Studiu de caz

Keos este o companie care distribuie consumabile pentru tehnica de calcul. Sistemul de
procesare a comenzilor provenite de la clienţi, respectiv a facturării produselor livrate adoptat de Keos
este următorul:

• Dra. Kate, operator la departamentul de vânzări, înregistrează comenzile într-un registru de comenzi,
pre-numerotat, emis patru exemplare (1 original şi trei copii) pentru fiecare comandă, numai după ce
a interogat baza de date referitoare la registrul de vânzări. Interogarea are drept scop asigurarea că
limitele de credit alocate pe clientul respectiv nu sunt depăşite. Clienţii noi sunt supuşi în prealabil
procesului de stabilire a limitelor de creditare, operaţiune efectuată de către managerul
departamentului de vânzări;

• Primul exemplar (originalul) al comenzii este reţinut la serviciul de vânzări, iar cele trei copii sunt
trimise la depozit pentru a fi autorizată livrarea. Depozitul selectează produsele comandate şi le
ambalează. Comenzile pentru produsele care nu se găsesc în stoc sunt înregistrate într-un fişier de
aşteptare şi sunt procesate în momentul în care stocurile sunt primite. Exemplarele doi şi trei ale
comenzii sunt trimise clientului împreună cu produsele livrate, cerând clientului să semneze
exemplarul doi şi să-l restituie agentului de distribuţie Keos. Cea de-a patra copie este trimisă la
serviciul de contabilitate şi este confruntată cu exemplarul doi returnat de client.

• Detaliile exemplarului patru sunt introduse de către dra. Sharon, operator registrul vânzări, în fişierul
privind registrul de vânzări. Programul prevede o serie de chei de control pentru a preveni riscul de a
nu introduce greşit codul clientului sau al produselor livrate. În caz de eroare, programul respinge
înregistrarea şi solicită corectarea informaţiilor. Apoi, programul emite automat factura, în dublu
exemplar, care cuprinde toate informaţiile referitoare la client şi preţul produselor livrate acestuia.
Primul exemplar al facturii este trimis clientului, iar exemplarul al doilea este ataşat exemplarelor de
comandă doi şi patru. Registrul de vânzări este actualizat automat, iar la finalul fiecărei zile,
programul generează o listă a tuturor facturilor emise în ziua respectivă.

• Programul generează un raport de vânzări la finalul fiecărei săptămâni, iar suma totală este
confruntată de Sharon cu valoarea înregistrată pentru aceeaşi perioadă în registrul de vânzări. Pe
bază lunară, programul emite o situaţie complexă privind analiza creanţelor şi maturitatea acestora
pe fiecare client. Sharon are responsabilitatea de a transmite clienţilor situaţia privind datoriile lor
faţă de Keos, de a avertiza clienţii care nu-şi achită datoriile la scadenţă şi de a conveni cu aceştia
mecanisme de reeşalonare a plăţilor. O analiză a creanţelor relevă faptul că durata de încasare a
acestora s-a mărit de la 39 la 74 zile pe parcursul anului curent, deşi politicile Keos prevăd o
scadenţă de 30 de zile.

Cerinţe:
1. Identificaţi deficienţele de control intern referitoare la procedurile Keos privind sistemul descris.
2. Descrieţi procedurile care ar permite reducerea perioadei de încasare a creanţelor de către Keos.
Controlul intern este un proces, o sumă de activităţi care:
- înainte de acţiune orientează (când şi cum trebuie făcut);
- în cursul desfăşurării acţiunilor ajută (previne, aprobă, monitorizează);
- după desfăşurarea acţiunii evaluează (procedurile aplicate şi rezultatele obţinute).

 Puncte forte în controlul intern

- existența unui registru de comenzi (electronic), pre-numerotat;
- interogarea bazei de date aferentă registrului de vânzări;
- verificarea dacă limitele de credit alocate pe un client nu sunt depășite;
- patru exemplare pentru fiecare comandă: exemplar 1 la departament vânzări, exemplarul 2
semnat de client se restituie agentului de distribuție, exemplarul 3 rămâne la client iar
exemplarul 4 se remite la contabilitate, fiind confruntat cu exemplarul 2;
- cheie de control în fișierul privind registrul de vânzări, facturare automată de către
programul informatic;
- factura emisă în 2 exemplare, un exemplar fiind atașat formularelor de comandă 2 și 4;
- registrul de vânzări este actualizat automat, la finalul fiecărei zile fiind generată o listă a
tuturor facturilor emise;
- raportul săptămânal de vânzări este reconciliat cu registrul de vânzări;
- situația lunară de analiză a creanțelor (maturitate);
- notificarea clienților care înregistrează debite restante.

 Deficiențe în controlul intern

- limitele de creditare sunt stabilite de către managerul departamentului de vânzări, fără a fi
efectuate verificări independente de către persoane din afara departamentului de vânzări.
Explicații: în cazul în care managerul de vânzări este remunerat suplimentar prin bonsuri
de performanță în funcție de volumul vânzărilor – componenta variabilă a remunerației,
acesta ar putea fi tentat să stabilească un plafon prea ridicat în raport cu profilul de risc &
solvabilitate a clientului. În plus, unele vânzări ar putea fi efectuate către părți afiliate, la
prețuri “negociate” mult peste cele practicate în mod obișnuit.
- lipsa unor informații potrivit cărora limitele plafoanelor de creditare pentru clienți nu pot fi
modificate (manipulate) de către personalul din vânzări.
- nu există informații privind mecanisme de control prin care să fie reconciliate stocurile
comandate cu cele livrate din depozit (cantități, prețuri practicate, sortimente, etc.)
- nu există informații potrivit cărora facturile atașate formularelor de comandă (2 și 4) sunt
reconciliate cu acestea din urmă sub aspectul sortimentelor de produse comandate, livrate
efectiv și facturate; al cantităților și prețurilor autorizate;
- existența posibilității de a conveni mecanisme de reeșalonare a plăților restante, ar putea
“stimula” clienții să nu aibă interesul de a achita la scadență datoriile comerciale față de
Keos;
- acceptarea livrărilor de stocuri către clienți, în mod deosebit clienți noi, este autorizată în
lipsa unor analize formale a stării de solvabilitate a clientului, a istoricului privind
incidentele de plată la termen. Pentru clienții noi, plafoanele de creditare ar trebui stabilite
la un nivel minimal, iar clauzele contractuale ar trebui să prevadă plata de penalități pentru
întârziere;
 - lipsa unor informații privind existența unui departament juridic / consilier juridic sau
avocat, care să asiste entitate în litigiile cu clienții.
2. Proceduri pentru reducerea perioadei de incasare a creantelor

- existenta unui departament juridic sau consilier juridic, care sa identifice solvabilitatea noilor
clienti si istoricul acestora privind incidentele de plata la termen;
- stabilirea unor limite clare de creditare, in functie de capacitatea si marimea clientului: micro
sau macroimtreprindere;
- plafoane de creditare minime pentru clientii noi;
- cresterea plafoanelor de creditare ar trebui sa se realizeze treptat, in functie de istoricul
colaborarii;
- stipularea, in contract, a unor penalitati pentru intarzierile la plata si respectarea acestora cu
strictete pentru a nu crea precedente;
- livrarea produselor trebuie sa fie insotita de factura de plata si avizul de expeditie, acceptate
de catre client prin semnatura;
- stabilirea unor plafoane realiste in raport cu profilul de risc si solvabilitate al clientului;
- existenta unui protocol intern, care sa fie respectat de toti angajatii si managerii
departamentului de vanzari si nu numai;
- existenta unui protocol foarte strict cu privire la procedeul de reesalonare a platilor.
Reesalonarea platilor ar trebui acceptata doar clientilor care inregistreaza un anumit istoric de
colaborare si care traverseaza; la un moment dat, o perioada dificila.

Bibliografie
https://legeaz.net/dictionar-juridic/aga-societate
Legea nr. 31/1990
https://www.aair.ro/ 
https://legeaz.net/dictionar-juridic/comitet-de-remunerare
Curs audit intern