Prezentări de impact

Obiective

Conştientizarea importanţei pregătirii şi

structurării corecte a conţinutului unei
prezentări

Echiparea cu un set pragmatic de

abilităţi necesare livrării unor prezentări
de impact
 3

Ce este o prezentare?
Un discurs

01 pregătit pentru livrare în

faţa unui auditoriu de
02 planificat să atingă un
obiectiv bine definit
03 livrat într-un mediu de
afaceri
specialitate

04 sprijinit vizual de materiale

care să ajute la atingerea
05 urmat de un moment
destinat întrebărilor din
obiectivului public
 4

Exerciţiu pe echipe:
Provocări şi atuuri
În echipele de lucru:
Gândiţi-va ce vă place şi ce nu vă place atunci când trebuie să faceţi o prezentare.
Care sunt atuurile voastre şi care sunt provocările?
Un purtător de cuvânt va prezenta concluziile grupului.

Timp de lucru: 15 minute

 Provocarea esenţială a unei prezentări

O prezentare este reflexia ta şi a muncii tale. Trebuie să

faci rapid o bună impresie şi să-ţi transmiţi, în timpul
(de obicei, scurt) pe care îl ai la dispoziţie, mesajul clar,
astfel încât să obţii ce ţi-ai propus de la auditoriu.
 6

Ce obiectiv poate avea o prezentare?

informare propunere
raportare demonstrare vânzare
instruire influenţare

informativ persuasiv
 7

Principiile prezentării

P Pregăteşte

R Repetă

I Implică

C Condu

E Evaluează

P Păstrează
 8

Pregătirea

01 Cunoaşterea
auditoriului 02 Definirea rezultatelor
dorite

03 Decizie asupra
resurselor 04 Structurarea
conţinutului

05 Pregătirea locului
06 Pregătirea
materialelor
 9

Pregătirea
Cunoaşterea auditoriului

Ce ştiu ei Ce vreau să
Cine sunt ştie despre
despre
ei? subiect?
subiect?
 10

Pregătirea
Stabilirea obiectivelor

“Vrei te rog, să-mi spui în ce parte să

mă duc de aici?”

“Asta depinde foarte mult de locul în

care vrei să ajungi”, spuse Pisica.

“Păi, nu prea mă interesează...”, zise

Alice.

“Atunci n-are importanţă în ce parte

Lewis Caroll. “Alice în Ţara Minunilor” te duci.”
 11

Pregătirea
Obiective SMART

S M A R T

Măsurabil Realist

Specific Ambiţios (dar Timp (cu limită în..)

de Atins)
 12

Pregătirea
Ce stil adopt în livrarea prezentării

IMPROVIZAT Cu pregătire sumară sau fără pregătire

MANUSCRIS Material pregătit şi citit de prezentator

MEMORAT Pregătit şi reţinut prin repetare

Documentat, pregătit şi livrat interactiv pe

ELABORAT
baza unor notiţe sumare
 13

Pregătirea
Structurarea conţinutului - Informaţii organizate

01 Funcţie de
poziţionarea 02 Funcţie de topică
03 Cronologic
04 Tip cauză-efect
05 Tip problemă-soluţie
spaţială
 14

Pregătirea
Organizarea tip problemă-soluţie. Cei 4 P

Poziția Descrierea situației curente

Problema Enunțarea problemei sau dificultății (plus

implicaţiile acesteia)

Listarea posibilităților de rezolvare, cu

Posibilitățile
punctele lor slabe și tari

Evidențierea și susținerea posibilităţii

Propunerea preferate, pe care dorești să o califici în
fața audienței.
 15

Pregătirea
Susţinerea ideilor

 Definiţii  Diferenţe
Explică termenii folosiţi; Subliniază deosebiri;

 Materiale vizuale  Explicaţii

Arată grafice, desene, etc.; În cuvinte înţelese de audienţă;

 Exemple  Statistici
Generale sau specifice; Cifre semnificative şi sursa lor;

 Comparaţii  Citate
Raportează la ceva cunoscut Foloseşte cuvintele altcuiva pentru a
audienţei. susţine un punct de vedere.
 16

Pregătirea
Să vezi te ajută să înţelegi

Olfactiv

Gustativ
Studiile au arătat că vederea este cel
Tactil
mai folosit simţ al omului.
Auditiv

Vizual

după Doug Malouf

 17

Pregătirea
Impactul mijloacelor de comunicare

Prezentatorii îşi ating mai bine

Text obiectivele combinând mesajele audio cu
Audio
cele vizuale.
Vizual

după University of California

 18

Pregătirea
Reţinerea mesajului

Din mesajele transmise exclusiv verbal, 40

audienţa reţine aproximativ 10%. 35

30
Exclusiv
25 verbal
Folosind materiale vizuale, se obţine o 20

creştere de 400%. 15
Verbal cu
10
materiale
5 vizuale
0
după Wharton Research Center
 19

Pregătirea
Reprezentări vizuale

Pictograme –
Scheme de
Grafice – pentru pentru
comparaţii
proces – arată
reprezentarea
folosind ca pas cu pas
vizuală a unor
unitate de derularea unei
aspecte
măsură proceduri, relaţii
cantitative, dar şi
imaginea a ceea sau funcţionarea
calitative
ce se măsoară unui sistem

Scheme Tabele –
organizatorice furnizează o
Clip Art – pentru
– detaliază cantitate de date
ancorarea
structura sau mai mare decât
atenţiei şi a
lanţul decizional alte forme de
retenţiei.
într-o reprezentare
organizaţie vizuală
 20

Pregătirea
Reguli de bază în utilizarea elementelor vizuale

Înainte de a include orice element vizual,

1 întreabă-te de ce o faci.

Dacă ai decis că e necesar, asigură-te că forma în

care-l prezinţi e cea mai adecvată.
2

Asigură-te că informaţia şi mesajul pot fi

3 asimilate şi utilizate în timpul alocat.

Elementele vizuale nu sunt un substitut de conţinut!

Slide-urile frumoase nu sunt neapărat şi utile.
Adeseori e chiar invers!
4
 21

Pregătirea
Reguli de bază în utilizarea elementelor vizuale (cont.)

 Trebuie să fie simple.

 Trebuie să fie clare.

 Nu lăsa tehnologia să-ţi domine prezentarea. Tu vrei ca audienţa să îşi aducă aminte de calitatea
muncii tale, nu de Bill Gates (Power Point).
 22

Pregătirea
Grafice

100

90

80

70

60 Reprezentările tip linie se folosesc pentru

50
Est
40
a comunica tendinţe, evoluţii în timp.
30 Vest
20

10 Sud
0
Trimestrul 1 Trimestrul 2 Trimestrul 3 Trimestrul 4
 23

Pregătirea
Grafice (cont.)

800

700

600

500

Graficele “bară” se utilizează pentru a 400

compara cantităţi. 300

200

100

0
1997 1998 1999 2000
 24

Pregătirea
Elemente de design

Amfiteatru Sală de conferințe Sală de ședințe

36 pt.

32 pt.

28 pt.

24 pt

20 pt.
 25

Pregătirea
Organizarea prezentării

Aranjarea sălii depinde de:

 dimensiunea audienţei,
 conţinutul şi obiectivele prezentării,
 materialele vizuale.

Recomandări:
 Verificaţi sala, dotările şi posibilităţile de organizare a spaţiului;
 Gândiţi aranjarea în sală astfel încât să fie posibilă folosirea materialelor vizuale, deplasarea
prezentatorului şi a audienţei.
 26

Pregătirea
Organizarea prezentării

Sală Sală de
pentru clasă /
Amfiteatru
întâlniri / forma de
şedinţe „U”

01 Pentru audienţă 02 Permite prezentatorului 03 Oferă intimitate,

numeroasă; să fie formal sau posibilitatea de a lua
Asiguraţi vizibilitatea informal, funcţie de caz; notiţe, favorabilă
prezentatorului şi a Oferă condiţii bune participării la exerciţii de
materialelor din orice pentru interactivitate. grup.
punct al sălii.
 27

Pregătirea
Prezentarea în grup

Va coordona prezentarea şi va lua decizii privind

Alegeţi un lider al grupului conţinut, structură şi prezentatori şi îşi va asuma
rezultatul acţiunii.

Gândiţi livrarea ca pentru un Asiguraţi-vă că toţi membrii grupului înţeleg şi îşi

asumă obiectivele prezentării precum şi rolul lor în
prezentator livrare.

Oferiţi membrilor grupului timp pentru ca fiecare

să-şi formuleze idei privind subiectul prezentării pe
hârtii Post-it;
Organizaţi prezentarea pe un perete liber, lipind
Dezvoltaţi conţinutul notiţele acolo unde ideile îşi găsesc locul în
prezentare;
Decideţi asupra materialelor vizuale şi a locului lor
în prezentare.
 28

Pregătirea
Prezentarea în grup (cont.)

Numiţi o persoană care să se ocupe de materialele

Dezvoltaţi materialele vizuale vizuale, asigurând consecvenţă în stil, format,
culori.

În cazul mai multor prezentatori, tranziţiile bine

Concepeţi tranziţiile construite dau o notă de profesionalism.

O repetiţie în aceleaşi condiţii cu cele din timpul

Exersaţi, exersaţi, exersaţi ! livrării poate asigura succesul.
 29

Repetiţia generală
Structura prezentării

1 Captarea atenţiei audienţei 6 Al 2-lea P

2 Obţinerea credibilităţii 7 Al 3-lea P

3 Implicarea audienţei 8 Al 4-lea P

4 Enunţarea ideii generale din 9 Recapitularea ideilor din

prezentare prezentare

Focus pe obiectivul prezentării:

5 Primul P 10
acord explicit pentru “next step”.
 30

Repetiţia generală

Calculează-ţi timpul cu atenţie

Cere feedback (colegi sau cameră video).

Evaluează-ţi prezenţa (postură, gestică,

mimică, privire, etc.)

Evaluează conţinutul (structurat, logic,

corect, complet, relevant)

Verifică materialele
 31

Repetiţia generală
Controlul emoţiilor

Poţi elimina din tensiune făcând exerciţii. Aşează-te confortabil,

Relaxarea cu spatele drept. Inspiră lent, reţine aerul pentru 4-5 secunde,
expiră lent.

Dacă ai tratat cu seriozitate etapele Pregătire şi Repetiţie, nu

Încrederea ai de ce să-ţi faci griji.
Pregăteşte-te mental pentru reuşită. Dacă eşti încrezător în
succesul tău, va fi mai uşor să îl obţii.

Audienţa doreşte Audienţa aşteaptă ca prezentarea să fie interesantă,

stimulativă, plină de informaţii şi distractivă. Cei din sală îşi
să ai succes doresc să ai succes, nu să ratezi.
 32

Repetiţia generală
Controlul emoţiilor (cont.)

În majoritatea cazurilor, emoţiile vorbitorului nu sunt

Nu te scuza că ai emoţii evidente pentru audienţă. Dacă nu deschizi subiectul, e
posibil ca nimeni să nu-ţi observe emoţiile.

Concentrează-te asupra mesajului, Emoţiile se diminuează dacă te concentrezi mai mult

asupra prezentării, mesajului ei şi mai puţin asupra
nu numai asupra audienţei
trăirilor tale.

Experienţa asigură încrederea necesară unei prezentări

Acumulează experienţă de succes. Emoţiile se diminuează pe măsură ce faci
mai multe prezentări.
 33

Repetiţia generală
Controlul emoţiilor (cont.)

Du-te din timp în sală şi plimbă-te în zona în care se va afla

Locaţia audienţa, precum şi în zona în care vei prezenta. Verifică
funcţionarea echipamentelor.

Audienţa Întâmpină audienţa la intrarea în sală şi schimbă câteva

cuvinte cu fiecare.

Dacă nu eşti familiarizat cu informaţia ce trebuie prezentată,

Materialul nervozitatea va creşte. Verifică şi repetă prezentarea până te
simţi comfortabil.
 34

Implică auditoriul

Fii primul în sală şi Priveşte oamenii în Fii deschis, pozitiv, Prezintă-te în mod
salută fiecare ochi. plăcut. credibil.
persoană.

“Sparge gheaţa” Prezintă programul. Organizează

BANG! interacţiunea.
 35

Condu interacţiunea

Nu sta pe loc.
Interacţionează cu Pune întrebări şi
Priveşte-i pe toţi în toţi. forţează
ochi. Mimica şi gestică Nu sta în calea
răspunsuri.
Atenţie la deschise; vederii lor.
Pune-te şi pe tine
“favoriţi”. Interacţionează în joc.
natural dar
politicos.

Nu sta cu spatele Nu citi slide-urile.

Foloseşte şi flip-
la ei şi cu faţa la Ştiu să citească şi
chart-ul.
ecran! singuri.
 36

Condu interacţiunea (cont.)

Fii atent la reacţiile Schimbă planul la

auditoriului. nevoie.

Foloseşte-ţi abilităţile:
Fii concentrat pe • Arată entuziasm şi
mesajul principal. energie;
• Modulează-ţi vocea
(volum şi intonaţie);
• Foloseşte o gestică
cât mai naturală.
 37

Condu interacţiunea
Principul celor 3 S

Spune ce o să le spui
Spune ce ai de spus
Spune ce le-ai spus
 38

Evaluează rezultatul

Foloseşte
Evaluează Evaluează-ţi
pauzele Pune cât mai
reacţia non- prezentarea
pentru a multe
verbală a faţă de
asculta întrebări
auditoriului aşteptări
auditoriul
 39

Păstrează contactul

Pregăteşte Nu pleca fără Organizează un Nu-ţi uita

materiale pentru acordul pentru follow-up (telefon, promisiunile:
participanţi etapa următoare email, etc) Informaţii
suplimentare,
contactare, etc.
 40

Exerciţiu:
Pregătirea pentru prezentare

Pregătiţi o prezentare de maximum 10 minute.

Scopul, respectiv acţiunea, cât şi conţinutul şi forma de desfăşurare a prezentării sunt în totalitate la
alegere.
 41

Exerciţiu
Pregătirea pentru prezentare (cont.)

Construire: Exersare:
Decide asupra subiectului;  Construieşte materiale vizuale pentru
Adaptează subiectul la audienţă şi interese; livrare;
Propuneţi obiective;  Pregăteşte-ţi notiţele;
Formulează tema prezentării;  Exersează utilizarea notiţelor;
Documentează subiectul;  Exersează folosirea materialelor vizuale;
Identifică 3-4 idei principale ce susţin  Cronometrează prezentarea şi etapele ei.
subiectul;
Dezvoltă subiectul, principalele idei şi Livrare:
materialele pentru susţinerea fiecărei idei din  Organizează sala şi aşezarea auditoriului;
prezentare;  Decide cum te prezinţi grupului;
Concepe formulări de tranziţie şi de final cu  Livrează prezentarea.
focus pe obiective;  Mult succes!
Construieşte o introducere interesantă,
modalităţi de implicare a audienţei şi de
obţinere a credibilităţii.
 42

FEED-FORWARD

04

Ce am invățat? Ce am de gând să aplic? De când am de gând să Cum îmi voi măsura

aplic? reușita?

Timp de lucru individual: 10 minute

 43

Pentru că eşti cursant ASCENDIS, beneficiezi de o reducere de 20% la orice carte cumpărată de pe
http://librarie.carturesti.ro în baza codului:

ASCENDIS01

Vizitează raftul de învăţare ASCENDIS pe http://librarie.carturesti.ro !

Contactează-ne!
 Contactează-ne!

Birou București Birou Cluj Birou Timișoara Telefon Email / Website

Bd. Ion Ionescu de la Business Center Str. Mendeleev, Nr. 11A, +4021-206.64.29 office@ascendis.ro
Brad Nr. 2B, Sector 1, Calea Turzii, Nr. 101, Timișoara, Timiș +4021-206.64.26
București Cluj-Napoca, Cluj

Facebook.com/ascendis.ro twitter.com/ascendis ro Ascendis Group