introdus n rndul clientelei vizate.

Ele mai pot nchiria o for de vnzare pentru o perioada determinat, de la o agenie specializat n nchirierea de vnztori. Rolul vnztorilor nu se limiteaz numai la actul de vnzare propriu-zis, ci trebuie s ndeplineasc numeroase sarcini cum sunt: prospectarea, care const n cutarea de noi clieni i analizarea problemelor lor pentru a le propune produse care s rspund unor nevoi reale; transmiterea, ctre clieni, de informaii despre produse i despre ntreprindere; vnzarea, care const n luarea contactului cu clientul, prezentarea avantajelor unui produs, efectuarea unei demonstraii, rspunsul la eventualele obiecii i nregistrarea comenzii; colectarea de informaii asupra clienilor i concurenilor, notarea sugestiilor din partea utilizatorilor, pe care vnztorii le comunic ntreprinderii; oferirea de servicii, cum ar fi: sfaturi privind gestiunea, servicii dup vnzare, aranjarea produselor n mobilierul de vnzare (merchandising) sau publicitate la locul de vnzare. Sarcinile vnztorilor nu sunt aceleai, ci difer de la o ntreprindere la alta. Fiecare ntreprindere trebuie s stabileasc cu precizie funciile vnztorilor si, n scopul mbuntirii rezultatelor, sporirii motivaiilor acestora. Deci sarcinile vnztorilor depind de activitatea i caracteristicile ntreprinderii, de alegerea canalelor de distribuie, de nivelul de tehnicitate al produselor, de clienii poteniali, de procesul de decizie al cumprtorilor i de obiectivele fixate pentru fora de vnzare. Obiectivele forei de vnzare sunt cuprinse de fapt n politica comercial a ntreprinderii i se refer la: cifr de afaceri, profit, parte de pia, clieni noi, nivel de servire a clienilor, notorietate etc. Ele pot fi repartizate n timp i spaiu, ca i pe fiecare vnztor n parte.
SISTEME INFORMATICE ECONOMICE

Bibliografie: Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Autori: G.Soava, A.Mehedintu, I.Buligiu, R.Buse, Editura Universitaria, Craiova, 2008
Tema nr. 1 Locul i rolul sistemului informatic n cadrul sistemului informaional (pag. 1-9) Concepte despre sistemele informatice Importana sistemelor informatice rezid n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaie a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau un ntreprinztor. Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice, ci s aib definit cadrul conceptual n cel puin cinci zone, i anume: Conceptele fundamentale ale sistemului informatic; Tehnologia sistemelor informatice; Aplicaiile sistemelor informatice; Dezvoltarea de sisteme informatice; Managementul sistemelor informatice. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic Conceptele de baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice i de comportament care ajut la fundamentarea aplicaiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor i de construire a unui avantaj strategic al firmei fa de competitori. Tehnologia sistemelor informatice

39

Tehnologia sistemelor informatice este reflectat de dezvoltarea i managementul n tehnologia informaiei (hardware, software, reele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaiilor). Aplicaiile sistemelor informatice Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaiile sale n domeniul operaional, managerial asigur i crearea unui avantaj competitiv al organizaiei de la nivelul local, intern (n colaborarea dintre compartimente, ntre nivelele ierarhice) pn la formele comerului electronic, schimbului de informaii utiliznd Internetul etc. Dezvoltarea de sisteme informatice Dezvoltarea de sisteme informatice reprezint modul n care utilizatorii (finali) elaboreaz sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizaiei sau pentru a crete productivitatea. Managementul sistemelor informatice Managementul sistemelor informatice se refer la modul n care se administreaz resursele informatice precum i strategiile legate de implicarea i utilizarea tehnologiei informaiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaie i global.
Definirea sistemului informatic Un sistem informatic este acela n care informaia trece printr-un format digital - altfel spus, se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form digital. Sistemele informatice n sensul definiiei de mai sus au aprut odat cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, deci. Aceste sisteme au fost integrate n sistemele informaionale, iar n prezent considerm c termenul de sistem informaional tinde s scad din ce n ce n importan deoarece exist din ce n ce mai puine activiti n care s nu se foloseasc informaii n form digital. Un sistem informaional este astfel i un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, reele de comunicaie cu resursele de date care colecteaz, transform i disemineaz informaia ntr-o organizaie. Sistemele sunt compuse din canale de informaie care pot fi clasificate n: a) formale i informale; b) personale i impersonale; c) publice i private. Canalele de informaie pot fi utilizate n diferite moduri i combinaii de ctre diferii oameni sau de ctre diferite comuniti. Def : Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (TI) i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor. Sistemul informatic cuprinde: o ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau informale utilizate n cadrul firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor; o software-ul necesar procesrii datelor i difuzrii informaiilor n cadrul organizaiei; o procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor; o platforma hardware necesar prelucrrii datelor i disiprii informaiilor; o personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. Sistemul informatic este structurat astfel nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utilizatori: factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor; personalul implicat n procesul cercetrii tiinifice i proiectrii de noi produse i tehnologii de fabricaie.

40

Alturi de definirea strategiei de afaceri este necesar definirea strategiei sistemului informatic i aceasta deoarece: sistemul informatic susine managerii, prin informaiile furnizate, n conducerea i controlul activitii n vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizaiei; sistemele informatice sunt deschise i flexibile adaptndu-se permanent cerinelor impuse de mediul dinamic n care opereaz firma; promovarea soluiilor TI susine organizaia n consolidarea i dezvoltarea afacerii (ex.: comerul electronic, e-banking etc); sistemul informatic ofer informaiile necesare controlului ndeplinirii i adaptrii planurilor operaionale i strategice ale organizaiei; organizaia trebuie s cunoasc i s controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii i adaptarea sistemului informatic la noile cerine; stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile i performanele hard i soft ale componentelor ce urmeaz a se achiziiona i ce metodologii urmeaz s se utilizeze n dezvoltarea sistemului. Un alt aspect important l reprezint procesarea informaiilor. Aceasta const n introducerea, prelucrarea, ieirea i stocarea, i activitile de control. Datele sunt fapte brute sau observaii n general despre fenomene fizice sau tranzacii comerciale. Datele au un caracter obiectiv sunt msurabile prin caracteristicile lor. Informaiile sunt deja procesate, au un anumit neles i sunt folositoare utilizatorului. Datele sufer un proces de adugare de valoare prin: - agregare, manipulare i organizare; - analizarea i evaluarea coninutului lor; - utilizarea lor ntr-un context folositor pentru utilizator. Structura general a unui sistem informatic Pentru a defini structura general a unui sistem informatic este necesar s plecm de la funcia acestuia de a prelucra datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare lurii deciziilor n procesul conducerii. Cele trei componente majore care formeaz sistemul informatic sunt: Intrrile Prelucrrile Ieirile Intrrile reprezint ansamblul datelor ncrcate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului n vederea obinerii informaiilor. Intrrile se clasific n dou grupe i anume: Tranzaciile externe; Tranzaciile interne. Tranzaciile externe care redau dinamica operaiilor i proceselor economice i financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Tranzaciile externe sunt: datele referitoare la aprovizionrile cu materii prime; datele reflectnd operaiile de ncasri i pli etc. Tranzaciile interne sunt reprezentate de: date consemnate n documente primare, la locul producerii operaiilor pe care le evideniaz, n cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factur emis unui client etc.); date care provin din mediul economic, financiar-bancar, consemnate n documente sau nscrise n norme i/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plat onorat de client, cota legal de TVA, cotele de impozit pe profit etc); date provenind de la alte sisteme informatice operaionale n cadrul aceleiai firme; 41

 date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei. Tranzaciile interne sunt urmarea unor prelucrri automate desfurate n cadrul sistemului informatic conducnd la modificri structurale n cadrul coleciilor de date. Exemple: valoarea total a produselor livrate, valoarea total a ncasrilor etc. Datele consemnate n documente vor fi introduse n sistemul informatic n urmtoarele moduri: o Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permind ncrcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului i validarea datelor; o Scanarea documentelor, tehnologie modern pe principii optice, permind preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un interval scurt de timp. Intrrile pot fi realizate n mod direct, utilizndu-se mijloace moderne ale TI cum ar fi: Transferul de date prin reeaua local din cadrul firmei, o reea Novell de exemplu sau reeaua intranet reuindu-se astfel ca ieirile unui subsistem informatic al firmei s devin intrri pentru un alt subsistem; Transfer de date la distan: o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange; o Prin reele private, MICR (Magnetic ink character recognition), documentele sunt completate folosind caractere stilizate nscrise cu cerneal magnetic citirea documentelor fcndu-se prin intermediul unor echipamente specializate: - Carduri cu band magnetic - Smart card-uri; - Coduri de bare; - Recunoatere vocal; - Camere digitale; - Ecrane tactile. Prelucrrile, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate realiznd: Crearea iniial i actualizarea bazei de date; Exploatarea bazei de date; Reorganizarea bazei de date; Salvarea/restaurarea bazei de date. Ieirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Aceste ieiri, n funcie de natura prelucrrilor care le-au generat, sunt de dou categorii: Ieiri obinute n urma unor operaii de transfer al datelor, care nu i-au modificat valoarea fa de momentul introducerii lor n sistem. De exemplu: numrul i data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturat etc.; Ieiri obinute n urma unor operaii de calcul pe baza unor algoritmi prestabilii (valoarea produsului facturat, total factur, valoarea vnzrilor pe lunaetc). Ieirile sistemului informatic pot fi clasificate n funcie de coninutul i forma lor de prezentare n: Indicatori sintetici regsii n tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line; Rapoarte (situaii) care grupeaz diveri indicatori sintetici sau analitici sub form tabelar. Exemplu: Statul de plat, Situaia stocurilor de produse finite la data , Balana sintetic etc. Clasificri ale ieirilor sistemului informatic: a) Dup gradul de agregare a datelor rapoartele se clasific astfel:

42

 Rapoarte sintetice, cuprinznd indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitii i fundamentrii deciziilor. Exemple: Situaia evoluiei vnzrilor pe produse i trimestre, Balana sintetic, Bilanul contabil etc. Rapoarte analitice, coninnd informaii detaliate privind desfurarea unei activiti pe un anumit segment de timp (exemplu: Situaia consumului de materiale pe luna, Situaia intrrilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizrii n cadrul compartimentelor funcionale. b) Dup criteriul naturii informaiilor prezentate rapoartele se pot clasifica n: Rapoarte coninnd date de stare, reflectnd valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitii la o anumit dat. Cel mai elocvent exemplu este bilanul contabil care reflect ofotografiere a situaiei patrimoniale la sfritul perioadei de gestiune; Rapoarte statistice, cuprinznd informaii avnd caracter statistic necesare raportrilor ierarhice (ministere, bnci etc), Comisiei Naionale de Statistic, BNR, centralei bncii n cazul sucursalelor sau fundamentrii unor decizii viznd perioade viitoare de timp; Rapoarte previzionale, care permit pe baza informaiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune s se anticipeze evoluia unor procese i fenomene economice i/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare att n fundamentarea deciziilor tactice ct i a celor strategice. c) Dup destinaie, coninut i modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel: Rapoarte de uz intern, al cror coninut este determinat de cerinele proprii de informare i control; Rapoarte de uz general, al cror coninut este prestabilit (exemplu: bilan contabil, balan de verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate i mediului exterior firmei (bncilor n procesul de creditare, organelor fiscale etc). d) Dup frecvena de generare: Rapoarte zilnice; Rapoarte lunare; Rapoarte trimestriale; Rapoarte anuale. n cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaiei coninute este cu att mai mare cu ct intervalul de timp la care se refer este mai larg. Rapoartele pot fi generate pe imprimant, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan on-line (sub form de fiiere) prin intermediul reelelor. Grafice care permit reprezentarea ntr-o form sugestiv (bi sau tridimensional) a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici precum i a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur (pie), mixte etc. Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1-23 ale cror date pot face obiectul exporturilor/importurilor ctre sistemele de gestiune a bazelor de date n vederea obinerii altor prelucrri. Ieiri destinate altor sisteme reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea continurii prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice. Activitile dintr-un sistem informatic Principalele activiti dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informaiilor. Acestea includ: a - Introducerea datelor; b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaii; c - Ieirea procedurilor informaionale; d - Stocarea resurselor informaionale; e - Controlul performanelor sistemului.

43

a. Introducerea datelor datele despre tranzaciile comerciale sau despre alte evenimente trebuie s fie adunate i pregtite pentru prelucrare. Introducerea se refer la editarea de nregistrri. Odat introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) pn la prelucrare. b. Prelucrarea datelor datele care sunt subiectul activitilor de prelucrare cuprind: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele convertindu-le n informaii pentru utilizatori. c. Ieirea produselor informaionale informaiile rezultate n urma prelucrrii apar n forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor n forma solicitat de acetia. Informaiile trebuie s ndeplineasc anumite condiii de calitate ce se refer n general la: timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator; coninut atributele care confer valoare informaiei; form felul n care ajunge la utilizator; d. Stocarea produselor informaionale aceast activitate nu constituie o component foarte important n cadrul sistemelor informatice. Ea reprezint activitatea dintr-un sistem informatic n care datele i informaiile sunt depozitate ntr-un mod organizat n vederea unei utilizri ulterioare. Atunci procesul de regsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea i acurateea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor i informaiilor sunt n general magnetice sau optice. e. Controlul performanelor sistemului reprezint o activitate de mare importan n cadrul sistemului informatic o reprezint controlul performanelor sale. Aceast activitate are n vedere urmtoarele elemente: un sistem informatic produce un feed-back despre intrrile, procesul i ieirile sale precum i despre activitatea de stocare. Feed-back-ul trebuie monitorizat i evaluat pentru a determina dac sistemul urmeaz s-i ating scopul prin performanele sale. Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustri n activitatea sistemului pentru a-i corecta deficienele. Modaliti de structurare a sistemelor informatice Sistemele informatice din prezent pot fi construite n aa fel nct s poat fi utilizate i n mod centralizat ct i descentralizat n activitile operaionale i de luare a deciziei. a) Avantajele centralizrii acest mod de lucru poate conecta toate componentele unei organizaii prin reele de comunicaii care ofer managementului posibilitatea de a centraliza procesul de luare a deciziei (deciziile ce erau luate la nivelul de jos); se poate promova centralizarea operaiilor care reduce numrul de birouri, depozite i alte spaii de munc. b) Avantajele descentralizrii utilizare de reele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce ofer managerilor de vrf posibilitatea de a delega deciziile la nivelul managementului de mijloc; managementul poate descentraliza activitatea operaional prin creterea numrului de grupuri care au acces la informaie i comunicaie. c) Tendine n structurarea sistemelor informatice Dac la nceputul utilizrii calculatoarelor sistemul de lucru era organizat ntr-un compartiment distinct - centralizarea era singura opiune - prin dezvoltarea tehnologiei informaiei, a computerelor puternice a determinat centralizarea hard-ului, softului i a specialitilor din sistemele informatice la nivelul corporaiilor. Dup aceast perioad dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendin de descentralizare mai ales c au aprut reelele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator. n perioada urmtoare a aprut necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informaionale ale

44

organizaiei rezultat din descentralizarea de la nivelul unor organizaii i descentralizarea de la nivelul altora ceea ce ar semna cu nite sisteme hibrid. n fine, se remarc n prezent tendina de a transfera funciile sistemelor informatice unor firme din afara organizaiei ca integratori de sistem. Analiznd structura sistemului informatic global al unei organizaii putem realiza urmtoarele clasificri legate de componentele acestuia: Dup aria de cuprindere: a) Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcionale n cadrul organizaiei: Subsistemul contabilitii Subsistemul produciei Subsistemul cercetrii Subsistemul comercial Subsistemul resurselor umane b) Subsisteme interorganizaionale concepute s asigure fluxuri informaionale ntre: Organizaie i partenerii si (furnizori, clieni, banc etc). Ex: e-banking, comer electronic etc. Firma mam i subdiviziunile sale organizatorice. n funcie de natura activitilor susinute: a) Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) au rolul de a oferi informaii cu scopul susinerii i asistrii managerilor n luarea deciziilor i cuprind. Sisteme destinate conducerii curente (MIS Management Information Systems): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informaiile necesare monitorizrii i controlului proceselor afacerii precum i anticiprii unor performane viitoare; Sisteme suport de decizie (DSS Decision Support Systems): reprezint sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) n rezolvarea unor probleme semistructurate folosind n acest scop modele i baze de date specializate pe probleme bine definite; Sisteme informatice ale executivului (EIS Executive Information Systems): reprezint sisteme informatice gndite s ofere: acces rapid i selectiv la date interne i externe firmei, informaii referitoare la factorii critici de succes determinani n realizarea obiectivelor strategice, faciliti de calcul i reprezentri grafice deosebite. b) Sisteme destinate nivelului operaional care cuprind: Sisteme destinate activitii de birou (OAS Office Automation Systems): sunt utilizate n principal de persoanele implicate n procesul prelucrrii datelor (funcionari, secretari, contabili etc.) dar i managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca i transmite informaie utiliznd mijloace TI. n aceast categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicaie (electronic mail, voice mail etc), lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing), procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme multimedia), managementul activitii de birou (agende electronice, accesorii etc.); Sisteme pentru procesarea tranzaciilor (TPS Transaction Processing Systems): sunt specializate n preluarea, stocarea i prelucrarea datelor corespunztoare tranzaciilor zilnice, de rutin asigurnd actualizarea curent a bazei de date: se particularizeaz prin caracterul repetitiv al prelucrrilor i complexitatea redus a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt destinate activitilor curente desfurate n compartimentele funcionale ale organizaiei; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcionale; Sisteme pentru controlul proceselor (PCS Process Control Systems) c) Sisteme destinate gestiunii cunoaterii (KWS Knowledge Work Systems): permit crearea, promovarea i integrarea noilor tehnologii i cunotine n firm. Utilizatorii acestor 45

sisteme sunt fie inginerii i proiectanii (care utilizeaz aplicaii de tip CAD Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie ali specialiti analiti i consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informaie generatoare de cunoatere. !!! Sistemele informatice dintr-o organizaie pot fi clasificate n funcie nivelul decizional cruia i se adreseaz, dup tipurile de programe pe care le utilizeaz etc. dar n final putem spune c toate vin s asigure o desfurare corespunztoare a activitii de management. Aspecte etice ale sistemelor informatice Elementele de natur etic, dintr-o perspectiv managerial precum i ca un aspect al societii globale se refer la: Utilizarea tehnologiei informaiei n mod impropriu, iresponsabil sau duntor societii ( de exemplu: e-mail-uri agresive, cookies etc.); Utilizarea corect a resurselor de date ale organizaiei (de exemplu: respectarea confidenialitii informaiilor); Stabilirea rspunderii pentru cei care nu respect elementele de mai sus; Utilizarea de soft-uri fr plata copyright-ului. Dimensiunea etic a sistemelor informatice privete aspectele care asigur c utilizarea tehnologiei informaiei i a sistemelor informatice nu se face ntr-o manier improprie sau iresponsabil care afecteaz persoanele individuale sau societatea. Din acest punct de vedere este foarte important ca n cadrul societii globale informaionale toi membrii acesteia s beneficieze de resursele informaionale i s aib scopuri strategice comune att la nivelul individual, naional ct i global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organizaiei poate duce la la creterea profitului dar i la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global. Relaia dintre sistemele informatice i organizaie Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informaional intern (prin Intraneturi) sau extern, interorganizaional (prin extraneturi) pentru necesitile business-ului n: - Asigurarea eficienei operaionale; - Asigurarea unui management eficient; - Asigurarea unui avantaj competiional. Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care l asigur n: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfurarea proceselor comerciale; mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei; Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial. Din punct de vedere individual managerial, sistemul informatic reprezint: un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii business-ului; un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i a relaiei cu clienii; sum de baz de informaii care asigur luarea de decizii corecte; un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv; una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costului business-ului. Alte aspecte ce privesc sistemele informatice contemporane Schimburile tot mai rapide n mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice s ajung o component esenial a organizaiei n ndeplinirea scopului acesteia (n esen obinerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informaiei a devenit un aspect indispensabil n funcionarea organizaiei mai ales n prezent cnd se fac simite noi tendine n evoluia organizaiilor i anume: 1. utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global; 2. apariia de organizaii Internet ce i desfoar business-ul numai n aceast zon; 46

3. globalizarea; 4. reformularea procesului de business. 1. Utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global n perioada actual majoritatea firmelor mari i-au dezvoltat sisteme informatice la nivel global ca o consecin a diferenelor dintre costurile materiilor prime, forei de munc n diferitele locuri de pe glob, totodat, remarcndu-se i existena unor firme mici i mijlocii care folosesc Internetul, acesta devenind un mijloc principal de comunicare i promovare pentru activitatea comercial. 2. Apariia de organizaii Internet Tot ca o consecin a Internetului i a globalizrii se remarc n prezent apariia de forme care i desfoar activitatea numai pe Internet, avnd ca domeniu de activitate: distribuia de soft-uri, licitaii, site-uri de distracie etc. O organizaie Internet utilizeaz Internetul, Intranetul i Extranetul, precum i alte reele pentru a asigura suportul activitii comerciale. 3. Globalizarea Relaia Internet - globalizare poate fi privit ca o relaie n care fiecare factor l determin pe cellalt. Globalizarea este un fenomen amplu i tinde s se accentueze din ce n ce mai mult. Dac la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iat c n prezent tot mai multe firme mici i mijlocii se integreaz n acest fenomen. 4. Reformularea procesului de business Procesul de business este format din orice grup de activiti efectuate n scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre pia. Acest rezultat apare ca o consecin la pasul trei. ntr-o organizaie modern tehnologia informaiei se impune determinnd noi orientri i utiliznd mijloace din ce n ce mai sofisticate de tipul, inteligenei artificiale, a sistemelor expert etc. Mediul de afaceri este ntr-o continu schimbare i se impun noi tehnici i metode de elaborare a acestui proces. Reformularea procesului de business (dup Michel Hammer) este fundamentat pe un nou tip de gndire i de schimbri n modul de desfurare a business-ului care se caracterizeaz prin schimbri radicale i noi abordri ale acestuia cu efecte n costuri, calitate, service i vitez de desfurare.

Tema nr. 2 ERP definiie, arhitectur, funcii (pag. 9-13) ERP integreaz toate procesele economice: producie, distribuie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service i mentenan, logistic, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate i consisten informaional n ntreaga organizaie. ERP nseamn integrarea tuturor aplicaiilor ntr-o soluie global, acoperind toate procesele intercorelate ce concretizeaz activitatea organizaiei, eliminnd graniele dintre departamente i delimitrile funcionale, ca i pe cele ale organizaiei cu mediul i oferind posibiliti de lucru multiutilizator, multiscop i multispaiu. Def. Un sistem de tip ERP reprezint o soluie software complex, bazat pe arhitectura client-server ale crei elemente sunt integrate ntr-o platform comun, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor necesare n cadrul unei afaceri, centralizndu-le, facilitnd mprtirea datelor i eliminnd redundana. Fiecare pachet ERP ofer funcionaliti diferite pentru industrii diferite. Provocarea principal const n integrarea tuturor proceselor economice i optimizarea resurselor disponibile.

47

Sistemele ERP actuale realizeaz integrarea tuturor funciilor de conducere ale unei companii, plecnd de la: planificare; asigurarea stocului de materii prime i materiale; definirea tehnologiilor; coordonarea proceselor de producie; gestiunea financiar-contabil, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite; dezvoltarea i meninerea relaiilor cu clienii i partenerii de afaceri. Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra ndeplinirii planului de afaceri. Prin opiunile de simulare a activitilor i prin caracterul flexibil i dinamic al aplicaiilor se pot realiza: planuri de previziune; evaluri i predefiniri ale tendinelor de evoluie ale industriei din care face parte compania; analize calitative; integrarea cu noile tehnologii ebusiness; comunicare on-line. La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de baz. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite n general sunt: Oracle, DB2, nformix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Baza de date necesit o setare iniial conform proceselor organizaiei i trebuie s asigure acces direct la informaii n timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toi membrii organizaiei. Odat terminat instalarea, utilizatorii introduc datele, informaiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. n final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc. Aplicaiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplific munca programatorilor, prelund regulile i genernd automat codul surs. Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare i obinerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. n plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijin consistena aplicaiilor i standardizarea sub aspect funcional. Sub o form simplificat am putea defini ERP-ul prin prisma a doua proprieti fundamentale: funcionalitatea i integrarea.

Fig. 2.1 ERP n form simplificat

Cele dou pri se intercondiioneaz reciproc. Integrarea asigur conectivitatea ntre fluxurile de procese economice funcionale. Ea poate fi gndit ca o tehnic de comunicare. Cteva modaliti obinuite prin care comunicarea are loc, prin i pentru integrare, sunt: codul surs, reele locale i extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automat, protocoale, baze de date. Putem spune c integrarea este realizat prin comunicare, iar comunicarea este realizat prin integrare. Partea funcional a unui sistem ERP asigur fluxurile de procese economice din cadrul fiecrei funciuni. Astfel, n cadrul unei suite ERP se regsesc de la cteva, pn la zeci de module funcionale (contabilitate general, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea produciei, logistic, comenzi i vnzare) 2 . Arhitectura unui sistem ERP Sistemul aplicaiilor de ntreprindere se implementeaz pe o arhitectura de tip clientserver care creeaz premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. Modelul de arhitectur implementat de ctre sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat n figura 2.2.
2

Doina Fotache, Luminia Hurbean Soluii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP -Capitolul 1, pag.22.

48

Caracterizarea funciunilor celor trei niveluri ale arhitecturii: Nivelul prezentare const n interfaa grafic utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funciilor sistemului. Nivelul aplicaie cuprinde regulile afacerii, logica i funciunile sistemului, programele care asigur transferul datelor de / la serverele de baze de date. Nivelul bazei de date asigur gestiunea datelor organizaiei, inclusiv a metadatelor; cel mai adesea se regsete aici un SGBD relaional dintre cele standardizate industrial, care include i modulul SQL. Platformele de baze de date folosite n general sunt: Oracle, DB2, Informix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Aceast structurare logic permite ca interfaa sistemului ERP s ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea s se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicaii, iar sistemele de baze de date s funcioneze pe al treilea strat, al serverelor specializate.

Fig. 2.2 Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP

Componentele principale ale unui sistem ERP Nomenclatoare (fiiere de baz) de clieni, furnizori, personal, sub forma unor fiiere care reunesc toate datele de descriere a acestora i interfaeaz cu oricare modul care se servete de aceste date; Contabilitate general numit i componenta financiar-contabil pentru c asigur conducerea evidenei contabile i gestiunea financiar. Funcionalitile vizeaz: automatizarea nregistrrii informaiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automat a datelor din alte aplicaii ale sistemului ERP i realizarea evidenei contabile complete, la nivel sintetic i analitic. De cele mai multe ori componenta acoper doar cerinele contabilitii financiare, asigurnd n primul rnd obinerea documentelor contabile de sintez cerute de legislaia n vigoare i poate fi completat printro component de analiz, tip tablou de bord, care ofer informaii privind performanele firmei; ncasri-pli. Aceast component poate aprea sub forma a dou module: Debitori i Creditori, care gestioneaz i nregistreaz creanele i datoriile ntreprinderii; Salarizare. Component legat adesea de cea de resurse umane, avnd ca obiect calculul i evidena salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuiei la bugetul statului i asigurrilor sociale; Resurse umane. Componenta care sprijin crearea unei politici de personal, susinnd activitile de recrutare i selecie a personalului;

49

Imobilizri. Gestioneaz mijloacele fixe, dar i obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acoper ntreaga durat de utilizare a activului i se poate afla n orice moment care este starea acestuia i operaiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funciune, casare). Ofer multiple posibiliti de calcul i nregistrare a amortizrii (liniar, degresiv, accelerat). Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislaia n vigoare sau necesare conducerii; Planificare-producie. Planificarea vizeaz executantul, termenul, articole de realizat, costul programat i detaliile tehnice; Urmrire producie (uneori livrat ntr-o singur component mpreun cu Planificarea) nregistreaz preluarea notelor de predare i a rapoartelor de lucru, analizeaz i compar comenzile lansate, ofer rapoarte cumulate ori detaliate ale produciei, pe faze sau pe produse/lucrri, ca i rapoarte de costuri; Gestiune date tehnice - stocheaz definiiile i caracteristicile tehnice ale produselor i tehnologiilor de fabricaie; Planificare necesar de materiale - determin automat cantitile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaie i a planului de producie aprobat; Planificare i urmrire consumuri i costuri ntocmete bonurile de consum i preia datele despre consumuri de la magazii, centralizeaz aceste date pentru calculul costurilor, genereaz rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate; Managementul proiectelor - are ca obiect proiectele de investiii, activitile interne sau lucrrile efectuate de teri: planificarea (bugetarea), finanarea i urmrirea executrii acestora; Stocuri - Gestiunea cantitativ i calitativ a stocurilor i generarea automat a documentelor contabile; Gestiunea depozitelor (inclus adesea n modulul de Stocuri) - definete din punct de vedere organizatoric unitile de stocare: tipurile de inventar i subinventar, depozite, magazii, locaii, modul de localizare al stocurilor; Aprovizionare (Furnizori) - Componenta depete atribuiile unei aplicaii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionrii, care poate determina realizarea de economii. Modulul Aprovizionare se leag de componenta Stocuri. Vnzri - gestioneaz activitile specifice procesului de vnzare; ntreinerea echipamentelor (mentenana) - rezolv Gestiunea tehnic i de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor i costul lucrrilor. Foarte important este istoricul activitilor de ntreinere i reparaii; Transport (Logistica) - permite planificarea i gestionarea activitilor logistice din procesele de vnzare i distribuie; Service/Servicii - urmrete garaniile i serviciile postvnzare; Analiza (Business Intelligence) - Modulul preia datele din baza de date, realizeaz diferite analize i furnizeaz informaiile n forma dorit de utilizator. Cele mai puternice opiuni sunt analizele multi-dimensionale (OLAP), simulrile, scenariile i prognozele; Soluii specifice fiecrei industrii Generatorul de rapoarte - utilizatorii obin rapoartele dorite n cadrul fiecrui modul funcional folosind datele din baza de date a sistemului ERP. Este unanim acceptat ideea c, dei tehnologia este esenial n realizarea unui ERP, definiia acestuia trebuie s reliefeze ariile funcionale bazate pe activitile principale ale unei firme, cum sunt: contabilitatea, producia, vnzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc. Schema conceptual a unui sistem ERP este prezentat n figura 2.3.

50

Fig. 2.3 Schema conceptual a unui sistem ERP Alte definiii consider sistemele ERP ca fiind o soluie soft, o metod sau un pachet de aplicaii, astfel: soluie software complet i atotcuprinztoare pentru o ntreprindere; metod pentru planificarea eficient i controlul tuturor resurselor necesare pentru prelucrarea, realizarea, expedierea i contabilizarea comenzilor clienilor, n firmele de producie, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control Society) un pachet de aplicaii care permite integrarea complet a tuturor informaiilor din cadrul unei organizaii. Sintetiznd aceste definiii, putem desprinde urmtoarea concluzie, unanim acceptat de cei citai sistemele ERP constau din module software, care acoper toate ariile funcionale ale unei firme: marketing-ul i vnzrile, service-ul, proiectarea i dezvoltarea de produse, producia i controlul stocurilor, aprovizionarea, distribuia, resursele umane, finanele i contabilitatea, precum i serviciile informatice. n procesul de abordare structuraltehnologic a sistemelor ERP, am considerat important, pentru nceput, prezentarea ctorva dintre caracteristicile funcionale ale unui astfel de sistem. Pentru o nelegere mai facil a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind arhitectura unui sistem ERP, prezentat n figura 2.4.

Fig. 2.4 Elementele de baz ale unui sistem ERP

Examinnd aceast arhitectur, putem remarca cteva dintre caracteristicile funcionale ale unui astfel de sistem, i anume: 51

ofer informaiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stocheaz tranzaciile zilnice; asigur prelucrarea corespunztoare a datelor, pe baza unor programe adecvate; permite utilizarea n comun a datelor din baza de date, de ctre toate modulele care folosesc aceste date; permite realizarea fiecrui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), n mod separat; asigur principiul integrrii sistemului, prin intermediul bazei de date unice; permit accesul la date n timp real; ofer suport multivalut i multilingv; sunt adaptate specificului activitilor organizaiilor (activiti n diferite ramuri industriale, servicii, comer, bnci, sntate etc.); permit realizarea unor adaptri fr intervenia programatorilor. Modulele de aplicaii sunt grupate n subsisteme (suite) cum sunt: financiar, producie, distribuie etc. Tema nr. 3 Internet, Intranet i Extranet suporturi de comunicaie pentru organizaii (pag. 14-20 ) Internetul reprezint o reea global de comunicaii, care nu face legtura doar cu partenerii comerciali, ci i cu salariaii, filialele internaionale ale firmelor, etc. Internetul este o reea format din mii de LAN-uri, WAN-uri i noduri de reele (calculatoare i alte dispozitive specifice reelelor), permind comunicarea ntre milioane de calculatoare conectate din ntreaga lume i schimbul liber de informaii. Nimeni nu tie exact ct de mare este aceast reea, pentru c exist o mulime de mici reele dispersate n orice col al globului, conectate la cea global. Componentele ce intr n infrastructura Internetului sunt redate n fig. 3.1. Internetul vine ca o soluie la stabilirea comunicaiilor dintre partenerii firmelor, prin intermediul: conectrilor directe, care presupun apelarea la canale de comunicaii de tip dial-up, cu ajutorul liniilor private, oferite de firmele de telecomunicaii, cu ajutorul fibrei optice sau al transmisiilor prin satelit; reelelor cu valoare adugat (VAN Value Added Network), n care nu sunt incluse numai canalele de comunicaii, ci i o serie de servicii necesare utilizrii acestor canale, cum ar fi maparea softului 3 , pstrarea fiierelor i a arhivelor, asisten n utilizarea reelei, asigurarea securitii datelor.

Maparea softului ofer posibilitatea apelrii n comun a aplicaiilor, bazelor de date, proprietilor obiectelor i a altor elemente specifice lucrului n regim distribuit, indiferent de localizarea fa de serverele de aplicaii. Scopul l reprezint eficientizarea operaiunilor de configurare i exploatare, n special, a softurilor de reea, a aplicaiilor distribuite, dar i de asigurare a unui acces mai uor al utilizatorilor la componentele respective, n funcie de nivelul de acces i resursa care se dorete a fi accesat.

52

Internetul ISP Globali

Acces prin linie telefonic sau cablu

ISP Locali Acces prin linie nchiriat sau prin linie telefonic

ISP Locali

LAN

PC consumator PC-uri din firm

Server de Web sau e-mail

Fig. 3.1 Infrastructura Internetului Not: ISP

n 1989, la 20 de ani dup apariia primei reele Internet (ARPANET), Tim Berners-Lee a identificat o cale mai eficient de comunicare, cu ajutorul hypertextului, adic a documentelor n format electronic, legate ntre ele prin cuvinte sau fraze cheie. Ideea a devenit realitate n 1992, sub forma World Wide Web-ului, prin intermediul cruia pot fi stocate i vizualizate att textele, ct i documentele hypermedia. Astfel, Internetul ofer arhitectura de reea necesar conectrii calculatoarelor, iar Web-ul metoda de stocare i vizualizare a documentelor. n prezent, multe persoane utilizeaz termenii Internet i World Wide Web (sau simplu Web) cu aceeai semnificaie, dar nu este cea mai corect abordare, pentru c, aa cum am spus, Internetul este o reea global de calculatoare, iar Web-ul o colecie de documente gzduite pe servere Internet. n plus, Web-ul este doar una din facilitile oferite de Internet, pentru desfurarea activitilor unei firme, avnd n vedere c exist o multitudine de alte servicii disponibile, prezentate n tabelul 3.2. Servicii disponibile pe Internet Tabelul 3.2 Instrument Descriere Pota electronic (e-mail) Protocolul de transfer al fiierelor (FTP ) Transmiterea de mesaje sau documente, cum ar fi nouti despre un produs sau promovarea unor vnzri ntre diferite persoane. FTP este folosit ca un standard pentru transferul fiierelor prin intermediul Internetului. FTP-ul este disponibil la instalarea browserului pentru aplicaii specifice marketingului, cum ar fi descrcarea fiierelor ce conin liste de preuri, specificaii ale produselor. Mai este folosit i pentru actualizarea diferitelor fiiere, n special a celor de tip html. Folosit pe scar larg pentru publicarea informaiilor i executarea aplicaiilor economice prin intermediul Internetului.

World Wide Web-ul

53

Instrument

Descriere

Internet Relay Chat Este un instrument de comunicare sincron ce permite o discuie pe (IRC) baz de text ntre diferii utilizatori care sunt conectai la reea n acelai timp. Este utilizat destul de limitat n scopuri promoionale i de publicitate i mai mult pentru comunicarea la nivelul echipelor de lucru. Grupurile de tiri Un buletin informativ electronic folosit pentru a dezbate diferite (Usenet news groups) probleme, cum ar fi domeniul sportiv, hobby-uri i afaceri. Este accesat, n mod obinuit, prin intermediul unui software specific, dar i prin intermediul unui browser. Gophers, Archie i Aceste instrumente erau deosebit de importante nainte de apariia WAIS Web-ului pentru stocarea i cutarea informaiilor pe Internet. Ele au fost de mult depite de ctre Web, care ofer o cutare mai eficient i posibilitatea publicrii unor documente mult mai complexe. Telnet Permite accesul de la distan la un calculator. De exemplu, un vnztor poate s verifice dac exist un produs n stocul depozitului. Blog Provine de la reducerea la un singur cuvnt a Web-ului i log-ului (conectarea frecvent la o reea, Internet n acest caz). Pe scurt, nseamn jurnal pe Internet, prin care o persoan i public, n ordine cronologic, impresiile personale i adresele Web preferate. Dei aprut de puin timp, fiind destinat, n special, pentru publicarea de informaii i preri personale, blog-ul ncepe s se transforme i ntr-un important instrument de comunicare pe domenii profesionale, constituindu-se chiar ca un domeniu distinct al serviciilor Internet, numit blogosfer. Internetul poate fi folosit de orice aplicaie economic n care intervine comunicarea informaiilor, oferind cteva avantaje majore, comparativ cu alte tipuri de reele, folosite muli ani de ctre firme. Unul dintre ele l constituie faptul c poate fi utilizat pe orice platform hardware, fr a face eforturi speciale. De asemenea, protocoalele i browser-ele Web sunt mult mai uor de nvat i exploatat dect limbajele de interogare folosite pentru vizualizarea informaiilor existente ntr-o baz de date clasic. n plus, Internetul ofer posibilitatea transmiterii unei mari varieti de informaii, sub diverse forme, lucru aproape imposibil n reelele convenionale. Cele mai importante avantaje ale Internetului i Web-ului pentru o firm sunt: posibilitatea de extindere, indiferent de localizarea geografic; atragerea de clieni din orice col al globului; comunicarea, n orice moment, cu partenerii de afaceri, fr a mai fi nevoie de prezena fizic a acestora; identificarea i obinerea de informaii, n orice moment, despre concuren i pia; funcionarea non-stop a componentei comerciale, n special a celei de vnzri. Toate acestea sunt posibile datorit comerului electronic, care a devenit un nou mijloc de a face afaceri. n vederea asigurrii competitivitii, orice ntreprindere comercial care dorete s-i desfoare afacerile utiliznd mediul Internet va trebui: s fie prezentat prin intermediul unui site Web; s funcioneze non-stop (cerin impus de prezena pe WWW); s dispun de soluii de stocare n reea pentru gestionarea volumului uria de informaii generat; s menin un contact permanent cu clienii, partenerii, furnizorii i angajaii; s utilizeze soluii fiabile pentru aplicaii n msur s asigure o permanent funcionare; 54

 disponibilitate, scalabilitate, performan i securitate. Majoritatea serviciilor Internet sunt disponibile oricrei firme i oricrui consumator care are acces la Internet. ns, Internetul nu trebuie vzut doar prin prisma avantajelor i beneficiilor pe care le aduce prin oferirea unui acces nelimitat publicului larg la diferite informaii i servicii ale firmei. Multe dintre aplicaiile firmelor folosesc date cu caracter special, presupunnd accesul limitat doar pentru salariai sau tere persoane cu drept de acces. Astfel, au aprut celelalte dou tehnologii ce permit accesul restricionat la datele firmei, respectiv Intranetul i Extranetul. Intranetul este un Internet privat ce aparine unei anumite organizaii. El folosete standardele tehnologiei Internet pentru a oferi o mare varietate de informaii angajailor. Diferena dintre cele dou tipuri de reele const n faptul c Intranetul ofer acces la resursele sistemelor numai n interiorul firmei, fr a permite utilizatorilor externi s acceseze informaiile acestora. Unul dintre primele efecte ale dezvoltrii Intranetului l-a constituit eliminarea insulelor informaionale din firme, n sensul conectrii ntre ele a diferitelor aplicaii existente n organizaie, aceast conectare fiind benefic pentru dezvoltarea grupurilor de lucru funcionale, prin intermediul calculatoarelor. Intranetul este alctuit dintr-un LAN al firmei, protejat de lumea exterioar printr-un firewall 4 . Se asigur astfel comunicarea numai ntre acele echipamente care au autorizarea de utilizare a Intranetului. O astfel de reea este foarte util pentru 5 : diseminarea informaiilor privind noile responsabiliti ce revin diferitelor locuri de munc; publicarea listelor cu numerele de telefon la care poate fi contactat fiecare salariat; transmiterea manualelor i procedurilor de lucru; diseminarea informaiilor necesare agenilor de vnzri (prezentarea caracteristicilor tehnice ale produselor, lista preurilor curente i a discount-urilor, informaiile despre concureni, nivelul stocurilor), care n mod normal trebuie actualizate frecvent, operaiile de actualizare fiind destul de costisitoare; publicarea de buletine informative privind anumite aciuni ale firmei, obiective ce trebuie atinse, rezultate etc.; transmiterea de informaii privind derularea unor cursuri de instruire sau chiar desfurarea acestora; sprijinirea fluxurilor de lucru (workflow), urmrirea documentelor cine sunt emitenii, unde trebuie s ajung; accesul rapid la bazele de date ale firmei; planificarea diferitelor edine, ntlniri de lucru; organizarea conferinelor n timp real, fr a mai fi necesar deplasarea persoanelor dintr-un birou n altul, .a. n fig. 3.3. este prezentat configuraia tipic pentru un Intranet.

Firewall-ul asigur controlul accesului bazat pe pachete de date, care sunt transmise ntre dou pri sau ntre dou dispozitive ale reelei. Prin asigurarea unui singur punct de control pentru securitatea unei reele, firewall-ul poate asigura protecia mpotriva atacurilor asupra aplicaiilor sau protocoalelor individuale sau permite demascarea celor care intr n reea sub acoperirea cuiva care are acces. n schimb, firewall-ul nu ofer posibiliti de autentificare i nici de protejare a reelei mpotriva viruilor. 5 McLeod Jr., R., Schell, G. Management Information Systems, 8th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey, 2001, p. 206.

55

IN TERN ET
REEA INTER N

FIREW ALL

Fig. 3.3 Configuraia Intranetului Intranetul prezint urmtoarele avantaje: scurtarea ciclului de via al produsului, pentru c informaiile despre dezvoltarea lui i campaniile de promovare sunt raionalizate pentru a fi lansat pe pia mult mai repede; reducerea costurilor, prin creterea productivitii; servirea mai bun a clienilor, prin sprijin personalizat i responsabil; distribuirea informaiilor pentru toate birourile, indiferent de localizare, la nivel naional i internaional. Categoriile de informaii ce pot fi gsite pe Intranet sunt foarte variate i sunt, de regul, legate de specificul ntreprinderii comerciale. Acestea pot fi: modele de documente financiar-contabile; scrisori de afaceri; tiri de uz general i specific; politici de firm; manuale, documentaii etc. Tipurile de utilizatori existente pe un Intranet difer de la o organizaie la alta. n general sunt angajaii ntreprinderii comerciale. n principal, utilizatorii sunt mprii n trei categorii: cei care introduc i prelucreaz informaiile (authors), cei care utilizeaz informaia (users), furnizori de informaii (providers). n funcie de modul de lucru, utilizatorii se pot grupa n: utilizatori individuali; grupuri de lucru; echipe de lucru; departamente (marketing, financiar, personal, tehnic, etc.). Toate tipurile de utilizatori au un scop comun accesarea informaiilor partajate ale Intranet-ului. Modelul de referin Intranet. Privit ca un mediu integrat Intranet-ul trebuie creat i privit n dependen cu informaiile (ce trebuiesc partajate), serviciile i mecanismele existente. Modelul de referin al unui Intranet este alctuit din: mecanisme care conlucreaz la satisfacerea celor trei tipuri distincte de utilizatori (utilizatori finali, furnizori de informaii i prelucrtori de informaii); servicii care reflect cerinele, nevoile ntreprinderii comerciale, faza de dezvoltare; informaiile partajabile care trebuiesc puse la dispoziia utilizatorilor. Integrarea acestor servicii, mecanisme i informaii partajabile este condiia de baz care va permite partajarea complet a informaiilor n cadrul oricrei ntreprinderi comerciale. Avantajele utilizrii Intranet-ului ar putea cuprinde, n general, urmtoarele: managementul i suportul unui numr mare de utilizatori;

56

securitate; conectarea utilizatorilor la informaiile de care au nevoie; prevenirea suprancrcrii informaionale; asigurarea managementului i integritii informaiei; help-uri on-line; scderea redundanei reelei; utilizare uoar pentru nespecialiti sau nceptori; permanente mbuntiri ale software-urilor client; reducerea costurilor; productivitate mai mare, printr-un acces mai bun la informaie; creterea competitivitii.

Extranet Multe firme i-au dezvoltat reele asemntoare, care se bazeaz pe principiile Internet i ale tehnologiilor Web, dar care permit i partenerilor de afaceri accesul la informaiile interne, fiind vorba despre Extranet, cu alte cuvinte un Intranet extins. Astfel, folosind un browser Web, partenerii de afaceri pot s obin accesul la datele i aplicaiile interne ale unei organizaii, pe baza unui protocol stabilit ntre cei care solicit utilizarea n comun a anumitor informaii. Muli dintre utilizatorii Extranetului acceseaz, de fapt, un Intranet prin intermediul Internetului. De exemplu, un furnizor poate s aib acces autorizat la nregistrrile privind nivelul stocurilor pentru a asigura aprovizionarea la timp cu materiile prime i materialele necesare procesului de producie. Spre deosebire de Intranet, securitatea i performanele Extranetului trebuie tratate cu mai mult atenie. Autentificarea i protejarea informaiilor sunt dou aspecte eseniale pentru un Extranet. De aceea, accesul la Extranet se ofer doar acelor parteneri de ncredere, pentru c presupune utilizarea resurselor informaionale ale firmei, iar n condiiile accesului neautorizat ar putea fi afectate serios activitile pe care le desfoar. De asemenea, performana reelei trebuie s fie optim pentru a asigura rspunsuri rapide la cererile furnizorilor i clienilor. Astfel, Extranetul poate fi definit ca o reea de colaborare care utilizeaz tehnologia Internet pentru a lega productorii de beneficiari (clieni), sau pentru a realiza alte afaceri care au scopuri comune sau ca o modalitate de utilizare a tehnologiilor Internet n vederea conectrii resurselor informaionale a mai multor organisme ntre care exist legturi de colaborare. Ca urmare, Extranetul poate fi privit ca: parte a Intranet-ului ntreprinderii comerciale, care este accesibil i altor companii; conexiune de colaborare pe Internet ntre anumite companii, o intersecie de Intranet-uri. Informaia poate fi accesibil doar prilor colaboratoare sau poate fi accesat public. Configuraia uzual pentru un Extranet este redat n fig. 3.4.

57

P arteneri

R estric iile firm ei Intranet-ul firm ei

A plica iile parten erilor

F urnizori

IN T E R N E T

F irew all-ul i controlu l p arolelor

A plica iile furnizorilor

A plica iile salaria ilor Salaria i

EXTRANET

Fig. 3.4 Configuraia Extranetului Pentru a fi posibil interaciunea diferitelor aplicaii din cadrul unei firme, cum ar fi sistemul de eviden i prelucrare a comenzilor, sistemul de gestiune a stocurilor, cu cele ale unei alte companii, este necesar crearea Intranetului, astfel nct s se faciliteze comunicarea ntre aplicaiile firmelor prin intermediul Extranetului. ns, pentru a realiza acest lucru, apare nevoia de compatibilitate ntre aplicaiile existente pe Intranetul diferitelor firme, obinut prin sistemele ce sprijin integrarea aplicaiilor, respectiv sistemele middleware 6 . Tehnologia middleware, folosit pentru conectarea diferitelor aplicaii economice i a bazelor de date existente pe Extranet, este ntlnit sub numele de pachet de integrare a aplicaiilor ntreprinderii 7 (EAI Enterprise Application Integration). Aa cum se poate observa din fig. 3.4, o component esenial a Intranetului i Extranetului o reprezint firewall-ul, necesar pentru a se asigura c nu se pot accesa din exterior informaiile confideniale. De obicei, firewall-ul este un software instalat pe un server distinct, n punctul n care firma este conectat la Internet. n acest mod, firewall-ul poate fi configurat pentru a accepta numai legturi cu domenii de ncredere, reprezentnd birourile din structura firmei sau partenerii cu care s-au stabilit contacte de ncredere. De cele mai multe ori, n infrastructura unei firme, pentru a proteja informaiile, pot exista mai multe firewall-uri. Astfel, informaiile accesibile terilor, prin intermediul Internetului sau Extranetului, sunt separate printr-un firewall, referit ca zon demilitarizat, iar datele confideniale ale firmei, utilizabile doar prin Intranet, sunt izolate pe alt server, cu ajutorul altui firewall. Aplicaiile pentru Extranet Aplicaiile pentru Extranet pot fi: grupuri de lucru (groupware) ale unor companii care dezvolt programe de aplicaii comune;
6

Middleware este un software folosit pentru facilitarea comunicrii ntre diferite aplicaii economice, incluznd transferul i controlul datelor. 7 Chaffey, D. E-Business and E-Commerce Management, Prentice Hall, Harlow, 2002, p. 73.

58

grupuri de tiri private ale unor companii colaboratoare, utilizate pentru schimburi de idei, experiene etc.; managementul i controlul proiectelor unor companii care fac parte din proiecte de lucru comune; cataloage cu produse accesibile doar pentru unele grupuri de clieni; programe de instruire sau alte materiale educaionale, care sunt dezvoltate i partajate de companii. Accesul la Extranet Strategia de control a accesului la Extranet face referire la: Identitatea utilizatorului n extranet: Dac vorbim despre un Extranet B2B (Business-to-Business), utilizatorii acestuia vor fi diferitele persoane care acceseaz Extranetul direct de la sediul clienilor. Fiecare grup de utilizatori (specialiti IT, manageri sau alte tipuri de personal) va trebui s se bucure de un acces care s rspund nevoilor specifice; Dac vorbim despre un Extranet B2C (Business-to-Customers), cum ar fi un site e-commerce, atunci utilizatorii acestuia vor fi consumatorii direci; Ali utilizatori ai Extranetului pot fi "utilizatorii in house", cei care muncesc la domiciliu, care la rndul lor pot fi angajai ai unei corporaii la diverse departamente. Rolurile i sarcinile care pot fi desemnate n cadrul Extranetului sunt: Extranet manager care ndeplinete urmtoarele sarcini: o crearea unui serviciu pentru relaiile cu clienii CSR (Customer Service Reprezentatives); o tergerea CSR; o schimbarea parolelor CSR i tergerea conturilor clienilor; o modificarea parolelor clienilor; suspendarea i desemnarea privilegiilor clienilor; monitorizarea activitii clienilor n cadrul Extranetului. Customer manager cu atribuiuni legate de accesarea paginilor privilegiate destinate clienilor i monitorizarea activitii n cadrul propriei societi; o Customer user are atribuiuni legate de accesarea paginilor destinate clienilor; o Utilizatorul are posibilitatea de a schimba oricnd parola de accesare a contului ce i-a fost desemnat n cadrul Extranetului. Singura diferen real dintre un Extranet, un Intranet i Web-ul public este modul i timpul n care utilizatorii pot accesa site-ul. Dac Intranet-urile sunt disponibile n cadrul unor reele private, Extranet-urile sunt disponibile n acest format numai ocazional. De aceea se impune securizarea sistemelor.

BAZELE CONTABILITII 1. Sistemul Informaional Contabil i Utilizatorii Acestuia

59