HOTRREA GUVERNULUI nr.

432 din 23 martie 2004, actualizat,

privind dosarul profesional al funcionarilor publici
Cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin :
- Hotrrea Guvernului nr. 522 din 30 mai 2007;

CAP. I
Dispoziii generale
ART. 1
Prezenta hotrre reglementeaz modul de ntocmire i de gestionare a dosarelor profesionale
ale funcionarilor publici i a registrului de eviden a funcionarilor publici n cadrul autoritilor
i instituiilor publice.
ART. 2
(1) n scopul asigurrii gestionrii unitare i eficiente a resurselor umane, precum i pentru
urmrirea carierei funcionarului public, conductorii autoritilor i instituiilor publice rspund de
ntocmirea, actualizarea, rectificarea, pstrarea i evidena dosarelor profesionale ale funcionarilor
publici i a registrului de eviden a funcionarilor publici.
(2) Activitile prevzute la alin. (1) se desfoar n compartimentele de resurse umane din
cadrul autoritilor i instituiilor publice, cu respectarea legislaiei n vigoare privind protecia
datelor cu caracter personal. n cazul n care nu exist un astfel de compartiment, ntocmirea i
gestionarea dosarelor profesionale i a registrului de eviden ale funcionarilor publici vor fi
realizate de persoana care are atribuii cu privire la evidena personalului, prevzute n fia
postului.
(3) Conductorii autoritilor i instituiilor publice rspund de asigurarea condiiilor pentru
satisfacerea operativ a cererilor privind eliberarea documentelor care s ateste activitatea
profesional desfurat de funcionarul public, vechimea n munc, n specialitate i n funcia
public.
ART. 3
n vederea gestiunii unitare i coerente, la nivelul autoritilor i instituiilor publice, a evidenei
dosarelor profesionale i a registrului de eviden al funcionarilor publici, fiecare funcionar
public este nregistrat n registrul de eviden a funcionarilor publici n ordinea datei i, respectiv,
a numrului actului administrativ de numire n funcia public n cadrul autoritii sau instituiei
publice.
CAP. II
ntocmirea i actualizarea dosarului profesional
ART. 4
(1) Dosarul profesional al funcionarului public, denumit n continuare dosar profesional, se
ntocmete n formatul standard prevzut n anexa nr. 1.
(2) Pentru fiecare funcionar public se ntocmete un singur dosar profesional.
1

(3) Dosarul profesional se ntocmete n termen de 10 zile de la intrarea n corpul funcionarilor

publici.
(4) Persoanele responsabile cu ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale sunt obligate s
certifice nscrierile efectuate, n termenele prevzute de lege, prin semntur i prin menionarea n
clar a numelui i funciei deinute.
ART. 5
(1) Dosarul profesional conine actele administrative i documentele care evideniaz cariera
funcionarului public de la naterea raporturilor de serviciu pn la ncetarea acestora, n condiiile
legii.
(2) Dosarul profesional cuprinde date cu caracter personal i profesional.
(3) Datele cu caracter personal cuprinse n dosarul profesional sunt:
a) numele, prenumele i, dup caz, numele deinut anterior;
b) data i locul naterii;
c) codul numeric personal;
d) adresa de domiciliu i, dup caz, reedina;
Litera e) a alin. (3) al art. 5 a fost abrogat
f) numele, prenumele i numrul de telefon ale cel puin unei persoane de contact, pentru situaii
de urgen;
g) starea civil, numrul copiilor minori i data naterii acestora;
h) situaia serviciului militar, dac este cazul.
i) cetenia.
(4) Datele cu caracter profesional cuprinse n dosarul profesional se refer la:
Litera a) a alin. (4) al art. 5 a fost abrogat
Litera b) a alin. (4) al art. 5 a fost abrogat
c) activitatea desfurat n cadrul autoritii sau instituiei publice;
d) situaia disciplinar;
f) studiile, pregtirea profesional i abilitile;
g) activitatea desfurat n afara funciei publice;
h) accesul la informaiile clasificate.
(5) Dosarul profesional cuprinde n mod obligatoriu:
a) copie de pe cartea de identitate sau buletin;
Litera b) a alin. (5) al art. 5 a fost abrogat
c) copie de pe livretul militar, dac este cazul;
d) adeverina medical care s ateste o stare de sntate corespunztoare exercitrii funciei
publice;
e) copii de pe actele de studii;
f) copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfecionare;
g) copie de pe carnetul de munc i/sau extrasul de pe fila din registrul de eviden a
funcionarilor publici;
h) recomandri de la locurile de munc anterioare;
i) cazierul administrativ, dac este cazul;
j) cazierul judiciar;
k) actul administrativ de numire i documentul care atest depunerea jurmntului;
l) fia postului;
m) actul administrativ prin care a fost modificat raportul de serviciu;

n) actul administrativ de aprobare/constatare a suspendrii raportului de serviciu i actul

administrativ prin care se dispune reluarea activitii;
o) actele administrative care atest modificrile salariale;
p) actele administrative de desemnare n comisiile de disciplin sau n comisiile paritare;
q) actul administrativ prin care se stabilete participarea la activiti n cadrul unor
proiecte/programe cu asisten extern;
r) actul administrativ de ncetare a raportului de serviciu;
s) declaraie pe propria rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti de poliie
politic, astfel cum sunt definite de lege;
t) raportul de evaluare pentru ultimii 5 ani;
) declaraia de avere, actualizat n condiiile legii;
u) declaraia de interese, actualizat n condiiile legii.
(6) Funcionarul public are obligaia de a aduce la cunotin persoanei care are atribuii cu
privire la evidena personalului modificrile privind elementele cuprinse n dosarul su
profesional, n termen de 5 zile de la data producerii, iar persoana care are atribuii cu privire la
evidena personalului are obligaia de a opera schimbrile intervenite, n termen de 10 zile de la
data lurii la cunotin a acestora.
ART. 6
Documentele se ndosariaz n dosarul profesional n ordinea cronologic a emiterii acestora.
CAP. III
Gestionarea dosarului profesional
SECIUNEA 1
Evidena dosarelor profesionale i registrul de eviden a funcionarilor publici
ART. 7
(1) Fiecare autoritate sau instituie public are obligaia de a ntocmi evidena dosarelor
profesionale dup cum urmeaz:
a) formularele A, B, D, E, G i J pe suport hrtie i, acolo unde este posibil, i n format
electronic;
b) formularele C, F, H i I pe suport hrtie, precum i n format electronic.
(2) Formularele B, C i D vor fi completate de fiecare funcionar public pentru dosarul propriu i
verificate de persoana care are atribuii cu privire la evidena personalului.
(3) Formularele se ntocmesc n format Excel, cu caractere Times New Roman, corp de liter
12.
ART. 8
(1) Fiecare autoritate sau instituie public va ntocmi un registru de eviden a funcionarilor
publici, denumit n continuare registru.
(2) Registrul se ntocmete n format electronic, conform formatului standard prevzut n anexa
nr. 2.
ART. 9
Prima pagin a registrului cuprinde elementele de identificare ale autoritii sau instituiei
publice.

ART. 10
(1) Registrul cuprinde elementele de identificare ale funcionarilor publici, numrul i data
actului administrativ de numire, modificare, suspendare i ncetare a raporturilor de serviciu,
temeiul legal al modificrii, suspendrii i ncetrii raporturilor de serviciu, durata modificrii i
suspendrii raportului de serviciu, precum i numele, prenumele i funcia deinut de persoana
care a fcut nregistrarea.
(2) Fiecrui funcionar public i va fi alocat un spaiu individual n registru.
(3) Corectarea erorilor materiale se face astfel nct s poat fi vizibile vechea nregistrare i
datele exacte.
SECIUNEA a 2-a
Accesul la dosarul profesional i la registru
ART. 11
(1) Funcionarul public are dreptul de acces la datele cu caracter personal i profesional nscrise
n dosarul su profesional, att la cele ntocmite pe suport hrtie, ct i la cele ntocmite n format
electronic, precum i la datele sale nscrise n registru.
(2) Funcionarul public are dreptul, la solicitarea sa scris adresat compartimentului de resurse
umane sau persoanei care are atribuii cu privire la evidena personalului, de a primi:
a) copii de pe documentele ntocmite pe suport hrtie din dosarul su profesional;
b) extrase de pe documentele ntocmite n format electronic, certificate prin semntur de
persoana care are atribuii cu privire la completarea dosarului su profesional;
c) extrase de pe datele sale nscrise n registru, certificate prin semntur de persoana care are
atribuii cu privire la completarea dosarului su profesional;
d) adeverine care s certifice informaii cuprinse n dosarul su profesional sau n spaiul su
individual n registru.
ART. 12
(1) La datele cu caracter personal i profesional nscrise n dosarul profesional al funcionarului
public, att la cele ntocmite pe suport hrtie, ct i la cele ntocmite n format electronic, precum
i la datele funcionarului public nscrise n registru au acces, n prezena conductorului
compartimentului de resurse umane sau a persoanei care are atribuii cu privire la evidena
personalului, i pot obine copii, extrase sau certificri ale acestor date, la solicitarea scris i
motivat, numai urmtoarele persoane i autoriti sau instituii publice:
a) conductorul autoritii sau instituiei publice;
b) conductorul compartimentului n care i desfoar activitatea funcionarul public sau, dup
caz, alt funcionar public care are calitatea de evaluator al funcionarului public;
c) persoanele mputernicite ale unor autoriti sau instituii publice cu atribuii de control;
d) preedintele i/sau membrii comisiei de disciplin;
e) consilierii juridici din cadrul autoritii sau instituiei publice n care i desfoar activitatea
funcionarul public titular al dosarului profesional, n situaia n care autoritatea sau instituia
public este parte ntr-un proces cu acesta, iar datele prezentate sunt relevante pentru soluionarea
cauzei;
f) funcionarii publici din cadrul compartimentului de resurse umane care au atribuii n acest
sens;
g) instanele judectoreti i organele de cercetare penal.

(2) Accesul la dosarul profesional al persoanelor prevzute la alin. (1) se face n prezena
titularului dosarului profesional. Accesul la dosarul profesional, n condiiile alin. (1), se notific
funcionarului public n cauz, atunci cnd nu este posibil prezena acestuia.
(3) n cazurile prevzute la alin. (1) lit. b), d), e) i g), accesul la dosarul profesional, precum i
eliberarea unor copii de pe documentele coninute n acesta se aprob de ctre conductorul
autoritii sau instituiei publice.
(4) Accesul, eliberarea de copii, extrase sau certificri, totale ori pariale, de pe registru sau de
pe documentele din dosarul profesional al funcionarului public, att cele ntocmite pe suport
hrtie, ct i cele ntocmite n format electronic, este permis numai n situaiile prevzute de
prezenta hotrre.
(5) Persoanele care au acces la datele cuprinse n dosarul profesional au obligaia de a pstra
confidenialitatea datelor cu caracter personal, n condiiile legii.
SECIUNEA a 3-a
Rectificarea i completarea datelor cuprinse n dosarul profesional i n registru
ART. 13
(1) Datele cuprinse n dosarul profesional sau n registru pot fi rectificate sau completate n
urmtoarele situaii:
a) la solicitarea scris i motivat a funcionarului public;
b) la solicitarea scris i motivat a conductorului compartimentului de resurse umane sau,
dup caz, a persoanei care are atribuii cu privire la evidena personalului, prevzute n fia
postului, cu aprobarea conductorului autoritii sau instituiei publice i cu ntiinarea
funcionarului public n cauz;
c) pe baza hotrrii judectoreti definitive i irevocabile.
(2) n cererea de solicitare a rectificrii sau completrii se menioneaz informaia considerat a
fi incorect sau incomplet.
(3) n cazul prevzut la alin. (1) lit. a) i b) operaiunile de rectificare sau de completare a
datelor pot fi efectuate cu aprobarea conductorului autoritii sau instituiei publice, iar n situaia
prevzut la lit. c), cu ntiinarea acestuia.
(4) Rectificarea, completarea datelor din dosarul profesional sau, dup caz, refuzul efecturii
acestor operaiuni se aduce la cunotin funcionarului public n cauz.
ART. 14
(1) Rectificarea sau completarea datelor din dosarul profesional se face pe baza documentelor
prezentate n original.
(2) Actele originale doveditoare se restituie titularului. Copiile de pe acestea, certificate pentru
conformitate cu originalul de ctre persoana care are atribuii cu privire la evidena personalului, se
pstreaz n dosarul profesional.

SECIUNEA a 4-a
Pstrarea dosarelor profesionale i a registrului
ART. 15
Conductorii autoritilor i instituiilor publice rspund de asigurarea condiiilor de securitate
privitoare la elaborarea, modificarea, completarea, pstrarea i transmiterea datelor cu caracter
personal i profesional nscrise n registru i n dosarul profesional al funcionarului public, att a
celor ntocmite pe suport hrtie, ct i a celor ntocmite n format electronic, precum i de accesul
la acestea.
ART. 16
(1) n cazurile de transfer sau de ncetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau instituia
public va pstra o copie de pe dosarul profesional i va nmna documentele ntocmite pe suport
hrtie, n original, precum i documentele ntocmite n format electronic, pe suport magnetic, pe
baz de semntur, funcionarului public.
(2) n cazurile de transfer sau de ncetare a raportului de serviciu al funcionarului public,
conductorul compartimentului de resurse umane sau, dup caz, persoana care are atribuii cu
privire la evidena personalului certific valabilitatea i exactitatea nregistrrilor.
(3) Funcionarul public are obligaia s predea originalul dosarului profesional autoritii sau
instituiei n care se transfer, n termen de 5 zile de la realizarea transferului.
ART. 17
(1) Dosarul profesional al funcionarului public eliberat din funcia public i nscris n corpul
de rezerv al funcionarilor publici se pstreaz de ctre autoritatea sau instituia public pn la
data redistribuirii. La prsirea corpului de rezerv, compartimentul de resurse umane sau persoana
care are atribuii cu privire la evidena personalului din cadrul autoritii sau instituiei publice va
preda, la cererea funcionarului public, dosarul profesional, conform prevederilor art. 16.
(2) Dosarul profesional al funcionarului public al crui raport de serviciu este suspendat n
condiiile legii se pstreaz de ctre autoritatea sau instituia public.
ART. 18
n cazul reorganizrii autoritii sau instituiei publice, dosarele profesionale ale funcionarilor
publici ale cror raporturi de serviciu cu autoritatea sau instituia public nu se modific sau nu
nceteaz, precum i registrul/registrele de eviden ale funcionarilor publici se pstreaz de ctre
aceasta.
ART. 19
(1) n cazul desfiinrii autoritii sau instituiei publice i al prelurii atribuiilor acesteia de
ctre o autoritate sau instituie public nou-nfiinat, dosarele profesionale ale funcionarilor
publici preluai de ctre autoritatea sau instituia public nou-nfiinat, precum i
registrul/registrele de eviden a funcionarilor publici vor fi transmise acesteia pe baz de protocol
de ctre autoritatea sau instituia public supus reorganizrii.
(2) n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unei autoriti sau instituii publice, fr ca
activitatea acesteia s fie continuat de o alt autoritate ori instituie public, copiile de pe dosarele
profesionale, precum i de pe registre, n baza crora se elibereaz copii certificate i extrase
privind drepturile individuale ale funcionarilor publici, sunt preluate i pstrate la casele judeene
de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureti.

ART. 20
n cazul detarii funcionarului public, dosarul profesional se pstreaz de ctre autoritatea sau
instituia public de la care funcionarul public este detaat. Eventualele completri intervenite pe
perioada detarii sunt transmise sub semntura conductorului autoritii sau instituiei publice la
care funcionarul public a fost detaat.
ART. 21
n cazurile de transfer sau de ncetare a raporturilor de serviciu, autoritatea sau instituia public
va nmna o copie de pe fila/filele personale din registru.
SECIUNEA a 5-a
Reconstituirea i arhivarea documentelor cuprinse n dosarele profesionale
ART. 22
(1) Copiile dosarelor profesionale ale funcionarilor publici ale cror raporturi de serviciu cu o
autoritate sau instituie public nceteaz se arhiveaz, n condiiile legii.
(2) Documentele prevzute la art. 5 alin. (5) lit. s) i t) se arhiveaz n cadrul autoritii sau
instituiei publice, dup 5 ani de la ntocmirea lor.
ART. 23
n caz de furt, pierdere sau distrugere a dosarului profesional, se va ntocmi i se va elibera
funcionarului public n cauz un duplicat, de ctre ultima autoritate sau instituie public cu care
acesta a avut raporturi de serviciu. n cazul n care autoritatea sau instituia public a fost supus
reorganizrii, duplicatul se va elibera de ctre autoritatea sau instituia public care deine arhivele
autoritii sau instituiei supuse reorganizrii.
CAP. IV
Contravenii i sanciuni
ART. 24
(1) Constituie contravenii i se sancioneaz cu amend de la 500 lei la 3.000 lei urmtoarele
fapte:
a) nerespectarea dispoziiilor art. 2 alin. (1) i ale art. 4 alin. (3);
b) fotocopierea i/sau transmiterea unor fotocopii de pe documentele aflate n dosarul
profesional ctre tere persoane, fizice sau juridice, n alte situaii dect cele prevzute de prezenta
hotrre;
c) refuzul de a nscrie, la solicitarea ntemeiat a funcionarului public i n condiiile legii,
modificrile n dosarul profesional;
d) refuzul de a elibera dosarul profesional la ncetarea raporturilor de serviciu sau n caz de
transfer;
e) refuzul de a elibera copii de pe fila/filele din registru la ncetarea raporturilor de serviciu sau
n caz de transfer;
f) refuzul accesului la dosarul profesional, n condiiile prevzute de prezenta hotrre;
g) ntocmirea defectuoas, netransmiterea sau transmiterea cu ntrziere nejustificat temeinic a
documentelor cuprinse n dosarul profesional, solicitate de Agenia Naional a Funcionarilor
Publici ori de celelalte persoane fizice sau juridice ndreptite, n condiiile prezentei hotrri.

(2) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre persoanele mputernicite

prin ordin al preedintelui Ageniei Naionale a Funcionarilor Publici.
(3) Contraveniilor prevzute la alin. (1) le sunt aplicabile dispoziiile Ordonanei Guvernului nr.
2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea
nr. 180/2002, cu modificrile ulterioare.

CAP. V
Dispoziii tranzitorii i finale
ART. 25
(1) Agenia Naional a Funcionarilor Publici acord asisten de specialitate, coordoneaz
metodologic i controleaz modul de aplicare a prezentei hotrri.
(2) n ndeplinirea atribuiilor prevzute la alin. (1) Agenia Naional a Funcionarilor Publici
poate solicita sprijinul compartimentelor de resurse umane din cadrul consiliilor judeene, pentru
coordonarea modului de aplicare a prezentei hotrri de ctre consiliile locale.
(3) Consiliile locale pot solicita sprijinul consiliilor judeene pentru ntocmirea evidenei
dosarelor profesionale i a funcionarilor publici n format electronic.
ART. 26
(1) Datele cu caracter personal i profesional nscrise n dosarul profesional, att cele ntocmite
pe suport hrtie, ct i cele ntocmite n format electronic, precum i datele nscrise n registru se
transmit Ageniei Naionale a Funcionarilor Publici n xerocopie sau pe suport magnetic, dup
caz, la solicitarea acesteia.
(2) Modificrile aduse datelor prevzute la alin. (1) se transmit Ageniei Naionale a
Funcionarilor Publici n termenul prevzut de lege.
ART. 27
Autoritile i instituiile publice au obligaia de a actualiza dosarele profesionale n
conformitate cu prevederile prezentei hotrri, n termen de 60 de zile de la data intrrii n vigoare
a acesteia.
ART. 28
Anexele nr. 1 i 2 fac parte integrant din prezenta hotrre.
ART. 29
Dispoziiile prezentei hotrri se completeaz cu legislaia privind prelucrarea datelor cu
caracter personal.
ART. 30
Prezenta hotrre intr n vigoare la 15 zile de la data publicrii n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, cu excepia dispoziiilor referitoare la registrul de eviden a funcionarilor
publici, care intr n vigoare ncepnd cu data de 1 ianuarie 2007.

------------------------------