Studiu de caz – Sistemul de control intern

Modernul SRL este un producător de echipamente cosmetice invazive și este un nou client de
audit pentru firma dvs. Sunteți un auditor senior și va pregatiti auditul final al anului 2017.
Ca parte a estimării riscurilor, sunteţi în etapa înţelegerii sistemului de control intern şi de
evaluare a riscului de control. În prezent documentați și evaluați sistemul de vânzări.

Suplimentar, încercaţi să identificaţi deficienţele semnificative pentru care veţi recomanda

îmbunătățiri ale controlului pentru a face față problemelor de frauda specifice.

Comenzi de vânzări, expedierea mărfurilor și facturare

Modernul SRL vinde echipamente cosmetice către o serie de mari și mici clinici de beauty din
mai multe țări. Vânzările sunt realizate printr-o rețea de personal de vânzări angajat de Modernul
SRL. Pentru recomandarea unui client nou, potenţial, cel ce recomandă, salariat sau client
existent, primeşte un bonus la prima comandă plasată.
Personalul de vânzări este responsabil pentru evaluarea bonității clienților existenţi și pentru a
propune o limită de credit care este apoi autorizată de directorul de vânzări. Personalul de
vânzări are obiective de vânzări lunare și are libertatea de a acorda reduceri de vânzări până la un
maxim de 10%. Apoi înregistrează orice reducere agreata si acordată într-un fișier master al
clientilor.
Bonusul este dat imediat la raportarea vȃnzării în sistem.
In ultima perioadă retururile şi creantele neîncasate sunt mai mari decȃt oricȃnd.
Agenţii de vânzări vizitează personal site-urile clienților și comenzile sunt completate folosind
un formular de comandă pre-tipărit în două părți. O copie este lăsată clientului, iar cealaltă copie
este păstrată de agentul de vânzări. Numărul comenzii de cumpărare conţine numărul de
identificare al agentului de vânzări (ID) şi este în ordine consecutivă pentru fiecare agent în
parte. Comanda de cumpărare ajunge direct la gestionarul depozitului, împreună cu ID-ul
clientului și detaliile comenzii.

Suplimentar, clienţii pot opta să transmită comenzi online.

Compania isi face publicitate ca fiind capabilă să trimită toate comenzile în termen de trei zile
lucrătoare. Odată ce o comandă este primită pe email, un salariat din departamentul vânzări o
confirmă telefonic si apoi o trimite prin e-mail departamentului financiar.
Departamentul financiar verifică să nu fie depăşită limita de creditare a clientului şi dacă totul e
în regulă trimite comanda departamentului de vȃnzări. Departamentul de vȃnzări întocmeşte
factura de vȃnzare şi o trimite către gestionarul depozitului, împreună cu ID-ul clientului și
detaliile comenzii. Facturile numerotate consecutiv sunt generate utilizând cantități care pot fi
alese in functie de stocul existent și preturile standard de pe site, precum şi de discounturile care
se regasesc în fișierul/ baza de date pentru reduceri şi care sunt aferente clientului respectiv.
De la depozit, marfa este livrată către client.
Dispoziţiile de livrare sunt completate în ordine numerică și păstrate în depozit.

Condițiile standard de creditare pentru clienți sunt de 30 de zile și, lunar, facturile de vânzare
care au trecut de 90 de zile întȃrziere sunt notificate agentului de vânzări responsabil pentru a

1
urmări plata directă cu clientul. Agentul de vȃnzări trebuie să îl sune pe client regulat pentru a
obţine sumele restante.

Societatea face in fiecare luna inventarul la fiecare dintre cele douăzeci de depozite, deoarece un
inventar integral la sfârșitul anului este prea perturbator pentru companie. Elementele cu valoare
ridicată sunt stocate într-o zonă sigură din fiecare depozit. Accesul se face prin intermediul unui
serviciu cod din patru cifre, care pentru comoditate este același în toate site-urile. Din cauza
lipsei de personal şi a încărcării mari a celui existent, unele dintre inventarele lunare nu au fost
efectuate.
Reconcilierile bancare sunt efectuate lunar de către un contabil și sunt incluse detalii cu privire la
toate elementele de conciliere.
În cazul în care nu se pot reconcilia anumite sume, reconcilierea este transmisă controlorului
financiar spre examinare.
Pentru a maximiza soldurile de numerar, directorul financiar aprobă toate plătile pentru facturile
de cumpărare după 75 de zile de la primirea facturii.

Frauda la salarii
Directorul financiar, Vasile Ion, v-a informat că a avut loc o fraudă semnificativă în cursul anului
departamentul de salarizare. Un număr de angajați fictivi au fost inregistrați și salariile lor au fost
plătite într-un singur cont bancar. Acest cont bancar era pe numele unui angajat din
departamentul salarizare, căsătorit cu o angajată, şefă din departamentul contabilitate. Unul
dintre ei avea responsabilitatea exclusivă pentru înregistrarea de noi salariaţi în sistemul de
salarizare, iar celălalt era responsabil de procesarea și autorizarea transferului bancar pentru
salarii și plăți furnizorilor. Acești angajați nu mai lucrează pentru companie și Vasile Ion a a
solicitat firmei de audit recomandări privind îmbunătățirea controalelor în acest domeniu pentru
a preveni acest tip de frauda.
În ianuarie 2017, rata salarială orara plătită salariaților a fost crescuta de catre directorul de HR
care a notificat departamentul de salarizare prin trimiterea unui e-mail catre seful
departamentului.

Identificaţi și explicaţi deficiențe din sistemul de vânzări şi celelalte sisteme prezentate ale SC
Modernul SRL și faceţi recomandări pentru a remedia fiecare dintre aceste deficiențe.