Universitatea din Bucuresti, Facultatea de Administratie si Afaceri

Activitatea de secretariat atributiile si sarcinile secretarului; functiile

secretariatului

ARPAM
Anul I

Activitatea de secretariat atributiile si sarcinile secretarului; functiile

secretariatului

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale

se numr i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii
locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii
de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare,
amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice
i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i firmelor
private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i
cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel,
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii
cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara
trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al
conducerii.
n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest

grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi
de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are
precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti :
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.).
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune
competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz
sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de
secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele
atribuii i sarcini :

executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,

prezentarea

la

conducere,

nregistrarea,

repartizarea

urmrirea

rezolvrii

corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,

dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;
pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea
direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii
curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;

prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de
copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru
editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea

unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n

bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a
partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de
comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor
profesionale.

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,

obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de
lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea
programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat,

fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii
computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

Functiile secretariatului evolutia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul
evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput,
n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea
pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai

vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din

latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale.
Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei
de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei
meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei,
n Orientul antic.
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv,
numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i
practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului
profesional.
Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.

In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin

apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de
secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de
corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n
continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de
expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a
textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu
a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de
sexe.
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate
de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine,
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la
nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale,
la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului
su de baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire

i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea
celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de
organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie
internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n
relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot
mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit
de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze
fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a
informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt
nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei
curente de opinie:
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n
viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului
pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s
suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n
continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun
cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de
oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe
domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.

Funciile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar
pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de
rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin
unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un
document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate
operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea
structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al
secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,

astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte

operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu

deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din

cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

-

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

Bibliografie
1.

A. Berciu-Draghicescu (coordonator). Manual de secretariat si asistenta

manageriala, ebooks.unibuc.ro

2. M. Pariza. Curs de secretariat i asisten managerial, Editura C.H. Beck,

Bucuresti, 2008
3. M. Gatjens-Reuter. Manual de secretariat si asistenta manageriala, Editura
Tehnica, Bucuresti, 2001