Modulul 3 Procesare de text

Microsoft Word este considerat ca fiind cel mai perfectionat program de procesare a textelor din mediul Windows si este cea mai utilizata aplicatie facnd parte din pachetul Microsoft Office. El ofera o serie de facilitati si caracteristici care depasesc simpla prelucrare a textului, ca de exemplu: posibilitatea inserarii unor instrumente grafice, a formatarii textului, introducerea chenarelor, coloanelor, listelor. Cu ajutorul lui se realizeaza documente interesante, estetice cu elemente care ntrerup monotonia scrisului si dau personalitate acestora. Word se utilizeaza pentru a edita scrisorile si plicurile, documente stiintifice (datorita posibilitatii scrierii celor mai complicate tipuri de ecuatiii), documente de dimensiuni foarte mari. Lansarea programului Word. Lansarea se poate face prin mai multe moduri. n primul rnd, apasnd butonul START si alegnd optiunea Programs, iar din meniul care se deschide O alta metoda consta din efectuarea unui clic pe pictograma de accelerare a programului care poate fi plasata n Desktop Un document nou se poate deschide aplelnd optounea New din meniul FILE sau prin clic pe simbolul corespunzator din bare de instrumente:

O alta modalitate de a deschide un document nou este aceea de a porni de la fereastra aplicatiei Windows Explorer: clic dreapta n directorul n care se doreste crearea documentului si alegerea optiunii New - Microsoft Word Document din meniu deschis: Salvarea documentului se face apelnd optiunea Save din meniul File si introducnd corect calea unde se doreste salvarea fisierului. Deschiderea unui document existent se poate realiza alegnd din mai multe posibilitati: din aplicatia deschisa se alege din meniul File optiunea Open

sau se poate executa un clic pe pictograma existenta n bara de unelte

Modulul 3 Procesare de text

. Apare fereastra de dialog Open n care se specifica locul unde se afla fisierul ce trebuie deschis

Se poate executa clic pe numele fisierului ce trebuie deschis sau printr-un clic pe butonul Open dupa ce fisierul a fost selectat. Se poate, de asemenea, indica numele (File name) si tipul fisierului (Files of type) din casetele corespunzatoare.

Daca fereastra programului Windows Explorer este deschisa, se poate deschide documentul dorit printr-un dublu clic efectuat pe numele lui.

Se poate deschide documentul alegndu-l din meniul :

Start - Documents

Din meniul File, din lista celor mai recente documente deschise

Elementele ecranului Word

Modulul 3 Procesare de text

n momentul lansarii n executie a programului Word pe ecran apare un document nou. Implicit, el afiseaza anumite componente ca de exemplu: bara de titlu, bara de meniuri, bara de unelte de formatare, rigle (orizontala si verticala) si bare de derulare (orizontala si verticala). n functie de necesitati, componentele ecranului pot fi ascunse sau pot fi introduse altele noi cu ajutorul meniurilor VIEW - optiunilor Toolsbars si Liner Ruler sau din meniul TOOLS optiunea Customise.

Bara de Bara de titlu Bara de

Rigla Bara de instrumente standard

Cursor de [nserare Bare de derulare

Bara de stare

Butoane de vizualizare

Spatiu de lucru

Bara de titlu contine numele programului (Microsoft Word) si numele documentului curent (activ), pictograma meniului de comanda si butoanele de comanda ale oricarei ferestre din Windows : ; Bara de meniuri contine meniul principal al programului Word n care continese gasesc toate comenzile principale ale programului grupate pe domenii de activitate; Bara de unelte standard contine o serie de butoane care ajuta la executarea rapida a unor comenzi utilizate des (poate fi utilizata cu ajutorul mousului). Atunci cnd se aseaza cursorul mouse-lui pe un buton si face aparitia o notita explicativa a instrumentului respectiv continnd numele acestuia; Bara de unelte de formatare a textului este utilizata pentru formatarea textului sau a paragrafului curent (utilizata cu mouse); Rigla arata marginile documentului si este utila pentru stabilirea marginilor documentelor, salturilor n cadrul textului (tab-uri), latimii coloanelor de text. Pentru a afisa sau a ascunde riglele (orizontala si verticala) se utilizeaza comanda Ruler din meniul VIEW; Bare de defilare utilizate pentru deplasarea rapida n cadrul documentului; Zona de lucru contine documentul utilizatorului; Linia (bara) de stare contine informatii referitoare la documentul utilizatorului (numarul total de pagini, pagina curenta, linia si coloana curenta n care se gaseste cursorul de inserare

Modulul 3 Procesare de text

n pagina). Ea afiseaza si mesajele care apar n timpul lucrului n Word. Atunci cnd indicatorul mouse-lui este plasat pe unul din instrumentele de lucru din bare de instrumente, n bara de stare apare o descriere a butonului respectiv si o serie de mesaje referitoare la aceste butoane; Bara de unelte de desenare este utilizata pentru realizarea de desene n cadrul acestui program. Functia de modificare a dimensiunii paginii Modificarea dimensiunii paginii se realizeaza prin comanda View - Zoom. Se deschide urmatoarea fereastra de dialog:

Se alege direct dimensiunea dorita exprimata procentual Se vizualizeaza ntreaga marime sau latime

Introducerea n procente a dimensiunii dorite (orice marime)

Vizualizare a pe ecran a mai multe pagini

Modificarile asupra dimensiunii de vizualizare nu au nici un fel de efect asupra marimii reale a paginii si a caracterelor.

Modificarea barei de instrumente Microsoft Word ofera mult mai multe instrumente dect sunt prezentate initial. Aceste bare de instrumente se pot adauga sau sterge din bara de instrumente dupa preferintele utilizatorului. Adaugarea sau stergerea barelor se obtine prin meniul View - Toolbars. Doar prin clic cu mouse-ul se pot activa si alte bare de instrumente. Toate barele active la un moment dat sunt marcate cu o bifa iar pentru a dezactiva o bara se face clic pe numele barei active. Nu se recomanda folosirea unui numar prea mare de bare de instrumente deoarece micsoreaza spatiul dedicat paginii Uneori, n document pot exista cuvinte, propozitii, fraze sau chiar paragrafe ntregi ascunse. Daca utilizatorul doreste ca ele sa devina vizibile poate apasa butonul Show Hide existent n bara standard de meniuri Moduri de afisare a documentului

Modulul 3 Procesare de text

Word ofera cteva moduri de vizualizare a unui document care pot fi selectate din meniul VIEW (stnga) sau din butoanele de vizualizare plasate pe bara de defilare orizontal` (dreapta)

Normal View - prezinta o versiune simplificata a documentului considerata cea mai buna vizualizare pentru tastare, editare si deplasare n document, nu prezinta marginile proprii; Web Layout View - Word optimizeaza pagina de Web astfel nct utilizatorul poate vedea cum va arata aceasta la publicare n Web sau n intranet.; Print Layout View - de tipul WYSIWYG (What You See Is What You Get - ceea ce vezi este ceea ce obtii) permite vizualizarea documentului n modul n care acesta va fi tiparit la imprimanta. Ea este utila pentru verificarea aspectului final al documentului este ce mai clar mod de vizualizare; Outline View - este o vizualizare ierarhizata aplicata n cazul documentelor mari, n care se pot vedea numai unele elemente (titlurile de paragraf sau ntregul document). Alegerea optiunii Full Screen (Ecran complet) din meniul VIEW asigura vizualizarea documentului pe ntreg ecranul fara bare de instrumente si alte elemente. Re[ntoarcerea la modul de vizualizare anterior se face clic pe butonul Full Screen aflat [n col\ul din dreapta jos. Pentru a se introduce un text, acesta se tasteaza. Punctul de nserare clipitor arata unde va aparea textul introdus. Pe masura introducerii acestuia, textul este nscris si cursorul text se misca spre stnga. Cnd cursorul text a ajuns la marginea din dreapta a ecranului, el este automat mutat la nceputul liniei urmatoare. Se apasa tasta ENTER numai cnd se considera ca trebuie sa nceapa un nou paragraf. Pe masura introducerii textului, Word executa automat derularea pe vericala atunci cnd textul nu mai ncape pe ecran. Impartirea n linii si alinierea corespunzatoare a acestora este executata de Word. Pentru a trece la linie noua n cadrul aceluiasi paragraf se pozitioneaza punctul de nserare n locul unde va ncepe noua linie si se apasa combinatia de taste SHIFT + ENTER. Selectarea unei portiuni de text Cele mai multe operatii executate de Word necesita selectia textului asupra caruia se aplica opearatiunea respectiva. Tabelul de mai jos prezinta metode de selectie cu ajutorul mouse-lui Orice portiune Se muta cursorul mouse-ului la nceputul textului, se apasa butonul si se deplaseaza cursorul pna cnd ntregul text selectat este afisat pe fond negru Clic oriunde deasupra cuvntului Se apasa tasta CRTL si se executa clic oriunde n propozitie Clic pe bara de selectie n dreptul liniei Se trage mouse-ul n zona barei de selectie lnga liniile dorite Dublu clic pe bara de selectie n dreptul paragrafului

Un cuvnt O propozitie O linie Cteva linii Un paragraf

Modulul 3 Procesare de text

Tot documentul CTRL si executati clic oriunde pe bara de selectie

Pentru a abandona o selectie se executa clic n orice loc n fereastra documentului n afara zonei selectate. Stergerea unui text : Un caracter dreapta - DEL Un caracter la dreapta cursorului de text : BackSpace Un cuvnt - se selecteaza cuvntul si se apasa DEL Daca s-a sters ceva util se poate recupera textul sters prin comandaUndo din meniul EDIT sau sageata orientata spre stnga din bara de meniuri standard Stergerea si mutarea si copierea unui text Pentru a sterge orice portiune de text se selecteaza textul si se apasa taste Delete. Se mai poate sterge textul selectat apelnd optiunea din meniul EDIT. .

De asemenea, utiliznd comanda Cut din meniul EDIT se poate sterge un text sau orice alt obiect care exista n documentul Word. Aceasta comanda muta obiectul selectat n memoria temporara Clipboard unde va ramne pna la utilizarea ulterioara a comenzilor Cut sau Copy. Memoria Clipboard este comuna tuturor aplicatiilor care ruleaza sub Windows si este utilizata la transferul informatiilor ntre aplicatii. Mutarea si copierea textului Pentru a copia sau muta o portiune de text, aceasta trebuie mai nti selectata. Dupa copiere, textul respectiv exista att n pozitia originala ct si la noua pozitie n timp ce n cazul mutarii el se va gasi numai n noua pozitie, fiind sters din pozitia originala. Copierea textului Folosirea memoriei temporare - Clipboard pentru copiere : 1. Textul de copiat se selecteaza. n urma selectarii acesta este afisat pe fond negru 2. Se selecteaza optiunea EDIT Copy sau se executa clic cu mouse-ul pe butonul Copy din bara de unelete standard (CTRL + C) 3. Se deplaseaza cursorul text n locul unde textul trebuie copiat 4. Se selecteaza EDIT Paste ( CTRL+V). Textul este copiat la noua pozitie sau se puncteaza butonul Paste

Utilizarea mouse-lui: se selecteaza textul de copiat se muta cursorul n locul copierii se apasa CTRL + SHIFT si butonul din dreapta al mouse-ului. Mutarea textului Textul poate fi mutat dintr-un loc n altul, fiind sters din locul de origine si nserat n locul de destinatie

Modulul 3 Procesare de text

Mutarea textului n Clipboard : 1. se selecteaza textul ce trebuie mutat;

2. se selecteaza EDIT Cut (clic pe butonul Cut din bara de unelte standard, sau CTRL + X). Textul selectat este taiat din document si mutat n Clipboard; 3. se muta cursorul la noua adresa; 4. se selecteaza EDIT Paste CTRL + V). Textul va fi nserat la noua adresa. Tehnica de editare "drag - and - drop" Este o varianta rapida pentru a muta si selecta textele selectate. Se poate utiliza si pentru a copia sau muta reprezentari grafice sau alte obiecte. . 1. se selecteaza textul de mutat 2. se muta cursorul mouselui deasupra zonei selectate, se apara butonul stng al acestuia fara a elibera. Cursorul mouse-lui si va schimba forma, sageata fiind -l completata cu o caseta dreptunghiulara 3. se trage textul la noua adresa 4. se elibereaza butonul mouse-lui Salvarea documentelor : 1. Salvarea pentru prima oara a documentului: la crearea unui document nou, n mod implicit Word l pastreaza temporar sub numele de Documentn, unde n este un numar ce creste de la 1 pentru fiecare nou document. Documentul este memorat n umai pna la parasirea sesiunii de lucru Word. Pentru a-l pastra permanent trebuie sa i se dea un nume prin selectearea FILE - Save . Word afiseaza cutia de dialog pentru salvarea documentului: 2. (Clic pe butonul Paste sau

n zona Save se selecteaza unitatea si directorul unde va fi plasat noul document. n zona File name se introduce numele documentului. El trebuie sa fie ales ct mai sugestiv pentru continutul documentului. Apoi se apasa butonul Save. Word va salva documentul cu noul nume, adaugnd automat extensia .doc numelui dat de utilizator. 2. Salvarea unui document denumit anterior - pe masura ce se lucreaza la un document este necesar ca acesta sa fie salvat din cnd n cnd pentru a nu risca pierderea de date n caz de ntrerupere accidentala a lucrului. Aceasta se realizeaza cu meniul FILE - optiunea

Modulul 3 Procesare de text

Save sau prin apasarea pictogramei n forma de discheta din bara de meniuri standard . 3. Schimbarea numelui unui document - se realizeaza n cazul pastrarii unei versiuni originale a unui document sub un nume si a versiunii modificate sub alt nume. Acest lucru se realizeaza din meniul FILE - cu optiunea Save as. Cutia de dialog de salvare a fisierelor apare pe ecran : se schimbai numele actual cu cel dorit se selecteaza un director din lista de directoarte (optional) se selecteaza unitatea de disc din lista unitatilor (optional) se apasa butonul Save. Incarcarea documentelor A ncarca un document nseanma a deschide din nou documentul aflat pe disc pentru a-l putea modifica cu Word. Orice docum ent creat anterior cu Word se deschide selectnd din meniul FILE - optiunea Open sau selectnd butonul corespunzator din bara de unelte stndard . Cutia de dialog pentru deschidere va fi afisata pe ecran. Lista de fisiere se afla sub zona File Name si contine lista tuturor fisierelor din directorul curent care corespund tipului de fisiere selectat n caseta Files of Type

Pentru a ncarca un fisier : se scrie numele acestuia n File Name si se apasa ENTER se executa dublu clic asupra numelui fisierului. Inserare simboluri Functia de inserare simboluri este utila n momentul n care un text este scris ntr-o limba care utilizeaza caractere specifice, la introducerea unor noi tipuri de marcatori pentru liste, a unor caractere speciale (, , , , caracterele grece]ti [n formule etc.) care nu exista pe tastatura.

Modulul 3 Procesare de text

Apelarea functiei se face din meniul INSERT - optiunea Symbol care deschide cutia de dialog Symbol. Se selecteaza caracterul - simbolul dorit si apoi prin apasarea butonului Insert simbolurile vor fi introduse n text. Deosebit de utila este posibilitatea crearii de combinatii de taste care sa introduca simbolul respectiv fara a mai necesara apelarea casetei Symbol (Shortcut Key). Cautarea si nlocuirea textului Cu ajutorul mediului Word se pot cauta aparitiile unui text n document (implicit n ntreg documentul) sau n portiunea selectata 1. Se selecteaza EDIT Find si va fi afisata caseta de dialog Find and Replace. n partea de sus, aceasta contine trei butoane corespunzatoare functiilor sale. 2. Apasnd butonul Find este afisata caseta de dialog pentru functia Find. 3. In casuta Find What se introduce textul cautat 4. (optional) - Find Whole Word Only - pentru a fi cautate numai cuvinte ntregi; 5. (optional) se selecteaza Match Case pentru a specifica daca se face diferenta ntre literele mari si mici 6. Use wildcards se utilizeaza mpreuna cu caracterele de nume globale * si ? 7. Sounds Like cauta variante de ortografiere ale cuvntului care suna asemanator cu cea initiala 8. Find All Word Forms cauta toate formele gramaticale ale cuvntului (n limba engleza) 9. No Formatting sterge orice formatare daca exista una adaugata cu butonul Formatting 10. Format cauta componente ale casetei Find What ce contine aceleasi fonturi, stiluri si alte formatari 11. Special cauta diverse caractere speciale cum ar fi marcajele de paragraf, punctele de tabulare, salturile la linie noua etc. 12. In Search se selecteaza All pentru a se efectua cautarea n ntregul document sau Down pentru a se cauta de la cursorul text spre sfrsit sau Up pentru a se face cautarea n sens invers 13. Se selecteaza Find Next - cauta orice text care corespunde modelului cautat. Daca modelul este gasit, este afisat si se poate relua dialogul 14. La terminarea cautarii este afisat un mesaj de nstiintare Inlocuirea automata a textului Selectarea functiei Replace este utilizata pentru a cauta aparitii ale unui text si nlocuirea acestuia cu alt text. Optiunile casetei de dialog se completeaza astfel :

Modulul 3 Procesare de text

1. In casuta Find What se introduce textul de nlocuit 2. In casuta Replace With se introduce noul text 3. Se selecteaza Replace All pentru a se nlocui toate aparitiile textului cautat cu noul text 4. Butonul Replace este apasat pentru nlocuirea aparitiei selectate cu noul text

10

5. Se selecteaza Find Next pentru a nlocui aparitia selectata cu noul text 6. Pentru a sterge textul cautat se lasa goala casuta ce contine noul text Aceasta facilitate a lui Word permite folosirea n timpul introducerii textului abrevieri si prescurtari care se pot modifica ulterior n cuvintele si frazele dorite, sau poate fi corectata o eroare sistematica introdusa n text.

Formatarea textului
Formatarea fonturilor Fonturile sunt elemente care instruiesc sistemul de operare Windows cum sa afiseze si sa tipareasca textele. Tehnologia fonturilor a evoluat att de mult de-a lungul ultimilor ani nct numarul celor disponibile a crescut n mod impresionant Formatarea fontelor nseamna modificarea acestora pentru satisfacerea cerintelor utilizatorului. Ea presupune redimensionarea fonturilor, rotirea lor, modificarea spatierii caracterelor si aplicarea unor efecte asupra fonturilor. Fonturiee individuale apartin unei familii de fonturi similare, care prezinta caracteristici asemanatoare. De exemplu fontul TimesRoman are asociat un set de caractere . Dimensiunea defineste marimea de afisare sau de tiparire a caracterelor, este specificata n puncte (un punct este 1/72 dintr-un inch, deci 0,352 mm) Stilul determina modul de afisare a caracterelor fontului si poate fi: aldin (bold sau ngrosat), normal, cursiv (italic) Efectele fontului definesc culorile, efectele speciale ca de exemplu sublinierea. Modificare fonturilor se poate face n doua moduri: a) rapid si mai putin elaborat cu ajutorul butoanelor din bara de formatare

b) mai detaliat cu ajutorul optiunii de meniu Font din meniul FORMAT Pentru a schimba aspectul unui text dintr-un document este necesara selectarea acestuia dupa care se aplica formatul dorit. Daca se alege o comanda fara sa fie selectata o portiune din text, Word va aplica optiunile alese textului ce va fi introdus la pozitia curenta a cursorului de inserare. Schimbarea fonturilor unui text existent : Se poate schimba fontul si/sau marimea oricarei portiuni din textul unui document, de la un singur caracter la tot textul.

Modulul 3 Procesare de text

11

1. se selecteaza textul de modificat; 2. se deschide lista ascunsa cu fontele din bara de unelte prezentata n figura de mai sus. Se executa clic pe sageata de lnga casuta unde este nscris corpul de litera; 3. se selecteaza corpul de litera dorit executnd clic pe numele sau; 4. pentru schimbarea marimii corpului de litera prin deschiderea listei ascunse sub casuta unde este nscrisa marimea corpului de lucru curent, se selecteaza dimensiunea dorita. Ingrosari , sublinieri, italice Atributele de ngrosare, italice sau subliniere pot fi aplicate individual sau n combinatie, oricarui text din document. Aceste atribute sunt controlate prin butoanele marcate cu B (ngrosare) I (italice) si U (subliniere) din bara de unelte de formatare a textului. Butoanele de stare activeaza respectivul atribut daca este dezactivat si l dezactiveaza daca este activat. Utilizarea casetei de dialog Font Se poate utiliza comanda Font din meniul FORMAT pentru a afisa caseta de dialog Font. Aceasta se utilizeaza pentru a formata textul dupa mai multe criterii. n zona Font sunt afisate toate fonturile instalate pe calculatorul respectiv. Se poate selecta un font si un stil, alege ntre diferite efecte, diferite tipuri de subliniei, diferite culori pentru textul selectat. n caseta de Preview se pot urmari efectele diferitelor selectii. Efectele care pot fi selectate din lista PERMIT SCRIEREA TUTUROR LITERELOR CU MAJUSCULE REDUSE (SMALL CAPS), EFECT EXEMPLIFICAT N ACEST PARAGRAF . Em boss ,, exem plliiffiic att [[n ac es tt Em boss exem p c a n ac es parragrraff,, c rreaz `` un effec tt pa ag a c eaz un e ec ttrriidiim ens iionall,, c arrac tterrellorr d m ens ona c a ac e e o s c ottndu--lle n rre lliieff s c o ndu e n e e Optiunea Hidden este utilizata pentru a ascunde notele si comentariile dintr-un document sau orice tip de informatie care nu trebuie listata la imprimanta. Marcnd optiunea de selectare Strikethrought textul selectat va fi taiat cu o linie, ca n acest paragraf. Apasnd butonul Default setarile devin implicite, ele pastrndu-se la fiecare deschidere a Word-ului. Pentru a face efective selectiile se apasa butonul OK

Copierea tipului de formate pentru copiere se realizeaza astfel: 1. se selecteaza textul ale carui formate se vor copia; 2. din bara de instrumente standard se executa clic pe butonul Format Painter (Descriptor de formate) 3. atunci cnd cursorul mouse-lui se transforma ntr-o pensula cu un indicator liniar, se selecteaza textul pentru care se va stabili formatul.

Modulul 3 Procesare de text

12

4. la terminarea actiunii se executa un clic pe butonul Format Painter pentru a se reveni la cursorul normal de nserare.

Formatarea paragrafelor n Word, un paragraf de text reprezinta un text de orice dimensiune, o ilustratie, obiecte (ecuatii sau grafice) sau alte elemente carte sunt urmate de un marcaj de sfrsit de paragraf. Formatarea paragrafelor afecteaza aspectul ntregului paragraf selectat, nu doar al anumitor linii sau cuvinte. Mai nti se selecteaza paragrafele carora li se va aplica functia de formatare. Cnd se ncepe tastarea unui nou document, Word stabileste formatul textului conform cu stilul implicit Normal care este predefinit sa foloseasca o singura linie de spatiere ntre rndurile textului si sa alinieze textul fata de marginea din stnga. Daca utilizatorul doreste un aspect diferit cea mai buna metoda este utilizarea stilului ncorporat Body Text din caseta Style de pe bara de unelte de formatare. Pentru aceasta se procedeaza astfel 1. Se selecteaza paragraful din text 2. |innd apasata tasta SHIFT se selecteaza stilul Body Text din caseta Style de pe bara de instrumente de formatare Se afiseaza toate formatele stilului Body Text din care se selecteaza unul. Paragraful selectat va fi formatat conform stilului selectat. Se modifica paragraful conform dorintelor utilizatorului. 3. Se face clic pe caseta Style si apoi se apasa tasta Enter.

Se selecteaza butonul implicit Uptade the style si butonul OK pentru a redefini stilul. Se poate aplica acum stilul Body Text actualizat oricarui paragaraf din document. Pentru a copia stilul de formatare si n alt document se se eleaza functia Templates and Add-Insert din meniul Tools. Aceasta functie va deschide caseta de dialog

Modulul 3 Procesare de text

13

n aceasta fereastra va trebui sa dati clic pe butonul Organizer ce va deschide o fereastra n care se pot copia oricare din stilurile existente n document

Pentru a copia stilul selectat se apasa Copy Pentru a nchide documentul curent se apasa butonul Close File n aceasta fereastra se poate copia stilul dorit. Daca acest stil nu se gaseste n documentul curent se apasa butonul Open File pentru a deschide documentul cu stilul dorit. Copierea se va face n documentul deschis n partea dreapta. Se poate nchide documentul deschis si se poate deschide documentul n care se va copia stilul respectiv

Modulul 3 Procesare de text

Despartirea n silabe

14

Daca un cuvnt nu mai ncape n rnd Word nu desparte automat cuvintele n silabe ci obliga cursorul sa treaca pe rndul urmator. Daca se doreste ca un cuvnt sa fie desparti n silabe se poate alege una din urmatoarele metode: Despartirea manuala - cnd va trebui introdusa liniuta despartitoare de catre utilizator Despartirea automata n silabe cu ajutorul functiei Hyphernation din meniul Tools Language. Se deschide urmatoarea fereatra de dialog

Pentru a desparti cuvintele n timpul introducerii textului va trebui activata optiunea Automaticaly hypernate document. Hyphernation zone arata distanta de la marginea dreapta a documentului unde textul trebuie despartit. Este recomandata existenta mai multor variante cu zonele de despartire deoarece modul n care va aparea textul nu poate fi anticipat usor. Folosire si setare tabulatori O posibilitate de lucru cu tabulatori este prin intermediul Meniului Format - din care se alege optiunea Tabs. Aceasta optiune deschide fereastra de dialog Tabs n care se poate stabili tipul de tabulator (stnga, dreapta, centru, zecimal) si pasul acestuia. Se apasa pe butonul din coltul stga sus pentru a activa un nou tabulator si se trage cu mouse-ul n stnga sau dreapta pozitiei initiale Stergerea tabulatorilor se face tragndu-i n afara riglei

Stabilirea marginilor paragrafului prin cutia de dialog Se selecteaza din meniul FORMAT optiunea Paragraph pentru a seta spatierea dintre liniiele paragrafului, alinierea paragrafelor, distantele dintre paragrafe, distanta fata de marginea foii n stnga sau n dreapta.

Modulul 3 Procesare de text

15

Se deschide caseta de dialog Paragraph. n partea de sus se gasesc doua butoane care corespund functiilor pe care le ndeplineste caseta de dialog: Indents and Spacing si Line and Page Breaks. Indents and Spacing permite urmatoarele formatari ale paragrafului: Din lista ascunsa Line Spacing se selecteaza modul de distantare : Single la un rnd 1,5 Lines - la un rnd si jumatate Double - la doua rnduri Exactly - spatiul dintre linii va fi exact valoarea n puncte pe care o introduceti an casuta Al Least - distanta dintre linii va avea cel putin valoarea din casuta Multiple - seteaza distanta pentru mai multe linii, se introduce distanta dorita, astfel nct literele mari sa ncapa.

n figura de mai sus, (FORMAT - Paragraph) n zona Indentation se executa clic pe sageata n sus sau pe cea n jos pentru a afisa optiunile referitoare la alinieri, pentru a creste sau descreste marginile respective. Zona Spacing Bifore si After adauga linii libere nainte sau dupa un paragraf, ceeea ce ar fi echivalent cu apasartea tastei ENTER. Distantele se introduc prin tastare sau selectare a dimensiunilor pentru butoanele respective. Zona Special este selectata pentru aliniat nou referitoare la primul rnd al paragrafului (First Line). Optiunea Hanging agata textul dupa prima linia, ca n acest paragraf. Optiunea By pentru a stabili marimea alinierii. Zona Alignement ofera moduri de aranjare a paragrafelor : Left - aliniaza marginea din stnga a liniilor Right - aliniaza marginea din dreapta a liniilor Justified - aliniaza ambele margini (rnd plin) Centred - centreaza linia pe latimea paginii. Aceeasi functie de aliniere se poate realiza si prin butoanele de mai jos, situate n bara de formatare.

Cea de-a doua functie a ferestrei paragraf este Line and Pages Breaks, care la activare deschide urmatoarea caseta de dialog: Impartirea documentului n sectiuni La crearea unui document nou nu exista nici un sfrsit de sectiune pentru ca ntregul document este considerat o singura sectiune.

Modulul 3 Procesare de text

16

Un document poate fi mpartit ntr-un numar variabil de sectiuni. O sectiune noua este creata daca se doreste modificarea ntr-o anumita parte a documentului a unuia din urmatoarele elemente: dimensiunea hrtiei, orientarea paginii sau marginile; numarul de coloane; formatul, pozitia si secventa numerelor de pagina; continutul si pozitia antetelor si subsolurilor de pagina; numerotarea linilor; locatiile unde sunt imprimate notele de subsol si notele finale; alinierea verticala a textului n pagina; In cazul efectuarii unor operatii ca: s chimbarea numarului de coloane, crearea unui cuprins, bibliografie sau index, n mod automat, se creaza un sfrsit de sectiune. Pentru a crea o noua sectine se utilizeaza comanda Break din meniul INSERT. Este deschisa caseta de dialog alaturata. Pentru a se insera o sectiune se executa urmatoarele etape : 1. se pozitioneaza cursorul [n locul unde va ncepe sectiunea 2. se alege optiunea Break din meniul Insert

3. n zona Section break types se selecteaza locul unde va ncepe noua sectiune: Netx page - noua sectiune va ncepe pe o pagina noua Continuous - se insereaza un sfrsit de sectiune si o noua sectiune pe aceeasi pagina. Daca cele doua sectiuni au valori diferite pentru dimensiunea paginii sau orientarea ei, noua sectiune va ncepe pe o pagina noua indiferent de optiunea aleasa Odd Page - noua sectiune va ncepe pe urmatoarea pagina impara Even Page - noua sectiune va ncepe pe urmatoarea pagina para. 4. se alege optiunea OK LISTE folositoare Listele numerotate si celen marcate sunt unelte decuformatareSe folosesc pentru prezentarea informatiilor documentele realizate Word. listele marcate (bulleted) pentru informatii legate ntre ele, dar care nu au o anumita ordine. Listele numerotate se folosesc pentru informatii care trebuie parcurse ntr-o anumita ordine. O lista marcata se prezinta astfel : Fructele de toamna cele mai apreciate sunt: gutui mere pere iar o lista numerotata arata astfel: Exercitiile de gimnastica de dimineata se vor executa astfel: 1) se executa o ntoarecere la dreapta 2) se executa o rotatie completa. 3) se executa o aplecare n fata

Modulul 3 Procesare de text

Crearea unei liste numerotate sau marcate

17

C
I.

rearea unei liste numerotate sau marcate se poate realiza n mai multe moduri:

Dupa introducerea listei n care fiecare element al listei a fost tastat ca un paragraf se realizeaza urmatorii pasi:

1. Selectarea paragrafelor 2. Selectarea optiunii FORMAT - Bulets and Numbering pentru a afi]a caseta de dialog pentru liste marcate sau numerotate. 3. In functie de tipul de lista dorit, se selecteaza Bulleted pentru liste marcate sau Numbered pentru cele numerotate 4. Se selecteaza printr-un clic tipul de marcaj dorit 5. Se selecteaza OK . II. Se poate insera n text o lista numerotata fara sa se faca apel la o optiune de meniu sau la o pictograma din bara de unelte standard, ci n mod automat, daca se ncepe un paragraf cu o cifra. La paragraful urmator numaratoarea elementelor listei va fi continuata n mod automat. Pentru a introduce o lista marcata este suficient ca primul element al listei sa fie introdus cu un asterisc n fata. Asteriscul se va transforma n simbolul utilizat ultima data ca marcator, iar lista va continua cu acelasi marcator. Se poate realiza o astfel de lista si astfel: nainte de a ncepe tastarea listei se apasa unul din butoanele situate n bara de unelte standard : pentru liste butonul :: numerotate si pentru liste marcate

III.

Eliminarea marcajelor dintr-o lista Eliminarea marcajelor dintr-o lista se poate face parcurgnd urmatoarele etape : 1) Se selecteaza paragrafele din care se doreste nlaturarea marcajelor; 2) Se apasa butonul din bara de meniuri corespunzatoare listei cu marcaje; 3) Lista se va pastra n aceeasi forma, fiecare element al listei constituind un paragraf, doar simbolurile marcatorilor vor disparea. Chenare, linii si efecte de umbrire Pentru a mbunatati aspectul grafic al textului, Word ofera posibilitatea introducerii unor elemente grafice n text, ca de exemplu chenarele, liniile si efectele de umbrire. Pentru a utiliza aceste elemente grafice se poate alege optiunea Borders and Shading din meniul FORMAT care are ca efect deschiderea casetei de dialog Borders and Shading sau cu ajutorul barei de instrumente Tables and Borders.

Modulul 3 Procesare de text

18

n partea superioara a casetei de dialog exista trei butoane care permit selectarea functiei dorite (Border aplicarea unei linii sau a unui chenar, Page Border aplicarea unui chenar ntregii pagini de text, Shading aplicarea efectului de umbrire). Pentru a aplica un chenar sau o umbrire este necesar ca, n prealabil sa fie selectat obiectul caruia i este aplicat efectul grafic selectat. Acest obiect poate fi un paragraf sau o portiune de text, un element de tabel (ntreg tabelul, un rnd, o coloana sau o celula. Functia Border n zona Setting se poate alege modul de afisare a chenarului (Box ca o cutie, Shadow cu efecte de umbre, 3-D cu efecte tridimensionale, iar Custom activeaza butoanele individuale situate n zona Preview care permite trasarea fiecarei linii din pictograma respectiva)

Zona Stile a casetei de dialog permite selectarea tipului de linie (din lista afisata) cu care va fi trasata linia sau chenarul, zona Color permite selectarea culorii dintr-o paleta de culori afisata sau utilizatorul, prin optiunea More Line Color poate selecta o alta culoare Standard sau elaborata de el (Custom). Zona Width permite selectarea grosimii liniei sau chenarului trasat iar din lista Apply to se poate selecta zona careia i se va aplica chenarul (zonei selectate optiunea Text sau ntregului paragraf n care se gaseste cursorul de nserare optiunea Paragraph). Apasnd butonul Options se poate selecta distanta (n puncte) la care va fi plasat chenarul fata de text. Butoanele din partea de jos a casetei de dialog au ca efect: Show Toolbar afisarea barei de unelte Tables and Borders; Horizontal Line permite alegerea unui model de linie orizontala din modelele afisate si care se gasesc n biblioteca ClipArt pusa la dispozitie de Windows 2000. Functia Shading permite aplicarea unui efect de umbrire alegnd culoarea sau nuanta de gri din zona Fill si textura aplicata din zona Patterns Functia Page Border are aceleasi optiuni ca si functia Borders, cu exceptia optiunii Art care permite alegerea modelului aplicat chenarului paginii ales dintr-o galerie care contine diverse modele pornind de la plante si animale, pna la elemente geometrice. Optiunile de aplicare a chenarului sunt diferite, ele putnd fi aplicate sectiunii sau ntregului document, numai la prima pagina din elementul respectiv sau tuturor paginilor, cu exceptia primei pagini.

Antete si subsoluri de pagina Un antet sau un subsol de pagina este un text sau o ilustratie care este imprimata n partea de sus (antet) sau de jos (subsol) a fiecarei pagini dintr-un document. Ele pot fi simple (continnd numarul paginii sau titlul documentului) sau complexe (numele capitolului, al autorului, sigla institutiei, fotografia acesteia sau alte informatii). Se pot crea antete si subsoluri diferite pentru paginile pare si impare, iar antetul sau subsolul primei pagini a sectiunii sau a documentului poate fi diferit de restul documentului. Daca documentul este mpartit n sectiuni, se pot folosi antete si subsoluri diferite pentru fiecare sectiune. Acestea pot fi adaugate astfel :

Modulul 3 Procesare de text

19

1. Se selecteaza VIEW - Header and Footer. Word permite introducerea antetului si afiseaza bara cu unelte pentru antete si subsoluri 2. Butonul Switch comuta ntre editarea antetului si subsolului 3. Se introduc antetul sau subsolul prin metode obisnuite Word 4. Inserarea datei, orei sau numarului paginii se poate face cu ajutorul butoanelor : - Data Ora (Time) - Numarul paginii - Numarul de pagini al documentului

5. Daca antetul sau subsolul primei pagini trebuie sa apara altfel dect n restul documentului, sau daca paginile impare si cele pare trebuie sa aiba antete sau subsoluri diferite, se apasa butonul Page Setup si n fereastra Layout, portiunea referitoare la Hearder si Footer, se indica acest lucru 6. Butoanele Show Next sau Show Previous permit comutarea ntre diferitele sectiuni cu antete sau subsoluri diferite Butonul formateaza numarul paginii cu ajutorul casetei de dialog Page Number Format care permite alegerea formatului de afisare a numarului de pagini, includerea denumirii capitolului (declarat cu Heading 1 din caseta Style aflata n bara cu unelte de formatare) n zona Page numbering poate fi aleasa optiunea de continuare a numerotarii din sectiunea precedenta. De asemenea, se poate indica valoarea de la care sa porneasca numerotarea n sectiunea respectiva. 7. Daca documentul a fost mpartit n sectiuni, la nceput toate antetele din document si toate subsolurile de pagina din document sunt interconectate, astfel nct continutul lor este identic. Pentru a crea un antet sau un subsol de pagina diferit ntr-o sectiune trebuie rupta legatura cu antetul precedent prin deselectarea butonului Same as Previous din bara de unelte header and Footer 8. Zonele de antet si de subsol sunt ncadrate cu o linie punctata neimprimabila. Se tasteaza si se stabileste formatul t xtului pentru antet sau subsol de pagina n acelasi mod ca n e documentul principal. 9. n timpul lucrului la antet sau subsol exista posibilitatea ca documentul sa se vada estompat sau sa dispara complet. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul butonului Show/Hide Document text

Modulul 3 Procesare de text

20

10. Optiunea Insert Autotext permite inserarea n antet sau subsol o serie de informatii existente n zona de proprietati a documentului respectiv (Autor, Filename) sau o serie de informa\ii des utilizate combinate (Author, Page, Date sau Confidential, Page, date)

11. La terminare se apasa butonul Close pentru ntoarcerea n document.

Numerotarea paginilor Numerotarea paginilor ntr-un document se poate realiza n doua moduri: 1. din meniul INSERT se alege optiunea Page Numbers 2. din meniul VIEW se alege optiunea Header and Footer Stabilirea pozitiei si alinierii numerotarii paginilor se face cu caseta de dialog Page Numbers care este afisata dupa selectarea optiunii Page Numbers din meniul INSERT. n diferitele sectiuni se pot folosi formate de numere diferite. La stabilirea formatului numerotarii, Word va nsera un cmp Page n document iar paginarea va fi actualizata la fiecare modificare a textului din document, astfel nct n umerele de pagina sunt, ntotdeauna, cele reale. 1. din lista ascunsa Position se selecteaza pozitia dorita n pagina (antet - Top sau subsol - Bottom) 2. din lista ascunsa Alignement se selecteaza pozitia pe latimea paginii (left - stnga, Right - dreapta sau Center - mijloc). Daca documentul este tiparit pe pagini fata - verso se poate alege pozitionarea spre interior (Inside) sau spre exterior (Outside). 3. formatul implicit este cu cifre arabe dar dn lista ascunsa Format pot fi alese si alte formate 3. Pentru a elimina numarul de pagina din prima pagina nu selectati optiunea Show number on first page. 4. se selecteaza OK. Tabele Un tabel permite organizarea informatiei ntr-un format compus din linii si coloane. Cu ajutorul tabelului se pot crea formulare, rapoarte, foi de calcul si coloane de numere, pentru a realiza paragrafe alaturate (Curriculum Vitae sau agende). Dreptunghiul format din intersectia ntre o linie si o coloana poarta numele de celula. Se pot controla numarul de linii si coloane precum si formatul fiecarei celule care constituie tabelul. O celula a unui tabel poate contine orice (text, elemente grafice), cu exceptia unui tabel. La introducerea unui text ntr-o celula,

Modulul 3 Procesare de text

21

acesta este mpartit n rnduri n mod automat, celula marindu-si dimensiunea pentru a putea cuprinde textul n ntregime. Inserarea unui tabel 1. Se muta cursorul n locul unde se va insera tabelul 2. Se selecteaza din meniul TABLE - Insert Table ce va afisa fereastra de dialog alaturata

3. Se introduc numarul de linii si coloane n casutele corespunzatoare (Number of Rows, Number of Columns) 4. In casuta Fixed column width se poate selecta latimea coloanelor. Auto - permite calcularea automata a latimii coloanelor, astfel nct tabelul sa aiba latimea paginii. Coloanele au dimensiuni egale dar latimea unei coloane poate fi modificata n orice moment al lucrului cu tabelele. 5. AutoFit to contents si AutoFit to window permit adaptarea dimensiunilor tabelului astfel nct continutul din celula sa fie cuprins fara truncheri sau tabelul sa fie adaptat astfel nct sa ncapa n fereastra de editare 6. Apasarea butonului AutoFormat permite alegerea unui format prestabilit de tabel dintr-o lista afisata 7. Se apasa butonul OK n zona Previw a ferestrei este afisat formatul tabelului selectat din lista Formats. n zona Formats to aply se pot selecta anumite caracteristici ale tabelului: borduri, efecte de umbrire, culori, ajustarea dimensiunilor tabelului. n zona Aply special formats to se pot selecta capetele de tabel din prima linie sau din prima coloana, sau, n cazul unor tabele care afiseaza totaluri, aplicarea unor efecte speciale ultimii linii sau coloane. Dupa selectie, se apasa butonul OK

Modulul 3 Procesare de text

Inserarea unui tabel se poate realiza si cu ajutorul butonului Insert Table din bara de instrumente standard. La selectarea butonului, pe ecran va aparea o grila. Indicatorul mouse-ului este tras de-a lungul grilei pentru a specifica numarul de coloane dorit pentru tabela respectiva. Daca indicatorul mouseu-lui este tras n jos se specifica numarul de linii pe care l va avea tabelul. La eliberarea butonului mouse-ului, Word va insera un tabel avnd numarul de linii si de coloane specificat. IMPRIMARE Initializarea paginii

22

Un document nou poate fi nceput direct prin tastareea continutului. Word va utiliza parametrii impliciti pentru dimensiunea hrtiei, orientarea paginii etc. De cele mai multe ori este mai usor de stabilit dimensiunea hrtiei, orientarea paginii, redactarea antetelor si notelor de subsol sau alte optiuni asemanatoare nainte de introducerea textului ntr-un document nou. Aceasta deoarece modificarile de acest gen, dupa introducerea textului produc modificari substantiantiale n aranjarea continutului paginilor. De exemplu, un tabel introdus nu-si ajusteaza dimensiunile dupa noua dimensiune a paginii si, atunci cnd dimensiunile acesteia se micsoreaza, tabelul poate iesi din suprafata utila a hrtiei. Aceleasi optiuni pot fi utilizate pe parcursul ntregului document sau, daca documentul este separat n sectiuni, se pot face astfel de setari pentru fiecare sectiune. Setarea dimensiunii paginii si orientarea hrtiei Dimensiunea fizica a hrtiei determina dimensiunea externa a documentului iar marginea este distanta de la text la muchia hrtiei. n mod normal, Word imprima textul si ilustratiile ntre margini, n timp ce antele, subsolurile de pagina si numerele de pagina sunt imprimate pe margini.

Pentru a stabili marginile hrtiei, o metoda consta n alegerea din meniul FILE a optiunii Page Setup, care deschide caseta de dialog Page Setup.

Modulul 3 Procesare de text

23

Ea permite stabilirea dimensiunilor marginii paginii utile, a dimensiunilor paginii fizice, modul de alimentare a hrtiei n imprimanta, precum si alte optiuni care se refera la aspectul paginii. Marginile se stabilesc n unitatea de masura setata (inchi, centimetri, milimetri, puncte sau pixeli) pentru partile hrtiei: sus (top), jos (bottom), stnga (left), dreapta (right). Daca documentul va fi imprimat pe ambele fete, atunci trebuie marcata optiunea Mirror Margins, pentru ca marginile paginilor opuse sa fie n oglinda si anume marginile interioare au aceeasi latime, iar marginile exterioare au si ele aceeasi dimensiune. n acest caz, caseta de dialog iti va schimba aspectul, zona Preview va ilustra cele doua pagini, iar numele optiunilor Left si Right se schimba n Inside (Interior) si respectiv Outside (Exterior). Daca documentul va fi legat n volum, se tasteaza sau se selecteaza o valoare n zona Gutter, care se va adauga la latimea marginii pentru ca textul sa nu fie ascuns din cauza legarii Pozitia marginii de ndoire se stabileste n zona Gutter Position (stnga sau sus) n zona Apply to se selecteaza zona n care se aplica setarile facute: ntregului document (whole document), sectiunii curente (this section) sau de la pozitia punctului de inserare nainte (this point forward). Dimensiunile alese pentru antete si subsoluri de pagina se stabilesc n zona From edge. Word imprima antetele si subsolurile de pagina n marginile de sus si de jos. Daca antetul sau subsolul la pagina este prea mare pentru a se ncadra n margini, Word ajusteaza marginile pentru ca obiectele respective sa ncapa n marginea respectiva. n cazul optiunii 2 pages per sheet, n functie de orientarea paginii, se vor aranja cte doua pagini de text ntr-o pagina fizica de hrtie.

Daca aceasta setare este folosita mai des, se va economi timp modificnd parametrii impliciti. Dupa stabilirea tuturor parametrilor, pentru ca ei sa devina impliciti se apasa bunonul Default. Stabilirea dimensiunii si orientarii hrtiei se face cu functia Paper size din Page Setup. Din lista Paper size se alege tipul de format de hrtie a carui dimensiuni sunt afisate n elementele Width si Height, iar daca nici unul din elementele din lista nu corespunde dimensiunii hrtiei utilizate pentru tiparirea documentului, se alege optiunea Custom size si se tasteaza dimensiunile hrtie n elementele Width si Height.

n zona Orientation se alege optiunea Portrait (orientare vericala) sau Landscape (orientare orizontata). Ultima functie a optiunii Page Setup din meniul FILE este Layout care deschide urmatoarea caseta de dialog:

Modulul 3 Procesare de text

Din lista Section start se alege locul de unde va ncepe sectiunea la alegerea comenzii Break.

24

Pentru antete si subsoluri de pagina se poate seta una din optiunile din zona Headers and footers: elemente diferite pentru pagini pare si impare si element diferit n prima pagina. Pentru alinierea vericala se pot utiliza optiunile din lista Vertical alignement

Permite introducerea numaratorii rndurilor ntrun document. Se poate indica numarul de la care ncepe numaratoarea (Start at), distanta fata de text la care se amplaseaza numerele (From text) si contorul (incrementul) numaratorii (Count By) Numaratoarea se poate rencepe la fiecare pagina (Restart each page), sectiune (Restart each section) sau poate continua n tot documentul (Continuos). Vizualizarea naintea imprimarii ntotdeauna, naintea imprimarii documentului este bine ca utilizatorul sa arunce o privire rapida asupra modului de prezentare a continutului documentului. Pentru a afisa documentul n forma n care va fi imprimat se utilizeaza fie butonul Print Preview din bara de unelte standard sau optiunea Print Preview din meniul FILE. Cu ajutorul acestei functii se pot face modificari de ultima ora naintea tiparirii. n momentul selectarii acestei functii, bara de formatare dispare de pe ecranul de lucru fiind nlocuita cu bara de instrumente Print Preview cu ajutorul careia se poate schimba modul de afisare a documentului si pentru a mari sau micsora, conform -l scopurilor urmarite. Bara de unelte Print Preview are urmatoarele functii

Deplasarea n interiorul documentului se poate face fie prin utilizarea barei de defilare pe verticala, iar pentru o deplasare punctuala (pagina anterioara sau pagina anterioara se

Modulul 3 Procesare de text

25

utilizeaza clicul pe butoanele de sus sau de jos a barei de defilare, fie tastatura (PAGE UP sau PAGE DOWN) Daca pe ultima pagina a documentului apar numai cteva rnduri se utilizeaza optiunea Shrink to fit care reareanjeaza textul documentului micsorndu-l astfel nct ultima pagina sa fie ct mai plina.

Imprimare
Tiparirea la imprimanta a documentelor elaborate n Word reprezinta finalizarea activitatii de elaborarea a documentelor. Este bine ca nainte de executia tiparirii sa se salveze fisierul, pentru a evita pierderile de informatie n cazul aparitiei unui incident n timpul tiparirii. Datorita importantei sale, operatia de imprimare poate fi lansata n mai multe moduri: q din meniul FILE se alege optiunea Print; q din bara de unele standard se selecteaza butonul cu o pictograma reprezentnd o imprimanta ; utiliznd combinatia de taste CTRL + P; q n fereastra OPEN, selectnd un document, apasnd pe butonul drept al mouseului si executnd clic pe comanda Print. La orice tiparire n Word se utilizeaza n general valorile prestabilite. La utilizarea butonului Print sau a combinatiei de taste, ntreg documentul va fi tiparit. Daca se foloseste comanda Print din meniul File pe ecran si va face aparitia o caseta de dialog care contine mai multe optiuni ce pot modifica valorile prestabilite :
q

n zona Printer: q Name permite selectarea imprimantei la care sa se execute imprimarea documentului; q Print to file se tipareste documentul ntr-un fisier, urmnd ca imprimarea lui sa se faca ulterior; q Properties permite modificarea proprietatilor imprimantei selectate (formatul foii de hrtie, orientarea hrtiei, modul de imprimare de la prima pagina pna la ultima si invers) n zona Page Range: q All tipareste toate paginile documentului; q Current page tipareste doar pagina curenta, cea n care se afla cursorul de nserare;

Modulul 3 Procesare de text

q

26

Pages tipareste paginile specificate: paginile punctuale sunt despartite prin virgula: de exemplu paginile 3,7,23,56, intervalul de pagini de specifica prin prima si ultima pagina a intervalului despartite de o liniuta (10-24); Selection tipareste doar textul selectat nainte de alegerea optiunii de printare;

n zona Copies q Number of copies stabileste numarul de copii care trebuie tiparite; q Collate permite tiparirea copiilor complete, n ordine; n zona Zoom q Pages per Sheet stabileste numarul de pagini din text care vor fi tiparite pe foaia de hrtie; q Scale to page size se utilizeaza pentru a nstiinta Word-ul ca se utilizeaza alta foaie de hrtie fizica dect cea pentru care a fost setat documentul. Word va analiza cele doua informatii si va mari sau va micsora dimensiunile fonturilor astfel nct pagina de text sa fie tiparita corect pe pagina de hrtie. Alte optiuni:

nserare n documente Word 1.

Desenele, indiferent de natura lor, dau documentelor Word un aspect mult mai atractiv, spargnd monotonia unui pagini care contine numai text. Pentru a insera imagini se alege optiunea Pictures din meniul INSERT. Se deschide un alt meniu unde sunt afisate tipurile de imagini ce pot fi inserate

Alegerea optiunii ClipArt deschide caseta de dialog Insert Clipart care afiseaza 51 de categorii (teme). Clic pe una din categorii afiseaza dese nele care au aceasta tema. Este exempli ficat domeniul Comunicatii care cuprinde 7 desene.

Selectarea unuia dintre clipuri conduce la deschiderea unui meniu format din pictograme cu urmatoarea semnificatie.

Modulul 3 Procesare de text

27

Exemplificarea optiunii gasirii unui clip similar. Clipart-ul selectat, prin selectarea comenzii Insert Clip a fost introdus la pozitia curenta a cursorului de nserare. Dimensiunea lui poate fi modificata prin marire sau micsorare. Executnd un clic pe desen acesta va aparea ncadrat de un dreptunghi pe care sunt vizibile 8 puncte. Mutnd cursorul mouse-lui n zona punctelor respective, atunci cnd el se transforma ntr-o sageata cu doua capete se trage n directia corespunzatoare modificarii dorite a dimensiunii. Actionarea butoanelor din colturile cadrului va modifica ambele dimensiuni (lungimea si latimea) n acelasi timp, nedeformnd imaginea initiala. Inserarea unei imagini din fisier. Selectarea optiunii conduce la deschiderea unei casete de dialog Insert Picture din care utilizatorul si poate selecta unitatea, directorul si fisierul care contine o imagine creata de le cu ajutorul programelor Paint sau CorelDraw! sau dintr-o biblioteca de imagini (Look in). Butoanele din partea stnga a casetei de dialog permit accesul direct la cteva directoare sau zone specifice (Desktop, History, My Documents). n lista Insert se pot alege optiunile Inserare (Insert), cearea unei legaturi ntre imaginea respectiva si documentul n care a fost introdusa (Link to file) si nserarea si crearea legaturii (Insert and Link). n caseta File name se tasteaza numele fisierului de catre utilizator, iar n lista Files of type sunt afisate o multime de tipuri de fisiere cu imagini produse de diferite programe

Modulul 3 Procesare de text

Autoshape

28

Autoshape este constituita dintr-o serie de forme des utilizate, alese dintr-o bara de meniuri care apare n momentul selectarii functiei.

Dupa selectarea formei dorite, cursorul mouse-ului se transforma ntr-o cruce care este pozitionata n locul unde se doreste inserarea formei. |innd butonul mouse-lui apasat se descrie un dreptunghi n care se va nscrie forma seltata. Din miscarea cursorului se poate stabili forma si dimensiunile obiectului selectat. El poate fi mutat prin tehnica drag-and-drop oriunde n pagina, peste un text, sau ntr-un loc gol. Executnd dublu clic pe obiectul selectat se deschide o caseta de dialog Format Autoshape. Aceasta caseta poate determina culorile si liniile obiectului: poate fi umplut cu o culoare; poate fi facut semitransparent astfel nct sa se vada textul aflat sub obiect; se poate stabili culoarea, stilul, grosimea pentru linia de contur a obiectului; n cazul sageilor se pot stabili forma si dimensiunea capetelor de sageti. Inserare de grafice. Unele informatii sunt mai usor de nteles daca sunt prezentate ntr-un grafic. Pentru trasarea unor grafice cu ajutorul unor tabele construite n cadrul aplicatiei Chart, se utilizeaza ultima optiune din meniul INSERT Picture si anume Chart. Ea permite introducerea datelor ntr-un tabel de forma prestabilita si introducerea n textul documentului Word a graficului rezultat. Pentru realizarea unor grafice mai elaborate si cu efecte speciale se utilizeaza aplicatia Excel, iar graficul rezultat n aceasta aplicatie este ncorporat n textul documentului Word.

Pentru a crea un grafic cu ajutorul functiei INSERT Graph se procedeaza astfel: 1. Prima operatie se alege din urmatoarele optiuni: daca exista un tabel Word cu ale carui date se doreste construirea unui grafic, se selecteaza tabelul respectiv

Modulul 3 Procesare de text

29

daca nu exista datele care stau la baza construirii graficului n documentul Word, se pozitioneaza cursorul de nserare n locul unde se va afla graficul. 2. Din meniul INSERT se alege otiune Pictures Graph 3. Pentru a introduce date n tabel se modifica datele implicite din acesta cu datele reale, graficul modificndu-se interactiv 4. Tipul diagramei se alege din meniul de formatare modificat care apare n partea de sus a ecranului Dupa selectarea tipului graficului, acesta va lua forma selectat 5. n momentul n care graficul are aspectul dorit de utilizator, acesta va executa un clic n afara zonei graficului, n zona de lucru Word, si se va reveni la introducerea textului n documentul Word. Un grafic se poate realiza si alegnd din meniul INSERT optiunea Object, si din lista cutiei de dialog care se deschide se alege optiunea Microsoft Graph 2000 Chart. n exemplu de mai sus se arata modificarea tabelului standard cu datele dorite (o singura linie si patru coloane) precum si construirea, pe baza acestor date a unui grafic tip placinta (pie).

nserarea unei cutii de text O cutie de text reprezinta un container pentru text care poate fi pozitionat pe o pagina de document si a carei dimensiune poate fi modificata. n plus o cutie de text poate fi utilizata pentru adaugarea unor noi efecte grafice textului si cutiei respective. Cutiei de text, utiliznd bara de unelte de desenare, i se pot aplica efecte tridimensionale, umbre, contururi cu diferite stiluri si culori. De asemenea, ea poate fi umpluta cu o culoare si poate avea o culoare de fundal pentru text. Cutiile de text pot fi rotite iat textului introdus i se poate schimba orientarea prin utilizarea optiunii Text direction din meniul FORMAT. Cutiile de text pot fi grupate n cazul n care ele se utilizeaza la elaborarea unor desene si, n calitate de grup li se pot schimba alinierea si distributia. Dupa alegerea optiunii Text Box din meniul INSTERT sau din bara de desenare cursorul mouse-ului se transforma ntr-o cruce care va fi fixata, prin deplasarea mouse-lui ntr-unul din colturile viitoarei cutii de text. |innd butonul mouse-ului apasat se traseaza un dreptunghi avnd dimensiunea cutiei de text Executnd dublu clic pe marginile cutiei de text se deschide caseta de dialog Format text box care permite stabilirea culorilor si liniilor pentru contur si pentru umplere, dimensiunea cutiei si rotirea ei, aranjarea textului documentului n jurul cutiei de text si alinierea pe orizontala. Iata un exemplu de utilizare a cutiilor de text pentru realizarea unei scheme de functionare a unei ntreprinderi n care s-au utilizat efextele tridimensionale si de umbre din bara de desenare:

Modulul 3 Procesare de text

30

Corectarea documentelor Corectarea documentelor este una din operatiile dificile pentru care Word ofera o multime de solutii care sa ajute utilizatorul n a realiza un document fara greseli gramaticale, de ortografie si cu utilizare de sinonime pentru ca textul sa nu fie monoton si plictisitor. Comenzile de verificarea ortografiei, verificarea gramaticala si utilizarea dictionarului se gasesc n meniul TOOLS:

Comanda Spelling and Grammar citeste textul introdus si semnaleaza orice aparitie a unui cuvnt care nu se gaseste n dictionarul principal sau n cele create de utilizator.

Modulul 3 Procesare de text

31

Caseta de dialog Spelling ang Grammar afiseaza cuvntul respectiv (Not in Dictionary) si sugereaza altul n loc (Suggestions). Utilizarea verificarii automate a ortografiei este o caracteristica importanta a programului Word si se poate activa din meniul TOOLS optiunea Options eticheta Spelling & Grammar: Dupa activare, va fi verificata ortografia fiecarui cuvnt n timpul scrierii.

La ntlnirea unei erori de ortografie cuvntul respectiv va fi subliniat cu o linie ondulata de culoare rosie. Daca ortografia este corecta dar cuvntul nu se afla n dictionar (nume propriu sau nume de institutie) se apasa butonul Ignore din caseta de dialog Spelling and Grammar, sau butonul Add pentru a adauga cuvntul respectiv n dictionar.

Se nlocuieste cuvntul selectat cu oricare din sinoniomele afisate. Exemplul nu este edificator deoarece dictionarul este n limba engleza iar textul documentului este n limba romna.

mbinare corespondenta
Uneori este necesara trimiterea unei invitatii sau a unei scrisori la mai multe persoane. Textul este acelasi, dar persoanele carora li se trimite invitatia sunt diferite. Pentru a economisi timp Word ofera functia Mail Merge cu ajutorul careia se poate mbina textul invitatiei cu numele persoanelor care vor primi aceasta invitatie. Funtia Mail Merge presupune parcurgerea a trei pasi: 1. Crearea textului invitatiei 2. Crearea unei liste cu toate persoanele care vor ptimi invitatii 3. mbinarea textului invitatiei cu lista de persoane Functia Mail Merge se afla n meniul Tools. n prima etapa se alege tipul de document care va fi creat (scrisori, plicuri si altele). Pentru crearea unei invitatii se alege Form Letters

Modulul 3 Procesare de text

Prima etapa

32

Se alege optiunea Form Letters. Dupa alegerea acestei optiuni se va deschide o fereastra care permite alegerea locului unde se creaza noua scrisoare (documentul existent sau ntr-un document nou)

Se trece la a doua etapa si anume cea n care se precizeaza de unde se iau datele. Daca nu exista nici o sursa creata se alege optiunea crearii unei liste noi. Alegerea acestei optiuni va deschide o fereastra n care se aleg rile ce urmeaza a fi inserate n document.

Modulul 3 Procesare de text

33

Se adauga un cmp nou

Se deplaseaza cmpul selectat n sus sau n jos

Dupa stabilirea coloanelor si rndurilor tabelei se vor introduce date prin apasatea butonului Edit Data Source din fereastra care apare cnd se apasa butonul OK.

Acum pe bara de instrumente apare o noua bara (Mail Merge) Acum cu ajutorul cmpului Insert Merge Field de pe bara de instrumente se pot introduce n document cmpurile dorite:

Modulul 3 Procesare de text

34

Se trece la etapa a treia n care se mbin datele create cu textul scrisorii. Pentru aceasta se apasa butonul Merge. Se va deschide o fereastra de dialog n care puteti alege locul unde se va mbina documentul.
q

Locul realizarii mbinarii q

Print what specifica ce anume trebuie tiparit dintr-un document: continutul documentului, informatiile de sinteza specificate n proprietati, lista de stiluri, asocieri de taste si functii, adnotari sau atribuiri d tip AutoText asociate cu e documentul. Print specifica paginile care se vor tipari: toate, la rnd, paginile pare sau impare (pentru tiparirea pe ambele fete ale hrtiei)

Inserare n documente Word

1. Desenele, indiferent de natura lor, dau documentelor Word un aspect mult mai atractiv, spargnd monotonia unei pagini care contine numai text. Pentru a insera imagini se alege optiunea Pictures din meniul INSERT. Se deschide un alt meniu unde sunt afisate tipurile de imagini ce pot fi inserate Alegerea optiunii ClipArt deschide caseta de dialog Insert Clipart care afiseaza 51 de categorii (teme). Clic pe una din categorii afiseaza desenele care au aceasta tema. Este exempli ficat domeniul Comu nicatii care cuprinde 7 desene.

Modulul 3 Procesare de text

35

Selectarea unuia dintre clipurile conduce la deschiderea unui meniu format din pictograme cu urmatoare semnificatie.

Exemplificarea optiunii gasirii unui clip similar. Clipart-ul selectat, prin selectarea comenzii Insert Clip a fost introdus la pozitia curenta a cursorului de nserare. Dimensiunea lui poate fi modificata prin marire sau micsorare. Executnd un clic pe desen acesta va aparea ncadrat de un dreptunghi pe care sunt vizibile 8 puncte. Mutnd cursorul mouse-lui n zona punctelor respective, atunci cnd el se transforma ntr-o sageata cu doua capete se trage n directia corespunzatoare modificarii dorite a dimensiunii. Actionarea butoanelor din colturile cadrului va modifica ambele dimensiuni (lungimea si latimea) n acelasi timp, nedeformnd imaginea initiala. Inserarea unei imagini din fisier. Selectarea optiunii conduce la deschiderea unei casete de dialog Insert Picture din care utilizatorul si poate selecta unitatea, directorul si fisierul care conntine o imagine creata de le cu ajutorul programelor Paint sau CorelDraw! sau dintr-o biblioteca de imagini (Look in). Butoanele din partea stnga a casetei de dialog permit acces ul direct la cteva directoare sau zone specifice (Desktop, History, My Documents) n lista Insert se pot alege optiunile Inserare (Insert), cearea unei legaturi ntre imaginea respectiva si documentul n care a fost introdusa (Link to file) si nserarea si crearea legaturii (Insert and Link). n caseta File name se tasteaza numele fisierului de catre utilizator, iar n lista Files of type sunt afisate o multime de tipuri de fisiere cu imagini produse de diferite programe

Modulul 3 Procesare de text

Autoshape

36

Autoshape este constituita dintr-o serie de forme des utilizate, alese dintr-o bara de meniuri care apare n momentul selectarii functiei.

Dupa selectarea formei dorite, cursorul mouse-ului se transforma ntr-o cruce care este pozitionata n locul unde se doreste inserarea formei. |innd butonul mouse-lui apasat se descrie un dreptunghi n care se va nscrie forma seltata. Din miscarea cursorului se poate stabili forma si dimensiunile obiectului selectat. El poate fi mutat prin tehnica drag-and-drop oriunde n pagina, peste un text, sau ntr-un loc gol. Executnd dublu clic pe obiectul selectat se deschide o caseta de dialog Format Autoshape. Aceasta caseta poate determina culorile si liniile obiectului: poate fi umplut cu o culoare; poate fi facut semitransparent astfel nct sa se vada textul asflat sub obiect; se poate stabili culoarea, stilul, grosimea pentru linia de contur a obiectului; n cazul sageilor se pot stabili forma si dimensiunea capetelor de sageti. Butonul urmator al casetei de dialog Format Autoshape da posibilitatea utilizatorului sa schimbe dimensiunea obiectului (lungime si latime) cu ajutorul unor butoane. De asemenea obiectul poate fi rotit cu un numar de grade stabilit de utilizator, sau poate fi marit sau micsorat prin modificarea scalei de reprezentare a lui. Butonul Layout permite stabilirea aranjaii textului n jurul obiectului Autoschape inserat selectnd una din modalitatile prezentate n zona Wrapimg Style si alinierea pe orizontala a obiectului (stnga, centrat, dreapta, alta aliniere)

Modulul 3 Procesare de text

WordArt

37

WordArt permite adaugarea documentelor efecte speciale de text pentru a spori atractivitatea si aspectul grafic al unui document Word. La selectarea optiunii se deschide o caseta de dialog WiordArt Gallery care prezinta stilurile existente pentru acest tip de obiecte: Dupa alegerea stilului se deschide o caseta de dialog care permite introducerea textului si optiuni de formatare a acestuia si anume fontul, dimensiune, si doua stiluri ale fontului.

n timpul lucrului cu WordArt, pe ecran este afisata bara de meniuri WordArt care permite executarea urmatoarelor operatii:

La apasarea butonului WordArt Shape se deschide o caseta cu formele propuse utilizatorului pentru textul introdus cu WordArt.

Modulul 3 Procesare de text

Optiunea Text Wraping deschide un meniu care, prin pictogramele sale, exemplifica modul de aranjare a textului n jurul obiectului WordArt. n exemplul ales, a fost selectata optiunea Square..

38

Inserare de grafice. Unele informatii sunt mai usor de nteles daca sunt prezentate ntr-un grafic. Pentru trasarea unor grafice cu ajutorul unor tabele construite n cadrul aplicatiei Chart, se utilizeaza ultima optiune din meniul INSERT Picture si anume Chart. Ea permite introducerea datelor ntr-un tabel de forma prestabilita si introducerea n textul documentului Word a graficului rezultat. Pentru realizarea unor grafice mai elaborate si cu efecte speciale se utilizeaza aplicatia Excel, iar graficul rezultat n aceasta aplicatie este ncorporat n textul documentului Word.

Pentru a crea un grafic cu ajutorul functiei INSERT Graph se procedeaza astfel: 2. Prima operatie se alege din urmatoarele optiuni: daca exista un tabel Word cu ale carui date se doreste construirea unui grafic, se selecteaza tabelul respectiv daca nu exista datele care stau la baza construirii graficului n documentul Word, se pozitioneaza cursorul de nserare n locul unde se va afla graficul. 2. Din meniul INSERT se alege otiune Pictures Graph 3. Pentru a introduce date n tabel se modifica datele implicite din acesta cu datele reale, graficul modificndu-se interactiv 4. Tipul diagramei se alege din meniul de formatare modificat care apare n partea de sus a ecranului

Modulul 3 Procesare de text

39

Dupa selectarea tipului graficului, acesta va lua forma selectata 5. n momentul n care graficul are aspectul dorit de utilizator, acesta va executa un clic n afara zonei graficului, n zona de lucru Word, si se va reveni la introducerea textului n documentul Word Un grafic se poate realiza si alegnd din meniul INSERT optiunea Object, si din lista cutiei de dialog care se deschide se alege optiunea Microsoft Graph 2000 Chart. n exemplu de mai sus se arata modificarea tabelului standard cu datele dorite (o singura linie si patru coloane) precum si construirea, pe baza acestor date a unui grafic tip placinta (pie). Optiunea Insert from Scanner or Camera Pentru a realiza aceasta functie un dispozitiv (scanner sau camera digitala) trebuie sa fie conectat la calculator. Daca se doreste utilizarea unei rezolutii joase, se face clic pe optiunea de meniu Web Quality. Daca se doreste o rezolutie nalta sau daca se doreste imprimarea documentului, se alege optiunea Print Quality Atunci cnd imaginea apare n document, i se pot face orice modificari doreste utilizatorul utiliznd bara de unelete Picture. nserarea unei cutii de text O cutie de text reprezinta un container pentru text care poate fi pozitionat pe o pagina de document si a carei dimensiune poate fi modificata. n plus o cutie de text poate fi utilizata pentru adaugarea unor noi efecte grafice textului si cutiei respective. Cutiei de text, utiliznd bara de unelte de desenare, i se pot aplica efecte tridimensionale, umbre, contururi cu diferite stiluri si culori. De asemenea, ea poate fi umpluta cu o culoare si poate avea o culoare de fundal pentru text. Cutiile de text pot fi rotite iat textului introdus i se poate schimba orientarea prin utilizarea optiunii Text direction din meniul FORMAT. Cutiile de text pot fi grupate n cazul n care ele se utilizeaza la elaborarea unor desene si, n calitate de grup li se pot schimba alinierea si distributia. Dupa alegerea optiunii Text Box din meniul INSTERT sau din bara de desenare cursorul mouse-ului se transforma ntr-o cruce care va fi fixata, prin deplasarea mouse-lui ntr-un din colturile viitoarei cutii de text. |innd butonul mouse-ului apasat se traseaza un dreptunghi avnd dimensiunea cutiei de text Executnd dublu clic pe marginile cutiei de text se deschide caseta de dialog Format text box care permite stabilirea culorilor si liniilor pentru contur si pentru umplere, dimensiunea cutiei si rotirea ei, aranjarea textului documentului n jurul cutiei de text si alinierea pe orizontala. Iata un exemplu de utilizare a cutiilor de text pentru realizarea unei scheme de functionare a unei ntreprinderi n care s-au utilizat efextele tridimensionale si de umbre din bara de desenare:

Modulul 3 Procesare de text

40

Personalizarea programului Word Datorita cerintelor extrem de diverse ale utilizatorilor, Word ncearca sa personalizeze programul conform obiceiurilor si preferintelor acestora. n plus, personalizarea conduce si la mbunatatirea lucrului cu acest program. Prin personalizare se poate schimba aspectul ecranului prin ascunderea si afisarea unor elemente ale ecranului n functie de tipul de documente elaborate. Parametrii impliciti stabiliti de Word se pot modifica si anume se stabilesc optiuni de salavre, optiuni de verificare a ortografiei si de corectare gramaticala, optiuni de tiparire si de editare. Word ofera mai multemetode de personalizare a programului. Din meniul TOOLS se alege optiunea Options care da posibilitatea schimbarii modurilor prestabilite ale diferitelor activitati efectuate cu Word.. La selectarea optiunii pe ecran apare caseta de dialog Options care are cte un buton pentru fiecare functie pe care o executa: ntruct numarul optiunilor este foarte mare, se vor prezenta n continuare cele mai importante optiuni pentru fiecare functie.

Modulul 3 Procesare de text

Personalizarea optiunilor generale

41

Background Repagination controleaza modul de mpartire a textului n pagini n timpul introducerii textului., Word ajustnd automat textul din fiecare pagina pe masura introducerii lui. Blue Background, White Text - modifica n albastru culoarea de fundal a ecranului si n alb pe cea a textului. Update automatic links at Open - daca au fost incluse legaturi cu alte fisiere folosind tehnicile de legare si ncorporare a obiectelor, aceasta optiune actualizeaza n mod automat datele acestea la deschiderea documentului Word

Measurements Units - stabileste unitatile de masura implicite n Word. Unitatea selectata va aparea n rigla si n casetele de dialog care se refera la dimensiuni

Modulul 3 Procesare de text

Personalizarea optiunilor de afisare

42

Personalizarea optiunilor de editare Functia Edit a casetei de dialog Options da posibilitatea utilizatorului de a modifica anumite optiuni care se refera la introducerea si modificarea textului ntr-un document

Typing replace selection - selectarea acestei optiuni conduce la stergerea textului selectat n momentul tastarii noului text. Daca aceasta optiune nu este selectata, textul va fi introdus naintea zonei selectate, iar aceasta va fi dezactivata. Drag-and-drop te xt editing - la activarea acestei optiuni se poate utiliza tehnica drag-and-drop la mutarea diferitelor obiecte n cadrul documentului. Use smart cat and paste - nlatura spatiile nedorite la stergerea unei zone de text si adauga spatii atunci c adauga o zna de text.

Modulul 3 Procesare de text

Personalizarea tiparirii

43

Optiunea duce la economiserea cartusului sau ribonului imprimantei atunci cnd tiparirea se face penrtru verificare Reverse print order modifica ordinea de tiparire a paginilor Va avea ca efect tiparirea paginilor de la sfrsit la nceput, ceea ce nu mai face necesara rearanjarea paginilor tiparite n ordine.. Update links - actualizeaza legaturile (informatii provenind din alte aplicatii sau din alte documente Word) nainte de tiparire Background printing procesul de tiparire se executa n fundal, pentru a permite utilizarea calculatorului pentru alte activitati. Caseta Default Tray permite stabilirea sursei de alimetare cu hrtie ]i se utilizeaz` mai ales atunci cnd, din diferite motive, este necesar` alimentarea manual` cu hrtie.

Personalizarea optiunileo de identificare a corecturilor de redactare Aceasta functie determina modul de afisare a marcajelor de corectura. Se pot selecta diferite optiuni din listele existente pentru textul inserat, sters si pentru liniile de corectura. Fiecare zona din aceasta fereastra de dialog ofera optiuni asemanatoare si afiseaza rezultatul in caseta Preview.

Modulul 3 Procesare de text

44

Lista modurilor de marcare a textului nserat cuprinde ngrosarea, scrierea cu caractere de tip iatalic, sublinierea si dubla subliniere. Personalizarea informatiilor despre utilizator

Insert Autotext. Datele din caseta Initials sunt utilizate pentru identificarea persoanei care a introdus marcaje de adnotari. Personalizarea locurilor de depozitare a fisierelor

Personalizarea optiunilor de salvare

Modulul 3 Procesare de text

45

Documentul poate fi protejat prin salvari periodice ale unei copii temporare a documentului n timpul lucrului sau prin salvarea unei versiuni de rezerva a documentului la fiecare salvare solicitata. Salvarea automata se realizeaza prin marcarea cutiei de selectare Automatic Save every Minutes (n care se introduce intervalul de timp la care se vor salva documentele). La marcarea cutiei de selectare Allow Fast Saves se salveaza doar schimbarile efectuate n document. Prin aceasta optiune se consuma mai putin timp dec@t la salvarile complete. Realizarea copiilor de rezerva se realizeaza prin marcarea cutiei de selectare Always Create Backup Copy. I acest caz se salveaza versiunea anterioara a documentului ca o n copie de rezerva, la fiecare salvare a documentului. Aceste copii se realizeaza numai atunci c@nd se fac salvari complete. Corectarea documentelor Corectarea documentelor este una din operatiile dificile pentru care Word ofera o multime de solutii care sa ajute utilizatorul n a realiza un document fara greseli gramaticale, de ortografie si cu utilizare de sinonime pentru ca textul sa nu fie monoton si plictisitor. Comenzile de verificarea ortografiei, verificarea gramaticala si utilizarea dictionarului se gasesc n meniul TOOLS:

Modulul 3 Procesare de text

46

Comanda Spelling and Grammar citeste textul introdus si semnaleaza orice apraitie a unui cuvnt care nu se gaseste n dictionarul principal sau n cele create de utilizator.

Caseta de dialog Spelling ang Grammar afiseaza cuvntul respectiv (Not in Dictionary) si sugereaza altul n loc (Suggestions) Utilizarea verificarii automate a ortografiei este o caracteristica importanta a programului Word si se poate activa din meniul TOOLS optiunea Options eticheta Spelling & Grammar: Dupa activare, va fi verificata ortografia fiecarui cuvnt n timpul scrierii.

La ntlnirea unei erori de ortografie cuvul respectyiv va fi subliniat cu o linie ondulata de culoare rosie. Daca ortografia este corecta dar cuvul nu se afla n dictionar (nume propriu sau nume de institutie) se apasa butonul Ignore din caseta de dialog Spelling and Grammar, sau butonul Add pentru a adauga cuvul respectiv n dictionar. Utilizarea caracteristicii AutoCorrect se activeaza din meniul TOOLS . Aceasta caracteristica realizeaza corectarea automata a erorilor de ortografie si de formatare sau nlocuieste caracterele introduse cu anumite cuvinte sau expresii specificate anterior.

Modulul 3 Procesare de text

47

n zona With se introduce sirul Ion Voda cel Cumplit. De cte ori se va tasta sirul Io urmat de un spatiu el va fi nlocuit n mod automat cu sirul Ion Voda cel Cumplit. Dupa completarea celor doua zone n caseta de dialog AutoCorrect se apasa butonul Add. Daca se doreste eliminarea unei perechi Replace With care nu mai este actuala se apasa butonul Delete. Uilizarea dictionarului furnizeaza o multime de sininime care pot fi utilizate pentru a nlocui cuvntul n discutie. Se nlocuieste cuvntul selectat cu oricare din sinoniomele afisate. Exemplul nu este edificator deoarece dictionarul este n limba engleza iar textul documentului este n limba romna.

Eista dictionare n limba romna care fac ca lucrul de corectura sa devina usor si eficient