Clasa a XII-a

M4

Fisa de documentare

Ciclul de contabilitate al front-office-ului

Prima functie importanta a sistemului de contabilitate al front-office-ului este

gestionarea corecta si la zi a tuturor tranzactiilor financiare care au loc intre hotel si clienti,
astfel incat toate conturile sa fie achitate fara intarziere. Activitatile de baza implicate in acest
proces sunt ilustrate in fig.1. De aici rezulta ca procesul de contabilitate al front-office-ului
poate fi impartit in trei faze principale:

-        crearea conturilor

-        gestionarea conturilor

-        lichidarea conturilor.

Deschiderea conturilor

Contul unui client sau fisa de cont a acestuia este creata imediat dupa check-in-ul
clientului. Dupa cum am aratat anterior, o parte a procedurii de check-in consta in
introducerea in calculator a datelor personale ale clientului, caz in care se deschide automat un
cont al acestuia, sau contul poate fi deschis manual. Deseori se fixeaza o limita a creditului,
ceea ce inseamna ca suma cu care clientul poate fi creditat de catre hotel nu va depasi o
anumita limita prestabilita.

Gestiunea conturilor

Odata deschis, in contul unui client se inregistreaza toate tranzactiile financiare ale
acestuia cu hotelul. Operatiunea de inregistrare a trenzactiilor financiare in contul unui client
se numeste facturare.
Procesul de facturare

In general, inregistrarea in credit implica un proces alcatuit din cinci parti, care este
ilustrat in figura 1. Viteza de desfasurare a acestui proces este imbunatatita substantial daca
hotelul este informatizat.

Figura nr.6. Procesul facturarii unei cheltuieli a clientului prin inregistrarea in contul
acestuia.

Clientul a cumparat Implicarea hotelului Implicarea

clientului

o cafea in coffee-shop initierea cheltuielii Clientul

comanda cafea

de catre client

Inregistrarea informatiei Chelnerul scrie bonul pt.

cafea

Chelnerul preda bonul casierului coffee-shop

Informatia este
transmisa Clientul semneaza pt. cafea. Nota de

Front-office-ului cont semnata este timisa la front-

desk.

Cheltuiala clientului
este

facturata prin
inregistrarea
 in contul
acestuia

Prin audit se verifica facturarea, Front-desk-ul factureaza

cheltuiala

adica night-auditorul verifica daca pt. cafeaua clientului

inregistrand-o

toate vouchere-le de la coffee-shop in contul acestuia