Sunteți pe pagina 1din 123

CUPRINS

GRAFICE ................................................................................... 1-1


Crearea unui grafic
Formatarea avansat a graficelor
Formatarea seriilor de date
Exerciii

BAZE DE DATE ........................................................................ 2-1


Gestiunea informaiilor n tabele
Sortarea datelor
Filtrarea automat a datelor
Filtrarea avansat a datelor
Eliminarea nregistrrilor duplicate
Organizarea ierarhic a foilor de calcul
Subtotaluri
Sintetizarea foilor de calcul pe rnduri
Exerciii

FORMULE I FUNCII UZUALE ............................................... 3-1


Utilizarea referinelor structurate n tabele
Funcii logice,
Funcii de cutare,
Funcii pentru baze de date i liste,
Funcii de analiz statistic,
Funcii condiionale,
Funcii financiare
Exerciii

UTILITARE AVANSATE DE ANALIZ A DATELOR ................. 4-1


Tabele de ipoteze
Funcii obiectiv (Goal Seek)
Scenarii
Aplicaia Solver
Exerciii

TABELE PIVOT ........................................................................ 5-1


Crearea tabelului pivot
Modificarea tabelului pivot
Grafice pivot (Pivot Charts)
Optiunea Slicer- pentru a filtra datele dintr-un tabel pivot
Exerciii

MACROINSTRUCIUNI ........................................................... 6-1


Crearea i modificarea unei macroinstruciuni
Utilizarea adreselor relative n macroinstruciuni
Rularea unei macroinstruciuni
Asignarea unui buton la o macroinstruciune
Exerciii

TEHNICI AVANSATE DE EDITARE I DE FORMATARE A FOILOR


DE CALCUL ............................................................................ 7-1
Tehnici de editare opiunea Autofill
Tehnici de formatare
Formatarea condiionata
Crearea de reguli de formatare
Noi optiuni de formatare specifice Excel 2010
Folosirea optiunii Sparklines
Exerciii

COMBINAREA DATELOR DIN SURSE MULTIPLE ................. 8-1


Crearea link-urilor ntre seturi de date
Sumarizarea seturilor de date
Exerciii

Capitolul 1 _______________________________________

GRAFICE
Ghidul studentului

Crearea Graficelor
Graficele din Excel 2010 difer foarte mult de cele din versiunile anterioare de excel.
n primul rnd, noul Ribbon v permite formatarea i personalizarea graficelor cu doar
cteva apsri de mouse i cu cteva casete de dialog. Deasemenea, deoarece Excel 2010
utilizeaz n comun graficele cu celelalte aplicaii ale pachetului Office, importul acestora
in Microsoft Word 2010 sau Microsoft Power Point 2010 se poate face mult mai simplu.

Selectarea Datelor pentru Grafic


Primul pas n crearea unui grafic const n selectarea datelor. Dac dorii s facei un
grafic folosind datele dintr-un tabel este suficient s selectai doar o celul din tabelul
respectiv, dar, dac dorii s creai graficul folosind anumite rnduri sau coloane din
tabelul de date atunci, selectai zonele respective.

Alegerea Tipului De Grafic


Dup ce ai selectat datele, trebuie s alegei tipul graficului. Pentru a vedea modelele
disponibile activai tab-ul Insert de pe ribbon. Grupul ce conine tipurile de grafic se
numete Charts:

Fiecare tip de grafic standard din grupul Charts are la rndul lui o galerie de subtipuri.
Pentru a vizualiza o galerie a unui tip de grafic, doar dai click pe modelul preferat i se
va afia lista de opiuni.

Odat creat graficul pe Ribbon vor aprea nc trei tab-uri, sub Chart Tools , i anume:
Design, Layout i Format.

Dac dorii s schimbai tipul graficului urmrii paii:


Dai click n orice parte a graficului
Apoi de pe tab-ul Design dai click pe butonul Change Chart Type din grupul
Type

Caseta de dialog care apare include toate tipurile de grafice din Excel, inclusiv
subtipurile acestora.

Schimbnd Rndurile i Coloanele


Ar fi foarte bine dac Excel ar ti ntotdeauna s v creeze un grafic din prima ncercare
care s corespund dorinelor dumneavoastr. Din nefericire, dei programul este
inteligent, nu este clarvztor. Una din problemele pe care nu le prevede reprezint seriile
i datele. De exemplu, presupunem c avem tabelul de valori din imagine:

Folosind acest tabel de valori dorii s creai un grafic de tip coloane n dou dimensiuni.
Dac urmai primii doi pai descrii mai sus pentru a crea acest grafic, acesta o s arate ca
n imaginea de mai jos:

Acest grafic reprezint vnzarile celor trei ani pe cele dou orae. Dac doreai de fapt s
reprezentai Vnzrile realizate de cele dou orae pe cei trei ani, atunci:
Selectai graficul, dnd click pe orice parte din grafic
De pe tab-ul Design , din grupul Data, dai click pe butonul Switch
Row/Column

Atunci graficul arat astfel:

Alegerea formatului pentru grafic(Chart Layout)


Chart Layout se refer la combinaia de variante afectnd elemente ca titlul graficului
(Chart Title), legenda (Legend), axele (Axes), titlul axelor(Axis Title) i grilele din
spatele graficului(Gridlines). Fiecare tip de grafic ales, conine cte un pachet de
formaturi (Chart layouts).
Avnd graficul selectat, putei vedea layout-urile accesibile dnd click pe butonul
Design, sub tab-ul Chart Tools de pe Ribbon, i apoi deschiznd galeria Chart Layout.
n imaginea de mai jos putei vedea galeria de layout pentru tipul de grafic linie:

Alegerea unui stil pentru grafic(Chart Style)


Stiulu unui grafic se ferer la combinaia dintre imaginea de prim plan i fondul de culori
creat pentru a se asorta cu stilul celulelor , al obiectelor grafice, i al tabelelor pentru a da
foii de calcul un aspect profesional.
Pentru a aplica un stil nou unui grafic, selectai graficul, alegei Design de sub tab-ul
Chart Tools de pe Ribbon, i apoi deschidei galeria Chart Styles.

Mutarea graficului pe o foaie separat


Dac nu avei nevoie ca datele i graficul fcut pe baza datelor s fie pe aceeai foaie
de calcul, mai avei i varianta de a avea graficul pe o foaie de calcul separat. Aceast
foaie de calcul pentru grafic are un format special, astfel nct tot spaiul foii este destinat
doar graficului.
Pentru a muta graficul pe o alt foaie de calcul:
Dai click-drepata pe grafic i alegei opiunea MoveChart
Apare caseta de dialog de mai jos, i alegei opiunea New sheet

Sau

Selectai graficul, i da click pe butonul Move Chart, de pe tab-ul Design

Apare aceeai caset de dialog de mai sus, Move Chart


Selectai opiunea NewSheet, eventual schimbai numele foii i acionai butonul
OK

Formatarea avansat a graficelor


Crearea unui grafic presupune alegerea datelor care vor fi reprezentate, tipul de grafic
care va evidenia cel mai bine datele alese i, nu n ultimul rnd, personalizarea
elementelor graficului (alegerea unui fundal, a elementelor grafice, axelor, liniilor de
tendin) n funcie de preferinele utilizatorilor.

Plot Area
Vertical (Value)
Axis

Horizontal
(Category) Axis

10

Pentru a deschide lista obiectelor graficului selectai mai nti un obiect al acestuia
apoi dai clic n tab-ul Layout sau Format de pe Ribbon. Lista obiectelor graficului apare
sub forma unei liste derulante imediat sub butonul Microsoft Office n colul din stnga
sus al ferestei Excel. Iniial apare numele obiectului pe care l-ai selectat iniial. Pentru a
vedea ntreaga lista de obiecte dai clic pe sgeata din dreptul casetei. Putei alege oricare
element din lista pentru a-l formata.

Dup ce ai selectat un element din lista putei deschide caseta de dialog pentru
formatarea acestuia printr-un clic pe opiunea Format Selection situat imediat sub lista
derulant a obiectelor din partea stng a Ribbon-ului.

Repoziionarea obiectelor cu ajutorul mouse-ului


Putei muta titlul, casetele cu numele axelor, ale seriilor de date sau legenda doar
tragndu-le cu mouse-ul. Putei utiliza mouse-ul pentru a exploda un sector al unui
grafic de tip diagrama circular. Pentru a restaura poziia iniial a elementelor imediat
dup ce le-ai mutat, apsai Ctrl+Z.

Formatarea liniilor, chenarelor i suprafeelor


Excel utilizeaz linii pentru axe, grafice de tip liniar i linii de tendin. De asemenea
pentru chenarele diferitelor obiecte grafice care compun reprezentarea: chenare pentru
chart area, plot area, pentru legend i chiar pentru barele sau coloanele din cadrul
graficului. Opiunile de formatare pentru linii sunt n general aceleai pentru toate
situaiile enumerate mai sus. Putei modifica grosimea liniilor, culoarea, stilul (linie
continu, simpl, dubl, punctat), etc.
Formatarea liniilor se realizeaz astfel:
- selectai obiectul pentru care dorii s schimbai aspectul liniei

11

alegei opiunea Format Selection (spre exemplu Format Axis)


din lista de opiuni alegei Line Color sau Line Style n funcie de ceea ce dorii s
modificai

n acelai mod, selectnd din list putei modifica fundalul diverselor obiecte aplicnd
o culoare, o combinaie de culori (gradient), o textur sau o imagine salvat ntr-un fiier
alegnd opiunea Fill.

12

Lucrul cu axele
Pe lng aspectul liniilor putei modifica n aceast situaie i alte elemente componente
ale axelor cum ar fi:
- marcatorii de linie (liniile care mpart axele n intervale regulate i care pentru axa
valorilor determin scala valorilor iar pentru axa categoriilor separ categoriile)
- formatul numerelor (din fereastra Format Axis alegei opiunea Number)
- scala (din fereastra Format Axis alegei Axis Options i avei posibilitatea de a
seta valoarea minim, maxim a scalei, lungimea intervalelor n care va fi
mprit aceasta i tipul scalei: liniar sau logaritmic)

Formatarea axei categoriilor


n cazul n care axa categoriilor se bazeaz pe celule ce conin date calendaristice,
Excel utilizeaz scala de tip Date n mod implicit. Dac opiunile dumneavoastr difer
de cele coninute n celulele utilizate pentru a denumi categoriile, putei s le
personalizai utiliznd Axis Options.

13

n cazul graficelor tridimensionale se utilizeaz o a treia ax numita axa de


perspectiv (depth) care conine numele seriilor i care de asemenea poate fi formatat.

Formatarea seriilor de date


Asignarea axei secundare unei serii de date

14

Utilizarea axei secundare este necesar n cazul n care seriile de date conin date ce nu
pot fi reprezentate cu aceelai tip de date (de exemplu: cantitate vndut i valoarea
vnzrilor) sau cnd valorile unei serii sunt foarte mari (tendina vanzarilor anuale
comparativ cu vnzrile lunare pe produse)
$100,000
$90,000
$80,000
$70,000
$60,000
$50,000
$40,000
$30,000
$20,000
$10,000

Total
Jan

$0

Prin introducerea axei secundare pentru seria Jan i alegerea unui alt tip de grafic, se
poate urmri mult mai uor variaia valorilor.
Pentru introducerea axei secundare se selecteaz seria pentru care dorim sa aplicm
formatarea fie din lista obiectelor graficului fie cu un clic pe una din coloanele (data
point) corespunztoare acestei serii. Un al doilea clic va selecta numai un element al
seriei de date. Dup selectarea ntregii serii (apare un mic punct n dreptul fiecrei
coloane) i alegerea opiunii Format Selection apare fereastra format Data Series i din
Series Options alegem opiunea Secondary Axis.

Dac schimbm i tipul graficului pentru una din serii (clic dreapta, chart type i
alegem un alt tip de grafic), graficul nostru va arta astfel:
15

$100,000
$90,000
$80,000

$12,000

$70,000
$60,000
$50,000

$8,000

$40,000
$30,000
$20,000
$10,000
$0

$10,000

$6,000
$4,000

Jan
Total

$2,000
$0

Adugarea unei linii de tendin pentru o serie


Liniile de tendin sunt utilizate pentru a afia grafic tendinele n date i pentru a
analiza probleme de prognoz. Astfel de analize sunt intitulate de asemenea i analize de
regresie. Utiliznd analize de regresie, se poate extinde o linie de tendin ntr-o diagram
peste datele actuale pentru a prognoza valori viitoare( prin utilizarea opiunii forward sau
backward din seciunea Forecast din fereastra Format Trendline, Trendline Options).
Pentru adugarea unei linii de tendin:
-selectai o serie de date
- clic dreapta i selectai Add Trendline.

-Se deschide fereastra Format Trendline n care se alege tipul liniei (exponenial,
liniar, polinomial,logaritmic, polinomial, putere sau medie mobil) n funcie de
repartizarea datelor

16

- se poate denumi linia de tendin, se poate prelungi pentru a prognoza valori viitoare
- de asemenea, prin alegerea opiunii de afiare a coeficientului de determinare (Rsquared) a abaterii medii ptratice se poate gsi cea mai bun alegere a tipului de linie( cu
ct valoarea acestuia este mai apropiat de 1 cu att aproximarea este mai exact)

17

18

Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul Departamente din fiierul Angajai.
2.
Realizai un grafic de tip column pe baza tabelului

Resurse umane
Marketing
IT
Contabilitate

Total
Nr.
salarii
Angajati
15850
5
118550
35
149350
42
87600
26

Introducei ca titlu Salarii pe numr de angajai deasupra graficului


(Above chart)
Formatai graficul astfel :
- Alegei o imagine de fundal sau o textur pentru zona graficului
(Chart area)
- Renunai la fundalul pentru zona graficului (Plot area)
- Introducei pentru seria Nr. angajai o ax secundar i schimbai
tipul graficului pentru aceast serie alegnd opiunea Line
- Mutai legenda n partea de jos a graficului
- Introducei pentru axele verticale cte un titlu: pentru axa principal
Lei iar pentru axa secundar Nr. Angajai

3. Deschidei foaia Total vanzari din fiierul Centralizator facturi


Realizai un grafic pe baza datelor din tabel i adugai o linie de tendin
pentru a evidenia tendina pentru anii urmtori
Pentru aceasta: selectai datele cuprinznd n selecie i liniile incomplete
corespunztoare anilor 2009 i 2010
Clic pe seria de date i clic dreapta Add Trendline. Selectai linia de
tendin care considerai c aproximeaz cel mai bine modelul sugerat de

19

repartiia datelor bifnd i opiunea de afiare a coeficientului de


determinare (R-squared) a abaterii medii ptratice.
Analizai diversele tipuri de linii de tendin i alegei-o pe cea mai
potrivit
Pentru a afia pe axa orizontal valorile care reprezint anul, dai clic
dreapta pe zona graficului i alegei opiunea Select Data Source. Se
deschide fereastra cu acelai nume i n zona Horizontal (Category) Axis
Labels dai clic pe butonul Edit i alegei apoi din table domeniul care
conine anii.

Mutai graficul pe o nou foaie de calcul de tip Chart pe care o denumii


Tendinte pe grafic.
Pentru aceasta utilizai butonul Move Chart Location din partea dreapt a
Ribbon-ului n fila Design

20

Capitolul 2 _______________________________________

BAZE DE DATE
Ghidul studentului

21

Gestiunea informaiilor n tabele


n Excel 2010 s-au introdus o serie de faciliti pentru manipularea datelor cum ar fi:

Organizarea datelor n tabele. Spre deosebire de ediiile anterioare, Excel 2010


permite definirea unei liste ca tabel. n acest fel, organizarea datelor se apropie
mult mai mult de organizarea specific programelor de gestiune a bazelor de date
(definirea coloanelor ca i cmp i a liniilor ca i nregistrri). Acesta fiind de fapt
unul din aspectele caracteristice acestei versiuni: o mai bun organizare a datelor
pentru export i import n/din alte surse.

mbuntirea posibilitilor de sortare. Sortarea datelor nu se mai limiteaz la


trei criterii. Putei realiza sortri dup cte criterii dorii

Autoexpandarea. Dac adugai o linie sau o coloan formatrile condiionate,


formulele de calcul, regulile de validare se extind pentru linia sau coloana nou.
Graficele construite pe baza datelor din tabel sunt de asemenea actualizate

Referine structurate. n formulele care adreseaz elemente ale unui tabel se pot
folosi nume de coloane sau alte etichete n locul obinuitei adresri de celule i
domenii

mbuntirea posibilitilor de filtrare. Filtrarea se poate face dup criterii


multiple, dup setul de culori al celulelor, dup un icon ataat acestora prin
formatarea condiionat. Se pot utiliza de asemenea filtre bazate pe definiia
dinamic a datelor cum ar fi sptmna trecut sau trimestrul curent.

Replicarea formulelor. Dac adugai o coloan n care se realizeaz un calcul


bazat pe datele din tabel excel extinde metoda de calcul automat, pentru toata
coloana.

tergerea duplicatelor. Cu o simpl comand se pot evidenia dublurile (liniile)


sau se pot terge.

Stiluri de tabele. Introducerea unei biblioteci de stiluri ofer utilizatorului


posibilitatea aplicrii unui format deosebit i consistent tabelului de date.

22

Sortarea datelor
Pentru a sorta rndurile unui tabel dup o coloan (Nume, spre exemplu) se
selecteaz o celul de pe acea coloan dup care se d clic pe butonul Sort A to Z din
grupul Sort & Filter din fila Data, sau Sort Z To A pentru ordine invers. Sortarea se
poate realiza de asemenea cu clic dreapta n celula selectat i alegerea opiunii dorite din
meniul Sort.

Putei sorta dup mai multe coloane utiliznd butonul Add Level din caseta de dialog
Sort pe care o deschidei apelnd comanda sort din grupul Sort & Filter al filei Data.

23

Putei sorta de asemenea i coloanele unui tabel dup valorile unui rnd. Pentru
aceasta este necesar renunarea la formatul de tip tabel, altfel opiunile suplimentare din
fereastra sort sunt inactive. Dup reconversie opiunea Sort left to right devine activ.

clic pe butonul Options... din fereastra Sort


selectai opiunea Sort left to right
adugai rndul dup care dorii s se fac sortarea i direcia acesteia

24

Filtrarea datelor
Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaz cu liste mari. Filtrele permit s se afieze
numai datele cu care se dorete s se lucreze.
Cnd creai un tabel, Excel adaug automat filtre pentru capul de tabel. Pentru a
activa sau pentru a renuna la aceste filtre, dai clic ntr-o celul oarecare a tabelului i
apoi pe butonul Filter din grupul Sort & Filter din fila Data.
Cnd sunt active un clic pe sageata din dreptul numelui coloanei afieaz o list cu
valorile acelei coloane scrise o singur dat. Se poate aplica astfel un filtru de afiare a
tuturor nregistrrilor.
Avei posibilitatea s utilizai filtrarea dup mai multe coloane. Filtrele sunt aditive,
adic fiecare filtru suplimentar se bazeaz pe filtrul curent i restrnge mai departe
subsetul de date.

Utiliznd Filtrare automat, avei posibilitatea s creai trei tipuri de filtre: dup o list
de valori, dup format sau dup criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe
celelalte pentru fiecare zon de celule sau etichet de coloan. De exemplu, avei
posibilitatea s filtrai dup o culoare de celul sau dup o list de numere, dar nu dup
ambele; avei posibilitatea s filtrai dup pictograme sau dup un filtru particularizat, dar
nu dup ambele.
Toate aceste opiuni pe care le ofer filtrarea automat se aplic datelor de pe coloana
pe care se selecteaz filtrul. n cazul n care datele dintr-o coloan trebuie s

25

ndeplineasc o condiie care s in cont i de valorile dintr-o alt coloan exist


posibilitatea utilizrii unui filtru avansat. Pentru aceasta activai comanda Advanced din
grupul Sort & Filter al filei Data.

n urma acionrii acestei comenzi apare fereastra:

Se stabilete o zon separat pentru definirea criteriilor de selecie - Criteria Range.


Lista (baza de date) va fi aleas ca domeniu - List Range.

n mod normal, zona criteriilor de selecie va fi compus dintr-o serie de linii sub
baza de date (list)

n zona de criterii denumirile coloanelor trebuie s fie aceleai (nu toate i nu


neaprat n aceeai ordine) ca i cele din lista iniial (baza de date); pentru aceasta se
recomand ca acestea s fie copiate

Se introduc criteriile de selecie


Pentru a afia nregistrrile care rspund unui numr de posibiliti pentru acelai
cmp, acestea se introduc pe linii separate de ex. se introduc: "C*" i "B*" pe
linii separate n aceeai coloan pentru a se afia nregistrrile, care pentru acest
cmp ncep cu secvenele de mai sus
Cnd se utilizeaz criterii multiple:
Criteriile introduse pe aceeai linie nseamn c trebuie satisfcute n
totalitate
Pentru a afia nregistrrile care rspund oricruia dintre anumite criterii,
acestea se introduc pe linii separate.
S nu se introduc rnduri goale (blank rows) n domeniul - criteriu, aceasta va deruta
Excel-ul n cutarea criteriilor!

26

Rezultatul cutrii poate rmne n acelai loc, ca i n cazul AutoFilter, sau se poate
copia n alt zon.
Dac se dorete copierea n alt zon, va fi uor dac se vor defini cmpurile exact ca
cele din lista iniial. (Atenie, s nu se suprapun datele).
Se apas butonul OK pentru efectuarea operaiei.
Exemple de criterii:
1. Pentru a gsi rndurile care satisfac unul din dou seturi de condiii, unde fiecare

set include condiii pentru mai mult de o coloan, tastai criteriile n rnduri
separate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin i
Popescu Ioana i valorile vnzrilor mai mari de 3.000 LEI i afieaz, de
asemenea, rndurile pentru vnztorul Goga David cu valorile vnzrilor mai
mari de 1.500 LEI.
Nume

Prenume

Vanzari

Popescu
Goga

Ioana
David

>3000
>1500

ntre valorile scrise pe rnd se subnelege existena operatorului logic AND (i


logic) iar ntre cele scrise pe aceeai coloan operatorul logic OR (sau logic)
n interpretarea unui astfel de criteriu se ine cont de precedena operatorilor
(conjuncia logic are ntietate faa de disjuncie) astfel c putem interpreta criteriul de
mai sus dup urmtoarea formul:
(Nume=Popescu AND Prenume=Ioana AND Vanzari>3000) OR (Nume=Goga
AND Prenume=David AND Vanzari>1500)
2. Dac dorim pentru un anumit cmp s afim valori dintr-un interval numeric (de

exemplu: s se afieze vnzrile cuprinse n intervalul 1500-2500) se mai scrie


odat numele coloanei creia i aplicm o a doua limit i criteriul nostru va arta
astfel:
Vanzari Vanzari
>1500

<2500

3. Se poate utiliza drept criteriu o valoare calculat ca rezultat al unei formule .

Reinei urmtoarele aspecte importante:

Formula trebuie evaluat ca TRUE sau FALSE.


Deoarece utilizai o formul, introducei formula ca de obicei i nu tastai
expresia ca mai jos:
=''=intrare''

27

Nu utilizai etichete de coloan drept etichete de criterii; fie lsai etichetele


de criterii necompletate, fie utilizai o etichet care nu este o etichet de
coloan din zon.
Dac utilizai n formul o etichet de coloan n locul referinei relative la
celule sau n locul numelui unei zone, Excel afieaz n celula care conine
criteriul o valoare de eroare, cum ar fi #NAME? sau #VALUE!. Aceast
eroare se poate ignora deoarece nu afecteaz modul de filtrare a zonei.
Formula utilizat pentru criterii trebuie s utilizeze o referin relativ
pentru a face referire la celula corespunztoare din primul rnd (n
exemplele de mai jos, C7 i A7).
Toate celelalte referine din formul trebuie s fie referine absolute.
La introducerea(selectarea) zonei de criterii se precizeaz i celula vid de
deasupra formulelor din criterii (face parte din logica realizrii condiiilor
din criterii).

Exemplu: S se afieze lista angajailor care i srbtoresc ziua de natere n


luna curent.
Vom utiliza urmtorul criteriu:

=MONTH(tabel_angajati!C2)=MONTH(TODAY())
n zona Criteria Range se va trece domeniul A1:A2.
Dac dorim ca la afiarea rezultatelor s nu se treac toate datele din tabel, copiem
numele cmpurilor care ne intereseaz( n cazul nostru Nume, Prenume, Vrsta) i n
zona Copy to se menioneaz domeniul format din celulele care conin numele coloanelor
pentru care dorim rezultatul.
n cazul nostru vom obine:
Nume
Achim
Alexandru
Chiroiu
Dinu
Goga
Oprea
Pana
Popescu
Rosca
Stan

Prenume
Madalina
Benjamin
Gelu
Raluca
David
Tudor
Andrei
Catalina
Mihai
Alin

Varsta
52
44
38
57
42
57
40
39
31
32

28

Orice modificare adus tabelului surs nu se va reflecta i n tabelul rezultat n urma


interogrii. Pentru a se vedea modificrile fcute n tabelul de baz i n tabelul rezultat
trebuie s refacei filtrarea.

Eliminarea nregistrrilor duplicate


n versiunile anterioare o modalitate de eliminare a nregistrrilor duble era utilizarea
opiunii Unique Records Only din fereastra Advanced Filter.

Acum este mult mai uor de realizat acest lucru prin acionarea unei simple comenzi
din grupul Data tools a filei Data.

Pentru a terge complet duplicatele, selectai o celul din list sau din tabel i apoi
acionai comanda Remove Duplicates. n caseta de dialog care apare lsai bifate toate
casetele corespunztoare coloanelor.

29

Excel v va afia cte duplicate a gsit i cte rnduri au rmas.

Pentru a terge dublurile pariale se recomand salvarea unei copii a tabelului (dac
este cazul) apoi se sorteaz coloanele n care nu dorii valori duble. Sortarea dup
coloanele care conin dubluri permite ca dup eliminarea duplicatelor s se pstreze
prima nregistrare din lista dublurilor.
Spre exemplu, dorii s afiai decanul de vrsta pentru fiecare nivel de salarizare.
Sortai nti cmpul salariu descresctor i apoi Vrsta descresctor. n fereastra Remove
Duplicates clic pe butonul Unselect All, apoi selectai coloana pentru care dorii s
eliminai duplicatele, n cazul nostru, Salariul.
Vor fi eliminate rndurile cu nregistrrile care au aceeai valoare pe cmpul
Salariul i rmn doar primele din fiecare grup.

Organizarea ierarhic a foii de calcul


Dac avei o list de date pe care dorii s o grupai i s o rezumai, avei posibilitatea
s creai o schi cu pn la opt nivele ierarhice, cu un nivel pentru fiecare grup. Fiecare
nivel interior, reprezentat de un numr mai mare n simbolurile ierarhice (simboluri care
se utilizeaz pentru a modifica aspectul unei foi de lucru. Se pot arta sau ascunde datele

30

de detaliu apsnd pe semnul plus, semnul minus i pe numerele 1, 2, 3 sau 4, indicnd


nivelul de detaliere) afieaz datele de detalii . Pentru subtotaluri automate i schie dintro foaie de lucru, rndurile sau coloanele subtotal care sunt totalizate de datele rezumat.
Datele detaliu sunt n mod tipic adiacente datelor rezumat i sunt situate deasupra sau la
stnga lor. Utilizai o schi pentru a afia rapid rezumate de rnduri sau coloane ori
pentru a afia datele de detalii pentru fiecare grup. Avei posibilitatea s creai o schi de
rnduri, o schi de coloane sau o schi de rnduri i coloane.
Comenzile de grupare pe nivele ierarhice sunt disponibile n grupul Outline din fila
Data.

Pentru gruparea manual a liniilor sau coloanelor se sorteaz linia (coloana) dup care
dorii s se fac gruparea, se selecteaz cele care formeaz un grup dup care apsai
butonul Group. Degruparea se realizeaz cu butonul Ungroup.
Din caseta de dialog care apare selectai rnduri sau coloane n funcie de ce anume
dorii s grupai; (dac selectai un rnd sau o coloan ntreag, nu va apare aceast caset
de dialog)

Dac sintetizarea dumneavoastr arat altfel dect se ateapt Excel, utilizai comanda
Settings pentru a comunica programului Excel cum sunt organizate datele i s creai
sintetizarea.

Selectai direcia n care sunt organizate datele, dac dorii s aplicai stiluri, validai
caseta

; alegei

31

Subtotaluri
Excel poate foarte uor s genereze subtotaluri dintr-o list numeric de date (de ex.
Coloana Quantity din fiierul ExExcel2010 , foaia de calcul Comenzi)

Pentru a genera subtotaluri:


o nti se sorteaz dup categoria dup care s se fac acestea
o Se selecteeaz orice celul n list
o Se selecteaz Subtotal din grupul Outline al filei Data
o Va aprea dialogul urmtor:

o n At Each Change in: se specific pentru ce se dorete s se fac subtotaluri.


Acesta este motivul pentru care lista trebuie nti sortat.
o Se poate stabili ce funcie s se utilizeze n opiunea Use Function,

32

o Dup ce se fac subtotalurile se poate utiliza AutoFormat pentru a modifica


nfiarea listei finale.
o Opiunea Add Subtotal to: permite definirea cmpurilor numerice pentru care
se fac subtotaluri
o Dac se selecteaz opiunea Replace Current Subtotals, vor fi afiate numele
noii linii de subtotaluri. Pentru a le aduga la liniile existente (de ex. se dorete
afiarea sumei i numrului de nregistrri), se dezactiveaz aceast opiune.
o Se selecteaz opiunea Check the Page Break Between Groups, dac se dorete
ca fiecare grup s fie afiat la imprimant pe o pagin nou.
o Dac se selecteaz Summary Below Data, (opiune implicit) liniile de totaluri
apar sub liniile de detaliu.
Subtotalurile nu se recalculeaz cnd se filtrez o list. De aceea se
recomand s se fac filtrarea naintea subtotalurilor.
Simbolurile de evideniere (outline) a subtotalurilor
Dup generarea subtotalurilor, Excel afieaz o serie de simboluri sau butoane n
partea stng a foi de calcul. Aceste butoane se pot folosi pentru a ascunde sau a afia
diferitele nivele de detaliu n foaia de calcul.
Butoanele de nivel
indic diferite valori de detaliu:
Nivelul 1- afieaz numai totalul general (grand total)
Nivelul 2 - afieaz subtotalurile
Nivelul 3 - afieaz ntraga list
La nivelul 2 ecranul poate arta astfel:

Butonul de Expandare
indic existena unor detalii i apsndu-l ramura
corespunztoare se va detalia (expanda)
Butonul de Collapse
poate fi utilizat pentru a ascunde liniile marcate din
dreptul liniei corespunztoare. n exemplul de mai sus va rmne numai totalul general.
Pentru a renuna la subtotaluri folosii butonul Remove All al ferestrei Subtotals.

33

Sintetizarea foii de calcul pe rnduri (Outline)


Sintetizarea v ofer posibilitatea s extindei sau s micorai foile de calcul sau
rapoartele, astfel nct s le vedei mai mult sau mai puin detaliat. n funcie de
persoana creia i este adresat raportul, este nevoie s avei nevoie doar de 2 niveluri
de detaliu sau de mai multe detalii.
Figura de mai jos arat un raport cu vnzri de produse pe tip de produs i pe luni.
Acestui raport i s-a aplicat o sintetizare automat. Raportul necesit un efort de derulare
pentru a vedea cumulul pe rnduri pentru fiecare regiune sau cumulul pe coloane pentru
fiecare trimestru.

Sintetizarea automat poate fi fcut dac formulele de cumulare sunt consecvente n


direcia ctre care indic. Toate formulele de cumulare din rnduri ar trebui s cumuleze
celulele de deasupra i toate totalurile din coloane ar trebui s cumuleze celulele din
stnga. Sintetizarea automat funcioneaz pe cumulrile care se refer la celulele de
dedesubt sau de la dreapta dac toate cumulurile sunt consecvente n direcia ctre care
indic. Putei schimba configurarea automat sau putei grupa manual rndurile sau
coloanele.
Pentru a aplica pe aceeai foaie de calcul un subtotal i o grupare Auto Outline
ordinea este urmtoarea: nti aplicai subtotalurile i apoi alegei opiunea Auto Outline
din lista Group din grupul Outline al filei Data.

34

Pentru eliminarea subtotalurilor i a gruprii coloanelor, ordinea este aceeai (nti


subtotalurile i apoi, dac este cazul opiunea Clear Outline din lista Ungroup din grupul
Outline al filei Data.
Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul Facturi din fiierul Centralizator Facturi.xlsx
Sortai tabelul dup coloana Produs
Adugai subtotaluri pentru Valoare vnzri pe produse
Afiai doar nivelul 2 al structurii ierarhice
Utiliznd comanda Select Visible Cells (Alt + ; ) copiai tabelul n alt locaie i
reprezentai grafic totalul vnzrilor pe produse
Renunai la subtotaluri
2. Deschidei foaia de calcul Outline
Sortai tabelul dup coloana Categoria
Introducei subtotaluri pentru fiecare cmp ce reprezint date ce pot fi nsumate
(pe luni, trimestre, anual i valoare total) pe categorii de produse
Creai o sintetizare a coloanelor cu comanda Auto Outline
Afiai nivelul 2 al structurii ierarhice pentru subtotaluri i nivelul 3 pentru
Outline
Copiai tabelul rezultat pe o nou foaie de calcul i creai un grafic cu vnzarile pe
trimestre i categorii de produse
3. n foaia de calcul Outline s se afieze produsele din categoria Condimente i
categoria Dulciuri cu vnzri pe trimestrul 1 mai mari dect 100. (Utilizai filtre
automate)
4. n foaia de calcul Outline s se afieze produsele din categoria Condimente cu vnzri
pe trimestrul 1 mai mari dect 100 i cele din categoria Dulciuri cu vnzri pe
trimestrul 1 mai mici dect 100.
Pentru aceasta utilizai filtrarea avansat cu urmtorul criteriu:
Categoria

Trim1

Condimente

>100

Dulciuri

<100

35

Copiai rezultatul filtrrii ntr-o alt locaie pe foaia Outline


5. n aceeai foaie de calcul, eliminai nregistrrile duplicate.
6. S se afieze numele, prenumele i vrsta angajailor care sunt nscui n luna
urmtoare celei curente.
Se folosete criteriul tip formul i opiunea Copy to another location. Se va
utiliza formula =MONTH(tabel_angajati!D2)=MONTH(TODAY())+1

36

Capitolul 3 _________________________________________

FORMULE I FUNCII
Ghidul studentului

37

Utilizarea referinelor structurate n tabele


Formulele n Excel sunt extrem de folositoare dar nu de puine ori i greu de decriptat.
Spre exemplu o formul de genul =TODAY()-D2 nu putem spune ntotdeauna la ce
anume se refer dar o formul de genul = TODAY()-[Data nasterii] putem spune c
returneaz vrsta, evident exprimat n zile ca orice alt diferen de date calendaristice .
Referina structurat uureaz i face mai intuitiv lucrul cu datele din tabel atunci cnd
utilizai formule care fac referire la un tabel, fie c este vorba de o parte dintr-un tabel sau
de un tabel ntreg. Referina structurat este util mai ales deoarece zonele de date dintrun tabel se modific deseori, iar referinele la celule pentru referinele structurate se
modific automat. Astfel, se minimizeaz nevoia de a rescrie formulele atunci cnd se
adaug sau se terg rnduri i coloane ntr-un tabel sau cnd sunt remprosptate datele
externe.
Pentru a lucra eficient cu tabele i referine structurate, trebuie s nelegei modul n
care se creeaz sintaxa referinelor structurate atunci cnd creai formule.
De fiecare dat cnd inserai un tabel, Microsoft Office Excel creeaz un nume
implicit de tabel (Tabel1, Tabel2, etc.) la nivelul sau domeniul global al registrului de
lucru. Numele poate fi modificat cu uurin pentru a fi mai semnificativ pentru
dumneavoastr. De exemplu, pentru a modifica Table1 la Angajai, utilizai caseta de
dialog Table name. (n fila Design, n grupul Properties, editai numele tabelului n caseta
Table name).

Un nume de tabel se refer la toat zona de date din tabel, cu excepia rndurilor de
anteturi i totaluri.
n exemplul tabelului Angajai, numele tabelului se refer la zona de celule A2:G109.
n mod similar cu numele de tabel, specificatorii de coloan reprezint referine la
toate coloanele de date, cu excepia coloanei de anteturi i de totaluri. n exemplul
tabelului Angajai, specificatorul de coloan [Nume] se refer la zona A2:A109, iar
specificatorul de coloan [Data nasterii] se refer la zona D2:D109.

38

Angajati[[#This Row],[Data nasterii]] reprezint celula de pe rndul curent i


coloana Data nasterii din tabelul
Angajati
Pentru mai mult flexibilitate n specificarea zonelor de celule, avei posibilitatea s
utilizai urmtorii operatori de referine pentru a-i combina cu specificatorii de coloan.

Se refer
la:

Se refer la:

Utiliznd:

=Angajati[[Salariul]:[Varsta]]

Toate celulele din


dou sau mai
multe coloane
adiacente

operatorul de
zon : (dou
puncte)

F2:G109

=Angajati[Salariul],Angajati[Nume]

O combinaie de
dou sau mai
multe coloane
neadiacente

operatorul de
uniune , (virgul)

A2:A109,
F2:F109

=Angajati[[Nume]:[Data angajarii]]
Angajati[[Prenume]:[Data nasterii]]

Intersecia a dou
domenii, n cazul
nostru A2:C109
cu Domeniul
B2:D109

Operatorul de
uniune este
pauza (Space)

B2:C109

Aceast referin structurat:

Avei de asemenea posibilitatea s utilizai elemente speciale pentru a v referi la


diferite poriuni dintr-un tabel, cum ar fi doar rndul de totaluri, pentru a face mai uoar
referirea la aceste poriuni din formul. Mai jos se afl specificatori de elemente speciale,
care pot fi utilizai ntr-o referin structurat:

Specificatori speciali

Semnificaie

# Data

Zona de date a tabelului cu excepia antetului i rndului de


totaluri

#Totals

Rndul de totaluri (dac exist)

#Headers

Linia de antet (dac exist)

#All

ntregul tabel, inclusiv linia de antet, de total i zona de date

#This Row

Doar poriunea coloanelor din rndul curent. #This Row nu


poate fi combinat cu niciun alt specificator de element
special. Utilizai-l pentru a impune un comportament

39

implicit de intersecie pentru referin sau pentru a nlocui


comportamentul implicit de intersecie i a face referire la
valori individuale pentru o coloan.

Funcii uzuale
Funcii logice
AND

Returneaz TRUE dac argumentele sunt toate adevrate

FALSE

Returneaz valoarea logic FALSE

IF

Specific un test logic ce trebuie executat

IFERROR

Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o


eroare; altfel, returneaz rezultatul formulei.

NOT

Inverseaz valoarea logic a argumentului

OR

Returneaz TRUE dac unul dintre argumente este adevrat

TRUE

Returneaz valoarea logic TRUE

IF
Funcia IF ntoarce o valoare specificat dac testul logic este adevrat - TRUE i alta
dac testul este fals - FALSE.
Sintaxa funciei este:
IF (logical_test, value_if_true, value_ if_false)
logical_test
testul logic
value_if_true
valoarea dac
testul este
adevrat
value_if_false
valoarea dac
testul este fals

este o expresie care poate fi evaluat cu adevrat - TRUE sau fals FALSE.
este o valoare obinut dac testul logic este adevrat - logical_test
is TRUE. Dac value_if_true este omis i logical_test este TRUE,
rezultatul este TRUE
este o valoare obinut dac testul logic este fals - logical_test is
FALSE. Dac value_if_false este omis i logical_test este FALSE,
rezultatul este - FALSE

40

o Pot fi imbricate pn la 64 de funcii IF ca argumente value_if_true i


value_if_false pentru a construi teste mai elaborate.
o Cnd sunt evaluate argumentele value_if_true i value_if_false, IF ntoarce
valoarea returnat de acele instruciuni.
o Dac un argument pentru IF este matrice, fiecare element al matricei este evaluat
n timpul executrii instruciunii IF.

Microsoft Excel furnizeaz funcii suplimentare care pot fi utilizate pentru a analiza
datele pe baza unei condiii. De exemplu, pentru a contoriza numrul de apariii pentru un
ir de text sau pentru un numr dintr-o zon de celule, se utilizeaz funciile foii de lucru
COUNTIF i COUNTIFS. Pentru a calcula o sum pe baza unui ir de text sau a unui
numr dintr-o zon, se utilizeaz funciile foii de lucru SUMIF i SUMIFS.
ntr-o macroinstruciune valoarea dac testul este adevrat sau fals poate fi nlocuit de
o instruciune GOTO sau alt funcie activ.

AND
ntoarce TRUE dac toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE dac unul sau
mai multe argumente sunt FALSE.
Sintaxa funciei este:
AND(logical1;logical2; ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi
TRUE sau FALSE.
o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau
FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori
logice.
o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori
sunt ignorate.

41

o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, AND ntoarce valoarea de
eroare #VALUE!.

OR
ntoarce TRUE dac cel puin un argument este TRUE; ntoarce FALSE dac toate
argumentele sunt FALSE.
Sintaxa funciei este:
OR(logical1;logical2; ...)
Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi
TRUE sau FALSE.
o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau
FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori
logice.
o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori
sunt ignorate.
o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, OR ntoarce valoarea de
eroare #VALUE!.

NOT
Schimb valoarea argumentului ntr-o valoare opus. Utilizai NOT atunci cnd vrei s
v asigurai c o valoare nu este egal cu o valoare particular.
Sintaxa funciei este:
NOT(logical)
Logical este o valoare sau o expresie care poate fi evaluat ca TRUE sau FALSE.
o Dac logical este FALSE, NOT ntoarce TRUE; dac logical este TRUE, NOT
ntoarce FALSE.

IFERROR
Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o eroare; altfel,
returneaz rezultatul formulei. Utilizai funcia IFERROR pentru a gsi i gestiona erorile
ntr-o formul.
42

Sintaxa funciei este:


IFERROR(value,value_if_error)
Value este argumentul care este verificat pentru a gsi erorile.
Value_if_error este valoarea de returnat dac formula are ca rezultat o eroare. Se
evalueaz urmtoarele tipuri de erori: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,
#NAME? sau #NULL!.
o Dac argumentele value sau value_if_error sunt o celul goal, IFERROR le
trateaz ca o valoare de ir necompletat ("").
o Dac valoarea este o formul matrice, IFERROR returneaz o matrice de rezultate
pentru fiecare celul din intervalul specificat n valoare.

Funcii de cutare

VLOOKUP - cutare vertical


Funcia VLOOKUP caut cea mai la stnga coloan a unui tabel pentru o valoare
particular, ntorcnd valoarea ntr-o celul specificat.
Sintaxa funciei este:
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

lookup_value
valoarea
cutat
table_array
tabela
col_index_num
numr coloan
range_lookup
tipul
coincidenei

este valoarea de cutat n prima coloan a tabelei. Aceasta poate fi


valoare, referin sau ir de text
este tabela ce conine informaiile n care se caut coincidena. Se
recomand s se utilizeze un nume de tabel.
este numrul, n tabel, de unde se va ntoarce valoarea
corespunztoare estimrii coincidenei.
este o valoare logic. Dac este adevr - TRUE sau omis, VLOOKUP
va ntoarce cu aproximaie valoarea cea mai mare apropiat care
este mai mic dect lookup_value. Dac este fals - FALSE,
VLOOKUP va cuta o coinciden exact. Dac nu va gsi va da
mesajul N/A.

n exemplul de mai jos funcia VLOOKUP determin dac cifra de afaceri este mare,
medie sau mic.
43

n aceast situaie argumentul range_lookup este setat pe opiunea true astfel nct
funcia VLOOKUP s returneze aceeai valoare (Small) pentru toate valorile
argumentului lookup_value cuprinse n intervalul [100 000, 250 000)

HLOOKUP - cutare orizontal


Funcia HLOOKUP este echivalent cu funcia VLOOKUP i caut prima linie dintr-un
tabel pentru o valoare particular, ntorcnd valoarea n celula indicat.
Sintaxa funciei este:
HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

LOOKUP
Aceast funcie a fost inclus n Excel numai pentru compatibilitate cu alte programe
de foi de calcul. Posibilitatea de eroare este mai mare dect la VLOOKUP sau
HLOOKUP, drept pentru care se recomand utilizarea ultimelor funcii.

MATCH
ntoarce poziia relativ a unui element dintr-o matrice care corespunde unei valori
specificate ntr-o ordine specificat. Utilizai funcia MATCH n locul uneia din funciile
LOOKUP atunci cnd avei nevoie de poziia unui element dintr-o zon i nu de
elementul nsui.
Sintaxa funciei este:

44

MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type)
Lookup_value este valoarea utilizat pentru a gsi valoarea dorit ntr-un tabel.
Lookup_value este valoarea care vrei s se potriveasc n matricea lookup_array. De
exemplu, atunci cnd cutai numrul de telefon al unei persoane n cartea de telefon,
utilizai numele persoanei ca valoare de cutare (lookup_value), dar numrul de telefon
este valoarea pe care o dorii.
Lookup_value poate fi o valoare (numr, text, valoare logic) sau o referin de celul
spre un numr, text sau valoare logic.
Lookup_array este o zon de celule care conin valori posibil de cutat. Lookup_array
trebuie s fie o matrice sau o referin de matrice.
Match_type este numrul -1, 0 sau 1. Match_type specific modul n care Microsoft
Excel va potrivi valoarea din lookup_value cu valorile din matricea lookup_array.
Dac match_type este 1, MATCH gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau
egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine cresctoare: ...-2, -1, 0, 1,
2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.
Dac match_type este 0, MATCH gsete prima valoare care este egal cu
lookup_value. Lookup_array poate fi n orice ordine.
Dac match_type este -1, MATCH gsete cea mai mic valoare care este mai mare
sau egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine descresctoare:
TRUE, FALSE, Z-A,...2, 1, 0, -1, -2,... i aa mai departe.
Dac match_type este omis, se consider egal cu 1.
o MATCH ntoarce poziia valorii care se potrivete n matricea lookup_array i nu
valoarea nsi. De exemplu, MATCH("b";{"a";"b";"c"};0) ntoarce 2, poziia
relativ a lui b n matricea {"a";"b";"c"}.
o MATCH nu face deosebire ntre litere mari i litere mici atunci cnd potrivete
valori text.
o Dac MATCH este nu gsete o potrivire, atunci ntoarce valoarea de eroare
#N/A.
o Dac match_type este 0 i lookup_valuea este text, avei posibilitatea s utilizai
metacaracterele, cum ar fi semnul de ntrebare (?) i asteriscul (*) n
lookup_value. Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter unic, asteriscul
se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii un semn de
ntrebare sau asterisc n sine, tastai tilda (~) nainte de caracter.

INDEX
45

Returneaz coninutul unei celule dintr-un domeniu. Se utilizeaz frecvent n


combinaie cu funcia MATCH.
Sintaxa funciei este:
INDEX(array;row_num;column_num)
Array reprezint domeniul de date
Row_num numrul liniei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat rspunsul.
Column_num numrul coloanei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat
rspunsul.
Att row_num ct i column_num pot fi rezultatul funciei MATCH.

Funcii pentru baze de date i liste


DAVERAGE - media n baze da date
Funcia DAVERAGE calculeaz mediile valorilor pentru un cmp - coloan (care
respect criteriile) dintr-o baz de date. Este identic cu funcia AVERAGE, dar n plus
trebuie inut cont de criteriile specificate.
Modul de construire al criteriilor pentru funciile din aceast categorie este acelai cu
cel de la filtrarea avansat. Deosebirea const n faptul c o funcie i schimb valoarea
n momentul modificrii unuia dintre argumente.
Astfel, n cazul funciilor din categoria Database, la modificarea datelor nscrise n
domeniul care reprezint criteriul se actualizeaz i valoarea rezultatului.
Dac iniial am calculat media vnzrilor pentru produsul Printer, la introducerea n
criteriu a unui alt produs, funcia va afia media vnzrilor de computere, spre exemplu.
n cazul filtrrii avansate ns, rezultatul filtrrii nu se modific la schimbarea valorilor
din zona de criterii.
Sintaxa funciei este:

46

DAVERAGE (database, field, criteria)


database = baza de date, field = cmp, criteria = criteriu
Deschidei fiierul ExExcel2010.xls, foaia de calcul DAVERAGE i studiai
funcia DAVERAGE. n exemplul de mai jos cu funcia DAVERAGE se calculeaz
media numrului de vnzri (No of Sales) de imprimante - Printer (Product).
Pentru aceasta se construiete criteriul n domeniul B3:B4. Pentru argumentul field
putei introduce fie adresa celulei care conine numele cmpului fie numrul acestuia (a
cta coloan din tabel este cea asupra creia dorii s aplicai calculul) numr care ar
putea fi i rezultatul unei funcii MATCH (cutarea numelui cmpului n antetul
tabelului)
Astfel cele trei variante ar fi urmtoarele:

Alte funcii uzuale pentru baze de date i liste


Funcia
DCOUNT()
DCOUNTA()
DGET()

Descriere
ntoarce numrul de nregistrri a cror cmpuri numerice
coincid cu un criteriu
ntoarce numrul nregistrrilor nevide a cror cmpuri numerice
coincid cu un criteriu
ntoarce valoarea unui cmp specificat pentru o singur
coinciden de nregistrare cu un criteriu

47

DMAX
DMIN()
DPRODUCT()
DSUM()

ntoarce valoarea maxim a unui cmp specificat pentru


nregistrri care coincid cu un criteriu
ntoarce valoarea minim a unui cmp specificat pentru
nregistrri care coincid cu un criteriu
ntoarce produsul valorilor unui cmp specificat pentru
nregistrri care coincid cu un criteriu
ntoarce suma valorilor unui cmp specificat pentru nregistrri
care coincid cu un criteriu

Toate funciile de mai sus au aceleai argumente ca i DAVERAGE:


Dxxxxxxx (database, field, criteria)
database
baza de date
field
cmp
criteria
criteriu

este domeniul ce conine baza de date sau lista


este cmpul utilizat n funcie
este domeniul ce conine criteriile

Funcii de analiz statistic


n practic, de multe ori, avei nevoie n analiza unui ir de valori de stabilirea
tendinei centrale a unui grup de numere ntr-o distribuie statistic.
Cele mai comune mrimi ale tendinei centrale sunt:
o Medie (funcia AVERAGE) care este media aritmetic i se calculeaz prin
adunarea unui grup de numere i mprirea la numrul de elemente al grupului.
De exemplu, media numerelor 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este 30 mprit la 6, adic 5.
o Median (funcia MEDIAN) care este numrul din mijloc al unui grup de
numere; adic jumtate dintre numere au valori mai mari dect medianul i
jumtate au valori mai mici. De exemplu, medianul pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este
4.
o Mod (funcia MODE) care este cel mai ntlnit numr dintr-un grup de numere.
De exemplu, mod pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este 3.
n cazul unei distribuii simetrice a unui grup de numere, aceste trei msuri de tendin
central sunt identice. n cazul unei distribuii asimetrice a unui grup de numere, pot fi
diferite.

48

Median
Returneaz numrul median al numerelor date. Prin median se n-elege numrul din
mijlocul unui set de numere.
Sintaxa funciei este:
MEDIAN(number1;number2;...)
Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de numere pentru care calculai
medianul.
o Dac n set este un numr par de numere, atunci MEDIAN calculeaz media a
dou numere din mijlocul setului. Vezi a doua valoare din exemplu.
o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin
numere.
o Valorile logice i reprezentrile text ale numerelor pe care le tastai direct n lista
de argumente sunt numrate.
o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule
goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n
calcule.
o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzeaz erori.

Mode
Returneaz valoarea care apare cel mai frecvent sau se repet, ntr-o matrice sau ntr-un
interval de date.
Sintaxa funciei este:
MODE(number1;number2;...)
Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de argumente pentru care vrei s
calculai valoarea mode. Avei posibilitatea de asemenea s utilizai o singur matrice sau
o referin a unei matrice n locul argumentelor separate prin virgul.
o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin
numere.
o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule
goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n
calcule.

49

o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere
cauzeaz erori.
o Dac setul de date nu conine nicio valoare duplicat, MODE returneaz valoarea
de eroare #N/A.

Forecast funcie de estimare liniar


Funcia Forecast calculeaz, estimeaz o valoare viitoare plecnd de la un eantion de
date cunsocute, avnd la baz regresia liniar. Eantionul de date cunoscute este
reprezentat n dou iruri de numere cunoscute x i y, associate astfel:
La valoarea X1 a corespuns valoarea Y1
La valoarea X2 a corespuns valoarea Y2.

La valoarea Xn a corespuns valoarea Yn


Avnd n vedere corespondenele de mai sus, care va fi valoarea estimat pentru Xn+1?
Sintaxa funciei este:
FORECAST(x, known ys, known xs)
Sfera de aplicabilitate este mare, deoarece se pot modela scenarii din lumea real n
domenii diverse. Funcia Forecast estimeaz valorile viitoare bazndu-se pe o relaie
liniar ntre cele dou iruri de date X i Y. Prin urmare, dac observai c un model de
cretere liniar se potrivete cu datele dumneavoastr reale, utilizai aceast funcie.
De exemplu,: pentru lunile ianuarie mai 2005( reprezentate n tabel la adresele B3:B8)
vnzrile realizate apar trecute n tabelul de mai jos (C3:C8):

Plecnd de la aceste date concrete, se pot estima vnzrile pe urmtoarea lun utiliznd
funcia forecast ca n imaginea de mai sus.

GROWTH- estimare exponenial


50

Funcia Growth calculeaz, estimeaz mai multe valori viitoare avnd la baz un
eantion de valori cunoscute, pe modelul unei creteri exponeniale. Dac funcia
Forecast modela o cretere liniar, n cazul Funciei Growth avem cu un ritm de cretere
mult mai rapid, cel exponenial. Dac acest model se potrivete cu datele dumneavostr
reale, utilizarea lui este similar cu funcia Forecast.
Sintaxa funciei Growth:

GROWTH(known_y's,known_x's,new_x's,const)

Funcii condiionale
n funcie de tipul operaiei efectuate, aceste funcii sunt cuprinse n categorii diferite
(AVERAGEIF, AVERAGEIFS,SUMIF i SUMIFS n categoria funciilor matematice,
COUNTIF i COUNTIFS n categoria funciilor statistice) ns toate returneaz rezultatul
operaiei respective doar pentru nregistrrile corespunztoare unui criteriu.
V prezentm mai jos funciile COUNTIF i COUNTIFS, pentru toate celelalte metoda
de lucru este similar.

COUNTIF
Funcia COUNTIF socotete numrul celulelor nevide dintr-un domeniu, care respect
un criteriu dat.
Sintaxa funciei este:

51

COUNTIF (range, criteria)


este domeniul pentru care se calculeaz celulele nevide
range
domeniu
este un criteriu sub form numeric, expresie sau text de ex.: 100, >100,
criteria
criteriu "Loan accounts"
Deschidei fiierul ExExcel2010.xls, foaia de calcul COUNTIF i studiai funcia
COUNTIF.
n exemplul de mai jos funcia COUNTIF este utilizat pentru numrarea celulelor nevide
care ndeplinesc criteriul ca cifra de afaceri s fie >300,000.

COUNTIFS
Contorizeaz numrul de celule dintr-un interval care ntrunesc mai multe criterii.
Sintaxa funciei este:
COUNTIFS (interval1, criterii1,interval2, criterii2)
Interval1, interval2,

Criterii1, criterii2,

sunt intervale de la la 1 la 127 n care se evalueaz


criteriile asociate. Celulele din fiecare interval trebuie s
fie numere, matrice sau referine care conin numere. Se
ignor valorile text i valorile necompletate.
sunt criterii de la 1 la 127 sub form de numr, expresie,
referin n celul sau text care definete care celule vor fi
contorizate. De exemplu, criteriile se pot exprima ca 32,

52

"32", ">32", "mere" sau B4.


o Fiecare celul din interval este contorizat numai dac toate criteriile
corespunztoare specificate pentru celul sunt adevrate.
o Dac criteriul este o celul necompletat, COUNTIFS o trateaz ca pe o valoare
0.
o Avei posibilitatea s utilizai metacaractere n criterii, cum ar fi semnul de
ntrebare (?) i asteriscul (*). Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter
unic, asteriscul se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii
un semn de ntrebare sau asterisc, tastai tilda (~) nainte de caracter.

53

Funcii financiare
Funciile financiare pe baz de anuiti opereaz cu o investiie sau un depozit la care
toate plile sunt egale i efectuate la intervale regulate de timp. La introducerea
argumentelor trebuie s inei cont de urmtoarele reguli:
Plile pe care le efectuai (de exemplu depozite de economii) vor fi reprezentate
prin numere negative
Sumele pe care le primii (de exemplu dobnzi din economii, credite) vor fi
reprezentate prin numere pozitive.

PV, Present Value - valoare prezent


Funcia PV, calculeaz o valoare a unei investiii (anuitate). Valoarea prezent este
suma veniturile viitoare discountate referitoare la prezent.
Sintaxa:

PV(rate, nper, pmt, [fv],[type])


rate
rata dobnzii
nper
numr de
perioade
pmt
mrimea plii
fv
valoare viitoare
type
tip

dobnda sau rata de discount pe perioad. Dac se utilizeaz perioade


lunare i rat anual, rata se mparte la 12;
numrul de perioade de plat de ex. dac plile sunt lunare pe o
perioad de 2 ani, numrul de perioade este 24;
plata periodic. Aceasta trebuie s rmn constant pe perioada
plii. n mod normal aceast sum include capitalul principal, fr
cheltuieli sau taxe.
valoarea viitoare este o valoare care rmne dup ultima plat. Acest
cmp este opional, iar dac este omis, va considerat zero.
este 0 dac plata se face la sfritul perioadei i 1 dac plata se face la
nceputul fiecarei perioade

Exemplu: O persoan fizic dorete s economiseasc 500000 pe o durat de 20 ani cu


o plat lunar fix n valoare de 150 . Care este avansul pe care trebuie sa-l depun
tiind c banca percepe o dobnd anual de 15%?

54

Deschidei fiierul ExExcel2010.xls, foaia de calcul PV i studiai funcia Present


Value.

FV, FutureValue - valoare viitoare


Sintaxa:

FV(rate, nper, pmt,[pv],[type])


Funcia FV calculeaz valoarea final a unei investiii. Valoarea final se obine prin
adugarea dobnzii.
Exemplu: O persoan fizic dorete efectuarea unui plasament de 25 000 pe o perioad
de 9 ani la o banc ce ofer o dobnd anual de 8 %. Persoana urmeaz s depun la
banc lunar, alturi de depozitul iniial cte 500 pe aceeai perioad. Cu ajutorul
funciei FV se calculeaz valoarea viitoare a sumei depuse.

Deschidei fiierul ExExcel2010.xls, foaia de calcul FV i studiai funcia Future


Value.

PMT, Payment - plata pe baz de anuiti


Funcia PMT calculeaz valoarea plilor periodice pentru o investiie sau un mprumut.

55

Sintaxa:

PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])


Pentru o descriere mai complet a argumentelor din PMT, vezi funcia PV.
Rate este rata dobnzii pentru mprumut.
Nper este numrul total de pli pentru mprumut.
Pv este valoarea actualizat sau suma total pe care o valoreaz n prezent o serie de
pli viitoare, denumit i capital de baz.
Fv este valoarea viitoare sau balana n numerar la care vrei s ajungei dup efectuarea
ultimei pli. Dac fv este omis, se presupune a fi 0 (zero), ceea ce nseamn c valoarea
viitoare a mprumutului este 0.
Type este numrul 0 (zero) sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile.
Exemplu: Dorii s depunei anual o sum constant ntr-un cont de economii cu o rat a
dobnzii de 12% pe an i dup 15 ani s avei economisit suma de 80 000 EUR. Care
trebuie s fie suma pe care trebuie s o economisii anual:
a) la plata anual a dobnzii;
b) cu dobnd pe mai puin de un an (de exemplu , 2 termene de plat pe an)
c) la plata lunar a dobnzii
Argumentul pv rmne necompletat deoarece se pornete fr depunere iniial.

=PMT(B1;B2;0;B3)
=PMT(B1/2;B2*2;0;B3)
=PMT(B1/12;B2*12;0;B3)

Deschidei fiierul ExExcel2010.xls, foaia de calcul PMT i studiai funcia PMT.

56

Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul tabel _angajai din fiierul angajai.
2. Introducei un nou cmp numit Vechime i calculai vechimea n ani a fiecrui angajat.
3. Adugai un cmp numit Spor Vechime care s conin valoarea sporului de vechime
n funcie de grila de vechime urmtoare:
pentru vechime <= 3 ani - nu se acord spor de vechime (adic este zero)
pentru vechime cuprins ntre (3 i 5] ani - spor de vechime 5% din salariu de
ncadrare
pentru vechime cuprins ntre [5 i 10) ani - spor de vechime 10% din salariu de
ncadrare
pentru vechime cuprins ntre [10 i 15) ani - spor de vechime 15% din salariu de
ncadrare
pentru vechime cuprins ntre [15 i 20) ani - spor de vechime 20% din salariu de
ncadrare
pentru vechime de peste 20 ani - spor de vechime 25% din salariu de ncadrare
Rezolvai problema cu ajutorul funciei IF.
4. Rezolvai cerina de mai sus folosind funcia VLOOKUP cu argumentul true.
5. Introducei un nou cmp Salariu Brut n care adunai salariul de ncadrare cu sporul
de vechime, un cmp Impozit n care calculai 16% din salariul brut i un cmp
Salariu net ca diferen ntre salariul brut i impozit.
6. Care este numrul angajailor de la departamentul Contabilitate?
7. S se determine numrul de angajai cu peste 10 ani vechime.
8. S se afieze media de vrst a angajailor din societate i cea mai frecvent vrst
(funciile AVERAGE i MODE).
9. S se calculeze suma salariilor nete pentru angajaii cu vechime de peste 15 ani

10.

Deschidei foaia de calcul DAVERAGE. Presupunnd c n urmatorul tabel

coloana No of Sales conine valoarea vnzrilor pe fiecare produs din fiecare


sucursal, calculai pentru produsul PRINTER urmtoarele valori:
Product

Branch

No of Sales

57

Printer
Printer
Printer
Printer
Printer
LAN_Interface
LAN_Interface
LAN_Interface
Computer
Computer
Computer

Cluj
Craiova
Bucuresti
Timisoara
Botosani
Bucuresti
Craiova
Cluj
Bucuresti
Craiova
Cluj

25
17
120
64
33
1200
876
834
300
512
245

Valoarea total a vnzrilor ;


Media vnzrilor pe fiecare sucursal ;
Valoarea maxim a vnzrilor ;
Valoarea minim a vnzrilor;
11.

Introducei n lista din foaia de calcul Forecast valori i pentru celelalte luni,

pn la sfritul anului. Calculai, folosind estimarea liniar, tendina pn la sfritul


anului.
luna
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

vanzari 2005

2,500.00

3,450.00

1,567.00

2,234.00

1,623.00

1,835.00

1,387.60

12.

Aceeai cerin pentru foaia de calcul Growth utiliznd estimarea exponenial.

13.

n foaia de calcul Vlookup2 introducei n celulele B26:E26 formulele potrivite

astfel c la introducerea numrului de telefon n celula A26 s fie afiate pe aceeai


linie datele corespunztoare din tabel. (Indicaie: utilizai funcia VLOOKUP cu
argumentul false)
Introduceti numarul de
telefon

First Name

Last Name

Address

City

58

2124094378

59

Capitolul 4 ___________________________________________

UTILITARE AVANSATE DE ANALIZ A DATELOR


Ghidul studentului

60

Utilizarea tabelelor de ipoteze (Data Table)


Un tabel de ipoteze analizeaz impactul generat de o variabil sau de dou variabile
asupra rezultatului unei formule care utilizeaz aceste variabile. Pentru a crea asemenea
tabele:
Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data

Clic pe Data Table pentru a crea un tabel de ipoteze fie bazat pe diverse
valori ale unei singure variabile fie pe un set de valori pentru fiecare din cele
dou variabile pe care se bazeaz un tabel bidimensional.

Tabele de ipoteze bazate pe o variabil


S presupunem c avem de realizat o situaie statistic la nivel de societate i vrem s
calculm media salariilor pe departamente. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul funciei
DAVERAGE aplicat tabelului Angajati pe cmpul Salariul folosind criteriul:
Departament
IT

Dac dorim ns s afim media salariilor pentru toate departamentele ar trebui s


folosim cte un criteriu pentru fiecare departament. ntruct criteriul reprezint un
argument pentru funcia DAVERAGE putem sa-l considerm variabil i folosind
tabelele de ipoteze s afim valoarea funciei pentrru diverse valori ale acestei variabile
astfel:
-

se aplic funcia DAVERAGE pentru o valoare a variabilei (n cazul nostru IT)


scriei valorile cu care dorii s nlocuii variabila IT n formul pe rndul de
deasupra celui n care ai scris formula, ncepnd cu coloana urmtoare, ca n
figura:
IT
3555.952381

Contabilitate

Marketing

Resurse umane

selectai tabelul de dou linii astfel format i selectai Data Table n modul
prezentat mai sus;

61

n caseta de dialog Data Table alegei pentru Row Input Cell celula care conine
valoarea IT din zona n care ai scris criteriul corespunztor celui de-al treilea
argument al funciei i apsai OK

Vei obine urmtorul rezultat:

Media salariilor

IT
3555.952381

Contabilitate
3369.230769

Marketing
3387.142857

Resurse umane
3170

n cazul n care dorii s scriei pe coloan valorile pe care trebuie s le ia variabila


aleas, poziia acestora fa de celula n care este scris funcia trebuie s fie urmtoarea:
Formula
Valori cu care se
nlocuiete
variabila aleas

IT
Contabilitate

3555.952381

Marketing
Resurse umane

i n caseta de dialog Data Table alegei opiunea Column input cell.

Tabele de ipoteze bazate pe dou variabile


n cazul n care dorim s realizm o situaie statistic la nivel de sociatate i trebuie s
calculm suma salariilor pe departamente i funcii.
Construim un criteriu:
Departament
IT

Functie
analist

i utiliznd funcia DSUM pe tabelul Angajai pe coloana Salariul avnd ca i criteriu


domeniul de mai sus vom determina suma salariilor analitilor din departamentul IT.
Numrul total de aplicri ale funciei DSUM este egal cu cardinalul produsului
cartezian dintre departamente i funcii, n total 24 de operaii. Pentru a evita o asemenea
situaie putem folosi tabelele de ipoteze n dou variabile: una reprezentat celula care
conine numele departamentului n criteriu iar cealalt, celula care conine numele
funciei angajatului.

62

Datele cu care va fi nlocuit funcia angajatului le vom scrie pe linie (cap de tabel),
cele care vor nlocui numele departamentului pe coloan (cap de rnd), iar n celula aflat
la intersec-ia celor dou domenii se scrie formula (n cazul nostru funcia DSUM) ca n
figura urmtoare:
39650

analist

contabil

economist

merceolog

operator

programator

IT
Contabilitate
Marketing
Resurse
umane

Selectai acest tabel i n caseta Data Table pentru Row input cell selectai celula ce
conine n cadrul criteriului funcia angajatului iar n Column input cell celula ce conine
numele departamentului n criteriul utilizat n definiia funciei.
Se obine urmtorul rezultat:
39650
IT

analist

contabil

economist

merceolog

operator

programator

39650

33200

21150

55350

Contabilitate

35950

33900

17750

Marketing
Resurse
umane

45550

73000

15850

ntr-un tabel de date putei modifica formula iniial, datele care sunt introduse ca i
cap de rnd i/sau cap de coloan dar nu putei modifica datele obinute ca i rezultat al
tabelului de ipoteze.

Funcii obiectiv (Goal seek)


n mod tipic n Excel se introduc date n anumite celule, se fac calcule, iar rezultatul se
pune n alt celul. Goal seek inverseaz procesul i determin ce valoare este necesar
n datele iniiale pentru a ajunge la rezultatul dorit.
Fr a utiliza Goal seek se calculeaz plile pe care trebuie s le facei dac
mprumutai o valoare de 20000$ pe care o napoiai n 4 ani la o rat a dobnzii de 12%.

63

Calculele pot consta n mai multe variabile, dar Goal seek permite manipularea unei
singure variabile. Goal seek utilizeaz o metod iterativ pentru a gsi soluia,
ncercndu-se diferite serii de valori pn ce se determin o convergen ctre soluie.

Pentru a utiliza Goal seek:

Pe foaia de calcul, se completeaz datele de intrare, formulele i rezultatul de ieire


Selectai opiunea Goal Seek din lista What-If Analysis din grupul Data Tools al filei
Data

Va aprea fereastra de dialog Goal Seek

n opiunea Set cell:, se introduce referina


celulei care conine formula. Goal seek poate
aciona numai ntr-o celul unde se d o formul
n zona To value:, se introduce rezultatul
ateptat
n zona By changing cell:, se introduce
referina celulei (variabile) ce se dorete s se
modifice pentru a ajunge la rezultatul dorit

64

n exemplul de mai sus, se dorete s se rspund la ntrebarea: Ce valoare voi putea


mprumuta, dac a plti $300 pe lun?

Se apas butonul OK pentru a definitiva oparaia.


Dup apariia rezultatului, se poate menine acesta apsnd butonul OK sau se poate
renuna, revenind la valorile originale, apsnd butonul Cancel.
Goal seek utilizeaz un proces iterativ, iar pentru operaii complexe poate
dura mult timp. Pentru a opri Goal seek, se selecteaz butonul Pause din
dialogul strii Goal Seek Status. Se poate opera procesul executnd cte o
operaie o dat utiliznd butonul Step. Se apas butonul Continue pentru a
reporni Goal seek.

Scenarii
n afaceri, se opereaz cu diferite variante de supoziii, presupuneri i estimri. Fiecare
dintre acestea se pot schimba i se dorete s se poat vizualiza rezultatele lund n
consideraie diferite seturi de date sau scenarii.
n exemplul de mai jos, se pot modela efectele schimbrilor n valoarea mprumutului,
rata procentual sau perioadele de plat.
Valorile diferite pentru fiecare celul de intrare pot fi reprezentate ntr-un scenariu
specific cu un anumit nume. Aceste scenarii pot fi vizualizate separat.
Stabilirea scenariilor

Se decide ce celule vor fi folosite coninnd valori ce se vor schimba. Excel


denumete aceste celule: Changing Cells (32 maximum)
Aceste celule nu trebuie s fie formule

n acest exemplu, B1 pn la B3 reprezint celulele care se schimb Changing cells


Dac se lucreaz cu foi de calcul complexe, fiecare celul trebuie definit individual.
Se pot utiliza nume pentru definirea de referine n formule.
Introducei scenariul n foaia de calcul.
Scenario Manager din lista What-If Analysis a grupului Dta Tools din fila Data
Se va afia dialogul Scenario Manager .

65

Se apas butonul Add...


Aceasta va antrena dialogul Add Scenario

Se d un nume scenariului n Scenario Name: box


n opiunea Changing Cells: box, se introduc ireferinele la celulele care se vor
schimba
Acestea pot fi introduse ca domeniu

66

Celulele ne-adiacente pot fi separate prin virgule


Celulele se pot selecta i cu ajutorul mouse-ului.
n opiunea Comment:, se introduce descrierea scenariului.
Se selecteaz butonul OK pentru execuie
Se va afia dialogul Scenario Values

Se introduc valorile schimbate


Dac s-au specificat mai multe celula pentru a fi modificate, apar mai multe opiuni
pentru a fi completate.
Pentru a aduga mai multe scenarii, se apas butonul Add i se revine la dialogul
Add Scenario.

Generarea unui sumar de scenarii


Se poate genera un raport sumar al scenariilor n care se afieaz efectul pentru
diferitele valori ale variabilelor
Pentru generarea unui sumar de scenarii

Se activeaz Scenario Manager


Se apas butonul Summary
Se va afia dialogul Scenario Summary:

67

Se alege Scenario Summary


Celulele rezultante Result Cells: este opional pentru raportul sumar. Acesta este
folosit pentru a include acele celule care dein formule ce depind de celulele are se
schimb
Se selecteaz butonul OK pentru a realiza operaia.
Se va genera un sumar al scenariilor:

Raportul sumarului scenariilor va conine butoane de analiz/sintez care pot ascunde


sau afia diferite nivele de subtotaluri.

Aplicaia Solver
Solver este un add-in al programului Excel, ce trebuie instalat i adugat filei Data.
Pentru a-l instala dai clic pe Microsoft Office Button, Excel options, categoria Add-Ins i
clic pe butonul Go. Bifai caseta din dreptul Solver Add-in i clic pe butonul OK.

68

Acest utilitar identific valoarea optim a unei formule dintr-o celul (celula int)
modificnd valoarea mai multor parametri implicai n formula respectiv. Solver
lucreaz cu mai multe celule Excel (celule ajustabile) relaionate direct sau indirect cu
celula int, modificnd valoarea lor conform cu constrngerile i specificaiile
utilizatorului.
Putei utiliza Solver pentru a afla valoarea maxim i minim a unei formule
schimbnd valorile celulelor ajustabile.
S lum ca exemplu figura de mai jos:

n obinerea profitului(celula B15) intr urmtorii factori:

Factorul sezonier- celulele B3:E3


Numrul de produse vndute - celulele B5:E5
Costuri associate cu vnzarea produselor - celulele B7:E7
Cheltuieli cu personalul de la vnzri- celulele B10:E10
Cheltuieli cu publicitatea produselor vndute- celulele B11:E11
Cheltuieli administrative- celulele B12:E12

Profitul final din celula B15 depinde de toi factorii menionai mai sus, prin urmare de
celulele aferente din tabel. Conducerea companiei dorete maximizarea profitului
final(B15), tiind c se pot modifica cheltuielile cu publicitatea (B11:E11), avnd ns
constrngerea c bugetul de publicitate total(F11) nu poate depi 40 000 $. Pentru
aceasta apelm la plicaia Solver, ca n figura urmtoare, avnd grij s introducem
corespunztor celulele corespunztoare astfel:
Celula int : B15 deoarece se dorete maximizarea profitului
Se selecteaz funcia Max, corespunztor cerinei problemei
Celulele ajustabile sunt B11:E11 deoarece reprezint cheltuielile cu publicitatea.

69

Constrngerea se aplic pe celula F11 deoarece reprezint totalul cheltuielilor cu


publicitatea.

Se apas butonul Solve pentru aflarea rspunsului optim. Odat ce Solver a identificat
o soluie suntei ntrebat dac dorii pstrarea valorilor noi obinute.

Rezultatul va aprea scris in tabelul iniial.

70

Exerciii
Deschidei fiierul Angajati foaia de calcul tabel_angajai.
1. Introducei o nou foaie de calcul numit rapoarte
2. S se afieze suma salariilor nete pe departamente (utilizai funcia DSUM i un tabel
de ipoteze cu o variabil).
3. S se afieze salariul maxim pe funcii (DMAX)
4. S se calculeze media salariilor pe filiale i departamente. (DAVERAGE i un tabel de
ipoteze cu dou variabile)
5. S se calculeze mrimea plilor lunare aferente unui credit de 120 milioane lei,
contractat pe 5 ani, pentru mai multe variante de rata a dobnzii (4%-12%) i de
perioade de rambursare (1-5 ani):

71

6. Deschidei foaia de calcul goalseek. Ce salariu de ncadrare ar trebui s aib un


angajat dac la angajare negociaz un salariu net n valoare de 3000 lei?
7. Deschidei fiierul ExExcel2010, foaia de calcul vanzari.

8. Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data i alegei
Scenario Manager. Apare fereastra Scenario Manager. Dai clic pe butonul Add.
9. n fereastra Add Scenario, n caseta Scenario Name introducei textul Cele mai bune
vnzri i apsai tasta Tab. n caseta Changing Cells specificati adresele celulelor pe
care doriti sa le schimbati adica domeniul C5:C8
10. Dati click pe butonul OK din caseta de dialog Add Scenario. Apare caseta Scenario
Values in care se introduc valori care reprezint numarul posibil de vanzari:
pentru C5 introducei valoarea 1 500 000
pentru C6 introducei valoarea 1 800 000
pentru C7 introducei valoarea 1 500 000
pentru C8 introducei valoarea 1 600 000
11. Click pe butonul Add pentru a va reintoarce in caseta Add Scenario.
72

12. Urmai aceiai pai ca mai sus pentru a crea un nou scenariu numit Cele mai sczute
vnzari . Pentru ultimul pas introduceti valorile:
pentru C5 introducei valoarea 800 000
pentru C6 introducei valoarea 900 000
pentru C7 introducei valoarea 700 000
pentru C8 introducei valoarea 600 000
13. Pentru a vedea modificrile n foaia de calcul selectai mai nti scenariul Cele mai
bune vnzari, apoi apsai butonul Show din caseta Scenario Manager.
14. Selectai apoi scenariul Cele mai slabe vnzari apasati butonul Show i vizualizai
schimbrile.
15. Pentru a vedea sumarul acestor scenarii (Summary Scenario) n acceai caset de
dialog Scenario Manager apsai butonul Summary. Se obine:

73

Capitolul 5________________________________________

TABELE PIVOT
Ghidul studentului

74

Tabele Pivot
Tabelele pivot reprezint o facilitate puternic a Excelului ce permite nsumarea i
analiza datelor n maniere diferite. Pe scurt, acestea permit nsumarea datelor ntr-un
cmp (denumit cmp de tip date - Data Field) i organizarea acestora corespunztor
datelor n al doilea cmp (denumit cmp de tip linie - Row Field). Avantajul tabelelor
pivot este c ele permit diferitelor cmpuri i categorii s fie aranjate i manipulate uor
prin pivotare.
Deschidei fiierul ExExcel2003.xls foaia de calcul Filtrare, copiai-o ntr-un alt
fiier, schimbai-i numele n Tabele Pivot i studiai modul de creare a unui tabel pivot.
n exemplul urmtor:

datele pot fi nsumate pe sucursale - Branch

75

Pentru a crea o tabel pivot


Selectai o singur celul a sursei de date i aplicai una din urmtoarele metode:
Clic pe fila Insert i apoi Pivot Table din grupul Tables
Dac sursa de date e formatat ca tabel, n fila Design, n grupul Tools sub
TableTools selectai Summarize With Pivot Table
Dup ce ai aplicat oricare din cele dou metode apare fereastra Create Pivot Table.

n mod implicit tabelul pivot va fi plasat ntr-un nou worksheet dar dac dorii s-l
plasai ntr-o locaie anume alegei locaia dup ce bifai opiunea Existing Worksheet.
Excel genereaz un format de tabel necompletat n zona din stnga foii de calcul. Se
deschide automat n dreapta fereastra PivotTable Field List.

76

Dup ce creai un raport PivotTable sau PivotChart, utilizai Lista de cmpuri


PivotTable pentru a aduga cmpuri. Dac dorii s modificai un raport PivotTable sau
PivotChart, utilizai Lista de cmpuri pentru a rearanja i elimina cmpuri. n mod
implicit, Lista de cmpuri PivotTable afieaz dou seciuni: o seciune n partea de sus
pentru adugarea i eliminarea cmpurilor i o seciune de aspect n partea de jos pentru
rearanjarea i repoziionarea lor. Avei posibilitatea s fixai Lista de cmpuri PivotTable
n oricare parte a ferestrei i s o redimensionai orizontal. De asemenea, avei
posibilitatea s deblocai Lista de cmpuri PivotTable, caz n care se poate redimensiona
att vertical, ct i orizontal.
Dac nu vedei Lista de cmpuri PivotTable, asigurai-v c facei clic pe raportul
PivotTable sau PivotChart. Dac tot nu vedei Lista de cmpuri PivotTable, pentru un
raport PivotTable, n fila Options, n grupul Show/Hide, facei clic pe Field list, iar pentru
un raport PivotChart, n fila Analyze, n grupul Show/Hide, facei clic pe Field list.
Pentru stabilirea poziiei cmpurilor n tabelul pivot tragei numele cmpului n zona
Report Filter, Column Labels, Row Labels sau Values n funcie de modul n care
dorii ca datele s fie prelucrate n raport. n zona Values se introduc de obicei date
crora li se poate aplica o operaie aritmetic (date numerice), situaie n care Excel
introduce implicit suma valorilor (subtotaluri) pentru fiecare schimbare n fiecare cmp
din zona de tip linie Row.
n momentul n care dati clic pe tabelul pivot se activeaz dou file: Options i Design

77

n fila Options avei urmtoarele grupuri:


Pivot Table: aici putei denumi tabelul n caseta Pivot Table Name sau putei stabili
proprietile generale ale tabelului pivot, proprieti pe care le putei activa din
fereastra PivotTable Options

Active Field n care putei denumi cmpul activ.

n cazul n care cmpul activ este Values (n care funcia implicit pentru cmpuri
numerice este SUM iar pentru celelalte COUNT) putei modifica metoda de calcul prin
selectarea opiunii Field Settings. Apare urmtoarea caset de dialog:

78

n fila Summarize by putei alege o alt funcie dup care se va face calculul, iar n fila
Show values as putei personaliza metoda de calcul pentru a calcula procente din totalul
general, din totalul pe rnd sau coloan, pentru determinarea diferenei fa de un item,
etc.
Pentru a realiza un calcul corect funcia de baz trebuie s fie SUM i o selectai iniial n
fila Summarize by.

Dac niciuna din opiunile din lista propus nu satisface cerinele de analiz pe care
dorii s le aplicai asupra datelor, Excel ofer posibilitatea adugrii unor cmpuri
calculate.
Pentru aceasta, selectai o celul oarecare din tabelul pivot pentru a activa fila Options.
n grupul Tools clic pe butonul Formulas. Apare urmtoarea fereastr:

79

n caseta Name completai numele cmpului calculat iar n caseta Formula scriei
formula de calcul pe baza creia se vor completa datele din acest cmp. Spre exemplu, n
tabelul comenzi din foaia de calcul Lista?comenzi a fiierului Comenzi introducem n
tabelul pivot un nou cmp calculat Valoare obinut prin nmulirea cantitii comandate
cu preul unitar.
Pentru aceasta, n caseta formula introducem numele cmpului Quantity selectnd-ul
din lista Fields i apsnd butonul Insert Field. Scriem apoi de la tastatur operatorul *
i introducem apoi numele celui de-al doilea cmp prin aceeai metod.

n tabelul pivot va aprea noul cmp calculat, Sum of Valoare:

80

Pentru a afia lista cmpurilor calculate mpreun cu formula utilizat dai clic pe
butonul Formulas din grupul Tools al filei Options. n meniul care se afieaz alegei List
Formulas. Excel va afia lista ntr-un nou worksheet astfel:

Group. Tabelul pivot grupeaz valorile cmpurilor n funcie de ordinea n care


acestea au fost introduse n zona de cmpuri. Dac dorii s realizai o grupare
personalizat selectai itemii pe care dorii s-i includei ntr-un grup i apoi
acionai butonul Group selection din seciunea Group a filei Options. Degruparea
se realizeaz prin acionarea butonului Ungroup.
n cazul n care dorii o grupare
semiautomat a datelor (spre exemplu grupare
pe trimestre a datelor calendaristice) utilizai
opiunea Group Field care permite gruparea
unui numar exact de itemi, gruparea datelor
calendaristice pe anumite intervale, etc. n
funcie de tipul de date coninute de cmpul pe
care se realizeaz gruparea.

De exemplu, n foaia de calcul


detalii_comenzi dac realizm un tabel pivot
cu produsele comandate pe date calendaristice,
putem grupa aceste date trimestre.

81

Prin colapsare (butonul


rezultat:

din grupul Active field al filei Options) obinem urmtorul

Prin dublu clic pe orice valoare de sumarizare din tabelul pivot Excel afieaz ntr-un
nou worksheet datele din tabelul iniial pe baza crora s-a fcut subtotalul respectiv.
Putei de asemenea sorta datele din tabelul pivot utiliznd opiunile de sortare din
grupul Sort al filei Options. n grupul data avei opiunile de actualizare a datelor din
tabelul pivot cnd datele din tabelul surs sunt modificate sau de a modifica proprietile
conexiunii n situaia n care tabelul pivot a fost generat pe baza datelor din surse externe.
Putei de asemenea renuna la afiarea antetului de cmp sau la butoanele de structur
ierarhic (+ sau -).
n fila Design avei la dispoziie cteva opiuni de afiare a datelor din tabelul pivot
din punctul de vedere al aspectului raportului n vederea tipririi.

Optiunea Slicer -pentru a filtra datele


Utilizai noul Slicer din Excel 2010 pentru a filtra datele dinamic ntr-un PivotTable sau
PivotChart i afiai doar detaliile relevante. In exemplul de mai jos se va crea un Tabel
Pivot cu un Slicer pentru a filtra datele:
1. Deschideti Foaia de calcul New Report
2. Creati un tabel pivot cu structura:
Camp

Zona tabelului

SalesRep

Column Labels

Sales

Values

Total

Values

82

3. Apoi de pe tab-ul Insert, dati click pe Slicer


4. In caseta de dialog Insert Slicers, selectati casetele
pentru campurile Product, SalesRep, Area
5. Aranjati ferestrele unele langa altele, apoi tinand
apasata tasta CTRL, selectati-le pe toate.
6. Dati click pe tab-ul Options, pe butonul Group.
Acum cele trei Slicer-uri vor fi grupate.
7. Dati click pe tab-ul Options, schimbati dimensiunea
casetelor scriind in caseta Height 2 si in caseta Width 5.
8. Selectati fereastra Slicer-ul SalesRep, iar de pe ta-ul
Options, alegeti un stil din Slicer Styles.
9. Incercati sa filtrati datele alegand: din fereastra
Product, dati click pe Frappe. Vizualizati datele ramase apoi
dati click pe Clear Filter.
10. Selectati din fereastra Area, North iar in fereastra
SalesRep selectati Alex. Veti obtine rezultatul din imaginea
de mai jos:

83

Grafice pivot (Pivot Charts)


n grupul Tools al filei Options, prin acionarea butonului PivotChart se deschide
fereastra Insert Chart prin intermediul creia putei alege tipul de grafic pe care dorii sa-l
utilizai n reprezentarea datelor din tabelul pivot.

Apare fereastra PivotChart Filter Pane care v prezint informaii despre cmpurile
active din grafic. Putei oricnd modifica modul de vizualizare, care s fie datele pe care
dorii s le evideniai grafic i putei modifica absolut toate cmpurile sau modul de
calcul, ca i n cazul tabelelor pivot.

84

Graficul pivot poate fi formatat n acelai mod n care se formateaz graficele


obinuite dup cum ai vzut n Capitolul 1.
La un clic pe zona graficului pivot se activeaz filele Design, Layout, Format, Analyze
prin intermediul crora se poate interveni asupra elementelor graficului: Titlu, axe, linii
de tendin etc.

85

Exerciii
1. Deschidei foaia de calcul Subtotaluri.
2. Creai un tabel pivot ce are ca surs tabelul existent n aceast foaie cu urmtoarea
structur:
Coloana Product cmp de tip column;
Coloana Branch cmp de tip row;
Coloana No of Sales cmp de tip Value;
3. Cu ajutorul tabelului pivot vizualizai subtotalurile pe produse, apoi pe sucursal.
4. Adugai funciile Min, Max, Avarage pentru a vizualiza valoarea maxim, minim
i media vnzrilor pe sucursale.
5. Scoatei funciile Min, Max i Avarage adaugate la punctul 4.
6. Afiai urmtoarele informaii de analiz a vnzrilor sucursalelor din provincie fa
de Bucureti:
Cu ct a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti;
Cu ct la sut a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti;
Care este contribuia fiecrui produs la total vnzri pe societate?
Care este contribuia fiecrei sucursale la total vnzri pe societate?
Care este contribuia fiecrui produs din cadrul fiecrei sucursale la total vnzri pe
societate?
7. Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivot ce afieaz vnzrile produselor pe
fiecare sucursal.
8. Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivot ce afieaz vnzrile sucursalelor pe
fiecare produs.

86

Capitolul 6________________________________________

MACROINSTRUCIUNI
Ghidul studentului

87

MACROINSTRUCIUNI MACROS
Macroinstruciunile pot fi gndite ca mici programe ce conin o list de instruciuni.
Ele combin un numr de comenzi, funcii i instruciuni ntr-o singur procedur ce
poate fi apelat uor.
O macroinstruciune Excel poate executa tot ce poate executa Excel. n forma sa
simpl, ea poate automatiza mici sarcini repetitive. n mna unui expert, se pot crea
aplicaii foarte elaborate.

Crearea i modificarea unei macroinstruciuni


Primul pas n crearea unei macroinstruciuni este planificarea procesului pe care dorii
s-l automatizai. Calculatoarele actuale sunt destul de rapide astfel c nregistrarea unui
pas n plus nu produce ntrzieri semnificative n schimb lipsa unuia poate afecta ntregul
proces i suntei nevoii s renregistrai macroinstruciunea.
Dup planificarea procesului putei crea o macroinstruciune utiliznd butonul Record
Macro din lista Macros a grupului cu acelai nume din fila View.
n caseta de dialog care apare:

Se poate completa numele macroinstruciunii i descrierea sa n Macro Name: i


Description
Se poate completa o liter n Shortcut Key dac se dorete ca macroinstrucinuea
definit s poat fi invocat i prin apsarea tastei Ctrl i litera specificat
Folosind seciunea Store macro in se poate alege locul de memorare a
macroinstruciunii curente, care poate fi:

88

Personal Macro Workbook - dac se folosete pentru uz personal. Aceast


macroinstruciune personal este memorat ntr-o carte de lucru (Personal
Macro Workbook) separat, numit PERSONAL.xlsb i care trebuie s fie
nregistrat n subcatalogul "C:\Program Files \Microsoft Office \Office
\XLStart". Cnd se lanseaz Excelul, aceast macroinstruciune va fi
ncrcat automat n memorie.
This Workbook - dac macro este necesar numai n fiierul actual
New Workbook - dac macro este creat pentru toate fiierele noi

Se selecteaz butonul OK.


Se execut toi paii care se doresc s se nregistreze n macroinstruciune pentru a fi
executai la lansarea acesteia.
Cnd se consider c s-a terminat se acioneaz butonul de Stop Recording care apare
n locul butonului Record Macro din grupul Macros al filei View.
Aciunile executate au fost nregistrate n Visual Basic. nregistrarea poate fi gsit
ntr-un modul n funcie de opiunea indicat n Store macro in.

Pentru modificarea unei macroinstruciuni nregistrate putei terge i reedita


macroinstruciunea sau putei face o modificare rapid n editorul Visual Basic adugnd
sau modificnd o instruciune a sa.
S nregistrm o macroinstruciune care s formateze titlul i s nregistreze textul
Raport Vnzri
Pentru acesta :
-

ntr-un nou worksheet selectai celula B4


Utilizai comanda Record Macro

n fereastra care apare completai cmpurile ca n figura:

89

Apsai butonul OK. Din acest moment ncepe nregistrarea tuturor aciunilor pe
care le executai, inclusiv a greelilor.
Efectuai urmtoarele aciuni:

a) Selectai domeniul B4:H4


b) Schimbai tipul fontului n Arial
c) Schimbai dimensiunea fontului la 12
d) Selectai Bold
e) Selectai Merge& Center
f) Selectai chenarul Top&Bottom Borders
g) Selectai fundalul albastru deschis
-

Scriei textul Raport vanzari


Apsai Enter
Acionai comanda Stop Recording din fila View, lista Macros

90

Utilizarea adreselor relative n macroinstruciuni


Adresele relative i absolute determin modul n care o macroinstruciune va nregistra
locaia unei celule.
Macroinstruciunea Titlu nregistrat mai sus utilizeaz adrese absolute, astfel c
indiferent de celula selectat nainte de rularea macroinstruciunii se va crea un titlu n
domeniul B4:H4.
Adresele absolute utilizeaz locaia exact nregistrat n macroinstruciune. Aceast
modalitate de nregistrare a locaiilor celulelor este implicit.
Cnd se utilizeaz adrese relative, se nregistreaz doar poziia domeniului destinaie
(n care se va depune rezultatul macroinstruciunii) fa de celula selectat nainte de
rularea macroinstruciunii.
Spre exemplu: selectm celula B2 nainte de nregistrare dar rezultatul va fi trecut n
domeniul B4:H4, cu dou rnduri mai jos. Astfel c dac selectm celula A4 i rulm
macroinstruciunea pe care am nregistrat-o folosind adrese relative, rezultatul va fi trecut
n domeniul aflat cu dou rnduri mai jos ncepnd cu celula A4.

S nregistrm o macroinstruciune care va insera data curent folosind funcia


TODAY().
Pentru a nu genera o modificare dinamic a datei, dup inserare, vom copia rezultatul
ntr-o alt celul folosind opiunea Values and number formats a comenzii Paste Special.
Aceast macroinstruciune o salvm n Personal macro workbook pentru a putea fi
utilizat i n alte fiiere Excel.
Pentru aceasta, ntr-un nou workbook:
- Selectai celula B4
- Clic pe butonul Record Macro din fila View, lista Macros
- n csua de dialog Record Macro introducei datele ca n figura de mai jos:

91

Prin aceasta asignai macroinstruciunii o combinaie de taste care va permite


apelarea mai rapid a macroinstruciunii.
- Clic OK pentru a ncepe nregistrarea
- Clic pe butonul
din fila View lista Macros. Acest
buton este activ cnd apare o caset de accent n jurul butonului.
- n celula B4 scriei = TODAY() i apsai ENTER
- Cu celula B4 selectat formatai celula ( clic dreapta, Format Cells, n tab-ul
Number selectai Date apoi costom i scriei formatul dd-mmm-yyyy)

92

- Copiai celula B4
- Clic dreapta n celula B6 i alegei Paste Special, Values and number formats.
- tergei celula B4
- Clic pe butonul Stop Recording
- Salvai i nchidei fiierul Excel. Dup ce ai salvat un macro n Personal macro
workbook, la prsirea Excel-ului suntei ntrebai dac dorii s salvai
modificrile

Apsai butonul Yes.


Not: Pentru a accesa mai rapid opiunile de nregistrare ale unei macroinstruciuni
avei nevoie de o fil suplimentar pe Ribbon numit Developer. Pentru a afia
aceast fil clic pe Microsoft Office Button i apoi pe Excel Options. n
categoria Popular selectai Show Developer Tab In The Ribbon i dai OK.
Pentru a nregistra o macroinstruciune dai clic pe Record macro din grupul
Code al filei Developer.

93

Rularea unei macroinstruciuni


Dac ai asignat o combinai de taste unei macroinstruciuni, rularea acesteia se face
imediat dup tastarea combinaiei respective.
n exemplul anterior am stocat o macroinstruciune n Personal macro workbook la
deschiderea unui nou Workbook i tastarea combinaiei CTRL+d n celula situat cu dou
rnduri mai jos fa de celula curent va fi afiat data curent (datorit faptului c la
nregistrare s-au folosit adrese relative).
Un alt mod de a rula o macroinstruciune este de a apela comanda Run din fereastra
Macro pe care o deschidei utiliznd butonul Macros din grupul Code al filei Developer
sau din fila View, lista Macros.

Este destul de incomod s activai o macroinstruciune n acest mod, de aceea Excel


ofer cteva posibiliti de a reduce timpul necesar activrii unui macro prin ataarea
acestuia unui buton prin a crui simpl apsare rulm macroinstruciunea.

94

Pentru aceasta, deschidei fereastra Excel Options(fie cu Microsoft Office Button,


Excel Options, fie cu clic pe sgeata din dreapta barei de acces rapid i apoi clic pe
opiunea More Comands)
Din fereastra Excel Options, Customize, clic pe sgeata din dreptul casetei Choose
Commands From i alegei opiunea Macros. Dai clic pe numele macroinstruciunii pe
care vrei s o asignai unui buton, clic pe Add i apoi OK.

Rularea macroinstruciunii se face automat la apsarea butonului corespunztor de pe


bara de acces rapid.
Buton asociat macroinstruciunii

Putei schimba imaginea asociat butonului din fereastra Excel Options, clic pe
butonul asociat macrocomenzii i apoi apsai butonul Modify Se va deschide fereastra
Modify Button n care putei selecta o opiune din cele 160 disponibile.

95

De asemenea, putei asocia o macroinstruciune unui buton de aciune sau unui control
din lista Insert a grupului Controls din fila Developer.

n grupul Form Controls, primul control, Button poate fi asociat unei macoinstruciuni
astfel: selectai butonul i pe foaia de calcul desenai controlul innd apsat butonul
stnga al mouse-ului. La eliberarea butonului stnga al mouse-ului se deschide fereastra:

96

Se alege din list numele macroinstruciunii ce va fi asignat butonului i se apas OK.


Din acest moment orice apsarea butonul va rula macroinstrucunea ataat. Pentru a
edita proprietile acestui control dai clic dreapta pe buton i din meniul care apare
alegei opiunea de formatare dorit:
- editarea textului de pe buton (Edit Text)
- formatarea fontului (Format Control) etc.

Exerciii
ntruct prin aplicarea unui filtru avansat rezultatul filtrri este obinut doar pentru o
singur aplicare a acestui mecanism (la modificarea criteriului nu se modific i rezultatul
filtrrii, asrfel c pentru a filtra datele dup un alt criteriu trebuie s aplicai din nou
filtrarea avansat) putem automatiza acest proces prin nregistrarea unei
macroinstruciuni de filtrare i asignarea acesteia unui buton de aciune.
Deoarece n urma aplicrii unui filtru rezultatul primei filtrri ar putea cuprinde un
numr mai mare de nregistrri dect cele care urmeaz e necesar s nregistrm o alt
macroinstruciune care s readuc froaia de calcul n starea iniial.
1. Deschidei fiierul Angajai. Vom nregistra o macroinstruciune care s filtreze
angajaii dup departament i funcie.

97

ntr-un nou worksheet copiai antetul coloanelor Departament i Funcie n


domeniul A1:B1
Vom utiliza domeniul A1:B2 ca i criteriu
Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5

ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro din


grupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea filtrare i alegei ca
locaie This Workbook
Urmai paii de aplicare a filtrrii avansate i acionai butonul Stop Recording.

2. nregistram o macroinstruciune pe care o denumim revenire care va terge


rezultatul filtrrii de la exerciiul 1.

ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro din


grupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea revenire i alegei
ca locaie This Workbook
Selectai liniile care conin rezultatul de la exerciiul 1 (liniile de la 5 la 113
inclusiv)
Dai un clic n afara seleciei i apoi acionai butonul Stop Recording.

3. Introducei pe foaia de calcul, n dreptul zonei n care ai nregistrat criteriile dou


butoane de aciune. Unuia i asociai macroinstruciunea filtrare iar celuilalt
macroinstruciunea revenire ca n figur.

4. Asignai cele dou macroinstruciuni unor butoane pe bara de acces rapid


schimbnd imaginea asociat butonului pentrufiltrare cu
revenire cu

i butonului pentru

5. Verificai funcionalitatea celor dou comenzi afind pe rnd urmtoarele date:


- Care sunt programatorii din departamentul IT?
- Care sunt operatorii din departamentul IT?
- Care sunt economitii de la departamentul Marketing?
- Care sunt economitii de la Resurse Umane?

98

- Dar cei de la IT?

99

Capitolul 7_________________________________________

TEHNICI AVANSATE DE EDITARE I DE


FORMATARE A FOILOR DE CALCUL
Ghidul studentului

100

Tehnici de editare
Opiunea Autofill
Exist o serie de comenzi prescurtate (shortcuts) pentru a completarea unui domeniu
cu date.

Umplerea domeniului n mod automat


Exist dou comenzi prescurtate simple pentru a realiza aceasta.
Metoda Ctrl & Enter

Se selecteaz un domeniu cu ajutorul mouseului


Se introduce o anumit dat (de ex. 1300)
Aceast dat apare n prima celul a domeniului
Se in apsate tastele Ctrl i Enter
Data introdus va aprea n tot domeniul

Metoda indicatorului de umplere - Fill handle

Se introduce data ntr-o celul


Se mut cursorul n colul din dreapta jos a celulei
Cursorul se va transforma ntr-o cruciuli; aceasta este indicatorul de umplere - Fill
Handle
Se pstreaz apsat butonul stng al mouse-ului i se trage cruciulia de-a lungul
domeniului destinaie alturat din dreapta sau n jos
Toate celulele domeniului destinaie vor avea aceeai dat copiat n ele.

101

n cazul n care dorii s introducei ntr-un domeniu o serie liniar (de exemplu 2001,
2002, 2003, ) introducei primele dou elemente ale seriei aritmetice n primele dou
celule, le selectai i folosind aceiai pai ca mai sus tragei cursorul pn la valoarea
dorit.

La fiecare acionare a acestei comenzi de umplere automat apare un smart tag


.
Un clic pe sgeata ataat va deschide un meniu cu patru opiuni ca n imaginea de mai
sus.
n cazul n care se copiaz o singur valoare, opiunea Copy Cells este implicit, la fel
ca n cazul al doilea cnd se selecteaz dou valori ale seriei i opiunea Fill Series este
implicit. Putei folosi acest meniu n situaia n care dorii s copiai cele dou valori din
serie ntr-un domeniu sau s copiai doar formatul celulelor respective. Putei realiza
copierea celulelor care compun o serie folosind tasta CTRL cnd tragei cursorul.

Meniul prescurtat de umplere automat - AutoFill


Pentru utilizarea mai sofisticat a facilitii AutoFill, se poate utiliza meniul prescurtat..
Pentru utilizarea meniului:

Se poziioneaz cursorul n colul din stnga jos a celulei pentru a identifica


indicatorul de umplere
Se apas butonul din dreapta al mouse-ului i se trage indicatorul n lungul
domeniului unde se dorete s se fac extinderea
Va apare meniul prescurtat AutoFill cu mai multe opiuni. n cazul n care datele sunt
de tipul dat calendaristic avei posibilitatea de umplere a celulelor cu date avnd
zile, luni diferite (n ordine cresctoare) sau ani diferii.

102

Opiunea Linear Trend utilizeaz metoda linear a celor mai mici ptrate pentru a
extinde tendina
Opiunea Growth Trend utilizeaz o metod similar pentru a crea o tendin de
cretere bazat pe produse.
Opiunea Series deschide o fereastr cu acelai nume n care putei crea serii
numerice personalizate stabilind pasul de cretere n caseta Step value (raia, n limbaj
matematic, pentru progresia aritmetic ce corespunde tipului Linear sau pentru cea
geometric Growth) i limita maxim pn la care va crete seria n caseta Stop value
(n cazul n care domeniul selectat are mai multe celule dect numrul de termeni al
seriei acetia se vor repeta).

Aceast opiune mai poate fi activat i din meniul Fill din grupul Editing al filei
Home.

103

Tot n acest meniu avei pe lng opiunile pe care le cunoatei deja i comanda
Justify. Aceast comand este util n situaia n care dorii ca un text pe care l-ai scris
ntr-o singur celul s fie mprit n mai multe celule.
n cazul n care ai scris un text mai lung ntr-o celul, selectai un domeniu n care
dorii s fie returnat rezultatul i apoi utilizai comanda justify.

Crearea seriior de text


Excel este capabil s completeze serii de text, dac acestea se includ n facilitatea
AutoFill..
Pentru a extinde seriile de date:
Se selecteaz celulele de unde se dorete s se nceap seriile

Se poziioneaz cursorul mouseului n colul din dreapta jos a ultimei celule din
domeniu pn se obine cruciulia - fill handle
Se apas butonul stng al mouseului i se trage peste celulele unde se dorete s
se extind seria
AutoFill va umple seria text
n exemplul de mai sus, dac s-a introdus Jan, Feb, Excel va ti s continue s
completeze cu seria July, September, etc.
Acest lucru este posibil deoarece Excel conine o serie de liste predefinite. n cazul n
care folosii n mod repetat o anumit list cum ar fi lista funciilor sau lista produselor
putei salva aceast list personalizat i o putei folosi cu metoda AutoFill.

104

Pentru a crea o list personalizat va trebui s efectuai urmtorii pai:


1. Clic pe Microsoft Office Button i apoi pe Excel Options
2. Selectai categoria Popular. n zona Top Options For Working With Excel
Area dai clic pe butonul Edit Custom List

3. Se deschide fereastra Options

4. Avnd selectat opiunea NEW LIST n zona Custom lists scriei n zona List
Entries toate elementele pe care vrei s le includei n list
5. Clic pe butonul Add i apoi OK.

105

Putei de asemenea s importai o list pe care o avei scris ntr-o foaie de calcul tot
n fereastra Options introducnd n zona Import list from cells adresa domeniului n care
avei lista i apsnd apoi butonul Import.

Tehnici de formatare
Formatarea condiionat
Spre deosebire de opiunea Format Cells care se refer la aspectul celulei n funcie de
tipul de dat, aliniamentul textului, fundal, formatarea condiionat permite introducerea
unui format special prin evaluarea valorii coninute de celula ncare se aplic.
Comanda Conditional Formatting o gsii n fila Home grupul Styles. Acionnd
butonul Conditional Formatting se va afia meniul din imagine:

106

Excel 2010 ofer o gam larg de stiluri de formatare:


Higlight Cells Rules. Acest format este n ateptare pn cnd valorile
(numerice sau de tip text) ndeplinesc condiiile specificate. Dai clic pe oricare
din opiunile din list pentru a deschide caseta de dialog n care specificai
criteriul pe care trebuie s-l ndeplineasc valoarea celulei pentru a fi
evideniat pe foaia de calcul.
Top/Bottom Rulles. Formatul selectat se aplic tuturor celulelor dintr-un
domeniu care sunt mai mici sau mai mari dect o anumit valoare limit. Dai
clic pe oricare din opiunile din list pentru a deschide caseta de dialog n care
specificai criteriul pe care trebuie s-l ndeplineasc valoarea celulei pentru a
fi evideniat pe foaia de calcul.
Data Bars. Se aplic un fundal de variaie a nuanei unei culori de la culoarea
respectiv spre alb. Lungimea barei de culoare indic mrimea valorii
coninute de celula respectiv relativ la valorile celorlalte celule din domeniul
n care s-a aplicat acest format.
Color Scales. Aplicarea acesteui tip de formatare se poate realiza n dou sau
trei culori. Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea
distribuiei i variaiei datelor. O scal de dou culori permite compararea unei
zone de celule utiliznd o gradaie de dou culori. Umbra culorii reprezint
valori mai mari sau mai mici.
De exemplu, ntr-o scal care conine culorile verde i rou, avei posibilitatea
s specificai c celulele cu valori mai mari au o culoare mai verde iar cele cu
valori mai mici au o culoare mai roie. O scal de trei culori permite compararea
unei zone de celule utiliznd o gradaie de trei culori. Umbra culorii reprezint
valori mai mari, medii sau mai mici. De exemplu, ntr-o scal care conine culorile
verde, galben i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele cu valori mai
mari au culoarea verde, cele cu valori mijlocii au culoarea galben iar cele cu
valori mai mici au culoarea roie.
Icon Sets. Utilizai un set de pictograme pentru a adnota i clasifica datele n
trei pn la cinci categorii separate de o valoare prag. Fiecare pictogram
reprezint o zon de valori. De exemplu, n setul de pictograme 3 sgei,
sgeata roie n sus reprezint valori mai mari, sgeata lateral galben
reprezint valorii medii iar sgeata verde n jos reprezint valorile mai mici.

Exemplu
Deschidei foaia de calcul Produse din fiierul ExExcel2010. S se formateze
celulele care au valoarea mai mic dect 1000.
107

Pentru aceasta:
Selectai celulele crora dorii s le aplicai un anumit format
Alegei din lista Higlight Cells Rules opiunea Less Than...
Scriei numrul pe care vrei sa-l utilizai ca limit (n cazul nostru 1000)

Selectai una din opiunile din lista derulant din caseta with.
Dac nici una din opiunile existente nu satisface cerinele dumneavoastr
putei opta pentru un formatb personalizat alegnd opiunea Custom i
stabilind font-ul, culoarea de fundal, aliniamentul, etc.

108

Clic OK pentru a aplica formatul

109

Opiunea Highligth Cells este singura care opereaz independent de coninutul altor
celule . Astfel fiecare celul este evaluat individual i formatat n concordan cu
criteriul ales.

Crearea regulilor de formatare


Excel ofer o mare varietate de opiuni de formatare dar putei crea oricnd o regul
personal de formatare. Pentru aceasta alegei din meniul Conditional Formatting
opiunea New Rule. Se deschise fereastra New Formatting Rule cu ase tipuri de stabilire
a condiiilor de formatare.

110

Format all cells based on their values. Aceast opiune permite introducerea
tuturor tipurilor de stiluri de formatare (crearea stilurilor de tip bar, scal de
culori sau pictograme) alegnd din lista Format Stzle tipul de format pe care
dorii s-l personalizai
Format only cells that contain. Permite formatarea celulelor n funci de
valorile lor proprii n mod similar cu opiunea Highlight Cells.
Format only top or bottom ranked value. Permite stabilirea unui format
personalizat pentru un grup de celule care au cele mai mari (respectiv mai mici)
valori din list. Putei stabili numrul de valori cu care se face comparaia (se
compar valoarea fiecrei celule din domeniu cu valorile celor mai mari sau mai
mici n valori din list sau se poate stabili o comparaie cu un numr relativ de
celule determinat pe baza unui procent. Pentru aceasta se bifeaz caseta % of
selected range. Se pot formata spre exemplu cele mai mari 10% valori din lista
de celule.

111

Format only values that are above or below average. Aceast opiune permite
personalizarea formatului unui grup de celule care au valoarea mai mare sau mai
mic dect media valorilor celulelor selectate.
Format only unique or duplicate values. Prin utilizarea acestei opiuni putei
evidenia fie valorile unice dintr-un domeniu fie duplicatele.
Use a formula to determine which cells to format. Dac formatarea dvs.
condiional are cerine mai complexe, avei posibilitatea s utilizai o formul
logic pentru a specifica criteriile de formatare. De exemplu, este posibil s
dorii s comparai valorile cu un rezultat returnat de o funcie sau s evaluai
date din celule aflate n afara zonei selectate. Trebuie s ncepei formula cu
semnul egal (=), iar formula trebuie s returneze o valoare logic de
ADEVRAT (1) sau FALS (0).

Exemplu
S se formateze condiionat valorile vnzrilor pentru Produsul 2 pentru lunile n care
aceste depesc media anual a vnzrilor pentru Produsul 1.

112

n cazul n care folosii adresa absolut pentru celula B5 atunci formatul ales se va
aplica numei acestei celule. Dac ns dorii formatarea altor celule ale cror valori
depesc media vnzrilor pentru Produsul 1 utilizai pentru B5 adresa relativ i prin
copierea formatului se va aplica i altor celule n acelai mod ca la copierea unor formule.
Adresa B5 se va schimba cu adresa celulei creia i aplicai acest format.

Noi optiuni de formatare specifice Excel 2010


In Microsoft Excel 2010, Formatarea Conditionata a fost imbunatatita. In noua versiune
2010, valorile negative se pot afisa mult mai explicit, pentru a va crea o imagine mai
clara a datelor din foaia de calcul, printr-un nou set de icon-uri care afiseaza variatiile
numerelor din tabelul de date.
Iata un exemplu: Avem un tabel cu valorile vanzarilor pe trimestre si pe ani( ca in
imaginea de mai jos):

113

1. Selectati domeniul B3:B14 apoi de pe tab-ul Home, dati click pe Conditional


Formatting.
2. Selectati optiunea Icon Sets>3Stars Icon Set
3. Selectati domeniul E3:E14 apoi de pe tab-ul Home selectati din Conditional
Formatting optiunea Data Bars>Blue Data Bar
4. Selectati domeniul F3:F14 apoi de pe tab-ul Home selectati din Conditional
Formatting optiunea Data Bars>Green Data Bar
5. Apoi Dati click iarasi pe Conditional Formatting si alegeti optiunea Manage
Rules>Edit Rule .
6. Selectati caseta Show Bar only
7. Dati click pe Negative Values and Axis..., iar sub setatile Axis, selectati
None(shoe negative values bars in same direction as positive). Dati ok apoi in
cele 3 casete deschise
8. Selectati domeniul B3:B14 apoi de pe tab-ul Home selectati din Conditional
Formatting optiunea Data Bars>Green Data Bar
9. Ar trebui sa obtineti imaginea de mai jos:

114

Folosirea optiunii Sparklines pentru a crea mini-grafice langa datele


tabelului
In Microsoft Excel 2010, in loc sa folositi un grafic complicat pentru a putea vedea
tendintele si pentru a analiza datele, puteti sa creati un Sparklines langa fiecare serie
de date pe care vreti s-o analizati. Sparklines sunt mini-grafice in foaia de calcul
exact langa seriile de date din tabel. Iata un exemplu de crare a acestor Sparkline:
1. Presupunem ca avem ca date tabelul de mai jos:

2. Selectati domeniul G3:G14, apoi de pe tabul Insert , din grupul Sparklines, dati
click pe butonul Line.

3. Va apare caseta de dialog The Create Sparklines

115

4. In caseta Data Range, selectati domeniul B3:E14, domeniul pentru care vor fi
trasate mini-graficele. Apoi dati click pe OK.
5. Dati click apoi pe tab-ul Design, din grupul show, selectati casetele pentru High
Point (evidentiaza punctele pozitive), si Negative Points (evidentiaza
punctele negative).

6. Puteti sa customizati mini-graficele folosind unul din stilurile predefinite de pe


Tab-ul Design, grupul Style.
7. Selectati domeniul H3:H14, apoi de pe tabul Insert , din grupul Sparklines, dati
click pe butonul Column.
8. In caseta Data Range, selectati domeniul B3:E14, domeniul pentru care vor fi
trasate mini-graficele. Apoi dati click pe OK.
9. Dati click apoi pe tab-ul Design, din grupul show, selectati caseta pentru
Negative Points (evidentiaza punctele negative).
10. Selectati domeniul I3:I14, apoi de pe tabul Insert , din grupul Sparklines, dati
click pe butonul Win/Loss.
11. In caseta Data Range, selectati domeniul B3:E14, domeniul pentru care vor fi
trasate mini-graficele. Apoi dati click pe OK.
12. Dati click apoi pe tab-ul Design, dati click pe Sparkline Color si selectati Light
Green.
13. Ar trebui sa obtineti imaginea de mai jos:

Exerciii
Deschidei fiierul Angajati

116

1. Creai o list personalizat importnd din foaia de calcul tabel_angajai numele i


prenumele angajailor.
2. Creai un nou tabel cu angajaii introducnd numele i prenumele cu opiunea
AutoFill
3. Aplicai o formatare condiional coloanei "Salariul" pentru salariul minim, pentru
salariul maxim i pentru salariul care depeste media ntregii selecii (alegei dvs.
formatarea dorit). Folosii tipul de formatare cu trei culori.
4. S se formateze condiional Numele si Prenumele angajatului care i srbtorete
ziua de natere n luna curent. Pentru aceasta se utilizeaz opiunea Use a formula to
determine which cells to format.
Indicaie: se folosesc funciile MONTH i TODAY
5. S se formateze condiional Numele i Prenumele angajatului care trece la sritul
lunii la o nou tran de vechime. (valorile limit pentru care se stabilesc tranele de
vechime sunt 5 ani, 10 ani, 15 ani i 20 ani)
Indicaie: Se utilizeaz funcia OR i se va compara cmpul vechime cu valorile limit
precizate mai sus.

117

Capitolul 8 __________________________________
Combinarea datelor din surse multiple
Ghidul studentului

118

COMBINAREA DATELOR DIN SURSE MULTIPLE


Microsoft Excel ofer diverse unelte de formatare, sumarizare i prezentare a datelor. De
exemplu, putei crea un fiier Excel pentru stocarea informaiilor despre vnzari pentru un
an, fiecare foaie de lucru reprezentnd vnzrile pentru o lun. Pentru ca vnzrile pe
fiecare an s arate ntr-o form similar, putei crea un workbook cu caracteristicile dorite
i s-l salvai ca template Excel.
Mai mult, dac lucrai cu aceleai fiiere workbook mai mult vreme, le putei grupa
ntr-un fiier special numit workspace spaiu de lucru. Cnd deschidei fiierul
workspace, Excel va ti s deschid automat toate fiierele incluse n acel workspace.
Consecina organizrii datelor n fiiere workbook i workspace este faptul c avei
nevoie de instrumente de management, combinare, sumarizare a datelor din diverse surse
Excel.

Crearea link-urilor ntre seturi de date


O parte important de managementul informaiei n Excel este organizarea datelor n
fiiere workbook dup un anume criteriu. Iat un exemplu de organizare a vnzrilor
anuale ntr-un workbook, fiecare foaie de lucru avnd listate vnzrile lunare. Putem
elabora un ablon standard de format al vnzrilor pe care l vom folosi n fiecare an.

Astfel l putem salva ca i template Excel.

119

Odat salvat, ablonul poate fi utilizat la crearea de fiiere Excel cu acelai format i
aranjament al datelor.
Copierea datelor dintr-un workbook n altul este i ea metod eficient de a aduna mai
multe informaii n acelai loc, dar acest mod de lucru are o limitare: dac modificai
datele n celulele originale, aceste modificri nu se reflect n celulele unde s-a facut
copia datelor. De aceea este indicat folosirea de link-uri ntre celule, n cadrul aceluiai
workbook sau ntre mai multe fiiere Excel. S lum ca exemplu imaginea de mai jos,
unde avem un link ctre o celul din alt foaie de lucru a aceluiai workbook:

Celula C3 afieaz de fapt coninutul celulei C34 din foaia de lucru denumit ianuarie
a aceluiai workbook Excel. Observai sintaxa specific pentru a crea un astfel de link.!
Pentru a crea o legtur ctre o celul din alt fiier Excel, referina trebuie s conin i
denumirea workbook-ului respectiv, ca n imaginea de mai jos:

Celula C4 afieaz valoarea din celula C15 a foii de calcul denumit Total2004 din
fiierul Excel numit vanzari mere 2004 Bucuresti. Observai sintaxa specific pentru
a crea un astfel de link.
Odat ce ai creat link-uri ntre diverse fiiere Excel, acestea trebuie verificate, i valorile
actualizate din cnd n cnd pentru ca datele afiate s fie la zi. Pentru aceasta putei
utiliza comanda Edit links din grupul Connections al filei Data, se deschide fereastra

120

Edit Links ce afieaz toate legturile existente n fiierul curent, oferind posibilitatea
gestionrii linkurilor, ca n figura de mai jos:

Butonul Check status verific starea legturii la workbook-ul din care se preia
valoarea afiat.

Butonul Break link v ofer posibilitatea de a ntrerupe legtura creat anterior,


cu pstrarea doar a valorii afiate.

Butonul Open source va deschide automat fiierul Excel surs ctre acre exist
link-ul respective.

Butonul Update Values permite actualizarea valorii afiate ca sa ajung identic


cu cea din fiierul surs a linkului.

Butonul Change source permite schimarea cii ctre fiierul surs din care se
preiau datele. Aceast opiune se folosete da mutai fiierul surs dintr-un
director n altul.

Sumarizarea seturilor de date


Cnd creai o serie de foi de lucru sau fiiere ce conin date similare ( au acelai template)
vei obine un set de documente unde datele sunt stocate ntr-o poziie predictibil. De
exemplu, pe foile de lucru cu vnzarile lunare, intotdeauna vnzrile de pepene sunt scrise
n celula C9:

121

C9 arat vnzrile pepene n luna respectiv

Sumarizarea datelor permite combinarea informaiilor din surse multiple ntr-un singur
loc. Acest process permite specificarea unui domeniu de celule din mai multe foi de
lucru, Excel urmnd a face automat sumarizarea datelor respective. Trebuie specificat c
este important ca sursele de date s aib aceeai dispunere a datelor, de exemplu n
fiecare foaie de lucru la celula C4 s se afle vanzarile pentru acelai produs.
Iat un exemplu: s presupunem c avem 3 foi de lucru cu vnzrile de fructe pe primele
3 luni ale anului. Aranjarea datelor este ca n figura afiat mai sus.
Am dori crearea unei foi de lucru ce listeaz totalul vnzarilor pe toate cele 3 luni la un
loc. Pentru aceasta, ntr-o nou foaie de lucru, utilizm meniul comanda Consolidate a
grupului Data Tools din fila Data.

:
Se va deschide fereastra:

122

Selectai funcia de sumarizare dorit. Poate fi suma aritmetic, dar i maximum,


minimum, media aritmetic, etc. Apoi se adaug pe rnd domeniile cu informii despre
vnzri din fiecare lun n parte, cu ajutorul butonului Add. Observai c pentru cele 3
luni, domeniul de celule referit este acelai, difer doar foaia de lucru apelat. Pentru
afiarea capului de table selectai opiunile Use labels in Top row / Left column. Apsai
butonul ok.
Se obine rezultatul de mai jos:

Se observ n partea stng gruparea automat a datelor, putei detalia opional


informaiile pentru fiecare produs n parte, ca mai jos:

Exerciii
Utilizai fiierul Sumarizarea datelor.xls pentru exemplificarea combinrii datelor din
surse multiple.

123