Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Inceputurile
1
Principala diferenta intre aceste doua categorii de
activitati este ca: operatiile sunt permanente si
repetitive; proiectul este temporar si unic. Cu alte
cuvinte, proiectul poate fi definit ca fiind un efort
temporar facut pentru a crea un produs sau un serviciu
unic.
In acest context, temporar inseamna ca proiectul are
un inceput si un sfarsit bine definite; unic inseamna ca
produsul sau serviciul rezultat este diferit intr-o anume
masura de alte produse sau servicii similare.
Exemple de proiecte:
- dezvoltarea unui produs/serviciu nou;
- efectuarea unor modificari in structura unei
organizatii;
- implementarea unui nou sistem informatic la nivelul
organizatiei;
- construirea unei cladiri noi;
- o campanie electorala.
Definiţii :
2
manageriale ce trebuie rezolvate au caracter statistic,
dinamic sau nedeterminat
Un proiect este un demers specific care permite
structurarea în mod metodic şi progresiv a unei realităţi
viitoare.3
Managementul proiectului este practic aplicarea
cunostiintelor, experientei, instrumentelor si
tehnologiilor specifice managementului in desfasurarea
activitatilor unor proiect cu scopul de a indeplini sau
chiar depasi asteptarile (cerintele neidentificate) si
nevoile (cerintele identificate) celor implicati in proiect.
Managementul proiectelor reprezintă ansamblul de
acţiuni angajate de o firmă care se referă la alegerea
unui proiect, conducerea şi gestiunea acestuia.
3
Modificarea structurii unei firme [dar reorganizarea acestei
Pătrunderea pe o nouă piaţă activităţi poate fi un proiect]
Realizarea unui soft Realizarea unui produs pe o
Construirea unui drum, pod, tehnologie stabilită şi
ansamblu de locuinţe implementată [evident,
Realizarea unui spectacol înlocuirea tehnologiei este un
Atingerea unor obiective sociale proiect]
realizarea unei teme de
cercetare
4
accelerată a volumului de informaţie şi a cunoştinţelor,
creşterea cererii pentru bunuri şi servicii tot mai
complexe şi mai puternic personalizate şi, într-un final,
creşterea competiţiei).
5
stări de lucruri. Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu
planul de afaceri (care trebuie să evidenţieze situaţia
unei organizaţii şi a mediului său economic concurenţial
la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care
trebuie să evidenţieze necesitatea şi avantajele
implementării ideii unui proiect).
Planificarea şi realizarea activităţilor necesare pentru
atingerea obiectivelor proiectului presupun utilizarea
tehnicilor şi instrumentelor specifice managementului
proiectelor. Pentru atingerea ţintelor, organizaţiile
întreprind evaluări. Înainte de orice evaluare însă,
informaţia relevantă trebuie colectată continuu, printr-o
monitorizare atentă. Evaluarea este aprecierea cât mai
sistematică şi mai obiectivă a unui proiect, a unui
program sau a unei politici în curs de derulare sau
încheiate, din perspectiva planificării, a implementării şi
a rezultatelor sale.
Performanţe Costuri
(calitate) Conţinutul
proiectului
6
Timp (durată)
Planificarea
Acum este momentul sa transformati obiectivele
stabilite anterior in sarcini (activitati) specifice si sa
creati planul de realizare a acestor activitati. Spre
deosebire de obiective, activitatile sunt pasi
identificabili, ce pot fi programati in timp si atribuiti
diferitilor membrii ai echipei proiectului.
Aceste activitati trebuie sa fie foarte clar formulate;
daca o activitate nu poate fi descrisa in 1-2 propozitii,
ar fi mai bine sa o despartiti in mai multe activitati mai
simple.
Nu va preocupati acum de punerea in ordine a
activitatilor. Ceea ce este important este sa identificati
corect ce anume trebuie facut pentru a realiza proiectul
dvs. Pentru construirea unui site in aceasta faza am
stabilit urmatoarele activitati:
7
2. - optimizarea imaginilor pentru web
3. - scanare documente
4. - scrierea textelor
5. - transformarea unor documente in format pdf
6. - incarcarea (upload) fisierelor pe server web
7. - testarea site-ului
8. - corectarea aspectului
9. - testarea link-urilor externe
10. - realizarea unei copii de siguranta
11. - inscrierea in motoarele de cautare
(promovare)
12. - obtinerea dreptului de preluare a unele
fisiere
Din momentul in care aveti o asemenea lista,
puteti incepe sa faceti planul de realizare a
acestora. Acum puteti organiza activitatile intr-o
ordine logica, tinand cont de faptul ca multe din
activitati sunt independente de celelalte, iar altele
nu, si de asemenea ca unele activitati se pot
suprapune peste mai multe alte activitati.
Tot acum stabiliti cine va fi responsabil pentru
fiecare activitate si determinati resursele
necesare pentru reazlizarea fiecareia din ele; aici
identificati atent dependenta dintre activitati.
Dupa ce ati stabilit secventa logica, puteti trece la
programarea exacta a activitatilor; in acest
moment trebuie sa atribuiti date exacte de
terminare a activitatilor, si de asemenea sa
determinati etapele semnificative (milestones in
lb. engleza).
Exemplu de milestone - toate documentele sunt
scrise, sau toate imaginile sunt optimizate pentru
web.
Programarea proiectului
8
Este o etapa complexa, in care pot fi de mare
ajutor (chiar recomandate) aplicatii software mai mult
sau mai putin specifice - MS Excel, MS Project este
foarte posibil ca oricine sa le aiba pe calulator. Cele mai
simple proiecte pot fi programate doar cu ajutorul unui
calendar, dar pentru proiectele mai complexe, ce
implica mai multe persoane, graficele GANTT (grafice
cu bari) sunt foarte utile in a urmari dependenta intre
activitati, stadiul de realizare, etc. Actualizati
permanent programarea. Orice schimbare pe care o
faceti in programarea proiectului trebuie facuta
cunoscuta tuturor celor implicati in proiect, prompt si in
mod regulat.
9
termen.
In cazul in care sunt mai multe persoane implicate,
incepeti proiectul printr-o intalnire in care sa discutati
planul de lucru. Este important sa stabiliti si un program
al acestor intalniri cu membrii echipei de proiect.
In cazul in care sunteti si managerul proiectului, dar
aveti si ceva activitati in sarcina, aveti grija sa le
executati la timp; din acest moment orice intarziere
provocata de unul din membrii echipei se va regasi in
activitatile tuturor celorlalti. Cereti tuturor celor
implicati sa va trimita informatii actualizate despre
stadiul de executie; acestea va vor ajuta sa actualizati
programarea proiectului, si eventual sa o corectati.
Controlul .Indiferent cat de bine planificati
implementarea proiectului, trebuie sa fiti pregatiti
pentru schimbari! Practic, executia si controlul sunt cele
doua fete ale aceleiasi monede. Pe parcursul executiei
proiectului, se vor monitoriza :
- resurse: facilitati, furnituri, echipamente, oameni
- procese: standarde, productivitate, blocaje, riscuri,
progrese
- iesiri: livrari, termene (milestone), procentajul de
completare a actiunilor
- planuri: perioadele de timp initial planificate, planurile
financiare, schimbarile aprobate, oportunitati, realizate
sau nu.
O problema specifica acestei faze este cea denumita
uzual "problema celor 90% completat". In cazul
proiectului de realizare a acestui site, la un moment dat
erau gata majoritatea paginilor web avute in vedere,
dar in privinta ultimelor cateva pagini, parea imosibil sa
fie terminate vreodata. Asta se poate intampla fie din
cauza programarii celor mai dificile sarcini spre sfarsitul
proiectului, fie atenuarii entuziasmului, fie din cauza
lipsei unei solutii multumitoare. Dar, cel mai neplacut
(cel putin) lucru este sa lasati neterminat un proiect;
asa ca, in momentul identificarii unei astfel de
probleme, luati in considerare schimbari in continutul
10
proiectului sau modificarea activitatilor stabilite.
Inchiderea
11
Etapele principale de desfăşurare a unui proiect.
Schema EDF :
Rezultate Documentare
nesatisfăcătoare
↓ OK Insuficent
ă
Concepere
↓
NU Este fezabil ? Concepere
inperfectă
↓ OK
Preparare
↓
Execuţie
↓
Respingere Validare Crereri
îmbunătăţire
↓ OK
Aplicare
↓
Abandon Concluzii
12
Până la urmă, ori ce proiect se realizează în trei etape :
Iniţializare, realizare şi Incheiere, cu următoarele
componente :
Iniţializare Planificare- Incheiere
Realizare
Data, firma Sarcini de Validare,
Directorul de îndeplinit conformitate
proiect Planificare : Integrare,
Sponsorul etape, indicatori, extensie
(beneficiarul) actori, parteneri. Capitalizare
Caietul de sarcini Funcţionare, cunoştinţe,
Studiul de control trasabilitate
fezabilitate Gestiunea Desfiinţarea
realizării echipei, bilanţ.
proiectului
13
proiectului si succesul proiectului sunt [stack-
holders]4 care pot fi:
Clientul, care este utilizatorul rezultatelor proiectului.
La construcţia unei case, clientul este cunoscut, el cere
ce anume să se realizeze şi tot el finanţează proiectul.
La un viitor produs ce va fi lansat pe piaţă, aşteptările
clientului sunt doar estimate.
Sponsorul, cel ce comandă şi plăteşte. Cel mai adesea
este patronul firmei în cadrul căreia se derulează
proiectul. Sponsorul va controla dacă bugetul este
corect stabilit, programul este realist şi echipa este
corect constituită şi dispune de resursele necesare.
Promotorul proiectului, Consumatorul, Proprietarul,
Operatorii (persoanele sau organizatia care raspunde
de intretinerea solutiei dupa ce ea a fost livrata).
Managerul de proiect este persoana responsabilă cu
realizarea efectivă a proiectului. Răspunde de
respectarea termenelor de execuţie, a bugetului şi a
specificaţiilor.
Avantaje :
- Rezolvă eficient o problemă, elementele de timp,
buget, echipă, obiective fiind clar definite.
- Permite abordarea interdisciplinară a problemei,
sarcina rezolvării ei ne mai aparţinând unui
departament al firmei ci unei echipe aleasă
special
- Rezolvarea problemei intră în sarcina
managerului de proiect, permiţând astfel
managementului de vârf al firmei să se preocupe
de problemele globale ale acesteia.
- Se acumulează o experienţă ce rămâne în firmă şi
poate fi valorificată ulterior şi la alte proiecte.
Dezavantaje :
4
14
- Activitatea echipei de proiect este temporară, la
sfârşit trebuie văzut ce se face cu oamenii.
- Perenizarea experienţei dobândite nu este
evidentă, ea implicând o activitate suplimentară
după încheierea propriu zisă a proiectului
- De multe ori, bugetul iniţial este subestimat iar
suplimentarea ulterioară a acestuia ridică
probleme.
15
Definirea proiectului
16
bancă, o investesc în acţiuni, intru într-o afacere, ţin
banii „la saltea”, cumpăr aur sau obiecte de artă .
Alteori, problema este dificil de definit dar o dată
definită, răspunsul este uşor de găsit. Exemplu :Mă
doare capul, oare de ce ? Ar putea fi o răceală,
nevoia de ochelari, o tumoare craniană, o altă cauză
[care?]. După ce cauza a fost definită, tratamentul
este [aproape] evident. Intre aceste două extreme,
există o infinitate de stări intermediare :
problema
răspunsul
17
Analiza SWOT Analiza bazei de
date
Stabilirea strategiei
↓
Aplicarea strategiei
[realizarea proiectului]
Analiza mediului extern.
Mediul extern are o structură complexă, care ar putea fi
ilustrată astfel:
Asţeptările clienţilor
Firma
Proiectul
18
firmei. Un asemenea studiu este complet dacă se
asociază unei analize SWOT .5Analiza SWOT trebuie să
poată răspunde la următoarele întrebări :
1. Care sunt punctele forte ale proiectului şi ale
echipei ? Cum le putem valorifica ?
2. Care sunt punctele slabe ale proiectului şi ale
echipei ? Cum se poate minimiza efectul acestora
asupra proiectului ?
3. Ce oportunităţi favorabile există ? Cum pot fi ele
valorificate deplin ?
4. Care sunt ameninţările (obstacole tehnice, acţiuni
ale concurenţilor, cultura şi calificarea
personalului, schimbări ale mediului extern...).
Cum se poate minimiza efectul acestora asupra
proiectului ?
5
[v. de exemplu Maria Niculescu, „Diagnostic global strategic”, Ed.
Economică Buc., 1997].
19
Logica pe verticală
Obiective
globale
Obiective
specifice
Rezultate
Activităţi
Logica pe orizontală
Conceperea proiectului
Conceperea proiectului.
20
Proiectul se concepe de sus în jos şi de la stânga spre
dreapta. Dar în planul concret de realizare a sa, desigur
că el se abordează de jos în sus, iar „urcarea” la o
traptă superioară nu se poate face decât după ce la
nivelul respectiv au fost înlăturate constângerile şi
evitate riscurile:
21
Constrângerile se pot aborda după o schemă de tipul :
DA Este importantă ? NU
Se poate ocoli ?
NU DA
Se acceptă continuarea Se neglijează
Proiectul NU este fezabil proiectului
22
- Managementul defectuos al proiectului: este
determinat de o alegere greşită a managerului de
proiect;
- Funcţionarea imperfectă a echipei de
proiect: poate fi din vina managerului de proiect,
dar şi a calităţii profesionale şi umane a
membrilor echipei.
Alegerea proiectului
Foarte adesea, ideile de proiect sunt mai multe decât posibilitatea
firmei de a le transpune în practică. Trebuie deci făcută o selecţie,
criteriul fiind importanţa realizării lui pentru firmă. Se pot aplica
două metode:
Metoda notelor : fiecare proiect primeşte o notă de importanţă,
notă care eventual se acordă pornind de la mai multe
considerente: utilitate, cost, posibilitate de transpunere în practică.
Metoda matriceală, ceva mai obiectivă în cazul alegerii între un
număr mai mare de proiecte şi ceva mai simplă în aplicare: se
construieşte o matrice pătrată, cu proiectele pe linii şi pe coloane.
Fiecare linie defineşte un proiect în raport cu celelalte, în celule
notând 1 dacă proiectul de pe linie este mai important decât cel de
pe coloană, 0 dacă este mai puţin important şi ½ dacă
importanţele lor sunt egale. Sumele pe linii reprezintă un fel de
„note” ale fiecărui proiect, cel mai important având nota cea mai
mare:
23
Managerul şi echipa de proiect
24
Un bun manager de proiect trebuie să ştie cât de
departe se poate risca, altfel sumele de bani pierdute
pot fi considerabile. Un element de risc nu poate fi
nici o dată evaluat cu certitudine dar el poate fi
estimat sau intuit şi este extrem de important de a
face asta foarte bine.
3. Capacitatea de a conduce un colectiv de oameni.
Este foarte greu ca un om să poată face totul de
unul singur, mai ales în condiţiile de azi in care
produsele şi tehnologiile au crescut enorm în
complexitate, problemele tehnice se
intercondiţionează cu cele economice şi cel mai
adesea şi cu cele umane. Totul se face azi în echipă.
Ca urmare, calităţile de lider sunt indispensabile
pentru ca activităţile implicate de realizarea
proiectului să aibă şanse de a fi încununate de
succes.
4. Uşurinţa de comunicare cu oamenii.
O activitate în echipă nu poate funcţiona bine fără
comunicare. Liderul echipei trebuie să fie cel ce
asigură existenţa canalelor de comunicare. Dar,
mai mult decât atât, el este cel ce trebuie să îşi
facă echipa să treacă peste momentele grele, care
apar în mod inevitabil pe parcurs, iar aceasta se
poate face tot prin intermediul unei comunicări
eficiente. Un alt element esenţial de comunicare îl
reprezintă capacitatea managerului de proiect de a
încuraja şi valorifica feed-back-ul provenit de la
membrii echipei.
5. Dorinţa de a se realiza în domeniu.
Incontestabil, activitatea de realizare a unui
25
de proiect trebuie să fie animat de o dorinţă
7. Multă fantezie.
Fantezia ajută la găsirea de soluţii în momentele
performanţe remarcabile.
proiectelor
26
manager de proiect. In cazul proiectelor trebuie bine
27
membrilor echipei asupra lor). principalele chestiuni
- obiectivul proiectului;
- termene, costuri;
- principalii clienţi, aşteptările acestora;
- alţi stackholderi (de pildă conducerea firmei),
aşteptările acestora, conflicte posibile;
- modalităţile de comunicare, în cadrul echipei, cu
clienţii şi cu stackholderii;
- modul de măsurare a performanţelor: rezultate,
limite, produse;
- proceduri şi reguli de lucru;
- modul de cooperare între membrii echipei.
28
experienţa şi relaţiile inter-personale stabilite (care pot
eficient :
29
5. Transpunerea în practică a soluţiei alese.
6. Evaluarea eficacităţii soluţiei.
In tratarea conflictelor, managerul de proiect, în
special în cadrul punctelor 2 şi 3, poate aborda mai
multe strategii, în funcţie de contextul şi momentul
declanşării conflictului :
- Abordarea imperativă: timpul presează,
problema este foarte importantă, managerul
decide şi ceilalţi se supun.
- Abordarea prin compromis: se caută o soluţie
care să mulţumească parţial fiecare din părţile
implicate. Compromisul se justifică în măsura în
care punctele în dispută nu au o importanţă care
să justifice crearea unor tensiuni sau rupturi.
- Abordarea prin colaborare : se caută o soluţie
care să integreze punctele de vedere ale părţilor
în dispută, prin apelarea la o concepţie comună
asupra obiectivelor de atins.
- Abordarea prin adaptare : atunci când este
evident că una din părţi a greşit, ea este convinsă
să cedeze.
Pregătirea şedinţei :
- stabilirea obiectivelor;
- alegerea participanţilor (nu întotdeauna este
nevoie de întreaga echipă);
30
- comunicarea obiectivelor
- stabilirea (de dorit cu acordul participanţilor) a
timpului (dată, oră) şi locului de desfăşurare
- stabilirea ordinii de zi : subiectele, obiectivele
vizate, măsurile de adoptat.
Desfăşurarea şedinţei:
Costurile proiectului
Vorbim de costuri :
- materiale,
31
- cu resursele umane,
- cu echipamentele.
De asemenea este interesantă noţiunea de cost
standard, care este un cost istoric, al unor proiecte
similare. El poate fi utilizat iniţial ca cost estimativ iar
ulterior ca un element de control al costurilor efective.
Dacă noul proiect este similar unuia deja realizat,
diferenţa fiind doar de scală, estimarea se face
(admiţând că intervalul dintre cele două proiecte este
suficient de scurt pentru a nu afecta costurile) cu relaţia
:
unde k are:
valori subunitare de 0,6...0,7 pentru Dnou > Dvechi
şi
valori supraunitare de 1,2...1,3 pentru Dnou > Dvechi
Coeficienţii sunt justificaţi prin teoria efectului de
scală.
32
Elaborarea bugetului se desfăşoară după următoarea
schemă :
Revizuire estimări
Program de
execuţie Aprobare proiect
Elaborare buget
Urmărirea proiectului
33
In mod normal analiza de stare şi de proces au loc
împreună, la încheierea fiecărei faze a proiectului şi ori
de câte ori este nevoi, analiza tehnică fiind doar un caz
particular legat de activităţile de cercetare – dezvoltare
- proiectare.
34
indicatorul de realizare a costurilor CPI [
cost performance index] :
35
Analiza proiectului se poate rezuma într-un formular de
tipul următor
Analiza proiectului :
Realizată de :
La data:
Perioada analizată : de la până
la :
Performanţele :
- s-au încadrat în limita prevăzută
- au fost sub limita prevăzută
- au depăşit limita prevăzută
Bugetul
- s-a încadrat în limita prevăzută
- a fost sub limita prevăzută
- a depăşit limita prevăzută
Programul de execuţie
- s-a încadrat în limita prevăzută
- a fost sub limita prevăzută
- a depăşit limita prevăzută
Care este situaţia sarcinilor principale (în special a celor
ce compun drumul critic) ? .......
Care este situaţia sarcinilor cu risc ridicat ? ...........
In ansamblu, proiectul merge: bine rău
Dacă nu este totul bine, ce factori au contribuit la
aprecierea negativă ? .............
Ce s-a realizat bine ? ..........
Ce aspecte pot fi îmbunătăţite ? ............
Ce recomandări se pot face ? ...........
Ce ar trebui schimbat, dacă am relua de la
început ? ................
Ce trebuie reţinut din experienţa de până
acum ? ................
Ce riscuri pot apărea ? ................
Cum se estimează că va evolua proiectul ? ................
36
Care sunt limitele analizei efectuate (ce factori
limitează validitatea raportului, ce date sunt insufiente
sau potenţial incorecte, cine nu a furnizat datele
solicitate ) ?
37
Managementul proiectelor cu Microsoft Project
20026
Pe această pagină
Tehnici de management de proiect
Facilităţi avansate
Arhitectura sistemului
38
permanentă cu care trebuie să trăim în lumea
managementului de proiect, cu alte cuvinte un PM de
multe ori va trebui să facă compromisuri.
Elemente de strategie
39
stare să discutaţi aceste probleme cu directorii
executivi, atunci puteţi renunţa la profesia de PM.
Analiza proiectului
40
Un alt pas important în analiză este studiul de
fezabilitate. De exemplu, dacă un PM arată unui
director următoarele date:
Realizarea planului
41
intervine un prim element de hazard, fiindcă durata
operaţiunilor va fi estimată din experienţa PM-ului,
experienţa echipei, experţilor sau directorilor.
Recomandarea mea aici este: exerciţiu! Faceţi câteva
proiecte şi apoi veţi putea face estimări mai realiste.
După estimarea duratelor, vom stabili fazele majore ale
proiectului. Aceste faze vor conţine grupuri de
operaţiuni iar durata lor va rezulta din duratele
operaţiunilor grupate.Între operaţiunile obţinute va
trebui să stabilim aşa-numitele dependenţe sau relaţii.
Aceste relaţii pot fi de patru feluri:
42
• Constrângeri flexibile:
• As Soon As Possible –
ASAP
•As Late As Possible – ALAP
• Constrângeri semiflexibile:
Execuţia proiectului
43
din operaţiunea alocată, eventual raportează necesarul
de ore sau zile de lucru pentru operaţiunea respectivă.
În execuţia proiectului vor apărea probabil întârzieri în
execuţia unor operaţiuni, întârzieri care vor duce la
modificarea planului, poate chiar depăşirea unor
termene sau costuri. Aici intervine un bun PM şi va face
corecţiile necesare pentru a ţine proiectul sub control
(în timp, cost şi parametri).
Evaluarea proiectului
Implementarea şi închiderea
44
Multe din fazele proiectului nostru nici nu se pot
imagina fără o unealtă ca Microsoft Project. Mare parte
din plan (operaţiuni, resurse, relaţii între operaţiuni,
constrângeri) se poate realiza mult mai repede în
Microsoft Project iar unele probleme se pot rezolva
exclusiv în program: supraalocări de resurse,
optimizarea planului dacă se depăşesc deadline-uri etc.
În continuare vom enumera câteva facilităţi ale
aplicaţiei în ordinea în care le-am folosi în mersul unui
proiect:
• Project Guide
Pentru începători, programul oferă un element special
în interfaţa grafică, care ajută la trecerea pas cu pas
prin fazele realizării unui proiect.
• Operaţiuni (lucrul cu timpi)
În Microsoft Project prima oară când creem planul va
trebui să stabilim data de început a proiectului, apoi
putem crea operaţiunile şi timpii lor completând un
tabel asemănător cu cele din Excel. În acelaşi timp
aplicaţia va crea automat partea vizuală din Gantt-
chart.
• Calendare
Un calendar stabileşte orele de lucru şi zilele
lucrătoare. Aplicaţia va folosi aceste informaţii pentru
a construi structura de operaţiuni în timp. Vom putea
salva mai multe calendare de bază, care apoi vor
putea fi folosite la nivel de proiect, la nivel de resurse
sau la nivel de operaţiuni.
• Relaţii între operaţiuni
Aplicaţia suportă cele patru tipuri de relaţii (FS, SS, FF
şi SF) şi cele opt tipuri de constrângeri (ASAP, ALAP,
SNLT, FNLT, SNET, FNET, MSO şi MFO). Mai mult, în
relaţiile dintre operaţiuni putem introduce intervale
(lag time). Aceste intervale dacă sunt negative, ele
devin timpi de anticipare (lead time). Putem crea
relaţii între operaţiuni care se află în proiecte diferite.
• Resurse
45
Resursele se introduc ca şi operaţiunile într-un tabel.
În Microsoft Project vom avea două categorii de
resurse: resurse de tip lucru (work) şi resurse de tip
material. În prima categorie intră resursele umane şi
echipamentele. Resursele de tip material sunt tratate
diferit deoarece ele nu folosesc calendar (ore de
lucru), nu sunt capabile de ore suplimentare şi nu pot
colabora prin e-mail sau web.
• Alocări de resurse la operaţiuni (unităţi,
costuri)
Vom putea aloca resurse la operaţiuni, stabilind
unităţile pentru fiecare resursă. Aceste unităţi
reprezintă capacitatea de lucru a resursei respective.
De exemplu o resursă care se cheamă “electricieni”
poate avea capacitate de lucru 300% dacă dispunem
de trei electricieni sau altfel, o resursă poate avea
capacitate de lucru 50% dacă nu putem dispune
decăt de jumătate din timpul lui. După o primă
alocare de resurse la o operaţiune, putem “regla”
durata operaţiunii adăugând sau eliminând resurse.
Mecanismul cu care aplicaţia face acest lucru se
numeşte “effort-driven scheduling” şi are la bază o
idee simplă: dacă punem mai multe resurse să
lucreze la o operaţiune, atunci timpul se va reduce.
Când introducem resurse într-un plan, vom introduce
şi costurile acelor resurse. Aceste costuri pot fi salarul
resurselor umane, costuri de utilizare a
echipamentelor, chirii, costurile materialelor
ponderate sau nu în timp, costuri fixe la fiecare
utilizare, cheltuieli de transport etc.
• Popularea cu informaţii suplimentare
Putem ataşa informaţii suplimentare la planul nostru
cum ar fi: note, texte, imagini, link-uri de web,
sunete, filme şi prezentări PowerPoint. Aceste
informaţii le vom folosi pentru a da explicaţii, pentru
a lămuri probleme şi în general pentru a face planul
46
mai uşor de înţeles.
• Fazele majore
Crearea unei faze în plan se poate face simplu,
folosind săgeata de “indent”.
• Rezolvarea supraalocărilor (leveling)
Dacă în plan avem resurse care sunt supraalocate (de
exemplu o persoană este alocată să lucreze 200%),
atunci va trebui să rezolvăm aceste probleme.
Aplicaţia oferă o unealtă de automatizare a rezolvării
supraalocărilor: “resource leveling”, care va modifica
programarea în timp a operaţiunilor, va introduce
întreruperi (split) şi va modifica alocarea resurselor
pe operaţiuni. Toate acestea vor duce probabil la
întârzierea sfârşitului proiectului.
• Triunghiul proiectului (optimizare, firul roşu,
baseline)
Dacă sunt probleme cu cele trei laturi ale proiectului
(timp, cost, calitatea produsului) atunci putem
interveni pentru a optimiza planul nostru. Pentru a
optimiza latura “timp”, Microsoft Project oferă o
unealtă numită “critical path” sau firul roşu. Pe scurt,
dacă dorim să reducem durata proiectului va trebui
să “umblăm” la operaţiunile care se află în firul roşu.
Posibilităţile de a reduce durata operaţiunilor din firul
roşu sunt: adăugarea de resurse suplimentare (va
creşte costul), introducerea de timpi de anticipare
(pauze negative) între operaţiuni, spargerea lor în
mai multe operaţiuni ce se pot face simultan, ore
suplimentare etc.
După ce am optimizat planul, putem înregistra un
prim baseline, adică starea proiectului aşa cum l-am
gândit iniţial.
• Urmărirea execuţiei
Urmărirea se poate face la nivel de operaţiune sau la
nivel de resurse alocate, ambele modalităţi putând fi
detaliate în interiorul operaţiunilor pe zile sau ore de
47
lucru. Microsoft Project oferă suport pentru urmărirea
costurilor şi pentru analiza performanţei proiectului
(earned value analysis).
• Alte facilităţi
Microsoft Project oferă suport şi pentru tipărire şi
raportarea stării proiectului nostru, vom avea
posibilitatea să personalizăm câmpurile, tabelele,
vizualizările, modul de numerotare a operaţiunilor şi
resurselor, vom putea filtra, sorta şi grupa
informaţiile afişate. Toate personalizările pe care le
facem într-un proiect le vom putea salva în alte
proiecte sau chiar în şabloanele programului pentru a
putea fi utilizate în orice proiect viitor.
Facilităţi avansate
48
• Resurse partajate
Soluţia pentru folosirea resurselor la mai multe
proiecte este folosirea unui “resource pool”, o bază
de date sub forma unui proiect, care nu conţine nimic
altceva decât resurse. Proiectele noastre vor fi
configurate simplu, să folosească acest resource pool.
49
dintre finalizarea unui proiect şi iniţierea
următorului proiect7.
50
sustinerea, prin participarea la derularea sau
organizarea unor programe nationale de certificare in
domeniul managementului de proiecte, recunoscute pe
plan international.
51
Solutii pentru managementul proiectelor ofera
urmatoarele companii straine :
• Advanced Management Solution
(www.amsusa.com)ofera solutii software pentru
managementul proiectelor si resurselor.
• Microsoft (www.microsoft.com) unul din liderii
mondiali ai ITpentru managementul proiectelor ,
informatiilor si resurselor.
• Primavera (www.primavera.com) ofera solutii
pentru managementul proiectelor in orice
domeniu de activitate in mod special pentru medii
de multiproiect.
Companii romanesti :
TotalSoft (www.totalsoft.ro)
RomSym (www.romsym.ro)
SoftWin (www.softwin.ro)
SmartSoft (www.smartsoft.ro)
52