Curs Power Point

Experienta de fiecare zi ne arata ca oamenii retin mai bine daca informatia este
prezentata vizual. O imagine grafica poate sa includa sute de cuvinte si/sau numere.
Prezentarile grafice sunt folosite pentru a combina o varietate de obiecte vizuale in scopul
realizarii unei prezentari cat mai interesante si atractive.

Ori de cate ori trebuie realizata o prezentare, trebuie avute in vedere:

• scopul pe care vreti sa-l atingeti,
• sa impartiti scopul general in obiective posibil de realizat,
• sa cunoasteti auditoril care urmeaza sa va asculte,
• sa adaptati prezentarea caracteristicilor auditoriului.

Pentru a avea o organizare buna si utila a prezentarii, este bine ca selectarea ideilor si
informatiiilor relevante sa fie conturate inainte de a va apuca de realizarea efectiva a
prezentarii. Aceasta inseamna ca:
- trebuie stabilita dinainte ordinea si conexiunile logice intre problemele pe care
doriti sa le prezentati;
- prezentarea trebuie sa fie alcatuita dintr-o serie de parti care se
interconecteaza, fiecare avand insa o logica proprie;
- partile interdependente trebuie sa se imbine in final pentru a realiza scopul
general pe care vreti sa-l atingeti.

Pentru organizarea subiectului este indicat ca acesta sa acopere o singura tema

principala, sa aiba obiective clare si sa fie structurat pe sectiuni distincte pe care auditoriul le
poate intelege.

Structura unei prezentari cuprinde:

1. Introducerea, in care se stabileste contactul cu auditoriul si se prezinta subiectul si
tema principala;
2. Cuprinsul, in care se explica tema in detaliu, se dezvolta si se argumenteaza;
3. Incheierea, in care tema principala este prezentata sub forma de rezumat,
accentuandu-se partile importante.

Prezentarile computerizate:
Utilizarea calculatorului si a aplicatiilor specifice pentru prezentari grafice sunt foarte
avantajoase din urmatoarele motive:
- diapozitivele pot fi scrise si actualizate rapid;
- pot fi produse efecte sofisticate chiar si de catre neprofesionisti;
- aspectul materialelor distribuite este acelasi ca al materialelor de pe ecran,
ceea ce confera intregii activitati un caracter profesionist;
- sunt mai ieftine.
 In aceste conditii, ecranul calculatorului poate fi folosit ca o folie transparenta de
retroproiector pentru:
- expunerea principalelor probleme;
- afisarea graficelor si a tabelelor;
- afisarea fotografiilor,
- prezentarea ilustratiilor si a diagramelor.

Aplicatiile software specializate permit scrierea unei prezentari intr-un procesor de text,
apoi alegerea unui tipar potrivit de diapozitiv, cu fundal si stiluri de litere dupa preferinte, iar in
final se realizeaza fuziunea dintre text si tiparul ales.
Graficele si tabelele realizate vor da mai multa pregnanta imaginilor. Imaginile afisate
pot fi tiparite pe foi de hartie si apoi pot fi si distribuite participantilor.
Aceste materiale pot fi salvate pe un suport de stocare si se pot transfera pe folii
transparente sau se poate folosi calculatorul ca mijloc de prezentare.
Majoritatea programelor de prezentare permit obtinerea unor efecte vizuale speciale,
ca de exemplu dizolvarea imaginilor de pe un diapozitiv, ceea ce da un aspect profesional unei
prezentari.

Pentru ca prezentarea sa fie vizibila de catre auditoriu, trebuie folosite alte

echipamente conectate la calculator, cum ar fi videoproiectorul sau placa cu cristale lichide
amplasata pe un retroproiector, sau o tableta interactiva.
Folosirea aplicatiilor specializate de prezentare prezinta avantaje cum ar fi:
- permit prezentarea unui procedeu de prezentare neliniar;
- prezentarea poate fi usor structurata folosind formate predefinite;
- se ofera un aspect profesional;
- costurile realizarii sunt destul de mici.

Principalele instrumente puse la dispozitie de catre aplicatiile software de prezentare

sunt:
- asistentul de prezentare care ofera sprijin in organizarea continutului unei
prezentari. Exista aplicatii care include exemple de text pentru diferite tipuri de
prezentare. Utilizatorul are posibilitatea sa completeze cu informatii proprii textul
predefinit;
- formate predefinite de prezentare care contin combinatii de text cu elemente
grafice (culoare de fundal, texturi, culoare text, etc.);
- animatie care include efecte speciale de sunet si video. Aceste instrumente de
animatie ofera posibilitatea inserarii in prezentare a unor clipuri audio-video. De
asemenea, exista posibilitatea inregistrarii unui text vorbit care sa insoteasca
prezentarea.

OBS. Pentru a capta atentia auditoriului, este indicat sa se urmareasca aceeasi tema
grafica de la inceput pana la sfarsit, utilizand culori armonioase, obiecte grafice, fundaluri, stiluri
de text si fonturi.
 Trei dintre cele mai importante aplicatii software de prezentare sunt: Microsoft Power
Point, Corel Presentation si Lotus Freelance Graphics. In cele ce urmeaza noi ne vom referi la
prezentari create cu Power Point.
Power Point este o aplicatie din pachetul Microsoft office destinata realizarii
prezentarilor. Cu ajutorul acestei aplicatii puteti introduce in prezentarea pe care o faceti text,
imagini clip-art, diagrame Excel, si tabele Word sau Excel. De asemenea puteti crea propriile
voastre imagini artistice utilizand o gama larga de instrumente de desenaredin Power Point.
Daca sistemul de calcul contine o placa de sunet si boxe, se pot adauga liniilor de text,
formelor sau paginilor diferite efecte sonore. Power Point este prevazut cu multe facilitati, dar
daca le utilizati pe toate, prezentarea va fi supraincarcata si nu-si va atinge scopul.
In Power Point termenul pagina se refera la o pagina electronica, la o folie de
retroproiector, sau la un diapozitiv.
Din punct de vedere al modului de realizare al prezentarii, aplicatia Power Point ofera
trei optiuni:
- prezenatrea compusa din pagini electronice, realizata cu ajutorul unui calculator
sau al unui panou cu cristale lichide;
- utilizarea unor folii de retroproiector;
- utilizarea unor diapozitive.

Cea mai atractiva este prezenatrea electronica ce permite utilizarea unor efecte
speciale cum ar fi tranzitii de la o pagina la alta, texte care apar din alte directi si chiar animatie.
Prezentarile pot fi tiparite pe folii transparentecare sa fie utilizate cu un retroproiector sau pot fi
convertite in diapozitive utilizabile cu un retroproiector clasic.

Daca aveti nevoie de asistenta in ceea ce priveste proiectarea si realizarea continutului

prezentarii, aplicatia Power Point pune la dispozitie un instrument de asistenta numit
AutoContent Wizard. Daca stiti deja ce anume aveti de spus, puteti efectua selectii dintr-o lista
de sabloane, care ofera fundaluri si culori prestabilite pentru realizarea unor prezentari
consistente. Aplicatia Power Pointpune la dspozitie o varietate de scheme predefinite pentru
pagini, cu ajutorul carora, puteti decide cum sa combinati imaginile, diagramele sau obiectele.

Pentru crearea unei prezentari in Power Point se vor parcurge o serie de etape:
1. Crearea prezentarii prin introducerea si editarea textului si prin rearanjarea ordinii
diapozitivelor.
2. Aplicarea unui design al prezentarii si modificarea acestuia daca este cazul.
3. Formatarea diapozitivelor individuale, daca se doreste.
4. Adaugarea obiectelor in prezentare.
5. Aplicarea efectelor de animatie si legaturi pentru prezentarile electronice.
6. Crearea materialelor pentru public si note pentru uzul vorbitorului.
7. Introducerea intervalelor de timp necesare pentru fiecare prezentare.
8. Sustinerea prezentarii.

Pentru realizarea unei prezentari atractive, trebuie avute in vedere urmatoarele criterii
de format:
- Claritate – cu cat caracterele sunt mai mari, cu atat sunt mai vizibile de la distanta.
 - Structura – pe fiecare pagina se va organiza informatia astfel incat sa fie prezentat
un subiect descris in maxim sase lini cu aproximativ sase cuvinte pe linie.
- Impact emotional – se realizeaza prin folosirea adecvata a culorilor, contrastelor,
graficelor, pozelor si desenelor.

Ce nu trebuie sa facem atunci cand avem de prezentat un material

Orice mijloc de prezentare poate fi bine sau prost utilizat. Urmatoarele sugestii va vor
ajuta sa evitati cele mai comune greseli intalnite in prezentari:
1. Nu utilizati prezentari realizate pe calculator doar pentru a inlocui
retroproiectorul. Simpla transferare a continutului foliilor pentru retroproiector pe o
prezentare realizata pe calculator nu duce la maxima exploatare a acestui mijloc de
prezentare. Incercati sa faceti si altceva cu calculatorul, de exemplu imagini in miscare,
grafice etc.
2. Nu uitati de luminozitate! Majoritatea prezentarilor realizate pe calculator se
bazeaza pe echipament de proiectare care nu este nici pe departe la fel de luminos ca
un retroproiector. S-ar putea sa fie nevoie sa fiti precaut cu lumina din incapere, cea
oferita de ferestre si (cea mai grava) lumina directa a soarelui. Daca utilizati o tabela de
prezentare cu cristal lichid nu este o idee buna sa utilizati un simplu retroproiector, fiind
necesara o tensiune inalta (1000W sau mai mult) pentru a obtine o vizibilitate
acceptabila.
3. Nu uitati sa verificati claritatea imaginii inainte de a incepe. Unele sisteme de
proiectare fac fata proiectarilor video, dar sunt prea neclare pentru prezentari realizate
pe calculator. Sistemele moderne dispun de modalitati de reglare a claritatii pe cand
sistemele mai vechi s-ar putea sa nu fie capabile sa prezinte imagini clare. Urmarirea
pentru un timp indelungat a unor imagini neclare poate da dureri de cap unor membrii ai
audientei, pentru ca ochii lor incearca in mod inutil sa inlature neclaritatea.
4. Nu uitati conditiile favorabile aparitiei somnului! Asigurarea intunericului prin
stingerea luminilor, asezarea confortabila in acelasi loc pentru mai mult de cateva
minute si ascultarea vocii aceleiasi persoane pot duce la adormirea audientei, mai ales
daca imaginile sunt neclare.
5. Nu uitati miscarea luminii soarelui. Daca pregatiti o camera de prezentare la
prima ora a diminetii s-ar putea sa fie nevoie sa planificati inainte directia in care va
bate lumina mai tarziu in ziua respectiva.
6. Nu tipariti prea mult pe nici o folie. Exista putine prezentari realizate pe
calculator in care toate foliile sunt lizibile din spatele incaperii. Este mai bine sa ai de
doua ori mai multe folii decat sa ingramadesti multe informatii pe o singura folie. De
obicei este nevoie de mai mult de doua folii pentru a proiecta aceeasi cantitate de
informatie care ar fi fost inglobata pe o folie de retroproiector.
7. Nu asezati informatii importante pe jumatatea de jos a foliei. Doar daca toti
membrii audientei dumneavoastra au o vizibilitate buna a foliei o puteti ocupa in
intregime cu informatii. Dar daca nu, cei care stau in spate vor fi nevoiti sa se aplece
inspre vecinii lor pentru a putea citi tot textul. Spre deosebire de retroproiector nu se
poate muta proiectia pe ecran pentru ca sa vada si cei din spate.
8. Nu utilizati folii batute la masina. Pentru a fi scrisul clar si lizibil, majoritatea
caracterelor trebuie sa aiba marimea 18, 24 sau mai mare – considerabil mai mari si
mai inalte decat cele scrise cu masina de scris.
9. Nu utilizati imaginea „portret”. De obicei, veti avea de ales intre „portret” si
„peisaj” asa ca este mai bine sa alegeti orientarea pe orizontala pentru a vedea si
jumatatea de jos a foliei. Poate ca ati aflat deja ca acelasi lucru se aplica si in cazul
retroproiectorului.
10. Nu importati tabele sau folii cu text. Faptul ca aceste folii pot fi importate
constituie o tentatie. Aceste folii, de cele mai multe ori, nu pot fi citite din spatele salii
(uneori nici din fata).
11. Nu utilizati culorile nepotrivite. Culorile care arata bine pe calculator pot sa nu
fie la fel de potrivite pentru proiectare. Daca majoritatea prezentarii va avea loc in
camere cu lumina solara este mai bine sa utilizam culori inchise pentru text si fonduri
deschise (chiar albe). Daca stiti ca aveti un control deplin al luminilor puteti sa va
aventurati cu litere deschise pe un fond deschis.
12. Nu utilizati un format asemanator pentru toate foliile. Prezentarile realizate pe
calculator va permit sa modificati stilul fiecarei folii. Variati formatul, culorile si fondul
pentru ca fiecare folie sa aiba propriul impact asupra audientei.
13. Nu lasati proiectia pe o folie atunci cand ati inceput sa discutati despre altceva.
Este mai bine sa opriti proiectia asupra unor informatii deja procesate. Daca puteti
accesa tastatura calculatorului, apasarea tastei „B” face proiectarea sa inceteze si o a
doua apasare o porneste din nou. Este mult mai usor decat mentinerea proiectiei in
„stand by” si riscul de a astepta sa se incalzeasca proiectorul atunci cand vrei sa
prezinti folia urmatoare. O alternativa ar fi inserarea unei folii negre atunci cand nu doriti
ca audienta sa urmareasca ecranul. Sa nu uitati ca ati inserat folia si sa intrati in panica
pentru ca nu puteti proiecta peste ea.
14. Nu vorbiti catre ecran! Prin utilizarea retroproiectorului este usor sa dobanditi
obiceiuri bune, cum ar fi sa urmariti folia transparenta si nu ecranul, evitand sa va
intoarceti cu spatele la audienta. Daca proiectati imaginile, s-ar putea sa nu aveti alta
alternativa decat sa va uitati la ecran, dar trebuie sa va asigurati ca vorbiti celor ce
urmaresc. Puteti aranja lucrurile in asa fel incat sa urmariti calculatorul si nu proiectia de
pe ecran si astfel problema aceasta va fi partial rezolvata.
15. Nu mergeti prea mult in urma daca trebuie sa va intoarceti la o folie pe care ati
prezentat-o cu mult inainte, e mai bine sa opriti proiectarea, sa cautati apoi folia, fara ca
audienta sa va urmareasca. Acelasi sfat se aplica si in cazul intoarcerii la punctul de
pornire al prezentarii.
16. Nu uitati sa repetati prezentarea. In cazul utilizarii retroproiectoarelor
intotdeauna stiti ce urmeaza, dar in cazul prezentarilor realizate pe calculator este
posibil sa uitati. Daca pareti surprinsi atunci cand prezentati urmatoarea folie s-ar putea
sa va pierdeti credibilitatea in fata audientei.
17. Nu supraestimati posibilitatea ca telecomanda sa va faca surprize. Multe
sisteme ne permit sa schimbam foliile cu ajutorul unei telecomande conectata la
calculator sau la echipamentul de proiectare. Apasarea gresita a unui buton poate
produce schimbari (de exemplu, conectarea video-ului) si se poate sa nu fim capabili sa
ne intoarcem la prezentare fara sa ne impacientam. Este mai bine sa stim dinainte pe
ce butoane sa nu apasam.
18. Nu uitati sa va verificati exprimarea. PowerPoint, de exemplu poate face acest
lucru dar trebuie sa folositi echipamentul in mod adecvat. Trebuie sa fiti atent sa nu
 inlocuiti cuvinte in mod automat pentru ca s-ar putea sa obtineti cateva folii ciudate in
cazul utilizarii unor cuvinte nefamiliare.
19. Nu uitati sa obtineti si parerea altora inainte de prezentarea propriu-zisa. Este
intr-adevar folositor sa rugati pe cineva sa urmareasca foliile si sa intrebati daca este
ceva neclar sau daca exista ceva ce poate irita audienta. Este de asemenea folositor sa
vedeti daca prezentarea se incadreaza in timpul propus.
20. Nu uitati sa va vedeti prezentarea pe hartie. Sa tipariti foliile, de exemplu, pe
sase pagini. Aceasta va ajuta sa aveti o privire de ansamblu asupra prezentarii si va
sugereaza eventual sa inserati cateva folii in plus. Este de asemenea folositor sa aveti
asemenea pagini in fata in timp ce prezentati, astfel incat sa va aminteasca ce este pe
urmatoarea folie.
21. Nu neglijati sa va ajustati si imbunatatiti foliile. Este atat de usor sa alterati un
set de folii si de aceea prezentarile trebuie editate frecvent pentru a fi adecvate
audientei si contextului. Cele mai binevenite schimbari sunt de cele mai multe ori noile
folii inserate pentru a adresa intrebarile cele mai frecvente in avans.
22. Nu incetati sa urmariti tehnica utilizata de altii. Este una dintre cele mai rapide
modalitati de imbunatatire a propriei prezentari. Urmariti lucrurile care functioneaza bine
la ceilalti si aflati cum s-au obtinut efectele pentru a le putea copia. Mai important,
urmariti lucrurile care nu functioneaza si asigurati-va ca le evitati.
23. Nu utilizati prezentari realizate pe calculator doar pentru ca toata lumea face
acest lucru. (Acesta poate fi un motiv de realizare a unor prezentari pe calculator, dar
merita sa va ganditi daca este calculatorul mijlocul optim pentru transmiterea fiecarui
element al prezentarii.)
24. Nu utilizati prezentari realizate pe calculator doar pentru ca aveti la dispozitie
materialul necesar. Unele institutii ofera sisteme de realizare a prezentarilor pe
calculator insa este posibil sa utilizezi retroproiectoare, tablite pe care scrii cu markerul,
chiar si planse! Uneori acestea sunt eliminate in favoarea utilizarii calculatorului si a
retroproiectorului, chiar daca le avem la indemana.
25. Nu cauzati „supraincarcarea prin evidentieri”! chiar daca prezentarile realizate
pe calculator pot contine diverse tipuri de evidentieri (liniute, puncte, sageti), acestea
pot deveni obositoare pentru audienta. Fiecare folie trebuie realizata pas cu pas si
avand o motivatie puternica pentru realizarea ei.
26. Nu subestimati problemele ce pot aparea. Se poate sa nu reusiti sa faceti
intuneric in sala si studentii sa nu poata urmari prezentarea. Pot exista incompatibilitati
intre calculatorul pe care ati creat prezentarea si cele pe care doriti sa o aratati.
Marimea imaginii de pe laptop poate sa nu coincida cu cea ceruta de proiectorul
datelor. Proiectarea poate sa nu fie suficient de clara pentru a oferi detalii ale imaginilor
pe care le-ati inserat cu atentie in prezentare.
27. Nu exagerati cu efectele speciale. Realizarea unei intregi prezentari in forma
unica poate deveni plictisitoare dar prezentarea in ordine intamplatoare a foliilor poate fi
iritanta pentru cel ce prezinta pentru ca nu stie ce folie urmeaza dupa cea prezentata.
De asemenea, foliile nu trebuie sa fie diferite in organizare una fata de cealalta.
28. Nu uitati retroproiectorul! Este folositor sa aveti la indemana si mijloace
traditionale. Computerele se pot strica. Mai mult, puteti apasa pe butonul gresit de la
telecomanda si puteti cupla si video-ul sau sa le stingeti pe amandoua in acelasi timp.
In astfel de momente un retroproiector iti salveaza viata, cel putin pentru moment.