MANAGEMENTUL PROIECTELOR Cuprins I. Ciclul de viata al proiectului 1. Programare 2. Identificare 3. Formulare 4. Finantare 5. Implementare 6. Evaluare 7. Documente si decizii II.

Managementul proiectelor 1. Principii 2. Formatul documentelor 3. Managementul proiectelor vs managementul organizatiilor III. Cadrul de analiza logica 1. Descrierea logframe 2. Etapele de analiza logica IV. Planificarea 1. Procesul de planificare 2. Elaborarea bugetului V. Monitorizare si control 1. Etapele procesului de control 2. Monitorizarea 3. Pasi in elaborarea unui sistem de monitorizare 4. Managementul riscurilor VI. Raportarea 1. Scopul raporutlui 2. Tipuri de rapoarte 3. Recomandari pentru raportori VII. Evaluarea proiectelor 1. Ce este evaluarea proiectului 2. Criterii de evaluare 3. Evaluarea costurilor 4. Evaluarea activitatilor 5. Evaluarea rezultatrelor 6. Evaluarea scopului proiectului 7. Evaluarea obiectivelor generale 8. Oportunitati de evaluare

I. Ciclul de viata al proiectului

Ciclu programu
1.
1. Programarea Se stabilesc liniile directoare si principiile de cooperare a UE cu o anumita tara. Se stabilesc prioritatile tematice si sectoriale, pe baza: prioritatilor locale si ale UE actiunilor altor finantatori capacitatilor existente pe plan local si in UE Se formuleaza idei de programe si proiecte Se elaboreaza Strategia de tara (Country Strategy Paper) Pasi in programare Analizarea situatiei nationale/sectoriale identifica probleme, constrangeri, oportunitati necesita analiza indicatorilor socio-economici, prioritatilor nationale si prioritatilor finantatorului Identificarea si agrearea obiectivelor principale si a prioritatilor sectoriale Elaborarea unui cadru fezabil de programare in care proiectele vor fi identificate si formulate 2. Identificarea Analiza problemelor, nevoilor, intereselor, stakeholderilor, in cadrul Strategiei de tara. Studii de pre-fezabilitate, sectoriale sau tematice ajuta la identificarea, selectarea sau investigarea ideilor, definirea nevoii de alte studii pentru a fundamenta un proiect. Se formuleaza decizia asupra ideilor care vor fi studiate in detaliu in faza de Formulare. Analiza situatiei identificarea problemelor

6. Evaluare

5. Implementare

 analiza cauzelor analiza efectelor analiza variantelor de interventie analiza conjuncturii stabilirea prioritatilor Este sau nu nevoie de un proiect ? se poate rezolva problema intr-un orizont de timp determinat / determinabil? testeaza ceva nou? actiuni similare sunt repetabile in viitor, intr-un mod regulat? (proiect pentru procedura) este nevoie de un soc pentru a demara un proces? 3. Formularea Numita si: design, pregatire, evaluare ex-ante. Studierea ideii de proiect tinand cont de: orientarile din Strategia de tara factorii de calitate opiniile principalilor stakeholderi Aspecte cheie: relevanta pentru probleme fezabilitatea Planificarea implementarii proiectului, pe baza unui cadru de analiza logica. Decizia de propunere a proiectului pentru finantare (sau nu). Consultarea cu stakeholderii Identificarea tuturor stakeholderilor Identificarea celor mai importanti stakeholderi Prezentarea proiectului si a obiectivului general in functie de interesele fiecaruia Obtinerea sprijinului stakeholderilor Informarea lor continua pana la sfarsitul proiectului Etapele formularii Ideile relevante de proiect sunt dezvoltate in planuri operationale Stakeholderii sunt direct implicati in aceasta faza Se evalueaza fezabilitatea si sustenabilitatea proiectului Se ia decizia de inaintare (sau nu) a unei cereri formale de finantare Formularea proiectului Analiza mediului extern Definirea obiectivelor, rezultatelor si resurselor Planificarea activitatilor si resurselor Elaborarea procedurilor de lucru 4. Finantarea Se evalueaza cererea de finantare Se ia decizia de finantare Se agreaza cu statul partener modalitatile de implementare Se semneaza cu statul partener un document legal care statueaza aranjamentele de finantare si de implementare 5. Implementarea

Se folosesc resursele planificate pentru atingerea scopului proiectului (grupul tinta primeste beneficiile care au fost planificate) si a obiectivelor generale Se monitorizeaza progresul implementarii proiectului Se ia (eventual) decizia de ajustare (sau de oprire a proiectului)

6. Evaluarea Evaluare sistematica si obiectiva a unui proiect /program a unei politici in derulare sau finalizate. Cand? in timpul implementarii (evaluare intermediara) la finele implementarii (evaluare finala) dupa incheierea implementarii (evaluare ex-post) Stabileste: relevanta si atingerea obiectivelor eficienta & eficacitatea impactul sustenabilitatea Ofera informatie credibila si utila Incorporeaza invataminte pentru decidenti Decizie de a continua / modifica / opri un proiect 7. Documente si decizii

7. Docum
Decizie: folosirea rezultatelor in programarea II. Managementul proiectelor 1. Principii in managementul proiectelor viitoare Designul proiectului se bazeaza pe cadrul de analiza logica.

Strateg tar

Progr

Studiu de evaluare

Aspecte cheie privind calitatea sunt introduse in faza de design. Calitatea documentelor asigura o decizie bine fundamentata. Este esentiala consultarea si implicarea stakeholderilor cheie. Concentrarea asupra beneficiilor durabile ale grupului tinta. Proiectele se aliniaza si contribuie la implementarea politicilor Comisiei Europene. Proiectele sunt relevante pentru strategia de tara si problemele reale ale grupurilor tinta. Proiectele sunt fezabile. Beneficiile generate de proiecte sunt durabile. 2. Formatul documentelor de program/proiect Rezumat Cadru general Analiza problemelor si/sau a sectorului Descrierea proiectului / programului Ipoteze, riscuri, flexibilitate Organizarea implementarii Factori de calitate Anexa: cadrul de analiza logica 3. Managementul proiectelor vs managementul organizatiilor Ce este un proiect ? Un mod de organizare a activitatii, caracterizat prin: utilizarea unor resurse prestabilite, special alocate, intr-o perioada de timp determinata, cu scopul atingerii unor obiective (stari) clar definite. Ce nu este un proiect? O activitate curenta un proiect poate pune in functiune activitati curente O organizatie o organizatie poate contribui la un proiect o organizatie poate functiona temporar pe durata proiectului un proiect poate infiinta o organizatie Un set de active un set de active poate fi rezultatul unui proiect un set de active poate reprezenta o resursa pentru proiect Specificul managementului de proiect Rolul stakeholderilor este foarte important. Obiectivele, durata si bugetul sunt clar definite. Evaluarea se face strict in functie de realizarea obiectivelor. Personalul este angajat pe durata proiectului. Ierarhia este plata. Evaluarea performantei se face in raport cu rezultatele. Managementul proiectului inseamna... Managementul timpului planificarea rezultatelor si resurselor prevenirea problemelor

Managementul oamenilor rolurile asteptari-interese-motivare, abilitati, cunostinte, atitudini Managementul resurselor realocarea dinamica eficienta utilizarii De ce esueaza proiectele? Cauze interne evaluarea eronata a resurselor necesare/disponibile planificare defectuoasa organizare defectuoasa Cauze externe factorii externi

Programe
Amploarea operatiilor

Caracteristici Progr
III. Cadrul de analiza logica 1. Descrierea logframe (Logical Framework Analysis) Matrice a celor mai importante elemnte ale unui program, intr-o forma logica. Reflecta cauzalitatea intre nivelurile obiectivelor. Permite verificarea realizarii obiectivelor. Formuleaza ipotezele dinafara controlului proiectului, care pot influenta realizarea obiectivelor. 1. Descrierea logframe Nu trebuie sa se devina un exercitiu formal !!! Este rodul unui proces de analiza si planificare legat de: informatia disponibila

Nationala internation

Pozitionare in interventii Buget

Instrumen implement

Alocat glo modificabi

 abilitatea echipei de planificare consultarea cu stakeholderii considerarea experientei trecute 1. Descrierea logframe

1. Descrier
Logica interventiei :
2. Etapele de analiza logica I. Analiza situatiei actuale - defineste situatia dorita in viitor - alege strategia. a. Analiza stakeholderilor b. Analiza problemelor c. Analiza obiectivelor d. Analiza strategiilor

Indicatorii verifi obiectiv :

Obiectivele generale

II. Planificarea - elaborarea unui plan operational de implementare: - elaborarea logframe - definirea activitatilor - definirea resurselor - planificarea resurselor I.a. Analiza stakeholderilor Stakeholder = orice persoana, grup de persoane sau organizatii care pot avea o relatie cu proiectul Se identifica: - toti cei care pot fi afectati (pozitiv sau negativ) - felul in care vor fi afectati

Scopul proiectului

Rezultatele

I.a. Analiza
Stakeholder Caracteristici: I.b. Analiza - sociale problemelor Se identifica aspectele negative Se stabilesc relatiile de cauzalitate - economice Pasi: definirea precisa a cadrului de analiza si subiectului de analizat - identificarea problemelor majore ale grupurilor tinta structura, organizare, statut vizualizarea problemelor pe diagrama arborele problemelor.
Arborele problemelor

Interese, obiective, asteptari

Sensibilitatea fata de si respectul fat de probleme cross-cutting Potential si lipsuri: - resurse - cunostinte, experienta - contributie potentiala

Arborele
Efect
I.c. Analiza obiectivelor Abordare metodologica pentru: a descrie situatia viitoare, dupa remedierea problemelor. a verifica ierarhia obiectivelor a ilustra in diagrama relatia dintre mijloace si scopuri - Arborele obiectivelor Arborele obiectivelor

Cauza efect

Cauza efect

Cauza efect

Cauza efect

Cauz efect

Arborele
Scop
I.d. Analiza strategiilor Se selecteaza strategia care va fi folosita pentru atingerea obiectivelor dorite. Se decide asupra obiectivelor care vor fi incluse in proiect. Se stabileste obiectivul general si scopul proiectului Definirea strategiei presupune: criterii clare pentru alegerea strategiei identificarea variantelor strategice alegerea strategiei pentru proiect Criterii de selectare a strategiei prioritatile stakeholderilor probabilitatea succesului bugetul timpul necesar contributia la reducerea inegalitatilor, etc.) II. Planificarea Elaborarea logframe Logica verticala: identifica ce anume intentioneaza proiectul sa faca clarifica relatiile de cauzalitate specifica ipotezele principale dincolo de controlul managerului de proiect Logica orizontala: masoara efectele proiectului resursele folosite de proiect indicatorii principali sursele de verificare a indicatorilor

scop mijloc

scop mijloc

scop mijloc

scop mijloc

scop mijlo

Logica logframe - verticala si orizontala

Logic - vertical
Logica interventiei :

Indicatorii obie

Coloana Logica interventiei Obiectivele generale: - Exprima importanta proiectului pentru societate, beneficiile pe termen lung ale beneficiarilor si ale altor grupuri. - Arata cum se inscrie proiectul in politici sectoriale si regionale - Nu vor fi atinse numai de proiect ci prin contributii ale mai multor proiecte concertate - Proiectul contribuie la atingerea lor. Scopul proiectului: - Este obiectivul care va fi atins prin implementarea proiectului. - Se adreseaza problemei principale. - Este definit ca beneficii durabile pentru grupul tinta. - Recomandabil doar un scop pentru un proiect. Rezultatele proiectului: - Sunt produse ale activitatilor desfasurate. - Suma rezultatelor duce la realizarea scopului proiectului. Activitatile proiectului - Sunt actiuni care sunt realizate pentru a obtine rezultatele. - Detalierea lor trebuie sa permita estimarea mijloacelor necesare fizice si non-fizice.

Obiectivele generale

Scopul proiectului

Rezultatele

Activitatile

Mijlo

Coloana Lo

Coloana Indicatori verificabili obiectiv (IVO) Descriu operational obiectivele generale, scopul proiectului, rezultatele Descrierea este cantitativa, calitativa, cu referire la grupul tinta, la timp si la spatiu Verifica viabilitatea obiectivelor si devin baza pentru sistemul de monitorizare IVO trebuie sa fie SMART: specifici (masoara doar ceea ce trebuie sa masoare) masurabili accesibili la un cost acceptabil relevanti pentru obiectivul respectiv temporali - definiti in timp Fundamenteaza sistemul de monitorizare Se pot aloca mai multi IVO pentru un obiectiv IVO pentru rezultate descriu consecintele activitatilor Nu exista IVO la nivelul activitatilor in matrice. Ei se definesc odata cu planificarea activitatilor in detaliu IVO se definesc in faza de identificare si formulare a proiectului IVO sunt detaliati in implementare. IVO pentru scopul proiectului trebuie sa defineasca notiunea de beneficii durabile pentru grupul tinta. Se estimeaza costurile de colectare a informatiei: se aleg acele IVO ale caror costuri de colectare a informatiei sunt acceptabile. Obiectiv: Accesul la pietele rurale / regionale imbunatatit. Selectare indicator: Timp mediu de calatorie la cea mai apropiata piata. Definire tinta: - Definire cantitate: Timpul mediu de calatorie este redus cu 25% fata de nivelul ... al anului x.

Obiective de nivel inalt, la care contribuie proiectul

Obiectivul central al proiectului, ca beneficii durabile pentru grupurile tinta

Produsele activitatilor desfasurate

Sarcini executate ca parte a proiectului pentru aproduce rezultatele

Definire calitate: ... In timpul sezonului ploios. Definire fata de grupul tinta: Pentru toti calatorii, femei si barbati, cu masini personale... Definire in spatiu: In regiunea Muntilor Fagaras. Definire in timp: ... 5 ani dupa inceperea proiectului. Coloana Indicatori verificabili obiectiv (IVO) Mijloacele Nu exista IVO la nivelul activitatilor in matrice. Sunt estimate mijloacele fizice si non-fizice (intrarile) necesare pentru desfasurarea activitatilor planificate. Resurse umane si resurse materiale. Detalierea activitatilor trebuie sa permita estimarea mijloacelor. Coloana Surse de verificare Sunt documente, rapoarte, etc. - ofera informatie despre atingerea obiectivelor generale ale proiectului, a scopului proiectului si a rezultatelor. Precizeaza forma in care se gaseste acea informatie, cine o ofera, cu ce regularitate si unde se gaseste ea. Informatia face posibila verificarea IVO. Sursele dinafara proiectului trebuie verificate ca: accesibilitate, incredere, relevanta. Coloana Surse de verificare Costurile Nu exista Surse de verificare la nivelul activitatilor. Traduc in termeni financiari toate resursele identificate ca necesare. Prezentate in format standard, precizeaza contributia UE, a guvernului beneficiar, a altor finantatori ai proiectului. Coloana Ipotezele Factorii externi care nu sunt influentati de proiect dar afecteaza implementarea proiectului si durabilitatea lui. Factori inafara controlului managerului de proiect. Pentru a fi inclusi in logframe, factorii externi trebuie: sa aiba efect direct asupra proiectului sa aiba grad ridicat de probabilitate sa poata fi cunoscuti sa aiba efect important asupra proiectului Logica verticala se refera la relatia dintre Logica interventiei si Ipotezele proiectului: Odata indeplinite conditiile preliminare, activitatile pot incepe. Odata desfasurate activitatile si daca ipotezele de la acest nivel se confirma, atunci rezultatele vor fi obtinute. Odata ce aceste rezultate sunt obtinute si ipotezele de la acest nivel se confirma, atunci scopul proiectului va fi atins. Odata ce scopul proiectului a fost atins si ipotezelele de la acest nivel se confirma, atunci proiectul isi va fi adus contributia la realizarea obiectivelor generale ale proiectului.

Coloana
Logica interventiei Obiectivele generale Scopul proiectului

Indicatorii ver obiectiv

Verificarea elaborarii logframe Logica verticala este completa si exacta. Indicatorii si sursele de verificare sunt accesibile si de incredere. Conditiile preliminare sunt realiste. Ipotezele sunt realiste si complete. Aspectele de calitate au fost incluse in activitati, rezultate si ipoteze. Beneficiile justifica costurile. Sunt necesare studii suplimentare. Riscurile sunt acceptabile. Probabilitatea succesului este rezonabila. Factorii de calitate Asigura durabilitatea beneficiilor proiectului: 1) Implicarea beneficiarilor in proiect grupurile tinta au participat la elaborarea lui, sunt implicati in implementare; astfel exista sprijinul lor dupa incheierea finantarii. 2) Sprijinul politic calitatea politicii sectoriale respective, prin care guvernul isi demonstreaza sprijinul pentru continuarea serviciilor asigurate prin proiect si dupa incheierea finantarii. 3) Tehnologia adecvata capacitatea interna existenta pentru a continua pe termen lung utilizarea tehnologiilor aplicate in proiect. 4) Apectele socio-culturale incorporarea in proiect a normelor si atitudinilor locale sociale si culturale; masurile care asigura accesul beneficiarilor la serviciile proiectului dupa implementarea sa. 5) Egalitatea sexelor: abordarea nevoilor si intereselor specifice ale femeilor si barbatilor astfel incat acestia sa aiba acces echitabil la serviciile si infrastructurile create prin proiect.

Rezultatele

Activitatile

Mijloacel

6) Protectia mediului: pastrarea sau distrugerea mediului in cadrul proiectului, sprijinind sau perclitand obtinerea beneficiilor pe termen lung. 7) Capacitatea institutionala si de management: abilitatea si angajamentul agentiilor de implementare a proiectului de a continua serviciile dupa incheierea finantarii. 8) Viabilitate economica si financiara: masura in care beneficiile proiectului depasesc costurile sale astfel incat el sa devina o investitie pe termen lung viabila. Programe, proiecte si componente

Programe, proi
Program
IV. Planificarea in managementul proiectelor 1. Procesul de planificare Stabileste activitatile proiectului si relatiile intre ele. Ia in considerare constrangerile. Identifica responsabilitatile. Planul devine instrument de monitorizare si control. Asigura structura de comunicare. Reduce riscurile. Pasii planificarii proiectului Definirea scopului Definirea obiectivelor Matricea de responsabilitati Lista activitatilor Estimarea activitatilor Determinarea relatiilor intre activitati

Pro

Obiectivele generale

Scopul proiectului

Ob g

Rezultatele

Scopu

Activitatile

Re

 Stabilirea calendarului proiectului Determinarea drumului critic Trasarea graficului de desfasurare a proiectului Analiza de resurse Bugetul revizuit Diagrama procesului de planificare

Diagrama p de plan

Retele de activitati

Estimare de resurse

Scop

Estimare de timp

Echipa

Lista

Retele d
A

Retele d
D
Graficul activitatilor Graficul activitatilor Graficul Gantt Simboluri utilizate activitate eveniment

A A

E B

D D

Graficul activ activ

Graficul Gantt

Graficul Gantt

Grafic

Alocarea cantitativa a resurselor

Simboluri utilizate
Timp 5 activitate Activitate sau eveniment 10

15

eveniment

Alocarea c resu
Graficul resurselor

Graficul
Act t ivita e 11 Timp 12
111 5 20/zi

Ca t te n ita / 20 10 20 15 10

Nivelarea resurselor Ce este ?

Ce alte elemente ale planificarii sunt afectate ? Planificarea costurilor - tipuri de costuri -

Activitate sau 13 eveniment

 directe - indirecte clasificare dupa continut administrabile - neadministrabile Costing si estimarea costurilor Costing: stabilirea costului total de jos in sus, prin insumarea directa a costurilor confirmate ale fiecarei componente a proiectului Estimare: stabilirea costului prin metode indirecte: experienta unor proiecte sau activitati anterioare, ipoteze de proportionalitate etc. Factori care influenteaza estimarea costurilor Inflatia Rata de schimb a monedei nationale Volumul activitatii: nu exista intotdeauna proportionalitate directa intre costuri si volum datorita: indivizibilitatii factorilor tehnologici etc. Localizarea proiectului reglementari locale grupuri de presiune etc. Baza de proiecte de referinta similare Costuri (cheltuieli) neprevazute Capitol special in bugetul proiectului; de regula se refera numai la costuri suplimentare de acelasi tip cu cele planificate nu depasesc 10% din bugetul total sunt administrare in regim special de confirmare cu managerul de nivel superior. Parte a managementului riscurilor 2. Elaborarea bugetului Parte a managementului financiar al proiectului, alaturi de: contabilitate si administrarea financiara analiza financiara aprovizionarea si managementul stocurilor contractari utilizarea unor servicii de specialitate Cum arata un buget ? Nu exista un format unanim agreat! Matrice care grupeaza diferite tipuri de costuri, impartite pe (grupe de) activitati totaluri pe linii (activitati), coloane (tipuri de costuri) si grupari ale acestora Poate fi completat cu: lista cheltuielilor eligibile pentru fiecare tip de cost planificarea fluxurilor de numerar Pot exista structuri de buget uzuale, specifice unei organizatii unui tip de proiect etc.

Estimarea costurilor per activitate

Estimare per a
Estimarea costurilor pe zi si activitate

Estimare pe Persona zi s Activitate

111 112 200 600 50 113

Planificarea costurilor pe durata proiectului

Planificarea durata p
Tim p
Planificarea costurilor pe durata proiectului

2
100

11 Planificarea co 12 proi 13
Cost/zi Cost acu ulat m 100 100 100 200

Activitate

100

Timp

300

V. Control si monitorizare 1. Etapele procesului de control Stabilirea instrumentelor si documentelor necesare Monitorizarea desfasurarii activitatilor si colectatrea de date

Activitate Curbacosturilor 111

112 113

100

 Determinarea progresului proiectului Stabilirea masurilor de corectie Elaborarea si comunicarea instructiunilor Ciclul procesului de control

Ciclul proces
Instructiuni
2. Monitorizarea Colectarea, analizarea si utilizarea informatiei cu scopul de a asigura controlul managerial si luarea deciziei. Ofera informatie managementului pentru: identificarea problemelor in implementare rezolvarea problemelor evaluarea progresului proiectului fata de plan. Activitate manageriala sistematica. Are loc la toate nivelurile manageriale. Foloseste raportari formale si comunicare informala. Concentrata asupra resurselor, activitatilor si rezultatelor cuprinse in logframe. Scopul monitorizarii realizarea activitatilor proiectate obtinerea output-urilor si rezultatelor, inclusiv calitatea executia detaliata a bugetului incadrarea in timp evolutia mediului Sistemul de referinta: sistemul de proceduri de lucru indicatori plan de operatii buget

Implementar e decizie

Colectare date

Prelucrar

 factorii externi 3. Pasi in elaborarea unui sistem de monitorizare i. Analiza obiectivelor proiectului ii. Revizuirea procedurilor de implementare iii. Revizuirea indicatorilor de realizare iv. Raportarea - Mecanisme de comunicare v. Planul de aplicare a sistemului de monitorizare i. Analiza obiectivelor proiectului clarifica structura proiectului. In cadrul unui atelier pentru demararea proiectului: revizuirea documentelor proiectului impreuna cu stakeholderi: obiectivele sunt clare, realiste si masurabile. ii. Revizuirea procedurilor de implementare (cine? / ce?) stabileste nevoile de informatie la diferite niveluri manageriale ale proiectului. identifica nevoia de informatie pentru rolurile de decizie. Revizuirea activitatilor care vor fi desfasurate Clarificarea responsabilitatilor. Nivelul de detaliu si frecventa raportarii variaza in functie de nivelul managerial. Nevoia de informatie si nivelul managerial

Nevoia de informa
ii. de implementare Elaborarea unui tabel: - utilizatorul de informatie - informatia necesara

Seful Unitatii

Revizuirea

procedurilor

Unitatea tehnica

- sursa de informatie - cine raspunde de pregatirea raportului. Utilizatorii si raportorii trebuie sa aiba o intelegere comuna a necesitatii raportului si utilizarii lui. ii. Revizuirea procedurilor de implementare Riscuri : Se presupune ca utilizatorii cunosc apriori ce informatie au nevoie. Utilizatorii cer mai multa informatie decat au nevoie. Utilizatorii nu stiu ce informatie este disponibila. iii. Revizuirea indicatorilor de realizare ... stabileste instrumente de monitorizare fizica si financiara a activitatilor si rezultatelor Probleme in selectarea indicatorilor Prea multi indicatori se supraestimeaza nevoia de informatie pentru a lua decizia; nevoile de informatie sunt raportate la nivelurile manageriale - se specifica un set minim de informatie - Indicatori prea complecsi probleme mari de colectare a datelor: abilitati si resurse Concentrarea asupra indicatorilor de progres ofera informatie insufienta despre performanta proiectului scuza - nu se poate masura impactul proiectului in perioada de implementare indicatorii de aproximare a impactului dau totusi o imagine a probabilitatii de atingere a obiectivelor indicatorii de aproximare a impactului presupun acuratete in formularea obiectivelor si in identificarea grupurilor tinta iv. Raportarea ofera managerilor acces la informatia relevanta, la timpul potrivit. Formatele faciliteaza analiza. Revizuirea frecventa a evolutiei proiectului necesita procesarea datelor operationale colectate la nivelul echipei de proiect. iv. Mecanisme de comunicare a) Project Progress Report rezumat periodic al evolutiei proiectului ofera informatie despre indicatori fizici si financiari stabiliti in logframe, planul de activitati, planul de cheltuieli format standardizat realizarile planificate sunt comparate cu ... realizarile obtinute, pentru a identifica deviatiile semnificative de la plan , ca o baza de pornire pentru ... identificarea problemelor si oportunitatilor, pentru a gasi ... actiuni de corectare si alternative. a) Project Progress Report contine:

 b) Progress Review

Rezumatul starii actuale fata de planificare Principalele activitati derulate in perioada raportata, comparate cu planul de activitati Cheltuiala in perioada raportata si cheltuiala cumulata la zi, comparate cu bugetul si cu planificarea costurilor Estimarea numarului de clienti sau beneficiari deserviti in perioada raportata Probleme actuale si anticipate, inclusiv planificarea actiunilor corective Planul principalelor activitati pentru perioada urmatoare.

compara evolutia reala fata de cea planificata rapoarte scrise prezentate si discutate evaluare orala rapida a problemelor curente. risc: mai mult timp cheltuit cu planificarea implementarea. v. Planificarea aplicarii sistemului de monitorizare Se defineste personalul necesar, abilitatile si instruirea necesare. Se aloca responsabilitati de colectare a informatiei si de raportare. Se defineste personalul necesar, abilitatile si instruirea necesare. Se aloca responsabilitati de colectare a informatiei si de raportare. Graficul instrument de control Gantt

decat

cu

Grafi instrume

Urmarirea costurilor

Timp Activitate sau eveniment

10

15

Urmarire

Timp
Activitate
111 112 113

4. Managementul riscurilor Riscuri externe din logframe sau fisa de proiect identificarea surselor de informare monitorizarea permanenta a evolutiei identificarea oportunitatilor de influentare Plan B Riscuri interne managementul lor - responsabilitatea managerului (echipei) de proiect planificare bugetare monitorizare masuri corective Probleme tipice la implementare performante scazute intarzieri depasiri de buget abateri procedurale Cauze tipice expertiza/experienta echipei/indivizilor comunicare defectuoasa conflicte comportamente indezirabile planificare defectuoasa sarcini/indicatori supraestimati subevaluarea necesarului de resurse

100

Cost/zi

200 200

100 300

100

Cost acumulat

400

Curba costurilor

 schimbari majore in mediu Masuri corective consultare negociere/mediere realocarea resurselor revizuirea calendarului de implementare realocarea rolurilor/activitatilor pe oameni inlocuirea unor membri ai echipei/unei echipe evaluare externa reformularea rezultatelor/obiectivelor oprirea proiectului VI. Raportarea 1. Scopul raportului Transmiterea de informatii rezultate propuneri recomandari 2. Tipuri de rapoarte In ierarhie: verticale (decizii, avizari) orizontale (cooperare) radiale (informare) Natura raportului: fezabilitate - evalueaza necesitatea, oportunitatea, posibilitatea unei actiuni monitorizare (progres al activitatii) - rol de urmarire a progresului si luare a deciziilor evaluare - rol de masurare, judecare si invatare Rapoarte de monitorizare Pot fi prezentate: periodic (zilnic/saptamanal/lunar) la incheierea fiecarei activitati la incheierea unui grup de activitati la incheierea unor activitati critice pentru proiect Nu exista un format standard general, dar Este indicata standardizarea lor la nivel de organizatie. Informatii cheie in rapoartele de monitorizare date de identificare a proiectului stadiul realizarii indicatorilor deviatiile fata de valorile planificate justificarea deviatiilor masurile corective aplicate rezultatele asteptate ale masurilor corective stadiul realizarii activitatilor (descriere) activitatile planificate pentru perioada urmatoare calendarul de implementare actualizat

 executia bugetului/devieri realocari in cadrul bugetului Rapoarte de evaluare Nu exista formate standard dar, in linii mari, sunt recomandate sectiunile: rezumat (executive summary) informatii generale modul de lucru faptele analiza si constatari concluzii si recomandari 3. Recomandari pentru raportori Reguli in raportare Acuratete Claritate Concizie Lizibilitate Stabilirea obiectivelor (raportor si utilizator) Respectarea cerintelor utilizatorului (cu pastrarea profesionalismului raportorului) Eliminarea redundantelor Evidentierea subiectului principal Usurinta la citirea materialului, simplitatea textului Adresare directa cititorului Verificarea de catre o a doua persoana Evitarea speculatiilor si a exagerarilor Includerea unor date precise Evitarea limbajului de lemn Rezumarea VII. Evaluarea programelor si a proiectelor Ce este evaluarea proiectului Comparare periodica a realizarilor obtinute ale proiectului cu cele planificate din perspectiva obiectivelor stabilite. Se analizeaza: eficienta eficacitatea impactul viabilitatea economica si financiara durabilitatea Extrage invataminte pentru a le utiliza in proiecte viitoare. Se bazeaza pe rapoartele de monitorizare si pe investigari externe Se concentreaza asupra obtinerii rezultatelor pentru realizarea scopului proiectului si astfel pentru a contribui la obiectivul general. Verifica coerenta planificarii Verifica influenta celor mai importanti factori externi. Se bazeaza pe principiile: impartialitate, independenta, credibilitate. 2. Criterii de evaluare

Relevanta = adecvarea obiectivelor proiectului la problemele pe care le adreseaza si la mediul in care acesta opereaza. Identificarea corecta a problemelor, nevoilor reale si a beneficiarilor Capacitatea locala de absorbtie Capacitatea locala de implementare Studiile si analizele pe care s-a bazat identificarea si formularea proiectului Consultarea si implicarea stakeholderilor Complementaritatea cu alte interventii Factorii externi (logframe) Pregatirea proiectului si elaborarea lui = logica planificarii proiectului, logica formularii lui. Calitatea logframe-ului Claritatea si consistenta obiectivelor si a rezultatelor Alegerea indicatorilor de performanta Definirea input-urilor Gradul de flexibilitate Eficienta = costul, viteza si eficienta cu care intrarile si activitatile au fost transformate in rezultate; calitatea rezultatelor obtinute. Calitatea managementului administrarea bugetului administrarea celorlalte resurse managementul riscului coordonarea cu alte organizatii implicate respectarea limitelor de timp Value-for-money Contributia statului partener Contributia Comisiei/Delegatiei Asistenta tehnica Calitatea monitorizarii Alegerea indicatorilor de Eficienta Rezultate neplanificate Eficacitatea = contributia rezultatelor obtinute, la atingerea scopului proiectului; cum au afectat factorii externi obtinerea acestor rezultate. Beneficiile proiectului - livrare/primire Realizarea indicatorilor de atingere a scopului Factorii externi Stakeholderii Rezultate neplanificate Impactul = efectul proiectului asupra mediului si contributia sa la atingerea obiectivelor sectoriale - obiectivele generale ale proiectului. Contributia la atingerea obiectivului general Contributia la dezvoltarea socio-economica Flexibilitatea Impactul neplanificat Durabilitatea = probabilitatea ca beneficiiel proiectului sa fie oferite in continuare.

Costurile realizate sunt comparate cu cele planificate - baza pentru analiza variatiei de cost. revizuirea bugetului sincronizarea reala a intrarilor fata de plan efectuarea contributiilor partenerilor Informatii disponibile in rapoartele intermediare de monitorizare (Progress Reports). 3. Evaluarea costurilor Costurile realizate sunt comparate cu cele planificate - baza pentru analiza variatiei de cost. revizuirea bugetului sincronizarea reala a intrarilor fata de plan efectuarea contributiilor partenerilor Informatii disponibile in rapoartele intermediare de monitorizare (Progress Reports). 4. Evaluarea activitatilor Realizarea activitatilor din planul curent, comparate cu planul initial. intarzieri sau devansari responsabilitatea pentru intarzieri efectele deviatiilor asupra proiectului Informatii existente in rapoartele de monitorizare intermediare (Progress Reports). 5. Evaluarea rezultatelor Indicatorii pentru transformarea activitatilor in rezultate si servicii: indicatori de proces (Centru de afaceri operational) indicatori de cuantificare (numar de manageri instruiti) indicatori de eficienta: compara intrarile realizate pentru unitatea de rezultat (cost per participant instruit) Informatii existente in rapoartele de monitorizare intermediare (Progress Reports). 6. Evaluarea scopului proiectului Indicatori de realizare a unor beneficii durabile pentru grupul tinta: atingerea scopului proiectului durabilitatea serviciilor pentru grupul tinta Din ce cauza proiectul a avut o performanta ? Deficiente de analizei initiale a problemelor formularii proiectului implementarii capacitatii institutionale si manageriale sprijinului politicilor viabilitatii financiare calitatii bunurilor si serviciilor generate de proiect, apreciata de beneficiarii finali 7. Evaluarea obiectivelor generale Contributia proiectului la realizarea obiectivelor sectoriale. Evaluare desfasurata in cadrul unei evaluari sectoriale. 8. Oportunitati de evaluare Evaluarile formale sunt organizate la momente anume din ciclul proiectului:

Evaluarea intermediara - revizuieste evolutia proiectului si propune modificari in structura lui pentru restul perioadei. Evaluarea finala - la finele proiectului, se asambleaza documentarea asupra resurselor folosite, rezultatele si evolutia proiectului. Se genereaza invataminte pentru viitoare proiecte. Studii tematice ad-hoc.