caz 3: Keos1

Keos este o companie care distribuie consumabile pentru tehnica de calcul. Sistemul de
procesare a comenzilor provenite de la clieni, respectiv a facturrii produselor livrate adoptat de
Keos este urmtorul:
4.5.2. Studiu de

Dra. Kate, operator la departamentul de vnzri, nregistreaz comenzile ntr-un registru de

comenzi, pre-numerotat, emis patru exemplare (1 original i trei copii) pentru fiecare
comand, numai dup ce a interogat baza de date referitoare la registrul de vnzri.
Interogarea are drept scop asigurarea c limitele de credit alocate pe clientul respectiv nu sunt
depite. Clienii noi sunt supui n prealabil procesului de stabilire a limitelor de creditare,
operaiune efectuat de ctre managerul departamentului de vnzri;

Primul exemplar (originalul) al comenzii este reinut la serviciul de vnzri, iar cele trei copii
sunt trimise la depozit pentru a fi autorizat livrarea. Depozitul selecteaz produsele
comandate i le ambaleaz. Comenzile pentru produsele care nu se gsesc n stoc sunt
nregistrate ntr-un fiier de ateptare i sunt procesate n momentul n care stocurile sunt
primite. Exemplarele doi i trei ale comenzii sunt trimise clientului mpreun cu produsele
livrate, cernd clientului s semneze exemplarul doi i s-l restituie agentului de distribuie
Keos. Cea de-a patra copie este trimis la serviciul de contabilitate i este confruntat cu
exemplarul doi returnat de client.

Detaliile exemplarului patru sunt introduse de ctre dra. Sharon, operator registrul vnzri, n
fiierul privind registrul de vnzri. Programul prevede o serie de chei de control pentru a
preveni riscul de a nu introduce greit codul clientului sau al produselor livrate. n caz de
eroare, programul respinge nregistrarea i solicit corectarea informaiilor. Apoi, programul
emite automat factura, n dublu exemplar, care cuprinde toate informaiile referitoare la client
i preul produselor livrate acestuia. Primul exemplar al facturii este trimis clientului, iar
exemplarul al doilea este ataat exemplarelor de comand doi i patru. Registrul de vnzri
este actualizat automat, iar la finalul fiecrei zile, programul genereaz o list a tuturor
facturilor emise n ziua respectiv.

Programul genereaz un raport de vnzri la finalul fiecrei sptmni, iar suma total este
confruntat de Sharon cu valoarea nregistrat pentru aceeai perioad n registrul de vnzri.
Pe baz lunar, programul emite o situaie complex privind analiza creanelor i maturitatea
acestora pe fiecare client. Sharon are responsabilitatea de a transmite clienilor situaia
privind datoriile lor fa de Keos, de a avertiza clienii care nu-i achit datoriile la scaden
i de a conveni cu acetia mecanisme de reealonare a plilor. O analiz a creanelor relev
faptul c durata de ncasare a acestora s-a mrit de la 39 la 74 zile pe parcursul anului curent,
dei politicile Keos prevd o scaden de 30 de zile.
Cerine:
1. Identificai deficienele de control intern referitoare la procedurile Keos privind sistemul
descris.
2. Descriei procedurile care ar permite reducerea perioadei de ncasare a creanelor de ctre
Keos.
1

L. Dobroteanu, C.L. Dobroteanu, Audit Intern, Ed. Infomega, 2007, p.72