, pentru eficientizarea activităţii de proiectare trebuie parcurse o serie de etape care privesc modelarea conceptuală1. Astfel, în principal se parcurg trei etape: - analiza problemei şi conceperea modelului; - construirea modelului în foaia /foile de calcul; - utilizarea modelului. Prima etapă este o etapă manuală în cadrul căreia se definesc datele cu care urmează să se opereze. Plecând de la ceea ce se doreşte a se obţine (datele de ieşire), se stabilesc datele de intrare şi cele care pot fi obţinute prin diverse calcule. Este foarte importantă stabilirea, în această etapă, a tuturor datelor ce pot fi obţinute prin calcule, deoarece pe de o parte se limitează datele de intrare la strictul necesar, iar pe de altă parte se asigură un maximum de supleţe şi siguranţă în exploatarea viitorului model. Toate aceste date vor fi organizate într-un tabel în care este prefigurat modelul ce se va obţine folosind programul de calcul tabelar. Cea de a doua etapă presupune construirea propriu-zisă a modelului în registrul /registrele de lucru. La rândul ei această etapă presupune:deschiderea unei sesiuni de lucru în programul de calcul tabelar folosit (în cazul de faţă Excel);configurarea tabelului /tabelelor prin:introducerea antetelor de linii şi coloane;formatarea celulelor, liniilor şi coloanelor;introducerea în celulele prestabilite conform modelului manual, a formulelor şi funcţiilor necesare.salvarea modelului, implicit într-un fişier .xls. Etapa a treia constă în utilizarea propriu-zisă a modelului prin:deschiderea unei sesiuni de lucru în programul de calcul tabelar folosit (această operaţie este necesară numai dacă
1

Reix, R., Informatique appliquee a la gestion. Les Editions Foucher, Paris, 1990, pp. 232-233

142

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică anterior a fost utilizat un alt produs program sau a avut loc startarea /restartarea sistemului de calcul); încărcarea modelului, preluarea datelor de intrare şi obţinerea rezultatelor;salvarea şi eventual tipărirea (totală sau parţială) fişierului rezultat;realizarea copiilor de siguranţă. Exemplificăm acese etape pentru obţinerea unei balanţe de verificare . Prima etapă se concretizează în următoarea reprezentare tabelară (figura 6.51) Balanţa de verificare
Simb Cont Tip Cont Solduri iniţiale Debit Credit Rulaje Debit Credit Total sume Debit Sid+rd Credit Sic+rc Solduri finale Debit Tsd-tsc Credit Tsc-tsd

Total

Σ

Σ

Σ

Σ

Σ

Σ

Σ

Σ

Figura 6.51 Balanţa de verificare – modelul manual După cum se observă, în ultimele patru coloane sunt aplicate formule de calcul în care sunt folosite datele din primele coloane astfel: - Total sume debitoare = Sold iniţial debitor + Rulaj debitor; - Total sume creditoare = Sold iniţial creditor + Rulaj creditor; - Sold final debitor = Total sume debitoare – Total sume creditoare (contul este de activ); - Sold final creditor = Total sume creditoare – Total sume debitoare (contul este de pasiv); - Totaluri generale în coloanele de valori (Σ ). Rezultatul etapei a doua este prezentat în figura nr. 6.52 care conţine modelul proiectat în foaia de calcul iar in figura 6.53 este prezentat rezultatul utilizării modelului.

Figura 6.52. Balanţă de verificare – model proiectat în foaia de calcul (formule)

.

Figura 6.53 Balanţă de verificare –utilizarea modelului proiectat 6.11.2.1 Generarea şi utilizarea macrocomenzilor Operaţiile cu caracter repetitiv şi de durată, care necesită mai multe cicluri de mouse sau comenzi pot fi realizate mai repede prin intermediul macrocomenzilor. În Excel generarea şi executarea macrocomenzilor se realizează cu ajutorul comenzii Macro din meniul Tools. Exemplificăm în continuare generarea unei macrocomenzi pentru
143

Programe de calcul tabelar obţinerea balanţei de verificare prezentată în paragraful anterior. Procedura de generare a macrocomenzii s-a realizat cu ajutorul opţiunii Record New Macro, activată înaintea configurării foii de calcul. După ultima “manevră”, pentru încheierea programului se activează opţiunea Stop Recording. Ulterior pentru executarea, editarea sau ştergerea unui astfel de program se foloseşte opţiunea Macro selectând din lista afişată numele dorit.

6.12 Salvarea registrelor de lucru
Salvarea registrului de lucru şi implicit a foilor de calcul organizate în el este o operaţie simplă asemănătoare operaţiei de salvare din oricare alt produs Microsoft. Se poate folosi fie pictograma Save din bara de instrumente Standard, fie opţiunile Save sau Save As din meniul File. În ambele situaţii în zona File Name trebuie specificat un nume, dacă nu se doreşte atribuirea numelui predefinit Book<n>. Implicit salvarea are loc în My Document, utilizatorul putând alege orice unitate sau folder din cele existente sau într-unul care poate fi creat pe loc.

6.13 Imprimarea foilor de calcul şi a diagramelor
Controlul operaţiei de tipărire îl are caseta de dialog Page Setup, activată din meniul File sau cu butonul de comandă Setup din fereastra Print Preview. După cum se observă din figura 6.54, fereastra Page Setup este organizată pe patru cadre de pagină: Page, Margins, Header/Footer şi Sheet.

Figura 6.54 Fereastra Page Setup – Page Figura 6.55 Fereastra Page Setup - Margins Pagina Page, prin obiectele de control pe care le conţine, permite în principal:  stabilirea modului de orientare a textului în pagină: tip portret, pe direcţie verticală (cu butonul Portait), sau tip peisaj, pe direcţie orizontală (cu butonul Landscape).  reducerea zonei de tipărit din foaia de calcul, la o scară care să permită încadrarea întruna sau mai multe pagini (cu butonul de opţiune Fit to Page(s); această manevră va determina reducerea factorului de scară;  vizualizarea sau modificarea factorului de scară (în caseta de incrementare /decrementare: Adjust to % normal size; această facilitate este foarte utilă pentru foile de calcul care depăşesc cu puţin dimensiunile unei pagini; în cazul foilor de calcul mari, comprimarea duce la tipărirea unor texte ilizibile (în astfel de situaţii este recomandată ajustarea numărului de pagini în Fit to page(s); în exemplul luat s-a forţat cuprinderea într-o singură pagină a două pagini;  stabilirea formatului de pagină (în zona Paper size);  stabilirea calităţii tipăririi (în zona Print Quality);  precizarea numărului de pagină de la care va începe tipărirea (First page number).

144

Tehnologii informaţionale pentru Administraţie Publică Cadrul de pagina Margins prezentat în figura nr.6.55 permite stabilirea marginilor paginii. Pentru toţi parametrii unei pagini, Excel oferă valori implicite . Top şi Bottom fixează distanţa între text şi marginea de sus, respectiv de jos a paginii, iar Left şi Right fixează distanţa dintre text şi marginile laterale ale paginii. Header şi Footer fixează poziţia antetului, respectiv a subsolului de pagină faţa de marginile hârtiei. Pe lângă stabilirea propriu-zisă a marginilor, în pagina Margins, prin casetele de validare Center On Page (Horizontally şi Vertically) este posibilă plasarea datelor de tipărit pe mijlocul paginii, centrate atât pe orizontală cât şi pe verticală. Pagina Header/Footer permite stabilirea antetului şi /sau a subsolului de pagină. Aceste informaţii se vor tipării pe fiecare pagină obţinută (figura 6.56). Cadrul de pagină Sheet (figura 6.57) este folosit pentru setarea elementelor din foaia de calcul care se vor tipări. În principal în această fereastră se stabileşte cât din foaia de calcul se va tipări (Print area), care rânduri vor fi tipărite în marginea de sus a fiecărei pagini (Rows to repeat at top), care coloane se vor repeta la stânga fiecărei pagini (Colomns to repeat at left) etc. Prin butoanele din zone Page order se poate controla modul de tipărire atunci când datele sunt dispuse pe mai multe pagini. Implicit este butonul Down, then over care tipăreşte datele pagină cu pagină de sus în jos.

Figura 6.56 Fereastra Page Setup – Header/Footer

Figura 6.57 Fereastra Page Setup – Sheet

În cazul în care utilizatorul doreşte tipărirea mai multor copii ale unei foi de calcul care conţine mai multe pagini, Excel permite colaţionarea lor. Pentru aceasta din fereastra Print (figura 6.58 ) se specifică numărul de copii (în zona Number of copies) şi se activează caseta de validare Collate. Tot în acest cadru de pagină în zona Print what sunt disponibile butoanele de opţiuni: Selection pentru tipărirea zonei selectate; Active sheet(s) pentru tipărirea foii /foilor de calcul active; Entire workbook pentru tipărirea tuturor foilor din registrul de lucru curent. Pentru a controla numărul de pagini care se vor tipări se foloseşte zona Print range. Implicit sunt tipărite toate paginile (butonul All). Pentru a tipări un interval de pagini se indică în zonele From pagina de start şi în zona To pagina de stop. Pagina curentă se tipăreşte când este selectat butonul Page. După stabilirea opţiunilor tipărirea propriu-zisă poate fi lansată în mai multe moduri: selectând pictograma Print din bara de instrumente Standard; selectând butonul de comandă OK din fereastra Print; selectând butonul Print din fereastra de previzualizare PrintPreview.

145

Programe de calcul tabelar

Figura 6.58 Fereastra Print

Figura 6.59 Fereastra Page Setup - Chart

O anumită particularitate apare la tipărirea unei diagrame salvată într-o foaie de tip Chart. În astfel de situaţii este necesară, ca operaţie premergătoare, previzualizarea graficului (opţiunea Print Preview). Din această fereastră se selectează butonul de comandă Setup din care se activează cadrul de pagină Chart (figura 6.60). Pentru tipărirea diagramei pe toată pagina se selectează butonul de opţiuni Use Full Page. În cazul în care nu se dispune de o imprimantă color se validează caseta Print in black and white. Exemple de teste grilă
1.In Excel o foaie de calcul: a) [ ] este similara cu registrul de lucru b) [ ] se numeşte workbook c) [ ] poate conţine doar date organizate in liste 2.Un registru de lucru din Excel: a) [ ] poate conţine foi de calcul şi grafice b) [ ] este similar noţiunii de workseet c) [ ] se salvează intr-un fişier cu extensia .xls d) [ ] conţine maxim 3 foi de calcul 3.O bază de date EXCEL: a) [ ] este gestionata sub forma unei liste b) [ ] are structura (schema) alcătuita din totalitatea înregistrărilor c) [ ] nu poate conţine linii sau coloane libere d) [ ] prima linie din baza este destinata structurii bazei 4.Pentru realizarea de simulări într-un tabel cu o variabilă: a) [ ] trebuie introduse valorile pentru variabile pe prima coloana(sau linie) b) [ ] trebuie sa existe o situaţie iniţială, de pornire, in realizarea simulărilor c) [ ] pot fi precizate maximum 120 valori d) [ ] trebuie definita o zona de criteriu pentru specificarea restricţiilor 5. La copierea unei formule, actualizarea ei se face: a) [ ] daca s-au utilizat adrese relative b) [ ] daca s-au utilizat adrese absolute c) [ ] daca ea conţine adrese absolute si relative d) [ ] daca s-au utilizat constante 6. În EXCEL: a) [ ] după realizarea unui grafic se pot modifica seriile de date b) [ ] graficul de tip inel este asemănător diagramei de structura c) [ ] după realizarea unui grafic nu se pot modifica seriile de date d) [ ] se pot realiza simulări daca graficul este tridimensional

146

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->