Sunteți pe pagina 1din 52

Abilitati de prezentare

12 Septembrie
1
Continut

Pregatirea unei Tehnici pentru


prezentari o livrare eficienta

• Analiza audientei • Gestionarea emotiilor


• Construirea si • Captarea atentiei
structurarea mesajului • Continutul unei
• Povestea prezentari
• Mesajul vizual • Materiale ajutatoare

2
Structurarea
mesajului ținând
Ințelegerea cont de nivelului
importanței audienţei și de
prezentărilor în obiectivul
activitatea prezentării Valorificarea fiecarei
profesională parti (introducere,
cuprins, încheiere)
pentru a atinge
obiectivul prezentarii

Pregătirea şi utilizarea
mijloacelor vizuale

3
BRAINSTORMING

4
Principiul icebergului spune ca intr-o prezentare audienta vede
doar ce este la suprafata.
Partea nevazuta inseamna ….

Livrarea

Analiza
Structura

Pregatire
Poveste
Mesaj

Vizual
3 puncte cheie atunci cand pregatesti o prezentare

Cunoasterea Structurarea Formatul


audientei mesajului prezentarii

Principala regula la o
buna prezentare este
sa stii foarte bine
subiectul pe care il
prezinti
Succesul este bazat pe studierea cu atentie a publicului/audientei
functie de miza prezentarii

Ce stie audienta despre subiectul meu?

Cat de dispusa este audienta sa accepte


mesajul meu?

• Prezentare cu rol informativ (ex.prezentare status proiect; informare


cu privire la o situatie)
• Prezentare cu rol explicativ (ex.proces nou, soft; instrument etc)
• Prezentare cu rol proactiv (motivational; implicarea fiecarui membru al
echipei)
• Prezentare cu rol de convingere (reorganizare activitate; introducerea
unui nou sistem/utilaj etc)
2. Structurarea mesajului

Unde ma aflu Cum ajung? Unde vreau


acum sa ajung

8
Cum structurez informatia

2’

Mesaj 1

5’

2’ 0,5’

Denumire
proiect

1’

Mesaj 2

2’
1’

9
Ai nevoie de o poveste
Schema grafica a unei prezentari

O analiza a piramidei de varsta arata ca in urmatorii ani o mare parte a salariatilor din ArcelorMittal
Galați vor iesi la pensie ceea ce va face ca unele posturi sa ramana descoperite. La randul ei piata
fortei de munca este din ce in ce mai fragila, tinerii fiind mai degraba tentati sa munceasca in afara
tarii, in meserii mai usoare, iar mediul educational nu raspunde nevoilor de busines concrete.

Ce facem? Arcelor Mittal Galati


trebuie devina partener al
comunitatii educationale

ArcelorMittal organizeaza Arcelor Mittal Galati acorda ArcelorMittal Galati organizeaza


program de Internship burse studentilor program de Ucenicie

- Vizite - Contracte directe cu - programe de


- Stagii de practica studentii calificare/perfectionare
- Sesiuni tematice - sponsorizari actiuni - stagii de practica
- Scoala de vara studenti

Concluzia: Pentru atragerea tinerilor in companie ArcelorMittal Galati


trebuie sa devina partener al comunitatii educationale.
12
Intotdeauna incheiati o prezentare cu un rezumat

• Rezuma mesajele cheie


• Aminteste conexiunile dintre tema si continut
• Sugerati idei acolo unde este cazul
• Discutati pasii urmatori

13
3. Formatul prezentarii

16
Structura slide-ului – “Asa DA”

❑ Acorda 1 minut la 1-2 slide-uri


❑ Scrie punctat, nu folosi fraze complexe
❑ Foloseste 4-5 puncte pe slide
❑ Evita elementele neclare: foloseste numai cuvinte si fraze
cheie
Structura slide-ului – “Asa NU”

Aceasta pagina contine prea multe cuvinte pentru un slide


dintr-o prezentare. Nu este folosita scrierea punctata,
acest lucru facand dificila citerea prezentarii atat pentru
public cat si pentru tine. Desi exista acelasi numar de
puncte pe aceasta pagina ca si pe cea anterioara,
aceasta este mult mai complicata. Pe scurt, publicul va
pierde prea mult timp incercand sa citeasca acest
paragraf, in loc sa asculte ceea ce spui.
Font-uri – “Asa DA”

❑ Foloseste caractere de marime cel putin 18


❑ Foloseste fonturi diferite pentru titluri si subtitluri
❑ Acest font este de marime 24, subtitlul are un font de
marime 28 si titlul are marimea 19

❑ Foloseste un font standard, cum ar fi Times New


Roman sau Arial
Font-uri – “Asa NU”

Daca folosesti un caracter mic, publicul tau nu va putea citi ceea ce ai scris

NU FOLOSI LITERE MARI DECAT ATUNCI CAND


ESTE NECESAR. ESTE DIFICIL DE CITIT

Nu folosi un font complicat


Culori – “Asa DA”

❑ Foloseste o culoare care are un contrast puternic fata de


fundal
Ex: font gri inchis pe fundal alb
❑ Foloseste-te de culoare pentru a intari logica structurii
Ex: titlul cu gri deschis si textul cu gri inchis
❑ Foloseste culoare pentru a accentua un punct
Dar foloseste asta doar ocazional
Culori – “Asa NU”

• Folosirea unei culori care nu este in contrast cu


fundalul face dificila citirea
• Folosind o culoare pentru decorare se distrage
atentia si, in plus, este suparatoare
• Folosirea altei culori pentru fiecare punct este
nefolositoare
• Folosirea altei culori pentru punctele secundare
este, de asemenea, inutila
• Incercarea de a fii creativ poate sa strice
Fundalul – “Asa DA”

❑ Foloseste fundaluri ca acesta, care este simplu dar –


totodata – atractiv
❑ Foloseste fundaluri luminoase
❑ Foloseste acelasi fundal pe parcursul intregii prezentari
Fundalul – “Asa NU”

• Evita fundalurile care distrag atentia sau de pe care


este dificil de citit
• Intotdeauna fii consecvent fundalului pe care il
folosesti
Graficele si diagramele au un rol important in toate tipurile de
comunicare

Comunicare
scrisa

Comunicare Comunicare
multimedia verbala

25
Date

Indici rezultat -% (Client toleranțe) Coil Classify (% de BQ's) Declasificate Total (t)
DB , , , , ,
General Cap Corp coadă Prime Recovery Hold zi , 20,85
AJ , DZ ,
Ac PDS, BI ,
GROSIME Zilnic 99,6 97,9 99,7 97,9 98,0 1,0 1,0 m. RX , LP , 204,493
Sucatas -
Acumulate 99,4 97,7 99,5 97,7 97,3 0,7 2,0 Dia. 149,09
Sucatas -
LĂȚIME Zilnic 99,5 95,0 99,8 95,1 86,1 8,9 5,0 Acm. 2369,542
Acumulate 99,3 94,6 99,6 96,1 88,0 6,1 5,8 Retrabalhos
Zilnic 99,0 99,1 99,0 97,8 97,2 1,4 1,4 Zilnic Acumulat
Profil Acumulate
AR 745 ES 14127
98,9 98,7 99,0 98,3 97,4 1,1 1,5
Zilnic 99,6 97,9 99,7 99,6 99,4 0,4 0,2 TM 566 TM 9385
CUNHA Acumulate
FM 301 FM 9200
97,9 96,2 98,0 98,5 96,4 1,2 2,4
Zilnic 96,9 94,6 98,2 0,0 95,6 1,0 3,4 ES 242 TE 6140
Planeitatea Acumulate
OL 213 AR 5608
96,8 93,4 98,6 96,9 1,4 1,8
Zilnic 98,9 99,2 98,8 99,8 94,8 0,0 5,2 TE 208 KL 4102
FDT Acumulate M
RX 188 4048
97,5 94,9 97,5 99,4 90,0 1,2 8,8 C
Zilnic 99,1 98,2 99,1 95,6 1,0 3,4 DB 136 RX 3912
CT M
117 OL 2750
Acumulate 99,4 98,7 99,4 99,4 95,8 0,8 3,3 C
Ou Ou
tro 339 tro 16062
GENERAL Zilnic 98,9 97,4 99,2 70,0 71,6 11,3 17,1 s s
3056 75334
Acumulate 98,5 96,3 98,8 84,2 69,5 9,3 21,1
Crearea graficelor cu date de intrare in 3 pasi

Date Mesaj Tipul de Tipul de grafic


comparație

Vanzari 2010-2015
2010 4.244
2011 4.368 MESAJ
Vanzarile au
2012 6.291
inregistrat o crestere
2013 6.989 progresiva intre anii
2014 8.412 2011 si 2015
2015 9.213

27
Cinci tipuri de comparatii (1)

Componenta Elementul

o Marimea fiecarei parti ca procentaj din total o Clasarea elementelor; (egal, mai mult/ mai
putin decat altele)

Grafic tip coloana pe orizontala


Grafic tip placinta

Grafic tip coloana stratificat Grafic tip coloana pe orizontala


Exemplu 1 Exemplu 2
In perioada X, producatorul A a inregistrat cele In perioada x, vanzarile pentru producatorul A
mai mari actiuni din total au depasit pe ale producatorilor B si C
Cinci tipuri de comparatii (2)

Sirul temporal Frecventa de distributie


o Schimbari in timp (tendinta in cursul unei o Numarul pieselor/bucatilor dintr-un sir
saptamani, luni, ani; cresteri, descresteri, numeric progresiv
constante)

Grafic tip coloana


Grafic tip coloana

Grafic tip linear Grafic tip linear

Exemplu 3 Exemplu 4

Vanzarile au crescut constant inca din mai In Mai, cele mai mari vanzari au fost intre
1000 Eur si 2000 Eur

Corelatia
o Relatiile dintre doua variabile

Exemplu 5 Grafic tip linear Grafic tip dots (puncte)


Performanta vanzarilor in Mai arata ca nu exista nici o relatie intra vanzari si experienta agentilor de
vanzari 29
Fiecare grafic este atribuit unui tip particular de comparatie

Tipul de comparatie
Sirul Frecventa de
Componenta Element temporal distributie Corelatia

Placinta

Bara

Tipul de
Coloana
grafic

Linie

Punct

30
Diagrame_concepte vizuale

IERARHICA MAP/HARTA

TIME LINE

TIME LINE 01 TIME LINE 02 TIME LINE 03 TIME LINE 04

▪ Lorem ipsum
dolor
sit amet,
consectetuer
adipiscing elit,

▪ sed diam
nonummy
nibh euismod
tincidunt ut
laoreet
dolore magna
2010
aliquam erat 2011 2012 2013
volutpat.

31
Diagrame_concepte vizuale
Improve
Improve Quality Decrease Costs Decrease Prices
Productivity

PROCESUALA

Provide
Stay in Business Increase Market
Employment

Return on
Investment
MATRICEALA

Define
Dezvoltarea
Nou
Diversificare
pietii
Generate Recognize
Idea
Piete

Existent

Patrundere pe Dezvoltare
Make
piata produse
Evaluate
Decision

Implement

Existent Nou
PROBLEM SOLVING 32
Proiectarea conceptului vizual in 3 pasi

Stabilirea Identificarea Alege metafora Proiectarea


Date vizuala
mesajului cuvantului cheie vizuala

Source: McKinsey 33
Puncte cheie

• Fii clar in ce priveste subiectul inainte de a construi


prezentarea
• Construieste prezentari intelegand audienta, structurand
mesajul si utilizand conceptul vizual
• Determina o structura si o claritate in prezentare utilizand
metoda scheletului de peste
• Construieste povestirea cu ajutorul mesajelor principale si
mesajelor cheie
• Foloseste grafice si diagrame ca un suport cheie atunci cand
prezinti

35
36
Bush speech

37
Continut

Pregatirea unei Tehnici pentru


prezentari o prezentare eficienta

• Analiza audientei • Gestionarea emotiilor


• Construirea si • Captarea atentiei
structurarea mesajului • Continutul unei
• Povestea prezentari
• Mesajul vizual • Materiale ajutatoare

Studii de caz; Aplicatii practice


38
Gestionarea emotiilor

39
Elimina cel mai mare dusman

40
Atitudinea, postura

41
Exercitiu de respiratie

Inspirati (1-2-3-4)

Tineti respiratia (1-2-3-4)

Expirati (1-2-3-4)

42
Exercitiu qiqong

43
Alte tehnici de gestionare a emoțiilor

• Pregătirea cu rigurozitate și din timp a prezentării!

• Realizarea unei schițe, a planului prezentării

• Repetă prezentarea cap-coadă

• Ia-ți reper persoane zâmbitoare

• Bea apă și Respiră

• Nu te scuza excesiv

• Fă cunoștință cu participanții tăi!

• Reflectorul trebuie să fie pe participanți și nu pe tine

• Fii tu însuți

44
Introducere

Continut

Incheiere
Captarea audientei

➢ Prezentati-va audientei

➢ Furnizati principalele puncte din prezentare

➢ Captati atentia publicului


➢Pastrati contactul vizual cu audienta

Bine structurata =
prezentare memorabila
Benjamin Zander_puterea transformatoare a muzicii

47
Continutul – suport cheie
pentru mesaj

➢ Asigurati-va ca materialul suport este clar si corect


➢ Exprimati-va simplu si succint
➢ Ajutati-va de imagini
➢ Folositi metafore – expresii cu incarcatura emotionala
➢ Gesticulati “umpleti scena”
➢ Aratati ca va pasa
➢ Demostrati ce spuneti – argumentati ( exemple )
➢ Fiti congruent Sprijina mesajul principal
Incheierea

Leaga toate punctele impreuna

Concluzie convingatoare

Incheie intr-o nota mare


Retineti!

➢ Introducere
➢ Continut
➢ Incheiere
Materiale

➢Script

➢Notite
Script sau notite?

➢ Cat de lunga trebuie sa fie prezentarea?

➢ Cat de complex este continutul ?

➢ Cat de familiar va este continutul?

➢ Cat de sensibil este subiectul?

➢ Cat de formala trebuie sa fie prezentarea?


Materiale ajutatoare

Flipchart si table Slide-uri PPT

Modele si prototipuri Fise


Repeta! Repeta! Repeta!

➢ Recititi scripturile sau notitele


➢ Exersati cu voce tare
➢ Simulati scenarii
➢ Simulati sectiunea de intrebari si raspunsuri
➢ Cereti feedback de la un coleg
I&R

56