1.4.

Organizarea documentatiei primare si a evidentei

tehnico-operative specifice imobilizarilor corporale

Documentele justificative care stau la baza înregistrarii în contabilitate a mijloacelor fixe

intrate în patrimoniu sunt :

Procesul verbal de receptie se întocmeste pentru mijloacele fixe care nu

necesita montaj si nici probe tehnologice cum ar fi: utilaje pentru investitii, unelte,
accesorii de productie, mijloace de transport, animale etc, care se considera puse în
functiune de la data achizitionarii lor. Procesul verbal de receptie se emite pe baza
documentului justificativ, ce difera în functie de caile de intrare în gestiune:

intrarea prin cumparare cu titlu oneros este consemnata în factura întocmita de furnizor,
avizul de insotire a marfii si contractul de vînzare-cumparare.

aportul în natura de la asociati si actionari la constituirea capitalului social este relevat

în contractul de societate si documentul de expertiza tehnica ce evidentiaza
caracteristicile mijlocului fix, valoarea estimata, gradul de uzura.

valoarea si caracteristicile imobilizarilor din productie proprie sunt reflectate în proiectele

si devizele lucrarilor, fisa de cont analitic pentru costurile efective.

Procesul verbal de receptie provizoriu  care se întocmeste pentru utilaje care

necesita montaj, dar nu necesita probe tehnologice precum si pentru cladirile si
constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice. Aceste categorii de
mijloace fixe se considera puse în functiune la data terminarii montajului, respectiv la
data terminarii constructiei.

Procesul verbal de punere în functiune  care se întocmeste pentru utilajele si

instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si pentru cladirile si
constructiile speciale care deservesc procese tehnologice.

Aceste categorii de mijloace fixe se considera puse în functiune la data terminarii

probelor tehnologice.

Procesul verbal de receptie finala care se întocmeste pentru sondele folosite la

extractia titeiului si gazelor, sondele de injectie, precum si pentru sondele provenite din
lucrarile geologice care au dat rezultate. Aceste categorii de mijloace fixe se considera
puse an functiune la data intrarii lor în productie.

Aceste documente se îtocmesc de care secretarul comisiei instituite pentru receptia

mijloacelor fixe (obiectivelor de investitii), în prezenta membrilor comisiei formata din
presedinte si specialisti consultanti, asistenti la receptie.
Aceste documente, care pot fi numite generic "Proces verbal de receptie a mijloacelor
fixe" îndeplinesc urmatoarele functii:

a)         documente de înregistrare în evidenta operativa si în contabilitatea analitica si

sintetica a mijloacelor fixe.

b)         documente de consemnare a stadiului în care se afla realizarea unui obiectiv de

investitii.

c)          documente de apreciere a calitatii lucrarilor privind realizarea unui obiectiv de

investitii.

d)         documente de aprobare a receptiei mijloacelor fixe.

e)         documente de constatare a îndeplinirii conditiilor si de aprobare a receptiei

provizorii a unui obiectiv de investitii

f)            documente de punere în functiune sau de receptie finala a unui obiectiv de

investitii.

Schematic, circulatia documentului generic "Proces verbal de receptie a mijloacelor

fixe", este prezentatt în figura urmatoare :

Proces
-verbal de receptie a mijloacelor fixe

Se

întocmeste în 3 exemplare de:

Comisia de receptie a mijloacelor fixe

 Circula la :

-membrii comisiei pentru semnare (toate exemplarele)

-compartimentul care face controlul financiar preventiv

(exemplarul2)

-compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2 si 3)

 Se arhiveaza la:

- antreprenor-compartimentul financiar contabil (exemplarul

2 si 3)

-beneficiar-compartimentul financiar contabil (exemplarul 1)

Documentul justificativ care sta la baza iesirii din patrimoniu a mijloacelor fixe prin
casare este "Procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe
de declasare a unor bunuri materiale". Acest document se întocmeste în baza unei
documentatii compusa, dupa caz, din: note privind starea tehnica a mijloacelor fixe
propuse a fi scoase din functiune; devize estimative ale reparatiilor capitale; acte
constatatoare ale avariilor; avize ale unor organe de specialitate etc si îndeplineste
urmatoarele functii:

- document de constatare a îndeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor

fixe, obiectelor de inventar în folosinta si de declasare a altor bunuri materiale;

document de consemnare (constatare) a scoaterii efective din functiune a mijloacelor

fixe, obiectelor de inventar în folosinta sau de declasare efectiva a altor bunuri
materiale;

document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor si

materialelor rezultate din casarea mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de
inventar în folosinta si din declasarea altor bunuri materiale;

document justificativ de înregistrare a materialelor rezultate din casarea mijloacelor

fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinta si din declasarea altor bunuri
materiale în evidenta operativa a magaziilor (depozitelor) si în contabilitatea analitica si
sintetica.

- specificatia privind mijloacele fixe propuse pentru scoaterea din

functiune (casarea) întocmita la sectiile, laboratoarele sau serviciile care propun
casarea prin care acestea se motiveaza.

proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe de declansare a unor

bunuri materiale elaborat de catre comisia de casare, reprezinta documentul prin care
se constata îndeplinirea conditiilor de casare, de aprobare si executare a acesteia , de
consemnare a materialelor rezultate din casare si ca document de înregistrare în
evidenta operativa si în contabilitate.
În cadrul societatilor comerciale scoaterea din functiune se realizeaza cu aprobarea
Adunarii Generale a Actionarilor,

respectiv a Consiliului de Administratte pentru Regiile Autonome.

Formularul se completeaza la începutul anului de catre compartimentul contabil-

financiar, pe categorii de mijloace fixe, pe baza datelor din contabilitatea analitica a
mijloacelor fixe si se preda responsabililor pe locuri de folosinta. Acestea vor aparea în
lista din cursul anului toate miscarile intervenite(intrari, iesiri) pe baza documentului de
miscare: bon de miscare, proces-verbal de receptie, de casare etc. La sfîrsitul anului,
formularul este predat comisiei de inventariere, care înscrie datele privind inventarierea
si rezultatele ei. Dupa inventariere, formularul se retine la contabilitate, pe baza lui
întocmindu-se un nou formular pentru anul urmator.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se tine pe fiecare obiect de evidenta prin

care se întelege obiectul singular sau complexul de obiective cu toate dispozitivele si
accesoriile lui, destinat sa îndeplineasaca în mod independent, în totalitatea lui o functie
distincta.

Pentru urmarirea integritatii mijloacelor fixe la locurile de folosinta (sectii, ateliere,

servicii) si asigurarea gestionarii lor prin persoanele responsabile în acest scop, se
utilizeaza "Lista de inventariere si evidenta a mijloacelor fixe". Ea se completeaza la
sfarsitul anului de catre compartimentul financiar-contabil, pe categorii de mijloace fixe,
pe baza datelor din contabilitatea analitica a acestora si se transmite responsabililor pe
locuri de folosinta pentru a înscrie si a urmarii miscarea mijloacelor fixe pe tot parcursul
anului. Ea serveste nu numai gestionarii mijloacelor fixe, ci si inventarierii si regularizarii
acestora la perioadele de inventariere.

Pro
ces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe de declasare a
unor bunuri materiale
 Se întocmeste în doua exemplare de comisia de analiza, avizare sau
casare a mijloacelor fixe, obiect de inventar si a bunurilor declasate

Cir
cula la:

-persoana autorizata sa aprobe casarea (ambele exemplare)

-locul de folosinta a bunurilor casate (ambele exemplare)

-magazia (depozitul) primitoare a materialelor rezultate din casare
(ambele exemplare)

-compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1)

-compartimentul care a facut propunerea de casare (exemplarul2)

Se arhiveaza la :

-compartimentul financiar-conatbil (exemplarul1)

-compartimentul care a facut propunerea de casare (exemplarul2)

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se poate realiza cu ajutorul urmatoarelor

formulare:

-Registrul numerelor de inventar, care serveste pentru identificarea pe teren a

mijloacelor fixe de care dispune unitatea patrimoniala. În el se înscrie fiecare mijloc fix
intrat în unitate, atribuindu-se un numar de inventar în ordinea succesiva a numerelor.

-Fisa mijlocului fix, care se deschide pentru fiecare mijloc fix sau pe grupe de mijloace
fixe similare. Ea cuprinde date de identificare a mijloacelor fixe, codul de clasificare,
valoarea de intrare, durata de serviciu normala, norma de amortizare, data punerii în
functiune etc.

-Registrul pentru contabilitatea analitica a mijloacelor fixe folosit de unitatile mici,

care cuprinde datele specifice registrului numerelor de inventar si fisei mijlocului fix
utilizate de unitatile mari.