Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
BENEFICIARULUI
PROGRAMUL OPERAIONAL CAPITAL
UMAN 2014-2020
Axele Prioritare 1-6
-Versiunea august 2017-
2
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.3.3 Verificarea cererii de plat i solicitarea de clarificri ............................. 34
3.3.4 Notificarea beneficiarului/partenerilor privind autorizarea cererii de plat .... 35
3.4. Cererea de rambursare aferent cererii de plat ......................................... 36
3.4.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de plat ........................... 37
3.4.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de plat 37
3.4.3 Verificarea cererii de rambursare aferente cererii de plat i solicitarea de
clarificri.............................................................................................. 38
3.4.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare aferente cererii de plat .......... 39
3.4.5. Recuperarea sumelor acordate prin mecanismul cererilor de plat i nejustificate
corespunztor ........................................................................................ 39
3.5. Cererea de rambursare ........................................................................ 39
3.5.1 Modelul cererii de rambursare .......................................................... 40
3.5.2 Documente necesare depunerii cererii de rambursare .............................. 40
3.5.3 Verificarea cererii de rambursare i solicitarea Solicitarea de clarificri ........ 41
3.5.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare ......................................... 42
3.6. Vizite la faa locului ........................................................................... 42
3.7. TVA ............................................................................................... 43
3.8. Contabilitate .................................................................................... 43
3.9. Derularea procesului de achiziii n cadrul proiectelor finanate prin POCU .......... 44
3.9.1 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care au calitatea de
autoritate contractant ............................................................................. 44
3.9.1.1. Dosarul achiziiei publice pentru procedurile de achiziie public
desfurate n conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile publice .. 45
3.9.2 Achiziii publice efectuate de ctre solicitani/beneficiari care nu au calitatea
de autoritate contractant ......................................................................... 47
3.9.2.1. Dosarul achiziiei pentru procedurile de atribuire a contractelor de furnizare,
servicii sau lucrari desfurate n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 1284/2016
....................................................................................................... 47
3.9.3 Aplicatia MySMIS2014 - Modulul Achiziii.............................................. 48
3.9.4 Verificarea achiziiilor de ctre OI responsabil ....................................... 48
3.10. Conflictul de interese .......................................................................... 49
3.11. Informarea i publicitatea proiectului....................................................... 50
3.12. Teme orizontale ................................................................................ 50
4. MONITORIZAREA I RAPORTAREA PROIECTULUI.................................................. 51
4.1. Monitorizarea proiectului...................................................................... 51
3
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
4.2. Rapoarte de monitorizare ..................................................................... 51
4.3. Furnizarea informaiilor privind atingerea indicatorilor .................................. 53
4.4. Vizite de monitorizare n perioada de implementare ..................................... 54
4.5. Monitorizarea sustenabilitii proiectului................................................... 55
5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE.................................................... 57
5.1. Acte adiionale.................................................................................. 57
5.2. Notificri......................................................................................... 61
6. PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR ...................................................... 63
7. ANEXE.................................................................................................. 65
4
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
1. INTRODUCERE
Beneficiar = Organism public sau privat, responsabil pentru iniierea sau care iniiaz
i implementeaz o operaiune, n nelesul art.2 pct.9 din Regulamentul UE
nr.1303/2013. Organism care primete ajutor de stat, aa cum e definit la pct. 13,
art. 2 din Regulamentul UE nr.1303/2013. Organism care implementeaz un
instrument financiar sau un fond de fonduri (aa cum e definit la pct.27, art.2 din
Regulamentul nr.1303/2013), dup caz (partea a doua, titlul IV din Regulamentul UE
nr. 1303/2013);
5
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
aa cum este definit n OUG 40/2015 privind gestionarea financiar a fondurilor
europene pentru perioada de programare 2014-2020;
Fondul Social European (FSE) = Fondul Structural prin care susine crearea de locuri
de munc, ajut la obinerea locuri de munc mai bune i asigur oportuniti
profesionale mai echitabile pentru toi cetenii UE. Fondul funcioneaz prin
investiii n capitalul uman angajaii, tinerii i toi cei aflai n cutarea unui loc de
munc;
6
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Lider de parteneriat = Instituia/organizaia care a obinut finanare n cadrul unei
cereri de proiecte - n parteneriat cu alte instituii/organizaii;
Neregul sistemic = nseamn orice neregul, care poate avea o natur recurent,
cu o probabilitate ridicat de apariie n tipuri de operaiuni similare, care decurge
dintr-o deficien semnificativ n funcionarea eficace a sistemelor de gestiune i
control, inclusiv din neinstituirea unor proceduri adecvate n conformitate cu
Regulamentul 1303/2013 i cu normele specifice fondurilor;
Raport tehnic = este raportul elaborat de beneficiar care descrie activittile derulate
n cadrul Cererii de Rambursare i/sau Cererii de rambursare aferente cererii de
7
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
prefinanare/cererii de plat, precum i progresul ndeplinirii rezultatelor i
indicatorilor;
MySMIS 2014 = Aplicaia conex SMIS2014+ care permite schimbul de date ntre
beneficiari sau poteniali beneficiari i Autoritatea de Management/Organismul
Intermediar, integrat n SMIS2014+ i care acoper ntregul ciclu de via al
proiectului, n cadrul programelor finanate din FEDR, FC i FSE n conformitate cu
prevederile art.122 alin (3) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013.
1.2. Abrevieri
AA Autoritatea de Audit
AC Autoritatea de Certificare
AM Autoritatea de Management
AP Axa Prioritar
AT Asisten Tehnic
CE Comisia European
8
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
FSE Fondul Social European
HG Hotrre de Guvern
Europene
OC Ofier contractare
OI Organism Intermediar
OS Obiectiv specific
PI Prioritate de investiii
UE Uniunea European
9
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
V reamintim faptul c beneficiarul are att misiunea, ct i rspunderea pentru
implementarea proiectului aprobat, iar partenerii sunt responsabili pentru derularea
propriilor activiti care contribuie la obinerea rezultatelor. Totodat, pentru o
eficient implementare a proiectului finanat prin POCU, precum i n vederea
atingerii cu succes a obiectivelor propuse, se impune gestionarea proiectului ntr-o
manier responsabil, coerent i constant, n conformitate cu prevederile
contractuale precum i cu legislaia naional i comunitar incident.
Limitri
ORGANIZAIE RESPONSABILITI
12
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
2. DEMARAREA PROIECTULUI
2.1. Semnarea contractului de finanare
Mecanismul de solicitare de clarificri poate fi folosit de cte ori este nevoie, far a
depsi termenul maxim de semnare a contractului.
14
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
schimb n CONTRACT SEMNAT, iar arhiva cu toate documentele dosarului de
contractare al proiectului, semnate de ambele pri, se poate descrca din funcia
Contract de finanare, apsnd butonul Vizualizare arhiv final.
15
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
excepie situaiile n care entitatea cu personalitate juridic cu rol de beneficiar a
fost preluat (de exemplu: restructurare, comasare, absorbie, desfiinare cu
preluarea atribuiilor de ctre o alt structur public cu personalitate juridic etc.)
de alt entitate juridic, succesoare n drepturi i obligaii, cu condiia precizrii
explicite a acestui aspect i asigurarea/dovedirea eligibilitii succesorului conform
prevederilor Orientrilor privind oportunitile de finanare n cadrul Programului
Operaional Capital Uman 2014-2020 i a Ghidului Solicitantului aplicabil.
18
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Pentru toate activitile externalizate (subcontractate), beneficiarul i
partenerii trebuie s furnizeze organismelor de audit i de control, inclusiv AM
POCU/OI POCU delegat, toate informaiile necesare privind activitile
subcontractate. n acest sens, beneficiarul i partenerii au obligaia de a asigura
disponibilitatea tuturor informaiilor prin contractul ncheiat cu prestatorul sau
furnizorii. Aceste prevederi sunt aplicabile i n cazul externalizrii ctre persoane
fizice autorizate, cabinete individuale, sau alte forme de organizare echivalente.
n cazul n care Beneficiarul constat c exist activiti care pot intra sub incidena
ajutorului de stat/de minimis, respectiv generatoare de venituri nete, va informa n
scris AM POCU sau OI POCU delegat, n termen de maxim 10 zile de la data lurii la
cunotin n vederea aplicrii prevederilor legale/procedurale aplicabile.
19
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
2.3. Precizri cu privire la semnificaia unor termeni
20
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
b) Partenerii sunt obligai s respecte regulile privitoare la conflictul de
interese i regimul incompatibilitilor, iar n cazul apariiei unui asemenea
conflict, s dispun luarea msurilor ce conduc la evitarea, respectiv
stingerea lui inclusiv, dar fr a se limita la, informarea AMPOCU/OIPOCU
responsabil n legtur cu orice situaie care d natere sau este posibil s
dea natere unui astfel de conflict, n termen de 3 (trei) zile lucrtoare de
la data apariiei unei astfel de situaii. n caz contrar, semnatarii acordului
neleg c poate fi reziliat contractul de finanare prin decizia
AMPOCU/OIPOCU responsabil de plin drept, fr punere n ntrziere, fr
intervenia unui tribunal arbitral/unei instane judectoreti i fr
ndeplinirea altor formaliti, cu excepia transmiterii ctre Liderul de
parteneriat a unei simple informri cu privire la rezilierea contractului de
finanare.
21
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
de ctre beneficiar (liderul de parteneriat) pe baz de contract de munc ncheiat
conform Legii nr. 53/2003 Codul muncii, cu modificrile i completrile ulterioare
sau pe baz de raport de serviciu, conform Legii nr. 188/1999 privind statutul
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare.
Plile n numerar vor fi utilizate doar n situaii bine justificate (de exemplu
acordarea de subvenii pentru grupul int), doar n situaiile n care plile prin
sistemul bancar sau prin mandat potal nu pot fi derulate, cu respectarea dispoziiilor
legale aplicabile.
24
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
n conformitate cu prevederile Hotrrii de Guvern nr. 399/2015 privind regulile de
eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin Fondul
European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune
2014-2020 art. 2 alin (1) Fr a nclca prevederile art. 3 i 4, pentru a fi eligibil, o
cheltuial trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii cu caracter
general:
25
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.1. Cererea de Prefinanare
26
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarii care primesc finanare sub incidena ajutorului de stat/de minimis au
obligaia emiterii unei garanii pentru suma aferent prefinanrii solicitate prin
depunerea unui instrument de garantare emis n condiiile legii de o societate bancar
sau de o societate de asigurri. n acest caz, n conformitate cu prevederile
Regulamentului (UE) nr. 1.303/2013, art. 131 alin. (4) lit. (b), valoarea cumulat a
tranelor de prefinanare nu poate depi 40% din valoarea total a ajutorului care
trebuie acordat unui beneficiar pentru o anumit operaiune.
27
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.1.3 Documente necesare depunerii cererii de prefinanare
28
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.2. Cererea de rambursare aferent cererii de prefinanare
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 2 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 3 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
30
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.
31
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.2.4 Autorizarea cererii de rambursare aferent cererii de prefinanare
32
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarii i/sau partenerii vor ntreprinde msurile necesare deschiderii unui cont
de disponibil la unitile teritoriale ale Trezoreriei statului, n vederea ncasrii,
sumelor solicitate prin Cererile de plat.
d) Ordine de plat care atest plata contribuiei proprii aferent facturilor incluse
n cererea de plat, n cazul beneficiarilor/partenerilor, alii dect cei
prevazui la art. 6 i 7 din Ordonana de urgen nr. 40/2015, cu
modificrile i completrile ulterioare;
e) Anexa 19 - Evidena cheltuielilor.
33
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Documentele vor fi aranjate pe categorii/subcategorii de cheltuieli conform bugetului
aprobat.
34
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.3.4 Notificarea beneficiarului/partenerilor privind autorizarea cererii de plat
35
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
contribuia proprie eligibil (cu excepia beneficiarilor prevzui la art. 6 i 7 din
Ordonana de Urgen 40/2015, cu modificrile i completrile ulterioare).
36
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.4.1 Modelul cererii de rambursare aferente cererii de plat
- ordine de plat din care s reias dovada plii ctre furnizor a sumelor
validate i pltite de ctre AM (conform Scrisorii de informare a
beneficiarului/partenerului);
- ordine de plat din care s reias dovada pltii ctre furnizor a cofinanrii
proprii a beneficiarului/partenerului (doar pentru beneficiarii/partnerii
prevazuti la art. 6 i 7 din Ordonana de Urgenta 40/2015, cu modificarile i
completrile ulterioare);
- declaraie pe propria rspundere a beneficiarului/partenerului din care s
rezulte caracterul nedeductibil al TVA aferente cheltuielilor eligibile cuprinse
n cererea de rambursare aferent cererii de plat, denumit "Declaraie
privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunii finanate din FEDR, FSE i FC 2014-2020" i care este certificat de
organul fiscal competent din subordinea Ageniei Naionale de Administrare
Fiscal;
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 2 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.
37
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Modelul acestei Declaraii este prevzut n anexa nr. 3 la Ordinul nr. 698/1425/2016
pentru aprobarea Instruciunilor de aplicare a prevederilor art. 12 din Hotrrea
Guvernului nr. 399/2015 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n
cadrul operaiunilor finanate prin Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul
Social European i Fondul de Coeziune 2014-2020.
- extrase de cont.
38
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.4.4 Notificarea autorizrii cererii de rambursare aferente cererii de plat
39
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.5.1 Modelul cererii de rambursare
40
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune 2014-
2020;
d) Documente justificative aferente cheltuielilor efectuate. Lista documentelor
justificative financiare orientativ, structurat pe categorii de cheltuieli, se
regsete n Anexa 6 Lista documentelor justificative financiare. n vederea
unei bune documentri i justificri a activitii experilor angajai n cadrul
proiectului, beneficiarii vor ntocmi i vor depune o dat cu cererea de
rambursare Anexa 7 Fia lunar de pontaj i Anexa 18 Raport lunar de
activitate, pentru fiecare expert n parte.
e) Extrasele de cont;
f) Anexa 19 Evidena cheltuielilor.
41
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Beneficiarul are obligaia de a transmite informaiile i documentele n termenul
solicitat. Netransmiterea n termen a clarificrilor solicitate conduce la declararea
neeligibilitii cheltuielilor n cauz.
42
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
produsele i serviciile achiziionate prin finanarea acordata n cadrul
proiectului exist fizic i sunt livrate conform cerinelor i termenelor
prevzute n contractul de finanare.
n cazul beneficiarilor i/sau partenerilor care au n implementare proiecte
multiple, AM/OI responsabil va desfura misiuni de verificare ncruciat, la faa
locului, al cror obiectiv este verificarea n vederea evitrii riscului dublei finanri
cu privire la livrabilele generate de activitile proiectelor, resurse umane (cheltuieli
directe de personal), grupuri int vizat de proiecte, achiziiile derulate n cadrul
proiectelor.
3.7. TVA
n conformitate cu prevederile art. 69 alin. (3) lit. c) din Regulamentul (UE) nr.
1303/2013, cheltuiala cu taxa pe valoarea adugat este eligibil dac este
nedeductibil, potrivit legii.
Pentru a fi eligibil, cheltuiala cu TVA trebuie s fie aferent unor cheltuieli eligibile
efectuate n cadrul proiectelor finanate din fonduri.
3.8. Contabilitate
43
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
nregistrrile n contabilitate se efectueaz cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate
i sistematic, n conturi sintetice i analitice.
n vederea efecturii reconcilierii contabile ntre conturile contabile ale AM i cele ale
beneficiarilor, pentru operaiunile gestionate n cadrul POCU, beneficiarii au obligaia
transmiterii Formularului 10 din HG nr. 93/ 2016, din care s rezulte sumele primite
de la AM i cele restituite de ctre acesta, conform prevederilor din contractelor de
finanare. Beneficiarul transmite lunar, pn la data de 20 a lunii curente, Formularul
10 din HG nr. 93/ 2016, doar n situaia n care n luna precedent au fost efectuate
operaiuni de ncasare i/sau plat.
44
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.9.1.1. Dosarul achiziiei publice pentru procedurile de achiziie public
desfurate n conformitate cu prevederile Legii 98/2016 privind achiziiile
publice
a) strategia de contractare;
b) anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este
cazul;
c) anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
d) erata, dac este cazul;
e) documentaia de atribuire;
f) documentaia de concurs, dac este cazul;
g) decizia/dispoziia/ordinul de numire a comisiei de evaluare i, dup caz, a
experilor cooptai;
h) declaraiile de confidenialitate i imparialitate;
i) procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor, dac este cazul;
j) formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire;
k) Document Unic de Achiziii European (DUAE) i documentele de calificare,
atunci cnd acestea au fost solicitate;
l) solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de
autoritatea contractant;
m) raportul intermediar privind selecia candidailor, dac este cazul;
n) procesele-verbale de evaluare, negociere, dialog, dup caz;
o) raportul procedurii de atribuire, precum i anexele la acesta;
p) dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii;
q) contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate, i, dup caz, actele
adiionale;
r) dac este cazul, contractele atribuite n temeiul unui acord-cadru;
s) anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
t) dac este cazul, contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire,
nsoite de deciziile motivate pronunate de Consiliul Naional de Soluionare a
Contestaiilor;
u) hotrri ale instanelor de judecat referitoare la procedura de atribuire;
v) documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea
obligaiilor contractuale de ctre contractant;
w) dac este cazul, decizia de anulare a procedurii de atribuire;
x) alte documente relevante.
45
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
n cazul n care autoritatea contractant aplic procedurile de atribuire prevzute de
Legea 98/2016 prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare, utilizeaz un
sistem dinamic sau o licitaie electronic, autoritatea contractant are obligaia de a
asigura arhivarea documentelor care fac parte din dosarul achiziiei publice precizat
la art. 148 din HG 395/2016, n conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind
arhivarea documentelor n form electronic, republicat (art.149, HG 395/2016).
Potrivit dispoziiilor art. 13 i art. 17, alin. (3) din Normele metodologice de aplicare
a Legii nr. 98/2016, autoritatea contractant are obligaia de a elabora distinct,
pentru proiectul finanat din POCU 2014-2020, un program al achiziiilor publice.
46
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
urmeaza a fi verificate, care se regsesc n Anexa 15 Aspecte de verificare a
procedurilor de achiziie public.
a) specificaiile tehnice;
b) nota privind determinarea valorii estimate;
c) dovada anunului/invitaiilor/clarificrilor/comunicrilor rezultatului (dup
caz);
d) nota justificativ de atribuire;
e) nota justificativ privind decalarea datelor de semnare a contractelor (dup
caz)-pentru loturi;
f) declaraii pe propria rspundere din care rezult c ofertantul
ctigtor/solicitantul/beneficiarul privat nu a nclcat prevederile referitoare
la conflictul de interese;
g) ofertele originale i clarificrile (dup caz);
47
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
h) contractul de achziie;
i) actele adiionale (dup caz);
j) alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea
achiziiei (de ex. Procese verbale de recepie servicii i lucrri, livrabile,
procese verbale de predare-primire etc.);
k) contestaiile (dup caz);
48
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
naintare nsoit obligatoriu de un OPIS n care se vor meniona toate documentele
existente pe suportul electronic.
49
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
3.11. Informarea i publicitatea proiectului
50
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
4. MONITORIZAREA I RAPORTAREA PROIECTULUI
4.1. Monitorizarea proiectului
51
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Acestea conin informaii privind stadiul implementrii proiectului, modul de
desfurare a activitilor prevzute n cererea de finanare, rezultatele obinute,
indicatorii realizai pn n momentul raportrii i probleme ntmpinate pe parcursul
derulrii, astfel nct, prin analiza acestor informaii de ctre ofierii de proiect s se
asigure monitorizarea stadiului implementrii.
n cazul n care exist o perioad de timp mai mare de 3 luni n care beneficiarul nu a
depus nicio Cerere de Rambursare sau Cerere de rambursare aferent cererii de
prefinanare/cererii de plat, Raportul tehnic se va depune n 5 zile lucrtoare de la
momentul mplinirii celor 3 luni.
Ultimul Raport tehnic din cadrul proiectului reprezint un Raport final i va conine
informaii aferente ntregii perioade de implementare i este aferent Cererii de
rambursare finale.
- Registru grup int, realizat n ordine alfabetic (Anexa 17), actualizat, aferent
activitilor fiecrui Raport Tehnic;
- Formular nregistrare participani la operaiunile finanate din FSE (Anexa 8);
- Metodologia de Selecie a Grupului int din cadrul proiectului;
- Documente justificative pentru dovedirea apartenenei persoanelor din GT la
categoriile eligibile (copii CI, adeverine privind statutul pe piaa muncii,
adeverine de la angajatori, adeverine scolare, diplome de studii, etc. Acolo
unde nu se poate justifica apartenena persoanelor la categoriile de GT
eligibile prin documente justificative, se vor depune declaraii pe propria
raspundere);
- Copii dup listele de prezen a participanilor la activitile proiectului, cu
semnturile aferente;
- Documente/fotografii privind respectarea cerinelor cu privire la msurile de
informare i publicitate a proiectului;
- n cazul decontrii cheltuielilor n baza costurilor reale, se vor prezenta
documente aferente organizrii cursurilor/trainingurilor/sesiunilor de mediere
etc. (de exemplu, liste de prezen, calendarul desfurrii cursurilor,
diplomele acordate, etc);
52
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
- Documente justificative privind devieri/ntrzieri n atingerea rezultatelor;
- Documente privind remedierea problemelor constatate n cadrul vizitelor
efectuate n cadrul proiectului.
Vizitele de verificare la faa locului ex-post sunt efectuate n baza planului de vizite
de la faa locului ex-post i ncep la minimum 6 luni de la finalizarea proiectului.
55
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
Pe baza planificrii misiunilor de verificare ex-post, beneficiarii sunt ntiinai cu cel
puin 5 zile nainte de efectuarea vizitei, n vederea asigurrii condiiilor necesare
efecturii misiunii i a disponibilitii personalului implicat n asigurarea
sustenabilitii proiectului.
56
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE
Contractul de finanare poate fi modificat n situaia n care dup intrarea sa n
vigoare apar schimbri n implementarea proiectului.
Actul adiional intr n vigoare la data semnrii de ctre ultima parte, cu excepia
cazurilor n care prin actul adiional se confirm modificri intervenite n legislaia
naional i/sau european relevant, cu impact asupra executrii contractului de
finanare, situaii n care modificarea respectiv intr n vigoare de la data
menionat n actul normativ corespunztor.
Urmtoarele cazuri pot face obiectul unui Act adiional, fr a fi tratate n mod
exhaustiv i vor intra n vigoare numai dup aprobarea Actului adiional de ctre AM
responsabil :
5.2. Notificri
62
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
6. PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Beneficiarul are obligaia ndosarierii i pstrrii tuturor documentelor proiectului n
original precum i copii ale documentelor partenerilor, dac este cazul, inclusiv
documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n conformitate cu
legislaia comunitar i naional.
Arhivarea se face:
Toate documentele trebuie s fie pstrate astfel nct s fie respectate condiiile
minime de siguran mpotriva degradrii, sustragerii, pierderii i s permit accesul
controlat la acestea. Spaiul destinat arhivrii trebuie s fie special amenajat, astfel
nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor. Astfel, spaiul special
amenajat pentru arhivare, trebuie dotat cu mijloace adecvate de pstrare i
63
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i
stingere a incendiilor.
dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 file, n cazul depirii acestui
nr. se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;
filele se numeroteaz n colul din dreapta sus, n cazul dosarelor compuse din
mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu nr. 1 pentru fiecare volum;
64
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-
7. ANEXE
Nr.
Titlu anex
anexa
1. Cerere de prefinanare
2. Cerere de rambursare aferent cererii de prefinanare
3. Cerere de plat
4. Cerere de rambursare aferent cererii de plat
5. Cerere de rambursare
6. Lista documentelor justificative financiare
7. Fia lunar de pontaj
8. Formular nregistrare
9. Raport tehnic
10. Aspecte verificare Cerere de prefinanare
11. Aspecte verificare Cerere de rambursare aferent cererii de prefinanare
12. Aspecte verificare Cerere de plat
13. Aspecte verificare Cerere de rambursare aferent cererii de plat
14. Aspecte verificare Cerere de rambursare
15. Aspecte verificare proceduri achiziii publice
16. Formularul de identificare financiar
17. Registru grup int.xls
18. Raport lunar de activitate
19. Evidena cheltuielilor
20. Informaii beneficiar activiti luna urmtoare
65
Manualul beneficiarului POCU
-Versiunea august 2017-