Access 2007

Maria BOLDEA Costin Radu BOLDEA
Profesor univ. dr. Maria BOLDEA Confereniar univ. dr. Costin Radu BOLDEA
Editura MIRTON Timioara 2010
Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date
NOIUNI GENERALE DESPRE BAZELE DE DATE
1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD)

1.1.1. Concepte fundamentale
Preocuparea oamenilor de a nregistra faptele i aspectele din viaa de zi cu zi dateaz de mii de ani. Tbliele de lut rmase de la simerieni, vechi de peste 6000 de ani sunt o mrturie n acest sens. Necesitatea de a organiza i gestiona aceste nregistrri a condus, de-a lungul timpului, la dezvoltarea a numeroase tehnici. Se poate aminti n acest sens apariia bibliotecilor, cel mai concludent exemplu constituindu-l celebra bibliotec din Alexandria. Apariia i dezvoltarea tehnicii de calcul electronic a creat premizele transpunerii metodelor manuale de culegere i prelucrare a datelor n tehnici de organizare i gestionare a lor, utiliznd calculatorul electronic. Astzi, bazele de date nregistreaz aspecte din cele mai diverse domenii: economic, social, cultural, tiinific etc. Formele de nregistrare a informaiilor sunt variate: texte, numere, imagini grafice, sunete, imagini video, hri .a. Date, informaii, baze de date. Activitatea de zi cu zi n domeniul economic, impune luarea unor decizii ce sunt condiionate de existena unor informaii referitoare la situaia concret asupra creia trebuie s se decid. O decizie care nu se bazeaz pe informaii clare, complete i la zi, nu are valoare. Informaiile sunt rezultatul prelucrrii i interpretrii datelor, de ctre un anumit subiect. Abordarea cu baze de date, recunoate c datele sunt gestionate analog altor resurse ale unei organizaii, cum ar fi resursa uman, capitalul, mijloacele fixe etc. Organizaiile (firme, societi comerciale) cheltuiesc mari sume de bani, pentru a calcula i manipula datele ncercnd s extrag informaiile necesare fundamentrii deciziilor. Unul din obiectivele utilizrii bazelor de date l constituie pstrarea acestei investiii n resurse de date, prin protecia i gestionarea investiiei n sensul gestionrii datelor mai degrab dect, al aplicaiilor care acced datele. Gestionarea datelor nseamn att gestionarea fizic a irurilor de bii de pe mediile de memorare, ct i gestionarea semnificaiei lor prin organizarea datelor n structuri logice de entiti. Entitatea
Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
este un obiect concret sau abstract identificat prin nume i reprezentat prin atributul sau nsuirile sale. Atributul descrie proprietile entitii stabilind natura valorilor ce i pot fi atribuite. Valoarea este mrimea concret pe care o poate lua atributul. Datele sunt faptele culese din lumea real pe baza observaiilor i msurtorilor sau consemnarea pe documente a desfurrii diferitelor evenimente. Ele se concretizeaz ntrun ansamblu de semne, cu sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii. Datele devin informaii numai n momentul, interaciunii lor cu un sistem capabil s le interpreteze. Aceeai dat poate fi interpretat n mod diferit de subieci diferii, genernd astfel informaii diferite. n acest context se remarc faptul c sistemele de calcul nu prelucreaz informaii, ci date. Prin urmare vom discuta despre Sisteme de Prelucrare a Datelor i nu despre sisteme de prelucrare a informaiilor folosind baze de date i nu baze de informaii. Datele au un caracter obiectiv, n timp ce informaiile sunt subiective. Informaiile au valoare doar dac, determin luarea unor decizii mai bune dect cele ce s-ar lua n lipsa lor. Din acest motiv datele trebuie s fie disponibile n timp util, s fie corecte, necontradictorii i s aib o form adecvat necesitilor factorului decident. Aceste cerine devin realizabile prin existena unui volum imens de date care trebuie culese, memorate, organizate, regsite i prelucrate n mod corespunztor pentru obinerea de informaii. O astfel de activitate, a dus la apariia bazelor de date. n sens larg, o baz de date (database) este o colecie de date corelate din punct de vedere logic (aflate n interdependen cu descrierea lor), care reflect un anumit aspect al lumii reale sau abstracte i este menit s rspund cerinelor informaionale ale unui anumit grup de utilizatori. O alt definiie a bazelor de date este urmtoarea: Baza de date este un ansamblu structurat de date nregistrate pe suporturi tehnice accesibile calculatorului, cu scopul de a rspunde cerinelor mai multor utilizatori, chiar simultan, de o manier selectiv i n timp oportun.1 ntr-o baz de date sunt nregistrate date despre obiectele reale sau abstracte, mpreun cu relaiile care se pot stabili ntre acestea. Orice baz de date are urmtoarele proprieti implicite: este o colecie logic coerent de date; este construit i populat cu date despre un domeniu bine precizat; are un grup de utilizatori i se adreseaz unui anumit grup de aplicaii; reprezint aspecte ale lumii reale sau abstracte, crend un orizont propriu de cunotine, schimbrile orizontului fiind reflectate n baza de date. Prelucrarea datelor dintr-o baz de date se refer la operaiile de introducere, tergere, actualizare i interogare a datelor. Diversitatea datelor gestionate ntr-o unitate economic a dus la apariia sistemelor de baze de date. Bazele de date dintr-un sistem, comunic ntre ele prin cmpuri comune. Sistemele de baze de date pot fi multiutilizator sau monoutilizator. Sistemele multiutilizator
1
C Delabel, M. Adiba, Bases de donnees et systemes relationnels, Dunod Informatique, Paris, 1982 Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
permit accesul concurent (n acelai timp) a mai multor utilizatori la aceeai baz de date. Sisteme monoutilizator suport accesul, la un moment dat, doar al unui utilizator. Organizarea datelor n baze de date prezint o serie de avantaje, cum ar fi: reducerea redundanei datelor memorate; evitarea inconsistenei datelor; posibilitatea partajrii i validrii datelor; ncurajarea introducerii standardelor; posibilitatea aplicrii restriciilor de securitate a datelor; meninerea integritii datelor. Organiznd datele n baze de date, se realizeaz independena datelor. Problema independenei datelor poate fi privit sub dou aspecte : independena fizic a datelor; independena logic a datelor. Independena fizic se refer la imunitatea aplicaiilor fa de modificrile din structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii bazei de date nu va afecta aplicaiile, dar i reciproc, modificrile aplicaiilor vor lsa structura fizic a bazei de date nealterat. Independena logic se refer la imunitatea modelului fiecrui utilizator fa de modificrile din structura logic, global, a bazei de date. Din punct de vedere al utilizatorului, problema independenei logice va fi cunoscut prin operaiile pe care sistemul i permite s le efectueze asupra datelor din propriul model, astfel nct aceste operaii s nu afecteze modelul altor utilizatori care folosesc aceleai date. Fiecrui utilizator i se creeaz iluzia c este singurul beneficiar al unor date pe care n realitate, le folosesc n comun mai muli utilizatori. Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur accesul automat, rapid i sigur la volume imense de date dispersate n ntreaga lume. Aceste sisteme au devenit un element important al infrastructurii societii. Ele funcioneaz pe baza unor principii i concepte, specifice tipurilor de baze de date pe care le gestioneaz. Procesul de instruire n societatea noastr tot mai informatizat, n aa numita Societate Informaional, impune tot mai mult structurarea cunotinelor acumulate, capacitatea de a le organiza, clasifica, regsi i mai ales de a le completa. n termeni tehnici, se poate vorbi despre managementul cunotinelor. Interogrile pe Internet (World Wide Web), modul n care se apeleaz la motoarele de cutare i modul n care acestea lucreaz i au fost concepute, folosesc concepte i procedee de lucru, specifice bazelor de date.
1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date

ntre calculatoul care opereaz asupra datelor stocate sub form de bii i utilizatorul unei baze de date, care manipuleaz concepte de genul: firm, client, furnizor, conturi, produse etc., se interpun mai multe nivele de abstractizare a datelor. Asigurarea independenei fizice i logice a acestora impune adoptarea unei arhitecturi de baze de date organizate pe trei nivele funcionale2: o nivelul intern (baza de date fizic) sau schema intern; o nivelul (modelul) conceptual sau schema conceptual; o nivelul (modelul) extern (nivelul utilizator) sau subschema. La fiecare nivel se definete un model al bazei de date. Modelul este un set de concepte ce pot fi utilizate n descrierea structurii bazei de date. Prin structura bazei de date se nelege: tipul datelor ce pot fi gestionate, legturile dintre date i restriciile ce trebuie respectate pentru a se permite accesul n baza de date. Nivelul intern constituie schema intern a bazei de date, prin intermediul lui se descrie structura de stocare fizic a datelor n baza de date, utiliznd un model al datelor fizice. La acest nivel se descriu detaliile complete ale stocrii, precum i modul de acces la date. Baza de date fizic este o colecie de fiiere care conine date fizice, mpreun cu structurile menite s asigure accesul operativ la datele stocate. Aceste structuri pot fi: directoare; indeci; pointeri; tabele de dispersie .a.m.d. Baza de date fizic este rezident n memoria secundar (auxiliar) a calculatorului, n general pe discuri magnetice sau optice. Modul de organizare al bazei de date fizice este determinat de configuraia echipamentelor hardware (tip calculator, periferice etc.) i de sistemul de operare. Dac este ndeplinit condiia de independen fizic a datelor, schimbrile din sistemul de operare sau din hardware-ul calculatorului nu influeneaz nivelul intern al bazei de date. La nivel intern, se implementeaz schema conceptual folosind un SGBD, prin intermediul interfeei dintre nivelul conceptual i cel intern. Interfaa dintre modelul conceptual i cel intern are rolul de a defini modul n care structura logic a datelor este transpus n structur fizic de memorare. La nivelul interfeei se specific: structurile fizice de date folosite pentru implementarea structurilor logice; strategiile de acces la structurile fizice; organizarea pe suportul de memorare; indexrile folosite .a.m.d.
2
Aceast arhitectur a unui sistem de baze de date a fost propus prin standardul ANSI/X3/SPARC (1975). Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
Nivelul conceptual sau schema conceptual descrie, structura logic a ntregii baze de date pentru o comunitate de utilizatori. La nivel conceptual se face o descriere complet a structurii logice a datelor din baza de date, ascunzndu-se detaliile legate de stocarea fizic, concentrndu-se asupra descrierii entitilor, tipurilor de date, relaiilor dintre ele, precum i a restriciilor asociate, fiind o abstractizare a lumii reale. Fiecare baz de date are un model conceptual propriu, prin care se descriu unitile logice mpreun cu legturile dintre ele. Prin uniti logice se neleg conceptele utilizate pentru modelarea aplicaiilor. De exemplu, n descrierea unei baze de date pot aprea conceptele de angajat, produs, beneficiar, furnizor, cont etc. n cadrul acestui model se specific ce anume conine baza de date (ce poate face parte din ea) i ce anume, nu poate face parte din structura bazei de date, specificndu-se constrngerile explicite asupra datelor. Constrngerile se refer la restricii asupra valorilor pe care le pot lua datele sau la restricii privind legturile dintre diferite uniti logice. Tot n acest model sunt specificate msurile de securitate i integritate, referitoare la anumite uniti logice. Nu se cuprind referiri la modul de memorare al datelor i la strategiile de acces. Modificrile intervenite n structura de memorare sau schimbarea suportului magnetic, pot afecta doar interfaa dintre modelul conceptual i cel intern, implicnd modificarea strategiilor de acces, dar nu afecteaz modelul conceptual. n vederea realizrii acestui nivel, se pot folosi modele de implementare sau modele de nivel nalt. Nivelul extern sau nivelul vizual (utilizator) include o colecie de scheme externe ce descriu baza de date prin prisma diferiilor utilizatori. Fiecare grup de utilizatori descrie baza de date prin prisma propriilor interese. Exist tendina la acest nivel, ca grupurile de utilizatori s ascund detaliile de care nu sunt interesate. Modelul extern este ceea ce vede utilizatorul din baza de date. Prin modelul extern se realizeaz independena logic a datelor. Fiecrui model extern i corespunde o descriere, n termenii unitilor logice din modelul conceptual. Aceast descriere definete transformrile prin care, rezult modelul extern din modelul conceptual. Transformrile respective definesc interfaa dintre modelul conceptual i cel extern. Modificrile modelului conceptual, pot determina modificri ale acestei interfee (modificri ale descrierii modelului extern), dar un pot afecta modelul extern- aa cum a fost el conceput de utilizator. i la acest nivel, se pot folosi modele de implemetare sau modele de nivel nalt. n cadrul multor Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD), nu se poate face o distincie net ntre cele trei nivele. Cu toate acestea s-a putut remarca, la majoritatea SGBD-urilor, un nivel conceptual puternic ce suplinete, aparent de cele mai multe ori, celelalte niveluri. De asemenea s-a remarcat o contopire a nivelului conceptual i extern, mai ales la dezvoltarea aplicaiilor. Grupurile de utilizatori fac referire numai la schema extern, Sistemului de Gestiune a Bazei de Date revenindu-i rolul de a asigura interfaa ntre schema extern i schema conceptual.
1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date

Aprute n anii '60, Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBDuri) reprezint un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor s interacioneze cu o baz de date, n vederea crerii, actualizrii i interogrii acesteia. SGBD-ul reprezint softwareul propriu-zis al bazei de date, avnd rolul de a asigura i superviza: descrierea ansamblului de date la nivel fizic i conceptual (funcia de descriere realizat prin LDD); accesarea de ctre utilizator a bazelor de date (Funcia de manipulare realizat prin intermediul limbajului LMD i funcia de utilizare realizat de GBD); asigurarea securitii n funcionare i confidenialitii datelor coninute n baz. La acestea, G.C. Everest mai adaug3: furnizarea unui set de comenzi i instruciuni, necesare att utilizatorilor pentru consultarea direct a bazei, prin intermediul unui limbaj de manipulare, ct i programatorilor- pentru redactarea programelor de lucru cu baza de date; revizia i restructurarea bazei; monitorizarea performanelor. Obiectivul esenial al unui SGBD este furnizarea unui mediu eficient, adaptat utilizatorilor care doresc s consulte sau s actualizeze informaiile coninute n baz. Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informaii. Gestiunea acestora impune, nu numai o structurare riguroas a datelor, dar i o raionalizare a procedurilor de acces i prelucrare. Un SGBD prezint n general, urmtoarele module: 1. Gestionarul fiierelor, care se ocup cu afectarea spaiilor de memorare pe disc i structurile fizice de date care servesc la reprezentarea informaiilor pe suport. 2. Modulele Limbajului de Definire a Datelor - DDL (Data Definition Language) "traduc" (prin compilare sau interpretare) i execut instruciunile DDL, obinndu-se ansamblul de tabele ce reprezint, metadatele stocate n dicionarul de date. 3. Modulele DML (Data Manipulation Language) realizeaz conversia instruciunilor limbajului de manipulare a datelor (DML) inserate ntr-un program de aplicaie, n proceduri curente ale limbajului-gazd, interacionnd cu procesorul de consultare- n vederea producerii secvenelor de cod adecvate. 4. Gestionarul bazei de date (GBD) realizeaz interfaa dintre datele reinute n baza de date i comenzile de consultare sau actualizare a bazei de date folosite de utilizatori. Ajut la comunicarea dintre utilizatori i baza de date prin
3
Conform Petrov [ 7]
10
intermediul unei interfee, fcnd legtura datelor "fizice" din baz, cu aplicaiile-program de consultare i actualizare. 5. Procesorul de consultare "traduce" instruciunile limbajului de consultare n instruciuni elementare, "inteligibile" pentru gestionarul bazei. Mai mult, acesta optimizeaz consultarea, pentru a obine rezultatele ntr-un timp ct mai scurt. Aceste cinci module, interacioneaz cu o serie de componente fizice ale bazei de date i anume: Fiierele de date care reprezint suportul propriu-zis al bazei; Dicionarul de date ce nmagazineaz informaii relative la structura bazei, fiind solicitat n toate operaiunile de consultare i actualizare; Indeci, ntr-un numr suficient- pentru a crete viteza de acces la date. De remarcat c, o parte din funciunile SGBD sunt asigurate de sistemul de operare al calculatorului.
1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date

SGBD trebuie s ofere limbajele corespunztoare tuturor categoriilor de utilizatori. Dup proiectarea bazei de date i alegerea SGBD este foart important, construirea schemei interne i conceptuale a bazei de date. Cum n cele mai multe situaii, nu exist o separaie net ntre cele dou nivele, limbajul numit Data Definition Language (DDL) va fi utilizat de administratorul bazei de date i de proiectantul bazei de date, n definirea ambelor scheme. Compilatorul DDL proceseaz instruciunile, pentru a identifica descrierile referitoare la construcie i memoreaz aceasta n catalogul SGBD. DDL-ul este utilizat pentru specificarea schemei conceptuale n cadrul unui SGBD, cu o clar separaie ntre nivelul conceptual i cel intern. Ajut la: descrierea datelor, a metodelor de acces, asigurarea confidenialitii i integritii datelor, descrierea relaiilor dintre date i descrierea restriciilor. Se materializeaz ntr-un ansamblu de tabele memorate, n dicionarul de date. Un alt limbaj numit Storage Definition Language (SDL) este utilizat pentru specificarea schemei interne. Legtura ntre cele dou nivele de implementare este asigurat de unul din cele dou. n general, dac un exist specificare explicit, referirea la definirea bazei de date presupune utilizarea DDL-ului. Pentru o arhitectur pe trei nivele este necesar un al treilea nivel- numit View Definition Language (VDL) destinat utilizatorilor i legturii acestora cu nivelul conceptual. Multe sisteme de baze de date realizeaz aceast legtur printr-un DDL, ce accept i declaraii specifice nivelului extern. Instruciunile limbajului DDL pot fi nglobate ntr-un limbaj general de programare sau pot fi compilate separat. Odat schema compilat i baza de date populat cu date,
11
utilizatorul are o serie de faciliti pentru manipularea datelor. Operaiile tipice includ cutarea, inserarea, tergerea i modificarea datelor. Pentru aceasta, SGBD-ul dispune de Data Manipulation Language (DML). La rndul su, DML-ul poate fi mprit n dou componente: un DML de nivel nalt; un DML de nivel sczut. Seciunea DML de nivel nalt sau neprocedural este utilizat pentru specificarea operaiilor complexe cu baza de date, ntr-o form concis. n general, operaiile utiliznd aceast seciune sunt realizate fie ntr-o form interactiv de la terminal, fie prin utilizarea unui limbaj de programare universal. Seciunea DML de nivel sczut sau procedural este realizat utiliznd un limbaj de programare general. Cu aceast seciune se realizeaz operaiile tipice, cum sunt refacerea unei nregistrri individuale sau procesarea separat a nregistrrilor bazei de date. Datorit faptului c opereaz asupra nregistrrilor individuale, aceast prelucrare se mai numete i nregistrare cu nregistrare. O comand pentru DML-ul de nivel nalt, specific o cerere de acces la date, dar nu specific i modul n care se realizeaz aceast cerere. Din acest motiv acest limbaj se numete i limbaj declarativ. Comenzile DML-ului fie de nivel nalt, fie de nivel sczut sunt implementate ntr-un limbaj de programare general numit i limbaj gazd, iar DML-ul este numit limbaj de date. DML-ul de nivel nalt utilizat, ntr-o manier interactiv, formeaz ceea ce se numete a query language (un limbaj de interogare: SQL, MySQL, PL/SQL). Prin intermediul lui se realizeaz: ncrcarea bazei de date: adugri, tergeri de nregistrri; modificri de nregistrri; consultarea bazei de date sau extragerea datelor din baz.
1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date

Sistemele de Gestiune ale Bazelor de Date trebuie s ofere interfee corespunztoare tuturor categoriilor de utilizatori. Aceste interfee au ca stop, facilitarea legturii ntre utilizatori i sistemul de baze de date. Principalele tipuri de interfee oferite de SGBD sunt: Interfee bazate pe meniuri. Acestea ofer utilizatorilor o list de opiuni, numite meniuri care i ajut la formularea cererilor. Nu este necesar memorarea unor comenzi, deoarece o comand specific este format pas cu pas prin compunerea opiunilor indicate prin meniu. Interfee grafice. Aceste interfee afieaz utilizatorului o diagram. Utilizatorul poate formula cererea, prin manipularea acestei diagrame. n cele mai multe cazuri, interfeele grafice sunt combinate cu meniuri.
12
Interfee bazate pe forme. Aceste interfee sunt acelea prin intermediul crora, utilizatorul poate completa formele cu noile date pe care dorete s le insereze sau folosete aceste forme pentru a cere SGBD-ului s obin datele de interes. Interfee n limbaj natural. Aceste interfee accept cereri scrise n limba englez sau alte limbi de circulaie internaional. O interfa n limbaj natural conine, uzual, o schem proprie similar cu schema conceptual a bazelor de date. Interpretarea cererilor se face pe baza unui set standard de cuvinte cheie, ce sunt concepute pe baza schemei interne. Dac interpretarea se realizeaz cu succes, programul de interfa genereaz cererea de nivel nalt, corespunztoare cererii n limbaj natural, ce va fi transmis ctre SGBD. Interfee specializate aferente cererilor repetate. Aceste interfee sunt destinate unei anumite categorii de utilizatori care apeleaz la operaii de rutin, de exemplu utilizatorii care se ocup de operaiile dintr-o banc. Uzual, un mic set de comenzi prescurtate sunt implementate pentru a scurta timpul necesar introducerii comenzii sau chiar utilizarea de chei funcionale. Aceste interfee implementeaz, un limbaj numit i limbaj de comand. Interfee pentru administratorii bazelor de date. Acestea sunt utilizate n implementarea comenzilor privilegiate, ce sunt folosite de administratorii bazelor de date. Astfel de comenzi includ crearea de conturi, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intrrii ntrun anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, precum i o serie de faciliti legate de administrarea bazei de date, cum sunt: accesul la tabele i nregistrri, faciliti de acces la cmpuri ale tabelelor de date.
1.1.6. Exemple de SGBD-uri

SGBD-urile clasice au fost proiectate pentru a satisface cerinele unui anumit grup de aplicaii provenind, de obicei, din domeniul economic. Prelucrrile din aceste aplicaii sunt dominate de operaiile de tip: adugare, tergere, actualizare, operaii simple de regsire a unor nregistrri- care satisfac condiiile impuse. Limbajele de manipulare din cadrul acestor sisteme, au fost adaptate cerinelor clasei de aplicaii crora le erau destinate. LMD-urile nu permiteau exprimarea unor operaii cu caracter recursiv. Reducerea lor la operaii simple a fost necesar pentru a menine n linii acceptabile timpul de rspuns al SGBD-urilor. n ultima perioad au aprut aplicaii cu baze de date care, nu se mai ncadreaz n clasa aplicaiilor gestionate de SGBD-urile clasice. Ele se caracterizeaz prin necesitatea de a accesa i manipula volume mari de date (la fel ca cele clasice), dar i prin necesitatea de a efectua operaii mult mai complexe. Treptat s-a impus necesitatea utilizrii limbajelor de manipulare, cu putere de expresie mult mai apropiat sau chiar egal cu a limbajelor de programare convenionale. n acest sens s-au conturat dou alternative: abordarea orientat pe obiect; abordarea logic.
13
Abordarea orientat obiect se concretizeaz prin SGBD-uri orientate pe obiect. Aceste sisteme ncearc, s rezolve problemele prin transformarea unei pri din complexitatea prelucrrilor n structuri de date. Astfel de sisteme (SGBD-OO) sunt: Iris, Orion, GemStone, Q2, Ontos. Toate aceste SGBD-uri au o serie de caracteristici comune i anume: Posibilitatea de a manipula obiecte complexe. Se pot defini tipuri de date cu structuri complexe, fiind posibil imbricarea tipurilor de date, proprietate ce permite definirea unor ierarhii de tipuri ca derivate ale acestora. ncapsularea, definirea procedurilor care se aplic unor obiecte de un anumit tip, ele constituid singura posibilitate de a accesa i manipula datele, tipului respectiv. ncapsularea impune ca fiecare obiect s aib dou componente: o interfa i o component de implementare. Implementarea poate fi modificat, fr a afecta interfaa. Aceast proprietate, creaz independena programelor de aplicaii fa de modelul de implementare al obiectelor. Identitatea obiectelor, proprietate care se refer la faptul c se poate face distincie ntre dou obiecte identice, avnd aceleai proprieti i aceleai valori ale proprietilor. Cele dou obiecte nu se vor confunda, deoarece vor avea fiecare o identitate proprie, sistemul putnd s le trateze ca obiecte distincte. Abordarea logic este reprezentat prin Sistemele de Gestiune a Bazelor de Cunotiine (SGBC). Un SGBC poate s satisfac dou condiii: s furnizeze toate serviciile oferite de un SGBD clasic (acces eficient la volume mari de date, gestiunea tranzaciilor .a.m.d.) ; posed un limbaj declarativ a crui putere de expresie este apropiat sau egal, cu a limbajelor convenionale. n majoritatea sistemelor de acest tip s-a pornit de la adaptarea limbajelor logice de tip PROLOG, la cerinele impuse de exploatarea bazelor de date. Cercetrile referitoare la SGBC urmresc gsirea unui compromis, ntre cerinele impuse de un limbaj logic complet (PROLOG) i cerinele de manipulare a volumelor mari de date. n aceast direcie se nscriu limbajele din familia DATALOG. n momentul de fa, pe pia exist o ofert foarte mare de sisteme de gestiune a bazelor de date, de la sisteme care se pot folosi gratuit (fr licen sau cu licen public), pn la sisteme de nalt performan, a cror utilizare necesit cumprarea de licene. Microsoft SQL Server este sistemul de gestiune a bazelor de date relaionale multiutilizator dezvoltat de firma Microsoft, pentru sistemele de operare Windows. Au existat mai multe versiuni: SQLServer 2000; SQL Server 2003. n toate versiunile, acest sistem de baze de date suport standardul SQL2, cu implementarea performant a trsturilor avansate de stocare i prelucrare a datelor. Exist o interfa grafic pentru interaciunea cu utilizatorul, pentru folosirea tuturor opiunilor: de export/import date, de creare i manipulare a tabelelor, pentru popularea cu date a tabelelor, de creare a interogrilor, a procedurilor stocate etc.
14
Microsoft Access este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de date relaionale- pe platforme de calculatoare personale. Microsoft Access dispune de un sistem de control al bazei de date (database engine) i o interfa grafic pentru interaciunea cu utilizatorul. Aplicaiile de baze de date n Microsoft Access, se pot dezvolta cu mult uurin datorit generatoarelor de aplicaii (wizards) care permit proiectarea vizual a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfeele grafice i a rapoartelor (reports). Microsoft Access este folosit n special pentru aplicaii personale sau pentru mici afaceri. Licena acestuia se cumpr, odat cu cumprarea licenei produsului Microsoft Office. Sistemul Oracle este un sistem profesional de gestiune a bazelor de date multiutilizator foarte puternic, cu implementri pe toate platformele (Windows, Linux, Unix), care ofer att performane de execuie ridicate, ct i un grad mare de protecie i securitate a datelor. n toate versiunile, Oracle ofer implementarea complet a caracteristicilor modelului relaional, conform standardului SQL2, iar ultimele versiuni (Oracle8i, Oracle9i etc) sunt sisteme de gestiune obiect-relaionale distribuite, implementnd extensiile orientate obiect prevzut n standardul SQL3 i oferind posibilitatea de dezvoltare a bazelor de date distribuite.
1.2. Bazele de date relaionale

Un sistem de gestiune a bazelor de date relaionale (SGBDR) este un instrument esenial n numeroase medii, de la utilizrile mai tradiionale n contexte de afaceri, cercetare i nvmnt i pn la aplicaii mai recente, cum ar fi operarea motoarelor de cutare din internet. Informaiile din lumea ce ne nconjoar sunt structurate n diverse moduri. Adesea structura o impune utilizatorul, n ncercarea de a transforma informaiile n cunotine. Sistemul de structurare a datelor, care intervine cel mai frecvent, este tabelul.
1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale

Principiile modelului relaional i bazele de date relaionale au fost pentru prima dat prezentate de matematicianul Dr. E. F.Codd n iunie 1970, cnd a publicat un articol numit "Un model relaional de date pentru marile bnci de date". n acest articol, el a propus modelul relaional pentru sistemele de baze de date. Trebuie spus, c i pn atunci fuseser manipulate i prelucrate date economice, cataloage ale bibliotecilor, fiiere de
15
personal .a. ns ntr-un mod mai puin formalizat, neunitar. Era de fapt pe vremea cnd, portabilitatea aplicaiilor de pe un sistem de calcul pe altul era nc un vis, cnd majoritatea aplicaiilor care manevrau seturi mari de date se programau n limbaje precum COBOL, Fortran, PL/1, Algol. Mai existau, de asemenea, alte modele de organizare a datelor, cum ar fi modelul ierarhic de organizare a datelor (structura de fiiere pe disc sau structura arhivelor unei faculti). O baz de date relaional este structurat folosind un model de date logic (o reprezentare riguroas a semnificaiei datelor ntr-un anumit domeniu de interes) numit, de asemenea, model semantic de date- deoarece accentul modelului cade pe semnificaia datelor. Un model de date logice tipic reprezint entiti, atribute i relaii. Baza de date relaional este perceput de utilizatorii si ca o colecie de tabele bidimensionale, precum i o colecie de relaii ntre tabele. n cadrul modelului bazat pe reprezentarea datelor sub form de tabele sunt eseniale patru concepte: tabelele modeleaz entitile logice; coloanele tabelului (cmpurile) reprezint atributele entitilor; rndurile tabelului (tuplurile sau nregistrrile) reprezint instane de entiti; cmpurile din tabel de pe o anumit coloan i linie, reprezint datele propriu-zise. Relaiile ntre tabele sunt construite pe baz de legturi ale unor atribute ntre dou entiti. Exist trei tipuri de relaii ntre atribute: relaia unu la unu (one to one) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii) dintr-un tabel, un singur rnd dintr-al doilea- pe baza identificrii atributului comun (de exemplu codul numeric personal este un atribut ce identific n mod unic o anumit persoan, indiferent n cte tabele apare numele su); relaia unu la mai muli (one to many) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii) dintr-un tabel un tuplu sau mai multe dintr-al doilea (o aceeai adres poate avea mai muli locatari); i relaia mai muli la mai muli (many to many), de exemplu un cont de activ poate avea coresponden cu mai multe conturi de pasiv pe partea de debit, dar n acelai timp un cont de pasiv, poate avea mai multe corespondene pe partea de credit, cu mai multe conturi din activ. Modelul relaional al bazei de date imit procesele unei ramuri a algebrei, cunoscute sub numele de "Algebr relaional". Ideea central este de a identifica inclusiv tabeleleentiti cu relaiile ce se pot stabili ntre ele, n sens pur algebric (o relaie algebric este o submulime a unui produs cartezian). Acest model permite introducerea unor operatori care, acioneaz asupra relaiilor-tabele pentru a produce noi relaii-tabele. Modificarea datelor se realizeaz prin operaii relaionale, aplicate asupra tabelelor. Spre exemplu restricia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar
16
anumite linii, iar proiecia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar anumite coloane. Puterea unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale const n capacitatea de a extrage, n mod convenabil, date din tabele i de a combina informaiile din tabelele corelate pentru a genera rspunsuri la ntrebri, la care nu se poate rspunde numai pe baza tabelelor individuale.
1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale

O baz de date relaional apare ca o colecie de relaii (tabele), operatori relaionali pentru transformarea i combinarea relaiilor: selecia, proiecia, produsul, joinul, reuniunea, intersecia i diferena i o structur de indeci folosii pentru a extrage datele din tabele. Principalele caracteristici ale unei baze de date relaionale sunt: o baz de date relaional nu utilizeaz direct adresele fizice (pointeri); conexiunile sunt fcute numai pe baza indecilor ; exist o independen total a datelor; limbajul utilizat pentru interogarea bazei de date este non-procedural i similar limbii engleze; utilizatorul nu specific calea de acces i nu are nevoie s tie cum este aranjat, fizic, informaia; comenzile pentru selecia sau actualizarea datelor, ct i acelea pentru realizarea schimbrilor n baza de date sunt incluse ntr-un singur limbaj standardizat, cum ar fi SQL. Fiecare tabel (relaie) individual are urmtoarele proprieti: nu exist rnduri duplicate; nu exist nume de coloane identice (duplicate) ; ordinea rndurilor nu este important; ordinea coloanelor nu are importan; valorile (cmpurile) sunt atomice.
1.2.3. Operatorii relaionali

Operatorii relaionali (n cadrul bazelor de date relaionale) produc relaii-tabele noi, plecnd de la o relaie-tabel sau mai multe. Operatorii relaionali de baz sunt definii n tabelul urmtor:
17
Operatorul Relaional
Descrierea
Restricia
este o operaie care preia i afieaz datele din relaie (tabel). Este posibil s se afieze toate rndurile sau doar rndurile care ndeplinesc o anume condiie (sau mai multe condiii). Aceasta este de multe ori numit "submulime orizontal". este operaia care afieaz anumite coloane din relaie, fiind numit de aceea i "submulime vertical". este rezultatul obinut prin concatenarea coloanelor a dou tabele. este rezultatul obinut cnd rndurile a dou tabele sunt concatenate conform unor condiiilor specificate. afieaz toate rndurile care apar n una, n cealalt, sau n ambele relaii. afieaz toate rndurile care apar n ambele relaii. afieaz rndurile care apar numai n prima relaie fr s apar n cea de a doua.
Proiecia Produs Join Reuniunea Intersecia Diferena
1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date

Un index reprezint o cale rapid de localizare a nregistrrilor dintr-o tabel, prin gruparea tuturor nregistrrilor pentru un anumit atribut sau grup de atribute. Indexarea este utilizat n dou scopuri principale: accelrarea cutrilor n baza de date; asigurarea unicitii nregistrrilor. n cazul unei mulimi reprezentate printr-o colecie neordonat de elemente, timpul de cutare a unui element crete proporional cu numrul de elemente ale mulimii, deoarece n cazul cel mai ru, trebuie parcurse toate elementele mulimii pentru a gsi elementul dorit. Timpul de cutare a unui element poate fi micorat considerabil dac, elementele mulimii sunt ordonate. De exemplu: ntr-o carte gsim la sfrit termenii importani, aranjai n ordine alfabetic. La fiecare termen din aceast list este furnizat un numr de pagin n care apare i este explicat termenul. Utiliznd aceast list, se regsete imediat termenul cutat. Fr o astfel de list, neexistnd o ordine de ghidare a cutrii, singura alternativ este explorarea complet a ntregului material- pentru a gsi termenul dorit.
18
n general, operaiile de cutare, inserare i tergere a elementelor ntr-o mulime (tabel) se execut mai rapid dac elementele mulimii (nregistrrile) sunt reprezentate printr-o colecie ordonat. n tehnologia bazelor de date, ordonarea coleciilor de date se face prin indexarea datelor. Indexul unei tabele este o structur de date adiional memorat n baza de date care permite accesul rapid la nregistrrile tabelei- prin ordonarea acestora. De fapt, indexul poate fi gndit ca o tabel cu dou atribute: primul atribut conine valorile atributului tabelei din baza de date pentru care se creaz indexul, iar al doilea conine un pointer la locaia tuplurilor corespunztoare. Valorile sunt aranjate fie n ordine descendent a valorilor cheii de indexare, fie n ordine ascendent. Indecii se clasific dup tipul de cmp sau dup nivelul i modul de organizare a tabelei. O clasificare a acestora este urmtoarea: 1. Indexul primar este un index asociat unei tabele ordonate. Indexul primar este construit pe baza unui cmp cheie (de identificare a unei nregistrri), fiind un atribut (coloan) obligatoriu i unic asociat fiecrei relaii-tabele. 2. Indexul secundar este un index construit tot pe baza unui cmp cheie (de identificare a unei nregistrri), dar tabela nu este ordonat dup acesta. 3. Indexul de grup (cluster) este un index construit dup cmpuri ce nu sunt cmpuri cheie (criteriul de acces este diferit de cmpul cheie), iar tabela poate fi ordonat sau nu, relativ, la criteriul de acces. 4. Indexul multinivel (se mai numesc i indeci de blocuri) se aplic oricror tabele. Principiul de baz este de a construi niveluri de indexare pn cnd, structura adiional de date corespunztoare indexului de cel mai mare nivel, poate fi memorat ntr-un singur bloc.
1.2.5. Microsoft Access 2007

Access 2007 este un sistem de gestiune al bazelor de date (SGBD) din cadrul suitei Microsoft Office. Prin intermediul lui se permite stocarea i gestionarea cantitilor mari de date, organizate n baze de date. Programul Access include un numr mare de faciliti privind gestiunea bazelor de date. Datorit tehnologiei Rushmore, accesul la date este foarte rapid, fiind completat i de modul intuitiv de interogare grafic, prin exemple. Distribuia datelor este oferit de tehnologia OfficeLines, care interconecteaz toi membrii familiei de programe Microsoft Office (editorul de texte Word, programul de calcul tabelar Excel, programul de prezentare PowerPoint, programul de gestiune a bazelor de date Access, programul de planificare i administrare a datelor personale Outlook, programul OneNote de gestiune a diferitelor tipuri de date cum ar fi: texte, grafic, scriere de mn preluat prin PC-uri tablet, date scanate, secvene audio, secvene vidio, alte fiiere de date din pachetul Office 2007). Programul Access este de dimensiune foarte mare, datorit diversitii
19
funciilor pe care le poate gestiona. Toate componentele unei baze de date (tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual basic) sunt memorate ntr-un fiier cu extensia .accdb. Programul Access permite utilizatorului s defineasc, ntr-o manier elegant i uoar, numai cu ajutorul mouse-ului, diferite relaii ntre tabele. Necesarul de memorie extins este de minim 12 megaoctei. Obiectele bazei de date Access 2007 sunt: tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.
20
Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date
GESTIUNEA BAZELOR DE DATE
2.1. ntroducere
Exist cteva teme fundamentale care se vor folosi frecvent n Access 2007. n acest capitol, se vor face referiri la operaiile fundamentale ale programului Access 2007 legate de introducerea datelor, nlocuirea, copierea, selectarea, editarea datelor; precum i la nsuirile speciale care faciliteaz corectarea rapid a datelor, cum ar fi AutoCorrect. Se va vedea cum se obine repede ajutorul necesar cnd se utilizeaz Access 2007, de exemplu, se pot explora teme pentru folosirea noului Office Assistant, care furnizeaz ajutorul detaliat cnd se completeaz o anumit tem.
2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor

Fereastra bazei de date este centrul de control ce conine toate tabelele, interogrile, formularele, rapoartele, macrourile i modulele. Spre deosebire de celelalte aplicaii cu bazele de date, toate obiectele (tabele, rapoarte, formulare etc) sunt ntr-un dosar i nu, ca dosare separate pe un disc rigid. Etape de lucru: 1. Pentru a afia o fereastr a bazei de date, n timp ce o alt fereastr este expus, se apas tasta F11 (Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date). 2. Pentru a vedea obiectele create n cadrul unui grup, se va apsa butonul sgeat dubl cu vrful n jos i sunt expuse obiectele, iar cnd sgeata i schimb poziia, se va prezenta cu vrful n sus. 3. Pentru a deschide un obiect (tabel, interogare, formular, raport, macrou sau modul) se va da un dublu click pe numele obiectului, din fereastra bazei de date.
21
Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date
2.3. Introducerea datelor (Enter)

Introducerea datelor n foaia de lucru sau formular este similar cu introducerea datelor n foile de lucru din Excel i Word. Etape de lucru: 1. Se deschide foaia de lucru sau formularul i se merge la articolul dorit. Dac se vrea un articol nou, se va executa un click pe butonul New Record din meniul contextual, dup ce n prealabil a fost selectat antetul de rnd (Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la nivel de rnd).
Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la nivel de rnd
22
2. Se tasteaz nregistrarea. Dac nregistrarea este un obiect OLE, se afieaz datele dintr-o alt surs sau se apas Insert Object i se alege tipul obiectului i obiectul propriu-zis din casetele de dialog. Dac nregistrarea este un obiect de cutare, se alege sgeata cu vrful n jos. Dac nregistrarea este o superlegtur, se va folosi butonul Insert Hyperlink din banda de instrumente. 3. Se va tasta butonul Tab, pentru a se trece la urmtorul cmp. Se repet pasul 2, tastnd Tab pentru fiecare cmp. Dac se dorete s se treac la cmpul anterior, se aps Shift+Tab. Cnd se ajunge la ultimul cmp al registrului, tasta Tab trimite cursorul, la primul cmp al urmtoarei nregistrri.
2.4. Corectarea Greelilor (Undo)

Se poate folosi butonul ndeprta cea mai recent schimbare. de pe banda de instrumente pentru a se
Etape de lucru: 1. Pentru a ndeprta redactrile dintr-un registru care a fost salvat, se efectueaz un click pe butonul Undo Delete, din banda de instrumente. 2. Dac s-a nceput redactarea unui alt registru sau folosirea unui filtru, comanda Undo nu va mai fi disponibil pentru utilizator.
2.5. Copierea datelor (Copy)

Access poate tia, copia i afia datele din foaia de lucru (datasheet) sau formular n Windows Clipboard. La un moment dat poate fi manipulat doar o selecie, dar o selecie poate s includ una sau mai multe date. Sunt acceptate toate tipurile de date. Cnd se copiaz o selecie, iar selecia este duplicat n Clipboard, datele originale rmn intacte. Not: Dac nu se poate folosi banda de instrumente, din anumite motive (de exemplu utilizatorul este ntr-o caset de dialog), se apas Ctrl+C pentru copiere i Ctrl+V pentru afiare (depunere). Etape de lucru: 1. Se selecteaz datele care se doresc a fi copiate. 2. Se d click pe butonul Copy din panglica de instrumente sau din meniul contextual ( ). 3. Se merge la locul unde se dorete s apar datele i se d click pe butonul Paste din panglica de instrumente sau din meniul contextual ( ). 23
Sfat: Dac se vrea copierea valorii unei nregistrri din acelai cmp n articolul urmtor, se aps Ctrl+ (apostrof). Utilizatorul se poate afla n Form sau Datasheet View. Not: Cnd se lucreaz la un formular, setrile lui Tab Order vor determina ordinea cmpurilor ctre care se mut cursorul atunci cnd se tasteaz Tab sau Enter. Tab Order poate s nu aib aceeai ordine cu a cmpurilor care apar n formular.
2.6. Gsirea datelor (Find)

Exist mai multe modaliti de a localiza datele n Microsoft Access. Dac se dorete ca localizarea datelor s se fac n grupuri de registre, atunci ar trebui s se aplice un filtru sau o interogare a grupului de date. Pentru localizarea unei valori particulare, se poate folosi caseta de dialog Find. Etape de lucru: 1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular i se va poziiona punctul de inserare pe cmpul n care se dorete a se efectua cutarea. 2. Se d un click pe butonul Find din panglica de instrumente Home sau combinaia de taste Ctrl+F. 3. Se introduce irul sau valoarea cutat n csua text Find What din fereastra Find and Replace. Dac se dorete s se introduc doar o poriune din ir, se va folosi asterisc pentru a nlocui caracterele cutate, cum ar fi, de exemplu, Tim* pentru nregistrrile care ncep cu Tim sau *oa* pentru combinaia de caractere oa ntlnite oriunde n cmpul de cutare. 4. Se acioneaz butonul Find Next pentru a merge la urmtoarea nregistrare. Se alege butonul Cancel, cnd se dorete s se termine cutarea (Figura nr.2.3. Fereastra Find and Replace pentru cutri de date).
Figura nr. 2.3. Fereastra Find and Replace pentru cutri de date 24
Not: Cnd este deschis caseta de dialog Find se pot selecta opiunile de cutare a direciei, chiar dac se dorete s se execute cutarea dup o poriune din text sau dup ntregul cmp, pe msur ce sunt introduse datele n cmp, precum i cutarea n toate registrele sau numai n cel curent.
2.7. Inlocuirea datelor (Replace)

Comanda Replace se poate folosi pentru gsirea sau nlocuirea tuturor sau doar a ctorva realizri ale unei valori particulare, pentru ntregul cmp sau pe o poriune a acestuia. n acest scop se poate folosi modul de vizualizare Datasheet sau Form View. Se poate utiliza, de asemenea, o interogare pentru a nlocui ntregul cmp cu valori alternative. n caseta de dialog Replace a ferestrei Find and Replace se specific valoarea sau irul care va nlocui nregistrarea gsit. Se poate folosi butonul Replace All pentru, a realiza aceeai nlocuire pentru toate nregistrrile sau se pot nlocui valori n acelai timp folosind butonul Find Next i n continuare butonul Replace.
Figur nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a datelor Not: Pentru a se gsi i nlocui valorile nule (Nulls) sau irurile nule (Zero Lenght Strings) se recomand introducerea manual a valorilor nlocuitoare direct n registru, n loc s se foloseasc caseta de dialog Replace. Etape de lucru: 1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View i se d un click pe cmpul de lucru. 2. Se alege Replace din panglica Home sau combinaia de taste Ctrl+H pentru a deschide fereastra Find and Replace.
25
Figura nr. 2.5. Grupul de butoane pentru cutri, nlocuiri, selecii a valorilor unor cmpuri 3. Se introduce valoarea de nlocuit n csua text Find What i valoarea de nlocuire n csua text Replace With (Figura nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a datelor). 4. Se alege butonul Find Next- urmat de butonul Replace pentru nlocuirea urmtorului eveniment. 5. Pentru a nlocui toate nregistrrile, se alege butonul Replace All. 6. Se alege butonul Close, cnd s-a terminat.
2.8. Selectarea datelor (Select)

Cmpurile din foaia de lucru se pot selecta n mai multe feluri: folosind mouse-ul, tastatura sau butoanele din panglica de instrumente Home, grupul Find. Etape de lucru: 1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View. 2. Se d un click i se trage cursorul mouse-ului pe datele care intereseaz sau se d un click n interiorul cmpului i se aps tasta F2 pentru a selecta valoarea ntregului cmp. n tabelul urmtor sunt prezentate tehnici de selecie adiionale (Tabelul 2.1. Tehnici de selecie a datelor din foaia de lucru). 3. Pentru a selecta cmpul de date se d un click pe un cap de coloan sau un click pe selectorul rndului- pentru a selecta toate datele dintr-un articol (rnd). Se poate extinde o selecie apsnd tasta Shift i dnd click la sfritul noii selecii. 4. Se d un click pe selectorul All Records, pe partea stng a celui mai din stnga cap de coloan, pentru a selecta toate datele din foaia de lucru sau se fixeaz cursorul n interiorul foii de lucru i se execut un click pe butonul Select All (Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel).
Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel 26

Tabelul nr. 2.1. Tehnici de selecie a datelor din foaia de lucru Pentru a selecta: Se procedeaz astfel: -cmpul de date - se d un click i se trage cursorul mouse-ului asupra datelor care se doresc a fi selectate, apoi se elibereaz butonul mouse-ului -pentru a extinde - se ine apsat tasta Shift i se d click la sfritul noii selecia unui cmp selecii -un cmp ntreg - se mut cursorul la marginea stng a cmpului. Cnd apare cursorul n form de + se d un click n acel loc -un cmp ntreg - cu punctul de inserare n interiorul cmpului, se aps tasta F2 -cmpurile adiacente - se trage marginea stng a cmpului curent pentru a extinde irul seleciei -cmpurile adiacente - avnd cmpul selectat, se ine apsat tasta Shift i se aps tasta cu sgeata necesar (spre stnga sau spre dreapta) -o coloan - se d click pe capul de coloan. -coloana curent - se aps Ctrl+bara de spaiu -coloanele adiacente - se d un click pe capul de coloan, se apas tasta Shift i apoi se trage cursorul mouse-ului peste cmpurile de coloan adiionale pentru a extinde irul seleciei -un articol - se d un click pe selectorul articolului, pe partea stng a rndului -mai multe articole - se d un click pe selectorul rndului, apoi se trage n jos cursorul mouse-ului peste selectoarele articolelor adiionale -mai multe articole - se aps tastele Shift+bara de spaiu i apoi Shift+ sgeat n sus sau Shift+sgeat n jos -toate articolele - se alege Select All sau se d un click pe selectorul All Records n partea din stnga a celui mai din stnga cap de tabel
2.9. Sortarea datelor (Sort)

Se pot sorta tabelele dup valorile dintr-un cmp sau dup valorile din dou sau mai multe cmpuri. Dac se folosesc mai multe variante de cmpuri, tipul cheii primare este ntotdeauna ales n ntregime. Sortrile pot fi att ascendente ct i descendente i pot fi
27
oricnd executate. Cnd se utilizeaz butoanele de sortare este creat un filtru temporar. Pentru un control mai atent asupra sortrilor, se poate folosi unul dintre procedeele de filtrare posibile sau utilizatorul i poate crea propria interogare. Etape de lucru: 1. Se d un click pe butonul Sort Ascending (sortare ascendent) sau pe
Sort Descending (sortare descendent) din banda de instrumente a butonul grupului Sort&Filter pentru a realiza sortarea dup cmpul curent sau dup un grup de cmpuri selectate (coloane) (Fig nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sortrii). 2. Pentru a schimba ordinea sortrii, se execut un click n antetul de coloan i se trage primul cmp sortat (coloana respectiv) spre stnga sau se selecteaz mai multe coloane i se d apoi click pe unul din butoanele de sortare. Cea mai din stnga coloan selectat i sortat, trebuie s fie cheia primar. 3. n vederea aducerii documentelor la forma lor iniial se alege Sorts- operaie prin care se va nltura sortarea. Clear All
Figura nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sortrii
2.10. Filtrarea datelor (Filter)

Una din tehnicile utilizate pentru a gestiona bazele de dat, include filtrarea nregistrrilor dup anumite criterii. Un filtru poate fi salvat ca interogare. Tabelul filtrat poate fi afiat n Datasheet. Filtru se va utiliza pentru a se vedea doar nregistrrile dorite, n funcie de o anumit valoare dintr-un cmp sau de mai multe valori din mai multe cmpuri. Etape de lucru: Se afieaz tabelul n modul de lucru Datasheet. Se selecteaz coloana pentru filtrarea datelor executnd un click pe butonul cu sgeat n jos- din antetul coloanei, avnd ca efect afiarea casetei pentru filtrare. Se selecteaz casetele de validare corespunztoare nregistrrilor, pentru a fi incluse n tabel. La acionarea butonului OK, tabelul se prezint filtrat conform seleciilor. n antetul coloanei filtrate apare simbolul de filtru (Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor).
1. 2. 3. 4.
28
5. n bara de stare apare scris Filtered ( filtrat
) indicnd faptul c tabelul este
Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor Se poate realiza filtrarea folosind poriunile filtrului rapid pentru valorile de cmp care stau la baza filtrului n modul de afiare Datasheet (Noutate n versiunea 2007) sau selectnd din meniul Home, grupul de instrumente Sort & Filter, opiunea Filter.
Figura nr. 2.9. Transformarea filtrului n interogare Dac din grupul Sort & Filter se alege opiunea Advanced, apoi Advanced Filter/Sort filtrul realizat se transform n interogare (Figura nr.2.9. Transformarea filtrului n interogare). Utilizarea funciei Filter by Form permite crearea de filtre complexe cu valori din mai multe cmpuri. Executnd un click pe butonul Toggle Filter (Apply Filter) se elimin rapid filtrul din tabel. Opiunea Clear All Filters este utilizat pentru a elimina filtrele create anterior.
29
2.11. Editarea datelor (Edit)

Access ofer cteva metode diferite pentru editarea datelor: un cmp, mai multe cmpuri n acelai timp, un registru, mai multe registre n acelai timp. Cea mai simpl metod de editare a datelor este editarea lor ntr-un cmp al foii de lucru Datasheet sau ntr-un formular n Form View. Etape de lucru: 1. Se va deschide o foaie de lucru n Datasheet View sau un formular n Form View. 2. Se poziioneaz punctul de inserare pe cmpul ce se dorete a fi modificat sau se selecteaz poriunea de text care se dorete a fi nlocuit. 3. Se introduce noul text sau textul nlocuitor. Sfat: Unele tipuri de cmpuri vor expune nc un pointer cnd se mic cursorul spre cea mai din stnga parte a cmpului. Dac se d un click pe acel punct, se va selecta ntregul cmp. Cnd un registru este curent, se va vedea un triunghi n sectorul lui (ntr-o foaie de lucru) sau o pictogram n form de creion, cnd se redacteaz registrul. Cnd se introduc sau se editeaz datele, n cazul mai multor utilizatori, Access ar putea bloca registrul care a fost redactat de un alt utilizator. Ceilali utilizatori pot vedea datele, dar nu le pot edita. Un registru blocat expune un cerc i un slash (simbolul lactului) n sectorul registrului. Un registru blocat, nu poate fi editat pn cnd blocajul va fi eliberat. Blocajele sunt eliberate atunci cnd datele sunt salvate sau cnd utilizatorul mut acel registru.
2.12. Limea coloanelor

Se pot lrgi coloanele atunci cnd nu se vede ntregul lor coninut. Sfat: Dac nu se dorete schimbarea limii coloanelor se va tasta Shift+F2 avnd ca efect introducerea unei casete de dialog pentru a vedea mai multe linii dintr-o nregistrare. Etape de lucru: 1. In modul Datasheet View a unui tabel sau interogri, ori n Form View pentru formular, se va fixa cursorul mouse-ului ntre dou capete de coloan pn se transform ntr-o sgeat cu dou vrfuri.
30
2. Se trage n dreapta sau stnga pentru a modifica limea coloanei. Pentru a face coloana att de lat ct limea nregistrrii, se va executa un dublu-click pe ea. 3. Se vor modifica dimensiunile coloanei dac din meniul contextual se selecteaz , dup ce n prealabil a fost selectat antetul comanda de coloan, care deschide csua de dialog Column Width, n interiorul creia se introduc noile dimensiuni ale coloanei (Figura nr. 2.10. Limea coloanei).. 4. Opiunea Best Fit readuce coloana la dimensiunea iniial (cea mai mic posibil n funcie de datele introduse). 5. Opiunea Standard Width fixeaz dimensiunea standard pentru coloan de 11,5583 inch.
Figura nr. 2.10. Limea coloanei Not: Cteodat coloana este mai lat dect ecranul i nu se va putea vedea marginea capului de tabel pentru a micora limea coloanei. In acest caz, se vor modifica dimensiunile coloanei (Column Width).
2.13. Navigarea prin foaia de lucru

Navigarea prin foaia de lucru folosete tehnici care sunt similare, cu cele ale parcurgerii celor mai multe foi de nregistrare. Utilizatorul se poate plimba printre coloane (cmpuri) i rnduri (nregistrri). Dac vrea s gseasc anumite date, poate folosi butonul Find. Etape de lucru: 1. Se va da dublu-click pe numele tabelului din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, pentru a-i deschide foaia de lucru. 2. Se apas tasta Tab pentru a muta cursorul spre dreapta, Shift+Tab pentru al muta spre stnga sau se folosesc tastele cu sgei, pentru al muta n orice direcie. Cnd se execut mutarea dincolo de cel mai ndeprtat cmp din dreapta, atunci se va trece la urmtorul rnd, iar cnd se mut naintea primului cmp se execut trecerea la nregistrarea anterioar. n urmtorul tabel Parcurgerea foii de lucru se prezint informaii adiionale referitoare la deplasarea ntr-o foaie de lucru:
31
Tabelul nr. 2.2. Parcurgerea foii de lucru
Deplasarea
- pentru a muta un cmp spre dreapta - pentru a muta un cmp spre stnga - pentru a trece la registrul urmtor
Se execut urtoarele:
- se apas tab - se apas shift+tab - se apas Tab n ultimul cmp al articolului curent - pentru a merge n cel mai din dreapta -se d Shift+Tab n cel mai din stnga cmp al cmp din articolul anterior registrului curent - pentru a merge la primul registru - se d click pe butonul First Record - pentru a merge la registrul anterior - se d click pe Previous Record - pentru a merge la registrul urmtor - se d click pe Next Record - pentru a merge la ultimul registru - se d click pe Last Record - pentru a merge la primul registru gol - se d click pe butonul New Record din bara de instrumente - pentru a merge la o anume - se d dublu-click pe csua text Record nregistrare Number, se introduce numrul pentru registru i se apas tasta Enter Se mai poate de asemenea, naviga, introducnd punctul de inserare n orice articol sau cmp i executnd cte un click n acea poziie sau utiliznd tastele de navigare.
2.14. Navigarea n casetele de dialog

Este aceeai pentru orice aplicaie. Se poate folosi tastatura sau mouse-ul pentru a se face selecii. Ori de cte ori este deschis o caset de dialog, utilizatorul trebuie s rspund la ntrebri sau cel puin s aleag Cancel sau Close nainte s execute alte operaii. Etape de lucru: 1. In multe casete de dialog (cum ar fi Save As) cnd este introdus un text, textul din csua text este deja selectat. Utilizatorul doar introduce textul pentru a-l nlocui pe cel existent. Nu este necesar s se dea un click n csua text, nainte de introducerea textului. 2. Pentru a muta cursorul n diferite pri ale casetei de dialog se va apsa tasta Tab pentru deplasare nainte i Shift+Tab pentru a merge napoi. Dac pentru a se ajunge la o anumit opiune, trebuie s se apese de mai multe ori pe Tab, atunci se va putea da direct un click pe acea opiune. 3. Pentru a le activa sau dezactiva se va da un click pe csuele de verificare sau de opiune.
32
4. Cnd se execut selecii, cu ajutorul mouse-ului, se accept toate seleciile dac se apas butonul OK, echivalentele sale sau tasta Enter. Sfat: Se va putea alege orice opiune cu o liter subliniat n caseta de dialog, apsnd combinaia de taste Alt+ litera subliniat. De exemplu, pentru a selecta butonul Next ( ), se va tasta Alt+N.
2.15. Help: Access Help

Microsoft Access conine cteva modaliti diferite de ajutor, cu diferite cantiti de informaii. Utilizatorul va avea acces la diferite metode de ajutor folosind sau utiliznd butonul Help din dreapta ferestrei barei de instrumente.
Etape de lucru: 1. Se apas tasta F1, Access deschide fereastra Access Help (Figura 2.11. Fereastra Access Help) sau expune ajutorul legat de subiect, l asociaz cu poziia sau condiia utilizatorului n program. Dac Access merge direct spre subiect, dup ce s-a terminat de citit ajutorul dat, se sare la pasul 4.
Figura nr. 2.11. Fereastra Access Help 2. Dup deschiderea ferestrei Help, se va tasta o ntrebare apoi Enter. 3. Helpul afieaz o list de opiuni posibile. Se va selecta unul din subiectele expuse i se deschide o nou fereastr n care se prezint detaliat ajutorul solicitat (Figura nr 2.12. Ajutor prin ntrebri).
33
4. Cnd s-a terminat de lucrat cu fereastra de ajutor, se va da un click pe butonul Close (X). Pentru nchiderea ferestrei Access Help, se va da click pe butonul lui de nchidere- Close.
Figura nr 2.12. Ajutor prin ntrebri
34
Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor
GESTIUNEA TABELELOR
Fiecare tabel, interogare, formular sau raport este un obiect database ce poate fi copiat, redenumit, cruia i se pot crea descrieri i seta proprieti. Se pot crea obiecte database, importndu-le dintr-o alt baz de date Access. Se pot crea tabele n Access importndu-le sau legndu-le de o alt surs de date. Se pot importa i exporta fiiere. n Access, mai nti, se creaz baza de date goal, fr nici un obiect n ea. Urmeaz introducerea tabelelor cu sau fr date, crearea legturilor dintre tabele, crearea interogrilor, a formularelor, crarea rapoartelor i apoi cuplarea tuturor acestor obiecte ntro singur aplicaie.
3.1. Crearea bazei de date

Etape de lucru: 1. Se execut un click pe Office Button; 2. Din lista cu opiunile de meniu, se fixeaz cursorul pe New (Ctrl + N) i se execut un click; 3. Se selecteaz Featuring; 4. In fereastra Getting Started with Microsoft Office Access se execut click pe Blank Database (solicitm crearea unei baze de date goale); 5. Se acioneaz Browse for a location to put your database (pentru a stabili locaia de salvare a bazei de date). Implicit este My Documents; 6. n caseta de editare File Name programul stabilete numele bazei de date ce urmeaz a fi create ca DatabaseN.accdb. Acest nume poate fi schimbat pentru N = 1, 2,N, sau un alt nume (de exemplu:Vnzri.accdb). Dup ce s-a stabilit numele bazei de date se acioneaz butonul Create, avnd ca efect crearea bazei de date cu numele atribuit anterior. Se intr apoi, n etapa urmtoare de creare a tabelelor de lucru.
35
3.2. Crearea tabelelor

n access 2007 exist patru (4) variante posibile de creare a tabelelor i anume: 1. prin introducerea datelor; 2. utiliznd liste SharePoint; 3. n modul de lucru Design; 4. utiliznd abloane.
3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor

Etape de lucru: 1. Se execut un click pe eticheta Create din panoul de navigare; 2. Se execut un click pe butonul Table (cel mai din stnga n fereastra de instrumente); 3. Se introduc datele n fereastra de lucru. Sistemul afieaz Table1 ca etichet a primului tabel. Primul cmp este implicit pus ca ID. Se salveaz introducerea datelor, ncepnd cu cel de-al doilea cmp prin Add New Field. Se tasteaz valorile (numere, texte, data calendaristic, yes, no). Se trece la cmpul urmtor acionnd tasta Tab. Primul cmp n care s-au introdus date va avea numele Field1, al doilea Field2 .a.m.d. ; 4. Pentru a schimba un nume de camp, se selecteaz numele cmpului respectiv sau se execut un click dreapta i se alege comanda Rename Column, apoi se apas tasta Enter; 5. Cnd s-a terminat de realizat structura tabelului, se execut un click pe butonul Save din meniul contextual cu acces rapid. In acest scop, se execut un click dreapta pe eticheta tabelului pentru a deschide meniul contextual cu acces rapid, iar de aici se selecteaz butonul Save. Butoanele puse la dispoziie n aceast bar sunt: Save, Close, Close All, Design View i Datasheet View (Figura nr 3.1. Comenzile meniului contextual la crearea tabelelor);
Figura nr 3.1. Comenzile meniului contextual la crearea tabelelor
36
6. Dup acionarea butonului Save se va deschide caseta Save As, dndu-se posibilitatea schimbrii numelui de tabel (de exemplu: din Table1 n Produse) dac se dorete (Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei);
Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei 7. Se acioneaz butonul de comand OK i tabelul creat va fi salvat cu noul nume sau vechiul dac, acesta nu a fost schimbat; Observaii: Dup salvarea tabelului, meniul cu acces rapid va avea ataate n plus nc dou butoane PivotTable View i PivotChart View (Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup salvarea tabelei) Cele dou comenzi adugate dup salvarea tabelului Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup salvarea tabelei 8. nchiderea tabelului se realizeaz prin butonul Close din fereastra tabelului (colul dreapta sus). Observaii: Tipul datelor pe coloane le stabilete sistemul n funcie de datele introduse n acele coloane. Se pot modifica acionnd comanda Data Type din panglica Table Tools. Variantele de tipuri puse la dispozitie sunt: Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Attachment, Lookup Wizard.
Figura nr 3.2A. Selectarea tipului de date pentru modificare
Dup realizarea a cel puin dou tabele, se poate crea relaia dintre ele, alegnd din panglica de instrumente Table Tools, eticheta Data Sheet i apoi din grupul de instrumente
37
Relationships butonul cu acelai nume (Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili realia dintre dou tabele).
Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili realia dintre dou tabele Observaii: Pentru a selecta o coloan sau o linie se execut click pe eticheta de coloan sau linie. Pentru a redimensiona o coloan sau o linie se trage cu mouse-ul bordura dintre ele sau se execut un click pe eticheta Home i apoi un click pe butonul More, obinndu-se acces la comenzile de redimensionare a liniilor i coloanelor. Acestea sunt: Row Height pentru redimensionarea rndurilor; Column Width pentru redimensionarea coloanelor; Freeze pentru mutarea coloanei selectate n prima poziie a tabelului; Unfreeze pentru scoaterea din fixare; Hide Columns pentru ascunderea coloanei selectate; Unhide Columns pentru scoaterea din ascundere; Subdatasheet realizeaz legtura de subordonare cu un alt tabel sau interogare.
Meniul contextual pentru coloane
Meniul contextual pentru linii
Figura nr 3.3. Comenzi de redimensionare a liniilor i coloanelor Observaie: Aceleai comenzi se pot selecta i cu ajutorul meniului contextual
38
3.2.2. Crearea tabelelor utiliznd abloane

Etape de lucru: 1. Se execut cte un click de mouse astfel: Office Button xNew xFeaturing xBlank Database; 2. Se selecteaz Browse; 3. Se activeaz eticheta Create, avnd ca efect afiarea butoanelor pentru crearea tabelelor; 4. Se execut un click pe butonul Table Templates- care deschide lista abloanelor; 5. Se execut un click pe unul dintre acele abloane (Contents, Tasks, Issues, Eventes, Assets). Se va afia un tabel nou, cu structura tabelului selectat; 6. Pentru a schimba un nume de camp, se execut un dublu click pe numele respectiv i se introduce noul nume apoi se apas tasta Enter: 7. Pentru a elimina coloane, se execut click dreapta pe eticheta de coloan i se alege Delete Column; 8. Se introduc datele n noul tabel creat; 9. Se salveaz, executnd un click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces rapid; 10. Se nchide, prin butonul Close din fereastra tabelului. Not: Pentru a insera o subfoaie n tabel (un subtabel) se procedeaz astfel: n modul de afiare Datasheet (se acioneaz din Table Tools), se execut click pe eticheta Home i apoi pe butonul More. Se selecteaz opiunea Subdatashee. Din fereastra Insert Subdatasheet se execut click pe eticheta Tables i apoi click pe unul din tabelele prezentate n aceast fereastr. n caseta Link Child Fields se precizeaz cheia extins (aferent tabelului copil), iar n caseta Link Master Fields se precizeaz cheia primar din tabela printe, dup care se iese acionnd butonul OK. Dac cele dou tabele, ce au intrat n relaie, au avut date introduse n tabela printe, n dreptul nregistrrilor se afieaz semnul plus (+). Executnd un click pe acest semn, se afieaz subfoaia de date. Plusul se transform n minus (-). Ascunderea subfoii de date se realizeaz executnd un click pe semnul minus (-).
3.2.3. Crearea unui tabel utiliznd liste Share Point

Etape de lucru: 1. Se execut cte un click de mouse astfel: Office New Create eticheta Create din banda cu butoane Share Point List;
39
2. Se execut un click pe eticheta Create; 3. Se execut un click pe butonul SharePoint List care deschide o fereastr cu abloanele de liste SharePoint. Acestea sunt: Contacts, Tusks, Issues, Events, Custom, Existing Share Point List; 4. Se execut un click pe una din liste, avnd ca afect deschiderea unei casete de dialog; 5. Se introduce o adres de site SharePoint sau se selecteaz una existent; 6. Se introduce un nume i o descriere; 7. Pentru a deschide lista, se selecteaz caseta de validare a opiunii Open the list when finished; 8. Dac au fost introduse corect toate comenzile, se lanseaz crearea listei i se acioneaz butonul OK.
3.2.4. Crearea unui tabel n modul Design View

Etape de lucru: 1. Se execut un click pe eticheta Create, apoi pe butonul Table Design. Efectul este afiarea unei ferestre de lucru mparit n dou. n partea superioar are trei coloane Field Name, Data Type i Description. n partea inferioar se vor gsi proprietile cmpurilor (Field Properties) pe dou coloane: General i Lookup; 2. Se execut click ntr-o celul Field Name i se introduce numele cmpului. Se acioneaz tasta Enter, iar cursorul se mut n coloana Data Type; 3. n dreptul cmpului tastat la Field, n coloana Data Type se selecteaz tipul datelor acceptate de acel cmp. Implicit este text. Se deschide lista tipurilor de cmp, acionnd butonul sgeat i se alege unul din tipurile prezentate; 4. Se execut click ntr-o celul Description i se introduce o descriere pentru cmp. Dac se afl n faza de modificare a proprietilor, apare butonul Property Update Options (opiuni de actualizare a proprietilor), apoi se va selecta o opiune; 5. Pentru a insera un cmp ntre altele dou existente, se execut click pe ablonul linei aflate imediat sub locul n care se dorete inserarea cmpului nou i apoi se execut un click pe butonul Insert Rows din panglica cu instrumente; 6. Pentru a terge un cmp, se execut un click pe ablonul de linie al cmpului care va fi eliminat i apoi un click pe butonul Delete Rows din panglica de instrumente; 7. n partea de jos a ferestrei, pentru fiecare tip de date a cmpurilor sunt prezentate proprietile acceptate. La unele se poate interveni i modifica; 8. Se salveaz designul creat pentru tabel, prin click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces rapid. Cu aceast operaie, se solicit un nou nume pentru tabelul creat. Cnd s-a terminat, se nchide tabelul acionnd comanda Close (n dreapta sus a tabelei).
40
Partea superioar
Partea inferioar
Figura nr 3.4. Macheta de creare a tabelelor n Design
3.3. Tipuri de cmpuri (Data Type)

Tipurile de cmpuri acceptate de programul Access sunt: 1. Text Acestea sunt texte sau combinaii de texte i numere. Dimensiunea implicit este de 255 de caractere. Este tipul implicit de date. Poate lua valori ntre 1-255 caractere. 2. Memo Aceste date sunt texte de dimensiuni mari cum ar fi descrieri sau note explicative. Pentru fiecare articol al tabelului pot fi aproximativ 16 pagini de text scris la un rnd. Ocup pn la 64.000 de octei n memoria calculatorului. 3. Number Datele de tip number sunt date numerice utilizate n calcule matematice, care nu sunt valori calendaristice sau monetare. Tipul Long Integer este cel implicit. Subtipul de date este stabilit prin intermediul proprietii Field Size. Valorile posibile sunt: Byte - numere ntregi pozitive cu valori n intervalul [0, 255]; Integer - numere ntregi n intervalul [-32.768, 32.767] i ocup 2 octei n memorie; Long Integer - numere ntregi n intervalul [-2.147.483.648, 2.147.483.647]; Single = numere cu zecimale in intervalul [-3.402.823*1038, -1.401.298*10-45] i [1.401 298*10-45, 3 402 823*1038] i ocup 4 octei; Double = numere cu zecimale n intervalele [-179.769.313.486.231*10308, 494.065.645.841.247*10-324] i [494.065.645.841.247*10-324 , 179.769.313.486.231*10308] i ocup 8 octei;
41
Replication ID = identificator de multiplicare - ocup 16 bytes n memoria calculatorului; Decimal.
4. Date/Time Tipul data calendaristic, ocup 8 bytes. Accept date calendaristice i ore. Formatele acceptate sunt: General Date 19.10.2009 15:34:23; Long Date 19 oct 2009; Medium Date 19-oct-2009; Short Date 19.10.2009 sau 19/10/2009; Long Time 17:34:23 (or, minut, secund); Medium Time 05:34 (or, minut); Short Time 17:34 (or, minut). 5. Currency (valoare monetar); n cmpul de tip currency pot fi introduse valori monetare cu 15 cifre n stnga punctului zecimal i 4 cifre n dreapta. Ocup 8 octei (bytes). 6. AutoNumber (numr cu incrementare automat) ntr-un cmp cu astfel de numr, se insereaz automat numere. Acestea pot fi : secveniale: cu pasul de cretere egal cu 1. La aceste cmpuri proprietatea Field Size este configurat pe valoarea Long Integer, iar proprietatea New Values este configurat pe Increment. Ocup 4 octei (bytes) n memoria calculatorului. Obligatoriu proprietatea Indexed trebuie s fie setat pe Yes (No Duplicates); aleatoare: se obine pe baza unui algoritm de generare a numerelor aleatoare. Proprietatea Field Size este configurat pe Long Integer. Proprietatea New Values pe Random. Ocup 4 octei n memoria calculatorului; identificatori de multiplicare: se vor folosi n bazele de date duplicate. Proprietatea Field Size este configurat cu valoarea Replication ID. Observaii: ntr-un tabel poate exista doar un singur cmp cu incrementare automat (AutoNumber). Dac s-a setat proprietatea Replication ID dimensiunea cmpului va fi de 16
bytes.
7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Cmpurile de acest tip conin doar valori logice de tipul Yes/No. Ocup 1 bit n memoria calculatorului. 8. OLE Object (Obiecte OLE). Cmpurile de acest tip pot conine diferite obiecte precum: documente Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fiiere audio. Ocup pn la 1 gigabyten memoria calculatorului.
42
Observaii: n modul de afiare foaie de date, se execut un click pe comanda Insert Object i apoi se selecteaz obiectul ce va fi introdus n list. 9. Hyperlink (Hiperlegtura): va conine : o adres internet (URL); o referin la un document de pe discul fix al utilizatorului; o referin a unui document din reea. Ocup pn la 64.000 de octei. Pentru a se introduce date n astfel de cmpuri, se deschide tabelul n modul de afiare foaie de date. Prin intermediul comenzii Insert Hyperlink se specific nlnuirea necesar, eventual i o etichet definit n interiorul fiierului specificat. nlnuirea va fi afiat cu caractere albastre putnd avea pn la 2048characters. Un click pe nlnuire, va vizualiza fiierul refereniat. 10. Attachment (noutate n 2007): - permite ataarea de fiiere- cmpului respectiv. n modul de afiare foaie de date, un astfel de cmp, apare simbolizat cu caracterul @ n oglind. Fiierele ataate pot fi: documente Word, liste Excel, documente text, imagini grafice, alte fiiere, obiecte create anterior sau se pot crea odat cu descrierea cmpului. 11. Lookup Wizard (vrjitor de cutare): cmpul cu acest tip de date poate fi ncrcat ntr-o list de date, creat anterior sau prelund valorile dintr-o coloan a altui tabel care este n legtur cu el. Dimensiunea cmpului de acest tip este de 4bytes.
3.4. Proprietile cmpurilor (Fields Properties)

Fiecare cmp are un numr de proprieti care depind de tipul cmpului. Pentru fiecare cmp sunt alocate proprieti generale (General) i proprieti de cutare (Lookup) .
3.4.1. Proprietile generale

a) Proprietatea Field Size (dimensiune cmp) Prin intermediul ei se stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse de utilizator ntr-un cmp de tip text, numr sau numr cu incrementare. La cmpurile text, valoarea maxim este de 255 de caractere. La cmpurile de tip numr proprietatea poate fi configurat cu valorile: Byte, Integer, Long Integer, Simple, Double, Replication ID, Decimal. Cele mai utilizate cmpuri numerice sunt Long Integer i Double.
43
Dac ntr-o relaie de tipul 1-N, cmpul cheie primar este un numr cu incrementare, atunci cmpul cheie extins trebuie s fie de tipul Long Integer, deoarece valoarea implicit a proprietii pentru cmpurile cu incrementare este Long Integer. b) Proprietatea Format Stabilete modul n care vor fi afiate, informaiile introduse n cmp. Nu se refer la memorarea datei, ci doar la afiare. Va fi utilizat la cmpul Number. irul de formatare poate fi un format predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele predefinite pot fi selectate dintr-o list, aflat n dreapta liniei Format (sgeata cu vrful jos). n cazul cmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt: General Number - numr general, numrul va fi afiat aa cum s-a introdus. (De exemplu 3456,789); Currency monetar. Se utilizeaz, separatorul pentru mii; numerele negative sunt delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu: 3,456.79 lei); Euro - este identic Currency, dar n loc de lei se afieaz semnul de la Euro. (De exemplu: 3,456.79 ); Fixed - fix, ntotdeauna va fi afiat cel puin o cifr. Implicit are 2 zecimale. (De exemplu: 3456,79); Standard cu separatorul pentru mii i cu dou zecimale (De exemplu: 3,456.79); Percent - procent. Valoarea este nmulit cu 100 i de adaug numrului afiat semnul procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % ); Scientific - cu abcis i exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adic 3,46 * 103 =3460 ). Cmpuri de tip dat calendaristic Formatele predefinite sunt: General Date 19.06.2009 17:34:23 Long Date 19 iunie 2009 Medium Date 19-iun-2009 Short Date 19.06.2009 sau 19/06/2009 Long Time 17:34:23 Medium Time 05:34 Short Time 17:34 ; n cazul cmpurilor de Yes/No (tip logic) formatele predefinite sunt: - True/False (adevarat/fals) - Yes/No (da/nu) - On/Off (cuplat/decuplat)
44
c) Proprietatea Decimal Places (numr de zecimale) Aceast proprietate apare la cmpurile de tip Number sau Currency. Are rolul de a stabili numrul de cifre afiate de programul Access, n dreapta separatorului zecimal. Valorile posibile sunt: Auto numrul cifrelor afiate este specificat de proprietatea Format (valoare implicit); Un numr de la 0 pn la 15 numrul de cifre afiate n dreapta separatorului zecimal. Cifrele din stnga vor fi afiate conform proprietilor Format. d) Proprietatea Input Mask (crearea mtilor de introducere date) O masc de introducere date permite s se controleze valorile care pot fi introduse ntr-un cmp al bazei de date. Mtile de introducere date sunt compuse din caractere cum ar fi spaii, puncte, paranteze i ali nlocuitori. Un nlocuitor este un caracter text, cum ar fi liniua de subliniere care indic locul n care utilizatorul ar trebui s introduc datele. Masca de intrare stabilete pentru fiecare caracter tastat dac este obligatoriu sau opional, precum i tipul caracterului: alfabetic, numeric sau caracter arbitrar. O masc de introducere pentru un cmp cu numere de telefon ar putea fi (_ _ _)_ _ _ - _ _ _ _ _ _ pentru a tasta de exemplu: (040)256-456789. Parantezele i cratima sunt caractere propriu-zise, n timp ce liniua de subliniere acioneaz ca un nlocuitor pentru cifrele din numrul de telefon. Programul Access ofer mai multe mti predefinite- pentru introducerea datelor. Se pot crea i mti particularizate. Mtile se aplic doar cmpurilor de tip Text i Data Calendaristic. Access 2007 pune la dispoziia utilizatorilor aplicaia expert Input Mask Wizard cu ajutorul creia se pot crea mti noi, modifica cele existente i chiar creaz mti pentru cmpurile numerice. Etape de lucru: a) Se deschide tabelul din modul de lucru Design; b) Se execut click n caseta Input Mask; c) Se execut click pe butonul Build () pentru a lansa aplicaia expert Mask Wizard; d) Se deruleaz lista de mti predefinite, pentru a gsi masca dorit. n aceast list se gsesc mti pentru numere de telefon, cod numeric personal, cod potal, extensie, parol, dat calendaristic; e) Pentru a modifica o masc existent, se selecteaz butonul Edit List din fereastra Input Mask Wizard care deschide fereastra Customize Input Mask Wizard. De exemplu: o masc de forma #990000.0999 va cere introducerea unui numr. Numerele acceptate de Access pentru aceast constucie au fost: diezul (#) care permite utilizarea semnului plus (+) sau minus (-). n continuare pot fi tastate ase cifre pentru partea ntreag a numrului (990000). Din cele ase cifre, patru sunt
45
obligatorii (0000). n continuare se va folosi un separator zecimal, datorit caracterului punct. Partea zecimal va fi format din patru cifre (0999) din care, doar prima cifr este obligatorie (caracterul zero). n crearea mtilor, caracterele de formatare acceptate sunt redate n tabelul urmtor (Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea mtilor). Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea mtilor Caracter Descriere 0 In poziia respectiv trebuie introdus o cifr In poziia respectiv se poate introduce o 9 cifr sau un spaiu (character optional) # Cifr, caracter spaiu, plus, minus L Obligatoriu trebuie introdus o liter ? Se permite introducerea unei litere (character opional) A In poziia respectiv, n mod obligatoriu, trebuie introdus o cifr sau o liter a Se permite introducerea, n poziia respectiv, a unei litere sau cifre (opional) & Obligatoriu trebuie tastat un character sau un spaiu C Se permite introducerea unui character sau spaiu (opional) . Precizeaz poziia punctului zecimal , Separarea miilor : Separarea n ore, secunde, minute - sau / (minus sau slash) Pentru datele calendaristice < Toate caracterele tastate vor fi transformate n minuscule > Convertirea n majuscule a caracterelor tastate \ Caracterul tastat dup el va fi afiat n mod obligatoriu (de exemplu: \S va fi afiat un caracter S automat) f) Proprietatea Caption (titlu) Stabilete titlul aferent cmpului care va fi utilizat, atunci cnd tabelul se afieaz n format foaie de date. De exemplu: n structura fiierului, un cmp a fost etichetat Codc. La proprietatea Caption pentru cmpul respectiv, se tasteaz o alt denumire i anume Cod
46
client. Efectul se va vedea la vizualizarea tabelului n formatul foaie de date, unde denumirea coloanei Codc va fi Cod client. Aceast proprietate poate fi utilizat la orice tip de cmp. g) Proprietatea Default Value (valoare predefinit) Este o valoare care va fi introdus automat n cmpul respectiv atunci cand se creaz un nou articol (valoarea iniial sau predefinit a cmpului). Se vor respecta urmtoarele reguli: Nu poate fi utilizat la cmpurile de tip Numr cu incrementare automat sau de tip Object OLE; La cmpurile de tip Logic poate fi configurat pe True; La cmpurile de tip Data Calendaristic poate fi iniializat cu expresia =Date() care returneaz data curent; Cmpurile de tip Number sau valoare monetar sunt iniializate automat cu valorea zero (0). Dar dac, de exemplu, cmpul va fi pentru calculul procentului TVA (19%) se va tasta n loc de zero (0), cifra 19 la Default Value. n acest caz la formatul foaie de calcul, cmpul va fi ncrcat automat cu cifra 19.
Proprietatea Validation Rule (regul de validare) n cadrul acestei proprieti se va tasta o expresie logic ce limiteaz valorile care pot fi introduse n cmp. Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere. Nu poate fi utilizat la cmpurile de tip Autonumber, OLE Object sau Attachment. Astfel, n cazul unui cmp de tip numr, expresia poate fi >=2500; programul verific automat dac valoarea introdus este mai mare sau egal cu 2500. n cazul n care nu se respect restricia se va afia mesajul din proprietatea Validation Text. Dac se dorete limitarea valorilor introduse ntr-un interval [0,250], regula de validare se va configura prin expresia >0 and <250 . i) Proprietatea Validation Text (text de validare) n cadrul acestei proprieti se va scrie un ir de maxim 255 caractere care va fi afiat ntr-o fereastr de mesaje, atunci cnd expresia de validare (stabilit la Validation Rule) returneaz valoarea False. Nu poate fi folosit la cmpurile de tip Autonumber (numr cu incrementare), OLE Object, Attachament. Astfel, dac regula de validare a fost configurat cu expresia = i ori o , proprietatea text de validare poate fi Tastai caracterele i sau o. Mesajul va fi afiat ntr-o fereastr de avertizare. j) Proprietatea Required (cerut) Specific dac, n cmpul respectiv, trebuie introdus sau nu o valoare. Poate fi setat pe No sau Yes, implicit No. Setat pe Yes (da) n procesul de introducere a datelor, n mod obligatoriu utilizatorul trebuie s introduc o anumit valoare (cmpul nu poate fi nul).
h)
47
Dac nu se respect restricia, se afieaz un mesaj de eroare. Nu poate fi folosit la cmpurile de tip Autonumber (numr cu incrementare). Cmpurile cu atributul cheie primar, nu au nevoie de configurarea acestei proprieti, deoarece programul Access va semnala o eroare n caz de necompletare a cmpului respectiv. Este foarte util, n cazul cmpurilor cheie extern. k) Proprietatea Allow Zero Length (se permite lungimea zero) Specific dac, n cmpul respectiv utilizatorul poate introduce un ir de lungimea zero (ir vid simbolizat prin ). irul de lungime zero poate fi introdus prin tastarea de dou ori consecutiv, a caracterului apostrof dublu (). La prsirea cmpului, cele dou ghilimele nu vor fi afiate, dar se va reine proprietatea de ir Null. Proprietatea poate lua dou valori: No/Yes. Dac este configurat pe valoarea No (cea implicit) cmpul respectiv nu poate fi ncrcat cu un ir de lungime zero. Poate fi aplicat cmpurilor de tip Text, Hyperlink , Memo. Nu este identic, cu un ir de lungime zero. l) Proprietatea Indexed (indexat) Poate avea valorile : No - valoare implicit; cmp neindexat; Yes (Duplicate OK) - indexul permite duplicarea; Yes (No Duplicate) indexul nu permite dublarea articolelor. Dac se cere indexarea (Yes) n ordine cresctoare (implicit) a cmpurilor, atunci programul Access va crea un tabel pentru fiecare cmp indexat n care, pstreaz noua ordine, dar i pozitia anterioar a cmpului. Prin indexare, cutrile, sortrile, gruprile i filtrrile, referitoare la cmpul indexat, vor fi foarte rapide. Indecii sunt creai la salvarea tabelului. La adugarea sau tergerea de articole din tabel, la modificarea coninutului unor articole, indecii vor fi actualizai automat. Proprietatea nu poate fi aplicat cmpurilor Memo, Hyperlink, OLE, Attachment. Dac un cmp are atributul de cheie primar (Primary Key) atunci proprietatea Indexed a cmpului respectiv, va fi trecut automat pe Yes (No Duplicate). Se permite crearea de indeci pe mai multe cmpuri. n acest scop, se va folosi fereastra Indexes. Activarea ferestrei se realizeaz n modul Design al tabelului, selectnd Table Tools xDesign xIndexes care deschide fereastra Indexes (Figura nr 3.5. Deschiderea ferestrei Indexes).
Figura nr 3.5. Deschiderea ferestrei Indexes 48

n cadrul ferestrei Indexes, datele se introduc astfel: n prima linie liber a coloanei Index Name se tasteaz un nume care se atribuie indexului (nume de index), poate s rmn i denumirea cmpului; n coloana intitulat Field Name (nume de cmp) se efectueaz un click pe butonul sgeat n jos i se selecteaz primul cmp utilizat pentru crearea indexului; n coloana Sort Order se stabilete ordinea de sortare (Ascending/Descending); n linia Unique se selecteaz valoarea Yes dac, se cere ca cheia s fie unic definit, adic fiecare valoare din indexul multicmp care se creaz trebuie s fie unic (nu se permite ca dou articole s aib acelai index); Pe linia urmtoare la Index Name, nu se cere nimic; n celula vid la Field Name se selecteaz al doilea cmp din cadrul indexului multiplu i apoi Sort Order pentru ordinea de sortare. Se repet aceast faz pentru toate cmpurile- din cadrul indexului. Se nchide fereastra Indexes, salvndu-se indexul creat.
Observaie: La urmtorul cmp de adugat dispare opiunea de unicitate
m) Proprietatea Smart Tags Va fi folosit la cmpurile de tip Memo, iar tipurile de date ce vor fi acceptate sunt: Date; Financial Symbol; Person Name; Phone. Se bifeaz tipul datelor acceptate, care va aprea n aceast proprietate. n dreapta proprietii se va afia o list cu tipul datelor acceptate.
3.4.2. Cmpul de tip Lookup Wizard

Se deschide fereastra Lookup Wizard, ea avnd 2 opiuni: dac datele sunt preluate din alt tabel; dac se creaz o list nou. n prima variant se apas butonul Next : se afieaz tabelele i interogrile existente n baza de date activ (Tabele, Interogri sau Toate); se selecteaz tabelul/interogarea surs i se acioneaz butonul de comand Next; n noua fereastr Wizard se selecteaz cmpul din care se vor prelua informaii (exemplu: codp) i se trece n fereastra Selected Fields i apoi se apas butonul Next;
49
se stabilete ordinea de sortare; se afieaz lista cmpurilor existente n tabelul/interogarea surs; se poate schimba numele coloanei destinaie (de exemplu codn n loc de codp), se apas butonul Finish avnd ca rezultat realizarea listei cu datele preluate din sursa de date; n execuie, se deschide lista cu datele preluate din surs i se permite selecia uneia dintre acestea pentru a fi inserate n noul tabel; tipul cmpului Lookup Wizard la salvare, va fi Number sau Text. Observaie: Alegnd a doua opiune se permite crearea listei n cadrul Lookup Wizard, apoi se apas butonul Finish. La deschiderea tabelului care conine un cmp de acest tip de date, n modul de lucru foaie de calcul, se permite preluarea datelor din lista creat.
3.4.3. Crearea cmpurilor

Pentru a putea stoca datele i a le folosi n interogri, formulare sau rapoarte trebuie create cmpuri n tabele. Un cmp stocheaz o dat specific ntr-o nregistrare. Ulterior se vor putea sorta, gsi i grupa informaiile dup numele cmpurilor, se va putea folosi numele cmpurilor pentru a expedia scrisori sau pentru a crea etichete. Etape de lucru: 1. Se deschide o tabel nou sau una existent n fereastra bazei de date i se alege butonul Design. 2. n jumtatea superioar a ferestrei etichetat Table Design, se merge ntr-un rnd gol i se tasteaz numele cmpului. 3. Se aps tasta Tab i se d click pe sgeata cu vrful n jos pentru a selecta tipul datelor (Text, Number, Curency...). 4. Se va apsa tasta Tab din nou, pentru a trece n coloana de descriere a cmpului. Dac se dorete, se d click pe jumtatea de jos a ferestrei i se seteaz proprietile adiionale ale cmpului. 5. Cnd s-a terminat, se nchide fereastra Table Design. Not: Descrierea i alte proprieti adiionale ale cmpului devin iniiale n forme (formulare) pentru multe proprieti. Dac se schimb proprietile unui cmp din tabel, dup ce s-a creat un formular, majoritatea proprietilor nu se schimb n formular, dar sunt i proprieti care se schimb.
3.4.4. Descrierea cmpurilor

Proprietatea Description asigur informaii despre cmpurile din tabele i interogri. Descrierile apar n timp ce sunt introduse date, ntr-un cmp n Datasheet sau Form View.
50
Aceast proprietate este setat n Table n Design View pentru tabele i n foaia Field Properties Property din fereastra Queries pentru interogri. Cnd se creaz un control prin tragerea unui cmp dintr-o list de cmpuri (Field List), Access copiaz proprietatea Description n proprietatea controalelor Status Bar Text. Apoi va expune descrierea, de cte ori punctul de inserare este introdus n acel cmp. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se d click pe coloana Description a cmpului. 3. Se va introduce o valoare pentru descriere. Nu este nevoie s se ncadreze descrierea cu ghilimele. 4. Se d click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva descrierea.
3.4.5. Status bar: Expunerea mesajului programatorului

Mesajul programatorului din cadrul proprietii de descriere pentru un cmp, apare n bara de stare cnd s-a deschis tabela n modul de lucru Data View sau Form View. Descrierea devine iniial pentru proprietatea Status Bar pe un formular care poate fi modificat. Etape de lucru: 1. Se d un click pe numele tabelei din tabul Tables al ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se selecteaz cmpul, se merge n coloana Description i se introduce ceea ce se vrea s apar n bara de stare (Fig nr.3.6. Mesajul Description n Design). 3. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes pentru a salva modificrile fcute tabelei. 4. La redeschiderea tabelului n vederea introducerii datelor, cnd cursorul este fixat pe un cmp ce are ataat Description, n bara de stare va fi afiat mesajul respectiv (Figura nr. 3.7. Bara de stare).
Figura nr. 3.6. Mesajul Description n Design Figura nr. 3.7. Bara de stare
51
3.4.6. Inserarea de cmpuri noi n structura tabelelor

Se pot aduga cmpuri noi ntr-un tabel sau insera un cmp ntre dou cmpuri care exist deja. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei n tabul Tables din fereastra bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se execut un click n cmpul deasupra cruia se dorete s se insereze noul cmp i apoi se acioneaz butonul Insert Rows din bara de instrumente. 3. n linia curent se introduce numele cmpului, tipul datelor i descrierea. Alte proprieti pentru cmpul respectiv se vor introduce n seciunea cu proprieti ale cmpurilor, din partea de jos a ferestrei Table. 4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes pentru a salva modificrile din tabel.
3.4.7. Mrimea cmpurilor de date

Mrimea cmpurilor de date de tip text determin numrul maxim de caractere care se pot introduce ntr-un cmp. Se poate seta mrimea cmpului pentru text pn la 255 caractere, iniial este de 50 caractere. Pentru numere, mrimea cmpului determin irul numerelor care se pot introduce, chiar dac numerele includ sau nu poziii zecimale. n general, se vrea setarea celei mai mici mrimi posibile a cmpului, att pentru text ct i pentru numr. Cu mrimi mai mici ale cmpurilor, dosarul bazei de date va fi mai mic i mai rapid. Etape de lucru: 1. Se va da click pe numele tabelei n Tables din fereastra bazei de date, apoi se alege butonul Design, se deschide tabela n design. 2. Se d click pe cmp i apoi se merge la proprietatea Filed Size. 3. Se introduce un numr de la 1 la 255 pentru datele de tip text. Dac tipul datelor este numeric, se deschide lista derulant acionndu-se vrful de sgeat, apoi se alege unul din cmpurile afiate n acea list. 4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes pentru a salva modificrile fcute n tabel. Not: Numele unui cmp n baza de date se poate schimba, iar datele din tabel s rmn intacte. Dac s-a folosit cmpul ntr-o interogare, formular sau raport creat nainte
52
de a se face modificarea, va trebui s se refac manual acel control astfel nct, s reflecte noul nume al cmpului. Dac se dorete s se vad un alt nume n capul de coloan a tabelei n modul de lucru Datasheet View, se va efectua schimbarea la proprietatea Caption.
3.4.8. Proprietatea Format

Formatul unui numr se poate schimba, pe lng poziiile zecimale. Formatele numerice pot include semnul dolarului ($), semnul de procent (%), semnul euro () i virgule. Formatele datelor calendaristice includ ortografia lunilor sau folosirea numerelor pentru luni i numrul de caractere ce se folosesc pentru zile i ani. Formatele text includ i scrierea cu majuscule. Interogrile, formularele i rapoartele permit schimbarea structurii formatului. n aceste obiecte se poate schimba formatul datelor, executnd un click-dreapta pe cmp n Design View i fcnd modificri n fereastra Field Properties (Figura nr.3.8. Fereastra de schimbare a formatului pentru interogri, formulare, rapoarte ).
Figura nr. 3.8. Fereastra de schimbare a formatului pentru interogri, formulare, rapoarte Etape de lucru: 1. Se d un click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se alege cmpul al crui format se dorete a fi schimbat i se d click pe proprietatea Format din jumtatea de jos a ferestrei Table Design. 3. Se alege una din opiunile din list. (A se vedea Figura nr. 3.9. Formatul pentru tipul Date/Time i Figura nr. 3.10. Formatul pentru tipul de date Number)
53
4.
Se d click pe butonul Close (x) din fereastra Table Design i se alege Yes pentru a salva modificrile fcute n tabel.
Sfat: Formatele de tip text nu apar n list. Se va tasta caracterul > pentru a converti nregistrrile de la caractere mici la majuscule. Se poate de asemenea, s se apese tasta F1 n timp ce cursorul este n csua proprietii Format, pentru informaii detaliate despre tipurile de date.
Figura nr. 3.9. Formatul pentru tipul Date/Time
Figura nr.3.10. Formatul pentru tipul de date Number
3.4.9. Schimbarea tipului datelor

Cnd se creaz un tabel, se specific tipul datelor pentru fiecare cmp n Table Design View. Datele de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No sunt autoexplicative. Autonumber implementeaz, nregistrare cu nregistrare. n timp ce cmpurile text conin doar 255 caractere, Memo poate include peste 63.999 caractere. Obiectele OLE permit inserarea graficelor, sunetelor i alte tipuri de date. Datele de tip Lookup, permit s se aleag dintr-o list de opiuni. Datele de tip Hyperlink permit s se lanseze obiectele n Access (tabele, formulare, interogri etc.), utiliznd un fiier dintr-o alt aplicaie sau preluat printr-o adres Web. Avertisment: Se poate schimba tipul datelor unui cmp, dar acest proces poate conduce la pierderea datelor dac, schimbrile nu sunt compatibile. Etape de lucru: 1. Se d un click pe chenarul Tables din fereastra bazei de date, apoi se execut click pe numele tabelei i se alege butonul Design. 2. Se merge n cmp i se d click pe coloana Data Type, apoi se introduce noul tip de date n locul celui existent. 3. n fereastra Table Design, se alege Yes la ieire pentru a salva modificrile.
54
3.4.10. Poziiile zecimale

Poziiile zecimale reprezint, numrul de caractere ce pot fi scrise dup punctul zecimal (de exemplu, numrul 32 poate deveni 32.00 cnd se adaug dou poziii zecimale). Poziiile zecimale nu schimb valoarea numerelor, ci doar aspectul lor vizual. Se poate folosi funcia Rnd () care va schimba valoarea unui numr. Dac se dorete s se adauge virgule sau alte simboluri, se va schimba proprietatea Format. Formularele i rapoartele, permit s se modifice poziiile zecimale dndu-se clickdreapta pe control n Design View i fcndu-se modificrile n Property. Etape de lucru: 1. Se deschide tabelul n Design View, se fixeaz cursorul pe un cmp numeric cruia i se dorete schimbarea formei de prezentare. 2. La proprietile generale (General) se selecteaz proprietatea Format, din lista derulant ce se afieaz executnd un click pe butonul de unde se alege formatul de prezentare (A se vedea Figura nr.3.11 nr. 4.15. Stabilirea poziiilor zecimale).
Figura nr.3.11. Stabilirea poziiilor zecimale
Figura nr. 3.12. Fixarea numrului de zecimale la cmpurile numerice

55
3. La proprietatea Decimal Places se stabilete numrul de zecimale pentru afiare, de exemplu 4 zecimale n loc de 2 cum au fost declarate (Figura nr. 3.12. Fixarea numrului de zecimale la cmpurile numerice).
3.4.11. Stabilirea unei valori iniiale pentru cmpuri

n Tabela Design View, cu ajutorul chenarului General se poate seta valoarea iniial pentru un cmp. Cnd se introduce o valoare sau o expresie n proprietatea Default Value, acea valoare considerat iniial este introdus n fiecare nou nregistrare. Valoarea iniial nu afecteaz nici o nregistrare care, a fost introdus nainte s se creeze valoarea iniial. n cmpul unui formular, poate s existe o valoare iniial diferit dect cea creat pentru tabel. (Se va consulta "Formularele: Valoarea iniial" n capitolul Formulare i Rapoarte). Un exemplu de valoare iniial frecvent, ar putea fi data zilei n curs, care se introduce cu ajutorul funciei Date ( ). Etape de lucru: 1. Se d un click pe numele tabelei n chenarul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. Se deschide tabela n modul de lucru design. 2. Se merge la un cmp cruia i se dorete introducerea unei valori care va fi preluat ulterior n toate nregistrrile noi ale tabelei i se d click n csua text Default Value, apoi se introduce valoarea sau o expresie care evolueaz spre o valoare. 3. Se va da click pe butonul Save din baza de instrumente, pentru a salva noul regim al bazei de date. Datorit faptului c, aceast valoare iniial se aplic la nivelul tabelei, mecanismul de introducere a valorii iniiale funcioneaz att la foile de lucru ct i la formulare. Sfat: Crearea valorilor iniiale reprezint economisire de timp la introducerile de date i astfel crete rapiditatea nregistrrii datelor. De obicei, cnd se creaz un cmp care va avea introdus aceeai valoare, la toate nregistrrile, se va face uz de setarea acestei proprieti.
56
3.5. Validarea datelor

3.5.1. Validarea nregistrrilor
Se poate crea o regul de validare avnd ca scop s valideze datele introduse n dou sau mai multe cmpuri din nregistrrile tabelelor. Cnd se merge n afara nregistrrii, Access-ul verific dac regula de validare creat pentru acele nregistrrilor nu este nclcat. Nu se poate prsi o nregistrare, care are ataat regul de validare, fr a se nltura datele nregistrrii eronate sau fr a se corecta nregistrarea astfel nct s se conformeze cu validarea. Se poate introduce regula de validare a nregistrrii n foaia Properties pentru tabel. De exemplu: regula de validare a tabelei Contracte_clienti ar fi: [data_scadenta] >= [data_incheierii]. Aceasta nseamn c, datele de scaden trebuie s fie mai mari sau egale cu datele ncheierii contractelor. n acest caz, pe cmpul data_scadent, la proprietatea Validation Rule, se pune condiia: >="data_incheierii", situaie n care sistemul compar cele dou date, iar dac nu se respect regula de validare, nu permite introducerea datelor n articolul respectiv. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei n tabul Tables a ferestrei bazei de date apoi se alege butonul Design. 2. Se d click pe butonul Properties din bara de instrumente i un click n caseta Validation Rule, apoi se introduce o expresie pentru regula de validare. 3. Se d click pe butonul Save din bara de instrumente, pentru a salva noua regul de validare a bazei de date.
3.5.2. Validarea cmpurilor

Se pot crea reguli pentru cmpurile a cror valori la culegerea datelor, trebuie s se ncadreze ntre anumite limite, altfel datele nu vor fi acceptate. Cel mai adesea, utilizatorul face greeli de tastare. Introducnd aceste reguli, se verific corectitudinea expresiei tastate. De exemplu, dac se dorete s se foloseasc numele unui cmp ntr-o expresie, va trebui schimbat proprietatea Table Validation Rule (regul de validare). Validation Rule utilizeaz o expresie logic care, limiteaz valorile ce pot fi introduse n cmpul respectiv. Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere. Proprietatea nu poate fi utilizat la cmpurile de tip OLE Object sau cele cu incrementare automat (AutoNumber). Regulile de validare includ: Operatori aritmetici, de comparare i logici n cadrul unor expresii (+, -, /, *, &, >, <, =, >=, <=, <>, ^, parantezele rotunde, dar i cuvintele Betwen, And, Oor, Xor, Eqv Imp, Mod, Not);
57
Constante: All, False, Null, True; Funcii: de conversie, pentru tipurile de cmp Date/Time, Generale, matematice (Math), pentru cmpurile Text.
Etape de lucru: 1. Se deschide tabela n modul de lucru Design. 2. Se selecteaz cmpul i se d click pe proprietatea Validation Rule iar n coloana de valori se introduce expresia (Figura nr. 3.13. Exemplu de validare a unui cmp de tip Date/Time). 3. La proprietatea Validation Text se va scrie mesajul de eroare ce trebuie afiat n cazul n care, nu s-a respectat expresia din Validation Rule. n acest caz, nu se mai afieaz mesajul de avertizare al sistemului i nu se permite trecerea la urmtoarea introducere de date, pn nu se corecteaz eroarea. 4. Se iese cu salvare (butonul Save din bara de instrumente) pentru a salva noile reguli ale bazei de date. n acest caz, cnd se va introduce o valoare n cmpul cu regul de validare, valoarea va fi permis dac, expresia este evaluat "True". n exemplul urmtor pe cmpul data_incheierii, redefinit prin Caption Data_contractrii la proprietatea Validation Rule s-a pus condiia de validare, ca datele introduse s fie mai mici dect data curent prin expresia : <Date (). n execuie s-a ncercat introducerea unei date mai mari, dect data curent. Sistemul nu permite aceast introducere. De exemplu, pe cmpul data_scadent la proprietatea Validation Rule se putea pune condiia: >="data_incheierii", situaie n care sistemul compar cele dou date, dac nu se respect regula de validare, nu permite introducerea datelor.
Figura nr. 3.13. Exemplu de validare a unui cmp de tip Date/Time
58
3.5.3. Date cerute (Required)

Unele informaii dintr-un tabel sunt att de importante nct, nregistrarea ar fi incomplet fr ele. Este cazul cmpurilor declarate cheie. n acest caz, operatorul va fi obligat s introduc informaii n cmpurile respective, nainte de a prsi nregistrarea. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei n tabul Tables a ferestrei bazei de date i se alege butonul Design. 2. Se merge n cmpul selectat, ce va conine informaii strict necesare. 3. n fereastra proprietilor cmpului respectiv, n modul Design se va seta proprietatea Required pe Yes. 4. Se d click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes pentru a salva modificrile fcute tabelei. Dac lipsesc datele din acel cmp, dup ce s-a setat proprietatea Required pe Yes, Access va avertiza c datele existente afecteaz regulile de integritate pentru tabel, reguli care tocmai au fost fcute. Dup ce s-a salvat tabela, se va merge napoi i se vor aduga datele lips.
3.6. Coloan Lookup

3.6.1. Crearea cu Wizard
Exist situaii n care, se dorete s se selecteze informaiile dintr-o list predefinit. n acest caz, se poate crea o coloan lookup care permite alegeri de date, cum ar fi telefonul angajatului sau numele acestuia. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date i apoi se alege butonul Design. 2. Dac este necesar, se introduce numele cmpului sau se merge la un cmp existent. Pentru tipul datelor se alege Lookup Wizard (Figura nr.3.14. Fixarea Lookup Wizard). 3. Se deschide fereastra Lookup Wizard n care, se stabilesc opiunile de creare a listei de selecie. Dac se alege opiunea I wan the lookup column to look up the values n a table or query, datele pentru tabela de selecie se vor prelua dintr-un alt tabel sau interogare. Dac se alege opiunea I will type n
59
4. 5. 6.
7.
the values that I wan se permite crearea unei noi liste de selecie (Figura nr. 3.15. Crearea listei pentru selecia datelor). Dac datele se preiau dintr-o alt tabel, n pasul urmtor se alege tabela (Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informaii din alt tabel). Dac se opteaz pentru o list nou, n pasul urmtor se creaz lista (Figura nr. 3.18. Crearea listei). n pasul trei i patru a casetei de dialog Lookup Wizard, se selecteaz cmpurile care s apar n lista lookup (Figura nr. 3.17. Selectare cmp pentru preluare informaii) i se alege dac, s se ascund coloana cheie (de obicei o coloan declarat cheie primar). Prin comanda Finish Access, se va salva tabela. La deschiderea tabelei, informaiile pentru coloana cu lookup vor fi preluate din list.
La introducera datelor n cmpul Lookup Wizard se deschide lista creat din care se selecteaz informaia Figura nr. 3.14. Fixarea Lookup Wizard
Figura nr.3.15. Crearea listei pentru selecia datelor
60
Fig nr. 3.16. Creare list cu preluare informaii din alt tabel
Figura nr. 3.17. Selectare cmp pentru preluare informaii
Figura nr. 3.18. Crearea listei

61
3.6.2. Proprietile coloanei Lookup

Dup ce s-a creat o coloan lookup, probabil se vrea s se modifice sau s se verifice proprietile lookup pentru cmp. Proprietile Lookup Column identific, sursa i organizarea pentru meniu (dropdown). O proprietate important este Row Source, care poate fi o interogare sau o declaraie SQL. Se poate redacta declaraia SQL dnd un click pe butonul () din dreapta csuei text Row Source i apoi manipulnd interogarea, ca pe una normal. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se alege cmpul lookup i se d un click pe tabul Lookup din seciunea Field Properties din fereastra Table Design. 3. Prima proprietate, Display Control este de obicei setat pe Combo Box. Aceasta permite s se acioneze o sgeat cu vrful n jos (care va afia o list) sau s se introduc n interior valoarea. Dac se alege List Box, atunci se pot executa doar selecii din list. Dac se alege Text Box, atunci se ignor proprietatea lookup a cmpului i se permite introducerea valorii n cmp. 4. Dac s-a indicat lui Lookup Wizard s foloseasc o tabel sau o interogare existent, a doua proprietate Row Source Type este Table/Query, iar a treia proprietate va fi numele unei interogri sau a unei declaraii SQL care, poate fi redactat dnd click pe butonul () din dreapta. Dac s-a introdus o list de valori n Lookup Wizard, valorile ce pot fi redactate- apar n aceast zon. 5. Opiunea Bound Column stocheaz n tabel valoarea din coloana specificat n Row Source. S-ar putea s fie nevoie s se modifice proprietatea Column Widths, astfel nct s se poat vedea toate coloanele din Row Source. 6. Se va da click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes, pentru a salva modificrile fcute tabelei.
3.7. Hiperlegturi: Crearea cmpurilor

Hiperlegtura este un text sau un element grafic marcat special, pe care se execut click pentru a merge la un fiier sau la o pagin HTML de pe Web sau de pe o reea Intranet dar i pentru, a expedia un mesaj e-mail. ntr-un tabel al bazei de date se poate specifica un cmp de date de tip hiperlegtur astfel nct, tot ceea ce va fi introdus n cmpul respectiv va deveni o hiperlegtur. Ulterior, cmpul respectiv poate fi pus ntr-un formular. Prin
62
intermediul hiperlegturii pot fi accesate obiecte din bazele de date Access, documente create n Word, Excel, Power Point i documente de pe Internet. Cmpul de tip hiperlegatur conine text i numere din care este alctuit o adres a hiperlegturii ce constituie calea ctre un obiect, document sau pagin Web. Poate fi de asemenea o URL (Uniform Resource Locator) pentru adres de Internet. Etape de lucru: 1. Se deschide un tabel n Design View, din tabul Tables a ferestrei bazei de date. 2. n lista cmpului, se introduce numele pentru noul cmp al hiperlegturii. 3. Cu Tab se trece n coloana Data Type i se selecteaz ca tip al datelorhyperlink. 4. Se execut click pe butonul Close (X) din fereastra Table Design i se alege Yes, pentru a salva modificrile fcute tabelului.
3.8. nregistrri utiliznd mti la introducerea datelor (Input Mask)

La introducerea informaiilor, n cmpurile cu date de tip Text i Date s-ar putea s se doreasc afiarea anumitor simboluri. De exemplu, un numr de telefon poate fi scris utiliznd parantezele i liniua de unire. Se pot introduce manual acele simboluri n fiecare cmp text sau se poate crea un Input Mask care le introduce automat. Input Mask verific fiecare caracter, pe msur ce se introduce. Pentru a modifica expunerea unei nregistrri, dup ce s-a introdus nregistrarea i s-a ieit din cmp, se poate formata cmpul. Sfat: Input Mask Wizard prezint exemple pentru cele mai frecvente Input Mask pe care utilizatorul le-ar putea dori. Acestea includ: numr de telefon, numr de securitate social, coduri zip lungi, parole, valorile datei curente i orei. Avertisment: Se va verifca s nu interacioneze Input Mask cu proprietile altor cmpuri (cum ar fi Format, Default Value, Validation Rule i Required). Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se d un click pe cmp i unul pe proprietatea Input Mask din fereastra Table Design. Aici se tasteaz masca de introducere a datelor. De exemplu, dac la cmpurile de tip Date/Time, la masc se tasteaz 99/99/00;0 , n foaia de lucru va aprea masca de forma __/__/__ la tastare introducnduMaria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA
63
se cte dou cifre pentru fiecare grup (lun, zi, an), ultimul grup se convertete automat n 4 cifre, de exemplu dac s-a tastat 10 se convertete n 2010. 3. Dac se dorete s se foloseasc un Input Mask predefinit, se d click pe butonul Build din dreapta csuei text i se alege una din mostrele din Input Mask Wizard; trecerea la etapa urmtoare se realizeaz prin butonul Next (Figura nr. 3.19. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip Date/Time prin Wizard).
Figura nr. 3.19. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip Date/Time prin Wizard
Figura nr. 3.20. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip text prin Wizard
64
4. n urmtorii doi pai ai lui Input Mask Wizard, se va alege caracterul liniu de subliniere ( _ ) care va aprea pe msur ce, se tasteaz fiecare caracter chiar dac, se dorete echiparea tabelei cu simboluri. Se alege butonul Finish, cnd s-a terminat. Varianta prezentat n Wizard creaz o masc de tipul 99/99/0000;0;_ care n foaia de lucru va afia __/__/____. Aceast masc, oblig utilizatorul s tasteze luna i ziua din dou cifre iar anul din patru cifre. n cel de-al doilea exemplu, aplicat unui cmp de tip text pentru un numr telefonic, n proprietatea Input Mask se introduce urmtorul ir de caractere !(999) 000-0000;0;_, masca rezultat n foaia de lucru va fi de urmtoarea form (___) ___-____. Aa cum se observ, n exemplul din figura nr. 3.20. Alegerea mtilor pentru cmpurile de tip text prin Wizard prefixul va fi alctuit din 3 caractere care, se vor introduce ntre paranteze, se va tasta apoi un grup de trei caractere din numr i apoi al doilea grup alctuit din patru caractere, cele dou grupuri de caractere fiind desprite ntre ele, de o liniu de unire pe care o afieaz sistemul. Sfat: n general este mai bine s nu se includ simboluri n tabele, deoarece nregistrrile vor fi mai scurte. Not: Se pot introduce caracterele Input Mask direct n caseta cu proprieti din Table Design View. Pentru a cunoate caracterele acceptate, se d click pe caseta Input Mask i se apas tasta F1.
3.9. Crearea unui index

3.9.1. Index bazat pe un singur cmp
Se poate crea un index ntr-o tabel dintr-un singur cmp, pentru a servi ca baz n asigurarea unei valori unice n vederea executrii operaiei de sortare date sau pentru a grbi gsirea i recuperarea nregistrrilor. Cnd se indexeaz un cmp, exist dou opiuni: Yes (No Duplicates). Alegerea acestei opiuni presupune c, nu se vor face introduceri de date cu aceeai valoare n mai mult de o nregistrare. Cmpul respectiv se va folosi, de obicei, ca cheie primar. Yes (Duplicates Ok) nseamn c, mai multe nregistrri pot s aib aceeai valoare. Cmpul respectiv poate fi folosit, ca cheie extern. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelului din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design.
65
2. Se d click pe cmp n modul Design View a tabelelor i se seteaz proprietatea Indexed din tabul General, pe una din opiunile Yes.
3.9.2. Crearea unui index compus

Access permite s se creeze indeci bazai pe dou sau mai multe cmpuri (pn la 10 cmpuri) dintr-o tabel. Un index compus este unic i poate fi folosit drept cheie primar, sau poate fi folosit pentru a grbi sortarea ori cutarea datelor. Access nu permite indexarea expresiilor. Un index pe mai multe cmpuri, poate fi i cheie extern. Etape de lucru: 1. Se execut un click pe numele tabelei din tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se d click, pe butonul Indexes din bara de instrumente. 3. Se tasteaz numele unui index, n coloana Index Name a ferestrei Indexes. 4. n coloana Filed Name, se va introduce primul cmp din index. 5. Se pot aduga cmpuri adiionale sub acea linie, fr s se numeasc un alt index. Pentru a nltura un index, se d click din nou pe butonul Indexes, se selecteaz rndurile componente ale indexului i se alege Delete. Access va solicita mai mult timp cnd caut sau sorteaz un cmp neindexat. Dac nu exist indeci n tabel, Access aranjeaz nregistrrile, n ordinea n care au fost introduse.
3.9.3. Index: Setarea proprietilor

Indexul dintr-o baz de date opereaz, exact ca indexul ntr-o carte. Indecii arat, unde este localizat articolul cutat. Indecii sunt n mod particular, importani ntr-un numr de operaii cu baza de date. Ei grbesc gsirea i sortarea informaiilor cnd, se execut acele operaii mai tarziu i de asemenea modific imaginea sortat a tabelei. Indecii sunt necesari pentru, a stabili legtura datelor dintr-un cmp a unei tabele, cu un alt cmp dintr-o alt tabel. Etape de lucru: 1. Se d un click pe numele tabelei n tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design. 2. Se d click pe butonul Indexes din bara de instrumente (Figura nr. 3.21. Setarea proprietilor indecilor).
66
n fereastra Indexes se pot seta proprietile indexului: Index Name (PrimaryKey dac indexul este cheie primar), Field Name (selectarea numelui cmpului index din lista ataat), Sort Order (stabilete ordinea sortrii care poate fi cresctoare sau descresctoare). Proprietile ce se pot seta n Index properties pentru index sunt Primary, Unique sau Ignores Nulls. Opiunea Ignores Nulls, face indexul mai mic i grbete cutarea nregistrrilor. Cele trei proprieti pot fi setate pe adevrat sau fals (Yes/No).
Figura nr. 3.21. Setarea proprietilor indexilor n figura 3.21. Setarea proprietilor indexilor n cadrul tabelei contracte furnizori cmpul nr_contract a fost stabilit cheie primar, ordinea sortrii fiind cresctoare. Pentru acest cmp s-a stabilit ca valorile s fie unice, n plus s nu fie ignorate valorile nule.
3.10. Tabele: Modificarea design-ului tabelelor

Pentru a modifica un tabel trebuie, s se selecteze acel tabel n fereastra bazei de date i s se deschid n modul Table n Design View. Dup deschidere, se pot aduga sau nltura cmpuri; modifica numele cmpurilor; aduga, modifica sau terge descrierile, proprietile cmpurilor i relaiile tabelelor. Avertisment: Se recomand atenie la modificarea tipului datelor unui cmp existent. Cnd se schimb tipul datelor s-ar putea s se piard datele datorit nepotrivirii tipului de date ales. Datele din cmpurile anterioare pot fi trunchiate sau ignorate complet. Odat ce s-au ters sunt eliminate pentru totdeauna, de aceea se recomand s se salveze baza de date sau tabele, nainte s se fac modificri n design-ul tabelor. Etape de lucru: 1. Se d un click pe numele tabelei, n tabul Tables a ferestrei bazei de date, apoi se alege butonul Design- avnd ca efect deschiderea tabelei n modul de lucru Design.
67
2. Se fac modificrile sau adugirile n Table Design View. 3. Se alege Insert Rows pentru a se aduga cmpuri sau Delete Rows pentru a nltura cmpuri. 4. Se alege View, Indexes pentru a crea sau modifica indecii tabelelor sau View i apoi Properties pentru a aduga sau elimina proprietile tabelelor. 5. Se poate introduce orice proprietate a cmpului, selectnd dintre proprietile de tip General cum ar fi Caption (titlu), Default Value (valoare predefinit), Format (modul de afiare al informaiilor), Imput Maks (masca de introducere), Validation Rule (regul de validare), Validation Text (text de validare), Allow Zero Lenght (se permite lungimea zero), Required (valoarea cerut) i altele. 6. Dup ce s-au terminat modificrile n tabel, se selecteaz File\Save pentru a salva tabela modificat sau se selecteaz File\Save As, pentru a se crea o nou tabel- diferit de cea iniial. Apoi se alege OK. Access salveaz tabela pe disk. Dac s-a creat o nou tabel, numele acesteia va aprea n tabul Tables, a ferestrei Database.
68
Access 2007 - Capitolul IV. Relaii ntre tabele
RELAII NTRE TABELE
4.1. Crearea relaiilor ntre tabele

Pentru tratarea simultan a informaiilor ce provin din mai multe tabele, un prim pas n reunirea lor l constituie definirea relaiilor dintre tabelele bazei de date. Cnd se definete o relaie ntre dou tabele (se creaz o legtur logic ntre acestea), valorile cmpului de legtur din prima tabel trebuie, s fie aceleai cu valorile din tabela a doua a relaiei. Pentru a crea o relaie, se impune ca n una sau n ambele tabele, valorile folosite n relaie s fie unice. n mod normal, pentru a se realiza o legtur este folosit n tabelaprinte un index (de obicei cheia primar) iar n tabela-fiu un cmp (cheie strin). Cmpul de legtur din tabela fiu, poate fi i cheie primar. n plus pe lng definirea relaiei, se recomand s se seteze regulile de integritate referenial n caseta de dialog a relaiei, prin bifarea opiunii Enforce Referenial Integrity. Cnd se aplic integritatea referenial, se spune c nu se dorete nici o nregistrare n tabela fiu, fr corespondent n tabela printe. Dac cheia strin are valoarea nul, articolul respectiv va fi interpretat ca fiind neasociat. nregistrri fr corespondent apar cnd, nici o nregistrare din tabela fiu nu este legat de tabela-printe. Dac se alege Cascade Update Related Fields, valoarea cheii primare poate fi modificat de utilizator, iar valorile cheii strine din toate nregistrrile corespondente n tabela-fiu, se modific automat. Dac se alege Cascade Delete Related Records, se va terge orice nregistrare fiu corespondent, cnd se terge nregistrarea printe. Dac nu se alege niciuna dintre ele, n timp ce este aplicat integritatea referenial, nu se va putea s se acioneze asupra cmpului ID (cheie primar) sau s se tearg nregistrri din tabela printe, atta timp ct exist nregistrrile-fiu corespondente. Etape de lucru: 1. n panglica de instrumente Database Tools, se d un click pe butonul Relationships- pentru a deschide fereastra Edit Relationships. 2. Sistemul deschide fereastra Design Relationships Tools. n interiorul acesteia se execut un click pe butonul Shou Table- care deschide fereastra cu acelai nume n interiorul creia se gsesc opiunile Tables i Queryes. Se fixeaz cursorul pe opiunea Tables i pe unul din tabelele trecute n list, se alege butonul de comand Add. Tabelul selectat va apare n fereastra Relationships. Se continu
69
3. 4. 5. 6.
7.
selecia pentru toate tabelele i interogrile ntre care se dorete realizarea de relaii. Din panglica de instrumente Relationships, se alege comanda Edit Relationships care deschide fereastra de editare a relaiilor. n cadrul ferestrei Edit Relationships, n caseta de editare Table/Query se selecteaz tabela printe, iar din lista aferent- cmpul cheie primar. n caseta etichetat Related Table/Query din cadru aceleai ferestre, se selecteaz tabela fiu i cmpul de legtur. Acelai efect se obine dac n fereastra Relationships se d un click pe un cmp al unei tabele i se trage cursorul pe cmpul de legtur din tabela corespondent. Pentru a se selecta restul proprietilor, se execut dublu click pe legtura creat, avnd ca efect afiarea ferestrei de editare Edit Relationships. Aici se verific i se corecteaz, legtura creat ntre cele dou tabele. n jumtatea inferioar a ferestrei, se vor alege opiunile pentru integritatea referenial (Enforce Referential Integrity) i modul de acionare a tabelei-fiu cu posibilitatea modificrii cheii primare n tabela printe (Cascade Update Related Fields) sau tergerea nregistrrilor corespondente n tabela fiu (Cascade Delete Related Records). A se vedea Figura nr.4.1. Crearea relaiei ntre dou tabele. n acest exemplu a fost creat Relaia 1-N ntre 2 fiiere cu reguli de integritate referenial, corectare automat a cheilor externe i posibilitatea includerii n interogri, a tuturor articolelor din tabela printe. n partea inferioar a ferestrei, va fi afiat tipul de relaie creat: One To One; One To Many; Many To Many.
Figura nr. 4.1. Crearea relaiei ntre dou tabele 8. Se alege butonul de comand Join Type pentru a selecta tipul de asociere. Fereastra de dialog ce se deschide i este etichetat Join Properties conine trei
70
butoane de opiune. Opiunea 1 definete o asociere intern (inner join), opiunea 2 definete o asociere extern stnga (left-outer join), opiunea 3 definete o asociere extern dreapta (right-outer join). 9. Se termin crearea relaiei alegnd comanda OK i nchiznd fereastra relaiilor. Relaia este reprezentat printr-o linie ntre dou tabele. Se poate selecta o relaie i se apas tasta Delete pentru a o terge. Se poate da click-dreapta pe linia relaiei pentru a vedea meniul shortcut i selecta Edit Relationships, pentru a deschide caseta de dialog Relationships sau pentru a terge relaia. n Access se accept relaii de tipul: One To One (1-1), unei nregistrri din tabela printe i corespunde o singur nregisrare n tabela copil. Se obine dac n ambele tabele, cmpul de legtur este declarat cheie primar. De exemplu: n Fig nr. 4.2. Relaia ntre dou cheii primare (1-1) fiierul Produse este n legtur 1-1 cu fiierul vnzri. Legtura ntre cele dou s-a realizat prin cmpul codp declarat n ambele fiiere cheie primar.
Figura. nr. 4.2. Relaia ntre dou cheii primare (1-1) One To Many (1-N), unei nregistrri din tabela printe (A) i corespund una sau mai multe nregistrri n tabela copil (B). n acest caz n tabela printe cmpul de legtur este cheie primar, iar n tabela copil acest cmp este cheie strin. De exemplu: In figura nr. 4.3. Relaia ntre o cheie primar i o cheie extern (1-N) fiierul Furnizori are cheia primar cod_furnizor i este considerat fiier printe. Fiierul Contracte f este fiierul fiu, are cheia primar nr_contract, dar legtura cu fiierul printe se realizeaz prin intermediul cmpului cod_furnizor tratat drept cheie extern. A B
Fiura nr.4.3. Relaia ntre o cheie primar i o cheie extern (1-N)

71
Many To Many (N-N), atunci se definete un al treilea tabel denumit tabel de jonciune, avnd rolul de a sparge relaia N-N n dou relaii de tipul 1-N. n tabelul de jonciune se vor crea dou cmpuri de tip Number i dimensiune Long Integer. Primul cmp va prelua, prin copiere, cheia primar a tabelei A, iar cel de-al doilea cmp va prelua cheia primar a tabelei B. Aceste cmpuri vor juca rolul de chei strine pentru tabelele A i B. Cheile primare ale tabelelor A i B definesc mpreun biunivoc o pereche de articole provenite din cele dou tabele. n tabela de jonciune se mai pot defini i alte cmpuri care nu se gsesc n tabelele A sau B. Tabelele A i B se vor transforma n tabele printe, iar tabelul de jonciune va deveni tabelul copil, comun celor dou tabele printe (Figura nr. 4.4. Realizarea tabelului de jonciune). Cheile sunt de tip NumberLong Integer C TabelA ID TabelB ID Cmp1 C . . . CmpN C Tabelul de jonciune Figura nr. 4.4. Realizarea tabelului de jonciune Cheie Auto Number B TabelB ID Cmp1 B Cmp2 B Cmp3 B Cmp4 B . .
Cheie Auto Number A TabelA ID Cmp1 A Cmp2 A Cmp3 A . . .
Not. Access permite asocieri intriseci folosite la cutrile recursive n cadrul aceluiai tabel. n acest caz se creaz o relaie ntre un cmp al unei tabele i un alt cmp din cadru aceleai tabele. Pentru a crea acest tip de relaie tabelul respectiv se va afia de dou ori n fereastra Relationships. Tabelul copie va avea acelai nume la care se adaug extensia _1 Selectarea opiunii Enforce Referential Integrity (Integritii refereniale) va asigura efectuarea urmtoarelor verificri: 1. n cmpul cheie strin a tabelului asociat, pot fi introduse numai valori ce aparin mulimii de valori a cheii primare din tabelul printe. Se permite totui introducerea unei valori nule (necompletarea valorii din cmpul cheie strin). Articolul respectiv va fi interpretat, ca fiind neasociat. n cazul nerespectrii acestei reguli, se va afia o fereastr de eroare. 2. Dac unui articol din tabelul printe i corespund unul sau mai multe articole n tabelul asociat (copil), utilizatorul nu poate terge acel articol din tabelul printe. 72
Dac totui se ncearc efectuarea acestei operaii, Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, dac se va selecta cutia de validare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate). 3. Dac unui articol din tabelul printe i corespund unul sau mai multe articole n tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat. i aceast verificare poate fi abrogat dac, se va selecta cutia de validare Cascade Update Related Field (Actualizarea n cascad a cheilor asociate). n acest caz, o actualizare a cheii primare va actualiza automat, valorile cheilor externe asociate din tabelul copil.
4.2. Tipurile de asocieri (Join Type) permise ntre tabele

Sunt permise urmtoarele tipuri de asocieri: Asocierea Innes join (intern) este acea asociere n care, articolele provenite din dou tabele sunt combinate i adugate n rezultatele unei interogri numai atunci, cnd valorile din cmpurile asociate sunt egale (Tipul de asociere implicit). Asocierea Left-outer join (extern stnga) este acea asociere n care toate articolele, provenite din membrul stng al relaiei (tabelul printe) sunt adugate la rezultatele unei interogri indiferent dac au sau nu articole asociate (n tabela fiu). Din tabela fiu se vor prelua doar acele articole care au corespondent n tabela printe. Asocierea Right-outer join (extern dreapta) este acea asociere n care toate articolele, provenind din membrul drept al relaiei (tabelul fiu asociat) sunt adugate la rezultatele unei interogri, chiar dac exist articole care nu corespund nici unui articol din tabelul primar (printe), respectivele nregistrri au cheia extern nul. Asocierea Self join (autoasociere) se poate utiliza pentru cutri recursive n cadrul aceluiai tabel. n acest scop se duplic tabelul i se realizeaz o relaie de tip 1-N, ntre dou cmpuri de acelai tip. Observaie: Dac numrul tabelelor i interogrilor din fereastra relaiilor este prea mare, elementele neeseniale pot fi ascunse (nu se terge relaia sau tabelul). n acest scop se selecteaz obiectele care se doresc a fi ascunse iar din Design/ Relationships Tools se va executa un click pe butonul Hide Table. n cazul n care se dorete vizualizarea tuturor relaiilor din baza de date curent, se va efectua un click pe butonul All Relationships. n fereastra de editare a relaiilor, vor aprea toate relaiile ascunse anterior. Dac se dorete vizualizarea relaiilor specifice unui anumit tabel, se va executa un click pe tabelul respectiv, dup care se va executa un click pe butonul Direct Relationships. Pentru a crea relaii, se pot folosi att tabele ct i interogri. n cazul interogrilor, impunerea integritii refereniale este irelevant.
73
4.3. nregistrri
4.3.1. tergerea unei coloane cu nregistrri
Cnd datele dintr-o coloan de nregistrri nu mai sunt necesare, pot fi terse. Deoarece toate informaiile din coloana respectiv sunt pierdute pentru toate articolele, se recomand verificarea necesitii acelor informaii, naintea operaiei de tergere. Va fi greu s se gseasc i s se recupereze, o coloan tears din greeal. Etape de lucru: 1. Se d click pe numele tabelei din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, se alege apoi butonul Design. Se deschide tabela n modul de lucru design. 2. Se d click pe un cmp de date din cadrul articolului care se dorete a fi ters i apoi click pe butonul Delete Rows- n bara de instrumente.
Se solicit tergerea coloanei adresa
Figura nr 4.5. tergerea unei coloane cu date
Figura 4.6. Efectul tergerii unui cmp din structura tabelului 3. Dac se vrea tergerea definitiv a coloanei cu date, se alege opiunea Yes din fereastra de confirmare a tergerii. Se va terge ntreaga coloan mpreun cu toate informaiile respective. Din structura tabelului s-a eliminat un nume de cmp (adresa). Efectul este c, n tabel cmpul ters a fost eliminat. n exemplul de mai sus, cmpul intitulat adresa dup tergerea din structura tabelului, nu va mai apare la editarea tabelului, a fost eliminat mpreun cu toate informaiile
74
introduse n acea coloan (Figura 4.6. Efectul tergerii unui cmp din structura tabelului). tergerea se poate efectua i n forma de vizualizare Datasheet a tabelului, dac se selecteaz coloana prin antetul su i se apas butonul Delete din grupul de instrumente Fields & Columns sau Delete Column- din meniul contextual.
4.3.2. Ascunderea coloanelor din tabele

n unele cazuri s-ar putea, s nu se doreasc s se vad toate coloanele foii de lucru. Probabil expunerea este prea ntins, nu se introduc toate informaiile sau doar se solicit numai anumite informaii relevante, pentru tema n studiu. n acest caz o parte din coloanele foii de lucru, se pot ascunde. O alt opiune care s ajute s se lucreze cu mai puine coloane, ar fi s se nghee coloanele necesare i s se ascund restul. Etape de lucru: 1. Se deschide o tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View. 2. Se d click dreapta pe capul de coloan i se alege comanda Hide Columns. Coloana respectiv s-a ascuns, nu se mai vede n tabel (Figura nr. 4.7. Ascunderea coloanelor).
Coloana adresa este ascuns Figura nr.4.7. Ascunderea coloanelor 3. Pentru a readuce o coloan ascuns la vedere, se folosete comanda Unhide Columns din meniul contextual i se bifeaz denumirea cmpului care se dorete a fi scos din ascundere- n caseta de validare Unhide Columns. n exemplul prezentat este ascuns cmpul adresa, prin bifarea
75
lui n caseta de validare va fi scos din ascundere (Figura nr. 4.8. Scoaterea din ascundere a coloanelor).
Se bifeaz adresa
Figura nr. 4.8. Scoaterea din ascundere a coloanelor
4.4. nghearea expunerii unui cmp din tabel

Dac n baza de date exist un tabel extins, chiar mai extins dect ecranul, ar fi greu de identificat la ce nregistrare se afl cursorul, atunci cnd se execut deplasarea spre dreapta. Se pot nghea unul sau mai multe cmpuri astfel nct, ele vor rmne n partea stng a ecranului, fiind vizibile. Etape de lucru: 1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View. 2. Se plaseaz poiterul mouse-ului sub form de sgeat neagr cu vrful n jos, pe capurile de coloan pentru a selecta una sau mai multe coloane adiacente. 3. Se alege comanda Freeze Columns din meniul rapid, avnd ca efect mutarea coloanelor selectate n stnga tabelului, unde rmn fixate fr posibilitatea de a fi remutate (Figura nr. 4.9A. i Figura 4.9B.).
Figura nr.4.9A. Tabelul nainte de mutarea coloanelor prin ngheare
76
Figura nr. 4.9B. Tabelul dup mutarea coloanelor prin ngheare Astfel, dac se nghea o nou coloan, aceasta se va muta imediat dup ultima coloan mutat prin ngheare. n acest exemplu cmpul nume, mutat prin ngheare, s-a mutat dup cmpul e-mail. (Figura nr 4.10. Efectul mutrii dup o coloan ngheat).
Figura nr 4.10. Efectul mutrii dup o coloan ngheat 4. Pentru a dezghea coloanele, se alege Unfreeze All Columns din meniul contextual. Coloana mutat rmne n aceeai poziie, dar este scoas din ngheare astfel nct, urmtoarele mutri se vor efectua n faa acesteia (Figura nr. 4.11. Scoaterea din ngheare i efectuarea de noi mutri).
Figura nr. 4.11. Scoaterea din ngheare i efectuarea de noi mutri

77
n exemplul anterior, coloana e-mail a fost scoas din ngheare permindu-se mutarea n faa ei a altor coloane (cod_editur i nume).
4.5. Hyperlinks
4.5.1. Introducerea superlegturilor
Hyperlinks se pot introduce din site-urile Web sau din documentele calculatorului sau reeaua utilizatorului. Tabelul de date prezint descrierea superlegturii ca un text subliniat (Figura 4.11. Cmpul e-mail). Cnd utilizatorul d un click pe acel text, se deschide programul de cutare sau aplicaia adecvat i se aduce documentul la vedere. Trebuie s se creeze mai nti un cmp de superlegturi i apoi s se introduc superlegtura (a se consulta Hyperlinks: Create Field n acea parte a crii referitoare la Tabele i baze de date n modul Design) Etape de lucru: 1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet sau Form View.
Figura nr. 4.12 Introducerea valorilor de tip Hyperlink 2. Se mut punctul de inserare n cmpul superlegturii. 3. Se introduce textul ce se dorete a fi expus pentru superlegtur, dac se dorete furnizarea unei explicaii a adresei. 4. Se execut un click pe butonul Insert Hyperlink din bara de instrumente. Se introduce calea UNC (cale i nume) sau adresa URL (adresa Web) n csua text Link To File or URL. 5. Dac se dorete, se poate introduce explicaia n csua text Named Location in File, apoi se alege butonul OK. Not: Pentru a introduce o superlegtur bazat pe situaia din dosarul curent i nu pe o cale absolut, se va bifa csua de verificare Use Relative Path For Hyperlink. Dac nu se cunoate situaia documentului, se va alege butonul de rsfoire Browse din csua de dialog Insert Hyperlink
78
4.5.2. Modificarea superlegturilor

Dac se dorete editarea unei superlegturi, utilizatorul va avea o problem cnd execut click pe superlegtur, pentru c aceast operaie o activeaz. Va trebui s foloseasc butonul drept al mouse-ului sau tasta Tab- pentru a pregti cmpul n vederea redactrii. Etape de lucru: 1. Se execut un click pe cmpul de tip superlegtur i se deschide meniul contextual.
Figura nr. 4.13. Lansarea editorului Hiperlink
Figura nr. 4.14. Modificarea valorilor din cmpurile Hyperlink

79
2. Pentru a se introduce o nou descriere pentru superlegtur, se d un click Hyperlink i din meniul contextual ce se va deschide se alege comanda Edit Hyperlink, avnd ca efect afiarea casetei de dialog Edit Hyperlink (Figura nr. 4.13. Lansarea editorului Hiperlink). 3. n aceast caset se va introduce noua adres de Web Page, calea UNC sau adresa URL n csua text Link to: E-mail Address. 4. Dac se alege opiunea Existing File or Web Page se pot selecta registre sau fiiere din folderul curent, se poate ataa o pagin de cutri sau un fiier din dreiverul curent. 5. Opional, se va putea introduce adresa n csua text Recently used e-mail addresses:, apoi se selecteaz OK (Figura nr. 4.14. Modificarea valorilor din cmpurile Hyperlink). .
4.5.3. Copierea unui cmp de tip Hyperlinks

Cmpul de tip superlegtur conine o descriere a unei adrese cum ar fi o URL (Uniform Resource Locator) pentru o adres Web sau o UNC (Universal Naming Convention) pentru adresa unui document. Adresa actual este stocat n interior, cu o descriere care poate fi rsfoit de alii. Procedeul arat cum se copiaz o superlegtur din orice aplicaie Office, n baza de date a utilizatorului. Etape de lucru: 1. Se d click dreapta, pe un cmp de tip superlegtur. 2. Din meniul de contextual se alege Hyperlink, comanda Copy Hyperlink pentru a executa copierea respectivei Hyperlink n Clipboard (Figura nr. 4.15. Copierea legturii de tip Hyperlink).
Figura nr. 4.15. Copierea legturii de tip Hyperlink 3. Se merge la un alt cmp de tip superlegtur dintr-un tabel, interogare sau formular i se d click pe butonul Paste- avnd ca efect copierea din Clipboard. 80
4.6. Obiectele OLE

Unul din punctele forte ale Access-ului este capacitatea acestuia de a accepta date non-textuale. Acestea includ grafice, sunete, imagini video i dosare de aplicaii Windows. De exemplu: ntr-o baz de date a angajailor se pot include tabele de tip rezumat despre angajai unei firme, tabele create n Word sau Excel. Intr-o alt baz de date, se poate introduce o imagine video. Se pot introduce texte i numere. Pentru a putea fi acceptate date de tip obiect, mai nti, trebuie creat un cmp de tip OLE i apoi inserarea obiectului n acel cmp (Figura nr.4.16. Fiier ce conine un cmp de tip OLE Object). Etape de lucru: 1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet sau Form View i se merge la un cmp cu date de tip OLE. 2. Se alege Insert Object pentru a afia caseta de dialog Insert Objects.
Cmp de tip obiect
Figura nr. 4.16. Fiier ce conine un cmp de tip OLE Object
Figura nr.4.17. Formular deschis n Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va introduce n cmpul OLE Object
81
3. Dac trebuie s se creeze datele OLE, se va alege butonul de opiune Create New iar n csua list Object Type se va da dublu-click pe tipul aplicaiei- ce se dorete a fi creat. Se creaz i se salveaz datele de tip obiect (Figura nr.4.17. Formular deschis n Form View pentru a selecta tipului obiectului ce se va introduce n cmpul OLE Object). 4. Dac dosarul este deja pe disc, se va alege butonul de opiune Create from File i se introduce localizarea i numele dosarului n csua text File. 5. Pentru editarea unui obiect OLE, se va da dublu-click ntr-un cmp de tip obiect. Access va lansa aplicaia care a creat dosarul cu obiectul sau va schimba butoanele barei de instrumente i meniul pentru a permite s se editeze datele (Figura 4.18. Lansarea aplicaiei care a creat obiectul).
Figura 4.18. Lansarea aplicaiei care a creat obiectul Not: Se poate merge mai nti la aplicaia ce conine obiectul i copia respectivul obiect. Se merge apoi ntr-un cmp OLE dintr-o foaie de lucru sau formular i se depune obiectul copiat acolo (cu Paste).
4.7. Operaii la nivel de baz de date

4.7.1. Duplicarea bazei de date
Este foarte importanrt s se copieze baza de date, pentru a se proteja datele. Prin operaia de duplicare, access salveaz automat rezultatele pe disc, va aduga i datele bazate pe interogri i alte aciuni efectuate de utilizator. De multe ori, copia aceasta este singura protecie mpotriva pierderii datelor. Se poate, de asemenea, copia fiierul bazei de date utiliznd oricare dintre urmtoarele metode: Windows NT Explorer, Microsoft Backup, comanda MS-DOS COPY sau oricare alt software care funcioneaz cu Windows.
82
Indicaie: Se recomand comprimarea bazei de date nainte de a o copia pentru a se economisi spaiu pe disc. Etape de lucru: 1. n fereastra Database, se execut un click pe butonul Open din banda cu instrumente. 2. Se caut locaia fisierului folosind caseta de editare derulant Look in: i lista de fiiere. 3. Se execut click dreapta pe numele fisierului i se alege din meniul contextual comanda Copy. 4. Se d click dreapta pe caseta de listare n zona alb (cu alte cuvinte, nu se va da click pe un fiier sau folder) i se alege comanda Paste.
Figura nr. 4.19. Duplicarea bazei de date 5. Numele fiierului copie (backup) va fi identic cu al bazei de date copiate (originale) avnd ataat n fa Copy of ( Figura nr. 4.19. Duplicarea bazei de date). Not: Dac se folosesc caracteristicile de protecie Access, va trebui copiat din cnd n cnd i fiierul cu informaiile workgroup. In Access 2007, numele obinuit este SYSTEM.MDW.
83
4.7.2. Comprimarea bazei de date

Access stocheaz toate obiectele i datele ntr-un singur fiier. Prin tergerea informailor din tabele i a tabelelor nsi, nu tot spaiul este refolosit eficient. Deci, trebuie comprimat baza de date pentru a-i micora mrimea, s se nlture spaiul liber i s se mbunteasc performanele. In timpul arhivrii, Access verific datele i valideaz structura bazei de date. Pentru a comprima baza de date curent, se alege: Tools\Database Utilities\Compact Database. Etape de lucru: 1. Se nchide baza de date curent i se determin utilizatorii conectai s i nchid legtura cu baza de date- care urmeaz a fi comprimat. 2. Se alege OfficeButton\Accept Options. 3. Se execut un click pe Current Database\Application Options i se bifeaz ceck boxul Compact on Close. 4. Se salveaz seleciile, acionnd butonul OK. La salvare, baza de date curent va fi compactat. 5. n vederea selectrii pentru compactare a altei baze de date, se acioneaz Office Button, se selecteaz opiunea Mange i se alege Mange this database care deschide fereastra Database to Compact Form.
Figura nr. 4.20. Selectarea bazei de date pentru compactare 6. Se introduce numele, calea (discul) i folder-ul pentru baza de date ce va fi comprimat n csua File name: apoi se alege butonul Compact. Rezult o baz de date compactat care, va ocupa mai puin spaiu pe disc (cu acelai nume) (Figura nr. 4.20. Selectarea bazei de date pentru compactare).
84
7.
Acionnd butonul Tools se pot seta proprietile bazei de date selectate. Opiunea Advanced deschide fereastra pentru a stabili atributele bazelor de date compactate (Figura nr. 4.21. Setarea proprietilor i atributelor pentru bazele de date compactate).
Figura nr. 4.21. Setarea proprietilor i atributelor pentru bazele de date compactate Not: Dac s-au ters nregistrrile la sfritul unei tabele care conine cmpul AutoNumber, Access, n mod normal, sare peste aceste numere. Cnd se comprim o baz de date, Access reseteaz cmpul AutoNumber astfel nct urmtoarea nregistrare adaugat este cu unu mai mare dect cel mai mare AutoNumber existent n fiier. Comprimarea mbuntete eficiena bazei de date.
85
86
Access 2007 - Capitolul V. Formulare
FORMULARE
5.1. Scopul formularelor n Access

Formularele (Forms) reprezint interfaa principal dintre utilizator i aplicaiile Access, se folosesc n general pentru introducerea datelor i pentru vizualizarea lor ntr-o manier atractiv. Informaiile tiprite pot fi grupate, filtrate, sortate, se pot obine rezultate sintetice cum ar fi subtotalurile i totalurile. Elementele ce se adaug unui formular se numesc controale. Controalele pot fi grafice, etichete de text, imagini i alte elemente statice, care nu se schimb cnd se trece de la o nregistrare la alta; se poate aduga, de asemenea, caseta de editare care ns se schimb de la o nregistrare la alta. Controalele pot fi folosite att pentru introducerea datelor i vizualizarea lor dar i pentru efectuarea i afiarea unor calcule. Controalele pot fi butoane ce efectueaz diferite aciuni; depozite ca subformularele (datasheet grid de nregistrri legate de formularul principal); obiecte care fac introducerea i vizualizarea datelor mai uoar, cum ar fi calendarul, ActiveX, Spinner i alte controale obinuite. In general, un control se adaug unui formular prin aciunea drag and drop din Field List (se poziioneaz cursorul mouse-ului pe control i innd apsat butonul stnga, se trage controlul n locul unde se dorete s apar, apoi se elibereaz fixndu-se n acea poziie) sau folosind ToolBox, n modul de lucru n Design View. Fiecare control se plaseaz ntr-o seciune dintr-un raport sau formular. In funcie de seciune controlul va aparea: o dat; pe fiecare pagin; de fiecare dat cnd un grup se schimb; sau la fiecare nregistrare. Formulare sunt utile n: cutarea, afiarea i editarea datelor; introducerea datelor ntr-o baz de date; tiprirea datelor; selectarea unor opiuni prin intermediul formularului. Formularul creat poate avea atributele unei casete de dialog (casete de editare, casete combo, butoane de opiune i butoane de comand ca de exemplu OK i Cancel);
87
furnizarea unei metode de lansare n execuie i deschiderea altor elemente ale unei baze de date, ca de exemplu rapoarte, alte formulare etc. Un formular este compus din trei pri: 1. antetul; 2. zona de detaliu; i 3. subsolul. n antet se include numele formularului, sigla firmei (opional), i capul de tabel. n zona de detaliu sunt prezentate datele. n subsol sunt prezentate, de regul, informaii statice, care un se schimb cu fiecare nregistrare editat. De regul, orice formular afieaz doar un singur articol, astfel c probabilitatea de a introduce informaii eronate scade substanial. Pentru crarea unui formular pot fi utilizate butoanele furnizate de de panoul Navigation. Butoanele pentru crearea formularelor sunt grupate sub denumirea Forms. Acestea sunt: MainForm (Form); Split Form; Multiple Items; PivotChart; Blank Form; More Forms compus din: i. Form Wizard; ii. Datasheet; iii. Modal Dialog; iv. PivotTable. Form Design. Prin acionarea oricruia dintre aceste butoane, dup ce n prealabil a fost selectat sursa de date, se obine o variant de formular, care ulterior poate fi mbuntit cu ajutorul controalelor i a proprietilor la nivel de formular, seciune, component a formularului.
5.2. Creare formular

5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form
Instrumentul Form se utilizeaz pentru a crea un formular printr-un singur click de mouse. n aceast variant toate cmpurile din sursa de date se vor plasa n formular. Formularul astfel creat poate fi utilizat sau se poate modifica n Layuot View sau Design View. Etape de lucru: 88
1. n panoul Navigation se execut un click pe eticheta Create i apoi pe butonul Form din grupul de butoane Forms creindu-se un MainForm (Figura 5.1. Comanda de creare formular cu instrumentul Form);
Figura nr. 5.1. Comanda de creare formular cu instrumentul Form 2. Programul Access creaz formularul i l afieaz n Layout View (Figura 5.1. Formular creat cu Form);
Figura nr. 5.2. Formular creat cu Form
Figura nr. 5.3. Formular n care sursa principal este n relaie 1 la N cu un alt tabel 3. Dac sursa de date (tabelul principal) se afl n relaie 1 la N cu un alt tabel se va crea un formular n care este ataat o foaie de date a tabelului copil
89
(Figura 5.3. Formular n care sursa principal este n relaie 1 la N cu un alt tabel); 4. Dac sursa principal de date are ataate mai multe relaii, de tipul unu la mai muli, n formularul care se creaz nu se va ataa nici o foaie de date.
5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form

Cu ajutorul acestui instrument se creaz un formular scindat oferind dou vizualizri ale datelor n acelai timp (una formular i una foaie de date). Cele dou vizualitri sunt conectate la aceeai surs de date i sunt sincronizate. Astfel de formulare ofer beneficiile ambelor variante de vizualizare (localizare rapid a datelor i vizualizare nregistrare). Etape de lucru: 1. Se deschide tabelul sau interogarea surs; 2. Se activeaz eticheta Create; 3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz Split Form; 4. Formularul se creaz imediat i se afieaz n Layout View (Figura 5.4. Formular creat cu Split Form); 5. n partea superioar se prezint nregistrarea gen coloan, iar n partea de jos se prezint sub form de foaie de date. nregistrarea vizibil n partea superioar va fi scoas n eviden i n partea inferioar; 6. Se nchide cu salvare.
Figura nr. 5.4. Formular creat cu Split Form Observaie: Se pot insera controale n Layout View sau n Design View. 90
5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului Multiple Items

Cu ajutorul instrumentului Multiple Items se creaz formularele care afieaz nregistrri multiple mai particularizate dect o foaie de date. Etape de lucru: 1. Se selecteaz sursa de date (tabel, interogare sau alt formular); 2. Se activeaz eticheta Create; 3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Multiple Items care lanseaz instrumentul cu acelai nume pentru a crea formularul; 4. Formularul creat va fi afiat n Layout i va conine, sub form de foaie de date, toate nregistrrile din surs (Figura nr. 5.5. Formular creat cu instrumentul Multiple Items); 5. Se execut un click pe butonul Save, iar n caseta de editare se introduce nume pentru formularul creat; 6. Dac nchiderea se face din butonul Close fr a se fi executat, n prealabil, salvarea, programul sugerez ca nume, pentru formular, numele sursei de date; 7. Dac a mai fost creat un formular avnd aceeai surs de date, la numele acesteia va ataa un numr.
Figura nr. 5.5. Formular creat cu instrumentul Multiple Items Observaie: se pot aduga elemente grafice, butoane i alte controale.
5.2.4. Crearea unui formular PivotChart

Etape de lucru: 1. Se selecteaz sursa de date;
91
2. Se activeaz eticheta Create; 3. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul PivotChart avnd ca efect deschiderea grupului de instrumente PivotChartTools, n modul de lucru Design (Figura 5.6. Selectarea comenzilor de creare a unui formular grafic);
Figura nr. 5.6. Selectarea comenzilor de creare a unui formular grafic 4. Programul afieaz macheta de creare a graficului i lista cmpurilor Chart Field List preluate din sursa selectat; 5. Din Chart Field List se trag n gril cmpurile pentru filtrare, pentru axele graficului i valoarea de reprezentat grafic; 6. Programul creaz automat graficul conform seleciilor (Figura 5.6. Formular de tip PivotChart); 7. Se poate modifica oricare dintre elementele graficului schimbnd seleciile, tipul de reprezentare, axele, titlul, agenda sau executnd cte un clik pe aria ce se dorete a fi schimbat; 8. Se nchide cu salvare.
Figura nr. 5.6. Formular de tip PivotChart 92

5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form

Se poate crea un formular necomplectat urmnd a fi aduse din Field List cmpurile care se doresc a fi n formular i controalele necesare. Etape de lucru: 1. Din panoul Navigation se acioneaz eticheta Create; 2. Din grupul de instrumente Forms se selecteaz butonul Blank Form avnd ca efect afiarea n Layout a unui formular gol (Figura 5.7. Formularul blank afiat n Layout);
Figura nr. 5.7. Formularul Blank afiat n Layout 3. Lng formular se deschide lista de cmpuri dndu-se posibilitatea selectri acestora i introducerii n formular. Pentru a insera un cmp se execut dublu click pe el sau se trage cu mouse-ul (Figura 5.8. ncrcarea datelor din Field List n Form Blank);
Figura nr. 5.8. ncrcarea datelor din Field List n Form Blank 4. n acest mod de lucru, se pot insera controale s-au se deschide modul de lucru Design pentru a-i mbuntii aspectul;
93
5. Formatarea poate fi schimbat din Autoformat, iar din lista de proprieti se pot modifica proprietile obiectelor inserate n formular. Observaie: Cmpurile inserate n formular pot s fie din tabele diferite, dar s existe relaie ntre ele. n exemplul din figura nr 5.8. primele 2 cmpuri sunt preluate din tabelul CATEGORIE, iar restul din tabelul PRODUS. Dac n cadrul aceleai categorii sunt mai multe produse, se schimb categoria doar atunci cnd s-au vizualizat toate produsele categoriei respective.
5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard

Cu ajutorul instrumentului Form Wizard se creaz rapoarte asistate. Se creaz mai nti raportul de baz dup care se deschide n Layout sau Design i se adaug controale, se schimb aspectul. Etape de lucru: 1. Se activeaz eticheta Create, din grupul de butoane More Forms se activeaz Form Wizard i se selecteaz sursa de date prin intermediul casetei de editare Tables/Queries (Figura 5.9. Activarea Wizard-ului pentru forme);
Figura nr. 5.9. Activarea Wizard-ului pentru forme 2. Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next, iar din noua fereastr se selecteaz cmpurile pentru formular trecndu-se n fereastra Selected Fields (Figura nr. 5.10. Selectarea cmpurilor pentru formular);
94
Figura nr. 5.10. Selectarea cmpurilor pentru formular 3. Se deschide a treia fereastr Wizard, acionnd butonul de comand Next, pentru alegerea modului de afiare a datelor n cadrul formularului (Figura 5.11. Selectarea variantei de afiare date); 4. n urmtoarea fereastr Wizard se stabilete stilul de prezentare selectnduse unul existent din lista Form AutoFormats (Figura 5.12. Selectarea stilului de prezentare); 5. Acionnd Next se trece la fereastra prin care se stabilete nume pentru noul formular i se selecteaz modul de deschidere a formularului (n Design pentru a se efectua eventualele modificri sau n execuie) (Figura 5.13. Atribuire nume); 6. La acionarea butonului Finish se obine formularul conform seleciilor realizate (Figura 5.14. Model de form realizat cu Wizard); 7. Se nchide cu salvare.
Figura nr. 5.11. Selectarea variantei de afiare date
Figura nr. 5.12. Selectarea stilului de prezentare 95
Figura nr.5.13. Atribuire nume Figura nr. 5.14. Model de form realizat cu Wizard
5.2.7. Creare formular Datasheet

Pentru a crea un formular de tip foaie de date se selecteaz un tabel, o interogare sau un alt formular ca surs a datelor i apoi se acioneaz butonul Datasheet. Etape de lucru: 1. Se selecteaz sursa de date, nu este obligatoriu s fie deschis este suficien s fie cursorul fixat pe ea; 2. Se acioneaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente More Forms se execut un click pe butomul Datasheet;
Numrul 1 ataat la denumirea surei de date (un form)
Figura nr. 5.15. Creare formular Datasheet avnd ca surs un alt formular
96
3. Se va afia formularul sub form de foaie de date avnd numele sursei i un numr ataat. n exemplu prezentat sursa a fost un alt formular realizat n prealabil cu Wizard, numele formularului fiind PRODUS_WIZARD s-a ataat doar nr 1 (Figura 5.15. Creare formular Datasheet avnd ca surs un alt formular); 4. Se nchide noul formular cu sau fr salvare.
5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot

Tabelele Pivot sunt utilizate pentru analiza datelor n diferite variante: detaliat sau centralizat pe baza anumitor criterii. Etape de lucru: 1. Se deschide sursa de date care poate fi tabel, interogare, formular; 2. Din grupul de instrumente More Forms se selecteaz PivotTable pentru a lansa n lucru utilitarul care va realiza crearea Tabelului Pivot (Figura 5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot); 3. Programul deschide sursa de date ntr-un PivotTable Field List i macheta de realizare a Tabel-ului Pivot; 4. Din Pivot Table Field List se trag n machet cmpurile care vor constitui coloanele tabelului, liniile tabelului, cmpurille de filtrare i datele de prezentat n detaliu. Se recomand ca datele care se trec n zona Detail Field s fie numerice deoarece asupa lor se pot aplica funcii de nsumare sau centralizare. De exemplu, dac n macheta tabelului s-a tras Categorie pentru coloane, Pre pe linii i Cantitate la Detail se obine un formular de tip Tabel Pivot conform figurii nr. 5.17. Formularul Tabel Pivot fr filtrare;
Figura nr. 5.16. Lansarea crearii formularului de tip Tabel Pivot

97
Figura nr. 5.17. Formularul Tabel Pivot fr filtrare 5. n cazul n care se dorete realizarea unei filtrri, la nivel de linie, se fixeaz cursorul pe sgeata de la Pre (preul furniznd datele pentru linie) i se deselecteaz toate casetele de bifare n afara celor care se doresc s apar n raport (de exemplu: 50, 140, 400). Raportul se restrnge artnd doar produsele care au aceste preuri (Figura 5.18. Filtrarea dup pre);
Figura nr. 5.18. Filtrarea dup pre 6. O alt selecie se poate realiza la nivel de Categorie (pe coloan) deschiznd lista categoriilor i deselectndu-le pe cele care nu se doresc a fi vizualizate; 7. Pentru filtru la nivel de tabel se tage n zona Drop Filter unul din cmpurile sursei de dare. Se deschide lista de valori ataat acestuia i se selecteaz doar cele care intereseaz. Tabelul i va schimba forma
98
prezentnd attea coloane i linii cte a gsit conform filtrului realizat (Figura 5.19. Filtrarea dup NumeProdus); 8. Deoarece sursa a fost un alt formular cu numele FormBlank noul formular va avea numele FormBlank1 dac nu se schimb la salvare; 9. Se salveaz tabelul creat i se nchide.
Figura nr. 5.19. Filtrarea dup NumeProdus
5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog

Varianta de creare a formularului Modal Dialog implic colaborarea cu Visual Basic. n formularul ce se creaz, cu aceast variant, se fixeaz automat dou butoane (OK i Cancel). Funcia celor dou butoane nu este creat dect dac se scrie procedura de lucru sau se realizez un macrou n Visual Basic. Etape de lucru: 1. Se deschide sursa de date; 2. Se activeaz eticheta Create i butonul Modal Dialog din grupul de instrumente More Forms avnd ca efect deschiderea unei forme n Design care va avea ataate doar cele dou butoane i Field List pentru selectarea cmpurilor. In gril este prezentat doar zona Detail (Figura 5.20. Formular iniial Modal Dialog); 3. Din Field List se execut dublu click pe cmpurile care se doresc a fi duse n formular (Figura 5.21A. Inserarea cmpurilor n formular) ; 4. Dup inserarea cmpurilor se deschide formularul n Layout (Figura 5.21B. Vizualizare formular n Layout) ;
99
Figura nr. 5.20. Formular iniial Modal Dialog
Figura nr. 5.21A. Inserarea cmpurilor n formular
Figura nr. 5.21B. Vizualizare formular n Layout
Figura nr. 5.22. Realizarea funciei pentru buton 100

5. Se revine la Design, se activeaz lista de proprieti, se selecteaz un buton din cele dou iar pe tabul Events la On Click se deschide fereastra Choose Builder (Figura 5.22. Realizarea funciei pentru buton); 6. n cadrul acestei ferestre se opteaz pentru una din cele trei variante de realizare a funciei pentru buton (Macro Builder - crearea unui macrou n Visual Basic ; Expresion Builder Crearea unei expresii prin fereastra Builder ; Code Builder scrierea secvenei de cod pentru procedur) ; 7. Se repet pasul pentru cel de a-l doilea buton ; 8. Se salveaz forma creat cu atribuire de nume i se nchide (Figura 5.23. Atribuire nume formularului Modal).
Figura nr. 5.23. Atribuire nume formularului Modal
5.2.10. Creare formular n Design

Varianta cea mai complex de creare a formularelor este Designul. n aceast variant, din start, se pot insera, pe lng cmpurile de date, butoane de control, Form i Page Header, Form i Page Footer, se pot seta diferite proprieti. Etape de lucru: 1. Se selecteaz un tabel ca surs a datelor; 2. Din panoul Navigation se activeaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente Forms se execut un click pe butonul Form Design avnd ca efect deschiderea formei design pentru realizarea formularului i deschiderea tabelelor bazei de date n Field List (Figura nr. 5.24. Lansarea operaiei de creare a formularului n Design);
Figura nr. 5.24. Lansarea operaiei de creare a formularului n Design

101
3. Din Field List se trag n designul formularului cmpurile care se doresc, n ordinea i poziia dorit (Figura nr. 5.25. Inserarea cmpurilor din Field List); 4. n vederea inserrii de controale se verific dac n modul Form Design Tools, eticheta Design este selectat opiunea Use Control Wizards. n cazul n care nu este selectat, controalele din grupul de instrumente Controls un sunt active i un vor putea fi folosite (Figura nr. 5.26. Activarea controalelor); 5. Dup activarea controalelor din grupul de instrumente Show/Hide, deschis de eticheta Arrange, se selecteaz butoanele Page Header/Footer i Form Header/Footer avnd ca efect inserarea header-ului i footer-ului de pagin i formular; 6. Se revine la butoanele designului; 7. Sub Form Header se pot insera: sigla fimei, nume pentru formular, data curent i eventual un buton pentru operare la nivel de formular; 8. Sub Page Header se insereaz numrul de pagin; 9. n zona de detaliu se insereaz un subformular, butoane de navigare i butoane de operare la nivel de articol (Figura nr. 5.27. Realizarea formularului n Design cu inserare de subformular i Figura nr. 5.28. Execuia unui formular realizat n Design );
Figura nr. 5.25. Inserarea cmpurilor din Field List
Aceast etichet trebuie s fie selectat
Figura nr. 5.26. Activarea controalelor

102
La Form Header s-a inserat : Sigl; Nume form; Data calendaristic; Buton de operare la nivel de Form. Date formular principal
Subformular n care s-a inserat un Text Box pentru Valoare i s-a schimbat culoarea de fundal la calcul
Butoane de navigare i Butoane de operare la nivel de articol
Figura nr. 5.27. Realizarea formularului n Design cu inserare de subformular
Figura nr. 5.28. Execuia unui formular realizat n Design

103
10. Se pot insera alte controale care vor avea valoare la nivel de pagin sub Page Footer sau la nivel de formular sub Form Footer; 11. Se nchide designul realizat cu salvare; 12. Pentru a-l lansa n execuie se d un dublu click pe numele lui (Figura nr. 5.28. Execuia unui formular realizat n Design). Observaie: Se deschide lista de proprieti pentru a schimba proprietile obiectelor din cadrul formularului.
5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul formularelor

Formularele faciliteaz introducerea datelor i prezentarea nregistrrilor. n formulare se pot insera butoane pentru rularea macrocomenzilor, tiprirea rapoartelor sau crearea etichetelor. Opiunile depind de proiectul aplcaiei. Datele introduse n baza de date prin intermediul formularelor sunt verificate de programul Access care verific automat erorile la intrri. Un formular poate fi deschis n modurile de lucru Form, Design sau Layout. Modul de vizualizare Form permite s se vad toate informaiile asociate unei nregistrri. Modul Design permite s se modifice design-ul unui formular. Modul Layout permite s se vad att informaiile asociate unei nregistrri ct i efectuarea de modificri n cadrul formularului. Etape de lucru: 1. Se activeaz bara Forms din cadrul panoului Navigation; 2. Se selecteaz unul din formulare i se deschide executnd dublu click pe el; 3. Pentru a se permite introducerea de date se va selecta fie butonul Form View, fie Layout View; 4. Se execut un click pe butonul de operare la nivel de articol New Record (dac a fost inserat un astfel de buton n formular) sau din banda Record a formularului; 5. Se introduc datele pentru articolul care se va insera; 6. Deplasarea la cmpul urmtor se realizeaz cu tasta Tab, iar la cmpul anterior cu tastele Shift +Tab; 7. Se salveaz nregistrarea creat acionnd butonul Save din cadrul formularului; 8. Se poate solicita inserarea unui nou articol acionndu-se din nou butonul New Records; 104
9. Se poate terge o nregistrare din formular editnd nregistrarea respectiv i acionnd butonul de tergere, din cadrul formularului (dac un astfel de buton a fost inserat) sau butonul Delete Record din grupul de butoane deschise de eticheta Home, i apoi confirmarea tergerii prin butonul butonul de comand Yes.
5.4. Modificarea proprietilor unui formular

n formulare, asemenea rapoartelor, se pot aduga elemente de control de legtur i elemente de control fr legtur. Elementele de control de legtur sunt cmpurile de date, butoane de aciune asupra nregistrrilor, butoane de navigare, casetele de editare. Elementele de control fr legtur sunt casetele text; butoane de operare la nivel de formular, raport, aplicaie; etichete; imagini; linii; ComboBox i altele. n modul design unele dintre elementele de control (de exemplu cmpurile de date i Text Box) au 2 pri: elementul propriu zis i eticheta corespunztoare. Mutnd elementul de control se mut i eticheta corespunztoare. Etape de lucru: 1. Se deschide n modul Design sau Layout formularul ale crui proprieti se doresc a fi modificate; 2. Se activeaz etichetele Design sau Layout; 3. Se selecteaz elementul ale crui proprieti se doresc a fi modificate; 4. Punctele de manevrare ce apar n jurul lor pot fi folosite la redimensionare; 5. Pentru a elimina un element din Form, dup selectare, se apas tasta Delete; 6. Pentru a schimba proprietile unui element, dup selectare, se activeaz butonul Property Sheet, care deschide lista de proprieti a respectivului element; 7. Se pot modifica i proprietile la nivel de formular; 8. Dup executarea modificrilor se nchide att lista de proprieti ct i formularul.
5.5. Crearea unui formular de comand

n vederea crerii unui formular care s acioneze ca un meniu se procedeaz astfel: 1. Se lanseaz modul Design de creare a formularelor;
105
2. Se inseteaz butoane de operare penrtru formulare (deschidere, tiprire, nchidere formulare); 3. Se insereaz butoane de operare pentru rapoarte (Descidere, previzualizare, tiprire; 4. Se insereaz butoane pentru lansarea n execuie a interogrilor (Run Query) sau pentru tiprire tabele (Print Table); 5. Se insereaz un buton pentru nchiderea aplicaiei (Quit Application); 6. Se pot insera imagini grafice semnificative aplicaiei; 7. Se poate schimba fundalul grafic i redimensiona forma; 8. Se salveaz i se nchide.
Figura nr. 5.29. Butoane de aciune La nivel de Form
Figura nr. 5.30. Butoane de aciune la nivel de Report
Figura nr. 5.31. Butoane de aciune pentru tabele i interogri
Figura nr. 5.32. Butoane de aciune pentru inchiderea aplicaiei
106
De exemplu, formularul (Figura nr. 5.33. Formular de simulare meniu)
Figura nr. 5.33. Formular de simulare meniu
a fost creat n Design cu urmtoarea structur (Figura nr. 5.34. Designul unui formular de simulare meniu):
S-a inserat fundal grafic S-au inserat imagini grafice
Butoanele inserate sunt de aciune la nivel de Form i Report
Figura nr. 5.34. Designul unui formular de simulare meniu
107
108
Access 2007 - Capitolul VI. Interogri i filtre
INTEROGRI I FILTRE
6.1. Introducere
Interogrile i filtrele sunt primele modaliti de a gsi i de a organiza datele. Un filtru realizat pe baza datelor dintr-o tabel i salvat va putea fi folosit pentru alte obiective dac este salvat ca interogare. Interogrile pot fi folosite pentru a rspunde la diferite ntrebri, dar i ca fundament pentru formulare i rapoarte. O interogare este o metod mai formal de cutare i filtrare; ea permite vizualizarea, modificarea i analiza datelor n diferite moduri. Prin intermediul ei utilizatorul poate specifica cmpurile de date din tabelele asociate pe care dorete s le vad, ordinea de afiare a cmpurilor, criteriile de filtrare i de sortare a articolelor asociate. Access stocheaz designul unei interogri, ruleaz interogarea i readuce setul de rezultate atunci cnd interogarea este reapelat. Se pot selecta nregistrrile aplicnd un filtru i sortndu-le. Access pstreaz ultimul filtru aplicat. Crearea de interogri i filtre implic aciuni de sortare a datelor, alegerea datelor, setarea criteriilor, selectarea tabelelor i cmpurilor. Interogrile sunt mai vaste dect filtrele i se pot folosi pentru a aduga noi informaii, a terge i a modifica nregistrri ntr-un tabel. De asemenea, cu ajutorul interogrilor se pot face calcule pe diferite grupuri de articole. Crearea unei interogri presupune deschiderea bazei de date i alegerea variantei de creare: Wizard; Design; Macro. Opiunea Design ( ) din
cadrul fiei Query Tools ( ) pune la dispoziie butoane pentru tipurile de interogri ce se pot crea: selecie; aciune (creare tabel, adugare, modificare, tergere); analiz ncruciat; unire a cmpurilor .a. (Figura nr. 6.1. Grupul de instrumente pentru crearea interogrilor). n Access componenta numit cerere de interogare (Query) poate fi de cinci feluri: 1. selecie (select); 2. analiz ncruciat (crosstab); 3. aciune (action); 4. SQL (Structured Query Language); 5. parametrat (parameter).
109
Figura nr. 6.1. Grupul de instrumente pentru crearea interogrilor Interogarea bazei de date se poate realiza n mai multe variante: prin vizualizarea n totalitate a coninutului tabelelor; prin vizualizarea parial sau total a a coninutului tabelelor asociate pe baza unor criterii de selecie i filtrare; prin cereri explicite. Rezultatul execuiei unei cererii este plasat ntr-o foaie de rspuns, asemntor foii de date a unei tabele. Crearea unei cererii de interogare se poate face n mai multe feluri: proiectarea pas cu pas a cererii n modul de lucru design view (fereastr de proiectare); utiliznd instrumentul Wizard; exprimarea cererii n limbajul SQL; crarea unui filtru i salvarea acestuia ca cerere de interogare. Avantajele oferite de modul de interogare prin cereri sunt: selectarea nregistrrilor i a cmpurilor din tabele pe baza unor criterii impuse de necesitile informaionale; ordonarea rezultatelor dup anumite criterii; introducerea unor cmpuri calculate pe baza unor formule ce folosesc ca operanzi cmpuri existente n tabele; posibilitatea determinrii de totaluri pe anumite cmpuri; posibilitatea selectrii cmpurilor din mai multe tabele; modularitatea cererilor, adic rezultatul unei cererii poate fi folosit ca intrare pentru o nou cerere; cererile de interogare pot fi folosite sub form de set al datelor pentru formulare i rapoarte; interogrile pot fi folosite pentru a selecta, aduga, terge i reactualiza nregistrrile din baza de date; posibilitatea generrii de reprezentri grafice pe baza unor cereri de tip analiz ncruciat; realizarea de copii de siguran pentru tabele.
110
6.2. Interogarea de selecie

6.2.1. Crearea cu Wizard
Pentru a crea o interogare n modul de lucru Wizard (interogare de selecie) se vor parcurge urmtoarele etape: Etape de lucru: 1. Din panglica cu instrumente se va selecta comanda Create care scoate n eviden grupul de butoane pentru crearea cererilor de interogare Other (Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interogri). Selectarea opiunii Query Wizard Figura nr. 6.2. Fereastra pentru crearea unei noi interogri 2. n cadrul grupului se execut un click pe butonul Query Wizard avnd ca efect deschiderea ferestrei New Query din care se va selecta tipul utilitarului de lucru pentru: a. Simple Query Wizard (interogri simple); b. Crosstab Query Wizard (interogri de tip analiz ncruciat); c. Find Duplicates Query Wizard (cutarea nregistrrilor duplicate); d. Find Unmatched Query Wizard (Figura nr. 6.3. Prima fereastr Wizard pentru interogri).
Se selecteaz opiunea Simple Query Wizard pentru interogarea de selecie simpl
Figura nr. 6.3. Prima fereastr Wizard pentru interogri
111
Selectarea sursei de date (tabel, interogare)
Figura nr. 6.4. Fereastra sursei de date pentru interogare 3. Prin acionarea butonului OK se deschide a doua fereastr Wizard etichetat Simple Query Wizard care pune la dispoziie tabelele i interogrile bazei de date active (Tables/Queries). Se execut un click pe sgeata cu vrful n jos pentru a vizualiza lista sursei de date. Din aceast list se selecteaz un tabel sau o interogare ca surs a noii cererii. Pentru selecia realizat se afieaz structura, cmpurile acesteia, n lista etichetat Available Fields: (cmpuri disponibile) (Figura nr. 6.4. Fereastra sursei de date pentru interogare). 4. Se selecteaz cmpurile dorite a fi n noua interogare i se trec n lista etichetat Selected Fields: (cmpuri selectate) acionnd butoanele sgeat simpl dreapta pentru mutarea cmp de cmp sau sgeat dubl dreapta pentru mutarea ntregii structurii a sursei n lista Selected Fields. 5. n cazul n care anumite cmpuri, selectate iniial, nu se doresc n structura . interogrii se vor deselecta utiliznd butonul sgeat simpl stnga Pentru a deselecta ntreaga structur se va aciona butonul sgeat dubl stnga . Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next din cadrul aceleai ferestre. 6. Se deschide o nou fereastr Wizard n cadru creia se va stabili dac se dorete s se vizualizeze n detaliu articolele (varianta Detail) sau s se prezinte doar un sumar al acestora (varianta Summary). Se trece la etape urmtoare acionnd butonul Next (Figura nr. 6.5. A treia fereastr Wizard). 7. Dac s-a ales varianta Summary se deschide o nou fereastr Summary Options n care stabilesc tipul funciilor de realizare a nsumrilor dorite pe fiecare cmp valoric: Sum; Avg; Min; Max (Figura nr. 6.6. Fereastra de stabilire a opiunilor pentru sumar). Dup bifarea csuelor de opiune se acioneaz butonul de comand OK.
112
Selectarea modului de vizualizare a datelor n cadrul interogrii
Figura nr. 6.5. A treia fereastr Wizard
n noua interogare fiecare opiune de sumar selectat va genera o coloan nou.
Figura nr. 6.6. Fereastra de stabilire a opiunilor pentru sumar Atribuirea unui nume interogrii ce se va crea conform seleciilor Alegerea modalitii de deschidere a interogrii
Figura nr. 6.7. A patra fereastr Wizard 8. Se atribuie nume interogrii, sistemul sugereaz un nume pornind de la numele sursei de date creia i ataeaz cuvntul Query sau QueryN (pentru N=1, 2, 3....). Respectivul nume poate fi schimbat, n aceast etap. Tot n aceast fereastr se gsesc opiunile pentru deschiderea interogrii realizate i anume:
113
a. butonul de opiune Open the query to view information (deschidere pentru a vizualiza informaiile selectate ); b. butonul de opiune Modify the query design( deschidere pentru a modifica designul interogrii) (Figura nr. 6.7. A patra fereastr Wizard). 9. Prin acionarea butonului Finish ( ) se creaz interogarea conform seleciilor. 10. n cazul n care s-a optat pentru varianta Modify the query design sistemul afieaz designul interogrii create. Se pot aduce mbuntiri designului creat introducndu-se sortri, criterii de selecie, cmpuri calculate (Figura nr. 6.8. Designul interogrii).
Tabela surs
Grila interogrii
Figura nr. 6.8. Designul interogrii Observaie: Dac n grila interogrii se introduce o nou coloan, care va rezulta dintr-o expresie, atunci n gril se va insera i linia Total. n acest scop se execut un click pe butonul Totals din panglica de instrumente( ), avnd ca efect inserarea liniei de Total care va aduce Group By n toate cmpurile interogrii. Dac o coloan va rezulta din calcule Group By va fi nlocuit cu Expression ce se selecteaz din lista de funcii ataat grupului.
Figura nr. 6.9. Deschiderea interogrii pentru vizualizarea informaiilor 114

11. Dac s-a optat pentru varianta de vizualizare a informaiilor (Open the query to view information) se deschide o foaie de rspuns care prezint numele interogrii, denumirea cmpurilor selectate n interogare i informaiile din sursa de date (Figura nr. 6.9. Deschiderea interogrii pentru vizualizarea informaiilor). Executnd un click dreapta pe antetul interogrii se deschide meniul contextual. Dac se selecteaz comanda SQL View se va obine instruciune SQL generat de sistem pentru crearea interogrii (Figura nr. 6.10. Instruniunea SQL de selecie pentru crearea interogrii).
Figura nr. 6.10. Instruniunea SQL de selecie pentru crearea interogrii
6.2.2. Crearea cu Design View

Pentru a crea o interogare pas cu pas n modul Design se procedeaz astfel: Etape de lucru: 1. Se deschide baza de date. Se acioneaz fila Create i apoi se execut un click pe Query Design (proiectare interogare) din grupul de instrumente Other. Efectul este afiarea ferestrei de dialog Show Table (Figura nr. 6.11. Fereastra Show Table).
Figura nr. 6.11. Fereastra Show Table

115
2. Fereastra de dialog Show Table conine trei fie: a. fia Tables n care se afieaz lista tuturor tabelelor din baza de date activ; b. fia Queries n care se afieaz lista tuturor interogrilor existente n baza de date activ; c. fia Both care afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din baza de date activ. 3. Se efectueaz un dublu click pe numele obiectului (tabel sau interogare) pe care se va baza noua interogare sau se selecteaz obiectul i se acioneaz butonul de comand Add. Obiectul selectat va fi aruncat n partea superioar a ferestrei Select Query. Fiecrui obiect dus n aceast fereastr i corespunde cte o list care conine: a. n linia de antet numele obiectului; b. un caracter asterisc (*); c. numele tuturor cmpurilor din obiectul respectiv. 4. Dup selectarea obiectelor necesare se nchide fereastra Show Table prin butonul de comand Close. n urma acestei comenzi se activeaz fereastra Select Query (Figura nr 6 .12. Fereastra Select Query). 5. Fereastra Select Query sau fereastra de lucru este structurat n dou pri: a. Partea superioar care afieaz sursa de date (structura tabelelor/cererilor selectate) i eventualele legturi dintre ele; b. Partea de jos numit gril de proiectare (design grid), n care se va construi cererea din punct de vedere structural i funcional. Aceast parte mai este cunoscut i sub numele de gril QBE (Query By Exemples).
Sursa de date
Grila de proiectare
Figura nr. 6.12. Fereastra Select Query
116
6. n cazul n care s-au inserat mai multe tabele/cereri de interogare n partea superioar a ferestrei, se verific relaiile dintre tabele pentru a se asigura c exist legturile necesare cerinelor impuse de noua cerere de interogare. 7. Dac nu exist legturile necesare ntre tabele, se stabilesc prin glisarea mouse-ului de pe cmpul de legtur din tabelea principal spre cmpul de legtur din tabela secundar. Cmpurile numerice de legtur trebuie s fie: byte, integer sau long integer. 8. n funcie de sursa lor cmpurile din structura unei cererii sunt de dou feluri: i. preluate din tabele/cereri; ii. calculate. 9. Trecerea cmpurilor dintr-o tabel/cerere n grila de proiectare se poate realiza n dou variante: a. n lista de nume a tabelelor se va trage cu mouse-ul numele cmpului ntr-o celul liber n linia Field a grilei. n linia Table a grilei, n aceeai coloan, se va afia automat numele obiectului din care s-a tras cmpul; b. Odat cu poziionarea tabelelor/interogrilor n fereastra Select Query ntreaga structur a respectivelor tabele/interogri se va gsi ntr-o list ataat liniei Field a grilei. Se poziioneaz cursorul pe unul din cmpurile libere, n acel moment n dreapta cursorului apare o sgeat cu vrful n jos. Se execut un click pe sgeat avnd ca efect afiarea listei cu ntrega structur a tabelelor/interogrilor din fereastr, cmpurile se prezint grupate pe tabele/interogri. Se selecteaz unul din cmpuri care va aprea ca denumire a cmpului n interogare, de exemplu: Salarii.CNP. n linia Field se va afia CNP (numele cmpului) iar n linia Table se va afia Salarii (tabelul/interogarea surs). Se repet operaia pentru restul coloanelor. Odat ce s-a preluat denumirea cmpului dintr-o anume tabel, dac se poziioneaz cursorul pe cmpul respectiv i se deschide lista ataat, aceast list va prezenta doar structura tabelei/cererii din care s-a preluat denumirea cmpului putndu-se schimba cu un alt cmp din aceeai tabel/interogare (Figura nr 6.13. Realizarea structurii noii interogri).
117
Lista afiat pentru selectarea denumirii iniiale a cmpului din interogare. Se poate selecta orice cmp din list.
Lista pus la dispoziie la schimbarea seleciei (doar cmpuri din tabelul selectat inial). Figura nr. 6.13. Realizarea structurii noii interogri 10. Pentru fiecare cmp pot fi stabilite criterii de sortare (Linia Sort). Ordonarea datelor ntr-o cerere se poate face cresctor sau descresctor, dup unul sau mai multe cmpuri. Pentru aceasta se realizeaz un click n celula de la intersecia coloanei cmpului cu linia Sort i apoi se alege Ascending sau Descending. n cazul n care se specific sortarea n mai multe cmpuri, operaia se execut ncepnd cu primul cmp din stnga i continund cu celelalte spre dreapta pn la ultimul. Ordinea cmpurilor de sortare influeneaz rezultatul interogrii. 11. Criteriile de selecie a articolelor se introduc n celula aflat la intersecia coloanei cmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau compuse (operatorii AND/OR) i pot utiliza o serie de cuvinte rezervate i expresii definite de utilizatori.
Cmpuri dezactivate Figura nr. 6.14. Dezactivarea csuelor Show 118
12. Pot fi desemnate cmpurile vizibile ale interogrii (linia Show). Pe linia Show toate casetele sunt implicit bifate (vizibile). Exist situaia n care anumite cmpuri pot fi folosite n interogri dar nu se dorete s apar la ieiri. n acest caz se dezactiveaz caseta Show pentru cmpurile care nu trebuie s apar n Query i se las activat pentru cmpurile ce se doresc a fi vizibile (Figura nr. 6.14. Dezactivarea csuelor Show). 13. Se salveaz interogarea creat executndu-se un click pe butonul Save, iar n fereastra Save As se introduce numele interogrii create. Se acioneaz butonul de comand OK. Numele interogrii va aprea n fereastra Database. Figura nr. 6.15. Atribuirea numelui pentru interogare Rezultatele interogrii se pot vizualiza n foaia de rspuns a cererii de interogare (Figura nr.6.16. Rezultatul unei interogri de selecie realizat n Design View).
Figura nr. 6.16. Rezultatul unei interogri de selecie realizat n Design View
n gril cmpul Nume a fost redenumit NUME PRENUME
La execuia interogrii apare noul nume NUME PRENUME
Figura nr. 6.17. Schimbarea denumirii cmpurilor ntr-o cerere Observaii: n aceast variant de creare a interogrii cmpurile pot fi preluate din unul sau mai multe tabele/interogri. Pot fi introduse i cmpuri calculate.
119
Activarea cererii se poate realiza n dou variante: executnd dublu click pe numele cererii n fereastra Database; selectnd cererea i acionnd comanda Open din meniul contextual. Foaia de rspuns care rezult n urma execuiei cererii va fi diferit n timp, n funcie de starea bazei de date din acel moment. Foaia de rspuns are o existen temporar doar pe perioada activrii cererii. n mod implicit, cmpurile preluate din tabele/cereri vor avea acelai nume ca la surs. Exist posibilitatea schimbrii acestora, dac n faa primei litere din numele cmpului, n cadrul structurii cererii din grila de intetrogare, se introduce noul nume urmat de caracterul : care l va delimita de numele vechi (deplasat la dreapta). n acest caz la activarea cererii, n foaia de rspuns va aprea noul nume (Figura nr.6.17. Schimbarea denumirii cmpurilor ntr-o cerere).
6.2.3. Cereri de interogare utiliznd mai multe tabele

O cerere de interogare a bazei de date pe mai multe tabele este expresia operaiei de compunere (Join) din algebra relaional. Din punct de vedere al SGBD Access aceast operaie este de trei feluri: echicompunere sau compunere intern; compunere extern; compunere reflexiv. Prin operaia de echicompunere (compunere intern) se extrag numai nregistrrile care au cu chei echivalente att n tabela principal ct i n tabela secundar (cmpurile de legtur sunt identice). Nu se extrag nregistrrile vide. n fereastra Join Properties a editrii relaiilor dintre tabele trebuia s fie bifat prima opiune Only include rows where the joined fields from both tables are equal (Figura nr. 6.18. Extragerea datelor conform operaiei de echicompunere).
Realizarea operaiei de echicompunere sau compunere intern Figura nr. 6.18. Extragerea datelor conform operaiei de echicompunere Prin operaia de compunere extern se extrag toate nregistrrile din tabela principal i secundar inclusiv nregistrrile vide. Relaia dintre tabele din punct de vedere al operaiei de compunere extern este privit n dou sensuri:
120
de la tabela principal spre tabela secundar (de la stnga la dreapta), ceea ce a condus la noiunea de compunere extern stnga (left outer join). Se extrag toate nregistrrile din tabela principal chiar dac nu au corespondent n tabela secundar, iar din tabela secundar numai pe cele care au corespondent n tabela principal; de la tabela secundar spre tabela principal (de la dreapta la stnga), ceea ce a condus la noiunea de compunere extern dreapta (right outer join). Se extrag toate nregistrrile din tabela secundar, iar din tabela principal numai pe cele care au corespondent n cea secundar. Pentru compunere extern stnga, n cadrul ferestrei Join Properties trebuie bifat opiunea 2, iar pentru compunere extern dreapta trebuie bifat opiunea 3, din cadrul aceleai ferestre. Cele trei tipuri de Join se bazeaz pe condiia de egalitate ntre valorile cmpurilor de legtur. Pentru realizarea operaiei de Join, pe baza unei relaii de inegalitate (<, >, <=, >=, <> ) ntre cmpurile de legtur dintre tabele, se poate folosi limbajul SQL. Deoarece unele dintre rndurile dintr-o parte a unei asocieri externe nu vor avea rnduri coresponde n cellalt tabel anumite cmpuri returnate n rezultatele interogrii vor fi goale. Compunerea reflexiv se bazeaz pe o relaie reflexiv, n cadrul acestei relaii cele dou tabele, principal i secundar, sunt identice. Pentru aceasta n zona datelor surs a cererii se va selecta aceeai tabel de dou ori.
6.3. Criterii de selecie

6.3.1. Criterii numerice
Cnd se caut date numerice exist cteva expresii care pot fi folosite drept criterii de cutare numerice. Pentru a accesa criteriile se deschide interogarea n Design View. n linia Criteria din grila de interogare, la intersecia sa cu coloana cmpului, se introduc criteriile de selecie numerice. Acestea pot fi simple sau compuse. Principalele criterii simple sunt: apartenena la un interval de valori: BETWEEN valoare_inferioar AND valoare_suprioar; apartenena la o list de valori: IN( valoare1, valoare2,...) utilizarea operatorilor de comparaii: <, >, <= ,>=, <>, =; utilizarea operatorilor de negaie: NOT valoare; selecia nregistrrilor care conin sau nu valori: NULL, IS NULL, NOT NULL, IS NOT NULL; selecia dup o dat relativ la data curent: DATE().
121
Etape de lucru: 1. Se tasteaz numrul cutat n celula criteriilor pentru a se vedea nregistrrile n care apare acel numr. 2. Se tasteaz <Number (pentru a vedea toate numerele mai mici dect numrul tastat, sau <= Number mai mici sau egale cu numrul tastat, unde number este orice valoare numeric (de exemplu: <2345,67). 3. Se tasteaz >Number sau >=Number pentru a vedea toate numerele mai mari sau mai mari ori egale cu numrul tastat. 4. Se tasteaz Between Number1 and Number2 pentru a se cuta toate numerele dintre dou limite (neincluznd limitele). De exemplu: Between 15 And 250 caut toate numerele cuprinse ntre 15 i 250 fr a le include pe cele dou. Figura 6.19. Verificarea unui interval de valori 5. Sau Between #3/1/2009# And #3/31/2009# va cuta datele calendaristice cuprinse ntre 01.03.2009 i 31.03.2009. 6. Se alege comanda Datasheet View pentru a vedea rezultatul interogrii sau butonul Run aciune. pentru a reactualiza nregistrrile dac interogarea este de
Observaie: Datele calendaristice se scriu ncadrate de caracterul Diez (#).
6.3.2. Criterii de tip text

O parte din datele din tabele vor fi date de tip text. Se pot specifica criterii de selecie dup un anumit text care, dac va conine spaii, trebuie pus ntre ghilimele. n interiorul textului se pot folosi caractere generice, de exemplu caracterul semnul ntrebrii. Criteriul de selecie se va introduce n linia Criteria, de la Design View a interogrii, la intersecia sa cu denumirea cmpurilor specificate n linia Field. Etape de lucru: 1. Se va introduce n linia Criteria, n dreptul coloanei de selecie textul pentru realizarea seleciei. Access pune ghilimele n jurul expresiei. 2. Se include asterisc pentru a nlocui orice text. Un singur asterisc poate lua locul unui numr de caractere neprecizat (Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir
122
de caractere). n exemplul din figur criteriul C* presupune cutarea tuturor articolelor care ncep cu litera C). 3. Se poate introduce Not i apoi textul, de exemplu: Not C* va gsi toate articolele n afar de cele care ncep cu litera C. 4. Se va folosi semnul ntrebrii (?) ca o vedere-caracter pentru liter, spre exemplu C? va gsi Ca, Co, Ct .a.m.d. dac exist aceste date n tabela consultat. 5. Se alege Datasheet View pentru a vedea rezultatele interogrii sau Run pentru aducerea la zi dac interogarea este de aciune.
Figura nr. 6.20. Criteriu de tip ir de caractere
6.3.3. Criteriu date calendaristice

Cnd se lucreaz cu cmpuri de date calendaristice exist criterii care se doresc a fi pstrate. Se poate alege s se arate numai datele curente sau luna, ziua i anul specificat. O alt opiune ar fi s se includ un ir de date. Etape de lucru: 1. In Design View la o interogare sau filtru, se intr n linia de criterii de sub cmpul dorit. 2. Dac se dorete selecia dup o anumit dat, se tiprete data respectiv. Indiferent de formatul datei; se poate accesa data n formatul ei general (este varianta cea mai simpl pentru criterii). De exemplu, 1/1/10, cnd s-a prsit celula criteriilor Access va traduce data respectiv n #1/1/10#. 3. Dac se caut toate inregistrarile cu data curent se va tasta funcia Date(). Dac se caut toate nregistrrile pna la data curent inclusiv aceasta se va tasta funcia <=Date(). 4. Dac se caut nregistrrile ntre dou zile se va folosi expresia Between... And... ca n exemplul urmtor: Between1/1/10 and 3/5/10. 5. Pentru a se selecta toate nregistrrile pentru o anumit lun, an sau zi se va folositi asteriscul. De exemplu 1/*/10 caut toate inregistrrile din ianuarie 2010.
123
6. Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatul interogrii sau se alege Run pentru a reactualiza nregistrrile, dac interogarea este de aciune.
6.3.4. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie

Exist situaii n care se dorete a se folosi un cmp din interogarea respectiv, ntr-un criteriu, pentru a gsi nregistrri bazate pe acel cmp. De exemplu, s-ar putea s se caute toate nregistrarile unde valoarea produselor facturate este mai mic dect valoarea produselor din stoc. Etape de lucru: 1. In modul Design View al unei interogri se fixeaz cursorul pe irul de criterii al primului cmp care va intra n expresia de selecie. 2. Se tasteaz orice operator i apoi numele celui de al doilea cmp ntre paranteze patrate. De exemplu, se fixeaz cursorul n linia Criteria pe cmpul Facturat i se tasteaz criteriul de selecie: <[Stoc]. Access va cuta toate articolele la care valoarea produselor facturate este mai mic dect cea din stoc. n acest exemplu s-a comparat cmpul stoc cu facturat. (Figura nr. 6.21. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie).
[stoc] este denumirea unui cmp Figura nr. 6.21. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie
3. Se alege butonul Datasheet View pentru a vedea rezultatele interogrii sau butonul Run pentru aducerea la zi a nregistrrilor dac interogarea este de aciune (Figura nr. 6.22. Rezultatul seleciei).
Figura nr. 6.22. Rezultatul seleciei 124

6.3.5. Criterii de selecie multiple

Criteriile complexe se pot realiza prin utilizarea operatorilor logici OR, END care vor permite legarea criteriilor simple. n acest sens, grila de proiectare posed mai multe linii de criterii. Dac se dorete selecia valorilor unui cmp dup mai multe criterii simple, conectate prin intermediul operatorului logic END, acesta se va specifica pe aceeai linie. n cazul n care se dorete realizarea unui criteriu complex, utiliznd operatorul logic OR pe mai multe cmpuri , atunci se ve specifica criteriul de selecie pe linii diferite. Pentru a accesa Criteria (criterii), se deschide interogarea sau filtru n Design View. Etape de lucru: 1. n vederea setrii criteriilor pe mai multe cmpuri se tiprete expresia pentru primul cmp, se mut cursorul la al doilea cmp, n acelai rnd de criterii, i se tiprete a doua expresie.
Figura nr. 6.23. Aplicarea criteriilor de selecie multipl n acelai rnd de criterii Dac un cmp trebuie s indeplineasc 2 criterii se va folosi cuvntul cheie AND (de exemplu: >200 AND <600) iar pentru adugarea unui alt criteri n aceeai interogare se va introduce cel de-al doilea criteriu pe aceeai linie n alt coloan (de exemplu =O), eventual al treilea criteru .a.m.d. (Figura nr.6.23. Aplicarea criteriilor de selecie multipl n acelai rnd de criterii). Se vor selecta articolele care ndeplinesc cumulativ toate criteriile introduse (Figura nr. 6.24. Selecia rezultat).
Figura nr. 6.24. Selecia rezultat

125
2. Pentru a se seta criterii multiple pe linii diferite, se va tasta expresia pentru primul domeniu, se coboar la urmtorul ir de criterii (etichetate Or) i se introduce a doua expresie sub al doilea cmp. Dac exist cel de-al treilea criteriu se mut cursorul mai jos (Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite). Se vor selecta articolele care ndeplinesc prima condiie dar i cele ce ndeplinesc a doua condiie (Figura nr. 6.26. Rezultatul seleciei criteriului compus pe linii diferite).
n linia cod s-a introdus un criteriu compus cu AND , iar n linia obs. un criteriu text simplu. Fiind introduse pe linii de criterii diferite rezultatul va fi altul dect n cazul introducerii pe aceeai linie. Se evalueaz primul criteriu i se selecteaz nregistrrile gsite. Cel de-al doilea criteriu se va realiza numai n cazul n care la primul criteriu nu sau gsit nregistrri.
>200 And <7000 O
Figura nr. 6.25. Criteriu compus pe linii diferite
Figura nr. 6.26. Rezultatul seleciei criteriului compus pe linii diferite
3.
4.
Dac, se caut posibiliti multiple n acelai cmp, se va tasta expresia ntr-o celul de criterii i se scrie cuvntul cheie Or ntre fiecare dintre expresii. Dac sunt mai multe intrri se va folosi cuvntul cheie IN (de exemplu: IN (100;200)). Pentru a vedea rezultatul, din meniul contextual, se alege comanda Datasheet View sau butonul Run pentru a reactualiza nregistrrile dac interogarea este de aciune.
126
6.3.6. Realizarea expresiilor complicate

Interogrile pot lucra cu tabele nrudite ale nregistrrilor i se poate direciona output-ul setului de rezultate n diferite locuri. Exist posibilitatea prelurii de valori pentru a defini criteriile din formulare create anterior. n acest situaie este necesar calificarea (prefixarea) cmpului din formular (care furnizeaz valori) cu numele formularului i al obiectului Forms conform modelului: Forms![Nume-formular]![Nume-cmp] De exemplu, pentru a obine un anumit produs din tabela Table_Prod, care apare n formularul CAUTARE, se va specifica n cmpul PNUME, n cadrul grilei de proiectare, la intersecia cu linia Criteria expresia: Forms![CAUTARE]![CAUTATXT] Textul cutat (CAUTATXT) a fost parametru n formular, de aceea i la interogare va apare ca parametru. n acest exemplu valoarea cmpului PNUME va fi preluat prin intermediul parametrului CAUTATXT, parametru introdus la formularul CAUTARE (Figura nr. 6.27. Interogare cu parametru i Figura nr.6.29. Preluarea valorilor de selecie din formulare). Etape de lucru: 1. Se fixeaz cursorul n linia Criteria i se introduce expresia n planul grilei interogrii sau filtrului.
Introducerea parametrului
Figura nr.6.27. Interogare cu parametru 2. Dac nu se poate vedea criteriul ntreg se va tasta Shift+F2 pentru a trimite celula ntr-o fereastr Zoom (Figura nr. 6.28. Fereastra Zoom de vizualizare a criteriilor). Se alege OK cnd s-au terminat de tastat criteriile.
Criteriu de selecie utiliznd un Form
Figura nr. 6.28. Fereastra Zoom de vizualizare a criteriilor
127
3.
Dac se cere s se introduc un criteriu mai complicat, se d click pe butonul Builder Builder. de pe bara de instrumente si se folosete fereastra Expression
Criteriul de selecie utiliznd un formular CAUTAREcu parametru pentru cmpul PNUME din tabela Table_Prod. Numele parametrului n forular este CAUTATXT.
Figura nr.6.29. Preluarea valorilor de selecie din formulare
Figura nr. 6.30. Fereastra de realizare a expresiilor n exemplul din Figura nr. 6.30. Fereastra de realizare a expresiilor s-a folosit fereastra Expresioon Builder pentru a crea expresia compus de cutare utiliznd valorile cmpurilor stocmin i stocmax. Access permite o gam larg de valori i expresii, iar
128
Query Design View este un instrument puternic pentru formarea interogrilor i aplicarea criteriilor de selecie.
6.3.7. Crearea unor cmpuri calculate

n vedera introducerii cmpurilor calculate nt-o interogare trebuie s fie inserat linia Total n grila interogrii. Etape de lucru: 1. Dac nu este n gril inserat linia Total se aduce selectnd buonul Totals din panglica de instrumente Design grupul Show/Hide; 2. Se fixeaz cursorul ntr-o nou coloan goal (fr denumire de cmp) i se selecteaz Expresion la intersecia cu linia Total; 3. n linia Field a coloanei inserate se introduce formula de calcul care are forma general: o Nume-rezultat:[Cmp1] Operator aritmetic [Cmp2] De exemplu, se poate introduce expresia: Valoare: [Cantitate]*[Pret] (Figura nr. 6.31. Introducerea de cmpuri calculate n interogare). Observaie: Cmpurile din expresie pot fi nlocuite cu valori numerice. Access permite specificarea unor operaii de calcul predefinite care lucreaz pe grupuri de nregistrri sau la nivelul ntregii tabele. Pentru realizarea unei operaii de calcul predefinite la nivelul ntregii tabele se procedeaz astfel: Se creaz o cerere care va conine numai cmpurilre asupra crora vor aciona operaiile de calcul. n linia Total a grilei se va nlocui operaia Group By din fiecare celul cu cea dorit (prin alegere din lista funciilor). Se acioneaz comanda Run pentru vizualizarea rezultatelor. Operaiile de calcul predefinite n Access sunt: SUM calculeaz suma valorilor unui cmp pentru date de tip Numeric, Autonumber, Data calendaristic i Logic; AVG calculeaz media aritmetic pentru cmpuri de tip Numeric, Autonumber, Data calendaristic i Logic; MIN calculeaz valoarea minim pentru cmpuri de tip Numeric, Autonumber, Data calendaristic i Logic; MAX - calculeaz valoarea maxim pentru cmpuri de tip Numeric, Autonumber, Data calendaristic i Logic; COUNT numr valorile dintr-un cmp. Se poate folosi la toate tipurile de cmpuri;
129
STDEV - determin estimarea abaterii standard a unei populaii n raport cu un eantion din aceasta pentru date de tip Numeric;
FIRST determin prima valoare din cmp, se aplic la toate tipurile de date; LAST - determin ultima valoare din cmp, se aplic la toate tipurile de date. Pentru realizarea unei operaii de calcul predefinite asupra unui grup de nregistrri dintr-o tabel se procedeaz asemntor ca pentru o tabel cu deosebirea c cel puin un cmp trebuie s conin operaia de Group By pentru a defini criteriile de grupare. Ordinea de evaluare a criteriilor de grupare este de la stnga la dreapta.
Figura nr. 6.31. Introducerea de cmpuri calculate n interogare
6.4. Interogarea de aciune

6.4.1. Crearea interogrii de aciune
O interogare de aciune selecteaz nregistrri care corespund criteriilor de selecie i schimb datele coninute n acele nregistrri ntr-un singur pas. Access-ul permite patru interogri diferite: adaugare, tergere, construirea unei noi tabele i actualizarea nregistrrilor (informaii de ultim or). O interogare de adugare adaug nregistrri n tabel. Interogarea de tergere elimin din tabel grupurile de nregistrri ce corespund criteriilor de selecie formulate n vederea tergerii. Interogarea de creare a unei tabele genereaz o tabel nou cu rezultatele seleciei. Interogarea de actualizare schimb informaiile coninute i scrie schimbrile n acelai tabel. Atenie: Pentru c aceste valori modific datele, este bine ca mai nti s se creeze o interogare de selecie ce va conine cmpurile i criteriile dorite. Se vor vizualiza rezultatele interogrii pentru a fi siguri c nregistrrile sunt corecte. Apoi se transform interogarea de selecie ntr-una de aciune alegnd una dintre optiunile butonului Query Type de pe banda de instrumente. Etape de lucru: 1. In Designul interogrii de selecie, se introduce criteriul, se adaug o comand de sortare i se creaz cmpuri calculate. Se va apas butonul Datasheet View pentru a verifica dac criteriile sunt corecte. 2. Se revine la Design executnd un click pe butonul Design View din lista View. 130
3. Se va transforma interogarea de selecie ntr-o interogare de aciune executnd un click pe unul din butoanele grupului Query Type i alegnd una din cele patru tipuri ale interogrii de aciune (Make Table, Update, Append, Delete). 4. Se apas butonul Run pentru a efectua interogarea de aciune. 5. Se d click pe butonul Save(Ctrl+S). Se introduce un nume n csua de dialog Save apoi se alege Ok. Interogarea de aciune va aprea pe chenarul Queries al ferestrei Database i va avea n faa numelui un semn de exclamare. Atenie: Se recomand atenie cnd pe o astfel de interogare de aciune se apas de dou ori sau se alege butonul de deschidere (Open). Interogarea se va derula de fiecare dat. Sar putea s se doreasc tergerea interogrilor de aciune, cnd nu mai este nevoie de ele, pentru a evita reactualizarea datelor existente. Se poate i s se ascund interogarea alegnd proprietatea Hidden.
6.4.2. Interogarea de adugare

O interogare de adugare (Append) ofer o metod pentru adugarea nregistrrilor n unul sau mai multe tabele. Este folositoare atunci cnd se transfer nregistrri dintr-un tabel n altul sau pentru a aranja tabele nrudite. Se mai poate folosi i pentru a transcrie date ale aceluiai domeniu, dintr-un tabel n altul, n scopul realizrii compatibilitii nregistrrilor ntre tabele. n acest caz structura celor dou tabele trebuie s fie identic. Interogrile de adugare se folosesc, de regul, pentru arhivarea articolelor unui tabel. Etape de lucru: 1. In fereastra Database, se va selecta o interogare de selecie existent ca baz a interogrii de adugare i se deschide n Design View. Pe bara de instrumente apare grupul de instrumente Query Type.
S-a inserat linia Append to:
Figura nr. 6.32. Interogarea de selecie transformat n interogare de adugare
131
2. Se selecteaz optiunea Append Query . n grila interogrii de selecie deschis se va insera o nou linie etichetat Append to:(Figura nr 6.32. Interogarea de selecie transformat n interogare de adugare 3. n caseta de interogare Append se selecteaz destinaia interogrii, care poate fi o tabel din baza de date curent (opiunea Current Database) sau o alt baz de date (opiunea Another Database); apoi se alege OK (Figura nr.6.33. Destinaia interogrii).
Figura nr. 6.33. Destinaia interogrii 4. Din Field List se trag cmpurile care se doresc a fi adaugate noii interogri, n grila Query Design, impreun cu alte cmpuri care se vor folosi pentru criteriul de selectare. ). n linia Append va aprea denumirea cmpurilor ce se insereaz. Dac s-au adugat cmpuri individuale n interogare iar numele cmpurilor respective nu au corespondent n tabela destinaie, la execuia interogrii cmpurile respective vor rmne necomplectate (Figura nr. 6.36. Cmpuri fr corespondent n tabela destinaie). 5. Pentru a crea setarea rezultatului, n grila Query Design se introduce criteriul de selecie (de exemplu parametrul specificai anul). Conform acestui exemplu n noua cerere se vor transcrie doar nregistrrile care au n cmpul an valoarea indicat prin parametru. Sistemul specific cte nregistrri va aduga conform interogrii (Figura nr. 6.34. Introducere parametru i fereastra de informaii privind adugrile).
Figura nr. 6.34. Introducere parametru i fereastra de informaii privind adugrile
132
6. Se va executa un click pe butonul View de pe bara de instrumente pentru a se previzualiza adugarea nregistrrilor (Figura nr. 6.35. Adugrile realizate n fiierul temporar).
Figura nr. 6.35. Adugrile realizate n fiierul temporar
Cmp fr corespondent la destinaie
Figura nr. 6.36. Cmpuri fr corespondent n tabela destinaie

Deoarece cmpul Valoare, din interogare, nu au avut corespondent n tabela destinaie datele noi introduse i cele calculate nu au fost ncrcate n tabelul temp02 (destinaia interogrii). n interogarea de adugare lipsete cmpul Cant totala.
Figura nr. 6.37. Tabelul temporar cu articole fr corespondent 7. Se execut un click pe butonul Run pentru a se aduga nregistrrile la tabela specificat. 8. Se d click pe butonul Save sau se nchide designul interogrii i se afieaz caseta de dialog Save n care se introduce un nume apoi se alege butonul de comand Ok.
133
Not: Numele interogrii va fi prefaat de simbolul . Dac se dorete ca tabela destinaie s adauge automat noi valori de tip AutoNumber, nu se va copia cmpul AutoNumber n grila Query Design se va introduce ca i cmp distinct. Pentru a se copia valorile din tabela surs, se va trage cmpul AutoNumber din Field List n grila Query Design.
6.4.3. Interogarea pentru tergerea nregistrrilor

Interogarea de tergere a unor nregistrri (Delete) d posibililitatea de a se terge un set de nregistrri din tabela specificat. Dac a fost creat deja o relaie care ntrete integritatea referenial cu tergere n cascad (Cascade Delete Related Records), va trebui doar s se terg nregistrrile din tabela principal. Inregistrrile din tabela secundar se vor terge automat. Etape de lucru: 1. In fereastra Database, se reliefeaz tabela sau interogarea de selecie pentru baza interogrii de tergere. Dac s-a selectat o tabel se realizeaz mai nti interogarea de selecie pe baza tabelei respective. Se deschide interogarea de selecie n Design scondu-se n eviden grupul de instrumente Query Type. 2. Se selecteaz orice cmp care este necesar, pentru a identifica nregistrrile, n grila conceput. Apoi se d click pe butonul Delete Query avnd ca efect inserarea liniei Delete n grila interogrii. 3. Se introduc criteriile pentru tergerea nregistrrilor, ele apar ca where n linia Delete (Figura nr. 6.38. Grila interogrii Delete).
Figura nr. 6.38. Grila interogrii Delete 134
Figura nr. 6.39. Confirmarea tergerii
4. n exemplu din figur s-a solicitat tergerea nregistrrilor din cmpul DenM a cror denumire ncep cu Ap. Sistemul a gsit 26 de nregistrri i solicit confirmarea tergerii. La acionarea butonului de comand Yes cele 26 de nregistrri sunt eliminate din tabel (Figura nr. 6.39. Confirmarea tergerii). 5. Se va da un click pe butonul View pentru a se previzualiza nregistrrile care urmeaz s fie terse, nainte de confirmarea tergerii (Figura 6.40. Previzualizarea nregistrrilor care urmeaz a fi terse).
Figura 6.40. Previzualizarea nregistrrilor care urmeaz a fi terse 6. Se d click pe butonul Run pentru a terge nregistrrile din tabel conform criteriilor specificate. 7. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume n csua de dialog Save apoi se alege Ok. n fereastra Database va fi afiat numele interogrii prefaat de semnul exclamrii i simbolul de tergere
6.4.4. Interogarea pentru construire tabel

Interogarea pentru construire tabel (Make-Table) va da posibilitatea s se creeze o tabel pentru export; ea ofer baza pentru un raport; ofer o metod pentru a face acoperiri; i prezint o imagine instantanee a datelor la un moment dat. De asemenea, d posibilitatea de a se mbunti performanele formularelor i rapoartelor prin prelucrarea unui set de nregistrari nmagazinate pe disc, care nu trebuie s fie recuperate, dintr-o baz de date mai mare sau dintr-o reea. Se poate, de asemenea, copia un tabel n fereastra Database i dac este necesar, s se terg sau s se adauge domenii n plus. Etape de lucru: 1. Se construiete interogarea de selecie care va fi sursa interogrii de construire tabel. Se selecteaz cmpurile de identificare a nregistrarilor n grila conceput pentru interogarea se selecie. De asemenea, se poate aduga o tabel ajuttoare i orice alte cmpuri, din a doua sau a treia tabel, dac se
135
2.
3.
4.
5.
6. 7.
8. 9.
dorete s se foloseasc pentru selecie mai multe tabele (Figura nr. 6.41. Designul interogrii select ce va fi sursa creeri tabelului Temp3). n exemplul din figur datele au fost preluate din 3 tabele i anume din tabelele Clienti, Facturi s-au preluat cmpuri de date, iar din LinieFactur s-a preluat Cant i Pre pentru a calcula valoarea. Se d click pe butonul Query Type de pe banda de instrumente i se selecteaz opiunea Make Table. n urma acestei comenzi se afieaz o fereastr de dialog eticetat Make Table prin care se va preciza numele noului tabel ce urmeaz a fi creat conform interogrii (De exemplu Temp3). Se introduce numele noii tabele n csua de text Table Name, apoi se selecteaz fie butoanele de opiune Current Database pentru salvare n baza de date curent, fie Another Database dac acesta va fi salvat n alt baz de date. Dac s-a selectat Another Database numele bazei respective trebuie introdus n linia File Name sau selectat prin intermediul butonului Browse, apoi se alege butonul de comand OK. Dac este cazul, n linia Criteria, se vor introduce criteriile de selecie. n exemplul din figur s-a solicitat extragerea anului din data facturrii doar pentru nregistrrile din 2009. S-a introdus un cmp calculat Valoare cu date preluate din al treilea tabel. Pentru a vedea nregistrrile care urmeaz s fie incluse n noul tabel, nainte ca acesta s fie creat se va aciona butonul View. Dac rezultatul este cel ateptat se trece la crearea noului tabel (Figura nr. 6.42. Datele reinute n Temp3 conform seleciei). n vederea creerii noului tabel se va apasa butonul Run. n fereastra de dialog afiat se comunic numrul articolelor din noul tabel. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume n csua de dialog Save apoi se d Ok. Dup terminare n fereastra Database apare numele noii ceea interogri prefaat de simbolul crerii tabelului i semnul exclamrii ce indic faptul c o nou tabel a fost creat. Access va selecta setul de rezultate pentru a-l nregistra, ca o tabel, n baza de date specificat.
n exemplul din interogarea creat n figura urmtoare (Figura nr. 6.41. Designul interogrii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3), deoarece legtura dintre tabele este de tip 1-N, valorile cmpurilor preluate din tabela Clienti pot s apar de mai multe ori n tabela destinaie (Figura nr. 6.42. Datele reinute n Temp3 conform seleciei).
136
Figura nr. 6.41. Designul interogrii select ce va fi sursa creari tabelului Temp3
Figura nr. 6.42. Datele reinute n Temp3 conform seleciei Not: Dac la criteriul de selecie s-a folosit un parametru (Figura nr. 6.43. Grila unei interogri de creare tabel cu parametru ) la lansarea n execuie a interogrii se va solicita valoarea parametrului pentru a se realiza selecia datelor (Figura nr. 6.44. Previzualizarea nregistrrilor ce se vor insera n noua tabel dup introducerea parametrului)
Figura nr. 6.43. Grila unei interogri de creare tabel cu parametru

137
Figura nr.6.44. Previzualizarea nregistrrilor ce se vor insera n noua tabel dup introducerea parametrului Observaii: Dac numele noului tabel coincide cu numele unui tabel existent atunci noul tabel l va nlocui pe cel existent. Interogarea lansat n execuie poate fi oprit prin acionarea combinaiei de taste CTRL+BREAK
6.4.5. Interogarea pentru actualizarea nregistrrilor

O interogare de actualizare (Update) poate face schimbri de nregistrri ntr-o tabel sau ntr-un set de tabele. Acest tip de interogare este necesar pentru a nlocui rapid informaii. Un exemplu obinuit, pentru o astfel de interogare, ar fi modificarea preului pentru un obiect. Etape de lucru: 1. Se creaz interogarea de selecie care va fi sursa interogrii de actualizare. 2. Se efectueaz un click pe grupul de butoane Query Type (tip de interogare) iar din grup se alege varianta Update .
Previzualizarea seleciilor Figura nr. 6.45. Designul unei interogri de actualizare cu parametru
138
3. Se introduce criteriul de selecie pentru setul de rezultate i sortarea dorit. 4. In linia Update To: se va introduce expresia sau valoarea care va fi folosit ca nlocuitor pentru cmpurile selectate (Figura nr. 6.45. Designul unei interogri de actualizare cu parametru). 5. n exemplul din figur caracterele (MB) se vor ataa n faa denumirii cmpurilor. 6. Sistemul solicit confirmarea salvrii designului cererii. Se acioneaz butonul de comand Yes avnd ca efect afiarea listei acestora (previzualizarea articolelor gsite actualizate).
nregistrri actualizate Figura nr. 6.46. Confirmarea actualizrilor i salvarea n tabel
Se specific faptul c orice confirmare va reactualiza nregistrrile gsite ce ndeplinesc criteriile de selecie Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate 7. Dac selecia respectiv a mai fost efectuat n cadrul unei ferestre indic cte nregistrri au fost actualizate. Se alege comanda Run pentru lansarea n execuie a cererii de actualizare. 8. Se d click pe butonul Save. Se introduce un nume n csua de dialog Save apoi se alege comanda Ok. Dup nchiderea casuei de dialog, Access nlocuiete, n setul specificat, vechile date cu noile valori (Figura nr. 6.46. Confirmarea actualizrilor i salvarea n tabel). 9. n fereastra Database va aprea numele cererii prefaat de simbolul actualizrii . 10. Dup ce interogarea a fost salvat, lansarea n execuie a cererii de actualizarea se realizeaz dac se acioneaz dublu click pe numele ei n fereasra Database sau se selecteaz cererea i se deschide cu Open. Sistemul
139
afieaz o fereastr prin care se specific numrul de articole care ndeplinesc condiia de actualizare (Figura nr. 6.47. Nr de articole ce vor fi actualizate).
6.5. Interogarea cu parametrii

Cnd se dorete ca o interogare s lucreze de mai multe ori, se consider c se va folosi parametrul interogare. De exemplu, ntr-o interogare de eviden a micrii produselor dintr-un depozit, se presupune c se caut informaii despre produsele intrate n depozit pentru care se cunoate codul minim i codul maxim. Cnd se creaz un parametru al interogrii Access va pune n excuie interogarea respectiv dup ce a cerut mai multe informaii nainte de a o executa. La fel se ntmpl i atunci cnd se deschide un formular sau raport bazat pe respectiva interogare. Prin parametru se specific valoarea actual utilizat de criteriul de selecie. n momentul lansrii n execuie se va afia o fereastr de dialog prin care se va specifica noua valoare. Etape de lucru: 1. Se creaz interogarea cu toate cmpurile i criteriile care se doresc i se deschide n Design View. 2. Se fixeaz cursorul, n gril, la linia Criteria, sub cmpul care se vrea s fie verificat. Se tasteaz i se deschide o parantez dreapt, se introduce orice text pentru ndrumare, i se nchide paranteza dreapt. De exemplu: se va tipri Between [Codul minim:] And [Codul maxim:], variant n care limitele de cutare sunt codul minim i codul maxim (Figura nr. 6.48. Realizarea interogri cu parametru) valori ce se vor tasta n ferestrele de dialog. 3. S-ar putea s fie necesar mai mult dect o singur sugerare i nevoia de a schimba ordinea sugerrilor sau a defini tipul datelor pentru sugerare (de aceea Access afieaz un avertisment n cazul n care datele de selecie sunt greit introduse). Se alege Query Parameters. Se introduce textul corect al interogrii i se alege tipul de dat pentru interogare. 4. Se d click pe butonul pentru derulare (Run), Access va afia o csu de dialog cu mesajul adugat (Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2 parametri de cutare). Se poate intra n text i modifica, dac este necesar. 5. Se salveaz i nchide interogarea. Cererea parametru realizat poate fi folosit atunci cnd este necesar selecia doar conform parametrilor indicai.
140
Ori de cte ori interogarea este derulat (inclusiv doar deschiderea ei) Access va afia o caset de dialog pentru interogrile astfel create. Pentru exemplul prezentat rezultatul seleciei se prezint n Figura nr. 6.50. Rezultatul seleciei.
Figura nr. 6.48. Realizarea interogri cu parametru
Figura nr. 6.49. Introducerea celor 2 parametri de cutare
cant din interogare
Figura nr. 6.50. Rezultatul seleciei n cadrul fiierului
6.6. Cutare duplicate

Una dintre cele mai frustrante pri referitoare la mnuirea datelor este ncercarea de a ndeprta duplicatele. Access poate arta care nregistrri au duplicate. Atunci se poate decide care s fie terse. Inainte de a se crea o cheie primar pe o tabel cu date
141
existente, trebuie s se caute i s se ndeprteze duplicatele. Folosind utilitarul Fiind Duplicates Query Wizard se pot cuta nregistrrile duplicate dintr-un tabel. Etape de lucru: 1. Din fila Create se alege Query Wizard din grupul Other avnd ca efect deschiderea Ferestrei de dialog New Query. Se execut un click pe opiunea Fiind Duplicates Query Wizard (utilitarul de interogare pentru gsirea duplicatelor)( Figura nr. 6.51). 2. Acionnd un click pe butonul de comand OK se deschide prima fereastr a utilitarului. Scopul acesteia este selectarea sursei de date pentru interogare care poate fi tabel sau o alt interogare (Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de date).
Figura nr. 6.51. Lansarea utilitarului pentru cutarea duplicatelor 3.
Figura nr. 6.52. Selectarea sursei de date
4.
Se trece la etapa urmtoare acionnd butonul Next. Din lista Available fields: se selecteaz cmpurile care ar putea conine date duplicate i se trec n lista etichetat Duplicatevalue fields (Figura 6.53. Selectarea cmpurilor cu posibile duplicate). Se acioneaz butonul Nrext. Se deschide o nou fereastr n cadrul creia se precizeaz alte cmpuri adiionale care s fie vizibile mpreun cu valorile duplicat (Figura 6.54. Selectarea cmpurilor adiionale vizibile la duplicate). n exemplul din figur dei cmpul nf nu are valori duplicate va fi vizibil la afiarea listei duplicatelor.
n nf
Figura nr. 6.53. Selectarea cmpurilor cu posibile duplicate 142
Figura 6.54. Selectarea cmpurilor adiionale vizibile la duplicate
5.
Se trece la urmtoarea etap cu Next. n noua fereast se atribuie nume interogrii sau se accept cea implcit. Tot aici se opteaz pentru vizualizarea rezultatelor (View the results) sau pentru modificarea designului interogrii (Modify the design) (Figura nr. 6.55. Atribuire nume interogrii).
Cmpul adiional Figura nr. 6.55. Atribuire nume interogrii Figura nr. 6.56. Execuia interogrii
6. La acionarea butonului Finish se realizeaz interogarea conform seleciilor (Figura nr. 6.56. Execuia interogrii). n cadrul interogrii sunt afiate articolele duplicate gsite n sursa dec date. 7. Se inchide execuia, numele interogrii create va apare n fereastra Database, cu simbol de selecie. 8. Se deschide interogarea n Design View n cazul n care se doresc modificri asupra acesteia (Figura nr. 6.57. Designul interogrii de cutare duplicate).
Figura nr 6.51. Designul interogrii de cutare duplicate Observaie: Criteriul de selecie l realizeaz utilitarul Wizard conform specificaiilor.
143
6.7. Filtre de date

6.7.1. Filtrare utiliznd meniul contextual
Access permite s se introduc un filtru direct ntr-un cmp prin intermediul meniului contextual. Etape de lucru: 1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet View sau un formular n Form View; 2. Se d click dreapta pe un cmp din sursa de date pentru a deschide meniul contextual; 3. Dac cmpul selectat este numeric, n cadrul meniului contextual apare opiunea Number Filters; 4. Se execut un click pe Number Filters deschizndu-se lista operatorilor relaionali din care se selecteaz unul, iar n caseta de editare Custom Filter se tasteaz valoarea sau valorile de filtrare (Figura nr. 6.58. Filtrarea dup un cmp numeric);
Figura nr. 6.58. Filtrarea dup un cmp numeric Condiia de filtrare Rezultatul filtrrii
Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup cmpul Cantitate 144

5. Rezultatul filtrrii se obine imediat ce s-a acionat butonul OK din caseta de editare Custom Filter (Figura nr. 6.59. Interogare filtrat dup cmpul Cantitate); 6. Dac s-a selectat un cmp de tip text, n meniul contextual apare Text Filters (filtrare dup un text); 7. Acionnd Text Filters se deschide lista operatorilor acceptai din care se selecteaz unul;
Figura nr. 6.60. Filtru pe un cmp text 8. Operatorul selectat deschide o caset Custom Filter ce conine tipul operaiei i ateapt introducerea textului pentru filtrare (Figura nr. 6.60. Filtru pe un cmp text); 9. De exemplu, selectnd operatorul Equals se ateat introducerea unui text care va fi filtru pentru coloana cmpului selectat (Figura nr. 6.61. Rezultatul filtrrii dup un cmp de tip text); 10. Coloana dup care s-a realizat filtrarea va avea inserat la etichet simbolul de filtru (de exemplu coloanele NumeProd i Cantitate); 11. Dup realizarea filtrrilor meniul contextual va avea structura diferit n funcie de tipul filtrrii. n noul meniu devin active opiunile de tergere a filtrelor Clear Filter from eticheta coloanei sau valorile cmpurilor de filtrare (Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una numeric).
Figura nr. 6.61. Rezultatul filtrrii dup un cmp de tip text

145
S-a creat un filtru pentru NumeProdus egal Pantalon
S-a creat un filtru pentru Cantitate egal cu 400 care poate fi ters.
Figura nr. 6.62. Meniul contextual dup o filtrarea text i una numeric Prin filtrare succesiv se va limita setul de rezultate. Se poate apasa tasta TAB, pentru a selecta un alt cmp n vederea filtrrii, iar din meniul contextual se alege din nou comanda Filters (Pasul 2) pentru a aplica noul filtru care se va aduga vechiului criteriu de filtrare. Dup realizarea filtrrilor n bara de stare se insereaz simbolul de filtru i eticheta Filtered .
6.7.2. Filtrare cu butonul Filter

Dac se dorete selectarea unui set de nregistrri, dintr-o foaie de lucru sau formular, cea mai simpl cale o constituie setarea unui filtru. Un filtru este un grup de criterii de selecie care pot fi aplicate la setul de date. Cnd se aplic un filtru, la un set de rezultate de la alt filtru, se restricioneaz setul de rezultate. Access pstreaz ultimul filtru dintr-o sesiune de lucru i va ateapt o replic. Dac se ataeaz un filtru la o tabel sau formular, Access pstreaz acel filtru pn cnd se ataeaz altul nou. Filtrele ataate la interogri nu sunt introduse n grila interogrii. De asemenea, se pot sorta nregistrrile filtrate. Filtrele asigur cea mai mare parte a gsirii nregistrrilor necesare unei aplicaii. Etape de lucru: 1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet sau Form View; 2. Se selecteaz un cmp din interiorul tabelei care va constitui cmpul de filtare; 3. Se d click pe Filter din grupul de instrumente Sort & Filter din panglica cu instrumente Home pentru a deschide fereastra cu opiunile de filtrare (Figura nr. 6.63. Executarea unei filtrri simple);
146
Figura nr. 6.63. Executarea unei filtrri simple 4. Se las selectate una sau mai multe valori din cele prezentate n fereastra opiunilor, restul se deselecteaz, pentru a fi returnate un set de rezultate; 5. Dac nu se opteaz pentru una din valorile prezentate n list i se dorete tastarea valorii de filtrare se execut un click pe opiunea Filters; 6. Dac valorile pentru selectare sunt de tip text n fereastra opiunilor apare Text Filters care deschide lista operatorilor relaionali. Acionnd oricare dintre aceti operatori se deschide caseta de editare Custom Filter n care se tasteaz valoarea pentru filtrare (Figura nr. 6.57. Filtrarea dup valori text);
Figura nr. 6.64. Filtrarea dup valori text
147
Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice 7. Dac valorile pentru selectare sunt de tip numeric se poate selecta valoarea de filtrat din lista valorilor afiate sau se selecteaz Number Filters iar din lista operatorilor se alege unul pentru criteriu simplu sau criteriu de filtrare compus (Figura nr. 6.65. Filtrarea dup valori numerice); 8. Acionnd butonul de comand OK se obine lista filtrat. Anuleaz filtrul pentru cmpul Pre Filtrul a fost realizat pentru Pre egal cu 300 Figura nr. 6.66. Anularea filtrului
Observaie: Selectnd opiunea Filter by Form se pot crea filtre compexe. Aceste filtre pot fi cu AND sau OR. Pentru filtru AND se adaug criterii ntr-o anumit etichet din formular astfel nct nregistrrile trebuie s ndeplineasc toate criteriile pentru a fi afiate. Pentru un filtru OR n eticheta Look For se vor preciza criteriile, iar nregistrarea selectat trebuie s ndeplineasc doar unul din criteriile precizate. Observaie: Pentru anularea filtrului se selecteaz o valoare din coloana filtrat, se execut un click pe Filters, iar din fereastra opiunilor de filtarare se selecteaz opiunea Clear filter from i eticheta coloanei de filtrare. Pentru a elimina toate fitrele se acioneaz eticheta Home, apoi butonul Advanced i se apas opiunea Clear All Filters.
148
6.7.3. Filtrare cu opiunea Filter By Selection

Se pot filtra nregistrrile prezentate ntr-un formular, subformular sau foaie de lucru aplicandu-se filtrarea cu Selection. Cnd se d click pe butonul de selecie toate nregistrarile, care corespund criteriului stabilit, marcheaz cmpul selectat pentru afiare. Aceasta procedur este foarte simplu de folosit, dar mai limitat dect Filter. Etape de lucru: 1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet sau Form View; 2. Se selecteaz inregistrarea care are valoarea necesar pentru filtrare; 3. Se d click pe punctul de inserie din cmp, de exemplu, pe valoarea 300 din cmpul Pre (Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection); 4. Se execut un click pe butonul Selection din grupul de instrumente Sort & Filter. Se deschide lista operatorilor relaionali avnd ataat valoarea selectat; 5. Operatorii care au valoarea ataat, imediat ce vor fi selectai, vor executa filtrarea. Opiunea Between deschide o fereastr de editare prin care se solicit valorile intervalului;
Figura nr. 6.67. Filtrarea cu selection 6. n interogare vor fi afiate doar articolele ce conin valoarea sau valorile selectate. Observaii: Pentru anularea filtrrii realizat cu Selection se fixeaz cursorul n lista filtrat (oriunde) i se selecteaz Toggle Filters (Figura nr. 6.68. Anularea filtrrii realizat cu Selection).
Figura nr. 6.68. Anularea filtrrii realizat cu Selection
149
Not: n cazul articolelor de tip text, se poate executa click ntr-un cmp (fr nici un text selectat) pentru ca Access-ul s foloseasc ntregul cmp pentru filtru. De asemenea, se poate selecta o parte din cmp, ncepnd cu primul caracter, pentru a se returna nregistrrile a cror valoare a cmpului ncep cu acel caracter. Alt opiune este aceea de a selecta orice valoare, dup primul caracter dintr-un cmp, pentru a se returna toat valoarea sau o parte a acesteia, n respectivul cmp, cu aceleai caractere (Figura nr. 6.69. Selectarea cmpurilor de tip text pentru filtru Selection i Figura nr.6.70. Rezultatul filtrrii).
Figura nr. 5.56. Filtrarea articolelor care conin un anumit cuvnt
Figura nr. 6.69. Selectarea cmpurilor de tip text pentru filtru Selection
Figura nr. 6.70. Rezultatul filtrrii
6.7.4. Filtre avansate

Cele mai complexe filtre, ce se pot crea, dau posibilitatea de a se filtra i de a se sorta nregistrrile ntr-o singur operaie pentru o singur tabel sau interogare. Opiunea Advanced din grupul de instrumente Filter & Sort este asemntoare cu Query Design View, n varianta n care se lucrez cu grila Design, unde se poate specifica criteriul folosit pentru a filtra nregistrrile dar i ordinea sortrii. Caracteristica Advanced poate opera pe tabele sau interogri dar nu poate genera tabele. Etape de lucru: 1. Se deschide o tabel, interogare sau formular n Datasheet View sau un formular n Form View; 2. Se alege din grupul de instrumente Filter & Sort opiunea Advanced i apoi Advanced Filter Sort care deschide Design-ul grilei pentru realizarea unei interogri; 3. Se introduce criteriul de filtrare i sortare n Design-ul grilei (Figura nr. 6.71. Realizarea filtrelor avansate); 150
Se scrie criteriul de fitrare Like Geaca n linia Criteria Figura nr. 6.71. Realizarea filtrelor avansate 4.
Advanced deschide grila Design de realizare a interogrii. La linia Criteria se introduce criteriul de filtrare
5.
n cazul n care filtrarea se realizeaz pe dou coloane de tipuri diferite, n gril se vor introduce cele dou coloane precizndu-se pentru ambele criteriu de filtrare n linia Criteria; La nchiderea design-ului grilei s-a realizat filtru conform seleciilor (Figura nr. 6.72. Criteriu multiplu de fitrare). Coloanele filtrate sunt:
NUMEPROD i PRE
Figura nr. 6.72. Criteriu multiplu de fitrare Observaii: n designul grilei care se deschide selectnd Advanced Filter se vor insera din sursa de date doar cmpurile pentru care se va face filtrare. n exemplul anterior s-au inserat dou cmpuri, unul de tip text (NUMEPRODUS) i altul numeric (PRE).
6.7.5. Salvarea filtrelor ca interogri

Dup ce s-a lucrat cu un filtru s-ar putea s se cear utilizarea lui n diferite circumstane. n acest caz se va salva filtrul ca o interogare. Etape de lucru: 1. Se creaz un filtru prin oricare din metodele menionate anterior; 2. Se deschide fereastra Design a filtrului i se alege comanda Advanced Filter/Sort (Figura nr. 6.73. Designul unei interogrii realizate pe baza filtrului); 3. Dac se dorete, se va modifica grila filtrului;
151
4.
Se execut un click pe butonul Save As de pe bara de instrumente. Se introduce numele interogrii n caseta de dialog Save As Query.
Filtru realizat pentru tabela PRODUS.
Figura nr. 6.73. Designul unei interogrii realizate pe baza filtrului n cazul n care se dorete s se foloseasc din nou specificaia acestei interogri ntr-un alt filtru, se deschide grila Design a filtrului i se selecteaz comenzile Advanced Filter/Sort, se d un click pe Load-ul de la butonul Query i dublu click pe numele interogrii. Aceast interogare va aprea acum n chenarul Query al ferestrei Database. Se va putea folosi ca orice alt interogare. O diferen fa de interogrile realizate prin Query ar fi c toate cmpurile din surs sunt afiate n rezultatul interogrii, nu doar cmpurile care se afla n gril. Aceast lucru se realizeaz deoarece proprietatea Output All Fields este setat pe Yes.
6.7.6. iruri de lungime zero, Anulri, Blank-uri, Nulls, EmptyString

Criteriile faciliteaz limitarea afirii valorilor coninute ntr-un cmp specificat al grilei. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie s fie ncadrate de ghilimele, iar cele calendaristice de o pereche de caractere # (diez). Cnd se creaz, se selecteaz, se acioneaz o interogare sau se folosete opiunea Advanced Filter/Sort, n vederea crearii unui filtru pentru tabel, s-ar putea s se cear vizualizarea nregistrrilor care nu au valoare. Spre exemplu, ntr-un tabel de adrese se caut toate adresele fr coduri asfel nct s se poat ascunde sau nltura nainte de a trimite corespondena. O alt opiune ar fi cutarea cmpurile care au iruri cu lungimea zero. Cnd se folosete un cmp null ntr-un calcul, rezultatul calculului va fi anulat. Se poate folosi funcia NZ pentru a schimba nulls (anulrile) n zeros (zerouri).
152
Not: Pentru ca un cmp s poat accepta iruri cu lungimea zero, proprietatea acelui domeniu trebuie s fie setat pe Yes. Etape de lucru: 1. In Design View, la o interogare, se va introduce criteriul de selecie dorit n linia Criteria; 2. Pentru a se gsi toate nregistrrile fr date, se va tasta Null, Access-ul va traduce comanda primit prin Is Null. Dac se caut toate nregistrrile, n afar de cele cu spaii libere, se va introduce Not Null (Access va interpreta ca Is Not Null); 3. Pentru a gsi nregistrri cu iruri de lungime zero se tastez (dou perechi de ghilimele fr spaiu ntre ele); 4. In celula Field a grilei concepute, dac se calculeaz valori care au anulri n unele cmpuri, se va include fiecare denumire de cmp n Nz([Fieldname]) (Figura nr. 6.74. Utilizarea funciei NZ n expresii). De exemplu, pentru a se afia valoarea zero n cmpurile calculate n care au intrat valori nule se va scrie: val: Sum(Nz([buc])*Nz([pret]))+0. (Figura nr. 6.76. Funcia Nz() aplicat unui cmp calculat).
Cmp obinut cu ajutorul funciei NZ()
Figura nr. 6.74. Utilizarea funciei NZ n expresii Conform expresiei dac unul dintre cmpuri este de valoare zero la rezultatul execuiei nu se va afia nimic. Cmpul Val se obinedintr-o expresie simpl. Figura nr. 6.75. Rezultatul seleciei cu NZ([Fieldname ])+0
153
5.
6.
Se alege butonul Datasheet View pentru a se vedea rezultatele interogrii sau se alege Run pentru a reactualiza nregistrrile, dac interogarea este de aciune (Figura nr. 6.75. Rezultatul seleciei cu NZ([Fieldname])+0) i (Figura nr. 6.77. Rezultatul seleciei unui cmp calculat utiliznd funcia Nz); Se poate folosi expresia : Nume cmp_calculat: Sum(Nz([cmp1])*Nz([cmp2]))+0)
Funcia NZ() introdus n coloanele Pretul i Val
Figura nr. 6.76. Funcia Nz() aplicat unui cmp calculat
Pentru ca rezultatul seleciei s furnizeze zero pentru coloanele calculate n care intervin operanzi cu valoare zero se va introduce funcia NZ() n expresia de calcul a coloanei.
Figura nr. 6.77. Rezultatul seleciei unui cmp calculat utiliznd funcia Nz Sfat: Pentru a expune zerourile, dintr-un domeniu numeric care are anulri, se va scrie n linia Field a grilei Query Design: NZ([Fieldname ])+0. Not: Cnd se aplic criteriul de sortare Ascending pe un cmp cu Nulls, nregistrrile cu valori nule vor fi expuse primele.
154
6.8. Sortarea coloanelor

Se va putea aplica o ordine de sortare la setul de rezultate al unei interogri n fiecare Form sau Datasheet View. Se poate face i sortarea setului de rezultate al unui filtru simplu sau filtru avansat. Ordinea sortrii unui filtru este, de obicei, determinat de rndul sort al grilei Query Design. Se poate sorta interogarea independent de proprietatea stabilit, prin urmtorii pai. Etape de lucru: 1. Se va executa un click pe coloana/le sau cmpul/rile care se doresc a fi sortate; sau butonul , sau se aleg 2. Se execut apoi un click pe butonul respectivele comenzi din meniul contextual, dac datele sunt de tip text fie pe butonul Sort A to Z, fie pe Sort Z to A, iar pentru date de tip numeric fie Sort Smallest to Largest ori Sort Largest to Smallest (Figura nr. 6.78. Comenzile de sortare din meniul contextual). Ordinea sortrii este salvat odat cu foaia de lucru. Pentru a terge sortarea, n Datasheet View-ul pentru interogare, se selecteaz coloana sau coloanele i se alege butonul Clear All Sorts. Sortarea cmpurilor numerice
Sortarea cmpurilor de tip text Figura nr. 6.78. Comenzile de sortare din meniul contextual
Comanda Advanced Filter/Sort deschide grila Design n care la linia Sort se introduc criteriile de sortare.
Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii Advanced Filter/Sort
155
Not: Dac sortarea este mai complex (cu mai multe cmpuri non adiacente) se alege comanda Advanced i apoi Advanced Filter/Sort i se creaz un filtru n care se introduc i sortrile la coloanele filtrului (Figura nr. 6.79. Selectarea comenzii Advanced Filter/Sort).
6.9. Design-ul interogrii: Coloane

n design-ul interogrii s-ar putea s nu fie suficient spaiu pentru a se vedea cmpul ntreg sau criteriul de selecie. n acest caz se impune necesitatea schimbrii limii unei anumite coloane. Schimbarea se poate face temporar pentru a se vedea necesitile de moment, sau permanent, coloana cptnd o nou dimensiune care va rmne. Etape de lucru: 1. Se deschide tabelul n modul de lucru Datasheet View. 2. Dac se dorete s se vad permanent o coloan de lime mare, se fixeaz cursorul pe bordura gri, de deasupra, ntre dou nume de cmpuri. Cursorul mousului se transform ntr-o sgeat cu 2 capete. Se trage de mouse la dreapta i coloana se lete. 3. Dac se vrea s se vad temporar ntreaga intrare, se tasteaz Shift + F2 pentru a deschide fereastra Zoom. Se alege Ok cnd s-a terminat de vizualizat sau editat.
6.10. Interogri specifice SQL: Interogarea UNION

] Interogarea UNION combin dou sau mai multe interogri clasice de tip SELECT ntr-o singur interogare. Articolele furnizate de aceste interogrii vor fi amestecate i returnate sub forma unui singur set de articole. Cmpurile puse n coresponden trebuie s fie de acelai tip. Exist o singur excepie: cmpurile de tip Number pot fi puse n coresponden cu cele de tip Text. Corespondena dintre articole este de tip poziional (primului cmp din prima interogare i corespunde primul cmp din cea de-a doua interogare .a.m.d.). n interogarea astfel generat, dac s-a folosit cuvntul UNION nu se vor reine dublurile articolelor, dac s-a folosit varianta UNION ALL se vor afia i articolele dublate. Dac se dorete sortarea articolelor returnate de interogarea UNION, se va introduce o clauz ORDER BY, dup ultima instruciune SELECT. Caracterul ; indic sfritul instruciunii SQL. Etape de lucru: 1. Se lanseaz crearea unei interogri n modul de lucru Design;
156
2. Se deschide fereasta Show Table din care se aduc n gril tabelele surs; 3. Se nchide fereastra Show Table; 4. Se deschide meniul contextual i se selecteaz submeniul SQL Specific i apoi comanda UNION (Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION). 5. n fereastra de editare care s-a deschis sa tasteaz instruciunea SELECT (Figura nr. 6.81. Instruciunea Select cu Union). 6. Dac se dorete o sortate a articolelor returnate se va introduce i o clauz ORDER BY. 7. Pentru vizualizarea rezultatelor se va aciona butonul Run; 8. Se nchide interogarea cu salvare;
Figura nr. 6.80. Selectare comand UNION
Numele interogrii de tip Union Figura nr. 6.81. Instruciunea Select cu Union
Figura nr. 6.82. Execuia interogrii Union

157
9. n fereastra obiectelor, la grupul Cereri se va afia numele cererii Union prefaat de dou cercuri intersectate; 10. Executnd un dublu click pe numele interogrii se obine execuia acesteia (Figura nr. 6.82. Execuia interogrii Union). Observaie: Interogarea realizat n SQL cu Union va avea ca simbol ataat dou cercuri intersectate . ntre cele dou tabele nu exist declarat o relaie.
6.11. Interogare SQL: Combinare Inner Join

Cnd se lucreaz cu dou tabele, ntre care exist declarate relaii, exist posibilitatea s se vad cmpurile ambelor tabele. Limbajul de intrerogare SQL permite definirea de interogri de selecie i crearea unor interogri cu structur complex n care se pot regsi funcii agregate, asocierile (Join) sau combinrile (Union). Operaiile de asociere incluse de clauza Join au ca rezultat producerea tuturor combinaiilor posibile. n acest scop se pot uni dou sau mai multe tabele ntr-o interogare. Jonciunile realizate pot fi interne (Inner Join) sau externe (Outer Join). Jonciunile externe sunt de dou tipuri: de stnga (Left Outer Join) i de dreapta (Right Outer Join). Clauza Join specific tabela care va fi asociat tabelei precizat n clauza From. n rezultatul jonciuni cu Inner Join se vor gsi nregistrrile pentru care cmpul de asociere va avea aceleai valori n toate tabelele din asociere. Asocierea Left Outer Join creaz asocieri n care se vor regsi toate nregistrrile tabelei precizate dup clauza FROM i doar nregistrrile din tabela precizat dup Left Join pentru care cmpul de asociere are aceleai valori cu cele din prima tabel. Asocierea de tip Right Outer Join furnizeaz ca rezultat al interogrii toate cmpurile din fiierul precizat dup clauza Right Join i doar acele cmpuri din tabela precizat dup clauza From pentru care cmpul de asociere are aceleai valori. n rest vor fi afiate spaii, att n asocierea Left c i n asocierea Right. Etape de lucru: 1. Din fereastra Relationships a unei interogri, se execut click dreapta pentru a selecta i deschide fereastra Show Table. Prin intermediul acestei ferestre se vor aduga tabelele adiionale, apoi se alege Close pentru nchiderea ferestrei Show (Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de opiune Show Table). 2. Dac nu sunt stabilite realiile ntre tabele se creaz. Pentru a crea o relaie ntre un tabel existent i unul adiional se trage cmpul tabelei existente la cmpul de legtur al tabelei adiionale. Apare o linie ntre cele dou tabele. n general, se va trage cheia primar de la tabela surs (care este cu
158
3.
4.
5.
6. 7.
8.
bold) la cmpul non-primar din tabela secundar (Figura nr. 6.84. Fereastra relaiilor dintre tabele). Pentru a seta proprietile Join, se d click dreapta pe linie iar din fereastra Edit Relationships se alge Join Type avnd ca efect deschiderea ferestrei Join Properties (Figura nr. 6.85. Deschiderea ferestrelor Join Properties pentru cele dou tipuri de relaii). Pentru nceput se arat doar inregistrrile unde cele dou cmpuri de legtur au date identice (aceasta este numit Inner Join). Se alege a doua opiune pentru a se vedea nregistrrile corespondente i toate nregistrrile din tabela principal care au corespondent n tabela secundar (acest gen de legtur este numit Left Join ). Se alege Ok i se termin interogarea adugnd la gril orice cmp, opiuni de sortare i criterii de selecie (Figura nr. 6.87. Designul interogrii Inner Join). Se d click pe Run pentru a derula interogarea (Figura nr. 6.86. Execuia interogrii). Click dreapta pe titlul interogrii, se deschide meniul contextual de unde se selecteaz comanda SQL View. Un click pe acest comand deschide fereastra Select Query unde se poate vedea selecia realizat (Figura nr. 6.88. Selectare SQL View). Se lanseaz n execuie interogarea realizat (Figura nr. 6.89. Model de selecie intern Inner Join).
n exemplul din figura nr. 6.87 Designul interogrii Inner Join combinat cu Left Join, fraza SELECT realizat este: SELECT clienti.nume, clienti.adresa, clienti.telefon, date_clienti.adresa_loc_munca, date_clienti.telefon_loc_munca, carti.titlu, carti.cod_autor, imprumuturi.data_r FROM (clienti LEFT JOIN date_clienti ON clienti.nrLeg = date_clienti.nrLeg) INNER JOIN (carti INNER JOIN imprumuturi ON carti.cod_carte = imprumuturi.cod_carte) ON clienti.nrLeg = imprumuturi.nr_leg WHERE (((imprumuturi.data_r)<Now())); Un exemplu de comand SELECT n care se va folosi doar Inner Join (jonciune intern) ar fi: SELECT carti.cod_carte, carti.titlu, autori.nume, edituri.editura, carti.an, carti.nr_tot, carti.nr_disp FROM edituri INNER JOIN (autori INNER JOIN carti ON autori.cod_autor=carti.cod_autor) ON edituri.cod_editura=carti.cod_editura;
Figura nr. 6.83. Selectarea butonului de opiune Show Table

159
Figura nr. 6.84. Fereastra relaiilor dintre tabele Relaie Left Join Relaie Inner Join
Figura nr. 6.85. Deschiderea ferestrelor Join Properties pentru cele dou tipuri de relaii
Figura nr. 6.86. Execuia interogrii 160

Figura nr. 6.87. Designul interogrii Inner Join combinat cu Left Join Not: Dac s-au creat relaiile, n baza de date, cu Referential Integrity se va verifica dac Right Outer Join are aceleai rezultate ca i Inner Join deoarece nu ar trebui s existe nregistrri singulare n tabela secundar.
Figura nr. 6.88. Selectare SQL View Folosind aceeai baz de date rezultatul acestei interogri va fi conform Figura nr. 6.89. Model de jonciune intern Inner Join n care se realizeaz dou jonciuni: mai nti ntre autori i cri, pe baza cmpului cod_autor i apoi ntre fiierul edituri i rezultatul jonciuni anterioare pe baza cmpului cod_editur.
Figura nr. 6.89. Model de selecie intern (Inner Join)

161
Sfat: Pentru a gsi toate inregistrarile fr corespondent se recomand s se creeze o interogare cu legtur ntre cmpuri i s se aleg Left Join sau Right Join. Sub unul din cmpuri se va seta criteriul la Is Null. S-ar putea s se doreasc crearea acetui tip de interogare nainte s se creze relaiile dintre tabele dac au fost introduse date n tabelele respective, pentru a se vedea care nregistrri trebuie s fie terse.
6.12. Interogare: Crearea interogrilor cu Self Join

Cnd s-a creat un cmp ntr-o baz de date care se refer la alt cmp din aceeai baz de date, se va putea crea un Self Join prin care se unete baza de date cu sine nsi pentru a se afia informaiile solicitate. O astfel de asociere este denumit asociere intrinsec. n vederea crerii unei astfel de relaii se va duplica tabelul n fereasta de relaii. Numele tabelului copie va fi acelai cu al tabelului original la care s-a adugat extensia _1. Utilizarea asocierilor intinseci permite efectuarea cutrilor recusive. Etape de lucru: 1. Se deschide Query Design View, din meniul contextual se selecteaz comanda Show Table; 2. Din fereasta Show Table se selecteaz tabela de lucru care va aprea n fereastra de relaii a grilei; 3. Se execut dublu click pe aceeai tabel n Show Table, se vor depune dou Field List-uri de pe aceeai tabel. Se alege Close pentru rentoarcere la Design-ul grilei; 4. Al doilea nume al tabelei este identic cu numele primei tabele avnd ns adugat numrul _1 (A se vedea tabelele Carti i Carti_1 din Figura nr. 6.90. Designul unei interogri cu SELF JOIN). Pentru a se evita confuzia se d click dreapta n al doilea Field List i se introduce un nume la proprietatea Alias, pentru a atribui celei de-a doua tabele un nume (de exemplu: carti_copie; 5. Se selecteaz, din tabel, toate cmpurile care se doresc n gril; 6. Se trage de cmpul de legtur din prima tabel, spre cmpul de legtur a celei de a doua tabele pentru a crea un Join. Aceste cmpuri vor avea nume diferite dar trebuie s aib acelai tip de date; 7. Se termin de creat adugndu-se cmpuri noi, opiuni de sortare i criterii de selecie; 8. Se d Run pentru derularea interogrii (Figura nr. 6.91. Rezultatul seleciei cu SELF JOIN).
162
Figura nr. 6.90. Designul unei interogri cu SELF JOIN
Figura nr. 6.91. Rezultatul seleciei cu SELF JOIN
6.13. Subinterogri: Creare

Din cnd n cnd s-ar putea s fie necesar s se creze o interogare care s foloseasc rezultatele alteia pentru derulare. O variant ar fi s se creze o interogare i apoi s se foloseasc ca baz pentru urmtoarea. O alt variant ar fi s se copieze declaraiile SQL din prima interogare i s se plaseze n celula Criteria a celei de a doua. Etape de lucru: 1. Dac se vrea s apar i interogrile iniiale i subinterogarea listate n fereastra obiectelor Database se va da click pe eticheta Create i se alege Query Design; 2. Prin intermediul ferestrei Show Table se vor selecta interogrile surs (Figura nr. 6.92. Interogrile de selecie folosite la realizarea subinterogrii);
163
Figura nr. 6.92. Interogrile de selecie folosite la realizarea subinterogrii 3. Se va crea o nou interogare folosind cmpuri din interogrile surs (Figura nr. 6.93. Subinterogare realizat n SQL);
Figura nr. 6.93. Subinterogare realizat n SQL 4. De exemplu, interogarea Numai ce este n credit folosete datele din interogrile Note_contab_rulaj_credit i Note_contab_rulaj_debit (Figura nr. 6.92. Interogrile de selecie folosite la realizarea subinterogrii) (Figura nr. 6.94. Execuia celor dou interogri realizate iniial cu SQL);
Figura nr. 6.94. Execuia celor dou interogri realizate iniial cu SQL 5. Se nchide interogarea cu salvare. Pentru a vedea rezultatul seleciei se execut dublu click pe numele ei sau se deschide n design i se apas
164
butonul de comand Run (Figura nr. 6.95. Selecia realizat de subinterogare); 6. Dac se dorete s se creeze o singur interogare, mai inti se va crea subinterogarea ca un singur cmp i o singur inregistrare ca output. Se va afia subinterogarea n SQL View i se va copia tot textul. Se creaz interogarea surs i criteriile de selecie pe irul Criteria din fereastra Design a interogrii iniiale.
Figura nr. 6.95. Selecia realizat de subinterogare
165
166
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele n Access
RAPOARTELE N ACCESS
7.1. Definirea i clasificarea rapoartelor

Rapoartele sunt destinate tipririi diferitelor rezultate. Informaiile tiprite pot fi grupate, filtrate, sortate, se pot obine rezultate sintetice cum ar fi subtotalurile i totalurile. Rapoartele conin informaii extrase din tabelele bazei de date, din interogri sau alte elemente ce se adaug la proiectarea raportului. Elementele ce se adaug unui raport se numesc controale. Controalele pot fi grafice, etichete de text, imagini i alte elemente statice, care nu se schimb cnd se trece de la o nregistrare la alta; de asemenea se poate aduga caseta de editare care ns se schimb, de la o nregistrare la alta. Controalele n rapoarte pot fi folosite i pentru efectuarea i afiarea unor calcule sau pot fi butoane ce efectueaz diferite aciuni; depozite ca subrapoarte (datasheet grid de nregistrri legate de formularul principal); sau obiecte care fac introducerea i vizualizarea datelor mai uoar, cum ar fi calendarul, ActiveX, Spinner i alte controale obinuite. n general, un control se adaug unui raport prin aciunea drag and drop; de exemplu, din Field List se poziioneaz cursorul mouse-ului pe control i innd apsat butonul stnga, se trage controlul n locul unde se dorete s apar, apoi se elibereaz fixndu-se n acea poziie, sau folosind panglica de instrumente, n modul de lucru Report n Design View. Fiecare control se plaseaz ntr-o seciune dintr-un raport. In funcie de seciune, controlul va aprea: o dat pe fiecare pagin; de fiecare dat cnd un grup se schimb sau la fiecare nregistrare. Un raport este compus din trei pri: antetul, zona de detaliu i subsolul. n antet se include numele raportului, sigla firmei (opional) i capul de tabel. n zona de detaliu sunt prezentate datele. n subsol sunt prezentate, de regul, informaii statice, care nu se schimb cu fiecare nregistrare editat. Pentru crearea unui raport pot fi utilizate cinci metode: Crearea unui raport pe baza tabelului sau interogrii curente; Raport tip etichete; Crearea unui raport gol; Crearea unui raport cu ajutorul utilitarului Report Wizard; Crearea unui raport n modul design (Report Design). n general, raportul se bazeaz pe obiectul activ n acel moment, dar poate fi i selectat sursa de date -n funcie de varianta de creare a lui.
167
Etape de lucru: 1. Pentru crearea unui raport de baz n panoul Navigation se va executa un click pe bara Reports i apoi pe tabelul surs; 2. Se va activa eticheta Create care deschide fila cu acelai nume; 3. Se va executa un click pe oricare dintre urmtoarele butoane de raport: Report pentru a crea un raport pe coloane; Labels pentru a crea un raport pe coloane de tip etichet; Blank Report pentru a crea un raport gol; Report Wizard pentru a deschide utilitarul Wizard; Report Design pentru a comuta n modulul de lucru Design. Raportul creat va fi afiat n fereastra Print Preview, dar se poate comuta n modul de lucru Design (n cazul n care s-a creat n alte variante) pentru eventualele modificri; se poate salva, tipri sau nchide.
Seciunile unui raport

Structura unui raport este mprit n seciuni. Acestea sunt: Report Header (Antet raport) este seciunea care se imprim o singur dat la nceputul raportului. n aceast seciune se include de regul, o sigl, un titlu pentru raport, data calendaristic. Antetul raportului este prima seciune din raport, poate s lipseasc, dar n cazul n care exist, se imprim nainte de antetul paginii. Dac n antetul raportului se plaseaz un control calculat, ce utilizeaz o funcie agregat, funcia respectiv se va aplica ntregului raport. Page Header (Antet pagin) se va imprima pe fiecare pagin n partea superioar. De obicei, n aceast seciune se introduc etichetele coloanelor pentru a fi repetate la fiecare pagin. Group Header (Antetul de grup) se imprim la nceputul fiecrui grup de nregistrri. Se utilizeaz pentru numele grupului de nregistrri, dac s-au constituit grupuri n cadrul raportului. Cnd se plaseaz un control calculat n antetul de grup, ce utilizeaz o funcie agregat, funcia se aplic numai grupului respectiv. Detail (Detaliu) formeaz corpul principal al raportului, va conine sursa de date pentru raport, imprim fiecare rnd din sursa de date. Poate s conin controale calculate cu legtur, dar i controale fr legtur. Group Footer (Grupul de subsol) poate s apar la finalul fiecrui grup de nregistrri. n el se vor regsi informaii rezumative pentru grup. Page Footer (Pagin de subsol) se imprim la finalul fiecrei paginii, dac exist i dac s-au inserat controale n cadrul ei.
168
Report Footer (Subsolul raportului). Coninulul acestei seciuni se va imprima o singur dat- la finalul raportului. Va conine informaii de rezumat, pentru ntregul raport i totalurile- la nivel de raport.
7.2. Crearea raportului rapid cu Report

Pentru crearea unui raport rapid se procedeaz astfel: 1. n cadrul panoului Navigation se acioneaz eticheta Create; 2. Se deschide un tabel care va fi sursa datelor pentru raport;
Figura nr. 7.1. Comenzile pentru crearea raportului
Antet
nregistrri
Nr nregistrri
Nr. pagini
Figura nr. 7.2. Raportul creat cu butonul Report 3. Din cadrul grupului de instrumente Reports se acioneaz butonul Report avnd ca efect afiarea de tip coloane, pe baza sursei selectate (Figura nr. 7.1. Comenzile pentru crearea raportului). Va avea ataat n antet o sigl, denumirea preluat din denumirea tabelului surs, data realizrii i denumirea coloanelor (aceleai cu cele din sursa de date). n zona de detaliu va avea nregistrrile, o funcie de numrare a articolelor din raport i indicarea numrului paginii curente din total paginii pe raport (Figura nr. 7.2. Raportul creat cu butonul Report). Observaie: Pentru eventuale modificri se deschide raportul n modul de lucru Design.
169
7.3. Crearea raportului cu Labels

Etape de lucru: 1. n cadrul panoului Navigation se acioneaz eticheta Create; 2. Se deschide un tabel, care va fi sursa datelor din tabel; 3. Din cadrul grupului de instrumente Reports se acioneaz butonul Labels care deschide utilitarul Label Wizard. n cadrul primei ferestre se va selecta dimensiunea etichetei (Figura nr. 7.3. Lansarea utilitarului Label Wizard). Se trece la faza urmtoare acionnnd butonul Next;
Figura nr. 7.3. Lansarea utilitarului Label Wizard 4. n cea de- a doua fereastr se stabilete fontul, stilul de scriere i culoarea (Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere); 5. n fereastra urmtoare se stabilete modalitatea de separare a cmpurilor n cadrul etichetei (slech, virgul sau liniua de unire) (Figura nr. 7.5. Separarea cmpurilor); 6. Se selecteaz cmpurile pentru etichet (Figura nr. 7.6. Selectarea cmpurilor pentru etichet);
Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere 170

7. Se atribuie nume etichetei i se stabilete modul de vizualizare (Figura nr. 7.7. Stabilirea numelui etichetei i modului de vizualizare, apoi se acioneaz butonul Finish ; 8. Se prezint varianta de etichet creat (Figura nr. 7.8. Model etichet).
Figura nr. 7.4. Alegere font i culoare de scriere
Figura nr. 7.5. Separarea cmpurilor
Figura nr. 7.6. Selectarea cmpurilor pentru etichet
Figura nr. 7.7. Stabilirea numelui etichetei i modului de vizualizare

171
Figura nr. 7.8. Model etichet Observaie: Cmpurile de tip OLE Object, Attachment, Logice, Lookup Wizard i Hyperlink nu pot fi trecute ca surs a etichetelor.
7.4. Crearea raportului cu ajutorul instrumentului Blank Report

Utilizarea instrumentului Blank Report (raport necompletat) se recomand atunci cnd, raportul va conine puine cmpuri. Instrumentul Blank Report creaz rapid un raport necomplectat care, se afieaz n modul de lucru Layout urmnd a fi aduse cmpuri, n cadrul raportului din panoul Field List. Etape de lucru: 1. Din cadrul grupului de instrumente Reports, dup acionarea etichetei Create din panglica Navigation, se va executa un click pe butonul Blank Report; 2. Pe ecran se afieaz panglica Format, n zona de lucru apare un raport gol, n dreapta avnd afiat panoul Field List cu structura tabelului activ- n acel moment (Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necompletat); 3. Executnd dublu click pe denumirile cmpurilor ce se doresc a fi n raport (de exemplu: NumeProdus, Pre, Foto), acestea se vor insera mpreun cu articolele din tabel. Inserarea se va efectua pe coloane. n partea de jos vor fi plasate opiuni pentru grupri, sortri i funcii (Group, Sort, and Total) (Figura nr. 7.10. ncrcarea raportului cu date); 4. Executnd un click pe Add a Group sau pe Add a Sort se deschide lista autoderulant cu numele cmpurilor din raport, putndu-se selecta oricare dintre ele- pentru realizarea gruprilor i sortrilor. n cazul n care nu s-au afiat benzile pentru grupri i sortri, se va executa un click pe butonul Group & Sort din panglica Format- avnd ca efect afiarea celor dou benzi (Figura nr. 7.11. Sortri grupri i totalizri la nivel de raport); 5. Pentru a insera totalizri, se acioneaz butonul Totals, iar din lista autoderulant a funciilor, se alege funcia adecvat. Butonul Totals devine vizibil doar, dac s-a selectat o coloan cu date. n exemplul din figur s-a inserat funcia Average pentru a calcula media preurilor (Figura nr. 7.11. Sortri grupri i totalizri la nivel de raport). 172
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele n Access Butonul pentru crearea unui raport necomplectat
Tragerea cmpurilor n Poziia indicat de sgei
Figura nr. 7.9. Crearea unui raport necomplectat
Figura nr. 7.10. ncrcarea raportului cu date
Lista autoderulant pentru sortri i grupri
Grupul Costum
Adugarea guprilor i sortrilor
Anularea operaiei de grupare i sortare
Figura nr. 7.11. Sortri grupri i totalizri la nivel de raport
173
Dac se deschide raportul creat n Design, se observ c a fost inserat banda Page Header pentru etichetele de coloan. Deoarece s-a efectuat grupare la nivel de NumeProdus s-a inserat o band Header- pentru gruparea realizat. n zona de detalii se gsesc cmpurile Pre i Foto. Deoarece s-a solicitat funcia pentru calculul preului mediu, programul a inserat o band NumeProdus Footer pentru funcia Avg(). La nivel de pagin nu s-a solicitat nimic, dar s-a inserat la nivel de raport, funcia Avg() sub banda report Footer.
Figura nr. 7.12. Vizualizarea raportului n Design Observaie: n aceast variant de lucru raportul a fost creat n modul Layout. Raportul astfel creat nu are nume, sigl, dat calendaristic, numr de pagin. Pentru a aduga alte controale raportului se deschide n modul de lucru Design.
7.5. Crearea raportului cu ajutorul utilitarului Report Wizard

Crearea rapoartelor cu Wizard presupune parcurgerea mai multor etape. Etape de lucru: 1. Se activeaz eticheta Create, iar n cadrul grupului de instrumente Reports se execut un click pe butonul Report Wizard avnd ca efect, lansarea utilitarului Wizard pentru crearea rapoartelor (Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului Report Wizard);
Figura nr. 7.13. Lansarea utilitarului Report Wizard
174
2. n cadrul primei ferestre Wizard, se execut un click n caseta de editare Tables/Queries pe sgeata cu vrful n jos, pentru a alege tabelul sau interogarea ca surs a datelor i apoi un click pe numele sursei;
Figura nr. 7.14. Selectarea sursei de date pentru raport 3. n cadrul aceleai ferestre se selecteaz cmpurile pentru raport, trecndu-se din caseta de editare Available Fields n caseta Selected Fields. Se trece la fereastra urmtoare, acionnd butonul Next (Figura nr. 7.14. Selectarea sursei de date pentru raport); 4. n noua fereastr se poate preciza gruparea nregistrrilor. Pentru grupare se pot utiliza maxim 10 cmpuri. Se apas butonul Next (Figura nr. 7.15. Opiunea de grupare a nregistrrilor). n exemplul din figura 7.15. gruparea s-a realizat la nivel de NUMEPRODUS;
Figura nr. 7.15. Opiunea de grupare a nregistrrilor
Figura nr. 7.16. Opiunile de sortare n cadrul raportului 175
5. Se precizeaz ordinea nregistrrilor n fiecare grup, se solicit sortarea dup maxim 4 cmpuri odat - cresctor sau descresctor (Figura nr. 7.16. Opiunile de sortare n cadrul raportului); 6. n urmtoarea fereatr se stabilete macheta i orientarea raportului (Figura nr. 7.17. Selectarea machetei raportului); 7. Se alege stilul raportului i aspectul final (Figura nr. 7.18. Selectarea variantei de vizualizare a raportului);
Figura nr. 7.17. Selectarea machetei raportului 8.
Figura nr. 7.18. Selectarea variantei de vizualizare a raportului
Se atribuie numele raportului i se stabilete dac se dorete previzualizarea sau afiarea n modul Design, dup care se execut un click pe butonul Finish (Figura nr. 7.17. Stabilire titlu i opiune de vizualizare i Figura nr. 7.19. Raportul final realizat cu Wizard).
Figura nr. 7.19. Stabilire titlu i opiune de vizualizare
Figura nr. 7.20. Raportul final realizat cu Wizard
176
9. Raportul se creaz pe coloane, conine titlu, gruprile i sortrile solicitate, iar n josul paginii- data curent inserat cu funcia New() i numrul de pagin ([Page]& of &[Pages]). n vederea inserrii altor controale, se deschide raportul n modul de lucru Design (Figura nr. 7.21. Designul raportului creat cu Wizard).
Figura nr. 7.21. Designul raportului creat cu Wizard
7.6. Crearea raportului n Design

n Design se pot crea rapoarte mai complexe, putndu-se aduga cmpurile din Field List, din grupul Controls, fila Design sunt accesibile butoane pentru controale, iar din caseta de proprieti se pot selecta proprietile controalelor. Controalele pot s aib sau nu experi asociai. Etape de lucru: 1. Se activeaz eticheta Create, iar din grupul de instrumente Reports, se selecteaz butonul Report Design - avnd ca efect afiarea scheletului pentru realizarea designului (Figura nr. 7.22. Butoane de operare n varianta Design); 2. Se execut un click pe eticheta Design a barei cu instrumente, iar din Grupul Tools se acioneaz pe butonul Add Existing Fields pentru a activa Field List;
Figura nr. 7.22. Butoane de operare n varianta Design

177
Access 2007 - Capitolul VII. Rapoartele n Access Inserare controale
Inserare controale
Figura nr. 7.23. Realizare Design
Figura nr. 7.24. Execuia unui raport creat n Design
178
3. Din Field List se adaug elemente de control de legtur (cmpurile din tabel); 4. Dup introducerea cmpurilor n zona de detaliu a raportului, se acioneaz eticheta Arrange din panglica cu instrumente i apoi Report Header/Footer sau Page Header/Footer pentru a afia sau ascunde anteturile i subsolurile(.............); 5. Se insereaz controale, iar din grupul Tools se activeaz butonul Property Sheet cu scopul activrii ferestrei de proprieti a obiectelor inserate i a raportului (Figura nr. 7.23. Realizare Design); 6. Se salveaz raportul creat i se deschide n Layout (Figura nr. 7.24. Execuia unui raport creat n Design); 7. n vederea efecturii modificrilor, se redeschide n Design.
7.7. Adugarea elementelor de control unui raport

Controalele care se pot aduga rapoartelor sunt: cu legtur; fr legtur. Controalele cu legtur se creaz automat. Un astfel de control se creaz, la adugarea unui cmp din panoul Field List n raport. Se selecteaz cmpul sau cmpurile dorite a fi inserate n raport i apoi se trag cu mouse-ul n seciunea de raport n care se dorete s apar sau se execut dublu click pe fiecare cmp dorit. Pentru fiecare cmp inserat se vor afia dou casete: una pentru etichet i alta pentru valorile cmpului. Alte controale se pot crea n Design View utiliznd instrumentele din grupul Controls din cadrul filei Design. Instrumentele din grupul Controls sunt vizibile n Design View sau n Layout View. Comutarea ntre cele dou se face, fie acionnd butonul View din panglica Home, fie din meniul contextual al raportului. Controalele fr legtur se insereaz cu ajutorul butoanelor. De exemplu, o caset de dialog este un raport fr legtur, fr a avea ca surs a datelor un tabel sau o interogare. O caset de tip text este un element fr legtur. Pentru inserarea unui astfel de element se execut un click pe butonul corespunztor i se gliseaz cu mouse-ul, pentru a desena un chenar n locul n care trebuie s apar. Pentru a-l putea glisa indicatorul mouseului trebuie s aib forma unei sgei cu 4 capete. Se pot utiliza experi pentru a crea butoane de comand, casete tip list, casete combo, grupuri de opiuni, subrapoarte. Dac se utilizeaz un expert, pentru inserarea controalelor n cadrul raportului, expertul va indica paii necesari atarii controlului la sursa de date a raportului. n acest caz, trebuie s fie selectat butonul Use Control Wizards (utilizare experi controale) din grupul de instrumente Controls, panglica Design. n cazul n care se dorete crearea de controale fr ajutorul expertului se deselecteaz butonul Use Control Wizards.
179
n cazul n care controlul poate afia date (de exemplu o caset de selectare) trebuie s se introduc un nume de cmp sau o expresie- n caseta de proprieti Control Source a controlului respectiv. Proprietile unui control se afieaz dac, se selecteaz controlul i se apas tasta F4 sau se selecteaz Properties- din meniul contextual.
7.7.1. Ajustarea spaierii seciunilor ntr-un raport

Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n Design; 2. Se fixeaz indicatorul mouse-ului pe marginea paginii sau a seciunii; 3. Se trage indicatorul de redimensionare la o nou poziie. Observaie: Se poate afia sau ascunde rigla i grila. Ele ofer elemente de ghidare pentru controale. Se execut un click pe pe eticheta Arrange din panglica Report Design Tools i apoi se execut un click pe butonul Ruler sau Show Grid din grupul de instrumente Show/Hide (Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide).
Grid Form Header/Footer Ruer Page Header/Footer
Figura nr. 7.25. Grupul de instrumente Show/Hide
7.7.2. Inserarea de calcule n rapoarte

Pentru a insera diferite calcule cu sau fr funcii, se parcurg mai multe etape de lucru. Etape de lucru: 1. Raportul se deschide n Design View ; 2. Se selecteaz eticheta Design din panglica Report Design Tools; 3. Se insereaz o caset text sau un text box; 4. n caseta text se scrie un text explicit; 5. n caseta Unboud se va insera formula de calcul; 6. Se selecteaz proprietile pentru controlul inserat; 7. n caseta de proprieti se execut un click pe Control Source, apoi un click pe Expression Builder; 8. Se ncepe realizarea expresiei selectnd semnul egal (=) i apoi introducnd valorile i operatorii dorii;
Butonul pentru a insera Text Box Locaia pentru formule din grupul Text Box
180
9. n vederea introducerii operatorilor n formul, se execut un click pe butonul operatorului din cadrul ferestrei Expresion Builder; 10. n cadrul aceleai ferestre, se execut dublu click pe dosarele din panoul din stnga- pentru a deschide lista cu obiectele ce pot fi utilizate n expresii, inclusiv cmpuri din tabelele bazei de date, constante, funcii; 11. Se execut click pe butonul de comand OK, inserndu-se expresia n raport; 12. Se nchide fereastra, acionnd butonul Close. Observaie: Expresia se poate insera i manual
7.7.3. Formatarea valorilor dintr-un raport

Etape de lucru: 1. n modul de lucru Design al unui raport, se plaseaz punctul de inserie n cmpul al crui format se dorete a fi modificat; 2. Se activeaz eticheta Design din bara cu instrumente Report Design Tools; 3. Se execut un click pe butonul Property Sheet; 4. n cadrul tabului Format sau All ale foii de proprieti, se execut un click pe caseta proprietii Format, apoi un click pe butonul sgeat al listei de unde se selecteaz noul format pentru text (Figura nr. 7.26. Schimbarea formatrilor n cadrul raportului).
Figura nr. 7.26. Schimbarea formatrilor n cadrul raportului 5. Se poate schimba formatarea la un cmp numeric, de tip dat calendaristic, logic;
181
6. Pentru cmpurile numerice, se execut un click n caseta proprietpii Decimal Places i apoi pe butonul sgeat al acestei liste, iar din lista afiat se selecteaz numrul de zecimale; 7. Pentru nchidere, se va executa un click pe butonul Close. Acelai rezultat se obine folosind instrumentele pentru formatare, astfel: 1. Se deschide raportul n Layout; 2. Se selecteaz cmpurile ce se doresc a fi formatate; 3. Din panglica Report Layout Tools se selecteaz eticheta Format; 4. Din cadrul grupului de instrumente Formatting se selecteaz noul format al datelor (Figura nr. 7.27. Formatarea cu ajutorul butoanelor);
Figura nr. 7.27. Formatarea cu ajutorul butoanelor 5. Din grupul de instrumente Gridlines se vor utiliza butoane pentru stil, culoare, aliniere text, culoare bordur, lime linie, efecte speciale (umbre, gravur, basorelief), grilaje (Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul Gridlines).
Figura nr. 7.28. Butoanele de formatare din grupul Gridlines
7.7.4. Formatarea cu Autoformat

Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n Layout; 2. Se selecteaz parial sau total; 182
3. Se execut click pe butonul Autoformat (Figura nr. 7.29. Grupul de butoane Autoformat);
Figura nr. 7.29. Grupul de butoane Autoformat 4. Din cadrul grupului Autoformat, se execut un click pe butonul stilului dorit ; 5. n cazul n care se dorete alt format dect cele existente, se selecteaz AutoFormat Wizard din cadrul aceleai ferestre, avnd ca efect deschiderea ferestrei AutoFormat ; 6. Acionnd butonul Options se ataeaz ferestrei atributele pentru Font, culoare i bordur (Figura nr. 7.30. Lansarea utilitarului Autoformat Wizard); 7. Dup selectarea opiunilor se apas butonul OK i apoi se nchide fereastra executnd un click pe butonul Close.
Figura nr. 7.30. Lansarea utilitarului Autoformat Wizard
7.7.5. Afiarea i ascunderea anteturilor i subtotalurilor

Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n modul de lucru Design sau Layout; 2. Se selecteaz eticheta Arrange din panglica Report Design Tools; 3. Se execut un click pe butonul antetului/subsolului, care se dorete a fi afiat/ascuns;
183
4. Se acioneaz butonul Page Header/Footer, din grupul de instrumente Show/Hide pentru a afia antetul i subsolul pe fiecare pagin a raportului; 5. Pentru ascundere se acioneaz nc odat acelai buton; 6. Se apas butonul Form Header/Footer pentru a se afia antetul i subsolul la nivel de raport, din acelai grup de instrumente; 7. Pentru ascundere, se acioneaz nc odat acelai buton.
7.7.6. Redimensionarea sau mutarea unui element de control

n vederea redimensionrii sau mutrii elementelor de control, se procedeaz astfel: 1. Se deschide raportul n modul Design; 2. Se selecteaz elementul de control pentru redimensionare sau mutare; 3. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe un punct de redimensionare i apoi se trage de acesta n direcia dorit; 4. n vederea mutrii indicatorului mouse-ului, trebuie s aib forma sgeat cu patru (4) capete; 5. Se trage controlul selectat cu mouse-ul n noua poziie. Observaie: Se pot efectua modificri asupra controalelor cu ajutorul butoanelor din banda cu instrumente Report Design Tools.
7.7.7. Alinierea i gruparea elementelor de control

Cu ajutorul butoanelor, se pot alinia i grupa elementele de control. Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n Design sau Layout; 2. Se selecteaz elementele de control i obiectele de control n vederea alinierii; 3. Din pagina Report Layout Tools se selecteaz eticheta Arrange; 4. Din grupul de instrumente Control Alignment, se execut un click pe unul din butoanele de aliniere (Figura nr. 7.31. Butoanele pentru alinierea controalelor): a. Left (stnga); b. Right (dreapta); c. Top (Sus); d. Bottom (Jos) (Figura nr. 7.32. Alinierea elementelor de control n modul de lucru Layout).
Figura nr. 7.31. Butoanele pentru alinierea controalelor 184

Aliniere la dreapta a valorilor Aliniere la stnga a etichetelor
Figura nr. 7.32. Alinierea elementelor de control n modul de lucru Layout
7.7.8. Modificarea spaierii

n vederea modificrii spaierii dintre elemente, se procedeaz astfel: 1. Se deschide raportul n modul Design, iar pentru bordura de cmp n modul Report; 2. Se selecteaz elementele de control i obiectele pentru spaiere; 3. Se execut un click pe eticheta Arrange; 4. Se execut un click pe butonul spaierii dorite (de exemplu se alege spaierea de tip Wide pentru zona de detaliu a raportului). Rezultatul se vede n Figura nr. 7.33. Spaierea de tip Wide;
Figura nr. 7.33. Spaierea de tip Wide
185
5. Butoane pentru controlul spaierii, se gsesc n grupul de butoane Control Layout (Figura nr. 7.34. Butoane pentru modificarea spaierii).
Funcia Snap to Grid pentru alinierea obiectelor prin intermediul instrumentelor
Figura nr. 7.34. Butoane pentru modificarea spaierii Observaii: Nu se pot alinia sau grupa manual obiectele i elementele de control n cadrul unui raport. Programul Access pune la dispoziie instrumente pentru modificarea spaierii pe orizontal i vertical precum i relativ la alte obiecte. Funcia Snap to Grid este activ. Observaii: Se poate dezactiva funcia Snap to Grid pentru alinierea elementelor de control i a liniilor, variant n care se permite alinierea i gruparea manual a obiectelor din cadrul raportului.
7.7.9. Schimbarea dimensiunii obiectelor i elementelor de control

Dimensiunea obiectelor i a elementelor de control poate fi schimbat cu ajutorul instrumentelor puse la dispoziie de Access. Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n modul de lucru Design View; 2. Se selecteaz elementele ce se doresc a fi redimensionate; 3. Din pagina Report Layout Tools, se selecteaz eticheta Arrange; 4. Din grupul de instrumente Size, se execut click pe unul din butoanele : To Fit; ToGrid; To Tallest; To Widest; To Shortest; To Narrowest (Figura nr. 7.35. Butoane pentru schimbarea dimensiunii elementelor). Figura nr. 7.35. Butoane pentru schimbarea dimensiunii elementelor
7.7.10. Modificarea elementelor de control n tabulare sau elemente suprapuse

Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n modul de lucru Design View; 2. Se selecteaz elementele ce se doresc a fi modificate sau suprapuse; 186
3. Din pagina Report Layout Tools se selecteaz eticheta Arrange; 4. Din grupul de instrumente Control Layout se execut un click pe butonul Tabular pentru a se obine un raport sub form tabelar (Figura nr. 7.36. Designul unui raport tabular i Figura nr. 7.37. Raport Tabular) ;
Executnd un click pe butonul Tabular grupul de elemente selectate se vor prezenta sub form de tabel
Figura nr. 7.36. Designul unui raport tabular
Figura nr. 7.37. Raport Tabular
Elementele selectate vor avea ataat n colul stnga sus un mic ptrat de culoare maro pe care se fixeaz cursorul pentru a-l trage la o nou locaie
Figura nr. 7.38. Poziionarea manual a elementelor raportului
187
5. Dac se acionez Stacked elementele vor cobor n zona de detaliu i se vor prezenta suprapuse (Figura nr. 7.39. Designul i execuia unui raport Stacked); 6. Dac se acioneaz butonul Remove, elementelor selectate li se va ataa n colul stnga sus- un mic ptrat de culoare maro; 7. Se fixeaz cursorul pe acel ptrel i se trage elementul, ntr-o nou poziie (Figura nr. 7.38. Poziionarea manual a elementelor raportului).
Figura nr. 7.39. Designul i execuia unui raport Stacked
7.7.11. Crearea de grupri i sortri ntr-un raport

n modul de lucru Layout se poate utiliza panoul Group, Sort and Total pentru a sorta nregistrrile, a crea niveluri de grup i a aduga informaii agregate (totaluri). Modificrile efectuate asupra raportului, se pot vedea imediat. Lista derulant Totals permite selectarea funciilor pentru operaiile de nsumare, calculul mediilor, numrarea nregistrrilor, determinarea valorilor maxime i minime, deviaia standard i variaia (Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grupri i totalizri).
Figura nr. 7.40. Instrumentele pentru grupri i totalizri
188
Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n modul de lucru Layout; 2. Se activeaz eticheta Format din bara cu instrumente; 3. Din grupul de instrumente Group & Totals, se execut un click pe butonul Group & Sort avnd ca efect afiarea, n partea de jos a raportului, a benzii pentru adugrile de sortri i grupri; 4. Executnd un click pe una din opiunile Add a group sau Add a sort se schimb comanda Add a group n Group on select field (Figura nr. 7.41. Comenzile pentru grupri i sortri);
Figura nr. 7.41. Comenzile pentru grupri i sortri 5. Se fixeaz cursorul pe butonul cu sgeat al listei Select field din bara Group, Sort, and Total i se execut un click pe el -pentru a deschide lista cmpurilor din raport; 6. Se selecteaz unul din cmpuri (de exemplu NumeProdus); 7. n list se va realiza gruparea/sortarea pe cmpul selectat; 8. Pentru grupri sau sortri complexe, se execut un click pe butonul cu sgeat More din cadrul benzii Group, Sort, and Total care se transform n Less (Figura nr. 7.42. Sortri i grupri complexe); 9. Din banda Less se selecteaz opiunile, pentru realizarea gruprilor i sortrilor mai complexe; 10. Se nchide, executnd un click pe butonul Close din panoul Group, Sort, and Total.
Figura nr. 7.42. Sortri i grupri complexe
189
7.7.12. Formatarea foilor de date i a datelor din rapoarte

Etape de lucru: 1. Se deschide un tabel, sub form de foaie de calcul, executnd dublu click pe el; 2. Cu eticheta Home activ, se activeaz butonul Select din grupul Fiind i apoi Select All- avnd ca efect selectarea foii de date; a. Din grupul de instrumente Font se vor schimba caracterele, dimensiunea lor, culoarea de scriere, culoarea de fundal, aranjamentul n pagin, formatul liniilor de gril (Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare), rezultatul vzndu-se imediat.
Figura nr. 7.41. Grupuri de butoane pentru formatare Dac nu a fost formatat sursa de date, se vor formata datele- direct n raport, astfel: 2. Se deschide un raport n modul de lucru Layout; 3. Se activeaz eticheta Home; 4. Se selecteaz direct n raport, anumite secvene de date ; 5. Din grupul de instrumente Font se aleg butoane de formatare pentru: a. culoarea de umplere; b. culoarea de scriere; c. schimbarea caracterelor i a dimensiunii lor, rezultatul vznduse imediat pe raport (Figura nr. 7.42. Formatarea datelor din raport); 6. Se nchide raportul, cu salvare. Figura nr. 7.42. Formatarea datelor din raport Observaie: n vederea schimbrii formatrilor implicite din Office Button se activeaz opiunea Access Options, se selecteaz categoria Datasheet i se modific opiunile prestabilite de formatare a foilor de date. Se iese cu salvare.
190
7.7.13. Configuraia paginii raportului

Se poate schimba configuraia paginii care include formatul de pagin, orientarea, parametrii de gril i coloan, marginile (spaiile albe dintre text i marginea hrtiei). Se poate selecta o nou orientare a paginii (Portrait sau Endscape), orientarea portret afieaz pagina pe vertical, orientarea peisaj afieaz pagina pe orizontal. Etape de lucru: 1. n panoul Navigation se execut un click pe raportul care se dorete a fi previzualizat; 2. Se fixeaz cursorul pe banda cu numele raportului i se deschide meniul contextual, apoi comanda Print Preview (Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport);
Figura nr. 7.45. Previzualizarea unui raport 3. Pentru schimbarea parametrilor de pagin, se fixeaz cursorul n interiorul raportului i se activeaz meniul contextual, de unde se selecteaz comanda Page Setup (Figura nr. 7.46. Activare Page Setup);
Figura nr. 7.46. Activare Page Setup 4. Executnd un click pe Print Options din Page Setup, se pot schimba parametrii de aranjare a raportului n pagin; 191
5. Se selecteaz Page pentru a se stabili orientarea paginii ((Figura nr. 7.47. Formatul paginii i marginile);
Figura nr. 7.47. Formatul paginii i marginile 6. Orientarea paginii se schimb, selectnd butonul Portrait sau Landscape; 7. Pentru schimbarea parametrilor de coloan, se acioneaz butonul Columns, se vor selecta parametrii de gril pentru coloan sau linie, dimensiunea i macheta coloanei (Figura nr. 7.48. Parametri de coloan) ; 8. Se acioneaz butonul OK, pentru a salva modificrile.
Figura nr. 7.48. Parametri de coloan
7.7.14. Tiprirea rapoartelor

nainte de tiprire se previzualizeaz raportul, se verific ortografia. Verificarea ortografiei datelor se realizeaz n Datasheet. Se selecteaz liniile sau coloanele care se doresc a fi verificate, apoi se activeaz butonul Spelling din eticheta Home i se corecteaz greelile- fcndu-se uz de butoanele Ignore i Change. Se pot aduga cuvinte n dicionar, folosind butonul Add. 192
Etape de lucru: 1. Se deschide raportul n modul de lucru Layout; 2. Din meniul contextual se activeaz opiunea Print Preview; 3. Se redeschide meniul contextual i se selecteaz opiunea Print care, deschide fereastra cu acelai nume (Figura nr. 7.49. Lansarea tipririi unui raport);
Figura nr. 7.49. Lansarea tipririi unui raport 4. n cadrul ferestrei Print, se selecteaz opiunile de tiprire (nr. paginii, nr. de exemplare); formatul i orientarea paginii - dac se doresc schimbate (opiunea Properties); sau schimbarea setup-ului de pagin (opiunea Setup); 5. Se acioneaz butonul OK, pentru lansarea operaiei de tiprire.
7.8. Creare raport cu subraport

Etape de lucru: 1. Se deschide un raport n Design View; 2. Din panglica cu instrumente Navigation se selecteaz eticheta Design; 3. Din grupul de instrumente Controls se execut un click pe butonul Subform/Subreport (Figura nr. 7.50. Instrumente pentru inserare subraport);
Figura nr. 7.50. Instrumente pentru inserare subraport 4. n pagina de detaliu a raportului deschis n Design, se insereaz un contur dreptunghiular reprezentnd locul unde se va insera subraportul i se lanseaz utilitarul Wizard pentru subrapoarte; 5. n prima fereast deschis, se poate selecta sursa pentru subraport (poate fi raport sau formular creat anterior) (Figura nr. 7.51. Selectarea sursei pentru subraport); 6. Se trece la faza urmtoare cu Next, pentru a selecta modul de vizualizare a subraportului (Figura nr. 7.52. Selectarea modului de vizualizare a subraportului); 7. n cea de-a treia fereastr se va insera nume pentru subraport (poate s lipseasc) (Figura nr. 7.53. Inserare nume pentru subraport);
193
Figura nr. 7.51. Selectarea sursei pentru subraport
Figura nr. 7.52. Selectarea modului de vizualizare a subraportului
Figura nr. 7.53. Inserare nume pentru subraport 194

8. Acionnd butonul Finish, n macheta raportului principal se va insera macheta n design a subraportului selectat (Figura nr. 7.54. Machet raport cu subraport),
Figura nr. 7.54. Machet raport cu subraport 9. Se salveaz i se lanseaz n execuie sau se deschide n Layout (Figura nr. 7.55. Raport cu subraport n Layout)
Figura nr. 7.55. Raport cu subraport n Layout

195
196
BIBLIOGRAFIE
[1] Boldea, Maria, Boldea, C.R. , Gestiunea bazelor de date n ACCESS, Edituta Mirton, Timioara, 2007 [2] Bandu, I., Baze de date Access 2007, Editura Mirton, Timioara, 2009 [3] Connoly, T., Begg, C., Strachan, Anne, Baze de date Proiectare, Implementare, Gestionare, Editura Teora, 2001 [4] Fotache, M., Baze de date relaionale, Editura Junimea; 1997 [5] Ionescu, Felicia, Baze de date relaionale i aplicaii, Editura Tehnic, Bucureti, 2004 [6] Lupoiu, Ctin., Boldea, C. R., Modelarea i proiectarea bazelor de date, Editura Sitech, Craiova, 2008 [7] Petrov, G. i alii, Teoria general a bazelor de date; Editura Mirton, Timioara, 2000 [8] Steve Jonson, Microsoft Office Access 2007, Editura Teora, Bucureti, 2008, Traducere Biri, R., Imprimat n Bulgaria
197
198
Access 2007 - Cuprins
CUPRINS
Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date
1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD)
1.1.1. Concepte fundamentale 1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date 1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date 1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date 1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date 1.1.6. Exemple de SGBD-uri
5 5 5 8 10 11 12 13 15 15 17 17 18 21 21 21 22 23 23 24 25 26 27 28 30 30 31 32 33 35 35 36 36 38 39
1.2. Bazele de date relaionale

1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale 1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale 1.2.3. Operatorii relaionali 1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date
Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2.1. Introducere 2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor 2.3. Introducerea datelor (Enter) 2.4. Corectarea Greelilor (Undo) 2.5. Copierea datelor (Copy) 2.6. Gsirea datelor (Find) 2.7. Inlocuirea datelor (Replace) 2.8. Selectarea datelor (Select) 2.9. Sortarea datelor (Sort) 2.10. Filtrarea datelor (Filter) 2.11. Editarea datelor (Edit) 2.12. Limea coloanelor 2.13. Navigarea prin foaia de lucru 2.14. Navigarea n casetele de dialog 2.15. Help: Access Help
Capitolul III. Gestiunea tabelelor

3.1. Crearea bazei de date 3.2. Crearea tabelelor
3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor 3.2.2. Crearea tabelelor utiliznd abloane 3.2.3. Crearea unui tabel utiliznd liste Share Point
199
Access 2007 - Cuprins 3.2.4. Crearea unui tabel n modul Design View
3.3. Tipuri de cmpuri (Data Type) 3.4. Proprietile cmpurilor (Fields Properties)
3.4.1. Proprietile generale 3.4.2. Cmpul de tip Lookup Wizard 3.4.3. Crearea cmpurilor 3.4.4. Descrierea cmpurilor 3.4.5. Status bar: Expunerea mesajului programatorului 3.4.6. Inserarea de cmpuri noi n structura tabelelor 3.4.7. Mrimea cmpurilor de date 3.4.8. Proprietatea Format 3.4.9. Schimbarea tipului datelor 3.4.10. Poziiile zecimale 3.4.11. Stabilirea unei valori iniiale pentru cmpuri
3.5. Validarea datelor

3.5.1. Validarea nregistrrilor 3.5.2. Validarea cmpurilor 3.5.3. Date cerute (Required)
3.6. Coloan Lookup

3.6.1. Crearea cu Wizard 3.6.2. Proprietile coloanei Lookup
3.7. Hiperlegturi: Crearea cmpurilor 3.8. nregistrri utiliznd mti la introducerea datelor(Input Mask) 3.9. Crearea unui index
3.9.1. Index bazat pe un singur cmp 3.9.2. Crearea unui index compus 3.9.3. Index: Setarea proprietilor
3.10. Tabele: Modificarea design-ului tabelelor
40 41 43 43 49 50 50 51 52 52 53 54 55 56 57 57 57 59 59 59 62 62 63 65 65 66 66 67 71 71 73 74 74 75 76 78 78 79 80
Capitolul IV. Relaii ntre tabele

4.1. Crearea relaiilor ntre tabele 4.2. Tipurile de asocieri (Join Type) permise ntre tabele 4.3. nregistrri
4.3.1. tergerea unei coloane cu nregistrri 4.3.2. Ascunderea coloanelor din tabele
4.4. nghearea expunerii unui cmp din tabel 4.5. Hyperlinks

4.5.1. Introducerea superlegturilor 4.5.2. Modificarea superlegturilor 4.5.3. Copierea unui cmp de tip Hyperlinks
200
Access 2007 - Cuprins
4.6. Obiectele OLE 4.7. Operaii la nivel de baz de date

4.7.1. Duplicarea bazei de date 4.7.2. Comprimarea bazei de date
81 82 82 84 87 87 88 88 90 91 91 93 94 96 97 99 101 104 105 105 109 109 111 111 115 120 121 121 122 123 124 125 127 129 130 130 131 134
Capitolul V. Formulare
5.1. Scopul formularelor n Access 5.2. Creare formular
5.2.1. Creare formular cu instrumentul Form 5.2.2. Crearea formularelor cu instrumentul Split Form 5.2.3. Crearea formularelor cu ajutorul instrumentului Multiple Items 5.2.4. Crearea unui formular PivotChart 5.2.5. Crearea unui formular cu instrumentul Blank Form 5.2.6. Crearea unui formular cu Form Wizard 5.2.7. Creare formular Datasheet 5.2.8. Creare formular de tip Tabel Pivot 5.2.9. Creare formular de tip Modal Dialog 5.2.10. Creare formular n Design
5.3. Introducerea i editarea datelor cu ajutorul formularelor 5.4. Modificarea proprietilor unui formular 5.5. Crearea unui formular de comand
Capitolul VI. Interogri i filtre

6.1. Introducere 6.2. Interogarea de selecie
6.2.1. Crearea cu Wizard 6.2.2. Crearea cu Design View 6.2.3. Cereri de interogare utiliznd mai multe tabele
6.3. Criterii de selecie

6.3.1. Criterii numerice 6.3.2. Criterii de tip text 6.3.3. Criteriu date calendaristice 6.3.4. Folosirea denumirii cmpurilor n expresiile de selecie 6.3.5. Criterii de selecie multiple 6.3.6. Realizarea expresiilor complicate 6.3.7. Crearea unor cmpuri calculate
6.4. Interogarea de aciune

6.4.1. Crearea interogrii de aciune 6.4.2. Interogarea de adugare 6.4.3. Interogarea pentru tergerea nregistrrilor
201
Access 2007 - Cuprins 6.4.4. Interogarea pentru construire tabel 6.4.5. Interogarea pentru actualizarea nregistrrilor
6.5. Interogarea cu parametrii 6.6. Cutare duplicate 6.7. Filtre de date

6.7.1. Filtrare utiliznd meniul contextual 6.7.2. Filtrare cu butonul Filter 6.7.3. Filtrare cu opiunea Filter By Selection 6.7.4. Filtre avansate 6.7.5. Salvarea filtrelor ca interogri 6.7.6. iruri de lungime zero, Anulri, Blank-uri, Nulls, EmptyString
6.8. Sortarea coloanelor 6.9. Design-ul interogrii: Coloane 6.10. Interogri specifice SQL: Interogarea UNION 6.11. Interogare SQL: Combinare Inner Join 6.12. Interogare: Crearea interogrilor cu Self Join 6.13. Subinterogri: Creare
135 138 140 141 144 144 146 149 150 151 152 155 156 156 158 162 163 167 167 169 170 172 174 177 179 180 180 181 182 183 184 184 185 186 186 188 190 193 197
Capitolul VII. Rapoartele n Access

7.1. Definirea i clasificarea rapoartelor 7.2. Crearea raportului rapid cu Report 7.3. Crearea raportului cu Labels 7.4. Crearea raportului cu ajutorul instrumentului Blank Report 7.5. Crearea raportului cu ajutorul utilitarului Report Wizard 7.6. Crearea raportului n Design 7.7. Adugarea elementelor de control unui raport
7.7.1. Ajustarea spaierii seciunilor ntr-un raport 7.7.2. Inserarea de calcule n rapoarte 7.7.3. Formatarea valorilor dintr-un raport 7.7.4. Formatarea cu Autoformat 7.7.5. Afiarea i ascunderea anteturilor i subtotalurilor 7.7.6. Redimensionarea sau mutarea unui element de control 7.7.7. Alinierea i gruparea elementelor de control 7.7.8. Modificarea spaierii 7.7.9. Schimbarea dimensiunii obiectelor i elementelor de control 7.7.10. Modificarea elementelor de control n tabulare sau elemente suprapuse 7.7.11. Crearea de grupri i sortri ntr-un raport 7.7.12. Formatarea foilor de date i a datelor din rapoarte
7.8. Creare raport cu subraport Bibliografie
202

Access 2007

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Access 2007

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Maria BOLDEA Costin Radu BOLDEA

Editura MIRTON Timioara 2010

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

NOIUNI GENERALE DESPRE BAZELE DE DATE

1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD)

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.1.6. Exemple de SGBD-uri

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.2. Bazele de date relaionale

1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale

1.2.3. Operatorii relaionali

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Proiecia Produs Join Reuniunea Intersecia Diferena

1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

1.2.5. Microsoft Access 2007

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

GESTIUNEA BAZELOR DE DATE

2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date

2.3. Introducerea datelor (Enter)

Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la nivel de rnd

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2.4. Corectarea Greelilor (Undo)

2.5. Copierea datelor (Copy)

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2.6. Gsirea datelor (Find)

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2.7. Inlocuirea datelor (Replace)

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date

2.8. Selectarea datelor (Select)

Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel 26