Ghid Privind Normele de Redactare Formatele Si Modul de Gestionare A Corespondentei Diplomatice

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE
G H I D
privind normele de redactare !ormatele "i mod#l de $e%tionare a core%ponden&ei
diplomatice
' (#c#re"ti )*+, '
Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

C#prin%
Pag.
CAPITOLL I..........................................................................................................................................!
"eglement#ri cu caracter general..........................................................................................................!
CAPITOLL II.........................................................................................................................................$
%lemente constitutive ale corespondenei diplomatice.........................................................................$
CAPITOLL III........................................................................................................................................&
"edactarea corespondenei diplomatice................................................................................................&
CAPITOLL I'.......................................................................................................................................(
Tipuri de coresponden# diplomatic#....................................................................................................(
CAPITOLL '.......................................................................................................................................)$
Tipuri de coresponden# utili*at# +n cadrul Centralei, +n relaiile ,A% cu instituii naionale, +ntre
Central# i misiunile din serviciul e-tern i forma de pre*entare a acestora......................................)$
CAPITOLL 'I......................................................................................................................................).
Transportul i transmiterea corespondenei diplomatice.....................................................................).
CAPITOLL 'II..................................................................................................................................../0
Preg#tirea corespondenei diplomatice +n vederea e-pedierii............................................................./0
CAPITOLL 'III...................................................................................................................................//
Ane-e..................................................................................................................................................//
ane-a nr. ) 1 model Not verbal......................................................................................................./!
ane-a nr. / 1 model Not semnat....................................................................................................../$
ane-a nr. ! 1 model Not colectiv...................................................................................................../2
ane-a nr. $ 1 model Not personal.................................................................................................../&
ane-a nr. 2 1 model Scrisoare n limba romn
1)
.............................................................................../3
ane-a nr. & 1 model Scrisoare n limba francez................................................................................/(
ane-a nr. 3 1 model Scrisoare n limba englez................................................................................./.
ane-a nr. ( 1 model Adres de nsoire...............................................................................................!0
ane-a nr. . 1 model Not de audien................................................................................................!)
ane-a nr.)0 1 model Not de convorbire.............................................................................................!/
ane-a nr.)) 1 model Not telefonic....................................................................................................!!
ane-a nr.)/ 1 model Not de propuneri...............................................................................................!$
ane-a nr.)! 1 model Not de informare...............................................................................................!2
ane-a nr.)$ 1 model Not de serviciu..................................................................................................!&
ane-a nr.)2 1 model Memorandum.....................................................................................................!3
ane-a nr.)& 1 model Memorandum intern...........................................................................................!(
ane-a nr.)3 1 model Infogram...........................................................................................................!.
ane-a nr.)( 1 model Mesa Internet.....................................................................................................$0
ane-a nr.). 1 model !a"#limba romn..............................................................................................$)
ane-a nr./0 1 model !a"#limba englez..............................................................................................$/
,inisterul Afacerilor %-terne
4irecia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate
1/0)! 1
/

CA-ITOLUL I
Re$lement.ri c# caracter $eneral
In scopul +m5un#t#irii comunic#rii i adapt#rii la provoc#rile mediului +n continu# schim5are
este necesar# o a5ordare unitar# a modului de +ntocmire a corespondenei diplomatice astfel +nc6t
rigoarea +n aplicarea reglement#rilor +n domeniu s# devin# refle- instituional.
7pecificul activit#ilor din domeniul politicii e-terne i normele de politee impun corespondenei
diplomatice o redactare c6t se poate de so5r#, +ntr1un stil clar i precis, care s# evite construcii de
prisos, corect# din punct de vedere gramatical, precum i o form# de pre*entare +ngri8it# i adecvat#
pro5lematicii pre*entate.
Corespondena diplomatic#, care se poart# cu autorit#ile str#ine, tre5uie s# in# seama de
principiul egalit#ii i respectului reciproc, iar manifestarea +n scris a considerentelor de respect i
curtoa*ie fa# de adresant nu tre5uie s# micore*e cu nimic prestigiul instituiei sau al semnatarului.
9n scopul punerii la dispo*iia diplomailor a unui instrument care s# repre*inte un suport +n
munca diplomatic# a fost ela5orat G/id#l privind normele de redactare !ormatele "i mod#l de
$e%tionare al core%ponden&ei diplomatice.
"espectarea consecvent# i riguroas# a prevederilor pre*entului Ghid va preveni +ntocmirea
unei corespondene care nu corespunde mediului diplomatic i va asigura o e-primare unitar# la nivel
instituional, conferind ministerului o etichet# distinct#.
Corespondena diplomatic# ocup# un rol deose5it pe plan e-tern +n relaiile internaionale, c6t i
pe plan naional, +n relaiile interinstituionale.
La +ntocmirea unui document, emitentul tre5uie s# ai5# +n vedere scopul precis, o5iectivul,
modalit#ile de soluionare i aspectele 8uridice pe care le ridic#, dac# este ca*ul, i +n funcie de aceste
considerente va decide asupra tipului :formatului; de document diplomatic care se pretea*# cel mai
5ine s# fie redactat.
Tipurile de documente diplomatice se deose5esc +ntre ele prin importan#, destinaie sau
formula protocolar# de adresare.
7tilul utili*at +n corespondena diplomatic# este mult mai so5ru i reverenios fa# de cel utili*at
+n corespondena curent#.
7uportul pe care este redactat# corespondena diplomatic# este, de regul#, foaia cu antet cu
+nsemnele e-peditorului.
1/0)! 1
!

CA-ITOLUL II
Elemente con%tit#tive ale core%ponden&ei diplomatice
Corespondena diplomatic#, a c#rei emitent este ,inisterul Afacerilor %-terne, tre5uie s#
conin# urm#toarele elemente<
a0 Antet#l
- ocup# partea superioar# a primei pagini a lucr#rii=
- se utili*ea*# coli de h6rtie pretip#rite=
- este diferit +n funcie de semnatar :pentru corespondena semnat# de ministru se utili*ea*#
un format special > ve*i formatele din ane-e;=
- conine denumirea +n clar a ministerului?misiunii diplomatice?consulare=
- pentru corespondena purtat# la nivelul misiunilor din e-terior, antetul se tip#rete +n lim5a
#rii de reedin# sau +n una din lim5ile de circulaie internaional#, utili*at# +n ara
respectiv#=
- +n situaia +n care documentul are / emiteni, denumirea instituiilor se scrie +n partea de sus
a paginii, respect6nd ordinea de prec#dere<
1 +n partea st6ng#1instituia principal#
1 +n partea dreapt# 1 cea de a doua instituie.
10 N#m.r#l l#cr.rii
- +n partea st6ng# a documentului se inscripionea*# indicativul compartimentului, urmat de
num#rul atri5uit +n registrul unde respectivul document a fost luat +n eviden#=
- lucr#rile clasificate vor avea inscripionat +nainte de num#rul atri5uit, nivelul de clasificare,
dup# cum urmea*#<
' S pentru Secret de %ervici#=
' * pentru nivel de clasificare Secret2
' ** pentru nivel de clasificare Strict Secret=
' *** pentru nivel de clasificare Strict Secret de Importan&. Deo%e1it.0
1 +n situaia +n care documentul are / emiteni, su5 fiecare antet se +nscrie num#rul atri5uit de
fiecare instituie emitent#.
c0 Data emiterii
- se +nscrie +n partea de sus, dreapta a documentului :e-. ) ianuarie /0)/;=
- pentru corespondena purtat# +ntr1o lim5# str#in#, data va fi inscripionat# potrivit normelor
specifice de repre*entare a datei :e-. @anuarA )), /0)/ sau le )
er
@uin /0)/;.
d0 N#m.r#l de e3emplare
- su5 data emiterii documentului se +nscrie num#rul e-emplarului.
e0 Ane3ele la doc#mente
- ane-ele neclasificate vor purta acelai num#r cu cel al documentului :e-. ane-# la
documentul nr.... ;=
- ane-ele clasificate vor purta num#rul atri5uit din registrul de eviden# unde au fost
+nregistrate=
- ane-elor li se va atri5ui un nivel de clasificare potrivit informaiilor coninute :nu preiau
nivelul de clasificare al documentului pe care +l +nsoesc;=
- pentru acurateea transmiterii unui document care are ane-e, pe adresa de +nsoire a
documentului se va +nscrie, la sf6ritul te-tului, dup# formula de salut, cu font Times BeC
"oman )0, datele de identificare ale ane-ei ?ane-elor :numele ane-ei, num#rul atri5uit,
num#rul de file, nivelul de clasificare, num#rul e-emplarului e-pediat;.
!0 Marcarea doc#ment#l#i cla%i!icat
- pe documentele clasificate se va inscripiona, pe fiecare pagin#, nivelul de clasificare, dup#
cum urmea*#<
1/0)! 1
$

1 pe prima pagin# +n dreapta sus i 8os=
1 pe restul paginilor +n centrul paginii, sus i 8os.
$0 N#merotarea pa$inilor
- paginile documentului vor fi numerotate +n partea de 8os i pe mi8locul paginii, dup# cum
urmea*#<
1 num#rul curent al paginii ? num#rul total de pagini=
- +n situaia +n care documentul are ane-e, acestea vor fi numerotate distinct, respect6nd
acelai format.
/0 Adre%area doc#ment#l#i
- corespondena se adresea*# nominal conducerii instituiei, conduc#torilor compartimentelor
funcionale iar formula de apel va fi< 4omnule ministru, 4omnule secretar de stat, 4omnule
director etc.
- formula de apel va fi centrat#, marcat# cu 5old i amplasat# la / r6nduri de +nceputul
te-tului=
- +n formula de apel, de regul#, nu se +nscrie gradul militar, gradul tiinific, ci doar po*iia pe
care o deine +n calitate de conduc#tor al compartimentului=
- adresarea se face +n partea de 8os a paginii, +n partea st6ng#, inscripion6ndu1se prenumele i
numele cu ma8uscule care vor fi precedate, dup# ca*, de gradul militar?titlurile
tiinifice?universitare=
- pe r6ndul urm#tor va fi +nscris# funcia i su5 aceasta denumirea instituiei :f#r# prescurt#ri;
> cu ma8uscule i 5old=
- e-ist# anumite tipuri de documente diplomatice care au particularit#i privind formula de
apel :ve*i formatele ane-ate;.
i0 Semnarea doc#ment#l#i
- prenumele i numele emitentului se scriu +n partea dreapt#, la ! r6nduri de sf6ritul
documentului, cu litere mari i 5old=
- pentru documente clasificate, cadrul normativ naional prevede ca prenumele i numele
emitentului s# fie amplasate pe mi8locul paginii i marcate 5old=
- funcia se +nscrie su5 nume i prenume :+n ca*ul +n care aceasta nu reiese din antetul
paginii;=
- +n ca*ul +n care emitenii documentului sunt dou# instituii distincte, se procedea*# astfel<
1 prima semn#tur# > cea principal#1 se scrie +n partea st6ng#, +n dreptul
alinieatului, corespun*#tor denumirii instituiei din antet=
1 a doua semn#tur# > +n partea dreapt#, corespun*#tor denumirii instituiei din
antet=
1 dac# funcia celui de al doilea semnatar este identic#? echivalent# cu cea a
primului semnatar se scrie pe acelai r6nd cu prima=
1 dac# funciile semnatarilor difer#, iar cea de a doua este o funcie cu grad mai
mic ca prima se va scrie cu un r6nd mai 8os ca prima.
40 Men&i#ni %#plimentare
1 prenumele i numele celui care a redactat?procesat documentul se scrie +n colul din st6nga 8os
sau pe verso cu caractere italice, Times BeC "oman )0. %le sunt precedate de meniunea redactat$
sau procesat$ scrise una su5 alta la un interval de un r6nd = prenumele i numele se pot scrie ca
iniiale iar pentru lucr#rile cu caracter intern se poate meniona i a5revierea compartimentului din
care face parte, eventual i un num#r de telefon de contact.
1/0)! 1
2

CA-ITOLUL III
Redactarea core%ponden&ei diplomatice
7pecificul activit#ii la care se refer# corespondena diplomatic# presupune ca aceasta s# ai5# un
caracter oficial.
In documentele aferente corespondenei diplomatice nu se admit corecturi, prescurt#ri sau
su5linieri.
Corespondena diplomatic# se redactea*# +n lim5a statului care are calitatea de emitent i este
+nsoit#, uneori, +n semn de curtoa*ie, de o traducere neoficial# +n lim5a statului destinatar sau +ntr1
o lim5# de circulaie internaional#.
Str#ct#rarea te3t#l#i
- te-tul +ncepe la interval de / r6nduri mai 8os fa# de formula de adresare=
- te-tul fiec#rui aliniat va fi precedat de un Dta5E care este utili*at pentru toate aliniatele
documentului=
- titlurile capitolelor se plasea*# centrat fa# de te-tul documentului i pot fi scrise pe mai
multe r6nduri, dup# ca*= fragmentarea lor se face av6ndu1se +n vedere ca desp#rirea
cuvintelor sau a grupurilor de cuvinte s# fie f#cut# +n aa fel +nc6t s# nu fie afectat sensul sau
armonia te-tului= se are +n vedere ca fragmentarea s# nu se fac# dup# un articol, o
prepo*iie, con8uncie sau un cuv6nt legat logic sau gramatical de cuv6ntul urm#tor=
- pentru titlurile scurte se poate utili*a scrierea spaial# :cu un spaiu +ntre literele cuv6ntului
i trei spaii +ntre cuvinte=
- +n mod curent, titlurile vor fi scrise cu ma8uscule=
- dup# titluri nu se pune punct=
- c6nd o lucrare conine titluri de mai multe categorii :capitole, su5capitole, paragrafe etc.; se
impune s# se asigure o pre*entare distinct# de la o categorie la alta i unitar# +n cadrul
aceleiai categorii=
- categoriile de titluri i su5titluri dintr1o lucrare pot fi urm#toarele<
- titluri de p#ri=
- titluri de capitole=
- su5titluri de capitole=
- titluri de paragrafe.
- +n ordinea importanei titlului se vor utili*a urm#toarele litere<
- ma8uscule du5lu su5liniate=
- ma8uscule su5liniate=
- ma8uscule=
- minuscule du5lu su5liniate=
- minuscule su5liniate.
- titlurile pot fi precedate de indicative, formate din cuvinte<Partea, Capitolul, cifre sau litere.
Indicativele formate din cuvinte se scriu pe r6nd separat cu ma8uscule nespaiate i
su5liniate= dac# sunt i*olate sunt considerate ca titluri de sine st#t#toare i urmea*# regimul
acestora. Indicativele formate din litere sau cifre se scriu pe acelai r6nd cu titlul=
- fiecare categorie de titlu va fi notat# +ntr1un fel caracteristic=
- titlurile de su5capitole de categoria I vor fi precedate de litere ma8uscule urmate de punct
:e-emplu< A.=F. etc.;, iar cele de categoria a II1a vor fi precedate de cifre ara5e urmate de
punct :e-. ).= /. etc.;=
- su5titlurile de capitol se scriu cu litere mici su5liniate=
- titlurile de paragrafe vor fi precedate de litere mici urmate de parante*# de +nchidere, e-. a;=
5;= c; etc. i vor fi scrise cu litere mici, su5liniate i ae*ate +n st6nga paginii=
1/0)! 1
&

- distana dintre un titlu i te-tul care +l urmea*# este, de regul#, ) r6nd i tre5uie s# fie pe
aceeai pagin# cu te-tul 1 nu se separ#= dac# este vor5a de titlul unui capitol distana poate fi
de / r6nduri fa# de te-tul care +l urmea*#.
Tip#ri de !ont#ri "i e!ecte %peciale
- tipul caracterelor utili*ate +n corespondena diplomatic# este fontul Time% Ne5 Roman iar
m.rimea e%te +)2
- pentru a scoate +n eviden# anumite cuvinte sau poriuni din te-t acestea pot fi marcate 5old,
italic sau su5liniate= utili*area e-cesiv# +ntr1un te-t a acestor metode conduce la o lecturare
dificil#=
- footnote1ul se scrie cu fontul Times BeC "oman iar m#rimea este )0.
Formatarea pa$inii %pa&ieri
- corespondena diplomatic# se scrie pe coli de h6rtie de format A$=
- spaierea te-tului :distana dintre r6nduri; este la un r6nd= pentru te-te deose5ite ca<
discursuri, alocuiuni etc. spaierea este la / r6nduri=
- formatarea paginii +n care este redactat# corespondena diplomatic# tre5uie s# +ndeplineasc#
urm#toarele cerine<
1 marginea din partea st6ng# a paginii < /,2 cm
1 marginea din partea dreapt# a paginii < ) cm
1 marginea de sus a paginii< / cm :se va avea +n vedere m#rimea antetului;
1 marginea de 8os a paginii< / cm :se va avea +n vedere m#rimea antetului;
L#n$ime "i %til
- de regul#, documentele diplomatice se limitea*# la o pagin#, ma-imum dou# pagini
:detaliile, informaiile suplimentare vor fi cuprinse +n ane-e;=
- te-tul tre5uie s# fie simplu i concis, evit6ndu1se fra*ele cu multe su5ordonate, care ocup#
mai mult de dou# r6nduri=
- se recomand# a se evita stilul ad8ectival i duplicarea sinonimic# :de e-.< Dvom aplica %i
implementaE= Ddorina ferm %i clarE etc.;, precum i +niruirea su5stantivelor la genitiv
:de e-.< D%i#au manifestat intenia aplicrii prevederilor tratatuluiE GH Dintenioneaz s
aplice prevederile tratatuluiE;=
- +n corespondena diplomatic# tre5uie evitate a5revierile, iar atunci c6nd sunt a5solut
necesare, la prima utili*are tre5uie s# fie e-plicitate.
C#prin% %#mar "i concl#6ii.
- documentele ample se prefaea*# cu un Cuprins +n care sunt +nscrise titlurile capitolelor,
su5capitolelor, ane-ele i pagina de la care +ncepe fiecare=
- documentele ample pot conine la +nceput un sumar +n care se pre*int# succint elementele
constitutive ale documentului, r#spun*6nd la +ntre5#rile ceI, cineI, c6ndI, undeI etc.=
- ultimul paragraf al unui document va conine conclu*ii i?sau propuneri concrete, termene
de soluionare i persoana?compartimentul responsa5ili*at.
Semn.t#ra emitent#l#i
1 emitentul semnea*# deasupra numelui tip#rit :numele imprimat este, +n fapt, transcrierea
semn#turii;. 7u5 acesta figurea*# funcia semnatarului :f#r# ma8uscule +n corespondena
intern#;= +n ca*ul +n care funcia este prev#*ut# +n antet nu se mai +nscrie.
1/0)! 1
3

CA-ITOLUL I7
Tip#ri de core%ponden&. diplomatic.
Corespondena diplomatic# se refer# la coresponden# purtat# +ntre<
- autorit#ile administraiei centrale a dou# state, organi*aii internaionale etc.=
- ,inisterul Afacerilor %-terne i misiunile diplomatice acreditate +n "om6nia=
- ,inisterul Afacerilor %-terne i autorit#i?organisme internaionale din str#in#tate=
- repre*entanele diplomatice i consulare ale "om6niei din str#in#tate i autorit#i?instituii
din ara de reedin#, precum i +ntre repre*entanele diplomatice i consulare ale statelor
acreditate +n "om6nia i autorit#i?instituii din ara noastr#.
Aciunile diplomatice ale unui stat pe l6ng# un alt stat sunt desemnate generic cu termenul
general de demer%.
4emersurile pot fi de mai multe feluri<
1 ver1ale const6nd +n declaraii, notific#ri, proteste etc.=
1 %cri%e concreti*ate +ntr1un document diplomatic=
1 mi3te, atunci c6nd demersul ver5al este +nsoit de o not# diplomatic#.
Demer%#rile %cri%e pot avea urm#toarele forme<
1. Nota diplomatic. ' este o comunicare oficial# +ntre su5iecte de drept internaional, care este
+ntreprins# pe cale diplomatic#. 1 la 5a*a redact#rii notei diplomatice
st# respectarea, +n coninut i form#, a principiilor i normelor
dreptului internaional, precum i a regulilor de curtoa*ie
internaional#=
1 se redactea*# +n lim5a oficial# a statului emitent, te-tul fiind +nsoit
de o traducere neoficial# +n lim5a statului destinatar sau +ntr1o lim5#
de circulaie internaional#.
Nota diplomatic. are urm#toarele forme<
1.1. Nota verbal (anexa nr.1)
- se folosete +n corespondena diplomatic# purtat# +ntre o misiune diplomatic# i
instituii?autorit#i i ,inisterul Afacerilor %-terne din statul de reedin# sau +ntre ministere
de e-terne=
- repre*int# forma de coresponden# diplomatic# oficial# cea mai des u*itat# i poate avea ca
o5iect cele mai variate pro5lematici=
- +n te-t nu se admit prescurt#ri=
- modul de +ntocmire este concis, oficial i so5ru=
- se scrie la persoana a III1a=
- conine o formul# de politee standard la +nceput i la +ncheiere=
- se scrie pe h6rtie cu antet, iar la sf6ritul te-tului, dup# punct se +nscriu iniialele emitentului
i se aplic# tampila emitentului :nu poart# semn#tura emitentului;=
- adresarea se face pe prima pagin# :indiferent c6te pagini conine documentul;, +n partea
st6ng#, +n 8osul paginii, se +nscrie denumirea destinatarului :am5asad#, consulat,
instituii?autorit#i;, iar su5 aceasta se +nscrie localitatea i data.
1.2. Nota semnat (anexa nr.2)
1 are un caracter mai solemn dec6t Bota ver5al#=
1 este redactat#, +n general, ca orice scrisoare o5inuit#, adic# la persoana +nt6i=
1 este adresat# ministrului afacerilor e-terne sau efului unei misiuni diplomatice sau
consulare=
1/0)! 1
(

1 este semnat# de c#tre cel care o adresea*#=
1 c6nd este nevoie de o e-punere mai detaliat#, nota este +nsoit# i de un memorandum.
1.3 Nota colectiv (anexa nr.3)
- este modalitatea prin care mai muli efi de misiune din statele acreditare se adresea*#
ministrului afacerilor e-terne=
- are ca scop s# scoat# +n eviden# c# a fost ela5orat# +n comun i faptul c# pentru pro5lema
a5ordat# e-ist# o identitate de vederi ale statelor emitente=
- are un caracter deose5it de solemn=
- este semnat# de c#tre efii de misiuni ai statelor emitente.
1.4 Nota simultan
- sunt note separate, cu coninut identic, depuse din partea mai multor state cu privire la o
anumit# pro5lem#=
- se recurge la depunerea de Bote simultane c6nd se intenionea*# a se su5linia identitatea de
vederi a emitenilor acestor note, f#r# +ns# a se crea impresia c# se acionea*# +n mod
organi*at.
1.5 Nota verbal identic
- sunt note cu acelai coninut, schim5ate +ntre dou# sau mai multe state, pe 5a*a unui
aran8ament sta5ilit +n preala5il=
- consemnea*# un punct de vedere comun +ntr1o pro5lem# referitoare la relaiile dintre statele
care fac o5iectul notei sau prevederile unui acord cu valoare 8uridic# o5ligatorie.
1.6 Nota verbal circular
- este o comunicare cu coninut identic trimis#<
1 de c#tre un stat mai multor state=
1 tuturor misiunilor diplomatice i repre*entanilor organi*aiilor internaionale din ara
de reedin# pentru a le aduce la cunotin# un anumit fapt, o m#sur# protocolar# sau
modific#ri survenite cu privire la personalul diplomatic al misiunii.
)0 Nota per%onal. (anexa nr.4)> tratea*# pro5leme deose5ite sau informea*# +n mod oficial despre
anumite evenimente :e-. schim5area structurii de stat, +ncetarea temporar# a e-ercit#rii funciilor
aferente repre*entantului diplomatic, numirea unui +ns#rcinat cu afaceri ad1interim etc.;.
1 este utili*at# de c#tre eful misiunii diplomatice pentru informarea corpului diplomatic
acreditat +n ara de reedin# +n leg#tur# cu pre*entarea scrisorilor de acreditare=
1 se mai utili*ea*# pentru a da un r#spuns la o alt# not# personal#=
1 are forma unei scrisori redactat# la persoana +nt6i=
1 conine< formula de apel, cuprinsul, +ncheiarea :care conine formula de politee;= +n partea de
8os a paginii, +n partea st6ng# se scrie prenumele i numele, funcia i titlul persoanei c#reia i
se adresea*#;=
1 se procesea*#, de regul#, la calculator=
1 c6nd se dorete a se marca o atenie deose5it# fa# de destinatar, emitentul va scrie de m6n#
formula de apel sau cea de politee.
,0 Aide'M8moire < :denumit i pro memoria) este documentul diplomatic utili*at pentru a reaminti
unele pro5leme de detaliu, unele date tehnice, statistice, etc. sau pentru a e-pune
coninutul unei declaraii f#cut# ver5al=
- nu se utili*ea*# formule de curtoa*ie i se datea*#=
- nu i se atri5uie num#r +n registrul de eviden#, nu se semnea*# i nu se tampilea*#.
1/0)! 1
.

90 Memorand#m
1 este asem#n#tor cu aide1mJmoire1ul, dar are un coninut mult mai amplu=
1 sunt e-puse fapte sau argumente +n leg#tur# cu una sau mai multe pro5leme, negocieri aflate
+n curs de desf#urare, urm#rindu1se 8ustificarea po*iiei statutului care are calitatea de
emitent=
1 este redactat la persoana a III1a, pe h6rtie cu antet i nu i se atri5uie num#r=
1 nu este semnat i nu conine formule de curtoa*ie=
1 se redactea*# pe h6rtie simpl#, f#r# antet atunci c6nd este transmis ca o ane-# la o not#
ver5al# sau personal# i nu ca un document independent.
:0 Ultimat#m
- este un document diplomatic redactat su5 form# de memorandum sau Bot# diplomatic# :una
din formele pre*entate, dup# ca*; +n care se pun condiii irevoca5ile ce repre*int# &ultimul
cuvnt' +nainte de ruperea negocierilor=
- prin ltimatum una din P#ri aduce la cunotina celeilalte P#ri faptul c# dac# nu va primi
r#spuns satisf#c#tor, p6n# la o anumit# dat# i or#, clar determinate, se vor produce anumite
consecine=
- ltimatum1ul nu are ca scop s# repre*inte un mi8loc de intimidare, el fiind, uneori, o ultim#
+ncercare de re*olvare amia5il# a unui diferend internaional.
;0 Non'paper
- este un document cu caracter neoficial i neanga8ant cu valoare i rol doar de reflecie=
- nu se redactea*# pe h6rtie cu antet, nu poart# semn#tur# i tampil#=
- se transmite, de regul#, cu oca*ia unei +nt6lniri de lucru.
<0 Scri%oarea per%onal. =ane3a nr0: model %cri%oare pentr# lim1a rom>n.?2
Ane3a ;'model pentr# lim1a !rance6.2
Ane3a <'model pentr# lim1a en$le6.
- este instrumentul prin care corespondea*# diplomatul sau demnitarul din cadrul unui
minister de e-terne, am5asad# din statul de reedin# cu un diplomat sau demnitar cu sarcini
similare dintr1un alt minister de e-terne sau am5asad#=
- este o form# de coresponden# des u*itat# +n ultima perioada, la toate nivelele, +n relaiile
interinstituionale=
- se refer#, +n general, la pro5leme importante a c#ror re*olvare este urgent# sau comport#
anumite dificult#i=
@0 Scri%oarea de !elicitare
Felicitarea este un act de curtoa*ie prin care o persoan# e-prim# ver5al sau +n scris
sentimentele sau ur#rile sale +n leg#tur# cu anumite evenimente legate de viaa personal# sau
evenimente importante, referitoare la statul de reedin# al persoanei c#reia i se adresea*#=
Kelicitarea poate avea un caracter particular :personal; c6nd intervine +ntre persoane care
+ntrein relaii apropiate de prietenie i se refer# la evenimente strict personale :aniversarea *ilei de
natere, numirea +ntr1o funcie de r#spundere, do56ndirea unui succes deose5it etc.; sau cu prile8ul unor
s#r5#tori :Liua naional#, Cr#ciun, Anul Bou etc.;
- se trimite cu oca*ia unor evenimente cunoscute dinainte=
- are scopul de a marca o atenie special# fa# de persoana felicitat#=
- se transmite din timp pentru a e-ista certitudinea primirii +n timp util=
- se redactea*# pe h6rtie de calitate superioar#=
1/0)! 1
)0

- nu se +nregistrea*# i nu se tampilea*#=
- adresarea se face la fel ca i la notele personale=
- se scrie +n lim5a rom6n# ane-6ndu1se +n mod o5ligatoriu o Dtraducere neoficial#E,
nesemnat#, +n lim5a cunoscut# de c#tre destinatar sau direct +ntr1o lim5# de circulaie
internaional#=
- poate fi scris# integral de m6n# :ca un act de deose5it# curtoa*ie; sau la calculator, dar
semn#tura este o5ligatoriu olograf=
- formula de apel i cea de +ncheiere se scrie, de o5icei, olograf.
A0Scri%oarea de acreditare
- este +nm6nat# de c#tre eful misiunii diplomatice :am5asadorul; efului statului unde a fost
acreditat=
- este semnat# de preedintele i ministrul de e-terne al statului emitent.
+*0Raport#l diplomatic
- repre*int# documentul diplomatic care conine o informare transmis# ,inisterului
Afacerilor %-terne de c#tre repre*entanele diplomatice i consulare ale "om6niei aflate +n
str#in#tate sau de c#tre Centrala ,A% misiunilor diplomatice din 7erviciul e-tern=
- se redactea*# concis, pe cel mult /1! pagini i se structurea*# astfel +nc6t +n introducere,
coninut i +ncheiere s# pre*inte situaia, anali*a i propunerile re*ultate din aciunea
diplomatic# la care se refer#=
- raportul, a c#rui redactare necesit# mai mult de /1! pagini, va +ncepe cu un re*umat de cel
mult o 8um#tate de pagin# +n care se va pre*enta succint pro5lematica la care se face
referire=
- detaliile pot fi considerate p#ri integrante ale raportului i pot fi incluse su5 forma de ane-e=
- se utili*ea*# ca instrument de comunicare +n activitatea diplomatic# cu rolul de a
fundamenta deci*iile politice i administrative :vi*ite, convor5iri, negocieri, reuniuni ;=
- rapoartele diplomatice, adresate efului statutului, se refer# la aciunile diplomatice ale
primului ministru, ministrului de e-terne sau ale am5asadorilor=
- rapoartele adresate primului ministru se refer# la aciunile ministrului de e-terne i ale
am5asadorilor=
- rapoartele adresate ministrului de e-terne se refer# la aciunile repre*entanelor diplomatice
i consulare din serviciul e-tern i ale compartimentelor ministerului de e-terne=
- +n raport se descriu convor5iri purtate, se e-pun fapte petrecute, se e-plic# aciuni i se
pre*int# utilitatea i re*ultatele acestora=
- raportul 8ustific#, e-plicit sau implicit, num#rul de participani, timpul consumat i 5anii
cheltuii pentru desf#urarea aciunii diplomatice +n conformitate cu madatul sta5ilit=
- "aportul diplomatic poate fi redactat su5 forma unui ,emorandum, ,emorandum intern,
raport anual de activitate sau alte forme interne de pre*entare=
- "aportul anual de activitate, redactat de misiunile diplomatice i consulare ale "om6niei din
serviciul e-tern, care consemnea*# activitatea derulat# pe parcursul anului la care se face
referire, se supune regulilor de redactare, procesare i comunicare instituite i transmise de
compartimentul din centrala ,A% care are aceast# responsa5ilitate.
- potrivit naturii informaiilor coninute, raportul diplomatic se comunic# prin canale de
comunicaii adecvate, potrivit sensi5ilit#ii informaiilor coninute.
++0Invita&ia
- se utili*ea*#, de regul#, pentru a anuna organi*area unor mese :de8unuri, dineuri; cocMtail1
uri, recepii, reuniuni, gale, e-po*iii etc. =
- se trimite, de o5icei, cu dou# s#pt#m6ni sau cel puin (1)0 *ile +nainte de data la care are loc
evenimentul=
1/0)! 1
))

- se tip#resc pe carton dreptunghiular, de m#rimea unei c#ri potale=
- corectitudinea formei i calitatea materialului utili*at tre5uie s# fie ireproa5ile=
- conine prenumele, numele i calitatea ga*dei, urmate de te-tul invitaiei, adresa, data i ora=
- uneori, pentru aciuni de o mai mare importan#, se poate meniona, olograf, oca*ia care a
determinat aciunea > +n te-t sau +n partea de sus a invitaiei=
- invitaiile pretip#rite se completea*# cu datele cerute de formatul respectiv, olograf cu
cerneal# neagr#=
- +n partea de 8os sunt tip#rite iniialele ".7.'.P. :r(pondez s#il vous plait# v# rug#m s#
r#spundei;=
- +n situaia +n care nu se dorete un r#spuns, aceste iniiale vor fi terse i su5 ele se scrie
olograf P.,. :pour m(moire1pentru a reaminti;=
- +n ca*ul +n care pe invitaie se indic# un num#r de telefon, semnificaia este urm#toarea<
acceptarea sau, din diferite considerente, neacceptarea invitaiei tre5uie s# fie comunicat#
telefonic=
- +n situaia +n care prile8ul pentru care s1a formulat invitaia presupune s# se poarte o anumit#
inut#, acest lucru se menionea*# +n colul din dreapta sau st6nga 8os= dac# nu se indic#,
inuta este cea de *i, o5inuit#=
- pe invitaie tre5uie s# se indice locul unde va avea loc aciunea= c6nd nu este indicat locul
aciunii +nseamn# c# aciunea se desf#oar# la domiciliul ga*dei.
+)0C.r&ile de vi6it.
- sunt utili*ate pentru felicit#ri +n anumite oca*ii=
- cuvintele prin care se e-prim# felicit#rile sau ur#rile se scriu olograf=
- se poate scrie un te-t mai amplu sau numai anumite formule consacrate :e-. DLa muli aniE
sau DCele mai calde felicit#ri cu oca*ia...E etc;=
- +n ca*ul schim5ului de felicit#ri prin intermediul c#rilor de vi*it# cu mem5rii corpului
diplomatic sau cu alte personalit#i, se utili*ea*# +n mod curent iniialele unor cuvinte
franu*eti, cum ar fi<
- p.f. > pentru felicitare=
- p.f.B.A. > pentru felicit#ri cu oca*ia Anului Bou=
- p.f.8.n. > pentru felicit#ri cu oca*ia *ilei de natere
- p.p. > pentru pre*entare
- p.f.c.1 pentru a face cunotin#=
- p.s. pentru a transmite salut#ri=
- p.c. pentru a transmite condoleane=
- p.p.c. pentru a1i lua r#mas 5un.
- aceste iniiale tre5uie utili*ate ca atare fiind greit# +nlocuirea lor cu alte iniiale, care deriv#
din traducerea +n lim5a rom6n# a cuvintelor respective =
- la felicit#rile trimise prin c#ri de vi*it#, +n care sunt utili*ate iniialele de mai sus, se
r#spunde tot printr1o carte de vi*it# cu iniialele p.r. > pour remercier :mulumiri; la care de
Anul Bou se pot ad#uga i iniialele p.f.B.A.=
- iniialele respective se scriu cu creionul, +n partea st6ng# 8os, pe partea c#rii de vi*it# unde
este imprimat numele i prenumele emitentului.
+,0Tip.rit#rile %peciale =il#%trate pliante etc0?
- au o larg# r#sp6ndire pentru transmiterea de felicit#ri +n special cu oca*ia Cr#ciunului,
Anului Bou etc.
- tip#riturile speciale pot fi de mai multe feluri< cu diferite ilustraii :peisa8e din ar#,
reproduceri de art# etc.;=
1/0)! 1
)/

- te-tul felicit#rii, cu sau f#r# ilustraie cuprinde numai formula de felicitare=
- se utili*ea*# cartonul du5lu care este o simpl# copert#, te-tul fiind scris pe o h6rtie su5ire,
de calitate,
- tip#riturile pot s# conin# semn#tura +n facsimil a emitentului sau s# poarte semn#tura
original# a acestuia=
- semnarea personal# a unei asemenea felicit#ri repre*int# un act de mai mare curtoa*ie=
- felicit#rile, care au imprimat numele instituiei, pot fi utli*ate de c#tre mai multe persoane
din cadrul instituiei, fie semn6nd fiecare c6te o felicitare, fie poate fi trimis# o singur#
felicitare la care se adaug# c#rile de vi*it# ale personelor respective=
- felicit#rile ilustrate sau fotografiile tre5uie s# conin# imagini cu caracter c6t mai
repre*entativ i de o 5un# e-ecuie tehnic#.
1/0)! 1
)!

CA-ITOLUL 7
Tip#ri de core%ponden&. #tili6at. Bn cadr#l Centralei Bn rela&iile MAE c# in%tit#&ii na&ionale
Bntre Central. "i mi%i#nile din %ervici#l e3tern "i !orma de pre6entare a ace%tora
Corespondena purtat# +n cadrul Centralei ministerului i cea vehiculat# +ntre Central# i
repre*entanele diplomatice i consulare din serviciul e-tern are o specificitate, care tre5uie s# ai5#
+n vedere asigurarea confidenialit#ii, integrit#ii, disponi5ilit#ii, operativit#ii i non repudierii
informaiilor gestionate.
4e regul#, informaiile din domeniul politicii e-terne sunt informaii sensi5ile asupra c#rora
tre5uie s# se aplice m#suri corespun*#toare pentru asigurarea proteciei +mpotriva unor divulg#ri
neautori*ate.
1.Categorii de informaii coninute n documentele gestionate n cadrul !"# conform gradului
de sensibilitate$
+0+0 In!orma&ii cla%i!icate care, din punct de vedere al pre8udiciilor aduse
instituiei sau siguranei naionale, urmare unei gestionare necorespun*#toare, pot fi<
- informaii din clasa secret de serviciu=
- informaii din clasa secret de stat, cu urm#toarele nivele de secreti*are<
1 secret=
1 strict secret=
1 strict secret de importan# deose5it#.
Gestionarea informaiilor clasificate +n cadrul ,A% este reglementat# prin Borme
interne.
+0)0 In!orma&ii necla%i!icate dar c# con&in#t %en%i1il care, prin natura pro5lematicii a5ordate,
aferent# domeniului de politic# e-tern#, presupun o gestionare controlat# i o protecie adecvat#
privind canalele de comunicaii prin care sunt vehiculate.
+0,0 In!orma&ii c# caracter p#1lic care sunt informaii de interes pu5lic a c#ror gestionare este
reglementat# prin Legea nr. 2$$?/00) privind li5erul acces la informaiile de interes pu5lic.
)0 Forma de pre6entare a core%ponden&ei
)0+0 Adre%a de Bn%o&ire =ane3a nr0@?=
1 +nsoete un document i indic#, succint, scopul i anumite cerine=
1 la finalul te-tului, dup# formula de +ncheiere, se indic# coordonatele
documentului?documentelor ane-ate, su5 forma< denumire, nr. +nregistrare, nr. file?pagini,
num#rul e-emplarului transmis, nivel de clasificare, dac# este ca*ul=
1 dac# documentul are ane-e ele vor fi menionate pe adres#=
1 i se atri5uie nivel de clasificare doar dac# coninutul informaiilor coninute presupun acest
lucru :nu i se atri5uie nivel de clasificare doar din considerentul c# +nsoete un document
clasificat sau ane-e clasificate; =
1 se emite +n / e-emplare< e-emplarul nr. ) se transmite destinatarului, iar e-emplarul nr. / se
p#strea*# la arhiva emitentului.
)0)0 Nota de a#dien&. =ane3a nr0A?
1 se +ntocmete imediat dup# ce a avut loc o audien#=
1 se pre*int# +n mod succint i structurat su5iectele a5ordate de cele dou# p#ri=
1/0)! 1
)$

1 vor fi pre*entate propunerile formulate care vor fi +nsoite, dup# ca*, de termene i
responsa5ilit#i concrete=
1 se va +nscrie durata :+n minute; a audienei.
)0,0 Nota de convor1ire =ane3a nr0+*?
- conine sinte*a unei convor5iri=
- se indic# prenumele, numele i funcia sau gradul diplomatic al persoanei care a purtat
convor5irea i a celei cu care s1a purtat convor5irea, precum i data i +mpre8ur#rile +n care a
avut loc convor5irea=
- se relatea*#, succint, cele e-primate sau afirmate de interlocutor, pro5lemele supuse ateniei,
precum i r#spunsurile date=
- se semnea*# de cel care a purtat convor5irea=
- se aplic# +n colul st6ng, +n partea de sus a paginii, dup# ca*< Spre informare sau Aprob) su5
care se scrie, funcia, prenumele i numele demnitarului care coordonea*# spaiul +n a c#rui
pro5lematic# se +nscrie o5iectul notei :pentru e-terior se scrie am5asador?+ns#rcinat cu
afaceri a.i. su5 care se scrie prenumele i numele;.
)090 Nota tele!onic. =ane3a nr0++?
1 conine succint informaiile vehiculate +n cadrul unei convor5iri telefonice=
1 se indic# persoanele care au purtat convor5irea, respectiv< la ru5rica transmis se scrie cel care
a apelat, iar la recepionat cel care a fost apelat=
- se va +nscrie data i orele +ntre care s1a purtat convor5irea telefonic#=
- se pre*int# coninutul pe scurt al convor5irii i re*oluia=
- se semnea*# de cel care a +ntocmit nota telefonic#.
)0:0 Nota de prop#neri =ane3a nr0+)?
1 are ca scop formularea unor propuneri punctuale solicitate pe un ca* concret sau care fac
o5iectul unui document promovat printr1un ,emorandum Interior? Telegram# ? Infogram# ?
,esa8 Internet sau alt# form# de pre*entare=
1 se +nscrie +n antet direcia emitent#?am5asada iar dedesu5t se scrie num#rul de +nregistrare i
data=
1 se indic# la ru5rica *tre destinatarul c#ruia i se adresea*# propunerile=
1 se semnea*# de cel care a formulat propunerile.
)0;0 Nota de in!ormare =ane3a nr0 +,?
1 are ca scop informarea operativ# a factorilor de conducere despre o anumit# pro5lem#=
1 poate fi pre*entat# i su5 forma unui ,emorandum Interior, situaie +n care vor fi utili*ate
doar ru5ricile Spre informare$ i +e la<
)0<0 Nota de %ervici# =ane3a nr0 +9?
1 are ca scop transmiterea unor sarcini de serviciu concrete a c#ror re*olvare se impune cu
celeritate fapt pentru care se va solicita un termen limit# de soluionare de forma< **?ll?aa,
eventual i ora=
1 destinatarul?destinatarii tre5uie s# ia la cunotin# de sarcinile reparti*ate, pe 5a*# de
semn#tur# +n registrul de eviden# sau pe un convocator=
1 nota de serviciu se utili*ea*# atunci c6nd<
1 o persoan# nu i1a +ndeplinit la timp sau nu r#spunde la solicit#rile primite=
1 o persoan# nu este la serviciu din motive o5iective, iar respectiva sarcin#, conform
competenelor, nu poate fi atri5uit# unei alte persoane=
1 conduc#torul unui compartiment solicit# o anume lucrare? aciune? activitate care
tre5uie efectuat# de personalul din su5ordine p6n# la un anumit termen.
1/0)! 1
)2

)0@ emorandum (anexa nr.1%)
- este utili*at atunci c6nd se impune ca anumite documente?activit#i?aciuni, la care particip#
demnitari sau se refer# la pro5lematici de un anumit nivel, presupun avi*area?apro5area
autorit#ilor competente ale statutului=
- poate fi utli*at i pentru pre*entarea unor rapoarte +ntocmite ca urmare a particip#rii la
reuniuni?evenimente sau pentru aciuni?demersuri care presupun o avi*are?apro5are de un
anumit nivel=
- frecvent este utili*at pentru supunerea spre avi*area?apro5area Primului ministru sau
apro5area Preedintelui "om6niei=
- nu se utili*ea*# h6rtie cu antet=
- conine num#r de +nregistrare i data ela5or#rii=
- nu conine formule de curtoa*ie=
- este o5ligatoriu s# conin#, +n final, o propunere care motivea*# sensul pentru care este
solicitat avi*ul?apro5area=
- te-tul este succint, clar, 5ine structurat i nu conine elemente de detaliu=
- +n ru5rica ,ema se va pre*enta, succint, su5iectul la care se refer# ,emorandum1ul=
- +n ru5rica +e la se +nscrie prenumele, numele i funcia emitentului=
- +n situaia +n care sunt mai muli emiteni acetia se vor +nscrie +n ordinea implic#rii pe fond
+n pro5lematica care face o5iectul ,emorandum1ului.
Ca*uri particulare de documente care se redactea*# utili*6ndu1se formatul de memorandum<
Avi6area "i apro1area #n#i mandat
- se emite atunci c6nd se impune o5inerea avi*elor?apro5#rilor necesare susinerii unui
mandat=
- formatul de pre*entare al mandatului este cel al unui ,emorandum :ane-a nr. )2; cu
indicarea avi*atorilor?apro5atorului corespun*#tor nivelului de repre*entare al celui care
solicit# mandat i potrivit pro5lematicii menionate.
- emitentul va indica tematica care face o5iectul reuniunii?evenimentului i componena
delegaiei=
- agenda reuniunii va fi +nsoit# de detalierea punctelor din agend# la care solicitantul
mandatului pre*int# intervenii, cu pre*entarea succint# a acestora=
- se va indica instituia care suport# cheltuielile de deplasare=
- este +ntocmit de repre*entanii altor instituii care solicit# avi*ul ,A% potrivit
responsa5ilit#ilor care revin=
- mandatele, +n cadrul ,A%, se avi*ea*# i apro5# de c#tre demnitari i personal de
conducere, raportat la funcia deinut# de solicitantul mandatului i potrivit pro5leaticii
aflat# +n coordonare=
- mandatul ministrului afacerilor e-terne se supune apro5#rii Primului ministru sau, dup# ca*,
avi*#rii Primului ministru i apro5#rii Preedintelui "om6niei.
Avi6area #n#i Memorand#m de c.tre mai m#lte in%tit#&ii =mini%tere?
- are formatul identic cu cel al ,emorandum1ului :ane-a nr.)2;=
- avi*atorii vor fi menionai +n ordinea implic#rii +n pro5lematica supus# apro5#rii=
- ultimul avi*ator :de 8os +n sus; va fi inscripionat ,inisterul @ustiiei :atunci c6nd se
impune;.
)0A0 Memorand#m Intern =MI? ' =ane3a nr0+;?
1 te-tul ,I nu tre5uie s# dep#easc# ! pagini=
1/0)! 1
)&

1 pentru documentele care necesit# o pre*entare detaliat#, te-tul se va structura astfel +nc6t s# fie
redactat ca document distinct care va fi ataat ca ane-# la ,I= +n finalul ,I vor fi +nscrise
coordonatele ane-ei :nr. inreg., numar file, nivel de clasificare1dac# este ca*ul;=
1 ,I care se supune apro5#rii va conine la final propuneri, care vor fi clar formulate, +ntr1un
capitol :paragraf; distinct=
1 ,I va fi transmis destinatarului de la ru5rica *tre doar dup# ce a fost avi*at i?sau apro5at,
dup# ca*=
1 +n situaia +n care se aprecia*# c# ,I tre5uie comunicat i misiunilor din e-terior, dup# ce au
fost o5inute avi*ele?apro5area, forma electronic# va fi transmis# ca ane-# la o Infogram# sau
la un ,esa8 Internet, dup# ca*=
1 +n ru5rica &ema se va indica succint pro5lematica pre*entat# :nu tre5uie s# dep#easc# !
r6nduri;=
1 la ru5rica Ctre se menionea*# prenumele, numele, funcia i acronimul compartimentului
persoanei c#reia +i este adresat i c#reia +i revin o5ligaii conform celor apro5ate +n ,I=
1 atunci c6nd propunerile formulate +ntr1un ,I conine sarcini concrete pentru anumite
compartimente se va avea +n vedere ca la ru5rica Ctre s# nu fie indicat demnitarul care
coordonea*# respectiva pro5lematic#, ci acele compartimente c#rora le revin sarcini de
aplicare a m#surilor propuse=
1 +n situaia +n care emitentul aprecia*# c# pro5lematica pre*entat# are scopul e-clusiv de
informare pentru anumii destinatari se va limita la completarea ru5ricii '(re informare# iar
luarea la cunotin# este certificat# prin semn#tura destinatarului= de regul# aceast# ru5ric# va
fi utili*at# ca alternativ# la ru5rica C.tre sau, dup# ca*, concomitent cu aceasta= dup# ce
destinatarii au luat la cunotin#, ,I va reveni la emitent =
1 +n ru5rica !vi)atori vor fi menionai conduc#torii acelor compartimente pentru care se
8ustific# un avi* de specialitate, potrivit pro5lematicii aflat# +n coordonare=
1 +n ru5rica *e la se +nscrie emitentul memorandumului=
1 +n situaia +n care sunt mai muli emiteni, ordinea de +nscriere va ine seama de aportul la
pro5lematica pre*entat#, num#rul de +nregistrare al lucr#rii fiind atri5uit de primul emitent.
)0+*0 Memorand#m circ#lar
' este identic ca redactare cu ,I cu preci*area c# la ru5rica Ctre$ vor fi indicate mai multe
compartimente?misiuni c#rora le este adresat.
)0++0 Tele$rama
1 este un document intern, cu format standard, utili*at pentru comunic#rile clasificate transmise
prin intermediul Cifrului de stat +ntre Centrala ,A% i misiunile diplomatice i consulare din
7erviciul e-tern=
1 telegrama poate avea nivel de clasificare secret de stat sau secret de serviciu=
1 se editea*# +n / e-emplare< un e-emplar este destinat compartimentului care efectuea*#
transmiterea, iar al doilea e-emplar se p#strea*#, dup# transmitere, la compartimentul emitent
+mpreun# cu mediul de stocare pe care se g#sete te-tul +n format electronic=
)0+)0 In!o$rama =ane3a nr0+<?
1 are un format standard, care tre5uie respectat +n mod o5ligatoriu i este utili*at# pentru
comunic#rile care se efectuea*#, +n format electronic, +ntre Centrala ,A% i misiunile din
e-terior care sunt conectate la sistemul ,OKA :On?Off line;=
1 este inter*is ca un document, care a fost gestionat pe sistemul ,OKA ca Infogram#, s# fie
transmis pe Internet ca ,esa8 Internet=
1 unele documente interne, al c#ror emitent este ,A%, pre*int# un anumit grad de sensi5ilitate,
fapt pentru care tre5uie s# fie gestionate ca Infograme pe sistemul ,OKA.
1/0)! 1
)3

)0+,0 Me%a4 Internet =ane3a nr0+@?
1 are un format standard i este utili*at pentru documentele care sunt destinate s# fie transmise
pe Internet=
1 documentele care se transmit su5 acest format, potrivit canalului de comunicaii prin care sunt
vehiculate :Internet;, nu tre5uie s# conin# informaii sensi5ile .
)0+90 Me%a4 Fa3 =ane3a nr0+A?
1 este un format care se utili*ea*# pentru transmiterea documentelor prin intermediul aparaturii
cu destinaie special#, respectiv Ka-=
1 documentele transmise prin intermediul Ka-1ului vor conine informaii cu caracter pu5lic=
1 la transmiterea unui document prin intermediul Ka-1ului se va urm#ri ca datele de identificare
ale destinatarului s# fie corecte pentru a avea certitudinea c# documentul este primit de
destinatarul indicat pe document=
1 la transmiterea unui mesa8 fa- se va solicita confirmarea primirii=
1 este o5ligatoriu ca +n format s# fie prev#*ut mesa8ul de atenionare=
1 pre*ent#m formatul de ,esa8 Ka- i pentru lim5a engle*# =ane3a nr0)*?.
1/0)! 1
)(

CA-ITOLUL 7I
Tran%port#l "i tran%miterea core%ponden&ei diplomatice
Potrivit coninutului i nivelului de sensi5ilitate al informaiilor care se vehiculea*#,
corespondena diplomatic# se transport# sau se transmite prin intermediul serviciilor de curierat
oferite de instituiile a5ilitate pe plan naional s# efectue*e astfel de servicii.
La transmiterea i transportul corespondenei diplomatice se vor avea +n vedere urm#toarele<
- cospondena diplomatic# se transport# prin intermediul curieratului special :+n interiorul
#rii; sau curieratul diplomatic :+n afara #rii;=
- +n unele ca*uri, corespondena diplomatic# poate fi +nm6nat# personal=
- e-ist# situaii +n care corespondena diplomatic# este transportat# prin intermediul Potei
rom6ne sau a firmelor autori*ate pentru prestarea de servicii potale=
- persoanele care transport# documente clasificate +n ar# i +n str#in#tate sunt autori*ate i
direct r#spun*#toare de asigurarea securit#ii acestora pe timpul transportului=
- este inter*is# e-pedierea documentelor clasificate prin 7erviciul Baional ,,Pota "om6n#NN
ori alte societ#i comerciale de transport sau transmiterea lor +n format electronic prin canale
de comunicaii neprote8ate=
- corespondena diplomatic# clasificat# poate fi transmis#, +n format electronic, prin
intermediul sistemelor informatice i de comunicaii acreditate din punct de vedere al
securit#ii i care asigur# o protecie +n conformitate cu nivelul de clasificare al
informaiilor vehiculate=
- corespondena neclasificat#, care are caracter pu5lic, poate fi transmis# prin intermediul
Internet1ului=
- corespondena neclasificat#, care nu are carater pu5lic, poate fi transmis# prin intermediul
sistemului informatic intern, care asigur# o protecie a informaiilor vehiculate :acest sistem
nu este utili*at pentru vehicularea informaiilor clasificate;=
- corespondena clasificat# se transmite, potrivit nivelului de clasificare, unei persoane sau la
o Component# a 7istemului Baional de "egistre care este autori*at#?acreditat# din punct de
vedere al securit#ii la un nivel cel puin egal cu nivelul de secreti*are al documentului
transmis.
1/0)! 1
).

CA-ITOLUL 7II
-re$.tirea core%ponden&ei diplomatice Bn vederea e3pedierii
+0 -lic#rile
1 se utili*ea*# plicuri pretip#rite cu coordonatele instituiei :denumirea, adresa, tel, fa-. %.1mail,
etc;=
1 se +nscrie +n partea superioar#, st6nga, num#rul de +nregistrare al documentului i data emiterii=
1 dac# documentul este clasificat se +nscrie pe plic, +n clar, marca8ul de clasificare, care tre5uie s#
fie coro5orat cu cel ataat num#rului de +nregistrare=
1 dac# un plic conine mai multe documente clasificate pe plic vor fi inscripionate numerele de
+nregistrare ale fiec#rui document iar plicul va fi inscripionat cu marca8ul de clasificare potrivit
documentului cu nivelul de clasificare cel mai mare=
1 plicurile care conin documente %?BATO clasificate vor fi gestionate prin intermediul
"egistrului intern %?BATO din cadrul ,A% care aplic# o procedur# special#, conform
reglement#rilor +n domeniu=
1 pe mi8locul plicului va fi inscripionat prenumele, numele, funcia, denumirea i adresa instituiei
destinatarului=
1 calitatea h6rtiei din care este confecionat plicul tre5uie s# nu permit# s# se poat# citi coninutul
documentului :se poate introduce documentul +ntr1o map# sau o coal# A!;=
1 pe corespondena care este e-pediat# prin Pota rom6n# sau firme speciali*ate tre5uie s# fie
+nscris codul potal al destinatarului=
1 plicul va fi +nchis prin lipire iar deasupra se va suprapune o 5and# ade*iv#=
1 plicurile vor fi marcate cu tampila de e-pediie a destinatarului care se aplic# +n trei puncte, su5
5enda ade*iv#.
)0 Am1alarea core%ponden&ei
1 documentele se +mpachetea*# +n vederea e-pedierii +n plicuri?am5ala8e opace, astfel +nc6t
coninutul acestora s# nu fie vi*i5il=
1 pe plic?colet este o5ligatorie +nscrierea urm#toarelor elemente< destinatarul, e-peditorul,
localitatea destinatarului? e-peditorului, 8udeul, clasa sau nivelul de secreti*are i num#rul de
+nregistrare=
1 pe plicurile?coletele +n care se +mpachetea*# documente destinate unei persoane strict
determinate, se +nscrie meniunea DP%"7OBALE=
1 pentru sigilarea plicurilor?coletelor se utili*ea*# tampila rotund# care imprim# denumirea
D%OP%4IPI%E, iar pentru cele care conin documente strict secrete de importan# deose5it# se
utili*ea*# sigiliul rotund pentru cear#=
1 c6nd se +mpachetea*# +ntr1un singur plic?colet mai multe documente adresate aceluiai
destinatar, se +ntocmete un 5orderou interior, +n dou# e-emplare, +n care se +nscriu numerele de
+nregistrare ale tuturor documentelor introduse +n acesta. Pe plic?colet se +nscrie nivelul de
secreti*are al documentului cu cel mai +nalt nivel de secreti*are, iar +n locul numerelor de
+nregistrare ale documentelor se +nscrie num#rul 5orderoului, care este precedat de literele ,,FdE.
1 5orderourile care +nsoesc docuementele se p#strea*# +ntr1un dosar, la secretariat, p6n# la
+ncheierea verific#rii anuale a e-istenei documentelor clasificate, dup# care se clasea*# +n dosare
i se p#strea*# conform instruciunilor arhivistice +n vigoare=
1/0)! 1
/0

1 +n situaia +n care +mpreun# cu plicul?coletul de 5a*# se e-pedia*# unul sau mai multe colete,
dup# num#rul de +nregistrare sau num#rul 5orderoului, se +nscrie i num#rul total al coletelor=
1 pe colet se menionea*# toate datele +nscrise pe coletul de 5a*#, iar +n locul num#rului de
+nregistrare se scrie meniunea DAne-# la nr. CCCCCE=
1 dac# sunt mai multe colete, fiecare din acestea este numerotat, +n locul num#rului de +nregistrare
+nscriindu1se meniunea DAne-a nr.CCQla num#rul CCCCC
1 la primirea corespondenei, personalul din cadrul secretariatului este o5ligat s# verifice
integritatea plicurilor?coletelor, e-actitatea datelor +nscrise pe acestea, tampilele i sigiliile
aplicate i s# semne*e de primire +n Forderou sau Condica pentru evidena documentelor
e-pediate :tran*itate, transmise?recepionate prin KAO;=
1 dup# despachetare, se confrunt# numerele de +nregistrare ale documentelor cu cele +nscrise pe
am5ala8 sau pe 5orderoul interior=
1 +n situaia +n care se constat# neconcordane cu privire la coninut sau o +ncercare de violare a
+nchiderilor, va fi informat imediat eful structurii de securitate?funcionarul de securitate i se va
demara o anchet# pentru a se sta5ili pre8udiciul i cine se face vinovat=
1 documentele primite prin intermediul curieratului special se predau, pe 5a*# de semn#tur#, la
Firoul documente secrete :F47;, iar +n afara programului acestea se predau personalului care
asigur# permanena pe minister=
1 documentele vor fi p#strate la F47, f#r# a fi despachetate, p6n# la sosirea destinatarului, cu
respectarea cerinelor de protecie, conform normelor interne=
1 sunt situaii c6nd corespondena se pred# direct la ca5inetul demnitarului, ca* +n care, pentru
documentele clasificate, persoana care preia documentul tre5uie s# fie autori*at# pentru acces la
informaii clasificate la un nivel de acces cel puin egal cu cel al documentului primit.
1/0)! 1
/)

CA-ITOLUL 7III
Ane3e
1/0)! 1
//

ane3a nr0 +' model Not verbal
Koaie cu antet
,inisterul Afacerilor %-terne al "om6niei pre*int# salutul s#u Am5asadei .................. la
Fucureti i are onoarea s#1i transmit#, +n ane-#, un ,emoriu privind............. .................................cu
rug#mintea de a1l +nainta, de urgen#, autorit#ilor competente din............................................................
,inisterul Afacerilor %-terne folosete acest prile8 pentru a re+nnoi Am5asadei.......................la
Fucureti asigurarea +naltei sale consideraii
);
.
Fucureti, // aprilie /0)/
Am1a%ada 0000000000000000000
9n ora
); Bota ver5al# se apostilea*# :se +nscriu iniialele emitentului; la sf6ritul te-tului, imediat dup# punct, iar pe apostil# se
aplic# tampila.
1/0)! 1
/!
Br. de +nregistrare

ane3a nr0 ) ' model Not semnat
Koaie cu antet
data
Domn#le mini%tr#
'# mulumesc i pe aceast# cale pentru promptitudinea i ama5ilitatea cu care ai 5inevoit s#1mi
comunicai r#spunsul la pro5lema discutat# s#pt#m6na trecut#.
4up# cum am convenit, am comunicat +n ar# propunerea p#rii......i am deose5ita pl#cere de a
v# aduce la cunotin# c# vor fi +ntreprinse m#surile sta5ilite de comun acord.
'# rog, domnule ministru, s# primii asigurarea +naltei mele consideraii.
pren#me "i n#me
A M ( A S A D O R
+?
E3celen&ei %ale
Domn#l#i00000000000000000000000000000
Mini%tr#l a!acerilor e3terne al
ara de re+edin
ca(itala
); 4aca foia conine +n antet funcia :am5asador; nu se mai scrie +n te-t= se scrie doar numele i prenumele semnatarului
1/0)! 1
/$
Br. de +nregistrare

ane3a nr0 , ' model Not colectiv
Am5asada "epu5licii Fulgaria Am5asada ngariei
la Fucureti la Fucureti
Domn#le %ecretar de %tat
Be revine pl#cerea s# v# comunic#m c#, referitor la iniiativa #rii dumneavoastr# de a ......,
pre*entat# cu prile8ul +nt6lnirii din data de ).0$./0)/, autorit#ile competente din statele pe care le
repre*ent#m susin demersul ,inisterului Afacerilor %-terne al "om6niei i aprecia*# c# acesta va
contri5ui la consolidarea relaiilor de 5un# vecin#tate.
'# rug#m s# primii, domnule secretar de stat, asigurarea deplinei noastre consideraii.
pren#me "i n#me pren#me "i n#me
Am1a%ador Am1a%ador
Domn#l#i 000000000
Secretar de %tat
Mini%ter#l A!acerilor E3terne
ROMDNIA
1/0)! 1
/2
Br. de +nregistrare?data Br. de +nregistrare?data

ane3a nr0 9 ' model Not (ersonal
Am5assade de la "oumanie Alger, le /! Avril /0))
en AlgJrie
Mon%ie#r lEAm1a%%ade#r
@Rai lRhonneur de porter S 'otre connaissance Tue 8Rai prJsentJ, ce 8our S 7on %-cellence
,onsieur...., PrJsident de lR%tat de la "Jpu5liTue AlgJrienne 4JmocratiTue et Populaire, les Lettres Tui
mRaccrJditent auprUs de Lui en TualitJ dRAm5assadeur %-traordinaire et PlJnipotentiaire de la
"oumanie.
@e me rJ8ouis de lRoccasion Tui mRest ainsi offerte dRentretenir avec 'ous des relations, tant
officieles Tue personnelles, Tui seront, 8e nRen doute pas, conformes au- e-cellentes relations Tui
e-istent si heureusement entre nos PaAs et nos deu- ,issions.
@e vous prie dRagrJer, ,onsieur lRAm5assadeur, les assurances de ma haute considJration.
N#me pren#me
Am1a%%ade#r de la Ro#manie
Son E3cellence
Mon%ie#r000000000
Am1a%%ade#r de la R8p#1liF#e Francai%e
Al$er
1/0)! 1
/&

ane3a nr0 : ' model scrisoare n limba rom,n
1)
Koaie cu antet ministru
Br. %? )0)2 ) iulie /0)0
Stimate domn#le mini%tr#
Am pl#cerea s# v# adrese* mulumiri pentru spri8inul important i consecvent acordat derul#rii
aciunilor de politic# e-tern# i aprecie* operativitatea cu care r#spundei solicit#rilor noastre.
9mi e-prim convingerea c# i pe viitor ne vom con8uga eforturile pentru +ndeplinirea cu succes a
o5iectivelor propuse.
Primii, v# rog, domnule ministru, asigurarea deplinei mele consideraii.
-ren#me "i n#me
Domn#l#i pren#me n#me
!#nc&ia
den#mirea Bn clar a in%tit#&iei de%tinatare

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
+? Amplasarea te-tului +n pagin# va ine seama de instruciunile interne privind setarea paginii
1/0)! 1
/3

ane3a nr0 ; ' model scrisoare n limba france)
Koaie cu antet ministru :+n france*#;
Fucarest, le /. octo5re /0)/
Mon%ie#r le Mini%tre
Permette*1moi d Va5ord de vous remercier pour votre lettre du ( septem5re dernier, Tui mRa
5eaucoup touchJ. @e tiens W vous assurer Tue 8e contri5uerai, dans ma nouvelle capacitJ, W
lRapprofondissement des relations dRamitiJ et de coopJration entre la "oumanie et .........., tant sur la
plan 5ilatJral Tue dans le cadre des relations de votre paAs avec lRnion europJenne
);.
,a visite au ......., en 8uin/0)/, dont 8e garde de vifs souvenirs, mRa donnJ lRoccasion de
dJcouvrir une grande culture et un peuple admira5le.
Aussi serais18e heureu- de vous recevoir, W mon tour, en "oumanie, W une date de votre
convenance, Tue 8e souhaiterais aussi proche Tue possi5le.
4ans lRattente de nos futurs dialogues, 8e vous prie dRagrJer, ,onsieur le ,inistre, lRe-pression
de ma haute considJration.
-ren#me "i n#me
S0E0 Mon%ie#r00000000
Mini%tre de% A!!aire% Etran$Gre%
4enumire ar#
); Primul paragraf tratea*# punctul prioritar
1/0)! 1
/(

ane3a nr0 < ' model scrisoare n limba engle)
Koaie cu antet ministru :+n engle*#;
Fucharest, )3 4ecem5er /0)/
4ear ,inister,
ThanM Aou for Aour Mind letter of congratulations on the occasion of the Bational 4aA of "omania.
TraditionallA, and despite the geographical distance, the cooperation and e-changes 5etCeen our tCo
countries have alCaAs 5een e-cellent.
I am assured that the relations 5etCeen "omania and.......have a great development potential, and I looM
forCard to CorMing Cith Aou, in the near future, on issues of 5ilateral and multilateral interest.
Xours sincerelA,
-ren#me "i n#me
Mr0 -ren#me "i n#me
F#nc&ia
Den#mire &ar.
1/0)! 1
/.

ane3a nr0 @ ' model adres de nsoire
Koaie cu antet
Domn#le 0000000000000
Conform solicit#rii dumneavoastr#, v# trimitem ane-at documentul?ele referitoare
la ..................................................................................................................................................................
..........................................................................................................
Ane3e< ). Planul de ...............Y., nr. 0)/!, secret, )$ file, e-emplar nr.=
/. 7trategia de ........................, nr. 00$!/, strict secret, / file, e-emplar nr.
*u stim)
-ren#me n#me
F#nc&ia

Domn#l#i pren#me n#me
F#nc&ia
Den#mirea Bn clar a in%tit#&iei de%tinatare
) 7e va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atri5uit de c#tre emitent +n conformitate cu prevederile
Listei informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secreti*are, ela5orate sau deinute de ,inisterul Afacerilor %-terne, Listei
informaiilor secrete de serviciu ela5orate sau deinute de ,inisterul Afacerilor %-ternei a Ghidului de clasificare a
informaiilor +n ,inisterul Afacerilor %-terne.
Aten&ieH Pentru documentele interne care sunt neclasificate se va meniona DBesecretE pentru a face distincie +ntre ceea ce
poate fi dat pu5licit#ii.
1/0)! 1
!0
Br. de +nregistrare ? 4ata +nregistr#rii
Bivelul de clasificare
)
%-emplar nr. QQ

ane3a nr0 A ' model Not de audien
Br. de +nregistrare ? 4ata +nregistr#rii Bivelul de clasificare
)
Apro1
Prenume i nume
Kuncia
NOTI DE AUDIENJI
La /0 octom5rie /00., ............................, directorul 4P7, a primit +n audien#, pe............................
,ministru consilier la Am5asada .............. la Fucureti la cererea acestuia. A
participat ............................, secretar II 4P7.
Principalele su5iecte i solicit#ri Propuneri
Temele a5ordate +n cadrul +ntrevederii au fost<
). ...........................
/. ...........................
!. ............................
-artea rom>n.H
- A su5liniat c# ...................................... =
- A pre*entat ........................... elementele .............. =
- A informat partea ............... c# "om6nia .............. =
- A su5liniat .........................=
- "#spun*6nd unei +ntre5#ri a p#rii .......... a e-primat opinia c# .......... =
- A su5liniat .........................=
- A evideniat .........................=
- A reiterat po*iia "om6niei ..................... =
- A su5liniat importana ........................ .
-artea 0000000000000000H
- A comunicat c# ...................................... =
- A menionat ............................ .
Audiena a durat ........... minute.
Ka# de cele de mai sus, prop#nem<
). "eparti*area pre*entei note la< Am5asada "om6niei la ................ = 4elegaia "om6niei la
Fru-elles?BATO= "epre*entana "om6niei ............... .
/. 4istri5uirea notei la .......... 4F'C" i 4PP.
Avi*at< .............................., director general 4GA7
4e la< ................................, director 4P7
informaiilor secrete de serviciu ela5orate sau deinute de ,inisterul Afacerilor %-terne i a Ghidului de clasificare a
Aten&ieH Pentru documentele interne neclasificate se va meniona DBesecretE pentru a face distincie +ntre ceea ce poate fi
dat pu5licit#ii i ceea ce este informaie intern# neclasificat#.
1/0)! 1
!)

ane3a nr0+* ' model Not de convorbire

4irectia?am5asada

);
:dac# este ca*ul;
:7pre informare?Apro5;
/;,

Prenume, nume
Kuncia
NOTA DE CON7OR(IRE
4ata i locul< .........
Prenume, nume, funcia<
a purtat o convorbire cu
Prenume, nume, funcia
pe tema$
Te-tul succint al convor5irii
-rop#neriH
De laH Prenume i nume, funcia, semn#tura
/ Bota de convor5ire care conine propuneri se va supune apro5#rii
1/0)! 1
!/

ane3a nr0++ ' model Not telefonic
DirectiaKam1a%ada

);
:dac# este ca*ul;
C.tre
prenume, nume,
funcia
NOTA TELEFONICI
Tran%mi% :cel care apelea*#;<........................................................................................
Recep&ionat< :cel care este apelat;................................................................................
Data<QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQOreleHQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
Con&in#t
-rop#neriH
1/0)! 1
!!

ane3a nr0+) ' model Not de (ro(uneri
DirectiaKam1a%ada

);
:dac# este ca*ul;
NOTI DE -RO-UNERI
C.treH
TemaH
-rop#neriH
1/0)! 1
!$

ane3a nr0+, ' model Not de informare
DirectiaKam1a%ada

);
:dac# este ca*ul;
NOTI DE INFORMARE
C.treH Prenume, nume, funcia
TemaH
Te3t
1/0)! 1
!2

ane3a nr0+9 ' model Not de serviciu
DirectiaKam1a%ada

);
:dac# este ca*ul;
NOTI DE SER7ICIU
C.treH Prenume, nume, funcia
TemaH
Termen de %ol#&ionareH **?ll?aa :+n unele situaii se menionea*# i ora;
1/0)! 1
!&

ane3a nr0+: ' model emorandum
Bivelul de clasificare Bivelul de clasificare
);

:dac# este ca*ul;
A-RO(
-re"edintele Rom>niei
-ren#me "i n#me
De acord
-rim'mini%tr#
-ren#me "i n#me
M E M O R A N D U M
Avi6at
)?
H prenume i nume, funcia
De laH prenume i nume, funcia
Tema< 4enumirea pe scurt
!;
a pro5lematicii care face o5iectul
memorandumului
n ,emorandum va fi structurat dup# cum urmea*#, funcie de pro5lematica a5ordat#<
&extul# care va pre*enta succint pro5lematicii care face o5iectul ,emorandum1ului.
-ro(uneri# pentru care se solicit# avi*ul?apro5area
4ac# ,emorandum1ul este +nsoit de un document sau documentul este la r6ndul s#u
+nsoit de ane-e la finalul te-tului memorandumului se menionea*# coordonatele acestora, de
forma<
Ane"e< 1 nume document, num#r de +nregistrare, nr. pagini, nivel de clasificare :dac# este ca*ul;
1 dac# documentul ane-at la ,emorandum are la r6ndul s#u ane-e se vor indica
coordonatele acestora, de forma< denumire, num#r de +nregistrare, num#r pagini, nivel
de clasificare :dac# este ca*ul;
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
); 7e va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atri5uit de c#tre emitent +n conformitate cu prevederile
Atenie< Pentru documentele neclasificate se va meniona DBesecretE pentru a face distincie +ntre ceea ce poate fi dat
pu5licit#ii i ceea ce este informaie intern# neclasificat#.
/; 9n funcie de situaie, aceast# ru5ric# poate lipsi atunci c6nd nu se impune un avi*.
!; nu tre5uie s# dep#easc# ! r6nduri
1/0)! 1
!3
Br. de +nregistrare ?data +nregistr#rii

ane3a nr0+; ' model emorandum intern

MEMORANDUM INTERN
C.treH Prenume, nume, funcia, compartimentul
Spre in!ormareH Prenume, nume, funcia, compartimentul
Avi6atH Prenume, nume, funcia, compartimentul
De laH Prenume, nume, funcia, compartimentul
TemaH Indicai pe scurt pro5lematica pre*entat# :ma-. ! r6nduri;
9n acest spaiu se pre*int# pro5lematica :ma-. ! pagini;. Pentru documentele care necesit# o
pre*entare detaliat#, te-tul se va structura astfel +nc6t s# fie redactat ca document distinct i va fi ataat
la memorandum, ca ane-# a acestuia :pentru identificare pe memorandum se va indica nr. de pagini al
ane-ei iar pe ane-# nr. de +nreg. al memorandum1ului;.
,emorandumul care se supune apro5#rii va conine la final propuneri.Acestea vor fi clar
formulate, +ntr1un capitol :paragraf; distinct.
In situaia +n care se aprecia*# c# memorandum1ul tre5uie comunicat i misiunilor din e-terior
el va fi transmis pe sistemul ,OKA.
-rop#neriH
-.edactat< iniialele persoanei care a redactat documentul;
); 7e va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atri5uit de c#tre emitent +n conformitate cu prevederile
informaiilor secrete de serviciu ela5orate sau deinute de ,inisterul Afacerilor %-ternei a Ghidului de clasificare a
Aten&ieH Pentru documentele interne, neclasificate, se va meniona DBesecretE pentru a face distincie +ntre informaia cu
caracter pu5lic i cea cu craacter intern dar care este neclasificat#.
1/0)! 1
!(
Br. de +nregistrare ? 4ata +nregistr#rii
Bivelul de clasificare
);
Aprob,
Prenume i nume
Funcia

ane3a nr0+< ' model .nfogram
I N F O G R A M I
+?
%-peditor< . Br. 4ata<
4estinatar :i;< Br. file< )
Te-t
%mitent :eful de compartiment;<
Prenume, nume
funcia
-.edactat< iniialele persoanei care a redactat documentul;
); In!o$rama se utili*ea*# pentru a comunica informaii prin sistemul informatic intern al ,A%
1/0)! 1
!.

ane3a nr0+@ ' model esa/ .nternet

MESAL INTERNET
+?
%-peditor< Br. +nregistrare< 4ata<
4estinatar:i; <
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
Tema<
QQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQQ
Informaiile cuprinse n acest Mesa Internet sunt confideniale %i sunt destinate doar persoanelor menionate mai sus/
+ac nu suntei una din persoanele de mai sus) v atenionm c distribuirea) copierea sau orice alt ntrebuinare a
acestor informaii este strict interzis/ +ac ai primit acest document din gre%eal) v rugm s#l distrugei %i s notificai
imediat e"peditorul/
Te-t
%mitent :eful de compartiment;<
Prenume, nume
funcia
:"edactat< iniialele persoanei care a redactat documentul;
); Me%a4#l Internet se utli*ea*# pentru a comunica informaii prin sistemul pu5lic Internet
1/0)! 1
$0

ane3a nr0+A ' model 0ax1limba rom,n

Me%a4 Fa3
+?
C.treH De laH
Fa3H Nr0 pa$0
TelH Nr0 doc0
Data
Re!H ccH
Ur$ent Spre in!ormare R#$.m anali6. R#$.m r.%p#n%
Informaiile cuprinse n acest fa" sunt confideniale %i sunt destinate doar persoanelor menionate mai sus/ +ac nu
suntei una din persoanele de mai sus) v atenionm c distribuirea) copierea sau orice alt ntrebuinare a acestor
informaii este strict interzis/ +ac ai primit acest document din gre%eal) v rugm s#l distrugei %i s notificai imediat
e"peditorul/
); Prin Me%a4 Fa3 se transmit informaii cu caracter pu5lic
1/0)! 1
$)
Tel.< Z $0 :0;/) !). /)0(? Z $0:0;/) $!) ))00
Ka-< Z $0 :0;/) !). &(&/
CCC.mae.ro
)$ Aleea ,odrogan, 7ector ), 0))(/& Fucureti "om6nia
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

ane3a nr0)* ' model 0ax1limba engle)

Fa3 Me%%a$e
+?
To< FromH
Fa3H No0
-a$e%H
-/one< NoK
DateH
Re!H ccH
Ur$ent For revie5 -lea%e comment -lea%e replM
,0e information contained in t0is document and its attac0ments is confidential and intended onl1 for t0e person-s)) named
above/ If 1ou are not t0e intended recipient) 1ou are 0ereb1 notified t0at an1 disclosure) cop1ing) distribution) or an1 ot0er
use of t0e information is strictl1 pro0ibited/ If 1ou 0ave received t0is document b1 mista2e) please notif1 t0e sender
immediatel1 and destro1 t0is document and attac0ments 3it0out ma2ing an1 cop1 of an1 2ind/
); Prin Fa3 Me%%a$e se transmit informaii cu caracter pu5lic
1/0)! 1
$/
Phone: + 40 (0)21 319 2108/ + 40(0)21 431 1100
Fa: + 40 (0)21 319 6862
!!!.mae.ro
14 "#eea $o%ro&an' (ec)or 1' 011826 *uchare+) ,omania
THE MINISTRN OF FOREIGN AFFAIRS OF ROMANIA

Ghid Privind Normele de Redactare Formatele Si Modul de Gestionare A Corespondentei Diplomatice

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid Privind Normele de Redactare Formatele Si Modul de Gestionare A Corespondentei Diplomatice

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

S-ar putea să vă placă și