Procedura ce trebuie urmata in cazul schimbarii sediului social al

unei societati

In cele ce urmeaza, vom prezenta formalitatile care trebuie indeplinite in vederea schimbarii sediului social al unei
societati.  Procedura descrisa mai jos este aplicabila atat in cazul societatilor cu raspundere limitata, cat si in cazul
societatilor pe actiuni.  De asemenea, aceasta procedura se aplica atat in cazul schimbarii sediului social in acelasi
judet, cat si in cazul schimbarii sediului social in alt judet.

Competenta Oficiului Registrului Comertului

In situatia in care noul sediu social va fi stabilit in acelasi judet, dosarul de schimbare a sediului se va depune la
Oficiul Registrului Comertului din acel judet.

In cazul in care noul sediu social se va stabili in alt judet, atunci dosarul poate fi depus fie la Oficiul Registrului
Comertului unde societatea isi are sediul actual, fie la Oficiul Registrului Comertului din judetul unde urmeaza sa se
mute sediul social.  Cu toate acestea, in practica, exista situatii in care Oficiul Registrului Comertului din noul judet
are anumite rezerve cu privire la inregistrarea dosarului.

Documentele necesare

In vederea schimbarii sediului social, la Oficiul Registrului Comertului competent, se vor depune urmatoarele
documente:

1. Cererea de inregistrare, in original

Cererea de inregistrare poate fi gasita pe site-ul Oficiului National al Registrului Comertului si poate fi accesata prin
urmatorul link:

https://www.onrc.ro/templates/site/formulare/11-10-150.pdf

La punctul 1 vor fi trecute datele administratorului si la punctul 2 vor fi trecute datele societatii.  La punctul 3 se va
trece sediul actual cu care figureaza societatea la Registrul Comertului (vechiul sediu), iar nu adresa unde se va muta
sediul societatii (noul sediu).

La punctul 4 se vor bifa operatiunile pe care solicitantul doreste sa le inregistreze, in cazul nostru se vor bifa:

 punctul 4.3 doar in cazul in care sediul social se muta dintr-un judet in altul.  Se va sublinia prepozitia in in
cazul in care dosarul se depune la Oficiul Registrului Comertului unde se va muta sediul societatii,
respectiv se va sublinia prepozitia din daca dosarul este depus la Oficiul Registrului Comertului unde este
inregistrat sediul actual.  De asemenea, in cazul schimbarii sediului in alt judet, se va bifa casuta radiere de
 la punctul 4.6, intrucat societatea urmeaza a fi radiata de la Oficiul Registrului Comertului unde este
inregistrat vechiul sediu si inmatriculata la Oficiul Registrului Comertului unde se va stabili noul sediu;

 punctul 4.5 unde se va bifa model 3;

 punctul 4.6 unde se va bifa: sediul in acelasi judet (se bifeaza doar daca sediul se muta in acelasi judet)
si act constitutiv actualizat

De asemenea, se vor bifa punctele 5 si 6.  La punctul 5 se va mentiona hotararea sau, dupa caz, decizia, prin care s-a
decis schimbarea sediului.  Punctul 6 se bifeaza doar daca persoana nu solicita audienta pentru ziua in care va fi
solutionat dosarul.

Pe a doua pagina, la punctul XI vor fi trecute datele persoanei de contact si se va alege modalitatea de comunicare a
documentelor eliberate de Registrul Comertului.  La punctul XII, vor fi trecute toate documentele care se ataseaza la
cererea de inregistrare.

2. Declaratia model 3, in original

Declaratia model 3 poate fi gasita pe site-ul Registrului Comertului si poate fi accesata prin urmatorul
link: https://www.onrc.ro/templates/site/formulare/11-10-168.pdf

Aceasta declaratie se depune atat in cazul in care societate desfasoara activitati, cat si in cazul in care aceasta nu
desfasoara activitati.

Prin lipsa activitatilor se are in vedere ca societatea nu va avea nicio actitivate nici la sediul social, nici la sediile
secundare, daca este cazul (de exemplu, la punctele de lucru), sau in afara acestora.  In acest caz se vor completa
punctele 1 -3.  La punctul 4 se vor bifa toate casutele prevazute la punctele 4.1 – 4.3.  La punctul 4.3.1. se va
mentiona formularea prevazuta la punctul de subsol nr. 6.

Se considera ca societate desfasoara activitati daca are activitate in cel putin una dintre urmatoarele situatii: la sediul
social si/sau la sediul secundar (punctul de lucru), si/sau la terti.  In acest caz se vor completa punctele 1 – 3 si se vor
bifa punctele 4.1 – 4.3.

La punctul 4.3.1., daca societatea are activitate la sediu, se vor trece codurile CAEN corespunzatoare activitatii
desfasurate efectiv de societate [adica nu se vor trece toate codurile CAEN prevazute in actul constitutiv, ci doar
acelea care corespund activitatilor desfasurate efectiv („in practica”) de catre societate].  Daca societatea nu are
activitate la sediu, se va trece formularea „fara activitate”. 

Punctul 4.3.2. se completeaza doar daca societatea are sedii secundare (de exemplu, puncte de lucru) si doar daca
desfasoara activitati acolo.  Se vor mentiona codurile CAEN corespunzatoare activitatii desfasurate la sediile
secundare.

Punctul 4.3.3. se bifeaza doar daca societatea are activitati proprii de birou.  Prin activitati proprii de birou se are in
vedere, de exemplu, situatia in care societatea are secretariat sau daca emite facturi la o anumita adresa, tine
corespondenta constanta cu autoritatile si institutiile publice sau cu alte perosoane, etc.  In acest caz se va mentiona
adresa unde aceste activitati se desfasoara, de obicei, se trece adresa sediului social (inclusiv in situatia in care la
sediu nu se desfasoara nicio activitate conform codurilor CAEN).

Punctul 4.3.4. se bifeaza doar daca societatea desfasoara activitati in afara sediilor sale (la terti).  De exemplu,
serviciile IT pot fi prestate atat la sediul societatii, cat si la sediul/domiciliul clientilor sau montarea unor
echipamente, de obicei, se efectueaza la sediul/domiciliul clientului.  Daca societatea desfasoara activitati la terti, se
vor mentiona codurile CAEN corespunzatoare activitatii desfasurate.

Declaratia model 3 poate fi semnata doar de catre asociati, administrator sau reprezentantul acestora.

3. Hotararea sau decizia privind schimbarea sediului, in original

Denumirea documentului difera in functie de forma juridica si structura interna ale societatii.  In cazul societatilor cu
raspundere limitata se va depune: (i) hotararea adunarii generale a asociatilor sau, dupa caz, (ii) decizia asociatului
unic.  In cazul societatilor pe actiuni, se va depune: (i) hotararea adunarii generale a actionarilor, (ii) decizia
consiliului de administratie sau (iii) decizia directoratului.

4. Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, in copie

Pentru a dovedi dreptul de folosinta asupra spatiului unde societatea urmeaza sa isi stabileasca sediul social se va
depune, dupa caz: contractul de inchiriere, contractul de comodat, contractul de vanzare (daca societatea a cumparat
acel spatiu si este proprietara acestuia) sau orice alt document care atesta dreptul de folosinta.

In situatia in care societatea nu detine dreptul de proprietate asupra spatiului si depune un document care atesta doar
dreptul de folosinta asupra spatiului, va trebui depus si un document care atesta dreptul de proprietate al persoanei
care v-a oferit spatiul.  In acest caz, dreptul de proprietate poate fi dovedit, de exemplu, printr-un contract de vanzare
in baza caruia persoana a dobandit spatiul, un extras de carte funciara in care persoana apare ca fiind proprietara
spatiului, certificat de mostenitor, fie printr-un alt document din care sa rezulte ca persoana este proprietara
spatiului.

Sa avem in vedere urmatorul exemplu: societatea a inchiriat un spatiu unde urmeaza sa isi stabileasca sediul social. 
In acest caz, dreptul de folosinta este dovedit prin contractul de inchiriere, care va fi depus la Registrul Comertului. 
Pentru a dovedi dreptul de proprietate asupra spatiului, societatea poate sa depuna o copie de pe contractului de
vanzare in baza caruia locatorul a dobandit spatiul, fie un extras de carte funciara unde locatorul figureaza in calitate
de proprietar.

Daca sediul social va fi stabilit intr-un bloc locativ, va trebui sa fie obtinut acordul asociatiei de proprietari si al
vecinilor care se invecineaza pe orizontala si verticala cu apartamentul unde va fi stabilit sediul social.  In acest sens
se va completa o cerere ca poate fi gasita pe site-ul Oficiului National al Registrului Comertului sau accesata prin
urmatorul link:

https://www.onrc.ro/templates/site/formulare/11-10-160.pdf
In situatia in care nu exista o asociatie de proprietari, se va depune o declaratie in care se va mentiona ca nu exista
asociatie de proprietari constituita in blocul respectiv.

5. Mapa ANAF

La schimbarea sediului se depune si un set de documente pentru ANAF.  In acest sens se completeaza o cerere care
poate fi gasita pe site-ul Oficiul National al Registrului Comertului sau accesata prin urmatorul link:

https://www.onrc.ro/templates/site/formulare/formular_anaf.pdf

Este important de mentionat ca la litera B din cerere se va trece adresa noului sediu, in timp ce la litera C se va
mentiona adresa sediului actual (vechiul sediu).

De asemenea, la aceasta cerere se vor atasa, in copie, documentele prevazute la punctul 4 (documentul care atesta
dreptul de folosinta si, dupa caz, dreptul de proprietate).

6. Declaratia pe propria raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul
social, in original

Aceasta declaratie se depune doar daca in evidentele ANAF, la adresa unde urmeaza sa se stabileasca noul sediu,
exista deja inregistrat un sediu al unei alte societati.  In acest caz, se va da o declaratie la notar prin care se va arata
ca sunt respectate toate conditiile legale referitoare la sediul social.  Aceasta declaratie poate fi data atat de catre
administratorul societatii (care isi schimba sediul), cat si de catre persoana care ofera dreptul de folosita asupra
spatiului (sau proprietar, dupa caz).

7. Certificatul de inregistrare, in original

Dupa solutionarea dosarului, se va emite un nou certificat de inregistrare cu noua adresa a sediului social.

Desi legea nu prevede, in practica pot exista situatii in care Oficiul Registrului Comertului sa solicite si certificatul
constatator, in original.  Pentru a exclude orice amanare a solutionarii dosarului, puteti atasa la dosar si certificatul
constatator, in original.  La fel ca si in cazul certificatului de inregistrare, dupa solutionarea dosarului, se va emite un
nou certificat constatator.

8. Actul constitutiv actualizat, in original

In cazul actului constitutiv, in cuprinsul acestuia vor fi schimbate dispozitiile cu privire la sediul social, respectiv se
va trece noua adresa a sediului social.  De asemenea, se va mentiona data actualizarii actului constitutiv (adica data
semnarii acestuia).

9. Taxa
Hotararea sau, dupa caz, decizia privind schimbarea sediului se va publica in Monitorul Oficial, partea a IV-a. 
Taxele, in principal, se stabilesc in functie de numarul total de caractere cu spatii folosit in cuprinsul hotararii sau,
dupa caz, deciziei.  In acest sens, va trebui sa faceti un contor de cuvinte al documentului.

Pentru mai multe informatii, puteti consulta urmatorul link:

http://www.monitoruloficial.ro/docs/186_fluturas.pdf

Contorul de cuvinte, impreuna cu o copie a hotararii sau, dupa caz, a deciziei semnate, se vor depune la Oficiul
Registrului Comertului odata cu dosarul privind schimbarea sediului social.

In cazul schimbarii sediului social in alt judet va trebui depusa, dupa caz, si:

10. Dovada verificarii disponibilitatii si a rezervarii firmei, in original

Incepand cu data de 26 ianuarie 2009, rezervarea de denumire se face pe plan national.  Insa, inainte de 26 ianuarie
2009, rezervarile de denumire se faceau doar pe plan judetean.  Societatile care au fost infiintate inainte de 26
ianuarie 2009 si care nu si-au rezervat denumirea pe plan national, vor trebui sa depuna dovada verificarii
disponibilitatii si rezervarii firmei pe plan national.  Aceasta dovada se obtine la orice Oficiul Registrului
Comertului. Societatile infiintate dupa 26 ianuarie 2009 nu trebuie sa depuna acest document.

Este important sa mentionam, ca, pe langa documentele de mai sus, Registrul Comertului are dreptul de a solicita
orice alte documente pe care le considera necesare pentru solutionarea dosarului.