Universitatea Cod: PO-CAPI-05

Ştefan cel Mare

Suceava EdiŃia: 1
Revizia: 0

PROCEDURĂ OPERAłIONALĂ
Raportarea iregularităŃilor
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

Cuprins

1. SCOPUL PROCEDURII .......................................................................................... 3

2. DOMENIU DE APLICARE ..................................................................................... 3
3. DOCUMENTE DE REFERINłĂ ............................................................................ 3
4. DEFINIłII ŞI ABREVIERI ..................................................................................... 3
4.1. Termeni şi definiŃii ........................................................................................... 3
4.2. Abrevieri .......................................................................................................... 4
5. CONłINUT .............................................................................................................. 4
5.1. Cadrul general de reglementare privind raportarea iregularităŃilor ................. 4
5.2. Documente utilizate ......................................................................................... 4
5.3. Resurse necesare .............................................................................................. 5
5.4. Derularea operaŃiunilor ……………………………………………………… 5
6. RESPONSABILITĂłI ............................................................................................ 5
7. ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI ............................................................................... 6
8. DISPOZIłII FINALE ............................................................................................. 6
9. ANEXE .................................................................................................................... 7

2/8
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

1. SCOPUL PROCEDURII
Procedura stabileşte metodologia de raportare a unor iregularităŃi sau posibile prejudicii, dă
asigurări cu privire la existenŃa documentaŃiei adecvate, garantând continuitatea activităŃii în
condiŃii de fluctuaŃie a personalului.

2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura este aplicabilă Compartimentului de Audit Public Intern în calitate de structură care
asigură funcŃia de audit intern la nivelul UniversităŃii „Ştefan cel Mare” din Suceava.

3. DOCUMENTE DE REFERINłĂ
3.1. Reglementări internaŃionale
- Standardele InternaŃionale pentru Practica Profesională a Auditului Intern
3.2. LegislaŃie primară
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare
3.3. LegislaŃie secundară
- OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi
exercitarea activităŃii de audit public intern în structura MECT şi în unităŃile aflate în
subordinea sau coordonarea MECT.
3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne
- R33 Regulament de organizare şi funcŃionare a Compartimentului Audit Public Intern
- Carta auditului intern

4. DEFINIłII ŞI ABREVIERI
4.1. Termeni şi definiŃii
Activitate auditabilă - Activitatea ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate
cu realitatea practică.
Audit public intern - Activitatea funcŃional independentă şi obiectivă, de asigurare şi
consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăŃească activităŃile entităŃii publice; ajută
entitatea publică să îşi îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică,
evaluează şi îmbunătăŃeşte eficienŃa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi
proceselor de guvernanŃă.
Iregularitate - Reprezintă abaterea semnificativă de la regulile procedurale şi metodologice,
respectiv de la prevederile legale, aplicabile activităŃii/acŃiunii auditate, rezultată dintr-o
acŃiune sau omisiune care are sau ar putea avea efectul prejudicierii bugetului entităŃii sau
posibilele indicii de fraudă.
Obiectivele misiunii de audit - EnunŃuri generale elaborate de către auditorii interni care
definesc rezultatele urmărite prin misiunea respectivă.
Probe - InformaŃiile pe baza cărora se fundamentează concluziile, opiniile auditorului.

3/8
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

4.2. Abrevieri
A Aprobare
Ah. Arhivare
Ap. Aplicare
CAPI Compartiment Audit Public Intern
E Elaborare
FCRI Formular de constatare şi raportare a iregularităŃilor
MENCS Ministerul EducaŃiei NaŃionale şi Cercetării ŞtiinŃifice
PO Procedură operaŃională
USV Universitatea „Ştefan cel Mare” din Suceava
V Verificare

5. CONłINUT
5.1. Cadrul general de reglementare privind raportarea iregularităŃilor
5.1.1 Prin cadrul legislativ naŃional au fost stabilite atribuŃiile compartimentelor de audit public
intern care funcŃionează la nivelul instituŃiilor publice aflate în subordinea / în coordonarea /
sub autoritatea altor entităŃi publice.
5.1.2 Una dintre atribuŃiile CAPI o reprezintă raportarea iregularităŃilor sau a posibilelor prejudicii
identificate în derularea misiunilor de audit public intern. Identificarea iregularităŃilor este
urmată de o informare imediată către conducerea entităŃii datorită gravităŃii problemelor, dar
şi pentru stoparea posibilelor efecte negative.
5.1.3 O abatere de la prevederile normative şi procedurale aplicabile activităŃii/structurii auditate are
caracter de iregularitate dacă auditorul public intern consideră că poate avea un impact major
imediat asupra obiectivelor, patrimoniului sau imaginii entităŃii, impunându-se, în funcŃie de
circumstanŃe, luarea de măsuri imediate de investigare sau corectare de către persoanele în
drept, fără a se mai aştepta parcurgerea normală a etapelor unei misiuni de audit public intern.
5.2. Documente utilizate
5.2.1 Lista şi provenienŃa documentelor

Probele de audit – documente analizate pe parcursul derulării misiunilor de audit, care
conŃin informaŃiile pe baza cărora se fundamentează concluziile/opiniile auditorului.
5.2.2 ConŃinutul şi rolul documentelor
Probele de audit trebuie să fie:

suficiente (informaŃii cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată să îndeplinească bine
munca şi calitativ imparŃiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);

pertinente (informaŃiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);

rezonabile din punct de vedere al costului de obŃinere (informaŃiile au un cost de obŃinere
proporŃional cu rezultatul pe care auditorul urmăreşte să îl obŃină).
5.3. Resurse necesare
5.3.1 Resurse materiale: computere, birotică şi consumabile, acces la Internet.
5.3.2 Resurse umane: două posturi de auditor public intern.
5.3.3 Resurse financiare: prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcŃionare şi a
cheltuielilor pentru pregătire profesională.
5.4. Derularea operaŃiunilor
4/8
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

5.4.1 Când auditorul intern, pe parcursul desfăşurării misiunii de audit, ajunge la concluzia că s-a
comis o iregularitate, el va trebui să raporteze, cel mai târziu a doua zi, coordonatorului CAPI,
prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularităŃilor - FCRI (Model A 06
– PO-CAPI-01) – prezentat în anexă.
5.4.2 IregularităŃile sau posibilele prejudicii constatate de auditorul intern sunt raportate Rectorului
USV, de către coordonatorul CAPI, în termen de 3 zile lucrătoare de la constatare.
5.4.3 Coordonatorul CAPI poate propune Rectorului USV investigaŃiile pe care le consideră
necesare pentru stabilirea prejudiciului. De asemenea, poate recomanda instrumentele de
control potrivite şi organizarea unei structuri de inspecŃie/control permanente sau pentru o
anumită perioadă de timp.
5.4.4 Coordonatorul CAPI poate propune Rectorului USV suspendarea misiunii de audit public
intern, dacă din analiza preliminară a verificărilor efectuate se estimează că prin continuarea
acesteia nu se ating obiectivele de audit intern.
5.4.5 Cazurile de iregularităŃi sau posibile prejudicii identificate se cuprind şi în raportările anuale.

6. RESPONSABILITĂłI
ResponsabilităŃile şi răspunderile în privinŃa raportării iregularităŃilor identificate în deularea
misiunilor de audit public intern sunt cuprinse în următorul tabel:

Nr. AcŃiunea / OperaŃiunea Auditor Coordonator Rector

crt. intern CAPI USV

1 Intocmirea FCRI ca urmare a constatării

unei iregularităŃi sau a unui posibil E V -
prejudiciu
2 Informarea Rectorului USV asupra
- E -
iregularităŃii sau a posibilului prejudiciu
3 Formularea de propuneri/recomandări
privind investigaŃiile necesare,
- E A
instrumentele de control potrivite sau
constituirea unei structuri de control
4 Propunerea de suspendare a misiunii de
audit public intern, dacă este cazul - E A

5 Desemnarea echipei/comisiei pentru

continuarea cercetării - - E

7. ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Denumire Elaborare/ Aprobare Nr. de Difuzare Arhivare Alte

Verificare exemplare Loc Perioa- elemente
da
1 2 3 4 5 6 7 8
Formularul de Auditor - 1 - CAPI 5 ani Termen: 1
constatare şi intern / zi de la
constatare
raportare a Coordo-
iregularităŃilor - nator

5/8
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

FCRI CAPI
Informarea Coordo- - 1 Rector CAPI 5 ani Termen: 3
Rectorului USV nator USV zile de la
constatare
asupra iregularităŃii CAPI
sau a posibilului
prejudiciu
Formularea de Coordo- - 1 Rector CAPI 5 ani Termen: 3
propuneri / nator USV zile de la
constatare
recomandări CAPI
privind continuarea
cercetării
Propunerea de Coordo- - 1 Rector CAPI 5 ani Termen: 3
suspendare a nator USV zile de la
constatare
misiunii de audit CAPI
public intern, dacă
este cazul
Cuprinderea în Coordo- Rector 2 MENCS CAPI 10 ani Termen
raportul anual a nator USV pentru
raportarea
iregularităŃilor CAPI anuală: 30
identificate ianuarie

8. DISPOZIłII FINALE

8.1 Aprobarea modificării prezentei proceduri este de competenŃa Biroului Senatului USV.
8.2 Prezenta procedură intră în vigoare din momentul aprobării în Biroul Senatului USV.
8.3 Verificarea modului în care se aplică prezenta procedură se realizează cu ocazia evaluării
activităŃii auditorilor interni de către auditori din cadrul Serviciului de Audit Public Intern de
la nivelul MENCS sau de către auditorii CurŃii de Conturi.

9. ANEXE

Anexa 1 Formular de constatare şi raportare a

iregularităŃilor Model A 06 - PO – CAPI-01

6/8
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

Anexa 1 Model A 06 - PO – CAPI-01

UNIVERSITATEA „ŞTEFAN CEL MARE” SUCEAVA

Compartiment Audit Public Intern

FORMULAR
DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂłILOR

Către: coordonatorul Compartimentului de audit public intern

În urma misiunii de audit public intern …………………………………………….. efectuată la

…………………………………………………… s-au constatat următoarele:
a) constatarea (abaterea);
b) actul sau actele normative încălcate;
c) recomandări ;
d) anexe.

Auditor …..……. Data …..…….

7/8
 Universitatea
Ştefan cel Mare
Raportarea iregularităŃilor Suceava

LISTA PERSOANELOR LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIłIA SAU, DUPĂ CAZ,

REVIZIA DIN CADRUL EDIłIEI PROCEDURII OPERAłIONALE

Scopul Ex. Compartiment FuncŃia Nume şi Data Semnătura

difuzării nr. prenume primirii
1 2 3 4 5 6 7
1. Aplicare, 1 Compartimentul Coordonator ec. Dănilă Cezara
evidenŃă Audit Public Intern CAPI
şi arhivare Auditor ec. Dăscălescu
intern Vasilica
2. Informare 1 Conducerea USV Rector prof.univ.dr.ing.
Popa Valentin

8/8