Sunteți pe pagina 1din 65

MANUALUL

BENEFICIARULUI
PROGRAMUL OPERAIONAL CAPITAL
UMAN 2014-2020
Axele Prioritare 1-6
-Versiunea august 2017-

Manualul beneficiarului reprezint un material de informare tehnic a beneficiarilor


Programului Operaional Capital Uman, ce se constituie ca un suport informativ
pentru implementarea proiectelor finanate prin intermediul acestui program. Acest
document are un caracter strict orientativ i nu derog de la prevederile contractului
de finanare, legislaiei naionale i comunitare.
Cuprins
1. INTRODUCERE.......................................................................................... 5
1.1. Glosar de termeni ............................................................................... 5
1.2. Abrevieri .......................................................................................... 8
1.3. Scopul Manualului Beneficiarului .............................................................. 9
1.4. Sistemul de implementare POCU 2014-2020................................................ 10
1.5. Website-ul POCU i comunicarea cu beneficiarii........................................... 12
1.6. Cofinanarea public i privat ............................................................... 12
2. DEMARAREA PROIECTULUI .......................................................................... 13
2.1. Semnarea contractului de finanare ......................................................... 13
2.2. Obligaiile contractuale ale beneficiarului ................................................. 16
2.3. Precizri cu privire la semnificaia unor termeni .......................................... 20
2.4. Precizri suplimentare cu privire la implementarea proiectelor n parteneriat ...... 20
2.5. Echipa de proiect ............................................................................... 21
2.6. Eligibilitatea cheltuielilor ..................................................................... 23
3. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI ..................................................................... 25
3.1. Cererea de Prefinanare....................................................................... 26
3.1.1 Condiii pentru acordarea prefinanrii ............................................... 26
3.1.2 Modelul cererii de prefinanare ...................................................... 27
3.1.3 Documente necesare depunerii cererii de prefinanare............................. 28
3.1.4 Verificarea cererii de prefinanare i solicitarea de clarificri .................... 28
3.1.5 Notificarea beneficiarului privind autorizarea Cererii de prefinanare ........... 28
3.2. Cererea de rambursare aferent cererii de prefinanare................................. 29
3.2.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare................... 29
3.2.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de
prefinanare .......................................................................................... 29
3.2.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare i solicitarea
de clarificri .......................................................................................... 31
3.2.4 Autorizarea cererii de rambursare aferent cererii de prefinanare .............. 32
3.3. Cererea de plat................................................................................ 32
3.3.1 Modelul cererii de plat.................................................................. 33
3.3.2 Documente necesare depunerii cererii de plat...................................... 33

2
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.3.3 Verificarea cererii de plat i solicitarea de clarificri ............................. 34
3.3.4 Notificarea beneficiarului/partenerilor privind autorizarea cererii de plat .... 35
3.4. Cererea de rambursare aferent cererii de plat ......................................... 36
3.4.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de plat ........................... 37
3.4.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de plat 37
3.4.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de plat i solicitarea de
clarificri.............................................................................................. 38
3.4.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare aferente cererii de plat .......... 39
3.4.5. Recuperarea sumelor acordate prin mecanismul cererilor de plat i nejustificate
corespunztor ........................................................................................ 39
3.5. Cererea de rambursare ........................................................................ 39
3.5.1 Modelul cererii de rambursare .......................................................... 40
3.5.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare .............................. 40
3.5.3 Verificarea cererii de rambursare i solicitarea Solicitarea de clarificri ........ 41
3.5.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare ......................................... 42
3.6. Vizite la faa locului ........................................................................... 42
3.7. TVA ............................................................................................... 43
3.8. Contabilitate .................................................................................... 43
3.9. Derularea procesului de achiziii n cadrul proiectelor finanate prin POCU .......... 44
3.9.1 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care au calitatea de
autoritate contractant ............................................................................. 44
3.9.1.1. Dosarul achiziiei publice pentru procedurile de achiziie public
desfurate n conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile publice .. 45
3.9.2 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care nu au calitatea
de autoritate contractant ......................................................................... 47
3.9.2.1. Dosarul achiziiei pentru procedurile de atribuire a contractelor de furnizare,
servicii sau lucrari desfurate n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 1284/2016
....................................................................................................... 47
3.9.3 Aplicatia MySMIS2014 - Modulul Achiziii.............................................. 48
3.9.4 Verificarea achiziiilor de ctre OI responsabil ....................................... 48
3.10. Conflictul de interese .......................................................................... 49
3.11. Informarea i publicitatea proiectului....................................................... 50
3.12. Teme orizontale ................................................................................ 50
4. MONITORIZAREA I RAPORTAREA PROIECTULUI.................................................. 51
4.1. Monitorizarea proiectului...................................................................... 51
3
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
4.2. Rapoarte de monitorizare ..................................................................... 51
4.3. Furnizarea informaiilor privind atingerea indicatorilor .................................. 53
4.4. Vizite de monitorizare n perioada de implementare ..................................... 54
4.5. Monitorizarea sustenabilitii proiectului................................................... 55
5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE.................................................... 57
5.1. Acte adiionale.................................................................................. 57
5.2. Notificri......................................................................................... 61
6. PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR ...................................................... 63
7. ANEXE.................................................................................................. 65

4
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
1. INTRODUCERE

1.1. Glosar de termeni

Aplicaie = Cererea de finanare mpreun cu copiile documentelor suplimentare


solicitate i declaraiile pe propria rspundere;

Autoritate de management = Structur n cadrul MDRAPFE, desemnat pentru


gestionarea programului operaional, care ndeplinete funciile prevzute la art. 125
din Regulamentul UE nr. 1303/2013;

Beneficiar = Organism public sau privat, responsabil pentru iniierea sau care iniiaz
i implementeaz o operaiune, n nelesul art.2 pct.9 din Regulamentul UE
nr.1303/2013. Organism care primete ajutor de stat, aa cum e definit la pct. 13,
art. 2 din Regulamentul UE nr.1303/2013. Organism care implementeaz un
instrument financiar sau un fond de fonduri (aa cum e definit la pct.27, art.2 din
Regulamentul nr.1303/2013), dup caz (partea a doua, titlul IV din Regulamentul UE
nr. 1303/2013);

Cerere de finanare = Formularul completat de ctre solicitant n vederea obinerii


finanrii din POCU 2014-2020;

Cheltuieli eligibile = Cheltuieli realizate de ctre un beneficiar, aferente proiectelor


finanate n cadrul programelor Operaionale care pot fi finanate att din FESI ct i
din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a beneficiarului. A se vedea Hotrrea
nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social
European i Fondul de Coeziune 2014 2020;

Cheltuieli neeligibile = Orice sum pltit din bugetul general al Comunitilor


Europene, bugetele administrate de acestea ori n numele lor sau din bugetele din
care provine cofinanarea aferent, care a fost obinut sau utilizat cu
nerespectarea prevederilor legale ori contractuale, indiferent de natura sau
destinaia acesteia;

Contribuie public naional = Fondurile publice necesare implementrii


programelor/proiectelor, care cuprind cofinanarea public i fondurile aferente
cheltuielilor publice, altele dect cele eligibile stabilite prin contractul de finanare,

5
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
aa cum este definit n OUG 40/2015 privind gestionarea financiar a fondurilor
europene pentru perioada de programare 2014-2020;

Cofinanare privat = Orice contribuie a unui beneficiar la finanarea cheltuielilor


eligibile necesare implementrii proiectului, alta dect cea aferent cofinanrii
publice, aa cum este definit n OUG 40/2015 privind gestionarea financiar a
fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020;

Cofinanare public = Orice contribuie din fonduri publice naionale destinat


finanrii cheltuielilor eligibile necesare implementrii proiectului, aa cum este
definit n OUG 40/2015 privind gestionarea financiar a fondurilor europene pentru
perioada de programare 2014-2020;

Valoarea total eligibil a proiectului = Totalul fondurilor reprezentnd


contravaloarea contribuiei din fonduri europene, valoarea cofinanrii publice i/sau
private, precum i contravaloarea cheltuielilor publice i/sau private, altele dect
cele eligibile (dac este cazul);

Contestaie = Plngere ndreptat mpotriva actelor administrative emise de


autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene, prin care se solicit
anularea (i.e. n tot sau n parte) actului administrativ/titlului de crean atacate i,
dup caz, emiterea unui nou act administrativ/titlu de crean;

Debitor = Persoana juridic, (beneficiarul), n sarcina creia se stabilete o crean


bugetar printr-un titlu de crean;

Fondul Social European (FSE) = Fondul Structural prin care susine crearea de locuri
de munc, ajut la obinerea locuri de munc mai bune i asigur oportuniti
profesionale mai echitabile pentru toi cetenii UE. Fondul funcioneaz prin
investiii n capitalul uman angajaii, tinerii i toi cei aflai n cutarea unui loc de
munc;

Fonduri Europene Structurale i de Investiii = Asistena financiar nerambursabil a


UE menit s sprijine realizarea obiectivelor strategiei UE pentru o cretere
inteligent, durabil i favorabil incluziunii. Aceste fonduri includ Fondul European
de Dezvoltare Regional (FEDR), Fondul Social European (FSE), Fondul de Coeziune
(FC), Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural (FEADR), Fondul European
pentru Pescuit i Afaceri Maritime (FEPAM);

Fraud = Infraciune svrit n legtur cu obinerea ori utilizarea fondurilor


europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, incriminat de
Codul penal ori de alte legi speciale;

6
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Lider de parteneriat = Instituia/organizaia care a obinut finanare n cadrul unei
cereri de proiecte - n parteneriat cu alte instituii/organizaii;

Neregul = Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu


prevederile contractelor ori a altor angajamente legal ncheiate n baza acestor
discuii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu
competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate
prejudicia bugetul UE/bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile
publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit;

Neregul sistemic = nseamn orice neregul, care poate avea o natur recurent,
cu o probabilitate ridicat de apariie n tipuri de operaiuni similare, care decurge
dintr-o deficien semnificativ n funcionarea eficace a sistemelor de gestiune i
control, inclusiv din neinstituirea unor proceduri adecvate n conformitate cu
Regulamentul 1303/2013 i cu normele specifice fondurilor;

Organism intermediar = Organism public sau privat care acioneaz sub


responsabilitatea unei autoriti de management sau de certificare sau care
ndeplinete sarcini n numele unei astfel de autoriti n raport cu operaiunile
implementate de beneficiari;

Pista de audit = Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiile i responsabilitile


referitoare la acestea, precum i arhivarea documentaiei justificative complete,
pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat reconstituirea
operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers;

Prefinanare = sumele transferate din fonduri europene i din cofinanarea public


asigurat din bugetul de stat, n trane, de ctre unitile de plat ctre
beneficiari/lider de parteneriat/parteneri pentru cheltuielile necesare implementrii
proiectelor finanate din fonduri europene, fr depirea valorii totale eligibile a
contractului de finanare. A se vedea OUG 40/2015 privind gestionarea financiar a
fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020;

Program operaional = Program multianual (pe 7 ani) prezentat de un stat membru i


adoptat de Comisie, care definete o strategie de dezvoltare care corespunde
obiectivelor tematice i prioritilor de investiii ale UE n cadrul Politicii de Coeziune
a UE pentru 2014-2020, i care se finaneaz din FEDR, FC, FSE i FEPAM;

Proiect = Aciune/investiie realizat de beneficiari n cadrul PO;

Raport tehnic = este raportul elaborat de beneficiar care descrie activittile derulate
n cadrul Cererii de Rambursare i/sau Cererii de rambursare aferente cererii de
7
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
prefinanare/cererii de plat, precum i progresul ndeplinirii rezultatelor i
indicatorilor;

SMIS 2014+= Sistemul informatic unitar, gestionat de Ministerul Dezvoltrii Regionale,


Administraiei Publice i Fondurilor Europene, care are posibilitatea s interacioneze
eficient cu sistemul informatic al Comisiei Europene (SFC 2014) i este proiectat
avnd la baz principiul asigurrii interoperabilitii cu alte sisteme informatice,
astfel nct s poat oferi n orice moment situaii operative de ansamblu, precum i
raportri specifice i detaliate, n funcie de nevoile utilizatorilor, rspunznd
nevoilor sistemului de coordonare, gestionare i control al FEDR, FC i FSE, n
conformitate cu prevederile art.125 alin. (2) lit. d) din Regulamentul (UE) nr.
1303/2013;

MySMIS 2014 = Aplicaia conex SMIS2014+ care permite schimbul de date ntre
beneficiari sau poteniali beneficiari i Autoritatea de Management/Organismul
Intermediar, integrat n SMIS2014+ i care acoper ntregul ciclu de via al
proiectului, n cadrul programelor finanate din FEDR, FC i FSE n conformitate cu
prevederile art.122 alin (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.

1.2. Abrevieri

AA Autoritatea de Audit

AC Autoritatea de Certificare

AM Autoritatea de Management

POCU Programul Operaional Capital Uman

ANAP Autoritatea Naional pentru Achiziii Publice

AP Axa Prioritar

AT Asisten Tehnic

CE Comisia European

DAP Direcia Autorizare Proiecte

FEDR Fondul European pentru Dezvoltare Regional

8
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
FSE Fondul Social European

FESI Fonduri Europene Structurale i de Investiii

HG Hotrre de Guvern

MDRAPFE Ministerul Dezvoltrii Regionale, Administraiei Publice i Fondurilor

Europene

MFP Ministerul Finanelor Publice

OC Ofier contractare

OI Organism Intermediar

ONG Organizaie NonGuvernamental

OUG Ordonan de Urgen a Guvernului

OS Obiectiv specific

PI Prioritate de investiii

UE Uniunea European

1.3. Scopul Manualului Beneficiarului

Prezentul ghid este menit s ofere ndrumare beneficiarilor Programului Operaional


Capital Uman 2014-2020 n procesul de implementare a proiectelor finanate prin
acest program. Ghidul de fa este unul orientativ i nu nlocuiete prevederile
contractuale sau legislaia n vigoare. n situaia n care exist neconcordane ntre
prezentul ghid i legislaia naional i/sau comunitar ori contractul de finanare,
prevederile acestora din urm prevaleaz.

Manualul beneficiarului ofer informaii practice cu privire la implementrea


proiectului, monitorizarea i raportarea fa de Autoritatea de
Management/Organisme Intermediare, perioada de sustenabilitate, formatul cererilor
de rambursare/rapoartelor de monitorizare, termenelor de transmitere a acestora
ctre AM/OI POCU, modificarea contractului de finanare, etc.

9
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
V reamintim faptul c beneficiarul are att misiunea, ct i rspunderea pentru
implementarea proiectului aprobat, iar partenerii sunt responsabili pentru derularea
propriilor activiti care contribuie la obinerea rezultatelor. Totodat, pentru o
eficient implementare a proiectului finanat prin POCU, precum i n vederea
atingerii cu succes a obiectivelor propuse, se impune gestionarea proiectului ntr-o
manier responsabil, coerent i constant, n conformitate cu prevederile
contractuale precum i cu legislaia naional i comunitar incident.

Limitri

Prezentul manual a fost realizat innd cont de forma contractului de finanare i a


regulilor aplicabile proiectelor depuse i aprobate n cadrul cererilor de propuneri de
proiecte lansate de ctre AM POCU n anii 2016-2017.

Manualul nu se aplic urmtoarelor tipuri de contracte:


- Contracte de global grant;
- Instrumente financiare;
- Contractelor/deciziilor de finanare aferente AP 7 Asisten Tehnic.

1.4. Sistemul de implementare POCU 2014-2020

Sistemul de implementare, monitorizare i control al POCU cuprinde urmtoarele


organizaii:

ORGANIZAIE RESPONSABILITI

BENEFICIARUL i Persoan juridic de drept public, de drept privat cu sau


Partenerul/Partenerii fr scop patrimonial, care a obinut finanare prin POCU,
(dac este cazul) responsabil de implementarea proiectului, n
conformitate cu prevederile contractului de finanare i
cu reglementrile comunitare i naionale n vigoare

AM POCU Autoritate public, organizat n cadrul MDRAPFE ca


direcie general, responsabil cu gestionarea i
implementarea POCU, n conformitate cu principiile
managementului financiar riguros i separrii clare a
funciilor i care, prin serviciile sale va asigura
gestionarea eficient i eficace a POCU

OI POCU n baza Acordului de delegare de funcii ncheiat cu AM


POCU, OI asigur o parte din atribuiile Autoritii de
10
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Management, respectiv: evaluarea cererilor de finanare,
gestionarea contractelor, monitorizarea proiectelor,
verificarea administrativ a cererilor de
prefinanare/plata/rambursare, efectuarea vizitelor la
faa locului, verificarea raportelor tehnice, etc.

Autoritatea de Autoritatea public, organizat n cadrul MFP ca Direcie


Certificare general, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n
declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European,
primirea de la Comisia European a fondurilor europene i
transferarea acestora ctre AM

Autoritatea de Audit Organism independent din punct de vedere operaional


fa de Curtea de Conturi i fa de celelalte autoriti
responsabile cu gestionarea i implementarea fondurilor
comunitare, care are ca responsabiliti auditul de
sistem, auditul de operaiuni, verificri pe baz de
eantion i auditul final al operatiunilor finantate prin
fondurile comunitare nerambursabile

Curtea European de Instituie europeana a carei activitate se concentreaz pe


Conturi raportarea financiar a UE, precum i pe execuia
bugetului Uniunii i pe punerea n aplicare a politicilor
sale. Asemenea altor instituii supreme de audit, Curtea
desfoar trei tipuri diferite de audit: audit financiar,
audit de conformitate i auditul performanei

CE DG EMPL Direcia General Ocuparea Forei de Munc, Afaceri


Sociale i Incluziune din cadrul Comisiei Europene
efectueaz cel putin o misiune anual de audit de sistem,
prin care verific eficacitatea sistemului de management
i control pe fiecare cerin cheie

Departamentul pentru Asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii


Lupt Antifraud Europene n Romnia, prin detectarea, combaterea i
monitorizarea eficient a fraudelor i a oricror alte fapte
ilegale care au ca efect utilizarea necorespunztoare a
fondurilor comunitare i, implicit, prejudicierea bugetului
comunitar. Efectueaz controale administrative i la faa
locului ale proiectelor finanate din fonduri europene,
coordoneaz instituiile naionale implicate n lupta
antifraud i coopereaz cu Oficiul European de Lupt
11
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Antifraud

Oficiul European de Investigheaz cazurile de fraudare a bugetului UE, acte de


Lupt Antifraud corupie i de culp profesional grav la nivelul
instituiilor europene i elaboreaz politica antifraud n
numele Comisiei Europene.

1.5. Website-ul POCU i comunicarea cu beneficiarii

n procesul de pregtire/implementare a proiectelor finanate din POCU 2014-2020,


beneficiarii dispun de o serie de documente precum:

- Programul Operaional Capital Uman 2014-2020;


- Orientri privind oportunitile de finanare n cadrul Programului Operaional
Capital Uman 2014-2020, inclusiv corrigendumurile publicate;
- Ghiduri Condiii Specifice aferente apelurilor de propuneri de proiecte lansate;
- Manualul Beneficiarului, etc.

ncrcate pe website-ul http://www.fonduri-ue.ro/pocu-2014.

De asemenea, beneficiarii POCU se pot loga n sistemul HELPDESK:


http://www.fonduri-ue.ro/contact/logare-utilizator, sistem n care pot adresa
ntrebri unui ofier Helpdesk specializat pe fiecare program operaional n parte.

1.6. Cofinanarea public i privat

Ratele de cofinanare (public respectiv privat) aplicabile sunt cele comunicate


solicitanilor n cadrul capitolului 4, subcapitolul 4.3.1 din Orientri privind
oportunitile de finanare n cadrul Programului Operaional Capital Uman 2014-
2020, respectiv n cadrul Ghidului Solicitantului Condiii Specifice (dup caz).

12
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
2. DEMARAREA PROIECTULUI
2.1. Semnarea contractului de finanare

Solicitantul i Ministerul Dezvoltrii Regionale, Administraiei Publice i Fondurilor


Europene (MDRAPFE) prin persoana mputernicit, semneaz contractul de finanare.

O dat cu semnarea contractului de finanare, solicitantul de finanare devine


BENEFICIAR POCU, iar contractul intr n vigoare i produce efecte de la data semnrii
de ctre ultima parte. Contractul este un act de adeziune i stabilete cadrul juridic
n care se va desfura relaia contractual dintre AM POCU/OI POCU i beneficiar.
Acesta stabilete regulile i termenele care trebuie respectate de ambele pri,
condiiile n care se acord finanarea solicitat precum i modalitile de punere n
aplicare a prevederilor contractuale.

Ofierul de contractare, dup primirea cererii de finanare aprobat la finanare,


solicit, prin Scrisoarea de informare privind demararea procesului de contractare
semnat de Directorul general al DG PECU sau de Directorul OIR/OI (acolo unde este
cazul) documentele justificative aferente procesului de contractare. Scrisoarea de
informare este transmis Solicitantului prin intermediul MySMIS2014, modulul de
contractare, funcia Solicit documente suplimentare, conform prevederilor
Manualului de utilizare MySMIS2014 backoffice.

Scrisoarea de informare privind demararea procesului de contractare conine termen


limit de transmitere a tuturor documentelor i a clarificrilor solicitate, astfel nct
dup termenul maxim/perioada maxim menionat/ n scrisoarea de informare, n
cazul n care documentele i clarificrile solicitate nu au fost trimise sau nu sunt
complete, DGPECP/OIR/OI (acolo unde este cazul) pot respinge proiectul.

Este recomandat ca rspunsul la solicitarea de documente suplimentare s fie


transmis n cel mai scurt timp posibil, astfel ncat ofierul de contractare s poat s
verifice documentele i informaiile transmise i, n cazul n care este necesar, s
solicite clarificarea aspectelor/neconcordantelor identificate.

n situaia n care documentele sunt incomplete/conin inadvertene/documente


neconforme sau alte neclariti, OC poate transmite o solicitare de clarificri ctre
beneficiar, prin care solicit/resolicit concret documentele
lips/incorecte/incomplete/clarificri pe marginea documentelor remise sau prin
care solicita corelarea/modificarea cererii de finanare cu recomandrile rmase
nesoluionate n procesul de evaluare (de exemplu: modificri bugetare), precum i
13
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
alte modificri ale cererii de finanare care sunt necesare (ex: modificri ale cotei de
TVA, modificri ale structurii parteneriatului-dac permite MySMIS2014).

n cazul n care solicitantul consider c termenul de rspuns la clarificare este prea


scurt, acesta poate solicita, motivat, prin MySMIS2014, prelungirea termenului, pn
la momentul expirrii acestuia. OC poate s aprobe sau s resping solicitarea de
prelungire, n funcie de motivele invocate n cadrul solicitrii.

Mecanismul de solicitare de clarificri poate fi folosit de cte ori este nevoie, far a
depsi termenul maxim de semnare a contractului.

Dup primirea rspunsului solicitantului, OC continu verificarea documentelor. n


urma obinerii tuturor avizelor interne, solicitantul este invitat la sediul AM/OI n
vederea semnrii contractului de finanare.

Contractul de finanare poate fi semnat de ctre reprezentantul legal al


beneficiarului sau de persoana mputernicit n acest sens. Pentru semnarea
contractului de finanare de ctre reprezentantul legal al beneficiarului, acesta
trebuie s prezinte/depun la momentul semnrii acestuia, decizia/ hotrrea
conducerii organizaiei care s ateste statutul de reprezentant legal i dreptul de a
semna contractul de finanare. Pentru semnarea contractului de finanare de ctre
persoana mputernicit, este necesar s se prezinte/depun la momentul semnrii
acestuia documentele solicitate pentru reprezentantul legal precum i mputernicirea
n original mpreun cu specimenul de semntur al persoanei mputernicite i C.I. n
copie.

Dup semnarea contractului de finanare de ctre ambele pri, proiectul este


considerat n implementare. Data de ncepere a implementrii proiectului va fi prima
zi lucrtoare din luna calendaristic urmtoare celei n care s-a semnat i a intrat n
vigoare contractul SAU prima zi lucrtoare urmtoare datei de semnare a
contractului de finanare de ctre ambele pri, conform prevederilor contractului de
finanare.

n vederea schimbrii status-ului n MySMIS 2014, este necesar i semnarea


electronic a contractului de ctre Beneficiar n MySMIS 2014. n acest scop, OC
transmite prin MySMIS2014 dosarul de contract ctre Beneficiar n vederea semnrii
electronice a contractului de finanare i a documentelor din dosarul de contract,
preciznd totodat un termen pn cnd beneficiarul trebuie s semneze contractul
de finanare.

Dup semnarea documentelor dosarului de contractare al proiectului i de ctre


reprezentantul legal/mputernicitul AM/OI, n aplicaia MySMIS statusul proiectului se

14
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
schimb n CONTRACT SEMNAT, iar arhiva cu toate documentele dosarului de
contractare al proiectului, semnate de ambele pri, se poate descrca din funcia
Contract de finanare, apsnd butonul Vizualizare arhiv final.

Beneficiarul se angajeaz s implementeze proiectul depus prin aplicaia MySMIS i


aprobat, n conformitate cu prevederile cuprinse contract i legislaia european i
naional aplicabile acestuia. AM/OI se angajeaz s plteasc finanarea
nerambursabil, la termenele i n condiiile prevzute n contractul semnat i n
conformitate cu legislaia european i naional aplicabile acestuia.

Finanarea va fi acordat n baza cererilor de prefinanare/rambursare/plat,


elaborate n conformitate cu anexele corespunztoare i depuse de ctre beneficiar n
termenele stabilite prin Graficul estimativ de depunere a cererilor de prefinanare/
plat/rambursare a cheltuielilor.

Monitorizarea implementrii contractelor de finanare va fi realizat la nivelul


Organismelor Intermediare, conform repartizrii AM. O dat repartizate, contractele
de finanare nu vor putea fi transferate ctre alt OI, cu excepia cazurilor de for
major (desfiinarea Organismului Intermediar, retragerea atribuiilor delegate, etc)
situaie n care AM poate prelua monitorizarea implementrii sau poate nsrcina alt
OI cu aceasta atribuie.

Modificarea structurii parteneriatului

n cazul n care, din motive ntemeiate, este necesar modificarea structurii


parteneriatului, (nainte de semnarea contractului sau n timpul implementrii),
solicitantul/beneficiarul (dup caz) are posibilitatea de a iniia aceast modificare, n
sistemul informatic MySMIS2014, prin utilizarea funciei Solicit modificarea cererii
de finanare. Modificarea poate fi iniiat i de ofierul de contractare, prin utilizarea
mecanismului de solicitare clarificri.

nlocuirea unui partener presupune reluarea procedurii de selecie a partenerului


(procedura derulat n faza premergtoare depunerii cererii de finanare). Avnd n
vedere prevederile Metodologiei de Evaluare i Selecie POCU, n cazul schimbrii
partenerului, indiferent de momentul n care se realizeaz schimbarea partenerului
(nainte de semnarea contractului sau n implementare), cererea de finanare va fi
reevaluat pentru verificarea ndeplinirii tuturor regulilor de eligibilitate precum i
respectarea condiiilor iniiale de evaluare i selecie (eligibilitate partener,
capacitate tehnic i financiar a partenerului i a parteneriatului, etc).

Nu se admite nlocuirea beneficiarului finanrii nerambursabile (liderul de


parteneriat), cu unul din parteneri sau cu alt entitate cu personalitate juridic. Fac

15
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
excepie situaiile n care entitatea cu personalitate juridic cu rol de beneficiar a
fost preluat (de exemplu: restructurare, comasare, absorbie, desfiinare cu
preluarea atribuiilor de ctre o alt structur public cu personalitate juridic etc.)
de alt entitate juridic, succesoare n drepturi i obligaii, cu condiia precizrii
explicite a acestui aspect i asigurarea/dovedirea eligibilitii succesorului conform
prevederilor Orientrilor privind oportunitile de finanare n cadrul Programului
Operaional Capital Uman 2014-2020 i a Ghidului Solicitantului aplicabil.

Nu se admite creterea numrului de parteneri n raport cu numrul aprobat iniial,


ntruct aceast demers ar pune n discuie decizia comitetului de evaluare cu privire
la proiectul n cauz i la structura partenerial depus iniial i evaluat.

2.2. Obligaiile contractuale ale beneficiarului

Pentru a veni n sprijinul beneficiarilor, menionm mai jos principalele obligaii pe


care acetia, conform contractului de finanare, trebuie s le aib n vedere cu
prioritate n derularea proiectelor:

Beneficiarul are obligaia i responsabilitatea s asigure managementul i


implementarea proiectului n concordan cu prevederile contractului semnat,
ale legislaiei europene i naionale aplicabile.
Beneficiarul/partenerii vor deschide contul/conturile de proiect n sistemul
Trezoreriei Statului, n cazul n care fac parte din categoria instituiilor
publice, indiferent de sistemul de finanare i de subordonare. Celelalte
categorii de beneficiari/parteneri pot opta pentru deschiderea
contului/conturilor speciale de proiect n sistemul Trezoreriei Statului sau la o
banc comercial n conformitate cu legislaia aplicabil. Excepie fac
conturile aferente implementrii mecanismului cererilor de plat, care vor fi
deschise doar n sistemul Trezoreriei Statului.
Beneficiarul i/sau partenerii au obligaia de a pune la dispoziia AM/OI sau
oricrui alt organism abilitat de lege documentele i/sau informaiile necesare
pentru verificarea modului de utilizare a finanrii nerambursabile, la cerere i
n termen de maximum 5 zile lucrtoare i s asigure condiiile pentru
efectuarea verificrilor la faa locului. n vederea efecturii verificrilor
prevzute mai sus, beneficiarul i/sau partenerul/partenerii se angajeaz s
acorde dreptul de acces nengrdit la locurile i spaiile unde se
implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele
informatice i s pun la dispoziie documentele solicitate privind gestiunea
tehnic i financiar a proiectului, att pe suport de hrtie, ct i n format
electronic. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s
16
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
permit verificarea lor.
Beneficiarul se va asigura c n contractele/acordurile ncheiate cu tere pri
se prevede obligaia acestora de a asigura disponibilitatea informaiilor i
documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de control desfurate
de AM/OI sau de alte structuri cu competene n controlul i recuperarea
debitelor aferente fondurilor europene i/sau fondurilor publice naionale
aferente acestora, dup caz. n cazul nerespectrii prevederilor de mai sus,
beneficiarul/partenerul este obligat s restituie suma aferenta documentelor
lips, rambursat n cadrul proiectului, reprezentnd asisten financiar
nerambursabil din cofinanarea FSE, precum i cofinanarea aferent alocat
din fonduri de la bugetul de stat.
Beneficiarul are obligaia ndosarierii i pstrrii tuturor documentelor
proiectului n original precum i copii ale documentelor partenerilor, dac este
cazul, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile
eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu
legislaia european i naional. Toate documentele vor fi pstrate pn la
nchiderea oficial a Programului sau pn la expirarea perioadei de
durabilitate a proiectului, oricare intervine ultima. n cazul nerespectrii
prevederilor alin. (5) i (8), din contractul de finantare Condiii generale,
beneficiarul este obligat s restituie suma aferent documentelor lips,
rambursat n cadrul Proiectului, reprezentnd asistena financiar
nerambursabil.
Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului,
utiliznd conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor
referitoare la implementarea proiectului, n conformitate cu dispoziiile legale.
Beneficiarul este obligat s adauge toate documentele i s completeze datele
pentru care este rspunztor, actualizndu-le corespunztor ori de cte ori
este cazul, n MySMIS 2014.
Beneficiarul este obligat s plteasc sumele necesare asigurrii cofinanrii
eligibile i a finanrii cheltuielilor neeligibile n vederea implementrii
proiectului, ce i revin conform contractului de finanare.
n situaia n care implementarea proiectului presupune achiziionarea de
bunuri, servicii ori lucrri, beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile
legislaiei naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice sau ale
dispoziiilor legale privind achiziiile efectuate de beneficiarii privai, n cazul
n care Beneficiarul nu reprezint autoritate contractant, n sensul legislaiei
naionale privind atribuirea contractelor de achiziii publice.
Beneficiarul are obligaia ntocmirii Rapoartelor Tehnice i a Cererilor de
Rambursare i, dup caz, a Cererilor de Plat, i de a pune la dispoziia AM/OI
documentele justificative ce nsoesc Cererea de Rambursare/Plat, spre a fi
verificate de ctre AM/OI n vederea efecturii rambursrii/plii.
17
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarul este obligat s respecte integral prevederile cuprinse n cererea de
finanare aprobat, referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii
Europene i naionale, privind achiziiile publice, ajutorul de stat, egalitatea
de anse, dezvoltarea durabil, informarea i publicitatea.
Beneficiarul este obligat s includ n bugetul propriu sumele necesare
finanrii Proiectului, inclusiv asigurarea co-finanrii i a finanrii
cheltuielilor neeligibile n vederea implementrii Proiectului.
Beneficiarul i Partenerii acestuia sunt obligai s menin o eviden
contabil analitic distinct, utiliznd conturi analitice pentru reflectarea
tuturor operaiunilor referitoare la implementarea Proiectului, n conformitate
cu dispoziiile legale.

Urmtoarele aspecte sunt eseniale n implementarea proiectului:

Din punct de vedere tehnic i financiar, proiectul trebuie s i ating indicatorii


propui n cererea de finanare. n cazul n care nu au fost atini indicatorii asumai,
AM POCU/OI POCU delegat va diminua valoarea finanrii nerambursabile,
proporional cu gradul de realizare al indicatorilor, n conformitate cu prevederile
contractului de finanare.
n consecin, beneficiarul mpreun cu partenerii si, dac este cazul, trebuie s
depun toate eforturile pentru finalizarea cu succes a proiectului.
Beneficiarul i partenerii sai (dac este cazul) sunt responsabili pentru implementarea
deplin a tuturor activitilor proiectului. La momentul depunerii cererii de finanare
i semnrii Acordului de Parteneriat, se consider c beneficiarul a obinut
confirmarea implicrii partenerilor pentru derularea activitilor propuse, cel puin
pn la finalizarea proiectului. n plus, decizia de acordare a finanrii a fost luat i
pe baza evalurii capacitii operaionale i financiare a parteneriatului ca ntreg i
nu pentru fiecare membru n parte.

Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile Directivei CE/95/46 a


Parlamentului European i a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecia
persoanelor fizice n ceea ce privete prelucrarea datelor cu caracter personal i
libera circulaie a acestor date, transpus n legislaia naional prin Legea
nr.677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i prevederile
Directivei 2002/58/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 12 iulie 2002
privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul
comunicaiilor electronice, transpus n legislaia naional prin Legea nr.506/2004,
cu modificrile i completrile ulterioare.

18
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Pentru toate activitile externalizate (subcontractate), beneficiarul i
partenerii trebuie s furnizeze organismelor de audit i de control, inclusiv AM
POCU/OI POCU delegat, toate informaiile necesare privind activitile
subcontractate. n acest sens, beneficiarul i partenerii au obligaia de a asigura
disponibilitatea tuturor informaiilor prin contractul ncheiat cu prestatorul sau
furnizorii. Aceste prevederi sunt aplicabile i n cazul externalizrii ctre persoane
fizice autorizate, cabinete individuale, sau alte forme de organizare echivalente.

Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv


documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n vederea
asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu prevederile contractului de
finanare i a regulamentelor comunitare i naionale.

Beneficiarul i va asuma integral rspunderea pentru prejudiciile cauzate


terilor din culpa sa pe parcursul implementrii proiectului.

Beneficiarul trebuie s se asigure c n cadrul proiectului nu sunt incluse


activiti care pot intra sub incidena ajutorului de stat/de minimis cu excepia
situaiei n care aceste scheme sunt precizate n Ghidul Solicitantului Condiii
Specifice aplicabil.

Beneficiarul trebuie s se asigure asupra respectrii condiiilor art. 61 al


Regulamentului CE nr. 1303/2013 privitor la proiectele generatoare de venituri nete.

n cazul n care Beneficiarul constat c exist activiti care pot intra sub incidena
ajutorului de stat/de minimis, respectiv generatoare de venituri nete, va informa n
scris AM POCU sau OI POCU delegat, n termen de maxim 10 zile de la data lurii la
cunotin n vederea aplicrii prevederilor legale/procedurale aplicabile.

19
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
2.3. Precizri cu privire la semnificaia unor termeni

Perioada de valabilitate a contractului i perioada de implementare a proiectului

Pentru nelegerea corect a implicaiilor semnrii unui contract de finanare i


implementrii unui proiect trebuie fcut distincia ntre urmtorii termeni: perioada
de valabilitate a contractului i perioada de implementare a proiectului.

Contractul de finanare intr n vigoare i produce efecte de la data semnrii de ctre


ultima parte i i nceteaz valabilitatea la data executrii integrale a oricreia i a
tuturor obligaiilor pe care contractul i/sau legislaia aplicabil le stabilesc n sarcina
prilor contractante, n legtur cu sau decurgnd din implementarea proiectului
i/sau decurgnd din acordarea finanrii nerambursabile, pn la data nchiderii
oficiale a POCU 2014-2020.

Perioada de implementare a proiectului este exprimat n luni calendaristice i


specificat n cererea de finanare, seciunea Durata proiectului, precum i n
contractul de finanare semnat. Ulterior semnrii contractului de finanare, perioada
de implementare poate fi redus sau extins (prin aprobarea unui act adiional), fr
ns a depi perioada maxim prevzut n cadrul Ghidului Solicitantului Condiii
Specifice.

Data de ncepere a implementrii proiectului este specificat n contractul de


finanare aceasta cuprinznd, dac este cazul, i perioada de desfurare a
activitilor proiectului nainte de semnarea contractului de finanare.

Data finalizrii implementrii proiectului se calculeaz n funcie de durata


proiectului i data de ncepere a implementrii acestuia. Ca o regul de baz a
implementarii proiectelor, toate activitile proiectului trebuie s fie efectuate i
finalizate, nu mai trziu de ultima zi din perioada de implementare.

2.4. Precizri suplimentare cu privire la implementarea proiectelor


n parteneriat

Parteneriatul constituit pentru implementarea proiectului i consemnat prin Acordul


de parteneriat (anex la contractul de finanare), trebuie s respecte urmtoarele
principii:

a) Toi partenerii trebuie s contribuie la realizarea proiectului n modalitile


precizate n cererea de finanare i Acordul de parteneriat.

20
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
b) Partenerii sunt obligai s respecte regulile privitoare la conflictul de
interese i regimul incompatibilitilor, iar n cazul apariiei unui asemenea
conflict, s dispun luarea msurilor ce conduc la evitarea, respectiv
stingerea lui inclusiv, dar fr a se limita la, informarea AMPOCU/OIPOCU
responsabil n legtur cu orice situaie care d natere sau este posibil s
dea natere unui astfel de conflict, n termen de 3 (trei) zile lucrtoare de
la data apariiei unei astfel de situaii. n caz contrar, semnatarii acordului
neleg c poate fi reziliat contractul de finanare prin decizia
AMPOCU/OIPOCU responsabil de plin drept, fr punere n ntrziere, fr
intervenia unui tribunal arbitral/unei instane judectoreti i fr
ndeplinirea altor formaliti, cu excepia transmiterii ctre Liderul de
parteneriat a unei simple informri cu privire la rezilierea contractului de
finanare.

c) Membrii Parteneriatului neleg i accept faptul c vor rspunde individual


fa de Liderul de parteneriat iar Liderul de parteneriat i partenerii fa de
AMPOCU/OIPOCU responsabil, pentru realizarea angajamentelor asumate de
fiecare dintre acetia n implementarea proiectului conform cererii de
finanare.

d) Acordul de parteneriat intr n vigoare la data semnrii acestuia de ctre


pri i i nceteaz valabilitatea la data ncetrii contractului de finanare.

Autoritatea de Management va plti n conturile fiecrui membru al parteneriatului


sumele aferente activitii derulate n cadrul proiectului, dup efectuarea
verificrilor specifice asupra cererilor de prefinanare/plat/rambursare.

2.5. Echipa de proiect

Din echipa de management pot face parte urmtoarele poziii de experi:

manager de proiect (decontat la cheltuieli directe);


experi suport pentru activitatea managerului de proiect (decontai la
cheltuieli indirecte), respectiv: responsabilul financiar, personalul implicat n
achiziii publice, consilier juridic, asistent manager, specialistul IT.
Enumerarea nu presupune n mod implicit i obligativitatea includerii acestor poziii
n echipa de management. Echipele de management vor fi dimensionate astfel nct
s asigure o utilizare eficient a resurselor financiare alocate.

Managerul de proiect nu poate fi externalizat. Managerul de proiect va fi angajat

21
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
de ctre beneficiar (liderul de parteneriat) pe baz de contract de munc ncheiat
conform Legii nr. 53/2003 Codul muncii, cu modificrile i completrile ulterioare
sau pe baz de raport de serviciu, conform Legii nr. 188/1999 privind statutul
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare.

Partenerul poate avea un coordonator al activitilor partenerului (care nu face parte


din echipa de management) decontat la cheltuieli directe.

Echipa de management a proiectului i experii implicai n realizarea unei activitti


sau unui grup de activitti n cadrul proiectului formeaz echipa de implementare a
proiectului.

Membrii echipei de proiect vor avea roluri i sarcini/atribuii concrete, alocate n


vederea implementrii proiectului.

n vederea asigurrii functionalitii, continuitii i stabilitii echipei de


management, stabilirea/alegerea componenei acesteia trebuie tratat cu mult
atenie, evitnd, pe ct posibil:

nominalizarea n echipa de management a unor persoane care dein deja un


numr mare de atribuii, pentru a preveni suprancrcarea cu sarcini a
acestora;
nominalizarea n echipa de management a personalului angajat pe durata
determinat (cu excepia cazului n care este acoperit perioada de
implementare a proiectului sau perioada estimat pentru desfurarea
sarcinilor alocate n proiect).

Este important ca toi membrii echipei de management s fie informai cu privire la


condiiile de implementare a proiectului i s cunoasc rolul pe care fiecare l are n
proiect, aa cum este acesta definit n fiele de post corespunztoare fiecrei poziii.

Principalele responsabiliti ale echipei de management:

Cunoaterea i respectarea prevederilor legislaiei comunitare, naionale i ale


contractului de finanare precum i ale Manualului Beneficiarului;
Coordonarea i monitorizarea implementrii proiectului i atingerea
rezultatelor propuse, n condiiile stipulate n contractul de finanare precum i
monitorizarea activitii desfurate de ctre parteneri;
Asigurarea depunerii n termenele stabilite a tuturor raportrilor/documentelor
menionate n contractul de finanare;
Asigurarea n implementarea proiectului a unui management financiar riguros
cu respectarea eligibilitii cheltuielilor efectuate i ncadrarea acestora n
bugetul aprobat al proiectului;
22
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Asigurarea unei evidene contabile analitice i pstrarea unei evidene clare a
cheltuielilor efectuate, inclusiv a documentelor justificative ce in de acestea;
Monitorizarea i asigurarea corectitudinii efecturii tuturor operaiunilor
financiare derulate la nivelul proiectului;
Asigurarea acurateei elaborrii documentelor financiare aferente cererilor de
prefinanare/plat/rambursare.

2.6. Eligibilitatea cheltuielilor

Cheltuielile sunt considerate eligibile dac sunt n conformitate cu:

(a) Legislaia naional i european aplicabil;


(b) HG 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunilor finanate prin FEDR, FSE i FC 2014-2020;
(c) Orientri privind accesarea finanrilor n cadrul Programului Operaional
Capital Uman 2014-2020;
(d) Ghidul Solicitantului Condiii Specifice aplicabil;
(e) Prevederile contractului de finanare.
n funcie de specificul apelului de proiecte, vor putea fi decontate i cheltuieli
efectuate anterior semnrii contractului de finanare i nceperii implementrii
proiectului, doar dac acest lucru este specificat n Ghidul Solicitantului Condiii
Specifice.

Pentru a fi eligibil, o cheltuial decontat pe baz de costuri reale trebuie s


ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii cu caracter general:

s nu fi fcut obiectul altor finanri din fonduri publice, cu excepia


prevederilor art. 7 lit. b) din Hotrrea Guvernului nr. 399/2015 privind
regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor
finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social
European i Fondul de Coeziune 2014-2020;
s fie justificat de facturi emise n conformitate cu prevederile legislaiei
naionale/comunitare, sau de alte documente contabile cu valoare
probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi
auditate i identificate;
s fie n conformitate cu prevederile din contractul de finanare ncheiat de
ctre Autoritatea de Management/Organismul Intermediar, pentru aprobarea
operaiunii;
s fie conform cu prevederile legislaiei aplicabile la nivel naional i la nivelul
Uniunii Europene;
s fie rezonabil, justificat i s respecte principiile bunei gestiuni financiare,
n special n ceea ce privete economia i eficiena;
23
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
s respecte prevederile legislaiei Uniunii Europene i naionale aplicabile;
s fie nregistrat n contabilitatea beneficiarului, cu respectarea
prevederilor art. 65 - 67 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013;
s fie efectuat pentru operaiuni stabilite ca fiind eligibile conform condiiilor
anunate de AM POCU (n Ghidul Solicitantului Condiii Specifice aferente
fiecrei lansri de cereri de propuneri de proiecte);
s fie efectuat pentru operaiuni implementate n zona vizat de program (n
regiunile eligibile).

Plile n numerar vor fi utilizate doar n situaii bine justificate (de exemplu
acordarea de subvenii pentru grupul int), doar n situaiile n care plile prin
sistemul bancar sau prin mandat potal nu pot fi derulate, cu respectarea dispoziiilor
legale aplicabile.

n aceste situaii particulare, beneficiarul va solicita acordul prealabil al OI


POCU responsabil. Orice plat n numerar efectuat de ctre beneficiar/partener
fr acordul prealabil al OI va fi considerat neeligibil.

Sumele ncasate pe baza cererilor de plat sau prefinanare nu pot fi utilizate


pentru o alt destinaie dect cea pentru care au fost acordate!

24
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
n conformitate cu prevederile Hotrrii de Guvern nr. 399/2015 privind regulile de
eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin Fondul
European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune
2014-2020 art. 2 alin (1) Fr a nclca prevederile art. 3 i 4, pentru a fi eligibil, o
cheltuial trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii cu caracter
general:

a) s fie angajat de ctre beneficiar i pltit de acesta n condiiile legii ntre 1


ianuarie 2014 i 31 decembrie 2023, respectiv ntre 1 septembrie 2013 i 31
decembrie 2023 pentru cheltuielile efectuate n cadrul operaiunilor finanate
prin Iniiativa privind ocuparea forei de munc n rndul tinerilor, cu
respectarea perioadei de implementare stabilit de ctre autoritatea de
management prin contractul de finanare;
b) s fie nsoit de facturi emise n conformitate cu prevederile legislaiei
naionale sau a statului n care acestea au fost emise ori de alte documente
contabile pe baza crora se nregistreaz obligaia de plat i de documente
justificative privind efectuarea plii i realitatea cheltuielii efectuate, pe baza
crora cheltuielile s poat fi verificate/controlate/auditate, cu respectarea
prevederilor art. 131 alin. (2) i (4) din Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013;
c) s fie n conformitate cu prevederile programului;
d) s fie n conformitate cu contractul de finanare, ncheiat ntre autoritatea de
management sau organismul intermediar i beneficiar, cu respectarea art. 65
alin. (11), art. 70, art. 71, art. 125 alin. (1) i art. 140 din Regulamentul (UE) nr.
1.303/2013;
e) s fie rezonabil i necesar realizrii operaiunii;
f) s respecte prevederile legislaiei Uniunii Europene i naionale aplicabile;
g) s fie nregistrat n contabilitatea beneficiarului, cu respectarea prevederilor
art. 67 din Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013.

n ceea ce privete mecanismul prefinanrii, mecanismul cererii de plat i


mecanismul cererii de rambursare, beneficiarii/partenerii vor respecta prevederile
Ordonanei de Urgen nr.40/2015, cu modificrile i completrile ulterioare.

25
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.1. Cererea de Prefinanare

ATENIE! Beneficiarii/partenerii prevzui la art. 6 alin. (1)-(4) i (6) din OUG


nr.40/2015 cu modificrile i completrile ulterioare nu au dreptul la prefinanare,
deoarece au cuprinse n buget creditele de angajament i creditele bugetare aferente
valorii totale a proiectelor proprii finanate din fonduri europene.

Pentru proiectele finanate prin Programul Operational Capital Uman se acord


beneficiarilor i/sau partenerilor prefinanare n trane de maximum 10% din valoarea
eligibil a proiectului, fr depirea valorii totale eligibile a contractului de
finanare.

Pentru proiectele implementate n parteneriat, Liderul de parteneriat depune cererea


de prefinanare att pentru cheltuielile proprii ct i pentru cele ale partenerilor, iar
Autoritatea de Management vireaz valoarea cheltuielilor solicitate n conturile
liderului de parteneriat i, respectiv ale partenerilor care urmeaz s le utilizeze,
conform prevederilor contractului de finanare i ale Acordului de parteneriat, parte
integrant a acestuia.

Beneficiarul va transmite cererile de prefinanare conform Graficului de depunere a


cererilor de prefinanare.

3.1.1 Condiii pentru acordarea prefinanrii

Prefinanarea se acord cu condiia ndeplinirii cumulative a urmtoarelor cerine:

depunerea de ctre beneficiar a unei Cereri de prefinanare, pentru fiecare


tran, cu respectarea procentului de acordare a prefinanrii;
existena conturilor deschise, pe numele beneficiarului/partenerilor unde
trebuie virate sumele aferente prefinanrii. Pentru a putea primi
prefinanare, beneficiarii/partenerii au obligaia s deschid un cont dedicat
exclusiv pentru primirea prefinanrii i efectuarea cheltuielilor pentru care a
fost solicitat aceasta;
depunerea de ctre beneficiar a extraselor de cont din care s reias situaia
prefinanrii rmase neutilizat din trana anterioar, pentru fiecare entitate,
respectiv beneficiar/partener (cu excepia primei trane de prefinanare);
depunerea cererii de rambursare aferent prefinanrii, n vederea justificrii
prefinanrii acordate anterior (cu excepia primei trane de prefinanare).

26
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarii care primesc finanare sub incidena ajutorului de stat/de minimis au
obligaia emiterii unei garanii pentru suma aferent prefinanrii solicitate prin
depunerea unui instrument de garantare emis n condiiile legii de o societate bancar
sau de o societate de asigurri. n acest caz, n conformitate cu prevederile
Regulamentului (UE) nr. 1.303/2013, art. 131 alin. (4) lit. (b), valoarea cumulat a
tranelor de prefinanare nu poate depi 40% din valoarea total a ajutorului care
trebuie acordat unui beneficiar pentru o anumit operaiune.

Cu excepia primei trane de prefinanare, urmtoarele trane de prefinanare se


acord cu deducerea sumelor necheltuite din trana anterior acordat.

n situaia n care Autoritatea de Management constat erori n raportul de justificare


a prefinanrii aferent tranei/tranelor anterioare, aceasta poate sista acordarea
urmtoarelor trane de prefinanare.

Sumele primite ca prefinanare, aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot fi


efectuate din contul deschis la Trezoreria Statului, potrivit reglementrilor n vigoare,
pot fi transferate de ctre beneficiari/parteneri n conturi deschise la bnci
comerciale, cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de maximum 3
zile lucrtoare de la data efecturii transferului.

Suma reprezentnd dobnda net, respectiv diferena dintre dobnda brut


acumulat n conturile prevzute la alin. (5), corespunztoare sumelor de
prefinanare rmase disponibile n conturi, i valoarea cumulat a impozitelor
aferente dobnzii i a comisioanelor aferente conturilor respective, se raporteaz
Autoritii de Management i se vireaz n contul indicat de aceasta n notificarea
privind acordarea prefinanrii, cel trziu nainte de depunerea ultimei cereri de
rambursare.

Sumele acordate ca prefinanare se vor utiliza exclusiv pentru derularea activitilor


eligibile ale proiectului, inclusiv pentru plata TVA aferent cheltuielilor eligibile.

3.1.2 Modelul cererii de prefinanare

n vederea solicitrii i primirii prefinanrii, beneficiarul completeaz cererea de


prefinanare (formatul standard prezentat n Anexa 1 Cerere de prefinanare) i o va
depune la sediul OI responsabil, mpreun cu documentele prevzute n cuprinsul
acesteia.

27
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.1.3 Documente necesare depunerii cererii de prefinanare

Beneficiarul va depune Cererea de prefinanare la OI responsabil, ntr-un singur


exemplar original, nsoit de documentele prevzute n cuprinsul acesteia.

Pentru a veni n sprijinul beneficiarilor, elementele ce urmeaz a fi verificate n


procesul de validare i autorizare a cererii de prefinanare, se regasec n Anexa 10 -
Aspecte verificare Cerere de prefinanare.
Recomandm ca nainte de depunerea la OI a cererii de prefinanare, beneficiarul
s parcurg elementele de verificare prevzute n Anexa 10 n vederea realizrii
propriilor verificri.

3.1.4 Verificarea cererii de prefinanare i solicitarea de clarificri

Termenul maxim de verificare a cererii de prefinanare este de 15 zile lucrtoare de


la data nregistrrii acesteia. Plata se efectueaz n conformitate cu prevederile
contractului de finanare, respectiv n maxim 3 zile de cnd exist disponibiliti n
conturile AM.

n cazul n care, pe parcursul verificrii dosarului cererii de prefinanare, sunt


necesare clarificri/informaii suplimentare, OI responsabil poate transmite
beneficiarului solicitri de clarificare. n aceste situatii, termenul de verificare se
suspend fr ca perioadele de ntrerupere cumulate s depeasc 5 zile lucrtoare.

Beneficiarul are obligaia de a transmite informaiile i documentele n termenul


solicitat. Nedepunerea de ctre beneficiar a documentelor sau clarificrilor, n
termenul solicitat, atrage dup sine respingerea parial sau total, dup caz, a
cererii.

3.1.5 Notificarea beneficiarului privind autorizarea Cererii de prefinanare

Ulterior verificrilor aferente cererilor de prefinanare, AM POCU notific


beneficiarul, prin transmiterea Scrisorii de informare a beneficiarului cu privire la
autorizarea/neautorizarea la plat a cererii de prefinanare.

28
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.2. Cererea de rambursare aferent cererii de prefinanare

Beneficiarul are obligaia depunerii, n termen de maximum 60 de zile


calendaristice de la virarea sumelor aferente cererii de prefinanare de ctre AM, a
unei cereri de rambursare prin care se justific utilizarea prefinanrii de ctre
beneficiar/parteneri, precum i a contribuiei proprii aferente cheltuielilor
eligibile incluse n documentele justificative anexate cererii de rambursare.

3.2.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare

Beneficiarul va completa formularul cererii de rambursare aferent cererii de


prefinanare, prezentat n Anexa 2 - Cererea de rambursare aferent cererii de
prefinanare.

3.2.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de


prefinanare

n vederea justificrii prefinanrii primite de la AM POCU, beneficiarul va depune la


OI o Cerere de rambursare aferent cererii de prefinanare ntr-un singur exemplar
original, nsoit de urmtoarele documente justificative, prezentate scanat pe suport
electronic:

a) extrasul de cont aferent contului deschis special pentru prefinanare, pentru


fiecare entitate n parte (Beneficiar, Partener 1, Partener 2, , Partener n);
b) declaraia i certificatul eliberat de ANAF privind nedeductibilitatea TVA
eligibil, (Certificatele de TVA pentru fiecare partener n parte), solicitat la
rambursare, n original, dac cheltuielile declarate i solicitate la rambursare
prin cererea depus conin TVA nedeductibil eligibil;
c) dovada plaii contribuiei proprii a beneficiarului i/sau partenerilor aferent
cheltuielilor eligibile incluse n documentele Cererii de rambursare aferent
cererii de prefinanare. Nedepunerea de ctre beneficiar a dovezii plii
contribuiei proprii aferent cheltuielilor eligibile incluse n cerere atrage dup
sine respingerea Cererii de rambursare aferent cererii de prefinanare;

d) Documente justificative aferente cheltuielilor efectuate care atest plata


cheltuielilor decontate prin Cererea de prefinanare, scanate pe CD/DVD. Lista
documentelor justificative financiare orientativ, structurat pe categorii de
cheltuieli, se regaseste n Anexa 6 Lista documentelor justificative
financiare. n vederea unei bune documentri i justificri a activitii
29
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
experilor angajai n cadrul proiectului, beneficiarii vor ntocmi i vor depune
o dat cu cererea de rambursare Anexa 7 Fia lunar de pontaj i Anexa 18
Raport lunar de activitate, pentru fiecare expert n parte;
e) Anexa 19 Evidena cheltuielilor.

n cazul n care activitile proiectului necesit efectuarea de pli n valut,


beneficiarul va solicita la rambursare contravaloarea n lei a plii, la cursul Bncii
Naionale a Romniei din data ntocmirii documentelor de plat n valut.
Contribuia proprie se suport din bugetul propriu al beneficiarului/liderului de
parteneriat/partenerului i se reflect, n mod obligatoriu, n cererea de rambursare
aferent prefinanrii. n acest sens, beneficiarul/partenerii vor demonstra pentru
fiecare cheltuial inclus n cererea de rambursare aferent prefinanrii, prin ordine
de plat separate, plata contribuiei proprii.

Documentele justificative aferente cheltuielilor efectuate n perioada de referin a


Cererii de Rambursare aferenta prefinanrii se vor transmite scanat pe suport
CD/DVD. Documentele vor fi aranjate pe categorii/subcategorii de cheltuieli aa cum
sunt structurate n bugetul proiectului.

La depunerea cererii de rambursare aferent prefinanrii, pentru cheltuielile care


conin TVA, beneficiarii/partenerii au obligaia depunerii unei declaraii pe propria
rspundere din care s rezulte caracterul nedeductibil al TVA aferente cheltuielilor
eligibile cuprinse n cererea de rambursare aferenta prefinantarii, denumit
"Declaraie privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020" i care este certificat de organul
fiscal competent din subordinea Ageniei Naionale de Administrare Fiscal.

Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 2 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.

De asemenea, beneficiarii/partenerii au obligaia depunerii i a unei declaraii pe


propria rspundere din care s rezulte caracterul nerecuperabil al taxei pe valoarea
adugat aferente cheltuielilor eligibile cuprinse n anexa nr. 2 la Ordinul
698/1425/2016, denumit "Declaraie privind eligibilitatea TVA aferente cheltuielilor
efectuate n cadrul operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020".

Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 3 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
30
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.

Nedepunerea de ctre beneficiar a documentelor suport aferente cheltuielilor


justificate prin Cererea de rambursare aferente cererii de prefinanare atrage dup
sine obligaia beneficiarului/partenerilor de restituire a sumelor nejustificate.

Pentru a veni n sprijinul beneficiarilor, elementele ce urmeaz a fi verificate n


procesul de validare i autorizare a cererii de rambursare aferente prefinanrii, se
regsec n Anexa 11 - Aspecte verificare Cerere de rambursare aferent cererii de
prefinanare.

Recomandm ca nainte de depunerea la OI a cererii de rambursare aferente


prefinanrii, beneficiarul s parcurg elementele de verificare prevazute n
Anexa 11 n vederea realizrii propriilor verificri.

3.2.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de prefinanare i solicitarea


de clarificri

Termenul maxim de verificare i validare a dosarului cererii de ramburare aferente


prefinanrii este de 20 zile lucrtoare de la data nregistrrii acesteia.

n cazul n care, pe parcursul verificrii dosarului cererii de rambursare aferente


prefinanrii, sunt necesare clarificri/informaii suplimentare, OI responsabil poate
transmite beneficiarului solicitri de clarificare. n aceste situaii, termenul de
verificare se suspend fr ca perioadele de ntrerupere cumulate s depaeasc 10
zile lucrtoare.

Beneficiarul are obligaia de a transmite informaiile i documentele solicitate n


termenul stabilit. Nedepunerea de ctre beneficiar a documentelor sau clarificrilor
solicitate, n termenul stabilit, atrage dup sine obligaia beneficiarului/partenerilor
de restituire a sumelor nejustificate.

n cazul entitilor cu proiecte multiple (entiti care implementeaz mai mult de un


proiect finanat prin POCU, indiferent de calitatea lor, respectiv beneficiari sau
parteneri), OI i AM vor efectua verificri ncruciate suplimentare. Obiectivul este
verificarea n vederea evitrii riscului dublei finanri cu privire la livrabilele generate
de activitile proiectelor, resurse umane (cheltuieli directe de personal), grupuri
int vizate de proiecte, achiziiile derulate n cadrul proiectelor.

31
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.2.4 Autorizarea cererii de rambursare aferent cererii de prefinanare

Ulterior autorizrii sumelor justificate n cererea de rambursare aferent cererii de


prefinanare, AM POCU notific beneficiarul, prin transmiterea Scrisorii de informare
a beneficiarului/partenerilor cu privire la autorizarea/neautorizarea cheltuielilor
incluse n cererea de rambursare aferent cererii de prefinanare.

3.2.5. Recuperarea prefinanrii utilizat necorespunztor

AM notific beneficiarii /partenerii cu privire la obligaia restituirii sumelor acordate


cu titlu de prefinanare i nejustificate corespunztor prin cereri de rambursare, n
conformitate cu prevederile OUG 40/2015 cu modificrile i completrile ulterioare.

n cazul n care beneficiarii/partenerii nu restituie AM sumele mai sus menionate n


termen de 15 zile de la data comunicrii Scrisorii de informare a
beneficiarului/partenerilor, AM va emite decizia de recuperare a prefinanrii, prin
care se individualizeaz sumele de restituit exprimate n moneda naional. Decizia
constituie titlu de crean i cuprinde elementele actului administrativ fiscal
prevzute de Ordonana Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. n titlul de crean se indic i
contul n care beneficiarul/partenerul trebuie s efectueze plata.

Titlul de crean sus amintit se transmite debitorului (beneficiarul i/sau partenerii,


dup caz) n termen de 5 zile lucrtoare de la data emiterii. mpotriva titlului de
crean se poate formula contestaie n termen de 30 de zile de la data comunicrii,
care se depune la autoritatea public emitent a titlului de crean contestat i nu
este supus taxelor de timbru.

3.3. Cererea de plat

Mecanismul decontrii cererilor de plat se aplic tuturor beneficiarilor de


proiecte finanate din instrumente structurale n cadrul programelor operaionale,
cu excepia beneficiarilor prevzui la art. 6 alin. (1) - (4) i (6) din O.U.G. nr.
40/2015 cu modificrile i completrile ulterioare.

ATENIE! Beneficiarii care nu au depus cererea de rambursare aferent prefinanrii


n termenul stabilit i nu au justificat valoarea prefinanrii primite sunt obligai s
justifice integral valoarea acesteia naintea depunerii unei cereri de plat!

32
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarii i/sau partenerii vor ntreprinde msurile necesare deschiderii unui cont
de disponibil la unitile teritoriale ale Trezoreriei statului, n vederea ncasrii,
sumelor solicitate prin Cererile de plat.

Beneficiarul va transmite cererile de plat conform Graficului de depunere a cererilor


de plat.

3.3.1 Modelul cererii de plat

Beneficiarul va completa formularul Cererii de plat, prezentat n Anexa 3 - Cererea


de plat.

3.3.2 Documente necesare depunerii cererii de plat

Beneficiarul va completa i va depune la OI responsabil Cererea de plat ntr-un


singur exemplar original, precum i urmtoarele documente justificative, scanate pe
CD/DVD, inclusiv cererea de plat n format editabil:

a) Formularul de identificare financiar (Anexa 16)/Scrisoare de deschidere a


contului special pentru cererea de plat emis de ctre trezorerie, pentru
fiecare entitate n parte (Beneficiar, Partener 1, Partener 2, , Partener n).
Acesta va fi transmis doar n cadrul primei Cereri de plat sau n cazul n care
acesta se schimb;

b) Documente justificative care atest angajarea la plat a cheltuielilor, mai


puin documente justificative care atest plata;

c) Documente justificative aferente cheltuielilor solicitate (facturi pentru livrarea


bunurilor/prestarea serviciilor/execuia lucrrilor recepionate, acceptate la
plat, facturi de avans acordat contractorilor n conformitate cu clauzele
prevzute n contractele aferente, procese verbale de recepie a bunurilor,
serviciilor, lucrrilor executate);

d) Ordine de plat care atest plata contribuiei proprii aferent facturilor incluse
n cererea de plat, n cazul beneficiarilor/partenerilor, alii dect cei
prevazui la art. 6 i 7 din Ordonana de urgen nr. 40/2015, cu
modificrile i completrile ulterioare;
e) Anexa 19 - Evidena cheltuielilor.

33
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Documentele vor fi aranjate pe categorii/subcategorii de cheltuieli conform bugetului
aprobat.

Nedepunerea de ctre beneficiar a tuturor documentelor aferente cheltuielilor


solicitate prin Cererea de plat, atrage dup sine respingerea sumelor aferente
documentelor lips.

Pentru a veni n sprijinul beneficiarilor, elementele ce urmeaz a fi verificate n


procesul de validare i autorizare a cererii de plat, se regsec n Anexa 12 - Aspecte
verificare Cerere de plat.
Recomandm ca nainte de depunerea la OI a cererii de plat, beneficiarul s
parcurg elementele de verificare prevzute n Anexa 12 n vederea realizrii
propriilor verificri.

3.3.3 Verificarea cererii de plat i solicitarea de clarificri

Termenul maxim de verificare i validare a dosarului cererii de plat este de 20 zile


lucrtoare de la data nregistrrii acesteia.

n cazul n care, pe parcursul verificrii dosarului cererii de plat, sunt necesare


clarificri/informaii suplimentare, OI responsabil poate transmite beneficiarului
solicitri de clarificare. n aceste situaii, termenul de verificare se suspend fr ca
perioadele de ntrerupere cumulate s depaeasc 10 zile lucrtoare.

n cazul entittilor cu proiecte multiple (entiti care implementeaz mai mult de un


proiect finanat prin POCU, indiferent de calitatea lor, respectiv beneficiari sau
parteneri), OI si AM vor efectua verificri ncrucisate suplimentare. Obiectivul este
verificarea n vederea evitarii riscului dublei finanri cu privire la livrabilele generate
de activitile proiectelor, resurse umane (cheltuieli directe de personal), grupuri
int vizate de proiecte, achiziiile derulate n cadrul proiectelor.

Beneficiarul are obligaia de a transmite informaiile i documentele solicitate n


termenul solicitat. Nedepunerea de ctre beneficiar a documentelor sau clarificrilor,
n termenul solicitat, atrage dup sine respingerea sumelor aferente documentelor
lips.

n vederea asigurrii unui management financiar riguros, n situaia n care nu exist


posibilitatea recuperrii sumelor provenite din debite/corecii din cereri de
rambursare, autoritatea de management diminueaz valoarea cheltuielilor
rambursabile din cererile de plat, n aceste situaii beneficiarul suportnd din surse
proprii valoarea acestor sume.

34
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.3.4 Notificarea beneficiarului/partenerilor privind autorizarea cererii de plat

n ziua urmtoare autorizrii i efecturii plaii, AM notific beneficiarul i partenerii,


prin transmiterea Scrisorii de informare a beneficiarului/partenerului cu privire la
autorizarea/neautorizarea i plata cererii de plat. Scrisoarea de informare conine
cel puin urmatoarele elemente:

numrul i data facturilor i ale facturilor de avans cuprinse n cererea de plat


validat;
codul de identificare fiscal i denumirea furnizorilor de bunuri/prestatorilor
de servicii/executanilor de lucrri ale cror facturi au fost validate;
suma cheltuielilor eligibile aferent fiecrei facturi, inclusiv facturilor de avans
care trebuie s fie pltite de beneficiar /partener din suma primit, detaliat
pe cheltuial eligibil i contravaloarea taxei pe valoarea adugat aferente
ntregii cheltuieli eligibile;
suma aferent fiecrei facturi, inclusiv facturilor de avans care trebuie s fie
pltite de beneficiar din contribuia acestuia, detaliat pe contribuia proprie
eligibil i alte cheltuieli dect cele eligibile. n cazul
beneficiarilor/partenerilor, alii dect cei prevzui la art. 6 i 7 din Ordonan
de Urgen 40/2015, cu modificrile i completrile ulterioare, rubricile
aferente sumelor pe care acetia trebuie s le plteasc din contribuia proprie
se completeaz de ctre AM cu "zero".
numrul contului distinct de disponibil, codul IBAN i codul de identificare
fiscal al AM n care unitile Trezoreriei Statului vor restitui sumele, n
situaia n care nu au fost respectate prevederile legale.

O copie a notificrii transmise beneficiarului/ partenerilor se depune de acetia la


unitatea teritorial a Trezoreriei Statului la care i are deschise conturile n
momentul efecturii plailor.

ATENIE! Beneficiarii/partenerii, alii dect cei prevzui la art. 6 i 7 din Ordonana


de Urgenta 40/2015, cu modificrile i completrile ulterioare, au obligaia de a-i
plti integral contribuia proprie aferent facturilor incluse n cererea de plat
anterior depunerii acesteia

Beneficiarii/partenerii prezint la unitile teritoriale ale Trezoreriei Statului, pentru


fiecare factur n parte cuprins n Scrisoarea de informare a
beneficiarului/partenerului, ordine de plat ntocmite distinct pe fiecare element de
cheltuial, detaliate pe: cheltuial eligibil, TVA aferent cheltuielii eligibile i

35
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
contribuia proprie eligibil (cu excepia beneficiarilor prevzui la art. 6 i 7 din
Ordonana de Urgen 40/2015, cu modificrile i completrile ulterioare).

La rubrica "Reprezentnd" din ordinele de plat se vor nscrie obligatoriu informaii


legate de numrul i data facturii care se achit.

Beneficiarii/partenerii au obligaia de a efecuta plaile facturilor cuprinse n


Scrisoarea de informare a beneficiarului/partenerului n termen de maximum 5 zile
lucrtoare de la ncasarea sumelor.

n cazul n care beneficiarii/partenerii nu depun la unitile Trezoriei Statului, n


termenul stabilit, ordinele de plat pentru sumele prevzute n Scrisoarea de
informare a beneficiarului/partenerului, sau documentele de plat nu respect
condiiile stabilite prin OUG 40/2015, unitile Trezoreriei Statului restituie integral
sumele n conturile AM.

3.4. Cererea de rambursare aferent cererii de plat

n termen de maximum 10 zile lucrtoare de la data ncasrii sumelor virate de ctre


AM, n cadrul mecanismului cererilor de plat, beneficiarii au obligaia de a depune la
OI responsabil Cererea de rambursare aferent cererii de plat, n care vor fi incluse
integral sumele din facturile decontate prin Cererea de plat, nsoit de documente
justificative care atest plata acestora.

Nerespectarea termenului de depunere a cererii de rambursare aferente cererii de


plat de ctre beneficiar constituie nclcarea contractului de finanare, AM/OI
putnd decide rezilierea acestuia.

Beneficiarii au obligaia restituirii integrale sau pariale a sumelor virate n cadrul


mecanismului cererilor de plat, n cazul n care acetia nu justific prin cereri de
rambursare utilizarea acestora.

Beneficiarii/partenerii sunt responsabili de utilizarea sumelor potrivit destinaiilor,


precum i de restituirea fondurilor virate n cadrul mecanismului cererilor de plat n
cazul n care acetia nu justific utilizarea lor.

36
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.4.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de plat

Beneficiarul va completa formularul cererii de rambursare aferente cererii de plat,


prezentat n Anexa 4 - Cererea de rambursare aferent cererii de plat.

3.4.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de plat

Beneficiarul va completa i va depune la OI responsabil Cererea de rambursare


aferent cererii de plat ntr-un singur exemplar original, precum i urmtoarele
documente justificative care atest plata cheltuielilor decontate iniial prin Cererea
de plat, scanate pe CD/DVD:

- ordine de plat din care s reias dovada plii ctre furnizor a sumelor
validate i pltite de ctre AM (conform Scrisorii de informare a
beneficiarului/partenerului);
- ordine de plat din care s reias dovada pltii ctre furnizor a cofinanrii
proprii a beneficiarului/partenerului (doar pentru beneficiarii/partnerii
prevazuti la art. 6 i 7 din Ordonana de Urgenta 40/2015, cu modificarile i
completrile ulterioare);
- declaraie pe propria rspundere a beneficiarului/partenerului din care s
rezulte caracterul nedeductibil al TVA aferente cheltuielilor eligibile cuprinse
n cererea de rambursare aferent cererii de plat, denumit "Declaraie
privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020" i care este certificat de
organul fiscal competent din subordinea Ageniei Naionale de Administrare
Fiscal;

Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 2 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.

- declaraie pe propria rspundere a beneficiarului/partenerului din care s


rezulte caracterul nerecuperabil al taxei pe valoarea adugat aferente
cheltuielilor eligibile cuprinse n anexa nr. 2 la Ordinul 698/1425/2016,
denumit "Declaraie privind eligibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate
n cadrul operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020";

37
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 3 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.

- extrase de cont.

Documentele vor fi aranjate pe categorii/subcategorii de cheltuieli conform bugetului


aprobat. Lista documentelor justificative financiare orientativ, structurat pe
categorii de cheltuieli, se regsete n Anexa 6 Lista documentelor justificative
financiare.

Nedepunerea de ctre beneficiar a documentelor aferente cheltuielilor justificate


prin Cererea de rambursare aferent cererii de plat, atrage dup sine obligaia
beneficiarului/partenerilor de restituire a sumelor nejustificate.

Pentru a veni n sprijinul beneficiarilor, elementele ce urmeaz a fi verificate n


procesul de validare i autorizare a cererii de rambursare aferente cererii de plat, se
regsec n Anexa 13 - Aspecte verificare Cerere de rambursare aferent cererii de
plat.
Recomandm ca nainte de depunerea la OI a cererii de rambursare aferent
cererii de plat, beneficiarul sa parcurg elementele de verificare prevzute n
Anexa 13 n vederea realizrii propriilor verificri.

3.4.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de plat i solicitarea de


clarificri

Termenul maxim de verificare i validare a dosarului cererii de ramburare aferente


cererii de plat este de 20 zile lucrtoare de la data nregistrrii acesteia.

n cazul n care, pe parcursul verificrii dosarului cererii de rambursare aferente


cererii de plat, sunt necesare clarificri/informaii suplimentare, OI responsabil
poate transmite beneficiarului solicitri de clarificare. n aceste situaii, termenul de
verificare se suspend fr ca perioadele de ntrerupere cumulate s depeasc 10
zile lucrtoare.

Beneficiarul are obligaia de a transmite informaiile i documentele solicitate n


termenul stabilit. Nedepunerea de ctre beneficiar a documentelor sau clarificrilor
solicitate, n termenul stabilit, atrage dup sine obligatia beneficiarului/partenerilor
de restituire a sumelor nejustificate.

38
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.4.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare aferente cererii de plat

Ulterior autorizrii sumelor cuprinse n cererea de rambursare aferent cererii de


plat, AM POCU notific beneficiarul prin transmiterea Scrisorii de informare a
beneficiarului cu privire la sumele autorizate respectiv neautorizate.

3.4.5. Recuperarea sumelor acordate prin mecanismul cererilor de plat i


nejustificate corespunztor

Pentru sumele virate i nejustificate prin cereri de rambursare aferente cererilor de


plat sau n cazul n care, n urma autorizrii cererii de rambursare aferente cererii
de plat, se constat c valoarea cheltuielilor eligibile este mai mic dect valoarea
cheltuielilor autorizate prin cererea de plat, AM transmite beneficiarilor
/partenerilor o notificare privind suma cheltuielilor neeligibile ce trebuie restituit de
acetia. Termenul de restituire a sumelor nu poate depi 5 zile lucratoare de la data
primirii notificrilor.

n cazul nerestituirii sumelor mai sus menionate n termenul stabilit, recuperarea se


efectueaz potrivit prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr.
66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n
obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale
aferente acestora, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 142/2012, cu
modificrile i completrile ulterioare.

3.5. Cererea de rambursare

Beneficiarii au obligaia de a depune la OI responsabil cereri de rambursare pentru


cheltuielile efectuate n termen de maxim 3 luni de la plata acestora.

Beneficiarul va transmite cererile de rambursare conform Graficului de depunere a


cererilor de rambursare.

Cererea de rambursare va cuprinde cheltuielile efectuate (efectiv pltite care nu fac


obiectul unor cereri de rambursare aferente prefinanrii sau cererilor de plat) n
scopul ndeplinirii activitilor/obiectivelor proiectelor de ctre beneficiar/parteneri,
n perioada de referin a acesteia.

39
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.5.1 Modelul cererii de rambursare

Beneficiarul va completa formularul cererii de rambursare, prezentat n Anexa 5 -


Cererea de rambursare.

3.5.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare

Beneficiarul va completa i va depune la OI/OIR, dup caz, Cererea de rambursare


ntr-un singur exemplar original i va fi nsoit de urmtoarele documente scanate pe
suport CD/DVD:

a) Formularul de identificare financiar/Scrisoare de deschidere a contului special


pentru prefinantare emis de ctre banc, pentru fiecare entitate n
parte(Beneficiar, Partener 1, Partener 2, , Partener n). Acesta va fi transmis
doar n cadrul primei Cereri de rambursare sau n cazul n care acesta se
schimb;

b) Declaraie pe propria rspundere a beneficiarului/partnerului din care s


rezulte caracterul nedeductibil al TVA aferente cheltuielilor eligibile cuprinse
n cererea de rambursare aferent cererii de plat, denumit "Declaraie
privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020" i care este certificat de
organul fiscal competent din subordinea Ageniei Naionale de Administrare
Fiscal.
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 2 la Ordinul nr.
698/1425/2016 pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art.
12 din Hotrrea Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a
cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European
de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune 2014-
2020;
c) Declaraie pe propria rspundere a beneficiarului/partenerului din care s
rezulte caracterul nerecuperabil al taxei pe valoarea adugat aferente
cheltuielilor eligibile cuprinse n anexa nr. 2 la Ordinul 698/1425/2016,
denumit "Declaraie privind eligibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate
n cadrul operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020.
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 3 la Ordinul nr.
698/1425/2016 pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art.
12 din Hotrrea Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a
cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European

40
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune 2014-
2020;
d) Documente justificative aferente cheltuielilor efectuate. Lista documentelor
justificative financiare orientativ, structurat pe categorii de cheltuieli, se
regsete n Anexa 6 Lista documentelor justificative financiare. n vederea
unei bune documentri i justificri a activitii experilor angajai n cadrul
proiectului, beneficiarii vor ntocmi i vor depune o dat cu cererea de
rambursare Anexa 7 Fia lunar de pontaj i Anexa 18 Raport lunar de
activitate, pentru fiecare expert n parte.
e) Extrasele de cont;
f) Anexa 19 Evidena cheltuielilor.

Documentele vor fi aranjate pe categorii/subcategorii de cheltuieli conform bugetului


aprobat.

n cazul n care activitile proiectului necesit efectuarea de pli n valut,


Beneficiarul va solicita la rambursare contravaloarea n lei a plii, la cursul Bncii
Naionale a Romniei din data ntocmirii documentelor de plat n valut.
Nedepunerea de ctre beneficiar a tuturor documentelor aferente cheltuielilor
solicitate prin Cererea de rambursare, atrage dupa sine declararea ca neeligibile a
cheltuielilor in cauza.

Pentru a veni n sprijinul beneficiarilor, elementele ce urmeaza a fi verificate n


procesul de validare i autorizare a cererii de rambursare, se regsesc n Anexa 14 -
Aspecte verificare Cerere de rambursare.
Recomandm ca nainte de depunerea la OI a cererii de rambursare, beneficiarul
s parcurg elementele de verificare prevazute n Anexa 14 n vederea realizrii
propriilor verificri.

3.5.3 Verificarea cererii de rambursare i solicitarea Solicitarea de clarificri

Termenul maxim de verificare i validare a dosarului cererii de ramburare este de 20


zile lucrtoare de la data nregistrrii acestuia la OI responsabil.

n cazul n care, pe parcursul verificrii dosarului cererii de rambursare, sunt


necesare clarificari/informatii suplimentare, OI responsabil poate transmite
Beneficiarului solicitri de clarificare. n aceste situaii, termenul de verificare se
suspend far ca perioadele de ntrerupere cumulate s depaeasc 10 zile
lucrtoare.

41
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarul are obligaia de a transmite informaiile i documentele n termenul
solicitat. Netransmiterea n termen a clarificrilor solicitate conduce la declararea
neeligibilitii cheltuielilor n cauz.

n cazul entitilor cu proiecte multiple (entiti care implementeaz mai mult de un


proiect finanat prin POCU, indiferent de calitatea lor, respectiv beneficiari sau
parteneri), OI si AM vor efectua verificri ncruciate suplimentare. Obiectivul este
verificarea n vederea evitrii riscului dublei finanri cu privire la livrabilele generate
de activitile proiectelor, resurse umane (cheltuieli directe de personal), grupuri
int vizat de proiecte, achiziiile derulate n cadrul proiectelor.

3.5.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare

Ulterior autorizrii sumelor aferente cererii de rambursare, AM POCU notific


beneficiarul, prin transmiterea Scrisorii de informare a beneficiarului cu privire la
autorizarea/neautorizarea sumelor incluse n cererea de rambursare.

Beneficiarul poate contesta Scrisoarea de informare a beneficiarului n termenul legal


de 30 de zile, n conformitate cu prevederile Legii 554/2004 privind contenciosul
administrativ, cu modificrile i completrile ulterioare, pe care o va depune la sediul
AM POCU.

3.6. Vizite la faa locului

Verificarea cererilor de rambursare include, pe lng verificrile administrative i


verificri la faa locului care s certifice autenticitatea operaiunilor efectuate, n
concordan cu activitile i aciunile prevzute n contractele de finanare semnate.

n cadrul vizitelor la faa locului se vor verifica urmatoarele aspecte:

existenta conturilor analitice distincte aferente proiectului ;


realitatea reflectrii cheltuielilor efectuate n contabilitatea
beneficiarului/partenerului;
autenticitatea informaiilor cu privire la executarea financiar a proiectului;
existena registrelor de contabilitate (registrul de casa, registrul jurnal,
registrul mijloacelor fixe n care s se reflecte i mijloacele fixe achiziionate
n cadrul proiectului, etc);
realitatea soldurilor reflectate n evidenele contabile;

42
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
produsele i serviciile achiziionate prin finanarea acordata n cadrul
proiectului exist fizic i sunt livrate conform cerinelor i termenelor
prevzute n contractul de finanare.
n cazul beneficiarilor i/sau partenerilor care au n implementare proiecte
multiple, AM/OI responsabil va desfura misiuni de verificare ncruciat, la faa
locului, al cror obiectiv este verificarea n vederea evitrii riscului dublei finanri
cu privire la livrabilele generate de activitile proiectelor, resurse umane (cheltuieli
directe de personal), grupuri int vizat de proiecte, achiziiile derulate n cadrul
proiectelor.

Ulterior desfurrii misiunilor de verificare la faa locului, echipa de verificare va


ntocmi Raportul de vizit la faa locului care va fi comunicat beneficiarului.

3.7. TVA

n conformitate cu prevederile art. 69 alin. (3) lit. c) din Regulamentul (UE) nr.
1303/2013, cheltuiala cu taxa pe valoarea adugat este eligibil dac este
nedeductibil, potrivit legii.

Pentru a fi eligibil, cheltuiala cu TVA trebuie s fie aferent unor cheltuieli eligibile
efectuate n cadrul proiectelor finanate din fonduri.

n conformitate cu Ordinul comun 698/1425/2016 la fiecare cerere de rambursare


beneficiarul/partenerii trebuie s depun Declaraia i Certificatul privind
nedeductibilitatea TVA emise de ANAF. Detalii cu privire la documentele justificative
care trebuie depuse de ctre beneficiari/partenreri se regsesc la capitolele care
descriu modul de depunere al cererilor de rambursare.

3.8. Contabilitate

Un rol aparte n echipele partenerilor revine contabilului, acesta asigurnd


reflectarea n contabilitate a tuturor operaiunilor proiectului, aciune esenial n
recunoaterea eligibilitii cheltuielilor.

n cadrul programelor comunitare, contabilitatea trebuie s fie organizat separat de


orice alt proces contabil iar operaiunile contabile trebuie s demonstreze o
transparen total n ceea ce privete tranzaciile, furniznd toate informaiile
necesare.

43
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
nregistrrile n contabilitate se efectueaz cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate
i sistematic, n conturi sintetice i analitice.

Indiferent de modul de decontare al cheltuielilor, membrii parteneriatului trebuie s


se asigure c nu au solicitat spre rambursare sume pe care nu le au nregistrate
corespunztor n contabilitatea analitic a proiectului.

n vederea efecturii reconcilierii contabile ntre conturile contabile ale AM i cele ale
beneficiarilor, pentru operaiunile gestionate n cadrul POCU, beneficiarii au obligaia
transmiterii Formularului 10 din HG nr. 93/ 2016, din care s rezulte sumele primite
de la AM i cele restituite de ctre acesta, conform prevederilor din contractelor de
finanare. Beneficiarul transmite lunar, pn la data de 20 a lunii curente, Formularul
10 din HG nr. 93/ 2016, doar n situaia n care n luna precedent au fost efectuate
operaiuni de ncasare i/sau plat.

3.9. Derularea procesului de achiziii n cadrul proiectelor finanate


prin POCU

n derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie,


solicitanii/beneficiarii pot avea sau nu calitatea de Autoritate Contractant, asa cum
este aceasta definit conform dispoziiilor Legii nr. 98/2016 privind achiziiile
publice.

3.9.1 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care au calitatea de


autoritate contractant

Solicitanii/beneficiarii care au calitatea de autoritate contractant n procedura de


atribuire a contractului de achiziie public, aplic legislaia n vigoare privind
achiziiile publice, respectiv Legea nr.98/2016 privind achiziiile publice i
prevederile Hotrrii nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziie
public/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziiile publice.

44
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.9.1.1. Dosarul achiziiei publice pentru procedurile de achiziie public
desfurate n conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile
publice

Dosarul achiziiei publice pentru procedurile de achiziie public desfurate n


conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile publice, trebuie s
cuprind documentele ntocmite/primite de autoritatea contractant n cadrul
procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fr a se limita la urmtoarele:

a) strategia de contractare;
b) anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este
cazul;
c) anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
d) erata, dac este cazul;
e) documentaia de atribuire;
f) documentaia de concurs, dac este cazul;
g) decizia/dispoziia/ordinul de numire a comisiei de evaluare i, dup caz, a
experilor cooptai;
h) declaraiile de confidenialitate i imparialitate;
i) procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor, dac este cazul;
j) formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire;
k) Document Unic de Achiziii European (DUAE) i documentele de calificare,
atunci cnd acestea au fost solicitate;
l) solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de
autoritatea contractant;
m) raportul intermediar privind selecia candidailor, dac este cazul;
n) procesele-verbale de evaluare, negociere, dialog, dup caz;
o) raportul procedurii de atribuire, precum i anexele la acesta;
p) dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii;
q) contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate, i, dup caz, actele
adiionale;
r) dac este cazul, contractele atribuite n temeiul unui acord-cadru;
s) anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
t) dac este cazul, contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire,
nsoite de deciziile motivate pronunate de Consiliul Naional de Soluionare a
Contestaiilor;
u) hotrri ale instanelor de judecat referitoare la procedura de atribuire;
v) documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea
obligaiilor contractuale de ctre contractant;
w) dac este cazul, decizia de anulare a procedurii de atribuire;
x) alte documente relevante.
45
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
n cazul n care autoritatea contractant aplic procedurile de atribuire prevzute de
Legea 98/2016 prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare, utilizeaz un
sistem dinamic sau o licitaie electronic, autoritatea contractant are obligaia de a
asigura arhivarea documentelor care fac parte din dosarul achiziiei publice precizat
la art. 148 din HG 395/2016, n conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind
arhivarea documentelor n form electronic, republicat (art.149, HG 395/2016).

n cazul procedurilor desfurate integral prin mijloace electronice, trasabilitatea


aciunilor aferente atribuirii contractelor de achiziie public/acordurilor-cadru este
asigurat implicit de SEAP (art.149, HG 395/2016).

Dosarul achiziiei publice se depune la OI responsabil, de ctre beneficar (inclusiv


pentru achzitiile derulate de catre Parteneri) cu cel puin 10 zile naintea depunerii
cererii de rambursare (indiferent de tipul cererii de rambursare aferenta
prefinantarii, cererii de plata, etc) care conine facturile aferente contractelor de
achizitie public. n vederea accelerarii procesului de verificare a cererilor de
rambursare, recomandm ca dosarul achiziiei publice s fie depus la OI
responsabil n vederea verificrii, imediat dup semnarea contractului de prestri
servicii/livrare bunuri/execuie lucrri.

Autoritatea contractant are responsabilitatea ntocmirii i pstrrii dosarului


achiziiei publice. Dosarul achiziiei publice se pstreaz de ctre autoritatea
contractant att timp ct contractul de achiziie public/acordul-cadru produce
efecte juridice, dar nu mai puin de 5 ani de la data ncetrii contractului respectiv.

n cazul anulrii procedurii de atribuire, dosarul se pstreaz cel puin 5 ani de la


data anulrii respectivei proceduri.

Potrivit dispoziiilor art. 13 i art. 17, alin. (3) din Normele metodologice de aplicare
a Legii nr. 98/2016, autoritatea contractant are obligaia de a elabora distinct,
pentru proiectul finanat din POCU 2014-2020, un program al achiziiilor publice.

La alegerea modalitii n care se va derula procesul de atribuire a contractului de


achiziie public, respectiv aplicarea procedurilor de atribuire reglementate la art.
68 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractant se va raporta la valoarea
estimat a tuturor achiziiilor cu acelai obiect sau destinate utilizrii identice ori
similare, care se adreseaz operatorilor economici ce desfoar constant activiti
ntr-o pia relevant, pe ntreaga perioad de implementare a proiectului (art. 17,
HG 395/2016).

Autoritatea contractant trebuie sa aib n vedere din perspectiva respectrii


prevederilor legale privind atribuirea contractelor de achiziie public elementele ce

46
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
urmeaza a fi verificate, care se regsesc n Anexa 15 Aspecte de verificare a
procedurilor de achiziie public.

3.9.2 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care nu au calitatea


de autoritate contractant

Solicitanii/beneficiarii privai, n derularea procedurilor de achiziii publice


efectuate, aplic:

Ordinul ministrului fondurilor europene nr. 1284/2016, privind aprobarea


Procedurii competitive aplicabile solicitanilor/beneficiarilor privai pentru
atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri finanate din fonduri
europene, cu modificrile i completrile ulterioare;
i dup caz prevederile Legii nr. 98/2016 privind achiziiile publice, denumit
n continuare lege n urmtoarele situaii:
- dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile prevzute la art. 6 din lege;
- dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile stabilite la art. 6 alin. (1) sau
la alin. (3) din lege;
- dac se asociaz cu o entitate care are calitatea de autoritate
contractant, n nelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din lege.

3.9.2.1. Dosarul achiziiei pentru procedurile de atribuire a contractelor de furnizare,


servicii sau lucrari desfurate n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 1284/2016

Dosarul achiziiei pentru procedurile de achiziie desfurate n conformitate cu


prevederile Ordinului nr. 1284/2016, trebuie s cuprind urmtoarele documente
ntocmite/primite n cadrul procedurii de atribuire:

a) specificaiile tehnice;
b) nota privind determinarea valorii estimate;
c) dovada anunului/invitaiilor/clarificrilor/comunicrilor rezultatului (dup
caz);
d) nota justificativ de atribuire;
e) nota justificativ privind decalarea datelor de semnare a contractelor (dup
caz)-pentru loturi;
f) declaraii pe propria rspundere din care rezult c ofertantul
ctigtor/solicitantul/beneficiarul privat nu a nclcat prevederile referitoare
la conflictul de interese;
g) ofertele originale i clarificrile (dup caz);
47
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
h) contractul de achziie;
i) actele adiionale (dup caz);
j) alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea
achiziiei (de ex. Procese verbale de recepie servicii i lucrri, livrabile,
procese verbale de predare-primire etc.);
k) contestaiile (dup caz);

Dosarul achiziiei se depune la OI responsabil de ctre beneficiar (inclusiv pentru


achziiile derulate de catre partneri) cu cel puin 10 zile naintea depunerii cererii
de rambursare (indiferent de tipul cererii de rambursare aferente prefinantarii,
cererii de plat, etc) care conine facturile aferente contractelor de achiziie. n
vederea accelerrii procesului de verificare a cererilor de rambursare, recomandm
ca dosarul achiziiei sa fie depus la OI responsabil n vederea verificrii, imediat
dup semnarea contractului de prestri servicii/livrare bunuri/execuie lucrri.

Solicitanii/beneficiarii au responsabilitatea constituirii i pstrrii dosarului


achiziiei.

3.9.3 Aplicatia MySMIS2014 - Modulul Achiziii

Modulul Achiziii are scopul de a sprijini managementul proiectelor prin corelarea n


cadrul MySMIS2014 a informaiilor referitoare la achiziiile realizate de ctre
solicitani cu informaiile din cererile de finanare. n acest modul sunt nregistrate
date despre etapele achiziiilor efectuate n cadrul proiectelor (iniiere, derulare,
evaluare, atribuire i modificare prin acte adiionale), asigurndu-se monitorizarea
procedurilor de achiziii n cadrul proiectului.

3.9.4 Verificarea achiziiilor de ctre OI responsabil

Verificarea modului n care au fost atribuite contractele de achiziie de ctre


beneficiari/parteneri, precum i orice modificare/completare efectuat de ctre
beneficiar/parteneri asupra contractului de achiziie public (act adiional) se
realizeaz de ctre OI responsabil.

Astfel, beneficiarii transmit dosarul achiziiei (inclusiv dosarele achzitiei derulate de


ctre parteneri) precum i orice modificare/completare efectuat de ctre
beneficiar asupra contractului de achiziie (act adiional) ctre OI responsabil, pe
suport electronic (CD/DVD), organizate pe tipuri de documente, cu adres de

48
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
naintare nsoit obligatoriu de un OPIS n care se vor meniona toate documentele
existente pe suportul electronic.

OI responsabil verific dosarul achiziiei n ceea ce privete respectarea legislaiei


naionale i europene n domeniul achiziiilor, al evitrii conflictelor de interese i al
combaterii i prevenirii fraudei. n acest sens pot fi solicitate clarificri/completri
situaie n care beneficiarul va transmite rspunsul la clarificri, fr ca perioadele de
ntrerupere cumulate s depeasc 10 zile lucrtoare.

n cazul n care dosarele de achiziie nu conin toate documentele componente sau


beneficiarul nu rspunde n termen la solicitrile de clarificari/ completri la dosarul
achiziiei publice, OI responsabil va finaliza verificrile n baza documentelor
existente.

Dac, n urma verificrilor efectuate, sunt constatate de ctre OI responsabil, abateri


privind regimul achiziiilor publice, se vor aplica reduceri procentuale n temeiul
dispoziiilor Ordonanei de urgen nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i
sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau
a fondurilor publice naionale aferente acestora/ Hotrrii nr. 519 din 26.06.2014
privind stabilirea ratelor aferente reducerilor procentuale/coreciilor financiare
aplicabile pentru abaterile prevzute n anexa la Ordonana de urgen a Guvernului
nr.66/2011 cu modificrile i completrile ulterioare.

3.10. Conflictul de interese

Pe toat perioada implementrii proiectului, beneficiarii/partenerii contractului de


finanare vor trebui s respecte prevederile legale n vigoare referitoare la conflictul
de interese i regimul incompatibilitilor. n cazul apariiei unei astfel de situaii,
beneficiarul/partenerul trebuie s ia msuri care s conduc la evitarea, respectiv
stingerea lui i s informeze n scris a OI responsabil n legtur cu orice situaie care
d natere sau este posibil s dea natere unui astfel de conflict, n termen de 3 (trei)
zile lucrtoare de la apariia sau luarea la cunotin despre o astfel de situaie.

Aceast prevedere se aplic beneficiarului, membrilor parteneriatului,


subcontractorilor, furnizorilor i angajailor beneficiarului/partenerului, precum i
angajailor AMPOCU/OI delegat implicai n execitarea funciilor aferente proceselor
menionate.

49
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.11. Informarea i publicitatea proiectului

Beneficiarul/partenerul unui proiect implementat prin POCU are obligaia s realizeze


toate msurile de informare i publicitate n conformitate cu obligaiile asumate prin
contractul de finanare i s respecte regulile n ceea ce privete vizibilitatea
proiectului.

Activitile de informare i publicitate desfurate n cadrul proiectului se vor realiza


cu respectarea regulilor prevzute n Manualul de identitate vizual - Instrumente
Structurale 2014-2020 n Romnia disponibil pe site-ul www.fonduri-ue.ro, seciunea
Transparen, subseciunea Strategia de comunicare.

Prevederile Manualului de identitate vizual - Instrumente Structurale 2014-2020 n


Romnia sunt complementare cu obligaiile prevzute n contractul de finanare, iar
nendeplinirea acestora poate constitui abatere/neregul sau cheltuial neeligibil.

n ceea ce privete informarea publicului larg cu privire la proiectul aflat n


implementare, Beneficiarul va promova msuri de informare i publicitate adaptate i
corelate cu activitile i anvergura proiectului. n funcie de tipologia apelului de
proiecte i a publicului larg cruia i se adreseaz msurile de informare i publicitate
a proiectului, pot fi utilizate inclusiv platforme de comunicare social precum:
Facebook, Instagram, Twitter etc.

3.12. Teme orizontale

ntruct n cadrul proiectului finanat ai evideniat, nc din etapa de elaborare,


contribuia acestuia la temele orizontale stabilite prin POCU 2014-2020, prin
activitile propuse n cadrul proiectului va trebui s asigurai, pn la finalul
perioadei de implementare, ndeplinirea msurilor referitoare la temele orizontale, n
conformitate cu obligaiile asumate prin cererea de finanare i contractul de
finanare.

50
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
4. MONITORIZAREA I RAPORTAREA PROIECTULUI
4.1. Monitorizarea proiectului

Procesul de monitorizare a proiectelor ncepe de la data semnrii contractului de


finanare i se finalizeaz la data expirrii perioadei de durabilitate/sustenabilitate.

n vederea susinerii beneficiarilor/partenerilor n procesul de implementare, OI


responsabil va desemna i comunica beneficiarului, dup semnarea contractului de
finanare, ofierul de proiect responsabil de monitorizarea proiectului att pentru
perioada de implementare, ct i pentru cea de durabilitate/sustenabilitate. Astfel,
pentru orice informaii/clarificri, beneficiarul poate solicita sprijin ofierului de
proiect nominalizat.

OI responsabil monitorizeaz stadiul implementrii proiectelor gestionate prin:

- Verificri administrative asupra Rapoartelor tehnice elaborate i transmise de


ctre beneficiari. n procesul de monitorizare, ofierii de proiect verific dac
datele Rapoartelor tehnice ale proiectului transmise de beneficiar sunt reale,
c proiectul se implementeaz n conformitate cu prevederile contractuale i
respect prevederile legislaiei naionale i comunitare. De asemenea, sunt
verificate rezultatele raportate i este urmrit evoluia n timp a indicatorilor
stabilii prin contractul de finanare;
- Verificari la faa locului n scopul de a verifica realitatea progresului fizic al
proiectelor. Vizitele la faa locului se vor efectua cel puin o dat pe an, n
momentele cheie ale implementrii proiectului sau ori de cte ori situaia o
impune;
- Monitorizarea ex-post prin asigurarea monitorizrii ndeplinirii indicatorilor
post-implementare.

4.2. Rapoarte de monitorizare

n perioada de implementare, beneficiarul va transmite la OI responsabil Rapoarte


tehnice ntr-un singur exemplar original (Anexa 9).

Rapoartele tehnice (Anexa 9) - sunt raportri ntocmite de Beneficiari i transmise


ctre OI responsabil, conform prevederilor contractului de finanare, cu scopul de a
prezenta informaii tehnice i financiare referitoare la stadiul derulrii proiectului.

51
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Acestea conin informaii privind stadiul implementrii proiectului, modul de
desfurare a activitilor prevzute n cererea de finanare, rezultatele obinute,
indicatorii realizai pn n momentul raportrii i probleme ntmpinate pe parcursul
derulrii, astfel nct, prin analiza acestor informaii de ctre ofierii de proiect s se
asigure monitorizarea stadiului implementrii.

Rapoartele tehnice se transmit catre OI responsabil, ntr-un singur exemplar original


cu 10 zile nainte de a fi depus cererea de rambursare sau cererea de rambursare
aferent cererii de prefinanare/cererii de plat.

n cazul n care exist o perioad de timp mai mare de 3 luni n care beneficiarul nu a
depus nicio Cerere de Rambursare sau Cerere de rambursare aferent cererii de
prefinanare/cererii de plat, Raportul tehnic se va depune n 5 zile lucrtoare de la
momentul mplinirii celor 3 luni.

Primul Raport tehnic transmis n cadrul proiectului reprezint un Raport de nceput.

Ultimul Raport tehnic din cadrul proiectului reprezint un Raport final i va conine
informaii aferente ntregii perioade de implementare i este aferent Cererii de
rambursare finale.

Rapoartele tehnice se vor depune la OI responsabil nsoite de urmtoarele tipuri de


documente justificative pe suport CD/DVD:

- Registru grup int, realizat n ordine alfabetic (Anexa 17), actualizat, aferent
activitilor fiecrui Raport Tehnic;
- Formular nregistrare participani la operaiunile finanate din FSE (Anexa 8);
- Metodologia de Selecie a Grupului int din cadrul proiectului;
- Documente justificative pentru dovedirea apartenenei persoanelor din GT la
categoriile eligibile (copii CI, adeverine privind statutul pe piaa muncii,
adeverine de la angajatori, adeverine scolare, diplome de studii, etc. Acolo
unde nu se poate justifica apartenena persoanelor la categoriile de GT
eligibile prin documente justificative, se vor depune declaraii pe propria
raspundere);
- Copii dup listele de prezen a participanilor la activitile proiectului, cu
semnturile aferente;
- Documente/fotografii privind respectarea cerinelor cu privire la msurile de
informare i publicitate a proiectului;
- n cazul decontrii cheltuielilor n baza costurilor reale, se vor prezenta
documente aferente organizrii cursurilor/trainingurilor/sesiunilor de mediere
etc. (de exemplu, liste de prezen, calendarul desfurrii cursurilor,
diplomele acordate, etc);
52
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
- Documente justificative privind devieri/ntrzieri n atingerea rezultatelor;
- Documente privind remedierea problemelor constatate n cadrul vizitelor
efectuate n cadrul proiectului.

n cazul n care sunt necesare informaii/documente suplimentare/clarificri, AM/OI


responsabil va transmite Scrisoare de clarificri, urmnd ca Beneficiarul s transmit
informaiile/documentele solicitate n termen de 5 zile lucrtoare.

4.3. Furnizarea informaiilor privind atingerea indicatorilor

Pentru fiecare operaiune, beneficiarii programului colecteaz date de la participanii


i entitile pe care le sprijin prin operaiune prin completarea Anexei 8 Formular
de nregistrare i agregarea acestor informaii n Anexa 17 Registru grup int.

Avnd n vedere specificul grupurilor int ale programului, datele pe care


beneficiarul/partenerul le colecteaz de la participani sunt urmtoarele:

Date de identificare (nume, prenume, CNP, data naterii, gen);


Date de contact (domiciliu de reedin, domiciliu de coresponden, numere
de telefon, adrese de e-mail);
Date privind statutul pe piaa muncii;
Vrsta;
Date privind nivelul studiilor;
Date privind situaia la nivelul gospodriei;
Date privind apartenena la un grup vulnerabil/dizabiliti/situaia n
gospodrie (migrant, origine strin, grup minoritar (inclusiv comuniti
marginalizate cum ar fi romii), dizabiliti, persoan defavorizat (altele),
persoan fr adpost sau care este afectat de excluziune locative);
Date privind angajatorul (denumire angajator, tip de instituie);
Date privind locul de domiciliu (urban/rural).

Beneficiarul va furniza participanilor un formular individual de nregistrare a


acestora (Anexa 8, doar Seciunea A) i se va asigura c participanii vor completa i
semna formularul, doar la seciunea corespunztoare, respectiv A La intrarea n
operaiune.

Celelalte dou seciuni ale formularului, respectiv Seciunea B - La ieirea din


operaiune i Seciunea C Statut pe piaa muncii la 6 luni de la ieirea din
operaiune, sunt completate doar de ctre beneficiar (responsabilul cu nregistrarea
participanilor).
53
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Pentru o ct mai bun monitorizare a progresului proiectului se recomand
actualizarea permanent a Anexei 17 Registru grup int.

4.4. Vizite de monitorizare n perioada de implementare

Vizitele de monitorizare sunt ntlniri oficiale, n vederea monitorizrii


implementrii/sustenabilitii proiectului care au loc la sediul beneficiarului sau la
locul de implementare al proiectului, n cadrul crora particip reprezentani ai
beneficiarului i reprezentani ai AM/OI responsabil.

Scopul vizitelor de monitorizare este de a verifica la faa locului progresul fizic al


proiectelor i acurateea/corelarea datelor nscrise n Rapoartele tehnice, culegerea
de date suplimentare viznd stadiul implementrii proiectului (probleme
ntmpinate), precum i de a asigura o comunicare adecvat cu beneficiarii
proiectelor.

Vizitele de monitorizare pot fi de mai multe tipuri:

Vizite de monitorizare n perioada de implementare (anunate n prealabil sau


neanunate);

Vizite de monitorizare pentru asigurarea sustenabilitii rezultatelor/


indicatorilor (anunate n prealabil).

Vizitele de monitorizare n perioada de implementare se desfoar la sediul


beneficiarului/locul de implementare al proiectului/locul de desfurare al
activitilor, pentru a verifica conformitatea ntre situaia descris n
rapoarte/documente i situaia real de la locul implementrii.

Vizitele de monitorizare n perioada de implementare se realizeaz pe ct posibil n


timpul desfurarii activitilor relevante din cadrul proiectului (de exemplu:
activiti de formare profesional, activiti de informare i consiliere n carier,
activiti de mediere, etc) n vederea verificrii realitii activitilor desfurate n
cadrul proiectului respectiv. Vizitele se vor efectua pentru toate proiectele POCU
implementate cel puin o dat pe durata de implementare a fiecrui proiect, n
momentele cheie ale implementrii sau ori de cte ori situaia o impune.

n acest sens, beneficiarul va anuna ofiterul de monitorizare responsabil, pe data de


25 ale fiecrei luni, activitile relevante ce se vor desfura n luna urmtoare
respectiv: data desfurare activitate, locaie desfurare activitate (inclusiv locaie
parteneri dac este cazul), numr cursani, formatori, schimbri intervenite fa de
54
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
graficul de implementare, prin completarea Anexei 20 Informaii beneficiar
activiti luna urmtoare.

n cadrul vizitelor de monitorizare, beneficiarul/partenerii sunt obligai s pun la


dispoziia AM/OI responsabil documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure
toate condiiile pentru efectuarea verificrilor la faa locului, n conformitate cu
prevederile contractuale i ale Acordului de parteneriat.

Ulterior efecturii vizitei de monitorizare, AM/OI responsabil va ntocmi un raport de


vizit, pe care l transmite beneficiarului.

Intensitatea, frecvena i gradul de acoperire a verificrilor de monitorizare la faa


locului depind de complexitatea operaiunii, de cuantumul contribuiei publice la o
operaiune, de riscurile identificate n cadrul verificrilor de management de
amploarea controalelor detaliate din cadrul verificrilor administrative i al aciunilor
de audit ale Autoritii de Audit pentru sistemul de gestiune i control n ansamblu,
precum i de tipul de documentaie trimis de beneficiar.

4.5. Monitorizarea sustenabilitii proiectului

Perioada de sustenabilitate ncepe o dat cu finalizarea proiectului. Sustenabilitatea


reprezint msura n care proiectul asigur continuarea efectelor sale i valorificarea
rezultatelor obinute dup ncetarea sursei de finanare.

AM/OI responsabil se asigur prin intermediul procesului de monitorizare, n


conformitate cu prevederile contractuale, c proiectele i menin rezultatele,
indicatorii de rezultat i respect egalitatea de anse i nediscriminarea.

Beneficiarii/partenerii au rspunderea n ceea ce privete sustenabilitatea prin:

meninerea rezultatelor dup finalizarea perioadei de implementare a


proiectului;
meninerea obligaiilor asumate n cadrul proiectului n ceea ce privete
indicatorii atini dup finalizarea implementarii proeictului (de exemplu:
meninerea pe piaa muncii a unui anjagat pe o perioada de 6 luni dup
finalizarea proiectului)
arhivarea documentelor i pstrarea acestora conform prevederilor contractului
de finanare.

Vizitele de verificare la faa locului ex-post sunt efectuate n baza planului de vizite
de la faa locului ex-post i ncep la minimum 6 luni de la finalizarea proiectului.
55
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Pe baza planificrii misiunilor de verificare ex-post, beneficiarii sunt ntiinai cu cel
puin 5 zile nainte de efectuarea vizitei, n vederea asigurrii condiiilor necesare
efecturii misiunii i a disponibilitii personalului implicat n asigurarea
sustenabilitii proiectului.

Beneficiarii sunt informai cu privire la scopul vizitei i li se solicit punerea la


dispoziia ofierilor de proiect a documentelor administrative i tehnice ce urmeaz a
fi verificate. De asemenea, se solicit prezena unei persoane mputernicite din
partea beneficiarului care s furnizeze informaiile i documentele solicitate.

n acest sens, beneficiarul asigur disponibilitatea personalului relevant, precum i a


documentelor justificative privind respectarea obligaiilor contractulale dup
ncheierea proiectului.

Dup finalizarea misiunii de verificare ex-post, AM/OI responsabil elaboreaz un


raport al misiunii de verificare ex-post, pe baza constatrilor la faa locului i propun
eventuale soluii sau msuri corective ce ar trebui adoptate n vederea asigurrii
respectrii obligaiilor prevzute n cadrul contractului de finanare, dup ncheierea
proiectului.

56
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE
Contractul de finanare poate fi modificat n situaia n care dup intrarea sa n
vigoare apar schimbri n implementarea proiectului.

Prile semnatare au dreptul, pe durata ndeplinirii contractului de finanare, de a


conveni modificarea clauzelor i/sau anexelor acestuia, fie printr-un act adiional,
ncheiat n aceleai condiii ca i contractul de finanare, fie printr-o notificare, n
condiiile prevzute de contractul de finanare. Modificarea poate fi iniiat n
MySMIS, printr-o solicitare nsoit de o justificare temeinic, fr a afecta
obiectivul/scopul proiectului, n termenele i n condiiile prevzute n contractul de
finanare. Modificarea solicitat trebuie s fie detaliat i justificat din punct de
vedere al necesitii, oportunitii i utilizrii eficiente a fondurilor.

AM POCU/OI responsabil va verifica propunerile de modificare prin act adiional sau


notificare innd cont de relevana i oportunitatea modificrii, inclusiv prin
raportare la rezultatul procesului de evaluare.

Actele adiionale i notificrile se depun n sistemul informatic MySMIS prin funcia


Acte Adiionale/Notificri, care prevede urmtoarele posibiliti:

de solicitare de iniiere a unui Act adiional, pe baza unei justificri, i cu


precizarea seciunilor din cererea de finanare care se doresc a fi modificate;
de transmitere a unei Notificri ctre AM POCU/OI responsabil.

Modificarea solicitat trebuie s fie detaliat i justificat din punct de vedere al


necesitii, oportunitii i utilizrii eficiente a fondurilor.

5.1. Acte adiionale

Posibilitatea de iniiere a unui Act adiional o are att beneficiarul ct i AM


POCU/OI responsabil.

Pentru iniierea unei solicitri de Act adiional de ctre beneficiar se acceseaz


seciunea Acte adiionale/Notificri i se marcheaz tipul solicitrii - Act adiional sau
Notificare.

Se completeaz cmpurile text cu informaiile necesare, se genereaz documentul


pdf, se semneaz electronic i se transmite ctre AM/OI.
57
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Statusul proiectului se schimb n Cerere Act adiional.

n etapa de verificare a solicitrii de ntocmire a unui Act adiional, AM POCU/OI


responsabil poate cere beneficiarului proiectului clarificri i/sau, dup caz,
documente/informaii suplimentare atunci cnd se constat c acestea lipsesc ori nu
sunt suficient de clare.

n cazul n care AM/OI responsabil solicit clarificri cu privire la ntocmirea Actului


adiional de la beneficiar, acesta va ncrca rspunsul n maxim 5 zile lucrtoare.
Termenul de verificare se suspend pe durata rspunsului la solicitrile de clarificare.

Actul adiional va intra n vigoare (i va fi luat n considerare de sistem) dup


semnarea documentelor de ambele pri, iar noua versiune a cererii de finanare a
fost nregistrat n sistem.

Pentru iniierea unei solicitri de Act adiional de ctre AM/OI, beneficiarul va fi


notificat n termen de 5 zile lucrtoare de la data lurii la cunotin (de ctre AM/OI
responsabil) a oricror circumstane care necesit ncheierea unui Act adiional.

Beneficiarul primete, din partea AM/OI, o cerere de clarificare cu deschidere de


seciuni din cererea de finanare, iar statusul proiectului se schimb n Cerere de
clarificri.

Dup completarea rspunsului i modificarea seciunilor din cererea de finanare se


genereaz documentul pdf, se semneaz electronic i se transmite la AM/OI de ctre
beneficiar.

Actul adiional intr n vigoare la data semnrii de ctre ultima parte, cu excepia
cazurilor n care prin actul adiional se confirm modificri intervenite n legislaia
naional i/sau european relevant, cu impact asupra executrii contractului de
finanare, situaii n care modificarea respectiv intr n vigoare de la data
menionat n actul normativ corespunztor.

Beneficiarul iniiaz propunerea de Act adiional spre verificare, avizare i aprobare


cu cel puin 20 de zile lucrtoare nainte de data la care se intenioneaz intrarea n
vigoare, mpreun cu toate documentele justificative necesare.

n situaia n care solicitarea de act adiional este respins, ofierul de proiect


desemnat de la nivelul AM/OI responsabil va ncrca in sistemul informatic scrisoarea
de notificare privind respingerea Actului adiional.

Principiile generale care stau la baza solicitrii de modificare a contractului de


finanare, prin act adiional, sunt urmtoarele:
58
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
- Actul adiional nu poate avea caracter retroactiv;
- Actul adiional nu poate produce schimbri n contract, care ar putea aduce
atingere condiiilor iniiale de acordare a finanrii sau care ar fi contrare
principiului tratamentului egal al solicitanilor, n cadrul cererilor de propuneri
de tip competitiv;
- Actele adiionale nu se aprob tacit, fiind necesar aprobarea AM/OI
responsabil;
- Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor modifica i nu vor
contrazice deciziile evaluatorilor conform procesului de evaluare i selecie a
cererii de finanare;
- Prelungirea perioadei de implementare a proiectului nu se poate realiza n
niciun caz dup expirarea acesteia;
- Modificrile contractului pot s fie efectuate numai n perioada de
implementare;
- Scopul Actului adiional trebuie s fie strns legat de natura proiectului
acoperit prin contractul iniial.

Urmtoarele cazuri pot face obiectul unui Act adiional, fr a fi tratate n mod
exhaustiv i vor intra n vigoare numai dup aprobarea Actului adiional de ctre AM
responsabil :

a) Modificarea bugetului estimat al proiectului, fr a afecta obiectivul


general/scopul proiectului, n condiiile unei justificri temeinice;

Beneficiarul poate solicita realocri n bugetul proiectului, ntre sumele aferente


activitilor prevzute, transmind n acest sens o solicitare de Act adiional ctre
AM/OI responsabil , nsoit de documente justificative. Beneficiarul va avea n
vedere ca modificarea bugetului s nu conduc la alterarea criteriilor de eligibilitate
i selecie pentru care proiectul a fost aprobat;

b) Includerea de noi activiti eligibile i/sau introducerea/modificarea unor


categorii de grup int, cu respectarea prevederilor Ghidului Solicitantului
Condiii Specifice aferent proiectului finanat, care s contribuie la atingerea
rezultatelor i obiectivului specific al proiectului;
c) Modificarea indicatorilor/ i sau a grup int stabilii n cererea de finanare
aprobat, cu respectarea prevederilor Ghidului solicitantului Condiii
Specifice;

Pe perioada de implementare a proiectului pot aprea situaii neprevzute care s


conduc la necesitatea ntocmirii unei propuneri de Act adiional. Asemenea situaii
vor fi foarte bine justificate de ctre beneficiar i vor fi riguros analizate de AM/OI
responsabil .
59
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
n cazul propunerilor de Acte adiionale care au ca obiect reducerea valorii
indicatorilor ce urmeaz a fi atins prin proiect, valoarea total eligibil a
proiectului va fi redus proporional.

Orice modificare a indicatorilor/rezultatelor anticipate n cadrul proiectului prin


diminuarea acestora, realizate prin semnarea unui act adiional, nu va conduce n
niciun caz la diminuarea sau afectarea scopului/obiectivului general al proiectului i a
criteriilor de eligibilitate i selecie pentru care proiectul a fost aprobat.

d) Modificarea duratei de implementare a proiectului cu respectrea duratei


maxime prevazute n ghidul Solicitantului Condiii Specifice;

n cazul solicitrilor de prelungire a perioadei de implementare a proiectului se


impune prezentarea printr-un memoriu justificativ detaliat a cauzelor care au dus la
nerespectarea termenelor prevzute n contractul de finanare, precum i noul grafic
de implementare tehnic i financiar a proiectului.

Prelungirea perioadei de implementare nu se poate realiza n nici un caz dup


expirarea acesteia, aa cum rezult aceasta din contractul de finanare.

Sub nici o form termenul limit de implementare nu poate depi 31 decembrie


2023.

e) Suspendarea implementrii proiectului pentru motive ntemeiate, astfel nct


s i permit finalizarea implementrii proiectului n cadrul perioadei de
programare;

Pe perioada suspendrii, beneficiarul poate depune la AM/OI responsabil solicitri de


modificri contractuale i cereri de prefinanare/plat/rambursare, precum i cereri
de rambursare aferente cererilor de prefinanare/plat.

Cheltuielile efectuate de beneficiar/parteneri pe parcursul perioadei de suspendare a


proiectului, aferente perioadei de suspendare, nu vor fi acoperite din finanarea
acordat proiectului.

Suspendarea implementrii proiectului va fi permis doar n situaii foarte bine


justificate de ctre beneficiar.

f) nlocuirea unuia dintre partenerii din proiect, cu condiia asigurrii meninerii


condiiilor de eligibilitate reglementate de Ghidul Solicitantului Condiii
Specifice i n conformitate cu documentele subsecvente emise de AM n
vederea implementrii proiectului, inclusiv a capacitii operaionale i
financiare;
60
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
n cazul nlocuirii unuia dintre parteneri, beneficiarii instituii publice vor respecta, n
selecia noului partener, prevederile O.U.G nr.40/2015, cu modificrile i
completrile ulterioare i ale Normelor metodologice de aplicare a O.U.G nr.40/2015,
precum i ale Orientrilor privind oportunitile de finanare n cadrul Programului
Operaional Capital Uman 2014-2020.

g) Modificri ale Acordului de parteneriat;


h) Modificri, cu excepia dezangajrii, ce au ca efect scderea valorii totale
eligibile a proiectului, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la
aceasta.

5.2. Notificri

Pentru iniierea unei Notificri de ctre beneficiar se acceseaz seciunea Acte


adiionale/Notificri i se marcheaz tipul solicitrii - Notificare.

Se completeaz cmpurile text cu informaiile necesare, se genereaz documentul


pdf, se semneaz electronic i se transmite ctre AM/OI. Statusul proiectului se
schimb n Notificare.

n etapa de verificare a Notificrii, AM POCU/OI responsabil poate cere beneficiarului


proiectului clarificri i/sau, dup caz, documente/informaii suplimentare atunci
cnd se constat c acestea lipsesc ori nu sunt suficient de clare.

Prin excepie de la procedura de modificare a contractului de finanare prin Act


adiional, acesta poate fi modificat printr-o notificare adresat AM/OI responsabil n
urmtoarele situaii:

- modificarea graficului de activiti previzionate, fr s se depeasc


perioada de implementare a proiectului i fr s existe implicaii financiare;
- nlocuirea sau introducerea de membri noi n echipa de implementare, dar nu
i introducerea de noi posturi care implic i modificri bugetare, ntruct
modificarea bugetului se realizeaz prin Act adiional;
- nlocuirea managerului de proiect.

n cazul n care modificrile efectuate prin notificare implic modificarea unor


seciuni din cererea de finanare, notificarea va viza i revizuirea seciunilor
respective din cererea de finanare.

Notificarea va intra n vigoare ncepnd cu a 11a zi de la data nregistrrii acesteia


de AM/OI responsabil dac nu s-au solicitat beneficiarului clarificri sau dac
61
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
notificarea nu este respins. Excepie fac notificrile care vizeaz introducerea de
membri noi n echipa de implementare, care vor fi aprobate exclusiv prin Nota de
acceptare emis de AM /OI responsabil.

Modificarea urmtoarelor aspecte se realizeaz printr-o simpl ntiinare a


beneficiarului tranmis ctre AM /OI responsabil:

a) schimbarea adresei sediului beneficiarului i/sau datelor de contact;


b) schimbarea conturilor speciale deschise pentru proiect;
c) nlocuirea reprezentantului legal;
d) modificarea Planului de achiziii,
e) modificarea graficului de depunere a cererilor de prefinanare/ plat/
rambursare a cheltuielilor eligibile,

Aceste modificri nu necesit aprobarea, iar AM/OI responsabil va comunica


beneficiarului c a luat la cunotin modificrile intervenite. Beneficiarul are
obligaia de a informa AM /OI responsabil n termen de maximum 3 (trei) zile
lucrtoare cu privire la aspectele sus menionate.

Dac se constat c obiectul unei notificri nu respect situaiile n care contractul


poate fi modificat prin notificare, AM/ OI responsabil poate solicita beneficiarului, n
termen de 10 zile lucrtoare de la ncrcarea notificrii, iniierea unui Act adiional la
contractul de finanare. n situaia n care obiectul notificrii nu respect situaiile n
care contractul poate fi modificat prin notificare sau prin act adiional, AM/OI
responsabil va comunica beneficiarului faptul c informaiile prezentate n notificare
nu pot duce la modificarea contractului de finanare.

Paii detaliai privind modificarea contractelor de finanare n aplicaia MySMIS se


regsesc n Manual-de-utilizare-MySMIS2014-FrontOffice publicat pe site-ul MDRAPFE
la adresa http://www.fonduri-ue.ro/images/files/mysmis/versiunea_2/Manual-de-
utilizare-MySMIS2014-FrontOffice.pdf.

62
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
6. PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Beneficiarul are obligaia ndosarierii i pstrrii tuturor documentelor proiectului n
original precum i copii ale documentelor partenerilor, dac este cazul, inclusiv
documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n conformitate cu
legislaia comunitar i naional.

Beneficiarul i exprim acordul cu privire la prelucrarea, stocarea i arhivarea


datelor obinute pe parcursul desfurrii contractului de finanare, n vederea
utilizrii, pe toat durata, precum i dup ncetarea acestuia, n scopul verificrii
modului de implementare i/sau a respectrii clauzelor contractuale i a legislaiei
naionale i comunitare.

Beneficiarul i membrii parteneriatului se angajeaz s acorde dreptul de acces la


locurile i spaiile unde se implementeaz proiectul, inclusiv acces la sistemele
informatice care au legtur direct cu proiectul, i s pun la dispoziie
documentele solicitate privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului, att pe
suport hrtie, ct i n format electronic. Documentele trebuie s fie uor accesibile i
arhivate astfel nct, s permit verificarea lor.

Arhivarea documentelor elaborate n cadrul proiectului este o activiate care trebuie


realizat att n perioada implementrii proiectului ct i dup finalizarea acestuia,
perioad n care pot interveni verificri suplimentare din partea autoritilor.

Arhivarea se face:

a) pe format de hrtie, n dosare speciale de arhiv. Fiecare dosar are un opis pe


care este nscris fiecare document coninut de dosar i numrul de pagini.
b) n format electronic, beneficiarul asigurndu-se c sunt ndeplinite toate
condiiile de securitate cerute i acceptate de standardele de securitate n
vigoare. Arhivarea pe suport electronic se face pe CD-uri sau pe memorii
externe, care, de asemenea, ndeplinesc condiiile standard de securitate a
informaiei.

Toate documentele trebuie s fie pstrate astfel nct s fie respectate condiiile
minime de siguran mpotriva degradrii, sustragerii, pierderii i s permit accesul
controlat la acestea. Spaiul destinat arhivrii trebuie s fie special amenajat, astfel
nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor. Astfel, spaiul special
amenajat pentru arhivare, trebuie dotat cu mijloace adecvate de pstrare i

63
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i
stingere a incendiilor.

Dosarele i locurile de pstrare/arhivare a documentelor proiectului s fie identificate


prin etichete care conin elemente de identificare a proiectului/contractului de
finanare (cod proiect, titlu proiect, POCU 2014-2020 etc).

Reguli minime privind ndosarierea:

prima pagin a dosarului (care nu va fi numerotat) va fi opisul;

documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic, actele mai noi


trebuie s se afle deasupra, iar cele mai vechi dedesupt;

se ndeprteaz acele, agrafele, clamele metalice i filele nescrise;

dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 file, n cazul depirii acestui
nr. se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;

filele se numeroteaz n colul din dreapta sus, n cazul dosarelor compuse din
mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu nr. 1 pentru fiecare volum;

pe coperta dosarului se nscriu: Numele proiectului, codul de indentificare,


numrul de file i numrul volumului;

pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului sau pe prima pagin a


registrelor se face urmtoarea certificare: Prezentul dosar conine un nr. de .........
file n cifre i n parantez litere, dup care se semneaz de ctre cel care a
efectuat arhivarea.

Dup finalizarea perioadei de implementare, se menine obligaia beneficiarului


i a membrilor parteneriatului de a asigura sustenabilitatea i durabilitatea
proiectului, conform specificaiilor asumate n cererea de finanare, i de a pstra
toate documentele n legtur cu utilizarea finanrii pe o perioad de 3 (trei) ani de
la data nchiderii POCU i de a pune la dispoziia AMPOCU/OIPOCU delegat,
Autoritii de Certificare, Autoritii de Audit, Comisiei Europene, Oficiului
European de Lupt Antifraud, Curii Europene de Conturi, precum i oricrui
organism abilitat s efectueze verificri asupra modului de utilizare a finanrii
nerambursabile.

64
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
7. ANEXE
Nr.
Titlu anex
anexa
1. Cerere de prefinanare
2. Cerere de rambursare aferent cererii de prefinanare
3. Cerere de plat
4. Cerere de rambursare aferent cererii de plat
5. Cerere de rambursare
6. Lista documentelor justificative financiare
7. Fia lunar de pontaj
8. Formular nregistrare
9. Raport tehnic
10. Aspecte verificare Cerere de prefinanare
11. Aspecte verificare Cerere de rambursare aferent cererii de prefinanare
12. Aspecte verificare Cerere de plat
13. Aspecte verificare Cerere de rambursare aferent cererii de plat
14. Aspecte verificare Cerere de rambursare
15. Aspecte verificare proceduri achiziii publice
16. Formularul de identificare financiar
17. Registru grup int.xls
18. Raport lunar de activitate
19. Evidena cheltuielilor
20. Informaii beneficiar activiti luna urmtoare

65
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-