Ghid

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE
GHID privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice
- Bucureti, 2013 -
Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice
Cuprins Pag. CAPITOLUL I ....................................................................................................................................3 Reglementri cu caracter general......................................................................................................3 CAPITOLUL II ...................................................................................................................................4 Elemente constitutive ale corespondenei diplomatice ......................................................................4 CAPITOLUL III..................................................................................................................................6 Redactarea corespondenei diplomatice ............................................................................................ 6 CAPITOLUL IV..................................................................................................................................8 Tipuri de coresponden diplomatic ................................................................................................ 8 CAPITOLUL V ................................................................................................................................. 14 Tipuri de coresponden utilizat n cadrul Centralei, n relaiile MAE cu instituii naionale, ntre Central i misiunile din serviciul extern i forma de prezentare a acestora .................................... 14 CAPITOLUL VI................................................................................................................................ 19 Transportul i transmiterea corespondenei diplomatice ................................................................. 19 CAPITOLUL VII .............................................................................................................................. 20 Pregtirea corespondenei diplomatice n vederea expedierii .......................................................... 20 CAPITOLUL VIII ............................................................................................................................. 22 Anexe ............................................................................................................................................ 22 anexa nr. 1 - model Not verbal .................................................................................................. 23 anexa nr. 2 - model Not semnat ................................................................................................. 24 anexa nr. 3 - model Not colectiv ................................................................................................ 25 anexa nr. 4 - model Not personal ............................................................................................... 26 anexa nr. 5 - model S crisoare n limba romn1) ........................................................................... 27 anexa nr. 6 - model S crisoare n limba francez ............................................................................ 28 anexa nr. 7 - model S crisoare n limba englez ............................................................................. 29 anexa nr. 8 - model Adres de nsoire .......................................................................................... 30 anexa nr. 9 - model Not de audien ............................................................................................ 31 anexa nr.10 - model Not de convorbire......................................................................................... 32 anexa nr.11 - model Not telefonic ............................................................................................... 33 anexa nr.12 - model Not de propuneri .......................................................................................... 34 anexa nr.13 - model Not de informare .......................................................................................... 35 anexa nr.14 - model Not de serviciu ............................................................................................. 36 anexa nr.15 - model Memorandum ................................................................................................. 37 anexa nr.16 - model Memorandum intern ....................................................................................... 38 anexa nr.17 - model Infogram ...................................................................................................... 39 anexa nr.18 - model Mesaj Internet ................................................................................................ 40 anexa nr.19 - model Fax-limba romn.......................................................................................... 41 anexa nr.20 - model Fax-limba englez .......................................................................................... 42
Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -
CAPITOLUL I
Reglementri cu caracter general
In scopul mbuntirii comunicrii i adaptrii la provocrile mediului n continu schimbare este necesar o abordare unitar a modului de ntocmire a corespondenei diplomatice astfel nct rigoarea n aplicarea reglementrilor n domeniu s devin reflex instituional. Specificul activitilor din domeniul politicii externe i normele de politee impun corespondenei diplomatice o redactare ct se poate de sobr, ntr-un stil clar i precis, care s evite construcii de prisos, corect din punct de vedere gramatical, precum i o form de prezentare ngrijit i adecvat problematicii prezentate. Corespondena diplomatic, care se poart cu autoritile strine, trebuie s in seama de principiul egalitii i respectului reciproc, iar manifestarea n scris a considerentelor de respect i curtoazie fa de adresant nu trebuie s micoreze cu nimic prestigiul instituiei sau al semnatarului. n scopul punerii la dispoziia diplomailor a unui instrument care s reprezinte un suport n munca diplomatic a fost elaborat Ghidul privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare al corespondenei diplomatice. Respectarea consecvent i riguroas a prevederilor prezentului Ghid va preveni ntocmirea unei corespondene care nu corespunde mediului diplomatic i va asigura o exprimare unitar la nivel instituional, conferind ministerului o etichet distinct. Corespondena diplomatic ocup un rol deosebit pe plan extern n relaiile internaionale, ct i pe plan naional, n relaiile interinstituionale. La ntocmirea unui document, emitentul trebuie s aib n vedere scopul precis, obiectivul, modalitile de soluionare i aspectele juridice pe care le ridic, dac este cazul, i n funcie de aceste considerente va decide asupra tipului (formatului) de document diplomatic care se preteaz cel mai bine s fie redactat. Tipurile de documente diplomatice se deosebesc ntre ele prin importan, destinaie sau formula protocolar de adresare. Stilul utilizat n corespondena diplomatic este mult mai sobru i reverenios fa de cel utilizat n corespondena curent. Suportul pe care este redactat corespondena diplomatic este, de regul, foaia cu antet cu nsemnele expeditorului.
CAPITOLUL II
Elemente constitutive ale corespondenei diplomatice Corespondena diplomatic, a crei emitent este Ministerul Afacerilor Externe, trebuie s conin urmtoarele elemente: a. Antetul - ocup partea superioar a primei pagini a lucrrii; - se utilizeaz coli de hrtie pretiprite; - este diferit n funcie de semnatar (pentru corespondena semnat de ministru se utilizeaz un format special vezi formatele din anexe); - conine denumirea n clar a ministerului/misiunii diplomatice/consulare; - pentru corespondena purtat la nivelul misiunilor din exterior, antetul se tiprete n limba rii de reedin sau n una din limbile de circulaie internaional, utilizat n ara respectiv; - n situaia n care documentul are 2 emiteni, denumirea instituiilor se scrie n partea de sus a paginii, respectnd ordinea de precdere: - n partea stng-instituia principal - n partea dreapt - cea de a doua instituie. b. Numrul lucrrii - n partea stng a documentului se inscripioneaz indicativul compartimentului, urmat de numrul atribuit n registrul unde respectivul document a fost luat n eviden; - lucrrile clasificate vor avea inscripionat nainte de numrul atribuit, nivelul de clasificare, dup cum urmeaz: - S pentru Secret de serviciu; - 0 pentru nivel de clasificare Secret; - 00 pentru nivel de clasificare Strict Secret; - 000 pentru nivel de clasificare Strict Secret de Importan Deosebit . - n situaia n care documentul are 2 emiteni, sub fiecare antet se nscrie numrul atribuit de fiecare instituie emitent. c. Data emiterii - se nscrie n partea de sus, dreapta a documentului (ex. 1 ianuarie 2012); - pentru corespondena purtat ntr-o limb strin, data va fi inscripionat potrivit normelor specifice de reprezentare a datei (ex. January 11, 2012 sau le 1 erJuin 2012). d. Numrul de exemplare - sub data emiterii documentului se nscrie numrul exemplarului. e. Anexele la documente - anexele neclasificate vor purta acelai numr cu cel al documentului (ex. anex la documentul nr.... ); - anexele clasificate vor purta numrul atribuit din registrul de eviden unde au fost nregistrate; - anexelor li se va atribui un nivel de clasificare potrivit informaiilor coninute (nu preiau nivelul de clasificare al documentului pe care l nsoesc); - pentru acurateea transmiterii unui document care are anexe, pe adresa de nsoire a documentului se va nscrie, la sfritul textului, dup formula de salut, cu font Times New Roman 10, datele de identificare ale anexei /anexelor (numele anexei, numrul atribuit, numrul de file, nivelul de clasificare, numrul exemplarului expediat). f. Marcarea documentului clasificat - pe documentele clasificate se va inscripiona, pe fiecare pagin, nivelul de clasificare, dup cum urmeaz:
- pe prima pagin n dreapta sus i jos; - pe restul paginilor n centrul paginii, sus i jos. g. Numerotarea paginilor - paginile documentului vor fi numerotate n partea de jos i pe mijlocul paginii, dup cum urmeaz: - numrul curent al paginii / numrul total de pagini; - n situaia n care documentul are anexe, acestea vor fi numerotate distinct, respectnd acelai format. h. Adresarea documentului - corespondena se adreseaz nominal conducerii instituiei, conductorilor compartimentelor funcionale iar formula de apel va fi: Domnule ministru, Domnule secretar de stat, Domnule director etc. - formula de apel va fi centrat, marcat cu bold i amplasat la 2 rnduri de nceputul textului; - n formula de ap el, de regul, nu se nscrie gradul militar, gradul tiinific, ci doar poziia pe care o deine n calitate de conductor al compartimentului; - adresarea se face n partea de jos a paginii, n partea stng, inscripionndu -se prenumele i numele cu majuscule care vor fi precedate, dup caz, de gradul militar/titlurile tiinifice/universitare; - pe rndul urmtor va fi nscris funcia i sub aceasta denumirea instituiei (fr prescurtri) cu majuscule i bold; - exist anumite tipuri de documente diplomatice care au particulariti privind formula de apel (vezi formatele anexate). i. Semnarea documentului - prenumele i numele emitentului se scriu n partea dreapt, la 3 rnduri de sfritul documentului, cu litere mari i bold; - pentru documente clasificate, cadrul normativ naional prevede ca prenumele i numele emitentului s fie amplasate pe mijlocul paginii i marcate bold; - funcia se nscrie sub nume i prenume (n cazul n care aceasta nu reiese din antetul paginii); - n cazul n care emitenii documentului sunt dou instituii distincte, se procedeaz astfel: - prima semntur cea principal- se scrie n partea stng, n dreptul alinieatului, corespunztor denumirii instituiei din antet; - a doua semntur n partea dreapt, corespunztor denumirii instituiei din antet; - dac funcia celui de al doilea semnatar este identic/ echivalent cu cea a primului semnatar se scrie pe acelai rnd cu prima; - dac funciile semnatarilor difer, iar cea de a doua este o funcie cu grad mai mic ca prima se va scrie cu un rnd mai jos ca prima. j. Meniuni suplimentare - prenumele i numele celui care a redactat/procesat documentul se scrie n colul din stnga jos sau pe verso cu caractere italice, Times New Roman 10. Ele sunt precedate de meniunea redactat: sau procesat: scrise una sub alta la un interval de un rnd ; prenumele i numele se pot scrie ca iniiale iar pentru lucrrile cu caracter intern se poate meniona i abrevierea compartimentului din care face parte, eventual i un numr de telefon de contact.
CAPITOLUL III
Redactarea corespondenei diplomatice Specificul activitii la care se refer corespondena diplomatic presupune ca aceasta s aib un caracter oficial. In documentele aferente corespondenei diplomatice nu se admit corectu ri, prescurtri sau sublinieri. Corespondena diplomatic se redacteaz n limba statului care are calitatea de emitent i este nsoit, uneori, n semn de curtoazie, de o traducere neoficial n limba statului destinatar sau ntro limb de circulaie internaional. Structurarea textului - textul ncepe la interval de 2 rnduri mai jos fa de formula de adresare; - textul fiecrui aliniat va fi precedat de un tab care este utilizat pentru toate aliniatele documentului; - titlurile capitolelor se plaseaz centrat fa de textul documentului i pot fi scrise pe mai multe rnduri, dup caz; fragmentarea lor se face avndu-se n vedere ca desprirea cuvintelor sau a grupurilor de cuvinte s fie fcut n aa fel nct s nu fie afectat sensul sau armonia textului; se are n vedere ca fragmentarea s nu se fac dup un articol, o prepoziie, conjuncie sau un cuvnt legat logic sau gramatical de cuvntul urmtor; - pentru titlurile scurte se poate utiliza scrierea spaial (cu un spaiu ntre literele cuvntului i trei spaii ntre cuvinte; - n mod curent, titlurile vor fi scrise cu majuscule; - dup titluri nu se pune punct; - cnd o lucrare conine titluri de mai multe categorii (capitole, subcapitole, paragrafe etc.) se impune s se asigure o prezentare distinct de la o categorie la alta i unitar n cadrul aceleiai categorii; - categoriile de titluri i subtitluri dintr-o lucrare pot fi urmtoarele: - titluri de pri; - titluri de capitole; - subtitluri de capitole; - titluri de paragrafe. - n ordinea importanei titlului se vor utiliza urmtoarele litere: - majuscule dublu subliniate; - majuscule subliniate; - majuscule; - minuscule dublu subliniate; - minuscule subliniate. - titlurile pot fi precedate de indicative, formate din cuvinte:Partea, Capitolul, cifre sau litere. Indicativele formate din cuvinte se scriu pe rnd separat cu majuscule nespaiate i subliniate; dac sunt izolate sunt considerate ca titluri de sine stttoare i urmeaz regimul acestora. Indicativele formate din litere sau cifre se scriu pe acelai rnd cu titlul; - fiecare categorie de titlu va fi notat ntr-un fel caracteristic; - titlurile de subcapitole de categoria I vor fi precedate de litere majuscule urmate de punct (exemplu: A.;B. etc.), iar cele de categoria a II-a vor fi precedate de cifre arabe urmate de punct (ex. 1.; 2. etc.); - subtitlurile de capitol se scriu cu litere mici subliniate; - titlurile de paragrafe vor fi precedate de litere mici urmate de parantez de nchidere, ex. a); b); c) etc. i vor fi scrise cu litere mici, subliniate i aezate n stnga paginii;
distana dintre un titlu i textul care l urmeaz este, de regul, 1 rnd i trebuie s fie pe aceeai pagin cu textul - nu se separ; dac este vorba de titlul unui capitol distana poate fi de 2 rnduri fa de textul care l urmeaz. Tipuri de fonturi i efecte speciale - tipul caracterelor utilizate n corespondena diplomatic este fontul Times New Roman iar mrimea este 12; - p entru a scoate n eviden anumite cuvinte sau poriuni din text acestea pot fi marcate bold, italic sau subliniate; utilizarea excesiv ntr-un text a acestor metode conduce la o lecturare dificil; - footnote-ul se scrie cu fontul Times New Roman iar mrimea este 10. Formatarea paginii, spaieri - corespondena diplomatic se scrie pe coli de hrtie de format A4; - spaierea textului (distana dintre rnduri) este la un rnd; pentru texte deosebite ca: discursuri, alocuiuni etc. spaierea este la 2 rnduri; - formatarea paginii n care este redactat corespondena diplomatic trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine: - marginea din partea stng a paginii : 2,5 cm - marginea din partea dreapt a paginii : 1 cm - marginea de sus a paginii: 2 cm (se va avea n vedere mrimea antetului) - marginea de jos a paginii: 2 cm (se va avea n vedere mrimea antetului) Lungime i stil - de regul, documentele diplomatice se limiteaz la o pagin, maximum dou pagini (detaliile, informaiile suplimentare vor fi cuprinse n anexe); - textul trebuie s fie simplu i concis, evitndu-se frazele cu multe subordonate, care ocup mai mult de dou rnduri; - se recomand a se evita stilul adjectival i duplicarea sinonimic (de ex.: vom aplica i implementa; dorina ferm i clar etc.), precum i niruirea substantivelor la genitiv (de ex.: i-au manifestat intenia aplicrii prevederilor tratatului => intenioneaz s aplice prevederile tratatului); - n corespondena diplomatic trebuie evitate abrevierile, iar atunci cnd sunt absolut necesare, la prima utilizare trebuie s fie explicitate. Cuprins, sumar i concluzii. - documentele ample se prefaeaz cu un Cuprins n care sunt nscrise titlurile capitolelor, subcapitolelor, anexele i pagina de la care ncepe fiecare; - documentele ample pot conine la nceput un sumar n care se prezint succint elementele constitutive ale documentului, rspunznd la ntrebrile ce?, cine?, cnd?, unde? etc.; - ultimul paragraf al unui document va conine concluzii i/sau propuneri concrete, termene de soluionare i persoana/compartimentul responsabilizat. Semntura emitentului - emitentul semneaz deasupra numelui tiprit (numele imprimat este, n fapt, transcrierea semnturii). Sub acesta figureaz funcia semnatarului (fr majuscule n corespondena intern); n cazul n care funcia este prevzut n antet nu se mai nscrie.
CAPITOLUL IV
Tipuri de coresponden diplomatic Corespondena diplomatic se refer la coresponden purtat ntre: - autoritile administraiei centrale a dou state, organizaii internaionale etc. ; - Ministerul Afacerilor Externe i misiunile diplomatice acreditate n Romnia; - Ministerul Afacerilor Externe i autoriti/organisme internaionale din strintate; - reprezentanele diplomatice i consulare ale Romniei din strintate i autoriti/instituii din ara de reedin, precum i ntre reprezentanele diplomatice i consulare ale statelor acreditate n Romnia i autoriti/instituii din ara noastr. Aciunile diplomatice ale unui stat pe lng un alt stat sunt desemnate generic cu termenul general de demers. Demersurile pot fi de mai multe feluri: - verbale , constnd n declaraii, notificri, proteste etc.; - scrise, concretizate ntr-un document diplomatic; - mixte, atunci cnd demersul verbal este nsoit de o not diplomatic. Demersurile scrise pot avea urmtoarele forme: 1. Nota diplomatic - este o comunicare oficial ntre subiecte de drept internaional, care este ntreprins pe cale diplomatic. - la baza redactrii notei diplomatice st respectarea, n coninut i form, a principiilor i normelor dreptului internaional, precum i a regulilor de curtoazie internaional; - se redacteaz n limba oficial a statului emitent, textul fiind nsoit de o traducere neoficial n limba statului destinatar sau ntr-o limb de circulaie internaional. Nota diplomatic are urmtoarele forme: 1.1. Nota verbal (anexa nr.1) - se folosete n corespondena diplomatic purtat ntre o misiune diplomatic i instituii/autoriti i Ministerul Afacerilor Externe din statul de reedin sau ntre ministere de externe; - reprezint forma de coresponden diplomatic oficial cea mai des uzitat i poate avea ca obiect cele mai variate problematici; - n text nu se admit prescurtri; - modul de ntocmire este concis, oficial i sobru; - se scrie la persoana a III-a; - conine o formul de politee standard la nceput i la ncheiere; - se scrie pe hrtie cu antet, iar la sfritul textului, dup punct se nscriu iniialele emitentului i se aplic tampila emitentului (nu poart semntura emitentului); - adresarea se face pe prima pagin (indiferent cte pagini conine documentul), n partea stng, n josul paginii, se nscrie denumirea destinatarului (ambasad, consulat, instituii/autoriti), iar sub aceasta se nscrie localitatea i data. 1.2. Nota semnat (anexa nr.2) - are un caracter mai solemn dect Nota verbal; - este redactat, n general, ca orice scrisoare obinuit, adic la - este adresat ministrului afacerilor externe sau efului unei consulare;
persoana nti; misiuni diplomatice sau 8
- este semnat de ctre cel care o adreseaz; - cnd este nevoie de o expunere mai detaliat, nota este nsoit i de un memorandum. 1.3 Nota colectiv (anexa nr.3) - este modalitatea prin care mai muli efi de misiune din statele acreditare se adreseaz ministrului afacerilor externe; - are ca scop s scoat n eviden c a fost elaborat n comun i faptul c pentru problema abordat exist o identitate de vederi ale statelor emitente; - are un caracter deosebit de solemn; - este semnat de ctre efii de misiuni ai statelor emitente. 1.4 Nota simultan - sunt note separate, cu coninut identic, depuse din partea mai multor state cu privire la o anumit problem; - se recurge la depunerea de Note simultane cnd se intenioneaz a se sublinia identitatea de vederi a emitenilor acestor note, fr ns a se crea impresia c se acioneaz n mod organizat. 1.5 Nota verbal identic - sunt note cu acelai coninut, schimbate ntre dou sau mai multe state, pe baza unui aranjament stabilit n prealabil; - consemneaz un punct de vedere comun ntr-o problem referitoare la relaiile dintre statele care fac obiectul notei sau prevederile unui acord cu valoare juridic obligatorie. 1.6 Nota verbal circular - este o comunicare cu coninut identic trimis: - de ctre un stat mai multor state; - tuturor misiunilor diplomatice i reprezentanilor organizaiilor internaionale din ara de reedin pentru a le aduce la cunotin un anumit fapt, o msur protocolar sau modificri survenite cu privire la personalul diplomatic al misiunii. 2. Nota personal (anexa nr.4) trateaz probleme deosebite sau informeaz n mod oficial despre anumite evenimente (ex. schimbarea structurii de stat, ncetarea temporar a exercitrii funciilor aferente reprezentantului diplomatic, numirea unui nsrcinat cu afaceri ad-interim etc.). - este utilizat de ctre eful misiunii diplomatice pentru informarea corpului diplomatic acreditat n ara de reedin n legtur cu prezentarea scrisorilor de acreditare; - se mai utilizeaz pentru a da un rspuns la o alt not personal; - are forma unei scrisori redactat la persoana nti; - conine: formula de apel, cuprinsul, ncheiarea (care conine formula de politee); n partea de jos a paginii, n partea stng se scrie prenumele i numele, funcia i titlul persoanei creia i se adreseaz); - se proceseaz, de regul, la calculator; - cnd se dorete a se marca o atenie deosebit fa de destinatar, emitentul va scrie de mn formula de apel sau cea de politee. 3. Aide-Mmoire : (denumit i pro memoria) este documentul diplomatic utilizat pentru a reaminti unele probleme de detaliu, unele date tehnice, statistice, etc. sau pentru a expune coninutul unei declaraii fcut verbal; - nu se utilizeaz formule de curtoazie i se dateaz; - nu i se atribuie numr n registrul de eviden, nu se semneaz i nu se tampileaz.
4. Memorandum - este asemntor cu aide-mmoire-ul, dar are un coninut mult mai amplu ; - sunt expuse fapte sau argumente n legtur cu una sau mai multe probleme, negocieri aflate n curs de desfurare, urmrindu-se justificarea poziiei statutului care are calitatea de emitent; - este redactat la persoana a III-a, pe hrtie cu antet i nu i se atribuie numr; - nu este semnat i nu conine formule de curtoazie; - se redacteaz pe hrtie simpl, fr antet atunci cnd este transmis ca o anex la o not verbal sau personal i nu ca un document independent. 5. Ultimatum - este un document diplomatic redactat sub form de memorandum sau Not diplomatic (una din formele prezentate, dup caz) n care se pun condiii irevocabile ce reprezint ultimul cuvnt nainte de ruperea negocierilor; - prin Ultimatum una din Pri aduce la cunotina celeilalte Pri faptul c dac nu va primi rspuns satisfctor, pn la o anumit dat i or, clar determinate, se vor produce anumite consecine; - Ultimatum-ul nu are ca scop s reprezinte un mijloc de intimidare, el fiind, uneori, o ultim ncercare de rezolvare amiabil a unui diferend internaional. 6. Non-paper - este un document cu caracter neoficial i neangajant cu valoare i rol doar de reflecie; - nu se redacteaz pe hrtie cu antet, nu poart semntur i tampil; - se transmite, de regul, cu ocazia unei ntlniri de lucru. 7. Scrisoarea personal (anexa nr.5, model scrisoare pentru limba romn); Anexa 6-model pentru limba francez; Anexa 7-model pentru limba englez este instrumentul prin care corespondeaz diplomatul sau demnitarul din cadrul unui minister de externe, ambasad din statul de reedin cu un diplomat sau demnitar cu sarcini similare dintr-un alt minister de externe sau ambasad; este o form de coresponden des uzitat n ultima perioada, la toate nivelele, n relaiile interinstituionale; se refer, n general, la probleme importante a cror rezolvare este urgent sau comport anumite dificulti;
8. Scrisoarea de felicitare Felicitarea este un act de curtoazie prin care o persoan exprim verbal sau n scris sentimentele sau urrile sale n legtur cu anumite evenimente legate de viaa personal sau evenimente importante, referitoare la statul de reedin al persoanei creia i se adreseaz; Felicitarea poate avea un caracter particular (personal) cnd intervine ntre persoane care ntrein relaii apropiate de prietenie i se refer la evenimente strict personale (aniversarea zilei de natere, numirea ntr-o funcie de rspundere, dobndirea unui succes deosebit etc.) sau cu prilejul unor srbtori (Ziua naional, Crciun, Anul Nou etc.) - se trimite cu ocazia unor evenimente cunoscute dinainte; - are scopul de a marca o atenie special fa de persoana felicitat; - se transmite din timp pentru a exista certitudinea primirii n timp util; - se redacteaz pe hrtie de calitate superioar;
10
nu se nregistreaz i nu se tampileaz; adresarea se face la fel ca i la notele personale; se scrie n limba romn anexndu-se n mod obligatoriu o traducere neoficial, nesemnat, n limba cunoscut de ctre destinatar sau direct ntr-o limb de circulaie internaional; poate fi scris integral de mn (ca un act de deosebit curtoazie) sau la calculator, dar semntura este obligatoriu olograf; formula de apel i cea de ncheiere se scrie, de obicei, olograf.
9.Scrisoarea de acreditare - este nmnat de ctre eful misiunii diplomatice (ambasadorul) efului statului unde a fost acreditat; - este semnat de preedintele i ministrul de externe al statului emitent. 10.Raportul diplomatic - reprezint documentul diplomatic care conine o informare transmis Ministerului Afacerilor Externe de ctre reprezentanele diplomatice i consulare ale Romniei aflate n strintate sau de ctre Centrala MAE misiunilor diplomatice din Serviciul extern; - se redacteaz concis, pe cel mult 2 -3 pagini i se structureaz astfel nct n introducere, coninut i ncheiere s prezinte situaia, analiza i propunerile rezultate din aciunea diplomatic la care se refer; - raportul, a crui redactare necesit mai mult de 2-3 pagini, va ncepe cu un rezumat de cel mult o jumtate de pagin n care se va prezenta succint problematica la care se face referire; - detaliile pot fi considerate pri integrante ale raportului i pot fi incluse sub forma de anexe; - se utilizeaz ca instrument de comunicare n activitatea diplomatic cu rolul de a fundamenta deciziile politice i administrative (vizite, convorbiri, negocieri, reuniuni ); - rapoartele diplomatice, adresate efului statutului, se refer la aciunile diplomatice ale primului ministru, ministrului de externe sau ale ambasadorilor; - rapoartele adresate primului ministru se refer la aciunile ministrului de externe i ale ambasadorilor; - rapoartele adresate ministrului de externe se refer la aciunile reprezentanelor diplomatice i consulare din serviciul extern i ale compartimentelor ministerului de externe; - n raport se descriu convorbiri purtate, se expun fapte petrecute, se explic aciuni i se prezint utilitatea i rezultatele acestora; - raportul justific, explicit sau implicit, numrul de participani, timpul consumat i banii cheltuii pentru desfurarea aciunii diplomatice n conformitate cu madatul stabilit; - Raportul diplomatic poate fi redactat sub forma unui Memorandum, Memorandum intern, raport anual de activitate sau alte forme interne de prezentare; - Raportul anual de activitate, redactat de misiunile diplomatice i consulare ale Romniei din serviciul extern, care consemneaz activitatea derulat pe parcursul anului la care se face referire, se supune regulilor de redactare, procesare i comunicare instituite i transmise de compartimentul din centrala MAE care are aceast responsabilitate. - potrivit naturii informaiilor coninute, raportul diplomatic se comunic prin canale de comunicaii adecvate, potrivit sensibilitii informaiilor coninute. 11.Invitaia - se utilizeaz, de regul, pentru a anuna organizarea unor mese (dejunuri, dineuri) cocktailuri, recepii, reuniuni, gale, expoziii etc. ; - se trimite, de obicei, cu dou sptmni sau cel puin 8-10 zile nainte de data la care are loc evenimentul; - se tipresc pe carton dreptu nghiular, de mrimea unei cri potale;
11
corectitudinea formei i calitatea materialului utilizat trebuie s fie ireproabile; conine prenumele, numele i calitatea gazdei, urmate de textul invitaiei, adresa, data i ora; u neori, pentru aciuni de o mai mare importan, se poate meniona, olograf, ocazia care a determinat aciunea n text sau n partea de sus a invitaiei; invitaiile pretiprite se completeaz cu datele cerute de formatul respectiv, olograf cu cerneal neagr; n partea de jos sunt tiprite iniialele R.S.V.P. (rpondez s-il vous plait- v rugm s rspundei); n situaia n care nu se dorete un rspuns, aceste iniiale vor fi terse i sub ele se scrie olograf P.M. (pour mmoire-pentru a reaminti); n cazul n care pe invitaie se indic un numr de telefon, semnificaia este urmtoarea: acceptarea sau, din diferite considerente, neacceptarea invitaiei trebuie s fie comunicat telefonic; n situaia n care prilejul pentru care s-a formulat invitaia presupune s se poarte o anumit inut, acest lucru se menioneaz n colul din dreapta sau stnga jos; dac nu se indic, inuta este cea de zi, obinuit; p e invitaie trebuie s se indice locul unde va avea loc aciunea; cnd nu este indicat locul aciunii nseamn c aciunea se desfoar la domiciliul gazdei.
12.Crile de vizit - sunt utilizate pentru felicitri n anumite ocazii; - cuvintele prin care se exprim felicitrile sau urrile se scriu olograf; - se poate scrie un text mai amplu sau numai anumite formule consacrate (ex. La muli ani sau Cele mai calde felicitri cu ocazia... etc); - n cazul schimbului de felicitri prin intermediul crilor de vizit cu membrii corpului diplomatic sau cu alte personaliti, se utilizeaz n mod curent iniialele unor cuvinte franuzeti, cum ar fi: - p.f. pentru felicitare; - p.f.N.A. pentru felicitri cu ocazia Anului Nou; - p.f.j.n. pentru felicitri cu ocazia zilei de natere - p.p. pentru prezentare - p.f.c.- pentru a face cunotin; - p.s. pentru a transmite salutri; - p.c. pentru a transmite condoleane; - p.p.c. pentru a-i lua rmas bun. - aceste iniiale trebuie utilizate ca atare fiind greit nlocuirea lor cu alte iniiale, care deriv din traducerea n limba romn a cuvintelor respective ; - la felicitrile trimise prin cri de vizit, n care sunt utilizate iniialele de mai sus, se rspunde tot printr-o carte de vizit cu iniialele p.r. pour remercier (mulumiri) la care de Anul Nou se pot aduga i iniialele p.f.N.A.; - iniialele respective se scriu cu creionul, n partea stng jos, pe partea crii de vizit unde este imprimat numele i prenumele emitentului. 13.Tipriturile speciale (ilustrate, pliante etc.) - au o larg rspndire pentru transmiterea de felicitri n special cu ocazia Crciunului, Anului Nou etc. - tipriturile speciale pot fi de mai multe feluri: cu diferite ilustraii (peisaje din ar, reproduceri de art etc.); - textul felicitrii, cu sau fr ilustraie cuprinde numai formula de felicitare;
12
se utilizeaz cartonul dublu care este o simpl copert, textul fiind scris pe o hrtie subire, de calitate, tipriturile pot s conin semntura n facsimil a emitentului sau s poarte semntura original a acestuia; semnarea personal a unei asemenea felicitri reprezint un act de mai mare curtoazie; felicitrile, care au imprimat numele instituiei, pot fi utlizate de ctre mai multe persoane din cadrul instituiei, fie semnnd fiecare cte o felicitare, fie poate fi trimis o singur felicitare la care se adaug crile de vizit ale personelor respective; felicitrile ilustrate sau fotografiile trebuie s conin imagini cu caracter ct mai reprezentativ i de o bun execuie tehnic.
13
CAPITOLUL V
Tipuri de coresponden utilizat n cadrul Centralei, n relaiile MAE cu instituii naionale, ntre Central i misiunile din serviciul extern i forma de prezentare a acestora
Corespondena purtat n cadrul Centralei ministerului i cea vehiculat ntre Central i reprezentanele diplomatice i consulare din serviciul extern are o specificitate, care trebuie s aib n vedere asigurarea confidenialitii, integritii, disponibilitii, operativitii i non repudierii informaiilor gestionate. De regul, informaiile din domeniul politicii externe sunt informaii sensibile asupra crora trebuie s se aplice msuri corespunztoare pentru asigurarea proteciei mpotriva unor divulgri neautorizate. 1.Categorii de informaii coninute n documentele gestionate n cadrul MAE, conform gradului de sensibilitate: 1.1. Informaii clasificate care, din punct de vedere al prejudiciilor aduse instituiei sau siguranei naionale, urmare unei gestionare necorespunztoare, pot fi: - informaii din clasa secret de serviciu ; - informaii din clasa secret de stat, cu urmtoarele nivele de secretizare: - secret; - strict secret; - strict secret de importan deosebit. Gestionarea informaiilor clasificate n cadrul MAE este reglementat prin Norme interne. 1.2. Informaii neclasificate dar cu coninut sensibil care, prin natura problematicii abordate, aferent domeniului de politic extern, presupun o gestionare controlat i o protecie adecvat privind canalele de comunicaii prin care sunt vehiculate. 1.3. Informaii cu caracter public care sunt informaii de interes public a cror gestionare este reglementat prin Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public. 2. Forma de prezentare a corespondenei 2.1. Adresa de nsoire (anexa nr.8); - nsoete un document i indic, succint, scopul i anumite cerine; - la finalul textului, dup formula de ncheiere, se indic coordonatele documentului/documentelor anexate, sub forma: denumire, nr. nregistrare, nr. file/pagini, numrul exemplarului transmis, nivel de clasificare, dac este cazul; - dac documentul are anexe ele vor fi menionate pe adres; - i se atribuie nivel de clasificare doar dac coninutul informaiilor coninute presupun acest lucru (nu i se atribuie nivel de clasificare doar din considerentul c nsoete un document clasificat sau anexe clasificate) ; - se emite n 2 exemplare: exemplarul nr. 1 se transmite destinatarului, iar exemplarul nr. 2 se pstreaz la arhiva emitentului. 2.2. Nota de audien (anexa nr.9) - se ntocmete imediat dup ce a avut loc o audien; - se prezint n mod succint i structurat subiectele abordate de cele dou pri;
14
- vor fi prezentate propunerile formulate care vor fi nsoite, dup caz, de termene i responsabiliti concrete; - se va nscrie durata (n minute) a audienei. 2.3. Nota de convorbire (anexa nr.10) - conine sinteza unei convorbiri; - se indic prenumele, numele i funcia sau gradul diplomatic al persoanei care a purtat convorbirea i a celei cu care s-a purtat convorbirea, precum i data i mprejurrile n care a avut loc convorbirea; - se relateaz, succint, cele exprimate sau afirmate de interlocutor, problemele supuse ateniei, precum i rspunsurile date; - se semneaz de cel care a purtat convorbirea; - se aplic n colul stng, n partea de sus a paginii, dup caz: Spre informare sau Aprob, sub care se scrie, funcia, prenumele i numele demnitarului care coordoneaz spaiul n a crui problematic se nscrie obiectul notei (pentru exterior se scrie ambasador/nsrcinat cu afaceri a.i. sub care se scrie prenumele i numele). 2.4. Nota telefonic (anexa nr.11) - conine succint informaiile vehiculate n cadrul unei convorbiri telefonice; - se indic persoanele care au purtat convorbirea, respectiv: la rubrica transmis se scrie cel care a apelat, iar la recepionat cel care a fost apelat; - se va nscrie data i orele ntre care s-a purtat convorbirea telefonic; - se prezint coninutul pe scurt al convorbirii i rezoluia; - se semneaz de cel care a ntocmit nota telefonic. 2.5. Nota de propuneri (anexa nr.12) - are ca scop formularea unor propuneri punctuale solicitate pe un caz concret sau care fac obiectul unui document promovat printr-un Memorandum Interior/ Telegram / Infogram / Mesaj Internet sau alt form de prezentare; - se nscrie n antet direcia emitent/ambasada iar dedesubt se scrie numrul de nregistrare i data; - se indic la rubrica Ctre destinatarul cruia i se adreseaz propunerile; - se semneaz de cel care a formulat propunerile. 2.6. Nota de informare (anexa nr. 13) - are ca scop informarea operativ a factorilor de conducere despre o anumit problem; - poate fi prezentat i sub forma unui Memorandum Interior, situaie n care vor fi utilizate doar rubricile Spre informare: i De la : 2.7. Nota de serviciu (anexa nr. 14) - are ca scop transmiterea unor sarcini de serviciu concrete a cror rezolvare se impune cu celeritate fapt pentru care se va solicita un termen limit de soluionare de forma: zz/ll/aa, eventual i ora; - destinatarul/destinatarii trebuie s ia la cunotin de sarcinile repartizate, pe baz de semntur n registrul de eviden sau pe un convocator; - nota de serviciu se utilizeaz atunci cnd: - o persoan nu i-a ndeplinit la timp sau nu rspunde la solicitrile primite; - o persoan nu este la serviciu din motive obiective, iar respectiva sarcin, conform competenelor, nu poate fi atribuit unei alte persoane; - conductorul unui compartiment solicit o anume lucrare/ aciune/ activitate care trebuie efectuat de personalul din subordine pn la un anumit termen.
15
2.8 Memorandum (anexa nr.15) - este utilizat atunci cnd se impune ca anumite documente/activiti/aciuni, la care particip demnitari sau se refer la problematici de un anumit nivel, presupun avizarea/aprobarea autoritilor competente ale statutului; - poate fi utlizat i pentru prezentarea unor rapoarte ntocmite ca urmare a participrii la reuniuni/evenimente sau pentru aciuni/demersuri care presupun o avizare/aprobare de un anumit nivel; - frecvent este utilizat pentru supunerea spre avizarea/aprobarea Primului ministru sau aprobarea Preedintelui Romniei; - nu se utilizeaz hrtie cu antet; - conine numr de nregistrare i data elaborrii; - nu conine formule de curtoazie; - este obligatoriu s conin, n final, o propunere care motiveaz sensul pentru care este solicitat avizul/aprobarea; - textul este succint, clar, bine structurat i nu conine elemente de detaliu; - n rubrica Tema se va prezenta, succint, subiectul la care se refer Memorandum-ul; - n rubrica De la se nscrie prenumele, numele i funcia emitentului; - n situaia n care sunt mai muli emiteni acetia se vor nscrie n ordinea implicrii pe fond n problematica care face obiectul Memorandum-ului. Cazuri particulare de documente care se redacteaz utilizndu-se formatul de memorandum: Avizarea i aprobarea unui mandat - se emite atunci cnd se impune obinerea avizelor/aprobrilor necesare susinerii unui mandat; - formatul de prezentare al mandatului este cel al unui Memorandum (anexa nr. 15) cu indicarea avizatorilor/aprobatorului corespunztor nivelului de reprezentare al celui care solicit mandat i potrivit problematicii menionate. - emitentul va indica tematica care face obiectul reuniunii/evenimentului i componena delegaiei; - agenda reuniunii va fi nsoit de detalierea punctelor din agend la care solicitantul mandatului prezint intervenii, cu prezentarea succint a acestora; - se va indica instituia care suport cheltuielile de deplasare; - este ntocmit de reprezentanii altor instituii care solicit avizul MAE potrivit responsabilitilor care revin; - mandatele, n cadrul MAE, se avizeaz i aprob de ctre demnitari i personal de conducere, raportat la funcia deinut de solicitantul mandatului i potrivit probleaticii aflat n coordonare; - mandatul ministrului afacerilor externe se supune aprobrii Primului ministru sau, dup caz, avizrii Primului ministru i aprobrii Preedintelui Romniei. Avizarea unui Memorandum de ctre mai multe instituii (ministere) - are formatul identic cu cel al Memorandum-ului (anexa nr.15); - avizatorii vor fi menionai n ordinea implicrii n problematica supus aprobrii; - ultimul avizator (de jos n sus) va fi inscripionat Ministerul Justiiei (atunci cnd se impune). 2.9. Memorandum Intern (MI) - (anexa nr.16) - textul MI nu trebuie s depeasc 3 pagini;
16
- pentru documentele care necesit o prezentare detaliat, textul se va structura astfel nct s fie redactat ca document distinct care va fi ataat ca anex la MI; n finalul MI vor fi nscrise coordonatele anexei (nr. inreg., numar file, nivel de clasificare-dac este cazul); - MI care se supune aprobrii va conine la final propuneri, care vor fi clar formulate, ntr-un capitol (paragraf) distinct; - MI va fi transmis destinatarului de la rubrica Ctre doar dup ce a fost avizat i/sau aprobat, dup caz; - n situaia n care se apreciaz c MI trebuie comunicat i misiunilor din exterior, dup ce au fost obinute avizele/aprobarea, forma electronic va fi transmis ca anex la o Infogram sau la un Mesaj Internet, dup caz; - n rubrica Tema se va indica succint problematica prezentat (nu trebuie s depeasc 3 rnduri); - la rubrica Ctre se menioneaz prenumele, numele, funcia i acronimul compartimentului persoanei creia i este adresat i creia i revin obligaii conform celor aprobate n MI; - atunci cnd propunerile formulate ntr-un MI conine sarcini concrete pentru anumite compartimente se va avea n vedere ca la rubrica Ctre s nu fie indicat demnitarul care coordoneaz respectiva problematic, ci acele compartimente crora le revin sarcini de aplicare a msurilor propuse; - n situaia n care emitentul apreciaz c problematica prezentat are scopul exclusiv de informare pentru anumii destinatari se va limita la completarea rubricii Spre informare, iar luarea la cunotin este certificat prin semntura destinatarului; de regul aceast rubric va fi utilizat ca alternativ la rubrica Ctre sau, dup caz, concomitent cu aceasta; dup ce destinatarii au luat la cunotin, MI va reveni la emitent ; - n rubrica Avizatori vor fi menionai conductorii acelor compartimente pentru care se justific un aviz de specialitate, potrivit problematicii aflat n coordonare; - n rubrica De la se nscrie emitentul memorandumului; - n situaia n care sunt mai muli emiteni, ordinea de nscriere va ine seama de aportul la problematica prezentat, numrul de nregistrare al lucrrii fiind atribuit de primul emitent. 2.10. Memorandum circular - este identic ca redactare cu MI cu precizarea c la rubrica Ctre: vor fi indicate mai multe compartimente/misiuni crora le este adresat. 2.11. Telegrama - este un document intern, cu format standard, utilizat pentru comunicrile clasificate transmise prin intermediul Cifrului de stat ntre Centrala MAE i misiunile diplomatice i consulare din Serviciul extern; - telegrama poate avea nivel de clasificare secret de stat sau secret de serviciu; - se editeaz n 2 exemplare: un exemplar este destinat compartimentului care efectueaz transmiterea, iar al doilea exemplar se pstreaz, dup transmitere, la compartimentul emitent mpreun cu mediul de stocare pe care se gsete textul n format electronic; 2.12. Infograma (anexa nr.17) - are un format standard, care trebuie respectat n mod obligatoriu i este utilizat pentru comunicrile care se efectueaz, n format electronic, ntre Centrala MAE i misiunile din exterior care sunt conectate la sistemul MOFA (On/Off line); - este interzis ca un document, care a fost gestionat pe sistemul MOFA ca Infogram, s fie transmis pe Internet ca Mesaj Internet; - unele documente interne, al cror emitent este MAE, prezint un anumit grad de sensibilitate, fapt pentru care trebuie s fie gestionate ca Infograme pe sistemul MOFA.
17
2.13. Mesaj Internet (anexa nr.18) - are un format standard i este utilizat pentru documentele care sunt destinate s fie transm ise pe Internet; - documentele care se transmit sub acest format, potrivit canalului de comunicaii prin care sunt vehiculate (Internet), nu trebuie s conin informaii sensibile . 2.14. Mesaj Fax (anexa nr.19) - este un format care se utilizeaz pentru transmiterea documentelor prin intermediul aparaturii cu destinaie special, respectiv Fax; - documentele transmise prin intermediul Fax-ului vor conine informaii cu caracter public; - la transmiterea unui document prin intermediul Fax-ului se va urmri ca datele de identificare ale destinatarului s fie corecte pentru a avea certitudinea c documentul este primit de destinatarul indicat pe document; - la transmiterea unui mesaj fax se va solicita confirmarea primirii; - este obligatoriu ca n format s fie prevzut mesajul de atenionare; - prezentm formatul de Mesaj Fax i pentru limba englez (anexa nr.20).
18
CAPITOLUL VI
Transportul i transmiterea corespondenei diplomatice Potrivit coninutului i nivelului de sensibilitate al informaiilor care se vehiculeaz, corespondena diplomatic se transport sau se transmite prin intermediul serviciilor de curierat oferite de instituiile abilitate pe plan naional s efectueze astfel de servicii. La transmiterea i transportul corespondenei diplomatice se vor avea n vedere urmtoarele: cospondena diplomatic se transport prin intermediul curieratului special (n interiorul rii) sau curieratul diplomatic (n afara rii); n unele cazuri, corespondena diplomatic poate fi nmnat personal; exist situaii n care corespondena diplomatic este transportat prin intermediul Potei romne sau a firmelor autorizate pentru prestarea de servicii potale; p ersoanele care transport documente clasificate n ar i n strintate sunt autorizate i direct rspunztoare de asigurarea securitii acestora pe timpul transportului; este interzis expedierea documentelor clasificate prin Serviciul Naional ,,Pota Romn'' ori alte societi comerciale de transport sau transmiterea lor n format electronic prin canale de comunicaii neprotejate; corespondena diplomatic clasificat poate fi transmis, n format electronic, prin intermediul sistemelor informatice i de comunicaii acreditate din punct de vedere al securitii i care asigur o protecie n conformitate cu nivelul de clasificare al informaiilor vehiculate; corespondena neclasificat, care are caracter public, poate fi transmis prin intermediul Internet-ului; corespondena neclasificat, care nu are carater public, poate fi transmis prin intermediul sistemului informatic intern, care asigur o protecie a informaiilor vehiculate (acest sistem nu este utilizat pentru vehicularea informaiilor clasificate); corespondena clasificat se transmite, potrivit nivelului de clasificare, unei persoane sau la o Component a Sistemului Naional de Registre care este autorizat/acreditat din punct de vedere al securitii la un nivel cel puin egal cu nivelul de secretizare al documentului transmis.
19
CAPITOLUL VII
Pregtirea corespondenei diplomatice n vederea expedierii
1. Plicurile - se utilizeaz plicuri pretiprite cu coordonatele instituiei (denumirea, adresa, tel, fax. E.-mail, etc); - se nscrie n partea superioar, stnga, numrul de nregistrare al documentului i data emiterii; - dac documentul este clasificat se nscrie pe plic, n clar, marcajul de clasificare, care trebuie s fie coroborat cu cel ataat numrului de nregistrare; - dac un plic conine mai multe documente clasificate pe plic vor fi inscripionate numerele de nregistrare ale fiecrui document iar plicul va fi inscripionat cu marcajul de clasificare potrivit documentului cu nivelul de clasificare cel mai mare; - plicurile care conin documente UE/NATO clasificate vor fi gestionate prin intermediul Registrului intern UE/NATO din cadrul MAE care aplic o procedur special, conform reglementrilor n domeniu; - pe mijlocul plicului va fi inscripionat prenumele, numele, funcia, denumirea i adresa instituiei destinatarului; - calitatea hrtiei din care este confecionat plicul trebuie s nu permit s se poat citi coninutul documentului (se poate introduce documentul ntr-o map sau o coal A3); - pe corespondena care este expediat prin Pota romn sau firme specializate trebuie s fie nscris codul potal al destinatarului; - plicul va fi nchis prin lipire iar deasupra se va suprapune o band adeziv; - plicurile vor fi marcate cu tampila de expediie a destinatarului care se aplic n trei puncte, sub benda adeziv. 2. Ambalarea corespondenei - documentele se mpacheteaz n vederea expedierii n plicuri/ambalaje opace, astfel nct coninutul acestora s nu fie vizibil; - pe plic/colet este obligatorie nscrierea urmtoarelor elemente: destinatarul, expeditorul, localitatea destinatarului/ expeditorului, judeul, clasa sau nivelul de secretizare i numrul de nregistrare; - p e plicurile/coletele n care se mpacheteaz documente destinate unei persoane strict determinate, se nscrie meniunea PERSONAL; - pentru sigilarea plicurilor/coletelor se utilizeaz tampila rotund care imprim denumirea EXPEDIIE, iar pentru cele care conin documente strict secrete de importan deosebit se utilizeaz sigiliul rotund pentru cear; - cnd se mpacheteaz ntr-un singur plic/colet mai multe documente adresate aceluiai destinatar, se ntocmete un borderou interior, n dou exemplare, n care se nscriu numerele de nregistrare ale tuturor documentelor introduse n acesta. Pe plic/colet se nscrie nivelul de secretizare al documentului cu cel mai nalt nivel de secretizare, iar n locul numerelor de nregistrare ale documentelor se nscrie numrul borderoului, care este precedat de literele ,,Bd . - borderourile care nsoesc docuementele se pstreaz ntr-un dosar, la secretariat, pn la ncheierea verificrii anuale a existenei documentelor clasificate, dup care se claseaz n dosare i se pstreaz conform instruciunilor arhivistice n vigoare;
20
- n situaia n care mpreun cu plicul/coletul de baz se expediaz unul sau mai multe colete, dup numrul de nregistrare sau numrul borderoului, se nscrie i numrul total al coletelor; - p e colet se menioneaz toate datele nscrise pe coletul de baz, iar n locul numrului de nregistrare se scrie meniunea Anex la nr. _____ ; - dac sunt mai multe colete, fiecare din acestea este numerotat, n locul numrului de nregistrare nscriindu-se meniunea Anexa nr.___la numrul _____ - la primirea corespondenei, personalul din cadrul secretariatului este obligat s verifice integritatea plicurilor/coletelor, exactitatea datelor nscrise pe acestea, tampilele i sigiliile aplicate i s semneze de primire n Borderou sau Condica pentru evidena documentelor expediate (tranzitate, transmise/recepionate prin FAX); - dup despachetare, se confrunt numerele de nregistrare ale documentelor cu cele nscrise pe ambalaj sau pe borderoul interior; - n situaia n care se constat neconcordane cu privire la coninut sau o ncercare de violare a nchiderilor, va fi informat imediat eful structurii de securitate/funcionarul de securitate i se va d emara o anchet pentru a se stabili prejudiciul i cine se face vinovat; - documentele primite prin intermediul curieratului special se predau, pe baz de semntur, la Biroul documente secrete (BDS), iar n afara programului acestea se predau personalului care asigur permanena pe minister; - documentele vor fi pstrate la BDS, fr a fi despachetate, pn la sosirea destinatarului, cu respectarea cerinelor de protecie, conform normelor interne; - sunt situaii cnd corespondena se pred direct la cabinetul demnitarului, caz n care, pentru documentele clasificate, persoana care preia documentul trebuie s fie autorizat pentru acces la informaii clasificate la un nivel de acces cel puin egal cu cel al documentului primit.
21
CAPITOLUL VIII
Anexe
22
anexa nr. 1- model Not verbal Foaie cu antet
Nr. de nregistrare
Ministerul Afacerilor Externe al Romniei prezint salutul su Ambasadei .................. la Bucureti i are onoarea s-i transmit, n anex, un Memoriu privind............. .................................cu rugmintea de a-l nainta, de urgen, autoritilor competente din............................................................
Ministerul Afacerilor Externe folosete acest prilej pentru a rennoi Ambasadei.......................la Bucureti asigurarea naltei sale consideraii1).
Bucureti, 22 aprilie 2012
Ambasada ................... n ora
1) Nota verbal se apostileaz (se nscriu iniialele emitentului) la sfritul textului, imediat dup punct, iar pe apostil se aplic tampila.
23
anexa nr. 2 - model Not semnat
Foaie cu antet
Nr. de nregistrare
data
Domnule ministru,
V mulumesc i pe aceast cale pentru promptitudinea i amabilitatea cu care ai binevoit s-mi comunicai rspunsul la problema discutat sptmna trecut. Dup cum am convenit, am comunicat n ar propunerea prii......i am deosebita plcere de a v aduce la cunotin c vor fi ntreprinse msurile stabilite de comun acord. V rog, domnule ministru, s primii asigurarea naltei mele consideraii.
prenume i nume A M B A S A D O R1)
Excelenei sale Domnului............................. Ministrul afacerilor externe al ara de reedin capitala

1) Daca foia conine n antet funcia (ambasador) nu se mai scrie n text; se scrie doar numele i prenumele semnatarului
24
anexa nr. 3 - model Not colectiv
Ambasada Republicii Bulgaria la Bucureti Nr. de nregistrare/data
Ambasada Ungariei la Bucureti Nr. de nregistrare/data
Domnule secretar de stat,
Ne revine plcerea s v comunicm c, referitor la iniiativa rii dumneavoastr de a ......, prezentat cu prilejul ntlnirii din data de 1.04.2012, autoritile competente din statele pe care le reprezentm susin demersul Ministerului Afacerilor Externe al Romniei i apreciaz c acesta va contribui la consolidarea relaiilor de bun vecintate. V rugm s primii, domnule secretar de stat, asigurarea deplinei noastre consideraii.
prenume i nume Ambasador
prenume i nume Ambasador
Domnului ......... Secretar de stat Ministerul Afacerilor Externe ROMNIA
25
anexa nr. 4 - model Not personal
Ambassade de la Roumanie en Algrie
Alger, le 23 Avril 2011
Monsieur lAmbassadeur,
Jai lhonneur de porter Votre connaissance que jai prsent, ce jour Son Excellence Monsieur...., Prsident de lEtat de la Rpublique Algrienne Dmocratique et Populaire, les Lettres qui maccrditent auprs de Lui en qualit dAmbassadeur Extraordinaire et Plnipotentiaire de la Roumanie. Je me rjouis de loccasion qui mest ainsi offerte dentretenir avec Vous des relations, tant officieles que personnelles, qui seront, je nen doute pas, conformes aux excellentes relations qui existent si heureusement entre nos Pays et nos deux Missions. Je vous prie dagrer, Monsieur lAmbassadeur, les assurances de ma haute considration.
Nume prenume Ambassadeur de la Roumanie
Son Excellence Monsieur......... Ambassadeur de la Rpublique Francaise Alger
26
anexa nr. 5 - model scrisoare n limba romn1)
Foaie cu antet ministru Nr. E/ 1015 1 iulie 2010
Stimate domnule ministru,
Am plcerea s v adresez mulumiri pentru sprijinul important i consecvent acordat derulrii aciunilor de politic extern i apreciez operativitatea cu care rspundei solicitrilor noastre. mi exprim convingerea c i pe viitor ne vom conjuga eforturile pentru ndeplinirea cu succes a obiectivelor propuse. Primii, v rog, domnule ministru, asigurarea deplinei mele consideraii.
Prenume i nume
Domnului prenume nume funcia denumirea n clar a instituiei destinatare ____________________________________

1) Amplasarea textului n pagin va ine seama de instruciunile interne privind setarea paginii
27
anexa nr. 6 - model scrisoare n limba francez
Foaie cu antet ministru (n francez) Bucarest, le 29 octobre 2012
Monsieur le Ministre, Permettez-moi d abord de vous remercier pour votre lettre du 8 septembre dernier, qui ma beaucoup touch. Je tiens vous assurer que je contribuerai, dans ma nouvelle capacit, lapprofondissement des relations damiti et de coopration entre la Roumanie et .........., tant sur la plan bilatral que dans le cadre des relations de votre pays avec lUnion europenne1). Ma visite au ......., en juin2012, dont je garde de vifs souvenirs, ma donn loccasion de dcouvrir une grande culture et un peuple admirable. Aussi serais-je heureux de vous recevoir, mon tour, en Roumanie, une date de votre convenance, que je souhaiterais aussi proche que possible. Dans lattente de nos futurs dialogues, je vous prie dagrer, Monsieur le Ministre, lexpression de ma haute considration.
Prenume i nume
S.E. Monsieur........ Ministre des Affaires Etrangres Denumire ar

1) Primul paragraf trateaz punctul prioritar
28
anexa nr. 7 - model scrisoare n limba englez
Foaie cu antet ministru (n englez)
Bucharest, 17 December 2012
Dear Minister, Thank you for your kind letter of congratulations on the occasion of the National Day of Romania. Traditionally, and despite the geographical distance, the cooperation and exchanges between our two countries have always been excellent. I am assured that the relations between Romania and.......have a great development potential, and I look forward to working with you, in the near future, on issues of bilateral and multilateral interest. Yours sincerely,
Prenume i nume
Mr. Prenume i nume Funcia Denumire ar
29
anexa nr. 8 - model adres de nsoire Foaie cu antet Nivelul de clasificare1 Nr. de nregistrare / Data nregistrrii Exemplar nr. __
Domnule .............,
Conform
solicitrii
dumneavoastr,
trimitem
anexat
documentul/ele
referitoare
la .................................................................................................................................................................. ..........................................................................................................
Anexe:
1. Planul de ................, nr. 0123, secret, 14 file, exemplar nr.; 2. Strategia de ........................, nr. 00432, strict secret, 2 file, exemplar nr.
Cu stim, Prenume nume Funcia
Domnului prenume nume Funcia Denumirea n clar a instituiei destinatare
1 Se va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atribuit de ctre emitent n conformitate cu prevederile Listei informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare, elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe, Listei informaiilor secrete de serviciu elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externei a Ghidului de clasificare a informaiilor n Ministerul Afacerilor Externe. Atenie: Pentru documentele interne care sunt neclasificate se va meniona Nesecret pentru a face distincie ntre ceea ce poate fi dat publicitii.
30
anexa nr. 9 - model Not de audien Nr. de nregistrare / Data nregistrrii Nivelul de clasificare1 Aprob, Prenume i nume Funcia NOT DE AUDIEN La 20 octombrie 2009, ............................, directorul DPS, a primit n audien, pe............................ ,ministru consilier la Ambasada .............. la Bucureti la cererea acestuia. A participat ............................, secretar II DPS. Principalele subiecte i solicitri Propuneri
Temele abordate n cadrul ntrevederii au fost: 1. ........................... 2. ........................... 3. ............................ Partea romn: - A subliniat c ...................................... ; - A prezentat ........................... elementele .............. ; - A informat partea ............... c Romnia .............. ; - A subliniat .........................; - Rspunznd unei ntrebri a prii .......... a exprimat opinia c .......... ; - A subliniat .........................; - A evideniat .........................; - A reiterat poziia Romniei ..................... ; - A subliniat importana ...... .................. . Partea ................: - A comunicat c ...................................... ; - A menionat ............................ . Audiena a durat ........... minute. Fa de cele de mai sus, propunem: 1. Repartizarea prezentei note la: Ambasada Romniei la ................ ; Delegaia Romniei la Bruxelles/NATO; Reprezentana Romniei ............... . 2. Distribuirea notei la .......... DBVCR i DPP. Avizat: .............................., director general DGAS De la: ................................, director DPS
1 Se va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atribuit de ctre emitent n conformitate cu prevederile Listei informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare, elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe, Listei informaiilor secrete de serviciu elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe i a Ghidului de clasificare a informaiilor n Ministerul Afacerilor Externe. Atenie: Pentru documentele interne neclasificate se va meniona Nesecret pentru a face distincie ntre ceea ce poate fi dat publicitii i ceea ce este informaie intern neclasificat.
31
anexa nr.10 - model Not de convorbire Directia/ambasada Nr. de nregistrare / Data nregistrrii Nivelul de clasificare1) (dac este cazul)
(Spre informare/Aprob)2), Prenume, nume Funcia
NOTA DE CONVORBIRE
Data i locul: ......... Prenume, nume, funcia: a purtat o convorbire cu Prenume, nume, funcia pe tema:
Textul succint al convorbirii
Propuneri:
De la: Prenume i nume, funcia, semntura
1 Se va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atribuit de ctre emitent n conformitate cu prevederile Listei informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare, elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe, Listei informaiilor secrete de serviciu elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe i a Ghidului de clasificare a informaiilor n Ministerul Afacerilor Externe. Atenie: Pentru documentele interne neclasificate se va meniona Nesecret pentru a face distincie ntre ceea ce poate fi dat publicitii i ceea ce este informaie intern neclasificat. 2 Nota de convorbire care conine propuneri se va supune aprobrii
32
anexa nr.11 - model Not telefonic
Directia/ambasada Nr. de nregistrare / Data nregistrrii Nivelul de clasificare1) (dac este cazul)
Ctre, prenume, nume, funcia
NOTA TELEFONIC
Transmis (cel care apeleaz) :........................................................................................ Recepionat: (cel care este apelat)................................................................................ Data :______________________________Orele:____________________________
Coninut
Propuneri:
33
anexa nr.12 - model Not de propuneri
NOT DE PROPUNERI
Ctre:
Tema:
Propuneri:
34
anexa nr.13 - model Not de informare Directia/ambasada Nr. de nregistrare / Data nregistrrii Nivelul de clasificare1) (dac este cazul)
NOT DE INFORMARE
Ctre: Prenume, nume, funcia
Tema:
Text
35
anexa nr.14 - model Not de serviciu
NOT DE SERVICIU
Ctre: Prenume, nume, funcia
Tema: Termen de soluionare: zz/ll/aa (n unele situaii se menioneaz i ora)
36
anexa nr.15 - model Memorandum Nivelul de clasificare1) (dac este cazul)
Nivelul de clasificare Nr. de nregistrare /data nregistrrii
APROB, Preedintele Romniei Prenume i nume De acord, Prim-Ministru Prenume i nume MEMORANDUM Avizat2): prenume i nume, funcia De la: prenume i nume, funcia Tema: Denumirea pe scurt3) a problematicii care face obiectul memorandumului
Un Memorandum va fi structurat dup cum urmeaz, funcie de problematica abordat: Textul, care va prezenta succint problematicii care face obiectul Memorandum-ului. Propuneri, pentru care se solicit avizul/aprobarea Dac Memorandum-ul este nsoit de un document sau documentul este la rndul su nsoit de anexe la finalul textului memorandumului se menioneaz coordonatele acestora, de forma: Anexe: - nume document, numr de nregistrare, nr. pagini, nivel de clasificare (dac este cazul) - dac documentul anexat la Memorandum are la rndul su anexe se vor indica coordonatele acestora, de forma: denumire, numr de nregistrare, numr pagini, nivel de clasificare (dac este cazul) ___________________________________________
1) Se va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atribuit de ctre emitent n conformitate cu prevederile Listei informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare, elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe, Listei informaiilor secrete de serviciu elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe i a Ghidului de clasificare a informaiilor n Ministerul Afacerilor Externe. Atenie: Pentru documentele neclasificate se va meniona Nesecret pentru a face distincie ntre ceea ce poate fi dat publicitii i ceea ce este informaie intern neclasificat. 2) n funcie de situaie, aceast rubric poate lipsi atunci cnd nu se impune un aviz. 3) nu trebuie s depeasc 3 rnduri
37
anexa nr.16 - model Memorandum intern
Nr. de nregistrare / Data nregistrrii Nivelul de clasificare1) Aprob, Prenume i nume Funcia MEMORANDUM INTERN Ctre: Spre informare: Avizat: De la: Tema: Prenume, nume, funcia, compartimentul Prenume, nume, funcia, compartimentul Prenume, nume, funcia, compartimentul Prenume, nume, funcia, compartimentul Indicai pe scurt problematica prezentat (max. 3 rnduri)
n acest spaiu se prezint problematica (max. 3 pagini). Pentru documentele care necesit o prezentare detaliat, textul se va structura astfel nct s fie redactat ca document distinct i va fi ataat la memorandum, ca anex a acestuia (pentru identificare pe memorandum se va indica nr. de pagini al anexei iar pe anex nr. de nreg. al memorandum-ului). Memorandumul care se supune aprobrii va conine la final propuneri.Acestea vor fi clar formulate, ntr-un capitol (paragraf) distinct. In situaia n care se apreciaz c memorandum-ul trebuie comunicat i misiunilor din exterior el va fi transmis pe sistemul MOFA. Propuneri:
(Redactat: iniialele persoanei care a redactat documentul)
1) Se va indica nivelul de clasificare al documentului. Acesta va fi atribuit de ctre emitent n conformitate cu prevederile Listei informaiilor secrete de stat, pe niveluri de secretizare, elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externe, Listei informaiilor secrete de serviciu elaborate sau deinute de Ministerul Afacerilor Externei a Ghidului de clasificare a informaiilor n Ministerul Afacerilor Externe. Atenie: Pentru documentele interne, neclasificate, se va meniona Nesecret pentru a face distincie ntre informaia cu caracter public i cea cu craacter intern dar care este neclasificat. Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -
38
anexa nr.17 - model Infogram
I N F O G R A M 1)
Expeditor: Destinatar (i):
Nr.
Data: Nr. file: 1
Text
Emitent (eful de compartiment): Prenume, nume funcia
1) Infograma se utilizeaz pentru a comunica informaii prin sistemul informatic intern al MAE
39
anexa nr.18 - model Mesaj Internet
MES AJ INTERNET 1 )
Expeditor:
Nr. nregistrare:
Data:
Destinatar(i) : _______________________________________________________________ Tema: _______________________________________________________________

Informaiile cuprinse n acest Mesaj Internet sunt confideniale i sunt destinate doar persoanelor menionate mai sus. Dac nu suntei una din persoanele de mai sus, v atenionm c distribuirea, copierea sau orice alt ntrebuinare a acestor informaii este strict interzis. Dac ai primit acest document din greeal, v rugm s-l distrugei i s notificai imediat expeditorul.
Text
Emitent (eful de compartiment): Prenume, nume funcia
1) Mesajul Internet se utlizeaz pentru a comunica informaii prin sistemul public Internet
40
anexa nr.19 - model Fax-limba romn
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

Tel.: + 40 (0)21 319 2108/ + 40(0)21 431 1100 Fax: + 40 (0)21 319 6862 www.mae.ro 14 Aleea Modrogan, Sector 1, 011826 Bucureti Romnia
Mesaj Fax1)
Ctre: Fax: Tel: Ref: Urgent De la: Nr. pag. Nr. doc. Data cc: Rugm analiz
Spre informare
Rugm rspuns
Informaiile cuprinse n acest fax sunt confideniale i sunt destinate doar persoanelor menionate mai sus. Dac nu suntei una din persoanele de mai sus, v atenionm c distribuirea, copierea sau orice alt ntrebuinare a acestor informaii este strict interzis. Dac ai primit acest document din greeal, v rugm s-l distrugei i s notificai imediat expeditorul.
1) Prin Mesaj Fax se transmit informaii cu caracter public
41
anexa nr.20 - model Fax-limba englez
THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS OF ROMANIA

Phone: + 40 (0)21 319 2108/ + 40(0)21 431 1100 Fax: + 40 (0)21 319 6862 www.mae.ro 14 Aleea Modrogan, Sector 1, 011826 Bucharest Romania
Fax Message1)
To: Fax: Phone: Ref: Urgent From: No. Pages: No/ Date: cc: Please reply
For review Please comment
The information contained in this document and its attachments is confidential and intended only for the person(s), named above. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any disclosure, copying, distribution, or any other use of the information is strictly prohibited. If you have received this document by mistake, please notify the sender immediately and destroy this document and attachments without making any copy of any kind.
1) Prin Fax Message se transmit informaii cu caracter public
42

Ghid

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

GHID privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

persoana nti; misiuni diplomatice sau 8

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

anexa nr. 1- model Not verbal Foaie cu antet

Bucureti, 22 aprilie 2012

Ambasada ................... n ora

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

anexa nr. 2 - model Not semnat

prenume i nume A M B A S A D O R1)

Excelenei sale Domnului............................. Ministrul afacerilor externe al ara de reedin capitala

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

anexa nr. 3 - model Not colectiv

Ambasada Republicii Bulgaria la Bucureti Nr. de nregistrare/data

Ambasada Ungariei la Bucureti Nr. de nregistrare/data

Domnule secretar de stat,

prenume i nume Ambasador

prenume i nume Ambasador

Domnului ......... Secretar de stat Ministerul Afacerilor Externe ROMNIA

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

anexa nr. 4 - model Not personal

Ambassade de la Roumanie en Algrie

Alger, le 23 Avril 2011

Nume prenume Ambassadeur de la Roumanie

Son Excellence Monsieur......... Ambassadeur de la Rpublique Francaise Alger

Ministerul Afacerilor Externe Direcia Cancelarie i Protecia Informaiilor Clasificate -2013 -

Ghid privind normele de redactare, formatele i modul de gestionare a corespondenei diplomatice

anexa nr. 5 - model scrisoare n limba romn1)

Foaie cu antet ministru Nr. E/ 1015 1 iulie 2010

Stimate domnule ministru,

Destinatar(i) : _ Tema: _