PROF. UNIV. DR.

SORIN BORZA

BIROTICĂ

Note de curs
Editie revizuită

pentru uzul studenţilor la forma de

învăţământ la distanţă
 GHID DE UTILIZARE A MANUALULUI DE STUDIU

Introducere

Prezentul manual de studiu reprezintă o sinteză a conţinutului disciplinei Birotică, care este
comună învăţământului la forma de zi şi la forma de învăţământ la distanţă, conform
planurilor de învăţământ în vigoare.

El este destinat studenţilor de la forma de învăţământ la distanţă (ID) şi constituie materialul

bibliografic minim necesar pentru parcurgerea, însuşirea şi evaluarea disciplinei respective.

Manualul este structurat în conformitate cu standardele şi procedurile de uz larg în învăţământ

naţional şi internaţional, care se adresează învăţării individuale pe baze interactive.
Parcurgerea manualului, pe baza prezentelor instrucţiuni asigură reţinerea informaţiilor de
bază, înţelegerea fenomenelor fundamentale şi aplicarea cunoştinţelor dobândite la rezolvarea
unor probleme specializate.

Manualul este structurat pe teme de studiu. Tema de studiu reprezintă o parte omogenă din
componenţa manualului, caracterizată de un număr limitat de termeni de referinţă (cuvinte-
cheie), care poate fi parcurs şi însuşit printr-un efort continuu de concentrare intelectuală care
să nu depăşească 2-6 ore (intervalul se referă la conţinutul de idei al modulului de studiu şi nu
ia în calcul întrebările recapitulative, temele pentru acasă, testele de autoevaluare sau pe cele
de evaluare).

Fiecare unitate de studiu are o structură proiectată din perspectiva exigenţelor autoinstruirii.

Rezultatele efective ale utilizării manualului se vor suprapune pe rezultatele aşteptate doar cu
condiţia respectării întocmai a procedurii de parcurgere a modulelor de studiu, procedură care
este prezentate în cele ce urmează.

Procedura de învăţare în sistem de autoinstruire

Utilizarea manualului de studiu individual se face pe baza unui program de autoinstruire.

Recomandăm câteva reguli de bază în procedura de realizare a programului de autoinstruire

pe baza manualului de faţă:

1. Temele de studiu se parcurg în ordinea în care sunt prezentate în manual, chiar în cazul în
care studentul apreciază că ar putea ”sări” direct la o altă unitate de studiu. Criteriile şi
modalitatea de ”înlănţuire” a modulelor de studiu sunt prezentate la fiecare modul de studiu şi
ele trebuie respectate întocmai, sub sancţiunea nerealizării la parametrii maximali a
programului de autoinstruire;
2. Fiecare modul de studiu conţine şi un test de evaluare şi/sau temă pentru acasă pe care
studentul trebuie să le realizeze, cu scopul evaluării gradului şi corectitudinii înţelegerii
fenomenelor ţi proceselor descrise sau prezentate în modulul de studiu;

3. Întrebările de autocontrol, testele de evaluare sau tema pentru acasă nu sunt de

perspicacitate, deci nu trebuie rezolvate cotra cronometru;

4. Ordinea logică a parcurgerii unităţii de studiu este următoarea:

 se citesc obiectivele şi competenţele modulului de studiu

 se citesc termenii de referinţă (cuvintele cheie)
 se parcurg ideile principale ale modulului sintetizate în rezumat
 se parcurge conţinutul dezvoltat de idei al modulului
 se parcurge bibliografia recomandată
 se răspunde la întrebările recapitulative, revăzând, dacă este necesar, conţinutul
dezvoltat de idei al modulului
 se efectuează testul de autoevaluare, raspunsul corect este scris pe fond galben
 se efectuează testul de evaluare şi/sau tema pentru acasă sau de control (după caz)

OBS.: Este recomandabil ca, înainte de efectuarea testelor de autoevaluare, să se facă o pauză
de 30 de minute sau o oră. De asemenea este recomandabil ca la fiecare 2 ore de studiu să se
facă o pauză de 30 de minute.

5. Nu este recomandabil să se parcurgă mai mult de un modul de studiu pe zi, pentru a nu se

periclita însuşirea temeinică şi structurală a materiei. În funcţie de necesităţile şi posibilităţile
de studiu ale studentului, studiul unui modul poate fi fracţionat pe mai multe zile, dedicând
cel puţin 30 de minute pe zi studiului.

APLICATIA PRACTICA PENTRU ACASĂ reprezintă un exerciţiu obligatoriu. Ea se

constituie într-un instrument indispensabil de studiu individual aferent fiecarei teme. Este
necesar înţelegerea modului de rezolvare a temei. Rezolvarea ei se poate face în module de
aprox. 1-2 ore fiecare. PROBLEMELE REZOLVATE IN CADRUL APLICATIEI
PRACTICE TREBUIE PREZENTATE LA EXAMEN IN MOD OBLIGATORIU.
 PREZENTAREA MANUALULUI DE STUDIU ŞI A DISCIPLINEI

Manualul de studiu ”BIROTICA” reprezintă o sinteză realizată în manieră interactivă a

cursului corespondent utilizat la forma de învăţământ zi.

Conţinutul de idei nu a fost redus ci doar sintetizat, în principiu, într-o manieră mai
accentuat enunciativă, elementele de detaliu sau de explicaţie redundantă (necesare pentru
atingerea scopului pedagogic al fixării şi corelării cunoştinţelor) putând fi găsite de către
student în bibliografia de specialitate recomandată.

Obiectul cursului ”Birotică”:

Obiectul cursului îl reprezintă familiarizarea studentului cu o serie de termeni specifici

științei biroticii, cu o serie de elemente ce aparțin unor științe înrudite cu birotica ca de
exemplu știința calculatoarelor, ergonomia. Unul dintre obiectivele principale ale cursului este
acela de a invata studentul sa foloseasca pachete de programe uzuale folosite in activitatea de
birou: Microsoft One Note si Microsoft Visio, precum si de a putea folosi un software orientat
spre birotică Microsoft Publisher.

Obiectivele disciplinei:

Manualul „Birotică” îţi propune ca obiectiv cunoasterea teoretica de catre studenti a

notiunilor legate de birotică, stiinta calculatoarelor, retele de calculatoare, ergonomie,
managementul documentelor, arhivare precum si folosirea practica a produselor software
Microsoft One Note, Visio și Publisher.

Obiective principale:

a) înţelegerea componentelor biroticii, modul în care interacționează între ele;

b) folosirea practica a unor produse software specifice aplicatiilor de birou.

Descrierea structurii manualului:

Manualul este structurat în conformitate cu rigorile studiului individual (autoinstruire) si

este compartimentat în teme de studiu. Structura fiecărei teme de studiu este următoarea:

I. Obiective (rezultatele aşteptate ale temei)

II. Competenţele dobândite de student (utilitatea temei pentru student)

III. Termeni de referinţă (concepte cheie)

IV. Structura temei de studiu

V. Rezumatul ideilor principale

VI. Conţinutul dezvoltat de idei al modulului

 VII. Bibliografia recomandată

VIII. Întrebări recapitulative

IX. Teste de autoevaluare, teste de evaluare, teme de casă

Manualul este structurat in doua parti, o parte teoretica: temele 1-7 si o parte practica
temele 8-10. Studentul va trebui sa cunoasca raspunsurile la întrebările recapitulative. La
partea practica trebuie sa rezolve toat problemele de la temele care se refera la One Note,
Visio și Publisher. Cu cunostintele acumulate la partea teoretica si cu toate problemele
rezolvate se va prezenta la examen.

I. Prezentul manual constituie bibliografia generală minimală obligatorie pentru studiul

disciplinei „Birotică”. El reprezintă minimul de informaţie necesară pentru înţelegerea şi
însuşirea noţiunilor fundamentale ale disciplinei.

II. Bibliografia generală complementară:

Studiul ştiinţific al disciplinei impune parcurgerea următoarei liste de bibliografie românească

selectivă:

1. NĂFTĂNĂILĂ, Birotica şi performanţa managerială, Bucureşti, 2000

2. Sorin Borza, Realizarea Aplicatiilor Microsoft Office folosind limbajul Visual Basic
for Application, Editura ULBS, Sibiu, 2008;
3. Sorin Borza, Utilizarea Aplicatiilor Microsoft Office Culegere de probleme, Editura
ULBS, Sibiu, 2007;
4. Sorin Borza, Paul Dan Brindasu, Baze de Date in Sisteme Informatice de Gestiune,
Editura ULBS, Sibiu, 2005
5. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions
d’Organisation, Paris, 1985.
6. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-
eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998;
7. Jerry Honeycutt, Utilizare Internet, Editura Teora, Bucuresti, 1998;
8. Boboila C.: Arhitecturi, echipamente de calcul si sisteme de operare, Ed.
Universitaria, Craiova, 2002;

III. Pentru realizarea unor studii ştiinţifice, a temelor pentru acasă, a temelor de
control, a lucrării de licenţă precum şi pentru aprofundarea disciplinei studentul se va
adresa pentru bibliografie suplimentară tutorelui de disciplină.

Structura cursului
Cursul ‘Birotica” se împarte în două părţi:
1. Noţiuni teoretice care prezintă: Bazele biroticii, sisteme informatice de birou,
telecomunicații de birou, tehnici de arhivare, tehnici de imprimare, ergonomie
2. Noţiuni practice are ca scop familiarizarea studentului cu aplicaţiile
pachetului de programe Microsoft One-Note, Visio și Publisher.
Parte a-I-a prezintă următoarele teme teoretice:
Bazele biroticii;
Sisteme informatice de birou;
Telecomunicațiile de birou;
Tehnici de imprimare și reproducere;
Tehnici de arhivare;
Ergonomie.

Parte a-II-a prezintă următoarele teme practice:

Agenda electronică One Note;
Pachetele de programe pentru realizarea de diagrame inteligente Visio;
Pachetele de programe pentru birotică Publisher.
 TEMA 1
Noţiuni de bază despre BIROTICA

I. OBIECTIVELE SPECIFICE ALE TEMEI

Acest capitol va familiariza cititorul cu o serie de noţiuni despre brotică. Obiectivul principal
al capitolului este să-l facă pe cititor să înţeleagă ce este birotica, în ce context îşi desfăşoară
activitatea, legăturile pe care le are cu alte domenii. Totodată obiectivul capitolului este acela
de a prezenta birotica în strânsă legătură cu tehnica de calcul actuală

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va fi familiarizat cu principalele notiuni despre birotica. Va invata notiuni
importante despre principalele instrumente folosite in activitatea de birou. Va invata ce este
birotica, care sunt obiectivele sale, care sunt functiile sale, domeniile de aplicatie

III. CUVINTE CHEIE

BIROTICA, BIROU, INTERNET, MANAGER.

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

1. Conceptul de birotica;
2. Principalele domenii de aplicabilitate;
3. Biroul managerial modern;
4. Comunicatia birotica;
5. Tehnici de secretariat;
6. Elemente de protocol necesare activitatii de secretariat.

V. REZUMAT

Pentru început se face o prezentare generală a termenului de birotică şi a contextului în care

acesta a apărut şi s-a dezvoltat. Termenul a apărut în anii 70 şi a pătruns în limba româna
derivat din limba franceză. Termenul a fost introdus în limba franceză de P. Berger şi L.
Nauges, după Convenţia Informatică din anul 1976. În engleză termenul corespunzător
biroticii este Office. Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor
muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a
datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de secretariat şi de birou în toate
domeniile de activitate. Birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, distribuţie şi
exploatare a informaţiei. Obiectivele biroticii sunt orientate spre creşterea calităţii,
productivităţii şi flexibilităţii muncii de birou prin automatizarea activităţilor. Birotica are o
serie de principii dintre care putem aminti: principiul specificităţii, principiul frecvenţei de
apariţie, principiul simplificării, principiul automatizării flexibile, principiul integrării. În
continuare în aest capitol se prezintă tendinţele actuale ale biroticii: arhitecturi client server,
gestiunea distribuită a datelor, comunicaţia între sisteme etc. Cerinţele secretariatului faţă de
comunicarea birotică este un alt aspect tratat pe larg în acest capitol. În legătură cu
comunicaţiile în birotică se vor prezenta tehnologii moderne aplicate în birotică. Se prezintă
câteva instrumente folosite frecvent în activitatea de birotică, precum şi modul în care reţeaua
Internet se poate folosi în activitatea de secretariat. Un subcapitol aparte al acestui capitol âl
 Tema 1

constitue prezentarea unor tehnici specifice de secretariat, locul acestuia în structura unei
organizaţii. Se pune un accesnt deosebit pe prezentarea funcţiilor secretariatului modern. În
finalul capitolului sunt prezentate tehnici de protocol necesare desfăşurarii optime a activităţii
de secretariat.

VI. CONTINUTUL TEMEI

INTRODUCERE

În actuala revoluţie tehnico-ştiinţifică informatica, telecomunicaţiile, producerea şi

comunicarea informaţiei au devenit priorităţi incontestabile dar cu largi aplicaţii în viaţa
ştiinţifică, economică şi socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica
– termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizează
automatizarea activităţilor administrative şi de birou depăşind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă o dată
cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou şi în orice
secretariat al unei organizaţii sau instituţii sporind considerabil productivitatea şi calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi
de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea
performanţei şi calităţii muncii de secretariat şi de birou în toate domeniile de activitate.
Pe de altă parte biroul în general, secretariatul în special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcţii şi roluri
multiple şi complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile şi
în cazul societăţii româneşti.
Principalele funcţii care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea
informaţiilor, documentarea, funcţia de reprezentare, funcţia de filtru şi legătură pentru
solicitări de contacte cu conducerea, funcţia de asistare directă a managementului.
După cum se poate observa în activitatea de secretariat şi în aceea a secretarelor (asistent
manager) predomină procesele informaţionale şi decizionale, informaţia oferind suportul
pentru decizia managerială, iar comunicarea de informaţii şi de decizii ocupând o pondere
importantă într-o organizaţie.
În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activităţi, atribuţii şi
sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex
de activităţi şi tehnici de lucru specifice (activităţi de documentare, corespondenţă, protocol,
arhivare de documente ş.a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conţine noţiuni teoretice, dar şi practice,
referitoare la activitatea de secretariat şi asistenţă managerială.

1.1 CONCEPTUL DE BIROTICĂ

În contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, în care informatica şi telecomunicaţiile,
producerea şi comunicarea informaţiei sunt priorităţi incontestabile, cu largi aplicaţii în
întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială, definirea biroticii este o problemă necesară dar
dificilă.
Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele
mai noi servicii de telecomunicaţii, cu noile mijloace de stocare şi de transmitere a informaţiei
audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică şi electronică şi în
special cu noile realizări în materie de echipamente şi de programe informatice, birotica oferă

2
 Tema 1

noilor tehnici de procesare a informaţiei valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte

sociale.
Birotica este un cuvânt intrat în limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rândul său, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus în limba franceză de P. Berger şi L. Nauges, după
Convenţia Informatică din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugerează
domeniul biroticii – BIROUL – şi obiectivul fundamental al acesteia – AUTOMATIZAREA
BIROULUI.
Se poate spune că termenul a început să circule în Franţa după 1982 când, într-o publicaţie de
specialitate (Jurnal Oficial), găsim următoarea definiţie: “Birotica: ansamblu de tehnici şi de
mijloace utilizate în automatizarea activităţilor de birou, în special a aspectelor legate de
comunicaţie prin cuvânt, prin scris sau prin imagine”.
În timp au apărut numeroase încercări de a defini birotica.
În esenţă birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, de distribuţie şi de
exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui
disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicaţiile, telematica.
Birotica s-a născut, deci, din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii
administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor,
urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de activitate.
O imagine biroticii este dată de figura 1.1.

Tehnici Tehnici
informatice de
telecomunicatii

- tratarea datelor - retele

Activitati de - echipamente
- tratarea textelor birou
- tratarea - servicii
imaginilor - teleinformatica
- tratarea vocii Personal profesionala

- metode si proceduri
Tehnici de - ergonomie
organizare - amenajarea cadrului
administrativa de munca
- psihologia organizarii

Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societăţii informaţionale spre
care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel
mai important loc de muncă al societăţii de azi, şi mai ales de mâine: BIROUL. Sistemele
birotice facilitează procesarea, diseminarea şi coordonarea informaţiei, materia primă a
oricărei activităţi de birou. Prin aceasta se încearcă înlăturarea coşmarului birocratic.
Biroul este o celulă suficient de autonomă pentru a-şi ajusta singur ritmul de lucru în
funcţie de necesităţi, pentru a-şi defini calitatea lucrărilor, etc. Dimensiunea sa este redusă în
spaţiu şi ca număr de persoane (tipic o duzină). Într-un birou pot lucra persoane cu diferite
profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcţionari, secretare, dactilografe, etc),
activitatea biroului fiind cea care realizează integrarea şi unitatea sa [4]. Figura 1.2 oferă o
imagine tipică dintr-un birou modern.

3
 Tema 1

Pot fi definite două funcţii esenţiale ale biroului:

- funcţia de stocare şi regăsire a informaţiei
- funcţia de pilotare a acţiunilor, de asistare a managerului
În timp ce prima funcţie ocupă în momentul de faţă cea mai mare parte din activitatea
unui birou, cea de-a doua, mult mai necesară managerilor, este pe cale de a fi optim asigurată
de birotica modernă. Aceasta pune la dispoziţia managerilor sau responsabililor baze de date
filtrate şi adaptate luării deciziilor, aşa- numitele “baze de date inteligente” şi interfeţe
"prietenoase" cu echipamentele ce dotează biroul modern.

Astăzi birourile au trei roluri organizaţionale importante:

1. Coordonează şi conduc munca lucrătorilor dintr-o organizaţie.
2. Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcţiile din organizaţiile
respective.
3. Cuplează organizaţia cu mediul, integrând informaţional clienţii şi furnizorii.
Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfăşoară cinci mari activităţi:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaţiilor în fişiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor şi a grupurilor. [1]
Prima dintre acestea consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activităţi ocupă
restul de 60% în mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotică se impune sublinierea particularităţilor şi
tendinţelor muncii de birou, indiferent de conţinutul său economic.
Astfel, o primă particularitate o constituie predominanţa proceselor informaţionale şi
decizionale. Informaţia, materia primă a oricărei activităţi de birou, oferă suportul deciziei
manageriale în orice sistem şi organizaţie economico-socială.
O altă particularitate o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informaţii
şi de decizii, prin cele două forme ale sale: orală şi scrisă.
În România, termenul de birotică a căpătat o circulaţie largă după 1989. Acest fenomen
poate fi explicat prin influenţa combinată a următoarelor circumstanţe:
 Transformarea socială care a permis dezvoltarea proprietăţii private, fenomen ce a dus
la crearea întreprinderilor mici şi mijlocii. Acestea şi-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesională a calculatoarelor personale (PC).
 Evoluţia tehnologică mondială care a permis descentralizarea accesului la informaţie
prin creşterea extraordinară a numărului de calculatoare personale şi a celorlalte
echipamente informatice.

4
 Tema 1

 Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnică de calcul,

consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).
 În prezent în dezvoltarea biroticii există două tendinţe majore:
 Una de natură tehnologică ce implică o creştere a capacităţii de intercomunicare
(telefoane, radio, TV).
 Una de natură organizaţională care se referă la tendinţa de a dezvolta structuri de tip
reţea.
În multe cazuri, în mod greşit, birotica este asimilată cu munca de secretariat, locul unde se
intersectează cele mai importante fluxuri informaţionale ale întreprinderii, dar secretariatul
reprezintă numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
În viitor, birotica va urmări crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaţie şi a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uriaş de hârtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creşterea calităţii, productivităţii şi flexibilităţii muncii de
birou prin automatizarea activităţilor. Cele mai importante activităţi de birou se referă la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea şi la extragerea informaţiilor. În societatea
contemporană cantitatea de informaţie ce trebuie prelucrată este tot mai mare.
Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o creştere mult mai lentă în comparaţie cu
celelalte sectoare. De aceea speranţa creşterii productivităţii muncii este legată de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, în afară de creşterea calităţii şi productivităţii muncii
administrative, determină şi alte efecte economice şi sociale cum ar fi:
 Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.
 Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.
 Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite
sau expediate.
 Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în
activitatea administrativă.
 Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei
de regăsire a informaţiei.
 Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă se
fundamentează.

Principiile biroticii:
1. Principiul specificităţii. Munca de tip administrativ desfăşurată în birou
reprezintă obiectul de studiu al biroticii. Deşi conţinutul muncii în birou diferă
în funcţie de nivelul ierarhic într-o organizaţie şi de caracteristicile generale ale
acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu documente şi cu informaţii.
2. Principiul frecvenţei de apariţie a diferitelor tipuri de activităţi. Birotica se
opreşte numai asupra celor mai utilizate proceduri şi acţiuni pentru a obţine
efectul maxim prin simplificare, prin automatizare şi prin integrare.
3. Principiul simplificării. Activităţile care apar frecvent sunt – în prima etapă –
analizate, simplificate şi apoi în etapa a doua automatizate şi integrate.
4. Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activităţi
permite automatizarea flexibilă a unor sarcini, adică automatizarea realizată
direct de către utilizator.

5
 Tema 1

5. Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea (utilizare în comun)

datelor şi informaţiilor dintr-o organizaţie. Integrarea reprezintă etapa finală a
procesului birotic optimizat în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor
birotice şi informaticieni este inevitabilă.

1.2. Principalele domenii de aplicaţie şi componentele biroticii

Birotica foloseşte diferite tipuri de informaţii care circulă în birouri şi care pot fi
clasificate în patru categorii:
 texte (documente redactate de orice natură)
 date (informaţii numerice şi alfanumerice)
 imagini (informaţii vizuale, desene, fotografii)
 vocea (informaţii vocale sau sonore servind comunicării om-om sau om-maşină).
Ţinând seama de acestea, birotica are aplicaţii în următoarele domenii:
 pregătirea documentelor - domeniul procesării textelor sau imaginilor
 schimbul de informaţii - domeniul telecomunicaţiilor de birou
 difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei
 clasarea, arhivarea şi accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate şi al
bazelor de date digitale sub formă magnetică sau optică
 planificarea activităţilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor şi timpului
 manipularea datelor numerice - domeniul programării informatice
 ajutor în luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale şi al cercetării
operaţionale.
 securitatea şi controlul activităţilor de birou - domeniul procedurilor de organizare
administrativă.
 conceperea posturilor de lucru şi a mediului ambiant al acestora - domeniul
ergonomiei şi al arhitecturii interioare a birourilor.
În figura 1.3. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaţie ale biroticii:

Tratarea Telecomuni- Arhivare

Informatica textelor catii de birou si acces

Sisteme
birotice

Echipamente Securitate Reprografie

de birou si control

Fig. 1.3. Principalele domenii de aplicaţie ale biroticii.

Dacă se studiază fluxurile informaţionale dintr-o organizaţie (firmă) se constată că

birotica este o parte a sistemului informaţional al acesteia, funcţionând ca o verigă între
sistemul întreprinderii şi mediul social economic (fig. 1.4). Pe de altă parte birotica realizează

6
 Tema 1

şi interfaţa dintre sistemul de telecomunicaţii extern şi sistemul informatic intern al

organizaţiei.
În concluzie birotica poate fi considerată un nod de conexiune între organizaţie şi
mediu, între sistemul decizional şi cel operaţional, între sistemul informatic şi sistemul de
telecomunicaţii.

Organizatie (firma)

Subsistemul decizional

Subsistemul Subsistemul Mediul

informational Flux
birotic informational social
economic

Subsistemul operational

Fig. 1.4. Locul biroticii în sistemul organizaţional

În ordine cronologică componentele informatice şi de telecomunicaţii au fost primele

utilizate în birotică dar ulterior au apărut şi alte componente ilustrate în figura 1.5.

Tratare
texte

Microcalculatoare
si telecomunicatii

Sisteme de reprografie

Arhivare si acces la documente

Organizarea posturilor de lucru birotice

Fig. 1.5. Componentele biroticii .

Paralel cu diversificarea orientărilor biroticii au apărut şi s-au diversificat echipamente

destinate rezolvărilor noilor sarcini. Echipamentele şi procedurile birotice sunt ilustrate în
tabelul 1.1, în ordinea etapelor logice ale fluxului de informaţii.

7
 Tema 1

Tabelul 1.1. Echipamente şi proceduri birotice

INTRARE
- maşini de scris electronice (din ce în ce mai rar folosite)
- terminale video
- echipamente de citire optică (ex. scanere)
- vocodere (sesizare a comenzii vocale)
- camere de luat vederi numerice
- aparate foto digitale
ARHIVARE
- suport hârtie
- suport magnetic (dischete, discuri, benzi magnetice)
- suport micro-foto (microfişe şi microfilme)
- suport optic (discuri optice numerice, de tip CD)
RESTITUIRE - DUPLICARE
- sisteme de procesare texte şi - unităţi de sinteză vocală
imagini - cititoare pentru micro-foto
- imprimante - fotocopiatoare, plottere

TRANSMITERE
- telefoane, telex - teletext
- telefoane celulare - telefax
- telecopiatoare - poştă electronică

1.3. Biroului managerial modern

În secţiunile precedente am încercat o precizare a conţinutului şi domeniilor biroticii.

Vom schiţa, în continuare o perspectivă plauzibilă pentru echipamentele, munca şi ambianţa
biroului modern.
Noile echipamente ce apar au drept caracteristică esenţială tendinţa de integrare a
diferitelor funcţii, astfel încât se prefigurează un “birou al viitorului”, dotat cu mobilier
ergonomic în care vom găsi un număr mic de echipamente multifuncţionale.
În momentul de faţă încă mai există o distincţie clară între locul de muncă şi locuinţă.
La serviciu se merge pentru a lucra, iar acasă pentru odihnă şi relaxare.
Din ce în ce mai răspânditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibilităţi facile şi
flexibile de lucru la distanţă schimbă însă obiceiurile şi viaţa. Oamenii pot lucra acasă
îmbinând ocupaţiile personale cu activităţi profesionale. Lucrul într-o echipă, ai cărei membri
nu se află în acelaşi loc, devine din ce în ce mai frecvent. Aceste tendinţe modifică şi
perspectiva asupra locului de muncă. Au fost analizate elementele care afectează climatul
social dintr-un birou, posibilitatea ca femeile să lucreze acasă, îmbinând activităţile
profesionale cu activităţile casnice.
Pe de altă parte abordările ergonomice au condus la concluzia că biroul trebuie să fie
ajustabil, să se adapteze persoanelor de diferite sexe şi dimensiuni, să poată fi modificat după
preferinţele fiecăruia. În consecinţă mobilierul va trebui să fie mobil şi să se poată adapta
cerinţelor celui care îl foloseşte o anumită perioadă de timp. Structura ierarhică a companiilor
cu birouri individuale, fixe, este înlocuită cu structuri flotante în care lucrul se desfăşoară în
echipă. Angajaţii vor avea nevoie de spaţii în care să se desfăşoare activitatea în echipă dar şi
de locuri în care să poată gândi şi lucra în linişte şi intimitate.

8
 Tema 1

Un model de birou, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat în figura 1.6.

Fig.1.6. Un post de lucru în birou ar putea arăta aşa

Ţinând seama de funcţia de asistare a managerului, pe care biroul modern trebuie să o

îndeplinească într-o mult mai mare măsură decât pe cea de stocare de informaţii, ar fi
interesant de văzut ce pretenţii, referitoare la birou, au managerii.
Principalele dorinţe ale unui manager în legătură cu munca desfăşurată într-un birou
modern sunt:
 să dispună sau să aibă întotdeauna cu el telefonul;
 să nu-i fie biroul acoperit cu aparate şi cabluri;
 să-i găsească pe oameni sau pe subalterni atunci când are nevoie de ei, la rândul lor, ei
să-l poată găsi repede; să aibă eventual pe cineva care să-i contacteze operativ pe
oameni;
 să nu fie necesar să călătorească atât de mult; să poată fi în două locuri în acelaşi
timp;
 PC-ul său să nu fie atât de greu de folosit şi de neprietenos;
 să poată vedea simultan şi integral un număr mare de pagini electronice;
 ecranul PC-ului managerial să fie plat, orizontal şi să aibă calităţile hârtiei;
 să poată dialoga rapid cu PC-ul managerial;
 să aibă o bază de date în format electronic a tuturor contractelor de afaceri;
 scrisorile să-i fie sortate, rezumate, aşezate pe priorităţi şi fişate electronic;
 să poată face şi înregistra comentarii sonore asupra documentelor;
 să poată dispune de facilităţile biroului său oriunde s-ar afla.

Dintre barierele care ar putea să apară în satisfacerea listei de dorinţe enumerate mai
sus pot fi amintite următoarele:
 existenţa unor reţele de cabluri a biroului şi o zonă de comunicaţie limitată;
 existenţa unor restricţii privind cordoanele sau alte legături;
 existenţa unor posibilităţi limitate de susţinere a teleconferinţelor;
 consumarea unei cantităţi prea mari de hârtie pentru teste informaţionale;
 supraîncărcarea cu informaţii care aşteaptă să fie ordonate pentru a fi uşor de regăsit;
 existenţa unor interfeţe inadecvate şi neprietenoase;

9
 Tema 1

 funcţionarea unor dispozitive multiple care nu se integrează uşor;

Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se doreşte un “birou
al viitorului “. Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja şi
folosite pentru a satisface toate dorinţele sau cerinţele bine definite, incluzând şi un set de
interfeţe orientate spre manager.
Între caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numără: comunicarea
optică fără cablu şi cu o lăţime mare a benzii de frecvenţă; echipament încorporat şi o
suprafaţă activă pentru afişarea şi manipularea documentelor şi aparatelor periferice active
fără cablu („wireless”); dispozitive de intrare şi ieşire multi-standard; interfeţe inteligente şi
adaptive; sisteme de control intuitive şi ergonomice; teleconferinţe cu imagini interactive la
scară umană; acustică de înaltă fidelitate; intrare-ieşire prin comandă vocală.
Una dintre limitele majore actuale ale proiectării şi realizării biroului managerial
modern o constituie necesitatea încărcării acestuia cu un număr mare de cabluri. Chiar şi în
cazul dezvoltărilor tehnologice de ultimă oră cu fibre optice, mai rămâne încă o problemă de
bază în legătură cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se doreşte.
Odată cu cererea crescândă de comunicaţie, această tendinţă este posibil să devină
chiar mai problematică în viitor. În majoritatea sectoarelor economice viteza pieţei şi
schimbarea provocată de tehnologie implică reorganizări regulate şi deplasări de personal şi
de operaţiuni. Nu este un lucru neobişnuit faptul că mutarea biroului implică de obicei o
întârziere de circa trei luni necesară terminării tuturor sistemelor electronice auxiliare ale
biroului managerial.
Echipamentele electrooptice fără fir oferă posibilitatea unei comunicări fixe şi mobile
la distanţă mică, pentru interiorul biroului fără restricţiile de frecvenţă. Principiul este similar
cu al radioului. Datele pot fi radiate omnidirecţional de la o antenă şi un aparat emisie-
recepţie montate în tavan, pe birou sau pe un suport (fig. 1.7).

Fig.1.7. Comunicaţii de birou care utilizează lumina infraroşie difuzată

Aparatele de emisie-recepţie care utilizează dispozitive de dispersie holografică pot

ilumina celule foarte bine definite, astfel că pot fi poziţionate şi adresate pe diferite domenii
de date, direct din biroul managerial modern (fig.1.8).

10
 Tema 1

Dioda laser Fibră optică Reţea de microlentile de Si

miez

Hologramă de fază

Fascicule multiple după hologramă

Lumina difuzată sub forma unui fascicul conic

Fig. 1.8. Schema surselor holografice cu suprafaţă mare

În acest fel cu ajutorul echipamentului optic fără fir, biroul poate avea un “eter” optic
omniprezent astfel că managerii şi birourile lor pot dispune de comunicaţii cu banda largă.
Managerii şi echipamentele sunt libere “să cutreiere” o clădire fără alte date, imprimante, fax
sau cabluri telefonice; este necesară doar energia electrică. În plus software-ul pentru
recunoaşterea vocii permite comanda vocală pentru calculator şi sistemele de comunicaţie.
Combinarea recunoaşterii vocii şi a instalaţiei de localizare oferă o metodă sigură de
funcţionare a biroului managerial modern oriunde ar fi amplasat în firmă. Managerul se poate
adresa oricărui alt birou managerial şi acesta va putea verifica identitatea acestuia şi poate
stabili modelul de conversaţie utilizând comunicarea optică de bandă largă cu care are acces
la facilităţile biroului modern al managerului.
Managerii pot folosi video-conferinţele în scopul de a reduce deplasările, putând să
ofere, în acelaşi timp, medii de lucru pentru o echipă managerială în cazul firmelor dispersate
geografic. Prin completarea cu hardware de tele-prezenţă, un manager poate fi literalmente
“în două locuri în acelaşi timp”. Lăţimea de bandă limitată disponibilă în prezent pentru
această interfaţă umană produce în mod curent anomalii vizuale în percepţia imaginilor şi este
dăunătoare realizării potenţialului complet. Pentru a îmbunătăţi şi umaniza aspectele
limitatoare ale video-conferinţelor se poate folosi un tip diferit de interfaţă. În biroul
managerului se poate plasa ergonomic un monitor mare HDTV cu proiecţie din spate. Acesta
produce imagini de mare definiţie la mărime naturală în faţa utilizatorului într-un mod natural
„faţă în faţă”. Pentru a spori în continuare naturaleţea şi caracterul intuitiv al acestei interfeţe
se poate introduce tehnologia tridimensională pentru a adăuga adâncime imaginii,
dimensiune, realitate şi personalitate mediului. O modalitate de realizare a imaginilor
tridimensionale o constituie electro-holografia, denumită şi holo-video. Sistemul a fost
dezvoltat la MIT (SUA) şi este primul mediu vizual care produce imagini holografice 3-D ale
unor obiecte existente sau care nu pot exista fizic (fig.1.9). Din punct de vedere al
teleconferinţelor (tele-prezenţă) sistemul holo-video reprezintă o soluţie pentru “umanizarea”
întrunirii.

11
 Tema 1

Fig. 1.9. Ilustrare a sistemului holo-video

În momentul de faţă managerii sunt de multe ori “înecaţi” într-o mare de informaţii,
utile şi inutile, a căror organizare si sistematizare de către manager este din ce în ce mai
dificilă şi uneori devine chiar imposibilă. O ieşire din această situaţie o pot oferi bazele de
date inteligente care reprezintă noua tehnologie a secolului XXI pentru managementul
informaţiei. Aceste baze de date asigură memorarea şi regăsirea informaţiei în manieră
dinamică, informaţie concretizară în idei, decizii şi mai ales în cunoaştere tezaurizată sau
transmisă. Elaborarea rapoartelor financiare, a strategiilor investiţionale şi a altor acte
manageriale poate fi mult uşurată prin regăsirea inteligentă a informaţiilor.
Întreaga tehnologie pentru realizarea unui birou managerial modern descrisă mai sus
este disponibilă sau în curs de dezvoltare şi finalizare. Cu toate acestea, foarte puţine elemente
au fost integrate într-un sistem complet care să reflecte beneficiile potenţiale posibile. Crearea
unui mediu în care managerii să poată lucra intuitiv, să organizeze informaţiile şi
interacţiunile pe scară umană, ar trebui să constituie un obiectiv principal managerial, şi se
poate realiza prin intermediul unui birou modern intuitiv. Scopul unui asemenea birou este de
a înlătura toate barierele de interfaţă prin orientarea umană a tehnologiei pentru a descătuşa
inteligenţa omului, a managerului şi a maşinii. Reducerea continuă, exponenţială, a costului în
domeniul înmagazinării electronice a datelor, al puterii de prelucrare şi al lăţimii benzii de
comunicaţie, fac ca, în prezent, acest lucru să devină o posibilitate reală de amenajare şi
utilizare a unor birouri manageriale moderne.

1.4 DESPRE COMUNICATIA BIROTICA IN PREZENT – CERINTE SI

SOLUTII APLICATIVE

Tehnica utilizării computerelor nu mai poate fi disociată de birouri. Programele de

prelucrare a textelor, de calcul tabelar şi cele grafice au devenit de la sine înţeles, cerinţele de
profesionalizare şi noile versiuni solicitînd o permanentă adaptare. Utilizarea doar izolată a
acestor programe nu este însă suficientă pentru a face faţă cerinţelor practice, prezente şi
viitoare, fiind necesară folosirea complementară a pachetelor de programe birotice şi a
reţelelor de computere, ca şi a formelor moderne de comunicare birotică.
Când se discută despre modernizarea muncii în secretariate şi birouri, se foloseşte des
noţiunea de comunicaţie birotică. Prin aceasta se înţeleg toate acţiunile care au ca obiectiv
asigurarea unui sprijin corespunzător tuturor activităţilor de birou, prin utilizarea unor
tehnologii noi. Comunicaţia birotică a avut în ultimul timp o evoluţie extreme de rapidă prin
apariţia unor noi medii. O dată cu evoluţia spre computerele multi-media, concentrarea
acestora în reţelele locale şi publice, ca şi prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea
ca tehnologii odinioară separate, ca: telefonia, tehnologia informatică, cea a comunicaţiilor,
prelucrarea imaginilor, etc. să fie interconectate şi să deschidă domenii complet noi de
aplicaţii, care au o însemnătate deosebită şi în birourile secretarelor şi ale asistentelor
manageriale.

1.4.1 TENDINTELE ACTUALE DE DEZVOLTARE

In realizarea soluţiilor de comunicare birotică joacă un rol deosebit infrastructura

tehnologică informatică şi conlucrarea componentelor tehnice, în present cristalizându-se
următoarele tendinţe:

12
 Tema 1

 Sistemele client/server formează platforme. Intr-un mediu client/server, clienţii (

adică computerele de la locurile de muncă) comunică cu modulele server centrale
(adică cu sistemele de computere centrale). Clienţii preiau comanda aplicaţiilor,
efectuează anumite etape de prelucrare şi transmit, dacă este necesar, cereri, de
pildă: solicită pregătirea anumitor date şi documente. Componenta de structură a
sistemelor de programe (softwarwe) client/server transmite aceste cereri server-
elor corespunzătoare. Acestea execută comenzile şi transmit răspunsurile, care
ajung ulterior la clientul solicitant.
 Gestiunea distribuită a datelor şi a documentelor este indispensabilă.
Memorarea datelor şi documentelor se poate efectua atât centralizat, cât şi
descentralizat. Sistemele de comunicaţie birotică oferă posibilitatea accesului
direcţionat la materialul informaţional arhivat centralizat.
 Comunicaţia sistemelor este posibilă atât prin intermediul echipamentelor
(hardware), cât şi prin cel al sistemelor de programe (software). Intrucât procesele
de muncă (mai ales în secretariat) decurg în mod tipic prin implicarea mai multor
personae, ca şi prin comunicarea cu furnizorii, clienţii şi restul mediului,
componenta comunicaţională câştigă mult în importaţă. Această comunicaţie este
posibilă independent de felul sistemelor de computere instalate.
 Deservirea aplicaţiilor este în continuare simplificată şi standardizată.
Concepţiile moderne privitoare la deservire şi la formele de dialogare pot contribui
substanţial la mărirea gradului de adaptare la necesităţile utilizatorilor şi la
facilitarea deservirii soluţionării aplicaţiilor bazate pe calculatoarele electronice.
Tocmai In ultimul timp au apărut aici progrese importante: multi-media, hiper-
media şi prelucrarea vocală – ca să numim doar pe cele esenţiale.

1.4.2 CERINTELE SECRETARIATULUI FATA DE COMUNICATIA

BIROTICA

Secretariatul se transformă tot mai mult într-o centrală de comunicaţie a informaţiilor, unde
acestea converg din toate părţile întreprinderii şi din exterior. Munca modernă de secretariat
se caracterizează prin prelucrarea, memorarea şi transmiterea informaţiilor de diferite feluri :
date, texte, grafice, imagini şi vorbire, rezultatele muncii fiind, de regulă, documentele. Pe
lângă cele compuse numai din text sau configuraţii de numere, apar din ce în ce mai multe
documente mixte. Intrucât elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop în sine,
este importantă distribuirea acestora la destinatari.
Munca de secretariat şi cea de asistenţă managerială pot avea success.In present numai dacă
există posibilitatea utilizării eficiente a cunoştinţelor interne şi externe şi cea a prelucrării şi
distribuirii direcţionate a acestora, atunci munca de secretariat şi cea de asistenţă managerială
sunt încununate de success.De aceea este atât de importantă gestiunea profesională a
informaţiilor în secretariat şi ameliorarea proceselor informaţionale şi comunicaţionale,
folosindu-se tehnica modernă de comunicaţie birotică.
Următoarea trecere în revistă conferă orientarea privind desfăşurarea generală a proceselor
informaţionale; reprezentarea clarifică împărţirea în două moduri a proceselor de muncă din
birouri şi secretariate:
1. Dobândirea, prelucrarea şi memorarea informaţiilor reprezintă aşa-numitelor procese
informaţionale;
2. Schimbul de informaţii în interiorul firmelor şi între organizaţii, în scopul realizării
sarcinilor, este denumit comunicaţie. Procesele comunicaţionale cuprind fazele de predare,
transmitere informaţiilor.

13
 Tema 1

Procesele informaţionale şi comunicaţionale

Experienţa practică arată că: procurarea, culegerea, valorificarea şi transmiterea direcţionată a

informaţiilor reprezintă o sarcină centală a muncii moderne de secretariat. Legat de acestea,
pot fi subliniate în esenţă următoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor
informaţionale şi comunicaţionale:
 modul simplu de prelucrare Si Intreţinere a informaţiilor pentru toate tipurile de
informaţii (documente, date structurate, termene etc.);
 îmbunătăţirea calităţii informaţiilor prin punerea la dispoziţie a tuturor informţiilor
necesare şi existente;
 scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere şi de
aşteptare, ca şi prin scurtarea duratelor de prelucrare;
 accelerarea căutării informaţiilor prin instrumente adecvate (bănci de date pentru
căutarea direcţionată şi structurată, sisteme de gestiune a documentelor pentru
posibilităţile de accesare a documentelor arhivate după conţinutul acestora,
posibilitatea căutării în hiper-text);
 reutilizarea direcţionată a informaţiilor (de pildă, pentru evaluări, redactarea de
scrisori în serie);
 calitatea mai înaltă a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date şi prin
asigurarea actualităţii documentelor/datelor folosite.

1.4.3 APLICATII ALE COMUNICATIEI BIROTICE

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicaţiilor de comunicaţie

birotică pot fi luate în considerare diferite posibilităţi de soluţionare.

Aplicaţiile de comunicaţie birotică sunt prezentate in figura urmatoare.

14
 Tema 1

Există pentru aceasta o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane şi multe
altele. În prezent, în centrul atenţiei se află însă folosirea tehnicii computerelor. Remarcabilă
este şi tehnica realizării conexiunii dintre această tehnică şi tehnicile birotice încă existente
(de exemplu, cele telefonice şi de fax).
Sistemele de comunicaţii birotice bazate pe calculatoare electronice se disting prin noi
dimensiuni. Importantă este dotarea aproape a tuturor locurilor de muncă de birou cu staţii de
lucru multifuncţionale. Domeniile parţiale ale comunicaţiei birotice moderne sunt indicate în
figura anterioară. Asupra acestor aspecte se va reveni pe larg in capitolul III.

TEHNOLOGIA CLIENT – SERVER

Aplicaţiile comunicaţiei birotice în aşa-numitul mediu client/server, adică clienţilor –

utilizatorilor finali – li se pun la dispoziţie prestaţiile centrale de către servere. Fiecare

computer al unui loc de muncă, conectat în reţea, este subordonat unui server. Pe aceste
servere se gestionează centralizat toate datele şi programele; în plus sunt comandate
dispozitivele periferice selectate. Pentru accesul la resursele centrale, fiecărui utilizator ii sunt
conferite drepturile corespunzătoare. Componentele logice ale aplicaţiilor – şi anume:
 logica aplicaţiei (prelucrarea propiu-zisă);

15
 Tema 1

 gestiunea datelor şi a documentelor ;

 prezentarea (transpunerea grafică a informaţiei pe ecran)
sunt împărţite într-un mod specific între client şi server.
Conceptele client/server sunt deosebit de adecvate soluţiilor pentru comunicaţiile birotice,
pentru că aici este vorba în mod tipic de aplicaţii care:
 preiau informaţii din diferite surse (server);
 Constau din componente legate de sarcini, care sprijină fluxurile individuale de lucru
ale utilizatorilor (clienţilor), ca şi din alte componente, legate de date şi funcţii, care
garantează punurea la dispoziţie a datelor, funcţiilor şi a altor resurse (servere);
 trebuie să facă posibilă interschimbabilitatea simplă a modulelor (existenţa
protocoalelor standardizate)
Reţineţi !. Gestiunea datelor în cadrul unui system de comunicaţii birotice va fi
preluată în mod raţional de un modul server, în timp ce nivelul de utilizare se realizează
client, prin ghidarea cu meniuri, măşti, evaluări grafice etc.

DISPOZITIVELE PERIFERICE MULTIFUNCTIONALE

Soluţiile optime ale comunicării birotice presupun desigur dispozitive periferice

adecvate la locurile de muncă. Practica a arătat: computerele instalate la locurile de muncă ale
secretarelor prezintă diferenţe apreciabile dpdv al capacităţilor - şi pot dispune de diferite
dispozitive suolimentare. Printre altele, aceasta are efecte asupra:
- vitezei cu care computerele execută anumite acţiuni;
- cantităţii informaţiilor care pot fi memorate descentralizat pe unităţile locale
de discurile magnetice;
- programelor utilizabile (anumite programe presupun o anumită dotare cu
echipamente;
- confortul, în care se pot rezolva anumite sarcini (de ex., mărimea şi calitatea
reprezentării simbolurilor pe ecran);
- calităţii şi vitezei imprimării;
- posibilităţilor de conectare la reţelele din interiorul firmei şi la cele publice.

RETELELE DE COMUNICATIE
Integrarea sistemelor de comunicaţie birotică cu Internet-ul (reţea mondială de
interconectare a unui număr enorm de computere de cele mai diferite tipuri) s-a realizat deja
în cadrul multor sisteme informatice şi câştigă din ce în ce mai mult teren. Avantajele reţelei
Internet sunt:
 platforma deschisă (utilizarea reţelelor existente);
 amabilitatea faţă de utilizatori (interfaţa grafică a WWW, tehnica hiper-
legăturilor);
 integrarea simplă în aplicaţiile existente (schimbul de date lipsit de
probleme);
 costurile avantajoase de exploatare.
Reţineţi ! Utilizat optim, Internet-ul devine sistem nervos al întreprinderii, astfel întreaga
cunoaştere din firmă devenind accesibilă tuturor angajaţilor.In felul acesta Internet-ul este un
adevărat instrument de Knowledge Management (gestiunea cunoştinţelor). Secretariatul poate
juca un rol important în dirijarea informaţiilor.
Din aceste motive, aproape în toate domeniile de activitate, se concept şi se realizează
în prezent aplicaţii Internet. La realizarea aplicaţiilor Internet, întreprinderile încep de cele

16
 Tema 1

mai multe ori cu informaţiile generale (rapoartele de afaceri, comunicatele de presă,

organizarea, manualele de gestiune a calităţii), informaţiile despre produse şi materialele de
prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte şi informaţiile pentru formarea
personalului. Apar adesea şi informaţiile despre concurenţă, ofertele interne de posturi,
actualizările pachetelor de programe şi sprijinul pentru remedierea problemelor şi erorilor de
computer.

1.4.5 APLICAREA COMUNICATIILOR BIROTICE INTERNE ALE FIRMEI

PENTRU SECRETARIART

SOLUTIILE WORKGROUP (GRUP DE LUCRU)

Care este punctul de plecare? La aproape toate locurile de muncă de secretariat şi de

asistenţă managerială, computerele au devenit instrumente standard.
Cu ajutorul unor programe utilitare – ca cele pentru prelucrarea textelor, grafica de
prezentare, calculul tabelar şi băncile de date – sarcinile de la locurile de muncă pot fi
realizate mai eficient.
Mai există însă deficienţe în sprijinirea activităţilor care trec dincolo de locul de
muncă, de ex., la desfăşurarea unui process de lucru care implică mai multe locuri de muncă.
Groupware (pachetul de programe pentru lucrul în grup) permite lucrul mai efficient în grup,
într-o reţea. Pachetele de programe de acest fel oferă şansă reală pentru creşterea eficienţei,
atunci când ami multe personae participă la îndeplinirea unei sarcini, de ex., în cazul echipelor
de proiectanţi sau al celor de planificatori ai producţiei. Fluxurile şi activităţile structurate şi
nestructurate vor fi astfel sprijinite prin punerea la dispoziţie a funcţiilor orientate spre grup –
indifferent că este vorba de coordonarea termenelor, de schimbul de informaţii, de ţinerea
şedinţelor, de elaborarea în comun a unor documente sau de multe altele. Caracteristicile de
eficienţă ale pachetelor de programe pentru lucrul în grup
Privind mai în detaliu, în spatele pachetelor de programe pentru lucrul în grup se pot
afla funcţii foarte diferite. In figura anterioară s-au indicat cele mai importante caracteristici
de eficienţă ale acestor pachete de programe.

17
 Tema 1

Funcţiile Electronic-Mail (poştei electronice).

Sprijinirea comunicaţiilor (prin funcţiile poşrei electronice) este o caracteristică
funcţională tipică a pachetelor de programe pentru lucrul în grup. Principiul de bază al unei
aplicaţii de poştă electronică este ilustrat în continuare.

Fiecare utilizator final conectat dispune în acest caz de o cutie poştală electronică (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor. In fiecare caz se memorează mesajele sosite în computer,
până când sunt apelate de către un destinatar autorizat.
Funcţiile parţiale ale sistemului de poştă electronică sunt:
1. Primirea corespondenţei sosite;
2. Trimiterea de mesaje;
3. Confirmarea automată a sosirii corespondenţei;
4. Memorarea de documente şi de mesaje;
5. Compilarea şi editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate
transmiterii;
6. Distribuirea corespondenţei electronice.

Caracteristicile E-Mail-ului
Multitudinea de aplicaţii ale poştei electronice în secretariat face necesară următoarea
prezentare sinoptică:

Planificatorul de termene pentru grupuri (Meeting Scheduler) . Acesta este un alt

element tipic al pachetelor de programe pentru lucrul în grup. Cu ajutorul acestuia se poate
organiza optim gestiunea timpului şi a resurselor grupului. Exemple tipice de organizare a

18
 Tema 1

termenelor mai multor salariaţi ai unui grup de lucru sunt serviciile se desfacere sau formele
de organizare orientate spre proiecte. Termenele uzuale care trebuie respectate de toţi membrii
grupului sunt:
- termenele consfătuirilor (interne, externe);
- termenele de prezentare;
- termenele vizitelor;
- termenelor concediilor;
- temenele seminariilor.
Dacă nu se coordonează în mod clar termenele în cadrul grupului, vor apărea
probleme, de ex.: informarea reciprocă insuficientă şi lipsa se sincronizare dintre diferite
calendare de termene.
Principalul avantaj al planificatorului de termene este economia de timp cu ocazia
stabilirii termenelor, mai ales atunci cănd trebuie planificate des conferinţe interne ale
departamentelor. In acest caz, calendarul de termene gestionat electronic oferă secretarelor
posibilitatea unei sincronizări simple a remenelor, cu două condiţii prealabile: memorarea
agendelor de termene ale tuturor salariaţilor departamentelor în sistemul de computere şi
accesibilitatea acestor agende de către secretariate. In timp ce, în mod tradiţional, pentru a se
ajunge la coordonarea corespunzătoare a termenelor se începea cu o laborioasă avalanşă de
telefoane, în prezent secretarele pot vedea imediat pe ecranele monitoarelor termenele încă
disponibile pentru conferinţe.
In cazul memorării centralizate a agendelor de termene se pot apoi evita mai uşor
suprapunerile de termene, întrucât secretarele pot accesa în permanenţă agendele actualizate.
Alte avantaje sunt: probabilitatea mărită a respectării termenelor şi accesul accelerat la
informaţiile calendaristice exact definite.
In cazul convenirii termenelor cu alţi participanţi, există adesea posibilitatea de a le
transmite acestora prin poşta electronică doleanţele de modificare. Uneori există şi o funcţie
de delegare, care permite transmiterea cererilor de termene, fiind desigur necesară şi o funcţie
care să permitşi refuzarea acestora.

GESTIUNEA DATELOR SI A DOCUMENTELOR

Pachetele de programe pentru lucrul în grup uşurează de cele mai mulre ori şi
gestiunea comună a datelor şi a documentelor. De exemplu, pot fi prelucrate într-o arhivă
centralizată documentele relevante pentru grup, inclusive referitoare la prelucrarea acestora.
Rezultă avantajul lărgirii substanţiale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinzătoare a
documentelor, cu funcţii de căutare integrat şi prin accesul rapid la documentele arhivate. La
acestea se mai adaugă şi faptul că, prin gestiunea documentelor şi disponibilizarea acestora
pentru mulţi utilizatori, se poate evita ca întreprinderi să se reinventeze roata.

SPRIJIN PENTRU CONFERINTE

Dialogurile de grup pot fi simplu direcţionate pe mari perioade de timp şi pe spaţii

cuprinzătoare. Aplicaţiile tipice pentru sistemele de conferinţe sunt:
 conferinţele on-line: pe cale electronică se pot organiza conferinţe pe anumite teme
între participanţi selectaţi. Dialogurile în grup pot fi realizate şi direcţionate dincolo
de limitele temporale şi spaţiale;
 sprijinirea proceselor de decizie în grup. Pachetele de programe pentru lucrul în
grup permit sprijinirea pregătirii, desfăşurării şi a evaluării şedinţelor şi a
conferinţelor. In acest scop se pun la dispoziţie instumente care permit desfăşurarea

19
 Tema 1

structurată a proceselor de luare a deciziilor , fiind astfel posibilă atât coordonarea

fluxurilor, cât şi generarea şi distribuirea direcţionată a mesajelor.

SOLUŢIILE SPECIALE PENTRU GESTIUNEA DOCUMENTELOR

In multe locuri de muncă din birouri şi administraţii trebuie gestionate informaţii

documentare. Pentru arhivarea şi regăsirea documentelor pot fi folosite raţional sisteme de
computere. Folosirea unor pachete de programe adecvate pentru gestiunea documentelor
prezintă, printer altele, următoarele avantaje substanţiale: se poate asigura gestiunea
economicoasă a informaţiilor documentare şi se elimină rolul principal al întâmplării în
procesul de dobândire a informaţiilor.
Condiţia iniţială pentru accesul orientat spre conţinut este prealabila memorare
electronică a informaţiilor documentare. Se va face deosebirea între memorarea In system a
documentelor întregi, sub forma aşa-numitelor texte integrale (avantaj: In cazul unei căutări,
textile întregi stau nemijlocit la dispoziţie pe cale electronică) – şi înregistrarea doar a
informaţiilor caracteristice ale documentelor ( aşa-numitele cuvinte-cheie sau descriptori),
care ar putea fi importante în cazul căutărilor ulterioare de informaţii (avantaj: necesarul mai
redus de memorie). In principiu, introducerea documentelor poate fi sprijinită de dispozitive
de scanare ( citire), făându-se distincţia şterii textelor şi simpla lor citire sub formă de imagini.
Atribuirea descriptorilor documentelor se poate face automat ( de ex.: numele autorului, data
creării şi cea a expedierii ) – sau prin introducerea de cuvinte-cheie.
Căutarea direcţionată a documentelor după diferite cuvinte-cheie stă în centrul
procesului de Retrieval (regăsire), pentru acesta fiind necesară introducerea descriptorilor sau
a descriptorului. In cazul regăsirii textelor integrale se poate căuta după fiecare cuvânt care
apare în documente – în celălalt caz fiind necesară introducerea noţiunilor pentru căutare,
atribuite documentelor. După declanşarea procesului de regăsire, pe ecranul monitorului se
afişează numărul de regăsiri, ca şi textile integrale, respective indicaţiile bibliografice
referitoare la documentele regăsite (titlul, autorul, localitatea).
Dacă este necesar se pot imprima rezultatele căutărilor, respective toate documentele sau
unele dintre acestea, în cazul memorării integrale a textelor.
Soluţiile decizionale puse în discuţie sunt influenţate hotărâtor de aplicaţiile avute în vedere.
Domeniile de aplicare imaginabile ale gestiunii documentelor în secretariate sunt:
- automatizarea birourilor (gestiunea electrtonică a actelor, contractelor şi a
notelor asupra actelor);
- desfacere/marketing (de exemplu pentru informaţiile referitoare la produse,
oferte, descrieri de articole);
- documentaţia tehnică (patente, licenţe, informaţii legate de producţie,
diverse manuale);
- susţinerea sistemelor de informare a conducerii (băncile de date fartice);
- sistemele de biblioteci (arhiva de presă, gestiunea literaturii de specialitate).

PACHETELE DE PROGRAME WORKFLOW (PENTRU URMARIREA

FLUXURILOR DE LUCRU)
Tot mai multe întreprinderi doresc să-şi optimizeze în viitor procesele lor de lucru şi de
afaceri prin introducerea soluţiilor de urmărire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se referă din
ce în ce mai mult şi la procesele muncii de secretariat şi de asistenţă managerială.
Ce este aşa de deosebit la urmărirea fluxurilor de lucru? Utilizând soluţia cu pachete
de programe aferente, în sistemele bazate pe reţelele de computere pot fi dirijate fluxurile de

20
 Tema 1

lucru. După terminarea prelucrării unei tranzacţii de către un specialist, tranzacţia este
automat transmisă pe cale electronică următorului (prelucrare specializată, cu acte puţine).
Creşterea productivităţii prin utilizarea pachetului de programe pentru urmărirea
fluxurilor de lucru.
Gestionarul de urmărire a fluxurilor de lucru reprezintă programul de supraveghere
aferent, care dirijează prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea
documentelor, a graficelor şi a formularelor în cadrul unui ciclu organizatoric şi de prelucrare.
Regulatorul reprezintă structurile şi procesele interne ale întreprinderii acesta trebuind, de
obicei, special programat dacă se doreşte adaptarea lui la particularităţile întreprinderii.
Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmăririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul şi
supravegherea simplă a tranzacţiilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzacţiilor se
protocolează şi se evaluează datele privitoare la prelucrarea tranzacţiilor, în felul acesta
putând fi dobândite date relevante atât din punct de vedere economic cât şi din cel tehnic.
Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzacţiei, durata de prelucrare a
tranzacţiei etc.
Soluţiile bazate pe pachetele de programe pentru urmărirea fluxurilor de lucru dispun de
funcţii mai mult sau mai puţin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de
control. Posibilităţile de folosire a datelor de control şi a analizelor effectuate pe baza lor sunt
exemplificate în cele ce urmează:
 conducerea de specialitate poate oricănd să controleze progresul prelucrării fiecărei
tranzacţii în parte şi poate astfel reacţiona mai rapid în situaţiile problematice;
 prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau întreprinderi
diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;
 prin intermediul datelor despre tranzacţiile actuale (cum ar fi numărul de tranzacţii
procesuale), angajaţii primesc indicaţii referitoare la efectul prestaţiei lor asupra
întregii procesări tranzacţionale.
Reţineţi! Dacă se extend consideraţiile conducerii urmăririi fluxurilor de lucru asupra
întregului ansamblu creator de valori, cu implicarea furnizorilor şi a clienţilor, trebuie să se
apeleze şi la posibilităţile tehnice ale EDI – Electronic Data Interchange (schimbul electronic
de date), folosind , de pildă, schimbul standardizat de date cu pachetul de programe
EDIFACT. In acest sens se aşteaptă substanţiale modificări structurale în anii care vin.

FOLOSIREA INTERNET-ULUI IN SECRETARIAT, EXEMPLE SI

POTENTIALE DE APLICARE
Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor un lucru
de la sine înţeles. Posibilităţile de utilizare, schiţate în cele ce urmează, indică ce potenţial
posedă Internet-ul şi pentru munca asistentelor manageriale, de fapt tocmai pentru aceasta.
Posibilităţile de aplicare sunt multiple în prezent, paleta extinzându-se şi la serviciile
informaţionale, la prestările de servicii şi până la tele-cumpărături. In general, accesul la
Internet este interesant pentru mai mulţi utilizatori pentru că oferă informarea şi comunicarea
globale.

21
 Tema 1

Potenţialele de utilizare a Internet-ului.

CONDITIILE PREALABILE PENTRU ACCESUL LA INTERNET

Pentru a putea lucra pe Internet trebuie îndeplinite condiţiile prealabile pentru acces,
illustrate în schiţa următoare.
Dotarea minimă pentru conectarea la Internet este un computer cu capabilitate de
comunicare. Pe lângă telefon şi computer – care se găsesc în prezenr aproape la fiecare loc de
muncă secretarial – în forma cea mai simplă de utilizare este suficientă conexiunea prin
modem. Odată cu abonarea la furnizorul de servicii, se poate porni la treabă. In afară de taxele
telefonice aferente legăturii până la primul punct apelat telephonic, nu mai apar alte cheltuieli
pentru utilizatori. Pentru a putea rula aplicaţiile extinse, trebuie să existe capabilitatea multi-
media.
Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul aşa-numiţilor Provider
(furnizori) sau prin serviciile on-line. Pe lângă firmele profesionale, pe această piaţă mai
activează şi o sumedenie de firme semi-profesionale.
In cadrul serviciilor comerciale on-line care pun la dispoziţie, printer altele, oferte
speciale de informare şi comunicare, în prezent îşi fac concurenţă mai ales patru mari ofertanţi
de servicii. Există diferenţe privitoare la costuri şi la prestaţiile oferite în schimbul acestora
(de ex. Privind oferta de informaţii disponibile). Pentru a putea folosi unul din serviciile on-
line, pe lângă dotarea cu echipamente (modem sau cartelă ISDN) mai este nevoie şi de
pachete de programe corespunzătoare pentru acces. De pildă, acestea sunt puse la dispoziţie
de ofertanţi, după abonare.
Condiţiile prealabile pentru utilizarea Internet-ului
Cele mai importante informaţii referitoare la diversele servicii on-line sunt prezentate în
continuare.

22
 Tema 1

UTILITATEA COMUNICATIEI BIROTICE MODERNE

Care sunt şansele cominicaţiei birotice moderne? Potenţialele de utilizare pot fi rezumate în
două faze:

 Prin utilizarea noilor tehnologii informaţionale şi comunicaţionale se poate creşte

eficienţa economică în birouri şi în administraţie.
 Tehnologiile informaţionale şi comunicaţionale aduc o contribuţie importantă la
creşterea capacităţii de prestaţie în cazul muncii de birou (îndeosebi în cel al
asistenţei manageriale).
Ce se aşteaptă de la utilizarea telecomunicaţiilor
Creşterea capacităţii de prestare a muncii de birou are o importanţă deosebită. Informaţiile de
actualitate privitoare la pieţe, produse şi alte firme sunt illustrate în figura de mai sus.

1.5 TEHNICI DE SECRETARIAT

1.5.1 ROLUL ŞI LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTURA UNEI

ORGANIZAŢII
Organizaţia şi structura ei organizatorică

23
 Tema 1

Organizaţia – este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii:

economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea,
orice organizaţie funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură
pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a răspunde unei
nevoi. Organizaţia poate fi considerată ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca
un ansamblu de mijloace de producţie şi de informaţii, o împletire de interese generale şi
individuale. Ea are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată. În
vederea obţinerii obiectivelor social-economice, orice organizaţie îndeplineşte mai multe
funcţii:
a) funcţia de cercetare-dezvoltare;
b) funcţia comercială şi de marketing;
c) funcţia de producţie;
d) funcţia financiar-contabilă;
e) funcţia de personal.
Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi
compartimentelor de muncă (tehnico-productive, economice, administrative), modul în care
sunt constituite şi grupate precum şi legăturile care se stabilesc între ele.
O structură organizatorică raţională este condiţia esenţială pentru: asigurarea funcţionării
normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea
riguroasă a dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de
decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.
Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfăşurată, structura organizatorică
este alcătuită din următoarele elemente:
1. Funcţia (funcţia de conducere şi funcţia de execuţie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhică
4. Compartimentele (compartimente funcţionale şi compartimente operaţionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaţiile organizatorice
7. Activităţile
La baza înfiinţării unei organizaţii stă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenţelor unei instituţii. Este un
act normativ care reglementează funcţionarea compartimentelor (stabileşte competentele
pentru fiecare compartiment în parte, atribuţii şi responsabilităţi) şi este adoptat de forul de
conducere superior al organizaţiei respective. Mai există şi Regulamentul de Ordine Interioară
(ROI) care reglementează regulile de conduită cerute angajaţilor în relaţiile de serviciu,
programul de lucru, circulaţia documentelor şi este adoptat pe cale de dispoziţie de către
conducătorul unităţii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat şi
completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea (ROF), unităţile
îşi elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionarea adaptate la structura
organizatorică, aprobate şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaţiei respective.
ROF al organizaţiei are un caracter general şi este completat de Statul de Funcţii. Statul de
Funcţii are un caracter intern şi prevede numărul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul şi pregătirea angajaţilor, precum şi relaţiile dintre aceştia. Este o completare necesară a
ROF pe baza căreia se poate calcula bugetul de şcolarizare a personalului.
La rândul său, este completat de fişa postului care cuprinde atribuţiile şi obligaţiile fiecărui
angajat în parte.

24
 Tema 1

Legea reglementează explicit că organigrama unei instituţii nu intră în vigoare până la

adoptarea ROF şi a Statului de Funcţii.

1.5.2 Activitatea de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale este şi
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă
generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale
administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării,
consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor de profiluri diferite
(academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie
la alta.
Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţă de secretariatul
din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuşi managementul instituţiilor publice şi
structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor
private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu
persoanele din afară instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a
direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de
relaţii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor
sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare → control. Secretara trebuie să
creeze condiţii optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi
respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest
grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate,
şefi de serviciu, secretari-şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care
are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi.
1) Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea
documentelor, înregistrarea corespondenţei).
2) Activităţi prin care duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa
postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor, etc.)
3) Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activităţile se descompun în atribuţii, iar atribuţiile în sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de
competenţă a unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment
presupune competenţa membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din
aceste activităţi.

25
 Tema 1

1.5.3 Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini
pentru fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi domeniul
de activitate al organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat,
(in cazul în care funcţionează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuţii şi
sarcini :
 executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură.
 lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite,
prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării
corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază;
pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea
directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea muncii
curierilor.
 atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului;
prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii.
 scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de
afaceri, stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea setnogramelor.
 multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul
(folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de
copiat, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor
pentru editorial.
 traduceri şi retroversiuni de acte, corespondenţă, materiale documentare, cunoaşterea
unei limbi străine de circulaţie internaţională scris şi vorbit.
 probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea
în bine condiţii a întâlnirilor cu persoane din afără instituţiei, primirea vizitatorilor şi a
partenerilor de afaceri, cunoaşterea, documentarea în ceea ce priveşte regulile de
comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul, pregătirea
corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
 evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte
referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ţine evidenţa
orelor suplimentare, concediilor, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor şi a
evenimentelor profesionale.
 pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,
obţinerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile
de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea
programului.
 cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de
multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaşterea
tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta.
 organizarea sistemului informaţional: primirea prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor.
 întocmirea contabilităţii primare a firmei
 primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice
 organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare.
 difuzarea în unitate a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulată.

26
 Tema 1

 preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabilităţi persoanelor din subordine.
 perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional.
 supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilităţilor fiecăruia şi stabilirea responsabilităţilor.
 respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a
prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza.
Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:
 un bun stenograf – să poată transmite şi transcrie exact ceea ce i se dictează;
 un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă;
 un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut;
 un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi documentelor,
capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;
 un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile
reprezentanţilor firmei, să comunice acestora ideile reprezentanţilor firmei, şi să
comunice acestora ideile interlocutorilor străini fără denaturări;
 un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi
să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte
compartimente ale unităţii;
 un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba
străină;
 un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze,
repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească
răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa
împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a
corespondenţei;
 un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din
interiorul firmei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de
secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;
 un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să
claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;
 un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);
 un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să
le prezinte sub formă de grafice şi tabele;
 un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze,
limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi
întreruperilor frecvente ale activităţii conducerii în anumite perioade.
 un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive
generale şi a materialului documentar;
 un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în
curs de multiplicare.

1.5.4 Organizarea secretariatelor

In scopul desfăşurării activităţii specifice, secretariatele dispun de resurse umane şi materiale.
Resursele umane se referă la personalul angajat în activitatea de secretariat (persoane fizice
bine pregătite şi capabile să se adapteze permanent la noutăţile din domeniu). De modul lor de

27
 Tema 1

integrare în sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se referă la

obiectele şi mijloacele prin care se asigura condiţiile de munca în acest domeniu, şi anume:
 spaţiul de lucru ;
 obiecte de iluminat;
 obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
 maşini şi aparate moderne de birou (maşini de scris, de stenografiat, multiplicat,
aparate de înregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcţie de modul de utilizare a resurselor umane şi materiale, activitatea de secretariat
poate fi organizata astfel:
 în unităţile administrative şi firmele mici întreg nucleul de secretariat este centralizat;
 în administraţiile centrale şi locale, în organizaţii mari, aşezarea fizică este parţial
centralizata (birouri colective), parţial descentralizata (şefi de cabinet, secretarii
conducătorilor).
 Organizarea centralizată în secretariate prezintă următoarele avantaje:
 concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce înseamnă utilizarea lor la capacitate
maxima;
 pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lângă grupuri conduse centralizat
influenţează pozitiv formarea şi perfecţionarea lor;
 posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformităţii metodelor de
operare în munca de birou;
 costul performantelor este scăzut, ca şi al investiţiilor în maşini de birou şi al
întreţinerii lor, deoarece sunt folosite în cadru restrâns.

1.5.5 Consideraţii generale privind evoluţia meseriei de secretar

O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei
istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Încă din fazele de început, în
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea
până astăzi:
 meseria de secretar a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai
vieţii economico- sociale;
 tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi şi,
 confidenţialitatea, a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic.
Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul „secretar”(ă), provenind din
latinescul „secretum” (secret, taină) şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă
ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de
stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei
meserii de casta scribilor, secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a
birocraţiei, în Orientul antic.
În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializaţi în comunicarea scrisa.
Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem
de rare persoanele care ştiau să citească.
Aşa se explică şi practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, spre a se asigura de
păstrarea secretului profesional.
Termenul grammatikos, denumind în limba greacă şi profesia de “secretar”, poate fi
considerat cel mai sugestiv, în ceea ce priveşte posibilităţile asocierii acestei meserii cu
începuturile scrierii.

28
 Tema 1

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de

comunicaţie, se conturează alte coordonate funcţionale ale acestei profesii.
In perioada feudalismului, o data cu schimbările produse în sistemele de conducere prin
apariţia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariţia hârtiei ca suport informaţional, munca
de secretariat capătă contururile specializării.
Astfel, persoana desemnată cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa de corespondenţa
monarhului sau a unor înalţi demnitari. Aceasta presupunea menţinerea în continuare, a
sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care sau adăugat alte operaţiuni de expediere dar
şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise.
In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor de scris mecanice în structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata atât de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, încât activitatea sa se va confunda până în epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.
Trebuie să precizăm, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut
bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile
cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a rândul. Nici Revoluţia Franceză cu ideile ei luminoase
nu a avut curajul să lanseze femeia în viaţa administrativă, dar a declanşat goana după o
egalitate de sexe.
În epoca contemporană, conform statisticilor, 95% din funcţiile de secretar sunt ocupate de
femei, în special în ţările Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât bărbaţii în
domeniul competenţei sociale şi al inteligenţei emoţionale. Se conturează, astfel, noi cerinţe,
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la
începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele
informaţionale, la aceasta aducându-şi contribuţia ştiinţe precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de
bază, secretariatul.
În spatele acestui curent ascensional se află şi dezvoltarea continuă a tehnologiilor
informaţionale şi comunicaţionale care au revoluţionat viaţa birourilor. Astăzi, competenţele
secretariatului impun în egală măsură, cunoştinţe, informaţii şi deprinderi cerute muncii
tradiţionale secretariale la care se adaugă altele noi: domeniul biroticii. Abordând, cerinţele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stăpânirea procedeelor de
citire şi scriere rapida; utilizarea calculatorului în editarea de texte şi pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaţiei şi comunicaţie; cunoaşterea principiilor
de organizare a timpului şi a documentelor; posedarea şi si exercitarea a 1-2 limbi de
circulaţie internaţională; cunoştinţe generale de statistică şi contabilitate; abilităţi de
comportament în relaţiile cu publicul şi alţi factori; Din această perspectivă, activitatea
secretariatelor devine tot mai complexă şi specializată. Secretara este tot mai implicată în
procesul de gândire fiind nevoită de multe ori să preia părţi din activităţile conducerii spre a le
prelucra independent, să gestioneze fluxuri de informaţii şi timpul managerilor, să manevreze
mijloace tehnice de tratare a informaţiei şi de comunicaţie.
Posibilităţile sale de degrevare a acţiunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, în lumea occidentală s-au exprimat trei curente de
opinie:
a) într-o primă categorie se încadrează cei care consideră că rolul secretarei este depăşit şi că
în viitor va dispărea. Argumentele care se aduc în acest sens, privesc evoluţia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecărui manager şi de aici, ideea că, în timp, calculatorul
va ajunge să suplinească rolul secretarei;
b) în a doua categorie pot fi încadraţi cei care consideră ca, dimpotrivă, rolul secretarei este
în continuă creştere şi că nici calculatorul nici altceva nu va reuşi s-o suplinească;

29
 Tema 1

c) un al treilea curent, susţine că, în perspectivă, secretara îşi va depăşi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicată în activităţi paraprofesionale în care competenţele ei să
impună cunoştinţe noi din alte domenii (economie, management, juridic), alături de cele
tradiţionale.
Privită din această perspectivă, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine şi
oricum.
În ţările occidentale se experimentează şi testează pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestări de servicii birotice sau pentru lucru la distanţă.

1.5.6 Funcţiile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe
lângă de un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natura administrativa, de
rutina, pentru degrevarea titularului funcţiei în cauză. În echipa manager-secretară, o sarcină
unică este finalizată prin contribuţia celor două persoane. Astfel, managerul concepe un
document, sau aplică o rezoluţie pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate
operaţiunile ce ţin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaţiilor
prelucrate.
Complexitatea procesului de muncă, variază în funcţie de dimensiunea şi complexitatea
structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnică şi nivelul de pregătire al
secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consideră că utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenţială de amplificare a eficacităţii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat şi competent potenţează munca managerului prin mai multe
elemente:
 degrevează managerul de o serie de acţiuni de rutină, pur administrative, contribuind,
astfel, la utilizarea raţională a timpului de lucru de care el dispune;
 creează condiţiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte
operative şi eficiente cu persoane din interiorul şi exteriorul organizaţiei;
 asigură vehicularea corespunzătoare a informaţiilor la nivelul conducerii firmei, cu
deosebire în perimetrul eşalonului superior al acesteia;
 contribuie decisiv la organizarea raţională a activităţii managerilor de nivel superior
din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcţii ce revin secretariatului:
 Funcţia de tratare a informaţiilor;
 Funcţia de documentare;
 Funcţia de „filtru” şi legătură în contactele conducerii;
 Funcţia de asistare directă a managerului;
 Funcţia de reprezentare.
În continuare, vom aborda activităţile şi atribuţiile specifice pe care le implică fiecare funcţie
în parte, metodele şi tehnicile specifice dobândite în practicarea acestei profesiunii, precum şi
tendinţele de evoluţie a profesiunii în contextul general al transformărilor economice, tehnice
şi sociale. O astfel abordare trebuie privită, însă, doar ca posibilitate de sistematizare teoretică
a procesului muncii de secretariat, deoarece, în practică, o serie de activităţi pe care le vom
trata distinct în exercitarea unei funcţii, sunt necesare în ansamblul exercitării acestei
profesiuni.

30
 Tema 1

1.6 ELEMENTE DE PROTOCOL NECESARE ACTIVITĂŢII DE SECRETARIAT

1. Rolul protocolului
Ceremonialul creează cadrul şi atmosfera în care urmează să se desfăşoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codifică regulile care guvernează ceremonialul, al cărui
obiect este de a oferi fiecărui participant prerogativele, privilegiile şi imunităţile la care are
dreptul. Ceremonialul şi protocolul garantează egalitatea în drepturi a partenerilor, care
permite fiecăreia dintre ei să-şi facă auzită în mod liber vocea. Şi unul şi celălalt impun
curtoazia care trebuie să guverneze raporturile între oamenii de bună credinţă. Ceremonialul şi
protocolul guvernează, de asemenea, negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o incidenţă zilnică asupra vieţii şi activităţii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determină ordinea de precădere între parteneri.

2. Eticheta
„Regulile de conduită” sau „regulile de comportare” la care se referă eticheta contribuie la
buna desfăşurare a relaţiilor din societate, în general, şi la o desfăşurare normală a activităţii
in afaceri în special. Este foarte importantă cunoaşterea şi aplicarea acestor reguli de către
fiecare partener, dat fiind că necunoaşterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretări
eronate, la complicaţii relaţionale care depăşesc sfera relaţiilor strict personale ale celor în
cauză. Nu se pot concepe relaţii între parteneri fără contactul uman necesar şi, în cadrul
acestui contact, fără respectarea unor reguli de etichetă.
Necunoaşterea acestor reguli poate fi considerată, în ultimă instanţă, o lipsă de competenţă
profesională a unei persoane chemate să reprezinte interesele unei părţi pe planul relaţiilor
specifice. În concluzie, însuşirea şi respectarea unor reguli de eticheta pot şi trebuie să
constituie o sarcină de ordin profesional.

A. Ţinuta fizică (pe stradă şi în societate)

Este foarte important ca partenerii să aibă o ţinută corectă, îngrijită, să se controleze
permanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greşit să te sprijini de spătarul
unui scaun sau de perete, să ţii mâinile în buzunar sau să te joci nervos cu bricheta, batista sau
alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat să stai cu spatele la altă persoană care este aşezată pe
scaun, fotoliu sau canapea. Aşezarea pe scaun sau canapea trebuie făcută de aşa manieră încât
să nu denote o stare de plictiseală sau satisfacţia de a fi cucerit un loc pe care nu eşti dispus
să-l cedezi. Trebuie evitată strângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capului de spătar,
bătutul cu degetele pe braţele scaunului. Încrucişarea genunchilor la prea mare înălţime
trebuie, de asemenea, evitată. Femeile trebuie să acorde mare atenţie felului cum stau pe
scaun şi cum îşi încrucişează picioarele, astfel încât rochia să poată acoperi genunchii. În
timpul conversaţiei este nepoliticos să-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a
da mai multă greutate argumentelor personale sau să-l aprobi bătându-l pe umeri ori lovindu-l
cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesivă, un râs zgomotos, tusea,
strănutul şi alte zgomote dizgraţioase (aerofagii etc.)

B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie faţă de o altă persoană sau de un grup de persoane. El
comportă, în mimică şi în ţinută, o serie de nuanţe care pot să-i modifice sau să-i completeze
sensul, să constituie o expresie de stimă sau o simplă obligaţie formală. Câteva reguli de baza
în legătură cu salutul:
 bărbaţii salută primii femeile;
 persoanele mai tinere salută primele pe cele mai în vârstă;
 subalternii salută pe superiorii in grad.

31
 Tema 1

Răspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsă de politeţe. Este
recomandabil ca bărbatul când salută cu pălăria să o ţină de calotă, înclinând uşor capul şi
privind la persoana salutată. Dacă mâinile îi sunt ocupate, se acceptă salutul printr-o simplă
înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se face printr-o înclinare a capului. De obicei, femeia
răspunde la salut printr-o uşoară înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul
întâlnirii cu o persoană cunoscută pe care nu doreşti, totuşi, s-o saluţi, eschivarea trebuie
făcută cu tact. Când este întâlnită o persoană care pare cunoscută, fără a o putea identifica
imediat, este preferabil, să fie salutată. Persoanele care se află intr-o maşina salută primele
persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fost văzute. Dacă persoana cunoscută
este împreună cu mai mulţi prieteni, necunoscuţi celui care salută, se salută tot grupul. În
timpul salutului se folosesc şi formulele: „bună dimineaţa, bună ziua sau bună seara”. La
întâlnirile oficiale se pronunţă denumirea rangului: „bună ziua domnule director, presedinte,
ministru etc.
Strângerea de mână poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta
de vorbă sau a continua drumul împreună, fie cu ocazia prezentării lor. În cazul strângerii de
mână rolurile sunt inversate: femeia este aceea care întinde prima mâna, persoana cea mai în
vârstă celei mai tinere şi persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secundă, cele două persoane se privesc în ochi în momentul strângerii mâinii.
În toate împrejurările, bărbaţii se scoală pentru a strânge mâna interlocutorului; femeile, în
schimb, nu se ridică în picioare decât când este vorba de o persoană mult mai în vârstă sau pe
care doreşte s-o onoreze în mod special.
Sărutul mâinii continuă încă să fie practicat în numeroase locuri sau împrejurări, fiind
considerat ca o formă de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârstă sau căsătorite,
de soţii de înalţi demnitari etc. Sărutul mâinii se face într-o formă politicoasă, prin aplecarea
corpului, iar în anumite împrejurări este recomandabil să se simuleze gestul (în aer liber, de
exemplu). Este greşit să se sărute mâna înmănuşată. De asemenea, este greşit să se rezerve
acest gest numai pentru unele dintre femeile care se află împreună.

C. Prezentările
În probleme de etichetă, de o deosebită importanţa în activitatea partenerilor este felul în care
se fac prezentările. În această privinţă trebuie respectate următoarele reguli:
 bărbatul este prezentat femeii;
 persoana mai tânără este prezentată celei mai in vârstă;
 persoana cu gradul inferior este prezentată celei cu grad superior .
Persoana care face prezentările se adresează cu formula: „îmi permiteţi să vă prezint pe…”.
Dacă persoana recomandată are mai multe titluri, se pronunţă numai titlul cel mai mare. La
prezentarea unuia dintre soţi de către celălalt se spune simplu: „soţul meu” sau „soţia mea”.
La prezentarea unei perechi se va spune: domnul şi doamna Ionescu sau domnul Ionescu şi
doamna, începându-se întotdeauna cu soţul. Formule ca „încântat”, „sunt fericit de a vă fi
întâlnit / cunoscut” se folosesc în mod curent.
Deşi în practica noastră nu se obişnuieşte autoprezentarea, în tot mai multe ţări ea este
cunoscută în rândul oficialităţilor şi în corpul diplomatic. În astfel de ocazii trebuie să se evite
ca la autoprezentare să se adauge, în afară de nume, apelative „domnul” sau „doamna …”,
adăugându-se, eventual, funcţia sau calitatea. În unele situaţii prezentarea sau autoprezentarea
este urmată de schimbul cărţilor de vizită.
Unele excepţii de la regulile de prezentare:
ˇ fata tânără va fi ea prezentată unui bărbat în vârstă şi nu invers;
Dacă se prezintă o personalitate politică sau bine cunoscută în viaţa publica se va pronunţa
numai titlul acesteia nu şi numele; ex. „domnul preşedinte ” etc.

32
 Tema 1

D. Conversaţia
Orice reuniune sau acţiune protocolară, oricât de atent ar fi pregătită, riscă să devină
plictisitoare în lipsa unor conversaţii interesante şi utile. Pentru crearea unei atmosfere
plăcute, gazda trebuie să se gândească la alegerea oaspeţilor, astfel încât între aceştia să existe
anumite puncte de contact, fie prin faptul că lucrează în aceleaşi domenii de activitate sau în
domenii care au contingenţă între ele, fie prin formaţia lor intelectuală.
Organizarea acestor acţiuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie să devină instrumente de
muncă, să constituie un element principal al activităţii diplomatice, o componentă principală a
muncii de informare şi de relaţii.
Arta conversaţiei nu poate fi însuşită după anumite formule. Pentru desfăşurarea unei
conversaţii plăcute şi mai ales utile muncii de informare se cer o bună pregătire politică şi
profesională, cunoştinţe variate de cultură generală, tact, atenţie, politeţe şi alte asemenea
însuşiri pe care diplomaţii trebuie să le posede şi care pot fi obţinute printr-o muncă
stăruitoare, permanentă de pregătire multilaterală.
În ceea ce priveşte atitudinea în timpul unei conversaţii, de obicei se spune că nu este frumos
„să pari nici mai inteligent şi nici mai instruit decât interlocutorul tău”. În timpul unei
conversaţii, diplomatul trebuie să aibă o atitudine corectă, însă degajată, să fie plăcut în
conversaţie şi să o canalizeze în problemele care îl interesează. Desigur, respectul opiniei
personale obligă pe oricine să asculte cu politeţe tezele interlocutorului său. Aceasta nu
înseamnă că nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil să se intervină însă într-o formă
politicoasă, dar fermă, în explicarea poziţiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod
eronat. Acest lucru trebuie făcut cu calm şi tact, astfel încât modul în care se susţine o părere
contrarie să nu se facă de pe o poziţie de superioritate ostentativă sau persiflare. Trebuie
evitate întreruperile partenerului cu exclamaţii de felul: „nu aveţi dreptate!”, „ce eroare!” etc.
Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strănutul zgomotos în timpul conversaţiilor, acestea
făcându-se cât mai discret posibil şi întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o parte
faţă de interlocutor.
La o masă este recomandabil ca diplomatul să se întreţină cu partenerul din dreapta şi din
stânga sa şi să evite, pe cât posibil, discuţiile cu partenerii îndepărtaţi. La recepţii, cocktailuri
este recomandabil să se circule printre invitaţi, să nu se evite conversaţia cu străinii, iar
reprezentanţii din cadrul aceloraşi ministere sau ambasade să nu se adune în grupuri.

E. Convorbirea telefonică
Telefonul este un mijloc important şi extrem de util în rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, cât şi în menţinerea legăturilor fireşti între cunoscuţi, prieteni. De aceea, convorbirile
telefonice necesită respectarea unor anumite reguli de care este indicat să se ţină seama. În
acest sens, trebuie cunoscută în primul rând necesitatea de a se face prezentările de rigoare, iar
în al doilea rând, în cazul secretarelor, cum se face o legătură telefonică. Prezentarea trebuie
să se facă indicându-se numai numele apelantului (fără apelativul domnul…), precum şi
instituţia la care lucrează, evitându-se de obicei să se indice şi funcţia.
În situaţia când legătura telefonică a fost făcută prin secretariat, apelantul trebuie să aştepte la
telefon legătura cu persoana căutată. Tot în cazul legăturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara să nu facă imediat legătura, ci să procedeze în prealabil la
identificarea persoanei care solicită convorbirea şi să ceară asentimentul celui chemat, întrucât
anumite raţiuni pot impune ca o convorbire sau alta să nu aibă loc atunci când este solicitată.
În cazul unei convorbiri oficiale care comportă o anumită importanţă este bine să se identifice
persoana care o recepţionează, ţinând seama de obligaţia de a întocmi nota telefonică. Pe nota
transmisă se va preciza data, ora şi numele persoanei care a recepţionat comunicarea. În cazul
transmiterii unei comunicări de o deosebită importanţă, nu este greşit şi nici nepoliticos să se
ceară citirea, pentru controlul exactităţii, a notei transmise.

33
 Tema 1

F. Reguli ce urmează a fi respectate cu prilejul unor acţiuni protocolare (mese, recepţii,

cocktailuri).
Ţinuta şi comportarea lucrătorului diplomatic în timpul acţiunilor protocolare menţionate
prezintă o deosebită importanţă.

Ţinuta şi comportarea în timpul unei mese

Ţinuta vestimentară va fi cea indicată în invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu
există, se va îmbrăca un costum adecvat ocaziei respective.
Ţinuta fizica trebuie să fie degajată, nu forţată. Picioarele se ţin normal pentru a nu incomoda
vecinii. Coatele nu se ţin pe masă. În timpul mesei numai capul poate să fie puţin aplecat
deasupra marginei mesei şi nicidecum umerii sau întregul bust. În mod normal ducerea
mâncării la gură se execută cu antebraţul şi mâinile fără a antrena mişcarea braţului şi a
umerilor.
La începutul mesei, şervetul se pune desfăcut pe genunchi. El nu se va prinde în răscroiala
hainei, în decolteu sau de gât. Ştersul gurii cu şervetul se va face în mod cât mai discret
posibil. La terminarea mesei, şervetul nu se pliază la loc, ci se strânge şi se pune lângă
farfurie. Nu se mănâncă în grabă sau nervos. Gestul de a ţine degetul mic în sus când se bea
sau se mănâncă nu este recomandabil. Lingura şi cuţitul se folosesc numai cu mâna dreaptă.
Furculiţa se ţine însă cu mâna stângă când, în acelaşi timp, se foloseşte şi cuţitul. Dacă se
foloseşte numai furculiţa, ea poate fi ţinută în mâna dreaptă. În cazul stângacilor adaptarea se
face discret pe măsura desfăşurării mesei, fără schimbarea ostentativă a tacâmurilor. În timp
ce se mănâncă, tacâmurile se ţin uşor deasupra farfuriei, fără a le ridica cu vârful în sus sau a
gesticula cu ele. Când se bea, tacâmurile se pun pe farfurie, încrucişate sau unul lângă altul,
cuţitul în partea dreaptă iar furculiţa cu dinţii în sus. După terminarea fiecărui fel de mâncare,
furculiţa şi cuţitul se pun în prealabil pe farfurie, în aceeaşi poziţie: furculiţa va avea însă, de
astă dată, dinţii în jos. Este nepoliticos să se mănânce direct de pe cuţit. Când se scapă un
tacâm pe jos, se ridică, se pune pe marginea mesei şi se cere altul. În timpul mesei se vor evita
zgomotele inutile şi dizgraţioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea
tacâmurilor, scobirea în dinţi etc.
De asemenea pieptănatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semn de bună
creştere. Controlul ţinutei trebuie făcut înaintea intrării în sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor „poftă bună”. Supele şi băuturile se servesc de către ospătar
din partea dreaptă, în timp ce restul felurilor de mâncare se servesc din partea stângă.
Serviciul începe cu femeia care ocupă locul de onoare la dreapta gazdei bărbat, ultima servită
fiind gazda femeie; apoi se trece la bărbaţi, începându-se cu bărbatul care ocupă locul din
dreapta gazdei femeie şi terminând cu gazda bărbat. Semnalul de începere a mesei îl dă gazda
femeie, invitând oaspeţii să servească. Bărbatul gazdă invită oaspeţii pentru servirea băuturii.
Ridicarea de la masă va fi făcută la semnul dat de gazda femeie, după ce s-a asigurat însă că
toţi invitaţii au terminat de mâncat.
Toastul se rosteşte, de obicei, la desert. Sunt cazuri însă când acesta este rostit şi la începutul
mesei. Într-o asemenea situaţie trebuie să se asigure că băutura alcoolică să fie deja turnată în
pahare. Nu se toastează cu băuturi nealcoolice. Paharul cu care se toastează se ridică până la
nivelul feţei. Dacă în timpul toastului bărbaţii se ridică de pe scaune, femeile pot rămâne jos.
Ele se vor ridica numai după un toast oficial, împreună cu bărbaţii.
Organizarea unei mese-bufet se obişnuieşte foarte des, mai ales când există interesul de a se
invita un număr mai mare de persoane. În acest caz, mâncărurile (bufetul) se aranjează pe
mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeţii se servesc singuri sau ajutaţi
de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare, caz în care este nevoie de mai multă
dexteritate, întrucât cu mâna stângă se va ţine farfuria şi se va mânca cu mâna dreaptă,

34
 Tema 1

folosirea cuţitului fiind foarte anevoioasă. Dacă este loc, se mai poate mânca aşezând farfuria
pe masa de bufet sau pe mese alăturate special amenajate în acest scop.
Cocktailurile şi recepţiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
ospătari, care circulă printre invitaţi, cu platourile de mâncare şi băutură, fie prin instalarea
unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeţii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul câtorva ospătari.

G. Fumatul
În această problemă, o primă regulă de politeţe impune ca nefumătorii să nu fie stingheriţi de
către fumători. Se recomandă ca un bărbat să nu fumeze în apropierea unei femei, un tânăr
lângă o persoană mai în vârstă, un funcţionar în faţa sau lângă superiorul său, dacă ştie că toţi
aceştia nu suportă fumul de ţigară. În asemenea împrejurări, întrebarea „îmi permiteţi să
fumez?”, mai ales când este însoţită de gestul de a scoate ţigara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasată, deoarece interlocutorului îi va fi greu să răspundă negativ. Abţinerea
de a fuma, în asemenea situaţii, este cea mai bună soluţie. De asemenea, trebuie avute în
vedere şi alte câteva reguli esenţiale:
 nu se salută cu ţigara în gură;
 nu se vorbeşte cu ţigara sau pipa în colţul gurii şi nu se ţine ţigara permanent în gură
pufăind din ea;
 nu se intră cu ţigara sau pipa aprinsă în locuinţa unde eşti invitat sau în biroul
superiorilor în grad.
Se recomandă ca femeile să nu fumeze pe stradă sau dacă fumează să nu dea fumul pe nas. În
societate bărbatul oferă foc mai întâi femeilor şi apoi bărbaţilor. O femeie poate oferi foc altor
femei, dar nu este normal să ofere foc bărbaţilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de ţigară este absolut obligatorie. Este inadmisibil să se folosească la întâmplare
oricare vas drept scrumieră. Gazda nu va începe să fumeze înainte de a oferi ţigări invitaţilor
săi; invitaţii nu vor fuma înainte de a cere permisiunea gazdei. La o masă oficială nu se
fumează decât din momentul când sunt oferite ţigări de către gazdă, de obicei nu înainte de a
se trece la felul principal de mâncare, respectiv la friptură.

H. Ţinuta vestimentară
În activitatea de relaţii cu publicul, ţinuta vestimentară are o deosebită importanţă. Regula de
etichetă vestimentară cere o îmbrăcăminte corectă, în plină armonie cu conformaţia corpului
şi împrejurările în care este purtată. În aceasta constă şi adevărata eleganţă. A fi elegant nu
înseamnă preocuparea exclusivă pentru numărul şi preţul toaletelor, copierea fidelă a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bună
calitate şi o croială corespunzătoare, capabile să răspundă unor nevoi cât mai variate şi fără a
se demoda prea repede. La bărbaţi accesoriile au mare importanţă. Se cere: o cămaşă curată şi
bine călcată, o cravată discretă, asortată, ca şi încălţămintea sau ciorapii, la culoarea
costumului. La femei culorile şi desenul materialului ca şi croiala rochiei trebuie să fie
armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decât să-şi evidenţieze şi mai
mult paloarea dacă se va îmbrăca în culori galbene sau verzi. O femeie corpolentă şi de statură
mică nu va purta o rochie plisată sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croială scurtă, după
cum o femeie înaltă nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu
contribuie la obţinerea unei note de mai multă eleganţă, ci dimpotrivă.
Ţinuta de zi sau ţinuta de oraş (se foloseşte dimineaţa şi după-amiaza)
La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de oraş, pot fi oferite următoarele sugestii:
Pentru femei:
ˇ rochie scurtă de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale şi culori potrivite
sezonului (ziua nu se îmbracă rochii din materiale lucioase – lamé sau dantelă);

35
 Tema 1

ˇ mănuşi simple şi pălărie, asortate cu îmbrăcămintea;

ˇ accesorii discrete;
ˇ poşeta obişnuită de o culoare asortată cu îmbrăcămintea;
ˇ pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortată cu îmbrăcămintea (nu se recomandă
pantofi din piele lucioasă);
ˇ palton, pardesiu sau haină de blană, după sezon.
Pentru bărbaţi:
ˇ costum (haină şi pantaloni) de aceeaşi culoare (nu prea închisă), de croială obişnuită;
ˇ cămaşă albă sau cu dungi de culoare asortată la costum;
ˇ cravată, ciorapi şi pantofi asortaţi la culoarea costumului;
ˇ mănuşi numai când se poartă şi pălărie;
ˇ palton sau pardesiu, numai când este cazul.
Unele precizări:
ˇ costumul „uni” se poartă cu cămaşă „uni” şi cravată cu dungi discrete;
ˇ la cămaşă în dungi se poartă şi cravată „uni”;
ˇ cravată modernă, înflorată sau cu diferite modele geometrice, trebuie să fie aleasă cu
multă grijă;
ˇ culoarea ciorapilor se asortează cu cea a cravatei;
ˇ nu se poartă cravată la cămaşă cu mânecă scurtă;
ˇ toamna, iarna şi primăvara se vor purta mănuşi din piele, în circumstanţele care impun
eleganţă.

Ţinuta de seară sau ţinuta de culoare închisă

La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de culoare închisă, se recomandă:
Pentru femei
ˇ rochie de seară din mătase, lamé, dantelă, lână, jersé etc., de obicei de lungime obişnuită
sau dacă moda impune, mai lungă;
ˇ mănuşi din piele sau mătase, scurte (la rochie cu mâneci) sau lungi -3/4 (la rochie fără
mâneci);
ˇ bijuterii de preţ, dar discrete şi în număr redus;
ˇ poşetă de dimensiuni mici din piele, mătase sau materiale lucioase (paiete, mărgele etc.),
de culoare asortată cu îmbrăcămintea;
ˇ pantofi din piele lucioasă sau mată şi ciorapi din mătase sau dantelă, în culori asortate cu
îmbrăcămintea;
ˇ în sezonul rece, palton, pardesiu sau haină de blană de culoare închisă.
ˇ Aceasta este ţinuta vestimentară recomandată pentru diferite ocazii oficiale, mese,
recepţii, gale de film, spectacole teatrale etc., însă în oraş poate fi folosit, cu deplin succes,
costumul taior sau deux-pieces, confecţionat din materiale de bună calitate şi cusut cu mult
gust. Nu se recomandă folosirea pantofilor cu tocul înalt la ţinuta cu pantaloni.
Pentru bărbaţi
ˇ costum de culoare neagră sau închisă, cu pantaloni şi vestă de aceeaşi culoare (stofă uni
sau cu dungi discrete din acelaşi fir);
ˇ cămaşă albă;
ˇ cravată argintie sau asortată la culoarea costumului;
ˇ ciorapi negri;
ˇ mănuşi, când se poartă şi pălărie;
ˇ pantalon sau pardesiu când este cazul (totdeauna cu mănuşi).
Ţinuta pentru ceremoniile cu caracter funerar
La ceremoniile cu caracter funerar se recomandă următoarea ţinută vestimentară:
Pentru femei

36
 Tema 1

ˇ îmbrăcăminte de sezon, de culoare neagră;

ˇ ciorapi negri subţiri;
ˇ poşetă neagră;
ˇ pantofi negri;
ˇ batistă albă, îndoliată;
ˇ pălărie şi mănuşi de culoare neagră;
ˇ palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagră, în funcţie de anotimp.
Pentru bărbaţi
La înmormântări:
ˇ costum de culoare neagră;
ˇ cămaşă albă;
ˇ cravată, ciorapi şi pantofi de culoare neagră;
ˇ palton, pardesiu, fulgarin, mănuşi şi pălărie de culoare neagră (în funcţie de anotimp);
ˇ fular alb, de mătase.
b) La prezentarea de condoleanţe – haină neagră sau ţinută de culoare închisă. La prezentarea
de condoleanţe se recomandă haină neagră, dar nu este obligatorie.
c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomandă folosirea ţinutei de culoare
închisă.
Ţinuta de ceremonie sau ţinuta specială
În practica internaţională, ţinuta variază de la o ţară la alta, observându-se tendinţa de
renunţare la îmbrăcămintea clasică de mare ceremonie şi anume; smoking, jachetă şi frac. În
ultimul timp, în multe ţări, la ceremoniile de mare fast se foloseşte costumul negru sau închis.
De regulă la acţiunile cu caracter diplomatic, trebuie respectată ţinuta indicată pe invitaţie. În
cazul când nu există o asemenea precizare, se va folosi îmbrăcămintea corespunzătoare
practicii locale pentru toate acţiunile prevăzute în programul acestor vizite. Acest lucru
impune cunoaşterea dinainte a practicii locale în vederea confecţionării din timp a
veştmintelor necesare.
De reţinut:
ˇ dacă bărbatul este îmbrăcat în smoking, partenera va purta rochie scurtă, fără mâneci,
fără pălărie şi mănuşi (în unele ţări, la mesele care au loc la ore târzii se indică rochie lungă);
ˇ dacă bărbatul este îmbrăcat în jachetă (de obicei, la vizite oficiale în cursul zilei),
partenera va purta rochie scurtă cu pălărie şi mănuşi;
ˇ dacă bărbatul este îmbrăcat în frac, partenera va purta rochie lungă, fără mâneci şi cu
mănuşi lungi.
Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la acţiunile protocolare, vizite, mese, recepţii,
cocktailuri, ceaiuri etc., să se poarte îmbrăcămintea indicată în program sau pe cartea de
invitaţie. În lipsa unei asemenea precizări, se poate ţine cont de următoarele recomandări:
Portul mănuşilor
Purtatul mănuşilor depinde de obiceiurile locale. Pe stradă însă, bărbatul îşi va scoate mănuşa
din mâna dreaptă pentru a saluta. Femeile nu-şi scot mănuşile decât dacă întâlnirea este fixată
dinainte. În interior, bărbatul nu intră cu mâna dreapta în mănuşă. Este preferabil ca ea să se
scoată înainte de a suna la uşă. Mănuşile se scot în restaurant şi într-o sală de dans, dar ele se
pot purta în tren, la sport şi pentru condusul maşinii. La bal, la teatru, ca şi la toate
manifestările publice care au loc în interior, bărbaţii îşi vor scoate mănuşile, în timp ce
femeile – dacă doresc – pot să le păstreze. La o invitaţie la masă, nu se intră în sufragerie cu
mănuşile în mână. Când se îmbracă pardesiul, mantoul, paltonul, mănuşile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichetă:
ˇ Pe stradă – prioritatea de trecere este următoarea: femeia trece înaintea bărbatului, cel
mai în vârstă înaintea celui mai tânăr, gradul superior înaintea celui inferior.

37
 Tema 1

ˇ Iniţiativa de a intra in discuţie aparţine femeii, celui mai în vârstă sau mai mare în grad
(cu excepţia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente şi importante pentru
interlocutori).
ˇ La urcarea în mijloacele de transport public se dă întâietate femeilor, persoanelor mai în
vârstă şi superiorilor în grad. La coborâre se procedează invers: bărbatul sau persoana mai
tânără coboară primul şi ajută apoi femeile sau pe cei mai in vârstă.
ˇ În cazul unei deplasări cu maşina, locul de onoare este la spate în dreapta banchetei,
după care urmează cel din stânga, iar locul trei, în faţă, lângă şofer. În cazul când două femei
şi un bărbat sau doua femei şi doi bărbaţi se află împreună, locul femeilor este pe bancheta din
spate, cea mai în vârstă stând la dreapta, iar a bărbaţilor în faţă.
ˇ Dacă doi bărbaţi însoţesc o femeie, cel mai in vârstă sau superior în grad stă pe bancheta
din spate, la stânga femeii, iar al doilea bărbat în faţă.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepţiilor şi întâlnirilor prieteneşti

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)
Organizarea şi participarea la mese, unde sunt invitaţi oaspeţi străini şi personalităţi locale, a
încetat să mai fie o simplă acţiune de curtoazie, protocolară devenind o modalitate de lucru,
un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puţin oficial în care se desfăşoară, poate
permite atât realizarea unor contacte mai strânse între participanţi, cât şi discutarea sau chiar
rezolvarea unor probleme de muncă.
Reuşita unor astfel de mese, atingerea scopului urmărit, depind atât de oportunitatea acţiunii şi
de alegerea oaspeţilor, cât şi de priceperea şi tactul cu care gazda invită, primeşte şi se ocupă
de invitaţi.
a) Oportunitatea organizării meselor
În general, organizarea meselor diplomatice trebuie să urmărească un obiectiv precis, să
constituie o acţiune de muncă, care să contribuie la susţinerea şi dezvoltarea activităţii
organizatorului, la lărgirea şi întărirea contactelor cu persoanele invitate.
b) Alegerea invitaţilor
Alegerea invitaţilor, ca nivel şi număr, este determinată de:
ˇ importanţa persoanei sau delegaţiei în cinstea căreia este oferită masa;
ˇ scopul care se urmăreşte;
ˇ nivelul la care are loc acţiunea respectivă.
Practica a demonstrat că pentru reuşita unei acţiuni de acest fel este necesar să existe un
echilibru între nivelul şi numărul oaspeţilor străini invitaţi şi cel al reprezentanţilor gazdei,
astfel ca participanţii să poată găsi subiecte de discuţie de interes comun.
La alegerea invitaţilor se va avea în vedere ca participanţii să se poată înţelege între ei într-o
limbă de circulaţie internaţională, accesibilă tuturor. Oaspetele care nu cunoaşte nici o limbă
de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă este dorită în mod deosebit, va fi invitat cu
translatorul său.
c) Trimiterea invitaţiilor
Transmiterea şi primirea invitaţiilor reprezintă primul contact al organizatorului mesei cu cel
invitat, astfel că modul în care se derulează acest moment va contribui sau nu la reuşita
acţiunii. Transmiterea invitaţiilor se face după ce în prealabil, persoanele care urmează a fi
invitate au fost consultate asupra datei şi posibilităţii de participare. Menţionarea ocaziei sau
scopului pentru care se face invitaţia este un semn de respect şi consideraţie faţă de cel invitat.
Textul invitaţiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa şi va fi adresată persoanei şi
nu funcţiei celui invitat. În măsura în care uzanţele locale prevăd, pe invitaţii va fi indicată şi
ţinuta dorită la acţiune. În cazul protocolului românesc se foloseşte, în special, „ţinuta de
oraş”, la dejun şi „haina de culoare închisă”, pentru dineu. În funcţie de nivelul şi importanţa

38
 Tema 1

care se acorda mesei, haina închisă poate fi folosită şi pentru dejun. Practica internaţională
prevede pentru acest gen de acţiuni:
ˇ „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oraş
ˇ „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare închisă
ˇ „cravate noire” – „black tie” – smoking.
Pe invitaţiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în colţul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaţiile transmise fără consultarea celui invitat vor purta
menţiunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, răspunsul la invitaţie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de
neparticipare, să invite o alta persona. Este recomandabil ca răspunsul să fie dat printr-o
formulă care să includă mulţumiri pentru invitaţie şi precizarea că se va putea sau nu onora
invitaţia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masă de o altă persoană, fără încunoştiinţarea şi
asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaţia să ajungă la destinatar cu cel puţin 10-14 zile înaintea acţiunii.
d) Plasamentul la masă
Locul de onoare este aşezat totdeauna pe latura care oferă, în funcţie de încăpere, privirii
ocupantului fie uşa de intrare, fie fereastra dacă uşa este laterală, fie, în cazul în care şi uşa şi
fereastra sunt aşezate lateral, perspectiva cea mai largă.
Plasamentul se face întotdeauna după ce a fost stabilită ordinea de precădere, atât a bărbaţilor
cât şi a femeilor. Ordinea de precădere se face ţinând cont de funcţie. La nivel de reprezentare
egal, vechimea în funcţie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza cărora se poate
realiza ordinea de precădere. Femeile văduve sau divorţate au precădere – în principiu –
asupra celor necăsătorite, atunci când nu au funcţie.
Pentru a înlesni identificarea locului la masă al fiecărui invitat, se vor folosi cartonaşe
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numărul invitaţilor este
mare, pentru a se evita circulaţia în jurul mesei pentru identificarea plasamentului la masă, se
foloseşte al doilea rând de cartonaşe pe care este schiţat planul general al mesei şi este marcat
locul invitatului. În funcţie de numărul participanţilor şi formatul mesei, poate fi alcătuit un
tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeţilor. Se
pot avea în vedere şi soluţii combinate, de plasament la masa în formă de potcoavă cu mese
rotunde sau dreptunghiulare, în funcţie de nivelul participării la acţiuni şi numărul
invitaţilor. În situaţia când la o masă se invită o persoană cu grad mai mare ca cel al gazdei,
aceasta din urmă poate ceda locul său acesteia. În caz contrar, persoana cu gradul mai mare va
ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este un celibatar sau soţia este
absentă, se obişnuieşte ca locul de onoare din faţa gazdei să fie oferit soţiei invitatului cu
gradul cel mai mare. Când se doreşte să se acorde oaspetelui de onoare (necăsătorit sau a cărei
soţie este absentă) o atenţie deosebită, locul de onoare va fi cel din faţa soţiei gazdei. În acest
caz, gazda-bărbat se aşează fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai
politicos. În funcţie de nivelul la care are loc acţiunea, în situaţia în care există, locul
translatorului poate fi: în spatele gazdei sau la masă, în stânga ei.
Masa Bufet
Se organizează când există interesul de a se invita un număr mai mare de persoane.
Mâncărurile vor fi aşezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeţii se
servesc singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare în acelaşi salon sau
saloane alăturate, unde se pot aranja grupuri de măsuţe, pe care se aşează farfurii şi tacâmuri.
Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corectă şi cu gust a mesei creează o ambianţă plăcută şi uşurează atât serviciul
ospătarilor, cât şi consumul mâncărurilor pregătite.

39
 Tema 1

 Scaunele trebuie aranjate la distanţe potrivite: să nu fie prea aproape pentru ca vecinii
să se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor şi nici prea depărtate încât
discuţiile să fie stânjenite.
 Faţa de masă clasică este albă sau cu desene discrete de aceeaşi culoare (damasc).
Înainte de a fi folosită, este indicat să fie controlată dacă este perfect curată şi recent
călcată, astfel încât pliurile să nu împiedice aranjarea mesei. În cazul când sunt
necesare mai multe feţe de masă (ceea ce trebuie evitat în măsura posibilului) se va
observa ca suprapunerea lor să se facă pe o linie cât mai puţin perceptibilă. Sub faţa de
masă se întinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bună fixare a
tacâmurilor şi, totodată, fereşte masa de pete.
 În ultimul timp, se folosesc în mod curent feţe mici de masă, individuale, făcute dintr-
o pânză fină, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori. Feţele de masă
individuale se folosesc numai când gazda dispune de o masă din lemn de calitate
superioară şi perfect lustruită.
 Şerveţelele se aranjează în diferite forme, pliate în formă dreptunghiulară sau
triunghiulară, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic este aranjarea
lui în formă triunghiulară, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât să mascheze
feliile de pâine sau chifle.
 Tacâmurile folosite la o masă oficială trebuie să fie de calitate bună, de preferinţă din
argint sau argintărie. Gazda are obligaţia să le controleze înaintea fiecărei mese, spre a
se încredinţa că sunt curate şi în bună stare. Nu este nimic mai neplăcut decât ca, în
timpul unei mese, vreunui invitat să-i cadă, de exemplu, mânerul cuţitului sau ca
acesta să nu taie. De regulă, fiecare fel de mâncare se mănâncă cu tacâm separat. De
aceea şi tacâmurile se aranjează în ordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iată, de
exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
– la dreapta farfuriei: lingura de supă, cuţitul de peşte, cuţitul de carne;
– la stânga farfuriei: furculiţa de peşte şi cea de carne;
– în faţa paharelor: furculiţa, cuţitul şi linguriţa de desert.
– lamele cuţitelor vor fi întotdeauna îndreptate spre farfurie.
 Paharele se aranjează în faţa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numărul lor
depinzând de cel al băuturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat.
La un dineu, de exemplu, la care se vor servi două feluri de vin şi şampanie se vor
pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru apă. Dacă aperitivul se serveşte direct la
masă, se pune în plus păhărelul de ţuică (sau altă băutură)care, de obicei, se umple
înainte de aşezarea oaspeţilor la masă. Paharele de lichior sau coniac se pun pe masă
odată cu cafeaua sau puţin mai înainte.
 Masa se aranjează, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele două rânduri de tacâmuri.
Ornamentul cel mai practic constă într-un aranjament de diferite flori cu tijele tăiate
scurt, puse într-o vază joasă, astfel încât oaspeţii plasaţi faţa în faţă să se poată vedea
cu uşurinţă. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjează fructe de sezon,
bomboniere, precum şi diferite bibelouri de calitate superioară. Buchete mai mari de
flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.
 Ca piese accesorii, la o masă mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, muştar sau
alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la masă se serveşte peşte sau
fructe care necesită folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a
sâmburilor, se obişnuieşte ca în dreptul fiecărui invitat să se pună câte un bol cu apă,
în care oaspeţii îşi vor putea clăti degetele. În apă se pot pune petale de flori, felii de
lămâie etc.

f) Meniul

40
 Tema 1

Meniul va fi întocmit în funcţie de oaspeţi şi sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei şi felul în care este servită. Se vor evita mesele prea încărcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat să se servească, în afara desertului, mai mult de două
feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabileşte un meniu mai uşor. În
general, nu se serveşte decât un singur fel de mâncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce şi al doilea fel. Alegerea desertului se face în funcţie de restul meniului: un desert
mai uşor (salată de fructe, îngheţată), dacă celelalte feluri de mâncare au fost mai grele şi un
desert mai consistent (tort, plăcintă etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert
(proaspete, compot, salată), fie după acesta, dacă masa nu a fost prea încărcată.
Vinurile se aleg după componenţa meniului. La o masă nu se vor servi mai mult de două
feluri de vin (alb, roşu) şi un vin dulce, desert sau şampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servită la masă sau într-un salon separat. Dacă se
serveşte separat, după terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitând oaspeţii în
salonul respectiv.
Unele reguli de etichetă referitoare la acţiunile protocolare enunţate
În cazul când şeful unei instituţii oferă o masă cu un număr mai mare de oaspeţi, este bine ca
cel puţin unul dintre colaboratori să fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dacă vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator să întâmpine oaspeţii la ieşirea
din vestiar, ajutându-i să ia cunoştinţă de plasamentul la masa. Acesta se face pe o placă
specială, de obicei confecţionată din piele sau material plastic, în care se introduc bucăţi mici
de carton, pe care se scrie numele fiecărui invitat, aranjate în jurul unei piese, de forma mesei,
montată în mijlocul plăcii;
Sosirea la masă cu punctualitate trebuie respectată cu stricteţe, pe de o parte având în vedere
că se pot servi unele mâncăruri fixe care se pregătesc „la minut”, pe de altă parte, pentru a
evita ca ceilalţi invitaţi să aştepte pe cel întârziat. Pentru preîntâmpinarea unor asemenea
situaţii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicată pe invitaţie să se servească drink-
uri şi mici aperitive, în picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între toţi participanţii la
masă.
Ţinuta la o masă este cea indicată pe invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu există,
în funcţie de anotimp şi ora mesei, se va îmbrăca un costum corespunzător, care poate fi de
culoare mai deschisă la prânz şi în orice caz de culoare închisă seara (gris-fer, bleu-marin etc).
La orice masă, bărbaţii îmbracă însă cămaşă albă, cu pantofi şi ciorapi asortaţi culorii
costumului. Se va avea, de asemenea, grijă ca între ciorapi şi cravată să nu fie un contrast
izbitor. La o masă de prânz, femeile pot îmbrăca o rochie simplă de zi, bine croită şi potrivită
vârstei – în privinţa modelului şi culorii. La o masa de seară (dineu) se va prefera o rochie de
mătase sau lână, mai închisă, cu croială simplă. Rochia de seară (de obicei mai lungă, dintr-un
material închis şi mai greu) nu se poartă decât atunci când bărbatul este în smoking sau frac.
Portul pălăriei la prânz este uzual, chiar la o rochie de stradă. De asemenea, în special la o
masă de seară, se obişnuieşte să se poarte mănuşi. Lungimea şi culoarea acestora depind de
croiala rochiei şi de gustul personal.
Când ospătarul anunţă că masa este servită, gazda-bărbat invită pe soţia oaspetelui principal şi
o conduce la locul ei. Gazda-femeie invită pe oaspetele de onoare să între în sufragerie, dar ea
trece după intrarea tuturor oaspeţilor. La sfârşitul mesei, gazda-femeie se ridică şi iese prima
din sufragerie.
Înainte de invitarea la masă, gazda va avea grija să recomande între ei pe oaspeţii care nu se
cunosc.
Servitul mesei începe întotdeauna cu oaspeţii-femei, în ordinea de precădere a acestora şi
continuă apoi cu bărbaţii, astfel încât gazda-soţie va fi servită ultima dintre femei, iar gazda-
soţ ultimul dintre bărbaţi.

41
 Tema 1

Se va controla cu grijă îmbrăcămintea ospătarilor, ea trebuind să fie curată şi de aceeaşi

croială. De asemenea, ospătarii vor fi instruiţi cu privire la ordinea în care vor fi serviţi
oaspeţii şi la comportarea în timpul mesei (să nu fie zgomotoşi, să nu servească sau să circule
în timpul toasturilor, decât dacă este necesar să umple paharele etc.).
Cei ce stau împreună la aceeaşi masă au obligaţia de a discuta între ei. A proceda altfel
înseamnă o totală lipsă de politeţe. În cazul când doi oaspeţi plasaţi unul lângă altul nu se
cunosc, bărbatul poate arăta vecinei sale cartea lui de vizită, din dreptul tacâmului, spunând:
„Numele meu, al dv.?” sau numai „numele meu”, în timp ce se uită spre cartea de vizită a
persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul în care ospătarii servesc oaspeţii cu ţigări. În cazul când ţigările
sunt pe masă, de obicei nu se fumează înainte de a se trece la ultimul fel de mâncare (carne)
sau până când gazda nu face o invitaţie în acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei dă semnalul de plecare, părăseşte locuinţa gazdei, în mod
obişnuit, după 1/2-1 oră de la terminarea mesei. Bineînţeles, în această privinţă nu există o
regulă fixă, plecarea oaspetelui principal fiind în funcţie şi de alte elemente ca: atmosfera
existentă şi natura discuţiilor care se poartă, anumite interese personale sau angajamente
ulterioare etc. În cazul când unii invitaţi au obligaţii care nu le permit să aştepte plecarea
invitatului principal, vor putea părăsi locuinţa, scuzându-se atât faţă de acesta, cât şi faţă de
gazdă.

B. Organizarea cocktailurilor şi recepţiilor

Cocktail-urile şi recepţiile se organizează în diferite împrejurări ca: ziua naţională, prezenţa în
ţară a unei delegaţii străine etc. În general, cocktailurile se organizează în ocazii mai puţin
oficiale şi au loc după-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepţiile au un caracter mai oficial,
în cinstea unei delegaţii de înalt nivel etc., ele având loc mai ales seara, în jurul orelor 19.00
sau 20.00. Pe invitaţii se menţionează, de obicei, ocazia cu care se oferă cocktailul sau
recepţia respectivă. Oaspeţii vor fi salutaţi, la sosire şi plecare, de către gazdă şi soţia sa şi,
eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebită trebuie să se acorde atenţiei faţă
de oaspeţi, urmărindu-se ca gazdele să se întreţină cu cât mai mulţi oaspeţi şi în special cu
personalităţile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul să
le abordeze în ziua respectivă să fie pregătite cu multă grijă, indicându-se care anume dintre
colaboratori va ridica una sau alta dintre ele şi cui anume, astfel încât aceleiaşi persoane să nu
i se ridice probleme similare de către diferiţi membri ai instituţiei.

C. Ceaiuri şi întâlniri prieteneşti

Ceaiurile sunt acţiuni protocolare organizate, fără o ocazie deosebită, cu scopul de a se crea o
ambianţă propice unor discuţii amicale. Ceaiurile se organizează fie dimineaţa între orele
10.30-11.30 sau după-amiaza, începând cu orele 16.00 până la orele 18.00. La ceai se pot
servi alune.

Întrebări recapitulative
1. Ce este birotica şi cum a apărut?
2. Care sun rolurile organizatorice şi ce activităţi desfăşoară birourile?
3. Care sunt particularităţile şi tendinţele muncii de birou?
4. Care sunt obiectivele biroticii?
5. Care sunt principiile biroticii?
6. Care sunt tendinţele actuale de dezvoltare a biroticii?
7. Care sunt cerinţele secretariatului faţă de birotică?
8. Care sunt tehnologiile pentru realizarea comunicaţiilor birotice?
9. Care sunt soluţiile pentru aplicarea comunicaţiilor interne ale firmei?

42
 Tema 1

10. Cum se foloseşte Internetul în activităţile de secretariat?

11. Care sunt atribuţiile şi sarcinile secretariatelor?
12. Cum este organizat secretariatul?
13. Care sunt funcţiile secretariatului modern?
14. Ce este protocolul şi ce rol are în activităţile de secretariat?
15. Care sunt caracteristicile importante ale protocolului?
16. Care sunt cauzele care au determinat apariţia Biroticii ca disciplină?
17. Care sunt elementele esenţiale ale definiţiei Biroticii?
18. Ce este un birou şi care sunt principalele tendinţe de evoluţie ale acestuia?
19. Care sunt componentele Biroticii?
20. Care sunt domeniile de aplicaţie ale biroticii?
21. Care sunt principalele proceduri birotice şi ce echipamente se folosesc în fiecare caz?
22. Ce modificări ale lucrului într-un birou se prefigurează?
23. Care sunt tendinţele în ceea ce priveşte mobilierul de birou?
24. Ce soluţii se întrevăd în ceea ce priveşte interconectarea echipamentelor dintr-un
birou?
25. În ce direcţie credeţi că ar trebui să evolueze interfaţa om-calculator?

Bibliografie

1. I. NĂFTĂNĂILĂ, Birotica şi performanţa managerială, Bucureşti, 2000

2. S., Borza, Utilizarea Calculatoarelor, Ed. Universităţii Lucian Blaga 2003
3. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions
d’Organisation, Paris, 1985.
4. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-
eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998.

Timp de studiu 4h, cate o ora pe zi

43
 TEMA 2.
SISTEME INFORMATICE DE BIROU
I. OBIECTIVE SPECIFICE TEMEI
A doua tema a cursului Birotica işi propune familiarizarea studentului cu modul în care este format
un sistem informatic de birou. Obiectivele principale ale acestei teme sunt:
Descrierea părţilor componente ale sistemului informatic cu un accent deosebit pe
unitatea centrală şi memoria calculatorului;
Prezentarea modului de funcţionare a unităţii centrale, a memoriei şi a celorlalte părţi
componente;
Familiarizarea studenţilor cu terminologia aferentă tehnicii de calcul;
Prezentarea părţilor componente ale celui mai răspândit calculator, calculatorul de tip
PC şi funcţionarea acestora.

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va cunoaste modul in care este constituit un calculator, modul in care acestea
functioneaza. In esenta va intelege faptul ca din punct de vedere fizic calculatorul este format din
circuite electronice in proportie de 90%, comandate de semnale electrice generate de software
specific

III. CUVINTE CHEIE: HARDWARE, BIT, BYTE, PROCESOR, ADRESĂ, PIT, LAND,
BUS, MAGISTRALĂ DE COMENZI SAU DE DATE, INTERFAŢĂ.

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

1. Schema bloc generala;
2. Unitatea centrala;
3. Memoria calculatoarelor;
4. Dispozitive de stocare a informatiilor;
5. Dispozitive de intrare iesire;

V. REZUMATUL TEMEI
Acest capitol prezintă componenta hardware a unui sistem informatic de birou. Sunt descrise
principalele componente ale calculatorului din punct de vedere constructiv precum şi a modului
de functionare. Se începe cu prezentarea schemei bloc a maşinii numite calculator inventată de
Jon Von Neuman, schemă bloc actuală şi în ziua de azi. Se continuă apoi cu prezentarea pe larg a
unităţii centrale, memoriei, dispozitivelor de stocare a informaţiei, dispozitivelor de intrare,
dispozitivelor de ieşire şi a dispozitivelor de comunicare între părţile componente.
Unitatea centrală sau ’inima’ calculatorului este formată din unitatea aritmetică şi logică,
care are rolul de a efectua operaţiile aritmetice şi logice şi din unitatea de comandă şi control
(UCC) care are rolul de a comanda părţile componente ale calculatorului.
Memoria are ca principale părţi componente Memoria RAM sau ‘creierul’ calculatorului
în care se prelucrează informaţiile existente în calculator, memoria ROM care conţine
microprogramele necesare funcţionării calculatorului, precum şi caracteristicile părţilor
componente ale calculatorului, memoria Cache memoria rapidă de lucru interpusă între UC şi
memoria de lucru (memoria RAM).
Dispozitivele de stocare a informaţiei au rolul de a inmagazina datele pe diverse părţi
componente ale calculatorului, de natură magneto electrică, optică etc. Dispozitivele de stocare a
datelor de natura electromagnetică sunt harddisk-urile şi dischetele. Citirea şi scrierea datelor se
bazează pe fenomenul de inducţie magnetică, stocarea datelor se face prin algoritmi complexi de
magnetizare. Scrierea datelor la dispozitivele de stocare de natură optică se bazează pe o rază
laser care realizează pe suprafaţa de stocare mici adâncituri numite ‘pit’. Acestea sunt completate
de suprafeţe netede numite ‘land’ asupra cărora nu s-a materializat acţiunea razei laser. Citirea se
 Tema 2

realizează prin devierea razei laser printr-o diodă luminiscentă la citirea unui pit sau land. Alte
dispozitive de stocare sunt memoriile de tip stick sau flash care permit stocarea informaţiilor de
ordinul gigabyţilor.
Dispozitivele de intrare au rolul de a introduce datele în calculator în vederea
prelucrărilor iar dispozitivele de ieşire vizualizează datele prelucrate din calculator.
Dispozitivele de comunicaţii sunt circuite electronice care asigură transferul de date între
părţile componente ale calculatorului.
Calculatoarele de tip PC au microprocesorul şi circuitele inteligente de pe placa de bază
pe post de unitate centrală, memoria RAM de tip DDRAM sau SDRAM, diverse dispozitive de
intrare: tastatură, mouse, scaner, dispozitive speciale (GPS, achiziţii de date), fax, modem etc,
dispozitive de ieşire: monitoare LCD sau CRT, implrimante, plotere etc. În general dispozitivele
de stocare a datelor pot fi considerate dispozitive de intrare ieşire.

VI. CONTINUTUL TEMEI

2.1. Clasificarea informaţiilor

Una din caracteristicile esenţiale ale activităţilor de birou o reprezintă preponderenţa

proceselor informaţionale şi decizionale. În birouri se generează, se recepţionează, se stochează,
se regăsesc şi se transmit informaţii. De aceea este utilă o scurtă clasificare a acestor informaţii
după forma, natura şi suportul lor .
a) După formă, informaţia poate fi:
- analogică - reprezentând fenomene fizice, imagini, sunete, aşa cum sunt percepute de
dispozitivele tehnice de înregistrare, fără o conversie sau codificare prealabilă. Mărimile fizice
implicate variază continuu în timp. Exemplu: înregistrarea pe bandă de casetofon.
- digitală - când informaţia provenind de la fenomenul real suferă un proces de
cuantificare şi de codificare numerică. În acest caz mărimile fizice implicate iau valori discrete
(de obicei codificate într-o succesiune de 1 şi 0). Avantajele sunt legate de imunitatea la zgomot
şi de precizia mărită. Exemplu: informaţia manipulată de sistemele de calcul digitale.
b) După natura informaţiei pot fi enumerate următoarele categorii:
- date numerice sau alfanumerice
- texte, organizate sub formă de documente
- documente grafice (imagini fixe)
- secvenţe audio
- secvenţe video (animate)
În prezent utilizarea mijloacelor multimedia tinde să integreze aceste categorii de
informaţii într-o formă nouă numită hipertext.
c) După suportul informaţiei pot fi enumerate:
1) Informaţii pe suporturi tehnice (suporturi care pot fi înregistrate şi citite cu ajutorul
unor dispozitive speciale de scriere-citire), care pot fi:
- suporturi magnetice: banda magnetică, discheta, discul magnetic
- suporturi cu lectură optică: discurile optice.
2) Informaţii pe suporturi grafice:
- suporturi opace realizate din hârtie şi care pot fi citite sau consultate vizual de om
(documentele tradiţionale, desenele, etc.)
- suporturi transparente: peliculă fotografică, film, microfilm, etc. Pentru citire este
necesară o operaţie de mărire prealabilă.
Există în prezent dispozitive ce realizează transferul direct al informaţiei de pe suporturi
grafice în memoria calculatorului (scannere, camere de luat vederi digitale) şi reciproc
înregistrarea pe suporturi grafice a informaţiilor stocate în memorie (imprimante, plottere).

2
 Tema 2

2.2. FUNCŢIILE UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU

Aşa cum s-a arătat în secţiunile precedente, performanţele şi costul echipamentelor şi

procedurilor informatice au făcut ca acestea să pătrundă spectaculos în activităţile de birou. Vom
înţelege în continuare prin sistem informatic de birou ansamblul de echipamente fizice
(hardware) şi sisteme de programe (software) cu care este dotat un birou şi care sunt utilizate în
activităţile specifice acestuia. Sistemul informatic poate fi reprezentat ca un ansamblu de trei
componente (fig.2.1.):
- componenta fizică (structura hardware)
- componenta logică (resursele software)
- obiectul procesării (informaţiile)

3 Componenta informationala Informatia

2 Componenta logica Software

1 Componenta fizica Hardware

Unitatea centrala
Memoria
Dispozitive de
intrare-iesire

Fig. 2.1. Sistem informatic de birou.

În mod obişnuit un astfel de sistem informatic constă din cel puţin un microcalculator (de tipul
calculatoarelor PC), cu echipamente de intrare-ieşire (tastatură, monitor video, imprimantă, etc.)
şi cu software-ul necesar activităţilor de birou. Calculatorul poate funcţiona de unul singur sau
poate fi conectat într-o reţea locală sau publică de calculatoare.
Un astfel de sistem informatic de birou trebuie să îndeplinească, în general, următoarele
funcţii:
- să permită colectarea şi introducerea datelor
- să permită stocarea datelor într-un volum suficient pentru activitatea biroului
- să permită prelucrarea datelor: procesare de texte, evidenţă economică, generare
de rapoarte, etc.
- să permită regăsirea şi extragerea datelor, prezentarea lor într-o formă cât mai
adecvată utilizării (grafice, tabele, desene, etc.)
- să permită conectarea la o reţea de comunicaţii şi schimbul de informaţii cu alte
sisteme informatice.
Toate aceste funcţii trebuie să fie îndeplinite în condiţiile unei interfeţe "prietenoase" cu
utilizatorul care de cele mai multe ori nu este un specialist informatician. Realizarea funcţiilor de
mai sus implică o anumită structură a hardware-ului şi o anumită dotare cu software, elemente ce
vor fi detaliate în secţiunile următoare.

2.3. RESURSE HARDWARE PENTRU ACTIVITATEA DE BIROTICĂ. STRUCTURA

UNUI SISTEM DE CALCUL DE TIP PC

2.3.1. Unitatea centrală

La începutul anilor 80 apar primele tipuri de microcalculatoare din familia calculatoarelor

personale (PC): APPLE, IBM, ATARI, AMIGA, etc. Datorită politicii firmei IBM, de a publica
şi declara libere specificaţiile tehnice ale microcalculatorului IBM-PC, majoritatea firmelor
producătoare au început să producă microcalculatoare compatibile IBM-PC, acesta impunându-
3
 Tema 2

se ca un standard în domeniul calculatoarelor personale. In figura 2.2. este prezentat un PC tipic.

Fig. 2.2. Aspectul tipic al unui PC compatibil IBM

Înainte de această “explozie” a PC-urilor, sistemele de calcul erau foarte voluminoase şi

operarea lor necesita cunoştinţe temeinice de informatică, nefiind la îndemâna nespecialiştilor.
Chiar şi în prezent continuă să existe calculatoare mari şi puternice (supercalculatoare, main-
frame), ilustrate în figurile 2.3 şi 2.4.

Fig.2.3. Aspectul unui supercalculator

Fig. 2.4. Un alt calculator de „talie mare”

4
 Tema 2

Sistemele de calcul “de talie mare” nu vor face obiectul discuţiei noastre, astfel încât în
cele ce urmează vom analiza sistemele de tip microcalculator, specifice calculatoarelor
personale.
Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt:
- raport preţ/putere de calcul - scăzut
- interfaţă "prietenoasă" cu utilizatorul
- gamă de aplicaţii imensă:
- gestiuni de baze de date
- calcul contabil
- procesare de texte, procesare tipografică
- proiectare asistată de calculator
- comunicaţii (reţele de calculatoare, poşta electronică)
- calcul matematic, ştiinţific
- aplicaţii în învăţământ, activitatea medicală
- jocuri etc.
Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din:
- calculatorul propriu zis (unitatea sistem)
- monitorul, tastatura
- echipamente periferice (imprimantă, scanner, mouse, plotter)

Fig. 2.5. Părţile componente ale unui PC

Calculatorul propriu-zis cuprinde într-o casetă (fig. 2.6):

 placa de bază (motherboard)
 sursa de alimentare
 unitatea de disc hard (fix, sau Winchester)
 unitatea sau unităţile de discuri flexibile (floppy)
 unitate de CD (cititor de CD, inscriptor de CD, DVD).

Din punct de vedere funcţional se disting următoarele blocuri:

- Unitatea centrală de prelucrare (UCP), memoria
- Dispozitivele de intrare-ieşire (I/E)
Placa sistem cuprinde: unitatea centrală, memoria, conectori, adaptoare standard.
a) Unitatea centrală conţine în mod obişnuit următoarele componente:
 microprocesorul şi circuite aferente
 sistemul de întreruperi
 sistemul de acces direct la memorie
 generatorul de timp programabil
 interfaţa pentru tastatură
5
 Tema 2

 generatorul sonor programabil

 adaptoare „on board” pentru sunet, monitor, fax-modem, reţea, imprimantă etc.
Microprocesorul utilizat este din familia Intel 8086 şi după tipul acestuia, sistemul s-a
numit 286, 386, 486, Pentium I, Pentium II, Pentium III, Pentium IV etc. De remarcat că
versiunile menţionate au în acest moment o valoare pur istorică.

Fig.2.6. Structura unui PC

b) Memoria. Primele sisteme de tip IBM-PC, realizate cu Intel 8086 (8088), aveau
memoria de 1 M octet. Din motive de compatibilitate sistemele mai puternice ulterioare au
păstrat organizarea primului Mo, dar posedă o memorie mai mare, putând merge până la giga-
octeţi. Pentru capacitatea de memorare se utilizează: 1 byte=1octet = 8 biţi, 1 KB = 1024 bytes,
1MB=1024KB, 1 GB=1024 MB.

2.3.2. Unităţile (dispozitivele) de intrare - ieşire

a) Tastatura
Este un dispozitiv de intrare. Tastele sunt grupate în mai multe zone:
 partea analoagă maşinii de scris (caractere alfanumerice, simboluri speciale)
 tastele funcţionale programabile
 tastatura numerică auxiliară
 tastele pentru editare
Există un număr de taste funcţionale: SHIFT, CTRL, ALT, care, utilizate simultan cu
tastele normale, modifică semnificaţia acestora. Aceste combinaţii sunt foarte des utilizate în
programele de editare si vor fi semnalate la prezentarea acestora.
b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din:
- monitorul TV (Display sau Screen)
- adaptorul video.
Monitorul utilizat la calculatorul personal este color si are accesibile pentru operator:
- buton de punere sub tensiune;
- controlul luminozităţii, contrastului, dimensiunii şi centrării pe orizontală şi verticală
etc., comandate digital prin intermediul unor meniuri.
Transformarea informaţiilor de afişat pe ecran, din forma binară în care se află pregătite
6
 Tema 2

într-o zonă de memorie, numită memorie de ecran, în forma semnalelor video ce se transmit
monitorului se realizează de către adaptorul video. Ecranul are două moduri fundamentale de
funcţionare: text (sau alfanumeric) şi grafic. Ambele se pot manifesta în regim monocrom (alb-
negru) sau color. Rezoluţia pe orizontală poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024
pixeli sau 1280 pixeli, iar pe verticală 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendinţa actuală este
spre mărirea rezoluţiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17"
sau, pentru aplicaţii de tehnoredactare a publicaţiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de
editare şi procesare de texte, ecranul este împărţit în mai multe ferestre (zone) cu diferite
destinaţii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective.
c) Discuri magnetice
Memoria externă este constituită practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt
dotate şi cu unitate de bandă magnetică "streamer"). În prezent există şi o puternică orientare
spre diversificarea memoriei externe prin răspândirea dispozitivelor de memorat de tipul
discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu inscriptoare de CD-uri sau dispozitive
magnetooptice).
Discurile magnetice sunt de două tipuri: discuri amovibile (floppy) şi discuri fixe,
realizate în tehnologia Winchester. De regulă se lucrează mai ales cu discul fix dar se arhivează
şi se transportă informaţia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacităţii de înmagazinare
situaţia discurilor magnetice este ilustrată în tabelul de mai jos:

Tabelul 2.1 Exemple de discuri magnetice

Tip disc Dimensiunea Capacitatea Observaţii
Disc 5,25" 1,2 Mo Practic nu se mai folosesc
floppy 3,5" 1,44 Mo Înlocuite cu DVD-uri care la randul lor
sunt inlocuite de memorii flash
Disc fix 500 GB 1-2 TB

Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatură, monitor) care efectuează operaţiile de
I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectuează la nivel de bloc. Mărimea blocului este
de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octeţi). Informaţia este
organizată pe disc în fişiere.
Pentru realizarea gestiunii fişierelor, volumele (discurile) trebuie organizate într-un mod
specific. Această organizare priveşte pe de o parte formatarea discurilor, pe de altă parte alocarea
zonei de început a discului pentru structuri specifice.
Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabileşte numărul de piste, numărul de
sectoare pe pistă şi numărul de feţe utilizate (fig. 2.7.). În cazul discurilor fixe formatarea are trei
etape:
- formatare fizică- efectuată de fabricant
- formatare partiţionară (pentru ca un disc să poată fi folosit de mai multe sisteme de
operare- un disc este văzut ca două sau mai multe)
- formatare logică.
Formatarea discurilor amovibile ca şi formatarea partiţionară şi logică a discurilor fixe se
face folosind comenzi puse la dispoziţie de sistemul de operare.
Structurile necesare pe un disc sunt, începând cu sectorul logic 0:
- programul de încărcare iniţială (BOOT). Verifică dacă volumul conţine sistemul de
operare. Dacă da, începe încărcarea, dacă nu, se dă un mesaj.
- tabela de alocare a fişierelor (FAT) - gestionează alocarea spaţiului pe disc. Spaţiul
necesar pe discul magnetic se alocă dinamic, cel devenit disponibil se re-alocă, astfel încât
fişierele nu sunt neapărat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de
eficienţă un grup este format din un număr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT,
pe baza unei "hărţi" a discului ţine evidenţa grupurilor înlănţuite în fişiere.

7
 Tema 2

- catalogul rădăcină (ROOT) - conţine pentru fiecare fişier câte o înregistrare care
cuprinde toate informaţiile necesare descrierii complete a acestuia, precum şi adresa sa.

Notă: Sistemele moderne, pe care este instalat un sistem de operare Windows NT, 2000
sau altele mai noi folosesc standardul de gestionare al discului NTFS (New Technology File
System).

Sector
Piste

Fig. 2.7. Ilustrare a pistelor si sectoarelor de pe suprafaţa unui disc

În figura 2.8 este ilustrată structura unui disc hard, fiind puse în evidenţă principalele
componente.

Fig. 2.8. Structura unui hard-disc.

d) Mouse
Reprezintă un dispozitiv de intrare care permite stabilirea unei legături între mişcarea
cursorului pe ecran şi mişcarea mouse-lui pe o suprafaţă dreptunghiulară. Elementul esenţial îl
constituie o sferă, aflată în contact cu suprafaţa mesei (tăbliţei) pe care se deplasează mouse-ul.
Rotirea sferei, ca urmare a deplasării dispozitivului este convertită în deplasare în aceeaşi
direcţie a cursorului pe ecran. În plus dispozitivul mai dispune de două sau trei butoane pentru a
genera comenzi odată adus cursorul în poziţia dorită.

8
 Tema 2

Fig.2.9. Mouse cu buton de defilare

e) Scanner
Este un dispozitiv de intrare care permite introducerea ("digitizată") în memorie a unei
reprezentări grafice (text, desen, diagramă etc.). Imaginea de scanat este pusă pe suprafaţa
transparentă a dispozitivului si apoi "citită" prin metode electrooptice prin deplasarea cititorului
de-a lungul ei. Există şi dispozitive de scanat mobile, de rezoluţie şi precizie mai coborâte
(handy scanner). După scanare, suportul software permite vizualizarea imaginii pe ecran,
mărirea, micşorarea, modificarea şi reproducerea ei pe un dispozitiv de ieşire (plotter sau
imprimantă). În cazul acestor dispozitive sunt doi parametri importanţi: formatul documentului
ce poate fi scanat (A4, A3 etc) şi rezoluţia (300,600, 1200 dpi sau chiar mai mare). Scanner-ele
pot fi utilizate şi pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic în memorie sub formă de
fişier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte. Pentru aceasta scanner-ul trebuie
să fie însoţit de produse software de tipul OCR (Optical Character Recognition- recunoaştere
optică a caracterelor).
Figura de mai jos ilustrează aspectul obişnuit al unui scanner.

Capac opac
Capac opac

Document de
scanat
Ferestr
trnsparent

Fig. 2.10. Scanner fix.

f) Plotter
Plotterul este un dispozitiv de ieşire care permite trasarea unui desen sau alte reprezentări
grafice (litere) prin deplasarea comandată, pe două direcţii a unuia sau mai multor dispozitive de
scriere (cu pastă sau cerneală), ca în figura 2.11. Dispozitivul este foarte util pentru trasarea
desenelor, diagramelor, având avantajul că se pot trasa orice fel de curbe în mai multe culori. În
prezent este înlocuit cu bune rezultate de imprimantele grafice. Au apărut, aşa cum am arătat în
capitolul 1, o serie de echipamente multifuncţionale, un scanner-plotter fiind ilustrat în figura
2.12,
9
 Tema 2

SStilou

Dispozitiv
port-stilou

Suport grafic
Bara port-carucior

Fig.2.11. Principiul de funcţionare al plotter-ului

Fig. 2.12. Dispozitiv multifuncţional simultan scanner şi plotter

g) Imprimanta
Este un dispozitiv de ieşire care permite înregistrarea pe hârtie a unor texte sau, în cazul
imprimantelor grafice, şi a unor desene sau construcţii grafice.
Din punct de vedere al interfeţei cu calculatorul imprimantele pot fi seriale sau paralele
iar din punct de vedere al posibilităţilor de înregistrare pot fi alfanumerice sau grafice.
Imprimantele moderne sunt paralele, grafice. Din punct de vedere al modului de
imprimare cele mai utilizate sunt cele cu jet de cerneală, alb/negru sau color cele laser şi, într-o
măsură tot mai redusă, cele matriciale, cu cap cu ace. Figura 2.13. ilustrează aspectul general al
unei imprimante matriciale şi al unei imprimante laser. Clasificarea şi caracterizarea
imprimantelor va fi detaliată în capitolul 3, în cadrul tehnicilor de reprografie.

Fig. 2.13. Imprimantă matricială şi imprimantă laser

10
 Tema 2

2.4 ELEMENTE DE MULTIMEDIA: COMPACT DISCURI, PLĂCI DE SUNET.

SISTEME BIROTICE INTEGRATE

Vom completa secţiunea dedicată resurselor hardware ale sistemelor informatice de birou
cu o scurtă prezentare a echipamentelor care se impun tot mai mult în acest domeniu în ultimul
timp.
Unitatea de compact disc (CD) a devenit un accesoriu prezent practic pe toate PC-urile
produse în ultimul timp. Acest echipament oferă soluţii avantajoase în privinţa capacităţii de
stocare şi a vitezei de acces şi de aceea va fi prezentat sumar în continuare. Principiul de
funcţionare se bazează pe citirea optică, cu ajutorul unei raze laser, a informaţiei scrise pe un
disc rigid. Există trei categorii de discuri optice [20]:
- CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory): discul este scris de producător prin
ştanţare (asemănător discurilor clasice de pick-up) şi poate fi doar citit, ca şi memoriile ROM.
Capacitatea este de ordinul 600 MB. În general pe CD-ROM-uri sunt înregistrate dicţionare,
enciclopedii, iar în ultimul timp pachete software.
- WORM (Write Only Read Many): discuri optice care permit o singură scriere (la
utilizator) şi mai multe citiri. Capacitatea lor poate fi de 400 Mo...5 Go şi sunt utilizate spre
exemplu pentru salvarea periodică, cumulativă, a datelor dintr-o firmă (arhivare).
- WMRM (Write Many Read Many): discuri optice care permit mai multe scrieri şi mai
multe citiri. Capacitatea de stocare este de 256 Mo...1 Go.
De reţinut că aceste capacităţi se referă la situaţia existentă în momentul redactării
acestei cărţi, evoluţiile foarte dinamice din acest domeniu tehnologic făcând ca aceste date să
devină perimate într-un interval relativ scurt de timp.
Un alt accesoriu întâlnit din ce în ce mai des în PC-uri este placa de sunet care permite
redarea, cu ajutorul unui sistem acustic (boxe) fie a unor fişiere speciale (de exemplu de tip wav,
mp3) fie a unor CD-uri audio. De asemenea se pot audia secvenţe sonore conţinute în
enciclopedii sau în manuale de învăţare a limbilor străine. Existenţa unui software specializat
face posibilă realizarea unor "documente" care îmbină textul, grafica şi sunetele. Fig 2.14
ilustrează aspectul tipic al unei staţii multimedia.

Fig. 2.14. Calculator dotat cu echipamente multimedia.

În acest domeniu al echipamentelor moderne care sunt tot mai mult folosite în conexiune
cu PC-urile mai menţionăm aparatele fotografice digitale care înregistrează fotografia în memorii
11
 Tema 2

electronice ce pot fi apoi transferate în memoria unui calculator. Imaginile pot fi apoi prelucrate
cu software specializat şi tipărite pe suporturi grafice cu imprimante de calitate. Figurile 2.15 şi
2.16 prezintă un astfel de aparat fotografic şi modul lui de conectare la PC.

Fig. 2.15. Conectare telefon la calculator

Fig. 2.16. Cuplarea aparatului foto digital la PC

Dacă CD-ul şi sistemul audio au completat resursele PC-ului, un proces interesant se

desfăşoară şi în ceea ce priveşte echipamentele periferice tradiţionale: imprimanta, scanner-ul,
telefaxul. Sunt deja disponibile comercial echipamente care integrează mai multe funcţiuni într-
un singur aparat: imprimantă laser, copiator, scanner, telefax. Este încă un pas spre realizarea
sistemului birotic integrat în care utilizatorul nu mai este obligat să lucreze cu multe echipamente
cu funcţii diferite ci are la dispoziţie un număr restrâns de echipamente multifuncţionale. Această
evoluţie tinde spre realizarea unui birou "inteligent" în care echipamentele comunică între ele sau
sunt integrate în unul singur care optimizează acţiunile şi uşurează munca omului.
Vom încheia această secţiune dedicată resurselor hardware menţionând un echipament
din ce în ce mai răspândit şi deosebit de util: calculatorul portabil (notebook sau laptop).
Posedând o mare putere de calcul, resurse de memorare considerabile, posibilităţi de conectare în
reţea, greutate mică, calculatorul portabil a devenit un accesoriu din ce în ce mai folosit. Figura
2.17 prezintă un astfel de echipament.

12
 Tema 2

Fig. 2.17. Calculator portabil

2.5. RESURSE SOFTWARE UTILIZATE ÎN BIROTICĂ

La nivelul cel mai apropiat de hardware, resursele software utilizate în birotică sunt cele
care aparţin sistemului de operare (SO) al calculatorului. Principalele funcţii ale sistemului de
operare sunt:
 interpretarea şi executarea comenzilor monitor
 încărcarea, lansarea în execuţie şi controlul execuţiei programelor
 comanda şi controlul dispozitivelor periferice, gestiunea fişierelor pe disc
 diagnosticarea, semnalarea şi tratarea erorilor.
 prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcţii sistem.

Cele mai răspândite sisteme de operare existente pe PC-uri au fost MS-DOS, OS/2,
APPLE DOS, iar în momentul de faţă se folosesc UNIX, WINDOWS (7,8,10). Sistemele de
operare dezvoltate în perioada de pionierat a informaticii păcătuiau prin faptul că obligau
utilizatorul să folosească comenzi greoaie, cu mulţi parametri care trebuiau perfect memoraţi.
Orice eroare, cât de mică, în formularea unei comenzi conducea la respingerea acesteia de către
sistem. Câtă vreme utilizatorii calculatoarelor erau specialişti informaticieni, acest impediment
nu era foarte important, dar când PC-urile s-au răspândit şi în rândul nespecialiştilor în
informatică a apărut nevoia unei altfel de interfeţe între om şi calculator. Pentru a facilita accesul
oricărui utilizator la funcţiile disponibile ale unui PC, firmele producătoare de software au
dezvoltat o serie de programe utilitare.
Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe calculatoarele personale se numără:
Norton Utilities, XTGold, PC Tools.
În momentul de faţă, răspândirea unor sisteme de operare de tip GUI (Graphical User
Interface - interfaţă grafică utilizator), a restrâns mult aria de folosire a produselor enumerate. În
afara acestor produse software generale, care fac din calculator un interlocutor agreabil al
utilizatorului, există pachete de programe specifice orientate spre diverse aplicaţii: baze de date,
editare şi procesare texte, tehnoredactare, proiectare inginerească etc. Figura 2.18 oferă o
imagine sugestivă a modului în care se structurează diferitele tipuri de produse software în raport
cu suportul hardware.

13
 Tema 2

Aplicatii

Sistem de

Hardware

operare

Utilitare

Fig. 2.18. Modul de structurare a componentelor software.

2.6. NOŢIUNI DESPRE MEDIILE WINDOWS

2.6.1. Scurt istoric al mediilor WINDOWS

Orice sistem de calcul are nevoie, pentru a funcţiona, de o componentă software

esenţială numită sistem de operare. Un sistem de operare (SO) reprezintă un ansamblu integrat
de programe de sistem care realizează interfaţa dintre utilizatori şi hardware şi care îndeplineşte
următoarele funcţii:
 interpretarea şi executarea comenzilor monitor;
 încărcarea, lansarea în execuţie şi controlul execuţiei programelor;
 gestiunea fişierelor pe disc;
 comanda şi controlul dispozitivelor periferice;
 diagnosticarea, semnalizarea şi tratarea erorilor;
 prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcţii sistem.
Primele sisteme de operare necesitau comenzi stufoase şi greoaie, care trebuiau
cunoscute foarte bine, orice eroare în formularea comenzii conducând la respingerea ei. În cazul
acestor sisteme de operare (ex. MS DOS), interfaţa SO – utilizator era reprezentată în esenţă de
linia de comandă DOS, deschisă de prompterul DOS. Odată cu răspândirea calculatoarelor PC,
producătorii de software au căutat soluţii pentru uşurarea muncii utilizatorilor care, în cele mai
multe cazuri, nu mai sunt specialişti informaticieni. Au apărut astfel utilitare (Norton Utilities,
PC Shell) care se interpun între utilizator şi SO, cele mai multe comenzi către SO putând fi date
mult mai uşor şi mai intuitiv. Tastarea unor comenzi (pe linia de comandă DOS) este înlocuită cu
selectarea unei funcţii sau comenzi dintr-o colecţie afişată pe ecran.
Pe această linie, a interfeţelor utilizator prietenoase se înscriu şi programele (sau
mediile) Windows. De data aceasta ecranul monitorului este transformat într-o suprafaţă grafică
acoperită cu diverse obiecte (pictograme, butoane, meniuri, liste, cutii de dialog etc.). O astfel de
interfaţă se numeşte interfaţă grafică utilizator (graphical user interface – GUI). Selectarea
obiectului dorit (şi implicit a unei acţiuni) se face foarte uşor cu ajutorul mouse-ului. Se poate
spune că mediul Windows a înlocuit cuvintele şi numerele cu imagini şi butoane.
Numele mediului Windows se datorează faptului că fiecare program sau aplicaţie
lansată în execuţie apare într-o fereastră (window) pe monitor.
Versiunile Windows 3.0, 3.10, 3.11 au adus îmbunătăţiri consecutive mediului, sporind
în acelaşi timp necesarul de resurse (viteză, procesor, memorie, disc) ale calculatorului. Toate
aceste versiuni se încărcau “peste” o anumită versiune de DOS, separând utilizatorul de partea
14
 Tema 2

tehnică a calculatorului. “Sarcinile” trasate de utilizator erau transmise mai departe de către
Windows către DOS.
Versiunile Windows 95, Windows 98, Windows 2000 aduc o noutate esenţială, în
sensul că nu mai este nevoie de DOS. Dar despre trăsăturile esenţiale ale acestor medii vom
discuta detaliat în secţiunea următoare.

2.6.2.Caracteristici generale ale sistemelor Windows

Începând cu Windows 95, mediul înglobează şi modulul care lansa sistemul DOS în
lucru. Aşadar Windows devine el însuşi sistem de operare renunţându-se la funcţia sa de
“translator” între utilizator şi SO.
Câteva trăsături esenţiale ale acestor medii sunt enumerate în continuare:
 Windows automatizează mai multe operaţii pe calculator (ex. adăugarea, înlăturarea
aplicaţiilor soft şi a componentelor hard);
 Windows oferă de obicei mai mult de trei moduri diferite pentru efectuarea aceleiaşi
operaţii (ex. lansarea unui program);
 Windows încorporează un sistem de asistenţă soft de calitate superioară;
 Windows realizează prelucrarea de tip multiprogramare (multitasking). Sistemele de
operare MS DOS sunt sisteme monotasking – execută un singur program (task) la un
moment dat. Se poate lansa un nou program doar după terminarea programului curent.
Acest mod de prelucrare este ineficient din punct de vedere al procesoarelor rapide care
sunt obligate să “stea” aşteptând terminarea operaţiilor lente de intrare – ieşire solicitate
de program.
 În contrast cu această prelucrare socială, sistemul multitasking măreşte eficienţa utilizării
CPU; când se lansează o operaţie de intrare – ieşire pentru un program, unitatea centrală
de prelucrare trece la executarea instrucţiunilor din alt program. Sunt alocate cuante de
timp pentru toate programele lansate; pentru utilizator totul se întâmplă ca şi cum
programele ar fi executate simultan (programe concurente);
 Windows susţine tehnologia “Plug and Play” (conectează şi lucrează) care permite
conectarea unei noi componente hard şi folosirea imediată (după recunoaşterea de către
Windows);
 Windows oferă o gamă variată de facilităţi de reţea.

Desktopul Windows. Lucrul cu pictograme şi meniuri

După pornirea calculatorului pe care este instalat Windows, are loc încărcarea
sistemului (care poate dura), după care pe ecran sunt afişate elementele specifice acestui mediu.
Suprafaţa monitorului se numeşte desktop (similară suprafeţei biroului la care lucraţi). Pe această
suprafaţă sunt “aşezate” diferite obiecte, ca în figura 2.19.
 Desktop (fundal) reprezintă suprafaţa de lucru şi poate fi personalizată în ceea ce priveşte
culoarea, modelul afişat, aranjarea iconiţelor (pictogramelor) afişate, etc. Pentru
personalizare se face clic cu butonul dreapta;
 Bara de task-uri. Conţine butonul START, caseta de afişare a orei
şi va conţine câte un buton pentru fiecare fereastră deschisă;
 Butonul START. Dacă se efectuează clic pe el se deschide un meniu vertical care permite
lansarea programelor, setarea (stabilirea configuraţiei) sistemului, deschiderea
documentelor, etc.;
 Pictograme afişate în desktop – reprezintă diferite componente ale sistemului, programe,
scurtături pentru lansarea unor programe. Pentru a deschide o iconiţă se face clic pe ea.
Pentru a avea acces la opţiuni se face clic dreapta.

15
 Tema 2

Fig. 2.19. Desktop-ul Windows

În cazul în care se deschide o fereastră, aceasta va avea o serie de elemente de control,
ilustrate în figura 2.20.
 Bara de titlu – Afişează numele programului care rulează în fereastră. Fereastra poate fi
mutată. Dacă se punctează cu mouse-ul pe bara de titlu, se apasă butonul stâng şi
ţinându-l apăsat se “trage” fereastra în poziţia dorită. La eliberarea butonului fereastra
rămâne pe noul amplasament;
 Meniul de sistem – oferă metode alternative pentru manevrarea ferestrei (restabilirea
dimensiunilor, mutarea, minimizarea, maximizarea, închiderea);
Butoanele de dimensionare:
 minimizare – Dacă se face clic pe el fereastra este redusă la un buton din bara de
task-uri. Pentru redeschidere se face clic pe acest buton;
 maximizare – Dacă se face clic pe el fereastra ocupă tot ecranul. Butonul se
modifică, devenind buton de restaurare, pentru a readuce fereastra la dimensiunile
dinaintea maximizării;
 închidere – Se face clic pe el pentru închiderea ferestrei. Se cere confirmarea salvării
muncii efectuate în fereastră.

Buton sistem Bara de titlu Bara de Bara de

meniuri instrumente

Butoane de
redimensionare

Bara de stare

Fig. 2.20. Elementele principale ale unei ferestre de aplicaţie


 Bara de meniuri – Dacă se efectuează clic pe o opţiune se deschide un meniu vertical de
16
 Tema 2

comenzi;
 Bara de instrumente – În funcţie de aplicaţia din fereastră bara conţine butoane pentru
acţiunile cele mai frecvente. Funcţia unui buton este afişată dacă se indică acel buton (se
poziţionează cursorul mouse-ului pe el). Bara de instrumente poate fi afişată sau făcută
invizibilă cu comanda Toolbar din meniul View. Lansarea actului se face prin clic pe
butonul respectiv;
 Bara de stare – afişează sugestii şi parametrii de configurare privind programul din
fereastră;
 Butonul de redimensionare – Se poate deplasa, cu butonul stâng apăsat, pentru
redimensionarea ferestrei.
Ferestrele pot fi redimensionate şi li se poate modifica forma dacă se poziţionează
cursorul mouse-ului pe una din margini şi când acesta devine o săgeată bilaterală () se “trage” în
sensul dorit. În timpul mişcării pe desktop, forma cursorului mouse-ului se modifică în funcţie de
poziţie.

2.6.3. Lucrul cu programe. Lansarea, terminarea execuţiei, instalarea

programelor

1. Lansarea în execuţie a programelor

Există mai multe posibilităţi de lansare în execuţie a unui anumit program, în funcţie de
modul în care a fost instalat.
a) Dacă programul vizat posedă o pictogramă pe desktop (sau are ataşată scurtătură –
shortcut), lansarea se face simplu efectuând dublu clic pe iconiţa (pictograma) corespunzătoare.
În ultima parte a acestui capitol va fi descrisă procedura de creare a pictogramelor şi scurtăturilor
asociate programelor.

b) Dacă programul vizat nu are o iconiţă pe desktop se poate încerca lansarea lui din
meniul Start:
 se face clic pe butonul Start;
 se poziţionează cursorul mouse-lui pe comanda Programs;
 se poziţionează cursorul pe programul sau grupul de programe în care se află programul
vizat, urmând eventual un şir de submeniuri până când se ajunge la programul dorit. Se
efectuează clic pe numele acestuia;

c) Lansarea în execuţie a unui program cu ajutorul comenzii Run.

Această metodă este mai dificilă dar este utilă când se instalează un program nou sau se
lansează un program DOS:
 se face clic pe butonul Start;
 se selectează comanda Run;
 în caseta de dialog Run se tastează calea completă (prin structura de directoare) pentru
programul vizat;
 dacă nu se cunoaşte calea se poate folosi comanda Browse (răsfoire) care permite
parcurgerea structurii de directoare până la programul dorit. Când se ajunge la fişierul cu
numele programului se face dublu clic pe acesta şi se revine în caseta de dialog Run;
 se face clic pe OK.

În cazul în care se termină lucrul cu un program şi se doreşte să se iasă din acesta, se

procedează în unul din modurile următoare:
 se face clic pe File apoi pe Exit;
 se face dublu clic pe pictograma meniului de control şi apoi pe Close;
 se face clic pe comanda Close (X) din partea dreaptă a barei de titlu;
 se apasă Alt + F4.

2. Instalarea unui program

La instalarea unui program Windows copiază pe hard disc fişierele de program necesare
şi adaugă o pictogramă pentru acel program la dosarul (directorul) selectat.
Cel mai uşor mod de instalare utilizează componenta Add/Remove Programs din
17
 Tema 2

Control Panel:
 se face clic pe butonul Start;
 se selectează Settings, apoi Control Panel;
 în fereastra Panoului de comandă (Control Panel) se face clic pe pictograma
Add/Remove Programs;
 se deschide caseta de dialog Add/Remove Programs Properties. Se alege pagina
Install/Uninstall şi se face clic pe Install;
 trebuie apoi urmate invitaţiile ce apar pe ecran şi se face clic pe Next sau pe Finish, până
când se încheie instalarea.

3. Adăugarea unui program din meniul Start

Programele, ca şi celelalte fişiere existente pe disc sunt grupate în dosare – foldere, a
căror gestionare va fi detaliată într-o secţiune ulterioară. În meniul Start se pot adăuga programe
(eventual grupate în dosare) şi se poate crea o comandă rapidă (scurtătură – shortcut).
Pentru adăugarea unui program în meniul Start se procedează astfel:
 Se face clic pe Start;
 Se selectează Settings, apoi Taskbar;
 În caseta de dialog Taskbar Properties se face clic pe eticheta Start Menu Programs;
 Se execută clic pe butonul Add;
 Apare caseta de dialog Create Shortcut;
 În caseta de text Command line se tastează calea completă până la programul vizat. Dacă
nu se cunoaşte calea se poate folosi comanda Browse (răsfoire) şi se caută pe disc
programul, după care se face clic pe el;
 Se face clic pe Next. Se va afişa o casetă de dialog Select Program Folder. Se poate alege
un dosar existent (ex. Accesories) sau se poate crea un dosar nou pentru programul
curent, cu comanda New Folder. Se face clic pe Next;
 Se cere apoi un nume pentru comanda rapidă (se şi sugerează un nume, funcţie de
programul ce se adaugă) şi se face clic pe Finish;
 Se face clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Taskbar Properties. Se poate apoi
verifica, prin clic pe butonul Start, că programul dorit a fost adăugat în dosarul indicat.

4. Crearea unei comenzi rapide (scurtături) pe suprafaţa de lucru

O comandă rapidă este în esenţă un indicator spre ceva (program, document, dosar etc.).
Vom prezenta modul în care se poate crea o comandă rapidă pentru un program care apoi va
putea fi lansat rapid prin dublu clic pe pictograma acestei scurtături. Faptul că o pictogramă
reprezintă o comandă rapidă este evidenţiat prin prezenţa unei săgeţi pe această pictogramă.
Pentru a crea o scurtătură se procedează astfel:
 Dublu clic pe pictograma My Computer;
 Se face dublu clic pe unitatea de disc şi pe dosarul ce conţine obiectul pentru care se
creează scurtătura;
 Se găseşte pictograma programului şi ţinând apăsat butonul din dreapta al mouse-ului se
trage obiectul pe suprafaţa de lucru;
 Apare un meniu pentru acces rapid în care se selectează comanda Create Shortcut(s) Here;
 Windows adaugă pictograma la suprafaţa de lucru;
 Se termină procesul prin închiderea tuturor ferestrelor.
 Dacă se doreşte ştergerea unei pictograme de pe suprafaţa de lucru se procedează astfel:
 Se trage pictograma respectivă în Recycle Bin (lada de deşeuri), sau
 Se face clic dreapta pe pictogramă, se alege comanda Delete şi se confirmă cu Yes.

5. Instalarea aplicaţiilor
Există două posibilităţi de instalare a unui nou program:
 Folosind Add/Remove Programs (Start  Setting  Control Panel). Se deschide fereastra
Add/Remove Programs Properties din care se alege comanda Install. Sunteţi invitaţi să
introduceţi discheta sau CD-ul care conţine fişierele de instalare ale programului
respectiv. Se face apoi clic pe Next, apoi pe Finish şi se urmează (indicaţiile)
instrucţiunile de pe ecran;
 Folosind comanda Run din meniul Start. Se tastează calea şi denumirea programului de

18
 Tema 2

instalare (Install.exe sau Setup.exe). În continuare se urmează instrucţiunile furnizate de

programul de instalare.
În cazul în care se doreşte eliminarea unui program se procedează astfel: Control
PanelAdd / Remove ProgramsInstall / Uninstall. Selectaţi programul ce va fi şters şi apoi se
face clic pe Remove.

2.6.4. Pictograme importante de pe suprafaţa de lucru

1. Pictograma My Computer
My Computer este unul din instrumentele principale pentru accesul la componentele
sistemului şi la dosarele şi fişierele de pe discuri. Dacă se face dublu clic pe pictograma My
Computer se deschide o fereastră în care sunt afişate pictograme ce reprezintă elementele
componente ale sistemului:
 unităţile de disc;
 imprimantele;
 panoul de comandă.
My Computer poate fi folosit nu numai pentru a vizualiza conţinutul calculatorului ci şi
pentru a copia fişiere, a crea comenzi rapide, etc. Pentru a avea acces la conţinutul unui disc spre
exemplu se face dublu clic pe pictograma corespunzătoare acelui disc. Se afişează dosarele şi
fişierele din acea unitate de disc. Se pot deschide succesiv mai multe nivele de dosare până se
găseşte programul dorit.

2. Pictograma Control Panel

Dacă se face dublu clic pe Control Panel se deschide o fereastră care oferă o multitudine
de posibilităţi de personalizare a sistemului Windows.




 Add Hardware – pentru adăugarea şi recunoaşterea unor noi componente hardware;
 Add orRemove Programs – pentru instalarea sau eliminarea unor programe;
 Display – pentru personalizarea afişării pe monitor;
 Keyboard – pentru selectarea tastaturii în concordanţă cu limba utilizată în redactarea
documentelor;

3. Recycle Bin (lada de deşeuri)

În cazul în care un fişier sau un dosar este şters, el este pus mai întâi în Recycle Bin, de unde
poate fi recuperat, dacă nu a fost deja golită lada de deşeuri. Pentru a recupera un obiect din
Recycle Bin se procedează astfel:

19
 Tema 2

 dublu clic pe pictograma Recycle Bin; se afişează conţinutul;

 se selectează fişierul sau fişierele ce vor fi recuperate;
 se face clic dreapta şi din meniul de acces rapid se alege Restore.
 Articolele selectate sunt scoase din lada de deşeuri şi sunt puse înapoi la locul lor;
Pentru a goli lada de deşeuri:
 se face dublu clic pe Recycle Bin;
 se deschide meniul File şi se alege comanda Empty Recycle Bin;
 se confirmă acţiunea făcând clic pe Yes. În acest moment, fişierele sunt şterse definitiv.

2.6.5. Gestiunea fişierelor. Copierea, mutarea, ştergerea fişierelor.

Similar cu structura de fişiere din DOS şi Windows 3.1, în Windows se foloseşte o

organizare arborescentă, cu observaţia că directoarele din versiunile mai vechi sunt acum numite
dosare. Există un dosar rădăcină, pe fiecare unitate de disc, reprezentată prin simbolul “\”, de la
care se ramifică celelalte dosare. Lanţul denumirilor dosarelor, plecând de la rădăcină şi
ajungând la un anumit fişier, este numit calea acelui fişier.
Exemplu: C:\EXCEL\SALARII\SAL.EXE
În Windows există două instrumente pentru gestionarea fişierelor şi dosarelor: My
Computer, Windows Explorer.
My Computer realizează o vizualizare grafică a unităţilor de disc din sistem pe când
Windows Explorer furnizează o reprezentare grafică a întregului arbore de dosare (incluzând
unităţile de disc) şi conţinutul dosarului curent selectat. Fiecare tip de element din aceste
vizualizări (disc, dosar, fişier program, fişier document, etc.) are o reprezentare grafică distinctă.

1. Vizualizarea dosarelor şi fişierelor cu My Computer

 Se face dublu clic pe My Computer;
 În fereastra My Computer se face dublu clic pe unitatea de disc sau pe un dosar al cărui
conţinut vrem să-l vizualizăm;
 Se continuă operaţia prin arborele de dosare până se ajunge la dosarul sau fişierul dorit;
 Pentru a închide toate ferestrele deschise se apasă tasta Shift şi se face clic pe butonul
Close al ferestrei active.

2. Vizualizarea dosarelor şi fişierelor cu Windows Explorer

În Windows Explorer fereastra este împărţită în două părţi.
Partea stângă cuprinde toate unităţile de disc şi dosarele din sisteme afişate într-o
structură ierarhică, numită arbore de dosare, iar partea dreaptă afişează doar conţinutul acelui
element din stânga care a fost selectat. Dacă o iconiţă (pictogramă) din stânga are ataşat un semn
+ aceasta înseamnă că acel element conţine subdosare care pot fi vizualizate dacă se face clic pe
semnul +. După expandare, dacă se doreşte revenirea la forma condensată, se face clic pe semnul
_ care a luat locul semnului .
Modul de afişare, atât în My Computer, cât şi în Windows Explorer, poate fi controlat
prin meniul View. Astfel, în Windows Explorer se pot vizualiza dosarele şi fişierele în modul
listă (List) sau în modul detaliat (Details) – în care se oferă informaţii privind tipul, mărimea,
data creării, etc.

20
 Tema 2

3. Crearea unui dosar

My Computer:
 Dublu clic pe My Computer;
 Dublu clic pe unitatea de disc sau pe dosarul unde se doreşte crearea;
 Se deschide meniul File şi se selectează comanda New;
 În submeniul ce apare se alege Folder;
 În fereastră apare un nou dosar (denumit generic New Folder) care are denumirea scrisă
pe video invers. Se poate tasta un nume nou şi se tastează Enter.

Windows Explorer:
 Se selectează unitatea de disc sau dosarul unde se doreşte crearea;
 Se deschide meniul File şi se selectează comanda New. În submeniul apărut se
selectează Folder;
 Apare un nou dosar (New Folder) şi se poate schimba numele după care se apasă tasta
Enter.

4. Ştergerea unui dosar

Pentru a întreţine discul în condiţii optime este uneori necesar ca anumite dosare sau
fişiere să fie şterse. De reţinut că dacă se şterge un dosar se şterge şi conţinutul acestuia.
Ştergerea se poate face în mai multe moduri:
Tragerea unui dosar în Recycle Bin:
 Se deschide My Computer sau Windows Explorer şi se selectează dosarul care
urmează să fie şters. Este necesar ca pictograma Recycle Bin să fie vizibilă;
 Se trage cu mouse-ul dosarul în Recycle Bin. Dosarul va fi şters, după continuarea
operaţiunii.
Ştergerea unui dosar cu comanda Delete:
 Se deschide My Computer sau Windows Explorer şi se selectează dosarul care va fi
şters:
 Se face clic dreapta pe dosarul respectiv. În meniul care se deschide se selectează
comanda Delete;
 Se confirmă ştergerea.

5. Redenumirea unui dosar

 Se afişează din My Computer sau Windows Explorer dosarul ce se va redenumi;
 Se face clic dreapta pe dosarul respectiv. În meniul deschis se selectează Rename;
 Denumirea curentă apare afişată în video invers. Se tastează noua denumire care va
lua locul precedentei;
 Se apasă Enter.

6. Copierea sau mutarea unui dosar

21
 Tema 2

Se pot folosi comenzile Cut (Copy) şi Paste din meniul Edit al ferestrelor My Computer
sau Windows Explorer;
În Windows Explorer:
 se selectează dosarul;
 se trage apoi dosarul în noul loc.
Dacă se doreşte copierea (nu mutarea) se apasă Ctrl în timpul manevrei precedente.

7. Manevrarea fişierelor

Selectarea fişierelor
 În cazul în care se selectează un şir de fişiere alăturate se face clic pe primul, se pasă
Shift şi se face clic pe ultimul;
 Pentru selectarea unui şir care nu e continuu se face clic pe fiecare ţinând apăsată
tasta Ctrl.

Mutarea fişierelor
 În Windows Explorer se afişează în partea dreaptă fişierele ce vor fi mutate;
 În partea stângă se parcurge lista până se găseşte unitatea de disc sau dosarul în care
se doreşte mutarea;
 Se selectează fişierul sau fişierele ce vor fi mutate;
 Se trag (cu mouse-ul) fişierele selectate din dreapta în dosarul sau unitatea de disc
dorită din partea stângă.

Copierea fişierelor
 Se poate copia un fişier sau un grup de fişiere pe aceeaşi unitate de disc, în acelaşi
dosar sau în alt dosar, sau pe altă unitate de disc;
 Se poate folosi Copy şi Paste;
 Se poate realiza copierea fişierelor prin tragerea lor. Se procedează ca la mutarea
fişierelor doar că se ţine apăsată tasta Ctrl;
 Pentru copierea fişierelor pe dischetă se poate folosi comanda Send To din meniul
File.
Redenumirea fişierelor
 În Windows Explorer sau My Computer se afişează fişierul de redenumit;
 Se face clic dreapta pe numele fişierului. Se selectează opţiunea Rename şi se
procedează ca la redenumirea unui dosar.

Ştergerea fişierelor
 În Windows Explorer sau My Computer se selectează fişierele care vor fi şterse;
 Se face clic dreapta pe fişierele respective şi se alege comanda Delete din meniul de
acces rapid;
 Se confirmă făcând clic pe Yes;
 Se pot şterge fişiere selectându-le şi trăgându-le apoi în Recycle Bin.

Afişarea şi modificarea caracteristicilor fişierelor

 Se afişează în My Computer sau Windows Explorer fişierul ale cărui caracteristici
dorim să le vizualizăm;
 Se face clic dreapta pe numele fişierului şi se alege (selectează) opţiunea Properties;
 Apare caseta de dialog Properties. Se pot face modificări de atribute. În această casetă
există trei atribute: General (atribute), Summary (rezumat) şi Statistic (Informaţii
statistice);
 După efectuarea modificărilor se face clic pe OK.

Vizualizarea unui fişier

o Se poate folosi opţiunea Quick View (din File) dacă este instalată;
o Dacă această opţiune este instalată se poate face prelucrarea fişierului.

Căutarea unui fişier sau a unui dosar

 Start  Find;
22
 Tema 2

 Windows Explorer: Tools  Find  Files or Folders;

 My Computer  unitatea de disc sau dosarul  File  Find.
În căutarea unor dosare sau fişiere se pot folosi caracterele * şi ?.

2.6.6. Câteva aplicaţii utile din Windows

1. Aplicaţia Word Pad

 Word Pad este un editor de texte care permite crearea unor documente simple, cu o
prezentare profesională;
 Pentru lansare se face clic pe Start, se selectează Programs, Accesories şi apoi se face
clic pe pictograma programului Word Pad;
 Ca orice aplicaţie sub Windows, ecranul Word Pad include bara de titlu, bara de
meniuri, o riglă gradată şi bara de instrumente;
 Nu se poate lucra decât cu un singur document la un moment dat. Dacă se deschide
un alt document sau se începe unul nou, Word Pad închide automat documentul
curent;
 Comenzile şi butoanele disponibile sunt cele uzuale în editoarele de texte.

2. Programul Paint
 Este un program de desenare simplu;
 Este în meniul Accesories;
 Ecranul Paint are bara de titlu, bara de meniuri, iar butoanele cu uneltele de desenare
se află în partea stângă a ecranului. Culorile pentru desenare sunt disponibile în partea
de jos a ecranului;
 trăsătură interesantă constă în posibilitatea creării unei culori proprii (Options – Edit
Color), posibilitatea extragerii unei culori pentru a o utiliza la alt obiect sau
posibilitatea inversării culorilor.

23
 Tema 2

Bibliografie selectivă la tema 2:

1. Weixel S. PC, nimic mai simplu, Ed. Teora, 1996.

2. I. NĂFTĂNĂILĂ, Birotica şi performanţa managerială, Bucureşti, 2000
3. S., Borza, Utilizarea Calculatoarelor, Ed. Universităţii Lucian Blaga 2003
4. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions d’Organisation,
Paris, 1985.
5. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-
eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998.

Întrebări recapitulative:
1. Indicaţi câteva criterii de clasificare a informaţiilor şi daţi exemple de informaţii din
fiecare categorie.
2. Care sunt funcţiile unui sistem informatic de birou? Daţi exemple de echipamente pentru
fiecare funcţie.
3. Care sunt elementele componente ale unui microcalculator de tip PC? Indicaţi, în fiecare
caz şi performanţa actuală.
4. Care sunt cele mai utilizate dispozitive de memorie externă?
5. Care sunt capacităţile de stocare actuale ale discurilor fixe?
6. Faceţi o comparaţie între stocarea pe dischetă magnetică şi stocarea pe CD.
7. Ce echipamente de achiziţie de imagini cunoaşteţi? Prin ce sunt ele caracterizate?
8. Care sunt principalele resurse software folosite în Birotică?
9. Care sunt deosebirile esenţiale între sistemele de operare DOS şi Windows?
10. Care sunt instrumentele prin care se poate acţiona asupra structurii de directoare şi fişiere
în Windows (creare, copiere, ştergere, redenumire etc.)?
11. Prezentaţi o configuraţie de PC competitivă, în acest moment, din punct de vedere al
performanţelor (procesor, memorie RAM, hard disc, memorie video, dotare multimedia
etc.).
12. Stabiliţi şi justificaţi (preţ versus performanţe) dotarea cu echipamente de calcul,
echipamente periferice şi produse software a sediului unei firme mici/medii.
13. Care sunt principalele parţi componente ale unui calculator?
14. Cum este alcătuită memoria RAM şi cum funcţionează?
15. Cum este construit din punct de vedere fizic un harddisk?
16. Care sunt principalele dispozitive de intrare?
17. Care sunt principalele dispozitive de ieşire?
18. Ce este microprocesorul şi placa de bază?
19. Ce sunt dispozitivele de stocare optice şi cum funcţionează?

24
 TEMA 3
TELECOMUNICAŢIILE DE BIROU

I. OBIECTIVELE TEMEI
A treia tema a cursului Birotica işi propune familiarizarea studentului cu modul în care sunt
realizate telecomunicațiile de birou. Studenții vor primii cunoștiințe despre principalele rețele de
telecomunicații, despre rețelele de calculatoare și despre rețeaua INTRNET. Obiectivele principale
ale acestei teme sunt:
Descrierea principalelor rețele de telecomunicații;
Prezentarea noțiunilor fundamentale despre rețelele de calculatoare;
Prezentarea noțiunilor fundamentale despre rețeaua Internet;
Familiarizarea studenţilor cu terminologia aferentă rețelelor de telecomunicații;
Prezentarea echipamentelor de birotică;
Prezentarea tehnologiilor și a serviciilor moderne folosite în birotică.

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va cunoaste modul in care este realizată o rețea de telecomunicații în general, tipuri
de rețele și echipamente folosite, modul in care acestea functioneaza. Studentul va dobândi
cunoștiințe privind folosirea rețelelor de ultimă generație ca de exemplu rețele prin satelit și rețeaua
Internet

III. CUVINTE CHEIE: NETWORK, GPS, INTERNET, PROTOCOL, DOMENIU, HUB,

SWITCH.

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

1. Rețele de telecomunicații;
2. Echipamente de telecomunicații în birotică;
3. Tehnologii și servicii moderne în domeniul telecomunicațiilor;

V. REZUMATUL TEMEI
Tema numărul trei începe printr-un istoric al rețelelor de telecomunicații. Sunt apoi prezentate
informații despre rețelel de telefonie, rețeaua de telefonie celulară, rețeaua telex, rețelele herțiene de
televiziune. Un paragraf important este acela referitor la rețelele de calculatoare. În cadrul rețelelor de
calculatoare un aspect important este acela legat de prezentarea noțiunilor elementare privind rețeaua
INTERNET. Este prezentat modul de funcționare a acesteia, protocoalele care se folosesc în această
rețea, echipamentele moderne și serviciile folosite pentru realizarea comunicațiilor

VI. CONȚINUTUL TEMEI

Activităţile de birou sunt caracterizate, aşa cum s-a menţionat, în mare măsură, de
manipularea informaţiilor. Această manipulare presupune, între altele, o comunicare permanentă cu
alte compartimente din interiorul sau exteriorul organizaţiei. Principalele moduri de comunicare sunt
ilustrate în figura 3.1.
 Tema 3

Fix
Dialog
Mobil
Telefon
Robot Fax
Teleconferinţă

Scrisoare sau
telegramă
Terminal în
reţea Moduri de
comunicare
Şedinţă

Televiziune cu circuit
închis
Afişaj

Dictafon Reţele de calculatoare Pager

Internet

Fig. 3.1. Moduri de comunicare.

Dintre aceste moduri de comunicare vor fi studiate în prezentul capitol doar acelea care se
încadrează în domeniul telecomunicaţiilor.
Prin telecomunicaţii se înţeleg orice transmisii, emisii sau recepţii de semne, semnale, scriere,
imagini sau sunete sau de elemente de inteligenţă de orice natură prin fir, unde radio, procedee optice
sau alte sisteme.
În general un sistem de comunicaţii la distanţă (telecomunicaţii) poate fi reprezentat ca în
figura 3.2. De cele mai multe ori informaţiile de transmis sunt codificate la emiţător şi suferă un
proces de decodificare la receptor. În cursul transmisiei prin canalul de telecomunicaţii informaţiile
pot fi afectate de o serie de zgomote care uneori le pot distorsiona până la a le face neinteligibile. O
caracteristică esenţială a sistemului de comunicaţii o constituie debitul de informaţii ce pot fi
transmise, legat la rândul său de banda de trecere a sistemului.
Telecomunicaţiile de birou reprezintă stratul al doilea al "icebergului" birotic şi în continuare vor fi
studiate sub două aspecte: reţele de telecomunicaţii şi echipamente de telecomunicaţii în birotică.

Zgomot

Emiţător Receptor
Canal de
Codificare Decodificare
(Receptor) comunicaţie (Emiţător)

Fig. 3.2. Sistem de telecomunicaţii

3.1. Telecomunicaţiile – scurt istoric. Reţele de telecomunicaţii

În istoria telecomunicaţiilor au existat câteva etape majore; cunoştinţele teoretice şi practice în

domeniul telecomunicaţiilor datează din secolul al - XIX - lea.
În 1876, savantul canadian GRAHAM BELL inventează telefonul, primul echipament modern
2
 Tema 3

de telecomunicaţii, putându-se comunica astfel, între două posturi fixe printr-o pereche de cabluri
(perechea telefonică).
În 1887, fizicianul HEINRICH HERTZ descoperă „undele hertziene”, undele radio. El a
demonstrat că undele electromagnetice se propagă cu viteza luminii şi că se reflectă şi se refractă în
acelaşi mod ca lumina.
În 1896, fizicianul italian GUGLIELMO MARCONI realizează transmisia radio denumită
„telegraful fără fir”. Marconi a reuşit să comande de la distanţă o sonerie electrică, distanţa dintre
emiţător şi receptor fiind de câţiva metri.
Undele radioelectrice sau hertziene permit comunicarea între două puncte fixe, dar mai ales
soluţia ideală pentru a stabili o comunicare cu puncte mobile de orice fel: vapoare, avioane, sateliţi,
automobile sau persoane, oricare ar fi distanţa dintre cei doi corespondenţi.
La începutul anilor ’50, în Statele Unite, compania Bell Telephone le propune angajaţilor săi
un serviciu de telefonie la care şi publicul avea acces.
În 1964, în reţelele de radiotelefonie este introdus conceptul de partajare a resurselor. Reţeaua
administrează un canal radio, în mod dinamic, pe durata fiecărei noi comunicări. Sistemul alege din
ansamblul de canale libere o frecvenţă pe care o conferă noii comunicări.
În 1971, Bell Telephone prezintă conceptul de reţea celulară care utilizează o bandă de
frecvenţe limitată ca mărime, propunând sistemul AMPS (Advanced Mobile Phone Service/Serviciul
de Telefonie Mobilă Avansată).
Conceptul de reţea celulară aduce, în principal, două elemente noi: schimbarea dinamică a
frecvenţei de emisie a unui punct abonat mobil, în timpul unei comunicaţii, în funcţie de deplasarea
sa în reţea şi reutilizarea frecvenţelor din celulele suficient de îndepărtate unele de altele; prin aceste
două noutăţi se permite creşterea numărului de comunicaţii simultane din reţea şi, deci a numărului
de abonaţi.
În anii ’80 au fost puse în funcţiune nenumărate reţele celulare în întreaga lume, dar
majoritatea utilizează norme incompatibile şi metode de transmisie analogice, fiecare ţară stabilindu-
şi în mod suveran propria normă. În prezent, însă, există numeroase reţele celulare de
radiocomunicaţii, putându-se comunica în orice loc şi în orice moment.

Principalele reţele de telecomunicaţii disponibile şi utilizabile de întreprinderi sunt:

- reţeaua telefonică
- reţelele de telefonie celulară
- reţeaua telex
- reţelele hertziene de televiziune
- reţelele de teleinformatică
- reţelele specializate
Orientarea actuală a evoluţiei reţelelor de telecomunicaţii este către reţeaua digitală cu
integrarea serviciilor ISDN (Integrated Services Digital Network) de bandă largă şi folosirea modului
de transfer asincron ATM (Asyncronous Transfer Mode).

3.1.1. Reţeaua telefonică

Este reţeaua telefonică clasică, numită şi reţea comutată, organizată pe mai multe nivele
ierarhice. Banda de trecere este îngustă, ca urmare se pot transmite semnale vocale sau imagini
grafice statice dar nu se pot transmite semnale video. Imunitatea la zgomot este redusă, iar centralele
tradiţionale electromecanice introduc întârzieri la realizarea conexiunii. În prezent aceste deficienţe
sunt parţial remediate prin realizarea interconectării centralelor prin fibre optice şi prin înlocuirea
centralelor electromecanice cu centrale electronice.
Din punct de vedere practic, reţeaua telefonică acoperă aproape întreaga planetă, obiectivul
său fiind punerea în legătură/comunicare a două posturi telefonice, astfel încât să se poată asigura
transmisia semnalelor având o frecvenţă cuprinsă între 300 şi 3400 Hz. Pentru aceasta, comunicarea
trebuie să fie stabilită cu ajutorul indicaţiilor furnizate de către utilizatorul care cere convorbirea
(formând numărul de telefon), menţinută şi în cele din urmă întreruptă în momentul terminării

3
 Tema 3

comunicării, ceea ce conduce la eliberarea resurselor afectate în mod temporar comunicaţiei.

Reţeaua telefonică este, în principal, constituită din patru tipuri de obiecte:
1. comutatoarele de racordare;
2. comutatoarele de tranzit–permit funcţia de „dirijare” a comunicaţiilor între fascicule.
3. fasciculele care leagă comutatoarele;
4. liniile de abonaţi.

Într-o reţea telefonică distingem trei zone tehnice:

a) distribuţia - situată între postul de abonat şi comutatorul de interconectare;
b) comutarea - ansamblul mijloacelor care permit să pună temporar în legătură persoana care
cere legătura cu persoana căutată;
c) transmisia – ansamblul instrumentelor utilizate pentru a interconecta comutatoarele.

Pentru conectarea echipamentelor terminale la reţeaua telefonică se folosesc modemuri.

Acestea realizează la emisie modularea informaţiilor de transmis astfel încât semnalul electric să fie
compatibil cu reţeaua telefonică iar la recepţie demodulează semnalele primite pe linia telefonică,
extrăgând informaţia binară. Mai multe informaţii despre modemuri vor fi furnizate în secţiunea
destinată echipamentelor de telecomunicaţii.
Reţeaua telefonică comutată este utilizată curent pentru convorbiri sau pentru a lega terminale
informatice sau calculatoare între ele. Este mijlocul cel mai simplu dar nu cel mai bun din punct de
vedere al calităţii şi costului. O oarecare îmbunătăţire se obţine cu liniile închiriate în locul celor
comutate.

Reţeaua digitală cu servicii integrate (ISDN).

ISDN - Integrated Services Digital Network - acronim din limba engleză pentru "Reţea
Digitală cu Integrarea Serviciilor" - semnifică o reţea telefonică digitală care asigură conectare
digitală cap-la-cap între utilizatori şi furnizează o gamă largă de servicii vocale sau non-vocale (date
şi imagini) la care utilizatorii au acces prin intermediul unor interfeţe standardizate utilizator-reţea.
ISDN reprezintă o dezvoltare a reţelei telefonice clasice pentru a permite transmisii de voce, video,
text şi date precum şi un număr mare de servicii suplimentare, folosind aceleaşi perechi de cupru
existente şi conectând diferite tipuri de echipamente terminale.
Printre cele mai impresionante aplicaţii ISDN, atât pentru oamenii de afaceri, cât şi pentru
publicul larg sunt transmisiile de date la 64 sau 128 kb /s, transmisiile fax color şi alb-negru (o pagină
în 3-5 secunde) şi videotelefonia (imagini color în mişcare), toate acestea fiind oferite clienţilor la
tarife rezonabile.
Împreună cu aplicaţiile specifice oamenilor de afaceri, ISDN aduce însă şi aplicaţiile destinate
publicului larg, oferind posibilitatea accesului la Internet la o viteză mult mai mare decât în prezent,
precum şi posibilitatea de a efectua două comunicaţii simultane utilizând aceeaşi pereche de fire de
cupru.
Viteza garantată a reţelei ISDN are o importanţă majoră, deoarece toate activităţile creative,
pornind de la conducerea marilor companii şi până la activităţile casnice, sunt bazate tot mai mult pe
comunicaţiile dintre calculatoarele personale, comunicaţii care se pot realiza în condiţii de calitate
superioară cu ajutorul ISDN - ului.

4
 Tema 3

Figura 3.3. Schema de conectare a echipamentelor terminale

la reţeaua ISDN

Servicii ISDN:
Servicii suport (de transport) - furnizează facilităţile de transmitere a informaţiilor digitale
între utilizator şi reţea, circuit voce, circuit 3,1KHz audio, circuit 7KHz audio, circuit 64 kb /s
nerestricţionat.
Teleservicii - utilizând serviciile suport, facilitează comunicaţiile dintre utilizatori cu ajutorul
terminalelor: telefonic la 3,1KHz, telefonic la 7 KHz, facsimil Gr.4, videotelefonic.
Servicii suplimentare - servicii care furnizează facilităţile suplimentare pentru utilizatori şi se
bazează pe serviciile suport şi teleservicii.

3.1.2. Reţele de telefonie celulară

O reţea de telecomunicaţii cu o expansiune considerabilă în momentul de faţă este telefonia

mobilă sau celulară. În aceste reţele comunicaţiile se realizează prin intermediul undelor
electromagnetice (radiotelefonie). Principiul reţelei celulare se bazează pe împărţirea spaţiului
geografic acoperit de reţea în zone mici numite celule (fig. 3.4).
În fiecare celulă există o staţie fixă (staţie de bază) ce reprezintă ansamblul emiţător-receptor
al reţelei, direcţionat spre staţiile mobile din celula respectivă. La trecerea dintr-o celulă în alta,
staţiile mobile sunt preluate de noua staţie fixă din zona geografică în care au intrat.

5
 Tema 3

A2 B2

A1 B1

A3 B3

C2

C1

C3

Fig. 3.4. Principiul împărţirii în celule geografice.

Ansamblu funcţional de 9 celule.

Conceptul de reţea celulară aduce două elemente noi ce relaxează limitările comunicaţiilor
radiotelefonice tradiţionale: schimbarea dinamică a frecvenţei de comunicaţie a unui punct abonat
mobil, în timpul unei convorbiri, la trecerea dintr-o celulă în alta şi reutilizarea frecvenţelor din celule
suficient de îndepărtate unele de altele. Întrucât frecvenţele utilizabile pentru comunicaţii sunt
limitate, aceste două elemente caracteristice telefoniei celulare permit creşterea numărului de
comunicaţii simultane din reţea şi deci a numărului de abonaţi. Prin reţelele telefonice celulare se
poate comunica în orice loc (aflat în zona de acoperire) şi în orice moment, putându-se transmite
sunet, text şi imagini.
Principiul de bază al radiotelefoniei celulare - reutilizarea frecvenţelor radio cât mai eficient
posibil - este cât se poate de simplu şi direct; cu toate acestea, reţelele celulare practice sunt sisteme
complexe care utilizează hardware şi software sofisticate.
Arhitectura unei astfel de reţele celulare este ilustrată în figura 3.5. Sistemul de bază are cinci
componente principale: un număr de staţii radio de bază, un comutator de rutare şi de control al
acestor staţii, o bază de date utilizatori, un număr fix de circuite de telecomunicaţii necesare pentru
conectarea împreună a elementelor de reţea şi, în sfârşit, terminalele mobile compatibile cu restul
sistemului.

Figura 3.5. Reţeaua mobilă are o arhitectură deschisă

6
 Tema 3

Când un mobil traversează graniţa (fig. 3.6) dintre o celulă, unde serviciul este realizat de
antena F1 şi o alta care utilizează antena F2, comutatorul schimbă rutarea apelului şi trimite
semnalele către mobilul destinatar, schimbând frecvenţa de lucru.

Figura 3.6 Sistemul celular de bază Sursa x1, pag. 59

Metoda folosită pentru a detecta punctul optim de traversare (cross-over) dintre celule variază
de la un sistem celular la altul, însă este bazată pe compararea raporturilor semnal/zgomot ale
semnalelor recepţionate de mobil de la cele două staţii de bază. Apelurile sunt rutate prin intermediul
comutatorului spre sau de la PTSN (Public Switched Telephone Network - Reţeaua telefonică
publică), sau alt mobil. Toate cele cinci elemente ale sistemului sunt esenţiale pentru orice reţea
celulară, cu toate că în mod obişnuit sistemul radio afectează în mod fundamental nu numai
capabilitatea şi capacitatea unei reţele celulare, dar şi economia sa [3].
Structura unei reţele celulare (GSM: Global System for Mobil Communications - Sistem
global pentru comunicaţii mobile) este prezentată detaliat în figura 3.7.

Comutatorul de reţea/
Staţie de bază Controlerul Registrul abonaţilor Reţea telefonică
emisie-recepţie staţiei de bază publică comutată
vizitatori

Registrul pentru evidenţa

abonaţilor locali /Centrul de
autentificare

Subsistemul radio Subsistemul reţea Reţea telefonică

Staţii mobile publică comutată

Teleservicii
Servicii suport

Fig. 3.7 Structura unei reţele GSM. Sursa [34], pag. 31.

Sistemul radio permite transmisia vocii sau a semnalelor de date prin ceea ce se cheamă în
engleză air interface um (interfaţa aer).Totodată asigură monitorizarea continuă a poziţiei fiecărui
mobil folosind informaţia de semnalizare, astfel încât reţeaua să poată face rutarea apelurilor de
intrare către staţia de bază.

Trei factori principali influenţează extinderea sistemului radio, astfel încât el să poată satisface
cerinţe adesea conflictuale:
 frecvenţa de lucru;
 nivelul de putere folosit;
 eficacitatea cu care frecvenţele pot fi reutilizate.

7
 Tema 3

Benzile de frecvenţe folosite în mod normal în domeniul radiotelefoniei celulare sunt 450,
800...1000 MHz, dar, de curând şi banda cuprinsă între 1,8...2 GHz a început să fie folosită.
Banda de 450 MHz este indicată pentru acoperirea zonelor rurale, iar sistemele de 1800 Mhz
pot opera cu celule foarte mici, oferind capacităţi deosebit de importante în centrele oraşelor mari.

F4 F3 F4
F1 F2 F1
F3 F4 F3
F2 F1 F2
F4 F3 F4
F1 F2 F1
F3 F4 F3

Figura 3.8. Plan celular de frecvenţe-model pentru repetarea a patru frecvenţe

Un alt element esenţial al unui sistem celular eficace este controlul nivelului de putere; în
forma lui cea mai simplă, el constă doar în limitarea puterii emise de staţia de bază şi de mobile, însă
cele mai bune sisteme optimizează şi nivelul puterii, menţinând-o la un minim necesar, pentru fiecare
apel.
Controlul puterii permite o mare variaţie a dimensiunilor celulei în cadrul unui singur sistem;
de el este nevoie pentru a oferi atât acoperire urbană, cât şi rurală.
Într-o reţea celulară comutatorul îndeplineşte o funcţie de bază asemănătoare cu cea a unui
comutator dintr-o reţea telefonică fixă.
Deoarece poziţia geografică a utilizatorilor se schimbă continuu, funcţionalitatea cerută într-o
reţea celulară este mult mai mare, iar comutatorul trebuie să găsească unde se află, înainte de a ruta
apelul chemător, şi de a re-ruta atât apelurile de intrare, cât şi cele de ieşire, când este nevoie de hand-
over între celule.
Apelurile trebuie comutate între două staţii de bază, ori de câte ori un utilizator traversează
frontiera dintre două celule, şi – dacă noua staţie de bază nu este conectată la acelaşi comutator, - s-ar
putea să fie necesar ca apelul să fie rutat către alt comutator; în acelaşi timp, mobilul trebuie să-şi
schimbe frecvenţa de lucru.
Cum reţelele celulare acoperă doar o suprafaţă limitată, se obişnuieşte să se instaleze un
singur comutator, dar reţeaua poate avea mai multe comutatoare. În sisteme wide area care acoperă o
ţară întreagă, sunt instalate mai multe comutatoare, în diferite localităţi, pentru a minimiza plăţile
către PSTN (Post Switched Telephone Network - Reţeaua Publică de Telefonie) în vederea
îndeplinirii apelurilor. De aceea operatorii mobili preferă să conducă apelul cât mai departe posibil în
propria lor reţea pentru a reduce cheltuielile de interconexiune. În acest caz comutatorul celular
trebuie să ruteze apelurile de ieşire cât mai economic posibil, permiţând hand-over între celulele
conectate la diferite comutatoare.
Baza de date abonaţi reprezintă „inima” oricărui sistem celular şi este utilizată pentru a
realiza o înregistrare continuă privind locurile unde se află fiecare abonat şi pentru autentificarea
apelurilor. Prima din aceste funcţiuni se numeşte mobility management şi este realizată prin
memorarea şi ţinerea la zi a informaţiilor generale de canalele de control ale sistemului radio.
Baza de date păstrează o înregistrare pentru a şti de la care staţie de bază un anumit abonat va
primi semnalul cel mai bun.
Când comutatorul celular primeşte un apel de intrare, el interoghează baza de date pentru a
stabili care staţie de bază deserveşte în acel moment abonatul şi rutează apelul în mod corespunzător
fie către o staţie de bază conectată la acelaşi comutator, fie către alt comutator. De asemenea, este
necesar un proces de autentificare pentru a stabili validitatea oricărui mobil care încearcă să facă un
apel în sistem dar şi pentru a introduce anumite limitări sau constrângeri.
Detaliile precise privind managementul mobilităţii şi autentificarea variază mult de la un
sistem la altul, însă funcţiile de bază descrise sunt comune tuturor sistemelor.[3]

Conexiunile între diferitele elemente ale unei reţele celulare trebuie efectuate folosind câteva

8
 Tema 3

forme din transmisia fixă. Cele două opţiuni sunt: (i) legăturile fixe în microunde sau (ii) folosirea
liniilor închiriate convenţionale către operatorul reţelei fixe.
Mulţi operatori celulari trebuie să închirieze toată capacitatea de transmisie de la operatorul
local al reţelei fixe; costurile de închiriere pot varia considerabil de la o ţară la alta, dar sunt
întotdeauna importante. Proiectarea reţelei fixe trebuie să prevadă întotdeauna o capacitate suficientă
pentru a nu reduce calitatea serviciului oferit utilizatorilor. O reţea bine proiectată trebuie să găsească
echilibrul între costurile de interconectare şi sarcina reprezentată de liniile închiriate, oferind în
acelaşi timp o capacitate suficientă pentru gradul specificat de serviciu.[3]

Teleserviciile oferite abonaţilor unei reţele de telefonie mobilă se pot împărţi în două
categorii: servicii suport şi servicii suplimentare.
Serviciile suport oferă comunicarea între două posturi mobile sau între un post mobil şi unul
fix, de-a lungul unui număr oarecare de reţele. Se pot transmite cuvinte, date, texte scurte, grafică.
Serviciile suplimentare sunt foarte numeroase şi variate [34]:
 identificarea celui care face apel
 retransmiterea apelului
 informaţii despre tarife, credite etc.
 mesagerie vocală
 conferinţă
 restricţionări ale apelurilor

O problemă importantă în cazul reţelelor celulare o constituie protecţia faţă de intruşi (piraţi).
Acest lucru se realizează de către un centru de autentificare (AUC). Centrul de autentificare
controlează drepturile de utilizare a serviciilor oferite de reţea fiecărui abonat. Identificarea se face în
două etape.
Prima etapă este locală şi constă în tastarea de către abonat a unui cod confidenţial (semnătură
electronică). Acest cod este verificat de microprocesorul cartelei de abonat (SIM), inserată în
prealabil în terminalul (telefonul) abonatului. SIM (Subscriber Identity Module) este modulul de
identitate al abonatului. Modulul este reprezentat fizic de un montaj electronic (cartelă) cu memorie şi
microprocesor. Îndeplineşte mai multe funcţii: autentificarea abonatului, securizarea transmisiilor
radio şi stocarea datelor pentru abonat.
A doua etapă se produce când abonatul cere un serviciu reţelei. Reţeaua cere terminalului
abonatului să-i furnizeze numărul de telefon apoi să-şi demonstreze identitatea printr-un cod, rezultat
al unui algoritm secret implementat în terminal. Dacă rezultatul primit de reţea este identic cu cel
aşteptat, abonatul este autentificat.

3.1.3. Reţeaua telex

Reţeaua telex (reţea comutată telegrafică) are faţă de reţeaua telefonică avantajul absenţei
modemului şi cel al sistemului de comutaţie mai bun. Instalaţia cuprinde în general un terminal
"teleimprimator" dar accesul la reţeaua telex se poate face şi prin intermediul unui echipament de
tratare texte, cu adaptorul corespunzător.
Transmisia de mesaje este relativ lentă dar acest tip de reţea era răspândit în întreprinderi. În
momentul de faţă transmiterea documentelor tipărite se face mai ales prin echipamente telefax, care
tind să ia locul telexului.

3.1.4. Reţelele hertziene de televiziune

Prin transmisie TV se înţelege transmisia la distanţă a imaginii (în mişcare) şi a sunetului. Un

program (emisie) TV poate fi difuzat în două moduri: fie folosind un cablu ca pentru o convorbire
telefonică, fie radiind unde electromagnetice în spaţiu ca la emisiunile radio. Utilizarea cablurilor este
o soluţie costisitoare şi prohibitivă în cazul distanţelor mari, spre deosebire de transmisia prin unde
hertziene, convenabilă în cazul zonelor întinse de transmisie. Cantitatea de informaţii vehiculată de
9
 Tema 3

transmisia TV implică o bandă largă de trecere şi face necesară utilizarea unor frecvenţe înalte.
Undele electromagnetice de înaltă şi foarte înaltă frecvenţă oferă facilităţi remarcabile de direcţionare
şi ca urmare posibilitatea utilizării sateliţilor de telecomunicaţii.
Pentru transmisia TV prin unde hertziene destinată marelui public, gamele de frecvenţe
alocate sunt stabilite prin convenţii internaţionale:

1. Gama FIF (foarte înaltă frecvenţă -VHF în engleză) este împărţită în trei benzi:
- Banda I  48 MHz - 85 MHz
- Banda II  85 MHz - 100 MHz
- Banda III  175 MHz - 230 MHz
2. Gama UIF (ultraînaltă frecvenţă -VHV în limba engleză) are două benzi:
-Banda IV: 470 MHz - 600 MHz
- Banda V: 600 MHz - 860 MHz
3. Gama de SIF (supraînaltă frecvenţă -SHF în limba engleză) dispune, în funcţie de zona
geografică, de următoarele frecvenţe:
- 3,7GHz - 4,2 GHz în zona continentului american
- 11,7 GHz - 12,5 GHz în zona europeană
La rândul lor benzile de frecvenţă sunt împărţite în canale de comunicaţie.
Reţelele de televiziune fiind cu "bandă largă de trecere" permit debite de date foarte mari.
Aceste reţele permit să se transmită nu numai caractere, ci şi sunete şi imagini, fixe sau animate.
Folosirea reţelelor de televiziune se pretează unei difuzii de masă a informaţiilor conţinute în bazele
de date ale calculatoarelor puternice (informaţii de bursă, meteorologice, rutiere etc).

3.1.5. Reţele teleinformatice

Reţelele teleinformatice au fost create pentru a face să comunice între ele două echipamente
informatice (terminale, calculatoare etc.), situate la distanţă.
Din punct de vedere tehnic se pot distinge reţele deschise în care toate echipamentele
conectate pot intra în comunicaţie unele cu altele şi reţele închise în care echipamentele terminale nu
pot intra în contact decât cu calculatorul central prin intermediul concentratoarelor sau
multiplexoarelor. Reţelele teleinformatice pot fi private, aparţinând uneia sau mai multor întreprinderi
sau reţele publice, accesibile tuturor.
Tehnica de transmitere a datelor cea mai răspândită este "în pachete", în care datele
numerizate sunt puse în blocuri de mărime fixă numite pachete. Acestea sunt însoţite de informaţii de
serviciu care permit identificarea echipamentului expeditor şi a celui destinatar. Ajunse la destinaţie
după un drum uneori complex între calculatoare, pachetele sunt eliberate de informaţiile de serviciu si
mesajele sunt reconstituite automat. O categorie aparte de reţele teleinformatice o reprezintă reţelele
locale, aparţinând unei singure întreprinderi, având deci o întindere spaţială redusă, dar in schimb
debite de date foarte mari.

3.1.5.1. Noţiuni despre reţelele de calculatoare

O reţea de calculatoare este formată dintr-un număr de calculatoare interconectate[14].
Avantaje ale reţelelor de calculatoare:
 împărţirea resurselor între utilizatori: programe, date şi echipamente sunt accesibile unui
număr mare de utilizatori, uneori situaţi la mare distanţă;
 funcţionalitate crescută- aplicaţii multiplicate pe mai multe maşini, astfel încât dacă o parte a
sistemului "cade" partea intactă poate să funcţioneze;
 este mai ieftin să realizezi o reţea decât să utilizezi un calculator mare, la aceeaşi
productivitate;
 performanţele reţelei pot fi mărite prin adăugarea de noi unităţi.

Aplicaţii deosebite ale reţelelor:

 Accesul la programe complexe (simulări de tip macroeconomic) care pe calculatoare mari este
10
 Tema 3

dificil şi scump;
 Accesul la mari baze de date (rezervări de bilete, operaţiuni bancare etc.);
 Realizarea, prin reţele mari a unui mediu complex de comunicaţii (munca la domiciliu).

Clasificare:
Reţelele de calculatoare se împart in două mari categorii:
- LAN (Local Area Network) - reţele locale
- WAN (Wide Area Network) - reţele mari
În continuare vom prezenta o serie de elemente fundamentale referitoare la reţelele locale de
calculatoare (LAN) [2].

Scurt istoric:
 Prima generaţie de LAN-uri a apărut la începutul anilor 70. Prin efortul conjugat al firmelor
Xerox, Intel şi Digital Equipment Corporation, a fost lansată la începutul anilor 80 tehnologia
Ethernet, care utiliza pentru interconectarea terminalelor cablu coaxial, ce asigura o viteză de 10
Mb/s. Ulterior s-a trecut la folosirea cablului torsadat care este mai ieftin şi mai uşor de instalat (UTP
- Unshielded Twisted Pair).
 A doua generaţie de LAN-uri a apărut la sfârşitul anilor 80 şi a condus, prin utilizarea
fibrelor optice sau a altor modalităţi de interconectare, la mărirea vitezei de transfer până la 100 Mb/s.
 A treia generaţie de LAN-uri, care suportă viteze de Gb/s, a început să apară în jurul anului
1990 şi foloseşte ca mediu fizic de transmisie cablurile pe fibre optice.
O menţiune se cuvine a fi făcută referitor la LAN-uri cu legături prin radio (wireless -
necablate). Aceste reţele permit utilizatorilor dintr-o clădire să comunice folosind legături radio fără a
mai fi necesară instalarea cablurilor. Se pot folosi unde radio de bandă largă, legături prin radiaţii
infraroşii direcţionate sau difuzate. Aceste reţele sunt mai lente decât cele cablate (2-5 Mb/s).

Elemente componente ale unei LAN

Din punct de vedere hardware sunt necesare, pentru interconectarea componentelor unei
reţele, următoarele elemente:
 Cabluri. Acestea pot fi coaxiale, fire torsadate sau fibre optice. Sistemul de cabluri
metalice este caracterizat de impedanţă, capacitate, atenuare, viteza semnalului,
caracteristici de zgomot. Din punct de vedere al distribuirii legăturilor prin cablu se poate
distinge o cablare nestructurată, dependentă de aplicaţie şi rigidă din punct de vedere al
modificării topologiei, şi o cablare structurată, independentă de aplicaţie, cu un design
flexibil şi modular.
 Module de interfaţă cu reţeaua (plăci de reţea). Aceste module (adaptoare) realizează
cuplarea unităţii centrale cu reţeaua şi sunt standardizate.
 Transcievers (receptoare - transmiţătoare). Sunt folosite când se realizează cuplarea la
un mediu fizic altul decât cel utilizat în mod normal de modulul de interfaţă cu reţeaua.
 Hub-uri pentru cablaje. Iniţial un Hub era un simplu concentrator, asigurând conectarea
unui număr (de la 8 la câteva sute) de staţii într-o configuraţie stea. Actualmente aceste
echipamente oferă şi funcţii de administrator de reţea, permiţând monitorizarea de la
distanţă cu ajutorul software-ului de administrare a reţelei.
 Repetoare. Sunt echipamente ce amplifică semnalele pentru a mări distanţa fizică pe care
poate acţiona o reţea.
 Bridge-uri (punţi). Sunt dispozitive care conectează două sau mai mult LAN-uri.
 Router-e. Sunt echipamente de dirijare a traficului de date, realizând conexiuni la un nivel
arhitectural superior faţă de bridge-uri.
 Gateway-uri (porţi). Sunt dispozitive care interconectează LAN-uri care folosesc
protocoale complet diferite la toate nivelurile de comunicaţie.
Din punct de vedere software, pentru a funcţiona, o reţea are nevoie de un sistem de operare
de reţea (NOS - Network Operating System). Exemple de astfel de sisteme de operare sunt: Novell
Netware, Microsoft OS/2 LAN Manager, IBM LAN Server etc. Figura 3.5 ilustrează principalele
tipuri de cabluri utilizate pentru reţele.
11
 Tema 3

Capacitatea de transmisie, în
numr de conexiuni telefonice

Perechi
rsucite

Cablu de fibre
Cablu coaxial optice

Perechi
rsucite Cablu de fibre
Cablu coaxial optice

Cablu coaxial
Perechi
rsucite
Cablu de fibre
optice

Fig. 3.9. Tipuri de cabluri utilizate în reţelele de calculatoare

Arhitecturi de reţele locale

 Arhitectura client-server. Aplicaţiile software sunt distribuite între entităţile din reţea.
Clienţii cer informaţiile de la unul sau mai multe servere din reţea care stochează aceste aplicaţii. Un
singur server suportă mai mulţi clienţi simultan.
 Arhitectura egal la egal (peer to peer). Oricare două componente ale reţelei pot
comunica, fără a apela la serviciile de dirijare ale unui calculator puternic (mainframe) din reţelele
tradiţionale. Fiecare PC poate deveni server, putând schimba rolurile între cel de utilizator şi cel de
ofertant de servicii.
Figura 3.6 ilustrează câteva topologii de reţele.

Structura reţelelor locale de calculatoare.

Vom descrie în continuare structura unei reţele ierarhice de tip Novell. Aceste reţele se întind
la nivelul unei clădiri sau grup de clădiri. Sunt compuse din:
 File server -gestionează întreaga activitate a reţelei, controlează toate accesele la resursele
comune (fişiere, imprimante), asigură securitatea şi realizează comunicaţiile între staţii. Pe el
este instalat S.O. al reţelei. File server-ul poate fi dedicat sau nededicat;
 Staţii de lucru - sunt de regulă PC-uri obişnuite, uneori fără HDD sau FDD.
 Periferia -imprimante, unităţi de disc, plottere etc, comună pentru utilizatorii reţelei.
 Elemente de conectare -placă specială de interfaţă introdusă în calculator şi cablu de
legătură.

Tipuri de utilizatori:
 utilizatorul obişnuit - lucrează la o staţie de lucru în cadrul reţelei.
 operatorul- este un utilizator căruia i se dau anumite drepturi privind utilizarea resurselor.
 supervizorul - asigură buna funcţionare a întregii reţele. Are drepturile cele mai largi.

12
 Tema 3

Fig. 3.10. Topologii de reţele de calculatoare: a)reţea stea, b)reţea pe mai multe nivele ierarhice, c)
reţea “daisy chain”, d) reţea inel
Securitatea reţelei
Există mai multe modalităţi de a asigura securitatea reţelei:
a) Securitatea la conectare: Utilizatorul îşi declară la conectare numele care este recunoscut de file
server. Poate fi folosită şi o parolă. Supervizorul mai poate introduce restricţii:
 de timp (număr de ore de lucru limitat);
 de staţii de lucru (utilizatorul se va putea conecta doar de pe anumite staţii);
 conectări curente (se poate limita numărul staţiilor ce se conectează simultan);
 invalidare cont. La prima conectare utilizatorului i se creează un cont. Supervizorul poate
invalida acest cont şi utilizatorul nu se mai poate conecta;
 blocarea "spărgătorului" după un număr de nereuşite de conectare.
b) Securitatea prin drepturi de utilizator:
Aceste drepturi controlează posibilităţile de lucru ale unui utilizator într-un director dat: R
(read), W (write), O(open), D (delete) etc.
c) Securitatea prin drepturi permise în directoare:
La crearea unui director utilizatorii pot avea drepturi ca cele descrise mai sus.
d) Securitate prin atributele fişierelor şi directoarelor:
Read-Write, Read-Only, Shearable/Non shearable.
e) Drepturi efective: reprezintă intersecţia mulţimii drepturilor utilizatorului cu drepturile în director.

3.1.5.2. Noţiuni elementare despre Internet

1. Generalităţi
Internet (Internetware system) reprezintă un ansamblu de reţele de calculatoare interconectate
care a luat o amploare deosebită în ultimii ani. Internet reprezintă un instrument de acces la cantităţi
imense de informaţii distribuite în toată lumea. Prin intermediul Internet-ului se pot transfera fişiere
între calculatoare situate la distanţe foarte mari.
Internet foloseşte o metodă de adresare bazată pe sistemul de denumire al domeniilor. Există
posibilitatea includerii într-o adresă a mai multor nivele de domenii (domenii, instituţii, departament,
calculator). Domeniile de pe nivelul cel mai (înalt) general pot fi de natură organizaţională sau
geografică. Exemple de domenii organizaţionale: com (entităţi comerciale), edu (instituţii
13
 Tema 3

educaţionale), gov (instituţii guvernamentale), etc. Exemple de coduri de denumiri geografice: it

(Italia), ro(România), etc.

2. Tipuri de conexiuni
Din cauză că Internet este o colecţie ce conţine mii de sisteme diferite, există multe moduri de
lucru posibile. Astfel există patru tipuri de conexiuni Internet de bază. Toate necesită conectarea
prealabilă la un calculator gazdă (host) din Internet. Acesta este legat direct în reţeaua Internet şi are o
adresă Internet. Cele patru tipuri de conexiuni sunt:
a) Conexiunea permanentă: calculatoarele sau terminalele mai multor utilizatori sunt legate
direct cu un calculator conectat permanent în reţeaua Internet. Este cel mai bun mod de conectare, se
mai numeşte conexiune dedicată dar este scumpă.
b) Conexiunea directă pe linie telefonică. Există furnizori de servicii Internet prin intermediul
cărora se poate obţine o conectare la reţea - conexiune directă prin linie telefonică (dial-in direct
connection). Calculatorul personal se comportă ca şi cum ar fi un calculator gazdă din reţeaua
Internet. Această conexiune este o clonă din punct de vedere al performanţelor.
c) Conectarea ca terminal pe linie telefonică. Muţi furnizori de servicii oferă clienţilor
posibilitatea conectării calculatorului lor ca terminal pe linie telefonică (dial-in terminal connection).
În acest regim calculatorul nu e legat direct la Internet, ci prin intermediul calculatorului furnizorului
de servicii. Ca urmare, spre deosebire de conexiunea precedentă, transferul unor fişiere din altă staţie
legată la Internet nu se face direct pe calculatorul personal, ci mai întâi pe calculatorul furnizorului de
servicii. Această conectare se mai numeşte şi conexiune interactivă.
d) Conexiunea de tip poştă electronică. În acest caz utilizatorii pot folosi doar serviciul de
poştă electronică, pentru a trimite şi recepţiona mesaje în reţea.

3. Consideraţii practice privind accesul la Internet

Exploatarea programelor de acces la Internet se poate face în două moduri:
 printr-o interfaţă grafică utilizator (GUI - Graphic User Interface) - care lucrează cu elemente
grafice (butoane şi pictograme)
 printr-o interfaţă de tip linie de comandă (command line interface). În acest caz comenzile se
introduc de la tastatură şi trebuie cunoscută foarte bine sintaxa lor.
În prima categorie (interfaţă grafică) intră programele sub Windows (ex: Netscape Navigator,
Internet Explorer) iar în a doua programele de poştă (ex: Pine).
Pentru a realiza o conexiune la Internet sunt necesare:
 un cont Internet. Acesta se obţine de la furnizorul de servicii, respectiv de la administratorul
de sistem.
 un calculator: Nu este necesar un calculator deosebit de performant, dar se pot sesiza
avantajele în cazul unor calculatoare puternice.
 un modem (dacă se realizează conectarea pe linie telefonică). Modemul converteşte semnalul
numeric furnizat de calculator în semnal analogic care poate fi transmis pe linia telefonică.
Viteza modemului influenţează evident timpul de aşteptare în cursul conexiunilor.
 un program de comunicaţie. Acest program de comunicaţie trebuie să poată transmite date
conform protocolului Xmodem sau, mai bine, conform protocolului Zmodem.
 informaţii privind parametrii de comunicaţie. Aceste informaţii se obţin de la furnizorul de
servicii Internet şi se referă la viteza de comunicaţie, protocolul folosit, tipul de terminal etc.
 un nume de legătură: login name, logon name, user name, account name. Este numele sub
care utilizatorul se poate conecta. De regulă este format din numele de familie având ca prefix
sau postfix iniţialele prenumelui. Atenţie: se face distincţie între literele mari şi literele mici!
 o parolă. La conectare în reţeaua Internet trebuie furnizată, alături de numele de legătură, şi o
parolă de identificare, ce trebuie recunoscută de calculatorul gazdă.
Servicii Internet
 Poşta electronică - E-mail
 TELNET - conectarea utilizatorilor la noduri îndepărtate
 Transferul de fişiere – FTP
14
 Tema 3

 WWW si protocolulHTTP
 Ştiri, sesiuni de discuţii
 Căutarea informaţiilor

Serviciul WWW şi protocolul HTTP

In timp s-au dezvoltat reţele de mare întindere ce conectează mii de calculatoare bazate pe
platforme hardware diferite şi diverse sisteme de operate. In 1989 apare conceptul de World Wide
Web al cărui părinte este Tim-Berners Lee care a creat un mod mai simplu de structurare a
informaţiei. Conceptul care a stat la baza WWW este conceptul de hypertext care presupune o
colecţie de documente legate între ele prin legături.
Server-ul WWW este un program care tratează cereri de documente şi întoarce conţinutul
documentului solicitat. Nucleul traficului pe WWW îl reprezintă Hyper Text Transport Protocol.
Sistemul hipertext permite reprezentarea informaţiei unde pot fi create legaturi între obiecte.
HTTP permite organizarea foarte bună a informaţiilor care formează o reţea prin legaturile
dintre ele iar atunci când informaţiile sunt stocate pe calculatoare din întreaga lume, această reţea
devine World Wide Web.
Componentele implicate într-un transfer HTTP sunt:
- browser;
- calculatorul clientului conenctat la Internet;
- server-ul,
- aplicaţii pe server care implementează protocolul HTTP
HTML (Hyper Text Markup Language) este limbajul pe care îl înţeleg aplicaţiile de tip browser
(ex: Nescape, Internet Explorer) folosit pentru navigarea pe Internet. Multe din trăsăturile lui, cum ar
fi independenţa faţă de platformă, definirea tabelelor şi a proprietăţilor acestora, schimbarea
modurilor de aliniere a textului, structurarea formatării şi legăturile hipertext, fac din el un foarte bun
format pentru documentele Internet şi Web. Hipertext înseamnă că orice cuvânt, frază, imagine sau
alt element al documentului văzut de un utilizator ( client ) poate face referinţă la un alt document,
ceea ce uşurează mult navigarea între multiple documente sau chiar în interiorul unui aceluiaşi
document. Structurarea riguroasă a documentelor permite convertirea acestora dintr-un format în altul
precum şi interogarea unor baze de date formate din aceste documente.

7.1. Providerii de servicii Internet

Providerii de servicii Internet sunt firme care oferă acces la Internet şi pentru care percep tarife.
Ei permit utilizarea Internetului prin linii telefonice, prin modemuri, cabluri coaxiale, cabluri optice
sau antenă satelit.
Serviciile oferite de provideri sunt:
 accesul la Internet;
 utilizarea programelor de e-mail;
 acces la grupurile de ştiri de pe Internet;
 asistenţă în utilizarea tehnologiilor specifice navigării pe Internet
 găzduirea paginilor Web pentru firmele care nu îşi permit să aibă propriul server de Web;
 reclamă şi publicitate pentru produsele şi serviciile firmelor.
Se pot distinge trei mijloace de conenctare la Internet:
1. conturi deschise prin dial-up. Beneficiarii fac apel la provideri penru aşi accesa contul.
Acest tip de conectare este foarte limitat dar foarte util pentru cei ce utilizează doar e-
mailul sau grupurile de stiri.
2. nod la distanţă prin dial-up. Se foloseşte de protocolul TCP/IP. Difeneţa faţă de modul
de conectare anterior constă în timpul mult mai rapid de transmitere şi primire a datelor,
pentru că acţiunea are loc prin trimiterea de pachete şi nu a mesajului caracter cu
caracter.
3. conectarea directă. Se foloseşte un router şi un firewell. Un router este un echipament
care urmăreşte pachetele trasmise şi determină destinatarul la care trebuie să ajungă.
Scopul unui firewell este acela de a asigura securitatea.
15
 Tema 3

Intranet şi Extranet
Intranet
Intranetul se defineşte ca fiind un spaţiu privat care oferă angajaţilor dintr-o companie
posibilitatea de a organiza şi accesa rapid informaţii, de a realiza o colaborare eficientă,
managementul informaţiilor, cunoştinţelor, proiectelor, într-un mediu bazat pe protocoluri Internet şi
browsere web.
Cuvântul Intranet este alcătuit din prefixul „intra” corespunzător termenului de interior şi
termenul „net” ce se foloseşte în general pentru termenul de reţea.
În majoritatea companiilor apar probleme legate de schimbul defectuos de informaţii între
membrii companiei şi administrarea greoaie a informaţiilor şi a documentelor deja existente.
Un Intranet este alcătuit dintr-un LAN al firmei şi este protejat de lumea exterioară printr-un
firewell.
O soluţie Intranet poate fi unidimensională (ex: o aplicaţie care să permită partajarea
documentelor firmei între angajaţi) sau dezvoltată în mai multe direcţii[2].
Aplicaţiile intranet au apărut după anul 1995, în prezent acordându-li-se o atenţie deosebită de
către comunitatea dezvoltatorilor, datorită soluţiilor, avantajelor ce pot fi aduse organizaţiilor.
Intranet-ul foloseste aceleasi structuri si tehnici ca si Internetul global pentru furnizarea de
informatii si servicii dar numai in interiorul unei companii, este o reţea privată. Acesta poate lucra la
fel de bine pentru o companie mica alcătuită din cativa angajati , sau pentru o corporatie
multinationala.
După Kathryn Esplin (http://www.sunworldonline.com ) cele 8 lucruri cheie de care trebuie să se ţină
cont la construirea un intranet sunt:
 Stabilirea cerintelor infrastructurii;
 Determinarea serverului web necesar;
 Alegerea unui browser;
 Modul in care va fi utilizat intranetul;
 Softul necesar pentru dezvoltarea aplicatiilor;
 Firewall-ul;
 Posibilele schimbari ale rolului webmasterului;
 Instruirea personalului.
Intranetul nu trebuie în mod obligatoriu să fie conectat la internet dar este bine de menţionat că
dacă comunică acest lucru este benefic pentru respectivelor firme.
Avantajele folosirii unui intranet sunt urmatoarele:
 o mai rapidă comunicare;
 circulaţia mult mai bună ş mai rapidă a informaţiei,
 accesul la baza de date a firmei,
 reducerea costurilor semnificative,
 creşterea productivităţii angajatilor la anumite informaţii,
 o interfaţă unică pentru toti cei care au acces la intranet.
Intre Internet şi Intranet există nenumărate asemănari cum ar fi: arhitecturile asemănătoare,
funcţionarea pe baza modelului client-server, ambele au la bază serviciul WWW, dar există şi o
seamă de deosebiri. Dintre elementele ce le diferenţiază:

Internet Intranet
Informaţii publice Informaţii private
Acces nerestrictionat Securitate mai mare si acces
restrictiv
Viteza de operare redusa Viteza de operare mai mare

Nu orice reţea de calculatoare este un Intranet.

Extranet
16
 Tema 3

Extranetul este o aplicaţie specială, o extensie a unei reţele Intranet ce permite altor instituţii şi
persoane accesul la un Intranet. In cele mai multe cazuri accesul la reţeaua Intrant este limitată.
Aplicaţiile Extranet au devenit răspândite deoarece oferă informaţii importante furnizorilor şi
clienţilor organizaţiilor. Acestă funcţie ce permite accesul limitat la reţeaua Intranet a unor organizaţii
nu poate fi realizată de către Internet. Extranetul este folosit se foloseşte în general pentru a sprijini
gestionarea lanţului de distribuţie pe măsură ce resursele sunt solocitate de la furnizori şi transformate
în produse sau servicii livrate clienţilor.

Poşta electronică
Poşta electronică funcţionează similar cu serviciul poştal obişnuit: un mesaj (scrisoare) căruia
i se ataşează adresa destinatarului şi a expeditorului (pe plic) este depus într-o cutie poştală. De aici
serviciul poştal îl preia, îl transmite (eventual prin mai multe oficii poştale) şi apoi îl depune în căsuţa
poştală a destinatarului. Poşta electronică nu este specifică Internetului, ci a fost şi este folosită în
reţelele locale de calculatoare.
Poşta electronică este gestionată cu ajutorul unor programe specializate. Există zeci, chiar sute
de astfel de programe, dar funcţiile esenţiale realizate de ele sunt aceleaşi:
 (permit) compunerea şi emiterea scrisorilor
 vizualizarea şi eventual ştergerea sau arhivarea scrisorilor primite
 tipărirea mesajelor pentru a obţine copii permanente
 transmiterea unei scrisori către mai mulţi destinatari
 folosirea unor porecle (alias), mai uşor de reţinut în locul adreselor poştale
 ataşarea la scrisoare a unui fişier
 folosirea unor fişiere cu semnătură (informaţii despre numele, titlurile, adresa, telefonul
expeditorului, adăugate scrisorii automat sau la cererea utilizatorului)
 confirmarea transmiterii poştei
 notificarea citirii mesajului de către destinatar
 anularea unor mesaje
a) Transferul mesajelor prin E-mail
● Adresa Internet conţine un identificator al utilizatorului şi un nume de domeniu:
dci @ cscws.com
id. utilizator nume de domeniu
● Odată transmis pe Internet mesajul este recepţionat de diferite calculatoare. Fiecare calculator
îl inspectează să vadă dacă îi este adresat şi în caz contrar îl reexpediază la conexiunea de
reţea care prezintă cele mai mari şanse să conţină destinaţia.
Observaţii: În locul numelui domeniului se poate folosi adresa de IP a sistemului de destinaţie după
@. IP = Adresă de Protocol Internet = adresă unică de 32 biţi (4 octeţi) care îi este oferită
calculatorului gazdă când este legat prima dată la Internet. Această adresă este în general scrisă ca 4
numere fiecare luând valoarea între 0 şi 255 şi reprezentând valoarea octetului respectiv.
Ex. 173.201.4.57
b) Structura unui mesaj de poştă electronică:
Orice mesaj conţine un antet (header) şi un corp.
Antetul conţine toate informaţiile pentru a transmite mesajul la destinatar şi pentru a-l returna
la emiţător, dacă apare o eroare. Unele câmpuri din antet sunt specificate de utilizator, altele de
sistemul de poştă electronică.
Exemplu:
To: numele (adresa) utilizatorilor cărora li se trimite mesajul.
Subject: câmp opţional ce conţine o descriere în câteva cuvinte a conţinutului mesajului.
Cc (Carbon Copy): copie (la indigo). Numele de utilizatori care vor primi copii identice cu
destinatarul.
În plus faţă de aceste date, programul de poştă electronică adaugă şi data şi ora.
Corpul mesajului cuprinde mesajul propriu-zis, compus de obicei cu ajutorul unui editor de
texte.
c) Trimiterea datelor binare
17
 Tema 3

Datele binare pe 8 biţi trebuie convertite în date ASCII pe 7 biţi (programul de poştă
electronică lucrează cu date pe 7 biţi - codul ASCII). După această conversie, fişierul poate fi ataşat
mesajului transmis prin poşta electronică.
d) Primirea poştei electronice
De obicei la conectarea utilizatorului, acesta este anunţat dacă a primit noi mesaje prin poştă.
În continuare, folosind un program potrivit se pot vizualiza, se pot şterge, salva ca fişiere pe disc etc.
Principalele componente ale arhitecturii de poştă electronică:
 Agentul utilizator (User Agent) care în general este un program cu ajutorul căruia îşi
citeşte şi administrază cutia de poştă electronică;
 Server-ul de poştă electronică care se concretizează în locul unde ajung mesajele şi din
care utilizatorul preia mesajele;
 Agenţii de transfer poştal (mail Transfer Agent) care preia mesajele de la User Agent şi
le transmite prin reţea la cutia destinatarului.
Paşii desfăşuraţi pentru a trimite un mesaj de la „X” către „Y” sunt următorii:
1. „X”compune mesajul în programul său de poştă electronică şi mai poate ataşa fişiere
(care sunt de regulă binare) şi completează în antet adresa de e-mail a lui „Y”;
2. apasă butonul Sent din program, moment în care se stabileşte o conexiune între
calculatorul său şi serverul destinatarului;
3. serverul destinatarului primeşte mesajul şi decupează din adresă „server-ul_poştă”,
după care, folosind serviciul DNS, află adresa IP a destinatarului;
4. server-ul de email corespunzor emitentului stabileşte o conexiune directă cu server-ul
destinatarului, prin adresa de IP determinată anterior, şi trimite prin canalul stanilit
mesajul către „Y”;
5. serverul destinatarului „Y” verifică dacă „utilizatorul” este înscris în sistem şi
stochează acest mesaj în cutia poştală electronică a acestuia.
6. cand PC-ul lui „X” se conectează la Internet si acesta solicită primirea poştei,
programul client se conectează la server folosind un anumit protocol. De la server sunt
transmise toate mesajele primite de la ultima solicitare.
In ceea ce priveşte confidenţialitatea mesajelor transmise prin poşta electronică, acestea se
constituie într-un mediu nesigur. Deci conţinutul acestor mesaje nu trebuie că fi date importante
deoarece acestea sunt foarte vulnerabile. Cea mai bună metodă de protecţie a e-mail-urilor este
criptarea acestora.

3.1.6. Reţele specializate

Reprezintă o categorie aparte de reţele de telecomunicaţii având destinaţii specializate:

- reţele închiriate: realizează o legătură permanentă şi stabilă între două puncte
- reţele permiţând interconectarea centralelor telefonice proprii ale unor localuri diferite
aparţinând aceleiaşi societăţi
- reţele destinate teleconferinţelor (audio conferinţelor şi video conferinţelor)
- reţele de videotext: permit comunicarea unor pagini de informaţii (text şi grafică) abonaţilor.
Pot fi reţele de videotex interactiv când paginile respective sunt transmise la cererea abonatului, fiind
extrase dintr-o bancă de date sau pot fi reţele de videotex când un anumit număr de pagini standard
sunt transmise simultan prin reţele de televiziune unui mare număr de abonaţi, aceştia alegându-şi
pagina dorită din acest ansamblu.
- reţele de telecomunicaţii prin satelit

3.2. Echipamente de telecomunicaţii în birotică

3.2.1. Telefonul “inteligent”

18
 Tema 3

Fig. 3.11. Aspectul unui telefon modern

În momentul de faţă se folosesc două sisteme de aparate telefonice :

- cu impulsuri: este aparatul telefonic tradiţional care emite, prin intermediul unui cadran
rotativ sau, cele moderne prin intermediul tastelor, un număr de impulsuri corespunzător cifrei
formate.
- cu tonuri sau frecvenţe vocale - la care apăsarea unei cifre a tastaturii emite pe linie un cuplu
de frecvenţe bine precizate. Avantajul acestui sistem îl reprezintă rapiditatea.

1 2 3 697 Hz
4 5 6 770
7 8 9 852

* 0 # 941

1209 1336 1472 Hz

Fig. 3.12. Principiul telefonului cu tonuri. Sursa [4], pag.119.

Principalele caracteristici ale unui aparat telefonic modern, incluzând elemente de inteligenţă
(microprocesor) sunt:
 formarea numerelor selectabilă prin impulsuri sau tonuri
 formarea numărului fără ridicarea receptorului
 sonerie electronică cu nivel reglabil, deconectabilă
 difuzor de redare cu amplificare reglabilă
 formare automată, cu memorare a 10-100 numere
 inhibarea microfonului (poziţia "secret")
 reformarea ultimului număr în caz de ne-răspuns
 prezenţa unui afişor permiţând vizualizarea numărului compus, a numărului memorat, a
duratei convorbirii, a orei etc.
 robot telefonic încorporat pentru memorarea mesajelor în absenţa proprietarului.
În afara acestor echipamente telefonice mai poate fi menţionat radiotelefonul, utilizabil in
anumite limite geografice, şi, mai ales, telefoanele mobile si smartphone-uri care au luat în ultimul
timp o amploare deosebită.

19
 Tema 3

Fig. 3.13. Telefoane mobile

Graniţele dintre un smartphone şi un telefon obişnuit au început să se subţieze. Producătorii oferă
facilităţi avansate pe telefoanele simple şi accesibile, însă ele nu pot să concureze cu ecranele mari,
chipset-urile performante şi toate facilităţile de personalizare oferite de smartphone-urile de ultimă
generaţie. Dacă foloseşti telefonul mobil în mod special pentru convorbiri şi mesaje, iar autonomia este
foarte importantă, atunci un telefon obişnuit este ceea ce cauţi. Dacă eşti un utilizator care vrea cât mai
multe funcţii de la telefonul mobil, iar încărcarea lui în fiecare seară nu este o problemă, atunci te
încadrezi perfect în publicul ţintă pentru un smartphone.
Utilitatea telefonului a cunoscut modificări substanțiale în ultimele decade o dată cu
”revoluția tehnologică”
• Astfel, telefonul s-a transformat dintr-un simplu mijloc de realizare a conversațiilor la
distanța, într-un obiect omniprezent în rutina zilnică a utilizatorilor, încorporând o bună parte
din viața acestora (amintiri, activități zilnice, fișiere importante etc.)
• Indiferent de nevoile oamenilor, telefonul devenit Smartphone, pare să fie indispensabil
devenind multitasking prin toate funcțiile și aplicațiile pe care le oferă
• De asemenea, smartphone-ul a ajuns să integreze atât canelele media (TV, radio, ziare/
reviste) cât și dispozitive IT (calculator, laptop, tableta)
Chiar dacă este ofertant în materie de aplicații, smartphone-ul este încă asociat cu funcția sa
de bază: apelul telefonic, acesta a devenit mai degrabă un instrument de conexiune, de legătură între
utilizator și persoanele apropiate (familie, prieteni) reușind să depășească barierele spațiale prin
intermediul funcției apeluri video – discuția devine mult mai personală și pare să o înlocuiască cu
succes pe cea face to face ” Un mijloc de a-mi ține familia cât mai aproape și de a resimți mai puțin
distanțele considerabile dintre noi.”
Una dintre asocierile cel mai des făcute de către tineri este cea legată de smartphone ca
instrument de relaxare în timpul liber sau în ”timpul gol” (așteptare la coadă, în mijloacele de
transport în comun etc.)
 Relaxarea este tradusă prin jocurile și muzica de pe telefon care fac ca așteptarea să fie
mai plăcută și mai scurtă
 De asemenea, smartphone-ul mai reprezintă și cel mai utilizat instrument de
imortalizare și stocare a momentelor importante din viață prin poze și videoclipuri.
”De câțiva ani am înlocuit banalul aparat de fotografiat cu camera performantă a smartphone-ului,
imortalizând momentele frumoase petrecute alături de prieteni sau poate peisaje, oameni pe lângă
care trec.”
Ideea de smartphone este asociată în principal cu cea de aplicații care, de altfel, îi creeză și o
utilitate atât de complexă. Aplicațiile le facilitează accesul utilizatorilor la o plajă foarte mare de
servicii - cel mai des menționate fiind GPS, Hărți, Home Bank, Star Taxi, Plați ale facturlor și sfaturi
din domenii tot mai diverse: rețete culinare, modă, stil de viață etc. Unele aplicații precum GPS, Star
20
 Tema 3

Taxi sunt asociate cu ideea de siguranță deoarece sunt de obicei utilizate în situații urgente,
neprevăzute ”Îmi place să fac lucrurile cât mai repede (...) Găsesc toate locurile și informațiile utile
într-o aplicațe ușăr de folosit.” ”Micile trucuri care îți fac viața mai ușoară”
Majoritatea tinerilor își petrec o bună parte din timp în mediul virtual și din acest motiv rețelele de
socializare sunt principalele shortcut-uri de pe ecranul smartphone-ului. Facebook, Twitter,
WhatsApp reprezintă cel mai des accesate site-uri, fiind percepute ca cele mai simple modalități de a
păstra legătura cu persoanele apropiate. Tinerii apreciază că pot comunica gratuit pe canalele de chat/
messenger ale acestor site-uri. În plus, comunicarea scrisă este preferată de acest target, fiind
considerată mai eficientă și poate fi însoțită de elemente vizuale (poze, video) ”(...) sunt câteva dintre
metodele folosite pentru a mă pune la curent cu ce au mai făcut prietenii mei, pentru a mă destinde.
Sunt permanent On, deci nu îmi scapă nimic.”
Smartphone-ul a reușit să încorporeze canalele de informare principale din trecut – TV, radio, ziare/
reviste, facilitând accesul utilizatorilor la informație oriunde s-ar afla. Astfel, smartphone-ul a devenit
pentru tineri principala sursă de informație – indiferent dacă este vorba de o informație pe care o
caută pe Google sau de cele generate pe canalele de socializare sau pe agregatoarele de știri ”Nu mă
uit la TV, nu citesc ziare, toate informațiile, știrile stau în newsfeed-urile de pe rețelele de socializare
și agregatoarele de știri.”
Pe lângă aplicații, funcțiile proprii ale telefonului sunt de asemenea utilizate zilnic, fiind de un
real ajutor pentru organizarea activităților. Aceste funcții reușesc să substituie o gamă largă de obiecte
începând de la ceasul deșteptător, calendar, carnete pentru notițe, liste pentru cumpărături etc. •
Tinerii preferă să utilizeze aceste funcții deoarece sunt percepute a fi mai sigure, mereu la îndemână
și ușor de stocat în memoria telefonului ”Când îmi trece ceva prin cap și nu vreau să uit îl trec la
Notes, pentru că e mai bun decât post-it-urile și pentru că smartphone-ul îl ai mereu la îndemână.”
O altă întrebuințare a smartphone-ului este cea legată de serviciu, acesta devenind de multe ori
un ”birou portabil” datorită funcțiilor pe care le preia de la laptop – mail, fișiere, documente, medii de
stocare
 Pentru a-și improviza acest birou, utilizatorii își stochează documentele de la serviciu în
diverse medii online pentru a le avea mereu la îndemână
 De asemenea, mailul de serviciu începe să devină nelipsit de pe smartphone
 Tot în interes de serviciu mai sunt utilizate și alte funcții ale smartphone-ului, cel mai bun
exemplu fiind reportofonul
”Business-ul mereu cu tine, iei totul de la birou cu tine tot timpul.”

3.2.2. Centralele telefonice private

Sunt centrale electronice cu mini sau microcalculatoare programate corespunzător, permiţând

realizarea diverselor funcţii administrative ale birourilor automatizate.
Principalele funcţii:
a) telefonie: fiecărui post i se poate afecta prin program un număr de posibilităţi:
- imposibilitatea accesului la reţea (post interior);
- acces la reţea prin operator;
- acces direct la reţea (local, interurban, internaţional);
- numere prescurtate (dând un număr de trei cifre, numărul abonatului corespunzător se
formează automat);
- re-apel automat al posturilor ocupate;
- conferinţă în trei;
- reluarea spre alte numere direct sau după un număr de apeluri;
- gruparea de posturi sub un acelaşi număr;
- posturi prioritare (pot "intra" peste o convorbire);
- protecţie împotriva intruziunilor;
b) gestiunea contactelor:
- gestiunea orarelor variabile;
- transmiterea alarmelor;
21
 Tema 3

- controlul accesului în servicii sau localuri;

c) colectarea datelor:
- plecând de la telefonul cu taste, se pot interoga fişiere sau introduce date.

3.2.3. Curierul electronic

Prin curier electronic se înţelege ansamblul sistemelor şi serviciilor de transmisie şi schimb la

distanţă de mesaje prin intermediul reţelelor de telecomunicaţii. În afara telefonului şi telexului,
menţionate anterior, curierul electronic cuprinde telefaxul, mesageria electronică (textuală şi vocală),
teletextul, videotextul, teleconferinţa.

3.2.3.1. Telefaxul

Telefaxul (tele-facsimil) este o tehnică permiţând transmiterea de documente pe suport hârtie

între două puncte, prin intermediul unor aparate specializate care utilizează reţeaua telefonică.
Această tehnică este situată între domeniul duplicării şi cel al comunicaţiilor, aparţinând fotocopierii
la distanţă. Pentru a transmite un document este suficient să se introducă foaia de hârtie în aparat şi să
se apeleze destinatarul la telefon. Utilizarea acestei tehnici necesită două aparate, unul care joacă rolul
de emiţător "citind" documentul introdus printr-un sistem optic şi trimiţând semnale codificate pe
linia telefonică şi altul care joacă rol de receptor, transcriind semnalele primite pe hârtie.
În emiţător un fascicul luminos baleiază documentul original linie după linie şi este deviat
(reflectat) pe o celulă fotoelectric. Numărul de linii baleiate pe mm determină fineţea şi calitatea
telecopierii (rezoluţia). În receptor semnalele electrice primite sunt convertite în semne grafice
folosind cel mai adesea o hârtie electrosensibilă sau termosensibilă.

Fig. 3.14. Aspectul unui telefax

În continuare sunt menţionate principalele facilităţi oferite de un sistem modern telefax:

- robot telefonic încorporat;
- moduri de funcţionare: FAX, TEL, TAD/FAX;
- funcţii programabile;
- antet propriu;
- numere de telefon memorate şi apelate automat;
- numere memorate secrete;
- monitorizare (folosirea ca aparat telefonic fără ridicarea receptorului);
- realizarea unor copii locale;
- înregistrarea unor convorbiri telefonice;
- apel cu taxa inversă (polling, neimplementat încă la noi)
- posibilitatea de programare a unei parole;
- operarea robotului telefonic de la alt post.

3.2.3.2. Mesageria electronică

22
 Tema 3

Mesageria electronică reprezintă transmiterea de mesaje (în general scurte) între echipamente
terminale, cu posibilitatea stocării acestor mesaje într-o "căsuţă poştală " electronică. Corespondenţii
nu sunt localizaţi printr-o amplasare fizică, ci printr-un identificator logic. Existenţa "căsuţei poştale"
aduce un element nou: nu este necesară prezenţa simultană în procesul de comunicare, a celor doi
corespondenţi. Mesageria electronică se poate referi la texte sau la mesaje vocale. Fiecare abonat îşi
poate consulta "căsuţa poştală" pentru a vedea dacă are mesaje sau este atenţionat automat când există
un astfel de mesaj.

3.2.4. Modemuri

Generalităţi
Modemurile sunt utilizate pentru a converti informaţia din memoria calculatorului într-un
format compatibil cu transmiterea pe liniile telefonice. Numele vine de la MODULARE /
DEMODULARE.
Există două tipuri constructive de modemuri:
- modemuri interne - care sunt montate ca plăci în calculator şi folosesc sursa de alimentare a
acestuia
- modemuri externe - care au sursă de alimentare autonomă (deci trebuie conectate la priză) şi
care se leagă la calculator pe interfaţa serială (COM1, COM2). Figura 3.16 ilustrează folosirea unui
modem extern.

Fig. 3.16. Modem extern cuplat la un calculator

Modemurile interne nu ocupă un port serial, dar au dezavantajul că un şoc de tensiune pe linia
telefonică poate produce distrugerea plăcii de bază a calculatorului.
Dacă modemurile pot realiza şi operaţiunea de transmitere a faxurilor, ele se numesc fax-
modemuri.
Din punct de vedere al vitezei de transmitere a datelor, modemurile se clasifică în:
- modemuri lente (300 - 2400 bps - biţi pe secundă);
- modemuri rapide (9600 bps);
- modemuri foarte rapide (viteze mai mari de 14400 bps) ;

Utilizarea modemurilor
Viteza mare de transmisie a datelor necesară a condus la conflicte cu limitările liniilor
telefonice. Ca urmare, au apărut modemuri care corectează erori şi tehnologia comprimării datelor.
Standardele de telecomunicaţii se numesc protocoale. Cele mai răspândite standarde sunt V. 42 bis,
V. Fast (conexiuni la 28800 bps). Câteva exemple de producători de modemuri: Practical Peripherals,
Hayes, Intel, U.S. Robotics, Supra.
Modemurile externe dispun de un număr de indicatoare luminoase (LED- uri) care arată în

23
 Tema 3

orice moment starea modemului sau a transmisiei.

Semnificaţia LED - urilor pentru modemul extern:
AA Autoanswer (răspuns automat)
RX Receive Data (recepţionează date)
TX Transmit Data (transmite date)
CD DCD - Data Carrier Detect (detectează purtătoarea de date)
OH Off Hook (scos din furcă)
HS High Speed (viteză mare)
TR DTR - Data Terminal Ready (terminalul de date e pregătit)
MR Modem Ready (modemul e pregătit)
Un modem se poate afla în următoarele moduri de funcţionare:
- modul online - când preia orice comandă tastată şi o trimite către interlocutorul de la
distanţă;
- modul comandă - când acceptă comenzi destinate lui.
Comenzile pentru modem reprezintă un limbaj specific şi modemurile vor accepta comenzile
impuse de firma Hayes Microcomputer Products, Inc., deci sunt compatibile Hayes.
Exemple de comenzi pentru modemuri:
AT atenţie
ATO revenire la modul online
ATD formaţi numărul de telefon specificat (ex.: ATDT [număr] -
formare număr cu tonuri. Dacă se formează numărul în impulsuri se foloseşte
ATDP [număr])
ATH închide telefonul
A/ repetă ceea ce aţi făcut ultima dată (ex.: se formează din nou
acelaşi număr)
AT&Fn parametrii prestabiliţi din fabrică (ex.: AT&F1)
AT$H cereţi ajutor modemului. Acesta va afişa o listă cu comenzi.
ATZ resetează modemul
ATA modul de răspuns automat
ATMn controlul sunetului (ATM0 închide receptorul, ATM1 comunică
modemului să lase receptorul până la detectarea purtătoarei)
, o virgulă comunică modemului să aştepte timp de două secunde
(ex.: pentru a forma o cifră care permite accesul din centrala firmei în exterior)
Corectarea erorilor
În cazul transmiterii datelor pe liniile telefonice, din cauza zgomotului este posibil să apară
erori. Modemurile realizează o verificare a transmisiei şi în cazul detectării unor erori, pachetul
respectiv de date este retransmis.
Comprimarea datelor
Pentru a reduce durata transmiterii, modemurile pot comprima datele.
Protocoale de modem
Protocoalele reprezintă standarde sau reguli pentru desfăşurarea unor acţiuni. În cazul
modemurilor se folosesc următoarele protocoale:
- protocoale pentru modulaţie (ex. V. 32 bis)
- protocoale pentru comprimarea datelor (ex. MNP/5)
- protocoale de transfer de fişiere (ex. Xmodem -128 octeţi-, Kermit, Zmodem -batch)
Parametri de linie: număr de biţi / caracter, paritate, biţi de stop.
Softul de modem: Pentru a exploata un modem, pe calculator trebuie să fie instalat un soft de
modem. Există un mare număr de programe de comunicaţie care pot fi utilizate (ex.: Hyper Access,
Hyper Terminal, sub Windows).

3.3. Tehnologii şi servicii moderne

3.3.1. Comunicaţiile prin fibre optice

24
 Tema 3

Fibrele optice permit transmisia informaţiilor sub formă de unde luminoase. Sunt constituite
din două straturi de indici de refracţie diferiţi şi ghidează razele luminoase prin reflexii succesive pe
pereţii de separaţie dintre cele două medii (Fig.3.16.). Un semnal electric este convertit în semnal
optic cu ajutorul unei diode laser, transmis sub formă luminoasă şi reconvertit în semnal electric la
recepţie.
Avantaje ale fibrelor optice:
 dimensiuni reduse;
 mare capacitate de transmisie (exemplu de 20 de ori capacitatea unui cablu coaxial);
insensibilitate totală la paraziţii electromagnetici;
 atenuare mică; folosirea lor înlocuieşte cuprul, material deficitar.

Fig. 3.16. Principiul comunicaţiilor prin fibre optice

Domenii de aplicaţie:
a) pe distanţe scurte în medii urbane (fără repetor);
 pentru legături între centrale telefonice;
 pentru legături periferice - unităţi centrale în configuraţia calculatoarelor;
 pentru distribuirea de servicii de telecomunicaţii abonaţilor.
b) pe distanţe lungi (cu repetor):
 pentru legături interurbane;
 pentru cabluri submarine intercontinentale.
Unii producători promovează deja o tehnologie numită „Standard pentru canal pe fibră
optică” sau FCS – Fibre Channel Standard, mai ales în contextul aplicaţilor de supercomputere.
Motivul includerii standardului FSC în lume, este acela că se constată o nevoie tot mai mare a
numeroşi utilizatori de a accesa supercomputere, cu alte cuvinte se simte nevoia unei reţele de mare
viteză, un fel de LAN specializat pentru a se conecta la supercomputere. FCS este proiectat pentru a
suporta distanţe de la 2 m la 10 KM şi de a oferi comutare.
Există trei limitări ce motivează dezvoltarea FCS:
 Există o multitudine de canale de comunicaţie dependente de producător. Exemplu:
mainframe - urile IBM au un protocol de canal caracteristic(la nivelul legăturii de date şi
fizice);
 Canalele existente chiar dacă sunt compatibile, au limitări de distanţă, de obicei în gama a
câteva sute de metri;
 Canalele existente sunt metalice (cupru).
Canalele pe fibră optică înlocuiesc sistemele electrice voluminoase. Cablul pe fibră are un
diametru de aproximativ 0,16 cm. O caracteristică unică a FCS este independenţa sa faţă de tipologia
reţelei pe care lucrează. Tehnologia FCS poate fi implementată fie ca o conexiune punct la punct, fie
să asigure conectivitate multipunct – multipunct.
Cablul pe fibră FCS este din punct de vedere logic un canal serial de date punct la punct
proiectat pentru mare performanţă. Fizic, canalul poate suporta interconectarea a multiple puncte de
comunicaţie denumite N – porturi interconectate printr-o reţea de comutare denumită structură. O
legătură constă din două fibre unidirecţionale ce transmit în direcţii opuse. El acţionează ca un
emiţător de date, receptor de date sau amândouă şi conţine un transmiţător şi un receptor.

3.3.2. Sisteme de comunicaţii prin satelit

25
 Tema 3

In cazul acestui tip de telecomunicaţii se utilizează un satelit aflat pe orbita circumterestră care
are rolul de a reflecta şi direcţiona undele primite de la postul emiţător spre postul receptor
(Fig.3.17.). Fiecare satelit “acoperă” o anumită zonă a suprafeţei terestre situată între limite
geografice distincte. Acest tip de telecomunicaţii este foarte fiabil şi permite un debit foarte mare de
informaţii.
Sistemele de comunicaţii prin satelit pot fi utilizate pentru legături intra - întreprinderi pentru:
teleconferinţe, difuzarea programelor video, transfer de date cu debit mare (M bit/s), racordarea
centralelor electronice private. În birotică, comunicaţiile prin satelit pot fi utilizate pentru a stabili
legături între reţele locale ale unor segmente distribuite teritorial ale aceleiaşi întreprinderi.

Fig. 3.17. Principiul comunicaţiilor prin satelit

Satelit

Microunde
Staţie
Staţie Microunde terestră
terestră

Cablu
coaxial
Cablu de Centrală
fibr e telefonică
optice
LAN Calculator
Linii
telefonice Linii gazdă
telefonice

Calculator
gazdă
Utilizator

Fig.3.18. Locul comunicaţiilor prin satelit în contextul general al telecomunicaţiilor

Bibliografie selectivă pentru tema 3:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-
eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998.. pag. 192-208.
2. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996., pag. 34-59.
3. Buraga S – “Proiectarea siteurilor Web”, Ediţia a II-a, Ed. Polirom, Bucureşti, 2005.
4. http://www.ecomunitate.ro/upload/instruire/pdf/Modul%206%20INTERNET_RO.pdf

26
 Tema 3

5. http://www.facultateonline.ro/wp-content/uploads/cursuri/si/si-curs-modul-1.pdf
6. http://www.runceanu.ro/adrian/wp-content/cursuri/retele2013/RC_C1_2013.pdf
7. http://vega.unitbv.ro/~jipa/ui/curs.html

Întrebări recapitulative:
1. Care sunt principalele tipuri de comunicaţii folosite în Birotică?
2. Care este structura şi care sunt componentele reţelelor de telefonie?
3. Care sunt principiile telefoniei celulare?
4. Care sunt direcţiile de evoluţie în domeniul telefoniei fixe?
5. Descrieti SMARTPHONE-ul.
6. Care sunt domeniile in care poate fi folosit Smartphone-ul?
7. Care sunt principalele servicii oferite pe Internet?
8. Ce este WWW si protocolul HTTP?
9. Ce este posta electronica. Arhitectura.
10. Indicaţi 5 avantaje şi 5 dezavantaje ale folosirii Internetului.
11. Care sunt componentele hardware ale unei reţele de calculatoare?
12. Ce topologii de reţele de calculatoare cunoaşteţi?
13. Cum se asigură protecţia datelor în reţelele de calculatoare?
14. Care sunt principalele echipamente de telecomunicaţii folosite în birotică?
15. Care sunt caracteristicile unui telefon „inteligent”?
16. Este util un robot telefonic la sediul unei firme? Ce mesaj pre-înregistrat aţi concepe pentru a
fi transmis când nu sunteţi la firmă?
17. Ce tipuri de telecomunicaţii credeţi că vor fi intens folosite de oameni în următorii 3 ani?
18. Stabiliţi şi justificaţi (prin compromisul preţ-performanţe) dotarea cu echipamente de
telecomunicaţii al sediului unei firme mici/medii.

27
 TEMA 4

TEHNICI DE IMPRIMARE ŞI REPRODUCERE

(REPROGRAFIE)

I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numărul patru prezintă câteva dintre aspectele importante ale repografiei: rezoluție,
viteza de tipărire, corp de literă, precum și principalele echipamente folosite în birouri pentru
activități de tipărire a documentelor.

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va fi familiarizat cu principalele noțiuni de reprografie. Va învăța tehnici privind
modul în care se face tipărirea documentelor, va învăța despre principalele echipamente folosite în
activitatea de tipărire.

III. CUVINTE CHEIE: imprimantă, copiator, listă, laser, jet de cerneală, fotocompoziție, reprografie

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

Tema este compusă din următoarele capitole:
 Tipuri de imprimantă;
 Copiatoare;
 Fotocompoziție.

V. REZUMATUL TEMEI
Reprografia este un cuvânt generic care ilustrează tehnicile de tipărire. În această temă sunt
prezentate în principal imprimantele folosite în activități de tipărire la calculatoarele de birou și la
laptop-uri. Totodată sunt prezentate noțiuni despre principalele tipuri de copiatoare.

VI. CONTINUTUL TEMEI

Imprimarea şi reproducerea grafică sunt domenii a căror dinamică este determinată de calitate.
Calitatea în domeniul tehnicilor de reprografie cuprinde o multitudine de aspecte: viteză mărită,
zgomot redus, imprimare de înaltă calitate, diversitate mare a caracterelor ce se pot utiliza, trasarea de
grafice sau imagini etc.
Câteva noţiuni importante pentru domeniul reprografiei sunt:
 Rezoluţie: numărul de puncte pe unitatea de lungime (de obicei pe inch - dpi) pe care îl poate
realiza un dispozitiv de reproducere grafică.
 Viteza de tipărire: numărul de caractere pe secundă (cps) sau de pagini pe minut (ppm) pe
care le tipăreşte o imprimantă.
 Corp de literă (font): set de cifre, litere, simboluri ce corespund unui anumit stil de caractere
şi au o anumită dimensiune.
Principalele echipamente şi tehnici de imprimare şi reproducere utilizate în birouri sunt:
- imprimantele
- copiatoarele
- tipografiile de birou.

4.1. Tipuri de imprimante

Textul tratat pe un echipament de procesare texte este memorat de obicei pe un suport

 Tema 4

magnetic. Pentru reproducerea lui pe hârtie se utilizează imprimantele, echipamente de ieşire care au
urmat şi ele, ca şi echipamentele şi programele de tratare texte, o evoluţie continuă, fiind în stare să
satisfacă cerinţele de viteză, calitate a imprimării şi versatilitate cerute în birotică.
Există două mari categorii de imprimante:
- imprimante cu impact la care imprimarea se face prin presarea pe hârtie a unui caracter
preformat (aflat pe un tambur, pe o bandă de caractere, pe o "margaretă" sau pe o sferă) sau a unui
caracter format pe loc printr-un ansamblu de puncte (imprimante cu cap matricial cu ace)
- imprimante fără impact la care imprimarea caracterului se face prin diverse procedee
fizice sau chimice (imprimare termică, electrostatică, cu jet de cerneală, etc.)
În tabelul 4.1. sunt amintite principalele tipuri de imprimante disponibile în prezent şi utilizate
în birotică.

4.1.1. Imprimante cu impact

Aceste imprimante realizează înregistrarea pe suportul grafic prin transferul selectiv, în urma
aplicării unei presiuni (prin lovire), a tuşului de pe o panglică tuşată pe suport.
Tipurile mai vechi de astfel de imprimante dispuneau de un set de caractere realizate în relief
pe un tambur metalic, pe o bandă elastică din oţel, pe o sferă metalică sau pe o roată “margaretă”. În
urma lovirii forma caracterului apare reprodusă în tuş pe suportul grafic. Cu astfel de imprimante se
poate reproduce doar text (nu se poate realiza grafică) iar corpul de literă utilizabil este doar cel
gravat pe suport. Deşi calitatea tipăririi textului şi viteza de tipărire pot fi foarte bune, inconvenientele
menţionate au condus la impunerea altor tipuri de imprimante cu impact: imprimantele matriciale cu
cap cu ace. Deoarece acest tip de imprimante este încă foarte răspândit, le vom prezenta pe scurt în
continuare.
Spre deosebire de predecesoarele lor care tipăreau caractere, imprimantele matriciale cu ace
tipăresc puncte care sunt asamblate în caractere sau reprezentări grafice. Elementul de tipărire îl
constituie capul de imprimare care dispune de un număr de ace cu diametru mic, aliniate vertical, care
pot fi comandate individual să lovească panglica tuşată şi să o apese pe hârtie. Un caracter este tipărit
de obicei într-un număr de paşi, capul de imprimare deplasându-se pe orizontală la fiecare pas cu o
anumită distanţă. În consecinţă caracterul este generat într-o matrice de puncte (fig. 4.1) de unde şi
numele acestui tip de imprimante. O imprimantă matricială tipică este ilustrată în figura 4.2.

Tabelul 4.1. Tipuri de imprimante

Tipul imprimării Tehnica de imprimare Hârtie

Imprimare prin impact Imprimante cu cap Hârtie obişnuită sau hârtie

matricial cu ace sensibilă la presiune
Imprimantă termică Hârtie sensibilă
la căldură
Imprimantă electrostatică Hârtie dielectrică
Imprimantă electrofotografică cu laser
Imprimare fără impact Imprimantă cu jet de cerneală Hârtie obişnuită
Imprimare magnetică
Imprimare ionică

2
 Tema 4

Fig. 4.1. Matrice de puncte

Calitatea imprimării depinde de următorii factori: numărul de ace din cap (9 sau 24),
dimensiunea transversală a unui ac; rezoluţia, dimensiunea matricii caracterului (7x9 puncte pentru
imprimantele cu 9 ace şi 24x36 puncte pentru imprimantele cu 24 ace)
În ceea ce priveşte viteza de imprimare, aceasta este de ordinul 200-300 cps la imprimantele
seriale şi mai mare la cele linie. Imprimantele matriciale cu ace au mai multe moduri de imprimare:
- Draft (schiţă)- în care viteza de tipărire este mare dar aspectul poate lăsa de dorit
- Quality (calitate) - caz în care aspectul tipăririi este mult mai bun dar scade viteza de
imprimare.
Principalele avantaje ale imprimantelor matriciale sunt: posibilitatea de a imprima formulare
multiple, manevrabilitatea hârtiei, tipărirea pe format lat (pentru tabele mari), posibilitatea de a
realiza grafică, cost de operare redus.

Fig. 4.2. Aspectul tipic al unei imprimante matriciale

4.2. Imprimante fără impact

Dintre imprimantele fără impact cele mai răspândite sunt imprimantele cu jet de cerneală şi
cele laser. Vom prezenta mai detaliat aceste tipuri urmând ca la sfârşitul acestei secţiuni să amintim şi
alte imprimante fără impact

4.2.1. Imprimante cu jet de cerneală

Imprimarea se realizează proiectând pe suportul grafic mici picături de cerneală care se usucă
rapid şi care prin aşezarea geometrică realizează formele dorite (caractere sau reprezentări grafice).
Cele mai multe imprimante cu jet de cerneală utilizează o tehnologie termală, căldura fiind
utilizată pentru a încălzi local cerneala şi a o forţa să iasă cu presiune prin duzele înguste ale capului
de imprimare (figura 4.3).

3
 Tema 4

Rezistor de încălzire

Cameră de
încălzire

Duză de tipărire

Fig.4.3. Principiul termal de tipărire

Cele două variante de utilizare a acestui principiu, tehnologia cu jet de bule (bubble jet) şi
tehnologia cu picături direcţionate (drop-on-demand) sunt ilustrate în figura 4.4.
Tehnologia termală impune anumite limitări în ce priveşte procesul de imprimare şi anume că,
indiferent de tipul cernelii folosite, aceasta trebuie să fie rezistentă la căldură. Viteza de imprimare a
acestor imprimante depinde de frecvenţa cu care duzele împroaşcă puncte de cerneală şi de asemenea,
de lăţimea şirului de puncte. De obicei acestea sunt de aproximativ 12 MHz şi respectiv 0,5",
conducând la viteze de imprimare de 4 până la 8 pagini/minut pentru texte monocrome şi de 2 până la
4 pagini/minut pentru texte color şi imagini.
Firma Epson utilizează tehnologia piezoelectrică, ilustrată în figura 4.5. Un cristal
piezoelectric, aşezat în spatele rezervorului de cerneală creează, sub acţiunea unei comenzi electrice,
presiunea necesară expulzării picăturii de cerneală.

Fig. 4.4. Principiul tehnologiei cu bule, respectiv cu picături direcţionate.

Avantajele acestui procedeu sunt următoarele: un control mai bun asupra imaginii şi mărimii
punctelor de cerneală eliberate, cerneala nu trebuie încălzită şi răcită între cicluri, ca urmare se pot
optimiza proprietăţile de absorbţie şi nu cele de rezistenţă la temperaturi înalte. Imprimantele
moderne pot tipări color sau alb-negru, dar felul în care ele comută între cele două moduri variază în
funcţie de model.

4
 Tema 4

S arcin ă electrică

Plăcuţă
p iezoelectircă

Picătu ră d e
cern eală

C avitate

Fig. 4.5. Principiul piezoelectric de funcţionare a imprimantelor

cu jet de cerneală

4.2.2. Imprimante laser

Imprimanta laser a apărut datorită firmei Hewlett-Packard în 1984 şi avea la bază o tehnologie
dezvoltată de Canon. Funcţionarea este similară cu a unui fotocopiator (vezi secţiunea următoare),
deosebirea constând doar în ce priveşte sursa de lumină. În cazul unui copiator pagina este scanată cu
o lumină strălucitoare, în timp se în cazul imprimantelor laser sursa de lumină este un laser care
“scrie” textul pe un material fotoconductor. În afară de acest lucru principiul de funcţionare este în
mare parte acelaşi; cu ajutorul luminii se creează o imagine electrostatică a paginii pe un fotoreceptor
încărcat, care prin rotire atrage toner (fig. 4.6).
În interiorul imprimantei laser există un mic tambur rotitor cu un înveliş care îi permite să
acumuleze o încărcătură electrostatică. O rază laser scanează suprafaţa tamburului, împărţind selectiv
punctele sarcinii pozitive de pe suprafaţa tamburului care în final vor reprezenta o imagine de mare
rezoluţie. Suprafaţa tamburului este aceeaşi cu a hârtiei pe care va apărea imaginea, fiecărui punct de
pe tambur corespunzându-i un punct de pe foaia de hârtie. Între timp foaia de hârtie este transportată
printr-o sarcină electrică pentru a mări forţa de atracţie electrostatică. În cazul imprimantelor laser
sarcina selectivă de pe tambur este generată prin activarea şi stingerea laserului, care astfel scanează
tamburul care se roteşte, utilizând un complex de lentile şi oglinzi rotitoare.

Generator
laser Un sistem mecanic
Oglindă antrenează coala de
hârtie care este apoi
electrizată

Sursă de toner

Rolă de încărcare
Calculatorul comunică imprimantei ce şi
unde să tipărească. Dacă laserul atinge
tamburul va cauza o încărcare pozitivă
În blocul de fixare
care va genera un punc pe hârtie
presiunea şi căldura
polimerizează Tamburul atrage toner şi îl
granulele de toner depozitează pe hârtie în
punctele vizate

Fig. 4.6. Principiul imprimantei laser

5
 Tema 4

Pe măsură ce tamburul se roteşte, suprafaţa pe care urmează să se imprime se mişcă prin

toner. Tonerul este un praf negru (sau colorat- la imprimantele laser color) foarte fin, încărcat negativ
pentru a fi atras de punctele încărcate pozitiv de pe suprafaţa tamburului. În acest fel, după o rotaţie
completă, suprafaţa tamburului va conţine toată imaginea solicitată a fi tipărită. O foaie de hârtie vine
apoi în contact cu tamburul. După ce acesta îşi termină rotaţia, imaginea de pe tambur este
transferată, prin atracţie electrostatică, pe hârtie. Zonele de pe tambur care nu atrăseseră toner vor
apare albe pe hârtie. În blocul de fixare coala este încălzită, tonerul se topeşte şi intră în porii hârtiei
unde polimerizează.
Imprimantele laser sunt de obicei monocrome (alb-negru) dar există şi imprimante laser color.
Orice culoare poate fi obţinută dintr-o combinaţie de cian (azuriu), magenta (violet) şi galben. Modul
de funcţionare al unei imprimante laser color este acelaşi ca la imprimanta alb-negru numai că există
patru cartuşe de toner pentru cele trei culori de mai sus, la care se adaugă negrul pentru a economisi
toner color. Figura 4.7 ilustrează principiul imprimantei laser color, iar modul de depunere a tonerului
este detaliat în figura 4.8.
Cele mai multe imprimante laser utilizează o tehnologie cu cartuş bazată pe un tambur
fotoconductor organic, îmbrăcat într-un material sensibil la lumină. Pe parcursul exploatării
imprimantei tamburul trebuie înlocuit periodic, datorită faptului că suprafaţa se uzează, conducând la
scăderea calităţii imprimării. Cartuşul este cealaltă componentă consumabilă din cadrul unei
imprimante laser. Durata sa de viaţă depinde de cantitatea de toner pe care o conţine. Uneori cartuşul
de toner şi tamburul sunt separate, dar sunt şi situaţii când tamburul este localizat în interiorul
cartuşului şi trebuie înlocuiţi simultan.

Fig. 4.7. Principiul imprimantei laser color

Fotocon ductor
G alb en apoi
S pre me diul d e
M agen ta sau înregistrare
S uprafaţă
C ian sau intermediară d e
tran sfer
N egru
D irect pe med iu

Fig. 4.8. Detaliere a modului de funcţionare a imprimantelor laser color

6
 Tema 4

Fig. 4.9. Imprimantă laser

4.2.3. Alte tipuri de imprimante

A. Imprimante cu cerneală solidă

Această tehnologie foloseşte rezerve de vopsea solidificată care sunt topite până la consistenţa
cernelii. Capul de tipărire aruncă apoi picăturile lichide pe pagină, realizând caractere. Cerneala se
răceşte pe pagină şi se solidifică, spre deosebire de imprimantele cu jet de cerneală la care se foloseşte
evaporarea unui solvent. Aceste imprimante pot tipări pe orice tip de hârtie şi sunt folosite de obicei
pentru grafică artistică. Calitatea tipăririi este foarte bună dar preţul pe pagină este mare.

B. Imprimante cu transfer termic

Spre deosebire de imprimantele cu cerneală solidă, imprimantele cu transfer termic folosesc o
fâşie de vopsea, asemănătoare cu ceara, ataşată pe un cilindru de plastic. Imprimanta cu transfer
termic topeşte vopseaua, trecând o dată peste hârtia acoperită cu un strat special, pentru a crea
imagini. Se pot folosi benzi colorate în patru culori (galben, azuriu, violet, negru) sau în trei culori
(galben, azuriu, violet). Se pot tipări diagrame şi grafice viu colorate, dar imprimarea este lentă şi
preţul unei pagini este ridicat.

C. Imprimante cu sublimarea culorii

Această tehnologie se bazează pe încălzirea unei vopsele până când trece din starea solidă în
starea gazoasă. Gazul este apoi absorbit în stratul de poliester care acoperă hârtia special tratată. Se
produce o difuzie a culorii care creează imagini în culori şi nuanţe de foarte bună calitate. Nu este o
metodă potrivită pentru tipărirea unor linii fine şi a unor contururi exacte.

4.3. Copiatoare electrostatice

Funcţionarea copiatoarelor de acest tip ca şi a imprimantelor laser se bazează pe proprietăţile

materialelor fotoconductoare de a păstra o sarcină electrostatică în întuneric şi de a o pierde sub
efectul luminii. Figura 4.10. ilustrează principiul fotocopierii electrostatice:

7
 Tema 4

1 2 3

4 5 6 7

Fig. 4.10. Principiul foto-copierii electrostatice. Sursa: [4], pag. 198

1 - O suprafaţă fotoconductoare este baleiată în întuneric de o grilă sub înaltă tensiune
2 - Se obţine o suprafaţă electrizată fotosensibilă
3 - Imaginea documentului original (E) este proiectată optic pe suprafaţa fotoconductorului. Zonele
iluminate pierd sarcina electrică iar cele întunecoase o păstrează.
4 - Pe suprafaţa fotoconductorului se distribuie uniform o pulbere (toner). Aceasta este reţinută de
zonele electrizate.
5 - Peste suprafaţa fotoconductorului se aplică o foaie de hârtie care va prelua pulberea electrizată
6 - Imaginea este transferată sub formă de pulbere pe hârtie.
7 - Imaginea este fixată termic pe suportul de hârtie.

Acesta este principiul de funcţionare al copiatoarelor electrostatice. În cazul imprimantelor

laser, imaginea nu este proiectată optic de pe un original pe un tambur de fotoconductor ci este
"scrisă" cu o rază laser pe acesta.
Din punct de vedere al necesităţilor de reproducere şi difuzare a informaţiei există două
categorii de aplicaţii ale reprografiei:
- reproducerea - care permite obţinerea unui număr redus de copii pornind de la un original
- duplicarea - care permite un număr important de documente pornind de la o matriţă.
În domeniul reproducerii cele mai des utilizate sunt copiatoarele electrostatice. Principalele
facilităţi oferite de copiatoare sunt: mărirea sau micşorarea la scară a originalului (ex. 1:0,7; 1:0,8;
1:1,3 etc.), stabilirea numărului de copii de pe acelaşi original (ex.:1...999 buc.), afişarea stării
copiatorului pe un afişier digital (erori, stări, număr de copii etc.), reglarea contrastului copii color
etc.
În domeniul duplicării, se utilizează sistemul offset de birou. Un exemplu de sistem de
duplicare cu mare randament îl constituie copiatoarele Gestetner sau Risograf, la care se creează o
matriţă după documentul original, iar copiile se realizează folosind această matriţă.

Fig. 4.11. Copiator electrostatic

8
 Tema 4

4.4. Fotocompoziţia

Fotocompoziţia constă în asamblarea caracterelor unul câte unul printr-un procedeu fotografic
astfel încât imaginile lor se obţin pe o suprafaţă fotosensibilă (film fotografic sau hârtie sensibilă).
Fotocompoziţia este o aplicaţie a tipografiei electronice, folosită mai ales pentru ziare, dar devenind
din ce în ce mai accesibilă întreprinderilor, pentru realizarea unor documente de calitate (cataloage,
broşuri comerciale, pliante publicitare etc.).
Analog echipamentelor de tratat texte, există echipamente pentru fotocompoziţie în care textul
este introdus pornind de la tastatură. În text sunt inserate şi coduri de fotocompoziţie (coduri
tipografice de cadrare, de mărime a caracterelor) şi documentul creat este înregistrat pe dischetă.
Echipamentele moderne de fotocompoziţie utilizează raze laser care creează caractere de mare
definiţie. "Compunerea" textului se face plecând de la imagini optice pe o hârtie fotografică.
Compunerea documentelor este mai rapidă decât în tipografia clasică iar calitatea este chiar mai bună.
De remarcat că documentele pregătite pe echipamentele de tratat texte nu sunt utilizabile
direct pe echipamentele de fotocompoziţie, fiind necesară intercalarea caracterelor de control
tipografic.

Bibliografie selectivă pentru tema 4

1. Columbus Louis: Imprimante, Editura Teora, 1995.

2. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions d’Organisation, Paris,
1985, pag. 193-212.
3. http://www.pctechguide.com/index.htm
4. http://www.pctechguide.com/12lasers.htm
5. http://www.pctechguide.com/13inkjets.htm
6. http://www.giz.ro/componente-pc/imprimante-jet-laser-22095/
7.
Întrebări recapitulative:
1. Care sunt principalele caracteristici ale unui echipament de înregistrare grafică?
2. Realizaţi o comparaţie, din punct de vedere al performanţelor, între principalele tipuri de
imprimante.
3. Indicaţi 2 avantaje şi 2 dezavantaje ale imprimantelor cu jet de cerneală.
4. Există imprimante care sunt simultan şi scannere şi copiatoare? Dacă da, daţi exemple.
5. Care sunt principalele tendinţe de evoluţie în domeniul echipamentelor de reprografie?
6. Indicaţi, pentru fiecare din tipurile de imprimante prezentate, utilizările (domeniile) cele mai
potrivite.
7. Care sunt elementele consumabile pentru fiecare tip de imprimantă?
8. Ce echipamente de reprografie sunt necesare în sediul unei firme mici/medii? Justificare!

9
 TEMA 5

TEHNICI DE ARHIVARE

I. OBIECTIVELE TEMEI
Tema numărul cinci prezintă câteva dintre aspectele importante ale tehnicilor de arhivare.
Sunt prezentate informații despre tehnicile de arhivare, despre echipamentele folosite în
diverse situații pentru a realiza arhivarea documentelor

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va fi familiarizat cu principalele tehnici de arhivare a documentelor. Va învăța
tehnici privind modul în care se face arhivarea documentelor, privind aparatura audio și video
folosită la arhivarea documentelor.

III. CUVINTE CHEIE: arhivare, clasare, micrografia, videomatică

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

Tema este compusă din următoarele capitole:
 Activitatea de clasare și arhivare a documentelor;
 Arhivarea fotografică;
 Arhivarea video;
 Arhivarea audio;
 Arhivarea magnetică

V. REZUMATUL TEMEI
Arhivarea documentelor este o activitatea deosebit de importantă în activitatea de birotică.
Începutul temei exemplifică cât este de importantă activitatea de arhivare a documentelor în
contabilitate. Se prezintă în continuare ce reprezintă arhivarea documentelor în general,
noțiuni despre arhivarea fotografică, audio, video, magnetică și arhivarea electronică.

VI. CONTINUTUL TEMEI

Arhivarea documentelor în contabilitate
Persoanele care lucrează în domeniul contabil, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor
de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care
stau la baza inregistrării in contabilitate. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si
contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare. Registrele si documentele
justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu
oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare.
Raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului,
 Tema 5

ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, trebuie
sa instiinteze organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la
cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Termenul de pastrare a statelor
de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor
justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar
in cursul caruia au fost intocmite. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor
imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru
persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu
prevederile Codului Fiscal, se vor pastra pe o perioada de 5 ani cu incepere de la momentul la
care taxa aferenta achizitiei devine exigibila. Documentele financiar-contabile prevazute in
anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de exemplu: NIR,
bon de consum, fisa de magazie, chitanta, dispozitie de plata/incasare catre casierie, ordin de
deplasare etc.), intocmite si utilizate de aceste persoane se pastreaza timp de 5 ani in arhiva
unitatii, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost
intocmite, daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de
timp mai mare. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu
durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare,
respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. In caz de incetare a activitatii persoanelor,
documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind
societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la
arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli
generale:
 documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
 gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui
exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
 dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate
in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu
mijloace de prevenire a incendiilor;
 evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit
legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si
miscarea acestora in decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de
catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta
situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate
din Registrul de evidenta al arhivei.

Sanctiuni
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la pastrarea
si arhivarea documentelor justificative si contabile, precum si la reconstituirea documentelor
pierdute, sustrase sau distruse se sanctioneaza in conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1),
pct. 2, lit. b) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu amenda de la 300 la 4.000
lei.

Baza legala: Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele
financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008.

2
 Tema 5

5.1. Clasarea şi arhivarea actelor şi documentelor

În activitatea de birou se generează un număr mare de documente variate. În funcţie de

tipul lor aceste documente suferă, după creare, tratări diferenţiate. Unele, după ce s-a luat
cunoştinţă de ele, nu mai necesită prelucrări ulterioare şi în consecinţă trebuie puse la
păstrare. Alte documente necesită însă prelucrări ulterioare (răspunsuri, rapoarte, statistici).
Aceste documente trebuie păstrate o perioadă de timp în cadrul firmei sau instituţiei.
Din punct de vedere al păstrării documentelor există două abordări:
 clasarea documentelor- constă în aranjarea lor într-o ordine prestabilită care să asigure
accesul ulterior şi securitatea
 arhivarea documentelor- constă în depunerea şi păstrarea documentelor clasate,
constituite în “dosare”, în depozite special organizate şi amenajate, numite arhive.

Clasarea se poate face în ordine cronologică, alfabetică, numerică, zecimală,

alfanumerică.
Clasarea cronologică implică aranjarea documentelor pe măsură ce intră în firmă. Are
avantajul accesului rapid dacă se cunoaşte data de apariţie a documentului şi este utilizată
pentru documente omogene: rapoarte, extrase de cont etc.
Clasarea alfabetică implică aşezarea documentelor în dosare după numele firmei sau
persoanei de la care provin. Se pot folosi mai multe nivele de subclasare în cazul în care
primele nume încep cu aceeaşi literă.
Clasarea numerică constă în aranjarea documentelor în ordinea numerelor de înregistrare.
Este folosită mai ales pentru corespondenţă.
Clasarea zecimală are la bază divizarea domeniului de interes în 10 clase. Fiecare clasă
poate fi apoi divizată în 10 subclase şi aşa mai departe, realizându-se o clasificare pe mai
multe subnivele, în funcţie de gradul de detaliere.
Clasarea alfanumerică este o combinaţie între clasarea alfabetică şi cea numerică.
Dosarele conţin mape pe probleme, clasate alfabetic iar în interiorul fiecărei mape
documentele se clasează numeric.

Arhivarea şi accesul la informaţii constituie una din activităţile importante dintr-un birou.
Se înregistrează modernizări rapide şi în acest domeniu care au ca obiect: frecvenţa şi tipul
consultărilor arhivei, rapiditatea accesului, costul selecţiei şi stocării, durata stocării etc.
Diferitele faze ale arhivării documentelor sunt ilustrate în tabelul 5.1.
Documentele se păstrează în dosare, care constituie grupări de documente cu conţinut
similar. Dosarele se constituie ţinându-se seama de reglementările în vigoare şi de obligaţiile
legale privind păstrarea lor ulterioară în arhivă.

Tabelul 5.1. Arhivarea documentelor

Intrarea documentelor
Selectarea documentelor de
conservat.
Indexarea documentelor
selecţionate. Punerea la zi a
cataloagelor permiţând
regăsirea documentelor.
Căutarea documentelor
Căutarea documentelor în
catalog.
Acces la documente în
sectoarele de stocare
Alte activităţi
Duplicarea în număr mare de
exemplare a documentelor
căutate pentru difuzare
Inventarierea regulată a
documentelor arhivate.

3
 Tema 5

Intrarea documentelor Căutarea documentelor Alte activităţi

Depozitarea documentelor şi Consultarea documentelor pe Suprimarea eventuală a
alegerea modului de regăsire loc, sau realizarea unei copii documentelor inutile.
ulterioară. etc.

Arhivarea clasică foloseşte ca suport material hârtia. Aceasta este o materie primă care
prezintă o serie de inconveniente:
 piaţă puţin stabilă
 surse externe de aprovizionare
 industrie foarte poluantă şi mare consumatoare de energie
Întrucât arhivarea clasică, pe suport hârtie, a devenit nesatisfăcătoare (volum şi greutate
mare, acces dificil, condiţii pretenţioase de stocare etc.), în prezent se utilizează tehnologii de
arhivare moderne: arhivare fotografică, electronică etc. Noile tehnici şi tehnologii de arhivare
se utilizează pentru că documentaţia pe hârtie devine repede voluminoasă, greu de mânuit şi
puţin accesibilă, dificil de stocat şi pentru că arhivarea tradiţională se traduce printr-o serie de
operaţii ce necesită mult timp, spaţiu şi volum.

5.2. Arhivare fotografică şi audiovizuală

5.2.1. Arhivarea fotografică (micrografia)

Arhivarea fotografică, numită şi micrografie, constă în realizarea şi exploatarea

microformelor - microfilme şi microfişe. Plecând de la documente înregistrate pe hârtie, pe
bandă magnetică sau chiar de la datele din memoria unui calculator, se realizează microfilme
sau microfişe prin intermediul unor aparate electrooptice.
Avantaje:
 câştig de spaţiu (98% câştig în volum şi greutate faţă de echivalentul hârtie)
 câştig de timp - în căutarea unui document înregistrat pe microfilm sau microfişă
(există sisteme automate şi semiautomate de căutare)
 securitatea arhivării - datorită volumului mic, arhivele pot fi ţinute în imobile ignifuge
şi închise
 duplicare uşoară, pornind de la original
 difuzare uşoară şi economică.
Dezavantaje:
 necesitatea unor aparate de lectură specializate
 dificultatea de actualizare (ţinere la zi) a acestor suporţi
 condiţii de microclimat (temperatură, umiditate, praf) speciale
 schimbarea obiceiurilor de lucru.
Tendinţe:
 Apariţia sistemelor C.I.M. (Computer Input Microfilm) şi C.O.M. (Computer Out
Microfilm) permite telecopierea directă a microfilmelor prin sistemele de comunicaţii
de date prezentate în secţiunile precedente.
 Arhivarea şi consultarea documentelor la distanţă prin mijloace audiovizuale
(videomatica). Se pot consulta la distanţă prin intermediul unor posturi dotate cu
monitoare T.V. documente arhivate (cu ajutorul unor camere T.V. şi a unor sisteme de
poziţionare). Se pot de asemenea obţine copii pe hârtie ale imaginii de pe ecran.
Realizarea copiei unui document pe microfilm sau microfişe porneşte de regulă de la un
document de hârtie, şi se realizează cu ajutorul unei camere de luat vederi.

4
 Tema 5

Se poate utiliza şi suport magnetic sau datele din memoria unui calculator, afişate pe un
ecran. Camerele utilizate pot fi mobile sau statice. Camerele mobile înregistrează rapid
documentele opace, lizibile, de format redus. Camerele statice oferă o imagine mai bună dar
într-un timp de expunere mai îndelungat. Filmele utilizate uzual sunt de 16 mm sau 35 mm.
În continuare filmul este developat şi multiplicat prin diverse metode.
Micrografia este un domeniu care capătă din ce în ce mai multă importanţă în anumite
domenii de activitate, cum ar fi băncile, companiile de asigurări, în administraţie. Micrografia
pune la dispoziţie soluţii perfect adaptate la anumite aplicaţii printr-un stocaj de volum mare
de informaţii care nu necesită căutarea în baza de date. Sistemele de microfilme sau microfişe
se înregistrează cu uşurinţă în sistemele birotice, mai ales prin inserţia unui tabel alfabetic
(index). Accesul la această tabelă index se realizează printr-un terminal, ceea ce permite
automatizarea cercetărilor documentelor micrografice. Documentul selecţionat este vizualizat
pe un lector care poate să-i furnizeze o copie pe hârtie. Micrografia este, deci, un mijloc de
stocare de informaţii, dintre care puţine sunt supuse modificării şi actualizării.

Tendinţe moderne:
 Folosirea videofişelor
 Folosirea discurilor optice numerice
 Apariţia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si
microfişelor (electromicrografia).

Fig. 5.1. Echipament pentru micrografie

Fig. 5.2. Dispozitiv de vizualizat microfilme

5
 Tema 5

5.2.2. Arhivarea şi consultarea documentelor la distanţă prin mijloace

audiovizuale (videomatica)

Este un procedeu ce permite consultarea la distanţă, prin televiziune, a informaţiei înscrise

într-un document original sau pe un microfilm. Echipamentul videomatic se compune din:
 posturi de consultare, pe ecran de televizor, pe sisteme de televiziune închise
completate cu sisteme de telecomandă
 ansamblul de emisie, instalat la locul selecţiei
Videomatica permite consultarea unor documente originale, necodificate, neclasate, fără a
necesita deplasarea persoanei sau documentului. Dacă această consultare se face concomitent
de mai multe persoane se poate realiza o "videoconferinţă". Dacă e necesar se pot obţine
direct copii ale documentelor studiate.
Metoda prezintă avantajul eliminării copiilor inutile. Domeniile de utilizare sunt multiple:
 gestiuni de documente;
 bănci (dosare de credit, cecuri);
 gestiune de stoc, personal, etc;
 servicii tehnice;
 spitale (dosare ale bolnavilor, radiografii)

5.3. Arhivarea electronică

Arhivarea electronică foloseşte ca suport al informaţiei discurile şi benzile magnetice, iar

mai recent discurile optice numerice.
În cazul în care documentele arhivate provin din memoria unui calculator, ele sunt
codificate sub forma unor fişiere de caractere ASCII. Pot fi arhivate şi documente provenind
de pe suport hârtie, prin "numerizarea" (sau digitizarea) lor cu ajutorul unui scanner.
Atât benzile magnetice cât şi discurile magnetice şi optice permit actualizarea datelor
arhivate cu observaţia că discurile permit un acces direct, incomparabil mai rapid, la
informaţii.
Din punct de vedere al vitezei de acces şi a capacităţii de stocare, discurile optice numerice
par a fi cele mai promiţătoare soluţii pentru arhivarea electronică.

5.3.1. Arhivarea magnetică

Primele sisteme birotice de arhivare electronică foloseau pentru informaţii suporturi

magnetice. Acestea erau manipulate de terminale "inteligente" controlate de microprocesoare.
Suporturile magnetice pot fi accesate direct. Ele pot fi sub forma unor discuri elastice sau
rigide, având capacităţi de milioane sau miliarde de caractere.
Arhivarea magnetică constă în salvarea, păstrarea documentelor pe suporturi magnetice:
discuri flexibile (floppy-disk), discuri fixe (hard-disk), casete magnetice.
Apariţia unităţilor de discuri magnetice a fost precedată de apariţia echipamentelor cu tambur
magnetic, odată cu primele calculatoare cu program memorat (1948, Manchester – tambur
magnetic acoperit cu nichel, 47 piste, 256 biţi/pistă, timp de acces mediu – 15,6 ms).
Tehnologiile de realizare a unităţilor de discuri magnetice şi tehnicile şi modelele de realizare
a „software-ului” s-au condiţionat şi stimulat reciproc. În configuraţiile actuale suportul disc-
magnetic este utilizat ca extensie a memoriei principale (memorie externă). Discul magnetic a
oferit utilizatorilor facilităţi în organizarea datelor în fişiere cu structuri mai eficiente din
punct de vedere al prelucrării. Conceptele actuale de memorie virtuală şi bază de date sunt
dezvoltate cu implicaţia utilizării ca suport a discurilor magnetice, datorită posibilităţilor de
adresare directă şi a timpului de acces convenabil.

6
 Tema 5

Structura unei unităţi de discuri magnetice cuprinde (vezi şi cap.2):

 suportul constituit dintr-unul sau mai multe discuri;
 ansamblul capetelor şi circuitelor de scriere/citire;
 ansamblul de fixare şi antrenare al suportului;
 sisteme de poziţionare a capetelor
 blocul logic de comandă şi circuitele de interfaţă cu unitatea centrală;
Elementul de bază al suportului este constituit dintr-un disc cu rol de substrat, acoperit de
un strat cu proprietăţi magnetice, care reprezintă partea activă.
Materialul substratului poate fi rigid (aluminiu sau aliaje ale acestuia) sau flexibil (material
plastic). În majoritatea cazurilor stratul magnetic este compus dintr-un amestec de material
magnetic (Fe2O2) şi răşini, adezivi etc.
Suportul poate fi constituit dintr-un singur disc sau din mai multe discuri paralele, montate pe
un ax comun (pachet de discuri).
Caracteristicile suportului sunt diferite în funcţie de tipul unităţii de discuri. Delimitarea
cea mai evidentă este între discuri fixe şi discuri amovibile. Dacă în primul caz suportul este
permanent montat, făcând parte integrantă din unitate, în cazul discurilor amovibile, suportul
poate fi montat şi scos de pe unitate. În general, ansamblul suportului cuprinde, pe lângă
numărul specific de discuri şi alte elemente pentru protejarea discului, filtrarea aerului,
montarea pe unitate etc. sau elemente ale traductoarelor de index, poziţie etc.
Caracteristica de memorie cu acces direct a unităţilor de discuri magnetice implică
asocierea unei adrese fiecărei înregistrări de pe disc. Din punct de vedere al adresării, ar fi
suficient ca unitatea să asigure prezenţa unui cap de scriere/citire în poziţia fizică a
înregistrării adresate, după care ar urma operaţia de transfer. Pentru micşorarea posibilităţii
de eroare de adresare se face însă şi o verificare de adresă înregistrate anterior. Astfel,
majoritatea unităţilor de discuri magnetice folosesc un procedeu de adresare combinat care
constă în selectarea şi eventuala poziţionare la discurile cu capete mobile, a capului de
scriere/citire pe pista fizică a înregistrării adresate şi apoi selectarea şi verificarea adresei
înregistrării prin citirea unei informaţii de adresă, conţinută chiar în înregistrarea respectivă.
Fiecare înregistrare, în afara datelor efective, cuprinde şi informaţii de control atât la
început (preambul) cât şi la sfârşit (postambul).
Pentru arhivarea unor cantităţi de informaţii de ordinul giga-octeţilor se folosesc şi unităţi de
bandă magnetică, aici apărând probleme legate de accesul secvenţial la informaţiile stocate.

Fig. 5.3. Exemple de suporţi magnetici de arhivare: casete de bandă magnetică şi harddisk

Arhivarea magnetică ridică probleme de stocare, de costuri adiţionale, de indexare

automată a informaţiilor memorate. Acestea sunt în curs de rezolvare prin apariţia şi
perfecţionarea aşa-numitelor "arhive automatizate", a căror funcţionare completează utilităţile
sistemului de arhivare magnetică cu selecţia de către utilizator.

7
 Tema 5

5.3.2. Arhivarea electronică a imaginii documentelor

Indiferent de gradul de automatizare şi birotizare, multe din intrările şi ieşirile din sistem
(birou) se fac sub forma unor documente pe hârtie. Acestea se acumulează în timp şi
generează costuri adiţionale. Tehnica V.I.P.S. 2000 (Virtual Image Processing System)
înlătură acest inconvenient. Principiul tratării imaginii este simplu: documentele se scanează
şi se înregistrează pe discuri magnetice prin intermediul unui calculator care asigură totodată
indexarea acestora. În acelaşi timp imaginile documentului se pot înregistra pe benzi video
pentru consultările directe. Consultarea se face prin afişarea documentului solicitat pe un
terminal grafic. Sistemul permite actualizarea şi completarea informaţiei. Facilităţi
suplimentare (transmiterea la distanţă) sunt posibile prin echipament suplimentar. Arhivarea
electronică a imaginii pune bazele "sistemelor de arhivare inteligente".

5.3.3. Arhivarea electronică pe discuri optice numerice (compact discuri)

Suporturile fotografice şi magnetice folosite în arhivare prezintă o serie de inconveniente:

 suporturile magnetice (discuri, benzi) necesită introducerea informaţiilor ceea ce la
capacităţi mari devine costisitor;
 suporturile fotografice (microfilme sau microfişe) necesită fotografierea şi developarea
care încetinesc procesul
Discurile optice numerice (cele mai moderne suporturi de arhivare) înlătură aceste
inconveniente. Sunt discuri duble de plastic (sandwich) între care e depus un strat special
termosensibil. Cele două feţe sunt utilizate pentru a înregistra direct informaţia cu un fascicol
laser folosit ca un "stilet" optic care marchează informaţia sub forma unor deformări
minuscule succesive. Această informaţie este accesibilă printr-un alt sistem laser.

Fig. 5.4. Compact disc

Înregistrarea optică a informaţiei este un proces care foloseşte un fascicul de lumină (în
general este vorba de o rază laser), fie pentru citirea şi/sau înregistrarea datelor, fie pentru a
ajuta la citirea şi/sau înscrierea datelor pe un suport sensibil optic.
Citirea optică a informaţiei este un proces care se bazează pe modificarea reflexivităţii
(densităţii optice) suprafeţei discului.
Pentru citirea optică a informaţiei de pe disc sunt folosite două principii:
 Reflexivitatea – utilizează reflexia luminii;
 Transmisivitatea – utilizează trecerea luminii prin grosimea discului.
Scrierea optică a informaţiei este procesul care foloseşte un fascicul laser pentru modificarea
(sau pentru a ajuta la modificarea) unui material sensibil la lumină amplasat pe suport.

8
 Tema 5

Tipuri de suport
Metodele şi tehnologiile optice de înregistrare şi citire a informaţiilor sunt destul de diverse.
Din acest motiv, este necesară clasificarea lor după mai multe criterii. În funcţie de tipul de
suport folosit se disting trei categorii importante x2:
 Suporturi preînregistrate (prerecorded media) – pe care informaţia este înscrisă de
către producătorul suportului şi nu mai poate fi modificată (cel puţin prin metode soft)
de către beneficiar. În această categorie intră discurile compacte (CD), CD-ROM, CD-
Video.
 Suporturi înregistrabile o singură dată (Write-Once Media) – pe care informaţia
poate fi scrisă de către utilizator. Dar, odată ce s-a realizat înscrierea, acest tip de
suport intră în categoria celor preînregistrate – adică nu se pot face modificări ale
conţinutului. În această categorie intră: CD-WO şi Foto-CD.
 Suporturi reînregistrabile (Rewritable Media sau ROD = Rewritable Optical Disk) –
care pot fi înscrise de câte ori este necesar, atâta vreme cât suportul nu este deteriorat.
Din această categorie fac parte şi discurile magneto-optice (MO).

Sistemul CD (Compact Disc)

Sistemul de redare a informaţiei de pe CD are acces aleator la orice porţiune a programului
audio. Formatul este foarte bine adaptat cerinţelor stocării audio, având o capacitate foarte
mare, durabilitate şi flexibilitate.
Discurile optice sunt în cea mai mare parte realizate din plastic şi au dimensiuni reduse.
Forma şi principalele dimensiuni sunt prezentate în fig. 5.5.

Fig. 5.5. Structura discului compact audio CD.

Cea mai mare parte din suprafaţa discului nu conţine date, constituindu-se ca suprafaţă de
prindere pentru dispozitivul de citire şi orificiu pentru axul motorului de antrenare. Datele
sunt înregistrate pe o suprafaţă a cărei lăţime este de 35,5 mm, şi care, pe lângă informaţia
utilă, mai conţine zonele cu pistele de intrare şi de ieşire ce nu cuprind decât date utilizate
pentru control. O secţiune în structura discului compact este prezentată în figura 5.6.

9
 Tema 5

Fig. 5.6. Secţiune în structura discului compact audio.

WMRM (Write Many Read Many)

WMRM sunt discuri optice care permit mai multe scrieri şi mai multe citiri. Unele din
aceste discuri de stocare a informaţiei folosesc tehnologia magneto-optică, adică înregistrare
magnetică şi citire optică. Această tehnologie MO presupune un câmp de premagnetizare şi
un fascicul laser pentru ştergere şi înregistrarea datelor.
Discurile optice numerice permit:
 arhivarea de texte (înregistrare caracter cu caracter)
 arhivarea informaţiilor (caracterelor) provenite de la un calculator
 arhivarea documentelor (semne, caractere, grafice)
 arhivarea video (prin codarea numerică a imaginii)
 arhivarea audio (prin codarea numerică a semnalelor sonore)
Capacitatea de înregistrare a discurilor optice numerice este considerabil mai mare decât a
altor suporturi. În birotică ele permit realizarea: arhivării, căutării prelucrării şi transmiterii
datelor, imaginilor şi sunetelor (mesageria alfanumerică şi grafică). Utilizarea lor prezintă
numeroase avantaje: reducerea importantă a volumului, durabilitate practic infinită, acces
rapid la documente, conexiunea cu diferite documente.
Discurile DVD oferă o capacitate iniţială de 4,7 GB de informaţii digitale înregistrate pe un
disc cu acelaşi diametru (12 cm) cu cel al unui disc CD-ROM, cu un singur strat şi o singură
faţă. Grosimea acestor discuri este de 0,6 mm. Utilizând compresia MPEG-2, această
capacitate este suficientă pentru înregistrarea a 135 minute de imagini video şi de sunet, ceea
ce este suficient pentru un film complet, incluzând trei canale de sunet de calitate CD şi patru
canale pentru subtitluri. Această capacitate nu este o coincidenţă, ci este rezultatul faptului că
apariţia discurilor DVD a fost influenţată de industria de film, care a prevăzut avantajele unui
suport mai ieftin şi mai durabil decât banda video.

DVD-uri
Discurile DVD pot avea două straturi, capacitatea fiind în acest caz de 8,8 GB, şi două feţe,
capacitatea totală ajungând astfel la aproximativ 17,6 GB. Această capacitate este de 27 de
ori mai mare faţă de cea a unui disc CD-ROM. Prin îmbunătăţirea laserelor, capacitatea va
putea fi mărită de câteva ori în viitor.

10
 Tema 5

Ca şi în cazul discurilor CD-ROM, datele sunt înregistrate pe o spirală prin cavităţi

microscopice, discurile fiind citite utilizând o rază laser. Capacitatea mărită este obţinută prin
reducerea dimensiunii cavităţilor şi reducerea distanţei între pistele spiralei, ca şi prin
înregistrarea datelor pe un număr de până la patru straturi, câte două pe fiecare faţă a discului.
Pentru citirea discurilor DVD, sunt necesare lasere care produc raze cu o lungime de undă
mai mică, având mecanisme de focalizare mai precise. Focalizarea mai precisă este de fapt
cea care permite înregistrarea datelor pe două straturi. Pentru citirea celui de-al doilea strat, se
realizează focalizarea fasciculului în adâncimea discului, unde se află acest strat.

5.3.4. Consideraţii privind compresia datelor

Teoretic, orice succesiune de simboluri, indiferent de natura lor, se poate comprima.

Scopul operaţiei ar fi economisirea suportului fizic utilizat pentru transportul sau stocarea
informaţiei.
Pentru date computerizate se urmăreşte, de obicei reducerea dimensiunii fiecărui simbol sau
reducerea selectivă a lungimii simbolurilor cel mai frecvent utilizate. Este important ca
algoritmul aplicat să nu comporte pierdere de informaţie, deci ca textul iniţial să fie integral
procesat şi apoi stocat în noua formă, iar după decompresie informaţia să revină la forma
iniţială, necompresată.
Multe firme oferă utilitare ce realizează compresia fără pierderi la diferite nivele de
securitate, viteză sau eficienţă. Sunt programe de tipul ARJ, PKZIP, LHA. Acestea sunt aşa
numitele arhivatoare care pe lângă reducerea dimensiunii datelor creează structuri (fişiere)
complexe, cu un format bine stabilit în care se poate stoca orice cantitate de date chiar
provenind din mai multe fişiere, directoare sau de pe mai multe discuri. Pe de altă parte, pot
să refacă exact informaţia originală şi structura ei.
Majoritatea utilitarelor permit fracţionarea arhivelor astfel create pe mai multe volume, de
dimensiuni stabilite de utilizator, pentru a înlesni transportul de dischete. Fiecare fragment
este un fişier de sine stătător din punctul de vedere al sistemului de operare dar arhiva este
coerentă doar în întregul ei şi poate fi procesată doar de utilitarul care a creat-o.
O altă funcţiune obişnuită este crearea arhivelor autoextractive (.SFX), care sunt fişiere în
formă executabilă ce conţin datele arhivate şi oferă o parte din posibilităţile de extracţie şi
testare de program. Deci, când este rulat reface exact structura fişierelor originale pe disc
astfel încât prezenţa programului de arhivare nu mai este necesară pentru desfacerea arhivei,
deşi aceasta poate procesa SFX-urile ca şi cum ar fi arhive normale.
Pe de altă parte, există utilitare care compactează fişierele executabile lăsându-le în formă
executabilă astfel încât vor rula cu aproape aceeaşi viteză. Este cazul utilitarului PKLITE.
Alte utilitare vizează suporturile magnetice de stocare, mai precis structura logică a
acestora, impusă de sistemele de operare. Programe ca STACKER, DOUBLESPACE sau
DRIVESPACE tratează un fişier de pe discul fizic ca pe un nou disc. Pe acest fişier se
aplică un mecanism de compresie dinamică care face procesul de mărire a capacităţii discului
transparent pentru utilizator. În funcţie de natura informaţiilor cuprinse, discul fictiv poate
oferi mai mult spaţiu de memorare decât un disc necompactat.
Fiecare din aceste programe dispune de facilităţi de testare şi eventual, corecţie a datelor pe
lângă multe opţiuni ce le uşurează sau le măresc eficienţa. Astfel, arhivatorul WinRAR are
următoarele caracteristici distincte:
 Rulează sub Windows 9x/NT/2000 şi este disponibil în mai multe limbi;
 Versiunile de RAR sub forma de linie de comandă (mod consolă) rulează sub Linux,
DOS şi sub UNIX;

11
 Tema 5

 WinRAR foloseşte un algoritm original de compresie. Acest utilitar are cea mai înaltă
rată de compresie faţă de alte instrumente de arhivare, în mod special la fişierele
executabile, bibliotecile Object, fişiere-text mari etc;
 Opţional, WinRAR oferă un algoritm de compresie optimizat pentru date multimedia;
 suportă fişiere şi arhive de până la 8,589 miliarde Gigabytes;
 Numărul fişierelor arhivate este practic nelimitat;
 WinRAR oferă suport complet pentru arhivele ZIP;
 Oferă noi facilităţi cum ar fi interfaţa grafică interactivă pentru folosirea mouse-ului şi
a meniurilor precum şi interfaţa liniei de comandă;
 WinRAR poate crea şi modifica arhive SFX folosind module SFX implicite şi externe;
poate crea arhive multivolum;

5.4. Convergenţa suporturilor de stocare şi arhivare electronică

Tendinţa firească manifestată în arhivare, este de înlocuire a suportului de hârtie cu alte

forme care au fiecare un domeniu în care sunt optime. Discul optic numeric va permite
convergenţa acestora (vezi fig. 5.7.).

UTILIZATORI
MAŞINĂ DE SCRIS

HÂRTIE

FOTOCOPIATOR INTELIGENT

MICROPROCESOR
MICROCOPIATOR MEMORIE
MICROFIŞĂ MEMORIE CONSOLĂ NUMERICĂ
OPTICĂ
INTELIGENT
NUMERICĂ

CITITOR

INTERFA|{ INTELIGENT{ PRETRATARE

PRELUCRARE

VOCAL

UTILIZATORI TELEFON

Fig. 5.7. Convergenţa suporţilor de arhivare.

5.5 Managementul documentelor electronice

Managementul documentelor reprezinta controlul automat al documentelor electronice

(imagini, spreadsheet-uri, documente word, fisiere HTML, SGML, PDF etc.) dea lungul
întregului ciclu de viata al acestora în cadrul organizatiei, de la creare pâna la arhivare.
Managementul documentelor permite exercitarea unui control mai mare asupra productiei,
stocarii si distributiei de documente, obtinând astfel o reducere semnificativa a timpilor morti
în fluxul documentelor. Un SGAD trebuie sa permita printre altele:
 identificarea unica a documentelor;

12
 Tema 5

 stocarea, regasirea, monitorizarea documentelor;

 controlul versiunilor fiecarui document;
 gestiunea traseelor pe care un document îl poate urma;
 prezentarea/vizualizarea documentelor.
În general, pot fi identificate doua clase de documente electronice:
 de tip imagine;
 de tip word sau spreadsheet (care pot fi editate).
Astfel, gestiunea automata a documentelor difera major functie de clasificarea de mai sus,
deoarece imaginile sunt statice, în timp ce documentele care pot fi editate sunt dinamice (într-
o continua schimbare). De asemenea, difera si operatiile care pot fi efectuate cu ajutorul
acestor documente. Sistemele care gestioneaza imagini se concentreaza pe creare (prin
scanare, de exemplu), indexare si regasire ca operatii principale în timp ce sistemele care
gestioneaza documente ce pot fi editate se focalizeaza pe creare (cu concursul mai multor
persoane – grup de autori), gestionarea traseului de urmat (workflow) si controlul
modificarilor la nivel central. Oricum, barierele dintre aceste doua tipuri de SGAD-uri au fost
darâmate, ajungându-se ca firme specializate pe productia de software pentru un anumit tip
de SGAD sa integreze din ce în ce mai multe functii ale celuilalt tip de SGAD. Pentru
usurarea gestionarii automate a documentelor, firmele implicate coopereaza si creeaza
standarde care sa puna bazele unor sisteme deschise de gestiune automata a datelor. Pe
termen lung, expertii în domeniu prognozeaza disparitia separarii functiilor specifice
managementului de documente si a aplicatiilor dedicate. Locul lor urmeaza a fi luat de
instrumente puse la dispozitie de sistemele de operare, asemanator cu mecanismul de
gestiune a fisierelor. Elementele componente obligatorii ale unui SGAD sunt:
 Infrastructura este un set de statii de lucru, dispozitive periferice si servere
interconectate în retele locale (LAN) si/sau întinse (WAN). Aceasta trebuie sa permita
utilizarea oricarui sistem de operare de retea, oricarui format de fisier, numelor lungi
de fisiere etc; - Instrumentele specializate în creare de documente sunt instrumente
complexe (software) care permit structurarea informatiei introduse si ghidarea
utilizatorului, pentru a introduce datele în anumite moduri anterior proiectate;
 Workflow-ul este definit ca fiind coordonatorul task-urilor, datelor si utilizatorilor cu
scopul de a transforma procesul de munca într-unul mai eficient si mai usor adaptabil
la schimbari. El reprezinta controlul informatiei în toate fazele procesului de munca.
Calea catre un anumit document este data de tipul documentului (ultimele stiri,
manuale, rapoarte, adrese etc), procesele care actioneaza asupra documentului si de
pozitia ierarhica în cadrul organizatiei a utilizatorilor (drepturile de acces la
document). Aceasta componenta a unui sistem de gestiune automata a documentelor
trebuie sa permita efectuarea de operatii asupra documentelor, precum scrierea de
rezolutii, modificarea, rutarea, comentarea, aprobarea, repartizarea si stabilirea de
termene. Workflow-ul reprezinta sistemul nervos al unui SGAD, deoarece permite
organizatiilor sa controleze si sa mareasca eficienta fluxului de documente care sta la
baza activitatii lor.
 Indexarea reprezinta procesul prin care se creeaza o lista de cuvinte cheie pe baza
carora se poate accesa rapid informatia din baza de documente. Controlul grupurilor de
documente este o caracteristica cheie a unui SGAD deoarece de foarte multe ori este
necesar sa se prelucreze mai multe fisiere (documente) si datele asociate ca un singur
obiect în timpul operatiilor de arhivare si regasire.
 Stocarea în cadrul unui SGAD se realizeaza în principal în baze de date cu motoare de
cautare rapide care permit regasirea de documente. Se observa mutarea masiva a
SGAD-urilor dinspre baze de date relationale spre baze de date orientate obiect. În

13
 Tema 5

prezent, sunt utilizate bazele de date mixte numite Object-Relational Database

Management Systems. - Serviciile de protectie se refera la mecanismele de control a
documentelor precum înregistrarea la intrare si la iesire, audit-ul, securitatea si
controlul versiunilor.
 Serviciile de prezentare/distribuire se refera la formele si metodele prin care utilizatorii
sunt alimentati cu informatie. SGAD-ul trebuie sa permita distribuirea în diferite
formate a informatiei: web (intranet), pe CD-ROM sau pe hârtie.
 Tendinte în structura documentului electronic. Tendinta principala în gestiunea
automata a datelor pleaca de la managementul documentelor statice spre documentele
compuse si complexe. Documentele statice, precum imaginile digitale, sunt cele mai
putin flexibile deoarece nu pot fi editate sau citite de catre masina fara o prelucrare
preliminara (adica recunoasterea optica a caracterelor). În imediata apropiere a
acestora sunt documentele statice, precum cele de tip Word sau spreadsheet-urile, care
pot fi editate. Slabiciunile acestora din urma constau în faptul ca depind în mod
explicit de o anumita aplicatie (de exemplu Excel), sunt “mute” – adica nu contin
informatii referitoare la ele sau contin prea putine informatii si sunt “plate” – adica
pentru a accesa o informatie dorita trebuie sa citeasca si alte informatii adiacente.
Documentele complexe sunt la capatul celalalt al evolutiei, structura lor eliminând
toate slabiciunile mai sus prezentate. Acestea nu sunt legate de o anumita aplicatie sau
platforma, sunt dinamice si sunt “inteligente”, transportând în ele si informatia si
structura lor. Astfel, documentele reflecta tendinta catre arhitecturi orientateobiect
unde informatia rezida în obiecte (unitati de informatie cu o granularitate mai mica
decât documentele traditionale) care, de asemenea, contin informatii despre ele si
despre aplicatia originara. Documentele în aceasta noua conceptie sunt considerate
containere cu o gama larga de informatii. Ele sunt colectii de pointeri catre elemente
externe care sunt asamblate dinamic atunci când sunt regasite. De exemplu, ele pot
contine pointeri catre: - obiecte cu informatie – contin corpul propriu-zis al
documentului care se asambleaza temporar cu un anumit scop si pot fi reutilizate în
alte documente;
 informatii despre comportamentul documentului – informatii referitoare la cine
poate vedea documentul, cine trebuie sa-l aprobe, care este secventa de aprobare si
informatii despre procesul de workflow al documentului;
 metadata - autorii, istoricul modificarilor si starea curenta;
 legaturi catre alte elemente externe - grafice, imagini, fonturi, seturi de date etc. Un
document compus mai poate fi privit ca o “lista de materiale” utilizata pentru a
releva o anumita reprezentare a informatiei.
Documentele compuse pot fi împartite în doua categorii:
 documente prestabilite, care se construiesc de fiecare data dupa aceeasi regula;
 documente virtuale, care sunt asamblate pentru un anumit scop, exista o perioada
de timp si se pot schimba de la o vizualizare la alta.
Stadiul actual
În ultimii ani au aparut atât de multe tehnologii care suporta managementul de documente
încât principala problema care retine atentia este integrarea acestora. În general, trei
componente mari pot fi regasite la orice SGAD existent pe piata: magazia de documente,
motorul de workflow si tehnologia de indexare-cautare. Pentru a implementa sistemul cel mai
bun pentru o firma, trebuie stiut cum lucreaza SGAD-urile si care componenta a
managementului de documente se potriveste cel mai bine proceselor si nevoilor din
activitatea desfasurata de aceasta. Magazia de documente reprezinta “sufletul“ unui SGAD.
Functiile principale ale unei magazii de documente sunt: controlul accesului la un anumit
document, catalogarea documentelor, evidenta intrarii-iesirii documentelor, cautarea si

14
 Tema 5

regasirea documentelor, controlul versiunilor unui document (gestiunea tuturor instantelor la

un anumit document si a modificarilor acestuia de-a lungul timpului). Totodata, sunt
gestionate relatiile între documente si partile lor componente (capitole, paragrafe). Fiecare
firma producatoare de SGAD-uri îsi proiecteaza sistemele în arhitectura 2- tier sau 3-tier. În
arhitectura 2-tier clientul realizeaza greul procesarii, pe când într-un mediu 3-tier serverul
este cel ce preia greul procesarii. De obicei, baza de date înmagazineaza toate informatiile
referitoare la documente însa nu si documentele în sine. Baza de date contine pointeri la
fisiere. Multe dintre aplicatiile client utilizeaza standardul OLE, ceea ce permite utilizarea
continutului obiectelor dintr-o aplicatie în interiorul altei aplicatii fara a mai realiza alte
operatii de “cut”, “copy” sau “paste”. SGAD-urile recunosc, în general, documentele OLE si
sunt destul de inteligente pentru a mentine aceste fisiere si legaturile catre acestea în magazia
de documente. Magaziile de documente permit crearea de obiecte “container” si utilizarea
SGADului pentru legarea obiectelor “document”. De asemenea, foarte important este nivelul
de integrare între aceste instrumente OLE si magazia de documente.
Workflow-ul poate elimina timpii morti ai documentului pierduti în tranzitul de la un
lucrator la altul. Acesta permite vizualizarea unui document în paralel de catre mai multi
utilizatori, ceea ce micsoreaza timpul pierdut în procesul de aprobare a documentelor.
Cuplat cu magazia de documente, workflow-ul permite un audit complet, inclusiv a
adnotarilor. Sistemul de workflow permite anuntarea lucratorilor implicati atunc i când o
noua versiune a unui document a devenit disponibila si poate coordona procesul de conversie
a documentelor dintr-un format în altul. Motorul de workflow integreaza, de fapt, magazia de
documente a SGAD-ului si sistemul de e-mail utilizat în transportul documentelor. Cea mai
mare parte a rutarii mesajelor dintr-un sistem de workflow se finalizeaza într-o casuta postala
privata. Acest fapt este benefic pentru lucratorii care sunt implicati în producerea
documentelor, însa pentru aceia care lucreaza în echipa nu este chiar la îndemâna. Astfel,
pentru acestia sistemul nu trebuie sa ruteze prin e-mail documentul propriu-zis, ci mesaje ce
fac referire la acest document. Pentru a mentine integritatea magaziei de documente nu este
recomandat transferul de documente catre un sistem prea putin controlabil precum cel de e-
mail.
Tehnologia de indexare -cautare a unui SGAD poate fi mult mai eficienta decât tehnologia
standard de cautare “full text”, datorita posibilitatilor de cautare a documentelor dupa
anumite atribute. Magazia de documente poate adauga documente atât într-un index “full
text”, cât si într-o baza de date relationala. Motorul de cautare îmbina cele doua instrumente
obtinându-se astfel rezultate mult mai apropiate de necesitati.
Trebuiesc luate în calcul trei probleme importante în proiectarea unui SGAD:
 alegerea unei platforme de calcul adecvate;
 proiectarea retelei prin care se va face transferul documentelor si mesajelor;
 proiectarea bazei de documente.
Platforma de calcul face referire la mediul de lucru la nivelul clientului si a serverului si,
în general, acestea trebuie sa fie compatibile perfect pentru a elimina necesitatea de a scrie
cod de program pentru fiecare dintre acestea. Pâna de curând, cele mai multe servere
destinate magaziei de documente rulau sistemul de operare UNIX deoarece acesta oferea
puterea necesara procesarii si garanta securitatea documentelor. Acum exista un bun
competitor, (Windows 2000 Server), care permite implementarea cu succes a componentelor
unui SGAD. Oricum înainte de a alege un sistem Windows 2000 trebuie analizat daca acesta
se potriveste cu dezvoltarea ulterioara preconizata a organizatiei în cauza si daca aplicatia
server utilizeaza avantajul multiprocesarii simetrice (SMP). Bazele de date utilizate în cadrul
magaziei de documente pot fi relationale, orientateobiect sau mixte. Cea mai mare parte a
producatorilor de SGAD-uri utilizeaza unul din urmatoarele SGBD-uri: Oracle, Sybase,
Informix si SQL Server.

15
 Tema 5

Concurenta acerba existenta astazi în orice segment de piata îi determina pe participanti sa

caute mijloace noi de obtinere a informatiilor, indiferent de natura lor: economice, de
personal, tehnice, etc. Evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei din ultimul deceniu
ridica stacheta în privinta accesului rapid si facil la o informatie corecta si de actualitate.
Managerii zilei de azi pot obtine informatii, în domeniul lor de activitate, din doua tipuri
de surse:
 interne organizatiei pe care o conduc;
 externe acesteia.
Sursele externe sunt variate si Internetul ar trebui sa ocupe un loc important printre
acestea. Sursele interne se refera la acele instrumente care ar trebui sa existe în cadrul unei
firme sau institutii astfel încât, periodic sau ori de câte ori este nevoie, sa ofere date despre
activitatea interna: flux informational, calitatea serviciilor si produselor, probleme de
personal etc. Proiectarea si implementarea unui sistem de gestiune automata a documentelor
în cadrul unei organizatii este o activitate complexa si consumatoare de resurse financiare, în
special pe linia achizitiei de tehnica de calcul, însa eforturile vor fi rasplatite din plin de
eficienta accesului la informatie si de eliminarea timpilor morti în circuitul documentelor.

Bibliografie selectivă pentru tema 5:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-

eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998.
2. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications, Editions d’Organisation,
Paris, 1985, pag. 213-235.
3. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 70-122.
4. http://www.pctechguide.com/08cd-rom.htm,
5. http://www.pctechguide.com/09cdr-rw.htm

Întrebări recapitulative:

1. Justificaţi necesitatea arhivării documentelor.

2. Realizaţi o comparaţie sintetică între principalele tehnologii de arhivare. Criteriile de
avut în vedere sunt: volumul arhivei, condiţii de microclimat, securitatea, uşurinţa
actualizării, timpul de acces etc.
3. Ce probleme pevedeţi că vor putea apare pe termen lung la arhivarea pe discuri
optice?
4. Consideraţi că suportul hârtie al informaţiilor ar putea dispare definitiv în viitor? De
ce?
5. Care sunt situaţiile în care este utilă o comprimare a informaţiilor în format
electronic?
6. Ce alte programe de compresie, în afară de WinRAR cunoaşteţi?
7. Realizaţi o comparaţie între banda magnetică şi discul optic, din punct de vedere al
arhivării informaţiilor.
8. Explicaţi în ce măsură aplicaţiile şi echipamentele multimedia contribuie la

16
 Tema 5

„umanizarea” domeniului arhivării;

9. Ce reprezintă arhivarea contabilă?
10. Care sunt avantajele unei aplicații electronice de management a documentelor?
11. Care sunt elementele componente obligatorii ale unui Sistem de Gestiune Automata a
Datelor?
12. Descrieti stadiul actual al unui Sistem de Gestiune Automata a Datelor?

17
 TEMA 6
ELEMENTE DE ERGONOMIE

I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul temei cu numărul șase este de a prezenta activitatea de birotică prin prisma
factorilor ergonomici.

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va fi familiarizat cu principalii factori ergonomici care influențează activitatea de
birotică, modul în care aceștia pot să fie influențați astfel încât randamentul factorului uman în birou
să fie cât mai bun.

III. CUVINTE CHEIE: ergonomie, mobilier, iluminat, cromatică, microclimat, zgomot, vibrație

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

Tema este compusă din următoarele capitole:
 Activitatea de clasare și arhivare a documentelor;
 Arhivarea fotografică;
 Arhivarea video;
 Arhivarea audio;
 Arhivarea magnetică

V. REZUMAT
Ergonomia reprezintă o ştiinţă o sinteză a unor cercetări multidisciplinare fiecare din aceste
discipline având metode proprii verificate în practică. Aplicaţiile ştiinţei şi mai ales cele psihosociale
în domeniul producţiei economice sunt de-a dreptul impresionante. Aceste aplicaţii fac eforturi de
anulare a dezacordului dintr-o condiţie materială deviată pe de-o parte şi pe de altă parte de
dezvoltarea psihică armonioasă. În acest context este prezentată influența factorilor ergonomici
asupra elementului uman prin prisma randamentului său în activitatea birotică. Este prezentată
influența mobilierului, a luminii, a cromaticii, a zgomotului, a vibrațiilor asupra omului în timpul
activității birotice.

VI. CONTINUTUL TEMEI

6.1. Consideraţii preliminare. Istoric

Personalitatea umană nu mai este astăzi socotită ca o entitate de sine stătătoare, ea se conjugă
neîncetat cu lumea din care face parte, într-o influenţă reciprocă. Un aspect major al acestei conjugări
se manifestă în gradul de organizare a muncii, care are ca finalitate bunăstarea individuală şi socială.
Datorită dezvoltării cercetărilor referitoare la condiţia umană a muncii, organizarea muncii
cuprinde astăzi pe lângă aspectele clasice privind metodele şi măsurarea timpului de muncă, şi toate
cerinţele psihologice, fiziologice, sociale, economice, tehnice, biologice şi culturale, care solicită
personalitatea şi care împreună constituie obiectul de studiu al ştiinţei intitulată ergonomie.
Ergonomia ca ştiinţă oferă cunoştinţele necesare adaptării angajaţilor la munca pe care o
prestează, pentru obţinerea unui randament superior.
Modificările esenţiale intervenite în procesele de muncă, apariţia unor ramuri industriale noi,
introducerea rapidă a noilor cuceriri ale ştiinţei şi tehnicii, îndeosebi ale electronicii şi tehnicii de
calcul, încorporarea într-o măsură crescândă a muncii intelectuale în activitatea curentă au lărgit mult
sfera de preocupări a ergonomiei. Urmare a acestor realităţi solicitarea cea mai mare în munca omului
 Tema 6

nu mai aparţine sistemului muscular , ci a sistemului nervos central. Iar dacă avem în vedere munca
specifică în birouri, vom observa că angajaţii din acest domeniu, din ce în ce mai mulţi ţin seama de
binefacerile ergonomiei; şi şi-au intensificat preocupările de cunoaştere şi aplicare a noţiunilor de
bază ale acestei ştiinţe.
Ergonomia reprezintă o ştiinţă o sinteză a unor cercetări multidisciplinare fiecare din aceste
discipline având metode proprii verificate în practică.
Aplicaţiile ştiinţei şi mai ales cele psihosociale în domeniul producţiei economice sunt de-a
dreptul impresionante. Aceste aplicaţii fac eforturi de anulare a dezacordului dintr-o condiţie
materială deviată pe de-o parte şi pe de altă parte de dezvoltarea psihică armonioasă.
Greutăţile şi eforturile în dezvoltarea şi aplicarea ştiinţelor psihosociale în producţia
economică nu sunt generate numai de complexitatea fenomenelor pe care ele le studiază, ci de
interacţiunea lor. De aici apare şi necesitatea de a se uni într-o ştiinţă interdisciplinară a condiţiei
umane, atât psihologia, sociologia, fiziologia, ştiinţele economice şi tehnice etc. Ştiinţa care a rezultat
este “Ergonomia”. Denumirea a fost dată de psihologul englez K.F.H. Marell în 1949. Denumirea
derivă de la cuvintele de origine greacă “ergos” = muncă şi “nomos” =lege.
Pentru prima dată cuvântul ergonomie a fost folosit în 1857 de către biologul polonez
Wolciech Zostrzeboruski în studiul Perspectivele ergonomiei ca ştiinţă a muncii.
În 1959 s-a constituit la Oxford (Anglia) “Asociaţia Internaţională de Ergonomie”, iar în
1961 s-a ţinut primul congres.
Relativ tânăra ergonomie s-a dezvoltat rapid, atât din punct de vedere teoretic, cât şi aplicativ.
Cu toate eforturile depuse de cei care se ocupă de ergonomie, nu s-a căzut de acord asupra unei
formulări unitare a definirii ei. În marea lor majoritate, definiţiile poartă amprenta specialităţii de
bază, a fiecărui autor.
Profesorul K.F.H. Marell defineşte ergonomia ca “studiul ştiinţific al relaţiei dintre om şi
mediul sau de muncă”. In acest sens, mediul include nu numai mediul înconjurător în care lucrează, ci
şi materialele şi instrumentele, metodele de lucru şi organizarea activităţii sale, fie ca individ, fie ca
membru al unui colectiv de muncă.
Prof. Dr. Bernard Metz, de la Universitatea din Strassbourg (Franţa) o defineşte ca un
“ansamblu integrat de ştiinţe susceptibil să ne furnizeze cunoştinţele asupra muncii umane, necesare
adaptării raţionale a omului la maşină şi a muncii la om”.
Prof. V.Munipov (Moscova) a definit ergonomia ca o “disciplină care a luat naştere din
ştiinţele tehnice, psihologie, fiziologie, şi igienă. Ea cercetează posibilităţile omului în procesele de
muncă, urmărind să creeze condiţii optime de muncă.
Cât priveşte esenţa ergonomiei, adică punerea de acord a solicitărilor cu capacitatea de muncă
a executantului, aceasta se degajă cu claritate din definiţia lui J.R.Jong (Amsterdam), care spune că
“ergonomia este aplicarea cunoştinţelor biologice din domeniul anatomiei, fiziologiei şi psihologiei
experimentale şi medicinii profesionale, cu scopul de a se atinge un sistem optim “om-maşină”. Deci
raportul corespunzător între solicitare şi capacitatea de muncă în interesul angajaţilor şi al
productivităţii.
Definiţia dată ergonomiei de către Organizaţia Internaţională a Muncii, este: “Ergonomia este
aplicarea ştiinţelor biologice umane, în corelaţie cu ştiinţele tehnice pentru a ajunge la o adaptare
reciprocă, optimă între om şi munca sa, rezultatele fiind măsurate în indici de eficienţă şi bună stare
de sănătate a omului”.
Prof. dr. Petre Burloiu, în lucrarea “Ergonomie şi organizarea economică a muncii” (1990),
afirmă că “Ergonomia este ştiinţa cu caracter federativ, care pe baza interdisciplinarităţii, care este
legea sa fundamentală – integrează aportul tehnicii, fiziologiei, psihologiei, sociologiei, economiei şi
a altor ştiinţe sociale, având ca obiect orientarea creării tehnice contemporane la nivelul
posibilităţilor, psihofiziologice normale a omului şi utilizarea raţională a acestor posibilităţi care pot
fi asigurate, în vederea realizării reproducţiei forţei de muncă, de la o zi la alta.
Toate definiţiile ergonomiei ca ştiinţă, conduc la interdisciplinaritate. În legătură cu
interdisciplinaritatea, părerile unor autori au fost diferite, din punct de vedere al sferei lor de
cuprindere. Astfel, K.F. Murell consideră că disciplinele ştiinţifice şi tehnologice, care îşi aduc
contribuţii în ergonomie sunt: anatomia, fiziologia, psihofiziologia, fizica şi ingineria, psihologia
2
 Tema 6

experimentală. La aceea dată, Murell consideră că ergonomia trebuie să ţină seama de datele lor; doar
că psihologia socială, sociologia şi igiena industrială sunt la periferia ergonomiei.
E.Z.Cormick (1970) concepea ergonomia ca o aplicare a informaţiilor referitoare la
caracteristicile comportamentului unor informaţii “produse” de sociologie, antropologie şi ştiinţele
biologice.
E.Grandjean (1972) vedea în ergonomie o reunire a laturilor biologice ale ştiinţei muncii.

6.1.1. Obiectul ergonomiei

Ca orice ştiinţă, ergonomia are un obiect de studiu, metode şi tehnici de cercetare. Obiectul
ergonomiei îl constituie organizarea activităţii umane în procesul muncii prin optimizarea relaţiei din
sistemul om-maşină-mediu, având drept scop creşterea eficienţei tehnico-economice, optimizarea
condiţiilor, pentru a obţine satisfacţia, motivaţia rezultatelor muncii, concomitent cu menţinerea bunei
stări fiziologice şi favorizarea dezvoltării personalităţii. Aceasta presupune realizarea unor condiţii:
 orientarea şi selecţia profesională a factorului uman
 proiectarea suportului material ( instalaţii, echipamente) al muncii în concordanţă cu
capacităţile umane
 conceperea unei ambianţe care să asigure protecţia şi securitatea muncii
 folosirea optimă a capacităţilor umane
 repartizarea raţională a sarcinilor
 economia energetică a organismului uman
Trebuie avut în vedere că elementul activ, adaptabil, e omul, mediul fiind creat de acesta.
Aşadar, scopul final al ergonomiei este de a crea premisele creşterii productivităţii muncii umane
şi reducerii oboselii. Ea furnizează date capabile să contribuie la realizarea acestui obiectiv în
diferite sectoare ale muncii umane. Ea contribuie la îmbunătăţirea condiţiilor de muncă şi la creşterea
eficienţei muncii în activitate. În funcţie de sfera la care se referă, ergonomia este de două feluri:
Ergonomia de concepţie: se practică în instituţiile de proiectare ale unităţilor constructoare de
maşini, utilaje sau mobilier tehnologic, pentru ca aceste mijloace să fie adaptate la nevoile şi la
capacitatea omului în aşa fel încât omul lucrând confortabil şi într-un mediu nevătămător să poată da
cele mai bune rezultate. Deci, conceperea unor maşini, cu caracteristici superioare, a unor mese-
suport pentru maşini, adaptate dimensiunilor antropometrice ale executanţilor, intră în sarcina
ergonomiei de concepţie. Tot în această sferă intră şi proiectarea dictafoanelor adaptate lucrului într-o
poziţie firească, a maşinilor de reprodus documente.
Ergonomia de corecţie se practică în unităţile unde mijloacele de muncă au intrat deja în funcţiune
şi omul desfăşoară o activitate productivă. Raza ei de acţiune este mai mare decât a ergonomiei de
concepţie, atât prin sfera problemelor şi aspectelor investigate, cât şi prin gama de unităţi şi profesii
analizate.

6.1.2 Sistemul om-maşină-mediu

Sistemul om-maşină-mediu este un ansamblu format de unul sau mai mulţi oameni şi una sau
mai multe componente fizice (maşini, echipamente) care interacţionează pe baza unui circuit
informaţional, în cadrul unui mediu fizic şi social în vederea realizării unor scopuri. Un caz particular
de astfel de sistem este biroul, aşa cum este el definit în capitolul 1.Toate caracteristicile sistemului
om-maşină-mediu studiate de ergonomie se pot aplica şi în acest caz. Printre cele mai importante
caracteristici se numără:
 scopul
 intrările: semnale de fond (elemente detectabile prin senzorii sistemului dar nerelevante pentru
funcţionarea lui), condiţii fixe, factori critici controlabili şi necontrolabili (care impun
restricţii)
 ieşirile dorite (scopul sistemului) sau nedorite (rebuturi, accidente)
 legăturile

3
 Tema 6

 structura
 funcţiile: informaţionale (recepţionarea informaţiilor, memorarea informaţiilor, prelucrarea
informaţiilor şi decizia) şi operaţionale (programarea, execuţia, controlul operativ,
supravegherea, diagnosticul, comanda, reglarea, întreţinerea, optimizarea)

Proprietăţile sistemului om-maşină-mediu sunt:

 adaptabilitatea (capacitatea sistemului de a se modifica "din mers", fără perturbări majore în
acord cu noul scop)
 stabilitatea (în cazul perturbărilor sistemul poate realiza compensarea prin reglare)
 fiabilitatea (timpul mediu în care fiecare componentă a sistemului îndeplineşte cu succes
funcţiile încredinţate)
Sistemele om-maşină-mediu se pot clasifica în trei mari categorii: determinate, probabiliste,
probabilist-autoadaptative. Indiferent de tipul de sistem, la proiectarea acestora trebuie avute în
vedere unele principii de bază:
 alocarea funcţiilor în sistem
 descrierea şi analiza sarcinilor, activităţilor şi echipamentelor
 identificarea punctelor de joncţiune om-maşină

6.1.3. Factorii ergonomici

Ergonomia este definită ca o ştiinţă interdisciplinară care a luat naştere din ştiinţele tehnice,
psihologie, fiziologie, igienă, matematică, analiza muncii etc. Totuşi nici una din aceste ştiinţe nu
poate să o revendice ca pe un apendice al său, ergonomia având toate caracteristicile unei ştiinţe
independente. Studiile ergonomice cu caracter general se pot particulariza în mod specific pentru
diferite ramuri de activitate.
Principalii factori ergonomici implicaţi în birotică sunt următorii:
 mobilierul
 iluminatul
 cromatica
 microclimatul
 zgomotul şi vibraţiile
 factorii psihosociali

6.2. Criterii ergonomice pentru mobilier

Amenajarea raţională a locului d muncă şi munca în condiţii care să nu solicite risipa de

energie, nu presupune neapărat maşini şi mobilier tehnologic nou conceput după cerinţele
ergonomiei. Oricât de puţin ar corespunde mobilierul tehnologic nou existent, cerinţelor actuale, un
studiu sistematic şi competent permite ca el să fie adaptat şi folosit în condiţiile optime. Astfel, destul
de uşor pot fi adaptate mesele-suport pentru calculatoare, scaunele, dulapurile pentru fişiere, se pot
instala suporturi pentru manuscrise, se poate realiza un iluminat şi o izolare fonică corespunzătoare.
În concepţia ergonomică a mobilierului trebuie să se ţină seamă de poziţia de muncă şi de
genul de activităţi.
În ceea ce priveşte poziţia, există două poziţii fundamentale de muncă: ortostatică sau în
picioare şi aşezat. Poziţia ortostatică este cea mai obositoare, necesitând un efort mult mai mare
pentru menţinerea echilibrului. Întrucât orice poziţie necesită un proces complex de coordonare a
sistemului nervos central, menţinerea statică îndelungată a unei anumite poziţii provoacă o oboseală
rapidă. Ca urmare este utilă stabilirea unui astfel de regim de muncă care să ducă la alternarea
poziţiilor de lucru.

4
 Tema 6

Fig. 6.1. Aspectul unui post de lucru birotic

Înălţimea meselor (birourilor) de lucru, ca şi înălţimea scaunului pentru poziţia şezând trebuie
să fie adaptate dimensiunilor antropometrice ale executantului. Ca urmare, în proiectarea meselor de
lucru şi a scaunelor trebuie luate în considerare următoarele criterii:
a) pentru mesele de lucru (birouri):
 înălţimea planului de lucru să fie cu 5-10 cm. sub nivelul coatelor
 lungimea şi adâncimea planului de lucru depind de natura activităţii (dactilografie, secretariat,
redactare etc.)
 dacă masa este utilizată în poziţia şezând trebuie prevăzut spaţiu suficient pentru picioare,
care să se poată mişca fără să apară senzaţii de jenă.
b) pentru scaune:
 înălţime variabilă a platformei de şezut, pentru adaptarea la diferite staturi ale executanţilor;

Fig. 6.2. Scaun ergonomic

 platforma de şezut să fie uşor ondulată, sporind senzaţia de confort;

 lăţimea medie a platformei de şezut să fie de cca.400 mm. iar adâncimea de 420 mm. pentru
femei şi 450 mm. pentru bărbaţi;
 spătarul să fie curbat pentru a adera la forma spatelui dând senzaţia de stabilitate şi siguranţă,
şi reglabil pe verticală;
 scaunul să aibă stabilitate suficientă pentru a nu se răsturna prin balans sau alunecare.

5
 Tema 6

Fig 6.3. Mobilier pentru dotarea birourilor

6.3. Ergonomia factorilor de ambianţă fizică

6.3.1. Iluminatul

Iluminatul corespunzător trebuie să respecte o serie de condiţii:

 uniformitatea luminii pe suprafaţa de lucru şi în timp;
 stabilirea unei direcţii maxim avantajoasă a fluxului de lumină;
 alegerea spectrului optim al sursei de lumină;
 limitarea fenomenului de orbire prin modul de aşezare al corpurilor de iluminat.
Iluminatul natural oferă cea mai adecvată respectare a acestor condiţii. Întrucât nu este
posibilă întotdeauna asigurarea iluminatului natural, se recurge la iluminatul artificial. În tabelul 6.1.
este prezentată o comparaţie între iluminatul natural şi cel artificial.
Tabelul 6.1. Particularităţile iluminatului natural şi artificial
Felul Modul de Avantaje Dezavantaje Cerinţe
iluminatului realizare
Natural Prin ferestre şi - Asigura o difuzare mare a - Repartiţia limitată a - Amplasarea judicioasă a
luminatoare luminii fluxului luminos în clădirii faţă de punctele
- Este ergonomic încăperi cardinale şi construcţiile
- Este igienic - Prezintă variaţii mari învecinate
- Nu oboseşte ochii in timpul zilei Dimensionarea
optimă a ferestrelor şi
luminatoarelor
- Amplasarea judicioasă a
mobilierului în încăperi
1. Lămpi cu - Emit lumină gălbuie - Introducerea becurilor în
Artificial incandescenţă: obositoare pentru ochi corpuri de iluminat
a) becuri simple - Dau o strălucire foarte
mare
- Nu sunt economice

b) corpuri de
iluminat - Asigură dirijarea fluxului
luminos al lămpii în direcţia
dorită
- Ocrotesc ochii împotriva
strălucirii
- Protejează lămpile
contra murdăriei
loviturilor, prafului etc
- Sunt neeconomice
(consumă multă energie - Protejarea mecanică a
electrică) surselor de lumină cu
respectarea unghiului de
iluminare
- Asigurarea unei iluminări
difuze

6
 Tema 6

2. Lămpi cu - Emit o lumină apropiată de - Nu pot fi utilizate în - alegerea şi combinarea

descărcări în gaze lumina zilei iluminatul portativ judicioasă a substanţelor
- Asigură o repartizare datorită dispozitivelor gazoase în care se produc
uniformă a fluxului luminos de montare mai descărcări electrice
- Elimină contrastele şi umbrele complexe
puternice
- Consumă puţină energie
electrică

În tabelul 6.2. sunt indicate valorile minime ale nivelului de iluminare în cazul
iluminatului artificial în funcţie de complexitatea muncii şi contrastul dintre obiect şi fond.

Tabelul 6.2. Valori minime ale iluminării artificiale

Caracterul lucrării din punct de Contrastul între obiect şi fond
vedere al solicitării aparatului
vizual
Pronunţat Mediu Slab
De precizie extremă 500-1000 lx 1500-3000 lx 6000-10000 lx
De precizie mare 200-500 lx 700-1000 lx 2000-3000 lx
De precizie medie 100-250 lx 300 lx -

Fig. 6.3. Lampă de birou fluorescentă

6.3.2. Cromatica

Culorile mobilierului şi ale mediului ambiant au efecte fiziologice şi psihologice. Culorile se

împart în culori funcţionale şi culori de avertizare şi prevenire.
Pentru suprafeţele interioare culoarea trebuie să asigure o senzaţie de confort şi luminozitate
(spre exemplu pentru mobilierul birourilor se recomandă culori deschise). În tabelul 6.3. sunt
sintetizate efectele fiziologice şi efectele psihice ale diferitelor culori.

Tabelul 6.3. Efecte fiziologice şi psihice ale culorilor

Culoarea Efecte fiziologice Efecte psihice
Roşu - creşte presiunea arterială - culoare foarte caldă
- ridică tonusul muscular - stimulator general
- activează respiraţia - stimulator intelectual
- senzaţie de apropiere în spaţiu

7
 Tema 6

Culoarea Efecte fiziologice Efecte psihice

Portocaliu - accelerează pulsaţiile inimii
- menţine presiunea sanguină
- favorizează secreţia gastrică şi
digestia
Galben - influenţează funcţionarea normală
sistemului cardiovascular
Verde - scade presiunea sanguină
- dilată vasele capilare
- culoare caldă
- stimulent emotiv
- senzaţie de apropiere foarte mare
în spaţiu
- culoare caldă
- culoarea cea mai veselă
- stimulează vederea
- calmant al psihonevrozei
-senzaţie de apropiere în spaţiu
- culoare rece
- culoare liniştitoare
- impresie de prospeţime
- facilitează deconectarea nervoasă
- senzaţie de depărtare în spaţiu

Albastru - scade presiunea sângelui - culoare foarte rece

- scade tonusul muscular - culoare liniştitoare
- calmează respiraţia şi frecvenţa - în exces conduce la depresiuni
pulsului - senzaţie de depărtare în spaţiu

Violet - creşte rezistenţa cardiovasculară - culoare rece

- creşte rezistenţa plămânilor - culoare neliniştitoare
descurajantă
- senzaţie de apropiere foarte mare

6.3.3. Microclimatul

Factorii de microclimat sunt: temperatura, umiditatea, viteza de circulaţie a aerului.

Optimul de confort la locul de muncă se realizează în următoarele condiţii:
 temperatura aerului (la activităţi fără radiaţii calorice) să fie de 16-18 grade Celsius (muncă
fizică uşoară) şi 15-16 grade Celsius (muncă fizică medie) cu umiditatea relativă sub 70% şi o
mişcare a aerului de 0,3-0,4 m/s.
 temperatura aerului la activităţile cu radiaţii termice unilaterale să fie:
 14-16 grade Celsius când intensitatea radiaţiilor este 0,5cal/cm2.minut
 10-14 grade Celsius când intensitate radiaţiilor depăşeşte 1,1cal/cm2.minut;
 în timpul iernii în încăperile în care executantul lucrează în poziţie şezând, temperatura
aerului trebuie să fie 18 grade cu umiditate de 40-60% şi mişcare a aerului de 0,2 m/s
 pentru locurile de muncă cu temperatura aerului de peste 25 grade, viteza curenţilor de aer
trebuie să fie de cel puţin 0,3 m/s
 temperatura suprafeţelor încălzite ale echipamentelor nu trebuie să depăşească 55 grade
Celsius.

6.3.4. Zgomotul şi vibraţiile

Zgomotul şi vibraţiile constituie surse principale ale oboselii, nervozităţii şi influenţează

negativ munca. Executanţii care lucrează într-un mediu zgomotos obosesc mai repede şi sunt mai
irascibili decât cei care lucrează în medii mai liniştite.
Măsuri pentru eliminarea sau diminuarea zgomotului:
 reducerea zgomotului şi a propagării sale, acolo unde este posibil, prin reproiectarea
8
 Tema 6

procesului tehnologic,
 amplasarea raţională a utilajelor;
 protecţia individuală a executantului prin folosirea unui protector pentru mediu (dopuri
plastice, antifoane etc.);
 căptuşirea pereţilor cu materiale fonoizolante;
 evacuarea surselor de zgomot;
 separarea lucrărilor zgomotoase de cele mai puţin zgomotoase
Muzica funcţională face parte din categoria sunetelor cu influenţă asupra activităţii umane. Ea
este recomandată ca un mijloc de combatere prin camuflare a unor zgomote, precum şi a plictiselii, în
procesele de muncă monotone. Ea trebuie aleasă în aşa fel încât să nu producă distonanţe supărătoare.
Muzica în surdină este recomandată în birouri, unde, în condiţiile solicitărilor intelectuale, ea are un
efect de deconectare.
Ca mijloc de stimulare a capacităţii de muncă, muzica trebuie să îndeplinească anumite
condiţii:
 să fie adecvată preferinţelor, ţinând seama de cultura muzicală, vârsta şi sexul ascultătorilor;
 să fie transmisă prin emisiuni scurte, discontinuu, pe toată durata programului de lucru;
 să nu distragă atenţia;

Tabelul 6.4. Limite admisibile maxime de zgomot

Nr.crt. Locuri de muncă Nivel acustic (dB)
1 Ateliere 80
2 Birouri de dactilografie şi de calcul mecanizat 70
3 Birouri cu lucrări repetitive 60
4 Pentru a putea fi posibilă concentrarea 50

Tabelul 6.5. Exemple de nivele sonore în birouri

Nr. crt. Birouri Nivel (dB)
1 Birouri situate pe străzi secundare (cu ferestre deschise) 46-65
2 Birouri situate pe străzi principale (cu ferestre închise) 60-80
3 Birouri cu 3 persoane (zgomot propriu) 55
4 Birouri cu 10 persoane (zgomot propriu) 60
5 Birouri cu 50 persoane (zgomot propriu) 65
6 Soneria unui aparat telefonic la 2 m distanţă 75
7 Maşina de scris electromecanică la 2 m distanţă 70
8 Maşina de scris silenţioasă la 2 m distanţă 60

6.3.5. Factori psihosociali

Factorii care influenţează randamentul executantului la nivelul locului de muncă sunt:

 factori individuali :
 pregătirea profesională
 aptitudini
 capacitate de învăţare şi adaptare
 interes pentru profesie
 motivaţie pentru muncă
 aspiraţii
 sistem de valori
 sănătate
 experienţă
 situaţie socială
9
 Tema 6

 factori tehnici:
 tipul utilajului (echipamentului)
 gradul de uzură
 modul de reglare
 factori psihosociali:
 climatul psihosocial de la locul de muncă
 stil de conducere

La nivelul fiecărui loc de muncă activitatea creează satisfacţii în următoarele condiţii:

 dacă solicită din partea executantului un anumit potenţial de aptitudini;
 dacă permite executantului să intervină creator în rezolvarea sarcinilor la locul de
muncă;
 dacă are un anumit grad de complexitate şi varietate;
 dacă asigură executantului un anumit grad de autonomie;
 dacă permite executantului să identifice un rezultat semnificativ al muncii sale;
 dacă asigură un grad de responsabilitate;
 dacă dezvoltă personalitatea executantului;
 dacă îi asigură un anumit prestigiu social;
 dacă îi permite şi asigură cooperarea interumană optimă.

6.4. Munca şi oboseala

În urma solicitărilor oricărei activităţi umane apare oboseala. Oboseala este “starea de
slăbiciune musculară, nervoasă sau psihică, vizibilă sau interioară, reală sau imaginară”. Ea este cea
care diminuează capacitatea de muncă.
Oboseala se manifestă prin încetinirea ritmului de muncă, apariţia mişcărilor suplimentare şi
inutile.
Cauze şi simptome ale oboselii:
 monotonia muncii
 intensitatea şi durata muncii fizice şi intelectuale
 factori de mediu (temperatura, lumina, zgomotul)
 factori psihici: responsabilităţi, griji sau conflicte
 condiţii alimentare
 boală şi dureri.

Simptomele oboselii sunt:

 scăderea atenţiei
 încetinirea şi inhibarea percepţiei
 inhibarea capacităţii de gândire
 scăderea randamentului activităţii fizice şi intelectuale
Atitudinea negativă faţă de profesie, faţă de superiori sau faţă de locul de muncă poate fi tot
atât de bine cauza oboselii cronice ca şi efectul ei.

Bibliografie selectivă pentru tema 6:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-

eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998,
2. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 280-288.

10
 Tema 6

Întrebări recapitulative:

1. Care sunt principalele ştiinţe care contribuie la constituirea Ergonomiei?

2. Care sunt principalii factori ergonomici?
3. Ce legătură există între ergonomie şi protecţia muncii?
4. Realizaţi o ierarhizare a principalilor factori ergonomici şi justificaţi această ierarhizare.
5. Evaluaţi în ce măsură ambianţa de la locul de muncă satisface normele ergonomice.

11
 TEMA 7

NOŢIUNI DE CORESPONDENŢĂ COMERCIALĂ

(DE AFACERI)
I. OBIECTIVELE TEMEI
Obiectivul acestei teme este de a prezenta noțiuni despre corespondența comercială și despre
modul în care se realizează o scrisoare de afaceri.

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va dobândii competențe privind corespondența oficială, tipuri de corespondență,
moduri în care aceasta se realizează, despre structura scrisorii de afaceri și editarea ei.

III. CUVINTE CHEIE: scrisoare, afaceri, ortografie, adresare

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

Tema este compusă din următoarele capitole:
 Corespondență oficială;
 Clasificare corespondență oficială;
 Limbajul, forma și conținutul corespondenței de afaceri;
 Scrisoarea de afaceri.

V. REZUMAT

Relaţiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice şi cele fizice
îmbracă deseori forma scrisă a corespondenţei oficiale. Această temă își propune să analizeze tipurile
de corespondență oficială, clasificarea acesteia, forma și conținutul acesteia, precum și limbajul
folosit iar în final prezintă în detaliu modul în care se întocmește o scrisoare de afaceri.

VI. CONTINUTUL TEMEI

7.1. Introducere. Termionologie. Clasificări

Relaţiile dintre persoanele juridice (firme) sau cele dintre persoanele juridice şi cele fizice
îmbracă deseori forma scrisă a corespondenţei oficiale
În funcţie de domeniul la care se referă, corespondenţa oficială poate avea conţinut:
 juridic;
 economic;
 organizatoric;
 administrativ;
 diplomatic;
 de personal etc.
Obiectul corespondenţei oficiale îl reprezintă iniţierea, stabilirea, desfăşurarea, modificarea şi
încetarea relaţiilor dintre corespondenţi.

Clasificări ale corespondenţei oficiale:

a) După obiectul şi scopul corespondenţei oficiale:
 corespondenţă de solicitare (cerere);
 Tema 7

 corespondenţă de informare (ofertă);

 corespondenţă de constatare (proces verbal);
 corespondenţă de îndrumare (decizie, ordin);
 corespondenţă de reclamaţie (reclamaţia);
 corespondenţă însoţitoare de acte.
b) După modul de întocmire:
 documente tipizate (formulare cu sau fără regim special);
 documente netipizate.
c) După natura şi destinaţia exemplarelor:
 originalul (se trimite destinatarului);
 copia simplă (se scrie odată cu originalul);
 duplicatul originalului (are puterea originalului);
 copia de pe original (certificată, legalizată);
 fotocopia;
 extrasul.
Obiectul acestei secţiuni îl reprezintă corespondenţa oficială cu caracter economic –
corespondenţa de afaceri.

7.2. Consideraţii privind limbajul, forma şi conţinutul corespondenţei de afaceri

7.2.1. Hârtia
Hârtia utilizată are o importanţă deosebită deoarece un design reuşit va fi compromis dacă e
reprodus pe o hârtie ieftină. De asemenea o hârtie de bună calitate poate da un aer distins chiar şi
unui antet mai modest. E aşadar rentabil să alegeţi o hârtie de bună calitate pentru colile cu antet.
Dacă nu vă pricepeţi chiar dumneavoastră la hârtie, cereţi sfatul tipografului sau unui designer dacă
cumva nu aveţi un designer angajat al firmei.
Totuşi, dacă trebuie să trimiteţi sute de mii de scrisori circulare pe an, veţi fi fără îndoială
obligat să alegeţi ceva mai ieftin. Asta nu trebuie să îngrijorez însă prea mult, căci de atâtea ori s-a
dovedit că rechizitele mai ieftine nu afectează rezultatele campaniilor de vânzări.
Culoarea hârtiei nu trebuie neglijată, ea trebuie să fie foarte de eficientă. Aceasta poate fi
folosită alegând o hârtie colorată sau incluzând-o în designul antetului. În multe situaţii este foarte
răspândită folosirea cartonului colorat pentru anumite imprimate.
Hârtia colorată poate fi la fel de utilă pentru scrisorile de vânzări, iar în cazul unei serii de scrisori,
pentru fiecare scrisoare din serie se poate alege o culoare diferită, ca să trezească şi mai sigur
interesul.
În ce priveşte dimensiunile, majoritatea firmelor folosesc astăzi dimensiunile adoptate de
Organizaţia Internaţională a Standardelor (ISO’). Pentru colile cu antet, mărimea cea mai răspândită
este A4, care are 210 mm /297 mm. În caz de nevoie, puteţi utiliza formatul A5, pentru scrisori mai
scurte. Acest format este pe jumătate cât A4, adică 148mm /210mm.
Formatele ISO sunt împărţite în trei grupe: A,B,C.
 grupa A este pentru rechizite şi foi volante;
 grupa B este mai ales pentru tipărituri mai mari;
 grupa C este pentru plicuri şi se foloseşte, bineînţeles, împreună cu hârtia de scris din
grupa A.
Toate formatele din cele trei grupe au aceeaşi formă, adică un dreptunghi, având un raport
constant între cele două laturi. Fiecare format e obţinut prin împărţirea formatului precedent.
Grupa A se bazează pe coala A0, care măsoară 841 mm /1189 mm, deci un metru pătrat.
Îndoit A0 ne dă formatul A1, A1 înjumătăţit ne dă A2 etc. Formatele rezultate sunt următoarele:
Formate A Dimensiuni în mm Formate A Dimensiuni în mm
A0 841 x 1189 A4 210 x 297
A1 594 x 841 A5 148 x 210

2
 Tema 7

A2 420 x 594 A6 105 x 148

A3 297 x 420 A7 74 x 105
Figura 7.1 arată cum toate formatele din grupa A au acelaşi raport între latura mare şi cea
mică.. Asta înseamnă că sarcina dificilă de a reduce hârtia la o anumită mărime se simplifică mult.
Altă simplificare constă în faptul că deoarece coala de bază (A0) are exact un metru pătrat, greutatea
hârtiei poate fi uşor exprimată în grame pe metru pătrat.

Pentru lumea afacerilor avantajele adoptării generalizate a formatelor ISO sunt următoarele:
1. Îndosarierea mult mai simplă dacă toate broşurile, foile volante scrisorile au formate
similare sau corelate.
2. Cele mai multe ţări europene folosesc formatele ISO, iar sistemele îndosariere sunt adaptate
la ele.
3. Reducerea formatelor (pentru a utiliza mărimi diferite de hârtie) e mai uşoară şi deci mai
rapidă.
4. Poşta poate face sortarea mai repede, pentru că echipamentul electronic de sortare e folosit
mai eficient.

A1

A2

A3

A4
A5

Figura 7.1. Dimensiunile relative ale colilor de hârtie

din seria de formate “A”

7.2.2. Plicurile
Plicurile trebuie, desigur, să se potrivească cu coala cu antet în ceea ce priveşte calitatea
hârtiei, caracterele tipografice şi emblema. După cum am văzut, grupa C, pentru plicuri, a fost
concepută de ISO pentru a fi combinată cu scrisorile şi tipăriturile format A. Din nefericire, în timp ce
această uriaşă acţiune de standardizare era în curs, Uniunea Poştală Internaţională îşi vedea liniştită
de propriul său plan de standardizare, care urmărea stabilirea unor formate de plicuri capabile să
uşureze manipularea. Se pare că nici una dintre cele două organizaţii nu s-a gândit s-o consulte pe
cealaltă şi cu atât mai puţin să lucreze împreună.
Drept rezultat Ministerul Poştelor din Marea Britanie a adoptat în 1968 o gamă de mărimi de
plicuri cu indicativul POP (Post Office Prefered, adică “preferate de serviciul poştal„); doar una
singură din aceste mărimi se potriveşte cu gama ISO “C”.
Dacă faceţi multe afaceri cu ţări europene, aţi putea alege plicuri cu ferestruică. Sunt folosite
curent în Europa şi au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomandă însă
pentru scrisori de vânzări, pentru că au un aspect auster şi nu-i încurajează pe oameni să le deschidă.
Modalităţi de a face atractive plicurile:
A) pentru a fi cât mai atrăgător, atunci când e fapt doriţi să vindeţi ceva, plicul trebuie să devină
interesant. Pentru a obţine acest lucru puteţi folosi:
 un timbru adevărat care este mai interesant decât unul imprimat de un aparat de
francare;
 un timbru neobişnuit e mai interesant decât unul ordinarş
3
 Tema 7

 un timbru străin e mai interesant decât cel al ţării. Există cel puţin o firmă celebră care
îşi expediază o parte din scrisori din Olanda, într-adins ca să pună pe ele acele atractive
mărci străine. Ştiu ei ce fac, au câştigat milioane vânzând prin scrisori.
B) o metodă e să faci ca scrisoarea de vânzări să arate cât mai mult ca o scrisoare personală,
“necirculară”. În acest caz se poate apela la:
 trucul cu timbrul străin intră în această categorie;
 altă idee, le fel de bună, este de a adăuga pe plic un mesaj incitant, trădând astfel
conţinutul dar făcându-l pe destinatar nerăbdător să deschidă scrisoarea;
 foarte cunoscută firmă internaţională introduce în plic timbre de răspuns vizibile prin
ferăstruică, sau recurge la o ilustraţie ademenitoare cu un cadou, însoţită de cuvintele
“Al dumneavoastră, absolut gratuit” tipărite în roşu. Multe firme folosesc plicuri
colorate pe care sunt tipărite mesaje cum ar fi “Conţine ştiri importante” sau altele
similare.
Când e vorba de scrisori de vânzări se stabileşte care este cea mai potrivită modalitate în
raport cu produsele dumneavoastră specifice.

7.2.3. Reproducerea
A fost o vreme când o companie care se respecta n-ar fi folosit decât antete gravate. Însă
timpurile acelea s-au dus, iar azi aveţi de ales între cel puţin patru metode de reproducere, toate
perfect acceptabile.
Gravarea. În materie de tipărituri, reprezintă cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu
se poate compara cu nimic altceva, dacă vă puteţi permite cheltuiala. Fabricarea matriţei iniţiale este
cea care face ca gravarea să fie atât de scumpă, însă dacă folosiţi cantităţi mari de coli cu antet preţul
nu mai e chiar exorbitant. Dacă vă trebuie 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200 % mai mult
decât tipărirea obişnuită. Însă dacă aveţi nevoie de 10.000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 %
mai mult decât tipărirea normală. Trebuie reţinut că preţul confecţionării rechizitelor variază de la o
tipografie la alta (ca şi alte servicii), aşa că e recomandabil să obţineţi detalii de la cel puţin trei
tipografii înainte de a plasa o comandă.
Termografia. În SUA, procedeul e numit “gravare fără placă”, pentru că are un aspect
asemănător cu gravura dar e realizat fără matriţa atât de scumpă. Metoda devine din ce în ce mai
populară în Marea Britanie şi dă rezultate într-adevăr frumoase. Nici un cunoscător nu o va confunda
însă cu gravura. E ieftină, doar cu 10-15 % mai scumpă decât tipărirea obişnuită, depinde şi în acest
caz de tipografie.
Litografie-offset. Multe societăţi îşi reproduc propriile coli cu antet şi formulare, pe o maşină
offset. O maşină offset modernă nu e deloc murdară, incomodă sau urât mirositoare. Dimpotrivă, e în
bună măsură automată şi e uşor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tipărirea normală.
Tipărirea clasică. E procedeul convenţional pe care îl cunoaştem cu toţii. Nu trebuie să aveţi
vreo reticenţă în folosire lui pentru antetele firmei dumneavoastră: în ziua de azi e întrutotul
acceptabil. Un antet modern, frumos conceput, tipărit pe o hârtie de calitate poate reprezenta firma
într-un mod cât se poate de avantajos. De fapt, acesta e procedeul folosit de majoritatea societăţilor.

7.2.4. Dactilografierea şi punerea în pagină

Cel mai frumos antet, imprimat pe cea mai bună hârtie, poate fi complet compromis de o
dactilografiere neglijentă, de ştersături, pete şi o proastă aşezare în pagină. Evident că nu merită să
faci economii angajând cu un salariu mic o dactilografă nepricepută. Dar chiar şi o dactilografă bună
trebuie instruită de firmă, ca să ştie cum să scrie scrisorile. Asta ca să respecte designul antetului şi
toate scrisorile firmei să aibă un aspect uniform.
Întâi de toate trebuie să decideţi ce aşezare în pagină se potriveşte cel mai bine cu antetul
dumneavoastră. Normal este să vă formaţi deja o idee chiar în faza de design a antetului. Veţi dori ca
textul scris să completeze designul, într-un tot armonios.
Odată ce v-aţi decis asupra aşezării în pagină, o veţi instrui în mod corespunzător pe
dactilografă. Dacă aţi ales mai multe variante, cel mai bine ar fi să compuneţi o scrisoare de

4
 Tema 7

instrucţiuni pentru fiecare mărime de coală de antet pe care să o folosiţi. Aşa procedează British
Railways, inclusiv instrucţiunile despre cum se pliază scrisoarea ca să se potrivească ferestruica
plicului (prin care trebuie să se vadă adresa). British Railways a fost una din primele organizaţii
britanice care şi-au aliniat textul scrisorilor la stânga. Astăzi majoritatea societăţilor britanice
procedează aşa. Obiceiul acesta a apărut din simplă comoditate, însă s-au găsit din fericire alţii de a-l
face destul de plăcut privirii.
Indiferent dacă preferaţi sau nu plicurile cu ferestruică, adresa trebuie scrisă grupat, “în bloc”,
nu “în continuare”, aşa cum se făcea mai de mult. Componentele adresei - nume, funcţie, firmă,
strada şi numărul, oraşul etc - se pun unul sub altul.
În alegerea aşezării în pagină, criteriile de bază trebuie să fie estetica şi uşurinţa la citire:
viteza de dactilografiere vine imediat după aceea. Realitatea este că multe firme inversează ordinea
criteriilor.

7.2.5. Scrisori circulare

O scrisoare circulară, dacă are ca scop să vândă ceva sau să obţină informaţii, este nici mai
mult nici mai puţin decât cea mai importantă scrisoare pe care o puteţi scrie. Cu toate acestea,
deoarece puteţi fi în situaţia de a trimite o astfel de scrisoare în mii de exemplare în loc de unul
singur, se întâmplă deseori să aveţi tendinţa de a face cât mai multă economie la realizarea ei.
Bineînţeles că puteţi face anumite economii, aşa cum s-a arătat mai înainte. De pildă, puteţi
folosi hârtie de calitate mai modestă. Dacă antetul dumneavoastră este în mod obişnuit gravat, puteţi
folosi acelaşi design, dar tipărit, pentru scrisorile circulare. Poate fi avantajos chiar să folosiţi coli cu
antet proiectate exclusiv pentru scrisorile de vânzări; sau puteţi încerca cu foarte decorativele coli cu
antet speciale pentru scrisorile de vânzări, aflate în comerţ. Cel mai bine e să faceţi încercări
succesive; dacă vă ocupaţi cu vânzarea prin corespondenţă veţi avea de câştigat încercând diverse
variante şi urmărind efectul.
În ceea ce priveşte plicul există, aşa cum am arătat deja, două posibilităţi: sau îl faceţi să arate
ca orice scrisoare dactilografiată “individual” sau îl aranjaţi în aşa fel încât să lase să se vadă că e o
circulară şi să aibă ceva incitant imprimat pe el. A doua metodă e folosită cu mare succes de multe
firme mari şi prospere, care vând bunuri şi servicii direct prin poştă.
Partea la care pur şi simplu nu vă puteţi permite să faceţi economie este punerea în pagină şi
prezentarea generală. În plus, trebuie să vă asiguraţi că aveţi toate datele necesare pentru expedierea
scrisorii, inclusiv numele persoanei la care vreţi să ajungă. În acest caz puteţi să-i adresaţi scrisoarea
pe nume. La posibilităţile de azi nu există absolut nici o scuză pentru scrisorile de vânzări cu adresă
vagă, scrise fără politeţe şi abrupt, în aşa fel încât toată lumea să-şi dea seama că e o scrisoare
circulară.
Cât despre multiplicare, aveţi de unde alege.
Procesor de text. Dacă vă ocupaţi cu vânzarea prin corespondenţă sau dacă aveţi frecvent
ocazia de a expedia scrisori de vânzări, cel mai bun lucru pe care-l puteţi face este să investiţi într-un
procesor de text. E evident că acest sistem, împreună cu imprimanta şi unitatea de disc adecvate, vă
va permite să trimiteţi scrisori de vânzări impecabile, adresate cu precizie persoanei pe care vreţi să o
contactaţi şi arătând ca o scrisoare concepută şi dactilografiată “individual”.
Listele cu nume şi adrese pot fi păstrate în memoria sistemului şi citit de acolo de fiecare dată
când e nevoie să fie combinate, la perfecţie, cu textul celei mai noi scrisori de vânzări.
Funcţia de editare a procesorului vă permite chiar să adăugaţi o tuşă personală textului
standard, individualizându-l astfel şi mai mult.
Reţineţi totuşi că pe piaţă există cu mult peste o mie de mărci şi tipuri de procesoare de text şi
între ele există diferenţe foarte mari. Înainte deci de a cumpăra unul, e profitabil să cercetaţi piaţa ca
să fiţi sigur că veţi obţine facilităţile de care aveţi nevoie.
Matriţă. Multiplicare prin matriţă s-a perfecţionat mult în ultimii ani, iar o matriţă bine
imprimată pe hârtie de calitate dă un rezultat foarte bun. Astăzi e chiar posibilă folosirea culorii la o
matriţă. Cu toate calităţile sale metoda aceasta nu e cu adevărat potrivită pentru scrisorile de vânzări,
dar e perfect adecvată pentru rapoarte, circulare între firme şi chiar pentru comunicări interne.
Tipărire obişnuită. Rezultatul arată ca o pagină tipărită normală şi nimeni nu-l va prelua
5
 Tema 7

drept altceva. Dacă încercaţi să adăugaţi ulterior nume şi adrese rezultatul va fi dezastruos. Există
alte metode mult mai bune, n-are rost să vă încurcaţi cu asta.
Litografie. În acest caz scrisoarea trebuie dactilografiată cu o panglică specială. Se obţine un
“original” care poate fi folosit pentru a scoate între 50 şi 5000 de copii. Varianta mai veche implică
dactilografierea scrisorii cu o panglică obişnuită şi apoi, pornind de la ea, realizarea unei plăci
fotografice indiferent de varianta folosită, numele şi adresele pot fi adăugate, cu reuşită aproape
perfectă.
Unele maşini litografice pot imprima antetul şi scrisoarea simultan, ceea ce e foarte avantajos
în cazul unei cantităţi mari de corespondenţă.
Facsimil.. E o tehnică bazată pe tipărirea normală mai sus amintită. Există însă o deosebire
importantă. După ce textul a fost cules în caractere similare cu cele ale maşinii de scris, ele imprimat
pe hârtie prin intermediul unei panglici sau pânze de mătase pură. Rezultă o formă oarecum
neregulată a textului, cam cum se întâmplă la dactilografiere. Cu alte cuvinte, se elimină acea
regularitate perfectă caracteristică tiparului şi scrisoarea arată ca şi cum ar fi fost chiar dactilografiată
(deci pare “individualizată”).
Există două tehnici de acest tip: rotativă şi plană. Ambele dau rezultate excelente, iar cea de-a
doua se apropie de perfecţiune.
Fotocopierea. Maşina de fotocopiat (xeroxul) a produs o mică revoluţie în munca de birou,
peste tot în lume, eliminând plicticoasa copiere dactilo a documentelor. Ca să produci scrisori
circulare, dactilografiezi pur şi simplu originalul pe o hârtie obişnuită, o introduci în maşină, şi o
reproduci pe coli cu antet. Numele şi adresele pot fi ulterior adăugate.
Dacă se dă suficientă atenţie potrivirii tuşului, rezultatul e foarte bun. Fotocopierea nu e însă
în nici un caz ieftină, de aceea e rezervată producţiei de serie mică.

7.2.6. Semnătura
Ultimul element pe care îl mai aveţi de luat în considerare, din punctul de vedere al formei,
este semnătura dumneavoastră. Dacă numărul scrisorilor trimise e rezonabil de mic, aţi face bine să
semnaţi personal fiecare scrisoare. Dar aşa ceva e exclus în cazul cantităţilor mari, aţa că cea mai
bună soluţie în asemenea cazuri este un facsimil al semnăturii, în culoare albastră. Simpla
dactilografiere a numelui, o ştampilă sau o semnătură imprimată în negru odată cu restul textului nu
sunt satisfăcătoare; vă vor da imediat de gol în cazul în care vreunul dintre destinatari şi-ar face iluzia
că va primi o scrisoare concepută pentru el personal.
Odată încheiate aceste reflecţii asupra formei scrisorii dumneavoastră - ambalajul, cum s-ar
spune - ne putem de conţinut.

7.2.7. Conţinutul
Majoritatea scrisorilor de afaceri urmăresc trei scopuri:
1. Să transmită un mesaj de la expeditor la destinatar.
2. Să-l determinăm pe destinatar să acţioneze.
3. Să atragă simpatia destinatarului, pentru expeditor şi firma sa.
O mare parte dintre miile de scrisori de afaceri trimise în fiecare zi nu doar eşuează lamentabil
în privinţa scopurilor doi şi trei, dar în plus par să facă toate eforturile pentru a compromite scopul
principal - acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar şi fără echivoc.
Sigur că nu e uşor să scrii scrisori. Altminteri, ar fi mai puţini cei care fac atât de rău treaba
asta. În esenţă, scrisorile dumneavoastră trebuie să încerce să fie clare, simple, concise şi amicale.
A scrie clar înseamnă a gândi clar, tot aşa după cum scrierea încâlcită este rezultatul gândirii
încâlcite. De aceea, regula de bază este: gândeşte înainte de a scrie. Hotărăşte-te ce vrei să spui
înainte de a te aventura să-ţi pui gândurile pe hârtie. Sfatul acesta pare atât de elementar încât ar putea
fi luat drept o jignire, şi totuşi nenumărate cadre de conducere se plâng că n-au timp să reflecteze
înainte de a-şi dicta misivele informe şi neconcludente.
Încercaţi să vă organizaţi materialul în minte înainte de a-l dicta. Bifaţi diversele puncte din
scrisoarea la care răspundeţi. Referiţi-vă la fiecare puncte pe rând. A trata trei lucruri în acelaşi timp
nu înseamnă concizie. Înseamnă harababură. Odată ce aţi terminat cu un punct, treceţi la următorul,
6
 Tema 7

nu-l mai parafrazaţi şi reluaţi de-a lungul întregii scrisori.

După ce v-aţi expus argumentele cât mai lucid şi mai concis posibil, daţi-i corespondentului
dumneavoastră o indicaţie clară asupra a ceea ce aţi dori de la el. Multe scrisori bat câmpii la
nesfârşit, tot reluând acelaşi argument, iar apoi se încheie brusc, lăsându-l pe corespondent să se
întrebe ce se vrea de la el. Dacă de exemplu doriţi un sfat în legătură cu o anumită problemă, spuneţi-
o clar la sfârşitul scrisorii. Dacă vreţi doar să expuneţi motivele care v-au făcut să acţionaţi într-un
anumit mod, trebuie de asemenea să arătaţi clar acest lucru. Puteţi încheia cu cuvintele: ”Am hotărât,
de aceea, să fac aşa şi pe dincolo”, lămurindu-l astfel pe corespondent că tot ceea ce i se cere e să ia
notă şi nimic altceva. Sigur că dacă situaţia o cere, veţi adăuga “... şi sper că veţi aproba decizia
mea.”
Dacă urmăriţi să-l influenţaţi pe corespondent în hotărârile sale, nu omiteţi să i-o spuneţi clar:
“Aş recomanda, de aceea, să facem aşa şi pe dincolo”. Sau puteţi accentua şi mai puternic: “De aceea,
cred că e cât se poate de important să facem cutare şi cutare.”. Dacă ceea ce doriţi e un răspuns la
scrisoarea dumneavoastră, spuneţi-o, de asemenea, limpede. Nu-l lăsaţi pe corespondent, după ce a
citit scrisoarea, să se întrebe “ Ei, şi ?”

7.2.8. Alegerea cuvintelor

Exactitatea şi concluzia scrisorilor dumneavoastră vor depinde, bineînţeles, de felul în care vă
alegeţi cuvintele; însă, înainte de toate, aţi face bine să vă obişnuiţi să folosiţi minimul de cuvinte
necesare în exprimarea a ceea ce aveţi de spus. Orice cuvânt trebuie să-şi merite locul Într-o scrisoare
concisă nu e spaţiu pentru cuvintele parazite care nu aduc nimic nou.

E greu să scapi de cuvintele inutile. Pentru asta e nevoie de un efort serios din partea
dumneavoastră. Recitiţi fiecare propoziţie din scrisoare şi întrebaţi-vă: “Cuvântu-l ăsta e într-adevăr
necesar ? O să schimbe înţelesul dacă-l dau afară ?” Dacă răspunsul e “Nu”, atunci scoateţi fără milă
cuvântul în plus. Prin această operaţie de curăţire scrisul dumneavoastră va avea mult de câştigat în
privinţa conciziei şi a clarităţii.
Dacă aţi lua acest sfat în serios şi aţi începe să vă recitiţi scrisorile cu un creion albastru în
mână, operaţia de curăţire ar duce, neîndoielnic, la eliminarea unui mare număr de clişee uzate.
Clişeele sunt uneltele leneşului. Ele îi răsar promt în minte, scăpându-l de efortul de a gândi singur.
Aruncaţi-le înainte ca ele să-şi lase amprenta asupra textelor dumneavoastră.
Asta nu înseamnă totuşi că orice clişeu trebuie evitat. Aşa cum arăta Eric Partridge, care
anume expresie e un clişeu este în parte o chestiune de opinie. Dacă v-aţi gândit bine la ce anume
vreţi să spuneţi şi o expresie convenţională se potriveşte la perfecţie cu intenţia dumneavoastră,
nimeni nu vă va putea condamna că aţi folosit-o. Pe de altă parte, dacă recurgeţi la un clişeu doar
pentru că e primul lucru care vă vine în minte, scrisul dumneavoastră e în pericol de a deveni
inconsistent.
Cultivaţi obiceiul de a verifica în dicţionare cuvântul pe care vreţi să-l folosiţi. Veţi fi surprins
să constataţi cât de des acesta nu e adecvat sensului exact pe care îl aveaţi în minte. Decideţi-vă dacă
vreţi într-adevăr să spuneţi a integra sau dacă nu cumva a include, a combina sau a reuni se
potrivesc mai bine. Nu vă repeziţi cu alternativ fără să încercaţi mai întâi cu alt, nou, proaspăt,
revăzut, diferit.
Ţineţi minte că verbal înseamnă “ în cuvinte”, ca de exemplu în: “ Nu a dat o aprobare
verbală ci doar a încuviinţat din cap”. Deseori e confundat cu oral, ceea ce înseamnă “rostit”, în
opoziţie cu “în scris”.
Când alegeţi un adjectiv, încercaţi să găsiţi unul care se potriveşte exact cu nuanţa dorită.
Frumos nu înseamnă, bineînţeles, mare lucru, fiindcă spunem “friptură frumoasă”, “fată frumoasă”,
“grădină frumoasă”, sau chiar “afacere frumoasă”. Global poate să nu însemne nimic sau poate să
însemne mai multe lucruri. Dacă înţelesul exact este total sau mediu, de ce nu spuneţi chiar aşa ?
Dacă vă simţiţi tentat să scrieţi: “Creşterea globală a oraşului trebuie să fie limitată”, abţineţi-vă.
Dacă veţi reexamina, cum am sugerat mai sus, această cu ajutorul creionului albastru, veţi constata că
de fapt cuvântul global nu contribuie cu nimic la înţelesul ei.
Dacă două cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce doriţi să spuneţi, alegeţi-l pe cel mai
7
 Tema 7

scurt. Deseori cuvintele scurte sunt mai puternice şi mai directe decât cele lungi, pentru că de mai
multă vreme în limba engleză. De asemenea, permit mai buna înţelegere a textului scris.
Sir Winston Churchill a fost un mare partizan al cuvântului scurt, deşi nu dispreţuia nici
folosirea unuia lung, şi chiar foarte lung, în caz de nevoie.
Gândiţi-vă aşadar de două ori înainte de a vă presăra scrisorile cu cuvinte lungi şi pretenţioase.
Nu vă temeţi să folosiţi a spune în loc de a afirma, a informa sau a aduce la cunoştinţă. Nu ezitaţi să
folosiţi a începe în loc de a iniţia. La fel, preferaţi a sublinia în loc de a scoate în evidenţă, înainte în
loc de anterior, despre în loc de referitor la, cu privire la sau în legătură cu. Când alegeţi, deci,
cuvintele, preferaţi-le pe cele scurte, simple şi familiare celor lungi, celor complicate şi neobişnuite.

7.2.9. Alte consideraţii

Alături de cuvântul scurt, privilegiaţi fraza scurtă. E mai modernă decât cea lungă, căci fraza
engleză a devenit din ce în ce mai scurtă de-a lungul ultimelor secole. Există însă şi un alt motiv de a
prefera fraza scurtă. S-a demonstrat clar că un text care conţine mai ales fraze scurte e mai uşor de
înţeles, deci mai lizibil, decât unul care conţine fraze mai lungi.
De-a lungul anilor s-au făcut diverse studii asupra factorilor care influenţează uşurinţa la
citire a unui text. Faimoasa formulă a lui Flesch ia în considerare nu doar lungimea frazei ci şi
numărul cuvintelor cu afixe. Textul e cu atât mai uşor de citit cu cât frazele sunt mai scurte şi
cuvintele cu afixe mai puţine.
Robert Gunning a făcut un studiu similar. El se baza în întregime pe lungimea frazelor dintr-
un pasaj dat iar concluziile erau identice cu cele ale lui Flesch.
Începeţi aşadar prin a scrie fraze cât mai scurte. Treptat, în timp, veţi vedea că se vor lungi
fără să piardă din claritate. Scopul ultim va fi alternanţa frazelor de diferite lungimi, în folosul unei
mai mari varietăţi şi flexibilităţi.
Dacă reţineţi toate principiile de mai sus, scrisorile dumneavoastră vor câştiga treptat în
claritate, concizie şi simplitate. Din nefericire, nu e de ajuns. Trebuie să urmăriţi să aveţi un ton cald
şi prietenos, nu distant si impersonal. Unii au tendinţa de a se exprima abrupt. Nu urmaţi exemplul
lor.
Se întâmplă de multe ori să întâlneşti un om de afaceri care să se arate simpatic, prietenos şi
deschis. Discuţi chestiuni de afaceri, ajungi la înţelegere şi apoi te desparţi de el. În dimineaţa
următoare primeşti o scrisoare rece, rigidă, care confirmă înţelegerea. E semnată de acelaşi om
simpatic şi prietenos din ziua precedentă, dar nu-i seamănă deloc.
De ce scriu unii în felul acesta ? De ce manierele lor amicale şi plăcute nu pătrund şi în
scrisori? Pentru că se ascund în spatele faţadei a ceea ce ei cred că este “stilul de afaceri”. Dacă ar fi
obişnuiţi să folosească un ton conversaţional plăcut şi să scrie aşa cum vorbesc, personalitatea lor ar
ieşi la suprafaţă şi le-aţi citi scrisorile cu mult mai multă plăcere.
Încercaţi personal şi veţi vedea. Însuşi Sir Winston Churchill pleda pentru asta. Iată ce sfat a
dat pe când era prim-ministru: “ Să nu ezităm să folosim fraza scurtă şi expresivă, chiar dacă e
convenţională”.
Desigur, asta nu înseamnă că trebuie să scrieţi oricui în acelaşi fel, nici că unui profesionist
serios i-ar sta bine să se apuce deodată să improvizeze scrisorele într-un stil aparte. E vorba, de fapt,
să ţineţi seama, de fiecare dată când scrieţi o scrisoare, de “auditoriul” respectiv; ţineţi minte şi că nu
toate cadrele de conducere sunt bărbaţi. Scriitorul profesionist îşi “ajustează” totdeauna scrierea în
aşa fel încât să se potrivească cititorului. Altfel spus, nu scrie în gol, ci adresându-se unui public
anume. Când răspunde la scrisori, omul de afaceri trebuie să facă la fel. Trebuie să urmărească să facă
din orice scrisoare de vânzare - adică o scrisoare care “vinde” firma sa, produsele sale şi pe sine
însuşi.
Mai presus de toate, nu uitaţi niciodată să scrieţi scrisorile din punctul de vedere al
corespondentului. Spuneţi mai bine: “Vă va face plăcere să aflaţi că marfa pe care aţi comandat-o e
gata de expediere”, decât “Îmi face plăcere să vă informez...”. Multe scrisori de afaceri sunt presărate
cu eu şi noi, de parcă autorul nu s-ar gândi decât la el însuşi. Or corespondentul dumneavoastră e
interesat de propria lui persoană, vrea să ştie ce aveţi să-i oferiţi.
Pe de altă parte, e bine să preferaţi pe “eu” sau “noi” ca subiect al frazelor şi să folosiţi diateza
8
 Tema 7

pasivă doar atunci când n-o puteţi evita. Diateza activă e mult mai tare şi mai directă. Cel care face,
crede, hotărăşte, gândeşte ş.a.m.d este, totdeauna, un grup sau o persoană. De fiecare dată când e
posibil, faceţi din acest grup sau din această persoană subiectul frazei dumneavoastră.
Cât priveşte regulile gramaticale, e mai bine să nu aveţi prea multe complexe, căci nesiguranţa
în folosirea lor produce deseori scrisori confuze şi prolixe. Cunoştinţele fundamentale de gramatică
sunt bineînţeles utile, dar e bine să reţineţi că n-o să se prăbuşească cerul dacă ignoraţi vreuna din
reguli. Unii dintre cei mai mari scriitori de limbă engleză, de la Shakespeare încoace, au neglijat din
când în când regulile gramaticii. Mult mai important e să “răzbiţi” până la corespondentul
dumneavoastră aşa cum sunteţi în realitate, aşa cum vă ştie el sau ea. Dacă sunteţi cumva un diamant
neşlefuit, corespondentul dumneavoastră va fi dezorientat că îi scrieţi ca un profesor universitar. Dacă
sunteţi glumeţ şi neprotocolar, va fi şocat primind una dintre acele misive demodate, în jargon de
afaceri. Pe scurt, regula de aur “fii tu însuţi” trebuie aplicată şi la scrisori.
Majuscule
Există tendinţa de a neglija majusculele. Folosiţi majuscula la începutul cuvântului în
următoarele cazuri:
1. Numele proprii de persoane, ţări, oraşe, sate, judeţe. râuri, munţi, lacuri, mări şi oceane.
2. Titlurile cărţilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor,
cântecelor etc., de exemplu “Piesa lui favorită e Othello”. Cea mai bună carte pe această temă
e “Investiţiile - nimic mai simplu”.
3. Numele navelor, hotelurilor, restaurantelor, hanurilor, etc.
Nu folosiţi majuscule pentru :
1. Substantive comune care indică o categorie generală de persoane sau lucruri, de pildă “Sunt
multe universităţi în Marea Britanie “ (universitate).
2. Numele diverselor discipline ştiinţifice, când sunt folosite în sens general, de exemplu:
“Studiază istoria şi ştiinţele economice.”
În caz că aveţi dubii, singura cale de urmat este să vă folosiţi propriul discernământ. Odată ce
aţi luat o hotărâre, ţineţi-vă de ea până la capătul scrisorii. Dacă recurgeţi la un îndreptar, folosiţi-vă
mereu de acelaşi şi sfătuiţi-i şi pe membrii personalului dumneavoastră să facă la fel.
Punctuaţia
Despre punctuaţie s-ar putea scrie o carte întreagă. Dar omul de afaceri, pe care-l interesează
în primul rând scrisorile de afaceri şi rapoartele, n-are nevoie de studiu aprofundat asupra punctuaţiei.
Tot ce îi trebuie sunt câteva reguli de bun simţ.
Punctul. Tendinţa actuală e de a face mai puţin uz de semnele de punctuaţie. Singura excepţie
o face punctul, care e mai des folosit, şi după iniţiale şi după majoritatea abrevierilor. Dacă o
abreviere se termină la fel cum se termină cuvântul respectiv, nu e nevoie de punct. Deci: sept., a.m.,
etc., dar dl, dr, dna (fără punct). De dragul vitezei, însă punctele de după abrevieri sunt din ce în ce
mai puţin folosite în corespondenţa de afaceri. Avem aşadar SA, CEE, SRL şi aşa mai departe.
Virgula. Indică cea mai scurtă pauză din frază şi, cândva, era folosită intens. Astăzi, atât din
cauza scurtării frazelor cât şi poate, pentru că în epoca noastră pauza, oricât de scurtă, pare o crimă,
virgula e mult mai puţin folosită. Însă e greşit s-o eliminăm cu totul, căci uneori ea contribuie la
claritatea textului. O regulă simplă ar fi că virgula trebuie pusă atunci când omiterea ei alterează
sensul. Aveţi nevoie de virgulă pentru a separa elementele unei liste, de exemplu “fabrica noastră
produce piuliţe, şuruburi, cuie, piroane şi balamale”.
Mulţi scriitori buni nu încadrează între virgule micile propoziţii explicative; dacă asta nu
produce nici o neclaritate, puteţi să vă lipsiţi de virgule. Oricum, dacă puneţi virgulă la început
trebuie s-o puneţi şi la sfârşit. Virgula se pune după un citat direct, de pildă « ”Ne vedem
mâine”, spuse el ». Remarcile care separă două părţi ale unui citat au de asemenea nevoie de virgulă:
“Ne vedem la conferinţă”, spuse, “şi vezi să nu întârzii”. Când cineva se adresează cuiva, numele sau
titlul persoanei abordate trebuie încadrat de două virgule: “Veţi fi de acord, domnilor, că acesta a fost
un an foarte greu”.
Punct şi virgulă. Acest semn indică o pauză ceva mai mică decât punctul, dar mai mare decât
virgula. Tendinţa modernă de a scurta frazele l-a eliminat practic, în special din scrisorile de
afaceri. Dacă vi se pare că aţi gândit o frază atât de lungă încât trebuie să o divizaţi prin punct şi
9
 Tema 7

virgulă, e mai bine s-o desfaceţi în mai multe fraze scurte.

Există însă situaţii când, chiar şi într-o scrisoare de afaceri, semnul punct şi virgulă contribuie
la claritate. În astfel de cazuri nu ezitaţi să-l folosiţi. Dacă, de pildă, înşiraţi o suită de elemente,
descriindu-le pe scurt pe fiecare, fraza a fi mai clară dacă separaţi fiecare element prin punct şi
virgulă. De exemplu, puteţi scrie : “Echipa noastră de reprezentanţi comerciali e mică: Smith, Jones şi
Brown, care au grijă de Sud; King, Bishop şi Lane, care acoperă Midlands şi Nordul; Mc Gregor, care
se ocupă singur de Scoţia”.
Uneori punctul şi virgula indică în mod clar o pauză mai lungă. Asta se întâmplă când
renunţaţi la un cuvânt. Dacă spuneţi : “Avem şase reprezentanţi pentru Anglia şi Ţara Galilor, dar
numai unul pentru întreaga Scoţie”, regula e foarte potrivită. Dacă îl eliminaţi pe “dar”, veţi avea
nevoie de o pauză mai lungă şi, drept urmare, cu punct şi virgulă rezolvaţi: “Avem şase reprezentanţi
pentru Anglia şi Ţara Galilor; numai unul pentru întreaga Scoţie”.
Două puncte. Indică o pauză mai lungă decât punct şi virgulă, dar nu atât de lungă ca punctul.
Nu prea aveţi nevoie de acest semn în scrisorile de afaceri, însă puteţi să-l folosiţi, în loc de virgulă,
înaintea unui citat. De cele mai multe ori, cele două puncte sunt utilizate pentru a prezenta o listă,
nişte exemple sau nişte explicaţii, de pildă: “ Toţi cei care vor participa la inaugurarea pentru presă
vor primi: un exemplar de press-release, un set de fotografii, un set de eşantioane şi un mic suvenir”.
Semnul întrebării. E folosit doar după o întrebare directă, niciodată după una indirectă.
Exemplu: “John a fost pe aici?”, dar “M-a întrebat dacă John fusese pe-acolo”. Semnul întrebării
poate fi folosit şi între paranteze, pentru a atrage atenţia că un anumit cuvânt sau o anumită afirmaţie
provoacă îndoială, dar asta se întâmplă mai des în rapoarte sau note decât în scrisori.
Semnul exclamării. Folosiţi-l cu zgârcenie în scrisorile de afaceri, eventual deloc. Nu-şi are
loc decât la exclamaţiile adevărate, ca “Salut!”, “Pleacă de lângă parapetul ăla!”, “Arăţi excelent!”.
Uneori e folosit pentru a arăta o frază sau cuvântul care îl precede au o mare încărcătură emoţională.
Unii recurg la semnul exclamării din pură exuberanţă, însă e mai bine să fiţi reţinut într-o scrisoare
de afaceri.
Ghilimelele. Sunt folosite pentru a încadra citatele. Dacă aveţi de-a face cu un citat în citat,
veţi avea nevoie de apostrof pentru a încadra citatul ulterior. “Într-una din zilele astea”, spuse
doctorul, “va trebui să pun o tăbliţă pe care să scrie « Intrarea interzisă»”.
Ghilimelele sunt bineînţeles folosite şi pentru a încadra titlurile de piese, cântece, opere:
numele de hanuri, restaurante, hoteluri şi multe altele. Însă în tipărituri astfel de nume sunt scrise cu
cursive, nu între ghilimele.
Parantezele. Utilitatea parantezelor e evidentă. Ele închid o scurtă explicaţie, o referinţă sau o
remarcă având o importanţă secundară pentru subiect. Nu prea sunt folosite în corespondenţa de
afaceri, cu excepţia numerelor de ordine, adică (1), (2), (3) ş.a.m.d. Totuşi, dacă utilizaţi parantezele,
ţineţi minte că ele nu pot înlocui alte semne de punctuaţie fără a afecta punctuaţia existentă. Ar fi
greşit să scrieţi, de pildă:
Muncitorii sunt descurajaţi şi neinteresaţi de munca lor şi probabil se gândesc, (dacă totuşi
gândesc ceva), la alte lucruri.
Virgulele dinainte şi după paranteze n-au ce căuta acolo, căci parantezele închid aşa cum
trebuie comentariul respectiv, iar dacă acesta n-ar exista, fraza ar curge fără nici o pauză.
Liniuţa de unire (cratima). E folosită pentru a uni două cuvinte distincte într-unul singur.
Astfel de cuvinte compuse devin, cu timpul, un singur cuvânt şi liniuţa dispare. Necazul apare la
acele cuvinte compuse care se află în faza finală a transformării într-un singur cuvânt; unii scriitori
păstrează liniuţa de unire, alţii nu. Singurul lucru inteligent pe care-l puteţi face în asemenea cazuri e
să vă hotărâţi pentru una din variante şi să-i rămâneţi apoi credincios. Puteţi, de exemplu, să folosiţi
un anumit dicţionar pentru a vă decide.

Formule de adresare
Folosind această carte, veţi avea posibilitatea ca, după citirea unei scrisori primite, să hotărâţi
dacă puteţi răspunde fără să aveţi nevoie de compunere originală şi, dacă da, să alegeţi paragrafele
potrivite din capitolele următoare, să transcrieţi numerele lor pe ciorna scrisorii de răspuns, pe care
apoi să i-o daţi dactilografei.
10
 Tema 7

Dacă aveţi un procesor de text cu memorie suficientă, operatoarea va înregistra de la început

în memorie paragrafelor numerotate, clasându-le după subiectul tratat. Pentru elaborarea scrisorii nu-i
va rămâne altceva de făcut decât să apeleze paragrafele pe care i le-aţi indicat, să adauge detaliile
necesare, numele şi adresa şi să vă prezinte scrisoarea pentru semnătură.
Nu e inutil să adăugăm că e bine să trataţi doar un singur subiect într-o scrisoare, chiar dacă
aveţi doar foarte puţin de spus în legătură cu subiectul respectiv. Obiceiul acesta uşurează clasarea,
atât pentru dumneavoastră cât şi pentru corespondentul dumneavoastră. În unele birouri se pierd ore
întregi cu căutarea unei scrisori, pentru a descoperi până la urmă că a fost clasată în
altă parte pentru că se referea la două subiecte diferite.
Strict vorbind, toate scrisorile trebuie să fie adresate societăţii în cauză, trebuie să înceapă cu
“Stimaţi domni” şi să se termine cu “Cu stimă”. Totuşi, în ziua de azi e mult mai răspândit printre
oamenii de afaceri obiceiul de a-şi scrie ca de la individ la individ, adresând scrisorile către: John H.
Smith, sau dna/dra Joan H. Smith. Scrisoarea începe apoi cu “Stimate dle/Stimată dnă, dră Smith”,
după caz, sau chiar “Dragă John” sau “Dragă Joan”, terminându-se cu “Cu stimă” sau “Al tău”, “Al
dumitale “.
Altă posibilitate este să adresaţi scrisoarea firmei respective şi să adăugaţi mai jos “Pentru: dl,
dna, dra J.W.Weeks”. Dacă alegeţi această formulă, scrisoarea trebuie să înceapă cu “Stimaţi domni”,
căci e adresată firmei şi nu unui individ.
Dacă vreţi să daţi scrisorii o tuşă mai personală, puteţi scrie de mână formulele de început şi
de încheiere, “Stimate/Stimată dle/dnă/dră”, “Dragă Bill” sau “Dragă Joan”, “Cu stimă”, “Al tău” etc.
E uimitor ce multă căldură adaugă scrisorii acest procedeu.
Dacă vreţi să vindeţi ceva prin scrisori directe, veţi avea nevoie să expediaţi, de multe ori pe
an, sute sau chiar mii de scrisori identice. Cu mijloacele disponibile astăzi nu aveţi nici o scuză dacă
nu adresaţi fiecare scrisoare individual, cu numele celui vizat, renunţând la convenţionalul “Stimate
domnule” sau “Stimată doamnă”.

7.3. Structura scrisorii de afaceri

Părţile componente ale unei scrisori de afaceri sunt:

a) antetul;
b) referinţe;
c) numărul şi data înregistrării;
d) numele şi adresa destinatarului;
e) formula de adresare;
f) titlul rezumând scopul scrisorii;
g) paragraful de început;
h) cuprinsul (corpul) scrisorii;
i) paragraful de încheiere;
j) formula de încheiere;
k) semnătura;
l) anexe şi copii.

Antetul - cuprinde numele firmei, adresa, telefon, fax, eventual numărul de înregistrare al societăţii
(firmei), banca şi contul. Antetul este de multe ori imprimat pe coli la tipografie. Întrucât scrisorile
sunt adesea folosite ca elemente în contractele de afaceri este foarte important ca adresele ambelor
parţi să figureze în fiecare scrisoare comercială. Utilizând un antet tipărit o companie (firmă) asigură
includerea tuturor detaliilor necesare privitoare la denumire, adresă, codul poştal, numerele de
telefon, telex şi fax.

11
 Tema 7

Referinţele – iniţialele directorului care a dictat scrisoarea şi iniţialele secretarei care a dactilografiat-
o. Iniţialele directorului sunt scrise cu majuscule, iar ale secretarei cu minuscule şi separate cu o bară
(slash). Referinţa constă de obicei din iniţialele directorului care a dictat scrisoarea urmate de
iniţialele secretarei care a dactilografiat-o. Iniţialele directorului sunt de obicei aşezate deasupra (cu
majuscule).Iniţialele secretarei sunt uneori aşezate în partea de jos (dedesubt). Cele două seturi de
iniţiale pot fi separate de o bară (linie oblică) sau de punct. Ele pot de asemenea cuprinde un număr
de dosar sau un număr de cod al secţiei sau departamentului respectiv. Când se menţionează referiea
la o scrisoare anterioară, la care se răspunde prin prezenta scrisoare, este util să se amintească şi data
scrisorii anterioare.

Referinţa Dvs. : DHW/AW/22 octombrie 19... Referinţa noastră : PTR /ab

Data – ziua, luna, anul. Se pune şi numărul de înregistrare al scrisorii.

Numele şi adresa destinatarului – sub referinţe şi dată, în partea de sus. În partea de sus a scrisorii,
sub referinte şi dată, secretara dactilografiază numele şi adresa destinatarului, adică ale persoanei
căreia urmează să-i fie trimisă scrisoarea: adresantul.

O adresă tipică arată astfel:

Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Strect
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 IPQ

Numele si adresa sunt dactilografiate la fel ca pe plic la un rând, iar numele oraşului este scris cu
majuscule. Fiecare element al adresei este scris pe un rând nou inclusiv codul poştal.

Formule de adresare Această formulă, care este în fond o formulă de salut apare la începutul
scrisorii şi este de obicei formală, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs.
Smith, etc. Într-un registru mai puţin formal secretara poate dactilografia numai cuvântul Dear lăsând
ca numele adresantului (destinatarului) să fie completat de semnatarul scrisorii când aceasta va fi
semnată. Această modalitate presupune o schimbare şi în formula dc încheiere a scrisorii. Unele
scrisori sunt adresate tuturor celor interesaţi de exemplu o recomandare dată unui angajat care
solicită un post în altă parte. Formula cea mai potrivită in a în asemenea cazuri este „To whom it May
Concern”.

Titlul rezumând scopul scrisorii – Acest titlu se inserează după formula de adresare. Un asemenea
titlu nu trebuie să se încheie cu punct. Exemple de titluri:

SALE OF PROPERTY IN THE RIVERSlDE DISTRICT (PROPRIETĂŢI DE VÂNZARE ÎN

CARTIERUL RIVERSIDE)

sau

Catalytic Cracking Tower: Annual Shut-down

(Închiderea anuală a turnului de cracare catalitică)

Paragraful iniţial – Paragraful iniţial este alcătuit adesea dintr-o singură propoziţie. El este
introductiv şi de multe ori se referă la o scrisoare anterioară sau la desfăşurarea afacerilor. Acest

12
 Tema 7

paragraf trebuie să fie deferent dar totodată să dea tonul scrisorii. Textul poate fi prietenos sau formal,
sau poate face aluzie la chestiuni serioase care vor deveni explicite în cuprinsul scrisorii.

Cuprinsul scrisorii - în funcţie de specificul scrisorii. Poate fi împărţit în mai multe paragrafe.
Paragraful de încheiere – se restabileşte tonul deferent indiferent de tonul scrisorii.

Formula de încheiere – Paragraful de încheiere constă de obicei dintr-o singură propoziţie care
restabileşte tonul deferent oricare ar fi natura conţinutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit
pentru a semnala acţiunea pe care autorul speră s-o determine prin scrisoare.

Formula de adresare Formula de încheiere

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Madam,
Mesdames
Sir, Gentlemen, Madam, Mesdames
Dear Mr. Jones, Dear Mrs. Jones, Dear Miss Jones
Dear ...
(numele scris de mână)
Yours faithfully sau Yours truly
Your obedient servant sau Yours respectfully
Yours sincerely, sau Yours truly
O formulă de încheiere adecvată scrisă de mână

Semnătura – semnătura, numele dactilografiat al semnatarului şi funcţia oficială a acestuia.

Semnătura constă din semnătură, numele dactilografiat al semnatarului (deoarece multe semnături
sunt ilizibile) şi funcţia oficială a acestuia - deşi aceasta din urmă poate fi omisă, dacă este cunoscută
destinatarului.

Anexe şi copii – Dacă în cuprinsul scrisorii se fac referiri la astfel de elemente, semnătura este
urmată de o referire la anexele ataşate la scrisoare. Dacă un corespondent se referă în cuprinsul
scrisorii la faptul că scrisoarea este însoţită de anxe cum ar fi o broşură, o factură, listă de preţuri,
plan indicând accesul în clădire etc. semnătura este urmată de o referire la ane-xele ataşate la
scrisoare. Cuvîntul enclosures (anexe) se scrie prescurtat ENC, Enc sau enc. De exemplu:

Enc
1. Price list (Listă de preţuri)

2. Terms and conditions of sale (Condiţii de vânzare)

Când se fac copii la.indigo în scopul trimiteri lor tu-turor celor interesaţi de obicei se menţionează
acest lucru în partea de jos a scrisorii. Formularea este următoarea: copies to: sau ditribution: sau mai
frecvent cc: (copies circulated to)

Bibliografie selectivă pentru tema 7:

1. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuri-atribuţii-

eficienţă, Editura Eficient, Bucureşti 1998,
2. Harrison John: Curs de secretariat, Ed. All, 1996, pag. 280-288.

Întrebări recapitulative:
1. Care este clasificarea corespondentei initiale;
2. Cum se foloseste hartia in activitatile de corespondenta?
3. Care sunt tehnicile de reproducere?
4. Ce sunt scrisorile circulare?
13
 Tema 7

5. Care este structura scrisorii de afaceri?

6. Cum se foloseste punctuatia in scrisorile de afaceri?
7. Descrieț principalele componente ale unei scrisori de afaceri.

14
 TEMA 8
Agenda electronică
Microsoft OneNote

I. OBIECTIVELE TEMEI
Acestă temă îşi propune familiarizarea studenţilor cu software-ul Microsoft OneNote. Acesta
este o agendă electronică foarte utilă pentru un manager sau o persoană care are un program
foarte încărcat şi care intră zilnic în contact cu multe persoane.

II. COMPETENŢE SPECIFICE DOBÂNDITE DE STUDENT

Studentul va dobândii competențe privind utilizarea software-ului pentru realizarea
unei agende electronice Microsoft Office One Note 2003

III. CUVINTE CHEIE: pagină, secțiune, flag, notebook, notițe, video flags, audio flags, note
handle, panel, note body, active page, page tab, sub note.

IV. STRUCTURA MODULULUI DE STUDIU

Tema este compusă din următoarele capitole:
 Structura de bază MS one-note;
 Lucrul cu paginile;
 Lucrul cu notițele;
 Lucrul cu secțiunile;
 Exerciții recapitulative;
 Probleme propuse pentru rezolvare

V. REZUMAT
În acestă temă sunt prezentate principalele componente ale mediului
Microsoft OneNote. Pentru început se prezintă structura de bază a software-ului:
folderul My Notebook, folderele, secţiunile, paginile. Pagina este unitate
fundamentală în OneNote, sunt prezentate caracteristicile sale. Paginile pot avea
subpagini. Sunt prezentate diverse acţiuni care se pot întreprinde asupra textului
selectat sau asupra figurilor selectate. Un subcapitol important este lucrul cu
cuvinte şi modificările care se pot face asupra lor, precum şi posibilităţile de
adnotări rapide pe care le oferă OneNote. O altă entitate importantă a lui
OneNote este flag-ul sau posibilitatea de marcare a notiţelor. Sunt prezntate apoi
instrumentele de manipulare a informaţiilor din OneNote, sunt prezentate
posibilităţile de realizare a unor notiţe audio video. În final sunt prezentate
posibilităţile de organizare a agendei pe foldere şi secţiuni şi exemple de notiţe
de diverse categorii. Un folder poate avea mai multe secţiuni, iar o secţiune mai
multe pagini.
 Tema 8

Introducere

Microsoft OneNote este un software care permite scrierea de notiţe, memorarea

lor pe anumite criterii, căutarea şi vizualizarea lor în condiţiile dorite de către
utilizator. Mai mult permite accesul mai multor utilizatori la notiţele unuia prin
aceasta asigurându-se o flexibilitate şi mai mare a informaţiei.
În urma cercetarilor efectuate de catre Microsoft mai mult de 40% din angajatii
din U.S doresc instrumente performante pentru a-si memora propriile lor notite.
Aproximativ 90% din angajati isi iau notite cu creionul si hartia, doar 26%
folosesc mijloace digitale pentru a-si lua notite. OneNote ofera o incredibila
flexibilitate in gasirea, organizarea, si regasirea informatiei. Aceasta informatie
se poate regasi sub forma de text, sunet, grafica, pagini Web si handwriting
(pentru tablet PC). El iti permite sa culegi informatii in moduri usor de inteles.
Window Sizing
Buttons
Menu Bar
Toolbars
Sections

Title Pane

Note Active
Handle Page
Page Tab
Sub Note

Note Body

Notitele pe care le-ai luat pot fi partajate cu altii astfel incat pot fi consultate ca
si cand lucrezi cu mesaje mail.

Structura de baza a mediului Onenote include:

 MY Notebook Totul este in folderul My Notebook Atat folderele cat si
sectiunile sunt memorate aici.
 Folderele sunt entitati optionale ce pot fi folosite. Fiecare folder are mai
multe sectiuni
 Sectiunile sunt o alta entitate de baza Ele sunt folosite pentru a pastra
pagini cu aceleasi caracteristici care sunt grupate impreuna.

2
 Tema 8

 Paginile sunt entitatile in care punem notele. Intr-o pagina putem sa

scriem, sa desenam intocmai ca intr-o pagina de hartie. O pagina se poate
adauga intr-o sectiune executand click pe tasta New Page.

Figure 1 Ierarhia de entitati din One Note

O analogie care se poate face este ca folderul este un sertar, sectiunile sunt
dosarele din sertar iar paginile sunt foile de hartie din dosar. De exemplu un
manager de marketing poate organiza notebook-ul sau ca un folder care se
numeste Produs si in sectiuni separate pentru fiecare produs. Cateva foldere si
sectiuni exista in OneNote atunci cand el este deschis prima data. Ele pot fi
sterse sau redenumite sau pot fi adaugate altele noi. Ele sunt colorate in diverse
moduri
1. Arata sectiunile ce apar la
deschiderea OneNote;
2. Iconul indica folderul la care
apartine sectiunea
3. Arata paginile din sectiune
4. Adauga noi pagini in sectiune
folosind butonul New Page

Totul despre pagini

Cand se deschide OneNote ne aflam intr-

o pagina in care putem introduce notite.
Spre deosebire de pagina notebook-ului
pagina OneNote isi poate modifica
dimensiunile si pastreaza informatiile ce
sunt adaugate. Daca doresti pot sa
specifici marimea paginii in Page Setup.
3
 Tema 8

In partea de sus a fiecarei pagini este hedear-ul (antetul paginii). Aici se poate
tasta un titlu de pagina. Antetul poate fi deschis sau inchis din meniul View.
1. Antetul de pagina
2. Butonul New Subpage
Daca doresti gruparea paginilor functie de un anumit subiect se pot folosi
subpagini ale unei pagini date. Se tasteaza butonul New Subpage. Trecerea prin
mai multe pagini se realizeaza printr-un simplu click pe pagina dorita.

Mutarea si redimensionarea textului

Cand se scrie un text in pagina in jurul sau se formeaza un chenar. Acesta
formeaza un container pentru text. Fiecare chenar (box) este ca o insula in
cuprinsul paginii, el putand fi mutat si redimensioat. Este posibil sa tragem o
linie de text in orice pozitie in cadrul paginii sau sa-i adaugam text nou in
interiorul ei. In cadrul un Tablet PC se procedeaza asemanator cu textul scris cu
ajutorul creionului.

Mutarea si redimensionarea figurilor

Pentru a mari o imagine in scopul
vizualizarii detaliilor sale tot ce trebuie
facut este de a selecta imaginea
executand click pe (1) si apoi sa-i
modifici dimensiunile (2) pana la
marimea dorita. Mutarea se va face cu
(1) pana in pozitia dorita.
Nu este necesara salvarea modificarilor
pentru ca OneNote o va face automat. In
momentul in care se va deschide
OneNote iarasi se regaseste starea din
momentul in care a fost inchis.

Modificarea entitatilor

4
 Tema 8

Din meniul View Rule Lines permite definirea unor linii orizontale sau verticale
in pagina, Click pe butonul Pen permite desenarea cu o anumta culoare
stergerea sau modificarea datelor desenate.

Lucrul cu cuvinte

One Note permite lucrul cu cuvinte asemanator cu Word avand font, bullets liste
numerotate, inserare de simboluri, formatarea fontului.

In cazul tablet PC un text scris pe ecran cu creionul poate fi

aranjat asemanator cu un text normal. Textul scris in
OneNote poate fi transferat in editorul de texte Word, din
meniul File Send To alegand Microsoft Office Word sau
intr-un recipient Mail folosind aceeasi optiune Send To.

Sursele Internet-ului pot fi relativ simplu obtinute in OneNote prin actionarea

optiunii Research din meniul tools. Lund un text dintr-un anumit site adresa
acestuia URL-ul este automat introdus in pagina.

Side Note

Side Note este o fereastra care poate fi apelata de pe bara de stare prin icon-ul
corespunzator. Ea arata ca in figura si permite o serie de adnotari rapide care le
faci pe laptop

5
 Tema 8

Toolbar-ul care apare in partea inferioara a ferestrei permite o serie de actiuni

rapide. Semnificatia fiecarui icon care apare este urmatoarea.

1. butoane de pagina incluzind si butonul Keep Window on Top

2. butonul Note Flag;
3. butonul Pen;
4. Butonul Type/Selection tool;
5. Butonul Screen Clipping;
6. Butonul Record
7. Butonul Previous Page and Next Page
Repere de notare (note flags)

Crearea unor notite in timp ce lucrezi se poate

face usor cu OneNote. Sunteti intr-o conferinta si
doriti o adnotare o puteti realiza. Notitele se pot
grupa si gasi ulterior pentru vizualizare.
Exista 25 de simboluri pentru notare in OneNote.
Cinci dintre ele sunt predefinite, celelalte pot fi
modificate

Folosirea notitelor

Folosirea notitelor poate fi un proces dificil. Se

selecteaza notita dorita si apoi tipul notei pe care
doresti sa o folosesti. Figura din stanga ne prezinta
cele cinci tipuri de steagulete de notare predefinite
1. a face
2. important;
3. intrebare;
6
 Tema 8

4. adu-mi aminte mai tarziu

5. definitie
Steguletele de notare sunt apelabile din:
 meniul FORMAT optiunea Note Flags;
 Butonul Note Flag din toolbar-ul Standard. Acesta arata diferit functie de
ultimul tip de flag folosit;
 Shorcut printr-o referinta rapida
Mai multe note flags pot fi pastrate in toolbar-ul Note Flags.

Modificarea note flag-ului dorit

Note flag sunt modificabile. Se poate schimba numele, icon-ul, fontul, culoarea.
Se poate asigna un nume nou, icon si culori la
unul nedefinit. De exemplu poti crea un flag
diferit pentru fiecare persoana din echipa pe
care o ai in subordine. Poti avea maximum 25
de note flags.
Modificarea unui note flag se face astfel:
1. Se selecteaza in pagina flagul cere se
doreste a fi modificat. Se actioneaza butonul
Modify in Customize My Note Flags (din
meniul Format se alege Note Flags apoi click
pe Customize My Note Flags);
2. Introd
u un nume
pentru flag;
3. selecte
aza simbolul;
4. alege
o culoare
pentru font;
5. alege
o culoare
pentru flag;
6. vezi ce
ai lucrat
(preview);
7. o.k.

Cauta Note Flags

7
 Tema 8

Folosind Note Flags Summary se poate cauta un anumit flag anterior relativ
usor. Se vizualizeaza o lista cu note pe care le folosesti. Note flagurile pot fi
sortate sau grupate astfel:
 dupa tipul flag-ului;
 dupa o anumita sectiune;
 dupa titlul paginii;
 atunci cand cauti note;
 dupa un text.
Note flags de pe panou sunt legate de note flags existente in pagina.
Folosind optiunile lui Note Flags Summary pot fi gasite orice note care au
flag.
1. Grupeaza notele dupa numele flag-ului (semaforului), sectiunii titlului
sau datei;
2. Semafoarele sunt grupate dupa tipul flagului. Poti restrange sau
extinde lista fiecarui tip de pagina folosind semnul plus sau minus
dupa fiecare tip de semafor.
3. defineste aria de cautare.

Crearea unei pagini rezumat

Rapid se poate crea o pagina rezumat pentru

un anumit numar de note semaforizate. De
exemplu daca ai marcat notele cu flag-ul de
tip To Do poti crea o pagina noua in care sa
apara automat lista flag-urilor To Do. Aceasta
este calea cea mai sigura pentru a crea un
rezumat al notelor desfasurate de a lungul mai
multor pagini, mai multor sectiuni sau foldere
existente pe notebook. Pagina rezumat poate
fi listata sau transmisa prin e-mail.
Pagna rezumat poate fi gasita pe baza
tipurilor de flag-uri pe care le include: toate, o
parte din ele, unul singur. De exemplu vrem sa vedem notele cu flagul To Do.
Pagina rezumat face copie la toate flagurile fara sa inlature originalul. Daca
facem o a doua pagina rezumat putem vedea note flags duplicat.

Inlaturarea notelor semaforizate.

Inlaturarea unei note semaforizate este

un proces simplu. Prima data alegem

8
 Tema 8

nota dorita, dupa care sunt urmati urmatorii pasi:

 din meniul Format se alege Note Flags si apoi click pe Remove Note
Flags from Selection;
 Din bara Standard se alege butonul Note Flag si apoi se procedeaza
identic;
 Din toolbar-ul Note Flags se face click pe butonul Remove Note Flags
from Selection;
 Se poate face Right Click pe flag si se alege optiunea Remove Note Flag;
 Se apasa CTRL+0.
1. se alege nota dorita;
2. se face click pe Remove Note Flags from Selection

Cautarea notelor pierdute

In cazul in care am pierdut o nota importanta aceasta poate fi definita folosind

Page List sau Find

PAGE LIST
In cazul in care se doreste cautarea dupa o pagina cu note specifice se foloseste
Page List care se alege din meniul View

1. Sunt listate sectiunea, titlul paginii si

data;
2. lista poate fi sortata dupa sectiune,
titlu sau data;
3. sortarea listei ascendent sau
descendent;
4. Aria inclusa in cautari sectiunea
curenta, folderul curent, foderul curent si
subfolderele sale sau tot notebook-ul
5. apelarea help-ului
Cautare

In casuta Find se tasteaza textul dupa care se face cautarea

1. Localizarea casutei FIND in partea superioara a

paginii.
2. Se tasteaza textul dorit dups cre se actioneaza
pe butonul cu sageata verde;
3. Au fost gasite trei entitati cautate

9
 Tema 8

Note audio video

Crearea unui articol Audio se realizeaza astfel:
 Se executa click pe butonul record din toolbar-ul Audio and Video
Recording care se gaseste in meniul tools;
 Se apeleaza butonul Record din toolbarul Standard;
 Se executa right click pe icon open new side note si se alege start
recording audio.
Lungimea articolului audio sau video poate fi oricat de mare

1. butonul Play;
2. butonul Stop;
3. butonul Pause
4. butonul Record care
poate comuta intre modurile audio
sau video;
5. Lungimea articolului;
6. butonul playback

Dupa ce un articol este lansat

OneNote insereaza text in pagina pentru a indica data si durata articolului. Pot
exista mai multe articole intr-o pagina. Articolele audio(.wma) si video (.wmv)
sunt memorate in folderul My Notebook din My Documents. Articolul audio nu
poate fi convertit in text. Un articol poate fi sters cu ajutorul butonului Delete
Recording.
1. Textul care arata ora de pornire
si data;
2. Click pe simbol deruleaza nota
audio sau video

Cum poate fi legat articolul audio video de un text?

In one note articolele audio sau video pot fi folosite simultan cu handwriten-ul
din tablet PC sau tastand note. De exemplu daca citim un articol si gasim ceva
foarte interesant se poate face o nota marcata cu un semafor care defineste
10
 Tema 8

importanta acesteia. Ulterior aceasta nota poate fi gasita relativ usor.

Comuniunea dintre text si articol este folositoare cand executam un playback cu
nota audio sau video

Figura arata modul in care notele sunt

pozitionate in pagina. Timeline pentru
articole este impartita in ordinea in
care apar notele text. Daca articolele
sunt played back atunci textul este
marcat secvential.

Cum se realizeaza play back cu un articol

Un articol poate fi auzit sau vazut daca se executa click pe butonul play. Daca se
doreste modificarea secventei de derulare se poate actiona cu sagetile sau face
click in zona dorit in caseta in care se vizualizeaza derularea programului.
Butonul See Playback poate fi in starea on sau off. In starea on el
sublineazacuvintele care au fost tastate in acelasi timp cu textul. Acestea pot fi
adnotate astfel incat pot fi gasite relativ usor in contextul notelor din folderul
Notebook.

In figura textul Attendees apare

subliniat pentru ca a fost tastat intr-un
anumit moment al articolului audio.
El poate fi marcat astfel incat nota
care face referinta la el poate fi gasita
ulterior

Mai multe articole in pagina

Figura ne prezinta doua articole audio,
text inserat de OneNote dar in caseta
pare a se derula un singur articol desi

11
 Tema 8

in realitate sunt doua articole create separat. Timeline reprezinta timpul in care
cele doua articole functioneaza impreuna.
Mai multe articole din pagina sunt
legate impreuna timeline din caseta
Audio gauge arata lor ca un tot unitar.

Organizeaza-ti propriul OneNote NoteBook

Cand deschizi OneNote primul lucru pe care il vezi este pagina. Ea este unitatea
de baza in OneNote. Te poti muta dintr-o pagina in alta executand click pe tabs-
urile corespunzatoare paginilor de pe marginea de sus a paginii. Unele tabs-uri
sunt mai mici decat altele. Acestea sunt subpaginile. Ele sunt asemanatoare cu
paginile dar spre deosebire de acestea mai multe subpagini sunt grupate la o
singura pagina. In partea superioara a paginii exista mai multe tab-uri care sunt
sectiunile si folderele.
1. tab-uri pentru pagini;
2. taburile mai mici sunt pentru
subpagini grupate intr-un tab de
pagina;
3. taburi pentru sectiuni. Acestea
au culoarea taburilor de pagina
4. tab-uri pentru foldere cae au si
un icon;
5. sageata pentru vizualizarea
folder-ului si a listei de sectiuni

12
 Tema 8

Sectiuni si foldere

Sectiunile se gasesc in pagini. Nu putem avea pagini fara sectiuni.. Sectiunea

este prima dupa pagina. Cand cream o noua pagina aceasta este intr-o sectiune.
Trebuie sa creezi o sectiune inainte sa creezi pagini pe care sa le pui in sectiuni.
Astfel poti sa pui o multime de pagini intr-o sectiune. Paginile similare pot fi
tinute intr-o sectiune.
Folderele pastreaza sectiunile. Acestea sunt
optionale. Nu este necesar sa pastram sectiunile
in foldere. Sunt indicate pentru a pastra sectiuni
similare in folder. Exista un folder care nu este
optional. El se numeste My Notebook in care
este tot continutul lui My Notebook. Aici poti
crea mai multe foldere, sectiuni, pagini si
subpagini.

Lucrul cu sectiuni

Sectiunea este baza fisierului OneNote. Fiecare sectiune este un fisier cu

extensia .ONE. Daca sectiuea are numele Test fisierul este Test.one. Fiecare
sectiune poate contine mai multe pagini. In OneNote mai multe sectiuni pot fi
deschise concomitent. Fiecare sectiune se afla in folderul My Notebook din
folderul My Documents.

Fiecare sectiune este un fisier cu

extensia .one in folderul My
Notebook din folderul My Documents
de pe disk.

13
 Tema 8

Lucrul cu foldere

Folderele in OneNote te ajuta sa organizezi sectiunile. Cum le folosesti este

problema personala. Cu ajutorul folderelor se poate crea un sistem pe mai multe
niveluri. Avantajul lucrului cu un sistem pe mai multe nivele este ca nu vom fi
coplesiti de de numarul mare de sectiuni prin care ne cautam informatia dorita.
Dezavantajul poate fi faptul ca uitam in care folder se gaseste o anumita
sectiune. In OneNote un folder arata ca o sectiune dar are in plus un icon in tab.

1. Folderul My notbook ne arata

alte foldere si sectiuni;
2. My Notebook cu My
Documents ne arata folderele pe care
le contine;
3. Sectiunile din foldere nu arata
ca fisierele din Windows.

Notebook-uri multiple si arhivarea

Nu exista decat un singur folder My Notebook, asa cum avem un singur folder
My Documents.

Sectiunile lacare informatiile nu

reprezinta un interes curent se pot
arhiva intr-un folder separat. Acesta
se creaza si sectiunile care nu prezinta
importanta se drag and drop in acest
folder.

Exemple de notite OneNote

Oamenii isi gandesc propria organizare a actiunilor. In continuare incercam sa

prezentam cateva moduri de organizare a notebook-ului. Consideram o persoana
care foloseste OneNote pentru a pastra informatii despre clientii sai.

14
 Tema 8

Notebook-ul lui Popescu

 Fiecare sectiune are un singur client
 Sectiunile nu sunt grupate in foldere
 Prima pagina din sectiune contine informatii de contact despre client;
 Celelalte pagini contin informatii despre intalnirile cu clientii;
 Subpaginile contin informatii despre o anumita intalnire
Popescu incheie o tranzactie cu un client, muta sectiunea relevanta intr-un folder
dar aceasta nu apare in notebook. Aceasta inseamna ca notebook-ul nu este
dificil de folosit cu mai multe sectiuni.

Exemplu de folder Notebook cu mai

multe sectiuni pentru fiecare client
fara sa contina alte foldere in
interiorul sau.

Notebookul Anei
Ana este consultant manager la o firma de IT. Foloseste OneNote pentru a pastra
date cu aspecte diverse despre jobul sau si despre viata personala. Folderul ei
Notebook are o serie de foldere toate pe acelasi nivel, fiecare folder contine o
multime de sectiuni. Nu exista foldere in interiorul altui folder, folderele se
gasesc numai in Notebook
Folderul Project Management (Managementul Proiectului) contine date
despre fiecare client. In fiecare sectiune paginile pastreaza date despre intalniri,
decizii, discutii cu clientii sau cu membrii echipei de lucru.
Folderul Knowledge Base (cunostinte de baza) este impartit in mai multe
sectiuni functie de tipule de informatii: Informatii de sistem, Mecanica, software
etc

15
 Tema 8

Foderul Team (echipa) este impartit

in sectiuni corespunzatoare fiecarei
persoane care apartine la echipa Anei.
Folderul Meeting Notes Contine
informatii impartite pe sectiuni despre
subiectele discutiilor care au avut loc
ca de exemplu marketing, buget,
strategie
Folderul Personal contine sectiuni
separate functie de diferite aspecte a
vietii personale a Anei: lista de
cumparaturi, proiecte casnice, planuri
de vacanta.
Foderul Side Notes care este un folder
implicit OneNote contine informatii
despre activitatile Anei de exemplu cercetare pe Web sau despre alte situatii in
care a dorit rapid articole cu informatii intr-un anumit domeniu, pe care le va
organiza mai tarziu in notebook-ul propriu din oneNote.

Folderul lui Cristi

Cristi este doctorand in domeniul

chimiei. Pe langa cercetarile sale el
lucreaza la alte proiecte ale
departamentului si audiaza cursuri si
laboratoare. De asemenea are ore de
laborator cu studentii din anul intai.
Cristi foloseste OneNOte numai
pentru munca sa. In My notebook are
o structura de foldere corespunzatoare
activitatilor sale.
Folderul Research (cercetari) contine
sectiuni separate pentru cercetarile
specifice ale doctorandului Cristi, sau
pentru actiunile la care este implicat in
cadrul departamentului sau.
Folderul Lectures (lecturi) contine sectiuni separate legate de cartile citite si
notatiile pe care le-a facut pe baza acestora.
Folderul labs (laborator) are mai multe sectiuni functie de perioada in care se
desfasoara laboratorul

16
 Tema 8

Mentor este o sectiune pentru ca ea nu necesita subdiviziuni in care este

oglindita activitatea sa cu studentii

Sectiuni standardizate
Adriana cerceteaza istoria familiei sale in diverse perioade de timp. In acest caz
My Notebook poate fi organizat doar in sectiuni fara a mai fi necesara folosirea
folderelor. In acest caz in primul rand Adriana isi proiecteaza structura setand
sectiunile si paginile inainte de asi nota informatiile. Incepe prin a-si definii o
sectiune cu numele stramosului direct. Apoi isi creaza pagini cu tipuri variate de
informatii despre persoanele pe care le cerceteaza. O sectiune poate contie
urmatoarele pagini:
 General date despre parinti, sot;
 Siblings numele fratilor si
surorilor;
 Stories povesti, legende despre
familie;
 Certificates detalii despre data
nasterii, amortii, anul in care s-au
casatorit etc;
 Census (recensamant) anul in
care a avut loc fiecare recensamant;
 Church records (Biserica) cu
detalii despre credinta membriloe
familiei;
 Illegitimate brother (frati
nelegitimi) se completeaza mai tarziu dupa ce citeste mai multe informatii
despre ea insasi.

Andy este o persoana care scrie

cursuri de training. Cateodata el mai
scrie si articole El este un copil.
Notebook-ul sau contine informatii
despre viata sa personala si despre
munca sa
Folderul Notebook in acest caz, este
format dintr-o stuctura multinivel.
Folderul contie foldere si sectiuni.
 Folderul Course contine o
sectiune pentru fiecare curs de training
pe care l-a scris;
 To do contine o lista cu
17
 Tema 8

activitati;
 Weekly Status contine informatii despre posibile raportari;
 Scribbles este o sectiune care contine note generale fara legatura cu alte
activitati;
 Folderul Other projects contine cate o sectiune pentru fiecare articol sau
alte informatii pe care Andy le-a scris;
 Meeting este un folder care contine informatii despre intalnirile pe care le
are Andy;
 Folderul Personal contine un folder si mai multe sectiuni:
o Houses o casa mare in care vrea sa se mute;
o Books cartile pe care vrea sa le citeasca;
o Vacation planuri de vacanta;
o Helpful tips tot ceea ce este folositor pentru Andy
o Children este un folder care contine cate o sectiune pentru fiecare
prieten a lui Andy

Rearanjarea propriului notebook

Pentru ati rearanja propriul notebook este
necesara optional mutarea sectiunilor a
paginilor sau a folderelor.

Mutarea paginilor
De multe ori este necesara mutarea unei pagini
de la o sectiune la alta sau a unei subpagini de
la o pagina la alta. Exista doua moduri
importante de a muta o pagina:
1. in aceeasi sectiune;
2. dintr-o sectiune in alta
In cazul in care dorim sa mutam o pagina intr-o
alta pozitie in sectiunea curenta facem dublu
click pe pagina respectiva si o tragem in pozitia
dorita. Pagina selectata va fi incadrata de un
chenar albastru. In partea dreapta apare o
sageata care indica pozitia la care se pune
18
 Tema 8

pagina.

Pentru a muta pagina dintr-o sectiune

in alta se va face right click pe tab-ul
de pagina se selecteaza Move Page to
si apoi click pe Another Section.
Apoi se va selecta sectiunea in care se
va muta pagina.
1. right click pe tab-ul section;
2. click pe Move;
3. selectia pozitiei in care dorim
sa mutam sectiunea curenta.

Mutarea folderului
Este asemanatoare cu mutarea
sectiunii, deosebirea consta ca de
aceasta data mutam un folder nu o
sectiune.
1. right cick pe tab-ul folder;
2. click pe Move;
3. selecteaza pozitia in care
doresti sa muti folderul. Nu poti sa
muti folderul in interiorul unei
sectiuni

19
 Tema 8

Exerciţii recapitulative rezolvate

Exercitiul 1
Pasul 1 Construieste un folder nou
1. Din meniul Insert, click pe New Folder;
2. Trebuie sa denumesti folderul. Tasteaza Lectura si apoi apasa pe tasta
ENTER;
3. Deschide folderul. Va apre un mesaj care iti spune ca in folder nu se
gaseste nici o sectiune;
4. Click oriunde in pagina pentru a crea o sectiune noua. Asa cum se vede o
pagina vida este creata impreuna cu noua sectiune.
5. Tasteaza numele pentru noua sectiune care este Sistemul Solar si apoi
tasteaza ENTER;
Daca faci click in pagina inainte de a tipari numele folderului sau al sectiunii
acestea vor primi un nume implicit: New Folder respectiv New Section. Daca
doresti sa le modifici aceste denumiri implicite, right-click si alege optiunea
Rename.

Pasul 2 Foloseste paginile

1. Data si ora la care a fost creata pagina va apare automat. Pagina necesita
un titlu adica un sir de caractere pe care-l introduci in zona Title. Scrie
Lectura 1: Planete
2. Acum vom scrie cateva note oriunde in pagina si anume: Mercur, Venus,
Pamant, Marte, Jupiter, Saturn, Neptun, Pluto.

3. Daca mutam mouse-ul peste o linie din nota efectuata va apare simbolul
ce permite mutarea notei in oricare parte a paginii;
4. Adauga noi pagini la sectiunea creata, executand click pe butonul New
Page din partea dreapta a paginii. Creaza doua pagini noi cu numele
Lectura 2:Sateliti si Lectura 3: Comete.

20
 Tema 8

5. Mergi inapoi in pagina Lectura 1:Planete facand click pe butonul cu acest

nume din dreapta paginii;
6. Adauga o subpagina paginii curente prin click pe butonul pentru crearea
unei subpagini;

Pasul 3 Schiteaza un desen

Acest exercitiu este mult mai reprezentativ in cazul in care folosesc un Tablet
PC. Pentru cazul unui calculator obisnuit executam urmatoarele actiuni:
1. Alege butonul Pen din bara cu butoane Standard;
2. Realizeaza orice desen oriunde in pagina;
3. Iesi din modul Pen executand inca o data click pe buton dupa care
selecteaza butonul Type/Selection Tool ;
4. Apare desenul intr-o alta forma, putand sa-l mutam sau sa-I modificam
dimensiunile.

Exercitiul 2
1. Daca executi click pe sageata de langa numele folderului Lecturi vei
vedea intreaga structura de foldere, sectiuni shortcut-uri existente in
folderul Notebook
2. In meniul View tasteaza pe Page Header si vei vedea ca dispare
sectiunea Title din pagina curenta;
3. Activeaza iarasi sectiunea Title;
4. pozitioneaza pointerul mouse-ului pe fiecare pagina din sectiunea curenta.
5. Sterge folderul Lecturi. Pentru a-l putea sterge trebuie sa fi intr-un folder
in care se gaseste folderul Lecturi. Pozitionandu-te pe eticheta sa si
facand right-click, alegi optiunea Delete si folderul se va sterge.

Exercitiu 3 Personalizeaza OneNote

Presupunand ca ati creat folderul Lecturi si sectiunea Sistemul solar vom realiza
urmatoarele actiuni:
1. deschidem sectiunea Sistemul Solar;
2. din meniul View apelam Rule Lines si apoi Standard Ruled. Pagina va
avea liniile pe care le-am ales;
3. Incearca sa vizualizezi alte tipuri de linii pe care le poti atasa paginii;

21
 Tema 8

4. de la butonul Hide Page Titles care se gaseste in partea dreapta jos a

paginii ascunde titlurile paginilor observand ca va apare doar pagina cu un
numar scris pe ea;
5. executa iarasi click pe butonul Hide Page Titles si va apare iarasi titlul
paginii;
6. executa right-click pe butonul cu numele sectiunii Sistem Solar si
incearca optiunea Section Color prin care modifici culoarea hedear-ului
de ectiune.

Exercitiul 4
Lista marcata cu elemente grafice
1. Scrie textul: Satelitii lui Marte, tasteaza ENTER, pe a doua linie tasteaza
Phobos si pe a treia linie tasteaza Deimos.
2. Executa click pe butonul Type/Selection Tool selecteaza textul pe care
tocmai l-ai introdus sau cu ajutorul mouse-uluiincadreaza textul de pe cele
trei linii;
3. Din meniul Format alege optiunea Bullets; Din fereastra care apare
alegeti tipul de bullet dorit si executa click pe el;
4. Inchde fereasra cu Bullets;
5. Selecteaza ultimele doua linii din text si click pe butonul Increase Indent
. Observam schimbarea tipului de caracter grafic pentru randurile care
se vor deplasa in partea dreapta.

Exercitiul 5
Folosirea butonului Pen
1. Mergi intr-o pagina noua;
2. Selecteaza butonul Pen din bara cu butoane Standard;
3. Alege marimi diferite si culori diferite pentru textul pe care vrei sa-l scri;
4. Cand nu mai vrei sa folosesti butonul Pen executa click pe buton si treci
in modul in care scri text de la tastatura;
5. Daca doresti sa modifici textul pe care l-ai scris cu mouse-ul executa click
pe butonul Type/Selection Tool sau selecteaza ceea ce ai scris cu mouse-
ul facand un dreptunghi in jurul textului.

Folosirea notelor marcate si cautarea notelor marcate

In primul rand scrie cateva note si marcheaza-le cu simbolurile pe care le
doresti.

Exercitiul 1 Foloseste notitele marcate

1. Alegeti o sectiune si tasteaza o pagina noua cu numele “vizita clientilor”.
22
 Tema 8

2. Acum tasteaza: telefon furnizor, cauta stoc, transmite un nou material de

marketing, pe randuri separate.
3. Selecteaza randul telefon furnizor;
4. Alege din toolbar-ul Standard butonul Note Flag si a alege ToDo;
5. Marcheaza cu acelasi flag si celelalte doua randuri;
6. Marcheaza unul dintre flagurile ToDo cu o bifa rosie;

Exercitiul 2 Deschide toolbar-ul Note Flags

1. Din meniul View alege Toolbars si activeaza toolbar-ul Note Flags. Vei
vedea cinci tipuri de flag-uri predefinite precum si mai multe flag-uri care
se pot modifica.
2. A doua modalitate de a vedea lista cu flag-uri este de a apela submeniul
Note Flags din meniul Format.

Exercitiul 3 Modifica un flag

Consideram o sectiune noua cu numele cumparaturi
1. realizam o pagina noua cu numele lapte;
2. alegem din meniul Format optiunea Note Flags;
3. Alegem unul dintre flag-urile ce nu suntdeja definite(in dreptul lor scrie
undefined);
4. Facem dublu click pe el sau alegem butonul Modify din partea de jos a
ferestrei;
5. In fereastra care apare Modify Note Flag tastam un titlu nou: Lista de
cumparaturi in caseta Display name;
6. Facem click pe sageata Symbol si alegem un simbol pentru flag-ul
nostru;
7. Alegem fontul si culoarea de marcare
8. Tastam Ok dupa care face click oriunde in pagina, scriem branza si o
marcam cu flag-ul pe care l-an construit anterior.

Exercitiul 4 Foloseste rezumatul Note Flags

1. Din meniul View alege Note Flags Summary;
2. Fereastra Note Flags Summary se va deschide;
3. Daca faci click pe sageata Group note flags by vezi diversele modalitati
prin care poti sa grupezi flag-urile;
4. Poti selecta Note Flag Name;
5. Poti selecta butonul prin care sa vezi numai notele nemarcate Show only
unchecked items Acest lusru este foarte important daca lucram cu flag-
uri ToDo care pot fi marcate sau nemarcate.;
6. Poti face click pe sageata din caseta Search si vizualizezi diverse moduri
de cautare ale flag-urilor

23
 Tema 8

Exercitiul 5 Creaza o pagina ToDo

Acum vrei crea o pagina separata in aceasta sectiune care va lista numai flag-uri
ToDo
1. Din pagina Note Flags Summary selecteaza Show only unchecked
items;
2. Din lista cu flaguri poti vedea pe cele nemarcate sau marcate executand
click pe butonul cu semnul + sau –
3. Executa click pe butonul Create Summary Page;
4. Se va crea o pagina noua fara titlu in care apare o lista cu notele marcate
cu flag-ul ToDo. Poti sa-I introduci un titlu daca doresti.

Exercitiul 6 Stergerea unui Note Flags

1. Ne pozitionam pe flag-ul dorit si apelam din meniul format Note Flags,
alegand optiunea remove note flags;
2. Acelasi lucru il putem realiza daca facem right click cu mouse-ul
pozitionat pe flag-ul pe care vrem sa-l stergem

Gestiunea notelor vechi

Pentru a gasi o nota scrisa anterior poti folosi fereastra Page List
1. Daca nu este in activa in sectiune poti sa o activezi. Numele sectiunilor se
vad in partea de sus a ecranului;
2. Din meniul View alege Page List;
3. In lista Search din partea de jos a ecranului ai mai multe optiuni de
alegere. Alege Current section;
4. Cauta un anumit text de exemplu Products;
5. Inchide fereastra Page List;
6. Alege din meniul Edit optiunea Find;
7. Apare caseta Find in care tastezi textul pe care doresti sa-l cauti de
exemplu Helen si faci click pe sageata din dreapta casetei;
8. In dreapta casetei de cautare exista sageti care te ajuta sa vezi toate
notitele cu acelasi nume gasite mergand inainte si inapoi peste acestea;
9. Poti face click pe View List pentru a vedea paginile in care se gasesc
notitele pe care le-ai facut;

Pagini, sectiuni si foldere

Creaza noi sectiuni si foldere

1. Alege foderul My Notebook din partea stanga sus a paginii facand click
pe sageata;

24
 Tema 8

2. In fereastra care apare dupa ce am facut click pe sageata pot fi vizualizate

toate folderele si sectiunile care au fost create anterior;
3. Poti vedea daca nu le-ai sters anterior folderele si sectiunile
Miscellaneous, Meetings, Projects, Personal si altele;
4. Alege My Notebook;
5. In taburile din partea de sus a ecranului se vad sectiunile si folderele;
6. Din meniul Insert alege New Section;
7. Tasteaza un nume pentru aceasta sectiune de exemplu Test A. Daca
doresti poti sa o rebotezi, sa o colorezi, sa o muti in alta parte etc;
8. Prin crearea unei sectiuni automat se creaza o noua pagina;
9. Creaza o subpagina, Se observa ca ea nu are un titlu. Pe post de titlu este
textul pe care-l introduci prima data in pagina;
10.Pagina, subpagina sau sectiunea poate fi stearsa daca doresti acest lucru;
11.Creaza mai multe pagini si subpagini si tasteaza note in ele;

Sectiunile in Windows Explorer

Fiecare sectiune este de fapt un fisier cu extensia .one. Acestea pot fi vazute
implicit in folderul My Documents, My Notebook

Folderele in OneNote
Acestea pot fi vazute in folderul My Notebook. Ele pot fi create din meniul
Insert optiunea New Folder;
1. Creaza un folder nou nou cu numele Folder 1;
2. Daca-l vom selecta apare un mesaj care ne atentioneaza ca nu exista
sectiuni in acest folder;
3. Creaza mai multe foldere si sectiuni in foldere si le vizualizeaza cu
Windows Explorer.
4. Poti incerca sa muti folderele dintr-o parte in alta executand right-click si
apoi alege optiunea Move, dupa care complecteaza dialogul care apare.;
5. Creaza pagini in sectiuni si muta-le dintr-o sectiune in alta, executand
right-click si apoi alege optiunea Move, dupa care complecteaza dialogul
care apare.;
6. Muta sectiunile dintr-o parte in alta executand right-click si apoi alege
optiunea Move, dupa care complecteaza dialogul care apare.
7. Sterge tot ce ai lucrat executand right-click si apoi alege optiunea Delete,
dupa care complecteaza dialogul care apare..

Probleme propuse pentru rezolvare

Problema Nr 1

Presupunem ca intr-o luna faci mai multe cumparaturi de produse de la diverse

firme. Creaza o structura OneNote formata dintr-o sectiune cu titlul
25
 Tema 8

“Cumparaturi produse” de culoare rosie. In aceasta sectiune exista 5 pagini cu

numele ziua 1, ziua 2, ziua 3, ziua 4, ziua 5 si cate o subpagina pentru fiecare
pagina care se refera la caracteristicile produselor cumparate in ziua respectiva.
Realizeaza urmatoarele actiuni:
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);
 Grupeaza flagurile din sectiune dupa tip;
 Realizeaza o pagina de rezumat pentru flag-urile realizate;
 Introdu o imagine intr-o pagina;
 Realizeaza o captura de ecran;
 Cauta flagurile in pagina curenta;
 Prezinta modul in care se realizeaza o nota audio sau video.

Problema Nr 2

Presupunem ca esti angajat la serviciul aprovizionare al unei societati

economice. Aduci produse de la mai multi clienti Creaza o structura OneNote
formata dintr-un folder cu titlul “Aprovizionare” de culoare verde. In aceast
folder exista doua sectiuni cu numele “Clienti 1” si “Clienti 2”. In fiecare
sectiune exista cate o pagina cu produsele pe care le aprovizionez de la clientul
respectiv si cate o subpagina cu caracteristicile produsului. Realizeaza
urmatoarele actiuni:
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);
 Realizeaza o captura de ecran;

Problema Nr 3
Creaza urmatoarea structura in OneNote:
Un folder cu numele d-voastra, doua sectiuni cu numele Sectiune 1 si Sectiune 2
cate doua pagini in fiecare sectiune cu numele Pagina 1 si Pagina 2 si cate doua
subpagini in fiecare pagina Subpagina 1 respectiv Subpagina 2.
 Pagina 1 are fondul o retea de linii de tip Small grid;

26
 Tema 8

 Pagina este de culoare Orange format A3 cu marginile de 3, liniile de

culoare rosie;
 Adauga o pagina “Stationary” la sfarsitul sectiunii Sectiune 1;
 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri
diferite: ToDo, Important, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate pagini si
subpagini;
 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a
ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;
 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din
sectiunea curenta;
 Vizualizeaza notele nemarcate din sectiunea curenta;
 Creaza o captura de ecran.

Problema Nr 4

Creaza urmatoarea structura in OneNote:

Un folder cu numele d-voastra, trei sectiuni cu numele Sect1, Sect2 si Sect3 cate
doua pagini in fiecare sectiune cu numele Pagina 1 si Pagina 2 si cate doua
subpagini in fiecare pagina cu numele Subpagina 1 respectiv Subpagina 2.
 Pagina 1 are fondul o retea de linii de tip Wide Ruled;
 Pagina este de culoare Magenta format A5 cu marginile de 2, liniile din
pagina de culoare neagra;
 Adauga o pagina “Stationary” la sfarsitul sectiunii Sectiune 1;
 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri
diferite: ToDo, Nota importanta, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate
pagini si subpagini;
 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a
ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;
 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din folderul
curent;
 Vizualizeaza notele nemarcate din sectiunea curenta;
 Creaza o captura de ecran.

Problema Nr 5

Presupunem ca esti secretara pentru doi manageri unei societati economice.

Creaza cate o sectiune pentru fiecare. Fiecare sectiune contine: cate doua pagini
cu numele “Probleme zilnice” si “Probleme generale”, fiecare pagina contine
doua subpagini cu numele “sedinte” si “protocol”.
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;

27
 Tema 8

 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare

linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);
 Realizeaza o captura de ecran;

Problema Nr 6

Creaza o sectiune cu numele “Orar si activitati zilnice”. Sectiunea contine cate o

pagina pentru fiecare zi din saptamana. Realizati urmatoarele:
 Coloreaza diferit fiecare pagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Medium Grid de culoare
Lemon;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele din pagini;
 Personalizeaza un anumite flag-uri asa cum vrei (nume, simbol, culoare,
marcare);
 Vizualizeaza notele dintr-o anumita pagina
 Realizeaza o captura de ecran;

Problema Nr 7
Creaza urmatoarea structura in OneNote:
Un folder cu numele d-voastra, trei sectiuni cu numele Sect1, Sect2 si Sect3 cate
doua pagini in fiecare sectiune cu numele Pagina 1 si Pagina 2 si cate doua
subpagini in fiecare pagina cu numele Subpagina 1 respectiv Subpagina 2.
 Pagina 1 are fondul o retea de linii de tip Wide Ruled;
 Pagina este de culoare Magenta format A5 cu marginile de 2, liniile din
pagina de culoare neagra;
 Realizeaza 3 flaguri personalizate cu numele “Nota importanta”,
Aminteste-mi”, “Atentie”cu care vei marca notele din pagina1;

28
 Tema 8

 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri

diferite: ToDo, Nota importanta, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate
pagini si subpagini;
 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a
ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;
 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din folderul
curent;
 Vizualizeaza notele nemarcate din sectiunea curenta;
 Realizeaza o pagina pentru publicare pe Web din pagina 1 a sectiunii 1.

Problema Nr 8
Presupunem ca esti seful unui departament al unei societati comerciale si ai in
subordine 5 salariati. Creaza cate o sectiune pentru fiecare. Fiecare sectiune
contine: cate doua pagini cu numele “Probleme zilnice” si “Probleme generale”,
fiecare pagina contine o subpagina cu numele “sarcini ”.
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Seteaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza 2 flag-uri asa cum vrei (nume, simbol, culoare, marcare);
 Realizeaza o pagina web dintr-o pagina a unui salariat;

Problema Nr 9

Creaza urmatoarea structura in OneNote:

Un folder cu numele d-voastra, trei sectiuni cu numele Sect1, Sect2 si Sect3 cate
doua pagini in fiecare sectiune cu numele Pagina 1 si Pagina 2 si cate doua
subpagini in fiecare pagina cu numele Subpagina 1 respectiv Subpagina 2.
 Pagina 1 are fondul o retea de linii de tip Wide Ruled;
 Pagina este de culoare Magenta format A5 cu marginile de 2, liniile din
pagina de culoare neagra;
 Realizeaza 3 flaguri personalizate cu numele “Nota importanta”,
Aminteste-mi”, “Atentie”cu care vei marca notele din pagina1;
 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri
diferite: ToDo, Nota importanta, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate
pagini si subpagini;

29
 Tema 8

 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a

ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;
 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din folderul
curent;
 Insereaza saptiu suplimentar de scriere;
 Realizeaza o pagina pentru publicare pe Web din pagina 1 a sectiunii 1.

Problema Nr 10

Presupunem ca doresti sa-ti faci notite pentru vacanta de vara si cea de iarna.
Realizeaza doua foldere.
Un folder cu numele “Vacanta de vara” si altul cu numele “Vacanta de iarna”,
Fiecare folder contine o sectiune in care se gasesc note generale despre vacanta.
In fiecare sectiune se gasesc pagini cu date despre vacanta, pe luni, pe zile. In
fiecare pagina se gasesc notite marcate cu diverse flag-uri
 Pagina este de culoare verde format A4 cu marginile de 2, liniile de fond
din pagina de culoare neagra;
 Realizeaza 3 flaguri personalizate cu numele “Foarte important”,
Excursie”, “Atentie”cu care vei marca notele din paginai;
 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri
diferite: ToDo, Nota importanta, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate
pagini;
 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a
ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;
 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din folderul
curent;
 Insereaza spatiu suplimentar de scriere;
 Realizeaza o pagina pentru publicare pe Web din pagina 1 a unei sectiuni.

Problema Nr 11

Realizeaza o sectiune intitulata Economia Romaniei in secolul XX. Sectiunea

contine mai multe pagini in functie de o anumita perioada studiata.
 Coloreaza diferit fiecare pagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Seteaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;

30
 Tema 8

 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Medium Grid de culoare

verde;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele din pagini;
 Introduceti un document in pagina curenta;
 Introduceti data si ora curenta in paginacurenta;
 Vizualizeaza notele dintr-o anumita pagina
 Consulta un document cu respectiva tema de pe internet;

Problema nr 12

Presupunand ca aveti multi bani si mergeti la Moll sa faceti cumparaturi diverse

realizati o sectiune cu numele de Moll care are mai multe pagini si subpagini
functie de tipurile de magazine pe care doriti sa le vizitati si functie de produsele
pe care vreti sa le cumparati.
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Seteaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Large Grid;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza 2 flag-uri asa cum vrei (nume, simbol, culoare, marcare);
 Realizeaza un desen din care vei sterge anumite parti;
 Creaza o nota audio video;
 Consulta date despre alte magazine Moll de pe NET.

Problema Nr 13
Presupunem ca intr-o luna faci mai multe cumparaturi de produse de la diverse
firme. Creaza o structura OneNote formata dintr-o sectiune cu titlul “Produse
cumparate” de culoare galbena. In aceasta sectiune exista 5 pagini cu numele
ziua 1, ziua 2, ziua 3, ziua 4, ziua 5 si cate o subpagina pentru fiecare pagina
care se refera la caracteristicile produselor cumparate in ziua respectiva.
Realizeaza urmatoarele actiuni:
 Seteaza pagina cu dimensiunile A4 marginile de 2 cm
 Setati mediul OneNote astfel incat tabs-urile pentru pagini sa apara in
partea stanga a ecranului;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (nume, culoare, stil,marcare);
 Grupeaza flagurile din sectiune dupa tip;
31
 Tema 8

 Realizeaza o pagina de rezumat pentru flag-urile realizate;

 Introduceti o imagine intr-o pagina;
 Realizeaza o captura de ecran;
 Cauta flagurile in sectiunea curenta;
 Prezinta modul in care se realizeaza o nota audio sau video.

Problema Nr 14
Presupunem ca esti angajat la serviciul aprovizionare al unei societati
economice. Aduci produse de la mai multi clienti Creaza o structura OneNote
formata dintr-un folder cu titlul “Aprovizionare” de culoare verde. In aceast
folder exista doua sectiuni cu numele “Clienti 1” si “Clienti 2”. In fiecare
sectiune exista cate o pagina cu produsele pe care le aprovizionez de la clientul
respectiv si cate o subpagina cu caracteristicile produsului. Realizeaza
urmatoarele actiuni:
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Seteaza limba romana;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);
 Realizeaza o captura de ecran;

Problema Nr 15
Creaza urmatoarea structura in OneNote:
Un folder cu numele d-voastra, doua sectiuni cu numele Sectiune 1 si Sectiune 2
cate doua pagini in fiecare sectiune cu numele Pagina 1 si Pagina 2 si cate doua
subpagini in fiecare pagina Subpagina 1 respectiv Subpagina 2.
 Pagina 1 are fondul o retea de linii de tip Small grid;
 Pagina este de culoare Orange format A3 cu marginile de 3, liniile de
culoare rosie;
 Adauga o pagina “Stationary” la sfarsitul sectiunii Sectiune 1;
 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri
diferite: ToDo, Important, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate pagini si
subpagini;
 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a
ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;

32
 Tema 8

 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din

sectiunea curenta;
 Vizualizeaza notele nemarcate din sectiunea curenta;
 Creaza o captura de ecran;
 Vizualizeaza paginile sterse.

Problema Nr 16

Creaza urmatoarea structura in OneNote:

Un folder cu numele d-voastra, trei sectiuni cu numele UNU, DOI si TREI cate
doua pagini in fiecare sectiune cu numele Pagina 1 si Pagina 2 si cate doua
subpagini in fiecare pagina cu numele Subpagina 1 respectiv Subpagina 2.
 Pagina 1 are fondul o retea de linii de tip Wide Ruled;
 Pagina este de culoare mov, format A5 cu marginile de 2, liniile din
pagina de culoare neagra;
 Adauga o pagina “Stationary” la sfarsitul sectiunii Sectiune 1;
 Adauga 3 note diferite in pagina 2 pe care le marchezi cu flag-uri de tipuri
diferite: ToDo, Nota importanta, Aminteste-mi si alte 5 note in celelate
pagini si subpagini;
 Fa sa dispara numele paginilor si subpaginilor din partea dreapta a
ecranului. Va ramane doar o lista numerotata;
 Activeaza lista Note Flags Summary si vizualizeaza flag-urile din folderul
curent;
 Vizualizeaza notele nemarcate din sectiunea curenta;
 Creaza o captura de ecran.

Problema Nr 17

Presupunem ca esti secretara pentru doi manageri unei societati economice.

Creaza cate o sectiune pentru fiecare. Fiecare sectiune contine: cate doua pagini
cu numele “Probleme zilnice” si “Probleme generale”, fiecare pagina contine
doua subpagini cu numele “sedinte” si “protocol”.
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;

33
 Tema 8

 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);

 Realizeaza o captura de ecran;

Problema Nr 18

Creaza o sectiune cu numele “Orar si activitati zilnice”. Sectiunea contine cate o

pagina pentru fiecare zi din saptamana. Realizati urmatoarele:
 Coloreaza diferit fiecare pagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Medium Grid de culoare
Lemon;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele din pagini;
 Personalizeaza un anumite flag-uri asa cum vrei (nume, simbol, culoare,
marcare);
 Vizualizeaza notele dintr-o anumita pagina
 Realizeaza o captura de ecran;

Problema Nr 19

Presupunem ca esti secretara pentru doi manageri unei agentii de turism. Creaza
cate o sectiune pentru fiecare. Fiecare sectiune contine: cate doua pagini cu
numele “Clienti excursii interne” si “Clienti excursii externe”, fiecare pagina
contine doua subpagini cu numele “avion” si “autocar”.
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);
 Realizeaza o captura de ecran;

34
 Tema 8

Problema Nr 20

Presupunem ca sunteti manager. Creaza cate o sectiune pentru fiecare zi din

saptamana. Fiecare sectiune contine: cate doua pagini cu numele “Clienti ” si
“Produse”, fiecare pagina contine doua subpagini cu numele “de plata” si “de
incasat”.
 Coloreaza diferit fiecare pagina si subpagina;
 Realizeaza o lista marcata de caractere geometrice (bullets). Pentru fiecare
linie se vor alege caractere geometrice diferite;
 Afiseaza lista paginilor;
 Setaza dimensiunile paginii la: marginile de 2 cm format A4, titlul de
culoare galbena, pagina de culoare rosie;
 Pagina va avea fondul marcat cu linii de tip Standard Ruled;
 Marcheaza cu flag-uri diferite notele dintr-o pagina;
 Personalizeaza flag-ul asa cum vrei (culoare, font);
 Realizeaza o captura de ecran;

Bibliografie selectivă

1. http://office.microsoft.com/en-us/onenote/default.aspx
2. http://office.microsoft.com/en-us/training/CR010565801033.aspx
3. http://office.microsoft.com/en-
us/onenote/FX100647041033.aspx?CTT=96&Origin=CL100626961033
4. http://office.microsoft.com/ro-ro/onenote/FX100647161048.aspx

35
 Tema 9
Microsoft Visio
Note de Curs

Obiectivele temei

Obiectivul acestui capitol este de a învăţa studenţii să lucreze cu Microsoft

Visio un produs destinat lucrului cu elemente grafice inteligente.

Interfata generală a produsului este prezentată în figură. Totodată sunt prezentate bara
cu instrumente standard şi bara cu instrumente Format

Help Box

Bara de
meniuri

Bara de
instrumen
te

Pagina de
lucru
Cutia de
instrumente

Properties
Dialog
Box

Model
Explorer

Bara de instrumente Standard

1
Bara Format

Rezumatul temei
In Visio 2003 compania Microsoft a marit semnificativ calitatea graficii si
formatul visual. Liniile si textul au devenit mai coerente, iar culorile mai reale; la
vizualizare in format electronic, schemele se disting mult mai clar, si in plus Visio
poate importa imagini din alte surse de exemplu, din scanere si camere digitale, dar
de asemenea din Clip Organizer in Microsoft Office XP. Pe baza integrarii inalte
intre Visio si Web utilizatorii vor putea mai rapid sa gaseasca si sa adauge diferite
figuri si forme in desenele sale. Mai mult ca atat ei vor putea publica schemele Visio
ca pagini web si sa priveasca proprietatile negrafice ale fiecarei figuri in cadrul
browser-ului sau.

Integrarea mai inalta cu produsele si tehnologiile Microsoft

Chiar daca Visio nu a intrat in nici un pachet Microsoft Office, acesta include multe
functii, cu care sant deprinsi utilizatorii produselor familiei Office, de exemplu
meniul personificat, controlul scrierii corecte in timpul culegerii textului,
autoschimbul tetxtului, chemarea unui set de functii prin intermediul unor combinatii
de taste cheie, un sistem informativ extins si panelul de executie (task panels)
Office XP. Datorita intefetei cunoscute utilizatorii,care nu au mai lucrat cu Visio, dar
cunoscatori ai aplicatiilor Office, vor invata rapid sa se foloseasca de Visio. Prin
importul schemelor Visio in diferite aplicatii Office, ca Microsoft Word
sau PowerPoint®, utilizatorii vor putea folosi o gama mult mai larga de instrumente,
care ii va ajuta sa redacteze si sa priveasca schemele si digramele in documentele
sale. Visio deasemenea suporta si alte produse Microsoft (si integreaza cu ele),

2
inclsiv Microsoft Project, Excel, serviciul de cataloage Windows® Active
Directory™, Exchange Server, Microsoft SQL Server™ si pachetul Visual Studio®.

O pozitionare mai precisa a produselor familiei Visio

Tinand cont de propunerile si observatiile utilizatorilor Microsoft a simplificat

produsul Visio. Aceasta include acum doua produse de baza (Visio Standard si Visio
Professional) in loc de patru. Visio Standard, permite crearea usoara a schemelor
bloc, organigrame si lucrul cu grafica vectoriala.
Visio Professional, detinand o functionalitate completa pentru crearea graficii
vectoriale si a tuturor diagrammelor posibile, este orientat in mare parte utilizatorilor
tehnici de exemplu, specialistii in domeniul tehnologiilor informationale (TI),
inginerilor, managerilor si creatorii produselor soft. Visio Professional permite
desenarea planurilor incaperilor, scemelor retelelor, baze de date, programe
applicative si legaturilor-web, si deasemenea crearea desenelor schematice, utilizate
la elaborarea proceselor tehnologice, in electronica si in constructia de masini.
Posibilitati largi de creare a schemelor retelelor, ofera Microsoft Visio Enterprise
Network Tools, produs suplimentar pentru Visio Professional 2003. Enterprise
Network Tools realizeaza functii, ca de exemplu crearea automata a schemelor retelei
si documentarea structurilor cataloagelor Active Directory, Novell Directory Services
(NDS) si Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). Produsul Enterprise
Network Tools este completat cu resursele Visio Network Center care ofera, acces la
materialele pe baza abonamentului. Acesta ofera acces rapid catre solutiile Visio noi
si innoite, figurile (primitive geometrice pentru desemnarea echipamentelor retelei si
pregatirii documentatiei in retea. Aceste resurse vor ajuta specialistii pe retele sa
alcatuiasca mai rapid schemele retelelor si topologia servicilor cataloage. Microsoft
Visio va deveni mai simplu de folosit pentru administratorii de retea, indiferent de
dimensiuni sau a raspandirii teritoriale a intreprinderilor lor. Microsoft a adaugat in
Visio noi resurse, care simplifica implementarea pachetului, in special, suportul
instalarii automate si controlul Systems Management Server (SMS). A dobandit o
compatibilitate completa cu tehnologia Microsoft Installer (MSI), care usureaza

3
selectarea instalarii produsului. In plus, Visio propune mai multe surse instrumentale
pentru companiile, care fac solutii adaptive pe baza Visio. Prin faptul ca suporta
formate alternative a fisierelor ca de exemplu XML, fisiere COM, plus un model
extins a obiectelor, Visio 2003 ofera o si mai mare flexibilitate in crearea aplicatiilor
pentru Visio. Formatul fisierelor pe baza XML permit creatorilor sa importe sau sa
exporte orice elemente ale schemelor Visio. Microsoft Office Visio este una dintre
solutiile de referinta in domeniul dezvoltarii diagramelor si a schemelor conceptuale.
Incepand cu simple diagrame si incheind cu scheme dedicate reprezentarii proceselor
de afaceri sau ingineresti, toate aceste elemente pot fi create prin intermediul acestui
instrument.

De asemenea, dupa cum vom vedea si in cele ce urmeaza, Visio nu este doar un
simplu instrument grafic, el oferind suplimentar posibilitatea de a dezvolta aplicatii
complexe prin intermediul limbajului UML sau de a proiecta baze de date.
Administratorii de retele si realizatorii de site-uri Web au la dispozitie instrumente
profesionale dedicate constructiei schemelor dedicate acestor domenii.
Visio dispune de o interfata similara cu a suitei de aplicatii Office 2003. In mod
asemanator cu ultima versiune a Office 2003, utilizatorii Visio au la dispozitie
folositorul panou Task Panes, prin intermediul acestui instrument fiind simplificata
realizarea diverselor operatiuni de creare a diagramelor.
Diverse tipuri de diagrame
Visio pune la dispozitie o fereastra principala prin intermediul careia este posibila
alegerea tipului diagramei care se doreste realizata. Principalele tipuri de scheme care
pot fi create sunt grupate in categorii ce acopera cele mai diverse domenii de
aplicativitate. In functie de tipul de diagrama, va fi generat proiectul Visio si vor fi
accesibile prin intermediul interfetei elementele specifice.
Elementele caracteristice diagramei realizate vor fi accesibile prin intermediul
sectiunii Shapes, utilizatorul integrandu-le cu usurinta in schema realizata prin
intermediul unor simple operatiuni de drag & drop.

4
Astfel, prin alegerea sectiunii Block Diagram exista posibilitatea de a realiza
diagrame clasice de reprezentare a fluxurilor de afaceri sau pentru descrierea altor
elemente cu un grad de generalitate ridicat.
Dar forta lui Visio consta in posibilitatea de a crea diagrame particulare celor mai
diverse domenii, in aceste sens fiind oferita facilitatea de proiectare a schemelor
specifice proceselor de afaceri sau ingineresti.
In categoria Building Plan, exista posibilitatea de realizare a intregii game de scheme
dedicate proiectarii cladirilor si spatiilor interioare. Compartimentarea spatiului
interior, aranjarea mobilierului, realizarea schemei electrice si de telecomunicatii sunt
doar cateva dintre elementele care pot fi realizate prin intermediul acestei sectiuni.
In ceea ce priveste utilizarea Visio in mediul de afaceri, spectrul de aplicativitate este
deosebit de vast. Astfel, sunt disponibile foarte multe tipuri de proiecte care permit
definirea schemelor de reprezentare a fluxurilor comerciale sau specificarea etapelor
de realizare a unui proces financiar.
Pentru reprezentarea structurii organizationale a unei companii se pot dezvolta
organigrame complexe, aplicatia avand mijloace eficiente dedicate acestor scopuri.
Visio dispune si de instrumente care permit managementul proiectelor, acestea, cu
toate ca nu se ridica la nivelul aplicatiilor specializate, completeaza fericit setul de
facilitati dedicate mediului de afaceri.
Visio capata o nota de „culoare” prin suita de grafice si harti ce se pot realiza. Spre
exemplu, folosind sectiunea Maps, se pot realiza harti utile, de localizare a firmei dv.
Inginerii au la dispozitie un set de simboluri care le ofera posibilitatea de a dezvolta
scheme cu un grad de complexitate ridicat in domeniul electronicii, mecanicii si al
termodinamicii.
Diagrame inteligente:
O alta noutate a ultimelor versiuni ale aplicatiei Visio consta in gradul de informatie
care poate fi adaugat diagramelor realizate. Daca Office 2003 propune utila
tehnologie Smart Tags, in mod asemanator si Visio pune la dispozitie elementele
inteligente Smart Shapes pentru diagramele realizate.

5
Astfel, obiectele Smart Shapes prezinta un set de proprietati caracteristice
functionalitatii specifice oferite de utilizarea respectivului element in diagramele
realizate. Suplimentar, se poate stabili dupa dorinta un set de proprietati aditional
pentru fiecare obiect inclus in diagramele si schemele realizate.
De asemenea, se pot atasa elementelor incluse in fisierele Visio si proceduri scrise in
limbajul Visual Basic for Application. Forta acestui limbaj, disponibil si in cadrul
suitei Office, ofera posibilitatea de realizare a unor proceduri complexe care dau
posibilitatea utilizatorilor sa automatizeze modalitatea de lucru in Visio.
Proiectarea site-urilor Web:
Dezvoltatorii de site-uri Web au la dispozitie solutii specializate dedicate acestui
scop, Visio oferind doua tipuri de diagrame destinate proiectarii site-urilor. Exista
posibilitatea de definire a unei scheme conceptuale a site-ului ce se intentioneaza a fi
realizat, precum si de generare automata a hartilor specifice unor site-uri create.
Cel de-al doilea tip de diagrama il consideram ca deosebit de util, acesta facilitand
dezvoltatorului obtinerea unei imagini complete a site-ului dezvoltat, existand astfel
posibilitatea de inlaturare a unor erori ce pot aparea in crearea unor site-uri care
prezinta un grad de complexitate ridicat.
Constructia diagramelor de retea:
Administratorii de retele au la dispozitie un set vast de scheme specifice acestui
domeniu, Visio oferind si posibilitatea de recunoastere automata a echipamentelor
conectate la retea si de generare a unei diagrame de reprezentare a acesteia.
Solutia poate contribui la reducerea timpului alocat pentru procesele de proiectare a
retelelor sau pentru identificarea unor probleme in designul unor retele de mare
anvergura.
Alaturi de facilitatile oferite de Visio 2003 este accesibil pentru download si un
pachet „Visio 2003 Resource Kit for IT Professional”, care adauga functionalitati
suplimentare la capitolul networking.
Astfel, este inclus „LAN MapShot Automated Network Diagramming Software”, un
utilitar realizat de Fluke Networks, capabil sa identifice diverse tipuri de echipamente
din reteaua companiei (switch-uri, servere, routere, printere, hub-uri si alte

6
dispozitive conectate). In plus, este implementat NetZoom Helps Design Networks
Without Limit care va ajuta in realizarea documentatiei legate de infrastructura de
retea.
Proiectarea bazelor de date si a aplicatiilor:
Visio ofera puternice instrumente CASE pentru proiectarea bazelor de date. In ceea
ce priveste facilitatile dedicate acestui domeniu le mentionam in continuare pe cele
mai importante: suportul pentru SQL Server 2000, imbunatatiri aduse editoarelor de
diagrame ale bazei de date si integrarea cu Visual Studio .Net.
Instrumentele de gestiune a bazelor de date sunt disponibile in versiunea Visio 2003
Professional. De asemenea, se poate importa schema unei baze de date creata pe
diverse platforme (SQL Server, Oracle, DB2), utilizatorul avand avantajul de a
realiza prelucrari in Visio si de a exporta structura acestora pe alte sisteme de
gestiune a bazelor de date.
Pentru modelarea bazelor de date in Visio este necesar sa selectati sablonul
„Database Model Diagram” din categoria „Database”. Visio 2003 dispune de functii
avansate de „reverse engineer” si pentru conectarea la diverse surse de baze de date.
Functiile de „reverse engineer” permit preluarea structurii unei baze de date fizice in
mediul Visio pentru realizarea operatiunilor de modelare si proiectare. In versiunea
2003 aveti la dispozitie un „vrajitor”, care va permite sa va conectati mai simplu la
diverse surse de date pentru preluarea structurii lor. „Vrajitorul” poate fi accesat prin
optiunea „Reverse Engineer” din meniul „Database”.
Proiectarea unei bazei de date prin intermediul Visio 2003 presupune urmatoarele
etape de dezvoltare:
1. Dezvoltarea modelului semantic ORM (Object Role Model) care ne permite sa
concepem intuitiv atributele bazei de date, regulile de business si relatiile atribut-
entitate.
2. Generarea automata a modelului conceptual pe baza schemei ORM - este generat
modelul conceptual (general) al bazei de date. Functiile de import/export pentru
modelele bazate pe ORM sunt accesibile prin intermediul meniului „Database”.

7
3. Generarea automata a modelului fizic, specific unui sistem particular de gestiune a
bazelor de date.
Dezvoltatorii de software au la dispozitie capabilitatile limbajului UML (Unified
Modeling Language), limbaj ce constituie o modalitate vizuala dedicata proiectarii de
aplicatii complexe, la ora actuala cea mai utilizata tehnologie in dezvoltarea de
software.
Visio permite realizarea setului complet de diagrame specifice acestui limbaj,
existand si o functie de reverse engineer care permite transpunerea aplicatiilor scrise
in limbajele acceptate de Microsoft Visual Studio in diagrame UML.

Notiuni de baza

Visio construieste diagrame. El este un program inteligent pentru realizarea de

diagrame. Astfel se poate comunica intr-o maniera visuala. Cu ajutorul diagramelor
se poate comunica mai sugestiv decat prin imagini photo. Visio 2003 se gaseste in
doua distributii:

1. Visio Standard 2003;

2. Visio Professional 2003.

Diagrame de afaceri

Unul dintre cele mai folosite domenii in care poate fi folosit Visio este de a crea
diagrame de afaceri

Acest tip de afaceri poate fi regasit in

ambele distributii Visio. In exemplul
alaturat este o diagrama care exemplifica
procesul de dezvoltare intr-o companie
farmaceutica. Crearea unei diagrame in
acest caz este un lucru extrem de simplu.
Dreptunghiurile sunt trase in locul dorit si

8
textul este scris. Liniile care unesc formele (dreptunghiuri, cercuri etc.) se numesc
conectori. Ei sunt atasati formelor astfel incat atunci cand mutam formele se muta si
conectorii.

In continuare prezentam cateva dintre

notiunile de baza privind lucrul cu forme si
conectori. In exemplul urmator aratam cum
folosim Visio in cazul in care o portiune
din diagrama are nevoie de informatii
suplimentare. Aceasta portiune poate fi
creata separat si legata la diagrama initiala
folosind o hiperlegatura la ea. In acest
exemplu este o hiperlegatura la forma
Trials. Executand click pe ea oamenii pot descoperii detalii in plus privind pasii
procesului in compania farmaceutica.

Exista si alte produse Microsoft care realizeaza diagrame ca de exemplu Powerpoint

sau Word dar nu le pot realiza atat de complexe ca si Visio. Astfel daca ai nevoie de o
diagrama mare si foarte amanuntita foloseste Visio altfel poti folosi si alt program.

Organigrama unei companii

Realizarea unei diagrame de tip organigrama companiei se poate realiza in ambele

distributii Visio.

Intr-o astfel de diagrama fiecare forma

poate fi asociata cu date care se numesc
custom properties. In cazul
organigramelor poate fi selectata o anumita
forma pentru angajat si acesteia ii poate fi
atasata informatie (numar de telefn,
departamentul, etc.). Un alt motiv

9
important pentru a crea organigrame cu Visio este acela ca el permite folosirea
informatiilor direct de la sursa. Astfel putem crea o organigrama folosind o baza de
date, o foaie de calcul Excel. Un lucru este cert: dupa cateva click-uri diagrama este
gata, fara sa tastezi un nume sau un titlu.

Diagrame Brainstorming

O diagrama brainstorming iti permite sa inregistrezi si sa dezvolti mai multe idei

legate sau informatie. Sunt doua cai pentru a crea o astfel de diagrama:

 manual tragand forma la locul sau;

 automat trecand dintr-o fereastra in
alta. In acest caz Visio va crea
diagrama.

Visio permite importul de text din Word

sau exportul unei diagrame realizate in
Word.

Planul cladirii

Poti crea planul precis al unei cladiri folosind Visio. Cu Visio Standard poti face un
plan ca si in figura. Cu Visio Profesional poti face si planul electric si al
telecomunicatiilor precum si altele.

Diagrama prezinta o vedere de sus a

peretilor, ferestrelor, usilor si a mobilei.
Exista forme care reprezinta divrse
echipamente, plante etc. Diagrama poate fi
reprezentata corect la o scara de masura.
De exemplu daca doresti ca o jumatate de

10
cm sa reprezinte un metru poti sa faci acest lucru. Un alt exemplu semnificativ in
acest sens este urmatorul: Poti scrie dimensiunile peretilor asa cum se vede in figura.
Cu aceste dimensiuni poti determina cum se va umple spatiul disponibil cu alte
obiecte ce apar in plan.. In mod dinamic se pot modifica dimansiunile peretilor si
obiectele existente in spatiul dintre pereti modificandu-se in mod corespunzator, sa
afisand noile dimensiuni.

Diagrame de retele

Un alt tip de diagrama pe care-l poti realiza in Visio este diagrama de retea de
calculatoare. Poti sa faci o diagrama simpla
sau una foarte sofisticata. In figura este
reprezentata o mica portiune dintr-o astfel
de diagrama.

Toate formele pentru calculatoare si

echipamentele retelei sunt disponibile in
Visio. Fiecarei forme ii pot fi atribuite
informatii suplimentare ca de exemplu
adresa de retea, numele calculatorului.

Diagrame Web

Visio te ajuta sa realizezi diagrame Web ca de exemplu harta unui site. Fiecare forma
in acest caz reprezinta legaturile la site si include informatii despre legatura, tipul
acesteia si locatia sa.

Pot fi folosite diagrame predefinite care te

intreaba despre adresa site-urilor cu care se leaga
site-ul tau, deschide site-ul tau si genereaza
automat harta site-ului

11
Crearea unei diagrame
Cauta un sablon

Incepi sa-ti creezi o diagrama prin cautarea unui sablon. Dupa ce gasesti un sablon va
apare o pagina goala. In partea stanga a paginii sunt vizualizate mai multe forme
specifice tipului de diagrama ales.

Tragerea formelor in pagina

Daca in alte medii software de la Microsoft sabloanele apar cu text, un anumit stil sau
alte concepte in Visio ele apar in partea stanga a paginii albe si asteapta sa fie trase in
pagina. Exista si cazuri in care prin alegerea unui sablon pagina care apare nu mai
este alba ea contine deja niste forme, de exemplu daca se alege sablonul Cause and
Effect.

12
Mutarea formelor se face simplu, executandu-se click pe forma si se trage intr-o noua
locatie. Pot fi mutate mai multe forme deodata. Se selecteaza cu ajutorul mouse-ului
zona care contine formele asa cum se vede in figura. Daca se
doreste selactia unor anumite forme atunci se face click pe
primul apoi se apasa tasta Shift si se selecteaza celelalte
forme.

Formele isi pot modifica dimensiunile prin selectie si prin actiunea cu mouse-ul pe
punctele specificate.

Pot fi modificate dimensiunile mai multor forme deodata prin

selectie multipla si modificare de dimensiuni concomitent.

Pentru a scrie text intr-o forma este suficient sa o selectam si

apoi sa apasam tasta dorita.

Daca diagrama este prea mica ca sa putem lucra cu ea putem face un zoom. Pentru
aceasta se apasa
tastele CTRL +
SHIFT, in timp ce am
facut o selectie
rectangulara in jurul
formei.

Conectarea formelor

Pentru a conecta doua forme se face click pe butonul Connector tool din bara cu
butoane standard. Apoi se deseneaza o linie de la un punct de conexiune x la altul.
Cand terminam de facut conexiunile se face click pe butonul Pointer tool.

13
Exista trei concepte importante in Visio:

1. forma (shape);
2. matrita (stencil);

Asa cum am vazut in capitolele precedente cand

gasim un sablon in Visio apare o pagina alba si in
stanga o multime de forme. Cu ajutorul sablonului
poti gasi si alte unelte care sa te ajute in crearea unei
diagrame. De exemplu cand cauti sablonul de
organizare a unei diagrame folosesti:

1. toolbar-ul Organization Chart;

2. meniul Organization Chart.

Cu alte cuvinte in Organisation Chart (organizarea diagramei) ai o serie de unelte

care te ajuta in actiunile pe care le vei intreprinde.

Forme si matrite

1. Pagina Shapes (forme) se gaseste in

stanga paginii de desenare a diagramei.
Aceasta contine Stencils (matrite).
Matritele sunt folositoare in gruparea
formelor;
2. Acestea sunt matritele In aceasta
imagine putem vedea trei matrite

14
 (stencil) Borders and Tiles, Backgrounds, organisation Chart Shapes. Alegerea
unei matrite se face prin simplu click.
3. In interiorul fiecarei matrite sunt forme, pe care le putem trage in pagina.
Visio iti permite sa formatezi, sa rotesti, sa modifici dimensiunile unei forme sau sa o
umpli cu un anumit model sau culoare. Unele forme sunt “destepte” adica au in
interiorul lor unele mecanisme care-ti usureaza foarte mult activitatea de creare a unei
diagrame. De exemplu daca tragi o forma cu numele Position peste o forma
Executive sau Manager formele subordonate se vor crea automat. Acest mod de lucru
este unic in sablonul Organisation Chart.

Butonul New are in Visio mai multe intelesuri:

 Start fara nici un template (forma). Daca nu avem nici o diagrama deschisa
prin click pe butonul New se va deschide o noua pagina de desenare fara nici
un sablon atasat. Acesta se poate cauta ulterior in fereastra Shapes, ca in figura.
 Imprumuta un sablon. Daca ai o diagrama deschisa ce are la baza un sablon
facand click pe butonul New va deschide un
desen nou ce este bazat pe acelasi tempalte.
 Alegerea unui sablon. Observati ca butonul
New are o mica sageata in interiorul sau.
Daca faci click pe aceasta sageata apare o
lista derulanta din care poti sa-ti alegi
sablonul dorit.

15
Forme
In Visio formele (shapes) pot reprezenta mai multe lucruri decat in alt
mediu de desenare. Ele pot reprezenta simboluri a unei diagrame bloc,
simboluri ale unei organigrame, strazi sau cladiri pe o harta.

Cand lucrezi cu shapes poti sa le modifici dimensiunile, poti sa le

rotesti etc. Exista doua tipuri de shapes in Visio;

 Uni dimensionale (1-D)

 Bidimensionale (2-D)

Formele 1-D sunt acelea la care selectezi punctul de inceput si de

sfarsit. De exemplu o linie. Principala lor proprietate consta in faptul ca

ele conecteaza alte forme. De exemplu intr-o diagrama de afaceri poti

sa conectezi doua departamente intre ele.

Formele 2-D sunt acelea care nu au un punct de inceput si un punct de

sfarsit. Aceste forme nu pot fi folosite pentru a lega forme 1-D. Ele
sunt folosite pentru a reprezenta unele lucruri ca de exemplu un concept general un
pas intr-o diagrama de flux sau un obiect specific intr-o fabrica sau o piesa intr-un
echipament.

Unele forme pot arata ca 2-D dar ele sunt 1-D sau vice versa. De
exemplu in figura urmatoare sageata de la inceputul paginii arata ca
o forma 2-D dar ea este de fapt 1-D pentru ca are un punct de
inceput si unul de sfarsit. In alta ordine de idei diagrama Gauss din
figura arata ca o forma 1-D dar daca o selectezi vei vedea ca are opt puncte de
selectie adica este 2-D, totodata ea nu poate fi conectata la alte forme. Asa cum se
vede din aceste exemple in Visio formele sunt caracterizate prin ceea ce fac nu cum
arata.

16
 Unele forme au un maner special care le ofera facilitati in plus fie ca
sunt 1-D sau 2-D.De exemplu in figura forma usa are controlul care
permite sa vedem pozitia usii cand este deschisa sau inchisa. Functie
de aceasta pozitie putem sa determinam pozitia mobilei in camera, in cazul de fata o
masa cu patru scaune.

Cand lucrezi cu Visio probabil doresti sa adaugi text,

fotografii sau clipart-uri. Acestea nu sunt forme create in
Visio insa cu toate acestea ele pot fi considerate forme.
Daca tastezi un text el este o forma 3D avand 8 puncte de
modificare a dimensiunilor. Acest lucru este valabil si
pentru o imagine. Cu alte cuvinte in Visio totul este forma
incluzand aici si text si poze.

Cum alegi forme

Inainte de a vedea cum faci forme este necesar sa

vorbim despre:

1. Fereastra shapes (forme) Aceasta fereastra

contine matrite;
2. Matrite. Matritele nu sunt forme. Aceasta
este important. Matritele contin forme;
3. Forme. Formele in Visio sunt orice

Figura alaturata prezinta matrita Organisation Chart si formele sale. Alte doua matrite
sunt Backgrounds si Borders.

Formele sunt continute in interiorul matritelor si Matritele sunt continute in fereastra

Shapes

17
Alege forme cu sabloane

O cale prin care poti sa construiesti o forma este aceea prin care iti alegi un sablon.
Sablonul apare atunci cand lansezi in executie
Visio. Cand alegi un sablon matritele si formele
corespunzatoare lui apar in fereastra Shapes si se
poate lucra cu ele. Lucrul cu sabloane ajuta
utilizatorul sa lucreze cu o multime de forme
organizate pentru un scop anume.

O alta cale de a alege forma dorita este prin cautare.

Daca ai nevoie de mai multe forme decat cele pe care ti le ofera sablonul foloseste
caseta Search for Shapes. De exemplu daca realizezi o diagrama pentru o retea ai
nevoie de mai multe sageti decat acelea pe care ti le ofera sablonul.
Pentru a cauta sageti tipareste in caseta Search for
Shapes cuvantul arrows si apoi tasteaza enter. Cand
sunt cautate forme Visi realizeaza o matrita temporara
in care sunt stocate formele gasite. In exemplul nostru
matrita temporara se numeste sageata (arrows). Pentru
a folosi formele din aceasta matrice ele pot fi trase in
desenul dorit. Cautarile pe care le faci pot fi salvate ca
si matrita. In cazul unei legaturi la Net cautarile pentru forme se pot extinde pe site-
urile Microsoft unde exista noi forme.
Alege forme cu browsing

Pentru aceasta se alege din meniul File submeniul Shapes. Conceptele din acest
meniu sunt organizate la fel ca si in sablon. Spre exemmplu acum cteva luni am
realizat o harta in care am folosit un simbol pentru aeroport. Astazi ai nevoie de
simbolul aeroport pentru diagrama pe care o creezi. Alege din meniou Shapes harta
pe care ai facut-o Map si din Transportation Shapes alege simbolul pentru aeroport si
trage-l in pagina.

18
Deseneaza-ti propiile simboluri (forme) shapes

Daca nu gasesti in Visio o forma de care ai nevoie

aceasta o poti desena. Aceasta poate fi simpla sau
complexa. Pentru a desena o forma poti sa folosesti
uneltele din Visio asa cum se vede in figura.

Alege forme create de altii

Uneori ai nevoie de anumite forme create de alte

persoane. In acest caz acestia iti pot trimite un desen
Visio cu formele respective in el. O matrita este un
fisier cu extensia .vss sau .vsx.

Insereaza imagini Pentru a insera o

fotografie de exemplu intr-o organigrama foloseste
meniul Insert, optiunea Picture si apoi click pe
From file. Cand inserezi o imagine Visio va crea
automat o forma 2-D care are opt puncte pentru
modificarea dimensiunilor. Formele realizate din
fotografii nu sunt asa de inteligente ca cele din
matrite.

Aranjarea formelor

Modul in care apar formele intr-o diagrama este

foarte important. In exemplul urmator se vede ca o

19
diagrama cu formele aranjate greoi este greu de urmarit.

Daca o diagrama foloseste multe forme este indicat sa

se foloseasca riglele si grid-ul. In special in cazul
unui flux complex sau in cazul hartii unui site sunt
realizate diagrame complexe. Foloseste riglele pentru
a vedea distanta intre forme sau pentru a vedea cate
forme s-au folosit. Liniile grid folosesc de asemenea
pentru pozitionarea corecta a formelor.

Foloseste liniile de ghidare

Mai vizibile decat liniile verticale si orizontale sunt

liniile de ghidare. Acestea se activeaza din meniul
View optiunea Guides. Acestea sunt orizontale si
verticale cu culoarea albastra implicita. Se folosesc mai ales in cazul diagramelor
complexe flowchart sau web map. Sunt folositoare la pozitionarea formei in pozitia
dorita.

Deschide fereastra de modificare a dimensiunilor si de pozitionare.

Uneori folosirea mouse-ului pentru pozitionarea

formei sau pentru modificarea dimensiunilor
acesteia poate fi un process dificil. Pentru aceste
cazuri se foloseste fereastra Size&Position apelabila
din meniul View. Pozitia formei este data prin
coordonatele sale x,y. X este coordonata orizontala
pornind din partea de sus a paginii, y este coordonata verticala din stanga paginii.
Punctul in care se intalnesc este pin-ul . Pentru multe forme pin-ul se gaseste in
centrul formei. Pentru a muta forma poti sa tastezi noile coordinate. Pentru a modifica

20
dimensiunile formei tasteaza noile dimensiuni in fereastra. Pentru imaginea alaturata
in fereastra Size&Position coordonata lui X este 1 inch si Y= 9 inch. Centrul
dreptunghiului este la intersectia celor doua coordonate.

Comanda formele sa se alinieze ele insele

Grid-ul riglele si liniile de ghidare sunt folositoare

cand planifici si organizezi diagrama. Cateodata
preferi sa lucrezi mai liber si spontan organizand in
timp ce lucrezi. In timp ce lucrezi sau cand ai terminat
poti ordona diagrama folosind optiunea Align shapes
din meniul Shapes.

Acesta comanda face foarte simpla operatia de aliniere a formelor. Selecteaza

formele pe care vrei sa le aliniezi si executa click pe modul in care doresti alinierea.In
exemplul pe care il vezi in stanga am ordonat pe orizontala formele.
Distribuirea la distante egale a formelor

In cazul in care formele nu sunt la distanta egala una de cealalta, asezarea lor la
aceeasi distanta se face simplu selectand formele si apeland optiunea Distribute
Shapes din meniul Shapes.

In acest exemplu se alege distributia pe orizontala si

figura de sus se transforma in cea de jos.

Rotirea formelor Cateodata forma este plasata

correct, are marimea corecta, spatial este correct

21
dar este nevoie de o buna intoarcere. Pentru o rotatie 2-D este nevoie de butonul .
Selecteaza-l si modifica-i pozitia cum doresti. Pentru a roti forma 1-D faci click si
tragi fie butonul de inceput sau butonul de sfarsit, miscand forma in jurul punctului in
care va fi pozitionata
In exemplul alaturat se vede rotirea forme 1-D in jurul unui punct si a formei 2-D cu
ajutorul manerului de rotatie.
Intoarcerea formelor

Este posibil cateodata sa doresti rotirea in oglinda a

formei. Aceasta se numeste flipping. Poti sa faci
aceasta miscare fie orizontal fie vertical.

1. Cand faci miscarea pe orizontala actiunea

apare pas cu pas;
2. Cand faci actiunea pe verticala forma se misca
de sus in jos

Punerea in stiva a formelor

In aceasta imagine se vede destul de clar

conceptual de punere in stiva a formelor. Visio le
pune in stiva in ordinea in care sunt aduse in
pagina. Conceptul este ultimul intrat primul iesit,
adica ultima forma adaugata in stiva este pe
nivelul cel mai de sus. Pentru exemplul alaturat,
calculatorul este pe nivelul cel mai de sus pentru
ca el a fost ultimul adaugat in pagina. Nu intodeauna ordinea avantajaza pe cel care
realizeaza diagrama. Ordinea in stiva poate fi modificata.

Cum se poate modifica ordinea in stiva?

22
 Se apeleaza din meniul Shape optiunea Order si
apoi se alege suboptiunea dorita. Astfel poti sa pui
forma la inceput, la sfarsitul stivei sa o trimiti
inainte sau inapoi.

Gruparea formelor

Primul pas pentru gruparea formelor este selectia lor. Se

tine apasata tasta Shift si se face click pe fiecare forma.
Dupa ce am selectat toate formele dorite se alege din
meniul Shape optiunea Group. Acum formele sunt
grupate.

Asupra formelor grupate se pot face toate operatiile care

se pot face asupra unei singure forme: rotatie, aliniere, etc. Visio trateaza formele
grupate ca pe o forma mare de tip 2-D. Cu CTRL+SHIFT+G se pot grupa formele.

Dupa ce ai grupat formele poti sa editezi una singura din grup.

1. Click pe grup pentru al selecta;

2. Click din nou pentru selectia formei dorite
din grup.

Cand este selectata o forma ea apare ca in figura.

Acesta este un semnal ca forma selectata este
membra a grupului. Acum poti sa modifici forma asa cum doresti.

23
O alta metoda este de a folosi degruparea formelor apeland din meniul Shape
optiunea Grouping si alegi suboptiunea
Ungroup. Acelasi lucru il poti face
apasand pe tastele Ctrl+Shift+U.

Spre exemplu daca tragem in pagina forma

fabrica ca in figura prin deselectare ea isi
modifica infatisarea. Retine acest aspect:
daca vrei sa modifici o forma in Visio
degrupeaz-o.

Introducerea textului in forme

In Visio se poate realize orice fel de diagrama. Pentru ca

aceasta sa transmita informatiile dorite ea trebuie sa fie
insotita de text.

Exista mai multe cai pentru a introduce text intr-o forma.

1. Se executa click pe o forma;

2. Se tasteaza textul dorit fereastra in care se introduce
textul devenind mai mare;
3. Cand se termina textul de introdus se face click in
orice parte a paginii;
4. Textul apare in forma.
Daca in forma exista un text pentru a-l edita sau modifica se tasteaza dublu click pe
forma respectiva.
1. Dublu click pe shape (forma);
2. Zona in care este introdus textul devine mai mare;

24
 3. la terminare forma revine la forma initiala si textul apare in forma.

Unelte pentru forme grupate.

In cazul formelor grupate se procedeaza astfel:
1. Click pe grupul de forme;
2. Inca un click pentru a selecta una dintre formele din
grup;
3. Click pe butonul Text Tool;
4. Zona de introducere text se mareste si se
procedeaza ca si in cazul anterior.

Poti definii un text care nu este legat de nici o forma executand click pe butonul Text
Tool , se traseaza in pagina un dreptunghi dupa care se introduce textul dorit.
Intodeauna dupa introducerea textului
trebuie sa se faca click pe butonul
Pointer Tool asa cum se vede si in
figura.

Daca se mentine activ butonul Text Tool

nu se poate selecta nimic in continuare.

Text deosebit (special)

In Visio exista un tip special de text numit Field. Acesta apre In momentul in care
Visio vizualizeaza automat informatii. De
exemplu inserezi un camp de date intr-o
forma si Visio va vizualiza automat data
curenta din camp fara sa trebuiasca sa o
tastezi. De exemplu in cazul in care dorim
sa trasam o organigrama, o legam cu o
tabele dintr-o baza de date si fara sa tastam

25
nimic in organigrama vor apare date despre angajat, salar, numar de telefon etc.

Alte facilitatăţi pentru text

In tutorialul anterior am vazut cum putem atasa un text la o forma. In acest tutorial
vedem cum putem schimba pozitia textului fata de o forma sau un grup de forme
Introducerea unui bloc de text.
Un bloc de text este un text asociat cu o forma. El
este o parte separata a formei, in plis este atasat
formei. El arata ca o mica eticheta atarnata de
forma. Daca muti forma se va muta si textul. Un
exemplu de bloc de text este aratat in figura.
Observam ca textul este selectat dar forma nu este
selectata. Cum poti selecta doar blocul de text. Se
foloseste o unealta speciala care se numeste Text
Block Tool. Aceasta unealta iti permite sa manipulezi cum doresti un block de text
Folosirea uneltei Text Block Tool

Apelarea optiunii Text

Block Tool
Asa cum se vede din
figura apelarea uneltei
Block Text se face
executand click pe
sageata atasata
butonului Text Tool
si apoi click pe
optiunea Block Tool
. Cand cursorul este
peste blocul de text

apare un alt cursor

Rotirea blocului de text Mutarea blocului de text
26
cu ajutorul caruia blocul de text poate fi mutat sau rotit.

Pentru a putea continua munca adica sa poti selecta

alte forme sa introduci alt text este obligatoriu ca
dupa ce ai terminat munca cu blocul de text sa

selectezi butonul Text Tool si apoi butonul Pointer

Tool , asa cum se vede si din figura.
Scrierea textului pe o curba

Pentru a scrie text pe o curba, asa cum se vede si in

figura scrie forma text pentru fiecare cuvant si apoi
roteste-l astfel incat sa apara pe curba.

Text si forme care nu sunt cu chenar

Pentru aceasta textul trebuie modificat astfel incat sa fie

mai mare sau mai mic functie de dorinta utilizatorului
pentru a ramane peste o anumita forma.
Redimensioneaza textul ca si cand redimensionezi o
forma
Implicit nu poti sa redimensionezi textul ca si o forma. De exemplu in imaginea
alaturata fiecare forma este din ce in ce mai mare textul
nu poate fi marit. Pentru unele forme insa el poate fi
marit. Trebuie sa fie modificat ShapeSheet. ShapeSheet-
ul este un tabel in care se memoreaza informatii despre
fiecare forma (shape). El contine informatii ca de exemplu
inaltime, latime, culoare, inclinatie si alte atribute care
determina modul in care apare forma. Modificand in ShapeSheet poti face textul mai
mare sau mai mic.

27
Ce este o legatura
In Visio o legatura (conector) intre doua forme este mai
mai mult decat o simpla linie. Conectorul se
repozitioneaza si se pastreaza automat daca mutam
formele.

Ce este o conexiune?
In Visio poti spune ca o conexiune este realizata in
momentul in care punctul de sfarsit al conexiunii apare cu
culoare rosie. Aceasta inseamna ca respectivul conector
este lipit de forma.
In figura alaturata se arata linii sau conectori intre forme.
Daca nu apare punctul rosu inseamna ca respectiva
legatura nu este realizata.
1. Cele doua forme par legate dar punctul de sfarsit
apare verde;
2. Cand una dintre forme este mutata conexiunea se
rupe;
3. Cand s-a stabilit legatura sfarsitul conexiunii se modifica in rosu;
4. Cand forma este mutata conectorul ramane atasat.
Ce sunt conectorii?
Liniile pe care le folosesti in Visio pentru a face legatura
intre forme se numesc conectori. Ei sunt linii care au
puncte de sfarsit care se lipesc de forma(shape). O cale
prin care se creaza o legatura intre doua forme este aceea
prin care folosesti butonul Connector din toolbar-ul
Standard. Conectorul are un punct de inceput si un
punct de sfarsit
1. Desenezi conectorul cu unealta Connector din
toolbar-ul Standard.
2. Punctul cu x este inceputul;
3. Punctul cu + este sfarsitul.

Fiecare punct in care se poate face o conexiune apare ca un

x albastru, fiecare punct sfarsit al unei conexiuni apare ca
un + rosu daca conexiunea a fost realizata.

28
Conectarea a doua forme

Exista doua tipuri de legaturi intre forme: point-to-point(punct la punct) legatura care
se face natural intre doua puncte de legatura, ale formei si legatura intre doua forme
ca un intreg care se numeste legatura de tip forma la
forma (shape-to-shape).
1. Daca muti o forma intr-o legatura de tip point-to-
point conectorul ramane legat de punctul de
legatura;
2. Daca muti o forma legata printr-o conexiune de
tip shape-to-shape conectorul ajusteaza lipirea la
cealalta forma pastrand caracteristicile initiale.
Conexiuni point-to-point
O astfel de legatra este indicat sa se realizeze atunci cand conectorul trebuie sa
ramana conectat la punctul de legatura de pe aceeasi parte a formei, de exemplu in
cazul unui bloc de decizie dintr-o diagrama de flux.

Conexiuni de tip Shape-to-shape

In acest caz conectorul isi pastreaza pozitia fata de forma.
Cand se creaza o astfel de legatura
forma apare cu un chenar rosu cand este
creata legatura. Acestea sunt
conexiuni necesare atunci cand nu se
modifica locatia conexiunii ca de
exemplu intr-o diagrama brainstorming.
Comutarea intre cele doua tipuri de conexiuni

29
Poti schimba tipul de conexiuni intre ele de cate ori doresti acest lucru. Daca ai
realizat o legatura point-to-point, departezi punctul de sfarsit de forma cu care se
leaga si il deplasezi in interiorul formei spre centru ai realizat o legatura de tip shape-
to-shape. Daca acum il departezi de forma si faci leggatura cu un punct de legatura ai
realizat o conexiune de tip point-to-point.

1. Schimba conexiunea shape-to-shape intr-o

conexiune point-to-point tragand punctul de
sfarsit in exteriorul formei;
2. Conexiunea shape este distrusa;
3. Legarea punctului de sfarsit al conectorului la un
punct de legatura de pe shape determina aparitia
unei conexiuni de tip point;
4. Acum conectorul este reconectat la forma intr-un punct specificat.
Adauga text la conexiune
De multe ori in realizarea unei conexiuni este necesara
introducerea unui text care sa exemplifice anumite
notiuni.

Textul se poate adauga in diverse moduri. Spre exemplu se selecteaza conectorul si se

scrie text. Apoi se tasteaza oriunde in afara conectorului.
Textul introdus se
poate repozitiona intr-
o pozitie pe care o
consideri mai buna.
Pentru aceasta se
selecteaza Text Block
si se trage textul in

30
diverse pozitii

1. Dupa ce selectezi textul cu TextBlock il vei

trage in noua locatie;
2. Repozitionarea textului poate face ca,
conectorul sa arate mai bine.

Rotirea textului
De multe ori este necesara modificarea unghiului de scriere a textului. Asa cum poti
muta text folosind TextBlock la fel poti si roti text folosind acelasi buton. Dupa ce ai
selectat TextBlock va apre manerul cu care poti sa rotesti textul.
Visio iti permite sa folosesti si altceva in afara de matrite si forme. Sabloanele iti
permit sa realizezi planul ale unei locuinte spre exemplu.
1. Meniul Plan contine o serie de optiuni
care te ajuta sa lucrezi cu un sablon;
2. Ai la dispozitie o scala cu masuri exacte
pentru realizarea planului.
Construieste peretii
Daca camera ta este dreptunchiulara poti sa pui
peretii tragand forma Room in pagina de
desenare.

Poti sa faci planul unei camere si in cazul in care aceasta nu este dreptunghiulara. De
asemenea poti face planul pentru mai multe camere.

31
Atasarea ferestrelor si a usi la pereti.
Pentru ca Visio creaz atat date cat si diagrame acest proces creaza si memoreaza
legaturi. El conecteaza automat fereastra si usa la pereti. Daca muti un perete si
acesta se muta automat. Daca vei muta un spatiu si peretii se muta pentru ca sunt

conectati la el. Poti sa modifici dimensiunile ferestrei sau a usii, vizualizand si

dimensiunile care se modifica.
Adaugarea mobilei si a accesoriilor in camera
Matritele cu care vine sablonul Office Layout contine numeroase forme pentru
mobila si accesorii. In fereastra Shapes iti poti alege care matrite doresti pentru
aranjarea camerei. De exemplu aducem in camera o masa cu un scaun precum si o
planta.

32
 În Visio există mai multe tipuri de şabloane care se găsesc în caseta Category.
Interfata Visio arata ca in figura Sabloane pentru
categoria de desenare
aleasa
Meniul care apare in toate
aplicatiile Microsoft

Desene realizate
sau in curs de
realizare cu Visio

Categorii
de
desenare

Descrierea
sablonului Controlul vizualizari
ales paginii

Pentru a te familiariza cu sabloanele Visio execută un click pe Category si

vizualizeaza sabloanele fiecarei categorie.

Cuvinte cheie: forme, matriţe, diagramă, flux, block,

categorii.

Probleme recapitulative rezolvate

Imagineaza-ti ca esti un profesor de istorie si analizezi activitatea presedintilor U.S.

din secolul XX. Imparţi clasa in mai multe grupe si fiecare grupa de studenti isi
noteaza cele mai importante 10 evenimente si isi creaza o diagrama de timp
(timeline) pentru aceste evenimente. La sfarsit aceste diagrame de timp pot fi
combinate si astfel se poate analiza in mod eficient fiecare presedinte.

Cauta un sablon
Primul pas pentru crearea unei diagrame Visio este acela de a alege un sablon.
Pentru a crea o diagrama de timp va trebui să urmăm paşii următori

1. Deschide Visio 2003

33
 2. Din Category, click Project Schedule.

3. Click Timeline, si apare fereastra de desenare unde vei crea diagrama de timp.
Acceseaza help-
ul mediului
pentru a avea
raspuns la
Aceste trei intrebarile tale
butoane te lasa
sa selectezi care
forma doresti
din matritele
existente.

Acesta este
spatiul de lucru
in care vei
realiza desenul
dorit

In aceasta zona
se afla formele
(desenele)
predefinite care
te ajuta sa-ti
creezi desenul
pe care-l doresti

Initial formele pentru diagrama de timp sunt vizualizate in matrita sub

forma iconurilor si a numelor. Fereastra forme (shapes) poti sa o setezi

cum doresti din meniul contextual care apare daca executi click pe
butonul din dreapta al mouse-ului.
Numele desenului pe care-l realizezi apare in coltul din stanga sus al
ferestrei Visio. La inceput numele este Drawing1: Page1.
4. In File menu, click Save As.
5. Alegeti folderul unde doresti sa salvezi.
6. In caseta File Name tasteaza numele fisierului de exemplu President_ Clinton, si
apoi click Save.
Selecteaza si configureaza formele

Adauga o forma timeline

1. Din fereastra Shapes alegeti forma diagrama de timp (timeline). De exemplu

poti sa-ti alegi forma Cylindrical timeline sau the Chiseled timeline, pe care o
tragi apoi in foaia de lucru.

34
 2. In fereastra Configure Timeline care apare automat, vei specifica data de
start a diagramei de timp, respectiv data de sfarsit a diagramei. De exemplu
timeline pentru President Clinton va avea ca data de inceput 01/1992 si ca data de
sfarsit 01/2001.

3. Apoi vei specifica scara de timp, care indica cum vor apare marcajele de timp. De
exemplu cand selectezi ani poti adauga cate un marcaj pentru fiecare an intre 1992 -
2000.

4. Specifica optiunile de formatare a Start date, Finish date, and interim time
markings.

Selecteaza caseta Show start and finish dates on timeline

Selecteaza caseta Show dates on interim time scale markings

Selecteaza formatul Short Date as the Date pentru data

Selectaza caseta Show interim time scale markings on timeline

Selecteaza caseta Automatically update dates when markers are moved

Salveaza configurarea diagramei de timp, click OK.

35
Se traseaza apoi intervalele de timp. Sunt ilustrate evenimentele importante care au
aparut in timpul perioadei in care Bill Clinton a fost presedinte (pastram terminologia
in engleza).
A42nd U.S. President – November 3rd, 1992
Signs Brady Bill – November 30th, 1993

Signs Crime Bill – September 13th, 1994

Government shuts down over fight to balance the budget – November 14th, 1995

Signs Welfare Reform legislation – August 22nd, 1996

Enacts legislation to balance the budget by 2002 – August 5th, 1997

Impeached by U.S. House of Rep. – December 19th, 1998

Reduces debt by $383 billion – 1998 to 2000

Ends term as President – January 20th, 2001

Aceste repere vor fi adaugate in diagrama de timp

Adaugarea reperelor la diagrama de timp

1. Se alege reperul pentru diagrama de timp. Acesta poate fi o forma Cilindrical

milestone. Data calendaristica pentru fiecare reper poate fi setata separat.
2. Dup ce am “tras” o forma in pagina de lucru si eliberam butonul mouse-ului apare
fereastra Configure Milestone. Datele calendaristice se vor definii pentru fiecare
reper.

36
In procesul de realizare a diagramei de timp este posibil ca sa fie necesara stergerea
unor obiecte. Pentru aceasta se selecteaza obiectul si se apasa pe tasta DELETE

Formatarea diagramei de timp

Pentru realizarea intr-un timp cat mai scurt a diagramei se pot stabilii urmatoarele
linii de ghidare:

Realizează o descriere concisa a reperelor;

Incearca cel mai mic font care se poate folosi pentru descrierea reperului;

Pastreaza claritatea diagramei;

Foloseste atat inceputul cat si sfarsitul diagramei pentru inserarea reperelor. De

exemplu legile pe plan intern pe care le-a semnat se pot pune la inceputul
diagramei iar cele legate de politica externa se pot pune la sfarsit.

Formatarea textului

Pentru a formata textul reperului

1. Executa click pe reperul pe care doresti sa-l formatezi.
37
2. Din meniul Format alege optiunea Text.

3. Click pe lista Color si alege culoarea rosie. Pentru a schimba marimea reperului
alege de exemplu caseta Size.
4. Click OK.
Cand adaugi un reper la diagrama de timp acesta este orientat ca si in matrita.
Daca doresti poti schimba orientarea reperului sau grupa mai multe repere.
5. Executa Right-click pe reperul la care doresti sa-i modifici orientarea textului,
alege optiunea Shape, apoi din meniul
care apare alege click pe Flip Vertical.

De exemplu daca vrei sa rotesti Ends term as President:

De la la

Adăugarea de elemente grafice la diagrama de timp

Unei diagrame de timp ii pot fi atasate diverse elemente ca de exemplu imagini din
ClipArt.

Adauga imagini folosind Clip Art

1. Din meniul Visio, click Insert.

2. Din meniul Insert alege Picture, si apoi click Clip Art.

3. Din Insert Clip Art task pane, poti sa-ti alegi ce imagine doresti fie de pe
calculatorul propriu fie de pe Internet.

38
 Pentru a cauta Clip Galleryinstalata pe calculatorul tau, alege fie caseta
Search text si click Search,sau click Clip Organizer.
Pentru a cauta alte imagini de pe Web poti sa faci click pe Clips
Online si sa urmezi instructiunile.

Diagrama de timp poate arata astfel.

Poti sa salvezi diagrama de timp ca si un fisier Visio sau sa o salvezi ca o

pagina Web
Foloseşte Save as Web Page pentru a converti diagrama de timp într-un
fişier HTML astfel încât în final poate fi prezentată într-o pagină WEB.

39
Crearea unei organigrame dintr-o foaie de calcul
Excel
1. Alegem din meniul Organisation Chart Import Data;
2. Apare un wizard din care alegem varianta de generare a organigramei dintr-
un fisier sau o baza de date
3. Alegem mediul de stocare excel;
4. Alegem sursa de date;
5. Alegem in caseta name campul cheie primara ( ex matricol). In campul
report to alegem campul care defineste subordonarea;
6. Alegem campurile pe care vrem sa le vedem in organigrama;
7. Putem sa nu alegem nici un camp “custom propery fields”
8. Alegem o singura optiune si anume aceea prin care este generata automat
organigrama in pagina.

Foaia de calcul Excel poate arata astfel:

Tabela Access poate arata astfel:

Organigrama realizata este urmatoarea

40
Realizarea unui grafic
Se alege tipul de grafic dorit. Alegem tipul Pie in care avem 4 zone.

Modificam modul in care arata fiecare bucata considerand ca bucatile nu vor fi egale
ca valoare. Din meniul Shapes se alege Action si optiunea Set Slice Sizes

41
Daca dorim sa modificam modul in care apare graficul si valorile inscrise in grafic,
selectam graficul si alegem din meniul Edit optiunea Open Pie Chart. Selectam o
parte din “placinta” si alegem din meniul Format optiunea Corner Rouding.
Obtinem graficul cu partea din stanga sus, avand colturile rotunjite dupa care
modificam valorile:

Daca alegem un grafic de tip Bar el se poate modifica din meniul Shapes asa cum
dorim.

Din optiunea Operation putem face ca fiecare bara sa se comporte independent una
de cealalta. Executand click pe butonul pozitionat pe o anumita bara apare meniul
contextual din care putem modifica caracteristicile acesteia.
In final graficul poate arata ca in figura:

42
43
Probleme propuse pentru rezolvare

1. Realizati in Visio urmatoarea diagrama bloc

2. Realizati in Visio urmatoarea diagrama bloc

44
3. Realizati in Visio urmatoarea diagrama

4. Realizati in Visio urmatoarea diagrama bloc

45
5. Realizati in Visio urmatoarea diagrama bloc

6. Realizati in Visio urmatoarea diagrama Web

46
7. Realizati in Visio urmatoarea diagrama Plan

8. Realizati in Visio urmatoarea diagrama Plan

47
9. Realizati in Visio urmatoarea diagrama de retea

10. Realizati in Visio urmatoarea diagrama plan

48
11. Realizati in Visio urmatoarea diagrama de flux

12. Realizati in Visio urmatoarea diagrama de retea

49
13. Realizati in Visio urmatoarea diagrama de timp

14. Realizati in Visio urmatorul grafic

50
15. Folosind o baza de date Access sau un fisier Excel sa se genereze urmatoarea
organigrama

51
16. Sa se realizeze urmatorul calendar in Visio

52
17. Sa se realizeze analiza unui site si sa se deseneze in Visio harta site-ului

53
18. Sa se realizeze o diagrama de flux care descrie un anumit proces.

54
19. Realizeaza o organigrama dintr-un fisier Excel sau tabela Access

55
20. Sa se realizeze o diagrama brainstorming

Bibliografie

1. http://office.microsoft.com/en-us/training/CR101109221033.aspx
2. http://office.microsoft.com/en-us/visio/default.aspx
3. http://office.microsoft.com/enus/visio/FX100649211033.aspx?CTT=96
&Origin=CL100636311033

56