Programul Operational Ajutorarea Persoanelor

Dezavantajate

1. PREZENTARE GENERALĂ A IMPLEMENTĂRII

1.1. Informații privind punerea în aplicare a programului prin raportarea

la indicatorii comuni pentru operațiunile parțial sau complet finalizate. 2.1.1
Acțiuni desfăşurate în anul 2018 Pe parcursul anului 2018 acțiunile Autorității
de management s-au concentrat asupra armonizării bazei legale naționale și
a cadrului procedural, precum și a elaborării unor noi documente de
implementare necesare beneficiarilor, acțiuni necesare ca urmare a
modificării Programului operațional Ajutorarea Persoanelor Defavorizate din
anul 2017. Astfel, în sensul restrângerii unor categorii de grup țintă (destinatar
final) în cazul deprivării alimentare, introducerea unei noi intervenții dedicate
persoanelor defavorizate, specificate în cadrul noii forme a PO, precum și a
eliminării unor specificații legate de implementare, care acum se regăsesc pe
larg în Ghidurile specifice, a fost aprobată Hotărârea Guvernului nr. 784/
04.10.2018 pentru stabilirea unor măsuri necesare în vederea implementării
Programului operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate – POAD care
abrogă Hotărârea Guvernului nr. 799/2014 privind implementarea
Programului operaţional Ajutorarea persoanelor defavorizate.
Elementele de noutate aduse de HG nr. 784/2018 se referă în principal
la: - restrângerea categoriilor de grup țintă (destinatar final) în cazul deprivării
alimentare (lipsa alimentelor de bază). Acest lucru a survenit ca urmare a
măsurilor economice care au creat premisele ca unele categorii de persoane
să nu mai fie considerate vulnerabile. - introducerea unei noi intervenții care
să ducă la sprijinirea persoanelor defavorizate în perioadele grele pe care
acestea le traversează, și anume acordarea de produse de igienă pentru
întreaga familie care se încadrează în una din categoriile de grup țintă.
-creșterea frecvenței cu care se acordă sprijinul finanțat prin FEAD.
Introducerea produselor de igienă este necesară pentru că în România, cele
mai defavorizate persoane se confruntă frecvent cu lipsa produselor de igienă
personală și a locuinței, ceea ce are efecte negative asupra stării lor de
sănătate, posibilității de a accesa servicii de educație sau de a obține și
menține un loc de muncă și asupra stimei de sine. Cu privire la revizuirea
cadrului procedural, ca urmare a modificării Programului operaţional, a
aprobării Hotărârii Guvernului nr. 784/2018 pentru stabilirea unor măsuri
necesare în vederea implementării Programului operaţional Ajutorarea
persoanelor defavorizate precum și ca urmare a aprobării Ghidului
Solicitantului vizând precaritatea materială de bază (pentru pachete de
alimente și produse de igienă), la nivelul AM POAD a fost luată decizia de a
scinda procedura unică PODGPCU.14 Implementarea Programului
operaţional ajutorarea persoanelor defavorizate 2014- 2020, în 8 proceduri
operaţionale de sine stătătoare, după cum urmează:
1. PO privind Evaluarea si Contractarea proiectelor;
2. PO privind Monitorizarea tehnică şi financiară a proiectelor;
3. PO privind Managementul și constatarea neregulilor, soluționarea
contestaţiilor și monitorizare audit;
4. PO privind Management financiar; RO 4 RO
5. PO privind Monitorizare de program și raportare
6. PO privind Elaborarea declarației de gestiune și a rezumatului anual;
7. PO privind Asistența Tehnică;
8. PO privind Păstrarea documentelor și asigurarea unei piste de audit. În
ceea ce privește elaborarea de noi documente de implementare necesare
beneficiarilor, la data de 11.06.2018 Autoritatea de Management a aprobat
Ghidul Solicitantului privind Acordarea de pachete cu ajutoare alimentare și
produse de igienă POAD. În urma lansării ghidului au fost depuse două
proiecte, respectiv ”Acordarea de pachete cu ajutoare alimentare în cadrul
POAD 2018-2021” și ”Acordarea de pachete cu produse de igiena în cadrul
POAD 2018 – 2020”. Obiectivul principal al sprijinului acordat în cadrul
apelurilor de proiecte a fost de creștere a calității vieții prin intensificarea
sprijinului de care beneficiază persoanele dezavantajate/marginalizate, iar
principalul rezultat așteptat a fost reprezentat de creșterea frecvenței
furnizării de alimente și diversificarea sprijinului acordat persoanelor
dezavantajate în vederea creșterii calității vieții acestora. Conform
POAD alocarea financiară totală pentru fiecare operațiune este repartizată
după cum urmează:
1. Distribuția de ajutoare alimentare (lipsa alimentelor de bază) –
409.496.933 euro (aprox. 1,9 mld. lei)
2. Distribuția de materiale școlare (lipsa materialelor școlare) –
27.000.000 euro (aprox. 125 mil. lei)
3. Distribuția trusourilor pentru nou-născuți – 12.000.000 euro
(aprox. 55 mil. lei)
4. Distribuția articolelor de îmbrăcăminte și încălțăminte etc. pentru
persoanele fără adăpost – 6.000.000 euro (aprox. 28 mil. lei)
5. Distribuția produselor de igienă – 38.400.000 euro (aprox. 178
mil. lei)
6. Asistență tehnică – 25.941.943 euro (aprox. 120 mil. lei) Bugetul
total alocat apelurilor de proiecte lansate în anul 2018 a fost de
1.328.715.206,90 lei (contribuția UE + contribuția națională), alcătuit din
următoarele componente:
• Pachete cu alimente de bază – 1.162.568.860,02 lei, din care
988.660.531,02 lei contribuția UE + 173.908.329 lei cofinanțare națională;
• Pachete cu produse de igienă - 166.146.346,88 lei, din care
141.224.394,85 lei contribuția UE + 24.921.952.03 lei cofinanțare națională.
Conform Ghidului solicitantului, identificarea alimentelor care se distribuie cu
sprijinul acestui program a fost realizată pe baza propunerilor făcute de
specialiști. Hrana selectată contribuie la o alimentație echilibrată asigurată de
varietatea şi specificitatea alimentelor pentru teritoriul României, în
conformitate cu art.5(13) din Regulamentul 223/2014, ținând, cont de: valorile
nutritive, asigurarea unei diete echilibrate, posibilitatea de depozitare şi
transport în condiții de siguranță și igienă, disponibilitatea pe piață, calitatea
produsului.
Pachetul de alimente conține: făină, mălai, orez, paste făinoase, griș,
ulei, zahăr, conserve de carne, pate de ficat, compot de fructe, gem de fructe
etc . Pentru alimentele menționate, pachetul de alimente conține următoarele
cantități /aliment: ulei (4 litri), zahăr (2 kg), făină (5 kg), mălai (4 kg), orez (4
kg), paste făinoase (800 g), conservă carne porc RO 5 RO (900 g), conservă
carne vită (1500 g), conservă pate de ficat (1000 g), compot de fructe (1400
g), gem dietetic (360 g), gem (360 g). Totodată conform specificațiilor
Ghidului solicitantului, identificarea produselor de igienă necesare
persoanelor destinatare se realizează de Beneficiarul acestei măsuri.
Produsele contribuie la igiena personală și igiena locuinței. Produsele sunt
adaptate persoanelor beneficiare ale produselor alimentare menționate mai
sus (ținându-se cont că mulți beneficiari sunt copii). Printre produsele
selecționate se regăsesc produse pentru igiena orală (periuță, pastă dinți),
pentru igiena corporală (săpun, șampon pentru păr) și pentru igiena casei
(detergent de rufe). Pachetul de igienă și numărul de bucăți și cantități
conține următoarele: Periuță de dinți (5 buc), Pastă de dinți (300 ml), Săpun
lichid (500 ml), Șampon copii (800 ml), Șampon adulți (500 ml), Detergent de
rufe (2700 gr).
Pentru stabilirea conținutului pachetelor au fost efectuate întâlniri cu
medici nutriționiști, reprezentanţi ai Ministerului Sănătăţii (Institutul Național
de Sănătate Publică și Institutul Național pentru Sănătatea Mamei și Copilului
Alessandrescu-Rusescu) și reprezentanţi ai Ministerului Muncii și Justiției
Sociale. La aceste întâlniri au luat parte și reprezentanţi ai Autorităţii de
Management POAD și reprezentanţi ai Beneficiarului. Pachetele alimentare
sunt distribuite în principiu de maxim 4 ori pe an dar nu mai puțin de 2 ori pe
an. Pachetele cu produse de igienă corporală și a locuinței sunt distribuite de
2 ori pe an către același grup țintă desemnat. În data de 16.07.2018 a fost
modificat Ghidul solicitantului printr-un corrigendum. Modificările aduse
ghidului se referă la: - modificarea datei de închidere a apelului de la
31.12.2020 la 30.06.2020; - extinderea perioadei de implementare a
proiectului de la 30 de luni la 42 de luni; - a fost stabilită valoarea maximă
eligibilă a unui proiect pentru alimente de bază sau a unui proiect pentru
produse de igienă personală și a locuinței, care nu pot depăși alocarea
maximă pentru fiecare componentă în parte la care se adaugă coeficientul de
supracontractare prevăzut în actele normative în vigoare. În ceea ce privește
implementarea operațiunilor aferente POAD pentru componenta de achiziţie
şi distribuție de ajutoare alimentare, în anul 2018 au fost desfășurate acțiuni
pentru asigurarea furnizării pachetelor alimentare după cum urmează:
Beneficiarul, reprezentat de Serviciul de Implementare POAD (SI POAD), a
depus 2 cereri de finanțare aferente distribuirii de ajutoare alimentare și
igienă, aprobate de către Autoritatea de management prin decizie: • decizia
de finanțare în vederea acordării finanțării nerambursabile de către AM
POAD, pentru implementarea Proiectului Cod SMIS
POAD/411/1/125099/Deprivare alimentară (lipsa alimentelor de bază) intitulat
Acordarea de pachete cu ajutoare alimentare în cadrul POAD 2018- 2021,
valoarea totală a deciziei de finanțare 1,162,568,860.02 LEI; • decizia de
finanțare în vederea acordării finanțării nerambursabile de către AM POAD,
pentru implementarea Proiectului Cod SMIS
POAD/412/1/6/125284/Precaritate materială de bază RO 6 RO (lipsa
produselor de igienă) intitulat Acordarea de pachete cu produse de igienă în
cadrul POAD 2018-2020, valoarea totală a deciziei de finanțare
166,146,346,88 LEI. Ulterior aprobării cererilor de finanțare, SI POAD a
procedat la întocmirea documentelor necesare inițierii procedurii de achiziție.
Procedura a fost inițiată prin publicarea la data de 29 octombrie 2018 în
Sistemul National de Achiziții Publice (SEAP) și în Tenders Electronic Daily
(TED) a anunțului de participare aferent licitației deschise pentru atribuirea
contractelor de furnizare cutii cu ajutoare alimentare și produse de igienă,
inclusiv transportul, în cadrul POAD 2019-2021. Termenul de depunere a
ofertelor a fost stabilit pentru data de 3 decembrie 2018. Procedura de
achiziție a fost organizată pe 2 loturi, unul pentru achiziția de pachete cu
ajutoare alimentare și unul pentru achiziția de pachete cu produse de igienă.
După publicarea anunțurilor de atribuire au fost depuse 3 contestații,
dintre care una a fost respinsă ca tardivă; ca urmare a celorlalte două
contestații a fost necesară suspendarea procedurii de atribuire pentru ambele
loturi. Dintre aceste două contestații, la una s-a renunțat iar cea de a doua a
fost respinsă ca inadmisibilă de către Consiliul Naţional de Soluţionare a
Contestaţiilor (CNSC). În aceste condiții era posibilă reluarea procedurii de
atribuire prin publicarea simultană în SEAP și TED a unor erate. Reluarea
procedurii impunea decalarea termenelor menționate în procedura de
achiziție. Din cauza unor neconcordanțe între SEAP și Jurnalul Oficial al UE
(JOUE), deși autoritatea contractantă a încercat să remedieze problemele,
publicarea eratelor a fost automat refuzată de către JOUE. Având în vedere
cele prezentate mai sus , a devenit imperativă anularea procedurii de
atribuire, sub incidența prevederilor art. 212 alin. (1) lit. c) din Legea nr.
98/2016, cu modificările și completările ulterioare. ” (1) Autoritatea
contractantă are obligația de a anula procedura de atribuire a contractului de
achiziție publică/acordului-cadru în următoarele cazuri: … c) dacă încălcări
ale prevederilor legale afectează procedura de atribuire sau dacă este
imposibilă încheierea contractului”. Pe cale de consecință procedura de
atribuire în cauză a fost anulată prin nota de anulare nr. 96222/27.12.2018.
Ulterior anulării procedurii de atribuire mai-sus menționate, în decursul
anului 2019 s-a procedat la relansarea acesteia, fiind transmisă în Sistemul
electronic de Achiziții Publice în data de 19.04.2019 și având ca dată limită de
depunere a ofertelor 18.06.2019. În cadrul acestei proceduri a fost depusă o
contestaţie cu privire la diferite aspecte din documentaţia de atribuire,
contestaţie care a fost ulterior retrasă de către operatorul economic
contestatar, astfel încât aceasta nu a fost judecată pe fond de către Consiliul
National de Soluţionare a Contestaţiilor. Precizăm faptul că, pentru
implementarea proiectelor au fost inițiate două proceduri de achiziție publică
– licitații deschise, una dintre acestea fiind anulată, iar cea de-a doua fiind în
desfășurare. Având în vedere toate elementele descrise mai sus, în anul
2018 nu a fost posibilă furnizarea de pachete alimentare și produse de igienă.
RO 7 RO În ceea ce privește alte măsuri prevăzute prin POAD (trusouri
pentru nou-născuți, mese calde, articole de îmbrăcăminte și încălțăminte,
saci de dormit pentru persoanele fără adăpost), acestea nu au fost active în
anul 2018, întrucât statul membru a considerat faptul că măsurile, astfel cum
au fost definite în ultima modificare de program nu sunt în conformitate cu
realitatea. Autoritatea de management a demarat o serie de consultări cu
reprezentanți ai ministerelor de resort și ai autorităților implicate în
gestionarea FEAD, precum și cu alte entități relevante și, în urma centralizării
și integrării tuturor observațiilor de specialitate, va înainta o propunere de
modificare a POAD. De asemenea, fiind vorba despre o alocare financiară de
o valoare mică (aprox. 10% din valoarea totală), ulterior ajustării la realitate a
măsurilor mai sus menționate implementarea va fi realizată într-un timp scurt.
Pentru a eficientiza rolul ajutorului alimentar, organizațiile partenere (UAT)
care distribuie în mod direct alimentele, întreprind, ele însele sau în
cooperare cu alte organizații (ONG-uri) măsuri auxiliare care să încurajeze
inserția socială a acestor persoane. În anii anteriori în care au fost distribuite
pachete alimentare, acestea au fost însoțite de măsuri auxiliare. De exemplu,
în anul 2016, din totalul de 3.286.466 de persoane beneficiare a ajutorului
alimentar acordat prin POAD, un număr de 2.386.400 persoane au beneficiat
de măsuri auxiliare acordate de către angajații unităților administrativ
teritoriale (primării), în colaborare cu personalul medical și/sau personalul de
specialitate din cadrul instituțiilor deconcentrate, astfel:
- Educație cu privire la asigurarea igienei corporale, precum şi a locuinței
proprii - 625.100 persoane
- Facilitatea accesului la serviciile medicale (prezentarea serviciilor medicale
și a necesității prezentării periodice în unitățile medicale pentru prevenirea
apariției unor epidemii sau pentru a evita degradarea stării de sănătate a
populației) - 568.905 persoane
- Orientare către servicii sociale, furnizate de angajații serviciilor publice de
asistenţă socială din primării; orientarea în vederea inserției profesionale,
precum și sprijin în căutarea unui loc de muncă (consiliere în căutarea unui
loc de muncă prin Agențiile Județene pentru Ocuparea forței de Muncă și
consiliere pentru întocmirea dosarului privind accesarea ajutoarelor sociale în
funcție de necesitate) - 480.049 persoane
- Facilitarea accesului la servicii de consiliere juridică, efectuate de angajații
primăriilor - 313.785 persoane
- Recomandări culinare și sfaturi privind echilibrul nutrițional (recomandări
privind evitarea excesului de grăsimi, zahăr, alcool, cafea, tutun, precum și
asigurarea unui aport crescut de fructe și legume proaspete) - 379.227
persoane
- Alte măsuri (ex.: îmbunătățirea comunicării cu beneficiarii) - 19.334
persoane În ceea ce privește achiziția şi distribuirea de materiale școlare,
proiectul ”Rechizite pentru preșcolari și elevi – șanse egale la educație – ID
117175 contractat de Ministerul Educației Naționale în cadrul
POAD/Precaritate materială de bază (lipsa materialelor școlare) activitățile
proiectului se pot rezuma la două etape distincte: I. Etapa de achiziție și
furnizare a materialelor şcolare, etapă care se încheie cu recepția și
depozitarea de către ISJ/ISMB a materialelor școlare furnizate. Cererea de
finanțare a fost depusă în septembrie 2017, iar contractul a fost semnat în
data de 30 octombrie 2017. În cadrul acestei etape au fost demarate 2
proceduri de achiziție publică:
- achiziția de pachete de rechizite, această procedură fiind lansată în 17
februarie 2018 și organizată pe 7 loturi aferente regiunilor de dezvoltare,
deoarece achiziția pentru regiunea RO 8 RO București-Ilfov a fost comasată
cu achiziția pentru Regiunea Sud-Muntenia pe considerentul numărului foarte
mic de pachete de rechizite (89) aferent regiunii București Ilfov;
- achiziția de ghiozdane, această procedură fiind lansată în 28 februarie 2018
și organizată pe 8 loturi aferente regiunilor de dezvoltare. Procedurile de
achiziție au durat aproximativ 8 luni de la momentul inițierii în SEAP,
deoarece au fost în medie câte 10 ofertanți /lot, 7-8 loturi pentru fiecare
procedură și au fost monitorizate de către reprezentanți ANAP. Procedurile de
achiziţie s-au încheiat prin semnarea contractelor cu ofertanții declarați
câștigători. Contractul pentru achiziția de pachete de rechizite a fost semnat
în data de 23 august 2018, iar contractul pentru achiziția de ghiozdane a fost
semnat în data de 22 august 2018. Astfel, pe parcursul anului 2018 s-a
realizat procesul de achiziționare și furnizare, încheiat cu recepționarea
produselor la nivelul fiecărui județ prin intermediul Inspectoratelor Școlare
Județene/ Inspectoratul Școlar al Municipiului București. Operațiunile de
achiziție și furnizare s-au prelungit peste termenul prevăzut în cererea de
finanțare, pe de o parte din cauza numărului mare de ofertanți participanți la
cele două proceduri de achiziție, precum și din cauza constrângerilor
legislative, iar pe de altă parte, după semnarea contractelor, de depășirea
termenului legal de 120 de zile în care ofertanții declarați câștigători, au
obligația de a executa contractul.
Contractele semnate prevăd clauze de penalizare a furnizorilor fiind
reținute penalități de întârziere. Depășirile termenelor de livrare au variat între
12 și 25 de zile de întârziere față de termenul maxim de livrare asumat prin
contract. Unul dintre ofertanți, câștigător a 5 dintre cele 7 loturi de pachete de
rechizite, a depășit termenul contractual de furnizare. Durata operațiunilor de
achiziție precum și întârzierile menționate anterior, au determinat beneficiarul
să decaleze termenul de distribuire a persoanelor din grupul țintă peste
termenul prevăzut în cererea de finanțare. În cadrul celor două proceduri de
achiziție au fost achiziționate 308.611 ghiozdane și 51.539 articole de
papetărie, caiete, stilouri, articole pentru pictură și alte articole necesare
preșcolarilor în valoare totală de 1.463.069,33 euro. II. Distribuirea
materialelor școlare către grupul țintă al proiectului, respectiv către preșcolarii
și elevii care au solicitat această formă de sprijin depunând dosar la primărie
în baza legii 248/2015, respectiv la unitatea școlară în baza OMECTȘ
4385/2012 și în baza Legii 126/2004. Distribuirea materialelor școlare către
persoanele din grupul țintă a demarat în luna ianuarie 2019. În urma recepției
de la nivelul inspectoratelor școlare fiecare unitate de învățământ de stat, de
pe teritoriul României în care au fost înregistrați membrii în grupul țintă, a
delegat un reprezentant pentru ridicarea materialelor școlare de la
inspectoratul școlar de care aparține. În urma instrucțiunilor primite din partea
beneficiarului, Ministerul Educației Naționale, conducătorii unităților de
învățământ împreună cu cadrele didactice implicate au distribuit materialele
școlare, pe baza semnăturii reprezentantului legal al fiecărui copil, evitând
stigmatizarea acestora. RO 9 RO Asistența tehnică a POAD urmărește trei
obiective principale:
• eficiența şi eficacitatea operaționalizării programului;
• reducerea constrângerilor administrative în operaționalizare;
• dezvoltarea capacității Beneficiarilor, organizațiilor partenere, autorității de
management, autorității de certificare sau autorității de audit, în vederea
sprijinirii, în modul cel mai eficace, eficient și sustenabil, a unui număr cât mai
mare de destinatari finali. Rezultatul urmărit este un sistem de management,
control și implementare matur care să asigure derularea în bune condiții a
acțiunilor/activităților și atingerea obiectivelor programului operațional. În anul
2018 proiectele finanțate din asistența tehnică derulate de AM POAD au fost
reprezentate de Studiul de evaluare a satisfacției destinatarilor finali ai
Programului Operațional pentru Ajutorarea Persoanelor Dezavantajate pentru
perioada 2014-2016 și Servicii pentru organizarea Reuniunii anuale de
examinare aferente anului 2018 pentru POAD 2014 - 2020:
- Studiu de evaluare a satisfacției destinatarilor finali ai Programului
Operațional pentru Ajutorarea Persoanelor Dezavantajate pentru perioada
2014-2016 În conformitate cu cerințele Regulamentului 223/2014, Autoritatea
de management pentru POAD are obligația de a derula un studiu de evaluare
a satisfacției destinatarilor finali ai Programului Operațional pentru Ajutorarea
Persoanelor Dezavantajate pentru perioada 2014-2016. În acest sens, în anul
2017 a fost lansată procedura de achiziție publică în scopul derulării unei
anchete sociologice în rândul responsabililor pentru POAD din cadrul
organizațiilor partenere și al beneficiarilor finali ai acestui program. Studiul
propriu-zis a fost derulat în perioada ianuariefebruarie 2018. Principalele
concluzii rezultate ca urmare a derulării studiului de evaluare a satisfacției
destinatarilor finali ai POAD pentru perioada 2014-2016 au fost incluse în RAI
2017. Concluzia generală a studiului structurat este aceea că majoritatea
beneficiarilor finali ai POAD pentru perioada 2014-2016 sunt mulțumiți de
asistența acordată, însă situația materială a acestora impune forme de
intervenție și de sprijin acordate cu frecvență mai ridicată, precum și
acordarea de alte produse/servicii, în afara pachetelor cu alimente.
- Servicii pentru organizarea Reuniunii anuale de examinare aferente anului
2018 pentru POAD 2014 - 2020 Reuniunea anuală a avut loc în data de 8
noiembrie 2018 fiind finanțată din Asistența tehnică POAD prin contractul
subsecvent nr. 4/79142/25.10.2018 la acordul cadru nr. 6549/08.02.2017.
Valoarea achiziției pentru organizarea reuniunii anuale a fost de 23.360,22
lei. În cadrul reuniunii au fost dezbătute subiecte precum:
- progresele înregistrate în punerea în aplicare a programului precum și
dificultățile întâmpinate în perioada 2017 și 2018; RO 10 RO
- livrarea de măsuri de însoțire, tipuri, dificultăți, rezultate;
- raportului anual de implementare pentru anul 2017;
- implementarea financiară pentru 2017 și până în octombrie 2018; -
rezultatele sondajului din cadrul studiului de evaluare a satisfacției
destinatarilor finali ai Programului Operațional pentru Ajutorarea Persoanelor
Dezavantajate pentru perioada 2014- 2016;
- interacțiunea cu programele operaționale ale FSE;
- prezentarea instituţiilor implicate în implementarea programului FEAD și a
sistemului de gestiune și control al FEAD;
- prezentarea unui proiect de succes;
- prezentarea activităților de comunicare și conștientizare;
- prezentarea sugestiilor pentru programul de lucru aferent anului 2019.
Proiectele finanțate din asistența tehnică POAD derulate de alte structuri din
cadrul Ministerului Fondurilor Europene sunt:
- Sprijin pentru MFE în vederea gestionării și implementării POAD prin
asigurarea suportului logistic;
- Sprijin pentru MFE in vederea derulării achiziţiilor POAD 2018-2021 -
servicii auxiliare;
- Formarea continua a personalului Ministerului Fondurilor Europene implicat
în coordonarea, gestionarea si implementarea Programului Operațional
Ajutorarea Persoanelor Dezavantajate. În ceea ce privește situația cererilor
de rambursare, în anul 2018 la nivelul Autorității de management au fost
verificate si autorizate 20 cereri de rambursare/cereri de rambursare
suplimentare. AM a autorizat la plată cheltuieli în sumă totală de
172.034.776,22 lei, din care suma de 145.332.145,08 lei FEAD. Valoarea
rambursată către beneficiari în anul 2018 este de 121.562.664,02 lei iar în
2019 de 28.650.295,99 lei (pentru sumele autorizate în 2018). Diferența
dintre valoarea autorizată și plățile efectuate în anul 2018 și anul 2019,
respectiv 50.472.112,2 reprezintă sume autorizate și neplătite. Având în
vedere recomandările formulate de Autoritatea de Audit în Raportul de Audit
nr. 60103/DV/16.01.2018, precum și în Raportul de Audit Ares (2018)
1454722 – 16/03/2018 al Comisiei Europene, în anul 2018 Autoritatea de
management a procedat la elaborarea:
- Planului de reverificare a cererilor de rambursare din loturile aferente POAD
2014 și POAD 2015/2016 nr. 57101/03.08.2018. RO 11 RO
- Metodologiei de eșantionare a organizațiilor partenere pentru care vor fi
verificate, prin eșantion, listele de distribuție a pachetelor cu alimente și
eligibilitatea persoanelor înscrise pe liste, cu ocazia reverificării administrative
a cererilor de rambursare depuse de beneficiari, pentru proiectul Furnizarea
de pachete cu alimente în cadrul Fondului de ajutor european destinat celor
mai defavorizate persoane 2014 nr. 57096/03.08.2018, în baza căruia au fost
reverificate administrativ, prin eșantion, listele suplimentare de distribuție
pentru 10% din numărul total al organizațiilor partenere din fiecare LOT (13
loturi) pentru proiectul “Furnizarea de pachete cu alimente în cadrul Fondului
de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane 2014’’ – POAD
2014. De asemenea, pentru fiecare lot a fost verificată eligibilitate pentru un
număr de 100 de persoane beneficiare de sprijin alimentar, selectate
aleatoriu din listele suplimentare întocmite de organizațiile partenere
(primării).
-Metodologiei nr. 41823/11.06.2018 de eșantionare a organizațiilor
partenere/unităților școlare pentru care vor fi verificate, prin eșantion, listele
de distribuție a pachetelor cu alimente sau a materialelor școlare și
eligibilitatea persoanelor înscrise pe liste cu ocazia verificării administrative a
cererilor de rambursare depuse de beneficiari pentru proiectele finanțate în
cadrul Programului Operațional Ajutorarea Persoanelor Defavorizate 2014-
2020, în baza căreia au fost reverificate administrativ, prin eșantion, listele de
suplimentare pentru 10% din numărul total al organizațiilor partenere/unităților
școlare pentru 3 loturi pentru care au fost solicitate la rambursare cheltuieli
incluse în declarațiile de cheltuieli transmise către ACP în anul financiar –
contabil iunie 2017 - iulie 2018. De asemenea, la fiecare lot a fost verificată
eligibilitatea pentru un număr de 100 de persoane beneficiare de sprijin
alimentar sau de materiale școlare, selectate aleatoriu din listele de
suplimentare întocmite de organizațiile partenere (primării) și listele nominale
întocmite de unitățile școlare.
- Aspectele constatate ca urmare a verificării administrative au fost
consemnate în Rapoarte de verificare, iar pentru neregulile constatate au fost
întocmite sesizări de neregulă care au fost comunicate structurii responsabile
din cadrul DG PECU în vederea investigării acestora. În anul 2018, au fost
efectuate misiunile de verificare la fața locului - vizite ex-post - aferente
POAD 2015/2016, în conformitate cu prevederile Metodologiei de eșantionare
a organizațiilor partenere care vor fi verificate cu ocazia vizitelor la fața locului
efectuate în cadrul proiectului „Furnizarea de pachete cu alimente în cadrul
Fondului de Ajutor European destinat celor mai defavorizate persoane în
cadrul Programului Operațional Ajutorarea Persoanelor Defavorizate 2015-
2016. Conform Structurii planului anual de verificare la fața locului la
organizațiile partenere POAD 2015- 2016, vizitele au fost planificate și
desfășurate în perioada 21.05.2018 – 29.06.2018. Pentru toate cele 13 loturi,
verificările la fața locului au fost efectuate pentru pachetele distribuite pentru
întregul lot pentru care cheltuielile au fost declarate atât în anul contabil 2017-
2018 cât și în anul contabil 2018-2019. Rezultatele verificărilor la fața locului
au fost consemnate în Rapoartele de vizită, iar pentru neregulile identificate
au fost întocmite sesizări de neregulă care au fost transmise spre investigare
structurii responsabile din cadrul Autorității de management. Informațiile
despre sesizările de neregulă sunt incluse în Rezumatul anual POAD 2018.
Verificările la fața locului în timpul desfășurării activităților – vizite on-going –
efectuate de către Serviciul Supraveghere Proiecte din cadrul AM POAD au
avut loc în timpul desfășurării acțiunii de distribuție a bunurilor / produselor în
cadrul proiectului "Rechizite pentru preșcolari și elevi – șanse egale la
educație ", în ianuarie 2019 la sediul unităților de învățământ. Acestea au fost
selectate prin RO 12 RO aplicarea metodologiei de eșantionare, iar echipele
de verificare au fost formate atât din reprezentanți ai AM POAD cât și ai
beneficiarului. Concluziile rapoartelor de verificare la fața locului în timpul
desfășurării activităților au evidențiat că distribuirea rechizitelor către
beneficiarii finali a fost realizată în concordanță cu specificațiile din Cererea
de finanțare, fiind respectate condițiile din contractul/ decizia de finanțare și
reglementările legale naționale și comunitare aplicabile POAD la data
implementării proiectului, etapa de distribuție a rechizitelor școlare derulându-
se fără probleme, chiar și în condiții de iarnă, în care deplasarea a fost mai
anevoioasă, unitățile de învățământ fiind situate și în zone rurale.
Reprezentanții unităților de învățământ (directori/diriginți/educatori) au realizat
distribuția rechizitelor conform Metodologiei transmisă de către Beneficiar. AM
POAD nu a transmis in anul 2018, spre certificare, către Autoritatea de
Certificare, nicio declaratie de cheltuieli. Astfel, valoarea totală eligibilă a
cheltuielilor publice transmise de către AM POAD către Autoritatea de
Certificare, în anul 2018 a fost de 0 lei. Autoritatea de Certificare nu a
certificat pe parcursul anului 2018, nicio suma pentru Programul Operațional
Ajutorarea Persoanelor Defavorizate. Probleme identificate în aplicare La
începutul anului 2018, ca urmare a auditului realizat în România de către
serviciile Comisiei Europene în perioada 04.12.2017-13.12.2017, AM POAD a
primit o scrisoare de atenționare. Prin această scrisoare, AM POAD este
informat că analiza informațiilor disponibile relevă indicii care sugerează
deficiențe de funcționare a sistemului de management și de control al
programului în cauză, precum: - verificările de gestiune nu s-au dovedit pe
deplin eficace și/sau nu sunt aplicate în mod consecvent; - verificările la fața
locului ale livrării produselor au fost efectuate în mod inconsecvent, nu
întotdeauna în conformitate cu procedurile și/sau fără o monitorizare
adecvată a deficiențelor sau problemelor raportate; - controalele de calitate
ale produselor alimentare livrate pentru asigurarea conformității cu
specificațiile tehnice necesită îmbunătățiri; - absența verificărilor privind
calitatea și fiabilitatea datelor raportate în raportul anual de implementare
(RAI); - întârzieri în finalizarea tuturor celorlalte funcționalități în sistemul
informatic SMIS 2014; - capacitatea administrativă scăzută a autorității de
management a POAD - personal insuficient. Ca urmare a deficiențelor
constatate au fost recomandate o serie de măsuri preventive și corective
pentru îmbunătățirea funcționării sistemului de management și control al
programului. În acest sens, Autoritatea de Management a luat o serie de
măsuri în vederea remedierii deficiențelor constatate, printre care menționăm
următoarele: - Au fost revizuite procedurile operaționale, respectiv au fost
elaborate noi metodologii, astfel încât verificările administrative și verificările
la fața locului să fie efectuate în concordanţă cu cerințele RO 13 RO
formulate. Astfel, AM POAD verifica, pe baza de eșantion, listele suplimentare
de distribuție privind eligibilitatea beneficiarilor. De asemenea, au fost
efectuate de către AMPOAD vizite la fața locului în timpul desfășurării
activităților. În plus, AM asigură susținerea beneficiarilor în obținerea
conformității cu cerințele tehnice a asistenței distribuite, în soluționarea
contestațiilor primite și va lua măsuri în vederea evitării situațiilor similare în
viitor; - A fost introdusă obligativitatea elaborării unei fundamentări adecvate a
numărului de persoane aparținând grupului țintă înainte de lansarea
procedurii de achiziție publică; - Au fost organizate consultări cu factori
relevanți în stabilirea conținutului pachetelor cu alimente, în urma cărora au
fost introduse categorii de alimente și de asemenea, au fost revizuite o serie
de categorii de alimente deja existente; - Pentru efectuarea unor controale de
calitate ale produselor livrate în vederea asigurării conformității cu
specificațiile tehnice, au fost luate măsuri pentru încheierea unui Protocol de
colaborare între MFE și ANSVSA; - A fost suplimentat personalul AM POAD,
atât cu personal de conducere cât și cu personal de execuţie, de la 103 la
142 de posturi; - În ceea ce privește efectuarea verificărilor adecvate ale
calității și fiabilității datelor raportate în raportul anual de implementare
procedura operațională privind Monitorizarea de program și raportare a fost
modificată, astfel încât colectarea datelor/informațiilor se realizează de către
Serviciul Supraveghere Proiecte (SSP) din cadrul DGPECU, pe baza
centralizatoarelor elaborate de către primării și a informațiilor primite de la
structurile desemnate cu implementarea operațiunilor. După verificarea
informațiilor cu datele validate din rapoartele tehnice, SSP le va transmite la
SMP. Astfel, monitorizarea indicatorilor este realizată de SSP prin verificarea
rapoartelor tehnice și a rapoartelor de misiune la fața locului; - Referitor la
finalizarea tuturor funcționalităților sistemului informatic SMIS2014+, au fost
introduse în sistemul informatic cererile de rambursare și rapoartele de vizită
la fața locului aferente, in prezent fiind generate declarații de cheltuieli. De
asemenea, prin intermediul Modulului Implementare (Front Office și Back
Office), beneficiarii POAD pot introduce date structurate însoțite de
documente justificative atât pentru informații financiare cât și pentru
informațiile referitoare la rapoartele tehnice; Măsurile menționate mai sus au
fost comunicate CE, atât prin adresa 3487/10.10.2018 ce vizează răspunsul
la scrisoarea de atenționare, cât și prin raportările privind stadiul
implementării recomandărilor formulate prin raportul final de audit. In vederea
clarificării aspectelor contradictorii, precum și pentru prezentarea detaliată a
tuturor măsurilor întreprinse la nivelul statului membru, a fost adresată
Comisiei Europene solicitarea de a organiza o întâlnire de audiere între
reprezentanții instituțiilor implicate de la nivelul statului membru și cei ai
Comisiei Europene. Întrevederea a avut loc în data de 16 mai 2019, până în
prezent nefiind primită o confirmare oficială dacă măsurile întreprinse se află
în concordanță cu constatările și recomandările formulate. 2.2. informații și o
evaluare referitoare la acțiunile care țin cont de principiile enunțate la articolul
5 alineatul (6), la articolul 5 alineatul (11) și, după caz, la articolul 5 alineatul
(13) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014. RO 14 RO În conformitate cu
POAD 2014-2020, precum și cu documentele de implementare a acestuia, în
ceea ce privește reducerea risipei de alimente sunt întreprinse următoarele
măsuri: Înainte de demararea procedurii de achiziție a pachetelor cu ajutoare
alimentare, MFE colectează, prin intermediul instituțiilor prefectului, date
privind numărul persoanelor aparținând grupului țintă. În situațiile în care
după epuizarea tuturor etapelor de distribuție există stocuri de alimente,
acestea vor fi acordate unor persoane/familii aflate temporar în situații critice
de viață (victime ale calamităților, persoane dependente și care se află în
situații deosebite de vulnerabilitate, dovedite în baza anchetei sociale etc.). În
cazul în care, după distribuirea ajutoarelor alimentare şi a produselor de
igienă către persoanele înscrise pe listele iniţiale şi pe listele de suplimentare
unitățile administrativ-teritoriale rămân cu un stoc nedistribuit de ajutoare
alimentare și produse de igienă, pot proceda la distribuirea acestuia, cu
respectarea următoarelor etape succesive: a) compensare între unitățile
administrativ-teritoriale locale având stoc excedentar şi cele cu solicitări
eligibile neacoperite pe lista iniţială şi pe lista de suplimentare, din cadrul
aceluiași judeţ, cu acordul şi sub coordonarea instituţiei prefectului; b)
compensare între unitățile administrativ-teritoriale având stoc excedentar şi
cele cu solicitări eligibile neacoperite pe lista iniţială şi pe lista de
suplimentare, din județe diferite, cu acordul şi sub coordonarea instituţiilor
prefectului din județele care fac compensarea. În ceea ce privește principiile
orizontale ale politicilor din domeniul fondurilor europene POAD 2014-2020
transpune și își asumă integrarea lor în toate etapele programului operațional
respectiv etapa de pregătire, de programare, de gestionare și implementare,
de monitorizare și de evaluare a acestui program. În acest sens, coordonarea
cu FSE precum și cu alte politici, strategii și instrumente ale Uniunii, în
special cu inițiativele Uniunii în domeniul sănătății publice și al combaterii
risipei de alimente a fost asigurată prin plasarea acestui PO în
responsabilitatea aceleiași Autorități de management (AM) care gestionează
intervenții susținute prin FSE, respectiv Programul Operațional Capital
Uman.4
Pentru etapa de implementare a POAD a fost creat și menținut un
cadru pentru respectarea acestor principii prin derularea unor măsuri cu
scopul de a integra cele trei dimensiuni ale dezvoltării durabile (dimensiunea
ecologică, economică și socială) în procesul de implementare: •protejarea
resurselor naturale, prin colectarea paletelor de lemn pe care sunt furnizate
pachetele alimentare și refolosirea acestora; •eliminarea/reducerea
consumului de hârtie și alte materiale, prin comunicarea în cadrul echipei de
implementare a proiectului prin intermediul e-mailului; •promovarea
principiului dezvoltării durabile în cadrul tuturor activităților auxiliare
desfășurate. Principiul egalității de șanse a fost integrat pe paliere de
implementare diferite, de la nivelul beneficiarului și al echipei de proiect
nominalizată (prin constituirea unei echipe alcătuite în egală măsură din
femei și bărbați), până la nivelul beneficiarului final pentru care distribuirea
ajutoarelor alimentare a funcționat doar în condițiile respectării acestui
principiu, fără prejudecăți de sex, rasă, etnie sau minorități sexuale.
Coordonarea cu FSE a fost asigurată prin plasarea POAD în
responsabilitatea Autorităţii de Management care gestionează implementarea
Programului Operaţional Capital Uman 2014-2020, RO 15 RO arhitectura
gândită pentru a evita dubla finanţare şi a asigura o bună coordonare a
intervențiilor care fac obiectul POAD. Măsurile specifice FSE, operaționalizate
în cadrul POCU se realizează prin axa 4 care implementează măsuri privind
incluziunea socială, reducerea sărăciei si combaterea oricăror forme de
discriminare. În vederea întreruperii cercului vicios al excluziunii sociale și
sărăciei se impune ca abordarea la nivel comunitar să fie integrată și
orientată pe nevoile comunității. În acest sens, vor fi avute în vedere acțiuni
combinate din domenii, precum educație, ocupare, social, locuire și sănătate.
Măsurile POAD sunt, de asemenea, direcționate către indivizi, dar se
limitează la persoanele cele mai dezavantajate. Nu se implementează măsuri
care vizează, de ex. creșterea șanselor de ocupare. Toate măsurile POAD,
inclusiv cele care vizează incluziunea socială au ca scop eliminarea sărăciei
manifestată prin lipsa posibilităților de asigurarea a unui nivel de bază de
alimente și materiale. În acest sens, măsurile POAD nu includ activități în
domeniul activării ocupaționale, acestea fiind rezervate POCU. Totuși, având
în vedere faptul că suma disponibilă în POAD nu este suficientă pentru a
acoperi în totalitate nevoile destinatarilor finali, în ceea ce privește
precaritatea alimentară sau precaritatea materială de bază, în general nu
putem vorbi de suprapunerea finanțărilor, ci de complementaritatea lor. De
asemenea, operarea cu instrumente precum datele personale, cu
respectarea prevederilor comunitare şi naţionale în domeniu, atât în cazul
POCU cât şi POAD şi utilizarea unui sistem unic electronic de monitorizare va
reduce riscul de duplicare a intervențiilor finanțate din FSE și FEAD şi
facilitarea unui sistem de monitorizare eficient.