Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

CURSUL 3. Proiectul – delimitări conceptuale, tipologie

3.1. Conceptul de proiect

Proiectul se defineşte ca un proces nerepetitiv care realizează o cantitate nouă, bine
definită, în cadrul unor organizaţii specializate. Proiectul se caracterizează ca o acţiune unică,
specifică, compusă dintr-o succesiune 1ogică de activităţi componente coordonate şi
controlate, cu caracter inovaţional de natură diferită, realizat într-o manieră organizată metodic
şi progresiv, având constrângeri de timp, resurse şi cost, destinat obţinerii cu succes de noi
rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite.
În pofida vechimii reduse a termenului de proiect (mai puţin de o sută de ani),
proiectele, proiectanţii şi managerii de proiecte există de mii de ani. Ei sunt constructorii
„minunilor lumii”, ei sunt cei ce au dat o nouă faţă civilizaţiei umane. În prezent, după opiniile
specialiştilor din domeniu, se apreciază că 50% dintre activităţile companiilor care se respectă
sunt conduse după principiile impuse de managementul proiectelor. Pentru definirea și
clasificarea conceptului de management al proiectului este necesar, inițial, de analizat
conceptul de PROIECT:

P l a n i f i c a r e;
R e s u r s e;
O r g a n i z a r e;
I n o v a ț i e;
E c h i p ă;
C o s t u r i;
T i m p.

În general, proiectul este o lucrare temporară întreprinsă pentru a îndeplini un anumit

scop şi poate reprezenta:
- un set de acţiuni executate într-o perioadă de timp, cu momente bine definite de
început şi de sfîrşit, cu un scop clar al lucrărilor de efectuat, cu un buget propriu şi cu un nivel
specificat al rezultatelor așteptate;
- o acţiune care are un început şi un sfîrşit, şi care este întreprinsă cu scopul atingerii
unui obiectiv, în condiţiile respectării unor costuri, planuri calendaristice şi criterii de calitate;
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

- un proces dirijat de implementare a activităţilor şi de folosire a resurselor, în vederea

atingerii unui scop, într-un timp dat.
În general, apariţia unui proiect este asociată cu existenţa unei nevoi în cadrul unei
organizaţii/instituții/companii sau a societăţii, cu alte cuvinte acesta este un răspuns la o
problemă apărută, de aceea, una din caracteristicile cele mai pregnante ale proiectului este
noutatea sa. Orice proiect aduce un element de noutate, o schimbare faţă de situaţia existentă.
Necesitatea studierii ştiinţifice a proiectelor a apărut în urma eşecurilor înregistrate la
implementare, de multe ori observându-se o discrepanţă între obiectivele stabilite şi rezultatele
obţinute, în cadrul multor proiecte. Un proiect care dispune de termene precise, de obiective,
de un responsabil şi de mijloace alocate, permite introducerea progresivă a unei culturi
orientate spre atingerea rezultatelor într-o perioadă dată.
Proiectul este întotdeauna expresia unei politici și vizează ca, prin intermediul unui
ansamblu de acțiuni, să producă o „schimbare”. El implică resurse umane (actori ai schimbării),
resurse materiale și resurse financiare și se desfășoară întotdeauna într-un context spațio-
temporal particular. Pornind de la aceste repere esențiale, putem identifica următoarele trăsături
ale unui proiect:
Are scop – scopul este soluționarea unei probleme identificate sau contribuirea la
schimbarea unei situații problematice.
Este realist – scopul trebuie să fie posibil de îndeplinit.
Este unic – reprezintă o soluție specială a unei probleme într-un anumit context.
Este limitat în timp și spațiu – are un început și un final bine definite și se desfășoară
într-un loc concret.
Este complex – include multiple varietăți de planificare și implementare, parteneri,
activități, evenimente și sarcini.
Este colectiv – este implementat de către o echipă și țintește spre binele unei
colectivități de oameni.
Este o aventură – implică riscuri și incertitudine.
Poate fi evaluat – conține obiective măsurabile care pot fi evaluate; astfel se poate
aprecia dacă am realizat ceea ce ne-am propus, la calitatea dorită.
Are un ciclu de viață determinat, compus din mai multe etape obligatorii.
Proiectul se poate desfăşura în cadrul unei organizaţii care se creează doar pe durata
existenţei proiectului. Organizaţia nou creată se numeşte „consorţiu”. Performanţa consorţiului
se măsoară în funcţie de adaptabilitatea lui la realizarea obiectivelor proiectului. Flexibilitatea
şi adaptabilitatea care caracterizează un consorţiu, permite permanent regruparea şi
2
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

recombinarea resurselor umane, fizice şi informaţionale în scopul realizării obiectivelor.

Consorţiul creat în cadrul proiectului este o organizaţie virtuală fără delimitări spaţiale în care
membrii ei rezolvă o problemă comună, depun un efort comun, indiferent de dispunerea în
spaţiu a oamenilor şi a resurselor.
Proiectele reprezintă modalitatea prin care organizaţiile se adaptează contextelor în
schimbare, necesităţii unei pieţe profitabile de tip dinamic. Astfel, se poate presupune că un
produs rezultat al unui proiect se poate concepe în Uniunea Europeana, se produce în Asia şi
se vinde în SUA prin e-commerce.
În cazul în care proiectul se desfăşoară într-o singura societate/organizaţie, aceasta
trebuie să aibă capacitatea de a stabili o legătură durabilă între proiectele pe care le derulează
şi obiectivele sale operaţionale şi strategice.

3.2 Tipuri de proiecte

O serie de autori afirmă că orice muncă este un proiect. Există două tipuri de muncă:
munca de rutină şi munca de proiect. Munca de rutină constă din lucrurile pe care le efectuezi
ca parte continuă a muncii tale. Pe de altă parte proiectele nu constituie o rutină. Diferenţa cea
mai mare o constituie faptul ca proiectele, prin definiţie, au un punct de început şi de sfârşit
bine determinate. Există un moment în timp când proiectul nu a existat (înainte de proiect),
când există (proiectul), şi când nu mai există (după proiect). Aceştia sunt factorii pe baza cărora
se determină dacă o muncă este sau nu una de proiect. Există o foarte mare varietate de
proiecte. Orice încercare de epuizare a subiectului va avea întotdeauna dezavantajul limitării.
O primă clasificare a proiectelor ia în considerare o serie de caracteristici ale lor cum
ar fi amploarea, domeniul de activitate şi mărimea lor (Scarlat&Galoiu, 2002):
1. După amploarea lor:
✓ organizaţionale;
✓ locale (localitate, judeţ, grup de judeţe);
✓ naţionale;
✓ regionale (proiectul este de interes pentru mai multe judeţe din regiunea geografică
respectivă);
✓ internaţional.
2. După domeniul obiectivului şi activităţilor proiectului:
✓ proiecte industriale;
✓ proiecte sociale;
✓ proiecte comerciale;
3
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ proiecte culturale;
✓ proiecte de protecţie a mediului;
✓ proiecte ştiinţifice (de cercetare);
✓ proiecte educaţionale;
✓ proiecte de management.
3. După mărimea lor:
✓ proiecte mici: acest tip de proiecte au termene de maxim un an, au valori reduse,
permit angajările part–time, au cerinţe tehnologice modeste şi permit o urmărire directă zilnică;
✓ proiecte medii: au termene cuprinse între doi şi trei ani, cu valori medii, în care sunt
permise atât angajările part-time, cât şi full-time, au cerinţe tehnologice medii, iar urmărirea
lor se realizează prin raportări periodice;
✓ proiecte mari: au termene lungi, mai mult de trei-cinci ani, au o valoare ridicată şi
permit numai angajări full-time, au cerinţe tehnologice performante, apelează la instrumente şi
programe specifice, iar urmărirea lor se realizează prin raportări de control;
4. O altă tipologie a proiectelor poate fi concepută pornind de la două elemente: tipul
de produs (tangibil, entitate fizică, şi intangibil, cu valoare abstractă, intelectuală) şi tipul de
activitate (fizică sau intelectuală). Prin combinarea acestor criterii se pot obţine patru tipuri de
proiecte (Wideman, 1998):
4.1. Produs tangibil şi muncă fizică (exemplul standard fiind dat de proiectele de
construcţii). Astfel de proiecte prezintă următoarele caracteristici:
✓ activităţile presupuse de proiect sunt în mare aceleaşi, eforturile sunt repetate;
sursele de variaţie sunt reduse;
✓ resursele sunt previzibile;
✓ costurile implicate sunt relativ mari;
4.2. Produs intangibil şi muncă fizică (exemplu standard: revizuirea unor politici sau
proceduri). Caracteristicile de bază ale acestui tip de proiect sunt:
✓ se bazează pe un model anterior;
✓ modelului anterior i se aduc doar modificări, corecţii sau îmbunătăţiri;
✓ resursele sunt previzibile;
✓ costurile sunt relativ mici, necesare doar pentru a opera aceste modificări şi pentru a
multiplica noul produs;
4.3. Produs tangibil şi muncă intelectuală (exemplu standard: proiecte de dezvoltare
a unor noi produse, proiecte de investiţii). Ca şi caracteristici pot fi menţionate:
✓ nu se bazează pe un model sau pe un lucru deja existent;
4
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ eforturile nu se repetă, abordările sunt multiple;

✓ resursele nu sunt atât de previzibile, nu pot fi anticipate în mod riguros;
✓ costurile variază;
4.4. Produs intangibil şi muncă intelectuală (exemplu standard: proiecte de cercetare
şi dezvoltare). Aceste proiecte:
✓ presupun muncă de creaţie şi inovaţie;
✓ eforturile nu sunt standardizate de la o etapă la alta a proiectului, ci diferă
considerabil;
✓ presupun muncă de explorare;
✓ nu se bazează pe ceva existent;
✓ resursele utilizate sunt imprevizibile;
✓ costurile sunt imprevizibile şi, de obicei, mari;
S-a pus accentul pe prezentarea acestei tipologii pentru a se evidenţia în primul rând
faptul că, de la proiectele de tip unu şi până la cele de tip patru riscurile cunosc o creştere
considerabilă, dar la fel creşte şi numărul posibilităţilor, al oportunităţilor care pot fi exploatate
pentru a obţine rezultate cât mai performante. De altfel, încadrarea proiectului într-una din
aceste categorii uşurează munca de planificare şi cea de execuţie. Odată stabilită încadrarea, se
pot realiza următoarele lucruri în funcţie de caracteristicile dominante ale proiectului:
✓ o planificare adecvată a activităţilor;
✓ o alocare a resurselor cât mai judicioasă (în cazul unui proiect de tip patru analiza şi
managementul riscului comportă o cu totul altă proeminenţă decât în cazul unui proiect de
revizuire a unor politici, prin urmare resursele de timp, de bani şi umane alocate în această
direcţie diferă);
Gradul de complexitate a unui proiect este dat de numărul sarcinilor presupuse a fi
îndeplinite, de numărul şi intensitatea constrângerilor care apar pe parcursul desfăşurării sale.
Teoreticianul Dennis Lock clasifică proiectele în patru mari categorii (Lock, 2000):
✓ Proiecte de construcții, petrochimice, miniere, extractive – acest tip de proiecte sunt
dintre cele cunoscute, cu un grad mare de vizibilitate. Ele implică riscuri şi probleme speciale
de organizare şi comunicare, necesită adesea investiții masive de capital şi un management
riguros al activităților, resurselor şi al calității.
✓ Proiecte industriale – au ca scop producerea de echipamente şi utilaje specializate,
produsul finit fiind construit special pentru un anumit client. De regulă acest tip de proiecte se
desfăşoară într-una din fabricile companiei ceea ce permite exercitarea activității de
management direct la fața locului şi crearea unui mediu propice de lucru.
5
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ Proiecte de management – aceste proiecte au înv edere managementul şi

coordonarea activităților necesare pentru realizarea unui produs finit care diferă în principiu de
produsele industriale sau de construcții.
✓ Proiecte de cercetare – presupun cel mai mare grad de risc, obiectivele lor finale
sunt, de obicei, dificil sau imposibil de definit şi pot să nu se preteze la metodele de
management de proiect aplicabile în cazul proiectelor industriale sau de management.
O altă clasificare a proiectelor are în vedere împărțirea lor în trei mari grupe
(Mocanu&Schuster, 2004):
✓ proiecte de investiții (construcția unei clădiri noi, restaurarea unui monument istoric,
retehnologizarea unei bănci);
✓ proiecte de cercetare şi dezvoltare (dezvoltarea unui produs nou, a unei noi
tehnologii, elaborarea unui nou software);
✓ proiecte de organizare (introducerea unui nou concept de marketing, introducerea
managementului proiectelor ca formă alternativă de conducere, lărgirea segmentului de piață).
O ultimă clasificare a proiectelor pe care o oferim ia în considerare o serie de aspecte
ale proiectelor cum ar fi gradul de complexitate, sursa de finanțare, durata finanțării,
obiectul proiectului şi domeniul economic sau utilizatorul final. Avem astfel următoarele
tipuri de proiecte (McCollum & Bănacu, 2005):
✓ după gradul de complexitate: proiecte complexe integrate sau independente şi
proiecte simple;
✓ după sursa de finanțare: proiecte finanțate din fonduri publice, proiecte finanțate
din fonduri private, proiecte finanțate din fonduri mixte;
✓ după durata finanțării: proiecte pe termen lung, mediu şi scurt;
✓ după obiectul proiectului: proiecte de construcții, proiecte de produs, proiecte
informatice, proiecte de dezvoltare a resursei umane, etc;
✓ după domeniul economic sau utilizatorul final: proiecte pentru învățământ,
proiecte pentru sănătate, proiecte pentru agricultură, proiecte pentru administrația publică,
proiecte pentru protecția mediului, etc.
În literatura de specialitate există o multitudine de abordări cu privire la tipologia
proiectelor, unele dintre ele pun accentul pe amploarea şi domeniul de activitate al proiectului,
altele au în vedere tipul de produs care rezultă în urma muncii de proiect şi gradul de
complexitate, în vreme ce o serie de proiecte țin cont de domeniul în care se derulează, de
durata finanțării şi de sursa de proveniență a banilor. Toate proiectele, indiferent de tiparul în
care sunt încadrate, depind de o multitudine de factori (durata definirii proiectului şi costurile
6
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

aferente, volumul informațiilor şi gradul lor de detaliere, timpul necesar pentru documentare,
gradul de implicare şi specializare a echipei şi a managerului de proiect) care, până la urmă,
conduc la reuşita unui proiect.

3.2. Managementul proiectului

Managementul proiectului se defineşte ca un proces de planificare, organizare şi
conducere a activităţilor şi resurselor unui proiect cu scopul de a îndeplini obiective bine
definite care au în mod uzual restricţii de timp, resurse şi cost.
Activitatea se defineşte ca o acţiune caracterizată prin parametrii de început şi de sfârşit.
Îndeplinirea activităţilor este importantă pentru îndeplinirea proiectului. Proiectul este compus
din mai multe activităţi ordonate.
Resursele se definesc ca personalul uman, echipamentele şi materialele utilizate pentru
realizarea activităţilor proiectului şi, respectiv, a proiectului.
Obiectivele se caracterizează drept criterii cuantificabile care trebuie luate în
considerare şi îndeplinite ca un proiect să aibă succes. Obiectivele trebuie să includă cel puţin
următoarele elemente măsurabile: cost, calitate, termen.
Elementele greu cuantificabile ale unui proiect precum satisfacţia clientului sau
creşterea calităţii vieţii cresc riscul ca proiectul să nu le poată satisface.
Restricţiile reprezintă factori care limitează opţiunile echipei de management a
proiectului. Cel mai adesea, un buget predefinit este o restricţie care limitează scopurile echipei
de management, structura echipei de management şi opţiunile de urmărire a proiectului. Cele
mai multe proiecte au caracteristici comune precum descompunerea proiectului în activităţi
uşor de condus, urmărirea activităţilor, comunicarea în cadrul echipei de proiect şi desfăşurarea
activităţilor în scopul realizării progresive a proiectului.
Toate proiectele au de obicei trei etape majore:
1) concepţia planului proiectului;
2) desfăşurarea şi managementul proiectului;
3) finalizarea proiectului.
Managementul proiectului are rolul de a dirija desfăşurarea acestuia de o asemenea
manieră încât să menţină, în orice moment, echilibrul dintre exigenţele (specificaţiile), de
regulă contradictorii, legate de cei trei factori caracteristici ai proiectului: calitate, buget şi
termen de realizare (fig. 1) ţinând cont de resurse, de performanţele cu tehnologia necesară în
cadrul unor relaţii foarte bune cu clienţii sau beneficiarii proiectului. Asigurarea succesului

7
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

proiectului înseamnă realizarea unui produs / serviciu performant, în condiţii de eficienţă

(costuri reduse), care să fie oferit clientului în cât mai scurt timp (termen scurt de răspuns).

Calitate

PROIECT
ECHILIBRAT

Buget
Termen

Fig. 1. Elementele de bază ale activităţii de management al proiectului.

Apropierea de unul dintre poli conduce la îndepărtarea obligatorie de ceilalţi, la resurse

egale. Managementul proiectului cuprinde ansamblul de metode şi tehnici care permit
managerului să îndeplinească misiunea realizării unui proiect echilibrat, cu satisfacerea
simultană a celor trei condiţii. Săgeţile de pe fiecare axă indică sensul de acţiune a măsurilor
de îmbunătăţire a gestiunii proiectului.
Termenul reprezintă perioada de timp necesară pentru realizarea proiectului, reflectat
în programarea proiectului. Programarea şi, respectiv, urmărirea proiectului sunt date de
perioada de timp şi de succesiunea activităţilor în cadrul proiectului (grafic GANTT),
dependenţa activităţilor (grafic PERT), informaţii privind orientarea către termen a proiectului.
Bugetul reprezintă costul estimat al proiectului, stabilit ca urmare a planificării de bază
a proiectului, luând în considerare costul resurselor umane, echipamentele, materialele
necesare pentru îndeplinirea activităţilor proiectului şi, respectiv, a întregului proiect.
Orice proiect este caracterizat printr-un scop bine definit, acesta reprezentând
obiectivele şi activităţile proiectului, cât şi cantitatea de muncă necesară pentru îndeplinirea
lor.
Cantitatea de muncă este măsurată de obicei pentru resurse umane în om/oră necesare
pentru îndeplinirea uneia sau a mai multor activităţi. Pentru resurse fizice se consideră numărul
de ore atribuite resursei respective pentru îndeplinirea uneia sau a mai multor activităţi.
Cantitatea de muncă atribuită unei resurse diferă în funcţie de durata unei activităţi.

8
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

Relaţia dintre cele trei elemente este diferită pentru fiecare proiect şi determină tipul de
probleme şi soluţiile care trebuie luate în considerare la realizarea proiectului.
Ştiind care sunt elementele de restricţie sau elementele flexibile ale proiectului, devine
mai uşoară planificarea şi conducerea proiectului.
Dificultăţile întâlnite la realizarea proiectelor sunt frecvente. Aceste dificultăţi
antrenează, cel mai adesea, nerespectarea obiectivelor fundamentale ale proiectului, din punct
de vedere tehnic, al costurilor, al termenelor, deci a calităţii.
Aceste dificultăţi sunt cu atât mai frecvente şi mai importante, cu cât proiectul este mai
mare, cu cât iese mai mult din domeniul obişnuit de activitate al responsabililor de proiect şi
cu cât numărul participanţilor la proiect este mai mare.
Foarte frecvent se constată că:
✓ produsul nu corespunde perfect nevoii utilizatorilor;
✓ costurile şi termenele cresc incontrolabil pe durata de viaţă a proiectului şi intră în
domeniul aleatoriului;
✓ apar conflicte în cursul realizării proiectului. Aceste conflicte pot fi: intre
specificaţiile tehnice; generate de gestiunea proastă a nivelului de calitate propus; neînţelegerea
termenilor contractelor semnate de parteneri; între membrii echipei de proiect, pentru că nu a
fost realizată coeziunea echipei înainte de începerea proiectului. Mai mult, aceste dificultăţi
sunt asociate: unui mare număr de reuniuni introductive; unor acţiuni dezordonate şi
contradictorii; confuziei legate de misiunea şi responsabilităţile fiecărui partener; absenţei
motivaţiei şi responsabilităţii participanţilor.
Pentru ca un proiect să devină un succes, trebuie urmărite următoarele direcţii privind
managementul proiectului:
✓ adaptarea după o analiză corespunzătoare a unei metodologii privind managementul
proiectului şi utilizarea ei cu consecvenţă;
✓ implementarea unei filozofii de proiect care să conducă spre un management de
proiect performant şi comunicarea ei către toţi cei care au acest drept;
✓ elaborarea unui plan de proiect corespunzător, la începutul fiecărui proiect;
✓ minimizarea modificărilor scopului proiectului în timpul desfăşurării lui, prin
adoptarea de obiective realiste;
✓ recunoaşterea faptului că programarea şi urmărirea proiectului sunt strâns legate de
bugetul proiectului, acestea fiind elemente inseparabile;

9
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ alegerea persoanei corespunzătoare drept manager de proiect care să aibă

competenţe profesionale în domeniul proiectului, competenţe manageriale, cât şi capacitatea
de a lucra în echipă;
✓ diseminarea de informaţii restrictive privind proiectul şi nu informaţii detaliate
referitoare la proiect sau la managementul de proiect;
✓ susţinerea şi implicarea totală a managementului de proiect adoptat;
✓ direcţionarea atenţiei în mod predominant către realizarea activităţilor şi a
rapoartelor de activitate programate în raport cu resursele alocate care trebuie să fie adaptabile
cerinţelor;
✓ adoptarea comunicării efective, a cooperării şi a încrederii reciproce în cadrul
proiectului cu scopul de a atinge un management de proiect performant;
✓ recunoaşterea faptului că succesul unui proiect se datorează contribuţiei întregului
colectiv de proiect şi managementului de proiect adoptat;
✓ eliminarea activităţilor şi întrunirilor care nu sunt eficiente;
✓ direcţionarea atenţiei către identificarea şi rezolvarea problemelor cât mai devreme
cu putinţă, rapid şi cu un cost efectiv minim;
✓ măsurarea periodică a progresului realizat în cadrul proiectului;
✓ utilizarea programelor de calculator privind conducerea proiectului ca instrumente
de lucru şi nu pentru înlocuirea planificării şi urmăririi efective a activităţilor sau substituirea
capacităţilor personale de management;
✓ realizarea unei perfecţionări continue a întregului personal angajat în proiect prin
activităţi periodice de pregătire bazate pe însuşirea de noi calităţi profesionale şi manageriale
în cadrul unor cursuri şi aplicaţii privind noutăţile din domeniu.
Demersul de conducere a unui proiect trebuie să fie realizat respectându-se funcțiile
specifice managementului, cu particularităţile aferente:
A. PREVIZIUNEA
✓ definirea obiectivelor proiectului;
✓ alegerea politicii de urmat în cadrul proiectului;
✓ decizii privind activităţile viitoare în cadrul proiectului.
B. ORGANIZAREA
✓ alegerea partenerilor consorţiului;
✓ alegerea personalului care activează în cadrul proiectului;
✓ organizarea structurii consorţiului — legătura de interconexiune.

10
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

C. COMANDA
✓ decizii privind activităţile din cadrul proiectului.
D. COORDONAREA
✓ stabilirea şi delegarea sarcinilor;
✓ coordonarea activităţilor;
✓ să se informeze şi să informeze.
E. CONTROLUL
✓ monitorizarea internă a proiectului;
✓ controlul continuu al activităţilor;
✓ legătura cu structurile organizatorice externe de evaluare şi monitorizare a
proiectului;
✓ autoevaluarea activităţilor;
✓ acţiuni de remediere şi decizii ca urmare a controlului, evaluării şi monitorizării.

3.3. Ciclul de viaţă al unui proiect

Propunerea şi lansarea unui proiect necesită, înainte de orice, cunoaşterea obiectivelor
proiectului, modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe întreaga lor durată de viaţă, ţinând
cont de mediul extern al proiectului în care rezultatele vor putea fi situate.
Realizarea unui proiect impune în primul rând o interacţiune corectă între parametrii
tehnico-economici ai acestuia şi o bună conexiune cu tehnologiile noi. Trebuie avută în vedere
o bună analiză a vitezei de lucru în cadrul proiectului şi rapiditatea cu care se adoptă deciziile
la momentele importante în timpul derulării proiectului.
Ciclul de viaţă al unui proiect este definit ca perioada de timp în care are loc
desfăşurarea proiectului, după cum urmează: marketing, elaborarea propunerii de proiect,
câştigarea concursului de finanţare, cercetarea pentru realizarea tematică a proiectului,
proiectarea pentru realizarea tematică a proiectului, producţia cu realizarea propiu-zisă a
tematicii proiectului, evaluarea rezultatelor proiectului, comercializarea rezultatelor proiectului
cu obţinerea de beneficii reutilizarea şi reciclarea unor rezultate ale proiectului. Realizarea
proiectului impune trecerea lui prin toate etapele ciclului de viaţă.
În cadrul realizării proiectului trebuie evitată confuzia dintre viteza de lucru şi
rapiditatea cu care se adoptă deciziile. Pentru a evita această confuzie este importantă detalierea
proiectului în subprograme/pachete de lucru şi activităţi/faze cu studierea de la început, în
fiecare activitate, a diferite variante de realizare. Aceasta are drept scop găsirea variantei

11
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

optime pentru realizarea proiectului în activitatea respectivă. Aceste variante trebuie să fie cel
puţin în număr de trei şi anume.
✓ varianta normală;
✓ varianta de risc;
✓ varianta de retragere şi relansare.

3.3.1. Elementele componente ale ciclului de viaţă al proiectului

Ciclul de viaţa a unui proiect cuprinde următoarele etape:
1. Identificare, analiză, formulare;
2. Pregătire, estimare (în funcţie de criteriile stabilite), asumare;
3. Implementare, monitorizare, raportare;
4. Evaluare finală.

1. Identificare, analiză, formulare

Cuprinde următoarele:
✓ stabilirea obiectivelor generale;
✓ analiza situaţiei existente;
✓ identificarea necesităţilor;
✓ analiza necesităţilor;
✓ stabilirea priorităţii acestor necesităţi;
✓ decizia în privinţa oportunităţii proiectului;
✓ definirea idei proiectului;
✓ consultarea cu potenţialii beneficiari.

2. Pregătire, estimare (în funcţie de criteriile stabilite), asumare

Cuprinde următoarele:
✓ specificarea obiectivelor şi rezultatelor;
✓ identificarea resurselor necesare pentru proiect;
✓ identificarea resurselor disponibile pentru proiect;
✓ distribuţia proiectului pe activităţi;
✓ conceperea formulei finale şi planificarea proiectului.

3. Implementare, Monitorizare, Raportare

Cuprinde următoarele:
12
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcină şi obiectiv;

✓ marketingul proiectului - comunicarea continuă cu comitetul decizional şi potenţiali
beneficiari (membrii echipei proiectului) privind:
o aşteptările acestora legate de proiect şi de evoluţia acestora în timpul
implementării proiectului;
o furnizarea de informaţii despre dezvoltarea proiectului pe tot parcursul
desfăşurării acestuia;
o adaptarea conceperii şi implementării proiectului în funcţie de aşteptările
potenţialilor beneficiari;
✓ monitorizare permanentă şi forme de raportare (oferă informaţia necesară unui
management corespunzător);
✓ identificarea problemelor;
✓ identificarea eşecurilor şi soluţiilor care să conducă la eliminarea acestora (prin
negociere înlocuirea persoanelor responsabile, o evaluare independentă sau, în cazuri extreme,
prin oprirea proiectului);
✓ modificarea rezultatelor planificate şi a obiectivelor proiectului cu unele realizabile.

3.3.2. Metode şi instrumente pentru conducerea corectă a unui proiect

Ţinând cont de ciclul de viaţă al unui proiect, se au în vedere următoarele metode şi
instrumente tehnico-economice pentru conducerea corectă a unui proiect:
b) studiu de prefezabilitate şi fezabilitate al cărui obiectiv este transformarea cât mai
bine a posibilelor nevoi ale utilizatorilor (valori calitative) în specificaţii de performanţă (valori
calitative şi cantitative)
c) concepţia şi dezvoltarea ce cuprind:
✓ alocarea parametrilor de bază ai produsului (efecte sociale, culturale, politice,
economice sau mărimi tehnice precum putere, fiabilitate, cost, greutate, volum….) având ca
obiectiv verificarea şi împărţirea valorilor specificate între diferitele sale elemente constitutive
(ansambluri, subansambluri, componente);
✓ simulări şi calcule ale parametrilor medii şi de dispersie;
✓ simulări şi calcule de fiabilitate;
✓ simulări şi calcule ale costului global al proiectului;
d) producţia ce are ca obiectiv realizarea fizică a produsului conform specificaţiilor
stabilite;
e) comercializarea ce cuprinde vânzarea, distribuţia şi instalarea produsului;
13
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

f) utilizarea ale cărei obiective sunt:

✓ măsurarea conformităţii cu specificaţiile prin măsurări pe teren ale tuturor
parametrilor tehnico-economici simulaţi şi calculaţi în faza de concepţie şi dezvoltare;
✓ măsura satisfacerii nevoilor prin anchete;

3.3.3. Metode şi instrumente pentru gestiunea proiectului

Pentru a asigura gestiunea proiectului, subprogramele şi pachetele de lucru,
activităţile/fazele şi evenimentele din cadrul unui proiect se definesc după cum urmează:
1. Subprogramul/Pachetul de lucru delimitează un grup de activităţi bine definite într-
o perioadă bine definită. Activităţile sunt/pot fi în interdependenţă.
2. Activitatea/Faza este o perioadă de timp delimitată pe parcursul căreia proiectul
avansează şi caracterizează evoluţia în timp a proiectului. Dacă o activitate/fază se opreşte,
proiectul se poate, de asemenea, opri.
3. Evenimentul este un moment în timpul căruia proiectul este oprit voluntar.
Întreruperea de moment nu provoacă oprirea proiectului; el delimitează spaţiul ocupat la
momentul considerat. Reprezintă momentul fixat de Managerul/Directorul de proiect pentru a
măsura distanţa în raport cu obiectivul şi a decide continuarea sau nu a proiectului.
Evenimentele corespund:
✓ şedinţelor de proiect care sunt analize profunde, cu dezbateri contradictorii, pentru
a verifica fezabilitatea proiectului, aptitudinea societăţii de a realiza proiectul din punct de
vedere uman, tehnic şi economic;
✓ şedinţelor de decizie, care reprezintă momentele de decizie privind continuarea sau
oprirea proiectului, în funcţie de rezultatele obţinute în legătură cu: direcţia impusă de proiect;
precizia faţă de această direcţie, ţinând cont de faza de avansare; studiul necesar prevenirii
prospective; realizarea conform obiectivului stabilit; studiul necesar prevenirii active;
✓ auditului extern ce stabileşte că starea proiectului este corectă sau că trebuie repusă
în conformitate cu manualele şi procedurile luate ca referintă.

1. Evaluare finală
Cuprinde următoarele:
✓ evaluarea îndeplinirii integrale de către contractor a sarcinilor încredinţate (se face
de obicei de către o structură de evaluare independentă de contractor sau de autoritatea
contractantă);

14
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ identificarea celor mai bune soluţii pentru proiecte viitoare pe baza experienţei
câştigate;
✓ identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are în vedere corectarea aprecierii
acestora în funcţie de suficienţa sau insuficienţa acestora în proiectul desfăşurat);
✓ identificarea necesităţilor pentru proiecte viitoare.

3.4. Elaborarea propunerii de proiect

Se consideră un model demonstrativ privind elaborarea propunerii de proiect unde
pentru elaborarea şi predarea către contractor a unei propuneri de proiect, consorţiul fiind
constituit, urmează atribuirea rolului participanţilor consorţiului: coordonator, contractor
principal, contractor secundar, subcontractant.
Pentru începerea proiectului este de importanţă deosebită managementul elaborării
preliminare a propunerii de proiect care impune următoarele etape:
3.4.1. Elaborarea rezumatului proiectului
Rezumatul unei propuneri de proiect trebuie să fie prezentat pe maxim o singura pagină
şi să cuprindă următoarele capitole importante:
✓ titlul proiectului;
✓ acronim proiect;
✓ cuvinte cheie; maxim cinci;
✓ durata proiectului;
✓ programul / domeniul în care se înscrie proiectul;
✓ motivarea proiectului;
✓ stadiul actual al problematicii proiectului, la nivel naţional internaţional;
✓ obiectivele proiectului; de obicei se prezintă trei obiective principale care pot avea
la rândul lor alte sub-obiective secundare;
✓ activităţile de desfăşurat în cadrul proiectului care au drept scop rezolvarea
obiectivelor proiectului;
✓ rezultatele care se aşteaptă să fie obţinute ca urmare a realizării proiectului;
✓ posibilii utilizatori şi / sau beneficiari ai rezultatelor proiectului;
✓ eficienţa economică care se prevede a fi obţinută ca unare a realizării proiectului
aplicării rezultatelor proiectului;
✓ impactul social care se prevede a fi obţinut ca urmare a realizării proiectului şi
aplicării rezultatelor proiectului (crearea de noi locuri de muncă, creşterea calităţii vieţii)
✓ Impactul ecologic (nu se acceptă proiecte care conduc la deteriorare ecologică)
15
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

3.4.2. Organigrama proiectului

Organigrama proiectului trebuie să definească într-un mod concis şi sintetic, sub formă
grafică, principalele obiective ale proiectului şi legătura interdependentă dintre ele pe o singură
pagină.

3.4.3. Membrii consorţiului preliminar - fiecare partener cu posibile poziţii în cadrul

consorţiului şi cu elemente de identificare: adresă, telefon, fax, e-mail, web, persoană de
contact etc.; o singură pagină.

3.4.4. Întâlnirile de lucru în cadrul etapei de elaborare a proiectului şi în timpul

desfăşurării proiectului
Reprezentanţii partenerilor din consorţiul format pentru realizarea propunerii de proiect
trebuie să desfăşoare de principiu întâlniri săptămânale sau ori de câte ori este nevoie pentru
elaborarea proiectului. Aceste întâlniri pot fi reale din punct de vedere fizic (la sediul unuia
dintre parteneri sau virtuale folosind comunicarea electronică (e-mail sau chat). În cadrul
acestor întâlniri se vor distribui sarcinile de lucru ale fiecărui partener, analiza îndeplinirii
sarcinilor, respectiv, repartizarea de noi sarcini până la întâlnirea viitoare şi / sau pentru toată
activitatea de elaborare a propunerii de proiect.

3.4.5. Alte elemente de analizat în realizarea unui proiect

✓ coordonatorul proiectului trebuie să fie un specialist recunoscut şi cu experienţă în
tematica pe care o abordează proiectul cât şi în management de proiect;
✓ finanţarea proiectului se poate face atât cu fonduri externe din partea finanţatorului
cât şi cu fonduri din autofinanţare;
✓ proiectul trebuie să fie câştigător în cadrul competiţiei la care participă, pentru
acordarea finanţării externe corespunzătoare.
Rolurile participanţilor în consorţiul de parteneri (acronimele sunt de tip bilingv, EN
– RO ):
✓ COORDONATOR (CO) - realizează coordonarea proiectului (ştiinţific, financiar,
administrativ, managerial), supervizarea proiectului, menţine legătura cu finanţatorul şi
înaintează rapoartele periodice, este beneficiarul iniţial al fondurilor de la finanţator,
informează finanţatorul asupra transferurilor între diferite capitole bugetare ale proiectului, nu
poate subcontracta coordonarea (fonduri pentru coordonare 8 - 10%);
16
 Note de curs - Conducere şi gestionare de proiecte

✓ CONTRACTOR PRINCIPAL (CR - CP) (pot fi mai mulţi contractori principali) are
dreptul la semnătură, are responsabilitate faţă de ffinanţator privind realizarea proiectului pe
întreaga perioadă de desfăşurare, are drepturi complete asupra deţinerii şi utilizării rezultatelor
proprii, are drepturi depline de acces, în cele mai bune condiţii, la rezultatele proiectului;
✓ CONTRACTOR SECUNDAR (AC - CS), are responsabilitatea semnăturii, asigură
legătura din punct de vedere tehnic cu contractorul principal, răspunde numai de partea de
proiect care i-a fost repartizată în mod specific în anumite faze ale proiectului, are drept de
utilizare a rezultatelor proprii, are drepturi parţiale de acces la rezultatele proiectului;
✓ SUBCONTRACTANT (dacă solicită mai puţin de 5 - 10% din buget nu se
menţionează) nu este considerat participant direct la contract (nu semnează contractul),
îndeplineşte doar o sarcină precisă pe o durată determinată.
Aspectele financiare ale proiectului se tratează pentru fiecare caz în parte, de obicei
realizându-se o finanţare parţială, fiind o co-finanţare din partea partenerilor consorţiului.

3.5. Costuri eligibile pentru proiecte

Costuri directe: cheltuieli de personal, echipamente, cheltuieli de deplasare şi diurnă,
subcontractare, consumabile, utilizarea calculatoarelor, protecţia intelectuală, alte cheltuieli
specifice proiectului.
Costuri indirecte (regie): amortizări ale clădirilor, închirieri, apă, energie electrică,
asigurarea securităţii bunurilor pe durata proiectului, cheltuieli de personal (pentru
administrare, servicii de asistenţă ele.), cheltuieli cu poşta, telefon, fax.
Este foarte important să se aibă în vedere faptul că, în derularea unui proiect, există şi
o categorie de costuri denumită costuri neeligibile. Din această categorie fac parte o serie de
cheltuieli ce nu pot fi decontate prin intermediul bugetului stabilit pentru desfăşurarea
proiectului: profit, costuri extravagante, comerciale, de desfacere, marketing, vânzare, reclame,
dobânzi, datorii restante, cheltuieli de divertisment, orice alte costuri legate de alte proiecte.

17